البحث في الموقع

يواجه الكثيرون من ذوي الشركات الناشئة والمشاريع الصغيرة روتينًا يوميًا يتمثل في الاستيقاظ صباح يوم حافل بالعمل المخطط مسبقًا، ثم الذهاب لتفقّد البريد الإلكتروني على الهاتف لضمان عدم فوات أي شيء مهم أو عاجل قبل الشروع في العمل، وبعد بضعة ثوانٍ تنهال دفعة أخرى من الرسائل على صندوق البريد الوارد في البريد الإلكتروني، بعضها أسئلة من العملاء، وهذه الأسئلة بدورها تنقسم إلى أسئلة يمكن الإجابة عليها الآن وبعضها يحتاج إلى بعض البحث أولًا قبل الإجابة عليها. قاعدة المعرفة Knowledge Base تعرض أداة قاعدة المعرفة للعملاء إجابات على أسئلة دعم العملاء المتكررة والشائعة، دون اضطرارهم إلى التواصل مع صاحب العمل، ولا تحل قاعدة المعرفة كل مشكلة قد يواجهها العملاء، بل أكثر المشاكل شيوعًا فقط، وبالحقيقة يُعَد السيناريو المذكور سابقًا متكررًا بين المئات من أصحاب الأعمال، وهم يتشاركون هذه الضغوطات اليومية، فيرويه العشرات من مؤسسي الشركات والمديرون التنفيذيون وذوي الأعمال الصغيرة، وهو ما يشكّل كل يوم من أيام السنة في حياة بعضهم، ويواجه مسؤولو الدعم نفس الأمر، كما يشكو بعضهم من عجز طاقمهم عن الاعتناء بكل طلبات الدعم. هناك خياران بخصوص هذه القضية: توظيف شخص ليتولى مسؤولية هذا العمل (مختصو دعم العملاء). تزويد العملاء بمصدر يجدون فيه إجابات على أسئلتهم بأنفسهم. تحتاج معظم الشركات الناشئة في نهاية المطاف إلى توظيف طاقم للمساعدة في دعم العملاء، لكن ينبغي إنشاء قاعدة المعرفة قبل المسارعة إلى التوظيف. دور قاعدة المعرفة في دعم العملاء ستحقق برامج إنشاء قواعد المعرفة شيئين لجميع الموظفين المضغوطين المسؤولين عن تغطية استفسارات الدعم باختلاف مناصبهم، حيث ستحقق الآتي: ستقلل برامج إنشاء قواعد المعرفة الحاجة إلى الدعم، فقد وُجِد في دراسة داخلية أجرتها شركة غروف Groove أن نسبة التقليل قد تصل 33% في طلبات الدعم أو أكثر. ستساعد برامج إنشاء قواعد المعرفة في الإجابة عن أسئلة الدعم الشائعة أسرع بكثير. بتحسين أسلوب الشركة في الاستجابة للعملاء ستزداد كفاءتها، مما يساعد جميع المسؤولين عن الدعم في الشركة حاضرًا ومستقبلًا، وهو الحال عند شراء أي سلعة أيضًا. لا وجود لخيار يلائم جميع الحالات في كل السياقات، وهذا ينطبق على برامج إنشاء قواعد المعرفة أيضًا، حيث يلائم بعضها شركةً ما أكثر من شركة أخرى، وأدناه عرض يمر بهذه البرامج والخيارات المتاحة. العناصر السبعة الأساسية لبرامج إنشاء قواعد المعرفة ينبغي مراعاة توافر هذه العناصر عند اختيار برنامج إنشاء قاعدة المعرفة. 1. خيار البحث تحتوي قاعدة المعرفة الجيدة على خانة بحث يستطيع المستخدمون إدخال أسئلتهم فيها ليعثروا على إجابات لها في أول بضعة نتائج للبحث. 2. سهولة التعديل على قاعدة المعرفة أن تكون سهلة التعديل بحيث تُكتب فيها النصوص والمقالات وتُرفع عليها الصور والوسائط مثل مقاطع الفيديو وغيرها دون الحاجة إلى مطور ويب، ودون الحاجة إلى كتابة أو تعديل شيفرات برمجية عند إضافة المقالات أو المصادر إلى قاعدة المعرفة. 3. التبويب تُسهّل التبويبات على المستخدمين إيجاد المقالات التي يريدونها عند البحث عن حل لمشكلة ما في قاعدة المعرفة، ويسهل ترتيب المقالات على من يدير قاعدة المعرفة، وهو ما يساعد على ترتيب المصادر التي يُعنى كل منها بمجموعة معينة من المشكلات أو المنتجات أو الخدمات التي تقدمها الشركة. 4. التوافق مع الهواتف المحمولة يحصل ما يزيد عن 50% من تصفح الويب اليوم باستخدام الأجهزة المحمولة الهواتف الذكية مثلًا أو الأجهزة اللوحية (التابلت)، ولهذا ينبغي إذًا الحرص على توافق قاعدة المعرفة مع تلك الأجهزة لتمكين العملاء من إيجاد إجاباتهم على أي جهاز يستخدمونه. 5. نموذج اتصال حتى أفضل قاعدة معرفة في الوجود لا تستطيع حلّ كل مشكلة يواجهها العملاء، ولهذا قد يحتاج العملاء إذًا إلى التواصل مع الشركة مباشرةً، وعلى الشركة الحرص على تسهيل العملية بنموذج اتصال موحد يمكن الوصول إليه مباشرةً عبر قاعدة المعرفة. 6. خيار البحث يتوفر ذلك باستخدام أداة تسمى Web Widget، وتظهر على هيئة رمز صغير في الزاوية السفلية من الصفحة الرئيسية، حيث تساعد هذه الأداة في البحث في قاعدة المعرفة دون الحاجة إلى الانتقال من الصفحة الرئيسية، وهي من أفضل طرائق الحد من رسائل الدعم، فقد أظهرت الاختبارات الداخلية في شركة غروف انخفاضًا بنسبة 30% أو أكثر في رسائل الدعم بعد استخدام تلك الأداة. 7. التقارير وأخيرًا على قاعدة المعرفة الجيدة منح الشركة تقريرًا عن أي نوع من البيانات حول مقال ما، مثل عدد المشاهدات والزيارات ومدة فتح صفحة المقال. قاعدة المعرفة المدمجة مقابل قاعدة المعرفة المستقلة يجب فهم الفرق بين قواعد المعرفة المدمجة وقواعد المعرفة المستقلة عند تحديد برنامج لإنشاء قاعدة المعرفة المناسب. قاعدة المعرفة المدمجة قواعد المعرفة المدمجة هي تلك التي تكون مدمجة مباشرةً بأدوات الدعم الأخرى التي تستخدمها الشركة أو المؤسسة. مثلًا، قد يكون لفريق الدعم بريد وارد مشترك لرسائل طلب الدعم، فالقاعدة المدمجة به تسهل عملية إيجاد المقالات المناسبة وإرسالها إلى العميل عند الرد عليه بالبريد. تستخدم شركات كثيرة نوعًا من أداة الويدجت Web Widget في مواقعها للسماح للعملاء أو المقبلين على الشركة بالوصول إلى نماذج الاتصال أو غرف المحادثة (الشات) مع العاملين في الشركة بسرعة. ويمكن للزوار البحث في قاعدة المعرفة المدمجة عن المقال المرغوب باستعمال تلك الأداة من الصفحة الرئيسية، وتقلل هذه الميزة طلبات الدعم بشكل مطرد بنسبة 30% وفقًا للاختبار الداخلي المذكور في شركة Groove. قاعدة المعرفة المستقلة يمكن فهم ماهية هذه القواعد من اسمها، فهي بمثابة برنامج مستقل غير مدمج جذريًا بأي من أدوات دعم العملاء الأخرى. والووردبريس Wordress مثال عليها، فهو ليس مصممًا أساسًا ليكون برنامجًا لإنشاء قاعدة معرفة، ولكن بمساعدة المطورين يمكن لبعض الشركات أن تستخدمه كمضيف لصفحات الدعم. برامج إنشاء قواعد المعرفة المدمجة سنبدأ بإلقاء نظرة على مجموعة من برامج إنشاء قواعد المعرفة المدمجة المتوافرة حاليًا في الأسواق. 1. Groove أفضل استخدام: للشركات الناشئة والمشاريع الصغيرة التي تريد قاعدة معرفة يمكن إعدادها واستخدامها في أقل من 20 دقيقة. قاعدة Groove المعرفية سهلة الاستخدام حتى لمن ليسوا بارعين كثيرًا في التقنية، و سعرها مناسب لبرنامج إنشاء قاعدة معرفة مدمجة مستوفية لكل العناصر اللازمة. والبرنامج مصمم للمساعدة في جلب المقالات المنشورة عليها بسرعة، فلا يحتاج المستخدم إلى مطور ويب أو أي مهارة تقنية خاصة، حتى في حال كان الموقع يستخدم عنوانًا (رابطًا) خاصًا Custom URL. يستغرق إنشاء قاعدة المعرفة بهذا البرنامج أقل من 15 دقيقة، ويمكن نشر أول مقال دعم في غضون ساعة. 2. Freshdesk أفضل استخدام: للشركات المستقرة ذات حاجات الدعم الأكثر تركيبًا. إن Freshdesk نظام دعم سحابي يشمل أدوات متنوعة لفريق الدعم، منها البريد الإلكتروني والهواتف المحمولة ومواقع التواصل الاجتماعي، ويستخدمه العديد من الشركات الضخمة مثل Bridgestone و HP وجامعة هارفارد و DHL. 3. ZenDesk أفضل استخدام: الشركات الضخمة المُركّبة فنيًا. إن ZenDesk منصة لإدارة العلاقات مع العملاء مستخدمة في كثير من فرق الدعم الضخمة، وبرنامج إنشاء قاعدة المعرفة التابع لها يسمى دليل ZenDesk أو بالإنجليزية ZenDesk Guide. 4. LiveAgent أفضل استخدام: الشركات التي تستعمل قنوات دعم متنوعة. إن LiveAgent برنامج دعم يساعد في جمع التواصل على البريد الإلكتروني واتصالات الهاتف ومواقع التواصل الاجتماعي في نقطة واحدة، وقاعدته المعرفية جزء من حزمة برمجيات للدعم. 5. Help Scout أفضل استخدام: فرق الدعم في الشركات الكبيرة والصغيرة. يستعمل Help Scout كلا الشركات الكبيرة والصغيرة، وهو أداة دعم مدمجة تشمل قاعدة معرفة في حزمة منتجاتها. 6. زيتون أفضل استخدام: فرق الدعم وخدمة العملاء في الشركات العربية. منصة زيتون هي منصة دعم فني وخدمة عملاء أعلن عبد المهيمن الآغا -المدير التنفيذي لشركة حسوب- عن تطويرها والتجربة والميزات التي تقدمها إذ ستكون أول منصة دعم للعملاء في العالم العربي وباللغة العربية، ومن ضمن المزايا والخصائص التي تقدمها منصة زيتون ميزة إنشاء قاعدة معرفة بسهولة ومرونة، وهي قابلة للتخصيص، ومهيئة تمامًا لمحركات البحث، كما تعرض المحتوى بأسلوب واضح مع توفير محرك بحث داخلي يُمكّن العميل من البحث بكامل النص للوصول لما يبحث عنه بسهولة وسرعة. وتستطيع من خلال لوحة التحكم البسيطة والسهلة إضافة المواضيع المختلفة التي قد يحتاج العملاء للاستفسار عنها بطريقة مرتبة ومصنفة. برامج إنشاء قواعد المعرفة المستقلة في حال كانت تفضل الشركة قاعدة معرفة مستقلة بدلًا من المدمجة، هناك بضعة خيارات أمامها. 1. Document360 تساعد منصة Document360 لقواعد المعرفة في إنشاء مركز للدعم بواجهة مريحة للمستخدمين وتسمح بضم أطراف ثالثة، ويمكن الاحتفاظ بأكثر من نسخة والاستفادة من محرر ماركداون Markdown والتحليلات المتقدمة، وتتمتع بمستوى أمني ممتاز وتتوافق مع هوية العلامة التجارية للشركة. 2. Helpjuice تستخدم آلاف الشركات Helpjuice لإنشاء قاعدة معرفة مستقلة لمقالات الدعم الخاصة بها، وتناسب عدة لغات وتوفر خيارات متنوعة فيما يتعلق بالتقارير والتحليلات. 3. ProProfs صُمم برنامج ProProfs لإنشاء قواعد المعرفة لمساعدة الشركات في التوثيق، وإنشاء قواعد معرفة، وصفحات الاستفسارات وطرح الأسئلة، وكُتيّبات وإرشادات المستخدمين وغيرها. 4. WordPress ووردبريس برنامج مجاني ومفتوح المصدر، ولكن مهمة تحويل صفحة الووردبريس إلى قاعدة استعلامية تقدم الدعم للعملاء تبقى على عاتق الشركة. وهي أشهر منصة إدارة محتوى في العالم، وبما أنها ليست مصممة خصيصًا لتكون قاعدة معرفة، فسوف تحتاج إلى بعض التطوير للحرص على تمكن العملاء من إيجاد الإجابات التي يبحثون عنها. المغزى النهائي من قاعدة المعرفة تواجه كل شركة من 5 إلى 10 أسئلة يطرحها العملاء مرارًا وتكرارًا، وإذا كانت الشركة قد سئمت من الإجابة عليها يوميًا، فيُعدّ إنشاء قاعدة معرفة هو الحل، وتشهد الشركات التي تستخدم قواعد المعرفة انخفاضًا بنسبة 20-30% في مجموع الاستفسارات عند نشر مقالات الدعم الفني لعملائهم. وحينما يحصل وصول سؤال شائع إلى البريد الوارد، فستُسهّل قاعدة المعرفة إرسال رابط المقال ذي الصلة إلى العميل، ما يزيد من سرعة وقت الاستجابة بنسبة 30-40%، وهذه هي الفائدة العظيمة لقواعد المعرفة الفعالة، فهي تجعل الاستجابة للاستفسارات أسرع طالما فريق الدعم ليس مضطرًا لكتابة الإجابة من جديد في كل مرة يُطرَح فيها السؤال، والأهم من ذلك كله، ستقلل قاعدة المعرفة عدد الرسائل التي تصل البريد الوارد، وهو شيء سيحبه كل مؤسس شركة أو مخطط أو مسؤول دعم. أخيرًا، صحيح أن عنوان هذا المقال "أفضل برامج لإنشاء قاعدة المعرفة" ولكن للصراحة لا يمكن أن نقول أن هنالك خيار ومنصة يمكن أن نقول عنها أنها الأفضل والخيار الأفضل والأنسب لإنشاء قاعدة معرفة إذ قد يناسب خيار شركة بعينها ولا يناسب شركة أخرى ويرتبط ذلك بالعوامل والعناصر التي ذكرناها وحتى مدى احتياجات ومتطلبات كل شركة، لذا وضعنا في هذا المقال الخيارات بين يديك لاختيار أنسبها لك وقد يكون هنالك خيارات ومنصات أخرى لم يشملها هذا المقال، فابحث جيدًا واختر الأنسب لك، بالتوفيق! ترجمة وبتصرف للمقال The 9 Best Knowledge Base Software Options for Startups and Small Businesses لصاحبه Nathan Collier. اقرأ أيضًا كيف تكتب مقالات قاعدة المعرفة لتفيد المستخدم بشكل أفضل كيف رفعنا نسبة الاستجابة للرسائل الإلكترونية الخاصة بتحديثات منتجنا بنسبة 68 بالمئة كيف يبني رواد الأعمال العروض التقديمية الريادية لأهداف وجماهير مختلفة

قياس رضا العملاء هامٌّ جدًّا وأساسيٌّ لتطوير المنتجات وتحسين أداء فريق الدَّعم. العملاء الراضون سيستمرُّون في شراء منتجِك ونادرًا ما سيحيدون عن ذلك، وأيضًا سيتحدّثون عن منتجك ويسوّقون له بشكلٍ ممتاز. لكنَّ قياس رضا العملاء قد يكون صعبًا بعض الشيء. من أين تبدأ؟ وما الذي ينبغي عليك قياسُه؟ في هذا المقال، سنجيب على هذه الأسئلة وغيرها بتعمِّقنا في وسائل قياس وتحسين وزيادة رضا العملاء. قياس رضا العملاء بذكاءيقترح البروفيسور سكوت سميث (مؤسّس شريك في Qualtrics) بعض الطرق الذكيّة لتحويل التغذية الراجعة التي تحصل عليها إلى أداةٍ مفيدة لتحليل وتحسين رضا للعملاء. يركّز نظام "سميث" على قياس أربع عوامل رئيسيّة: الجودة المُدركة Perceived qualityولاء العميل Loyaltyرضا العميل عن المنتج/الخدمة المقدّمة Attributional satisfactionنيّة إعادة الشراء Intention to repurchaseوإليك تفصيل هذه المقاييس الأربعة: 1. الجودة المدركةمثال: بشكلٍ عام، كيف كانت تجربتك مع شركة XYZ؟ يقول "سميث": من الاعتقادات الشائعة الاعتقاد بأن رضا العميل من عدمه مرتبطٌ فقط بسعر المنتج، إلا أن رضا العميل في الواقع مرتبطٌ أيضًا بشكلٍ وثيق مع ردود الفعل الإيجابيّة للعميل كأن يقول في نفسه: " كان اختيارًا جيّدًا" أو " أنا سعيدٌ لشرائي ذلك المنتج". يجب عليك أن تمتلك قراءةً جيّدةً للجودة العامّة لخدماتك خاصّةً أن هذا يتناسب مع تلبية حاجات العملاء ويجعل شركتك جديرةً بالثّقة. ويتم تحقيق ذلك عادةً بطرح سؤالٍ بسيط على العميل حول الجودة العامّة للخدمة كما يمكن أن ترى هنا: يمكنك استخدام تطبيق Hively في هذا المجال. وبغضّ النّظر عن الطريقة التي تتّبعها، يؤمن "سميث" أنَّ الإحاطة بانطباع العملاء عن جودة خدماتك شيءٌ أساسيٌّ لقياس رضاهم. 2. ولاء العميلمثال:" هل تنصح أصدقاءك بالتّعامل مع شركة XYZ؟" إن كان هذا السؤال يبدو مألوفًا، فذلك بسبب أنّه حجر الأساس لما يسمّى مؤشّر الترويج الصافي NPS وهو مقياس تمّ ابتكاره من قبل Fred Reichheld of Bain & Company يُقدّم لمحةً سريعةً وشاملة عن أداء الشّركة من وجهة نظر العملاء. لن أسهب في الكلام عن مؤشّر الترويج الصّافي لأننا سنناقشه بتوسُّع في نهاية المقال. أهمُّ ما يجب عليك معرفته أن نتيجة مؤشّر الترويج الصّافي ترتبط ارتباطًا وثيقًا باحتماليّة أن يكرّر العميل شراء منتجِك، لذا فإنّه أداةٌ هامّة. تابع القراءة لتتعرف على كيفيّة حساب مؤشّر الترويج الصّافي وتحسين نتيجته. 3. نسبة الرضامثال: " ما أهمّية وجود الميزة A في قرارك للشراء من XYZ؟" من أفضل الطرق لقياس مدى إعجاب العملاء بمنتجٍ معيّن من عدمه هو صياغة أسئلة عن ميزة محدّدة في المنتج. ولك الحريّة في أن تبتكر وتطوّر مقاييس مختلفة للميّزات التي تراها متعلّقةً برضا العميل. هذا النوع من الأسئلة عظيمٌ لتحسين منتجك/خدمتك، وقد تستخدمه أيضًا لقياس مدى رضا العملاء عن خدمة الدّعم: "هل عاملك فريق الدعم بلطف؟" "هل شعرت بالرّاحة في التعامل مع فريق الدعم؟ " "هل وجدت محتوى الدعم مفيدًا؟" " هل ارتقت خدماتنا لمستوى توقّعاتك؟". الإجابات التي تتلقّاها على هذا النّوع من الأسئلة تجعلك تقطع شوطًا كبيرًا في سبيل امتلاك رؤية كاملة عن رضا العملاء. ويقدّم موقع Qualaroo أدواتٍ مفيدة في هذا المجال. 4. نية إعادة الشراءمثال:"هل تنوي إعادة التّعامل مع شركة XYZ عندما ينتهي اشتراكك؟" واضحٌ أن هذا السؤال متعلّق بالمنتج الذي يمتلكه العميل الآن (بعض المنتجات تُشترى بانتظام، وبعضها يفصل بين شرائها كلّ مرة فواصل زمنيّة أطول). يذكر سميث أنّ رضا العملاء في فترة ما بعد الشّراء يمكنه أن يزيد احتماليّة أن يروّج العميل للمنتج ويوصي به. يعدّ الدّعم ومحتوى الدّعم من أهمّ الخدمات الإلكترونيّة، لأنّها تستطيع أن تقود العميل إلى ترك الاستمرار تجربة المنتجات الأخرى والتعلّق بالمنتجات والخدمات القيّمة التي تقدمها! الدعم أهم ما في الأمربالإضافة إلى تحسين جودة المنتج نفسه، الدّعم مهمٌّ جدّا لزيادة رضا العملاء. لذلك فإنّ قياس فاعليّة خدمة الدّعم وتطويرها من أفضل الطّرق للفوز برضا عملائك. لكن ما الأمور التي ستقيسها بالتحديد؟ سنناقش في النّقاط التّالية المقاييس المهمّة لتقييم خدمة الدّعم والأمور التي تستطيع من خلالها تطويرها ككل وليس فقط الإحصاءات المتعلّقة بها. ما هي المقاييس المهمة بالنسبة لخدمة الدعم؟لاحظتُ أن عددًا من أصحاب المشاريع الريادية يعتمد على المقاييس الزائفة في مجال التسويق وكسب العملاء رغم أنّهم يعلمون جيّدًا أنهم يجب عليهم الحذر منها! حذّرنا الخبراء من تتبّع الإحصاءات غير المجدية والضرورية كعدد المشاهدات مثلًا، لأن زيادة عدد المشاهدات لا تخبرنا حقًّا عن أيِّ زيادةٍ في صافي الدخل أو الرّبح. طريقة التفكير هذه لا تجدي غالبًا عندما نريد قياس رضا العملاء. وبدلًا من ذلك، يجب أن يكون فريقك على درايةٍ عميقة بالمقاييس التي تقيس فعلًا تجربة العملاء وأن يبذلوا كل ما بوسعهم لتحسينها. وإليك المقاييس المهمّة فعلًا التي يجب أن تأخذها بعين الاعتبار: 1- الإقبال على قنوات الدعممن الصعب أن تستطيع تحسين قنوات الدعم الخاصة بك إذا كنت لا تعلم نسبة الإقبال عليها. إيجاد قناة تتناسب مع حجم فريقك ومع كمّية ونوعيّة الأسئلة التي تتلقاها من أهمّ الطرق لتحسين خدماتك الإلكترونية في مجال الدعم. على سبيل المثال، اكتشفت شركة Wistia أنّها تستطيع توفير خدمةٍ أفضل من خلال إزالة رقم هاتفها من موقعها على الإنترنت والاعتماد في تقديم الدّعم على البريد الإلكتروني. متابعة نسبة الإقبال ستجعلك قادرًا على معرفة متى تحتاج لتوظيف المزيد قبل أن تخرج الأمور عن السّيطرة وأين يجب أن تركّز خدمة الدعم، فضلًا عن تقديم بيانات إحصائيّة لتكون بمثابة الأساس عند النظر للمقاييس الأخرى. 2. سرعة الاستجابة للعميلتعلمُ أنّه لا بأس بقضاء المزيد من الوقت مع عميلِك، لكنّ السّرعة تظلُّ مهمّة لأن الخدمة البطيئة قد تُفسّر على أنّها عدم اهتمامٍ أو قلّة كفاءة. عندما يتعلّق الأمر بالخدمات الإلكترونيّة، فإنّ مدى استعداد العميل للانتظار يختلف من طريقةٍ لأخرى. تشير معظم البيانات أنّ العملاء الذين يبحثون عن مساعدةٍ فوريّة فإنهم يريدونها خلال خمسِ دقائق، أمّا الذين يتواصلون عبر البريد الإلكترونيّ فإنهم مستعدّون للانتظار 24 ساعة، ومعظم الذين يتواصلون باستخدام الهاتف يكونون على استعدادٍ أن ينتظروا أقل من 10 دقائق منذ وقت المكالمة الأولى. هذه الأرقام توضّح أهميّة البريد الإلكتروني في خدمة الدّعم، فمعظم المشاكل غير العاجلة يتم حلّها عن طريقه، كما أنّه من الحكمة التركيز على الوسيلة التي يمتلك العملاء صبرًا حيال تلقّي ردٍّ من خلالها. بعض دراسات المستهلك أيضًا بيّنت أنّ: 50% من العملاء يمنحون الشّركة أسبوعًا للرّد على استفسارهم قبل أن يقوموا بالتوقّف عن التعامل معها نهائيًّا. ولكنّك يجب ألا تنتظر كلّ هذا الوقت، الخدمة الاستثنائية وسيلةٌ لتفوز في المنافسة. وأفضل الشّركات هي التي تبحث دائمًا عن طرقٍ لتطوير خدمات الدّعم الخاصّة بها، فمثلًا يعمل فريق BufferApp على تطوير خدمة الدّعم من خلال انتهاج منهج "رد الساعة الواحدة" على استفسارات البريد الإلكتروني. 3. حل مشكلة العميل من الاتصال الأولحتّى أعلى معدّلات سرعة الاستجابة في العالم لن تنقذ شركتك إذا كانت نوعيّة الردود التي يستقبلها العملاء سيّئة وغير مفيدة، لذا فإنّه من المهمّ جدًّا أن تعير موضوع قدرة فريقك حل مشكلة العميل من أوّل مرة اهتمامًا. تشير بيانات من Lee Resources أنّ 95% من الزّبائن مستعدّون لإعطائك فرصةً ثانية ولكن فقط إذا تمّ حلّ مشكلتهم من الاتّصال الأوّل. إذًا تذكّر أن تقضي بعض الوقت الإضافي لإيجاد طريقةٍ لحل المشاكل التي يواجهها العملاء من اتّصالهم الأول. معظم العملاء لديهم استعداد للانتظار قليلًا، طالما الإجابة التي سيتلقّونها ستحلّ مشكلتهم بالكامل. 4. وقت الانتظار ومعدلات التخلي عن الخدمة Abandonment Rates
تتبّع وقت الانتظار ومعدّلات التخلّي عن الخدمة مهمٌّ فيما يتعلّق بقنوات الدّعم الإلكترونيّة الحيّة. كما ذكرنا سابقًا، ينفد صبر العملاء بسرعة مع قنوات الدّعم الحيّة، أحد الدراسات تظهر أنّ 71% من العملاء يتوقّعون تلقّي المساعدة خلال 5 دقائق، و31% منهم يريدون منك أن ترد في الحال! معظم العملاء (48-65% منهم) سيتركون موقعك إذا لم يتلقّوا ردًّا. حتّى العملاء الراضون سينزعجون إذا لم يتلقوا ردًّا سريعًا، لكن بمجرّد أن تتسلّم رسائلهم وتشرع في التّواصل معهم، فلا تتردد في إبطاء الأمور قليلًا للوصول إلى جذور مشاكلهم وحلّها، لكن لا تتأخّر عن الاستجابة للزبون التّالي. 5. محتوى الدعمأنا متأكّدٌ أنّ فريقَك يعمل جاهدًا لكسب رضا عملائك، لكنّ هناك أوقات يجب فيها أن تتنحّى عن طريق زبائنك. استخدام المحتوى المساعد جنبًا إلى جنب مع خدمة العملاء (الأسئلة الشائعة، الفيديوهات التعليميّة الإرشاديّة...الخ) طريقةٌ رائعة لمساعدة الأشخاص الذي يحبّون الاعتماد على أنفسهم في حل مشاكلهم. وإضافة قسم الأسئلة الشائعة و قسم "How-to" يجعلك تحصل على أقصى استفادة من منتجك. تحليل معدّلات غلق الصّفحة هو المفتاح لمعرفة مدى استفادة العملاء من المحتوى المساعِد. إذا كان معظم العملاء يغلقون على الفور صفحة الفيديو الإرشادي مثلًا فإن من الواضح أن هناك خطأً ما! KISSmetrics أداة مفيدة تجعلك تفهم كيفيّة استخدام العملاء للمحتوى المساعد وليس فقط عدد من يتصفّحونه. الآن بعد أن قمنا بتغطية الخمسة مقاييس الأساسيّة المهمّة في خدمة الدّعم، حان الوقت لاتخاذ نهجٍ واعٍ في دراسة وتحليل مدى رضا العملاء عن خدماتك من خلال سؤالٍ واحدٍ بسيط. قياس رضا العملاء باستخدام مؤشر الترويج الصافي (NPS)مؤشّر الترويج الصّافي المصمّم بعناية هو الطريقة الأمثل للإحاطة بتجربة العملاء وقياس مدى رضاهم العام عن مُنتجِك. يسعى مؤشّر الترويج الصافي لمعرفة مدى رضا العملاء من خلال معرفة مدى احتماليّة أن يوصي أصدقاءه أو معارفه بالتعامل معك. هذا هو آخر معيارٍ سنتكلّم عنه لقياس رضا العملاء، لكنّه مهمٌّ جدًّا. البيانات النوعيّة مهمّة كجميع المقاييس الأخرى المعتمدة على الأرقام التي تهتمّ بها. وعدم إمكانيّة ترتيبها في جداول للبيانات بدقة لا يعني أنها لا تؤثر على دخل شركتك. جمع الآراء المتعلّقة بهذا السؤال يكون فعّالًا بشكلٍ أكبر عندما يتم من خلال أن تسأل العميل عن احتماليّة أن يوصي بالتّعامل معك بجعلِه يختار رقمًا من 1-10. البيانات يمكن أن تُقيّم باستخدام هذا المقياس الأساسي لمؤشّر الترويج الصّافي: كما ترى، حساب نتيجة الترويج الصافي ليس بالأمر الصَّعب، عندما تستقبل الإجابات، بإمكانك أن تكتشف ما إذا كان العملاء يميلون لأن يوصوا بمنتجك أم لا باستخدام المعيار التالي: الذين يقومون باختيار 9-10 هم العملاء المروّجون لك.الذين يقومون باختيار 7-8 هم الذين لا يروّجون للمنتج.والبقيّة هم الذين لا يعجبهم منتجك. لحساب النتيجة النهائية للترويج الصافي NPS خذ نسبة المروّجين واطرح منها نسبة العملاء الذين لا يعجبهم المنتج. هذا كلُّ ما في الأمر! الآن لديك رقمٌ يمثِّل مؤشّرًا مفيدًا في عدّة جوانبّ. تذكّر أن هذه المعلومات يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار ضمن بياناتٍ أخرى إذا كنت تحاول أن تستخدمها للمحافظة على العملاء وزيادة رضاهم العام. و تذكّر أيضًا أنّك إذا كنت لا تفهم لماذا قيّمك عملاؤك بهذه الطّريقة ستجد نفسك تائهًا وبدون أي فكرةٍ عن كيفية زيادة رضاهم. بعد الحصول على التغذية الراجعة من عملائك عن طريق مؤشّر الترويج الصّافي، تأكّد أنّك تُتبع شريط التقييم بسؤالٍ عن العوامل التي أثّرت على تقييمهم للمنتج بهذه الطريقة، ومقترحاتُهم لتطوير المنتج في المستقبل (وهذا السؤال موجّه للمروّجين بشكلٍ خاص). ترجمة -وبتصرّف- للمقال The Ultimate Guide to Measuring Customer Satisfaction لصاحبه GREGORY CIOTTI. حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.

إنّ بناء منتجٍ ناجح يعني التمكّن جيّدًا من قول لا. ولكن بالضبط كيف تقول ذلك؟ عندما تكون في الخط الأمامي، ممثلاً لقرارات منتج شركتك، كيف تُلقي هذا الخبر بنجاح؟ من خلال العمل كجزء من فريق دعم العملاء لدينا، لقد واجهتُ عن كثب مدى صعوبة هذا الأمر. في النهاية، فإنّ المعلومات التي توشك على مشاركتها لن تكون ما يريد العميل سماعه. ومع ذلك، هناك بعض الأشياء الرئيسيّة التي يمكن أن تساعدك على جعل "لا" هذه أكثر قبولًا بعض الشيء لعملائك. قل لا مع لماذا مثل أيّ محادثةٍ سلبيّة في الحياة، السياق هو المفتاح. إذا كنت تستطيع شرح سبب قولك لا، فهذا سيكون أكثر إقناعًا لعميلك. وبدون ذلك، يشعر العملاء بأنه يحقّ لهم أن يغضبوا ويخيب أملهم. من خلال الأسلوب، لا يزال بإمكانهم أن يشعروا بكلّ هذه الأشياء ولكن في أعماقهم سوف يعرفون أنّ حقًهم في الاستفادة أقل. العزاء المشترك هو معرفة أنّ شيئًا ما ليس خطأ، وإنّما قرار مدروس. يشعر العملاء بالإحباط عندما يعتقدون أنّ الرقابة الشديدة أدّت إلى ميزة يحبّون التغاضي عنها. إنّ الاطمئنان البسيط بأنّ هذا القرار مرتبط بالأهداف النهائيّة لشركتك ويتماشى مع مهمّتك الإجماليّة يمكن أن يغيّر تمامًا من كيفيّة تلقّي الأخبار. لا تقلّل أبدًا من قيمة قوّة السبب. يمكن أن تساعد العلاقة الجيّدة بين الدعم وفرق المنتجات في توفير هذا السّياق وترسيخ السبب، في نظام الاتصال الداخلي، إنّ وجود هذا الخطّ المفتوح للاتّصال يعني أنّه يمكنك الحصول على هذا القدر الكبير من البصيرة والإجابة بـ"لا" بمزيد من التفصيل والثقة. لا تغيّر نبرة صوتك عندما تتحدّث مع العملاء عن كم أنّ منتجك رائع، وكم أحبّوا ميزته الأحدث، من السهل أن يكون شخصيًّا وأن تكون المحادثات كلّها مشرقة وحيويّة، ولكنّ شيئًا ما رأيته يحدثُ لكثيرٍ من زملائي في الفريق هو التالي، يتعيّن عليهم إجراء محادثةٍ غير مرغوبٍ فيها مع أحد العملاء، حيث يتم تشديدهم وتغيير لغتهم تمامًا. عندما تتحول المحادثة إلى الأسوأ، يكون من السهل ترك كل تلك الشخصية تذهب وتفترض التحدث الرسمي. ولكن هذا عندما تكون الشخصية هي الأمر الأكثر أهميّة. يخشى الناس النزاع، ولا يرتاحون في قولِ لا نيابةً عن شركتهم، لذا يصبحون رسميّين كلّيًّا وبدور الروبوتات تقريبًا، من وجهة نظر العميل المحبط، يمكن تفسير ردّ "لا" القويّ بأنه لا يوجد لديك أي تعاطف مع موقفهم وببساطة إيقاف البريد من خطّ الشركة المساهمة. حافظ على ودّيتك وشخصيّتك في قول لا. قاوم الرغبة في الاختباء وراء اللغة الرسميّة وحاول أن تكون نفسك قدر الإمكان. إذا كنت في شك، اسأل نفسك عمّا إذا كنت تستخدم نفس اللّغة لشرح الموقف لصديق أو زميل. إذا كان من الغريب التحدّث إليهم بهذه الطريقة، فلا تتحدّث بهذه الطريقة إلى عميلك. أشرك العميل في الحل تسوء الأمور وتحدث أخطاء ويتأثر العملاء سلبًا، فكلّنا نحب أن نملك شرحًا واضحًا وقويًّا لكلّ قضية تواجه العملاء لكن الحقيقة أنها أحيانًا غير ممكنة. إذا كان معظم عملائك يديرون أعمالهم بأنفسهم، مثل الاتصال الداخلي، فناشد بمعنى العملِ هذا. إشراك العميل في القرار يساعدهم على التعاطف معك. يساعدك أيضًا في الحصول على صورة أوفى عن التداعيات ويسمح لك بتقدير وفهم سبب وكيفية تأثّرها. سؤال أشياء مثل "ما رأيك؟، أو "سيكون تعويضًا عادلًا لتجاوزنا هذا" أو تقديم حلّ، ثمّ طرح سؤال مثل "كيف هذا الصوت بالنسبة لك؟" يساعد حقًا في كسب العميل ومساعدته على الشعور بالتمكين في القرار. في بعض الأحيان، يجب الحزم وقد تحتاج إلى التراجع عن المسار الصحيح، ولكن عندما تقوم بإشراك العميل في العثور على حلّ، يمكن أن يكون ذلك بمثابة المحفّز لهم لاتّخاذ نهج أكثر واقعيّة في الموقف بأكمله. ركّز على عمل الوظيفة، ليس على الـ "لا" في نظام الاتصال الداخلي، نثني فريق دعم العملاء لدينا عن القول ببساطة، "لا يمكنك فعل ذلك في الوقت الحالي، لكننا سننقله كطلب ميزة منحت لعملائنا". في بعض الأحيان هذا هو الرد الأكثر منطقية ولكن عادة ما نحاول البحث أعمق قليلّا. من الأفضل بكثير محاولة تحريك التركيز عن الميزة التي يطلبها العميل وما الذي يحاول فعلاً تحقيقه. اطرح بعض الأسئلة الاستكشافية لمعرفة هدفهم النهائي بالضبط. أفضل سيناريو، ستعرف حل بديل. سيناريو الحالة الأسوأ، لديك الآن سياق إضافيّ لنقله إلى فريق المنتج الخاصّ بك. الانفصال جيّد أيضًا قد تكون فكرة إخبار العميل بأنه لا بأس من الاستمرار في استخدام المنتج الخاصّ بك وربما التحقق من الخيارات الأخرى بدلاً من ذلك أمرًا صعبًا للغاية للفتِ انتباهك. هناك أسباب تجعلك تبني منتجك بالطريقة التي قمت بها، وسيكون من السخف توقع أن يتماشى ذلك مع احتياجات ورغبات كلّ عميل وشركة هناك. لا أحد يريد عميلًا محبطًا، خائب الأمل، يقوم دائمًا بالاتصال بفريق الدعم الخاص بك لأنهم يكافحون لاستخدام منتجك بطريقة ليست ببساطة مصمّمة للعمل. في نظام الاتصال الداخلي، إذا علمنا أن أحد العملاء يدفع لنا أموالًا جيدة، فنحن نريد منهم أن يحبّوا منتجاتنا وأن يشعرا حقًا بالقيمة من كل قرش من اشتراكهم الشهري. سيكون هناك صعودًا وهبوطًا خلال حياتهم كعميل اتصال داخلي، وتلك الأشياء التي يمكننا الحصول عليها. ومع ذلك، إذا كان ما يريد العميل القيام به هو شيء لم يتم بناؤه بشكل أساسي لمنتجنا، فلن يشعر أبدًا بالسعادة والرضا ولن نقوم أبدًا "بالتغلب عليه". لن يشعروا أبدًا أنهم شعروا بالضيق تجاههم ولن يستمتعوا باستخدام منتجاتنا. في هذه الحالات، سيكون من المحزن أن نبحث عن طرق ولكننا سنقترحها بالتأكيد إذا كنا نعرف ذلك أفضل. التعاطف مع كلا الجانبين احرص دائمًا على إظهار تعاطفك مع عملائك، ولكن ليس لدرجة أن ينتهي بك الأمر إلى رمي فريقك الهندسي أو المنتج في الوادي. من الجيد الموافقة على أنك تحب أيضًا مشاهدة ميّزة معينة مضافة. لكن حاول موازنة ذلك مع التحيّز لبعض الميزات الرائعة التي شُحنت أو حُسّنت مؤخرًا. يمكن أن يساعد ذلك في إبراز الطبيعة المتعمّدة لكيفيّة بناء فريقك للمنزل، ويمكنه تذكير العميل أنك لم تنس أو تتجاهل بناء الميزات التي تريدها، لقد قرّرت ببساطة أنّ الآخرين قد مُنحوا الأولويّة الآن. هذا مثال آخر على فائدة وجود علاقة قويّة بين فرق الدعم والمنتج. أن تكون قريبًا من فريق المنتج الخاص بك، ومعرفة وتقدير ما تعمل عليه، والعمل بجد، يعني أنك تمنع فريق دعم العملاء من تطوير منظور متحيز مع تعاطف أحادي الاتجاه. قل لا بثقة من المؤكّد أنّ التمكن من قول "لا" والقول بثقة ليس مهارة سهلة. يستغرق الأمر وقتًا وممارسة، وحتى أكثر المحترفين المخضرمين سوف يخطئون من وقت لآخر. ومع ذلك، إذا كان لديك فهم عميق وعميق للقيم الأساسيّة لشركتك ويمكنك أن تقول بصدق أنك على دراية بها، فإنّ احتمالات نجاح أي محادثة ستكون أعلى بكثير. ترجمة -وبتصرف- للمقال How do you say no to customers?‎ لصاحبته Sharon Moorhouse

أوبن كارت هي منصة مفتوحة المصدر للتجارة الإلكترونية تتيح لك إنشاء متجر إلكتروني خاصّ وتعديله على الشكل الذي تريده أنت ثم إدارته، مع توفير عشرات الإضافات التي تُسهل هذه العملية. ومن بين هذه الإضافات إضافة "الدردشة الحية" وهي خاصية تُتيح لك تقديم الدعم لعملائك وزبائنك كلما احتاجوا المساعدة، كما تسمح لك بتخصيص تذكرة لكل زبون من زبائنك مما يُبقيك على اتصالٍ بهم حتى ولو لم تكن متوفّرًا في وقتٍ معينٍ لتقديم الدعم. حتى أن بعض محترفي الويب يصفون الدردشة الحية بأنها خاصية تعمل كالسحر عندما يتعلق الأمر بالتجارة الإلكترونية فهي تزيدُ من عائدات استثمارك بزيادة عدد المبيعات، ومثالٌ جيدٌ على هذه الخاصية إضافة LiveChat OpenCart وهي خاصيةٌ رائعة تسمح للزوار بالتفاعل مع متجرك بطريقةٍ مباشرة. وهاهي قائمة بأهم فوائد خاصية الدردشة الحية في منصة أوبن كارت للتجارة الإلكترونية: إبقاء الزائر في الموقع مما يؤدي إلى انخفاض واضح في معدلات الخروج من الموقع. تحسين خدمة العملاء. زيادة في نسبة المبيعات والتحويلات. تشجيع المستخدمين على تقديم نقدهم وملاحظاتهم. الإحاطة المستمرة والمتواصلة بنشاط زُوّارك. المساعدة على بناء علاقة ثقة وولاء بينك وبين الزبائن. إعطاء رؤية أوضح عن الأمور التي تُزعج الزبائن. تُساعدك عل تقديم ردّ يُناسب ما يريده الزبون. والآن لنشرح كل فائدةٍ على حدة. 1. إبقاء الزوّار والتقليل من نسبة الخروج من الموقع إذا دخل الزائر الموقع ووجد صعوبة في إيجاد الخدمة أو المنتج الذي يُريده، سيُغادر متجرك ويختار متاجر أخرى منافسة. ولكن بوجود الدردشة الحية، ستكون قادرًا على تقديم الدعم الذي يحتاجه الزائر وبالتالي ستنجح في إبقائه في الموقع مدةً أطول. إليك بعض الأساليب التي يمكنك توظيفها للحفاظ على الزائر: في صفحة المُنتج، ضع روابط لمنتجات مشابهة وتأكد من وضعها في أماكن إستراتيجية في الصفحة. إياك ومُحاولة خداع الزائر بمحتوى مزيف. اذكر كل التفاصيل الخاصة بالمنتج في قسم الوصف. من أجل بناء الثقة بينك وبين الزائر، ضمِّن رسومات بيانية، وفيديوهات وبودكاست في منشورات مدونة الموقع. وفي النهاية أقول أنك لن تستطيع إبقاء الزُوّار والتخفيض من معدلات الخروج من الموقع إن كان من الصعب التنقل فيه مما يجعل الزائر يشعر بعدم الارتياح ومن أجل هذا استخدم منصة أوبن كارت فهي ستحل لك هذه المشكلة. 2. تحسين خدمة العُملاء تعد جودة خدمة العُملاء في أي مجالٍ أو صناعة أمرًا ضروريًّا لدخلٍ أفضل ولاستجابة سريعة لطلبات العُملاء كما تضمن عدم خروج الزائر من الموقع وتوجهه نحو موقع آخر منافس. والإحصائيات تقول أن 82 بالمئة من الزبائن قد تركوا التعامل مع شركة معينة لأنها كانت تُقدم خدمة عُملاء سيئة. أنا متأكدٌ من أنك لا تُريد لمتجرك الإلكتروني أن يكون جزءًا من هذا المعدل القبيح. ومن أجل هذا، يمكنك البحث عن طرق جديدة تجعل من الزبون أو الزائر يشعر بالارتياح لحظة ويتوجه دومًا إلى متجرك. وإضافة خاصية "الدردشة الحية" ستزيل تلك المرحلة التي يُغادر فيها الزائرُ موقعك لأنه لم يجد إجابة سريعة لتساؤلاته. ويمكنك في المستقبل أن تستخدم البيانات التي تم جمعها من التساؤلات السابقة لتبنيَ خدمة عملاء أكثر فعالية. 3. زيادة نسبة المبيعات والتحويلات هناك طريقة واحدة لزيادة أرباحك من متجرك الإلكتروني وهي البحث المُتواصل عن طرق لزيادة نسبة المبيعات والتحويلات، أوليس هذا هو الغرض من إنشائك للمتجر أصلًا؟ وإضافتك لخاصية "الدردشة الحية" ستحل لك هذه المشكلة. ويمكنك أيضا العمل على توفير محتوى فريد لكل صفحة من صفحات موقعك، وإياك أن تنسخ المحتوى من مواقع منافسة أخرى لأن هذا سيعطي انطباعًا سيئًا للزوار كما سيجعلهم أقل استعدادًا للمضي في عملية الشراء. حاول أن تقدم عروضًا قيّمة لما تقدمه من عمل من خلال تقديم خدمات فريدة وحلول واقعية لتساؤلات الزوار. وأخيرًا، يمكنك تحسين نسبة المبيعات والتحويلات بالتفاعل مع الزبائن والزوار وتثقيفهم من خلال نشر مقالات ومواضيع في المدونة الخاصة بموقعك. 4. تشجيع المستخدمين على تقديم نقدهم وملاحظاتهم عندما تُضيف خاصية "الدردشة الحية"، ستُسهل على الزوّار مراسلتك لتقديم ملاحظاتهم ونقدهم وهذا سيساعدك في النهوض بتجارتك، وهذا طريقةٌ أفضل من مطالبة الزائر بالتوجه إلى صفحة الاتصال وإيجاد بريدك الإلكتروني ثم مراستك فيه. ولقد أثبتت الإحصائيات أنَّ المراسلة باستعمال خاصية "الدردشة الحية" لها نفعٌ أكبر من المراسلة باستعمال البريد الإلكتروني، لأن الزائر في موقعك وهو يستكشف الموقع والمنتجات التي تُقدمها لن يرغب في الذهاب إلى صفحة أخرى من أجل مراسلتك، ولكن سيسهل على الزائر عن طريق المحادثة المباشرة مراسلتك كلما احتاج مساعدة في إيجاد مُنتجٍ ما ولن يضطر لمغادرة الصفحة إلى صفحةٍ أو نافذةٍ أخرى. 5. الإحاطة المستمرة والمتواصلة بنشاط زُوّارك أوبن كارت له إضافة أخرى يمكنك استعمالها لكسب رؤى محددة عن نشاط زُوّارك وتحركاتهم في الموقع، وإذا دمجت هذه البيانات مع مزيد من الإحصاءات من إضافة "الدردشة المباشرة" قد يكون استراتيجية قوية لتحسين معدل البيع والتحويل. قم بإجراء تحليل دقيق لموقعك اعتمادًا على البيانات المقدمة وستتمكن من معرفة ما الذي يفقده موقعك حتى يبقى الزائر لفترةٍ أطول في الموقع ويشتري منك في آخر المطاف. 6. المساعدة على بناء علاقة ثقة وولاء بينك وبين الزبائن بناءُ متجرٍ إلكترونيٍّ لا يقتصر فقط على البيع للزبائن، بل عليك أن توجه تركيزك نحو الطرق التي تكسبك علاقة طويلة الأمد بينك وبين الزبون وكيف تجعله يشعر بالراحة إذا ما أُحيل إلى متجرك من منصاتٍ أخرى. وإضافة "الدردشة المباشرة" ستبني لك هذا النوع من الثقة لأن المحادثة المباشرة بين اثنين تترك انطباعًا يدوم؛ سيحب الزبون علامتك التجارية أكثر إذا ما قمت بتوجيهه خطوةٍ بخطوة حتى يجد المُنتج الذي يُريد أو قمت بمساعدته لتجاوز أي تحدٍّ قد يواجهه في الموقع. وواقع أنك تُقدم دعمًا دائمًا 24/7 سيُشعر الزبون بالثقة لأنه يستطيع الحصول على المساعدة متى شاء كما سيجعله يثق في علامتك التجارية أكثر. 7. إعطاء رؤية أوضح عن الأمور التي تُزعج الزبائن إضافة "الدردشة المباشرة" توفر إجابات سريعة عن تساؤلات الزبون مما يجعله مستعدًّا لمشاركتك مشكلاته بطريقة أوضح يمكنك فهمها وتقديمُ حلٍّ لها، وبهذا ستتمكن من التعامل مع الصعوبات التي يواجهها الزبائن ولن يصعب عليك فهم احتياجاتهم بالضبط. يمكنك بالطبع السماح للزبائن بالتواصل مع فريقك عن طريق الهاتف، أو البريد الإلكتروني أو أي وسيلة تواصل أخرى ولكن "الدردشة المباشرة" ستقلل الضغط على هاته الوسائل، ففي النهاية، الهدف هو معرفة المشكلة التي يواجهها الزبون والتمكن من حلّها بسرعة حتى لا يضطر لمواجهة مشاكل أخرى. 8. المساعدة على تقديم رد يُناسب ما يُريده الزبون عندما يكون لديك معرفة وافية وواضحة بما يُزعج الزبون، سيسهل عليك التعامل معه بطريقة تُشعره بالارتياح، يمكنك حتى وضع طابع شخصي للمحادثة بينك وبينه بإضافة رموز الإنفعالات والوجوه الضاحكة. ولتحسين خدمة العُملاء أكثر يمكنك تقسيم فريق الدعم لديك بحيث كل مجموعة تهتم بحل مشاكل قسم معين في الموقع مما يجعل العميل يحب علامتك التجارية أكثر. خلاصة القول من الواضح الآن أن لإضافة "الدردشة الحية" العديد من الفوائد والمميزات، لذلك إن كنت قد بنيت متجرك الإلكتروني في معتمدًا على منصة أوبن كارت، فستتمكن من تفعيلها بسهولة عن طريق تثبيت الإضافة LiveChat OpenCart. ترجمة -وبتصرف- للمقال Benefits of Integrating Live Chat on an OpenCart eCommerce Platform لصاحبه Ronak Meghani

كيف توفر أفضل دعم فنّي باستخدام التعابير والجُمل المناسبة؟ يمكن ﻻختيار الكلمات أن يصنع فارقًا كبيرًا عندما يتعلق الأمر بتغيير الطريقة التي يتصرف أو يشعر بها الناس. ففي أواخر العام الماضي، غيَّرت فيس بوك الخيار «إخفاء/تصنيف كمُزعج» إلى خيار «ﻻ أريد أن أرى ذلك». ماذا كانت النتيجة؟ زيادة 58% في عدد الأشخاص الذين بلغّوا عن المنشورات التي ظهرت في صفحة الأخبار (feed)، فقط بسبب تغيير بعض الكلمات! وينطبق المبدأ نفسه على خدمة العملاء، يمكنك باستخدام العبارات المناسبة في تعاملك أن تصنع فارقًا كبيرًا وتجعل تجربة الزبائن مثمرة. سنقدم لك فيما يلي قائمةً من ست عبارات ﻻستخدامها لتقديم خدمة أفضل للعملاء وبناء علاقات أعمق مع الزبائن. ستة عبارات من أجل تقديم أفضل خدمة للزبائن 1. «لا أعرف، لكن سأبحث عن الحل من أجلك» قبل بضع سنوات، كنت أنتقل من شقتي في سان فرانسيسكو وكنت أحتاج لإلغاء اشتراكي بخدمة الإنترنت في منزلي القديم. اتصلت بمزوّد خدمة الإنترنت وأخبرتهم بما أريد فعله، عندها اكتشفت أنه تصنيف هذه الشّركة كأسوأ مزوّد خدمة في أميركا. والحوار الذي جرى بيني وبينهم دليل على ذلك: موظف خدمة الزبائن: «ستحتاج للاتصال بقسم الحسابات» أنا: «حسنًا، هل تستطيع أن تحوِّل اتصالي إليهم من فضلك؟» موظف خدمة الزبائن: «ﻻ نستطيع ذلك، يمكنك اﻻتصال بهذا الرقم بنفسك» وفعلا قمت بالاتصال بقسم الحسابات... موظف خدمة الزبائن الآخر: «عليك اﻻتصال بقسم "Retention" وهذا رقمهم...» قضيت 45 دقيقةً أخرى في الانتظار قبل أن أستسلم في ذلك اليوم؛ ولم تبادر الشركة بتقديم المساعدة إلا بعد طرح الشكوى على تويتر. السبب الوحيد لبقائي زبونًا لدى تلك الشركة هو أنه ﻻ يوجد لدي خيار آخر (للاتصال بالإنترنت). أما بالنسبة لمعظم الشركات، فيمتلك الزبائن خياراتٍ أخرى إن تمت معاملتهم كما فعلت تلك الشركة. في استطلاع عن خدمة العملاء في عام 2011، سألت شركة أميركية العملاءَ عن أكثر العبارات التي أغضبتهم بالتعامل مع خدمة الزبائن وكانت العبارة الفائزة هي...؟ لن تكون خدمة العملاء جيدةً بمعرفة الإجابة الصحيحة دومًا فقط؛ وإنما في كثيرٍ من الأحيان عليك البحث عن الإجابة الصحيحة وتقديمها للعميل. 2. «سأشعر بنفس الأمر لو كنت مكانك» هناك الكثير من الأبحاث عن أهمية إظهار التعاطف في خدمة العملاء. ولكن يمكن تلخيص الموضوع بمنشور من سطر واحد كتبه سيث غودين (Seth Godin) في مدونته أبسط سؤال محبط لخدمة العملاء هو: لقد مررنا بمثل هذا الموقف سواءً كان ذلك في إطار دعم العملاء أو بحوارٍ مع أحد الأصدقاء أو أحد أفراد الأسرة؛ فلا فائدة من الحوار مع شخص لم يفهم ما هو سبب غضبك أو خيبة أملك. لهذا السبب من المهم جدًا عدم الاكتفاء التعاطف فقط ولكن يجب أيضًا إيصال هذا الشعور إلى عميلك بتقديم المساعدة. 3. «سأكون سعيدًا لمساعدتك في ذلك» وجد الباحثان Andrew Newberg و Mark Robert Waldman في كتابهما «Words Can Change Your Brain» أنَّ استخدام -وسماع- كلمات إيجابيةً ستُغيِّر من الطريقة التي نرى بها العالم من حولنا. يمكنك جعل الزبائن (ونفسك) تشعر بإيجابيةٍ أكثر عندما تستعمل كلماتٍ إيجابية. اتخذ 95% من الزبائن حول العالم قرارًا، إما بالتخلي عن التعامل مع شركةٍ ما، أو بالشكوى للآخرين عنها، بسبب تجربة سيئة لخدمة الزبائن. يمكن لأفعالٍ بسيطةٍ مثل إضافة كلمات أكثر قوةً وإيجابيةً عند تفاعل خدمة الزبائن مع العملاء أن تصنع فارقًا كبيرًا. فعندما يُرسِل لك عميلٌ بريدًا إلكترونيًا حول مشكلةٍ ما، فبدلًا من أن ترد عليه بقولك: «سألقي نظرة على المُشكل»؛ يمكنك أن تخبره بأنَّك ستكون سعيدًا بمساعدته. 4. «سنعلمك بآخر التطورات في اليوم الفلاني/الساعة الفلانية» إذا أرسل العميل رسالة إلكترونية يستفسر إن جدّ أي جديد حول تذكرة الدّعم الفنّي التي أرسلها من قبل فهذا يُعتبر في حد ذاته فشلًا ذريعًا لقسم الدّعم الفنّي. في اختبارٍ في Groove، وجدنا أن العملاء الذين يعيدون التواصل معنا يكون تقييمهم لرضاهم عن الخدمة بمعدَّل 10% أقل من العملاء الذين لا يقومون بذلك. شيئان عليك فعلهما لتجنب طلبات الاستفسار عما حصل في طلبيات الزبائن: التأكد أننا نُطلِع العميل على المستجدات باستمرار (مرةً واحدةً في اليوم على الأقل). دع العميل يعرف بالضبط متى يكون من المتوقع أن نتواصل معه. بينما لا نستطيع دائمًا أن نَعِدَ بإيجاد «حل» قبل وقت معين؛ لكن يمكننا دومًا أن نعد بإطلاع العميل على المستجدات؛ فالإيفاء بهذا الوعد يساهم بإعلام الزبون عن وضع تذكرته، ويُشكِّل فرصةً لبناء الثقة بينكما. 5. «نقدر لك إعلامنا بالمشكلة» وفقًا لسبر آراء أجرته Lee Resources International، يتقدم زبونٌ واحدٌ من أصل 26 زبونًا (الذين يعانون من نفس المشكلة) بشكوى؛ ولهذا تعني كل شكوى من أحد العملاء أن العشرات من الزبائن الآخرين يواجهون نفس المشكلة ولكنهم لم يخبروك بذلك. وهذا يعني أن حل المشكلة لعميل واحد يمكن أن يفيد العشرات غيره من الزبائن في نفس الوقت. هذه فرصةٌ كبيرةٌ وخدمةٌ منحكم إياها العملاء الذين قرروا إرسال رسالة لكم وإعلامكم بالمشكلة التي واجهتهم. في كتاب Dale Carnegie الشهير «How to Win Friends & Influence People» (كيف تكسب الأصدقاء وتُؤثّر في النّاس)، كانت واحدة من التقنيات الأساسية المذكورة فيه هي «يجب أن تكون سخيًا بإظهار التقدير للآخرين». لذا ﻻ تُفوِّت أيّة فرصة لتوجيه الشكر للزبائن لبناء علاقات أفضل معهم (أو أي شخصٍ آخر). 6. «هل يمكنني المساعدة بأي شيء آخر» على الرغم من بذل قصارى جهدنا، والنوايا الحسنة التي لدينا، إﻻ أننا ﻻ نصل دائمًا إلى مبتغانا في تقديم أفضل خدمة للزبائن. في الواقع، تُشير إحدى الإحصائيات أنه على الرغم من أنَّ 94% من المتاجر الإلكترونية على الإنترنت (online retailer) توفّر خدمة الدّعم الفنّي عبر البريد الإلكتروني؛ إلا أنها تُجيب إجابةً غير صحيحةٍ على 27% من الاستفسارات. وعلى الرغم من أنّك تسعى جاهدًا لتقديم إجابات دقيقة، وقد لا تكون نسبة إجاباتك الخاطئة بهذا الارتفاع؛ إلا أنَّ إجاباتك قد لا تكون مُفيدة جدًا للسائل. المشكلة كما تبينها الأبحاث (كما في إحصائية AmEx في القسم السابق) أنَّ معظم الأشخاص لا يتحدثون عن المشكلات التي تواجههم؛ لذا عندما لا تقدم لهم الفائدة المرجوة بإجابتك، فلن يعاودوا مراسلتك ولن يطلبوا منك توضيحًا أو مساعدةً أخرى. وهذا ما يجعل هذه العبارة من أفضل العبارات التي تستخدمها؛ بأن تترك الباب مفتوحًا أمام العملاء وتدعوهم للتفاعل، وتترك لهم فرصة إعلامك إذا لم تحل مشكلتهم. أضف هذه العبارات إلى قاموسك لاستخدامها في خدمة الزبائن اليوم تضمين هذه العبارات والمصطلحات في تفاعلات خدمة العملاء هي مكسبٌ فوري! فلن تأخذ منك وقتًا طويلًا لتنفيذها، لكنك ستكسب زبونًا سعيدًا بالتعامل معك وراضٍ عن الخدمة، ومخلصًا لشركتك. ماذا عنك أنت؟ هل وجدت العبارات التي ذكرناها أعلاه مفيدةً لإرضاء الزبائن؟ هل هناك عبارات شائعةٌ تجعلك تنفر من خدمة الزبائن؟ ترجمة -وبتصرّف- للمقال Word Choice Matters: Six Phrases That Will Change the Way You Do Customer Service لصاحبه Len Markidan.

قد تبدو قوائم توزيع البريد الالكتروني والبريد الإلكتروني المشترك أبسط الطرق لمتابعة خدمة العملاء – في بعض الأحيان هم كذلك. إذا كنت تُمثّل شركة صغيرة الحجم -أو بدأت كشركة صغيرة- فقد يكون ذلك طبيعيًا. قد تكون استخدمت نظام Office 360 Microsoft Outlook لمعالجة قضايا العميل كلما ظهرت. ولكن الحلول السهلة والبسيطة لا تكون دائمًا الأفضل. فوضى قوائم توزيع البريد الإلكتروني وكذلك القيود الموجودة في برنامج البريد الإلكتروني المشترك لشركة مايكروسوفت تجعل الموظفين يشعرون بالإحباط وتجعل العملاء يتطلعون لتجربة أفضل قد يجدونها في مكان اخر إذا لم تُنشئ نظامًا جيدًا. عندما تعالج كل محادثات العملاء باستخدام أدوات مثل Gmail أو Outlook فمن السهل أنّ تتذكر لماذا قوائم التوزيع والبريد الالكتروني المشترك لم يتم بناؤهما لخدمة العميل. كلما تطورت الشركة، المنافع التي ستظهر من الانتقال لعملية مبسطة ستفوق بكثير المرحلة الأولى لمنحني التعلم والاستثمار لاستخدام نظام جديد. حلول الدعم من خلال البريد الإلكتروني هذه بعض الأدوات المختلفة قليلًا والمستخدمة على بناءً على البريد الالكتروني ولكنها تشكل تحدٍ لفرق الدعم: صندوق البريد الوارد المشترك صندوق بريد واحد يستخدم اسمًا مستعارًا (مثال: academy@hsoub.com). الرسائل الإلكترونية الواردة تظهر في هذا الصندوق المشترك. يستطيع الموظفون الدخول والرد مما يجعل ارسال الرد وكأنه من الاسم المستعار. قائمة توزيع البريد الإلكتروني هذه الأداة تَستخدم عنوان بريد إلكتروني مُخصص لمجموعة من الناس. إذا قام أحدٌ بإرسال بريد لهذه القائمة فإن البريد يصل لكل المشتركين فيها. يقوم الموظفون بالرد من عناوين بريدهم الخاصة. مجموعة Office 365 مصطلح "مجموعة" هو طريقة في Outlook للإتصال المشترك. انها تعمل كقائمة توزيع بريد إلكتروني ولكنها تحفظ الرسائل وتتضمن بريدًا مشتركًا، وتقويمًا، ومفكرةً ومكتبةً. مجموعة جوجل هذه أداة من جوجل تُمكنك من انشاء بريد إلكتروني مشترك أو قائمة توزيع من خلال بريد Gmail. خمس إشارات تحتاجها للانتقال من قائمة توزيع أو بريد مشترك إلى نظام الدعم الفني تدفق العمل الخاص بدعم العميل مهمُ جدًا لأنه يؤثر غالبًا على تجربة العميل. إذا كان أحدٌ ما غير سعيد بتجربة فإن أصغر خلل سيصل به إلى قرار المغادرة. إليك عدة إشارات واضحة تساعدك في التخلي عن حساب البريد الالكتروني المشترك والانتقال لنظام الدعم الفني: إذا كنت تتابع العملاء من خلال رسائل بريد الكتروني ولم يكن هناك ردًا على الاطلاق بعد عدة أيام. قيام أعضاء فريق بالرد على نفس العميل بشكل مُكرر أو بمعلومات متناقضة. الذي قام بذلك. ليس لديك تقارير عن حجم البريد الإلكتروني الذي تستقبله، أو سرعة رد الفريق، أو من هو الشخص الذي يقوم بالرد، أو ما مدى سعادة العملاء بالردود التي يقرأونها. دون عمل إعادة توجيه لرسالة البريد الإلكتروني لعدة أشخاص. وجود ما سبق يدل على أنك تستخدم قائمة توزيع وصندوق بريد مشترك وهذا يجعل شركتك تظهر بشكل غير محترف ويسلب من فريقك الإنتاجية. بمجرد ظهور أحد الدلائل السابقة، فهذا يعني أنه حان الوقت لبحث خيارات نظام الدعم الفني. ما الذي عليك البحث عنه في نظام الدعم الفني؟ كيف تبدأ عملية استكشاف نظام دعم فني جديد؟ فكر في البداية في أولوياتك، إذ تعلمنا في Help Scout أنه يوجد بعض العناصر الأساسية لا تستغني عنها أي شركة. عند حصولك على تلك المميزات تستطيع أن تُقدم خدمة عملاء أفضل دون الحاجة لحساب بريد إلكتروني مشترك. الشفافية غياب الشفافية مشكلة عامة في Office 360، حيث لا يوجد طريقة لمعرفة إذا كان الغير يعمل على حل نفس القضية في نفس الوقت. إذا كان لديك فريق بإنتاجية عالية فإن هذا قد يعمل ضد مصلحة الشركة حيث ستجد رسائل متعددة تُرسل من نفس العنوان وتحتوي نفس المضمون في وقت واحد. لك أن تتخيل حجم الإحباط الذي سيشعر به العميل عندما يفتح كل هذه الرسائل. خاصية Traffic Cop indicators في Help Scout تُظهر لكل شخص من الذي يعمل على أي قضية من قضايا العملاء وفي الوقت الحقيقي: انه نظام رسومي سهل: مثلث أصفر يُظهر أن مستخدمًا اخر يقوم بمراجعة المحادثة، والمثلث الأحمر يُشير الى أن شخصًا أخرًا يقوم بالرد على المحادثة. بالإضافة لذلك، Help Scout لا يسمح لك بإرسال رسالة لعميل إذا وُجد شخصٌ آخر ردّ خلال الوقت الذي كنت تعمل فيه على ذلك الرد. أنظمة الدعم الفني تُسهّل من التعاون لحل قضايا العملاء الصعبة. بدلًا من إعادة توجيه المشاكل للمشرفين أو باتجاه أعضاء الفريق الداخليين، تستطيع العمل على حل المشكلة مع الغير على منصة Help Scout. يستطيع المدراء تفحّص حالة قضية بشكل مباشر دون الحاجة للرجوع لكل شخص. المسؤولية أثناء تدفق العمل ستخسر كمًا كبيرًا من الإنتاجية عندما يعمل أكثر من موظف على نفس القضية. على الرغم من أن العميل لا يستقبل عدة ردود، ولكن مدة الوقت اللازم لحل مشكلة ما سيحبط العاملين لديك. تستطيع أن تحاول بناء حلول بديلة، ولكن في الحقيقة، القيود الموجودة في البريد المشترك لـ Office 360 تُكبل نظامهم. هناك بالتأكيد طريقة أفضل. مجلدات التعيين في نظام Help Scout تُظهر لك كل شيء تم تكليفه لفريقك. بإمكانك ترتيب القائمة حسب الشخص المُكلَف للتأكد من عدم ضياع أي شيء في حال خروج عضو ليوم أو مغادرته الشركة. تستطيع من هناك إزالة شخص من مهمة وربطها بشخص آخر. هذا الحل السهل يخلق الاستقرار ليس فقط للعاملين لديك، بل أيضًا لعملائك. تقارير لا تقدر بثمن عن عملائك وموظفيك أغلب أنظمة الدعم الفني الأساسية تُقدم تقارير عن العملاء أبعد بكثير من الذي يقدمه Office 360. التفاعل مع العملاء يكشف عن كنز معلومات: أكثر مشاكل تجربة العملاء، وما يحتاجه العملاء، وما هو الشيء الذي يجعل حياتهم أفضل خلال عملك. يُمًكِّنُك Help Scout من متابعة أغلب أنواع المقاييس الخاصة بعملائك وعملك. هذه بعضٌ منها: إجمالي المحادثات عدد العملاء الذين يحتاجون للمساعدة كل يوم أكثر الأيام والأوقات ازدحامًا بطلبات الدعم أشهر المواضيع التي يكتب عنها الناس التغير في الطلبات النموذجية فرص أتمته العمليات تستطيع تحسين كل جزء من عملك من خلال أدوات التقارير في Help Scout ابتداءً من عدد الموظفين الذين يعملون في كل وردية عمل الى حل القضايا المحورية في المنتج التي تؤدي لعدم رضا العميل. يقدم لك Help Scout تقارير عن أداء الأفراد وكفاءة الفريق بقياسات حديثة وواضحة. إذا قام أحدهم بإرسال بريد مرفوض لأحد العملاء ستعرف ذلك من أول يوم. كمدير، هذه التقارير تساعدك في السيطرة للوصول لكفاءة أكبر ونجاحات مثمرة. باختصار، مثل هذه التقارير هي طعامك وشرابك لقيادة فريق مميز. الانتقال من قائمة توزيع بريد إلكتروني أو بريد الكتروني مشترك لنظام دعم فني قد يبدو مُخيفًا، ولكنه يستحق التجربة. بطريقة مبسطة وشفافة لتدفق العمل خلال نظام دعم فني سيتمتع فرق العمل لديك بالقوة وتتلاءم مع تطور الشركة، مع التأكد من أن أفضل عملاءك لن ينزلق نحو مشاكل البريد الإلكتروني المشترك. ترجمة -وبتصرّف-للمقال How to Tell It’s Time to Ditch Your Shared Email Inbox لصاحبه Elizabeth Wellington

لم يعد العمل في خدمة العملاء يعني الجلوس في مقصورة.ولم تعد مضطرًا للقيادة لموقف السيارات التابع للمكتب أو قضاء 90 دقيقة على متن القطار كل يوم. يمكن لمحترفي خدمة العملاء (وأصحاب العمل) التخلي عن هذا العذاب اليومي والانطلاق قدمًا. من ناحية أخرى، في كل صناعة - وخاصة خدمة العملاء – تتحول الوظائف الرسمية إلى فرص عن بعد نظرًا لما تجده الشركات من زيادة في الإنتاجية، وموظفين أكثر سعادة وانخفاض للتكاليف. عندما تعمل في خدمة العملاء من المنزل، فأنت تخطو إلى صناعة مزدهرة. فشركات مثل (ديزني- الأمازون- أوبر- إير بنب) باتت تطلب وظائف خدمة العملاء على الدوام. ويمكنك -طالما لديك اتصال إنترنت مستقر- الاختيار من بين عدد كبير من الوظائف واختيار المكان الذي تعمل فيه. بالنسبة للأشخاص الذين يأملون في شق طريقهم في مهنة خدمة العملاء عن بعد لأول مرة، فهناك الكثير من الغموض حول كيفية العثور على الوظيفة المناسبة والتعامل مع هذه الحرية الجديدة. سنقوم بإزالة ذاك الغموض، حتى تتمكن من بدء العمل. نصائح للعثور على الوظيفة المناسبة في مهنة خدمة العملاء عن بعد كل من الإصرار والصبر مطلوبان في العثور على أنسب وظيفة في مهنة خدمة العملاء. ولكن عليك أيضًا أن تعرف أين تبحث. ومن هنا، يمكنك بناء مهنة تتكيف مع نقاط قوتك و ميولك بدلًا من العكس. ابحث في جميع خياراتك عن طريق الاستفادة من معارفك الشخصية ومواقع العمل هل تعرف أي شخص يعمل في خدمة العملاء؟ إذا لم تكن كذلك، فهل تعرف أي شخص يعرف أي شخص يعمل في خدمة العملاء؟ اسأل أصدقائك وعائلتك إذا كان لديهم معارف في هذا المجال. حتى الشخص البعيد نسبيًا يمكن أن يكون مفيدًا. عمومًا، الأشخاص الذين يعملون في خدمة العملاء يُسعدون لمساعدة الآخرين في الحصول على الدعم. سوّق نفسك وعرّف عنها قبل إرسال بعض الأسئلة المحددة حول البدء. سواء كنت تستطيع الاستفادة من هذه الاتصالات أم لا، خذ الوقت الكافي لاستكشاف مجالس العمل التي أنشئت خصيصًا للعمل عن بعد أو وظائف الدعم. هذه الموارد على الإنترنت تعطيك شعورًا هائلًا باتساع شركات التوظيف. وفيما يلي بعض من أفضل مواقع العمل لوظائف خدمة العملاء المنزلية: Mostaql Support Driven We Work Remotely Remote.co Remote OK Remotive Working Nomads تعرّف على شركات التوظيف ومنتجاتها عندما تجد المنصب الذي يثير اهتمامك، قم بالبحث عن الشركة. احتفظ بقائمة سريعة للمنظمات التي تريدها - حتى إذا لم تحصل على الوظيفة المُدرجة الآن، فقد تبرز فرصة أخرى قريبًا. تعرّف على كل شركة أنت مهتم بالعمل معها: اقرأ مدوناتها، تفاعل معهم على مواقع التواصل الاجتماعي، وجرّب منتجاتها. بعض الشركات، مثل Help Scout، تسمح لك بتقديم طلب توظيف شامل للفرص المستقبلية. من خلال التعرف على الشركة وأهدافها وثقافتها الفريدة، يمكنك تقديم نفسك كمرشح مُطلع في وقت لاحق من هذه العملية. بالإضافة إلى ذلك، تساعدك هذه الخطوة على بلورة ما تريده في مهنة خدمة العملاء من المنزل. التركيز على المهارات القابلة للتحويل - حتى لو لم يكن لديك خبرة هل لديك خبرة في خدمة العملاء أو الدعم الفني؟ إن لم يكن لديك، قم بالتركيز على مهاراتك القابلة للتحويل. يبحث مسؤولو التوظيف دومًا عن مهارات التفكير النقدي، وقدرات التواصل و التعاطف، والاهتمام الحقيقي بالعملاء. يمكنك تنميتها عبر مختلف الصناعات، من تعليم مرحلة الحضانة حتى تعبئة مواد البقالة في السوبر ماركت. كن مبدعًا في كيفية توظيف تجربتك. في نهاية المطاف، الشركات تبحث عن شخص يمكنه أن يعمل كمحامي للعملاء، شخصيتك ورغبتك في التعلم هما أهم عوامل قدرتك على التفوق في وظيفة خدمة العملاء من المنزل. دمج لغة خدمة العملاء في سيرتك الذاتية و الخطاب التعريفي أثناء تقديم استمارة التوظيف، هناك بعض الطرق التكتيكية لتعزيز فرصك في اختيارك للمقابلة. تستخدم العديد من الشركات أنظمة تتّبع مقدم الطلب لتحديد الأفراد المؤهلين أكثر لوظيفة الدعم الفني. تقوم التقنية بفحص السيرة الذاتية والخطاب التعريفي بحثًا عن نفس الكلمات المفتاحية لخدمة العملاء التي استخدمتها المنظمة في إعلان الوظيفة، لذلك اعكس اللغة التي تستخدمها الشركة عند وصف المرشح المثالي في طلب التوظيف. يمكنك التحقق من مدى مطابقتك لما سبق مع أداة مجانية Jobscan. التأكيد على قيمك ، وحماسك واحترافيتك أثناء المقابلة، شارك ما يحمسك حول المنصب وتحدّث عن كم تتطابق أولوياتك مع قيم الشركة. استخدم أمثلة ملموسة لكيفية حل مشاكل الحياة الحقيقية - حتى لو لم تتعلق ببيئة العمل. كلما ظهرت أكثر أريحية وثقة بما تقدمه كمحترف، كلما عثرت على وظيفة أحلامك بشكل أيسر. إذا أجريت المقابلة عبر مكالمة الفيديو أو الهاتف، ارتد ملابسك وتجهّز كما تفعل في المقابلة الرسمية. أجرِ المكالمة في مكان هادئ، ويفضل أن يكون هناك جدار فارغ خلفك إذا كنت ستجريها عبر الفيديو. يساعدك التحضير المسبق على الشعور بثقة أكبر. كيف تنجح في خدمة العملاء المنزلية يمكن للعمل في مجال خدمة العملاء من المنزل أن تكون تجربة مجزية. حيث تحصل على المال لمساعدة الناس كل يوم، مع الحفاظ على الاستقلالية والمرونة. ومع ذلك، كما هو الحال في أي وظيفة، تحتاج الدعم والمصادر لتنجح في حياتك المهنية. هذا ينطبق بشكل خاص على الموظفين عن بعد لأنك لا تملك القدرة على التواصل الشخصي مع زملائك والمديرين. انضم إلى مجموعات على الإنترنت و ابنِِ مجتمعًا عندما تعمل من المنزل، من المهم الاستفادة من المجتمعات الإلكترونية للأشخاص مثلك. وفيما يلي بعض هذه المجتمعات للإطلاع: Support Driven هذا المجتمع هو مصدر شامل لأي شخص يعمل (أو يرغب بالعمل) في خدمة العملاء، من المنزل أو على أرض الواقع. يُعرف Support Driven أيضًا بمساحة العمل على موقع Slack، والتي تصلك بأشخاص آخرين في هذا المجال، وقد خصص قنوات للقاءات المحلية. وتستضيف المجموعة أيضًا مؤتمرًا نصف سنوي، مدونة، نشرة بريدية، ومجلس عمل. We Support هذه النشرة البريدية هي نقطة انطلاق مذهلة لمجتمع خدمة العملاء. تابعهم (وقادة الفكر الذين يتابعونهم) على تويتر. تعمّق في أرشيفهم لحملات البريد الإلكتروني للحصول على نصائح وحيل للمهنة – و ستجد الكثير من الكنوز. Nomad List العمل عن بعد يعني امتلاكك لخيارات لانهائية حول مكان وكيفية العيش. يحتوي موقع Nomad List على مجتمع من الأشخاص والأدوات الذين يمكنهم مساعدتك في العثور على طريقك، بغض النظر عما إذا كنت ترغب في البقاء في مكانٍ واحد أو السفر حول العالم. موقعهم على الانترنت يغطي كل شيء من المدن اللطيفة إلى الرحلات واللقاءات المحلية. على الرغم من أن المجموعات الموجودة مسبقًا يمكن أن تقدم لك فهمًا فوريًا للمجتمع، إلا أنه يمكنك أيضًا بناء مجموعتك الخاصة. إذا صادفت موظفي خدمة العملاء المنزليين الآخرين على وسائل التواصل الاجتماعي، اسعَ للحصول على تواصل شخصي. اسأل ما إذا كانوا مهتمين بالمشاركة في جلسة hangout شهرية عبر الإنترنت. تكامل العمل عن بعد مع الاتصالات الداخلية ربما تكون قد أتقنت التواصل بشفافية مع العملاء عبر الهاتف، ولكنك تحتاج إلى تعزيز ذات الأمر داخل فريقك عن بعد. وترى مجلة (Harvard Business Review) أن الموظفين يجدون صعوبة في التواصل عند العمل في فرق متباعدة. إذا كان مديرك ينسى الإجابة عن سؤال عبر البريد الإلكتروني أو موقع Slack، فاسأله ثانيةً للتأكد من تزامن الجميع. ومن المهم أيضًا تحقيق هدف إيجابي للمحادثات عن بعد مع زملائك و مديريّك. وبدون الاستفادة من الحوار وجهًا لوجه، فمن السهل أن تبدو اللهجة قاسية جدًا أو جافة. توصي مجلة (Harvard Business Review) بالعودة للطريقة الأكثر ودًا ودفئًا لقول شيء ما عند التواصل عبر الإنترنت. أدوات مهنية فعالة إذا كنت تريد أن تنجح في وظيفة خدمة العملاء من المنزل، ستحتاج إلى الأدوات المناسبة. هذه الموارد يمكن أن تكون مجموعة تتدرج من أحدث برامج الدعم إلى كرسي المكتب الذي يبقيك مرتاحًا. سواء كنت بدأت للتو في هذا المجال أو كنت (بطل خدمة العملاء) منذ فترة طويلة، فإنك ستحتاج إلى مجموعة من التطبيقات والأدوات مثل (Slack - Google Calendar - Zoom - Basecamp - Dropbox - Trello) وغيرها... ومن الجدير بالذكر أيضًا أن معظم الشركات تمنحك راتبًا يغطي تكلفة شراء معدات جديدة وحتى مكتب منزلي رائع - تأكد من أن إنفاقه بحكمة! وظائف خدمة العملاء من المنزل آخذة في الارتفاع في الولايات المتحدة وحدها، قفز عدد العاملين عن بعد بنسبة 115٪ في السنوات العشر الماضية! هذه القفزة تشير إلى تغيير في ما يعنيه بناء مهنة كمسؤول دعم محترف. مع تحول تركيز المزيد من الشركات للتعاون عن بعد عبر الاقتصاد العالمي، نجد أن خبراء الدعم الفني اللذين يعملون في المنزل هم في الوضع المثالي لتطوير حياتهم المهنية على المدى الطويل. فهل أنت مستعد للانطلاق؟ ترجمة -وبتصرّف- للمقال How to Snag — and Succeed at — a Remote Customer Service Job لصاحبته ELIZABETH WELLINGTON حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik

لعلك تدرك أن عملاءك الذين بنيت لهم مواقعهم باستخدام ووردبريس يرغبون أن يتواصلوا معك من أجل طرح أسئلتهم أو عرض مشاكلهم، وقد توفِّرُ لهم قناة تواصل من خلال لوحة إدارة الموقع، لكني أرى أن منتدى خاص للدعم الفني تجعله في الواجهة الأمامية (front end) لموقعك سيكون أفضل. وقد رأينا منافع مثل هذا المنتدى بأنفسنا إذ لدينا واحد في WMPU DEV، وهو منتدى نشط جدًا بالمناسبة، وإليك المنافع التي أقصدها: يعرض هذا المنتدى للأعضاء الحاليين والمحتملين الإمكانيات التي توفرها منتديات الدعم الخاصة بنا. يجيب عن أسئلة الأعضاء المشتركين فيه دون أن يضطروا لفتح تذاكر دعم فني جديدة. يزيد من كفاءة فريق الدعم إذ يوجّهون الأعضاء إلى منشورات سابقة إن كان السؤال مكررًا بدلًا من إجابة السؤال من جديد في كل مرة. يمكن أن تنظر إليه على أنه مرجع لمجتمع ووردبريس ككل، إذ أن أي مستخدم لووردبريس يمكنه استخدامه والاستفادة منه. وإن كنت تدير شبكة بها مواقع عديدة لأكثر من مستخدم واحد أو تقدّم خدمة الدعم الفني لعملائك عبر لوحات الإدارة الخاصة بمواقعهم فلعلك تستخدم إضافة Support System، وقد بدأت أنا شخصيًا باستخدامها حين أنشأت شبكة متعددة المواقع (Multisite Network) تتيح للمستخدمين أن ينشئوا مواقعهم الخاصة، ولا تزال تقدّم هذه الشبكة خدمة الدعم لمستخدميها عبر توفير طريقة يتصلون بي من خلالها من أجل الدعم الفني. لكن هذه الإضافة تمتد إلى ما وراء لوحات التحكم للمواقع، فيمكن أن تنشئ مساحات للدعم الفني في واجهة موقعك وتنشر البطاقات التي أجيب عليها في صفحة الدعم الخاصة بك، وذلك يسمح للمستخدمين أن يروا كل البطاقات التي أُجيب عليها، كما تقوم هي نفسها -مساحة الدعم الفني- مقام الدليل على خبرتك في ووردبريس وعلى الخدمة الممتازة التي تقدمها لعملائك، إضافة إلى كونها مرجعًا لمجتمع مستخدمي ووردبريس. وسأعرض لك في هذا المقال كيف تستخدم إضافة Support System لإنشاء منتدى للدعم الفني، إضافة إلى إنشاء نافذة للمستخدمين كي يطرحوا أسئلتهم، ثم نشر الإجابات على تلك الأسئلة في موقعك. وسيكون كل ذلك في الواجهة الأمامية لموقعك، رغم أن المستخدمين لديك سيرون بطاقات الدعم من خلال نوافذ لوحات التحكم الخاصة بهم. تثبيت وإعداد إضافة Support System سنضيف بعض التصنيفات للبطاقات ونضبط إعدادات الإضافة بمجرد تفعيلها -قم بتثبيتها إن لم تكن قد فعلت-. ونبدأ مباشرة في التصنيفات: اذهب إلى Support ثم Ticket Categories، وأنشئ تصنيفات كما لو كنت ستنشئ تصنيفات لمنشور عادي، ولأني أنشئ منتدى وهمي في ووردبريس من أجل الشرح فقط، فإن أسماء تصنيفاتي ستكون لها علاقة بهذا: والآن سنهيئ إعدادات الإضافة، اذهب إلى Support ثم Settings كي ترى صفحة الإعدادات العامة للإضافة، وسترى أنها تعطيك خيارات تتعلق بقائمة الدعم والرسائل البريدية وصلاحيات رؤية البطاقات. غيّر اسم القائمة، وحقل email from وعنوان البريد إن كان ضروريًا في حالتك. ثم ننتقل إلى صلاحيات الرؤية، قم بتحديد كل الخيارات من أجل أن يصل جميع المستخدمين إلى البطاقات. بمجرد أن تضغط على حفظ التغييرات نكون قد انتهينا من إعداد الإضافة وتهيئتها. إنشاء صفحات للمنتدى نحتاج أن ننشئ صفحة في الموقع للمنتدى من أجل أن يكون عامًا ويراه الناس ويفتحوا بطاقات دعم جديدة، فأنشئ صفحة ثابتة (static page) جديدة بالطريقة العادية، وسمّها Support، ثم لا تضف أي شيء إليها. كرر هذه الخطوة مع صفحتين أخرتين، وهما الصفحة التي سيرسل المستخدمون فيها بطاقات جديدة، والأخرى من أجل الأسئلة الشائعة، حيث ستكتب الأسئلة الشائعة لتجيب عن أكثر الأسئلة التي تدور بين المستخدمين. إليك مثالًا عن الصفحات التي أنشأتها: تفعيل واجهة الدعم الأمامية من أجل تفعيل الجزء الأمامي من الإضافة، اذهب إلى Support ثم Settings ثم Front End، وحدد المربع الخاص بخيار Activate Front End. وستظهر الآن عدة خيارات، فأتمّها كما يلي: Use Support System styles: اترك هذا الخيار محددًا ما لم ترد إضافة إعداداتك الخاصة. شخصيًا، لن أغيّر هذا إلا إن كان تخصيص السمة يتعارض مع تخصيص الإضافة. Support Page: اختر صفحة الدعم التي أنشأتها قبل قليل. Submit new ticket Page: اختر الصفحة التي أنشأتها قبل قليل لإرسال البطاقات. FAQs Page: اختر الصفحة التي أنشأتها للأسئلة الشائعة.- اضغط الآن على زر Save changes. إثراء صفحات الدعم بعد أن اخترتَ صفحاتك وفعّلتَ الواجهة الأمامية، يجب أن تضيف كودًا مختصرًا لكل صفحة من صفحات الدعم، عُد إلى صفحات الدعم وأضف الأكواد التالية: صفحة الدعم (Support Page): [support-system-tickets-index] صفحة إرسال البطاقات الجديدة (Submit new ticket Page): [support-system-submit-tickets-form] صفحة الأسئلة الشائعة (FAQs Page): [support-system-faqs] احفظ كل صفحة من تلك الصفحات، ثم أضفهم إلى قائمة التنقل في موقعك. لاحظ أنك لا تحتاج إلى تفعيل صفحة الأسئلة الشائعة في موقعك إن كنت تريد منتدى للدعم فقط ولا تريد أن تنشر الأسئلة الشائعة، لكن إن كنت تجد أن لديك أسئلة تتكرر كثيرًا فربما تكون هذه الصفحة مفيدة حينها. والآن حين يريد مستخدم أن يطرح سؤالًا فإنه سيذهب إلى صفحة الدعم ويختار Submit new ticket ليذهب إلى صفحة إرسال البطاقة. نشر بطاقات المشاكل التي حُلَّت يستطيع المستخدمون الآن أن يرسلوا بطاقاتهم بما أن المنتدى قد صار جاهزًا -ربما تود إضافة بعض تلك البطاقات بنفسك-، وستُنشَر تلك البطاقات بشكل آلي في موقعك بمجرد أن يتم حل المشاكل التي تُذكر فيها. إليك بعض البطاقات العشوائية التي أضفتها إلى موقعي من أجل توضيح المثال: والخطوة التالية الآن هي الإجابة على هذه البطاقات التي أُرسلت إليك، وحاول أن تفصّل الإجابة وتبيّنها إذ أنها ستُنشر على موقعك، إليك صفحة الدعم الخاصة بي: يستطيع المستخدمون في هذه المرحلة أن يرسلوا بطاقات جديدة أو يبحثوا في الموجودة مسبقًا، أو يقرؤوا البطاقات الموجودة مباشرة، وسأرى إجابة كل بطاقة قد أجيب عليها بمجرد النقر عليها: وأستطيع إضافة رد جديد إن مررت للأسفل، أو حتى شكر الشخص الذي أجاب وإخباره أن الحل قد نجح معي. وهنا تبدأ ثمرة هذا المنتدى بالظهور إذ يرى الناس حجم التجاوب والفائدة التي قد يحصلون عليها من المشاركة فيه. إضافة صفحات للتصنيفات سترى أنك إن ذهبت إلى صفحة الدعم في موقعك واخترت أي تصنيف فستظهر كل البطاقات التي تحت هذا التصنيف، ويمكنك استغلال هذا باستخدام ذلك الرابط الذي تم توليده لإنشاء صفحات في موقعك كما يلي: اذهب إلى كل تصنيف عبر النقر على الرابط في صفحة الدعم الخاصة بك، ثم انسخ الرابط الموجود في اللسان الذي ستأخذك إليه تلك النقرة، وأضف هذه الروابط كروابط مخصصة (custom URLs) في قائمة موقعك. يستطيع المستخدمون الآن أن ينتقلوا إلى تصنيف محدد في منتدى الدعم بالنقر على الروابط المخصصة في قائمة الموقع، إضافة إلى النقر على التصنيف في صفحة الدعم الأساسية. خاتمة إن إضافة منتدى للدعم الفني من شأنه أن يخدم عملاءك ويزكّي سمعتك، كما يقدم مرجعًا مفيدًا لعملائك وأي متابع أو مستخدم، وهذا صحيح في حالة منتدى الدعم عندنا في WMPU DEV، إذ يمثّل المنتدى مكانًا نساعد فيه مشتركينا على الاستفادة من ووردبريس بشكل عام، ومن منتجاتنا بشكل خاص. أضف إلى هذا أنك ستعرض مدى خبرتك بمجالك، فإن كنت تقدم إجابات مفيدة لأسئلة الناس فسيثقوا أنك خبير في ووردبريس، وهكذا تساعدك إضافة Support System على إنشاء منتدى دعم فني يخدمك ويخدم عملاءك على حد سواء. والآن أخبرني، هل تقدّم خدمات دعم فني لعملائك؟ وإن كان فكيف تفعلها، وهل جربت الإضافة الخاصة بنا والتي استعرضناها في هذا المقال؟ ترجمة -بتصرف- لمقال How to Set Up a Support Forum with the Support System Plugin لصاحبته Rachel McCollin

مُراجعة وتحسين إعدادات خدمة الدّعم الفنّي فرصةٌ نادرة لتنظيم عمليّات الدّعم الفنّي وتخليص الفريق من العادات والعناصر غير المرغوبة التي تتراكم كما يتراكم الغبار في منفذ شحن الموبايل. إنّ هدفك الرّئيسي هو تقديم الدّعم المستمر طوال الوقت، لكن إذا توقّفت عند هذه المرحلة، فقد تضيّع فرصة تحسين مستوى الخدمة التي تقدّمها. والخطوة الأولى في تحسين تطبيق الدّعم الفنّي هي وضع بعض الأهداف، سواء كنت قد اخترت للتّو تطبيق دعمٍ فنّي جديد، أو إذا قرّرت أنّ الوقت قد حان لمُراجعة الإعدادات الحاليّة مرّةً أخرى. كيف تخطّط إعدادات الدّعم الفنّي 1. قلّل الاحتكاكات friction بالنّسبة للعملاء لا يجب أن يكون العملاء خبراء في آلية عمل تطبيق الدّعم الفنّي التي تستخدمه ليحصلوا على الدّعم. كلّما كانت تجربة وصولهم إلى إجراء محادثةٍ مع شخصٍ آخر أقرب، كلّما كان ذلك أفضل. وقد ينطوي ذلك على إعادة كتابة الرّسائل الإلكترونيّة والقوالب الافتراضيّة لتستخدم نبرتك، وإزالة أرقام التّذاكر وهويّة العميل إذا لم تكن بحاجةٍ إليها، وتبسيط أيّ شكلٍ من أشكال الدّعم أو نقاط الدّخول للسّؤال فقط عمّا يساعد حقًّا في حلّ مشاكل العملاء. 2. قلّل الاحتكاكات بالنّسبة لفريق الدّعم الفنّي إنّ كلّ مهمّةٍ زائدة، ونقرةٍ إضافيّة، وعمليّةٍ جديدة تضيفها إلى دور فريق الدّعم الفنّي تستغرق وقتًا يضيع من مساعدة العملاء بشكلٍ فعّال. قم بترتيب خدمة الدّعم الفنّي بحيث يتمّ الحفاظ على أكبر قدرٍ ممكن من الوقت والطّاقة لمساعدة العملاء. 3. قلّل من تكرار العمل يستهدف التّحسين أيّ شيءٍ تجد أنّك تعمله أنت أو فريقك مرارًا وتكرارًا. هل يمكنك أتمتة شيءٍ من آلية معالجة التّذاكر؟ هل يمكنك إضافة خطط إضافيّة لسير العمل أو ردود مكتوبة مسبقًا لمعالجة المشاكل الشّائعة؟ 4. لخّص تقاريرك يجب أن تكون لديك فكرةٌ واضحة عمّا تريد قياسه، ومن هذه النّقطة يمكنك العمل على المعلومات التي يجب عليك الحصول عليها في محادثات الدّعم الفنّي. وبوجود هذه المتطلّبات، يمكنك إعداد خدمة الدّعم الفنّي لتجمع المعلومات بأكبر قدرٍ ممكن من الانتظام والبساطة. 5. تخلّص من العناصر غير المرغوب فيها تتجمع لدى فريق الدّعم الفنّي جميع أنواع العناصر التي لم تعد هناك حاجة لها حين يكون الفريق منشغلًا. هل هنالك خطط سير العمل أو مرشحات لم تعد تستخدمها، أو ردود محفوظة قديمة أو غير دقيقة، أو حسابات لأشخاص لم يعودوا ضمن الفريق؟ يحدّ التخلّص من جميع هذه العناصر من إمكانيّة إرسال إجابةٍ خاطئة عن طريق الخطأ، ويوفّر الوقت والجّهد من خلال إظهار الخيارات والمعلومات التي يجب أن يستخدمها أفراد فريقك. القائمة المرجعيّة لإعدادات خدمة الدّعم الفنّي الدّعم الوارد راجع نماذج/صفحات طلبات الدّعم: تحقّق من الوضوح، والإيجاز والدقّة، واحرص على أنه يتم إرسال الطلبات من خلالها بشكلٍ صحيح. تحقّق من البريد الوارد: تأكّد من أنّك لا تفقد أيّ رسائل إلكترونيّة بوصولها إلى مرشحات الرّسائل المزعجة أو العناوين القديمة. راجع الإضافات integrations: قم بفحص الإضافات التي تحتاجها وإزالة الإضافات التي لم تعد تستخدمها ابحث في ملفّات المساعدة والتوثيق: يمكن أن تجد روابط إلى "اتّصل بفريق الدّعم لدينا" والتي تحتاج إلى تحديث أو تعديل لتتناسب مع إعدادات الدّعم التي تمّ تبسيطها مؤخّرًا. إدارة المحادثة أنشئ مجلّدات أو مرشحات: قم بتحديد من يجب أن يرى أيّ تذاكر، وقم بإنشاء هذه المجلّدات المرئيّة فقط. قم بتصنيفها بوضوح لئلّا يضيع فريقك الوقت في بحثا عن المُجلدات الأنسب أنشئ قوانين وخطط سير العمل: قم بأتمتة المهمّات المتكرّرة وخفّف عبء العمل عن فريق الدّعم الفنّي. راجع قوانينك الموجودة: هل هي فعّالة، وهل لا تزال مفيدة؟ قم بدمج وتصفية التّصنيفات والوسوم: عادةً ما تتضاعف الوسوم بسرعة، وغالبًا ما يكون لديك نسخ مكرّرة قريبة من بعضها يمكن دمجها مع بعضها وأخرى قديمة يمكنك إزالتها. أنقص عددها لتصل إلى الوسوم التي تحتاجها للأتمتة وكتابة التّقارير فقط. الرّسائل الصّادرة قم بتحديث قوالب البريد الإلكتروني: تحقّق من اللّغة التي تستخدمها في نبرتك ولهجتك، وقم بمراجعة الوسوم، وتحقّق من دقّة الرّوابط المتضمَّنة. لا تنس التّحقّق من التواقيع footer التي يستخدمها فريق الدّعم الفنّي في رسائلهم. حدّث ردودك المحفوظة: هل الرّدود التي تستخدمها حديثة ودقيقة؟ وهل تتوافق مع أفضل الممارسات الحاليّة لديك؟ وهل هي مصنّفة من أجل الوصول إليها بشكلٍ سهل؟ قم بتوثيق استخدامك خذ بعض الوقت الإضافي لتوثيق قراراتك بعد أن تنتهي من التّنظيف، فوجود وثائق أو ملفّات فيديو كمرجعٍ قصير أمرٌ مفيدٌ حين تقوم بتجديد فريقك الحالي وفي المرّة القادمة التي توظّف فيها أحدًا. وتتضمّن مجالات محاولة التّوثيق ما يلي ما هي التّصنيفات والوسوم التي يجب استخدامها ومتى كيف وأين تحيل المحادثات إلى أشخاص آخرين تحديد المحادثات ومعايير استخدام وإدارة الرّدود التي تمّ حفظها. إنّ مشاركة هذا التوثيق مع الفريق بأكمله يجعل الجّميع أكثر كفاءةً ويحدّ من إمكانيّات انهيار النّظام الذي نظّمته مؤخّرًا تحت كاهل الوسوم التي يتمّ استخدامها بشكلٍ خاطئ وخطط سير العمل المنهارة. عندما تكتمل الإعدادات ويعتاد فريقك على السّرعة، قم بإجراء بعض الاختبارات النّهائيّة لتتأكّد من أنّ كلّ شيءٍ يعمل كما هو متوقَّع. اختبار الإعدادات الجّديدة قم بإعداد حساب بريد إلكتروني مجّاني وأرسل أسئلة اختبار إلى فريق الدّعم الفنّي ليجيبوا عليها باستخدام الإعدادات الجّديدة. وابدأ باختبار ما يلي خطط سير العمل والأتمتات المحفَّزة triggered automation: قم بإنشاء نماذج للأسئلة التي يجب أن تستجيب لها القواعد التي سطّرتها لتتأكّد من أنّها تعمل كما هو متوقَّع. مجموعة من الأسئلة النّموذجيّة: يساعد استخدام أسئلةٍ واقعيّة في ضمان أن تكون لديك أكثر الوسوم والتّصنيفات استخدامًا مُعَدّة مسبقًا. مختلف أنواع العملاء: إذا كنت تقسّم الاستفسارات الواردة بناءً على الفئة التي ينتمي إليها العميل، قم بإنشاء نماذج لكلّ فئةٍ لتتمكّن من تأكيد ظهورها للأشخاص المناسبين. اطلب من أحد الزّملاء أن يقوم بقراءة التوثيق الدّاخلي internal documentation ويستخدمها لمعالجة بعض المحادثات الواردة للتّأكّد من أنّ التوثيق دقيق وكافٍ. وأخيرًا، قم بالرّد على الرّسائل الإلكترونيّة الواردة وراجع تجربة العملاء. هل تمّ تسليم الرّسائل الإلكترونيّة بشكلٍ صحيح، وهل تحتوي على التّفاصيل الصّحيحة؟ إنّ عمليّة تحسين خدمة الدّعم الفنّي لا تنتهي أبدًا، لكنّ التّغيير في أدوات الدّعم الفنّي فرصةٌ للحدّ من الإجراءات، والتّخلّص من بعض البيانات، ويتيح للفريق قضاء وقتٍ أقلّ في العبث بأدواتهم ووقتٍ أكثر في مساعدة العملاء. بعد أن تقوم بتحسين إعدادات الدّعم الفنّي، ضاعف تركيزك على إنشاء خدمة دعمٍ فنّي أكثر سلاسةً للعملاء من خلال تصميم صفحاتٍ أفضل للتّواصل. ترجمة -وبتصرّف- للمقال Optimizing Your Help Desk Setup لصاحبه Mathew Patterson حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik

لطالما قيل أنّ زمن البريد الإلكتروني قد ولّى إلى غير رجعة، وقد يكون ذلك ما أوحى للكاتب جورج ر. ر. مارتن بعبارته الشّهيرة في رواية صراع العروش، حيث يقول "الميّت لن يموت إطلاقًا، بل ينهض أشد وأقوى". والأمر ينطبق فعلًا على البريد الإلكتروني، الذي حافظ على شهرته ونجا من محاولات القضاء عليه من قِبَل خدمة متابعة آخر الأخبار RSS، و Google Wave، و Facebook. لماذا تستخدم فرق الدعم بريدا مشتركا للدعم الفني بداية، المقصود بـ "صندوق الوارد المُشترك" هو استخدام حساب بريد إلكتروني واحد لاستقبال رسائل وتذاكر الدّعم الفني والإجابة عليها. هنالك بعض الفوائد التي يحقّقها استخدام صندوق الوارد المشترك كنقطةٍ أساسيّة للتّواصل مع العملاء، وذلك عندما يكون حجم الدّعم الذي تقدّمه منخفضًا أو يكون لديك شخصٌ واحد أو شخصان فقط يجيبان على أسئلة العملاء، وتتضمّن تلك الفوائد: انتشار البريد الإلكتروني على نحوٍ واسع يمتلك جميع عملائك عنوان بريد إلكتروني يمكنهم الوصول إليه، لذا ليس عليك أن تقنعهم بفكرة الحصول على عنوان بريدٍ إلكتروني. البريد الإلكتروني بسيط لست بحاجةٍ لتدريب عملائك أو موظّفيك على استخدام البريد الإلكتروني، ويمكنك إعداد صندوق الوارد في دقيقةٍ واحدة. البريد الإلكتروني مجّاني يمكن لأيّ شخصٍ التّسجيل للحصول على حساب Gmail، Yahoo أو Outlook والتّواصل معك مجّانًا. البريد الإلكتروني مناسب لإجراء نقاش وهو وسيلةٌ مخصّصة للتّواصل بين طرفين دون أيّ ضغوطات زمنيّة أو عوائق تقنيّة. الصّندوق الوارد المشترك يتيح التّعاون يمكن أن يتعامل عدّة أشخاص مع العملاء في وقتٍ واحد من خلال نقطة اتّصالٍ واحدة. قد لا ينطبق المثل القائل "المشاركة تعني الاهتمام" دائمًا على مشاركة صندوق الوارد، لأنّ تقديم الدّعم من خلال صندوق واردٍ مشترك مثل Gmail قد يتحوّل بسرعةٍ كبيرة من أمرٍ عملي إلى سببٍ للمشاكل. وعلى الرّغم من أنّ صندوق الوارد المشترك قد يلبّي احتياجات الدّعم في البداية، إلّا أنّ عيوبه ستتّضح مع نمو المشروع. عندما تخفق صناديق الوارد المشتركة افتتح محلٌ لبيع البيتزا بالقرب من منزلي مؤخّرًا، وقد طلبت البيتزا من هناك مرّتين. لم يكن المحل مزدحمًا في المرّة الأولى، وكان بعض الموظّفين يتحرّكون بشكلٍ سلس بين مختلف أقسام المحل، ويتمّ تسليم البيتزا بسرعة. لكن زيارتي الثّانية للمحل كادت أن تكون تجسيدًا واقعيًا للمثل القائل "كثرة الطبّاخين تفسد الطّبخة". كان الموظّفون الإضافيّون يصطدمون ببعضهم البعض باستمرار، ممّا أعاق تنفيذ كلٍّ منهم لمهامه وأجبرهم على الانتظار ليكون لديهم منفذ للتحرّك، وبالتّالي فقد كان تسليم البيتزا يتمّ بشكلٍ أبطأ بكثير. ويمكن اعتبار صندوق الوارد المشترك أمرًا مشابهًا لذلك إلى حدٍ كبير، حيث ينهار نظامٌ كان يعمل بشكلٍ مثالي فجأةً تحت وطأة الأعباء التي يتحمّلها. قامت أنجيلا برادبورن، وهي كبير منسّقي الاتّصالات في متحف العلوم والصّناعة في شيكاغو، باستبدال صندوق الوارد المشترك الذي كانت تستخدمه بتطبيق دعم فني خاص تستخدمها مع فريقها. وقد دفعتها عدّة أسبابٍ لاتّخاذ قرارٍ بشأن هذه الخطوة، حيث واجهت حالةً تُعَدّ نموذجًا عن المشاكل التي تواجه فريق العمل الذي يحاول استخدام صندوق الوارد المشترك لدعم العملاء. تتضمّن تلك المشاكل الفوضى، وعدم الكفاءة، وشعور أفراد الفريق بالإحباط، ممّا يؤثّر في النّهاية على العملاء. مساوئ استخدام صندوق الوارد المشترك فقدان السّياق لا يُظهر صندوق الوارد في البريد الإلكتروني من هو العميل من تلقاء نفسه، ولا يمكنه استخدام المعلومات المتعلّقة بسياقٍ معيّن من تفاعلٍ سابق أو مصادر البيانات الدّاخليّة. تضارب المهام بين أعضاء الفريق حين يتمكّن عدّة أشخاص من الدّخول إلى حساب بريدٍ إلكتروني واحد في الوقت نفسه، فقد يردّ أكثر من شخصٍ على إحدى الرّسائل في الوقت نفسه أو أن يتركوا الرّد لشخصٍ آخر، ممّا يسبّب حالة فوضى قد تؤدّي إلى تأخّر الرّدود. احتمال حدوث مشكلة في التّواصل قد يتلقّى النّاس أحيانًا ردًا على رسائل إلكترونيّة من الواضح أنّها لم توجّه إليهم، وذلك لأنّ البريد الإلكتروني لا يفصل الملاحظات الدّاخليّة والرّسائل الخارجيّة بشكلٍ واضح. فقدان المعلومات يقضي البريد الإلكتروني على مشاركة المعلومات، حيث ينتهي الأمر بضياع الكثير من المعلومات الرّائعة في نقاشات البريد الإلكتروني، ويصعب العثور عليها لاحقًا. عدم الكفاءة وعدم امتلاك شخصٍ محدّد للبريد الإلكتروني عندما يكون النّقاش عبر البريد الإلكتروني بين أكثر من شخصين، فإنّ الأمر يصبح مربكًا بسرعة. من الذي ينبغي أن يتابع الموضوع؟ هل ينتظر العميل شيئًا؟ ما الذي حدث في المرّة السّابقة؟ يمكنك اتّباع طرقٍ سهلة ومختصرة لتلافي هذه القيود من خلال تثبيت الملحقات والأدوات الخاصّة بالمتصفّح، لكنّ ذلك يجعل النّظام معقّدًا بشكلٍ متزايد، وقد ينهار في أيّ لحظة عندما تقوم بتحديث منتجٍ واحد غير متوافق. لذا من الأفضل أن تستخدم شيئًا مخصّصًا لهذا النّوع من العمل بدلًا من المخاطرة بمجموعة أدوات ليست مُخصّصة فعليًّا للدّعم الفنّي. لن تُحسّن خدمات الدّعم الفني من الوضع ما بين عشية وضخاها، لكنّه قد يوفّر هيكليّةً وأنظمة تتيح لفريق الدّعم تقديم خدمةٍ أفضل بشكلٍ أكثر ثباتًا. اختيار خدمة الدعم الفني المناسبة لا يُعتَبَر تغيير الخدمة التي يستخدمها فريق الدّعم الفنّي لديك إلى نظامٍ جديد خطوةً يمكن اتّخاذها بسهولة، حيث تتطلّب بعض الاستثمار وقد تكون خطوةً مدمّرة إذا لم يتم التّعامل معها بحذر. وإذا كانت لديك تجربة سابقة مع "التطبيقات المُوجّهة للشّركات"، فقد تكون محقَا في الحذر من إجبار فريق الدّعم والعملاء على استخدام أداةٍ أكثر تعقيدًا بكثير. عندما تفهم احتياجاتك تمامًا، يكون بإمكانك اختيار الأداة المناسبة والحفاظ على جميع الفوائد الرائعة لصندوق الوارد المشترك مع تجنّب المشاكل التي قد تنجم عن استخدامه. وتتضمّن فوائد استخدام الأداة المناسبة ما يلي: تضيف الكفاءة دون إضافة تعقيدات لا داعي لأن يعرف العملاء أنّك تستخدم نظام دعم فني، ويمكنهم متابعة إرسال الرّسائل الإلكترونيّة إليك بشكلٍ مباشر، ولن يلحظوا سوى تحسّن مستوى الخدمة التي تقدّمها. تتيح وجود قنواتٍ إضافيّة إذا قرّرت إضافة خيارات أخرى كدعم العملاء عن طريق الهاتف أو الدّردشة، يمكن أن يساعدك نظام الدّعم الفني على دمج تلك القنوات وتجنّب تجزئة المعلومات الخاصّة بالعميل. تعطي فريق الدّعم السّياق المناسب يمكن أن يساعد نظام الدّعم الفني فريق الدّعم على تقديم إجاباتٍ مخصّصةٍ بشكلٍ أسرع، وذلك من خلال ربطه بنظام إدارة العلاقات مع العملاء CRM، وسجل العميل، والأنظمة الدّاخليّة. تسمح بتخصيص المهام حيث تعهد بالنّقاشات بشكلٍ واضح إلى الشّخص المناسب، وتشرح ما يجب عمله من خلال ملاحظاتٍ داخليّة، كما تُبقي النّقاش بعيدًا عن الآخرين. تجنّب الفوضى وضياع الوقت حيث يتّضح تمامًا من هو الشّخص الذي يقوم بالرّد والعملاء الذين لا يزالون بحاجةٍ للمساعدة. تسمح بالأتمتة والتّقسيم تساعد الفئات، والتّصنيفات وطريقة سير العمل في تنظيم الأشياء ليقضي الفريق وقتًا أطول في التحدّث مع العملاء ووقتًا أقل في إدارة البريد الإلكتروني. تتيح لك التعلّم والتكيّف يصبح قياس أدائك، والتّصرّف وفقًا لما تتعلّمه، أسهل بكثير عندما تستخدم أداة مكتب المساعدة بإمكانها إنشاء تقارير واضحة عن جميع النّقاشات مع العملاء. لا يمكن ترقية صندوق الوارد المشترك تزداد حاجتك لخدمة دعم فنّي وتتغيّر إلى جانب فريقك، ومنتجك، وقاعدة العملاء. وعلى الرّغم من أنّ البريد الإلكتروني قد يكون فعّالًا في البداية، إلّا أنّه لم يصمّم لتقديم خدمة دعم العملاء على نطاقٍ واسع. أمّا الأداة المناسبة لهذا العمل فهي قابلةٌ للتطوّر معك، وتساعدك على بناء علاقاتٍ مع العملاء، مهما كان عدد النّقاشات التي تدخل فيها. ترجمة -وبتصرّف- للمقال The Good and the Bad of Shared Inboxes لصاحبه MATHEW PATTERSON. حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.

يسعى جميع العاملين في المشاريع التّجاريّة إلى تقديم تجربة دعمٍ فنّي ممتازة للعملاء. فنحن نبذل كلّ ما في وسعنا طوال الوقت لتقديم أفضل خدمةٍ ممكنة، كما نمضي إلى أبعد ما يمكن لنسعد العملاء، ومع ذلك، لا تزال هنالك تعليقاتٌ سلبيّة وشكاوى نتلقّاها من العملاء. لكن ربّما كانت المشاكل التي تعاني منها بسيطة حقًا، وقد يؤدّي التّخلّص من هذه المشاكل إلى زيادة رضا العملاء بسهولة. إليك سبعة أخطاء قاتلة في تجربة الدّعم الفنّي، وأتمنّى أن لا تقوم بها. 1. قلة التدريب / عدم معرفة المنتج بشكل دقيق يهدف الدّعم الفنّي إلى حلّ مشاكل العملاء. لن يتّصل العملاء بك لإجراء دردشة معك أو لمجاملة الشّركة، فلدى كلّ عميلٍ منهم مشكلة، ولا يهمّ إذا كانت المشكلة معقّدة أم لا، ينبغي أن يكون الفريق مستعدًا لحلّها بأسرع وقتٍ ممكن. إنّ أهمّ جزءٍ في التّدريب على الدّعم الفنّي هو التدريب على المنتَج أو الخدمة. يجب أن يعرف الموظّفون كلّ شيءٍ عن المنتجات. لا يمكن أن نتخيّل موظّف مبيعات في شركة Apple مثلًا لا يعرف الفرق بين iPhone 6 و iPhone 6s. ويُعَدّ التّدريب على المهارات الشخصيّة أمرًا مهمًا أيضًا، حيث يجب أن يتعلّم معظم الموظّفين كيف يتصرّفون في المواقف التي تكون عصيبةُ أحيانًا، لكن قد يخفق أكثر الأشخاص تعاطفًا ورعاية في مساعدة العميل إذا لم يكن قد تدرّب على المُنتَج بشكلٍ مناسب. 2. تحويل الموظف إلى إنسان آلي إنّ التحدّث مع موظّفٍ يتكلّم بنبرة إنسانٍ آلي من الأشياء التي أكرهها كثيرًا. وكأنّ البعض يعتقد بأن وجود المشاعر البشريّة في الحديث أمرٌ غير مناسب في الدّعم الفنّي. حيث يبدو الموظّف وكأنّه يقرأ نصوصًا مكتوبة جاهزة، وربّما يفعل ذلك فعلًا، ويبدو آليًا/رسميًا إلى نحو كبير بشكلٍ يجعلني أرغب في قطع الاتّصال على الفور. يجب على كلّ موظّفٍ في الدّعم الفني أن يكون قادرًا على التكيّف مع الطّريقة التي يتحدّث بها العملاء. إذا كان العميل يتحدّث بشكلٍ رسمي، فيجب أن يتحدّث الموظّف إليه بشكلٍ رسمي. وإذا كان العميل يلقي النّكات، فيجب أن يطلق الموظّف العنان لحسّ الفكاهة لديه. فالنّقاش البشري الطّبيعي أمرٌ مستحب في الدّعم الفنّي، ويساعد في إجراء التّواصل الحقيقي، كما يجعل تجربة الدّعم الفنّي إيجابيّة. 3. المجيب الآلي على الهاتف بما أنّنا تحدّثنا عن الإنسان الآلي، فليس هنالك شيءٌ أكثر إزعاجًا من الاتّصال بالدّعم الفنّي وأن يجيب نظام المجيب الآلي IVR. فأنا أفقد صبري على الفور حين أضغط على الأزرار محاولًا الوصول إلى الوجهة المطلوبة، ولا أعلم أين أنا في المتاهة الافتراضيّة. كما أنّ موسيقى وضعيّة "الانتظار" الرّهيبة سببٌ آخر يجعل هذا النّظام سيّئًا للغاية. في معظم الأحيان تكون الموسيقى سيّئة فعلًا، وحتّى إذا لم تكن سيّئة، فإنّ جودة الصّوت تجعلها أسوأ. باختصار، لا تستخدم نظام المجيب الآلي أبدًا، فأقلّ الموظّفين كفاءةً أفضل بكثيرٍ من نظام IVR. 4. عدم حل المشاكل بالشكل المناسب مهما كان منتجك رائعًا ومهما كنت تركّز على العملاء، فإنّك سوف تتلقّى شكاوى من العملاء. وكلّما أسرعت في اتّخاذ إجراءٍ لحلّ المشاكل في فريق الدّعم، كان ذلك أفضل. أهمّ شيءٍ هو أنّ العملاء الذين تمّ حلّ شكواهم بشكلٍ مناسب يمكن أن يوصوا بمُنتجاتك وأن يبقوا عملاء مخلصين لك. بالإضافة إلى أنّك حين تتعامل مع كلّ شكوى على أنّها فرصةٌ للتعلّم، يمكنك تحسين خدمتك وإثبات أنّك مهتمٌّ بما تفعله للعملاء. 5. عدم التواجد على الشبكات الاجتماعية يُعَدّ عدم التّواجد على الشّبكات الاجتماعيّة من الأخطاء الرّهيبة، لأنّك بذلك لا تكون موجودًا حيث يتواجد العملاء. والأمر ببساطة أنّه يُفترض أن يساعد فريق الدّعم الفنّي العملاء. والانضمام إلى القنوات نفسها التي يتواجدون عليها هو أفضل طريقةٍ لتريهم أنّك تحبّ المساعدة. إليك ما قاله Mick Griffin الذي يعمل في Brand24 في حلقة من حلقات Business Sidekick: 6. عدم الاستجابة على الشبكات الاجتماعية إنّ التّواجد على الشّبكات الاجتماعيّة أمرٌ جوهريّ، ويجب عليك أيضًا أن تردّ على جميع التّعليقات على الشّبكات الاجتماعيّة دائمًا، ولا سيّما إذا كانت التّعليقات سلبيّة. قد تتساءل، لماذا عليك الاهتمام بالأشخاص الذين يتركون تعليقاتٍ سلبيّة على الشّبكات الاجتماعيّة؟ والجّواب هو أنّ الشّبكات الاجتماعيّة علنيّة. وعندما يكتب أحدٌ شيئًا سيئًا عن منتجك أو الخدمة التي تقدّمها، فيمكن أن يراها كلّ الجّمهور على الشّبكات الاجتماعيّة. ويحكم النّاس عليك بناءً على عدّة معايير وهي سرعة استجابتك، وردّ فعلك، وردّ فعل العملاء، وكيف انتهى الأمر كلّه. وقد تحصل على الكثير من المراجعات السلبيّة إذا أخفقت في الرّد. 7. نسيان المبادئ الأساسية الدّعم الفنّي عملٌ صعب، فهنالك الكثير من التّدريب، والعمليّات والكُتَيّبات، والمهام اليوميّة، بالإضافة إلى الكثير من الأشياء التي يجب عليك فعلها وتذكّرها. ومن الطّبيعي أن تنسى سعر مُنتج ما، أو تنسى فيما إذا كانت ميّزةٌ معيّنة ضمن الخطّة ولا بأس بذلك، لكنّ هنالك شيءٌ لا يمكنك نسيانه، ألا وهو أنّ الدّعم الفنّي يتعلّق بالتّواصل الإيجابي. لا يمكنك نسيان "صباح الخير"، "شكرًا لك"، و "من فضلك"، ولا يمكنك نسيان الإصغاء الإيجابي. لا يمكنك أن تتحدّث مع العملاء أثناء تناولك الطّعام، أو إرسالك رسالةً نصيّة، أو طلاء أظافرك. لا يمكنك الصّراخ في وجههم أو مجادلتهم. ورغم أنّ ذلك يبدو بسيطًا، إلّا أنّ عدد الموظّفين الذين ينسون هذه القواعد البسيطة لا يُصَدّق. لا تكن موظف دعم فني سيئ إذا كنت قارئًا نهمًا لمقالات وكُتب الدّعم الفنّي، فلا بدّ أنّك تعرف سهولة تحوّل الشّركة إلى "شركة لا تقدّم الدّعم الفنّي" وأن تكسب شهرةً أبديّة بوصفها شركة تقدّم تجربةً فظيعة للعملاء. أعتقد أنّك لا تهدف إلى ذلك، لذا تعامل مع الأخطاء القاتلة التي أوردتها كمرجعيّةٍ لك في الدّعم الفنّي. كلّما حرصت على أن لا يضطرّ العملاء للتّعامل مع هذه المشاكل، كلّما اقتربت من الهدف الذي تسعى إليه في الدّعم الفنّي، ألا وهو تجربة رائعة في الدّعم الفنّي. ترجمة -وبتصرّف- للمقال Seven Deadly Sins of Customer Service Experience لصاحبته JUSTYNA POLACZYK.

من الممكن أحياناً أن تُحدث أبسط التّغييرات على موقعك الإلكترونيّ فارقَا كبيرَا، إذا كان الزّوّار يتردّدون في بدء محادثة إلكترونيّة مع موظّفيك على سبيل المثال، فإنّهم ببساطة قد يكونون بحاجة إلى تنبيه بسيط يرشدهم إلى الإتّجاه الصّحيح. مثال ذلك ما أجراه موقع People الذي يقدّم فيه مجموعة من المختصّين حلولًا إدارّية للخبراء في مجال الموارد البشريّة، حيث أن هذا التّنبيه جاء على شكل عبارة جديدة تُشير إلى نافذة محادثة الدّعم الفني الخاصّة بموقعهم، وبفضل هذا التّغيير البسيط وصلت نسبة المستخدمين الجدد لمحادثة الدّعم الفنّي في الموقع إلى 40%، تغيير بسيط يمكن أن يُحدث نتائج كبيرة. إقناع الزوار باستخدام خدمة المحادثة المباشرةيستخدم موقع People المحادثة المباشرة "LiveChat" لأغراض ترويجيّة قبل البيع، وسرعان ما تَبيّن لهم أنَّ المحادثة المباشرة يمكن التّعامل معها كأداة تعليمية، وبذلك يستطيع الزّوار المقبلون على الموقع التّعرف على الخدمة من خلال المحادثات والعروض التجريبيّة. يقول "Sat Sindhar" المدير العام في People: "عندما تساعد العملاء على معرفة وفهم المنتج الخاصّ بك، يصبحون أكثر رغبة في شراء منتج أو طلب عرض تجريبيّ". من الممكن القول أن الجزء الصّعب هو حثّ الزّوّار على استخدام خاصّيّة المحادثة، حيث أن وكلاء People كانوا غير قادرين على مساعدة العملاء المحتملين دون استخدام المحادثات. لجأ “Sat” المدير العامّ لشركة People إلى تعديل تسمية نافذة الدّردشة من أجل حلّ هذه المشكلة، فقام بتغيير التّسمية المتعارف عليها "Chat now" إلى "Chat / Schedule Demo". حقّق موقع People نجاحًا باهرًا تزامنًا مع هذا التّغيير، فقد انعكس التّغيير بشكل كبير على عدد المحادثات في الموقع، حيث لاحظ القائمون على People زيادةً في عدد المحادثات التي يتلقّونها بنسبة 40%، وذلك فقط بإعلام زوّارهم عن توافر عرض تجريبيّ، وبذلك شجّعت الشّركة العديد منهم على البدء بالمحادثات. قامت People باختبار عدّة أزواج من الكلمات كـّ "الدّردشة" و"التّجريبيّ"، بما في ذلك عبارة "احجز عرضاً تجريبيًّا". وذلك من أجل الوصول إلى عبارة تحققُّ تقييمًا مرتفعًا، يقول Sat: "العبارة التي أتت بثمارها كانت (محادثة / عرض تجريبيّ)". يعتقد Sat أيضا أن استخدام نداء الإجراء "Call to Action"، وهو دعوة للزائر للتّسجيل أو طلب خدمة حين النّقر على زرٍّ مثلًا، يتطلّب إضافة بعض المحتوى المُثري للموقع، حيث يساعد محتوى الموقع على الإجابة عن سؤال "لماذا يجب أن أبدأ بمحادثة"، وذلك عن طريق تقديم بعض الحوافز للزّائر تدفعه للإستجابة لهذا النّداء. نتيجة لذلك، كان الزّوار الذين يجرون محادثة على الموقع الإلكترونيّ الخاصّ بـِ People أكثر أرجحيّة من غيرهم لطلب عرض تجريبيّ فورًا. اختيار نداء إجراء CTA ناجحعندما تبحث عن CTA تضيفه إلى المحادثة الخاصّة بموقعك، عليك التّفكير بعبارات أفعال مشجّعة ولافتة للانتباه، إذا كنت تستخدم نظام المحادثات لإتمام المبيعات، حاول استخدام عبارة مثل "أَجرِ محادثة الآن لإنهاء طلبك"، إذا كانت شركتك تستخدم المحادثة للعثور على قائد لفريق المبيعات خاصتك، فيمكنك محاولة استخدام "تحديد موعد". يتعلّق الأمر كلّه بتقديم اقتراحٍ بسيط للزّوّار ، لكنّك قد تحتاج إلى تجربة عَدَدٍ من العبارات حتّى تصل إلى مبتغاك، اختبر كل واحدة منها لمدّة أسبوعٍ للحصولِ على فكرة جيّدة حول فعاليّتها ثم اختر العبارة التي تأتيك بأفضل النّتائج. ترجمة وبتصرف للمقال: How to encourage visitors to use your chat with a simple change لصاحبه Jacob Firuta.

"أخرجه وأدخل غيره سريعًا" تبدو كالاستراتيجية التي يعرفها الجميع لكن لا أحد يُفصح عنها في العديد من أقسام خدمة العملاء، و لكن هل يجب علينا كعملاء الشكوى من هذا الأمر؟ أليس صحيحًا أننا نريد تقليل الوقت الذي نقضيه في الانتظار في طوابير الخدمة؟ يبدو أن هذه فعلًا مشكلة إذا ما نظرنا للأمور بسطحية، ولكن إذا نظرنا من ناحية ردود أفعال العملاء بالنسبة للدعم الذي يتلقونه، سينكشف أمامنا ما يريده العملاء ببعد آخر تمامًا. بينما نعتبر السرعة شيئًا مهمًا، ففي الحقيقة ليست هي الشيء الأهم بالنسبة لنا كعملاء عندما نتواصل مع فرق الدعم. عرض بحث عن العملاء استنتاجات مهمة تتعلق بهذه الفكرة ملخصها أن قضاء وقت أطول مع العملاء هو الطريقة الملائمة للقيام بالأمور، وذلك الاستنتاج سنستعرضه في باقي المقال. الكثير من رواد الأعمال المشهورين حكوا بالفعل قصص تتعلق بجعل خدمة العملاء الخاصة بشركاتهم أبطأ من خلال طريقتهم في الإدارة. Zappos هي مثال واضح لعرض هذه الفكرة، حيث كانت فلسفة مديرها التنفيذي طوني شاي Tony Hsieh دائمًا تتمحور حول سعادة العملاء والمجتمع الناشئ حول علامتهم التجارية. ديريك سيفرس Derek Sivers، مؤسس CD Baby (والتي تم بيعها لاحقًا بـ22 مليون دولار)، يحمل نفس الأفكار عن خدمة العملاء. من وجهة نظره، خدمة العملاء التي تجعل العملاء يعودون مرة أخرى لا يمكن أن تتم في عجالة وبشكل متسرع. لقد كان مهتمًا بهذا الجانب في تجربة عملاء شركته لدرجة أنه درّب موظفيه على أن يأخذوا وقتهم مع العملاء، كما شرح في مقابلة قائلاً : هذه الفكرة من الناحية العاطفية تبدو مذهلة في التعامل مع العملاء، و لكن كأي رائد أعمال يعرف أن الاستراتيجيات طويلة الأمد تحتاج أيضًا إلى أن يشار إليها بالنتائج. هل توجد أية معلومات تُظهِر أن جعل خدمة العملاء أبطأ هي الخطوة المناسبة لتتخذها في إدارة شركتك ؟ هناك بعض الدراسات على العملاء جديرة بالملاحظة في هذا السياق بالطبع والتي يجب أن يهتم بها رواد الأعمال. فمثلًا يجب أن يضعوا في الاعتبار هذه الدّراسة التي أعدّتها Gallup والتي تمت بغرض استكشاف ارتباط العملاء ببنك. باحثو Gallup أرادوا أن يكتشفوا ما هي مواصفات تجربة خدمة العملاء والتي تؤثر على معدلات ارتباطهم بالبنك، النتائج كانت مفاجئة بالنسبة للمهتمين بمستويات كفاءة الخدمة: استشاريو Gallup وجدوا أن مستويات الارتباط التي يشعر بها عملاء البنك تأثرت بالسرعة التي اقترنت بالخدمة، كما كان متوقعًا. ملاحظات العملاء على مجاملات مندوبي البنك ومظهرهم الراغب في المساعدة كانت أهم بفارق كبير عن ملاحظاتهم المتعلقة بسرعة الخدمة المُقدمة، عند قياس مدى الارتباط بين العملاء و البنك. العملاء الذين أثنوا على طريقة تعامل الموظفين مقدمي الخدمة كانوا أكثر بتسعة مرات من حيث الارتباط بالبنك. نشر الدكتور ويليام ج.ماكوين ملاحظات حول هذا التحليل والذي على الرغم من صحته، إلا أنّ الكثير من الشركات تميل إلى التركيز على السرعة فقط في تقديم الخدمة لأن "السرعة تبدو سهلة القياس، وسهلة في الإدارة أيضًا" كما ذكر ويليام. غالبا ما تميل الشركات لأسرع خدمة بدلًا من أفضل خدمة، ولكن الوقت الذي تستغرقه الخدمة لا يُظهِر طريقة معاملة العملاء أو إذا كان هذا التفاعل نتج عنه سمعة طيبة أو ولاء من جهة العملاء للشركة مقدمة الخدمة. نتائج مشابهة تم نشرها لدراسات كانت تحاول الإجابة عن التساؤل المستمر، لماذا يقوم عميل بترك شركة ما لصالح المنافس؟ طبقا لدراسة RightNow عن مدى تأثير تجربة العملاء، قال العملاء "فريق عمل غير كفؤ ومُتعجرف" كالسّبب الأول التي تجعلهم يتوقفون عن التعامل مع شركة، هؤلاء العملاء كانوا أكثر بنسبة 18% عن الذين قالوا "المشاكل لم تُحَل في توقيتٍ كافٍ". الخدمة المتسرعة عادة ما يتم ترجمتها كفعٍل مُتعجرف، لذلك دعونا نجب عن سؤال آخر، ما هو الثمن الحقيقي لتقليل وقت خدمة العملاء للعميل الواحد بشكل كبير أو مُلفِت ؟ 15 دقيقة من الدّعم الفنّي المُمتاز أفضل من 5 دقائق من الدّعم الفنّي المُتسرّعتُظهِر بعض الدراسات الأخرى، أنه بالطبع هناك علاقة بين السرعة والجودة، فالخدمة عندما تكون ذات جودة لا يمكن أن تكون بطيئة أو قليلة الكفاءة. على الرغم من ذلك الترابط فهذا لا يعني أن أحد العاملين يتسبب في الآخر، بمعنى أن الخدمة السريعة لا تعني أنها جيدة لأنها تتغاضى عن ما يشعر به العميل بعد انتهاء مدة الاعتناء به من قِبل خدمة العملاء. نشر معهد Jim Moran بيانات عن بحث بعنوان Lee Resources في 2010 تأكيدًا على ذلك، ومن بين ما جاء فيه: 70% من العملاء الذين يشتكون سوف يظلون يتعاملون معك إذا قمت بحل تلك المشكلة. 95% منهم سوف يستمرون في التعامل معك إذا قمت بحل تلك المشكلة بسرعة.الجمع ما بين سرعة تقديم الخدمة وجودتها تتضح في هذه الحالة أيضًا. العملاء متسامحون، ولكنهم يعيرون الكثير من الاهتمام على قدرتك في حل مشاكلهم. لكن عندما تكون السّرعة أحد المعايير التي تؤخذ بالحسبان، فهل يمكنك التأكد من أن فريق الدعم الخاص بك يولي اهتمامًا بحل مشاكل العميل قبل أن يلقوا بالًا إلى سرعتهم لدى قيامهم بذلك ؟ بينما قد تصف مقاييس كفاءة الشركة تذاكر الدّعم الفني التي تمّت الإجابة عنها في أقل من دقيقة واحدة على أنها "خدمة ممتازة"، إلّا أن العملاء قد لا يتفقون كثيرًا مع ذلك. فبالرغم من اهتمامهم في حل مشاكلهم بسرعة، إلّا أن هذه الدّراسة أظهرت أن العملاء يهتمون أكثر بالإحساس بأنهم مرحب بهم وتم معاملتهم بشكل جيد عن طريق عاملين أكفاء، وودودين. التّركزي حول عامل تقليل الوقت الذي تستغرقه تذكرة الدّعم الفنّي الواحدة قد يؤدي إلى قرارات سيئة. لو ضغطت على موظفيك كي يُعالجوا التّذاكر بأسرع وقت ممكن، فإنّه يصعب عليك التأكد أن الجودة و الدقة لن يُضحَى بهما للقيام بذلك. كما قالها ماكوين بشكل ظريف: ترجمة -وبتصرّف- للمقال Support Teams: Stop Being Blinded by Faster Response Times لصاحبه Gregory Ciotti.

الدعم الفني عمل مليء بالتحديات، إذ أنّه يتطلب امتلاك المرء لعاطفة غير متقلّبة، ومهارة كبيرة في التواصل مع الآخرين، وغير ذلك من الخصائص التي تساعد موظف الدعم الفني في التعامل مع العملاء على اختلاف مشاربهم، ولمّا كانت وظيفة الدعم الفني مليئة بالتحديات، فهذا يعني بالضرورة أن إدارة فريق الدعم الفني مليئة بالتحديات أيضًا. على الرغم من توفّر الكثير من المصادر والدروس التي تتحدّث عن مهارات الإدارة العامة، إلا أنّ المعلومات المتوفّرة عن إدارة فرق الدعم الفنّي شحيحة جدًّا. وتواجه مدراء هذه الفرق العديد من الأسئلة مثل: كيف أحافظ على سعادة فريقي بالرغم من أن وظيفة الدعم الفني تستنزف الجهد؟ كيف أقدم الدعم إلى موظّفي الدعم الفني ليتمكنوا من الاستمرار في عملهم دون أن يشعروا بالتعب والإرهاق؟ إليك بعض الدروس التي تعلّمها عدد من مدراء الدعم الفني بعد أن أمضوا عدة سنوات في هذا المجال. 1. كرس الجزء الأعظم من طاقتك في الاعتناء بفريق الدعم الفني قد يبدو هذا غريبًا للوهلة الأولى، ولكن مدير الدعم الفني المحنّك يعرف حقّ المعرفة أن فريقه يأتي في المقام الأول، وحتى قبل عملاء الشركة. يقول Teri Bayrock مدير عمليات قناة دعم العملاء في Hootsuite: ويتحدّث Roger Penguino مدير قسم تجربة العميل في Airbnb عن هذا الموضوع في الشركات الناشئة فيقول: 2. تجنب التدخل في عملهم بشكل مستمر لا بد أنّ يمرّ فريق الدعم الفني ببعض الحالات الطارئة، فقد يواجه قائمة طويلة بالأسئلة والطلبات التي تنتظر الإجابة عنها منذ ساعات (أو ربّما أيام) فما يلبث مدير الفريق أن يشمّر عن ساعديه ويساهم في معالجة هذه الحالة الطارئة. في الواقع هذا التصرّف غير صحيح، وعلى المدير الجيّد أن لا يتدخّل في عمل الموظفين بهذه الطريقة. إن تقديم المساعدة عند الحاجة إليها أمر لا بأس به، ومن الضروري كذلك أن يطّلع مدير الدعم الفني على الأسئلة التي يطرحها العملاء وعلى الجوانب التي يتعامل معها فريقه يومًا بيوم. ولكن عندما يبدأ المدير بالتدخّل في عمل موظّفيه ويتولى زمام الأمور لمدة تزيد عن 20% من وقته، لن يبقى أمامه متّسع من الوقت للتركيز على الأهداف طويلة الأمد وعلى الفريق كذلك. يقول Jeff Vincent من شركة Wistia: عندما تشعر بأنك قد أصبحت تتدخل في كل شاردة وواردة، توقف للحظة واسأل نفسك: هل أحتاج إلى تغيير طريقة العمل، أم علي توظيف شخص ما؟ يقول Justin Seymour من Help Scout: 3. امنح جميع الموظفين القدرة على مساعدة العملاء من خلال مستندات الدعم الداخلية نستخدم في Help Scout مستندات توثيق نهدف من خلالها إطلاع جميع الأفراد في الشركة على طريقة سير العمل، وتتضمن هذه المستندات معلومات شاملة ابتداءً من سياسة استرجاع الأموال الخاصّة بالشركة وانتهاء بالأدوات اللازمة لإنجاز العمل. هذه المستندات مفيدة جدًّا لتهيئة الموظّفين الجدد وتعريفهم بنظام الدعم الفنّي في الشركة. أذكر كم أذهلتني هذه المستندات عندما بدأت العمل في Help Scout لأنّني كنت أجد إجابة وافية لمعظم الأسئلة التي كانت تراودني، وكانت هذه الأجوبة موثّقة بشكل جيد ويمكن الوصول إليها بكل سهولة. إن توثيق نظام الدعم الفني المتّبع في شركتك يعنّي أنّ موظّفي الدعم لن يكونوا مضطرّين للتعامل مع الأسئلة ذاتها مرارًا وتكرارًا، فالأجوبة موجودة وجاهزة. وعندما يكون جميع الأفراد في الشركة قادرين على مساعدة العملاء بشكل جيّد، سيكونون قادرين على تقديم المساعدة عند تأزّم الأوضاع (وسيتيح لك هذا توجيه تركيزك من صندوق الرسائل الواردة إلى التحضير لكتابة إعلان متميّز للوظيفة القادمة). 4. امنح بقية الأفراد في الشركة فرصة العمل في الدعم الفني حاول قدر المستطاع أن تمنح بقية الموظّفين في شركتك فرصة التعامل مع العملاء من خلال العمل في قسم الدعم الفنّي. إنّ إتاحة الفرصة لجميع أفراد الشركة في التعامل مع العملاء والشعور بمعاناتهم أمر ضروري جدًّا، ولكن قد لا يكون هذا متاحًا بشكل كامل، لهذا يمكن لبعض الخطوات أن تترك أثرًا في نفوس الموظّفين منها مشاركة تقارير عامّة عن الشركة وبصورة منتظمة، وتوجيه بعض المحادثات مع العملاء إلى المهندسين، أو منحهم فرصة التعامل مع الأمور الطارئة أو المستعجلة. وكمدير لقسم الدعم الفنّي، يجب أن تكون بمثابة المرشّح الذي ينتقي ما يصل إلى فريقك من المشاكل والأمور الأخرى، فوجودك في هذا الموقع يحتّم عليك اتخاذ القرارات التي تضمن لفريقك التمتع بأعلى قدر ممكن من الفعّالية. 5. ابحث عن الدعم في فريقك وفي المجتمعات التي تقدّم الدعم لما تتولّى إدارة فريق دعم فني وأنت قادم من شركة أخرى فعليك حينها زيادة وتيرة التعلّم لكي تحقق النجاح في منصبك الجديد. وفي مثل هذه الحالة عليك أن تصغي وتلاحظ أكثر مما تتكلّم. يقدّم Penguino النصيحة في هذا الصدد فيقول: يتحدّث Bayrock عن هذا الأمر فيقول: ويضيف Seymour: قد تقدّم إليك الكتب والدروس المتوفّرة على الإنترنت شيئًا من الخبرة، ولكن لا يمكن لها أن تضاهي الخبرة العملية التي اكتسبها الأشخاص العاملون في هذا المجال؛ لذا شارك في الملتقيات والمؤتمرات، وتواصل مع هؤلاء الأشخاص عن طريق Twitter و LinkedIn. وأفضل ما في الموضوع، أن العاملين في مجال الدعم الفني يقدّمون المساعدة بالفطرة، لذا لا تقلق فأنت لست وحيدًا. ترجمة -وبتصرّف- للمقال 5Big Lessons Support Managers Wish They’d Learned Sooner لصاحبته Emily Triplett Lentz. حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.

"لا يمكن للبيانات مهما كانت كبيرة أن تضمن اتّخاذ القرارات الصائبة، بدون السياق الصحيح لا تعني البيانات شيئًا." تنطبق هذه العبارة على العديد من المقاييس في الشركة الناشئة، وتنطبق كذلك على سلوكيات الموظفين فيها، وعلى وجه الخصوص فريق الدعم الفني خاصّة إن كان مقياس النجاح بالنسبة إليه هو الوصول إلى أرقام مُعيّنة فقط (كعدد الرسائل التي تمت الإجابة عليها مثلا). وهذه هي المشكلة الأساسية في تقديرات رضا العملاء وتلعيب سلوكيات الموظفين Gamification of emplyee behavior بشكل عام، حيث يصبح الهدف هو الحصول على تقرير سعادة أفضل بدلًا من إرضاء العملاء، وتصبح الغاية الوصول إلى تقديرات مرتفعة بدلًا من الهدف الحقيقي لخدمة العملاء ألا وهو إرضاء العملاء وإسعادهم. نعرف جميعًا أن عدد التذاكر المغلقة، ومعدل زمن الاستجابة، والعدد الكلي لرسائل البريد الإلكتروني التي تم الردّ عليها، لا تعني بالضرورة دعمًا فنّيًا ممتازًا للعملاء. غالبًا ما يتناسى البعض أن مقاييس رضا العملاء تعاني من القدرة على التحسين، وليس ذلك من ناحية العميل بل من ناحية الموظّف، فعلى سبيل المثال، قد يحصل الموظف على تقييم إيجابي عندما يقوم بحلّ مشكلة بسيطة لأحد العملاء، وهذا التقييم الإيجابي هو نفسه الذي سيحصل عليه موظّف آخر يقوم بحل مشكلة كبيرة يستغرق حلّها أكثر من 45 دقيقة. والأسوأ من ذلك، فإن الموظّف الثاني قد يحصل على تقييم سيّء بعد أن بذل جهدًا كبيرًا في حل المشكلة، وليس العيب في أداء ذلك الموظّف، بل قد تكون المشكلة كبيرة إلى درجة تؤدي إلى شعور العميل بخيبة الأمل. يدرك موظفّو الدعم الفني المتمرّسين هذه الحقيقة. يقول Jack Welch: ولكن إن كان تقييم العملاء غير متناسب مع ما يقدّمه موظف دعم العملاء من جُهد، فلماذا لا يبحث إذًا عن الأعمال السهلة؟ سيبدأ فريق الدعم الفني بالتوجّه إلى حل المشاكل السهلة بشكل تدريجي وذلك للحصول على مكسب سهل. ما الذي تعجز الأرقام عن إخبارنا به يدرك Dave Cole باعتباره أحد أعضاء الدّعم الفنّي في Wistia، كيف أنّ مقاييس رضا العملاء قد تتهاوى عند استخدامها بالشكل الخاطئ. ويناقش Dave كيف أن نظام التقييم المستند على معايير خاطئة سيؤدي إلى حثّ الموظفين على سلوكيات سيّئة: إن المشكلة في التقييمات هي أنّها لا تشجّع موظّفي الدعم الفني على مواجهة المشاكل الكبيرة. لو عدنا إلى المثال الذي سقناه قبل قليل عن رجال الشرطة، فإنّ اعتقال شخص قد ارتكب مخالفة بسيطة ليس مماثلًا لاعتقال زعيم عصابة. إن صعوبة التعامل مع المشاكل الكبيرة تكمن في وجود عملاء يشعرون بالسوء الشديد، وإيجاد الحلول المناسبة لمثل هذه المشاكل قد يأخذ الكثير من الوقت والجهد، ومن المحتمل أن تحصل في نهاية الأمر على تقييم متدنٍّ من طرف العميل. ويضيف Dave أنّه يجب أن يتذكّر أصحاب الشركات الناشئة بأنّ الإحصائيات ليست سوى نقطة للانطلاق: أعتقد أنّه يمكن تطبيق هذا على تقارير رضا العملاء في Help Scout، فقد يحصل عضو الفريق على تقييم متدنٍّ لأنّه لا يؤدي عمله بالشكل المطلوب، أو لأنه يمتلك رغبة أكبر في الاستجابة للحالات الصعبة وللعملاء الغاضبين. لا يمكن أن تقدم الأرقام الصورة الكاملة، وهناك احتمال كبير في إساءة تقدير المساهمات التي يقدّمها أحد أعضاء الفريق إن تمّ الاعتماد على الأرقام بشكل كامل." في العبارة الأخيرة يكمن بيت القصيد. "قد تعطي الأرقام صورة مغلوطة عن المساهمات الكلية لأعضاء الفريق عندما يتم التعامل مع هذه الأرقام خارج سياقها." يمكن لموظّفي الدعم الفني المتميّزين أن يتعاملوا بنجاح مع عميل صعب أو معالجة مشكلة في تذكرة ذات 800 كلمة، ولكن قد يتجاوزهم أعضاء آخرون (الذين يعرفون كيفية التّلاعب بالأرقام) إن انخفض تقييم رضا العملاء لديهم بسبب رغبتهم في العمل على حل المشكلات الصعبة. إيجاد الحل الوسط كما ذكر Dave فإن هناك مقاييس للإنتاجية ورضا العملاء موجودة بشكل مباشر في Help Scout ويمكن لأي فريق الوصول إليها. ولكن بالنظر إلى ما أوردناه في هذا المقال، فقد تتساءل عن سبب وجود هذه المقاييس أصلًا. هذه المقاييس موجودة لأنّها تساعد على تشخيص المشاكل المحتملة من خلال التفسير والتحليل الدقيقين، ويوضّح لنا Dave كيفية استخدام هذه المقاييس بالشكل الصحيح، وذلك للحصول على نظرة عامة وشاملة عن أداء الفريق: إن حصل أحد الموظفين على تقييم منخفض، فهذا يعني أن هناك خطبًا ما، ولكن هذه المعلومات تساعد في بدء عملية التحرّي والاستقصاء فقط، ولا تعني بالضرورة أن هذا الموظّف متكاسل في عمله، فقد يكون السبب وجود مشكلة تحتاج إلى حلّ. ربما يكون عمل هذا الموظّف مقتصرًا على معالجة المشاكل المعقّدة والصعبة، وفي هذه الحالة يمكن لمحادثة فرديّة بسيطة أن تحدّد أسباب المشكلة وما يمكن القيام به لمعالجتها. ما السبب الذي يدعو العملاء إلى ترك ردود الأفعال السلبية؟ هل هناك مشكلة في التعامل مع العملاء، أم في المنتج، أم في شيء آخر؟ بهذه الطريقة، يمكن للمقاييس أن تساعد في تنبيهنا إلى المشاكل الطارئة وبشكل سريع، أي أنّها تساعد في تشخيص المشكلة، ولكن ليس بمقدورها تحديد الخطوة التالية. عندما لا تصبح المقاييس أساسًا لتقييم الأداء، يمكن لأعضاء الفريق أن يتّخذوا القرارات الصائبة. حيث سيعلمون بأن الهدف هو حل المُشكل الحقيقي الذي يُعاني منه العميل وليس إيجاد طريقة للارتقاء في ترتيب أفضل موظّفي الدّعم الفنّي. ويذكرني هذا بكلمة ألقيت في Stanford بحضور مجموعة من رواد الأعمال الذي كانوا يناقشون استراتيجية الإنتاج، وأقتبس من الكلمة هذه العبارة: وأنا أضيف: "في كل مرة أرى فيها قسم دعم فني يقلق بشأن الإحصائيات بدلًا من أن يقلق بشأن العميل، فأعتقد بأنّه يتّجه نحو الفشل". ترجمة -وبتصرّف- للمقال Customer Support is More Than High Scores لصاحبه Gregory Ciotti.

يرتفع مستوى الضّغط وتتأثّر القدرة على تحمّل المسؤولية عندما تتراكم المهامّ أو المشاريع بغضّ النّظر عن مجال العمل، فما الذي يحدث عندما تنتقل موجة القلق المتصاعدة هذه إلى كافة أعضاء فريق العمل؟ تتطلّب مثل هذه الحالات أحيانًا إحداث تغييرات كبيرة على طريقة إنجازنا لعملنا. على سبيل المثال، سيصل أي فريق دعم في مرحلة ما إلى حالة تكون فيها رسائل البريد الإلكتروني وتذاكر الدّعم كثيرة للغاية، ما سيتطلّب إحداث نهج جديد، لكن كيفية التّعامل مع طلبات العملاء، وأيّ الطلبات يجب النّظر إليها أولًا، يمكن أن تكون متباينة. استخدمت في معظم تجاربي المرتبطة بمجال الدعم، استراتيجيّات متنوّعة من أجل تقرير ترتيب التّذاكر التي يجب التّعامل معها، وقد بُنيت هذه الاستراتيجيّات على عدّة عوامل، مثل فحوى التّذكرة، التّفاصيل، مستخدم ذو حساب مجاني أم مدفوع، اتفاقيّات مستوى خدمة الفريق أو الشركة، مهارات أعضاء الفريق الفرديّة، وعدة عوامل أخرى. رغم تنوّع هذه العمليّات، إلّا أنها ذات فائدة متساوية لتنظيم دعم التّذاكر الواردة. هذه 7 أفكار تساعد على إدارةٍ أفضل لقائمة الرّسائل والتّذاكر التي تحتاج للدعم. الأسبقية أم الانتقاء والاختيار؟ سيكون نظام الأسبقية أفضل للفرق الصّغيرة، ما يعني التّعامل مع التّذاكر الأقدم أوّلًا. من جهة أخرى، تعتبر طريقة الانتقاء والاختيار طريقة ممتازة من أجل منح العملاء الذين يواجهون مشاكل أصعب الاهتمام اللازم، والرّد بسرعة على العملاء الذين يواجهون مشاكل أبسط. صحيح أنّ انتقاء واختيار تلك التّذاكر "السّهلة" سيكون ممتعًا وبسيطًا، إلا أنّ تلك التّذاكر بعينها يمكن أن يتم الحدّ منها عبر إنشاء مقالات أساسيّة للمشاكل الشّائعة. وإذا كان دليل الاستخدام متوفّرًا بالفعل، قد يكون من الأفضل وضعه في أماكن أخرى من المشروع أو الموقع. استخدام الأدوار على مستوى التّوقيت واتّفاقيات مستوى الخدمة، هنالك عدة خيارات متنوعة يمكن تجربتها في حال محاولة تخفيض معدّل الرّد على التّذاكر، أوّلها تقسيم الفريق، بحيث يتكفّل فريق بالتّذاكر الأحدث، والآخر بالتّذاكر الأقدم. من بين الخيارات الأخرى، خيار جرّبته أثناء عملي في إحدى الشّركات، حيث وجد فريقنا أنّ تحديد مناصب دوريّة للدّعم سيعود بنفع أكبر، وقد تم إطلاق اسم "نينجا" على أحد هذه المناصب، وكان هذا الدّور منوطًا بشخص أو شخصين خلال أوقات متفرّقة من اليوم، خصوصًا الأوقات التي تشهد اكتظاظًا على مستوى التّذاكر. وقد كانت مهمّتهما هي البدء بأحدث التّذاكر والتّعامل معها في أسرع وقت ممكن، وإذا واجهتهم تذاكر تتطلّب وقتًا طويلًا لحلّ المشكل، فسيكون عليهم الانتقال مباشرة لتذكرة أخرى وتوفير ردّ أسرع لعميل آخر. وقد أتاح هذا النّهج لفريق العمل توفير ردّ سريع للغاية لنسبة معينة من العملاء، الشيء الذي سيفاجئهم ويرضيهم، كما ساهم ذلك في تخفيض حجم التّذاكر الأقدم التي سيعمل عليها بقية أعضاء الفريق. هنالك جانب نفسيّ متعلّق بحجم التّذاكر التي تنتظر الرّد عليها، حيث وجدت أنّ دافع فريق العمل وروحه المعنوية ترتفع غالبًا عند العمل على قائمة تذاكر تتقلص بشكل أسرع. أولوية الدعم مع نموّ حجم التّذاكر، قد تبدأ الشركة بإيلاء اهتمام أكبر للعملاء الذين يدفعون مقابل الاستفادة من الخدمات، في مشروع Zapier، نحاول إعطاء تذاكر المستخدمين المشتركين بخططنا المدفوعة الأولويّة قبل الاطّلاع على التّذاكر الأقدم، وهي استراتيجيّة قائمة على مبدأ إيلاء اهتمام أكبر لمن يدفع أكثر. ولا يعني هذا أنّ على الشّركات تحفيز المستخدمين على التّرقية إلى خطط أعلى من أجل الاستفادة من أولويّة الدعم، نظرًا إلى أنّ المستخدمين المجانيّين هم الذين يحتاجون غالبًا لمساعدة أكبر. مع ذلك، هنالك شركات مثل MailChimp تتّخذ مسارًا مغايرًا، إذ تقدّم ميزة الدعم عبر البريد الإلكتروني للمشتركين بالخدمة المدفوعة فقط، وذلك بسبب عملهم الكبير على دليل الاستخدام وتقديمه بشكل مميز للمستخدمين، ما يتيح لهم التّركيز على المستخدمين الذين يدفعون مقابل الاستفادة بشكل أكبر من المنتج. العمل على التذاكر دون تعيين تتعامل معظم فرق الدّعم مع التّذاكر بطريقة معينة، حيث يتم تعيين كلّ تذكرة بناء على الشخص الذي ردّ عليها أوّلًا، ما يتيح لنفس الشخص مواصلة حل المشكلة حسب قائمة التّذاكر التي تظهر له، وبالتّالي يكون مسؤولًا على التّفاعل مع التّذكرة بشكل كامل، بالإضافة إلى إيجاد حلّ للمشكلة. إلّا أنّنا ننهج أسلوبًا مختلفًا في Zapier، حيث يعمل فريق الدعم على كافّة التّذاكر دون النّظر إلى من ردّ عليها أوّلًا، وقد عمل فريق التطوير على بناء أدوات للفريق من أجل حلّ أكبر قدر ممكن من المشاكل في وقت محدّد، أبرز هذه الأدوات ملحق كروم يتيح لنا الوصول بسهولة لمعلومات المستخدم مباشرة من صفحة المساعدة، كما أنّ بإمكاننا الوصول بسرعة لمعلومات المستخدم العامّة، بالإضافة إلى روابط سريعة للوحة التحكم، سجل مهام المستخدم، سجلّات واجهة التّطبيقات، وأيّ جزء آخر متعلق بحساب المستخدم. ويمتلك فريقنا كذلك روابط لما نسمّيه Zaps وهو يعني الرابط بين تطبيقين على Zapier، بالإضافة لعدة روابط أخرى متعلقة بأوجه مختلفة منها، حتّى يكون بإمكاننا الوصول بسهولة للمعلومات التي نحتاجها دون تضييع وقت مهمّ في البحث عنها. ويؤدّي فريق الدعم كذلك بشكل ممتاز في ترك ملاحظات حول الخطوات المقبلة التي أن يتّبعها عضو الفريق الذي يدخل التّذكرة بعده، عِلمًا أنه في معظم الأحيان، تكون هنالك تفاصيل كثيرة في الرّد السابق من أجل المستخدم، وبالتّالي يكون بإمكان أي عضو من الفريق أن يعلم ما يحدث في ثوان، ويساعد المستخدم في الخطوات الموالية. ويساعد هذا أيضًا على توفير ردود أسرع بما أنّ التّذاكر لا تبقى في قائمة تذاكر أي عضو، حيث سيكون بإمكان الجميع رؤية ردّ المستخدم ومساعدته. فرز التذاكر تعمل بعض الفرق على تعيين أعضاء دعم يبرعون في مجال واحد، حيث تعمل هذه الفرق غالبًا على فرز التّذاكر للأعضاء، فتجد المدير يعيّن تذاكر للأعضاء حسب قدراتهم، وفي أحيان أخرى، يتناوب أعضاء الفريق على الفرز، إذ يتحمّل كل عضو أسبوعيًّا مهمّة مراقبة التّذاكر وحجمها ثم تقسيمها على الأعضاء، ما يضمن تجربة مخصصّة وردودًا ذات جودة عالية. من جهة أخرى، إن لم يكن الفرز مناسبًا لفريق ما، سيكون وسم التّذاكر حسب موضوعها وإتاحة الفرصة أمام الأعضاء من أجل اختيار المواضيع التي تناسبهم أكثر، بديلًا مناسبًا، أو يمكن اعتماد نمط سير عمل يتيح تعيين أحدث التّذاكر للأعضاء بناءً على وسوم أنواع مشاكل معيّنة، هذا الخيار يتناسب مع الفرق التي تستخدم مكتب مساعدة مثل Help Scout. أحد الطّرق الأخرى تتمثل في جعل نظام التّذاكر يعيّن التّذاكر تلقائيًّا لأعضاء الفريق حتى يحصل كل عضو على عدد متساو من التّذاكر، وتساهم هذه الطريقة في جعل كل عضو يعمل على عدد من التّذاكر حتّى وإن لم يكن العضو متخصّصًا في المجال الذي تتعلّق به تلك التّذاكر. إعداد صفوف دعم ضمن الفريق ليس من الضّروري أن ينبني الفرز والتّعيين على موضوع التّذكرة، بل يمكن أن يكونا مبنيّين على الجانب التّقني للمشكلة. تعمل بعض فرق الدّعم ضمن صفوف مختلفة، ففريقنا يضمّ مطوّرًا يعتبر في حدّ ذاته صفًّا ثانيًا –مع كون فريق الدّعم هو الصّف الأول- بالإضافة إلى صفّ ثالث يتمثّل في متخصص تقني أيضًا، ويتناوب الصف الثاني والثالث بشكل أسبوعي، فإذا لم يستطع الصّف الأول –فريق الدّعم- حلّ مشكلة تقنية، سيتم تحويل هذه المشكلة إلى الصّف الثاني –المتمثّل في أحد المطوّرين- الذي يعمل خلال ذلك الأسبوع، وتتمثّل مهمّة الصّف الثاني حينها في إضافة تلك المشكلة إلى GitHub، في حين يكون الصّف الثّالث مسؤولًا عن العمل على المشاكل وحلّها، ومساعدة الصّف الثاني في حال احتياجه لمساعدة. جمع العمليات لبناء النظام الأكثر كفاءة يمكن إنشاء طريقة فعّالة لإدارة التّذاكر عبر فحص وتجربة كل هذه الأساليب والنّهل منها، حيث أنّ أيّ أسلوب من هذه الأساليب لن يكون مناسبًا للجميع، مع وجود فوائد لكّل منها، والتي يمكن استغلالها لتحسين طريقة إدارة فريق العمل للتّذاكر. يمكن تجربة أسلوب التّعامل مع التّذاكر الأقدم فالأحدث، دون أي تعيين، ما يضمن تساوي أعضاء الفريق من حيث التّعرض للمشاكل التي تواجه المشروع، بالإضافة إلى ضمان مساعدة العملاء حسب ترتيب إرسالهم لمشاكلهم. بعدها يمكن البدء بتجربة عدة عوامل ووسوم من أجل تحديد المشاكل التي تشكّل غالبيّة تذاكر الدّعم. ويتيح Help Scout عرض حجم التّذاكر حسب الوسوم: حال تحديد المشاكل التي تتواجد بكثرة ضمن التّذاكر الواردة، يمكن العمل مع الفريق على إضافة، تحسين أو إبراز دليل الاستخدام بشكل أفضل من أجل الإجابة على أسئلة العملاء وتقليل الحِمل على فريق الدعم. وبعد تقليل عدد التّذاكر للتّذاكر الأكثر أهميّة، يمكن الاستمرار بتحسين ظهورها، حيث يمكن العمل على تحديد ما يجعل تذكرة ما ذات أولويّة عالية، ثم البدء بتصفية التّذاكر ووسمها ثم تحديد أولويّتها، وحالما يتم تحديد التّذاكر التي يجب التّعامل معها أولًا، عندها يجب البدء بإسناد الأدوار والفرز، مع الاستمرار بالتّجربة، فكل فريق يختلف عن آخر وكل منتج يختلف عن غيره من المنتجات. بغض النّظر عن العملية process أو العمليّات التي تتم تجربتها، سيكون هنالك دائمًا إيجابيّات وسلبيّات بناءً على المنتج وكيفية تدبير الفريق، ورغم عدم وجود طريقة مناسبة محددة للتّعامل مع تذاكر الدّعم، إلّا أن تجربة عدة طرق سيساعد الفريق على إيجاد الطريقة المُثلى، ما سينتج عنه فعاليّة قصوى وعملاء سعداء. ترجمة -وبتصرّف- للمقال Seven 7 Smart Ideas for Managing the Support Queue لصاحبه Jess Bryne.

إنّ العمل في مواجهة العملاء على الدوام يتطلب الطاقة والمرونة، حتّى إذا كان الشخص شغوفا بعمله. إذ يتطلّب يوم العمل العادي أن تكون مسؤولا عن حل المشاكل بصورة مبتكرة، تنفيذ مهام متعددة، كتابة متعمّقة، والملايين من الأمور الأخرى. يحب الأشخاص الذين ينجذبون للدعم مساعدة الناس بصدق، وهذه الصفة رائعة. وبذلك يكون العمل مع العملاء هو الخيار الأنسب لأولئك الذين يشعرون بالرضى والاكتفاء عند حلّ مشاكل الآخرين. لكن، قد يكون من الصعب على بعض الناس (خصوصا الذين يعملون في الدعم الفنّي في الشركات الناشئة) الاعتراف بأنّ وظائفهم يمكن أن تكون استنزافية، إذ أنّ التطلع المستمر إلى موظفي الدعم لأن يكونوا مبتهجين على الدوام خطير جدا. لذلك من الأفضل أن تولي الاهتمام بمشاعرك والاعتراف بأنّ هناك إمكانية للإنهاك، فبهذا ستكون مستعدا بشكل أفضل لتجنّبه. ما هي العناية الذاتية Self-Care؟مفهوم العناية الذاتية واضح من العنوان، لكنّه قد يكون غريبا عند بعض الناس. يُقصد بالعناية الذاتية جميع الأمور التي تقوم بها لنفسك من أجل الحفاظ على سلامتك البدنية، العاطفية، الاجتماعية، والروحية. أعرف هذا المفهوم وأدركه من خلفيتي في العمل الاجتماعي، لكنني أحب تطبيقه على الظروف الأخرى أيضا. لا تُعتبر ثقافة العمل الأمريكية (التي نشهدها عادة في الشّركات النّاشئة) هي الأفضل في تطبيق العناية الذاتية، إذ أنّنا نميل إلى التفكير بالأمر على أنّه أنانية، بينما هو في الواقع ما يتطلبه الناس في سبيل الحفاظ على صحتهم وأداء وظائفهم بصورة جيدة. نحن لا ندعو نباتاتنا بالأنانية عندما تحتاج إلى الماء، وموقفنا تجاه الأشخاص في فريقنا يجب أن يكون نفسه. تنطبق قاعدة السلامة في الطائرة بصورة مثالية كمثال على هذا المفهوم: من المهم أن تضع قناعك أولا قبل أن تشرع بمساعدة أي شخص آخر. يجب أن تهتم بنفسك لكي تكون قادرا على مواصلة الاهتمام بالآخرين. قد تكون المخاطر أقل منها عندما تكون في طائرة معطّلة لا تُقلع، لكن العناية الذاتية لها دور في كل البيئات. دور ثقافة الفريقيتكون الفريق السعيد من أفراد سعداء، وهؤلاء الأفراد السعداء يلبّون احتياجات عملائك وبالتالي يقودون شركتك إلى النجاح. وبالعكس سيواجه أفراد الفريق المنهكين والذين يعملون فوق طاقاتهم صعوبة في المساهمة بثقافة فريق إيجابية، وقد ينتهي الأمر بتوقفهم عن العمل في الدعم. لذلك فإنّ تعزيز العناية الذاتية هو الشيء الصحيح لفعله على المستوى الأخلاقي، كما أنّه سيكون مفيدا في صالح الشركة. من السهل أن يصبح الدعم الفني سببًا لانتقال الموظفين إلى المناصب الأقل إرهاقا داخل الشركة، أو ما هو أسوأ، يمكن أن يزيد من معدل الدوران turnover rate (معدل استقالة موظفين وتوظيف آخرين)، فسرعان ما يترك الموظف في الدعم منصبه فور استلامه نتيجة الإنهاك، وقد رأيت ذلك يحدث بالفعل. يمكن أن يسبب الدوران العالي الضرر الأكبر، وذلك لأن فريق خدمة العملاء في شركتك يجب أن يتكون من أشخاص يعرفون الشركة وتفاصيل المنتج الدقيقة. وبالرغم من أنّ وجود موظفين جدد يعتبر رائعا إذا كانوا يساهمون في نمو الشركة، إلا أنّك تحتاج أيضا إلى توجيه وخبرة الموظفين الأقدم والأكثر حكمة الذي يملكون القدرة على معرفة الأمور المهمة في الشركة وتجاهل الأمور غير المهمة. لهذا السبب يمكن أن يبطئ الدوران من نمو شركتك، ومن يميل إلى الاستقالة هم أفراد الفريق المتعبون والمنهكون. إنّ الاهتمام والعناية بفريق الدعم يمكن أن يكون مكسبا ثلاثيا؛ لشركتك، لعملائك، ولفريقك. إذا كيف تتخلص من ثقافة فريق الدعم السلبية وتبقي الموظفين مرتاحين ومتفانين في العمل؟ لا تكفي هنا الأقوال بدون أفعال ولا القوائم المبهمة التي توضح الفوائد. من المهم أن يقوم كل شخص في فريقك بممارسة العناية الذاتية وتعزيزها. بعض الفرق تُمكّّن أفرادها، من بين أمور أخرى كثيرة، بوضع حد أدنى لعدد أيام الإجازات، السماح بجداول مرنة، أو تحديد الفوائد والمزايا التي يُمكن للموظف أن يحصل عليها. توفّر فرق العمل عن بعد العديد من فرص العناية الذاتية، وهذا من الأمور الرائعة. نحن نحب العمل عن بعد، لكنّه يعني أنّك قد لا تلاحظ العلامات المبكرة للإنهاك في فريقك. وقد يعني أيضا أنّ فرص العناية الذاتية موجودة، لكنّ الناس لا يشعرون أنّ بإمكانهم انتهاز هذه الفرص. فإذا كانت المرونة في العمل عن بعد أو امتلاك عدد غير محدود من أيام الإجازات من الفوائد التي توفرها، يجب أن يشعر فريقك بالراحة في استخدام هذه الفوائد كما يفعلون عند استخدام بطاقات التأمين الصحي الخاصة(وبمناسبة الحديث عن ذلك، فالذهاب إلى الطبيب عندما تمرض هو جزء من العناية الذاتية أيضا). أنشطة العناية الذاتيةيمكن لفريقك أن يفعل الكثير لتشجيع العناية الذاتية، ومن المهم التفكير بهذا الأمر إذا كنت في دور قيادي في الفريق. لكنّ العناية الذاتية تعود في النهاية إلى جزء "الذات"، أي أنّ ممارستها شيء يجب أن تقوم به أنت وليس غيرك. إنّ تقييم العناية الذاتية من الطرق الرائعة لبدء التفكير حول ممارسها أو لتجديد طاقتك من أجلها، وهناك بعض تقييمات العناية الذاتية الشاملة من مجال العمل الاجتماعي، كهذا مثلا. فيما يلي بعض الأمور التي أود إضافتها أو التركيز عليها للأشخاص الذي يتعاملون مع العملاء: اقرأ للمتعةيتطلب العمل مع العملاء الكثير من القراءة والكتابة، لذلك من الجيّد أن تفعل ذلك للمتعة بدلا من العمل كلما استطعت. مارس الرياضةإذا كنت تعمل في خدمة العملاء، فعلى الأرجح أنّك تقضي الكثير من الوقت جالسا على مكتبك وتنظر إلى الشاشات. حاول تحريك جسدك وممارسة التمارين في أوقات الاستراحة وأوقات الإجازة فبذلك ستصبح أكثر صحة وأكثر طاقة. كن مدركا لأفكارك ومشاعركمن أفضل الأشياء التي تستطيع فعلها لنفسك هو الانتباه إلى ما تشعر به وأن تكون غير متسرعا في الحكم فيما يتعلّق بها. لاحظ كيف تشعر وفكّر بما تحتاج. ضع حدودا وخذ استراحاتهناك دائما الكثير مما تستطيع فعله لعملائك، ودائما هناك الكثير من رسائل البريد الإلكتروني في انتظار الإجابة. لذلك من الضروري أن تبني حدودا قوية (مثلا، سأغلق حاسوبي المحمول في الرابعة مساءا وأقضي الوقت مع عائلتي)، وأن تلتزم بها. الحفاظ على ممارسة العناية الذاتيةعادة ما يكون وضع خطة هو الخطوة التالية بعد التقييم. وإذا كنت من الأشخاص الذي يحتاجون إلى الخطة، ربما تشعرك بالغرابة والأنانية. غالبا ما تعني مساعدة الآخرين أن تضع احتياجاتك في آخر الأولويات، وستشعر بعدم الراحة عندما تخالف ذلك. لا بأس بذلك، تجاوز هذه الأحاسيس وأعدك أنّك سترى الفوائد. تذكّر أنّ عملاءك وفريقك أيضا سيستفيدون من العمل مع شخص سعيد كليا. أنشئ خطتك والتزم بها. واعلم أنّ كتابة الخطة تشجّع على الالتزام، ويمكن أن تساعدك في تحويلها إلى حقيقة. من جديد، بإمكاننا الاستفادة من مجال العمل الاجتماعي لوضع هيكل لفعل ذلك. لا يمكنني الحديث كفاية عن مدى قيمة تعلم الانتباه إلى مشاعري واحتياجاتي في جعل عملي وحياتي قابلة للتحمل والمواصلة. عندما أشعر بالراحة والانتعاش بسبب تخصيصي لساعة من يومي للذهاب إلى حصة يوجا، أو لأنني قضيت وقت الغداء بقراءة رواية أو بأخذ قيلولة، أعرف أنني قادرة على العمل بأقصى قدرتي. من المحفّز والرائع أن أعرف أنني أقوم بعملي بصورة جيدة، العملاء سعداء لأنّ احتياجاتهم تم تلبيتها وأنهم حصلوا على تجربة اتصال شخصي معي، وأنّ شركتنا تواصل النمو. حظا موفقا في إنشاء خطة للعناية بنفسك والالتزام بها. ترجمة -وبتصرّف- للمقال Customer Support People Need Care, Too لصاحبته: Alex. حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.

أعتقد أنك قد ارتكبت أحد هذه الأخطاء التي سأوردها في هذا المقال عند تعاملك مع العملاء، وربّما دون أن تشعر بذلك، وقراءتك لهذا المقال يجعلني مطمئنًا بأنّك تسعى لنيل رضا عملائك، وأنّك تعرف حقّ المعرفة أن نجاح مشروعك التجاري يعتمد وبشكل كبير على رضاهم وسعادتهم، ومن المؤكّد أنّك ترغب في أن يطّلع عملاءك على مدى حرصك واهتمامك بهم. ولكن قد يصدر منك بعض التصرّفات التي تثير غضب العملاء وتكون سببًا في شعورهم بالاستياء، دون أن تكون قاصدًا لذلك. الأخطاء الستة التالية هي اﻷكثر إغاظة للعملاء، وعليك تجنبها إن كنت حريصًا بحقّ على سعادة عملائك ورضاهم عنك. 1- العبارات الجاهزةإن اﻻحتفاظ بمجموعة من الردود الجاهزة في برنامج الدعم الفني الخاصّ بك أمر جيّد ﻷنّه يساعد في توفير الوقت والجهد، فلا تعود هناك حاجة لكتابة نفس العبارات والجمل مرارًا وتكرارًا، ولكن يجب أن تكون هذه العبارات موجّهة إلى عملائك بصورة شخصية، لا أن تبدو وكأنّها عبارات "معلّبة" جاهزة. في استطلاع للرأي أجرته شركة American Express سنة 2011 حول أسوأ العبارات التي يواجهها العملاء وأشدّها إثارة للغضب والانزعاج، كانت العبارة الفائزة هي: 2- الانتظار لفترات طويلةلا تمثّل السرعة في الاستجابة العامل اﻷكثر أهمّية في الدعم الفني غير أن هذا لا ينفي كونها أمرًا مهمًّا، ففي استطلاع للرأي أجرته Forrester تبيّن أنّ 41% من العملاء يتوقعون أن تصلهم رسالة من الدعم الفني في غضون 6 ساعات، أما نسبة الشركات التي شملها الاستطلاع والتي تستجيب لرسائل العملاء خلال هذا المدّة من الزمن فكانت 36% فقط. تكتسب سرعة الاستجابة أهمّية أكبر في وسائل التواصل الاجتماعي، حيث يتوقع 32% من المستخدمين أن تكون استجابة فريق الدعم الفني في غضون 30 دقيقة، في حين يتوقع 42٪ أن تكون الاستجابة خلال 60 دقيقة. 3- اﻹحالة إلى شخص آخراستطلعت دراسة أخرى عن أسوأ اﻷمور التي قد يواجهها العملاء من قبل فرق الدعم الفني، فكانت إجابة 37% منهم: "اﻹحالة إلى شخص آخر". ونعني بذلك أن يحيلك أحد أعضاء فريق الدعم الفنيّ إلى عضو آخر وقد يحيلك هذا اﻷخير إلى عضو ثالث وهكذا، ومن المؤكّد أنك قد مررت بهذه التجربة وتعرف طبيعة المشاعر التي تنتاب الإنسان عندما يتعرّض لمثل هذا الموقف. لقد مررت بهذا الموقف مؤخرًّا، فقد حجزت تذكرة سفر في إحدى شركات الطيران إلا أنّ موعد الرحلة تغير، ولم أعد قادرًا على الوصول إلى المطار في الوقت المناسب، فقرّرت الاتصال بشركة الطيران إلا أن المجيب اﻵلي أخبرني أن عليّ الانتظار لمدة ساعة، لذا توجّهت إلى صفحة Twitter الخاصة بالشركة طلبًا للمساعدة. فماذا كان الجواب؟ "يرجى الاتصال بفريق Advantage على الرقم 800-882-8880 لمعرفة الخيارات المتاحة". الدعم الفنيّ الجيد لا يعني معرفة اﻹجابة الصحيحة على الدوام، بل يعني أن لا يضطرّ العملاء إلى البحث عن الإجابة الصحيحة لأنّك أنت من سيقوم بذلك. “أنا لا أعرف، ولكن سأتحرى اﻷمر ﻷجلك" هذه العبارة هي من أفضل العبارات التي يمكنك استخدامها عند تقديم الدعم الفنيّ. 4- الفظاظةﻻ أحد يحب أن يعامله اﻵخرون بفظاظة، ولكن قد تصدر منك أحيانًا بعض الكلمات التي تجعلك تبدو فظًّا في أعين العملاء، حتى لو كنت غير قاصد لذلك، ومن هنا تأتي أهمية استخدام أسلوب الكلام المناسب في تقديم الدعم الفنيّ. فعلى سبيل المثال استطلع استبيان أجرته شركة Software Advice آراء بعض العملاء في مقارنة بين أسلوب الكلام الرسميّ وغير الرسميّ من قبل فرق الدعم الفنيّ. على الرغم من أن نسبة 65% من العملاء – على اختلاف أعمارهم وأجناسهم – يفضلون الأسلوب الرسميّ فإن النسبة تتغيّر بشكل ملحوظ عندما يتلقّى العميل الرفض من قبل الدعم الفنيّ باستخدام هذا الأسلوب. فقد ذكر 78% من المشمولين بالاستطلاع أنّ للأسلوب غير الرسميّ الزائد عن حدّه (كاستخدام بعض العبارات العامّية الدارجة أو اﻷيقونات التعبيريّة Emoticons تأثيرًا سلبيًّا في تجربة التعامل مع الدعم الفنيّ، وخاصة عندما يجابه طلبهم بالرفض. إن المبالغة في استخدام الأسلوب غير الرسميّ في تعاملك مع العملاء عندما تريد رفض شيء معيّن يعني أنّك لا تأخذ طلبهم على محمل الجدّ، وسيشعرون أنّك تعاملهم بفظاظة. 5- محاولة دفع العميل إلى الترقية إلى خدمات أغلى بشكل سيءقد يكون ترغيب العميل بترقية الخدمة أو المُنتج Upselling مفيدًا في بعض اﻷحيان، إذ أنّه يوطّد علاقتك بالعميل ويرفع القيمة الكلية للزبون lifetime value (المبلغ الكلّي الذي سيدفعه العميل طيلة المدّة التي يبقى فيها عميلًا) ويساعدك في نموّ مشروعك التجاري. غير أنّ هذا الترغيب لن يجدي نفعًا إن لم تقم به بصورة صحيحة؛ إذ يجب أن يشعر العميل بأنّه يستفيد من التعامل معك بشكل كبير، وأنّ الفائدة ستغدو أكبر وأكبر إن قام بشراء العرض اﻹضافي. لنأخذ ما جرى مع Chris Yeh كمثال: لنتخيل موقف Chris لو أنّه كان منزعجًا أو غاضبًا من الشركة؟ هل كان سيقبل بهذا العرض الترغيبي؟ كلا وبكل تأكيد؛ لذا ﻻ تحاول ترغيب عميل غاضب أو منزعج، ولا ترغّب العميل في منتجك إن لم يقدّم له فائدة إضافية. يصف Jeffery Gitmore وجهة نظر العميل إلى العروض الترغيبيّة بالعبارة التالية: "أخبرني كيف سأستفيد. فإنّك لن تستفيد ما لم أحقق أنا الفائدة". إن لم يحقّق العميل الفائدة المرجوة من عرضك الترغيبيّ فلا تحاول تقديم العرض على اﻹطلاق. 6- عدم تقديم الاعتذارهناك الكثير ممّا يمكنك فعله لتهدِّأ من روع العميل، إذ يمكنك إرجاع أمواله، أو تقديم المنتجات مجّانًا، أو منحه حسابًا مجّانيًّا لمدة عام واحد، ولكن لا تنسَ اﻷثر الكبير الذي سيتركه اعتذار بسيط في نفس ذلك العميل، وليس من الضروريّ أن تكون مخطئًا لتقدّم الاعتذار، بل يمكنك التعبير عن أسفك تجاه ما يشعر به العميل من سوء وانزعاج. أنا لا أحب رؤية العميل مستاءً على اﻹطلاق، وهذا يدفعني للتعبير عن أسفي واعتذاري لما يشعر به العميل من الغضب أو الانزعاج، سواء أكنت أتحمّل مسؤولية الخطأ أم ﻻ. في دراسة أجرتها Carey School of Business في جامعة ولاية أريزونا، بلغت نسبة العملاء الذي يشعرون بالرضا بعد حصولهم على تعويض مادّي إلى 37٪، غير أن هذه النسبة تتضاعف لتصل إلى 74% عندما تقدّم الشركة الاعتذار إضافة إلى التعويضات. عامل زبائنك كما تحب أن تعامَل أنتيكره الناس إجبارهم على الانتظار، أو التعامل معهم بفظاظة أو بأخلاق سيّئة، كما يغيضهم أن يشعروا بأنهم لا يحصلون على الاهتمام الكافي، ومع أنّنا نحرص جاهدين على أن يشعر العميل بمقدار تقديرنا واحترامنا له، إلا أن اﻷمور قد تسوء في بعض اﻷحيان، لذا حاول أن تتذكر اﻷمثلة السابقة على الدوام وانتبه لما ستخاطب به عملائك مستقبلًا لتحوز رضاهم وسعادتهم. ترجمة –وبتصرّف– للمقال The 6 Customer Service Mistakes That Annoy Customers Most لصاحبه Len Markidan.

هل تعلم أنّ موقعك ليس هو المكان الوحيد لوضع نافذة المحادثة المباشرة؟ ولا نقصد هنا الأدوات التي تتكامل مع فيس بوك، وإنّما نافذة المحادثة المباشرة نفسها الخاصة بموقعك. تستطيع دفع الناس إلى بدء محادثة مباشرةً من خلال رسائلك الإخبارية، أو من أحد ردودك على تويتر، كل ذلك بمساعدة رابط مباشر يوجه إلى المحادثة. وبهذا تستطيع الوصول إلى عدد أكبر من العملاء من خلال المحادثة المباشرة التي لا يقتصر وجودها على الموقع فقط. سيتم فتح نافذة المحادثة عند النقر على ذلك الرابط، مما يوفر طريقًا مباشرًا للوصول إلى خدمة العملاء. وبذلك يستطيع مدراء حسابات التواصل الاجتماعي، الذين يمكن اعتبارهم كحلقة الوصل بين العميل وقسم خدمة العملاء، توفير الكثير من الوقت. حيث بإمكانهم توجيه خدمة العملاء على وسائل التوصل الاجتماعي إلى محادثة مباشرة على الفور بدلًا من محاولة نقل المعلومات من العملاء إلى خدمات الدعم بواسطة التغريدات والمنشورات. إنشاء الرابطالرابط الذي نتحدث هو كالتالي: https://secure.livechatinc.com/licence/1520/open_chat.cgi لإنشاء هذا النوع من الروابط عليك أولًا أن تحصل على "رقم الترخيص License Number" الخاص بحسابك على LiveChat. بإمكانك فعل ذلك عن طريق Code section بتسجيل الدخول ونسخ الجزء المظلل كما في الصورة أدناه: بعد نسخ رقم الترخيص، قم باستبدال الرقم "1520" في المثال على الرابط أعلاه برقم الترخيص الخاص بحسابك. بعدها قم بنسخ ولصق الرابط في نافذة متصفح جديدة للتأكد من أنّه يؤدي إلى نافذة المحادثة المباشرة الخاصة بموقعك. وإذا كنت تطلب إدخال معلومات معينة قبل بدء المحادثة كالاسم وعنوان البريد الإلكتروني (pre-chat survey)، سيتوجب على متسلّم الرابط ملء الحقول قبل البدء بالمحادثة. إضافة رابط المحادثة إلى خدمة العملاء عبر وسائل التواصل الاجتماعيمن أبسط استخدامات الرابط وأكثرها فعالية هي وضعه في نهاية ردود خدمة العملاء عبر وسائل التواصل الاجتماعي. بإمكانك إضافة رابط المحادثة إلى نهاية الرد لتوفير نوع من التواصل المباشر كلما وصلك تقرير من العميل على فيس بوك أو تويتر حول مشكلة يواجهها. على سبيل المثال، تستخدم شركة الخطوط الجوية Ryanair هذه الطريقة في خدمة العملاء عبر وسائل التواصل الاجتماعي التي توفرها لغرض إيصال قسم الحجوزات بالأشخاص الذين يريدون تغيير حجوزاتهم؛ الطريقة سهلة وسريعة. وبنفس الطريقة تستخدم شركة ASUS روابط المحادثات لتحويل استفسارات العملاء إلى فريق الدعم. أما بعض الشركات فتستخدم رابط المحادثة لإخبار متابعيهم عن توفير خدمة المحادثة المباشرة، كشركة Winn Solicitors مثلًا: من الفوائد الأخرى لتضمين رابط المحادثة هي عندما تحتاج إلى معلومات إضافية من العميل لحل المشكلة ولكنّك لا تريد أن تتسرب كل التفاصيل لتتم مشاهدتها من قبل كل مستخدمي الإنترنت. يتيح استخدام رابط المحادثة لمدراء حسابات التواصل الاجتماعي سهولة تحويل تقارير العملاء من تويتر أو فيس بوك إلى فريق خدمة العملاء، وبذلك يوفرون الوقت لتحقيق أهداف أخرى على وسائل التواصل الاجتماعي. إذا بدأت باستخدام رابط المحادثة تأكّد من استخدام مختصرات الروابط، وهذا الأمر مهم في حالة Twitter على وجه الخصوص حيث كل حرف محسوب عليك. يمكنك استخدام خدمة bitly لهذا الغرض. إضافة رابط المحادثة إلى رسائل البريد الإلكترونيإنّ مدراء وسائل التواصل الاجتماعي ليسوا الوحيدين من يستطيعون استخدام رابط المحادثة المباشرة، فوكلاء خدمة العملاء يستطيعون استخدامه على نطاق واسع. بإمكان فريق خدمة العملاء استخدام الرابط لتشجيع المستخدمين على التواصل وحل مشاكلهم عبر محادثة مباشرة بدلًا من إرسال واستقبال رسائل مطولة؛ أي أنّهم يقومون بتحويل المحادثة إلى الوسيلة الأسرع والأكثر كفاءة. قم بتضمين الرابط في نص رسالة البريد الإلكتروني أو في التوقيع. وفكرة تضمين الرابط في التوقيع تعمل جيدًا خصوصًا إذا كنت تريد إرسال العديد من الرسائل إلى العملاء وتريد إضافة خيار المحادثة المباشرة في كل تلك الرسائل. بهذه الطريقة سيكون الرابط متاحًا دائمًا دون أن تعطي انطباعًا على أنّك لحوح. تستطيع إعداد التوقيع في Gmail، الذي هو على الأرجح خدمة البريد الإلكتروني التي يختارها الأغلبية، من نافذة الإعدادات عن طريق أيقونة الترس في أعلى يمين الشاشة. اذهب إلى قسم التوقيع وفعّله، ثم أدخل التوقيع الذي تريده. تستطيع استخدام زر "Link" لإضافة الرابط، أو استخدام الاختصار (Ctrl +K (Command +K لأجهزة Apple). والنتيجة ستكون ظهور الرابط في نهاية كل بريد إلكتروني ترسله، كما في الصورة أدناه: خاتمةلا تقتصر طرق استخدام رابط المحادثة على تسهيل خدمة العملاء عبر وسائل الاجتماعي أو تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى محادثة مباشرة. هنالك الكثير من الإمكانيات والأفكار لاستخدام رابط المحادثة، كإرساله عبر الرسائل النصيّة، أو تحويله إلى رمز QR ونشره في متاجرك على أرض الواقع. فكّر فيما يمكنك فعله باستخدام رابط المحادثة، او استخدم الأفكار المذكورة لتجعل من خدمة العملاء عملية سهلة وسريعة. ترجمة -وبتصرّف- للمقال How to make social media customer service easier لصاحبه: Jacob Firuta. حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.

أثناء إصغائي إلى حلقة جديدة من بودكاست Patrick McKenzie (مع ضيفته Amy Hoy)، لفتني تطرّقهم إلى موضوعٍ كنتُ قد سمعتُ عنه مسبقًا: حينما تشمل خدمتك على عدّة خطط للاشتراك، يميل عملاء الخدمة الأرخص إلى طلب الحصّة الأكبر من خدمات الدعم الفني. قد يبدو هذا منافيًا للبداهة للوهلة الأولى، بل لربما توقّعتَ العكس: أن الأشخاص الذين يدفعون أكثر من غيرهم سيشعرون بأحقيّة حصولهم على الدعم الفني أكثر، وبالتالي سيرسلون طلباتٍ أكثر. إذًا فما السبب وراء كون العملاء الأرخص هم الأكثر طلبًا لخدمات الدعم الفني؟ بدايةً خمّنتُ أن المسألة شخصيةٌ بشكلٍ بحت، هذا يُشبه منَ يسرقون النعال في الفنادق أو البطانيات في الطائرات، إنهم ببساطة يريدون الحصول على أقصى فائدة ممكنة من كل صفقة. وبعبارة أخرى، هم لا يطلبون الدعم الفني لأنهم بحاجته، وإنما فقط لأنّه مجاني. التفسير الأفضللكنّي بعد ذلك تأمّلت بنفسي كمثال، فأنا عندما أتصل بالدعم الفني فليس لأنني استمتع بذلك، وإنما لأني لا أملك خيارًا آخر. حينها تفكّرت أكثر بالأمر ووجدت تفسيرًا أفضل. في اعتقادي أن الخطط الرخيصة غير المتزنة تجذب نوعًا معينًا من العملاء: محدودو المعرفة. لا يعني كون العميل محدود المعرفة أنّه غبيّ أو مُغفّل، لكنّه ببساطة ليس على دراية جيّدة في مجال ما، أي أنّه لا يملك المعلومات الكافية عنه، وبالتالي فإن كل واحدٍ منّا يجهل عدّة مجالات. لذا دعني أفترض أنني لا أملك معلوماتٍ كافية عن عالم السيارات، فأنا لا أعرف الأشياء الأساسية عن المكابس، علبة السرعة، المراوح، أو عمود التوجيه DriveShaft (في الحقيقة لستُ أدّعي ذلك). لذلك عندما أريد اختيار سيارة فهل تتوقّع ما هو العامل العقلاني الوحيد الذي سأبني عليه خياري؟ بالتأكيد، إنّه السعر لا أكثر. وبما أنني عميل محدود المعرفة هنا، فلن يكون لدي أدنى فكرة عما يحدث عندما تتوقف سيارتي عن العمل (أو حتى عندما ينفذ الوقود)، وبالطبع فلن أتمكّن من معرفة المشكلة بنفسي. على الناحية المقابلة، يبني العملاء ذوي الإطّلاع الواسع خياراتهم على مجموعة من العوامل الأخرى -إلى جانب مسألة السعر بالتأكيد- عند اتخاذهم قرارًا بالشراء. وبما أنهم مطلعون، فعلى الأغلب سيجدون حلّا لمشاكلهم بشكلّ ذاتي. لذا ليس من الصحيح القول بأنّ العملاء المهتمين بأدنى الأسعار يطلبون دعمًا فنيًا أكثر، وإنما العملاء الذي يتخذون قرارتهم بناءً على السعر فقط هم من يفعلون ذلك. الآن وبعد أن فهمنا ذلك، ما الذي يُمكننا فعله؟ ثقف عملاءك أول ما يُمكنك فعله لحل المشكلة هو تثقيف عملائك، أضف توثيقًا جيّدًا، اكتب التلميحات الأكثر طلبًا، دوّن دليلًا للمساعدة مع الأسئلة الأكثر تكرارًا. هذا سيُخفّض من عدد طلبات الدعم الفني التي تتلقاها بشكل كبير. بعد ذلك ووفقاً لقاعدة 20/80 فإن 20٪ من المسائل ستجلب 80٪ من طلبات الدعم الفني. تخلص من العملاء محدودي المعرفة لدينا خيار آخر هنا ألا وهو التخلص من العملاء محدودي المعرفة، بعبارةٍ أخرى، اجعل خدمتك تستهدف العملاء المطلعين الذين يبحثون (مثل أي شخص آخر) عن الصفقة الرابحة، وبدون جذب العملاء محدودي المعرفة بنفس الوقت. يمكنك فعل ذلك عن طريق استراتيجية "الحماية من الأطفال Child proofing". على سبيل المثال، تُقدّم شركة Amazon's EC2 لخدمات الاستضافة واحدًا من أرخص العروض حول العالم، ولكن كمية المعرفة التقنية المطلوبة لاستعمالها تضمن عدم تسجيل فئة العملاء الجاهلين في الخدمة. احتضان العملاء محدودي المعرفةفي النهاية يمكنك احتضان العملاء محدودي المعرفة. تُستخدم هذه الاستراتيجية من قبل مزودات خدمة الإنترنت في كل مكان. يعلنون عن أسعار رخيصة لجلب أكبر شريحة عملاء ممكنة ثم يجنون المال من تقديم الدعم الفني. تجلب هذه الاستراتيجية انتقادات سيئة لأن العديد من الشركات التي تستخدمها تُقدّم دعمًا فنيًا سيئًا ومكلفًا، لكن لا يوجد ما يمنعك من تقديم خدمة عملاء مأجورة لكن مُميزة. الخلاصةبغضّ النظر عن الاستراتيجية التي ستختارها، تذكّر دومًا أن السعر يعتمد على قاعدة عملائك وتكلفة الدعم الفني. على سبيل المثال، قد يكون من الجيد البدء مع أسعار مرتفعة، ثم تخفيضها عندما تكون مستعدًا لتوسيع البنية التحتية للدعم الفني. وعلى أية حال، تذكر أيضًا أن الناس تستجيب للحوافز، وهذا سببٌ وجيهٌ جدًا لتفسير لماذا يسأل العملاء المهتمين بأدنى الأسعار معظم الأسئلة. ترجمة وبتصرف للمقال Why Cheap Customers Cost More لصاحبه Sacha Greif. حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.

إنّ العمل في وسائل التواصل الاجتماعي يعني الخوض في بعض الأمور الصعبة؛ المسابقات التي تنجح تارة وتفشل تارة أخرى، التقيّد بالـ 140 حرف الذي يألفه الجميع، أو الظهور المفاجئ لتعليق فيس بوك غاضب بينما أنت مسترخٍ في عطلة نهاية الأسبوع. هنالك دائمًا أخطاء وتخبّطات جديدة نرتكبها، ودروس جديدة لنتعلّمها. ولحسن الحظ، من السهل تعلّم بعض دروس وسائل التّواصل الاجتماعي، لنقل عن طريق مقال مدوّنة مثلًا. فيما يلي بعض العادات التي ينبغي الإقلاع عنها إذا كنت تسوّق عبر وسائل التواصل الاجتماعي: أولًا: الرّسائل المؤتمتةهل سبق وقمت بمتابعة شخص أو حساب لشركة ما على تويتر ثم تصلك رسالة بعد إجزاء من الثانية بعبارة "شكرا على المتابعة" متبوعة بإشارة إلى رابط موقعهم، صفحتهم على فيس بوك، مدونّتهم أو [أدرج رابط الترويج الذاتي هنا]؟ إنّ الرّسائل المؤتمتة تأتي في صدارة الأمور المزعجة بالنسبة لي، وأجزم أنّني لست الوحيدة كذلك؛ فلا أحد يحب الرّسائل المؤتمتة! قد تبدو فكرة الرّسائل المؤتمتة رائعة على الورق؛ تتفاعل مع متابعيك مباشرةً، تقدّم لهم محتوى مفيدًا، ترشدهم إلى موقعك؛ المنافع متبادلة من جميع النواحي. في الواقع، تُعطي الرّسائل المؤتمتة انطباعًا على أنّك كسول، منعزل، وغير متواصل مع جمهورك. وعلى الرغم من أنّ هنالك العديد من الأشخاص الذين أكّدوا أنّ الرّسائل المؤتمتة زادت من عدد متابعيهم، أو أدت إلى عملاء محتملين، لكنّ هذا الأمر لا يستحق أن تخاطر وتترك ذلك الانطباع السيئ لدى متابعيك. كما أنّه من المحتمل أنّه مع كل رد تحصل عليه هنالك 50 شخص منهم أذعن وأرسل الرد متسائلًا متى تفهم الإشارة. ليس هنالك ما يُدعى بالقوانين الثابتة والسريعة في وسائل التواصل الاجتماعي، لكن هنالك شيء واحد مؤكّد وثابت، وهو أن الصدق يفوز عندما يتعلّق الأمر بكسب ثقة مجتمع المتابعين وبناء العلاقات معهم. وهذه الرّسائل مسبقة التّحضير التي تخدم مصلحة ذاتية، والتي من الواضح أنها لم ترسل من قبل شخص حقيقي ليست لها علاقة بالصدق البتّة. التّفاعل الحقيقي ليس مؤتمتًا. تجنّب الردود التلقائيّة مسبقة التّحضير، فلا أحد يحبها. ثانيًا: المبالغة في استخدام الوسوم Hashtagإنّ استخدام الوسوم شائع جدًا على وسائل التواصل الاجتماعي؛ فهي طريقة رائعة لتصنيف منشوراتك، العثور أو الانتقال إلى المحادثات، إعطاء حملتك التسويقية سمة خاصّة بها. لكن كل ما زاد عن حدّه انقلب إلى ضدّه، والكثير من الشيء الجيّد يصبح سيئًّا. وبذلك يؤدي تكويم الوسوم إلى تعقيد الرسالة التي تحاول إيصالها ويجعل من الصعب متابعتها، أو يعطي انطباعًا على أنّك تحاول الحصول على متابعين جدد باستماتة بدلًا من التفاعل مع الجمهور الحالي. معظم الكلمات التي يكتبها الناس كوسوم تكون مبهمة جدًّا، وبكل الأحوال لا تحدث هذه الكلمات الأثر الكبير بالنسبة لهم. مصدر الصورة في عالم تويتر، حاول ألّا تستخدم أكثر من وسمين اثنين لكل تغريدة، ولتكن استراتيجيًّا عند كتابتها. إنّ الوسوم هي من أكثر الكلمات المفتاحية الموجّهة في رسالتك، وهي تساعدك في العثور على الأشخاص ذوي الصلة بها. على سبيل المثال، أقوم في كثير من الأحيان بإدراج الوسم #yvr في تغريدات حساب Unbounce المتعلّقة بـ Vancouver-centric؛ وأترك الأمر عند هذا الحد. ثالثًا: النّشر الشامل عبر جميع الشبكاتينبغي عدم الخلط بين الرّسائل المؤتمتة والنشر المؤتمت. إنّ النشر المؤتمت يعني جدولة منشوراتك لكي يتم نشرها في أوقات محدّدة لاحقًا، وهذه الطريقة من الضروريات بالنسبة للأشخاص الذين يعملون على وسائل التّواصل الاجتماعي. إنّ النشر المؤتمت يوفّر عليك الوقت والجهد (أنا ممتنّة للأداتين Buffer وHootsuite التي تجعل مهمّتي هذه أسهل بكثير). مع ذلك، فإنّ نشر نفس المنشور على جميع الشبكات يؤدي بك إلى هذا: أفترض أنّ التّحديث أعلاه تم نشره من خلال تويتر لينشر في نفس الوقت على LinkedIn (وهو المكان الذي وجدته فيه)، وهذا أدّى إلى نشر صورة غريبة لم تحصل على أيّ تعليقات، بالإضافة إلى إدراج hashtag إلى منصّة لا تدعمه. قد لا يهمّك التّنسيق إذا كنت تنشر على حسابك الشخصّي، لكن بالنسبة لحسابات الشّركات، من المهّم تحسين المنشورات وتهيئتها للمكان الذي ستنُشر فيه. إنّ للشبكات الاجتماعية قوانينها الخاصّة كلّ على حدة، ولذلك يجب التأكّد من أنّ التّحديثات التي تنشرها تظهر بصورة صحيحة، وهذا يقرّبك خطوة من زيادة عدد النقرات وزيادة التفاعل. سيلاحظ الناس فيما إذا كنت تنشر نفس المنشور على أكثر من شبكة تواصل اجتماعي، لذلك قم بصياغة المنشورات لكي تتلاءم مع كل وسيلة. لا تستهن بالتفاصيل الصغيرة، حيث يمكن لصورة جذّابة على فيس بوك، أو عمل وسم للأشخاص المناسبين على Google+ أن يصنع كل الفرق. رابعًا: سوء التعامل مع الآراء السلبيةجميعنا نعرف تلك الفئة من مستخدمي الإنترنت الذين يتعمّدون المضايقة والإزعاج. الأمر لا يتعلّق بك، فهم يعمدون إساءة الأدب لجذب الانتباه أو للتسبب بالمشاكل. أتحدّث هنا عن التعليقات غير اللطيفة، الأسئلة المحبطة، أو الانتقادات من الناس العاديين الذين يُصادَفون في أي عمل. إنّ الرد على الآراء السلبيّة أمر صعب، وقد يكون مخيفًا قليلًا عند التعامل مع شخص غاضب على وجه الخصوص. من المفيد أن تتذكّر أنّ معظم الناس عقلانيّون ويريدون من أحدهم أن يستمع إليهم. يمكنك أن تقطع شوطًا طويلًا مع هؤلاء النّاس باستخدامك للردود الهادئة، الفوريّة، وقبل كل شيء الإنسانيّة. إنّ أي ردّ مهما كان هو أفضل من عدم الرد، فأنت لا تريد أن تعطي انطباعًا على أنّك غير مبالي، وهمي أو ذو موقف دفاعي. لكن إذا أردت أن ترد عليهم بالازدراء عليك أن تتمهل قليلًا: لا يمكننا إنكار أنّ المثال أعلاه صارم ومبالغ فيه، حيث أنّ أغلبنا يملك ما يكفي من الحس السليم لعدم إهانة العميل. لكنّ ردًّا كهذا، مع تلميح بالاحتقار وعدم الاكتراث (أو عدم الرّد على الإطلاق) يمكن أن يفسد علاقتك مع العميل وسمعة علامتك التجارية. عامل الناس على أنّهم أناس، وحاول قدر استطاعتك معالجة مشكلتهم، سواءً قمت بتوضيحها بنفسك، أو جعلتهم يتواصلون مع أحد أفراد الفريق الذي يستطيع توضيح وحل المشكلة. حاول أن تفهم من أين يأتي هؤلاء الناس وساعدهم، وبذلك تكون قد نجحت في التعامل معهم. خامسًا: عدم تهيئة المحتوى لغرض المشاركةإنّ إنشاء، تنظيم وعرض المحتوى على حسابات التواصل الاجتماعي لـ Unbounce هو جزء كبير من عملي. حيث أقوم بزيارة عدد كبير من المدوّنات كل يوم وأنا على استعداد لمشاركة المحتوى الجيّد مع جمهورنا، لكن الطريف في الأمر أنّ هنالك عددًا من المدوّنات لا تبدو أنها جاهزة لكي يتّم مشاركة محتواها. هنالك أمران لا أريد القيام بهما عندما أكون جاهزة لنشر مقال ما: البحث عن أزرار المشاركة في المدونة.البحث عن اسم حساب تويتر معيّن.قد تبدو لك هذه المشكلة بسيطة، لكنّه من الجيّد أن يكون المحتوى سهل النشر قدر الإمكان ومحسّن ومهيأ لذلك، وهذا الأمر يختلف من مسوّق لآخر. شخصيّا أقوم باستخدام ملحقات Buffer التي تقوم بحل جزئي لهذه المشكلة. وهذا يعني أنّه لكي تضمن أن يُنسب أو يُشار إلى منشورك تلقائيًّا، عليك أن تضع أيقونات المشاركة في مقدمة الاعتبارات، أن تتأكّد من تهيئة عنوان المنشور أو الرسالة (بالطبع اقل من 140 حرف مع الرابط)، وأن تدرج اسم حساب تويتر الخاص بالشركة. بإمكانك استخدام الأدوات AddThis أو ShareThis لإضافة أيقونات المشاركة إذا لم تكن قد ثبّتها بعد. سادسًا: عدم إرسال الحملات من وسائل التواصل الاجتماعي إلى صفحات هبوط خاصّةأنّ عملنا في Unbounce يتمحور حول صفحات الهبوط كما هو واضح، والسبب ليس لأننا نجني المال من خلالها وإنّما لأنها تخدم هدفًا حقيقيًّا، وتخدمه بصورة جيّدة. تتيح لك صفحات الهبوط توجيه الزوّار إلى صفحة موجّهة بقوة والتي تلبي رغباتهم واحتياجاتهم الخاصّة. مثلًا لو كانت لديك شركة برمجيّات وتقوم بحملة إعلانيّة على فيس بوك حول الخاصيّة الجديد التي تقدّمها، وعند النقر على هذا الإعلان تقوم بتوجيه الزوّار إلى الموقع الخاص بالشركة، الذي على الأرجح يحتوي على الكثير من المعلومات العامة عن منتجك بالإضافة إلى نسبة انتباه* عالية attention ration، فإنّك بذلك تُربك الزوّار وتزيد من احتمال مغادرتهم الموقع. لكن عندما تقوم بتوجيههم إلى صفحة هبوط تركّز على الخاصيّة الجديدة فقط وتحتوي على زر الدعوة إلى إجراء call to action فستحثّهم على تجربة الخاصيّة، وتزيد من فرص تحوليهم conversion بشكل كبير. ركّز على ما يصلح من الأساليبإنّ وسائل التواصل الاجتماعي تتغير على الدوام، وتتغيّر معها أفضل الممارسات للتفاعل وبناء المجتمعات الخاصّة بنا. وبعد أن تعلّمنا ما يصلح وما لا يصلح من الأساليب، الأمر متروك لنا للتخلص من الأساليب السيئة والتركيز على الجيد منها. وبعبارة أخرى، اعثر على ما يصلح من الأساليب وواصل ممارستها. ماذا عنك؟ هل هنالك أساليب تتعلق بوسائل التواصل الاجتماعي لا تحبّذها وتعتبرها مصدر ازعاج؟ شاركنا رأيك. *نسبة الانتباه: هي نسبة عدد الروابط في صفحة الهبوط إلى عدد الأهداف المراد تحويلها في الحملة. يجب أن تكون نسبة الانتباه في الحملة المثلى مساوية إلى 1:1. لأنّ كل حملة لها هدف واحد، ولصفحة الهبوط الخاصة بتلك الحملة دعوة إلى إجراء واحدة؛ أي مكان واحد للنقر عليه. ترجمة-وبتصرّف-للمقال 6Things We All Need to Stop Doing on Social Media Now لصاحبته: Hayley Mullen. حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.

الكثير من المدوّنين ذوي الأعمال الصغيرة يقولون إن عليك الإصغاء لعميلك والبناء على أساس هذا، المشكلة أن بعض الناس يبالغون في ذلك. كانت لي تجربة مع شركة من هذا النمط مؤخّرًا. بعد انتهائهم من عرض منتجهم، شرعت بإنهاء اللقاء ببضعة أسئلة اعتياديّة: أنا: إذًا ما التالي في خطّتكم؟ CTO: سنصغي لما تريدون. لاحظ كيف يتفادى السؤال، تمامًا كرجال السياسة. ما قاله ليس إلا تعبيرًا أقل صراحة عن الجملة "المستقبل هو أي شيء تعتقد أنّه المستقبل". ربّما يحاول أن يبيّن مدى استجابته للطلبات المستقبليّة، ولكن كان عليه أن يتجنّب هذه الإجابة. عجزت أسئلتي اللاحقة عن تبيّن وجود خطّة مستقبليّة. لعلّ قلة العملاء تجعل طريقهم غير واضح. الإجابة التالية تؤكّد نظريّتي السابقة: أنا: ألديك أسئلة لنا؟ CTO: نعم. ما أكبر مشكلة تواجهك في العمل وتريد أن يحلّها أحدهم؟ هل تتصيّد الأفكار؟ هل تطلب منّي أن أحدّد منتجك القادم بدلًا منك؟ الأمر ليس "إصغاء للعملاء"، بل هو أشبه بسفينة بلا قبطان. وجود أهداف واضحة والثقة بالنفس أمران لا يتعارضان مع النّمو وفق طلبات العملاء. عليك أن تصغي إصغاءً فعّالًا: عندما يصلك اقتراحٌ ما، انتبه إليه، اكتبه على الورق، أعد صياغته بكلماتك وكرّره لتطمئن لفهمه بدقّة.تحرّى طلبات إضافة الميّزات حتى تكتشف المشكلة الجذريّة الكامنة وراءها. هذا يتطلّب محادثة مباشرة مع عميلك، فاستخدم الهاتف أو اللقاء المباشر، لا البريد. كثيرًا ما تجد عشرات الطرق لحلّ المشكلة ولكنّ لديك عملاء آخرين عليك أخذهم بعين الاعتبار، بالإضافة إلى بنية منتجك الحاليّة.اطلب من العميل ترتيب اقتراحاته وفق أهمّيتها. فقد تتلخّص الاقتراحات العشرون في اقتراحين أساسيّين لا مفرّ منهما. لا تطلب منهم إسناد مستوى أهمّية لكل اقتراح، بل ترتيبها فقط، لأنك إن فعلت فستجد 7 اقتراحات في المستوى الأول!إن كنت عاجزًا (أو غير راغب) في تنفيذ اقتراح معيّن، فاعترف بذلك. وضّح للعميل سبب قرارك حتّى يتفهّم ذلك، ولا يعتبره تعاليًا.بادر بطلب تعليقات العملاء على المنتج. لا يرسل كثير من المستخدمين رسالة بريد إلى قسم الدعم فيها طلب ميزة ما؛ لأنّهم تعوّدوا على تجاهل كثير من الشركات لها. لاحظ أنّك تُشرك العميل في كلّ الخطوات وفي الوقت نفسه تصقل هذه الاقتراحات. إشراك العميل يجعله يُدرك أنك تصغي له وتدرس اقتراحه. صقل تلك الاقتراحات يعني أنّ لديك أشياء ملموسة تبني عليها. وحتّى الاعتراف بعجزك عن تنفيذ اقتراح هو أمر حسن، لأنه يعني أن قبولك لاقتراح ما سيؤدي إلى تنفيذه. بهذا تبين نزاهتك وواقعيتك. يعلم الجميع أن تنفيذ أفكارهم كلها أمرٌ غير معقول؛ ولهذا يقدّرون رفضك بصدق. قليلة هي الشركات التي تصغي لعملائها، ولكنها محبوبة. أصغِ، ولا تتصيّد الأفكار! ترجمة -وبتصرف- للمقال Five ways to listen to customers instead of goin' fisghin لصاحبه Jason Cohen. حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.

تُتيح لنا مناقشة وجهات النّظر القدرة على رؤية العالم من خلال أعين الآخرين ومعرفة آرائهم تجاه الأشياء، وهي المهارة الأساسية التي يجب أن نتحلى بها، كما أنّها تساعدنا على إنشاء علاقة ناجحة مع الزّبون وهذا يمكّننا من معرفة احتياجاته، رأيه تجاه خدماتنا ومنتجاتنا، وأيضاً معرفة ماذا نستطيع أن نقدّم للزّبون لكي نجعله سعيدًا، وهذا كلُّه يحدث من خلال فهم وجهة نظر الآخرين. نشر Jason Fried (وهو المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Basecamp) تغريدة، يقول فيها: هذه كانت تجربة Jason في مناقشة ومعرفة وجهات نظر العملاء، كان جاسون يظن أنّ استخدام المُنتج الذي يقدّمها سهل للغاية، بينما من وجهة نظر العميل فإنّها بعيدة كلّ البعد عن السّهولة والبساطة. عندما يرى الناس أنّ زبونا ما يجد صعوبة باستخدام السّلعة أو الخدمة المقدّمة إليه فإنهم عادةً ما يقولون: "يا له من زبون، إنه لا يَقدِر على أبسط الأمور" أو يقولون: "هنالك خلل ما في هذا الزّبون"، ردّة الفعل هذه تجاه الزّبائن تنتابنا جميعًا وتبقينا بعيدين عن فهْم وجهات نظرهم، وهذا من شأنه أن يؤثّر سلبًا على إيصالنا للسّلعة أو الخدمة كما يرغب بها الزّبون . نحن نتصرف كالأطفال تماما عند تجاهل آراء الآخرينتتشكل لدينا القدرة على تقبّل وجهات نظر الآخرين في مراحل مبكرة من مراحل الطّفولة، إذا تتبّعنا كيفيّة تطوّر مهارة مناقشة وجهات النّظر المختلفة عند الأطفال، يمكننا ملاحظة احتمالين موجودين عند البالغين، هما الانغلاق والتّنكر للآراء الأخرى، أو تقبّل اختلاف الرّأي. أجريت عالمتا النّفس Betty Repacholi وAlison Gopnik من جامعة Berkeley دراسة على الأطفال البالغين من العمر 14 شهرا و18 شهراً، تمّ وضع الأطفال أمام وعائي طعام، الأوّل يحوي مقرمشات على شكل أسماك ذهبيّة، والآخر يحتوي على خضار البروكلي، قام الأطفال بتناول الطّعام من الوعائيْن وجميعهم أعجبتهم المقرمشات أكثر من البروكلي، شاهد الأطفال فيما بعد الباحثة وهي تتناول كلا الطعامين وقد أظهرت اشمئزازًا عند تناولها للمقرمشات، بينما أظهرت الاستمتاع بطعم البروكلي، ثم قامت الباحثة بإزالة يديها عن الوعائين وطلبت من الأطفال إعطائها بعض الطعام، وقد أتاحت للأطفال فرصة الاختيار بين البروكلي والمقرمشات، فماذا اختار الأطفال؟. معظم الأطفال الذين تقارب أعمارهم من 14 شهراً وبنسبة 87%، قدّموا للباحثة ما أحبّوه من طعام، المقرمشات الذهبية، لم يستطيعوا استيعاب أنّ الباحثة لها اختياراتها التي تختلف عن اختيارهم ، بينما قام معظم الأطفال الذين تقارب أعمارهم من 16 شهراً وبنسبة 69% بتقديم البروكلي للباحثة، هؤلاء استطاعوا إدراك أنّ الباحثة أحبّت البروكلي ولم تحبب ما اختاروه هم. قد يستمرّ سلوك الأطفال ذوو ال 14 شهراً ويبقى إلى ما بعد البلوغ، ويتمثّل ذلك بتركيزك فقط على وجهة نظرك أنت وتجاهلك لردّة فعل الآخرين تجاه الأفكار، السّلع، والخدمات التي تقدّمها، ستبقى بعيدًا عن آراء الآخرين، وهذا سيجعلك تعطي المقرمشات الذهبية للأشخاص الذين يحبون البروكلي. ببساطة، لن ترى ولن تعلم ما يريده الآخرون منك، وعلى نقيض ذلك تمامًا، يستمر سلوك الأطفال ذوي الـ18 شهرًا ويبقى إذا استمعتَ إلى آراء الآخرين وخرجت من دائرة الانطواء، إذا انتبهتَ لردودهم وسلوكيّاتهم تجاه عملك أو أيّ شيءٍ آخر تقدّمه لهم، إذا أبقيْتَ رغباتكَ الخاصّة في نفسك وحافظتَ على رغباتهم التي يريدونها. مركز دعم العملاء هو المكان الذي تتعرف فيه على آرائهمعندما أتجاهل وجهة نظر الآخر، أتصرّف وكأنّني أقول "أنا معزول في فقاعة"، الفقاعة تجعلني في معزل عن العالم الخارجيّ، وأعلم أنّني عندما أريد معرفة رأي شخص آخر سأحتاج إلى الخروج من الفقاعة، بإمكانيَ الخروج من هذه الفقاعة عن طريق خَلْق إمكانيّات الحصول على التغذية الرّاجعة من العملاء الذين أقدّم لهم الخدمة، ويكون ذلك بمراقبة انطباعاتهم تجاه الخدمات التي قدمتها لهم وسؤالهم عنها كلّ منهم على حدى. بإمكان الشّركات تنفيذ ذلك بوسائل عديدة منها مراقبة العميل أثناء تجربة السّلعة أو الخدمة، طلَب التّغذية الراجعة من خلال المسوحات والاستبيانات المقدّمة للعملاء والتّحدث مع العميل بشكلٍ مباشر، يُعتبر الحوار المباشر مع العميل وسيلة ممتازة جدًّا لمعرفة وجهات النّظر المختلفة، وتستخدم الشّركات مثل Basecamp وKayak مركزَ دعم العملاء لهذا الغرض. يعمل جميع موظفو شركة Basecamp في مركز دعم العملاء بشكل دوريّ، ويطلقون على ذلك اسم "الجميع يقدّم الدّعم" (EOS Everyone on support)، وهذا يساعد فريق العمل بأكمله على معرفة نظرة الزّبون للمنتَج بشكل أفضل، نشر أحد الموظفين في شركة Basecamp واسمه نايثن، وهو عضو ضمن الفريق التّنفيذيّ للشّركة، نشرَ نظرته لنظام EOS على إحدى مدونات الشركة الإلكترونية وتحدث عن فائدة نظام EOS له وللفريق الإداري: كذلك المصممون والمبرمجون الذين يستمعون إلى آراء العملاء ضمن نظام EOS يتعاملون بشكل أسرع مع المسائل التّقنية لأنّ معرفة الآراء تُسرّع وتحفزّ على العمل. هذا ما نشرته الموظفة إيميلي في شركة Basecamp على نفس المدونة الإلكترونية: قام المدير التنفيذي في شركة Kayak واسمه Paul English بدعم تواصل العملاء مع مهندسي الشّركة عن طريق أخذ آراء واقتراحات العملاء في الشركة، هذا يتيح للموظّفين التّقنيّين الحصول على آراء المستخدمين بشكل مباشر ويحفّز العاملين على إصلاح جميع المشاكل المتعلّقة في التّطبيق،وَضّح أهمية ذلك للشركة ولعملائها في إحدى المقابلات معه، حيث قال: بغضّ النّظر عن طبيعة عملك أو أي قسم تعمل فيه، إن القيام بدعم العملاء يجعلك قادرًا على جلْب المزيد من الآراء لعملك، وقد تتفاجأ بالاقتراحات والرؤى المثيرة التي ستحصل عليها من الزّبائن عندما تجعل الاستماع إليهم بشكل مباشرٍ عادةً من عادات العمل لديك. لا تتجاهل وجهات نظر غيركجميعنا نملك مهارة الاستماع لغيرنا ومعرفة آرائهم، لكننا ننسى أحيانًا استخدام هذه المهارة فحسب، من السهل أن نبقى داخل إطار تفكيرنا الشّخصي، منعزلين عن أفكار الآخرين لأننا لا نرى سوى آرائنا في معظم الأوقات، لكن إذا قمنا بتنحية أفكارنا الخاصّة قليلا، ونظرنا إلى آراء الزبائن، قد نكتشف أن هنالك من يحبّ البروكلي أكثر من المقرمشات الذهبية، عندها ندرك أن لكلٍّ ذوقه وحينها فقط نستطيع أن نقدّم لهم ما يحبون فعلاً. ترجمة -وبتصرّف- للمقال Do you take your customers’ perspective لصاحبته Anna Tomalik. حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.

غالبا ما ينظر الناس إلى موظفي "الدعم الفني" بشكل يشبه نظرتهم للكائنات أسفل السلّم الغذائي، سيل من المشكلات والمتاعب لا أكثر، من تلك النظرات على سبيل المثال: مهمّة الدعم الفني التعامل مع العملاء الحمقى.على موظفي الدعم الفني الردّ على المكالمات؛ إنها وظيفة لا يقبل بها حتى مندوبي المبيعات.موظفو الدعم الفنّي يتعاملون بهدوء مع غضب العملاء، في حين أنهم لا يملكون حلًا حقيقيًا لمشاكلهم. يبدو هذا محبطًا للغاية، إذ كيف يمكنك التعامل في موقف يضعك أمام عميل محتقن غضبًا، ورغم قدرتك على مساعدته وحل مشكلته إلا أن صلاحياتك الإدارية لا تسمح لك بذلك؟ البعض قد يرى أنها وظيفة سيئة لشخص عاطل عن العمل لم تُعرض عليه فرصٌ لأعمالٍ أفضل، هل توافق ذلك؟ إذا كانت هذه هي رؤيتك وتصوّرك عن وظيفة الدعم الفني، فهو تصوّر سلبيّ للأسف، مما يعني أنك تفوّت على نفسك أسلوبًا مهمًا في التسويق، تطوير المنتجات، وزيادة المبيعات. الوجه غير المُتوقّع لشركتكهل سبق وتعرضت لموقف ما شعرت فيه بالتناقض وعدم الانسجام ما بين صوت أحدهم وصورته، كما لو أنك كنت تتوقع صوتًا آخر له، أو صورة تناسب الصوت أكثر؟ ديفيد بيكهام لاعب الكرة الإنكليزي مثال واضح على هذا؛ القائد السابق لمنتخب إنكلترا، وزوج المغنية ومصممة الأزياء فيكتوريا بيكهام، كل هذه الكاريزما ستتلاشى عندما يفتح فمه ويبدأ بالكلام، فصوته غير متوقع على الإطلاق، إنها صدمة ستبقى مطبوعة في ذاكرتك! موقع شركتك على الإنترنت يعكس الصورة الأنيقة لك، لكن ما الذي سيحدث عندما يصدر عن الشركة ما يتناقض وصورتها الجميلة تلك؟ ماذا يحدث عندما يتصل أحدهم بمندوبي الدعم الفني؟ بالنسبة لمعظم زبائنك، فموظف الدعم الفني هو الواجهة البشرية الوحيدة التي سيتعاملون معها، وهو من سيؤكّد الصورة البرّاقة للشركة أو سينفيها، فهل ستوظف لهذه المهمة الحساسة الأشخاص الأقل كفاءةً، والأسوأ خُلقًا، بأقل الأجور الممكنة؟ الدعم الفني سرّ المبيعات العاليةلقد حققنا ملايين الدولارات في شركة Smart Bear من خلال المبيعات للأفراد والشركات ومن دون القيام بـ "مبيعات" فعلًا، على الأقل لو ابتعدنا عن المفهوم التقليدي لكلمة مبيعات، والذي يعرف عادةً على أنه "مجموعة من العمليات والأشخاص والمدراء، تركز جميعها على زيادة الإيرادات في جداول زمنية ربع سنوية". لو سألني أحدهم؛ كيف حصلنا على صفقات تزيد على المئة ألف دولار دون بذل الكثير من الجهد أو الدخول في مراهنات متهورة؟ ببساطة: موظفو الدعم الفني لدينا كانوا البائعين! يمكنك القول بأنّ مهام موظفي الدعم الفني تقتصر بالرد على المكالمات والإجابة عن الأسئلة علاوةً على تهدئة الزبائن الغاضبين، لكن ذلك لن يحقق لك تغييرًا كبيرًا، في المقابل فإنني أرى أن مهمّة الدعم الفني الأساسيّة هي جعل الزبائن مبهورين بأداء موظفيك الرائع، الأمر الذي سيعود بالفائدة على منتجك ومبيعاتك بالتأكيد. (اقتبست هذه الفكرة من كاثي سيرا، حيث أراها تنطبق على الدعم الفني إضافةً لمطوري المنتجات). وهذا يعني ألّا تقتصر على مساعدة الزبائن في إيجاد أمر ما ضمن القوائم، بل اسألهم عما يحاولون القيام به لمساعدتهم في إنجاز المطلوب. لا تكتفي أيضًا بشرح خصائص المنتج بل ساعد العملاء للحصول على النتيجة. لا تتوقف عند الاعتذار لعدم وجود الميزة التي يرغبون بها بل ساعدهم بالالتفاف حول ذلك و إتمام المطلوب بدونها. أنت تعلم منتجك جيدًا وتعرف نوع المشكلات التي فيه بشكل يفوق الزبائن، لذا لن يكون من الصعب أن تجعل تجربتهم مع المنتج أكثر نجاحًا عقب اتصالهم وتعطي تلك المكالمة قيمة مضافة. ما تقوم به من تلبية زبائنك وتمكينهم من حل المشكلات وإنجاز المطلوب ليس مهمًا لمنتجك فحسب، إنه يشمل شركتك أيضًا. أعط زبونك تجربة مذهلة مع المنتج، وهو سيبذل المال بحيث يبقى مستمرا مع هذه التجربة الرائعة. هكذا تضاعف مبيعاتك. مفاجأة سارّةللأسف فإن الصورة النمطية التي يمتلكها معظمنا عن موظفيّ الدعم الفني سلبية، هذه بعض من تجارب الناس معهم: اسأل الدعم الفني عن طريقة تغيير الخط، وسيطلبون منك إعادة إقلاع حاسوبك الشخصي.التمس من الدعم الفني تغيير العنوان الخاص بفواتيرك، وسيعرضون عليك ثلاث خدمات لا تحتاج أيًا منها.الاتصال بالدعم الفنّي يحتاج خريطة مع نظام تحديد مواقع لتستطيع التنقل في متاهات الخيارات والقوائم، المكالمات قيد الانتظار، وكتابة رقم حسابك ثلاث مرات "لأغراض أمنية"، وكأن من سيسرق رقم حسابك عاجز عن كتابته لثلاث مرات.دعنا نستفد من هذه الصورة السلبية لموظفي الدعم الفني، فعندما يتوقّع عملاؤك خدمات ذات مستوى متدنّ، ويحصلون على خدمة عالية الجودة، فستحصد نقاط قوّة نوعية، كأن يقوم المستخدمون بكتابة تغريدات حول خدماتك، أو يجرّب آخرون طلبها للمرة الأولى، وذلك بسبب الدعم الفني المتميز الذي تقدمه، كما أن الزبائن لا يكتفون بمتابعة تغريداتك أحيانًا وإنما يشجّعون متابعيهم على فعل ذلك أيضًا. مهلًا، هل لاحظت ذلك؟ هكذا يصبح الدعم الفنّي أفضل حملة إعلانية عبر وسائل التواصل الاجتماعي، بل قد يكون برنامجًا دعائيًا أكثر فاعلية من تشغيل موظفين مناوبين لنشر إعلانات لك هنا وهناك. هل يدهشك هذا؟ يقال "قدّم وعودا أقل من استطاعتك، وأعط خدمات أكثر من المتوقع"، الدعم الفني الخارق هو الأفضل بالطبع، لكن مجرّد تصرّفك بشكل بشري سيجعلك في المقدّمة حتما، حتى لو اكتفيت بالرد على رسائل البريد الإلكتروني دون استخدام مجيب تلقائي ستحرز تقدمًا بشكل ملحوظ. لماذا نفوّت فرصة سهلة كهذه في إدهاش العملاء؟ أليستْ "مفاجأة سارة" ونادرة في مجال العمل التجاري؟ ألستَ مهتما بأن تصبح شركتك معروفة كما الآخرين؟ الطريقة الأسهل لتخرج من مقر الشركة، بينما لا تزال في الداخلتضج الإنترنت بمقولة ستيف بلانك -صاحب منهجية تنمية العميل- والتي يتحدث فيها أن كل ما تحتاج معرفته عن عملائك موجود خارج مقر الشركة، ما يعني أن تنمية العميل الفعلية لا تتحقق دون الحديث المباشر مع الناس، التعرف على مشاكلهم عن قرب، مراقبة انفعالات وجوههم أثناء تقديم عروضك وأعمالك. في الحقيقة أجزم أن تنمية العميل ليست ما نمارسه في جلسات العصف الذهني على لوح أبيض في قاعة الاجتماعات، أو إضاعة الوقت حول حجم الخط المناسب في العروض التقديمية. على الرغم من ذلك، فإنه من الصعوبة بمكان تخصيص ميزانية عالية للتنقل لا سيما بالنسبة لمن لا يزالون في البدايات محاولين بناء عملهم الخاص، أو لأولئك الذين يعتمدون في عملهم على الإنترنت، بالتأكيد عليك أن تحاول بكل جهدك لأن الأمر يستحق، لكن ماذا عن الـ 94% المتبقية من وقتك، وهو الوقت الذي تمضيه في شركتك، خلف مكتبك؟ ثمّة أمور لا ينبغي أن نفرط بها، أعط الدعم الفني الأولوية الثانية هنا، الدعم الفني يوجد حيث يشتكي الناس أمورًا لا تعمل في المنتج، ميزات مفقودة رغم أنهم يحتاجونها، حيرتهم وارتباكهم تجاه أمر ما، إن كتابة دليل الاستخدام وتبويب المشكلات لن يكون كافياً معظم الوقت. البصيرة تكمن في ما وراء الأسئلة. لنقل أن أحدهم اتصل بالدعم الفني مُرتبكًا حيال أمرٍ ما، المهمة الأولى لديك هي تهدئته بالطبع، لكن انتبه إلى أنك أمام فرصة هامة لتطوير منتجك، يمكنك أن تطرح الأسئلة التالية على نفسك في محاولة لتحسين المنتج: ما الذي سبب ارتباك الزبون في المقام الأول؟هل تبدو وجهة نظر العملاء مختلفة عن وجهة نظري؟هل تتناسب مصطلحاتنا مع الزبائن؟هل نستخدم تشابيه لغوية لا توصل المطلوب؟هل أحتاج لتركيز اهتمامي على تجربة المستخدم المبتدئ عوضًا عن المتقدم؟هذه الأسئلة تكتيكية نابعة من المشكلة الحالية التي نقف أمامها، ورغم أهميتها لكنها لا يجب أن تشغلنا عن أسئلة أكثر استراتيجية وأهمية: هل أوجدت هذه المشكلة صعوبة ما لدى الزبون لم أستطع معرفتها رغم قدرتي على حلها؟هل كان هناك سوء فهم أو لبس ما لدى العميل كان يتوجب عليّ أن أوليه اهتمامًا أكبر؟ هل توجد فكرة لإبداع منتج جديد في هذه المشكلة؟إذا كان العملاء يحاولون الحصول على ميزات غير موجودة في المنتج، هل كنت أستطيع أن أؤمن لهم ما يحتاجونه من البداية؟السؤال الأخير تحديدا هو ما جعل شركة Smart Bear ترى النور، إذا لم أولي اهتماما بما وراء أسئلة الزبائن، لم تكن لتقرأ هذه السطور، نعم، الأمر بهذه الجديّة! عليك الآن أن تعود إلى الوراء، منذ البداية وحتى اليوم لتراجع مئات الرسائل الإلكترونية من العملاء لتحدد كيف كانت تجربة الزبائن ومالذي كانوا يتوقعونه وتجيب عن باقي الأسئلة السابقة، وهذا ما يحتاج إلى تفكير وتحليل معمقين بعيدًا عن التقارير الموجزة والملخصات المؤتمتة. الدعم الفني هو أكثر الفرص القريبة والممكنة لتطوير منتجاتك، وأقربها نتيجةً من ضغط "المبيعات". هنا حيث يكتشف المستخدمون منتجك ويقدمون تقاريرهم عنه. هل ستسمع النصيحة، أم ستلقيها جانبا؟ ماذا بعد؟ما الذي يمكن أن يفعله الدعم الفني أيضًا فيما لو أوليته الاهتمام وأعطيته الصلاحيات التي يستحق؟ أم أنك تعتقد بأنني مخطئ فيما قلت، وتفضّل أن تولي الدعم الفني لموظفي دولار واحد لكل ساعة ليبعدوا عنك العملاء المزعجين؟ ترجمة -وبتصرّف- للمقال Tech Support *is* sales لصاحبه Jason Cohen.

لماذا يعتبر طرح الشكاوي من منتج ما عبر تويتر فعّالا للغاية؟ هل يحدث هذا لأن الشركات لا ترغب بأن تنتشر الملاحظات والانتقادات حولها، ويتم تفضيلها وإعادة تغريدها، أو ما هو أسوأ من هذا: أن تغدو في قائمة #أكثر التغريدات تداولًا؟ يمكننا استعارة بعض العبارات من كتاب جون رونسون المميّز So You’ve Been Publicly Shamed: المشكلة أن معظم الناس لا يدركون التداعيات المحتلمة لهذا النموذج العصري من التشهير، هناك الكثير حقّا من الحالات للاستخدام السلبي لهذا السلاح، فمثلا في وادي السيليكون رأينا مؤخرًا كيف هُدِّدتْ آدريا ريتشاردز وأُرهِبتْ عبر الإنترنت عقب حادثة PyCon. هذه السُلطة فعّالة في عالم الأعمال أيضًا، هل سبق وعانيت مطولا لإلغاء خدمة ما خاصة بك؟ إليك طريقة واحدة للحصول على اهتمام الشركات: التغريدة الأولى ترجمة التغريدة: أحتاج لأن أفهم بشكل أكبر كيفية عمل Intercom وكيف يساعدنا؟ الردّ: بالتأكيد؛ يمكنك إرسال رسالة إلكترونية لبريدنا team@intercom.io، وسنساعدك لفهم أفضل الطرق لاستخدام Intercom. 3. لا تهدر وقتك مع الغوغاءليست جميع الشكاوى سواء من حيث الأهمية؛ فبعضها لا تحتاج استجابة مباشرة، وأحيانًا لا تستحق أي رد على الإطلاق، من المهم أن تعرف ما يقوله الناس حول شركتك في تويتر (أو كما يسمّيه المسوّقون تحليل المشاعر) لكن ذلك لا يعني وجوب الردّ على كل من يشير لك في تغريدة، وإليك كيف يمكن لك أن تحدد فئة الأشخاص الذين لا يجب أن تردّ عليهم: شكواهم غير محدّدة مثل "مرحبا Comcast@ أريد أن تكون خدمة الإنترنت المقدمة لي عظيمة".شكواهم غير عملية مثل "Comcast@ ليست جيدة كفاية سأتحول إلى شركة كذا".يستخدمون كلمات بذيئة أو أي نوع من أنواع الهجوم الشخصي.هم من أفضل أصدقاء منافسيك، أعتقد أن هذا يقول ما يكفي.في هذه السيناريوهات؛ قد يضفي الردّ عليهم والانخراط المباشر معهم الشرعية على ما يقولون، قد يؤدي ذلك أيضًا إلى استمرار نفس المستخدمين بالتغريد عنكم كل يوم، رغم جهودكم لتوجيههم لقنوات الدعم الفني، في هذه الحالات من الأفضل تجاهل ما يكتبون. 4. التمسك بمبادئكيخاف العديد من مؤسسي الشركات من الدعاية السلبية؛ وربما يتفاعلون نتيجة خوفهم هذا بشكل مفرط، هل تذكر الجدل الدائر حول Gamergate؟ عندما استغرق اللاعبون في الوسائط الاجتماعية ليذمّوا الشركات التي نشرت مطبوعات تنتقد Gamergate، العديد من هذه الشركات مثل Intel استسلمت وسحبت الإعلانات المنشورة، لكن هذا أعطى نتيجة عكسية سريعة إذ كشف للناس أن هذه الشركات لم تقم بأي بحث حقيقي يدعم انتقاداتها السابقة، وكان هذا محرّكا للرأي العام ضدّهم. نرى العديد من الشركات أيضًا تناضل لحفظ ماء الوجه، فتطرد موظفيها على نشرهم لكلمات لا يراها المغرّدون جيدة، أشار رونسون في كتابه إلى جوستين ساكو، وهي امرأة غرّدت تعليقا تافهًا يعبر عن وجهة نظرها بإفريقيا ما جعلها تُطرد من العمل على الفور من قبل مخدومها بشركة IAC. يشكّل الانصياع للرأي العام ورد الفعل دون إجراء تحقيق شفاف ومناسب علامة سيئة لشركتك، ويعطي الغوغاء المزيد من الأسباب ليقوموا بحملات عبر الإنترنت. إن علاجك للمشكلات المشروعة عبر وسائل التواصل الاجتماعي عوضًا عن محادثات الدعم الفني مهما كان موزونًا ومفيدًا فهو يشكل نوعًا من الإذعان، حاول أن تفهم الحالة المواجهة لك قبل أن تردّ بشكل دفاعيّ عليها. 5. اجعل تجربة الدعم الفني أسهلمعظم الناس الذين يطلبون الدعم الفني إنما يريدون علاج مشكلتهم المحددة فقط، لا تدمير عملك، وهم يشيرون إليك عبر تويتر لأنهم لا يتوقعون استجابة سريعة من خلال الوسائل التقليدية، والحل بسيط: اجعل عملاءك يحلون مشاكلهم بسهولة، ركّز على الأساسيات بدل الكماليات المبهرجة.شجّع التغذية الراجعة لمنتجك، وذكّر الناس أن أفضل طريقة للقيام بذلك هو عبر الموقع ذاته.قد يكون للمحادثة المباشرة دور في شعور عمليك برضا موازٍ لما يحققه من شكواه في تويتر، طالما أن استجابتك لهم كانت خلال الوقت المتوقّع. وكما هو الحال في الحياة الحقيقية، فالناس تميل لأن تكون وقحة مع هؤلاء الذين لا تربطهم بهم علاقة حقيقية. تُرجم وبتصرف عن مقال Don’t let your users become a Twitter mob لكاتبته sara yin.