البحث في الموقع

يمتلك الموظفون الآن توقّعات عالية عن الحوافز الّتي تقدمها لكم شركتك. يرجع الفضل بذلك لشركات وادي السيليكون (Silicon Valley). يبحث الموظفون عن شركات تفكّر خارج الصندوق وتخلق جوًّا يشجّعهم على قضاء الوقت فيها. ذلك بالطبع إلى جانب الحوافز التقليدية كالتأمين الصحّيّ والسِّنّيّ. يرغب الموظفون بالعمل في بيئة تشجّع المرح وتساعد على زيادة الإنتاج. لكن من المهم التذكّر أنّ ثقافة الشركة لا تصنعها الحوافز. يمكن أن تقدّم لك الشركة كل الألعاب والمنتجات الّتي ترغب بها، لكنّها لن تصنع فارقًا إن كانت ثقافة الشركة المخفية سيئةً. تفيد الحوافز الشركات أيضّا عبر مساعدتها في الحفاظ على المواهب والموظفين المتميّزين. تبدو المواهب في شُحٍّ شديد وتتنافس عليها الشركات بقوّة عبر المزايدة على بعضها بعضًا في الحوافز المقّدمة. حتّى لو لم تمتلك موارد عديدة، يمكنك أن تخلق مكانًا رائعًا للعمل فيه فقط عبر القليل من الإبداع. كما سترى في هذه القائمة، أغلب الحوافز المهمّة للموظفين لن تكلّفك سوى القليل جدًّا أو لن تكلّفك أبدًا. حتّى تلك الّتي تكّف كثير هي مثمرةٌ جدًّا وتستحق التجربة. بالتأكيد ليس عليك أن تطبّق جميع ما يوجد في هذه القائمة فما هي إلّا اقتراحات. الأهمّ هو أن تدرك ما يريده موظفوك وما سيفيدهم. 1. إجازة الأمومة/الأبوّة - أكثر ممّا حدّده عليك القانون إنجاب طفلٍ هو من أجمل الأحداث في حياة الإنسان كما هو من أشدّها فلا تجعلها أكثر شدّة عليهم. تحصل الوالدة في الإمارات العربيّة المتّحدة على 60 يومًا مدفوعي الأجر. كما تتراوح الإجازة هذه بين 60 إلى 120 يومًا في أغلب الدول العربيّة. في العلم الغربيّ قد لا تكون كل هذه المدّة مدفوعة الأجر. اتّبِع خطوات Netflix واعرض على موظفيك إجازةً مفتوحة بقدر ما هم بحاجة إليها. هنا اقتباس مذهلٌ حقًّا من مدوّنة Netflix: 2. تعويضٌ تعليميٌّ عن كل الدورات التي يقوم بها الموظفون الفكرة تكمن في تحفيز الموظفين على الالتحاق بدروسٍ أو دورات في أوقات فراغهم لكي يطوّروا من أدائهم. إن رغبتَ بأن تّخذ خطوةً إضافيّةً فاسمح لموظفيك بأخذ الدروس التي تعنيهم حتى إن لم تتعلق بطبيعة عملهم في الشركة. ربّما تكلّف هذه النصيحة بعض المال، لكنّها تستحق ذلك. هذه الأدوات قد تفيدك في هذه الفكرة Udemy for Business وUdacity for Business عندما يعلم الموظفون أنّه لا داعي للقلق حول تكاليف هذه البرامج الّتي تشجّعها شركتك، سوف يسعدون أكثر في عملهم. 3. برنامج التبرّعات تظهر الأبحاث بوضوح أن ّ الموظفين يرغبون بالعمل لشركات تقدّم شيئًا للمجتمع. ينفق المنتمون إلى جيل الألفية (المولودين بين الثمانينات و التسعينات) أكثر بنسبة 70% على العلامات التجاريّة الّتي تُظهر مسؤولّيةً اجتماعيّةً وتدعم قضايا نبيلة. إن لم تكن تقدم هذا بالفعل فهذه طريقةٌ سهلة لكي يرى موظفوك أنّك تهتمّ بالأعمال الخيريّة وأنّك تشجّع الموظفين على التبرّع كذلك. أمّا إن كنت تقدّم ذلك بالفعل فاحرص على أن يكون ذلك معروفًا بين الموظّفين. كما يمكنك استخدام ذلك لدى توظيفك موظّفين جددًا. Double The Donation هي خدمة رائعة تساعدك في تحقيق هذه الخطوة. 4. إجازات غير محدّدة العدد بدأت هذه الفكرة بالانتشار بعد سياسة Netflix الشهيرة ووصلت لشركات مثل Hupspot، وGeneral Electric، وحتّى GSOFT. الفكرة بسيطة: لا تتابع عدد الإجازات المرضيّة منها أو الشخصيّة أو غيرها. لا توجد سياسة محدّدة للإجازات، كُن مسؤولًا عندما تطلبها ولكن خُذ قدر ما تريد. فحينما نتّجه صوب إعطاء الموظّفين المزيد من الاستقلاليّة والإدارة الذاتية، تبدو هذه السياسة منطقيّةً للغاية. وسبب ذلك هو أنّها تُظهر للموظفين ثقتك بقدرتهم على اتّخاذ القرارات الصائبة. انتبه من التالي: قد لا يأخذ الموظفون أيّ إجازات عند استعمال هذه السياسة. فرضت بعض الشركات بسبب هذا إجازاتً إجباريّةً. 5. عضويّة النادي يجب أن تَظهر برامج صحّة الموظّفين على أنّها مبادرةٌ استراتيجيّة وليست حافزًا وظيفيًّا فحسب. سيأخذ الموظفون المعافون إجازاتً مرضيّةً أقلّ. كما سيعملون عملًا أفضل ويكلّفونك أقلّ. سيسعدون في عملهم كما أنّهم سيشكلّون غالبًا صداقاتً مع زملائهم. سيكلفك تطبيق هذا الحافز بعض المال، لكن منافعه تستحق ذلك. بالإضافة إلى أنّ إظهارك للموظفين بأنّك تهتمّ لصحّتهم هي طريقةٌ سهلة لحثّهم على الاستمرار بالعمل في شركتك. يمكنك إجراء مسابقةٍ وديّة بين الموظفين أو الأقسام كفكرّة تحفّز الجميع على التمرّن. 6. كعكة عيد الميلاد جلبك لكعكة بمناسبة ميلاد أحد الموظفين هي طريقةٌ بسيطةٌ وغير مكلفةٍ لإظهار امتنانك لهذا الشخص في يومه المميّز. إنّها طريقة رائعة لإظهار اهتمامك للموظفين. فالموظّف في يوم ميلاده يأتي متوقّعًا أن يتذكره شخص ما ويهنئه. جلب كعكة هي خطوة إضافية ومكافأة جميلة. كما أنّ تخصيصك بضع دقائق لتتناول قطعة منها مع زملائك في العمل مفيد لروح الفريق. 7. أجهزة (كيندل) للجميع يعمل هذا كنسخة مطوّرة لنوادي الكتب القديمة. هذه طريقة رائعة لاكتشاف كتب جديدة ولقضاء استراحة الغداء. يعمل الأمر كالتالي: يوجد عدّة أجهزة (كيندل) متاحة للاستئجار من الجميع ويمكنك شراء كتب تدفع ثمنها الشركة. فائدة أخرى لهذا الحافز هو أنّه يتيح الفرصة لتعرّف الموظّفين على بعضهم بعضًا من خلال معرفة ماذا يقرؤون وكيف يصفون الكتب التي يقرؤونها وما إذا كانوا يتشاركون في شيءٍ ما. تستطيع أن تتعلّم الكثير عن شخصٍ ما عندما يشارككم بكتاب قرأه وقام بكتابة موضوعٍ كاملٍ عن السبب الّذي جعله يقرّر مشاركته معكم. 8. وقتٌ مأجور للأعمال التطوّعيّة إعطاء الموظّفين وقتًا للذّهاب في عملٍ تطوّعيٍّ هو طريقة رائعة لإعلامهم بأنّك تدعم تقديم الخير للمجتمع. يحبّ العديد من الموظّفين التطوّع لكنّهم ببساطة لا يجدون الوقت لذلك. وجود برنامج مخصّص لمساعدة الموظّفين على القيام بذلك هو طريقة رائعة لجعلهم يتطوّعون. اشرح لموظفيك بأنّ وقتهم مأجور وأنّه لا داعي للقلق. دعهم يستمتعون! 9. مرونة في الجداول هذه واحدة من أفضل الحوافز الّتي يمكنك تقديمها. فهو مجانيٌّ تمامًا، كما أنّه يطرأ كثيرًا في الإحصائيات الرامية إلى اكتشاف ما يريده الموظفون. تختلف فترات الإنتاج الفضلى بين الأشخاص. البعض أفضل في الصباح الباكر والبعض الآخر يفضّل فترة العصر. يفضّل بعض الموظفين العودة باكرًا إلى عائلاتهم، وهذا أمرٌ طبيعيٌّ. بالطبع هناك وظائف تستدعي وجود الأشخاص في ساعات محدّدة حصرًا، لربما يمكنك تطبيق مناوباتٍ في هذه الحالة. 10. التزويد بالوجبات تزويد الموظفين بالوجبات هي طريقة رائعة للتقليل من الأشياء الّتي يجب أن يقلقوا بشأنها. تكلفة الطعام الجاهز والإزعاج الّذي يسبّبه تحضير غدائك في المنزل يجعل من الضروريّ تقديم هذا الحافز لموظّفيك. هناك العديد من الخدمات الّتي يمكن أن تزوّد موظّفيك بوجبات صحّيّة، لكن في حال عدم معرفتك لأيٍّ منهم فاذهب بكل بساطة وابحث على Google عن "توصيل وجبات إلى العمل في مدينتي". ميّزة أخرى هنا هي أنّك تستطيع تزويد موظّفيك ببديل صحّيّ للمطاعم القريبة من مكان العمل، ما يبقيهم أصّحّاء ومنتجين. *11. تعويض الصحّة النفسيّة" كثيرًا ما يتمّ نسيان هذه الناحية من رغم من أهميّتها. عند الحديث عن صحّة الموظّفين غالبًا ما نفكّر باشتراكات الأندية الرياضيّة والطعام الصحّيّ ونتجاهل مشاكل الصحة النفسيّة الضخمة الموجودة بقوّة في مكان العمل. تخيّل إعطاء موظّفيك تعويضًا للقيام بشيءٍ يساعدهم من الناحية النفسيّة. كالذهاب إلى منتجعٍ ما أو زيارة أخصائيٍّ نفسيٍّ. هناك العديد من الأِشياء الّتي يمكنك القيام بها في هذا السّياق. فقط تأكّد من أنّك لا تتجاهل موضوع الصحّة النفسيّة. يتخوّف العديد من الموظفين من الحديث عن هذه المواضيع، هنا يأتي دورك بجعلهم مرتاحين لذلك. 12. مُنعَزَل الشركة لا يوجد نشاط لبناء الفريق أمثل من سفر الموظفّين سويّةً إلى مُنعَزَلٍ لوقتٍ مديد. لست مضطرًّا لأن تتكلّف كثيرًا بحجز منتجع بأكمله، مجرّد قضاء نهاية أسبوعٍ هادئة في كوخٍ منعزلٍ تفي بالغرض وتقرّب أعضاء الفريق بشدّة. 13. غرف اللّعب أصبح هذا الحافز أساسيًا لدرجة أنّه تقريبًا موجود في أي شركة تقنيّة. من المهم تذكير الموظفين بأنّهم من إمكانهم أخذ قسطٍ من الراحة وبأنّك تدعوهم للقيام بذلك. لا يهمّ ما يوجد هناك، تلفاز أو منصّة ألعاب أو لعبة كرة القدم المصغّرة. لا يصنع ذلك فرقًا. تكمن الفكرة في أن تظهر لموظفيك أهميّة التوازن بين الحياة والعمل بالنسبة لشركتك. 14. الغداء والتعلّم هذه طريقة ليشارك موظّف خبيرٌ بموضوعٍ ما معرفته ويعلّم باقي الموظّفين شيئًا جديدًا. إنّها طريقة رائعة لتعلّم شيء جديد وزيادة الترابط أثناء الغداء. ليس ذلك فحسب، بل هي طريقة لمعرفة المزيد عن الموظّف الّذي يتحدّث. معرفة ما يهم الموظّف الخبير يعطيك فكرةً تجاه ما يحبه. نصيحة احترافيّة: إحضار خبير من المجتمع للتحدّث مع الموظفين هو أمرٌ شيّق. 15. تعويض المواصلات لا يقود الجميع سيارات ميرسيدس الفارهة ويمتلكون موقفًا خاصًّا لسيارتهم. يظهر تزويدك للموظفين بتعويض عن مواصلاتهم رغبتك في مساعدتهم على الوصول لعملهم بالأمان والسهولة الممكنين. اشتراكات الميترو الشهريّة قد تكون مكلفةً بعض الشيء. لذا سيكون من الجميل أن تقوم بتقديمها لموظفيك. يمكن استئجار دراجات هوائية في العديد من المدن حول العالم. يوفّر دعم ذلك طريقةً لمساعدة موظفيك على البقاء صحّيّين. 16. بضائع الشركة يساعد هذا الحافز البسيط على الترويج للشركة وتعزيز القيم الأساسيّة. يمكن أن يكون هذا الحافز شيّقًا للغاية بالاعتماد على عمل شركتك. 17. قهوة مجّانيّة حافز بسيط ينتشر بسرعة خاصةً في الشركات الحديثة. تبقي القهوة على تدفّق عصارتك الإبداعية كما تبقي الموظفين سعداء ومنتجين. فبدلًا من جعل موظفيك يذهبون إلى أقرب مقهى، وفّر لهم حافزًا بسيطًا على شكل قهوة مجّانيّة. 18. الحيوانات الأليفة مرحّب بها تساعد الحيوانات الأليفة على رفع معنويّات لشركة وسعادة الموظّفين. وجدت دراسة أجراها باحثون في جامعة (Virginia Commonwealth University) أن وجود الحيوانات الأليفة يرفع من المعنويات ويخفّض من مستويات القلق سواء كانت هذه الحيوانات الأليفة ملكًا للشخص ذاته أم لغيره. هذا الحافز لا يكلّفك شيئًا ويظهر للموظّفين أنّك ترغب بخلق بيئة عملٍ مرحةٍ وودودة. 19. قروض بدون فائدة لا تستطيع كل الشركات تقديم ذلك. لكن العديد من الشركات تمتلك فائضًا مادّيًّا يمكن أن تستخدمه في مساعدة موظفّيها. الفكرة هي تزويد الموظّفين بقرضٍ ماليٍّ بلا فوائد يمكنهم إعادته مع الوقت، وذلك لمساعدتهم إن كانوا بحاجة لشراء شيء مكلف. هذا شيء لطيف جدًّا إن قمتَ به. ويظهر -أكثر من أيّ شيء- للموظّفين أنّك تهتمّ لأمرهم وأنّك جاهز لمساعدتهم. 20. فاكهة مجّانيّة يشكّل تقديم الفاكهة المجّانيّة طريقة رائعة لإبقاء موظّفيك مُنتِجين ومُعافين. إنّه حافز مكلف لكنّه يعود عليه بالكثير من النفع. وهو يظهر هذا الحافز اهتمامك بصحّة موظفيك وعافيتهم. إيجاد مزوّد للفاكهة بسيطٌ جدًّا. فقط ابحث على Google عن "توصيل فاكهة إلى العمل في مدينتي". يمكنك أن تبدأ بسلّة بسيطة، ومن ثمّ تطوّر منها إن أحبّها موظفوك. معلومة شيّقة: في شركة GSoft المؤلفة من 120 موظّفًا، كانت الفاكهة المجانيّة الحافز المفضّل لدى الموظّفين من بين الحوافز المقدّمة حسب استطلاع داخليّ. 21. ساهم في الصناديق التقاعديّة المساهمة في الصّناديق التقاعدية هو أمرٌ ذكيّ ريثما تخطّط لتقاعدك في المستقبل. قد يكون من الصعب على الموظّفين أن يقوموا بالمساهمة مادّيًّا، وهذا ما يجعل هذا الحافز قويًّا. تفعل ذلك العديد من الشركات لكن الموظّفين لا يستفيدون من ذلك. لماذا يرفضون المال المجانيّ؟ 22. تبادل المكاتب تكمن الفكرة هنا بالسماح للموظّفين للجلوس في مكانٍ جديد وتبادل المكاتب مع زميلٍ لهم. هذا رائعٌ لروح الفريق ويسمح للموظّفين الّذين لا يتفاعلون كثيرًا مع الآخرين بأن يتعرّفوا على بعضهم. يمكن أيضًا أن تساعد هذه الفكرة في النموّ الشخصيّ بسبب تبادل المعارف والخبرات. تتحدث مقالة في صحيفة Wall Street Journal عن قوّة هذا الحافز: * يقول مناصرو الفكرة أن هذه التجارب ليست فحسب منخفضة السعر بل أيضًا تساعد الربح الصافي للشركة.* 23. خطّة تملّك الأسهم من أًصعب أجزاء التزام الموظّف هو جعله ينخرط في رسالة الشركة وقيمها. يريد مالكو الشركة أن يهتمّ الموظفون بالشركة كما يهتمون هم بها. * لِمَ تحاول جعل الموظَفين يتصّرفون كالمالكين، حين يمكنك جعلهم فعلًا مالكين؟.* قد يكون هذا أوى حافز يمكن أن تقدمه. يرغب الموظّفون بأن يشعروا بأنهم مستثمَرون في الشركة الّتي يعملون بها. وهذه طريقة رائعة لتحقيق ذلك. 24. اليوغا المنزليّة في بحث حول كيفيّة تأثير الرياضة على السعادة، وُجِدت اليوغا بعدِّها واحدةً من أفضل الرياضات. التأمل أحد أفضل الأشياء الّتي تزيد سعادتك وكذلك الأمر بالنسبة لأداء التمارين. واليوغا هي المزيج المثاليّ بين الشيئين. يمكن لتقديمك لموظفيك درسًا أو درسين أسبوعيًّا في اليوغا أن يسبّب زيادةً هائلةً في سعادة الموظّفين. 25. مكاتب الوقوف الجلوس طوال اليوم سيء للغاية. يظهر تأمينك مكاتب للوقوف لموظّفيك اهتمامك بعافيتهم ورغبتك بجعلهم أنشط وأكثر إنتاجيةً قدر الإمكان. وليس من الضروري أن يكون ذا تكلفة عالية، بعضهم لا يكلف أكثر من 6$. كما أنّك لست بحاجة لشراء واحدٍ لكلّ شخص. يمكن للموظّفين التشارك والتبادل بمكتبٍ واحد. حوافز الموظفين مهمة للاحتفاظ بالموظفين الاحتفاظ بالموظّفين مهمٌّ للغاية بسبب آثار تبدّل الموظفين السلبيّة. عندما يغادر موظّف تهبط معنويات الجميع. يخلق التبدّل ثقافة الخوف بين الموظّفين، لا أحد يعرف إن كان عمله بأمان. وهذا بطبيعة الحال يؤثر على عملهم؛ لأنّهم يقضون وقتًا طويلًا قلقين عمَا إذا سيتم فصلهم. من المهم خلق بيئة تحثّ الموظّفين على البقاء. فاستبدال موظّف بآخر جديد هو أمر مزعج ومكلف ومهدر للوقت. أجرت شركة الخدمات الاحترافية JDA دراسةً حول تكلفة استبدال أحد الموظّفين. وجدت الدراسة أنّ تكلفة استبدال الموظّف قد تكون أعلى من تكلفة راتبه السنويّ. لذا فامتلاكك لعدد أكبر من الحوافز يساعدك في الاحتفاظ بألمع وأفضل موظفيك. أي الحوافز تحب أنت؟ إليكَ الآن. أعلمنا ما هو أفضل حافزٍ برأيك في قسم التعليقات أدناه! ترجمة - وبتصرف- للمقال ‎25 Of The Best Employee Perks You Need To Have لصاحبه Jacop Shriar

حتمًا قرأ جميعنا المقالات التي تتحدث عن "أفضل عشر طرق للمديرين لتطوير ذاتهم" أو "الخمس أشياء التي يجب على المدير فعلها ليصبح أفضل"، لكننا نريد تجربة شيء مختلف هذه المرة. سنقصُّ عليك اليوم أحد التجارب الصعبة التي مر بها فريقنا، ومجموعة الحلول التي استخدمناها للتعامل معها. ساعدتنا هذه الحلول وتمكنّا من خلالها تجاوز هذه التجربة بسلام، ونتمنى أن تساعدك أنت أيضًا. تبذل منظمتنا قصارى جهدها لوضع الناس على المسار الصحيح؛ ومسئوليتنا هي أن نشاركك الدروس التي تعلمناها من تجاربنا، فلدينا منها الكثير. ما الذي حدث؟ حسنًا، حدث معنا ما يحدث داخل كل فريق: «الصراع البشري». هو صراع بين الزملاء، مثل استخدام موظفين جدد طرقًا جديدة في العمل، أو محاولة النمو بشكل سريع، أو حصول مشكلات كبيرة في التواصل، أو صراع على صعيد المناصب الوظيفية، والكثير من هذه المشاكل التي أضافت إليها تعقيداتنا البشرية تحديات كبيرة. وبصفتك مديرًا، أنت تعلم جيدًا أن "مرحلة التصارع" مرحلة صعبة لكنها حتمية في دورة حياة الفريق، وهي ليست علامة على أنك مدير فاشل. على صعيد آخر، هي جزء طبيعي من أداء الفريق، كما أنها فترة طبيعية تحدث خلال النمو الشخصي والتطوير. حقيقة: يمكن للعلاقات أن تصنع فريقًا ناجحًا، ويمكنها أن تدمره أيضًا وراء كل شركة ناجحة أو أكثر الفرق أداء، أشخاصًا ينجحون في العمل معًا يدًا بيد، وهنا يكمن السحر. كما أن تنمية دينامية الفريق تعادل أهمية تطور الأداء الفردي، فكلمة "شركة" تعني الشراكة والصُحبة والجماعة، لذا يجب أن نولي دينامية الفريق اهتمامًا وتعزيزًا. كل واحد فينا يحمل بداخله تاريخًا من التجارب التي مر بها، ووجهات نظر مختلفة عن العالم الذي نحيا فيه، ومهما كان أفراد فريقك في غاية الذكاء، بدون إنشاء ثقافة فريق تعزز من التعاون والمشاركة والإدماج والشعور بالآخر والتواصل والسلامة النفسية، سيكون طريقك إلى تحقيق الأداء والابتكار طويلًا وشاقًا. اربط حزام الأمان! وإليك قصتنا، كيف تسلقنا منحدر مرحلة التصارع الوعر، ووصلنا إلى قمة الأداء كفريق واحد. ها نحن ذا الفريق: فريق التسويق في شركةـ Officevibe. مديرة التسويق: ماري كرستين كوت اللغات: 2 (الإنجليزية والفرنسية) عدد الموظفين: بدأنا بـ 5 ووصلنا إلى 15 موظف خلال عام واحد (والعدد في ازدياد). أولًا: مراحل تطور الفريق الأربعة خلال دقيقة، انظر إلى الصورة وحاول فهم كيف تبدو مراحل التطور، ثم فكر وحاول تخمين المرحلة التي ترى فريقك يمر بها الآن. مرحلة التشكّل Forming فيها يتشكل الفريق، ويحاول أفراد الفريق معرفة القواعد والتعرف على زملائهم. يتصرفون بشكل مهذب ويركزون على مهامهم الفردية. نصيحة استباقية: على المدير تسهيل بناء العلاقات في هذه المرحلة، وأن يتأكد من تنسيق الأدوار والمسئوليات والتوقعات فيها. مرحلة التصارع Storming يصبح الموظفون أكثر ارتياحًا ويخرجون من قوقعتهم. تظهر بعض الأعراض مثل المنافسة وغياب الثقة والتي تؤدي إلى التوجهات السلبية؛ كما تُضعِف التعاون والعمل الجماعي داخل الفريق. من الممكن أن تسبب هذه العوامل صراعًا؛ لا تقلق هذا أمر طبيعي، لقد تمكنا من تخطي هذه المرحلة، وبالتأكيد يمكنك أنت أيضًا تخطيها. مرحلة التوافق Norming يبدأ حل الاختلافات فيها من خلال الأساليب الصحيحة والوضوح، ويبدأ أفراد الفريق تعلُم كيفية العمل سويًا وأن ينظروا إلى نقاط قوة كل واحد منهم بعين التقدير. يتحسن التواصل ويمكن إبداء الآراء، ويتم التغلب على التحديات بشكل مُسالم دون بغضاء. تسير الأمور في هذه المرحلة بسلاسة، ولكن تذكر جيدًا أنه يمكن الانتقال من المستوى الجيد إلى الممتاز مرحلة الأداء Performing توضع فيها استراتيجيات حل الصراعات، ويُلاحظ وجود نوع من السلام والإخلاص والدعم بين أفراد الفريق. هناك نوع من الاستقلال ووضوح في المعايير؛ رؤية مشتركة وهدف واحد. وها أنت ذا قد حققت مبتغاك، وكونت مكان عمل مثالي. لقد كان شهرًا مظلمًا وعصيبًا بالنسبة لفريق مرتفع الأداء كفريقنا كان التوتر داخل فريقنا ملموس، يمكن ملاحظته بسهولة. من الظاهر، بدا كل شيء طبيعي، فكلنا نذهب إلى العمل، ونؤدي المهام، ونحضر الاجتماعات، ولكن إذا نظرت إلينا عن كثب، سترى بل وستشعر أيضًا بأن هناك أمر ما. يسرد أحد الموظفين من الذين عاشوا مرحلة التصارع: "لم يكن هناك تزامن، إذ كان فريقنا ينمو بسرعة ومررنا بالآثار السلبية للنمو وآلامه؛ كانت الحدود غامضة؛ هناك كثير من التحديات في العمليات، فضلًا عن أن عنصر المسائلة لم يكن واضحًا أيضًا، ومن ثم، غياب عنصر التواصل والوضوح أدى إلى الإحباط. احتجنا إلى محادثات صريحة لإصلاح هذه الأمور ولكنها لم تتم؛ كل ما في الأمر أن الوضع كان غير مريح". لحسن الحظ، لم يكن هناك إنجاز كانت فعالية الفريق في الحضيض، إذ كنا تائهين؛ وكفريق واحد، كنا نناقش الأفكار ونتحداها لكننا لم نشعر بالثقة الكافية لنتخذ أي قرار. لماذا نفعل ونحن لا نعرف لمن سيكون القول النهائي؟! لم يكن لدى أي شخص فينا الثقة الكافية، وهذه مشكلة صعبة. الثقة هي الأساس، وبدونها كنّا نشكك في أسئلة وآراء بعضنا بعضًا، ولم يكن بيننا أية نوايا إيجابية، كنّا عبارة عن مجموعة من الأفراد الأذكياء الذين يعملون نحو غاية واحدة وأهداف مشتركة (والتي كنا نتجادل فيها عادةً)، ولكن مشاعرنا هذه كانت تمنعنا من رؤية الحقائق. لم تكن هذه العاصفة سهلة بالنسبة لمديرتنا أيضًا وهنا، سألنا مديرتنا "ماري كرستين" عن شعورها خلال تلك الفترة، وما الذي لاحظته علينا، وكيف خططت لمساعدتنا على إصلاح الأمور. كيف عرفت أن فريقك كان يمر بمرحلة التصارع كان تواصل الفريق غير اللفظي مروعًا، وساد اجتماعاتنا توتر كبير منعنا من المضي قدمًا. علمت بشأن هذه الصراعات عن طريق بعض أفراد الفريق، وحينها شعرتُ أنني أحمل الكثير على عاتقي، وعرفت أن هذا لن يستمر. وإذا أردت بناء فريق قيادة مشترك، يجب أن يتحدث جميع الأفراد فيما بينهم. فرق القيادة المشتركة: هي الفرق التي لا تعتمد على المدير وحده في القيادة وتوجيه الفريق، ولا تحتاج لذلك، لأن كل فرد في هذه الفرق لديه الحق في التغلب على التحديات وتنفيذ الحلول وتحقيق الأهداف. ومن خلال التعليقات الأسبوعية لـ Offiicevibe – لحسن الحظ – تمكنت من التعرف على مشاعر فريقي. كان مقياس المشاركة لـ "العلاقة بين الزملاء" منخفضًا، وذلك من أكثر الأمور التي تؤرق المدير وتجعله متحفزًا لإيجاد حلول لها، فأفراد الفريق لم يكِنّوا مشاعرًا إيجابية لبعضهم بعضًا. ومن الناحية الأخرى، كان مقياس "علاقة أفراد الفريق بالمدير" مرتفعًا، وهذا جيد لأنه هناك إمكانية أن يتحدثوا إليّ. وعلى كل حال، لا ينبغي للمدير أن يحبس نفسه داخل عنق الزجاجة، بل يجب أن يكون مبادرًا. تعرف على كيفية القيام بهذا المقياس على فريقك من خلال موقع Officevibe هنا هنا تلاحظ انخفاض مقياس "العلاقة بين الزملاء" الذي شهد انحدارًا متواصلًا منذ ذلك الوقت. هل تلاحظ التشابه بين هذا الرسم البياني والصورة التي توضح مراحل التشكل والتصارع والتوافق والأداء؟ لماذا تعتقدين أن العلاقة بين الزملاء مهمة جدًا؟ هذه هي القاعدة: من منظور تجاري، إذا كنت تبذل 80% من قدرتك محاولًا فهم الناس وكيفية التعامل معهم، سيتبقى لك 20% للإبداع، ومن ثم ينبغي أن تبتكروا وتبدعوا سويًا. ولكن إذا لم تستطيعوا التحدث والاستماع إلى بعضكم بعضٍ بوضوح وبشكلٍ صحيح، فلن تتمكنوا من إيجاد أفكار لعرضها. ومن وجهة نظر شخصية، نحن نأتي للعمل كي نطور من أنفسنا ونتعامل مع الآخرين، وأن نكون ضمن كيان أكبر من أنفسنا. ومن ثم، إذا لم تنسجم مع زملائك، لن يكون الذهاب إلى العمل ممتعًا، ولن تشعر بالسعادة في العمل مع فريق لا يقدم شيئًا. وفي نهاية المطاف، يحب الناس أن يكونوا ذوي تأثير. من وجهة نظر شخصية، كيف أثر عليكِ كل هذا بصفتكِ مديرة الفريق؟ لم يكن الأمر سهلًا، ولم أقدر على النوم في الليل، إنه لأمر مؤرق أن ترى أفراد فريقك لا يتفاعلون فيما بينهم، لقد كان لدينا أهدافًا شاقة جدًا وهذا لا بأس به، لكن الوضع كان مروعًا في ظِل وجود مشاكل إنسانية، وكان من الصعب إجراء المحادثات التي نحن في أمس الحاجة إلى إجراءها. كنت أذهب إلى العمل مبكرًا وأقرأ كتبًا عن الذكاء العاطفي وعن أداء فرق العمل، وأتحدث إلى مدربي المنظمة وإلى مديري الخاص الذي أمدّنا بأفكار جيدة. كنت أخاف بمجرد التفكير في ماذا لو سخر مني الفريق، ماذا لو ساور مديري الشك تجاهي؛ كنت أشعر أنني غير مستعدة وغير مؤهلة لهذا الأمر، وكنت غير معتادة عليه لأنني أعمل مديرة للمرة الأولى، ولكنني كنت أتعلم طوال هذا الطريق. من أين بدأتي بإصلاح الأمور؟ طلب مني مدربي القراءة عن مراحل تطور فريق العمل الأربع، وسرعان ما أدركت أن فريقنا لن يكون فريقًا لامعًا إلا إذا مر بهذه المراحل الأربع. أكّد لي أن ما نمر به هو أمر طبيعي، وبدوري أخبرت فريقي هذا الأمر وطمأنتهم. بعدها، عملت أنا وقليل من الأفراد على التخطيط لنتمكن من معالجة ما لدينا من مشاكل سويًا. وها قد حان وقت الإثارة! الاجتماع الذي أنقذ فريقنا دور المدير ليس سهلًا، وهناك الكثير من الأمور التي ينبغي عليه فعلها لموظفيه. فبإمكانه خلق بيئة آمنة تحوي موظفيها وتحفزهم ليجتهدوا ويتمكنوا من حل الأمور بأنفسهم. وبالفعل تمكنت مديرتنا من تحقيق ذلك، وإليكم الخطوات التي اتبعناها لنخرج من مرحلة التصارع. 1. اخرجوا من المكتب وضعنا خطة لتأدية يوم عمل كامل خارج المقر، بعيدًا عن هذه الفقاعة المليئة بالتوتر والتصارع؛ يُفضل أن يكون هذا المكان بأرض محايدة إذا صح التعبير. 2. أنشئ بيئة تتسم بالإدماج والاحتواء والشعور بالآخر "أنت بحاجة إلى مد جسور الثقة بين الأفراد، وذلك ليس في اطار العمل فقط، بل بناءًا على التجارب الشخصية، فإذا وضعت نفسك مكان الآخرين، ستكون قادرًا على التحدث معهم بحرية ووضوح" - ماري كرستين وعلى إطار زمني، بدأنا جميعًا بذكر تاريخ مولدنا، وأشرنا إلى الاختلافات العمرية بيننا، ساعدنا ذلك على خلق جو من الشعور بالآخر، وطلبنا من كل واحد فينا إضافة ثلاث لحظات لها تأثير كبير في حياته إلى ذلك الإطار الزمني. القصص التي سمعناها كانت حقيقية، إذ بعض منها كانت عبارة عن تجارب شخصية ومواقف محزنة، وبعضها كانت تتعلق بالمهنة، وفي ذلك اليوم أصبح كل منا يعي الكثير عن الآخر ويشعر به. 3. تعلم وتأمل "قراءة مصادر خارجية أتاحت لنا فرصة التحدث عن أنفسنا في ضوء تجربة فريق آخر داخل شركة أخرى، مما ساعدنا على إجراء نقاش موضوعي، وتخفيف حدة التوتر". – ماري كرستين بعدها، قرأنا جزءًا من كتاب الفريق الأكثر إخلاصًا لنعرف بعض المعلومات عن أنواع فرق العمل المختلفة؛ ومن خلال قراءة دراسات الحالة والسيناريوهات التي عُرضت في الكتاب، كنا قادرين على تأمل الحالة التي يشهدها فريقنا، والتي كنا نمر بها". قدم لنا هذا الكتاب معيارًا مرجعيًّا، عرفنا من خلاله موقعنا، وماهية الفريق الذي ينبغي أن نكونه. 4. احصل على تقييم للفريق إذا لم نكن فريقًا مخلصًا فمن نحن إذًا؟ لمعرفة الإجابة خضعنا جميعنا للتقييم الذي تضمنه الكتاب. زودتنا هذه التجربة بمجموعة من الإرشادات وأساليب مراقبة النفس التي ساعدتنا كثيرًا وأعطتنا صورة شاملة عن موقعنا في مراحل التطور في ذلك الوقت، وأخيرًا تمكنّا من تحقيق الأمر الذي لطالما هربنا منه وهو: المحادثة الحقيقية. 5. تحدث عن الأمر تجمعنا حول المكتب وتبادلنا الأفكار مما سهل علينا إجراء نقاش صادق وحر وبَنّاء. كنا نشير خلال هذه المناقشة إلى التجارب المذكورة في الكتاب بدلًا من تجربتنا الخاصة، الأمر الذي أتاح لنا الحديث عن وضعنا بأريحية. "كان هذا التمرين سببًا في الإحباط، وهذا أمر جيد، على سبيل المثال: كثيرًا ما ظهر "تحدي الأفكار"، مما جعل الناس يشعرون بعدم مصداقية خبراتهم، ومن ثم ناقشنا كيفية تحدي الأفكار فيما بيننا باحترام من خلال محاولة فهم وجهة نظر الآخر أولًا قبل إبداء الرأي، فتحول الاتجاه من التشكيك إلى التأكيد". ماري كرستين 6. ضع معايير الفريق على شاكلة المنظمات التي لها ثقافة تحوي مجموعة من القيم، يجب أن يكون لكل فريق ثقافة فرعية. وهذا يعني أن كل فريق بحاجة إلى وضع مجموعة من القيم الخاصة به وحده. "عدم وجود معايير للفريق معناه أنه سيكون هناك صراع بكل تأكيد، على سبيل المثال: ربما أرى أن الحضور إلى العمل متأخرًا أمر غير مقبول، بينما يفكر شخص آخر أن هذا ليس بالأمر الجلل، مما يعني أن لدى كلانا قاعدة عمل مختلفة، وأن دوافعنا ليست واحدة". ماري كرستين وهذه المعايير، أو ما تُسمى بـ "مبادئ الفريق" لا تُترك للمدير كي يمليها وحده، بل على الفريق بأكمله أن يتعاون على وضعها، كي يشعروا بالمسئولية نحوها، وأنهم يخضعون للمساءلة المشتركة. مثال: استدع الفيل الذي بالغرفة الفيل هو عبارة عن المشكلات والتحديات التي يتجنب الجميع مناقشتها، ومن هنا، فالتحدث بشأن ما يوجد بالفريق من تحديات وصراعات ومشاكل سويًا هو من أجل مصلحة الفريق، ومن ثم عليك إظهار مسببات عدم الارتياح هنا وهناك والتحدث بشأنها. الهدوء ما بعد العاصفة "قبل مرور أسبوع من هذا الاجتماع، بدأنا بملاحظة النتائج؛ لقد كان مردوده مدهشًا" – ماري كرستين. وأخيرًا، بدأنا جميعًا باستدعاء مسببات المشاكل وعدم الراحة ووضعها نصب أعيننا ومناقشتها قبل أن تتفاقم. وجعلنا من مبدأ "استدع الفيل الذي بالغرفة" مسئولية مشتركة فيما بيننا للتغلب على الصراع. أينعت ثمار العمل بمثل هذه الشجاعة والشفافية، وأدى إلى نتائج طيبة، كما أننا اعتدناه وأصبح ملموسًا فينا بشكل كبير؛ كما أن الفرق الأخرى في الشركة تعرفت على اتجاهنا هذا، وبدأوا بوضع مبادئهم الخاصة. وبذلك، تحول صراع الفريق إلى قصة نجاح. كيف تضع مبادئ الفريق: دليل المدير أعطي لكل واحد منهم الفرصة للتحدث بشكل منفرد (لتجنُب التفكير الجماعي) عن أكثر المعايير أهمية من وجهة نظره، والتي يود إضافتها للفريق. دعهم يذكرون واحدًا تلو الآخر المبادئ التي يعتقدون أنه من الواجب تنفيذها، ولماذا. جهِّز ورقة ملاحظات، لتُلصق عليها الأفكار المتكررة. اختاروا معًا المبادئ التي يرى الفريق أنها الأنسب له في الوضع الحالي. أدرِج كل مجموعة من المبادئ تحت مجموعة فرعية، وضع لها وصفًا ونقاطًا محددة. على سبيل المثال: تقبل التعليقات بروح الحوار والمناقشة، لا المواجهة. وأخيرًا، اطبع هذه المبادئ وعلقها على شكل لوحة تذكير يمكن رؤيتها. اشرح مبادئ الفريق للموظفين الجدد الذين لازالوا في مرحلة التهيئة أو ما تُسمى بمرحلة "صعود المركب". بعد أشهر قليلة، تفقد هذه المبادئ مع فريقك، هل لازالوا يستخدمونها، أم حان الوقت للنظر فيها. كرر العملية مرة أخرى إذا ما تغير أفراد الفريق وظهرت عاصفة ثانية في الأفق. ترجمة -وبتصرُف- للمقال From Storming to High-Performing: The Meeting That Saved Our Team لصاحبته: أليسون روبنز

استرجع يومك من الاجتماعات، والبريد الإلكتروني والعمل الكثير وحافظ على الوقت لتنفيذ ما هو مهم لك. قال كال نيوبورت، مؤلف Deep Work: إذا كان هناك شيء واحد يمكن قوله عن مكان العمل الحديث، فهو: إذا لم تتحكم بجدولك الزمني، فإنه سيتحكم بك. كيف توازن بين المساوئ الضرورية للاجتماعات، البريد الإلكتروني، التحدث مع الفريق و "العمل الكثير" مع وقت التركيز على الأشياء التي تهمك بالفعل؟ بما أن البدء باستخدام العالم الرقمي ليس خيارًا لمعظمنا، فنحن بحاجة إلى استراتيجيات ملموسة تساعدنا على التركيز في عالم مصمم لتشتيتنا. هنا يأتي دور تحديد الوقت. يعد تحديد الوقت (والمهام المجمعة المرتبطة به والمهام اليومية) طريقة بسيطة وفعالة لاستعادة السيطرة على يوم العمل. تفيد طريقة الإنتاجية هذه بشكل خاص الأشخاص الذين: يعملون على العديد من المشاريع / المسؤوليات المختلفة (يستخدم Elon Musk هذه الطريقة لإدارة شركتين رئيسيتين في نفس الوقت) يقضون الكثير من الوقت في "الوضع التفاعلي"، الرد على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل يبحثون عن يومهم المقتطع من خلال الاجتماعات يواجهون الانقطاعات المستمرة طوال اليوم يكافحون من أجل إيجاد الوقت والمساحة العقلية للتفكير بالصورة العامة سيعطيك هذا الدليل نظرة عامة على تحديد الوقت، وتجميع المهام والمهام اليومية؛ كيف يمكن لمجموعة من هذه الاستراتيجيات مساعدتك في استعادة الجدول الزمني الخاص بك؛ وأفضل طريقة لاستخدام التقويم ومدير المهام لبدء تحديد الوقت بنفسك. يعد تحديد الوقت أداة قوية لتعزيز إنتاجية الفريق أيضًا. ما هو تحديد الوقت؟ تحديد الوقت هو طريقة لإدارة الوقت تتطلب تقسيم يومك إلى مجموعات زمنية. كل مجموعة مخصصة لإنجاز مهمة معينة، أو مجموعة من المهام، وتلك المهام المحددة فقط. بدلاً من الاحتفاظ بقائمة مهام مفتوحة للأشياء التي ستنجزها حسب استطاعتك، ستبدأ كل يوم بجدول زمني محدد يحدد لك ما ستعمل عليه ومتى. مفتاح هذه الطريقة هو إعطاء الأولوية لقائمة المهام مقدمًا - يعد إجراء مراجعة أسبوعية مخصصة أمرًا إلزاميًا. حدد ما عليك تنفيذه في الأسبوع القادم وضع مجموعات الوقت الخاصة بكل يوم بشكل تقريبي. راجع أي مهام لم تنجزها في نهاية كل يوم عمل - وكذلك أي مهام جديدة قد ظهرت - وعدّل المجموعات الزمنية لبقية الأسبوع وفقًا لذلك. ومع تحديد الوقت مسبقًا، لن تضطر إلى اتخاذ خيارات بشأن ما يجب التركيز عليه باستمرار. كل ما عليك فعله هو اتباع جدولك الزمني المحدد. إذا خرجت عن مسار المهمة أو تشتت انتباهك، ألقِ نظرة على جدولك وعد إلى أي مهمة حددتها ببساطة. متغيرات تحديد الوقت هناك شيئين مرتبطين بتحديد الوقت: تجميع المهام والمهام اليومية. تجميع المهام هو تجميع مهام متشابهة معًا (عادة ما تكون أصغر) وتجدولها على جداول زمنية محددة لإكمالها في وقتٍ واحد. ستحد من حجم تبديل السياق خلال اليوم، من خلال معالجة المهام المتماثلة في مجموعة، مما يوفر الوقت الثمين والطاقة العقلية. مثلًا، يعد جدولة مجموعتين مدتهما 20 دقيقة لمعالجة البريد الإلكتروني خلال اليوم أكثر كفاءةً من التحقق من البريد الوارد باستمرار طوال اليوم. يرتبط تحديد الوقت بشكل جيد مع تجميع المهام، لأنه يوفر عليك جدولة كل مهمة فردية في تقويمك. ما عليك سوى تحديد مربعات الوقت كل يوم أو أسبوع عندما تريد إكمال مجموعة معينة من النشاطات، مثل البريد الإلكتروني، والفواتير، والتدريبات، والاجتماعات، والكتابة، والترميز، والعمل العميق، والمهمات، وإعداد الوجبات. تعد المهام اليومية إصدارًا أكثر شدةً من تجميع المهام للأشخاص الذين لديهم الكثير من المسؤوليات والتي تتنافس على اهتمامهم. مثلًا، يجب على صاحب المشاريع غالبًا الاهتمام بالتسويق، والمبيعات، وتطوير المنتجات، ودعم العملاء والموارد البشرية في نفس الوقت. وبدلاً من تخصيص فترات زمنية لكل المسؤوليات كل يوم، تخصص المهام اليومية يومًا كاملًا من كل أسبوع لكل مسؤولية. يستخدم مايك فاردي، مؤسس Productivityist، المهام اليومية لتحديد مجال تركيزه الرئيسي كل يوم. وهكذا يصف أسبوعه: يُنشئ تخصيص كل يوم لموضوع واحد نمط عمل موثوق به ويحد من الحمل المعرفي لتبديل السياق. يشرح فاردي كيف أن المواضيع توفر الوضوح العقلي الذي يسمح له بالتركيز على عائلته: لماذا يعد تحديد الوقت فعالًا للغاية؟ تبدو هذه التقنية بسيطة، ولكن لها تأثيرات عميقة على قدرتك في إنجاز الأمور: تعزز "العمل العميق" المركز يؤيّد كال نيوبورت، مؤلف كتاب العمل العميق: قواعد النجاح المركّز في عالم مشتت، تحديد الوقت بشدة. وهو يخصص 20 دقيقة كل مساء لجدولة يوم العمل التالي: عندما تجدول جزءًا كبيرًا من الوقت للعمل على مشروع أو مشكلة أو مهمة واحدة، فأنت تحضر كل مواردك العقلية للعمل على شيء واحد بدلًا من توزيع اهتمامك على عدة مهام. كلما عملت على "مهمة واحدة"، كلما بنيت العضلات الذهنية المطلوبة للعمل العميق وأصبح من السهل الاستمرار في التركيز. يستخدم نيوبورت مفكرة ورقية عادية لجدولة مربعاته الزمنية كل يوم تساعدك في فصل "العمل السطحي" بكفاءة أكبر العمل السطحي هو العمل الكثير والمستعجل، ولكنه ليس مهمًا لتحقيق أهدافك طويلة المدى - فكّر بالعمل الورقي أو الرد على (معظم) رسائل البريد الإلكتروني. عندما تحدد وقت العمل السطحي، فأنت تضع حدودًا واضحة للوقت الذي ستخصصه له. بالإضافة إلى ذلك، يؤدي تجميع المهام المتشابهة معًا إلى تقليل تكلفة تبديل السياق. من خلال تجميع جميع المهام السطحية معًا في مربع زمني مخصص، ستتمكن من العمل عليها بكفاءة أكبر وحماية بقية يوم عملك من أجل عمل ذو تأثير أعلى. يجعلك على علم بكيفية قضاء وقتك معظم الناس سيئون في إدارة الوقت. نحن فظيعون في تقدير الوقت الذي تستغرقه المهام، ولدينا ميل للالتزام المبالغ به تجاه ذواتنا المستقبلية. يجبرك تحديد الوقت على مواجهة أولوياتك والتزاماتك الحالية والتدرب على كيفية قضاء وقتك المحدود. تضطر إلى إيجاد مساحة مادية في تقويمك، مقابل كل التزام جديد تتخذه في حياتك. ونتيجةً لذلك، تصبح تكلفة قول "نعم" أكثر واقعية، ويصبح من الأسهل بكثير قول "لا". تقاوم الكمالية تعد المخططات الزمنية المشوشة، أسوأ عدوٍ للكمال. هناك شيء يمكن تعديله وتحسينه دائمًا. قد يكون من الصعب معرفة متى ينتهي مشروع مفتوح، خصوصًا إذا كنت تهدف إلى الكمال. في مرحلةٍ ما، تحتاج أن تكون قادرًا على قول "جيد بما فيه الكفاية" والمتابعة. يمكن أن يساعد تحديد الوقت من خلال فرض حدود زمنية على مشاريعك. إذا كنت تطيل المهام في كثير من الأحيان من خلال محاولة الحصول على كل شيء بشكل صحيح، قم بوضع جدول زمني صارم لإنهاء المهمة والتزم بها. تحارب المماطلة وتساعدك على متابعة أهدافك يستعرض الباحثان الدكتورة تود روجرز والدكتورة كاثرين إل ميلكمان في مقالة "ما وراء النوايا الحسنة: يحسّن حث الناس على وضع الخطط من متابعة المهام المهمة"، العديد من الدراسات التي تدعم فكرة أن "الخطط الملموسة تساعد الناس على متابعة نواياهم." من اتباع نظام التمرين إلى جدولة لقاح الأنفلونزا، كان الناس يتصرفون بناءً على نواياهم بشكل أكبر عندما كتبوا مكانًا، وتاريخًا ووقتًا محددًا للنشاط. ومع ذلك، يعتمد معظم الناس على نوايا غامضة بدلاً من الخطط الملموسة: الخلاصة: عندما تجدول مهامك وأهدافك، فمن المرجح أن تتبعها. يجبرك تحديد الوقت على وضع خطط ملموسة تضمن أنك تعمل لتحقيق أهدافك كل يوم. وكما هو القول الشهير لويليام فولكنر: "أنا أكتب فقط عندما يأتي الإلهام. ولحسن الحظ، فإنه يأتي الساعة التاسعة صباحًا ". ولكن هل سيناسب تحديد الوقت عملي؟ أحد أكبر الانتقادات لتحديد الوقت هو أنه لا يناسب الوظائف التفاعلية، حيث من المستحيل توقع ما سيحدث في أي لحظة معينة. هل يعد تحديد الوقت استراتيجية واقعية لمتخصص دعم العملاء الذي تتمثل وظيفته في الرد على التذاكر حقًا؟ أو مدير حساب يجب أن يكون متاحًا للرد على طلبات العملاء؟ سنقول نعم - التأكيد على قدر ضئيل من التحكم في جدولك حتى، يمكن أن يكون مفيدًا بغض النظر عن وظيفتك. قالها كال نيوبورت بهذه الطريقة: عندما يتم إدارة يوم عملك من قبل قوى خارجية، من السهل أن تفقد أهدافك الخاصة. يمكن أن يساعدك تحديد الوقت في الحصول على إحساسٍ أكبر بالسيطرة على أكثر الجداول التي لا يمكن التنبؤ بها. بعض الأخطاء الشائعة لتحديد الوقت وكيفية تجنبها في حين أن تحديد الوقت واضح جدًا من الناحية النظرية، فقد يكون من الصعب الالتزام به عند الممارسة. هنا بعض النصائح لمساعدتك في تطبيق الطريقة بنجاح (ولا تصبح عبدًا لتقويمك في هذه العملية): سوء تقدير الوقت ستتحسن في تقدير الوقت الذي تستغرقه المهام بمرور الوقت. ولكن حتى تشحذ غرائزك، أخطئ في تحديد الكثير من الوقت للمهام بدلاً من القليل جدًا. ضع في جدولك وقتًا إضافيًا لإكمال المهام والانتقال بينها. يمكنك أيضًا إنشاء "مجموعات مشروطة" للوقت يمكن استخدامها إذا تأخرت. حسِّن إحساسك بالوقت الذي تقضيه فعليًا في المهام مع متتبعات الوقت مثل RescueTime أوToggle. أن تكون صارمًا جدًا ستظهر الأمور وتدمر خططك. ولكن تذكر أن خطتك هي مجرد دليل للمساعدة في تركيز انتباهك على ما هو مهم، وليس عقدًا ملزمًا. حتى الخبير كال نيوبورت يعدّل خططه على مدار اليوم من خلال شطب مربعات الوقت الأصلية وملؤها بشيء جديد كما تتطلب الظروف: يتعامل نيوبورت مع التغييرات في جدوله من خلال رؤيته لها كلعبة: انظر إلى مربعات الوقت على أنها طريقة مرنة لتحدي نفسك، وليست أدوات صارمة لمعاقبة نفسك عندما تقصر. الإفراط في جدولة وقت فراغك على الرغم من أنه قيل أن إيلون ماسك وبيل جيتس يجدولان أيامهما بزيادات تصل إلى 5 دقائق، إلا أن الإفراط في جدولة وقت فراغك قد يكون له نتيجة عكسية. وقد أظهرت الدراسات أن جدولة الأنشطة الترفيهية لها "تأثير مثبط فريد" على التمتع العام بالنشاط. بدلاً من ذلك، يمكنك تحديد الوقت لقطع الاتصال والاسترخاء بدون خطة محددة لكيفية قضاء ذلك الوقت. سيمنحك المرونة لاتخاذ قرار أكثر عفوية بشأن ما تريد فعله - الاتصال بالأصدقاء لشرب القهوة؟ التحقق من لعبة Xbox الجديدة؟ القراءة؟ مهما كان قرارك، تذكر فقط أن تبقي بعض وقت فراغك حرًا على الأقل. تحديد الوقت ودمج المهام قد يكون تحديد الوقت الصارم - تخصيص مجموعة زمنية لكل مهمة فردية - أمرًا شاقًا ويصعب الحفاظ عليه بمرور الوقت. يوصى بدمج تحديد الوقت ومجموعات المهام للحصول على نظام أكثر انسيابية. بدلًا من مجموعة زمنية واحدة لكل مهمة فردية، ستحدد مجموعة زمنية لكل فئة من المهام التي تقوم بتجميعها معًا. إليك كيف يبدو ذلك عمليًا: أولًا، حدد فئات العمل العامة التي يجب أن تنعكس في جدولك اليومي أو الأسبوعي. مثلًا، قد يكون للكاتب المستقل قائمة الفئات التالية: البريد الإلكتروني إدارة العمل المبيعات الاجتماعات الأبحاث الكتابة التطوير المهني اليوجا تحضير وجبة الإدارة الشخصية القراءة وقت الفراغ الآن، اجلس مع تطبيق التقويم أو مخطط الورق المفضل لديك، وأنشئ مجموعات زمنية للأسبوع القادم تعكس الأوقات التي ستعمل فيها على كل فئة. تأكد من إعطاء جميع أولوياتك والتزاماتك مساحة كافية. إذا وجدت أنك تواجه صعوبة لإيجاد مساحة، فقد تحتاج إلى البدء في خفض التزاماتك. ستبدو النتيجة النهائية شيئًا مثل هذا: إذا وجدت صعوبة في الالتزام بجدولك الرقمي، فإننا نوصي بتخطيط يومك على الورق. يجبرك الجدول الزمني الورقي على البدء بنشاط كل يوم ويجعل من السهل تدوين الأشياء والتكيف كما يسير اليوم. بالإضافة إلى ذلك، من الأسهل إبقاء جدولك الورقي مفتوحًا على مكتبك كتذكير مرئي لما كنت تخطط للتركيز عليه. إذا كنت تعمل في شركة لديها تقاويم مشتركة، فقد تجد أنه من المفيد تحديد وقت لـ العمل العميق بشكلٍ عام، للحفاظ على جزء كافٍ من الاجتماع طوال اليوم. يستخدم خوي فينه، مصمم رئيسي في Adobe ، هذه الاستراتيجية في مكتبه: لديك الآن مجموعات زمنية لكل فئة، ولكن لا تزال بحاجة إلى معرفة أي مهمة محددة - أو مجموعة من المهام - للعمل عليها عندما يحين الوقت. هنا يأتي دور مدير مهام مثل Todoist. في تطبيق Todoist، أنشئ تصنيفًا لكل فئة مجمعة توصلت إليها في الخطوة الأولى، ثم راجع جميع المهام الحالية وحدد التصنيف المناسب لكل فئة. الآن عندما تصل إلى مجموعة زمنية، كل ما عليك فعله هو سحب قائمة التصنيفات المقابلة والاختيار من المهام ذات الصلة. سيتم ترتيب المهام ذات التواريخ في الجزء العلوي تلقائيًا، حتى تعرف متى يحين أقرب موعد لتسليم شيء ما ويحتاج إلى انتباهك أولًا. نصيحة: يمكنك أيضًا إنشاء مرشح جديد باستخدام استعلام مثل "@مدير شخصي والأيام ال 7 القادمة" لمشاهدة المهام التي يجب تسليمها في الأسبوع القادم فقط مع هذا التصنيف المحدد. للتأكد من عدم نسيان أي شيء، يجب أن يكون لكل مهمة تصنيف. ومع ذلك، ستجد على الأرجح أنه لا يجب تتبع كل صنف في Todoist. مثلًا، قد ترغب في تتبع اجتماعاتك أو تدريباتك في التقويم بدلاً من مدير المهام. وكما قلنا من قبل، لا تريد الإفراط في جدولة وقت فراغك. جرب الإعداد الخاص بك لمعرفة ما هو منطقي لظروفك الخاصة. المهام اليومية إذا جربت تحديد الوقت وما زلت تشعر بالتشتت وعدم التركيز، فقد ترغب في تجربة المهام اليومية. نحن نوصي بدورة Skillshare المجانية هذه والتي يقدمها Mike Vardy. حيث يرشدك خلال إعداد نظام المهام اليومية، بما في ذلك أمثلة تفصيلية باستخدام كل من الورق و Todoist. جدولة المجموعات الزمنية للمهام الفردية بالطبع، إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بجدول أكثر دقة، يمكنك إنشاء مجموعات زمنية منفصلة لكل مهمة دائمًا. أسهل طريقة للقيام بذلك مع Todoist هي من خلال التكامل ثنائي الاتجاه مع تقويم Google. عند إعداد الدمج: أنشئ تقويمًا جديدًا لمهام Todoist الخاصة بك فقط، حتى تتمكن من تبديلها وإيقافها داخل التقويم الخاص بك حسب الحاجة. اختر مزامنة حساب Todoist الخاص بك بالكامل بدلًا من مشروع واحد. اختر مزامنة المهام مع تاريخ تسليم فقط بالإضافة إلى المهام التي لها تاريخ ووقت تسليم. ستظهر أي مهمة Todoist لها تاريخ ووقت، تلقائيًا كحدث في تقويم Todoist الجديد. ستظهر أي مهمة لها تاريخ ولكن بدون وقت، كحدث لمدة يومٍ كامل. خلال المراجعة الأسبوعية، حدد لكل مهمة تريد إنجازها و / أو وقت البدء بكتابة شيء مثل "الإثنين ظهرًا" أو "كل جمعة الساعة 9 صباحًا" في حقل المهمة. سيتعرف Todoist تلقائيًا على التاريخ ويبرزه ويضبطه عند حفظ المهمة. الآن، عندما تفتح طريقة العرض الأسبوعية في التقويم، سترى كل مهمة من المهام المجدولة كأحداث منفصلة (تعرف أيضًا باسم مربعات الوقت). يمكنك توسيع، وتقصير، وتعديل ونقل مربعات الوقت الخاصة بك داخل التقويم. ستتم تلقائيًا مزامنة أي تغييرات تجريها في تقويم Google مع Todoist (والعكس صحيح). قد تبدو جدولة الأيام والأسابيع مقدمًا مضيعة للوقت الثمين الذي قد تستخدمه لإنجاز الأمور فعليًا. ولكن عندما لا تتحكم في تقويمك، فمن السهل السماح للتشتت بالسيطرة. من خلال التحضير المسبق لعملية اتخاذ القرار بشأن ما ستعمل عليه لليوم أو الأسبوع، ستوفر الوقت والطاقة العقلية عندما يتعلق الأمر بالبدء في العمل. جرب تحديد الوقت ومجموعات المهام لمدة أسبوع، وشاهد كيف تشعر باستعادة السيطرة على وقتك واهتمامك. ترجمة وبتصرف للمقال Workflow Guide] Reclaim Your Schedule with Time Blocking] لكاتبه Laura Scroggs

هنالك مقولة تقول: "دع العمل معلّقًًا ولا تدع علاقاتك تتداعى". إنّ الإبقاء على نظام في الحياة يشبه عمل بهلوان الكرات. بينما أنت تنساب لتلتقط إحدى الكرات - ولنقل الأمور المالية، الالتزامات العائلية، أو المرح مع الأصدقاء - تكون الأخرى مندفعةً نحوك. لسوء الحظ، بعض الكرات ستسقط على الأرض ولا بدّ: تمضي أسابيع لا تضع أولوية للنوم فيها، تتناول الوجبات السريعة بدل الطبخات المنزلية، وتماطل بأداء الأعمال المهمّة منشغلًًا بأداء مهمّات أقلّ أثرًًا. بدل أن ترمي مهمّات الحياة في الهواء وتأمل أنّك ستتمكّن بطريقةٍ ما من التقاطها جميعًًا، اتّبع هيكلًًا يُبقي كلّ ناحية من حياتك منظّمةً. سنغطّي 10 قواعد تفيد في تنظيم الحياة بحقّ - وإبقائها منتظمة. ثمّ سنناقش كيف يمكن تطبيق هذه القواعد في كلّ مجالات الحياة المهمّة: العمل، المدرسة، المشاريع، المنزل، الصحّة والرشاقة، الأمور المالية، والعلاقات الاجتماعية. النتيجة هي أداء أمور أكثر وأنت تشعر بتوتّر أقلّ. تشتّت أقلّ، حياةٌ أكثر. هيكل لتنظيم الحياة ربّما تبدو القواعد صارمة وبلا متعة: افعل هذا ولا تفعل ذاك. لكن في الواقع فإنّ اتّباع مجموعة من القواعد في الحياة يمكن أن يكون أمرًًا مُتيحًًا لحرّية التصرّف. عندما نسير وفق مجموعة من الطرق التي حدّدناها سابقًًا للتعامل مع الأشياء فذلك يحدّ من التجمّد المرافق للتحليل من أجل الاختيار، والصراع النّابع من عدم القدرة على الحسم. لا يعني هذا أن الحياة لا تحوي صُدفًًا غير متوقّعة - لذلك سنُضَمِّن "التجربة" كجزء من الهيكلية فنستطيع بذلك مواجهة الصدف السعيدة في الحياة دون أن نشعر أن كلّ شيءٍ خرج عن السيطرة. باتّباع قواعد بسيطة وتطبيقها باستمرار وثبات، ستنتظم حياتك بطريقة تجلب المزيد من الهدوء لأيامك والمزيد من النظام لأسابيعك. 1. طور عادات وابن روتين نملك جميعًًا عادات ترسّخت في حياتنا على مرّ السنين، وروتينًًا يحدّد أفعالنا بدون تفكيرٍ واعٍ. يكمن السؤال فيما إذا كانت هذه العادات مقصودة أم أنها فقط نتيجة منفعلة. تؤسّس العادات الجيدة للنّجاح على الأمد الطويل وتجعل مشاعرنا جيدة. بينما تسرق العادات السيئة وقتنا، صحتنا، سعادتنا وحتّى أموالنا. تأمّل في عادات حياتك لترى أيٌّ منها صالح، أيٌ منها ينبغي التخلّي عنه، وأيّ عادات جديدة يمكن أن تساعدك لتصل لأهدافك. هل تمضي ساعات وأنت تقلّب الإنستغرام يوميًًا؟ هل تحوي فواتيرك المصرفية الشهرية مشتريات أكثر ممّا تتذكّر؟ هل كان من الممكن أن تستخدم وقت فراغك لتقوم بنشاط بدنيّ أكثر؟ إنّ بناء عادات جيّدة ليس بالأمر السّهل. في كتابه "العادات الذرّية Atomic Habits" ينصحنا الكاتب جيمس كلير بأنّ نملك دافعاً قويًًّا وراء رغبتنا في تطوير عادة معيّنة فيقول: عندما تحصر العادات التي تريد في حياتك، اجمعها جميعها في روتينٍ يوميٍّ يساعدك أن تكون منتجًًا. بحصولك على عادات جيّدة وربطها في روتين قوي، سيقلّ اعتمادك على الحماس العابر لأداء الأشياء، وتتقلّص مساحة التسويف والتشتّت. 2. خطط للأيام القادمة في الحياة أحداث وتبدّلات غير متوقّعة. لكنّ لا يعني ذلك أن بعض التخطيط لا يمكن أن يطبّق. تحتاج برنامجًًا مديرًًا للمهام، وتقويمًًا لتفكّر وتخطّط للمستقبل وتنظّم حياتك. خصّص وقتًًا لتنظّم يومك وتخطّط للأسبوع. عندما تحدّد في أي يوم ينبغي عليك إلقاء عرض تقديمي في العمل، يمكنك أن ترجع للوراء وتضع قائمة بالأمور التي يجب أن تنجزها تحضيرًا لذلك في برنامج إدارة المهام. عندما تسجّل اليوم الّذي سيقام فيه اجتماع أولياء الأمور في مدرسة ابنك، يمكنك أن ترتاح وأنت تعلم أن الأمر لن يفوتك وأنت لا تشعر. هذه بعض النصائح للتخطيط: ضع مخطّطًًا للأمور الصغيرة - حيث إنّها تتراكم وتؤثّر فعلًًا! (مثال، الغسيل، التنظيف، الخ) خصّص في أسبوعك ساعةً لتخطّط للأسبوع (مثال، الجمعة بعد الظهر، الإثنين صباحًًا) بالغ في تقدير المدّة التي ستأخذها المهمّة ليتمّ إنجازها جرّب تقسيم يومك إلى قطع زمنية في كتابها "168 ساعة: أنت تملك وقتًًا أكثر ممّا تتصوّر" (‎168 Hours: You Have More Time Than You Think)، تؤكّد الكاتبة لورا فاندركام على أهمّية التخطيط للأسبوع: بالطبع فإنّ التأكيد على "منظّمة جيّدًًا". عند وضع كلّ الأمور في برنامجك على التقويم وإضافة كلّ المهام لقائمة المهامّ يمكنك أن تعمل خلال أسبوعك على التركيز على كلّ الأمور المهمّة بالنسبة لك. 3. راع ميولك الطبيعية إنّ تنظيم الحياة وصنع العادات والروتين بتفكير مُمعن يمكن بسرعة أن يصبح نشاطًًا محبِطًًا في حياةٍ طموحة. "يجب أن أستيقظ في الخامسة صباحًًا كلّ يوم" "يجب فعلًًا أن أتحوّل للطعام النباتي" "أنا لن أشاهد أيّة أفلام بعد الآن" تكمن المشكلة في أنّك هنا قد تكون إنسانًًا يفضّل العمل ليلًًا وتكون في أقصى إنتاجك في الثانية عشر ليلًًا، وتحبّ شرائح اللّحم اللذيذة، وطريقتك للراحة هي مشاهدة فيلم جيّد. كي تنظّم حياتك، اختر عادات تتواءم مع ميولك الطبيعية. كن واقعيًًا حول نفسك واعتنق ما يمكنك الالتزام به بحقّ على المدى الطويل. هاك بعض المجالات المختلفة حيث يمكنك أن تستند إلى حالتك الطبيعية: إذا كنت لا تحبّ الكوي، اشتري فقط الملابس المصنوعة من مواد غير قابلة للتجعّد إذا كنت تكره الذهاب إلى النادي، انضمّ لفرق الرياضات الترفيهية (كرة السلّة، كرة القدم، الخ) إذا كنت لا تستمتع بالقراءة، استمع إلى التسجيلات وشاهد الوثائقيّات باختيارك للطريق الّذي تشعر فيه بالمقاومة الأقل يمكنك أن توفّر على نفسك الكثير من الوقت وأنت تحاول أن تعتنق ما تكره باختيارك الأمور التي تستمتع بها ببساطة. 4. الثبات أهم من الكمال يكون موقف "الكلّ أو لاشيء" مصدرًًا لعذاب النفس لدى الكثير من الناس. إذ عندما نفشل في تحقيق التوقّعات غير الواقعية الّتي نضعها لأنفسنا، نترك كلّ شيء دفعةً واحدةً ونحن منهزمون. عن طريق فهم أثر التقدّم البطيء والجهد المتراكم يمكننا أن نصبح أكثر واقعيّة نحصّل المزيد من الفائدة في حياتنا. إنّ أول خطوة تكمن في وضع خطط واقعيّة يمكن تطبيقها في حياتنا: تُهيّئ الخطط غير الواقعية لدوّامة من الخزي والأسف عندما لا نستطيع تحقيقها في النهاية. إجعل الثبات جزءًًا من حياتك واعتدْ على عدم الكمال. باختيارك لجهدٍ مستمرّ باتّجاه هدفٍ واقعيّ فإنّنا نترك مساحة أكبر للأمور الأخرى التي نريد فعلها في حياتنا. 5. أوجد توازن خلال محاولتنا أن نفعل كل الأشياء وأن ننظّم حياتنا بشكل مثاليّ، غالبًًا ما يقع التوازن كضحيّة. فمثلًًا تبقى ساهرًًا طوال الليل وأنت تقوم بالعمل في البرمجة بدل أن تذهب للنوم. تدرس طوال عطلة نهاية الأسبوع للامتحانات الفصلية القادمة بدل أن تلتقي بأصدقائك. في حين أن هذه الاستراتيجية يمكن أن تعمل على المدى القصير، تظهر النتائج السلبية السيئة لهذه الاستراتيجية على المدى الطويل: التوتّر، الاحتراق، والخمول. بدلًًا من ذلك، ضع أولويّة للاستمرار طويل الأمد بالتوازن مع الاعتناء بالذات. هذه بعض الاستراتيجيات الّتي يمكن أن تأخذها في الحسبان: تجنّب فرط الإرهاق لنفسك وقضاء الكثير جدًًا من الوقت في العمل ضع أولوية للنشاط البدني حيث أنّ له تأثيرًا محسّنًا للمزاج جرّب التأمّل، تدوين المذكّرات، أو ممارسة الامتنان والشكر أمضِ وقتًًا مع العائلة والأصدقاء استرخِ لوحدك مع فيلم جيّد تأكّد أنّك تأخذ قسطًًا كافيًًا من النوم وتجنّب المناوبات لكامل الليل بأيّ ثمن عدا عن الاستراحات اليومية لتلتقط أنفاسك، خصّص وقتًًا لاستراحات طويلة أيضًًا. على الأقل، حاول أن تأخذ استراحات من العمل لمدّة أسبوع مرّة لمرّتين في السّنة على أقل تقدير. عن طريق الشحن المستمر لطاقتك، ستتمكّن من الظهور بقوّة في الحياة والعمل ولنفسك وللآخرين الذين يعتمدون عليك. 6. اختر أولوياتك بعناية إحدى الطرق الّتي تجعل من اللعب بكرات الحياة أمرًًا أسهل هو أن تترك بعضًًا منها تسقط عمدًًا. كي تجد وقتًًا للأمور المهمّة بالنسبة لك، لا تتردّد بقول "لا". وضع الأولويّات هو أداة أساسيّة في ترسانة الوسائل المستخدمة لتنظيم الحياة. من المستحيل أن تفعل كلّ شيء؛ لذلك ضع أولوية للأمور المهمّة في متناول يدك. برفضك للأمور الّتي لا تخدم أهدافك العليا، يمكنك تركيز الليزر خاصّتك باتجاه الأمور ذات القيمة. فكرة لتحدّد ما هو مهمّ وما هو غير مهمّ: حدّد ما هي أهمّ مهمّة في يومك واجعلها أولوية، ثمّ الّتي تليها وهكذا. بامتلاكك لحسّ ما هو مهم وما هو ليس كذلك، يمكنك أن تتّخذ قرارات فعّالة أكثر حول أين ستصرف وقتك وطاقتك. 7. بسّط وأزل التشتّت من الصعب أن تشعر بالنظام إذا ما كان عقلك مكتبك ومنزلك في فوضى. حاول دائمًًا أن تجد وتستغلّ الفرص لترتّب وتفرغ مساحة ذهنيّة وفيزيائية وإلكترونية. بعض الفوضى التي نشعر بها في حياتنا تنبع من وجود الكثير من الأغراض أو الكثير من الأمور الّتي يجب أن نفعلها، أو الكثير من الأمور الّتي تشغل بالنا. خذ بالحسبان هذه القاعدة وأنت تنظّم حياتك: الأقلّ هو الأكثر. 8. قس إنجازك من المهمّ أن تقيس تقدّمك سواءٌ كانت أهدافك كبيرة أو صغيرة. تحوز كثيرًًا من القوّة بمعرفتك الأمور الفعّالة والأمور الّتي لا تحقّق النتائج المرجوّة. إذ يمكنك أن تخصّص وقتًًا أكثر في حياتك للأنشطة الّتي تفيدك في الوصول لأهدافك، وتقلّل من الأمور الّتي ليس لها فائدة. تفيدك هذه الأمور في قياس تقدّمك: خصّص وقتًًا للمراجعة الأسبوعية بانتظام تقيّم فيه الأسبوع المنصرم وتشذّب قائمة مهامك لتحوي فقط على الأمور الأساسية جرّب طريقة قياس الذات وقس أهدافك كلّها من المشي وصولًًا إلى النوم راقب وقتك فيما إذا كنت منتجًًا أو مشتّتًًا باستخدام تطبيقات مخصّصة لذلك 9. أتمت واستخدم خدمات خارجية تؤدّي العادات إلى أتمتة اتّخاذ القرار. يمكن أن تفيدك التكنولوجيا في أتمتة مهامّك الرتيبة. نظّم حياتك بإنشاء أنظمة آلية تريحك من بذل الجهد الفاعل وتتيح لك المزيد من الوقت والطاقة. فكّر في نواحي حياتك الّتي تُمضي فيها الوقت وأنت تقوم بعمل ما يدويًًا بينما يمكن لتطبيق أو موقع إنترنت أن يقوم بهذه المهمّة. فكّر أيضًًا أين يمكن أن تطلب خدمة من شخص آخر لتوفّر وقتك. هناك بضعة مهام في العمل والحياة يمكن أن تسلّمها لشخصٍ آخر منها: في الأمور المالية الشخصية (مثال، دفع الفواتير، الاستثمارات، الخ) في العمل (مثال، إرسال البريد الإلكتروني، تنسيق المشاريع، التسجيل والحجوزات، الخ) في المنزل (مثال، شراء الحاجات المنزلية، إعداد الوجبات، تجميع الأثاث، الخ) سنناقش لاحقًًا طرائق التنظيم الآلي والتسليم للأشخاص الآخرين الممكن استخدامها في كلٍّ من هذه النواحي. 10. جرب آخر عنصر في هيكلية تنظيم الحياة هو عنصر مثير وممتع: جرّب أمورًًا جديدة وابحث عن تجارب غير مألوفة! كونك منظّمًًا لا يعني أنّه ليس لديك مكان للعفوية الفوضوية. في بعض الأحيان لا تجري الأمور حسب المخطّط. في أحيانٍ أخرى قد تصبح الأمور مملّة ورتيبة. هنا هو الوقت المناسب لتدخل التجديد لجياتك وتخرج نفسك من الروتين الّذي لم يعد مجديًًا. بعض الطرق لتخرج من الروتين وتنمّي ذاتك في نفس الوقت: بتطلّعك باستمرار للتجربة ستدخل الكثير من الإثارة لحياتك وتخرج من حالات الركود. تطبيق هذه الهيكلية بعد معرفتك للمحاور العشرة لهيكلية تنظيم الحياة، يمكنك أن تقوم بتطبيقها على العديد من نواحي حياتك. بامتلاكك دلائل محدّدة يمكنك مقاربة كل ناحية بثقة أكبر وتوتّر أقل العمل من المرجّح أنك تمضي معظم ساعات يقظتك في العمل. يمثّل العمل المحور الّذي ينظّم الناس حياتهم حوله. هناك الكثير من الكلام حول كيفيّة تنظيم الوقت خارج العمل - الصباح الباكر، استراحة الغداء، وبعد العمل مساءً. لكن قليلًا من الحديث يدور حول الاستغلال الأمثل لساعات العمل الثمانية الّتي من المرجّح أنك تقضيها في العمل المكتبي. إنّ كونك منتجًًا في العمل يتبع نفس القواعد سواء كنت تعمل في مكتب، أو تعمل من المنزل، أو تدير عملك الخاص نظّم حياة العمل (طبّق قواعد التبسيط وإزالة التشتت، وضع الأولويات، الأتمتة واستعمال الخدمات الخارجية، والتوازن) أزل المشتّتات من مكتبك، صندوق بريدك، ومدير مهامّك. من الصعب أن تركّز أو تنجز أيّ شيء إن لم تشعر أنّ كلّ الأمور مرتّبة. لا يساعد المكتب المليء بالأوراق المبعثرة وفناجين القهوة في التركيز أبدًًا. يشعرنا البريد ومدير المهام غير المنظّم بالغموض والحيرة حول الخطوة التالية الواجب فعلها. خصّص موعدًًا منتظمًًا لتتحوّل من الفوضى إلى الترتيب. نظّف مكتبك وأغلق كلّ النوافذ والتطبيقات في الحاسوب في نهاية كلّ يوم عمل. بهذه الطريقة تبدأ كلّ يومٍ بانتعاشٍ جديد. حاول قدر الإمكان أن تنهي البريد الوارد وتفرغه يوميًًا حتّى لو عنى ذلك أرشفة البريد غير المقروء. خصّص 10 دقائق في نهاية كلّ يوم عمل لترتّب قائمة مهمّاتك لليوم التالي كجزء من روتين نهاية يوم العمل. ضع أولوية للعمل العميق. يقع معظم الناس في فخّ العمل العاجل فينجزون أعمالًًا صغيرة بدل التركيز على العمل الكبير ذو الأثر العميق. لكنّ هذا العمل ذا الأثر العميق هو ما يساهم في ترقيتك أو تطوير عملك لمستوى أعلى. نظّم يومك بحيث تبدأ بجلسة للعمل العميق تتمحور حول أكثر الأشياء أثرًًا في عملك لجذب المزيد من العملاء، كالفوز بمناقصة مهمّة، الخ. بعد ذلك تكون لك الحرّية في فعل أي شيء تريد إتمامه: البريد الإلكتروني، اللقاءات، الخ. ابحث عن فرص للأتمتة والاستعانة بخدمات خارجية. إنّنا نخرج أفضل ما لدينا في العمل عندما نكون في ما يسمّيه الكاتب غاي هيندريكس "منطقة العبقرية"، وهي الحيّز من التركيز الّذي نستخدم فيه أفضل مهاراتنا وقدراتنا الداخلية. كلّ الأشياء الّتي لا تقع ضمن هذه المنطقة ينبغي أتمتتها أو الاستعانة بخدمات خارجية لتنفيذها. استخدم نماذج قوالب البريد الإلكتروني لتؤتمت البريد المُرسَل دوريًًّا إذا كنت صاحب عمل وتملك القدرة المالية وظّف مساعدًًا إداريًًّا افتراضيًًّا لإدارة لقاءاتك ورحلاتك كمدير، فوّض المهام والمشاريع لأعضاء الفريق ذوي الخبرات المتقدّمة. وازن أهداف العمل مع الحياة. يحدث الاحتراق (burnout) عندما يتجاوز الطموح توازن الفرد. تأكّد من أنك تخصّص وقتًًا للراحة والتجدّد حتى لو كنت تحبّ عملك جدًًّا وتركّز كثيرًًا على التميّز فيه. إنّ أفضل المتسابقين الرياضيين ينامون لتسع ساعات كلّ ليلة بانتظام. تدرّب كما يفعل الرياضي: اعمل بجدّ، ولكن ضع أولويّة لأوقات الراحة. ابذل قصارى جهدك خلال اليوم ولكن تأكّد أن تغادر العمل على الوقت انعزل عن العمل خلال عطلة نهاية الأسبوع واقضِ وقتك مع العائلة والأصدقاء تجنّب البريد الإلكتروني والمحادثات المتعلّقة بالعمل بعد ساعات العمل خذ إجازة كل سنة بانتظام من أجل العطلة والتجديد المنزل في المنزل نقوم بالكثير من الأشياء. من غسل الأطباق إلى حفلات العشاء، والمحافظة على المنزل نظيفًًا ومرتّبًًا مهمّات لا تنتهي وغير مدفوعة الأجر. لكن إذا كنت مجتهدًًا واستخدمت بعض الخدمات الخارجية ستصبح إدارة المنزل أمرًًا أسهل. نظّم حياتك في المنزل (طبّق نصائح صنع العادات، التبسيط والترتيب، الأتمتة والاستعانة بخدمات خارجية) ابنِ عادات لإدارة المنزل بفعالية. إنّ التذمّر من أداء بعض الأعمال المنزلية وأنت طفل يبدو أمرًًا مضحكًًا الآن كون كلّ الأعمال المنزلية هي مسؤوليتك حاليًًا. بناء عادات منتظمة يساعدك في التأكّد أنّ الأمور لن تخرج تمامًًا عن السيطرة في كل الأحوال. عن طريق القيام بأعمال بسيطة ولكن بانتظام في كلّ يوم، أسبوع وشهر يمكنك أن تجعل كلّ الأمور تسير بانسيابية نسبيًًا. التزم بعادة منزلية يوميّة كترتيب سريرك، طيّ الغسيل فورًًا، وغسل الأطباق قبل النوم. التزم بعادة منزلية أسبوعية كترتيب البريد، كنس المنزل، وترتيب الخزانة. التزم بعادة منزلية شهرية كالتنظيف الشامل للمنزل، تغيير فلاتر الهواء، وتنظيف السجّاد. قد يكون من الصعب تذكّر كلّ هذه الأمور سويّةً. استخدم مدير مهام لتنظّم مهمّات تتكرّر يوميًًا وأسبوعيًًا وشهريًًا وتزيحها من ذاكرتك. رتّب منزلك. من السهل للمنزل أن تعمّه الفوضى. بضعة فناجين هنا وبعض الغسيل غير المطوي هناك، ذاك الطقم الذي لم ترتديه منذ سنوات ولكنّه يمكن أن يلزم يومًًا ما…فجأةً تجد منزلك في قمّة اللانظام. خصّص وقتًًا للتخلّص من الأمور الّتي لست بحاجتها والّتي لم تعد ممتعة. تفقّد الثلاجة وخزانة المؤن دوريًّا باحثًًا عن الأشياء القديمة أو منتهية الصلاحية. تبرّع بالملابس، والألعاب، والكتب الّتي لم تعد تستعملها. أفرغ المطبخ من أدوات الطبخ والأقدار والمقالي القديمة. أتمت واستعن بخدمات خارجية للقيام بالواجبات والأعمال المنزلية. نعيش الآن في عصرٍ مريح وينبغي الاستفادة من ذلك. تلقّي المساعدة من التكنولوجيا أو من أشخاص آخرين يمكن أن يقلّل من توتّر إدارة المنزل. جرّب خدمات التوصيل بدل أن تذهب للتسوّق بنفسك. استأجر أحدًًا شهريًًّا ليقوم بتنظيف المنزل، جزّ العشب أو إزالة الثلج المتراكم. استأجر أحدًًا للتحقّق ومراقبة الضرائب ومتابعة السجلّات. بالطبع، فإنّ الاستعانة بخدمة خارجيّة هو أمر مكلف. إذا كانت هذه الأمور خارج نطاق الميزانية، الجأ للطريقة التقليدية القديمة وهي الاستعانة بزميل السكن، الزوجة والأولاد لفعل الأمور المنزلية. أشرك كلّ سكّان المنزل في المحافظة عليه. وضّح مسؤولية كل شخص عن طريق إخباره بها بشكل رسمي. الصحة والرشاقة إنّ تخصيص وقت لنمط الحياة الصحي يضاعف إنتاجيّة كلّ الأمور الأخرى: نصبح أفضل في العمل، نتواجد بشكلٍ أكبر لقضاء الوقت مع من نحب، ونشعر بالمزيد من الحماس لمواجهة تحدّيات الحياة. لسوء الحظّ فإنّ هذا الأمر هو أوّل ما نستغني عنه عندما تواجهنا تحدّيات الحياة اليومية. عن طريق بذل أفضل ما لدينا كلّ يوم بدل اتّباع عقلية الكلّ أو اللاشيء يمكننا المحافظة على توازن مع الصحة والرشاقة. نظّم صحّتك ولياقتك (طبّق نصائح الميول الذاتية، التوازن، وضع الأولويات، والقياس) اتّبع ميولك الذاتية في الحمية والرياضة. بدل أن تجبر نفسك على التأقلم مع آخر صيحات الحمية والتمارين، افعل ما تراه مناسبًًا بالنسبة لك. غالبًًا هناك مجموعة من الخضروات الّتي تحبّها ونوع من التمارين الرياضية تراه ممتعًًاَ. فصّل وجباتك وتمارينك بما يناسبك بحيث لا تشعرك بالتعذيب. بدلًًا من النادي، انضمّ أو أنشئ مجموعة تنزّه حيث يمكنك التمرّن خارجًًا مع الآخرين. لا تختر "طعام الحمية" المملّ وابحث عن تجميعات صحّية من الأطعمة الّتي تحبّها. إذا كنت تكره التمارين في الصباح الباكر، مارس القليل من التمارين عدّة مرّات خلال اليوم. الجأ للتوازن عندما تختار طعامك الصحّي. هنا غالبًًا ما يكون الخيار "الجيّد كفاية" قابلًًا للاستمرار أكثر من الخيار "المثالي". على سبيل المثال اتّبع قاعدة 80/20 فيما يتعلّق بالطعام - تناول طعام صحّي في 80% من الوقت وتساهل في 20% من الحالات. ينطبق الأمر نفسه على التمرين الرياضي. تأكّد أنّك تأخذ أيام راحة بانتظام لتتيح لجسمك فرصة التجدّد. ضع أولوية للصحّة والرشاقة. في الحلقة المعيبة من "الكثير من الأمور يجب فعلها"، غالبًًا ما نضحّي بعادات الصحّة المستهلكة للوقت عندما نشعر بتوتّر حول العمل والحياة، لنجد أنفسنا متوتّرين أكثر عندما لا نجد قناة لتفريغ التوتّر أو طعامًًا صحّياُ يمدّنا بالطاقة. أبقِ العادات الصحّية على رأس الأولويات كالطبخ المنزلي والمشي اليومي. خصّص عدّة ساعات في عطلة نهاية الأسبوع لتحضير الوجبات لبقيّة الأسبوع وتأكّد من احتواء الثلّاجة على أطعمة صحّية. ثبّت التمارين الرياضية على مفكّرتك وعاملها كمهمّة وموعد حقيقي مع نفسك. ضع أهدافًًا للرشاقة قابلة للقياس. يصبح الحفاظ على الرشاقة أمرًًا أكثر متعة حين نحوّله إلى لعبة ممتعة. كي تبقى متحمّسًًا، سجّل تمارينك وراقب مقاييس رشاقتك مع الزمن. استخدم تطبيقات مـثل Strava لتسجيل تمارين الركض ارتدِ متعقّبًًا لتسجيل خطواتك سجّل تمارين رفع الأثقال وراقب أرقامك الشخصية الأمور المالية يؤمّن لك المال الحرية المالية وراحة البال. يمكن أن يُشترى به أيضًًا الكثير من الأشياء الّتي لا نحتاجها. بتنظيم أمورك المالية بعناية، يمكنك أن تهيّئ نفسك للمستقبل دون أن تحرم نفسك في الحاضر. نظّم أمورك المالية (طبّق نصائح التخطيط، الثبات أفضل من الكمال، القياس، الأتمتة واستخدام الخدمات الخارجية) خطّط تدفّق الأموال. تعرّف بدقّة على طرق إدارة المال باستخدام مهارات وضع الميزانية. حدّد دخلك الصّافي وأنشئ ميزانية تحتوي على مصاريف ثابتة، مصاريف متغيّرة، الديون، والمدّخرات. أنشئ ميزانية لكلّ شهر تأخذ تلك الأمور في الحسبان. تأكّد من أنّك شملت كلّ الأمور في ميزانيّتك: رعاية الأطفال، الإيجار، التأمين، الطعام، الأدوات، مصروف الطوارئ، المدّخرات، التبرّعات، الاشتراكات الدورية، الملابس، الهدايا، التسجيل في النادي، الوصفات الطبية، دفع الديون المترتّبة، فواتير الهاتف وكلّ شيء تصرف مالك فيه. استخدم أدوات لوضع الميزانية كـ Mint أو YNAB لتحقيق انسيابية لأمورك المالية. راقب وقيّم بانتظام ميزانيّتك لتتأكّد أنك تسير موافقًًا لها وتعدّلها حسب المطلوب. هذه مناسبة أخرى يكون فيها "الجيد كفاية" أفضل من "المثالي" على المدى الطويل الزم الثبات في الادّخار. إذا استثمرت مدّخراتك في شراكة أو مشروع جيّد، ستحصل على أرباحٍ جيّدة تساعدك في شراء الأمور الضخمة أو تدّخرها لتقاعدك. بادّخار قسم ثابت من راتبك كلّ شهر، حتّى لو لم يبدُ مبلغًًا كبيرًًا، فستزيد من ثروتك مع الوقت. جرّب دراسة جدوى مشروع باستشارة خبير اقتصادي وسترى كيف يمكن للمبالغ الصغيرة أن تتضاعف بالاستثمار الجيد على مدى السنين. أضف إلى مدّخراتك كلّ شهر. الطريقة الأفضل هي تحديد نسبة مئوية من راتبك (مثلًًا، 20%)، ولكن حتّى المبالغ الصغيرة ستترك أثرًًا مع الوقت. قِس أحوالك المالية. ضع أهدافًًا مالية لكل مدّة زمنية: شهر، 12 شهر، 5 سنوات، 10 سنوات، الخ. وقس باستمرار تقدّمك نحو هذه الأهداف لتعدّل الخطّة بما يلائم. استخدام طريقة النتائج المفتاحيّة الموضوعيّة لوضع الأهداف المالية مثلًًا "ادّخار 5000 في السنة" أو "إنقاص الصرف على الغذاء والتسلية بنسبة 10%" أتمت أمورك المالية. قلّل من الوقت الّذي تمضيه في دفع الفواتير أو وضع الميزانية عن طريق إدخال التكنولوجيا إلى حياتك رتّب تحويل مالي آلي من حسابك المصرفي إلى حساب الإدّخار والاستثمار كلّ شهر رتّب دفع فواتير آلي لنفقات كفاتورة الهاتف، فاتورة الإنترنت، فاتورة كبل التلفاز سيجنّبك ذلك التأخّر في دفع الفواتير وما قد يترتّب عليه من غرامات ويريحك من صخب الدفع اليدوي استخدم Mint لتخزين كل الديون وتعاملات بطاقة الائتمان في فئات حسب ميزانيّتك وإذا اقتربت من استخدام 100% من ميزانبتك في فئة ما قبل نهاية الشهر سيصلك تنبيه بذلك إلى هاتفك. العلاقات الاجتماعية إنّ العلاقات مع الأصدقاء والعائلة هي أهمّ شيء نستثمر به في الحياة. عند إجراءها لمقابلة مع أشخاص تسعينيين اكتشفت ليديا سو هذا الأمر في كلامهم: " إنّ سعادتهم وندمهم لا يتعلّقان بمهنتهم، ولكنها مرتبطة بوالديهم، أولادهم، أزواجهم وأصدقائهم." اكتشفت أن الناس تمنَّوا لو أنّهم "أحبّوا أكثر" وليس "أنجزوا أكثر". إذا عملنا بهذه النصيحة ونحن ما زلنا نملك الوقت، سنحيا حياة مُرْضية ونقلّل الندم والتحسّر لاحقًًا في حياتنا. نظّم حياتك الاجتماعية (طبّق نصائح التخطيط، والثبات أفضل من الكمال) خصّص وقتًًا للتخطيط للخروج في مشاوير اجتماعية. كلّما كبرنا وزاد انشغالنا، قلّت إمكانية خروجنا في مشاوير عفويّة أو لقاء الأصدقاء لشرب القهوة في أوقات غير مخطّط لها. لذلك، خطّط بشكلٍ فاعلٍ لقضاء الوقت مع كل الناس الّذين تهتمّ لأمرهم في حياتك بدلًًا من أن تنتظر الفرص لتحدث وحدها. بادر في دعوة أصدقائك للخروج وتناول العشاء سويّة، واحرص على عدم جلب العمل معك إلى طاولة العشاء. خطّط لسهرات جميلة مع زوجتك على مفكّرتك. اشترك بصفحات ومدوّنات تنشر إعلانات لنشاطات غير باهظة الثمن ومناسبة للأطفال في مدينتك لتذهب إليها مع عائلتك. خذ جملة "ضع الأمر على مفكّرتك" على محمل الجد وادعُ أصدقائك لتسجيل الموعد على مفكّراتهم أيضًًا. عندما تكون مع الأصدقاء، حدّد موعدًًا للقاء القادم قبل أن تغادروا. طبّق الالتزام والثبات في رؤية أصدقائك وعائلتك. كم مرّة بدأ لقاؤك بمن تحبّ بعبارة: "مرّ وقتٌ طويل منذ التقيتك آخر مرّة"؟ قلّل من فترات الانقطاع الّتي تمتدّ لأكثر من سنة دون أن ترى أصدقاءك وعائلتك عن طريق الالتزام بمواعيد ثابتة لذلك قدر المستطاع. أعد تعريف التواصل الاجتماعي في نظرك. بدلًًا من الصورة النمطية التي تشمل الجلوس لفترات طويلة على الغداء أو العشاء ، جرّب إنجاز أمور الحياة اليومية مع عائلتك أو أصدقائك لتزيد من معرفتك لهم: أداء المهام المنزلية سويةً، الذهاب برفقتهم إلى النوادي، طبخ الوجبات معهم، قضاء الليل ومشاهدة الأفلام سويّة أو مساعدتهم في أعمال في المنزل (تركيب الأثاث، دهن غرفة، الانتقال من المنزل). بالنسبة لعلاقاتك مع أشخاص بعيدين، استخدم المكالمات الهاتفية والاتصال المرئي لتقليل الزمن بين اللقاءات. يمكن أن تكون هذه الوسائل بدائل رقميّة جيّدة عن اللقاء وجهًًا لوجه. لكن انتبه إلى أنّ التفاعلات على مواقع التواصل الاجتماعي كالفيسبوك والإنستغرام لا تحقّق نفس درجة الاتّصال. السفر إنّ اكتشاف أماكن جديدة يضفي المزيد من التنوع للحياة ويعلّمك الكثير عن ثقافات جديدة. ولكن يمكن لهذه التجربة أن تكون موتّرة وغالية ما بين قبولات الجواز واللحاق بالرحلات. إنّ تنظيم استكشافك يعطيك راحة البال سواءٌ كنت رحلتك لاستكشاف أمستردام أم لزيارة الأماكن المثيرة في مدينتك. نظّم سفرك (طبّق نصائح التخطيط والتجريب). أزل التوتّر من السفر بواسطة التخطيط. إنّ التوجّه للمطار مع حقيبة ظهر ومن ثمّ شراء تذكرة في أيّة رحلة مغادرة هو أمر مثالي للشخصيات الرومانسية الكوميدية. بالنسبة لباقي الناس، يفيد التخطيط الجيّد في تجنّب التفاجؤ بجواز السفر منتهي الصلاحية أو نسيان محلول العدسات اللاصقة. يساعد التخطيط أيضًًا في التوجّه إلى أماكن جديدة ومعرفة الأماكن الأفضل للزيارة بدل الذهاب عشوائيًًا وفق ما تقودك أفخاخ السياح. أنشئ قائمة للتأكّد من كلّ الأمور الّتي تحتاج أن تحزمها. أبقِ الحمل خفيفًًا وتجنّب المبالغة في أخذ الأشياء - غالبًًا لن تحتاج 4 طقوم للرياضة و5 كتب في سفرك. حاول التقليل قدر ما استطعت من الأحمال وخذ فقط قطعة واحدة من الأشياء التي تحتاجها بالإضافة للأغراض الشخصية (تصبح هذه المهمّة أصعب طبعًًا في حال وجود الأولاد). مرّ على كلّ الأشياء الّتي يمكن أن تحتاجها خلال اليوم وتفقّد كل الأمور المتعلّقة بالسفر بشكل خاص مثل: جواز السفر، التأمين الصحّي، وسائد للنوم، الخ وأنت تنشئ القائمة. رغم أنّ معظم متعة السفر تكمن في عفويّته، تأكّد من التخطيط لبعض الزيارات للأماكن المحلّية المهمّة. استخدم اليوتيوب، مدوّنات الرحلات، الانستغرام، ومراجعات غوغل لتجد أفضل الحدائق والمطاعم والأمور الجاذبة أينما ذهبت. ينبغي أن تحوي القائمة على 4-5 أماكن يجب رؤيتها وذلك حسب مدّة رحلتك. جرّب أماكن جديدة للسفر. قد يكون تكرار السفر لنفس الوجهة أمرًًا لطيفًًا، لكن جرّب اختيار وجهات سفر جديدة لم تذهب إليها سابقًًا. بدل أن تكرّر رحلة عائليّة سنويّة إلى نفس المكان، يضيف استكشاف زوايا جديدة من الكرة الأرضية الحماس والمتعة لروتينك المعتاد. اسأل أضدقائك وعائلتك وزملاء العمل عن وجهة سفرهم المفضّلة في العطلة. يكون الناس غالباَ متحمّسين لمناقشة رحلاتهم ويمكن أن يزوّدك ذلك بقاعدة بيانات مبدئيّة حول ما تفعله وما تتجنّبه. ادّخر المال واجعل "السفر" عادة أسبوعية أو شهرية وذلك بأن تكون سائحًًا في مدينتك نفسها. قليلٌ منّا يستفيد من كلّ ما يقدّمه المكان حيث نسكن. ابحث عن المطاعم الجديدة واستكشف الأجزاء المختلفة غير المألوفة من مدينتك. ختامًا إنّ تحديد كيفيّة تنظيم حياتك ليست عبارة عن أن تحدّد وقت استيقاظك بدقّة أو أن تحدّد بدقّة أين ينبغي أن تحتفظ بملفّاتك المهمّة. بدل أن تعلق في هذه التفاصيل وجّه اهتمامك للمبادئ الأشمل لإدارة حياة جيّدة. بتعلّمك لهيكلية تنظيم الحياة، يمكنك أن تطبّقها على كلّ ناحية مهمّة من حياتك: المنزل، العمل، العلاقات وكلّ الأمور الأخرى. بإمكانك التوقّف عن رمي الكرات كالبهلوان وأن تتحرّك لتنفّذ المهمّة القادمة. ترجمة -وبتصرف- للمقال ‎How to Organize Your Life Writer لصاحبته Fadeke Adegbuyi

يروي كاتب المقال أنه تعلم واحدًا من أفضل دروس حياته من شاحنات نقل البريد، ففي رأس عام 2010، وُظّف في مكتب بريدي للعمل في وردية ليلية للمساعدة في تولي الحجم الكبير للطُّرُد في أيام العطلة، وتتابعت الشاحنات واحدة تلو الأخرى كل ليلة لتتوقف وتفرغ شحنتها، ومهما كان الجهد الذي يبذلونه إلا أن العمل كان يتزايد باستمرار. كان العمل محبطًا ومرهقًا، والأسوأ أن العاملين المسنين كانوا يعملون ببطء في شحن وتفريغ الشاحنات طوال الليلة، لم يفهم صديقنا المغزى من ذلك، حتى قال لهم أحدهم في غرفة الاستراحة: كان على حق، وحتى بعد سنوات مر فيها صاحبنا بالعديد من المهن، لم ينسَ هذا الدرس قط. ففي صخب عصر الأعمال الحديث المتسم بانتشار المعرفة والعمل عن بعد، يضيع صوت الفرد الذي يحتاج إلى توجيهات دقيقة حول كم العمل الذي يفترض به إنجازه في يوم واحد، فيواجه يومًا بنهاية مفتوحة وحافلًا بالاتصالات والتعاونات والتقلب بين الأعمال التي لا يحدها حد، بدلًا من حصوله على مهمات معقولة ومحددة وواضحة. فرسائل البريد الإلكتروني الجديدة لا تنتهي، والأفكار لا تنضب، والاجتماعات تُعقد على الدوام، لذا فليس من العجيب أن يشعر الكثير منا أننا لا نستطيع التوقف عن العمل، حتى في المساء أو في أيام العطل، فكيف نعرف إذا ما كنا أنجزنا ما "يكفي"؟ وعجزنا عن قطع الصلة بالعمل لا ترهقنا فحسب، بل تؤثر بعمق على ساعدتنا، وانتاجيتنا، وابداعنا، فكيف إذًا نخرج من دوامة الشعور بالنقص في الإنتاج ونتعلم أن "نكتفي"؟ كيف بدأ الأمر أصلًا؟ إذا كنت تملك مصنعك أو مزرعتك فتعريفك للإنتاجية على الأرجح سيكون الزيادة في المردود غير المصحوب بزيادة في الوقت اللازم أو الموارد، هذا التعريف يصدق على مثل هذه الحالات، إلا أنه من الخاطئ تطبيقه على الإنتاج الفردي في عصر المعلومات، والعديد منا لا يتفهم هذا للأسف، فيركزون على كمية العمل الذي يتم يوميًا بدلًا من جودته، ولا نحتمل رؤية إشعارات أو رسائل غير مقروءة في بريدنا الوارد على نحو مهووس، ونحضر كل اجتماع ونحرص على شطب جميع المهمات الخمسين في قائمة مهماتنا اليومية. ويفرز هذا التوجه نحو الكم على حساب الجودة عواقب وخيمة، أحدها هو أنه يتشكل لدينا ربط لقيمة الشخص بعدد المهمات المشطوبة على قائمته، وهو ما يسميه علماء النفس "النزعة الإنجازية"، حيث يبدأ دماغك بتفضيل المهمات الصغيرة سهلة الإنجاز على المهام الكبيرة المعقدة والتي تكون في العادة أهم. وهذا لا يشير فقط إلى تركيزنا على ملء أوقاتنا بالأعمال مهما كانت أهميتها، بل أيضًا كما كتب كاتب هذا المقال في مقال آخر بعنوان "المفارقة في الانشغال": والأسوأ أننا بذلك نمحو كل الحدود بين عملنا وحياتنا، ففجأة تتحول كل دقيقة من حياتنا إلى فرصة لانتهازها لإنتاج المزيد. وكما كتبت Brigid Schulte مؤلفة كتاب "كيف تهزم الضغط وضيق الوقت لتعمل وتحب وتتسلى": وينتهي بنا المطاف بالشعور غير المجدي بالانشغال، وصاغت الكاتبة Jocelyn K.Glei هذه الحالة بالمصطلح "عقدة نقص الإنتاجية": يمنعك عقدة نقص الإنتاج من الشعور بالاكتفاء، ما يسبب لك شعورًا بالذنب عندما تشاهد التلفاز أو تأخذ كلبك في نزهة في وقت تعتقد فيه أن بإمكانك القيام بشيء أكثر إنتاجًا، شعور فظيع يقف في طريق سعادتك وصحتك. خمس وسائل للتحرر من دوامة عقدة نقص الإنتاجية يترتب على الشعور المستمر بعدم إنجاز ما يكفي في يومك شعور بالتوتر، الضغط، وأخيرًا الإنهاك، وتتحول الإنتاجية من مهارة تعينك على استغلال وقتك بأفضل طريقة، إلى طبول حرب تدق بلا توقف لتضغط عليك أكثر وأكثر. إليك خمس مؤشرات لتشخيص العقدة، وعليك البدء بوضع أهداف أنسب وأكثر واقعية لنفسك كل يوم وإنجاز الأمور الأكثر أهمية. 1. غير مفهومك للإنتاجية فجوهر هذا العقدة هو المفهوم الخاطئ للإنتاجية، فعندما تتعامل مع يومك على أنه مجرد مصنع يضخ المنتجات، ستظن أنك تنتج عندما تقضي يومك في الرد على الرسائل الغفيرة للبريد الإلكتروني غير ذات الأهمية، وهذا هو ما يقع فيه بعضنا. بتحليل بيانات أكثر من خمسين ألف مستخدم لـRescure Time، وُجد أن العاملين يتفقدون بريدهم الإلكتروني أو تطبيقات دردشاتهم بمتوسط كل 6 دقائق أو أقل، ووجدت دراسة جديدة نشرت حول التفاعل البشري-الحاسوبي، أن الأشخاص يتقلبون بين التطبيقات والنشاطات بمتوسط كل 20 ثانية وقلما يمضون أكثر من 20 دقيقة على نشاط واحد بلا مقاطعات من نشاطات أخرى. لهذا التقلب المستمر بين الأعمال أثر عميق على قدرتك على التركيز وإنجاز الأمور، لم نستمر بهذا إذًا؟ المشكلة أننا عودنا أنفسنا على الافتخار بهذا النوع من العمل، فطالما تبقي نفسك مشغولًا مهما كان مضمون هذا الانشغال، تُشعِر نفسك بأنك ذو قيمة وفائدة. وكما كتبت Brigid Schulte في مجلة Harvard Business Review: يبدأ إذًا التخلص من العقدة بتغيير مفهوم الإنتاجية فبدلًا من الانشغال المحض عليك أن تحوله إلى انشغال مجدي بالقيام بالأشياء الصحيحة. يشرح جيمس كلير مؤلف كتاب "العادات الجوهرية" قائلًا: هذه إشارة إلى نقطة أخرى مهمة هنا، فتغيير مفهومك للإنتاجية يجعلك حازمًا وواثقًا من نفسك في استغلال وقتك، وسيترتّب على هذا التغيير أثر كبير في قدرتك على اختيار أي أشياء تركز عليها. في هذا الكتاب، "نهوض الرجل الخارق"(https://www.stevenkotler.com/book-pages/the-rise-of-super-man)، وجد المؤلف ستيفن كوتلر أن إنتاجية أفضل المدراء أعلى بنسبة 500% عندما يكونون في حالة تركيز أو نشاط شديد، منها عندما يكونون مشتتين ومبعثري الذهن والتركيز. Britany Berger وهي مؤسسة شركة WorkBrighter.co، ومستشارة تسويق محتوى، تفسح مجالًا في يومها ليطابق مفهومها للإنتاجية ولتتعرف على ما يدفعها إلى الأمام، فتقول: عندما تشعر بأن دوامة الانشغال تسحبك خذ خطوة إلى الخلف واسأل نفسك: هل هذا هو وقت مناسب للعمل فيه؟ 2. استفد من مبدأ التقدم هناك سبب رئيسي آخر لعدم شعورك بإنجازك وهو أن التقدم الذي تحرزه في يوم واحد يكون غير ملحوظ، فمن طبيعة الدماغ البشري أن يميل إلى الرغبة بإنهاء المهمات (أتذكر النزعة الإنجازية التي ذكرناها فوق؟). إذا كنت تلاحق أهدافًا ضخمة على الدوام فسوف تشعر باستمرار بأنك لا تحقق شيئًا. والسبب ليس تلك الأهداف فقط، فنحن كذلك سيئون في تقدير الأوقات اللازمة لإنجاز المهمات، وهذه نزعة نفسية إدراكية أخرى تدعى الخلل التخطيطي. اسأل نفسك كم ساعة تحتاج للعمل أسبوعيًا؟ أربعون؟ أم خمسون؟ أو ربما ستون؟ أكثر؟ وفقًا لتحليل أكثر من 250 مليون ساعة عمل، صافي الساعات المنتجة منها هو 12 ساعة ونصف الساعة أسبوعيًا، فإذا كنت تخطط للعمل لخمسين ساعة يفترض أن تكون مثمرة في الأسبوع، وبالكاد تحصل على خمسها، فلا عجب من شعورك بنقص في إنتاجك. الهدف إذًا ليس مراكمة الأهداف الضخمة والمبالغ فيها، بل بتقسيم هذه الأهداف أجزاء يسهل إنجازها، ويعود عليك هذا بكثير من الفائدة. فهذا أولًا يجعلك تستفيد إيجابيًا من نزعتك الإنجازية، فأنت تطبقها هكذا على أهداف ذات مغزى في قائمتك، وليس فقط ما تتصوره طارئًا كالرسائل والمحادثات، لكن الأهم من هذا هو أنه يبني لك زخمًا ويعطي مغزى ليوم عملك. وكما تقول Teresa Amabile، البروفيسورة في جامعة هارفارد: تطلق البروفيسورة وزملائها على هذا المفهوم مصطلح "مبدأ التقدم"، باختصار، عندما ننظر خلفنا ونلاحظ تقدمًا مثمرًا فإن ذلك يعطينا شعورًا بالدافعية والرضى، بل أيضًا يساعدك تتبّع هذا التقدم في أهدافك على وضع تقدير أفضل للوقت اللازم لإنجاز المهمات، وهكذا لا توسع مدى توقعاتك على نحو مبالغ وتتفادى الوقوع ضحية الخلل التخطيطي في المستقبل. نصيحة مثمرة: أنجز أكبر أهدافك بوضع مشروع قائمة الأعمال المصممة من Doist. وإضافة المهمات والمهمات الفرعية إليه، فتحقيق التقدم أسهل عندما تقسّم مشروعك إلى أجزاء أصغر. 3. ضع لنفسك أنظمة دعم بأدواتك المتاحة يضع كثير منا لأنفسهم أهدافًا ضخمة ثم يتوقعون أن يحملهم مجرد الحماس والالتزام اللذان يكونان في البداية إلى خط النهاية، إلا أن هذا نادر الحدوث، فالدافعية تختفي بشكل ساخر في أكثر أوقات الحاجة إليها، وفقدان التحكم بدافعيتنا وحماسنا مصدر آخر لهذا العقدة. تشرح ذلك الكاتبة Glei الذي سبق ذكرها في مدونتها الصوتية، قائلة أن عقدة نقص الإنتاجية تحصل عندما تضع لنفسك أهدافًا خيالية دون وضع خطة منظمة لذلك، ثم تتهم نفسك بافتقارك للإرادة والدافعية عندما تفشل. يطلق علماء النفس على هذا مصطلح "فخ الدافعية": فكيف إذًا تبدأ عملك قبل أن يكون لديك شعور بالدافعية تجاه هدفك؟ يكمن الحل في استغلال اللحظات التي تشعر فيها بالدافعية بوضع خطط منهجية وأدوات لتدعمك عندما يكون هذا الشعور غائبًا، يطلق BJ Fogg مؤسس ومدير معمل ستانفورد للتصميم السلوكي على هذا مصطلح "موجة الدافعية"، بكلمات أخرى، انطلق بقوة من بداية المشروع لتدعم نفسك طواله وعلى المدى البعيد. لكن ما هي الخطط أو الأدوات التي يمكنها مساعدتك؟ إليك بعض الاقتراحات لتنظر فيها. استعن بمؤقت تتبعي مثل RescueTime الوقت هو أكثر مواردك قيمة، فكلما استغليته كلما زاد شعورك بالإنجاز الذي حققته في يومك، لكن معظمنا لا يعرف أين يضيع وقتهم، ففي مقابلة مع أكثر من 500 عامل حول شعورهم حيال أيامهم، قال 90% منهم أنهم لا يشعرون بامتلاك زمام السيطرة على وقتهم. ستنبهك أداة تتبعية للوقت والإنتاجية مثل Rescue Time وتجعلك أكثر حذرًا في قضاء وقتك لتعيد زمام السيطرة عليه إليك لتقضيه على المهمات الصحيحة. يعمل تطبيق RescueTime في الخفاء في هاتفك حيث يراقب التطبيقات والمواقع التي تستعملها خلال يومك ويصنفها حسب مدى جدواها -الذي تضبطه بنفسك- يمكنك تفقد التطبيق في أي وقت من اليوم لترى مدى إنتاجيتك وإنشغالك، ويمكنك أيضًا تفقده أسبوعيًا أو شهريًا ويمكنه حتى تزويدك بتقارير سنوية للكشف عن النتائج بعيدة المدى للنزعات وعادات العمل السيئة. مثلًا، تستعمل رسامة الكارتون الحائزة على جوائز، Collen Doran، تطبيق RescueTime ليساعدها على إيجاد المزيد من الوقت للممارسة فنها بدلًا من الانشغال بأعمال أخرى، فمجرد تتبع وقتها سهّل لها رؤية مدى الوقت الذي كان يضيع من يومها على نشاطات أخرى غير متعلقة بالفن، ونقتبس منها: يمكن لـRescueTime أن يساعدك أيضًا في تحقيق الاستفادة الكاملة من مبدأ التقدم بوضع أهداف مصحوبة بمنبهات خلال اليوم، فمثلًا يمكنه أن تجعله ينبهك عندما تنجز 3 ساعات من الكتابة في يوم. يجعلك تفعيل هذه الخدمة في RescueTime أكثر مسؤولية في قضاء وقتك يوميًا، وهكذا لن يصيبك الشعور بالحيرة حيال ما إذا كنت قضيت ما يكفي من الوقت المفيد المنتج. قائمة أعمال رقمية مثل تلك المقدمة من Doist يتتبّع RescueTime قضاءك لوقتك بدقة بين التطبيقات والمواقع والنشاطات بدقة، بينما تتبع قائمة أعمال Doist المهام التي تعمل عليها إلى جانب الأهداف الكبرى، ومدى تقدمك، وإجمالي إنتاجيتك. إذا تذكرت تعريف جيمس كلير للإنتاجية حيث هو إنجاز الأمور المهمة باتساق، فستلاحظ أن قائمة أعمال Doist تساعدك في هذا عن طريق ترتيب مهماتك حسب أولويتها وتخصص لك الأوقات لكل منها وتساعدك على تسليط طاقتك على الأشياء الصحيحة. مثلًا، يمكنك استعماله في تنظيم قائمة لمهماتك الخاصة بمشروع إبداعي مثل كتابة كتاب، فبدلًا من أن تضيع بين المهام منعزلة عن بعضها البعض، اجمعها في قائمة أعمال Doist، وسجل فيها مواعيدك الدورية وأوقاتك إلى جانب درجة الأولوية لتعرف ما عليك العمل عليه أولًا. يزوّد التطبيق أيضًا بمخططات بيانية تظهر تقدمك وإنتاجيتك خلال الزمن. نظام مثل GTD وأخيرًا، هناك نظام رصد إنتاجية من تطوير David Allen وهو Getting Things Done "وسيلتك لإنجاز الأمور" (GTD)، ويمكنه مساعدتك في تنظيم نفسك وإجبارها على إعادة النظر في عملك دوريًا لمعرفة جدوى جهودك. نظام GTD هو نظام لرصد جميع الأعمال التي تحتاج إلى إنجازها في مكان واحد وتنظيمها لإختيار أولاها باهتمامك، فهو أكثر من مجرد وسيلة لإدارة قائمة أعمالك بل نظام على مستوً أعلى وأشمل لإدارة مهامك ومشاريعك وأفكارك ككل، بل ومسؤولياتك الأخرى التي تلهيك وتسبب ضياع وقتك. جوهر نظام GTD هو عملية من خمس خطوات: الرصد: استعمل أي أداة (مثل قائمة أعمال Doist) لخلق محور تدور جميع مهماتك وأفكارك ورسائلك ومشاريعك وأي شيء آخر يحتاج اهتمامك- في فلكه، والفكرة هنا هي استعمال أداة سهلة الاستخدام وتزويدها بالبنود خلال اليوم. الإيضاح: بسِّط كل بند في قائمتك إلى أبسط جزء ممكن، فمثلًا، بدلًا من "كتابة مقالة للمدونة" بسِّط البند إلى "كتابة الخطوط العريضة لمقالة للمدونة"، إذا كان يمكن إنجاز هذه المهام في دقيقتين أو أقل، أنجزها الآن أو فوّض ذلك إلى أحدهم. التنظيم: يحتاج الآن كل بند يمكن إنجازه إلى الوقت الذي يمكن إنجازه خلاله، مع تقييم لأولويته وتصنيفه، على هذا النحو: المهام الحالية: ضع موعدًا نهائيًا ثابتًا لإنجاز المهام التي تحتاج، وتريد، ومضطر إلى إنهائها الآن وأدرجها في تقويمك. المهام المُنتظَر إنجازها : لأي من المهمات التي كلفت بها شخصًا آخر أو التي تنتظر مراجعة أحدهم لها. المشاريع: المهمات الضخمة التي تحتاج إلى تقسيم إلى خطوات أصغر سهلة التولّي. المهام المؤجَّلة: مشاريع أو أفكار قليلة الأهمية حاليًا لكن لا تريد نسيانها. المراجعة: خصص موعدًا دوريًا للمرور على قائمة المهام الحالية وتفرغها (يفضل أسبوعيًا). التنفيذ: اشرع بالعمل! اختر أول بند من قائمة المهام الحالية وابدأ بتنفيذه. وعلى هذا المنوال ستمر أي مهمة أو فكرة جديدة حالًا في مكانها المناسب من هذه المنظومة التنقيحية، قد يبدو أن الأمر يحتاج الكثير من الجهد، لكن استغلال موجة الدافعية لديك لوضع هذا المخطط يحرر عقلك ويساعده على التركيز على العمل المُجدي. 4. حاول قطع صلتك بالعمل في نهاية اليوم قد يتولد لديك شعور بعقدة النقص وأنت خارج الدوام لأنك لا تستطيع فصل حياتك الوظيفية عن باقي جوانب حياتك، فقد تسلل العمل إلى منازلنا وكل مكان آخر في حياتنا مع الهواتف الذكية والعمل عن بعد والتطورات الأخرى على محيط العمل، لهذا ستشعر دومًا بالوخز للعمل إذا لم تستطع قطع الصلة بعملك عندما يلزم ذلك. أمضى علماء النفس سنوات في دراسة كيفية إمكانية قطع الناس للصلة بعملهم، وقد اكتشفوا أربعة عناصر تساعدك في هذا إذا تضمنها روتينك في نهاية اليوم: الانفصال: افصل نفسك جسديًا عن أدوات وبيئة العمل. الاسترخاء: امضِ بعض الوقت مع أفكارك لمراجعة اليوم. الإجادة: مارس هواية أو اهتمامًا يشدّك. الكبح: جد لنفسك "روتينًا اختتاميًا" تتبعه كل مساء ليصرفك عن العمل. يمنح شدّ انتباهك إلى هذه النشاطات بدلًا من العمل عقلك وجسدك فرصة للراحة بدلًا من الشعور بأنه ما زال عليك بعض العمل للقيام به. 5. كرس بعض الوقت لنفسك لتستوعب مفهوم "الاكتفاء" وأخيرًا، أحد أسهل طرق الوقوع في عقدة النقص وهو عدم معرفة مفهوم "الاكتفاء" من البداية. ليس هذا سؤالًا بالبساطة التي يبدو عليها في البداية، فجميعنا نريد التميز في عملنا فلا نكتفي بالأهداف الصغيرة بل ندفع بأنفسنا فوق طاقتنا، وهذا -مع الأسف- نادرًا ما يفلح. إيجاد هذه الحالة عملية حساسة، وأفضل وسيلة للقيام بها هي أداة OKR لـغوغل. يتكون اختصار OKR من الحروف الأولى للكلمات الإنكليزية: Objective and Key Results أي: النتائج الموضوعية الأساسية، وهو هيكل لتنظيم الأهداف، يدمجها مع معيار نجاحها، وروعته تكمن في إمكانية تحديد مقياس النجاح به بدلًا من الانطلاق إلى أهداف قد تجدي أو لا تجدي شيئًا إطلاقًا. مثلًا، لدى شركة غوغل أهداف غير قابلة للتحقيق واقعيًا، لذا يضعون مقياس نجاح يتراوح بين 60-70% وهي نسبة كافية لمنحك الدافعية وتحدي نفسك، بدلًا من إشعار نفسك بالفشل. حاول اكتشاف الحالة المثالية التي تكون عندها قد شعرت بالرضى تجاه يومك وتحديت فيها أيضًا نفسك لتتقدم. هذه العقدة لن تمنحك الدافعية كما نظن لم يدم وجود صديقنا الكاتب في مكتب البريد، بل إن المنشأة بأكملها أغلقت بعد فترة قصيرة بسبب بعض الخلافات، لكن هذا لا يقلل من شأن الدرس الذي تعلمه. يمكنك تفريغ شاحنة بأكملها ومع ذلك سيبقى لديك مزيد من رسائل البريد الإلكتروني لترسلها، أو الاجتماعات لتحضرها، أو المكالمات لتجريها، أو الوثائق لتكتبها، وسيستمر كلا بريديك المادي والإلكتروني بتزويدك بالرسائل، ومدى رضاك عن يومك وسعادتك لدى مغادرته، ودافعيتك للعودة إليه، كلها تعتمد عليك. ترجمة -وبتصرف- للمقال How to Stop Feeling Productivity Shame لصاحبه Jory MacKay

المقالات التي تتناول موضوع العمل عن بعد كأسلوب حياة، تميل في العادة التركيز على الجانب الإيجابي منها، خصوصًا المقدرة على السفر والاستمتاع بقضاء أوقات ممتعة، لكن لن يتم التطرق لهذا الجانب في المقال. عندما كنتُ في عمر 23، يقول كاتب المقال، حصل تغيّر جذري في حياتي، اضطررت لبيع جميع متعلقاتي والانتقال من الدنمارك إلى تايوان، بدأت عيش حلم كل مسافر بالانتقال من بلد لآخر دون أي صعوبة، لكن لم أدرك أنها ستكون من أتعس اللحظات في حياتي. الأشخاص الذين يعملون عن بعد ويسافرون بإستمرار لا يكتبون بالعادة عن الشعور بالوحدة في حياتهم، لكنهم بالتأكيد اضطروا للتعايش معه، لأن السفر لفترات طويلة تدفع الشخص لفقدان جميع الروابط الاجتماعية في حياته، أو الشعور بالإنتماء و عيش روتين ثابت وصحي بشكل يومي. ستكتشف أن الإلتقاء بأشخاص جدد سهل للغاية، لكن بناء علاقات متينة وحقيقة صعب للغاية، بالنسبة لي تمكنت من العيش في تايوان لما يقارب العام قبل الرجوع إلى أوروبا، وفي هذه الفترة تعلمت العديد من الدروس الصعبة في الوقت الذي بدأت اشعر بخليط من الكآبة، القلق، الأرق، والوحدة، ولم أتمكن من التعافي من هذه التجربة إلا بعد سنوات لاحقة. الاختيار بين السفر أو الإستقرار كأسلوب حياة يوجد العديد من الأشخاص الذين يستمتعون بأسلوب الحياة القائم على السفر والعمل عن بعد، لكن العديد منهم لا يُظهرون الوجه الآخر لحياتهم على مواقع التواصل الإجتماعي، لأننا بطبيعتنا البشرية نحتاج أصدقاء حقيقيين وعائلة بقربنا، وبحاجة لمكان نشعر بالإنتماء إليه. كما تطرقت العديد من الدراسات على أن الأشخاص الذين يمتلكون روابط اجتماعية قوية، يعيشون حياة أطول وأكثر صحة وسعادة، بغض النظر عن الحملات الإعلانية لوكالات السفر التي تعلن بأنه يمكنك الانتماء في كل مكان، لأن بناء الروابط والمجتمعات يحتاج إلى الكثير من الوقت. أعمل في شركة Doist وهي من أول الشركات القائمة في أساسها على العمل عن بعد، بمعنى أن موظفيها يستطيعون العمل من أي مكان في العالم بشرط التمكن من الاتصال بالانترنت طيلة الوقت، لكن أكثر من 95 من موظفي الشركة يعيشون أسلوب حياة مستقر دون الاضطرار للسفر المستمر، يميل أغلب الأشخاص لتأسيس حياتهم في أماكن مستقرة قريبين من عائلاتهم وأصدقائهم، و الجميل في أسلوب العمل عن بعد هو المقدرة في اختيار المكان الذي يناسبك. لا ينبغي للعاملين عن بعد الشعور بضرورة السفر لعيش حياة شيقة في محاولة للشعور بالرضى عن حياتهم، فلا بأس من تفضيل الاستقرار بقرب العائلة على حياة السفر المستمر للحفاظ على السلامة النفسية. معيقات العمل من المنزل البديل للسفر والعمل عن بعد هو العمل من المنزل، لكن قد يكون هذا بحد ذاته دافعا للعزلة الاجتماعية. لم يسبق لي العمل في مكاتب حقيقية، فقد انشأت أول شركة لي بطريقة تعتمد في العمل عن بعد، وفي الغالب لم أكن أستطيع الفصل بين حياتي الشخصية أو المهنية. منذ بداية حياتي الجامعية كنت اعمل من السكن الجامعي، بوجود آخرين معي، وكان التفاعل الاجتماعي أمر لا يمكن تجنبه، لكن استطعت بناء نوع من التوازن في بين أداء الواجبات الجامعية والمشاريع المهنية، بالإضافة لتخصيص بعض الوقت مع أصدقاء الدراسة. بدأت مع مرور الوقت بكسب المزيد من المال يمكنني من الاستقلال في السكن، و كمبرمج منطوي على نفسه فأنني أقدر قيمة الصمت للتركيز على العمل، واعتقدت أن الاستقلال في السكن سيحسن من انتاجية العمل، لكن كنت مخطئًا في اعتقادي. قضيت أغلب الأيام فقط في العمل، وبالرغم من إدراكي لأهمية وضع حدود ما بين الحياة المهنية أو الشخصية، لكنني لم أستطع الفصل بينهما، والذي أدى اكتسابي عادات سيئة بسبب العزلة. الإستمرار في حالة العزلة بسبب العمل ضاعف من الضغط النفسي وظهور مشاكل الأرق والإكتئاب مما أثّر على انتاجية العمل، لذا حاولت خلق روتين، ووضع حدود ما بين العمل والحياة الشخصية، وتنظيم ساعات النوم وأخذ المزيد من فترات الاستراحة خلال اليوم، لكن لم أستطع من تحويل هذه الأفكار لعادات ثابتة. أدركت حينها أنه يتحتم عليّ القيام بتغييرات جذرية للعودة إلى حالة عقلية سليمة، فبدأت تغيير الأماكن التي أعمل فيها بالعادة، حتى وإن تحتم عليّ دفع المزيد من المال، لكنه عاد بالنفع على نتائج العمل، كل ما احتجته هو الفصل المكاني ما بين حياتي المهنية والشخصية، وتحديد أوقات زمنية واضحة لبدء وانتهاء العمل. الخروج من المنزل للعمل ساعد على عودة حياتي الاجتماعية، وصحتي العقلية، وبالتالي ساعد على زيادة مستوى الطاقة والإنتاجية وأصبح من السهل التعامل مع الضغوط. يجب البحث عن الأشياء التي تساعد في التحول إلى حياة صحية وأكثر إنتاجية، لأن العمل من المنزل قد يدفع للسقوط في عدد من العادات السيئة التي تؤدي لتراجع الإنتاجية. لا يوجد قاعدة ثابتة لتنظيم بدء وانتهاء العمل، كما لا يوجد زملاء عمل للمساعدة في الخروج من لحظات الضغط وعدم الإنتاجية، ومن الصعب الاكتفاء بالقليل من الانجازات خلال اليوم، مما يؤدي للانخراط في ساعات إضافية من العمل و التي سترهقك خلال الأيام اللاحقة. تعامل الشركات مع المشاكل الصحية لموظفيها تجربتي في العمل لا تختلف عن جميع الموظفين الذين يعملون عن بعد، ويُعد اكتساب المرونة للعمل في أي مكان تريد العمل مهمًا لتحقيق التوازن ما بين الحياة الشخصية والمهنية، لكن بعض الأحيان قد تسبب هذه المرونة بنتائج معاكسة تمامًا، لأن العمل عن بُعد يُركز على النتائج أكثر من آلية إنجاز العمل، وبما أنه يوجد حس بالمسؤولية لدى العاملين عن بعد، فإنهم يميلون إلى زيادة ساعات العمل والوصول إلى مرحلة الإرهاق وعدم الإنتاجية، ومن ثم يسقطون مرة أخرى في عادات سيئة من الصعب الخروج منها. النقطة الجوهرية هنا أن ليس على المستقلين أو العاملين عن بعد السفر لإثراء تجاربهم المهنية، بإمكانهم الاستقرار وتوفير المال لاستئجار مكتب خارج حدود المنزل لإنجاز العمل، وهذا ما يُقصد بالمرونة في العمل عن بعد وهو اكتساب الوعي لتنظيم العمل والتخلص من العادات السيئة قبل التسبب في المزيد من الضرر، ينبغي أن تبحث باستمرار عن أفضل الظروف التي تساعد في إبقاء نظام صحي في الحياة الشخصية والمهنية. شاركت عام 2016 في مخيم تدريبي للقيادة خاص بالمدراء التنفيذيين، وساعدتني هذه التجربة على استيعاب الصراعات الداخلية التي يعاني منها الجميع بما فيهم أكثر الأشخاص نجاحًا في حياتهم المهنية، من المهم معرفة أنه من الطبيعي حصول العديد من المشاكل التي يجب التعامل معها وحلها، لكن لا ينبغي تعريض أنفسنا للقلق والإكتئاب وكتمان هذه المشاعر أو عدم طلب المساعدة من المختصين. اقترحت بعض الدراسات أننا كبشر لا يمكننا العمل في العزلة، إمكانية الارتباط بشريك الحياة تزداد سبع أضعاف في بيئة العمل، بالإضافة للعديد الذين يكونون أكثر إنتاجية عند امتلاك صديق مقرب في العمل، و تزيد فرصة بقائهم في وظائفهم لفترات أطول ويسجلون رضا أكبر عن وظائفهم. كما يوجد دراسة حديثة ركزت بشكل خاص على العمل عن بعد، أكثر من نصف الخاضعين للتجربة قرروا عدم الإستمرار في العمل من المنزل طيلة الوقت، بغض النظر أنهم كانوا أكثر انتاجية في العمل خلال اليوم، مع الاخذ فترات استراحة أقل، كما كانوا أقل عرضة للاستقالة بنسبة 50% بالمقارنة مع زملائهم الذين عملوا من المكتب، والنتيجة أنهم قرروا العودة للعمل في المكتب لأنهم شعروا بالعزلة التامة أثناء عملهم في البيت. موضوع العمل عن بعد يطرح العديد من التحديات بخصوص الصحة العقلية، لأنه عندما لا تتمكن من رؤية زميل العمل بشكل يومي يصبح من السهل افتراض أن جميع الأمور تسير بسلاسة، بينما في الواقع يحدث العكس، ومن المهم جدا لنا كشركات تعمل عن بعد الإقرار بحدوث الآثار السلبية للعمل عن بعد، وبذل المزيد من الجهود لمساعدة الموظفين في تعزيز جميع الجوانب في حياتهم المهنية والشخصية. ربما ما زلنا في المراحل الأولى لإكتشاف الآثار الجانبية للعمل عن بعد على صحتنا العقلية، لكن من المهم العمل على تطوير آليات العمل لتصبح أكثر كفاءة على المدى الطويل. يوجد بعض الأفكار التي من الممكن تطبيقها كمحاولة للحفاظ على الصحة العقلية: الاعتراف بشكل صريح بإمكانية حدوث مشاكل صحية يجب التعامل معها بجدية بخصوص العمل عن بعد، من الطبيعي الشعور بالضغط والإكتئاب، ويُفضل طلب المساعدة من متخصصين. خلق بيئة عمل تشجع على نقاشات مفتوحة بخصوص مواضيع يجد الآخرين صعوبة في مناقشتها، ويفضل أن تكون النقاشات على جميع المستويات سواء بشكل شخصي أو نقاشات جماعية. دعم الأشخاص الذين بالفعل يعانون من مظاهر القلق والإكتئاب، سواء الدعم من الزملاء أو التنفيذيين وممثلي الشركة. كما يمكن الإستفادة من بعض الأفكار لتقديم مساعدات ملموسة على أرض الواقع ومنها: منح إجازات مدفوعة الأجر، فالابتعاد الكامل عن العمل يساعد على التخلص من الضغوط ورفع المعنويات. مساعدتهم على الإستفادة من الإجازات المرضية عند حاجتهم إليها. زيادة التجمعات الترفيهية مع زملاء العمل. نشر المزيد من المحتوى الذي يساعد على نشر الوعي والطمأنينة بين الموظفين. بالمحصلة تستطيع جميع الشركات مساعدة موظفيها على الإسترخاء، لأن الشعور بالرضا هدف في حد ذاته، وكما أظهر الباحثون العديد من المرات أن الموظفين الذين يشعرون بالرضى ينعكس ذلك على مستوى أدائهم وبالتالي مستوى شركاتهم. ايجاد التوازن بين الحياة الشخصية والمهنية لا يتعلق بتفضيل صحتك العقلية على حساب العمل، وإنما الإقرار أنه على المدى البعيد ستكون جميع الجوانب في حياتك أفضل إذا اهتممت بصحتك العقلية بشكل دائم. كشركات تعمل عن بعد، ملتزمين لبناء ثقافة تساعد الناس على مواجهة التحديات المحتمل حدوثها للعمل عن بعد، ومساعدتهم في تحسين جميع جوانب حياتهم. ترجمة-وبتصرف- للمقال What Most Remote Companies Don’t Tell You About Remote Work للكاتب Amir Salihefendic

عندما تكون الشركات قائمة على أساس العمل عن بُعد، فإن حاجتها تزداد للبحث عن الأدوات المناسبة لإمكانية تحقيق التواصل بأفضل الطرق مع فريق العمل والتي من الممكن اعتبار هذه الأدوات كمساحات عمل مشابهة للمكاتب التقليدية. كما أن تصميم هيكلية الشركة يحدد الأشخاص المؤهلين للمشاركة في نقاشات العمل، ويحدد الأشخاص الذين يمتلكون إمكانية الوصول إلى جميع المعلومات ضمن نطاق الشركة، وبالتالي يؤثر ذلك على مقدرة الموظفين في التركيز على أداء مهامهم، وبالتالي تحديد ثقافة فريق العمل. يُفضل العمل على بناء مساحات مكتبية رقمية لفريق العمل عن بعد بشكل تساوي في كفاءتها مساحات العمل المكتبية التقليدية الموجودة على أرض الواقع. يمكن الإستفادة من بعض النصائح التي تساعد على بناء مساحات مكتبية رقمية لمجموعات عمل كبيرة تضم العديد من البلدان باختلاف الفترات الزمنية، كما يمكن تعلّم الطريقة المثلى في إختيار الأدوات المناسبة لبناء نظام تواصل فعال، وتشكيل ثقافة منتجة وشفافة لفريق العمل. التواصل في الشركات التقليدية والرقمية معرفة الفروق بين آلية التواصل بين موظفي الشركات التقليدية والرقمية يساعد على فهم آليات العمل عن بعد، لأن مكاتب العمل التقليدية تعتمد بشكل أساسي على تواجد الموظفين في نفس المكان في نفس الفترة الزمنية، يتضمن ذلك عقد الاجتماعات المجدولة أو الطارئة، بالإضافة إلى أن تواصل الموظفين في مكاتب العمل التقليدية يحتاج إلى رد فعل فوري لتسيير العمل. أما جوهر التواصل في الشركات الرقمية أو للعاملين عن بعد هو إمكانية اختلاف التواجد الزمني والمكاني، ربما تقوم بإرسال بريد إلكتروني وتحصل على الرد لاحقًا، في الغالب يتوقع الحصول على الرد خلال 24 ساعة من التواصل. هذا المفهوم بسيط للغاية، لكن لديه تأثير كبير على كل ما يتعلق بمجال العمل عن بعد، فيمكّن الموظفين من البقاء على تواصل بغض النظر عن اختلاف المناطق الزمنية، مع الحفاظ على معدلات عالية من الإنتاجية، ويمكن استخلاص بعض الفوائد من تجارب العاملين عن بعد: لا يضطر الموظف للانقطاع عن عمله بشكل مستمر بسبب الرسائل التي تحتاج إلى رد فوري. إمكانية البقاء بشكل غير متصل مع الانترنت لساعات للتركيز على انجاز العمل وتسليمه في الموعد المحدد. إمكانية وضع جدول عمل مرن يناسب الظروف الخاصة بغض النظر عن ساعات عمل باقي فريق العمل. إمكانية إجراء المحادثات بغض النظر عن الفرق الزمني أو جدول العمل. إمتلاك الوقت اللازم للتفكير حول أفضل الردود على رسائل العمل. الاحتفاظ بسجلات مكتوبة للمحادثات تتعلق بجميع المعلومات والقرارات التي تم الإتفاق عليها، وإمكانية الرجوع لها لاحقًا. المحادثات الجماعية والرسائل الخاصة المحادثات الجماعية غير فعالة بما فيه الكفاية، فقد تتم إضاعة الكثير من المعلومات المهمة في فوضى المحادثات الجماعية، بالإضافة إلى أن هذه الآلية في التواصل من شأنها إقصاء الموظفين من المناطق الزمنية المختلفة من النقاشات المهمة لأنه يصبح من الصعب إيجادها. لذا يوجد العديد من التطبيقات كخيار بديل وأكثر فعالية لإدارة المشاريع والمحافظة على هرمية التواصل داخل المؤسسات الرقمية، يمكن استخدام التطبيق المعروف Slack لإدارة المشاريع والتواصل بين أعضاء الفريق. يوجد تطبيق آخر يمكن اعتباره أكثر فعالية لتنظيم العمل وهو تطبيق تويست Twist فقد تم تصميمه لتنفيذ المشاريع بطريقة أكثر تنظيمًا سواء في تنظيم تسلسل المحادثات بين أعضاء الفريق أو الرسائل المباشرة. تسلسل المحادثات هذه الأداة تسمح بتنظيم المحادثات بشكل تسلسلي على حسب الموضوع ضمن القنوات العامة، فعلى سبيل المثال، إذا أردت الحصول على رأي فريق العمل حول تدوينة جديدة قبل النشر، بالإمكان إنشاء محادثة جديدة داخل القناة المخصصة للمدونة، وتدعو الأعضاء المعنيين للتعليق على التدوينة. تسمح هذه الآلية في إبقاء المحادثات منظمة بشكل دائم مع إمكانية البحث عن أهم المعلومات خلالها، كما تعتبر آلية مثالية لاستخدامها على المدى البعيد، وتمكن من التعمق في المحادثات، ومفيدة بشكل خاص لأعضاء الفريق المتواجدين في مناطق زمنية مختلفة، يمكن استخدام تسلسل المحادثات لمتابعة العديد من المجالات الأساسية والتي تساعد على إنجاز العمل بكفاءة، ومن هذه المجالات: التحديث على المنشورات تقارير الأخطاء مقترحات المشاريع المسودات الأولية ونماذج العمل التنسيق والتخطيط للمشاريع حل المشاكل اتخاذ القرارات ملخصات أسبوعية أفكار ملهمة الإعلانات والخدمات اللوجستية الرسائل بينما تُعتبر المحادثات التسلسلية أساس عمل تطبيق تويست، لكن الرسائل الخاصة أو الجماعية تُقدم نموذج متكامل للتواصل مع أعضاء الفريق وبطريقة تفاعلية وديّة. تُعتبر المحادثات التسلسلية والرسائل في تطبيق تويست ضمن المراسلات الغير تزامنية، لأنه لا يتطلب الرد الفوري على هذه الرسائل، والهدف منها تنظيم المعلومات وجعل إمكانية الوصول لها سهلة. سياق المحتوى المستوى الثاني في هرمية التواصل للشركات الرقمية هو العمل على المحتوى ضمن سياقه المحدد، وكمثال على ذلك استخدام تطبيق Todoist لإنشاء قائمة المهام ومتابعة إنجازها مع فريق العمل، أو استخدام مستندات جوجل لمشاركة نصوص المحتوى، استخدام تطبيق Paper لوصف المنتجات، وتطبيق Marvel لمشاركة نماذج التصاميم، والعديد من التطبيقات المختلفة. ويمكنك استخدام بعض التطبيقات كما يلي: تطبيق Todoist يساعد هذا التطبيق على تنظيم مشاركة المشاريع، وتحديد المهام والمواعيد النهائية للتسليم، ويمكن في هذا الإطار استخدام تطبيق Twist لهذا الغرض أيضًا عبر إضافة محادثة تسلسلية خاصة تحت مسمى قائمة المهام لتحويل المحادثات إلى نتائج. بالعودة لتطبيق Todoist بالإمكان استخدام خانة تعليقات المهام أو task comments لرفع الملفات المتعلقة بالعمل، وتبادل المعلومات، أو الإستفسار عن مواضيع محددة. مستندات جوجل يتم استخدام ٍمستندات جوجل في الغالب لمشاركة جميع ما يتعلق بالعمل سواء في التدوينات والإيميلات وصفحات الهبوط، يساعد هذا على إضافة أي اقتراحات أو تعديلات مطلوبة على المحتوى بشكل مباشر داخل المستندات. تطبيق Marvel يمكن لفريق التصميم الإستعانة بتطبيق Marvel لعرض النماذج الأولية من التصاميم، ليتمكن فريق العمل من إبداء أي ملاحظات أو تعديلات بشكل مباشر ضمن القسم الخاص بالتعليقات داخل التطبيق. تطبيق Paper يتم استخدام هذا التطبيق عبر الخدمة السحابية Dropbox لإنشاء وصف مفصل للمنتجات أو المشاريع، ويعمل هذا التطبيق بشكل متكامل مع تطبيق Marvel للتفاعل والتعليق على نماذج المنتجات المعروضة بالحجم الطبيعي وتوجيهها بشكل مباشر إلى تطبيق Paper. كما يمكن مشاركة المحتوى في هذا التطبيق ضمن المحادثات التسلسلية عبر تطبيق تويست مع تحديد جميع أعضاء الفريق المعنيين بالموضوع، يتم الإستفادة من المحتوى المستمد من تطبيق Paper لإبداء الملاحظات أو توجيه الأسئلة، بينما يتم الإحتفاظ بأهم المعلومات ضمن المحادثات التسلسلية في تويست. تطبيقي Github و Azure يمكن لمطوري الويب الإستفادة من هذين التطبيقين في إدارة البرمجيات الخاصة بالمواقع، وإدارة النقاشات حول برمجيات محددة مع فريق العمل، كما يمكن استخدام الأدوات المتوفرة في التطبيقات للتخطيط ومتابعة تطور العمل. تطبيق Zeplin يساعد تطبيق Zeplin بأن يكون حلقة الوصل مابين المصممين ومطوري الويب، يقوم المصممين بإنشاء مشروع جديد ضمن التطبيق لمشاركة جميع التصاميم ليتمكن مطوري الويب من الإطلاع على جميع التفاصيل بالإضافة إلى إمكانية اطلاعهم على النسخ الأولية من التصاميم، كما يتم إشعار مطوري الويب بأي تحديثات يتم العمل عليها في التصاميم. المستوى الثالث: محادثات الفيديو يمثل هذا المستوى الشكل التزامني في التواصل ضمن الشركات الرقمية، وكما هو معروف عن اجتماعات العمل في الشركات التقليدية بأنها تأخذ الكثير من الوقت لإعدادها، بالتالي صرف المزيد من الوقت والجهد، نفس الشيء قد ينطبق على اجتماعات الفيديو لفريق العمل عن بعد، لذا من الأفضل إقامة هذه الاجتماعات فقط لإضافة قيمة للعمل لا يمكن إنجازها عبر التواصل في محادثات تطبيق تويست تختلف معايير الإجتماعات بشكل عام، لكن يمكن إجمالها كما يلي: اجتماعات شهرية لشخصين يقوم المشرف المباشر على فريق العمل بإقامة اجتماعات مع كل شخص من الفريق بشكل منفصل، تتيح هذه الاجتماعات مناقشة العمل بشكل مفصل وإمكانية إعطاء ملاحظات متبادلة تساعد على دفع إنتاجية العمل. اجتماع الفريق يوجد اجتماعات على مستوى أعضاء الفريق لوضع خطة سير العمل وتحديد الأولوية لبعض المهام، يمكن إقامة هذه الاجتماعات بشكل شهري أو كل اسبوعين أو بشكل أسبوعي، يتم ذلك حسب الحاجة وحسب اختصاص كل فريق سواء كان فريق التصميم، التسويق، أو فريق مطوري واجهات الويب. اجتماع انطلاق المشروع يتحدد ذلك على حسب دورة كل مشروع، فعلى سبيل المثال، إذا كانت دورة كل مشروع لشهر واحد، فيتم عقد اجتماع لتحديد انطلاق المشروع، وتوضيح سير العمل لأعضاء الفريق، يتضمن ذلك الأهداف والمسؤوليات، والجدول الزمني لسير المشروع، ومناقشة المشاكل التي من الممكن مواجهتها وكيفية التعامل معها. الإجتماعات الطارئة يوجد دائما احتمالية ظهور مسألة طارئة بحاجة لمناقشتها بشكل خاص، وبالتالي يتم عقد اجتماع من قبل مدير المشروع مع الأشخاص المعنيين، ويكون للاجتماع هدف واضح ومحدد مسبقًا، ويشمل الاجتماع فقط الأشخاص المشاركين في اتخاذ القرار. بعض الأدوات التي من الممكن الاستفادة منها لعقد اجتماعات لفريق العمل عن بعد: موقع Appear.in: يوفر طريفة سريعة لإقامة اجتماعات صغيرة، ويمكن ربط تطبيق تويست مع هذا الموقع والإعلان ضمن التطبيق عن زمن ورابط الإجتماع. موقع Google Meet: يمكن استخدام الموقع لعقد الاجتماعات متوسطة الحجم أو الاجتماعات التي تم تحديدها مسبقًا عبر تقويم جوجل، بحيث يتم إضافة رابط بشكل تلقائي لحضور الإجتماع، كما يمكن استخدام البرنامج الشهير سكايب. موقع Zoom: يتم استخدام الموقع لانضمام ما يزيد عن 10 أشخاص من فريق العمل، ويُعتبر الموقع ذو مصداقية في توفير جودة عالية للاجتماعات التي تتم عبر الفيديو، وقد تشكل جودة الاتصال العامل الأساسي في نجاح الاجتماع. تم ترجمة المقال أثناء اجتياح وباء كورونا، وتطبيق سياسات الحجر الصحي على ما يقارب مليار شخص حول العالم، وصل عدد مستخدمي التطبيق في هذه الفترة 200 مليون مستخدم يوميًا بسبب اتباع السياسات الجديدة التي فرضت على الأشخاص العمل من منازلهم. المستوى الرابع: الاجتماعات الشخصية يعتمد العمل عن بعد بشكل أساسي على الاتصالات الكتابية، لكن لا يمكن تقوية الروابط بين أعضاء فريق العمل دون الإلتقاء بشكل شخصي، لذا تعمل بعض الشركات على عقد اجتماعات دورية لجمع شمل فريق العمل في مكان واحد. وتشمل هذه الرحلات ثلاث أنواع: رحلات على مستوى الشركة: الهدف من هذه الاجتماعات العمل على توفير تجارب متنوعة لفريق العمل، قد تشمل اقامة العروض أو ورش العمل الفترة الصباحية، والذهاب في رحلات استجمام مساءً. رحلات على مستوى الفريق: كما من الممكن تقسيم هذه الرحلات في مجموعات صغيرة للاجتماع ومناقشة مواضيع أو مشاريع محددة، والعمل على تطوير أولويات العمل لدى الفريق. رحلات للموظفين الجدد: التواصل الشخصي مهم جدًا للشعور بالانتماء لفريق العمل، وقد تكون فكرة مهمة إشراك الموظفين الجدد في رحلة تمكنهم من العمل بشكل مباشر مع المشرف لتعزيز العلاقات بين أعضاء الفريق. المؤتمرات: بعض الشركات تعمل على إرسال موظفيها للمؤتمرات التي تُعقد على المستوى المحلي أو الإقليمي، تساعد هذه المناسبات لمواكبة آخر التطورات التقنية والتي قد تساعد في تطوير عمل الشركة. المستوى الخامس: خطة الطوارئ التواصل الغير متزامن يُشكل نسبة كبيرة من آلية التواصل، لكن قد يواجه فريق العمل خلل قد يؤدي لتعطل الخدمة أو فقدان المعلومات، وبالتالي يحتاج فريق العمل للتصرف بشكل سريع واللجوء إلى خيارات بديلة، يمكن العمل على حفظ جميع البيانات المتعلقة بالعمل بشكل مشفر عبر مواقع سحابية تقدم هذه الخدمة، مثل موقع Telegram، فعند فقدان أي معلومات مهمة أو تعطل إحدى الأدوات الرئيسية في تواصل فريق العمل، يكون من السهل استرجاع جميع المعلومات من موقع تلجرام. البريد الإلكتروني يُستخدم البريد الإلكتروني في العادة للاتصالات الخارجية، ويمكن الإستفادة من جهات الاتصال الخارجية والتعاون معهم للعمل داخل الشركة كوسيط بين الشركة والعملاء الآخرين. بالمجمل، لا يمكن الإستغناء عن البريد الإلكتروني بشكل كامل للتواصل، لكن إذا اعتمد فريق العمل عليه، فإنه سيفقد العديد من الفرص لمشاركة وتنظيم المعرفة التي يمتلكونها والإستفادة منها بأفضل طريقة ممكنة. في فرق العمل التي تعمل عن بعد، يُعتبر التواصل الفعال العامل الأكثر أهمية للتعامل مع جميع المشاكل، وإذا لم يستطع فريق عمل مكون من عدد قليل من الأفراد حل المشاكل التي تواجهها الشركة، فإن زيادة عدد الموظفين لن يحل المشكلة، طالما لا يوجد آلية منظمة للعمل. ستظهر دائما مشاكل متعلقة بالتواصل بين أعضاء الفريق، لكن من الممكن تطوير نظامًا يعمل على: ربط كل فرد في الفريق بالأشخاص والمعلومات التي يحتاجونها لأداء مهامهم. العمل مع جميع الأشخاص بغض النظر عن المناطق الزمنية المختلفة. الحرص على إزالة أي مخاوف من فقدان أي معلومات مهمة، عبر وضع خطط احتياطية. السماح للجميع إمكانية البقاء غير متصلين بشبكة الإنترنت للتركيز على العمل لتقديم النتائج المطلوبة للعملاء. ترجمة -وبتصرف- للمقال The Pyramid of Remote Team Communication Tools للكاتب

تطرح المقالات المنتشرة بشكل مستمر حلولًا جديدة للإنتاجيّة -أو نفس الحل بقالب جديد-. وبالرغم من قراءة كلّ المقالات لا نستطيع التخلص من بعض العادات السيئة. جزء من التحدّي يكمن في الوقت اللازم لبناء عادة جديدة ترفع الإنتاجيّة. لكن يكمن جزء كبير من المشكلة بكون العديد من النصائح الموجودة غير مفيدة وحتّى مضرّة للإنتاجيّة. هنا سنعرض لك بعضًا من الخرافات المنتشرة الّتي لا تفيد وإنّما قد تجعلك تضلّ عن الطريق. ولأنّ الهدف هو إفادتك، قام فريق عمل Doist.com بدائل لتلك الخرافات لتبقى بكامل إنتاجيّتك – وصحّتك العقليّة! الخرافة الأولى: قلد عادات الناجحين تثرثر العديد من المقالات حول الروتين اليوميّ للأشخاص الناجحين وعن أهمية الاقتداء بما يفعلون. على سبيل المثال: ستيف جوبز يأكل مرّتين في الأسبوع فحسب، سيغموند فرويد كان يشذّب لحيّته يوميًّا، أوبرا وينفري لا تفوّت اجتماعًا أبدًا، تيم كوك يستيقظ يوميًّا عند الساعة 3:45 صباحًا (حقًّا؟!)، والكثير غير ذلك. في الحقيقة فإنّ قيمة تقليد الناجحين مبالغ فيها وهي في الحقيقة خاطئة للعديد من الأسباب. أولًا فعاليّة ذلك مشكوك بها إحصائيًّا (من غير المرجّح أن تؤدي نفس الأفعال إلى حدوث نفس النتائج كلّ مرّة). يقول عالم النفس أديتيا شوكلا Aditya Shukla على مدوّنته Cognition Today: "بعض الأشخاص ينجحون مع بعض العادات الإنتاجيّة، مقابل ذلك العديد من الأشخاص غير ناجحين مع نفس العادات". أيضًا اتّخاذ نجاح بعض الأشخاص كقاعدة للعمل على أساسها ينشر فكرة أنّهم يؤدّون أقصى أداء طوال الوقت. لكن فلنأخذ بنجامين فرانكلين مثالاً، فهو معروف بخلقه متطلّبات عمل عالية ووضع أهداف لنفسه وقد يكون مبتكر فكرة قائمة المهام." لم يكن فرانكلين قادرًا على تنظيم أوراقه ومقتنياته ووجد المجهود مضنيًا لدرجةٍ كادت أن توصله إلى الاستقالة." وذلك حسب مايسون كوري Mason Currey كاتب مقالة طقوس يوميّة: كيف يعمل الفنّانون. "أيضًا عَنَت متطلّبات عمله في الطباعة عدم اتّباعه الدائم لنفس المخطّط اليوميّ الّذي وضعه لنفسه". قد يُعاق عمل الأشخاص الناجحين عند اتّخاذهم قدوة. تقول مدرّبة الصحّة كيسي فون إدرشتاين Casey von Iderstein على موقع Thrive Global: "من السهل نسيان امتلاكهم عقباتهم وتحدياتهم الخاصّة بهم. نرى حياتهم على أنّها مثاليّة وبعيدة المنال." البديل: اعتبر الأشخاص الناجحين كملهمين لك وليس كقدوة خذ الإلهام من الأشخاص المعجب بهم، اختبر أفكارهم في الإنتاجيّة، قلّد الأفكار الّتي تساعدك على العمل عملًا أفضل – وتخلّص من الباقي. تقول كيسي أيضًا: "عندما نرى شخصًا استطاع خلق حياة جاذبة لنا فمن المهم رؤيتهم كبشرٍ ملهمين (وهذا يختلف عن اتّخاذهم قدوة). لأنَ رؤيتنا للأمور من هذا المنظور يعطينا فكرةً أفضل عن الصورة الكاملة." الخرافة الثانية: استغل كل لحظة من يومك أحد أشيع الخرافات فكرة أنّ العمل الجيّد يعتمد على استغلالك لكلّ لحظة من يومك لإنجاز أكبر قدر ممكن في أقل وقت ممكن –وهي منتشرة انتشارًا هائلًا لدرجة أنّ البعض يعتبرها تعريفًا للإنتاجيّة بحدّ ذاتها-. في الحقيقة محاولة التحوّل لآلة إنتاج مستمرّة غير متوافقة مع الطبيعة البشريّة. تبعًا لخبير " العمل العميق" كال نيوبورت Cal Newport وباحثين آخرين يمتلك الشخص الطبيعيّ بين الثلاث والأربع ساعات من الإنتاجيّة يوميًّا. يقول آدم غرانت Adam Grant "استمراريّة الإنتاج لا تدور حول إدارة الوقت" –وهو عالم نفس مختصّ بالمنظّمات لدى جامعة وارتون Wharton-. " لدينا عدد محدود من الساعات الّتي يمكننا استغلالها يوميًّا بشكل فعّال. التركيز على إدارة الوقت لا يجعلنا سوى أكثر إدراكًا لعدد هذه الساعات." في الحقيقة يمكن للتركيز على استغلال كامل الوقت أن يقلّص من الإبداع كم يقول غرانت: "الإنتاجيّة والإبداعيّة يتطلّبان آليّات إدارة انتباه متعاكسة. تتغذّى الإنتاجيّة على زيادة تصفية الانتباه للابتعاد قدر الإمكان عن المشتّتات. في حين أنّ الإبداع يتغذّى على تقليل التصفية للسماح للمزيد من الأفكار بالدخول." تبيّن أنّ الطاقة الإبداعيّة معقّد جدًّا بوجود العديد من العناصر المتناقضة المتعلّقة به وذلك تبعًا لعالم النفس Mihaly Csikszentmihalyi. يقول كذلك أنّ المبدعين "يرتاحون عادةً وينامون كثيرًا. المهمّ تحكّمهم بطاقتهم وهي ليست متعلّقة برزنامة أو بجدول زمنيّ. يستطيعون رفع تركيزهم لأقصى حدّ عند اللزوم، وفي باقي الأوقات يقومون بإعادة شحن بطّاريّاتهم." البديل: تعرّف وركّز على ساعات إنتاجيّتك الممكنة في اليوم. ركّز طاقتك على إنتاجيّتك في الساعات الّتي تكون فيها بقمّة تركيزك. استنتج متى تكون في قمّة إنتاجيّتك واستخدم وسائل مثل Eat The Frog أو Time Blocking لأداء أعمالك الأهمّ. خارج ساعات العمل تأكّد من أخذ وقتك الكافي للراحة والنوم. الخرافة الثالثة: حدد أهدافًا عالية من منظور بعض كتّاب التنمية الذاتيّة المنادين بشعارات عِش أفضل حياة ممكنة واصعد أعلى الجبال يبدو لك أنّ من يحدّد لذاته الأهداف الأبعد سينجح أكثر. لكن إن حدّدت لنفسك أهدافًا عالية -مثل التسجيل في ماراثون لتدفع نفسك لممارسة المزيد من الرياضة، أو قرار كتابة رواية جديدة لتدفع نفسك للمزيد من الكتابة- ستجد نفسك مغمورًا بهذا الهدف بسرعة ما قد يؤدي لنتائج عكسيّة. ويمكن حتّى أن تجعلك تنفر ممّا أردت تحفيزه في ذاتك (الكتابة - الرياضة) على المدى الطويل. هذا ما وجدته مجموعة من الدراسات في جامعة شيكاغو Chicago University ومدرسة كوريا للأعمال Korea Business School. يترافق التركيز الشديد على الأهداف مع الاستسلام المبكّر في أغلب النشاطات الممتدّة من الجري والأوريغامي وصولًا إلى تنظيف الأسنان واليوغا-. قارن الباحثون في إحدى الدراسات مجموعتين من الطلّاب. طُلب من الأولى أن تعتبر تمرينها بهدف خسارة الوزن، ومن الثانية أن تفكّر في التمرين كتجربة. ثمّ سُئلوا كيف ينوون التمرّن. المجموعة الّتي طُلب منها اعتبار هدف التمرين خسارة الوزن قالت أنّها ستتمرّن على جهاز الجري لمدّة أطول. لكنّ العكس حصل؛ حيث أنّ المجموعة الثانية تمرّنت أطول (43 دقيقة مقابل 34 دقيقة للمجموعة الثانية). تختصر 99u الدراسة بقولها: "يشتّتنا التركيز الدائم على الأهداف عن المتعة الممكنة من الأنشطة الّتي توصلنا لهذه الأهداف". البديل: ابدأ "بأتفه" العادات وأصغرها، وحافظ عليها. من الأفضل البدء بمهام سهلة للوصول لعادات إنتاجيّة مستديمة. يقول عالم النفس نيك فينغال Nick Wingall: "يفقد العديد زخمهم بسرعة، يتثبّطون ويتخلّون عن أهدافهم باكرًا بسبب اندفاعهم و(قضمهم ما لا يمكنهم مضغه)". ينصح فينغال "بالبدء بالتافه والصغير". ضع ما تظنّه جدولًا ملائمًا ثمّ اختصره قليلًا. على سبيل المثال إن كان هدفك كتابة روايةٍ، ابدأ بالقول أنّك ستلتزم بالكتابة ساعةً يوميًّا، ثمّ خفّض ذلك إلى 500 كلمة يوميًّا، ثمّ 500 كلمة يوميّا عدا العطل، ثمّ استقرّ على 300 كلمة في اليوم عدا العطل. فعليًّا، كلّما صَغُرت المهام كلّما استطعت خلق روتين يمكّنك من الالتزام بها. في النهاية ستتجمّع كل هذه المهام الصغيرة لتخلق عملًا كبيرًا، مثل تلك الرواية. الخرافة الرابعة: حسّن ما تستخدمه من تطبيقات وأنظمة تعديل التطبيقات والأنظمة الّتي نستخدمها يشعرنا بالإنجاز. لكنّ المشكلة تكمن في أنّ "ما" يدير تلك التطبيقات والأنظمة لا يخدم فعليًّا أهدافنا المرجوّة. من الرائع إيجاد التطبيق أو النظام المثاليّ لك لكنّ الاعتماد المفرط عليهم قد يستهلك حياتك بأكملها. خاصّةً عندما يكمن التركيز على الكميّة (تحقيق أكبر قدر ممكن من المهام على قائمتك) وليس النوعيّة (التركيز على المهام الّتي تملك الأثر الأكبر على وصولك لمبتغاك)؛ وذلك وفقًا لما يقوله دان أريلي Dan Ariely وهو عالم نفس وأستاذ الاقتصاد السلوكيّ في جامعة دوك (Duke University). خذ على سبيل المثال مبدأ "صندوق الوارد الخالي". عندما يكون هدفك أن تنهي كلّ يوم بدون أيّ رسائل غير مقروءة في صندوق الوارد، ستمضي وقتك في ترتيب بريدك وتفقدّه باستمرار. وكلّ هذا سيؤدي إلى صندوق وارد خالي وهو ما لا يساهم بأيّة حال في تحقيق أيٍّ من أهدافك. بل قد يكون هذا مجرّد مضيعةٍ للوقت، فكما تقول دراسة نشرتها IBM: الأشخاص الّذين يفرزون بريدهم الإلكتروني في مجلّدات منفصلة لا يصبحون أسرع في الوصول للبريد الّذي يرغبونه. تصبح نتائج اللحاق بالتطبيقات الأحدث سلبية بعد مرحلة ما. حصر أنفسنا بهذه التطبيقات والأنظمة قد يوصل للإدمان. وهي تُلهينا عن العمل الحقيقيّ الأهمّ الّذي -في الحقيقة- سيجلب لنا سعادةً أكبر. البديل: كن انتقائيًّا فيما تستخدمه من أنظمة وتطبيقات. حدّد أولويّاتك ثم استخدم تطبيقك أو نظامك المفضّل لتقسيم أولويّاتك وتحقيقها. استخدم أقلّ قدر ممكن من التطبيقات والأنظمة ولا تقلق نفسك حول اللحاق بكافّة البرامج الجديدة. اختر التطبيقات بناءً على مدى مساعدتها لتحقيق أهدافك وليس على شعورك بأنه يجب عليك استخدامها. الخرافة الخامسة: استخدم المكافآت تروّج الثقافة الأمريكيّة بشدّة لفكرة تحفيز الأشخاص بقوّة عبر الجوائز الخارجيّة كالمال والألقاب. لكن القصص دائمًا تخبرنا بأنّ البطل في النهاية لا يجد سعادته في المال والسلطة الّتي تمنّاها. نميل عوضًا عن ذلك لاستخلاص أكثر مخازن إنتاجيّتنا استدامةً عبر "التحفيز الجوهريّ". وفقًا لدراسة أُجريت عام 2013 على ما يقارب 3,500 طالب مدرسة ألمانيّ: فإنّ المحفَّزين لحصد درّجات عالية عملوا بشكل أكبر وحصلوا على نتائج أفضل على المدى القريب. أمّا الّذين عملوا بجهد بسبب اهتمامهم بذلك ورغبتهم بالتمكّن من هذه المواد فقد حصلوا على نتائج أفضل على المدى البعيد. من المثير للاهتمام أنّ استخدام المكافآت الخارجيّة مثل العلاوات والحوافز يمكن أن يقلل من قيمة الحوافز الداخليّة الممكنة في المهمّة. إن قدّمت مكافأة خارجيّة لشخص مهتمّ أصلًا بالمشروع، فستستبدل هذه المكافأة أيّ حافز داخليّ كان موجودًا لديه. تُعرف هذه الظاهرة باسم " نظريّة الحشد التحفيزيّ". وحتّى لو زال الحافز الخارجيّ سيجد الشخص صعوبةً في استرجاع حافزهم الأصليّ الّذي بدأوا معه. البديل: احصد الحوافز الداخليّة. ركّز على حصد حوافزك الداخليّة. أولًّا خذ وقتك لتعدّد أهمّ القيم لديك. هذا سيساعدك على ترتيب أولويّاتك وفهم المهارات الّتي تحتاجها أكثر في عملك. بعد ذلك ركّز على المسار بدًا من النتيجة. إن كنت تكتب روايةً على سبيل المثال، يمكنك تقسيم وقتك إلى كتل أو صنع قائمة مهام تتضمّن بنودًا توفّر لك الوقت. سيدعك هذا تهدف للكتابة الحقيقيّة ضمن إطار زمنيٍّ معيّن بدلًا من كون هدفك مهتمًّا بالنتيجة فحسب كإنهائك روايةً أو حتّى فصلًا. كما يقول الكاتب والفنّان Austin Kleon ركّز على الفعل وليس على الاسم: الخرافة السادسة: قوة الإرادة محدودة موضوع قوّة الإرادة هو من أكثر المواضيع المثيرة للجدل في علم النفس. عرّفت نظريّة "نضوب الأنا" --للعديد من السنوات- الحكمة التقليديّة بقولها أنّ ممارسة قوّة الإرادة ومقاومة الإغراءات (أخذ قيلولة، تصفّح الإنترنت، أخذ استراحة طعام، إلخ) هي مهمّة متطلّبة وتقلّل من الأداء. لكن هذه النظريّة يتمّ الشكّ في صحّتها حديثًا بسبب عدم القدرة على إثبات صحّة نتائجها. يقترح الباحثون الحاليّون إمكانيّة تنوّع قوّة الإرادة وكونها مبنيّة على السياق والثقافة. على سبيل المثال وجدت إحدى الدراسات خلال مقارنتها 400 شخص من الهند مع 450 من الولايات المتّحدة أنّ الأمريكيّين واجهوا صعوبةً أكبر في التحكّم بالذات من نظرائهم الهنود. إحدى الباحثات فيرونيكا جوب Veronica Job تقول: "المجهود اليوميّ للتحكّم بالذات هو جزء من الفلسفة التقليديّة في السياق الشرق آسيويّ". كما تشرح أن "نضوب الأنا يعتمد على آثار الثقافة والسياق". وجد بحث متعلّق أجرته فيرونيكا برفقة كارول دويك Carol Dweck وجورج والتون George Walton أنّ المشاركين المؤمنين بأنّ قوّة الإرادة غير محدودة أظهروا علامات أقل "لنضوب الأنا" بالمقارنة مع المشاركين الّذين يرون بأنّها محدودة. حتّى مؤسس نظريّة "نضوب الأنا" روي باومايستر نشر ورقةً بحثيّةً يقول فيها أنّ "الحافز والمعتقدات الشخصيّة والموارد المحدودة" عوامل متغيّرة تؤثر على قوّة الإرادة. كما يقول الباحثان مايكل إنزليخت Michael Inzlicht وبراندون شمايكل Brandon J. Schmeichel -اللّذان حاولا تأكيد نظرية باومايستر ولم يتمكّنا من ذلك- "(نضوب الأنا) ليست نتيجة غامضة بفقدان موارد التحكّم بالذات بل هي نتيجة تغيّرات في الدوافع والانتباه والمشاعر". البديل: ابنِ قوّة الإرادة لديك مع مرور الوقت عبر التعزيز الإيجابيّ وتطوير العادات. يساعد تطوير العادات أو الطقوس الصغيرة على بناء قوّة الإرادة مع مرور الوقت. عندما يصبح أمر ما عادةً فلا يعود يتطلّب أيّ قوّة إرادة. قد يساعدك أيضًا التعزيز الإيجابي حسب دراسة أُجريت عام 2009. حاول قول أو كتابة تعزيز إيجابيّ لنفسك، أو انتبه لأفكارك السلبيّة وحاول عكسها. قد يبدو الأمر مبتذلًا بعض الشيء لكنّه مفيد حقًّا. على الرغم من مطاوعة قوّة الإرادة لنا فيجب ألّا نفرط في العمل على حساب الراحة. أخذ فترات استراحة وتوفير وقت للعب سيعلّمك أن تحبّ عاداتك لتتمكّن من الالتزام بها. الخرافة السابعة: تخيل وصولك لهدفك مخيّلتك هي كلّ ما يفصلك عن هدفك، أليس كذلك؟ إن استطعت تخيّل نفسك محقّقًا هدفك (رابحًا للماراثون، منجزًا لروايتك، موقّعًا للعقد الّذي تحلم به) فسوف تحقّقه فعلًا. تبدو أساليب التخيّل مثل الكتاب الشهير "السرّ" أنّها يجب أن تعمل. لكنّها نادرًا ما تفعل. وفقًا للورقة البحثيّة ذات العنوان "التخيّلات الإيجابيّة عن المستقبل المثاليّ تمتصّ طاقاتنا"، فإنّ التخيّل لا يلهمنا للقفز عاليًا بل يجعلنا أكثر قناعةً. يقول المؤلفون أيضًا: "أحد أسباب كون التخيّلات الإيجابيّة تفضي لإنجازات أقلّ هو أنّها لا تولّد الطاقة اللازمة للحاق بالمستقبل المرغوب". كما يصبح الأشخاص هشّين أكثر للعقبات؛ لأنّه في تخيّلاتنا كلّ شيء يسير على ما يرام. البديل: استخدم خيالك بشكلٍ واقعيّ. مؤلفو الورقة الأخيرة نصحوا بتجربة "التخيّل النقديّ". هنا تتخيّل "عقبات حقيقيّة وعواملة واقعيّة" وذلك حسب الخلاصة الّتي نشرها دافيد ديسالفو David DiSalvo في مجلّة Forbes. على سبيل المثال يمكنك تخيّل ما سيحدث إن لم تحصل على الوظيفة الّتي تحلم بها أو تأجلت مخطّطات سفرك. يساعدك فعل هذا على تخفيف الارتباط مع نتيجة محدّدة لعملك وجعل الرحلة أكثر واقعيّة وقابليّة للتطبيق. الخرافة الثامنة: ابقَ مشغولًا نشتكي جميعًا من انشغالنا ولكنَنا نستمرّ في تحميل أنفسنا أكثر من اللازم. بعض هذا يرجع لثقافة العمل الحديثة. تتعلّق أيضًا باعتقادنا بأنّنا سننتج أكثر إن ربطنا أنفسنا بعمل أكثر. خذ مثالًا الكاتب وطالب الماجستير في الاتّصالات Lauren McGoodwin الّذي يسكن في لوس أنجيلوس ويقول في حسابه: تُظهر دراسة من جامعة كولومبيا Columbia University بعض الأدلّة على أن الأشخاص الأكثر انشغالًا ينتجون أكثر بسبب "اعتقادهم بأنّهم يستغلون وقتهم بشكل أمثل". على الرغم من ذلك يؤدّي الانشغال عادةً إلى اختلاط الأولويّات. هنا بعض الفوارق الرئيسيّة بين الانشغال والإنتاج وفق مجلّة طلّاب علم النفس الأوروبيّة Journal of European Psychology Students: أهداف "غير محدّدة بشكل جيّد" مقابل أهداف "واضحة". "امتلاك أولويّات متعدّدة والقيام بعدّة مهمّات في آنٍ واحد" مقابل "امتلاك أولويّات واضحة والتركيز على مهمّة واحدة". "الموافق على كل شيء (الموافقة القهريّة)" مقابل "الرفض بعض الأحيان (الموافقة المستنيرة)". "الاستجابة الفوريّة للمهمّة الجديدة" مقابل "الجدولة الزمنيّة الملائمة". البديل: جرّب هذه الآليّات لتتجنّب فخ الانشغال. ركّز على إنجاز ثلاث مهام ضروريّة كلّ يوم (كما يقترح دان سوليفان Dan Sullivan). كرّس ساعة بعيدًا عن الأدوات الإلكترونيّة (كما يقترح أستاذ الإدارة في Harvard Business School توماس ديلونغ Thomas J. DeLong . تعرّف على "انحيازك للعمل" وإدراك عدم حاجتك للعمل طوال الوقت (كما يقول عالم نفس الأعمال توني كراب Tony Crabbe. قُل لا لما لا يساهم في تحقيق أهدافك. امتلك طقسًا صباحيًّا يمكّنك من تأمّل كيف ستنظّم يومك لتساهم في تحقيق ما تسعى إليه. الخرافة التاسعة: النظام الثابت سيبقيك منتجًا نتصوّر دائمًا الأشخاص الناجحين على أنّهم يستيقظون باكرًا ويشربون خليط البروتين ويكتسحون قائمة مهامّهم قبل أن يستيقظ الآخرون حتّى. ولربّما هناك حقًّا بعض الأشخاص كذلك. لكن هنالك سبب لم أغلبنا يعاني مع الأنظمة القاسية كهذه. يقول وينغال في مدوّنته: "خلال عمليّ في علم النفس واجهت باستمرار بعض الآثار الجانبيّة الّتي تقلّل من الإنتاجيّة الناجمة عن عقليّات الإنتاج الحازمة. أحد أشيعها كان انتقاد الذات". يضيف وينغال: "رغم التحفيز السطحيّ الّذي قد يراه الناس في انتقاد الذات على المدى القصير؛ إلّا أنّه يميل لإخفاء آثار معيقة للإنتاجيّة على المدى الطويل بفضل القلق والاكتئاب الّذي يؤدّي إليهما". نقد الذات الّذي يسبّب القلق والاكتئاب يميل لأن يشعرنا بأنّنا أصغر. الإنتاجيّة تنبع من إحساسنا بالخفّة والانفتاح وليس الانغلاق. البديل: جرّب الكلام الإيجابيّ مع نفسك يقترح وينغال تغيير الطريقة الّتي تتحدث بها مع نفسك عندما تحاول تحفيز نفسك لفعل شيء. عوضًا عن أن تقسو على ذاتك عندما لا تلاقي توقّعاتك ("أنا غير منضبط في الأمور الماليّة"). كُن داعمًا لنفسك دعمًا أكبر وافهم التحدّيات الّتي تواجهك ("سأسجل دائمًا كل مصاريفيّ على الرغم من أنّه أمر غير محبّب لي وأنا أكثر انضباطًا في نواحٍ أخرى من حياتي"). المشكلة مع خرافات الإنتاجيّة أنّها تجعلك تشعر بالفشل إن لم تكن ملتزمًا بها. فهي تروّج الإنتاجيّة لغرض الإنتاجيّة فحسب عوضًا عن جعلك تهدف لتحقيق شيء تهتمّ به فعلًا. هذا سبب تركيز العديد من "البدائل" المطروحة على استمتاعك في عملك أكثر وتحدّي ذاتك أثناء تحقيقك لتوقّعاتك. فلا تشعر بأنّك فشلت عندها وتابع خطواتك. أيّ من هذه الخرافات جرّبت؟ وما الّذي رأيته أكثر نفعًا؟ شاركنا تجربتك في التعليقات أدناه. ترجمة -وبتصرّف- للمقال The Top 9 Productivity Myths That Just Aren’t True لصاحبته Elaine Meyer.

التشديد على أهمية العمل بذكاء أكثر بدلًا من العمل بجهد أكبر من أحد الأشياء التي تحبها بيلي -كاتبة المقال- في ثقافة العمل في Buffer، فيهدف فريقهم إلى جعل الأوقات التي يقضونها في العمل منتجة قدر الإمكان مع الحصول في نفس الوقت على القدر الكافي من النوم والتمارين والترفيه عن أنفسهم. يمكن للعمل بكد أن يكون عادة سهلة التبنّي تدريجيًا، إلا أنه يصعب أحيانًا الاستراحة في نهاية اليوم أو قضاء بعض الوقت خارجًا بذهنٍ صافٍ. ازداد هذا صعوبةً مؤخّرًا مع بيلي، في مشروعها الابتدائيّ الخاص، فحينما لا تعمل في Buffer، تكون وقتها تعمل في Exist، فمن السهل إذًا الوقوع في شباك الروتين والنمطية، بدلًا من العمل بذكاء والتكيّف مع أوقات العمل لتجد الوقت لراحة الذهن. إذا كان هذا يحصل معك أيضًا، إليك خمسَ نصائح لتجرّبها لتساعدك على العمل بذكاء، لا بكد. نظم أوقات الراحة حسب مدة النشاط الطبيعية لديك يروي ستيفن كوفي في أحد كتب بيلي المفضّلة، قصةً عن حطّابٍ ينفَلُّ منشاره مع مرور الوقت إلّا أنه يستمر في قطع الأشجار به، بينما بامكانه أن يوفر على نفسه وقتًا وجهدًا على المدى البعيد بالتوقف عن النشر لصقل المنشار والعودة لقطع الأشجار بنصلٍ حاد. قد تكون مقارنةَ بسيطة ومن السهل تذكّرها، إلا أن تنفيذها عمليًا أصعب، وإليك ما يقوله ستيفن كوفي عن صقل منشار الحياة: فصقل المنشار وسيلة رائعة للاندماج في كافة أوجه الحياة، إلّا أنّها مفيدة في اعتقادها خصوصًا فيما يتعلق بتجنّب الإصابة بالإنهاك في العمل. متوسّط مدّة التركيز لعقولنا هو تسعون دقيقة وتحتاج بعدها إلى عشرين دقيقة من الراحة، ويمكن التوضيح في هذا المخطّط المبنيّ على رَتمنا اليومي الطبيعي: يمكن لمجرّد الابتعاد عن العمل والحصول على الراحة أن يكونا بدايةًَ جيدة، يمكن للحصول على استراحات خلال اليوم أن يساعدك على انعاش عقلك وتجديد مدّة نشاطك وانتباهك. العمل بدفعات صغيرة طريقة جيّدة أخرى للحصول على الراحة، خصوصًا عندما تكون مشغولًا. تقنيّة بومودورو "Pomodoro Technique" وسيلة مثاليّة لذلك، فقط احصل على مؤقِّت لمدّة 25 دقيقة، وعندما تنتهي المدّة، خُذ راحة قصيرة. مطِّط رجليك، اجلب لنفسك مشروبًا، تفقّد بريدك الالكتروني، أو فقط اجلس واسترخِ. وإذا كنت مرتبطًا بالوقت بشدّة، يمكنك أن تنفّذ مهمة مختلفة للتسرية عن نفسك. إذا كنت قد جربت تمرين الدّقائق السّبع، فسوف ستفهم كيف يعمل ذلك، فبينما تمرّن ذراعيك، تُريح رجليك، والعكس. انظر أيضًا مقال سبعة عشر من تمارين التمدد المكتبية التي قد تنقذ حياتك. يمكنك توظيف نشاطات بسيطة سهلة لإراحة عقلك عندما تكون مضغوطًا بكثير من العمل، كالردّ على رسائل بريدك الإلكتروني، أو القيام باتصال هاتفي. القيلولة أحد أكثر الطرق فعالية لتعزيز عمل دماغك تُظهر الأبحاث أن القيلولة تطوّر النشاط الإدراكيّ والتفكير الابداعي وأداء الذاكرة. وتفيد القيلولة بشكل خاص في عملية التعلم، حيث تساعد على تحسين استيعاب المعلومات واستحضارها، ما يؤدّي إلى عمليّة تعليميّة مُحسّنة، وحفظ الذاكرة: ففي احدى الدراسات، أدّى مجموعة من المشاركين في الاختبار الذي حصلوا على قيلولة قبله، أفضل من الآخرين الذين لم يحصلوا على قسط من النوم. ليست القيلولة مفيدة فقط في ترسيخ المعلومات وتذكّر المعلومات الجديدة (والذي سيكون أمرًا مفيدًا إذا تضمّن عملك القيام بعديدٍ من الأبحاث خلال اليوم!)، بل إنها مفيدة أيضًا في تجنّب تعرّضنا للإنهاك: إذًا، متى يُفتَرضُ أخذ قيلولة؟ إذا أعرت انتباهًا إلى رَتْم جسمك اليوميّ الطبيعي، ستلاحظ غالبًا هبوطًا في نشاطك في ساعات الظهيرة، هذا لأن أجسامنا مصممة بحيث تنام مرّتين يوميًا، إحداهما لفترةٍ طويلةٍ خلال الليل، وأخرى أقصر خلال النهار، وفقًا للبروفيسور Jim Horne من جامعة Loughborough، وهذا ما يجعلنا نشعر بالنعاس والكسل في فترة الظهيرة، وحتى إذا لم تأخذ قيلولة، فإن ذلك وقتٌ جيدٌ للإذعان لرغبة جسمك، والاسترخاء. اقض وقتًا مع الطبيعة يقترح دانييل غولمان، مؤلّف كتاب التركيز: القوة الخفية وراء التميّز، قضاءَ وقتٍ في الطّبيعة لتجديدِ مدى النشاط لدينا وإرخاءِ عقولنا. ويذكر تجربة واحدة في كتابه تم فيها رصد الفرق بين الناس الذين كانوا يحاولون الاسترخاء بالمشي في مدينة وآخرين فعلوا الشيء ذاته في متنزّه هادئ، وتوصّلت الدراسة إلى أن مستوى التركيزِ المطلوب للسير في مدينةٍ عالٍ بحيثُ لا يدع فرصةً للدماغ للاسترخاء: في المقابل، يسمحُ قضاء الوقت في الطبيعة لأدمغتِنا بالاسترخاء تمامًا، مما يساعدنا على التركيز لمدة أطول عندما نعود إلى العمل. أضف إلى ذلك، أن بحوثًا أخرى وجدت أن الحافز للتعلّم لدى الطلاب يكون أكبر عندما يجلسون في الطبيعة بدلًا من غرفة الفصل، تعتقد Belle أنها كانت لتشعر بالشيء ذاته إذا ما سُمح لها بالدراسة في الطبيعة في الثانويّة. تحرك في الأرجاء وفقًا لجدول قرأت بيلي مؤخرًا منشورًا على مدوّنة لـJoel Runyon عن أسلوب أسماه "Workstation Popcorn" أي "أسلوب تقسيم العمل إلى محطات موزعة جغرافيًا والتنقل بينها" وهو بالضّبط ما كان يعمل وفقه كولن، أحد مطوّري Buffer، منذ مدة. الفكرة هي أنك تجلس في مقاهٍ أو أماكن عمل مختلفة (أو أي مكانٍ آخر، كما في حالة كولن)، لإنجاز كميّات كبيرة من العمل خلال اليوم. يبدأ أسلوب تقسيم المحطّات الجغرافيّة بـقائمة أعمال واضحة ومخطّطة، ويجب أن تخطّط علامَ سوف تعمل في كلّ مكان قبل أن تجلس فيه، لتستطيع البدء في العمل فورًا عند جلوسك. يُقَسّم جويل قائمة أعماله إلى أقسام، قسم لكل مقهىً يخطّط لزيارته، وقسّم كل قسم إلى ثلاث مهامٍ واضحة. وفَوْر أن يفرُغ من مجموعة المهام التي حدّدها، يمضي إلى المقهى التّالي في قائمته. يمكنك بالطبع تقسيم قائمتك بأفضل شكل يناسبك، لكن الجزء المهم هو وضع نقطة نهاية واضحة، تعتمد على مدى انجازك المهام بدلًا من الوقت، قبل انتقالك إلى مكان جديد. وعندما تنتقل من مكانك، فإن المشي أو ركوب الدرّاجة وسيلة جيّدة لذلك، وفقاً لما يقوله جويل: يجد كولن وقت راحته مفيدًا للتفكير في ما سيعمل عليه وما هي خطوته التالية، ويشير جويل إلى أنه أصبح أكثر إنتاجيّةً ونشاطًا خلال اليوم ويعمل الآن ساعات أقل منذ بدأ اتّباع هذه الطريقة. عندما جرّبت بيلي هذا في الماضي، وجدَت أن وضع علاماتٍ بارزة لنفسك مسبقًا لتحديدِ النقاط المهمة أمر مفيد جدًا دومًا، إذا كنت مثلها وتعمل في العادة على مشروعين كبيرين في يوم واحد، قد تجد هذا مفيدًا لك أيضًا. إذا كانت بيلي تعمل على منشور مدوّنة، فإنها تقسّمه إلى أجزاء صغيرة: كالعصف الذهني، وإجراء البحوث، ثم تكتب كل قسم، وتُضيف مقدمة وخاتمة. تساعدها هذه الأجزاء الصغيرة في اختيار نقطة توقف لكل موقع عمل قبل أن تغادره. وحتى إذا كنت ستبقى في المكان ذاته، تقسيم عملك إلى أجزاء صغيرة ووضع علامات بارزة كنقاط توقف طريقتان جيّدتان للافساح لكثير من أوقات الراحة في يومك. تفقد بريدك الإلكتروني فور استيقاظك صباحًا لا بد أن هذه غيرُ متوقّعة، خصوصًا إذا كنت قارئًا لما هو شائع على الانترنت حول الانتاجيّة خلال السنوات الأخيرة. الجميع يقول لك ألا تفعل ذلك فعلًا، إلا أن بيلي تفعله يوميًا وتجده مفيدًا جدًا، وإليك كيف يساعدها هذا في الإنتاج أكثر خلال اليوم. إذا كنت تعمل في فريق معزول مثل Buffer، أو في فريق دولي، ستعرف كيف هو شعور أن يعمل نصف فريقك أو أكثر بينما أنت نائم، لتستيقظ لتجد أنّك متأخر عنهم، خصوصًا إذا كنتم تعملون معًا وبحاجة إلى التعاون الوثيق معًا في العمل، فمن المهم أن تتفقّد بريدك الإلكتروني قبل بدء اليوم والتأكد من أنك متفق مع الجميع في ما سوف تعملون عليه اليوم. مذ بدأت بيلي العمل في Buffer، وهي تستيقظ على أصوات اشعارات بريدها التي تقول أن لديها أخطاءً مطبعية تحتاج التّعديل، أو أن عليها نشر منشور جديد في المدوّنة، وحتى أن Buffer قد اختُرِق. تَوَلِّي أمر كلّ هذه الرسائل في الصباح يساعد في تحديد ما إذا كنت ستعمل اليوم على ما طرأ من جديد**، وأن تتوافق مهامك مع مهام الجميع، أو أن تمضي بإنجاز مهامك الخاصة التي عليك مسبقًا. تفقّد البريد الإلكتروني مفيدٌ لبيلي حتى في مشروعها الابتدائي الخاص، والذي يديره شخصان فقط، شريكها في تأسيس المشروع يميل إلى العمل في الليل بينما تكون هي نائمة، لذا تستيقظ أحيانًا لتجد إيميلات حول التغيرات التي طرأت خلال الليلة، وتعليقات على المُنتَج من زبائن من مناطق زمنية مختلفة. يمكن بالطبع الانتظار حتى الوصول إلى المكتب لتفقّد البريد الإلكتروني، أو حتى فعل ذلك أثناء تناول القهوة في الصباح قبل بدء اليوم، لكن بيلي لا تفعل هذا. بل تتفقّد بريدها الإلكتروني عادةً قبل أن تنهض من السرير حتى، أعلم أنها صدمة مرعبة! لكنها تبرر ذلك قائلةً أنها لا تملك إشعارات للبريدِ إلكتروني على الهاتف ولا على الحاسوب، هذا يعني أن تفقّد بريدها الإلكتروني يدوي ويعود اختيار الوقت لذلك لها، وهي لا تحب العمل بينما تطبيق بريدها الإلكتروني مفتوح، إذ أنّها تميل إلى تفقده كثيرًا. لذا، عندما تجلس في مكتبها صباحًا لمباشرة عملها، لا تكون قد تفقّدت بريدها الإلكتروني وردّت على كل ما هو طارئ فقط، بل تكون أيضًا قد جلست أمام حاسوب بلا بريد وارد مفتوح ليشتت انتباهها عمّا تعمل عليه، وتسترخي مدركةً أنّها لم تفوّت أي شيء مهم وتبدأ يومها تاركةً بريدها الوارد لتتفقدّه لاحقًا، وبالرغم من أن هذا لن ينجح مع الجميع، إلا أنّه يستحق المحاولة إذا كُنتَ في وضعٍ مُشابه. ترجمة -وبتصرف- للمقال ‎5 Unusual Ways to Start Working Smarter, Not Harder, Backed by Science لصاحبته Belle Beth Cooper

تعمل الفرق الصغيرة عملاً أفضل – طالما أُديرَت بالكفاءة اللازمة. لرُبّما سمعتَ عن قاعدة "قطعتي البيتزا" الشهيرة للمدير التنفيذي لشركة أمازون "جيف بيزوس" التي تقول: قد يظُنّ الشخص للوهلة الأولى أن إضافة المزيد من الأشخاص هو أمر إيجابيّ. من الطبيعي أن تكليف المزيد من الأشخاص بمهمة ما سيُنهيها بشكلٍ أسرع، أليسَ كذلك؟ فكِّر مرةً أخرى—وتمهّل قبل أن تقرّر إضافة عنصر جديد لفريقك. تُظهِر دراساتٌ متلاحقة أن المزيد من أعضاء الفريق يعيق في الحقيقة لإنتاجيّته بشكل عامّ. في الواقع، تنمو حاليًّا لدى أصحاب الأعمال فكرة حصر عدد أعضاء الفريق بين 5 و8 أشخاص؛ وذلك لاستثمار كامل إمكانيّات الموظّفين. يؤدي هذا العدد الصغير إلى زيادة في الالتزام في العمل، المسؤولية، والإنتاجية. لا تنطبق هذه القاعدة على أحجام الفرق فحسب وإنّما تمتدّ لزيادة الإنتاجيّة في الاجتماعات وتقوية العلاقات بين المدراء والموظفين بشكل عامّ. لماذا تكون الفرق الأصغر أفضل عامّةً؟ وما الأساليب التي يمكن لقادة الفرق استخدامها لتحقيق المنفعة الأمثل من هذه القاعدة؟ هذا ما لدى doist.com عن هذا الموضوع. لِمَ حجم الفريق مهمّ يقوم منطق التعاون في الفرق الصغيرة على أن عدد الأشخاص الأقل يقلّل من البيروقراطية. فمن الأسهل تحريك قطعٍ أقلّ إن جاز التعبير. ولنذكر بعض المنافع للفرق الصغيرة. زيادة الالتزام يقول جايكوب مورغان (Jacob Morgan) في مقالته في مجلة Forbes بعنوان Why Smaller Teams Are Better Than Larger Ones أنّ الموظفين يكونون أكثر التزامًا وراضين أكثر عن مردود عملهم عندما يقومون به في فرق صغيرة. يمنع العمل في فريق صغير حدوث ما يُسمّى "التراخي الاجتماعي"، ويعبّر هذا المصطلح عن قناعة الأشخاص بأنّ أهميّة مساهماتهم في العمل هي أقل بسبب تشارك العديد من الأشخاص المهمة ذاتها. وهذه هي فكرة "المجهود الفردي يَقِلُّ عندما يزداد حجم الفريق". ولكن لربما يكون من الأفضل التفكير في عكسها – المجهود الفردي يزداد عندما يصغر حجم الفريق. لدينا هنا نتائج تقرير نشرته Gallup عن حالة مكان العمل الأمريكيّ، وفيها أن الشركات ذات عدد الموظفين الأقل من 10 سجّلت مقاييس التزام بنسبة 42%، في حين سجّلت الشركات الأكبر مقاييس أدنى من 30%. تنطبق الفكرة ذاتها على حجم الفرق ضمن الشركات الكبرى. "تمتلك الفرق المؤلفة من 5 إلى 9 أشخاص مقاييس التزام أعلى من الفرق الأكبر". فوائد زيادة الالتزام هذه مذهلة حقًّا. وجد تقرير Gallup المذكور نفسه أن العاملين الذين يهتمون بمحصّلة عملهم يحصدون تقاييم أعلى في الإنتاجية والربحية وفي تقييم العملاء، بالإضافة إلى تسجيلهم معدلات أقل في غياب عن العمل وفي حوادث السلامة. تواصل أكثر فعاليّة أن تبقى على اتّصال مع مجموعة أصغر من الأشخاص هو -بطبيعة الحال- أسهل. لديك في الفرق الصغيرة عدد أقلّ من الأشخاص للمتابعة معهم، ليس ذلك فحسب، بل إنّك ستَعلَم أكثر عن مسؤوليات كل فرد من الفريق. هذا هو مبدأ "إدارة الصِلات" الّذي قدّمه عالم النفس ريتشارد هاكمان J. Richard Hackman من جامعة هارفرد حيث يشرح فيها "عندما يكبر الفريق، تكبر معه الصِلات التي يجب إدارتها بين أعضائه بشكلٍ متسارع، وهذه الإدارة هي ما قد يُدخل الفريق في المشاكل. قاعدتي الأساسية هي 9 أفراد بالحدّ الأقصى". بصياغة أخرى، نستطيع القول أنّ الفريق الأكبر يجعل التواصل بين الأفراد ومتابعة تقدم بعضهم البعض أمرًا أصعب كما يجعل الأمور فوضويةً أيضًا. هذا ما يجعل العالم ريتشارد نفسه يختصر الفكرة بقوله إبداعٌ أكثر واجتماعاتٌ أكثر إثمارًا كما يؤدي صِغَر الفريق إلى تحسين التواصل، فإنّه يؤدي لإنقاص التفكير الجمعيّ المثبّط للإبداع الفرديّ. تلخّص مقالة مجلة Fast Company الفشل في تقييم الأفكار بأنّه "يحدث بتكرار أكبر في الفرق الكبيرة المركزية". على النقيض، من المرجح أن يُدلي الموظفون في الفرق الصغيرة برأيهم كما يناقشون بعضهم البعض ليصلوا لأفضل قرار ممكن. يعاني إبداع الموظفين وابتكارهم عندما يكبر حجم الفريق. يقول في ذلك Neil Christie نيل كريستي: "سيكون من المفيد للجميع أن يتم التحديد من اتخاذ القرارات الغير فعالة، كذلك معرفة متى يجب التواصل ومع من". للحدّ من تأثير ذلك، حاول أن ترتّب اجتماعات مؤلفة من عدد أقلّ من الأشخاص الجوهريّين. المشاركون في الاجتماعات المصغرّة يميلون لأن يبدوا أفكارهم الفردية الخلّاقة والابتعاد عن السباحة مع التيّار بسبب شعورهم بانخراطٍ أكبر في العمل. شبكة دعم وتعاون أكبر في دراسة عن مصطلح "الخسارة العلائقية" (relational loss) أجرتها عالمة النفس وأستاذة إدارة الأعمال جينيفر مويلر Jennifer Mueller "لماذا يؤدي الأفراد أداءً أسوأ في الفرق الكبيرة"، تقول أن الخسارة هذه تحدث عندما "يكتسب الموظف القناعة بأنّ الدعم الذي سيحصل عليه سينقص عندما يكبر الفريق". خسارة الدعم هذه تأتي من زملاء الفريق كما من مديره عندما كون مسؤولًا عن التقييم والتدريب لعدة مجموعات كبيرة. نستطيع القول ببساطة أن المجموعة الأكبر تُنقِص الاهتمام على الأفراد. من ناحية أخرى، تتمكّن الفرق الصغيرة - عبر تقديم دعم محسوس أكبر- من أن تتجاوز التجارب المرهقة وأن ترفع من الأداء. والكثير أيضًا! يسمح الحجم الأصغر للفرق بوجود مستوىً عالٍ من المسؤولية والاستقلالية والمرونة، سواءً كان ذلك في جدولة المهام والمواعيد أو في أفكار العمل. الفرق هذه "تحتضن ثقةً أكبر، وخوفًا أقلّ من الفشل". الفرق هذه بحاجة أيضًا للتفوق على الفرق الكبرى. في دراسة أجراها الباحثون ستاتس Staats، ميلكمان Milkman، وفوكس Fox، طٌلِب فيها تأدية مهمّة جماعيّة في ألعاب البناء من فرق مؤلفة من أربعة أشخاص وفرق أخرى مؤلفة من شخصين. أظهرت النتيجة تفوقًا واضحًا لصالح الفرق الأصغر، أنهت هذه الفرق المهمة بوقتٍ أقل بنسبة 36%، بالرغم من كون الفرق الأكبر أكثر ثقةً في تفوقها في المهمة عند البداية. نصائح كبيرة لمدراء الفرق الصغيرة تظنّ الآن أن الحل هو مجرد تجزئة فريق عملك إلى فرق أصغر وثمّ يمكنك الاسترخاء والاستمتاع بالنّجاحات؟ أنت مخطئ! وجدت مجلة Gallup أنّ المدراء هم أصحاب أكبر أثر على إنتاجية موظفيهم. فلذلك يكون من مصلحة المدير كما الموظفين أن تبقى الفرق صغيرة الحجم، لأن الفرق الأكبر ستُشكّل عائقًا على المدير لأن يقوم بتواصل فعّال أكبر مع موظفيه. كتبت جوانا روثمان Johanna Rothman من مجوعة روثمان الاستشارية Rothman Consulting Group وقالت، أنّ المدراء الخبيرين لا يضعون أنفسهم في موقع مسؤولية عن أكثر من 9 أشخاص. وإلّا فهم يخاطرون بمقدرتهم على إقامة علاقات ذات قيمة مع أعضاء فرقهم. كما تقترح إجراء اجتماعات بين المدير وكلٍّ من موظفيه على حدة بشكلٍ أسبوعيّ أو نصف شهريّ، إنّ هذا يبني علاقة ثقة ويؤمن التوجيه اللازم لأيّ موظف بحاجة له. نظّم كذلك اجتماعات تبادل خبرات دورية. يرغب غالب الأشخاص المزيد من التعلّم وسيقدّرون الاجتماعات الّتي تمكنهم من تطوير مهاراتهم وأساليبهم. كذلك زوّد موظفيك بطرق للوصول للمعلومات، خاصةً إذا كان من الصعب عليك أن تحلّ كل المشاكل بنفسك. تأكّد من أن "الأشخاص المناسبين مدعوّون للاجتماع المناسب". لا تُضع وقتك ووقت الآخرين. إن كان الموظف بحاجة لحضور الاجتماع الذي تخطط له قم بدعوته، أمّا إن لم يكن فدعه يستثمر وقته في شيءٍ أكثر فائدةً وانتاجيّة. اعلم أنّك لست المصدر الوحيد للمعرفة –بالرغم من كونك المدير-. مسؤوليتك المطلقة تكمن في خلق بيئة عمل مناسبة يستطيع فيها الجميع العمل على أتمّ وجه. لا تستطيع شركتي العمل بفرقٍ صغيرة، فهل يوجد حلٌّ آخر لتطبيق هذه الأفكار؟ بكل بساطة: أجل! كتب جايكوب مورغان Jacob Morgan في متابعةٍ لمقالته في مجلة Forbes ليزوّدنا بأساليب يمكن استخدامها لزيادة الفعاليّة والالتزام حتّى للفرق الأكبر من قطعتي البيتزا! استثمر في تقنيات التعاون. شبكات التواصل الاجتماعيّ الداخليّة تبقي الموظفين على اتّصال وتؤمن بيئة عملٍ أكثر مرونة كما تُقدّر المساهمات الفرديّة. كل هذا يجعل الموظفين أكثر التزامًا كما يعطيهم رؤية أوضح عن عمل الفريق ككل. كافح لأجل أهدافٍ مرئية. يستخدم الموظفون في شركة Morningstar Farms أسلوبًا يُطلق عليه اسم "رسائل الزمالة" حيث يقوم الموظفون بكتابة عبارات لبعضهم بعضًا عن دورهم في الشركة، يساعد هذا الأسلوب في زيادة حس المسؤولية للموظفين عن المشاريع التي هم مسؤولون عنها بسبب زيادة الشفافية بينهم عن أهدافهم وأدائهم. كما أنّ هذا الأسلوب يمنع الموظفين من الاختباء خلف الاشتباه ومن ممارسة "التراخي الاجتماعي". اهتم بالإنتاج أكثر من ساعات العمل. كما يقول مورغان "دور المدراء ببساطة هو مساعدة الموظفين على فهم أهداف الشركة، أمّا طريق الوصول إليها فيعتمد على الموظفين وليس على المدراء". حارب أساليب الإدارة البالية. "أفضل ما تستطيع المنظمات فعله لتحسن الالتزام والإنتاج بشكل مستمرّ هو التقييم المستمر وسبر الاعتقادات السائدة بين المنظمين عن طريقة العمل". ربّما يتمّ هذا عبر تحويل التقييمات السنويّة للموظفين إلى متابعات منتظمة معهم (كما تفعل شركة Adobe)، أو عبر إلغاء المناصب الإدارية وجعل كل الموظفين قادة (شركة Whirlpool). الأهمّ هو أنّك عبر تغيير العادات القديمة سوف تجد طرقًا جديدة لزيادة الإنتاجية والالتزام. تكوين الفرق الصغيرة تُوضّح زيادة الالتزام، الابتكار والإنتاجية فوائد تصغير فرق شركتك. ولربما تستطيع عبر إحدى التقنيات هذه أن تخفّف من الضغط الوارد على الكثير من الموظّفين حولك. فإن كنت بحاجة لموظفين (ومدراء) أكفاء، فلم لا تخرج أفضل ما في قدراتهم؟ يعود الأمر في النهاية –بكلّ تأكيد- على ما ينطبق بشكل أمثل على شركتك. كم شخصًا ترغب للعمل على مشروع واحد؟ مع من يجب أن يتواصلوا؟ وكم من الاستقلالية يملكون؟ وبالاعتماد على مدى رضاك على إنتاجية الشركة، تستطيع الحكم على مدى التغييرات التي أنت بحاجة للقيام بها. حاول أن تبدأ بتكوين فرق أًصغر، أو تنظيم اجتماعات أصغر، أو جَعْل المدراء مسؤولين عن مجموعات أصغر. أمّا اقتراحي لك، فهو أن تجلب قطعتين من البيتزا، تجمع 5 إلى 8 أشخاص، وتطلق العنان للإبداع. ترجمة - وبتصرف- للمقال Why Small Team Collaboration Usually Beats Larger Groups لصاحبته Emily Tope

هل أنت بحاجة إلى مساعدة في دفع إنتاجيتك قُدُمًا؟ هل حاولت أن تضع نفسك في "المنطقة الفكرية"؟ يسمّي العلم هذه الظاهرة باسم "التدفّق". هل اختبرت هذه الظاهرة من قبل؟ هل مرّت عليك أوقات وضعت نفسك في المنطقة الفكريّة لدرجة أنّك لم تشعر بمرور الوقت؟ إنّها تجربة سُرياليّة (Surreal) إن جاز التعبير، يمكنك تقريبًا ملاحظة إنتاجك الوفير فيها. كل ما تقوم به ينساب انسيابًا جميلًا، وتعلم في داخلك أنّك تنتج إنتاجًا عظيمًا. هذا الشعور الساحر هو ما يسمّيه علماء النفس "التدفّق". هنالك آلاف المدونات على الإنترنت الّتي تتحدّث عن رفع إنتاجيّة العمل. لكن إن أردت السرّ الحقيقيّ وراء الإنتاجيّة فعليك أن تفهم معنى "التدفّق". سأحاول أن أبسط الفكرة لك لعلّك تستطيع اختبارها مرّات أكثر. قانون ييركس-دودسون (The Yerkes-Dodson Law) قام عالما النفس "روبرت يركس" (Robert M. Yerkes) و"جون ديلينغهام دودسن" (John Dillingham Dodson) في عام 1908 بتطوير قانونٍ سُمِّيَ قانون يركس دوسون Yerkes-Dodson Law، ويهدف القانون لصياغة علاقة بين الأداء الوظيفي ومستوى الاستثارة لدى الأفراد. ينصّ القانون على أن الأداء يتحسن بازدياد مستوى الاستثارة (المباشرة أو الفكرية) ولكن هذا التحسن يتوقف عند حدٍّ معيّن. يقول القانون أنّه عندما تزداد مستويات الاستثارة زيادةً كبيرةً فسوف يكون تأثيرها عكسيّاً وتؤدي إلى هبوط الأداء. من الممكن التعبير عن هذه العلاقة عبر رسمٍ بيانيٍّ منحنٍ على شكل حرف U مقلوب، حيث يصعد الرسم البياني معبّرًا عن ارتفاع الأداء ومن ثمّ يبدأ بالتناقص بعد الوصول لمستويات الإثارة المرتفعة. هذه -بشكلٍ أساسيٍّ- ماهيّة التدفّق. إنّها ذلك التوازن الجميل في المهمّات بين كونها ليست متحدّيةً بشكلٍ زائد وليست مملّةً بشكلٍ زائد. تحقق هذا التوازن المثاليّ صعبٌ وشائك بطبيعة الحال. كما أن الطريقة الوحيدة لتحقيق ذلك حقيقةً هي أن تحبّ ما تعمل. لن تتمكّن أبدًا من الوصول لنقطة "الاستثارة الذهنيّة" إن لم تحبّ عملك. لذلك إيجادك لعملٍ شغوفٍ به مهمٌّ للغاية. لربما يفيد هذا الفيديو من مشروع TED المسمّى "التدفّق، سرّ السعادة" للمتحدّث (Mihaly Csikzentmihalyi): نصائح للوصول والحفاظ على "التدفّق". يتحدث Mihaly في الفيديو السابق عن تطبيق التدفّق على مناحٍ أخرى في الحياة خارج نطاق العمل. يقول أنّ سرّ الحياة السعيدة هو بإدخال مفهوم التدفّق إلى حياتنا اليوميّة. لهذا يكون مهمًّا تعلّم هذا المفهوم وكيفيّة تطبيقه والحفاظ عليه. نورد لك بعض النصائح لتبدأ منها: جِد البيئة المناسبة: عليك أن تجِد ما يناسبك بأفضل شكل. جِد المكان الّذي يجعلك تنجز عملًا حقيقيًّا. قد يكون هذا المكان مقهى أو مساحة عمل مشتركة أو حتى غرفة نومك، كلّ شخصٍ يعرف الأنسب له. جِد الوقت المناسب: لدى كلّ شخص وقت مناسب له يكون فيه أكثر إنتاجيّةً. جِد هذا الوقت واستغلّه قدر الإمكان. تخلّص من كل المُشتّتات الممكنة: أغلِق هاتفك وتلفازك وأي برامج غير متعلّقة بالعمل الّذي تؤدّيه على حاسوبك. لا تقطع عملك لأجل الغداء، كُل لاحقًا. فعند وصولك لمرحلة التدفّق لا يجب عليك قطعها أبدًا. تستطيع أيضًا الاستفادة من النصائح في هذه المقالة باللغة الإنجليزيّة. تقبّل إمكانيّة الفشل هو أصعب ما في هذه الحالة. إن تعلّمت ذلك فأنت على الطريق الصحيح لتطوير ذاتك. عندما تستعدّ لتقبّل الفشل، تستعدّ للتعلّم. في مخطّط التدفّق هناك جهتان أساسيّتان (الملل والقلق) عليك الحفاظ على نفسك بينهما. يحدث الملل عندما تكون المهمّة سهلةً جدًّا. ولن تتعلّم أبدًا شيئًا جديدًا إن كنت تسلك دائمًا الطريق الأسهل. تحدّيك لذاتك هو الطريقة الوحيدة لتتطوّر، هذا هو الطرف الآخر من المخطّط. يحدث القلق عندما تكون لا تملك معلومات كافية عن المهمة الّتي تقوم بها فتتعلّم عنها خلال عملك بها. هذا يسبب ما يقال عنه "الفشل المبكّر يؤدي للفشل المتكرّر". عليك أن تستعد لأن تخطئ وتتعلّم من أخطائك إن كنت ترغب بالنموّ بسرعةٍ حقًّا وأن تكون الأفضل في مجالك. أفضل نصيحة يمكن تقديمها في هذا المجال هي أن تجد مرشدًا ينصحك بفعاليّة ووضوح. ليس فقط ما أخطأت به بل أيضًا ما يعرفونه. ارفع مستواك في اللعبة فلنشرح بالبدء ما المقصود باللعبة هنا، في حال كنت لا تعرف المغزى من ذكر ذلك. المقصد هو إضافة آليات الألعاب (كالنقاط والإنجازات) للأشياء الأخرى عدا عن الألعاب لجعلها مرحةً أكثر. الحياة لعبة ولكي تطوّر نفسك فيها يجب أن "تصعد في مراحلها". إن رغبت بأن تحقَّق "التدفّق" أثناء العمل فعليك أن تستمرّ في تحدّي ذاتك والتحسّن فيما تفعله. يجب عليك أيضًا أن تعمل بجدّيّة. سوف أطرح لك مثالًا علّه يساعدك. بدأت في بداية هذا العام تعلّم برمجة الويب كتحدٍّ شخصيٍّ. وضعت لنفسي هدفًا واقعيًّا طويل المدى وقابلًا للتحقيق وتدرّبت لساعات عديدة. وحسن حظّي امتلك الموقع الّذي استخدمته مسارًا واضحًا لما أرغب بتحقيقه. استطعت أن أرى طريقي لنهايته فاستطعت أن أخبر نفسي بقدر الدراسة الّتي يجب عليّ أن أنجزه في كل يوم وأسبوع وشهر حتّى أصل لهدفي. تأكدت من انعدام المشتّتات خلال جلسات التعلّم الّتي قمت بها. أغلقت هاتفي وبابي وكل البرامج الأخرى على حاسوبي وطلبت من جميع من في المنزل أن يعطوني بعض الهدوء. هذا المقصود بأن تأخذ الموضوع بجديّة. سجّلت أيضًا كلّ ما قمت به. هذا مهمٌّ عند متابعتك لتقدمك وفهم مدى تطوّرك. قد يكون المثال فريدًا بسبب كونه يساعد بسهولة على تسجيل ومتابعة التقدّم الحاصل. ساعد موظفيك على تحقيق "التدفّق" يمكنك أن تفعل الكثير لمساعدة موظفّيك في هذا المجال. إنّها مسؤوليّة كلّ مديرٍ أن يتأكّد من أنّ الجميع يقوم بكل ما يمكنه القيام به وأن يساعد موظّفيه على العمل بأفضل شكل. الشيء الأول للقيام به -بطبيعة الحال- هو البحث عن إشارات تدلّ على عدم الالتزام. مثل الملل والتجوال وفقدان التركيز. لكنّك تستطيع أيضًا *قياس أدائهم بواسطة مشعرات قياس أداء خاصّة (KPI). إن لاحظت هبوط أحد مؤشرات (KPI) فهذا يدلّ على وجود خطإٍ ما وأن الشخص المسؤول عن هذا المؤشر فقد تركيزه بطريقة ما. لربّما أصحبت المهمّة مملّة جدًّا بالنسبة للموظّفين. وفي هذه الحالة فأنت المسؤول عن جعلها أكثر تحدّيًا لهم. احرص على كون المهمة ممتعةً أيضًا، لا داعي لأن تزيد الضغط عليهم، فقط المزيد من الالتزام. ولربّما أصبحت المهمّة معقّدة جدًّا أو أن أحد الموظّفين اضّطر للعمل في مهمّة أخرى فأصبحت صعبةً على باقي الفريق. في هذه الحالة لا يمكن الوصول لمرحلة "التدفّق" ويجب عليك أن توفّر الدعم لهم. يجب عليك كما ذُكر أن تجد التوازن الأمثل بين الالتزام والتحدّي. تشجيعك لموظفيك هو أيضًا مفيد لهم ليتقنوا مهامهم. زوّدهم بموارد تعليميَة ملائمة ليتمكنّوا من ذلك. في الحقيقة هذا جزء من مفهوم "التدفّق". إتقان مهارةٍ ما هو طريقة مهمّة لوصول الشخص للتوازن المطلوب. هل سمعت مالكولم غالدويل (Malcolm Gadwell) يتحدّث عن 10,000 ساعة؟ كلامه مهمّ لفهم كيف يمكن للشخص الوصول لأفضل ما لديه. التدرّب ثمّ التدرّب ثمّ التدرّب. يجب على المدراء أن يشجعّوا نشاطات بناء الفريق في العمل لتقريب الجميع من بعضهم. ينبغي أن يشعر الموظّفون بالحب في مكان عملهم ومع زملائهم. هل تظنّ أنّ نصائحنا سترفع إنتاجيّتك في العمل؟ التدفق مهمّ لرفع الإنتاجية في العمل -كما ترى-. هل لديك نصائح أخرى أغفلنا عن ذكرها؟ اذكرها في التعليقات أدناه. ترجمة -وبتصرف- للمقال The Science Of Getting In The Zone At Work لصاحبه Jacob Shriar.

شكر الموظّف يؤدّي إلى حافز أكبر، والدافع الأكبر يؤدّي إلى زيادةٍ في الإنتاجيّة. على كلّ قائد أن يفهم علمّ النفس الخاصّ بثقافة شكر الموظّف، لتحقيق أقصى استفادةٍ من فريقه. يعدّ تقدير الموظفين أحد الجوانب التي تُغفلها الإدارات إغفالًا كبيرًا وأحيانًا قد ينساها كبار القادة حتى. وبدون وجود استراتيجية جيدة لتقدير الموظفين، فإنهم سيشعرون بالتوتر وعدم التقدير، يمكنك أن تقوم بتعزيز أداء الموظفين بسهولة من خلال بذل المزيد من الجهد للتعرّف على الموظفين. يمكنك استخدام بعض عبارات التحفيز حتى لو كانت بسيطة فإنّ أثرها سيكون أفضل من مجرّد أن تدرك بأنّ الموظّف قام بأمرٍ جيّد ومن ثم تنسَ الأمر. الأمر الأساسيّ هو أن يفهم المدراء كيفيّة عمل الدوبامين في أدمغتنا. فالجزء الأكثر أهميّة في تجربة الدوبامين هو نفاده السريع، وأننا عندما نتلقّاه، نحتاج إلى المزيدِ منه. لذا وكموظّف، إذا قمتُ بعملٍ جيّد على هيئة عرضٍ تقديميّ، ومن ثمّ أُشيد بعملي من قبل أحدٍ أحترمه (كمديري الأساسي)، سأحتاج مجدّدًا إلى أن أشعر هكذا في المستقبل. بعد تلقّي الشكر، سيكون من دواعي سروري التّجربة وعمل الوظيفة بهيئة عرض تقديميّ أفضل في المرّة التالية. يرتبط الدوبامين غالبًا بالسرور والتّأثير ذاته الذّي تحصل عليه من الأدوية والكحول. بل وأكثر من ذلك. قد يكون التّأثير الحقيقيّ للدوبامين هو التّحفيز. في نفس الدّراسة، وضعت مجموعة من العلماء خريطةً لأدمغة "المغامرين"، و"الكسالى"، ووجدت أنّ هؤلاء الذين امتلكوا إرادة أكبر للعمل الجادّ للحصول على مكافآت لديهم مستويات أعلى من الدّوبامين. عالم الأعصاب جون سالامون (John Salamone) يشرحُ الأمر كالتّالي: بالحديث وفقًا لتجربة شخصيّة، عندما لا تتلقّى التّقدير وتعلم أنك تستحقّه، فأنت تتثبّط بشكلٍ كبير. عندها تبدأ بالسّؤال ما إذا كان حقًّا يتمّ الأخذ بالحسبان بالآراء والأفكار، وما هي القيمة التي أفدت بها المؤسسة فعليًّا. ومن الواضح أنّ هذا يعدّ من المخيف أن يمرّ، لأنّه بالطّبع يتمّ أخذ الآراء بعين الاعتبار ومن المثير للاهتمام ملاحظة كم تأثير الثناء (أو عدمه) قد يكون موجودًا. التقدير غالبًا مهمّ أكثر من المال في مسحٍ أُجريَ عام 2013مـ، لألفٍ ومئتي موظّف أمريكي، من قطّاعاتٍ مختلفة، وُجد أن: 83% من المُجيبين قالوا أن التقدير كان أكثر وفاءً من أي هدية أو مكافأة. 88% وجدوا أن المديح من المدراء يحفّز جدًّا. 70% ذكرت اعترافاتهم الأكثر معنى (لا يملك قيمة دولار). 76% وجدوا أنّ الثناء من قبل النظراء يحفّز جدًّا أو كثيرًا. إنّها النقطة الأخيرة عن الثناء من قبل النظراء والتي سأركّز عليها. غالبًا ما نتحدّث كم من المهمّ بالنّسبة للمدراء أن يثنوا على موظّفيهم، لكن فرصة عظيمة تُضيّع وهي وجود زملاء عمل يثنون عليهم. في مسحٍ أجرتهُ جمعية علم النّفس الأمريكيّة (the American Psychological Association، وتختصر إلى APA)، وُجد أنّه فقط 17% من الموظّفين قالوا أنهم يتلقّون تقديرًا من نظرائهم، مقابل 31% يتلقّون التقدير من مدرائهم. لا يمكنكَ توقّع أن ينتبه المدراء لكلّ شيء يقوم بفعله كلّ موظف، هذا غير واقعيّ. لا يمكن للمدير أن يتواجد في كلّ الأماكن كلّ الأوقات، لذا فإنّ حلًّا بسيطًا هو إنشاء ثقافة التّقدير. بحوث شركة Delloittee للخدمات المهنيّة تُظهِر أنّ الثناء من قبل زملاء العمل يعني أكثر بكثير من الثناء من قبل المدراء، لذا فإنّه من الأكثر أهميّة بناء ثقافة التقدير. لذا فإنّ السّؤال يصبح: "كيف تسير نحو إنشاء ثقافة التّقدير؟" تمكين العامل لإظهار الشكر يُظهر البحث حول الشكر أنّ عدم إنشاء ثقافة الشكر فحسب ولكن تحسين إرادة كلّ عضو ضمن الفريق أيضًا هو الحلّ بسهولة. إنّ البحث حول موضوع الشكر محموم. فممارسة ثقافة الشّكر تصنع منّا عاملين وأناسًا أفضل. نُشرت ورقة عام 2009 في مجلّة علم النفس السريري خلُصت إلى أن من يعبّر عن شكره هو أكثر انفتاحًا، متقبّل، أكثر وعيًا. ممارسة ثقافة الشكر قد ظهرت لتجعلنا: أسعد ننامُ بشكلٍ أفضل محبوبون أكثر ذكاء عاطفي أكبر متفائلون أكثر أقلّ تمركزًا حول أنفسنا نملك طاقة أكثر والمزيد!. 4 طرق يمكن من خلالها ممارسة ثقافة الشكر لا ينبغي عليك ممارسة ثقافة الشكر فقط، ولكن من المهمّ أن تشجّع كلّ أحد في فريقِك على أن يمارس ثقافة الشكر جيّدًا. ليقدّر الجميع بعضهم، لا بدّ من بناء ثقافة الشكر، ليكونوا قريبين من بعضهم أكثر، ويستفيدوا كلّهم من الفوائد المذكورة أعلاه. إليك 4 طرق تمكّنك من التمرّن على ثقافة الشكر وبنائها في حياتِك: 1. احتفظ بصحيفة عن الشكر الاحتفاظ بصحيفة عن الشكر هو واحد من أسهل وأكثر الطّرق الشائعة لتعلّم ثقافة الشكر. الهدف من هذا التّمرين هو العودة بالتفكير إلى الأسبوع الماضي أو الأيام القليلة الماضية وتدوين الأشياء التي ستكون ممتنًّا لها. يقول العديد من الناس أنّ عليك فعل هذا كلّ يوم، لكنني وجدتُ أن فعله مرة أو مرّتين في الأسبوع يبدو طبيعيًّا أكثر. الاحتفاظ بصحيفة للشكر يجعلنا أكثر سعادة، أكثر صحّة وننام أفضل. 2. اذهبْ في نزهةِ شكر المشي عمومًا هو أمرٌ رائع لصحّتك وللإبداع، ولكنّ طريقة المشي هي ما تحدّد تقديرك للأِشياء. التفِت إلى ألوان الأشجار والعشب، أصوات الطبيعة، الشمس فوقك، بينما تمشي، ستتعلّم كيف تقدّر الحياة في ليلةٍ جديدة كاملة. وُجد أن هذه التجربة أفضل عندما تمشي مع أحد آخر وتستطيع مشاركته هذه المشاعر. قد تكون إحدى الأفكار هي الذهاب لعقد اجتماع مشي وبدء أو إنهاء الاجتماع بمشاركة ما تلاحظه. 3. توسّط في التأمّل تعدّ تأثيرات التأمّل قويّة للغاية بحيث يعدّ التأمّل وحده أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها من أجل صحّتك. الفرق هنا أنه بدلًا من التأمّل التقليدي، حيثُ تركز على أنفاسك، تأمل الامتنان هو عندما تتخيل كل الأشياء في حياتك التي تشعر بالامتنان لها. 4. اكتب رسالة شكر يمكن القول إن هذا هو أقوى تمرين امتنان يمكنك القيام به، لأنه يساعدك على بناء علاقات أوثق مع الناس. الطّريقة التّي يعمل بها هذا التمرين هي أن تكتب خطابًا إلى شخصٍ تشعر بالامتنان لمعرفته. المفتاح في هذا التمرين هو أن تكون مفصّلًا للغاية ضمن رسالتك. اكتب عن كيفيّة تحسين هذا الشخص لحياتك وكلّ القيمة التي يجلبها لحياتك. امتنانك معدٍ، وعندما تسعد شخصًا آخر، ستكون سعيدًا، ومن المحتمل جدًا أن يقوم من أسعدته بإسعادِ غيره. كيف نساعد زبائننا على نشر ثقافة الشكر؟ واحدة من أكثر الأشياء المدهشة حول الامتنان هي العدوى. عندما تنشر ردود فعلٍ إيجابيّة عند الآخرين، فمن المرجّح أن تنشر ردود فعل إيجابيّة حول أنفسهم. عندما نرسلها إليهم، نقوم بتضمين عددٍ قليل من البطاقات الفارغة ونشجّع الشخص الذي نرسلها إليه لكتابة رسالة شكر خاصّة بهم إلى عددٍ قليل من زملائهم في الفريق. مع استمرارهم في نشر ردودٍ فعل إيجابيّة في جميع أنحاء المكتب، أصبح الجميع أكثر سعادةً وإنتاجية وأقرب مع بعضهم البعض. هذا كلّه جزء من مهمّتنا لمساعدة الشركات على إنشاء أماكن عمل أكبر. كيف يُشكَر الموظف في ثقافتك؟ أخبرنا آراءك في التعليقات. ترجمة -وبتصرف- للمقال How To Build A Culture Of Employee Recognition

احتفلت في هذا الشهر بالذكرى الرابعة لانضمامي لفريق Buffer الرائع – أو "Bufferversary" كما نُطلق عليه. إن أي عمل تنخرط فيه، تتعلم من تجاربه، تصنع فيه صداقات جديدة وتبني ثقتك بنفسك مع تقدّمك اتقانك لهذا العمل، كل ذلك يترك أثرًا فيك ويساهم بتغيير ذاتك. وشخصيًّا كنت محظوظةً لتمكّني من ترك بصمةً جيّدة في جميع الأعمال والوظائف التي عملت بها مُسبقًا، وترك كل واحدٍ منها أثرًا طيّبًا فيّ. ولكن العمل مع فريق Buffer؟ حسنًا هذه التجربة كانت مُختلف بحقّ. إنّه لمن المُذهل حقًّا التفكير في الأثر والصبغة الرائعة التي خلّفتها القيم والأفكار التي تبنّاها فريق في حياتي خلال الأربع سنوات الماضية، مُساهِمةً وبعمق في هيكلية وإعادة هيكلة شخصيّتي وذاتي. إلا أن العنصر الذي حمل معه الوقع الأكبر وكان له النصيب الوافر في هذا التغيير هو واقع أنني كنت طيلة تلك السنوات الأربع أعمل عن بعد، سيّما أنني لم أخض تجربة العمل عن بعد (ولا حتى قليلًا) في السابق. ولا زالت ذكرى مقابلتي فريق Buffer للمرّة الأولى تلوح في فكري كل حين، بعد رحلةٍ طويلةٍ وشاقّةٍ إلى جنوب إفريقيا من أجل اجتماع فريق Buffer الأول لي. كانت اللحظات والتحيّات الأولى التي ألقيتها عليهم لا تُنسَ. العمل عن بعد من المواضيع الأساسية التي تستهدفها مجموعة Buffer، ذلك لأننا نعتقد أنّه نهج المستقبل وأساسه – ونعلم أنه بالإمكان إنشاء منظمات ومجموعات العمل عن بعد أكثر مما يعتقده الكثيرون. ولا يجب أن تتقوقع هذه المنظمات والمجموعات في مكان واحد كما هو الحال مثلًا في وادي السيليكون (والذي ينحصر العمل فيه في مكان واحد) بل بالإمكان أن تكون في كلّ مكان وأيّ مكان. بعد المقدّمة السابقة، يسعدني أن أشارك وأطرح 40 مُلاحظة وعبرة استنبطّها خلال سنواتيَ الأربع في العمل عن بعد. وللعلم فقط عندما بدأت العمل عن بعد لم أكن واثقة تمامًا من جدوى هذا الأمر أو حتى إذا ما كان مناسبًا لي، والآن لا أستطيع تخيّل نفسي أقوم بأيّ نوعٍ آخر من الأعمال. ستزداد فعاليّتك وهمّتك في العمل 10 مرّات. العمل عن بعد في معظم مستوياته وتصنيفاته مُتاح (تقريبًا) للجميع! وهو في متناول الشركات أكثر مما تعتقد. إذا ما كنت تنوي خوض تجربة العمل عن بعد في شركتك الخاصة فاحرص على أن يسود العدل بين جميع العاملين لديك، سواءً العاملين في مؤسستك في مكاتبهم أم أولائك الذين يعملون عن بعد، فإنه لمن المزعج حقًّا أن تشعر بأنك موظف من الدرجة الثانية فقط لأنك تعمل عن بعد وليس في مكتب الشركة. سيساعدك العمل عن بعد على خلق روتين صباحي ومسائي منّظم ليومك. وقد يكون روتين العمل عن بعد بسيط لدرجة تشبه ري الأزهار يوميًّا أو الذهاب في نزهة. الثقة هنا ليست معيار ضروري للتوظيف عن بعد في شركتك، فسواءً أقمت بتعيين موظفين تثقت بهم أو لا (ولا مانع من ذلك)، فثق تمامًا في كلا الحالتين أن الموظفين يعملون حتمًا. يدرك معظم الأشخاص تمامًا استعدادهم وقدرتهم للعمل عن بعد، فإذا ما كنت تعتقد أنك عند توظيفك للعمل عن بعد، أنّك ستمضي يومك كلّه على التلفاز دون العمل، فلا تجرّب العمل عن بعد، لأنه يحتاج إلى همّة في العمل في المنزل. وإذا كنت من النوع الانطوائي الذي يفضل البقاء في المنزل، فمع العمل عن بعد ستكون أقل حاجةً إلى خوض الحياة والعمل خارج منزلك. وعلى النقيض مما سبق، إذا ما كنت منفتحًا جدًا، فإن العمل عن بعد سيزيد حاجتك إلى الانفتاح ويتيح لك وقتًا جيّدًا لتقضيه خارج المنزل. أغلق حاسوبك المحمول في نهاية يومك وأعلن نهاية العمل، فالعمل لن يهرب وسيكون جاهزًا لك في اليوم القادم، لذا امنح نفسك قسطًا من الراحة. في العمل عن بعد يمكنك صياغة قوانينك وظروفك بنفسك. فهناك الكثير من الناس سيخبرونك أن تتجهّز جيّدًا وترتدي ثيابًا رسميّة أثناء عملك عن بعد، حتى في منزلك. ولكن بالنسبة لي بعد اليوم الخامس من بدئي العمل عن بعد قررت أن بنطال اليوغا هو الأكثر راحة لي، حتى أني لم أعد أضع مكياجًا أبدًا. فجد أنت ما يناسبك وما يريحك أثناء عملك. قد تكون سعيدًا بعملك عن بعد لكن خمّن من سيكون أكثر سعادةً منك؟ نعم إنهم أفراد أسرتك سيسعدون بك طوال اليوم بجانبهم. لا يُشترط أن تكون حاضرًا حتى يكون العمل جيّدًا ومُتقنًا، هذه القاعدة عقيمة تمامًا. خذ قسطًا من الراحة متى شئت واذهب في نزهة خارج منزلك. من أكبر أسرار العمل عن بعد والتي لا يُفصح لك الناس عنها هو المراقبة الذاتيّة والإحساس بالمسؤولية، وأعتقد أن السبب في ذلك هو أن "المراقبة" المستمرة لك لا تُحيط بك في منزلك كما هو الحال في مكتبك، تخيّل نفسك وأنت تنظر من حولك في منزلك لترى أنك الوحيد الذي تعمل منتظرًا الكعكة التي في مطبخك. إذا ما كنت وفريق العمل عن بعد تعملون عن طريق تطبيق سلاك، فسيكون هنالك مهام طارئة كاذبة لك دومًا، فلا ضير من التباطئ قليلًا في تنفيذها. سرعة الإنترنت لديك قد تجعل يومك مثمرًا أو قد تحيله مضيعةً للوقت. لذلك فإن سرعة الإنترنت لديك عاملٌ حاسم، فإذا ما كنت تسافر وتعمل عن بعد فاحرص دومًا على السؤال عن سرعة الواي الفاي في مكانك وتأكّد من أنها تناسب عملك. أما في منزلك فإذا استطعت تجهيز شبكتك بألياف ضوئية فلا مانع من ذلك. إذا كنت تعمل في منزلك معظم الوقت فخصّص مكانًا لك، مكانًا خاصّا بالعمل فقط (إذا كان ذلك بالمقدور). هذه الخطوة قد تكون مهمّة إذا ما كانت زوجتك (أو زوجك) تعمل عن بعد أيضًا (من ناحيتي قمت بدفع زوجي للعمل في الطابق الثاني، لآخذ راحتي أنا في مساحتي الخاصّة!). بإمكانك إعداد طعامك متى ما أردت وكيفما أردت، هذا مُذهل حقًّا. جانب سلبي: عندما تُعدُّ كميّة طعام فائضة فلا يمكنك مشاركتها بين زملائك في العمل، لذا إن حصل ذلك احفظها في الثلّاجة. بالرغم من إمكانية العمل عن بعد من المنزل، فلا غنى (حتى الآن) عن الاجتماعات بين الأعضاء العاملين عن بعد. فلا يمكننا كفريق في Buffer المُضي لأكثر من 6 أشهر دون الاجتماع ولو ببعض الأعضاء. هذه الاجتماعات تترك وقعًا قوّيًا وتأثيرًا جيّدًا لشحذ الهمم وتنظيم العمل. بإمكانك ارتداء ملابسك الرياضية المريحة طيلة اليوم، لامانع من ذلك. من الأفكار المميّزة وأنت تعمل عن بعد في منزلك هي وضع إحدى النباتات الجميلة في نافذتك التي تُطلق نظرك فيها وأنت تعمل، فمن الرائع مشاهدتها وهي تنمو يومًا بعد يوم وأنت تمضي وقتك في العمل. ثلاث كلمات يمكنني أن أنصحك بها لتجربة عمل عن بعد فريدة في منزلك وهي: «اشترِ أرجوحة شبكية». عندما تعمل عن بعد فلابُدّ من تخصيص بعض الوقت للسرنديبية (وهو مصطلح يُطلق على الاكتشاف بالصدفة). فخذ استراحةً من العمل وألق التحيّة عبر فيديو على مجموعتك ثم عد للعمل ببساطة. ففي فريق Buffer نخصص ما نُطلق عليه مُحادثات "الساعة المُفاجئة" من أجل تدعيم العلاقة وتطويرها بين الأعضاء. عندما تشرع في البدء في عملك اليومي فمن الصعب التوقّف حتى الانتهاء منه، لذلك احرص على أن تبدأ صباحك بنشاط. عندما تكون في خضمّ عمل معقّد أو يتطلّب بعد الإبداع فلا مانع من أن تأخذ نُزهة قصيرة لمدّة 20 دقيقة، هذا سيساعدك على العودة إلى العمل بهمّة ونشاط أكبر. بإمكانك الإعلان عن انتهاء عملك في هذا اليوم بوجبة عشاء شهيّة. يمكنني القول بأن موسيقى العمل هي من الأمور المهمّة جدًّا! فعندما أبدأ العمل أبحث أولًا عن موسيقى هادئة وطويلة (ساعة إلى ساعتين) إذ تساعدني دومًا على التركيز في العمل. وبإمكانك البحث في راديو Soullection الفريد عن موسيقاك المفضّلة. محادثات الفيديو هي طريقة رائعة في العمل! فهناك العديد من الطرق التي يمكن اتباعها لجعل تجربة العمل عن بعد مع زملائك تجربة واقعية جدًّا. في فريق Buffer نقوم دومًا بتخصيص وقت لمحادثات الفيديو عن الموسيقا واستراحات اليوغا والعديد من النشاطات الأخرى. تنويه بسيط بشأن محادثات الفيديو: عند استخدامك له عدّة ساعات للتواصل مع زملائك في العمل عن بعد ستلاحظ أنك تألف شكل وجهك كما لم تألفه من قبل. التواصل من دون الحضور على أرض الواقع هو أمر صعب حتمًا، وذلك إذا ما أردنا معرفة النوايا والغاية الحقيقية من تفاعلات الشخص معنا. تحديد المناطق الزمنيّة المختلفة حول العالم بدقة أمرٌ ليس بالسهل ولاسيّما أثناء العمل وتوزيع المهام، لذلك هنالك مواقع رائعة لمساعدتك في ذلك مثل Every Time Zone و Timezone.io . تنوّع المناطق الزمنيّة في مجال العمل عن بعد مُذهل حقًّا! فتخيّل أن العمل يجري على مدار 24 ساعة يوميًّا، حتى وأنا أغط في نوم عميق فإن هنالك أحد ما يعمل في ذلك الوقت، أليس هذا رائعًا؟ إذا كان باستطاعتك، قم بتخصيص وقت محدد لاجتماعاتك ومقابلاتك مع زملائك في العمل وسخّر الوقت المتبقي في التركيز على عملك. بالنسبة لي أخصّص وقتي في الصباح من أجل المقابلات أو المحادثات مع زملائي حتى أتفرّغ بشكل كامل للعمل ليلًا. تواصل قدر الإمكان مع زملائك واحصل منهم على توجيهات ونصائح دومًا، فالعمل بشكل أعمى وعلى غير هدى يقتل الكثير من وقتك ويتعبك. إذا كانت لديك سيّارة فقد تنسى تمامًا ساعة الازدحام اليوميّة التي لطالما عانيت منها سابقًا وأنت ذاهب أو عائد من عملك. فعندما تتذكر تلك اللحظات العصيبة من الانتظار الطويل قد تلوم نفسك كثيرًا، ثم لا تلبث أن تكون ممتنًّا أن حصلت على فرصة العمل عن بعد ولم تعد مضطرًّا للعودة إلى ذلك المستنقع المُزدحم. قد يغار من حولك من سهولة عملك وسلاسته. فالعمل السهل اليسير مطمع الكثيرين وأول ما يسألني عليه الناس عندما أتحدّث لهم عن عملي عن بعد. لذا لا ضير في مساعدتهم وتوجيههم إلى محاولة تحصيل فرصهم للعمل عن بعد هنا أو هنا. أدوات وبرامج العمل عن بعد هي الأساس. فلم نكن لنستطيع أن نحافظ على فريق Buffer وأن نضمن استمراريّة عمله قبل 10 سنوات من الآن، فالتطور البرمجي الحديث ساعدنا كثيرًا، وأنا شخصيًّا ممتنّةٌ جدًا لجميع البرمجيات والأدوات التي كانت عونًا لنا في فريق Buffer. يمكنك في بعض الأحيان استخدام الرموز التعبيرية في المحادثات (GIFs و الايموجي) للاستعاضة عن التعابير الحقيقية. فقد أرفقنا في منصّة سلاك الخاصّة بفريق Buffer الكثير والكثير من التعابير كـ Slackmojis و Bitmojis و Giphy. إذا كنت محظوظًا وسنحت لك الفرصة للعمل عن بعد فساعد الآخرين من حولك وعرّفهم بهذه الفرص الرائعة وساعدهم على تحصيل عمل لهم أيضًا. المزيد من أجلك إذا كنت تعمل مسبقًا عن بعد فأود حقًّا سماع تجربتك الفريدة. هل لفت أي من الدروس التي طرحتها سابقًا انتباهك؟ ماذا كنت لتضيف أيضًا إلى هذه القائمة؟ أودّ حقًّا الاطّلاع على قائمتك والتعرّف على رأيك في ذلك الصدد. ترجمة -وبتصرف- للمقال ‎40 Lessons From 4 Years of Remote Work لصاحبته Courtney Seiter

حسنًا، أن تُتاح لك فُرصة للعمل عن بعد وأن تختار المكان المناسب لتمارس ذلك العمل، سواءً في المنزل، المقهى، أندية (مساحات) العمل التشاركيّة أو في أي مكانٍ تشتعل فيه نشاطًا وهِمةً، أن يُتاح لك كل ذلك معناه أن بإمكانك رسم روتينك الصباحي الخاصّ كما يحلو لك، فلم تعد بحاجة إلى تضييعه في التنقّل والمواصلات. لقد خُضّت في السنوات القليلة الماضية الكثير والكثير من أنماط الروتين الصباحي، وهذا في الواقع قادني إلى حقيقة أن لا وجود لروتين يوميّ مثاليّ لجميع الأشخاص أو حتى لي على الأقل. فما انفكّ روتينِيَ اليوميّ يتغيّر ويتحسّن باستمرار. لا يمكنني إحصاء عدد المرّات التي نجحت فيها بتنظيم روتنيَ المثالي قبل أن يطرأ خطبٌ ما، كأن أضّطر إلى السفر مثلًا، وتتشوّه لوحة الروتين المثالي التي بالكاد رسمتها. وعندما أعود من سفري إلى المنزل أحاول سدىً أن أُتابع روتينيَ من حيث توقّفت لأكتشف بأن عليّ أن أبدأ من نقطة الصفر وأُعيد بناء روتينيَ من جديد. حتى أنّني قد أُهمّ إلى النادي لأمارس بعض التمارين أستعيد بها نشاطي وهمّتي للبدء بروتينِ الصباح المثالي من جديد. لقد سنحت لِيَ الفرصة منذ مدّة قصيرة بأن أقوم بمقابلة مع مجموعةٍ مميّزة حول روتينيَ اليومي، وتطرّقت فيها إلى تفاصيل الروتين الخاص بي و واستعرضت فيها أيضًا فلسفتيَ الخاصّة عند الفشل في الالتزام بروتين معيّن وعدد المرّات التي قد يتغيّر فيها روتين المرء قبل أن يستقر على روتينٍ ثابت. وسنستعرض فيما يلي مُقتطفات موجزة من تلك المقابلة، أما المقابلة الكاملة فهي مُرفقة في منشور على هذا الموقع، ومن أجل التبحّر أكثر فيما يتعلّق بأنماط الروتين الصباحيّة فقد قامت تلك المجموعة بتأليف كتاب كامل في هذا الصدد. ما هو روتين صباحك اليوميّ؟ حسنًا، قبل كل شيء أحرِص على الحصول على قدرٍ كافٍ من ساعات النوم (سبع ساعاتٍ ونصف). النوم عُنصر أساسيّ لتهيئة جسدك وإمداده بالطاقة اللازمة ليومٍ حافل! أما عن روتينيَ الحاليّ، فيبدأ بالاستيقاظ مبكّرًا، نحو الساعة السادسة والنصف صباحًا، وأباشر يومي بشُرب نِصف لتر من الماء، لأتفحّص بعد ذلك بريد الشركة الإلكتروني لإستقصاء أي رسائل طارئة. بعد ذلك ألتفت إلى نصف ساعةٍ أُخصّصها للتمارين الرياضيّة (السباحة والجري)، ثم لدي عشرُ دقائق من الاسترخاء في حمامٍ بخاري دافئ، وأخيرًا أُكافئ نفسي بوجبة إفطار خفيفة وأنطلق إلى عمل اليوم. هذا التسلسل في الواقع يعطيني أفضل بدايةٍ ليومي، يُسهم في تدفّق هرمون الاندروفين في جسدي، ويعطيني دفعةً قويّة من النشاط والحماس لإحراز أفضل تقدّم في العمل. بالرغم من كلّ الطاقة الإيجابيّة التي يمنحني إيّاها هذا الروتين إلّا أنّني أعجز دائمًا عن المحافظة عليه. كيف تغيّر روتين يومك في السنين الماضية، وهل ما زال روتينك في تبدّل مستمرّ، تضيف إليه تارةً وتحذف منه أنشطةً تارةً أخرى؟ في الواقع إن روتينيّ اليومي يتغيّر باستمرار، وإني شخصيًّا أرى أن ذلك طبيعي جدًا. الروتين يغدو أداةً قويّة عندما يصبح عفويًّا، بمعنى أنه يتحوّل إلى عادةً راسخة لا تحتاج إلى التفكير ولا حتى إلى الإرادة للقيام بأنشطته. ولكن إذا ما افتقر الروتين إلى الاستمراريّة، فإنّه ما يلبث أن يضمحلّ ويغدو طرازًا قديمًا لا تشعر بالرغبة بالالتزام به. ركّزت في السنوات الماضية في تعديلات روتينيَ الصباحي على تقديم فترة التمارين الرياضيّة لتصبح أولى نشاطاتي وأهمّها. أما عن شرب الماء، حيث أشرب لترًا كاملًا على دفعات منذ استيقاظي حتى الساعة العاشرة والنصف، فقد طوّرت هذه العادة مؤخّرًا. هل تختتم يومك قبل النوم بأيّ نشاط يساعدك على بدء صباحك التالي بهمّة؟ حسنًا قبل أن أخلُد إلى النوم أُعدُّ ملابس الرياضة أو السباحة، حتى لا أحتاج إلى فعل ذلك في الصباح، فهذا قد يأكل دقائق من برنامجيَ الصباحيّ، وأنا لا أريد ذلك. وأضع هاتفي الذكي لشحنه في الجهة المقابلة من مكان نومي، لماذا؟ حسنًا كي أتفادى استعماله مباشرةً بعد استيقاظي. لي بعد ذلك ثلاثون دقيقة من القراءة على جهاز الكندل (Kindle) الخاص بي، وأستعين بجهاز كندل (وهو جهاز مُخصّص للقراءة، ويتميّز بشاشة تُسهّل القراءة وتُريح العينين) لأبتعد قليلًا عن الشاشات المُضيئة ولأسهّل على نفسيَ النوم. في معظم الأحيان أقرأ المجلّات والصحف حتى أتناسى أعباء ومهام اليوم وألقيها جانبًا لفترة قصيرة. هل تُجيب على البريد الإلكتروني مع استيقاظك مباشرةً أم أنّك تُؤخّر ذلك إلى وقت لاحق من برنامجك؟ في الواقع أتفحّص عادةً البريد أوّلًا بأوّل لأرى إن كانت هنالك أي رسائل طارئة، ولكنّي نادرًا ما أجيب على الرسائل مباشرةً. وذلك لأني أرى أن هنالك مهامًا في الصباح تستحق أن أسخّر لها ذروة حيويّتي وهمّتي أوّل استيقاظي. هل تتفحّص هاتفك كثيرًا في الصباح؟ كما ذكرت سابقًا فإني أتفحّص هاتفي مع انطلاقة صباحي من أجل أي بريد طارئ، ولا استخدمه بعد ذلك حتى أفرُغ من تمارينيَ الرياضيّة. وخلال الفطور استخدم هاتفي مجدّدًا لتصفّح آخر الأخبار على وسائل التواصل وقراءة بعض المقالات مُستخدمًا تطبيق بوكيت (Pocket)، لتتسنّى ليَ الفُرصة لاحقًا لإضافة التعليقات على وسائل التواصل وتوظيف ما قرأت في مقالاتي في Buffer. ما أهمّ نشاطٍ لك في روتينك الصباحي؟ هذا يعتمد على اليوم بحدّ ذاته، فأنا غالبًا ما أُضفي طابعَ عملٍ مميّز لكل يوم. ففي بعض أيامي أركّز على دعم وإدارة فريقيَ الرائع في Buffer. وفي بعضها الآخر أعمل على موضوع الإنتاجيّة، أضع فيها النقاط على الحروف وأهيّئ خُططًا جيّدة لزيادة الإنتاجية ودعم استراتيجيات العمل، وقد أجري بحثًأ معمّقًا لحاجات الزبائن ومعايير المُنتجات المطلوبة، لأقتنص أي فُرصة سانحة. وخصّصت كذلك يومًا في الاسبوع أُطلق عليه "أربعاء العمل الشاق"، حيث أؤجّل فيه معظم اجتماعاتي، وأصبّ جُلَّ تركيزي ووقتي في التمحّص والقراءة لأنظّم استراتيجات بعيدة المدى وأضع الخطط المستقبلية. هل تتمكّن من ضبط روتينك في الأيام التي تضطر إلى السفر فيها؟ في الحقيقة تصبح المحافظة على الروتين المعهود صعبةً مع الانتقال إلى بيئة جديدة، هذا الأمر لا خلاف فيه. ولكنّي مع ذلك أحاول الحفاظ على الركائز الأساسية في روتينيَ الاعتيادي وهي النوم الجيّد والرياضة وشرب الماء أولًا بأوّل، ولا أجاهد نفسي لكي التزم بحذافير البرنامج الذي تطلّب مني أسابيع للوصول إليه، ولكنّي أُحاول ما استطعت أن أُحافظ على الأمور المهمّة والأساسية فيه. ماذا تفعل عندما لا تستطيع الالتزام بروتينك الاعتيادي، وكيف يؤثّر ذلك على سير ومجريات يومك؟ اعتدت سابقًا أن أسمح لروتين واحدٍ غير ناجح أن يُفسد علي باقي مهاميَ الروتينيّة أو حتى يُفسد يومي. إلّا أن نظرتي وفلسفتي الآن مُختلفة، فأنا الآن أعتقد أن الحياة سلسلة متتابعة ومتغيّرة من الروتين وليست روتينًا واحدًا ثابتًا. لذلك عندما أعجز عن القيام بروتينٍ معيّن فهذا يعني أن عليّ تخفيف نشاطٍ أو اثنين من قائمتي وأعود إلى الركائز الأساسيّة وهي كما ذكرت سابقًا: النوم الجيّد، الرياضة وشرب الماء. عندما أعجز حتى عن القيام بأحد المهام الرئيسية السابقة أو عندما أعود لبناء روتينيَ من جديد بعد رحلة سفر طارئة، عندها ألجأ إلى تخفيف الوقت أو الجهد في كل نشاط، فمثلًا قد أمارس الرياضة لمدّة عشر دقائق بدلًا من ثلاثين، أو قد أقطع ربع ميلٍ سباحةً عوضًا عن ميل. المفتاح والسر في المحافظة على الروتين المثالي يكمن في المواظبة على كل نشاط من نشاطات الروتين ولو بدرجةٍ بسيطة. وعندما تستقرّ تلك النشاطات وتجد مرساها في برنامجي انتقل عندها إلى تطويرها بشكل أكبر. المزيد من أجلك نحن مهتمّون لوجهة نظرك لذا شاركنا ذلك في تعليقاتك. ما هو روتين صباحك اليوميّ؟ وهل يتغيّر بشكل مستمرّ؟ هل لفت نظرك أي من النشاطات اليوميّة التي ذكرتها؟ ترجمة -وبتصرف- للمقال My Morning Routine As A Remote CEO And Why It’s Always Changing لصاحبه Joel Gascoigne

ثمة حاجةٌ ملحة اليوم إلى تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة الشخصية. حسنًا، دعونا لا نترك الأمر مجرد موضع نقاش، ولماذا لا نقوم ببعض الإجراءات ونبّت في تنفيذها؟ في واقع الأمر يُعد عدم وجود توازن سليم بين العمل والحياة الشخصية أمرًا ليس جيدًا لأي شركة كانت؛ بسبب ما يترتب على ذلك من خسارة في إنتاجية الموظف وولائه إزاء شركته. هل تعلم أنه من الضروري للغاية تحقيق توازن ورفاهةً تلبيان احتياجات شركتك وموظفيك؟ نحن نقدم لك هذه الحقائق حتى نساعدك على فهم هذه المسألة وإفادة عمل شركتك. يُتوقع من كلا المدراء التنفيذيين وموظفي الموارد البشرية أن ينظروا في استراتيجيات ناجحة تتعلق بتحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية، وأن ينفذوها داخل المؤسسة، وهذا يأتي من إطلاق (مبادرات) الرفاهة داخل مكان عملك. قد يصعب تحقيق هذا التوازن لكن الفوائد التي ستحصل عليها من تحقيقه كبيرة ويمكن أن تساعد في حماية شركتك. حيث سيشجع التوازن الصحي والمتسق بين العمل والحياة الشخصية على الإنتاجية، وعلى خلق بيئة عمل مزدهرة. وفيما يلي بعضًا من الأمور المهمة التي يجب وضعها في الحسبان: التطوير والمكاسب يمكن أن يؤدي الإجهاد داخل العمل وخارجه إلى انخفاض إنتاجية الموظف وقيمة العمل لديه. لذا فإن تطبيق خطة قوية تتضمن تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية، وتحقيق الرفاهة للموظف، قد يساعد في تقليل إجهاد الموظفين وبالتالي تحسين إنتاجيتهم في العمل. يمكنك دائمًا محاولة القيام بمبادرات لإدماج الموظفين أو إجراء استطلاعات للحصول على الملاحظات من أجل التخفيف من الإجهاد وزيادة الانسجام داخل الشركة. خدمة عملاء أفضل تضيف ساعات العمل الإضافية طلبات غير ضرورية على الموظفين، الأمر الذي يضعهم في حالة ضغط مما يجعلهم مستائين، وهذه النتيجة ليست بالجيدة؛ لأنها تثني العملاء والزبائن عن التعامل مع الشركة مما قد يسبب في تدمير أهداف الشركة. لكن بدعم تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة الشخصية يستطيع موظفيك أن يبلوا بلاء حسنًا في تحقيق مهمة الشركة وأهدافها. تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية مطلبًا للموظفين إن معظم موظفي الجيل الحالي لا سيما جيل "X" (المواليد بين عاميّ 1965 و1980) وجيل "Y" (جيل الألفية) لديهم توقعات أعلى عندما يتعلق الأمر بخلفية الشركة. فهم يتوقعون من أصحاب العمل أن يفهموا أن لديهم حياة خارج نطاق العمل وأن يراعوا ذلك. وفي الواقع فإن أحد الأسباب الشائعة التي تجعل الأفراد يتخلوا عن وظائفهم يتمثل في مشكلة إيجاد التوازن بين العمل والحياة الشخصية. لذا حاول الحفاظ على توازن جيد لتساهم في تعزيز ولائهم للشركة. عندما نتحدث عن التوازن بين العمل والحياة الشخصية عليك أن تفهم أولًا أن تحسين الأداء الوظيفي وتحقيق الرفاهة في مكان العمل أمر يكترث له موظفيك أيضًا. ويمكن لخبراء الموارد البشرية المساعدة في البحث عن طرق لتنفيذ حلول مسألة غياب هذا التوازن بما يلائم أهداف الشركة. وتذكر أنه في كل مرة سيكون الحل دائمًا مختلفًا. إن توصلت إلى التوازن الصحيح، فسيساعد ذلك بالتأكيد الشركة على الاحتفاظ بالموظفين وزيادة مستوى التزامهم وإنتاجيتهم، ورفع معنوياتهم واعتزازهم بأنفسهم في الوقت ذاته. إلا أنه تفشل الكثير من أساليب وجهود تحقيق التوازن بين الحياة والعمل الشخصية التي تبذلها مختلف الشركات التجارية بسبب أن تلك الشركات تنحو إلى إطلاق الأحكام أولًا، والتلفظ بالكثير من الأشياء السلبية وعدم فعل شيء، وبالتأكيد لن تُحدث تلك الخطابات الحماسية التي يتلقاها الموظفون أي فارق. وسينتاب الموظفون في الأغلب الشك بشأن أي تغييرات تدخلها على القوانين حتى يروها قيد التنفيذ. يمكن أيضًا لخدمة إدارة الموارد البشرية تقديم توصيات أو اقتراحات معينة تلبي متطلبات الشركة فيما يتعلق بهذا الأمر. وبتعلمك كل هذه المعلومات لن تصبح قادرًا على مساعدة موظفيك وحسب، بل شركتك أيضًا. إن الأمر بمثابة علاقة أخذ وعطاء، وتحقيقه سيعود بالنفع على الجميع. ما أفكارك حول موضوع التوازن بين العمل والحياة الشخصية؟ هل ترى أن منح الموظفين التوازن بين العمل والحياة الشخصية وسيلةً جيدة لتعزيز ثقافة الشركة وخلق بيئة عملية أفضل؟ ترجمة- وبتصرف- للمقال How Work-Life Balance Will Benefit Your Company

إن أرت أن نتصارح مع بعضنا بعضًا، فإن جميعنا نرغب في أن نكون أكثر إنتاجيةً. إلا أنه يُمثل أحيانًا هذا الأمر تحديًا. ما يعنيه أن تكون في حالة "اتصال دائمة" في وقتنا الحالي، هو وجود المزيد من المشتتات أكثر من أي وقت مضى. سأشارككم في السطور أدناه ستًا من طرقي المفضلة لزيادة الإنتاجية في العمل. إذ أن الأمر ينحصر في مجمله في التصرف بذكاء بشأن كيفية إدارة وقتك وطاقتك. لكن يجب أن أنبه إلى أمر واحد وهو أنه قد لا ينجح معظم ما سأذكره هنا إذا كنت في شركة ذات ثقافة سامة. حيث يجعل هذا تنفيذ هذه الأفكار أمرًا صعبًا. إلا أنه بغض النظر عن ذلك ما يزال في وسعك جني بعض الفوائد وزيادة إنتاجيتك ببذل القليل من الجهد. لهذا دعنا نبدأ. 1. تقسيم الوقت إلى أجزاء صغيرة أود أن أقدم مفهوم "تقنية بومودورو" (أو تقنية الطماطم) إلى أولئك الذين قد لا يكونون على معرفة به. أظهرت بعض الأبحاث أن الدماغ لا يمكنه التركيز فعلًا سوى لمدة خمسة وعشرين دقيقة في المرة الواحدة على مهمة منفردة. وعليه تتمثل القاعدة التي تقوم عليها تقنية بومودورو في أنك تؤقت لنفسك مدة عمل لا تتجاوز الخمسة والعشرين دقيقة، ثم تأخذ قسطًا من الراحة لمدة خمس دقائق، تستعيد فيها نشاطك بسرعة. وهي تقنية رائعة تساعدك في الحفاظ على وقتك. من المهم أيضًا أن تبقى مسترخيًا، وتحافظ على هدوئك، وأن تشعر بالراحة. حيث تظهر الدراسات أنك تصبح أكثر إنتاجيةً عندما تكون مرتاحًا جيدًا. لا تضيع وقتك في الاجتماعات، وفي العمل على مشاريع ترى أنها ليست مهمة. يقوم تطبيق أسانا Asana بأجراءٍ يُسمى "عدم عقد اجتماعات في أيام الأربعاء" حيث يخصص ذاك اليوم تحديدًا للعمل المتواصل. 2. تعلّم كيف تقول لا تُعد هذه الخطوة أحد أعظم الدروس التي تعلمتها على الإطلاق، بالنظر إلى ضرورة تعلّم كيفية قول لا. وقد يكون هذا صعبًا؛ لأننا نريد جميعًا أن نتصرف بلطف تجاه بعضنا بعضًا، ونحرص على إبقاء علاقات جيدة مع زملاء العمل. لكن يوجد العديد من الطرق لتعلم كيفية قول لا بفعالية. قال وارن بافت (رجل أعمال شهير) ذات مرة، ومن الحكمة أن نستمع إلى نصيحته. 3. اعثر على البيئة المناسبة يعد هذا الأمر أكثر أهميةً مما تتصور. سيساعدك العثور على المكان المناسب للتفكير والتركيز على زيادة إنتاجيتك في العمل. بل ويمكن حتى لأشياء مثل نوع الإضاءة أن تؤثر كثيرًا في مدى إنتاجيتك. لقد اطلعت على مقالات توصي بأنه يجب أن تكون لديك إضاءة طبيعية ومشرقة حتى تستطيع أن تكون منتجًا، وقرأت مقالات أخرى تدعو إلى خفت شدة الإضاءة. أرى أن الأمر يعتمد على أيًا كان ما تفضله. فعلى سبيل المثال، أحب شخصيًا خفت الإضاءة، وأجده يبعث على الهدوء ويساعدني على التركيز. تتمثل النقطة الأساسية هنا في العثور على بيئة تستطيع من خلالها أن تكون في مجال سيطرتك وتكون أكثر إنتاجية. 4. انفرد بنفسك لزيادة إنتاجيتك في العمل يقول العديد من كبار المديرين التنفيذيين أنهم يحبون مباشرة العمل في وقت مبكر حتى يتمكنوا من التركيز. لكن ليس بالضرورة أن يكون البدء في وقت مبكر هو الحل، لا سيما إن كنت شخصًا غير صباحيًا (مثلي). ما الحل؟ يتعلق الأمر ببساطة بذلك الوقت الذي تقضيه منفردًا. أزل جميع مصادر التشتيت. وأغلق هاتفك، وأرتدِ سماعات رأس مع الاستماع إلى النوع المناسب من الموسيقى لتحسين إنتاجيتك. أو أفعل ببساطة ما يناسبك. كما أوصيك بالعمل من المنزل على الأقل يوم واحد في الأسبوع إن كان سيسمح لك مديرك بفعل ذلك. وستستطيع أن تنجز أفضل ما عندك في ذلك اليوم. إن كنت بحاجة إلى بعض الحجج لإقناع فريقك بشأن هذه الفكرة، فإنني أوصي بالتأكيد بمشاهدة محاضرة مذهلة ألقاها جيسون فرايد (مؤسس شركة 37 إشارة 37Signals) على منصة تيد TED، بعنوان "لماذا نفتقد إلى الإنتاجية في العمل". 5. استخدم الأدوات المناسبة لتحقيق المزيد أنصحك باستخدام مجموعة من الأدوات التي تساعدك في على إدارة عملك. وإن فعلت هذا بالطريقة الصحيحة فستزيد إنتاجيتك بدرجة كبيرة. فعلى سبيل المثال، من المهم أن تحرص على تدوين جميع أفكارك باستخدام أداة مثل إيفرنوت Evernote. وسأشارككم أدناه المزيد من الأدوات التي استخدمها لتسهيل إدارة عملي. Sqwiggle: يستخدم موقع أوفيس فايب Officevibe هذا البرنامج يوميًا. حيث تجعل هذه الأداة مشاركة الأعمال سهلًا للغاية بغض النظر من أين تعمل. ورغم عدم وجود ميزة مشاركة الشاشة، إلا أنه أحد المنتجات المفضلة لدي. بالإضافة إلى أنه مجاني لغاية ثلاثة أشخاص، فيمكنك تجربته الآن بسهولة. Trello: يمنحك صورة واضحة لما أنجزت، وما الذي تعمل عليه، وما الذي تبقى فعله في لوحة واضحة وسهلة القراءة، ليجعل حياتك أسهل بكثير. Yammer: إن كنت تعمل في فريق يتجاوز عدده العشرة أشخاص، فإنني أوصي بأن يكون لديك شبكة اجتماعية داخلية لمشاركة الروابط والأفكار، وللتواصل مع أعضاء الفريق. Google Hangouts: يعد هذا التطبيق بديل مجاني رائع لبرامج مثل ويب إكس WebEx أو جوين مي join.me. وشخصيًا استخدمه بكثرة. بالإضافة إلى أنه ملائمًا للغاية لإجراء النقاشات المباشرة عبر مكالمات الفيديو. Google Docs: أحب هذه الأداة كثيرًا. فكل شيء موجود على السحابة الإلكترونية، ويمكن الوصول إليه من أي مكان، وكل الأشياء تُحفظ تلقائيًا. أدون جميع كتاباتي مبدئيًا على مستندات جوجل. Grooveshark: من الجيد الاستماع أحيانًا إلى بعض الموسيقى أثناء وجودك في مكان العمل. وهذا البرنامج هو قطعًا أحد برامجي المفضلة. Pomodoro Timer: ترتبط هذه الأداة بتقنية بومودورو التي ذكرتها مسبقًا، فهي تساعدك على إدارة وقتك بكفاءة في أجزاء زمنية صغيرة مدتها خمس وعشرين دقيقة. Greenshot: أداة لتصوير الشاشة، وهي ضرورية لأي مستخدم للحاسوب. لكنني لم أتمكن من العثور على أي أداة أخرى تضاهي جودتها لمستخدمي حواسيب ماك. Feedly: يمكن القول بأنها أهم أداة من بين جميع الأدوات التي استخدمها. وذلك لأنها تبقيني على اطلاع دائم بأحدث الأخبار من مواقع الويب المفضلة لدي. Workflowy: يعد إحدى أدواتي المفضلة لتدوين الملاحظات، واستخدمه بانتظام. وإذا كان هذا التطبيق مفيدًا لمات كاتس (مهندس برمجيات لدى شركة جوجل)، فهو بالتأكيد مفيدًا لي. 6. فوّض المهام البسيطة إن كنت تشبهني بشيء، فأنت لديك على الأغلب قائمة مهام أكبر مما تستطيع التعامل معها. وقد يبقيك الكم المتراكم من الأفكار مشغولًا لسنوات. يجب أن تقبل حقيقة أنه يستحيل عليك إكمال جميع المهام في قائمتك، إن كنت ترغب في زيادة إنتاجيتك في العمل. ولهذا أوصيك بتفويض بعض مهامك، وأعني بذلك أن تفوّض فعلًا. عندما أشدد على أن "تفوّض فعلًا" فهو لأنه في كثير من الأحيان عندما يفوّض المديرون مهمة ما إلى موظفيهم ينتهي بهم الحال إلى إقحام أنفسهم وإدارة المهمة جزئيًا. وهذه مضيعة لوقت كلا الطرفين. في حال لم يكن لديك من تفوّضه بالمهمة، فلا تتردد في استخدام أحد مواقع الويب لتنفيذ المهام الصغيرة. يمكنك استخدام مواقع مثل Elance، و Fiverr ، و Upwork، و TaskRabbit، و Mturk، أو أي موقع آخر تعرفه، بناءً على نوع المهمة. أدر طاقتك تناسب هذه الطريقة في الواقع المستخدم الأكثر تقدمًا، الذي لديه وقتًا لتكريسه لتعلم هذه المهارة وممارستها، ولكن إذا تمكنت من اكتساب هذه المهارة، فستتغير طريقة عملك وتفكيرك جذريًا. إن كنت ترغب في الارتقاء بمستوى إنتاجيتك إلى المستوى التالي، فإنني أوصي بقراءة كتاب توني شوارتز "قوة الانخراط الكامل" (The Power of Full Engagement). يقوم الكتاب أساسًا على فكرة التركيز على إدارة الطاقة بدلًا من إدارة الوقت. قد يكون مفهومًا يصعب إدراكه لكنه في الوقت ذاته قويًا جدًا. يتعلق الأمر في نهاية المطاف بإنشاء نظام روتيني يطور من إنتاجيتك. فعلى سبيل المثال من الأشياء التي يوصي بها توني في كتابه: النوم والاستيقاظ وفق جدول ثابت، ممارسة التمارين بانتظام، إيجاد توازن جيد بين العمل والراحة. وإن كنت لا تعرف من هو توني شوارتز فأنصحك بشدة بالتعرف عليه. ما رأيك في هذه النصائح لزيادة الإنتاجية؟ إن هذه ليست سوى بعض النصائح البسيطة وغير المكلفة. لكن يوجد العديد من الطرق الأخرى التي تمكّنك من زيادة الإنتاجية في مكان عملك، لا سيما تلك التي تتعلق بتحسين جودة التفاعلات داخل مكان العمل. ما الذي تفعله أنت لزيادة الإنتاجية في العمل؟ هل لديك أي أفكار إبداعية لتطوير الإنتاجية تود مشاركتها؟ ترجمة- وبتصرف- للمقال ‎6 Simple Ways To Double Your Productivity at Work

هل سمعتَ يومًا عن المعجزة الصباحيّة؟ إنّه اسم كتاب لهال إلرود، والذي يعد صيحة في عالم رُوّاد الأعمال والمشاريع التجاريّة عبر الإنترنت. لقد قرأته وأعتقد أنّه عليك أنت أيضًا قراءته. لماذا؟ حسنًا إنّه يساعدك في تغيير طريقة تفكيرك عندما يتعلّق الأمر ببدء كل يوم من أيام حياتك بالطريقة الصحيحة. آمل أنّك تعرف أنّ بدءك ليومك بتصفُّح بريدك الإلكتروني ليست الطريقة الصحيحة لفعل ذلك... إذا كنت تفعل هذا الأمر، فأنت بحاجة لتغيير جدول أعمالك في أسرع وقت ممكن! لقد تطلّب مني الأمر كثيرًا شخصيًا لأتعلّم هذا الدرس. ولكن بمجرّد معرفة ذلك، تغيرّت أحوال أعمالي نحو الأفضل بكثير. لقد قادرة على تنفيذ ذلك أيضًا مع عملائي الاثنين المتبقيين في مشاريع المساعدة الافتراضيّة. صدقًا، لقد تغيّرت أعمالي (ومستوى ضغط العمل) بنسبة 100%. بدلًا من تجد نفسك متورطًا في إخماد الحرائق أو إخراج كل ما تبقى من طاقتك الإبداعيّة بالتعامل مع مشاكل خدمة العملاء أوّلًا (والتي عادةً ما تكون 90% سلبيّة)، يمكنني أن أبدأ يومي بالتخطيط المسبق لليوم، والتمارين، وجدول القراءة، وغير ذلك. كيف تبدو معجزتي الصباحيّة؟ إنّ هذا هو الجزء الأكبر الذي أكافح من أجله على ما يبدو، ولكن أنا أم لأطفال صغار، ونعلم جميعًا أنّ الحياة نادرًا ما تسير وفق ما نخطّط له. تعلم أن وجود خطة وبذل قصارى جهدك هو الأهم هنا. الدعوة للاستيقاظ أستخدم ساعة بافلوك الذكيّة لتساعدني على الاستيقاظ كل يوم صباحًا الساعة 4:00 تقريبًا في كل أيام الأسبوع. لقد اشتريت هذه الساعة بعدما سمعت مانيش سيثي (أخ راميت) يتحدّث عنها في إذاعة بات فلين. ونظرًا لكوني متخصصة سابقة في علم النفس، فإنّني أحب كل الأشياء المتعلقة بالسلوك النفسي: لماذا نفعل هذا الأمر؟ كيف يمكننا إجراء تغييرات جذريّة دائمة عندما يرتبط الأمر بعاداتنا؟ لا عجب في أنّني وجدت أنّ الساعة الذكيّة "بافلوك" مثيرة للاهتمام، وقررت شراء واحدة لتكون واحدة من الأجهزة التي أضعها على رسغي. وعلى الرّغم من الميزات الكثيرة فيها، إلّا أنني أستخدمها بحزْم كمنبه في الوقت الحالي. لماذا؟ في الواقع إنّها تهتز وتصعقني عندما يحين وقت استيقاظي من النوم ونزولي عن السرير. صحيح أنّها ساعة تنبيه أيضًا، لكن وجهة نظري هنا تكمن في أنّها الوحيدة القادرة على إيقاظي، لا أحد آخر. إنّ نوم أطفالي خفيف، ولذلك فإنّني لا أريد إيقاظهم من النوم باكرًا عندما أستيقظ عند الفجر. ما قبل الإفطار إذًا؛ وبعد أن أُصاب بالصدمة مرة واحدة أو مرتين، أفرك عيني لأستيقظ من النوم وأتوجه للمطبخ لأعُدّ لنفسي (بكل هدوء) قطعة من الخبز المُحمّص وأضيف إليه زبدة الفول السوداني مع الموز، وأمشي ببطء للطابق الطابق السفلي وأذهب لمكتبي. عادةً ما أشرب فنجان قهوتي الأوّل مع الخبز المحمّص الذي أحضره، والذي يمدني بالطاقة التي أحتاج لها. أتناول طعام الإفطار وأرتشف كوب القهوة برويّة، بينما أقرأ وردي اليومي من العبادة. أفضّل أن أستمع لجويس ماير، والتي أستمع إليها من هاتفي، إذ أحتفظ بتسجيلاتها محطة برايز أند وورشب على أمازون، والتي تم تضمينها في عضويتي. أمّا بعد ذلك، فإنني أقرأ جريدة SELF (والتي أحبّها حقًا) والتي ذكرت أنّني أقرأ منها وردي اليومي من العبادة، ثمّ أبدأ بالتخطيط ليومي. أملك خططًا مسبقة لأيامي لفترة طويلة. لقد تبيّن لي أنّها مُجدية للغاية. كما وتساعدك أيضًا على إنجاز المهام، والتركيز على الأمور الصحيحة (تحديد أهم أولوياتك)، وإتمام كل المهام. ألا تحب الأقلام المُلوّنة؟ إنّها قابلة للمحو أيضًا، أليس ذلك لطيفًا؟! كما ترى في الصورة أعلاه، فإنّ خطة عمل اليوم تشمل: جدولك اليومي. كلمات الامتنان الصباحيّة. التأمُّل في الهدف. أهداف اليوم (الأولويات الأكثر أهميّة). اقتباس تحفيزي. الدروس المستفادة (ما الذي لم يسير على ما يرام؟) الانتصارات (بمَ تحتفل؟) كلمات الامتنان المسائيّة. تعد مجلة SELF الرفيق المثالي لك لمدّة 12 أسبوعًا في العام والمعجزة الصباحيّة. أنا حاليًا في دورتي الثانية من الـ 12 أسبوعًا وأطبّق الأمر جيّدًا! (لا سيما مقارنة بدورتي الأولى، والتي تخبطت فيها كثيرًا في البداية). تطوير الذات إذًا؛ بعد أن أخطط ليومي مسبقًا، يحين الوقت للقراءة لتطوير ذاتي. أملك الكثير من الكتب على الرف الخاص بي، وعلى تطبيقيْ كيندل وأودابل (الإصدار التجريبي المجاني المُفضّل من مجموعة أمازون). أقرأ في هذه الفترة الكتاب اللمثير للدهشة Tools of Titans للكاتب تيم فيريس. إنّه كتاب رائع ومثالي لقراءة القليل منه بضع دقائق! تحريك جسدي أطبّق في في بعض الأحيان تمارين اليوغا المفضلة لديّ لمدة 5 دقائق من يوتيوب، ولكنّي أتوجّه لصالة الألعاب الرياضيّة في أغلب الوقت. أهدف إلى الوصول لصالة هدفي الألعاب الرياضية حوالي الساعة 5 صباحًا لتنفيذ التمارين لمدة ساعة. وقد بدأت مؤخرًا بتطبيق التدريبات بإشراف مدربة شخصية، لذلك قد يتغير جدولي قليلًا حسب توفرها. عندما كنت أعمل بمفردي كنت أستخدم [خطة التدريب المخصصة التي اشتريتها من Hitch Fit. لا أزال أستخدمها كدليل رائع في بعض أيام الأسبوع التي أعمل بها وحدي. أجمع ما بين تدريب القوة والقلب في كل تمرين، والذي يبدو حاليًا كالتالي (في أيام تدريبي الخاصّة): الركض لمسافة لا تقل عن 1.5 ميل (بسرعة 6.4-6.7 ميل في الساعة - اعتمادًا على مدى صحوتي/نشاطي). تطبيق المجموعة الأولى من تمارين القوّة. الركض مسافة ميل آخر. تطبيق المجموعة الثانية من تمارين الأوزان. الركض لمسافة نصف ميل آخر. تطبيق مجموعة إضافيّة أخيرة من تمارين الأوزان. أستمع إلى حلقة من البودكاست أو الكتاب الصوتي ما يجعله إلهاءً كبيرًا خلال ركضي لمسافة الثلاثة أميال! وكذلك أشرب وجبة BCAA التي أشتريها من أمازون قبل التمرين، وأمّا بعده فأشرب مخفوق البروتين اللذيذ. رُبّما تكون قد قرأت في رسالة إخبارية حديثة أنني قد التزمت (لم أسجلّ بعد، لكن ذلك سيكون قريبًا بما فيه الكفاية) بالمشاركة في مسابقة اللياقة في شهر أكتوبر. كان هذا واحدًا من أهدافي الثلاثة "ب" لهذا العام، وأنا متحمسة الآن لوضع خطة (وتاريخ) لتحقيق ذلك. ما بعد التمارين أحتاج ما يقارب الخمس دقائق فقط للوصول إلى الصالة الرياضية التي سأذهب إليها الآن، لذا فإن وقت السفر أقل بكثير من الوقت الذي ذهبنا فيه إلى YMCA. أعود على المنزل حوالي الساعة 6:30 صباحًا، وأقضي الدقائق الثلاثين التالية إمّا في تنفيذ قائمة مهامي الأكثر أولوية، أو أقرأ قصص الأشخاص الذين نجحوا في منافسات اللياقة البدنيّة. أريد أن أبقى متحمسة للمسابقة، وقراءة قصص نجاح الآخرين ستساعدني بالتأكيد. ما تبقى من اليوم تحظى منشوراتنا اليوميّة في الحياة بشعبية كبيرة. ولسبب وجيه - نحن جميعًا مختلسون للنظر، أليس كذلك؟ لهذا السبب يحظى التلفاز الواقعي بشعبية كبيرة. عادةً ما أتوجه إلى الطابق العلوي لتناول الإفطار في تمام الساعة السابعة صباحًا. أُحضّر لنفسي عجة لذيذة (بيضة واحدة كاملة، وبياض البيض، بالإضافة إلى كميات كبيرة من خضار السوتيه)، بالإضافة لما يريده الأطفال في ذلك اليوم. تحب ابنتي شيلبس مؤخرًا الخبز المحمّص مع الموز وزبدة الفول السوداني، لأنّها تريد أن تكون مثلي. أذهب للاستحمام بعد الإفطار وأرتدي ملابسي لهذا اليوم. لقد حان الوقت لبدء "يوم العمل الحقيقي". أعود إلى (أو أبدأ) قائمة مهامي الأكثر أولوية لهذا اليوم، ثم أتبع جدولي المخطط مسبقًا لبقية اليوم. أُجري المكالمات والاجتماعات في فترات ما بعد الظهر يوم الثلاثاء وصباح يوم الجمعة؛ وبالتالي أركّز فيما تبقى من وقتي على تنفيذ قائمة المهام الأكثر أولوية، بالإضافة إلى الساعات المخصّصة لمتابعة البريد الإلكتروني (من 11 صباحًا إلى 12 مساءً، ومن 4 إلى 5 مساءً). وفي تمام الساعة الخامسة أكون قد أنهيت يومي! لقد قلت هذا قبل، لكنّي أعتقد أنه من المضحك أنني التزمت بروتين عمل مشابه لما كان لديّ أثناء العمل في شركة كوربريت أميريكا. إنّه جدول مرن إلى حدّ ما، فقط صففت شعري بالأمس في الصالون، كما وجدّدت رخصة قيادتي "خلال ساعات العمل"، لكنني أميل إلى الاحتفاظ "بساعات المصرف" في معظم الأحيان. عمل المعجزة الصباحيّة إنّ الاستيقاظ مبكرًا لممارسة معجزتي الصباحيّة، والتخطيط المسبق ليومي وإجراء الاجتماعات والمكالمات الجماعية كانت بمثابة تغييرات في اللعبة بالنسبة لعملي. ليس هناك أي تخمين بشأن ما أحتاج إلى فعله عندما. ولدي الآن حدود ثابتة حول وقت عملي. كما ذكرت أعلاه، إنّها ليست مثالية؛ ولكنّ الحياة نادرًا ما تكون كذلك. إنه مخطط لي أن أعمل فيه، وإذا كنت تعرفني، فأنت تعلم أنّ جينا أكثر سعادة بنجاح الخطّة التي تضعها لنفسها. ترجمة - بتصرف - لمقال My Miracle Morning: Why I Started It and What It Looks Like! لكاتبته Gina Horkey

إنّ أحد أفضل الأشياء حول العمل عن بعد هي أنك غير محصور بالعمل في مكانٍ واحد، أو حتى قارة. يمكنك العمل من أي مكان في العالم بوجود إنترنت!. وبهذا تكون حر التنقل من مكان لآخر حسب حالتك المزاجية. هذا هو ما نحلم به على الأقل. ولكن في الواقع، نحن نبتعد عن السفر عادةً، لأن العمل من الطريق قد يكون صعبًا. بدءًا من الإنترنت المتقطع، إلى الرحلات المتأخرة، إلى خوفك من أن يعتقد العميل بأنك مختل في حال أرسلت له مسودة منشور المدونة النهائية في الساعة الرابعة صباحًا بتوقيتهم (مع أنها العاشرة صباحًا في مكانك). لا يحتسي الجميع الكوكتيل على الشاطئ بينما يتكفل المساعدون الافتراضيون في كل تفاصيل مشروعك. وهذا يعني أن العمل من الطريق لا يجب أن يكون صعبًا. وبعمل بعض التعديلات على طريقة عملك، لا يصبح العمل من الطريق ممكنًا فقط - بل يمكن أن يكون ممتعًا حتى. سأغطي في منشور اليوم 4 مشاكل واجهتها خلال عملي في الطريق، وسأشرح كيفية التغلب على كل منها وسأريك كيف تطبق الدروس التي تعلمتها أنا على عملك. لنبدأ! 1. كيف تحوّل المتاعب إلى فرص السفر مربك ولكن يعد الإرباك رائعًا لاكتشاف وجهات نظر وثقافات جديدة، لكنه قد يكون مشتتًا للانتباه عندما تحاول إنجاز عملك. لا يوجد في المتجر المحلي نوع قهوتك المفضل، ولا زلت متعبًا من السفر ولا يوجد مكان في حقيبتك لرزنامة الحائط المفضلة لك. لقد خرجت عن عاداتك، وبمعنًى آخر، قد يصبح الدخول في مزاج العمل أمرًا صعبًا. ولكن بدلًا من القلق حول هذه التحديات، أقترح أن تحتضنها! لأنه كما يمكن للسفر أن يفتح عقلك على وجهات نظر جديدة في الحياة، فهو يمكن أن يفتح عينيك على طرق جديدة للعمل أيضًا. على سبيل المثال، لم يحتوي المكان الذي أقمت به في رحلتي الأخيرة إلى برشلونة على مكتب. وبدلًا من جعل هذا يقلقني، خرجت مع حاسوبي المحمول إلى الشرفة وجلست أعمل في الشمس مع أصوات الشارع. أشجعك على القيام بهذا أينما ذهب - فقد يُحضر منظور جديد وإلهام إلى عملك. جد مقهى جيد للعمل فيه، اجلس لبعض الساعات في مكتبة محلية ضخمة وألقِ نظرة على بحث Sean Ogle حول أكثر المكاتب غرابةً في العالم. 2. كيف تتعامل مع الوصول المحدود للإنترنت أشرت في مقدمة هذا المنشور إلى أنّ أحد مميزات العمل لنفسك هي القدرة على العمل من أي مكان في العالم… مع الاتصال بالإنترنت. هذا هو أهم شيء. ومع أن العالم كله متصل على الإنترنت هذه الأيام، إلا أنك قد تجد نفسك بدون اتصال في الإنترنت أحيانًا. الآن، هناك طريقتين لمعالجة هذه الحالة: اخرج واقضِ ثلاثين دقيقة بتحريك هاتفك في الأرجاء أملًا بالحصول على إشارة ال wifi. جهز نفسك لانقطاع الإنترنت مسبقًا واستخدمه كفرصة لإنجاز عمل آخر لا يعتمد على الاتصال بالإنترنت. أوصي شخصيًا بالثانية (الأولى مرتبطة بعمل حركات غريبة وتؤدي إلى تعب يدك بعد فترة). يعد انقطاع الإنترنت لفترة قصيرة، فرصة لتنمية عملك فعلًا، إذا استخدمته بشكل صحيح. بينما يسمح لنا الاتصال الثابت بتحدي الحدود الجغرافية للعمل، فإنه يمكن أن يكون مصدرًا لتشتيت الانتباه والتوتر. لا أستطيع عد المرات التي قلت فيها "سآخذ نظرة سريعة على البريد الإلكتروني"، وأنتبه بعد عدة ساعات أنّ الشمس قد غابت وهناك الكثير من منشورات المدونة لم تكتب بعد. لا تحتاج أن تقلق عن مشتات الانتباه هذه، عندما تكون بدون إنترنت. تتضمن بعض الأشياء التي يمكنك فعلها دون إنترنت كتابة منشورات المدونة أو أجزاء من الشيفرة. ولكن يمكنك استخدام وقت عدم اتصالك بالإنترنت لمهمات بدرجات أعلى أيضًا. مثلًا، يأخذ بيل جيتس أسبوعًا مجدولًا سنويًا يسمى بـ "أسبوع التفكير"، وكما هو واضح من الاسم، فهو للتفكير فقط. يعود فضل هذه الممارسة له مع رفع بعض ابتكارات مايكروسوفت المتقدمة. حتى لو لم تكن تستطيع أخذ أسبوع كامل، يكفيك بضع ساعات للحصول على فرصة مماثلة. فكر بذلك: متى كانت آخر مرة جلست فيها لمدة 30 دقيقة لتفكر بطرق تحسين تدفق عملك، أو زيادة إيراداتك أو حتى إنشاء منتج؟ من السهل أن تشعر بأنك عالق في العمل إذا نسيت التفكير بهذه الأمور، ولكنها ضرورية لإبعاد عملك عن الركود. أيضًا وفي موضوع تحسين العمل، يجب أن تتأكد من هيكلة عملك بطريقة بحيث لا يكون عدم اتصالك بالإنترنت عدة ساعات، مصيبة. وافق على أوقات تسليم منتظمة مع العملاء في وقت مسبق، تواصل مع العملاء من خلال جدول وضعته وأخبر عملاءك أنك ذاهبٌ لمكان ما باتصال محدود للإنترنت. هذا القدر الصغير من التخطيط يأتي جنبًا إلى جنب مع التأكد من أنّ عدم الاتصال بالإنترنت لا يخفف التوتر فقط، بل يزيد الإنتاجية أيضًا. 3. كيف تدير اختلاف التوقيت مع العملاء جميعنا يعرف أن إدارة العمل على الإنترنت يزيد عدد الناس الذين تعمل معهم، ولكن هذا يعني العمل مع ناس في مناطق يختلف فيها التوقيت أيضًا. حتى لو كان معظم عملاءك على نفس توقيتك، قد يؤدي السفر لوضعك في الجزء المقابل من العالم فجأةً. قد تسبب هذه الاختلافات الصداع لك، إذا لم تديرها. لكن يمكنك تجنب المشاكل باستخدام الأدوات المناسبة والتواصل بشكل صحيح مع العملاء. أعمل حاليًا مع عملاء في مناطق بتوقيت مختلف، وأدير هذه الاختلافات باستخدام الأدوات التالية: تحديد التواصل في الوقت الفعلي قد أتصل من وقتٍ لآخر بأحد العملاء على الهاتف أو سكايب لشيء مهم، ولكني أتصل بمعظم عملائي عن طريق البريد الإلكتروني، Slack و Asana. هذا يعني أني أستطيع تسليم العمل أو الرسالة في الوقت المناسب لي - ويستطيع العملاء الرد حسب توقيتهم الخاص أيضًا. وضع مواعيد تسليم واضحة ومرنة القليل من العمل الذي أقوم به حساس جدًا للوقت. بشكلٍ عام، أتفق مع عملائي على التسليم في أيام محددة وليس في أوقات محددة. وهذا يعني أنه طالما أسلّم العمل مبكرًا في موعد التسليم بشكل منطقي (أو في اليوم الذي يسبق الموعد، بشكل أفضل)، لا يؤثر اختلاف الأوقات كثيرًا. استخدام الأدوات والتطبيقات الصحيحة لقد ذكرت سابقًا الأدوات التي استخدمتها للتواصل باختلاف الوقت، ولكني أستخدم بعض التطبيقات الأخرى لمساعدتي على البقاء في قمة الاختلافات. أولًا، لدي تطبيق World Clock على هاتفي وتم ضبطه على كل المناطق الزمنية ذات الصلة، في حال احتجت مرجعًا مناسبًا (انظر الصورة أعلاه). ثانيًا، أستخدم تطبيق Calendly لجدولة أي مكالمات أو اجتماعات على سكايب مع العملاء؛ حيث أنه يسمح لي بإدخال الأوقات التي أكون فيها متاحًا حسب وقتي الحالي، أثناء عرضها للعميل حسب منطقة توقيتهم. وخلاصة القول، لا تختلف إدارة اختلاف الوقت عن أي مفهوم من مفاهيم العمل الحر - كلها تتطلب اتصال واضح مع العملاء ومجموعة الأدوات الصحيحة. 4. كيف توازن بين السفر والعمل لن أكذب: هذا هو الجزء الأصعب للعمل في موقع مستقل، بالنسبة لي. عندما تسافر لأماكن جديدة وجميلة، يصعب الموازنة بين العمل والاستكشاف. أجد نفسي إما مشتتًا بسبب الشاطئ المحلي وأنسى العمل، أو منهمك جدًا بالعمل بسبب اقتراب موعد التسليم بحيث أبقى في الداخل طوال الوقت، ويكون الشاطئ مجرد شريط أزرق وذهبي بعيد. لحسن الحظ، وجدت حلًا سهلًا: أجدول أوقات محددة كل يوم للعمل والاستكشاف. من المحتمل أنك قد اعتدت على مفهوم جدولة أوقات العمل، ولكن جدولة أوقات للمرح يعد بنفس الأهمية - خصوصًا عند السفر لأماكن جديدة. يختلف الوقت بالاعتماد على ما أعمل وكمية الطاقة الموجودة لدي، وبدون شك سيختلف بالنسبة لك أيضًا. الجزء الأهم هو وضع موعد صارم لتسليم العمل. وهذا يجعلك تتأكد من أن تبدأ في وقت منطقي ولا تنتهي منه في وقت متأخر. أضف إلى ذلك، وجدت أنّ أوقات التسليم الصارمة، مع وعد للاستكشاف عند الانتهاء، تعد محفزًا رائعًا لإنجاز المزيد من العمل في وقت لم أعتقد أنه بإمكاني أن أفعله. لا تنسَ أن جدولك لا يجب أن يكون محددًا من الساعة 9-5. هل تريد أن تذهب في جولة حول المدينة على الدراجة صباحًا؟ هل تريد الذهاب في نزهة على أقرب جبل قبل أن يصبح الجو حارًا؟ هل تريد الذهاب للعشاء مبكرًا لتجنب الازدحام؟ كل هذه النشاطات ممكنة عندما تعمل لنفسك، ويمكنك القيام بها عند تقسيم عملك إلى أجزاء خلال اليوم بدلًا من القيام به مرة واحدة. ستكون الموازنة بين السفر والعمل تحديًا دائمًا، ولكن عمل جدول مرن، يجعل الموازنة أسهل بكثير. الخاتمة قد يبدو العمل من الطريق في البداية صعبًا، ولكن لا تدعه يوقف متعتك في استقلالية موقعك التي يمنحها لك العمل لنفسك. وباختصار، يمكنك جعل العمل من الطريق أسهل من خلال: تحويل المتاعب إلى فرص. التعامل مع الاتصال المحدود بالإنترنت على أنه فرصة للعمل بدون مشتات للانتباه. إدارة الاختلاف في الأوقات مع اتصال واضح بالعميل واستخدام الأدوات الصحيحة. جدولة الوقت للعمل والاستكشاف. ما هي تجاربك في العمل أثناء السفر؟ ما هي العقبات التي واجهتها، وكيف تغلبت عليها؟ شارك قصتك في التعليقات أدناه! ترجمة - وبتصرف - للمقال ‎4 Challenges of Working While Traveling (and How to Overcome Them)‎ لكاتبه Ransom Patterson

أنا متأكّدة من أنّني قد قرأتُ كل هذه النصائح الإنتاجية للعاملين بشكل مستقل على الأقل عشرات المرات. إنّها ليست نصيحة سيئة، وهي بالتأكيد مفيدة للبعض. (أنا استخدم طريقة بومودورو بنفسي). ولكن في هذا المقال، تشارك بينار تارهان بعض النصائح الإنتاجية للكُتّاب التي ربما لم تسمع بها من قبل. كما وأجرتْ مقابلات مع بعض الايجابيات الجادة لدعم تجربتها الشخصية. إليكَ نصيحة بينار حول كيفيّة إنجاز المزيد من العمل في وقت أقل. هل تمنيت أن تكون بعض الأيّام أطول بكثير؟ حتى مع وجود 30 ساعة في اليوم، يمكنك إنجاز الكثير. ستتعرف على قوائم مهامك، وسيكون لديك المزيد من الوقت للمتعة البحتة والأشخاص الذين تشعر بأنك تهملهم بسبب عملك. لسوء الحظ، إنّ 24 ساعة أقصى ما نحصل عليه في اليوم، وغالبًا ما تكون الأيّام مليئة بحالات تشتيت الانتباه والمقاطعات المُغرية. لذلك من الطبيعي أن يتم جذبك إلى الكتب الإنتاجيّة والمدونات. ولكن هناك شيء واحد تعلمته من خلال هذه المغريات: يمكنني تطبيق النصائح التي تلائم شخصيتي فقط. على سبيل المثال، إنّ امتلاك مساحة عمل منظمة أمرٌ رائع، ولكن يكاد يكون مستحيلًا أن تحاول الحفاظ على هذا الأمر لأطول فترة ممكنة بنظري. في بعض الأحيان، فإنّني أماطل لساعات لبدء العمل على إبداعي وإنتاجيتي، وكذلك لا يمكنني الاستيقاظ مبكرًا، أو النوم في وقت مبكّر، أو التوقف بشكل نهائي عن مشاهدة التلفاز. (أحاول بيع نسخة تجريبية تليفزيونية، وأدير مدونة ترفيهيّة). من المهم بالنسبة لي أن أكون في قمّة إنتاجيتي: أملك أربع مدونات، وثلاثة سيناريوهات أُنهي العمل عليها، وحفل مستقل على أن أحضره كمدرسة لغة أجنبية. أضفْ إلى ذلك إدماني لمشاهدة كل العروض التليفزيونية، وقراءة الكتب والمدونات، ومتابعة الأفلام. وبالطبع، أنا أيضًا كاتبة مستقلة! لذا، أحب أن أشاركك بعض النصائح الإنتاجية (غير التقليدية) التي نأمل أن تجدها أكثر قابلية للتطبيق ومرحة، والتي يُطلق عليها عادة "الاستيقاظ مبكرًا". أدرجت نصائحي تاليًا، بالإضافة إلى نصائح أخرى من كُتّاب ناجحين آخرين لتكون أكثر إنتاجية. يمكنك الجمع بين أي من هذه الأشياء لجعلها تعمل من أجلك. 1. اقذف عملة معدنيّة في الهواء عندما لا يأتيك الإلهاء (والمواعيد النهائية ليست مشكلة)، اقذف عملة معدنيّة في الهواء. العشوائيّة هنا هي المفتاح؛ سواءً كنت تفكر في المحتوى أو تحلم بالأموال التي ستتلقاها بمجرد إرسال مقالتك، ادفع نفسك للعمل على أي شيء. رغم أنّني لا أجرؤ بتاتًا على أن أصف فقدان الكاتب للإلهام بأنّه أسطورة وأمر خرافي، إلّا أنّني أعتقد أنّه لا يحدث بنمط معين. بالطبع رُبّما تكون عالقًا في اختيار الكلمات الصحيحة للمقال الذي يريده عميلك، ولكن ماذا عن مدونتك الخاصة؟ هل حاولت التبديل ما بين الخيال والواقع؟ يمكنك العمل على نشرتك الإخباريّة بدلًا من العمل على مهمّة ما؟ افتحْ مجلد الأعمال قيد التنفيذ، واخترْ شيئًا واحدًا فقط للعمل عليه. اكتب ما تريد، ولا تتوقع العظمة، واستمر في العمل. لا توجد نصائح إنتاجية رائعة يمكن أن تساعدك إذا كنت لا تنتج أي شيء. لقد تغلبتُ على عدد لا يُحصى من مشاكل فقدان الإلهام للكتابة برمي العملة المعدنية بعشوائيّة، والتبديل بين المشاريع. 2. العمل في أي مكان آخر في المنزل إذا كان لدى الكاتبة دان ألكوت مشروعٌ عاجلٌ لا يمكنها البدء فيه، فهي تعمل في مكان غير مألوف. يُفضّل الكثير من الكتاب العمل في المقاهي، فالكاتبة تمارا وجدت أنّ الأصوات المزعجة تعمل لصالحها. أقر بها الأمر تمامًا، فأجد أنّ المقاهي تزيد من إنتاجيتي في الأعمال التمهيديّة، فهناك عدد أقل من المشتتات، وأتمرّن أكثر بالمشي ذهابًا وإيابًا، وأحيانًا أوسّع شبكة علاقاتي عندما ألتقي بأشخاص مستقلين آخرين. وإذا شعرت بالتعب أو شعرت بالضجيج في أحد المقاهي، فأنتقل إلى مقهى آخر. إن تغيير البيئة يُعيد تحفيز إلهامي، وأحصل على تمرينات إضافيّة أثناء "تنقلي" بين المكاتب. 3. المماطلة أوّلًا قد تبدو هذه الفكرة مجنونة، لكن اسمعني. أبدأ يومي بالتحقق من رسائل البريد الإلكتروني وحسابات وسائل التواصل الاجتماعي أوّلًا. هذا أمر غير مقبول وفقًا لمرشدي الإنتاجية لأنه قد يتحول إلى شكل من أشكال التسويف، لكنّني أجد أنه يزيد من رغبتي في العمل. أتعرف ما هو أكثر إغراء من فتح 400 رسائل البريد الإلكتروني؟ العمل على مقالك القادم. تؤمن كاتبة السيناريو والروائيّة كارمن رادتك أيضًا بالمماطلة. 4. أعد قائمة بالمهام الواجب إنجازها لا أذكر أين سمعت هذه النصيحة لأول مرة، ولكن ثبت أنها من أكثر النصائح فعالية وفائدة. نحتاج جميعًا إلى قوائم مهام لمعرفة الواجبات المترتبة علينا، لكن النظر إلى كومة من المهام غير المكتملة قد يشعرك بالإحباط. علينا أن نضع قائمة ثانية من المهام التي أكملناها بالفعل، فإنّ هذه القائمة تجعلنا نشعر بالإنجاز، وتساعدنا على الاستمتاع بمزيد من الوقت المستقطع. على سبيل المثال، تتضمّن قائمة مهامي لهذا اليوم التحقق مما إذا كان المحرر قد تلقى مقالًا، ومتابعة أخرى قديمة، وتقديم مقال مطلوب، والإجابة على رسائل البريد الإلكتروني المهمة، والإجابة على سؤالين في موقع Quora (وهو جزء من استراتيجيتي الخاصّة بالتسويق). لقد استغرقت هذه المهام 20 دقيقة فقط. لا يزال علي فعل الكثير، ولكنني أشعر بشكل أفضل عند معرفتي أن القائمتيْن متساويتان. 5. استخدم مكتبًا مع جهاز جري إنّ هذه نصيحة رائعة، لأنّنا ككُتّاب مستقلين نجلس لوقت أكثر ممّا يُنصح به طبيًا. ليس لدي مساحة في شقتي الآن، لكنني أتطلع إلى اختبار هذه النصيحة بمجرد الانتقال. المصورة الصحفيّة آناليز كيلور تكتب من مكتبها الخاص للجري. 6. لا تقطع التلفاز نهائيًا عن حياتك لا أتحدث عن البرامج الواقعية الطائشة، ولكن بعض المسلسلات أكثر جاذبيّة وإبداعًا من الأفلام ذات الميزانيات الأكبر بكثير. هل يعمل عقلك؟ عظيم. واصل المشاهدة. لا تنسَ أن تأخذ قسطًا من الراحة عندما تكون مشبعًا بالأفكار. على سبيل المثال، كان علي أن أكتب لأحد العملاء حول مواضيع مختلفة؛ ولذلك فقد دفع لي مقابل الكثير من المقالات التي استلهمتها من معرفتي بالمسلسلات التلفزيونيّة، بما في ذلك المقال الفكاهي الذي كتبته حول كون مشاكل العلاقات لم تكن بهذا السوء موازنةً بأمثلة شنيعة من المسلسلات التلفزيونية مثل Alias وBuffy The Vampire Slayer. كتبت أيضًا مدونة ضيف لمدونة برازن حول الإدارة الوظيفية مع ما يوازي الأحداث في سلسلة الحلقات الكوميدية Episodes. 7. اقرأ النصائح الإرشاديّة الإنتاجيّة التي تناسب شخصيتك أوصي بشدة بكتاب Better than Before للكاتبة غريتشين روبين. تحدد غريتشن في الكتاب أربعة أنواع من الشخصيات وفق ميولها (الملزم، والمؤيد، والثوري، والمحقِّق)، وتقترح كسر العادات وإعادة تشكيلها وفقًا لهذه التصنيفات. على سبيل المثال، يعمل المؤيّد على نحو أفضل إذا كان تغيير العادة يتعلق بالوفاء بالتزام، سواء تجاه نفسه أو تجاه شخص آخر، بينما يحتاج المحقّق إلى أسباب منطقية مُرْضية للتغيير. إنها تقدم العديد من الأمثلة في جميع المجالات، بما يكفي لنا لاختيار نوع شخصياتنا وتغيير عاداتنا وفقًا لذلك. 8. خذ وقتًا مستقطعًا مرارًا قد لا تبدو هذه النصيحة غير مألوفة بالنسبة لك، لكن تجدر الإشارة إليها. أولغا ميكينج - كاتبة مستقلة ومؤسس مدونة ماما الأوروبية - تؤمن بشكل كبير بضرورة أخذ الكثير من الاستراحات والوقت المستقطع. تقول أولغا: تجد أولغا تقنية بومودورو - والتي تقتضي بأخذ استراحة لمدة 5 دقائق بعد العمل لمدة 25 دقيقة - منظمة للغاية، وأنا أوافقها الرأي. هذا النوع من هيكل العمل قد يُعطّل العملية الإبداعية بشدة. بدلًا من ذلك، أستخدمه إذا كنت أماطل في إنجاز المهمة إذا كنت لا أفضلها كثيرًا. في هذه الحالة، تساعدني تقنية بومودورو على إنجازها مرارًا وتكرارًا. لكن عندما أكون مُلهمةً، أعمل حتى أشعر بالتعب أو تتوقف الكلمات عن التدفق؛ أيهما يحصل أوّلًا. 9. استمع للموسيقى وجدت أولغا ميكينج أيضًا أنّ الموسيقى تساعدها على التركيز. >"يجب أن أبقي جزءًا من ذهني مشغولًا ببعض الإيقاع الطائش حتى يتمكّن الجزء الآخر من ذهني من العمل." يوافق كاتب السيناريو جون مايرز على ذلك، ويبادر أيضًا بخطوة أخرى، حيث يختار أغنية واحدة لسيناريو كامل. 10. المشاركة في مسابقات الكتابة إنّ هذه واحدة من طرقي المفضلة للحفاظ على إنتاجيتي العالية ككاتب. المشاركة في المسابقات تشعرني وكأني أشتري تذكرة يانصيب. على الرغم من أنّ فرصك في الفوز منخفضة بالفعل، إلا أنّها أقل إثارة للخوف من الترويج لطفلك مباشرة أمام وكيل. المواعيد النهائية للمسابقة تجعلك تعمل بشكل أسرع وأصعب. كما أنها تجعلك شجاعًا، كما ويعد [الرفض] أقل شخصية إذا لم تعده كذلك. ولكن أحيانًا إذا كنت تعتبر الأمر شخصيًا، فإنّ هذا يُعزّز سيرتك الذاتية ويُحفّز معنوياتك. ضع حدًا لعدد النصائح الإنتاجية التي ستُلزم نفسك بها قبل العمل على تطبيقها. إنّ هذا واضح تمامًا، من المغري أن تلتهم كل شيء بهذا الخصوص، ولكن قد تصل لمرحلة معينة لتصبح مجرّد وسيلة وسبب آخر للتسويف والمماطلة. تروَّ، وتأمل، وحاول، ثُمّ عُدْ للمزيد من المعلومات إذا كنت بحاجة إلى ذلك. قبل اختيار كتاب إنتاجي آخر، ابدأ بتطبيق نصائحك المفضلة من كتابك الأخير. وقد ترغب أيضًا في العودة إلى هذا المقال. من المحتمل أنّك قد سمعت بهذه النصائح فعلًا، لكنّك لم تضعها موضع التنفيذ بعد. ما هي نصائح الإنتاجية غير التقليدية المفضلة لديك؟ شاركنا إياها في التعليقات. ترجمة -بتصرّف- لمقال ‎10 Unconventional Productivity Tips for Writers لكاتبته Mickey Gast

إن مستقبل إدارة الأداء (performance management) هو الاستمرار والاعتماد على التدريب ووضع الأشخاص في المقام الأول. إنه وقت تشجيع وليس تثبيط فرق عملك. يصبح المدرب الرياضي فائزًا عندما يكون الفريق منتصرًا، ويقدم قائد الأوركسترا حفلة رائعة عندما تؤدي الأوركسترا بشكل مدهش. يقاس نجاح المدير كذلك بأداء موظفيه، سواء كأفراد أو كفريق. بشكل عام، يحقق الفريق الجيد بالتأكيد أكثر من مجموع ما يحققه أفراده متفرقين. ولكن تبدأ الفرق بالأفراد، كل منهم بأهدافه الخاصة، ومميزاته، وصراعاته، وطريقته الفريدة في التآلف مع المجموعة. إن قيادة فريق ذو أداء عالي في بيئة العمل النشطة هذه الأيام يعني في البداية قيادة لاعبي الفريق منفردين بطريقة مناسبة. كيف؟ تحويل طريقتك وطريقة تفكيرك من مفهوم إدارة الأداء القديم إلى طريقة تركز على تطوير الموظف. أثناء تعريف هذا التحول، ستجد أن هذا الأسلوب المطور في الإدارة ينتج عنه موظفين ذوي حماس عالي وقادرين على تجاوز أهداف الأداء. إذًا، ماذا كانت –ومازالت- إدارة الأداء؟ إدارة الأداء هي ببساطة عملية إدارة أداء الموظفين. بينما لا يزال المصطلح موجودًا، إلا أن طريقة الإدارة التي كانت تستخدم لمساعدة الموظفين على الأداء بأفضل صورة تتعرض لتحول كبير. إن صورة الصناعة التي كوّنها منتصف القرن العشرين عن عمال المصنع في ملابس عملهم المغطاة ببقع الشحم كانت قمة إدارة الأداء. بل إنها نظمت كل الجوانب عن الكيفية التي يجب أن يقوم بها كل عامل بعمله، واستخدمت أساليب التهديد وسياسة العصا والجزرة للتأكد من أن العمال لم ينحرفوا عن القواعد الصارمة. فكر فيهم كآلات إنتاج صغيرة يمكنك استبدالهم بسهولة إذا لم ينجزوا عملهم، كما أوضح جوش بيرسن. لم يكن الأمر حقًا متعلقًا بالأشخاص، وإنما بالعمالة والإنتاج. مازالت أغلب الشركات عالقة في تطبيق عملية إدارة الأداء التي عفا عليها الزمن. يعني هذا إجراء مراجعة أداء سنوي مسبق بتقييم أداء ونموذج تقييم ذاتي. يلي ذلك عادة تخطيط للأداء ووضع الأهداف. لم يتم الاستغناء بالضرورة عن هذه العمليات بشكل كامل، ولكن بيئة العمل قد اختلفت وكذلك العاملين الذين يحضرون إلى مكاتبهم الآن أدواتهم مع الذكاء والإبداع والمهارات الشخصية والتطلع الصحي للتطور على المستويين الشخصي والعملي. يعد الإنسان هو مركز كل شيء في القوى العاملة الآن ويخدم المديرين موظفيهم في علاقة صاعدة من أسفل إلى أعلى، على عكس تلك الأوقات التي كان يخشى فيها الموظفون مديريهم. قطعت مفاهيم الإدارة والقيادة شوطًا كبيرًا، مما يعني أن إدارة الأداء تحتاج أيضًل إلى تطوير. حان الوقت لنتحرك بشكل أسرع ومتوازي مع وضع الأهداف وقياس التقدم والملاحظات على النتائج. يحتاج العاملين الآن إلى مدربين لا رؤساء لا يريد الأفراد هذه الأيام الاستمرار في تنفيذ مهمة واحدة متكررة، حتى ولو كانوا قادرين على القيام بها دون أي مجهود. الطريق الأقل عوائق لا يعد حافزًا على القبول بوظيفة، يريد الموظفون عملًا يتسم بالتغيير والمنافسة. ينشأ أداء الموظفين بشكل أساسي من شعورهم أنهم يساهمون بإيجابية في شيء أكبر منهم، ويتعلمون في هذه الأثناء وهم يشعرون أنهم يقومون بشيء له هدف وذو معنى. لذا، عندما يشعر الموظفون الأذكياء والمرتبطين اجتماعيًا بأن وظيفتهم غير مرضية، تأكد بأنهم سيأخذون كل ما لديهم من ذكاء وطاقة إبداعية إلى مكان آخر. التمسك بالموظفين عن طريق التعرف عليهم، وتطويرهم، وتوفير فرص التنافس لهم يمثل حدًا فاصلًا بين مؤسسة حديثة ومزدهرة ومؤسسة راكدة لا تتطور. التخلص من عقلية إدارة الأداء لصالح تطوير الموظفين يعني توفير بيئة عمل حيث لا يشعر موظفي هذه الأيام أنهم عالقين في شباك التكرار، حيثما لا يتم دفعهم إلى ما هو أبعد من حدود إمكانياتهم. دعنا ننتقل إلى كيفية تنفيذ ذلك. التعامل بجدية مع تطوير الموظفين قدمت مؤسسة الأبحاث Gallup مؤخرًا "تحول ثقافي في كيفية عمل الأشخاص وكيفية عملهم مع بعضهم البعض." يحدث التحول من النموذج غير الفعّال من إدارة الأداء حيث يكون المدير هو "الرئيس": يضع توقعات غير واضحة. قلة إعطاء الملاحظات. يتصرف كرئيس دون الحاجة إلى أن يكون منصفًا أو مسئولًا. إلى نموذج تطوير الموظفين حيث يكون المدير "مدربًا": يشارك الجميع في وضع التوقعات. يتواصل بصورة منتظمة ومتقبلة. يتصرف كمدرب مسئول ومنصف. دعنا نتعمق أكثر في كل صفة على حدا حتى تتمكن من تطبيقها بشكل يومي. 1. اتفقوا على القواعد، والأهداف، والتوقعات سويًا كان التصور القديم بإدارة الأداء يعني إملاء الموظفين بما عليهم فعله وكيف يقومون به، دون الحاجة الضرورية لأي مساهمة منهم. كان طريقًا ذو اتجاه واحد. ولكن بدون أي مساهمة منهم هل يمكنك حقًا أن تحصل على استعدادهم للتنفيذ؟ إن أفضل طريقة لتجعل موظفيك يشعرون بالمسئولية عن عملهم هي التأكد من وضوح الدور الذي يقومون به عن طريق وضع التوقعات سويًا. كلما كانوا مشاركين في العملية وزادت مساهمتهم، كانوا أكثر ولاء وقدموا أداء أفضل. في كل مرة يحقق موظف أهدافه التي وضعتموها سويًا تزداد روابط الثقة بينكما. 2. حافظ على وجود حوار دائم، وتعرف على موظفيك جزء كبير من تطوير الموظفين هو ما نسميه بإدارة التواصل، وهي عكس العقلية التقليدية لإدارة التواصل والتي قللت التفاعل وحولته إلى مراقبة وإشراف دائم دون ثقة وقلة تقديم الملاحظات. حان الوقت لوقف تقييمات الأداء السنوية كما فعلنا نحن، إنها قادرة على تثبيط عزيمة الشخص عن استغلال الفرص بسبب ربط الأداء بالمال، أو التهديد بالإقالة مما يؤدي إلى عدم الإبداع في أحسن الأحوال، وانعدام الأمانة في أسوئها. مع مرور وقت كبير بين هذا وذاك يصبح من العجب أن يكون هناك شخصًا قادرًا على تقييم ما يتم تقييمه بدقة. إدارة التواصل بصورة مستمرة لن تفتقد على النقيض إلى معرفة ما يتم كسبه في العملية البشرية للتفكير الإبداعي في حل المشاكل. إنها تبرز عمل الذي قام به الموظف، ليس فقط نتائجه أو اختزال قيمته إلى بعض الدولارات سنويًا. استبدل تقييمات الأداء بالنقاش، والمراجعات، والدورات التدريبية. ليس بالضرورة أن ترتبط النقاشات والمراجعات رسميًا بالأداء، خصص وقت للتعرف على موظفيك وأعطهم فرصة للتعرف عليك أيضًا. قد تكون هذه وسيلتك الأفضل لبناء الثقة وتوفير مساحة آمنة للصراحة وقابلية الخطأ. 3. كن منصفًا، وذو مبدأ، وقدم ملاحظات بنّاءه عندما تقدم ملاحظات على أداء موظف، احرص على أن تكون هذه الملاحظات منطقية متوافقة مع التوقعات الموضوعة مسبقًا. كيف تكون مدير محل ثقة إذا لم تكن ملتزمًا بكلمتك؟ كن منظمًا، وتابع بانتظام للتأكد من أنك متوافقًا مع التوقعات التي وضعتها. بقدر ما تحتاج الملاحظات لأن تكون متوافقة مع الأهداف الموضوعة والمتفق عليها مسبقًا، ولكنها تحتاج أيضًا أن توضع في إطار تفكير ينظر للمستقبل. يجب أن تساعد أي ملاحظات بما فيها النقد البنّاء على تحفيز الموظفين للتطور، بدلًا من أن يكونوا قلقين بالنظر خلف ظهورهم. يجب ألا تركز الملاحظات فقط على تصيد تخلف الموظفين عن المنتظر منهم. يجب أن تركز أيضًا على ما الخطوة التالية، سواء كانت العمل على مهارات معينة لم يتقنها بعدد، أو الانتقال من المهارات التي اتقنها إلى تحدي جديد. عندما تشتركون في ذلك سويًا، يحدث التطوير في أفضل صوره. أظهر للموظفين أن لديك يد في تطويرهم وأنك مسئول عن نجاحهم عن طريق تدريبهم ومشاركتهم رحلتهم بدلًا من لعب دور محرك الدمى. يحتاج المديرون للملاحظات أيضًا إذا كنت مصدر ثقة بتحمل مسئولية التوقعات التي وضعتها مع موظفيك والملاحظات التي تعطيها لهم، بإعطائهم الفرصة لتقديم الملاحظات لك يتحملون جزء من هذه المسئولية بنفسهم. هذا بالإضافة إلى أن الملاحظات البنّاءه سريعة الانتشار. وإذا جعلت الملاحظات منك مديرًا أفضل، يعود ذلك بالنفع على فريقك. يتطلب الحصول على الملاحظات من موظفيك بصدق لباقة، وثقة، واحترام. عندما تدع موظفيك يعرفون أنك أيضًا لديك مساحة للتطور وتشاركهم نفس تلك الرحلة، يجعلك ذلك أكثر إنسانية ويوازن بيئة العمل. هناك الكثير من الأدوات المساعدة لتسهيل عملية تبادل الملاحظات. تعد Officevibe منصة توفر مساحة آمنة لتبادل الملاحظات بين المديرين وفرق عملهم. ماذا بعد؟ من الأفراد للفرق إلى ما بعد ذلك يشجع تطوير الموظفين وإدارة التواصل كل فرد، ليكون هؤلاء الأفراد عندما يجتمعون معًا فرق ذات أداء عظيم وهو ما يعد حلم كل مدير. إنهم يعلمون ويتعلمون من بعضهم البعض، ويشكلون معًا مصفوفات من مهارات جديدة لإبداع محتوى، ومنتجات، وأفكار عظيمة. كل فرد له شخصية مميزة، وعندما تزيد من معدل وجودة الدورات التدريبية ستتعرف أسرع على كل شخصية مميزة. الوقت الذي قضيته في فهم كل فرد من فريقك لن يضيع هباءً. وبالتأكيد، معرفة كل فرد بشكل أفضل هي وسيلتك لتساعده أن يتطور ويتفوق على أهدافه. إن أكثر الأصول التي تشرف عليها قيمة هي شخصيات وخبرات فريقك، وجميعها تنبثق من كل فرد ولكنها تترعرع تحت القيادة المسؤولة والمحفزة. ترجمة -وبتصرف- للمقال The Big Shift: Performance Management to Employee Development لفريق Officevibe

يقول ديك كوستولو: إنّ هذه الطرق رائعة لمساعدة الجميع في الشركة على فهم ما هو المهم، وكيفيّة نقيس الأمور وفق أهميتها. إنّها تعد أساسًا طريقةً رائعةً لتوصيل الاستراتيجية، وكيف يمكنك أن تقيس استراتيجيتك. هذه هي الطريقة التي نحاول استخدامها؛ كُلّما كبرت الشركة فسيصعب قياس التواصل، وهذا صعب للغاية. بينما يُعدّ نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة وسيلة رائعة للتأكد من أنّ الجميع يفهم كيفيّة قياس النجاح والاستراتيجية._ إنّ نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة (OKR، اختصارًا للعبارة Objectives and Key Results) يُعدّ الطريقة الأفضل التي عليك مساءلة فريقك عنها، ومواءمة الجميع حول رؤية مشتركة، ودفع الفريق للعمل على تحقيق أمر مذهل (ليس بإنهماكهم بالعمل فقط). لقد أصبح هذا النظام شائعًا في السنوات القليلة الماضية، وذلك لأنّه النظام الذي تعتمده الشركات الكبرى لوضع أهدافها وتنسيقها ومواءمتها بين الفرق. تستخدم العديد من الشركات هذا النظام لتحديد أهدافها؛ مثل: جوجل، وفيسبوك، ولينكدإن، وزينغا، وإنتل، وغيرها من الشركات الكبرى. ولكن رغم ذلك، فإنّ نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة كان موجودًا منذ وقت طويل يسبق وجود شركات كبيرة كجوجل. فعلى سبيل المثال، جون دوير شريك أساسي في شركة الاستثمار KPCB، والذي بدأ أوّلًا بتطبيق هذا النظام في العام 1970 بينما كان يعمل في شركة إنتل، وذلك بالتعاون مع مديرها التنفيذي آنذاك آندي غروف. كانت شركة إنتل في ذلك الوقت تمر بتغيير تنظيمي، وقد انتقلت من شركة ذاكرة إلى شركة للمعالجات دقيقة، ولتحقيق تغيير كبير مثل هذا في شركة كبيرة كهذه، فأنت بحاجة إلى وسيلة تدفع الجميع للتركيز على الأمر نفسه. يُوضّح غروف في كتابه High Output Management أنّك إذا أردت أن تضع نظامًا للأهداف المشتركة فلا بُدّ من إجابة هذين السؤاليْن: إلى أين أسعى لأن أصل؟ (هذا هو هدفك) كيف أقيس الأهداف لأعرف إذا ما كنت سأصل لهدفي؟ (هذه النتائج الرئيسة الخاصة بك) قدّم جون دور (وهو أحد أوائل مستثمري جوجل) فكرة نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة في مطلع عام 2000 لقادة جوجل. ماهيّة نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة بالتحديد يعتمد هذا النظام على تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة. إنّ هدفك سيكون كيفيًّا ومحدّدًا زمنيًا تسعى لتحقيقه. أمّا نتائجك الأساسيّة فإنّها قابلة للقياس، وأمور محدّدة ستجعلك تصل إلى تحقيق هدفك. الهدف يمكن تعريف الهدف بجملة واحدة، ألا وهو الأمر الذي يجعلك متحمسًا للعمل على تحقيقه. من المفترض أن يكون التعريف غامضًا نسبيًا، ولكنّه قابل للتنفيذ خلال فترة زمنية محددة (عادة ما تكون ربع سنة). إذا كان هدفك سيستغرق خمس سنوات حتى يكتمل، فأنت تنفّذ الأمر بطريقة غير صحيحة. بعض الأمثلة على الأهداف: بناء نظرية قياديّة في قطاع الموارد البشرية. إطلاق الحد الأدنى للإنتاج طويل الأمد. الحصول على التدفق النقدي الإيجابي. الانخراط في الصحافة. النتائج الأساسيّة تساعد النتائج الأساسيّة على التخلُّص من كل الإبهامات، وتتيح لك تحديد هدفك. إنّها الطريقة لتعرف ما إذا كنت قد حققت هدفك بالفعل أم لا. إذا كنت تهدف إلى شيء مثل "امتلاك أفضل مدونة في قطاع الصناعة"، فكيف تعرف إذا كنت صاحب المدونة الأفضل؟ قد يختلف تعريفك لـ "الأفضل" عن التعريف الخاص بي. تُؤكد النتائج الأساسيّة على أن يمتلك الجميع التعريف نفسه. بعض الأمثلة على النتائج الأساسيّة: زيادة 20% من نسبة الاشتراك في البريد الإلكتروني للحصول على المدونة. الحصول على درجة 7 على الأقل بتقييم NPS. 15% تسجيل دخول للموقع. 30000 زيارة إلى الصفحة الرئيسة. لاحظ أنّه مع كل هذه الأرقام، سيكون من السهل جدًا أن نعرف في النهاية ما إذا حققنا أهدافنا أم لا. نصائح مهمّة لنظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة اختيار هدف أو هدفين ونتيجة أو نتيجتين كحدّ أقصى؛ فوضع الكثير من الأهداف والنتائج سيربكك. وضع أهداف طموحة، إذ من المفترض أن تصل إلى 70٪ فقط من أهدافك، ولذلك عليك أن تبذل قصارى جهدك. تحديد أهداف لكل ثلاثة أشهر، وهذا أمر جيّد. مراقبة التقدم، وإعلام الآخرين بهذا التقدُّم ليروه أسبوعيًا. فوائد نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة الفائدة الأكبر لهذا النظام على المدى البعيد أنّ يُدعى "نظام الأهداف التعاقبيّة"، إذ يتوالى تحقيق الأهداف بالتتابع من خلال المؤسسة بأكملها. تُعيّن المؤسسة أهدافها ونتائجها الأساسيّة، ومن ثمّ يضع كل قسم وفريق عمل أهدافه ونتائجه الأساسيّة الخاصّة به، بما يتوافق ويتماشى مع الأهداف والنتائج العامّة للمؤسسة. يدفع هذا النظام جميع من في الشركة نحو تحقيق الأهداف ذاتها، كما ويساعد جميع الفرق على فهم نوع الدور الذي تلعبه في تحقيق هذه الأهداف. إنّ هذا واحد من أصعب الأمور التي تفعلها الشركة أثناء نموّها؛ إذ إنّه من الشائع أن تنعزل الأقسام وتعمل كل واحدة بمفردها، وأن تتحرّك المجموعات في اتجاهات مختلفة. يمكن تجنُّب هذه المشكلة باعتماد نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة. فيما يلي بعض الفوائد الرئيسة الأخرى لنظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة: 1. زيادة الشفافية يُعدّ تعميم الأهداف والنتائج الأساسيّة على الجميع (بمن فيهم من يعملون لديك) وقابلية الوصول إليها من أي شخص واحدًا من أهم الأجزاء الأساسيّة لنظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة. إنّ هذه الشفافية التنظيمية الواسعة رائعة للموظفين الجدد الذين يرغبون في فهم ما يفعله الجميع في الشركة. من الجيد أيضًا أن تكون قادرًا على رؤية ما يُركّز عليه نائب الرئيس أو المدير التنفيذي، ويعمل عليه حاليًا في الربع الآني. 2. المساءلة إنّ تحديد النتائج الأساسيّة واحدة من محاسن هذا النظام. عندما يعرف كل شخص المتوقّع منه بالضبط، والأرقام التي يجب تحقيقها بالتحديد؛ فإنّ ذلك يساعده في التركيز على عمله. يعرف الموظفون ما يتوقعه الآخرون في فريقهم، وهذه الأمر مهم لمستويات التزامهم وعرضتهم للمساءلة والمحاسبة. 3. التمكين غالبًا ما يتم تمكين الموظفين من تطوير أهدافهم والنتائج الأساسيّة الخاصّة بهم، ممّا يمنحهم شعورًا بالمسؤولية التي تساعد في زيادة التزامهم. إنّ دفع الموظفين لإنشاء أهدافهم بأنفسهم، والتي يعرفون أنّها تتماشى مع مهمة الشركة، يساعدهم على التماشي مع الشركة. 4. بساطة التجهيز والإعداد إنّ سهولة وضع وتجهيز هذه الأهداف والنتائج الأساسيّة واحدة من الأمور التي يحبها الكثير من الأشخاص في هذا النظام. بمجرّد اختيارك للهدف، يمكنك أن تختار بعض النتائج الأساسيّة التي تساعدك في قياس نجاحك. قد يستغرق الأمر ربعين أو ثلاثة لتحقيق مسعاك، لكن من السهل جدًا البدء. 5. تركيز الفريق قد يجد الموظفون أنفسهم يعملون على أمور غير مهمة بالنسبة لهم، إذا لم تكن هناك أيّة أهداف. يساعد نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة على إشراك الجميع في الفريق للعمل على الأمور الصحيحة، ويركز الفريق بأكمله على المهمة نفسها. أخطاء يجب الانتباه إليها يتحدث جون دير في إحدى المقابلات عن بعض الأخطاء الأكثر شيوعًا التي ترتكبها الشركات عندما يتعلق الأمر بنظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة. يجب أن تدعم المنظمة بأكملها الأهداف، على أن تتفق كل الفرق ومجموعات العمل على أهدافها وأولوياتها. يجب أن تكون الأهداف أهدافًا قابلة للقياس، أو أهدافًا قابلة للقياس كميًّا. قد تكون هذه الأهداف شحن عدد معين من المنتجات، أو تحقيق الجدول الاحتياطي. ولكن على أي حال، يجب أن نكون قادرين على تتبع الأهداف وقياسها. يجب أن تكون الأهداف مكافحة وجريئة لكن واقعية، فنحن نريد أن نرتقي بأنفسنا وبفرقنا، لكن ليس لحد الانهيار. لا تربط أهداف نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة بالدفعات الإضافية، باستثناء حصص المبيعات، فنحن نريد أن نبني ثقافة جريئة ومخاطرة. اثنان من أكبر الدروس الأساسية التي تعلمناها في شركة Officevibe عن نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة: أبقِها بسيطة. نفّذها على مستوى الفريق. واحدة من الأخطاء التي ارتكبتها شخصيًا هو أنّني كنت طموحًا للغاية. كنت قد وضعت 3 أهداف مع 4 نتائج أساسيّة في كل منها، وقد أصبحت إدارة الأمر صعبة جدًا. بينما وضعتُ في الربع التالي هدفين بنتيجة أساسيّة واحدة لكل هدف، وقد كان من الأسهل عليّ التركيز على الأمور المهمّة حقًا. عندما بدأنا بتنفيذ نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة في المقام الأوّل طبّقناه على المستوى الفردي، ولكن وجدنا أنّه ولعدة أسباب مختلفة كان يعمل بشكل أفضل على مستوى الفريق. إنّ تطبيق نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة على فريق صغير مكوّن من 4-5 أشخاص، يساعد الجميع على مشاركة الهدف والمسؤولية تجاه الأهداف والنتائج الأساسيّة. لا أقول إنّه لن يفلح على المستوى الفردي في شركتك، لكنّنا وجدنا أنّه يعمل بشكل أفضل لنا على مستوى الفريق. ترجمة -بتصرّف- للمقال OKRs: The Goal Setting System You Need To Be Using لكاتبته Alison Robins

تخيل إن كانت الأمور التي تحتاج إلى القيام بها في سبيل تحقيق هذا المستوى من الإنتاجية ليست صعبة أصلًا. ماذا لو كان كل ما عليك فعله هو تطبيق بعض العادات الصغيرة في الصباح، وبعض التغيير في يومك أثناء العمل، والقيام ببعض الأمور الصغيرة في الليل. لا شيء مُرهق على الإطلاق. فقط أن تكون أكثر وعيًا وتضيف بعض العادات إلى روتينك. هذا كل ما في الأمر. نمتلك جميعًا نفس المقدار من الوقت كأي شخص آخر. وبذا فالحيلة تكمن في إتقانك لما تفعله بذلك الوقت. في هذه المقالة، سوف أشاركك ما عليك القيام به بالضبط لوضع الجدول الزمني المثالي لإنتاجية عظيمة. بل أجزم بأن العمل لـ 40 ساعة في الأسبوع ليس ضروريًا إن كنت قادرًا على إضفاء الفعالية على ما تفعله. هناك العديد من الأمثلة على شركات تقوم بهذا. Treehouse هي واحدة من تلك الشركات والمفضلة لديّ. تحدثت مع ريان كارسون (Ryan Carson)، الرئيس التنفيذي للشركة، للاستزادة حول الآلية التي يمكن أن تكون فيها ناجحًا جدًا بينما تعمل لأربعة أيام فقط في الأسبوع. قوة الروتين الصباحي الأمر بأكمله يتعلق بما تفعله في صباحك. فما تفعله خلال الساعة الأولى أو الثانية من استيقاظك يرسم معالم بقية يومك. يمكنك الاختيار بين تبديدها بتصفح الفيس بوك، أو الاستفادة منها عن طريق القيام بأمور مثل التمارين الرياضية وتناول الطعام الصحي. تذكر أن طاقتك وقوة إرادتك تكون في أعلى مستوياتها في بداية اليوم، فاغتنم ذلك. وإليك بعض الأمور التي أوصيك بفعلها من لحظة استيقاظك وحتى موعد ذهابك إلى العمل. تناول إفطارًا صحيًّا. فالبيض والفاكهة والشوفان والأفوكادو جميعها من شأنها أن تعزز إنتاجيتك. لا تتجاوز وجبة الإفطار. ستدمر إنتاجيتك لهذا اليوم. ممارسة الرياضة. لا يُشترط أن تكون تمارين خارقة. إذا كنت تستطيع الخروج والتريّض لمدة 15-20 دقيقة ، فسيكون أمرًا مدهشًا، ولكن حتى لو كنت تقوم ببعض تمارين الضغط والمعدة في غرفتك، فهو أمرٌ جيدٌ جدًا. المهم هو أن تعزز طاقتك لتمنح يومك انطلاقته. تأمّل. ومجددًا، لا يجب أن يكون ذلك لفترة طويلة ولا يتطلب الكثير. كل ما تريده فحسب هو أن تحظى بـ 10 دقائق من الصمت لتهدئة نفسك وتهيئ نفسك ليوم منتج وسعيد. اقرأ ما يدعو للتفكير. لا أقصد التحقق من الفيس بوك أو قائمة أفضل 10 من على موقع Buzzfeed. إنما ما من شأنه أن يساعدك على النماء وتطور شخصيتك. كلها أمور ستهيئك ليوم مُثمر. لا يهمّ الوقت الذي تستيقظ فيه وتبدأ بممارسة ما سبق. المهم هو الاستمرارية وجعل هذه الممارسات كعادات حياتيّة. فأنت تريد الوصول للعمل بطاقتك الكاملة، وأن تكون مستعدًا للحصول على أقصى استفادة من وقتك فيه. الطريقة المثلى للعمل لسوء الحظ، يحاول العديد من الأشخاص أن "يعتصرّوا" يومهم، حتى أنهم يعملون خلال ساعات الغداء. وهذا يصل بالعمل إلى أن يحتاج لإعادة تدقيق وأحيانًا لإنجازه من جديد. أيضًا، سيكون هناك الكثير من المقاطعات خلال اليوم، سواء الشخصية أو المهنية. لذا فأفضل طريقة للعمل، هي العمل مع استغلال مستويات طاقتك (بدلًا من إنجازه مهما كلّف الأمر) وتجاوز ما أمكن من المقاطعات. دعونا نلقي نظرة إلى الأساليب الثلاثة الأكثر شيوعًا للقيام بذلك. تقنية الطماطم (Pomodoro) تم اختراع تقنية الطماطم من قبل رجل الأعمال الإيطالي Francesco Cirillo في أوائل التسعينات. وجاءت التسمية «طماطم» (أي "Pomodoro" بالإيطالية) بسبب مؤقته الذي حمل شكل الطماطم والذي كان يستخدمه لتنظيم وقته. إنها آلية عمل تعتمد على صبّ كامل تركيزك على شيء واحد في وقت واحد. الشيء الوحيد الذي تحتاجه هو مؤقت وأن تمنع أي مُلهيات. هذه التقنية بسيطة جدًا. عيّن المؤقت لمدة (25 دقيقة). ركزّ على مهمة واحدة فقط حتى تسمع نغمة المؤقت. خذ استراحة قصيرة (5 دقائق) وبعد كل 4 دورات، خذ استراحة أطول (15-20 دقيقة) النمط فوق-يومي (Ultradian Rhythm) قبل أكثر من 50 عامًا، اكتشف باحث في النوم يدعى Nathaniel Kleitman أنه عندما ننام ليلًا، نمر بفترة النوم الخفيف يليها النوم العميق ثم عودة إلى النوم الخفيف. تستغرق هذه العملية 90 دقيقة. اكتشف لاحقًا أن أجسادنا تعمل بنفس إيقاع الـ 90 دقيقة خلال النهار. عندما نكون مستيقظين، يبدأ معدّل يقظتنا من الأعلى نقطة إلى الأدنى. هذا ما يعرف باسم «النمط فوق-يومي» (ultradian rhythm). الطريقة التي ستعتمدها هنا هي بذل قصارى جهدك لمدة 90 دقيقة ثم أخذ استراحة لمدة 20 دقيقة. انطلاقة الـ 52 دقيقة استخدمت دراسة أجرتها مجموعة Draugiem تطبيق كمبيوتر يسمى DeskTime لتتبع عادات عمل الموظفين. وقاسوا مقدار الوقت الذي يقضيه الناس في مختلف المهام وقارنوا ذلك بمستويات إنتاجيتهم. واكتشفت الدراسة شيئًا رائعًا: وقد ركزّ العاملون الأكثر إنتاجًا -ضمن عينة البحث- بالعمل لمدة 52 دقيقة، أعقبوها باستراحة لمدة 17 دقيقة. والشيء المشترك بين كل تلك الاستراتيجيات هو تركيز الجهد في العمل لفترة محددة من الزمن ثم استراحة. لا يهمّ أي الاستراتيجيات اخترت، أو إذا قمت بإنشاء واحدة خاصة بك، ولكن السرّ يكمن في العمل لفترة محددة من الوقت على شيء واحد ومن ثم أخذ قسط من الراحة. الاستراحة هي الجزء الأكثر أهمية لأنه يسمح لك بإعادة شحن طاقتك والاستعداد للمهمة التالية. أهمية الاستراحات في العمل في الدراسة التي أجرتها مجموعة Draugiem، كانت النتيجة الأساسية أن أكثر الأشخاص إنتاجية كانوا الأفضل في أخذ الاستراحات. لا أستطيع أن أشددّ على هذا بما فيه الكفاية - السرّ يكمن في الاستراحات. تحتاج إلى أخذها بجديّة. تحتاج إلى استغلالها بالشكل الصحيح، لا أن تكتفي بالجلوس والتحقق من الفيس بوك. وإليك ما أقترح أن تفعله ضمن استراحاتك. قمّ بنزهة، فقد تبيّن أن ذلك يجعلك أكثر بداعًا تمطّى وأنت على مكتبك، فهذا مهم للحفاظ على جسمك في حالة جيدة. قم بالدردشة مع زميلك في العمل، فجزء كبير من سعادتك في العمل يعود لأصدقائك فيه. تأمّل. للتأمل قوة عظيمة، وأنت لا تحتاج إلى الكثير من الوقت للمس تأثيره. اذهب للحصول على كوب من الماء. ينسى العديد من الأشخاص إبقاء أنفسهم منتعشين في العمل. روتين الليل هناك عدّة أمور أساسية يمكنك القيام بها في الليل والتي ستساعدك على الاستعداد لليوم التالي. النوم مهم جدًا للإنتاجيتك، لذا عليك التأكد من أنك تقوم بكل ما في وسعك للحصول على كلٍ من النوم الجيد والبداية الصحيحة في صباح اليوم التالي. في ما يلي أربعة أشياء يجب عليك القيام بها في الليل للتأكد من تحسين روتينك الليلي. مراجعة يومك اقضِ بضع دقائق في مراجعة يومك، وإن استطعت فدّون قائمة من ثلاثة أمور كنت فخورًا بإنجازها خلال اليوم. يمكنها أن تكون أمور صغيرة، ولكن هذا التفكير سيزيد من سعادتك وامتنانك. تحديد أهداف اليوم التالي ستكون قادرًا على الحصول على تصور مبدأي ليومك إن خططت بالفعل لأمرين أو ثلاثة ترغب في تحقيقهما. اكتب تلك الأمور، وتحقق منها عند استيقاظك. تجهز لنوم أفضل النوم مهم جدًا لصحتك ولإنتاجيتك، يجب عليك أن تفعل كل ما في وسعك للحصول على أفضل نوم ممكن. وهذا يعني عدم تفقد هاتفك قبل النوم، وعدم مشاهدة التلفزيون مباشرة قبل النوم، وجعل غرفتك مظلمة قدر الإمكان، ...إلخ. افعل كل ما في وسعك للتأكد من حصولك على نوم جيد. الخلاصة استيقظ دون تفقد رسائل البريد الإلكتروني أو الفيس بوك. امتلك روتين لصباح جيد: تناول وجبة إفطار صحية، والتمارين الرياضية، والتأمل. اعمل في دورات، واعمل على شيء واحد فقط في آنٍ واحد. احظَ باستراحات متكررة في العمل واستخدمها بحكمة. لا تعمل لوقتٍ إضافي ولا تحاول تعديد المهام، فهذا لا يُجدي ببساطة. في الليل، راجع يومك وابذل قصارى جهدك للحصول على نوم جيد. حوّل هذا الروتين لعادات. ترجمة -وبتصرّف- لمقال The Perfect Schedule For Ultimate Productivity لصاحبه Jacob Shriar

يمكن أن يكون تحقيق الإنتاجية أمرًا صعبًا على أي شخص، حتى لو كنت تعمل من نفس المكان كل يوم. فكيف يكون الأمر إذا كنت تقفز إلى أماكن عمل جديدة كل أسبوع؟ كل يوم؟ كل عدة ساعات؟ هنا يعطيك الرحالة الرقميون والعاملون عن بعد لغزًا فريدًا من نوعه لتعرف كيف تحقق هذه الإنتاجية. لقد كنت محظوظًاا بما فيه الكفاية للعمل عن بعد بدوام كامل منذ ما يقرب من 6 أشهر الآن، وكان مكتبي يتغير كل عدة أيام تقريبًا، بل أحيانًا كل عدة ساعات؛ وبينما كنت أنتقل من مكان إلى آخر، كنت أبحث بسرعة عن بعض الأشياء المحددة التي تساعدني على التأقلم مع كل مكان ومساحة جديدة، ووصلت إلى بعض الرحالة الرقميين الآخرين واستمعت إلى توصياتهم أيضًا. أود أن أشارك معك القائمة الكاملة للنصائح الخاصة بالإنتاجية، آملًا أن تعطيك بعض الأفكار في المرات القادمة التي تبحث فيها عن الإنتاجية أثناء العمل عن بعد. أهم 5 نصائح لتحسين الإنتاجية للعاملين عن بعد 1- خطط للغد في نهاية يومك الحالي بدأتُ التخطيط لمهام وواجبات الغد هذه الليلة، وأنا مندهش جدًا من النتائج، فعندما استيقظت لم أكن بحاجة إلى القلق بشأن موعد الاجتماع القادم أو معرفة ما إذا كان لديّ وقت لأحتسي كوبًا من الشاي سريعًا، إذ أنا أعلم بالفعل ما عليّ فعله ويمكنني التخطيط وفق ذلك. إن «قائمة الغد» نصيحة إنتاجية مستخدمة من قِبل بعض أنجح الناس كجزء من روتينهم الصباحي. (إنها جوهر شعار «كل ضفدعة» لـ Mark Twain). إليك مخططًا بسيطًا إذا كنت حريصًا على البدء في صنع قوائم الغد: في نهاية هذا اليوم، قم بكتابة قائمة المهام التي تود إنجازها غدًا. انظر في القائمة في بداية يوم الغد. في نهاية يوم الغد، اكتب قائمة مهام لليوم الذي يليه. 2- حاول إنجاز مهمة واحدة في الوقت الواحد حاولت مؤخرًا ألا أفتح في الوقت الواحد إلا علامة تبويب واحدة في المتصفح؛ لقد كان الأمر صعبًا، لكن انتهى بي الأمر وقد أنتجت أكثر. إذا كنت مهتمًا بالأمر، فيمكنك أن تفعل ذلك يدويًا بالتركيز على علامة التبويب التي تعمل عليها فقط، أو يمكنك تجربة إضافة المتصفح OneTab والتي تمنعك من أن تفتح إلا علامة تبويب واحدة فقط في المتصفح. 3- قسّم الخطة إلى أجزاء ومراحل قم بتعيين جميع المكالمات إما في الصباح أو بعد الظهر، لتقوم بتخطيط مساحات العمل وفق ذلك. أنا مثلًا أحب المقاهي للأعمال التي تحتاج إلى تركيز وتعاون من أكثر من طرف، مع وجود wifi يُعتمد عليه في إجراء المكالمات. هذا قريب غالبًا من فكرة محطات العمل المقسمة «workstation popcorn». وهذا وصف سريع: تعتمد الفكرة على إعداد قائمة ببعض المقاهي ومساحات العمل المختلفة؛ لإنجاز العمل المُجزّأ أو المقسم على مدار اليوم**. تبدأ الفكرة بإعداد قائمة واضحة من المهام الواجب إنجازها، وأنت تعرف ما الذي عليك إنجازه قبل الذهاب إلى كل مكان، لذا يمكنك الذهاب إليه مباشرة وبدأ العمل**. 4- فرّغ وقتًا لكن من العمل واستكشاف مدينة جديدة إحدى أهم الفوائد الكبيرة للعمل عن بعد، أنه يمكنك في كثير من الأحيان تعيين ساعات عمل محددة والانتهاء من العمل حين تكون في مستوى إنتاجيّ عالٍ. وقد ثبت أن هذا مفيد حقًا بالنسبة لي عندما يتعلق الأمر باستكشاف مكان جديد. من الأشياء التي استمتعت بها جيدًا، كان استكشافي لمنظر من المكان الذي تناولت فيه الغداء، ثم عملت لقليل من الوقت في المساء. 5- اجمع قائمة بالأماكن التي يمكن ارتيادها للعمل في مدينة جديدة عندما أنزل بمكان جديد بمدينة جديدة وأبحث فيها عن مكان رائع لأعمل منه، ويكون مدعومًا بـ wifi قويّ، ومَقَاهٍ مناسبة للعمل، فغالبًا ما أنشر تغريدة أو أراسل الأصدقاء من أجل الاقتراحات. لقد قمت أيضًا باستخدام موقع workfrom.co لإيجاد أماكن رائعة للعمل. إذا لم يكن في قائمتي أماكن أعرفها. أفضل 18 نصيحة مجمعة عن الإنتاجية للرحالة الرقميين 1- استخدم تقويم الهاتف كقائمة مهام (بواسطة Ross Simmonds) 2- لا تكتب قائمة فيها أكثر من 3 مهام تجنب التحميل الزائد على قائمة المهام؛ فالنشاط مهم جدًا للإنتاجية. (بواسطة Rebecca Georgia) 3- استخدم طريقة (إنجاز الأمور) شخصيًا، أنا مغرم بطريقة GTD، ومع أدواتي اليومية مثل تقويم جوجل، Trello، Toggl، وEvernote، يمكنك أن تجد مهامك بسهولة حيث تركتها لاستكمال وإنجاز العمل في الجوار المحيط بك؛ سواء في المقهى أو البيت، وبغض النظر عن الجهاز الذي تستخدمه. (بواسطة Ludwig Magueur) 4- احصل على الاعتمادية الاجتماعية أنا أنظم «نادي الإنتاجية» مع بعض الأصدقاء، وذلك باستخدام جدول موقع هاكثون الشخصي. وأحصل على المزيد من الإنتاج في 12 ساعة من العمل المركز مع مستويات عالية من الاعتمادية، أكثر مما أحصل عليه من ساعات العمل العادية معظم الأسابيع. (بواسطة Paul Fenwick) 5- جرّب أسلوب بورمودرو إن أسلوب برومودو فعّال جدًا واستخدامه شائع. (**بواسطة Nomad House**) 6- اعمل على التحديات السريعة أعطى لنفسي ما يقرب من ساعة لأنتهي من عمل معين، ولكي أحفز نفسي فإني أكتب قائمة من أهم المهام وأتحدى نفسي في إنجازها قبل مغادرتي للمكان الذي أعمل حاليًا منه. (**بواسطة Kristen Runvik**) 7- استخدم وقت سفرك بحكمة يمكنك استغلال وقت الانتظار في المطار أو أثناء الجلوس في القطار؛ بهذا الطريقة يمكنك إنجاز المزيد من الأعمال وقضاء باقي الوقت في استكشاف المكان والتجول بمجرد وصولك؛ أنا أفعل هذا بالذات مع المهام الأقل إثارة بالنسبة لي أثناء السفر، هذا يفيدني كثيرًا في التخلص من قلق الطيران إذ عليّ التركيز، كما أنني أكون أكثر إنتاجية خصوصًا مع وجود شبكة wifi ضعيفة، أو مع عدم وجوده على الإطلاق، مما يعني عدم وجود تشتيت بسبب الإنترنت. (بواسطة Simona Vanco) 8- اسْكِت كل شيء أضع جوالي على الوضع الصامت، وأغلق الإشعارات. هذا يمنحني مزيدًا من التركيز وقابلية لإنجاز الأشياء. (بواسطة Kristen Runvik) 9- خصص وقتًا للآخرين أود أيضًا التأكد من تخصيص وقت كافٍ للعائلة، ولصحتي ولعقلي؛ أشعر أن ذلك يرفع طاقتي الإنتاجية الإجمالية في نهاية المطاف. (بواسطة Ludwig Magueur) 10- خصص وقتًا للحركة إن وضع جدول قاسٍ لليوم أو الأسبوع يساعدني كثيرًا؛ فلدي نزعة للعمل الشاق، لذا أخصص وقتًا لتمشيةٍ قصيرةٍ بعد الظهر. (بواسطة Monday Mandala) 11- تحرك في الصباح أحاول أن أحرك جسمي في الصباح قبل القيام بأي شيء؛ وذلك لأجل التأريض «grounding» والتركيز؛ هذا يعطيني مساحة رائعة للانطلاق بقية اليوم. (بواسطة Kristen Runvik) 12- حاول تدوين اليوميات لقد اعتدت أن أبدأ صباحي وأنهي يومي بتدوين يومياتي في الـ 5 دقائق التدوينية (في الصورة أعلاه). لقد لاحظت فرقًا كبيرًا في سعادتي وامتناني حين أقوم بذلك، كما أنها طريقة جيدة لإضافة روتين إلى نمط حياة الرحالة. (بواسطة Jacqueline Jensen) 13- غيّر في مساحات العمل الخاصة بك أنصح بتغيير شكل محيط العمل من حين لآخر لتعزيز الإبداع. (بواسطة Derk Van Lomwel) 14- تأكد من وجود القوة إحدى الأشياء التي وجدت أنها من المهم التصرف في معالجتها أثناء سفري الأسابيع الماضية- كانت البطارية؛ فقيامي بالعديد من البحوث وأنا متأكد من أنني سأحصل على طاقة إضافية على الأقل مرة في اليوم كان أمرًا مفيدًا جدًا. (بواسطة Juliet Chen) 15- خطط لمساحات العمل في وقت مبكر قبل السفر؛ أنشأت قائمة في خرائط جوجل بالمقاهي ومساحات العمل المحتملة في مختلف الأماكن التي أود استكشافها؛ هكذا أستطيع السفر سريعًا إلى مكان وأنا أعرف أنني على الأقل لديّ مكان محدد مسبقًا لأعمل منه، بدلًا من النظر والبحث بعد وصولي هناك. (بواسطة Juliet Chen) 16- التحول بين وضعية الجلوس والقيام أحب الذهاب إلى المقاهي التي فيها مقاعد طويلة على جانب النافذة، مما يتيح لي الوقوف بسهولة؛ فمن الجيد التحول بين وضعية الجلوس والقيام عبر الوقت. (بواسطة Juliet Chen) 17- ابحث عن الكثير من الضوء حاول أن تجد المقاهي التي تحتوي على إضاءة كافية، ومن السهل النهوض والتجول في المكان؛ لقد وجدت أن العمل في مكان ذي إضاءة كثيرة يساعد في جعلي مستيقظًا ومنتبهًا وإبداعيًا؛ كما أن وجود مساحة كافية في المقهى ساعدتني على إطالة عضلاتي، وتنشيط الدورة الدموية. (بواسطة Brian Peters) 18- حاول العمل من مكان مُؤجّر جرب الإقامة في مكان مُؤَجّر أو شقة بها مطبخ؛ حتى يمكنك ممارسة الرياضة حين تود العمل على شيء لعدة ساعات. أما إذا كنت في فندق لا يحتوي على مطبخ، فمن الصعب أن تحصل على وجبة سريعة أو مشروب حين تكون في منتصف العمل على شيء يحتاج إلى الكثير من التركيز؛ أنجز مشروعك، ثم توجه إلى استكشاف المدينة، ويمكنك توفير بعض النقود بعدم الأكل في الخارج طوال الوقت. (بواسطة Jacqueline Jensen) نعود إليك هل جربت أيًّا من هذه النصائح في محاولة منك لتحسين إنتاجيتك؟ هل لديك نصائح أخرى يمكنك أن تضيفها للقائمة؟ نود سماعها منك في التعليقات. ترجمة- وبتصرف- للمقال ‎23 Productivity Tips From Digital Nomads Around The World لصاحبته Hailley Griffis.

لا تتعلق ثقافة الشركة بامتلاك مكتب فخم بل بامتلاك فريق عمل متعاون، ومُنتج، ويسعى جميع أفراده لذات الهدف. يُفضّل العديد من الموظفين العمل عن بعد للاستمتاع بحياتهم والحصول على مزيد من الحرية. أصبح من السهل على الأشخاص، مع تطور التكنولوجيا، أن يختاروا المكان والزمان الذي يودّون العمل فيهما مع الاحتفاظ بمستوى إنتاجية رفيع المستوى. ورد في كتاب (العمل عن بُعد: المكتب ليس ضروريًا - Remote: Office Not Required): محاسن ومساوئ العمل عن بعد إتاحة العمل عن بعد ليس حلًا مثاليًا، ولكن له العديد من الإيجابيات، مثل: 1. توازن أسهل بين العمل والحياة يمنح العمل عن بعد موظفيك شعورًا بالحرية والذي يتيح لهم أن يكون لديهم حياة خارج إطار العمل. يمكن لهم تنظيم يومهم للاعتناء بعائلاتهم، والمواعيد، وغيرها من الأشياء الشخصية. حيث لا يساعد الوقت الذي يستغرقه التنقل بالمواصلات (والتوتر الذي يسببه الأخير) الموظفين في التمتع بتوازن جيد بين العمل والحياة. 2. يعمل الموظفون عن بعد لساعات أكثر في واحدة من التجارب التي أجراها باحثون في جامعة ستانفورد، سجّل الأشخاص الذين عملوا من المنزل ساعات أكثر من ساعات عمل العاملين في المكتب ضمن دوامهم الرسمي، وحصلوا على أيام مرضيّة أقل، مما يعني أنهم تمكنوا من تسجيل ساعات أكثر بشكلٍ عام. وعلى نفس المنوال، وجدت الأبحاث التي أجرتها مؤسسة Gallup أن الموظفين عن بعد يسجلون ما يُقارب أربع ساعات إضافية في الأسبوع زيادة عن نظرائهم في المكاتب. 3. الموظفون عن بعد هم الأكثر إنتاجية لا يسجّل الموظفون عن بعد ساعات عملٍ أكثر فحسب، بل عادةً ما يكونون أكثر إنتاجية نظرًا لعملهم في بيئات عمل أكثر هدوءًا. ولأنهم قادرون على تحقيق التوازن في حياتهم بشكل أفضل، وعادة ما يكونون أقل توترًا، لذا فهم قلّما ما يعانون من الإرهاق، وهذا يعني أنهم قادرون على الحفاظ على إنتاجيتهم لفترة أطول. 4. يمتلك الموظفون عن بعد معدل دوران أقل في تجربة جامعة ستانفورد آنفة الذكر، وُجد أيضًا أن معدل الدوران (Turnover) للعاملين من المنزل انخفض بنسبة 50٪ تقريبًا مقارنةً مع باقي مجموعة المقارنة. حين تقف وتفكر فيما سبق، فستجد أن الإحصائية مثيرة بشكل لا يصدق. وفي حين يبدو كل ما سبق أمرًا مدهشًا، إلا أنه ليس مثاليًا. فللسماح للموظفين بالعمل من المنزل بعض السلبيات، مثل: 1. يجب أن يتمتع الموظفون عن بعد بالتنظيم بشكل كبير يسهل للغاية وجود التشتيت أو المقاطعات عند العمل عن بعد (بسبب شبكتيّ Netflix و Chiller مثلًا!). ولا يملك العديد من الأشخاص التركيز أو التنظيم اللازمين ليكونوا موظفين عن بعد مميزين. ولذا يقع على عاتقك، كمدير، التأكد من أن لدى الموظف عن بعد كل ما يحتاج لأداء عمله بشكلٍ جيد. 2. يغدو بناء الثقافة أصعب بلا شك، ما زالت هناك إمكانية كبيرة لبناء ثقافة جيدة بين الموظفين عن بعد، إنما ستكون أصعب بكثير مما هي عليه في المكاتب على أرض الواقع. بطبيعة الحال، كلما طال الوقت الذي يقضيه أعضاء الفريق مع بعضهم البعض، كلما انسجموا أكثر وتوطدت ثقافة الشركة بشكلٍ أكبر. نعم، يمكنك مع أدوات مثل Slack إبقاء التواصل بين الجميع وخلق شعور بالهدف المشترك، ولكن بالتأكيد سيحتاج ذلك للكثير من العمل والالتزام. 3. يغدو التواصل أصعب تحتاج لضمّ أخصائيي تواصل، وحتى كتّاب مميزين ضمن فريقك. عند توظيف موظف يعمل عن بعد، لا بد أن تكون الكتابة -في رأيي- المهارة رقم واحد التي يتوجب عليك البحث عنها. معظم التواصل لديك سيتمّ عن طريق الدردشة أو البريد الإلكتروني، لذا تحتاج لأشخاص قادرين على توضيح أفكارهم وفهم الأمور بسهولة. تحتاج أيضًا لتواصل سهل وواضح لتكون على ثقة بأن أي شخص ينضم للمحادثة متأخرًا سيفهم ما يجري بالضبط. حتى إن كنت تعتقد أن الإيجابيات تفوق السلبيات وكنت منفتحًا على فكرة وجود الموظفين عن بعد، حينها سيغدو السؤال، كيف يمكنك بناء ثقافة بين الموظفين عن بعد؟ نصائح لبناء ثقافة ضمن الفريق الذي يعمل عن بعد النقطة المفصلية في بناء ثقافة ضمن فريق العاملين عن بعد هو التواصل باستمرار. تحتاج لبذل المزيد من الجهد لضمان أن يشعر الأشخاص بأنهم جزء من الفريق. من المهم أيضًا أن تُدرك أن الامتيازات اللطيفة، والمكاتب الفخمة، والاحتفالات العفوية ليست أساسًا لثقافة مميزة. لكن ما يبني ثقافة جيدة للشركة هي الأهداف الطموحة، والقيم الأساسية القوية، والكثير من الثقة والاحترام. إليك بعض النصائح لمساعدتك في إشراك فريقك عن بعد. 1. السر يكمن في الثقة السرّ في إنجاح العلاقة مع الموظفين عن بعد يكمن في الثقة بهم. فإن لاحظت بأنهم "غير متصلين" لمدة ساعة أو ساعتين، ثم بدأت بالتساؤل إن كانوا فعلًا يقومون بأي عمل أم أنهم يمارسون ألعاب الفيديو فحسب، فهذا يعني حقيقة أنك لا تثق بهم. إذا كنت قد وثقت بهم بما يكفي لتوظيفهم ودفع المال لهم، فسيتوجب عليك أن تثق بهم بما بكفي أيضًا بأنهم يؤدون عملهم. الثقة طريق ذو اتجاهين. إذا تبين لهم أنك تثق بهم، فسيثقون بك ويعبّرون عن ذلك بالعمل الجادّ. 2. استثمر في الأدوات الصحيحة تحتاج للتأكد من أن أعضاء الفريق مترابطين وقادرين على التعاون والعمل بكفاءة. كما سيكون لطيفًا إن كانوا قادرين أيضًا على الحصول على القليل من المرح. أمثلة على الأدوات: Slack Skype Google Drive Trello IDoneThis Join.me 3. قابلهم بشكل شخصي يجتمع العاملون في شركات مثل Buffer ضمن لقاءات شخصية (أشبه بالمؤتمرات) عدة مرات في السنة للتأكد أن باستطاعة جميع الموظفين عن بعد التواصل فيما بينهم. وهذا يؤكد على أن بناء الفريق وارد الحدوث حتى لو لم يتواجد أعضائه على مقربة من بعضهم بعضًا باستمرار. قد يبدو الأمر كما لو كان ذاك زيادة في التكاليف، لكنه يستحق كل هذا العناء للتأكد من أن كل شخص يحظى بفرصته. 4 . اعقد المزيد من الاجتماعات يتوجب عليك التأكد من بقاء الجميع على إطلاع بالمستجدات، لذا تحتاج لعقد اجتماعات بشكل مستمر، ويُفضل أن تكون عبر الفيديو. كما يتوجب عليك عقد لقاءات شخصية (وجهًا لوجه) مع موظفيك وبشكلٍ دوري، وسؤالهم عن كيف تسير حياتهم الشخصية. كمُقترح، يمكنك عقد اجتماعات شخصية مرة واحدة أسبوعيًا، ثم الاجتماع بالفريق مرة واحدة كل أسبوعين. 5. إشراك فريقك أكثر لا بد من أن تتمتع بالشفافية الكاملة مع فريقك وتعمل على إشراكه في أكبر عدد ممكن من القرارات. يمكن للعمل عن بعد أن يجعلك تشعر بالوحدة، لذلك من المهم أن تبذل جهدًا أكبر في جعل موظفيك عن بعد يشعرون أنهم جزءٌ من الفريق. هل لديك أي نصائح للعاملين عن بعد؟ إذا كان لديك أي نصائح أخرى لبناء ثقافة متمحورة حول فريق العمل عن بعد، فحبذّا لو تشاركنا بها في التعليقات أدناه! ترجمة -وبتصرّف- لمقال Building Culture On Remote Teams لصاحبه Jacob Shriar

يعد تقدير الموظفين أحد الجوانب التي تُغفلها الإدارات إغفالًا كبيرًا وأحيانًا قد ينساها كبار القادة حتى. وبدون وجود استراتيجية جيدة لتقدير الموظفين، فإنهم سيشعرون بالتوتر وعدم التقدير. في الواقع، فإن السبب الأول الذي بسببه يغادر معظم الأمريكيين وظائفهم هو أنهم لا يشعرون بالتقدير. ولابد أن آخر شيء ترغب به هو ارتفاع معدل دوران الموظفين لديك بسبب عدم تقدير الموظّف. فيما يلي بعض الإحصاءات التي لا تصدق بشأن تقدير الموظف: 1. قدّر الموظفين الأمر بسيط للغاية، فكلّما شعر الموظف باندماجه وحماسه، كان أداؤ أفضل. يمكنك أن تقوم بتعزيز أداء الموظفين بسهولة من خلال بذل المزيد من الجهد للتعرّف على الموظفين. يمكنك استخدام بعض عبارات التحفيز حتى لو كانت بسيطة فإن أثرها سيكون أفضل من مجرد أن تدرك بأن الموظف قام بأمر جيد ومن ثم تنسَ الأمر. إن ذلك يساعدك بالتأكيد لقطع شوطًا كبيرًا مع الموظفين كما يسمح لك ولزملائك العمل بشكل أفضل. 2. الاستثمار في تقدير الموظف أمر لا بد منه هناك الكثير من القادة الذين سيخبرونكم بأن برامج تقدير الموظف هي استثمار متين للشركة. والسبب هو أنهم يدركون مدى فائدته على الشركة. على المدى القصير، فإن ذلك يعتبر بمثابة وسيلة جيّدة للبدء في جعل الموظفين سعداء ومتحفّزين داخل مكان عملهم. أما على المدى الطويل، فإنه من الممكن أن يكون أحد الأسباب التي تساعدك في الاحتفاظ بالموظف. لذلك لا تدع الموظفين الجيدين يغادروا! ابدأ الاستثمار في منصّات تقدير الموظفين. 3. عمل برامج تقدير الموظفين، حتى عند التوظيف أصبح التقدير أمرًا مهمًا بحيث يتم استخدامه عند توظيف الموظفين الجدد. كما (أو لا) تعلم، كان لجيل الألفية كلّ الحماس في الآونة الأخيرة، حيث يقومون الآن بدخول عالم الشركات. إنهم جيل مميز من ناحية التوظيف، لأنهم ذو قيمة أكثر من المال. إن التقدير والشعور بالانتماء يعتبران من العوامل المهمة التي لا غنى عنها، إن كنت تعمل على جذب الجيل القادم من الموهوبين. 4. توقف عن فقدان الموظفين هذا صحيح. فعندما تخطط الشركات لتقدير موظفيها، يكون معدّل دوران الموظفين فيها أقل ومعدل بقاء الموظفين أعلى من أولئك الذين لا يمتلكون أي شكل من أشكال برامج التقدير. إذا كانت شركتك تفقد الكثير من المواهب لديها، فالسبب ليس لأنهم لا يتمتعون بالاحترافية اللازمة، بل لأن الشركة لا تقوم بتوفير الجو الملائم للتطور. 5. ارفع أداء الموظف إن القيادة تلعب دورًا رئيسيًا في التحفيز الذي يحصل عليه الموظفون. مع وجود القادة المناسبين في المكان المناسب، فإن الموظفين سيشعرون بالتقدير كلما تلقوا الاعتراف بذلك. عندما يقدّر المدراء موظفيهم، فإن الموظفين يميلون لأداء عملهم بشكل أفضل. لا أدري ما الذي يؤدي لذلك تحديدًا، ولكني متأكدّ من أن هناك تأثير للتقدير لما يقوم به من خلق جو شبيه بالجو العائلي تقريبًا داخل المكتب. أعتقد أن الفرق الوحيد بين القائد الجيد والقائد السيء هو أن القائد الجيد ليس قادرًا فقط على التعرّف إلى الموظفين وتقديرهم، بل هو قادر على جعلهم يشعرون بأنهم مرحّب بهم. في حين أن القائد السيء لا يستطيع القيام بذلك. بعد هذا الحديث، هل ستفضّل العمل مع مدير سيء أم قائد عظيم؟ 6. قم بتخفيض التوتر في العمل تحدثنا كثيرًا عن آثار التوتر في العمل وكيف يمكن أن يؤثّر سلبًا على الموظفين داخل مكان العمل. ولكن هل يمكن أن يكون عدم تقدير بالموظفين أحد أكبر الأسباب التي تجعل الموظفين يشعرون بالتوتر في العمل؟ الأرقام لا تكذب حيث تقول بأن الشركات التي تستخدم برامج لتقدير الموظفين من الممكن أن يكون لديها مستويات إحباط أقل مقارنة مع الشركات التي لا تتمتع بتلك البرامج. 7. التقدير أفضل بين الزملاء لا يمكن إجبار أحد على القيام بهذا النوع من التقدير، حيث يجب أن يحدث بشكل عفوي. إن تقدير الزملاء لبعضهم يعتبر أكثر فعاليّة، فهو طريقة جيدة للإحساس بالانتماء داخل مكان العمل. كموظف، فإنك غالبًا ستشعر بحماس أكبر ليكون أولئك الأشخاص حولك يقدمون لك بعض الحب، حتى لو كانت المهمة التي ستقوم بها صغيرة. احرص على قضاء بعض الوقت في تقدير شخص ما أو الثناء على جهوده في العمل. 8. قم بتأثير إيجابي داخل مكتبك إن الشركات التي تنفق على موظفيها تدرك بأن عائد الاستثمار الهائل الذي سيعود عليها ناتج عما سيقوم به الموظفون وستكون مدينة لهم بذلك. سواء كان ذلك ربحًا حقيقيًا أو خارجيًا، فإن الشخص سيشعر بشعور أفضل إن بذلت الشركة قصارى جهدها لتحسين بيئة العمل من أجلهم. 9. الشركات تعمل بشكل أفضل الأمر بسيط، كلّما قمت بتقدير موظفيك بشكل أفضل سار عمل شركتك على نحو أفضل. عندما يتم تقدير الفرق والأفراد، فإنهم سيشعرون بالقدرة على بذل المزيد من الجهد. أود أن أذهب أبعد من ذلك، حيث يمكنك أن تضع الفرق ضمن مسابقات صغيرة لترى من الذي سيقوم بإنجاز العمل بشكل أكبر، وبالتالي فإنك تقوم بذلك بخلق مسابقة ممتعة، مع تقدير الفرق ذات الأداء الأفضل. لا يجب أن تكون تلك المسابقات متعلقة بالعمل، حاول فقط أن تضيف نوعًا من المرح إلى مختلف الأنشطة التي من شأنها تعزيز الروح المعنوية في مكتبك. 10. عمل أفضل لن أكذب حتى فأنا حقًا لا أعلم ما يعنيه هذا أو كيف يمكن قياسه. لكني سأفترض أن هذا صحيح. وغالبًا لأننا نرى هنا في officevibe كيف يتم العمل بشكل أفضل عندما نقوم بتقدير الموظفين. إننا قادرون على ابتكار الكثير من المفاهيم العظيمة والأفكار الرائعة (الكثير الذي لم تره حتى الآن) حيث يحافظ موقعنا على تطوره. ولا يسعني إلا أن أفترض أن هذه هي الطريقة التي ستجري بها الأمور عند قيامك بتقدير الموظفين على نطاق أوسع. ستكون تلك الشركات بمختلف الاختصاصات أكثر قدرة على الابتكار لأن موظفيها راضون عن عملهم. 11. دوران طوعي أقل عندما يكون هناك برنامج فعّال لتقدير الموظفين، سيكون احتمال مغادرتهم للعمل أقل. وفي النهاية فإن معظم الموظفين يفقدون كل الدوافع التي يجب أن تساعدهم على مواصلة العمل داخل مكتبهم بسبب عدم تقديرهم. ويمكن تجنّب الأمر بسهولة إن كانت الشركة تسعى لتطبيق خطة فعّالة لتقدير الموظفين. على الرغم من عدم وجود مكان عمل مثالي، فإنه يمكن أن تتغير الأمور نحو الأفضل بالنسبة لجميع الموظفين. فالشركات التي تفكّر للمستقبل تقوم الآن بالتخلّص من جميع العواقب التي تعيق تقدير موظفيها. فبدون الموظفين لن تكون الشركات موجودة، وبدون وجود دافع الموظفين لا يمكن للشركات أن تتطوّر. إذًا ابدأ بتطبيق ما تستطيع القيام به لخلق بيئة عمل أفضل داخل مكتبك. وتذكّر، عبارات المديح والتشجيع البسيطة ممكن أن تحدث فرقًا كبيرًا. ترجمة –بتصرّف- لمقال Facts You Didn’t Know About Employee Recognition لكاتبه Jeff Fermin