المحتوى عن 'إدارة المهام'.



مزيد من الخيارات

  • ابحث بالكلمات المفتاحية

    أضف وسومًا وافصل بينها بفواصل ","
  • ابحث باسم الكاتب

نوع المُحتوى


التصنيفات

  • التخطيط وسير العمل
  • التمويل
  • فريق العمل
  • دراسة حالات
  • نصائح وإرشادات
  • التعامل مع العملاء
  • التعهيد الخارجي
  • التجارة الإلكترونية
  • الإدارة والقيادة
  • السلوك التنظيمي
  • مقالات ريادة أعمال عامة

التصنيفات

  • PHP
    • Laravel
    • ووردبريس
  • جافاسكريبت
    • Node.js
    • jQuery
    • AngularJS
    • Cordova
    • React
  • HTML
    • HTML5
  • CSS
  • SQL
  • لغة C#‎
  • لغة C++‎
  • بايثون
    • Flask
    • Django
  • لغة روبي
    • Sass
    • إطار عمل Bootstrap
    • إطار العمل Ruby on Rails
  • لغة Go
  • لغة جافا
  • لغة Kotlin
  • برمجة أندرويد
  • لغة Swift
  • لغة R
  • لغة TypeScript
  • ASP.NET
    • ASP.NET Core
  • سير العمل
    • Git
  • صناعة الألعاب
    • Unity3D
    • منصة Xamarin
  • سهولة الوصول
  • مقالات برمجة عامة

التصنيفات

  • تجربة المستخدم
  • الرسوميات
    • إنكسكيب
    • أدوبي إليستريتور
    • كوريل درو
  • التصميم الجرافيكي
    • أدوبي فوتوشوب
    • أدوبي إن ديزاين
    • جيمب
  • التصميم ثلاثي الأبعاد
    • 3Ds Max
    • Blender
  • نصائح وإرشادات
  • مقالات تصميم عامة

التصنيفات

  • خواديم
    • الويب HTTP
    • قواعد البيانات
    • البريد الإلكتروني
    • DNS
    • Samba
  • الحوسبة السّحابية
    • Docker
  • إدارة الإعدادات والنّشر
    • Chef
    • Puppet
    • Ansible
  • لينكس
  • FreeBSD
  • حماية
    • الجدران النارية
    • VPN
    • SSH
  • مقالات DevOps عامة

التصنيفات

  • التسويق بالأداء
    • أدوات تحليل الزوار
  • تهيئة محركات البحث SEO
  • الشبكات الاجتماعية
  • التسويق بالبريد الالكتروني
  • التسويق الضمني
  • التسويق بالرسائل النصية القصيرة
  • استسراع النمو
  • المبيعات
  • تجارب ونصائح

التصنيفات

  • إدارة مالية
  • الإنتاجية
  • تجارب
  • مشاريع جانبية
  • التعامل مع العملاء
  • الحفاظ على الصحة
  • التسويق الذاتي
  • مقالات عمل حر عامة

التصنيفات

  • الإنتاجية وسير العمل
    • مايكروسوفت أوفيس
    • ليبر أوفيس
    • جوجل درايف
    • شيربوينت
    • Evernote
    • Trello
  • تطبيقات الويب
    • ووردبريس
    • ماجنتو
  • أندرويد
  • iOS
  • macOS
  • ويندوز

التصنيفات

  • شهادات سيسكو
    • CCNA
  • شهادات مايكروسوفت
  • شهادات Amazon Web Services
  • شهادات ريدهات
    • RHCSA
  • شهادات CompTIA
  • مقالات عامة

أسئلة وأجوبة

  • الأقسام
    • أسئلة ريادة الأعمال
    • أسئلة العمل الحر
    • أسئلة التسويق والمبيعات
    • أسئلة البرمجة
    • أسئلة التصميم
    • أسئلة DevOps
    • أسئلة البرامج والتطبيقات
    • أسئلة الشهادات المتخصصة

التصنيفات

  • ريادة الأعمال
  • العمل الحر
  • التسويق والمبيعات
  • البرمجة
  • التصميم
  • DevOps

تمّ العثور على 14 نتائج

  1. من السهل أن تقول "نعم"، فهو يرضي الآخرين، ما يرضيك بدورك (فمساعدة الآخرين تفرز حرفيًا "هرمونات السعادة" في أدمغتنا) فنحن البشر اجتماعيون بطبيعتنا ونحب مساعدة غيرنا وقت الاستطاعة. إلا أن هذه الكلمة -"نعم"- ثمنها، وهذا ما لاحظه الفنان وريادي الأعمال والمتخصص في إسعاد الغير، Ben Toalson: تحديد مدى انشغالك ليست مهمة الآخرين، لذا ابدأ بتغيير مفهومك عن الرفض، فبدلًا من رؤيته على أنه إحباط للآخرين، اعتبره أداة لتوفير الوقت، وقد لخص المصمم Sean McCabe وشريك Toalson في مدونته الصوتية الأمر هكذا: فإذا تخيلت جميع الأشياء التي بإمكانك فعلها في لحظة ما، ستدرك كم الفرص التي يمكنك انتهازها، ومن حسن حظنا أنه يوجد العديد من الوسائل المثمرة والمسلية والمحفزة لقضاء الوقت، لكن تصوُّر أن بإمكاننا فعل كل شيء لهو تصوُّر غير واقعي. قد يبعث الرفض على الضيق إلا أنه عنصر ضروري في الحفاظ على ترتيب أولوياتنا وإحراز تقدم مثمر نحو أهدافنا، فهو الأداة السحرية في إيجاد المزيد من الوقت ليومنا. وفقط أنت يمكنك تحديد ما يمكنك رفضه، وهذا المقال فقط ليعطيك الوسيلة، ويقدم لك أربعة طرق مختلفة لتسهيل الأمر عليك ولتوفر وقتًا في يومك. قدر التكلفة الحقيقية الخطوة الأولى هي الصدق مع النفس فيما يعنيه الرفض بالنسبة لنا، فيقتبس الكاتب Kevin Ashton من صديقه الكاتب Charles Dickens، والذي واجه نفس هذه المشكلة والصعوبة في قول لا: فيمكن أن يكون رفض طلب خمس دقائق أو مجرد مكالمة قصيرة صعبًا، إلا أن Ashton ينبهنا إلى تقدير الأثر والكلفة الحقيقية لهذه الطلبات. فهل هي حقًا فقط خمس دقائق؟ أم خمسة عشر؟ يمكنك إبقاء عينك على الساعة أثناء المحادثة، لكن حتى هذه المكالمات القصيرة قد لا يمكن منع استمرارها لمدة أطول، فمن الشبه مستحيل أن يكفي زمن قصير كهذا لمحادثة مثمرة. يكون وراء هذه الطلبات نيات حسنة في العادة، لكن تحديد تكلفتها يعود إليك في اللحظة التي توافق فيها عليها، كما قال Dickens هناك أحيانًا كلفة إضافية تتضمنها هذه الطلبات، فيمكن لاجتماع كان يفترض به أن يستمر خمسة عشرة دقيقة أن يمتد لساعة، ألم تحسب الوقت الذي تحتاجه في طريقك إلى هذا الاجتماع ثم العودة منه إلى مكتبك؟ وماذا عن الوقت اللازم للتحضير له؟ بل الأهم ماذا عن الطاقة الذهنية والوقت المهدور بعدم التركيز بسبب التفكير في الاجتماع؟ يشرح المستثمر وريادي الأعمال بول غراهام (Paul Graham) هذه الظاهرة في مقاله عن الفرق بين جدول الأعمال الذي يناسب المدراء وذلك الذي يناسب المنتجين، فيشكّل الاجتماع للمُنتج الذي يقضي معظم ساعات وقته في إنتاج أشياء جديدة (قد يكون كاتبًا أو مطورًا) إهدارًا لتركيزه، ويحول بينه وبين الأداء الأمثل قبل الاجتماع وبعده، حيث يسيطر الترقب للاجتماع والتفكير بطريقة للعودة إلى ذهنية الإنتاج بعد الاجتماع على عقل المنتج. تكمن القيمة الحقيقية لكلمة "نعم" في إجمالي الوقت والطاقة المهدورة على حساب الأشياء الأخرى. فكر في الطرق الأهم التي يمكنك أن تقضي وقتك بها، فكر بأعمالك المهمة، هواياتك المفضلة، والوقت المرح مع الأصدقاء أو العائلة. فعندما تقيِّم التكلفة الحقيقية للموافقة على أمر ما، تذكر أنه سيكون على حساب هذه الأنشطة المهمة، فحتى اجتماع الخمسة عشرة دقيقة الذي قد يمتد لساعة، لن يكتفي بإهدار هذه الساعة من وقتك، كما أنها ليست أي ساعة، بل ساعة كان يمكنك قضاءها في تأدية عملك على أمثل وجه وفي تقوية علاقاتنا مع من نحب. قل "لا أرغب" بدلًا من "لا أستطيع" طريقة تعبيرك عن رفضك تُهِم، فتغيير بسيط في طريقة كلامنا، والالتزام به، يساعداننا على الرفض في الحالات الصعبة. كتب الكاتب وريادي الأعمال James Clear عن هذه الدراسة الرائعة المنشورة في مجلة أبحاث المستهلك: قسمت الدراسة المشتركين إلى مجموعتين، وطُلب من كل مجموعة لفظ عبارة مختلفة عندما يُقدَّم إليهم شيء ما، حيث طُلب من إحدى المجموعتين أن تقول "لا أستطيع أكل هذا" عندما يُعرَض عليهم عرض ما، فيقولون مثلًا "لا أستطيع أكل المثلجات"، بينما قالت المجموعة الأخرى "لا أرغب بأكل هذا." غادر المشاركون الغرفة بعد ترديد هذه العبارات معتقدين أن التجربة قد انتهت، وخُيِّر كل منهم بين لوح شوكولا ولوح مكسرات، وهذه كانت البداية الحقيقية للتجربة. اختار من قالوا "لا أستطيع أكل هذا" لوح الشوكولا بنسبة 61%، وعلى عكسهم، اختارت المجموعة الأخرى التي قالت "لا أرغب بأكل هذا" لوح الشوكولا بنسبة 36% فقط، فقول "لا أرغب" بدلًا من "لا أستطيع" قلل من احتمالية اختيار لوح الشوكولا بنسبة 70%. تابعت دراسة مشابهة مجموعة صغيرة من النسوة اللواتي كنَّ يعملن على تحسين صحتهن ولياقتهن، وأُعطي كل منهن طريقة مختلفة في الرفض خلال فترة الدراسة: فقط قول "لا." قول "لا أستطيع" (مثل "لا أستطيع تفويت تمريني"). قول "لا أرغب" (مثل "لا أرغب بتفويت تمريني"). بعد مرور عشرة أيام، نجحت ثلاث نساء فقط من الزمرة الأولى (اللواتي قلن فقط "لا") في الحفاظ على أهدافهن خلال المدة، والأسوأ منها هي الزمرة الثانية (زمرة "لا أستطيع") التي لم ينجح منها سوى واحدة من العشرة في الالتزام، لكن الزمرة الثالثة كانت أكثرهم نجاحًا بنسبة 8 من 10 منهن التزمن بأهدافهن. لِمَ هذا الفرق الفادح بين "لا أستطيع" و "لا أرغب"؟ يعتقد الباحثون أن طريقة تعبيرنا عن قراراتنا لها أثر كبير على تطبيقها في المستقبل، فقولك أنك لا تستطيع فعل شيء يشير إلى أن الرفض ناتج عن مسبب خارجي، بينما قول أنك لا ترغب بفعل شيء يعطي فكرة أن خيار الرفض نابع منك، بلا أي ضغط خارجي، فيصبح امتناعك عن شيء جزءًا من هويتك، فأنت الآن فلان الذي لا يفعل هذا الشيء، وهذا يسهل مقاومة الضغوط المستقبلية. يمكنك الاعتماد على نفس المبدأ عندما تواجه طلبات على حساب وقتك، فإذا كانت تكلفك الكثير من وقتك وطاقتك، فإن قول "لا أرغب بفعل هذا" قد يكون أسهل على المدى البعيد من قول "لا أستطيع"، فالتعبير عن الرفض بعدم رغبتك يدعم فكرة مبادرتك الشخصية في تفضيلك شيء على آخر، ويساعد هذا على الحد من الطلبات المستقبلية لا فقط منع الموقف الحالي. ساعد بإعطاء البديل عن وقتك وطاقتك إذا كنت ممن يرغبون صدقًا بمساعدة الآخرين، يمكن أن يبدو لك الرفض تصرفًا أنانيًا، وإذا كان هذا الشعور بالذنب هو الحاجز بينك وبين الرفض، جرب منهج الكاتبة Alexandra Franzen. فعندما تحتاج إلى أن ترفض، فإنها تحاول المساعدة بطريقة بديلة، فيكون نموذجها في رفض طلب أحدهم عبر بريد إلكتروني هكذا: وفقًا لـFranzen: "الطريق إلى صياغة رفض رقيق يكون بارفاق شكل آخر من أشكال المساعدة معه"، وعلى هذا البديل أن يكون شيئًا تقدر عليه وترغب بفعله، إذ أنه أسهل وأبسط وأقل استهلاكًا للوقت ولا يكلف المال، أو يناسبك ببساطة، وليس شيئًا يستهلك وقتك. والجميل في هذا النهج هو موازنته في الحفاظ على كل من علاقاتك مع الآخرين الذي يطلبون منك المساعدة وحدودك في العطاء من وقتك وطاقتك. إليك بعض الحلول البديلة لتقدمها في حال أردت مساعدة شخص دون الموافقة على طلبه: اقترح شخصًا آخر قد يمكنه المساعدة. اعرض عليه تقديمه لهذا الشخص. شارك روابط لمقالات أو مقاطع فيديو ذات صلة بالأمر. اقترح كتبًا قرأتها قد تساعد. دل على أي مصادر سبق لك استخدامها فيما مضى. ضع قواعدك المسبقة مما يجعل الرفض صعبًا هو المعاناة في الاختيار بينه وبين الموافقة، وحتى إذا اخترت الرفض فإن الوقت والطاقة اللذين قضيتهما في الاختيار يؤثران على جدول أعمالك مهما كان اختيارك. الحل لهذا يكون بوضع قواعد مسبقة لنفسك شبيهة بتلك المتعلقة بالأشياء المحددة التي لا تفعلها، لتسهيل اتخاذ القرار حول قبول أو رفض أي طلب في المستقبل. يقترح الكاتب وبروفيسور علم الحاسوب Cal Newport تمثيل هذه القواعد بمخطط بياني يطلق عليه "مؤشر الأهمية." مؤشر الأهمية هو وثيقة تنص على المعايير التي على أساسها ستمنح أحدهم وقتًا وانتباهًا، وتحت كل منها الظروف المشترطة ومدى غالبية قبولك بهذا الالتزام. وهي مفيدة خصوصًا في الأمور لا يمكنك تجنبها تمامًا إذ أنها قد تكون مطلوبة لعملك لكن التركيز عليها كثيرًا يستنزف وقتك وطاقتك، مثل أعمال على شبكات التواصل الإجتماعي أو أي اتصالات غيرها وحضور المؤتمرات. لذا يقترح Newport وضع مؤشر يظهر النشاطات التي لا ترغب بفعلها على الإطلاق والحدود التي لن تتجاوزها، فقد لا تحضر أي مؤتمرات خارج دولتك، بينما تنظر في المؤتمرات المعقودة في دولتك حسب مؤشرك وقواعدك، مثلًا: على المؤتمر أن يشمل على الأقل ثلاثة متحدثين أنت مهتم بسماعهم لتحضر المؤتمر. أن تحضر مؤتمرين كحد أقصى كل سنة. يسهِّل وضع هذه القوانين مسبقًا عليك اتخاذ القرار، ويعطيك الإطار المرجعي لهذا القرار، فبدلًا من اختلاق الأعذار، يمكنك شرح قوانينك وتبيين أن هذا الطلب لا يتوافق وهي. أو كما يقول Newport: فجميع هذه الإستراتيجيات بينهما شيء مشترك وهي: التخطيط المسبق. الرفض أمر غير مريح وغير طبيعي لنا ولهذا نحتاج إلى أن نحضِّر أنفسنا له، فنحتاج إلى وضع قواعد وأسس لأنفسنا لنعتمد عليها، لأن النظر في عين أحدهم أو محادثته على الهاتف ورفض طلبه هو أمر شبه مستحيل بدونها. فإذا كنت تواجه صعوبة في ذلك، أسدِ لنفسك معروفًا وقم بالتخطيط لـ"استراتيجية الرفض"، واعتمد عليها في تحضير ردك على طلبات الآخرين مسبقًا، حتى لا تأخذك بغتة، وستشكر نفسك عندما تستمتع بالوقت الإضافي وراحة البال اللذان جلبته لك كلمة "لا." ترجمة وبتصرف للمقال How to Just Say No: 4 Frameworks from the Pros لصاحبه Belle Beth Cooper
  2. هنالك مقولة تقول: "دع العمل معلّقًًا ولا تدع علاقاتك تتداعى". إنّ الإبقاء على نظام في الحياة يشبه عمل بهلوان الكرات. بينما أنت تنساب لتلتقط إحدى الكرات - ولنقل الأمور المالية، الالتزامات العائلية، أو المرح مع الأصدقاء - تكون الأخرى مندفعةً نحوك. لسوء الحظ، بعض الكرات ستسقط على الأرض ولا بدّ: تمضي أسابيع لا تضع أولوية للنوم فيها، تتناول الوجبات السريعة بدل الطبخات المنزلية، وتماطل بأداء الأعمال المهمّة منشغلًًا بأداء مهمّات أقلّ أثرًًا. بدل أن ترمي مهمّات الحياة في الهواء وتأمل أنّك ستتمكّن بطريقةٍ ما من التقاطها جميعًًا، اتّبع هيكلًًا يُبقي كلّ ناحية من حياتك منظّمةً. سنغطّي 10 قواعد تفيد في تنظيم الحياة بحقّ - وإبقائها منتظمة. ثمّ سنناقش كيف يمكن تطبيق هذه القواعد في كلّ مجالات الحياة المهمّة: العمل، المدرسة، المشاريع، المنزل، الصحّة والرشاقة، الأمور المالية، والعلاقات الاجتماعية. النتيجة هي أداء أمور أكثر وأنت تشعر بتوتّر أقلّ. تشتّت أقلّ، حياةٌ أكثر. هيكل لتنظيم الحياة ربّما تبدو القواعد صارمة وبلا متعة: افعل هذا ولا تفعل ذاك. لكن في الواقع فإنّ اتّباع مجموعة من القواعد في الحياة يمكن أن يكون أمرًًا مُتيحًًا لحرّية التصرّف. عندما نسير وفق مجموعة من الطرق التي حدّدناها سابقًًا للتعامل مع الأشياء فذلك يحدّ من التجمّد المرافق للتحليل من أجل الاختيار، والصراع النّابع من عدم القدرة على الحسم. لا يعني هذا أن الحياة لا تحوي صُدفًًا غير متوقّعة - لذلك سنُضَمِّن "التجربة" كجزء من الهيكلية فنستطيع بذلك مواجهة الصدف السعيدة في الحياة دون أن نشعر أن كلّ شيءٍ خرج عن السيطرة. باتّباع قواعد بسيطة وتطبيقها باستمرار وثبات، ستنتظم حياتك بطريقة تجلب المزيد من الهدوء لأيامك والمزيد من النظام لأسابيعك. 1. طور عادات وابن روتين نملك جميعًًا عادات ترسّخت في حياتنا على مرّ السنين، وروتينًًا يحدّد أفعالنا بدون تفكيرٍ واعٍ. يكمن السؤال فيما إذا كانت هذه العادات مقصودة أم أنها فقط نتيجة منفعلة. تؤسّس العادات الجيدة للنّجاح على الأمد الطويل وتجعل مشاعرنا جيدة. بينما تسرق العادات السيئة وقتنا، صحتنا، سعادتنا وحتّى أموالنا. تأمّل في عادات حياتك لترى أيٌّ منها صالح، أيٌ منها ينبغي التخلّي عنه، وأيّ عادات جديدة يمكن أن تساعدك لتصل لأهدافك. هل تمضي ساعات وأنت تقلّب الإنستغرام يوميًًا؟ هل تحوي فواتيرك المصرفية الشهرية مشتريات أكثر ممّا تتذكّر؟ هل كان من الممكن أن تستخدم وقت فراغك لتقوم بنشاط بدنيّ أكثر؟ إنّ بناء عادات جيّدة ليس بالأمر السّهل. في كتابه "العادات الذرّية Atomic Habits" ينصحنا الكاتب جيمس كلير بأنّ نملك دافعاً قويًًّا وراء رغبتنا في تطوير عادة معيّنة فيقول: عندما تحصر العادات التي تريد في حياتك، اجمعها جميعها في روتينٍ يوميٍّ يساعدك أن تكون منتجًًا. بحصولك على عادات جيّدة وربطها في روتين قوي، سيقلّ اعتمادك على الحماس العابر لأداء الأشياء، وتتقلّص مساحة التسويف والتشتّت. 2. خطط للأيام القادمة في الحياة أحداث وتبدّلات غير متوقّعة. لكنّ لا يعني ذلك أن بعض التخطيط لا يمكن أن يطبّق. تحتاج برنامجًًا مديرًًا للمهام، وتقويمًًا لتفكّر وتخطّط للمستقبل وتنظّم حياتك. خصّص وقتًًا لتنظّم يومك وتخطّط للأسبوع. عندما تحدّد في أي يوم ينبغي عليك إلقاء عرض تقديمي في العمل، يمكنك أن ترجع للوراء وتضع قائمة بالأمور التي يجب أن تنجزها تحضيرًا لذلك في برنامج إدارة المهام. عندما تسجّل اليوم الّذي سيقام فيه اجتماع أولياء الأمور في مدرسة ابنك، يمكنك أن ترتاح وأنت تعلم أن الأمر لن يفوتك وأنت لا تشعر. هذه بعض النصائح للتخطيط: ضع مخطّطًًا للأمور الصغيرة - حيث إنّها تتراكم وتؤثّر فعلًًا! (مثال، الغسيل، التنظيف، الخ) خصّص في أسبوعك ساعةً لتخطّط للأسبوع (مثال، الجمعة بعد الظهر، الإثنين صباحًًا) بالغ في تقدير المدّة التي ستأخذها المهمّة ليتمّ إنجازها جرّب تقسيم يومك إلى قطع زمنية في كتابها "168 ساعة: أنت تملك وقتًًا أكثر ممّا تتصوّر" (‎168 Hours: You Have More Time Than You Think)، تؤكّد الكاتبة لورا فاندركام على أهمّية التخطيط للأسبوع: بالطبع فإنّ التأكيد على "منظّمة جيّدًًا". عند وضع كلّ الأمور في برنامجك على التقويم وإضافة كلّ المهام لقائمة المهامّ يمكنك أن تعمل خلال أسبوعك على التركيز على كلّ الأمور المهمّة بالنسبة لك. 3. راع ميولك الطبيعية إنّ تنظيم الحياة وصنع العادات والروتين بتفكير مُمعن يمكن بسرعة أن يصبح نشاطًًا محبِطًًا في حياةٍ طموحة. "يجب أن أستيقظ في الخامسة صباحًًا كلّ يوم" "يجب فعلًًا أن أتحوّل للطعام النباتي" "أنا لن أشاهد أيّة أفلام بعد الآن" تكمن المشكلة في أنّك هنا قد تكون إنسانًًا يفضّل العمل ليلًًا وتكون في أقصى إنتاجك في الثانية عشر ليلًًا، وتحبّ شرائح اللّحم اللذيذة، وطريقتك للراحة هي مشاهدة فيلم جيّد. كي تنظّم حياتك، اختر عادات تتواءم مع ميولك الطبيعية. كن واقعيًًا حول نفسك واعتنق ما يمكنك الالتزام به بحقّ على المدى الطويل. هاك بعض المجالات المختلفة حيث يمكنك أن تستند إلى حالتك الطبيعية: إذا كنت لا تحبّ الكوي، اشتري فقط الملابس المصنوعة من مواد غير قابلة للتجعّد إذا كنت تكره الذهاب إلى النادي، انضمّ لفرق الرياضات الترفيهية (كرة السلّة، كرة القدم، الخ) إذا كنت لا تستمتع بالقراءة، استمع إلى التسجيلات وشاهد الوثائقيّات باختيارك للطريق الّذي تشعر فيه بالمقاومة الأقل يمكنك أن توفّر على نفسك الكثير من الوقت وأنت تحاول أن تعتنق ما تكره باختيارك الأمور التي تستمتع بها ببساطة. 4. الثبات أهم من الكمال يكون موقف "الكلّ أو لاشيء" مصدرًًا لعذاب النفس لدى الكثير من الناس. إذ عندما نفشل في تحقيق التوقّعات غير الواقعية الّتي نضعها لأنفسنا، نترك كلّ شيء دفعةً واحدةً ونحن منهزمون. عن طريق فهم أثر التقدّم البطيء والجهد المتراكم يمكننا أن نصبح أكثر واقعيّة نحصّل المزيد من الفائدة في حياتنا. إنّ أول خطوة تكمن في وضع خطط واقعيّة يمكن تطبيقها في حياتنا: تُهيّئ الخطط غير الواقعية لدوّامة من الخزي والأسف عندما لا نستطيع تحقيقها في النهاية. إجعل الثبات جزءًًا من حياتك واعتدْ على عدم الكمال. باختيارك لجهدٍ مستمرّ باتّجاه هدفٍ واقعيّ فإنّنا نترك مساحة أكبر للأمور الأخرى التي نريد فعلها في حياتنا. 5. أوجد توازن خلال محاولتنا أن نفعل كل الأشياء وأن ننظّم حياتنا بشكل مثاليّ، غالبًًا ما يقع التوازن كضحيّة. فمثلًًا تبقى ساهرًًا طوال الليل وأنت تقوم بالعمل في البرمجة بدل أن تذهب للنوم. تدرس طوال عطلة نهاية الأسبوع للامتحانات الفصلية القادمة بدل أن تلتقي بأصدقائك. في حين أن هذه الاستراتيجية يمكن أن تعمل على المدى القصير، تظهر النتائج السلبية السيئة لهذه الاستراتيجية على المدى الطويل: التوتّر، الاحتراق، والخمول. بدلًًا من ذلك، ضع أولويّة للاستمرار طويل الأمد بالتوازن مع الاعتناء بالذات. هذه بعض الاستراتيجيات الّتي يمكن أن تأخذها في الحسبان: تجنّب فرط الإرهاق لنفسك وقضاء الكثير جدًًا من الوقت في العمل ضع أولوية للنشاط البدني حيث أنّ له تأثيرًا محسّنًا للمزاج جرّب التأمّل، تدوين المذكّرات، أو ممارسة الامتنان والشكر أمضِ وقتًًا مع العائلة والأصدقاء استرخِ لوحدك مع فيلم جيّد تأكّد أنّك تأخذ قسطًًا كافيًًا من النوم وتجنّب المناوبات لكامل الليل بأيّ ثمن عدا عن الاستراحات اليومية لتلتقط أنفاسك، خصّص وقتًًا لاستراحات طويلة أيضًًا. على الأقل، حاول أن تأخذ استراحات من العمل لمدّة أسبوع مرّة لمرّتين في السّنة على أقل تقدير. عن طريق الشحن المستمر لطاقتك، ستتمكّن من الظهور بقوّة في الحياة والعمل ولنفسك وللآخرين الذين يعتمدون عليك. 6. اختر أولوياتك بعناية إحدى الطرق الّتي تجعل من اللعب بكرات الحياة أمرًًا أسهل هو أن تترك بعضًًا منها تسقط عمدًًا. كي تجد وقتًًا للأمور المهمّة بالنسبة لك، لا تتردّد بقول "لا". وضع الأولويّات هو أداة أساسيّة في ترسانة الوسائل المستخدمة لتنظيم الحياة. من المستحيل أن تفعل كلّ شيء؛ لذلك ضع أولوية للأمور المهمّة في متناول يدك. برفضك للأمور الّتي لا تخدم أهدافك العليا، يمكنك تركيز الليزر خاصّتك باتجاه الأمور ذات القيمة. فكرة لتحدّد ما هو مهمّ وما هو غير مهمّ: حدّد ما هي أهمّ مهمّة في يومك واجعلها أولوية، ثمّ الّتي تليها وهكذا. بامتلاكك لحسّ ما هو مهم وما هو ليس كذلك، يمكنك أن تتّخذ قرارات فعّالة أكثر حول أين ستصرف وقتك وطاقتك. 7. بسّط وأزل التشتّت من الصعب أن تشعر بالنظام إذا ما كان عقلك مكتبك ومنزلك في فوضى. حاول دائمًًا أن تجد وتستغلّ الفرص لترتّب وتفرغ مساحة ذهنيّة وفيزيائية وإلكترونية. بعض الفوضى التي نشعر بها في حياتنا تنبع من وجود الكثير من الأغراض أو الكثير من الأمور الّتي يجب أن نفعلها، أو الكثير من الأمور الّتي تشغل بالنا. خذ بالحسبان هذه القاعدة وأنت تنظّم حياتك: الأقلّ هو الأكثر. 8. قس إنجازك من المهمّ أن تقيس تقدّمك سواءٌ كانت أهدافك كبيرة أو صغيرة. تحوز كثيرًًا من القوّة بمعرفتك الأمور الفعّالة والأمور الّتي لا تحقّق النتائج المرجوّة. إذ يمكنك أن تخصّص وقتًًا أكثر في حياتك للأنشطة الّتي تفيدك في الوصول لأهدافك، وتقلّل من الأمور الّتي ليس لها فائدة. تفيدك هذه الأمور في قياس تقدّمك: خصّص وقتًًا للمراجعة الأسبوعية بانتظام تقيّم فيه الأسبوع المنصرم وتشذّب قائمة مهامك لتحوي فقط على الأمور الأساسية جرّب طريقة قياس الذات وقس أهدافك كلّها من المشي وصولًًا إلى النوم راقب وقتك فيما إذا كنت منتجًًا أو مشتّتًًا باستخدام تطبيقات مخصّصة لذلك 9. أتمت واستخدم خدمات خارجية تؤدّي العادات إلى أتمتة اتّخاذ القرار. يمكن أن تفيدك التكنولوجيا في أتمتة مهامّك الرتيبة. نظّم حياتك بإنشاء أنظمة آلية تريحك من بذل الجهد الفاعل وتتيح لك المزيد من الوقت والطاقة. فكّر في نواحي حياتك الّتي تُمضي فيها الوقت وأنت تقوم بعمل ما يدويًًا بينما يمكن لتطبيق أو موقع إنترنت أن يقوم بهذه المهمّة. فكّر أيضًًا أين يمكن أن تطلب خدمة من شخص آخر لتوفّر وقتك. هناك بضعة مهام في العمل والحياة يمكن أن تسلّمها لشخصٍ آخر منها: في الأمور المالية الشخصية (مثال، دفع الفواتير، الاستثمارات، الخ) في العمل (مثال، إرسال البريد الإلكتروني، تنسيق المشاريع، التسجيل والحجوزات، الخ) في المنزل (مثال، شراء الحاجات المنزلية، إعداد الوجبات، تجميع الأثاث، الخ) سنناقش لاحقًًا طرائق التنظيم الآلي والتسليم للأشخاص الآخرين الممكن استخدامها في كلٍّ من هذه النواحي. 10. جرب آخر عنصر في هيكلية تنظيم الحياة هو عنصر مثير وممتع: جرّب أمورًًا جديدة وابحث عن تجارب غير مألوفة! كونك منظّمًًا لا يعني أنّه ليس لديك مكان للعفوية الفوضوية. في بعض الأحيان لا تجري الأمور حسب المخطّط. في أحيانٍ أخرى قد تصبح الأمور مملّة ورتيبة. هنا هو الوقت المناسب لتدخل التجديد لجياتك وتخرج نفسك من الروتين الّذي لم يعد مجديًًا. بعض الطرق لتخرج من الروتين وتنمّي ذاتك في نفس الوقت: بتطلّعك باستمرار للتجربة ستدخل الكثير من الإثارة لحياتك وتخرج من حالات الركود. تطبيق هذه الهيكلية بعد معرفتك للمحاور العشرة لهيكلية تنظيم الحياة، يمكنك أن تقوم بتطبيقها على العديد من نواحي حياتك. بامتلاكك دلائل محدّدة يمكنك مقاربة كل ناحية بثقة أكبر وتوتّر أقل العمل من المرجّح أنك تمضي معظم ساعات يقظتك في العمل. يمثّل العمل المحور الّذي ينظّم الناس حياتهم حوله. هناك الكثير من الكلام حول كيفيّة تنظيم الوقت خارج العمل - الصباح الباكر، استراحة الغداء، وبعد العمل مساءً. لكن قليلًا من الحديث يدور حول الاستغلال الأمثل لساعات العمل الثمانية الّتي من المرجّح أنك تقضيها في العمل المكتبي. إنّ كونك منتجًًا في العمل يتبع نفس القواعد سواء كنت تعمل في مكتب، أو تعمل من المنزل، أو تدير عملك الخاص نظّم حياة العمل (طبّق قواعد التبسيط وإزالة التشتت، وضع الأولويات، الأتمتة واستعمال الخدمات الخارجية، والتوازن) أزل المشتّتات من مكتبك، صندوق بريدك، ومدير مهامّك. من الصعب أن تركّز أو تنجز أيّ شيء إن لم تشعر أنّ كلّ الأمور مرتّبة. لا يساعد المكتب المليء بالأوراق المبعثرة وفناجين القهوة في التركيز أبدًًا. يشعرنا البريد ومدير المهام غير المنظّم بالغموض والحيرة حول الخطوة التالية الواجب فعلها. خصّص موعدًًا منتظمًًا لتتحوّل من الفوضى إلى الترتيب. نظّف مكتبك وأغلق كلّ النوافذ والتطبيقات في الحاسوب في نهاية كلّ يوم عمل. بهذه الطريقة تبدأ كلّ يومٍ بانتعاشٍ جديد. حاول قدر الإمكان أن تنهي البريد الوارد وتفرغه يوميًًا حتّى لو عنى ذلك أرشفة البريد غير المقروء. خصّص 10 دقائق في نهاية كلّ يوم عمل لترتّب قائمة مهمّاتك لليوم التالي كجزء من روتين نهاية يوم العمل. ضع أولوية للعمل العميق. يقع معظم الناس في فخّ العمل العاجل فينجزون أعمالًًا صغيرة بدل التركيز على العمل الكبير ذو الأثر العميق. لكنّ هذا العمل ذا الأثر العميق هو ما يساهم في ترقيتك أو تطوير عملك لمستوى أعلى. نظّم يومك بحيث تبدأ بجلسة للعمل العميق تتمحور حول أكثر الأشياء أثرًًا في عملك لجذب المزيد من العملاء، كالفوز بمناقصة مهمّة، الخ. بعد ذلك تكون لك الحرّية في فعل أي شيء تريد إتمامه: البريد الإلكتروني، اللقاءات، الخ. ابحث عن فرص للأتمتة والاستعانة بخدمات خارجية. إنّنا نخرج أفضل ما لدينا في العمل عندما نكون في ما يسمّيه الكاتب غاي هيندريكس "منطقة العبقرية"، وهي الحيّز من التركيز الّذي نستخدم فيه أفضل مهاراتنا وقدراتنا الداخلية. كلّ الأشياء الّتي لا تقع ضمن هذه المنطقة ينبغي أتمتتها أو الاستعانة بخدمات خارجية لتنفيذها. استخدم نماذج قوالب البريد الإلكتروني لتؤتمت البريد المُرسَل دوريًًّا إذا كنت صاحب عمل وتملك القدرة المالية وظّف مساعدًًا إداريًًّا افتراضيًًّا لإدارة لقاءاتك ورحلاتك كمدير، فوّض المهام والمشاريع لأعضاء الفريق ذوي الخبرات المتقدّمة. وازن أهداف العمل مع الحياة. يحدث الاحتراق (burnout) عندما يتجاوز الطموح توازن الفرد. تأكّد من أنك تخصّص وقتًًا للراحة والتجدّد حتى لو كنت تحبّ عملك جدًًّا وتركّز كثيرًًا على التميّز فيه. إنّ أفضل المتسابقين الرياضيين ينامون لتسع ساعات كلّ ليلة بانتظام. تدرّب كما يفعل الرياضي: اعمل بجدّ، ولكن ضع أولويّة لأوقات الراحة. ابذل قصارى جهدك خلال اليوم ولكن تأكّد أن تغادر العمل على الوقت انعزل عن العمل خلال عطلة نهاية الأسبوع واقضِ وقتك مع العائلة والأصدقاء تجنّب البريد الإلكتروني والمحادثات المتعلّقة بالعمل بعد ساعات العمل خذ إجازة كل سنة بانتظام من أجل العطلة والتجديد المنزل في المنزل نقوم بالكثير من الأشياء. من غسل الأطباق إلى حفلات العشاء، والمحافظة على المنزل نظيفًًا ومرتّبًًا مهمّات لا تنتهي وغير مدفوعة الأجر. لكن إذا كنت مجتهدًًا واستخدمت بعض الخدمات الخارجية ستصبح إدارة المنزل أمرًًا أسهل. نظّم حياتك في المنزل (طبّق نصائح صنع العادات، التبسيط والترتيب، الأتمتة والاستعانة بخدمات خارجية) ابنِ عادات لإدارة المنزل بفعالية. إنّ التذمّر من أداء بعض الأعمال المنزلية وأنت طفل يبدو أمرًًا مضحكًًا الآن كون كلّ الأعمال المنزلية هي مسؤوليتك حاليًًا. بناء عادات منتظمة يساعدك في التأكّد أنّ الأمور لن تخرج تمامًًا عن السيطرة في كل الأحوال. عن طريق القيام بأعمال بسيطة ولكن بانتظام في كلّ يوم، أسبوع وشهر يمكنك أن تجعل كلّ الأمور تسير بانسيابية نسبيًًا. التزم بعادة منزلية يوميّة كترتيب سريرك، طيّ الغسيل فورًًا، وغسل الأطباق قبل النوم. التزم بعادة منزلية أسبوعية كترتيب البريد، كنس المنزل، وترتيب الخزانة. التزم بعادة منزلية شهرية كالتنظيف الشامل للمنزل، تغيير فلاتر الهواء، وتنظيف السجّاد. قد يكون من الصعب تذكّر كلّ هذه الأمور سويّةً. استخدم مدير مهام لتنظّم مهمّات تتكرّر يوميًًا وأسبوعيًًا وشهريًًا وتزيحها من ذاكرتك. رتّب منزلك. من السهل للمنزل أن تعمّه الفوضى. بضعة فناجين هنا وبعض الغسيل غير المطوي هناك، ذاك الطقم الذي لم ترتديه منذ سنوات ولكنّه يمكن أن يلزم يومًًا ما…فجأةً تجد منزلك في قمّة اللانظام. خصّص وقتًًا للتخلّص من الأمور الّتي لست بحاجتها والّتي لم تعد ممتعة. تفقّد الثلاجة وخزانة المؤن دوريًّا باحثًًا عن الأشياء القديمة أو منتهية الصلاحية. تبرّع بالملابس، والألعاب، والكتب الّتي لم تعد تستعملها. أفرغ المطبخ من أدوات الطبخ والأقدار والمقالي القديمة. أتمت واستعن بخدمات خارجية للقيام بالواجبات والأعمال المنزلية. نعيش الآن في عصرٍ مريح وينبغي الاستفادة من ذلك. تلقّي المساعدة من التكنولوجيا أو من أشخاص آخرين يمكن أن يقلّل من توتّر إدارة المنزل. جرّب خدمات التوصيل بدل أن تذهب للتسوّق بنفسك. استأجر أحدًًا شهريًًّا ليقوم بتنظيف المنزل، جزّ العشب أو إزالة الثلج المتراكم. استأجر أحدًًا للتحقّق ومراقبة الضرائب ومتابعة السجلّات. بالطبع، فإنّ الاستعانة بخدمة خارجيّة هو أمر مكلف. إذا كانت هذه الأمور خارج نطاق الميزانية، الجأ للطريقة التقليدية القديمة وهي الاستعانة بزميل السكن، الزوجة والأولاد لفعل الأمور المنزلية. أشرك كلّ سكّان المنزل في المحافظة عليه. وضّح مسؤولية كل شخص عن طريق إخباره بها بشكل رسمي. الصحة والرشاقة إنّ تخصيص وقت لنمط الحياة الصحي يضاعف إنتاجيّة كلّ الأمور الأخرى: نصبح أفضل في العمل، نتواجد بشكلٍ أكبر لقضاء الوقت مع من نحب، ونشعر بالمزيد من الحماس لمواجهة تحدّيات الحياة. لسوء الحظّ فإنّ هذا الأمر هو أوّل ما نستغني عنه عندما تواجهنا تحدّيات الحياة اليومية. عن طريق بذل أفضل ما لدينا كلّ يوم بدل اتّباع عقلية الكلّ أو اللاشيء يمكننا المحافظة على توازن مع الصحة والرشاقة. نظّم صحّتك ولياقتك (طبّق نصائح الميول الذاتية، التوازن، وضع الأولويات، والقياس) اتّبع ميولك الذاتية في الحمية والرياضة. بدل أن تجبر نفسك على التأقلم مع آخر صيحات الحمية والتمارين، افعل ما تراه مناسبًًا بالنسبة لك. غالبًًا هناك مجموعة من الخضروات الّتي تحبّها ونوع من التمارين الرياضية تراه ممتعًًاَ. فصّل وجباتك وتمارينك بما يناسبك بحيث لا تشعرك بالتعذيب. بدلًًا من النادي، انضمّ أو أنشئ مجموعة تنزّه حيث يمكنك التمرّن خارجًًا مع الآخرين. لا تختر "طعام الحمية" المملّ وابحث عن تجميعات صحّية من الأطعمة الّتي تحبّها. إذا كنت تكره التمارين في الصباح الباكر، مارس القليل من التمارين عدّة مرّات خلال اليوم. الجأ للتوازن عندما تختار طعامك الصحّي. هنا غالبًًا ما يكون الخيار "الجيّد كفاية" قابلًًا للاستمرار أكثر من الخيار "المثالي". على سبيل المثال اتّبع قاعدة 80/20 فيما يتعلّق بالطعام - تناول طعام صحّي في 80% من الوقت وتساهل في 20% من الحالات. ينطبق الأمر نفسه على التمرين الرياضي. تأكّد أنّك تأخذ أيام راحة بانتظام لتتيح لجسمك فرصة التجدّد. ضع أولوية للصحّة والرشاقة. في الحلقة المعيبة من "الكثير من الأمور يجب فعلها"، غالبًًا ما نضحّي بعادات الصحّة المستهلكة للوقت عندما نشعر بتوتّر حول العمل والحياة، لنجد أنفسنا متوتّرين أكثر عندما لا نجد قناة لتفريغ التوتّر أو طعامًًا صحّياُ يمدّنا بالطاقة. أبقِ العادات الصحّية على رأس الأولويات كالطبخ المنزلي والمشي اليومي. خصّص عدّة ساعات في عطلة نهاية الأسبوع لتحضير الوجبات لبقيّة الأسبوع وتأكّد من احتواء الثلّاجة على أطعمة صحّية. ثبّت التمارين الرياضية على مفكّرتك وعاملها كمهمّة وموعد حقيقي مع نفسك. ضع أهدافًًا للرشاقة قابلة للقياس. يصبح الحفاظ على الرشاقة أمرًًا أكثر متعة حين نحوّله إلى لعبة ممتعة. كي تبقى متحمّسًًا، سجّل تمارينك وراقب مقاييس رشاقتك مع الزمن. استخدم تطبيقات مـثل Strava لتسجيل تمارين الركض ارتدِ متعقّبًًا لتسجيل خطواتك سجّل تمارين رفع الأثقال وراقب أرقامك الشخصية الأمور المالية يؤمّن لك المال الحرية المالية وراحة البال. يمكن أن يُشترى به أيضًًا الكثير من الأشياء الّتي لا نحتاجها. بتنظيم أمورك المالية بعناية، يمكنك أن تهيّئ نفسك للمستقبل دون أن تحرم نفسك في الحاضر. نظّم أمورك المالية (طبّق نصائح التخطيط، الثبات أفضل من الكمال، القياس، الأتمتة واستخدام الخدمات الخارجية) خطّط تدفّق الأموال. تعرّف بدقّة على طرق إدارة المال باستخدام مهارات وضع الميزانية. حدّد دخلك الصّافي وأنشئ ميزانية تحتوي على مصاريف ثابتة، مصاريف متغيّرة، الديون، والمدّخرات. أنشئ ميزانية لكلّ شهر تأخذ تلك الأمور في الحسبان. تأكّد من أنّك شملت كلّ الأمور في ميزانيّتك: رعاية الأطفال، الإيجار، التأمين، الطعام، الأدوات، مصروف الطوارئ، المدّخرات، التبرّعات، الاشتراكات الدورية، الملابس، الهدايا، التسجيل في النادي، الوصفات الطبية، دفع الديون المترتّبة، فواتير الهاتف وكلّ شيء تصرف مالك فيه. استخدم أدوات لوضع الميزانية كـ Mint أو YNAB لتحقيق انسيابية لأمورك المالية. راقب وقيّم بانتظام ميزانيّتك لتتأكّد أنك تسير موافقًًا لها وتعدّلها حسب المطلوب. هذه مناسبة أخرى يكون فيها "الجيد كفاية" أفضل من "المثالي" على المدى الطويل الزم الثبات في الادّخار. إذا استثمرت مدّخراتك في شراكة أو مشروع جيّد، ستحصل على أرباحٍ جيّدة تساعدك في شراء الأمور الضخمة أو تدّخرها لتقاعدك. بادّخار قسم ثابت من راتبك كلّ شهر، حتّى لو لم يبدُ مبلغًًا كبيرًًا، فستزيد من ثروتك مع الوقت. جرّب دراسة جدوى مشروع باستشارة خبير اقتصادي وسترى كيف يمكن للمبالغ الصغيرة أن تتضاعف بالاستثمار الجيد على مدى السنين. أضف إلى مدّخراتك كلّ شهر. الطريقة الأفضل هي تحديد نسبة مئوية من راتبك (مثلًًا، 20%)، ولكن حتّى المبالغ الصغيرة ستترك أثرًًا مع الوقت. قِس أحوالك المالية. ضع أهدافًًا مالية لكل مدّة زمنية: شهر، 12 شهر، 5 سنوات، 10 سنوات، الخ. وقس باستمرار تقدّمك نحو هذه الأهداف لتعدّل الخطّة بما يلائم. استخدام طريقة النتائج المفتاحيّة الموضوعيّة لوضع الأهداف المالية مثلًًا "ادّخار 5000 في السنة" أو "إنقاص الصرف على الغذاء والتسلية بنسبة 10%" أتمت أمورك المالية. قلّل من الوقت الّذي تمضيه في دفع الفواتير أو وضع الميزانية عن طريق إدخال التكنولوجيا إلى حياتك رتّب تحويل مالي آلي من حسابك المصرفي إلى حساب الإدّخار والاستثمار كلّ شهر رتّب دفع فواتير آلي لنفقات كفاتورة الهاتف، فاتورة الإنترنت، فاتورة كبل التلفاز سيجنّبك ذلك التأخّر في دفع الفواتير وما قد يترتّب عليه من غرامات ويريحك من صخب الدفع اليدوي استخدم Mint لتخزين كل الديون وتعاملات بطاقة الائتمان في فئات حسب ميزانيّتك وإذا اقتربت من استخدام 100% من ميزانبتك في فئة ما قبل نهاية الشهر سيصلك تنبيه بذلك إلى هاتفك. العلاقات الاجتماعية إنّ العلاقات مع الأصدقاء والعائلة هي أهمّ شيء نستثمر به في الحياة. عند إجراءها لمقابلة مع أشخاص تسعينيين اكتشفت ليديا سو هذا الأمر في كلامهم: " إنّ سعادتهم وندمهم لا يتعلّقان بمهنتهم، ولكنها مرتبطة بوالديهم، أولادهم، أزواجهم وأصدقائهم." اكتشفت أن الناس تمنَّوا لو أنّهم "أحبّوا أكثر" وليس "أنجزوا أكثر". إذا عملنا بهذه النصيحة ونحن ما زلنا نملك الوقت، سنحيا حياة مُرْضية ونقلّل الندم والتحسّر لاحقًًا في حياتنا. نظّم حياتك الاجتماعية (طبّق نصائح التخطيط، والثبات أفضل من الكمال) خصّص وقتًًا للتخطيط للخروج في مشاوير اجتماعية. كلّما كبرنا وزاد انشغالنا، قلّت إمكانية خروجنا في مشاوير عفويّة أو لقاء الأصدقاء لشرب القهوة في أوقات غير مخطّط لها. لذلك، خطّط بشكلٍ فاعلٍ لقضاء الوقت مع كل الناس الّذين تهتمّ لأمرهم في حياتك بدلًًا من أن تنتظر الفرص لتحدث وحدها. بادر في دعوة أصدقائك للخروج وتناول العشاء سويّة، واحرص على عدم جلب العمل معك إلى طاولة العشاء. خطّط لسهرات جميلة مع زوجتك على مفكّرتك. اشترك بصفحات ومدوّنات تنشر إعلانات لنشاطات غير باهظة الثمن ومناسبة للأطفال في مدينتك لتذهب إليها مع عائلتك. خذ جملة "ضع الأمر على مفكّرتك" على محمل الجد وادعُ أصدقائك لتسجيل الموعد على مفكّراتهم أيضًًا. عندما تكون مع الأصدقاء، حدّد موعدًًا للقاء القادم قبل أن تغادروا. طبّق الالتزام والثبات في رؤية أصدقائك وعائلتك. كم مرّة بدأ لقاؤك بمن تحبّ بعبارة: "مرّ وقتٌ طويل منذ التقيتك آخر مرّة"؟ قلّل من فترات الانقطاع الّتي تمتدّ لأكثر من سنة دون أن ترى أصدقاءك وعائلتك عن طريق الالتزام بمواعيد ثابتة لذلك قدر المستطاع. أعد تعريف التواصل الاجتماعي في نظرك. بدلًًا من الصورة النمطية التي تشمل الجلوس لفترات طويلة على الغداء أو العشاء ، جرّب إنجاز أمور الحياة اليومية مع عائلتك أو أصدقائك لتزيد من معرفتك لهم: أداء المهام المنزلية سويةً، الذهاب برفقتهم إلى النوادي، طبخ الوجبات معهم، قضاء الليل ومشاهدة الأفلام سويّة أو مساعدتهم في أعمال في المنزل (تركيب الأثاث، دهن غرفة، الانتقال من المنزل). بالنسبة لعلاقاتك مع أشخاص بعيدين، استخدم المكالمات الهاتفية والاتصال المرئي لتقليل الزمن بين اللقاءات. يمكن أن تكون هذه الوسائل بدائل رقميّة جيّدة عن اللقاء وجهًًا لوجه. لكن انتبه إلى أنّ التفاعلات على مواقع التواصل الاجتماعي كالفيسبوك والإنستغرام لا تحقّق نفس درجة الاتّصال. السفر إنّ اكتشاف أماكن جديدة يضفي المزيد من التنوع للحياة ويعلّمك الكثير عن ثقافات جديدة. ولكن يمكن لهذه التجربة أن تكون موتّرة وغالية ما بين قبولات الجواز واللحاق بالرحلات. إنّ تنظيم استكشافك يعطيك راحة البال سواءٌ كنت رحلتك لاستكشاف أمستردام أم لزيارة الأماكن المثيرة في مدينتك. نظّم سفرك (طبّق نصائح التخطيط والتجريب). أزل التوتّر من السفر بواسطة التخطيط. إنّ التوجّه للمطار مع حقيبة ظهر ومن ثمّ شراء تذكرة في أيّة رحلة مغادرة هو أمر مثالي للشخصيات الرومانسية الكوميدية. بالنسبة لباقي الناس، يفيد التخطيط الجيّد في تجنّب التفاجؤ بجواز السفر منتهي الصلاحية أو نسيان محلول العدسات اللاصقة. يساعد التخطيط أيضًًا في التوجّه إلى أماكن جديدة ومعرفة الأماكن الأفضل للزيارة بدل الذهاب عشوائيًًا وفق ما تقودك أفخاخ السياح. أنشئ قائمة للتأكّد من كلّ الأمور الّتي تحتاج أن تحزمها. أبقِ الحمل خفيفًًا وتجنّب المبالغة في أخذ الأشياء - غالبًًا لن تحتاج 4 طقوم للرياضة و5 كتب في سفرك. حاول التقليل قدر ما استطعت من الأحمال وخذ فقط قطعة واحدة من الأشياء التي تحتاجها بالإضافة للأغراض الشخصية (تصبح هذه المهمّة أصعب طبعًًا في حال وجود الأولاد). مرّ على كلّ الأشياء الّتي يمكن أن تحتاجها خلال اليوم وتفقّد كل الأمور المتعلّقة بالسفر بشكل خاص مثل: جواز السفر، التأمين الصحّي، وسائد للنوم، الخ وأنت تنشئ القائمة. رغم أنّ معظم متعة السفر تكمن في عفويّته، تأكّد من التخطيط لبعض الزيارات للأماكن المحلّية المهمّة. استخدم اليوتيوب، مدوّنات الرحلات، الانستغرام، ومراجعات غوغل لتجد أفضل الحدائق والمطاعم والأمور الجاذبة أينما ذهبت. ينبغي أن تحوي القائمة على 4-5 أماكن يجب رؤيتها وذلك حسب مدّة رحلتك. جرّب أماكن جديدة للسفر. قد يكون تكرار السفر لنفس الوجهة أمرًًا لطيفًًا، لكن جرّب اختيار وجهات سفر جديدة لم تذهب إليها سابقًًا. بدل أن تكرّر رحلة عائليّة سنويّة إلى نفس المكان، يضيف استكشاف زوايا جديدة من الكرة الأرضية الحماس والمتعة لروتينك المعتاد. اسأل أضدقائك وعائلتك وزملاء العمل عن وجهة سفرهم المفضّلة في العطلة. يكون الناس غالباَ متحمّسين لمناقشة رحلاتهم ويمكن أن يزوّدك ذلك بقاعدة بيانات مبدئيّة حول ما تفعله وما تتجنّبه. ادّخر المال واجعل "السفر" عادة أسبوعية أو شهرية وذلك بأن تكون سائحًًا في مدينتك نفسها. قليلٌ منّا يستفيد من كلّ ما يقدّمه المكان حيث نسكن. ابحث عن المطاعم الجديدة واستكشف الأجزاء المختلفة غير المألوفة من مدينتك. ختامًا إنّ تحديد كيفيّة تنظيم حياتك ليست عبارة عن أن تحدّد وقت استيقاظك بدقّة أو أن تحدّد بدقّة أين ينبغي أن تحتفظ بملفّاتك المهمّة. بدل أن تعلق في هذه التفاصيل وجّه اهتمامك للمبادئ الأشمل لإدارة حياة جيّدة. بتعلّمك لهيكلية تنظيم الحياة، يمكنك أن تطبّقها على كلّ ناحية مهمّة من حياتك: المنزل، العمل، العلاقات وكلّ الأمور الأخرى. بإمكانك التوقّف عن رمي الكرات كالبهلوان وأن تتحرّك لتنفّذ المهمّة القادمة. ترجمة -وبتصرف- للمقال ‎How to Organize Your Life Writer لصاحبته Fadeke Adegbuyi
  3. من الصّعب جدًّا تسيير صندوق بريدٍ واردٍ مشتركٍ. تضيع رسائل إلكترونية، ويردّ أفراد الفريق على الرّسالة ذاتها أكثر من مرّة، ويفتقدون التّواصل اللاّزم لحلّ المشاكل القائمة. لا أحد يشكّك في أنّ إدارة البريد الإلكتروني المشترك تحتاج مهاراتٍ تنظيميّة وتواصليّة ممتازة. وحتّى الخبراء الّذين يملكون أفضل تلك المهارات يحتاجون فوقها إلى أداة تسهّل جهودهم في مساعدة العملاء كلّ يوم. في غياب [برنامجٍ لإدارة البريد الإلكتروني](رابط المقال الثّاني من هذا المشروع)، فإنّ توسيع نطاق عملك مع ترويض فوضى البريد الوارد تكاد تكون مهمّة مستحيلة. مع تطوّر عملك، تقوّي أداة تنظيم البريد الإلكتروني الفِرق لإرضاء العملاء والإتيان بأفكارٍ جديدة. اختر حلا يمنحك فوائد صندوق البريد المشترك ويريحك من مشاكله مزايا البريد الإلكترونيّ كثيرة فهو سهل الاستعمال، سريع التّنفيذ، منخفض تكلفة الإدارة، ومتاح للجميع تقريبًا. يتيح البريد الإلكتروني المشترك للفِرق منفذًا موحّداً وبسيطًا لحلّ مجموعةٍ من المشاكل. برامج إدارة البريد الإلكتروني الأفضل تعزّز من نقاط القوّة هذه، بينما ترفع من قدرة الفرق على التّعاون خلف الكواليس، وتحسين تجربة العميل. سواء كنت مؤسسة غير ربحيّة تراسل المتطوّعين، أو وكالةً عقاريّةً تخطّط لنقل سكن، فإنّ التّواصل يبقى في كلّ الحالات بسهولة إرسال رسالة إلكترونية. لن يشعُر متعاملوك بتغيّر أي شيءٍ عدا عن تحسّن الخدمة الّتي يتلقّونها. حدّدنا -تقول كاتبة المقال- بعض الطّرائق الّتي يساعدك بها برنامج إدارة البريد الإلكتروني على تنظيم بريدك داخليًّا، حتّى تحافظ على رضا فريقك ومتعامليك. 1. حافظ على تنظيمك وأنت تتطور صندوق البريد الوارد المشترك صعبُ التّنظيم لأنّه أداة بسيطةُ جدًّا. وحتّى باستخدام المجلّدات والعلامات، يبقى تنظيمُ صندوق البريد الوارد تحدّيًا في نظر المديرين فيقسّمونه بين مجموعة من أفراد الفريق. وهذه المهام تزداد تعقيدًا وإرباكًا بإدراجِك مناطق زمنيّةً مختلفةً أو تضخّم مبيعاتك. إذا استخدمتَ أداةً لتنظيم البريد الإلكتروني، يمكنكَ الاستفادة من مزيّة نقطة الاتّصال الواحدة. وليس هذا وحسب، بل يمكن لفريقك إدماج خطواتٍ تنظيميّةٍ سهلة تحافظُ على جودة تجربة العميل. فصناديق البريد الإلكتروني، والعلامات، وتوزيع المهام، يمكنها جميعًا الحفاظُ على النّظام في مكتب المساعدة. صناديق البريد الإلكتروني: أنشئ صناديق بريدٍ تصنّف محادثات العميل لكلّ الفرق، والعلامات التّجارية، والمنتوجات، أو حسابات البريد الإلكتروني. تظهر فائدة صناديق البريد المتعدّدة خاصّةً إذا كان فريقك مسؤولا عن حسابات بريدٍ إلكتروني متعدّدة (على سبيل المثال: billing@domain.com أو shipping@domain.com) هكذا، لن يضطرّ أحدٌ إلى مغادرة مكتب المساعدة لينظّم الرّسائل عبر حسابات بريد إلكترونيّة مختلفة. العلامات: صنّف الرّسائل الإلكترونية حسب الموضوع أو نوع المشكلة باستخدام العلامات. هذه الإشارات المرئيّة تساعدك على تتبّع محادثات مختلفة وتسهّل إنتاج التّقارير حول الموضوع المرغوب أيضًا. حاول أن تكون دقيقًا في إنشاء العلامات. فعلامة "تأخّر الشّحن" أدقّ مثلا من علامة "الشّحن". فباستخدام الأولى، يمكن لفريقك التعرّف على المشكلة مباشرةً. حين ترى رمزًا كبيرًا مع تلك العلامة، تدرك على الفور أنّها مسألة مهمّة. توزيع المهام: خصّص المحادثات للمستخدمين المسؤولين عنها عبر استخدام قائمة منسدلة بسيطة للمدير وأفراد الفريق على حدّ سواء. تظهرُ مهام المستخدم كلّها تحت مجلّد "خاصّتي". بينما يرى كلّ فردٍ في الفريق المحادثات في مجلّد "مخصّص" وآخر "غير مخصّص". كما يمكنك البحث باسم الموظّف لترى ما يعمل عليه أيّ فردٍ بعينه في أيّ وقتٍ. 2. اعمل على أتمتة العمل المجهد مع سير العمل الأتمتة الذكيّة تعزّز كفاءة التّعاون في البريد الإلكتروني، وذلك بتقليل التّأخير الإداري.لا توجد طريقةٌ في صندوق البريد الوارد لأتمتة المهام أو الفرز، لذا يمكن أن يعلق الموظّفون لأيام في سبر أغوار العمل الإداري. بدلاً من تنظيم صفّ عملٍ يدويًّا، يمكنك إنشاء خطّة عملٍ شرطية (إذا كان فإنّ) توصلُ الطّلبات إلى أعضاء الفريق المناسبين، وتولي الأولويّة للطّلبات المستعجلة، ويمكن حتّى أن ترسل رسائل إلكترونية بالجملة. خطط العمل هذه يمكنها أيضًا إنشاء "مجلّدات" بناء على شروط مسبقة. لنأخذ بعض الأمثلة: تخيّل رسائلك الإلكترونية معلّمةً وموجّهةً لأصحابها تلقائيًّا. يمكنك بهذا توفير الوقت، وتوزيع أعباء العمل توزيعًا عادلًا، وكذا مساعدةُ المساهمين من أفراد الفريق على تطوير نيش niche خاصّ. خاصية الأتمتة هذه يمكنها أن تمتدّ إلى قطاعات أخرى في شركتك كتطوير الأعمال، والتّسويق، والموارد البشرية بإعادة توجيه الرّسائل الإلكترونية تلقائيًّا إلى أعضاء الفريق المناسبين. ثمّة أنظمةٌ مدمجةٌ تضمن المتابعة، والحدّ من سوء التّواصل الّذي يمكن لولاها أن يتفاقم إلى مشاكل تمسّ الشّركة بكلّ قطاعاتها. عندما تجهّز خطط سير العمل قم بأتمتة الطّلبات حسب درجة استعجالها. فالشّركات الّتي تعتمد على المخزون مثلا دائما ما تحتاج ردودًا شبه فوريّةٍ لتأكيد الطّلبات. لذا قم بتجهيز سير عملٍ يسمُ تلك الرّسائل الإلكترونية بوسم "عاجل" ويصنّفها تلقائيًّا في مجلّد ذي أولويّة ليتم الردّ عليها فورًا. الفرق الّتي تواجه تحدّيات واسعة النّطاق يمكنها التكيّف والتّواصل خلال المواقف المستعصية، وكذا تحسين سير عملها اليومي. لنقل على سبيل المثال أنّ الظّروف الجويّة اضطرّت فريقك إلى تغيير تاريخ حدثٍ ما. سيمكنك حينها تعليم المحادثات، بل وأتمتة ردودٍ مجملة على الرّسائل الإلكترونية الّتي تحمل كلمات معيّنة في عناوينها. خطط سير العمل هذه تحرّر فريقك للتّركيز على مساعدة العملاء بدل الكدّ في إجراءات إداريّة مرهقة. 3. اجمع الردود والآراء القابلة للتطبيق في كل تعامل حتّى عندما يساعدُ المدراء في الردّ على المشاكل يوميّا، فإنّ من المستحيل تقريبًا تقدير أداء فرقهم من دون تقييمات دقيقة. التّجارب المحكيّة جديرةٌ بالملاحظة، لكنّ المعطيات الدّقيقة هي ما يعطيك المعلومات الّتي تحتاجها لتحديد الأهداف والوصول إليها. مركز المساعدة في مواقع حسوب مثلا يتيح لفرق الدّعم والمساعدة مراسلة العملاء باستبيانٍ لتسجيل تقييمهم من نجمة واحدة إلى خمس للأسلوب والتّعامل، وسرعة الردّ والتّجاوب، ووضوح الرّدود والمعلومات، وكذا مستوى سعادة العميل. يمكنك تكييف المحتوى في رسائل التّقييم وصفحة جمع الرّدود حسب ما يفضّله فريقك. كما يمكنك أيضًا إضافةُ مساحة للتّعليق. بفضل هذه الميزة يمكنك جمع انطباعات وأحاسيس العملاء الّذين تتواصل معهم يوميًّا. الانطباعات الّتي تجمعها الفرق من برنامج إدارة البريد الإلكتروني لها تطبيقاتٌ واسعة النّطاق على مستوى الشّركة ككل. فما من وسيلةٍ أفضل لاكتشاف الاختلالات في الشّركة من استطلاع الشّكاوى والتّقييمات. إذا كان فريق مندوبي المبيعات لا يروّجون لمنتوج ما بشكل صحيح، فانعكاسات ذلك ستنتهي لا شكّ برسالةٍ في صندوق بريد أحد فِرقَك. وإذا اتّحذ مدير مكتبةٍ قرارًا لم يعجب مستخدميها، فتلك الشّكاوى ستنتهي في صندوق بريد. الاستثمار في مكتب مساعدةٍ ممتاز يضمن إيصال صوتِ عملائك بقوّةٍ ووضوح. 4. ارفع كفاءة الفرق بمدهم بسياق المشاكل متى كانت آخر مرّة راسلك فيها أحدهم بخصوص مشكلة مستعصية؟ أكثر ما يثير ارتباك فرق المساعدة هو غياب سياق المشكلة الّذي يحتاجونه لتنفيذ عملهم بجدارة. إستراتيجيّة إدارة البريد الإلكتروني المُحكمة تستعين بالسّياق الإضافي لتؤسّس لتجربةٍ مفيدةٍ. يمكن لموظّفي الدّعم الاطّلاعٌ على المحادثات السّابقة عبر قائمةٍ جانبيّةٍ ليفهموا لماذا يحتاج الزّبون إلى المساعدة. فمن المٌفيد معرفة ما إذا كانت المشكلة -أو المشاكل- تظهرُ للعميل لأوّل مرّةٍ، أو إذا ما كانت تعاودهُ مرارً وتكرارًا. يمكن للفرق تسخيرُ تطبيقاتٍ وبرامج خاصّةٍ لاستقطاب المزيد من المعلومات. فمع كلّ مصدر معطياتٍ تمتلكُ المزيد من السّياق لتشكيل إجابةٍ تلبّي احتياجات العميل وتساؤلاته مهما كانت الظّروف. 5. ادعم التعاون خلف الكواليس باستخدام "الملاحظات" من أعقَد الأمور في البريد الإلكتروني انعدام الفاصل الواضح بين التّواصل الخارجي والتّعاون الدّاخلي بين أعضاء الفريق. فأنت عندما تعيد توجيه رسالةٍ إلى فنيٍّ طلبًا للمساعدة، يمكن أن تضيع تلك الرّسالة وسط الأخريات، أو تٌرسَل خطأ إلى طرفٍ غير المقصود بها. سلاسل البريد الإلكتروني يمكن أن تستطيل وتتعقّد لدرجةٍ تجعلك تائهًا محاولاً استنباط الطّريقة الّتي تساعد بها العميل. التّعاون الفعّال في إدارة البريد الإلكتروني يعتمد على قدرتك في التّعاون خلف الكواليس من دون تجاوز المنصّة الّتي تستخدمها، أو المخاطرة بإظهار حواراتك الدّاخلية لعملائك. يمكنك فعل ذلك عبر الملاحظات الّتي تكون سريّةً عادة ولا تظهر إلا لأعضاء الفريق. يمكن لأعضاء الفريق أيضًا استخدام الرّدود المسجّلة الّتي يستطيعون تخصيصها بأساليبهم أو أساليب زملائهم. وهكذا، فهم لن يحتاجوا للبدء من الصّفر في كلّ مرّة يردّون فيها على عميل. أدوات إدارة البريد الإلكتروني يمكنها مساعدة أعضاء الفريق في تطبيق هذه الاقتراحات من هواتفهم المحمولة. فبعد استلام تنبيه بوجود رسالة إلكترونيّة جديدة، يمكنك إضافة ملاحظة داخليّة وتعيين المحادثة إلى زملائك. يمكنك أيضًا رؤية من يردّ على المراسلة في الوقت الحالي لتجنّب التّداخل أو الرّدود المتعدّدة: علامات صفراء وحمراء بسيطةٌ تُظهر من يقوم بالردّ على المحادثة. وحتّى إذا غفلت عن تلك العلامات، يمنعك تطبيق كـ شرطيّ المرور "Traffic Cop" من الردّ على عميلٍ تلقّى ردًّا من قبل. 6. ادعم تجربة المستخدم ببرنامج إدارة البريد الإلكتروني حينما يستعصي على الفرق السّيطرة على بريدها الإلكتروني، فإنّ مجتمع مستخدميك يدركُ ذلك. لذلك، بدلا من السّماح لحالة بريدك الفوضويّة بإملاء تجربة المستخدم في شركتك، استثمر في أداة تضمن تقديم المساعدة الّتي يحتاجها العملاء. عملاؤك سيَسعدون بذلك، وكذلك أعضاء فريقك. ترجمة -وبتصرف- للمقال How Team Email Management Software Can Help Get Your Inbox Under Control لكاتبته: Elizabeth Wellington
  4. سيعرض هذا المقال أهم التطبيقات التي نوصي بها لبناء حزمة إنتاجية كاملة - لجميع أنظمة التشغيل iOS، و Android، و Mac و Windows. دعنا نتفق على شيء واحد قبل أن نبدأ: وهو أنك ﻻ تحتاج إلى أيِ من التطبيقات في هذه القائمة لكي تكون أكثر إنتاجية. بدليل أن: مايكل أنجِلو (Michael Angelo) تمكن من رسم لوحة Sistine Chapel من دون مُؤقِت (طريقة، بومودورو Pomodoro). وتمكنت ماري كوري Marie Curie من تطوير نظريتها عن النشاط الإشعاعي من دون مُساعدَة تطبيق Evernote. وحافظ بنجامين فرانكلين Benjamin Franklin على جدول أعماله بشكل جيد بما فيه الكفاية، عن طريق التدوين على الورق فقط. وأشياء رائعة أخرى حققها غيرهم الكثير من الأشخاص من دون أي مساعدة رقمية أو تطبيقات. ما يهم حقا أكثر من التطبيقات التي تستخدمها هو عاداتك و نظام عيشك الذي تمشي عليه لتسطَعَ باستمرار وتؤدي عملك على أكمل وجه. لكن هذا ﻻ يمنع من أن استخدام هذه التطبيقات سيجعل إعداد هذه العادات و هذا النظام أسهل بكثير وأكثر راحة (بالإضافة إلى تسريع أو أتمتة - automating - الأشياء التي تقوم بها مرارا و تكرارا يوميا). لقد جمع لك فريق Doist قائمة بالتطبيقات التي يوصي بها لبناء حزمة إنتاجية شاملة لهذه السنة عبر مُختلف الأجهزة وأنظمة التشغيل Windows أو MacOS أو iOS أو Android. واصل قراءة هذا الدليل الشامل من البداية إلى النهاية أو استخدم جدول المُحتويات التالي للانتقال مُباشرة إلى فئة التطبيقات التي تفضلها ومهمة بالنسبة لك. جدول المحتويات تطبيقات تتبع الوقت - Time Tracking التقويم والجدولة - Calendar & Scheduling إدارة المهام - Task Management القراءة والتعلم - Reading & Learning أخذ الملاحظات - Note Taking التركيز - Focus نمط الحياة وتتبع العادات - Lifestyle & Habits Tracking أدوات / خدمات - Utilities تعاون - Collaboration بعض التحفظات والملاحظات لكيفية اختيار هذه التطبيقات الموصى بها تعريفنا لمفهوم "الإنتاجية - Productivity". نعتقد أن مُعظم العناوين تحت مُسمى "أفضل تطبيقات الإنتاجية" ضيقة جدا في تعريفها لهذا المصطلح. ينظر فريق Doist من زاوية أكبر لهذا المفهوم، نظرة أكثر شمولية لما تعنيه هذه الكلمة. فـ "إنتاجية" ليست مُجرد القيام بأشياء أكثر في وقت أقل (على الرغم من أن هذا جزء مهم من التعريف)، إلا أن الأمر يتعلق أيضا بـ عيش الحياة التي تُريدها على طريقتك الخاصة أنت. ستشمل هذه القائمة فئات تقليدية، مثل إدارة المهام وتتبع الوقت وتدوين الملاحظات وأكثر من هذا، لتتعدى هذه القائمة تطبيقات لأشياء مثل نوم أفضل وتعلم أكثر وتعاون أكبر. التطبيقات التي نستخدمها أصلا يوميا. في فريق مكون من حوالي 60 شخصا، نعمل كُلنا عن بعد ونبني تطبيقات عن الإنتاجية كعمل رئيسي. نمضي وقتا طويلا في إستخدام أجهزتنا ووقتا أكثر منه في التفكير في حلول للعمل بكفاءة أعلى. في ما يلي جميع التطبيقات التي نستخدمها في فريقنا فعليا بشكل يومي للبقاء مُنظمين ومنتجين أكثر. وجب التنويه أننا ﻻ نتلقى أي مُقابل من الشركات التي صنعت هذه التطبيقات لتضمين اسمها في هذه القائمة (إلا أنه من باب الشفافية والإفصاح العادل، فإن التطبيقين Todoist - لإدارة المهام - و Twist - للتواصل و العمل الجماعي - هما من برمجة فريقنا.) نحن نوصي بهما لأنهما يجعلان حياتنا أفضل وأسهل بطريقة ما، لهذا نعتقد أنهما سيساعدانك أنت أيضا. متعدد المنصات - Cross Platform. لقد أعطينا الأولوية للتطبيقات التي ﻻ تحبسك في نظام واحد أو بيئة محددة، والتي يمكنك استخدامها أينما وُجدت سواءً في Windows أو Mac OS أو Android أو iOS، وغالبا إضافات مُتصفح (Browser extensions). و في حالة تعذر وجود التطبيق على نظام ما، فقد وضعنا البديل الأقرب إلى نفس التطبيق. بإختصار، هو أنك ستحصل على قيمة من هذا الدليل بغض النظر عن نوع الهاتف الذي تملك أو الحاسوب الذي تستخدم. الأفضل فقط. ما لم تكن في العالم المثالي، فإن حزمتك الإنتاجية هي الفكرة الأكثر مرحا للتفكير فيها، لهذا نعتقد أن أفضل شيء يمكنك تمضية الوقت فيه هو إكمال ما وراءك من واجبات في جدول / قائمة أعمالك. لهذا على عكس باقي الـ (القوائم تحت عنوان) "أفضل تطبيقات الإنتاجية" فنحن هنا لسنا بصدد تقديم 9 خيارات مختلفة لتطبيقات تتبع الوقت أو 12 بديلًا للتقويمات. لقد اخترنا الأنسب لك بناءً على تجربتنا الخاصة مع هذه التطبيقات. بالطبع هناك الكثير من التطبيقات الرائعة الأخرى التي لم نذكرها في قائمتنا و ذلك لأننا ﻻ نستطيع تغطية جميع الحلول المتوفرة في السوق، و حتما قد ﻻ تكون بعضها هي الخيار الأفضل بالنسبة لك، لكننا نعتقد أنها الأفضل على العموم و"جيدة بما فيه الكفاية" للجميع. وإذا كنت تظن أننا نسينا تضمين تطبيق ما إلى هذه القائمة فالرجاء إخبارنا به في التعليقات. الأفضل ليس دائما مجاني. إذا كنت تبحث عن قائمة بالتطبيقات المجانية فقط، فيُؤسفني أن أخبرك أن هذه ليست هي. على الرغم من أن العديد من التطبيقات في هذه القائمة مجاني (أو يتوفر على الأقل على نسخة مجانية والتي تمنحك معظم الوظائف التي ستحتاجها)، إلا أن البعض الأخر لديه ميزات رئيسية متوفرة فقط في نسخة مدفوعة. فبدلا من تقديم قائمة بالتطبيقات المجانية فقط، حاولنا الموازنة بين السعر و الجودة وأوصينا بالأفضل قيمة، كما قمنا بتضمين سعر كلِ تطبيق حتى يسهل عليك اتخاذ القرار المناسب لك واختيار الأفضل. تطبيقات تتبع الوقت - Time Tracking يمكن تشبيه تتبع الوقت بعملية إعداد الميزانية لمشروع ما أو مثل حساب السعرات الحرارية في جسمك، أمر ﻻ يدعو للضحك أبدا، ولكنه مهم للغاية، فالوقت الذي تمضيه يوميا يُحدد كيف ستكون حياتك. لهذا فإن معرفة كيف يمضي وقتك وتحديد إلى أين تريد إنفاقه في سبيل تحقيق أهدافك، يجب أن يكون أمرا مُحفزا لك. نوصي بالتطبيقين التاليين لجعل تتبع وقتك أفضل من مجرد عمل روتيني. تطبيق RescueTime - لأتمتة تتبع الوقت للأنظمة: iOS Android macOS Windows Linux ChromeOS إضافات لـ: Chrome Firefox Brave RescueTime هو تطبيق موجه للأشخاص الذين يكرهون تتبع الوقت بإختصار. يعتبر مثل الكنز للأفكار والرؤى الشخصية من دون ضغطة زر (ومن دون الحاجة إلى بدء أو إيقاف المُؤقِت). يشتغل تطبيق RescueTime في خلفية الحاسوب (أو الهاتف) ويتتبع أوتوماتيكيا البرامج و التطبيقات والمواقع التي تستخدمها وكم من الوقت تُمضي على كل واحد منها. كما يمكنك تخصيص أي من النشاطات (activities) كـ "مُنتِج" (productive) أو "غير مُنتِج" (unproductive) والحصول على تقرير أسبوعي على بريدك الإلكتروني لكامل الوقت المستخدم كما يوجد به خاصية التنبيهات التلقائية في حالة ما إذا تعديت أحد أهدافك في الإفراط في وقت استخدام برنامج أو موقع ما. يُمكِّنك التطبيق أيضا من حظر المواقع تماما لتظل مُركزا في ما تفعل، ليعطيك ملخص إذا ما كنت تقوم بالكثير من العمل خارج ساعات الدوام. (إذا كنت قلقا بشأن منح التطبيق صلاحيات كثيرة للوصول إلى بياناتك الشخصية، يمكنك قراءة سياسة الخصوصية الخاصة بالتطبيق من هنا، القائمون عليه يوضحون أنهم ﻻ يشاركون بياناتك أبدا.) سعر التطبيق: النسخة Lite مجانية للاستخدام مع إمكانية الإطلاع على أخر 3 أشهر من سِجِل نشاطك. أما النسخة Premium (بإشتراك شهري 6 دولار) تتضمن سِجِل نشاط غير محدود و ميزات أخرى مثل حظر تشتيت وقت التركيز و تتبع الوقت في الوضع offline و التنبيهات الفورية و ساعات العمل المُخصصة وغيرهم من الخصائص. تطبيق Toggl - لتتبع الوقت بطريقة يدوية، موجه خاصة للمستقلين و الذين لديهم عملاء للأنظمة: iOS Android macOS Windows Linux Chrome OS إضافات لـ: Firefox Chrome واجهة ويب Web في بعض الأحيان، التتبع التلقائي للوقت لا يعطيك نتائج دقيقة، على سبيل المثال: تصفح موقع تويتر يمكن أن يكون مُثمرا للبعض و مجرد تضييع وقت للأخرين، وهنا يأتي دور Toggl. يسهِّل التطبيق من عملية تتبع الوقت أكثر سهولة ووُضوحا إستنادا إلى فئات أو تصانيف أنت تنشأها من أجل رؤية أعمق لمدى إنتاجيتك. على سبيل المثال: يستخدم مطور الدمج ويليام William في Doist فئة باسم "العمل الجاد" وفئة "العمل العادي" للتأكد من أنه يقضي وقت كاف في العمل الأكثر جدية وتأثيرا. أما إذا كنت تعمل كمُستقل ولديك عملاء، فإن التطبيق يمنحك سجلا دقيقا للوقت الذي قضيته في المشاريع، من خلال تقارير مفصلة ولوحة معلومات شاملة. على الرغم من أن Toggl مختلف عن RescueTime من ناحية الأتمتة، إلا أنه يجعل أمر بدء تشغيل المُؤقِت سهلا وتصنيف المهام التي تعمل عليها حتى تعرف بدقة أين تذهب كل دقيقة من وقتك أسهل. يمكنك بدء و إيقاف المُؤقِت من أي مكان وذلك أن Toggl مُتوفر على سطح المكتب (Desktop) و على الهاتف و إضافات المتصفحات و مئات التطبيقات الأخرى. Toggl مُفيد لأي شخص يبحث عن تفاصيل أكثر دقة حول كيفية قضاء وقته، أما إذا كُنت تتعامل مع عملاء، فهو تطبيق ﻻبد منه في حزمة إنتاجيتك Productivity Stack. سعر التطبيق: ميزات تتبع الوقت الأساسية مجانية، خطة Starter (حوالي 10 دولار شهريا) تضيف ميزات أخرى مثل إعداد تقارير للعملاء و تتبع الإيرادات. خطة Premium (حوالي 20 دولار شهريا) تحتوي على ميزات أكثر و مُساعِدة خاصة للفِرق للبقاء في الصدارة. التقويم و الجدولة - Calendar & Scheduling على الرغم من أنه يمكنك استخدام التقويم الافتراضي لنظامك - Windows أو macOS -، إلى أن هذه الأخيرة ﻻ تتوفر على بعض الميزات التي نحتاج إليها أو تجعل الأمر صعبا نوعا ما، فعلى سبيل المثال ﻻ الحصر، إضافة أحداث events في كلا التطبيقين معقد و مضيعة للوقت، و خاصة على الهاتف. و تطبيق مثل Google Calendar ﻻ يعقل أنه ﻻ يتوفر على نسخة سطح مكتب (إلى تاريخ كتابة هذا المقال)، مما يتوجب عليك الولوج إليه عن طريق الويب فقط. جميعها تفتقر إلى الكثير من وظائف الجدولة scheduling مما يجعل تجربتك معها صعبة إلى حد ما. لهذا السبب نعتقد أن إستخدام تطبيق تقويم خارجي أو مستقل بحد ذاته أمرًا ضروريًا في أي حزمة إنتاجية، إليك ما نوصي به: تطبيق Woven - تقويم و مُجدول في مكان واحد للأنظمة: iOS macOS Windows إضافات لـ: واجهة ويب Web حتى هذا التاريخ، ﻻ توجد نسخة من التطبيق على هواتف أندرويد و يتوقع فريق Woven أن يكون تطبيقهم متوفر على منصة Android في أواسط سنة 2020. للمزيد من التفاصيل زر موقعهم الرسمي من هنا. Woven هو تطبيق جديد صممه فريق من موظفي Facebook سابقين، ﻻ يزال الإصدار تجريبيا من الناحية التقنية، لكن تصميمه الأنيق و ميزاته الذكية في الجدولة، قد حازت على إعجاب مُؤسس و المدير التنفيذي لـ Doist، أمير، الذي يوصي هو شخصيا باستخدامه. يوصف Woven على أنه "تقويم أكثر ذكاءً" من منافسيه، و ذلك لأن فيه خاصية تخبرك ما إذا كنت مشغولا أو مُتاحا عند جدولة حدث event جديد، كما أنه يأخذ بعين الاعتبار مواعيد السفر و يُتيح لك إمكانية مشاركة أوقات فراغك مع الآخرين لتمكينهم من حجز الوقت المناسب لك. كما أن القوالب الجاهزة في التطبيق events templates تجعل من الأشياء التي تفعلها غالبا مثل أوقات الراحة أو أوقات مقابلات العمل، أمرا سهلا للجدولة. شخصيا، يعجبني Woven في كيفية إستخدامه لبعض التفاصيل الدقيقة في التصميم التي تذكرك بإستغلال وقتك بحكمة ويكأنه حكم يقف على رأسك. كما أنه يشمل أيضا الأوقات خارج العمل في لوحة شاملة تقدم لك ملخصا مرئيا لمقدار الوقت المتبقي، مما يجعل ساعات الدوام تبدو أقصر و لكن أكثر تقييدا (و ما إذا كان لديك أي تعارض في جَدولتك) تجعلك مُنتِجا أكثر. يسطع Woven في ميزات الجدولة المدمجة، حيث يتيح لك التطبيق إنشاء روابط جدولة قابلة للمشاركة حتى يتمكن الأخرون من الحصول على فترة زمنية محددة في تقويمك (في الأوقات المتاحة للحجز) أثناء تفرغك. يمكنك أيضا إنشاء استطلاعات رأي جماعية للعثور على فترة زمنية مناسبة للأغلبية و بنقرة زر واحدة تضيفها إلى تقويمات الجميع (ليس بالضرورة أن يكون الأشخاص الذين تشاركهم الروابط و الاستطلاعات الجماعية من مستخدمي Woven ليتمكنوا من الاطلاع على تَقويماتك وجدولك). ﻻ أظن أنه يوجد تطبيق بهذه الميزات و الجمال يتوفران في مكان واحد مثل Woven. سعر التطبيق: لا يزال التطبيق في المرحلة التجريبية و جميع ميزاته مجانية للإستخدام حاليا. تقول الشركة إنها ستضيف المزيد من الخصائص المتقدمة في إصدار مدفوع ﻻحقا. تطبيق Fantastical - تقويم بديل، جميل، لمستخدمي أجهزة Apple للأنظمة: iPhone iPad macOS ساعات Apple Watch إذا كنت من عشاق Apple وﻻ تحتاج إلى ميزات إضافية و ﻻ تمانع في دفع مبلغ مالي من أجل تطبيق ذو واجهة مستخدم راقية وتجربة أسرع، فلا بديل لك غير Fantastical. يسهل لك التطبيق إضافة أحداث جديدة بسرعة و سهولة عن طريق التسجيل الصوتي (باللغة الإنجليزية) كما يستفيد من خصائص macOS للتوافق الموجود بينه و بين الجهاز لكونه مبني خصيصا لهذه البيئة إضافة إلى إمكانية تعيين تذكيرات reminders و خاصية المزامنة مع جميع التقويمات الأخرى (Google Calendar, Outlook, Apple…etc) كل هذا مع بعض التأثيرات المتحركة أثناء فتح وغلق التطبيق مما يُشعِرك بالارتياح. يعد Fantastical التطبيق المفضل لدى مستخدمي أجهزة Mac في فريقنا و لكنه أحد الخيارات الأكثر كُلفة في قائمتنا، حيث يتوجب عليك الدفع بشكل منفصل لكل تطبيق و كل جهاز على حده iPhone, iPad, Mac. سعر التطبيق: متوفر بنسخة تجريبية لمدة 21 يوما و بعد ذلك يمكن شراؤه بالدفع مرة واحدة حوالي 49.99 دولار لكل منصة على حدة. تطبيق Calendly - للسماح للأخرين بجدولة الوقت معك أو مع فريقك للأنظمة: للويب Web سواء كنت مدير توظيف ، أو مندوب مبيعات ، أو مصممًا أو محامٍ، أو مدربًا شخصيًا، أو إذا كنت تقابل أشخاصًا كعمل رئيسي لك، فإن الجدولة من بين النشاطات التي تحتاج إلى أتمتتها. لا يوجد أفضل من يجعل الجدولة تلقائية، سَلِسَة وقوية كما يفعل Calendly. يتيح لك التطبيق ضبط وقت توفرك ، ثم إنشاء رابط حدث event يمكنك مشاركته مباشرة أو إضافته على موقع الويب الخاص بك حتى يتمكن الآخرون من تحديد موعد لعقد اجتماع معك. يمكنك أيضا اختيار ما إن يتم إعلامك عند حجز اجتماعات جديدة وستتم إضافة تلك الاجتماعات تلقائيًا إلى التقويم الذي تختاره من خلال عمليات الدمج مع تقويمات Google و Outlook و Office 365 و iCloud. حتى أنه يمكنك إعداد تذكيرات تلقائية automatic reminders للأشخاص الذين تود مقابلتهم حتى ﻻ ينسوا الموعد. أما إذا كان لديك فريق عمل فيمكِنك Calendly أيضا من تعيين موعد مع الشخص المتاح أو المتفرغ. إذا كنت راض عن تطبيق التقويم الخاص بك الحالي (إذا كنت تستخدم واحدا) و لديك الكثير من المواعيد و تستخدم الجدولة بشكل مفرط، فلا مفر أن Calendly إضافة أساسية إلى حزمتك الإنتاجية. سعر التطبيق: متوفر بنسخة تجريبية لمدة 14 يوما، و لديهم الخطة Basic مجانية. الخطة Premium (حوالي 8 دولار شهريا لمستخدم واحد) تتضمن ميزات مثل تقويمين لكل مستخدم و خيارات التوفر المجمة للفِرق إضافة إلى التكامل و إمكانية دمج مع تطبيقات أخرى مثل Zapier و Salesforce. الخطة الإحترافية Pro (حوالي 12 دولار شهريا للمستخدم الواحد) تأتي مع 6 تقاويم للمستخدم الواحد و إشعارات برسائل قصيرة SMS على هاتفك و مزيد من التطبيقات الممكن دمجها مثل Paypal و Google Analytics. تطبيق Doodle - لإيجاد وقت اجتماع يناسب الجميع للأنظمة: iOS Android الويب يوفر Doodle تجربة فريدة، مباشرة و مُرَكزة لايجاد وقت مناسب لجميع. إنشاء حدث event و إقتراح عدة فواصل زمنية ثم مشاركة رابط مع المشاركين حتى يتمكنوا من التصويت للأوقات التي تناسبهم (و الأوقات التي ﻻ يتوفرون فيها أيضا طبعا) للعمل، كل هذا يوفره لك Doodle. إذا كنت سعيدا بتطبيق التقويم الخاص بك الحالي وﻻ تريد إستبداله بأخر يحتوي على المجموعات المضمنة (مثل Calendly)، فإن Doodle تطبيق قائم بذاته و يمكنك إستخدامه كنوع من الدعم السريع لسهولة جدولة المجموعات. سعر التطبيق: يتوفر Doodle على نسخة تجريبية لمدة 14 يوما لكل خططهم، و لديهم الخطة Starter (حوالي 4 دولار شهريا للمستخدم الواحد) و الخطة Pro (حوالي 6 دولار شهريا للمستخدم الواحد أيضا) تتضمن ميزات مثل إمكانية إضافة شعار خاص و العلامة التجارية. خطة الفِرق Team (حوالي 30 دولار شهريا لـ 5 مستخدمين) تتضمن أولوية في الدعم من قبل المطورين. و أخيرا الخطة المخصصة للشركات Entreprise. موقع World Clock Meeting Planner - للجدولة عبر مختلف المناطق الزمنية للأنظمة: للويب Web إذا كنت تقابل أشخاصا من مناطق جغرافية مختلفة، فإن معرفة الفترات الزمنية المُلائمة لكلاكما و التي يمكن اقتراحها عليهم تصبح أمرا مُضنِ، لهذا فإن تطبيق (موقع) الويب هذا يعتبر من أسرع و أسهل الأدوات التي يمكنك إستخدامها لموازنة العديد من المدن جنبا إلى جنب مع عرض ساعات العمل المتداخلة لكلا الطرفين (أنت و العميل أو الشخص الأخر). ما عليك سوى الانتقال إلى الموقع و تحديد المدن التي تريد موازنة الأوقات بها و إبحث لك عن الأوقات المعلَمة بالأخضر (أو الأصفر على الأقل) للجميع. من تجربة فريق Doist المكون من 67 شخصا منتشرين في جميع أنحاء العالم، من أستراليا إلى برشلونة (إسبانيا) إلى سياتل (أمريكا)، فإننا نوصي بشدة بإستخدام World Clock Meeting Planner من أجل تفادِي صداع الرأس بالتخمين و البحث عن الأوقات التي تناسب الجميع. سعر التطبيق / الموقع: مجاني، ولكن يحتوي على إعلانات. إدارة المهام - Task Management إن العصب في أي حزمة إنتاجية، هو تطبيق لإدارة المهام، الذي ينقل الأعمال الموكلة إليك من رأسك و تنظيمها بطريقة واضحة تجعلك تركز في مهامك و مواعيد إنجازها و ليس في ترتيبها. تطبيق Todoist - لجعل مهامك و مشاريعك مرتبة للأنظمة: iOS macOS Windows إضافات لـ: Chrome Firefox Safari واجهة ويب Web من أجل الشفافية، فإن Doist هي الشركة المطورة لـ Todoist، و بالتالي قد نكون متحيزين بعض الشيئ هنا، لكن موقع The Verge يوافقنا الرأي بخصوص أن Todoist هو أفضل مدير مهام رقمي موجود حاليا في السوق. و إليك إقتباس لكيفية وصف Casey Newton محرر في The Verge في Silicon Valley لـ Todoist: يعطيك Todoist إمكانية إستخدامه بطريقة بسيطة أو مُعقدة، كما تريد أنت. ينظم مهامك في 3 تبويبات: تبويب البريد الوارد، للأشياء التي لم يتم الإطلاع عليها أو معالجتها بعد. تبويب اليوم، للأشياء الواجب إنجازها اليوم. تبويب الـ 7 ايام القادمة، الأسبوع المقبل. في أغلب الوقت كل ما أحتاجه للبقاء في المقدمة و إنهاء كل ما ورائي من مهام هو ضغطة زر على "إنهاء مراجعة عمل لـ Dan ليوم الثلاثاء" مثلا، فيقوم Todoist بإنشاء مهمة تحمل نفس الإسم "إنهاء مراجعة عمل لـ Dan ليوم الثلاثاء" و تذكيري بها قبل الموعد النهائي. كل هذا يستغرق ثانية واحدة، إن هذه التذكيرات reminders أكثر فعالية لي من الإعتماد على قلم و ورقة. يمكن لتطبيقات إدارة المهام أن تكون أيضا مكان للحلم أكبر، لهذا السبب أُثمِن جهود فريق Todoist في جعل واجهة التطبيق بسيطة و فعالة لتنظيم المشاريع و خاصة المتعددة المهام منها. عندما أريد التخطيط لشيئ أكثر تعقيدا، أنتقل إلى النسخة الخاصة بنظام macOS - توجد نسخة للـ Windows أيضا - و أفكر في المشروع في شاشة أكبر و مساحة أكثر. يحتوي Todoist أيضا على إمكانية إضافة تعليقات أو ملفات مرفقة إلى كل مهمة في المشروع على حدة أو تعيين تذكيرات مخصصة لكل خطوة. " صحيح أن Todoist سهل الاستخدام و لكنه يحتوي على خصائص و ميزات تنظيمية متقدمة "تحت الغطاء" يحبها المستخدمون المتقدمون، مثل الفلاتر و العلامات المخصصة، و أقسام المشاريع و المهام الفرعية، و مشاركة المشروع و التعاونية. إضافة إلى أنه قابل للدمج و التكامل مع تطبيقات أخرى مثل Google Calendar و المساعدين الشخصيين مثل Siri (على أجهزة Apple) كما التزمنا طبعا بجعل التطبيق متوافق مع التطبيقات الأخرى في مختلف المنصات على iOS و Android و Windows و طبعا أيضا مع الإضافات في المتصفحات كـ Chrome و Firefox و Safari و Gmail و Outlook. سعر التطبيق: مجاني، و لكن النسخة Premium (حوالي 3 دولار شهريا / مفوترة سنويا) تمنحك الوصول إلى ميزات متقدمة مثل التذكيرات و التعليق في المهام و إضافة الملفات المرفقة و قوالب مشاريع جاهزة و خلاصات feeds التقويم وغيرها من الميزات. النسخة Business (حوالي 5 دولار شهريا للمستخدم مفوترة سنويا) تمنحك لوحة إدارة شاملة لإدارة أعضاء الفريق، و فواتير الفِرق و زيادة لخصائص حدود المشروع. القراءة والتعلم - Reading & Learning يوجد سبب لماذا أشخاص مثل Warren Buffett و Bill Gates و Oprah Winfrey و غيرهم من المشاهير يحجزون وقتًا أكبر و مهم في جداولهم للقراءة والتعلم. تُعد زيادة معرفتك و تعريض عقلك و الإطلاع على أفكار جديدة أحدى أفضل الإستثمارات التي يمكنك القيام بها من أجل إنتاجيتك. فيما يلي تطبيقات نوصي بها لإعطاء نفسك بعض الوقت للتعلم: تطبيق Kindle - لقراءة الكتب عوض تضييع وقتك في شبكات التواصل الإجتماعي للأنظمة: iOS Android macOS Windows كم مرة وجدت نفسك تقف في طوابير محلات البقالة تنتظر دورك أو في موعد…إلخ و بشكل تلقائي تسحب هاتفك لتصفح Instagram أو Reddit…إلخ؟ كلنا نفعل ذلك و ﻻبد أنها عادة صعبة الكسر. يُقال أن أفضل طريقة لكسر عادة سيئة، هي استبدالها بعادة أخرى. كلما وجدت نفسك تشعر بالملل و تنتقل مباشرة إلى هاتفك، افتحْ لك تطبيق Kindle بدلا من Twitter و اجعل القراءة عادة تتناسب مع يومك. يمنحك تطبيق Kindle إمكانية الوصول إلى كتب عالمية من جيبك فقط، كما يتيح لك القدرة على تخصيص الخط و حجم النص و لون الخلفية …إلخ بما يتناسب مع مزاجك و القراءة على ذوقك (تأتي خاصية وضع الليل Dark Mode المنقذ أثناء القراءة ليلا). خاصية المزامنة على جميع الأجهزة رائعة، حيث توفر عليك الوقت و تنقلك مباشرة إلى أين إنتهيت في القراءة المرة السابقة على الهاتف لتكمل عادي على الحاسوب (و العكس أيضا) كما يمكنك حتى مشاركة ما تقرأ مع عائلتك (بحد أقصى شخص بالغ و 4 أطفال في حسابك على Amazon). سعر التطبيق: التطبيق نفسه مجاني، و لكن يتعين عليك شراء كل كتاب على حدة. الأسعار تختلف من كتاب لآخر. تطبيق Audible - للكتب المسموعة للأنظمة: iOS Android Windows Phone Mac OS X Windows Kindle على الرغم من أن الإستماع إلى الكتب قد يعتبره البعض غشا و ليست قراءة فعلية للكتاب، إلا أن هذا أفضل بكثير من عدم القراءة أصلا. غالبا ما يجد الناس أنه عندما يتحولون إلى (أو يكملون بـ) الكتب المسموعة، أنهم ينتهي بهم الأمر إلى استهلاك و إطلاع على كتب أكثر بكثير من الالتزام بالقراءة "الفعلية" العادية وحدها. استمع أثناء المواصلات أو الطهي أو أثناء القيام بالأعمال المنزلية و عندما تخرج للمشي…إلخ. أنا شخصيا أجدُني ﻻ أشعر بنفسي وأنا أنظف المنزل عندما أستمع إلى كتاب جيد. ? تطبيق Audible هو الأخر مملوك لشركة Amazon مثل سابقه Kindle، يمنحك أكبر تشكيلة من الكتب المسموعة (باللغة الانجليزية) على الإطلاق، و يسمح لك بتنزيلها و الإستماع إليها على جهازك من دون أنترنت. يعد مُشغل الصوت بسيطا وسهل الإستخدام مع القليل من الخيارات الإضافية مثل زيادة سرعة الكلام (على الرغم من أن القراءة بوتيرة عادية و أكثر مهلا يمكنها أن تساعدك فعلا على تذكر وحفظ ما تسمع لأطول مدة ممكنة و مُؤقِت النوم الذي يغلق التطبيق تلقائيا بعد وقت أنت تحدده. سعر التطبيق: الجانب السلبي في Audible هو السعر. بإشتراك شهري حوالي 16 دولار (مع كتاب واحد مجانا)، بعد الشهر الأول يمكنك إما شراء كتب صوتية كل على حدة مرة واحدة (و هذا باهظ الثمن)، أو شراء أرصدة إضافية من Audible (وهي تتراكم بسرعة ما يجعلها اختيارًا سيئًا). تطبيق Libby - للقراءة و الاستماع إلى الكتب في المكتبات (مجانا!) للأنظمة: iOS Android أن تجد أفضل من Kindle و Audible أمر من ضرب الخيال، و لكن السعر يمكن أن يكون حاجزا للبقية منا، لهذا فإن بديلا مجانيا كان ﻻبد منه. توجد طريقة أخرى للحصول على الكتب الإلكترونية و المسموعة المُقدَمة من Amazon و مجانا! من مكان مهجور يسمى "مكتبتك المحلية" (الموجودة في شارعك أو مدينتك). تستخدم معظم المكتبات المحلية اليوم نظام يدعى Overdrive لإتاحة الكتب الإلكترونية و المسموعة للمُقترضين. لقد كانت الواجهة القديمة لهذا النظام بشعة للغاية و مؤلمة بشكل رهيب أثناء الإستخدام، لكن مؤخرا تم تحديث الواجهة تحت إسم جديد، Libby. الأمر يبدو أشبه بحلم بعد كل هذه السنوات من المعاناة مع Overdrive. يجعل تطبيق Libby من عملية تصفح الكتب و البحث عن واستعارة الكتب الإلكترونية و المسموعة إضافة إلى عملية الحجز للكتب الورقية عن بُعد (إذا كنت تفضلها) أمرا سهلا و تجربة رائعة للغاية. لكن كل هذا يعتمد على عدة عوامل من بينها مدى شعبية الكتاب و عدد التراخيص التي تمتلكها المكتبة، فقد تُضطر إلى الإنتظار لمدة 18 أسبوعا للإستماع إلى كتب مثل Harry Potter and The Chamber of Secrets (رغم شهرة هذا الأخير). و جانب سلبي أخر هو أنه لديك مدة محددة من الأيام قبل أن تُضطر إلى إعادة الكتاب. إذا أحسنت إدارة قائمة الإنتظار "on hold" جيدا في التطبيق، فيمكنك الحصول على مجموعة من الكتب التي قد ترغب في قراءتها دون إنتظار الكثير من الوقت، و بهذا تكون قد دعمت مكتبتك المحلية و حصلت على كتبك، و هذا أمر مربح للجانبين win-win situation. سعر التطبيق: مجاني، تحتاج إلى بطاقة مكتبية فقط. تطبيق Pocket - لحفظ المقالات للقراءة لاحقا للأنظمة: iOS Android BlackBerry Kindle Fire Kobo Windows macOS واجهة ويب Web طبعا الكتب ليست هي الطريقة الوحيدة للتعلم، الأنترنت مليئة بالأشياء المثيرة للإهتمام و المفيدة و الواجب قرائتها بعد تصفية كل تلك الفوضى من المعلومات و التي قد تكون موزعة في عدة أماكن عبر الويب. الهدف هو جعل سيل المعلومات التي تريد قراءتها فقط تتدفق إليك، هنا يأتي دور Pocket حيث يصبح لا غنى عنه في هذه العملية. ببساطة، يتيح لك Pocket حفظ المقالات من الويب لقراءتها لاحقا، بدلا من الانغماس في كل عنوان مثير تُصادفه أمامك، احفظه في Pocket وقم بتخصيص وقت محدد time block في يومك أو أسبوعك ذاك لقراءة قائمة المحفوظات في Pocket. خاصية المزامنة للمقالات التي تحفظها في جميع أجهزتك رائعة جدا حيث يمكنك الوصول إلى أي مقالة من أي متصفح أو جهاز ﻻحقا في نفس الحساب و على أي جهاز أخر و حتى لو كنت غير متصل بالإنترنت. يحتوي التطبيق أيضا على بعض الميزات الإضافية مثل توصيات المقالات الاكثر شهرة أو ما يقرأه مستخدموا Pocket الآخرين. بساطة Pocket قد تكون مخادعة للعيان و لا تظهر كل ما يمكنك تحقيقه من خلاله، فهو يمكنني من التركيز في عملي و قرائة فقط ما أحتاجه من دون التوغل في زحمة المحتوى الركيك أو المكرر على الويب. لا يمكنني أن أوصي بإضافة المتصفح و الموبايل بما فيه الكفاية، تطبيق ﻻبد أن تجربه و لو لمرة. سعر التطبيق: مجاني لِحفظ و قراءة و وضع علامات tags للمقالات، النسخة Premium تأتي بإشتراك شهري بـ 4.99 دولار أو سنوي 49.99 دولار، توفر لك مكتبة دائمة تحتوي على كل شيء قمت بحفظه مع إمكانية البحث عن النصوص والعلامات المقترحة و تمييز غير محدود بألوان براقة highlighting للنصوص إضافة إلى خطوط أكثر. تطبيق Feedly - لتنسيق وترشيح الأخبار للأنظمة: iOS Android macOS Windows Linux واجهة ويب Web …إلخ مازال الأفضل، القادم، بدلا من السماح لخوارزميات الـ Facebook أو Twitter بتقديم محتوى يُناسبك (على زعمهم)، أضف إلى Pocket قارئ خلاصات RSS لمقتطفات الأخبار لتكتمل المجموعة و تستعيد السيطرة على ما تشاهده في الوقت الذي تريده أنت. لكي أكون صريحا معك، أنا ﻻ أعرف ماهو الـ RSS و لست متأكدا من أني أعرف محتواه من الناحية الفنية أيضا. و لكن الذي أعرفه أن معظم المدونات و المنشورات على الأنترنت لديها قارئ خلاصات RSS يُحدثُ بإستمرار كل مرة يُنشر فيها محتوى جديد. قارئ خُلاصات (أو مقتطفات) RSS مثل Feedly في هذه الحالة، يسمح لك بالاشتراك في هذه المقتطفات الخاصة بالأخبار حتى يتسنى لك متابعة أخر ما نُشر من عدة مصادر أو مواقع في مكان واحد. بإختصار، إنها الطريقة الأكثر فعالية للبقاء على علم بآخر الأخبار التي تهمك على الانترنت. عندما يتعلق الأمر بقارئ خُلاصات RSS فإن تجربة Feedly هي الأفضل على الإطلاق. تُسهِل تطبيقاتهم (على كل بيئة و نظام) العثور على الخُلاصات الجديدة و الإشتراك فيها، و تصفح ماهو جديد في هذه الخُلاصات و قراءة المقالات و الأخبار داخل التطبيق بتنسيق بسيط و خال من أي تشتيت. يمكنك تنظيم الخُلاصات في تصنيفات أكبر مثل "أخبار" أو "تكنولوجيا" أو "لياقة بدنية"…إلخ و من ثم حفظ المقالات للقراءة ﻻحقا داخل تطبيق Feedly نفسه أو استخدام مُكمل مثل Pocket لحفظ جميع منشوراتك و المقالات التي تهمك في مكان واحد. استخدم Feedly و كن الشخص الذي يتسائل الجميع عن كيفية إدارته للوقت و البقاء على رأس الأحدث في كم المعلومات التي يعرفها بـ 24 ساعة فقط في اليوم. سعر التطبيق: يقدم Feedly عدة خطط، المجانية Basic للإشتراك في المواقع المفضلة لديك و حفظ الخلاصات في حسابك. والخطة الـ Pro بإشتراك حوالي 5.41 دولار شهريا، تتضمن خُلاصات غير محدودة و القدرة على إجراء "عمليات بحث متقدمة" فيها ومشاركتها مع تطبيقات أخرى مثل Pocket. خطة الفِرق Teams حوالي 18 دولار شهريا للمستخدم، تتوفر على خُلاصات مُشتركة ولوحات إدارة و ميزات أخرى للفِرق. تطبيق PocketCasts - للبقاء على علم أولا بأول بما يُنشر من Podcast للأنظمة: iOS Android macOS Windows ChromeOS إضافات لـ: Chrome Firefox Safari Opera واجهة ويب Web من دون جدال، لن تكتمل أي مناقشة عن التعلم الرقمي في 2020 من دون مواد إذاعية (أو صوتية). سواءا كنت تستمع إلى راديو الإذاعة الوطنية أو تتابع أخر الأخبار أو تستمع إلى Podcast بين اثنين من خُبرائك المفضلين في مجالك، النشر الصوتي (Podcaasting) فتح عالما جديدا بالكامل من المعرفة في وقت أقل بكثير مِن لو كنت تقرأ كتابا. من أجل تطبيق يعمل على جميع المنصات و يتيح لك إمكانية البقاء على علم بجميع تسجيلات النشرات الصوتية (Podcasts) المفضلة لديك، و إكتشاف أخرى جديدة، لن تجد أفضل من PocketCasts. تم تصميم PocketCasts بشكل جذاب و مليئ بالمميزات مع سهولة الاستخدام. تقدم علامة التبويب تحت اسم Podcasts تصميم رائع يعرض في شكل شبكة جميع أغلفة وصور النشرات الصوتية التي اشتركت فيها، بينما تبويب Discover يعمل على عرض النشرات الأكثر شعبوية (Trending) في الوقت الحالي و يتيح لك التصفح حسب التصنيف أيضا. تبويب المُرشِحات Filters يعطيك خاصية إنشاء قوائم خاصة بالحلقات التي تستمع إليها الأن و تلك التي صدرت حديثا و المُحملة أو المحفوظة مسبقا أيضا و الكثير. يمنحك التطبيق التحكم الكامل في الحلقات التي نزلتها و خاصية رائعة أخرى هي التحميل عن طريق مُرشحات معينة فقط حتى ﻻ تُحمل حلقات ﻻ تود سماعها و تشغل مساحة في ذاكرة هاتفك. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تضمين حلقات فردية في قائمة إنتظار بحيث يتم تشغيل الحلقة التالية تلقائيا عند الإنتهاء من الحلقة الأولى. و كمكافأة بسيطة و لمُحبي الأرقام، يأتي PocketCasts بتبويب ظريف بإسم Stats إحصائيات توضح عدد الدقائق التي إستمعت إليها. إذا كنت من مستخدمي Spotify فيمكنك الأن الإستماع إلى ملفات الـ Podcast هناك أيضا، و لكن الإصدار المجاني من PocketCasts مُبهج للإستخدام و مازلت أوصي بإضافته كتطبيق مستقل لسماع الـ Podcasts في حقيبتك الإنتاجية. سعر التطبيق: جميع الميزات الأساسية مجانية للإستخدام على نظامي iOS و Android و لكن النسخة المدفوعة ستتيح لك فرصة الوصول إلى واجهة الـ Web و نظامي Mac و Windows بالإضافة إلى مزيد من القوالب، أكثر من مجرد وضع النهار Light و وضع الليل Dark modes. يمكنك الإختيار إما دفع 0.99 دولار شهريا أو 9.99 دولار سنويا. تطبيق و موقع Coursera - للعودة إلى المدرسة للأنظمة: iOS Android إضافات لـ: واجهة ويب Web تُعد الكتب و النشرات الصوتية مصادر ممتازة للمعرفة و التعلم، و لكن إذا كنت تبحث عن الغوص العميق في موضوع معين أو ترغب في تعلم مهارة جديدة، فلا بديل لك عن دورة تدريبية أكثر تنظيما في ذاك الموضوع. للحصول على دورات ذات جودة و سعر مناسب، نحن نوصيك باستخدام Coursera. يمنحك موقع و تطبيق Coursera فرصة الوصول إلى دورات تدريبية عالية الجودة في عدة مجالات من بينها، علم البيانات Data Science و التاريخ والبيولوجيا وغيرهم من الميادين، مقدمة من أرقى جامعات العالم مثل جامعة Yale و Stanford و Georgia Tech وأشهر الشركات مثل IBM و Google و غيرهم. يحتوي كل درس أو دورة على مقاطع فيديو مسجلة و إمتحانات و مشاريع قابلة للدخول و الإطلاع من الويب أو الهاتف لكلا النظامين Android و iOS. أغلب الدروس مجانية أما إذا كنت تسعى إلى الحصول على شهادة إتمام المسار، فيتعين عليك الدفع أو تقديم طلب المساعدة المالية. التسعير: أغلب الدروس على الموقع مجانية، أما إذا كنت تريد الحصول على شهادات إتمام المسار أو الدورة و الدخول إلى التمارين و اجتياز الامتحان، فيتعين عليك دفع رسوم كل درس على حدة (عادة حوالي 49 دولار). يمكنك أيضا الإشتراك في تخصصات بإسم Specializations (تتكون عادة من 5 إلى 10 دورات) و الدفع شهريا من 39 إلى 79 دولار حتى تُتم التخصص كاملا. (يمكنك التقديم أيضا على المساعدة المالية في حالة تعذر عليك دفع تكاليف الدورات.) أخذ الملاحظات - Note Taking التعلم، شيء، و أن تجد أو تتذكر ما تعلمته، شيء آخر. من بين التطبيقات الرائعة لأخذ ملاحظات (وإمكانية البحث فيها) و تنظيمها و حفظ وسائط (مثل الصوتيات و الفيديو) عبر الويب التالي: تطبيق Notion - لإنشاء موسوعتك (Wiki) الخاصة للأنظمة: iOS Android macOS Windows إضافات لـ: Chrome Firefox Notion هو تطبيق جديد في السوق، احتل مراكز جيدة في وقت وجيز، و اكتسب شهرة كبيرة لسبب وجيه، إنه خنجرك السويسري من الأدوات التنظيمية. الملاحظات منظمة في فئات واسعة على اليسار على شكل تسلسلات متداخلة. إلى جانب النص المنسق بأقل المؤثرات ، يمكنك إضافة وعرض أكثر من 30 نوعًا مختلفًا من الوسائط المرئية ، بما في ذلك الصور ومقاطع الفيديو و الروابط جنبًا إلى جنب مع لوائح مثل قوائم المراجعة وقوائم المهام واللوحات ذات نمط Kanban والتقويمات وجداول البيانات والمزيد. يمكن الرجوع إلى جميع الملاحظات لإنشاء موسوعة (أو Wiki) كاملة و قابلة للبحث ، للاستخدام الشخصي أو مع فريق. تتم مزامنة التطبيق عبر الحاسوب و الهاتف مع تطبيقات و نُظم التشغيل Mac و Windows و Android و iOS. وبالطبع ، لن يكون هناك تطبيق ملاحظات كامل بدون إضافات لكل من المتصفحات Firefox و Chrome. يعتمد Hugo (مُسوِق النمو Growth Marketer) في فريق Doist على Notion بشكل كامل لتدوين ملاحظاته وأفكاره و إبقاء مشاريعه منظمة: إن الكم الهائل من الميزات و المرونة اللانهائية التي يتمتع بها Notion قد تجعلك في حيرة من أمرك أو تجلب لك إحراجا في البداية، و لكن بمجرد أن تبدأ في إستخدامه و تتعلم الوظائف الأساسية، ستدرك أنه تطبيق جبار و أقوى أداة لتسجيل الملاحظات و تنظيم معلوماتك بالطريقة التي تناسبك أنت. سعر التطبيق: مجاني الإستخدام مع بعض القيود حول بعض الميزات المتوفرة في الخطط المدفوعة، و مساحة التخزين المحدودة في الخطة المجانية. الخطة الفردية Individual تأتي بحوالي 4 دولار في الشهر و خطة الفِرق Teams بحوالي 8 دولار شهريا للمستخدم الواحد، إضافة إلى خطة المؤسسات Entreprise بإشتراك شهري حوالي 20 دولار للمستخدم. كل الخطط المدفوعة تأتي بمساحة تخزين غير محدودة و نسخة من سجل التاريخ لكل العمليات و غيرها من الميزات. تطبيق Bear - تطبيق كتابة و ملاحظات لمستخدمي أجهزة Apple للأنظمة: iOS macOS تطبيق Bear عبارة عن تقاطع بين تطبيق ملاحظات وتطبيق كتابة. تعد تجربة الكتابة الجميلة والبسيطة مُريحة لتدوين محتوى قابل للتصدير إلى تنسيقات مختلفة لاستخدامها في أي مكان آخر. يحتوي خاصية الملاحظات عبر الارتباط (Cross-link notes) لإنشاء هياكل للنصوص مرتبطة ببعضها البعض عن طريق هاشتاغات hashtags لتنظيم أكثر مرونة. إذا كنت أحد مستخدمي أجهزة Apple من محبي البساطة أثناء الكتابة في دفتر اليومية أو المقالات أو التأملات المطولة إلى جانب ملاحظاتهم الأخرى ، فإن Bear يعد خيارًا رائعًا. سعر التطبيق: مجاني، و لكن النسخة الاحترافية Pro (حوالي 1.49 دولار شهريا أو 14.00 دولار سنويا) تتيح لك مزامنة الملاحظات عبر أجهزتك، وتمنحك المزيد من القوالب للاختيار من بينها ، وتوفر المزيد من خيارات التصدير. التركيز - Focus إن إدارة الوقت و المهام عملية موجودة منذ عقود ، لكن إدارة الاهتمام قد تكون مهارة أكثر أهمية لتطويرها إذا كنت تريد النجاح (و البقاء عاقلا) في القرن الحادي والعشرين. سوف تساعدك المجموعة التالية من التطبيقات الموصى بها على كبح جماح التشتيت على الإنترنت وصقل قدرتك على التركيز على المهام عالية القيمة و الإدراك التي يسميها خبير الإنتاجية كال نيوبورت Cal Newport " العمل العميق ". تطبيق Simple Interval Timer (على iOS) أو Interval Timer (على Android) - للعمل على فترات زمنية مؤقتة للأنظمة: iOS Android كما يوحي اسمُهما، هذان التطبيقان البسيطان للهواتف يتيحان لك إمكانية أوقتت / تسوية الفترات الزمنية لا أكثر و لا أقل. على الرغم من أنهما مصممان تقنيًا لتمارين الـ Tabata و الـ HIIT، فقد وجد مدير وسائل التواصل الاجتماعي لدينا، Fadeke، أنهما مثاليان للمهام السريعة التي تحتاج تركيزا أثناء أدائها: إن وضع حد زمني لشيء ما سوف يساعدك على التركيز و إجبارك على العمل بشكل أسرع. قد تتخطى بعض المرات حدود الوقت الذي وضعته أو ستحتاج إلى المزيد من فترات الراحة في أوقات أخرى، ولكن هذا التمرين الذهني لإضافة قيود قد تبدو تعسفية إلى حد ما يعد أمرًا مفيدًا للغاية. كما يساعدك أيضًا على الهروب من قانون باركنسون أين يمكن أن تستغرق المسودة الأولى من تدوينة ما، الوقت الذي تريده أنت: 5 ساعات أو 5 أسابيع. ??" استخدم Simple Interval Timer أو Interval Timer لتطبيق تقنية Pomodoro لإدارة الوقت (فترات زمنية مدتها 25 دقيقة مع فترات راحة مدتها 5 دقائق، و فترة راحة أطول بعد كل مجموعة من أربع سباقات) أو قم بتعديلها للعثور على وقت العمل:الراحة الذي يناسبك. إذا وجدت أنه لا يمكنك الاستمرار في التركيز لمدة 25 دقيقة، فابدأ بـ 15 دقيقة أو حتى 10 دقائق ﻻ بأس به. إن القدرة على التركيز تشبه العضلات التي يمكنك بنائها بمرور الوقت عن طريق تمديد فترات الركض أكثر بقليل كل مرة من ما فعلته في المرة التي سبقت. سعر التطبيق: Simple Interval Timer (لـ iOS) مجاني و لكن يحتوي على إعلانات (يمكنك حذفها بشراء التطبيق بـ 2.99 دولار). Interval Timer (لـ Android) مجاني أيضا و لكن ﻻ توجد طريقة لحذف الإعلانات. تطبيق Freedom - حضر و إيقاف تشتيت المواقع و التطبيقات للأنظمة: iOS Android Linux Mac Windows ChromeOS إضافات لـ: Chrome Firefox Opera يتم تصميم تطبيقات و مواقع اليوم بشكل متعمد لتكون مدمنة لمستخدميها. أنا شخصيا لِأشهر بعد أن قمت بحذف حسابي من Facebook، أجدُني من دون وعي مني ﻻزلت أكتب كلمة "facebook" و الدخول إلى صفحته الرئيسية و حتى من دون نية أن أستعمله. في بعض الأحيان تكون عاداتنا السيئة على الإنترنت قوية جدا لدرجة أننا نحتاج إلى تطبيق خارجي لمساعدتنا في إيقافها أو الحد منها (على الأقل خلال ساعات العمل)، هنا يأتي دور Freedom. يحظر تطبيق Freedom تشتيت التطبيقات و مواقع الويب على جهازك حتى تتمكن من إستعادة التحكم بوقتك و انتباهك عبر إختيار مواقع و تطبيقات محددة ترغب في حظرها أو اختر مواقع الويب التي تود إستعمالها فقط و حظر الباقي. يمكنك أيضًا حظر الإنترنت كاملة من جهازك، أو إبدأ جلسة مركزة وقتما تشاء أو قم بـ جدولتها مسبقًا. أما إذا كنت لا تثق في نفسك و ربما قد تكسر الجلسة بالإتصال أو استعمال تطبيق غير مرغوب فيه، فيمكنك اختيار الدخول إلى وضع القفل Locked Mode الذي يمنعك من إنهاء جلسة في وقت مبكر. ولكن أفضل ما في Freedom هو أنه يزامن وقتك المحظور في جميع أجهزتك حتى لا تتمكن من التقاط هاتفك لتصفح Twitter إذا كان محظورًا بالفعل على جهاز الحاسوب الخاص بك مثلا. ثبِت Freedom واستغرق وقتًا مثمرًا في مواقع الويب والتطبيقات التي تشغلك أكثر وفائدة أكبر. سعر التطبيق: تتيح لك النسخة التجريبية المجانية بدء 7 جلسات حظر. بعد ذلك، يتعين عليك دفع 2.42 دولار شهريًا (يتم سداد الفواتير سنويًا) أو يمكنك اختيار دفعة لمرة واحدة قدرها 129 دولارًا و الحصول على نسخة إلى الأبد. تطبيق Forest - وسيلة مبهرة لكسر إدمان هاتفك للأنظمة: iOS Android إضافة لـ: Firefox من الغريب أن تجد في قائمة توصيات لتطبيقات، التطبيق الذي يمنعك من استخدام جميع ما سبق، و لكن هذا هو المكان الذي يجد فيه المجتمع نفسه فيه اليوم و وجود هاتف ذكي في جيبك يجعلك حرفيًا شخصا أبله. لا يمكننا منع أنفسنا من استلام إشعارات ثم تضييع الوقت في التحقق منها و قرائتها، و لكن يمكننا محاربة هذه الظاهرة مع Forest. Forest تطبيق بسيط للهواتف المحمولة يقدم لك محاولات للحد من إدمان هاتفك. بدلاً من الحجب التام للتطبيقات المشتتة كما في Freedom، فإن Forest يتيح لك زراعة ورعاية القليل من أشجار التركيز على شكل لعبة. عندما تريد التركيز على عملك (أو أن تكون أكثر حضورًا في العشاء مع الأصدقاء)، فإنك تزرع شجرة تركيز جديدة. مع استمرار التركيز في أشياء بعيدا عن هاتفك، تنمو شجرتك. إذا تركت التطبيق، فإن شجرتك ستذبل وتموت. أثناء استخدام التطبيق مع مرور الوقت، تزرع غابة (و من هنا جائت تسمية Forest) كثيفة من أشجار التركيز. في بعض الأحيان قد يكون فشلُنا في الحفاظ على تركيزنا وانتاجيتنا ثقيلًا للغاية، لهذا السبب أنا أحب أسلوب Forest الممتع والمبهج لكسر إدماننا على الهاتف. بالإضافة إلى ذلك، عندما ينفق المستخدمون العملات المعدنية التي يربحونها في التطبيق من خلال الاستمرار في التركيز، فإن فريق Forest يتبرع بالمال لزراعة أشجار حقيقية في مكان ما في هذا العالم. مبادرة تجعلك تشعر بأنك قدمت شيئا ما إلى هذا العالم. سعر التطبيق: تطبيق Android مجاني للاستخدام، لكن الإصدار Pro (دفع لمرة واحدة بقيمة 1.99 دولار) سيتيح لك زراعة أشجار حقيقية كما يحتوي على خاصية جميلة لتتبع الوقت و ميزات إجتماعية للتنافس مع أصدقاء في من يزرع أشجارا أكثر. يكلف تطبيق iOS (دفع لمرة واحدة 1.99 دولار) للتثبيت، ثم يقدم عمليات شراء إضافية داخل التطبيق للترقيات التي تساعدك في الحصول على المزيد من العملات الافتراضية لكل شجرة تقوم بزرعها. هذا هو التطبيق الوحيد الذي وجدته يحتوي على تعارض في الأسعار بالنسبة للخصائص في متجرَي Google Play و Apple Store. و لأكون صريحا، لم أحب طريقة التسعير هذه. تطبيق Spotify - لتعزيز التركيز من خلال الموسيقى للأنظمة: iOS Android Mac Windows لقد أثبتت العديد من الدراسات عن وجود صلة بين أنواع معينة من الموسيقى و الإنتاجية. لكن مدير وسائل التواصل الاجتماعي Fadeke لدى Doist، يستخدم الموسيقى بشكل مختلف قليلاً لتدريب نفسه على الدخول في وضع العمل المركّز: استخدم نفس قوائم التشغيل للوصول إلى "وضع العمل" استخدم نفس النوع للدخول في "وضع العمل" استمع إلى نفس الأغنية مرارًا وتكرارًا (حرفيًا، لساعات أو أيام أو أسابيع ??) Spotify هو تطبيقنا المذهل للموسيقى لعدة أسباب - لديهم مجموعة لا تصدق من الإختيارات بواجهة سهلة الاستخدام على منصات متعددة. إبني قوائم تشغيل Playlists خاصة بك أو أشرِف على قائمة انتظار مُختارة ثم "تشغيل التالي" أثناء إستماعك. اكتشف موسيقى جديدة بتوصيات مصممة حسب ذوقك أو استعرض مكتبة قوائم التشغيل الشاملة لـ Spotify المصممة خصيصًا لكل شيء بدءًا من الإنتاجية و حتى التمارين الرياضية إلى الحفلات الموسيقية. (بالإضافة إلى ذلك، فقد تم مؤخرًا إضافة خاصية podcasts حتى تتمكن من الحصول على مجموعتك الإنتاجية كاملة (رغم أنني شخصياً ما زلت أحب استخدام تطبيق podcasts منفصل، و الموصى به PocketCasts). يمكنك العثور على معظم الموسيقى وتشغيلها مجانًا في أي وقت، ولكن إذا كنت ترغب في تنزيل الموسيقى على أجهزتك لتشغيلها ﻻحقا في وضع عدم الاتصال، فيجب عليك الإشتراك في إحدى الخطط المدفوعة. يمكنك الإطلاع على قائمة تشغيل إنتاجية مقدمة من Spotify أو تنظيم قائمة خاصة بك و استخدمها كمُحفز لك، (بالنسبة للمهام التي تتطلب الكثير من المعرفة، أظهرت الدراسات أن الموسيقى الهادئة التي لا تحتوي على كلمات أو على عدد قليل منها، فإنها تعزز الأداء بينما تعيقه الموسيقى الصاخبة). سعر التطبيق: مجاني، ولكن الإصدار الـ Premium (حوالي 9.99 دولار شهريًا) يتيح لك تنزيل الموسيقى للاستماع في وضع عدم الاتصال، والتخلص من الإعلانات، ويمنحك تخطيًا غير محدود. تتيح لك النسخة العائلية Family (حوالي 14.99 دولار شهريًا) إضافة حتى 6 مستمعين على نفس الحساب. كمكافأة إضافية، تأتي جميع الخطط المدفوعة مع Google Home Mini مجانا. تطبيق Noisli - إذا كنت تفضل ضوضاء في الخلفية على الموسيقى للأنظمة: ويب إذا كنت أحد أولئك الأشخاص الذين يعملون بشكل أفضل في الضوضاء مثل تلك الموجودة في المقاهي، فإن Noisli هو التطبيق المناسب لك. يتيح لك تطبيق الويب البسيط هذا مزج ضوضاء في الخلفية على مذاقك. استمع إلى عاصفة ممطرة في الغابة، أو إلى قطرات المطر التي تتساقط في المقهى، أو إستمتع بصوت النار في مهب الريح، أو اجمعها جميعًا إذا كان هذا يريحك. يوصى Noisli أيضا بالخلطات اعتمادا على ما إذا كنت تريد أن تكون منتجا أو في وضع الاسترخاء أو اختيار عشوائي. سعر التطبيق: مجاني ومدفوع. نمط الحياة و تتبع العادات - Lifestyle & Habits Tracking قد لا يُعتقد أن هذه المجموعة من التطبيقات هي تطبيقات "إنتاجية"، ولكن العادات التي تدعم أسلوب حياة صحي، أكثر أهمية بالنسبة للإنتاجية لديك من أي مدير المهام أو تطبيق ملاحظات تستخدمه. فيما يلي التطبيقات التي نوصي بها لدعم نمط حياة صحي: تطبيق SleepCycle - لِمُنبه يتعقب ويحسن نومك للأنظمة: iOS Android النوم هو النشاط الأكثر إنتاجية الذي يمكنك القيام به كل يوم. ولكن عندما تصبح الأمور مشغولة، فغالبًا ما يكون هو أول شيء يطير منك. لهذا السبب أضفنا SleepCycle إلى القائمة. SleepCycle منبه ذكي يساعدك على فهم وتحسين عادات نومك، باستخدام إما ميكروفون هاتفك أو مقياس التسارع Accelerometer (لا يتطلب وجود أجهزة إضافية فقط هاتفك)، يتعقب التطبيق مراحل نومك طوال الليل ويوقظك عندما تكون في أخف مرحلة نوم ممكنة خلال نصف ساعة من ضبط المنبه. بدلاً من الاستيقاظ مصابا بالدوار أو الارتباك من اضطراب النوم العميق، تبدأ يومك بالشعور بالانتعاش والاستعداد للخروج من البيت (أو على الأقل من السرير). بالإضافة إلى ذلك، يقدم التطبيق إحصائيات دقيقة عن كل ليلة من النوم، بما في ذلك عدد الساعات التي أمضيتها في السرير، و تصنيفك العام لجودة النوم، ورسم بياني يوضح كيفية انتقالك خلال كل مرحلة نوم. يمكنك استخدام هذه المعلومات لتحديد الأهداف واكتشاف الارتباطات بين الأشياء التي تحسن نومك والأشياء التي تؤدي إلى تعطيله. بصفتي شخصًا يُوقف المنبه عادةً 10 مرات قبل أن ينهض أخيرًا من السرير، يمكنني أن أشهد على مدى فعالية توقيت المنبه الذكي لـ SleepCycle في الخروج صباحًا بالقدم اليمنى من البيت. سعر التطبيق: الإصدار المجاني يمنحك وظيفة الإنذار الذكية ومعظم احصائيات النوم. أما الإصدار الـ Premium (بإشتراك سنوي حوالي 29.99 دولار) فيتيح لك رؤية توجهات النوم طويلة أجل long-term، وإضافة ملاحظات حتى تتمكن من معرفة كيف تؤثر الأشياء المختلفة (مثل الشاي أو القهوة) على نومك، و مزاجك أثناء الإستيقاظ، إضافة إلى مساعد جديد للنوم يمنحك قصصًا وموسيقى تصويرية قبل النوم لتغفو. تطبيق Headspace - لبدء ممارسة التأمل بانتظام للأنظمة: iOS Android واجهة ويب Web لقد ثبت أن التأمل يخفف من التوتر و يتحكم في القلق و يحسن النوم و يطيل فترات الانتباه. و لكن ماذا نقصد بالتأمل أصلا؟ كيف تبدأ وكيف تجد الوقت الكافي في يوم مليئ بمشاغل الحياة للجلوس ولا تفعل شيئًا؟ اعتبر Headspace كدليل (عند الطلب) للتأمل لمساعدتك في بناء ممارسة ذهنية خاصة بك. يتيح لك Headspace الوصول إلى مئات مقاطع التأمل الموجهة، إلى هاتفك مباشرة من خلال جلسات مخصصة لكل شيء بدءًا من تخفيف التوتر إلى التركيز و النوم و حتى الأداء الرياضي. لديك فقط 5 دقائق؟ أو حتى دقيقة واحدة فقط؟ فإن التطبيق يحتوي على تأملات بحجم الوقت المتوفر لديك تتوافق حتى مع أكثر الجداول ازدحامًا، فهي مثالية للاستماع في فترات الراحة أثناء أوقات العمل. يمكنك بدء جلسات التأمل مباشرةً من مساعد منزلك الذكي باستخدام تكاملات مع كل من Alexa و Google Assistant. على الرغم من أن النسخة المدفوعة يمكن أن تكون باهظة الثمن بعض الشيء، إلا أن Headspace يحتوي على أكبر مجموعة من التأملات الموجهة عالية الجودة، يتم تنظيمها بسهولة حول أي أهداف تحاول تحقيقها، و تعبئتها في واجهة جميلة و سهلة الاستخدام. نحن نوصي به بكل إخلاص لأي شخص يريد البدء بممارسة التأمل أو يحاول العودة إلى عجلة النجاح. سعر التطبيق: يمكنك تنزيل التطبيق و الدخول إلى دورة التأمل الأساسية Basics مجانًا، و لكن بعد ذلك سيتعين عليك دفع مقابل الوصول الكامل إلى مكتبة التأمل الموجهة Headspace (حوالي 12 دولار في الشهر أو بـ 69.99 دولار في السنة، أي أقل قليلاً من 5.99 دولار في شهر). تطبيق Mealime - للتخطيط لوَجبات بسيطة و التسوق (البقالة) للأنظمة: iOS Android تؤثر الطريقة التي تغذي بها جسمك بشكل كبير على صحتك الجسدية و العقلية بشكل عام، و التي بدورها تحدد قدرتك على التركيز وحل المشكلات و الإبداع. لكن الكم الهائل من الوقت و الطاقة العقلية التي يتطلبها تحضير طعام صحي في المنزل بإنتظام يمكن أن يكون مُضجرا. لهذا السبب نوصي Mealime. يُذهِب عنك Mealime ضغط إعداد طعام صحي مع الأدوات التي يوفرها لتبسيط إعداد الوجبات، و تسوق البقالة، و الطبخ بصفة عامة. إحصل على المئات من الوصفات الموصى بها في التطبيق تناسب مع تفضيلاتك الغذائية (نباتي أو حيواني أو قليل الكربوهيدرات أو أيا كانت). قم بإختيار الوجبات التي ترغب في إعدادها لهذا الأسبوع، و سيقوم Mealime تلقائيا بإنشاء قائمة البقالة الخاصة بك لمدة أسبوع كامل من الوجبات، مقسمة إلى فئات لجعل رحلتك إلى المتجر فعالة قدر الإمكان. أو يمكنك استيراد القائمة إلى حسابك في Amazon Fresh أو Instacart و إستلم مُشترياتك في بيتك. جميع الوصفات سهلة و بسيطة للغاية (كما أن تقديرات الطهي التي تبلغ مدتها 30 دقيقة تقريبا، دقيقة إلى حد ما) و جميع الوصفات التي جربتها كانت لذيذة. بإختصار، للحصول على وجبة صحية لا تتطلب منك التضحية بنصف مدة عطلة كل أسبوع، إستخدم Mealime. سعر التطبيق: مجاني و لكن النسخة المدفوعة (حوالي 6 دولارات شهريًا) ستتيح لك الوصول إلى وصفات إضافية و معلومات غذائية إضافية، مثل تتبع السعرات الحرارية أو وحدات الماكرو macros. تطبيق Streaks (على iOS) أو Loop (على Android) - لبناء عادات قوية للأنظمة: iOS Android سواء أكانت، كتابة 1000 كلمة يوميا أو النوم في نفس الوقت كل ليلة، فإن العادات الجيدة هي حجر أساس الإنتاجية. متتبع عادات جيد، يساعدك على بناء عادات إيجابية. Streaks، اختيارنا لنظام iOS، يستغل قوة "طريقة جيري سينفيلد - The Jerry Seinfeld Method"، والمعروفة أيضا باسم "لا تكسر السلسلة - Don’t Break the Chain"، من خلال تشجيع المستخدمين على فعل مهام يومية و عدم تخطي يوم من العمل نحو تحقيق أهدافهم وعاداتهم. سيساعدك التطبيق على تحقيق الاتساق مع الإحصاءات المُضمّنة التي تعرض أطول خطوطك (على حسب طول مدة حفاظك على عاداتك الإيجابية)، وعدد الأيام الناجحة، و وقتك الأكثر إنتاجية في اليوم و أفضل أيام أسبوعك. كما يقوم Streaks بتدليل العادات بفعالية من خلال مكافأتك بزيادة عدد نقاطك في التطبيق، فكلما زاد طول خطك كلما حصلت على درجات أعلى، و كلما تخلفت يوما عن أداء مهمة ما، فإن عدّاد النقاط سيعود إلى الصفر، كما يمكنك أيضا استخدام Streaks لكسر العادات السيئة، مثل التدخين أو شرب الصودا، و تجدر الإشارة إلى أنه حصل على جائزة Apple Design Award لعام 2016 عن التصميم الأنيق و البسيط. بالنسبة لـ Android، إخترنا Loop فهو يوفر العديد من الميزات مثل تلك الموجودة في Streaks - تتبع العادات المخصص، الرسوم البيانية والإحصائيات الجميلة، بناء خطوط للعادات، التذكيرات، و الكثير غيرها. ومع ذلك ، يوفر Loop مرونة أكثر قليلا من نظيره Streaks عندما يتعلق الأمر بعدم كسر السلسلة. يحسب التطبيق درجة القوة لكل من عاداتك، بحيث أنه لن يُؤنبك ضميرك و لن تشعر بخيبة أمل و ﻻ ضجر، إذا فاتك يوم أو يومين في سلسلة عادة طويلة. كما يتيح لك التطبيق أيضًا تتبع العادات بجداول زمنية مرنة مثل الذهاب إلى حصص رياضية كل يوم اثنين وأربعاء وجمعة. استخدم Streaks أو Loop لتتبع كل عاداتك في مكان واحد - قم بالسير لمسافة 10000 خطوة، احتسي كوبين 2 قهوة في اليوم كحد أقصى، نظف أسنانك يوميا - و إبقى متحمسا أثناء عملك لأسلوب حياة أكثر صحة وإنتاجية. سعر التطبيق: ثمن Streaks حوالي 4.99 دولار على متجر تطبيقات Apple Store يتضمن ميزات مثل الدمج مع التطبيقات و الأجهزة الأخرى، مثل تطبيق Apple Health، لإدخال بيانات إضافية حول إكمال عادة ما. Loop على العكس، فهو مجاني (و من دون إعلانات أيضا) و الأفضل من هذا كله أنه مفتوح المصدر. أدوات / خدمات - Utilities هذه التطبيقات تعمل إلى حد كبير في خلفية نظامك لجعل الأشياء المملة والمتكررة على جهازك، أسرع و أسهل بكثير. كما ستلاحظ، فهي ليست مثيرة مثل تطبيق تدوين ملاحظات جديد أو أي تطبيق أنيق مما ذكرنا سابقا، لكنها ستوفر لك الكثير من الوقت و تريحك من صداع الرأس على المدى الطويل. فيما يلي، التطبيقات التي نوصي الجميع باستخدامها: تطبيق Paste - لإدارة الحافظة Clipboard الخاصة بك للأنظمة: iOS Mac يحتوي Windows 10 افتراضيا على حافظات Clipboard مُضمّنة، تجد في هذا الرابط كيفية تمكينها و طريقة إستخدامها في جهازك. كلنا مررنا بذاك الموقف عندما تذهب للصق نص قمت بنسخه لتَوِك فتدرك بعدها أنك قمت بنسخ شيئ أخر فوقه. قد لا تبدو الثواني القليلة التي تحتاجها للعودة وإعادة نسخ النص الأول كثيرة، و لكن عندما تتراكم مع مرور الوقت تنتبه إلى حجم الوقت الضائع في هذه العملية المملة بعض الشي. هنا يأتي دور مدير الحافظة النظيف و البسيط. بالنسبة لمستخدمي Mac و iOS، تطبيق Paste المصمم بشكل جميل يحتفظ بسِجل لكل ما قمت بنسخه إلى الحافظة الخاصة بك، سواء كانت نصوص، روابط، صور أو عناوين بريد إلكتروني…إلخ. عندما تحتاج إلى لصق شيء نسخته سابقا (ليس بالضرورة آخر شيء)، استخدم اختصار لوحة المفاتيح command + shift + V لعرض المحفوظات الخاصة بك وتحديد العنصر الذي تريد لصقه. يمكنك أيضا تنظيم المعلومات المقصوصة التي تحتاجها غالبا في "لوحة مفاتيح محددة" (مثل "ردود البريد الإلكتروني" أو "شيفرات البرمجية") لسهولة الوصول إليها. يتم حفظ بيانات الحافظة الخاصة بك في حسابك على iCloud و تتم مزامنتها عبر جميع الأجهزة التي قمت بتثبيت Paste عليها - على سبيل المثال بين جهاز الحاسوب الخاص بك و iPad أو iPhone. سعر التطبيق: ثمن التطبيق على macOS عبارة عن دفعة لمرة واحدة قدرها 14.99 دولارا، أما تطبيق iOS فهو مجاني. تطبيق Grammarly - للتدقيق الإملائي الفوري (للغة الإنجليزية) للأنظمة: iOS Android Mac Windows Microsoft Office إضافات لـ: Chrome Firefox Safari Edge لقد شاهدت خطوطا حمراء وخضراء صغيرة من عمليات التدقيق الإملائي التلقائية المُضمنة في جزء كبير من أي برنامج كتابة محتوى. لكنك لم تجرب كامل قوة التدقيق الإملائي حتى تستخدم Grammarly. لا يتحقق Grammarly من الأخطاء النحوية والتهجئة المعتادة فحسب، بل يمنحك أيضا اقتراحات لتحسين الأسلوب والنغمة واختيار الكلمات والوضوح وسهولة القراءة لجعل جميع كتاباتك داخل Chrome "صحيحة وواضحة وخالية من الأخطاء". تعمل Becky ككاتبة ومازالت تشعر أنها تعود إلى صف اللغة الإنجليزية في كل مرة تستخدم فيها Grammarly لمراجعة كتاباتها. سعر التطبيق: مجاني، لكن الإصدار Premium (حوالي 11.66 دولارا شهريا يتم دفع الفاتورة سنويا) يمنحك تصحيحات أكثر تقدما في قواعد اللغة وعلامات الترقيم وبنية الجملة والأسلوب. هناك أيضا خيارات فواتير شهرية وربع سنوية أكثر تكلفة. تطبيق Bitwarden - لإدارة كلماتك السرية للأنظمة: iOS Android macOS Windows Linux إضافات لـ: Chrome Firefox Opera Edge Safari لا شيء يقتل إنتاجيتك مثل مشاكل التعامل مع حساب مخترَق. يوصي خبراء الأمن باستخدام كلمة مرور فريدة (أي من المستحيل تخمينها) لكل حساب من حساباتك، ولكن كيف يفترض بك أن تتذكرها جميعًا؟ لهذا السبب، يعد مدير كلمات المرور أحد التطبيقات المهمة، إن لم يكن أكثرها، في ترسانة الإنتاجية لديك. هناك الكثير من المتنافسين الأقوياء في السوق، لكننا نوصي بـ Bitwarden. Bitwarden مدير كلمات مرور مفتوح المصدر يقوم بإنشاء كلمات مرور فريدة وعشوائية لكل حساب جديد تقوم بإنشائه ويحفظها جميعا في سرداب آمن يتم الوصول إليه عبر كلمة مرور رئيسية واحدة. لأنه يأتي مع تطبيقات لكل منصة وإضافات لكل متصفح، حتى تتمكن من تعبئة معلومات الدخول الخاصة بك تلقائيا على أي موقع ويب. وعلى عكس الكثير من منافسيه، يقوم Bitwarden بمزامنة كلمات المرور الخاصة بك عبر جميع أجهزتك في نسخته المجانية. إذا كنت لا تستخدم مدير كلمات المرور، فتوقف عن كل ما تفعله وقم بتنزيل Bitwarden الآن. سعر التطبيق: الإصدار المجاني يمنحك كل ميزات إدارة كلمات المرور الأساسية بالإضافة إلى المزامنة بين جميع الأجهزة. يمكنك أيضا مشاركة كلمات المرور مع شخص آخر على نفس الحساب. تحتوي النسخة Premium (حوالي 10 دولارات في السنة) على ذاكرة تخزين مشفرة بسعة 1 جيجا بايت وتسجيل الدخول من خطوتين وتقارير عن قوة كلمات المرور من بين ميزات أخرى. هناك أيضا خطط المجموعات المدفوعة للعائلات (بحد أقصى 5 مستخدمين مقابل دولار واحد في الشهر)، و خطة الفِرق (5 دولارات في الشهر، وتشمل 5 مستخدمين مع إضافة 2 دولار للمستخدم لكل شهر إضافي)، و خطة المؤسسات (3 دولارات للمستخدم في الشهر) مع المزيد من الميزات المتقدمة لإدارة ومشاركة كلمات المرور عبر المجموعات. يتم تسعير كل هذه الأثمان سنويا مع المزيد من خيارات التسعير الشهرية. تطبيق Shift - لدمج جميع تطبيقات الويب وسطح المكتب اليومية للأنظمة: Mac OS Windows إذا كنت مثل Becky، فمن المحتمل أنك تقضي جزءا كبيرا من يومك في التنقل من خلال عشرات علامات التبويب tabs والنوافذ في محاولة للعثور على التطبيق الذي تحتاجه. Shift هو مساحة العمل المركزية التي تحتاجها. يجمع تطبيق Shift جميع تطبيقاتك وحساباتك في مكان واحد ويُسهل التنقل بينها. هذا يعني أنه ﻻ المزيد من تسجيل الدخول والخروج من الحسابات أو التبديل بين علامات التبويب في متصفحك. إليك ما قاله Chase رئيس تطوير الأعمال في Doist، حول التطبيق: اعتمادا على الميزات التي تريد الحصول عليها، يصبح Shift مكلفا بعض الشيء. ولكن عندما تفكر في كل الوقت الذي تضيعه في البحث عن التطبيق المناسب، يصبح من السهل تبرير السعر. سعر التطبيق: ستتيح لك الخطة المجانية إضافة حتى حسابين (مثل Gmail شخصي و Gmail عمل) و إشعارات سطح المكتب. الخطة الإحترافية Pro (حوالي 29.99 دولارا في السنة) تتوفر على حسابات غير محدودة وقدرة لِكتم الإشعارات. تضيف الخطة المتقدمة Advanced (بسعر 99.99 دولارا سنويا) خدمات Google وإضافات Chrome والبحث الموحد بين ميزات أخرى. تطبيق Zapier - لبناء خطة سير عمل خاصة بك بين التطبيقات للأنظمة: ويب حزمتك الإنتاجية و خطة سير العمل شيئين فريدين من نوعهما، حتى مع كل عمليات الدمج التي توفرها البرامج و التطبيقات الحديثة، لا بد أن تكون هناك تطبيقات ترغب في العمل بها مع بعضها البعض لكنها ﻻ تتوفر على خاصية قابلية الدمج مع أخرى. لهذا السبب نوصي بـ Zapier لإنشاء تكامل مخصص بين تطبيقاتك وسير العمل التلقائي - لا تحتاج إلى كتابة أي شيفرات برمجية. بعبارات بسيطة، يتيح لك Zapier أتمتة الإجراءات بين التطبيقات. اختر مُشغلا - على سبيل المثال، كلما تلقيت رسالة بريد إلكتروني في Gmail - ثم حدد إجراءً لاحقا - و ليكن مثلا احفظ أي مرفقات في Google Drive. سيتم تشغيل "zap"، كما يسمونها، تلقائيا في الخلفية دون أي جهد إضافي مطلوب من جانبك. اتصالات التطبيقات الفردية مثل هذه تكون مجانية، لكن الإصدار المدفوع يمنحك القدرة على إزالة سلسلة من الإجراءات عبر تطبيقات متعددة. للمتابعة مع المثال أعلاه، يمكنك تمديد zap لإضافة مهمة إلى Todoist لمراجعة المستند الجديد في Google Drive مع رابط مباشر إلى المستند حتى لا تضيع أي وقت. بمجرد انتهائك من إعداد zaps، ستجد كل أنواع العمليات المتكررة التي تقوم بها كل يوم والتي يمكنك أتمتتها. إليك بعض الـ zap الأكثر شعبية في Zapier للبدء بها، وأيضا أكثر من 20 zaps يمكنك إعدادها مع Todoist. سعر التطبيق: يقدم Zapier خطة مجانية تحتوي على 100 مَهمة شهريا، وخطة بداية Starter (بسعر 19.99 دولار في الشهر) مع 750 مهمة شهريا، وخطة احترافية Professional (بسعر 49 دولارا شهريا) مع 2000 مهمة في الشهر، وخطة الفريق Team (بـ 299 دولارا في الشهر)، وأخيرا، خطة الشركة Company (تأتي بـ 599 دولار في الشهر). التعاون - Collaboration يُضيف الإعتماد على الآخرين لإنجاز عملك بُعدا فوضويا آخر إلى الإنتاجية. هذه هي التطبيقات التي يعتمد عليها فريق Doist كل يوم للمساعدة في تخفيف عبء الاتصال و إبقاء الجميع على نفس الصفحة: تطبيق Twist - لتكوين فريق عمل متزامن للأنظمة: iOS Android macOS Windows Linux واجهة ويب Web إفصاح، Twist هو تطبيق تواصل جماعي أنشأناه لأنفسنا، لذا قد نكون متحيزين نوعا ما، ولكن هناك سبب من أجله قررنا أن نبني شيئا جديدا في هذا الفضاء المزدحم ببرامج اتصالات جماعية. بدلا من نموذج قائم على الدردشة مثل معظم تطبيقات الاتصالات الجماعية، فإن Twist يعتمد على سلاسل الرسائل. هذا يعني أن كل محادثة تظل مركزة على موضوع معين بدلا من الارتداد من موضوع إلى آخر ثم العودة إليه مرة أخرى. إعتبره كمنتدى عام أكثر منه دردشة الجماعية. باستخدام مؤشرات الترابط التي تركز على المواضيع، من السهل العثور على المحادثة التي تبحث عنها لأيام أو أسابيع أو حتى سنوات من بعد. يمكنك البحث عن أي موضوع والإشارة إلى المحادثات بأكملها باستخدام رابط واحد. ولأن المحادثات تبقى منظمة حسب الموضوع، يمكن أن يحدث التواصل بشكل غير متزامن (وليس بالضرورة في الوقت الآني). يمكن للمستخدمين القفز في غضون ساعة أو حتى يوم واحد وما زالوا يلحقون نفس المناقشة ويساهمون فيها. يتيح هذا النوع من التواصل غير المتزامن للأشخاص إمكانية قطع الاتصال للتركيز على "العمل العميق - deep work" والتغلب على مشكلات إختلاف التوقيت الزمني للمنطقة للمستخدمين إذا كانوا يعملون معا عن بُعد. نموذج Twist للتواصل أكثر هدوءا وأكثر تنظيما قد لا يناسب كل فريق، ولكن إذا شعرت أن تطبيقات الدردشة مثل Slack أو Microsoft Teams عشوائية وغير منظمة ومستهلكة للوقت بالنسبة لك، فإن Twist يستحق التجربة كبديل حقيقي. سعر التطبيق: يقدم Twist خطة مجانية تتيح للمستخدمين الوصول إلى شهر واحد من الرسائل و 5 عمليات دمج و 5 جيجابايت من تخزين البيانات. تتيح الخطة غير المحدودة Unlimited (بسعر 5 دولارات لكل مستخدم في الشهر) الوصول إلى سجل كامل من التعليقات و الرسائل والدمج غير المحدود وتخزين الملفات غير المحدود. بالنسبة للمؤسسات التي تضم أكثر من 200 موظف، يجب التواصل مع فريق الدعم. تطبيق Zoom - من أجل محادثات فيديو أقرب إلى الكمال للأنظمة: iOS Android Outlook PC/Mac Microsoft O365 إضافات لـ: Chrome Firefox Safari Gmail واجهة ويب Web بينما يتواصل فريق Doist بشكل غير متزامن في Twist معظم الوقت، إلا أنه في بعض الأحيان يحتاج إلى التحدث عن أشياء في الوقت الفعلي. وبما أن مكالمات الفيديو تأتي مع مجموعة من التحديات التقنية الخاصة بها. لا شيء يقتل إنتاجية الفريق مثل مشكلات الاتصال في مكالمة الفيديو. لهذا السبب يعتمد الفريق على Zoom لأي اجتماعات تزيد عن 3 أشخاص. أفضل شيء في Zoom هو أنه يعمل من دون مشاكل. لقد اختبرنا جودة فيديو أفضل ومشاكل اتصال أقل مع Zoom أقل من أي برنامج دردشة فيديو آخر استخدمناه (Skype و Google Meet …إلخ)، حتى للاجتماعات مع أكثر من 12 شخصا. تقترب جودة الفيديو والاتصال المقترنة بخاصية مخطط شبكي أنيق في Zoom من الصورة الحية أو كأننا متواجدون كلنا في نفس الغرفة برغم مسافة آلاف الأميال التي بيننا. سعر التطبيق: تزيد خطط Zoom في السعر بناءً على عدد المضيفين والمشاركين. يتوفر التطبيق على خطة مجانية وخطة احترافية Pro (بسعر 14.99 دولار في الشهر للمُضيف) موصى بها للفِرق الصغيرة، وخطة أعمال Business (حوالي 19.99 دولار في الشهر للمُضيف) للشركات الصغيرة والمتوسطة، وخطة مؤسسة Entreprise (بسعر 19.99 دولار في الشهر للمُضيف) للشركات الكبيرة. تطبيق CloudApp - للتواصل البصري للأنظمة: iOS Mac Windows Chrome إذا كانت الصورة تساوي ألف كلمة، فإن تصوير لقطات من الشاشة screencasting تساوي ألفين على الأقل. عندما تحاول التواصل بكفاءة، فإن استخدام المرئيات هو المفتاح. هنا يأتي دور تطبيق CloudApp. يعمل CloudApp على تسهيل إنشاء لقطات وتسجيلات للشاشة وتسجيلات كاميرا الويب وصور متحركة لمشاركتها مع أي شخص. في Doist، يستخدمه الفريق يوميا للإبلاغ عن الأخطاء، وطلب تغييرات التصميم، وتوضيح السلوك المقصود في تطبيق ما، ومشاركة التحديثات حول الأشياء الجديدة التي يعمل الفريق عليها، وتقديم الملاحظات، والمزيد. يمكنك تسجيل الصوت وإضافة التعليقات التوضيحية لجعل كل ما تحاول قوله واضحا للغاية. على عكس مشاركة الشاشة على مكالمة فيديو، يتم تسجيل كل شيء ومشاركته مع الفريق (عادة ما يكون ذلك على Twist) حتى يتمكن الجميع من العثور على الصور المرئية والتسجيلات للرجوع إليها عند الحاجة. يساعد CloudApp على التخلص من عوائق تردد الحركة ذهابا و إيابا ويعمل على ضمان أن يكون الجميع على نفس الصفحة، وهو أمر مهم بشكل خاص إذا كان فريقك بعيدا و/أو يعمل بشكل غير متزامن. سعر التطبيق: يتوفر CloudApp على خطة مجانية لمستخدم واحد، وخطة للمحترفين Pro (بسعر 9 دولارات في الشهر للمستخدم) يوفر تسجيل فيديو غير محدود وتحرير مُحسّن، وخطة الفريق Team (حوالي 8 دولارات للمستخدم في الشهر)، وخطة مؤسسة Entreprise (تحتاج إلى التواصل مع فريق الدعم الفني من أجل السعر). نرجو أن تكون قد استفدت من هذه القائمة لتحقق فيها أكبر إنتاجية ممكنة! ترجمة -وبتصرف- للمقال https://doist.com/blog/remote-team-communication-tools/ لصاحبته Becky Kane
  5. العمل لساعات طوال عادةٌ تضر بصحتك كما تضر بعملك، إليك كيف تكسر تلك العادة السيئة. بقاؤك في المكتب إلى السادسة أو السابعة أو حتى التاسعة مساءً قد لا يبدو لك أمرًا جللاً، لكن مع الوقتِ تتراكمُ تلك السّاعات الإضافية لتؤدّي إلى تزايد خطر الإصابة بأمراض القلب والأوعية الدّمويّة، تدهور الحالة الصحيّة عموما، والإنهاك. خلُصت دراسةٌ امتدّت عبر ثلاث قارّاتٍ إلى أنّه "يزيدُ خطر السّكتة الدّماغية عند الّذين يعملون أكثر من خمسة وخمسين (55) ساعةً أسبوعيًّا بنسبة ثلاثة وثلاثين بالمئة (33%) أكثر من أولئك الّذين يعملون بين 30 و40 ساعة أسبوعيًّا." ظهرَ أيضًا أنّ العاملين لساعاتٍ طويلةٍ تزدادُ لديهم نسبة الإصابة بمرض الشّريان التّاجي بنسبة 13%. مع أنّ هذه الدراسة لم تُثبت علاقةً سببيّةً مباشرةً، غير أنّ الاطراد العالي بين العمل الطويل وزيادة مخاطر الصحّة كافٍ ليدفعنا للتّفكير. مصدر المعطيات: منظّمة التعاون الاقتصادي والتّنمية ملاحظة: تعنى هذه النّسب بالموظّفين الّذين يعملون عادة أكثر من 50 ساعةً، أمّا في روسيا فهي نسبة العاملين لأكثر من 51 ساعة. كما أنّ العمل المأخوذ في الحسبان هو العمل الرّئيسي فقط للموظّف في الدّول التالية: كندا، الشيلي، كولومبيا، كوستاريكا، التشيك، فنلندا، المجر، لاتفيا، المكسيك، البرتغال، سلوفاكيا، السويد، تركيا. أما في باقي الدّول فجُمعت أعمال الموظّف كلّها. هذا، وأُقصيت من الإحصاء نسب العمال الّذين تختلف ساعات عملهم بين الأسبوع والآخر. بالإضافة إلى أنّ ساعات العمل غير المتعاقد عليها لم تحتسب في كندا، المجر، الشيلي والنّرويج. غير أنّها تحتسب إذا كانت دائمة في كلّ من أستراليا، المكسيك، نيوزلندا، روسيا، السّويد، الو.م.أ وتركيا. وأخيرًا، فإنّ استراحة الغداء مستثناة من الحساب في النمسا، بلجيكا، الدنمارك، إستونيا، فرنسا، ألمانيا، اليونان، إيرلندا، إيطاليا، لوكسمبورغ، هولندا، البرتغال، سلوفاكيا، سلوفينيا، إسبانيا، والمملكة المتحدة. فيما لا تتوفّر التّفاصيل فيما يخصّ البرازيل. (هذه المعطيات تخصّ سنة 2016 أو ما يليها من السّنوات الّتي توفّرت خلالها الإحصائيات.) ليسَ العمل لوقتٍ طويلٍ مجرّد شيءٍ مزعجٍ، بل يتجاوز ذلك إلى التّأثير سلبًا على إنتاجيّتك. إذ أظهرت الدّراساتُ أنّه وبعدَ نقطةٍ محدّدةٍ ينتُج عن العمل لساعاتٍ إضافيّةٍ تناقصٌ في العائدات: بمعنى أنّ كلّ ساعةٍ إضافيّةٍ تقضيهَا في المكتبِ تكون أقلّ إنتاجًا من سابِقتِها. وجدتْ دراسةٌ على عمّال المصانع البريطانيّين خلال الحرب العالميّة الثّانية أنّ 49 ساعةً كانت هي النّقطة الّتي يبدأ بعدها ظهور تراجع العائدات. فيما أظهرتْ دراساتٌ أخرى أنّ كيفيّة قضائك لوقتك في العمل تؤثّر على إنتاجك أكثر من تأثير عدد السّاعات الّتي تعملها. رغم توفّر الدّليل على أنّ العمل ساعاتٍ طويلةً لا يحقّق شيئًا، إلاّ أنّنا لا نبدي رغبةً في إيقاف ميلنا للعمل أكثر من 40 ساعةً أسبوعيًّا. وفقًا لمؤشّر الحياة الأفضل الصّادر سنة 2018 عن منظّمة التّعاون الاقتصادي والتّنمية (OECD)، فإنّ 33,8% من الموظّفين في تركيا يعملون لساعاتٍ طويلة (أكثر من 50 ساعة في الأسبوع) لتحتلّ بذلك المركز الأوّل من بين 31 دولةً عضوًا في المنظّمة. نعيشُ في مجتمعٍ يساوي الأهميّة بالانشغال، والالتزام في العمل بالسّاعات الطّوال. بينما تختفي شيئًا فشيئًا الفواصل بين العمل والحياة بسبب اتّباع نهج جداول العمل المرنة، الوظائف غير المربوطة بمكان، والقدرة على حمل أعمالنا معنا في جيوبنا حيثما حللنا. ومن المفارقات أنّ المرونة الّتي تسمح لنا بالتحكّم في جداول أعمالنا تدفعنا أيضًا إلى تجاهل التوقّف حتّى إذا كان من مصلحتنا القيام بذلك. حين لا نحدّ ساعاتِ عملنا، فإنّنا نضحّي بوقتِ النّشاطات الّتي تجدّد طاقتنا. التّمرّن مثلا، والعشاءات العائلية، ولقاء الأصدقاء، وحتّى قضاء الوقت في الطّبيعة، هذه أشياء ضروريّةٌ جدًّا لصحّتنا العقليّة والجسديّة على المدى الطّويل، وكذا لإنتاجيّتنا. إذًا كيف يمكنُك الخروج من المكتب في الوقت المناسب وتجنّب المخاطر الصحيّة النّاجمة عن العمل الزّائد؟ إذا كان رئيسُك هو من يطالب بساعات عملٍ طويلةٍ فلا مخرج لك. أمّا إن كنتَ تبقى في العمل طويلاً بعد نهاية الدّوام من تلقاء نفسك، فقد حان الوقتُ لتسأل نفسك عن سبب هذا وعن كيفيّة تجاوزه. سواءٌ كان السّببُ رغبتك في إثبات التزامك، أو محاولتُك إنجاز أكثر ما يمكن، أو مجرّد شعورٍ بالذّنب حيال الخروج "مبكّرًا"، فإنّ الخطوات الأربع التّالية ستساعدك على الخروج من المكتب في وقتٍ مناسب، محسّنةً بذلك صحّتك وإنتاجيّتك في الوقت ذاته. 1. تعود على روتين لنهاية اليوم لاقيتُ صعوباتٍ -تقول الكاتبة- طوال نصفِ سنة 2015 في النّهوض باكرًا. أردتُ أن أصبح شخصًا صباحيًّا، لأنهي ساعات عملي قبل وقت الغداء، لكنّني لم أقدر قطّ على سحبِ نفسي من السّرير قبل السّاعة الثّامنة صباحًا، وأحيانًا بعدها بكثير. كان ممّا ساعدني على تجاوز هذه العادة السيّئة اكتسابُ روتينٍ صباحيٍّ. صرتُ عقِب نهوضي من السّرير أقوم بمجموعةٍ من النّشاطات المتعاقبة لتُبقيني مستيقظةً وتُعدّني ليومي. هذا يعني حاليًّا إعداد القهوة، ممارسة اللغة الفرنسية، القراءة، القيام ببعض تمارين الضّغط، ثمّ أخذ دشّ. كلّ من تلك الأنشطة يُلقيني إلى لاحقه، فلا تسنحُ لي الفرصة للتّفكير في العودة إلى السّرير. العمليّة الّتي تُخرجني من السّرير هي ذاتها الّتي يمكن أن تساعدَ على إخراجِك من المكتب. ربّما سمعتَ عن النّاس الّذين يتّبعون روتينًا استرخائيًّا يساعدهم على الاستعداد للنّوم والمحافظة على توقيتِ نومٍ منظّم. بالطّريقة ذاتها، يمكنك الاسترخاء في وقتٍ منتظم يوميًّا لتتمكّن من الخروج من المكتب في الوقت المحدّد. أفضلُ شيءٍ بخصوص الرّوتين هو أنّه يحفّزك حين يتسلّل إليكَ الكسل. يدفعُك الرّوتين إلى اتّباع عاداتك اليوميّة لتتأكّد من أنّك -في هذه الحالة- ستغادر المكتب في الوقت المحدّد كل يومٍ، دون الحاجة إلى الاعتماد على عزيمتك ولا ذاكرتك. البدءُ -حسب جيمس كلير- يُعطيك دفعةً تساعدك على الاستمرار. عليك أن تبدأ قبل أن تجد المحفّز. سيأتي التّحفيز لاحقًا. سيساعدكَ الرّوتين في عمليّة البدء تلك: إذا رتّبتَ مكتبك، وأغلقت بريدك الإلكتروني، وخطّطت للغد في الوقت نفسه كلّ يومٍ، فإنّ هذا الرّوتين سيعطيك دفعةً لتتّجه نحو باب الخروج دون أن تنوي فعل ذلك. يقول تشارلز دويج -كاتب "قوّة العادات"-: "يعطينا الرّوتين الحريّة الذّهنية لنفكّر بما هو مهمّ حقًّا." لا تقتصر فائدة الرّوتين على إنجاز المشاغل، بل تُظهر البحوث أنّ بإمكان الرّوتين والنّظام إعطاء حياتنا معنى أكبر. أجرى علماء النّفس سامانثا هاينتزلمان، جيسون ترنت، ولورا كينج من جامعة ميزوري الأمريكيّة ونشروها في "العلوم النّفسية"، خلصوا فيها إلى أنّ النّاس الّذين يقومون بالأشياء نفسها يوميًّا يشعرون أنّ للحياة معنى أكثر من أولئك الّذين لا يملكون روتينًا ثابتًا. كتبنا سابقًا -تقول كاتبة المقال- عن الأشياء الّتي يقومُ النّاس النّاجحون بإدراجها في روتين نهاية يومهم ليغادروا العمل بنهاية الدّوام، ويجهّزوا أنفسهم لاستقبال اليوم التّالي بشكل صحيح: رتّب مكتبك، احفظ كلّ شيءٍ تعمل عليه، وأغلق كلّ نوافذ البرامج وتبويبات التصفّح. راجع مهامك التامّة عند نهاية كلّ يوم. جهّز قائمة المهام ليوم غد. أبقِ تبويب متصفّحٍ واحدًا تحتاجهُ لإنهاء أهمّ مهمّة لك يوم غد. أبقِ على مهمّة بسيطةٍ جدًّا تبدأ بها يومك غدًا. جزّئ المهام الّتي كنتَ تتلافاها إلى أنشطة أصغر وأسهل. 2. حدد وقت نهاية عمل صارمًا إحدى أسهل الطّرائق الّتي تجعلك تبقى في العمل لوقتٍ متأخّر عدم تحديدكَ وقتا للعودة إلى المنزل. حين كنت أعمل بالتّناوب -تقول الكاتبة- إذا انتهت نوبتي على السّاعة الخامسة، فكن متأكّدًا بأنّني كنتُ أراقب السّاعة انطلاقا من الـ 4:55. لكن مع المواقيت المرنة والعمل الّذي لا ينتهي، فإنّ الوقوع في خطأ تجاوز المقدار الصحيّ من العمل أسهل ممّا تتصوّر. قصد ضمان أن تنجح هذه الطّريقة قم بتحديد موعدٍ لفعل شيءٍ ما بعد انتهاء الدّوام مباشرةً. فالتزامك بموعدٍ سيضطرّك إلى الخروج، وكلّما فعلتَ هذا أكثر، كلّما اعتدتَ على تخطيط يومك لمغادرة العمل في الوقت الصّحيح. هذه هي الطّريقة الّتي اعتمدتُها -تقول الكاتبة- لأسترجع وقت بعد الظّهر من قبضة المماطلة. العملُ من المنزل أعطاني من المرونة ما صعّب عليّ فعل أيّ شيءٍ بعد الغداء، وذلك لمعرفتي أنّ بإمكاني العمل إلى غاية اللّيل لاحترام الآجال إذا لزم الأمر. هذه بالتّأكيد كانت إستراتيجيّةً خطأ، خاصّةً أنّني لستُ شخصًا صباحيًّا، ولا أؤدّي أفضل ما لديّ في اللّيل. هذا ليس وضعًا شاذًّا، بل هو نتاج ظاهرةٍ تسمّى قانون باركينسون، والّذي يقول: "يستطيل العمل حتّى يستغرق كلّ الوقت المتاح لإنهائه." وبعبارة أخرى: يأخذ عملك كلّ الوقت الّذي تخصّصه لإنهائه، فإن خصّصتَ له ساعتين، أنهيتَهُ في ساعتين. وإن خصّصت له اليوم بطوله، فسيحتاج منك إتمامه اليوم بطوله. تمكّنتُ أخيرًا -تقول كاتبة المقال- من جعل ما بعد الظّهيرةِ وقتًا مثمرًا مجدّدًا، وذلك بتحديد وقتِ نهاية عملٍ صارم، وبرمجة نشاطٍ ما في ذلك الوقت أو بعده بقليل. يكون ذلك النّشاطُ أحيانًا عشاءً مع صديقٍ أو حضور حدثٍ ما. وفي أغلب الأيّام كان مجرّد موعدٍ لاستعمال جهاز الرّكض. المهمّ أنّني حافظتُ على ذلك الموعد، ممّا دفعني إلى الانتهاء من عمل اليوم قبله. وهذا ما كتبتُ حول الموضوع سابقًا: الموعدُ الواجبُ الالتزامُ به هو ما يجعلُ هذه المقاربة تنجح. وصلَ شون أَوجل (صاحبُ فكرة وموقع Location Rebel) إلى الاستنتاج ذاته حينما حاول إنهاء دوامه اليوميّ عند منتصف النّهار: برمجَ شون تمارينه، وذهبَ إلى المهرجانات، وحدّد مواعيد غداءٍ وقهوة مع أصدقائه لمساعدته على احترام الأجل الّذي حدّده. إليك بعض الأفكار لأشياء يمكنك برمجتها بعد العمل: قابل زوجتك أو صديقًا للغداء. وافق على العودة إلى المنزل للعشاء في وقتٍ محدّد. اتّجه إلى صالة الرّياضة أو إلى الخارج للتّمرين بعد العمل. ويمكنك مواعدة صديقٍ للتمرّن معًا إذا كان هذا يساعدك على التزام خطّتك. احجز موعدَ حلاقةٍ أو زيارةً لطبيب الأسنان بعد العمل. سجّل في قسمٍ تعليميّ أو فريقٍ رياضيّ. لا تنسَ تسجيل هذه النّشاطات في رزنامتك، وعاملها على أنّها أحداثٌ يجب عليك حضورها في وقتها المحدّد. لمحةُ الأهميّة هذه ستُجبرك على الاستعداد للذّهاب في الوقت المناسب. 3. خطط ليومك بواقعة أكبر إذا لم تكن قائمة مهامّك معدّةً وتامّةً، فإنّك لا شكّ ستبقى في العمل لوقتٍ أطول ممّا تريد. وهذا قد يكون غير صحيّ، لكنّنا عبيدُ قوائم مهامنا، ولا يمكننا تحمّل الاعتراف بأنّنا لم ننهِ ما وجب علينا فعله اليوم. إذا كان هذا الوضعُ مشابها لوضعك، فإنّ ثمّة طريقةً بسيطةً -لكنّها ليست سهلةً بالضّرورة- للحدّ من هذه العادة. وهي متعلّقةٌ بكيفيّة تحضيرك لقائمة مهامّك كلّ يوم. التخطيطُ لأكثر ممّا تقدرُ على إنجازه طريقٌ مضمونٌ نحو الفشل. غالبا ما نقدّر للمهام وقتًا أقلّ ممّا تحتاجُ، وكذا للمقاطعات، وعلى النّقيض فنحن نبالغ في تقدير ما نستطيعه إنجازه خلال يومٍ واحد. مشكلة التّقدير هذه معروفةٌ باسم مغالطة التّخطيط وهي تحدثُ مع الجميع. فمثلا دار الأوبرا بسيدني افتُتحت بعد 10 سنين من التّاريخ المُعلن عنه بادئ الأمر، بل وتمّ تقليص حجمها المخطّط له لإنهائها، كما أنّها كلّفت 102 مليون دولارٍ، في حين كانت التّقديرات الأولى للكلفة 7 ملايين فقط. ميلُنا للوقوع في فخّ مغالطة التّخطيط نابعٌ من تفاؤلنا الزّائد. فنادرًا ما نخطّط للعوائق الّتي ستصادفنا بلا شكّ على طول الطّريق. والسرّ لتجاوز هذه المغالطة هو قلبُ توقّعاتنا: توَقَّع إنجاز عملٍ أقلّ من الّذي تتصوّره في اليوم الواحد. بالغ في تقدير المدّة اللاّزمة لإنهاء كلّ مهمّة. بالغ في تقدير كمّ المقاطعات الّتي ستصادفك خلال عملك. خطّط مع الأخذ بالحسبان لأنّك ستُقاطَع عن العمل، وخطّط لقضاء ضِعف الوقت الّذي تحسبهُ كافيًا لإنجاز كلّ مهمّة، وخطّط لإنجاز مهمّات أقلّ خلال اليوم. كال نيوبورت الأستاذ، والكاتب، وخبير الإنتاجيّة يقترحُ بدء التّخطيط ليومك عكسيًّا، بالبدء من وقت العودة إلى المنزل. افترض أنّك عائدٌ إلى المنزل السّاعة الخامسة أو الخامسة والنّصف عصرًا، ثمّ خطّط لما قبلها حتّى لا يصبح في يومك من المشاغل أكثر ممّا تستطيع التّعامل معه. هذا، ويقترحُ كال أيضًا التّركيز على إنجاز أشياء أقلّ: قائمة المهامّ الأقصر تساعدك -على عكس المتوقّع- في إنجاز أعمال أكثر. فلنقُل مثلًا أنّك تخطّط لإنجاز 10 مهام يوميًّا. وفي غالب الأيّام تحقّق منها 5 أو 6 مهامّ في المتوسّط. أمّا إذا خطّطتَ لإنجاز 3 مهامٍّ فقط في اليوم الواحد، فإنّك على الرّاجح ستُنهيها كلّها. كما لن تراوح مكانك بالقفز بين المهامّ عندما تكون ثلاثةً فقط، ممّا يسهّل الحفاظ على التّركيز. وستشعر بالإنجاز حينما تنهي تلك المهامّ. بل وأنت بهذا تعطي نفسك دفعًا لإنجاز أكثر ممّا خطّطتَ له ليومك، لكنّك على عكس المعتاد ستشعر بالرّضا وأنت تنجز العمل الإضافي لأنّك أدّيت المطلوب منك لليوم. ربّما تُنهي 5 أو 6 مهام في اليوم، أو حتّى أكثر. لكنّك لن تعود إلى المنزل مع قائمة مهام غير مكتملة. بل ستكون تامّة وفوقها مجموعة مهامّ إضافيّةٍ أدّيتها بعد الثّلاثة الأساسيّة. وبهذا يصحبُك شعورٌ جيّدٌ، كما تغادر المكتب في الوقت المحدّد وأنتَ تعرف أنّك أنهيتَ قائمة مهامّك قبل وقت العودة إلى المنزل. 4. راجع تصورك عن "مغادرة العمل" يمكن أن يكون السّماح لنفسك بمغادرة العمل أمرًا صعبًا. إذ ربّما تحسّ بالذّنب للمغادرة قبل الآخرين، أو للتوقّف عن العمل. وربّما توحي إليك المغادرة بأنّك غير ملتزم بما يكفي إذا خرجت في الوقت. هذه بالطّبع كلّها تصوّرات. ولكنّ مغادرة العمل في الوقت المحدّد لا يؤثّر بأيّ شكلٍ من الأشكال على اجتهادك وأنت في العمل، ولا على جودة ما تقوم به. فكيف إذًا يمكنك تجاوز هذا الشّعور المؤنّب بأنّ مغادرة العمل في الوقت المحدّد أمر غير مقبول؟ بمراجعة تصوّرك للطّريقة الّتي تفكّر فيه بها بدل القول "أنا مغادرٌ الآن"، جرّب التّفكير في المغادرة كخطوةٍ نحو شيءٍ آخر: "أنا ذاهبٌ لقضاء وقتٍ مع عائلتي." "أنا ذاهبٌ إلى نشاطٍ مدرسيّ لأشجّع أولادي." "أنا ذاهبٌ إلى صالة الرّياضة لأحافظ على لياقتي." "أنا ذاهبٌ إلى البيت لأطبخ الآن، لأنّ الطّبخَ يريحني، والأكل المنزلي جيّدٌ لصحّتي." "أنا ذاهبٌ للقاء صديقٍ على العشاء، لأنّ اللّقاءات الاجتماعية توطّد علاقاتي بالآخرين." "أنا ذاهبٌ للحصول على قصّة شعرٍ الآن، لأنّ المظهر اللاّئق يرفعُ من ثقتي بنفسي." اعتبارُ نشاطك الموالي ذا أهميّةٍ لحياتك يمكنُهُ إظهار أهميّة الخروج من العمل في الوقت المحدّد. اعتناؤك بصحّتك، والحفاظ على علاقاتك مع رفاقك وعائلتك، والاستمتاع بهواياتك المفضّلة أو أنشطة الاسترخاء، كلّ هذا يصنعُ إنسانًا أفضل، ممّا يضمنُ أداءك لأفضل عملٍ ممكن. سواء كنتَ تعملُ بما يكفي لتقلق من المضاعفات الصحيّة، أو أردت قضاء وقتٍ أطول مع عائلتك، أو ربّما شئتَ فقط اتّباع روتين عملٍ أكثر انتظامًا، فإنّ هذه المقاربات يمكنها مساعدتك على العودة إلى البيت في الوقت المناسب كلّ يومِ، مع الشّعور بالسّعادة والرّضا حول ما أنجزته من عمل. ترجمة -وبتصرف- للمقال 4 Ways to Leave Work On Time Without Feeling Guilty لكاتبته: Belle Beth Cooper
  6. مررنَا جميعًا بمشاكل مقلقة تتعلّق بالبريد الإلكتروني. إذ يمكن أن تنسى إرسال ردّ مهمّ إلى رئيسك في العمل، أو ربّما تُغفل شكوى جادّةً وصلتك. كنتُ -تقول كاتبة المقال- أحضّر طعام العشاء وفكّرت: "هل نسيت إرسال ذلك البريد؟" ثمّ سارعتُ نحو حاسوبي لأتأكّد. مهما بلغ اجتهادك، تبقى إدارة البريد الإلكتروني أمرًا مٌجهدًا . يصل عدد الرسائل الّتي يتلقّاها الموظّف العادي إلى 126 يوميًّا، وهذا الكمّ الهائل كفيلٌ وحدهُ بتصعيب تسجيل الملاحظات ذات الأولويّة، ومتابعة تقدّم العمل. إذا كنتَ تعمل في الدّعم الفنيّ، فالعدد لا شكّ أكبر من ذلك بكثير. وحتّى إذا رددتَ على 99% من الشّكاوى، فإنّ غفلةً واحدةً منك قد تكسر الثّقة. وكلّما كبُر فريقك، كلّما زاد احتمال حدوث ذلك. خاصّةً إذا كنتَ تعمل ضمن فريق دعمٍ كبيرٍ أو عبر عدّة صناديق بريدٍ وارد، فإنّك ستتوه بين من قال ماذا، وأيّ المشاكل حللتَ وأيّها لم تحلّ بعد. وطالما افتقرت صناديق بريدك الوارد إلى للتّنظيم، فإنّ عملك سيبدو في نظر العملاء مفتقدًا للتّنظيم. ** قبل أن نتطرّق إلى نصائحنا حول اختيار برنامج إدارة البريد الإلكتروني، لنجب عن بعض الأسئلة الأساسيّة**. أسئلة شائعة حول نظام إدارة البريد ما هو نظام إدارة البريد الإلكتروني؟ أنظمة إدارة البريد الإلكتروني تخوّل لفِرق العمل تحديد حجم الدّعم الفنيّ دون الإخلال باللّمسة الشّخصية ولا تقليل جودة التّواصل مع عملائهم. أفضل الأنظمة تقوّي إستراتيجيّات الدّعم الفنيّ، وتساعد في رفع المستوى لكلّ عمليّة دعم. كيف يمكن أن يحسن نظام إدارة البريد الإلكتروني من جودة دعمي الفنيّ؟ عبر تبسيط التّواصل، وتدعيم فريقك بأدواتٍ لحلّ المشاكل، فإنّ نظام إدارة البريد الإلكتروني يسمح للدّاعمين الفنيّين بتقديم خدمة عملاء مميّزة. النّظام الصّحيح يشجّع على تحمّل المسؤوليّة والشّفافية داخليًّا، ممّا ينجرّ عنه مباشرةً عملاء راضون. ما هي أهم مميزات نظام إدارة البريد الإلكتروني؟ من أهمّ المميّزات في نظام إدارة البريد الإلكتروني: صناديقُ بريدٍ واردٍ متعدّدةٌ. التعاونُ الدّاخلي. رسائل إلكترونيّةٌ مخصّصةٌ لعملائك. قدراتُ تبليغٍ كبيرة. كما أنّ النّظام الأحسن يوفّر الكثير من الخيارات بفضل تكامله مع الوسائل الأخرى الّتي تفضّل العمل بها. سبع نصائح لاختيار النظام الأفضل في إدارة البريد الإلكتروني لا تعتمدُ أغلب الشّركات أنظمة إدارة البريد الإلكتروني إلاّ بعد وقوع ما لا يحمد عقباه. كأن يدخل فريق دعمهم في دوّامة من الإخفاقات غير المتوقّعة أو تطوّر هائل على نحوٍ سريعٍ لا يسعهم التّعامل معه، ممّا قد يؤدّي إلى موجة غضبٍ عبر وسائل التّواصل الاجتماعي، تشوّه السّمعة في الصّحافة، أو خسارة عملاء مهمّين. آخر ما تريده هو التحلّي بعقليّة "لا تُصلح ما ليسَ مكسورًا". فبدل انتظار وقوع الأسوأ، كنْ مبادرًا في تبنّي تغييراتٍ إيجابية. في مجال الدّعم الفنيّ هذا، يمكن لأنظمة إدارة البريد الإلكتروني إثراء العمل اليوميّ لفريقك، وتحسين تجربة المستخدمين. 1. تحدث إلى فريق الدعم الفنيّ خاصتك، وأشركهم في العملية فريق عملك هو الأنسب في مساعدتك على اختيار نظام إدارة البريد الإلكتروني، فهم الّذين يعملون بجدّ يوميًّا، ليقدّموا الدّعم الفنيّ المناسب باتّباعهم إستراتيجية ناجعة في إدارة البريد الإلكتروني لخدمات المستخدم. تجاهُلُهم في هذه العمليّة يُعتبر سابقةً سيّئةً، لأنّك إذا ما اخترت نظامًا لا يناسب المستخدمين ولا نقاط شكواهم، فإنّ أعضاء فريقك سيتقاعسون في التّأقلم مع هذا النّظام الجديد. إضافةً إلى أنّ عائد الاستثمار من هذا النّظام الّذي اخترتَهُ سيكون أقلّ بكثير من الوضع الطّبيعي لأنّه ما من ضمانات توحي بأنّه الحلّ الأمثل للجميع. عدّ عملية الاختيار فرصةَ قيادةٍ لمديرٍ وداعمٍ فنيّ واحد على الأقل. هذه المجموعة الصّغيرة ستلعب دورًا مهمّا في تشكيل مقاربة الفريق لاحقًا. لذا تأكّد من أنّهما متحمّسان لفرصة المساهمة في التّغيير الإيجابي. 2. تعرف على فوائد البريد الإلكتروني للجميع قبل الخوض في عمليّة اختيار نظام إدارة البريد الإلكتروني، تحتاج إلى قضاء بعض الوقت في التّفكير حول منافع البريد الإلكتروني. ثمّة سببٌ يجعل الكثير من النّاس يعتمدون عليه كوسيلة تواصلٍ، في الدّعم الفنيّ وسواه. إذا حدّدتَ ما يعجبُ فريقَك وعملاءك في تواصلهم معك الآن، فيمكنك التأكّد من أنّ تلك الخصائص ستبقى موجودة في برنامج إدارة البريد الإلكتروني الجديد. إليكَ بعضًا من الفوائد الشّائعة للبريد الإلكتروني: أ. التواصل غير المتزامن: يمكن لفرق الدّعم أن تتمتّع بالمرونة في وقت الإجابة، دون أن ترزح تحت ضغط توقّع العميل إجابة فوريّةً. ب. التعاون: يمكن للعديد من الدّاعمين الفنيّين التّعاون عبر صندوق بريدٍ واردٍ مشتركٍ، والردّ على العملاء من خلال وسيلة تواصل واحدة. ج. الشيوع: ثلاثةُ ملاييرِ إنسان تقريبًا يستخدمون البريد الإلكتروني، وهو وسيلةٌ متاحةٌ بوفرة. لذا فالعملاء لا يحتاجون إلى التعوّد على وسيلةٍ جديدةٍ للحصول على المساعدة الّتي يحتاجونها. د. البساطة: البريد الإلكتروني أداةٌ بسيطةٌ وسهلةُ الاستخدام، فإنشاء عنوان بريديٍّ عبر Gmail، Yahoo، أو Outlook أمرٌ سهلٌ للغاية، وإرسالُ رسالةٍ إلكترونية لا يحتاجُ إلاّ دقيقةً واحدة. هـ. قلة التكلفة: استخدام البريد الإلكتروني خدمةٌ مجّانيّةٌ للجميع، ولا يدفعُ النّاس شيئًا لإرسال الرّسائل. و. التواصل الشخصي: يمكن للبريد الإلكتروني أن يبدو شخصيًّا. فمن السّهولة حينما تراسلُ أحدهم أن تُشعِرهُ بوجودِ إنسانٍ خلف تلك الرّسالة الإلكترونيّة. 3. تحر التحذيرات التي تدل على أن البريد الإلكتروني توقف عن العمل تمتّعُ البريد الإلكتروني بكلّ تلك الفوائد الملموسة لا يعني خلوّه من المساوئ. فمن المحتمل أنّ عملاءك وفنيّيك سيحملون عبء استخدام صندوق بريدٍ مشتركٍ أو قائمة توزيع رسائلٍ إلكترونيّةٍ كلّما توسّع عملك. إليكَ إذًا لماذا لا ينبغي أن تعتمد على البريد الإلكتروني كإستراتيجيّة على المدى الطّويل: أ. غياب السّياق: معالجة المشاكل خارج سياق المضمون العامّ أمرٌ محيّرٌ للفنيّين والعملاء على حدٍّ سواءٍ. فعدم اطّلاع الفنيّ على المراسلات السّابقة يقلّل وبشدّةٍ من فرص حلّ المشكلة في أوّل محاولة. ب. التّشابك والإهمال: عادةً ما تضيعُ بعضُ الرّسائل الإلكترونيّة، أو ربّما يردُّ أكثر من فنيِّ دعمٍ واحدٍ على الشّكوى ذاتها، ممّا يزيدُ من إرباكِ العملاء الّذين اتّصلوا بالدّعم لأنّهم منزعجون، وهذه الأخطاء إنّما تزيدُ الطّين بلّة. ج. غياب التّعاون خلف الكواليس: مشاكل الدّعم المعقّدة تحتاجُ غالبا إلى تعاونٍ بين الفنيّين، لكنّ العمل من وراء الكواليس عبر البريد الإلكتروني قد يكون فوضويًّا. فليسَ من الواضحِ من يأخذ على عاتقه مسؤولية الخطوات التّالية، كما أنّ التّفاصيل المهمّة يمكن أن تضيع في مراسلات البريد الإلكتروني الطّويلة. د. انعدام القدرة على تحرير التّقارير: تقويةُ تجربة العميل يعتمدُ على اطّلاعك على أداء فريقك يوميًّا وتحديدِ أهدافٍ لهم. ولكن مع غياب التّقارير البسيطة حتّى يكون من المستحيل معرفة مستوى الأداء وكيفيّة تطويره. هـ. انعدام المساءلة: في ظلّ استخدام صندوق بريدٍ أو قائمة توزيعٍ إلكترونيّين، يصعُب على المديرين تنظيم محادثاتٍ موجّهةٍ إلى عاملٍ فنيٍّ بعينه. تقييمُ عمل كلّ فردٍ في الفريق تقييمًا عادلاً وسهلاً أمرٌ غايةٌ في الصّعوبة من دون وجود نظامٍ يساعدُ على ذلك. 4. افهم نقاط الضعف المحتملة الأخرى في نظامك الحالي على الرّغم من أنّ القائمة السّابقة تحدّد المشاكل المعتادة الّتي يختبرها مستخدمو البريد الإلكتروني، إلاّ أنّها لم تأتِ على سبيل الحصر. فلا تستثنِ نواحي أخرى من خبرات فريقك أثناء اختيارك لنظام إدارة البريد الإلكتروني. وزّع استبيانًا على أفرادِ فريق دعمك الفنيّ ليجيبوا عليها دون تدوين أسمائهم. قم بعدَها بتحليل النّتائج العامّة من خلال إجاباتهم لتتأكّد من فهمك لأفكارهم. إليكَ بعضًا من الأسئلة الّتي يمكن طرحها: ممّ يشتكي العملاءُ غالبا؟ إذا راسلكَ عميلٌ بخصوص مشكلةٍ يتمّ العملُ على حلّها، ما سبيلُك إلى فهم مراسلاته السّابقة؟ هل أنت راضٍ عن وقت الردّ على العملاء حاليا؟ هل تعلم كم مشكلةً تحلّ يوميًّا؟ كيف تشعُر حيال مستوى الصّلاحيات الّتي تملكها لتُصحّح وضعيّةً سيّئةً خاضها العميل (ردّ الأموال إليه مثلاً)؟ هل تريدُ مزيدًا من الاستقلاليّة في القيام بدورك، أم تحتاجُ إلى المزيد من التّوجيه؟ بمَ تقيسُ مستوى أدائك كلّ يوم؟ هل تشعُر بالارتباك على نحوٍ يوميٍّ عند التّعاون عبر صندوق بريدٍ مشترك؟ إذا أتيحت لك فرصة تغيير شيءٍ واحدٍ في عملك، ماذا سيكون؟ هل تحسّ بأنّ فريق الدّعم الفنيّ يتحسّن أم يتدهور بمرور الوقت؟ صِف معنويّات الفريق! كم يراسلكَ العملاء لإبلاغك بأنّ مشكلتهم لم تحلّ بعد؟ تساعدك كلّ تلك التّفاصيل الدّقيقة على فهمِ كيفيّة تأثير برنامج تنظيم البريد الإلكتروني ضمن سياق إستراتيجيّة الدّعم الفنيّ خاصّتك. ومن المستحسن أن يعطي نظامُ إدارة البريد الإلكتروني الجديدُ للجميع فرصةً لتعديل أو إصلاح إستراتيجيّة دعم العملاء. 5. تخيل الشركة المثالية وتجربة العملاء المثالية يبقى البريد الإلكتروني برغم عيوبه الحلّ الاعتيادي للعديد من الشّركات والعملاء. والعمل الّذي قمتَ به حتّى الآن يساعدك على تقدير كيفيّة استغلال فوائد البريد الإلكتروني دونَ نقائصه. فالعديد من النّاس سيسعون -على سبيل المثال- إلى التّركيز على حلٍّ يُوفّر للعملاء البساطة، والتّكلفة المنخفضة، والتّجربة الشّخصية، مع تقليل سوء التّواصل بين أعضاء الفريق. تصفّح بحثك كلّه، ولخّص احتياجات فريقك وعملائك مراعيًا الأولويّات الأساسيّة. وزيادةً على الدّعم وتجربة العميل، حاول أن تضع في الحسبان قدرة برنامج إدارة البريد الإلكتروني على تحقيق منظّمة كبيرة لوعودها المعلنة، وكيف يتوافق مع قِيَم الشّركة، ويدعم الموقف الإداري عبر أفكارٍ مميّزة. بينما توازن الاختيارات المختلفة، تخيّل كيف يمكن لمكتب مساعدةٍ ديناميكيٍّ أن يحوّل شركتكَ من أعلاها إلى أسفلها. 6. اختبر الحلول التي تتوافق مع احتياجاتك هل يُعقل أن تشتري سيّارةً دون قيادتـها؟ جوابك على الأغلب لا. قارِبْ فكرة اختيار نظام إدارة بريدٍ إلكتروني بالعقليّة ذاتها الّتي تطبّقها على استثمار كبيرٍ في حياتك الشخصيّة. باستخدام الأولويّات الأساسيّة الّتي حدّدها فريقك، قلّص قائمة أنظمة إدارة البريد الإلكتروني المحتملةَ إلى اختياراتٍ تُعدّ على أصابع اليد. وبعدها، خصّص وقتًا لتجربتها جميعًا. اطلب من فريق العمل الّذي اخترتهُ أن يستعملوا كلّ نظامٍ كما يفعلون يوميًّا: بتجهيز التّقارير، وحفظ الرّدود، وإعطاء الأفراد المعيّنين مراسلاتهم، والردّ على "العملاء المفتَرضين" حول المشاكل الحاليّة لترى كيف يظهر السجلّ داخل البرنامج. حاول حتّى تجهيز قاعدةِ معرفةٍ بسيطة، واختبر كذلك توافق البرنامج مع الأدوات الأخرى الّتي تستعملها. على الرّغم من بداهة اختيار البرنامج الأكفأ، فإنّ عليك التأنيّ لتركّز على الاختيار الّذي يسهّل خدمة احتياجات عملائك ويتوافق مع مبادئك. والأهمّ أن تختار البرنامج الّذي يوافق مستوى الدّعم الّذي تطمح إلى تقديمه لعملائك. اتّصل بخدمة العملاء لدى صانعي ذلك البرنامج، وراقب كيف يُبلون. إن لم يرقَ أداؤهم إلى مستوى طموحاتك، فلن يرقى إليها برنامجهم. 7. برنامج تنظيم البريد الإلكتروني الأفضل سيقوي فريقك إذا ما دعمتَ فريقًا بنظامِ إدارة بريد إلكتروني للدّعم الفنيّ، فإنّهم سيساهمون أكثر في حياة العملاء. نظام إدارة البريد الإلكتروني المناسبُ بالإضافة إلى إدارةٍ متفتّحة التّفكير يدفعانِ بفرق الدّعم إلى بذل الغالي والنّفيس في حلّ المشاكل والعمل كمحرّكٍ للتطوّر. ترجمة -وبتصرف- للمقال How to Choose the Best Email Management System لكاتبته: Elizabeth Wellington
  7. أنت تدرك أنّ عليك تفويض المهام. الجميع يقولون: "فوّض المهام أكثر " كما لو أنّ التفويض هو الحل لكل مشاكلك. يمكن أن يكون كذلك، إذا قمتَ به على الوجه الصّحيح. استغرقتُ –تقول الكاتبة- 10 سنواتٍ لأفكّ الشّفرة. إليك إذن التّدوينة الّتي تمنيّت امتلاكها ذلك الوقت لتسهيل تعلم فن التفويض. مفهوم التفويض التّفويض بمفهومه العامّ هو وضع الثقة في شخصٍ آخر وإسناد مهمّة أو مسؤولية إليه، يكون عادةً أقلّ رتبةً منك. يعجبني ذلك التّعريف العام الّذي يبدأ بالثّقة، لكنّه لا يذكر عادةً القرارات مع الأمثلة الّتي يمكن تفويضها، مما يدعو للأسف، فذلك تحديدًا مربط الفرس. لذا فإنّ تعريفًا أحدث يمكن أن يكون: يمكن للتّفويض أن يتعلّق بمساعدة فريقك على التطوّر تماما كما يمكن أن يتعلّق بمساعدتك أنت ذاتك على التطوّر. هو أقرب للفنّ منه إلى تعليمة ثابتة "افعل هذا هكذا دائما". وإليك فيما يلي مجموعةً من الأسئلة الّتي يمكن أن تساعدك على اتّخاذ قرار متى وكيف ومن تفوّض: هل الشّخص على مستوى التوقّعات؟ إذا كانت الإجابة لا، فهل أمتلك ما يمكن أن يدفعه إلى تعلّم ما يحتاج كيما يصبح على قدر التوقّعات؟ أم أنّ تفويضه يشكّل خطرًا على نجاحه في منصبه الحالي؟ إلى أين يريد هذا الشّخص الوصول، وكيف يريد التطوّر؟ وماذا بيدي لمساعدته في مسعاه؟ ما الّذي أجيده ويستعصي عليّ إسناده لغيري، مما يعني أنّه ينبغي تفويض أحد للقيام به؟ ما الّذي لا أجيد فعله ويمكن أن يقوم به غيري على وجه أفضل، دون أن أفرض عليه القيام بعملي؟ هل أنا في مستوى عالٍ غير أنّني أقضي فيه وقتًا أطول "فاعلا" بدل التّفكير والمناقشة واتّخاذ القرارات؟ إذا ما كنتُ كذلك، فإنّني على الأرجح أقوم بعملٍ تعلّقتُ به رغم تقدّم مسيرتي في العمل وينبغي عليّ التخلّي عنه. من الأشياء المساعِدة أيضا السّماح للآخرين بالمشاركة: "هذه بعض الأعمال المسطّرة لديّ، إذا ما شاء أحدكم أخذ شيءٍ منها أو المساعدة، فليُعْلِمني!" الهدف من وراء التفويض ينبغي أن يبدو التّفويض كالهديّة، لا عملًا إضافيًّا ينجرّ عنه يومٌ طويلٌ آخر، ولا مشروعًا بلا طائل. الهدف النّهائي من وراء التّفويض هو أن يشعرَ المفوَّض بشيء مما يلي: رائع، تعلّمتُ الكثير بأداء هذه المهمة. أنا الآن بعدما أدّيت تلك المهمّة مستعدٌّ لفعل كذا وكذا. شكرا على ثقتك بي. هذا التّقدير الضمنيّ لقدراتي أشعرني بالرّضا. وعلى النّقيض، فإنّه لا ينبغي أن يشعر الشّخص بأيٍّ مما يلي: لماذا طلبت إليّ فعلَ هذا إذا كنتَ سترافقني في كلّ خطوة أقوم بها؟ ما فائدتي إذا كنتَ ستتلقّى كلّ التّقدير لقاء العمل الّذي قمتُ به أنا؟ فهمتُ الآن، أنا أقوم بعملك بدلا عنك ! لماذا أنت هنا إذن؟ هذه هي النّتائج الأكثر شيوعًا جرّاء التّفويض السيّء. إضافةً إلى أنّه قد يسِمُك بأسماء مميّزة كالمدير المدقّق، وسارق التّقدير، والاستغلاليّ. أشياء ينبغي القيام بها قبل التفكير في تفويض شخص ما قبل الشّروع في التّفويض عليك بناء قاعدةٍ قويّة. تحتاجُ أن يكون فريقك ديناميكيًّا وعلاقاتك الشّخصيّة بكلّ فردٍ فيه متينة وصحيّة. إذا لم تجب على الأسئلة التّالية بنعم مقنعة، فإنّ عليكَ تحسين بعض الأمور قبل الانطلاق في التّفويض: 1. هل تملك وعيا بالذات؟ تصحيح طريقة أحدهم في القيام بأمرٍ اعتدتَ أو حتّى أجدتَ القيام به قد يكون أمرًا مغريًا. ركّز على ما تحتاج أن تُسندهُ وعلى سبب أهميّته، لا على كيفيّة القيام به، إلاّ إذا سُئلْتَ عنها. حسّن من وعيك بذاتك حتّى تكبح نفسك إذا ما بدأتَ في الثّرثرة حول كيفيّة أداء تلك المهمّة. 2. هل المسؤوليات والمهام لكل دور في فريقك -بما في ذلك دورك- واضحة ومحددة للفريق بأكمله؟ يحتاجُ فريقُ العمل أن يفهم ما هو متوقّعٌ منه كفريقٍ ومن كلّ فردٍ منه، ومنكَ أنتَ أيضًا. تدوينُ هذا والإشارة إليه يعود بالنّفعِ لاحقًا. فريقكُ بهذا سيشعرُ بعزيمةٍ أكبر ويتصرّف وفقًا لذلك. بل وسيتمكّنون من تحديد الأشياء الّتي يريدون تعلّمها أو تجربتها. وزيادةً على هذا، فإنّهم سيتمكّنون غالبًا من استشعار القيمة الّتي تضيفُها أنت إلى الفريق. 3. هل يحترم كل فرد في الفريق –بما فيهم أنت- الآخرين ويثق بعضهم ببعض؟ الثّقة والاحترام المتبادلان هما الطّبقة الأولى في بناء السّلامة النّفسية، والّذي يُعدُّ شرطًا أساسيًّا في إقبال الأفراد على المخاطرة، فالقيام بأشياء جديدةٍ متعلّقٌ كليًّا بما يمكن عدّه أكبر المخاطرات على الإطلاق: الفشل. عمليّة قبول المهام المسندة إلى المرء يمكن أن تُظهر نقاط ضعفه الّتي يسهُل تخفيفها حالَ توفّر السّلامة النّفسية الفعليّة. 4. هل تؤمن وكل عضو في فريقك أن من الآمن الفشل؟ لعلّ هذا يكون الدّليل الأبرز على امتلاك فريقك سلامةً نفسيّةً حقيقيّةً. لكنّهم لن يؤمنوا بأنّ خيار الإخفاق آمنٌ ما لم يخوضوا تجارب تثبتُ لهم أنّه فعلاً شيءٌ آمن. دعهم يُخفقون، وتأكّد من أنّهم يدركون أنّه شيء مقبول، ولقّنهم التعلّم من فشلهم. فأوّلُ لحظةٍ تفقدُ فيها أعصابَكَ أو تبدو عليكَ فيها خيبة الأمل، إنّما تنشرُ فيهم إحساس أنّ الفشل ليس خيارًا مقبولاً. وإنّه لمن الصّعب تخطّي ذلك. 5. هل تعي نقاط القوة وفرص التطور لكل عضو من فريقك بما فيهم أنت؟ التّفويض الّذي يعتمد على نقطة قوّة في المفوَّض تجربة مغايرة عن التّفويض الّذي يُبرز فرصةً للتطوّر. إذ ربّما تحتاجُ في الحالة الثّانية لتوفير المزيد من التّوجيه، والتّشجيع، بل وحتّى التّدريب. ربطُ شيءٍ مفوَّضٍ يجبُ تنفيذهُ إمّا بنقطة قوّة أو بفرصة تطوّر سيُطلعكَ سريعًا على مستوى الجُهد الّذي يمكن أن تتوقّعه، وكذا الوقت الضّروري لإتمامه. 6. هل تعرف كيف يريد كل فرد في فريقك أن يتطور؟ إدراكُكَ لما يريدُه أفرادُ فريقك فيما يتعلّق بتطوّر مسارهم المهني يمكن أن يكشف الكثير من فرص التّفويض. فإذا صادفتَ شيئًا يمكن تفويضهُ إلى أحدهم أن يساعده في تطوير مساره المهني بالشّكل الّذي يريده، فمن العقلانية تفويضهُ به. 7. هل يدرك كل فرد في فريقك الغرض والتوجه والأهداف من وراء عملهم؟ هذه هي الخطوة الأولى في تنسيق فريقك. وكلّما كان فريقك منسّقًا كان من الأسهل تفويض ما هو أصعب من المهامّ، من مسؤوليات وقرارات. التّفويض يُظهر الاختلالات، وذلك أمرٌ طبيعي. تعلّم وتطوّر بفضلها. طالما تمتلكُ تنسيقًا مبدئيًّا أساسيًّا في الفريق، فمن المقبول التعلّم والتطوّر معًا من خلال الأشياء الصّعبة الّتي يُظهرها التّفويض. محاولة التفويض من دون هذه القاعدة القويّة أمرٌ خطير، وقد ينتُج عنه تلك الألقاب القبيحة آنفة الذّكر. 8. هل تملك تعريفًا للنجاح؟ ينبغي لك ولفريقك، من قبل تفويض أيّ مهمّة أو مسؤوليّةٍ أو قرارٍ، أن تمتلكوا فكرةً واضحةً عمّا يبدو عليه النّجاح. فدفعُ نفسك إلى تعريف النّجاح من البداية يضمنُ أنّ التوقّعات واضحةٌ وكذا تركيزَكَ على سبب العمل وهدفه لا على طريقة تنفيذه. 9. راجع نفسك! قبل الانطلاق في التّفويض، لا بدّ من فحصٍ ذاتي أخير لضمان أنّكَ وفريقَك مستفيدون جميعًا من عمليّة التّفويض: إليكَ بعض النّصائح في حال كنتَ قلقًا -وحريٌّ بك القلق- من استغلال أحدهم: تفويض شيءٍ ما مرّةً وحيدةً يمكن أن ينجرّ عنه قيامهم ظلمًا بعملك عوضًا عنك. يمكنك تعديل مسؤوليات عمل أحدهم أو زيادة راتبه إذا كان من المنطقي جعلُ ما فوّضته به جزءًا منتظمًا من عمله. إذا كان أحد أفراد الفريق على وشك الترقّي، فمن المقبول تفويضه عبر نقل بعض المسؤوليات إليه لمساعدته على تحضير وإثبات نفسه. تأكّد فقط أن تُزيح تلك المسؤوليّات الجديدة عن كاهله إذا لم يحصل على التّرقية. 10. وجه، شجع، وامدح! بينما يقوم أعضاء فريقك بالعمل الّذي فوّضته إليهم، تأكد من دعهم كليًّا لتجنوا جميعًا ثمار التّفويض. وجّه سيطرحون أسئلةً فوجّههم. وتأكّد من توفير التّدريب لهم إذا ما احتاجوه، حتّى تمكّنهم من تجريب شيء للمرّة الأولى تجريبًا صحيحًا. اقرنهم مع من يستطيع توجيههم وتزويدهم بالدّعم الإضافي. امنحهم الفرصة ليقوموا بالعمل على طريقتهم. شجّع سيشكّكون في أنفسهم فشجّعهم. افتح قلبك لهم وأطلعهم على أوقاتٍ أحسست أنتَ فيها بالشكّ في قدرتك على فعل شيءٍ أردت القيام به. ذكّرهم بأنّ الفشل مقبول وبما هو متوقّعٌ منهم، وعدّل تلك التوقّعات إذا لزم الأمر. امدح بغضّ النّظر عن النّتيجة، احتفل. إذا كانت نجاحًا، رُدّ الفضل إليهم واعترف بهم بصراحة. وإن كانت إخفاقًا، تحدّث عمّا تعلّمتم جميعًا، واحتفلوا بالتّجربة الّتي خضتموها. والآن إذا اقترحتَ على أحدهم أن يفوّض العمل أكثر، يمكنك أن تريه هذا المقال لمساعدته على التعلّم. ترجمة -وبتصرف- للمقال The Secret Art Of Delegation لكاتبته: Virginia Ulrich
  8. لقد كُتب الكثير حول كيفية بناء شركات الإنترنت لبرمجياتها، بدءًا من الكتب مثل كتاب "The Lean Start-Up" (بناء الشركات بسلاسة) وحتى منشورات شركة (Google Ventures)، مع ذلك لا توجد الكثير من الأمثلة لشركات ناشئة تتحدث حول آلية عمل فرق المنتجات لديها. وفي عام 2013 تحدثت شركة Spotify عن آلية عملها، مع ذلك لا توجد الكثير من هذه الأمثلة. ويرجع السبب في ذلك ربما إلى عدم ارتياح الشركات تجاه الحديث أمام جمهورها عن واقع عملها، والذي قد تسوده الفوضى في بعض الأحيان. صحيح أن هنالك الكثير من النصائح المقتضبة، ولكن هناك غياب واضح لأمثلة عملية حول آلية عمل الشركات الناشئة، وخصوصًا تلك التي تحقق نموًا سريعًا، لذلك قررت شركة (Intercom) مشاركة طريقة عملها مع الجمهور. خلال الشهور الـ 12-18 الماضية، أنجزت الشركة العشرات من التحسينات التدريجية، بالإضافة إلى العديد من عمليات إعادة التصميم، وقد تعلمت الشركة خلال هذه الفترة الكثير حول كيفية توسيع فرق بناء المنتجات، وتفاصيل إخراج المنتج إلى النور في أسرع وقتٍ ممكن. وتستند آلية عمل الشركة إلى أربعة مبادئ رئيسية: تحديد قواعد اتخاذ القرار توزيع المسؤوليات وضع خارطة طريق بسيطة وشاملة وشفافة تبني ثقافة تحديد الأهداف ولكن تذكر دومًا: هذه الآلية ليست ملائمة بالضرورة لجميع الشركات، فهي تنبع من الثقافة الخاصة بشركة Intercom أما شركتك فلها ثقافتها الخاصة، وهو ما يتطلب آلية عمل مختلفة. هذه الآلية ليست مثالية بأي حال من الأحوال، إذ تعمل شركة Intercom على إعادة صياغتها باستمرار. وربما تكون الشركة قد غيرت هذه الآلية أو جزءًا منها، وأنت تقرؤها الآن. هذه الآلية ملائمة بالنسبة لشركة Intercom في الوقت الحالي، وفي ظل الفريق الحالي (أربعة مدراء مشاريع، أربعة مصممين، 25 مهندسًا) لكنها لم تكن ملائمة عندما كان الفريق أصغر حجمًا، وربما لن تكون ملائمةً أيضًا عندما يتضاعف حجم الفريق. مع ذلك تأمل الشركة من نشر آلية عملها أن تساعد الآخرين على بناء آليات العمل الخاصة بهم. 1. تحديد قواعد اتخاذ القرار تحتاج الشركات إلى وجود مجموعة من القيم التي تؤمن بها وتساعدها على اتخاذ قرارات صحيحة تتفق مع ما تؤمن به الشركة. وتؤمن شركة Intercom بعدد من القواعد المهمة لتحقيق النمو وتوسيع فريق المنتجات: خطوات صغيرة ومتتابعة أفضل من القفزات الكبيرة تؤمن شركة Intercom بأن مسيرة الألف ميل تبدأ بخطوة، لذلك تراها تميل دائمًا إلى اتخاذ أسهل وأسرع وأبسط الطرق التي تقربها من تحقيق الهدف الكلي. وتقسم الشركة جميع مشاريعها إلى إصدارات صغيرة ومستقلة يضيف كل منها قيمة إلى الزبائن. ويسعى العاملون في الشركة دومًا إلى تبسيط الأمور والتحرك بالسرعة، وعدم إهدار الوقت على أمور ليست مهمة. التركيز على المهام اليومية والأسبوعية تسابق شركة Intercom الزمن، فكل يوم مهم ويجب أخذه في الحسبان، لذلك تكلف الفرق العاملة بمهام أسبوعية تنقسم إلى مهام يومية، وبذلك يعرف كل فرد في بداية كل يوم ما الذي يجب عليه فعله، وكيف يرتبط عمله بالهدف الأسبوعي الخاص بالفريق، وكيف يرتبط عمل الفريق بالمشروع الكلي. التعاون وجهًا لوجه تعتقد شركة Intercom أن الأمور تسير على نحو أسرع عندما تُدار وجهًا لوجه، إذ يستطيع شخصان إنتاج أفكار أكثر وعلى نحو أسرع عندما يكونان معًا. نعم، هناك مزايا للعمل عن بُعد، ولكن سرعة وفعالية اتخاذ القرار ليست من بينها. ولهذا السبب تعمل جميع فرق الشركة في مكان واحد، ويمتلك كل فريق منها غرفة عمليات خاصة به. وتسير الشركة على مبدأ إنجاز الأعمال وجهًا لوجه طالما كان ذلك ممكنًا. البُعد عن التعقيد إن استعمال برنامج لبناء برنامج يستغرق في أغلب الأحيان وقتًا أطول من استعمال اللوحة البيضاء وأوراق الملاحظات. لذلك تميل الشركة إلى آلية عمل مبسطة تتضمن استعمال الحد الأدنى من الأدوات البرمجية لإنجاز العمل. وعندما تتطلب إدارة المنتج استعمال كل من Google Docs وTrello وGithub وBasecamp وAsana وSlack وDropbox وConfluence فهناك مشكلة كبيرة للغاية. النتائج أهم من الخطة الخطة مهمة للنجاح، ولكن الأمور لا تسير دائمًا بحسب الخطة، فالخطط تُوضع عادةً وفق البيانات المتاحة، ولكن البيانات تصبح أكثر وضوحًا بمجرد البدء في التنفيذ. وتتسم أفضل الفرق بالقدرة على استيعاب المعلومات الجديدة والتفاعل معها بحسب المتغيرات، والعمل من أجل الوصول إلى ذات النتيجة في ذات الإطار الزمني. 2. توزيع المسؤوليات تعمل شركة Intercom ضمن فرق منتجات صغيرة الحجم يتولى كل فريق منها جزءًا من عمل الشركة، ويتكون كل فريق من مدير مشاريع، ومصمم منتجات، وكبير مهندسين، وما بين مهندسيَن إلى أربعة مهندسين. ولهذا السبب، يجب أن تكون حدود المسؤولية واضحة لدى الجميع، وهو ما دفع الشركة إلى وضع القائمة التالية: إذا لم يكن تحليل المشكلة صحيحًا، فالمسؤولية تقع على عاتق مدير المشروع، إذ يجب عليه التأكد من إجراء بحث وافٍ حول المشكلة. إذا لم يكن التصميم يعالج المشكلة، فالمسؤولية تقع على المصمم، إذ يتوجب عليه فهم البحث والمشكلة. إذا كان التصميم يعالج المشكلة، ولكنه ضعيف أو لا يتوافق مع سياسات الشركة، فالمسؤولية تقع إذًا على المصمم، الذي يجب عليه فهم سياسات الشركة ومبادئها. إذا لم يسلّم المهندس التصميم، أو سلمه متأخرًا، فتلك مسؤولية كبير المهندسين والذي يتوجب عليه فهم المشكلة والتصميم، ووضع خطة دقيقة وملائمة قبل البدء بكتابة الكود البرمجي. إذا كان هناك الكثير من المشاكل البرمجية ومشاكل الاستخدام، فالمسؤولية تقع على عاتق مدير المشاريع إذ الواجب عليه التأكد من إجراء اختبارات واقعية للبرامج قبل إصدارها. إذا كان الفريق يقضي الكثير من الوقت في إصلاح الأخطاء والمشاكل دون إضافة أي قيمة وفقًا لخارطة الطريق الموضوعة، فتلك مسؤولية كبير المهندسين والذي يجب عليه التأكد أن كل مشروع يحسن جودة الكود البرمجي بصفة عامة. إذا لم يكن هناك تقييم واضح لأداء البرنامج، فتلك مسؤولية مدير المشاريع والذي يتوجب عليه تحديد معايير النجاح بوضوح. إذا لم يكن المنتج يوفر حلًا للمشكلة، فتلك مسؤولية مدير المشاريع والذي يجب عليه التأكد من عدم إجراء أي تغييرات ما لم تكن تعالج المشكلة بالكامل. يتسم عمل فرق بناء المنتجات بالكثير من الضبابية، وهو ما يستوجب التعاون والتنسيق لتحقيق أفضل النتائج، ولذلك يجب على الأفراد العاملين في هذه الفرق الجلوس معًا لتحديد حدود المسؤولية تحديدًا واضحًا للغاية. 3. وضع خارطة طريق بسيطة وشاملة وشفافة خارطة الطريق هي خطة المنتجات التي ستبنيها الشركة على مدار الشهور التالية، وهي تتكون من ثلاثة أطر زمنية: 4-6 أسابيع قادمة: مواعيد مؤكدة لإصدار البرمجيات. الشهور القادمة: خطط مصحوبة بمعلومات واضحة ومفصلة حول المشاكل والفرص المتاحة. ما وراء الشهور القادمة: أفكار عامة ترتبط بطبيعة عمل الشركة. تضع الشركة جميع أفكار المنتجات التي قد تبنيها في قائمة واحدة تخضع لإدارة مدير المشاريع، ويطلع عليه بقية أفراد الفريق بانتظام. وتستمد الشركة خارطة طريقها من ثلاثة مصادر أساسية وهي: معتقدات الشركة: لا تستند المعطيات في هذا المصدر إلى البحث، وإنما لآراء العاملين في الشركة وأفكارهم، وخصوصًا فريق إدارة المنتجات. ردود فعل الزبائن: وهناك ثلاثة مصادر لهذه الردود: ردود فعل تسعى الشركة للحصول عليها بواسطة الدراسات التي يجريها فريق البحث، والحوارات التي يجريها مدراء المشاريع مع الزبائن. ردود فعل تطوعية يقدمها الزبائن عبر موقع الشركة، إذ يختار فريق مساعدة الزبائن مئات الحوارات في كل أسبوع ليطلع عليها مدراء المشاريع، وذلك قبل إضافتها إلى قائمة المنتجات التي قد تبنيها الشركة في المستقبل، أو إضافتها إلى خارطة الطريق الخاصة بالشركة. ردود فعل يجمعها فريق المبيعات من واقع حديثه مع الزبائن ويشاركها مع مدراء المشاريع، وذلك حتى يتسنى لهم فهم المعيقات التي تواجه الزبائن عند استعمال منتجات الشركة. وتستعرض كل من إدارة المبيعات والمنتجات خارطة الطريق بصفة شهرية للتأكد من إزالة هذه المعيقات. بيانات نوعية مستمدة من قياس أداء المنتجات الحالية: وهناك مصدران لهذه البيانات النوعية في هذه الحالة: معايير النجاح المحددة في كل مشروع. معايير نجاح المنتج والفريق القائم عليه. وكما يتضح هنا، تُقسم خارطة الطريق إلى أهداف موزعة على الفرق، ويُقسم كل هدف إلى مشاريع متعددة، ويُقسم كل مشروع إلى عدد من الإصدارات البرمجية المنفصلة. وتسعى الشركة من خلال هذه الاستراتيجية إلى تزويد المستخدمين بأكبر قيمة في أسرع وقتٍ ممكن، ولكن هناك سمات استراتيجية تشترك فيها جميع المنتجات، والفرق، والأهداف، والمشاريع. وفيما يلي ملخص لآلية عمل الشركة في جميع هذه المراحل. السمات العامة لاستراتيجية المنتجات تملك شركة Intercom في الوقت الحالي ثماني سماتٍ عامة تلخص عمل الشركة بأكملها، ولهذا السبب وضعت الشركة لوحة لكل سمة من هذه السمات على جدران المكتب. وتحتوي كل لوحة على عنوان السمة، وسبب أهميتها، والمشكلة التي تعالجها، والفرصة التي توفرها، بالإضافة إلى رسومات توضيحية لمفهومها. أهداف الفرق يمتلك كل فريق منتجات هدفًا استراتيجيًا يستغرق بضعة شهور لإنجازه، ويمثل مجموع هذه الأهداف استراتيجية المنتجات العامّة. وصف المشروع وصف المشروع هو عبارة عن وثيقة تقع مسؤولية إعدادها على عاتق مدير المشروع، وهي تتكون من صفحة واحدة فقط لا غير، وتتناول بإيجاز المشكلة، ومعايير قياس النجاح، ونطاق المشروع، ولكنها لا تقترح أية حلول والتي تأتي في مرحلة لاحقة. وتهدف هذه الوثيقة إلى خلق فهم مشترك للمنتج الذي تسعى الشركة إلى بنائه، وسبب ذلك. خارطة الطريق في Trello تتحرك شركة Intercom بسرعة كبيرة، فقد تتراوح فترة إصدار البرمجيات بين يوم واحد وأسبوعين، كما أنها قد تعمل على 5 أو 6 مشاريع، إضافةً إلى عشرات الإصدارات البرمجية في ذات الوقت. ولهذا السبب تستخدم الشركة موقع Trello لضبط إيقاع العمل. ويخضع كل شيء في Trello لمدير المشاريع والذي يخصص بطاقة لكل إصدار برمجي، وتتضمن هذه البطاقة روابط لأعمال التصميم الجارية. ويشير لون البطاقة إلى فريق المنتجات المسؤول عن العمل فيها، إذ تمتلك الشركة خمسة فرق مختلفة. وتخول الشركة فريقًا واحدًا لكل إصدار برمجي، وذلك لتعزيز المسؤولية والمحاسبة، وفي حال وقوع خلل تُوضع علامة حمراء على البطاقة الخاصة بالإصدار البرمجي لمتابعته. بطاقة المشروع في Trello يمتلك كل مشروع بطاقة خاصة في Trello وتضم هذه البطاقة الروابط الخاصة بوثيقة وصف المشروع، وجميع الإصدارات البرمجية في إطار ذلك المشروع، كما أنها تحتوي قائمة مهام للتأكد من عدم نسيان أي شيء. بطاقة الإصدار البرمجي في Trello تخصص الشركة بطاقة لكل إصدار برمجي، وتتضمن هذه البطاقة روابط أعمال التصميم، وجميع الوثائق المساعدة التي توضح المنتج وآليات تصميمه. كذلك تحتوي البطاقة قائمة مهام مقسمة إلى خمسة أقسام وهي: التصميم، البناء، ضمان الجودة، الإصدار التجريبي والكامل، وما بعد الإصدار. 4. تبني ثقافة تحديد الأهداف الأهداف الأسبوعية تسعى الشركة إلى التركيز والحفاظ على مسارها من خلال تحديد أهداف أسبوعية لكل فريق، وتشمل هذه الأهداف إصدار برمجيات وفق خارطة الطريق، أو تقليل عدد الأخطاء البرمجيات، أو تحسين النظام على نحو يمكن الشركة من المضي قُدمًا في المستقبل. ولتحقيق هذه الغاية أنشأت الشركة أداةً أطلقت عليها اسم Hustle وهي تجمع في مكان واحد كلاً من الأهداف، وخارطة الطريق من الواجهة الخاصة بموقع Trello، وكذلك ملخص المشاكل البرمجية المفتوحة في موقع Github. والخلاصة أن الفرق تضع أهدافًا أسبوعية، وتُحاسب عليها. الأهداف اليومية واللوحة البيضاء يضع العاملون في الشركة أهدافًا يومية، وحتى أقل من ذلك، لضمان تحقيق الأهداف الأسبوعية، وهو ما ينبع من اعتقاد الشركة بأهمية كل يوم، لذلك يمتلك كل فريق منتجات في الشركة لوحة بيضاء يستعملها لتسجيل ومتابعة أهدافه اليومية. اللقاءات الأسبوعية في نهاية كل أسبوع يتجمع العاملون في الشركة أمام الشاشة الكبيرة في مطعم الشركة، ويستعرض المهندسون المنتجات التي كانوا يعملون عليها خلال الأسبوع. وتعزز هذه اللقاءات إيمان الشركة بأهمية ضبط إيقاع العمل، فهي في سباق مع الزمن، لذلك تقسّم العمل إلى خطوات يمكن إنجازها خلال أسبوع واحد فقط. هذه الآلية تغيّرت تدرس شركة Intercom آلية عملها وتعدلها باستمرار، إذ يتعلم العاملون في الشركة أشياء جديدة في كل أسبوع. وقد تناول هذا المقال دروسًا لم يكن تعلمها سهلًا أبدًا، ولكنهم استطاعوا الوصول إليها بالمحاولة مرةً بعد مرة، وخصوصًا أن بناء منتج في شركة سريعة النمو يُعد أمرًا صعبًا للغاية. وفي الختام، تأمل الشركة أن يساعدك هذا المقال على تحسين آلية عملك. ترجمة -وبتصرف- للمقال Lessons learned from scaling a product team Rate لصاحبه Paul Adams
  9. إن أرت أن نتصارح مع بعضنا بعضًا، فإن جميعنا نرغب في أن نكون أكثر إنتاجيةً. إلا أنه يُمثل أحيانًا هذا الأمر تحديًا. ما يعنيه أن تكون في حالة "اتصال دائمة" في وقتنا الحالي، هو وجود المزيد من المشتتات أكثر من أي وقت مضى. سأشارككم في السطور أدناه ستًا من طرقي المفضلة لزيادة الإنتاجية في العمل. إذ أن الأمر ينحصر في مجمله في التصرف بذكاء بشأن كيفية إدارة وقتك وطاقتك. لكن يجب أن أنبه إلى أمر واحد وهو أنه قد لا ينجح معظم ما سأذكره هنا إذا كنت في شركة ذات ثقافة سامة. حيث يجعل هذا تنفيذ هذه الأفكار أمرًا صعبًا. إلا أنه بغض النظر عن ذلك ما يزال في وسعك جني بعض الفوائد وزيادة إنتاجيتك ببذل القليل من الجهد. لهذا دعنا نبدأ. 1. تقسيم الوقت إلى أجزاء صغيرة أود أن أقدم مفهوم "تقنية بومودورو" (أو تقنية الطماطم) إلى أولئك الذين قد لا يكونون على معرفة به. أظهرت بعض الأبحاث أن الدماغ لا يمكنه التركيز فعلًا سوى لمدة خمسة وعشرين دقيقة في المرة الواحدة على مهمة منفردة. وعليه تتمثل القاعدة التي تقوم عليها تقنية بومودورو في أنك تؤقت لنفسك مدة عمل لا تتجاوز الخمسة والعشرين دقيقة، ثم تأخذ قسطًا من الراحة لمدة خمس دقائق، تستعيد فيها نشاطك بسرعة. وهي تقنية رائعة تساعدك في الحفاظ على وقتك. من المهم أيضًا أن تبقى مسترخيًا، وتحافظ على هدوئك، وأن تشعر بالراحة. حيث تظهر الدراسات أنك تصبح أكثر إنتاجيةً عندما تكون مرتاحًا جيدًا. لا تضيع وقتك في الاجتماعات، وفي العمل على مشاريع ترى أنها ليست مهمة. يقوم تطبيق أسانا Asana بأجراءٍ يُسمى "عدم عقد اجتماعات في أيام الأربعاء" حيث يخصص ذاك اليوم تحديدًا للعمل المتواصل. 2. تعلّم كيف تقول لا تُعد هذه الخطوة أحد أعظم الدروس التي تعلمتها على الإطلاق، بالنظر إلى ضرورة تعلّم كيفية قول لا. وقد يكون هذا صعبًا؛ لأننا نريد جميعًا أن نتصرف بلطف تجاه بعضنا بعضًا، ونحرص على إبقاء علاقات جيدة مع زملاء العمل. لكن يوجد العديد من الطرق لتعلم كيفية قول لا بفعالية. قال وارن بافت (رجل أعمال شهير) ذات مرة، ومن الحكمة أن نستمع إلى نصيحته. 3. اعثر على البيئة المناسبة يعد هذا الأمر أكثر أهميةً مما تتصور. سيساعدك العثور على المكان المناسب للتفكير والتركيز على زيادة إنتاجيتك في العمل. بل ويمكن حتى لأشياء مثل نوع الإضاءة أن تؤثر كثيرًا في مدى إنتاجيتك. لقد اطلعت على مقالات توصي بأنه يجب أن تكون لديك إضاءة طبيعية ومشرقة حتى تستطيع أن تكون منتجًا، وقرأت مقالات أخرى تدعو إلى خفت شدة الإضاءة. أرى أن الأمر يعتمد على أيًا كان ما تفضله. فعلى سبيل المثال، أحب شخصيًا خفت الإضاءة، وأجده يبعث على الهدوء ويساعدني على التركيز. تتمثل النقطة الأساسية هنا في العثور على بيئة تستطيع من خلالها أن تكون في مجال سيطرتك وتكون أكثر إنتاجية. 4. انفرد بنفسك لزيادة إنتاجيتك في العمل يقول العديد من كبار المديرين التنفيذيين أنهم يحبون مباشرة العمل في وقت مبكر حتى يتمكنوا من التركيز. لكن ليس بالضرورة أن يكون البدء في وقت مبكر هو الحل، لا سيما إن كنت شخصًا غير صباحيًا (مثلي). ما الحل؟ يتعلق الأمر ببساطة بذلك الوقت الذي تقضيه منفردًا. أزل جميع مصادر التشتيت. وأغلق هاتفك، وأرتدِ سماعات رأس مع الاستماع إلى النوع المناسب من الموسيقى لتحسين إنتاجيتك. أو أفعل ببساطة ما يناسبك. كما أوصيك بالعمل من المنزل على الأقل يوم واحد في الأسبوع إن كان سيسمح لك مديرك بفعل ذلك. وستستطيع أن تنجز أفضل ما عندك في ذلك اليوم. إن كنت بحاجة إلى بعض الحجج لإقناع فريقك بشأن هذه الفكرة، فإنني أوصي بالتأكيد بمشاهدة محاضرة مذهلة ألقاها جيسون فرايد (مؤسس شركة 37 إشارة 37Signals) على منصة تيد TED، بعنوان "لماذا نفتقد إلى الإنتاجية في العمل". 5. استخدم الأدوات المناسبة لتحقيق المزيد أنصحك باستخدام مجموعة من الأدوات التي تساعدك في على إدارة عملك. وإن فعلت هذا بالطريقة الصحيحة فستزيد إنتاجيتك بدرجة كبيرة. فعلى سبيل المثال، من المهم أن تحرص على تدوين جميع أفكارك باستخدام أداة مثل إيفرنوت Evernote. وسأشارككم أدناه المزيد من الأدوات التي استخدمها لتسهيل إدارة عملي. Sqwiggle: يستخدم موقع أوفيس فايب Officevibe هذا البرنامج يوميًا. حيث تجعل هذه الأداة مشاركة الأعمال سهلًا للغاية بغض النظر من أين تعمل. ورغم عدم وجود ميزة مشاركة الشاشة، إلا أنه أحد المنتجات المفضلة لدي. بالإضافة إلى أنه مجاني لغاية ثلاثة أشخاص، فيمكنك تجربته الآن بسهولة. Trello: يمنحك صورة واضحة لما أنجزت، وما الذي تعمل عليه، وما الذي تبقى فعله في لوحة واضحة وسهلة القراءة، ليجعل حياتك أسهل بكثير. Yammer: إن كنت تعمل في فريق يتجاوز عدده العشرة أشخاص، فإنني أوصي بأن يكون لديك شبكة اجتماعية داخلية لمشاركة الروابط والأفكار، وللتواصل مع أعضاء الفريق. Google Hangouts: يعد هذا التطبيق بديل مجاني رائع لبرامج مثل ويب إكس WebEx أو جوين مي join.me. وشخصيًا استخدمه بكثرة. بالإضافة إلى أنه ملائمًا للغاية لإجراء النقاشات المباشرة عبر مكالمات الفيديو. Google Docs: أحب هذه الأداة كثيرًا. فكل شيء موجود على السحابة الإلكترونية، ويمكن الوصول إليه من أي مكان، وكل الأشياء تُحفظ تلقائيًا. أدون جميع كتاباتي مبدئيًا على مستندات جوجل. Grooveshark: من الجيد الاستماع أحيانًا إلى بعض الموسيقى أثناء وجودك في مكان العمل. وهذا البرنامج هو قطعًا أحد برامجي المفضلة. Pomodoro Timer: ترتبط هذه الأداة بتقنية بومودورو التي ذكرتها مسبقًا، فهي تساعدك على إدارة وقتك بكفاءة في أجزاء زمنية صغيرة مدتها خمس وعشرين دقيقة. Greenshot: أداة لتصوير الشاشة، وهي ضرورية لأي مستخدم للحاسوب. لكنني لم أتمكن من العثور على أي أداة أخرى تضاهي جودتها لمستخدمي حواسيب ماك. Feedly: يمكن القول بأنها أهم أداة من بين جميع الأدوات التي استخدمها. وذلك لأنها تبقيني على اطلاع دائم بأحدث الأخبار من مواقع الويب المفضلة لدي. Workflowy: يعد إحدى أدواتي المفضلة لتدوين الملاحظات، واستخدمه بانتظام. وإذا كان هذا التطبيق مفيدًا لمات كاتس (مهندس برمجيات لدى شركة جوجل)، فهو بالتأكيد مفيدًا لي. 6. فوّض المهام البسيطة إن كنت تشبهني بشيء، فأنت لديك على الأغلب قائمة مهام أكبر مما تستطيع التعامل معها. وقد يبقيك الكم المتراكم من الأفكار مشغولًا لسنوات. يجب أن تقبل حقيقة أنه يستحيل عليك إكمال جميع المهام في قائمتك، إن كنت ترغب في زيادة إنتاجيتك في العمل. ولهذا أوصيك بتفويض بعض مهامك، وأعني بذلك أن تفوّض فعلًا. عندما أشدد على أن "تفوّض فعلًا" فهو لأنه في كثير من الأحيان عندما يفوّض المديرون مهمة ما إلى موظفيهم ينتهي بهم الحال إلى إقحام أنفسهم وإدارة المهمة جزئيًا. وهذه مضيعة لوقت كلا الطرفين. في حال لم يكن لديك من تفوّضه بالمهمة، فلا تتردد في استخدام أحد مواقع الويب لتنفيذ المهام الصغيرة. يمكنك استخدام مواقع مثل Elance، و Fiverr ، و Upwork، و TaskRabbit، و Mturk، أو أي موقع آخر تعرفه، بناءً على نوع المهمة. أدر طاقتك تناسب هذه الطريقة في الواقع المستخدم الأكثر تقدمًا، الذي لديه وقتًا لتكريسه لتعلم هذه المهارة وممارستها، ولكن إذا تمكنت من اكتساب هذه المهارة، فستتغير طريقة عملك وتفكيرك جذريًا. إن كنت ترغب في الارتقاء بمستوى إنتاجيتك إلى المستوى التالي، فإنني أوصي بقراءة كتاب توني شوارتز "قوة الانخراط الكامل" (The Power of Full Engagement). يقوم الكتاب أساسًا على فكرة التركيز على إدارة الطاقة بدلًا من إدارة الوقت. قد يكون مفهومًا يصعب إدراكه لكنه في الوقت ذاته قويًا جدًا. يتعلق الأمر في نهاية المطاف بإنشاء نظام روتيني يطور من إنتاجيتك. فعلى سبيل المثال من الأشياء التي يوصي بها توني في كتابه: النوم والاستيقاظ وفق جدول ثابت، ممارسة التمارين بانتظام، إيجاد توازن جيد بين العمل والراحة. وإن كنت لا تعرف من هو توني شوارتز فأنصحك بشدة بالتعرف عليه. ما رأيك في هذه النصائح لزيادة الإنتاجية؟ إن هذه ليست سوى بعض النصائح البسيطة وغير المكلفة. لكن يوجد العديد من الطرق الأخرى التي تمكّنك من زيادة الإنتاجية في مكان عملك، لا سيما تلك التي تتعلق بتحسين جودة التفاعلات داخل مكان العمل. ما الذي تفعله أنت لزيادة الإنتاجية في العمل؟ هل لديك أي أفكار إبداعية لتطوير الإنتاجية تود مشاركتها؟ ترجمة- وبتصرف- للمقال ‎6 Simple Ways To Double Your Productivity at Work
  10. وسواءً أكنت ممن يستيقظون باكرًا أم ممن يهوَون السهر ليلًا، كلنا نبدأ يومنا في نقطة زمنية معيّنة، ويبدو أننا نبدؤه بطرائق مختلفة. فبعضنا يبدأ يومه بتصفّح وسائل التواصل والآخر ينخرط في بريده الإلكتروني، في حين جزءًا كبيرًا يستهلّ يومه بوجبة إفطار أو ربما بعض التمارين أوحتى يهيّئ وجبات الفطور المدرسيّة لأولاده. هنالك الكثير والكثير من الأنماط والأعمال التي يمكن أن نبدأ يومنا بها. أي روتينٍ هو الأفضل؟ قد تتساءل. رغم أنّه لا يوجد روتين صباحيّ مثاليّ للكلّ، فإنه بإمكاننا تعلّم الكثير من خلال معرفة كيف يبدأ الأشخاص الناجحون صباحهم ومن البحوث والدراسات التي تُفضي إلى أنماط الروتين الصحيحة لبدء صباحنا. لقد جمعت العديد من الآراء حول كيفية بدء يومك بالشكل الأفضل بدءًا بالبحوث العلمية وصولًا إلى وجهات نظر الأشخاص الناجحين. وأنا الآن أقدّم بين يديك خُلاصة بحثي— عسى أن تثمر لك ببعض الأفكار لتصبغ صباحك بالإنتاجيّة والإبداع والمرح في آنٍ معًا. تقول الأبحاث: الهمّة والإرادة تبلغ أقصاها في الصباح، لذا ابدأ صباحك بقوّة لعلّك سمعت بالرأي السائد الذي يشير إلى ضرورة بدء الصباح بنشاطٍ فعّال ومهم بالنسبة لك ربما بعملٍ يتطلّب منك الكثير من التركيز والهمّة والعزيمة لإنجازه. والسبب: أننا غالبًا ما نصنع حدودنا بأنفسنا وفق مقدار همّتنا وإرادتنا. وهذه في الواقع هي الفكرة المزعومة وراء نموذج القوّة. وتنصّ على أن الإرادة والتحكّم الذاتي ينشآن من منبعٍ واحد ينبض مع الوقت. يمكنك تشبيه بالتحكّم الذاتي بمجموعة العضلات التي تتعرّض للإنهاك بعد التمرين. وقد وصل الباحثون في جامعة نوتينغهام ومؤسسة التعليم الوطنية في سنغافورا، بعد دراستهم لـ83 ورقة بحثية في هذا الموضوع، وصلوا إلى النتيجة التالية: وبالنسبة الأشخاص الذين يعملون في منازلهم فإن ذلك يلعب دورًا نفسيًّا وجسديًّا في فعاليّة إنجازهم لأعمالهم. ومع مضي ساعات اليوم تتناقص قدرتك وتحكّمك الذاتيّ، لذلك من المهم جدًأ أن تستثمر ساعات الصباح الباكر. أسهل طريقةٍ للسيطرة على صباحك: قائمة الغد حسنًا إن أبحاث مارك توين ونتائج تجاربه المميّزة تؤكّد ما ذكرناه سابقًا وهو: أنجز الأعمال الصعبة والكبيرة في باكورة صباحك. ونستخلص هذه النصيحة مارك توين من مقولته الشهيرة: وتأويل مقولة توين بالطبع يعني "أنجز مهمّتك الكبرى أولًا." فعندما تبدأ يومك بعملٍ كبير فإن باقي مهام اليوم تغدو بسيطة وسهلة فيما لو قِيست به. حتى أنّ هذه المقولة ألهمت الكتاب الأكثر مبيعًا في مجال إدارة الأعمال بعنوان "تناول ذلك الضفدع" بواسطة الكاتب براين تريسي. سلّطت شركة Fast Company الضوء على كتاب تريسي في مقالٍ لها عن الطقوس والعادات الصباحيّة وطلبت من مؤسس موقع lifehacker جينا تراباني توضيح كيف يمكن للمرء أن يوظّف استراتيجيّة الضفدع في نظامه اليومي. الخطوة الأولى: اختر الضفدع الخاص بك عندما تحدّد ضفدعك (العمل الكبير التي تريد إنجازه أولًا بأوّل)، تتابع تريباني، دوّن ذلك الهدف وضعه على طاولة مكتبتك ليكون أوّلأ ما تراه عند قدومك للعمل في اليوم التالي. وعندما يرن منبّهك الصباحي أو عند وصولك إلى عملك، وترى الهدف الكبير الأوّل أمامك، تتأجج الهمّة لديك لإنجازه. هنالك العديد من الصيغ والأمثلة لتشبيه استراتيجية تناول الضفدع، وإليك فيما يلي بعضًا منها. والفكرة الأساسي في ذلك هي ما أُطلق عليه قائمة الغد. سجّل قائمة المهام التي يجب عليك إنجازها غدًا في نهاية يومك الحالي. ليكن تمعّن تلك القائمة أوّل عمل تقوم به في اليوم التالي. اكتب قائمة جديدة مع نهاية يومك ذاك. واستمر في تكرار هذا النمط. الروتين الصباحي لستيف جوبز: سؤالٌ واحدٌ بسيط كشف ستيف جوبز في خطاب له في جامعة ستانفورد عام 2005 عن الأسلوب التحفيزي الذي اعتمده لبداية كل يوم من أيّامه. في الثلاث والثلاثين سنةً الماضية، كنت أقف أمام المرآة كل صباح وأسأل نفسي: "إذا كان هذا اليوم آخر أيامك أكنت تود أن تفعل ما ستفعله اليوم؟" وعندما يكون جوابي "لا" لعدّة أيّام متتالية، فهذا يعني أنّ هنالك شيء يجب علي تغييره. معانٍ عميقة أليس كذلك؟ هل طرح هذا التساؤل على نفسك سيأجّج حماسك للأعمال في يومك؟ 10 أنماط روتينية صباحية لأشخاص ناجحين حسنًا لقد تكلّمنا حتى الآن عن المنطق وراء الروتين الصباحي الجيّد، ابتداءً من الضفدع الذي يجب تناوله أوّلًا وصولًا إلى السؤال العميق الذي تطرحه على نفسك. الآن حان وقت بعض التخصيص والتفصيل. إليك عيّنة صغيرة تضم بعض الأسماء المشهورة في عالم التاريخ، رجال الأعمال، المؤسّسين، والمدراء التنفيذيين، وكيف يبدأون صباحهم. رون فريدمان، كاتب ومؤسّس إليك أحد أكثر النصائح المُلهِمة بواسطة الكاتب والمؤسس رون فريدمان، وهي كالتالي: بالنسبة للكثيرين فإن تفقّد البريد الإلكتروني أو الاستماع إلى التسجيلات الصوتية هي مجرّد أعمال تقليديّة. وهي تعتبر من أسوأ الأعمال التي يمكن أن تستهلّ صباحك بها. كلا هذين العملين، على بساطتهما، يستهلكان تركيزًا وجهدًا منّا، في حين ينصبُّ تركيز الآخرين على إنجاز أعمال مهمّة أخرى. إن هذا يشبه في الواقع دخول المطبخ للبحث عن بقعةٍ لمسحها أو وعاءٍ لغسله بدلًا من الالتفات إلى إعداد الوليمة الكبيرة. كينيث شينولت/ مدير تنفيذي سابق لشركة أميركان اكسبريس كان كينيث يختم يومه الحافل في مكتبه بكتابة أهم ثلاث أعمال ينوي إنجازهم في يومه التالي. ثم يستعين بتلك القائمة لبداية يومه التالي بقوّة. آنا وينتور، رئيسة تحرير مجلة فوغ حسنًا يُعدُّ نموذج آنا للروتين الصباحي أكثر النماذج جذبًا للانتباه، فهي كانت تبدأ صباحها بممارسة رياضة التنس. تبدأ صباحها في الساعة 5:45 بمبارة تنس لمدّة ساعةٍ كاملة. مارغرت تاتشر، رئيسة وزراء بريطانية سابقة كانت مارغرت من النوع قليل النوم (الشخص الذي يكتفي بساعاتٍ قليلة من النوم)، لذا لم تمنعها اللقاءات السياسية المتأخّرة من الاستيقاظ باكرًا والاستماع لبرنامج "Farming today"، وهو برنامج مشهور يُعرض على راديو بي بي سي كل صباح في الساعة الخامسة، يتضمّن معلومات عن الطعام والزراعة وأخبار المناطق الريفية بشكل عام. بينيامين فرانكلين، الأب المؤسّس للولايات المتّحدة فيما يلي قائمة فرانكلين المميّزة للأعمال التي كان عليه القيام بها في كل يوم، بما فيها بعض القواعد الصارم لبداية صباحه. تضمّنت خّته الصباحية ثلاث ساعات من الساعة الخامسة وحتى الثامنة. وتضمّنت إنجاز ما أطلق عليه "الخير القوي"، بالإضافة إلى وضع خطّة عمل جيّدة لبقية يومه. في كل صباح كان فرانكلين يسأل نفسه: "ما الأمور الجيّدة التي يمكنني القيام بها في هذا اليوم؟" بي جي وودهاوس، كاتب وفكاهي عندما يستيقظ وودهاوس في الساعة 7:30 ينطلق ليبدأ يومه على شرفته الخلفية بتمارينه الرياضية. ثم يعود إلى الداخل ويعدُّ فطوره (والذي يتضمّن دائمًا خبزًا محمّصًا وكعكة القهوة والشاي) ويقرأ "كتابًا عن وجبات الفطور،" أو رواية عن المغامرات أو القصص الغامضة. (الجدير بالذكر أن روتين الكتابة لوودهاوس كان أنيقًا ومميّزًا. حيث كان يجلس على أريكته ويخط بضع فقرات قبل أن ينتقل إلى آلته الكاتبة ويتابع كتابته.) وليام ستيرون، كاتب روائي ودليلٌ آخر على الاختلاف والتنوّع الكبير بين أنماط الروتين، انظر إلى روتين وليام. إنّه ينام حتى الظهيرة، ويتضمّن روتينه اليومي البقاء في الفراسة لساعةٍ إضافية بعد الاستقياظ للتفكير والقراءة. إيفا تشين، رئيسة تحرير مجلّة لاكي إن أوّل عملٍ تقوم به بعد استيقاظها إيفا هو تفقّد حسابها على التويتر والصفحات المشهورة الأخرى. وعادةً ما تتفادى متابعة التلفاز لأنها تغرق في معظم الأحيان وتنسى وقتها عند متابعتها لبعض البرانمج كبرنامج "reruns of the OC". وبعد تفقّدها للإنترنت وتبرّجها، ترتدي إيفا ثيابها وتهمُّ إلى العمل. وعندما تصل إلى مكتبها فإن أوّل ما تطلبه كأس دافئ من الشاي الأخضر. دايفيد كارب، مؤسّس موقع تمبلر يؤجّل دايفيد قراءة البريد الإلكتروني إلى ما بعد وصوله إلى مكتبه في الساعة 9:30 أو 10:00، بعد السير لمدّة 15 دقيقة من بيته (أو بشكل أسرع مع ركوب الدرّاجة). " إذا حدث هنالك أمر طارئٌ ينبغي علي متابعته" يقول دايفيد، "فإن موظّفًا سيعلمني بذلك." عندما يصل دايفيد إلى مكتبه فإن أو مهمةً له هي قراءة بريده الإلكتروني. وأوّل ما يتفقّد هو بريد تمبلر، والذي يضم طاقم تمبلر وزوجته فقط. ثم يتصفّح بعد ذلك بريد الرسائل "غير المُفرزة" الأخرى، وفي الوقت نفسه مخطّطًا على دفتر ملاحظاته للأشياء التي ينبغي عليه إنجازها في هذا اليوم. كريج نيومارك، مؤسّس شركة كريجزليست كيف يبدأ مؤسّس شركة كريجزليست يومه؟ عندما طُرح هذا السؤال على منصّة كورا للأسئلة، أجاب نيومارك "خدمة الزبائن." القليل من المؤسّسين من حذا حذو نيومارك؛ فهو يَعدُّ نفسه مندوب خدمة العملاء في شركة كريجزليست. فبدلًا من ابتداء يومه باللقاءات وتفقّد البريد، يقوم نيومارك على خدمة زبائنه. إليك ستّة نصائح لوضع روتينٍ صباحيّ جيّد لقد تعرّضنا سابقًا في موقنا هذا إلى نماذج الروتين اليومي لرجال الأعمال الناجحين وذكرنا ستّة نصائح مفيدة تشترك بها جميع هذه النماذج الناجحة. إليك بعض النصائح والأفكار لبداية يومٍ حافلٍ بالإنجازات. تناول فطورًا جيّدًا (فطورًا متنوّعًا وبسيطًا في الوقت نفسه). استمع إلى ساعتك البيلوجيّة، وقم بالأمور التي تتطلّب الإبداع عندما تشعر بنوب حماس في نفسك. اضبط منبّهًا للاستيقاظ وآخر للنوم. انعزل تمامًا: لاتتلقّى أيّ تنبيهات أو رسائل من التطبيقات أو الهواتف الأخرى. ضع روتينًا صباحيًّا بمكانك تطبيقه حتى في أيام العُطل. تعمّق في هواياتك واكتشفها وما تحب فعله حتى تفهم احتياجاتك بشكل أفضل. المزيد من أجلك: كيف يبدو روتين صباحك اليومي؟ هل لديك قواسم مشتركة بينك وبين بينيامين فرانكلين، ستيف جوبز، مارغرت تاتشر، والآخرين؟ كيف يبدو مخطط روتينك اليومي؟ حسنًا روتينيَ اليومي تضمّن العديد من المهام المتنوّعة خلال الأشهر القليلة الماضية— وهو في تغيّر وتطوّر مستمر. ويبدو لي أنّني وصلت إلى مخطّط مستقر وجيّد في الآونة الأخيرة وهو يتضمّن: الاستيقاظ عند الساعة 5:30. مراجعة قائمة المهام لليوم. الانطلاق إلى حاسوبي وكتابة منشورٍ على الصفحة. الاستحمام والفطور في الساعة 7:00. العودة إلى الكتابة. أودُّ حقًّا الاطّلاع إلى روتينك المميّز. لا تتردّد في مشاركتنا برنامجك الصباحي هنا في التعليقات. ترجمة -وبتصرّف- للمقال How Successful People Start Their Day: The Best Morning Routines for Feeling Great and Getting Work Done لصاحبه Kevan Lee
  11. لا يختلف البدء بالعمل كمساعد عن بعد عن البدء بأي عمل آخر، فعليك أن تملك مهارة ما قابلة للتسويق تستطيع تقديمها لزبائنك مقابل مبلغ معين. يمكنك أن تبدأ بتقديم خدمة واحدة ثم يمكنك أن تضيف إليها خدمات أخرى مع مرور الوقت، أو يمكنك الالتزام بخدمة واحدة ضمن مجال واحد وتتقاضى عليها أجرًا أعلى مقابل خبرتك المميزة؛ يعود الاختيار لك. بغض النظر عن مدى تخصص الخدمات التي تقدّمها كمساعد عن بعد، لا يزال عليك أن تكون ملمًّا بكل الجوانب نوعًا ما عندما يتعلق الأمر بإدراة عملك الخاص، ويشمل ذلك المبيعات والمحاسبة وخدمة الزيائن والعمل على وردبريس؛ ففي حياة رائد الأعمال المستقل، هنالك دائمًا شيء جديد لتتعلمه. وفي الواقع هناك الكثير من الأمور لتتعلّمها ومن الصعب تحديد من أين عليك أن تبدأ، وهو أمرٌ أقل ما يمكن وصفه بالغامر. وصراحة لن تتوقف عملية التعلّم هذه أبدًا، واعتقد أنّ هذا الجزء هو ما يجذب الناس لفكرة أن يصبحوا مساعدين عن بعد، فهناك تنوع مستمر وكل يوم مختلف ويحمل تحديًّا جديدًا. هناك سؤال واحد يتكرر دائمًا وهو "من أين عليّ أن أبدأ؟"، ما هي مهارات العمل التي أحتاج إلى تطويرها أولًا والتي ستفيد عملي على المدى الطويل؟ وهو تمامًا ما سنتحدث عنه من خلال هذا المقال، والذي استخلصت أجوبتي فيه من مكانين: خبرتي الشخصية والتي اكتسبتها من خلال عملي مع العشرات من أصحاب الأعمال الصغيرة على مدار الستة أعوام الماضية. مشاهداتي لمساعدين عن بعد آخرين خلال تطويرهم لأعمالهم سواء الناجحين منهم أو المتخبطين. قبل أن أبدأ بأجوبتي، يجب أن أذكر سؤالًا آخر يستمر في الظهور من حين إلى آخر: هل عليّ أن أتقن جميع هذه المهارات أو يمكنني أن أوَلّي بعضها لشخص آخر؟ وهو سؤال رائع. طبعًا يمكنك أن توظّف أشخاصًا آخرين للقيام ببعض من هذه المهارات التي تحتاجها لإدارة عملك، وأحد الأمثلة الرائعة عنها هو المحاسبة. لكن على الرغم من أنّه لا بأس في توظيف محاسب لمساعدتك في تسجيل تعاملاتك وإعداد تقاريرك السنوية، فهذا لا يعني ذلك عدم حاجتك لمعرفة أساسيات المحاسبة؛ فمهما كانت الظروف، عليك دائمًا أن تفهم الأرقام القائم عليها عملك. ينطبق الأمر كذلك على مهارات البيع، حيث يمكنك توظيف مندوب مبيعات ليتولى إرسال الإعلانات للعملاء المحتملين ومتابعة المكالمات الهاتفية، لكن عليك - في مرحلة ما- أيضًا تطوير مجموعة من مهارات البيع الخاصة بك. أعلم أن البعض منكم سيجادلني وسيتساءل ما الفائدة من تضييع الوقت لتعلّم أحد مهارات عملي التي أستطيع توكيلها لشخص آخر واستخدم ذلك الوقت للقيام بما أمهر به عوضًا عن ذلك؟ يعود ذلك لسببين، الأول لا أحد سيهتم بعملك فعلًا كما تهتم أنت، والسبب الثاني هو أنّه من الصعب عليك معرفة فيما إذا كان ذاك الشخص يقوم بمهمته كما يجب إذا لم تكن تعرف أصلًا كيفية القيام بذلك. على سبيل المثال، وظّفت محاسبة منذ عدة أشهر، وكانت أولى المهام التي أوكلتها إليها هي إعداد مخطط بحساباتي وضرائب المبيعات، ولأنّني على معرفة بأساسيّات المحاسبة تمكنت بسرعة من اكتشاف قيامها بذلك بشكل خاطئ واستطعت تدارك الوضع قبل أن يتحوّل إلى كارثة. تخيّلوا لو أنّني تركتها تستمر بذلك لشهور أو حتى لسنة قبل أن أتمكّن من اكتشاف أنّها غير مناسبة للعمل، وكم من الأضرار حينها كان سيتوجّب عليّ تصحيحها وكم كان من الممكن أن يكلفني ذلك؟ انتبه إلى ما يحدث في عملك ولا تديره بإيمان أعمى، فبعضٌ من الثقة مفيد أما الجهل التام سيسبب لك الأذى. 7 مهارات مهنية للمساعدين عن بعد قد تبدو عملية تعلّم جميع هذه المهارات الجديدة التي يحتاجها المساعد عن بعد في البداية نوعًا ما هائلة، خاصة إذا كنت جديدًا في المجال، لكن عُدَّ ذاك العمل الجاد على أنّه الأساسات التي ستدعم نمو عملك خلال السنوات القادمة وستبقيك على المسار الصحيح. 1. القدرة على التخطيط ووضع الاستراتيجيات إذا كنت تمتلك رخصة للقيادة، فإنّك تتذكر غالبًا بدايات تعلّمك للقيادة. فهل تتذكر عندما تعلمت أنّ عليك النظر أمامك بعيدًا أثناء قيادتك وليس فقط على بُعد 10 أقدام أمام سيارتك؟ فمن الأسهل عليك رؤية إلى أين تتجه عندما تنظر أمامك إلى مدى أبعد، وستتمكن من تحديد الفرص الجديدة والمخاطر المحتملة بشكلٍ أفضل ومُسبق. وينطبق هذا المفهوم نفسه على عملك كمساعد عن بعد. من السهل عليك جدًا كرائد أعمال مستقل أن تنخرط وتنشغل بالعمل الذي أمامك الآن، وتؤجّل التفكير بما سيحدث غدًا أو الأسبوع القادم. أنا أتفهّم ذلك وأعلم أنّ أسهل طريقة لتخفيف التوتر عندما تكون مشغولًا وغارقًا بالعمل هو تناسي بعض الأمور. لكن إذا أردت بناء وتنمية عملك كمساعد عن بعد، عليك تطوير قدرتك على التخطيط ووضع الاستراتيجيات، فهي أهم مهارات المساعد عن بعد التي يمكنك تطويرها. يعني ذلك النظر على بُعد ثلاث أو ستة أو 12 شهر في طريقك، وترّقب التحديات والفرص التي تستحق انتباهك. 2. وضع المهام المدرّة للدخل في الأولويّة خُذ هذه النصيحة من شخص تعلّمها بالطريقة الصعبة، إذا لم تركّز على المهام المدرّة للأرباح فإنّ دخلك سيتضرر بشكل كبير جدًا، ومن الممكن أن تخسر عملك. سيتواجد دائمًا الكثير من المهام والأمور التي عليك القيام بها كمساعد عن بعد أو كصاحب عمل، لكن ليست جميعها تستحق نفس المستوى من تركيزك. فبعضها هام لنمو وتطوّر عملك على المدى القريب والبعيد، أما بعضها فيُصنّف كمهام ومشاريع روتينيّة يمكنك القيام بها في أيّ وقت. لا تسيئوا فهمي، فأمور مثل التنظيم ومنصات التواصل الاجتماعي وإعادة تصميم وتطوير موقعك هي أمور هامة، لكنّها ليست المسؤولة بشكل مباشر عن إنتاج الأرباح. قبل القيام بأي شيء آخر، ركّز على العمل المسؤول بشكل مباشر عن إدرار المال والأرباح التي تحتاجها للإبقاء على سير ووجود عملك. 3. توقف عن تعدد المهام وابدأ بدمجها نقع جميعنا في شرك تعدد المهام. اعتقدت لمدة طويلة أنّه عليّ أن أصبح أفضل بإدارة عدة مهام معًا بشكل عفوي، لكن عند مرحلة ما أصبحت سيئًا جدًا في التركيز على مهمة واحدة فقط، لدرجة أنّني كنت انتقل من مهمة إلى أخرى كل 5 أو 10 دقائق، مُتنقّلًا ما بين مشروعين أو ثلاثة مشاريع مختلفة معًا في نفس الوقت. شعرت أنني مشغول وأجري من مكان إلى آخر وكأنني قد فقدت عقلي، لكنني لم أكن فعليًّا أقوم بالكثير من العمل. ما تعلّمته من خلال خبرتي هو أنّ فائدة قليلة جدًا تأتي من تعدد المهام، وأنّه دائمًا ما يؤدي إلى ضياع في الإنتاجية وتكرر الأخطاء. التخلّي عن عادة تعدد المهام هو ليس بالأمر السهل ويتطلّب الكثير من العمل والإصرار. تَعلُّم التركيز على مهمة واحدة في وقت واحد هو السر، وفي الواقع هو أحد أهم مهارات المساعد عن بعد التي يمكنك تطويرها. أنا ملتزم حاليًا بتطوير قدرتي على توجيه تركيزي نحو اتجاه واحد أكثر من أي وقت مضى، وترك ذلك تأثيرًا إيجابيًّا على مستوى إنتاجيتي. ما أن تتقن مهارة التركيز على مهمة واحدة، ستبدأ التفكير بالبدء بدمج المهام. سمعت لأول مرّة عن مفهوم دمج المهام عندما كنت استمع إلى بات فلين. كان هذا المفهوم الذي تحدث عنه بسيط نوعًا ما: عوضًا عن التنقل بين المهام الصغيرة، حاول القيام بالمهام المتماثلة منها خلال جلسة واحدة. على سبيل المثال إدارة البريد الإلكتروني، وهو أحد المهام الشائعة التي يستطيع أن يؤدي دمج المهام فيها إلى أثر كبير. يجيب معظمنا على رسائله مباشرة ما إن تصله، وتبعًا لمدى انشغالك سيعني ذلك فتح بريدك الإلكتروني 10 إلى 20 مرة في اليوم فقط لتقرأ وتجيب على رسالة واحدة، وهذا قد يعني أيضًا تَفقُّد هاتفك أكثر من 20 مرة في اليوم. وهو أمر غير فعّال إلى حد كبير جدًا. حدّد عوضًا عن ذلك جلسة أو جلستين في اليوم في وقت محدد لتفقد الرسائل والإجابة عليها، ممكن مثلًا مرة صباحًا ومرة أخرى عصرًا. يمكنك حتى التفكير بتفعيل خاصية الإجابة الأوتوماتيكية لتُعلم من يراسلك أنّك لن تجيب فورًا. إليك موازنة ما بين مجريات يوم عادي قبل وبعد دمج المهام: قبل دمج المهام: 7 صباحًا - تفقُّد رسالة من عميل والإجابة عليه. 7:45 صباحًا - تنظيم مهامك على Trello. 8:00 - أعمال العميل. 9:00 - تفقد رسائل العملاء والإجابة عليها. 10:00 - تحديث حسابات منصات التواصل الاجتماعي. 10:10 - تفقّد رسالة من عميل والإجابة عليها. 10:45 - أعمال العميل. 11:30 - مكالمة مع العميل. 12:00 - الغداء. 12:45 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها. 1:15 - أعمال العميل. 2:45 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي. 3:00 - إعداد اقتراح. 4:00 - تفقد رسائل العملاء والإجابة عليها. 4:30 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي. بعد دمج المهام: 7 صباحًا - أعمال العميل. 9:30 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها. 10:00 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي وجدولتها على مدى الأسبوعين القادمين. 11:15 - جدولة مكالمتين هاتفيتين مع العميل. 12:00 الغداء. 12:45 - أعمال العميل. 4:00 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها. 4:30 - تحديد المهام الأهم ليوم غد. قد يبدو لك للوهلة الأولى أنّك تقوم بنفس الحجم من العمل، وذلك صحيح، لكن ما تقوم به بشكل مختلف هو تخفيض عدد المرات التي تتنقل فيها بين المهام، مما يوّفر الوقت ويزيد التركيز والإنتاجيّة. يجب أن يكون دمج المهام استراتيجية سهلة التطبيق بالنسبة لمعظم المساعدين عن بعد، ببساطة كل ما عليك فعله في حال كنت قد بدأت بمهمة هو أن تنجز قسمًا أكبر منها خلال الوقت نفسه. 4. تعلم التواصل بشكل أكثر فعالية لندخل إلى صلب الموضوع مباشرة, التواصل هو مهارة أساسيّة لكل المساعدين عن بعد. وعدد المرات التي أدركت فيها أنّ عليّ تطوير هذه المهارة لا يحصى. لا يمكنك أبدًا أن تكون ماهرًا كفاية في التواصل، فهناك دائمًا شيءٌ جديد لتتعلمه وتحسّنه في كل مرة تحتاج فيها مثلًا إقناع عميلك بأفكارك أو تحديد أجرك. لعلّى أهم ما عليك تذكره دائمًا لتحسين قدرتك على التواصل هو أنّ 50% من التواصل يكمن في الاستماع، فالاستماع يزيد من مبيعاتك ويساعدك على حل المشاكل بشكل أفضل ويحسّن قدرتك على تلبية احتياجات عملائك. 5. طور مهاراتك في البيع مهما كان تخصصك كمساعد عن بعد، سواء في بيع العقارات أو في العمل على ووردبريس أو وسائل التواصل الاجتماعي، فإن عملك يتمحور دائمًا حول البيع. إذا كنت قادرًا على إقناع عملائك وزبائنك المحتملين بأن ما تقدمه لهم، سواء منتج أو خدمة، قادر على تحسين حياتهم أو عملهم فأنت تمتلك مهارة رائعة. قد تبدو فكرة أن تكون ماهرًا في المبيعات فكرة مخيفة، خاصة إذا كنت تكره ذلك المجال مثلي، لكن لا داعي لذاك الخوف. فأنا لا أعني أنّ عليك الذهاب من بيت إلى آخر لتسوّق منتجاتك، أن تكون جيدًا في المبيعات هو أبسط من ذلك بكثير. ما يتطلّبه الأمر في الواقع لتكون جيدًا في المبيعات هو عنصرين اثنين: كن على طبيعتك، فشخصيتك وخصالك الفردية سيساعدانك بشكل كبير على جذب الزبائن المناسبين. فمهما كانت شخصيتك سواء كنت متقدًا أو هادئًا أو عطوفًا أو دقيقًا أو شخص عادي، فإن تلك الشخصية الخاصة بك هي التي ستجذب العملاء، لتقديرهم لها. تخلّى عن فكرة أن تلائم وتغير شخصيتك وفقًا للمواقف المختلفة فلا أحد يجيد ذلك. عبّر عن قدراتك. مهما كان ما تبدع به سواء العمل على ووردبريس أو التسويق عبر منصات الوسائل الاجتماعي، عليك أن توصل ذلك لعملائك، سواء صوتيًا أو عبر الفيديو أو الكتابة. عليك فقط أن تجد الطريقة التي تناسبك وأن تلتزم بها. يجب ألا تكون مهارات البيع مخيفة أو معقدة، كل ما عليك فعله لتطور عملك كمستقل هو عرض قدراتك ومشاركة إمكانياتك. اخبر الناس كيف تستطيع مساعدتهم وافعل ذلك والتزم به. 6. تعلم أساسيات المحاسبة «أعلم أنّ المحاسبة هي ليست المجال المفضل لدى الجميع، لكن علينا أحيانا القيام بالمهام التي لا نستمتع بها.» ضع عدم محبتك للأرقام جانبًا، فهناك العديد من الفوائد من تعلم أساسيات المحاسبة ومتابعة سجلات عملك. سيساعدك ذلك لتصبح أكثر دراية بما يحدث في عملك، فعوضًا عن الاعتماد على حدثك وذاكرتك ستكون قادرًا على: تحديد العملاء والمشاريع الأكثر فائدة. التمييز بين العملاء الذين يتأخرون بالدفع والعملاء الموثوقين. فهم أي من أعمالك كمساعد عن بعد هو الأكثر إدرارًا للربح وفي أي جزء من السنة تصل معظم تلك الإيرادات. معرفة متى تتجاوز مصاريفك قدرتك أو تؤثر على ربحك. معرفة أي من العملاء مناسبين لرفع تقييماتك. أعتقد أنك ستوافقني الرأي عندما أقول أن كل من هذه العوامل هو هام بحد ذاته. فكلما كنت على دراية أكبر بالأرقام والإحصائيات القائم عليها عملك كلما زاد معدل واحتمال نجاحك. حتى وإن كنت غير متأكدًا من قدرتك على قراءة موازنة أو جدول إيرادات، من الجيد أن تتعلم كيف تستنتج وتفهم الأرقام الأهم والأكثر قدرة على التأثير على مسار وتطور عملك. 7. التزم بالتطور على الصعيدين الشخصي والمهني يسير عملك كمساعد عن بعد دائمًا في أحد اتجاهين، إما إلى الأمام أو إلى الخلف، ولا يوجد ثبات أبدًا، فالوقت لا يتوقف. إذا فشلت في تحقيق التطور حتى ولو كان بسيطًا، فإنك بذلك خسرت أحد أثمن أصولك وممتلكاتك. ذكرت هذه "المهارة" في آخر القائمة، لأن الالتزام بالتطور الشخصي والمهني لديه التأثير الأكبر على عملك أكثر من أي عامل آخر. لكن ما هو التطور الشخصي والمهني وكيف يبدو؟ هو السعي الدائم إلى المعرفة والرغبة بالتحسن المستمر. هو الرغبة بالوصول إلى الكمال في مهنتك، هو أن تصبح أفضل في القدرة على البيع وأفضل في التواصل وأكثر قدرة على فهم أرقام عملك، وهو القدرة على حل المشاكل بشكل أفضل والقدرة على تقديم قيمة أكبر لعملائك. إنّ الالتزام بالتطور الشخصي والمهني يعني أن تصبح مساعد عن بعد وصاحب عمل اليوم أفضل مما كنت عليه البارحة. «تطوير مهاراتك كمساعد عن بعد يفيدك ويفيد عملائك.» بدأ عدد كبير من الأشخاص بما فيهم أنا العمل كمساعد عن بعد كهواية وكطريقة لجني بعض المال الإضافي أو لتوفير بعض المال للقيام برحلة ما. إذا كان عملك كعملي فإنك غالبًا بدأت في البداية بالقيام ببعض الأعمال للأصدقاء والعائلة، ثم تطورت الأمور ببطء وقبل أن تدرك ذلك بدأت باستلام مشاريع لأصدقاء أصدقائك وأقاربك البعيدين. ثم بدأت بتحصيل بعض من الأرباح الصغيرة في البداية إلى أن استلمت مشروعًا كبيرًا، وحتى قبل أن تدرك ذلك. إلى أن تدرك أنّ هذا العمل الجانبي كمساعد عن بعد تطور وتحول إلى عمل حقيقي، وأصبحت بحاجة إلى إنشاء باقات ووضع الأسعار وتوظيف محاسب وتحسين موقعك الإلكتروني، وفجأة أصبح لعملك نفقات متكررة ولم يعد يشتمل على المبيعات فقط. يمكن للعمل كمساعد عن بعد أن يتحوّل من عمل جانبي إلى عمل بدوام كامل بسرعة كبيرة جدًا، لكن عليك عندها أن تتخذ القرار: هل ستستمر بتطوير هذا العمل لتحوّله إلى أمر مهم وتترك عملك العادي السابق، أم ستدعه يتعثر ويعود إلى البداية؟ تعتمد إجابة ذاك السؤال على مدى التزامك بأن تصبح مساعد عن بعد أفضل، ليس فقط على مستوى الخدمة التي اخترت تقديمها وإنّما على مستوى عملك ككل كصاحب عمل مستقل. ترجمة -وبتصرف- للمقال ‎7 Essential Virtual Assistant Skills That Will Help You Grow Your Business لصاحبته Erin Sturm
  12. يُقال إنّ العمل الجماعي يقسّم المهمّة ويضاعف النجاح، وهذا بالضبط ما توّفره خدمة Asana، حيث تسهّل جمع الفريق في مكان واحد، إدارة العمل، واختصار طريق النجاح. لذلك لا بدّ من أن تكون خطوتك التالية، بعد إنشاء مشاريعك ومهامك الأولى وتنظيمها، هي دعوة فريقك وتهيئتهم للعمل في Asana للحصول على أقصى فائدة منها. 5 خطوات لتعريف فريقك على خدمة Asana1. أنشئ بعض المشاريع أولا قبل أن تقوم بدعوة بقية الفريق للعمل في Asana، تأكّد من أنّك أنشأت مشروعك الأوّل وحدّدت ميعادًا نهائيًا واضحًا. وإذا كان ذلك المشروع لا يشمل جميع أفراد الفريق، قم بإنشاء واحد يمكن لأفراد فريقك جميعهم المساهمة فيه، كبرنامج لاجتماعك القادم مع الفريق مثلًا. 2. شجع فريقك على الانضمامابحث عن فرصة لإخبار فريقك عن فوائد استخدام Asana، سواءً كانت في اجتماع، أثناء الغداء، أو عبر الدردشة. ثم قم بدعوتهم للمشاركة في المشروع الذي تعمل عليه؛ اذهب إلى الجزء العلوي من المشروع وانقر على زر + في أعلى اليمين، وأدخل عناوين البريد الإلكتروني لكلّ واحد منهم. 3. حث الفريق على مباشرة العملبعد أن قمت بتعريف فريقك على Asana ودعوتهم إلى المشاريع، جرّب إضافتهم كمتابعين followers للمهام ذات الصلة. إنّ عملية إضافة متابعين للمهمّة تشابه عملية إرسال نسخة كربونية مخفية (BCC) في البريد الإلكتروني. حيث سيتلقى متابعو المهمّة التنبيهات على عنوان بريدهم الإلكتروني وصندوق الوارد في Asana كلّما قام أحدهم بإضافة تعليق على المهمّة. لكن بخلاف البريد الإلكتروني، يمكن إضافة المتابعين أو إزالتهم في أي وقت دون تنبيه جميع الأشخاص المعنيين بالمهمّة. كما تستطيع وفريقك إيقاف تنبيهات البريد الإلكتروني (كما سنشرح لاحقًا في هذا المقال) إذا وجدت أن استخدام صندوق الوارد Inbox أكثر سهولة. 4. شارك دليل استخدام Asana مع فريقكقم بإنشاء مهمّة باستخدام زر الإضافة السريعة (أو Tab +Q) لإرشاد أفراد الفريق الذين يحتاجون إلى المساعدة في معرفّة كيفية استخدام Asana، ثم قم بإضافة روابط لمقالات تشرح كيفية استخدامه (مثل هذا المقال) في وصف المهمّة لمساعدتهم في التعرّف على أساسياتها. 5. أنشئ مشروعا ليعمل عليه الفريققم بإنشاء مشروع لآخر خطة عمل تنوي تنفيذها، وأوكل المهام لأعضاء الفريق خلال اجتماع المباشرة أو بعده. سهل انتقال فريقك للعمل في Asanaسلّط الضوء على الفوائد. تجعل Asana المسؤوليات والخطوات القادمة واضحة، وبهذا سيقضي فريقك وقتًا أقل في المتابعة وطرح الأسئلة، ويقضي وقتًا أكثر في مواصلة العمل.ناقش الأفكار حول المشاريع التي يمكن إنجازها في Asana. يمكن استخدام المشاريع لتعقّب الأهداف ذات المستوى العالي، التخطيط لمبادرات عمل جديدة، إنشاء برامج للاجتماعات، وغيرها الكثير. أنشئ المشاريع وشاركها مع أعضاء الفريق المناسبين لكي يتمكنوا من معرفة العمل الذي يتناسب واختصاصاتهم.شارك قائمة مهامك My Tasks مع مديرك أو زميلك في الفريق الذي يريد الاطلاع على ما تعمل عليه. تستطيع فعل ذلك عن طريق نسخ الرابط عندما تستعرض قائمة مهامك ومشاركته. وبهذه الطريقة سيعرف زميلك مدى سهولة التحقق من حالة عملك في أي وقت تشاء.قم بإعداد مشروع لبرنامج الاجتماع القادم مع مديرك أو مساعده لكي تستطيعا إضافة مواضيع النقاش كمهام في المشروع.شجّع زملائك في الفريق لتوكيل بعض المهام إليك عندما يريدون منك مراجعة أمر ما.عرف فريق تقنية المعلومات IT على Asanaقد يكون فريق تقنية المعلومات حذرًا حول الخصوصيّة، الأمان، التسعير، والصلاحيات. أخبرهم أنّهم ليسوا بحاجة للقلق بشأن هذه الأمور، لأنّ حساب Asana المدفوع Premium يتيح لخبراء تقنية المعلومات السيطرة الكاملة والخصوصية في المعلومات في Asana. كما يستطيع مدراء الحسابات المدفوعة إزالة أشخاص من "المؤسسة"، طلب المصادقة عبر حسابات جوجل، ومشاهدة النشاط الأخير لأعضاء "المؤسسة". نصائح لدعوة فرق أخرى في شركتك لاستخدام Asanaقم بدعوة الفرق الأخرى التي تعمل معها غالبًا إلى مشروع تعاوني لكي يتمكنوا من رؤية كيف يستخدم فريقك خدمة Asana وينضمّوا مباشرة.لا تقم بدعوة الفريق إلى "مؤسستك" فقط، فنحن نوصي دائمًا بإضافة الأشخاص كمتابعين للمهام، مشاركة المشاريع معهم، والإشارة إليهم في تعليقات المهمّة لكي يتمكنوا من المشاركة على الفور.اذكر Asana في اجتماعك القادم مع الفرق الأخرى، واستخدم المشاريع لتنظيم برنامج الاجتماع لإظهار كيف تعمل Asana على زيادة كفاءة فريقك.محادثات الفريقبعد أن قمت بتعريف فريقك على خدمة Asana، لا بدّ من أنّك تريد التأكّد من اتّفاق الجميع على بعض المحادثات الأساسية. حيث سيساعدك اتخاذ القرار مسبقًا في كيفيّة استخدام فريقك لخدمة Asana في الحصول على أقصى فائدة من بعض الخصائص مثل البحث المخصص Search Views والتقارير Reports. كما سيساعد الاتفاق على بعض الأمور التي تتم مناقشتها في المحادثات في ارتياح فريقك باستخدام Asana. فيما يلي بعض المحادثات المحتملة التي قد ترغب في إجرائها مع فريقك مقدمًا: محادثات المشروع Project Conversationsما هو المشروع الذي يجب أن يستخدمه فريقك؟ حدد أي المشاريع التي ستستخدمها بانتظام، كيف ستستخدم كل مشروع، وكيف سيتم تنظيم كل مشروع. من الذي يجب أن يحدد الأولويات للمهام ويعيد تنظيمها في المشروع؟ حدد فيما إذا كان "صاحب المشروع Project Owner" هو وحده من يستطيع تحديث كل مشروع، أو إذا كان بإمكان جميع من في الفريق إعادة ترتيب المهام. عندما تنشئ المشروع ستصبح "صاحب المشروع"، وتستطيع دائمًا أن تغيّر صاحب المشروع من تبويب Progress. يجب أن يقوم "صاحب المشروع" بمتابعة المشروع وتأشيره كمفضّل لكي يستقبل التنبيهات كلما قام أحد أفراد الفريق بإضافة مهمّة. كما يجب على "صاحب المشروع" أن يُبقي المشروع منظمًا ويوفّر تحديثات الحالة الخاصة بالمشروع بانتظام. محادثات المهمة Task Conversationsمن يستطيع إنشاء وتوكيل المهمة؟ ناقش فيما إذا كان المدراء وحدهم من يستطيعون إنشاء وتوكيل المهام، أو إذا كان باستطاعة أفراد الفريق إنشائها وتوكليها. نحن نوصي بتشجيع كل من في الفريق على إنشاء المهام وتوكليها إلى الشخص المناسب في الفريق (حتى مساعد المدير يجب أن يتمكّن من توكيل المهام إلى المدير). وستحصل على أقصى فائدة من استخدام Asana عندما يساهم الجميع بأفكارهم وتسيير العمل خطوة إلى الأمام. كيف تسمى المهمات؟ بإمكانك إنشاء محادثة لمناقشة تسمية المهمّة خصوصًا إذا كانت المهام خاصة بتدفّق عمل محدد. نوصي دائمًا بأن تكون أسماء المهام محدّدة وتصف العمل. مثلًا، بدلًا من إنشاء مهمّة باسم "مقال مدونة"، اعطِ المهمّة اسمًا محددًا أكثر كـ "كتابة مقال مدونة حول [عنوان]" أو "نشر مقال مدونة حول [عنوان]"، لكي تجيب على الأسئلة حول العمل الذي يجب إنجازه. ما هي المعلومات الواجب إعطائها عند توكل المهام؟ كل مهمّة من المهام لها وصف، تاريخ انتهاء، شخص مسؤول عن إنجازها، متابعون، وخانات للتعليقات. نوصي بتضمين معلومات وتفاصيل مهمّة في وصف المهمّة، إرفاق الملفات عند الإحالة إلى مستند، تحديد تاريخ الانتهاء إذا كان معلومًا، وإضافة تعليقات على المهمّة عندما تطرأ بعض التغييرات أو عندما تحتاج إلى مدخلات. محادثات البريد الإلكتروني Email Conversationsهل تريد تشجيع فريقك على استخدام Asana في التواصل بدلًا من البريد الإلكتروني؟ تسهّل Asana عمل وتواصل الفريق معًا، لذلك ستقضي وقتًا أقل في قراءة رسائل البريد الإلكتروني، كتابتها، والبحث عنها. قرّر فيما إذا كنت تريد تقليل رسائل البريد الإلكتروني الداخلية مع فريقك، واستخدام المهام والتعليقات في Asana للتواصل بدلًا من ذلك. نوصي بالالتزام باستخدام المحادثات لجميع عمليات التواصل الداخلية بدلًا من البريد الإلكتروني. ذكّر زملاءك عند الضرورة باستخدام Asana بدلًا من البريد الإلكتروني. هل يجب على أفراد الفريق إيقاف تنبيهات البريد الإلكتروني؟ ترسل Asana التنبيهات إلى البريد الإلكتروني لكل نشاط جديد لكي يبقى أفراد الفريق الذين لا يستخدمون Asana باستمرار في دائرة الاطلاع. ويفضّل الأشخاص الذين يستخدمون Asana باستمرار استخدام صندوق الوارد Inbox بدلًا من البريد الإلكتروني للاطلاع على آخر التحديثات. نوصي بإبقاء تنبيهات البريد الإلكتروني مفعّلة حتى تعتاد وفريقك على استخدام Asana يوميًا. والقرار بهذا الشأن متروك لكل فرد من أفراد الفريق على حدة. إنّ إجراء هذا النوع من المحادثات مع فريقك يساعد على إبقاء Asana منظمة للجميع، تحقيق السلاسة والوضوح، ومساعدة الجميع على المساهمة بالطرق الأكثر فعّالية. تحديثات الفريق في صندوق الوارد Inboxعندما تقوم بتهيئة فريقك للعمل في Asana، عرّفهم على كيفيّة استخدام صندوق الوارد للبقاء على اطلاع على آخر التحديثات في العمل. فيما يلي بعض الخطوات لمساعدة فريقك في الانتقال إلى العمل والتواصل في Asana: الخطوة 1: استخدم البريد الإلكتروني وAsana معاعندما يبدأ أفراد الفريق باستخدام Asana لأوّل مرة، سيتم إرسال تنبيهات البريد الإلكتروني لإخبارهم حول التحديثات وتذكيرهم بالعودة إلى Asana. استقبل تنبيهات البريد الإلكتروني من Asana حول الأنشطة الجديدة لفريقك.قم بإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى Asana لتحويليها إلى مهام.اطّلع على خصائص Asana في التواصل.قم بدعوة زملائك في الفريق وإشراكهم بإضافتهم كمتابعين كلما أضفت مهمّة جديدة.الخطوة 2: ابدأ بالتواصل في Asanaبعد أن يعتاد فريقك على استخدام Asana، بإمكانهم البدء باستخدام المحادثات في Asana بدلًا من إرسال واستقبال البريد الإلكتروني. ابدأ محادثة مع فريقك في مشروع أو على مهمّة لغرض التواصل في Asana.في البداية، قم بالتحقق من صندوق الوارد في Asana مرتين أو ثلاث يوميًا، لتعتاد على استخدام Asana في التواصل مع الفريق.وضّح لفريقك الفوائد من استخدام صندوق الوارد في Asana (كما سنأتي إلى ذكرها لاحقًا في هذا المقال).الخطوة 3: أوقف تنبيهات البريد الإلكتروني واستخدم صندوق الواردبإمكانك الاعتماد على صندوق الوارد لوحده عندما يزداد عدد أفراد الفريق الذي يتواصلون في Asana. يمكن للجميع إيقاف تنبيهات البريد الإلكتروني عندما يتجمع معظم فريقك للعمل في Asana.تستطيع، بدلًا من البريد الإلكتروني، ترك صفحة Asana مفتوحة في متصفحك بينما تعمل وتتحقق من صندوق الوارد بين فترة وأخرى للاطلاع على آخر تحديثات العمل التي تهمّك.ستتم إضافة تحديثات صندوق الوارد تلقائيًا كلما قمت وفريقك بإجراء المحادثات أو تحديث المهام. إيقاف تنبيهات البريد الإلكتروني انقر على صورة الملف الشخصي في يمين الشريط العلوي.اختر My Profile Settings.اختر تبويب To Email.الغِ تأشير صندوق Activity لكل "مؤسسة" و"مساحة عمل".أو بطريقة أخرى: انقر على أيقونة الظرف في الجزء العلوي من اللوحة الرئيسية في صندوق الوارد.اختر Off من القائمة المنسدلة. 4 فوائد لاستخدام صندوق الوارد Inbox في Asanaيُبقي صندوق الوارد أفراد الفريق على اطلاع على آخر التحديثات حول المحادثات، المشاريع، والمهام، وبذلك ستقضي وقتًا أقل في مشاركة التحديثات وتعقّب حالة العمل. 1. قضاء وقت أقل في إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكترونيتتم إضافة تحديثات صندوق الوارد تلقائيًا كلما قمت بإجراء ما على مهامك أو أنهيتها.مثال: ستتم إضافة تحديث تلقائيًا في صندوق الوارد الخاص بأفراد الفريق عندما تقوم بتأشير المهمّة كمنتهية في قائمة مهامك My Tasks.2. الوصول إلى المهام عن طريق التنبيهاتعندما تقوم بالنقر على المهمّة من صندوق الوارد، سيتم عرض وصف المهمّة، التعليقات، المرفقات، وتاريخ الانتهاء الخاص بالمهمّة.إمكانية الوصول إلى كل شيء من مكان واحد يعني أنّك لن تضيّع وقتك في تعقّبها.3. التحكم بالرسائل التي تستقبلهابإمكانك إيقاف استقبال تنبيهات صندوق الوارد عندما تقوم بإلغاء متابعة المهام والمحادثات التي تتابعها.لن يتم تنبيه فريقك عندما تتابع المحادثة أو تلغي متابعتها.4. اتخاذ الإجراءات من صندوق الوارد مباشرةتستطيع تقييم المهمّة عن طريق زر "القلب" أو إنهائها مباشرة من تنبيهات صندوق الوارد عندما تتم إضافة مهام جديدة إلى المشاريع التي تنتمي إليها.تُظهر المحادثات التي تتم الإشارة إلى المهام فيها استعراض للمهمّة التي يمكنك من خلالها اتخاذ إجراء مباشر.بإمكانك تفعيل خيار " Reminder Tasks from Inbox" لإنشاء مهمّة متابعة من خلال أي من تحديثات صندوق الوارد.كما ذكرنا سابقًا في هذا المقال، يمكن اعتماد Asana كوسيلة للتواصل بين أفراد الفريق بدلًا من إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني، وهذا ما سنأتي إلى تفصيله في الجزء القادم إن شاء الله.
  13. تعرّفنا في الجزء السّابق على Asana والخصائص التي توفرها لإدارة عمل فرق العمل عن بعد، التواصل فيما بينهم، وتسهيل رؤية نتائج العمل. كما تعرّفنا على كيفية إنشاء حساب Asana وبعض الأمور التي تتعلّق بالحساب. في هذا الجزء سنتعرّف على واجهة Asana بجميع أقسامها، كما سنأتي إلى شرح اختصارات لوحة المفاتيح التي ستوفّر عليك الوقت الكثير وتساعدك في تسريع تدفّق العمل. الواجهة تُقسم واجهة Asana إلى خمسة أقسام: الشريط الجانبي Sidebar.الشريط العلوي Top Bar.الترويسة Header.اللوحة الرئيسيّة Main Pane.اللوحة اليمنى. Right Pane.وكما موضّحة في الصورة أعلاه. أولا: الشريط الجانبي تستطيع من خلال الشريط الجانبي: الوصول لوحة التحكم My Dashboard.الوصول إلى مفضلتك Favorites، من المشاريع، الأشخاص (قوائم مهامهم)، الوسوم، وغيرها، والتي تتمثّل بأيقونة النجمة.الوصول إلى الأنشطة المشاريع، الأشخاص، الوسوم التي قمت باستعراضها مؤخرًا، Recents، والتي تتمثّل بأيقونة الساعة.الوصول إلى محادثات الفريق Team Conversations.الوصول إلى تقويم الفريق Team Calendar.الوصول إلى فريقك (وهذا في حالة "المؤسسات Organizations" فقط)، أو مشاريع "مساحة العمل Workspace" الخاصّة بك.استعراض الفرق التي تنتمي إليها والانضمام إلى فرق أخرى في "مؤسستك".لوحة التحكم Dashboardتوفّر لوحة التحكم نظرة أوسع وأشمل حول حالات المشاريع التي تعمل عليها وتعرض الرسوم البيانية التي توضّح تقدم تلك المشاريع. وبذلك تستطيع إدارة العمل دون أن تضطر إلى مغادرة الصفحة. انقر على My Dashboard وسيتم إظهارها في اللوحة الرئيسيّة. المشاريع Projectsالمشروع هو عبارة عن مجموعة من المهام. يستخدم المشروع لتحقيق الهدف النهائي بتقسيمه إلى عدة مهام يتم توكيلها إلى أفراد الفريق لتحقيق ذلك الهدف. يعرض الشريط الجانبي مشاريعك في فريقك أو في "مساحة العمل" الخاصّة بك. انقر على اسم المشروع وسيتم إظهاره في اللوحة الرئيسيّة. ملاحظة: تشير أيقونة القفل في الصورة أعلاه إلى أنّ المشروع خاص Private Project، وهذا أحد خيارات خصوصية المشاريع التي هي: Private you: خاص بك؛ أي لا أحد غيرك يمكنه مشاهدة المشروع.Private to Members: خاص بأعضاء المشروع فقط.Public: عام، ويستطيع كل شخص في الفريق أو "مساحة العمل" الوصول إليه ورؤيته.خيارات المشروعمرر الفأرة فوق اسم المشروع وانقر على أيقونة الثلاث نقاط لاستعراض بعض خيارات المشروع. انقر على السهم للوصول إلى الخيارات التالية: Highlight Color: لتغيير لون المشروع.الإضافة إلى/ الحذف من المفضلة.(Use as a Template (Copy Project: لنسخ المشروع.Archive: لأرشفة المشروع.Delete: لحذف المشروع.كما تستطيع الوصول إلى المزيد من الخيارات عند فتح المشروع. سحب المشروع وإسقاطه Drag & Drop وتستخدم هذه الخاصية لغرض ترتيب المشاريع في الشريط الجانبي. المفضلات Favoritesتستطيع تأشير المشاريع، الأشخاص (قوائهم مهامهم)، الوسوم، أو البحث المخصّص Search Views كمفضلة لحفظها في الشريط الجانبي وتسهيل الوصول إليها. وسيظهر ما قمت بتفضيله لك فقط، حيث أنّ كل شخص لديه قائمة من المفضلات الخاصّة به. ستظهر المفضلات في موضع ثابت في الجزء العلوي من الشريط الجانبي وعلى جانبها أيقونة النجمة. ويمكنك إعادة ترتيب المفضلات عن طريق السحب والإسقاط. الإضافة إلى/الحذف من المفضلةانقر على أيقونة النجمة في الترويسة لإضافة مشروع ما إلى المفضلة، وستلاحظ تغير لون النجمة إلى الأصفر وظهور المشروع في الجزء العلوي من الشريط الجانبي. وإذا قمت بالنقر على أيقونة النجمة من جديد سيتم إزالة المشروع من المفضلة بتغيّر لون النجمة إلى الأبيض واختفاء المشروع من الشريط الجانبي. الأنشطة الحديثة Recentsيتيح لك هذا الخيار الانتقال السريع إلى المشاريع، الأشخاص، أو الوسوم التي قمت باستعراضها مؤخرًا. وستظهر الأنشطة الحديثة تلقائيًا أسفل المفضلات مباشرةً، وبجانبها أيقونة الساعة. إخفاء وإظهار الشريط الجانبيبإمكانك إخفاء الشريط الجانبي عن طريق النقر على علامة X في الجزء العلوي منه إذا كنت تريد توسيع مساحة المركز واللوحة اليمنى. ولإظهاره من جديد، انقر على زر الخطوط الثلاثة. ثانيا: الشريط العلوي تستطيع من خلال الشريط العلوي: الوصول إلى قائمة مهامك My Tasks.الوصول إلى صندوق الوارد My Inbox.استخدام زر الإضافة السريعة Quick Add المتمثل بأيقونة + لإنشاء مهمّة، مشروع، محادثة، أو دعوة المزيد من الأشخاص.إجراء بحث عن المهام، المشاريع، المحادثات، الوسوم، أو الأشخاص.الوصول إلى المساعدة Help.الوصول إلى إعدادات الملف الشخصي، إعدادات "مساحات العمل" أو "المؤسسات"، أو التبديل بين "مساحات العمل" أو "المؤسسات" الخاصّة بك.مهامي My Tasksستظهر المهام التي أوكلت إليك في كل "مؤسسة" أو "مساحة عمل" في قائمة My Tasks، وعادةً ما تكون قائمة مهامك هي محطتك الأولى في Asana يوميًا. وستظهر هذه القائمة في اللوحة الرئيسيّة عند النقر على My Tasks. صندوق الوارد My Inboxيمكن اعتبار صندوق الوارد بمثابة مركز التنبيهات/الإشعارات في Asana، حيث يُستخدم للاطلاع على آخر التحديثات من قبل زملائك في الفريق. التحديثات التي تصلك إلى صندوق الوارد هي: المهام التي أوكلت إليك.المهام التي تقوم بمتابعتها.المشاريع التي تشارك فيها.المحادثات التي تم إشراكك بها. زر الإضافة السريعة Quick Add يتيح لك زر الإضافة السريعة (+) سهولة: إنشاء مهمّة.إنشاء مشروع.بدء محادثة.دعوة عضو جديد إلى "مساحة العمل" أو "المؤسسة" الحالية الخاصّة بك.البحث Searchاستخدم البحث للعثور على المهام، المشاريع، المحادثات، الوسوم، أو الأشخاص. قم بالنقر داخل حقل البحث واكتب النص الذي تريد البحث عنه ثم اضغط Enter. أو اختر "البحث المتقدّم" Advanced Search لإنشاء بحث مخصّص Search View. البحث المخصّص Search Viewالبحث المخصّص هو عبارة عن قائمة من المهام التي تطابق المعايير التي تحددها عند البحث. استخدم البحث المخصص للعثور على أي مجموعة محددة من المهام. بإمكانك إنشاء بحث يتضمن أي مجموعة كانت من الأشخاص الذين أوكلت إليهم المهام assignees، المشاريع، الوسوم، تواريخ انتهاء المشاريع due dates، وغيرها الكثير. ستشاهد في نافذة البحث المتقدم العديد من المتغيّرات التي يمكنك استخدامهم لتخصيص البحث عن المهام أو المحادثات. كما يمكنك استخدام متغيرات أخرى عن طريق الخيار Search by Another Field في أسفل نافذة البحث المتقدم. المساعدة Help تستطيع الوصول إلى نافذة المساعدة والحصول على الكثير من الموارد المفيدة عن طريق النقر على زر علامة الاستفهام في الشريط العلوي. القائمة المنسدلة للشريط العلوي انقر على صورة الملف الشخصي في الشريط العلوي لإظهار القائمة المنسدلة التي تستطيع من خلالها: التبديل بين "مساحات العمل" و"المؤسسات" الخاصّة بك.ترقية "مساحة العمل" أو "المؤسسة" الحاليّة إلى الخدمة المدفوعة Premium.الوصول إلى إعداد "مساحة العمل" أو "المؤسسة" الحالية.إنشاء "مساحة عمل" جديدة.مغادرة "مساحة العمل" أو "المؤسسة" الحالية.الوصول إلى إعدادات الملف الشخصي.تسجيل الخروج.لاحظ أنّ علامة الصح في الصورة أعلاه تشير إلى "مساحة العمل" أو "المؤسسة" التي تشاهدها حاليًا. ثالثا: الترويسة تستطيع من خلال الترويسة: تأشير المشروع، المهمّة، أو البحث المخصص الذي تستعرضه حاليًا كمفضّل عن طريق أيقونة النجمة.الوصول إلى خيارات المشروع، المهام، أو البحث المخصّص الذي تستعرضه حاليًا عن طريق أيقونة السهم المتجه إلى الأسفل.تغيير طريقة عرض المشروع، المهام، أو البحث المخصص الذي تستعرضه حاليًا.عرض قائمة أعضاء المشروع.خيارات القائمة المنسدلة في الترويسة تتيح لك القائمة المنسدلة عن النقر على السهم الوصول إلى الخيارات التالية: Edit Name & Description: لتعديل اسم ووصف مشروعك.Sync to Calendar: لمزامنة مهامك وتواريخ انتائها إلى تقويم خارجي، كتقويم جوجل، Outlook، iCal أو أي تقويم آخر يتيح لك الاشتراك بواسطة العناوين URL.Add Tasks by Email: يوفر هذا الخيار عنوان بريد إلكتروني يمكن استخدامه لإنشاء مهام عن طريق إرسال بريد إلكتروني داخل Asana.Print: لطباعة المشروع.(Use as Template (Copy Project: لنسخ المشروع (تكريره).Move to Another Team: لنقل المشروع إلى فريق آخر في مؤسستك، علمًا أنّ هذا الخيار مُتاح في "المؤسسات" فقط.Highlight Color: لتغيير لون المشروع.Export: لتصدير المشروع أو "مهامي My Tasks" كملف CSV أوJSON.Archive: لأرشفة المشروع.Delete: لحذف المشروع.طرق عرض المشروع Views بإمكانك التبديل بين خمس طرق عرض مختلفة للمشروع عن طريق الترويسة: List: وهذا هو الخيار الافتراضي لعرض المشروع الذي يعرض قائمة من المهام.Conversations: تتيح لك طريقة العرض هذه بدء المحادثات مع زملائك في المشروع نفسه، وهذا الخيار مُتاح في المشاريع فقط.Calendar: في طريقة العرض هذه تتم تصفية المهام فقط مع تواريخ انتهائها وعرضها على شكل تقويم.Progress: لعرض المعلومات حول المشروع وتقدّمه، بما في ذلك تحديثات الحالة ومخطط التقدّم، وهذا الخيار أيضًا مُتاح في المشاريع فقط.Files: لتصفية المهام مع المرفقات attachments، وهذا الخيار مُتاح في المشاريع و"مهامي My Tasks".إخفاء وإظهار الترويسةتستطيع إخفاء الترويسة لتوسيع مساحة المركز واللوحة اليمنى عن طريق أيقونة السهم المزدوج في اليسار. ولعرضها مجددًا، قم بالنقر على أيقونة السهم المزدوج نفسها. رابعا: اللوحة الرئيسيةعندما تقوم بتحديد مشروع، وسم، أو شخص ما من الشريط الجانبي، ستظهر قائمة المهام ذات الصلة بما قمت بتحديده في اللوحة الرئيسيّة. كما أنّها المكان الذي ستشاهد فيه نتائج بحثك، التنبيهات الواردة، بطاقات لوحة تحكّم المشروع، ومشاركات المحادثة. من خلال اللوحة الرئيسيّة تستطيع: إضافة مهمّة جديدة.فرز وتصفية قائمة المهام.تأشير المهمّة كمنتهية أو غير منتهية.عرض وتعديل اسم المهمّة.تحديد المشاريع أو الوسوم الأخرى التي ترتبط بها المهمّة.مشاهدة عدد "القلوب"* التي حصلت عليها المهمّة.تحديد تاريخ انتهاء المهمّة due date.تحديد الشخص المسؤول عن إنجاز المهمّة assignee.يستخدم زر "القلب" للتعبير عن اهتمامك بالمهمّة أو تحمّسك لها، إبداء الموافقة على تعليق أحدهم، أو التعبير الامتنان لإنجاز مهمّة ما. خامسا: اللوحة اليمنىاللوحة في الجانب الأيمن من المتصفح هي المكان التي تظهر فيه تفاصيل المهمّة التي يتم تحديدها في اللوحة الرئيسيّة. من خلال اللوحة اليمنى تستطيع: توكيل المهمّة إلى شخص في الفريق.تعيين تاريخ ووقت انتهاء المهمّة.التعبير عن الاهتمام بالمهمّة عن طريق زر "القلب".تحديد المشروع الذي تنتمي إليه المهمّة.تأشير المهمّة كمنتهية أو غير منتهية.إضافة وصف للمهمّة لتوضيح المزيد من التفاصيل.بناء قائمة من المهام الفرعية.إرفاق الملفات.إضافة تعليق على المهمّة.متابعة، أو إلغاء متابعة المهمّة.إخفاء وإظهار اللوحة اليمنىتستطيع إخفاء اللوحة اليمنى لتوسيع مساحة المركز عن طريق النقر على أيقونة X. ولإعادة اظهارها مجددًا، انقر على زر السهم الأيمن. وضع ملء الشاشة بإمكانك استخدام وضع ملء الشاشة إذا رغبت في التركيز على مهمّة محددة وذلك عن طريق: النقر على أيقونة الثلاث نقاط في أعلى اللوحة اليمنى.اختيار Full Screen. اختصارات لوحة المفاتيحتفيد اختصارات لوحة المفاتيح في تسريع تدفق العمل وتسهيل تنفيذ بعض الأوامر دون الحاجة إلى استخدام الفأرة. الاختصارات الأساسية موضحة أدناه لنظام Windows. أما بالنسبة لنظام Mac فهي نفسها، قم فقط استبدال مفتاح Ctrl بمفتاح Cmd. ويرجى ملاحظة أنّ بعض الاختصارات قد لا تعمل على لوحات المفاتيح الدولية. الاختصارات الخاصة بالمهامEnter: إنشاء مهمّة جديدة.Tab+ BKSP: مسح المهمّة/ المهام المحددة (أو BKSP عندما يكون اسم المهمّة فارغًا).Ctrl+ Enter: تأشير المهمّة/المهام المحددة كمنتهية.Ctrl+ السهم الأعلى/ Ctrl+السهم الأسفل: التحرّك إلى الأعلى/إلى الأسفل.Ctrl+ Shift+ السهم الأعلى/ Ctrl+ Shift+ السهم الأسفل: للانتقال إلى القسم section التالي الأعلى/الأسفل.Ctrl+ C: نسخ المهام المحددة.Ctrl+ V: لصق المهام المحددة (واحدة لكل سطر).Tab+ M: تعيين نفسك كمسؤول عن إنجاز المهمّة المحددة.Tab+ H: إعطاء "قلب" للمهمّة المحددة.Tab+ Y: تأشير المهمّة لإنجازها اليوم Today.Tab+ U: تأشير المهمّة كالمهمّة القادمة Upcoming.Tab+ L: تأشير المهمّة لإنجازها لاحقًا Later.: اكتب النقطتين في نهاية اسم المهمّة لإنشاء قسم جديد.Tab+ Z: أرشفة المهام المكتملة.Tab+ C: التعليق على المهمّة المحددة.Tab+ A: توكيل المهمّة المحددة إلى أحد أعضاء المشروع.Tab+ D: تعيين تاريخ انتهاء المهمّة Due Date.Tab+ F: إضافة مُتابع للمهمّة.Tab+ S: إنشاء مهمّة فرعية Subtask.Tab+ /: البحث عن مشروع، وسم، شخص، أو مهمّة.Tab+ Enter: الانتقال إلى قائمة المهام.الاختصارات الخاصة بالتحديدالسهم الأعلى/السهم الأسفل: تغيير التحديد.Shift+ زر الفأرة الأيسر: تحديد مجموعة من المهام المتجاورة.Shift+ السهم الأعلى/السهم الأسفل: تحديد مجموعة من المهام المتجاورة للأعلى/للأسفل.Ctrl+ زر الفأرة الأيسر: لتحديد عدد من المهام المتفرقة غير المتجاورة.الاختصارات الخاصة بصندوق الواردJ/K: التحرّك إلى الأعلى/ الأسفل.H: إخفاء أرشيف التنبيهات (الانتقال إلى تبويب صندوق الوارد).S: إظهار أرشيف التنبيهات (الانتقال إلى تبويب الأرشيف).F: متابعة أو إلغاء متابعة.I: أرشفة التنبيه المحدد.U: لإرسال الأرشيف المحدد إلى صندوق الوارد.Ctrl+ /: عرض اختصارات لوحة المفاتيح.Tab: فتح التفاصيل.ESC: غلق التفاصيل.Tab+ X: وضع التركيز.Tab+ Q: الإضافة السريعة.Tab+ Enter: نشر تعليق (من حقل التعليقات).Tab+ B: What it sounds like.بعد أن تعرّفت على Asana، واجهتها، وكيفية إنشاء الحساب، حان الوقت لتتعرف على كيفية استخدامها ودعوة فريقك، وهذا ما سنستعرضه في الجزء الثالث من هذه السلسة. ترجمة وبتصرف لأدلة المساعدة لخدمة asana.
  14. هل تريد تتبع تقدم عمل فريقك؟ هل تواجه صعوبة في جمع أفراد الفريق في مكان واحد؟ هل تعبت من استخدام البريد الإلكتروني لغرض إجراء المحادثات حول العمل وتبادل الأفكار؟ هل تريد أن تشاهد ثمرة جهود الفريق بشكل مباشر؟ تستطيع تحقيق كل ذلك على منصّة واحدة: Asana؛ صُممت لتساعد الفرق على تتبع العمل وتحقيق النتائج. باستخدام Asana يتعاون أفراد الفريق بكفاءة ويعملون بطريقة أفضل، أسرع، وأكثر ذكاءً. في Asana يعرف كل فرد من أفراد الفريق المهمة التي أوكلت إليه ومتى عليه إنهائها. في Asana تستطيع تحويل الأفكار إلى واقع والوصول إلى أكثر الأهداف طموحًا. هل تريد أن تبدأ رحلة التعرف على Asana وكيفيّة استخدامها؟ إذا كنت كذلك، كلّ ما عليك فعله هو متابعة هذه السلسلة التي تشرح كيفيّة استخدام هذه الأداة. Asana هي من أسهل الوسائل التي تساعدك وتساعد فريقك في تتبّع العمل، وهنالك ثلاث أمور أساسية يجب أن تعرفها عنها: أولا: تتبع مشاريع فريقك ومهامهم من البداية وحتى النهايةتساعدك Asana على تقسيم العمل إلى مشاريع ومهام، وبذلك تكون جميع المسؤوليات والخطوات القادمة التي يجب اتخاذها واضحة. كما يمكنك إجراء محادثات قابلة للتنفيذ للانتقال بالعمل خطوة إلى الأمام. بهذه الطريقة تعرف ما المشروع التالي الذي يجب إنجازه ومتى يجب إنجازه، والحصول على جميع المعلومات التي تحتاجها في مكان واحد. ثانيا: رؤية تقدم العمل، الإنجاز في الميعاد النهائي، والحصول على نتائج عظيمةتستطيع باستخدام Asana أن تبقى على اطلاع على المرحلة التي وصل إليها العمل دون أن تضطر إلى إرسال بريد إلكتروني واحد حول التحديثات. ستصلك التحديثات حول المشاريع والمهام التي تتبعها، وبإمكانك رؤية تقدم الفريق باستخدام لوحات المعلومات Dashboards والتقاويم Calendars. ثالثا: Asana سهلة الاستخدام وتصبح أكثر فعالية كلما أضفت المزيد من العملمن السهل أن تبدأ العمل على Asana وتهيئة فريقك لاستخدامها. تستطيع أن تبدأ بإضافة العمل إلى Asana وتتبّعه طالما بإمكانك إنشاء قائمة مهام وإرسال بريد إلكتروني. وستتوسّع Asana لاستيعاب عملك كلما أضفت فرقًا أخرى أو أنشأت مشاريع أكثر تعقيدًا. والآن بعد أن تعرّفت على Asana، حان الوقت لتتعرّف على كيفيّة إنشاء حساب Asana لتشرع باستخدامها. كيفية إنشاء حساب على Asanaإنّ إنشاء الحساب على Asana مجاني (وهناك خدمة مدفوعة premium بخصائص إضافيّة متقدّمة). تستطيع إنشاء حساب بنفسك قبول دعوة للانضمام. سيُطلب منك إدخال اسمك وعنوان بريدك الإلكتروني، وبإمكانك استخدام البريد الإلكتروني الخاص بعملك إذا أردت الانتماء إلى "مؤسسة" خاصة بشركتك. كما بإمكانك إضافة عناوين بريد أخرى لاحقًا إذا أردت ربط حسابك بعدّة عناوين. وفي الخيار الأخير بعض المزايا، على سبيل المثال لا الحصر؛ ستكون لديك خيارات إضافيّة لإرسال المهام عبر البريد الإلكتروني، وخيارات إضافيّة لتلقّي التنبيهات على البريد الإلكتروني. تستطيع الانضمام وإنشاء أي عدد تريده من "المؤسسات" أو "مساحات العمل" من خلال حساب واحد، أي لا تحتاج إلى إنشاء حسابات متعدّدة. وسنأتي إلى ذكر الفرق بين "المؤسسة" و"مساحة العمل" لاحقًا في هذا المقال. الاشتراك عن طريق الصفحة الرئيسية للموقعلإنشاء حساب خاص بك أو بشركتك قم بزيارة موقع http://www.asana.com. تستطيع الاشتراك بإدخال عنوان بريدك الإلكتروني وكلمة سريّة خاصّة بحساب Asana، باستخدام حساب جوجل، أو بواسطة SAML. إذا اخترت الاشتراك باستخدام حساب جوجل سيتم استخدام بيانات الاعتماد للحساب الحالي الذي سجلّت الدخول إليه، أو سيُطلب منك تسجيل الدخول إلى حسابك على جوجل. وكذلك لن تكون لديك كلمة سريّة خاصة بـ Asana، ولكن يمكنك إدخال واحدة عن طريق عملية "استعادة الكلمة السرية" التي سنشرحها لاحقًا في هذا المقال. الاشتراك عن طريق دعوةعندما تصلك دعوة للانضمام إلى فريق على Asana، قم بفتح البريد الإلكتروني في إحدى المتصفحات التي تدعمها Asana، ثم انقر على زر الانضمام للفريق "Join [team name] Now"، أو قم بنسخ ولصق الرابط المرفق أسفله. في صفحة إنشاء الحساب أدخل اسمك، الكلمة السريّة، وصورة الملف الشخصي، علمًا أنّ إضافة صورة الملف الشخصي اختيارية في هذه المرحلة، بإمكانك تجاوزها وإضافة الصورة لاحقًا عن طريق إعدادات الملف الشخصي Profile Settings. تسجيل الدخوللتسجيل الدخول إلى Asana، اذهب إلى https://app.asana.com/ أو https://www.asana.com: ومن صفحة تسجيل الدخول تستطيع: إدخال عنوان البريد الإلكتروني والكلمة السرية الخاصة بحسابك.أو النقر على "Use Google Account"تسجيل الدخول عن طريق SAMLلن يطلب منك إدخال الكلمة السرية لتسجيل الدخول إذا كنت تستخدم حساب مدفوع لمؤسسة تمكّن SAML، وستتم المصادقة على حسابك عبر البريد الإلكتروني فقط. ولتسجيل الدخول إلى حسابك: اذهب إلى https://www.asana.com أو https://app.asana.com.أدخل عنوان البريد الإلكتروني الخاص بحسابك واترك حقل الكلمة السرية فارغًا.انقر على زر Log In.أو بدلًا من ذلك، بالإمكان تسجيل الدخول عن طريق عنوان URL مخصص، وهذا الخيار متاح للمستخدمين في المؤسسات التي تمكّن SAML. ويتم ذلك عن طريق إضافة اسم نطاق البريد الإلكتروني للشركة في نهاية العنوان https://app.asana.com/a/ للوصول إلى بوابة تسجيل الدخول المخصصة. مثلًا، يستطيع أعضاء "مؤسسة" acme.com تسجيل الدخول إلى حساباتهم من الرابط https://app.asana.com/a/acme.com. ملاحظة: يجب على أعضاء المؤسسات المدفوعة التي تمكّن SAML تسجيل الدخول إلى حساباتهم عن طريق عنوان البريد الإلكتروني المرتبط بـ SAML، بغض النظر عن عدد عناوين البريد الإلكتروني التي يمتلكونها على الحساب. دمج الحسابات المتعددةإذا أنشأت حسابين بعناوين بريد مختلفة، تستطيع دمجها بإضافة البريد الإلكتروني المرتبط بأحد الحسابات إلى الحساب الآخر عن طريق إعدادات الملف الشخصي. إنّ دمج الحسابات يعني أنّ: عناوين البريد الإلكتروني لكِلا الحسابين الأصليين سترتبط بحساب واحد جديد.الحساب الجديد سيحتوي على جميع "المؤسسات" و"مساحات العمل" لكلا الحسابين الأصليين.مشاريعك الشخصيّة سيتم دمجها إلى حساب واحد. لكي تدمج الحسابات، اذهب إلى حسابك الرئيسي، ثم: انقر على صورة الملف الشخصي واختر My Profile Settings من القائمة المنسدلة.انقر على To Email.انقر على +Add New Email، وادخل عنوان البريد الإلكتروني لحسابك الثانوي، ثم انقر على Reauthenticate.سيتم إرسال رابط تأكيد الدمج إلى عنوان البريد الإلكتروني للحساب الثانوي. يمكنك تأكيد الدمج عن طريق ذلك الرابط. تعيين/إعادة تعيين الكلمة السريةلقد أدخلت الكلمة السرية عند إنشاء الحساب بالفعل. ولكن إذا قمت بالاشتراك بواسطة حساب جوجل فهذا يعني أنّك لا تمتلك كلمة سريّة خاصّة بحساب Asana. بإمكانك تعيين واحدة عن طريق رابط "Forgot your password?" من صفحة تسجيل الدخول الذي يمكنك استخدامه أيضًا في حال نسيت الكلمة السريّة أو أردت تغييرها. لتوليد رابط استعادة الكلمة السريّة انقر على " Forgot your password?" واملأ الحقل في الصفحة التالية. سيصلك رابط استعادة الكلمة السرية إلى عنوان البريد الإلكتروني الذي أدخلته، بإمكانك استخدامه لإعداد كلمة سريّة جديدة. تسجيل الخروج لتسجيل الخروج من Asana: انقر على صورة ملفك الشخصيانقر على Log Out من القائمة المنسدلة.تعطيل الحسابإنّ تعطيل الحساب دائمي ولا يمكن التراجع عنه. قم بتعطيل حسابك الشخصي إذا كنت متأكدًا من أنّك لا تريد استخدام Asana بعد الآن. تستطيع الوصول إلى خيار التعطيل عن طريق إعدادات الملف الشخصي عبر تبويب "Account" عندما تقوم بتعطيل حساب، لن يكون بإمكانك الوصول إلى أي بياناتك في ذلك الحساب. وإذا رغبت في استخدام Asana في المستقبل، سيكون عليك الاشتراك بحساب جديد. ملاحظة: التعطيل سيشمل حسابك الشخصي فقط، وسيستمر وجود "المؤسسات" و"مساحات العمل" التي تنتمي إليها حتّى بعد تعطيله. الفرق بين "المؤسسة" و"مساحة العمل"المؤسسة Organization: تستخدم لربط جميع موظفي شركتك في مكان واحد باستخدام Asana بناءً على نطاق البريد الإلكتروني email domain المشترك للشركة.مساحات العمل Workspaces: تستخدم من قبل أي مجموعة من الناس ولا تتطلب نطاق بريد إلكتروني مشترك؛ أي أنّ الاشتراك يتم بواسطة عناوين البريد الإلكتروني الشخصيّة (xxx@yahoo.com، xxx@gmail.com).انتهينا، ولكنّها نهاية البداية، فمازال هنالك المزيد لتتعرف عليه حول خدمة Asana والخصائص التي توفرها والتي تمكّنك من تتبع عملك بسهولة والارتقاء به إلى مستويات متقدّمة. تابع بقية أجزاء السلسلة. ترجمة وبتصرف لأدلة المساعدة لخدمة asana.