المحتوى عن 'إدارة الفريق'.



مزيد من الخيارات

  • ابحث بالكلمات المفتاحية

    أضف وسومًا وافصل بينها بفواصل ","
  • ابحث باسم الكاتب

نوع المُحتوى


التصنيفات

  • التخطيط وسير العمل
  • التمويل
  • فريق العمل
  • دراسة حالات
  • نصائح وإرشادات
  • التعامل مع العملاء
  • التعهيد الخارجي
  • التجارة الإلكترونية
  • الإدارة والقيادة
  • مقالات ريادة أعمال عامة

التصنيفات

  • PHP
    • Laravel
    • ووردبريس
  • جافاسكريبت
    • Node.js
    • jQuery
    • AngularJS
    • Cordova
  • HTML5
  • CSS
    • Sass
    • إطار عمل Bootstrap
  • SQL
  • سي شارب #C
    • منصة Xamarin
  • بايثون
    • Flask
    • Django
  • لغة روبي
    • إطار العمل Ruby on Rails
  • لغة Go
  • لغة جافا
  • لغة Kotlin
  • برمجة أندرويد
  • لغة Swift
  • لغة R
  • لغة TypeScript
  • سير العمل
    • Git
  • صناعة الألعاب
    • Unity3D
  • مقالات برمجة عامة

التصنيفات

  • تجربة المستخدم
  • الرسوميات
    • إنكسكيب
    • أدوبي إليستريتور
    • كوريل درو
  • التصميم الجرافيكي
    • أدوبي فوتوشوب
    • أدوبي إن ديزاين
    • جيمب
  • التصميم ثلاثي الأبعاد
    • 3Ds Max
    • Blender
  • مقالات تصميم عامة

التصنيفات

  • خواديم
    • الويب HTTP
    • قواعد البيانات
    • البريد الإلكتروني
    • DNS
    • Samba
  • الحوسبة السّحابية
    • Docker
  • إدارة الإعدادات والنّشر
    • Chef
    • Puppet
    • Ansible
  • لينكس
  • FreeBSD
  • حماية
    • الجدران النارية
    • VPN
    • SSH
  • مقالات DevOps عامة

التصنيفات

  • التسويق بالأداء
    • أدوات تحليل الزوار
  • تهيئة محركات البحث SEO
  • الشبكات الاجتماعية
  • التسويق بالبريد الالكتروني
  • التسويق الضمني
  • استسراع النمو
  • المبيعات

التصنيفات

  • إدارة مالية
  • الإنتاجية
  • تجارب
  • مشاريع جانبية
  • التعامل مع العملاء
  • الحفاظ على الصحة
  • التسويق الذاتي
  • مقالات عمل حر عامة

التصنيفات

  • الإنتاجية وسير العمل
    • مايكروسوفت أوفيس
    • ليبر أوفيس
    • جوجل درايف
    • شيربوينت
    • Evernote
    • Trello
  • تطبيقات الويب
    • ووردبريس
    • ماجنتو
  • أندرويد
  • iOS
  • macOS
  • ويندوز

التصنيفات

  • شهادات سيسكو
    • CCNA
  • شهادات مايكروسوفت
  • شهادات Amazon Web Services
  • شهادات ريدهات
    • RHCSA
  • شهادات CompTIA
  • مقالات عامة

أسئلة وأجوبة

  • الأقسام
    • أسئلة ريادة الأعمال
    • أسئلة العمل الحر
    • أسئلة التسويق والمبيعات
    • أسئلة البرمجة
    • أسئلة التصميم
    • أسئلة DevOps
    • أسئلة البرامج والتطبيقات
    • أسئلة الشهادات المتخصصة

التصنيفات

  • ريادة الأعمال
  • العمل الحر
  • التسويق والمبيعات
  • البرمجة
  • التصميم
  • DevOps

تمّ العثور على 3 نتائج

  1. "كيف تدرك بأن المستقلين يعملون فعلًا إن كنتم جميعًا في المنزل؟" هذا السؤال الذي يسعى الكثيرون منا للإجابة عنه في بفر Buffer. إننا بعيدون تمامًا ومتوزعون ضمن مناطق زمنية متعددة في جميع أنحاء العالم، وما لم تمر بتجربة العمل عن بعد بهذه الطريقة، قد يكون من الصعب بالنسبة لك أن تدرك الموضوع. هذا السؤال تحديدًا أي كيف يمكنك معرفة الشخص الذي يعمل بشكل فعلي هو أحد الأسئلة التي تثير الفضول بشكل أساسي. ويمكننا طرح السؤال بطريقة أخرى، فما يسأله الناس في الحقيقة: كيف يمكن أن أثق بعمل يخضع لبيئة بعيدة تمامًا؟ وغالبًا ما يتم طرح هذا النقاش بعد أن تقرر الشركات الكبيرة عدم السماح للموظفين بالعمل عن بعد، مثل Yahoo، IBM، وHewlett-Packard، حيث يحتاجون لأن يعمل أعضاء فريقهم بشكل أفضل معًا. إحدى الرسائل التي لم يتم إعلانها بشكل واضح كانت مدى وجود الثقة أو عدم وجودها. كيف نقوم إذًا بخلق تلك الثقة عندما لا نستطيع أن نرى زملائنا على أرض الواقع؟ في هذا المقال تحديدًا سنتحدث عن كيفية بناء الثقة صمن فريقنا الذي يعمل عن بعد في بفر Buffer، وسنتحدث عن المزيد من الأمور بشأن الفائدة التي يمكن أن يحققها وجود الثقة في المنظمات. ما الذي يقوله البحث عن فوائد الثقة هناك قائمة طويلة من التأثيرات الإيجابية التي يمكن أن تخلقها الثقة داخل المنظمة. وقد قامت إحدى دراسات هارفارد بالبحث عن كيفية قيام الموظفين بالوثوق بأداء المنظمات، مع مقارنة بالموظفين في المنظمات التي تتمتع بمستوى ثقة منخفض، وقد كانت النتائج مذهلة. إن المنظمات ذات المستوى العالي من الثقة هي تلك التي تتمتع بالمزيد من التعاطف، التعاون، تقدير بالموظفين، نقاط الضعف، والتطور الشخصي للجميع. ومن ناحية أخرى، تميل المنظمات ذات مستوى الثقة المنخفض لأن يكون لديها ثقافة عمل سامة لن يوصي بها الموظفون، بل حتى هم أنفسهم سيخططون للخروج. تجربة الموظفين في المؤسسات ذات مستوى الثقة العالي: 74٪ إجهاد أقل 106٪ مزيد من الطاقة في العمل 50٪ إنتاجية أعلى 13٪ أيام مرضية أقل 76٪ مزيد من التفاعل 29٪ مزيد من الارتياح في حياتهم 40٪ إرهاق أقل أن تكون محل ثقة لاكتشاف الأمور يعتبر أيضًا حافزًا كبيرًا: لقد أظهرت دراسة قام بها كل من سيتي جروب ولينكيدإن لعام 2014 بأن نصف الموظفين تقريبًا سيتخلون عن زيادة بنسبة 20% ليتمتعوا بمزيد من إمكانية التحكم في عملهم بما في ذلك خيارات العمل المرنة مثل العمل من المنزل. 5 طرق نستخدمها في بناء الثقة في بفر Buffer في بفر Buffer ليس لدينا مجرد فريق يعمل عن بعد ضمن مناطق زمنية متعددة، بل لدينا أيضًا فريق عابر للثقافات. وأن يكون الفريق متعدد الثقافات يعني بأن أنماط الاتصال ستختلف فيما بينهم، كما يوجد هناك اتفاقيات مختلفة في مختلف الأوقات، بالإضافة إلى وجود تغذية راجعة، وعدم الموافقة بشكل علني. يوجد خمس طرق لبناء في بفر Buffer والتي يمكنك أن تقوم بتبنيها وتطبيقها في مؤسستك. 1. محاولة التعرّف على بعضنا البعض بشكل متعمّد تعتبر عمليات التواصل الاجتماعية في العمل عنصرًا هامًا في خلق الثقة. أن نعمل عن بعد يعني بأننا لن نصطدم في القاعة أو لن نضطر للتعرف على شخص من فريق آخر عند حصولنا على فنجان من القهوة. إننا بحاجة لخلق تلك التفاعلات بشكل متعمد داخل فريقنا حتى نتمكن من التعرف على بعضنا البعض. هناك عدة طرق للقيام بذلك: مشاركة القصص عن الزملاء: حيث نقوم بإرسال النشرة الداخلية الأسبوعية والتي تتضمن حقائق ممتعة عن الزملاء. وأحيانًا نقوم بمسابقات ضمن الفريق لنرى مدى معرفة الزملاء ببعضهم البعض. اختبارات الشخصية: جميعنا قمنا بتجربة اختبارات الشخصية معًا حيث كان لنا تعامل خارج الموقع لتبادل المزيد من المعلومات عن أنفسنا وحتى المزيد من المعلومات عن بعضنا البعض. أماكن الاجتماعات الافتراضية: تلك الأماكن هي عبارة عن مساحات تمكّن الأشخاص من الاجتماع، على سبيل المثال في قناة #watercooler Slack أو في دردشاتنا الأسبوعية عبر الفيديو في Impromtu Hour. حيث يمكن أن يقوم الآخرون أيضًا بالتعرف على زملاء بشكل عشوائي ضمن الشركة وذلك ضمن المكالمات الأسبوعية. لقاء شخصي: لسنا بعيدين عن بعضنا طوال الوقت. حيث نقوم مرة كل عام بالاجتماع والعمل بشكل شخصي لمدة أسبوع كامل. حيث يؤدي ذلك لمنحنا فرصة لزيادة تعزيز العلاقات في فريقنا. قمنا في المرة الأخيرة ببعض الأنشطة، تناول وجبات الطعام، العمل بشكل قريب، القيام العصف الذهني، بالإضافة إلى أشياء كثيرة أخرى. (فيما يلي التفاصيل الكاملة للأنشطة التي قمنا بها خلال الاجتماع الأخير). في الفترة الفاصلة بين تلك الاجتماعات، قمنا بتجربة وجود فرق صغيرة تجتمع في الحياة الحقيقية لبضعة أيام مخصصة ذلك الوقت للعمل. 2. الشفافية إننا نتميز بالانفتاح والشفافية بشأن ما يحدث في بفر Buffer. حيث لا نعلم فقط رواتب بعضنا البعض، بل نعرف أيضًا ما هي المشاريع التي تعمل عليها الفرق الأخرى حيث تقوم بنشر تقارير مرحلية طوال الدورة، كما نحصل على تحديثات دورية من فريق القيادة بشكل ربع سنوي، كما نقوم بالاطلاع على تقارير المستثمرين الشهرية مع التحديثات المالية. عند التواصل عن طريق البريد الإلكتروني نقوم بإرسال نسخ من الرسائل أيضًا BCC لبعض القوائم الداخلية الخاصة (مثل التسويق، التمويل، أو الفريق بأكمله) حيث نعمل على ذلك لكي تسود الشفافية في تعاملاتنا. إننا نقوم أيضًا باستخدام أداة تدعىDiscourse لإجراء محادثات مفتوحة. وبهذه الطريقة يمكن لأي شخص الانضمام للنقاشات ولكن ليس بالضرورة أن يرى بداية كل موضوع. إننا نعلم بشأن الكثير مما يجري في بفر Buffer، وكيف هو أداء الشركة، وما هو عمل الجميع. إن هذا المستوى من الشفافية والتشاركية يعتبر بمثابة حجر الأساس في بناء الثقة في كل من بفر Buffer وغيرها من المنظمات. وقد أثبتت إحدى الدراسات أن مستوى الإيجابية والشفافية لدى القائد يؤثر بشكل مباشر على ثقة الموظف في ذلك القائد. 3. إظهار نقاط الضعف لقد اكشف فريقنا مؤخرًا كتابًا يدعى "الاختلالات الخمسة للفريق" بالإضافة لمفهوم يدعى التناغم الاصطناعي. إن التناغم الاصطناعي يعني خلل الفريق الثاني والذي تم ذكره في الكتاب. الخلل الأول، وهو الذي تستند إليه جميع الوظائف اللاحقة، هو غياب الثقة. أن تكون ضعيفًا هو أمر بسيط (ومرعب) مثله كمثل الاعتراف بالحاجة إلى مساعدة أو الاعتراف بالخطأ. إن ذلك ليس أمرًا سهلًا، فنحن محظوظون في بفر Buffer لأن فريق القيادة لدينا يظهر نقاط الضعف باستمرار، مما يزيد من احتمالية إظهار بقية فريقنا لنقاط ضعفهم أيضًا. (إن الضعف هو أمر نقي للغاية، ويمكنني أن أوصي بشدة بأي كتاب من كتب براين براون التي تتحدث عن الضعف والتي قدمت عرضها الشهير في TED عن قوة الضعف.) 4. التركيز على تطوير الذات لدى دراسة هارفارد قسم كبير عن تطوير الذات، ونحن من أكبر المعجبين به في الحقيقة. ويرتبط ذلك بشكل واضح بقيمتنا حيث نقوم بالتركيز على تطوير الذات. وقد قمنا مؤخرًا بالمضي بهذه القيمة خطوة أخرى إلى الأمام وذلك بهدف تشجيع الموظفين على مواصلة تطويرهم لأنفسهم مع منحة شهرية للتعلم والتنمية. كيف نعلم بأن الناس يعملون فعلًا؟ بالعودة إلى سؤالنا الأساسي، لدينا بالفعل الكثير من الأسئلة التي يطرحها الأشخاص الذين يشعرون بالفضول بشأن الطريقة التي يمكن أن يعلموا فيها فيما إذا كان الناس يعملون حقًا عندما يكونون في المنزل، أم أنهم يقومون بتمضية الوقت بالعديد من الأمور الأخرى. ليس هناك من شخص أو مكان مثالي، والعمل عن بعد غير مناسب للجميع. المنازل والمكاتب يمكن أن تكون مُشتِّتة للغاية. إننا نعلم بأن الموظفين في بفر Buffer يعملون فعلًا. فالجميع في بفر Buffer لديه أهداف يسعى لتحقيقها وفقًا لحاجة كل فريق. وبالتالي فإن مخرجاتهم هي دليل على عملهم وزيادة إنتاجيتهم يزيد من ثقة المدراء. يتم التوظيف في بفر Buffer بأخذ كل من الثقة، والاستقلالية، والمسؤولية بعين الاعتبار. يمكننا أن نتأكد من تلك الصفات تحديدًا خلال المقابلات من خلال وعي الشخص الذي يظهره في المقابلة بشأن الالتزام بالوقت المحدد، مدى استعداده، مدى راحته في التواصل عبر البريد الإلكتروني، وفيما إذا كان يعمل على مشاريعه التي وضعها قبل توظيفه لدينا في الوقت المناسب. هناك عنصر أخير هنا: إنه امتياز حقيقي أن تكون قادرًا على العمل عن بعد من أي جزء من العالم، وفريقنا ممتن حقًا لتلك الفرصة. يقول جيس من فريق المدافعين: "إن الأشخاص الذين يرغبون بالعمل عن بعد سيعملون بجد ليثبتوا بأنهم يريدون حقًا أن يكونوا هناك. العمل عن بعد هو امتياز، لذلك فإننا لا نستفيد من ذلك! " ترجمة -وبتصرّف- للمقال The 5 Ways We Build Trust on a Fully Remote Team and Why It’s So Valuable لصاحبه Hailley Griffis حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik
  2. تؤثر معنويات الموظف المنخفضة سلبًا على مستوى التعاون بين الفِرَق المختلفة فيها وعلى ثقافة الشركة بشكل عام، كما تتعدى الشركة إلى الطريقة التي يُعامَل بها العملاء أيضًا. ويتجه المدير عادة إلى حلول سريعة، لكن هذا لايصلح على المدى البعيد، إذ الأمر ليس بتلك البساطة. فقد يبدو أن الأمر سهل لأول وهلة، إذ لا بد أن الخطأ من قسم التوظيف أو من الموظف س أو ص، لكن اللوم في الحقيقة يقع على المدراء أنفسهم، فالمسؤولية تنتهي إليك، ويجب أن تتحمل كامل المسؤولية عن أي انخفاض لمعنويات العاملين معك. ذلك أن البيئة التي تخلقها عبر سلوكك ومواقفك وسياساتك بل وحتى انحيازاتك تؤثر بشكل مباشر على الحالة المعنوية في الشركة. ودعنا ننظر أولًا في الأسباب التي تُحدِث تلك الحالة المعنوية المنخفضة للعاملين معك قبل سرد طرق إصلاحها، فكل موظَّف له أسبابه الخاصة التي تمنعه من إنجاز أعمال رائعة لمصلحة الشركة. أسباب الحالة المعنوية المنخفضة للموظفين هناك عدة أسباب لانخفاض معنويات الموظف قطعًا سنتحدث عنها الآن، لكني أود الإشارة إلى أن افتقار الثقة والاحترام هو أكثر ما يبرز من تلك الأسباب، إذ يدفعك إلى لوم الموظّف أو التدقيق في التفاصيل الصغيرة في العمل، والتي كان يجب أن تترك للموظف حرية التصرف في “كيفية” إنجازها. 1. لا يوجد تطوّر أو نموّ من السهل أن يملّ الموظفون ويفقدوا حماسهم إن لم تكن الشركة تنمو وليس هناك أي حركة أو نشاط فيها، وهذا صحيح على مستوى الشركة أو الفرد، فقد يمل الموظف إن لم تكن وظيفته بها تحديات تثير اهتمامه وتحفِّزه، لذا تُظهر دراسات أن الموظفين في حاجة إلى نمو وازدهار الشركة من أجل أن يحافظوا على مستوى أدائهم فيها، وإلا فسينتهي بهم الأمر بترك العمل والبحث عن دور أكثر تحديًا. 2. انعدام الوضوح إن كان الموظّف لا يعرف ما يتوقعه المدير منه أو كان ذلك التوقع غير واضح، فإن ذلك يجهده ويفقده نشاطه، ومن ثم تنخفض معنوياته. لهذا من المهم أن نضع أهدافًا واضحة لكل عضو في الفريق، ونجدول اجتماعات ثنائية معهم بصفة شهرية، كي نتحقق ما إن كان لديهم لبس في فهمهم لتلك الأهداف. 3. التغيّر في القيادة لا شك أن أي شكل من أشكال التغيير يصعب على النفس التعامل معه في البداية، وفي عالم الشركات قد تتأثر معنويات الموظفين سلبًا بسبب اهتزاز الثقة لديهم إن حدث دمج مع شركة أخرى أو إعادة تنظيم للقيادة في الشركة لتوقع تغير ثقافة الشركة. لذلك من المهم أن تبقي عينك على معنويات الموظفين خلال أي تغيّر كبير في الشركة. 4. مشاكل في القيادة يحتاج القادة أن يفهموا كيف يؤثر أسلوبهم على من يعملون معهم، ورغم صعوبة هذا خاصة إن كنت مديرًا تعمل تحت كبار القيادات في الشركة بشكل مباشر، إلا أن انخفاض معنويات الموظفين تستحق ذكرها لدى أولئك القيادات، ذلك أن مشاكل القيادة هي أحد أكبر الأسباب لانخفاض الحالة المعنوية في الشركة. كيف تتعامل مع انخفاض معنويات الموظف رغم سهولة علاج هذه الحالة، إلا أنها تحتاج التزامًا وجهدًا واعيين. إليك الطرق التي وعدناك بها في أول المقال لعلاجها: 1. الشفافية قد يكون من السهل التظاهر بعدم وجود مشكلة أصلًا وإخفاء الأمر أو حجب وصول الأخبار السيئة التي تصل إليك من القيادة العليا للشركة إلى موظفيك كي تتجنب تأثر معنوياتهم، لكن سيكون أفضل لو تعاملت بشفافية معهم، فسيحترمون ذلك الصدق ويعملون معك على حل المشكلة التي حدثت. 2. أظهر تقديرك من المهم أن تركز على الجانب الإيجابي وتظهر تقديرك للعمل الجيّد، فقد لا تكون المشكلة التي تمر بها الشركة هي ما تؤثر على معنويات الموظفين، بل عدم إظهارك للتقدير إزاء مجهود العاملين معك في ذلك الوقت العصيب عليهم. فانعدام التقدير هو أكثر سبب يجعل الموظف يترك عمله، وفقًا لكتاب How Full Is Your Bucket، فإن لم يحصل الموظف على تقدير لوقته وطاقته التي يصرفها في العمل، فستتأثر معنوياته لا ريب. 3. درّب المدير إن مدير الفريق بيده أكبر تأثير على نشاط الفريق ومعنوياته، لذا فإن تدريبه من أهم أولوياتك التي تضعها نصب عينيك لحل مشكلة الحالة المعنوية. وتذكّر أن المدير إن لم يكن هو السبب المباشر لحالة الفريق المعنوية، فإن من مسؤولياته إصلاح الأمر، لذا يحتاج إلى تدريبات في هذه الأمور: الذكاء العاطفي. التواصل. أساليب إدارة مختلفة. تقديم النصح وإظهار التقدير. 4. الشركة الهادئة قد يكون وضع أهداف قاسية للشركة ودفع نفسك وفريقك إلى أقصى حدودكم أمرًا مثيرًا وملهمًا، لكن يجب أن يكون هدفك الأساسي إدارة شركة هادئة تهدف إلى تقليل الضغط والإجهاد والحفاظ على التوازن بين الحياة والعمل. يتحدث Jason Fried -المدير التنفيذي لشركة BaseCamp- عن أهمية إدارة شركة هادئة في استعراض لكتابه الجديد “الشركة الهادئة”، فيقول: 5. عرض فرصة التطور أعط الموظفين لديك إحساسًا بالتقدم وأن لديهم شيئًا يتطلعون إليه كي تبقي على نشاطهم وحماستهم، حتى لو لم يكن الأمر ترقية لوظيفة، فمجرد مساعدتهم على دراسة بعض الدورات أو حضور مؤتمرات تطور مهاراتهم سيؤدي الغرض. 6. اجمع تغذية راجعة من المهم أيضًا إظهار أنك تستمع إلى فريقك عبر طلب التغذية الراجعة منهم، فيمكنك تهيئة منصة تفاعل لهم مثل Officevibe أو تهيئ اجتماعات غير رسمية، ولا تنس شكرهم واتخاذ إجراءات بناء على تلك الاقتراحات التي يقدمونها، حتى لو لم تطبقها بحذافيرها جميعها. 7. نشاطات تزيد من ترابط الفريق يمكنك تنظيم نشاطات خارج نطاق العمل، مثل غداء غير رسمي أو ليلة تخييم في البادية من أجل زيادة ترابط أعضاء الفريق ورفع معنوياته. قد لا يكون هذا حلًا أنصح به كعلاج على المدى الطويل، لكنه يعطي دفعة لطيفة لمعنويات فريقك، ويزيد من ترابطهم الشخصي لتحسين مستوى تعاملهم معًا. والآن، ما الطرق التي تتبعها أنت لرفع معنويات فريقك، دعنا نسمع منك في التعليقات! ترجمة -بتصرف- للمقال Seven Effective Ways To Deal With Low Employee Morale لصاحبه jacob Shriar حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Vecteezy
  3. من المؤكد أن فرق العمل تستطيع متابعة أي شيء تقريبًا عبر Asana، غير أن اتخاذ الخطوات الأولى لتحديد الكيفية التي ستتم بها متابعة العمل في فريقك قد يمثل تحديًا لك، فقد تقع في حيرة بين وضع عمل بعينه في مشروع منفصل أم في مهمة وحسب. ورغم أنه لا توجد طريقة "صحيحة" لاستخدام Asana، إلا أن هناك بعض النصائح التي يجدر بك اتباعها كي تنطلق بشكل سليم منذ البداية. المهام والمشاريع: الأساسيات المهمة هي الوحدة الأساسية للعمل في Asana، وقد تكون عناصر لإجراءات تنهيها أنت أو زميلك في العمل، أو مهام تنفذها على مرة واحدة، أو تلك التي تحتوي على خطوات مكررة، أو حتى يمكن استخدام المهام لتخزين المعلومات. وتنشئ مهمة جديدة عن طريق My Tasks أو مع زر الإضافة السريع. أما المشاريع، فهي قوائم من المهام المنظمة، يمكنك قياس الأمر على منظمة ما بها مشاريع مخزنة إلى مجموعة من الفِرَق. وتساعدك المشاريع على التخطيط للأهداف بشكل واضح، وتواصل أفراد فريقك بشأنها، ووضع تصورات لتقدمهم نحو تلك الأهداف. وتنشئ مشروعًا جديدًا في Asans بالضغط على زر (+) في الشريط الجانبي، أو باستخدام الإضافة السريعة. وستجد نفسك تنشئ مشاريع ومهامًا شتى أثناء متابعتك لأعمالك وتخطيطك لأساليب سير عملك، لهذا، إليك بعض النصائح التي ستعينك حتمًا في الاختيار بين المهام والمشاريع، كي تبقى منظمًا إلى أقصى درجة. كيف تختار بين المهام والمشاريع هل يحتاج العمل إلى أعضاء آخرين؟ لتعلم أنك تستطيع استخدام Asana لمتابعة أي عمل تريده، من مجرد قوائم مهامك البسيطة إلى كل العمل الذي يقوم به فريقك في شركتك، غير أن العمل الذي يخصك أنت وحدك يُفضَّل أن تجعله في مهمة، وهنا تضيف تلك الأعمال وما على شاكلتها إلى مهامك من My Tasks، كي تتابعهم مع باقي العمل الموكل إليك. أما إن تضمن العمل أعضاء آخرين من فريقك، فربما يكون من المناسب تحديد مشروع لهذا العمل (اذهب إلى المشروع، واضغط Enter لإضافة مهمتك). وإذا لم يكن هناك مشروع بالفعل لهذا العمل، فأنشئ واحدًا واطلب من زملائك المشتركين فيه إضافة أعمالهم المرتبطة به إليه أيضًا. وتستطيع تخزين المهمة الواحدة في عدة مشاريع إن كانت مرتبطة بأكثر من مشروع أو تقع تحت أكثر من تصنيف، فمثلًا: منشور يجب كتابته عن حضور الشركة لأحد المناسبات، هذه مهمة توضع في المشروع الخاص بجدول النشر في الشبكات الاجتماعية، كما توضع أيضًا في مشروع تخطيط المناسبات. خطوات قليلة أم مخططات عمل كاملة ستدرك أحيانًا أثناء إنشاء مهمة أن بها أجزاءً أكثر مما ظننت في البداية، لذلك إن كانت العمل به مهام فرعية داخل مهام فرعية أخرى، أو كان به أكثر من 5-10 مهام فرعية، فلا تضع ذلك العمل في مهمة وإنما اجعله في مشروع، وإن كنت قد أنشأت مهمة بالفعل لهذا العمل، فحوله ببساطة إلى مشروع. أما إن علمت أنك ستبني مخطط سير عمل كامل، فيجب أن تبدأ بمشروع وليس مهمة، واستخدم أجزاءً أو حقولًا خاصة لتصنيف المهام أو إظهار مراحل العمل، فمن السهل أن ترى العمل يتنقل بين المراحل المختلفة وتقيس مدة تقدمه أيضًا وهو داخل المشروع (خاصة لأنك تستطيع إضافته أيضًا إلى My Dashboard). لكن إن كان مشروعك يحتوي على أقل من خمس مهام أو خمسة أشخاص (Stakeholders)، فجرب إضافته كمهمة كما أوضحنا قبل قليل. مراقبة العمل هناك العديد من الطرق في Asana تستطيع استخدامها لرؤية مدى التقدم في العمل ولمراقبته، فمثلًا إن أردت الاطلاع على الأعمال الموكلة إليك فاذهب إلى My Tasks، أما المهام والمحادثات المرتبطة بمقاييس أو خصائص محددة، فيمكنك الاستفادة من خاصية البحث للوصول إليها بدلًا من إنشاء مشروع من أجلهم. الشاهد أن تعوِّد نفسك على النظر للعمل من تلك الزوايا كي تضمن رؤية العمل في أكثر صورة منطقية بالنسبة إليك. وتأتي المشاريع في Asana بطرق خاصة بها لمراقبة سير العمل، كالرزنامة Calender ومخطط التقدم في العمل Progress Chart، إضافة إلى إمكانية عرض كل الملفات في المشروع. فإذا كنت تعلم أنك في حاجة إلى مثل تلك الأدوات لإنجاز العمل الذي تريد تنظيمه على Asana، فإن المشروع أنسب لك من المهمة. بعض الأمثلة لإرشادك إن الفرق الرئيسي بين المهام والمشاريع يكمن في مداها وحجمها، إليك بعض الأمثلة التي تعرض هذا الفرق، وكيف يرتبط كل منها بالآخر كي تتمكن أنت من مراقبة عملك. جزء من المحتوى مقارنة برزنامة افتتاحية إن إدارة رزنامتك الافتتاحية في Asana تسهل عليك تصور جدول النشر وإبقاء محتواك على الطريق الذي تريد، فبإنشاء مشوع خاص للرزنامة الافتتاحية، تستطيع استخدام حقول خاصة لتوضيح حالة كل جزء بينما يتحرك في مساره، كما تستطيع الحصول على رؤية للرزنامة بكاملها. ولتنشئ بعد ذلك إن شئت مهمة جديدة لكل جزء من المحتوى لمتابعة مؤلفه، وتاريخ تسليمه، وحالته وأي مهام فرعية أخرى. موضوع المناقشة مقارنة بأجندة اللقاء تحافظ إدارة الاجتماعات في Asana على أجندتك نظيفة، وتجعل عناصر الإجراءات أسهل في المتابعة، فأنشئ مشروعًا لأجندة اللقاءات وقسِّمها لتحافظ على نظامك، ولتتابع مواضيع النقاش والأفكار والأعمال اللاحقة على هيئة مهام. ومن السهل حينها أن تتحدث عن عمل موجود بالفعل بمجرد إضافته إلى مشروع أجندة اللقاءات، إذ أنك تستطيع تخزين المهمة الواحدة في أكثر من مشروع كما ذكرنا قبل قليل. كما يمكنك أيضًا أن تستخدم مشروع أجندة اللقاءات كي تفتح نقاشات بين الاجتماعات، ونقاشات على المهام يمكن أن تركز على عمل محدد بنفسها. الإطلاقات المنفردة مقارنة بخريطة الإطلاق إن إنشاء مهمة في مشروع إطلاق المنتج لكل إطلاق منفرد يجعل الفِرَق تحصل على منظور كامل لإطلاقات المشاريع في نفس الوقت الذي ترى فيه الجهود الفردية لكل إطلاق. ويمكن أن تنشئ مشروعًا جديدًا للإطلاقات الكبيرة، لكن من المفيد أن تحافظ على مهمة مراقبة أو متابعة، مخزنة في الخريطة العامة لإطلاق المشروع. وضع ميثاق للفريق من المهم أن يتبع كل فرد في فريقك أو منظمتك نفس القواعد المتعلقة بإنشاء المهام أو المشاريع، إليك بعض الاعتبارات التي ستعينك على هذا الأمر: أي العمل ستتم متابعته دومًا في Asana، وأين سيتم ذلك؟ كيف تسمِّي المشاريع والمهام؟ هل تتم متابعة عمل بعينه عبر مهمة أو مشروع؟ هل سينشئ فريقك نموذجًا خاصًا بهم للمشاريع والمهام، ويمكن نسخها فيما بعد للأعمال المتكررة؟ إن مرونة Asana تعينك في تنظيم عملك أنت وفريقك كيفما احتجت، خاصة ما إن تتعود عليه وتعرف الأسلوب الأمثل لك، كما تستطيع دومًا تعديل ما تريد. وهكذا تقضي وقتك في إنهاء العمل بدلًا من تضييعه في محاولة متابعته في المقام الأول. ترجمة –بتصرف- للمقال Asana tips: task or project? لصاحبته Nikki Henderson