المحتوى عن 'مساعد افتراضي'.



مزيد من الخيارات

  • ابحث بالكلمات المفتاحية

    أضف وسومًا وافصل بينها بفواصل ","
  • ابحث باسم الكاتب

نوع المُحتوى


التصنيفات

  • التخطيط وسير العمل
  • التمويل
  • فريق العمل
  • دراسة حالات
  • نصائح وإرشادات
  • التعامل مع العملاء
  • التعهيد الخارجي
  • التجارة الإلكترونية
  • الإدارة والقيادة
  • مقالات ريادة أعمال عامة

التصنيفات

  • PHP
    • Laravel
    • ووردبريس
  • جافاسكريبت
    • Node.js
    • jQuery
    • AngularJS
    • Cordova
  • HTML
    • HTML5
  • CSS
  • SQL
  • سي شارب #C
    • منصة Xamarin
  • بايثون
    • Flask
    • Django
  • لغة روبي
    • Sass
    • إطار عمل Bootstrap
    • إطار العمل Ruby on Rails
  • لغة Go
  • لغة جافا
  • لغة Kotlin
  • برمجة أندرويد
  • لغة Swift
  • لغة R
  • لغة TypeScript
  • سير العمل
    • Git
  • صناعة الألعاب
    • Unity3D
  • مقالات برمجة عامة

التصنيفات

  • تجربة المستخدم
  • الرسوميات
    • إنكسكيب
    • أدوبي إليستريتور
    • كوريل درو
  • التصميم الجرافيكي
    • أدوبي فوتوشوب
    • أدوبي إن ديزاين
    • جيمب
  • التصميم ثلاثي الأبعاد
    • 3Ds Max
    • Blender
  • مقالات تصميم عامة

التصنيفات

  • خواديم
    • الويب HTTP
    • قواعد البيانات
    • البريد الإلكتروني
    • DNS
    • Samba
  • الحوسبة السّحابية
    • Docker
  • إدارة الإعدادات والنّشر
    • Chef
    • Puppet
    • Ansible
  • لينكس
  • FreeBSD
  • حماية
    • الجدران النارية
    • VPN
    • SSH
  • مقالات DevOps عامة

التصنيفات

  • التسويق بالأداء
    • أدوات تحليل الزوار
  • تهيئة محركات البحث SEO
  • الشبكات الاجتماعية
  • التسويق بالبريد الالكتروني
  • التسويق الضمني
  • التسويق بالرسائل النصية القصيرة
  • استسراع النمو
  • المبيعات
  • تجارب ونصائح

التصنيفات

  • إدارة مالية
  • الإنتاجية
  • تجارب
  • مشاريع جانبية
  • التعامل مع العملاء
  • الحفاظ على الصحة
  • التسويق الذاتي
  • مقالات عمل حر عامة

التصنيفات

  • الإنتاجية وسير العمل
    • مايكروسوفت أوفيس
    • ليبر أوفيس
    • جوجل درايف
    • شيربوينت
    • Evernote
    • Trello
  • تطبيقات الويب
    • ووردبريس
    • ماجنتو
  • أندرويد
  • iOS
  • macOS
  • ويندوز

التصنيفات

  • شهادات سيسكو
    • CCNA
  • شهادات مايكروسوفت
  • شهادات Amazon Web Services
  • شهادات ريدهات
    • RHCSA
  • شهادات CompTIA
  • مقالات عامة

أسئلة وأجوبة

  • الأقسام
    • أسئلة ريادة الأعمال
    • أسئلة العمل الحر
    • أسئلة التسويق والمبيعات
    • أسئلة البرمجة
    • أسئلة التصميم
    • أسئلة DevOps
    • أسئلة البرامج والتطبيقات
    • أسئلة الشهادات المتخصصة

التصنيفات

  • ريادة الأعمال
  • العمل الحر
  • التسويق والمبيعات
  • البرمجة
  • التصميم
  • DevOps

تمّ العثور على 5 نتائج

  1. المتوّقع منّنا كمساعدين عن بُعد هو التواجد على الإنترنت بشكل دائم لتلبية متطلبات عملائنا، لكن ذلك يؤثر سلبًا على الإنتاجية والصحة. لكن عندما يعتمد مخطط عملك على ذلك، هناك القليل من الخيارات المتوفرة لتكون قادرًا على أخذ استراحة بعيدًا عن الإنترنت دون أن تتأثر خدماتك بذلك، خاصة أنّك تحتاج إلى تسويقها باستمرار. لكن كيف يمكننا القيام بذلك عندما لا يتوقف عالم العمل عبر الانترنت ابدًا؟، الإجابة هي: أتمتة محتوى وسائل التواصل الاجتماعي. ستقدم لنا بريا هورتون عبر هذا المقال مجموعة من النصائح الفعّالة عن كيفية القيام بذلك. تقول بريا: هناك الكثير مما عليك فعله كمساعد عن بعد أو صاحب عمل عبر الإنترنت أو ما يشابه ذلك، الأمر الذي يجعلك غير قادرٍ على الابتعاد عن كل شيء متى ما أردت ذلك لتصفية ذهنك لبضعة أيام. خاصة إذا كان عليك التواجد يوميًا على منصات التواصل الاجتماعي أو كنت تقدم خدمات إدارة حسابات التواصل الاجتماعي، إذ عليك أيضًا الحرص على استمرار تواجد العملاء. نعلم جميعًا أهمية التواجد دائمًا على الانترنت والاستمرار بتقديم محتوى جذاب ومناسب، لكن هل يعني ذلك أنّنا لن نتمكن أبدًا من قضاء عطلة أو أخذ إجازة مرة أخرى؟ طبعًا لا، وهذا يعود جزء منه إلى تقنية بسيطة وجميلة تدعى الأتمتة! في البداية، ماذا تعني أتمتة نشر المحتوى على وسائل التواصل الاجتماعي؟ أتمتة نشر المحتوى على وسائل التواصل الاجتماعي هي تحضير عدد من المنشورات ثم جدولتها لتنشر أوتوماتيكيًا في وقت لاحق تحدّده أنت، ويمكنك القيام بذلك على جميع المنصات تقريبًا بما في ذلك فيسبوك وانستغرام وتويتر ولينكد إن وبينترست …إلخ. ستستمر بإعداد وكتابة المحتوى كما تفعل في العادة، لكن ستُعدّ وتكتب محتوى أكثر يكفي لتغطية كامل فترة إجازتك، سواء للقيام برحلة أو لقضاء الوقت مع أطفالك أو لمشاهدة التلفاز فقط. بعدئذٍ، ستستخدم الأدوات التي سنتحدث عنها عبر دليلنا هذا لجدولة جميع المنشورات وأخذ إجازتك في الوقت الذي تختاره. إليك كيف يمكنك أتمتة نشر محتواك على وسائل التواصل الاجتماعي عبر خطوتين بسيطتين: الخطوة الأولى: تحضير المحتوى إنّ الخطوة الأولى كما ذكرنا سابقًا لأتمتة محتوى وسائل التواصل الاجتماعي هو تحضير وتجميع عملك. قد يستغرق ذلك ساعة أو ثلاث ساعات تبعًا لطول المدة المراد جدولة المنشورات لها. يجب أن يكون لديك جميع المنشورات مكتوبة وجاهزة وكذلك الصور وأي روابط أو اقتباسات جميعها جاهزة للنشر. يمكنك استخدام مواقع الجدولة للقيام بذلك، مثل HootSuite أو PostPlanner أو أي مواقع جدولة أخرى. يمتلك HootSuite نسخة مجانية ويمكنك استخدامها لجدولة المحتوى على تويتر ولينكد إن وانستغرام ويوتيوب وغوغل بلاس وفيسبوك وحتى وردبريس، وبالتالي هو أداة رائعة لتغطية احتياجات على معظم المنصات. وهو واحد من مواقع الجدولة القليلة حاليًا والتي تمكّنك من الجدولة والنشر مباشرة على انستغرام. من المزايا الأخرى التي أحبها في HootSuite هو القدرة على الجدولة على منصات متعددة في الوقت نفسه، بالإضافة إلى إمكانية رؤية جميع المحتوى المجدول على شكل تقويم. PostPlanner هو موقع جدولة آخر أحبه. يمنحك القدرة على إعادة استخدام أكثر منشوراتك نجاحًا بسهولة، بحيث تتمكن من الحفاظ على أفضل منشوراتك لتعيد نشرها في المستقبل. يمكنك أيضًا كما في HootSuite النشر على عدة منصات في الوقت نفسه وكذلك رؤية محتواك المجدول على شكل تقويم بكل سهولة، لكنه يقتصر على فيسبوك وتويتر ولينكد إن فقط، لذا عليك أخذ ذلك في الحسبان. نصيحة: أنا لا أنصح باستخدام مواقع الجدولة لجدولة المحتوى على فيسبوك، لأن الخوارزمية التي يستخدمها فيسبوك قد تسبب الضرر على مدى وصول محتواك للمتابعين عندما يتم استخدام منصة أو طرف ثالث لنشر المحتوى، لذلك يفضّل أن تجدول محتواك عليه بشكل مباشر باستخدام أداة النشر المتوفرة في فيسبوك. يمكنك إيجاد ذلك الخيار بالذهاب إلى صفحة عملك على الفيسبوك ثم الضغط على "أدوات النشر" ثم "المنشورات المجدولة" ثم الضغط على "إضافة" في الأعلى، كما موضّح في الصور التالية: الجدولة على فيسبوك (الخطوة الأولى): الجدولة على فيسبوك (الخطوة الثانية): الجدولة على فيسبوك (الخطوة الثالثة): الخطوة الثانية: جدولة المحتوى الآن بعدما أن قمت بتحضير محتواك وأصبح جاهزًا للنشر، الخطوة التالية هي جدولته ليتم نشره. لجدولة محتواك اتبع الاستراتيجية التي تتبعها عادة للنشر على وسائل التواصل الاجتماعي. على سبيل المثال، إذا كنت تنشر مرة واحدة في اليوم على فيسبوك وأربع مرات في اليوم على تويتر ومرة واحدة في اليوم على انستغرام ومرة واحدة كل بضعة أيام على لينكد إن، استمر باتباع نفس هذا الأسلوب لجدولة منشوراتك للفترة القادمة. الشيء الرائع في HootSuite كما ذكرت سابقًا هو أنّه أحد مواقع الجدولة القليلة القادرة على النشر تلقائيًّا على انستغرام دون الحاجة إلى أن تتلقى تنبيهًا عندما يحين موعد النشر لتقوم أنت بذلك وتفتح التطبيق. هذا يعني أنك تستطيع جدولة جميع محتواك على انستغرام لينشر لاحقًا بشكل مباشر على انستغرام دون الحاجة إلى أن تفعل أي شيء آخر سوى جدولته. إليك بعض من نصائحي المفضلة لأتمتة وجدولة محتواك: 1. لا مشكلة في إعادة الاستخدام إعادة استخدام أفضل محتوى لديك هي طريقة رائعة لإعادة توظيف المحتوى والمنشورات التي سبق أن حققت نجاحًا لك. بالإضافة إلى ذلك سيمكّنك هذا من إعادة عرض أفضل محتوى لديك لمتابعين جدد، لأن خوارزميات معظم المنصات تمنع المتابعين من رؤية جميع منشوراتك، وبالتالي هي طريقة رائعة لعرض محتواك السابق على متابعين جدد. تمتلك العديد من مواقع الجدولة حتى أداة "لإعادة الاستخدام" لتجعل إعادة جدولة منشوراتك الناجحة أمرًا سهلًا. 2. لا تنس استخدام الوسوم (الهاشتاغات) إنّ الهاشتاغات مهمة جدًا لأنها تسمح لأشخاص آخرين خارج دائرة متابعينك برؤية محتواك. فعبر استخدام الهاشتاغات يمكن للأشخاص الوصول إلى محتواك بطرق مختلفة، بما فيها الضغط على نفس الهاشتاغ ضمن منشور آخر لشخص آخر، وبالتالي الوصول إلى منشورك باستخدام الهاشتاغ نفسه. يسمح انستغرام للأشخاص بمتابعة الهاشتاغات، وبالتالي تظهر المنشورات الرائجة الحاوية على هذا الهاشتاغ في صفحاتهم الشخصية. فإذا كان أحد الهاشتاغات التي تستخدمها في منشورك متابع من قبل شخص ما، هناك احتمال أن يظهر منشورك لديه دون أن يكون أحد متابعينك. وإذا كنت تستخدم هاشتاغات وأصبح منشورك رائجًا كفاية، فإنّه يمكنه الظهور في قائمة أفضل تسع منشورات أو في صفحة الاستكشاف الخاصة بأحد هاشتاغاتك أو أكثر. ويجب أن يكون ذلك هدفك الأول في كل منشوراتك على انستغرام، كونه الطريقة الأفضل ليتمكن أشخاص جدد من إيجاد محتواك ومتابعتك. إذا كنت في العادة تضع الهاشتاغات في التعليق الأول على منشوراتك في انستغرام، عليك التخلي عن ذلك الأسلوب عند جدولة منشوراتك (ولا تعطيك معظم الأدوات خيار جدولة التعليق الأول على انستغرام). إذا كنت قلقًا أن يبدو منشورك على انستغرام غير منظّمًا بسبب اختلاط كتاباتك وهاشتاغاتك، إليك هذه النصيحة البسيطة: اترك فراغًا (ثلاث أو أربع أسطر) بين كتاباتك والهاشتاغات، سيساعد ذلك منشورك ليبدو أكثر ترتيبًا وتنظيمًا وأقل تشابكًا. 3. اجعل التجميع والجدولة عادة لك لا تدع القيام بذلك يقتصر فقط على العطل الصيفية والأعياد. أقوم بتحضير المحتوى وجدولة جميع المنشورات الخاصة بي بوقت مسبق على الحسابات الخاصة بي وكذلك على حسابات عملائي، وأقوم بذلك عادة لأسبوعين أو حتى أحيانًا لشهر مُقدّمًا. يوفر ذلك عليّ الكثير من الوقت، وأخصص بالعادة عّدة ساعات أسبوعيًا للقيام به. احرص فقط على أن يكون لديك خطة قبل أن تجلس وتبدأ بجدولة منشوراتك. استغرق الوقت الذي تحتاجه لمعرفة أي نوع من المحتوى ستنشر، ما هي الرسومات والصور التي عليك تحضيرها وأي نوع من المحتوى عليك تجميعه (إيجاد روابط لمقالات ذات صلة أو البحث عن إحصائيات واقتباسات مثيرة للاهتمام ...إلخ). ثق بي، من السهل أن يغمرك ذلك إذا لم يكن لديك خطة واضحة في عقلك قبل أن تبدأ. لكن اعلم أنّ وسائل التواصل الاجتماعي هي حليفك وليست عدوّك. العبرة الأهم من هذا المقال هي أن تدرك أنّه يمكنك أن تبتعد عن وسائل التواصل الاجتماعي والانترنت دون أن يتضرر عملك بذلك. عليك فقط إتباع الخطوات الصحيحة والتخطيط مسبقًا، ولن يدرك متابعينك حتى أنّك في عطلة على الشاطئ وبدون تغطية منذ أربع أيام. لن تساعدك الأتمتة على الابتعاد قليلًا والقيام بمغامرات خططت لها طويًلا فقط، بل يمكنها أيضًا تزويدك بالوقت الإضافي في جميع الأيام على مدار السنة. هي واحدة من أكثر أقسام روتيني الأسبوعي فائدة، فبتخصيص بضع ساعات لجدولة المحتوى الخاص بي أسبوعيًا، أصبح لدي مرونة وحرية أكبر خلال أيامي كي لا أقلق بشأن التواجد يوميًا على الانترنت. هل لديكم أي نصائح لأتمتة محتوى وسائل التواصل الإجتماعي بشكل أفضل؟، شاركونا في التعليقات. ترجمة -وبتصرف- للمقال A Virtual Assistant’s Guide to Automating Social Media Content لصاحبته Mickey Gast
  2. إذا كنت صاحب عمل، أو ريادي إلكتروني لمدة ما من الوقت، فمن المحتمل أنك قد سمعت كل الآراء التي تتحدث عن العمل مع مساعد افتراضيّ. ومن هذه الاحتمالات أن تكون قد سمعت بعض القصص المرعبة من بعض الذين يعملون مع المساعدين الافتراضيين. ومع كل هذه المعلومات المتوفرة حول ماهية المساعد الافتراضي وماذا يفعل، فمن السهل الوقوع في بعض المفاهيم الخاطئة الشائعة. لكن ليس بعد الآن! سنوضح اليوم خمسة مفاهيم خاطئة عن العمل مع مساعد افتراضيّ، حتى يتسنى لك أخذ قرارات مبنيّة على الواقع لا على الشائعات. هل أنت مستعد للتعلم؟ هيا نبدأ. 1. يمكن للمساعد الافتراضي أن يقوم بكل شيء، وفي الحال، دون الحاجة إلى تدريب هذا مفهوم خاطئ عن المساعدين الافتراضيين، وقد سبب الكثير من الصُّداع لأصحاب الأعمال، ومن يحبون العمل مع المساعدين الافتراضيين. هذه قضيةٌ تَنْبُع من أي علاقة بشرية، سواء كانت شخصية أم احترافية. من السهل رؤيتك تظن أن مساعدك الافتراضيّ الجديد سوف يكون قادرًا على المنافسة في السباق من أول يوم في العمل. الحقيقة تقول أن المساعد الجيّد سوف يكون قادرًا على اللحاق بالرّكّبِ سريعًا، وعليك دائمًا أن تكون جاهزًا كي تقدم لمُسَاعِدِك عمليةً من الإعدادٍ مع فترةٍ من التوجيه، فهذا الشخص لا يعرف ما هي تفاصيل عملك، ومن المهم أن تُعْلِمَهُ عنها (تفضيلاتك، والمُخرجات المطلوبة على سبيل المثال) قبل البدء في العمل. يمكنك أن تختصر على نفسك فترة الإعداد والتوجيه هذه إذا عمِلت مع مساعدٍ لديه بعض الخبرة في البرنامج أو النظام الذي تستخدمه. هذه التجربة سوف تقلل من حجم التدريب الذي عليك أن تقدمه له. هذا هو الأمر الذي يُميّز اختيار مساعد افتراضيٍّ خبير وآخر صاحب خبرة محدودة. يمكن للمساعد الافتراضي صاحب الخبرة المحدودة أن يكون قيّمًا جدًا لعملك، لكن فترة «البناء والإعداد» قد تَطُول لبعض الوقت. 2.المساعدون الافتراضيون متاحون 24ساعة×7أيام الأمر الواقعي هو أن الكثير من المساعدين الافتراضيين غير متاحين أثناء ساعات العمل اليومية، فهم يقومون بإنجاز أعمالهم المطلوبة ليلًا أو خلال أيام العطلة، وبعض المساعدين يعملون لساعات محدودة في أيام العطلة. تُعدّ المرونة أحد أهم الأشياء التي تدفعنا نحو العمل مع المساعدين الافتراضيين، حيث تُمكّنُنا من تَكْيِيف العمل وفق أولوياتنا. لا يعمل كل المساعدين الافتراضيين على مهنتين في آنٍ واحد، وإذا كنت بحاجة إلى مساعد افتراضي متاح أثناء ساعات العمل اليومية، فبالتأكيد سوف تجد أحدهم، عليك فقط أن تقوم بذكر هذا الأمر أثناء المقابلة (ويُفضّل أن يكون في الوصف الوظيفيّ نفسه، قبل بداية التواصل من الأساس). إذا كان لا يهمك متى ينتهي العمل، بل الأهم عندك أن ينتهي فقط، فسوف تجد الكثير من المساعدين الافتراضيين المؤهلين، والمهتمين بالعمل معك. والطريقة المناسبة لترتيب هذا الأمر هو أن تكون واضحًا بشأن المواعيد النهائية للتسليم، والمراحل المحددة للعمل مسبقًا. وبالحديث عن الوضوح، أُذكرك أنه ليس من المعقول أن تتوقع من مساعدك أن يكون متاحًا للاتصال دائمًا ليلًا ونهارًا، إلا إذا كنت تخطط أن تدفع لهذه الخدمة. تعامُلك مع المساعدين الافتراضيين سوف يجعلك تعرف كيف يكونون متاحين من البداية، وهذا يتضمن متى وكيف يمكنك الوصول إليهم. وإذا كنت تريد إمكانية أن تتصل وترسل الرسائل والبريد لمساعدك في أي وقت من اليوم، فأفضل طريقة لذلك هي أن تشترط هذا في الوصف الوظيفي. وإلا فإن الفرضية الشائعة هي أن المساعد الافتراضيّ سوف يقوم بإنجاز العمل معك عبر البريد الإلكتروني. 3. العمل مع المساعد الافتراضي خطير جدًّا، لأن علي أن أشارك معه معلومات سرية تقوم بتوظيف شخص ما عبر الإنترنت، ثم تُسلّم له مجموعة من المفاتيح السرية لجوانب عملك المختلفة، ثم تدفع لهم كي يحصلوا على هذه الامتيازات، يبدو أمرًا مُريبًا، أليس كذلك؟ من المحتمل أن يحتاج مساعدك الافتراضي أن يدخل إلى بعض معلوماتك الحساسة، مثل الدخول إلى البريد الإلكترونيّ، والجزء الخلفي من الموقع الشبكي الخاص بك، وحتى الدخول إلى تفاصيل عملية شراء. لا مفر من الحاجة إلى هذا الدخول، لكن هناك بعض الأشياء التي يمكنك أن تفعلها حتى تخفف من خطورة أنك تُوظّفُ مصدرًا خارجيًّا مثل المساعد الافتراضيّ. أولًا: قم بفحص كل الصلاحيات التي عرضها عليك المساعد الافتراضيّ، واسأل الناس (إذا كنت قلقًا) عن كيف يشعرون حَيَال ثقة هذا الشخص المرشّح للعمل، وقدرته على إبقاء الأمور سريّة. ثانيًا: اصنع لنفسك عقدًا سريًّا قويًّا، مهما يكن نوع المساعد الافتراضيّ الذي ستُوّظّفُهُ، فهذا من شأنه أن يجعل توقعاتك واضحة من البداية. أخيرًا، فكر في استخدام منصة من LastPass لمشاركة كلمات السر الخاصة بك. يتيح لك LastPass أن تعطي شخصًا ما القدرة على استخدام بيانات الدخول الخاصة بك على أي موقع، دون الكشف عن ماهيتها الحقيقية. إذا أردت رأيي، فهو أداة مميزة حقًّا. 4. لا يمكنك الوثوق بمُتَتَبِّع الوقت هذه نقطة مقلقة للعديد من المبتدئين في العمل مع المساعدين الافتراضيين. ويمكنكما التفاهم حول الأمر بطريقة ما. فحين تقوم بالدفع لشخصٍ ما على مدار الساعة، فكيف يُمكنك التأكد أنهم يعملون على مدار هذه الساعات؟ الأمر متعلق بالثقة، لكن إلى أي مدى يمكنك الوثوق بهم؟ أنت تتوقع أنك حينما تدفع لمساعدك الافتراضيّ على مدار الساعة، أنه شخص يمكن الوثوق في احترافيته. يمكنك تفحص تفاصيل وبيانات الشخص المُرشّح قبل اتخاذ قرار التوظيف. يمكنك أن تطلب من مساعدك استخدام برنامج معين لتَتَبُّع الوقت (أو اطلب منه أن ترى تقارير برنامج مُتَتَبِّع الوقت الذي يفضل هو استخدامه). يمكنك حتى أن تطلب منه تقاريرَ يومية، أو تُرسل له جدولًا مفرغًا ليملأ خاناته بالتقارير المطلوبة. كي أكون صريحًا معك، فإن هذا النوع من الممارسات يضع قيودًا على إدارتك، وهذا ضدّ ما نسعى إليه في المساعدة الافتراضية، لك أنت وللمساعد. إذا مثّل لك هذا الأمر أهمية كبيرة، فأفضل ما يمكنك فعله هو أن تفكر في استبدال الوقت بالمال (أي أن تدفع للساعات التي شُغلت فعلًا بالعمل) وفكّر في إلقاء نظرة على مقال كيف تحدِّد راتب مساعدك الافتراضي. حين تريد من مساعدك الافتراضيّ أن يلعب دورًا ما، فكم يمكنك أن تدفع لهذا الدور أسبوعيًا أو شهريًا؟ إذا استطعت أن تحدد موقفك وتقول- مثلًا- أن هذا الدور يُكلِّف 500$ شهريًا لإنجازه، فيمكنك بكل ببساطة أن تحدد معدلًا شهريُا من المال مع مساعدك الافتراضيّ. وطالما أن العمل يتم إنجازه، وأنك ترى أنه يساوي هذا الأجر، فيمكنك أنت والمساعد حينئذٍ أن تتحرّرا من قيود الجداول ومتتبعات الوقت. 5. المساعدون الافتراضيون ليسوا احترافيين بحقٍّ حقيقيةٌ تلك الفكرة التي ترى أن العديد من المساعدين الافتراضيين يعملون على مهنتين في نفس الوقت، سواء كان العمل الآخر وظيفة يومية، أو رعاية أطفال، أو غيرها من الالتزامات. وبينما يكون من السهل أن ترفض توظيف أي شخص لا يقضي كل وقته في العمل على مدار الأسبوع، فلن تستطيع أن تفكر تجاه مساعدك الافتراضي المحتمل بهذه الطريقة دومًا. كل ما يتطلبه الأمر هو تفويض العمل لشخص ما، ثم وضع نفسك على مسار للانطلاق. إن القيام بعمل مع مساعد افتراضيّ هو أمر جِديّ فهناك فواتيرٌ تُدفع، وعملاء يُتعامل معهم، وعقودٌ تُوقّع، ومشاريعٌ تُكتب، وأكثر من ذلك، فليس بالضرورة أن يجري العمل في مكتب مخصص خارج البيت أثناء اليوم، وهذا لا يعني أيضًا أنه أقل احترافية من العمل المهني. هل فكرت من قبل في توظيف مساعد افتراضيّ لكن شعرت بالتردد والحيرة بسبب هذه المفاهيم الخاطئة؟ على ماذا كان تحفظك الأكبر؟شاركنا رأيك بالتعليقات. ترجمة- وبتصرف- للمقال 5 Misconceptions to Ditch Before You Work with a Virtual Assistant لصاحبته Ashley Gainer.
  3. لا يختلف البدء بالعمل كمساعد عن بعد عن البدء بأي عمل آخر، فعليك أن تملك مهارة ما قابلة للتسويق تستطيع تقديمها لزبائنك مقابل مبلغ معين. يمكنك أن تبدأ بتقديم خدمة واحدة ثم يمكنك أن تضيف إليها خدمات أخرى مع مرور الوقت، أو يمكنك الالتزام بخدمة واحدة ضمن مجال واحد وتتقاضى عليها أجرًا أعلى مقابل خبرتك المميزة؛ يعود الاختيار لك. بغض النظر عن مدى تخصص الخدمات التي تقدّمها كمساعد عن بعد، لا يزال عليك أن تكون ملمًّا بكل الجوانب نوعًا ما عندما يتعلق الأمر بإدراة عملك الخاص، ويشمل ذلك المبيعات والمحاسبة وخدمة الزيائن والعمل على وردبريس؛ ففي حياة رائد الأعمال المستقل، هنالك دائمًا شيء جديد لتتعلمه. وفي الواقع هناك الكثير من الأمور لتتعلّمها ومن الصعب تحديد من أين عليك أن تبدأ، وهو أمرٌ أقل ما يمكن وصفه بالغامر. وصراحة لن تتوقف عملية التعلّم هذه أبدًا، واعتقد أنّ هذا الجزء هو ما يجذب الناس لفكرة أن يصبحوا مساعدين عن بعد، فهناك تنوع مستمر وكل يوم مختلف ويحمل تحديًّا جديدًا. هناك سؤال واحد يتكرر دائمًا وهو "من أين عليّ أن أبدأ؟"، ما هي مهارات العمل التي أحتاج إلى تطويرها أولًا والتي ستفيد عملي على المدى الطويل؟ وهو تمامًا ما سنتحدث عنه من خلال هذا المقال، والذي استخلصت أجوبتي فيه من مكانين: خبرتي الشخصية والتي اكتسبتها من خلال عملي مع العشرات من أصحاب الأعمال الصغيرة على مدار الستة أعوام الماضية. مشاهداتي لمساعدين عن بعد آخرين خلال تطويرهم لأعمالهم سواء الناجحين منهم أو المتخبطين. قبل أن أبدأ بأجوبتي، يجب أن أذكر سؤالًا آخر يستمر في الظهور من حين إلى آخر: هل عليّ أن أتقن جميع هذه المهارات أو يمكنني أن أوَلّي بعضها لشخص آخر؟ وهو سؤال رائع. طبعًا يمكنك أن توظّف أشخاصًا آخرين للقيام ببعض من هذه المهارات التي تحتاجها لإدارة عملك، وأحد الأمثلة الرائعة عنها هو المحاسبة. لكن على الرغم من أنّه لا بأس في توظيف محاسب لمساعدتك في تسجيل تعاملاتك وإعداد تقاريرك السنوية، فهذا لا يعني ذلك عدم حاجتك لمعرفة أساسيات المحاسبة؛ فمهما كانت الظروف، عليك دائمًا أن تفهم الأرقام القائم عليها عملك. ينطبق الأمر كذلك على مهارات البيع، حيث يمكنك توظيف مندوب مبيعات ليتولى إرسال الإعلانات للعملاء المحتملين ومتابعة المكالمات الهاتفية، لكن عليك - في مرحلة ما- أيضًا تطوير مجموعة من مهارات البيع الخاصة بك. أعلم أن البعض منكم سيجادلني وسيتساءل ما الفائدة من تضييع الوقت لتعلّم أحد مهارات عملي التي أستطيع توكيلها لشخص آخر واستخدم ذلك الوقت للقيام بما أمهر به عوضًا عن ذلك؟ يعود ذلك لسببين، الأول لا أحد سيهتم بعملك فعلًا كما تهتم أنت، والسبب الثاني هو أنّه من الصعب عليك معرفة فيما إذا كان ذاك الشخص يقوم بمهمته كما يجب إذا لم تكن تعرف أصلًا كيفية القيام بذلك. على سبيل المثال، وظّفت محاسبة منذ عدة أشهر، وكانت أولى المهام التي أوكلتها إليها هي إعداد مخطط بحساباتي وضرائب المبيعات، ولأنّني على معرفة بأساسيّات المحاسبة تمكنت بسرعة من اكتشاف قيامها بذلك بشكل خاطئ واستطعت تدارك الوضع قبل أن يتحوّل إلى كارثة. تخيّلوا لو أنّني تركتها تستمر بذلك لشهور أو حتى لسنة قبل أن أتمكّن من اكتشاف أنّها غير مناسبة للعمل، وكم من الأضرار حينها كان سيتوجّب عليّ تصحيحها وكم كان من الممكن أن يكلفني ذلك؟ انتبه إلى ما يحدث في عملك ولا تديره بإيمان أعمى، فبعضٌ من الثقة مفيد أما الجهل التام سيسبب لك الأذى. 7 مهارات مهنية للمساعدين عن بعد قد تبدو عملية تعلّم جميع هذه المهارات الجديدة التي يحتاجها المساعد عن بعد في البداية نوعًا ما هائلة، خاصة إذا كنت جديدًا في المجال، لكن عُدَّ ذاك العمل الجاد على أنّه الأساسات التي ستدعم نمو عملك خلال السنوات القادمة وستبقيك على المسار الصحيح. 1. القدرة على التخطيط ووضع الاستراتيجيات إذا كنت تمتلك رخصة للقيادة، فإنّك تتذكر غالبًا بدايات تعلّمك للقيادة. فهل تتذكر عندما تعلمت أنّ عليك النظر أمامك بعيدًا أثناء قيادتك وليس فقط على بُعد 10 أقدام أمام سيارتك؟ فمن الأسهل عليك رؤية إلى أين تتجه عندما تنظر أمامك إلى مدى أبعد، وستتمكن من تحديد الفرص الجديدة والمخاطر المحتملة بشكلٍ أفضل ومُسبق. وينطبق هذا المفهوم نفسه على عملك كمساعد عن بعد. من السهل عليك جدًا كرائد أعمال مستقل أن تنخرط وتنشغل بالعمل الذي أمامك الآن، وتؤجّل التفكير بما سيحدث غدًا أو الأسبوع القادم. أنا أتفهّم ذلك وأعلم أنّ أسهل طريقة لتخفيف التوتر عندما تكون مشغولًا وغارقًا بالعمل هو تناسي بعض الأمور. لكن إذا أردت بناء وتنمية عملك كمساعد عن بعد، عليك تطوير قدرتك على التخطيط ووضع الاستراتيجيات، فهي أهم مهارات المساعد عن بعد التي يمكنك تطويرها. يعني ذلك النظر على بُعد ثلاث أو ستة أو 12 شهر في طريقك، وترّقب التحديات والفرص التي تستحق انتباهك. 2. وضع المهام المدرّة للدخل في الأولويّة خُذ هذه النصيحة من شخص تعلّمها بالطريقة الصعبة، إذا لم تركّز على المهام المدرّة للأرباح فإنّ دخلك سيتضرر بشكل كبير جدًا، ومن الممكن أن تخسر عملك. سيتواجد دائمًا الكثير من المهام والأمور التي عليك القيام بها كمساعد عن بعد أو كصاحب عمل، لكن ليست جميعها تستحق نفس المستوى من تركيزك. فبعضها هام لنمو وتطوّر عملك على المدى القريب والبعيد، أما بعضها فيُصنّف كمهام ومشاريع روتينيّة يمكنك القيام بها في أيّ وقت. لا تسيئوا فهمي، فأمور مثل التنظيم ومنصات التواصل الاجتماعي وإعادة تصميم وتطوير موقعك هي أمور هامة، لكنّها ليست المسؤولة بشكل مباشر عن إنتاج الأرباح. قبل القيام بأي شيء آخر، ركّز على العمل المسؤول بشكل مباشر عن إدرار المال والأرباح التي تحتاجها للإبقاء على سير ووجود عملك. 3. توقف عن تعدد المهام وابدأ بدمجها نقع جميعنا في شرك تعدد المهام. اعتقدت لمدة طويلة أنّه عليّ أن أصبح أفضل بإدارة عدة مهام معًا بشكل عفوي، لكن عند مرحلة ما أصبحت سيئًا جدًا في التركيز على مهمة واحدة فقط، لدرجة أنّني كنت انتقل من مهمة إلى أخرى كل 5 أو 10 دقائق، مُتنقّلًا ما بين مشروعين أو ثلاثة مشاريع مختلفة معًا في نفس الوقت. شعرت أنني مشغول وأجري من مكان إلى آخر وكأنني قد فقدت عقلي، لكنني لم أكن فعليًّا أقوم بالكثير من العمل. ما تعلّمته من خلال خبرتي هو أنّ فائدة قليلة جدًا تأتي من تعدد المهام، وأنّه دائمًا ما يؤدي إلى ضياع في الإنتاجية وتكرر الأخطاء. التخلّي عن عادة تعدد المهام هو ليس بالأمر السهل ويتطلّب الكثير من العمل والإصرار. تَعلُّم التركيز على مهمة واحدة في وقت واحد هو السر، وفي الواقع هو أحد أهم مهارات المساعد عن بعد التي يمكنك تطويرها. أنا ملتزم حاليًا بتطوير قدرتي على توجيه تركيزي نحو اتجاه واحد أكثر من أي وقت مضى، وترك ذلك تأثيرًا إيجابيًّا على مستوى إنتاجيتي. ما أن تتقن مهارة التركيز على مهمة واحدة، ستبدأ التفكير بالبدء بدمج المهام. سمعت لأول مرّة عن مفهوم دمج المهام عندما كنت استمع إلى بات فلين. كان هذا المفهوم الذي تحدث عنه بسيط نوعًا ما: عوضًا عن التنقل بين المهام الصغيرة، حاول القيام بالمهام المتماثلة منها خلال جلسة واحدة. على سبيل المثال إدارة البريد الإلكتروني، وهو أحد المهام الشائعة التي يستطيع أن يؤدي دمج المهام فيها إلى أثر كبير. يجيب معظمنا على رسائله مباشرة ما إن تصله، وتبعًا لمدى انشغالك سيعني ذلك فتح بريدك الإلكتروني 10 إلى 20 مرة في اليوم فقط لتقرأ وتجيب على رسالة واحدة، وهذا قد يعني أيضًا تَفقُّد هاتفك أكثر من 20 مرة في اليوم. وهو أمر غير فعّال إلى حد كبير جدًا. حدّد عوضًا عن ذلك جلسة أو جلستين في اليوم في وقت محدد لتفقد الرسائل والإجابة عليها، ممكن مثلًا مرة صباحًا ومرة أخرى عصرًا. يمكنك حتى التفكير بتفعيل خاصية الإجابة الأوتوماتيكية لتُعلم من يراسلك أنّك لن تجيب فورًا. إليك موازنة ما بين مجريات يوم عادي قبل وبعد دمج المهام: قبل دمج المهام: 7 صباحًا - تفقُّد رسالة من عميل والإجابة عليه. 7:45 صباحًا - تنظيم مهامك على Trello. 8:00 - أعمال العميل. 9:00 - تفقد رسائل العملاء والإجابة عليها. 10:00 - تحديث حسابات منصات التواصل الاجتماعي. 10:10 - تفقّد رسالة من عميل والإجابة عليها. 10:45 - أعمال العميل. 11:30 - مكالمة مع العميل. 12:00 - الغداء. 12:45 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها. 1:15 - أعمال العميل. 2:45 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي. 3:00 - إعداد اقتراح. 4:00 - تفقد رسائل العملاء والإجابة عليها. 4:30 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي. بعد دمج المهام: 7 صباحًا - أعمال العميل. 9:30 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها. 10:00 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي وجدولتها على مدى الأسبوعين القادمين. 11:15 - جدولة مكالمتين هاتفيتين مع العميل. 12:00 الغداء. 12:45 - أعمال العميل. 4:00 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها. 4:30 - تحديد المهام الأهم ليوم غد. قد يبدو لك للوهلة الأولى أنّك تقوم بنفس الحجم من العمل، وذلك صحيح، لكن ما تقوم به بشكل مختلف هو تخفيض عدد المرات التي تتنقل فيها بين المهام، مما يوّفر الوقت ويزيد التركيز والإنتاجيّة. يجب أن يكون دمج المهام استراتيجية سهلة التطبيق بالنسبة لمعظم المساعدين عن بعد، ببساطة كل ما عليك فعله في حال كنت قد بدأت بمهمة هو أن تنجز قسمًا أكبر منها خلال الوقت نفسه. 4. تعلم التواصل بشكل أكثر فعالية لندخل إلى صلب الموضوع مباشرة, التواصل هو مهارة أساسيّة لكل المساعدين عن بعد. وعدد المرات التي أدركت فيها أنّ عليّ تطوير هذه المهارة لا يحصى. لا يمكنك أبدًا أن تكون ماهرًا كفاية في التواصل، فهناك دائمًا شيءٌ جديد لتتعلمه وتحسّنه في كل مرة تحتاج فيها مثلًا إقناع عميلك بأفكارك أو تحديد أجرك. لعلّى أهم ما عليك تذكره دائمًا لتحسين قدرتك على التواصل هو أنّ 50% من التواصل يكمن في الاستماع، فالاستماع يزيد من مبيعاتك ويساعدك على حل المشاكل بشكل أفضل ويحسّن قدرتك على تلبية احتياجات عملائك. 5. طور مهاراتك في البيع مهما كان تخصصك كمساعد عن بعد، سواء في بيع العقارات أو في العمل على ووردبريس أو وسائل التواصل الاجتماعي، فإن عملك يتمحور دائمًا حول البيع. إذا كنت قادرًا على إقناع عملائك وزبائنك المحتملين بأن ما تقدمه لهم، سواء منتج أو خدمة، قادر على تحسين حياتهم أو عملهم فأنت تمتلك مهارة رائعة. قد تبدو فكرة أن تكون ماهرًا في المبيعات فكرة مخيفة، خاصة إذا كنت تكره ذلك المجال مثلي، لكن لا داعي لذاك الخوف. فأنا لا أعني أنّ عليك الذهاب من بيت إلى آخر لتسوّق منتجاتك، أن تكون جيدًا في المبيعات هو أبسط من ذلك بكثير. ما يتطلّبه الأمر في الواقع لتكون جيدًا في المبيعات هو عنصرين اثنين: كن على طبيعتك، فشخصيتك وخصالك الفردية سيساعدانك بشكل كبير على جذب الزبائن المناسبين. فمهما كانت شخصيتك سواء كنت متقدًا أو هادئًا أو عطوفًا أو دقيقًا أو شخص عادي، فإن تلك الشخصية الخاصة بك هي التي ستجذب العملاء، لتقديرهم لها. تخلّى عن فكرة أن تلائم وتغير شخصيتك وفقًا للمواقف المختلفة فلا أحد يجيد ذلك. عبّر عن قدراتك. مهما كان ما تبدع به سواء العمل على ووردبريس أو التسويق عبر منصات الوسائل الاجتماعي، عليك أن توصل ذلك لعملائك، سواء صوتيًا أو عبر الفيديو أو الكتابة. عليك فقط أن تجد الطريقة التي تناسبك وأن تلتزم بها. يجب ألا تكون مهارات البيع مخيفة أو معقدة، كل ما عليك فعله لتطور عملك كمستقل هو عرض قدراتك ومشاركة إمكانياتك. اخبر الناس كيف تستطيع مساعدتهم وافعل ذلك والتزم به. 6. تعلم أساسيات المحاسبة «أعلم أنّ المحاسبة هي ليست المجال المفضل لدى الجميع، لكن علينا أحيانا القيام بالمهام التي لا نستمتع بها.» ضع عدم محبتك للأرقام جانبًا، فهناك العديد من الفوائد من تعلم أساسيات المحاسبة ومتابعة سجلات عملك. سيساعدك ذلك لتصبح أكثر دراية بما يحدث في عملك، فعوضًا عن الاعتماد على حدثك وذاكرتك ستكون قادرًا على: تحديد العملاء والمشاريع الأكثر فائدة. التمييز بين العملاء الذين يتأخرون بالدفع والعملاء الموثوقين. فهم أي من أعمالك كمساعد عن بعد هو الأكثر إدرارًا للربح وفي أي جزء من السنة تصل معظم تلك الإيرادات. معرفة متى تتجاوز مصاريفك قدرتك أو تؤثر على ربحك. معرفة أي من العملاء مناسبين لرفع تقييماتك. أعتقد أنك ستوافقني الرأي عندما أقول أن كل من هذه العوامل هو هام بحد ذاته. فكلما كنت على دراية أكبر بالأرقام والإحصائيات القائم عليها عملك كلما زاد معدل واحتمال نجاحك. حتى وإن كنت غير متأكدًا من قدرتك على قراءة موازنة أو جدول إيرادات، من الجيد أن تتعلم كيف تستنتج وتفهم الأرقام الأهم والأكثر قدرة على التأثير على مسار وتطور عملك. 7. التزم بالتطور على الصعيدين الشخصي والمهني يسير عملك كمساعد عن بعد دائمًا في أحد اتجاهين، إما إلى الأمام أو إلى الخلف، ولا يوجد ثبات أبدًا، فالوقت لا يتوقف. إذا فشلت في تحقيق التطور حتى ولو كان بسيطًا، فإنك بذلك خسرت أحد أثمن أصولك وممتلكاتك. ذكرت هذه "المهارة" في آخر القائمة، لأن الالتزام بالتطور الشخصي والمهني لديه التأثير الأكبر على عملك أكثر من أي عامل آخر. لكن ما هو التطور الشخصي والمهني وكيف يبدو؟ هو السعي الدائم إلى المعرفة والرغبة بالتحسن المستمر. هو الرغبة بالوصول إلى الكمال في مهنتك، هو أن تصبح أفضل في القدرة على البيع وأفضل في التواصل وأكثر قدرة على فهم أرقام عملك، وهو القدرة على حل المشاكل بشكل أفضل والقدرة على تقديم قيمة أكبر لعملائك. إنّ الالتزام بالتطور الشخصي والمهني يعني أن تصبح مساعد عن بعد وصاحب عمل اليوم أفضل مما كنت عليه البارحة. «تطوير مهاراتك كمساعد عن بعد يفيدك ويفيد عملائك.» بدأ عدد كبير من الأشخاص بما فيهم أنا العمل كمساعد عن بعد كهواية وكطريقة لجني بعض المال الإضافي أو لتوفير بعض المال للقيام برحلة ما. إذا كان عملك كعملي فإنك غالبًا بدأت في البداية بالقيام ببعض الأعمال للأصدقاء والعائلة، ثم تطورت الأمور ببطء وقبل أن تدرك ذلك بدأت باستلام مشاريع لأصدقاء أصدقائك وأقاربك البعيدين. ثم بدأت بتحصيل بعض من الأرباح الصغيرة في البداية إلى أن استلمت مشروعًا كبيرًا، وحتى قبل أن تدرك ذلك. إلى أن تدرك أنّ هذا العمل الجانبي كمساعد عن بعد تطور وتحول إلى عمل حقيقي، وأصبحت بحاجة إلى إنشاء باقات ووضع الأسعار وتوظيف محاسب وتحسين موقعك الإلكتروني، وفجأة أصبح لعملك نفقات متكررة ولم يعد يشتمل على المبيعات فقط. يمكن للعمل كمساعد عن بعد أن يتحوّل من عمل جانبي إلى عمل بدوام كامل بسرعة كبيرة جدًا، لكن عليك عندها أن تتخذ القرار: هل ستستمر بتطوير هذا العمل لتحوّله إلى أمر مهم وتترك عملك العادي السابق، أم ستدعه يتعثر ويعود إلى البداية؟ تعتمد إجابة ذاك السؤال على مدى التزامك بأن تصبح مساعد عن بعد أفضل، ليس فقط على مستوى الخدمة التي اخترت تقديمها وإنّما على مستوى عملك ككل كصاحب عمل مستقل. ترجمة -وبتصرف- للمقال ‎7 Essential Virtual Assistant Skills That Will Help You Grow Your Business لصاحبته Erin Sturm
  4. يعتقد البعض بأن توظيف مساعد افتراضي يمكن أن يتم فقط عندما يكون عملك ناجحًا أو عندما تكون قد أمنت العواقب الممكنة المترتبة على توظيفه. ومع ذلك، إذا كان النمو والتوازن بين العمل والحياة أمرًا ذو أولوية قصوى بالنسبة لك، فيجب عليك أن تفكر جديًا في الحصول على بعض الدعم. ليس هناك أدنى شك بأن العمل الحر هو أمر عظيم، حيث يكون لديك السيطرة الكاملة على أفكارك الإبداعية ووقتك ومشاريعك، ومع ذلك، فإن هذا قد يعني أيضًا إدارة كل شيء بنفسك. إنك الرئيس التنفيذي، كما أنك ستعمل في مجال المبيعات والتسويق، أنت من سيقوم بالدفع كما أنك ستكون بمثابة المساعد الشخصي. مع مرور الوقت، فإن كل هذه الأعمال الإضافية يمكن أن تكون بمثابة عائق أمامك وتمنعك من تقديم أفضل ما لديك كما أنها ستؤثر سلبًا على السرعة التي سينمو بها عملك. لذلك فإن الاستثمار في توظيف مساعد افتراضي (من أي مكان للعمل 4-10 ساعات شهريًا) قد يكون قرارًا ذكيًا على المدى الطويل بالنسبة لك وبالنسبة لعملك. في العام الماضي، كنت أشعر بالإرهاق كما أني لم أحظَ بالنوم بشكل كاف، حيث عملت لساعات طويلة ولكني لم أحصل على ما يكفي من الوقت للتركيز على تطوير عملي. كان هناك ما يجب أن يتغير بسرعة، لذلك قمت بتوظيف زميلي بييب رينيه ليكون مساعدي الافتراضي – الذي قام بدوره بتغير الطريقة التي أقوم فيها بتنفيذ وإدارة عملي للأفضل. عند تعيين مساعد افتراضي، حاول إيجاد الشخص المناسب حقًا، وفيما يلي نصائحي بشأن الأمور التي يجب مراعاتها عند توظيف مساعد افتراضي، وخاصة في المرة الأولى: 1- حدد أين تكمن حاجتك للمساعدة قبل أن تبدأ، قم بتحديد المساعدة التي تحتاجها تمامًا، وحدد الجوانب التي لا تمتلك فيها مهارات كافية حيث تقوم بهدر الوقت كل أسبوع في حين أنه بإمكانك أن تنفقه بشكل أفضل على المزيد من العمل المأجور. إن لم تكن بارعًا بالأرقام، قم بتوظيف مساعد افتراضي يقوم بجمع نفقاتك كل أسبوع وبالتالي سيشعرك بالراحة لتخلصك من هذا العبء. إن كنت تنفق الكثير من الوقت كل أسبوع في تحديث موقعك على الويب، قم بتوظيف مساعد افتراضي للقيام بذلك لتقوم أنت بالتركيز على إنشاء محتوى مميز بدلًا من ذلك! قم بتدقيق عملك من البداية حتى النهاية، مثل العمليات والأنظمة الحالية، حيث يجب عليك أن تكون واقعيًا بشأن المشاكل التي تعاني منها (لا تخجل، جميعًا نعاني منها!). وتذكر أن المساعد الافتراضي الجديد سيقدم لك نصائح جيدة بشأن كيفية إصلاح تلك العمليات لذا عليك أن تحاول الاستفادة منها. لقد قدم لي ريني نصائح رائعة لمساعدتي في بدء العمل! 2- حاول العثور على الشخص المناسب ستعمل بشكل دائم مع المساعد الافتراضي لذا فإنه من الأفضل لك أن تجد الشخص المناسب لعملك، شخصيتك والمنطقة الزمنية لديك. شاركه أهدافك وتوقعاتك ورؤيتك للأمور بالتفصيل. حدد الأدوات التي تستخدمها، والأدوات التي تريد استخدامها، والمشاريع الرئيسية التي تحتاج المساعدة بها (مع الجداول الزمنية). قم بتحديد السعر (شهريًا مقابل كل ساعة) وعندما يتوفر الوقت لكلاكما ستقومان بالتواصل. حاول أن تكون واضحًا قدر الإمكان من البداية بحيث تضمن العثور على الشخص المناسب للعمل. هناك العديد من الطرق للعثور على المساعد الافتراضي: من خلال مواقع مثل CloudPeeps، مجموعات فيسبوك أو من خلال الشبكات المحلية في مدينتك مثل مساحات العمل أو الاجتماعات. بعد اختيار المرشح، أوصيك بإجراء مكالمة فيديو معه أولًا. قبل أن نبدأ العمل معًا، قمت بإجراء مكالمة على الإنترنت مع رينيه (لمدة 20 دقيقة تقريبًا) لمناقشة وضعي بشكل واضح، ومن أجل فهم تجاربنا وتوقعاتنا، ولنتخذ نوع من الشعور تجاه بعضنا. وقد أحسست آنذاك بأنه الشخص المناسب! 3- التواصل بشكل دائم وواضح تمامًا كما تتصرف مع عملائك، تأكد من وجود تواصل دائم وواضح. قم بإنشاء قائمة قبل أن تبدأ بإطلاع مساعدك الجديد بأكبر قدر ممكن من الوضوح والعمق. قم باستخدام أداة مثل Slack للاتصال العادي (وتخلى عن البريد الإلكتروني!)، وقم أيضًا بإدارة المهام باستخدام Asana أو Trello، لتتبع المهام وتتبع الأسئلة وتقدم العمل. عندما بدأت العمل مع رينيه، اعترفت بشكل صريح بأنه قد يكون هناك بعض التغيرات بالنسبة لي، حيث أصبحت أستخدم التفويض بالمهام والتخطيط للمستقبل مع عضو آخر في الفريق. إن الانفتاح منذ البداية يوفر أساسًا متينًا لنا من أجل التطور، ومن أجل الوصول لفهم واضح بشأن ما نأمل لتحقيقه في العمل. 4- قم بمراجعة النظم الخاصة بك أعتقد الآن بأنك تمتلك بالفعل أنظمة ضمن مكان عملك، ولكن مع وجود شخص جديد، فقد حان الوقت لإعادة النظر في كيفية عمل هذه النظم وكيفية تبسيطها قدر الإمكان. يعتبر موقع Slack مفيدًا للغاية إن كان مساعدك الافتراضي يقيم ضمن منطقة زمنية مختلفة. أما بالنسبة للتواصل الشهري يمكنك استخدام Zoom أو Skype لتحصل على تواصل شخصي وجهًا لوجه، كما يوفر ذلك فرصة لمراجعة العمل السابق واستخلاص النتائج والتقدم بشكل واضح. قم باستخدام Asana لإدارة المهام ولا تنسى وضع عقد واضح، اتفاق للسرية وترتيبات عملية الدفع أيضًا (إن كنت تستخدم CloudPeeps، فإن كل تلك الأمور يتم تغطيتها تلقائيًا في الموقع!). لقد قمت بإنشاء عنوان بريد إلكتروني شخصي لرينيه أيضًا، وذلك كي يتمكن من إدارة كل ما أملك من مواعيد واجتماعات من خلال نطاقي الخاص وكل ذلك يتم عبر المنزل. إننا نقوم باستخدام Google Drive و Dropboxدائمًا لتبادل الملفات ونقوم بتجنب البريد الإلكتروني. بفضل رينيه، بدأت تدريجيًا بالتخلص من أي أداة أو نظام لا يقدم لي أي فائدة في عملي (أو لا يقوم باستخدام وقتي بشكل أمثل). 5- كن مسؤولًا وأخيرًا، فإن أكبر تغيير لاحظته عند توظيف مساعد افتراضي هو تغييره للطريقة التي أنظر فيها لنفسي ولأعمالي. فقد أصبحت الآن أكثر وعيًا بما أقوم به وبكيفية الاستفادة من رينيه بطريقة تهدف إلى إنجاز الأمور بشكل أفضل وأسرع. لقد تغير أيضًا إحساسي بـ "الأولويات" والأمور التي أستطيع التخلي عنها (بأمان) قد تغيرت كذلك، وهو التغيير الذي سمح لي بالتطور كشخص والتمتع بعقلية أكثر استراتيجية. كعامل مستقل زميل، فإني أشعر بالكثير من المسؤولية حيث يجب أن أكون "مدرب" جيد دون أن أؤثر بشكل سلبي على رينيه. سأعترف بأنه على الرغم من أنني لم أكتشف كل شيء حتى الآن ولكني أصبحت أكثر وعيًا من ذي قبل – وبالاستمرار باتخاذ الموقف الإيجابي والحماسي يمكنني أنا ورينيه العمل معًا لنحقق ما نريده. إن توظيف مساعد افتراضي يمكن أن يغير عملك الحر الخاص، وحتى حياتك للأفضل. كما يمكن أن يشجعك على إدارة ذاتك وعملك بشكل أفضل، ويمنحك أيضًا رؤية مناسبة فيما يتعلق بتنفيذ العمل الأشياء بأفضل شكل ممكن. إنني أوصي بتوظيف مساعد افتراضي اعتبارًا من اليوم، ابدأ بالتخلص من العمل المتراكم منذ العام الماضي، قم بتنفيذ تلك المهام على قائمة "الانتظار"، وأخيرًا تعلم كيف تنام بشكل أفضل في الليل مرة ثانية. ترجمة -وبتصرّف- للمقال How to hire a virtual assistant for your freelance business لصاحبته Kat Loughrey حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik
  5. هنيئا لك، لقد قمت ببناء حياة مهنيّة مستقلّة تقوم فيها بالعمل الذي تحبّه ومع العملاء الذين تستمتع بالعمل معهم. الأمر لا يتعلّق بدفع فواتيرك وتغطية مصاريفك فحسب، وإنّما يتعلّق بتحقيق وجني الأرباح. ولكن الآن ماذا بعد؟ إن كنت تعمل كموظف في شركة بدوام عاديّ، سيكون جُلّ تركيزك في كيفيّة تسلّق سلّم التّرقيات الخاصّ بالشركة بهدف تطوير عملك وحياتك نحو الأفضل. أمّا بالنّسبة للعمل الحرّ، فأنت رئيس نفسك، ولكن هذا لا يعني أنّك وصلت إلى القمّة لأنّ العمل الحرّ يمنح المستقلّين الكثير من الفرص لبناء وتطوير مشروع عمل صغير ومُربح يختارونه ويرغبون في تحقيق الرّبح من خلاله وكذا اختيار نمط وأسلوب الحياة الذي يخدم راحتهم. ربّما قمت بإحراز تقدّم ملحوظ وصادفتك فرص عديدة لتطوّر أكبر، أي وجود عملاء وعمل أكثر ودخل أوفر، أو ربّما قمت ببناء سُمعة جيّدة في مجال عملك وهناك العديد من العملاء المحتملين الذين يريدون عرض مشاريع للعمل عليها أو يلتمسون منك النّصيحة والمشورة، ومن الممكن أيضا أن يريد البعض الآخر توظيفك لأجل مهارة معيّنة تبرع فيها وتتقنها، ولكنّهم يحتاجونك لتنفيذ جزء واحد فقط من المشروع الذين هم بصدد العمل عليه. لكن إن أردت فعلا مُساعدة هؤلاء العملاء فمن المُرجّح جدًا أنّك ستحتاج إلى ضم أشخاص آخرين إليك. لكن في المُقابل لا تريد أن تتعجّل الأمور، فأنت لا تريد إنشاء مؤسسة، بل تريد بناء مشروع صغير مُدعّم من طرف مستقلّين ذوي كفاءة عالية، وعليه يجب معرفة الوقت المناسب لتوظيف أوّل مستقل مُساعد للعمل معك، وكيفية إيجاد الكفاءات اللازمة لهذا الأمر. متى يحين الوقت لتوظيف أول مستقل يُساعدك في مهامك: عند بناء مشروع عمل حرّ، يجب عليك أن تتأكّد من أنّك قادر على أن تجني لنفسك قدرا من المال من عدّة أعمال تحترفها وتبرع فيها قبل أن تقوم بتوظيف مُساعد آخر للعمل معك، بمعنى أنه إذا تخلّى عليك أحد عملائك، تبقى محافظا على استقرارك الماديّ كعامل مستقل، ويُعتبر هذا الاستقلال الماديّ القاعدة الأساسيّة لبناء مشروعك عليه، وستكون في حال أفضل لو كان بمقدورك الدّفع لمستقل آخر، لكن هذا الأمر أقل أهمّية من المُحافظة على استقرارك المادي. توجد عدّة أمور تشير إلى أنّ هناك فرصة لتطوير مشروعك، ومن أهمّها: لديك العديد من العملاء الجيّدين أكثر من الحدّ الذي باستطاعتك خدمته. لديك عميل أو أكثر من ذوي العيار الثّقيل يستحوذون على أغلبية وقتك مع عملاء آخرين ينتظرون دورهم. تُطلب منك تقديم استشارة بشأن عمل معيّن ولكنّك لا تستطيع بسبب العمل اليوميّ الذي يفرضه عليك العملاء الحاليون. الانشغال الدّائم بإتمام عمل العميل للدرجة التي لا تستطيع فيها التّركيز على تطوير اسم خاص بك والذي لا تريد الاستغناء عنه. يُقدّم التّعامل مع بعض العملاء ربحا كبيرا يسمح لك بتوظيف شخص آخر للقيام بالأمور التي لا تُتقنها جيّدًا. لقد قمت بتحديد فرصة يتيحها لك سوق العمل لتوسيع مجال عروض خدمتك ولكنّك تحتاج إلى مساعدة لتلبية كلّ هذه الاحتياجات. الموضوعان المشتركان في كلّ واحدة من هذه الأمور هما 1) لديك أو من الممكن أن يكون لديك في المستقبل الكثير من العمل الذي لا تستطيع توفير الوقت الكافي لإنجازه، 2) تحتاج إلى مساعدة في المجالات التي لا ترى نفسك خبيرا فيها كفاية أو بكلّ بساطة لست مهتمّا بالعمل عليها. من يجب توظيفه كأوّل مساعد لك؟: يعتمد اختيارك لمساعدك الأوّل على نوع العمل الذي تقوم به وعلى نوع المشروع الذي تريد تطويره، وفي الغالب نجد أنّ المستقلّين يريدون الاستعانة بمساعدة خارجية في المهامّ الإداريّة بالدّرجة الأولى مثل المحاسبة، المحاسبة الإداريّة، إعداد الفواتير والضّرائب والعقود وغيرها والتي تُعتبر مهامّا مُملّة بالنّسبة إلى شخص مُبدع، كما أنّها تُعتبر من الأعمال التي سيكون من الأفضل لو قمت بتوظيف مساعد افتراضيّ لتحمّل مسؤوليّاتها. وفي العديد من الحالات، يُعتبر المساعد الافتراضيّ خطوة كبيرة في بداية هامّة لتطوير مشروعك. تجدر الإشارة إلى أنّ هناك العديد من الأدوات المُتاحة التي تُنجز هذه المهامّ الإداريّة أوتوماتيكيّا، ومع تطبيق الوسائل المناسبة لعملك، ستلزمك عدّة ساعات فقط أسبوعيّا لإتمامها، أو كما أشرتُ سابقا يمكنك توظيف مساعد افتراضيّ ليقوم بهذه المهامّ بدلا منك ويساعدك في تحمّل حجم العمل. في نظرك، من يجب توظيفه كمساعد لك؟ هذه مجموعة من الأسئلة التي يجب طرحها على نفسك عند محاولة تعيين مساعدك الافتراضيّ لأوّل مرّة: ما حجم الميزانيّة المُتاحة لديّ لتوظيف مساعد لي؟ ما نوع الالتزام الذي أنا على استعداد لفعله اتّجاهه؟ ما هو العمل الذي أُحبّ فعله؟ وما هو العمل الذي لا أحبّذ القيام به؟ ما هو العمل الذي يأخذ منّي وقتا كبيرا؟ ما هي الأنشطة التي تُدرُّ دخلا أقلّ؟ ما الشّيء الذي سيجعل المشروع أفضل وأنجح؟ ما هي الفرص المُتاحة بين يديّ الآن؟ سيُصبح أمر توظيفك لمساعدك الافتراضيّ واضحًا عند الإجابة على كلّ هذه الأسئلة، لذا حاول أن تختار شخصا يستطيع مساعدتك في المهامّ الضّروريّة التي تأخذ منك وقتا كبيرا مقارنة بعائدها الماليّ القليل وقُم بتوظيف شخص لديه مهارات متكاملة مع مهاراتك، أي أنّه بارع في الأشياء التي لا تبرع فيها أنت. لماذا توظيف مستقل مُرافق؟: دعنا نقل أنّك أصبحت عاملا مستقلّا لأجل حياة حرّة ومرنة (لا يهمّ ما هو السّبب الرّئيسيّ)، هل تريد حقّا أن تضيف التزاما براتب إضافي وعامل بدوام كامل لهذه الحياة المستقلّة؟ من المحتمل لا، لذا فتوظيف مستقل آخر يُتيح لك الفرصة بأن تبقى حرّا ونشطا وعلى استعداد أن تغيّر من وجهتك حسب اتّجاه التّيار. المستقل المُوظف على دراية تامّة بدوره الذي من المُمكن أن يتغيّر في أيّ لحظة والتزامه الذي من المحتمل أن يكون قصير الأجل على شرط أن تكون قد قمت بتوضيح أهمّ النّقاط ووضع توقّعات واضحة، ويكون المّساعد على العموم مُدركا بكيفيّة عملك بصفة عامّة وكيفيّة عملك مع العملاء بصفة خاصّة. إنّ العمل مع مستقل مُرافق وصاحب عمل حرّ يبني احتراما مُتبادلا لعمل ووقت كلّ منكما، ويعني توظيف مستقلّين تطوير نطاق عملك ومشروعك حيث أنّك تستطيع توظيف أشخاص لديهم مجموعة من المهارات المختلفة لتلبية الكثير من الاحتياجات سواء لك أو للعميل. كيف تختار موظفك الأوّل وأين تجده؟: حسنا، إنّك تعلم المهمّة التي تريد توظيف مساعد لك من أجلها ومُدرك أيضا للميزانيّة التي لديك، عليك الآن أن تقوم بعمل وصف وجيز لهذه المهمّة وابدأ أوّلا بإنجاز مخطّط للحدّ الأدنى لاحتياجاتك كالآتي: أن يكون الشّخص: جديرا بالثّقة ويُعتمد عليه ولديه الدّليل والبرهان على ذلك. صاحب خبرة في العمل والتّعامل مع العملاء. مرتاحا في العمل ذي الآجال المحدّدة والذي يجب تسليمه في فترة زمنيّة قصيرة. متفوقا وماهرا في (العمل الذي وظّفته لأجله) ولديه أعمال سابقة تُثبت ذلك. صاحب مهارات عالية في التّواصل كتابيّا وشفويّا. مُلمّا بالأدوات التي تُساعده في إنجاز وإتمام العمل المُوكّل إليه. صاحب شخصيّة متوافقة ومتناسبة مع شخصيّتك. والآن وقد عرفت السّمات التي تريدها في مُساعدك الافتراضيّ، ابدأ بالتّخطيط للأساسيّات التي يحتوي عليها دور هذا المستقل وهي كالآتي: الالتزام بالوقت. تحديد الساعات أو الأيّام التي تتوقّع أن يكون فيها المُستقل متوفّرا. بيان ما هي الخدمة التي تريد منه تسليمها (ما الذي تتوقّع منه إنجازه). كيفية تقييم العمل وقياس مدى نجاحه. المدّة أو الإطار الزّمني للمشروع أو للعقد الذي بينكما. ما نوع المشروع أو المشاريع التي سيعمل عليها المستقل. أساسيّات الالتزام (كيف سيتم التواصل بينكما وكيف يتم تسليم العمل وهل هناك مستقل آخر سيتم التّعامل معه...). لقد أنهيت الآن وصف المهمّة بالكامل وما بقي إلّا إضافة بعض الحقائق عنك التي تُبرز شخصيّتك ليتمكّن المرشّحون من أخذ لمحة عن من الذي سيتمّ العمل معهم ومن الممكن أن تجذب هذه الإضافات شخصا لديه نفس القيم التي لديك. أنت تعلم كمستقل ما الذي تبحث عنه في المرشح وبما أنّك مستعدّ، نقترح عليك أن تقوم بعمل بحث عن مستقل في منصّة مستقل بناءً على المهارات التي تريدها وإمكانيّة توفّر المرشح والوقت. من هنا يمكنك النّقر على ملفّهم الشّخصيّ لتتعرّف أكثر على تجاربه وخبراته، كما أنّك تستطيع قراءة المراجع والاستعراضات والبحث في معرض أعماله وعندما تصبح مستعدّا، قُم بعرض العمل عليهم من خلال هذه المنصّة. قبل الانتهاء من عمليّة الاتّفاق، قُم بمكالمة المستقل المُساعد هاتفيّا أو عن طريق الفيديو لتتحدّث معه عن بعض التّفاصيل واحرص دائما على الإجابة على أيّ سؤال يُوجّه إليك ومن جهتك لا تتردّد في طرح أيّ أسئلة إضافيّة للتّأكّد من أنّه الشّخص المناسب أم لا. ومن خلال استخدام منصة مستقل، ستتخلّص من فوضى العمل الورقيّ كإعداد الفاتورة وغيرها، وكلّ ما عليك فعله هو التّركيز على كيفيّة تطوير مشروع عملك الحرّ. هل لديك أسئلة حول توظيف مستقل مُساعد لك لتطوير عملك؟ أُترك لنا تعليقا يحتوي هذه الأسئلة. ترجمة -وبتصرّف- للمقالWhen it’s time to make your first hire to scale your freelance business حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ freepik