المحتوى عن 'زيادة الإنتاجية'.



مزيد من الخيارات

  • ابحث بالكلمات المفتاحية

    أضف وسومًا وافصل بينها بفواصل ","
  • ابحث باسم الكاتب

نوع المُحتوى


التصنيفات

  • التخطيط وسير العمل
  • التمويل
  • فريق العمل
  • دراسة حالات
  • نصائح وإرشادات
  • التعامل مع العملاء
  • التعهيد الخارجي
  • التجارة الإلكترونية
  • الإدارة والقيادة
  • السلوك التنظيمي
  • مقالات ريادة أعمال عامة

التصنيفات

  • PHP
    • Laravel
    • ووردبريس
  • جافاسكريبت
    • Node.js
    • jQuery
    • AngularJS
    • Cordova
    • React
  • HTML
    • HTML5
  • CSS
  • SQL
  • لغة C#‎
  • لغة C++‎
  • بايثون
    • Flask
    • Django
  • لغة روبي
    • Sass
    • إطار عمل Bootstrap
    • إطار العمل Ruby on Rails
  • لغة Go
  • لغة جافا
  • لغة Kotlin
  • برمجة أندرويد
  • لغة Swift
  • لغة R
  • لغة TypeScript
  • ASP.NET
    • ASP.NET Core
  • سير العمل
    • Git
  • صناعة الألعاب
    • Unity3D
    • منصة Xamarin
  • سهولة الوصول
  • مقالات برمجة عامة

التصنيفات

  • تجربة المستخدم
  • الرسوميات
    • إنكسكيب
    • أدوبي إليستريتور
    • كوريل درو
  • التصميم الجرافيكي
    • أدوبي فوتوشوب
    • أدوبي إن ديزاين
    • جيمب
  • التصميم ثلاثي الأبعاد
    • 3Ds Max
    • Blender
  • نصائح وإرشادات
  • مقالات تصميم عامة

التصنيفات

  • خواديم
    • الويب HTTP
    • قواعد البيانات
    • البريد الإلكتروني
    • DNS
    • Samba
  • الحوسبة السّحابية
    • Docker
  • إدارة الإعدادات والنّشر
    • Chef
    • Puppet
    • Ansible
  • لينكس
  • FreeBSD
  • حماية
    • الجدران النارية
    • VPN
    • SSH
  • مقالات DevOps عامة

التصنيفات

  • التسويق بالأداء
    • أدوات تحليل الزوار
  • تهيئة محركات البحث SEO
  • الشبكات الاجتماعية
  • التسويق بالبريد الالكتروني
  • التسويق الضمني
  • التسويق بالرسائل النصية القصيرة
  • استسراع النمو
  • المبيعات
  • تجارب ونصائح

التصنيفات

  • إدارة مالية
  • الإنتاجية
  • تجارب
  • مشاريع جانبية
  • التعامل مع العملاء
  • الحفاظ على الصحة
  • التسويق الذاتي
  • مقالات عمل حر عامة

التصنيفات

  • الإنتاجية وسير العمل
    • مايكروسوفت أوفيس
    • ليبر أوفيس
    • جوجل درايف
    • شيربوينت
    • Evernote
    • Trello
  • تطبيقات الويب
    • ووردبريس
    • ماجنتو
  • أندرويد
  • iOS
  • macOS
  • ويندوز

التصنيفات

  • شهادات سيسكو
    • CCNA
  • شهادات مايكروسوفت
  • شهادات Amazon Web Services
  • شهادات ريدهات
    • RHCSA
  • شهادات CompTIA
  • مقالات عامة

أسئلة وأجوبة

  • الأقسام
    • أسئلة ريادة الأعمال
    • أسئلة العمل الحر
    • أسئلة التسويق والمبيعات
    • أسئلة البرمجة
    • أسئلة التصميم
    • أسئلة DevOps
    • أسئلة البرامج والتطبيقات
    • أسئلة الشهادات المتخصصة

التصنيفات

  • ريادة الأعمال
  • العمل الحر
  • التسويق والمبيعات
  • البرمجة
  • التصميم
  • DevOps

تمّ العثور على 6 نتائج

  1. يمكنني القول بصراحةٍ أنني موظفٌ من النوع الذي يجب أن يُحاط بزملاءٍ يُكِنُّ لهم المودة حتى يؤديَ عمله بشكل أفضل؛ إن العمل بين أُناسٍ أُحبهم بصدق يجعل عملي أسهل بألفِ مرة. إني أرى أنّ وُجود أصدقاءٍ جيّدين في العمل يمكنُ أن تكونَ له فائدةٌ كبيرة، فهذا أمرٌ قد يُخفِّفُ بعضًا من التّوترِ الناتجِ عن ساعاتِ العملِ الطِّوال كما يمكن أن يُسهِّل التعامل مع الحالات والمواقف ذات الضغط العالي. لقد وجدنا إحصائيات رائعة تُثبتُ أنّ العمل مع مجموعة جيدة من الأصدقاء ليس فقط أمرًا جميلًا الحصولُ عليه بل يُمكن أن يجعل الجميع يعمل بشكل أفضل. 1. حياةٌ عمليّةٌ أفضل كثيرًا ما تكلمت سابقًا عن ضرورة موازنة حياتك في العمل مع حياتك خارجه وهذا لأنك إن استطعت فعل هذا، فسَتُخفف من وطأة التوتر بدرجةٍ كبيرة وسيصير المزجُ بين الحياتيْنِ سلِسًا، فكأنك المُحارب في ساحات الوغى تخوضُ كلما أشرقت الشمس معركةً ثم تخوض بعد ذلك مع زملائك في العمل دردشةً ليست بالضرورة مرتبطةً به. هذه الطبقة الإضافية من الراحة تجعل عملك أسهل. أنصحك أيضًا بقراءة كيف سيتغير مكان العمل خلال العقود المقبلة. 2. وجودُ الأصدقاء سيُحسّنُ من نسبة الاحتفاظ بالموظفين لن تهجُر مجموعة أصدقاءٍ تُحبهم صحيح؟ لن تقبل بعملٍ حتى ولو كان بأجرٍ مُرتفعٍ إن كنت لن تتآلف مع زملائك في العمل، مُعظم الذين جرت عليهم الدراسة بيّنوا أن قيمة العمل مع مجموعةٍ جميلةٍ متآلفةٍ من الأصحاب تعلو قيمة الأجرِ المرتفع. يمكنني القول إذن أن تكوين علاقات صداقة وثيقة داخل مكان العمل مع بناء ثقافة شركة جيدة أمرٌ جميل لاستبقاء الموظفين لديك، ومن أجل هذا احرص على أن تبذل قُصارى جُهدك في توظيف أشخاصٍ يتمتعون بملائمة ثقافية كبيرة. 3. تزيدُ من رضا الموظفين كما ترفع معنوياتهم عندما تكونُ بين الأصدقاء، ستعمل بشكلٍ أفضل وسترتفع معونياتك كما أنك ستجد نفسك قادرًا على أن تكون أكثر إنتاجيةً في العمل. أعتقد أن مجرد حقيقة أنه يمكنك مُداولةُ العمل باللعب مرةً سيجعلك أكثر إنتاجية، فمثلا أنا وشريكي التأسيسي دان نعملُ بجدٍّ كل يوم ولكننا لا ننسَ أخذ استراحةٍ قصيرة في منتصف النهار للاستمتاع قليلًا؛ أحيانًا تجدُنا نلعبُ تنس الطاولة وأحيانًا ألعاب الفيديو وأحيانًا أخرى نتكلم عما حدث ونتدارك ما فاتنا من أخبارٍ وشؤون حياةِ كلٍ منّا الشخصية، هذا يُخفف من شدة الإرهاق العقليّ الناتج عن الجلوس أمام الحاسوب طوال اليوم. 4. أصدقاءٌ أفضل = بناء ثقافة أفضل في الشركة كما أشرت سابقًا، كلما زاد عدد الأصدقاء في العمل، كانت ثقافة الشركة أو المكتب أفضل. يُمكن القولُ إذن أن كل العلاقات التي تعقدها في مكان العمل لا تجعل حياتك أفضل فحسب بل تُحسن بطريقة غير مباشرة ثقافة شركتك. 5. أفضل علاقات الصداقة تبدأ من مكان العمل فمثلا نحن مدمني العمل في مكتبنا كوّنا صداقاتٍ مع زملائنا في المكتب، ويمكنني القول أن جميع أفراد الفريق مقربون لبعضهم بعضًا ويربطنا رباطٌ وثيقٌ جدا. كان هناك فترةٌ من الزمنِ اعتقدت فيها أن مجموعة أصدقائي قد اكتملت في الكلية ولكني كُنت مخطئًا تمامًا، فتكوين الصداقات في العمل أمرٌ رائعٌ، لأنه على أعضاء الفريق التعرف على بعضهم بعضًا جيدًا حتى يَسهُل عليهم حلُّ المشكلات وإتمام العمل. 6. ثناءٌ أكثر من الزملاء كلما زاد عدد أصدقائك في مكان العمل، زاد الثناء. ثناءُ الزُّملاء يفعل العجب عندما يتعلق الأمر بالاعتراف بمجهوداتك المبذولة، وبدلًا من أن يأتي الثناءُ من الإدارة، يأتي من زُملائك من حولك، طبعا هذا لا يأخذ مكان إعتراف الإدارة فقيمة ثناءها لها وزنٌ أكبر ولكن اعتراف الزُّملاء يخدُمُ غرضًا قيِّمًا أيضًا. 7. وجود أصدقاء في مكان العمل أمرٌ جيدٌ لتنمية شخصك وجود أصدقاء في مكان العمل يُساعدك على النموّ كشخص وكمِهني، هذا طبعًا لوجود أشخاص يُحفِّزونك ويُشعرونك بالراحة أيضًا. لذلك أبقِ أصدقاءك في العمل قريبًا منك لأنهم يُساعدونك في النمو كشخص وكموظف. 8. جودةُ عملٍ أفضل نعم هذا صحيح، العمل مع الأصدقاء يُحسّنُ من جودة عملك. سأفترض أن هذا يحدُث بسبب مراجعة ونقد أقرانك في العمل كما يمكن أن يحدُث لأنك تُريدُ أن تُريَهم بأن أدائك جيد فتتفوق في أداء المهمات الموكلة إليك، فآخر شيءٍ تُريده هو أن تكونَ أنت العضو المترهّل في المجموعة. من المؤكد إذن أن وُجود أصدقاءٍ في العمل سيُساعدك على التفوق وتقديم أفضل ما لديك. 9. ستتلقّى ردود فعلٍ أكثر على الأقل هنا في مكتبنا، نُبقي ردودَ الفعلِ مستمرة؛ فإن وجدنا شيئًا يُمكنُ تحسينه، نبذل قُصارى جهدنا في إصلاحه واختباره. هنا في المكتب، نستخدم ملاحظات الموظفين للحفاظ على سيرِ الأمور، أراه من المهم جدًّا الحصول على رأي وملاحظات أقرانك لتتفوق وتُنجز أكثر، لقد اكتشفنا أننا بالمحافظة على النقد المستمر نحن أكثر حماسًا وإبداعًا وابتكارًا. 10. كسبُ احترامٍ أكبر من الزُّملاء لأنك تعملُ بين الأصدقاء، ستميل إلى احترامهم، ولن تسوء الأمور إلا إذا كنتم تتابعون نفس دوري كرة القدم، ولكن عدا هذا ستكون الأمور على ما يُرام. فأنت عندما تعمل مع زُملاءٍ تُحبهم سيكون الاحترامُ متبادلًا؛ تمنحه وتتلقاه، وإذا طلبت من أحدهم إتمام مهمة فكأنك طلبت منه إسداء خدمةٍ أو معروفٍ إليك، لذلك أبقِ بيئة العمل وكأن مجموعة من الأصدقاء يعملون على مشروعٍ مشترك. 11. ستستمتع أكثر وأنت في العمل أكثر من ضعف الأشخاص الذين تمت عليهم الدراسة قالوا أنه لديهم الفرصة لتقديم أفضل ما لديهم كل يوم. إن المعادلة بسيطة؛ عندما تعمل مع الأصدقاء فإنك ستستمتع أكثر بهذه الوظيفة، ولا يوجد أي عيبٍ في هذا. لنتكلم بصراحة، كثيرٌ من الوظائفِ مملةٌ ومرهقة ولكن إن نحن خُضناها مع الأصدقاء فستصير أسهل. لماذا قد تقضي وقتك في عملٍ لا تستمتع به؟ أو مع زملاءٍ لا تُحبهم حقًّا؟ ابدأ في تكوين صداقاتٍ في مكان عملٍ واخلق بيئة رائعة وممتعة تُسهّل على الجميع العمل. ترجمة بتصرف لمقال Why Having Friends at Work is Important للكاتب Jeff Fermin
  2. إنّ إعطاء التقدير الكافِ لمجهودات الموظف أمرٌ مهمٌ حقا وهذا ما قد يجعل تطبيقه مرهقًا بالنسبة لأي قائد. إنّ تقدير كل صغيرةٍ يقوم بها الموظفون والموازنة بين المكافآت الداخلية المعنوية والمكافآت الخارجية المادية ومساعدتهم على النمو كمهنيين أمرٌ لا غنى عنه، وقد تجتهد وتُنفق على هذا الأمرِ أموالًا طائلة ومع ذلك قد لا تحصل على أي نتيجةٍ تُذكر. ونحن نتفهم هذا، لأنه أمرٌ قد حدث لنا. خلال السنتين الماضيتين، تكلمنا مع العديد من الخُبراء حول جميع جوانب تحفيز الموظفين بما في ذلك تقدير الموظفين، وقد كنا قادرين على وضع هذا الدليل الكامل ليُعلمك كيف تصنع ثقافة تقدير مجهودات الموظفين وهكذا ستُسعد كل عضوٍ في الفريق. تقدير الموظفين: القصة وما وراءها واحدةٌ من أكبر الأخطاء التي يقع فيها القادة هي ربطُ إعطاء التقدير لمجهودات الموظف بالمكافآت المادية بينما في الواقع تقديرُ جهود الموظف لا يعني بالضرورة مكافأة وأنت لست مضطرًّا لصرف أي فلسٍ إذا ما أردت الإعتراف بجهد الموظفين. ومع هذا يبدو أن هناك الكثير من القادة الذين مازالوا لم يفهموا ماذا يعني هذا المُصطلحُ بالضبط. وهذا كل ما في الأمر؛ كل ما عليك فعله هو أن تُظهر للموظفين الإحترام الذي يستحقونه، عليك أن تُظهر لهم أنك تُقدّر جهدهم المبذول في سبيل المؤسسة. هي بسيطةٌ نظريًا ولكن هناك الكثير من التفاصيل الصغيرة التي قد تُفسد عليك الأمور وسنتكلم عنها لاحقًا في هذا الدليل. هذا الخطأ قد ينتج عنه مشكلتان؛ ضياع مالٍ وإفسادٌ لحافز الموظفين. لا يريدُ منك الموظف أن تُنفق من أجله عشرون دولارًا كقسيمة شراء بل كل ما يُريده منك هو ملاحظة وتقدير عمله. وفقًا لدراسةٍ قمنا بها مؤخرًا حول التعامل مع الموظفين وجدنا أن 82% من الموظفين يُفضلون من الإدارة أن تقدر مجهوداتهم بالثناء على إعطاءهم هدايا، وهذا يعني أنك تُنفق أموالك هباءًا. إنه من المعروف أنك إن أعطيت أموالًا للموظف نظير قيامه بعمله سيقل حافزه للقيام بالعمل. في علم النفس الإجتماعي، هذا يُعرف بتأثير المبالغة، ومهمةٌ كانت تُنجز على أفضل وجه بسبب حافزٍ معونيٍّ داخليّ ستصير فجأةً ذات حافزٍ خارجي. وإذا أنت لم تُقدم مكافأة أو قللت من قيمة المكافأة التي كان الموظف ينتظرها، ستنزع منه اهتمامه بالمهمة وسيذهب الحافز الداخلي وسيتوجب على الحافز الخارجيّ المادي أن يكون على هيئة عطاءً متواصِلًا، وإياك أن ترتكب هذا الخطأ، عليك إدراك قيمة الإعتراف بالمجهودات وتقديرها ثم عليك أن تُنفذها كما يجب. لماذا يُعدُّ تقدير جهود الموظف أمرًا مهمًا؟ وفقًا لما جاء في كتاب "كم هو ممتلئٌ دلوك" للكاتب الدكتور دونالد كليفتون أن أول سبب يجعل الناس تقدم استقالتها من العمل هو عدم شعورهم بأن جهودهم مُقدرة ومُعترفٌ بها. تقدير العمل يُعدُّ واحدًا من أهم الأشياء التي يمكنك فعلها للمحافظة على الموظفين. وهذا ما جاء في بحثٍ قامت به مؤسسة ديلويت: ولأزيدكم من الشعر بيتًا، وجدت جمعية إدارة الموارد البشرية في دراسةٍ استقصائية قامت بها أن الشركات التي لها برنامج تقدير استراتيجي ستكون قادرة على استبقاء الموظفين بنسبةٍ تصل إلى 86.6 بالمئة أكثر من الشركات التي ليس لها أي برنامج. وهذا أمرٌ مهمٌّ معرفته لأن عملية تغيير الموظفين هي شيئٌ مكلفٌ بحق. مُعظم التقديرات تقول أن متوسط قيمة عملية تغيير موظف معين بآخر تصل إلى ثلاثين بالمئة من دخل الموظف، ولكن البعض يقول أنها قد تُكلف أكثر بل ضعف دخل الموظف؛ خاصة إن كان يحجز منصبًا تنفيذيًا أو منصبًا يتطلب مهارةً عالية، وعندما تفكر في الوقت والجهد والمال المُستثمَر في عملية التوظيف والتدريب ستبدو لك التقديرات معقولة للغاية. وهذه بعض الأمور التي تتطلبها عملية استبدال موظفٍ بآخر: تكاليف التوظيف وما يدخل معها من مقابلة العمل، الفحص والترويج. تكاليف التعلم والتأقلم على طريقة سير المؤسسة. إنعدام الإنتاجية؛ فالموظف يستغرق ثلاثة أشهرٍ على الأقل حتى يبدأ في الإنتاج. تكاليف التدريب. وأكبر من الخسائر المادية هناك الخسائر العاطفية. عليك أن تضع في حساباتك التأثير الذي ستُحدثه استقالة شخصٍ لمعنويات مؤسستك، سينخفض معدل الإنتاجية كثيرًا لأن كل فردٍ في الفريق سيقضي وقته وجهده في التساؤل إن كان سيكون هو التالي. التقدير الذي يسير على نهجٍ منتظم سيجعل الموظف يُريد البقاء معك. في بحثٍ في كتاب "كم هو ممتلئٌ دلوك" وجدوا أن من فوائد حصول الموظف على تقدير من الإدارة منتظم: يزيد من إنتاجية الفرد. يزيد من نسبة التعامل بين الزملاء. يزيد من نسبة المحافظة واستبقاء الموظفين. يزيد من ولاء ورضا الزبناء تجاه الموظفين. ومن بين كل الإحصاءات التي تُبين أهمية اعتراف الإدارة بمجهود الموظف، الإحصائيات التي قدمتها جمعية إدارة الموارد البشرية هي ما تحتاجه المؤسسات بالفعل: اعتراف الزملاء بمجهود بعضهم بعضًا وتقديره يُعدُّ فرصة ضخمة لتطبيق وبناء ثقافة التقدير والإعتراف بالمجهود داخل مؤسستك، وهذا يُريح المدراء من الضغط ويضمن حصول الموظفين على تقديرٍ كافٍ. إحصائيات حول تقدير الموظف إليك بضعة إحصائيات مهمة تُظهِر لك قيمة التقدير والثناء بالنسبة للموظفين: كم هي المرات التي يجب فيها علي أن أثني الموظفين؟ وفقًا لمؤسسة غالوب، عليك أن تُثني على الموظفين مرة في الأسبوع على الأقل. ومما جاء كإجابة على أحد الأسئلة في دراستهم Q12 «لقد تلقيت تقديرًا أو ثناءً على مجهوداتي في السبعة الأيام الماضية». وهم يفهمون أن هذه واحدة من أهم الأمور عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع الموظفين، وهذا ما يقوله البحث: قد يبدو هذا جلِلًا ولكن عليك أن تفهم مدى سرعة تأثير الدوبامين. يتوق الموظفون إلى الدوبامين، وهذا أمرٌ بيولوجي لا يمكن التحكم فيه، نحن البشر نحتاج الدوبومين بطريقةٍ أو بأخرى، وإذا لم نحصل عليه من مديرنا في العمل سنحصل عليه من الأطعمة المُشبعة بالدهون. وهذا في الواقع يجب أن يكون أمرًا إيجابيًا بالنسبة لك، لأن الموظف عندما يحصل على تلك الدفعة من الدوبامين لأنه قام بعملٍ جيدٍ سيتوق لتلك الدفعة مجددًّا وسيعمل أكثر ليحصل عليها مرة أخرى. طبّق ثقافة تقدير الزملاء بين بعضهم بعضًا في مؤسستك وفقًا لما جاء في بحثٍ قامت به مؤسسة ديلويت، يتملك الموظف شعورٌ أفضل إذا ما تم تقديرُ عمله من طرف زمليه. ونحن لا نحتاج هذا البحث لندرك أن هذا أمرٌ معقول، فأنت تقضي وقتك مع زميلك في العمل يوميًّا وبالتالي هو يفهم ما تقوم به أكثر من الإدارة وإذا اثنى عليك فسيكون مخلصًا أكثر، وزد على ذلك أن معظم الموظفين يرون أن اعتراف المدير إذا أتى فيأتي منه مكرهًا لأنه يريد منهم العمل أكثر مما يجعل التقدير الآتي من الزملاء ذو معنى أعمق وأكبر. السؤال إذن هو كيف تُطبق ثقافة إشادة الزملاء على بعضهم بعضًا؟ علّم موظفيك الإمتنان. البحوث المُجراة حول الإمتنان قد تكون الحلقة الأخيرة لبناء ثقافة الإعتراف بين الزملاء أين يُقدر كل واحدٍ منهم عمل الآخر ويجزيه بالثناء والكلام الجميل. وأثر الامتنان يتنقل كالعدوى بين الزملاء وقد يستمر لأيام، وإذا أنت خلقت ثقافة شركة مِلئُها الامتنان فسيسعد الموظف أكثر وسيكون أكثر استعدادًا لمساعدة زملائه. ولكن الإشادة بين الزملاء والبرامج الاجتماعية التي تُشجع على تقديم المدح والثناء هي مجرد أجزاءِ من برنامج اعترافٍ وتقدير أكبر. سبعة نقاط مهمة لبرنامج ناجح بناءٌ برنامجٍ ناجحٍ قد يكون مرهقًا وقد يأخذ الكثير من وقتك وجهدك، لذلك وضعنا هذه القائمة التي فيها أهم النقاط التي يجب أن تأخذها بالحسبان إذا ما بدأت في بناء برنامجك. والأمر المهم معرفته هو أن موظفيك يسعون جاهدين لإرضائك، ومن أجل هذا إن أنت أردت إسعادهم فعليك أن تُبيّن لهم أنك ترى وتُقدر مجهودهم. اجعل الثناء مستمرًّا إن برنامج "موظف الشهر" غير كافٍ، الإعتراف بمجهود الموظف هو أمرٌ يجب أن يحدث في الوقت الفعلي، كلما رأيت موظفًا يجتهد بيّن له أنك ملاحظٌ لمجهوده ومحيطٌ بما يقوم به. كن دقيقا كلمةٌ مثل "شكرًا" غير كافية بل يجب أن تُبيّن على ماذا تشكر الموظف. اعلم أن الموظف ليس مهتمًّا بكلمة "شكرًا" بقدر ما هو مهتم بخسلة أنك لاحظت عمله، لذلك من المهم أن تكون دقيقًا كقولك مثلا "شكرًا لأنك ساعدت سارة في مشروعها، وأعلم أنها قدّرت مجهودك وأنا أقدره أيضًا". كن متوازيًا مع قيمك العيش بقيمك الأساسية أمرٌ مهمٌ لإنجاح شركتك والتأكد من أن الجميع يعمل على نفس الهدف ونفس المهمة. كلما ربطت مدحك وثناءك مع قيم مؤسستك، كان أفضل. ستضربُ عصفورين بحجرٍ واحد؛ لأنك سُتقدر مجهود موظفك وفي نفس الوقت ستعزز من قيم مؤسستك. شجّع الجميع على المشاركة في البرنامج عليك أن تُشجع الجميع على المشاركة في البرنامج لأن هذا سيجعله فعّالًا أكثر ولكن لا تفرض عليهم المشاركة فهذا قد يعود عليك. يجب أن تكون أسوةً وأن تشارك كثيرًا بنفسك، خاصة إن كنت تعتمد على برنامج معين فعليك أن تساعد في إطلاقه وأن تغرس بذور المحادثات الأولى. كن دائم البحث عن النقد وردود الفعل قم بجمع ردود الفعل من الموظفين وادرسها لترى إن كانت أي مبادرة قمت بها تعمل بشكل جيدٍ أم لا. يمكنك الاعتماد على استطلاعات الرضا لترى إن أحس الموظفون بأي تحسن بعد التغييرات التي قمت بها. اعتمد على التكنولوجيا استخدام التكنولوجيا والمنصات الإجتماعية لجعل ثنائك عامًّا ويمكن تتبعه يُعدُّ طريقةً جيدة لضمان نجاح البرنامج. ليس من الضروريّ أن تكون معقدة، ولكن التكنولوجيا قد تجعل الأمور أسهل وممتعة أكثر للجميع. بعض الأفكار التي قد تُساعدك: إنشاء قناة لإرسال الثناء في تطبيق سلاك. موقع Bonusly. موقع workstars. كن دائم التواصل مع الموظفين معظم المشاريع تفشل بسبب فشلٍ في التواصل. بعد أي تسويق أوليّ تقوم به للإعلان عن برنامجٍ معين لا تنسَ التواصل مع الموظفين بانتظام. ذكّر الموظفين بسبب مشاركتهم وذكّرهم كيف يمكنهم بتقديرهم لمجهود بعضهم بعضًا بناء هذه الثقافة. أفكارٌ تحتاجها إن كنت تبحث عن أفكار جميلة لإعلام موظفيك أنك تُقدر مجهوداتهم، تفضل هذه الأفكار المجربة والتي نجحت وسرت بشكل جيدٍ جدًّا: استعمل مواقع التواصل الإجتماعي واحدة من الأفكار الرائعة هي تطبيق برنامج "موظف الشهر" ثم نشر صورة الموظف الفائز على أحد حسابات مواقع التواصل الإجتماعي الخاصة بشركتك. هناك أمرٌ قويٌّ في الإشارة إليك من طرف شركة لها آلاف المتابعين في مواقع التواصل الإجتماعي. البطل الخارق هذه إحدى طرقي المفضلة لتطبيق ثقافة الإعتراف بالمجهودات بين الزملاء في المؤسسة. جِدْ شيئًا مادّيًّا يرمُزُ إلى بطلٍ خارق (نحن نستعمل الرداء الأحمر) واجعل البطل يرتديه طوال اليوم إذا ما فعل شيئًا مميزًا، ثم إذا ما فعل موظفٍ آخر شيئًا مميزًا أكثر فعلى البطل أن يسلمه الرداء. أثني عليهم في الاجتماع القادم استثمر دقائق قليلة قبل بداية الإجتماع في تسليط الضوء على الموظف المميز، أعطهم جزءًا يستحقونه من التصفيق، ولا تنسَ أن تكون دقيقًا ووضح على ماذا أنت تشكره. صباح يوم الأحد للامتنان هناك أمرٌ حول الإمتنان يجهله معظم الناس وهو أن أسهل طريقة لنشره هي إخبار الشخص لمِاذا أنت ممتنٌّ له. في صباح يوم الإثنين، شكل دائرةً مع أعضاء فريقك واجعل كل موظفٍ يُعرب عن إمتنانه حيال شيءٍ يقوم به الموظف الذي بجانبه، مثلا: محمد دائما يجيب أسئلتي وبسرعة وأنا ممتنٌّ جدًّا لهذا. ادعُ فريقك لتناول وجبة الغداء من الأمور الجميلة التي يمكنك فعلها لتُظهر امتنانك لموظفيك وتُظهر لهم أنك تُقدّرُ جهدهم هي دعوتهم لتناول الغداء معًا في المطعم المحلي، واحرص على إخبارهم بأنك تُقدّرُ الجهد الذي يبذلونه في سبيل المؤسسة. أعطهم وقت إجازة إضافي إذا رأيت أن موظفًا يبذل جهدًا كبيرًا ويكدح كدحًا مضنٍ فيمكنك أن تعطيَهُ يوم عطلة أو العمل من يوم واحد ليوم أو يومين وهذا أمرٌ بسيطٌ يمكنك أن تستغله لتظهر لموظفك أنه يستحق استراحة. أعطهم قسيمة شراء من لا يحب الحصول على قسيمة شراء؟ وهذا النوع من الهدايا يمكن استثماره حتى مع الزبائن. إن قسيمة شراءٍ لمطعمٍ أو مقهى محلي تُعتبر مكافأةً رائعة، وسترفع الأمور درجة إن كانت قسيمة الشراء تتوافق مع شخصية الموظف، مثلا: إن كان الموظف يحب لعب رياضة الغولف، فستكون قسيمة شراءٍ لمحل بيع عتاد رياضة الغولف فكرة رائعة. نصيحة: يمكنك أن تسأل الموظف عن ماذا يريد لتتجنب خيبات الأمل. كيف يكون ثناؤك فعّالًا؟ يبدو تقديم الثناءِ أمرًا سهلًا نظريًا، فقط كن دقيقًا، قدمه في الوقت المناسب وقدمه بشكلٍ مستمر، ولكن هناك بعض التفاصيل التي قد تُغيّرُ كل شيء. إن انحيازاتنا اللاشعورية والكلمات التي نختار استخدامها عند تقديم الثناء قد تُشجع الموظف وتساعده على النمو ولكنها قد تكون غير مسموعة كذلك. هناك أمران يتوجبُ عليك فهمهما عندما يتعلق الأمر بتقديم الثناء: يجب عليك إدراك حقيقة أن الجميع يستحق أن ينال انتباهك. كما يجب أن تكون مدركا لِمَا سُتقدم ثناءك وكيف تؤطره. نحن نظهر الإنتباه للذين نظنهم يستحقونه. في عام 1964 قام باحثٌ اسمه روبرت روزنتال بإجراء تجربة في مدرسةٍ ابتدائية أراد أن يعرف بها مالذي سيحدُث إن هو أخبر المعلمين أن هناك بعض التلاميذ في أقسامهم مُقدّرٌ لهم النجاح. قام روزنتال بأخذ اختبارٍ للذكاء ووضع ورقة غلافٍ مزيفة فيه كتابةٌ تُشير إلى أن الاختبار قد قامت به جامعة هارفرد، وتم اخبار الاساتذة بأنه سيُمكن التنبؤ عبر هذا الاختبار بالأطفال الذين سينمو ذكاؤهم نموًّا هائلًا. اختار روزنتال تلاميذًا بطريقةٍ عشوائية وأخبر الأساتذة أن هؤلاء التلاميذ هم من يقول الاختبار فيهم أن ذكاءهم سينمو نموّا هائلًا. وقال روبرت روزنتال: إذا ما جُعل بعض الأساتذة يتوقعون نموًّا في معدل الذكاء لبعض التلاميذ، فسينمو معدل ذكاء هؤلاء التلاميذ بالفعل. لقد اكتشف أن هذه التوقعات تؤثر على التفاعلات اليومية بين المعلمين وتلاميذهم، فقد حصل هؤلاء التلاميذ على وقتٍ أطول للإجابة وحصلوا على نقدٍ أكثر تفصيلًا ودقة بعد إجابتهم. وهذا درسٌ مهمٌّ لكل قائد. عندما نتوقع في عقلنا الباطني من شخصٍ النجاح، سنُظهر له اهتمامًا أكبر ونقضي وقتًا أطول في مساعدته للنجاح. على ماذا يجب أن تُركّز ثناءك؟ قامت كارول دويك، عالمة النفس بجامعة ستانفورد، بعمل لا يُصدق حول الكيفية التي تؤثر بها عقلياتنا على نجاحنا، إنها مشهورة بعملها "عقلية ثابتة" ضد "عقلية النمو" ومشهورة بكتابها "عقلية: علم النفس الجديد للنجاح". في واحدة من دراساتها، نظرت إلى كيف يتفاعل الأشخاص ذوي العقلية المختلفة مع الثناء. هذه الدراسة تم إجراؤها على مئات الطلبة الذين واجهتم مشكلات وتطلب منهم حلها ثم تم مدحهم على أدائهم. ولكن لقد قُدّم لهم نوعان من المدح فقط. تم إخبار مجموعة الطلبة المشاركين في الدراسة التالية: «رائع! لقد استطعت أن تحصل على الكثير من الإجابات الصحيحة، هذا أداءٌ جيد، لا شك في أنك ذكي». أما المجموعة الأخرى فتم إخبارهم التالي: »رائع! لقد استطعت أن تحصل على الكثير من الإجابات الصحيحة، هذا أداءٌ جيد، لا شك في أنك إجتهدت كثيرًا من أجل هذا». الطلبة الذين مُدحوا على مجهودهم الخاص كانوا أكثر استعدادًا لمواجهة تحديات أخرى والاستمرار في التعلم. كونك قائد، سيتقبل الموظفون مدحك أفضل إذا أنت ركزت على مجهودهم وليس على مهاراتهم. ملخص الأفكار الرئيسية تقديم التقدير الكافِ لمجهودات الموظفين هو برنامجٌ يتطلب الكثير من العمل ويُلزمك أن تكون محيطًا بالعمل الذي يقومُ به موظفيك. الاعتراف بمجهود موظف هو علامة احترام، والإحترام شيءٌ مهمٌّ للمحافظة على روح الفريق. عندما تبني ثقافة التقدير والاعتراف ستكون بيئة العمل أكثر وديةً، وأكثر سعادةً وأكثر إنتاجية وهي بدورها سوف تجلب أفضل المواهب كما ستُحافظ عليهم. تقدير مجهودات الموظفين لا يعني تقديم مكافأة. تُعتبر قلة الاعتراف بالمجهودات وتقديرها السبب الأول الذي يُقدم الناس بسببه على الإستقالة. التقدير المستمر بمجهودات الموظفين يحافظ على استبقائهم كما يزيد في الإنتاجية. اعتمد على ثقافة تقدير الزملاء لمجهود بعضهم البعض لتحصل على أكبر فائدة. الاعتراف بالمجهودات وتقديرها يعني ببساطة ملاحظة العمل الجيد ثم تقديم الثناء عليه. كن دقيقًا، قدم الثناء بشكلٍ مستمر واحرص على مدح المجهود نفسه لا المهارة. ترجمة بتصرف لمقال Employee Recognition: The Complete Guide للكاتبة Alison Robins
  3. إذا كنت لا تعمل حسب الجدول الزمني الاعتيادي للأشخاص الذين يعملون بدوام كامل (من الساعة 9 صباحًا حتى الساعة 5 مساءً)، فمن السهل ألّا تدرك كيف مرَّت كل تلك الساعات. كيف ضاع كل ذلك الوقت؟ إذا كنت تجاهد نفسك من أجل أن تُبقيَ تركيزك على مهمة واحدة أو كنت ترغب في استغلال وقتك أفضل استغلال، فإنَّ تطبيقات مراقبة الوقت التالية ستساعدك على ذلك. حان الوقت لكي تصحِّح مسار حياتك العملية! 1. Toggl ما رأيك ببرنامج مجاني أو رخيص الثمن لمراقبة الوقت؟ تطبيق Toggl مرن ويمكن أن تستخدمه فِرَق العمل مهما كان حجمها. تستطيع من خلال عدَّاد الوقت الذي يعمل بضغطة زر أن تحصل على بيانات قيِّمة وإحصائيات عن العمل، وهذا سيجعلك قادرًا على استعادة السيطرة على الساعات المهدرة من وقتك. خطط الأسعار المعقولة جدًا التي يتيحها تطبيق Toggl ستجعلك غير مضطرًا إلى أن تدفع أكثر ممّا هو يستحق، كما أنَّ فِرق العمل التي لا تزيد عن خمسة أفراد تستطيع استخدامه مجانًا. 2. Harvest Harvest عبارة عن تطبيق لمراقبة الوقت موجَّه خصيصًا للأعمال، ويحتوي على الكثير من المزايا، كما يوفِّر لك كل ما تحتاجه حتى تتمكَّن أنت وفريقك من التركيز على تحقيق الأهداف. يسمح لك هذا البرنامج بضبط عدَّادات الوقت أو تعبئة الجدول الزمني بنفسك. إنَّه بسيط للغاية، وتستطيع باستخدامه إدارة مشاريعك ومعرفة كيفية أداء فريق العمل الخاص بك وإرسال الفواتير لزبائنك من الهاتف أو الجهاز المكتبي أو المتصفح. 3. Clockify Clockify عبارة عن برنامج بسيط لمراقبة الوقت، وهو مجاني 100% بدون قيود، وقد أُنشئ بهدف توفير طريقة سهلة تُمكِّن فِرَق العمل والمستقلين من مراقبة أوقاتهم. قد لا يحتوي هذا التطبيق على المزايا الجذّابة الموجودة في التطبيقات الأخرى، ولكنَّه يفعل ما تريده بالضبط، وهو مناسب لمراقبة الأنشطة الفردية التي تقوم بها أو أنشطة فريق العمل أو الوقت المستغرق في إنجاز المشاريع، ويمكن استخدامه بدون أي عناء. 4. DropTask DropTask مصمَّم لأصحاب التفكير البصري، وهو برنامج مجاني لإدارة المهام وموَّجه للأشخاص الذين يبحثون عن المرونة، فإذا كنتَ تشعر أنَّ التطبيقات الأخرى تحتوي على الكثير من القيود، لا شك أنَّك ستكون سعيدًا بتجربة هذا التطبيق، إذ يمكنك استخدامه لوحدك أو مع اثنين من زملائك في فريق العمل، أو حتى يمكنك تجربة النسخة التجارية إذا كنت بحاجة إلى المزيد من التحكم. 5. RescueTime حان الوقت لإنشاء جدول زمني يحقِّق التوازن بين العمل والحياة! يعمل تطبيق RescueTime في الخلفية وينشئ تقاريرًا عن التطبيقات والمواقع التي أمضيت وقتًا عليها، وهذا الأمر يساعدك على تحديد مشتِّتات انتباهك بدقة. التطبيق مجاني، ولكنَّ النسخة المدفوعة منه تسمح لك بحظر المواقع أو بإنشاء تنبيهات. أمَّا النسخة المخصَّصة للمؤسسات، فهي تقدِّم لمحة عامة عن سلوك الموظَّفين، وفي الوقت نفسه تسمح لهم بالحفاظ على خصوصيتهم عن طريق التقارير العامة. 6. HubStaff هل تدير فريقًا من المستقلين؟ تطبيق HubStaff مصمَّم للشركات وأصحاب الأعمال الحرَّة الذين يحتاجون إلى طريقة لمراقبة الوقت الذي يقضيه موظَّفوهم. يتوفَّر التطبيق أيضًا للاستخدام الفردي مجانًا! إنَّه عبارة عن برنامج شامل يتضمن مزايا مراقبة الوقت، إلى جانب جدول الرواتب وإعداد الفواتير وتخطيط الجدول الزمني وغيرها المزيد. 7. Billings Pro يلخِّص الشعار الواضح الخاص بتطبيق Billings Pro المزايا التي يقدِّمها: «راقب الوقت، وأعدَّ الفواتير، وتقاضى أجرك.» يمكنك باستخدام هذا التطبيق إرسال الأسعار إلى الزبائن ومراقبة أوقاتك مدفوعة الأجر، إضافةً إلى إنشاء التقارير المفيدة وإرسال الفواتير عند الانتهاء من العمل. إنَّه تطبيق بسيط ويؤدِّي الغرض، ويمكن استخدامه على مختلف الأجهزة بما فيها ساعة أبل. 8. Hours من السهل التسجيل في تطبيق Hours، كما أنَّه سهل الاستخدام، ويسمح لك بالتبديل بين عدَّادات الوقت بواسطة نقرة واحدة. تتيح لك ميزة المخطَّط الزمني الخاصَّة بالتطبيق التعديل على الساعات المسجَّلة بسهولة عند حدوث خطأ والحصول على تقارير ذات دقة أكبر. يمكنك استخدامه على أي جهاز أو من خلال المتصفح مباشرة. 9. TimeCamp إذا كنت بحاجة إلى طريقة مجانية لمراقبة ما تقوم به على جهاز الحاسوب الخاص بك، فما رأيك بتجربة تطبيق TimeCamp؟ التطبيق مجاني للأبد في حالة استخدمه شخص واحد فقط، كما أنَّ التقارير التي ينشئها مفصَّلة جدًا لدرجة أنَّها تسجِّل متى شغَّلت جهازك الشخصي ومتى أطفأته. أمَّا عند استخدام النسخة المدفوعة، يمكنك الحصول على دعم فريق العمل والوصول إلى عشرات الإضافات المساعِدة. تخلَّص من المشتِّتات! يقولون بأنَّ الوقت من ذهب؛ فما قيمة الوقت بالنسبة لك؟ عندما تجد أنَّ الأعمال المطلوبة لم تُنجز بعد وتتساءل عن السبب، فإنَّها اللحظة التي تحتاج فيها إلى الاستعانة بإحدى هذه التطبيقات الرائعة لمراقبة الوقت، إذ من المفيد حقًا معرفة مقدار الوقت الذي تقضيه في المشتِّتات على مدار اليوم. بعد أن تتزوَّد بهذه المعرفة، ستتمكَّن من إيقاف هدر تلك الساعات وستصبح قادرًا على الحفاظ على إنتاجيتك. ترجمة -وبتصرف- للمقال 9 Time Tracking Apps for Freelancers لصاحبته Brenda Stokes Barron
  4. لا يختلف البدء بالعمل كمساعد عن بعد عن البدء بأي عمل آخر، فعليك أن تملك مهارة ما قابلة للتسويق تستطيع تقديمها لزبائنك مقابل مبلغ معين. يمكنك أن تبدأ بتقديم خدمة واحدة ثم يمكنك أن تضيف إليها خدمات أخرى مع مرور الوقت، أو يمكنك الالتزام بخدمة واحدة ضمن مجال واحد وتتقاضى عليها أجرًا أعلى مقابل خبرتك المميزة؛ يعود الاختيار لك. بغض النظر عن مدى تخصص الخدمات التي تقدّمها كمساعد عن بعد، لا يزال عليك أن تكون ملمًّا بكل الجوانب نوعًا ما عندما يتعلق الأمر بإدراة عملك الخاص، ويشمل ذلك المبيعات والمحاسبة وخدمة الزيائن والعمل على وردبريس؛ ففي حياة رائد الأعمال المستقل، هنالك دائمًا شيء جديد لتتعلمه. وفي الواقع هناك الكثير من الأمور لتتعلّمها ومن الصعب تحديد من أين عليك أن تبدأ، وهو أمرٌ أقل ما يمكن وصفه بالغامر. وصراحة لن تتوقف عملية التعلّم هذه أبدًا، واعتقد أنّ هذا الجزء هو ما يجذب الناس لفكرة أن يصبحوا مساعدين عن بعد، فهناك تنوع مستمر وكل يوم مختلف ويحمل تحديًّا جديدًا. هناك سؤال واحد يتكرر دائمًا وهو "من أين عليّ أن أبدأ؟"، ما هي مهارات العمل التي أحتاج إلى تطويرها أولًا والتي ستفيد عملي على المدى الطويل؟ وهو تمامًا ما سنتحدث عنه من خلال هذا المقال، والذي استخلصت أجوبتي فيه من مكانين: خبرتي الشخصية والتي اكتسبتها من خلال عملي مع العشرات من أصحاب الأعمال الصغيرة على مدار الستة أعوام الماضية. مشاهداتي لمساعدين عن بعد آخرين خلال تطويرهم لأعمالهم سواء الناجحين منهم أو المتخبطين. قبل أن أبدأ بأجوبتي، يجب أن أذكر سؤالًا آخر يستمر في الظهور من حين إلى آخر: هل عليّ أن أتقن جميع هذه المهارات أو يمكنني أن أوَلّي بعضها لشخص آخر؟ وهو سؤال رائع. طبعًا يمكنك أن توظّف أشخاصًا آخرين للقيام ببعض من هذه المهارات التي تحتاجها لإدارة عملك، وأحد الأمثلة الرائعة عنها هو المحاسبة. لكن على الرغم من أنّه لا بأس في توظيف محاسب لمساعدتك في تسجيل تعاملاتك وإعداد تقاريرك السنوية، فهذا لا يعني ذلك عدم حاجتك لمعرفة أساسيات المحاسبة؛ فمهما كانت الظروف، عليك دائمًا أن تفهم الأرقام القائم عليها عملك. ينطبق الأمر كذلك على مهارات البيع، حيث يمكنك توظيف مندوب مبيعات ليتولى إرسال الإعلانات للعملاء المحتملين ومتابعة المكالمات الهاتفية، لكن عليك - في مرحلة ما- أيضًا تطوير مجموعة من مهارات البيع الخاصة بك. أعلم أن البعض منكم سيجادلني وسيتساءل ما الفائدة من تضييع الوقت لتعلّم أحد مهارات عملي التي أستطيع توكيلها لشخص آخر واستخدم ذلك الوقت للقيام بما أمهر به عوضًا عن ذلك؟ يعود ذلك لسببين، الأول لا أحد سيهتم بعملك فعلًا كما تهتم أنت، والسبب الثاني هو أنّه من الصعب عليك معرفة فيما إذا كان ذاك الشخص يقوم بمهمته كما يجب إذا لم تكن تعرف أصلًا كيفية القيام بذلك. على سبيل المثال، وظّفت محاسبة منذ عدة أشهر، وكانت أولى المهام التي أوكلتها إليها هي إعداد مخطط بحساباتي وضرائب المبيعات، ولأنّني على معرفة بأساسيّات المحاسبة تمكنت بسرعة من اكتشاف قيامها بذلك بشكل خاطئ واستطعت تدارك الوضع قبل أن يتحوّل إلى كارثة. تخيّلوا لو أنّني تركتها تستمر بذلك لشهور أو حتى لسنة قبل أن أتمكّن من اكتشاف أنّها غير مناسبة للعمل، وكم من الأضرار حينها كان سيتوجّب عليّ تصحيحها وكم كان من الممكن أن يكلفني ذلك؟ انتبه إلى ما يحدث في عملك ولا تديره بإيمان أعمى، فبعضٌ من الثقة مفيد أما الجهل التام سيسبب لك الأذى. 7 مهارات مهنية للمساعدين عن بعد قد تبدو عملية تعلّم جميع هذه المهارات الجديدة التي يحتاجها المساعد عن بعد في البداية نوعًا ما هائلة، خاصة إذا كنت جديدًا في المجال، لكن عُدَّ ذاك العمل الجاد على أنّه الأساسات التي ستدعم نمو عملك خلال السنوات القادمة وستبقيك على المسار الصحيح. 1. القدرة على التخطيط ووضع الاستراتيجيات إذا كنت تمتلك رخصة للقيادة، فإنّك تتذكر غالبًا بدايات تعلّمك للقيادة. فهل تتذكر عندما تعلمت أنّ عليك النظر أمامك بعيدًا أثناء قيادتك وليس فقط على بُعد 10 أقدام أمام سيارتك؟ فمن الأسهل عليك رؤية إلى أين تتجه عندما تنظر أمامك إلى مدى أبعد، وستتمكن من تحديد الفرص الجديدة والمخاطر المحتملة بشكلٍ أفضل ومُسبق. وينطبق هذا المفهوم نفسه على عملك كمساعد عن بعد. من السهل عليك جدًا كرائد أعمال مستقل أن تنخرط وتنشغل بالعمل الذي أمامك الآن، وتؤجّل التفكير بما سيحدث غدًا أو الأسبوع القادم. أنا أتفهّم ذلك وأعلم أنّ أسهل طريقة لتخفيف التوتر عندما تكون مشغولًا وغارقًا بالعمل هو تناسي بعض الأمور. لكن إذا أردت بناء وتنمية عملك كمساعد عن بعد، عليك تطوير قدرتك على التخطيط ووضع الاستراتيجيات، فهي أهم مهارات المساعد عن بعد التي يمكنك تطويرها. يعني ذلك النظر على بُعد ثلاث أو ستة أو 12 شهر في طريقك، وترّقب التحديات والفرص التي تستحق انتباهك. 2. وضع المهام المدرّة للدخل في الأولويّة خُذ هذه النصيحة من شخص تعلّمها بالطريقة الصعبة، إذا لم تركّز على المهام المدرّة للأرباح فإنّ دخلك سيتضرر بشكل كبير جدًا، ومن الممكن أن تخسر عملك. سيتواجد دائمًا الكثير من المهام والأمور التي عليك القيام بها كمساعد عن بعد أو كصاحب عمل، لكن ليست جميعها تستحق نفس المستوى من تركيزك. فبعضها هام لنمو وتطوّر عملك على المدى القريب والبعيد، أما بعضها فيُصنّف كمهام ومشاريع روتينيّة يمكنك القيام بها في أيّ وقت. لا تسيئوا فهمي، فأمور مثل التنظيم ومنصات التواصل الاجتماعي وإعادة تصميم وتطوير موقعك هي أمور هامة، لكنّها ليست المسؤولة بشكل مباشر عن إنتاج الأرباح. قبل القيام بأي شيء آخر، ركّز على العمل المسؤول بشكل مباشر عن إدرار المال والأرباح التي تحتاجها للإبقاء على سير ووجود عملك. 3. توقف عن تعدد المهام وابدأ بدمجها نقع جميعنا في شرك تعدد المهام. اعتقدت لمدة طويلة أنّه عليّ أن أصبح أفضل بإدارة عدة مهام معًا بشكل عفوي، لكن عند مرحلة ما أصبحت سيئًا جدًا في التركيز على مهمة واحدة فقط، لدرجة أنّني كنت انتقل من مهمة إلى أخرى كل 5 أو 10 دقائق، مُتنقّلًا ما بين مشروعين أو ثلاثة مشاريع مختلفة معًا في نفس الوقت. شعرت أنني مشغول وأجري من مكان إلى آخر وكأنني قد فقدت عقلي، لكنني لم أكن فعليًّا أقوم بالكثير من العمل. ما تعلّمته من خلال خبرتي هو أنّ فائدة قليلة جدًا تأتي من تعدد المهام، وأنّه دائمًا ما يؤدي إلى ضياع في الإنتاجية وتكرر الأخطاء. التخلّي عن عادة تعدد المهام هو ليس بالأمر السهل ويتطلّب الكثير من العمل والإصرار. تَعلُّم التركيز على مهمة واحدة في وقت واحد هو السر، وفي الواقع هو أحد أهم مهارات المساعد عن بعد التي يمكنك تطويرها. أنا ملتزم حاليًا بتطوير قدرتي على توجيه تركيزي نحو اتجاه واحد أكثر من أي وقت مضى، وترك ذلك تأثيرًا إيجابيًّا على مستوى إنتاجيتي. ما أن تتقن مهارة التركيز على مهمة واحدة، ستبدأ التفكير بالبدء بدمج المهام. سمعت لأول مرّة عن مفهوم دمج المهام عندما كنت استمع إلى بات فلين. كان هذا المفهوم الذي تحدث عنه بسيط نوعًا ما: عوضًا عن التنقل بين المهام الصغيرة، حاول القيام بالمهام المتماثلة منها خلال جلسة واحدة. على سبيل المثال إدارة البريد الإلكتروني، وهو أحد المهام الشائعة التي يستطيع أن يؤدي دمج المهام فيها إلى أثر كبير. يجيب معظمنا على رسائله مباشرة ما إن تصله، وتبعًا لمدى انشغالك سيعني ذلك فتح بريدك الإلكتروني 10 إلى 20 مرة في اليوم فقط لتقرأ وتجيب على رسالة واحدة، وهذا قد يعني أيضًا تَفقُّد هاتفك أكثر من 20 مرة في اليوم. وهو أمر غير فعّال إلى حد كبير جدًا. حدّد عوضًا عن ذلك جلسة أو جلستين في اليوم في وقت محدد لتفقد الرسائل والإجابة عليها، ممكن مثلًا مرة صباحًا ومرة أخرى عصرًا. يمكنك حتى التفكير بتفعيل خاصية الإجابة الأوتوماتيكية لتُعلم من يراسلك أنّك لن تجيب فورًا. إليك موازنة ما بين مجريات يوم عادي قبل وبعد دمج المهام: قبل دمج المهام: 7 صباحًا - تفقُّد رسالة من عميل والإجابة عليه. 7:45 صباحًا - تنظيم مهامك على Trello. 8:00 - أعمال العميل. 9:00 - تفقد رسائل العملاء والإجابة عليها. 10:00 - تحديث حسابات منصات التواصل الاجتماعي. 10:10 - تفقّد رسالة من عميل والإجابة عليها. 10:45 - أعمال العميل. 11:30 - مكالمة مع العميل. 12:00 - الغداء. 12:45 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها. 1:15 - أعمال العميل. 2:45 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي. 3:00 - إعداد اقتراح. 4:00 - تفقد رسائل العملاء والإجابة عليها. 4:30 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي. بعد دمج المهام: 7 صباحًا - أعمال العميل. 9:30 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها. 10:00 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي وجدولتها على مدى الأسبوعين القادمين. 11:15 - جدولة مكالمتين هاتفيتين مع العميل. 12:00 الغداء. 12:45 - أعمال العميل. 4:00 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها. 4:30 - تحديد المهام الأهم ليوم غد. قد يبدو لك للوهلة الأولى أنّك تقوم بنفس الحجم من العمل، وذلك صحيح، لكن ما تقوم به بشكل مختلف هو تخفيض عدد المرات التي تتنقل فيها بين المهام، مما يوّفر الوقت ويزيد التركيز والإنتاجيّة. يجب أن يكون دمج المهام استراتيجية سهلة التطبيق بالنسبة لمعظم المساعدين عن بعد، ببساطة كل ما عليك فعله في حال كنت قد بدأت بمهمة هو أن تنجز قسمًا أكبر منها خلال الوقت نفسه. 4. تعلم التواصل بشكل أكثر فعالية لندخل إلى صلب الموضوع مباشرة, التواصل هو مهارة أساسيّة لكل المساعدين عن بعد. وعدد المرات التي أدركت فيها أنّ عليّ تطوير هذه المهارة لا يحصى. لا يمكنك أبدًا أن تكون ماهرًا كفاية في التواصل، فهناك دائمًا شيءٌ جديد لتتعلمه وتحسّنه في كل مرة تحتاج فيها مثلًا إقناع عميلك بأفكارك أو تحديد أجرك. لعلّى أهم ما عليك تذكره دائمًا لتحسين قدرتك على التواصل هو أنّ 50% من التواصل يكمن في الاستماع، فالاستماع يزيد من مبيعاتك ويساعدك على حل المشاكل بشكل أفضل ويحسّن قدرتك على تلبية احتياجات عملائك. 5. طور مهاراتك في البيع مهما كان تخصصك كمساعد عن بعد، سواء في بيع العقارات أو في العمل على ووردبريس أو وسائل التواصل الاجتماعي، فإن عملك يتمحور دائمًا حول البيع. إذا كنت قادرًا على إقناع عملائك وزبائنك المحتملين بأن ما تقدمه لهم، سواء منتج أو خدمة، قادر على تحسين حياتهم أو عملهم فأنت تمتلك مهارة رائعة. قد تبدو فكرة أن تكون ماهرًا في المبيعات فكرة مخيفة، خاصة إذا كنت تكره ذلك المجال مثلي، لكن لا داعي لذاك الخوف. فأنا لا أعني أنّ عليك الذهاب من بيت إلى آخر لتسوّق منتجاتك، أن تكون جيدًا في المبيعات هو أبسط من ذلك بكثير. ما يتطلّبه الأمر في الواقع لتكون جيدًا في المبيعات هو عنصرين اثنين: كن على طبيعتك، فشخصيتك وخصالك الفردية سيساعدانك بشكل كبير على جذب الزبائن المناسبين. فمهما كانت شخصيتك سواء كنت متقدًا أو هادئًا أو عطوفًا أو دقيقًا أو شخص عادي، فإن تلك الشخصية الخاصة بك هي التي ستجذب العملاء، لتقديرهم لها. تخلّى عن فكرة أن تلائم وتغير شخصيتك وفقًا للمواقف المختلفة فلا أحد يجيد ذلك. عبّر عن قدراتك. مهما كان ما تبدع به سواء العمل على ووردبريس أو التسويق عبر منصات الوسائل الاجتماعي، عليك أن توصل ذلك لعملائك، سواء صوتيًا أو عبر الفيديو أو الكتابة. عليك فقط أن تجد الطريقة التي تناسبك وأن تلتزم بها. يجب ألا تكون مهارات البيع مخيفة أو معقدة، كل ما عليك فعله لتطور عملك كمستقل هو عرض قدراتك ومشاركة إمكانياتك. اخبر الناس كيف تستطيع مساعدتهم وافعل ذلك والتزم به. 6. تعلم أساسيات المحاسبة «أعلم أنّ المحاسبة هي ليست المجال المفضل لدى الجميع، لكن علينا أحيانا القيام بالمهام التي لا نستمتع بها.» ضع عدم محبتك للأرقام جانبًا، فهناك العديد من الفوائد من تعلم أساسيات المحاسبة ومتابعة سجلات عملك. سيساعدك ذلك لتصبح أكثر دراية بما يحدث في عملك، فعوضًا عن الاعتماد على حدثك وذاكرتك ستكون قادرًا على: تحديد العملاء والمشاريع الأكثر فائدة. التمييز بين العملاء الذين يتأخرون بالدفع والعملاء الموثوقين. فهم أي من أعمالك كمساعد عن بعد هو الأكثر إدرارًا للربح وفي أي جزء من السنة تصل معظم تلك الإيرادات. معرفة متى تتجاوز مصاريفك قدرتك أو تؤثر على ربحك. معرفة أي من العملاء مناسبين لرفع تقييماتك. أعتقد أنك ستوافقني الرأي عندما أقول أن كل من هذه العوامل هو هام بحد ذاته. فكلما كنت على دراية أكبر بالأرقام والإحصائيات القائم عليها عملك كلما زاد معدل واحتمال نجاحك. حتى وإن كنت غير متأكدًا من قدرتك على قراءة موازنة أو جدول إيرادات، من الجيد أن تتعلم كيف تستنتج وتفهم الأرقام الأهم والأكثر قدرة على التأثير على مسار وتطور عملك. 7. التزم بالتطور على الصعيدين الشخصي والمهني يسير عملك كمساعد عن بعد دائمًا في أحد اتجاهين، إما إلى الأمام أو إلى الخلف، ولا يوجد ثبات أبدًا، فالوقت لا يتوقف. إذا فشلت في تحقيق التطور حتى ولو كان بسيطًا، فإنك بذلك خسرت أحد أثمن أصولك وممتلكاتك. ذكرت هذه "المهارة" في آخر القائمة، لأن الالتزام بالتطور الشخصي والمهني لديه التأثير الأكبر على عملك أكثر من أي عامل آخر. لكن ما هو التطور الشخصي والمهني وكيف يبدو؟ هو السعي الدائم إلى المعرفة والرغبة بالتحسن المستمر. هو الرغبة بالوصول إلى الكمال في مهنتك، هو أن تصبح أفضل في القدرة على البيع وأفضل في التواصل وأكثر قدرة على فهم أرقام عملك، وهو القدرة على حل المشاكل بشكل أفضل والقدرة على تقديم قيمة أكبر لعملائك. إنّ الالتزام بالتطور الشخصي والمهني يعني أن تصبح مساعد عن بعد وصاحب عمل اليوم أفضل مما كنت عليه البارحة. «تطوير مهاراتك كمساعد عن بعد يفيدك ويفيد عملائك.» بدأ عدد كبير من الأشخاص بما فيهم أنا العمل كمساعد عن بعد كهواية وكطريقة لجني بعض المال الإضافي أو لتوفير بعض المال للقيام برحلة ما. إذا كان عملك كعملي فإنك غالبًا بدأت في البداية بالقيام ببعض الأعمال للأصدقاء والعائلة، ثم تطورت الأمور ببطء وقبل أن تدرك ذلك بدأت باستلام مشاريع لأصدقاء أصدقائك وأقاربك البعيدين. ثم بدأت بتحصيل بعض من الأرباح الصغيرة في البداية إلى أن استلمت مشروعًا كبيرًا، وحتى قبل أن تدرك ذلك. إلى أن تدرك أنّ هذا العمل الجانبي كمساعد عن بعد تطور وتحول إلى عمل حقيقي، وأصبحت بحاجة إلى إنشاء باقات ووضع الأسعار وتوظيف محاسب وتحسين موقعك الإلكتروني، وفجأة أصبح لعملك نفقات متكررة ولم يعد يشتمل على المبيعات فقط. يمكن للعمل كمساعد عن بعد أن يتحوّل من عمل جانبي إلى عمل بدوام كامل بسرعة كبيرة جدًا، لكن عليك عندها أن تتخذ القرار: هل ستستمر بتطوير هذا العمل لتحوّله إلى أمر مهم وتترك عملك العادي السابق، أم ستدعه يتعثر ويعود إلى البداية؟ تعتمد إجابة ذاك السؤال على مدى التزامك بأن تصبح مساعد عن بعد أفضل، ليس فقط على مستوى الخدمة التي اخترت تقديمها وإنّما على مستوى عملك ككل كصاحب عمل مستقل. ترجمة -وبتصرف- للمقال ‎7 Essential Virtual Assistant Skills That Will Help You Grow Your Business لصاحبته Erin Sturm
  5. كيف يمكنك الموازنة ما بين العمل عن بعد وتربية الأطفال؟ طُرح هذا الموضوع مرّة أخرى منذ أسبوعين على مجموعة فيسبوك مخصّصة للكتّاب "ثلاثون يومًا أو أقل - 30 Days or less -"، وكنّا قد تحدّثنا عنه سابقًا على المدونة أيضًا لكنّنا نرحّب دائمًا بتلقي نصائح جديدة أكثر فعاليّة من الأباء الذين نجحوا في ذلك. مقالنا اليوم مُقدّم من ميغان لارسون وهي مساعدة عن بعد وأم لولدين؛ إليكم ما قالته لتسهيل مهامها عليها: أن تبني عملًا عن بعد مع وجود أطفال صغار هو ليس بالأمر السهل؛ ففي العديد من الأيام، لا أتمكّن من القيام بأي عمل مما يؤدي بي إلى الشعور بالإحباط. امتلك صبيّين تحت سن الثالثة ويحتاج كلاهما إلى الكثير من العناية، وبالتالي لا أمتلك الكثير من الوقت للعمل خلال ساعات استيقاظهم والتي تكون عادةً طويلة بسبب عادات نومهم غير المستقرّة، حتى خلال كتابة هذا المقال أنا اكتب بيد واحمل طفلي النائم على يدي الأخرى. إنّ هذه المعاناة هي فعلًا حقيقيّة. امتلك أهدافًا كبيرة عندما يتعلق الأمر ببناء عملي عن بعد، وامتلك كذلك الكثير من الوقت للتفكير بذلك خلال اليوم وقمت بخطوات جديّة نحو ذلك من خلال حضوري دورتين لجينا: ثلاثون يومًا أو أقل لنجاح المساعد عن بعد وكيف تصبح مساعدًا عن بعد على منصة بينترست في هذه الأيام، وامتلك أيضًا قائمة من المهارات التي أرغب بتطويرها، والعديد من الدورات لحضورها وموقع وحسابات على منصات التواصل الاجتماعي لتحديثها وتطول القائمة، لكن ما لا امتلكه هو الوقت الإضافي أو أيادٍ إضافية. إذا كنت المسؤول الرئيسي عن رعاية أطفالك أثناء بنائك لعملك عن بعد، فأنت غالبًا تعتمد على الاستراتيجيات المعروفة كالعمل خلال فترات نومهم أو التناوب مع زوجك أو زوجتك لتتمكن من إنجاز بعضًا من مهامك. تجد تاليًا بعضًا من النصائح التي استخدمها للموازنة ما بين عملي عن بعد وتربية أطفالي في حال كنت بحاجة إلى المزيد من الاقتراحات: 1. وازن بين ما تعطيه وما تأخذه حدّد أولويّاتك الرئيسيّة في حياتك ثم جِد بدائلًا للباقي. يأتي أطفالي بالنسبة لي أولًا وعملي عن بعد تاليًا بالقرب منهم، فهل تعتقدون أنني عندما امتلك وقتًا إضافيًا سأضّيعه في تنظيف المنزل أو ممارسة الرياضة؟ طبعًا لا. أرغب بتكريس وقتي للأمور التي تساعدني على تطوير عملي عن بعد، فإذا استيقظت باكرًا والجميع نائم استخدم هذا الوقت لإنجاز المهام بدلًا من على سبيل المثال ممارسة الرياضة. بالرغم من ذلك، فإنني أمارس رياضة الجري وراء طفلي في الحديقة لأضيف بعضًا من الحركة إلى يومي. وهناك أيضًا العديد من التمارين الرائعة التي أستطيع القيام بها مع طفلي وبالتالي لست مجبرة على البقاء خاملة، وأتمكّن بذلك أيضًا من القيام بمهمتين من قائمة مهامي في نفس الوقت: اللعب مع أطفالي وحرق بعض السعرات الحراريّة. هذا الترتيب مؤقت وليس دائم مدى الحياة، فالأولويّات تتغير مع مرور الأيام. عليك فقط تحديد الأهم والتركيز عليه، فلا أحد يستطيع القيام بكل شيء. 2. اشترك بنادي رياضي يمتلك حضانة للأطفال سأعترف بأنّني لا استخدم عضويتي في النادي الرياضي دائمًا من أجل التمرن، فالنادي الرياضي الذ يوّفر خدمة العناية بالأطفال هو خيار رائع لتسلية الأطفال بشكل آمن لعدة ساعات خلال اليوم لأتمكن من القيام ببعض الواجبات. وبصراحة، لم أكن لأتمكن من القيام بالكثير لولا استخدامي النادي بهذه الطريقة. أدفع شهريًا 70 دولار مقابل عضويتي في النادي وذلك يشمل خدمة العناية بالأطفال لمدة ساعتين يوميًا خلال جميع أيام الأسبوع، مما يؤمّن لي الهدوء والوقت اللازمين للتركيز. وأنصحك أيضًا من التأكد من وجود شبكة انترنت جيدة داخل النادي قبل التسجيل به. أنا لا استخدم النادي يوميًا لكنّه موجود عندما أحتاج إليه. وإذا قمت بالحسابات اللازمة، فستجد أن الأمر يستحق ذلك خاصة إذا نظرت إليه على أنّه استثمار في عملك. 3. ضع برامجًا لتوفير الوقت يعني ذلك في بعض الأحيان العمل ليلًا بعد ذهاب الأطفال إلى النوم ويعني في أحيان أخرى استغلال الوقت للعمل خلال النهار ولو لفترات قصيرة. فأنا امتلك الكثير من الوقت للتفكير والذي أستطيع استخدامه للعصف الذهني وإيجاد أفكار جديدة لمنشوراتي المستقبلية على المدونة وذلك أثناء قيامي بالمهام العاديّة التي لا تتطلب مني التفكير، واستمع مثلًا أيضًا إلى مدونات صوتيّة أثناء استحمامي وإلى ما هنالك. أملك بحوذتي دائمًا دفتر للملاحظات (أو تطبيق للملاحظات على هاتفي) لأنني قد أنسى الأفكار ريثما يتوفر لدي الوقت المناسب، وأملك أيضًا بمتناول يدي قائمة بأهم المهام لأتمكّن من القيام بها عندما امتلك أي وقت إضافي، فمن المهم بالنسبة لي أن أمتلك قواعد وخطة لأتمكن من العمل مباشرة بمجرد جلوسي لاستغل أوقات فراغي الثمينة، وإلّا فإنني سأتشتت وأضيع وقتي بتصفح الصور على بينترست. 4.اصنع قائمة تدقيق واجعلها ظاهرة أحب القوائم وعادة أمتلك عدة قوائم في نفس الوقت، وحتى في بعض الأحيان أضع قائمة بالقوائم التي عليّ إعدادها. يعطيني شطب الأسطر من قوائمي بمجرد انتهائي من مهمة ما إحساسًا بالرضا، لكن تكمن الخدعة في الحفاظ عليها على مرأى من عيني لأتمكن من النظر إليها عدة مرات خلال اليوم. أحب التخطيط لأسبوعي مُسبقًا، لكنّني أقوم أيضًا بتحضير قائمة رئيسية يوميًا تحوي على الأقل خمس مهام ضرورية علي القيام بها في اليوم التالي قبل ذهابي إلى النوم، مما يساعدني على رسم أهدافي على المدى القصير حتى ولو كان بعض منها مهام تتعلق بالأعمال المنزلية أو أمور غير مهمة. يدفعني إنجاز المهام الصغيرة إلى القيام بمزيد من المهام ويزيد من إنتاجيتي وتحفيزي. أحب بالإضافة إلى ذلك إعداد قائمتين منفصلتين: قائمة للمهام التي أستطيع القيام بها عبر هاتفي المحمول وأخرى للمهام التي تحتاج حاسوبي المحمول. فإذا كانت إحدى المهام لا تتطلب يدي الاثنين (كقراءة البريد الإلكتروني أو البحث عن عملاء)، أضعها ضمن قائمة الهاتف المحمول لأتمكن من القيام بها لاحقًا خلال هز سرير طفلي لينام على سبيل المثال. أصبح بهذه الطريقة أكثر فعاليّة عند تنفيذ خططي ولا أضيع وقتي عندما أمتلك يدي الاثنين. كما قلت لكم، أنا أحب القوائم. 5. اعلم متى عليك التساهل مع نفسك أنا أؤمن بمقولة "لكل شيء موسمه". إنّ رضيعي في مرحلة لا يكون فيها راضيًا إلا في حضني وطفلي الآخر يخادعني لأستلقي بجانبه كل ليلة حتى ينام، ويصبح الأمر في بعض الأحيان مزعجًا لانّه يمكنني القيام بالكثير من المهام خلال هذا الوقت. لكنّني أعلم أنّ عليَّ التمهل وتقدير هذه اللحظات الثمينة، فهم لن يبقوا صغارًا إلا لمدة قصيرة وسرعان ما سيملّون منّي قريبًا. يعني ذلك بالنسبة لمهنتي كمستقلّة أنّ أهدافي ستستغرق وقتًا أطول مما خططت إليه لتتحقق، وحدوث ذلك مؤكّد عندما يكون لديك أطفالًا صغارًا لكن لا بأس في ذلك. قررّت مسبقًا أنّني لن أستسلم ولن أفشل، وأنّ ذلك سيستغرق فقط غالبًا وقتًا أطول مما يجب عليه. وفي كل مرة تراودني الشكوك أُذكّر نفسي أنّ الانترنت لن يذهب إلى أيّ مكان وسيكون هناك دائمًا فرصًا جديدة. سأستمر بوضع أهدافي وفق مخطط SMART لكنني سأسامح نفسي إذا لم التزم بالوقت، وسأعاود العمل ببساطة وسأستمر بالعمل بجد. في الختام العمل عن بعد مع تربية الأطفال أمرٌ صعب خاصّة إذا لم يكن لديك خطة، لكن لا تتمنى أن يكبر أطفالك فذلك سيحدث معك أو بدونك. عوضًا عن ذلك، نظّم نفسك وحدّد أولويّاتك وأعط لنفسك المجال لتتطور ببطء لبعض الوقت. ومن خلال التخطيط والمرونة، ستساعد نفسك على وضع توقعات واقعيّة لعملك كمستقّل ولعائلتك. إذا كنت مسؤول عن تربية أطفالك بشكل كامل ما هي الطرق والخدع التي تستخدمها لتنظّم وقتك خلال اليوم؟ شاركنا أو شاركينا تجربتك في التعليقات. ترجمة -وبتصرف- للمقال Freelancing and Parenting: 5 Tips to Make It Work لصاحبته Mickey Gast
  6. حين تواصلت ميليسا مع جينا لأول مرة، كانت تهدف لمشاركة قصة تخليها عن عملها كمهندسة في سبيل قضاء المزيد من الوقت مع طفلها. بدأنا بتبادل رسائل البريد الإلكتروني، وفي إحدى المرات قالت ميليسا أنها تعمل بدوام جزئي، مدة 10 دقائق بشكل متقطع وتراكمي، وبوجود طفل رضيع عند قدميها، وما زالت قادرة على جني بضعة آلاف من الدولارات شهريًا. صُدمت! لذا استأذنت ميليسا أن تكشف لنا (بعض) أسرار إنتاجيتها، فلبّت طلبنا بسرور. إليكم ميليسا! أنا مهندسة، لذا فأنا -بطبيعتي- مهووسة بالإنتاجية والتخطيط. باختصار، أقسم عملي بأكمله إلى حِصص وقتية من 10 دقائق (لأتمكن من تحقيق أقصى استفادة من وقتي عندما أحصل عليها). إضافة لاستغلال مهارتي في التفاوض لرفع أجري ببطء تدريجيًا. ترافق ذلك مع تغيّيري لأسلوب/مجال الكتابة التي خططت له سابقًا. إن كنت تُشبهني، فلا بدّ أن لديك الكثير من الالتزامات. حيث تحاول تحقيق التوازن بين عائلتك، وعملك، والاستمتاع بحياة مثيرة. قد تتمنى أحيانًا لو كانت هناك ساعات أكثر في يومك. لسوء الحظ، كل ما لدينا هو 24 ساعة، ولا يمكن أن نحصل على المزيد. بدأت عملي ككاتبة مستقلة في يونيو (حزيران) 2016. أعمل انطلاقًا من غرفة المكتب ضمن منزلي إضافة لمراقبة طفلي ذي العام الواحد والاعتناء بمزرعتنا التي تبلغ مساحتها 42000 م2 وبثلاثة خيول. أحاول إنهاء معظم كتاباتي قبل أن يستيقظ طفلي في الصباح أو أثناء غفوته، وبعد أن يخلد للنوم في المساء. يمنحني هذا 3-5 ساعات في اليوم. وقد يصل لـ 20 ساعة أو أقل أسبوعيًا استغلها في البحث عن مشروع جديد، واستكمال العمل لعملائي الحاليين، وإجراء بعض الحسابات، إضافة للتدوين على مدونتي الشخصية. وبما أن هناك الكثير لأنجزه في فترة زمنية قصيرة، لذا يتحتمّ عليّ أن أعمل بكفاءة عالية. وسأطلعك على بعض أسراري أدناه. لحسن الحظ، فإن إدارة الوقت والكفاءة هما من ضمن المهارات التي اكتسبتها خلال عملي كمهندسة، واستغللتهما على أكمل وجه ضمن عملي الحر. عندما بدأت لأول مرة في يونيو (حزيران) الماضي، جنيت حوالي 1000 دولار بينما كنت أعمل على الأقل 30 ساعة في الأسبوع على كتابتي وحدها. أما الآن، وبعد أن تلائمت مع الوضع، تجاوز دخل شهر نوفمبر (تشرين الثاني) أكثر من 4000 دولار، وقمت بتقليص عدد الساعات التي أعملها في الأسبوع. وواثقة تمامًا أن دخلي سيستمر في الارتفاع. إليك بعض النصائح لإدارة الوقت التي استخدمتها لتطوير عملي ككاتبة مستقلة: 1. بناء نماذج لكل الحالات السرّ هنا هو استثمار الوقت في تجهيز نماذج تُغطي أكبر قدر ممكن من الأعمال. قد يبدو التجهيز المُسبق مُكلِفًا، لكنه سيختصر الكثير على المدى الطويل. كلما وجدت نفسك تقوم بذات المهمة (أو بما يُشبهها) مرارًا وتكرارًا، ابنِ نموذجًا لها. إن كان لديك خمسة عملاء وأديّت أعمالهم المتشابهة بخمس طرق مختلفة، فستبدد الكثير من الوقت. عوضًا عن ذلك، ليكن لديك آلية ونموذجًا يعمل بشكل جيد للجميع (أو على الأقل للغالبية العظمى). ستُدهشك سرعة إنجازك إذا بدأت بنموذج رفيع المستوى. إليك بعض العمليات التي قمت بتصميم نماذج لها: العروض اكتب ضمن بضعة مجالات مختلفة، لذا لدي نماذج لعروض مصممة لكلٍ منها. على سبيل المثال، يختلف نموذجي لعروض الكتابة التقنية اختلافًا كبيرًا عن نموذج لعرض الكتابة في تربية الأطفال. كل منهما له أسلوبه ونبرته الخاصة، عدا عن قائمة الأعمال المنشورة في ذاك المجال. يمكنني تعديل النموذج سريعًا وإرساله إلى جهات مختلفة في أي وقت من الأوقات. (نصيحة جينا: ستزيد العروض الفعّالة من فرص حصولك على العملاء المحتملين، ولكن لا تنسَ تطبيق قواعد وآداب البريد الإلكتروني) أسلوب الكتابة لديّ نموذجٌ عامٌ استخدمه في 99٪ من مقالاتي بغض النظر عن المجال. ويتضمن: مقدمة، و 3-5 نقاط رئيسية، وأخيرًا خاتمة متضمنة لخلاصة أو دعوة إلى إجراء. تسلسل الكتابة حتى أنني أكتب وفق منهجية نموذجية. وأطبّق نفس التسلسل الدقيق لكل ما أكتبه. عرفت ذلك، كان الأمر مُتوَقعًا! أحدد أولاً الخلاصة (ما أريد لجمهوري أن يتعلمه من المقال). بعد ذلك، أكتب مخططًا سريعًا يتضمن النقاط الرئيسية. لا أكتب مقدمة أو خاتمة قبل الانتهاء من بقية مقالي. بعد إنهاء المسودة الأولى، أتركها حتى اليوم التالي لأعود إليها، وأقرأها، وأُجري تعديلاتي وأضع اللمسات الأخيرة. وبما أنني أكتب وفق خطة متسلسلة، فأعرف دائمًا ما هي الخطوة التالية. ولا أضيع أية لحظة في محاولة تذكر مكان التقاطه أو ماذا أفعل بعد ذلك. 2. إنشاء قائمة مهامك بالمهام الصغيرة بما أنني لا أحظى بفترات راحة طويلة خلال اليوم، فأحاول الاستفادة من كل دقيقة فراغ مُتاحة. وإن كان لديّ بعض أوقات الفراغ التي أعرفها جيدًا. إذا وصلت إلى موعد مع الطبيب واضطررت للانتظار، فأعلم أنه يمكنني إنهاء مهمة سريعة أو اثنتين، إذ كنت منظمة بما فيه الكفاية. على سبيل المثال، إذا كان لدي مقالة لأكتبها، أقسمها إلى مهمات يمكنني إتمامها في عشر دقائق تقريبًا. وبذلك إن وصلت لاجتماعٍ ما باكرًا أو إذا كان طفلي مشغولًا باللعب، اقفز إلى حاسوبي وأنجز المهمة ثم أشطبها من قائمة مهامي. ما الذي يمكنني فعله في عشر دقائق فقط؟ يمكنني إجراء بحث عن مقالي التالي في عشر دقائق. يمكنني كتابة مقدمة في عشر دقائق أو البحث عن صورة لاستخدامها في تدوينة. يمكنني إرسال فاتورة أو متابعة رسالة إلكترونية. وصلتك الفكرة. لا تستهن بما يمكن إنجازه خلال 10 دقائق. باستطاعتك -إن كنت منظمًا- إجراء بحث عن مشروع محتمل خلال هذه الفترة القصيرة. 3. خلق روتين يزيل الروتين المحدد الضغوط من يومي، لذا فقد بنيت روتينًا لنفسي ألتزم به بدقة. بالطبع، توجبّ عليّ أن أكون مرنة إلى حد ما نظرًا لعملي من المنزل واعتنائي بطفل صغير، إلا أنني ألتزم بروتيني كلما استطعت. بقدر ما أؤمن بتحديد مواعيد العمل، أقوم أيضًا بجدولة أوقات الاستراحة. إذا كنت ألعب مع ابني، فلا أريد أن أقلق بشأن ما يجب أن أفعله أو أحاول العمل على هاتفي. هذا هو وقت صغيري، وهو يستحق اهتمامي الكامل. يُساعد اتباع روتين محدد على بناء هذه العادات الجيدة. 4. العثور على الأمور الغريبة التي تجعلك أكثر إنتاجية لكل شخص شيء مختلف يحفزه على أن يكون أكثر إنتاجية. وقد لاحظت بعض الأشياء التي قد تبدو غريبة، لكنها ناجحة بالنسبة إليّ. أصحو باكرًا (قبل أن يستيقظ طفلي). جِد الوقت الذي تكون فيه أكثر إنتاجية وحاول استغلاله كاملًا. بالنسبة لي، كان في الصباح الباكر. أرتدي حذائي. لا أستطيع تفسير الأمر. أكون أكثر إنتاجية عندما يكون هناك حذاء في قدميّ. أهرول على جهاز المشي لمدة 15 دقيقة قبل الجلوس لجلسة كتابة طويلة. هو أمر يجعلني أركز حقًا، ويمكنني أن أكتب بشكل جنوني بعد الركض لمسافة ميل أو ميلين. أرتب سريري. أستطيع رؤية سريري من طاولة حاسوبي. من الجيد النظر إلى وجود سرير مُرتب، ولسبب ما يجعلني ذلك أشعر بالرضا عن نفسي. بالإضافة إلى أنني نادرًا ما أعود إليه إن كان مرتبًا بالفعل. تحسين موقفي من الأشياء. اكتشفت أن الموقف السيئ يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية. لذا فقد عثرت على بعض الطرق المختلفة التي يمكنني من خلالها تحويل منظوري للأشياء حين أقع ضحية التفكير السلبي. على سبيل المثال، دوّنت قائمة بعشرة أشياء ممتنة لها على ورقة ملاحظات معلقة على جانب شاشتي. وفي كل مرة أقرأها، أشعر -على الفور- بدفقة من الامتنان والإيجابية. يكاد يكون من المستحيل أن تقسو على نفسك عندما تكون ممتنًا لكل الأمور الرائعة التي تمتلكها. 5. اسأل عن المزيد من المال بكفاءة هذه النصيحة في حد ذاتها ليست عن إدارة الوقت، لكنها تساعدني في كسب العيش أثناء العمل بدوام جزئي. بما أنني مستجدة في عالم الكتابة المستقلة، فقد اضطررت للبدء بأجور زهيدة. في الواقع، كتبت بعض المقالات مجانًا عندما كنت في البدايات. من الواضح أننا لا نستطيع مواصلة ذلك إن كنا نريد كسب العيش. لذا ما إن حظيت ببعض العملاء الدائمين، حتى علمت أن الوقت قد حان لرفع أجري. التفاوض مسألة صعبة على الكثير من الناس. وهو أمر محرج ومزعج عمومًا. ولا سيما بالنسبة إليّ. هذا ما دفعني لاتباع نهجٍ وجدت أنه أكثر فعالية وأقل إزعاجًا. بعد حصولي على عميل جديد (منخفض الأجر)، أكتب له 2-3 تدوينات ثم أطلب المزيد من المال. وبذا تمكنت من مضاعفة أجري مرتين أو ثلاث. لقد اعتاد العملاء على جودة المحتوى وسرعة إنجاز العمل اللذين أقدمهما، فهم لا يريدون البحث عن كاتب جديد. ونجحت طريقتي هذه مع جميع عملائي باستثناء واحد. اكتب ببساطة للعميل موضحةً أنني أرغب في مواصلة الكتابة له، لكن لم يعد بإمكاني القيام بذلك لقاء الأجر الحالي. أذكره بكل ما كتبته، وبما يجعلني استحق المال الإضافي واستخدم أي بيانات تدّعم موقفي مثل عدد المشاركات أو التعليقات على تدويناتي. لا يمكننا الحصول على المزيد من الوقت في اليوم، وبالتالي فإن البديل الأفضل هو زيادة إنتاجيتنا. ومن خلال العمل بكفاءة وإدارة الوقت بشكل صحيح، يمكنك إنجاز المزيد من العمل في وقت أقل. كل ما يتطلبه الأمر هو القليل من الإبداع والكثير من الانضباط الذاتي. والآن إليك هذا التحدي: اذكر ليّ أمرًا واحدًا يمكنك إنجازه خلال الدقائق العشر القادمة والذي سيساعدك على تعزيز عملك المستقل؟ ترجمة -وبتصرف- للمقال Productivity Tips That Help Me Make 4K/Month Working Part Time لصاحبته Melissa Ricker