دليل استخدام منصة أنا لإدارة المهام في سطح المكتب
تعرفنا في مدخل إلى إدارة المهام وآلية تنظيمها عبر منصة أنا من دليل استخدام منصة أنا على بعض المفاهيم الأساسية لإدارة المهام، ثم تعرّفنا لخطوات تسجيل حساب جديد على منصة أنا، إضافةً لمكونات الصفحة الرئيسية لمنصة أنا.
وسنبحر الآن في رحلة أعمق لمزيد من التفاصيل حول كل مكوّن من مكونات منصة أنا وطريقة تخصيصه وملاءمته مع احتياجاتنا ورغباتنا.
خطوات إنشاء وتخصيص لوحة جديدة
سجل الدخول إلى حسابك على منصة أنا واضغط على + في أسفل لوحة تحكم المنصة.
ستظهر لوحة جديدة بدون اسم وبإعدادات افتراضية يمكنك تخصيصها في الخطوات القادمة.
تخصيص لوحة العمل
من لوحة التحكم، اضغط على رمز اللوحة الجديدة لتخصيص مظهرها ومحتوياتها.
اضغط ضمن مربع اسم اللوحة واكتب اسم اللوحة الجديد، ثم اضغط مفتاح الإدخال Enter.
على سبيل المثال، سنعمل على مشروع إعداد دليل منصة أنا، كما في الشكل:
لتخصيص اللوحة اضغط على إعدادات اللوحة:
وستظهر صفحة تخصيص اللوحة بالشكل:
من علامة التبويب الإعدادات لتغيير أيقونة اللوحة، اضغط على أيقونة اللوحة.
واختر رمزًا من ضمن قائمة الرموز المتاحة.
حدد من القائمة لغة واجهة اللوحة.
اكتب وصفًا موجزًا ومعبرًا عن اللوحة ليتمكن أعضاء الفريق من فهم الهدف منها، ثم اختر لون خلفية اللوحة.
فتكون النتيجة كما في الشكل:
إعداد التطبيقات في اللوحة
بعد الضغط على رمز اللوحة من لوحة التحكم، اضغط على التطبيقات.
وستظهر قائمة متنوعة من التطبيقات الأكثر استخدامًا لتنظيم المهام والمشاريع كما في الشكل.
أهم هذه التطبيقات هي "قائمة المهام" و"ملاحظات"و"محادثة" و"مجلد" و"تقويم" و"مفضلة" و"قارئ الأخبار" و"أصوات هادئة" و"بومودورو".
أدرج أيًا من التطبيقات التي تحتاجها ضمن اللوحة بسحب رمز التطبيق وإفلاته على سطح اللوحة.
ثم تحكم بموضعه بسحبه إلى المكان الذي يناسب احتياجاتك ضمن اللوحة، وتحكم بحجمه من خلال نقاط تغيير الحجم في زوايا مربع التطبيق.
على سبيل المثال وضعنا تطبيقي إدارة المهام، و بومودورو ضمن لوحة مشروعنا دليل منصة أنا.
يمكنك الضغط على زر نسخ في أعلى ويسار أي من التطبيقات لتكراره ضمن نفس اللوحة.
فتظهر النافذة الآتية:
ثم تحديد ما إذا كنت تريد نسخ التطبيق مع بياناته أم لا. ولحذف أي من التطبيقات المدرجة على اللوحة، اضغط على زر حذف التطبيق.
تخصيص التطبيقات على لوحة العمل
لنستعرض وظائف ومزايا أهم التطبيقات الموجودة في منصة أنا، وهي:
تطبيق قائمة المهام
قائمة المهام هي إحدى الأدوات التي ستدهشك لفاعليتها، حيث تساعدك على فهم وإدارة المهام من خلال عرض المهام المجدولة ضمن المشروع بانتظام باستخدام لوحة كانبان. حيث تُطبّق لوحات Kanban أيضًا لإدارة المهام من أجل تعزيز إنتاجية فريقك وجعلهم أكثر كفاءة من خلال التمثيل المرئي لعمل الفريق الذي يساعد في الحصول دائمًا على الإجابات الصحيحة للأسئلة المهمة. وهي طريقة لجعل عمل فريقك شفافًا ومرئيًا للجميع.
كونه طريقةً للإدارة، يتيح لك Kanban رؤية كل شيء عن أنشطة فريقك بوضوح وواقعية قدر الإمكان، حيث يحسن القيادة وإدارة التغيير.
يمكنك إضافة المهام من خلال كتابة اسم المهمة ثم الضغط على +، لتُدرَج المهمة ضمن قائمة المهام.
يمكنك إضافة تطبيق قائمة المهام أكثر من مرة في نفس اللوحة وذلك حسب احتياجاتك. في مشروعنا كتابة دليل استخدام منصة أنا، أضفنا تطبيق قائمة المهام ثلاث مرات، إما بالسحب والإفلات من قائمة التطبيقات، أو بتكرار اللوحة بدون بياناتها، والنتيجة بالشكل.
لقد عززت منصة أنا العديد من المزايا للتحكم بالمهام، مثل نقل مهمة من تطبيق إلى تطبيق عن طريق السحب من تطبيق المهام الأساسي والإفلات في تطبيق قائمة المهام الوجهة.
تغيير ترتيب المهام عن طريق السحب والإفلات للمهمة ضمن نفس التطبيق.
حذف مهمة من التطبيق وذلك بالضغط على زر الحذف المجاور للمهمة.
عند اكتمال تنفيذ المهمة اضغط على خيار "إكمال المهمة"، لتظهر لك المهمة بخط في وسطها دلالةً على اكتمالها.
يمكن تعديل مهمة ما عبر الضغط على المهمة المراد تعديلها، لتظهر في أسفل قائمة المهام. عدّلها ثم اضغط زر الموافقة على التعديل.
يمكن أيضًا تخصيص المهام ضمن قائمة المهام بالضغط على زر الإعدادات أعلى ويسار قائمة المهام المطلوب تخصيصها.
نستطيع تخصيص لغة اللوحة ولون الخلفية، كما في الشكل.
على سبيل المثال، ستظهر القوائم كما في الصورة:
تطبيق الملاحظات
يُستخدم هذا التطبيق لكتابة أي ملاحظات أو أفكار أو تدوينات ترغب بمشاركتها مع أعضاء الفريق، أو لمزامنتها مع أجهزتك الأخرى.
ومن أهم العمليات التي يمكنك تنفيذها ضمن تطبيق الملاحظات:
كتابة الملاحظات: يُعَد استخدامها بسيطًا جدًا، حيث يكفيك فقط كتابة ما تريد وستُحفظ تلقائيًا.
تنسيق الملاحظات: عند تحديد النص المطلوب تنسيقه، سيظهر شريط تنسيق كما في الصورة:
ويتضمن شريط التنسيق على الترتيب: غامق وخط سفلي وخط في المنتصف.
المزيد للتحكم بالنصوص: "مائل، وحجم الخط، ولون الخط، ولون الخلفية، وإزالة التنسيق".
تنسيق الفقرة وتعداد رقمي وتعداد نقطي.
إدراج بعض العناصر المهمة مثل الرابط وصورة وجدول.
لإدراج رابط، اكتب الرابط في المربع المخصص والنص التوضيحي، ثم اضغط الزر إدراج.
لإدراج صورة، إفلت الصورة في المربع المخصص، أو أدخل رابطها ثم اضغط إدراج.
لإدراج جدول حدد عدد صفوف وأعمدة الجدول.
وبعد إدراجه ضمن الملاحظات، يمكنك تنسيقه والعمل عليه بنفس السهولة التي تنسِّق بها جدول ضمن مستند Word.
لإضافة سريعة للعناصر اضغط + لإضافة العناصر الأكثر شيوعًا.
هذه العناصر هي: تعداد نقطي وتعداد رقمي وصورة وجدول وخط أفقي للفصل بين ملاحظة وأخرى.
لتخصيص صفحة الملاحظات اضغط على الزر إعدادات لتخصيص الصفحة.
ويمكنك تخصيص الإعدادات التالية: الوضع (هل هو للقراءة فقط أم قابل للتحرير) واللغة واللون.
تطبيق المحادثة
يُستخدم هذا التطبيق للتحدث مع فريقك أو لنشر تحديثات الحالة التي وصلت لها المهام أو المشروع. ومن أبرز العمليات التي تستطيع تنفيذها ضمن تطبيق المحادثة:
كتابة رسالة ضمن المربع المخصص مع إضافة رموز تعبيرية emoji ثم الضغط على زر الإرسال.
تحرير رسالة بالضغط على(…) التي تظهر بجانب الرسالة عند تمرير الفأرة عليها. يمكنك الاختيار بين اقتباس الرسالة، أو تعديلها، أو حتى حذفها.
تخصيص المظهر بالضغط على زر الإعدادات
يمكنك تخصيص لغة التطبيق ولون خلفيته.
تطبيق التقويم
يُستخدم هذا التطبيق لتنظيم وجدولة الأحداث ومشاركتها مع فريقك. ومن أبرز العمليات التي يمكنك فعلها ضمن تطبيق التقويم؛ إضافة حدث جديد للتقويم بالضغط على زر +.
ثم أدخل تاريخ ووقت الحدث، بالإضافة للملاحظات، مع إمكانية تغيير اللون وإرفاق ملفات مع الحدث الجديد من خلال ضغط الزر رفع.
التحكم بالموعد من خلال الضغط على الزر (…) بجوار تفاصيل الموعد، حيث يمكنك تعديل الموعد وتحميل المرفقات ونسخ الموعد لتكراره، أو حذف الموعد.
تخصيص التقويم بالضغط على زر الإعدادات.
ثم تخصيص إعدادات التقويم مثل تعيين أول يوم في الأسبوع، تحديد إمكانية مشاهدة الأحداث أو تحريرها وتحديد اللغة وكذلك تحديد اللون.
تطبيق الأصوات الهادئة
يُستخدم هذا التطبيق للاستماع لأصوات خلفية أثناء عملك لمساعدتك على التركيز. ومن أبرز العمليات التي تستطيع تنفيذها ضمن تطبيق أصوات هادئة:
تشغيل الأصوات الهادئة بالضغط على رمز أيٍ من الأصوات الهادئة ليُشغل في الخلفية، كما ويمكنك دمج أكثر من صوت لمزيد من الخصوصية. حيث يمكنك على سبيل المثال دمج صوت البحر والرياح، أو دمج صوت المقهى والمطر ليعطيك انطباعًا بأنك في المقهى في يوم شتوي يتناسب جدًا مع فترات الإغلاق.
تخصيص تطبيق أصوات هادئة بالضغط على زر الإعدادات.
ثم تخصيص اللغة واللون.
تطبيق بومودورو
يُستخدم مؤقت بومودورو للتركيز على مهام أو أخذ قسطٍ من الراحة لفترة محددة. حيث تُعَد تقنية بومودورو من التقنيات. يستند هذا الأسلوب على فكرة التوقف المتكرر من أجل الراحة التي يمكن أن تحسِّن سرعة البديهة والتركيز، ولتطبيق هذه الطريقة عليك بالخطوات الأساسية التالية:
- اختر العمل الذي تريد إنجازه.
- اضبط المؤقت على 25 دقيقة (عادةً).
- ابدأ في العمل حتى ينتهي المؤقت.
- خذ فترة راحة قصيرة لمدة 3-5 دقائق ثم عد مرةً أخرى للاستكمال.
اقتباستنويه: عند كل 4 بومودورو (فترات عمل) خذ راحةً من 15 إلى 30 دقيقة.
ومن أبرز العمليات التي يمكنك فعلها ضمن تطبيق بومودورو، هي تخصيص تطبيق بومودورو بالضغط على زر الإعدادات.
ثم تخصيص مدة العمل ومدة الاستراحة واللغة والشكل.
تفعيل وقت العمل أو الاستراحة بالضغط على زر بدء وقت العمل، حيث سيبدأ المؤقت في العدّ وكذلك زر وقت الاستراحة، كما يمكنك تصفير المؤقت للبدء من جديد في حال قاطع جدولك طارئ.
وإليك مجموعةً من الأمور التي يمكنك عملها خلال استراحة بومودورو لمدة 5 دقائق:
- نفّذ تمارين الإطالة لمدة 5 دقائق.
- خذ نزهةً قصيرة.
- مارس تمارين التنفس.
- نظّف لمدة 5 دقائق.
- اصنع لنفسك وجبةً خفيفة.
- اصنع لنفسك مشروبًا.
- اعمل على هواية ممتعة.
- أجرِ سباقًا سريعًا.
- أزِل الفوضى من مساحة عملك.
- تأمل.
- ضع طعامًا للطيور.
- اذهب إلى الحمام.
تطبيق المجلد
يُستخدم هذا التطبيق لحفظ ملفاتك ومشاركتها بأمان مع فريق عملك.
ومن أبرز العمليات التي يمكنك تنفيذها ضمن تطبيق المجلد، نجد تحميل الملفات لمشاركتها بسحب الملفات المطلوب مشاركتها إلى نافذة تطبيق المجلد وإفلاتها هناك، أو بالضغط على زر رفع الملفات ثم تحديد الملفات المطلوب مشاركتها.
حذف الملف أو إعادة تسميته بالضغط على (…) بجوار اسم الملف، ونختار الأمر المطلوب من القائمة.
إضافة مجلد جديد بالضغط على زر +مجلد، ثم كتابة اسم المجلد.
تخصيص تطبيق المجلد بالضغط على زر الإعدادات ثم تخصيص اللغة والشكل.
تطبيق المفضلة
يُستخدم هذا التطبيق لجمع الروابط التي تهمك لمشاركتها مع فريق عملك. ومن أبرز العمليات التي يمكنك تنفيذها ضمن تطبيق المفضلة؛ إضافة روابط جديدة للمفضلة: اضغط على زر الإعدادات.
ومن علامة تبويب الروابط، أدخل الرابط الجديد في المربع المخصص ثم اضغط زر الإضافة (+).
لحذف رابط اضغط على زر الحذف الموجود يمين الرابط.
لتخصيص الرابط اضغط زر الإعدادات.
يمكنك تعديل الرابط والعنوان والوصف ثم اضغط الزر تحديث.
تخصيص صفحة التطبيق عبر الضغط على زر الإعدادات، ثم من علامة تبويب الإعدادات حدد الخصائص التي توافق احتياجاتك، ومنها إظهار الأيقونة والعنوان والوصف، واختر اللغة والشكل.
تطبيق قارئ الأخبار
يُستخدم هذا التطبيق لمتابعة خلاصات مواقعك المفضلة. أضف أكثر من قارئ للوحة، وخصصهم كما تريد لتنشئ تجربة القراءة الخاصة بك. ومن أبرز العمليات التي يمكنك تنفيذها ضمن تطبيق قارئ الأخبار؛ إضافة روابط جديدة لصفحة الأخبار، وذلك بالضغط على زر الإعدادات. ومن علامة تبويب المواقع أدخل الرابط الجديد في المربع المخصص ثم اضغط زر الإضافة (+).
لحذف رابط اضغط على زر الحذف الموجود يمين الرابط.
لتخصيص الرابط اضغط زر الإعدادات.
ويمكنك تعديل الرابط، ثم اضغط الزر تحديث.
تخصيص صفحة التطبيق عبر الضغط على زر الإعدادات، ثم من علامة تبويب الإعدادات حدد الخصائص التي توافق احتياجاتك، ومنها إظهار الصورة والتاريخ والمصدر والمقتطف، واختر الوضع (أيقونات صغيرة أو أيقونات كبيرة) واللغة والشكل.
إنشاء اللوحات الفرعية وتخصيصها
لإنشاء لوحات فرعية من لوحة أساسية، افتح اللوحة الأساسية واضغط على زر لوحة جديدة كما في الصورة.
والآن يمكنك إضافة التطبيقات للوحة الفرعية وإعادة تسميتها وتخصيصها كما لو كانت لوحةً مستقلةً بحد ذاتها. عند الضغط على اللوحة الرئيسية من لوحة التحكم، ستظهر اللوحة الرئيسية واللوحات الفرعية منها، كما في الصورة.
إعداد فريق العمل
من إعدادات اللوحة، اضغط على علامة التبويب المستخدمين، حيث يمكنك من هنا إنجاز العديد من المهام المتعلقة بمستخدمي اللوحة، وأهمها:
- إضافة مستخدم جديد إلى اللوحة: اكتب عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالمستخدم في المربع المخصص، واضغط الزر + لتُرسَل دعوة له.
ستبقى الدعوة قيد الانتظار حتى يوافق المستخدم عليها ضمن رسالة الدعوة التي أرسلت إليه.
- حذف مستخدم من اللوحة: لحذف مستخدم من الفريق اضغط الزر حذف بجوار اسم المستخدم.
- تغيير صلاحيات المستخدم: لتغيير صلاحيات المستخدم اضغط على زر الإعدادات.
ثم حدد صلاحيات المستخدم مثل مدير ومستخدم عادي وضيف.
- مغادرة اللوحة: يمكنك بصفتك مستخدمًا مغادرة أي لوحة دُعيت إليها بالضغط على زر مغادرة اللوحة.
صلاحيات مستخدمي اللوحات
يمكنك تحديد صلاحيات أي مستخدم لأي من لوحاتك على أنا بواحدة من الصلاحيات الثلاثة التالية:
- مدير: له نفس صلاحيات صاحب اللوحة الرئيسي، حيث لديه كامل الصلاحيات لفعل ما يريد حتى لحذف التطبيقات إذا رأى أن ذلك ضروريًا.
- مستخدم: يستطيع استخدام وتعديل التطبيقات ضمن اللوحة بالكامل باستثناء أنه لا يستطيع التلاعب بإعدادات التطبيقات مثل تغيير لونها أو حذفها أو إجراء خاص بها، أو حتى إضافة تطبيقات جديدة لأنه مجرد مستخدم لما هو موجود فقط لا أكثر.
- ضيف: يستطيع الاطلاع على محتويات اللوحة من تطبيقات مختلفة دون أن يتمكن من استخدام أو تعديل أي منها بل مجرد زائر ومتفرج.
ولكن كيف تؤثر هذه الصلاحيات على التطبيقات المختلفة المُدرجة في اللوحة؟
لا يمكن لمستخدم ضيف أو مستخدم عادي تغيير إعدادات أي تطبيق من التطبيقات المدرجة في اللوحة التي تستضيفك، إذ ستظهر لك نافذة حول عند الضغط على زر إعدادات التطبيق كما في الصورة.
أما مستخدم ضيف، فلا يمكنه إضافة المهام أو التحكم بها في تطبيق قائمة المهام.
يمكنك تحميل الملفات الموجودة في تطبيق مجلد دون التمكن من إضافة أو حذف أي ملفات على التطبيق.
يمكنك استعراض المحادثات التي تدور ضمن تطبيق المحادثة، دون التمكن من إضافة أي تعليق.
يمكنك استعراض المواعيد المثبتة على تطبيق التقويم، دون القدرة على إضافة جديد أو إزالة أي موعد.
الخاتمة
قدمنا في السطور السابقة نبذةً تعريفيةً عن التطبيقات التي يمكنك إضافتها إلى لوحاتك واللوحات الفرعية منها، بالإضافة لتحديد صلاحيات أعضاء الفريق. إذا كان لديك أي استفسار أو إضافة تخص هذه التطبيقات سنكون سعداء بتواصلك معنا.
أفضل التعليقات
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.