البحث في الموقع

إن العمل الحر، على عكس الوظائف الحكومية، بيئة لها صفة التغير المستمر والتنافس الشديد، لذا يخشى العديد من الناس دخول تلك البيئة، لخوفهم من الفشل في مواكبة السباق، في حين يجاهد البعض الآخر لكي يشقوا طريقهم فيها. ومن المثير للاهتمام أن هناك عوامل أخرى تقتل مسيرات العمل الحر في مهدها غير ما يشيع بين الناس من التأخر في تسليم الأعمال أو تسليمها بجودة سيئة، وسنفصّل الآن سبعة من تلك العوامل وكيف تتجنب الوقوع في شراكها. الفشل في التنظيم تملك المؤسسات والشركات لوائح وقوانين تنظم سير العمل فيها، وحين تعمل في إحدى تلك الهيئات فإنك تنخرط دون وعي منك في نظامها القائم، وتلائم ظروفك وِفقَه دون تفكير، فالنظام موجود بالفعل هناك وما عليك من شيء إلا اتباعه. أما حين تتحول إلى العمل الحر فإن هذا النظام يختفي فجأة، ويزيد احتمال سقوطك في فخ الفوضى، ما يعني أنك لن تستطيع إخراج عملك بالجودة المطلوبة. ولكي تحافظ على إطار عمل منظم أثناء عملك الحر كمستقل، فإن الحلول الإلكترونية والسحابية هي خيارك الأمثل. إن برنامجاً لحساب وتنظيم الفواتير مثل FreshBooks يريحك من أحد أسباب الصداع الرئيسية في العمل الحر، وهناك أيضاً بعض أدوات لتنظيم الوقت مثل TeuxDeux و RescueTime، اللتان تساعدانك على تحليل الوقت الذي تقضيه على الحاسوب، كما تمنع عنك المواقع التي تشتتك عن العمل. وإذا لم تكن تلك التطبيقات كافية لتنظيم وقتك، فجرب تطبيق focus booster، وهو مؤقت سحابي يستخدم تقنية بومودورو Pomodoro (تقنية لتقسيم الوقت إلى فترات لتحسين جودة الإنتاج الذهني، اشتق اسم التقنية من كلمة طماطم بالإيطالية، بسبب أن مطور هذه التقنية كان يستخدم مؤقتاً على شكل ثمرة طماطم). ويقسم ذلك التطبيق يومك إلى فترات كل منها 25 دقيقة، متبوعة بخمس دقائق للراحة، كوسيلة لمساعدتك على تقسيم يومك بكفاءة. وإذا كنت في حاجة إلى البقاء على اطلاع بكم الوقت الذي قضيته في مهمة بعينها، فإن تطبيقاً مثل Toggl قد يكون مفيداً للغاية. الاستسلام للضغوط ستجد دائمًا تطبيقات وبرامج تقدم خدمات أساسية في أي مجال قد تتخيله، بما في ذلك مجال عملك أنت نفسك، وسيكون هناك دائماً تطبيقات وخدمات أرخص. بل زد على هذا أن المنافسة قد تكون شديدة، خاصة إن لم تفكر في مكان يلائمك جيداً. لكن على أي حال فلا يمكنك السماح للخوف أن يتحكم فيك تحت أي ظرف كان. بعبارة أخرى، عليك أن تصبر وتجاهد كي تنجح كمستقل، وتنظر لما وراء ذلك الخوف، وتصرف انتباهك وطاقتك إلى شغفك بعملك، والذي ستجد له منبعًا من دافعك الشخصي للعمل في هذا المجال أو ذاك. سيكون عليك بالطبع أن تبحث في السوق الذي تستهدفه لتحدد عملاءك بدقة. وانظر بإنصاف إلى نقاط قوتك وضعفك كي تعرف ما عليك التركيز عليه بالضبط سواءً في الأعمال التي تقبلها أو المهارات التي تطورها، وإذا شعرت أنك لا تستطيع وضع يدك على تلك النقاط بنفسك، فجرب أن تسأل أحد العملاء أو المدراء السابقين عن ملاحظاتهم وتوصياتهم، كي تستفيد منها وترى نفسك بعين غيرك. الفشل في التميز كما قلت في أول المقال أن العمل كمستقل يختلف عن العمل لدى شركة أو مؤسسة، فالشركة تملك فريقاً أو أكثر يعمل على صنع هويتها المميزة في السوق ويسوق لها، أما أنت فلا تملك إلا نفسك، لكن هذا لا يعني ألا تصنع لك هوية تميزك عن غيرك أيضاً، لئلا يضيع صوتك (وعملك) في الزحام بسهولة. فلتبدأ بإعداد قائمة لإنجازاتك وأعمالك لتستخدمها في عروض تقديمية. وستضع فيها، إضافةً إلى المؤهلات والإنجازات الأكاديمية، مهاراتٍ أخرى مثل القدرة على التنظيم أو الإدارة، مدعومة بإظهار مواضع ذلك في مناصب قيادية في أي نوادي أو تجمعات أخرى مشابهة. إن وجودك في موضع متميز قد يعني أنك ستترك بعض الأعمال والفرص العامة تمر دون أن تقتنصها، فإن أعداد العروض على تلك المشاريع والأعمال على أي حال سيكون عاليًا وستكون فرص الفوز بها ضئيلة، أما تخصصك وتحديدك لفئة بعينها يعطيك ميزة لاختيار مشاريع تناسبك بشكل أفضل. الفشل في قياس الوقت اللازم لتنفيذ المشاريع أو تحديد التسعير المناسب لدى كل مستقل ناجح معدل أدنى لقبول الأعمال التي تعرض عليه، كما أن لديه أيضًا قدرة على تقدير الوقت المتوقع لإنهاء المشروع بجودة مقبولة. إن كلا الأمرين يقعان في نفس مستوى الأهمية، فإذا أخطأت في تحديد السعر الأدنى الذي تعمل به أو تقدير الزمن الذي تستغرقه لإنهاء العمل، فإنك ستتسبب لنفسك في خسارة بعض المال. هناك معادلة أساسية لتحسب السعر لكل ساعة، تتضمن حساب كل النفقات المتعلقة بإنهاء العمل (بما في ذلك أساسيات مثل طعامك والكهرباء وإيجار سكنك، إلخ)، والأيام والساعات التي تنوي العمل فيها (بدون حساب أيام العطلة، إضافة إلى سماحية صغيرة لاحتمالات المرض)، إضافة إلى تخصيص جزء لتقاعدك المستقبلي، والربح الذي تود تحقيقه. ثم عليك إضافة الوقت الذي تقدر أن المشروع سيستغرقه إذا كنت تعمل بنظام الأجر على دفعة واحدة، على خلاف العمل بالساعة. هناك خلاف كبير حول أيهما أفضل، للمزيد حول الأمر ألق نظرة على هذا المقال: "كيف تُسعّر مشاريع الويب". تحسب تطبيقات مثل Motiv تلك العملية بشكل آلي، املأ الحقول الموجودة به وسيقوم هو بحساب معدلك بالساعة وراتبك السنوي، هكذا فقط!. تذكر أن سعرك قد يختلف باختلاف العميل، فإن التسعير للعملاء التجاريين مثلاً سيكون أعلى مقارنة بالعملاء الذين يمثلون هيئات غير ربحية. كما أن عليك تذكر أن عليك زيادة سعرك كلما زادت خبرتك. الفشل في دراسة النفقات تحدث مشكلة النفقات بشكل متكرر حين ينسى العديد من المستقلين شيئاً من نفقاتهم في بداية مشوارهم المهني، سواءٌ كان ذلك النسيان لفواتير قديمة أو لنفقات لم يضعوها في حسابهم أصلاً. ولحل هذا الأمر، فإن تطبيقاً مثل Expensify سيلتقط صورًا من الفواتير على هاتفك ويحولها إلى تقرير أنيق، وهو متاح مجانًا للاستخدام الشخصي. أما على مقياس أكبر، فإن منصة سحابية مثل inDinero تتيح لك متابعة نفقاتك، وتسحب بياناتك من حساباتك البنكية وبطاقاتك الائتمانية، لتوفر نسخة من بيانات أموالك ونفقاتك المتوقعة مستقبلاً. لديك أيضاً خدمة الفواتير السحابية المجانية Hiveage وهي خدمة تستقبل المدفوعات وتصدر الفواتير بشكل آلي. كما يوفر عملاق الدفع الإلكتروني PayPal خدمة فواتير أيضاً. أخيرًا عندما تغلق صفقة ما، فإن تطبيق Shack لديه مكتبة من قوالب العقود التجارية الموجهة للمستقلين، حيث يمكنك استخدامها لإنشاء مستندات قانونية. كراهية التغيير عليك أن تعود نفسك المرونة كونك مستقلاً، عليك أن تطارد العمل، إذ أنه لن يطرق بابك دائماً، وهذا يعني بقاؤك على اطلاع دائم بكل جديد في مجالك وتأكدك أنك تواكب ما يستجد في مجالك إن لم تستطع سبقه. يجب أن لا تغالط نفسك وأن لا تعتقد بأن الخبرة تغنيك عن مُتابعة المُستجدّات. فإذا أردت مواكبة الأحداث الجارية فهناك مواقع عديدة (كـ Hacker news مثلًا) تبقيك على اطّلاع بكل التطورات في مجال تخصّصك. الحاجة إلى الصحبة إن العمل الحر مجال قد يشعرك بالوحدة، فمن الوارد أن تمضي أسابيع إذا كنت مشغولاً دون أن ترى مخلوقاً سوى قطتك. قد لا يتحمل هذا النظام القاسي بعضُ الناس الذين لا يستطيعون العمل دون صحبة. لكن على أي حال يمكنك الالتفاف حول الأمر عن طريق العمل في مساحات العمل المُشترك أو في الأماكن والمكتبات العمومية. خاتمة لا شك أن العمل الحر طريقة رائعة لكسب المال، لكن عليك تجنب بعض المشاكل والفخاخ التي قد تتسبب بفشلك. ومن الناحية الأخرى، فإن هذه المشاكل لها الكثير من الحلول والحيل التي تبقيك بعيداً عن شراكها، ويمكنك تلخيصها فيما يلي: الفشل في التنظيم: هناك الكثير من التطبيقات التي يمكنها مساعدتك. الاستسلام للضغوط: المنافسة حتمية، تجاوزها لتستطيع التركيز على نقاط قوتك. الفشل في التميز: ابحث عن مشاريع تميزك عن غيرك وتلائمك. الفشل في تحديد المعدل المناسب أو المقياس الزمني: ادرس الأمر بعناية. الفشل في دراسة النفقات: استخدم برامج سحابية للقيام بالأمر عنك. كراهية التغيير: ابق على إطلاع بمستجدات عملك عبر مواقع الإنترنت في مجال تخصصك. الحاجة إلى الصحبة: جرب مساحات العمل المشتركة. هل ترى من أسباب أخرى لفشل المستقل في عمله؟ وكيف تتجنبها؟ دعنا نسمع منك في التعليقات! ترجمة -وبتصرّف- للمقال (Common Reasons Freelancers Fail (And How to Avoid Them لصاحبه Tom Ewer.

استرجع يومك من الاجتماعات، والبريد الإلكتروني والعمل الكثير وحافظ على الوقت لتنفيذ ما هو مهم لك. قال كال نيوبورت، مؤلف Deep Work: إذا كان هناك شيء واحد يمكن قوله عن مكان العمل الحديث، فهو: إذا لم تتحكم بجدولك الزمني، فإنه سيتحكم بك. كيف توازن بين المساوئ الضرورية للاجتماعات، البريد الإلكتروني، التحدث مع الفريق و "العمل الكثير" مع وقت التركيز على الأشياء التي تهمك بالفعل؟ بما أن البدء باستخدام العالم الرقمي ليس خيارًا لمعظمنا، فنحن بحاجة إلى استراتيجيات ملموسة تساعدنا على التركيز في عالم مصمم لتشتيتنا. هنا يأتي دور تحديد الوقت. يعد تحديد الوقت (والمهام المجمعة المرتبطة به والمهام اليومية) طريقة بسيطة وفعالة لاستعادة السيطرة على يوم العمل. تفيد طريقة الإنتاجية هذه بشكل خاص الأشخاص الذين: يعملون على العديد من المشاريع / المسؤوليات المختلفة (يستخدم Elon Musk هذه الطريقة لإدارة شركتين رئيسيتين في نفس الوقت) يقضون الكثير من الوقت في "الوضع التفاعلي"، الرد على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل يبحثون عن يومهم المقتطع من خلال الاجتماعات يواجهون الانقطاعات المستمرة طوال اليوم يكافحون من أجل إيجاد الوقت والمساحة العقلية للتفكير بالصورة العامة سيعطيك هذا الدليل نظرة عامة على تحديد الوقت، وتجميع المهام والمهام اليومية؛ كيف يمكن لمجموعة من هذه الاستراتيجيات مساعدتك في استعادة الجدول الزمني الخاص بك؛ وأفضل طريقة لاستخدام التقويم ومدير المهام لبدء تحديد الوقت بنفسك. يعد تحديد الوقت أداة قوية لتعزيز إنتاجية الفريق أيضًا. ما هو تحديد الوقت؟ تحديد الوقت هو طريقة لإدارة الوقت تتطلب تقسيم يومك إلى مجموعات زمنية. كل مجموعة مخصصة لإنجاز مهمة معينة، أو مجموعة من المهام، وتلك المهام المحددة فقط. بدلاً من الاحتفاظ بقائمة مهام مفتوحة للأشياء التي ستنجزها حسب استطاعتك، ستبدأ كل يوم بجدول زمني محدد يحدد لك ما ستعمل عليه ومتى. مفتاح هذه الطريقة هو إعطاء الأولوية لقائمة المهام مقدمًا - يعد إجراء مراجعة أسبوعية مخصصة أمرًا إلزاميًا. حدد ما عليك تنفيذه في الأسبوع القادم وضع مجموعات الوقت الخاصة بكل يوم بشكل تقريبي. راجع أي مهام لم تنجزها في نهاية كل يوم عمل - وكذلك أي مهام جديدة قد ظهرت - وعدّل المجموعات الزمنية لبقية الأسبوع وفقًا لذلك. ومع تحديد الوقت مسبقًا، لن تضطر إلى اتخاذ خيارات بشأن ما يجب التركيز عليه باستمرار. كل ما عليك فعله هو اتباع جدولك الزمني المحدد. إذا خرجت عن مسار المهمة أو تشتت انتباهك، ألقِ نظرة على جدولك وعد إلى أي مهمة حددتها ببساطة. متغيرات تحديد الوقت هناك شيئين مرتبطين بتحديد الوقت: تجميع المهام والمهام اليومية. تجميع المهام هو تجميع مهام متشابهة معًا (عادة ما تكون أصغر) وتجدولها على جداول زمنية محددة لإكمالها في وقتٍ واحد. ستحد من حجم تبديل السياق خلال اليوم، من خلال معالجة المهام المتماثلة في مجموعة، مما يوفر الوقت الثمين والطاقة العقلية. مثلًا، يعد جدولة مجموعتين مدتهما 20 دقيقة لمعالجة البريد الإلكتروني خلال اليوم أكثر كفاءةً من التحقق من البريد الوارد باستمرار طوال اليوم. يرتبط تحديد الوقت بشكل جيد مع تجميع المهام، لأنه يوفر عليك جدولة كل مهمة فردية في تقويمك. ما عليك سوى تحديد مربعات الوقت كل يوم أو أسبوع عندما تريد إكمال مجموعة معينة من النشاطات، مثل البريد الإلكتروني، والفواتير، والتدريبات، والاجتماعات، والكتابة، والترميز، والعمل العميق، والمهمات، وإعداد الوجبات. تعد المهام اليومية إصدارًا أكثر شدةً من تجميع المهام للأشخاص الذين لديهم الكثير من المسؤوليات والتي تتنافس على اهتمامهم. مثلًا، يجب على صاحب المشاريع غالبًا الاهتمام بالتسويق، والمبيعات، وتطوير المنتجات، ودعم العملاء والموارد البشرية في نفس الوقت. وبدلاً من تخصيص فترات زمنية لكل المسؤوليات كل يوم، تخصص المهام اليومية يومًا كاملًا من كل أسبوع لكل مسؤولية. يستخدم مايك فاردي، مؤسس Productivityist، المهام اليومية لتحديد مجال تركيزه الرئيسي كل يوم. وهكذا يصف أسبوعه: يُنشئ تخصيص كل يوم لموضوع واحد نمط عمل موثوق به ويحد من الحمل المعرفي لتبديل السياق. يشرح فاردي كيف أن المواضيع توفر الوضوح العقلي الذي يسمح له بالتركيز على عائلته: لماذا يعد تحديد الوقت فعالًا للغاية؟ تبدو هذه التقنية بسيطة، ولكن لها تأثيرات عميقة على قدرتك في إنجاز الأمور: تعزز "العمل العميق" المركز يؤيّد كال نيوبورت، مؤلف كتاب العمل العميق: قواعد النجاح المركّز في عالم مشتت، تحديد الوقت بشدة. وهو يخصص 20 دقيقة كل مساء لجدولة يوم العمل التالي: عندما تجدول جزءًا كبيرًا من الوقت للعمل على مشروع أو مشكلة أو مهمة واحدة، فأنت تحضر كل مواردك العقلية للعمل على شيء واحد بدلًا من توزيع اهتمامك على عدة مهام. كلما عملت على "مهمة واحدة"، كلما بنيت العضلات الذهنية المطلوبة للعمل العميق وأصبح من السهل الاستمرار في التركيز. يستخدم نيوبورت مفكرة ورقية عادية لجدولة مربعاته الزمنية كل يوم تساعدك في فصل "العمل السطحي" بكفاءة أكبر العمل السطحي هو العمل الكثير والمستعجل، ولكنه ليس مهمًا لتحقيق أهدافك طويلة المدى - فكّر بالعمل الورقي أو الرد على (معظم) رسائل البريد الإلكتروني. عندما تحدد وقت العمل السطحي، فأنت تضع حدودًا واضحة للوقت الذي ستخصصه له. بالإضافة إلى ذلك، يؤدي تجميع المهام المتشابهة معًا إلى تقليل تكلفة تبديل السياق. من خلال تجميع جميع المهام السطحية معًا في مربع زمني مخصص، ستتمكن من العمل عليها بكفاءة أكبر وحماية بقية يوم عملك من أجل عمل ذو تأثير أعلى. يجعلك على علم بكيفية قضاء وقتك معظم الناس سيئون في إدارة الوقت. نحن فظيعون في تقدير الوقت الذي تستغرقه المهام، ولدينا ميل للالتزام المبالغ به تجاه ذواتنا المستقبلية. يجبرك تحديد الوقت على مواجهة أولوياتك والتزاماتك الحالية والتدرب على كيفية قضاء وقتك المحدود. تضطر إلى إيجاد مساحة مادية في تقويمك، مقابل كل التزام جديد تتخذه في حياتك. ونتيجةً لذلك، تصبح تكلفة قول "نعم" أكثر واقعية، ويصبح من الأسهل بكثير قول "لا". تقاوم الكمالية تعد المخططات الزمنية المشوشة، أسوأ عدوٍ للكمال. هناك شيء يمكن تعديله وتحسينه دائمًا. قد يكون من الصعب معرفة متى ينتهي مشروع مفتوح، خصوصًا إذا كنت تهدف إلى الكمال. في مرحلةٍ ما، تحتاج أن تكون قادرًا على قول "جيد بما فيه الكفاية" والمتابعة. يمكن أن يساعد تحديد الوقت من خلال فرض حدود زمنية على مشاريعك. إذا كنت تطيل المهام في كثير من الأحيان من خلال محاولة الحصول على كل شيء بشكل صحيح، قم بوضع جدول زمني صارم لإنهاء المهمة والتزم بها. تحارب المماطلة وتساعدك على متابعة أهدافك يستعرض الباحثان الدكتورة تود روجرز والدكتورة كاثرين إل ميلكمان في مقالة "ما وراء النوايا الحسنة: يحسّن حث الناس على وضع الخطط من متابعة المهام المهمة"، العديد من الدراسات التي تدعم فكرة أن "الخطط الملموسة تساعد الناس على متابعة نواياهم." من اتباع نظام التمرين إلى جدولة لقاح الأنفلونزا، كان الناس يتصرفون بناءً على نواياهم بشكل أكبر عندما كتبوا مكانًا، وتاريخًا ووقتًا محددًا للنشاط. ومع ذلك، يعتمد معظم الناس على نوايا غامضة بدلاً من الخطط الملموسة: الخلاصة: عندما تجدول مهامك وأهدافك، فمن المرجح أن تتبعها. يجبرك تحديد الوقت على وضع خطط ملموسة تضمن أنك تعمل لتحقيق أهدافك كل يوم. وكما هو القول الشهير لويليام فولكنر: "أنا أكتب فقط عندما يأتي الإلهام. ولحسن الحظ، فإنه يأتي الساعة التاسعة صباحًا ". ولكن هل سيناسب تحديد الوقت عملي؟ أحد أكبر الانتقادات لتحديد الوقت هو أنه لا يناسب الوظائف التفاعلية، حيث من المستحيل توقع ما سيحدث في أي لحظة معينة. هل يعد تحديد الوقت استراتيجية واقعية لمتخصص دعم العملاء الذي تتمثل وظيفته في الرد على التذاكر حقًا؟ أو مدير حساب يجب أن يكون متاحًا للرد على طلبات العملاء؟ سنقول نعم - التأكيد على قدر ضئيل من التحكم في جدولك حتى، يمكن أن يكون مفيدًا بغض النظر عن وظيفتك. قالها كال نيوبورت بهذه الطريقة: عندما يتم إدارة يوم عملك من قبل قوى خارجية، من السهل أن تفقد أهدافك الخاصة. يمكن أن يساعدك تحديد الوقت في الحصول على إحساسٍ أكبر بالسيطرة على أكثر الجداول التي لا يمكن التنبؤ بها. بعض الأخطاء الشائعة لتحديد الوقت وكيفية تجنبها في حين أن تحديد الوقت واضح جدًا من الناحية النظرية، فقد يكون من الصعب الالتزام به عند الممارسة. هنا بعض النصائح لمساعدتك في تطبيق الطريقة بنجاح (ولا تصبح عبدًا لتقويمك في هذه العملية): سوء تقدير الوقت ستتحسن في تقدير الوقت الذي تستغرقه المهام بمرور الوقت. ولكن حتى تشحذ غرائزك، أخطئ في تحديد الكثير من الوقت للمهام بدلاً من القليل جدًا. ضع في جدولك وقتًا إضافيًا لإكمال المهام والانتقال بينها. يمكنك أيضًا إنشاء "مجموعات مشروطة" للوقت يمكن استخدامها إذا تأخرت. حسِّن إحساسك بالوقت الذي تقضيه فعليًا في المهام مع متتبعات الوقت مثل RescueTime أوToggle. أن تكون صارمًا جدًا ستظهر الأمور وتدمر خططك. ولكن تذكر أن خطتك هي مجرد دليل للمساعدة في تركيز انتباهك على ما هو مهم، وليس عقدًا ملزمًا. حتى الخبير كال نيوبورت يعدّل خططه على مدار اليوم من خلال شطب مربعات الوقت الأصلية وملؤها بشيء جديد كما تتطلب الظروف: يتعامل نيوبورت مع التغييرات في جدوله من خلال رؤيته لها كلعبة: انظر إلى مربعات الوقت على أنها طريقة مرنة لتحدي نفسك، وليست أدوات صارمة لمعاقبة نفسك عندما تقصر. الإفراط في جدولة وقت فراغك على الرغم من أنه قيل أن إيلون ماسك وبيل جيتس يجدولان أيامهما بزيادات تصل إلى 5 دقائق، إلا أن الإفراط في جدولة وقت فراغك قد يكون له نتيجة عكسية. وقد أظهرت الدراسات أن جدولة الأنشطة الترفيهية لها "تأثير مثبط فريد" على التمتع العام بالنشاط. بدلاً من ذلك، يمكنك تحديد الوقت لقطع الاتصال والاسترخاء بدون خطة محددة لكيفية قضاء ذلك الوقت. سيمنحك المرونة لاتخاذ قرار أكثر عفوية بشأن ما تريد فعله - الاتصال بالأصدقاء لشرب القهوة؟ التحقق من لعبة Xbox الجديدة؟ القراءة؟ مهما كان قرارك، تذكر فقط أن تبقي بعض وقت فراغك حرًا على الأقل. تحديد الوقت ودمج المهام قد يكون تحديد الوقت الصارم - تخصيص مجموعة زمنية لكل مهمة فردية - أمرًا شاقًا ويصعب الحفاظ عليه بمرور الوقت. يوصى بدمج تحديد الوقت ومجموعات المهام للحصول على نظام أكثر انسيابية. بدلًا من مجموعة زمنية واحدة لكل مهمة فردية، ستحدد مجموعة زمنية لكل فئة من المهام التي تقوم بتجميعها معًا. إليك كيف يبدو ذلك عمليًا: أولًا، حدد فئات العمل العامة التي يجب أن تنعكس في جدولك اليومي أو الأسبوعي. مثلًا، قد يكون للكاتب المستقل قائمة الفئات التالية: البريد الإلكتروني إدارة العمل المبيعات الاجتماعات الأبحاث الكتابة التطوير المهني اليوجا تحضير وجبة الإدارة الشخصية القراءة وقت الفراغ الآن، اجلس مع تطبيق التقويم أو مخطط الورق المفضل لديك، وأنشئ مجموعات زمنية للأسبوع القادم تعكس الأوقات التي ستعمل فيها على كل فئة. تأكد من إعطاء جميع أولوياتك والتزاماتك مساحة كافية. إذا وجدت أنك تواجه صعوبة لإيجاد مساحة، فقد تحتاج إلى البدء في خفض التزاماتك. ستبدو النتيجة النهائية شيئًا مثل هذا: إذا وجدت صعوبة في الالتزام بجدولك الرقمي، فإننا نوصي بتخطيط يومك على الورق. يجبرك الجدول الزمني الورقي على البدء بنشاط كل يوم ويجعل من السهل تدوين الأشياء والتكيف كما يسير اليوم. بالإضافة إلى ذلك، من الأسهل إبقاء جدولك الورقي مفتوحًا على مكتبك كتذكير مرئي لما كنت تخطط للتركيز عليه. إذا كنت تعمل في شركة لديها تقاويم مشتركة، فقد تجد أنه من المفيد تحديد وقت لـ العمل العميق بشكلٍ عام، للحفاظ على جزء كافٍ من الاجتماع طوال اليوم. يستخدم خوي فينه، مصمم رئيسي في Adobe ، هذه الاستراتيجية في مكتبه: لديك الآن مجموعات زمنية لكل فئة، ولكن لا تزال بحاجة إلى معرفة أي مهمة محددة - أو مجموعة من المهام - للعمل عليها عندما يحين الوقت. هنا يأتي دور مدير مهام مثل Todoist. في تطبيق Todoist، أنشئ تصنيفًا لكل فئة مجمعة توصلت إليها في الخطوة الأولى، ثم راجع جميع المهام الحالية وحدد التصنيف المناسب لكل فئة. الآن عندما تصل إلى مجموعة زمنية، كل ما عليك فعله هو سحب قائمة التصنيفات المقابلة والاختيار من المهام ذات الصلة. سيتم ترتيب المهام ذات التواريخ في الجزء العلوي تلقائيًا، حتى تعرف متى يحين أقرب موعد لتسليم شيء ما ويحتاج إلى انتباهك أولًا. نصيحة: يمكنك أيضًا إنشاء مرشح جديد باستخدام استعلام مثل "@مدير شخصي والأيام ال 7 القادمة" لمشاهدة المهام التي يجب تسليمها في الأسبوع القادم فقط مع هذا التصنيف المحدد. للتأكد من عدم نسيان أي شيء، يجب أن يكون لكل مهمة تصنيف. ومع ذلك، ستجد على الأرجح أنه لا يجب تتبع كل صنف في Todoist. مثلًا، قد ترغب في تتبع اجتماعاتك أو تدريباتك في التقويم بدلاً من مدير المهام. وكما قلنا من قبل، لا تريد الإفراط في جدولة وقت فراغك. جرب الإعداد الخاص بك لمعرفة ما هو منطقي لظروفك الخاصة. المهام اليومية إذا جربت تحديد الوقت وما زلت تشعر بالتشتت وعدم التركيز، فقد ترغب في تجربة المهام اليومية. نحن نوصي بدورة Skillshare المجانية هذه والتي يقدمها Mike Vardy. حيث يرشدك خلال إعداد نظام المهام اليومية، بما في ذلك أمثلة تفصيلية باستخدام كل من الورق و Todoist. جدولة المجموعات الزمنية للمهام الفردية بالطبع، إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بجدول أكثر دقة، يمكنك إنشاء مجموعات زمنية منفصلة لكل مهمة دائمًا. أسهل طريقة للقيام بذلك مع Todoist هي من خلال التكامل ثنائي الاتجاه مع تقويم Google. عند إعداد الدمج: أنشئ تقويمًا جديدًا لمهام Todoist الخاصة بك فقط، حتى تتمكن من تبديلها وإيقافها داخل التقويم الخاص بك حسب الحاجة. اختر مزامنة حساب Todoist الخاص بك بالكامل بدلًا من مشروع واحد. اختر مزامنة المهام مع تاريخ تسليم فقط بالإضافة إلى المهام التي لها تاريخ ووقت تسليم. ستظهر أي مهمة Todoist لها تاريخ ووقت، تلقائيًا كحدث في تقويم Todoist الجديد. ستظهر أي مهمة لها تاريخ ولكن بدون وقت، كحدث لمدة يومٍ كامل. خلال المراجعة الأسبوعية، حدد لكل مهمة تريد إنجازها و / أو وقت البدء بكتابة شيء مثل "الإثنين ظهرًا" أو "كل جمعة الساعة 9 صباحًا" في حقل المهمة. سيتعرف Todoist تلقائيًا على التاريخ ويبرزه ويضبطه عند حفظ المهمة. الآن، عندما تفتح طريقة العرض الأسبوعية في التقويم، سترى كل مهمة من المهام المجدولة كأحداث منفصلة (تعرف أيضًا باسم مربعات الوقت). يمكنك توسيع، وتقصير، وتعديل ونقل مربعات الوقت الخاصة بك داخل التقويم. ستتم تلقائيًا مزامنة أي تغييرات تجريها في تقويم Google مع Todoist (والعكس صحيح). قد تبدو جدولة الأيام والأسابيع مقدمًا مضيعة للوقت الثمين الذي قد تستخدمه لإنجاز الأمور فعليًا. ولكن عندما لا تتحكم في تقويمك، فمن السهل السماح للتشتت بالسيطرة. من خلال التحضير المسبق لعملية اتخاذ القرار بشأن ما ستعمل عليه لليوم أو الأسبوع، ستوفر الوقت والطاقة العقلية عندما يتعلق الأمر بالبدء في العمل. جرب تحديد الوقت ومجموعات المهام لمدة أسبوع، وشاهد كيف تشعر باستعادة السيطرة على وقتك واهتمامك. ترجمة وبتصرف للمقال Workflow Guide] Reclaim Your Schedule with Time Blocking] لكاتبه Laura Scroggs

حين تواصلت ميليسا مع جينا لأول مرة، كانت تهدف لمشاركة قصة تخليها عن عملها كمهندسة في سبيل قضاء المزيد من الوقت مع طفلها. بدأنا بتبادل رسائل البريد الإلكتروني، وفي إحدى المرات قالت ميليسا أنها تعمل بدوام جزئي، مدة 10 دقائق بشكل متقطع وتراكمي، وبوجود طفل رضيع عند قدميها، وما زالت قادرة على جني بضعة آلاف من الدولارات شهريًا. صُدمت! لذا استأذنت ميليسا أن تكشف لنا (بعض) أسرار إنتاجيتها، فلبّت طلبنا بسرور. إليكم ميليسا! أنا مهندسة، لذا فأنا -بطبيعتي- مهووسة بالإنتاجية والتخطيط. باختصار، أقسم عملي بأكمله إلى حِصص وقتية من 10 دقائق (لأتمكن من تحقيق أقصى استفادة من وقتي عندما أحصل عليها). إضافة لاستغلال مهارتي في التفاوض لرفع أجري ببطء تدريجيًا. ترافق ذلك مع تغيّيري لأسلوب/مجال الكتابة التي خططت له سابقًا. إن كنت تُشبهني، فلا بدّ أن لديك الكثير من الالتزامات. حيث تحاول تحقيق التوازن بين عائلتك، وعملك، والاستمتاع بحياة مثيرة. قد تتمنى أحيانًا لو كانت هناك ساعات أكثر في يومك. لسوء الحظ، كل ما لدينا هو 24 ساعة، ولا يمكن أن نحصل على المزيد. بدأت عملي ككاتبة مستقلة في يونيو (حزيران) 2016. أعمل انطلاقًا من غرفة المكتب ضمن منزلي إضافة لمراقبة طفلي ذي العام الواحد والاعتناء بمزرعتنا التي تبلغ مساحتها 42000 م2 وبثلاثة خيول. أحاول إنهاء معظم كتاباتي قبل أن يستيقظ طفلي في الصباح أو أثناء غفوته، وبعد أن يخلد للنوم في المساء. يمنحني هذا 3-5 ساعات في اليوم. وقد يصل لـ 20 ساعة أو أقل أسبوعيًا استغلها في البحث عن مشروع جديد، واستكمال العمل لعملائي الحاليين، وإجراء بعض الحسابات، إضافة للتدوين على مدونتي الشخصية. وبما أن هناك الكثير لأنجزه في فترة زمنية قصيرة، لذا يتحتمّ عليّ أن أعمل بكفاءة عالية. وسأطلعك على بعض أسراري أدناه. لحسن الحظ، فإن إدارة الوقت والكفاءة هما من ضمن المهارات التي اكتسبتها خلال عملي كمهندسة، واستغللتهما على أكمل وجه ضمن عملي الحر. عندما بدأت لأول مرة في يونيو (حزيران) الماضي، جنيت حوالي 1000 دولار بينما كنت أعمل على الأقل 30 ساعة في الأسبوع على كتابتي وحدها. أما الآن، وبعد أن تلائمت مع الوضع، تجاوز دخل شهر نوفمبر (تشرين الثاني) أكثر من 4000 دولار، وقمت بتقليص عدد الساعات التي أعملها في الأسبوع. وواثقة تمامًا أن دخلي سيستمر في الارتفاع. إليك بعض النصائح لإدارة الوقت التي استخدمتها لتطوير عملي ككاتبة مستقلة: 1. بناء نماذج لكل الحالات السرّ هنا هو استثمار الوقت في تجهيز نماذج تُغطي أكبر قدر ممكن من الأعمال. قد يبدو التجهيز المُسبق مُكلِفًا، لكنه سيختصر الكثير على المدى الطويل. كلما وجدت نفسك تقوم بذات المهمة (أو بما يُشبهها) مرارًا وتكرارًا، ابنِ نموذجًا لها. إن كان لديك خمسة عملاء وأديّت أعمالهم المتشابهة بخمس طرق مختلفة، فستبدد الكثير من الوقت. عوضًا عن ذلك، ليكن لديك آلية ونموذجًا يعمل بشكل جيد للجميع (أو على الأقل للغالبية العظمى). ستُدهشك سرعة إنجازك إذا بدأت بنموذج رفيع المستوى. إليك بعض العمليات التي قمت بتصميم نماذج لها: العروض اكتب ضمن بضعة مجالات مختلفة، لذا لدي نماذج لعروض مصممة لكلٍ منها. على سبيل المثال، يختلف نموذجي لعروض الكتابة التقنية اختلافًا كبيرًا عن نموذج لعرض الكتابة في تربية الأطفال. كل منهما له أسلوبه ونبرته الخاصة، عدا عن قائمة الأعمال المنشورة في ذاك المجال. يمكنني تعديل النموذج سريعًا وإرساله إلى جهات مختلفة في أي وقت من الأوقات. (نصيحة جينا: ستزيد العروض الفعّالة من فرص حصولك على العملاء المحتملين، ولكن لا تنسَ تطبيق قواعد وآداب البريد الإلكتروني) أسلوب الكتابة لديّ نموذجٌ عامٌ استخدمه في 99٪ من مقالاتي بغض النظر عن المجال. ويتضمن: مقدمة، و 3-5 نقاط رئيسية، وأخيرًا خاتمة متضمنة لخلاصة أو دعوة إلى إجراء. تسلسل الكتابة حتى أنني أكتب وفق منهجية نموذجية. وأطبّق نفس التسلسل الدقيق لكل ما أكتبه. عرفت ذلك، كان الأمر مُتوَقعًا! أحدد أولاً الخلاصة (ما أريد لجمهوري أن يتعلمه من المقال). بعد ذلك، أكتب مخططًا سريعًا يتضمن النقاط الرئيسية. لا أكتب مقدمة أو خاتمة قبل الانتهاء من بقية مقالي. بعد إنهاء المسودة الأولى، أتركها حتى اليوم التالي لأعود إليها، وأقرأها، وأُجري تعديلاتي وأضع اللمسات الأخيرة. وبما أنني أكتب وفق خطة متسلسلة، فأعرف دائمًا ما هي الخطوة التالية. ولا أضيع أية لحظة في محاولة تذكر مكان التقاطه أو ماذا أفعل بعد ذلك. 2. إنشاء قائمة مهامك بالمهام الصغيرة بما أنني لا أحظى بفترات راحة طويلة خلال اليوم، فأحاول الاستفادة من كل دقيقة فراغ مُتاحة. وإن كان لديّ بعض أوقات الفراغ التي أعرفها جيدًا. إذا وصلت إلى موعد مع الطبيب واضطررت للانتظار، فأعلم أنه يمكنني إنهاء مهمة سريعة أو اثنتين، إذ كنت منظمة بما فيه الكفاية. على سبيل المثال، إذا كان لدي مقالة لأكتبها، أقسمها إلى مهمات يمكنني إتمامها في عشر دقائق تقريبًا. وبذلك إن وصلت لاجتماعٍ ما باكرًا أو إذا كان طفلي مشغولًا باللعب، اقفز إلى حاسوبي وأنجز المهمة ثم أشطبها من قائمة مهامي. ما الذي يمكنني فعله في عشر دقائق فقط؟ يمكنني إجراء بحث عن مقالي التالي في عشر دقائق. يمكنني كتابة مقدمة في عشر دقائق أو البحث عن صورة لاستخدامها في تدوينة. يمكنني إرسال فاتورة أو متابعة رسالة إلكترونية. وصلتك الفكرة. لا تستهن بما يمكن إنجازه خلال 10 دقائق. باستطاعتك -إن كنت منظمًا- إجراء بحث عن مشروع محتمل خلال هذه الفترة القصيرة. 3. خلق روتين يزيل الروتين المحدد الضغوط من يومي، لذا فقد بنيت روتينًا لنفسي ألتزم به بدقة. بالطبع، توجبّ عليّ أن أكون مرنة إلى حد ما نظرًا لعملي من المنزل واعتنائي بطفل صغير، إلا أنني ألتزم بروتيني كلما استطعت. بقدر ما أؤمن بتحديد مواعيد العمل، أقوم أيضًا بجدولة أوقات الاستراحة. إذا كنت ألعب مع ابني، فلا أريد أن أقلق بشأن ما يجب أن أفعله أو أحاول العمل على هاتفي. هذا هو وقت صغيري، وهو يستحق اهتمامي الكامل. يُساعد اتباع روتين محدد على بناء هذه العادات الجيدة. 4. العثور على الأمور الغريبة التي تجعلك أكثر إنتاجية لكل شخص شيء مختلف يحفزه على أن يكون أكثر إنتاجية. وقد لاحظت بعض الأشياء التي قد تبدو غريبة، لكنها ناجحة بالنسبة إليّ. أصحو باكرًا (قبل أن يستيقظ طفلي). جِد الوقت الذي تكون فيه أكثر إنتاجية وحاول استغلاله كاملًا. بالنسبة لي، كان في الصباح الباكر. أرتدي حذائي. لا أستطيع تفسير الأمر. أكون أكثر إنتاجية عندما يكون هناك حذاء في قدميّ. أهرول على جهاز المشي لمدة 15 دقيقة قبل الجلوس لجلسة كتابة طويلة. هو أمر يجعلني أركز حقًا، ويمكنني أن أكتب بشكل جنوني بعد الركض لمسافة ميل أو ميلين. أرتب سريري. أستطيع رؤية سريري من طاولة حاسوبي. من الجيد النظر إلى وجود سرير مُرتب، ولسبب ما يجعلني ذلك أشعر بالرضا عن نفسي. بالإضافة إلى أنني نادرًا ما أعود إليه إن كان مرتبًا بالفعل. تحسين موقفي من الأشياء. اكتشفت أن الموقف السيئ يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية. لذا فقد عثرت على بعض الطرق المختلفة التي يمكنني من خلالها تحويل منظوري للأشياء حين أقع ضحية التفكير السلبي. على سبيل المثال، دوّنت قائمة بعشرة أشياء ممتنة لها على ورقة ملاحظات معلقة على جانب شاشتي. وفي كل مرة أقرأها، أشعر -على الفور- بدفقة من الامتنان والإيجابية. يكاد يكون من المستحيل أن تقسو على نفسك عندما تكون ممتنًا لكل الأمور الرائعة التي تمتلكها. 5. اسأل عن المزيد من المال بكفاءة هذه النصيحة في حد ذاتها ليست عن إدارة الوقت، لكنها تساعدني في كسب العيش أثناء العمل بدوام جزئي. بما أنني مستجدة في عالم الكتابة المستقلة، فقد اضطررت للبدء بأجور زهيدة. في الواقع، كتبت بعض المقالات مجانًا عندما كنت في البدايات. من الواضح أننا لا نستطيع مواصلة ذلك إن كنا نريد كسب العيش. لذا ما إن حظيت ببعض العملاء الدائمين، حتى علمت أن الوقت قد حان لرفع أجري. التفاوض مسألة صعبة على الكثير من الناس. وهو أمر محرج ومزعج عمومًا. ولا سيما بالنسبة إليّ. هذا ما دفعني لاتباع نهجٍ وجدت أنه أكثر فعالية وأقل إزعاجًا. بعد حصولي على عميل جديد (منخفض الأجر)، أكتب له 2-3 تدوينات ثم أطلب المزيد من المال. وبذا تمكنت من مضاعفة أجري مرتين أو ثلاث. لقد اعتاد العملاء على جودة المحتوى وسرعة إنجاز العمل اللذين أقدمهما، فهم لا يريدون البحث عن كاتب جديد. ونجحت طريقتي هذه مع جميع عملائي باستثناء واحد. اكتب ببساطة للعميل موضحةً أنني أرغب في مواصلة الكتابة له، لكن لم يعد بإمكاني القيام بذلك لقاء الأجر الحالي. أذكره بكل ما كتبته، وبما يجعلني استحق المال الإضافي واستخدم أي بيانات تدّعم موقفي مثل عدد المشاركات أو التعليقات على تدويناتي. لا يمكننا الحصول على المزيد من الوقت في اليوم، وبالتالي فإن البديل الأفضل هو زيادة إنتاجيتنا. ومن خلال العمل بكفاءة وإدارة الوقت بشكل صحيح، يمكنك إنجاز المزيد من العمل في وقت أقل. كل ما يتطلبه الأمر هو القليل من الإبداع والكثير من الانضباط الذاتي. والآن إليك هذا التحدي: اذكر ليّ أمرًا واحدًا يمكنك إنجازه خلال الدقائق العشر القادمة والذي سيساعدك على تعزيز عملك المستقل؟ ترجمة -وبتصرف- للمقال Productivity Tips That Help Me Make 4K/Month Working Part Time لصاحبته Melissa Ricker

من المؤكد أن فرق العمل تستطيع متابعة أي شيء تقريبًا عبر Asana، غير أن اتخاذ الخطوات الأولى لتحديد الكيفية التي ستتم بها متابعة العمل في فريقك قد يمثل تحديًا لك، فقد تقع في حيرة بين وضع عمل بعينه في مشروع منفصل أم في مهمة وحسب. ورغم أنه لا توجد طريقة "صحيحة" لاستخدام Asana، إلا أن هناك بعض النصائح التي يجدر بك اتباعها كي تنطلق بشكل سليم منذ البداية. المهام والمشاريع: الأساسيات المهمة هي الوحدة الأساسية للعمل في Asana، وقد تكون عناصر لإجراءات تنهيها أنت أو زميلك في العمل، أو مهام تنفذها على مرة واحدة، أو تلك التي تحتوي على خطوات مكررة، أو حتى يمكن استخدام المهام لتخزين المعلومات. وتنشئ مهمة جديدة عن طريق My Tasks أو مع زر الإضافة السريع. أما المشاريع، فهي قوائم من المهام المنظمة، يمكنك قياس الأمر على منظمة ما بها مشاريع مخزنة إلى مجموعة من الفِرَق. وتساعدك المشاريع على التخطيط للأهداف بشكل واضح، وتواصل أفراد فريقك بشأنها، ووضع تصورات لتقدمهم نحو تلك الأهداف. وتنشئ مشروعًا جديدًا في Asans بالضغط على زر (+) في الشريط الجانبي، أو باستخدام الإضافة السريعة. وستجد نفسك تنشئ مشاريع ومهامًا شتى أثناء متابعتك لأعمالك وتخطيطك لأساليب سير عملك، لهذا، إليك بعض النصائح التي ستعينك حتمًا في الاختيار بين المهام والمشاريع، كي تبقى منظمًا إلى أقصى درجة. كيف تختار بين المهام والمشاريع هل يحتاج العمل إلى أعضاء آخرين؟ لتعلم أنك تستطيع استخدام Asana لمتابعة أي عمل تريده، من مجرد قوائم مهامك البسيطة إلى كل العمل الذي يقوم به فريقك في شركتك، غير أن العمل الذي يخصك أنت وحدك يُفضَّل أن تجعله في مهمة، وهنا تضيف تلك الأعمال وما على شاكلتها إلى مهامك من My Tasks، كي تتابعهم مع باقي العمل الموكل إليك. أما إن تضمن العمل أعضاء آخرين من فريقك، فربما يكون من المناسب تحديد مشروع لهذا العمل (اذهب إلى المشروع، واضغط Enter لإضافة مهمتك). وإذا لم يكن هناك مشروع بالفعل لهذا العمل، فأنشئ واحدًا واطلب من زملائك المشتركين فيه إضافة أعمالهم المرتبطة به إليه أيضًا. وتستطيع تخزين المهمة الواحدة في عدة مشاريع إن كانت مرتبطة بأكثر من مشروع أو تقع تحت أكثر من تصنيف، فمثلًا: منشور يجب كتابته عن حضور الشركة لأحد المناسبات، هذه مهمة توضع في المشروع الخاص بجدول النشر في الشبكات الاجتماعية، كما توضع أيضًا في مشروع تخطيط المناسبات. خطوات قليلة أم مخططات عمل كاملة ستدرك أحيانًا أثناء إنشاء مهمة أن بها أجزاءً أكثر مما ظننت في البداية، لذلك إن كانت العمل به مهام فرعية داخل مهام فرعية أخرى، أو كان به أكثر من 5-10 مهام فرعية، فلا تضع ذلك العمل في مهمة وإنما اجعله في مشروع، وإن كنت قد أنشأت مهمة بالفعل لهذا العمل، فحوله ببساطة إلى مشروع. أما إن علمت أنك ستبني مخطط سير عمل كامل، فيجب أن تبدأ بمشروع وليس مهمة، واستخدم أجزاءً أو حقولًا خاصة لتصنيف المهام أو إظهار مراحل العمل، فمن السهل أن ترى العمل يتنقل بين المراحل المختلفة وتقيس مدة تقدمه أيضًا وهو داخل المشروع (خاصة لأنك تستطيع إضافته أيضًا إلى My Dashboard). لكن إن كان مشروعك يحتوي على أقل من خمس مهام أو خمسة أشخاص (Stakeholders)، فجرب إضافته كمهمة كما أوضحنا قبل قليل. مراقبة العمل هناك العديد من الطرق في Asana تستطيع استخدامها لرؤية مدى التقدم في العمل ولمراقبته، فمثلًا إن أردت الاطلاع على الأعمال الموكلة إليك فاذهب إلى My Tasks، أما المهام والمحادثات المرتبطة بمقاييس أو خصائص محددة، فيمكنك الاستفادة من خاصية البحث للوصول إليها بدلًا من إنشاء مشروع من أجلهم. الشاهد أن تعوِّد نفسك على النظر للعمل من تلك الزوايا كي تضمن رؤية العمل في أكثر صورة منطقية بالنسبة إليك. وتأتي المشاريع في Asana بطرق خاصة بها لمراقبة سير العمل، كالرزنامة Calender ومخطط التقدم في العمل Progress Chart، إضافة إلى إمكانية عرض كل الملفات في المشروع. فإذا كنت تعلم أنك في حاجة إلى مثل تلك الأدوات لإنجاز العمل الذي تريد تنظيمه على Asana، فإن المشروع أنسب لك من المهمة. بعض الأمثلة لإرشادك إن الفرق الرئيسي بين المهام والمشاريع يكمن في مداها وحجمها، إليك بعض الأمثلة التي تعرض هذا الفرق، وكيف يرتبط كل منها بالآخر كي تتمكن أنت من مراقبة عملك. جزء من المحتوى مقارنة برزنامة افتتاحية إن إدارة رزنامتك الافتتاحية في Asana تسهل عليك تصور جدول النشر وإبقاء محتواك على الطريق الذي تريد، فبإنشاء مشوع خاص للرزنامة الافتتاحية، تستطيع استخدام حقول خاصة لتوضيح حالة كل جزء بينما يتحرك في مساره، كما تستطيع الحصول على رؤية للرزنامة بكاملها. ولتنشئ بعد ذلك إن شئت مهمة جديدة لكل جزء من المحتوى لمتابعة مؤلفه، وتاريخ تسليمه، وحالته وأي مهام فرعية أخرى. موضوع المناقشة مقارنة بأجندة اللقاء تحافظ إدارة الاجتماعات في Asana على أجندتك نظيفة، وتجعل عناصر الإجراءات أسهل في المتابعة، فأنشئ مشروعًا لأجندة اللقاءات وقسِّمها لتحافظ على نظامك، ولتتابع مواضيع النقاش والأفكار والأعمال اللاحقة على هيئة مهام. ومن السهل حينها أن تتحدث عن عمل موجود بالفعل بمجرد إضافته إلى مشروع أجندة اللقاءات، إذ أنك تستطيع تخزين المهمة الواحدة في أكثر من مشروع كما ذكرنا قبل قليل. كما يمكنك أيضًا أن تستخدم مشروع أجندة اللقاءات كي تفتح نقاشات بين الاجتماعات، ونقاشات على المهام يمكن أن تركز على عمل محدد بنفسها. الإطلاقات المنفردة مقارنة بخريطة الإطلاق إن إنشاء مهمة في مشروع إطلاق المنتج لكل إطلاق منفرد يجعل الفِرَق تحصل على منظور كامل لإطلاقات المشاريع في نفس الوقت الذي ترى فيه الجهود الفردية لكل إطلاق. ويمكن أن تنشئ مشروعًا جديدًا للإطلاقات الكبيرة، لكن من المفيد أن تحافظ على مهمة مراقبة أو متابعة، مخزنة في الخريطة العامة لإطلاق المشروع. وضع ميثاق للفريق من المهم أن يتبع كل فرد في فريقك أو منظمتك نفس القواعد المتعلقة بإنشاء المهام أو المشاريع، إليك بعض الاعتبارات التي ستعينك على هذا الأمر: أي العمل ستتم متابعته دومًا في Asana، وأين سيتم ذلك؟ كيف تسمِّي المشاريع والمهام؟ هل تتم متابعة عمل بعينه عبر مهمة أو مشروع؟ هل سينشئ فريقك نموذجًا خاصًا بهم للمشاريع والمهام، ويمكن نسخها فيما بعد للأعمال المتكررة؟ إن مرونة Asana تعينك في تنظيم عملك أنت وفريقك كيفما احتجت، خاصة ما إن تتعود عليه وتعرف الأسلوب الأمثل لك، كما تستطيع دومًا تعديل ما تريد. وهكذا تقضي وقتك في إنهاء العمل بدلًا من تضييعه في محاولة متابعته في المقام الأول. ترجمة –بتصرف- للمقال Asana tips: task or project? لصاحبته Nikki Henderson

هناك مقولة معروفة تقول بأن "العميل دائمًا على حق" وقد يكون هذا صحيحًا في أغلب الأحيان، لكن من المؤكد أنه لا ينبغي عليك الإذعان لهم في كل مرة، لأن ذلك سيؤدي إلى إرهاق نفسك في محاولتك لتحقيق رغبات عملائك. ربما من أصعب الأمور في التعامل مع العملاء هي الاتفاق على آلية تنفيذ المهام، خصوصًا إذا كنت تتعامل مع العديد من العملاء، وكل عميل لديه طريقة مختلفة للعمل، قد يُفضل البعض العمل في أوقات متأخرة من الليل، وعميل آخر يتوقع بضرورة عقد الكثير من الاجتماعات الشخصية التي تأخذ وقتًا في التحضير لها، وقد لا يتناسب هذا مع المستقلين الذين بحاجة للعمل ضمن جدول زمني محدد. محاولة استيعاب طريقة كل زبون في العمل تؤدي في الغالب إلى الفوضى وفقدان السيطرة، مما يجعل تنفيذ المهام أكثر صعوبة، ويدفعك للتخبط في محاولة العثور على آلية منظمة لتسيير العمل. إذا كنت تعاني في هذا المجال، فيوجد إمكانية لتغيير الوضع، يمكنك الإستفادة من بعض الأفكار التي تساعدك في دفع عملائك للعمل بطريقة تلائمك. بناء آلية عمل تناسبك من الطبيعي جدًا أن تبدأ مسيرة عملك كمستقل دون امتلاك آلية عمل واضحة ومنظمة، قد تعاني من بعض العشوائية في طريقة تسيير العمل وعقد الاجتماعات مع العملاء، وغياب التنظيم في التواصل مع واستقبال المكالمات، قد يؤدي هذا إلى تراكم الضغط النفسي بالإضافة لتراكم العمل. قد تحتاج حينها لوضع قواعد لتنظيم آلية العمل، واعتبار هذه القواعد كحدود لا يمكن تجاوزها لمصلحة الطرفين وللحصول على أفضل النتائج، ومن ضمن هذه القواعد: التقليل من الإجتماعات يمكن عقد الاجتماعات الشخصية عبر الهاتف، أو محادثات الفيديو اختصارًا للوقت الذي تستغرقه في الذهاب والعودة من هذه الاجتماعات، كما يمكن تحديد ساعات محددة خلال اليوم لعقد الإجتماع مع إبقاء قنوات الاتصال مفتوحة، كما يمكن ترتيب الاجتماعات حسب أولوية المهام سواء كانت حسب الإيرادات أو حجم العمل المطلوب تنفيذه. حدد وقتًا لأداء كل مهمة العملاء بالعادة يرغبون بإنجاز المهام في أقرب وقت ممكن، وهذا من الممكن تفهمه، لكن في هذه الحالة لا يمكن ترك كل شيء لتنفيذ أي مهمة مستجدة، لذا من الأفضل تحديد زمن تقريبي لأداء كل مهمة ووضعها ضمن قائمة المهام إذا لم تكن مهمة طارئة، تحديد زمن محدد لكل مهمة يساعد على تنظيم العمل، وتقليل الضغط لتسيير العمل بشكل سلس. المرونة بحدود المعقول الأفضل البقاء مرنًا بعض الشيء مع العملاء، لأن لا يمكن استمرار أي علاقة مهنية سليمة إذا لم تحتمل بعض المرونة أو محاولة فرض آلية عمل محددة، يُفضل وجود تنازلات متبادلة ما بين الطرفين على حسب المصلحة التي يقتضيها العمل، وبنفس الوقت لا تضر بمصلحتك الشخصية. الاستمرارية تبقى القواعد مجرد نظريات إذا لم يتم الإلتزام والاستمرار بها، ويُعتبر هذا أصعب جزء في محاولاتك لتنظيم العمل، خصوصًا إذا لم تكن معتادًا على وضع الحدود بينك وبين الآخرين. وضع آليات محددة للعمل لا يعني محاولتك التحكم بالآخرين بقدر ما يعني محاولتك للتحكم في نفسك، وربما أفضل طريقة للتحكم في الموقف هو تدوين أفكارك، مما يساعدك على توضيح أفكارك بشكل أكثر فعالية لعملائك فيما يتعلق بآلية العمل. قد تكون فكرة جيدة أيضًا تضمين ذلك في عقد العمل، يساعد هذا على وضع مقاييس محددة وواضحة للبدء بالعمل بشكل ايجابي، مما يؤدي إلى انتاجية أعلى في العمل وربما استمرار التعامل على المدى البعيد. بالنسبة للعملاء الحاليين، خصوصًا المعتادين على الأسلوب القديم في العمل، من الطبيعي أن تشعر بالرهبة حيال وضع حدود جديدة معهم، لأنه في المحصلة لا تهدف إلى ازعاجهم أو إنهاء عقود العمل معهم، وفي هذه الحالة تحتاج إلى إتباع أسلوب تواصل واضح وشفاف معهم من الممكن كتابة رسالة مفصلة لعملائك تشرح لهم سياستك الجديدة في العمل، وتوضح أن هذه السياسة تصب في مصلحتهم في المقام الأول، والأكثر أهمية هي توضيح أسباب تغيير سياسة العمل، في الغالب أنهم سيقبلون ويلتزمون بها، لأن الناس عادة يميلون إلى تفهم الظروف، ما عليك سوى فتح قنوات تواصل شفافة معهم. الانتقال إلى سياسة العمل الجديدة قد لا يكون سلسًا في البداية، لكن الجهود المستمرة لإتباع القواعد الجديدة سيعمل على إحداث التغيير للأفضل. جني ثمار العمل الجزء الأكثر صعوبة في العمل كمستقل هو تعلم كيفية تسيير الأعمال، خصوصًا في البداية حينما تفتقر إلى الأدوات أو المهارات اللازمة لإنجاز العمل، ويمكن أن يؤدي ذلك إلى سير العمل بشكل فوضوي ومفكك، وقد تزداد الأمور سوءًا كلما زاد عدد العملاء الذين تتعاقد معهم. لكن عندما تبدأ في إتقان بعض المهارات والخبرة في العمل كمستقل، يصبح بإمكانك تحسين آلية سير العمل، مما يساعد على إنجاز المهام بكفاءة أكبر، بالتالي تستطيع الاستعداد بشكل أفضل للمشاريع المقبلة، والتواصل مع العملاء الحاليين بفعالية أكبر وخطط أكثر تنظيمًا. النتيجة هي إنجاز المهام بانسيابية أكبر، وإمكانية التطور المهني في المستقبل. ترجمة -وبتصرف- للمقال Getting Clients to Work Your Way للكاتب Eric Karkovack

هنالك مقولة تقول: "دع العمل معلّقًًا ولا تدع علاقاتك تتداعى". إنّ الإبقاء على نظام في الحياة يشبه عمل بهلوان الكرات. بينما أنت تنساب لتلتقط إحدى الكرات - ولنقل الأمور المالية، الالتزامات العائلية، أو المرح مع الأصدقاء - تكون الأخرى مندفعةً نحوك. لسوء الحظ، بعض الكرات ستسقط على الأرض ولا بدّ: تمضي أسابيع لا تضع أولوية للنوم فيها، تتناول الوجبات السريعة بدل الطبخات المنزلية، وتماطل بأداء الأعمال المهمّة منشغلًًا بأداء مهمّات أقلّ أثرًًا. بدل أن ترمي مهمّات الحياة في الهواء وتأمل أنّك ستتمكّن بطريقةٍ ما من التقاطها جميعًًا، اتّبع هيكلًًا يُبقي كلّ ناحية من حياتك منظّمةً. سنغطّي 10 قواعد تفيد في تنظيم الحياة بحقّ - وإبقائها منتظمة. ثمّ سنناقش كيف يمكن تطبيق هذه القواعد في كلّ مجالات الحياة المهمّة: العمل، المدرسة، المشاريع، المنزل، الصحّة والرشاقة، الأمور المالية، والعلاقات الاجتماعية. النتيجة هي أداء أمور أكثر وأنت تشعر بتوتّر أقلّ. تشتّت أقلّ، حياةٌ أكثر. هيكل لتنظيم الحياة ربّما تبدو القواعد صارمة وبلا متعة: افعل هذا ولا تفعل ذاك. لكن في الواقع فإنّ اتّباع مجموعة من القواعد في الحياة يمكن أن يكون أمرًًا مُتيحًًا لحرّية التصرّف. عندما نسير وفق مجموعة من الطرق التي حدّدناها سابقًًا للتعامل مع الأشياء فذلك يحدّ من التجمّد المرافق للتحليل من أجل الاختيار، والصراع النّابع من عدم القدرة على الحسم. لا يعني هذا أن الحياة لا تحوي صُدفًًا غير متوقّعة - لذلك سنُضَمِّن "التجربة" كجزء من الهيكلية فنستطيع بذلك مواجهة الصدف السعيدة في الحياة دون أن نشعر أن كلّ شيءٍ خرج عن السيطرة. باتّباع قواعد بسيطة وتطبيقها باستمرار وثبات، ستنتظم حياتك بطريقة تجلب المزيد من الهدوء لأيامك والمزيد من النظام لأسابيعك. 1. طور عادات وابن روتين نملك جميعًًا عادات ترسّخت في حياتنا على مرّ السنين، وروتينًًا يحدّد أفعالنا بدون تفكيرٍ واعٍ. يكمن السؤال فيما إذا كانت هذه العادات مقصودة أم أنها فقط نتيجة منفعلة. تؤسّس العادات الجيدة للنّجاح على الأمد الطويل وتجعل مشاعرنا جيدة. بينما تسرق العادات السيئة وقتنا، صحتنا، سعادتنا وحتّى أموالنا. تأمّل في عادات حياتك لترى أيٌّ منها صالح، أيٌ منها ينبغي التخلّي عنه، وأيّ عادات جديدة يمكن أن تساعدك لتصل لأهدافك. هل تمضي ساعات وأنت تقلّب الإنستغرام يوميًًا؟ هل تحوي فواتيرك المصرفية الشهرية مشتريات أكثر ممّا تتذكّر؟ هل كان من الممكن أن تستخدم وقت فراغك لتقوم بنشاط بدنيّ أكثر؟ إنّ بناء عادات جيّدة ليس بالأمر السّهل. في كتابه "العادات الذرّية Atomic Habits" ينصحنا الكاتب جيمس كلير بأنّ نملك دافعاً قويًًّا وراء رغبتنا في تطوير عادة معيّنة فيقول: عندما تحصر العادات التي تريد في حياتك، اجمعها جميعها في روتينٍ يوميٍّ يساعدك أن تكون منتجًًا. بحصولك على عادات جيّدة وربطها في روتين قوي، سيقلّ اعتمادك على الحماس العابر لأداء الأشياء، وتتقلّص مساحة التسويف والتشتّت. 2. خطط للأيام القادمة في الحياة أحداث وتبدّلات غير متوقّعة. لكنّ لا يعني ذلك أن بعض التخطيط لا يمكن أن يطبّق. تحتاج برنامجًًا مديرًًا للمهام، وتقويمًًا لتفكّر وتخطّط للمستقبل وتنظّم حياتك. خصّص وقتًًا لتنظّم يومك وتخطّط للأسبوع. عندما تحدّد في أي يوم ينبغي عليك إلقاء عرض تقديمي في العمل، يمكنك أن ترجع للوراء وتضع قائمة بالأمور التي يجب أن تنجزها تحضيرًا لذلك في برنامج إدارة المهام. عندما تسجّل اليوم الّذي سيقام فيه اجتماع أولياء الأمور في مدرسة ابنك، يمكنك أن ترتاح وأنت تعلم أن الأمر لن يفوتك وأنت لا تشعر. هذه بعض النصائح للتخطيط: ضع مخطّطًًا للأمور الصغيرة - حيث إنّها تتراكم وتؤثّر فعلًًا! (مثال، الغسيل، التنظيف، الخ) خصّص في أسبوعك ساعةً لتخطّط للأسبوع (مثال، الجمعة بعد الظهر، الإثنين صباحًًا) بالغ في تقدير المدّة التي ستأخذها المهمّة ليتمّ إنجازها جرّب تقسيم يومك إلى قطع زمنية في كتابها "168 ساعة: أنت تملك وقتًًا أكثر ممّا تتصوّر" (‎168 Hours: You Have More Time Than You Think)، تؤكّد الكاتبة لورا فاندركام على أهمّية التخطيط للأسبوع: بالطبع فإنّ التأكيد على "منظّمة جيّدًًا". عند وضع كلّ الأمور في برنامجك على التقويم وإضافة كلّ المهام لقائمة المهامّ يمكنك أن تعمل خلال أسبوعك على التركيز على كلّ الأمور المهمّة بالنسبة لك. 3. راع ميولك الطبيعية إنّ تنظيم الحياة وصنع العادات والروتين بتفكير مُمعن يمكن بسرعة أن يصبح نشاطًًا محبِطًًا في حياةٍ طموحة. "يجب أن أستيقظ في الخامسة صباحًًا كلّ يوم" "يجب فعلًًا أن أتحوّل للطعام النباتي" "أنا لن أشاهد أيّة أفلام بعد الآن" تكمن المشكلة في أنّك هنا قد تكون إنسانًًا يفضّل العمل ليلًًا وتكون في أقصى إنتاجك في الثانية عشر ليلًًا، وتحبّ شرائح اللّحم اللذيذة، وطريقتك للراحة هي مشاهدة فيلم جيّد. كي تنظّم حياتك، اختر عادات تتواءم مع ميولك الطبيعية. كن واقعيًًا حول نفسك واعتنق ما يمكنك الالتزام به بحقّ على المدى الطويل. هاك بعض المجالات المختلفة حيث يمكنك أن تستند إلى حالتك الطبيعية: إذا كنت لا تحبّ الكوي، اشتري فقط الملابس المصنوعة من مواد غير قابلة للتجعّد إذا كنت تكره الذهاب إلى النادي، انضمّ لفرق الرياضات الترفيهية (كرة السلّة، كرة القدم، الخ) إذا كنت لا تستمتع بالقراءة، استمع إلى التسجيلات وشاهد الوثائقيّات باختيارك للطريق الّذي تشعر فيه بالمقاومة الأقل يمكنك أن توفّر على نفسك الكثير من الوقت وأنت تحاول أن تعتنق ما تكره باختيارك الأمور التي تستمتع بها ببساطة. 4. الثبات أهم من الكمال يكون موقف "الكلّ أو لاشيء" مصدرًًا لعذاب النفس لدى الكثير من الناس. إذ عندما نفشل في تحقيق التوقّعات غير الواقعية الّتي نضعها لأنفسنا، نترك كلّ شيء دفعةً واحدةً ونحن منهزمون. عن طريق فهم أثر التقدّم البطيء والجهد المتراكم يمكننا أن نصبح أكثر واقعيّة نحصّل المزيد من الفائدة في حياتنا. إنّ أول خطوة تكمن في وضع خطط واقعيّة يمكن تطبيقها في حياتنا: تُهيّئ الخطط غير الواقعية لدوّامة من الخزي والأسف عندما لا نستطيع تحقيقها في النهاية. إجعل الثبات جزءًًا من حياتك واعتدْ على عدم الكمال. باختيارك لجهدٍ مستمرّ باتّجاه هدفٍ واقعيّ فإنّنا نترك مساحة أكبر للأمور الأخرى التي نريد فعلها في حياتنا. 5. أوجد توازن خلال محاولتنا أن نفعل كل الأشياء وأن ننظّم حياتنا بشكل مثاليّ، غالبًًا ما يقع التوازن كضحيّة. فمثلًًا تبقى ساهرًًا طوال الليل وأنت تقوم بالعمل في البرمجة بدل أن تذهب للنوم. تدرس طوال عطلة نهاية الأسبوع للامتحانات الفصلية القادمة بدل أن تلتقي بأصدقائك. في حين أن هذه الاستراتيجية يمكن أن تعمل على المدى القصير، تظهر النتائج السلبية السيئة لهذه الاستراتيجية على المدى الطويل: التوتّر، الاحتراق، والخمول. بدلًًا من ذلك، ضع أولويّة للاستمرار طويل الأمد بالتوازن مع الاعتناء بالذات. هذه بعض الاستراتيجيات الّتي يمكن أن تأخذها في الحسبان: تجنّب فرط الإرهاق لنفسك وقضاء الكثير جدًًا من الوقت في العمل ضع أولوية للنشاط البدني حيث أنّ له تأثيرًا محسّنًا للمزاج جرّب التأمّل، تدوين المذكّرات، أو ممارسة الامتنان والشكر أمضِ وقتًًا مع العائلة والأصدقاء استرخِ لوحدك مع فيلم جيّد تأكّد أنّك تأخذ قسطًًا كافيًًا من النوم وتجنّب المناوبات لكامل الليل بأيّ ثمن عدا عن الاستراحات اليومية لتلتقط أنفاسك، خصّص وقتًًا لاستراحات طويلة أيضًًا. على الأقل، حاول أن تأخذ استراحات من العمل لمدّة أسبوع مرّة لمرّتين في السّنة على أقل تقدير. عن طريق الشحن المستمر لطاقتك، ستتمكّن من الظهور بقوّة في الحياة والعمل ولنفسك وللآخرين الذين يعتمدون عليك. 6. اختر أولوياتك بعناية إحدى الطرق الّتي تجعل من اللعب بكرات الحياة أمرًًا أسهل هو أن تترك بعضًًا منها تسقط عمدًًا. كي تجد وقتًًا للأمور المهمّة بالنسبة لك، لا تتردّد بقول "لا". وضع الأولويّات هو أداة أساسيّة في ترسانة الوسائل المستخدمة لتنظيم الحياة. من المستحيل أن تفعل كلّ شيء؛ لذلك ضع أولوية للأمور المهمّة في متناول يدك. برفضك للأمور الّتي لا تخدم أهدافك العليا، يمكنك تركيز الليزر خاصّتك باتجاه الأمور ذات القيمة. فكرة لتحدّد ما هو مهمّ وما هو غير مهمّ: حدّد ما هي أهمّ مهمّة في يومك واجعلها أولوية، ثمّ الّتي تليها وهكذا. بامتلاكك لحسّ ما هو مهم وما هو ليس كذلك، يمكنك أن تتّخذ قرارات فعّالة أكثر حول أين ستصرف وقتك وطاقتك. 7. بسّط وأزل التشتّت من الصعب أن تشعر بالنظام إذا ما كان عقلك مكتبك ومنزلك في فوضى. حاول دائمًًا أن تجد وتستغلّ الفرص لترتّب وتفرغ مساحة ذهنيّة وفيزيائية وإلكترونية. بعض الفوضى التي نشعر بها في حياتنا تنبع من وجود الكثير من الأغراض أو الكثير من الأمور الّتي يجب أن نفعلها، أو الكثير من الأمور الّتي تشغل بالنا. خذ بالحسبان هذه القاعدة وأنت تنظّم حياتك: الأقلّ هو الأكثر. 8. قس إنجازك من المهمّ أن تقيس تقدّمك سواءٌ كانت أهدافك كبيرة أو صغيرة. تحوز كثيرًًا من القوّة بمعرفتك الأمور الفعّالة والأمور الّتي لا تحقّق النتائج المرجوّة. إذ يمكنك أن تخصّص وقتًًا أكثر في حياتك للأنشطة الّتي تفيدك في الوصول لأهدافك، وتقلّل من الأمور الّتي ليس لها فائدة. تفيدك هذه الأمور في قياس تقدّمك: خصّص وقتًًا للمراجعة الأسبوعية بانتظام تقيّم فيه الأسبوع المنصرم وتشذّب قائمة مهامك لتحوي فقط على الأمور الأساسية جرّب طريقة قياس الذات وقس أهدافك كلّها من المشي وصولًًا إلى النوم راقب وقتك فيما إذا كنت منتجًًا أو مشتّتًًا باستخدام تطبيقات مخصّصة لذلك 9. أتمت واستخدم خدمات خارجية تؤدّي العادات إلى أتمتة اتّخاذ القرار. يمكن أن تفيدك التكنولوجيا في أتمتة مهامّك الرتيبة. نظّم حياتك بإنشاء أنظمة آلية تريحك من بذل الجهد الفاعل وتتيح لك المزيد من الوقت والطاقة. فكّر في نواحي حياتك الّتي تُمضي فيها الوقت وأنت تقوم بعمل ما يدويًًا بينما يمكن لتطبيق أو موقع إنترنت أن يقوم بهذه المهمّة. فكّر أيضًًا أين يمكن أن تطلب خدمة من شخص آخر لتوفّر وقتك. هناك بضعة مهام في العمل والحياة يمكن أن تسلّمها لشخصٍ آخر منها: في الأمور المالية الشخصية (مثال، دفع الفواتير، الاستثمارات، الخ) في العمل (مثال، إرسال البريد الإلكتروني، تنسيق المشاريع، التسجيل والحجوزات، الخ) في المنزل (مثال، شراء الحاجات المنزلية، إعداد الوجبات، تجميع الأثاث، الخ) سنناقش لاحقًًا طرائق التنظيم الآلي والتسليم للأشخاص الآخرين الممكن استخدامها في كلٍّ من هذه النواحي. 10. جرب آخر عنصر في هيكلية تنظيم الحياة هو عنصر مثير وممتع: جرّب أمورًًا جديدة وابحث عن تجارب غير مألوفة! كونك منظّمًًا لا يعني أنّه ليس لديك مكان للعفوية الفوضوية. في بعض الأحيان لا تجري الأمور حسب المخطّط. في أحيانٍ أخرى قد تصبح الأمور مملّة ورتيبة. هنا هو الوقت المناسب لتدخل التجديد لجياتك وتخرج نفسك من الروتين الّذي لم يعد مجديًًا. بعض الطرق لتخرج من الروتين وتنمّي ذاتك في نفس الوقت: بتطلّعك باستمرار للتجربة ستدخل الكثير من الإثارة لحياتك وتخرج من حالات الركود. تطبيق هذه الهيكلية بعد معرفتك للمحاور العشرة لهيكلية تنظيم الحياة، يمكنك أن تقوم بتطبيقها على العديد من نواحي حياتك. بامتلاكك دلائل محدّدة يمكنك مقاربة كل ناحية بثقة أكبر وتوتّر أقل العمل من المرجّح أنك تمضي معظم ساعات يقظتك في العمل. يمثّل العمل المحور الّذي ينظّم الناس حياتهم حوله. هناك الكثير من الكلام حول كيفيّة تنظيم الوقت خارج العمل - الصباح الباكر، استراحة الغداء، وبعد العمل مساءً. لكن قليلًا من الحديث يدور حول الاستغلال الأمثل لساعات العمل الثمانية الّتي من المرجّح أنك تقضيها في العمل المكتبي. إنّ كونك منتجًًا في العمل يتبع نفس القواعد سواء كنت تعمل في مكتب، أو تعمل من المنزل، أو تدير عملك الخاص نظّم حياة العمل (طبّق قواعد التبسيط وإزالة التشتت، وضع الأولويات، الأتمتة واستعمال الخدمات الخارجية، والتوازن) أزل المشتّتات من مكتبك، صندوق بريدك، ومدير مهامّك. من الصعب أن تركّز أو تنجز أيّ شيء إن لم تشعر أنّ كلّ الأمور مرتّبة. لا يساعد المكتب المليء بالأوراق المبعثرة وفناجين القهوة في التركيز أبدًًا. يشعرنا البريد ومدير المهام غير المنظّم بالغموض والحيرة حول الخطوة التالية الواجب فعلها. خصّص موعدًًا منتظمًًا لتتحوّل من الفوضى إلى الترتيب. نظّف مكتبك وأغلق كلّ النوافذ والتطبيقات في الحاسوب في نهاية كلّ يوم عمل. بهذه الطريقة تبدأ كلّ يومٍ بانتعاشٍ جديد. حاول قدر الإمكان أن تنهي البريد الوارد وتفرغه يوميًًا حتّى لو عنى ذلك أرشفة البريد غير المقروء. خصّص 10 دقائق في نهاية كلّ يوم عمل لترتّب قائمة مهمّاتك لليوم التالي كجزء من روتين نهاية يوم العمل. ضع أولوية للعمل العميق. يقع معظم الناس في فخّ العمل العاجل فينجزون أعمالًًا صغيرة بدل التركيز على العمل الكبير ذو الأثر العميق. لكنّ هذا العمل ذا الأثر العميق هو ما يساهم في ترقيتك أو تطوير عملك لمستوى أعلى. نظّم يومك بحيث تبدأ بجلسة للعمل العميق تتمحور حول أكثر الأشياء أثرًًا في عملك لجذب المزيد من العملاء، كالفوز بمناقصة مهمّة، الخ. بعد ذلك تكون لك الحرّية في فعل أي شيء تريد إتمامه: البريد الإلكتروني، اللقاءات، الخ. ابحث عن فرص للأتمتة والاستعانة بخدمات خارجية. إنّنا نخرج أفضل ما لدينا في العمل عندما نكون في ما يسمّيه الكاتب غاي هيندريكس "منطقة العبقرية"، وهي الحيّز من التركيز الّذي نستخدم فيه أفضل مهاراتنا وقدراتنا الداخلية. كلّ الأشياء الّتي لا تقع ضمن هذه المنطقة ينبغي أتمتتها أو الاستعانة بخدمات خارجية لتنفيذها. استخدم نماذج قوالب البريد الإلكتروني لتؤتمت البريد المُرسَل دوريًًّا إذا كنت صاحب عمل وتملك القدرة المالية وظّف مساعدًًا إداريًًّا افتراضيًًّا لإدارة لقاءاتك ورحلاتك كمدير، فوّض المهام والمشاريع لأعضاء الفريق ذوي الخبرات المتقدّمة. وازن أهداف العمل مع الحياة. يحدث الاحتراق (burnout) عندما يتجاوز الطموح توازن الفرد. تأكّد من أنك تخصّص وقتًًا للراحة والتجدّد حتى لو كنت تحبّ عملك جدًًّا وتركّز كثيرًًا على التميّز فيه. إنّ أفضل المتسابقين الرياضيين ينامون لتسع ساعات كلّ ليلة بانتظام. تدرّب كما يفعل الرياضي: اعمل بجدّ، ولكن ضع أولويّة لأوقات الراحة. ابذل قصارى جهدك خلال اليوم ولكن تأكّد أن تغادر العمل على الوقت انعزل عن العمل خلال عطلة نهاية الأسبوع واقضِ وقتك مع العائلة والأصدقاء تجنّب البريد الإلكتروني والمحادثات المتعلّقة بالعمل بعد ساعات العمل خذ إجازة كل سنة بانتظام من أجل العطلة والتجديد المنزل في المنزل نقوم بالكثير من الأشياء. من غسل الأطباق إلى حفلات العشاء، والمحافظة على المنزل نظيفًًا ومرتّبًًا مهمّات لا تنتهي وغير مدفوعة الأجر. لكن إذا كنت مجتهدًًا واستخدمت بعض الخدمات الخارجية ستصبح إدارة المنزل أمرًًا أسهل. نظّم حياتك في المنزل (طبّق نصائح صنع العادات، التبسيط والترتيب، الأتمتة والاستعانة بخدمات خارجية) ابنِ عادات لإدارة المنزل بفعالية. إنّ التذمّر من أداء بعض الأعمال المنزلية وأنت طفل يبدو أمرًًا مضحكًًا الآن كون كلّ الأعمال المنزلية هي مسؤوليتك حاليًًا. بناء عادات منتظمة يساعدك في التأكّد أنّ الأمور لن تخرج تمامًًا عن السيطرة في كل الأحوال. عن طريق القيام بأعمال بسيطة ولكن بانتظام في كلّ يوم، أسبوع وشهر يمكنك أن تجعل كلّ الأمور تسير بانسيابية نسبيًًا. التزم بعادة منزلية يوميّة كترتيب سريرك، طيّ الغسيل فورًًا، وغسل الأطباق قبل النوم. التزم بعادة منزلية أسبوعية كترتيب البريد، كنس المنزل، وترتيب الخزانة. التزم بعادة منزلية شهرية كالتنظيف الشامل للمنزل، تغيير فلاتر الهواء، وتنظيف السجّاد. قد يكون من الصعب تذكّر كلّ هذه الأمور سويّةً. استخدم مدير مهام لتنظّم مهمّات تتكرّر يوميًًا وأسبوعيًًا وشهريًًا وتزيحها من ذاكرتك. رتّب منزلك. من السهل للمنزل أن تعمّه الفوضى. بضعة فناجين هنا وبعض الغسيل غير المطوي هناك، ذاك الطقم الذي لم ترتديه منذ سنوات ولكنّه يمكن أن يلزم يومًًا ما…فجأةً تجد منزلك في قمّة اللانظام. خصّص وقتًًا للتخلّص من الأمور الّتي لست بحاجتها والّتي لم تعد ممتعة. تفقّد الثلاجة وخزانة المؤن دوريًّا باحثًًا عن الأشياء القديمة أو منتهية الصلاحية. تبرّع بالملابس، والألعاب، والكتب الّتي لم تعد تستعملها. أفرغ المطبخ من أدوات الطبخ والأقدار والمقالي القديمة. أتمت واستعن بخدمات خارجية للقيام بالواجبات والأعمال المنزلية. نعيش الآن في عصرٍ مريح وينبغي الاستفادة من ذلك. تلقّي المساعدة من التكنولوجيا أو من أشخاص آخرين يمكن أن يقلّل من توتّر إدارة المنزل. جرّب خدمات التوصيل بدل أن تذهب للتسوّق بنفسك. استأجر أحدًًا شهريًًّا ليقوم بتنظيف المنزل، جزّ العشب أو إزالة الثلج المتراكم. استأجر أحدًًا للتحقّق ومراقبة الضرائب ومتابعة السجلّات. بالطبع، فإنّ الاستعانة بخدمة خارجيّة هو أمر مكلف. إذا كانت هذه الأمور خارج نطاق الميزانية، الجأ للطريقة التقليدية القديمة وهي الاستعانة بزميل السكن، الزوجة والأولاد لفعل الأمور المنزلية. أشرك كلّ سكّان المنزل في المحافظة عليه. وضّح مسؤولية كل شخص عن طريق إخباره بها بشكل رسمي. الصحة والرشاقة إنّ تخصيص وقت لنمط الحياة الصحي يضاعف إنتاجيّة كلّ الأمور الأخرى: نصبح أفضل في العمل، نتواجد بشكلٍ أكبر لقضاء الوقت مع من نحب، ونشعر بالمزيد من الحماس لمواجهة تحدّيات الحياة. لسوء الحظّ فإنّ هذا الأمر هو أوّل ما نستغني عنه عندما تواجهنا تحدّيات الحياة اليومية. عن طريق بذل أفضل ما لدينا كلّ يوم بدل اتّباع عقلية الكلّ أو اللاشيء يمكننا المحافظة على توازن مع الصحة والرشاقة. نظّم صحّتك ولياقتك (طبّق نصائح الميول الذاتية، التوازن، وضع الأولويات، والقياس) اتّبع ميولك الذاتية في الحمية والرياضة. بدل أن تجبر نفسك على التأقلم مع آخر صيحات الحمية والتمارين، افعل ما تراه مناسبًًا بالنسبة لك. غالبًًا هناك مجموعة من الخضروات الّتي تحبّها ونوع من التمارين الرياضية تراه ممتعًًاَ. فصّل وجباتك وتمارينك بما يناسبك بحيث لا تشعرك بالتعذيب. بدلًًا من النادي، انضمّ أو أنشئ مجموعة تنزّه حيث يمكنك التمرّن خارجًًا مع الآخرين. لا تختر "طعام الحمية" المملّ وابحث عن تجميعات صحّية من الأطعمة الّتي تحبّها. إذا كنت تكره التمارين في الصباح الباكر، مارس القليل من التمارين عدّة مرّات خلال اليوم. الجأ للتوازن عندما تختار طعامك الصحّي. هنا غالبًًا ما يكون الخيار "الجيّد كفاية" قابلًًا للاستمرار أكثر من الخيار "المثالي". على سبيل المثال اتّبع قاعدة 80/20 فيما يتعلّق بالطعام - تناول طعام صحّي في 80% من الوقت وتساهل في 20% من الحالات. ينطبق الأمر نفسه على التمرين الرياضي. تأكّد أنّك تأخذ أيام راحة بانتظام لتتيح لجسمك فرصة التجدّد. ضع أولوية للصحّة والرشاقة. في الحلقة المعيبة من "الكثير من الأمور يجب فعلها"، غالبًًا ما نضحّي بعادات الصحّة المستهلكة للوقت عندما نشعر بتوتّر حول العمل والحياة، لنجد أنفسنا متوتّرين أكثر عندما لا نجد قناة لتفريغ التوتّر أو طعامًًا صحّياُ يمدّنا بالطاقة. أبقِ العادات الصحّية على رأس الأولويات كالطبخ المنزلي والمشي اليومي. خصّص عدّة ساعات في عطلة نهاية الأسبوع لتحضير الوجبات لبقيّة الأسبوع وتأكّد من احتواء الثلّاجة على أطعمة صحّية. ثبّت التمارين الرياضية على مفكّرتك وعاملها كمهمّة وموعد حقيقي مع نفسك. ضع أهدافًًا للرشاقة قابلة للقياس. يصبح الحفاظ على الرشاقة أمرًًا أكثر متعة حين نحوّله إلى لعبة ممتعة. كي تبقى متحمّسًًا، سجّل تمارينك وراقب مقاييس رشاقتك مع الزمن. استخدم تطبيقات مـثل Strava لتسجيل تمارين الركض ارتدِ متعقّبًًا لتسجيل خطواتك سجّل تمارين رفع الأثقال وراقب أرقامك الشخصية الأمور المالية يؤمّن لك المال الحرية المالية وراحة البال. يمكن أن يُشترى به أيضًًا الكثير من الأشياء الّتي لا نحتاجها. بتنظيم أمورك المالية بعناية، يمكنك أن تهيّئ نفسك للمستقبل دون أن تحرم نفسك في الحاضر. نظّم أمورك المالية (طبّق نصائح التخطيط، الثبات أفضل من الكمال، القياس، الأتمتة واستخدام الخدمات الخارجية) خطّط تدفّق الأموال. تعرّف بدقّة على طرق إدارة المال باستخدام مهارات وضع الميزانية. حدّد دخلك الصّافي وأنشئ ميزانية تحتوي على مصاريف ثابتة، مصاريف متغيّرة، الديون، والمدّخرات. أنشئ ميزانية لكلّ شهر تأخذ تلك الأمور في الحسبان. تأكّد من أنّك شملت كلّ الأمور في ميزانيّتك: رعاية الأطفال، الإيجار، التأمين، الطعام، الأدوات، مصروف الطوارئ، المدّخرات، التبرّعات، الاشتراكات الدورية، الملابس، الهدايا، التسجيل في النادي، الوصفات الطبية، دفع الديون المترتّبة، فواتير الهاتف وكلّ شيء تصرف مالك فيه. استخدم أدوات لوضع الميزانية كـ Mint أو YNAB لتحقيق انسيابية لأمورك المالية. راقب وقيّم بانتظام ميزانيّتك لتتأكّد أنك تسير موافقًًا لها وتعدّلها حسب المطلوب. هذه مناسبة أخرى يكون فيها "الجيد كفاية" أفضل من "المثالي" على المدى الطويل الزم الثبات في الادّخار. إذا استثمرت مدّخراتك في شراكة أو مشروع جيّد، ستحصل على أرباحٍ جيّدة تساعدك في شراء الأمور الضخمة أو تدّخرها لتقاعدك. بادّخار قسم ثابت من راتبك كلّ شهر، حتّى لو لم يبدُ مبلغًًا كبيرًًا، فستزيد من ثروتك مع الوقت. جرّب دراسة جدوى مشروع باستشارة خبير اقتصادي وسترى كيف يمكن للمبالغ الصغيرة أن تتضاعف بالاستثمار الجيد على مدى السنين. أضف إلى مدّخراتك كلّ شهر. الطريقة الأفضل هي تحديد نسبة مئوية من راتبك (مثلًًا، 20%)، ولكن حتّى المبالغ الصغيرة ستترك أثرًًا مع الوقت. قِس أحوالك المالية. ضع أهدافًًا مالية لكل مدّة زمنية: شهر، 12 شهر، 5 سنوات، 10 سنوات، الخ. وقس باستمرار تقدّمك نحو هذه الأهداف لتعدّل الخطّة بما يلائم. استخدام طريقة النتائج المفتاحيّة الموضوعيّة لوضع الأهداف المالية مثلًًا "ادّخار 5000 في السنة" أو "إنقاص الصرف على الغذاء والتسلية بنسبة 10%" أتمت أمورك المالية. قلّل من الوقت الّذي تمضيه في دفع الفواتير أو وضع الميزانية عن طريق إدخال التكنولوجيا إلى حياتك رتّب تحويل مالي آلي من حسابك المصرفي إلى حساب الإدّخار والاستثمار كلّ شهر رتّب دفع فواتير آلي لنفقات كفاتورة الهاتف، فاتورة الإنترنت، فاتورة كبل التلفاز سيجنّبك ذلك التأخّر في دفع الفواتير وما قد يترتّب عليه من غرامات ويريحك من صخب الدفع اليدوي استخدم Mint لتخزين كل الديون وتعاملات بطاقة الائتمان في فئات حسب ميزانيّتك وإذا اقتربت من استخدام 100% من ميزانبتك في فئة ما قبل نهاية الشهر سيصلك تنبيه بذلك إلى هاتفك. العلاقات الاجتماعية إنّ العلاقات مع الأصدقاء والعائلة هي أهمّ شيء نستثمر به في الحياة. عند إجراءها لمقابلة مع أشخاص تسعينيين اكتشفت ليديا سو هذا الأمر في كلامهم: " إنّ سعادتهم وندمهم لا يتعلّقان بمهنتهم، ولكنها مرتبطة بوالديهم، أولادهم، أزواجهم وأصدقائهم." اكتشفت أن الناس تمنَّوا لو أنّهم "أحبّوا أكثر" وليس "أنجزوا أكثر". إذا عملنا بهذه النصيحة ونحن ما زلنا نملك الوقت، سنحيا حياة مُرْضية ونقلّل الندم والتحسّر لاحقًًا في حياتنا. نظّم حياتك الاجتماعية (طبّق نصائح التخطيط، والثبات أفضل من الكمال) خصّص وقتًًا للتخطيط للخروج في مشاوير اجتماعية. كلّما كبرنا وزاد انشغالنا، قلّت إمكانية خروجنا في مشاوير عفويّة أو لقاء الأصدقاء لشرب القهوة في أوقات غير مخطّط لها. لذلك، خطّط بشكلٍ فاعلٍ لقضاء الوقت مع كل الناس الّذين تهتمّ لأمرهم في حياتك بدلًًا من أن تنتظر الفرص لتحدث وحدها. بادر في دعوة أصدقائك للخروج وتناول العشاء سويّة، واحرص على عدم جلب العمل معك إلى طاولة العشاء. خطّط لسهرات جميلة مع زوجتك على مفكّرتك. اشترك بصفحات ومدوّنات تنشر إعلانات لنشاطات غير باهظة الثمن ومناسبة للأطفال في مدينتك لتذهب إليها مع عائلتك. خذ جملة "ضع الأمر على مفكّرتك" على محمل الجد وادعُ أصدقائك لتسجيل الموعد على مفكّراتهم أيضًًا. عندما تكون مع الأصدقاء، حدّد موعدًًا للقاء القادم قبل أن تغادروا. طبّق الالتزام والثبات في رؤية أصدقائك وعائلتك. كم مرّة بدأ لقاؤك بمن تحبّ بعبارة: "مرّ وقتٌ طويل منذ التقيتك آخر مرّة"؟ قلّل من فترات الانقطاع الّتي تمتدّ لأكثر من سنة دون أن ترى أصدقاءك وعائلتك عن طريق الالتزام بمواعيد ثابتة لذلك قدر المستطاع. أعد تعريف التواصل الاجتماعي في نظرك. بدلًًا من الصورة النمطية التي تشمل الجلوس لفترات طويلة على الغداء أو العشاء ، جرّب إنجاز أمور الحياة اليومية مع عائلتك أو أصدقائك لتزيد من معرفتك لهم: أداء المهام المنزلية سويةً، الذهاب برفقتهم إلى النوادي، طبخ الوجبات معهم، قضاء الليل ومشاهدة الأفلام سويّة أو مساعدتهم في أعمال في المنزل (تركيب الأثاث، دهن غرفة، الانتقال من المنزل). بالنسبة لعلاقاتك مع أشخاص بعيدين، استخدم المكالمات الهاتفية والاتصال المرئي لتقليل الزمن بين اللقاءات. يمكن أن تكون هذه الوسائل بدائل رقميّة جيّدة عن اللقاء وجهًًا لوجه. لكن انتبه إلى أنّ التفاعلات على مواقع التواصل الاجتماعي كالفيسبوك والإنستغرام لا تحقّق نفس درجة الاتّصال. السفر إنّ اكتشاف أماكن جديدة يضفي المزيد من التنوع للحياة ويعلّمك الكثير عن ثقافات جديدة. ولكن يمكن لهذه التجربة أن تكون موتّرة وغالية ما بين قبولات الجواز واللحاق بالرحلات. إنّ تنظيم استكشافك يعطيك راحة البال سواءٌ كنت رحلتك لاستكشاف أمستردام أم لزيارة الأماكن المثيرة في مدينتك. نظّم سفرك (طبّق نصائح التخطيط والتجريب). أزل التوتّر من السفر بواسطة التخطيط. إنّ التوجّه للمطار مع حقيبة ظهر ومن ثمّ شراء تذكرة في أيّة رحلة مغادرة هو أمر مثالي للشخصيات الرومانسية الكوميدية. بالنسبة لباقي الناس، يفيد التخطيط الجيّد في تجنّب التفاجؤ بجواز السفر منتهي الصلاحية أو نسيان محلول العدسات اللاصقة. يساعد التخطيط أيضًًا في التوجّه إلى أماكن جديدة ومعرفة الأماكن الأفضل للزيارة بدل الذهاب عشوائيًًا وفق ما تقودك أفخاخ السياح. أنشئ قائمة للتأكّد من كلّ الأمور الّتي تحتاج أن تحزمها. أبقِ الحمل خفيفًًا وتجنّب المبالغة في أخذ الأشياء - غالبًًا لن تحتاج 4 طقوم للرياضة و5 كتب في سفرك. حاول التقليل قدر ما استطعت من الأحمال وخذ فقط قطعة واحدة من الأشياء التي تحتاجها بالإضافة للأغراض الشخصية (تصبح هذه المهمّة أصعب طبعًًا في حال وجود الأولاد). مرّ على كلّ الأشياء الّتي يمكن أن تحتاجها خلال اليوم وتفقّد كل الأمور المتعلّقة بالسفر بشكل خاص مثل: جواز السفر، التأمين الصحّي، وسائد للنوم، الخ وأنت تنشئ القائمة. رغم أنّ معظم متعة السفر تكمن في عفويّته، تأكّد من التخطيط لبعض الزيارات للأماكن المحلّية المهمّة. استخدم اليوتيوب، مدوّنات الرحلات، الانستغرام، ومراجعات غوغل لتجد أفضل الحدائق والمطاعم والأمور الجاذبة أينما ذهبت. ينبغي أن تحوي القائمة على 4-5 أماكن يجب رؤيتها وذلك حسب مدّة رحلتك. جرّب أماكن جديدة للسفر. قد يكون تكرار السفر لنفس الوجهة أمرًًا لطيفًًا، لكن جرّب اختيار وجهات سفر جديدة لم تذهب إليها سابقًًا. بدل أن تكرّر رحلة عائليّة سنويّة إلى نفس المكان، يضيف استكشاف زوايا جديدة من الكرة الأرضية الحماس والمتعة لروتينك المعتاد. اسأل أضدقائك وعائلتك وزملاء العمل عن وجهة سفرهم المفضّلة في العطلة. يكون الناس غالباَ متحمّسين لمناقشة رحلاتهم ويمكن أن يزوّدك ذلك بقاعدة بيانات مبدئيّة حول ما تفعله وما تتجنّبه. ادّخر المال واجعل "السفر" عادة أسبوعية أو شهرية وذلك بأن تكون سائحًًا في مدينتك نفسها. قليلٌ منّا يستفيد من كلّ ما يقدّمه المكان حيث نسكن. ابحث عن المطاعم الجديدة واستكشف الأجزاء المختلفة غير المألوفة من مدينتك. ختامًا إنّ تحديد كيفيّة تنظيم حياتك ليست عبارة عن أن تحدّد وقت استيقاظك بدقّة أو أن تحدّد بدقّة أين ينبغي أن تحتفظ بملفّاتك المهمّة. بدل أن تعلق في هذه التفاصيل وجّه اهتمامك للمبادئ الأشمل لإدارة حياة جيّدة. بتعلّمك لهيكلية تنظيم الحياة، يمكنك أن تطبّقها على كلّ ناحية مهمّة من حياتك: المنزل، العمل، العلاقات وكلّ الأمور الأخرى. بإمكانك التوقّف عن رمي الكرات كالبهلوان وأن تتحرّك لتنفّذ المهمّة القادمة. ترجمة -وبتصرف- للمقال ‎How to Organize Your Life Writer لصاحبته Fadeke Adegbuyi

يروي كاتب المقال أنه تعلم واحدًا من أفضل دروس حياته من شاحنات نقل البريد، ففي رأس عام 2010، وُظّف في مكتب بريدي للعمل في وردية ليلية للمساعدة في تولي الحجم الكبير للطُّرُد في أيام العطلة، وتتابعت الشاحنات واحدة تلو الأخرى كل ليلة لتتوقف وتفرغ شحنتها، ومهما كان الجهد الذي يبذلونه إلا أن العمل كان يتزايد باستمرار. كان العمل محبطًا ومرهقًا، والأسوأ أن العاملين المسنين كانوا يعملون ببطء في شحن وتفريغ الشاحنات طوال الليلة، لم يفهم صديقنا المغزى من ذلك، حتى قال لهم أحدهم في غرفة الاستراحة: كان على حق، وحتى بعد سنوات مر فيها صاحبنا بالعديد من المهن، لم ينسَ هذا الدرس قط. ففي صخب عصر الأعمال الحديث المتسم بانتشار المعرفة والعمل عن بعد، يضيع صوت الفرد الذي يحتاج إلى توجيهات دقيقة حول كم العمل الذي يفترض به إنجازه في يوم واحد، فيواجه يومًا بنهاية مفتوحة وحافلًا بالاتصالات والتعاونات والتقلب بين الأعمال التي لا يحدها حد، بدلًا من حصوله على مهمات معقولة ومحددة وواضحة. فرسائل البريد الإلكتروني الجديدة لا تنتهي، والأفكار لا تنضب، والاجتماعات تُعقد على الدوام، لذا فليس من العجيب أن يشعر الكثير منا أننا لا نستطيع التوقف عن العمل، حتى في المساء أو في أيام العطل، فكيف نعرف إذا ما كنا أنجزنا ما "يكفي"؟ وعجزنا عن قطع الصلة بالعمل لا ترهقنا فحسب، بل تؤثر بعمق على ساعدتنا، وانتاجيتنا، وابداعنا، فكيف إذًا نخرج من دوامة الشعور بالنقص في الإنتاج ونتعلم أن "نكتفي"؟ كيف بدأ الأمر أصلًا؟ إذا كنت تملك مصنعك أو مزرعتك فتعريفك للإنتاجية على الأرجح سيكون الزيادة في المردود غير المصحوب بزيادة في الوقت اللازم أو الموارد، هذا التعريف يصدق على مثل هذه الحالات، إلا أنه من الخاطئ تطبيقه على الإنتاج الفردي في عصر المعلومات، والعديد منا لا يتفهم هذا للأسف، فيركزون على كمية العمل الذي يتم يوميًا بدلًا من جودته، ولا نحتمل رؤية إشعارات أو رسائل غير مقروءة في بريدنا الوارد على نحو مهووس، ونحضر كل اجتماع ونحرص على شطب جميع المهمات الخمسين في قائمة مهماتنا اليومية. ويفرز هذا التوجه نحو الكم على حساب الجودة عواقب وخيمة، أحدها هو أنه يتشكل لدينا ربط لقيمة الشخص بعدد المهمات المشطوبة على قائمته، وهو ما يسميه علماء النفس "النزعة الإنجازية"، حيث يبدأ دماغك بتفضيل المهمات الصغيرة سهلة الإنجاز على المهام الكبيرة المعقدة والتي تكون في العادة أهم. وهذا لا يشير فقط إلى تركيزنا على ملء أوقاتنا بالأعمال مهما كانت أهميتها، بل أيضًا كما كتب كاتب هذا المقال في مقال آخر بعنوان "المفارقة في الانشغال": والأسوأ أننا بذلك نمحو كل الحدود بين عملنا وحياتنا، ففجأة تتحول كل دقيقة من حياتنا إلى فرصة لانتهازها لإنتاج المزيد. وكما كتبت Brigid Schulte مؤلفة كتاب "كيف تهزم الضغط وضيق الوقت لتعمل وتحب وتتسلى": وينتهي بنا المطاف بالشعور غير المجدي بالانشغال، وصاغت الكاتبة Jocelyn K.Glei هذه الحالة بالمصطلح "عقدة نقص الإنتاجية": يمنعك عقدة نقص الإنتاج من الشعور بالاكتفاء، ما يسبب لك شعورًا بالذنب عندما تشاهد التلفاز أو تأخذ كلبك في نزهة في وقت تعتقد فيه أن بإمكانك القيام بشيء أكثر إنتاجًا، شعور فظيع يقف في طريق سعادتك وصحتك. خمس وسائل للتحرر من دوامة عقدة نقص الإنتاجية يترتب على الشعور المستمر بعدم إنجاز ما يكفي في يومك شعور بالتوتر، الضغط، وأخيرًا الإنهاك، وتتحول الإنتاجية من مهارة تعينك على استغلال وقتك بأفضل طريقة، إلى طبول حرب تدق بلا توقف لتضغط عليك أكثر وأكثر. إليك خمس مؤشرات لتشخيص العقدة، وعليك البدء بوضع أهداف أنسب وأكثر واقعية لنفسك كل يوم وإنجاز الأمور الأكثر أهمية. 1. غير مفهومك للإنتاجية فجوهر هذا العقدة هو المفهوم الخاطئ للإنتاجية، فعندما تتعامل مع يومك على أنه مجرد مصنع يضخ المنتجات، ستظن أنك تنتج عندما تقضي يومك في الرد على الرسائل الغفيرة للبريد الإلكتروني غير ذات الأهمية، وهذا هو ما يقع فيه بعضنا. بتحليل بيانات أكثر من خمسين ألف مستخدم لـRescure Time، وُجد أن العاملين يتفقدون بريدهم الإلكتروني أو تطبيقات دردشاتهم بمتوسط كل 6 دقائق أو أقل، ووجدت دراسة جديدة نشرت حول التفاعل البشري-الحاسوبي، أن الأشخاص يتقلبون بين التطبيقات والنشاطات بمتوسط كل 20 ثانية وقلما يمضون أكثر من 20 دقيقة على نشاط واحد بلا مقاطعات من نشاطات أخرى. لهذا التقلب المستمر بين الأعمال أثر عميق على قدرتك على التركيز وإنجاز الأمور، لم نستمر بهذا إذًا؟ المشكلة أننا عودنا أنفسنا على الافتخار بهذا النوع من العمل، فطالما تبقي نفسك مشغولًا مهما كان مضمون هذا الانشغال، تُشعِر نفسك بأنك ذو قيمة وفائدة. وكما كتبت Brigid Schulte في مجلة Harvard Business Review: يبدأ إذًا التخلص من العقدة بتغيير مفهوم الإنتاجية فبدلًا من الانشغال المحض عليك أن تحوله إلى انشغال مجدي بالقيام بالأشياء الصحيحة. يشرح جيمس كلير مؤلف كتاب "العادات الجوهرية" قائلًا: هذه إشارة إلى نقطة أخرى مهمة هنا، فتغيير مفهومك للإنتاجية يجعلك حازمًا وواثقًا من نفسك في استغلال وقتك، وسيترتّب على هذا التغيير أثر كبير في قدرتك على اختيار أي أشياء تركز عليها. في هذا الكتاب، "نهوض الرجل الخارق"(https://www.stevenkotler.com/book-pages/the-rise-of-super-man)، وجد المؤلف ستيفن كوتلر أن إنتاجية أفضل المدراء أعلى بنسبة 500% عندما يكونون في حالة تركيز أو نشاط شديد، منها عندما يكونون مشتتين ومبعثري الذهن والتركيز. Britany Berger وهي مؤسسة شركة WorkBrighter.co، ومستشارة تسويق محتوى، تفسح مجالًا في يومها ليطابق مفهومها للإنتاجية ولتتعرف على ما يدفعها إلى الأمام، فتقول: عندما تشعر بأن دوامة الانشغال تسحبك خذ خطوة إلى الخلف واسأل نفسك: هل هذا هو وقت مناسب للعمل فيه؟ 2. استفد من مبدأ التقدم هناك سبب رئيسي آخر لعدم شعورك بإنجازك وهو أن التقدم الذي تحرزه في يوم واحد يكون غير ملحوظ، فمن طبيعة الدماغ البشري أن يميل إلى الرغبة بإنهاء المهمات (أتذكر النزعة الإنجازية التي ذكرناها فوق؟). إذا كنت تلاحق أهدافًا ضخمة على الدوام فسوف تشعر باستمرار بأنك لا تحقق شيئًا. والسبب ليس تلك الأهداف فقط، فنحن كذلك سيئون في تقدير الأوقات اللازمة لإنجاز المهمات، وهذه نزعة نفسية إدراكية أخرى تدعى الخلل التخطيطي. اسأل نفسك كم ساعة تحتاج للعمل أسبوعيًا؟ أربعون؟ أم خمسون؟ أو ربما ستون؟ أكثر؟ وفقًا لتحليل أكثر من 250 مليون ساعة عمل، صافي الساعات المنتجة منها هو 12 ساعة ونصف الساعة أسبوعيًا، فإذا كنت تخطط للعمل لخمسين ساعة يفترض أن تكون مثمرة في الأسبوع، وبالكاد تحصل على خمسها، فلا عجب من شعورك بنقص في إنتاجك. الهدف إذًا ليس مراكمة الأهداف الضخمة والمبالغ فيها، بل بتقسيم هذه الأهداف أجزاء يسهل إنجازها، ويعود عليك هذا بكثير من الفائدة. فهذا أولًا يجعلك تستفيد إيجابيًا من نزعتك الإنجازية، فأنت تطبقها هكذا على أهداف ذات مغزى في قائمتك، وليس فقط ما تتصوره طارئًا كالرسائل والمحادثات، لكن الأهم من هذا هو أنه يبني لك زخمًا ويعطي مغزى ليوم عملك. وكما تقول Teresa Amabile، البروفيسورة في جامعة هارفارد: تطلق البروفيسورة وزملائها على هذا المفهوم مصطلح "مبدأ التقدم"، باختصار، عندما ننظر خلفنا ونلاحظ تقدمًا مثمرًا فإن ذلك يعطينا شعورًا بالدافعية والرضى، بل أيضًا يساعدك تتبّع هذا التقدم في أهدافك على وضع تقدير أفضل للوقت اللازم لإنجاز المهمات، وهكذا لا توسع مدى توقعاتك على نحو مبالغ وتتفادى الوقوع ضحية الخلل التخطيطي في المستقبل. نصيحة مثمرة: أنجز أكبر أهدافك بوضع مشروع قائمة الأعمال المصممة من Doist. وإضافة المهمات والمهمات الفرعية إليه، فتحقيق التقدم أسهل عندما تقسّم مشروعك إلى أجزاء أصغر. 3. ضع لنفسك أنظمة دعم بأدواتك المتاحة يضع كثير منا لأنفسهم أهدافًا ضخمة ثم يتوقعون أن يحملهم مجرد الحماس والالتزام اللذان يكونان في البداية إلى خط النهاية، إلا أن هذا نادر الحدوث، فالدافعية تختفي بشكل ساخر في أكثر أوقات الحاجة إليها، وفقدان التحكم بدافعيتنا وحماسنا مصدر آخر لهذا العقدة. تشرح ذلك الكاتبة Glei الذي سبق ذكرها في مدونتها الصوتية، قائلة أن عقدة نقص الإنتاجية تحصل عندما تضع لنفسك أهدافًا خيالية دون وضع خطة منظمة لذلك، ثم تتهم نفسك بافتقارك للإرادة والدافعية عندما تفشل. يطلق علماء النفس على هذا مصطلح "فخ الدافعية": فكيف إذًا تبدأ عملك قبل أن يكون لديك شعور بالدافعية تجاه هدفك؟ يكمن الحل في استغلال اللحظات التي تشعر فيها بالدافعية بوضع خطط منهجية وأدوات لتدعمك عندما يكون هذا الشعور غائبًا، يطلق BJ Fogg مؤسس ومدير معمل ستانفورد للتصميم السلوكي على هذا مصطلح "موجة الدافعية"، بكلمات أخرى، انطلق بقوة من بداية المشروع لتدعم نفسك طواله وعلى المدى البعيد. لكن ما هي الخطط أو الأدوات التي يمكنها مساعدتك؟ إليك بعض الاقتراحات لتنظر فيها. استعن بمؤقت تتبعي مثل RescueTime الوقت هو أكثر مواردك قيمة، فكلما استغليته كلما زاد شعورك بالإنجاز الذي حققته في يومك، لكن معظمنا لا يعرف أين يضيع وقتهم، ففي مقابلة مع أكثر من 500 عامل حول شعورهم حيال أيامهم، قال 90% منهم أنهم لا يشعرون بامتلاك زمام السيطرة على وقتهم. ستنبهك أداة تتبعية للوقت والإنتاجية مثل Rescue Time وتجعلك أكثر حذرًا في قضاء وقتك لتعيد زمام السيطرة عليه إليك لتقضيه على المهمات الصحيحة. يعمل تطبيق RescueTime في الخفاء في هاتفك حيث يراقب التطبيقات والمواقع التي تستعملها خلال يومك ويصنفها حسب مدى جدواها -الذي تضبطه بنفسك- يمكنك تفقد التطبيق في أي وقت من اليوم لترى مدى إنتاجيتك وإنشغالك، ويمكنك أيضًا تفقده أسبوعيًا أو شهريًا ويمكنه حتى تزويدك بتقارير سنوية للكشف عن النتائج بعيدة المدى للنزعات وعادات العمل السيئة. مثلًا، تستعمل رسامة الكارتون الحائزة على جوائز، Collen Doran، تطبيق RescueTime ليساعدها على إيجاد المزيد من الوقت للممارسة فنها بدلًا من الانشغال بأعمال أخرى، فمجرد تتبع وقتها سهّل لها رؤية مدى الوقت الذي كان يضيع من يومها على نشاطات أخرى غير متعلقة بالفن، ونقتبس منها: يمكن لـRescueTime أن يساعدك أيضًا في تحقيق الاستفادة الكاملة من مبدأ التقدم بوضع أهداف مصحوبة بمنبهات خلال اليوم، فمثلًا يمكنه أن تجعله ينبهك عندما تنجز 3 ساعات من الكتابة في يوم. يجعلك تفعيل هذه الخدمة في RescueTime أكثر مسؤولية في قضاء وقتك يوميًا، وهكذا لن يصيبك الشعور بالحيرة حيال ما إذا كنت قضيت ما يكفي من الوقت المفيد المنتج. قائمة أعمال رقمية مثل تلك المقدمة من Doist يتتبّع RescueTime قضاءك لوقتك بدقة بين التطبيقات والمواقع والنشاطات بدقة، بينما تتبع قائمة أعمال Doist المهام التي تعمل عليها إلى جانب الأهداف الكبرى، ومدى تقدمك، وإجمالي إنتاجيتك. إذا تذكرت تعريف جيمس كلير للإنتاجية حيث هو إنجاز الأمور المهمة باتساق، فستلاحظ أن قائمة أعمال Doist تساعدك في هذا عن طريق ترتيب مهماتك حسب أولويتها وتخصص لك الأوقات لكل منها وتساعدك على تسليط طاقتك على الأشياء الصحيحة. مثلًا، يمكنك استعماله في تنظيم قائمة لمهماتك الخاصة بمشروع إبداعي مثل كتابة كتاب، فبدلًا من أن تضيع بين المهام منعزلة عن بعضها البعض، اجمعها في قائمة أعمال Doist، وسجل فيها مواعيدك الدورية وأوقاتك إلى جانب درجة الأولوية لتعرف ما عليك العمل عليه أولًا. يزوّد التطبيق أيضًا بمخططات بيانية تظهر تقدمك وإنتاجيتك خلال الزمن. نظام مثل GTD وأخيرًا، هناك نظام رصد إنتاجية من تطوير David Allen وهو Getting Things Done "وسيلتك لإنجاز الأمور" (GTD)، ويمكنه مساعدتك في تنظيم نفسك وإجبارها على إعادة النظر في عملك دوريًا لمعرفة جدوى جهودك. نظام GTD هو نظام لرصد جميع الأعمال التي تحتاج إلى إنجازها في مكان واحد وتنظيمها لإختيار أولاها باهتمامك، فهو أكثر من مجرد وسيلة لإدارة قائمة أعمالك بل نظام على مستوً أعلى وأشمل لإدارة مهامك ومشاريعك وأفكارك ككل، بل ومسؤولياتك الأخرى التي تلهيك وتسبب ضياع وقتك. جوهر نظام GTD هو عملية من خمس خطوات: الرصد: استعمل أي أداة (مثل قائمة أعمال Doist) لخلق محور تدور جميع مهماتك وأفكارك ورسائلك ومشاريعك وأي شيء آخر يحتاج اهتمامك- في فلكه، والفكرة هنا هي استعمال أداة سهلة الاستخدام وتزويدها بالبنود خلال اليوم. الإيضاح: بسِّط كل بند في قائمتك إلى أبسط جزء ممكن، فمثلًا، بدلًا من "كتابة مقالة للمدونة" بسِّط البند إلى "كتابة الخطوط العريضة لمقالة للمدونة"، إذا كان يمكن إنجاز هذه المهام في دقيقتين أو أقل، أنجزها الآن أو فوّض ذلك إلى أحدهم. التنظيم: يحتاج الآن كل بند يمكن إنجازه إلى الوقت الذي يمكن إنجازه خلاله، مع تقييم لأولويته وتصنيفه، على هذا النحو: المهام الحالية: ضع موعدًا نهائيًا ثابتًا لإنجاز المهام التي تحتاج، وتريد، ومضطر إلى إنهائها الآن وأدرجها في تقويمك. المهام المُنتظَر إنجازها : لأي من المهمات التي كلفت بها شخصًا آخر أو التي تنتظر مراجعة أحدهم لها. المشاريع: المهمات الضخمة التي تحتاج إلى تقسيم إلى خطوات أصغر سهلة التولّي. المهام المؤجَّلة: مشاريع أو أفكار قليلة الأهمية حاليًا لكن لا تريد نسيانها. المراجعة: خصص موعدًا دوريًا للمرور على قائمة المهام الحالية وتفرغها (يفضل أسبوعيًا). التنفيذ: اشرع بالعمل! اختر أول بند من قائمة المهام الحالية وابدأ بتنفيذه. وعلى هذا المنوال ستمر أي مهمة أو فكرة جديدة حالًا في مكانها المناسب من هذه المنظومة التنقيحية، قد يبدو أن الأمر يحتاج الكثير من الجهد، لكن استغلال موجة الدافعية لديك لوضع هذا المخطط يحرر عقلك ويساعده على التركيز على العمل المُجدي. 4. حاول قطع صلتك بالعمل في نهاية اليوم قد يتولد لديك شعور بعقدة النقص وأنت خارج الدوام لأنك لا تستطيع فصل حياتك الوظيفية عن باقي جوانب حياتك، فقد تسلل العمل إلى منازلنا وكل مكان آخر في حياتنا مع الهواتف الذكية والعمل عن بعد والتطورات الأخرى على محيط العمل، لهذا ستشعر دومًا بالوخز للعمل إذا لم تستطع قطع الصلة بعملك عندما يلزم ذلك. أمضى علماء النفس سنوات في دراسة كيفية إمكانية قطع الناس للصلة بعملهم، وقد اكتشفوا أربعة عناصر تساعدك في هذا إذا تضمنها روتينك في نهاية اليوم: الانفصال: افصل نفسك جسديًا عن أدوات وبيئة العمل. الاسترخاء: امضِ بعض الوقت مع أفكارك لمراجعة اليوم. الإجادة: مارس هواية أو اهتمامًا يشدّك. الكبح: جد لنفسك "روتينًا اختتاميًا" تتبعه كل مساء ليصرفك عن العمل. يمنح شدّ انتباهك إلى هذه النشاطات بدلًا من العمل عقلك وجسدك فرصة للراحة بدلًا من الشعور بأنه ما زال عليك بعض العمل للقيام به. 5. كرس بعض الوقت لنفسك لتستوعب مفهوم "الاكتفاء" وأخيرًا، أحد أسهل طرق الوقوع في عقدة النقص وهو عدم معرفة مفهوم "الاكتفاء" من البداية. ليس هذا سؤالًا بالبساطة التي يبدو عليها في البداية، فجميعنا نريد التميز في عملنا فلا نكتفي بالأهداف الصغيرة بل ندفع بأنفسنا فوق طاقتنا، وهذا -مع الأسف- نادرًا ما يفلح. إيجاد هذه الحالة عملية حساسة، وأفضل وسيلة للقيام بها هي أداة OKR لـغوغل. يتكون اختصار OKR من الحروف الأولى للكلمات الإنكليزية: Objective and Key Results أي: النتائج الموضوعية الأساسية، وهو هيكل لتنظيم الأهداف، يدمجها مع معيار نجاحها، وروعته تكمن في إمكانية تحديد مقياس النجاح به بدلًا من الانطلاق إلى أهداف قد تجدي أو لا تجدي شيئًا إطلاقًا. مثلًا، لدى شركة غوغل أهداف غير قابلة للتحقيق واقعيًا، لذا يضعون مقياس نجاح يتراوح بين 60-70% وهي نسبة كافية لمنحك الدافعية وتحدي نفسك، بدلًا من إشعار نفسك بالفشل. حاول اكتشاف الحالة المثالية التي تكون عندها قد شعرت بالرضى تجاه يومك وتحديت فيها أيضًا نفسك لتتقدم. هذه العقدة لن تمنحك الدافعية كما نظن لم يدم وجود صديقنا الكاتب في مكتب البريد، بل إن المنشأة بأكملها أغلقت بعد فترة قصيرة بسبب بعض الخلافات، لكن هذا لا يقلل من شأن الدرس الذي تعلمه. يمكنك تفريغ شاحنة بأكملها ومع ذلك سيبقى لديك مزيد من رسائل البريد الإلكتروني لترسلها، أو الاجتماعات لتحضرها، أو المكالمات لتجريها، أو الوثائق لتكتبها، وسيستمر كلا بريديك المادي والإلكتروني بتزويدك بالرسائل، ومدى رضاك عن يومك وسعادتك لدى مغادرته، ودافعيتك للعودة إليه، كلها تعتمد عليك. ترجمة -وبتصرف- للمقال How to Stop Feeling Productivity Shame لصاحبه Jory MacKay

من السهل أن تقول "نعم"، فهو يرضي الآخرين، ما يرضيك بدورك (فمساعدة الآخرين تفرز حرفيًا "هرمونات السعادة" في أدمغتنا) فنحن البشر اجتماعيون بطبيعتنا ونحب مساعدة غيرنا وقت الاستطاعة. إلا أن هذه الكلمة -"نعم"- ثمنها، وهذا ما لاحظه الفنان وريادي الأعمال والمتخصص في إسعاد الغير، Ben Toalson: تحديد مدى انشغالك ليست مهمة الآخرين، لذا ابدأ بتغيير مفهومك عن الرفض، فبدلًا من رؤيته على أنه إحباط للآخرين، اعتبره أداة لتوفير الوقت، وقد لخص المصمم Sean McCabe وشريك Toalson في مدونته الصوتية الأمر هكذا: فإذا تخيلت جميع الأشياء التي بإمكانك فعلها في لحظة ما، ستدرك كم الفرص التي يمكنك انتهازها، ومن حسن حظنا أنه يوجد العديد من الوسائل المثمرة والمسلية والمحفزة لقضاء الوقت، لكن تصوُّر أن بإمكاننا فعل كل شيء لهو تصوُّر غير واقعي. قد يبعث الرفض على الضيق إلا أنه عنصر ضروري في الحفاظ على ترتيب أولوياتنا وإحراز تقدم مثمر نحو أهدافنا، فهو الأداة السحرية في إيجاد المزيد من الوقت ليومنا. وفقط أنت يمكنك تحديد ما يمكنك رفضه، وهذا المقال فقط ليعطيك الوسيلة، ويقدم لك أربعة طرق مختلفة لتسهيل الأمر عليك ولتوفر وقتًا في يومك. قدر التكلفة الحقيقية الخطوة الأولى هي الصدق مع النفس فيما يعنيه الرفض بالنسبة لنا، فيقتبس الكاتب Kevin Ashton من صديقه الكاتب Charles Dickens، والذي واجه نفس هذه المشكلة والصعوبة في قول لا: فيمكن أن يكون رفض طلب خمس دقائق أو مجرد مكالمة قصيرة صعبًا، إلا أن Ashton ينبهنا إلى تقدير الأثر والكلفة الحقيقية لهذه الطلبات. فهل هي حقًا فقط خمس دقائق؟ أم خمسة عشر؟ يمكنك إبقاء عينك على الساعة أثناء المحادثة، لكن حتى هذه المكالمات القصيرة قد لا يمكن منع استمرارها لمدة أطول، فمن الشبه مستحيل أن يكفي زمن قصير كهذا لمحادثة مثمرة. يكون وراء هذه الطلبات نيات حسنة في العادة، لكن تحديد تكلفتها يعود إليك في اللحظة التي توافق فيها عليها، كما قال Dickens هناك أحيانًا كلفة إضافية تتضمنها هذه الطلبات، فيمكن لاجتماع كان يفترض به أن يستمر خمسة عشرة دقيقة أن يمتد لساعة، ألم تحسب الوقت الذي تحتاجه في طريقك إلى هذا الاجتماع ثم العودة منه إلى مكتبك؟ وماذا عن الوقت اللازم للتحضير له؟ بل الأهم ماذا عن الطاقة الذهنية والوقت المهدور بعدم التركيز بسبب التفكير في الاجتماع؟ يشرح المستثمر وريادي الأعمال بول غراهام (Paul Graham) هذه الظاهرة في مقاله عن الفرق بين جدول الأعمال الذي يناسب المدراء وذلك الذي يناسب المنتجين، فيشكّل الاجتماع للمُنتج الذي يقضي معظم ساعات وقته في إنتاج أشياء جديدة (قد يكون كاتبًا أو مطورًا) إهدارًا لتركيزه، ويحول بينه وبين الأداء الأمثل قبل الاجتماع وبعده، حيث يسيطر الترقب للاجتماع والتفكير بطريقة للعودة إلى ذهنية الإنتاج بعد الاجتماع على عقل المنتج. تكمن القيمة الحقيقية لكلمة "نعم" في إجمالي الوقت والطاقة المهدورة على حساب الأشياء الأخرى. فكر في الطرق الأهم التي يمكنك أن تقضي وقتك بها، فكر بأعمالك المهمة، هواياتك المفضلة، والوقت المرح مع الأصدقاء أو العائلة. فعندما تقيِّم التكلفة الحقيقية للموافقة على أمر ما، تذكر أنه سيكون على حساب هذه الأنشطة المهمة، فحتى اجتماع الخمسة عشرة دقيقة الذي قد يمتد لساعة، لن يكتفي بإهدار هذه الساعة من وقتك، كما أنها ليست أي ساعة، بل ساعة كان يمكنك قضاءها في تأدية عملك على أمثل وجه وفي تقوية علاقاتنا مع من نحب. قل "لا أرغب" بدلًا من "لا أستطيع" طريقة تعبيرك عن رفضك تُهِم، فتغيير بسيط في طريقة كلامنا، والالتزام به، يساعداننا على الرفض في الحالات الصعبة. كتب الكاتب وريادي الأعمال James Clear عن هذه الدراسة الرائعة المنشورة في مجلة أبحاث المستهلك: قسمت الدراسة المشتركين إلى مجموعتين، وطُلب من كل مجموعة لفظ عبارة مختلفة عندما يُقدَّم إليهم شيء ما، حيث طُلب من إحدى المجموعتين أن تقول "لا أستطيع أكل هذا" عندما يُعرَض عليهم عرض ما، فيقولون مثلًا "لا أستطيع أكل المثلجات"، بينما قالت المجموعة الأخرى "لا أرغب بأكل هذا." غادر المشاركون الغرفة بعد ترديد هذه العبارات معتقدين أن التجربة قد انتهت، وخُيِّر كل منهم بين لوح شوكولا ولوح مكسرات، وهذه كانت البداية الحقيقية للتجربة. اختار من قالوا "لا أستطيع أكل هذا" لوح الشوكولا بنسبة 61%، وعلى عكسهم، اختارت المجموعة الأخرى التي قالت "لا أرغب بأكل هذا" لوح الشوكولا بنسبة 36% فقط، فقول "لا أرغب" بدلًا من "لا أستطيع" قلل من احتمالية اختيار لوح الشوكولا بنسبة 70%. تابعت دراسة مشابهة مجموعة صغيرة من النسوة اللواتي كنَّ يعملن على تحسين صحتهن ولياقتهن، وأُعطي كل منهن طريقة مختلفة في الرفض خلال فترة الدراسة: فقط قول "لا." قول "لا أستطيع" (مثل "لا أستطيع تفويت تمريني"). قول "لا أرغب" (مثل "لا أرغب بتفويت تمريني"). بعد مرور عشرة أيام، نجحت ثلاث نساء فقط من الزمرة الأولى (اللواتي قلن فقط "لا") في الحفاظ على أهدافهن خلال المدة، والأسوأ منها هي الزمرة الثانية (زمرة "لا أستطيع") التي لم ينجح منها سوى واحدة من العشرة في الالتزام، لكن الزمرة الثالثة كانت أكثرهم نجاحًا بنسبة 8 من 10 منهن التزمن بأهدافهن. لِمَ هذا الفرق الفادح بين "لا أستطيع" و "لا أرغب"؟ يعتقد الباحثون أن طريقة تعبيرنا عن قراراتنا لها أثر كبير على تطبيقها في المستقبل، فقولك أنك لا تستطيع فعل شيء يشير إلى أن الرفض ناتج عن مسبب خارجي، بينما قول أنك لا ترغب بفعل شيء يعطي فكرة أن خيار الرفض نابع منك، بلا أي ضغط خارجي، فيصبح امتناعك عن شيء جزءًا من هويتك، فأنت الآن فلان الذي لا يفعل هذا الشيء، وهذا يسهل مقاومة الضغوط المستقبلية. يمكنك الاعتماد على نفس المبدأ عندما تواجه طلبات على حساب وقتك، فإذا كانت تكلفك الكثير من وقتك وطاقتك، فإن قول "لا أرغب بفعل هذا" قد يكون أسهل على المدى البعيد من قول "لا أستطيع"، فالتعبير عن الرفض بعدم رغبتك يدعم فكرة مبادرتك الشخصية في تفضيلك شيء على آخر، ويساعد هذا على الحد من الطلبات المستقبلية لا فقط منع الموقف الحالي. ساعد بإعطاء البديل عن وقتك وطاقتك إذا كنت ممن يرغبون صدقًا بمساعدة الآخرين، يمكن أن يبدو لك الرفض تصرفًا أنانيًا، وإذا كان هذا الشعور بالذنب هو الحاجز بينك وبين الرفض، جرب منهج الكاتبة Alexandra Franzen. فعندما تحتاج إلى أن ترفض، فإنها تحاول المساعدة بطريقة بديلة، فيكون نموذجها في رفض طلب أحدهم عبر بريد إلكتروني هكذا: وفقًا لـFranzen: "الطريق إلى صياغة رفض رقيق يكون بارفاق شكل آخر من أشكال المساعدة معه"، وعلى هذا البديل أن يكون شيئًا تقدر عليه وترغب بفعله، إذ أنه أسهل وأبسط وأقل استهلاكًا للوقت ولا يكلف المال، أو يناسبك ببساطة، وليس شيئًا يستهلك وقتك. والجميل في هذا النهج هو موازنته في الحفاظ على كل من علاقاتك مع الآخرين الذي يطلبون منك المساعدة وحدودك في العطاء من وقتك وطاقتك. إليك بعض الحلول البديلة لتقدمها في حال أردت مساعدة شخص دون الموافقة على طلبه: اقترح شخصًا آخر قد يمكنه المساعدة. اعرض عليه تقديمه لهذا الشخص. شارك روابط لمقالات أو مقاطع فيديو ذات صلة بالأمر. اقترح كتبًا قرأتها قد تساعد. دل على أي مصادر سبق لك استخدامها فيما مضى. ضع قواعدك المسبقة مما يجعل الرفض صعبًا هو المعاناة في الاختيار بينه وبين الموافقة، وحتى إذا اخترت الرفض فإن الوقت والطاقة اللذين قضيتهما في الاختيار يؤثران على جدول أعمالك مهما كان اختيارك. الحل لهذا يكون بوضع قواعد مسبقة لنفسك شبيهة بتلك المتعلقة بالأشياء المحددة التي لا تفعلها، لتسهيل اتخاذ القرار حول قبول أو رفض أي طلب في المستقبل. يقترح الكاتب وبروفيسور علم الحاسوب Cal Newport تمثيل هذه القواعد بمخطط بياني يطلق عليه "مؤشر الأهمية." مؤشر الأهمية هو وثيقة تنص على المعايير التي على أساسها ستمنح أحدهم وقتًا وانتباهًا، وتحت كل منها الظروف المشترطة ومدى غالبية قبولك بهذا الالتزام. وهي مفيدة خصوصًا في الأمور لا يمكنك تجنبها تمامًا إذ أنها قد تكون مطلوبة لعملك لكن التركيز عليها كثيرًا يستنزف وقتك وطاقتك، مثل أعمال على شبكات التواصل الإجتماعي أو أي اتصالات غيرها وحضور المؤتمرات. لذا يقترح Newport وضع مؤشر يظهر النشاطات التي لا ترغب بفعلها على الإطلاق والحدود التي لن تتجاوزها، فقد لا تحضر أي مؤتمرات خارج دولتك، بينما تنظر في المؤتمرات المعقودة في دولتك حسب مؤشرك وقواعدك، مثلًا: على المؤتمر أن يشمل على الأقل ثلاثة متحدثين أنت مهتم بسماعهم لتحضر المؤتمر. أن تحضر مؤتمرين كحد أقصى كل سنة. يسهِّل وضع هذه القوانين مسبقًا عليك اتخاذ القرار، ويعطيك الإطار المرجعي لهذا القرار، فبدلًا من اختلاق الأعذار، يمكنك شرح قوانينك وتبيين أن هذا الطلب لا يتوافق وهي. أو كما يقول Newport: فجميع هذه الإستراتيجيات بينهما شيء مشترك وهي: التخطيط المسبق. الرفض أمر غير مريح وغير طبيعي لنا ولهذا نحتاج إلى أن نحضِّر أنفسنا له، فنحتاج إلى وضع قواعد وأسس لأنفسنا لنعتمد عليها، لأن النظر في عين أحدهم أو محادثته على الهاتف ورفض طلبه هو أمر شبه مستحيل بدونها. فإذا كنت تواجه صعوبة في ذلك، أسدِ لنفسك معروفًا وقم بالتخطيط لـ"استراتيجية الرفض"، واعتمد عليها في تحضير ردك على طلبات الآخرين مسبقًا، حتى لا تأخذك بغتة، وستشكر نفسك عندما تستمتع بالوقت الإضافي وراحة البال اللذان جلبته لك كلمة "لا." ترجمة وبتصرف للمقال How to Just Say No: 4 Frameworks from the Pros لصاحبه Belle Beth Cooper

يتخيّلني الناس -يقول كاتب المقال- عادةً عندما أخبرهم أنّني أعمل كمستقلّّ إمّا كعامل إلكتروني متنقّل أو أنّني راهب منعزل في صومعته. وغالبًا ما أُصنَّف ضمن الخيار الثاني لأنّ الحفاظ على حياة اجتماعية صحّية أمرٌ صعب عندما لا تملك برنامجًا منتظمًا. تكمن المشكلة لكثير من الناس أنّهم يتّخذون من المكتب حيث يعملون مكانَا للقيام بمعظم النشاطات الاجتماعية. هذا يعني أنه ينبغي عليك أن تبذل جهدًا إضافيًا لتكوّن علاقات مع الناس وتمضي الوقت معهم إذا كان عملك يتمّ عن بعد. لا ينبغي أن يكون إمضاء الوقت مع الأصدقاء ولقاء الأشخاص الجدد أمرًا روتينيًا مملًّا. لكن من الصعب أن توازن هذا الجهد مع عبء العمل ككاتب مستقلّ. لنتحدّث إذًا كيف يمكن تجنّب نمط حياة الراهب ذاك! سبب كون توازن العمل/الحياة ضعيفًا غالبًا عند المستقلين إذا أردت أن تصبح كاتبًا مستقلًّّا ناجحًا، ينبغي عليك أن تفعل الكثير من الأشياء وليس فقط أن تكتب. هذه قائمة مقتضبة لكلّ المهام التي كان عليّ الاعتياد على أدائها: إيجاد زبائن جدد إبقاء زبائني الحاليّين سعداء التأكّد من أنّني أردّ على الاتصالات ردًّا صحيحًا مناقشة المردود دوريًّا إرسال الفواتير وملاحقة المستحقّات المتأخرة التأكّد من أنني ملتزم بالضرائب بالشكل المطلوب إبقاء ملفّي الشخصي الإلكتروني محدّثًا التواصل مع المستقلّّين الآخرين محاولة عدم فقدان عقلك وأنت تتعامل مع كلّ الأمور السابقة عمليًا، إذا أردت أن تصبح كاتبًا مستقلًّّا ناجحًا، عليك أن تعامل الأمر كعمل بدلًا من هواية. إذا التقيت مرّة بشخص يحاول تأسيس عمله من الصفر، فستعلم أنّه ليس لديه الكثير من وقت الفراغ. اجمع كلّ هذا العمل مع جدول غير منظّم وستحصل على الوصفة المثالية للفشل في الإبقاء على تواصل مع الأصدقاء. إذا أردت تجنّب ذلك، ينبغي أن تبذل جهدًا مركّزًا لإدارة حياتك الاجتماعية. كما أنّ كونك اجتماعيًا يساعدك على تجنّب الاحتراق، وهو أمرً سيئ تمامًا للمستقلّّ. ثلاث نصائح لإدارة حياتك الاجتماعية ككاتب مستقل إذا أردت ألّا ينسى أصدقاؤك كيف يبدو وجهك، ينبغي عليك أن تجد وقتًا لتطفئ الحاسوب وتذهب لقضاء الوقت مع الناس كلّ فترة. هاك كيف أقوم أنا بذلك: 1. التزم بجدول عمل ثابت أحد الأمور التي تجذب الناس للعمل الحرّ هو سيطرتهم الكاملة على برنامجهم. أتريد بدء العمل ظهرًا؟ قم بذلك. لا تشعر برغبة في العمل حتى الساعة الخامسة مساءً؟ لا أحد سيوبّخك على ذلك. لكن هناك مشكلة - معظم الناس لديها برنامج منتظم بالفعل. يعني ذلك أنهم يمكنهم الخروج بعد العمل فقط وإذا كانت ساعات عملك عشوائية فسيفوتك الكثير من التفاعلات الاجتماعية. لقد استغرقت سنوات حتى اقتنعت بفكرة الالتزام بجدول مواعيد ثابت كما السابق. أحاول في هذه الأيام أن أبدأ العمل في العاشرة صباحًا على أبعد تقدير وأن أنهي أمور العمل بين الساعة الثالثة حتى الخامسة مساءً. يبقى هذا البرنامج أفضل من معظم برامج أصدقائي كما يعني أنني حرّ في المساء لأخرج بدون قلق. لست بحاجة إلى الالتزام بجدول صارم ككاتب مستقلّ. لكن، ينبغي أن تضع بعض الحدود وتحاول التوافق مع ساعات أصدقائك إن كنت تريد قضاء الوقت معهم. لا يوجد طريقة أخرى حيال هذه الحقيقة. 2. خصص في برنامجك وقتًا خاليًا من العمل لتقضيه مع الأصدقاء وتسترخي إنّ فكرة تخصيص وقت على برنامج لتقضيه مع أصدقائك تزعج الكثير من الناس. إذ ليس عليك أن تراجع مفكّرتك كلما أردت أن ترى الناس. لنكن صريحين - عندما ندخل مضمار العمل يكون معظمنا مشغولًا جدًا طوال الوقت. ينبغي عليك أن توازن بين العمل، الأصدقاء، العلاقات، الهوايات وأي أمر آخر تستهوي فعله. أحبّ أن آخذ هذا الأمر إلى أبعد الحدود. حيث أنّني عادة عندما يحلّ يوم الثلاثاء أستطيع أن أخبرك تمامًا بما سأفعله في كلّ مساء لهذا الأسبوع. ليست القصّة قصّة شخصية وسواسية - إنّما الأمر أنني أعرف أنني إذا لم ألتزم بوقت لرؤية أصدقائي فإنّني سأقضي كلّ ذلك الوقت أمام حاسوبي. رغم ذلك قد لايكون هذا أسوأ شيء في الحياة. إنّ تنمية حياتك الاجتماعية هو أمرٌ مهمٌّ إن كنت تقضي الكثير من الوقت تعمل بمفردك، ولكن يأتي بنفس الأهمية أن تخصص وقتًا تقضيه مع نفسك. يعني ذلك ألا تفتح بريدك الإلكتروني كل خمس دقائق، ألّا تتفقّد المشاريع، وإذا كنت أقوى مني، أن تمضي بضعة ساعات بدون الحاسوب. 3. خذ وقتًا تستريح فيه من فترة لأخرى هناك أمر مرعب ستلاحظه بعد قضائك فترة في العمل كمستقلّ: معظمنا يأخذ عطلًا أقلّ من العاملين في المكاتب. أنا شخصيًّا قضيت على الأقل ثلاث سنوات بدون أن آخذ وقت استراحة أكثر من عطلة نهاية أسبوع طويلة لمرات قليلة. كنت مشغولًا جدًّا وأنا أحاول أن أُأَسّس نفسي كمستقلّ، لم أكن منتبها حتى أني لم آخذ عطلة. لا يشمل ذلك أي وقت أمضيه وأنا أعمل في الطريق. ربّما يكون التنقّل الالكتروني ممتعًا، ولكن إذا كنت تقضي جزءًا من يومك وأنت تعمل، فهذه إذًا ليست عطلة حقيقية. إنّ العطلة الحقيقية تعني لي أسبوعًا على الأقل لا أقلق فيه على البريد الالكتروني أو المشاريع. يكون هذا الأمر سهلًا في حال كان هناك أيام عطلة خلال السنة، ولكنّ ذلك لا يكون بهذه السهولة عندما تكون مديرًا لعملك الخاص. الأمر الجيد أنك ككاتب مستقلّ لديك مرونة أكبر بكثير لقضاء الإجازات. إن لم يكن عليك أيّة مشاريع في الانتظار، تهانينا فهذه إجازة (طالما أنك لست مفلس). إذا كانت قائمة أعمالك ممتلئة، فمن الضروري أن تحدّد تاريخًا وتتأكّد أنك ستنهي كامل أعمالك قبل ذلك التاريخ وأن تخبر زبائنك أنّك ستكون خارج "المكتب" لبضعة أيام. طالما أنّك لا تفوّت أي تاريخ نهائي لإنجاز العمل، فلا شيء يمنعك من أن تأخذ أسبوع عطلة، أن تسافر، وأن تلتقي بأشخاص جدد. النتيجة لا يمكنك أن تمضي يومًا وراء آخر وأنت تعمل ثمّ تتوقّع أن ذلك لن يأتي بدون ضريبة. أنت ككاتب مستقلّ تدير عملك الخاص، فمن السهل جدًّا أن تقع في فخ التركيز الشديد على العمل وتنسى تخصيص وقت لتخرج مع الأصدقاء. قد يبدو تخصيص وقت على الجدول للأصدقاء أمرًا آليًا بشدّة. لكنه مقاربة للتأكّد من أنّك تخصص وقتًا للجانب الاجتماعي بدل أن تنساه لفترة طويلة جدًا. إذا كنت تشعر بأنّك مستنفذ القوى مؤخرًا، يمكن أن يكون ذلك نتيجة حاجتك لقضاء المزيد من الوقت مع الأصدقاء ووقتًا أقل أمام الحاسوب. ترجمة -وبتصرف- للمقال ‎3 Tips to Manage Your Social Life as a Freelance Writer لصاحبه Alexander Cordova

احتفلت في هذا الشهر بالذكرى الرابعة لانضمامي لفريق Buffer الرائع – أو "Bufferversary" كما نُطلق عليه. إن أي عمل تنخرط فيه، تتعلم من تجاربه، تصنع فيه صداقات جديدة وتبني ثقتك بنفسك مع تقدّمك اتقانك لهذا العمل، كل ذلك يترك أثرًا فيك ويساهم بتغيير ذاتك. وشخصيًّا كنت محظوظةً لتمكّني من ترك بصمةً جيّدة في جميع الأعمال والوظائف التي عملت بها مُسبقًا، وترك كل واحدٍ منها أثرًا طيّبًا فيّ. ولكن العمل مع فريق Buffer؟ حسنًا هذه التجربة كانت مُختلف بحقّ. إنّه لمن المُذهل حقًّا التفكير في الأثر والصبغة الرائعة التي خلّفتها القيم والأفكار التي تبنّاها فريق في حياتي خلال الأربع سنوات الماضية، مُساهِمةً وبعمق في هيكلية وإعادة هيكلة شخصيّتي وذاتي. إلا أن العنصر الذي حمل معه الوقع الأكبر وكان له النصيب الوافر في هذا التغيير هو واقع أنني كنت طيلة تلك السنوات الأربع أعمل عن بعد، سيّما أنني لم أخض تجربة العمل عن بعد (ولا حتى قليلًا) في السابق. ولا زالت ذكرى مقابلتي فريق Buffer للمرّة الأولى تلوح في فكري كل حين، بعد رحلةٍ طويلةٍ وشاقّةٍ إلى جنوب إفريقيا من أجل اجتماع فريق Buffer الأول لي. كانت اللحظات والتحيّات الأولى التي ألقيتها عليهم لا تُنسَ. العمل عن بعد من المواضيع الأساسية التي تستهدفها مجموعة Buffer، ذلك لأننا نعتقد أنّه نهج المستقبل وأساسه – ونعلم أنه بالإمكان إنشاء منظمات ومجموعات العمل عن بعد أكثر مما يعتقده الكثيرون. ولا يجب أن تتقوقع هذه المنظمات والمجموعات في مكان واحد كما هو الحال مثلًا في وادي السيليكون (والذي ينحصر العمل فيه في مكان واحد) بل بالإمكان أن تكون في كلّ مكان وأيّ مكان. بعد المقدّمة السابقة، يسعدني أن أشارك وأطرح 40 مُلاحظة وعبرة استنبطّها خلال سنواتيَ الأربع في العمل عن بعد. وللعلم فقط عندما بدأت العمل عن بعد لم أكن واثقة تمامًا من جدوى هذا الأمر أو حتى إذا ما كان مناسبًا لي، والآن لا أستطيع تخيّل نفسي أقوم بأيّ نوعٍ آخر من الأعمال. ستزداد فعاليّتك وهمّتك في العمل 10 مرّات. العمل عن بعد في معظم مستوياته وتصنيفاته مُتاح (تقريبًا) للجميع! وهو في متناول الشركات أكثر مما تعتقد. إذا ما كنت تنوي خوض تجربة العمل عن بعد في شركتك الخاصة فاحرص على أن يسود العدل بين جميع العاملين لديك، سواءً العاملين في مؤسستك في مكاتبهم أم أولائك الذين يعملون عن بعد، فإنه لمن المزعج حقًّا أن تشعر بأنك موظف من الدرجة الثانية فقط لأنك تعمل عن بعد وليس في مكتب الشركة. سيساعدك العمل عن بعد على خلق روتين صباحي ومسائي منّظم ليومك. وقد يكون روتين العمل عن بعد بسيط لدرجة تشبه ري الأزهار يوميًّا أو الذهاب في نزهة. الثقة هنا ليست معيار ضروري للتوظيف عن بعد في شركتك، فسواءً أقمت بتعيين موظفين تثقت بهم أو لا (ولا مانع من ذلك)، فثق تمامًا في كلا الحالتين أن الموظفين يعملون حتمًا. يدرك معظم الأشخاص تمامًا استعدادهم وقدرتهم للعمل عن بعد، فإذا ما كنت تعتقد أنك عند توظيفك للعمل عن بعد، أنّك ستمضي يومك كلّه على التلفاز دون العمل، فلا تجرّب العمل عن بعد، لأنه يحتاج إلى همّة في العمل في المنزل. وإذا كنت من النوع الانطوائي الذي يفضل البقاء في المنزل، فمع العمل عن بعد ستكون أقل حاجةً إلى خوض الحياة والعمل خارج منزلك. وعلى النقيض مما سبق، إذا ما كنت منفتحًا جدًا، فإن العمل عن بعد سيزيد حاجتك إلى الانفتاح ويتيح لك وقتًا جيّدًا لتقضيه خارج المنزل. أغلق حاسوبك المحمول في نهاية يومك وأعلن نهاية العمل، فالعمل لن يهرب وسيكون جاهزًا لك في اليوم القادم، لذا امنح نفسك قسطًا من الراحة. في العمل عن بعد يمكنك صياغة قوانينك وظروفك بنفسك. فهناك الكثير من الناس سيخبرونك أن تتجهّز جيّدًا وترتدي ثيابًا رسميّة أثناء عملك عن بعد، حتى في منزلك. ولكن بالنسبة لي بعد اليوم الخامس من بدئي العمل عن بعد قررت أن بنطال اليوغا هو الأكثر راحة لي، حتى أني لم أعد أضع مكياجًا أبدًا. فجد أنت ما يناسبك وما يريحك أثناء عملك. قد تكون سعيدًا بعملك عن بعد لكن خمّن من سيكون أكثر سعادةً منك؟ نعم إنهم أفراد أسرتك سيسعدون بك طوال اليوم بجانبهم. لا يُشترط أن تكون حاضرًا حتى يكون العمل جيّدًا ومُتقنًا، هذه القاعدة عقيمة تمامًا. خذ قسطًا من الراحة متى شئت واذهب في نزهة خارج منزلك. من أكبر أسرار العمل عن بعد والتي لا يُفصح لك الناس عنها هو المراقبة الذاتيّة والإحساس بالمسؤولية، وأعتقد أن السبب في ذلك هو أن "المراقبة" المستمرة لك لا تُحيط بك في منزلك كما هو الحال في مكتبك، تخيّل نفسك وأنت تنظر من حولك في منزلك لترى أنك الوحيد الذي تعمل منتظرًا الكعكة التي في مطبخك. إذا ما كنت وفريق العمل عن بعد تعملون عن طريق تطبيق سلاك، فسيكون هنالك مهام طارئة كاذبة لك دومًا، فلا ضير من التباطئ قليلًا في تنفيذها. سرعة الإنترنت لديك قد تجعل يومك مثمرًا أو قد تحيله مضيعةً للوقت. لذلك فإن سرعة الإنترنت لديك عاملٌ حاسم، فإذا ما كنت تسافر وتعمل عن بعد فاحرص دومًا على السؤال عن سرعة الواي الفاي في مكانك وتأكّد من أنها تناسب عملك. أما في منزلك فإذا استطعت تجهيز شبكتك بألياف ضوئية فلا مانع من ذلك. إذا كنت تعمل في منزلك معظم الوقت فخصّص مكانًا لك، مكانًا خاصّا بالعمل فقط (إذا كان ذلك بالمقدور). هذه الخطوة قد تكون مهمّة إذا ما كانت زوجتك (أو زوجك) تعمل عن بعد أيضًا (من ناحيتي قمت بدفع زوجي للعمل في الطابق الثاني، لآخذ راحتي أنا في مساحتي الخاصّة!). بإمكانك إعداد طعامك متى ما أردت وكيفما أردت، هذا مُذهل حقًّا. جانب سلبي: عندما تُعدُّ كميّة طعام فائضة فلا يمكنك مشاركتها بين زملائك في العمل، لذا إن حصل ذلك احفظها في الثلّاجة. بالرغم من إمكانية العمل عن بعد من المنزل، فلا غنى (حتى الآن) عن الاجتماعات بين الأعضاء العاملين عن بعد. فلا يمكننا كفريق في Buffer المُضي لأكثر من 6 أشهر دون الاجتماع ولو ببعض الأعضاء. هذه الاجتماعات تترك وقعًا قوّيًا وتأثيرًا جيّدًا لشحذ الهمم وتنظيم العمل. بإمكانك ارتداء ملابسك الرياضية المريحة طيلة اليوم، لامانع من ذلك. من الأفكار المميّزة وأنت تعمل عن بعد في منزلك هي وضع إحدى النباتات الجميلة في نافذتك التي تُطلق نظرك فيها وأنت تعمل، فمن الرائع مشاهدتها وهي تنمو يومًا بعد يوم وأنت تمضي وقتك في العمل. ثلاث كلمات يمكنني أن أنصحك بها لتجربة عمل عن بعد فريدة في منزلك وهي: «اشترِ أرجوحة شبكية». عندما تعمل عن بعد فلابُدّ من تخصيص بعض الوقت للسرنديبية (وهو مصطلح يُطلق على الاكتشاف بالصدفة). فخذ استراحةً من العمل وألق التحيّة عبر فيديو على مجموعتك ثم عد للعمل ببساطة. ففي فريق Buffer نخصص ما نُطلق عليه مُحادثات "الساعة المُفاجئة" من أجل تدعيم العلاقة وتطويرها بين الأعضاء. عندما تشرع في البدء في عملك اليومي فمن الصعب التوقّف حتى الانتهاء منه، لذلك احرص على أن تبدأ صباحك بنشاط. عندما تكون في خضمّ عمل معقّد أو يتطلّب بعد الإبداع فلا مانع من أن تأخذ نُزهة قصيرة لمدّة 20 دقيقة، هذا سيساعدك على العودة إلى العمل بهمّة ونشاط أكبر. بإمكانك الإعلان عن انتهاء عملك في هذا اليوم بوجبة عشاء شهيّة. يمكنني القول بأن موسيقى العمل هي من الأمور المهمّة جدًّا! فعندما أبدأ العمل أبحث أولًا عن موسيقى هادئة وطويلة (ساعة إلى ساعتين) إذ تساعدني دومًا على التركيز في العمل. وبإمكانك البحث في راديو Soullection الفريد عن موسيقاك المفضّلة. محادثات الفيديو هي طريقة رائعة في العمل! فهناك العديد من الطرق التي يمكن اتباعها لجعل تجربة العمل عن بعد مع زملائك تجربة واقعية جدًّا. في فريق Buffer نقوم دومًا بتخصيص وقت لمحادثات الفيديو عن الموسيقا واستراحات اليوغا والعديد من النشاطات الأخرى. تنويه بسيط بشأن محادثات الفيديو: عند استخدامك له عدّة ساعات للتواصل مع زملائك في العمل عن بعد ستلاحظ أنك تألف شكل وجهك كما لم تألفه من قبل. التواصل من دون الحضور على أرض الواقع هو أمر صعب حتمًا، وذلك إذا ما أردنا معرفة النوايا والغاية الحقيقية من تفاعلات الشخص معنا. تحديد المناطق الزمنيّة المختلفة حول العالم بدقة أمرٌ ليس بالسهل ولاسيّما أثناء العمل وتوزيع المهام، لذلك هنالك مواقع رائعة لمساعدتك في ذلك مثل Every Time Zone و Timezone.io . تنوّع المناطق الزمنيّة في مجال العمل عن بعد مُذهل حقًّا! فتخيّل أن العمل يجري على مدار 24 ساعة يوميًّا، حتى وأنا أغط في نوم عميق فإن هنالك أحد ما يعمل في ذلك الوقت، أليس هذا رائعًا؟ إذا كان باستطاعتك، قم بتخصيص وقت محدد لاجتماعاتك ومقابلاتك مع زملائك في العمل وسخّر الوقت المتبقي في التركيز على عملك. بالنسبة لي أخصّص وقتي في الصباح من أجل المقابلات أو المحادثات مع زملائي حتى أتفرّغ بشكل كامل للعمل ليلًا. تواصل قدر الإمكان مع زملائك واحصل منهم على توجيهات ونصائح دومًا، فالعمل بشكل أعمى وعلى غير هدى يقتل الكثير من وقتك ويتعبك. إذا كانت لديك سيّارة فقد تنسى تمامًا ساعة الازدحام اليوميّة التي لطالما عانيت منها سابقًا وأنت ذاهب أو عائد من عملك. فعندما تتذكر تلك اللحظات العصيبة من الانتظار الطويل قد تلوم نفسك كثيرًا، ثم لا تلبث أن تكون ممتنًّا أن حصلت على فرصة العمل عن بعد ولم تعد مضطرًّا للعودة إلى ذلك المستنقع المُزدحم. قد يغار من حولك من سهولة عملك وسلاسته. فالعمل السهل اليسير مطمع الكثيرين وأول ما يسألني عليه الناس عندما أتحدّث لهم عن عملي عن بعد. لذا لا ضير في مساعدتهم وتوجيههم إلى محاولة تحصيل فرصهم للعمل عن بعد هنا أو هنا. أدوات وبرامج العمل عن بعد هي الأساس. فلم نكن لنستطيع أن نحافظ على فريق Buffer وأن نضمن استمراريّة عمله قبل 10 سنوات من الآن، فالتطور البرمجي الحديث ساعدنا كثيرًا، وأنا شخصيًّا ممتنّةٌ جدًا لجميع البرمجيات والأدوات التي كانت عونًا لنا في فريق Buffer. يمكنك في بعض الأحيان استخدام الرموز التعبيرية في المحادثات (GIFs و الايموجي) للاستعاضة عن التعابير الحقيقية. فقد أرفقنا في منصّة سلاك الخاصّة بفريق Buffer الكثير والكثير من التعابير كـ Slackmojis و Bitmojis و Giphy. إذا كنت محظوظًا وسنحت لك الفرصة للعمل عن بعد فساعد الآخرين من حولك وعرّفهم بهذه الفرص الرائعة وساعدهم على تحصيل عمل لهم أيضًا. المزيد من أجلك إذا كنت تعمل مسبقًا عن بعد فأود حقًّا سماع تجربتك الفريدة. هل لفت أي من الدروس التي طرحتها سابقًا انتباهك؟ ماذا كنت لتضيف أيضًا إلى هذه القائمة؟ أودّ حقًّا الاطّلاع على قائمتك والتعرّف على رأيك في ذلك الصدد. ترجمة -وبتصرف- للمقال ‎40 Lessons From 4 Years of Remote Work لصاحبته Courtney Seiter

هل تفكّر في جلب مساعد عن بعد لمساعدتك في إنجاز أعمالك؟ إذا كان الأمر كذلك، فربّما تحاول معرفة ما هو راتب المساعد عن بعد النموذجي في هذه الأيام. إنّ معرفة مقدار ما تدفعه لمساعدك عن بعد هو أحد الأمور الرئيسية عندما يحين وقت الاستعانة بمصادر خارجية، وذلك لسببٍ وجيه: سيًربحك المساعد عن بعد (وعملك) مبلغًا كبيرًا من المال كلّ شهر. من الجيّد أن نلقي نظرة على ميزانية مشروعك، وتقديرات دخلك وعائد الاستثمار الذي يمكن أن يقدّمه المساعد عن بعد. إذًا كيف يمكنك معرفة المقدار الذي ستدفعه لمساعدك عن بعد؟ هذا سؤالٌ واضح على ما يبدو مع إجابة أقلّ وضوحًا. لنتعمّق في ذلك. الراتب عرضة للتغير لا يوجد راتب مساعد عن بعد محدّد، ولا يوجد أي مخطّط أو أيّ جدول بيانات يمكنك من خلاله إجراء حسابٍ رسمي، والحصول على راتبٍ رسمي، ثمّ البحث عن مساعد عن بعد لتوظيفه. هناك مجموعة كبيرة من المهارات والقيم التي يجلبها المساعدون عن بعد إلى الطاولة - يتجلّى دور المساعد عن بعد في إنجازه لمختلف المهام المطلوبة منه، وينطبق نفس الشيء على رواتبهم. إنّ ما تدفعه لمساعدك عن بعد يتأثّر مباشرةً بهذه العوامل: مستوى الخبرة مستوى تعقيد المهام مستوى المهارة النتائج السابقة مقدار الوقت الذي سيوفّره لك هناك عوامل أخرى يجب مراعاتها، وتختلف تلك العوامل على حسب نوعية المشروع والمهمّة المطلوبة. ولكن بشكل عام، عندما تبدأ في تقييم المساعدين المرشّحين، يجب أن تهتمّ بما سيضيفونه على المهمّة المطلوبة وما قيمة هذه الإضافات بالنسبة لك. إحصائيات وأرقام من الواقع كما قلت من قبل، لا يوجد نطاق محدّد لراتب المساعد عن بعد. ومع ذلك، هناك بعض الاتجاهات في المجال، وعمومًا، فإنّك ستشهد فجوة كبيرة بين المساعدين الذين يقدّمون الدعم الإداري العام والمساعدين الذين يقومون بمهام أكثر تحديدًا، تقنيةً أو تعقيدا. *هذه الأنواع من الأدوار شائعة جدًا بالنسبة للباحثين عن مصادر خارجية لأوّل مرة. بمعنى آخر، ستدفع أموالًا أكثر بكثير لشخص ما لإعداد إعلاناتك على فايسبوك وتشغيلها وإنشاء مسار مبيعات أكثر ممّا ستدفعه للشخص الذي سيرسل فواتيرك. بشكلٍ عام جدًا، سوف يتقاضى المساعد الإداري (وهو ما يفكّر فيه الناس عادةً عندما يتعلّق الأمر بالمساعدين عن بعد) ما بين 20 إلى 40 دولارًا في الساعة. هناك العديد من المساعدين ذوي الخبرة الذين يتقاضون أجورًا أكبر مقابل المهام الإدارية التي قد تتّسق بشكل أكبر وفقًا لأدوار المساعد التنفيذي، لكنّهم عادةً لن يطلقوا على هؤلاء اسم المساعدين عن بعد. عادةً ما يتقاضى المساعدون عن بعد المتخصّصون في إدارة وسائل التواصل الاجتماعي الراتب الأعلى - ما بين 30 إلى 50 دولارًا في الساعة. المساعدون التقنيون، الذين يساعدونك في ندواتك عبر الإنترنت ومراقبة ووردبريس وصيانته وكذا ضبط تصميم موقع الويب وما إلى ذلك، يتقاضون بمبلغ 50 دولارًا في الساعة على الأقلّ، وذلك وفقًا لتعقيد التكنولوجيا التي يتعاملون معها وكذا درجة احترافيتهم. تنبيه: الأسعار في العالم العربي قد تكون أقل من ذلك بكثير وتتبع مستوى دخل كل شخص، وهذه الأسعار محسوبة على مستوى دخل الفرد الأمريكي. لا وجود لشيء يسمّى راتب المساعد عن بعد هل يمكننا توضيح المفارقات قليلًا؟ هذا سوف يساعد، أنا أعدك. انطلاقًا من منظور العمل، من الطبيعي أن تتعامل مع فكرة التعويض باستخدام كلمة "راتب". إذا كنت توظّف مساعدًا عن بعد، فأنت لا تتعامل مع الرواتب على الإطلاق. الراتب هو عنصر من الوظائف التقليدية، حيث توافق على حزمة تعويض سنوية مقسّمة إلى فترات قبض الرواتب. ومع ذلك، فإنّ معظم هؤلاء المساعدين عن بعد هم مقاولون مستقلّون وليسوا موظّفين، لذا فإنّ رواتبهم ليست مجزية. الاستثناء الواضح هو أنّه إذا كنت تستخدم موظفًا عن بُعد، في هذه الحالة، فيمكن للموظّف عن بعد أن يصل إلى جميع مزايا الموظفين ولن يكون مساعدًا عن بعد في هذه الحالة. تبحث معظم الشركات التي توظّف مساعدين عن بعد عن مستقلّين، وعادة ما يكون هيكل الدفع متعلقًّا بالساعة أو بالمشروع أو من الممكن دفع عربون في بداية المشروع. استخدامك لمصطلح "الراتب" علامة على أنّك جديدٌ بالميدان. إذن مع كلّ ما قيل، كيف تقرّر الدفع لمساعدك؟ تحديد تعويض مساعدك عن بعد عندما يتعلّق الأمر بتحديد التعويض لمساعد عن بعد، يجب أن تكون جاهزًا لما قد يكون للمساعد عن بعد من رأي. يمكنك، بصفتك صاحب نشاط تجاري، تقديم سعر للساعة أنت على استعداد لدفعه مقابل المهمّة المطلوبة، أو سيقدّم لك عضو فريقك الجديد المحتمل اقتراحًا. في الواقع، يقترح العديد من المساعدين عن بعد التعويضات المناسبة لهم، ويمكنك (كونك عميلًا لهم) قبول هذا الاقتراح أو رفضه. إذا لم تنجح الباقات والأسعار المعروضة، فسيكون معظمهم سعداء بتقديم اقتراح مخصّص لك بعد التعرّف على ما تحتاج إليه بالتحديد. وعلى الرغم من أنّ الاحتمال الشائع في مجال الأعمال هو أنّ الشخص الأوّل الذي يقترح السعر "يخسر" التفاوض، فإنّه من المفيد جدًا أن تتمكن من توفير ميزانيتك لـمساعد عن بعد لتقديم باقة تناسبك. العائد على الاستثمار أكبر اهتمامك سواء كنت توظّف شخصًا ما للرد على استفسارات العملاء أو كنت تحضر شخصًا لمساعدتك في تشغيل مشروعك التقني، فأنت بحاجة إلى التفكير في عائد استثمارك. يتمثّل العامل الرئيسي لعائد الاستثمار في هذه الحالة في تحديد معدّل الساعة الفعّال لك، وكيف سيتمّ تعزيز ذلك بمجرّد القضاء على المهام التي ستستعين بمصادر خارجية لإنجازها. فكّر في سعر الساعة الذي ستدفعه لمساعدك عن بعد كمبلغ من المال تريد دفعه لتوفير ساعة من وقتك. على سبيل المثال، لنفترض أنّك تقضي ساعتين في اليوم في إدارة صندوق الوارد الخاص بك. إذا وفّرت على نفسك هاتين الساعتين، فيمكنك أن تقضيهما في عمل يولّد 1000 دولار من المبيعات الإضافية كلّ أسبوع. هناك احتمال كبير لاهتمامك بالعائد على الاستثمار في هذه الحالة. إذا وظّفت مساعدًا عن بعد لإدارة صندوق الوارد الخاص بك مقابل 30 دولارًا في الساعة وقضى المساعد ثماني ساعات في الأسبوع لإنجاز ذلك، فأنت تنفق 240 دولارًا في الأسبوع لتوفير الوقت لنفسك لجلب 1000 دولار إضافية، ممّا يربحك 760 دولارًا (قبل الضرائب وغيرها من النفقات). الوقت = المال هنالك مقولة أن الوقت من ذهب، ولكن ماذا عن المعرفة؟ عندما تستعين بمساعد عن بعد لإنجاز بعض من أعمالك، فإنّ ما تربحه بوضوح هو الوقت. بالنسبة للمهام البسيطة، فمن السهل رؤية العائد على الاستثمار لإنجاز هذه المهام بمعدّل ساعة أقلّ بكثير من أيّ مكاسب ممكنة. ولكن عندما تبدأ بالتفكير في كيف أنّ الاستعانة بمصادر خارجية سيفيد مشروعك، قد ينتهي بك الأمر إلى النظر في الأمور التي تحمل بطيّاتها قيمة أعلى من ذلك بكثير. فكّر في المهام التي تراها مهمة، ولكنك لا تستطيع تنفيذها لأنّك لا تعرف كيفية القيام بذلك. يمكن أن تكون هذه المهام: إنتاج فيديو، أو نشاطات على مواقع التواصل الاجتماعي أو إعلانات على فيسبوك أو Pinterest. يتطلّب الأمر مجموعة معيّنة من المهارات لتتعلّم كيفية القيام بأيٍّ من تلك المهام المدرّة للدخل بشكل صحيح، ويستغرق تطوير مجموعة المهارات هذه بعض الوقت. يمكنك اختيار صبّ ساعات من وقتك في تعلّم كل هذه الأشياء المختلفة، أو يمكنك في المقابل الاستعانة بمصادر خارجية. الاعتبار الرئيسي بالنسبة لك في هذه المهام الأكثر تعقيدًا هو قيمة الخبرة. مرّة أخرى، عائد الاستثمار هو السبيل للتعامل مع هذه الناحية. فكّر في مهمة واحدة عليك البدء في تنفيذها - على سبيل المثال، الانخراط في وسائل التواصل الاجتماعي. لا يستغرق الأمر وقتًا طويلًا للقيام بالانخراط بحدّ ذاته، بل ما يستغرق وقتًا هو تعلّم الاستراتيجيات الأكثر فاعلية لكلّ منصّة على حدة. كما يستغرق الأمر وقتًا إضافيًا لتوفير المحتوى المطلوب مشاركته والمزيد من الوقت لتحليل النتائج. كم ساعة سيستغرق الأمر بالنسبة لك لمعرفة كلّ هذا بنفسك؟ (تلميح: الكثير والكثير من الساعات.) ولكن إذا قرّرت الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك، يمكنك استعادة ذلك الوقت، وتحرير نفسك من التعب العقلي لعدم قيامك بذلك والبدء في جني فوائد استراتيجية فعالّة لمواقع التواصل الاجتماعي. كلّ ذلك مقابل تكلفة مدير مواقع التواصل الاجتماعي الشهرية. يعدّ هذا فوزًا كبيرًا لمشروعك، لأنّ وسائل التواصل الاجتماعي الجيّدة تعني المزيد من العملاء المحتملين والمزيد من الأعمال لك، مع تحرير نفسك من أي ضغوطات، ممّا يتيح لك القيام بالمزيد من الأنشطة المدرّة للدخل. بعبارة أخرى: نعم، قد تكون الاستعانة بمصادر خارجية لبعض المهام ذات العيار الكبير مكلّفةً أكثر ممّا تتخيله، ولكن ما قيمة النتائج التي يحقّقونها هؤلاء المساعدين لمشروعك (سينجزون الأمور بسرعة أكبر ممّا تقدر عليه)؟ يتعلّق الأمر كلّه بالقيمة قد ينظر الكثير من الناس الذين لم يعتادوا على العمل مع مساعدين عن بعد إلى هذه الأسعار بالساعة ويفاجئون. بعد كلّ شيء، من هو المساعد الإداري الذي يجني 30 دولار بالساعة (قد تتفاوت من مكان إلى آخر) في الشركة النموذجية الخاصة بك؟ على السطح، قد يبدو أنّ أجور المساعدين عن بعد مبالغٌ فيها. ولكن إن نظرت أعمق قليلًا، فقد تبدو لك تلك الأجور منطقية. لا يؤثّر الراتب السنوي للمدير في التكاليف المرتبطة بالحصول على موظّف بدوام كامل. هناك فوائد ووقت الموظفين والموارد المخصّصة لدعم الدور والتكاليف العامة وأكثر من ذلك. لا يتحمّل المدير تكاليف إنجاز الأعمال - فالشركة تتحمّلها. يتحمّل المساعد عن بعد، من ناحية أخرى، تكاليف إنجاز الأعمال الموكّلة إليه، ويجب أن تؤخذ هذه التكاليف في الحسبان عند تقدير سعر الساعة الذي يطلبه. عادةً ما يدفع المساعدون عن بعد مقابل أجهزة الحواسيب الخاصة بهم، والاشتراكات في البرامج، ومعالجة المدفوعات، ومساحات العمل، وحتى جزء من ضرائب الدخل التي سيدفعها صاحب المشروع. تعدّ هذه التكاليف عاملًا مهمًّا في سعر الساعة الذي يطلبه المساعد عن بعد. أنت تدفع مقابل بعض الحرية عندما تقوم بتعيين مساعد عن بعد. أنت تدفع أكثر من ذلك بقليل لتجنّب تكاليف توظيف موظف دائم. أضف إلى ذلك القيمة التي يضفيها توفير الوقت والموارد إلى الشركة، سيتضّح لك حينها أنّ تعيين مساعد عن بعد يمثّل استثمارًا حقيقيًا! تقتصر تكاليفك المتعلّقة بالعمل مع مساعد عن بعد على ما يدخله لك هذا المساعد، ولكن المنافع تتعلّق بإمكانات الكسب الخاصة بك (والتي، من الناحية المثالية ، ينبغي أن تزيد). كلمة أخيرة حول تحديد راتب مساعدك عن بعد بينما أنّ العمل مع المستقلّين ليس مشكل رواتب بالبتّة، فمن المنطقي أن تجري ببعض الأبحاث عند رغبتك بالاستعانة بمصادر خارجية. ما هي الأجور التي سيتقاضاها المساعد عن بعد النموذجي مقابل الخدمات التي ترغب في استئجارها؟ ما هي النتائج التي تأتي من الاستعانة بمصادر خارجية، وهل سيدفعون بمشاريعك للأمام؟ وما هي القيمة التي تضعها في وقتك وتقليل الإجهاد؟ يتعلّق المقدار الذي من الممكن أن تدفعه لمساعدك عن بعد بكلّ العوامل السالف ذكرها. لا توجد دائمًا إجابة واضحة عمّا يجب أن تدفعه، ولكن عندما تبدأ في البحث عن بعض المساعدة في عملك، ضع في اعتبارك القيمة التي ستضيفها هذه المساعدة، وليس فقط السعر المدفوع. كن ذكيًا، بالطبع - ليس من المنطقي تمامًا أن تسبّب لشركتك ديونًا كي تتخلّص من بعض المسؤوليات- ولكن عندما تنظر إلى الاستعانة بمصادر خارجية، حاول أن تنظر إلى الصورة بشكل كامل، ولاتنظر للتعويضات فحسب. ترجمة -وبتصرف- للمقال How to Determine Your Virtual Assistant’s Salary لصاحبته Miranda Nahmias

هل سمعتَ يومًا عن المعجزة الصباحيّة؟ إنّه اسم كتاب لهال إلرود، والذي يعد صيحة في عالم رُوّاد الأعمال والمشاريع التجاريّة عبر الإنترنت. لقد قرأته وأعتقد أنّه عليك أنت أيضًا قراءته. لماذا؟ حسنًا إنّه يساعدك في تغيير طريقة تفكيرك عندما يتعلّق الأمر ببدء كل يوم من أيام حياتك بالطريقة الصحيحة. آمل أنّك تعرف أنّ بدءك ليومك بتصفُّح بريدك الإلكتروني ليست الطريقة الصحيحة لفعل ذلك... إذا كنت تفعل هذا الأمر، فأنت بحاجة لتغيير جدول أعمالك في أسرع وقت ممكن! لقد تطلّب مني الأمر كثيرًا شخصيًا لأتعلّم هذا الدرس. ولكن بمجرّد معرفة ذلك، تغيرّت أحوال أعمالي نحو الأفضل بكثير. لقد قادرة على تنفيذ ذلك أيضًا مع عملائي الاثنين المتبقيين في مشاريع المساعدة الافتراضيّة. صدقًا، لقد تغيّرت أعمالي (ومستوى ضغط العمل) بنسبة 100%. بدلًا من تجد نفسك متورطًا في إخماد الحرائق أو إخراج كل ما تبقى من طاقتك الإبداعيّة بالتعامل مع مشاكل خدمة العملاء أوّلًا (والتي عادةً ما تكون 90% سلبيّة)، يمكنني أن أبدأ يومي بالتخطيط المسبق لليوم، والتمارين، وجدول القراءة، وغير ذلك. كيف تبدو معجزتي الصباحيّة؟ إنّ هذا هو الجزء الأكبر الذي أكافح من أجله على ما يبدو، ولكن أنا أم لأطفال صغار، ونعلم جميعًا أنّ الحياة نادرًا ما تسير وفق ما نخطّط له. تعلم أن وجود خطة وبذل قصارى جهدك هو الأهم هنا. الدعوة للاستيقاظ أستخدم ساعة بافلوك الذكيّة لتساعدني على الاستيقاظ كل يوم صباحًا الساعة 4:00 تقريبًا في كل أيام الأسبوع. لقد اشتريت هذه الساعة بعدما سمعت مانيش سيثي (أخ راميت) يتحدّث عنها في إذاعة بات فلين. ونظرًا لكوني متخصصة سابقة في علم النفس، فإنّني أحب كل الأشياء المتعلقة بالسلوك النفسي: لماذا نفعل هذا الأمر؟ كيف يمكننا إجراء تغييرات جذريّة دائمة عندما يرتبط الأمر بعاداتنا؟ لا عجب في أنّني وجدت أنّ الساعة الذكيّة "بافلوك" مثيرة للاهتمام، وقررت شراء واحدة لتكون واحدة من الأجهزة التي أضعها على رسغي. وعلى الرّغم من الميزات الكثيرة فيها، إلّا أنني أستخدمها بحزْم كمنبه في الوقت الحالي. لماذا؟ في الواقع إنّها تهتز وتصعقني عندما يحين وقت استيقاظي من النوم ونزولي عن السرير. صحيح أنّها ساعة تنبيه أيضًا، لكن وجهة نظري هنا تكمن في أنّها الوحيدة القادرة على إيقاظي، لا أحد آخر. إنّ نوم أطفالي خفيف، ولذلك فإنّني لا أريد إيقاظهم من النوم باكرًا عندما أستيقظ عند الفجر. ما قبل الإفطار إذًا؛ وبعد أن أُصاب بالصدمة مرة واحدة أو مرتين، أفرك عيني لأستيقظ من النوم وأتوجه للمطبخ لأعُدّ لنفسي (بكل هدوء) قطعة من الخبز المُحمّص وأضيف إليه زبدة الفول السوداني مع الموز، وأمشي ببطء للطابق الطابق السفلي وأذهب لمكتبي. عادةً ما أشرب فنجان قهوتي الأوّل مع الخبز المحمّص الذي أحضره، والذي يمدني بالطاقة التي أحتاج لها. أتناول طعام الإفطار وأرتشف كوب القهوة برويّة، بينما أقرأ وردي اليومي من العبادة. أفضّل أن أستمع لجويس ماير، والتي أستمع إليها من هاتفي، إذ أحتفظ بتسجيلاتها محطة برايز أند وورشب على أمازون، والتي تم تضمينها في عضويتي. أمّا بعد ذلك، فإنني أقرأ جريدة SELF (والتي أحبّها حقًا) والتي ذكرت أنّني أقرأ منها وردي اليومي من العبادة، ثمّ أبدأ بالتخطيط ليومي. أملك خططًا مسبقة لأيامي لفترة طويلة. لقد تبيّن لي أنّها مُجدية للغاية. كما وتساعدك أيضًا على إنجاز المهام، والتركيز على الأمور الصحيحة (تحديد أهم أولوياتك)، وإتمام كل المهام. ألا تحب الأقلام المُلوّنة؟ إنّها قابلة للمحو أيضًا، أليس ذلك لطيفًا؟! كما ترى في الصورة أعلاه، فإنّ خطة عمل اليوم تشمل: جدولك اليومي. كلمات الامتنان الصباحيّة. التأمُّل في الهدف. أهداف اليوم (الأولويات الأكثر أهميّة). اقتباس تحفيزي. الدروس المستفادة (ما الذي لم يسير على ما يرام؟) الانتصارات (بمَ تحتفل؟) كلمات الامتنان المسائيّة. تعد مجلة SELF الرفيق المثالي لك لمدّة 12 أسبوعًا في العام والمعجزة الصباحيّة. أنا حاليًا في دورتي الثانية من الـ 12 أسبوعًا وأطبّق الأمر جيّدًا! (لا سيما مقارنة بدورتي الأولى، والتي تخبطت فيها كثيرًا في البداية). تطوير الذات إذًا؛ بعد أن أخطط ليومي مسبقًا، يحين الوقت للقراءة لتطوير ذاتي. أملك الكثير من الكتب على الرف الخاص بي، وعلى تطبيقيْ كيندل وأودابل (الإصدار التجريبي المجاني المُفضّل من مجموعة أمازون). أقرأ في هذه الفترة الكتاب اللمثير للدهشة Tools of Titans للكاتب تيم فيريس. إنّه كتاب رائع ومثالي لقراءة القليل منه بضع دقائق! تحريك جسدي أطبّق في في بعض الأحيان تمارين اليوغا المفضلة لديّ لمدة 5 دقائق من يوتيوب، ولكنّي أتوجّه لصالة الألعاب الرياضيّة في أغلب الوقت. أهدف إلى الوصول لصالة هدفي الألعاب الرياضية حوالي الساعة 5 صباحًا لتنفيذ التمارين لمدة ساعة. وقد بدأت مؤخرًا بتطبيق التدريبات بإشراف مدربة شخصية، لذلك قد يتغير جدولي قليلًا حسب توفرها. عندما كنت أعمل بمفردي كنت أستخدم [خطة التدريب المخصصة التي اشتريتها من Hitch Fit. لا أزال أستخدمها كدليل رائع في بعض أيام الأسبوع التي أعمل بها وحدي. أجمع ما بين تدريب القوة والقلب في كل تمرين، والذي يبدو حاليًا كالتالي (في أيام تدريبي الخاصّة): الركض لمسافة لا تقل عن 1.5 ميل (بسرعة 6.4-6.7 ميل في الساعة - اعتمادًا على مدى صحوتي/نشاطي). تطبيق المجموعة الأولى من تمارين القوّة. الركض مسافة ميل آخر. تطبيق المجموعة الثانية من تمارين الأوزان. الركض لمسافة نصف ميل آخر. تطبيق مجموعة إضافيّة أخيرة من تمارين الأوزان. أستمع إلى حلقة من البودكاست أو الكتاب الصوتي ما يجعله إلهاءً كبيرًا خلال ركضي لمسافة الثلاثة أميال! وكذلك أشرب وجبة BCAA التي أشتريها من أمازون قبل التمرين، وأمّا بعده فأشرب مخفوق البروتين اللذيذ. رُبّما تكون قد قرأت في رسالة إخبارية حديثة أنني قد التزمت (لم أسجلّ بعد، لكن ذلك سيكون قريبًا بما فيه الكفاية) بالمشاركة في مسابقة اللياقة في شهر أكتوبر. كان هذا واحدًا من أهدافي الثلاثة "ب" لهذا العام، وأنا متحمسة الآن لوضع خطة (وتاريخ) لتحقيق ذلك. ما بعد التمارين أحتاج ما يقارب الخمس دقائق فقط للوصول إلى الصالة الرياضية التي سأذهب إليها الآن، لذا فإن وقت السفر أقل بكثير من الوقت الذي ذهبنا فيه إلى YMCA. أعود على المنزل حوالي الساعة 6:30 صباحًا، وأقضي الدقائق الثلاثين التالية إمّا في تنفيذ قائمة مهامي الأكثر أولوية، أو أقرأ قصص الأشخاص الذين نجحوا في منافسات اللياقة البدنيّة. أريد أن أبقى متحمسة للمسابقة، وقراءة قصص نجاح الآخرين ستساعدني بالتأكيد. ما تبقى من اليوم تحظى منشوراتنا اليوميّة في الحياة بشعبية كبيرة. ولسبب وجيه - نحن جميعًا مختلسون للنظر، أليس كذلك؟ لهذا السبب يحظى التلفاز الواقعي بشعبية كبيرة. عادةً ما أتوجه إلى الطابق العلوي لتناول الإفطار في تمام الساعة السابعة صباحًا. أُحضّر لنفسي عجة لذيذة (بيضة واحدة كاملة، وبياض البيض، بالإضافة إلى كميات كبيرة من خضار السوتيه)، بالإضافة لما يريده الأطفال في ذلك اليوم. تحب ابنتي شيلبس مؤخرًا الخبز المحمّص مع الموز وزبدة الفول السوداني، لأنّها تريد أن تكون مثلي. أذهب للاستحمام بعد الإفطار وأرتدي ملابسي لهذا اليوم. لقد حان الوقت لبدء "يوم العمل الحقيقي". أعود إلى (أو أبدأ) قائمة مهامي الأكثر أولوية لهذا اليوم، ثم أتبع جدولي المخطط مسبقًا لبقية اليوم. أُجري المكالمات والاجتماعات في فترات ما بعد الظهر يوم الثلاثاء وصباح يوم الجمعة؛ وبالتالي أركّز فيما تبقى من وقتي على تنفيذ قائمة المهام الأكثر أولوية، بالإضافة إلى الساعات المخصّصة لمتابعة البريد الإلكتروني (من 11 صباحًا إلى 12 مساءً، ومن 4 إلى 5 مساءً). وفي تمام الساعة الخامسة أكون قد أنهيت يومي! لقد قلت هذا قبل، لكنّي أعتقد أنه من المضحك أنني التزمت بروتين عمل مشابه لما كان لديّ أثناء العمل في شركة كوربريت أميريكا. إنّه جدول مرن إلى حدّ ما، فقط صففت شعري بالأمس في الصالون، كما وجدّدت رخصة قيادتي "خلال ساعات العمل"، لكنني أميل إلى الاحتفاظ "بساعات المصرف" في معظم الأحيان. عمل المعجزة الصباحيّة إنّ الاستيقاظ مبكرًا لممارسة معجزتي الصباحيّة، والتخطيط المسبق ليومي وإجراء الاجتماعات والمكالمات الجماعية كانت بمثابة تغييرات في اللعبة بالنسبة لعملي. ليس هناك أي تخمين بشأن ما أحتاج إلى فعله عندما. ولدي الآن حدود ثابتة حول وقت عملي. كما ذكرت أعلاه، إنّها ليست مثالية؛ ولكنّ الحياة نادرًا ما تكون كذلك. إنه مخطط لي أن أعمل فيه، وإذا كنت تعرفني، فأنت تعلم أنّ جينا أكثر سعادة بنجاح الخطّة التي تضعها لنفسها. ترجمة - بتصرف - لمقال My Miracle Morning: Why I Started It and What It Looks Like! لكاتبته Gina Horkey

تذكّر عندما عزمت على بدء عملك بنفسك والانطلاق في رحلتك الخاصّة. لابُد أنك كنت مصمّمًا على التحرر من تنافس الشركات المُرهِق والانتقال إلى خندقك الخاص حيث تعمل فيه بنفسك لنفسك. والثمرة كانت لتحصيل حريّة العمل على المشاريع التي ترغبها وترتضيها، والمزيد من وقت الفراغ لتمضيَه مع الأشخاص المقرّبين إليك، بالإضافة إلى طاقةٍ إضافيّة بإمكانك تسخيرها في حاجاتك الخاصّة (المزيد من وقت النوم والراحة أو حتى التمرين مثلًا). إلّا أن الوضع لا يلبث أن ينقلب متعبًا من جديد. وعندها سترى أن إدارتك لعملك الخاص يجلب عليك المزيد من الإرهاق والتعب وضيق الوقت. وسرعان ما ستجد أن إدارتك الذاتيّة لم تجلب لك تلك الحريّة التي كنت تصبو إليها بل جعلتك مقيّدًا بزبائنك لا تنفك من اتصال حتى تضطر إلى إجابة اتصالٍ آخر أو الردّ على إيميل آخر من أحد الزبائن، عوضًا عن تمضية وقت بعد الظهيرة مع العائلة كما كان مُخطّطًا له. ناهيك عن الضبابية التي تحيز على عقلك الذي يتوق للنوم والتي تحرمه من لمعة الأفكار والإبداع الذي يكاد يستقيل منه. هذا هو الفخ الذي يقع فيه معظم المتحمّسين لإطلاق مشاريعهم الخاصّة. ولكن هل هنالك مفرّ من هذا المآل؟ حسنًا قد يكون الجواب بديهيًّا وهو أن تأتي بعضوٍ جديد في فريقك ليتحمّل جُزءًا من الأعباء عنك. ولكن إذا ما كنت تعتقد أنّه من العيسر عليك أن تضيف نفقات أجور كبيرة إلى قائمة النفقات المليئة الخاصة بك، فالخيار الأنسب والأفضل لك هو توظيف مساعد افتراضي (Virtual assistant-VA). يكون المساعد الافتراضي في معظم الأوقات بدوام جُزئي. المساعد الافتراضي يمثّل جهة تعاقد خارجيّة بإمكانك توظيفها لمساعدتك في العمل دون أن تضطر إلى التفكير في مواضيع مُتعبة مثل الحوافز والضرائب وحتى الإجازات الصحية. ما المميز في ذلك؟ حسنًا إن المساعد الافتراضي سيعمل وفق برنامج خاص مسبق يتم تهيئته عن بعد من أجلك، وقد يعمل المساعد الافتراضي ذاته لدى العديد من الأشخاص في آن واحد. هل يجب عليك تعيين مساعد الآن أم عليك التريّث قليلًا؟ لقد وضعنا لك قائمة من السيناريوهات التي قد تصادفك في عملك والتي ستساعدك على اتخاذك قرارك فيما يتعلّق بتوظيف مساعدك الافتراضي الأوّل: 1. أعباء الإدارة والعمل تكاد تُغرقك إذا ما اصطبغ يوم عملك بصبغة تفاعليّة (بدلًا من الفاعليّة) فهذا مؤشّر واضح بأنّ عليك الحصول على بعض المساعدة. ما هي التفاعليّة قد تتساءل؟ حسنًا هي أن تستهلك معظم وقتك في الردّ على مكالمات ورسائل الزبائن أو المورّدين، والتي تتضمّن عادةً تلبية الطلبات،تنظيم الفواتير، إدخال بيانات روتينيّة، وما سوى ذلك من الأعمال التي يُفترض أن تكون من مسؤوليّة المدير المكتبي - من طلب اللوازم المكتبية إلى اتخاذ ترتيبات السفر. لا تساعد أيٌّ من تلك الأعمال على تطوير عملك بحدِّ ذاته إلّا أنّها أمور حيويّة لا يمكن أن يسير العمل بدونها. فلا تستطيع (أو بالأحرى لا يجب عليك) أن تتجاهل زبائنك. ولكن في الوقت نفسه لا تستطيع (ولا يجب عليك) تضييع يومك في تلك الأعمال الورقية الروتينيّة. وعند هذه النقطة يقرر معظم المتحمّسين للعمل المستقلّ أن يعيّنوا مساعدهم الافتراضي الأوّل، وتفويضه لإنجاز تلك الأعمال الإدارية الروتينيّة الضرورية لسلاسة العمل بشكل أساسيّ، وبشكل أقل لبناء وصقل العمل بذاته. 2. تجد صعوبةً في إيجاد متّسع من الوقت للتركيز على العمل الذي يدرُّ لك المال وهذا في الواقع سببه انصباب جلُّ تركيزك في الأعمال الإدارية الورقية. قد تبدأ يومك مفعمًا بطاقة وهمّة عالية ولكن ينتهي بك المطاف عالقًا في الإجابة عن استفسارات وطلبات الزبائن نفسها مرارًا وتكرارًا، إذا كان ذلك هو الأمر فإنك تقتل إبداعك وتميّزك في العمل وهذا ليس جيّدًا. عليك أن تدرك أن هناك العديد من المساعديين الرقميين ذوي الكفاءات العالية في التعامل مع استفسارات زبائنك (حتى أنهم قد يفوقونك في ذلك). ولكن مع ذلك فإن أفضل شخص قد يضع أفكارًا لامعة لعملك ويضع الخطط على خط العمل هو أنت وأنت فقط. لذا فإن كان لديك بعض الأفكار الجيّدة لتطوير عملك ولكن ينقصك الوقت الكافي لتطويرها، أو في حال وجدت نفسك تُرجئُ أفكارك ومشاريعك في محاولة لإطفاء نيران الطلبات المتكاثفة عليك، إذا كان الأمر كذلك فلابُد من الحصول على بعض المساعدة. يجب أن تدرك أن قدرتك الفكرية وكذلك وقتك محدودان. لذلك سيكون من غير المنطقي أن تضيعهما على الأعمال الروتينية. 3. أعمالك في تزايد مستمر مع مضي الأشهر تلاحظ أن مبيعاتك في تزايد مضطرد. ربما بسبب انتشار سيرتك الطيّبة بين أفواه الناس أو أن حملتك الدعائية على قد آتت ثمارها، أنت الآن غارق طلبات الزبائن. وأنت لابُد ترحب بكل تلك الطلبات. ولكن إلى متى بإمكانك أن توفّق بين تلبيت كلّ تلك الطلبات وبين تطوير عملك ورفع سقف طموحاتك؟ وحتى إن لم يكن عملك الآن في طور الصعود، ولكن لديه الإمكانيات التي تهيّئه لذلك، فإن المساعد الافتراضي سيساعدك في البحث عن فرص العمل وتنظيم قاعدة البيانات، بالإضافة إلى التسويق عبر الإنترنت (سواءً عن طريق البريد الإلكتروني أو عن طريق المكالمات التقليدية) ومتابعة طلبات الزبائن، وأخيرًا توظيفك لمساعد افتراضي سيشكّل تجربةً مميّزة لزبائنك الجدد. 4. أنت تمضي وقتًا طويلًا في التعلّم بدلًا من العمل يبدو للوهلة الأولى أن منصّات وسائل التواصل لديها قوانينها الخاصّة وممارساتها المحدّدة. قد لا تكفي حملتك المبرهجة على الفيسبوك: فيجب عليك أن تعرف إتجاه السوق ورغبات الزبائن. فلم تعد الرسائل كافية، عليك ان تتعلم شيئًا أو اثنين حول طبيعة المبيعات. من المستحيل أن تواكب كل شيء في مجال عملك. وأن تكون خبيرًا في كل شيء منافٍ للمنطق تمامًا. وهنا يأتي دور تعيين مساعد افتراضي محترف، والذي سيوفّر عليك وقتًا وتفكيرًا. وبدلًا من الساعات الطويلة التي ستضيع أثناء بحثك عن كيفيّة إدارة علاقات العملاء، بإمكانك تسخير وقتك الثمين في إنجاز الأعمال التي سترفع حقًّا من العوائد الاستثماريّة لديك. 5. حياتك الشخصيّة تستحوذ على حيّز كبير من وقتك كان يجب علينا أن نخصَّ هذا العنوان عند ذكر أسباب تعيينك لمساعدك الشخصي— وذلك لأن الخلل في التوازن بين وقت العمل ووقت العائلة من أهم الأسباب التي تُرهق كاهل رجال الأعمال. وإليك بعض العلامات التي تدل على أنّك تحمّل نفسك ما لا تطيق: الإطّلاع على بريدك الإلكتروني هو آخر عمل تقوم به قبل النوم أوّل عملٍ تشرع به بعد الاستيقاظ؛ يجمح تفكيرك دومًا إلى مكان آخر عندما تكون مع عائلتك (حتى مع تواجدك بقربهم ومعهم في نشاطاتهم)؛ تشعر دائمًا بعدم الرغبة بالقيام بأي شيء مرح؛ وعندما تقوم بأمر مسلٍّ تشعر بالذنب يأكلك على تضييع كل ذلك الوقت. وفي حال بلغ منك الإرهاق والتعب مداه ستبدأ بالشعور بأنّك تفقد الرغبة والهمّة للعمل، بعد أن كنت متحمّسًا ومتحفّزًا له. وحينها يبدأ جهازك المناعي ببث إشارات تفيد بأنّك قد بلغت أقصى حدودك ولا بُدّ من الراحة. فإذا ما بدأت تشعر بأنك تفوّت ساعات عمرك فقط لتنجز بعض الأعمال الإضافية، فعندها لابُدّ من طلب بعض المساعدة وتفويض أحد ليتحمل بعض العبء عنك. وفق منطق رجال الأعمال فإن توظيف مساعد افتراضي يُبرّر بزيادة ساعات العوائد الاستثمارية مع استخدام مساعد افتراضي لإنجاز الأعمال. (ونحن نؤمن بأن هذه هي الحال السائدة.) ولكن ليس من الضروري أن توظّف الوقت الإضافي الذي تحصّله من دعم المساعد الافتراضي لك في العمل الإضافي. بإمكانك قضاء ذلك الوقت الإضافي مع عائلتك أو منح نفسك بضع ساعات من الراحة والاهتمام. حتى الآن وضّحنا الأسباب التي تدفعك إلى تعيين مساعدك الإفتراضي، إلّا أن تعيين مساعد افتراضي، وبكل أمانةٍ، ليس الخيار الأفضل لك دومًا، أو على الأقل ليس في حال السيناريوهات التالية: 1. لست متاكدًا من مدى الفعاليّة والإنتاجية التي ستعود إليك كرجل أعمال مشغول لابُد أن هنالك الكثير من الأعمال يتوجب عليك القيام بها، لذا قد يكون من الصعب أن تختار الأعمال المناسبة للمساعد الافتراضي ليقوم بها، سيّما إذا كنت تعتقد أنك الوحيد الذي يمكنه إنجاز تلك الأعمال بكفاءة (وبالمناسبة قد تكون مخطئًا في ظنّك ذاك.) الحل خذ اسبوعًا واحدًا من جدولك وضع فيه قائمةً مفصّلة بالمهام التي تنجزها خلال ذلك الأسبوع. أمضيت، على سبيل المثال، 15 دقيقة للرد على البريد الإلكتروني في فترة استراحة الغداء؟ سجّل ذلك في القائمة. أمضيت ساعةً كاملةً للبحث في وسائل التواصل على محتوى جيّد يمكنك مشاركته؟ سجّل ذلك أيضًا. أم أنّك أمضيت بضع ساعات خلال الإسبوع المنصرم في تدوين الحسابات والأمور الماليّة؟ دوّن هذا أيضًا في قائمتك. وإن لم يتّسع الإسبوع لملئ كامل جدول الأعمال الخاصّة بك، فوسّع رقعته إلى شهر. وفي نهاية "فترة المراقبة" تلك يجب أن تكون قد تشكّلت لديك فكرةٌ جيّدة عن الأعمال التي يمكنك توكيلها إلى مساعدك الافتراضي. 2. ليس لديك وقت للتحكّم والسيطرة على مساعدك الافتراضي في الواقع الكثير من رجال الأعمال ينتظرون الوصول إلى نقطة حرجة من الإنهاك حتى يعيّنوا مساعدهم الافتراضي. وبسبب الضيق الشديد في الوقت والقدرات عند تلك النقطة فإنهم يحمّلون مساعدهم الافتراضي قائمةً طويلةً من الأعمال دون أي مراقبة له ويتوقّعون أن يسطير مساعدهم الافتراضي على الوضع. ونتائج هكذا "الاستراتيجية" مُتوقّعة جدًّا وهي: أن رجل الأعمال سيكون غير راضٍ عن أداء المساعد الافتراضي ويكون عنوان رد فعلهم إزاء تلك الخيبة. ’’لقد كنت محقًّا، كان علي أن لا أوظّف أحدًا. فلا أحد يستطيع القيام بذلك العمل كما أقوم به،’’ مخاطبين أنفسهم. أين يكمن الخطب في تلك الاستراتيجية؟ حسنًا إن رجل الأعمال ظنّ أن بإمكان المساعد الافتراضي القفز فجأة إلى منتصف ساحة العمل واستلام جزءٍ ما مهام لا يعلم عنها شيئًا. الحل قبل أن تُعيّين مساعدك الافتراضي يجب أن تضع بعض النقاط على الحروف وتحدد كيف تريد أن يتم إنجاز العمليات. نعم قد يكون المساعد الافتراضي فعّال جدًا في استخدام التريلو أو تطبيق الايفرنوت، لكن ذلك لا يعني بالضرورة أن يتمكّن من العمل فيها وفق المنهجيّة التي تعمل بها أنت. فإذا ما أردت لمساعدتك الافتراضي أن يكون فعّالًا فيجب أن تسخّر بعض الوقت لتدريبهم. ابدأ بالمهام التي هيّاتها له لكي ينجزها، ثم تتبع مراحل إنجازه لها خطوة بخطوة. حدّد الطريقة أو الأسلوب الذي تريد لمهمة ما أن تُنجز وِفقها (ولماذا) ثم احرص على تعليم مساعدك الافتراضي ذلك الأسلوب الذي ترغبه بشكلٍ مبكّر. ومن ثم أضف المهام تدريجيًّا بعد أن تتأكد من كفاءة أداء المساعد الرقمي للمهام التي أوكلتها له في بادئ الأمر. 3. لا يمكنك أن تتخلّى عن التحكّم لمساعدك الافتراضي غالبًا ما يتصوّر رجال الأعمال شركاتهم كأطفالهم الصغار. لذلك يجدون صعوبةً بالغة في تفويض شخصٍ ما لإنجاز إحدى المهام فيها. ولكن إذا لم تتمكّن من أن تُرخيَ قبضتك قليلًا عن شركتك فلن تنمو أبدًا. غالبًا ما يعاني رجال الأعمال من عُقدة الكمال والتي تؤدي إلى تأجج رغبةٍ جامحة في السيطرة على كل عملٍ صغيرٍ في شركاتهم. وما لا يدركه من يعانون من عقدة التحكّم هذه أن تصرّفهم هذا يساهم في وضع حواجز حولهم، يضيّقون بها حركتهم بأيديهم، لعدم ثقتهم بمن يوظّفون من خبراء في مجالهم. كما تثق بمعلّمٍ (مُحترفٍ) في تدريس ولدك أو مقاولٍ (ماهر) في بناء سقف منزلك، عليك أن تثق بمساعدك الافتراضي المحترف لإنجاز مهامه في دفع عجلة التقدّم وتطوير شركتك وعملك. الحل إذا كنت متردّدًا من تسليم مساعد الافتراضي زمام الحكم في الأمور التي تراها مهمّة. فالحل الأمثل أن تبدأ بالأمور البسيطة. اختر مهمّة واحدة لمساعدك ثم فصّل الأسلوب الذي ترغب إنجازها به ثم تنحّى جانبًا وراقب. إنَّ إدارة رجال الأعمال لمختلف التفاصيل الدقيقة أثناء تعيينهم مساعدهم الافتراضي الأوّل تكون صارمة. ولكن إذا ما هيّأت مساعدك الافتراضي وتابعته في سير عمله بشكل جيّد، فستجد أنهم سينجزون أعمالهم بصورة مُرضية دون أن يؤثّر على سير عملك. وفي الواقع قد يساهمون في تحسين عمل الشركة بحد ذاته. 4. تتعامل مع ذلك الحل على أنّه حل رخيص وتوفيريّ حسنًا إذا ما انطلقت ووظّفت أرخص المساعديين الافتراضيين هنالك في السوق لإنجاز مهامك، ثم هنّئت نفسك على مقدار المال الجيّد الذي وفّرته، إلى إعادة النظر في ذلك قريبًا جدًا. ستحصل على جودة عمل تتوافق مع المبلغ الذي استثمرته فيه، لذا احرص على توظيف مساعد مُحترف ولو كلّفك ذلك كميّةً إضافيّةً من المال. الحل بما أنّنا نتكلّم عن المال هنا. فحاول أن تحدد عوائد الاستثمار التي ستصل إليها مع توظيفك لمساعد افتراضي جيّد. واسأل نفسك، كم سيوفّر علي المساعد الافتراضي المحترف من الوقت؟ وكيف يمكنك استثمار ذلك الوقت الاضافي الذي وفّره عليك المساعد؟ الآن حان دورك، تصفّح السيناريوهات التي استعرضتها جيّدًا واتّخذ القرار الأنسب. هل يجب عليك تعيين مساعدك الافتراضي الآن، أم أن الأوليّة تذهب لتطوير عملك في الوقت الحاضر؟ ترجمة -وبتصرف- للمقال Should You Hire a Virtual Assistant Now or Wait?‎ لصاحبه Mickey Gast

إنّ أحد أفضل الأشياء حول العمل عن بعد هي أنك غير محصور بالعمل في مكانٍ واحد، أو حتى قارة. يمكنك العمل من أي مكان في العالم بوجود إنترنت!. وبهذا تكون حر التنقل من مكان لآخر حسب حالتك المزاجية. هذا هو ما نحلم به على الأقل. ولكن في الواقع، نحن نبتعد عن السفر عادةً، لأن العمل من الطريق قد يكون صعبًا. بدءًا من الإنترنت المتقطع، إلى الرحلات المتأخرة، إلى خوفك من أن يعتقد العميل بأنك مختل في حال أرسلت له مسودة منشور المدونة النهائية في الساعة الرابعة صباحًا بتوقيتهم (مع أنها العاشرة صباحًا في مكانك). لا يحتسي الجميع الكوكتيل على الشاطئ بينما يتكفل المساعدون الافتراضيون في كل تفاصيل مشروعك. وهذا يعني أن العمل من الطريق لا يجب أن يكون صعبًا. وبعمل بعض التعديلات على طريقة عملك، لا يصبح العمل من الطريق ممكنًا فقط - بل يمكن أن يكون ممتعًا حتى. سأغطي في منشور اليوم 4 مشاكل واجهتها خلال عملي في الطريق، وسأشرح كيفية التغلب على كل منها وسأريك كيف تطبق الدروس التي تعلمتها أنا على عملك. لنبدأ! 1. كيف تحوّل المتاعب إلى فرص السفر مربك ولكن يعد الإرباك رائعًا لاكتشاف وجهات نظر وثقافات جديدة، لكنه قد يكون مشتتًا للانتباه عندما تحاول إنجاز عملك. لا يوجد في المتجر المحلي نوع قهوتك المفضل، ولا زلت متعبًا من السفر ولا يوجد مكان في حقيبتك لرزنامة الحائط المفضلة لك. لقد خرجت عن عاداتك، وبمعنًى آخر، قد يصبح الدخول في مزاج العمل أمرًا صعبًا. ولكن بدلًا من القلق حول هذه التحديات، أقترح أن تحتضنها! لأنه كما يمكن للسفر أن يفتح عقلك على وجهات نظر جديدة في الحياة، فهو يمكن أن يفتح عينيك على طرق جديدة للعمل أيضًا. على سبيل المثال، لم يحتوي المكان الذي أقمت به في رحلتي الأخيرة إلى برشلونة على مكتب. وبدلًا من جعل هذا يقلقني، خرجت مع حاسوبي المحمول إلى الشرفة وجلست أعمل في الشمس مع أصوات الشارع. أشجعك على القيام بهذا أينما ذهب - فقد يُحضر منظور جديد وإلهام إلى عملك. جد مقهى جيد للعمل فيه، اجلس لبعض الساعات في مكتبة محلية ضخمة وألقِ نظرة على بحث Sean Ogle حول أكثر المكاتب غرابةً في العالم. 2. كيف تتعامل مع الوصول المحدود للإنترنت أشرت في مقدمة هذا المنشور إلى أنّ أحد مميزات العمل لنفسك هي القدرة على العمل من أي مكان في العالم… مع الاتصال بالإنترنت. هذا هو أهم شيء. ومع أن العالم كله متصل على الإنترنت هذه الأيام، إلا أنك قد تجد نفسك بدون اتصال في الإنترنت أحيانًا. الآن، هناك طريقتين لمعالجة هذه الحالة: اخرج واقضِ ثلاثين دقيقة بتحريك هاتفك في الأرجاء أملًا بالحصول على إشارة ال wifi. جهز نفسك لانقطاع الإنترنت مسبقًا واستخدمه كفرصة لإنجاز عمل آخر لا يعتمد على الاتصال بالإنترنت. أوصي شخصيًا بالثانية (الأولى مرتبطة بعمل حركات غريبة وتؤدي إلى تعب يدك بعد فترة). يعد انقطاع الإنترنت لفترة قصيرة، فرصة لتنمية عملك فعلًا، إذا استخدمته بشكل صحيح. بينما يسمح لنا الاتصال الثابت بتحدي الحدود الجغرافية للعمل، فإنه يمكن أن يكون مصدرًا لتشتيت الانتباه والتوتر. لا أستطيع عد المرات التي قلت فيها "سآخذ نظرة سريعة على البريد الإلكتروني"، وأنتبه بعد عدة ساعات أنّ الشمس قد غابت وهناك الكثير من منشورات المدونة لم تكتب بعد. لا تحتاج أن تقلق عن مشتات الانتباه هذه، عندما تكون بدون إنترنت. تتضمن بعض الأشياء التي يمكنك فعلها دون إنترنت كتابة منشورات المدونة أو أجزاء من الشيفرة. ولكن يمكنك استخدام وقت عدم اتصالك بالإنترنت لمهمات بدرجات أعلى أيضًا. مثلًا، يأخذ بيل جيتس أسبوعًا مجدولًا سنويًا يسمى بـ "أسبوع التفكير"، وكما هو واضح من الاسم، فهو للتفكير فقط. يعود فضل هذه الممارسة له مع رفع بعض ابتكارات مايكروسوفت المتقدمة. حتى لو لم تكن تستطيع أخذ أسبوع كامل، يكفيك بضع ساعات للحصول على فرصة مماثلة. فكر بذلك: متى كانت آخر مرة جلست فيها لمدة 30 دقيقة لتفكر بطرق تحسين تدفق عملك، أو زيادة إيراداتك أو حتى إنشاء منتج؟ من السهل أن تشعر بأنك عالق في العمل إذا نسيت التفكير بهذه الأمور، ولكنها ضرورية لإبعاد عملك عن الركود. أيضًا وفي موضوع تحسين العمل، يجب أن تتأكد من هيكلة عملك بطريقة بحيث لا يكون عدم اتصالك بالإنترنت عدة ساعات، مصيبة. وافق على أوقات تسليم منتظمة مع العملاء في وقت مسبق، تواصل مع العملاء من خلال جدول وضعته وأخبر عملاءك أنك ذاهبٌ لمكان ما باتصال محدود للإنترنت. هذا القدر الصغير من التخطيط يأتي جنبًا إلى جنب مع التأكد من أنّ عدم الاتصال بالإنترنت لا يخفف التوتر فقط، بل يزيد الإنتاجية أيضًا. 3. كيف تدير اختلاف التوقيت مع العملاء جميعنا يعرف أن إدارة العمل على الإنترنت يزيد عدد الناس الذين تعمل معهم، ولكن هذا يعني العمل مع ناس في مناطق يختلف فيها التوقيت أيضًا. حتى لو كان معظم عملاءك على نفس توقيتك، قد يؤدي السفر لوضعك في الجزء المقابل من العالم فجأةً. قد تسبب هذه الاختلافات الصداع لك، إذا لم تديرها. لكن يمكنك تجنب المشاكل باستخدام الأدوات المناسبة والتواصل بشكل صحيح مع العملاء. أعمل حاليًا مع عملاء في مناطق بتوقيت مختلف، وأدير هذه الاختلافات باستخدام الأدوات التالية: تحديد التواصل في الوقت الفعلي قد أتصل من وقتٍ لآخر بأحد العملاء على الهاتف أو سكايب لشيء مهم، ولكني أتصل بمعظم عملائي عن طريق البريد الإلكتروني، Slack و Asana. هذا يعني أني أستطيع تسليم العمل أو الرسالة في الوقت المناسب لي - ويستطيع العملاء الرد حسب توقيتهم الخاص أيضًا. وضع مواعيد تسليم واضحة ومرنة القليل من العمل الذي أقوم به حساس جدًا للوقت. بشكلٍ عام، أتفق مع عملائي على التسليم في أيام محددة وليس في أوقات محددة. وهذا يعني أنه طالما أسلّم العمل مبكرًا في موعد التسليم بشكل منطقي (أو في اليوم الذي يسبق الموعد، بشكل أفضل)، لا يؤثر اختلاف الأوقات كثيرًا. استخدام الأدوات والتطبيقات الصحيحة لقد ذكرت سابقًا الأدوات التي استخدمتها للتواصل باختلاف الوقت، ولكني أستخدم بعض التطبيقات الأخرى لمساعدتي على البقاء في قمة الاختلافات. أولًا، لدي تطبيق World Clock على هاتفي وتم ضبطه على كل المناطق الزمنية ذات الصلة، في حال احتجت مرجعًا مناسبًا (انظر الصورة أعلاه). ثانيًا، أستخدم تطبيق Calendly لجدولة أي مكالمات أو اجتماعات على سكايب مع العملاء؛ حيث أنه يسمح لي بإدخال الأوقات التي أكون فيها متاحًا حسب وقتي الحالي، أثناء عرضها للعميل حسب منطقة توقيتهم. وخلاصة القول، لا تختلف إدارة اختلاف الوقت عن أي مفهوم من مفاهيم العمل الحر - كلها تتطلب اتصال واضح مع العملاء ومجموعة الأدوات الصحيحة. 4. كيف توازن بين السفر والعمل لن أكذب: هذا هو الجزء الأصعب للعمل في موقع مستقل، بالنسبة لي. عندما تسافر لأماكن جديدة وجميلة، يصعب الموازنة بين العمل والاستكشاف. أجد نفسي إما مشتتًا بسبب الشاطئ المحلي وأنسى العمل، أو منهمك جدًا بالعمل بسبب اقتراب موعد التسليم بحيث أبقى في الداخل طوال الوقت، ويكون الشاطئ مجرد شريط أزرق وذهبي بعيد. لحسن الحظ، وجدت حلًا سهلًا: أجدول أوقات محددة كل يوم للعمل والاستكشاف. من المحتمل أنك قد اعتدت على مفهوم جدولة أوقات العمل، ولكن جدولة أوقات للمرح يعد بنفس الأهمية - خصوصًا عند السفر لأماكن جديدة. يختلف الوقت بالاعتماد على ما أعمل وكمية الطاقة الموجودة لدي، وبدون شك سيختلف بالنسبة لك أيضًا. الجزء الأهم هو وضع موعد صارم لتسليم العمل. وهذا يجعلك تتأكد من أن تبدأ في وقت منطقي ولا تنتهي منه في وقت متأخر. أضف إلى ذلك، وجدت أنّ أوقات التسليم الصارمة، مع وعد للاستكشاف عند الانتهاء، تعد محفزًا رائعًا لإنجاز المزيد من العمل في وقت لم أعتقد أنه بإمكاني أن أفعله. لا تنسَ أن جدولك لا يجب أن يكون محددًا من الساعة 9-5. هل تريد أن تذهب في جولة حول المدينة على الدراجة صباحًا؟ هل تريد الذهاب في نزهة على أقرب جبل قبل أن يصبح الجو حارًا؟ هل تريد الذهاب للعشاء مبكرًا لتجنب الازدحام؟ كل هذه النشاطات ممكنة عندما تعمل لنفسك، ويمكنك القيام بها عند تقسيم عملك إلى أجزاء خلال اليوم بدلًا من القيام به مرة واحدة. ستكون الموازنة بين السفر والعمل تحديًا دائمًا، ولكن عمل جدول مرن، يجعل الموازنة أسهل بكثير. الخاتمة قد يبدو العمل من الطريق في البداية صعبًا، ولكن لا تدعه يوقف متعتك في استقلالية موقعك التي يمنحها لك العمل لنفسك. وباختصار، يمكنك جعل العمل من الطريق أسهل من خلال: تحويل المتاعب إلى فرص. التعامل مع الاتصال المحدود بالإنترنت على أنه فرصة للعمل بدون مشتات للانتباه. إدارة الاختلاف في الأوقات مع اتصال واضح بالعميل واستخدام الأدوات الصحيحة. جدولة الوقت للعمل والاستكشاف. ما هي تجاربك في العمل أثناء السفر؟ ما هي العقبات التي واجهتها، وكيف تغلبت عليها؟ شارك قصتك في التعليقات أدناه! ترجمة - وبتصرف - للمقال ‎4 Challenges of Working While Traveling (and How to Overcome Them)‎ لكاتبه Ransom Patterson

أنا متأكّدة من أنّني قد قرأتُ كل هذه النصائح الإنتاجية للعاملين بشكل مستقل على الأقل عشرات المرات. إنّها ليست نصيحة سيئة، وهي بالتأكيد مفيدة للبعض. (أنا استخدم طريقة بومودورو بنفسي). ولكن في هذا المقال، تشارك بينار تارهان بعض النصائح الإنتاجية للكُتّاب التي ربما لم تسمع بها من قبل. كما وأجرتْ مقابلات مع بعض الايجابيات الجادة لدعم تجربتها الشخصية. إليكَ نصيحة بينار حول كيفيّة إنجاز المزيد من العمل في وقت أقل. هل تمنيت أن تكون بعض الأيّام أطول بكثير؟ حتى مع وجود 30 ساعة في اليوم، يمكنك إنجاز الكثير. ستتعرف على قوائم مهامك، وسيكون لديك المزيد من الوقت للمتعة البحتة والأشخاص الذين تشعر بأنك تهملهم بسبب عملك. لسوء الحظ، إنّ 24 ساعة أقصى ما نحصل عليه في اليوم، وغالبًا ما تكون الأيّام مليئة بحالات تشتيت الانتباه والمقاطعات المُغرية. لذلك من الطبيعي أن يتم جذبك إلى الكتب الإنتاجيّة والمدونات. ولكن هناك شيء واحد تعلمته من خلال هذه المغريات: يمكنني تطبيق النصائح التي تلائم شخصيتي فقط. على سبيل المثال، إنّ امتلاك مساحة عمل منظمة أمرٌ رائع، ولكن يكاد يكون مستحيلًا أن تحاول الحفاظ على هذا الأمر لأطول فترة ممكنة بنظري. في بعض الأحيان، فإنّني أماطل لساعات لبدء العمل على إبداعي وإنتاجيتي، وكذلك لا يمكنني الاستيقاظ مبكرًا، أو النوم في وقت مبكّر، أو التوقف بشكل نهائي عن مشاهدة التلفاز. (أحاول بيع نسخة تجريبية تليفزيونية، وأدير مدونة ترفيهيّة). من المهم بالنسبة لي أن أكون في قمّة إنتاجيتي: أملك أربع مدونات، وثلاثة سيناريوهات أُنهي العمل عليها، وحفل مستقل على أن أحضره كمدرسة لغة أجنبية. أضفْ إلى ذلك إدماني لمشاهدة كل العروض التليفزيونية، وقراءة الكتب والمدونات، ومتابعة الأفلام. وبالطبع، أنا أيضًا كاتبة مستقلة! لذا، أحب أن أشاركك بعض النصائح الإنتاجية (غير التقليدية) التي نأمل أن تجدها أكثر قابلية للتطبيق ومرحة، والتي يُطلق عليها عادة "الاستيقاظ مبكرًا". أدرجت نصائحي تاليًا، بالإضافة إلى نصائح أخرى من كُتّاب ناجحين آخرين لتكون أكثر إنتاجية. يمكنك الجمع بين أي من هذه الأشياء لجعلها تعمل من أجلك. 1. اقذف عملة معدنيّة في الهواء عندما لا يأتيك الإلهاء (والمواعيد النهائية ليست مشكلة)، اقذف عملة معدنيّة في الهواء. العشوائيّة هنا هي المفتاح؛ سواءً كنت تفكر في المحتوى أو تحلم بالأموال التي ستتلقاها بمجرد إرسال مقالتك، ادفع نفسك للعمل على أي شيء. رغم أنّني لا أجرؤ بتاتًا على أن أصف فقدان الكاتب للإلهام بأنّه أسطورة وأمر خرافي، إلّا أنّني أعتقد أنّه لا يحدث بنمط معين. بالطبع رُبّما تكون عالقًا في اختيار الكلمات الصحيحة للمقال الذي يريده عميلك، ولكن ماذا عن مدونتك الخاصة؟ هل حاولت التبديل ما بين الخيال والواقع؟ يمكنك العمل على نشرتك الإخباريّة بدلًا من العمل على مهمّة ما؟ افتحْ مجلد الأعمال قيد التنفيذ، واخترْ شيئًا واحدًا فقط للعمل عليه. اكتب ما تريد، ولا تتوقع العظمة، واستمر في العمل. لا توجد نصائح إنتاجية رائعة يمكن أن تساعدك إذا كنت لا تنتج أي شيء. لقد تغلبتُ على عدد لا يُحصى من مشاكل فقدان الإلهام للكتابة برمي العملة المعدنية بعشوائيّة، والتبديل بين المشاريع. 2. العمل في أي مكان آخر في المنزل إذا كان لدى الكاتبة دان ألكوت مشروعٌ عاجلٌ لا يمكنها البدء فيه، فهي تعمل في مكان غير مألوف. يُفضّل الكثير من الكتاب العمل في المقاهي، فالكاتبة تمارا وجدت أنّ الأصوات المزعجة تعمل لصالحها. أقر بها الأمر تمامًا، فأجد أنّ المقاهي تزيد من إنتاجيتي في الأعمال التمهيديّة، فهناك عدد أقل من المشتتات، وأتمرّن أكثر بالمشي ذهابًا وإيابًا، وأحيانًا أوسّع شبكة علاقاتي عندما ألتقي بأشخاص مستقلين آخرين. وإذا شعرت بالتعب أو شعرت بالضجيج في أحد المقاهي، فأنتقل إلى مقهى آخر. إن تغيير البيئة يُعيد تحفيز إلهامي، وأحصل على تمرينات إضافيّة أثناء "تنقلي" بين المكاتب. 3. المماطلة أوّلًا قد تبدو هذه الفكرة مجنونة، لكن اسمعني. أبدأ يومي بالتحقق من رسائل البريد الإلكتروني وحسابات وسائل التواصل الاجتماعي أوّلًا. هذا أمر غير مقبول وفقًا لمرشدي الإنتاجية لأنه قد يتحول إلى شكل من أشكال التسويف، لكنّني أجد أنه يزيد من رغبتي في العمل. أتعرف ما هو أكثر إغراء من فتح 400 رسائل البريد الإلكتروني؟ العمل على مقالك القادم. تؤمن كاتبة السيناريو والروائيّة كارمن رادتك أيضًا بالمماطلة. 4. أعد قائمة بالمهام الواجب إنجازها لا أذكر أين سمعت هذه النصيحة لأول مرة، ولكن ثبت أنها من أكثر النصائح فعالية وفائدة. نحتاج جميعًا إلى قوائم مهام لمعرفة الواجبات المترتبة علينا، لكن النظر إلى كومة من المهام غير المكتملة قد يشعرك بالإحباط. علينا أن نضع قائمة ثانية من المهام التي أكملناها بالفعل، فإنّ هذه القائمة تجعلنا نشعر بالإنجاز، وتساعدنا على الاستمتاع بمزيد من الوقت المستقطع. على سبيل المثال، تتضمّن قائمة مهامي لهذا اليوم التحقق مما إذا كان المحرر قد تلقى مقالًا، ومتابعة أخرى قديمة، وتقديم مقال مطلوب، والإجابة على رسائل البريد الإلكتروني المهمة، والإجابة على سؤالين في موقع Quora (وهو جزء من استراتيجيتي الخاصّة بالتسويق). لقد استغرقت هذه المهام 20 دقيقة فقط. لا يزال علي فعل الكثير، ولكنني أشعر بشكل أفضل عند معرفتي أن القائمتيْن متساويتان. 5. استخدم مكتبًا مع جهاز جري إنّ هذه نصيحة رائعة، لأنّنا ككُتّاب مستقلين نجلس لوقت أكثر ممّا يُنصح به طبيًا. ليس لدي مساحة في شقتي الآن، لكنني أتطلع إلى اختبار هذه النصيحة بمجرد الانتقال. المصورة الصحفيّة آناليز كيلور تكتب من مكتبها الخاص للجري. 6. لا تقطع التلفاز نهائيًا عن حياتك لا أتحدث عن البرامج الواقعية الطائشة، ولكن بعض المسلسلات أكثر جاذبيّة وإبداعًا من الأفلام ذات الميزانيات الأكبر بكثير. هل يعمل عقلك؟ عظيم. واصل المشاهدة. لا تنسَ أن تأخذ قسطًا من الراحة عندما تكون مشبعًا بالأفكار. على سبيل المثال، كان علي أن أكتب لأحد العملاء حول مواضيع مختلفة؛ ولذلك فقد دفع لي مقابل الكثير من المقالات التي استلهمتها من معرفتي بالمسلسلات التلفزيونيّة، بما في ذلك المقال الفكاهي الذي كتبته حول كون مشاكل العلاقات لم تكن بهذا السوء موازنةً بأمثلة شنيعة من المسلسلات التلفزيونية مثل Alias وBuffy The Vampire Slayer. كتبت أيضًا مدونة ضيف لمدونة برازن حول الإدارة الوظيفية مع ما يوازي الأحداث في سلسلة الحلقات الكوميدية Episodes. 7. اقرأ النصائح الإرشاديّة الإنتاجيّة التي تناسب شخصيتك أوصي بشدة بكتاب Better than Before للكاتبة غريتشين روبين. تحدد غريتشن في الكتاب أربعة أنواع من الشخصيات وفق ميولها (الملزم، والمؤيد، والثوري، والمحقِّق)، وتقترح كسر العادات وإعادة تشكيلها وفقًا لهذه التصنيفات. على سبيل المثال، يعمل المؤيّد على نحو أفضل إذا كان تغيير العادة يتعلق بالوفاء بالتزام، سواء تجاه نفسه أو تجاه شخص آخر، بينما يحتاج المحقّق إلى أسباب منطقية مُرْضية للتغيير. إنها تقدم العديد من الأمثلة في جميع المجالات، بما يكفي لنا لاختيار نوع شخصياتنا وتغيير عاداتنا وفقًا لذلك. 8. خذ وقتًا مستقطعًا مرارًا قد لا تبدو هذه النصيحة غير مألوفة بالنسبة لك، لكن تجدر الإشارة إليها. أولغا ميكينج - كاتبة مستقلة ومؤسس مدونة ماما الأوروبية - تؤمن بشكل كبير بضرورة أخذ الكثير من الاستراحات والوقت المستقطع. تقول أولغا: تجد أولغا تقنية بومودورو - والتي تقتضي بأخذ استراحة لمدة 5 دقائق بعد العمل لمدة 25 دقيقة - منظمة للغاية، وأنا أوافقها الرأي. هذا النوع من هيكل العمل قد يُعطّل العملية الإبداعية بشدة. بدلًا من ذلك، أستخدمه إذا كنت أماطل في إنجاز المهمة إذا كنت لا أفضلها كثيرًا. في هذه الحالة، تساعدني تقنية بومودورو على إنجازها مرارًا وتكرارًا. لكن عندما أكون مُلهمةً، أعمل حتى أشعر بالتعب أو تتوقف الكلمات عن التدفق؛ أيهما يحصل أوّلًا. 9. استمع للموسيقى وجدت أولغا ميكينج أيضًا أنّ الموسيقى تساعدها على التركيز. >"يجب أن أبقي جزءًا من ذهني مشغولًا ببعض الإيقاع الطائش حتى يتمكّن الجزء الآخر من ذهني من العمل." يوافق كاتب السيناريو جون مايرز على ذلك، ويبادر أيضًا بخطوة أخرى، حيث يختار أغنية واحدة لسيناريو كامل. 10. المشاركة في مسابقات الكتابة إنّ هذه واحدة من طرقي المفضلة للحفاظ على إنتاجيتي العالية ككاتب. المشاركة في المسابقات تشعرني وكأني أشتري تذكرة يانصيب. على الرغم من أنّ فرصك في الفوز منخفضة بالفعل، إلا أنّها أقل إثارة للخوف من الترويج لطفلك مباشرة أمام وكيل. المواعيد النهائية للمسابقة تجعلك تعمل بشكل أسرع وأصعب. كما أنها تجعلك شجاعًا، كما ويعد [الرفض] أقل شخصية إذا لم تعده كذلك. ولكن أحيانًا إذا كنت تعتبر الأمر شخصيًا، فإنّ هذا يُعزّز سيرتك الذاتية ويُحفّز معنوياتك. ضع حدًا لعدد النصائح الإنتاجية التي ستُلزم نفسك بها قبل العمل على تطبيقها. إنّ هذا واضح تمامًا، من المغري أن تلتهم كل شيء بهذا الخصوص، ولكن قد تصل لمرحلة معينة لتصبح مجرّد وسيلة وسبب آخر للتسويف والمماطلة. تروَّ، وتأمل، وحاول، ثُمّ عُدْ للمزيد من المعلومات إذا كنت بحاجة إلى ذلك. قبل اختيار كتاب إنتاجي آخر، ابدأ بتطبيق نصائحك المفضلة من كتابك الأخير. وقد ترغب أيضًا في العودة إلى هذا المقال. من المحتمل أنّك قد سمعت بهذه النصائح فعلًا، لكنّك لم تضعها موضع التنفيذ بعد. ما هي نصائح الإنتاجية غير التقليدية المفضلة لديك؟ شاركنا إياها في التعليقات. ترجمة -بتصرّف- لمقال ‎10 Unconventional Productivity Tips for Writers لكاتبته Mickey Gast

تعد الاجتماعات الفرديّة من أهم الأدوات التي يمتلكها المدير الجيد، فهي من أفضل الطرق لمناقشة أمور العمل وتطوير العلاقات والتأكد من وصول الموظف لأهدافه. قد يبدو الأمر بسيطًا، لكن لتكون هذه الاجتماعات فعّالة، هنالك عدة أمور يجب فعلها. سوف تتعلّم في هذا المقال: كيفية التحضير للاجتماعات الفرديّة. إعداد مخطط زمني لتنظيم وقتك. قائمة كاملة من الأسئلة التي يمكنك طرحها على الموظفيين. نصائح بسيطة لتقديم ملاحظات بناءّة. ما هي الاجتماعات الفرديّة وما الغاية من وجودها؟ وفقًا لمجلة هارفرد بيزنس ريفيو Harvard Business Review فإنّ الاجتماعات الفردية هي من أدوات زيادة الإنتاجيّة التي تخدم غايتين رئيسيتين: توفير الوقت المناسب لطرح الأسئلة الاستراتيجية، مثل" هل ينصبُّ تركيزنا في العمل على الجوانب الصحيحة ". طريقة تظهر للموظفين أنّك تقدّرهم وتهتم بهم كأشخاص. وجدنا من خلال تجربتنا مع استخدام الاجتماعات الفرديّة في OfficeVibe أنّها الوقت المناسب للحاق بالمشكلات وإعادتها إلى الطريق الصحيح، ولإعادة تنظيم الأهداف وبناء ثقة الموظفين والتأكّد من سماعهم وتقدير قيمتهم. كما أنّها تمثّل متنفسًّا وانعكاسًا لشهر طويل من العمل المضني، وهي نشاط يذكّر الشركات بوضع موظفيها في مركز اهتمامها. كيف تحضّر للاجتماعات الفرديّة؟ القدوم إلى الاجتماع مع أفكار قمت بتحضيرها في اللحظة الأخيرة هو أمر غير فعّال، وسيُشعر الموظّفين بأنّهم ليسوا ضمن أولويّاتك. ابدأ من حيث انتهى آخر اجتماع يُفضّل بدء الاجتماع من خلال مراجعة آخر اجتماع قمتم به (في حال لم يكن هذا اجتماعكم الأول) والتطورات التي حصلت. أمثلة عن الأسئلة التي يمكنك طرحها: كنت مستاءً خلال اجتماعنا السابق حيال موضوعٍ معيّن وطرحت حلًا لذلك، هل نفع هذا الحل؟ أيّ جوانب ترغب بتطوير نفسك فيها خلال الأسابيع القادمة؟ ما هي الموارد الإضافية التي يمكنني تزويدك بها من الآن إلى حين اجتماعنا القادم؟ حضّر ملاحظاتك مسبقًا تعدّ الاجتماعات الفرديّة الوقت الأمثل لتقديم بعض الملاحظات للموظف وتقدير عمله الدؤوب، مما يُشعره بالقيمة ويؤدي إلى زيادة إنتاجيته. لذا خصّص وقتًا لتجمع بعض الملاحظات العامة عن مساهمته في الفريق ومكان العمل. مع الانتباه إلى أنّ الملاحظات البناءّة مهمة بقدر أهمية الأسلوب الذي تستخدمه في طرحها. ابدِ بعض من الاهتمام حول حياتهم الشخصية من خلال طرح بعض الأسئلة العامة حول طموحاتهم وحياتهم. ابتعد عن الروتين لا تسأل نفس الأسئلة وتعطي نفس التعليقات في كل مرة. قد تكون هذه الاجتماعات في بعض الأحيان مملّة وغير مجدية إذا بقيت على نفس الوتيرة لذلك حاول أن تجدّدها، مثلاً: حاول إجراء الاجتماع في مقهى أو أثناء التنزه. أمثلة عن أسئلة يمكنك طرحها: لاحظت أنّ اجتماعاتنا السابقة كانت سطحية نوعًا ما، ما هو انطباعك الحقيقي عن اجتماعنا هذا؟ ما الذي نستطيع القيام به بشكل أفضل؟ ما الذي ترغب بتغييره في نقاشاتنا؟ كيف نستطيع جعلها أكثر فائدة لك؟ اطلب من الموظف برنامجًا للاجتماع قبل 24 ساعة سيساعد هذا الطلب الموظف على تجميع أفكاره قبل الاجتماع، بالإضافة إلى مساعدتك على توجيه الجلسة. يمكن أن يتضمّن البرنامج بعض الأفكار التالية: وجهة نظرهم عن إنتاجية الشهر الماضي. كيفية المضي قدماً بالشركة. مطالبهم في حال ظهور مشاكل في طريقهم. برنامج الاجتماع الفردي إليك مقترحًا عن كيفية هيكلة اجتماعك الفردي، لكن ضع في الحسبان أنّ ليس عليك الالتزام به، ما يهم هو أن يجري الحديث بسلاسة. 1. ابدأ المحادثة بشكل غير رسمي من الأفضل أن تبدأ المحادثة بالحديث عن حياتهم خارج العمل، مما يعطيهم بعض من الراحة ويشعرهم بأهميتهم، ومن ثم يمكنك الانتقال للحديث عن اجتماعكم السابق. 2. اصغِ لهم من المهم في هذه الاجتماعات الاستماع أكثر من التحدّث، لذلك دع الموظف يتحدث أكثر منك وحاول أن تُجري المحادثة لمدة أكثر من 20 دقيقة حسب مجريات الحديث، فبهذه العملية ستساعد الموظف على مشاركة أفكاره. ملاحظة: خذ 3 إلى 4 ثواني قبل أن تجيب على مشاكلهم، لأنّ ذلك سيشجّع الموظف على إعطاء تفاصيل أكثر حول مشكلاته. وصف جيم لاهرير Jim Lehrer المذيع في PBS هذه العملية قائلًا: "إذا قاومت إغراء الرد بسرعة ستكتشف أمرًا سحريًا، سيقوم الموظف إما بالتوسع فيما قاله أو شرح الأمر بطريقة مختلفة، وفي كلا الحالتين سيتوسع بردّه وبهذا ستفهم بشكل أوضح ما في قلبه وعقله". 3. شاركهم ملاحظاتك وتعليقاتك لا بد من تحضير وتحديد ملاحظاتك التي ستقدمها قبل الاجتماع، سواء لمدحهم وتقديرهم أو تقديم إرشادات لتحسين ما يلزم. **اطلب الحصول على ملاحظات خلال الجلسة. كمدير وقائد هناك رغبة ملحّة وفطرية بتطوير نفسك، لذا اغتنم هذه الفرصة لإجراء مناقشات شفافة وصادقة حول هذه النقطة. أمثلة عن أسئلة يمكنك طرحها: عندما قدمت إليك ملاحظاتي، هل شعرت أنّها كانت بنّاءة بشكلٍ كافي. ارغب حقاً كمدير بتطوير نفسي هل يمكنك اعطائي رأيك بعدة أمور. ما هي الأمور التي ترغب بتحسينها في العمل. 4. التخطيط للمهام خذ عشرة دقائق في نهاية كل اجتماع لوضع خطة لما تم نقاشه وكيفية المتابعة بشكل صحيح في الشهر المقبل، مع تحديد 1-3 أهداف واضحة، لتساعد الموظف على التركيز بشكل أكبر. كتب جيسون إيفانش Jason Evanish الكثير عن الاجتماعات الفرديّة، ووضّح الفكرة السابقة قائلًا: لا يهم أي مما تحدثتم عنه خلال الاجتماع ما لم تتخذ أفعال حيال ذلك. وهذين السؤالين يمكنهما تعزيز الحصول على متابعة للأمور المهمة التي ناقشتوها خلال الاجتماع: ما الذي يمكنني الاعتماد عليك فيه حتى اجتماعنا القادم؟ ما الذي تحتاجه مني لتحقق هدفك؟ نصائح لاجتماعات فرديّة رائعة هذا النوع من الاجتماعات صعب خاصةً عندما تكون مديرًا جديدًا، لذلك احرص على اتباع هذه النصائح. 1. تذكّر أنّه اجتماع للموظف أهم النصائح هي أن تتذكر أنّه اجتماع متعلّق بالموظف وليس بك. من المهم أن تغيّر إطار تفكيرك لتركّز على الموظف. حاول ان تركز على مهارات الموظفين وتطويرها بالإضافة لتطوير تفكيرك كمدير. 2. خذ ملاحظات رغم أنه من المهم الاستماع بفعالية إلى الموظفين أثناء حديثهم، إلّا أنّه من الضروري أخذ الملاحظات لتوثيق النقاط الرئيسية للاجتماع ليتم متابعة الموظف بشكل جيد في الاجتماعات المقبلة. استخدم الورقة والقلم وتجنّب الأجهزة الالكترونية كالهاتف المحمول والحاسوب حتى لا تشوّش أفكارك بالرسائل والمكالمات التي قد تردك. إجراء الأحاديث الصعبة إنّ تقديم الملاحظات السلبية هو أمر مسبب للتوتر للمدير كما للموظف. وينجم عن الخوف من إيذاء مشاعر الآخر أو تلقي رد فعل دفاعي أو أن تصبح مكروهًا بعدها. فيما يلي ثلاث نصائح لتقديم ملاحظات أو تعليقات سلبية: ركّز على السلوك لا على الشخصية: تغيير شخصيتك ومن أنت أصعب وأكثر إحباطًا من تغيير فعل أو سلوك تقوم به. كن محدداً وواضحاً: حدّد بشكل واضح مكان الخطأ ولا تجعل ملاحظتك معمّمة على كافة أفعالهم. تجنّب المصطلحات السلبية: مثل كلمة "لكن" التي قد تزيد من حدة المحادثة إذا ما استخدمت بشكل خاطئ . هل تعقد اجتماعات فرديّة؟ هل لديك أي نصائح؟ شاركنا في التعليقات. ترجمة-وبتصرف-للمقال Agenda & Template For Successful One-On-One Meetings لصاحبته Alison Robins.

شاركتُ معكم سابقًا تأملاتي في ما قمتُ به خلال العامين الماضيين، إذ تحدَّثتُ عن بداية عملي عبر الإنترنت من نقطة الصفر وسعيي إلى تطويره، وأتمنى أن تكونوا قد توصَّلتم إلى الأمرين الآتيين: لم أكن لأصل لما أنا عليه اليوم إذا لم أكن قد اتَّخذت الخطوة الأولى. لم أكن لأصل لما أنا عليه اليوم إذا لم أكن قد قمتُ بأفعال مستمرة تدفع عملي نحو الأمام. ما وراء الثلاثين يومًا كلتا الدورتين التدريبيتين اللتين أقدِّمهما تبدآن بعبارة «30 يومًا أو أقل»، وهي عبارة تجذب الانتباه وتدلَّ على أنَّك لن تستغرق الكثير من الوقت لكي تُطلق عملًا جديدًا، وأنا أؤمن بهذا الأمر. تستطيع أن تضع حجر الأساس اللازم لكي تنطلق بنجاح في مجال العمل الحر ككاتب أو كمساعد افتراضي في غضون 30 يومًا أو أقل، ولكن إرساء حجر الأساس لا يعني الحصول على عدد كافٍ من الزبائن أو مقدار كافٍ من المال لدرجة تجعلك قادرًا على الاستقالة من وظيفتك النهارية وتركها خلف ظهرك. إنَّ نجاح العمل يتطلَّب الكثير من الوقت والجهد، إذ لا يمكنك العمل بجدّ لمدة أسبوع (أو شهر) ثمَّ الجلوس منتظرًا حصد النتائج؛ ففي الواقع الزراعة لمدة 30 يومًا لن تنتج لك محصولًا يدوم مدى الحياة. يجب عليك أن تستمر في العمل عبر الإنترنت لفترة طويلة وأن تخطِّط للمستقبل البعيد. يمكنك الحصول على زبون أو عدة زبائن والبدء في جني المال خلال الثلاثين يومًا الأولى، وقد رأيتُ الكثير من الناس يحقِّقون هذا، ولكن هناك أيضًا العديد من الناس الذين يصابون بالإحباط عندما لا يحدث هذا معهم وتصبح لديهم رغبة في الاستسلام. مع أنَّني لا أعرف تفاصيل أعمالهم، إلّا أنَّني تحدَّثتُ مع الكثير منهم ووجدتُ أنَّ معظمهم لا يواظبون على ما يؤدِّي إلى استمرارية عملهم بالقدر الكافي، إذ أنَّهم يكونون متحمِّسين في البداية ويرسلون عددًا قليلًا من العروض أو يمضون بضعة أسابيع في إنشاء «الموقع الإلكتروني المثالي». لكنَّ العروض القليلة أو الموقع جميل المظهر ليست هي ما يؤدِّي إلى نجاح العمل واستمراره بعد عام أو ثلاثة أو عشرة أعوام من الآن. ملاحظة جانبية: اضطررتُ إلى تجديد نطاق الموقع الإلكتروني الخاص بي بعد فترة من انطلاقي في العمل، كما كان عليّ التأقلم مع طفلي ذي السنوات الخمس. لا أسعى للاستمرار في موقع Horkey HandBook لمدة خمس سنوات مقبلة فحسب؛ بل لتحقيق نجاح باهر والتفوُّق في ذلك. هذا هو بالضبط السبب الذي يجعلني أقيم تحديات تقديم العروض عدة مرَّات في السنة، إذ أنَّني أريد أن يخرج الناس من مناطق الراحة الخاصَّة بهم، ويروِّجوا لأنفسهم عن طريق تقديم الكثير من العروض وأن يروا النتائج التي سيحصلون عليها. في تلك العملية، غالبًا ما يتم الإجهاز على الخوف، وتوسيع دائرة الفرص، ويصبح الناس في نهاية الشهر أكثر ثقة من ذي قبل (إذا شاركوا في التحدي مشاركة تامَّة). هذا المقال موَّجه للأشخاص الذين لا يحصلون على النتائج التي يرغبونها في عملهم، ولذلك أودُّ أن أضع أمامك تحديًا مدته 90 يومًا، فهل أنت مستعد لذلك؟ آمل ذلك بشدَّة! خطتك للتسعين يومًا القادمة لن تكون هذه الخطة أكثر الخطط تعقيدًا على وجه الكرة الأرضية، ولكنَّني آمل أن تكون فعَّالة للغاية! 1. التزم لمدة 90 يومًا إذا لم يكن لديك أي زبائن (أو عددًا كافيًا منهم)، فما أريده منك أن تفعله هو أن تلتزم بالبحث عن زبائن محتملين خلال الأشهر الثلاثة القادمة. يمكنك أن تبدأ من اليوم أو من الشهر القادم أو في أي وقت في المستقبل. (بطبيعة الحال، كلَّما بدأت مبكرًا، حصدت النتائج مبكرًا!) 2. أرسل 10 عروض يوميًا الأمر التالي الذي أودُّ منك القيام به هو أن تلتزم بإرسال 10 عروض جديدة يوميًا (من السبت إلى الأربعاء). لا يهم ما إذا قدَّمت هذه العروض للأعمال الكتابية أو لوظائف المساعدة الافتراضية أو لكلتيهما. قدِّم العروض لأي عمل ترغب في الحصول عليه. 3. تتبَّع عروض العمل تمتلك فئة من الأشخاص الذين اشتركوا في إحدى الدورتين التي أقدِّمهما إمكانية الوصول لأداة مخصَّصة لتتبُّع عروض العمل، وأفضل ما في الأمر هو أنَّ صفحتها الأمامية تحتوي على قائمة بأماكن يمكن من خلالها البحث عن وظائف. إذا لم يكن لديك إمكانية الوصول لهذه الأداة، ابدأ بإنشاء أداة خاصَّة بك باستخدام Excel أو Google Sheets أو استخدم الورق. اختر الطريقة الأنسب لك والتي سوف تستخدمها على المدى الطويل. ينبغي أن تكون قد أرسلت 50 عرضًا جديدًا عند نهاية كل أسبوع، وتكون المحصِّلة 200 عرض في كل شهر، و600 عرض بعد انتهاء التسعين يومًا! 4. متابعة المحاولة إرسال 10 عروض جديدة أسبوعيًا غير كافٍ؛ فإذا لم تواصل متابعة تلك العروض، فهذا لا يصبُّ في مصلحتك ولا في مصلحة زبائنك المحتملين، إذ أنَّ -معظم- الناس مشغولون، ومن الواضح أنَّهم بحاجة إلى سماع الأشياء عدة مرَّات في وقتنا الحالي حتى يقرِّروا اتخاذ إجراء ما، ولذلك ينبغي عليك الالتزام بمواصلة المحاولة مع كل عرض أرسلتَه 10 مرَّات (أو حتى يرفضوا العرض. أيهما يأتي أولًا!). يمكنك مواصلة المحاولة عن طريق البريد الإلكتروني أو الهاتف أو وسائل التواصل الاجتماعي أو حتى باستخدام ملاحظة مكتوبة بخط اليد. استخدم طرق متنوعة واجعل نفسك متميِّزًا عن الآخرين، واحرص على تتبُّع كل محاولة مثلما تفعل مع عروضك! ما هو أسوأ ما قد يحدث؟ أن يرفض أحدهم عرضك أو أن لا تحصل منه على رد. لن تُدرجك الشركات التي تعمل عبر الإنترنت في قائمتها السوداء عمومًا، ولن يثرثر الناس حول إصرارك على متابعة المحاولة. إذا تمَّت المتابعة بطريقة صحيحة، فسوف تكون الردود: «نعم» أو «ليس الآن» أو «لا»، ولن تسمع عبارة «اغرب عن وجهي». 5. اخرج من منطقة الراحة لا يكفي فقط أن تبحث عبر مواقع البحث عن وظائف. هذه المواقع رائعة، وعن طريقها عثرتُ على 90% من زبائني عندما بدأتُ العمل، ولكنَّها ليست وحدها ذات الأهمية. يمكنك العثور على زبائن جيِّدين باستخدام تلك المواقع (وقد حدث هذا معي)، ولكنَّني أجادل -في كثير من الأحيان- بأنَّ أسعار الوظائف فيها أقل من أسعار الوظائف التي يمكنك العثور عليها بنفسك. جرِّب طريقة العروض الباردة (cold pitching بالإنجليزية، وتعني إرسال رسالة إلكترونية شخصية إلى الزبون المحتمل بعد الاطّلاع على موقعه الإلكتروني أو مدونته الخاصة ثمَّ كتابة الأسباب التي تدفعه إلى توظيفك)، أو ابدأ بإرسال عروض الفيديو (video pitches بالإنجليزية، وهي عبارة عن تسجيل تقدِّم فيه عرض لزبون محتمل عبر الفيديو بدلًا من تقديمه عبر البريد الإلكتروني، وتتحدَّث فيه عن ما يميِّزك عن الآخرين!)، واطلب من الزبائن أسعار أعلى ممَّا تتوقع الحصول عليها. يمكنك إيجاد طريقة جديدة خاصة بك، وما عليك إلّا أن تفكِّر خارج الصندوق وألّا تستمر في تطبيق نفس الطرق التي لم تنجح معك. 6. لا تتوقع تغيُّر النتائج وتحسُّنها إذا كنت تكرِّر نفس الأفعال اعلَم أنَّ الحصول على ردود من الزبائن المحتملين سيستغرق وقتًا، وهذا أحد الأسباب التي تدفعك إلى أن تكون نشيطًا ومتفاعلًا معهم. إذا لم تنجح الطرق التي تستخدمها، فتفحَّص عروضك. هل يمكنك إجراء تعديلات عليها لتصبح أكثر فاعلية؟ هل تطلب من الأشخاص أن يقدِّموا لك تغذية راجعة عندما يرفضون عروضك؟ يتوجَّب عليك القيام بذلك لكي تعرف الأمور التي عليك تغييرها أو فعلها بطريقة مختلفة. هل أنت بحاجة إلى وجود نماذج أعمال أفضل أو أكثر ملائمة؟ إذا كان الأمر كذلك، جهِّز بعض النماذج وضعهم على مدونتك الخاصة أو على مدونة شخص آخر كتدوينة استضافية أو استخدم مستندات جوجل إذا احتجتَ إلى ذلك. هل عروضك مقصورة على مجال معين؟ ابدأ بتقديم عروض لوظائف خارج مجال تخصصك. قدِّم عروضًا لأي عمل تجد نفسك مهتمًا به أو مؤهلًا للقيام به ولو بدرجة بسيطة، وشاهد ماذا سيحدث! هل صياغتك للعورض عامَّة؟ ربما كنتَ غير دقيقًا في عروضك لأنَّك بدلًا من أن تحاول أن تبدو خبيرًا في مجالٍ أو مجالين، فإنِّك تحاول أن تثير إعجاب الأشخاص عن طريق إخبارهم بأنَّك متعدد المهارات. (يريد الأشخاص أن يكونوا متأكِّدين من أنَّك تستطيع إنجاز ما يحتاجونه بالضبط، وسيتواصلون معك عندما تخبرهم بأنَّك قادر على ذلك.) بعض النصائح الإضافية الجودة لا تقل أهمية عن الكمية: تقصَّى معلومات عن زبائنك المحتملين وطبيعة عملهم إذا كان ذلك ممكنًا، واستخدم تلك المعلومات لكي تجاملهم بصدق وتبني معهم علاقة مباشرة. اجعل العروض تتحدَّث عن ما يهمهم، لا عن نفسك: معظم العروض التي أراها تتحدَّث عن المستقل نفسه وما يمكنه أن يفعله. ومع أنَّ تلك التفاصيل قد تكون مهمة، إلّا أنَّ العرض ينبغي -بلا ريب- أن يتحدَّث عن الزبون المحتمل والمشكلات التي يعاني منها والفوائد التي ستعود على عمله الخاص به نتيجةً لتعامله معك. لديك الوقت الكافي: إذا لم يكن لديك أي زبائن (أو عددًا كافيًا منهم)، فإنَّك تمتلك وقتًا كافيًا لتطوير عملك. وإذا لم يكن ذلك صحيحًا، فلن يكون لديك الوقت اللازم لخدمة هؤلاء الزبائن الذين تريد العمل معهم، ولذلك استغل الوقت الذي كان من الممكن أن تنجز فيه عملًا مدفوع الأجر في التسويق لعملك الجديد. أقترح عليك استغلال 90% من وقتك المتاح لتقديم العروض لزبائن جدد. (يمكن استغلال 10% الأخرى من الوقت في إعداد نماذج أعمال، أو العمل على تطوير موقعك الإلكتروني، أو غيرها.) كن على طبيعتك واحظَ ببعض المرح: لا يكون تقديم العروض شاقًّا إلا إذا جعلتَه شاقًّا. ركِّز على النتائج النهائية التي تطمح إلى الحصول عليها، وهي العثور على مشاريع وزبائن رائعين والعمل معهم. تعامل مع هؤلاء الزبائن المحتملين بطريقة معتدلة (بدلًا من الطريقة الرسمية أو المهنية)، وكن على طبيعتك واجعل نفسك تتألَّق. يفضِّل الناس العمل مع أشخاص حقيقيين، ولذلك استغل طبيعتك الفريدة حتى تكون متميزًا عن الآخرين! الخلاصة إنَّ بناء عمل حر ناجح يحتاج إلى الكثير من الوقت، ومع أنَّه من الممكن أن تحقِّق نتائجًا عظيمة في غضون 30 يومًا أو أقل، عليك المحافظة على التزامك نحو بناء عملك الجديد لمدة سنتين على الأقل. الخطوة الأولى هي أن تضع فكرة الالتزام في ذهنك، ولكن ينبغي عليك أن تتبع ذلك بالكثير من الأفعال. إذا لم يكن لديك أي زبائن (أو عددًا كافيًا منهم)، فإنَّ مهمتك الأولى في الوقت الحالي هي العثور على بعض منهم، وهذا يتطلَّب منك الخروج من منطقة الراحة الخاصة بك. استخدم خطة التسعين يومًا المذكورة في هذا المقال لكي تملأ قائمة الزبائن الخاصة بك خلال الأشهر الثلاثة المقبلة. اجتهد في تحقيق ذلك، وازرع البذور، ومن المفترض أن يمتلأ حقلك بالزهور في غضون عدة شهور. هل قبلتَ التحدي؟ ترجمة -وبتصرف- للمقال The Ultimate 90 Day Plan to Boosting Your Freelance Business لصاحبته Gina Horkey

تلقيت مؤخرًا سؤالًا من إحدى زميلاتي عن كيفية قيامي بعملي دون استخدام أي أوراق. نظرًا لأني بدأت بالسفر منذ أكثر من سنة والعمل بالكامل أثناء سفري، فإنّ امتلاك ملفات ورقية هو ليس بخيار حقًا. كما أنّ كل شيء أبسط بهذه الطريقة، فكل ما عليّ القيام به هو فتح حاسوبي المحمول فقط وسأجد ببساطة جميع ملفاتي جاهزة عليه. وبما أن زميلتي وجدت نصائحي مفيدة فكرت بوضعها ضمن هذا المقال ليتطلع الجميع عليها، والذي سأذكر خلاله جميع البرامج التي أستخدمها لمساعدة عملائي وإدارة ملفاتي وإدارة أموالي. وثائق العملاء Qwilr استخدم هذا الموقع من أجل المقترحات. كانت توفر النسخة المجانية منه 15 مشروعًا لكن صدر تحديث جديد في أبريل يوفر 3 مشاريع. احتفظ بنموذج واحد فقط وأقوم بتحديثه لكل عميل جديد، وما إن يتم قبول المقترح أو إنهائه أحمّله كنسخة PDF واحفظه في ملف عميلي ثم احذفه من Qwilr. يمكنك كذلك معرفة متى قام شخص ما بمشاهدة مقترحك، وهو أمر حماسي ومثير للأعصاب في نفس الوقت. فعندما ترسل مقترحًا لأحد العملاء في العادة تجلس بترقّب وانتظار وحيرة لعدة أيام، لكن باستخدام Qwilr تتمكن من معرفة متى قرأ عميلك مقترحك ومعرفة فيما إذا كان يتجنّبك أو كان مشغولًا جدًا للإجابة عليك، مما يساعدك قليلًا خلال عملية الانتظار. استخدمته مع عدد من العملاء وأعجبني لذلك سأقوم غالبًا بتحديثه إلى النسخة المدفوعة قريبًا، والتي توفّر خيار القبول التلقائي، وبالتالي في حال أُعجب عميل بمقترحي ووافق عليه يمكنه ببساطة الضغط على زر وتأكيده. Docracy هو موقع للملفات القانونية استخدمه في جميع عقودي. احتفظ بمستند للصفحات مع النموذج العام الذي استخدمه للعقود، وفي كلّ مرة أتعامل مع عميل جديد أرفع عقد جديد على Docracy، ثم أرسله ببساطة إلى العميل ونصبح جاهزين للبدء. كما يمتلك خاصية التوقيع الإلكتروني التي تسمح للطرفين بتوقيع العقود إلكترونيًا وتضمن حقوق الطرفين. الجانب السلبي منه هو أنّ عميلك سيحتاج إلى تسجيل بريده الإلكتروني عبر Docracy ليستطيع التوقيع، وهو أمر لا يعجبني لكنه ضروري للتحقق من الطرفين، ولن يتلقى عميلك أي نشرات أو أي رسائل بريدية أخرى من الموقع. أحرصُ دائمًا على إخبار عملائي بذلك قبل إرسال العقد ليكونوا على علم بأنّ الموقع سيطلب منهم ذلك، ولم تصلني إلى حد الآن أي شكاوى عنه. أنقذني Docracy عدة مرات فعلًا وإن كان يوجد برنامج واحد عليك تجربته فهو هذا الموقع، فعلى الجميع استخدام العقود عند التعامل مع العملاء وهذا الموقع هو وسيلة بسيطة جدًا للقيام بذلك. المدفوعات والمحاسبة Harvest استخدمه للفواتير وإعداد التقارير وإدارة المهام. ادفع 100$ دولار سنويًا مقابل هذه الخدمة، وهو برنامج المحاسبة الوحيد الذي استخدمه أو أحتاج إليه حاليًا كوني الشخص الوحيد في فريقي. يعطيك هارفست خيارات لإضافة مدراء للمشروع وأشخاص آخرين إلى حسابك، لذلك فإنّه صالح للفرق الصغيرة أيضًا. يمكنني أن أرى نفسي أتخطاه خلال سنة أو ما يقارب ذلك، إلّا أنّي فعلًا أحبّ معظم أقسامه. لكن تنصيب بعض المهام عليه مربك بعض الشيء أحيانًا، وأحتجت سابقًا إلى طلب المساعدة من مركز الدعم لإضافة بعض المهام عليه واحتسابها كساعات يجب فوترتها، لكن عدا عن ذلك لم أواجه أي مشكلة. الأهم أنه يتعامل كذلك مع Stripe و Paypal من أجل الدفع عبر الانترنت، لذا لا يحتاج أي معرفة بالبرمجة. كما أنني أحب ميزات الفوترة لديه، فهو دائمًا ما يعالج المدفوعات على أساس الوقت. Stripe أحب سترايب أكثر من باي بال لأنه سهل الإعداد، ويمكنك استخدامه مع البرامج والمواقع الأخرى بسهولة. يعمل بشكل جيد لأي شخص داخل الولايات المتحدة الأميركية، وليس لدي الكثير لأقوله عنه فلم يسبق أن واجهتني أي مشكلة معه. أحتجت حوالي عشر دقائق لإنشاء حسابي عليه ولإضافته إلى هارفست، وهو خدمة فعلًا رائعة. PayPal تجربتي مع باي بال ليست جيدة، وعندي ثأر شخصي معهم لأنهم اقتنعوا أنني لست من أدّعي وجمّدوا جميع أموالي لفترة خلال السنة الماضية. أعلم أنّني يجب أن أكون سعيدة بحذرهم من الاحتيال، لكنني لم أعجب بالطريقة التي تعاملوا بها مع الموضوع. في النهاية تمكّن موظف لطيف في قسم خدمة الزبائن اسمه كريس من حل المشكلة، لكن فقط بعد إرسالهم للعديد من رسائل البريد الإلكتروني ليخبروني أنهم لا يعتقدون أنني شخص حقيقي وبعد فشل ثلاث موظفين آخرين من خدمة الزبائن في حل المشكلة. بكل الأحوال ما زلت استخدمه عند تعاملي مع عملاء من خارج الولايات المتحدة الأميركية لأنه الوسيلة الوحيدة التي تعمل معهم. ولأكون منصفة، لم تواجهني أي مشكلة أخرى بعد المشكلة التي واجهتها عند إنشاء الحساب، لذا أعتقد أنّ عليّ نسيان ذلك، لكنني أكره أن أكون مجبرة على الاتصال بخدمة الزبائن من أجل خدمة عبر الإنترنت. إدارة الملفات Dropbox استخدم دروبوكس لحفظ جميع ملفاتي حتى لا أفقدها. ومقابل حوالي 100$ في السنة أحصل على تيرابايت كمساحة إضافية للتخزين، وهي كمية كبيرة جدًا ويعجبني ذلك، ربما لأنني أميركية ودائمًا أقع بفخ "الأكثر أفضل". في كل الأحوال أنا استخدمه لحفظ صوري وملفاتي وفيديوهاتي وكل شيء. ولم تواجهني مسبقًا أي مشكلة أثناء استخدامه، ويمكنني بسهولة مشاركة ملفاتي مع أي شخص آخر، مما يعني أنني لن أواجه أي صعوبة بمشاركة صوري الخاصة مع أمي مثلًا. Google Docs يستخدمه معظم الأشخاص إلى حد ما، وأستخدمه شخصيًا للملفات التي تحتاج إلى تعاون أثناء العمل. لكن كن حذرًا أثناء استخدامه، حيث يمكن لتعديلاتك أن تُمحى أو يكتب عليها شخص آخر إذا أعطيته الإذن الخاطئ، تعلمت ذلك بالطريقة الصعبة خلال تعديل لأحد العملاء السنة الماضية. لكن عمومًا تعلّم كيفية استخدام نظام إدارة الملفات ولن تقلق بعدها على خسارة جميع تعديلاتك إذا سكبت الشاي بالخطأ على لوحة مفاتيحك مثلًا وعطلت حاسوبك المحمول أو ما يشابه ذلك. لم يسبق أن حدث ذلك معي لكنني أحذر منه كوني أقضي 80% من وقتي على حاسوبي المحمول وال20% المتبقية أشرب الشاي. Draftin اعتدت على استخدامه لكتابة جميع مسوداتي. أقضي وقت كبير على الكتابة لذلك امتلاك نظام جديد هو أمر أساسي بالنسبة لي. يسمح درافت إن لي بالكتابة بنظام Markdown ومشاركة مسوداتي وتحميلها مباشرة إلى حسابي على MailChimp وقبول التعديلات وتحميل ملفاتي. يسمح لي حتى بتحميل ملفاتي بصيغة html لأكون قادرة على رفعها مباشرة على موقعي دون الحاجة إلى التعامل مباشرة مع عملاق التنسيق ووردبريس. Trello ساعدني تريللو على الحفاظ على تركيزي وعلى إنجاز الكثير من العمل، لذا أصبح هو البرنامج الذي استخدمه لإعداد قوائم المهام. لن يحلّ أي برنامج مكان دفتر الملاحظات، لكن يسمح تريللو لي بإنشاء عدة لوائح وقوائم لأكون قادرة على متابعة كل شيء. كما يمكنك استخدامه مع فريقك وإنشاء مواعيد للتسليم ومزامنته مع تقويمك الخاص. أُبقي على محتوى تقويمي وقائمة مهامي على تريللو وعندما يحين موعد تسليم يظهر ذلك على تقويمي، وهي خاصية جميلة. Evernote أستخدمه للملفات التي أعمل عليها بشكل دائم، ولمعلومات السفر ولكل ما يتعلّق بالمنزل. أحبّ Evernote إلى حد ما، لكنني ما زلت أعتقد أنه صعب الاستخدام نوعًا ما، لكنّه يبقى أفضل من أرشفة عدد لا يحصى من الصفحات. يوجد دليل كامل عن كيفية استخدام Evernote، ويستحق التفقّد في حال كنت تخطط لإستخدام التطبيق بشكل كبير، أميل شخصيًا إلى التعلّم من خلال الاستكشاف. الجدولة وإدارة الوقت Sunrise هذا التقويم رائع، بالإضافة إلى أنّه مجاني. ويعمل مع عدد كبير من التطبيقات (التطبيقات الثلاثة التي استخدمها معه هي Evernote وTrello و Triplt). ويمكنك التحضير لاجتماعات من مناطق زمنية مختلفة، ويمتلك خيارًا يدعى "Meet" والذي يسمح لك بإرسال رابط بالمواعيد المتاحة والذي يمكنك ببساطة إرفاقه بالبريد الإلكتروني. ويمتلك كذلك تصميمًا رائعًا أعشقه. إذا أردت خيارًا آخر للجدولة فإنّ Calendly هو خيار رائع أيضًا، ويمتلك كذلك نسخة مجانية. إستخدمه بعض من عملائي وأصدقائي وقد أعجبوا به أيضًا. هناك عدة خيارات مجانية ومأجورة للاختيار منها. Buffer أستخدمه لجدولة جميع منشوراتي على منصات الوسائل الاجتماعي، حتى لا أضطر إلى الاستيقاظ الساعة الثانية صباحًا للقيام بذلك! يمكنك جدولة 10 منشورات لثلاث حسابات مجانًا، لذا هو مناسب في حال لم تكن تنشر بشكل مكثف على منصات التواصل الاجتماعي. RescueTime ذكرت في مقال سابق كيف ساعدني RecueTime على التركيز، لذا وجدت أنّ عليّ ذكره ضمن هذه القائمة الشاملة أيضًا. هو تطبيق رائع يسمح لك بتعقّب وقتك لترى كيف تقضيه فعلًا. كما يساعدك على البقاء بعيدًا عن التطبيقات التي تفسد إنتاجيتك، مثل اليوتيوب، إلى أن تنتهي من عملك من خلال اختيار وضع "Get Focused"، وهو تمامًا ما أحتاج إليه. نظام إدارة البريد الإلكتروني MailChimp أستخدمه لقائمة بريدي الإلكتروني، لكنني غالبًا سأنتقل إلى ConvetKit عندما يزدهر عملي أكثر. تطوّر تصميمه بشكل كبير عن السنة الماضية، لذا إذا كنت مستخدمًا جديدًا فإنّ تجربتك ستكون أسهل من تجربتي عندما بدأت عليه. أرى ConverKit على أنه مزيج من MailChimp و LeadPages، لذلك فهو يستحق التجربة في حال كنت كنت ترغب بالانتشار بسرعة والحصول على قوالب سهلة الاستخدام، ولديك الميزانية الكافية لذلك. إذن، هذا كل شيء! يبدو كثيرُا عند كتابته، لكنّه ليس كذلك بالنسبة لي. هل فوّت أي برنامج رائع آخر؟ شاركنا في التعليقات. ترجمة-وبتصرف-للمقال How to Make Your Freelance Business Paper-Free لصاحبته Marisa Morby.

أن تصبح مديرًا للمرة الأولى هو تغيّر كبير، ومع التغيير تأتي التحديّات. إنّ تجاوز التحديات يساعدك على التعلّم والنمو والتطور. وامتلاك المثابرة هو جزء كبير من كونك قائدًا، والقيادة هي كل ما تدور حوله الإدارة. يتعلّق النجاح بالمثابرة أكثر من تعلّقه بسمات الشخص الفطرية، وذلك لا يعني أنّ الفطرة لا تهم، لكنّها لا يمكن أن تذهب بك بعيدًا بدون التضحية وبذل الجهد. إليك التحديات العشرة التي قد تواجه المدراء الجدد التواصل الفعّال مع الموظفين تغيير عقليتك مع دورك الجديد ضغط العمل لتأدية واجبك كمدير جديد التحوّل من زميل عمل إلى مدير إدارة وقتك وضع أهداف وتوقّعات واضحة التشجيع على الإنتاجية تعيين موظفين جدد لفريقك فصل أحد الموظفين طلب المساعدة سنقدّم من خلال هذا المقال مجموعة من الإرشادات والنصائح عن كيفية تجاوز هذه التحديات العشرة الشائعة التي يواجهها المدراء الجدد. 1. التواصل الفعّال مع الموظفين بناء تواصل فعّال مع موظفيك سيبني لك أساسًا قويًا لدورك الجديد كمدير. تلعب طريقتنا في التحدث والاستماع دورًا هامًا في بناء التعاون والعمل الجماعي، وتؤثّر نوعية التواصل كذلك على مستويات الثقة والشفافية الهامّان للإبداع والابتكار. من المهم كمدير جديد أن تفهم ديناميكيات التواصل في فريقك لتتمكن من تعزيز نقاط القوة وتحسين نقاط الضعف. فكلّ فريق مختلفٌ عن غيره، ومعرفة أساليب التواصل المناسبة لفريقك ستعزّز بشكل كبير آلية عملكم معًا. 2. تغيير عقليّتك مع دورك الجديد كان تركيزك الرئيسي في دورك القديم كموظف هو إنجاز مهامك، أما الآن كمدير فإنّ تركيزك الرئيسي هو مساعدة الآخرين لإنجاز مهامهم. إنّ المفتاح الرئيسي في هذا الانتقال هو تغيير عقليتك واعتماد نهج جديد، فسابقًا كنت مسؤولًا عن نفسك أما الآن فأنت قائد. من مسؤوليتك الإشراف على فريقك وإرشاده، ويتضّمن ذلك تطوير مهاراتك "اللينة". استمع وانتبه إلى احتياجات فريقك وساعدهم على تحقيق أهدافهم وأهداف الفريق. نصيحة: المحادثات الفرديّة مع موظفيك هي طريقة رائعة للتأكد من أنكم على توافق. 3. ضغط العمل لتأدية دورك كمدير جديد من أكثر الأمور المثيرة للأعصاب عندما تصبح مديرًا لأول مرة هو الضغط لتأدية دورك بشكل صحيح، فقد تم منحك فرصة رائعة وتريد الآن أن تثبت أنّك تستحقها. ذكّر نفسك أنك حصلت على هذا المكان لسبب وأنك تستحق أن تكون فيه. أن تصبح قائدًا هي عملية تعلّم، وأغلب ما ستتعلمه سيكون من خلال الخبرة التي ستكتسبها مع مرور الوقت. نصيحة: حدّد توقعات واضحة مع مديرك والأهم مع نفسك، وامنح نفسك الوقت الكافي للتخطيط بشكل صحيح وتحضير نفسك للنجاح. 4. التحوّل من زميل عمل إلى مدير في حالة ترقيتك داخل القسم الذي تعمل به إلى منصب إداري، قد ينتهي بك الأمر بوجود بعض زملائك السابقين في فريقك. وهي حالة شائعة ويمكن أن يكون التعامل معها أحيانًا محرجًا. تذكّر أنّه على الرغم من أنّك أصبحت مديرًا، فأنت مازلت عضوًا في الفريق الذي تقوده. دورك في الفريق هو دعم الموظفين والحرص على أنّهم يمتلكون كل ما يحتاجونه للنجاح. فالإدارة هي طريق ذو اتجاهين، نجاح الفريق معتمدٌ عليك بقدر اعتماد نجاحك عليهم. نصيحة: أخبر موظفيك بشكل مباشر بدورك الجديد واجعلهم على علم أنك ما زلت جزءًا من الفريق. أسس دورك "كقائد" وليس "كمدير" منذ البداية. 5. إدارة وقتك قد يكون تحقيق التوازن بين المهام الخاصة بك وبين الإشراف على فريقك أمرًا صعبًا. قد لا تعرف ما هي أفضل طريقة لتقسيم وقتك، لكن تذكّر دائمًا أنّ فريقك هو أولويتك. يجب أن تسعى لأن تكون متوفرًا لفريقك قدر الإمكان، لكن من الهام أيضًا أن تخصص وقتًا لالتزاماتك الخاصة. نصيحة: حدّد وقتًا معيّنًا على جدولك مخصّصًا لواجباتك الخاصة، واجعل فريقك على علم مسبق أنّك لن تكون متوفرًا خلال هذه الأوقات. 6. وضع أهداف وتوقعات واضحة أحد مهامك الرئيسية كمدير جديد هي إرشاد وتحفيز أعضاء فريقك، ويتضمن ذلك حرصك على أن يكون لديهم توجيهات واضحة وأهداف مشتركة. ومن الهام أن يكون وضع الأهداف مجهودًا جماعيًا، فوفقًا لمؤسسة Gallup يريد الموظفون معرفة كيف يمكن لعملهم الفردي أن يساهم في تحقيق الأهداف الأكبر لفريقهم ولمؤسستهم. فالموظفون القادرون على الربط بين أهدافهم وأهداف مؤسستهم هم 3.5 مرة أكثر مشاركة ومساهمة فيها. فتحديد الأهداف والنتائج الرئيسية هي طريقة رائعة لتنظيم أعضاء فريقك، لأنّ "النتائج الرئيسية" تحدد توقعات واضحة، وسيمتلك كلًّا من الموظفون والمدراء نتائج قابلة للقياس، مما سيسّهل عليهم لاحقًا معرفة فيما إذا كانوا قد وصلوا إلى غايتهم أم لا. نصيحة: اجتمع مع فريقك لتحديد الأهداف والنتائج الرئيسية معًا، لتحرص على أنّ الجميع يعمل نحو نفس الاتجاه. 7. التشجيع على الإنتاجية أحد المفاتيح الرئيسية لنجاحك كمدير هو جعل فريقك منتجًا قدر الإمكان. بإمكان ذلك أن يكون تحدّيًا، فقد يمتلك أعضاء فريقك حاجات مختلفة وطرقًا مختلفة في العمل. يُفضّل البعض العمل متأخرًا ويفضّل البعض الآخر العمل مبكرًا، يُفضّل البعض إعطاءه توجيهات محدّدة ويفضل البعض الآخر إعطاءه استقلالية أكثر. من المهم بالنسبة لك خلق بيئة تناسب الجميع، حاول معرفة ما الأفضل وتكيّف معه. نصيحة: اعقد اجتماعات قصيرة يومية يعرض الجميع خلالها مهامهم لليوم أمام الفريق، سيساعد ذلك موظفيك على التركيز على هذا اليوم وعلى رؤية كيف تتناسب مهام الجميع مع الأهداف الأكبر للفريق. 8. تعيين موظّفين جدد لفريقك إضافة شخص جديد إلى فريقك هو قرار كبير، فلا تتردد في طلب المساعدة والنصيحة من المدراء الآخرين أو قسم الموارد البشرية في مؤسستك. من المهم أن تبحث عن المرشّحين المحتملين من منظور شامل، فتوافقهم مع ثقافة المؤسسة أمرٌ هام بقدر أهمية خبرتهم. انظر إلى مرشّحيك على أنّهم أفراد فريدين وديناميكيّن، وفكّر بما يمكنهم إضافته إلى الفريق إلى جانب مهاراتهم. نصيحة: أحد الطرق الرائعة لتوظيف أحدهم هي إخضاعه إلى اختبار عملي بسيط، بتسليمه مشروعًا صغيرًا تراقب من خلاله أدائه وكيفية تواصله وتفاعله مع الفريق. 9. فصل أحد الموظفين التخلّي عن أحد أعضاء فريقك هو أمر صعب، لكن المهم بعد فصل أحدهم هو أن تحرص على تعافي الفريق من الخسارة. حضّر قدر الإمكان لتعويض الفجوة التي ستحدث في فريقك وسير عمله. الشفافية هي أمرٌ مهم عند إخبار موظفيك بشأن الفصل. كن صريحًا ومنفتحًا قدر الإمكان واسمح بالنقاش المفتوح بينك وبين موظّفيك، شجّعهم على القدوم إليك عند امتلاكهم لأيّ أسئلة أو مخاوف. نصيحة: حدّد وقتًا معينًا لتناقش أمر الفصل مع موظفيك وكيفية المضي قُدمًا كفريق، أشر إلى أيّة أسئلة أو مخاوف قد تكون لديهم وشجّعهم كذلك على القدوم إليك لمناقشتها على انفراد. 10. طلب المساعدة قد تشعر بالضغط من أجل الحصول على جميع الإجابات في دورك الإداري الجديد، لكن لا بأس إن لم تملكها جميعها. ولا تخف من طلب المساعدة عندما تحتاج إليها. استفسر من الموارد البشرية عن وجود تدريبات لا تعلم بها أو ابحث عن دورات تدريبيّة عبر الإنترنت. ابحث عن فرص يمكنها مساعدتك ومساعدة فريقك على النجاح. نصيحة: جِد موجّهًا، ابحث عن شخص يمتلك خبرة سابقة كمدير واختاره لتلك المهمة. هل يوجد تحديّات أخرى سبق أن واجهتك؟ شاركنا في التعليقات. ترجمة -وبتصرف- للمقال Overcoming 10 Challenges That First Time Managers Face Remotely لصاحبته Nora St-Aubin

تبدو فكرة أن تصبح عاملًا مستقلًا أروع من أن تكون حقيقة. وهذا يعود لسبب معين. الكثير من جوانب العمل الحرّ رائعة في الظاهر، ولكن الجوانب المهمة إما أن يكون مبالغ فيها بشكل كبير أو مهملة تمامًا. الدخول دون استعداد لواقع العمل الحرّ يمكن أن يعني تخليك عن كل شيء في سبيل نمط حياة لا تريده. في الحياة الواقعية، يأتي العمل الحرّ بمجموعته الخاصة من الإيجابيات والسلبيات - تمامًا مثل أي نمط آخر من الوظائف. على سبيل المثال، لديك أريحية كاملة في جدولك الزمني، ولكنه يلزمك أيضًا الكثير من التنظيم. هو نمط الحياة المثالي للبعض (بمن فيهم أنا) ولكنه ليس للجميع. اليوم، ستتعرف إلى ثلاثة خرافات مضللة عن العمل الحرّ والتي يستمر الناس في نشرها. و بعدها، سأريك كيفية حماية عملك الحرّ من أن تدّمرها هذه الخرافات حتى قبل أن يبدأ أحيانًا. هيا بنا! الخرافة 1: لن تحتاج لأكثر من بضعة ساعات من العمل يوميًا ليس لدى المستقلين رؤساء عمل يراقبونهم. أنت حرّ كالطيور نظرًا لأنك تحدد ساعات عملك بنفسك. لماذا ستحتاج للعمل أكثر من بضع ساعات في اليوم؟! إذا كنت تستطيع دفع فواتيرك، وتوفير المال، والاستمتاع فقط بالعمل لبضع ساعات في اليوم الواحد، فأنت أسطورة. ليس من المستحيل أن يحدث ذلك يومًا ما، ولكن الأمر سيستغرق الكثير من الوقت والطاقة والتكتيك للوصول إلى هذه المرحلة. كونك عامل مستقل، فسيتوجب عليك التوفيق بين عملاء عدّة. وهذا ينطوي على إعطاء الأولوية للعمل وعلى نحو يتسم بالكفاءة قدر الإمكان. كل ذلك بالتزامن مع بحثك عن عقود جديدة، وتوليّ رسائل البريد الإلكتروني، وتحقيق الأهداف، ...إلخ. ستكون بمثابة جيش من رجلٍ واحد، وسيلزمك بذل الجهد مقدمًا لوقتٍ طويلٍ حتى تبني نظامًا متسقًا. كيف تُنشئ جدولًا زمنيًّا واقعيًّا إدارة الوقت هي مهارة ضرورية يجب على كل مستقل ناجح أن يُتقنها. إذا كنت تستطيع أن تلتزم بجدول زمني يُمكّنك من إنجاز كافة أعمالك مع بقاء وقت للترفيه، فأنت على الطريق الصحيح. وإليك كيف قمت أنا بذلك: قم بتخصيص وقت محدد يوميًا لتطوير هواية. خصص وقتًا أطول مما تعتقد أنك ستحتاجه لمشروع العميل لتكون على الجانب الآمن. دعّ عملائك يعرفون من البداية كم من الوقت ستحتاج لكل مشروع، وحددّ سياسة معينة لمهام اللحظة الأخيرة. شخصيًا، لا أمانع من مهام اللحظة الأخيرة من وقت لآخر. ومع ذلك، فمن المهم أن تعلم ما هي إمكانياتك وأنه لا بأس من قول "لا" لعمل عندما يتعارض مع جدولك الزمني. الخرافة 2: يمكنك بسهولة أن تكسب أكثر مما لو عملت في وظيفة تقليدية يمكن لنخبة المستقلين تقاضي أجور عالية في الساعة (أو للكلمة). لماذا كسب مبالغ كبيرة هو أكثر صعوبة من المتوقع يتم تحديد مكسبك كمستقل وفقًا لتقييماتك. ومع ذلك، فلا يمكن معظم المستقلين تحديد أجور عالية دون معرض أعمال يبيّن للعملاء أنهم محترفون في ما يفعلونه. ومن النادر أن يتمكن المستقل الجديد من طلب أجور عالية. لكن بمجرد أن تصنع لك اسمًا، سيصبح جلب عملاء جدد أسهل، وستحظى بفرصة أن يتم ترشيحك للآخرين. يستغرق الأمر الكثير من الوقت والتفاني في العمل لتبدأ بكسب مبالغ كبيرة. سوف تحتاج إلى رفع أجرك من حينٍ لآخر. فرغم كل شيء، سيبادر عدد قليل من العملاء بالدفع لك أكثر ما لم تطلب! كيف تبني دخلك بصورة معقولة يستلزم منك الوصول إلى مرحلة الاستقرار المالي تفانيًا في العمل. ستحتاج إلى مهارة مميزة في وضع الميزانية لأن دخلك قد يختلف من شهر لآخر. ودعني هنا أقترح نهجًا للمستقلين الجدد: سعّر عملك ضمن المعدّل المتعارف عليه من البداية ولا تبحث عن العروض الرخيصة. اسع للعمل على بناء شبكة أمان مالي من ثلاثة إلى ستة أشهر مستخدمًا أرباحك. حدّث معرض أعمالك دوريًّا، ليعرض دائمًا أفضل أعمالك. ارفع أجرك من وقت لآخر عندما تعتقد أن هناك ما يبرر ذلك. لا أستطيع التأكيد بما فيه الكفاية على مدى أهمية شبكة أمان مالي. فحتى أفضل المستقلين يفتقدون لعملاء من وقت لآخر. وبدون شبكة أمان مالي قد أن تعاني من ضائقة مالية لعدة شهور. إذا امتنع عميلك عن الدفع، لتكن مواقع "الدفع مقابل التدوين" هي وجهتك الأولى، حيث تحظى دومًا بعروض جديدة. الخرافة 3: ستكون حرًا في السفر حول العالم في أي وقتٍ تشاء واحدة من أكبر مميزات العمل الحر هي قدرتك على العمل من أي مكان تريده. سواء كان ذلك من على الأريكة، أو في مقهى فاخر، أو في فندق خمس نجوم. لماذا لا يُعدّ السفر خيارًا من السهل جدًا التخطيط لرحلة في وقتنا الحاضر. طالما لديك الميزانية لذلك، يمكنك حجز المكان ورحلة الطيران في أقل من ساعة. المشكلة الحقيقية مع السفر بالنسبة للمستقلين هي في الجانب العملي. اليوم، قمت بحزم حقيبة ظهري بجميع المستلزمات لإجازة من أربعة أيام. وبما أنني قد حصلت على عمل لإنجازه، فلن تكون جميع أوقاتي أوقات راحة، ونظرًا إلى أنني مسافر لمكان بشبكة إنترنت متقطعة، فأتوقع بعض الصداع. أرأيت؟ بعض الأماكن غير متوافقة مع نمط حياة المستقل الرحّال. كيف تجعل من السفر جزءًا من أسلوب حياتك كمستقل كل شيء يعتمد على التخطيط. تحتاج لأن تكون واقعيًا بخصوص الرحلات التي ستمكنك من مزج العمل مع المتعة. كما أن الأمر يتطلب انضباطًا لاستجماع طاقتك في العمل على شاطئ مشمس يُغريك للاقتراب. وإليك ما يتوجب معرفته إن كنت ترغب في التمتع بنمط حياة الرحّال الرقمي: خطط مسبقًا حتى تتمكن من البقاء في الأماكن التي توفر وصولًا لائقًا لشبكة الإنترنت. اصطحب معك دائمًا العتاد المناسب، بما في ذلك البطاريات المحمولة، ومحولات الطاقة الدولية، ...إلخ. خصص وقتًا لمشاهدة معالم المدينة وآخر للعمل دون أي مشتتات. لا تجلب معك عملًا في كل مرة تسافر فيها. شخصيًا، أجد أن القلق بشأن العمل أثناء السفر يفسد الكثير من التجربة. وكان أفضل حل بالنسبة لي هو وضع قاعدة لرحلاتٍ خالية من العمل. كمستقل، يجب أن تكون قادرًا على القيام ببعض الأعمال مسبقًا للحصول على بضعة أيام من الراحة إن كنت في حاجة إليها، لذا استفد من الأمر! الخلاصة يمكن للعمل الحرّ أن يكون أصعب مما كنت تتخيل في البداية، وخاصةً إذا كنت ترغب في جعله مهنتك. ومع ذلك، فهو نمط حياة لن استبدله مع أي نمط حياة أخر. إذا كنت مسؤولًا عن وقتك وأموالك، فليس هناك سبب يمنعك من عيش الحلم. قبل أن نفترق، دعنا نلخص ما هي الخرافات عن العمل الحرّ الأكثر انتشارًا وما هي الحقيقة: ربما تحتاج للعمل أكثر من بضع ساعات يوميًا، وهذا ليس سيئًا! قد لا تكسب أكثر من العمل التقليدي من البداية، ولكن تصبح السماء هي حدودك كلما طالت تجربتك. السفر أثناء العمل هو أمرٌ معقد، ولكن مع القليل من التخطيط، يمكنك القيام به. هل لديك أي أسئلة حول ما هو شكل الحياة حقًا بالنسبة للمستقل؟ شاركنا إياها في التعليقات أدناه! ترجمة -وبتصرّف- للمقال ‎3 Believable Myths About Freelancing That Could Ruin Your Career لصاحبه Alexander Cordova

بدأ الصيف واندماجنا في أجواءه الممتعة لكن ذلك لا يعني أنّ العمل سيتوقف. شاركتنا ليزا رولينز أفكارها الأسبوع الماضي عن كيفية العمل خلال عطلة أطفالك الصيفيّة، وسنتحدث اليوم عن موضوع آخر عن الصيف: كيف تحافظ على تركيزك أثناء سفرك وعملك عن بُعد. كارولين بيترسون هي خبيرة في السفر والتجوّل حول العالم إلى جانب تطوير عملها كمستقلّة، وستعلّمنا من خلال هذا المقال كيفية الموازنة ما بين العمل والسفر. تقول كارولين: حيث يمكن لمتطلّبات السفر خاصة إلى أماكن بعيدة كما أفعل أنا أن تكون مرهقة جدًا عقليًّا وجسديًّا، وآخر أمر أرغب بفعله عند وصولي إلى وجهتي في بعض الأحيان هو العمل على حاسوبي المحمول. سافرت خلال العام الماضي لوحده فقط إلى سبع دول وأربع ولايات مختلفة لزيارة عائلتي، وأشعر في معظم الأحيان أنّني مشتتة في اتجاهات كثيرة مختلفة ما بين رغبتي في السياحة وقضاء الوقت مع العائلة ومواعيد التسليم الواجب الالتزام بها والتواصل مع العملاء وكتابة المحتوى. يكمن السفر في إيجاد التوازن وهو نوعًا ما شعاري في الحياة، حيث وجدت أنّ السماح لنفسي ببعض المرح مع المحافظة على التزاماتي في العمل، يحقق معدل نجاح أعلى بكثير ويؤدي إلى توازن أفضل ما بين العمل والحياة، ومن لا يريد ذلك؟ هذه بعض من نصائحي بعد سنوات عديدة من التجارب والأخطاء: 1. ضع جدولًا لأعمالك أضعُ جدولًا لأعمالي قبل سفري، آخذةً في الحسبان أي التزامات سفر ضروريّة مثل مدة الرحلة. فعندما أرى مواعيد اجتماعاتي والتزاماتي المسبقة والأنشطة الترفيهية التي أستطيع حجزها جميعها معًا على جدول أعمالي، احصل على لمحة جيدة عن خط سير الرحلة بشكل عام. ثم أضيف إلى جدولي مهام العمل التي أعلمُ مُسبقًا أنّ علييّ إنهائها أثناء سفري، واستخدم لذلك أداة جدًا فعّالة وبسيطة لإدارة المشاريع تدعى Asana، والتي تحوي تقويمًا يملك خيارًا لضبط ونقل المهام اليوميّة من يوم إلى آخر. فمثلًا، إذا حصل شيء ما غير متوقع صباح يومٍ كنت قد خططت فيه للقيام بتنسيق بعض الصور، انقل المهمة ببساطة إلى يومٍ آخر أو على أقل تقدير أصبح على معرفة أنّ عليّي القيام بهذه المهمة في فترة ما خلال هذا اليوم،وفعلًا مثّلت Asana منقذاً رائعاً لي ولعملي خلال سفري. نصيحة: ضع في حسبانك أنّ الأمور عرضة للتغيّر، والمرونة هي المفتاح. 2. اضبط منبهك (حتى في العطل) لا أستطيع أن أقرر فيما إذا كنت شخصًا صباحيًّا أم لا، لكنّني أريد أن أكون كذلك. فعندما أستيقظ باكرًا، دائمًا ما أنجز أكثر وأشعر أنّني كذلك. ويؤكّد أهم رجال وسيدات الأعمال على ذلك وعلى كون الاستيقاظ المبكر هو أحد أسباب نجاحاتهم الكبيرة. الالتزام بروتينٍ صباحي هو أمرٌ هام أثناء السفر، حتى ولو اقتصر الأمر فقط على الاستيقاظ والذهاب إلى النادي الرياضي، فهذا يجعل يومي يبدأ بنشاط ويحثني ويدفعني إلى إنجاز المزيد والمزيد. الصباح هو أيضًا أكثر الأوقات هدوءًا للكتابة وتحديث حساباتي على منصات التواصل الاجتماعي، لكن هل أنا مثالية في ذلك؟ طبعاً لا. لكن مرة أخرى، المفتاح هو في السعي إلى تحقيق ذاك التوازن. نصيحة: مارست لسنوات ما تعلمته من قراءة كتاب "الصباح المعجزة" لهال إلرود، يتحدّث الكتاب باختصار عن أنّ تخصيص الساعة الأولى من صباحك لنفسك يجهّزك لتكون أكثر إنجازًا خلال اليوم. 3. استغل مدة رحلة السفر اعتدنا أنا ومديري السابق على المزاح طوال الوقت حول إنجازنا لمهامٍ أثناء رحلتنا على متن الطائرة أكثر مما ننجزه في المكتب، وهناك بعض من الحقيقة في ذلك. فلا شيء يضاهي أن تكون محتجزًا داخل أنبوب معدني وتجتاز مئات الأمتار في الساعة نحو وجهتك لتنجز بعض من الأعمال. وأصبح من السهل أكثر من أي وقت مضى متابعة البريد الإلكتروني والقيام ببعض أعمال الكتابة مع توفر الانترنت في الطائرات والقطارات. فأنا أُبقي خلال أسابيع سفري على بعض من منشورات مدونتي لأنجزها على متن الطائرة واثقة من أنني سأقوم بالمزيد في مكان خالي من مصادر الإلهاء. وحاليًّا، إذا استطعت إبقاء نفسي ملتزمة كفاية للابتعاد عن إغراء الحلويّات وأحدث الأفلام المعروضة خلال رحلتي، أعدُّ ذلك نصرًا! نصيحة: إذا كنت مسافرًا على متن رحلة طويلة مدتها أكثر من 10 ساعات، راعِ الاختلافات في المناطق الزمنية وكن لطيفًا مع نفسك، فقد وجدت أنّ السفر إلى آسيا حيث أُفوّت فعليًّا يومًا كاملًا، هو أسهل بكثير من اكتساب عيون حمراء نتيجة للنعاس عند السفر من الساحل الغربي عودةً إلى فورت لاوديردال في فلوريدا شرقًا. 4. اختر مكانًا مختلفًا للعمل اعرف خدعة أخرى للحفاظ على الإنتاجيّة ألا وهي الخروج إلى وسط ومحيط جديد للعمل، حتى ولو كان مجرد مقهى قريب. فأنا معروفة بأخذي حاسوبي المحمول إلى الحديقة أو إلى مطعمٍ مُطّل على الشاطئ أو خارجًا على السطح أو حتى داخل سيارتي، حيث كل ما أحتاجه هو الهدوء، أو أي مكان آخر يمكن أن ينفع! وفي بعض الأحيان، تحتاج إلى الخروج فقط لتأخذ قسط من الراحة. فالأمر الجنوني في العمل ضمن مجال إبداعي هو أنّ أفضل أفكارك تأتيك أحيانًا خلال الأوقات التي لا تعمل فيها، فبعد ما أن تصبح وأخيرًا مسترخيًا ينشط إبداعك ويصيح لك "وجدت الآن فكرة تساوي مليون دولار يا صديقي!" لذلك، اذهب في نزهة أو احتسِ مشروبًا مع زوجتك على الشاطئ أو استمتع بشروق الشمس مع دفتر يومياتك، أراهنك أنّ بعض أفضل أعمالك ستحدث بعد ذلك. نصيحة: ابحث عن مقهى قريب من وجهتك قبل سفرك، هل يوجد شخص آخر يفعل ذلك؟ ففي آخر رحلة لي إلى فيغاس لزيارة عائلتي، بحثت مُسبقًا ووجدت مقهى يبعد باستخدام Uber ما يساوي 5 دولار عن مكان إقامتي في حال أردت الخروج. 5. افعل ما تستطيع عندما تستطيع اعتدت على تمتمت هذا الشعار لنفسي أثناء تدريبي لمارثوني النصفي الثالث، لأنّ الحياة كما نعرف هي أيضًا ماراثون؛ ولم يكن الأمر يتعلق بعدد الأميال التي ركضتها على الأرصفة ذاك اليوم وإنّما بخروجي وقيامي بذلك. ويمكن قول الشيء نفسه عن السفر والعمل عن بُعد. لا تكون الظروف أحيانًا مثاليّة، فأحيانًا يكون محيطك مليئًا بعوامل تشتيت لا تنتهي وأحيانًا تكون متعبًا وتغفو في مطعم، لذا تمهّل وخذ استراحة أو غفوة أو نفسًا عميقًا أو أي شيء قد يحتاجه جسدك في تلك اللحظة، ثم عُد بقوّة عندما تستطيع. نمتلك في الكثير من الأحيان عقلية كل شيء أو لا شيء، على سبيل المثال إذا لم أتمكن من كتابة كل هذا المنشور خلال ساعتين لن أتمكّن أبدًا من إنهائه، إذا لم أُجدول حساباتي على وسائل التواصل الاجتماعي عن كامل الشهر هذه الليلة فإنّني لن أفعل ذلك مطلقًا، نحن مخطئون ومذنبون بهذا التفكير ونعدُّ أنفسنا للفشل من خلاله. إذا توترت اتجاه ابنة أخيك ذات الأربعة أعوام وهي تستدرجك للعب معها أو أردت الانضمام إلى عشاء مفاجئ غير مخطط له مسبقًا، خُذ استراحة! انظر إلى جدول أعمالك واعلم أنك تستطيع العودة إليه لاحقًا؛ فمرّة أخرى، هذا هو جمال العمل عن بُعد، والمفتاح هو في العودة إلى العمل وهو القسم الصعب. نصيحة: استخدم تقنية دمج المهام ليصبح من الأسهل عليك العودة إلى مهمتك إذا كنت قد انسحبت منها سابقًا، فمثلًا أقوم بوضع جدول أعمالي أثناء ردّي على البريد الإلكتروني أو كتابة المنشورات أو جدولة حساباتي على وسائل التواصل الاجتماعي أو تعديل الصور ...إلخ. أجد دائماً في كل رحلة طُرقًا جديدة للتوفيق ما بين سفري وعملي عن بعد، أخبرونا ما الذي نفع معكم؟ هل يوجد لديكم أي نصائح أخرى لأخذها بالحسبان؟ شاركنا تجربتك بالتعليقات. ترجمة -وبتصرف- للمقال How to Stay Focused When You’re Traveling and Working Remotely لصاحبته Mickey Gast

لا يختلف البدء بالعمل كمساعد عن بعد عن البدء بأي عمل آخر، فعليك أن تملك مهارة ما قابلة للتسويق تستطيع تقديمها لزبائنك مقابل مبلغ معين. يمكنك أن تبدأ بتقديم خدمة واحدة ثم يمكنك أن تضيف إليها خدمات أخرى مع مرور الوقت، أو يمكنك الالتزام بخدمة واحدة ضمن مجال واحد وتتقاضى عليها أجرًا أعلى مقابل خبرتك المميزة؛ يعود الاختيار لك. بغض النظر عن مدى تخصص الخدمات التي تقدّمها كمساعد عن بعد، لا يزال عليك أن تكون ملمًّا بكل الجوانب نوعًا ما عندما يتعلق الأمر بإدراة عملك الخاص، ويشمل ذلك المبيعات والمحاسبة وخدمة الزيائن والعمل على وردبريس؛ ففي حياة رائد الأعمال المستقل، هنالك دائمًا شيء جديد لتتعلمه. وفي الواقع هناك الكثير من الأمور لتتعلّمها ومن الصعب تحديد من أين عليك أن تبدأ، وهو أمرٌ أقل ما يمكن وصفه بالغامر. وصراحة لن تتوقف عملية التعلّم هذه أبدًا، واعتقد أنّ هذا الجزء هو ما يجذب الناس لفكرة أن يصبحوا مساعدين عن بعد، فهناك تنوع مستمر وكل يوم مختلف ويحمل تحديًّا جديدًا. هناك سؤال واحد يتكرر دائمًا وهو "من أين عليّ أن أبدأ؟"، ما هي مهارات العمل التي أحتاج إلى تطويرها أولًا والتي ستفيد عملي على المدى الطويل؟ وهو تمامًا ما سنتحدث عنه من خلال هذا المقال، والذي استخلصت أجوبتي فيه من مكانين: خبرتي الشخصية والتي اكتسبتها من خلال عملي مع العشرات من أصحاب الأعمال الصغيرة على مدار الستة أعوام الماضية. مشاهداتي لمساعدين عن بعد آخرين خلال تطويرهم لأعمالهم سواء الناجحين منهم أو المتخبطين. قبل أن أبدأ بأجوبتي، يجب أن أذكر سؤالًا آخر يستمر في الظهور من حين إلى آخر: هل عليّ أن أتقن جميع هذه المهارات أو يمكنني أن أوَلّي بعضها لشخص آخر؟ وهو سؤال رائع. طبعًا يمكنك أن توظّف أشخاصًا آخرين للقيام ببعض من هذه المهارات التي تحتاجها لإدارة عملك، وأحد الأمثلة الرائعة عنها هو المحاسبة. لكن على الرغم من أنّه لا بأس في توظيف محاسب لمساعدتك في تسجيل تعاملاتك وإعداد تقاريرك السنوية، فهذا لا يعني ذلك عدم حاجتك لمعرفة أساسيات المحاسبة؛ فمهما كانت الظروف، عليك دائمًا أن تفهم الأرقام القائم عليها عملك. ينطبق الأمر كذلك على مهارات البيع، حيث يمكنك توظيف مندوب مبيعات ليتولى إرسال الإعلانات للعملاء المحتملين ومتابعة المكالمات الهاتفية، لكن عليك - في مرحلة ما- أيضًا تطوير مجموعة من مهارات البيع الخاصة بك. أعلم أن البعض منكم سيجادلني وسيتساءل ما الفائدة من تضييع الوقت لتعلّم أحد مهارات عملي التي أستطيع توكيلها لشخص آخر واستخدم ذلك الوقت للقيام بما أمهر به عوضًا عن ذلك؟ يعود ذلك لسببين، الأول لا أحد سيهتم بعملك فعلًا كما تهتم أنت، والسبب الثاني هو أنّه من الصعب عليك معرفة فيما إذا كان ذاك الشخص يقوم بمهمته كما يجب إذا لم تكن تعرف أصلًا كيفية القيام بذلك. على سبيل المثال، وظّفت محاسبة منذ عدة أشهر، وكانت أولى المهام التي أوكلتها إليها هي إعداد مخطط بحساباتي وضرائب المبيعات، ولأنّني على معرفة بأساسيّات المحاسبة تمكنت بسرعة من اكتشاف قيامها بذلك بشكل خاطئ واستطعت تدارك الوضع قبل أن يتحوّل إلى كارثة. تخيّلوا لو أنّني تركتها تستمر بذلك لشهور أو حتى لسنة قبل أن أتمكّن من اكتشاف أنّها غير مناسبة للعمل، وكم من الأضرار حينها كان سيتوجّب عليّ تصحيحها وكم كان من الممكن أن يكلفني ذلك؟ انتبه إلى ما يحدث في عملك ولا تديره بإيمان أعمى، فبعضٌ من الثقة مفيد أما الجهل التام سيسبب لك الأذى. 7 مهارات مهنية للمساعدين عن بعد قد تبدو عملية تعلّم جميع هذه المهارات الجديدة التي يحتاجها المساعد عن بعد في البداية نوعًا ما هائلة، خاصة إذا كنت جديدًا في المجال، لكن عُدَّ ذاك العمل الجاد على أنّه الأساسات التي ستدعم نمو عملك خلال السنوات القادمة وستبقيك على المسار الصحيح. 1. القدرة على التخطيط ووضع الاستراتيجيات إذا كنت تمتلك رخصة للقيادة، فإنّك تتذكر غالبًا بدايات تعلّمك للقيادة. فهل تتذكر عندما تعلمت أنّ عليك النظر أمامك بعيدًا أثناء قيادتك وليس فقط على بُعد 10 أقدام أمام سيارتك؟ فمن الأسهل عليك رؤية إلى أين تتجه عندما تنظر أمامك إلى مدى أبعد، وستتمكن من تحديد الفرص الجديدة والمخاطر المحتملة بشكلٍ أفضل ومُسبق. وينطبق هذا المفهوم نفسه على عملك كمساعد عن بعد. من السهل عليك جدًا كرائد أعمال مستقل أن تنخرط وتنشغل بالعمل الذي أمامك الآن، وتؤجّل التفكير بما سيحدث غدًا أو الأسبوع القادم. أنا أتفهّم ذلك وأعلم أنّ أسهل طريقة لتخفيف التوتر عندما تكون مشغولًا وغارقًا بالعمل هو تناسي بعض الأمور. لكن إذا أردت بناء وتنمية عملك كمساعد عن بعد، عليك تطوير قدرتك على التخطيط ووضع الاستراتيجيات، فهي أهم مهارات المساعد عن بعد التي يمكنك تطويرها. يعني ذلك النظر على بُعد ثلاث أو ستة أو 12 شهر في طريقك، وترّقب التحديات والفرص التي تستحق انتباهك. 2. وضع المهام المدرّة للدخل في الأولويّة خُذ هذه النصيحة من شخص تعلّمها بالطريقة الصعبة، إذا لم تركّز على المهام المدرّة للأرباح فإنّ دخلك سيتضرر بشكل كبير جدًا، ومن الممكن أن تخسر عملك. سيتواجد دائمًا الكثير من المهام والأمور التي عليك القيام بها كمساعد عن بعد أو كصاحب عمل، لكن ليست جميعها تستحق نفس المستوى من تركيزك. فبعضها هام لنمو وتطوّر عملك على المدى القريب والبعيد، أما بعضها فيُصنّف كمهام ومشاريع روتينيّة يمكنك القيام بها في أيّ وقت. لا تسيئوا فهمي، فأمور مثل التنظيم ومنصات التواصل الاجتماعي وإعادة تصميم وتطوير موقعك هي أمور هامة، لكنّها ليست المسؤولة بشكل مباشر عن إنتاج الأرباح. قبل القيام بأي شيء آخر، ركّز على العمل المسؤول بشكل مباشر عن إدرار المال والأرباح التي تحتاجها للإبقاء على سير ووجود عملك. 3. توقف عن تعدد المهام وابدأ بدمجها نقع جميعنا في شرك تعدد المهام. اعتقدت لمدة طويلة أنّه عليّ أن أصبح أفضل بإدارة عدة مهام معًا بشكل عفوي، لكن عند مرحلة ما أصبحت سيئًا جدًا في التركيز على مهمة واحدة فقط، لدرجة أنّني كنت انتقل من مهمة إلى أخرى كل 5 أو 10 دقائق، مُتنقّلًا ما بين مشروعين أو ثلاثة مشاريع مختلفة معًا في نفس الوقت. شعرت أنني مشغول وأجري من مكان إلى آخر وكأنني قد فقدت عقلي، لكنني لم أكن فعليًّا أقوم بالكثير من العمل. ما تعلّمته من خلال خبرتي هو أنّ فائدة قليلة جدًا تأتي من تعدد المهام، وأنّه دائمًا ما يؤدي إلى ضياع في الإنتاجية وتكرر الأخطاء. التخلّي عن عادة تعدد المهام هو ليس بالأمر السهل ويتطلّب الكثير من العمل والإصرار. تَعلُّم التركيز على مهمة واحدة في وقت واحد هو السر، وفي الواقع هو أحد أهم مهارات المساعد عن بعد التي يمكنك تطويرها. أنا ملتزم حاليًا بتطوير قدرتي على توجيه تركيزي نحو اتجاه واحد أكثر من أي وقت مضى، وترك ذلك تأثيرًا إيجابيًّا على مستوى إنتاجيتي. ما أن تتقن مهارة التركيز على مهمة واحدة، ستبدأ التفكير بالبدء بدمج المهام. سمعت لأول مرّة عن مفهوم دمج المهام عندما كنت استمع إلى بات فلين. كان هذا المفهوم الذي تحدث عنه بسيط نوعًا ما: عوضًا عن التنقل بين المهام الصغيرة، حاول القيام بالمهام المتماثلة منها خلال جلسة واحدة. على سبيل المثال إدارة البريد الإلكتروني، وهو أحد المهام الشائعة التي يستطيع أن يؤدي دمج المهام فيها إلى أثر كبير. يجيب معظمنا على رسائله مباشرة ما إن تصله، وتبعًا لمدى انشغالك سيعني ذلك فتح بريدك الإلكتروني 10 إلى 20 مرة في اليوم فقط لتقرأ وتجيب على رسالة واحدة، وهذا قد يعني أيضًا تَفقُّد هاتفك أكثر من 20 مرة في اليوم. وهو أمر غير فعّال إلى حد كبير جدًا. حدّد عوضًا عن ذلك جلسة أو جلستين في اليوم في وقت محدد لتفقد الرسائل والإجابة عليها، ممكن مثلًا مرة صباحًا ومرة أخرى عصرًا. يمكنك حتى التفكير بتفعيل خاصية الإجابة الأوتوماتيكية لتُعلم من يراسلك أنّك لن تجيب فورًا. إليك موازنة ما بين مجريات يوم عادي قبل وبعد دمج المهام: قبل دمج المهام: 7 صباحًا - تفقُّد رسالة من عميل والإجابة عليه. 7:45 صباحًا - تنظيم مهامك على Trello. 8:00 - أعمال العميل. 9:00 - تفقد رسائل العملاء والإجابة عليها. 10:00 - تحديث حسابات منصات التواصل الاجتماعي. 10:10 - تفقّد رسالة من عميل والإجابة عليها. 10:45 - أعمال العميل. 11:30 - مكالمة مع العميل. 12:00 - الغداء. 12:45 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها. 1:15 - أعمال العميل. 2:45 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي. 3:00 - إعداد اقتراح. 4:00 - تفقد رسائل العملاء والإجابة عليها. 4:30 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي. بعد دمج المهام: 7 صباحًا - أعمال العميل. 9:30 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها. 10:00 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي وجدولتها على مدى الأسبوعين القادمين. 11:15 - جدولة مكالمتين هاتفيتين مع العميل. 12:00 الغداء. 12:45 - أعمال العميل. 4:00 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها. 4:30 - تحديد المهام الأهم ليوم غد. قد يبدو لك للوهلة الأولى أنّك تقوم بنفس الحجم من العمل، وذلك صحيح، لكن ما تقوم به بشكل مختلف هو تخفيض عدد المرات التي تتنقل فيها بين المهام، مما يوّفر الوقت ويزيد التركيز والإنتاجيّة. يجب أن يكون دمج المهام استراتيجية سهلة التطبيق بالنسبة لمعظم المساعدين عن بعد، ببساطة كل ما عليك فعله في حال كنت قد بدأت بمهمة هو أن تنجز قسمًا أكبر منها خلال الوقت نفسه. 4. تعلم التواصل بشكل أكثر فعالية لندخل إلى صلب الموضوع مباشرة, التواصل هو مهارة أساسيّة لكل المساعدين عن بعد. وعدد المرات التي أدركت فيها أنّ عليّ تطوير هذه المهارة لا يحصى. لا يمكنك أبدًا أن تكون ماهرًا كفاية في التواصل، فهناك دائمًا شيءٌ جديد لتتعلمه وتحسّنه في كل مرة تحتاج فيها مثلًا إقناع عميلك بأفكارك أو تحديد أجرك. لعلّى أهم ما عليك تذكره دائمًا لتحسين قدرتك على التواصل هو أنّ 50% من التواصل يكمن في الاستماع، فالاستماع يزيد من مبيعاتك ويساعدك على حل المشاكل بشكل أفضل ويحسّن قدرتك على تلبية احتياجات عملائك. 5. طور مهاراتك في البيع مهما كان تخصصك كمساعد عن بعد، سواء في بيع العقارات أو في العمل على ووردبريس أو وسائل التواصل الاجتماعي، فإن عملك يتمحور دائمًا حول البيع. إذا كنت قادرًا على إقناع عملائك وزبائنك المحتملين بأن ما تقدمه لهم، سواء منتج أو خدمة، قادر على تحسين حياتهم أو عملهم فأنت تمتلك مهارة رائعة. قد تبدو فكرة أن تكون ماهرًا في المبيعات فكرة مخيفة، خاصة إذا كنت تكره ذلك المجال مثلي، لكن لا داعي لذاك الخوف. فأنا لا أعني أنّ عليك الذهاب من بيت إلى آخر لتسوّق منتجاتك، أن تكون جيدًا في المبيعات هو أبسط من ذلك بكثير. ما يتطلّبه الأمر في الواقع لتكون جيدًا في المبيعات هو عنصرين اثنين: كن على طبيعتك، فشخصيتك وخصالك الفردية سيساعدانك بشكل كبير على جذب الزبائن المناسبين. فمهما كانت شخصيتك سواء كنت متقدًا أو هادئًا أو عطوفًا أو دقيقًا أو شخص عادي، فإن تلك الشخصية الخاصة بك هي التي ستجذب العملاء، لتقديرهم لها. تخلّى عن فكرة أن تلائم وتغير شخصيتك وفقًا للمواقف المختلفة فلا أحد يجيد ذلك. عبّر عن قدراتك. مهما كان ما تبدع به سواء العمل على ووردبريس أو التسويق عبر منصات الوسائل الاجتماعي، عليك أن توصل ذلك لعملائك، سواء صوتيًا أو عبر الفيديو أو الكتابة. عليك فقط أن تجد الطريقة التي تناسبك وأن تلتزم بها. يجب ألا تكون مهارات البيع مخيفة أو معقدة، كل ما عليك فعله لتطور عملك كمستقل هو عرض قدراتك ومشاركة إمكانياتك. اخبر الناس كيف تستطيع مساعدتهم وافعل ذلك والتزم به. 6. تعلم أساسيات المحاسبة «أعلم أنّ المحاسبة هي ليست المجال المفضل لدى الجميع، لكن علينا أحيانا القيام بالمهام التي لا نستمتع بها.» ضع عدم محبتك للأرقام جانبًا، فهناك العديد من الفوائد من تعلم أساسيات المحاسبة ومتابعة سجلات عملك. سيساعدك ذلك لتصبح أكثر دراية بما يحدث في عملك، فعوضًا عن الاعتماد على حدثك وذاكرتك ستكون قادرًا على: تحديد العملاء والمشاريع الأكثر فائدة. التمييز بين العملاء الذين يتأخرون بالدفع والعملاء الموثوقين. فهم أي من أعمالك كمساعد عن بعد هو الأكثر إدرارًا للربح وفي أي جزء من السنة تصل معظم تلك الإيرادات. معرفة متى تتجاوز مصاريفك قدرتك أو تؤثر على ربحك. معرفة أي من العملاء مناسبين لرفع تقييماتك. أعتقد أنك ستوافقني الرأي عندما أقول أن كل من هذه العوامل هو هام بحد ذاته. فكلما كنت على دراية أكبر بالأرقام والإحصائيات القائم عليها عملك كلما زاد معدل واحتمال نجاحك. حتى وإن كنت غير متأكدًا من قدرتك على قراءة موازنة أو جدول إيرادات، من الجيد أن تتعلم كيف تستنتج وتفهم الأرقام الأهم والأكثر قدرة على التأثير على مسار وتطور عملك. 7. التزم بالتطور على الصعيدين الشخصي والمهني يسير عملك كمساعد عن بعد دائمًا في أحد اتجاهين، إما إلى الأمام أو إلى الخلف، ولا يوجد ثبات أبدًا، فالوقت لا يتوقف. إذا فشلت في تحقيق التطور حتى ولو كان بسيطًا، فإنك بذلك خسرت أحد أثمن أصولك وممتلكاتك. ذكرت هذه "المهارة" في آخر القائمة، لأن الالتزام بالتطور الشخصي والمهني لديه التأثير الأكبر على عملك أكثر من أي عامل آخر. لكن ما هو التطور الشخصي والمهني وكيف يبدو؟ هو السعي الدائم إلى المعرفة والرغبة بالتحسن المستمر. هو الرغبة بالوصول إلى الكمال في مهنتك، هو أن تصبح أفضل في القدرة على البيع وأفضل في التواصل وأكثر قدرة على فهم أرقام عملك، وهو القدرة على حل المشاكل بشكل أفضل والقدرة على تقديم قيمة أكبر لعملائك. إنّ الالتزام بالتطور الشخصي والمهني يعني أن تصبح مساعد عن بعد وصاحب عمل اليوم أفضل مما كنت عليه البارحة. «تطوير مهاراتك كمساعد عن بعد يفيدك ويفيد عملائك.» بدأ عدد كبير من الأشخاص بما فيهم أنا العمل كمساعد عن بعد كهواية وكطريقة لجني بعض المال الإضافي أو لتوفير بعض المال للقيام برحلة ما. إذا كان عملك كعملي فإنك غالبًا بدأت في البداية بالقيام ببعض الأعمال للأصدقاء والعائلة، ثم تطورت الأمور ببطء وقبل أن تدرك ذلك بدأت باستلام مشاريع لأصدقاء أصدقائك وأقاربك البعيدين. ثم بدأت بتحصيل بعض من الأرباح الصغيرة في البداية إلى أن استلمت مشروعًا كبيرًا، وحتى قبل أن تدرك ذلك. إلى أن تدرك أنّ هذا العمل الجانبي كمساعد عن بعد تطور وتحول إلى عمل حقيقي، وأصبحت بحاجة إلى إنشاء باقات ووضع الأسعار وتوظيف محاسب وتحسين موقعك الإلكتروني، وفجأة أصبح لعملك نفقات متكررة ولم يعد يشتمل على المبيعات فقط. يمكن للعمل كمساعد عن بعد أن يتحوّل من عمل جانبي إلى عمل بدوام كامل بسرعة كبيرة جدًا، لكن عليك عندها أن تتخذ القرار: هل ستستمر بتطوير هذا العمل لتحوّله إلى أمر مهم وتترك عملك العادي السابق، أم ستدعه يتعثر ويعود إلى البداية؟ تعتمد إجابة ذاك السؤال على مدى التزامك بأن تصبح مساعد عن بعد أفضل، ليس فقط على مستوى الخدمة التي اخترت تقديمها وإنّما على مستوى عملك ككل كصاحب عمل مستقل. ترجمة -وبتصرف- للمقال ‎7 Essential Virtual Assistant Skills That Will Help You Grow Your Business لصاحبته Erin Sturm

الخوف. عدم الثقة بالنفس. القلق. ماذا لو ارتكبت خطأ فادحًا؟ في الواقع، اختبرنا جميعًا مثل هذه المشاعر. لا أعرف شخصًا واحدًا انتقل لحياة العمل الحرّ دون قلق. لا يوجد شخصٌ واحدٌ دخل أسلوب الحياة الجديد هذا دون بعض الأفكار السلبية المزعجة. لكنني أعرف بعض الأشخاص ممن سمحوا للخوف والقلق أن يعترضا مسيرتهم. متمسكين بحجة "ماذا لو ارتكبت خطًأ فادحًا؟" في حين يستمرون في ممارسة العمل الذي يجعلهم بائسين، يومًا بعد يوم، وأسبوعًا تلو الآخر. ما يحتاجه هؤلاء هو خطة للتعامل مع قلقهم، والتي ستُشعرهم بدورها أنهم أكثر استعدادًا لتقلبات حياة العمل الحرّ. وهذا بالضبط ما ستحدثنا عنه كارولين بيترسون، ضيفتنا لهذا الأسبوع. شكرًا لمشاركتنا أفكارك، كارولين! عالم الفوضى المنظّمة هل قررت أن تبدأ عملك الخاص أو تقفز إلى عالم العمل المستقل؟ أهلًا بك في نادي الفوضى المنضبطة! في مطلع العام، تركت عملي في الشركة ككاتبة تسويقية خبيرة سعيًا خلف إطلاق شركتي لصناعة المحتوى. لم يكن قرارًا مفاجئًا، إذ كنت أخطط له لفترة طويلة قبل أن أسلّم استقالتي. منذ ذلك الحين، وجدت نفسي أختبر أعنف منحنى تعلم كان من دواعي سروري أن خضته. كان شعاري الدائم «استشعر الخوف وواجه بأي حال» حيث أجد نفسي مضطرةً لمقاومة قلة ثقتي بنفسي (وذاك الشعور المزعج المتمثل في ضرورة إنجاز شيء آخر على قائمة مهامي التي لا تنتهي أبدًا). ومذ بدأت عملي الخاص، كانت هناك بعض النصائح الواقعية التي ساعدتني. والتي ستساعدك فيما إذا كنت تعاني تدهورًا في ثقتك بنفسك كمستقل. 1. ضع خطة قبل الانطلاق حتى إذا كنت تعمل كمستقل إلى جانب عملك اليومي الحالي، فمن الضروري إعداد جدول زمني يوفق بين البحث عن عملاء والعمل على المشاريع. بالنسبة ليّ، التقيت بعميلين وتعاونت معهما في مجال الكتابة التسويقية قبل الدوام وبعده، وكذلك في عطلات نهاية الأسبوع. وهو ما منحني فكرة جيدة عن حجم العمل الذي يمكنني إنجازه إن انتقلت للعمل كمستقلة بدوام كامل. والأهم من ذلك، خططت لمقدار الوقت والمال الذين سأحتاجهما لتدشين مشروعي الخاص. كان لهذه المرحلة الانتقالية دورها الكبير في انقاذي من التشتت عندما أطلقت شركتي. من المؤكد أنك تستطيع أن تُنهي عملك لدى الشركة التي تدفع لك جيدًا وتنطلق فورًا، لكن بالنسبة لمُخططة من الطراز الممتاز مثلي، كان من الجيد امتلاكي لمدخرات تكفيني أثناء تكيّفي مع الدخل غير المنتظم للعمل المستقل. 2.إعداد الأهداف كتذكيرات لا يختلف اثنان على أن بعض أيام العمل الحر ستكون صعبة (بل ربما أسابيع!). وفي تلك الأيام، أفضّل أن ألتقط ورقة صغيرة تتضمن الأسباب التي دفعتني لبدء عملي الخاص. يمكن لأمرٍ بسيطٍ مثل "العمل وفق جدولي الخاص" أن يمنحني الحافز الذي أحتاجه لمواصلة التقدم في أيام الركود. فضلًا عن ذلك، تستطيع إعداد أهداف شهرية لإبقائك على الطريق الصحيح. بالنسبة لي، كانت الأشهر القليلة الأولى من إنشاء شركتي تعني القيام بالكثير من المهام الروتينية، مثل البحث عن برنامج محاسبة، وإعداد نماذج للعقود، وإيجاد برنامج لإدارة المشاريع لاستخدامه (بالمناسبة، أحب شركة Asana)، ربما كانت أهدافًا مملة، ومع هذا تبقى أهدافًا. تذكّر أنّ جزءًا كبيرًا من ساعات عملك، إن لم يكن النصف، سيُكرّس للمهام الإدارية البسيطة والمملة. ولا بأس بذلك! ربما كانت لدي تلك الأوهام العظيمة أنني سأقضي اليوم في الكتابة من على الشاطئ، بدلاً من الكدح خلف طريقة إرسال الفاتورة لعميلي والبرامج التي عليّ استخدامها لهذا الغرض. كلمة السرّ هنا هي التحليّ بالواقعية مع أهدافك. 3. ضع جدولًا زمنيًا يناسبك في البداية، أخبرت الجميع أنني سألتزم بساعات العمل العادية للشركة: من 9 إلى 6. لكن سرعان ما أدركت أن بدء شركة جديدة، مع عدد قليل من العملاء، يعني أنه لن يكن لدي الكثير من العمل لأقوم به في البداية و سينتهي بيّ الأمر مقيدًا إلى مكتبي طوال اليوم دون داعٍ. كان هذا محبطًا جدًا! الآن، أخصص بداية اليوم لجذب عملاء جدد والرد على رسائل البريد الإلكتروني للعملاء الحاليين أو المحتملين. بعد ذلك، اقضي بقية اليوم في العمل على مشاريع العملاء الحاليين أو تحديث موقعي الإلكتروني. خصصت أيضًا أيامًا وأوقاتًا محددة -خلال فترة ما بعد الظهيرة- لتجميع الصور وتعديلها وجدولة منشوراتي لشبكات التواصل الاجتماعي والإجابة على التعليقات في أي موقع ويب أو شبكة تواصل اجتماعي، إضافةً لأخذي دروسًا احترفية في كتابة النصوص التسويقية. مجرد وجود هذا الجدول الزمني المنتظم، يمنحني فكرة جيدة عن مقدار الوقت الذي أقضيه في مهام معينة، وهو ما يساعدني على إعداد الجداول الزمنية الصحيحة لأسابيع قادمة، وعلى تجنب الإرهاق. في البداية قد تشعر بالإحباط عندما تستغرق بعض المهام وقتًا طويلاً لإكمالها. اعتدت لوم نفسي على المدة التي يستغرقها إرسال عرض إلى أحد العملاء، ولكنني الآن استخدم ذاك العرض كنموذج لعروض العمل القادمة. امنح نفسك قليلًا من التقدير وكُن متسامحًا معها. فلن تتقن عملًا جديدًا منذ البداية. 4. الانضمام إلى شبكة مستقلين يمكن أن يكون العمل الحر أو إطلاق شركتك الخاصة دافعًا للعزلة بشكل مذهل، لذا من الضروري أن تجد أشخاصًا يتمتعون بنفس التفكير. كان الفيسبوك بطلي في هذه الحالة! انضممت إلى مجموعة لمؤلفي الإعلانات، ولم يكن الأمر مهمًا فحسب، بل مضحكًا حين كنا نرى كيفية تعاملنا مع المواقف المزعجة المتشابهة وطلبات العملاء الطريفة. من المهم أن تلجأ لأشخاص يشاركونك طريقة التفكير ذاتها عندما لا يستطيع أي شخص آخر حولك الإجابة عن أسئلتك. هؤلاء "الزملاء" هم مورد لا يقدر بثمن، وكلما سارعت إلى الانخراط معهم، كانت الفائدة أكبر. في الحياة الواقعية، هناك الكثير من المنظمات المحلية للشركات الصغيرة أو المستقلين التي يمكنك الانضمام إليها. العديد منها لا يتقاضى رسوم عضوية، لكنهم يجتمعون مرة كل شهر في المقاهي لاستكشاف أشياء جديدة في مجال العمل. عادةً ما تكون غير رسمية إلى حد ما وغالبًا ما يرحبون بالوافدين الجدد، لأن الجميع كان كذلك يومًا ما! إذا كان هناك نصيحة واحدة فقط لتأخذها من هذه القائمة، فهي العثور على شبكتك الخاصة إما عبر الإنترنت أو على أرض الواقع لتعلم أنك لست وحيدًا، وأنه شعورك بالإرهاق والإحباط هو دليل على أن شركتك ستنجح، لأن الجميع شعر بهذا في وقتٍ ما! 5. طوّر نظام دعم بقدر أهمية تكوين شبكتك الخاصة، يأتي معها نظام دعمك الشخصي، سواءً كان ذلك من عائلة أو أصدقاء أو زملاء سابقين. إن تمعّنت في الأمر، ستجد أن نظام دعمك الشخصي يعرفك حقًا، لذا عندما تبحث عن القليل من الدعم المعنوي، من المفيد التواصل معهم. حتى إذا كان الأمر يتعلق فقط ببعض التشجيع أو لتذكيرك بأنك قمت بذاك الشيء الطريف، مثل ارتداء قميص فرقة Spice Girls في الثانوية، يمكنك الاعتماد دومًا على الأشخاص الذين يعرفونك لرسم الابتسامة على وجهك. وهو أمر في غاية الأهمية خلال فترة التقلبات. لقد وجدت أنه عندما تحدثت عن نضالي أو عن معاناتي -كمستقلة- من قلة الثقة بالنفس المستمرة. اعترف الكثير من أصدقائي أو أفراد أسرتي بأنهم واجهوا معاناة مماثلة في حياتهم المهنية. كنت ألتقي زملائي القدامى -بين حينٍ وآخر- لتناول الغداء. كان من المفيد التماشي مع ما يجري في عالم وكالات الإعلان، وكذلك تحديث دليل هاتفي (هل لا زال هناك من يستخدمه؟) حتى أعرف من عليّ الاتصال به إذا كنت بحاجة إلى مخرج فني أو مصور لمشروعٍ معين. يكمن السر في الاعتماد على الأشخاص الذين تحترمهم في نظام دعمك الشخصي. تواصل معهم واسألهم بشكلٍ مباشر: "ما الذي أُجيده برأيكم؟"، غالبًا ما ستُفاجئ بسماع بعض إجاباتهم وستندهش أيضًا لما يعتقده الآخرون عنك فيما يتعلق بقدراتك العملية. 6. ضع في حسابك أنه مجال متقلب بدء شيء ما خارج منطقة راحتك، سواء كان ذلك الانتقال للعمل المستقل أو بدء شركتك، سيكون مليئًا بالتقلبات. كنت واثقةً عندما بدأت نشاطي التجاري أنه سيكون ناجحًا، ورغم أن هذا لا يزال صحيحًا حتى اليوم، إلا أن هناك أوقات شعرت فيها بالضيق لأن البداية كانت أبطأ مما توقعت. المهم أن تستعد، وتعلم أنها ستكون رحلة ممتعة ومجنونة، ثم تنطلق! ما أن أحظى بعميل حتى أجده متمسكًا بيّ لأنه أحبّ العمل معي، إنما المشكلة هي العثور على المزيد من هؤلاء العملاء خلال فترات الركود. ربما يكون هذا البحث هو الجزء الأكثر إحباطًا. لذا، من الضروري أن تتحلى بالثقة، وتُخرج قائمة الأسباب التي دفعتك لبدء شركتك أو العمل كمتسقل، والاعتماد على شبكتك ونظام دعمك الشخصي. التزامك بأن تحفز نفسك بنفسك وتذكّرها بسبب قيامك بهذا لهو أمر صعب! لكن من المهم أن تصبح «بطلك الخاص» وأن تحيط نفسك بأشخاص يفعلون الأمر ذاته. هل لديك أي نصائح أو حيل ساعدتك على التغلب على عدم ثقتك بنفسك كمستقل؟ سنكون سعداء بمشاركتك إليها في التعليقات. ترجمة -وبتصرف- للمقال Starting Your Own Business: 6 Steps to Conquer Freelancer Self-Doubt لصاحبته Caroline Peterson

كيف يمكنك الموازنة ما بين العمل عن بعد وتربية الأطفال؟ طُرح هذا الموضوع مرّة أخرى منذ أسبوعين على مجموعة فيسبوك مخصّصة للكتّاب "ثلاثون يومًا أو أقل - 30 Days or less -"، وكنّا قد تحدّثنا عنه سابقًا على المدونة أيضًا لكنّنا نرحّب دائمًا بتلقي نصائح جديدة أكثر فعاليّة من الأباء الذين نجحوا في ذلك. مقالنا اليوم مُقدّم من ميغان لارسون وهي مساعدة عن بعد وأم لولدين؛ إليكم ما قالته لتسهيل مهامها عليها: أن تبني عملًا عن بعد مع وجود أطفال صغار هو ليس بالأمر السهل؛ ففي العديد من الأيام، لا أتمكّن من القيام بأي عمل مما يؤدي بي إلى الشعور بالإحباط. امتلك صبيّين تحت سن الثالثة ويحتاج كلاهما إلى الكثير من العناية، وبالتالي لا أمتلك الكثير من الوقت للعمل خلال ساعات استيقاظهم والتي تكون عادةً طويلة بسبب عادات نومهم غير المستقرّة، حتى خلال كتابة هذا المقال أنا اكتب بيد واحمل طفلي النائم على يدي الأخرى. إنّ هذه المعاناة هي فعلًا حقيقيّة. امتلك أهدافًا كبيرة عندما يتعلق الأمر ببناء عملي عن بعد، وامتلك كذلك الكثير من الوقت للتفكير بذلك خلال اليوم وقمت بخطوات جديّة نحو ذلك من خلال حضوري دورتين لجينا: ثلاثون يومًا أو أقل لنجاح المساعد عن بعد وكيف تصبح مساعدًا عن بعد على منصة بينترست في هذه الأيام، وامتلك أيضًا قائمة من المهارات التي أرغب بتطويرها، والعديد من الدورات لحضورها وموقع وحسابات على منصات التواصل الاجتماعي لتحديثها وتطول القائمة، لكن ما لا امتلكه هو الوقت الإضافي أو أيادٍ إضافية. إذا كنت المسؤول الرئيسي عن رعاية أطفالك أثناء بنائك لعملك عن بعد، فأنت غالبًا تعتمد على الاستراتيجيات المعروفة كالعمل خلال فترات نومهم أو التناوب مع زوجك أو زوجتك لتتمكن من إنجاز بعضًا من مهامك. تجد تاليًا بعضًا من النصائح التي استخدمها للموازنة ما بين عملي عن بعد وتربية أطفالي في حال كنت بحاجة إلى المزيد من الاقتراحات: 1. وازن بين ما تعطيه وما تأخذه حدّد أولويّاتك الرئيسيّة في حياتك ثم جِد بدائلًا للباقي. يأتي أطفالي بالنسبة لي أولًا وعملي عن بعد تاليًا بالقرب منهم، فهل تعتقدون أنني عندما امتلك وقتًا إضافيًا سأضّيعه في تنظيف المنزل أو ممارسة الرياضة؟ طبعًا لا. أرغب بتكريس وقتي للأمور التي تساعدني على تطوير عملي عن بعد، فإذا استيقظت باكرًا والجميع نائم استخدم هذا الوقت لإنجاز المهام بدلًا من على سبيل المثال ممارسة الرياضة. بالرغم من ذلك، فإنني أمارس رياضة الجري وراء طفلي في الحديقة لأضيف بعضًا من الحركة إلى يومي. وهناك أيضًا العديد من التمارين الرائعة التي أستطيع القيام بها مع طفلي وبالتالي لست مجبرة على البقاء خاملة، وأتمكّن بذلك أيضًا من القيام بمهمتين من قائمة مهامي في نفس الوقت: اللعب مع أطفالي وحرق بعض السعرات الحراريّة. هذا الترتيب مؤقت وليس دائم مدى الحياة، فالأولويّات تتغير مع مرور الأيام. عليك فقط تحديد الأهم والتركيز عليه، فلا أحد يستطيع القيام بكل شيء. 2. اشترك بنادي رياضي يمتلك حضانة للأطفال سأعترف بأنّني لا استخدم عضويتي في النادي الرياضي دائمًا من أجل التمرن، فالنادي الرياضي الذ يوّفر خدمة العناية بالأطفال هو خيار رائع لتسلية الأطفال بشكل آمن لعدة ساعات خلال اليوم لأتمكن من القيام ببعض الواجبات. وبصراحة، لم أكن لأتمكن من القيام بالكثير لولا استخدامي النادي بهذه الطريقة. أدفع شهريًا 70 دولار مقابل عضويتي في النادي وذلك يشمل خدمة العناية بالأطفال لمدة ساعتين يوميًا خلال جميع أيام الأسبوع، مما يؤمّن لي الهدوء والوقت اللازمين للتركيز. وأنصحك أيضًا من التأكد من وجود شبكة انترنت جيدة داخل النادي قبل التسجيل به. أنا لا استخدم النادي يوميًا لكنّه موجود عندما أحتاج إليه. وإذا قمت بالحسابات اللازمة، فستجد أن الأمر يستحق ذلك خاصة إذا نظرت إليه على أنّه استثمار في عملك. 3. ضع برامجًا لتوفير الوقت يعني ذلك في بعض الأحيان العمل ليلًا بعد ذهاب الأطفال إلى النوم ويعني في أحيان أخرى استغلال الوقت للعمل خلال النهار ولو لفترات قصيرة. فأنا امتلك الكثير من الوقت للتفكير والذي أستطيع استخدامه للعصف الذهني وإيجاد أفكار جديدة لمنشوراتي المستقبلية على المدونة وذلك أثناء قيامي بالمهام العاديّة التي لا تتطلب مني التفكير، واستمع مثلًا أيضًا إلى مدونات صوتيّة أثناء استحمامي وإلى ما هنالك. أملك بحوذتي دائمًا دفتر للملاحظات (أو تطبيق للملاحظات على هاتفي) لأنني قد أنسى الأفكار ريثما يتوفر لدي الوقت المناسب، وأملك أيضًا بمتناول يدي قائمة بأهم المهام لأتمكّن من القيام بها عندما امتلك أي وقت إضافي، فمن المهم بالنسبة لي أن أمتلك قواعد وخطة لأتمكن من العمل مباشرة بمجرد جلوسي لاستغل أوقات فراغي الثمينة، وإلّا فإنني سأتشتت وأضيع وقتي بتصفح الصور على بينترست. 4.اصنع قائمة تدقيق واجعلها ظاهرة أحب القوائم وعادة أمتلك عدة قوائم في نفس الوقت، وحتى في بعض الأحيان أضع قائمة بالقوائم التي عليّ إعدادها. يعطيني شطب الأسطر من قوائمي بمجرد انتهائي من مهمة ما إحساسًا بالرضا، لكن تكمن الخدعة في الحفاظ عليها على مرأى من عيني لأتمكن من النظر إليها عدة مرات خلال اليوم. أحب التخطيط لأسبوعي مُسبقًا، لكنّني أقوم أيضًا بتحضير قائمة رئيسية يوميًا تحوي على الأقل خمس مهام ضرورية علي القيام بها في اليوم التالي قبل ذهابي إلى النوم، مما يساعدني على رسم أهدافي على المدى القصير حتى ولو كان بعض منها مهام تتعلق بالأعمال المنزلية أو أمور غير مهمة. يدفعني إنجاز المهام الصغيرة إلى القيام بمزيد من المهام ويزيد من إنتاجيتي وتحفيزي. أحب بالإضافة إلى ذلك إعداد قائمتين منفصلتين: قائمة للمهام التي أستطيع القيام بها عبر هاتفي المحمول وأخرى للمهام التي تحتاج حاسوبي المحمول. فإذا كانت إحدى المهام لا تتطلب يدي الاثنين (كقراءة البريد الإلكتروني أو البحث عن عملاء)، أضعها ضمن قائمة الهاتف المحمول لأتمكن من القيام بها لاحقًا خلال هز سرير طفلي لينام على سبيل المثال. أصبح بهذه الطريقة أكثر فعاليّة عند تنفيذ خططي ولا أضيع وقتي عندما أمتلك يدي الاثنين. كما قلت لكم، أنا أحب القوائم. 5. اعلم متى عليك التساهل مع نفسك أنا أؤمن بمقولة "لكل شيء موسمه". إنّ رضيعي في مرحلة لا يكون فيها راضيًا إلا في حضني وطفلي الآخر يخادعني لأستلقي بجانبه كل ليلة حتى ينام، ويصبح الأمر في بعض الأحيان مزعجًا لانّه يمكنني القيام بالكثير من المهام خلال هذا الوقت. لكنّني أعلم أنّ عليَّ التمهل وتقدير هذه اللحظات الثمينة، فهم لن يبقوا صغارًا إلا لمدة قصيرة وسرعان ما سيملّون منّي قريبًا. يعني ذلك بالنسبة لمهنتي كمستقلّة أنّ أهدافي ستستغرق وقتًا أطول مما خططت إليه لتتحقق، وحدوث ذلك مؤكّد عندما يكون لديك أطفالًا صغارًا لكن لا بأس في ذلك. قررّت مسبقًا أنّني لن أستسلم ولن أفشل، وأنّ ذلك سيستغرق فقط غالبًا وقتًا أطول مما يجب عليه. وفي كل مرة تراودني الشكوك أُذكّر نفسي أنّ الانترنت لن يذهب إلى أيّ مكان وسيكون هناك دائمًا فرصًا جديدة. سأستمر بوضع أهدافي وفق مخطط SMART لكنني سأسامح نفسي إذا لم التزم بالوقت، وسأعاود العمل ببساطة وسأستمر بالعمل بجد. في الختام العمل عن بعد مع تربية الأطفال أمرٌ صعب خاصّة إذا لم يكن لديك خطة، لكن لا تتمنى أن يكبر أطفالك فذلك سيحدث معك أو بدونك. عوضًا عن ذلك، نظّم نفسك وحدّد أولويّاتك وأعط لنفسك المجال لتتطور ببطء لبعض الوقت. ومن خلال التخطيط والمرونة، ستساعد نفسك على وضع توقعات واقعيّة لعملك كمستقّل ولعائلتك. إذا كنت مسؤول عن تربية أطفالك بشكل كامل ما هي الطرق والخدع التي تستخدمها لتنظّم وقتك خلال اليوم؟ شاركنا أو شاركينا تجربتك في التعليقات. ترجمة -وبتصرف- للمقال Freelancing and Parenting: 5 Tips to Make It Work لصاحبته Mickey Gast

هناك أمور كثيرة قد تعترض طريقك عندما تحاول إطلاق شركتك عبر الإنترنت: ضيق الوقت، الافتقار للمال الكافي، الافتقار للحافز. جميعنا سمع هذه الأسباب وغيرها من أشخاص سئموا وظائفهم اليومية، ومع ذلك يخشون شقّ طريقهم الخاص. ضيفتنا اليوم، إليزابيث نيومان هنا لتبيّن لنا أن الإرادة تصنع المعجزات. استطاعت إليزابيث تأسيس عملها على الانترنت رغم اضطرارها للتعامل مع مشاكلها الصحية. تفضلي إليزابيث! يوم آخر في السرير محبطة للغاية لضياع يومٍ إضافي. تلك كانت حياتي عام 2010 حين تدهورت صحتي تمامًا. عانيت من التعب الشديد والضعف والصداع المستمر بسبب انخفاض الفيريتين (بروتين يتحكم في تخزين وإطلاق الحديد) مما جعلني طريحة الفراش واضطرني للعيش مع والديّ ثانيةً. فوق هذا كله، لم أتمكن من العودة إلى الوظيفة التي لطالما استمتعت بها وعجزت عن الاختلاط بالآخرين والسفر كما اعتدت. منذ ذاك الحين، تذبذبت صحتي صعودًا وهبوطًا (مع انتكاسات أكثر)، على مدار السنوات القليلة الماضية. لحسن الحظ، حافظت بطريقة أو بأخرى على تفاؤلي. لجأت إلى حاسوبي المحمول وهاتفي الذكي انطلاقًا من السرير أو الأريكة، واكتشفت مدونات وبودكاست ومقاطع فيديو أدخلتني عالم الإنترنت. في البداية، اتخذت المحتوى مهربًا من مشاعري ولتعلم شيءٍ جديد. لكن شيئًا فشيئًا، بدأت أرى الفرص التي يصنعها الآخرون لأنفسهم. أدركت أن جني المال عبر الإنترنت سيساعدني بثلاث طرق عظيمة. 1. سيمنحني مرونة تحديد ساعات عملي سأمتلك المرونة للتغلب على مشاعري من خلال حرية العمل من السرير أو الأريكة أو عندما أشعر بتحسن، ببساطة من أي مكان في العالم! قد يعني هذا عدم التحامل على نفسي لما بعد انتهاء الدوام، بما أنه يمكنني النوم حين يؤلمني جسدي، أو الاستلقاء في فترة ما بعد الظهر إذا شعرت بالتعب أو الدوار، أو حتى العمل لأيام أقل إذا كنت بحاجة إلى ذلك. أفضل ما في الأمر، هو الحفاظ على طاقتي واستغلالها في الاختلاط بالآخرين والاستمتاع بالأنشطة التي اعتدت ممارستها! بشكلٍ عام، كنت أشعر على نحو أفضل لأنني سأتحكم بمقدار ما أنجزه خلال أيامي. 2. يفسح المجال أمام فرص زيادة الدخل وعلى غرار حالتي الصحية، بدأ دخلي المادي بالتدهور نتيجة اضطراري لقضاء شهور بعيدةً عن العمل، وإنفاقي أموالًا إضافية ضمن رحلة البحث عن بدائل تساعدني في الشعور بتحسن سريع، وأخيرًا شراء مكملات غذائية دعمًا لصحتي. واصلت التعلم من خلال الموارد المجانية التي توفرها العديد من المدونات والبودكاست. لكن عندما عدت إلى ساعات عملي المعتادة، بدأت أنفق بعض المال على الدورات والخدمات التي شعرت بأنها قد تساعدني على المضي قدمًا. اثنتين من هذه الدورات كانت دورات جينا (Gina’s courses)، منحتني الدورتين (30 يومًا أو أقل للنجاح ككاتب مستقل و 30 يومًا أو أقل للنجاح كمساعد افتراضي مستقل) أساسًا لفهم كيفية بدء تحقيق دخل عبر الإنترنت ورؤية العديد من الفرص المتاحة. كنت أيضًا أعطي دروسًا خصوصية في اللغة الإسبانية للمبتدئين، لكن كان من الصعب حضور كل درس حيث لا يمكنني التنبؤ بما سأشعر به عندما يحين موعد الفصل. لذا، فكرت «يمكنني تدريسها عبر الإنترنت عوضًا عن ذلك»، مما جعلها مريحة ليس فقط لعملائي الحاليين ولكن أيضًا لأي شخص في العالم. كما أنه منحني المرونة التي احتاجها لأنني لن أضطر لحضور الدروس شخصيًا. هذا مُربح للطرفين (win-win)! 3. يمنحني أمرًا إيجابيًا لأعمل عليه منحني هذا شيئًا أنشغل به، عوضًا عن مشاكلي الصحية. يمكن للتعامل مع المشاكل الصحية أن يكون بمثابة اختبار حقيقي لكيفية تعاملك مع حالات التوتر والإحباط. أدركت مبكرًا أن عليّ تقبّل ألمي والعمل على إيجاد حلول نظرًا لأنني لا أستطيع تبديد طاقتي -المنخفضة أصلًا- في الشعور بالكآبة أو الإحباط الشديد. عندما كان الإرهاق يبلغ حده الأعلى، كانت حياتي تتوقف. لكن رغم صعوبة الأمر، أدركت أن اتخاذي لموقف سلبي حياله لن يُجدي (وربما تفاقم الألم لأنني بحاجة إلى الاسترخاء والراحة). بحثي عن فرص العمل عبر الإنترنت، جعل عقلي يعج بالأفكار. وكلما شعرت بتحسن، نمت تلك الأفكار بشكل أسرع. انضممت للعديد من مجموعات الفيسبوك التي يتحدث أعضائها عن امتلاك أسلوب التفكير الإيجابي مع مناقشة الجوانب المختلفة للعمل عبر الإنترنت. كنت كلما تعلمت أكثر، لاحظت أن هذا لا يمنحني عقلية أفضل للتعامل مع مشاكلي الصحية فحسب، بل أيضًا غاية أتطلع إليها وأمرًا جديدًا لأتحدث حياله مع صديقي الداعم (الذي هو زوجي الآن) وأفراد أسرتي وأصدقائي. خلال هذا الوقت، تعلمت بعض الأشياء عن العمل عبر الإنترنت مع ملائمتها باحتياجاتي الصحية. إذا كنت تعاني من مرض بعيد الأمد أو إصابة أو حتى إن كنت تواجه إنفلونزا فظيعة، إليك ثلاث نصائح عليك تذكرها وأنت تحاول إيجاد فرصك عبر الإنترنت. 1. خذ استراحة! أعرف أن هذا صعب عندما تحاول اكتشاف شيء ما أو عندما تكون متحمسًا للعمل، لكن عليك أن تأخذ استراحة كلما أحتاج جسدك لذلك. لقد تساهلت بهذا الأمر عدة مرات وتعلمت الدرس بالطريقة الصعبة حين انتهى بي الأمر إلى المعاناة. عملت لفترة أطول مما يجب، وتناولت الطعام في وقت متأخر أكثر مما يُفترض بيّ أن أفعل، ولم أخصص وقتًا للاستلقاء والراحة. أما الآن، فأنا أُصغي لجسدي وأتناول الطعام أو أرتاح عند الحاجة، وهو ما يتيح لي مواصلة العمل عوضًا عن الإحساس بعدم القدرة على الاستمرار. أحيانًا، يُمكن لفترات العمل القصيرة أن تكون فعالة للغاية إن كانت هي كل ما تملكه. لذا، تذكر رجاءًا أخذ تلك الاستراحات الضرورية جدًا. 2. خذ إجازة ليومٍ (أو أكثر) فضلًا عن فترات الاستراحة، لا بدّ أن تتذكر أن تستفيد من المرونة التي يوفرها العمل عبر الإنترنت فتأخذ إجازات. يمكن لهذه الإجازات أن تكون إما أيام مُخطط لها مسبقًا، أو كلما اقتضت الحاجة بناءً على ما تشعر به. عندما أشعر أنني لست على ما يُرام وأعلم أنني بحاجة للراحة، ربما خشيت أن أبدد اليوم، حينها أذكّر نفسي بأن أخذ يوم إجازة سيساعدني على الاستمرار في اليوم التالي. وإني إن لم أفعل، سيسوء حالي وأحتاج إلى الراحة لأيامٍ أكثر. ينطبق هذا أيضًا على تلك الأيام العصيبة، التي ربما استسلم فيها لليأس بسبب شعوري بتقييد صحتي ليّ، لكنني أعاهد نفسي على استقبال اليوم التالي بمشاعر إيجابية. استعادة الحيوية والقدرة على متابعة الأشياء التي نريد إنجازها لهو أمرٌ رائع، سواء في حياتنا الشخصية أو في عملنا عبر الإنترنت. 3. كن مستعدًا لتقلبات ريادة الأعمال ستذخر رحلتك في عالم ريادة الأعمال بالكثير من التقلبات بكل تأكيد! قد يصبح الأمر صعبًا في بعض الأحيان، خاصةً عندما نبدأ العمل خارج منطقة راحتنا عبر تطبيق معرفة جديدة والاهتمام بالتفاصيل المختلفة لعملنا عبر الإنترنت. من المهم تذكر أن هذه التقلبات ستستمر طالما دأبت على تعلم أشياء جديدة وكلما نمت شركتك وأعمالك عبر الإنترنت. كانت قراءة الكتب مثل The Big Leap لـ Gay Hendricks و The Miracle Morning لـ Hal Elrod والاحتفاظ برسائل إيجابية على هاتفي الخلوي وعلى مرآة حمامي بعض الاستراتيجيات التي استخدمتها للمضي قدمًا. إن السماح للآخرين بمساعدتك عندما تحرمك صحتك من ممارسة حياتك الطبيعية لا يقل أهمية عن طلب المساعدة عبر الإنترنت. إن كنت تمتلك مشاكل صحية وتبحث عن طريقة لكسب دخل إضافي أو العمل بدوام كامل، تذكر أن كسب المال عبر الإنترنت يمكن أن يمنحك المرونة في ساعات العمل التي تحتاجها إضافةً لفرص زيادة دخلك وامتلاك شيء إيجابي وجديد لتركز عليه. تذكر رجاءً أخذ استراحة، وجدولة أيام عطلة أو أخذها كلما احتجت إليها. لاحظ أنه سيكون هناك تقلبات طيلة الوقت، لذا صمم أفضل طريقة للتعامل معها. إذا كنت قد عانيت من مشاكل صحية قصيرة أو طويلة الأمد، فما هي النصائح التي تأخذ بها للعمل عبر الإنترنت مع مراعاة احتياجاتك الصحية؟ ترجمة -وبتصرف- للمقال How I Grew an Online Business While Dealing With Health Issues لصاحبته Elizabeth Neumann