البحث في الموقع

تعرفنا في مدخل إلى إدارة المهام وآلية تنظيمها عبر منصة أنا من دليل استخدام منصة أنا على بعض المفاهيم الأساسية لإدارة المهام، ثم تعرّفنا لخطوات تسجيل حساب جديد على منصة أنا، إضافةً لمكونات الصفحة الرئيسية لمنصة أنا. وسنبحر الآن في رحلة أعمق لمزيد من التفاصيل حول كل مكوّن من مكونات منصة أنا وطريقة تخصيصه وملاءمته مع احتياجاتنا ورغباتنا. خطوات إنشاء وتخصيص لوحة جديدة سجل الدخول إلى حسابك على منصة أنا واضغط على + في أسفل لوحة تحكم المنصة. ستظهر لوحة جديدة بدون اسم وبإعدادات افتراضية يمكنك تخصيصها في الخطوات القادمة. تخصيص لوحة العمل من لوحة التحكم، اضغط على رمز اللوحة الجديدة لتخصيص مظهرها ومحتوياتها. اضغط ضمن مربع اسم اللوحة واكتب اسم اللوحة الجديد، ثم اضغط مفتاح الإدخال Enter. على سبيل المثال، سنعمل على مشروع إعداد دليل منصة أنا، كما في الشكل: لتخصيص اللوحة اضغط على إعدادات اللوحة: وستظهر صفحة تخصيص اللوحة بالشكل: من علامة التبويب الإعدادات لتغيير أيقونة اللوحة، اضغط على أيقونة اللوحة. واختر رمزًا من ضمن قائمة الرموز المتاحة. حدد من القائمة لغة واجهة اللوحة. اكتب وصفًا موجزًا ومعبرًا عن اللوحة ليتمكن أعضاء الفريق من فهم الهدف منها، ثم اختر لون خلفية اللوحة. فتكون النتيجة كما في الشكل: إعداد التطبيقات في اللوحة بعد الضغط على رمز اللوحة من لوحة التحكم، اضغط على التطبيقات. وستظهر قائمة متنوعة من التطبيقات الأكثر استخدامًا لتنظيم المهام والمشاريع كما في الشكل. أهم هذه التطبيقات هي "قائمة المهام" و"ملاحظات"و"محادثة" و"مجلد" و"تقويم" و"مفضلة" و"قارئ الأخبار" و"أصوات هادئة" و"بومودورو". أدرج أيًا من التطبيقات التي تحتاجها ضمن اللوحة بسحب رمز التطبيق وإفلاته على سطح اللوحة. ثم تحكم بموضعه بسحبه إلى المكان الذي يناسب احتياجاتك ضمن اللوحة، وتحكم بحجمه من خلال نقاط تغيير الحجم في زوايا مربع التطبيق. على سبيل المثال وضعنا تطبيقي إدارة المهام، و بومودورو ضمن لوحة مشروعنا دليل منصة أنا. يمكنك الضغط على زر نسخ في أعلى ويسار أي من التطبيقات لتكراره ضمن نفس اللوحة. فتظهر النافذة الآتية: ثم تحديد ما إذا كنت تريد نسخ التطبيق مع بياناته أم لا. ولحذف أي من التطبيقات المدرجة على اللوحة، اضغط على زر حذف التطبيق. تخصيص التطبيقات على لوحة العمل لنستعرض وظائف ومزايا أهم التطبيقات الموجودة في منصة أنا، وهي: تطبيق قائمة المهام قائمة المهام هي إحدى الأدوات التي ستدهشك لفاعليتها، حيث تساعدك على فهم وإدارة المهام من خلال عرض المهام المجدولة ضمن المشروع بانتظام باستخدام لوحة كانبان. حيث تُطبّق لوحات Kanban أيضًا لإدارة المهام من أجل تعزيز إنتاجية فريقك وجعلهم أكثر كفاءة من خلال التمثيل المرئي لعمل الفريق الذي يساعد في الحصول دائمًا على الإجابات الصحيحة للأسئلة المهمة. وهي طريقة لجعل عمل فريقك شفافًا ومرئيًا للجميع. كونه طريقةً للإدارة، يتيح لك Kanban رؤية كل شيء عن أنشطة فريقك بوضوح وواقعية قدر الإمكان، حيث يحسن القيادة وإدارة التغيير. يمكنك إضافة المهام من خلال كتابة اسم المهمة ثم الضغط على +، لتُدرَج المهمة ضمن قائمة المهام. يمكنك إضافة تطبيق قائمة المهام أكثر من مرة في نفس اللوحة وذلك حسب احتياجاتك. في مشروعنا كتابة دليل استخدام منصة أنا، أضفنا تطبيق قائمة المهام ثلاث مرات، إما بالسحب والإفلات من قائمة التطبيقات، أو بتكرار اللوحة بدون بياناتها، والنتيجة بالشكل. لقد عززت منصة أنا العديد من المزايا للتحكم بالمهام، مثل نقل مهمة من تطبيق إلى تطبيق عن طريق السحب من تطبيق المهام الأساسي والإفلات في تطبيق قائمة المهام الوجهة. تغيير ترتيب المهام عن طريق السحب والإفلات للمهمة ضمن نفس التطبيق. حذف مهمة من التطبيق وذلك بالضغط على زر الحذف المجاور للمهمة. عند اكتمال تنفيذ المهمة اضغط على خيار "إكمال المهمة"، لتظهر لك المهمة بخط في وسطها دلالةً على اكتمالها. يمكن تعديل مهمة ما عبر الضغط على المهمة المراد تعديلها، لتظهر في أسفل قائمة المهام. عدّلها ثم اضغط زر الموافقة على التعديل. يمكن أيضًا تخصيص المهام ضمن قائمة المهام بالضغط على زر الإعدادات أعلى ويسار قائمة المهام المطلوب تخصيصها. نستطيع تخصيص لغة اللوحة ولون الخلفية، كما في الشكل. على سبيل المثال، ستظهر القوائم كما في الصورة: تطبيق الملاحظات يُستخدم هذا التطبيق لكتابة أي ملاحظات أو أفكار أو تدوينات ترغب بمشاركتها مع أعضاء الفريق، أو لمزامنتها مع أجهزتك الأخرى. ومن أهم العمليات التي يمكنك تنفيذها ضمن تطبيق الملاحظات: كتابة الملاحظات: يُعَد استخدامها بسيطًا جدًا، حيث يكفيك فقط كتابة ما تريد وستُحفظ تلقائيًا. تنسيق الملاحظات: عند تحديد النص المطلوب تنسيقه، سيظهر شريط تنسيق كما في الصورة: ويتضمن شريط التنسيق على الترتيب: غامق وخط سفلي وخط في المنتصف. المزيد للتحكم بالنصوص: "مائل، وحجم الخط، ولون الخط، ولون الخلفية، وإزالة التنسيق". تنسيق الفقرة وتعداد رقمي وتعداد نقطي. إدراج بعض العناصر المهمة مثل الرابط وصورة وجدول. لإدراج رابط، اكتب الرابط في المربع المخصص والنص التوضيحي، ثم اضغط الزر إدراج. لإدراج صورة، إفلت الصورة في المربع المخصص، أو أدخل رابطها ثم اضغط إدراج. لإدراج جدول حدد عدد صفوف وأعمدة الجدول. وبعد إدراجه ضمن الملاحظات، يمكنك تنسيقه والعمل عليه بنفس السهولة التي تنسِّق بها جدول ضمن مستند Word. لإضافة سريعة للعناصر اضغط + لإضافة العناصر الأكثر شيوعًا. هذه العناصر هي: تعداد نقطي وتعداد رقمي وصورة وجدول وخط أفقي للفصل بين ملاحظة وأخرى. لتخصيص صفحة الملاحظات اضغط على الزر إعدادات لتخصيص الصفحة. ويمكنك تخصيص الإعدادات التالية: الوضع (هل هو للقراءة فقط أم قابل للتحرير) واللغة واللون. تطبيق المحادثة يُستخدم هذا التطبيق للتحدث مع فريقك أو لنشر تحديثات الحالة التي وصلت لها المهام أو المشروع. ومن أبرز العمليات التي تستطيع تنفيذها ضمن تطبيق المحادثة: كتابة رسالة ضمن المربع المخصص مع إضافة رموز تعبيرية emoji ثم الضغط على زر الإرسال. تحرير رسالة بالضغط على(…) التي تظهر بجانب الرسالة عند تمرير الفأرة عليها. يمكنك الاختيار بين اقتباس الرسالة، أو تعديلها، أو حتى حذفها. تخصيص المظهر بالضغط على زر الإعدادات يمكنك تخصيص لغة التطبيق ولون خلفيته. تطبيق التقويم يُستخدم هذا التطبيق لتنظيم وجدولة الأحداث ومشاركتها مع فريقك. ومن أبرز العمليات التي يمكنك فعلها ضمن تطبيق التقويم؛ إضافة حدث جديد للتقويم بالضغط على زر +. ثم أدخل تاريخ ووقت الحدث، بالإضافة للملاحظات، مع إمكانية تغيير اللون وإرفاق ملفات مع الحدث الجديد من خلال ضغط الزر رفع. التحكم بالموعد من خلال الضغط على الزر (…) بجوار تفاصيل الموعد، حيث يمكنك تعديل الموعد وتحميل المرفقات ونسخ الموعد لتكراره، أو حذف الموعد. تخصيص التقويم بالضغط على زر الإعدادات. ثم تخصيص إعدادات التقويم مثل تعيين أول يوم في الأسبوع، تحديد إمكانية مشاهدة الأحداث أو تحريرها وتحديد اللغة وكذلك تحديد اللون. تطبيق الأصوات الهادئة يُستخدم هذا التطبيق للاستماع لأصوات خلفية أثناء عملك لمساعدتك على التركيز. ومن أبرز العمليات التي تستطيع تنفيذها ضمن تطبيق أصوات هادئة: تشغيل الأصوات الهادئة بالضغط على رمز أيٍ من الأصوات الهادئة ليُشغل في الخلفية، كما ويمكنك دمج أكثر من صوت لمزيد من الخصوصية. حيث يمكنك على سبيل المثال دمج صوت البحر والرياح، أو دمج صوت المقهى والمطر ليعطيك انطباعًا بأنك في المقهى في يوم شتوي يتناسب جدًا مع فترات الإغلاق. تخصيص تطبيق أصوات هادئة بالضغط على زر الإعدادات. ثم تخصيص اللغة واللون. تطبيق بومودورو يُستخدم مؤقت بومودورو للتركيز على مهام أو أخذ قسطٍ من الراحة لفترة محددة. حيث تُعَد تقنية بومودورو من التقنيات. يستند هذا الأسلوب على فكرة التوقف المتكرر من أجل الراحة التي يمكن أن تحسِّن سرعة البديهة والتركيز، ولتطبيق هذه الطريقة عليك بالخطوات الأساسية التالية: اختر العمل الذي تريد إنجازه. اضبط المؤقت على 25 دقيقة (عادةً). ابدأ في العمل حتى ينتهي المؤقت. خذ فترة راحة قصيرة لمدة 3-5 دقائق ثم عد مرةً أخرى للاستكمال. ومن أبرز العمليات التي يمكنك فعلها ضمن تطبيق بومودورو، هي تخصيص تطبيق بومودورو بالضغط على زر الإعدادات. ثم تخصيص مدة العمل ومدة الاستراحة واللغة والشكل. تفعيل وقت العمل أو الاستراحة بالضغط على زر بدء وقت العمل، حيث سيبدأ المؤقت في العدّ وكذلك زر وقت الاستراحة، كما يمكنك تصفير المؤقت للبدء من جديد في حال قاطع جدولك طارئ. وإليك مجموعةً من الأمور التي يمكنك عملها خلال استراحة بومودورو لمدة 5 دقائق: نفّذ تمارين الإطالة لمدة 5 دقائق. خذ نزهةً قصيرة. مارس تمارين التنفس. نظّف لمدة 5 دقائق. اصنع لنفسك وجبةً خفيفة. اصنع لنفسك مشروبًا. اعمل على هواية ممتعة. أجرِ سباقًا سريعًا. أزِل الفوضى من مساحة عملك. تأمل. ضع طعامًا للطيور. اذهب إلى الحمام. تطبيق المجلد يُستخدم هذا التطبيق لحفظ ملفاتك ومشاركتها بأمان مع فريق عملك. ومن أبرز العمليات التي يمكنك تنفيذها ضمن تطبيق المجلد، نجد تحميل الملفات لمشاركتها بسحب الملفات المطلوب مشاركتها إلى نافذة تطبيق المجلد وإفلاتها هناك، أو بالضغط على زر رفع الملفات ثم تحديد الملفات المطلوب مشاركتها. حذف الملف أو إعادة تسميته بالضغط على (…) بجوار اسم الملف، ونختار الأمر المطلوب من القائمة. إضافة مجلد جديد بالضغط على زر +مجلد، ثم كتابة اسم المجلد. تخصيص تطبيق المجلد بالضغط على زر الإعدادات ثم تخصيص اللغة والشكل. تطبيق المفضلة يُستخدم هذا التطبيق لجمع الروابط التي تهمك لمشاركتها مع فريق عملك. ومن أبرز العمليات التي يمكنك تنفيذها ضمن تطبيق المفضلة؛ إضافة روابط جديدة للمفضلة: اضغط على زر الإعدادات. ومن علامة تبويب الروابط، أدخل الرابط الجديد في المربع المخصص ثم اضغط زر الإضافة (+). لحذف رابط اضغط على زر الحذف الموجود يمين الرابط. لتخصيص الرابط اضغط زر الإعدادات. يمكنك تعديل الرابط والعنوان والوصف ثم اضغط الزر تحديث. تخصيص صفحة التطبيق عبر الضغط على زر الإعدادات، ثم من علامة تبويب الإعدادات حدد الخصائص التي توافق احتياجاتك، ومنها إظهار الأيقونة والعنوان والوصف، واختر اللغة والشكل. تطبيق قارئ الأخبار يُستخدم هذا التطبيق لمتابعة خلاصات مواقعك المفضلة. أضف أكثر من قارئ للوحة، وخصصهم كما تريد لتنشئ تجربة القراءة الخاصة بك. ومن أبرز العمليات التي يمكنك تنفيذها ضمن تطبيق قارئ الأخبار؛ إضافة روابط جديدة لصفحة الأخبار، وذلك بالضغط على زر الإعدادات. ومن علامة تبويب المواقع أدخل الرابط الجديد في المربع المخصص ثم اضغط زر الإضافة (+). لحذف رابط اضغط على زر الحذف الموجود يمين الرابط. لتخصيص الرابط اضغط زر الإعدادات. ويمكنك تعديل الرابط، ثم اضغط الزر تحديث. تخصيص صفحة التطبيق عبر الضغط على زر الإعدادات، ثم من علامة تبويب الإعدادات حدد الخصائص التي توافق احتياجاتك، ومنها إظهار الصورة والتاريخ والمصدر والمقتطف، واختر الوضع (أيقونات صغيرة أو أيقونات كبيرة) واللغة والشكل. إنشاء اللوحات الفرعية وتخصيصها لإنشاء لوحات فرعية من لوحة أساسية، افتح اللوحة الأساسية واضغط على زر لوحة جديدة كما في الصورة. والآن يمكنك إضافة التطبيقات للوحة الفرعية وإعادة تسميتها وتخصيصها كما لو كانت لوحةً مستقلةً بحد ذاتها. عند الضغط على اللوحة الرئيسية من لوحة التحكم، ستظهر اللوحة الرئيسية واللوحات الفرعية منها، كما في الصورة. إعداد فريق العمل من إعدادات اللوحة، اضغط على علامة التبويب المستخدمين، حيث يمكنك من هنا إنجاز العديد من المهام المتعلقة بمستخدمي اللوحة، وأهمها: إضافة مستخدم جديد إلى اللوحة: اكتب عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالمستخدم في المربع المخصص، واضغط الزر + لتُرسَل دعوة له. ستبقى الدعوة قيد الانتظار حتى يوافق المستخدم عليها ضمن رسالة الدعوة التي أرسلت إليه. حذف مستخدم من اللوحة: لحذف مستخدم من الفريق اضغط الزر حذف بجوار اسم المستخدم. تغيير صلاحيات المستخدم: لتغيير صلاحيات المستخدم اضغط على زر الإعدادات. ثم حدد صلاحيات المستخدم مثل مدير ومستخدم عادي وضيف. مغادرة اللوحة: يمكنك بصفتك مستخدمًا مغادرة أي لوحة دُعيت إليها بالضغط على زر مغادرة اللوحة. صلاحيات مستخدمي اللوحات يمكنك تحديد صلاحيات أي مستخدم لأي من لوحاتك على أنا بواحدة من الصلاحيات الثلاثة التالية: مدير: له نفس صلاحيات صاحب اللوحة الرئيسي، حيث لديه كامل الصلاحيات لفعل ما يريد حتى لحذف التطبيقات إذا رأى أن ذلك ضروريًا. مستخدم: يستطيع استخدام وتعديل التطبيقات ضمن اللوحة بالكامل باستثناء أنه لا يستطيع التلاعب بإعدادات التطبيقات مثل تغيير لونها أو حذفها أو إجراء خاص بها، أو حتى إضافة تطبيقات جديدة لأنه مجرد مستخدم لما هو موجود فقط لا أكثر. ضيف: يستطيع الاطلاع على محتويات اللوحة من تطبيقات مختلفة دون أن يتمكن من استخدام أو تعديل أي منها بل مجرد زائر ومتفرج. ولكن كيف تؤثر هذه الصلاحيات على التطبيقات المختلفة المُدرجة في اللوحة؟ لا يمكن لمستخدم ضيف أو مستخدم عادي تغيير إعدادات أي تطبيق من التطبيقات المدرجة في اللوحة التي تستضيفك، إذ ستظهر لك نافذة حول عند الضغط على زر إعدادات التطبيق كما في الصورة. أما مستخدم ضيف، فلا يمكنه إضافة المهام أو التحكم بها في تطبيق قائمة المهام. يمكنك تحميل الملفات الموجودة في تطبيق مجلد دون التمكن من إضافة أو حذف أي ملفات على التطبيق. يمكنك استعراض المحادثات التي تدور ضمن تطبيق المحادثة، دون التمكن من إضافة أي تعليق. يمكنك استعراض المواعيد المثبتة على تطبيق التقويم، دون القدرة على إضافة جديد أو إزالة أي موعد. الخاتمة قدمنا في السطور السابقة نبذةً تعريفيةً عن التطبيقات التي يمكنك إضافتها إلى لوحاتك واللوحات الفرعية منها، بالإضافة لتحديد صلاحيات أعضاء الفريق. إذا كان لديك أي استفسار أو إضافة تخص هذه التطبيقات سنكون سعداء بتواصلك معنا. اقرأ أيضًا مدخل إلى إدارة المهام وآلية تنظيمها عبر منصة أنا

لإنشاء تطبيق عالي الجودة ستحتاج إلى اختيار فريق تطوير جيد، بالإضافة للتعرف على أنواع التطبيقات المختلفة وتحديد طبيعة العملاء المستهدفين من التطبيق، لأن ذلك يؤثر مباشرةً على تصميم التطبيق والميزات التي سيتضمنها، بالإضافة للعديد من الاعتبارات الأخرى. قبل البدء بالخطوات العملية لكيفية استخدام منصة أنا كأداة فعالة في إدارة فريق بناء التطبيق، لنتوقف قليلًا مع بعض النصائح لإدارة فريق عن بُعد، ثم نمضي مع تنظيم العمل على بناء التطبيق بكل مراحله باستخدام منصة أنا. نصائح حول إدارة فريق عمل عن بعد إليك أهم النصائح المساعدة على إدارة فريق عمل موزع عن بعد: أنشئ استراتيجية اتصال فعالة وكن متاحًا لفريقك: قد تكون الكثير من الاتصالات غير لفظية، لذلك من السهل الوصول لفهم خاطئ عند العمل مع فرق بعيدة، ولا تُسمع نبرة صوتك. ومن أفضل الممارسات لتجاوز الفهم الخطأ ننصحك بالآتي: بناء نقطة تفاعل مع فريقك البعيد مرةً واحدةً على الأقل يوميًا. احرص على استخدام المراسلة الفورية. حدد مواعيد مكالمات أسبوعية أو نصف شهرية مع فريقك لمناقشة سير العمل. توفير وسيلة للتعاون: يُعد توفير مستند مشترك لتتبع أنشطة العمل إحدى الطرق التي يمكن من خلالها البقاء على اطلاع بما تعمل عليه فرقهم. ويساعد هذا المستند على تحسين توقعات المديرين ومسؤوليات الموظفين على حدٍ سواء. ممارسة الشفافية: غالبًا ما ينظر الموظفون إلى مديريهم وقادتهم على أساس مثال حول كيفية التصرف في بيئة العمل. فإذا كنت منفتحًا وصادقًا، فلا يوجد سبب يمنعهم من فعل الشيء نفسه، فمن خلال ممارسة الشفافية في كل مرحلة وتنفيذها كجزء من ثقافة فريقك، فإنك لا تكتسب ثقة موظفيك البعيدين فحسب، بل تضمن أيضًا عدم ترددهم في المجيء إليك بأي أسئلة أو مخاوف. تقطع هذه الممارسة أيضًا شوطًا طويلًا في الاحتفاظ بالموظفين البعيدين على المدى الطويل. إدارة التوقعات: حدد توقعات واضحة واطلب التعليقات لضمان الفهم الجيد، ولا تفترض ببساطة أن الفريق يستطيع أن يفهم أين يحتاج إلى تركيز طاقته. التركيز على النتائج وليس النشاط: حدد بوضوح الأهداف والنتائج المرجوة، فإن السماح للموظفين بوضع خطة للتنفيذ يعزز الإبداع وشعورهم بالملكية. تحديد الغرض من تلك النتائج: إن ضمان أن الجميع يعرف الغرض العام ودوره في تحقيق النجاح هو حجر الأساس للأداء العالي للفرق البعيدة. احتفل بالنجاح: يجب على المديرين البحث عن فرص للاحتفال بنفس معالم العمل التي سيحتفل بها في المكتب. يمكنك إثراء معارفك حول إدارة المشاريع وفرق العمل من خلال مقالات متنوعة وثرية على مدونات مستقل وخمسات وغيرهما، من مكان واحد من خلال استخدام لوحات في منصة أنا، مثل لوحة الأعمال ولوحة عمل حر وعن بُعد الافتراضية التي تستخدم تطبيق قارئ الأخبار. استخدام منصة أنا لتنظيم العمل على مشروع بناء التطبيق سنشرح كيفية استخدام منصة أنا من خلال مثال نموذجي لبناء تطبيق، وسنرى أن عملية بناء التطبيق قد تمر بالمراحل التالية الموضحة بالصورة الآتية: لمنصة أنا دور كبير وفعال في تنظيم وتيسير بناء التطبيق وتعزيز تواصل الفريق بطريقة فعالة ومثمرة. ويتضح هذا الدور في جميع مراحل بناء التطبيق، حيث يمكننا بدايةً وضع جدول بالمراحل الرئيسية لبناء التطبيق في لوحة خاصة بالمشروع باستخدام تطبيق قائمة المهام، بالإضافة لساحة نقاش عام حول المشروع باستخدام تطبيق المحادثة، ومشاركة ملفات المشروع الناتجة عن كل مرحلة من المراحل باستخدام "تطبيق مجلد"، وصفحة للملاحظات العامة باستخدام "تطبيق ملاحظات" كما في الشكل الآتي: وكذلك إنشاء لوحة فرعية جديدة لكل مرحلة من مراحل بناء التطبيق: والآن، لنبحر أعمق وبداية مع مرحلة تأسيس التطبيق. 1. تنظيم ورش العمل وبناء شخصيات التطبيق في لوحة مرحلة التأسيس تتميز مرحلة تأسيس التطبيق بتحديد المفهوم الأساسي والهدف من المشروع من خلال ورشة عمل تعاونية لمدة يوم أو يومين مع محلل أعمال وخبير تسويق، وذلك لضمان أن صوت جميع أصحاب المصلحة موجود من البداية، كما ويتم خلالها بناء شخصيات المستخدم التي تساعدك على فهم أهداف وعقبات الأشخاص الحقيقيين الذين سيستخدمون التطبيق، وقد يفيدك النظر إلى التطبيقات المماثلة الموجودة فعليًا في السوق، في العثور على دروس وتطبيقها. إن منصة أنا حاضرة وبقوة في هذه المرحلة، حيث يمكنك من خلال تطبيقاتها المختلفة تنظيم ورش العمل والمحادثات والملفات ونتائج الدراسات ومهام أخرى، أهمها: تطبيق قائمة المهام لتحديد المهام المطلوبة في المرحلة التأسيسية، وهي: تحديد الهدف من التطبيق وتحديد نقاط ألم المستخدم وطريقة معالجتها. بناء شخصيات المستخدم. دراسة المنافسين والتطبيقات المماثلة. تحديد أفضل التقنيات المناسبة. المخطط الأساسي لبنية النظام وتدفق البيانات. تطبيق المحادثة لوضع جميع أعضاء الفريق في صورة مراحل العمل الحالية والإجابة على أي استفسار. تطبيق المجلد لمشاركة ملفات المشروع الناتجة عن ورش العمل المختلفة. تطبيق ملاحظات ويمكن استخدامه في هذه المرحلة لتحديد المخرجات المطلوبة في نهاية المشروع، وهي على سبيل المثال لا الحصر: تقرير بهدف المشروع ونقاط ألم المستخدم. تقرير حول شخصيات المستخدم وفق قالب يُشارَك ضمن اللوحة. دراسة المنافسين ونقاط قوتهم وضعفهم. تقرير بأفضل التقنيات المناسبة. رسم للمخطط الأساسي لبنية النظام وتدفق البيانات. تطبيق التقويم لتثبيت مواعيد ورش العمل، وتاريخ انضمام أي عضو جديد إلى الفريق. الآن بعد أن حُدِّد نطاق المشروع ومتطلباته، ستدخل أنت وفريق التطوير المرحلة التالية من إنشاء التطبيق. 2. لوحة إنشاء الوثائق الفنية للتطبيق في المرحلة الثانية إن المواصفات الفنية أو وثائق البرامج هي عبارة عن دليل لمنتجك مع تحديد المتطلبات ومنطق العمل، وهي مستند يجب على كل مدير مشروع أو منتج كتابته قبل بدء تطوير الويب أو الهاتف المحمول الفعلي. لكل تطبيق مجموعة من المتطلبات لكي يعمل كما يُفترض، ويجب استيفاء قائمة المتطلبات هذه قبل اكتمال تطوير المنتج. ستحتاج العديد من السيناريوهات إلى شخص ما لتطوير المواصفات الفنية، وقد تشمل وقت إصدار الخدمات، والحصول على المنتجات التقنية وتطوير المشروع وغير ذلك الكثير. ستوفر لك منصة أنا العديد من التطبيقات التي تساعدك على التواصل مع فريق التطوير وتنظيم عملهم مثل فريق، ومن أهم هذه التطبيقات: تطبيق قائمة المهام لتحديد المهام المطلوبة في مرحلة إنشاء الوثائق الفنية، وهي: تحديد الهدف والغرض من التطبيق بدقة. تعريف التقنيات المستخدمة، والاختبار الذي يتعين إجراؤه. . تحديد الأطر الزمنية والميزانية. دراسة المخاوف والشكوك وجميع المخاطر المحتملة. تطبيق المحادثة لتبادل الأفكار والآراء والاستفسارات حول المرحلة. تطبيق التقويم لتثبيت مواعيد ورش العمل الخاصة بالمرحلة. تطبيق مجلد لمشاركة ملفات المرحلة الثانية. تطبيق ملاحظات للتذكير بأهم المخرجات المطلوبة في مرحلة بناء الوثائق الفنية، وهي: تقرير بعدد مستخدمي التطبيق (المشتري والبائع والمسؤول). تقرير بالوظائف الرئيسية للتطبيق. تقرير بمستوى تفاصيل المتطلبات. رسم هيكل واجهة التطبيق. تقرير بالتفاعلات بين الأنظمة والأنظمة الفرعية ضمن التطبيق. تحليل وظيفي لتقسيم قصص المستخدم إلى وظائف معينة، وتحديد أولوياتها. خطة مشروع تطوير تطبيقات الهاتف المحمول. ألم تجد اسمًا لتطبيقك بعد؟ تتشابه أسماء تطبيقات الأجهزة المحمولة مع أسماء النطاقات، ويجب أن تكون فريدةً داخل كل متجر تطبيقات، وهنا يمكنك البحث في كل متجر تطبيقات للتأكد من أن اسم تطبيقك ليس قيد الاستخدام. 3. لوحة إنشاء النموذج الأولي للتطبيق يُعَد إنشاء نموذج أولي للتطبيق إحدى خطوات إنشاء تطبيق يلبي احتياجات عملك. وفي هذه المرحلة، سيستخدم الفريق متطلبات المشروع والوثائق الفنية من الخطوات السابقة لبناء نموذج أولي للتطبيق. وبهذه الطريقة، ستختبر تدفق التطبيق وتقدم ملاحظات حول ما إذا كان النموذج الأولي يلبي توقعاتك. تساعدك منصة أنا في تنظيم مهمة إنشاء النموذج الأولي للتطبيق من خلال تطبيقاتها، كما في الشكل: تطبيق قائمة المهام لتحديد المهام المطلوبة في مرحلة تصميم النموذج الأولي، والتي قد تتضمن: إنشاء رسم تخطيطي -الإصدار الأول والمسودة من تطبيقك على الورق الذي يحدد الجوانب المهمة- النطاق وعدد الشاشات والطريقة التي تتفاعل بها مع بعضها البعض. إنشاء إطارات توفر تصورًا لهيكل مسودة التطبيق. إنشاء نموذج أولي قابل للنقر يساعد في اكتشاف وتحليل جميع حالات الاستخدام المحتملة، واكتشاف الفواصل المنطقية والتناقضات الفنية في الفكرة الأصلية. تصميم أشكال التطبيق / التصميم النهائي من خلال جمع كل الإطارات ووضعها معًا للحصول على التصميم النهائي. تطبيق المحادثة للتواصل بين أعضاء الفريق بما يخص المرحلة. تطبيق التقويم لتحديد مواعيد تسليم النماذج والمخططات. تطبيق مجلد لمشاركة النماذج والتصاميم للنموذج الأولي للتطبيق. تطبيق المفضلة لمشاركة الروابط المهمة وروابط النموذج الأولي لمشاركتها مع جميع أعضاء الفريق. الآن وقد أصبح النموذج الأولي جاهزًا، سيدخل تطبيق إلى المرحلة التالية. 4. لوحة بناء تصميم التطبيق في هذه المرحلة من مراحل بناء التطبيق يتحدد مدى نجاح التطبيق بناءً على مدى اعتماد المستخدمين على جميع ميزاته والاستفادة منها. يكون الهدف من تصميم واجهة المستخدم UI وتصميم تجربة المستخدم UX لتطبيقات الأجهزة المحمولة هو إنشاء تجارب مستخدم ممتازة تجعل تطبيقك تفاعليًا وبديهيًا وسهل الاستخدام، حيث تساعد تصميمات واجهة المستخدم المصقولة في التبني المبكر للتطبيق من قِبل المستخدمين. باستخدام النموذج الأولي للتطبيق من المرحلة السابقة، سيُنشئ واجهة وتجربة المستخدم UX / UI تصميمًا لكل شاشة لتطبيقك، وخلال هذه المرحلة ستناقش مع الفريق كيفية تفاعل التطبيق وتدفقه، ويجب أن يتمتع تطبيقك بتجارب مستخدم سهلة للحفاظ على تفاعل مستخدمي التطبيق. ستلعب منصة أنا دورًا فعالًا في هذه المرحلة من خلال تعزيز التواصل بين أعضاء فريق التطوير فيما بينهم عمومًا ومشاركة مصممي UX / UI لنتائج عملهم أولًا بأول مع باقي أعضاء الفريق خصوصًا من خلال تطبيقات لوحة بناء تصميم التطبيق، والتي يمكن أن تتضمن تطبيق المهام والملاحظات والمفضلة والتقويم، بالإضافة لتطبيق المحادثة. ومن أبرز المهام التي تساعدك منصة أنا على متابعة سيرها في هذه المرحلة، ما يلي: تخطيط التنقل في التطبيق. تصميم الأيقونات. تصميم الأزرار. تصميم العناصر المرئية الأخرى. اعتمادًا على مدى تعقيد مشروعك، قد تستغرق مرحلة إنشاء تصميم تطبيقات الأجهزة المحمولة من أسبوع إلى ثلاثة أشهر، وستتضمن النتائج في نهاية تطوير تصميم التطبيق على: مخططات شبكية لتجربة المستخدم UX wireframe. تصميمات تطبيقات منفصلة لأنظمة iOS وAndroid. نموذج أولي لتصميم التطبيق التفاعلي. 5. لوحة البدء بتطوير التطبيق ستبدأ منصة أنا مع فريقك الآن المرحلة التالية من دورة حياة تطوير التطبيق، وستعمل على تنظيم جميع مهام المرحلة وهي: تصميم الواجهة الأمامية Front-end: بمعنى التطوير من جانب العميل، والذي يتعلق بالأدوات والتقنيات المستخدمة لإنشاء طبقة عرض من البرنامج لتفاعل المستخدم المباشر معها. تصميم الخلفية / التخزين السحابي Backend/cloud storage: جزء قاعدة البيانات من الترميز تربط الجزء الأمامي من التطبيق بطبقة الوصول إلى البيانات. احرص في هذه المرحلة على تزويد العملاء بتحديثات المشروع لتضمن شفافية العمل وتتأكد من أن المطورين على نفس الصفحة مثل العميل. 6. لوحة اختبار التطبيق تساعدك منصة أنا على تنظيم إجراء الاختبارات على التطبيق من خلال تنظيم المهام التالية: اختبار الواجهة: التحقق من أداء التنقل والقائمة والأزرار. اختبار توافق الجهاز: كيف يبدو التطبيق وأداءه على أحجام الشاشات المختلفة. اختبار الموارد منخفضة المستوى: فحص التطبيق على الأجهزة أثناء انخفاض مستوى البطارية فيها، أو بطء الاتصال بالإنترنت، وما إلى ذلك. اختبار الأمان: ضمان جودة سلامة البيانات الحساسة. الاختبار التجريبي: الفحص الأولي لمجموعة التركيز للتطبيق والحصول على التعليقات. بالإضافة لمشاركة النتائج والنقاشات حول الأخطاء ونقاط الضعف والصعوبة في استخدام التطبيق عبر أدوات، مثل المحادثة والملاحظات ومشاركة الروابط المهمة من خلال تطبيق "المفضلة"، وتحديد مواعيد انطلاق الاختبارات باستخدام تطبيق التقويم. 7. لوحة نشر التطبيق والدعم تعمل منصة أنا على تنظيم مهام نشر التطبيق على متاجر جوجل Google وآبل Apple من خلال ضبط إيقاع المهام التالية: إعداد البيانات الوصفية للتطبيق، والتي تتضمن: عنوان التطبيق. وصف التطبيق. فئة التطبيق. الكلمات الدالة. أيقونة التطبيق. لقطات من متجر التطبيقات. إنشاء حساب مطور على متاجر Google وApple. نشر التطبيق على متاجر Google وApple. مراقبة استخدام التطبيق من خلال منصات تحليلات الأجهزة المحمولة وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs لقياس نجاح تطبيقك. التحقق باستمرار من تقارير الأعطال أو المشكلات الأخرى التي أبلغ عنها المستخدمون. توفير الدعم الفوري للمستخدمين النهائيين وإصلاح التطبيق باستمرار مع التحسينات للحفاظ على تفاعل المستخدمين. إضافةً لمهام الدعم الفوري للمستخدمين، ومهام متابعة الأخطاء والأعطال ومقترحات التطوير على التطبيق. ولاستخدام التقويم دور في تنظيم مواعيد النشر، واجتماعات التقييم والتطوير، كما أن لتطبيق مجلد دور مهم أيضًا لحفظ ملفات وتقارير مرحلة النشر . وأخيرا يُعَد بناء وتطوير التطبيق عمليةً مستمرة، حتى أنه سيستمر بعد الإطلاق الأولي، حيث تتلقى ملاحظات المستخدمين وبناء وظائف إضافية. ولكن مع التخطيط الصحيح والعمليات والموارد وتنظيم مشاريعك، فلا يوجد سبب يمنع فكرة تطبيقك من التطور إلى حل قوي وناجح يخدم جمهورك، سواءً كان داخليًا أو خارجيًا ولسنوات عديدة قادمة، ومع استخدام منصة أنا، يمكن تنظيم عمل هذه المشاريع وإدارتها بالطريقة الأمثل مع جميع أفراد فريق العمل لتسهيل التواصل وتبادل المعلومات وإدارة المهام بصورة منتظمة وسهلة وسلسة. اقرأ أيضًا المقال السابق: دليل استخدام منصة أنا على الهاتف المحمول دليل استخدام منصة أنا لإدارة المهام في سطح المكتب مدخل إلى إدارة المهام وآلية تنظيمها عبر منصة أنا

تعرفنا في مقال مدخل إلى إدارة المهام وآلية تنظيمها عبر منصة أنا من سلسلة دليل استخدام منصة أنا على بعض المفاهيم الأساسية لإدارة المهام، وخطوات تسجيل حساب جديد على منصة أنا، كما تعرفنا في دليل استخدام منصة أنا لإدارة المهام في سطح المكتب على كيفية استخدام منصة أنا على متصفح الإنترنت. يُعَد تطبيق أنا للهاتف المحمول إضافةً رائعةً لعدة أسباب منها: أنه يمكنك اصطحاب أنا إلى أي مكان والبقاء على رأس أي تحديث لمشاريعك ومهامك. عدم التقيد باستخدام جهاز الحاسوب أو أي نوع محدد من الأجهزة. حل ذكي يناسب كل التغيرات في الزمان والمكان التي قد تتعرض لها أنت أو أحد من أعضاء فريقك. خطوات إنشاء وتخصيص لوحة جديدة من الهاتف المحمول أدخل إلى تطبيق أنا من هاتفك الذكي، وانقر على + في أعلى لوحة تحكم المنصة. ستظهر لنا هنا لوحة جديدة بدون عنوان وتحوي إعدادات افتراضية، والتي بإمكاننا العمل على تخصيصها في الخطوات القادمة. تخصيص لوحة العمل عبر شاشة الهاتف المحمول انقر ضمن مربع اسم اللوحة، واكتب اسم اللوحة الجديد. سنعمل هنا على مشروع تطبيقات عملية على منصة أنا مثلًا، وذلك كما يوضح الشكل الآتي: لتخصيص اللوحة ارجع خطوةً للوراء لصفحة التطبيق الرئيسية التي تحوي جميع اللوحات، وانقر على "إعدادات اللوحة". عندها ستظهر لنا صفحة تخصيص اللوحة بالشكل الظاهر بالصورة الموالية. من علامة التبويب اتجه إلى قسم "الإعدادات" الظاهر على الشاشة وذلك لتغيير أيقونة اللوحة، وعندها انقر على أيقونة اللوحة. حدِّد من القائمة الظاهرة لك لغة واجهة اللوحة، واكتب وصفًا موجزًا ومعبرًا عن اللوحة ليتمكن أعضاء الفريق من فهم الهدف منها، وبعد ذلك اختر لون خلفية اللوحة. ولإجراء تعديلات أو تخصيصات على إعداد فريق العمل؛ انقر من إعدادات اللوحة على علامة التبويب على "المستخدمين"، حيث يمكنك من هنا إنجاز العديد من المهام المتعلقة بمستخدمي اللوحة، وأهمها: إمكانية إضافة مستخدم جديد إلى اللوحة، وهنا اكتب عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالمستخدم في المربع المخصص، ثم انقر الزر "+" لتُرسل له دعوة، حيث ستبقى الدعوة قيد الانتظار حتى يوافق المستخدم عليها ضمن رسالة الدعوة التي أرسلت إليه. إمكانية حذف مستخدم من اللوحة: قد يتطلب الأمر أحيانًا حذف مستخدم ما من لوحة الفريق، وهنا عليك فقط النقر على زر "حذف" الموجود أمام اسم المستخدم المراد حذفه. إمكانية تغيير صلاحيات المستخدم: من أجل إحداث تغييرات على صلاحيات مستخدم ما أو مجموعة من المستخدمين، يكفيك النقر على زر "الإعدادات". بعد ذلك حدد صلاحيات المستخدم اللازمة، بحيث تكون "مدير" أو "مستخدم عادي" أو"ضيف"، حسب المطلوب. إمكانية مغادرة اللوحة: يمكنك بصفتك مستخدمًا مغادرة أي لوحة دُعيت إليها ببساطة شديدة، وذلك عن طريق النقر مباشرةً على زر "مغادرة اللوحة". انقر على رمز اللوحة من لوحة التحكم، ثم انقر على "إضافة تطبيق" أو زر "+". وهنا ستظهر لك قائمة متنوعة من التطبيقات التي يكثر استخدامها من أجل تنظيم المهام والمشاريع، وذلك كما في الشكل الآتي: من بين أهم هذه التطبيقات، نجد قائمة المهام وملاحظات ومحادثة ومجلد وتقويم ومفضلة وقارئ الأخبار وأصوات هادئة وبومودورو. وهنا يمكنك إدراج أي من التطبيقات التي تحتاجها ضمن اللوحة الواحدة، وذلك من خلال النقر على رمز التطبيق المطلوب، وبهذا سيظهر لك التطبيق على اللوحة بالشكل الموضح بالصورة الموالية: بعد ذلك يمكنك التحكم بموضعه وأبعاده من خلال سحبه إلى المكان الذي يناسب احتياجاتك ضمن اللوحة، وكذا سحب أبعاده ليتناسب مع التنسيق الذي ترغب به. تخصيص التطبيقات على لوحة العمل من خلال الهاتف المحمول لنستعرض وظائف ومزايا أهم التطبيقات الموجودة في منصة أنا على الهاتف المحمول، وهي: تطبيق قائمة المهام يُعَد تطبيق قائمة المهام أحد الأدوات المهمة جدًا، حيث تساعدك هذه القائمة على فهم وإدارة المهام من خلال عرض المهام المجدولة ضمن المشروع بانتظام عن طريق استخدام لوحة كانبان Kanban، والتي تُطبّق أيضًا لإدارة المهام من أجل تعزيز إنتاجية الفريق والمساهمة بجعلهم أكثر كفاءةً من خلال التمثيل المرئي الكافي لعمل الفريق الذي يساعد في الحصول على الإجابات اللازمة للعمل وللأسئلة الضرورية. تتيح لك لوحة كانبان إمكانية رؤية كل شيء يخص أنشطة فريقك بصفتها وسيلةً موجهةً للإدارة، بما يساهم في تحسين قدرتك على قيادة الفريق. ويمكنك إضافة المهام عن طريق كتابة اسم المهمة، ومن ثم النقر على علامة "+" لتُدرج المضافة ضمن قائمة المهام. من الممكن إضافة تطبيق قائمة المهام عدة مرات في اللوحة الواحدة حسب احتياجاتك. وفي مشروعنا الافتراضي هذا، أضفنا تطبيق قائمة المهام ثلاث مرات من قائمة التطبيقات، وكانت النتيجة بالشكل الموضح بالصورة أدناه. عززت "منصة أنا" العديد من المزايا للتحكم بالمهام، مثل تغيير ترتيب المهام عن طريق السحب والإفلات للمهمة ضمن نفس التطبيق. ولحذف مهمة من التطبيق أنقر ببساطة على زر الحذف المجاور للمهمة. عند إتمام العمل على كل مهمة يمكنك النقر على خيار إكمال المهمة عن طريق الدائرة الموجودة أمام المهمة، وذلك لتوضيح المهام المنجزة وفصلها عن التي لم ينتهي العمل عليها بعد، وهنا ستظهر المهمة معلمةً بعلامة صح لتبيان اكتمالها. لتعديل مهمة ما، يكفي النقر على المهمة المراد تعديلها، وعندها ستظهر نافذة جديدة يمكن من خلالها التعديل على كل التفاصيل المتعلقة بالمهمة التي تساعدك بالعمل، وفي هذه النافذة يمكنك إضافة بيانات متنوعة من ملاحظات وجداول وكذلك تحديد مدة زمنية للمهمة وإضافة المستخدمين إليها، كما يمكنك إجراء محادثات بينك وبين المستخدمين في المهمة عبر تبويب "التعليقات"، إلى جانب إمكانية إضافة الملفات من خلال تبويب خاص بالملفات المرفقة. بعد إجرائك للتعديلات اللازمة انقر على زر "تحديث" لتطبيق التعديل فعليًا؛ أما لحذف المهمة فيمكنك النقر على خيار حذف المقابل لزر التحديث. لتخصيص قائمة المهام نفسها، يمكنك النقر على زر الإعدادات المتواجد في أعلى ويسار قائمة المهام المطلوب تخصيصها، وهنا نستطيع تخصيص لغة اللوحة ولون الخلفية، كما في الشكل الآتي: تطبيق الملاحظات يُستخدم هذا التطبيق من أجل كتابة أي ملاحظات أو أفكار أو تدوينات ترغب بمشاركتها مع أعضاء الفريق، أو من أجل مزامنتها مع أجهزتك الأخرى. ومن أهم العمليات التي يمكنك تنفيذها ضمن تطبيق الملاحظات، نجد الآتي: كتابة الملاحظات: استخدامها بسيطٌ جدًا، إذ تكفيك كتابة ما تريد وسيُحفظ تلقائيًا. تنسيق الملاحظات: عند تحديد النص المطلوب تنسيقه، فسيظهر لك شريط تنسيق مشابه لما في الصورة الآتية: يتضمن شريط التنسيق على الترتيب التنسيقات الآتية: "غامق" و"خط سفلي" و"خط في المنتصف". وللمزيد من التحكم في النصوص، توجد خيارات التحكم الآتية قي التنسيق: مائل وحجم الخط ولون الخط ولون الخلفية وإزالة التنسيق. أما من أجل التحكم في شكل تعداد الملاحظات، فيوجد خياري التعداد رقمي والتعداد النقطي. تخصيص صفحة الملاحظات: وذلك عبر النقر على الزر "إعدادات" من أجل تخصيص الصفحة. ويمكنك تخصيص الإعدادات التالية أيضًا، من خلال اختيار الوضع (هل هو للقراءة فقط أم قابل للتحرير) واللغة واللون. تطبيق المحادثة يُستخدم هذا التطبيق لتسهيل التواصل مع فريقك أو من أجل نشر تحديثات تخص الحالة التي وصلت إليها المهام أو المشروع عمومًا. ومن أبرز العمليات التي تستطيع تنفيذها ضمن تطبيق المحادثة؛ الآتي ذكره: كتابة رسالة ضمن المربع المخصص، مع إمكانية إضافة رموز تعبيرية، ثم النقر على زر الإرسال. تحرير رسالة بالنقر على (…) التي تظهر بجانب الرسالة يمكنك الاختيار بين اقتباس الرسالة، أو تعديلها، أو حتى حذفها. تخصيص المظهر بالنقر على زر الإعدادات. يمكنك أيضًا تخصيص لغة التطبيق ولون خلفيته. تطبيق التقويم يُستخدم هذا التطبيق لتنظيم وجدولة الأحداث ومشاركتها مع فريقك. ومن أبرز العمليات التي يمكنك تنفيذها ضمن تطبيق التقويم، نجد إمكانية إضافة حدث جديد للتقويم من خلال النقر على زر "+" لإضافة حدث جديد. بعد ذلك أدخل تاريخ ووقت الحدث، وأهم الملاحظات المتعلقة به. ويمكنك تغيير الألوان وإرفاق ملفات مع الحدث الجديد من خلال النقر على خيار "رفع". يمكنك أيضًا التحكم بالمواعيد من خلال النقر على الزر (…) المتواجد بجوار تفاصيل الموعد، حيث يمكنك تعديل الموعد وتحميل المرفقات ونسخ الموعد لتكراره، أو حذف الموعد. يمكنك تخصيص التقويم بالنقر على زر الإعدادات الموضح بالصورة الموالية. بعد ذلك اتجه إلى تخصيص إعدادات التقويم مثل تعيين أول يوم في الأسبوع، وتحديد إمكانية مشاهدة الأحداث أو تحريرها، إلى جانب تحديد اللغة، وكذلك تحديد اللون. تطبيق الأصوات الهادئة يُستخدم هذا التطبيق للاستماع لأصوات خلفية هادئة أثناء عملك، وذلك لمساعدتك على التركيز. ومن أبرز العمليات التي تستطيع تنفيذها ضمن تطبيق أصوات هادئة، ما يلي: تشغيل الأصوات الهادئة من خلال النقر على رمز أي من الأصوات الهادئة، حيث سيعمل في الخلفية، كما ويمكنك دمج أكثر من صوت لمزيد من الخصوصية، مثل دمج صوت البحر والرياح أو دمج صوت المقهى والمطر ليعطيك انطباعًا عن وجودك في المقهى في يوم شتوي يتناسب جدًا مع فترات الإغلاق. تخصيص تطبيق أصوات هادئة بالنقر على زر "الإعدادات". وهنا يمكنك تخصيص اللغة واللون. تطبيق بومودورو يُستخدم مؤقت بومودورو للتركيز على مهام أو أخذ قسطٍ من الراحة لفترة محددة، ويرتكز هذا الأسلوب أساسًا على فكرة التوقف المتكرر من أجل الراحة التي يمكن أن تحسن سرعة البديهة والتركيز. ولتطبيق هذه الطريقة عليك باتباع الخطوات الأساسية التالية: اختر العمل الذي تريد تنفيذه. اضبط المؤقت على 25 دقيقة (عادةً). ابدأ في العمل إلى غاية نهاية المؤقت. خذ فترة راحة قصيرة لمدة 3-5 دقائق ثم عُد للعمل مرةً أخرى. ومن أبرز العمليات التي يمكنك تنفيذها ضمن تطبيق بومودورو: تخصيص تطبيق بومودورو بالنقر على زر الإعدادات. ثم تخصيص مدة العمل ومدة الاستراحة واللغة والشكل. تفعيل وقت العمل أو الاستراحة بالنقر على زر بدء وقت العمل سيبدأ المؤقت في العدّ وكذلك زر وقت الاستراحة، كما يمكنك تصفير المؤقت للبدء من جديد في حال قاطع جدولك أمر طارئ. إليك مجموعةً من الأمور التي يمكنك عملها خلال استراحة بومودورو لمدة 5 دقائق: نفّذ تمارين الإطالة لمدة 5 دقائق. خذ نزهةً قصيرة. مارس تمارين التنفس. نظّف لمدة 5 دقائق. اصنع لنفسك وجبةً خفيفة. اصنع لنفسك مشروبًا. اعمل على هواية ممتعة. أجرِ سباقًا سريعًا. أزِل الفوضى من مساحة عملك. تأمل. ضع طعامًا للطيور. اذهب إلى الحمام. تطبيق المجلد يُستخدم هذا التطبيق لحفظ ملفاتك ومشاركتها بأمان مع فريق عملك. ومن أبرز العمليات التي يمكنك تنفيذها ضمن تطبيق المجلد، قدرتك على تحميل الملفات لمشاركتها بالنقر على زر "رفع الملفات"، ثم تحديد الملفات المطلوب مشاركتها. كما يمكنك حذف الملف أو إعادة تسميته بالنقر على (…) بجوار اسم الملف، مع اختيار الأمر المطلوب من القائمة. يمكنك أيضًا إضافة مجلد جديد بالنقر على زر "+مجلد"، ثم كتابة اسم المجلد. وبالإضافة إلى كل ما سبق ذلك، يمكنك العمل على تخصيص تطبيق المجلد، وذلك عن طريق النقر على زر "الإعدادات"، ثم تخصيص اللغة والشكل. تطبيق المفضلة يُستخدم هذا التطبيق لجمع الروابط التي تهمك لمشاركتها مع فريق عملك. ومن أبرز العمليات التي يمكنك تنفيذها هنا، نجد إمكانية إضافة روابط جديدة للمفضلة وذلك من خلال النقر على زر "الإعدادات". ومن علامة تبويب "الروابط" أدخل الرابط الجديد في المربع المخصص، ثم انقر زر الإضافة ."(+)" أما لحذف رابط ما، فيكفيك النقر على زر الحذف الموجود يمين الرابط. ويمكنك تخصيص الرابط من خلال النقر على زر "الإعدادات". كما يمكنك تعديل الرابط والعنوان والوصف، والتي يليها النقر على الزر "تحديث". من أجل تخصيص صفحة التطبيق انقر على زر الإعدادات، ومن علامة تبويب "الإعدادات" حدد الخصائص التي توافق احتياجاتك، والتي من بينها إظهار الأيقونة والعنوان والوصف، واختيار اللغة والشكل. تطبيق قارئ الأخبار يستعمل هذا التطبيق لمتابعة خلاصات المواقع المفضلة. وهنا يمكنك إضافة أكثر من قارئ للوحة، مع تخصيصهم كما تريد لتنشئ تجربة القراءة الخاصة بك. ومن أبرز العمليات التي يمكن تنفيذها ضمن تطبيق قارئ الأخبار، إمكانية إضافة روابط جديدة لصفحة الأخبار، وذلك عن طريق النقر على زر الإعدادات كما هو موضح بالصورة الموالية: ومن علامة تبويب "المواقع" أدخل الرابط الجديد في المربع المخصص، ثم انقر على زر الإضافة "(+)". من أجل حذف رابط ما، يمكنك ببساطة النقر على زر الحذف الموجود يمين الرابط. أما لتخصيص الرابط، فيمكنك النقر على زر الإعدادات. كما يمكنك أيضًا تعديل الرابط نفسه والضغط على زر التحديث. يكون تخصيص صفحة التطبيق عبر النقر على زر الإعدادات، بعد ذلك ومن علامة تبويب "الإعدادات"، حدد الخصائص التي توافق احتياجاتك، والتي من بينها إمكانية إظهار الصورة والتاريخ والمصدر والمقتطف، مع اختيار الوضع المناسب للأيقونات لتكون أيقونات صغيرة أو كبيرة، كما يمكن اختيار اللغة والشكل. الخاتمة لقد شرحنا في هذا المقال التطبيقات التي يمكن استعمالها في "لوحة أنا" على التطبيق الخاص بالهاتف المحمول، إلى جانب التعريف عن مختلف الصلاحيات التي يمكن منحها لأعضاء الفريق الذين شوركت اللوحة معهم، وكيفية مشاركتهم إياها، وسنتعرف في المقال التالي أكثر عن طريقة الاستفادة أكثر من اللوحة خلال إدارة فرق العمل والمشاريع. اقرأ أيضًا أفكار مفيدة لدى استخدام Asana لإدارة المشاريع البرمجية كطالب كيف تستفيد من Asana لتنظيم دراستك ونشاطاتك الجامعية

عندما يتعلق الأمر بالتخطيط لشيء ما أكان مشروع تخرج، أو التخطيط لحفلة زفاف، أو افتتاح متجر أو مشروع تجاري صغير أو كبير؛ فكل شخص أو فريق عمل له طريقته الخاصة في التخطيط للأمر، بدءًا من تخيل الخطة ومحاولة تذكر التفاصيل عند بدء التنفيذ، أو تدوينها على الورق، وربما الاستعانة بتطبيقات مخصصة لهذا الأمر. مفهوم إدارة المهام وآلية تنظيمها تصف إدارة المهام الكيفية التي يكون بها تحديد وتتبع تقدم العمل الذي تحتاج إلى فعله خلال يومك، وذلك بتقسيم كل جزء من مشروعك إلى مهام مفصلة، بحيث ستحصل بالنتيجة على رؤية أفضل لكيفية إضفاء الحيوية على مشروعك، وبالتالي يمكنك ضمان تشغيل مشاريعك بسلاسة من البداية إلى النهاية بالطرق الصحيحة من خلال نظام إدارة المهام المناسب. ما هو برنامج إدارة المهام؟ يُعَد برنامج إدارة المهام حلًا ذكيًا لتحديد أولويات المهام وإدارة الوقت للوفاء بالمواعيد النهائية. حيث ستوفر عليك الأدوات والتطبيقات الخاصة بإدارة المهام؛ إضاعة الوقت في تنظيم الملاحظات، والبحث في رسائل البريد الإلكتروني والتطبيقات، ومعرفة ما يجب العمل عليه أولًا. لماذا نحتاج إلى برنامج إدارة المهام؟ بدءًا من رفع الإنتاجية إلى الحفاظ على سلاسة جميع العمليات، هناك العديد من الفوائد لاستخدام برنامج إدارة المهام، ومن أبرزها: الاحتفاظ بالمهام في مكان واحد: بفضل مساعدة برنامج إدارة المهام يمكنك توفير وقتك وتحقيق المواعيد النهائية والتفويض، وكذا تتبع المهام للالتزام بجدولها الزمني وتجنب فقدان العمل والمعلومات. يعطي الأولوية لعملك: تتبع مهامك بمساعدة برنامج إدارة المهام يعطيك فهمًا أعمق لأيها أكثر أهميةً، أو يتطلب المزيد من الوقت والجهد. يعزز التعاون: يسمح لك برنامج إدارة المهام بمشاركة الملفات والأفكار والملاحظات، بحيث يمكن لأعضاء فريقك الاستفادة من نفس مجموعة المعارف متى احتاجوا إليها. إدارة المهام اليومية ووسائل تنظيمها عندما يتعلق الأمر بإنجاز الحد الأقصى من العمل للوفاء بالموعد النهائي، سيتعين على كل شخص تعزيز الإنتاجية وتحويل تركيزه من إدارة الوقت إلى إدارة المهام. وفيما يلي بعض النصائح المفيدة للتعامل مع المهام بكفاءة وزيادة الإنتاجية. ترتيب أولويات المهام: يبدأ بتحديد أولويات مهامك، حيث تحتاج إلى فصل المهام على أساس الأهمية، كما يجب تحديد المهام التي تحتاج إلى اهتمام فوري وما يمكن أن ينتظر على أساس يومي وتسجيله في برنامج إدارة المهام. تحديد المواعيد النهائية: أثناء تحديد أولويات المهام، تحتاج إلى وضع حدود زمنية لجدولتها بطريقة أكثر فعالية. حيث يمنحك تحديد المواعيد النهائية فكرةً عن مقدار الوقت الذي يجب أن تخصصه لمختلف المهام لإنجاز عملك بحلول نهاية اليوم. تقييم المهام: من المفيد دائمًا تقييم تقدم المهام المجدولة للحصول على رؤى قابلة للتنفيذ لتتمكن من تغيير مسار العمل بناءً على هذه الأفكار وتفويض المهام الفرعية للموظفين. والآن، هل أنت جاهز لتزيد من إنتاجيتك وتتحول إلى شخص تنظيمي؟ يمكن تنظيم المهام بالورقة والقلم، كما يمكن استعمال التقنية المتمثلة بالتطبيقات والبرامج، حيث يمكن استعمال تطبيق الملاحظات ببساطة على الجوال أو حتى البرامج المتقدمة التي تحتفظ بالمهام على حسابك، لهذا أطلع على المهام من الجوال والحاسوب ومن أي مكان فيه إنترنت. كل تلك الوسائل توفرت بغرض مساعدتك على تنظيم المهام، سأشرح إحدى المنصات العربية لإدارة المهام وهي منصة أنا. تعال معنا لاستكشاف المزيد من التفاصيل حول منصة أنا، حيث تُعَد هذه المنصة الرائعة من المنصات الشاملة والبسيطة لإدارة المهام والمشاريع، وتتمتع بواجهة مرنة وسهلة الاستخدام. تعريف بمنصة أنا لإدارة المهام منصة أنا: هي أداة تنظيمية تمكنك من تنظيم مهامك ومشاريعك وتحديد أولوياتك بطريقة مرنة وفعالة، وتتألف منصة أنا من عدة لوحات بعضها لوحات افتراضية وأخرى تُضاف حسب الحاجة، وتحتوي كل لوحة منها على مجموعة متنوعة من التطبيقات البسيطة التي يمكنك ترتيبها وتخصيصها بالشكل الذي تريد، مع مجموعة من الأدوات المرفقة والمليئة بالمميزات القوية والمؤتمتة. لمن صممت منصة أنا؟ أنا هي منصة تسمح لك بتنظيم أي حدث أو مشروع أو عمل أو مناسبة أو غيرها سواءٌ أكان صغيرًا أم كبيرًا، كما تمكّنك من تنظيم أي شيء في حياتك يحتاج إلى المتابعة والمراجعة. تجمع منصة أنا عددًا كبيرًا من وظائف إدارة المشاريع، بدءًا من المهام ومرورًا بأعضاء الفريق، كما تمثل منصة "أنا" لأعضاء الفريق قناة التواصل والمتابعة للتحديثات ومناقشة المشاريع في الوقت الفعلي. حيث يُخطر جميع أعضاء الفريق بدقة بالتغييرات في اللوحة. لقد صممت منصة أنا للجميع من: مستقلين طلاب أسر منتجة مشاريع شخصية مشاريع تطوعية التخطيط للأحداث المختلفة المشاريع بمختلف المجالات والأحجام ميزات استخدام منصة أنا تُعَد منصة أنا إحدى تطبيقات إدارة المهام والمشاريع، سواءٌ على الصعيد الشخصي أو الفريق، وقد أطلقتها شركة حسوب في 7 ديسمبر 2019. تحتوي منصة أنا على عدد كبير من المميزات ومن أهم تلك المميزات: يُمكن استخدام أنا بطرق كثيرة ومتنوعة، بما في ذلك تخطيط المهام اليومية والشهرية، بالإضافة لتخطيط الأهداف والمشاريع عمومًا. خذ أنا معك أينما ذهبت، حيث يمكنك استخدام المنصة من أي جهاز تشغيل وفي أي وقت لأنها تدعم جميع أنظمة التشغيل ومن أي مكان فيه اتصال إنترنت. تمكّنك من إدارة مشروعك بدقة وإظهار كافة التفاصيل. تستطيع من خلاله رؤية مدى تطور كل مهمة داخل كل مشروع. يمكنك تحديد مواعيد كل مهمة داخل المشروع وإرسال إشعار عند انتهاء المعدل الزمني الخاص بكل مهمة. تستطيع إضافة أشخاص آخرين إلى اللوحات التي تنشئها لمشاركة المهام، والملاحظات والملفات بسهولة. يمكنك العمل على هذا البرنامج بفريق كامل، حيث تستطيع توزيع المهام بين أفراد الفريق ورؤية أعمال كل فرد في إجمالي المشروع ومدى إنجازه لعمله. تستطيع من خلال إعدادات البرنامج إرسال إشعار لكافة أعضاء فريق العمل عند انتهاء جزء معين من المشروع أو عند تغير خطة المشروع أو حسب الإعدادات المسبقة للتطبيق. البرنامج مجاني بالكامل. يمتاز البرنامج بواجهة بسيطة جدًا تمكنك من التعامل معه وتعلمه بسرعة كبيرة، وبدون خبرة مسبقة حتى. سهولة الاستخدام والتحرير ووضع العلامات والتعليقات. سهولة تعيين المهام الفردية والجماعية. سهولة استرجاع المعلومات. طرق عرض متوافقة مع الهاتف المحمول. لنبدأ اليوم بالخطوة الأولى مع منصة "أنا" من خلال إنشاء حساب جديد، وسنتطرق في مقالات لاحقة إلى تفاصيل ومواضيع أعمق في العمل على المنصة. بدء استعمال منصة أنا يجب إنشاء حساب على منصة "أنا" لبدء استعمالها، ويكفي إنشاء حساب جديد في حسوب. فإذا كنت تملك حساب على أي من منتجات شركة حسوب فيمكنك الدخول به إلى أي منتج آخر للشركة، حيث يمكنك الدخول إلى جميع البرامج التابعة لشركة حسوب من خلال حساب واحد. وهذه المنصات هي الموضحة بالصورة الموالية. خطوات إنشاء حساب جديد على حسوب انتقل إلى صفحة تسجيل حساب جديد لديك خيارين هما تسجيل الدخول بحساب جوجل أو بحساب مايكروسوفت. أو تسجيل حساب عبر بريد آخر بإدخال البيانات المطلوبة، وهي الاسم واسم العائلة والبريد الإلكتروني وكلمة المرور. ستظهر لك رسالة تفيد بنجاح العملية. راجع بريدك الإلكتروني، ومن رسالة التفعيل اضغط على الزر أكمل التسجيل. بعد اكتمال التسجيل اضغط على رمز أنا للدخول إلى الصفحة الرئيسية. وهنا ستظهر الصفحة الرئيسية بالشكل التالي: تنزيل تطبيق أنا تطبيق أنا هو تطبيق مجاني تمامًا ويوجد منه العديد من الإصدارات التي تتناسب مع جميع أجهزة التشغيل المختلفة سواءً كان نظام التشغيل ويندوز Windows أو نظام التشغيل Mac iOS، كما يتوفر منه إصدار للهواتف المحمولة أندرويد Android وكذا آيفون iPhone / iPad، إلى جانب أنه يوفر لك نسخة تطبيق ويب Web يمكنك تصفحها مباشرةً عن طريق المتصفح، لذلك لن تعاني مشكلة من متابعة عملك من أي مكان في العالم وبأي جهاز إلكتروني تمتلكه. يمكنك تنزيل تطبيق أنا من خلال الطرق التالية : تنزيل تطبيق أنا على Chrome اضغط على زر التثبيت الظاهر أسفل يمين الشاشة أو زر + الظاهر في نهاية شريط العنوان. ثم اضغط على زر تثبيت من النافذة التي تظهر. حيث سيُضاف رمز تطبيق أنا إلى سطح المكتب. تنزيل تطبيق أنا على Android اضغط على زر تثبيت الموجود أسفل الشاشة أو من قائمة المتصفح اضغط على تثبيت التطبيق في شاشة البداية. تنزيل تطبيق أنا على iOS اضغط على الزر الموجود أسفل وسط الشاشة، ثم من القائمة التي تظهر لك؛ اضغط على إضافة إلى الشاشة الرئيسية. تعريف بواجهة تطبيق أنا قد تكون منصة أنا بسيطةً ظاهريًا، لكن هناك قوة لا نهائية لها تكمن تحت هذا السطح البسيط، وفيما يلي عرض موجز لأهم الأقسام التي يمكنك استكشافها على المنصة: 1. التنبيهات حيث يمكنك استعراض جميع التنبيهات الخاصة بأهدافك ومهامك، وكذلك تسجيل الخروج من التطبيق.ذ 2. لوحات منصة أنا الافتراضية أُنشأت المنصة لوحات افتراضية لمساعدتك على البدء باستخدام منصة أنا، ومن أهمها: لوحتي الشخصية: تتضمن هذه اللوحة العديد من الأدوات المهمة، مثل مهام اليوم ومهام الأسبوع وملاحظات وجدول أعمالي وبومودورو وأصوات هادئة، وغيرها. مشروعي: قائمة المهام المتعلقة بالمشروع، وهي المهام الجاري تنفيذها والمهام المنتهية، بالإضافة لأداة المحادثة والملاحظات ومجلد المشاركة. أهداف السنة: يمكنك وضع أهدافك لكل شهر من أشهر السنة، ويمكن عدها مثل قائمة مهام بسيطة أو مثل لوح كانبان بإضافة عدة قوائم مهام بجانب بعضها البعض. أعمال: تتضمن آخر المقالات والأخبار حول الأعمال وريادة الأعمال. منوع: تتضمن أحدث المقالات في مجالات متنوعة مثل العلوم والثقافة والفن وغير ذلك. عمل حر وعن بُعد: وتتضمن أحدث المقالات حول العمل الحر، وأحدث المشاريع على منصتي مستقل وبعيد. تقنية: وتتضمن مقالات وأخبار تقنية هامة. 3. إضافة لوحات جديدة استخدم زر + لإضافة لوحة جديدة إلى التطبيق. والآن أضف التطبيقات التي تحتاجها وتناسب الهدف الذي أنشئت اللوحة من أجله، على سبيل المثال يمكنك إضافة تطبيق التقويم بسحبه إلى اللوحة. ثم إعداد خصائصه بما يناسب طبيعة مشروعك. خاتمة إن منصة أنا هي أداة لتنظيم المهام واستغلال الوقت لتحقيق أفضل النتائج، فهي توفر طريقة سهلة ومرنة لإدارة المهام في المشاريع من جميع الأحجام والمجالات، وكل ما تحتاجه هو إدخال المهام حسب أولويتها والإطار الزمني لها، بحيث يمكن لأعضاء الفريق التحقق من عمل اليوم من خلال هذه القائمة. ولمعرفة المزيد من التفاصيل حول التحكم بالمشاريع والمهام والفريق وتخصيص اللوحات والصفحة الرئيسية تابع باقي المقالات من دليل استخدام منصة أنا. اقرأ ايضًا المقال التالي: دليل استخدام منصة أنا لإدارة المهام في سطح المكتب

مررنَا جميعًا بمشاكل مقلقة تتعلّق بالبريد الإلكتروني. إذ يمكن أن تنسى إرسال ردّ مهمّ إلى رئيسك في العمل، أو ربّما تُغفل شكوى جادّةً وصلتك. كنتُ -تقول كاتبة المقال- أحضّر طعام العشاء وفكّرت: "هل نسيت إرسال ذلك البريد؟" ثمّ سارعتُ نحو حاسوبي لأتأكّد. مهما بلغ اجتهادك، تبقى إدارة البريد الإلكتروني أمرًا مٌجهدًا . يصل عدد الرسائل الّتي يتلقّاها الموظّف العادي إلى 126 يوميًّا، وهذا الكمّ الهائل كفيلٌ وحدهُ بتصعيب تسجيل الملاحظات ذات الأولويّة، ومتابعة تقدّم العمل. إذا كنتَ تعمل في الدّعم الفنيّ، فالعدد لا شكّ أكبر من ذلك بكثير. وحتّى إذا رددتَ على 99% من الشّكاوى، فإنّ غفلةً واحدةً منك قد تكسر الثّقة. وكلّما كبُر فريقك، كلّما زاد احتمال حدوث ذلك. خاصّةً إذا كنتَ تعمل ضمن فريق دعمٍ كبيرٍ أو عبر عدّة صناديق بريدٍ وارد، فإنّك ستتوه بين من قال ماذا، وأيّ المشاكل حللتَ وأيّها لم تحلّ بعد. وطالما افتقرت صناديق بريدك الوارد إلى للتّنظيم، فإنّ عملك سيبدو في نظر العملاء مفتقدًا للتّنظيم. قبل أن نتطرّق إلى نصائحنا حول اختيار برنامج إدارة البريد الإلكتروني، لنجب عن بعض الأسئلة الأساسيّة. أسئلة شائعة حول نظام إدارة البريد ما هو نظام إدارة البريد الإلكتروني؟ أنظمة إدارة البريد الإلكتروني تخوّل لفِرق العمل تحديد حجم الدّعم الفنيّ دون الإخلال باللّمسة الشّخصية ولا تقليل جودة التّواصل مع عملائهم. أفضل الأنظمة تقوّي إستراتيجيّات الدّعم الفنيّ، وتساعد في رفع المستوى لكلّ عمليّة دعم. كيف يمكن أن يحسن نظام إدارة البريد الإلكتروني من جودة دعمي الفنيّ؟ عبر تبسيط التّواصل، وتدعيم فريقك بأدواتٍ لحلّ المشاكل، فإنّ نظام إدارة البريد الإلكتروني يسمح للدّاعمين الفنيّين بتقديم خدمة عملاء مميّزة. النّظام الصّحيح يشجّع على تحمّل المسؤوليّة والشّفافية داخليًّا، ممّا ينجرّ عنه مباشرةً عملاء راضون. ما هي أهم مميزات نظام إدارة البريد الإلكتروني؟ من أهمّ المميّزات في نظام إدارة البريد الإلكتروني: صناديقُ بريدٍ واردٍ متعدّدةٌ. التعاونُ الدّاخلي. رسائل إلكترونيّةٌ مخصّصةٌ لعملائك. قدراتُ تبليغٍ كبيرة. كما أنّ النّظام الأحسن يوفّر الكثير من الخيارات بفضل تكامله مع الوسائل الأخرى الّتي تفضّل العمل بها. سبع نصائح لاختيار النظام الأفضل في إدارة البريد الإلكتروني لا تعتمدُ أغلب الشّركات أنظمة إدارة البريد الإلكتروني إلاّ بعد وقوع ما لا يحمد عقباه. كأن يدخل فريق دعمهم في دوّامة من الإخفاقات غير المتوقّعة أو تطوّر هائل على نحوٍ سريعٍ لا يسعهم التّعامل معه، ممّا قد يؤدّي إلى موجة غضبٍ عبر وسائل التّواصل الاجتماعي، تشوّه السّمعة في الصّحافة، أو خسارة عملاء مهمّين. آخر ما تريده هو التحلّي بعقليّة "لا تُصلح ما ليسَ مكسورًا". فبدل انتظار وقوع الأسوأ، كنْ مبادرًا في تبنّي تغييراتٍ إيجابية. في مجال الدّعم الفنيّ هذا، يمكن لأنظمة إدارة البريد الإلكتروني إثراء العمل اليوميّ لفريقك، وتحسين تجربة المستخدمين. 1. تحدث إلى فريق الدعم الفنيّ خاصتك، وأشركهم في العملية فريق عملك هو الأنسب في مساعدتك على اختيار نظام إدارة البريد الإلكتروني، فهم الّذين يعملون بجدّ يوميًّا، ليقدّموا الدّعم الفنيّ المناسب باتّباعهم إستراتيجية ناجعة في إدارة البريد الإلكتروني لخدمات المستخدم. تجاهُلُهم في هذه العمليّة يُعتبر سابقةً سيّئةً، لأنّك إذا ما اخترت نظامًا لا يناسب المستخدمين ولا نقاط شكواهم، فإنّ أعضاء فريقك سيتقاعسون في التّأقلم مع هذا النّظام الجديد. إضافةً إلى أنّ عائد الاستثمار من هذا النّظام الّذي اخترتَهُ سيكون أقلّ بكثير من الوضع الطّبيعي لأنّه ما من ضمانات توحي بأنّه الحلّ الأمثل للجميع. عدّ عملية الاختيار فرصةَ قيادةٍ لمديرٍ وداعمٍ فنيّ واحد على الأقل. هذه المجموعة الصّغيرة ستلعب دورًا مهمّا في تشكيل مقاربة الفريق لاحقًا. لذا تأكّد من أنّهما متحمّسان لفرصة المساهمة في التّغيير الإيجابي. 2. تعرف على فوائد البريد الإلكتروني للجميع قبل الخوض في عمليّة اختيار نظام إدارة البريد الإلكتروني، تحتاج إلى قضاء بعض الوقت في التّفكير حول منافع البريد الإلكتروني. ثمّة سببٌ يجعل الكثير من النّاس يعتمدون عليه كوسيلة تواصلٍ، في الدّعم الفنيّ وسواه. إذا حدّدتَ ما يعجبُ فريقَك وعملاءك في تواصلهم معك الآن، فيمكنك التأكّد من أنّ تلك الخصائص ستبقى موجودة في برنامج إدارة البريد الإلكتروني الجديد. إليكَ بعضًا من الفوائد الشّائعة للبريد الإلكتروني: أ. التواصل غير المتزامن: يمكن لفرق الدّعم أن تتمتّع بالمرونة في وقت الإجابة، دون أن ترزح تحت ضغط توقّع العميل إجابة فوريّةً. ب. التعاون: يمكن للعديد من الدّاعمين الفنيّين التّعاون عبر صندوق بريدٍ واردٍ مشتركٍ، والردّ على العملاء من خلال وسيلة تواصل واحدة. ج. الشيوع: ثلاثةُ ملاييرِ إنسان تقريبًا يستخدمون البريد الإلكتروني، وهو وسيلةٌ متاحةٌ بوفرة. لذا فالعملاء لا يحتاجون إلى التعوّد على وسيلةٍ جديدةٍ للحصول على المساعدة الّتي يحتاجونها. د. البساطة: البريد الإلكتروني أداةٌ بسيطةٌ وسهلةُ الاستخدام، فإنشاء عنوان بريديٍّ عبر Gmail، Yahoo، أو Outlook أمرٌ سهلٌ للغاية، وإرسالُ رسالةٍ إلكترونية لا يحتاجُ إلاّ دقيقةً واحدة. هـ. قلة التكلفة: استخدام البريد الإلكتروني خدمةٌ مجّانيّةٌ للجميع، ولا يدفعُ النّاس شيئًا لإرسال الرّسائل. و. التواصل الشخصي: يمكن للبريد الإلكتروني أن يبدو شخصيًّا. فمن السّهولة حينما تراسلُ أحدهم أن تُشعِرهُ بوجودِ إنسانٍ خلف تلك الرّسالة الإلكترونيّة. 3. تحر التحذيرات التي تدل على أن البريد الإلكتروني توقف عن العمل تمتّعُ البريد الإلكتروني بكلّ تلك الفوائد الملموسة لا يعني خلوّه من المساوئ. فمن المحتمل أنّ عملاءك وفنيّيك سيحملون عبء استخدام صندوق بريدٍ مشتركٍ أو قائمة توزيع رسائلٍ إلكترونيّةٍ كلّما توسّع عملك. إليكَ إذًا لماذا لا ينبغي أن تعتمد على البريد الإلكتروني كإستراتيجيّة على المدى الطّويل: أ. غياب السّياق: معالجة المشاكل خارج سياق المضمون العامّ أمرٌ محيّرٌ للفنيّين والعملاء على حدٍّ سواءٍ. فعدم اطّلاع الفنيّ على المراسلات السّابقة يقلّل وبشدّةٍ من فرص حلّ المشكلة في أوّل محاولة. ب. التّشابك والإهمال: عادةً ما تضيعُ بعضُ الرّسائل الإلكترونيّة، أو ربّما يردُّ أكثر من فنيِّ دعمٍ واحدٍ على الشّكوى ذاتها، ممّا يزيدُ من إرباكِ العملاء الّذين اتّصلوا بالدّعم لأنّهم منزعجون، وهذه الأخطاء إنّما تزيدُ الطّين بلّة. ج. غياب التّعاون خلف الكواليس: مشاكل الدّعم المعقّدة تحتاجُ غالبا إلى تعاونٍ بين الفنيّين، لكنّ العمل من وراء الكواليس عبر البريد الإلكتروني قد يكون فوضويًّا. فليسَ من الواضحِ من يأخذ على عاتقه مسؤولية الخطوات التّالية، كما أنّ التّفاصيل المهمّة يمكن أن تضيع في مراسلات البريد الإلكتروني الطّويلة. د. انعدام القدرة على تحرير التّقارير: تقويةُ تجربة العميل يعتمدُ على اطّلاعك على أداء فريقك يوميًّا وتحديدِ أهدافٍ لهم. ولكن مع غياب التّقارير البسيطة حتّى يكون من المستحيل معرفة مستوى الأداء وكيفيّة تطويره. هـ. انعدام المساءلة: في ظلّ استخدام صندوق بريدٍ أو قائمة توزيعٍ إلكترونيّين، يصعُب على المديرين تنظيم محادثاتٍ موجّهةٍ إلى عاملٍ فنيٍّ بعينه. تقييمُ عمل كلّ فردٍ في الفريق تقييمًا عادلاً وسهلاً أمرٌ غايةٌ في الصّعوبة من دون وجود نظامٍ يساعدُ على ذلك. 4. افهم نقاط الضعف المحتملة الأخرى في نظامك الحالي على الرّغم من أنّ القائمة السّابقة تحدّد المشاكل المعتادة الّتي يختبرها مستخدمو البريد الإلكتروني، إلاّ أنّها لم تأتِ على سبيل الحصر. فلا تستثنِ نواحي أخرى من خبرات فريقك أثناء اختيارك لنظام إدارة البريد الإلكتروني. وزّع استبيانًا على أفرادِ فريق دعمك الفنيّ ليجيبوا عليها دون تدوين أسمائهم. قم بعدَها بتحليل النّتائج العامّة من خلال إجاباتهم لتتأكّد من فهمك لأفكارهم. إليكَ بعضًا من الأسئلة الّتي يمكن طرحها: ممّ يشتكي العملاءُ غالبا؟ إذا راسلكَ عميلٌ بخصوص مشكلةٍ يتمّ العملُ على حلّها، ما سبيلُك إلى فهم مراسلاته السّابقة؟ هل أنت راضٍ عن وقت الردّ على العملاء حاليا؟ هل تعلم كم مشكلةً تحلّ يوميًّا؟ كيف تشعُر حيال مستوى الصّلاحيات الّتي تملكها لتُصحّح وضعيّةً سيّئةً خاضها العميل (ردّ الأموال إليه مثلاً)؟ هل تريدُ مزيدًا من الاستقلاليّة في القيام بدورك، أم تحتاجُ إلى المزيد من التّوجيه؟ بمَ تقيسُ مستوى أدائك كلّ يوم؟ هل تشعُر بالارتباك على نحوٍ يوميٍّ عند التّعاون عبر صندوق بريدٍ مشترك؟ إذا أتيحت لك فرصة تغيير شيءٍ واحدٍ في عملك، ماذا سيكون؟ هل تحسّ بأنّ فريق الدّعم الفنيّ يتحسّن أم يتدهور بمرور الوقت؟ صِف معنويّات الفريق! كم يراسلكَ العملاء لإبلاغك بأنّ مشكلتهم لم تحلّ بعد؟ تساعدك كلّ تلك التّفاصيل الدّقيقة على فهمِ كيفيّة تأثير برنامج تنظيم البريد الإلكتروني ضمن سياق إستراتيجيّة الدّعم الفنيّ خاصّتك. ومن المستحسن أن يعطي نظامُ إدارة البريد الإلكتروني الجديدُ للجميع فرصةً لتعديل أو إصلاح إستراتيجيّة دعم العملاء. 5. تخيل الشركة المثالية وتجربة العملاء المثالية يبقى البريد الإلكتروني برغم عيوبه الحلّ الاعتيادي للعديد من الشّركات والعملاء. والعمل الّذي قمتَ به حتّى الآن يساعدك على تقدير كيفيّة استغلال فوائد البريد الإلكتروني دونَ نقائصه. فالعديد من النّاس سيسعون -على سبيل المثال- إلى التّركيز على حلٍّ يُوفّر للعملاء البساطة، والتّكلفة المنخفضة، والتّجربة الشّخصية، مع تقليل سوء التّواصل بين أعضاء الفريق. تصفّح بحثك كلّه، ولخّص احتياجات فريقك وعملائك مراعيًا الأولويّات الأساسيّة. وزيادةً على الدّعم وتجربة العميل، حاول أن تضع في الحسبان قدرة برنامج إدارة البريد الإلكتروني على تحقيق منظّمة كبيرة لوعودها المعلنة، وكيف يتوافق مع قِيَم الشّركة، ويدعم الموقف الإداري عبر أفكارٍ مميّزة. بينما توازن الاختيارات المختلفة، تخيّل كيف يمكن لمكتب مساعدةٍ ديناميكيٍّ أن يحوّل شركتكَ من أعلاها إلى أسفلها. 6. اختبر الحلول التي تتوافق مع احتياجاتك هل يُعقل أن تشتري سيّارةً دون قيادتـها؟ جوابك على الأغلب لا. قارِبْ فكرة اختيار نظام إدارة بريدٍ إلكتروني بالعقليّة ذاتها الّتي تطبّقها على استثمار كبيرٍ في حياتك الشخصيّة. باستخدام الأولويّات الأساسيّة الّتي حدّدها فريقك، قلّص قائمة أنظمة إدارة البريد الإلكتروني المحتملةَ إلى اختياراتٍ تُعدّ على أصابع اليد. وبعدها، خصّص وقتًا لتجربتها جميعًا. اطلب من فريق العمل الّذي اخترتهُ أن يستعملوا كلّ نظامٍ كما يفعلون يوميًّا: بتجهيز التّقارير، وحفظ الرّدود، وإعطاء الأفراد المعيّنين مراسلاتهم، والردّ على "العملاء المفتَرضين" حول المشاكل الحاليّة لترى كيف يظهر السجلّ داخل البرنامج. حاول حتّى تجهيز قاعدةِ معرفةٍ بسيطة، واختبر كذلك توافق البرنامج مع الأدوات الأخرى الّتي تستعملها. على الرّغم من بداهة اختيار البرنامج الأكفأ، فإنّ عليك التأنيّ لتركّز على الاختيار الّذي يسهّل خدمة احتياجات عملائك ويتوافق مع مبادئك. والأهمّ أن تختار البرنامج الّذي يوافق مستوى الدّعم الّذي تطمح إلى تقديمه لعملائك. اتّصل بخدمة العملاء لدى صانعي ذلك البرنامج، وراقب كيف يُبلون. إن لم يرقَ أداؤهم إلى مستوى طموحاتك، فلن يرقى إليها برنامجهم. 7. برنامج تنظيم البريد الإلكتروني الأفضل سيقوي فريقك إذا ما دعمتَ فريقًا بنظامِ إدارة بريد إلكتروني للدّعم الفنيّ، فإنّهم سيساهمون أكثر في حياة العملاء. نظام إدارة البريد الإلكتروني المناسبُ بالإضافة إلى إدارةٍ متفتّحة التّفكير يدفعانِ بفرق الدّعم إلى بذل الغالي والنّفيس في حلّ المشاكل والعمل كمحرّكٍ للتطوّر. ترجمة -وبتصرف- للمقال How to Choose the Best Email Management System لكاتبته: Elizabeth Wellington

استرجع يومك من الاجتماعات، والبريد الإلكتروني والعمل الكثير وحافظ على الوقت لتنفيذ ما هو مهم لك. قال كال نيوبورت، مؤلف Deep Work: إذا كان هناك شيء واحد يمكن قوله عن مكان العمل الحديث، فهو: إذا لم تتحكم بجدولك الزمني، فإنه سيتحكم بك. كيف توازن بين المساوئ الضرورية للاجتماعات، البريد الإلكتروني، التحدث مع الفريق و "العمل الكثير" مع وقت التركيز على الأشياء التي تهمك بالفعل؟ بما أن البدء باستخدام العالم الرقمي ليس خيارًا لمعظمنا، فنحن بحاجة إلى استراتيجيات ملموسة تساعدنا على التركيز في عالم مصمم لتشتيتنا. هنا يأتي دور تحديد الوقت. يعد تحديد الوقت (والمهام المجمعة المرتبطة به والمهام اليومية) طريقة بسيطة وفعالة لاستعادة السيطرة على يوم العمل. تفيد طريقة الإنتاجية هذه بشكل خاص الأشخاص الذين: يعملون على العديد من المشاريع / المسؤوليات المختلفة (يستخدم Elon Musk هذه الطريقة لإدارة شركتين رئيسيتين في نفس الوقت) يقضون الكثير من الوقت في "الوضع التفاعلي"، الرد على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل يبحثون عن يومهم المقتطع من خلال الاجتماعات يواجهون الانقطاعات المستمرة طوال اليوم يكافحون من أجل إيجاد الوقت والمساحة العقلية للتفكير بالصورة العامة سيعطيك هذا الدليل نظرة عامة على تحديد الوقت، وتجميع المهام والمهام اليومية؛ كيف يمكن لمجموعة من هذه الاستراتيجيات مساعدتك في استعادة الجدول الزمني الخاص بك؛ وأفضل طريقة لاستخدام التقويم ومدير المهام لبدء تحديد الوقت بنفسك. يعد تحديد الوقت أداة قوية لتعزيز إنتاجية الفريق أيضًا. ما هو تحديد الوقت؟ تحديد الوقت هو طريقة لإدارة الوقت تتطلب تقسيم يومك إلى مجموعات زمنية. كل مجموعة مخصصة لإنجاز مهمة معينة، أو مجموعة من المهام، وتلك المهام المحددة فقط. بدلاً من الاحتفاظ بقائمة مهام مفتوحة للأشياء التي ستنجزها حسب استطاعتك، ستبدأ كل يوم بجدول زمني محدد يحدد لك ما ستعمل عليه ومتى. مفتاح هذه الطريقة هو إعطاء الأولوية لقائمة المهام مقدمًا - يعد إجراء مراجعة أسبوعية مخصصة أمرًا إلزاميًا. حدد ما عليك تنفيذه في الأسبوع القادم وضع مجموعات الوقت الخاصة بكل يوم بشكل تقريبي. راجع أي مهام لم تنجزها في نهاية كل يوم عمل - وكذلك أي مهام جديدة قد ظهرت - وعدّل المجموعات الزمنية لبقية الأسبوع وفقًا لذلك. ومع تحديد الوقت مسبقًا، لن تضطر إلى اتخاذ خيارات بشأن ما يجب التركيز عليه باستمرار. كل ما عليك فعله هو اتباع جدولك الزمني المحدد. إذا خرجت عن مسار المهمة أو تشتت انتباهك، ألقِ نظرة على جدولك وعد إلى أي مهمة حددتها ببساطة. متغيرات تحديد الوقت هناك شيئين مرتبطين بتحديد الوقت: تجميع المهام والمهام اليومية. تجميع المهام هو تجميع مهام متشابهة معًا (عادة ما تكون أصغر) وتجدولها على جداول زمنية محددة لإكمالها في وقتٍ واحد. ستحد من حجم تبديل السياق خلال اليوم، من خلال معالجة المهام المتماثلة في مجموعة، مما يوفر الوقت الثمين والطاقة العقلية. مثلًا، يعد جدولة مجموعتين مدتهما 20 دقيقة لمعالجة البريد الإلكتروني خلال اليوم أكثر كفاءةً من التحقق من البريد الوارد باستمرار طوال اليوم. يرتبط تحديد الوقت بشكل جيد مع تجميع المهام، لأنه يوفر عليك جدولة كل مهمة فردية في تقويمك. ما عليك سوى تحديد مربعات الوقت كل يوم أو أسبوع عندما تريد إكمال مجموعة معينة من النشاطات، مثل البريد الإلكتروني، والفواتير، والتدريبات، والاجتماعات، والكتابة، والترميز، والعمل العميق، والمهمات، وإعداد الوجبات. تعد المهام اليومية إصدارًا أكثر شدةً من تجميع المهام للأشخاص الذين لديهم الكثير من المسؤوليات والتي تتنافس على اهتمامهم. مثلًا، يجب على صاحب المشاريع غالبًا الاهتمام بالتسويق، والمبيعات، وتطوير المنتجات، ودعم العملاء والموارد البشرية في نفس الوقت. وبدلاً من تخصيص فترات زمنية لكل المسؤوليات كل يوم، تخصص المهام اليومية يومًا كاملًا من كل أسبوع لكل مسؤولية. يستخدم مايك فاردي، مؤسس Productivityist، المهام اليومية لتحديد مجال تركيزه الرئيسي كل يوم. وهكذا يصف أسبوعه: يُنشئ تخصيص كل يوم لموضوع واحد نمط عمل موثوق به ويحد من الحمل المعرفي لتبديل السياق. يشرح فاردي كيف أن المواضيع توفر الوضوح العقلي الذي يسمح له بالتركيز على عائلته: لماذا يعد تحديد الوقت فعالًا للغاية؟ تبدو هذه التقنية بسيطة، ولكن لها تأثيرات عميقة على قدرتك في إنجاز الأمور: تعزز "العمل العميق" المركز يؤيّد كال نيوبورت، مؤلف كتاب العمل العميق: قواعد النجاح المركّز في عالم مشتت، تحديد الوقت بشدة. وهو يخصص 20 دقيقة كل مساء لجدولة يوم العمل التالي: عندما تجدول جزءًا كبيرًا من الوقت للعمل على مشروع أو مشكلة أو مهمة واحدة، فأنت تحضر كل مواردك العقلية للعمل على شيء واحد بدلًا من توزيع اهتمامك على عدة مهام. كلما عملت على "مهمة واحدة"، كلما بنيت العضلات الذهنية المطلوبة للعمل العميق وأصبح من السهل الاستمرار في التركيز. يستخدم نيوبورت مفكرة ورقية عادية لجدولة مربعاته الزمنية كل يوم تساعدك في فصل "العمل السطحي" بكفاءة أكبر العمل السطحي هو العمل الكثير والمستعجل، ولكنه ليس مهمًا لتحقيق أهدافك طويلة المدى - فكّر بالعمل الورقي أو الرد على (معظم) رسائل البريد الإلكتروني. عندما تحدد وقت العمل السطحي، فأنت تضع حدودًا واضحة للوقت الذي ستخصصه له. بالإضافة إلى ذلك، يؤدي تجميع المهام المتشابهة معًا إلى تقليل تكلفة تبديل السياق. من خلال تجميع جميع المهام السطحية معًا في مربع زمني مخصص، ستتمكن من العمل عليها بكفاءة أكبر وحماية بقية يوم عملك من أجل عمل ذو تأثير أعلى. يجعلك على علم بكيفية قضاء وقتك معظم الناس سيئون في إدارة الوقت. نحن فظيعون في تقدير الوقت الذي تستغرقه المهام، ولدينا ميل للالتزام المبالغ به تجاه ذواتنا المستقبلية. يجبرك تحديد الوقت على مواجهة أولوياتك والتزاماتك الحالية والتدرب على كيفية قضاء وقتك المحدود. تضطر إلى إيجاد مساحة مادية في تقويمك، مقابل كل التزام جديد تتخذه في حياتك. ونتيجةً لذلك، تصبح تكلفة قول "نعم" أكثر واقعية، ويصبح من الأسهل بكثير قول "لا". تقاوم الكمالية تعد المخططات الزمنية المشوشة، أسوأ عدوٍ للكمال. هناك شيء يمكن تعديله وتحسينه دائمًا. قد يكون من الصعب معرفة متى ينتهي مشروع مفتوح، خصوصًا إذا كنت تهدف إلى الكمال. في مرحلةٍ ما، تحتاج أن تكون قادرًا على قول "جيد بما فيه الكفاية" والمتابعة. يمكن أن يساعد تحديد الوقت من خلال فرض حدود زمنية على مشاريعك. إذا كنت تطيل المهام في كثير من الأحيان من خلال محاولة الحصول على كل شيء بشكل صحيح، قم بوضع جدول زمني صارم لإنهاء المهمة والتزم بها. تحارب المماطلة وتساعدك على متابعة أهدافك يستعرض الباحثان الدكتورة تود روجرز والدكتورة كاثرين إل ميلكمان في مقالة "ما وراء النوايا الحسنة: يحسّن حث الناس على وضع الخطط من متابعة المهام المهمة"، العديد من الدراسات التي تدعم فكرة أن "الخطط الملموسة تساعد الناس على متابعة نواياهم." من اتباع نظام التمرين إلى جدولة لقاح الأنفلونزا، كان الناس يتصرفون بناءً على نواياهم بشكل أكبر عندما كتبوا مكانًا، وتاريخًا ووقتًا محددًا للنشاط. ومع ذلك، يعتمد معظم الناس على نوايا غامضة بدلاً من الخطط الملموسة: الخلاصة: عندما تجدول مهامك وأهدافك، فمن المرجح أن تتبعها. يجبرك تحديد الوقت على وضع خطط ملموسة تضمن أنك تعمل لتحقيق أهدافك كل يوم. وكما هو القول الشهير لويليام فولكنر: "أنا أكتب فقط عندما يأتي الإلهام. ولحسن الحظ، فإنه يأتي الساعة التاسعة صباحًا ". ولكن هل سيناسب تحديد الوقت عملي؟ أحد أكبر الانتقادات لتحديد الوقت هو أنه لا يناسب الوظائف التفاعلية، حيث من المستحيل توقع ما سيحدث في أي لحظة معينة. هل يعد تحديد الوقت استراتيجية واقعية لمتخصص دعم العملاء الذي تتمثل وظيفته في الرد على التذاكر حقًا؟ أو مدير حساب يجب أن يكون متاحًا للرد على طلبات العملاء؟ سنقول نعم - التأكيد على قدر ضئيل من التحكم في جدولك حتى، يمكن أن يكون مفيدًا بغض النظر عن وظيفتك. قالها كال نيوبورت بهذه الطريقة: عندما يتم إدارة يوم عملك من قبل قوى خارجية، من السهل أن تفقد أهدافك الخاصة. يمكن أن يساعدك تحديد الوقت في الحصول على إحساسٍ أكبر بالسيطرة على أكثر الجداول التي لا يمكن التنبؤ بها. بعض الأخطاء الشائعة لتحديد الوقت وكيفية تجنبها في حين أن تحديد الوقت واضح جدًا من الناحية النظرية، فقد يكون من الصعب الالتزام به عند الممارسة. هنا بعض النصائح لمساعدتك في تطبيق الطريقة بنجاح (ولا تصبح عبدًا لتقويمك في هذه العملية): سوء تقدير الوقت ستتحسن في تقدير الوقت الذي تستغرقه المهام بمرور الوقت. ولكن حتى تشحذ غرائزك، أخطئ في تحديد الكثير من الوقت للمهام بدلاً من القليل جدًا. ضع في جدولك وقتًا إضافيًا لإكمال المهام والانتقال بينها. يمكنك أيضًا إنشاء "مجموعات مشروطة" للوقت يمكن استخدامها إذا تأخرت. حسِّن إحساسك بالوقت الذي تقضيه فعليًا في المهام مع متتبعات الوقت مثل RescueTime أوToggle. أن تكون صارمًا جدًا ستظهر الأمور وتدمر خططك. ولكن تذكر أن خطتك هي مجرد دليل للمساعدة في تركيز انتباهك على ما هو مهم، وليس عقدًا ملزمًا. حتى الخبير كال نيوبورت يعدّل خططه على مدار اليوم من خلال شطب مربعات الوقت الأصلية وملؤها بشيء جديد كما تتطلب الظروف: يتعامل نيوبورت مع التغييرات في جدوله من خلال رؤيته لها كلعبة: انظر إلى مربعات الوقت على أنها طريقة مرنة لتحدي نفسك، وليست أدوات صارمة لمعاقبة نفسك عندما تقصر. الإفراط في جدولة وقت فراغك على الرغم من أنه قيل أن إيلون ماسك وبيل جيتس يجدولان أيامهما بزيادات تصل إلى 5 دقائق، إلا أن الإفراط في جدولة وقت فراغك قد يكون له نتيجة عكسية. وقد أظهرت الدراسات أن جدولة الأنشطة الترفيهية لها "تأثير مثبط فريد" على التمتع العام بالنشاط. بدلاً من ذلك، يمكنك تحديد الوقت لقطع الاتصال والاسترخاء بدون خطة محددة لكيفية قضاء ذلك الوقت. سيمنحك المرونة لاتخاذ قرار أكثر عفوية بشأن ما تريد فعله - الاتصال بالأصدقاء لشرب القهوة؟ التحقق من لعبة Xbox الجديدة؟ القراءة؟ مهما كان قرارك، تذكر فقط أن تبقي بعض وقت فراغك حرًا على الأقل. تحديد الوقت ودمج المهام قد يكون تحديد الوقت الصارم - تخصيص مجموعة زمنية لكل مهمة فردية - أمرًا شاقًا ويصعب الحفاظ عليه بمرور الوقت. يوصى بدمج تحديد الوقت ومجموعات المهام للحصول على نظام أكثر انسيابية. بدلًا من مجموعة زمنية واحدة لكل مهمة فردية، ستحدد مجموعة زمنية لكل فئة من المهام التي تقوم بتجميعها معًا. إليك كيف يبدو ذلك عمليًا: أولًا، حدد فئات العمل العامة التي يجب أن تنعكس في جدولك اليومي أو الأسبوعي. مثلًا، قد يكون للكاتب المستقل قائمة الفئات التالية: البريد الإلكتروني إدارة العمل المبيعات الاجتماعات الأبحاث الكتابة التطوير المهني اليوجا تحضير وجبة الإدارة الشخصية القراءة وقت الفراغ الآن، اجلس مع تطبيق التقويم أو مخطط الورق المفضل لديك، وأنشئ مجموعات زمنية للأسبوع القادم تعكس الأوقات التي ستعمل فيها على كل فئة. تأكد من إعطاء جميع أولوياتك والتزاماتك مساحة كافية. إذا وجدت أنك تواجه صعوبة لإيجاد مساحة، فقد تحتاج إلى البدء في خفض التزاماتك. ستبدو النتيجة النهائية شيئًا مثل هذا: إذا وجدت صعوبة في الالتزام بجدولك الرقمي، فإننا نوصي بتخطيط يومك على الورق. يجبرك الجدول الزمني الورقي على البدء بنشاط كل يوم ويجعل من السهل تدوين الأشياء والتكيف كما يسير اليوم. بالإضافة إلى ذلك، من الأسهل إبقاء جدولك الورقي مفتوحًا على مكتبك كتذكير مرئي لما كنت تخطط للتركيز عليه. إذا كنت تعمل في شركة لديها تقاويم مشتركة، فقد تجد أنه من المفيد تحديد وقت لـ العمل العميق بشكلٍ عام، للحفاظ على جزء كافٍ من الاجتماع طوال اليوم. يستخدم خوي فينه، مصمم رئيسي في Adobe ، هذه الاستراتيجية في مكتبه: لديك الآن مجموعات زمنية لكل فئة، ولكن لا تزال بحاجة إلى معرفة أي مهمة محددة - أو مجموعة من المهام - للعمل عليها عندما يحين الوقت. هنا يأتي دور مدير مهام مثل Todoist. في تطبيق Todoist، أنشئ تصنيفًا لكل فئة مجمعة توصلت إليها في الخطوة الأولى، ثم راجع جميع المهام الحالية وحدد التصنيف المناسب لكل فئة. الآن عندما تصل إلى مجموعة زمنية، كل ما عليك فعله هو سحب قائمة التصنيفات المقابلة والاختيار من المهام ذات الصلة. سيتم ترتيب المهام ذات التواريخ في الجزء العلوي تلقائيًا، حتى تعرف متى يحين أقرب موعد لتسليم شيء ما ويحتاج إلى انتباهك أولًا. نصيحة: يمكنك أيضًا إنشاء مرشح جديد باستخدام استعلام مثل "@مدير شخصي والأيام ال 7 القادمة" لمشاهدة المهام التي يجب تسليمها في الأسبوع القادم فقط مع هذا التصنيف المحدد. للتأكد من عدم نسيان أي شيء، يجب أن يكون لكل مهمة تصنيف. ومع ذلك، ستجد على الأرجح أنه لا يجب تتبع كل صنف في Todoist. مثلًا، قد ترغب في تتبع اجتماعاتك أو تدريباتك في التقويم بدلاً من مدير المهام. وكما قلنا من قبل، لا تريد الإفراط في جدولة وقت فراغك. جرب الإعداد الخاص بك لمعرفة ما هو منطقي لظروفك الخاصة. المهام اليومية إذا جربت تحديد الوقت وما زلت تشعر بالتشتت وعدم التركيز، فقد ترغب في تجربة المهام اليومية. نحن نوصي بدورة Skillshare المجانية هذه والتي يقدمها Mike Vardy. حيث يرشدك خلال إعداد نظام المهام اليومية، بما في ذلك أمثلة تفصيلية باستخدام كل من الورق و Todoist. جدولة المجموعات الزمنية للمهام الفردية بالطبع، إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بجدول أكثر دقة، يمكنك إنشاء مجموعات زمنية منفصلة لكل مهمة دائمًا. أسهل طريقة للقيام بذلك مع Todoist هي من خلال التكامل ثنائي الاتجاه مع تقويم Google. عند إعداد الدمج: أنشئ تقويمًا جديدًا لمهام Todoist الخاصة بك فقط، حتى تتمكن من تبديلها وإيقافها داخل التقويم الخاص بك حسب الحاجة. اختر مزامنة حساب Todoist الخاص بك بالكامل بدلًا من مشروع واحد. اختر مزامنة المهام مع تاريخ تسليم فقط بالإضافة إلى المهام التي لها تاريخ ووقت تسليم. ستظهر أي مهمة Todoist لها تاريخ ووقت، تلقائيًا كحدث في تقويم Todoist الجديد. ستظهر أي مهمة لها تاريخ ولكن بدون وقت، كحدث لمدة يومٍ كامل. خلال المراجعة الأسبوعية، حدد لكل مهمة تريد إنجازها و / أو وقت البدء بكتابة شيء مثل "الإثنين ظهرًا" أو "كل جمعة الساعة 9 صباحًا" في حقل المهمة. سيتعرف Todoist تلقائيًا على التاريخ ويبرزه ويضبطه عند حفظ المهمة. الآن، عندما تفتح طريقة العرض الأسبوعية في التقويم، سترى كل مهمة من المهام المجدولة كأحداث منفصلة (تعرف أيضًا باسم مربعات الوقت). يمكنك توسيع، وتقصير، وتعديل ونقل مربعات الوقت الخاصة بك داخل التقويم. ستتم تلقائيًا مزامنة أي تغييرات تجريها في تقويم Google مع Todoist (والعكس صحيح). قد تبدو جدولة الأيام والأسابيع مقدمًا مضيعة للوقت الثمين الذي قد تستخدمه لإنجاز الأمور فعليًا. ولكن عندما لا تتحكم في تقويمك، فمن السهل السماح للتشتت بالسيطرة. من خلال التحضير المسبق لعملية اتخاذ القرار بشأن ما ستعمل عليه لليوم أو الأسبوع، ستوفر الوقت والطاقة العقلية عندما يتعلق الأمر بالبدء في العمل. جرب تحديد الوقت ومجموعات المهام لمدة أسبوع، وشاهد كيف تشعر باستعادة السيطرة على وقتك واهتمامك. ترجمة وبتصرف للمقال Workflow Guide] Reclaim Your Schedule with Time Blocking] لكاتبه Laura Scroggs

إطار عمل بسيط مُستخدم من قبل شركات مثل Google، و Disney و BMW، لمواكبة التطلعات مع الإجراءات اليومية. تعد الأهداف والنتائج الرئيسية أداةً رائعة لوضع الأهداف، تستخدمها شركات مثل IBM، و Google، و LinkedIn، و Twitter، و Dropbox، و Spotify، و Disney و BMW، للحصول على آلاف الموظفين الذي يسعون وراء الأهداف الطموحة نفسها. ولكن، لا يجب أن تكون شركة متعددة الجنسيات - أو حتى قائد فريق - حتى تستفيد من أداة الأهداف والنتائج الرئيسية. يفيد إطار العمل البسيط هذا في وضع الأهداف الشخصية أيضًا وبنفس القدرة. باختصار، إنه نظام للتأكد من أن ما تريد حدوثه، يحدث. قد تكون الأهداف والنتائج الرئيسية نظامًا مناسبًا جدًا لك، إذا كنت: تبحث عن طريقة أكثر دقة لوضع الأهداف ومتابعتها تعمل كثيرًا ولكن تشعر بأنك لا تتقدم بشكل صحيح تواجه صعوبة بقول "لا" وتركز على الأولويات تشعر بأنك قد قطعت شوطًا طويلًا في تطوير نفسك وتريد تحدي نفسك تحتاج لتحديد الأولويات ومواكبة الإجراءات في الشركة، أو القسم أو الفريق يستند هذا الدليل إلى دروس جون دوير - صاحب رؤوس أموال، ومبشر بـ هدف ونتيجة رئيسية وكاتب في صحيفة New York Times لجزء The Bestseller Measures What Matter - لإعطاءك نظرة عن ماهية أداة الأهداف والنتائج الرئيسية وكيفية جعلها تعمل، بشكل فردي أو كجزء من الفريق. مفاهيم خاطئة حول أداة الأهداف والنتائج الرئيسية يجب أن تكون ذكيًا في جمع البيانات لاستخدام الأهداف والنتائج الرئيسية تعد هذه الأداة أبسط مما تعتقد، ويمكنك تطبيقها دون أن يكون لديك أي مهارات خاصة في البيانات. قابل للقياس تعني أرقام سيخبرك الكثير من الناس أن هذه الأداة تقوم على الأرقام - مثلًا، تكسب على 10000$ من المبيعات الجديدة، تحصل على 5000 مشترك جديد، تخفض نسبة التصنيع بحوالي 25٪. هذا ليس صحيحًا بالضرورة. وحيث أن العديد من النتائج المهمة تعتمد على الأرقام، يمكن قياس العديد منها ب 0 أو 1 - سواء قمت بذلك أم لا. السؤال الأهم لطرحه حول أداة الأهداف والنتائج الرئيسية هو: "هل سأكون قادرًا على قول أنني حققت ذلك أم لا، في نهاية هذه الفترة؟" إذا كانت الإجابة نعم، فهذا يعني أنها نتيجة قابلة للقياس. أداة الأهداف والنتائج الرئيسية حصرية للفرق والشركات وحيث أنه يتم التحدث عن الأداة عادةً في سياق الشركات، فإنه يمكنك استخدامها بنفس الفعالية لنفسك، سواء كان لديك شركة لشخص واحد أو فقط تريد طريقة أكثر دقة لمتابعة أهدافك الشخصية. يجب أن تتضمن أداة الأهداف والنتائج الرئيسية جميع أعمالك تعني الأداة أن تركز على أكثر أعمالك أهمية. وبينما هناك بعض البنود في قائمة الإجراءات والمتعلقة بأهدافك والنتائج الرئيسية، الكثير من البنود لا تتعلق بها مثل (المهام التي تنفذ مرة واحدة، الاجتماعات المنتظمة والرد على رسائل البريد الإلكتروني). ما هي أداة الأهداف والنتائج الرئيسية؟ لنبدأ بالأساسيات. ببساطة، ضع الأهداف التي تصف ما تريد الوصول إليه، والنتائج الرئيسية هي كيف تصل لذلك. وهنا مثال بسيط يوضح أهداف ونتائج رئيسية شخصية: الهدف: المشاركة في ماراثون بأقل من 4 ساعات النتائج الرئيسية: الانضمام إلى مجموعة تدريبية للماراثون التمرين 5 أيام في الأسبوع مع يوم واحد للركض الطويل زيادة 5 أميال كل أسبوع شرب 3 لتر من المياه على الأقل يوميًا النوم ل 8 ساعات كل ليلة يصف دوير في Measure What Matters، الأهداف والنتائج الرئيسية كما هو الحال في نظرية اليين واليانغ لوضع الأهداف. بدون نتائج رئيسية لجعلها قابلة للتطبيق، تبقى الأهداف مجرد أمنيات. وبدون أهداف لتنفيذها باستراتيجيات وأغراض أعلى، تكون النتائج الرئيسية مجرد قائمة مهام دون معنى. ولكن عندما يتم جمعها معًا، تمثل أداة الأهداف والنتائج الرئيسية أفضل ما هو موجود في العالمين: دمج الطموحات الملهمة مع الإجراءات الملموسة. قد تحفز الأهداف الكبرى وتعطي غاية، ولكن ما يؤدي إلى الحصول على النتائج المطلقة هو أفعالك ذات المدى القصير. تحتاج إلى كل منهما لتكون فعالًا. الأهداف تصف ما تريد الوصول إليه أو ما تريد إنجازه مستوى أعلى وصورة عامة أكثر ليست محددة بالوقت بالضرورة - يمكن أن تكون من ربع سنة لربع سنة أو حتى سنة لسنة موجهة للإجراءات الملموسة، ولكن قد لا تكون قابلة للقياس بموضوعية ملهمة - يجب أن تعود إلى مهمتك الكاملة ولماذا تفعل ما تفعل أمثلة على الأهداف: أن تصبح شركة تجذب أفضل 5 مواهب وتحتفظ بها تحسين نسبة الاحتفاظ لشهر واحد بحوالي 20٪ نشر روايتك بنفسك النتائج الرئيسية: تصف كيف تحقق هدفك، أو الإجراءات التي قمت بها لتحقيقه محدودة بالوقت - يجب إنهاؤها بنهاية الدورة ملموسة وقابلة للقياس - يجب أن تكون قادرًا على قول (حصلت على النتيجة أم لا) في نهاية الفترة تقيّم وتتطور باستمرار خلال الدورة مثال على النتائج الرئيسية للهدف: "أن تصبح شركة تجذب أفضل المواهب": إعادة تصميم موقعنا الإلكتروني والوصف الوظيفي لتمثيل طموحاتنا وثقافتنا بشكل أفضل زيادة وجود العلاقات العامة والتواصل الاجتماعي لفريق القيادة جعل التوظيف المستمر من أولويات فريق القيادة الأولى تعيين مدير لقسم شؤون الموظفين خلق فرص للتوجيه والتطور الوظيفي داخل الشركة للهدف: "تحسين نسبة الاحتفاظ بالزبائن لشهر واحد بحوالي 20٪": إجراء 25 مقابلة مع الزبائن السابقين لمعرفة مشاكلهم الحالية توضيح عرض القيمة في الصفحة الرئيسية تجديد سلسلة الترحيب في البريد الإلكتروني خلق تجربة جديدة داخل التطبيق تحديد ومضاعفة القنوات التسويقية مع أفضل نسب الاحتفاظ للهدف: "نشر روايتك بنفسك": كتابة 1000 كلمة يوميًا إيجاد مدقق تحديد أفضل منصات النشر بناء علامة تجارية شخصية على وسائل التواصل الاجتماعي تحسين نسبة الاحتفاظ لشهر واحد بحوالي 20٪ كم عدد المرات التي يجب أن تضع فيها الأهداف والنتائج الرئيسية؟ لا يوجد عدد مرات محدد يجب أن تتبعه، ولكن دوير يعتقد أن الأفضل هو مرة من 1-3 أشهر - مدة كافية لرؤية النتائج ولكنها قصيرة للإجراءات المستعجلة. قد يكون هناك تداخل في الجدول الزمني. مثلًا، قد تضع مستوىً عالٍ، أهداف ونتائج رئيسية سنوية، ثم تقسيمها لتصبح في الأرباع السنوية أو حتى شهرية. إكمالًا لأحد أمثلة الأهداف والنتائج الرئيسية أعلاه، إذا كان هدف شركتك هو "زيادة نسبة الاحتفاظ بالزبائن لشهر واحد بحوالي 20٪"، قد تكون النتيجة الرئيسية "تجديد سلسلة الترحيب في البريد الإلكتروني" أول هدف في الربع الأول لفريق التطوير خاصتك مع هدفه الرئيسي الخاص: هدف الربع الأول: تحسين سلسلة الترحيب في البريد الإلكتروني للحصول على زبائن أكثر النتائج الرئيسية: زيادة نسبة الفتح إلى 75٪ والنقر إلى 55٪ تحديد إجراءات المستخدم الرئيسي المرتبطة مع الاحتفاظ العالي وبناء سلسلة البريد الإلكتروني حول هذه الإجراءات تنفيذ سلسلة ترحيب جديدة في البريد الإلكتروني بحلول الأول من آذار تطوير 10 اختبارات أ/ب لسلسلة البريد الإلكتروني وإعادة الحسابات بناءً على النتائج تذكر، قد تبقى أهدافك كما هي لعدة سنوات، ولكن يجب أن تكون النتائج الرئيسية مرتبطة بالوقت. 3 تحذيرات مهمة حول النتائج الرئيسية لا يجب أن تكون عالمًا في البيانات لوضع الأهداف والنتائج الرئيسية يمكن أن يكون وضع النتائج الرئيسية صعبًا، خصوصًا إذا لم تكن ترى نفسك "شخص يعمل في جمع البيانات". بينما يجب أن تكون النتائج الرئيسية قابلة للقياس، لا يعني هذا أنه يجب أن يكون لديك نظام بيانات متطور لتتبعها. إذا كنت كاتبًا يهدف لكتابة الرواية الأفضل مبيعًا، قد يكون أحد النتائج الرئيسية هو "كتابة 1000 كلمة في اليوم". إذا كان هدفك هو توظيف نائبًا في التسويق، قد يكون أحد أهدافك الرئيسية هو "مقابلة 10 مرشحين". لا تحتاج أدوات خيالية أو معرفة متخصصة لتتبع هذه الأرقام. أيضًا، يمكن قياس النتائج الرئيسية ببساطة بـ 1 أو 0: هل أنجزت النتيجة أ خلال الوقت المحدد أم لا؟ مثلًا، "إنشاء مواصفات تصميم نهائية للبيع من الفريق بحلول 15 نيسان" جيد جدًا. نتيجة رئيسية قابلة للقياس بدون أرقام مرتبطة بها. وبهذه الطريقة، أصبحت النتائج الرئيسية أداة أكثر مرونة وفائدة يمكنها أن تتضمن كل من مراحل التخطيط والتنفيذ للمشروع. لا يجب أن تمثل النتائج الرئيسية كل عملك لا يجب أن تكون النتائج الرئيسية قائمة طويلة تتضمن كل مهمة يجب إنجازها في يوم واحد. مثلًا، يجب على معظمنا الرد على رسائل البريد الإلكتروني كجزء من الواجبات الوظيفية المعتادة، ولكنك لن تضع "إنهاء جميع رسائل البريد الوارد كل يوم" كنتيجة رئيسية. بدلاً من ذلك، يجب استخدام الأهداف والنتائج الرئيسية لتسليط الضوء على أهم الأعمال التي تحتاج إلى تنفيذها للتحرك نحو أهدافك. تجنب الحوافز المتضاربة عن طريق دمج النتائج الكمية والنوعية ليس هناك نقص في القصص التحذيرية عندما يتعلق الأمر بالسعي الانفرادي لتحقيق الأهداف العددية. يحمل دوير الأمثلة غير المعروفة لـ فورد بينتو، حيث تم التضحية بالسلامة من أجل أهداف الوزن والسعر، مما أدى إلى انفجار خزانات الغاز، ومئات الوفيات، واستدعاء 1.5 مليون مركبة في عام 1978. وفي الآونة الأخيرة، أنشأ كل من Facebook و YouTube خوارزميات توصية بالمحتوى وتهدف إلى زيادة الوقت الذي يتم قضاءه داخل تطبيقاتهم. لسوء الحظ، زادت الخوارزميات من المحتوى غير الدقيق أيضًا والذي رآه المستخدمون. لهذا السبب، يجب صياغة النتائج والأهداف الرئيسية مع وضع نتائج غير مقصودة في الحسبان. يوصي دوير بدمج النتائج الكمية مع النتائج النوعية. مثلًا، إذا كان هدفك هو "إنشاء منشور رقمي عالمي المستوى"، فقد تكون النتيجة الرئيسية هي "الوصول إلى 100000 مشترك في الصحيفة الإخبارية". قد تحفز هذه النتيجة الموجهة للكمية باستخدام هدايا مجانية تجذب الكثير من المشتركين الجدد الذين يهتمون بالحصول على أشياء مجانية فقط. يمكنك موازنة ذلك الحافز الكمي بنتيجة مرتبطة بالجودة مثل "الحفاظ على معدل فتح بنسبة 75٪ ومعدل نقر بنسبة 50٪" لضمان تفاعل المشتركين الجدد مع المحتوى الخاص بك. تخيل ما قد يبدو عليه العالم إذا وازن كل من Facebook أو YouTube النتيجة الرئيسية الكمية لـ "الوقت في التطبيق" مع نتيجة الجودة مثل "النسبة المئوية للمقالات الموصى بها التي تعتبر دقيقة من الناحية الواقعية". ما الذي يجعل الأهداف والنتائج الرئيسية فعالة جدًا؟ نظرًا لبساطة الأهداف والنتائج الرئيسية، من المغري رفض الإطار باعتباره مجرد إعادة تسمية لعلامة وادي السيليكون التجارية الملفقة لكل نهجٍ آخر لتحديد الأهداف. لكن هو ليس الإطار نفسه، بل العقلية الكامنة وراءه هي التي تجعل الأهداف والنتائج الرئيسية تحويلية. يصف دوير في In Measure What Matters، "القوى العظمى" الأربعة لـ الأهداف والنتائج الرئيسية التي تميز النظام عن أطر عمل وضع الأهداف الأخرى: التركيز. تنشئ الأهداف والنتائج الرئيسية فهمًا واضحًا لما يجب تنفيذه حسب الأولوية. إنها تمنحك أنت وفريقك الإذن برفض أي شيء آخر. يصف دوير كيف كان تحرير الأهداف والنتائج الرئيسية في حياته المهنية المبكرة في IBM: "عندما جاء الناس إلي بطلبات لصياغة أوراق بيانات جديدة في الربع السنوي الأوسط، شعرت أنني أستطيع أن أقول لا بدون خوف من التداعيات." التنسيق. يكمن جمال الأهداف والنتائج الرئيسية في أنها تجمع بين نهجين أحدهما تنازلي والآخر تصاعدي لتحديد الأهداف. بينما تقوم الشركة بتعيين الأهداف والنتائج الرئيسية الاستراتيجية عالية المستوى (تنازليًا)، يمكن للفرق والأفراد تحديد الأهداف والنتائج الرئيسية الخاصة بهم (بالتشاور مع مديريهم) لتحقيق أهداف الشركة بأفضل ما يمكن (تصاعديًا). ثم يتملكون ذلك العمل المحدد. الأهداف والنتائج الرئيسية للشركة: الهدف: زيادة الأرباح بنسبة 50٪ النتائج الرئيسية: إضافة 10000 مستخدم جديد في 2020 الوصول إلى 200000 مستخدم نشط أسبوعيًا مطابقة الأهداف والنتائج الرئيسية لفريق المنتج لدعم الأهداف والنتائج الرئيسية للشركة: الهدف: تنفيذ ميزة مطلوبة بشدة لتعزيز اكتساب العملاء. النتائج الرئيسية: إنشاء مواصفات تفصيلية بإدخال من جميع فرق المنصات بحلول 15 كانون الثاني تجهيز ميزة للاختبار التجريبي على جميع الأنظمة الأساسية بحلول 1 آذار إطلاق ميزة خالية من العيوب على جميع الأنظمة الأساسية بحلول 31 آذار العمل مع فرق التسويق ودعم العملاء قبل الإطلاق لإيصال مزايا الميزة للمستخدمين الوصول إلى 80٪ من اعتماد الميزة في الأسبوع الأول بعد الإطلاق يكتب دوير عن التوافق في سياق الشركات مع مئات أو آلاف الموظفين، ولكنه ينطبق على وضع الأهداف الفردية أيضًا. تعمل الأهداف والنتائج الرئيسية الفردية على مواءمة الإجراءات اليومية مع الأهداف الأكبر التي وضعتها لنفسك، عند استخدامها بشكل جيد. المسؤولية. تدعم الأهداف والنتائج الرئيسية ما يسميه دوير "روح المسؤولية دون أحكام". تؤدي المواعيد النهائية الواضحة إلى الاستعجال، والقياس الموضوعي يزيل الطابع الذاتي، وتضمن عمليات تسجيل الوصول المنتظمة اتخاذ إجراء سريع إذا خرجت نتيجة رئيسية عن المسار أو احتاجت إلى تعديل. في عصر العمل المعرفي، حيث يصعب قياس الناتج وتحديده في كثير من الأحيان، يمكن أن تكون الأهداف والنتائج الرئيسية نقطة مرجعية متفق عليها بشكل متبادل لتقييم ما يعمل وما الذي يتم إيقافه وما الذي يحتاج إلى التغيير. التطور. يمكن أن تكون الأهداف والنتائج الرئيسية قوة تحفيزية قوية لتوسيع نفسك أو فريقك أو شركتك خارج قدراتهم الحالية، عند استخدامها بشكل صحيح. يجب أن يجعلك وضع الأهداف والنتائج الرئيسية تشعر بعدم الارتياح، بينما في نفس الوقت يجعل الفشل والتعلم اللاحق جزءًا طبيعيًا من العملية. 7 مبادئ رئيسية لجعل الأهداف والنتائج الرئيسية تعمل قد تبدو الأهداف والنتائج الرئيسية بسيطة، ولكن هذا لا يعني أنها سهلة التنفيذ في الواقع. يلخص دوير عقودًا من الخبرة في مساعدة الشركات على تطبيق الأهداف والنتائج الرئيسية في 7 دروس أساسية لجعلها تعمل في أي سياق: الأقل هو الأكثر. يوصي دوير بـ 3-5 نتائج رئيسية لكل هدف. أي عدد أكثر من ذلك، يقلل من الوضوح والتركيز الذي تقدمه الأهداف والنتائج الرئيسية. ضع الأهداف تصاعديًا. كما لاحظ خبير الإدارة بيتر دراكر أنه "عندما يختار الأشخاص مسارًا للعمل، فمن المرجح أن يروه من خلاله". يوصي دوير بأن تضع الفرق والأفراد حوالي نصف الأهداف والنتائج الرئيسية الخاصة بهم بالتشاور مع مديريهم، بدلًا من جميع الأهداف القادمة من القمة. لا يوجد أوامر. حتى عمليات الأهداف والنتائج الرئيسية عالية المستوى والتنازلية التي وضعها قادة الشركة، يجب الوصول إليها من خلال عملية تعاونية وشاملة. الاتفاق الجماعي والتقبل ضروريان للنجاح. حافظ على مرونتك. من المفترض أن تكون الأهداف والنتائج الرئيسية مرنة في الاستجابة للظروف المتغيرة. يمكن تعديل النتائج الرئيسية في منتصف الدورة أو حتى تجاهلها إذا أصبح من الواضح أنها لم تعد منطقية. بينما تميل الأهداف إلى أن تكون طويلة المدى، إلا أنها يمكن أن تتغير حسب الحاجة للتكيف مع الحقائق والمعلومات الجديدة أيضًا. مثلًا، عندما بدأت موتورولا بأخذ حصتها في السوق عام 1979، كان على شركة IBM تغيير الأولويات بسرعة كاستجابة. على مستوى شخصي بشكل أكثر، إذا أصبت أثناء التدريب لماراثون، فستحتاج إلى التركيز على هدف جديد للتعافي بدلًا من ذلك. ستصبح الأهداف والنتائج الرئيسية غير مرتبطة بسرعة بدون مرونة. ضع أهدافًا "ممتدة". لا يجب أن تحقق 100٪ من الأهداف والنتائج الرئيسية. تهدف Google إلى تحقيق نسبة نجاح تتراوح بين 60 و 70٪. ويعني معدل نجاح بنسبة 100٪ أنك لعبت بشكلٍ آمن للغاية مع أهدافك. يجب أن تمدك الأهداف والنتائج الرئيسية أنت و / أو فريقك و / أو شركتك بما يفوق ما أنت قادر عليه حاليًا. إذا كانت مجموعة فرعية من الأهداف والنتائج الرئيسية تجعلك تشعر بعدم الارتياح، فأنت في المسار الصحيح. لا تربط الأهداف والنتائج الرئيسية بالحوافز النقدية مطلقًا. يوضح دوير بالنسبة إلى الشركات، أنه يجب أن تبقى الأهداف والنتائج الرئيسية منفصلة عن التعويضات لكي تعمل. بمجرد ربط النتائج الرئيسية بالمكافآت والترقيات، يكون لدى الأشخاص حافز لتنفيذها بأمان. لتأكيد هذه النقطة، يقتبس دوير من أندي غروف، المدير التنفيذي لشركة IBM و "أبو الأهداف والنتائج الرئيسية": "الهدف من [الأهداف والنتائج الرئيسية] هو تسريع شخص ما - وضع ساعة توقيت في يده حتى يتمكن من قياس أدائه. وهي ليست وثيقة قانونية تستند إليها تقييمات الأداء". كن صبورًا. يعد وضع الأهداف والنتائج الرئيسية أمرًا صعبًا. من المحتمل أن لا يناسبك ما يعمل في IBM أو Google بالطريقة نفسها في مؤسستك أو لك شخصيًا. تنطبق العقلية المرنة والتجربة والخطأ وراء إعداد الأهداف والنتائج الرئيسية بالتساوي على عملية تطبيق النظام نفسه. من غير المحتمل أن تقوم بذلك بشكل صحيح من المحاولة الأولى، ولكن من خلال إعادة تقييم نهجك وتعديله باستمرار، ستقترب أكثر مما هو أكثر فائدةً لك. كيفية تتبع الأهداف والنتائج الرئيسية الخاصة بك في Todoist لكي تعمل الأهداف والنتائج الرئيسية، يجب أن تتوافق مهامك اليومية مع نتائجك الرئيسية. تعد المشاريع والمشاريع الثانوية طريقة سهلة لتحديد أولويات الأهداف والنتائج الرئيسية في Todoist. وضع الأهداف والنتائج الرئيسية لمشاريعك ومشاريعك الثانوية ابدأ بإنشاء مشروع لكل هدف من أهدافك. قد لا يحتوي هذا المشروع على العديد من المهام بحد ذاته، ولكنه سيعمل كمجلد لتنظيم نتائجك الرئيسية وكتذكير مرئي بالغرض من وراء كل نتيجة رئيسية. أنشئ 3-5 مشاريع فرعية تحت كل مشروع موضوعي، واحد لكل نتيجة رئيسية. من الممكن أن يكون ترميز مشاريعك بالألوان مفيدًا، حتى يكون من السهل رؤية المهام المرتبطة بكل هدف ونتيجة رئيسية. أنشئ مشروعًا لكل من أهدافك ومشروعات فرعية لكل نتيجة رئيسية. أنشئ مهمة في كل مشروع فرعي يمثل هدفك في الدورة – مثلًا، "تعيين مدقق". حدد للمهمة تاريخ نهائي لنهاية الدورة، ثم اعمل بشكل عكسي لتحديد المهام التي يجب القيام بها للانتهاء في الوقت المحدد. خطط للخطوات التي ستحتاج إلى اتخاذها للوصول إلى كل هدف. استمر في إضافة المزيد طوال الدورة حسب الحاجة. تأكد من تضمين مهمة أسبوعية متكررة لمراجعة كل نتيجة رئيسية، وتحديد ما يسير بشكل جيد وما الذي يجب تعديله، وإضافة أي مهام جديدة تظهر وتخطيط أولوياتك للأسبوع القادم. راجع الأهداف والنتائج الرئيسية أسبوعيًا - قيّم التقدم، حدّث مشاريع النتائج الرئيسية الخاصة بك وخطط لإجراءاتك للأسبوع القادم. بناءً على الأهداف والنتائج الرئيسية الخاصة بك، قد يكون من المنطقي تتبع نتيجة رئيسية أو أكثر كمهام بدلًا من مشاريع فرعية. مثلًا، إذا كان هدفك هو "نشر رواية بنفسك"، فمن المحتمل أن تكون النتيجة الأساسية "كتابة 1000 كلمة يوميًا" كمهمة يومية بدلًا من مشروع خاص، أكثر منطقية. قد تكون بعض النتائج الرئيسية أكثر منطقية كمهام. حدد مهمتك وهيكل مشروعك لتناسب الأهداف والنتائج الرئيسية المحددة. تذكر أن تبقى مرنًا! يعد كل هدف ونتيجة رئيسية فريدًا وقد يتطلب إعدادًا مختلفًا بعض الشيء. إنشاء مرشح هدف ونتيجة رئيسية أضف المزيد من التركيز إلى المهام المتعلقة بـ الهدف والنتيجة الرئيسية الخاصة بك عن طريق فصلها إلى طريقة عرض التصفية الخاصة بهم. استخدم استعلام التصفية "الأيام السبعة التالية ومشروع موضوعي"، لرؤية جميع المهام في "مشروعك الموضوعي" والمشاريع الفرعية المرتبطة بالنتائج الرئيسية المرتبطة به والتي ستستحق خلال الأيام السبعة المقبلة. في بداية اليوم، افتح مرشح "مهام الهدف والنتيجة الرئيسية" لترى العمل التالي الذي يجب أن تركز عليه. يمكنك أيضًا إضافة مرشح إلى مفضلاتك، بحيث يظهر مباشرةً أسفل "الأيام السبعة التالية" بسهولة. أبقِ مهام الهدف والنتيجة الرئيسية القادمة منفصلة عن قائمة المهام اليومية. اعمل على هذه المهام أولًا. ترجمة وبتصرف للمقال ‎[Workflow Guide] Transform the Way You Set and Track Goals with OKRs لكاتبه Becky Kane

هناك مقولة معروفة تقول بأن "العميل دائمًا على حق" وقد يكون هذا صحيحًا في أغلب الأحيان، لكن من المؤكد أنه لا ينبغي عليك الإذعان لهم في كل مرة، لأن ذلك سيؤدي إلى إرهاق نفسك في محاولتك لتحقيق رغبات عملائك. ربما من أصعب الأمور في التعامل مع العملاء هي الاتفاق على آلية تنفيذ المهام، خصوصًا إذا كنت تتعامل مع العديد من العملاء، وكل عميل لديه طريقة مختلفة للعمل، قد يُفضل البعض العمل في أوقات متأخرة من الليل، وعميل آخر يتوقع بضرورة عقد الكثير من الاجتماعات الشخصية التي تأخذ وقتًا في التحضير لها، وقد لا يتناسب هذا مع المستقلين الذين بحاجة للعمل ضمن جدول زمني محدد. محاولة استيعاب طريقة كل زبون في العمل تؤدي في الغالب إلى الفوضى وفقدان السيطرة، مما يجعل تنفيذ المهام أكثر صعوبة، ويدفعك للتخبط في محاولة العثور على آلية منظمة لتسيير العمل. إذا كنت تعاني في هذا المجال، فيوجد إمكانية لتغيير الوضع، يمكنك الإستفادة من بعض الأفكار التي تساعدك في دفع عملائك للعمل بطريقة تلائمك. بناء آلية عمل تناسبك من الطبيعي جدًا أن تبدأ مسيرة عملك كمستقل دون امتلاك آلية عمل واضحة ومنظمة، قد تعاني من بعض العشوائية في طريقة تسيير العمل وعقد الاجتماعات مع العملاء، وغياب التنظيم في التواصل مع واستقبال المكالمات، قد يؤدي هذا إلى تراكم الضغط النفسي بالإضافة لتراكم العمل. قد تحتاج حينها لوضع قواعد لتنظيم آلية العمل، واعتبار هذه القواعد كحدود لا يمكن تجاوزها لمصلحة الطرفين وللحصول على أفضل النتائج، ومن ضمن هذه القواعد: التقليل من الإجتماعات يمكن عقد الاجتماعات الشخصية عبر الهاتف، أو محادثات الفيديو اختصارًا للوقت الذي تستغرقه في الذهاب والعودة من هذه الاجتماعات، كما يمكن تحديد ساعات محددة خلال اليوم لعقد الإجتماع مع إبقاء قنوات الاتصال مفتوحة، كما يمكن ترتيب الاجتماعات حسب أولوية المهام سواء كانت حسب الإيرادات أو حجم العمل المطلوب تنفيذه. حدد وقتًا لأداء كل مهمة العملاء بالعادة يرغبون بإنجاز المهام في أقرب وقت ممكن، وهذا من الممكن تفهمه، لكن في هذه الحالة لا يمكن ترك كل شيء لتنفيذ أي مهمة مستجدة، لذا من الأفضل تحديد زمن تقريبي لأداء كل مهمة ووضعها ضمن قائمة المهام إذا لم تكن مهمة طارئة، تحديد زمن محدد لكل مهمة يساعد على تنظيم العمل، وتقليل الضغط لتسيير العمل بشكل سلس. المرونة بحدود المعقول الأفضل البقاء مرنًا بعض الشيء مع العملاء، لأن لا يمكن استمرار أي علاقة مهنية سليمة إذا لم تحتمل بعض المرونة أو محاولة فرض آلية عمل محددة، يُفضل وجود تنازلات متبادلة ما بين الطرفين على حسب المصلحة التي يقتضيها العمل، وبنفس الوقت لا تضر بمصلحتك الشخصية. الاستمرارية تبقى القواعد مجرد نظريات إذا لم يتم الإلتزام والاستمرار بها، ويُعتبر هذا أصعب جزء في محاولاتك لتنظيم العمل، خصوصًا إذا لم تكن معتادًا على وضع الحدود بينك وبين الآخرين. وضع آليات محددة للعمل لا يعني محاولتك التحكم بالآخرين بقدر ما يعني محاولتك للتحكم في نفسك، وربما أفضل طريقة للتحكم في الموقف هو تدوين أفكارك، مما يساعدك على توضيح أفكارك بشكل أكثر فعالية لعملائك فيما يتعلق بآلية العمل. قد تكون فكرة جيدة أيضًا تضمين ذلك في عقد العمل، يساعد هذا على وضع مقاييس محددة وواضحة للبدء بالعمل بشكل ايجابي، مما يؤدي إلى انتاجية أعلى في العمل وربما استمرار التعامل على المدى البعيد. بالنسبة للعملاء الحاليين، خصوصًا المعتادين على الأسلوب القديم في العمل، من الطبيعي أن تشعر بالرهبة حيال وضع حدود جديدة معهم، لأنه في المحصلة لا تهدف إلى ازعاجهم أو إنهاء عقود العمل معهم، وفي هذه الحالة تحتاج إلى إتباع أسلوب تواصل واضح وشفاف معهم من الممكن كتابة رسالة مفصلة لعملائك تشرح لهم سياستك الجديدة في العمل، وتوضح أن هذه السياسة تصب في مصلحتهم في المقام الأول، والأكثر أهمية هي توضيح أسباب تغيير سياسة العمل، في الغالب أنهم سيقبلون ويلتزمون بها، لأن الناس عادة يميلون إلى تفهم الظروف، ما عليك سوى فتح قنوات تواصل شفافة معهم. الانتقال إلى سياسة العمل الجديدة قد لا يكون سلسًا في البداية، لكن الجهود المستمرة لإتباع القواعد الجديدة سيعمل على إحداث التغيير للأفضل. جني ثمار العمل الجزء الأكثر صعوبة في العمل كمستقل هو تعلم كيفية تسيير الأعمال، خصوصًا في البداية حينما تفتقر إلى الأدوات أو المهارات اللازمة لإنجاز العمل، ويمكن أن يؤدي ذلك إلى سير العمل بشكل فوضوي ومفكك، وقد تزداد الأمور سوءًا كلما زاد عدد العملاء الذين تتعاقد معهم. لكن عندما تبدأ في إتقان بعض المهارات والخبرة في العمل كمستقل، يصبح بإمكانك تحسين آلية سير العمل، مما يساعد على إنجاز المهام بكفاءة أكبر، بالتالي تستطيع الاستعداد بشكل أفضل للمشاريع المقبلة، والتواصل مع العملاء الحاليين بفعالية أكبر وخطط أكثر تنظيمًا. النتيجة هي إنجاز المهام بانسيابية أكبر، وإمكانية التطور المهني في المستقبل. ترجمة -وبتصرف- للمقال Getting Clients to Work Your Way للكاتب Eric Karkovack

هنالك مقولة تقول: "دع العمل معلّقًًا ولا تدع علاقاتك تتداعى". إنّ الإبقاء على نظام في الحياة يشبه عمل بهلوان الكرات. بينما أنت تنساب لتلتقط إحدى الكرات - ولنقل الأمور المالية، الالتزامات العائلية، أو المرح مع الأصدقاء - تكون الأخرى مندفعةً نحوك. لسوء الحظ، بعض الكرات ستسقط على الأرض ولا بدّ: تمضي أسابيع لا تضع أولوية للنوم فيها، تتناول الوجبات السريعة بدل الطبخات المنزلية، وتماطل بأداء الأعمال المهمّة منشغلًًا بأداء مهمّات أقلّ أثرًًا. بدل أن ترمي مهمّات الحياة في الهواء وتأمل أنّك ستتمكّن بطريقةٍ ما من التقاطها جميعًًا، اتّبع هيكلًًا يُبقي كلّ ناحية من حياتك منظّمةً. سنغطّي 10 قواعد تفيد في تنظيم الحياة بحقّ - وإبقائها منتظمة. ثمّ سنناقش كيف يمكن تطبيق هذه القواعد في كلّ مجالات الحياة المهمّة: العمل، المدرسة، المشاريع، المنزل، الصحّة والرشاقة، الأمور المالية، والعلاقات الاجتماعية. النتيجة هي أداء أمور أكثر وأنت تشعر بتوتّر أقلّ. تشتّت أقلّ، حياةٌ أكثر. هيكل لتنظيم الحياة ربّما تبدو القواعد صارمة وبلا متعة: افعل هذا ولا تفعل ذاك. لكن في الواقع فإنّ اتّباع مجموعة من القواعد في الحياة يمكن أن يكون أمرًًا مُتيحًًا لحرّية التصرّف. عندما نسير وفق مجموعة من الطرق التي حدّدناها سابقًًا للتعامل مع الأشياء فذلك يحدّ من التجمّد المرافق للتحليل من أجل الاختيار، والصراع النّابع من عدم القدرة على الحسم. لا يعني هذا أن الحياة لا تحوي صُدفًًا غير متوقّعة - لذلك سنُضَمِّن "التجربة" كجزء من الهيكلية فنستطيع بذلك مواجهة الصدف السعيدة في الحياة دون أن نشعر أن كلّ شيءٍ خرج عن السيطرة. باتّباع قواعد بسيطة وتطبيقها باستمرار وثبات، ستنتظم حياتك بطريقة تجلب المزيد من الهدوء لأيامك والمزيد من النظام لأسابيعك. 1. طور عادات وابن روتين نملك جميعًًا عادات ترسّخت في حياتنا على مرّ السنين، وروتينًًا يحدّد أفعالنا بدون تفكيرٍ واعٍ. يكمن السؤال فيما إذا كانت هذه العادات مقصودة أم أنها فقط نتيجة منفعلة. تؤسّس العادات الجيدة للنّجاح على الأمد الطويل وتجعل مشاعرنا جيدة. بينما تسرق العادات السيئة وقتنا، صحتنا، سعادتنا وحتّى أموالنا. تأمّل في عادات حياتك لترى أيٌّ منها صالح، أيٌ منها ينبغي التخلّي عنه، وأيّ عادات جديدة يمكن أن تساعدك لتصل لأهدافك. هل تمضي ساعات وأنت تقلّب الإنستغرام يوميًًا؟ هل تحوي فواتيرك المصرفية الشهرية مشتريات أكثر ممّا تتذكّر؟ هل كان من الممكن أن تستخدم وقت فراغك لتقوم بنشاط بدنيّ أكثر؟ إنّ بناء عادات جيّدة ليس بالأمر السّهل. في كتابه "العادات الذرّية Atomic Habits" ينصحنا الكاتب جيمس كلير بأنّ نملك دافعاً قويًًّا وراء رغبتنا في تطوير عادة معيّنة فيقول: عندما تحصر العادات التي تريد في حياتك، اجمعها جميعها في روتينٍ يوميٍّ يساعدك أن تكون منتجًًا. بحصولك على عادات جيّدة وربطها في روتين قوي، سيقلّ اعتمادك على الحماس العابر لأداء الأشياء، وتتقلّص مساحة التسويف والتشتّت. 2. خطط للأيام القادمة في الحياة أحداث وتبدّلات غير متوقّعة. لكنّ لا يعني ذلك أن بعض التخطيط لا يمكن أن يطبّق. تحتاج برنامجًًا مديرًًا للمهام، وتقويمًًا لتفكّر وتخطّط للمستقبل وتنظّم حياتك. خصّص وقتًًا لتنظّم يومك وتخطّط للأسبوع. عندما تحدّد في أي يوم ينبغي عليك إلقاء عرض تقديمي في العمل، يمكنك أن ترجع للوراء وتضع قائمة بالأمور التي يجب أن تنجزها تحضيرًا لذلك في برنامج إدارة المهام. عندما تسجّل اليوم الّذي سيقام فيه اجتماع أولياء الأمور في مدرسة ابنك، يمكنك أن ترتاح وأنت تعلم أن الأمر لن يفوتك وأنت لا تشعر. هذه بعض النصائح للتخطيط: ضع مخطّطًًا للأمور الصغيرة - حيث إنّها تتراكم وتؤثّر فعلًًا! (مثال، الغسيل، التنظيف، الخ) خصّص في أسبوعك ساعةً لتخطّط للأسبوع (مثال، الجمعة بعد الظهر، الإثنين صباحًًا) بالغ في تقدير المدّة التي ستأخذها المهمّة ليتمّ إنجازها جرّب تقسيم يومك إلى قطع زمنية في كتابها "168 ساعة: أنت تملك وقتًًا أكثر ممّا تتصوّر" (‎168 Hours: You Have More Time Than You Think)، تؤكّد الكاتبة لورا فاندركام على أهمّية التخطيط للأسبوع: بالطبع فإنّ التأكيد على "منظّمة جيّدًًا". عند وضع كلّ الأمور في برنامجك على التقويم وإضافة كلّ المهام لقائمة المهامّ يمكنك أن تعمل خلال أسبوعك على التركيز على كلّ الأمور المهمّة بالنسبة لك. 3. راع ميولك الطبيعية إنّ تنظيم الحياة وصنع العادات والروتين بتفكير مُمعن يمكن بسرعة أن يصبح نشاطًًا محبِطًًا في حياةٍ طموحة. "يجب أن أستيقظ في الخامسة صباحًًا كلّ يوم" "يجب فعلًًا أن أتحوّل للطعام النباتي" "أنا لن أشاهد أيّة أفلام بعد الآن" تكمن المشكلة في أنّك هنا قد تكون إنسانًًا يفضّل العمل ليلًًا وتكون في أقصى إنتاجك في الثانية عشر ليلًًا، وتحبّ شرائح اللّحم اللذيذة، وطريقتك للراحة هي مشاهدة فيلم جيّد. كي تنظّم حياتك، اختر عادات تتواءم مع ميولك الطبيعية. كن واقعيًًا حول نفسك واعتنق ما يمكنك الالتزام به بحقّ على المدى الطويل. هاك بعض المجالات المختلفة حيث يمكنك أن تستند إلى حالتك الطبيعية: إذا كنت لا تحبّ الكوي، اشتري فقط الملابس المصنوعة من مواد غير قابلة للتجعّد إذا كنت تكره الذهاب إلى النادي، انضمّ لفرق الرياضات الترفيهية (كرة السلّة، كرة القدم، الخ) إذا كنت لا تستمتع بالقراءة، استمع إلى التسجيلات وشاهد الوثائقيّات باختيارك للطريق الّذي تشعر فيه بالمقاومة الأقل يمكنك أن توفّر على نفسك الكثير من الوقت وأنت تحاول أن تعتنق ما تكره باختيارك الأمور التي تستمتع بها ببساطة. 4. الثبات أهم من الكمال يكون موقف "الكلّ أو لاشيء" مصدرًًا لعذاب النفس لدى الكثير من الناس. إذ عندما نفشل في تحقيق التوقّعات غير الواقعية الّتي نضعها لأنفسنا، نترك كلّ شيء دفعةً واحدةً ونحن منهزمون. عن طريق فهم أثر التقدّم البطيء والجهد المتراكم يمكننا أن نصبح أكثر واقعيّة نحصّل المزيد من الفائدة في حياتنا. إنّ أول خطوة تكمن في وضع خطط واقعيّة يمكن تطبيقها في حياتنا: تُهيّئ الخطط غير الواقعية لدوّامة من الخزي والأسف عندما لا نستطيع تحقيقها في النهاية. إجعل الثبات جزءًًا من حياتك واعتدْ على عدم الكمال. باختيارك لجهدٍ مستمرّ باتّجاه هدفٍ واقعيّ فإنّنا نترك مساحة أكبر للأمور الأخرى التي نريد فعلها في حياتنا. 5. أوجد توازن خلال محاولتنا أن نفعل كل الأشياء وأن ننظّم حياتنا بشكل مثاليّ، غالبًًا ما يقع التوازن كضحيّة. فمثلًًا تبقى ساهرًًا طوال الليل وأنت تقوم بالعمل في البرمجة بدل أن تذهب للنوم. تدرس طوال عطلة نهاية الأسبوع للامتحانات الفصلية القادمة بدل أن تلتقي بأصدقائك. في حين أن هذه الاستراتيجية يمكن أن تعمل على المدى القصير، تظهر النتائج السلبية السيئة لهذه الاستراتيجية على المدى الطويل: التوتّر، الاحتراق، والخمول. بدلًًا من ذلك، ضع أولويّة للاستمرار طويل الأمد بالتوازن مع الاعتناء بالذات. هذه بعض الاستراتيجيات الّتي يمكن أن تأخذها في الحسبان: تجنّب فرط الإرهاق لنفسك وقضاء الكثير جدًًا من الوقت في العمل ضع أولوية للنشاط البدني حيث أنّ له تأثيرًا محسّنًا للمزاج جرّب التأمّل، تدوين المذكّرات، أو ممارسة الامتنان والشكر أمضِ وقتًًا مع العائلة والأصدقاء استرخِ لوحدك مع فيلم جيّد تأكّد أنّك تأخذ قسطًًا كافيًًا من النوم وتجنّب المناوبات لكامل الليل بأيّ ثمن عدا عن الاستراحات اليومية لتلتقط أنفاسك، خصّص وقتًًا لاستراحات طويلة أيضًًا. على الأقل، حاول أن تأخذ استراحات من العمل لمدّة أسبوع مرّة لمرّتين في السّنة على أقل تقدير. عن طريق الشحن المستمر لطاقتك، ستتمكّن من الظهور بقوّة في الحياة والعمل ولنفسك وللآخرين الذين يعتمدون عليك. 6. اختر أولوياتك بعناية إحدى الطرق الّتي تجعل من اللعب بكرات الحياة أمرًًا أسهل هو أن تترك بعضًًا منها تسقط عمدًًا. كي تجد وقتًًا للأمور المهمّة بالنسبة لك، لا تتردّد بقول "لا". وضع الأولويّات هو أداة أساسيّة في ترسانة الوسائل المستخدمة لتنظيم الحياة. من المستحيل أن تفعل كلّ شيء؛ لذلك ضع أولوية للأمور المهمّة في متناول يدك. برفضك للأمور الّتي لا تخدم أهدافك العليا، يمكنك تركيز الليزر خاصّتك باتجاه الأمور ذات القيمة. فكرة لتحدّد ما هو مهمّ وما هو غير مهمّ: حدّد ما هي أهمّ مهمّة في يومك واجعلها أولوية، ثمّ الّتي تليها وهكذا. بامتلاكك لحسّ ما هو مهم وما هو ليس كذلك، يمكنك أن تتّخذ قرارات فعّالة أكثر حول أين ستصرف وقتك وطاقتك. 7. بسّط وأزل التشتّت من الصعب أن تشعر بالنظام إذا ما كان عقلك مكتبك ومنزلك في فوضى. حاول دائمًًا أن تجد وتستغلّ الفرص لترتّب وتفرغ مساحة ذهنيّة وفيزيائية وإلكترونية. بعض الفوضى التي نشعر بها في حياتنا تنبع من وجود الكثير من الأغراض أو الكثير من الأمور الّتي يجب أن نفعلها، أو الكثير من الأمور الّتي تشغل بالنا. خذ بالحسبان هذه القاعدة وأنت تنظّم حياتك: الأقلّ هو الأكثر. 8. قس إنجازك من المهمّ أن تقيس تقدّمك سواءٌ كانت أهدافك كبيرة أو صغيرة. تحوز كثيرًًا من القوّة بمعرفتك الأمور الفعّالة والأمور الّتي لا تحقّق النتائج المرجوّة. إذ يمكنك أن تخصّص وقتًًا أكثر في حياتك للأنشطة الّتي تفيدك في الوصول لأهدافك، وتقلّل من الأمور الّتي ليس لها فائدة. تفيدك هذه الأمور في قياس تقدّمك: خصّص وقتًًا للمراجعة الأسبوعية بانتظام تقيّم فيه الأسبوع المنصرم وتشذّب قائمة مهامك لتحوي فقط على الأمور الأساسية جرّب طريقة قياس الذات وقس أهدافك كلّها من المشي وصولًًا إلى النوم راقب وقتك فيما إذا كنت منتجًًا أو مشتّتًًا باستخدام تطبيقات مخصّصة لذلك 9. أتمت واستخدم خدمات خارجية تؤدّي العادات إلى أتمتة اتّخاذ القرار. يمكن أن تفيدك التكنولوجيا في أتمتة مهامّك الرتيبة. نظّم حياتك بإنشاء أنظمة آلية تريحك من بذل الجهد الفاعل وتتيح لك المزيد من الوقت والطاقة. فكّر في نواحي حياتك الّتي تُمضي فيها الوقت وأنت تقوم بعمل ما يدويًًا بينما يمكن لتطبيق أو موقع إنترنت أن يقوم بهذه المهمّة. فكّر أيضًًا أين يمكن أن تطلب خدمة من شخص آخر لتوفّر وقتك. هناك بضعة مهام في العمل والحياة يمكن أن تسلّمها لشخصٍ آخر منها: في الأمور المالية الشخصية (مثال، دفع الفواتير، الاستثمارات، الخ) في العمل (مثال، إرسال البريد الإلكتروني، تنسيق المشاريع، التسجيل والحجوزات، الخ) في المنزل (مثال، شراء الحاجات المنزلية، إعداد الوجبات، تجميع الأثاث، الخ) سنناقش لاحقًًا طرائق التنظيم الآلي والتسليم للأشخاص الآخرين الممكن استخدامها في كلٍّ من هذه النواحي. 10. جرب آخر عنصر في هيكلية تنظيم الحياة هو عنصر مثير وممتع: جرّب أمورًًا جديدة وابحث عن تجارب غير مألوفة! كونك منظّمًًا لا يعني أنّه ليس لديك مكان للعفوية الفوضوية. في بعض الأحيان لا تجري الأمور حسب المخطّط. في أحيانٍ أخرى قد تصبح الأمور مملّة ورتيبة. هنا هو الوقت المناسب لتدخل التجديد لجياتك وتخرج نفسك من الروتين الّذي لم يعد مجديًًا. بعض الطرق لتخرج من الروتين وتنمّي ذاتك في نفس الوقت: بتطلّعك باستمرار للتجربة ستدخل الكثير من الإثارة لحياتك وتخرج من حالات الركود. تطبيق هذه الهيكلية بعد معرفتك للمحاور العشرة لهيكلية تنظيم الحياة، يمكنك أن تقوم بتطبيقها على العديد من نواحي حياتك. بامتلاكك دلائل محدّدة يمكنك مقاربة كل ناحية بثقة أكبر وتوتّر أقل العمل من المرجّح أنك تمضي معظم ساعات يقظتك في العمل. يمثّل العمل المحور الّذي ينظّم الناس حياتهم حوله. هناك الكثير من الكلام حول كيفيّة تنظيم الوقت خارج العمل - الصباح الباكر، استراحة الغداء، وبعد العمل مساءً. لكن قليلًا من الحديث يدور حول الاستغلال الأمثل لساعات العمل الثمانية الّتي من المرجّح أنك تقضيها في العمل المكتبي. إنّ كونك منتجًًا في العمل يتبع نفس القواعد سواء كنت تعمل في مكتب، أو تعمل من المنزل، أو تدير عملك الخاص نظّم حياة العمل (طبّق قواعد التبسيط وإزالة التشتت، وضع الأولويات، الأتمتة واستعمال الخدمات الخارجية، والتوازن) أزل المشتّتات من مكتبك، صندوق بريدك، ومدير مهامّك. من الصعب أن تركّز أو تنجز أيّ شيء إن لم تشعر أنّ كلّ الأمور مرتّبة. لا يساعد المكتب المليء بالأوراق المبعثرة وفناجين القهوة في التركيز أبدًًا. يشعرنا البريد ومدير المهام غير المنظّم بالغموض والحيرة حول الخطوة التالية الواجب فعلها. خصّص موعدًًا منتظمًًا لتتحوّل من الفوضى إلى الترتيب. نظّف مكتبك وأغلق كلّ النوافذ والتطبيقات في الحاسوب في نهاية كلّ يوم عمل. بهذه الطريقة تبدأ كلّ يومٍ بانتعاشٍ جديد. حاول قدر الإمكان أن تنهي البريد الوارد وتفرغه يوميًًا حتّى لو عنى ذلك أرشفة البريد غير المقروء. خصّص 10 دقائق في نهاية كلّ يوم عمل لترتّب قائمة مهمّاتك لليوم التالي كجزء من روتين نهاية يوم العمل. ضع أولوية للعمل العميق. يقع معظم الناس في فخّ العمل العاجل فينجزون أعمالًًا صغيرة بدل التركيز على العمل الكبير ذو الأثر العميق. لكنّ هذا العمل ذا الأثر العميق هو ما يساهم في ترقيتك أو تطوير عملك لمستوى أعلى. نظّم يومك بحيث تبدأ بجلسة للعمل العميق تتمحور حول أكثر الأشياء أثرًًا في عملك لجذب المزيد من العملاء، كالفوز بمناقصة مهمّة، الخ. بعد ذلك تكون لك الحرّية في فعل أي شيء تريد إتمامه: البريد الإلكتروني، اللقاءات، الخ. ابحث عن فرص للأتمتة والاستعانة بخدمات خارجية. إنّنا نخرج أفضل ما لدينا في العمل عندما نكون في ما يسمّيه الكاتب غاي هيندريكس "منطقة العبقرية"، وهي الحيّز من التركيز الّذي نستخدم فيه أفضل مهاراتنا وقدراتنا الداخلية. كلّ الأشياء الّتي لا تقع ضمن هذه المنطقة ينبغي أتمتتها أو الاستعانة بخدمات خارجية لتنفيذها. استخدم نماذج قوالب البريد الإلكتروني لتؤتمت البريد المُرسَل دوريًًّا إذا كنت صاحب عمل وتملك القدرة المالية وظّف مساعدًًا إداريًًّا افتراضيًًّا لإدارة لقاءاتك ورحلاتك كمدير، فوّض المهام والمشاريع لأعضاء الفريق ذوي الخبرات المتقدّمة. وازن أهداف العمل مع الحياة. يحدث الاحتراق (burnout) عندما يتجاوز الطموح توازن الفرد. تأكّد من أنك تخصّص وقتًًا للراحة والتجدّد حتى لو كنت تحبّ عملك جدًًّا وتركّز كثيرًًا على التميّز فيه. إنّ أفضل المتسابقين الرياضيين ينامون لتسع ساعات كلّ ليلة بانتظام. تدرّب كما يفعل الرياضي: اعمل بجدّ، ولكن ضع أولويّة لأوقات الراحة. ابذل قصارى جهدك خلال اليوم ولكن تأكّد أن تغادر العمل على الوقت انعزل عن العمل خلال عطلة نهاية الأسبوع واقضِ وقتك مع العائلة والأصدقاء تجنّب البريد الإلكتروني والمحادثات المتعلّقة بالعمل بعد ساعات العمل خذ إجازة كل سنة بانتظام من أجل العطلة والتجديد المنزل في المنزل نقوم بالكثير من الأشياء. من غسل الأطباق إلى حفلات العشاء، والمحافظة على المنزل نظيفًًا ومرتّبًًا مهمّات لا تنتهي وغير مدفوعة الأجر. لكن إذا كنت مجتهدًًا واستخدمت بعض الخدمات الخارجية ستصبح إدارة المنزل أمرًًا أسهل. نظّم حياتك في المنزل (طبّق نصائح صنع العادات، التبسيط والترتيب، الأتمتة والاستعانة بخدمات خارجية) ابنِ عادات لإدارة المنزل بفعالية. إنّ التذمّر من أداء بعض الأعمال المنزلية وأنت طفل يبدو أمرًًا مضحكًًا الآن كون كلّ الأعمال المنزلية هي مسؤوليتك حاليًًا. بناء عادات منتظمة يساعدك في التأكّد أنّ الأمور لن تخرج تمامًًا عن السيطرة في كل الأحوال. عن طريق القيام بأعمال بسيطة ولكن بانتظام في كلّ يوم، أسبوع وشهر يمكنك أن تجعل كلّ الأمور تسير بانسيابية نسبيًًا. التزم بعادة منزلية يوميّة كترتيب سريرك، طيّ الغسيل فورًًا، وغسل الأطباق قبل النوم. التزم بعادة منزلية أسبوعية كترتيب البريد، كنس المنزل، وترتيب الخزانة. التزم بعادة منزلية شهرية كالتنظيف الشامل للمنزل، تغيير فلاتر الهواء، وتنظيف السجّاد. قد يكون من الصعب تذكّر كلّ هذه الأمور سويّةً. استخدم مدير مهام لتنظّم مهمّات تتكرّر يوميًًا وأسبوعيًًا وشهريًًا وتزيحها من ذاكرتك. رتّب منزلك. من السهل للمنزل أن تعمّه الفوضى. بضعة فناجين هنا وبعض الغسيل غير المطوي هناك، ذاك الطقم الذي لم ترتديه منذ سنوات ولكنّه يمكن أن يلزم يومًًا ما…فجأةً تجد منزلك في قمّة اللانظام. خصّص وقتًًا للتخلّص من الأمور الّتي لست بحاجتها والّتي لم تعد ممتعة. تفقّد الثلاجة وخزانة المؤن دوريًّا باحثًًا عن الأشياء القديمة أو منتهية الصلاحية. تبرّع بالملابس، والألعاب، والكتب الّتي لم تعد تستعملها. أفرغ المطبخ من أدوات الطبخ والأقدار والمقالي القديمة. أتمت واستعن بخدمات خارجية للقيام بالواجبات والأعمال المنزلية. نعيش الآن في عصرٍ مريح وينبغي الاستفادة من ذلك. تلقّي المساعدة من التكنولوجيا أو من أشخاص آخرين يمكن أن يقلّل من توتّر إدارة المنزل. جرّب خدمات التوصيل بدل أن تذهب للتسوّق بنفسك. استأجر أحدًًا شهريًًّا ليقوم بتنظيف المنزل، جزّ العشب أو إزالة الثلج المتراكم. استأجر أحدًًا للتحقّق ومراقبة الضرائب ومتابعة السجلّات. بالطبع، فإنّ الاستعانة بخدمة خارجيّة هو أمر مكلف. إذا كانت هذه الأمور خارج نطاق الميزانية، الجأ للطريقة التقليدية القديمة وهي الاستعانة بزميل السكن، الزوجة والأولاد لفعل الأمور المنزلية. أشرك كلّ سكّان المنزل في المحافظة عليه. وضّح مسؤولية كل شخص عن طريق إخباره بها بشكل رسمي. الصحة والرشاقة إنّ تخصيص وقت لنمط الحياة الصحي يضاعف إنتاجيّة كلّ الأمور الأخرى: نصبح أفضل في العمل، نتواجد بشكلٍ أكبر لقضاء الوقت مع من نحب، ونشعر بالمزيد من الحماس لمواجهة تحدّيات الحياة. لسوء الحظّ فإنّ هذا الأمر هو أوّل ما نستغني عنه عندما تواجهنا تحدّيات الحياة اليومية. عن طريق بذل أفضل ما لدينا كلّ يوم بدل اتّباع عقلية الكلّ أو اللاشيء يمكننا المحافظة على توازن مع الصحة والرشاقة. نظّم صحّتك ولياقتك (طبّق نصائح الميول الذاتية، التوازن، وضع الأولويات، والقياس) اتّبع ميولك الذاتية في الحمية والرياضة. بدل أن تجبر نفسك على التأقلم مع آخر صيحات الحمية والتمارين، افعل ما تراه مناسبًًا بالنسبة لك. غالبًًا هناك مجموعة من الخضروات الّتي تحبّها ونوع من التمارين الرياضية تراه ممتعًًاَ. فصّل وجباتك وتمارينك بما يناسبك بحيث لا تشعرك بالتعذيب. بدلًًا من النادي، انضمّ أو أنشئ مجموعة تنزّه حيث يمكنك التمرّن خارجًًا مع الآخرين. لا تختر "طعام الحمية" المملّ وابحث عن تجميعات صحّية من الأطعمة الّتي تحبّها. إذا كنت تكره التمارين في الصباح الباكر، مارس القليل من التمارين عدّة مرّات خلال اليوم. الجأ للتوازن عندما تختار طعامك الصحّي. هنا غالبًًا ما يكون الخيار "الجيّد كفاية" قابلًًا للاستمرار أكثر من الخيار "المثالي". على سبيل المثال اتّبع قاعدة 80/20 فيما يتعلّق بالطعام - تناول طعام صحّي في 80% من الوقت وتساهل في 20% من الحالات. ينطبق الأمر نفسه على التمرين الرياضي. تأكّد أنّك تأخذ أيام راحة بانتظام لتتيح لجسمك فرصة التجدّد. ضع أولوية للصحّة والرشاقة. في الحلقة المعيبة من "الكثير من الأمور يجب فعلها"، غالبًًا ما نضحّي بعادات الصحّة المستهلكة للوقت عندما نشعر بتوتّر حول العمل والحياة، لنجد أنفسنا متوتّرين أكثر عندما لا نجد قناة لتفريغ التوتّر أو طعامًًا صحّياُ يمدّنا بالطاقة. أبقِ العادات الصحّية على رأس الأولويات كالطبخ المنزلي والمشي اليومي. خصّص عدّة ساعات في عطلة نهاية الأسبوع لتحضير الوجبات لبقيّة الأسبوع وتأكّد من احتواء الثلّاجة على أطعمة صحّية. ثبّت التمارين الرياضية على مفكّرتك وعاملها كمهمّة وموعد حقيقي مع نفسك. ضع أهدافًًا للرشاقة قابلة للقياس. يصبح الحفاظ على الرشاقة أمرًًا أكثر متعة حين نحوّله إلى لعبة ممتعة. كي تبقى متحمّسًًا، سجّل تمارينك وراقب مقاييس رشاقتك مع الزمن. استخدم تطبيقات مـثل Strava لتسجيل تمارين الركض ارتدِ متعقّبًًا لتسجيل خطواتك سجّل تمارين رفع الأثقال وراقب أرقامك الشخصية الأمور المالية يؤمّن لك المال الحرية المالية وراحة البال. يمكن أن يُشترى به أيضًًا الكثير من الأشياء الّتي لا نحتاجها. بتنظيم أمورك المالية بعناية، يمكنك أن تهيّئ نفسك للمستقبل دون أن تحرم نفسك في الحاضر. نظّم أمورك المالية (طبّق نصائح التخطيط، الثبات أفضل من الكمال، القياس، الأتمتة واستخدام الخدمات الخارجية) خطّط تدفّق الأموال. تعرّف بدقّة على طرق إدارة المال باستخدام مهارات وضع الميزانية. حدّد دخلك الصّافي وأنشئ ميزانية تحتوي على مصاريف ثابتة، مصاريف متغيّرة، الديون، والمدّخرات. أنشئ ميزانية لكلّ شهر تأخذ تلك الأمور في الحسبان. تأكّد من أنّك شملت كلّ الأمور في ميزانيّتك: رعاية الأطفال، الإيجار، التأمين، الطعام، الأدوات، مصروف الطوارئ، المدّخرات، التبرّعات، الاشتراكات الدورية، الملابس، الهدايا، التسجيل في النادي، الوصفات الطبية، دفع الديون المترتّبة، فواتير الهاتف وكلّ شيء تصرف مالك فيه. استخدم أدوات لوضع الميزانية كـ Mint أو YNAB لتحقيق انسيابية لأمورك المالية. راقب وقيّم بانتظام ميزانيّتك لتتأكّد أنك تسير موافقًًا لها وتعدّلها حسب المطلوب. هذه مناسبة أخرى يكون فيها "الجيد كفاية" أفضل من "المثالي" على المدى الطويل الزم الثبات في الادّخار. إذا استثمرت مدّخراتك في شراكة أو مشروع جيّد، ستحصل على أرباحٍ جيّدة تساعدك في شراء الأمور الضخمة أو تدّخرها لتقاعدك. بادّخار قسم ثابت من راتبك كلّ شهر، حتّى لو لم يبدُ مبلغًًا كبيرًًا، فستزيد من ثروتك مع الوقت. جرّب دراسة جدوى مشروع باستشارة خبير اقتصادي وسترى كيف يمكن للمبالغ الصغيرة أن تتضاعف بالاستثمار الجيد على مدى السنين. أضف إلى مدّخراتك كلّ شهر. الطريقة الأفضل هي تحديد نسبة مئوية من راتبك (مثلًًا، 20%)، ولكن حتّى المبالغ الصغيرة ستترك أثرًًا مع الوقت. قِس أحوالك المالية. ضع أهدافًًا مالية لكل مدّة زمنية: شهر، 12 شهر، 5 سنوات، 10 سنوات، الخ. وقس باستمرار تقدّمك نحو هذه الأهداف لتعدّل الخطّة بما يلائم. استخدام طريقة النتائج المفتاحيّة الموضوعيّة لوضع الأهداف المالية مثلًًا "ادّخار 5000 في السنة" أو "إنقاص الصرف على الغذاء والتسلية بنسبة 10%" أتمت أمورك المالية. قلّل من الوقت الّذي تمضيه في دفع الفواتير أو وضع الميزانية عن طريق إدخال التكنولوجيا إلى حياتك رتّب تحويل مالي آلي من حسابك المصرفي إلى حساب الإدّخار والاستثمار كلّ شهر رتّب دفع فواتير آلي لنفقات كفاتورة الهاتف، فاتورة الإنترنت، فاتورة كبل التلفاز سيجنّبك ذلك التأخّر في دفع الفواتير وما قد يترتّب عليه من غرامات ويريحك من صخب الدفع اليدوي استخدم Mint لتخزين كل الديون وتعاملات بطاقة الائتمان في فئات حسب ميزانيّتك وإذا اقتربت من استخدام 100% من ميزانبتك في فئة ما قبل نهاية الشهر سيصلك تنبيه بذلك إلى هاتفك. العلاقات الاجتماعية إنّ العلاقات مع الأصدقاء والعائلة هي أهمّ شيء نستثمر به في الحياة. عند إجراءها لمقابلة مع أشخاص تسعينيين اكتشفت ليديا سو هذا الأمر في كلامهم: " إنّ سعادتهم وندمهم لا يتعلّقان بمهنتهم، ولكنها مرتبطة بوالديهم، أولادهم، أزواجهم وأصدقائهم." اكتشفت أن الناس تمنَّوا لو أنّهم "أحبّوا أكثر" وليس "أنجزوا أكثر". إذا عملنا بهذه النصيحة ونحن ما زلنا نملك الوقت، سنحيا حياة مُرْضية ونقلّل الندم والتحسّر لاحقًًا في حياتنا. نظّم حياتك الاجتماعية (طبّق نصائح التخطيط، والثبات أفضل من الكمال) خصّص وقتًًا للتخطيط للخروج في مشاوير اجتماعية. كلّما كبرنا وزاد انشغالنا، قلّت إمكانية خروجنا في مشاوير عفويّة أو لقاء الأصدقاء لشرب القهوة في أوقات غير مخطّط لها. لذلك، خطّط بشكلٍ فاعلٍ لقضاء الوقت مع كل الناس الّذين تهتمّ لأمرهم في حياتك بدلًًا من أن تنتظر الفرص لتحدث وحدها. بادر في دعوة أصدقائك للخروج وتناول العشاء سويّة، واحرص على عدم جلب العمل معك إلى طاولة العشاء. خطّط لسهرات جميلة مع زوجتك على مفكّرتك. اشترك بصفحات ومدوّنات تنشر إعلانات لنشاطات غير باهظة الثمن ومناسبة للأطفال في مدينتك لتذهب إليها مع عائلتك. خذ جملة "ضع الأمر على مفكّرتك" على محمل الجد وادعُ أصدقائك لتسجيل الموعد على مفكّراتهم أيضًًا. عندما تكون مع الأصدقاء، حدّد موعدًًا للقاء القادم قبل أن تغادروا. طبّق الالتزام والثبات في رؤية أصدقائك وعائلتك. كم مرّة بدأ لقاؤك بمن تحبّ بعبارة: "مرّ وقتٌ طويل منذ التقيتك آخر مرّة"؟ قلّل من فترات الانقطاع الّتي تمتدّ لأكثر من سنة دون أن ترى أصدقاءك وعائلتك عن طريق الالتزام بمواعيد ثابتة لذلك قدر المستطاع. أعد تعريف التواصل الاجتماعي في نظرك. بدلًًا من الصورة النمطية التي تشمل الجلوس لفترات طويلة على الغداء أو العشاء ، جرّب إنجاز أمور الحياة اليومية مع عائلتك أو أصدقائك لتزيد من معرفتك لهم: أداء المهام المنزلية سويةً، الذهاب برفقتهم إلى النوادي، طبخ الوجبات معهم، قضاء الليل ومشاهدة الأفلام سويّة أو مساعدتهم في أعمال في المنزل (تركيب الأثاث، دهن غرفة، الانتقال من المنزل). بالنسبة لعلاقاتك مع أشخاص بعيدين، استخدم المكالمات الهاتفية والاتصال المرئي لتقليل الزمن بين اللقاءات. يمكن أن تكون هذه الوسائل بدائل رقميّة جيّدة عن اللقاء وجهًًا لوجه. لكن انتبه إلى أنّ التفاعلات على مواقع التواصل الاجتماعي كالفيسبوك والإنستغرام لا تحقّق نفس درجة الاتّصال. السفر إنّ اكتشاف أماكن جديدة يضفي المزيد من التنوع للحياة ويعلّمك الكثير عن ثقافات جديدة. ولكن يمكن لهذه التجربة أن تكون موتّرة وغالية ما بين قبولات الجواز واللحاق بالرحلات. إنّ تنظيم استكشافك يعطيك راحة البال سواءٌ كنت رحلتك لاستكشاف أمستردام أم لزيارة الأماكن المثيرة في مدينتك. نظّم سفرك (طبّق نصائح التخطيط والتجريب). أزل التوتّر من السفر بواسطة التخطيط. إنّ التوجّه للمطار مع حقيبة ظهر ومن ثمّ شراء تذكرة في أيّة رحلة مغادرة هو أمر مثالي للشخصيات الرومانسية الكوميدية. بالنسبة لباقي الناس، يفيد التخطيط الجيّد في تجنّب التفاجؤ بجواز السفر منتهي الصلاحية أو نسيان محلول العدسات اللاصقة. يساعد التخطيط أيضًًا في التوجّه إلى أماكن جديدة ومعرفة الأماكن الأفضل للزيارة بدل الذهاب عشوائيًًا وفق ما تقودك أفخاخ السياح. أنشئ قائمة للتأكّد من كلّ الأمور الّتي تحتاج أن تحزمها. أبقِ الحمل خفيفًًا وتجنّب المبالغة في أخذ الأشياء - غالبًًا لن تحتاج 4 طقوم للرياضة و5 كتب في سفرك. حاول التقليل قدر ما استطعت من الأحمال وخذ فقط قطعة واحدة من الأشياء التي تحتاجها بالإضافة للأغراض الشخصية (تصبح هذه المهمّة أصعب طبعًًا في حال وجود الأولاد). مرّ على كلّ الأشياء الّتي يمكن أن تحتاجها خلال اليوم وتفقّد كل الأمور المتعلّقة بالسفر بشكل خاص مثل: جواز السفر، التأمين الصحّي، وسائد للنوم، الخ وأنت تنشئ القائمة. رغم أنّ معظم متعة السفر تكمن في عفويّته، تأكّد من التخطيط لبعض الزيارات للأماكن المحلّية المهمّة. استخدم اليوتيوب، مدوّنات الرحلات، الانستغرام، ومراجعات غوغل لتجد أفضل الحدائق والمطاعم والأمور الجاذبة أينما ذهبت. ينبغي أن تحوي القائمة على 4-5 أماكن يجب رؤيتها وذلك حسب مدّة رحلتك. جرّب أماكن جديدة للسفر. قد يكون تكرار السفر لنفس الوجهة أمرًًا لطيفًًا، لكن جرّب اختيار وجهات سفر جديدة لم تذهب إليها سابقًًا. بدل أن تكرّر رحلة عائليّة سنويّة إلى نفس المكان، يضيف استكشاف زوايا جديدة من الكرة الأرضية الحماس والمتعة لروتينك المعتاد. اسأل أضدقائك وعائلتك وزملاء العمل عن وجهة سفرهم المفضّلة في العطلة. يكون الناس غالباَ متحمّسين لمناقشة رحلاتهم ويمكن أن يزوّدك ذلك بقاعدة بيانات مبدئيّة حول ما تفعله وما تتجنّبه. ادّخر المال واجعل "السفر" عادة أسبوعية أو شهرية وذلك بأن تكون سائحًًا في مدينتك نفسها. قليلٌ منّا يستفيد من كلّ ما يقدّمه المكان حيث نسكن. ابحث عن المطاعم الجديدة واستكشف الأجزاء المختلفة غير المألوفة من مدينتك. ختامًا إنّ تحديد كيفيّة تنظيم حياتك ليست عبارة عن أن تحدّد وقت استيقاظك بدقّة أو أن تحدّد بدقّة أين ينبغي أن تحتفظ بملفّاتك المهمّة. بدل أن تعلق في هذه التفاصيل وجّه اهتمامك للمبادئ الأشمل لإدارة حياة جيّدة. بتعلّمك لهيكلية تنظيم الحياة، يمكنك أن تطبّقها على كلّ ناحية مهمّة من حياتك: المنزل، العمل، العلاقات وكلّ الأمور الأخرى. بإمكانك التوقّف عن رمي الكرات كالبهلوان وأن تتحرّك لتنفّذ المهمّة القادمة. ترجمة -وبتصرف- للمقال ‎How to Organize Your Life Writer لصاحبته Fadeke Adegbuyi

يروي كاتب المقال أنه تعلم واحدًا من أفضل دروس حياته من شاحنات نقل البريد، ففي رأس عام 2010، وُظّف في مكتب بريدي للعمل في وردية ليلية للمساعدة في تولي الحجم الكبير للطُّرُد في أيام العطلة، وتتابعت الشاحنات واحدة تلو الأخرى كل ليلة لتتوقف وتفرغ شحنتها، ومهما كان الجهد الذي يبذلونه إلا أن العمل كان يتزايد باستمرار. كان العمل محبطًا ومرهقًا، والأسوأ أن العاملين المسنين كانوا يعملون ببطء في شحن وتفريغ الشاحنات طوال الليلة، لم يفهم صديقنا المغزى من ذلك، حتى قال لهم أحدهم في غرفة الاستراحة: كان على حق، وحتى بعد سنوات مر فيها صاحبنا بالعديد من المهن، لم ينسَ هذا الدرس قط. ففي صخب عصر الأعمال الحديث المتسم بانتشار المعرفة والعمل عن بعد، يضيع صوت الفرد الذي يحتاج إلى توجيهات دقيقة حول كم العمل الذي يفترض به إنجازه في يوم واحد، فيواجه يومًا بنهاية مفتوحة وحافلًا بالاتصالات والتعاونات والتقلب بين الأعمال التي لا يحدها حد، بدلًا من حصوله على مهمات معقولة ومحددة وواضحة. فرسائل البريد الإلكتروني الجديدة لا تنتهي، والأفكار لا تنضب، والاجتماعات تُعقد على الدوام، لذا فليس من العجيب أن يشعر الكثير منا أننا لا نستطيع التوقف عن العمل، حتى في المساء أو في أيام العطل، فكيف نعرف إذا ما كنا أنجزنا ما "يكفي"؟ وعجزنا عن قطع الصلة بالعمل لا ترهقنا فحسب، بل تؤثر بعمق على ساعدتنا، وانتاجيتنا، وابداعنا، فكيف إذًا نخرج من دوامة الشعور بالنقص في الإنتاج ونتعلم أن "نكتفي"؟ كيف بدأ الأمر أصلًا؟ إذا كنت تملك مصنعك أو مزرعتك فتعريفك للإنتاجية على الأرجح سيكون الزيادة في المردود غير المصحوب بزيادة في الوقت اللازم أو الموارد، هذا التعريف يصدق على مثل هذه الحالات، إلا أنه من الخاطئ تطبيقه على الإنتاج الفردي في عصر المعلومات، والعديد منا لا يتفهم هذا للأسف، فيركزون على كمية العمل الذي يتم يوميًا بدلًا من جودته، ولا نحتمل رؤية إشعارات أو رسائل غير مقروءة في بريدنا الوارد على نحو مهووس، ونحضر كل اجتماع ونحرص على شطب جميع المهمات الخمسين في قائمة مهماتنا اليومية. ويفرز هذا التوجه نحو الكم على حساب الجودة عواقب وخيمة، أحدها هو أنه يتشكل لدينا ربط لقيمة الشخص بعدد المهمات المشطوبة على قائمته، وهو ما يسميه علماء النفس "النزعة الإنجازية"، حيث يبدأ دماغك بتفضيل المهمات الصغيرة سهلة الإنجاز على المهام الكبيرة المعقدة والتي تكون في العادة أهم. وهذا لا يشير فقط إلى تركيزنا على ملء أوقاتنا بالأعمال مهما كانت أهميتها، بل أيضًا كما كتب كاتب هذا المقال في مقال آخر بعنوان "المفارقة في الانشغال": والأسوأ أننا بذلك نمحو كل الحدود بين عملنا وحياتنا، ففجأة تتحول كل دقيقة من حياتنا إلى فرصة لانتهازها لإنتاج المزيد. وكما كتبت Brigid Schulte مؤلفة كتاب "كيف تهزم الضغط وضيق الوقت لتعمل وتحب وتتسلى": وينتهي بنا المطاف بالشعور غير المجدي بالانشغال، وصاغت الكاتبة Jocelyn K.Glei هذه الحالة بالمصطلح "عقدة نقص الإنتاجية": يمنعك عقدة نقص الإنتاج من الشعور بالاكتفاء، ما يسبب لك شعورًا بالذنب عندما تشاهد التلفاز أو تأخذ كلبك في نزهة في وقت تعتقد فيه أن بإمكانك القيام بشيء أكثر إنتاجًا، شعور فظيع يقف في طريق سعادتك وصحتك. خمس وسائل للتحرر من دوامة عقدة نقص الإنتاجية يترتب على الشعور المستمر بعدم إنجاز ما يكفي في يومك شعور بالتوتر، الضغط، وأخيرًا الإنهاك، وتتحول الإنتاجية من مهارة تعينك على استغلال وقتك بأفضل طريقة، إلى طبول حرب تدق بلا توقف لتضغط عليك أكثر وأكثر. إليك خمس مؤشرات لتشخيص العقدة، وعليك البدء بوضع أهداف أنسب وأكثر واقعية لنفسك كل يوم وإنجاز الأمور الأكثر أهمية. 1. غير مفهومك للإنتاجية فجوهر هذا العقدة هو المفهوم الخاطئ للإنتاجية، فعندما تتعامل مع يومك على أنه مجرد مصنع يضخ المنتجات، ستظن أنك تنتج عندما تقضي يومك في الرد على الرسائل الغفيرة للبريد الإلكتروني غير ذات الأهمية، وهذا هو ما يقع فيه بعضنا. بتحليل بيانات أكثر من خمسين ألف مستخدم لـRescure Time، وُجد أن العاملين يتفقدون بريدهم الإلكتروني أو تطبيقات دردشاتهم بمتوسط كل 6 دقائق أو أقل، ووجدت دراسة جديدة نشرت حول التفاعل البشري-الحاسوبي، أن الأشخاص يتقلبون بين التطبيقات والنشاطات بمتوسط كل 20 ثانية وقلما يمضون أكثر من 20 دقيقة على نشاط واحد بلا مقاطعات من نشاطات أخرى. لهذا التقلب المستمر بين الأعمال أثر عميق على قدرتك على التركيز وإنجاز الأمور، لم نستمر بهذا إذًا؟ المشكلة أننا عودنا أنفسنا على الافتخار بهذا النوع من العمل، فطالما تبقي نفسك مشغولًا مهما كان مضمون هذا الانشغال، تُشعِر نفسك بأنك ذو قيمة وفائدة. وكما كتبت Brigid Schulte في مجلة Harvard Business Review: يبدأ إذًا التخلص من العقدة بتغيير مفهوم الإنتاجية فبدلًا من الانشغال المحض عليك أن تحوله إلى انشغال مجدي بالقيام بالأشياء الصحيحة. يشرح جيمس كلير مؤلف كتاب "العادات الجوهرية" قائلًا: هذه إشارة إلى نقطة أخرى مهمة هنا، فتغيير مفهومك للإنتاجية يجعلك حازمًا وواثقًا من نفسك في استغلال وقتك، وسيترتّب على هذا التغيير أثر كبير في قدرتك على اختيار أي أشياء تركز عليها. في هذا الكتاب، "نهوض الرجل الخارق"(https://www.stevenkotler.com/book-pages/the-rise-of-super-man)، وجد المؤلف ستيفن كوتلر أن إنتاجية أفضل المدراء أعلى بنسبة 500% عندما يكونون في حالة تركيز أو نشاط شديد، منها عندما يكونون مشتتين ومبعثري الذهن والتركيز. Britany Berger وهي مؤسسة شركة WorkBrighter.co، ومستشارة تسويق محتوى، تفسح مجالًا في يومها ليطابق مفهومها للإنتاجية ولتتعرف على ما يدفعها إلى الأمام، فتقول: عندما تشعر بأن دوامة الانشغال تسحبك خذ خطوة إلى الخلف واسأل نفسك: هل هذا هو وقت مناسب للعمل فيه؟ 2. استفد من مبدأ التقدم هناك سبب رئيسي آخر لعدم شعورك بإنجازك وهو أن التقدم الذي تحرزه في يوم واحد يكون غير ملحوظ، فمن طبيعة الدماغ البشري أن يميل إلى الرغبة بإنهاء المهمات (أتذكر النزعة الإنجازية التي ذكرناها فوق؟). إذا كنت تلاحق أهدافًا ضخمة على الدوام فسوف تشعر باستمرار بأنك لا تحقق شيئًا. والسبب ليس تلك الأهداف فقط، فنحن كذلك سيئون في تقدير الأوقات اللازمة لإنجاز المهمات، وهذه نزعة نفسية إدراكية أخرى تدعى الخلل التخطيطي. اسأل نفسك كم ساعة تحتاج للعمل أسبوعيًا؟ أربعون؟ أم خمسون؟ أو ربما ستون؟ أكثر؟ وفقًا لتحليل أكثر من 250 مليون ساعة عمل، صافي الساعات المنتجة منها هو 12 ساعة ونصف الساعة أسبوعيًا، فإذا كنت تخطط للعمل لخمسين ساعة يفترض أن تكون مثمرة في الأسبوع، وبالكاد تحصل على خمسها، فلا عجب من شعورك بنقص في إنتاجك. الهدف إذًا ليس مراكمة الأهداف الضخمة والمبالغ فيها، بل بتقسيم هذه الأهداف أجزاء يسهل إنجازها، ويعود عليك هذا بكثير من الفائدة. فهذا أولًا يجعلك تستفيد إيجابيًا من نزعتك الإنجازية، فأنت تطبقها هكذا على أهداف ذات مغزى في قائمتك، وليس فقط ما تتصوره طارئًا كالرسائل والمحادثات، لكن الأهم من هذا هو أنه يبني لك زخمًا ويعطي مغزى ليوم عملك. وكما تقول Teresa Amabile، البروفيسورة في جامعة هارفارد: تطلق البروفيسورة وزملائها على هذا المفهوم مصطلح "مبدأ التقدم"، باختصار، عندما ننظر خلفنا ونلاحظ تقدمًا مثمرًا فإن ذلك يعطينا شعورًا بالدافعية والرضى، بل أيضًا يساعدك تتبّع هذا التقدم في أهدافك على وضع تقدير أفضل للوقت اللازم لإنجاز المهمات، وهكذا لا توسع مدى توقعاتك على نحو مبالغ وتتفادى الوقوع ضحية الخلل التخطيطي في المستقبل. نصيحة مثمرة: أنجز أكبر أهدافك بوضع مشروع قائمة الأعمال المصممة من Doist. وإضافة المهمات والمهمات الفرعية إليه، فتحقيق التقدم أسهل عندما تقسّم مشروعك إلى أجزاء أصغر. 3. ضع لنفسك أنظمة دعم بأدواتك المتاحة يضع كثير منا لأنفسهم أهدافًا ضخمة ثم يتوقعون أن يحملهم مجرد الحماس والالتزام اللذان يكونان في البداية إلى خط النهاية، إلا أن هذا نادر الحدوث، فالدافعية تختفي بشكل ساخر في أكثر أوقات الحاجة إليها، وفقدان التحكم بدافعيتنا وحماسنا مصدر آخر لهذا العقدة. تشرح ذلك الكاتبة Glei الذي سبق ذكرها في مدونتها الصوتية، قائلة أن عقدة نقص الإنتاجية تحصل عندما تضع لنفسك أهدافًا خيالية دون وضع خطة منظمة لذلك، ثم تتهم نفسك بافتقارك للإرادة والدافعية عندما تفشل. يطلق علماء النفس على هذا مصطلح "فخ الدافعية": فكيف إذًا تبدأ عملك قبل أن يكون لديك شعور بالدافعية تجاه هدفك؟ يكمن الحل في استغلال اللحظات التي تشعر فيها بالدافعية بوضع خطط منهجية وأدوات لتدعمك عندما يكون هذا الشعور غائبًا، يطلق BJ Fogg مؤسس ومدير معمل ستانفورد للتصميم السلوكي على هذا مصطلح "موجة الدافعية"، بكلمات أخرى، انطلق بقوة من بداية المشروع لتدعم نفسك طواله وعلى المدى البعيد. لكن ما هي الخطط أو الأدوات التي يمكنها مساعدتك؟ إليك بعض الاقتراحات لتنظر فيها. استعن بمؤقت تتبعي مثل RescueTime الوقت هو أكثر مواردك قيمة، فكلما استغليته كلما زاد شعورك بالإنجاز الذي حققته في يومك، لكن معظمنا لا يعرف أين يضيع وقتهم، ففي مقابلة مع أكثر من 500 عامل حول شعورهم حيال أيامهم، قال 90% منهم أنهم لا يشعرون بامتلاك زمام السيطرة على وقتهم. ستنبهك أداة تتبعية للوقت والإنتاجية مثل Rescue Time وتجعلك أكثر حذرًا في قضاء وقتك لتعيد زمام السيطرة عليه إليك لتقضيه على المهمات الصحيحة. يعمل تطبيق RescueTime في الخفاء في هاتفك حيث يراقب التطبيقات والمواقع التي تستعملها خلال يومك ويصنفها حسب مدى جدواها -الذي تضبطه بنفسك- يمكنك تفقد التطبيق في أي وقت من اليوم لترى مدى إنتاجيتك وإنشغالك، ويمكنك أيضًا تفقده أسبوعيًا أو شهريًا ويمكنه حتى تزويدك بتقارير سنوية للكشف عن النتائج بعيدة المدى للنزعات وعادات العمل السيئة. مثلًا، تستعمل رسامة الكارتون الحائزة على جوائز، Collen Doran، تطبيق RescueTime ليساعدها على إيجاد المزيد من الوقت للممارسة فنها بدلًا من الانشغال بأعمال أخرى، فمجرد تتبع وقتها سهّل لها رؤية مدى الوقت الذي كان يضيع من يومها على نشاطات أخرى غير متعلقة بالفن، ونقتبس منها: يمكن لـRescueTime أن يساعدك أيضًا في تحقيق الاستفادة الكاملة من مبدأ التقدم بوضع أهداف مصحوبة بمنبهات خلال اليوم، فمثلًا يمكنه أن تجعله ينبهك عندما تنجز 3 ساعات من الكتابة في يوم. يجعلك تفعيل هذه الخدمة في RescueTime أكثر مسؤولية في قضاء وقتك يوميًا، وهكذا لن يصيبك الشعور بالحيرة حيال ما إذا كنت قضيت ما يكفي من الوقت المفيد المنتج. قائمة أعمال رقمية مثل تلك المقدمة من Doist يتتبّع RescueTime قضاءك لوقتك بدقة بين التطبيقات والمواقع والنشاطات بدقة، بينما تتبع قائمة أعمال Doist المهام التي تعمل عليها إلى جانب الأهداف الكبرى، ومدى تقدمك، وإجمالي إنتاجيتك. إذا تذكرت تعريف جيمس كلير للإنتاجية حيث هو إنجاز الأمور المهمة باتساق، فستلاحظ أن قائمة أعمال Doist تساعدك في هذا عن طريق ترتيب مهماتك حسب أولويتها وتخصص لك الأوقات لكل منها وتساعدك على تسليط طاقتك على الأشياء الصحيحة. مثلًا، يمكنك استعماله في تنظيم قائمة لمهماتك الخاصة بمشروع إبداعي مثل كتابة كتاب، فبدلًا من أن تضيع بين المهام منعزلة عن بعضها البعض، اجمعها في قائمة أعمال Doist، وسجل فيها مواعيدك الدورية وأوقاتك إلى جانب درجة الأولوية لتعرف ما عليك العمل عليه أولًا. يزوّد التطبيق أيضًا بمخططات بيانية تظهر تقدمك وإنتاجيتك خلال الزمن. نظام مثل GTD وأخيرًا، هناك نظام رصد إنتاجية من تطوير David Allen وهو Getting Things Done "وسيلتك لإنجاز الأمور" (GTD)، ويمكنه مساعدتك في تنظيم نفسك وإجبارها على إعادة النظر في عملك دوريًا لمعرفة جدوى جهودك. نظام GTD هو نظام لرصد جميع الأعمال التي تحتاج إلى إنجازها في مكان واحد وتنظيمها لإختيار أولاها باهتمامك، فهو أكثر من مجرد وسيلة لإدارة قائمة أعمالك بل نظام على مستوً أعلى وأشمل لإدارة مهامك ومشاريعك وأفكارك ككل، بل ومسؤولياتك الأخرى التي تلهيك وتسبب ضياع وقتك. جوهر نظام GTD هو عملية من خمس خطوات: الرصد: استعمل أي أداة (مثل قائمة أعمال Doist) لخلق محور تدور جميع مهماتك وأفكارك ورسائلك ومشاريعك وأي شيء آخر يحتاج اهتمامك- في فلكه، والفكرة هنا هي استعمال أداة سهلة الاستخدام وتزويدها بالبنود خلال اليوم. الإيضاح: بسِّط كل بند في قائمتك إلى أبسط جزء ممكن، فمثلًا، بدلًا من "كتابة مقالة للمدونة" بسِّط البند إلى "كتابة الخطوط العريضة لمقالة للمدونة"، إذا كان يمكن إنجاز هذه المهام في دقيقتين أو أقل، أنجزها الآن أو فوّض ذلك إلى أحدهم. التنظيم: يحتاج الآن كل بند يمكن إنجازه إلى الوقت الذي يمكن إنجازه خلاله، مع تقييم لأولويته وتصنيفه، على هذا النحو: المهام الحالية: ضع موعدًا نهائيًا ثابتًا لإنجاز المهام التي تحتاج، وتريد، ومضطر إلى إنهائها الآن وأدرجها في تقويمك. المهام المُنتظَر إنجازها : لأي من المهمات التي كلفت بها شخصًا آخر أو التي تنتظر مراجعة أحدهم لها. المشاريع: المهمات الضخمة التي تحتاج إلى تقسيم إلى خطوات أصغر سهلة التولّي. المهام المؤجَّلة: مشاريع أو أفكار قليلة الأهمية حاليًا لكن لا تريد نسيانها. المراجعة: خصص موعدًا دوريًا للمرور على قائمة المهام الحالية وتفرغها (يفضل أسبوعيًا). التنفيذ: اشرع بالعمل! اختر أول بند من قائمة المهام الحالية وابدأ بتنفيذه. وعلى هذا المنوال ستمر أي مهمة أو فكرة جديدة حالًا في مكانها المناسب من هذه المنظومة التنقيحية، قد يبدو أن الأمر يحتاج الكثير من الجهد، لكن استغلال موجة الدافعية لديك لوضع هذا المخطط يحرر عقلك ويساعده على التركيز على العمل المُجدي. 4. حاول قطع صلتك بالعمل في نهاية اليوم قد يتولد لديك شعور بعقدة النقص وأنت خارج الدوام لأنك لا تستطيع فصل حياتك الوظيفية عن باقي جوانب حياتك، فقد تسلل العمل إلى منازلنا وكل مكان آخر في حياتنا مع الهواتف الذكية والعمل عن بعد والتطورات الأخرى على محيط العمل، لهذا ستشعر دومًا بالوخز للعمل إذا لم تستطع قطع الصلة بعملك عندما يلزم ذلك. أمضى علماء النفس سنوات في دراسة كيفية إمكانية قطع الناس للصلة بعملهم، وقد اكتشفوا أربعة عناصر تساعدك في هذا إذا تضمنها روتينك في نهاية اليوم: الانفصال: افصل نفسك جسديًا عن أدوات وبيئة العمل. الاسترخاء: امضِ بعض الوقت مع أفكارك لمراجعة اليوم. الإجادة: مارس هواية أو اهتمامًا يشدّك. الكبح: جد لنفسك "روتينًا اختتاميًا" تتبعه كل مساء ليصرفك عن العمل. يمنح شدّ انتباهك إلى هذه النشاطات بدلًا من العمل عقلك وجسدك فرصة للراحة بدلًا من الشعور بأنه ما زال عليك بعض العمل للقيام به. 5. كرس بعض الوقت لنفسك لتستوعب مفهوم "الاكتفاء" وأخيرًا، أحد أسهل طرق الوقوع في عقدة النقص وهو عدم معرفة مفهوم "الاكتفاء" من البداية. ليس هذا سؤالًا بالبساطة التي يبدو عليها في البداية، فجميعنا نريد التميز في عملنا فلا نكتفي بالأهداف الصغيرة بل ندفع بأنفسنا فوق طاقتنا، وهذا -مع الأسف- نادرًا ما يفلح. إيجاد هذه الحالة عملية حساسة، وأفضل وسيلة للقيام بها هي أداة OKR لـغوغل. يتكون اختصار OKR من الحروف الأولى للكلمات الإنكليزية: Objective and Key Results أي: النتائج الموضوعية الأساسية، وهو هيكل لتنظيم الأهداف، يدمجها مع معيار نجاحها، وروعته تكمن في إمكانية تحديد مقياس النجاح به بدلًا من الانطلاق إلى أهداف قد تجدي أو لا تجدي شيئًا إطلاقًا. مثلًا، لدى شركة غوغل أهداف غير قابلة للتحقيق واقعيًا، لذا يضعون مقياس نجاح يتراوح بين 60-70% وهي نسبة كافية لمنحك الدافعية وتحدي نفسك، بدلًا من إشعار نفسك بالفشل. حاول اكتشاف الحالة المثالية التي تكون عندها قد شعرت بالرضى تجاه يومك وتحديت فيها أيضًا نفسك لتتقدم. هذه العقدة لن تمنحك الدافعية كما نظن لم يدم وجود صديقنا الكاتب في مكتب البريد، بل إن المنشأة بأكملها أغلقت بعد فترة قصيرة بسبب بعض الخلافات، لكن هذا لا يقلل من شأن الدرس الذي تعلمه. يمكنك تفريغ شاحنة بأكملها ومع ذلك سيبقى لديك مزيد من رسائل البريد الإلكتروني لترسلها، أو الاجتماعات لتحضرها، أو المكالمات لتجريها، أو الوثائق لتكتبها، وسيستمر كلا بريديك المادي والإلكتروني بتزويدك بالرسائل، ومدى رضاك عن يومك وسعادتك لدى مغادرته، ودافعيتك للعودة إليه، كلها تعتمد عليك. ترجمة -وبتصرف- للمقال How to Stop Feeling Productivity Shame لصاحبه Jory MacKay

من السهل أن تقول "نعم"، فهو يرضي الآخرين، ما يرضيك بدورك (فمساعدة الآخرين تفرز حرفيًا "هرمونات السعادة" في أدمغتنا) فنحن البشر اجتماعيون بطبيعتنا ونحب مساعدة غيرنا وقت الاستطاعة. إلا أن هذه الكلمة -"نعم"- ثمنها، وهذا ما لاحظه الفنان وريادي الأعمال والمتخصص في إسعاد الغير، Ben Toalson: تحديد مدى انشغالك ليست مهمة الآخرين، لذا ابدأ بتغيير مفهومك عن الرفض، فبدلًا من رؤيته على أنه إحباط للآخرين، اعتبره أداة لتوفير الوقت، وقد لخص المصمم Sean McCabe وشريك Toalson في مدونته الصوتية الأمر هكذا: فإذا تخيلت جميع الأشياء التي بإمكانك فعلها في لحظة ما، ستدرك كم الفرص التي يمكنك انتهازها، ومن حسن حظنا أنه يوجد العديد من الوسائل المثمرة والمسلية والمحفزة لقضاء الوقت، لكن تصوُّر أن بإمكاننا فعل كل شيء لهو تصوُّر غير واقعي. قد يبعث الرفض على الضيق إلا أنه عنصر ضروري في الحفاظ على ترتيب أولوياتنا وإحراز تقدم مثمر نحو أهدافنا، فهو الأداة السحرية في إيجاد المزيد من الوقت ليومنا. وفقط أنت يمكنك تحديد ما يمكنك رفضه، وهذا المقال فقط ليعطيك الوسيلة، ويقدم لك أربعة طرق مختلفة لتسهيل الأمر عليك ولتوفر وقتًا في يومك. قدر التكلفة الحقيقية الخطوة الأولى هي الصدق مع النفس فيما يعنيه الرفض بالنسبة لنا، فيقتبس الكاتب Kevin Ashton من صديقه الكاتب Charles Dickens، والذي واجه نفس هذه المشكلة والصعوبة في قول لا: فيمكن أن يكون رفض طلب خمس دقائق أو مجرد مكالمة قصيرة صعبًا، إلا أن Ashton ينبهنا إلى تقدير الأثر والكلفة الحقيقية لهذه الطلبات. فهل هي حقًا فقط خمس دقائق؟ أم خمسة عشر؟ يمكنك إبقاء عينك على الساعة أثناء المحادثة، لكن حتى هذه المكالمات القصيرة قد لا يمكن منع استمرارها لمدة أطول، فمن الشبه مستحيل أن يكفي زمن قصير كهذا لمحادثة مثمرة. يكون وراء هذه الطلبات نيات حسنة في العادة، لكن تحديد تكلفتها يعود إليك في اللحظة التي توافق فيها عليها، كما قال Dickens هناك أحيانًا كلفة إضافية تتضمنها هذه الطلبات، فيمكن لاجتماع كان يفترض به أن يستمر خمسة عشرة دقيقة أن يمتد لساعة، ألم تحسب الوقت الذي تحتاجه في طريقك إلى هذا الاجتماع ثم العودة منه إلى مكتبك؟ وماذا عن الوقت اللازم للتحضير له؟ بل الأهم ماذا عن الطاقة الذهنية والوقت المهدور بعدم التركيز بسبب التفكير في الاجتماع؟ يشرح المستثمر وريادي الأعمال بول غراهام (Paul Graham) هذه الظاهرة في مقاله عن الفرق بين جدول الأعمال الذي يناسب المدراء وذلك الذي يناسب المنتجين، فيشكّل الاجتماع للمُنتج الذي يقضي معظم ساعات وقته في إنتاج أشياء جديدة (قد يكون كاتبًا أو مطورًا) إهدارًا لتركيزه، ويحول بينه وبين الأداء الأمثل قبل الاجتماع وبعده، حيث يسيطر الترقب للاجتماع والتفكير بطريقة للعودة إلى ذهنية الإنتاج بعد الاجتماع على عقل المنتج. تكمن القيمة الحقيقية لكلمة "نعم" في إجمالي الوقت والطاقة المهدورة على حساب الأشياء الأخرى. فكر في الطرق الأهم التي يمكنك أن تقضي وقتك بها، فكر بأعمالك المهمة، هواياتك المفضلة، والوقت المرح مع الأصدقاء أو العائلة. فعندما تقيِّم التكلفة الحقيقية للموافقة على أمر ما، تذكر أنه سيكون على حساب هذه الأنشطة المهمة، فحتى اجتماع الخمسة عشرة دقيقة الذي قد يمتد لساعة، لن يكتفي بإهدار هذه الساعة من وقتك، كما أنها ليست أي ساعة، بل ساعة كان يمكنك قضاءها في تأدية عملك على أمثل وجه وفي تقوية علاقاتنا مع من نحب. قل "لا أرغب" بدلًا من "لا أستطيع" طريقة تعبيرك عن رفضك تُهِم، فتغيير بسيط في طريقة كلامنا، والالتزام به، يساعداننا على الرفض في الحالات الصعبة. كتب الكاتب وريادي الأعمال James Clear عن هذه الدراسة الرائعة المنشورة في مجلة أبحاث المستهلك: قسمت الدراسة المشتركين إلى مجموعتين، وطُلب من كل مجموعة لفظ عبارة مختلفة عندما يُقدَّم إليهم شيء ما، حيث طُلب من إحدى المجموعتين أن تقول "لا أستطيع أكل هذا" عندما يُعرَض عليهم عرض ما، فيقولون مثلًا "لا أستطيع أكل المثلجات"، بينما قالت المجموعة الأخرى "لا أرغب بأكل هذا." غادر المشاركون الغرفة بعد ترديد هذه العبارات معتقدين أن التجربة قد انتهت، وخُيِّر كل منهم بين لوح شوكولا ولوح مكسرات، وهذه كانت البداية الحقيقية للتجربة. اختار من قالوا "لا أستطيع أكل هذا" لوح الشوكولا بنسبة 61%، وعلى عكسهم، اختارت المجموعة الأخرى التي قالت "لا أرغب بأكل هذا" لوح الشوكولا بنسبة 36% فقط، فقول "لا أرغب" بدلًا من "لا أستطيع" قلل من احتمالية اختيار لوح الشوكولا بنسبة 70%. تابعت دراسة مشابهة مجموعة صغيرة من النسوة اللواتي كنَّ يعملن على تحسين صحتهن ولياقتهن، وأُعطي كل منهن طريقة مختلفة في الرفض خلال فترة الدراسة: فقط قول "لا." قول "لا أستطيع" (مثل "لا أستطيع تفويت تمريني"). قول "لا أرغب" (مثل "لا أرغب بتفويت تمريني"). بعد مرور عشرة أيام، نجحت ثلاث نساء فقط من الزمرة الأولى (اللواتي قلن فقط "لا") في الحفاظ على أهدافهن خلال المدة، والأسوأ منها هي الزمرة الثانية (زمرة "لا أستطيع") التي لم ينجح منها سوى واحدة من العشرة في الالتزام، لكن الزمرة الثالثة كانت أكثرهم نجاحًا بنسبة 8 من 10 منهن التزمن بأهدافهن. لِمَ هذا الفرق الفادح بين "لا أستطيع" و "لا أرغب"؟ يعتقد الباحثون أن طريقة تعبيرنا عن قراراتنا لها أثر كبير على تطبيقها في المستقبل، فقولك أنك لا تستطيع فعل شيء يشير إلى أن الرفض ناتج عن مسبب خارجي، بينما قول أنك لا ترغب بفعل شيء يعطي فكرة أن خيار الرفض نابع منك، بلا أي ضغط خارجي، فيصبح امتناعك عن شيء جزءًا من هويتك، فأنت الآن فلان الذي لا يفعل هذا الشيء، وهذا يسهل مقاومة الضغوط المستقبلية. يمكنك الاعتماد على نفس المبدأ عندما تواجه طلبات على حساب وقتك، فإذا كانت تكلفك الكثير من وقتك وطاقتك، فإن قول "لا أرغب بفعل هذا" قد يكون أسهل على المدى البعيد من قول "لا أستطيع"، فالتعبير عن الرفض بعدم رغبتك يدعم فكرة مبادرتك الشخصية في تفضيلك شيء على آخر، ويساعد هذا على الحد من الطلبات المستقبلية لا فقط منع الموقف الحالي. ساعد بإعطاء البديل عن وقتك وطاقتك إذا كنت ممن يرغبون صدقًا بمساعدة الآخرين، يمكن أن يبدو لك الرفض تصرفًا أنانيًا، وإذا كان هذا الشعور بالذنب هو الحاجز بينك وبين الرفض، جرب منهج الكاتبة Alexandra Franzen. فعندما تحتاج إلى أن ترفض، فإنها تحاول المساعدة بطريقة بديلة، فيكون نموذجها في رفض طلب أحدهم عبر بريد إلكتروني هكذا: وفقًا لـFranzen: "الطريق إلى صياغة رفض رقيق يكون بارفاق شكل آخر من أشكال المساعدة معه"، وعلى هذا البديل أن يكون شيئًا تقدر عليه وترغب بفعله، إذ أنه أسهل وأبسط وأقل استهلاكًا للوقت ولا يكلف المال، أو يناسبك ببساطة، وليس شيئًا يستهلك وقتك. والجميل في هذا النهج هو موازنته في الحفاظ على كل من علاقاتك مع الآخرين الذي يطلبون منك المساعدة وحدودك في العطاء من وقتك وطاقتك. إليك بعض الحلول البديلة لتقدمها في حال أردت مساعدة شخص دون الموافقة على طلبه: اقترح شخصًا آخر قد يمكنه المساعدة. اعرض عليه تقديمه لهذا الشخص. شارك روابط لمقالات أو مقاطع فيديو ذات صلة بالأمر. اقترح كتبًا قرأتها قد تساعد. دل على أي مصادر سبق لك استخدامها فيما مضى. ضع قواعدك المسبقة مما يجعل الرفض صعبًا هو المعاناة في الاختيار بينه وبين الموافقة، وحتى إذا اخترت الرفض فإن الوقت والطاقة اللذين قضيتهما في الاختيار يؤثران على جدول أعمالك مهما كان اختيارك. الحل لهذا يكون بوضع قواعد مسبقة لنفسك شبيهة بتلك المتعلقة بالأشياء المحددة التي لا تفعلها، لتسهيل اتخاذ القرار حول قبول أو رفض أي طلب في المستقبل. يقترح الكاتب وبروفيسور علم الحاسوب Cal Newport تمثيل هذه القواعد بمخطط بياني يطلق عليه "مؤشر الأهمية." مؤشر الأهمية هو وثيقة تنص على المعايير التي على أساسها ستمنح أحدهم وقتًا وانتباهًا، وتحت كل منها الظروف المشترطة ومدى غالبية قبولك بهذا الالتزام. وهي مفيدة خصوصًا في الأمور لا يمكنك تجنبها تمامًا إذ أنها قد تكون مطلوبة لعملك لكن التركيز عليها كثيرًا يستنزف وقتك وطاقتك، مثل أعمال على شبكات التواصل الإجتماعي أو أي اتصالات غيرها وحضور المؤتمرات. لذا يقترح Newport وضع مؤشر يظهر النشاطات التي لا ترغب بفعلها على الإطلاق والحدود التي لن تتجاوزها، فقد لا تحضر أي مؤتمرات خارج دولتك، بينما تنظر في المؤتمرات المعقودة في دولتك حسب مؤشرك وقواعدك، مثلًا: على المؤتمر أن يشمل على الأقل ثلاثة متحدثين أنت مهتم بسماعهم لتحضر المؤتمر. أن تحضر مؤتمرين كحد أقصى كل سنة. يسهِّل وضع هذه القوانين مسبقًا عليك اتخاذ القرار، ويعطيك الإطار المرجعي لهذا القرار، فبدلًا من اختلاق الأعذار، يمكنك شرح قوانينك وتبيين أن هذا الطلب لا يتوافق وهي. أو كما يقول Newport: فجميع هذه الإستراتيجيات بينهما شيء مشترك وهي: التخطيط المسبق. الرفض أمر غير مريح وغير طبيعي لنا ولهذا نحتاج إلى أن نحضِّر أنفسنا له، فنحتاج إلى وضع قواعد وأسس لأنفسنا لنعتمد عليها، لأن النظر في عين أحدهم أو محادثته على الهاتف ورفض طلبه هو أمر شبه مستحيل بدونها. فإذا كنت تواجه صعوبة في ذلك، أسدِ لنفسك معروفًا وقم بالتخطيط لـ"استراتيجية الرفض"، واعتمد عليها في تحضير ردك على طلبات الآخرين مسبقًا، حتى لا تأخذك بغتة، وستشكر نفسك عندما تستمتع بالوقت الإضافي وراحة البال اللذان جلبته لك كلمة "لا." ترجمة وبتصرف للمقال How to Just Say No: 4 Frameworks from the Pros لصاحبه Belle Beth Cooper

لقد كُتب الكثير حول كيفية بناء شركات الإنترنت لبرمجياتها، بدءًا من الكتب مثل كتاب "The Lean Start-Up" (بناء الشركات بسلاسة) وحتى منشورات شركة (Google Ventures)، مع ذلك لا توجد الكثير من الأمثلة لشركات ناشئة تتحدث حول آلية عمل فرق المنتجات لديها. وفي عام 2013 تحدثت شركة Spotify عن آلية عملها، مع ذلك لا توجد الكثير من هذه الأمثلة. ويرجع السبب في ذلك ربما إلى عدم ارتياح الشركات تجاه الحديث أمام جمهورها عن واقع عملها، والذي قد تسوده الفوضى في بعض الأحيان. صحيح أن هنالك الكثير من النصائح المقتضبة، ولكن هناك غياب واضح لأمثلة عملية حول آلية عمل الشركات الناشئة، وخصوصًا تلك التي تحقق نموًا سريعًا، لذلك قررت شركة (Intercom) مشاركة طريقة عملها مع الجمهور. خلال الشهور الـ 12-18 الماضية، أنجزت الشركة العشرات من التحسينات التدريجية، بالإضافة إلى العديد من عمليات إعادة التصميم، وقد تعلمت الشركة خلال هذه الفترة الكثير حول كيفية توسيع فرق بناء المنتجات، وتفاصيل إخراج المنتج إلى النور في أسرع وقتٍ ممكن. وتستند آلية عمل الشركة إلى أربعة مبادئ رئيسية: تحديد قواعد اتخاذ القرار توزيع المسؤوليات وضع خارطة طريق بسيطة وشاملة وشفافة تبني ثقافة تحديد الأهداف ولكن تذكر دومًا: هذه الآلية ليست ملائمة بالضرورة لجميع الشركات، فهي تنبع من الثقافة الخاصة بشركة Intercom أما شركتك فلها ثقافتها الخاصة، وهو ما يتطلب آلية عمل مختلفة. هذه الآلية ليست مثالية بأي حال من الأحوال، إذ تعمل شركة Intercom على إعادة صياغتها باستمرار. وربما تكون الشركة قد غيرت هذه الآلية أو جزءًا منها، وأنت تقرؤها الآن. هذه الآلية ملائمة بالنسبة لشركة Intercom في الوقت الحالي، وفي ظل الفريق الحالي (أربعة مدراء مشاريع، أربعة مصممين، 25 مهندسًا) لكنها لم تكن ملائمة عندما كان الفريق أصغر حجمًا، وربما لن تكون ملائمةً أيضًا عندما يتضاعف حجم الفريق. مع ذلك تأمل الشركة من نشر آلية عملها أن تساعد الآخرين على بناء آليات العمل الخاصة بهم. 1. تحديد قواعد اتخاذ القرار تحتاج الشركات إلى وجود مجموعة من القيم التي تؤمن بها وتساعدها على اتخاذ قرارات صحيحة تتفق مع ما تؤمن به الشركة. وتؤمن شركة Intercom بعدد من القواعد المهمة لتحقيق النمو وتوسيع فريق المنتجات: خطوات صغيرة ومتتابعة أفضل من القفزات الكبيرة تؤمن شركة Intercom بأن مسيرة الألف ميل تبدأ بخطوة، لذلك تراها تميل دائمًا إلى اتخاذ أسهل وأسرع وأبسط الطرق التي تقربها من تحقيق الهدف الكلي. وتقسم الشركة جميع مشاريعها إلى إصدارات صغيرة ومستقلة يضيف كل منها قيمة إلى الزبائن. ويسعى العاملون في الشركة دومًا إلى تبسيط الأمور والتحرك بالسرعة، وعدم إهدار الوقت على أمور ليست مهمة. التركيز على المهام اليومية والأسبوعية تسابق شركة Intercom الزمن، فكل يوم مهم ويجب أخذه في الحسبان، لذلك تكلف الفرق العاملة بمهام أسبوعية تنقسم إلى مهام يومية، وبذلك يعرف كل فرد في بداية كل يوم ما الذي يجب عليه فعله، وكيف يرتبط عمله بالهدف الأسبوعي الخاص بالفريق، وكيف يرتبط عمل الفريق بالمشروع الكلي. التعاون وجهًا لوجه تعتقد شركة Intercom أن الأمور تسير على نحو أسرع عندما تُدار وجهًا لوجه، إذ يستطيع شخصان إنتاج أفكار أكثر وعلى نحو أسرع عندما يكونان معًا. نعم، هناك مزايا للعمل عن بُعد، ولكن سرعة وفعالية اتخاذ القرار ليست من بينها. ولهذا السبب تعمل جميع فرق الشركة في مكان واحد، ويمتلك كل فريق منها غرفة عمليات خاصة به. وتسير الشركة على مبدأ إنجاز الأعمال وجهًا لوجه طالما كان ذلك ممكنًا. البُعد عن التعقيد إن استعمال برنامج لبناء برنامج يستغرق في أغلب الأحيان وقتًا أطول من استعمال اللوحة البيضاء وأوراق الملاحظات. لذلك تميل الشركة إلى آلية عمل مبسطة تتضمن استعمال الحد الأدنى من الأدوات البرمجية لإنجاز العمل. وعندما تتطلب إدارة المنتج استعمال كل من Google Docs وTrello وGithub وBasecamp وAsana وSlack وDropbox وConfluence فهناك مشكلة كبيرة للغاية. النتائج أهم من الخطة الخطة مهمة للنجاح، ولكن الأمور لا تسير دائمًا بحسب الخطة، فالخطط تُوضع عادةً وفق البيانات المتاحة، ولكن البيانات تصبح أكثر وضوحًا بمجرد البدء في التنفيذ. وتتسم أفضل الفرق بالقدرة على استيعاب المعلومات الجديدة والتفاعل معها بحسب المتغيرات، والعمل من أجل الوصول إلى ذات النتيجة في ذات الإطار الزمني. 2. توزيع المسؤوليات تعمل شركة Intercom ضمن فرق منتجات صغيرة الحجم يتولى كل فريق منها جزءًا من عمل الشركة، ويتكون كل فريق من مدير مشاريع، ومصمم منتجات، وكبير مهندسين، وما بين مهندسيَن إلى أربعة مهندسين. ولهذا السبب، يجب أن تكون حدود المسؤولية واضحة لدى الجميع، وهو ما دفع الشركة إلى وضع القائمة التالية: إذا لم يكن تحليل المشكلة صحيحًا، فالمسؤولية تقع على عاتق مدير المشروع، إذ يجب عليه التأكد من إجراء بحث وافٍ حول المشكلة. إذا لم يكن التصميم يعالج المشكلة، فالمسؤولية تقع على المصمم، إذ يتوجب عليه فهم البحث والمشكلة. إذا كان التصميم يعالج المشكلة، ولكنه ضعيف أو لا يتوافق مع سياسات الشركة، فالمسؤولية تقع إذًا على المصمم، الذي يجب عليه فهم سياسات الشركة ومبادئها. إذا لم يسلّم المهندس التصميم، أو سلمه متأخرًا، فتلك مسؤولية كبير المهندسين والذي يتوجب عليه فهم المشكلة والتصميم، ووضع خطة دقيقة وملائمة قبل البدء بكتابة الكود البرمجي. إذا كان هناك الكثير من المشاكل البرمجية ومشاكل الاستخدام، فالمسؤولية تقع على عاتق مدير المشاريع إذ الواجب عليه التأكد من إجراء اختبارات واقعية للبرامج قبل إصدارها. إذا كان الفريق يقضي الكثير من الوقت في إصلاح الأخطاء والمشاكل دون إضافة أي قيمة وفقًا لخارطة الطريق الموضوعة، فتلك مسؤولية كبير المهندسين والذي يجب عليه التأكد أن كل مشروع يحسن جودة الكود البرمجي بصفة عامة. إذا لم يكن هناك تقييم واضح لأداء البرنامج، فتلك مسؤولية مدير المشاريع والذي يتوجب عليه تحديد معايير النجاح بوضوح. إذا لم يكن المنتج يوفر حلًا للمشكلة، فتلك مسؤولية مدير المشاريع والذي يجب عليه التأكد من عدم إجراء أي تغييرات ما لم تكن تعالج المشكلة بالكامل. يتسم عمل فرق بناء المنتجات بالكثير من الضبابية، وهو ما يستوجب التعاون والتنسيق لتحقيق أفضل النتائج، ولذلك يجب على الأفراد العاملين في هذه الفرق الجلوس معًا لتحديد حدود المسؤولية تحديدًا واضحًا للغاية. 3. وضع خارطة طريق بسيطة وشاملة وشفافة خارطة الطريق هي خطة المنتجات التي ستبنيها الشركة على مدار الشهور التالية، وهي تتكون من ثلاثة أطر زمنية: 4-6 أسابيع قادمة: مواعيد مؤكدة لإصدار البرمجيات. الشهور القادمة: خطط مصحوبة بمعلومات واضحة ومفصلة حول المشاكل والفرص المتاحة. ما وراء الشهور القادمة: أفكار عامة ترتبط بطبيعة عمل الشركة. تضع الشركة جميع أفكار المنتجات التي قد تبنيها في قائمة واحدة تخضع لإدارة مدير المشاريع، ويطلع عليه بقية أفراد الفريق بانتظام. وتستمد الشركة خارطة طريقها من ثلاثة مصادر أساسية وهي: معتقدات الشركة: لا تستند المعطيات في هذا المصدر إلى البحث، وإنما لآراء العاملين في الشركة وأفكارهم، وخصوصًا فريق إدارة المنتجات. ردود فعل الزبائن: وهناك ثلاثة مصادر لهذه الردود: ردود فعل تسعى الشركة للحصول عليها بواسطة الدراسات التي يجريها فريق البحث، والحوارات التي يجريها مدراء المشاريع مع الزبائن. ردود فعل تطوعية يقدمها الزبائن عبر موقع الشركة، إذ يختار فريق مساعدة الزبائن مئات الحوارات في كل أسبوع ليطلع عليها مدراء المشاريع، وذلك قبل إضافتها إلى قائمة المنتجات التي قد تبنيها الشركة في المستقبل، أو إضافتها إلى خارطة الطريق الخاصة بالشركة. ردود فعل يجمعها فريق المبيعات من واقع حديثه مع الزبائن ويشاركها مع مدراء المشاريع، وذلك حتى يتسنى لهم فهم المعيقات التي تواجه الزبائن عند استعمال منتجات الشركة. وتستعرض كل من إدارة المبيعات والمنتجات خارطة الطريق بصفة شهرية للتأكد من إزالة هذه المعيقات. بيانات نوعية مستمدة من قياس أداء المنتجات الحالية: وهناك مصدران لهذه البيانات النوعية في هذه الحالة: معايير النجاح المحددة في كل مشروع. معايير نجاح المنتج والفريق القائم عليه. وكما يتضح هنا، تُقسم خارطة الطريق إلى أهداف موزعة على الفرق، ويُقسم كل هدف إلى مشاريع متعددة، ويُقسم كل مشروع إلى عدد من الإصدارات البرمجية المنفصلة. وتسعى الشركة من خلال هذه الاستراتيجية إلى تزويد المستخدمين بأكبر قيمة في أسرع وقتٍ ممكن، ولكن هناك سمات استراتيجية تشترك فيها جميع المنتجات، والفرق، والأهداف، والمشاريع. وفيما يلي ملخص لآلية عمل الشركة في جميع هذه المراحل. السمات العامة لاستراتيجية المنتجات تملك شركة Intercom في الوقت الحالي ثماني سماتٍ عامة تلخص عمل الشركة بأكملها، ولهذا السبب وضعت الشركة لوحة لكل سمة من هذه السمات على جدران المكتب. وتحتوي كل لوحة على عنوان السمة، وسبب أهميتها، والمشكلة التي تعالجها، والفرصة التي توفرها، بالإضافة إلى رسومات توضيحية لمفهومها. أهداف الفرق يمتلك كل فريق منتجات هدفًا استراتيجيًا يستغرق بضعة شهور لإنجازه، ويمثل مجموع هذه الأهداف استراتيجية المنتجات العامّة. وصف المشروع وصف المشروع هو عبارة عن وثيقة تقع مسؤولية إعدادها على عاتق مدير المشروع، وهي تتكون من صفحة واحدة فقط لا غير، وتتناول بإيجاز المشكلة، ومعايير قياس النجاح، ونطاق المشروع، ولكنها لا تقترح أية حلول والتي تأتي في مرحلة لاحقة. وتهدف هذه الوثيقة إلى خلق فهم مشترك للمنتج الذي تسعى الشركة إلى بنائه، وسبب ذلك. خارطة الطريق في Trello تتحرك شركة Intercom بسرعة كبيرة، فقد تتراوح فترة إصدار البرمجيات بين يوم واحد وأسبوعين، كما أنها قد تعمل على 5 أو 6 مشاريع، إضافةً إلى عشرات الإصدارات البرمجية في ذات الوقت. ولهذا السبب تستخدم الشركة موقع Trello لضبط إيقاع العمل. ويخضع كل شيء في Trello لمدير المشاريع والذي يخصص بطاقة لكل إصدار برمجي، وتتضمن هذه البطاقة روابط لأعمال التصميم الجارية. ويشير لون البطاقة إلى فريق المنتجات المسؤول عن العمل فيها، إذ تمتلك الشركة خمسة فرق مختلفة. وتخول الشركة فريقًا واحدًا لكل إصدار برمجي، وذلك لتعزيز المسؤولية والمحاسبة، وفي حال وقوع خلل تُوضع علامة حمراء على البطاقة الخاصة بالإصدار البرمجي لمتابعته. بطاقة المشروع في Trello يمتلك كل مشروع بطاقة خاصة في Trello وتضم هذه البطاقة الروابط الخاصة بوثيقة وصف المشروع، وجميع الإصدارات البرمجية في إطار ذلك المشروع، كما أنها تحتوي قائمة مهام للتأكد من عدم نسيان أي شيء. بطاقة الإصدار البرمجي في Trello تخصص الشركة بطاقة لكل إصدار برمجي، وتتضمن هذه البطاقة روابط أعمال التصميم، وجميع الوثائق المساعدة التي توضح المنتج وآليات تصميمه. كذلك تحتوي البطاقة قائمة مهام مقسمة إلى خمسة أقسام وهي: التصميم، البناء، ضمان الجودة، الإصدار التجريبي والكامل، وما بعد الإصدار. 4. تبني ثقافة تحديد الأهداف الأهداف الأسبوعية تسعى الشركة إلى التركيز والحفاظ على مسارها من خلال تحديد أهداف أسبوعية لكل فريق، وتشمل هذه الأهداف إصدار برمجيات وفق خارطة الطريق، أو تقليل عدد الأخطاء البرمجيات، أو تحسين النظام على نحو يمكن الشركة من المضي قُدمًا في المستقبل. ولتحقيق هذه الغاية أنشأت الشركة أداةً أطلقت عليها اسم Hustle وهي تجمع في مكان واحد كلاً من الأهداف، وخارطة الطريق من الواجهة الخاصة بموقع Trello، وكذلك ملخص المشاكل البرمجية المفتوحة في موقع Github. والخلاصة أن الفرق تضع أهدافًا أسبوعية، وتُحاسب عليها. الأهداف اليومية واللوحة البيضاء يضع العاملون في الشركة أهدافًا يومية، وحتى أقل من ذلك، لضمان تحقيق الأهداف الأسبوعية، وهو ما ينبع من اعتقاد الشركة بأهمية كل يوم، لذلك يمتلك كل فريق منتجات في الشركة لوحة بيضاء يستعملها لتسجيل ومتابعة أهدافه اليومية. اللقاءات الأسبوعية في نهاية كل أسبوع يتجمع العاملون في الشركة أمام الشاشة الكبيرة في مطعم الشركة، ويستعرض المهندسون المنتجات التي كانوا يعملون عليها خلال الأسبوع. وتعزز هذه اللقاءات إيمان الشركة بأهمية ضبط إيقاع العمل، فهي في سباق مع الزمن، لذلك تقسّم العمل إلى خطوات يمكن إنجازها خلال أسبوع واحد فقط. هذه الآلية تغيّرت تدرس شركة Intercom آلية عملها وتعدلها باستمرار، إذ يتعلم العاملون في الشركة أشياء جديدة في كل أسبوع. وقد تناول هذا المقال دروسًا لم يكن تعلمها سهلًا أبدًا، ولكنهم استطاعوا الوصول إليها بالمحاولة مرةً بعد مرة، وخصوصًا أن بناء منتج في شركة سريعة النمو يُعد أمرًا صعبًا للغاية. وفي الختام، تأمل الشركة أن يساعدك هذا المقال على تحسين آلية عملك. ترجمة -وبتصرف- للمقال Lessons learned from scaling a product team Rate لصاحبه Paul Adams

أنت تدرك أنّ عليك تفويض المهام. الجميع يقولون: "فوّض المهام أكثر " كما لو أنّ التفويض هو الحل لكل مشاكلك. يمكن أن يكون كذلك، إذا قمتَ به على الوجه الصّحيح. استغرقتُ –تقول الكاتبة- 10 سنواتٍ لأفكّ الشّفرة. إليك إذن التّدوينة الّتي تمنيّت امتلاكها ذلك الوقت لتسهيل تعلم فن التفويض. مفهوم التفويض التّفويض بمفهومه العامّ هو وضع الثقة في شخصٍ آخر وإسناد مهمّة أو مسؤولية إليه، يكون عادةً أقلّ رتبةً منك. يعجبني ذلك التّعريف العام الّذي يبدأ بالثّقة، لكنّه لا يذكر عادةً القرارات مع الأمثلة الّتي يمكن تفويضها، مما يدعو للأسف، فذلك تحديدًا مربط الفرس. لذا فإنّ تعريفًا أحدث يمكن أن يكون: يمكن للتّفويض أن يتعلّق بمساعدة فريقك على التطوّر تماما كما يمكن أن يتعلّق بمساعدتك أنت ذاتك على التطوّر. هو أقرب للفنّ منه إلى تعليمة ثابتة "افعل هذا هكذا دائما". وإليك فيما يلي مجموعةً من الأسئلة الّتي يمكن أن تساعدك على اتّخاذ قرار متى وكيف ومن تفوّض: هل الشّخص على مستوى التوقّعات؟ إذا كانت الإجابة لا، فهل أمتلك ما يمكن أن يدفعه إلى تعلّم ما يحتاج كيما يصبح على قدر التوقّعات؟ أم أنّ تفويضه يشكّل خطرًا على نجاحه في منصبه الحالي؟ إلى أين يريد هذا الشّخص الوصول، وكيف يريد التطوّر؟ وماذا بيدي لمساعدته في مسعاه؟ ما الّذي أجيده ويستعصي عليّ إسناده لغيري، مما يعني أنّه ينبغي تفويض أحد للقيام به؟ ما الّذي لا أجيد فعله ويمكن أن يقوم به غيري على وجه أفضل، دون أن أفرض عليه القيام بعملي؟ هل أنا في مستوى عالٍ غير أنّني أقضي فيه وقتًا أطول "فاعلا" بدل التّفكير والمناقشة واتّخاذ القرارات؟ إذا ما كنتُ كذلك، فإنّني على الأرجح أقوم بعملٍ تعلّقتُ به رغم تقدّم مسيرتي في العمل وينبغي عليّ التخلّي عنه. من الأشياء المساعِدة أيضا السّماح للآخرين بالمشاركة: "هذه بعض الأعمال المسطّرة لديّ، إذا ما شاء أحدكم أخذ شيءٍ منها أو المساعدة، فليُعْلِمني!" الهدف من وراء التفويض ينبغي أن يبدو التّفويض كالهديّة، لا عملًا إضافيًّا ينجرّ عنه يومٌ طويلٌ آخر، ولا مشروعًا بلا طائل. الهدف النّهائي من وراء التّفويض هو أن يشعرَ المفوَّض بشيء مما يلي: رائع، تعلّمتُ الكثير بأداء هذه المهمة. أنا الآن بعدما أدّيت تلك المهمّة مستعدٌّ لفعل كذا وكذا. شكرا على ثقتك بي. هذا التّقدير الضمنيّ لقدراتي أشعرني بالرّضا. وعلى النّقيض، فإنّه لا ينبغي أن يشعر الشّخص بأيٍّ مما يلي: لماذا طلبت إليّ فعلَ هذا إذا كنتَ سترافقني في كلّ خطوة أقوم بها؟ ما فائدتي إذا كنتَ ستتلقّى كلّ التّقدير لقاء العمل الّذي قمتُ به أنا؟ فهمتُ الآن، أنا أقوم بعملك بدلا عنك ! لماذا أنت هنا إذن؟ هذه هي النّتائج الأكثر شيوعًا جرّاء التّفويض السيّء. إضافةً إلى أنّه قد يسِمُك بأسماء مميّزة كالمدير المدقّق، وسارق التّقدير، والاستغلاليّ. أشياء ينبغي القيام بها قبل التفكير في تفويض شخص ما قبل الشّروع في التّفويض عليك بناء قاعدةٍ قويّة. تحتاجُ أن يكون فريقك ديناميكيًّا وعلاقاتك الشّخصيّة بكلّ فردٍ فيه متينة وصحيّة. إذا لم تجب على الأسئلة التّالية بنعم مقنعة، فإنّ عليكَ تحسين بعض الأمور قبل الانطلاق في التّفويض: 1. هل تملك وعيا بالذات؟ تصحيح طريقة أحدهم في القيام بأمرٍ اعتدتَ أو حتّى أجدتَ القيام به قد يكون أمرًا مغريًا. ركّز على ما تحتاج أن تُسندهُ وعلى سبب أهميّته، لا على كيفيّة القيام به، إلاّ إذا سُئلْتَ عنها. حسّن من وعيك بذاتك حتّى تكبح نفسك إذا ما بدأتَ في الثّرثرة حول كيفيّة أداء تلك المهمّة. 2. هل المسؤوليات والمهام لكل دور في فريقك -بما في ذلك دورك- واضحة ومحددة للفريق بأكمله؟ يحتاجُ فريقُ العمل أن يفهم ما هو متوقّعٌ منه كفريقٍ ومن كلّ فردٍ منه، ومنكَ أنتَ أيضًا. تدوينُ هذا والإشارة إليه يعود بالنّفعِ لاحقًا. فريقكُ بهذا سيشعرُ بعزيمةٍ أكبر ويتصرّف وفقًا لذلك. بل وسيتمكّنون من تحديد الأشياء الّتي يريدون تعلّمها أو تجربتها. وزيادةً على هذا، فإنّهم سيتمكّنون غالبًا من استشعار القيمة الّتي تضيفُها أنت إلى الفريق. 3. هل يحترم كل فرد في الفريق –بما فيهم أنت- الآخرين ويثق بعضهم ببعض؟ الثّقة والاحترام المتبادلان هما الطّبقة الأولى في بناء السّلامة النّفسية، والّذي يُعدُّ شرطًا أساسيًّا في إقبال الأفراد على المخاطرة، فالقيام بأشياء جديدةٍ متعلّقٌ كليًّا بما يمكن عدّه أكبر المخاطرات على الإطلاق: الفشل. عمليّة قبول المهام المسندة إلى المرء يمكن أن تُظهر نقاط ضعفه الّتي يسهُل تخفيفها حالَ توفّر السّلامة النّفسية الفعليّة. 4. هل تؤمن وكل عضو في فريقك أن من الآمن الفشل؟ لعلّ هذا يكون الدّليل الأبرز على امتلاك فريقك سلامةً نفسيّةً حقيقيّةً. لكنّهم لن يؤمنوا بأنّ خيار الإخفاق آمنٌ ما لم يخوضوا تجارب تثبتُ لهم أنّه فعلاً شيءٌ آمن. دعهم يُخفقون، وتأكّد من أنّهم يدركون أنّه شيء مقبول، ولقّنهم التعلّم من فشلهم. فأوّلُ لحظةٍ تفقدُ فيها أعصابَكَ أو تبدو عليكَ فيها خيبة الأمل، إنّما تنشرُ فيهم إحساس أنّ الفشل ليس خيارًا مقبولاً. وإنّه لمن الصّعب تخطّي ذلك. 5. هل تعي نقاط القوة وفرص التطور لكل عضو من فريقك بما فيهم أنت؟ التّفويض الّذي يعتمد على نقطة قوّة في المفوَّض تجربة مغايرة عن التّفويض الّذي يُبرز فرصةً للتطوّر. إذ ربّما تحتاجُ في الحالة الثّانية لتوفير المزيد من التّوجيه، والتّشجيع، بل وحتّى التّدريب. ربطُ شيءٍ مفوَّضٍ يجبُ تنفيذهُ إمّا بنقطة قوّة أو بفرصة تطوّر سيُطلعكَ سريعًا على مستوى الجُهد الّذي يمكن أن تتوقّعه، وكذا الوقت الضّروري لإتمامه. 6. هل تعرف كيف يريد كل فرد في فريقك أن يتطور؟ إدراكُكَ لما يريدُه أفرادُ فريقك فيما يتعلّق بتطوّر مسارهم المهني يمكن أن يكشف الكثير من فرص التّفويض. فإذا صادفتَ شيئًا يمكن تفويضهُ إلى أحدهم أن يساعده في تطوير مساره المهني بالشّكل الّذي يريده، فمن العقلانية تفويضهُ به. 7. هل يدرك كل فرد في فريقك الغرض والتوجه والأهداف من وراء عملهم؟ هذه هي الخطوة الأولى في تنسيق فريقك. وكلّما كان فريقك منسّقًا كان من الأسهل تفويض ما هو أصعب من المهامّ، من مسؤوليات وقرارات. التّفويض يُظهر الاختلالات، وذلك أمرٌ طبيعي. تعلّم وتطوّر بفضلها. طالما تمتلكُ تنسيقًا مبدئيًّا أساسيًّا في الفريق، فمن المقبول التعلّم والتطوّر معًا من خلال الأشياء الصّعبة الّتي يُظهرها التّفويض. محاولة التفويض من دون هذه القاعدة القويّة أمرٌ خطير، وقد ينتُج عنه تلك الألقاب القبيحة آنفة الذّكر. 8. هل تملك تعريفًا للنجاح؟ ينبغي لك ولفريقك، من قبل تفويض أيّ مهمّة أو مسؤوليّةٍ أو قرارٍ، أن تمتلكوا فكرةً واضحةً عمّا يبدو عليه النّجاح. فدفعُ نفسك إلى تعريف النّجاح من البداية يضمنُ أنّ التوقّعات واضحةٌ وكذا تركيزَكَ على سبب العمل وهدفه لا على طريقة تنفيذه. 9. راجع نفسك! قبل الانطلاق في التّفويض، لا بدّ من فحصٍ ذاتي أخير لضمان أنّكَ وفريقَك مستفيدون جميعًا من عمليّة التّفويض: إليكَ بعض النّصائح في حال كنتَ قلقًا -وحريٌّ بك القلق- من استغلال أحدهم: تفويض شيءٍ ما مرّةً وحيدةً يمكن أن ينجرّ عنه قيامهم ظلمًا بعملك عوضًا عنك. يمكنك تعديل مسؤوليات عمل أحدهم أو زيادة راتبه إذا كان من المنطقي جعلُ ما فوّضته به جزءًا منتظمًا من عمله. إذا كان أحد أفراد الفريق على وشك الترقّي، فمن المقبول تفويضه عبر نقل بعض المسؤوليات إليه لمساعدته على تحضير وإثبات نفسه. تأكّد فقط أن تُزيح تلك المسؤوليّات الجديدة عن كاهله إذا لم يحصل على التّرقية. 10. وجه، شجع، وامدح! بينما يقوم أعضاء فريقك بالعمل الّذي فوّضته إليهم، تأكد من دعهم كليًّا لتجنوا جميعًا ثمار التّفويض. وجّه سيطرحون أسئلةً فوجّههم. وتأكّد من توفير التّدريب لهم إذا ما احتاجوه، حتّى تمكّنهم من تجريب شيء للمرّة الأولى تجريبًا صحيحًا. اقرنهم مع من يستطيع توجيههم وتزويدهم بالدّعم الإضافي. امنحهم الفرصة ليقوموا بالعمل على طريقتهم. شجّع سيشكّكون في أنفسهم فشجّعهم. افتح قلبك لهم وأطلعهم على أوقاتٍ أحسست أنتَ فيها بالشكّ في قدرتك على فعل شيءٍ أردت القيام به. ذكّرهم بأنّ الفشل مقبول وبما هو متوقّعٌ منهم، وعدّل تلك التوقّعات إذا لزم الأمر. امدح بغضّ النّظر عن النّتيجة، احتفل. إذا كانت نجاحًا، رُدّ الفضل إليهم واعترف بهم بصراحة. وإن كانت إخفاقًا، تحدّث عمّا تعلّمتم جميعًا، واحتفلوا بالتّجربة الّتي خضتموها. والآن إذا اقترحتَ على أحدهم أن يفوّض العمل أكثر، يمكنك أن تريه هذا المقال لمساعدته على التعلّم. ترجمة -وبتصرف- للمقال The Secret Art Of Delegation لكاتبته: Virginia Ulrich

من الصّعب جدًّا تسيير صندوق بريدٍ واردٍ مشتركٍ. تضيع رسائل إلكترونية، ويردّ أفراد الفريق على الرّسالة ذاتها أكثر من مرّة، ويفتقدون التّواصل اللاّزم لحلّ المشاكل القائمة. لا أحد يشكّك في أنّ إدارة البريد الإلكتروني المشترك تحتاج مهاراتٍ تنظيميّة وتواصليّة ممتازة. وحتّى الخبراء الّذين يملكون أفضل تلك المهارات يحتاجون فوقها إلى أداة تسهّل جهودهم في مساعدة العملاء كلّ يوم. في غياب [برنامجٍ لإدارة البريد الإلكتروني](رابط المقال الثّاني من هذا المشروع)، فإنّ توسيع نطاق عملك مع ترويض فوضى البريد الوارد تكاد تكون مهمّة مستحيلة. مع تطوّر عملك، تقوّي أداة تنظيم البريد الإلكتروني الفِرق لإرضاء العملاء والإتيان بأفكارٍ جديدة. اختر حلا يمنحك فوائد صندوق البريد المشترك ويريحك من مشاكله مزايا البريد الإلكترونيّ كثيرة فهو سهل الاستعمال، سريع التّنفيذ، منخفض تكلفة الإدارة، ومتاح للجميع تقريبًا. يتيح البريد الإلكتروني المشترك للفِرق منفذًا موحّداً وبسيطًا لحلّ مجموعةٍ من المشاكل. برامج إدارة البريد الإلكتروني الأفضل تعزّز من نقاط القوّة هذه، بينما ترفع من قدرة الفرق على التّعاون خلف الكواليس، وتحسين تجربة العميل. سواء كنت مؤسسة غير ربحيّة تراسل المتطوّعين، أو وكالةً عقاريّةً تخطّط لنقل سكن، فإنّ التّواصل يبقى في كلّ الحالات بسهولة إرسال رسالة إلكترونية. لن يشعُر متعاملوك بتغيّر أي شيءٍ عدا عن تحسّن الخدمة الّتي يتلقّونها. حدّدنا -تقول كاتبة المقال- بعض الطّرائق الّتي يساعدك بها برنامج إدارة البريد الإلكتروني على تنظيم بريدك داخليًّا، حتّى تحافظ على رضا فريقك ومتعامليك. 1. حافظ على تنظيمك وأنت تتطور صندوق البريد الوارد المشترك صعبُ التّنظيم لأنّه أداة بسيطةُ جدًّا. وحتّى باستخدام المجلّدات والعلامات، يبقى تنظيمُ صندوق البريد الوارد تحدّيًا في نظر المديرين فيقسّمونه بين مجموعة من أفراد الفريق. وهذه المهام تزداد تعقيدًا وإرباكًا بإدراجِك مناطق زمنيّةً مختلفةً أو تضخّم مبيعاتك. إذا استخدمتَ أداةً لتنظيم البريد الإلكتروني، يمكنكَ الاستفادة من مزيّة نقطة الاتّصال الواحدة. وليس هذا وحسب، بل يمكن لفريقك إدماج خطواتٍ تنظيميّةٍ سهلة تحافظُ على جودة تجربة العميل. فصناديق البريد الإلكتروني، والعلامات، وتوزيع المهام، يمكنها جميعًا الحفاظُ على النّظام في مكتب المساعدة. صناديق البريد الإلكتروني: أنشئ صناديق بريدٍ تصنّف محادثات العميل لكلّ الفرق، والعلامات التّجارية، والمنتوجات، أو حسابات البريد الإلكتروني. تظهر فائدة صناديق البريد المتعدّدة خاصّةً إذا كان فريقك مسؤولا عن حسابات بريدٍ إلكتروني متعدّدة (على سبيل المثال: billing@domain.com أو shipping@domain.com) هكذا، لن يضطرّ أحدٌ إلى مغادرة مكتب المساعدة لينظّم الرّسائل عبر حسابات بريد إلكترونيّة مختلفة. العلامات: صنّف الرّسائل الإلكترونية حسب الموضوع أو نوع المشكلة باستخدام العلامات. هذه الإشارات المرئيّة تساعدك على تتبّع محادثات مختلفة وتسهّل إنتاج التّقارير حول الموضوع المرغوب أيضًا. حاول أن تكون دقيقًا في إنشاء العلامات. فعلامة "تأخّر الشّحن" أدقّ مثلا من علامة "الشّحن". فباستخدام الأولى، يمكن لفريقك التعرّف على المشكلة مباشرةً. حين ترى رمزًا كبيرًا مع تلك العلامة، تدرك على الفور أنّها مسألة مهمّة. توزيع المهام: خصّص المحادثات للمستخدمين المسؤولين عنها عبر استخدام قائمة منسدلة بسيطة للمدير وأفراد الفريق على حدّ سواء. تظهرُ مهام المستخدم كلّها تحت مجلّد "خاصّتي". بينما يرى كلّ فردٍ في الفريق المحادثات في مجلّد "مخصّص" وآخر "غير مخصّص". كما يمكنك البحث باسم الموظّف لترى ما يعمل عليه أيّ فردٍ بعينه في أيّ وقتٍ. 2. اعمل على أتمتة العمل المجهد مع سير العمل الأتمتة الذكيّة تعزّز كفاءة التّعاون في البريد الإلكتروني، وذلك بتقليل التّأخير الإداري.لا توجد طريقةٌ في صندوق البريد الوارد لأتمتة المهام أو الفرز، لذا يمكن أن يعلق الموظّفون لأيام في سبر أغوار العمل الإداري. بدلاً من تنظيم صفّ عملٍ يدويًّا، يمكنك إنشاء خطّة عملٍ شرطية (إذا كان فإنّ) توصلُ الطّلبات إلى أعضاء الفريق المناسبين، وتولي الأولويّة للطّلبات المستعجلة، ويمكن حتّى أن ترسل رسائل إلكترونية بالجملة. خطط العمل هذه يمكنها أيضًا إنشاء "مجلّدات" بناء على شروط مسبقة. لنأخذ بعض الأمثلة: تخيّل رسائلك الإلكترونية معلّمةً وموجّهةً لأصحابها تلقائيًّا. يمكنك بهذا توفير الوقت، وتوزيع أعباء العمل توزيعًا عادلًا، وكذا مساعدةُ المساهمين من أفراد الفريق على تطوير نيش niche خاصّ. خاصية الأتمتة هذه يمكنها أن تمتدّ إلى قطاعات أخرى في شركتك كتطوير الأعمال، والتّسويق، والموارد البشرية بإعادة توجيه الرّسائل الإلكترونية تلقائيًّا إلى أعضاء الفريق المناسبين. ثمّة أنظمةٌ مدمجةٌ تضمن المتابعة، والحدّ من سوء التّواصل الّذي يمكن لولاها أن يتفاقم إلى مشاكل تمسّ الشّركة بكلّ قطاعاتها. عندما تجهّز خطط سير العمل قم بأتمتة الطّلبات حسب درجة استعجالها. فالشّركات الّتي تعتمد على المخزون مثلا دائما ما تحتاج ردودًا شبه فوريّةٍ لتأكيد الطّلبات. لذا قم بتجهيز سير عملٍ يسمُ تلك الرّسائل الإلكترونية بوسم "عاجل" ويصنّفها تلقائيًّا في مجلّد ذي أولويّة ليتم الردّ عليها فورًا. الفرق الّتي تواجه تحدّيات واسعة النّطاق يمكنها التكيّف والتّواصل خلال المواقف المستعصية، وكذا تحسين سير عملها اليومي. لنقل على سبيل المثال أنّ الظّروف الجويّة اضطرّت فريقك إلى تغيير تاريخ حدثٍ ما. سيمكنك حينها تعليم المحادثات، بل وأتمتة ردودٍ مجملة على الرّسائل الإلكترونية الّتي تحمل كلمات معيّنة في عناوينها. خطط سير العمل هذه تحرّر فريقك للتّركيز على مساعدة العملاء بدل الكدّ في إجراءات إداريّة مرهقة. 3. اجمع الردود والآراء القابلة للتطبيق في كل تعامل حتّى عندما يساعدُ المدراء في الردّ على المشاكل يوميّا، فإنّ من المستحيل تقريبًا تقدير أداء فرقهم من دون تقييمات دقيقة. التّجارب المحكيّة جديرةٌ بالملاحظة، لكنّ المعطيات الدّقيقة هي ما يعطيك المعلومات الّتي تحتاجها لتحديد الأهداف والوصول إليها. مركز المساعدة في مواقع حسوب مثلا يتيح لفرق الدّعم والمساعدة مراسلة العملاء باستبيانٍ لتسجيل تقييمهم من نجمة واحدة إلى خمس للأسلوب والتّعامل، وسرعة الردّ والتّجاوب، ووضوح الرّدود والمعلومات، وكذا مستوى سعادة العميل. يمكنك تكييف المحتوى في رسائل التّقييم وصفحة جمع الرّدود حسب ما يفضّله فريقك. كما يمكنك أيضًا إضافةُ مساحة للتّعليق. بفضل هذه الميزة يمكنك جمع انطباعات وأحاسيس العملاء الّذين تتواصل معهم يوميًّا. الانطباعات الّتي تجمعها الفرق من برنامج إدارة البريد الإلكتروني لها تطبيقاتٌ واسعة النّطاق على مستوى الشّركة ككل. فما من وسيلةٍ أفضل لاكتشاف الاختلالات في الشّركة من استطلاع الشّكاوى والتّقييمات. إذا كان فريق مندوبي المبيعات لا يروّجون لمنتوج ما بشكل صحيح، فانعكاسات ذلك ستنتهي لا شكّ برسالةٍ في صندوق بريد أحد فِرقَك. وإذا اتّحذ مدير مكتبةٍ قرارًا لم يعجب مستخدميها، فتلك الشّكاوى ستنتهي في صندوق بريد. الاستثمار في مكتب مساعدةٍ ممتاز يضمن إيصال صوتِ عملائك بقوّةٍ ووضوح. 4. ارفع كفاءة الفرق بمدهم بسياق المشاكل متى كانت آخر مرّة راسلك فيها أحدهم بخصوص مشكلة مستعصية؟ أكثر ما يثير ارتباك فرق المساعدة هو غياب سياق المشكلة الّذي يحتاجونه لتنفيذ عملهم بجدارة. إستراتيجيّة إدارة البريد الإلكتروني المُحكمة تستعين بالسّياق الإضافي لتؤسّس لتجربةٍ مفيدةٍ. يمكن لموظّفي الدّعم الاطّلاعٌ على المحادثات السّابقة عبر قائمةٍ جانبيّةٍ ليفهموا لماذا يحتاج الزّبون إلى المساعدة. فمن المٌفيد معرفة ما إذا كانت المشكلة -أو المشاكل- تظهرُ للعميل لأوّل مرّةٍ، أو إذا ما كانت تعاودهُ مرارً وتكرارًا. يمكن للفرق تسخيرُ تطبيقاتٍ وبرامج خاصّةٍ لاستقطاب المزيد من المعلومات. فمع كلّ مصدر معطياتٍ تمتلكُ المزيد من السّياق لتشكيل إجابةٍ تلبّي احتياجات العميل وتساؤلاته مهما كانت الظّروف. 5. ادعم التعاون خلف الكواليس باستخدام "الملاحظات" من أعقَد الأمور في البريد الإلكتروني انعدام الفاصل الواضح بين التّواصل الخارجي والتّعاون الدّاخلي بين أعضاء الفريق. فأنت عندما تعيد توجيه رسالةٍ إلى فنيٍّ طلبًا للمساعدة، يمكن أن تضيع تلك الرّسالة وسط الأخريات، أو تٌرسَل خطأ إلى طرفٍ غير المقصود بها. سلاسل البريد الإلكتروني يمكن أن تستطيل وتتعقّد لدرجةٍ تجعلك تائهًا محاولاً استنباط الطّريقة الّتي تساعد بها العميل. التّعاون الفعّال في إدارة البريد الإلكتروني يعتمد على قدرتك في التّعاون خلف الكواليس من دون تجاوز المنصّة الّتي تستخدمها، أو المخاطرة بإظهار حواراتك الدّاخلية لعملائك. يمكنك فعل ذلك عبر الملاحظات الّتي تكون سريّةً عادة ولا تظهر إلا لأعضاء الفريق. يمكن لأعضاء الفريق أيضًا استخدام الرّدود المسجّلة الّتي يستطيعون تخصيصها بأساليبهم أو أساليب زملائهم. وهكذا، فهم لن يحتاجوا للبدء من الصّفر في كلّ مرّة يردّون فيها على عميل. أدوات إدارة البريد الإلكتروني يمكنها مساعدة أعضاء الفريق في تطبيق هذه الاقتراحات من هواتفهم المحمولة. فبعد استلام تنبيه بوجود رسالة إلكترونيّة جديدة، يمكنك إضافة ملاحظة داخليّة وتعيين المحادثة إلى زملائك. يمكنك أيضًا رؤية من يردّ على المراسلة في الوقت الحالي لتجنّب التّداخل أو الرّدود المتعدّدة: علامات صفراء وحمراء بسيطةٌ تُظهر من يقوم بالردّ على المحادثة. وحتّى إذا غفلت عن تلك العلامات، يمنعك تطبيق كـ شرطيّ المرور "Traffic Cop" من الردّ على عميلٍ تلقّى ردًّا من قبل. 6. ادعم تجربة المستخدم ببرنامج إدارة البريد الإلكتروني حينما يستعصي على الفرق السّيطرة على بريدها الإلكتروني، فإنّ مجتمع مستخدميك يدركُ ذلك. لذلك، بدلا من السّماح لحالة بريدك الفوضويّة بإملاء تجربة المستخدم في شركتك، استثمر في أداة تضمن تقديم المساعدة الّتي يحتاجها العملاء. عملاؤك سيَسعدون بذلك، وكذلك أعضاء فريقك. ترجمة -وبتصرف- للمقال How Team Email Management Software Can Help Get Your Inbox Under Control لكاتبته: Elizabeth Wellington

العمل لساعات طوال عادةٌ تضر بصحتك كما تضر بعملك، إليك كيف تكسر تلك العادة السيئة. بقاؤك في المكتب إلى السادسة أو السابعة أو حتى التاسعة مساءً قد لا يبدو لك أمرًا جللاً، لكن مع الوقتِ تتراكمُ تلك السّاعات الإضافية لتؤدّي إلى تزايد خطر الإصابة بأمراض القلب والأوعية الدّمويّة، تدهور الحالة الصحيّة عموما، والإنهاك. خلُصت دراسةٌ امتدّت عبر ثلاث قارّاتٍ إلى أنّه "يزيدُ خطر السّكتة الدّماغية عند الّذين يعملون أكثر من خمسة وخمسين (55) ساعةً أسبوعيًّا بنسبة ثلاثة وثلاثين بالمئة (33%) أكثر من أولئك الّذين يعملون بين 30 و40 ساعة أسبوعيًّا." ظهرَ أيضًا أنّ العاملين لساعاتٍ طويلةٍ تزدادُ لديهم نسبة الإصابة بمرض الشّريان التّاجي بنسبة 13%. مع أنّ هذه الدراسة لم تُثبت علاقةً سببيّةً مباشرةً، غير أنّ الاطراد العالي بين العمل الطويل وزيادة مخاطر الصحّة كافٍ ليدفعنا للتّفكير. مصدر المعطيات: منظّمة التعاون الاقتصادي والتّنمية ملاحظة: تعنى هذه النّسب بالموظّفين الّذين يعملون عادة أكثر من 50 ساعةً، أمّا في روسيا فهي نسبة العاملين لأكثر من 51 ساعة. كما أنّ العمل المأخوذ في الحسبان هو العمل الرّئيسي فقط للموظّف في الدّول التالية: كندا، الشيلي، كولومبيا، كوستاريكا، التشيك، فنلندا، المجر، لاتفيا، المكسيك، البرتغال، سلوفاكيا، السويد، تركيا. أما في باقي الدّول فجُمعت أعمال الموظّف كلّها. هذا، وأُقصيت من الإحصاء نسب العمال الّذين تختلف ساعات عملهم بين الأسبوع والآخر. بالإضافة إلى أنّ ساعات العمل غير المتعاقد عليها لم تحتسب في كندا، المجر، الشيلي والنّرويج. غير أنّها تحتسب إذا كانت دائمة في كلّ من أستراليا، المكسيك، نيوزلندا، روسيا، السّويد، الو.م.أ وتركيا. وأخيرًا، فإنّ استراحة الغداء مستثناة من الحساب في النمسا، بلجيكا، الدنمارك، إستونيا، فرنسا، ألمانيا، اليونان، إيرلندا، إيطاليا، لوكسمبورغ، هولندا، البرتغال، سلوفاكيا، سلوفينيا، إسبانيا، والمملكة المتحدة. فيما لا تتوفّر التّفاصيل فيما يخصّ البرازيل. (هذه المعطيات تخصّ سنة 2016 أو ما يليها من السّنوات الّتي توفّرت خلالها الإحصائيات.) ليسَ العمل لوقتٍ طويلٍ مجرّد شيءٍ مزعجٍ، بل يتجاوز ذلك إلى التّأثير سلبًا على إنتاجيّتك. إذ أظهرت الدّراساتُ أنّه وبعدَ نقطةٍ محدّدةٍ ينتُج عن العمل لساعاتٍ إضافيّةٍ تناقصٌ في العائدات: بمعنى أنّ كلّ ساعةٍ إضافيّةٍ تقضيهَا في المكتبِ تكون أقلّ إنتاجًا من سابِقتِها. وجدتْ دراسةٌ على عمّال المصانع البريطانيّين خلال الحرب العالميّة الثّانية أنّ 49 ساعةً كانت هي النّقطة الّتي يبدأ بعدها ظهور تراجع العائدات. فيما أظهرتْ دراساتٌ أخرى أنّ كيفيّة قضائك لوقتك في العمل تؤثّر على إنتاجك أكثر من تأثير عدد السّاعات الّتي تعملها. رغم توفّر الدّليل على أنّ العمل ساعاتٍ طويلةً لا يحقّق شيئًا، إلاّ أنّنا لا نبدي رغبةً في إيقاف ميلنا للعمل أكثر من 40 ساعةً أسبوعيًّا. وفقًا لمؤشّر الحياة الأفضل الصّادر سنة 2018 عن منظّمة التّعاون الاقتصادي والتّنمية (OECD)، فإنّ 33,8% من الموظّفين في تركيا يعملون لساعاتٍ طويلة (أكثر من 50 ساعة في الأسبوع) لتحتلّ بذلك المركز الأوّل من بين 31 دولةً عضوًا في المنظّمة. نعيشُ في مجتمعٍ يساوي الأهميّة بالانشغال، والالتزام في العمل بالسّاعات الطّوال. بينما تختفي شيئًا فشيئًا الفواصل بين العمل والحياة بسبب اتّباع نهج جداول العمل المرنة، الوظائف غير المربوطة بمكان، والقدرة على حمل أعمالنا معنا في جيوبنا حيثما حللنا. ومن المفارقات أنّ المرونة الّتي تسمح لنا بالتحكّم في جداول أعمالنا تدفعنا أيضًا إلى تجاهل التوقّف حتّى إذا كان من مصلحتنا القيام بذلك. حين لا نحدّ ساعاتِ عملنا، فإنّنا نضحّي بوقتِ النّشاطات الّتي تجدّد طاقتنا. التّمرّن مثلا، والعشاءات العائلية، ولقاء الأصدقاء، وحتّى قضاء الوقت في الطّبيعة، هذه أشياء ضروريّةٌ جدًّا لصحّتنا العقليّة والجسديّة على المدى الطّويل، وكذا لإنتاجيّتنا. إذًا كيف يمكنُك الخروج من المكتب في الوقت المناسب وتجنّب المخاطر الصحيّة النّاجمة عن العمل الزّائد؟ إذا كان رئيسُك هو من يطالب بساعات عملٍ طويلةٍ فلا مخرج لك. أمّا إن كنتَ تبقى في العمل طويلاً بعد نهاية الدّوام من تلقاء نفسك، فقد حان الوقتُ لتسأل نفسك عن سبب هذا وعن كيفيّة تجاوزه. سواءٌ كان السّببُ رغبتك في إثبات التزامك، أو محاولتُك إنجاز أكثر ما يمكن، أو مجرّد شعورٍ بالذّنب حيال الخروج "مبكّرًا"، فإنّ الخطوات الأربع التّالية ستساعدك على الخروج من المكتب في وقتٍ مناسب، محسّنةً بذلك صحّتك وإنتاجيّتك في الوقت ذاته. 1. تعود على روتين لنهاية اليوم لاقيتُ صعوباتٍ -تقول الكاتبة- طوال نصفِ سنة 2015 في النّهوض باكرًا. أردتُ أن أصبح شخصًا صباحيًّا، لأنهي ساعات عملي قبل وقت الغداء، لكنّني لم أقدر قطّ على سحبِ نفسي من السّرير قبل السّاعة الثّامنة صباحًا، وأحيانًا بعدها بكثير. كان ممّا ساعدني على تجاوز هذه العادة السيّئة اكتسابُ روتينٍ صباحيٍّ. صرتُ عقِب نهوضي من السّرير أقوم بمجموعةٍ من النّشاطات المتعاقبة لتُبقيني مستيقظةً وتُعدّني ليومي. هذا يعني حاليًّا إعداد القهوة، ممارسة اللغة الفرنسية، القراءة، القيام ببعض تمارين الضّغط، ثمّ أخذ دشّ. كلّ من تلك الأنشطة يُلقيني إلى لاحقه، فلا تسنحُ لي الفرصة للتّفكير في العودة إلى السّرير. العمليّة الّتي تُخرجني من السّرير هي ذاتها الّتي يمكن أن تساعدَ على إخراجِك من المكتب. ربّما سمعتَ عن النّاس الّذين يتّبعون روتينًا استرخائيًّا يساعدهم على الاستعداد للنّوم والمحافظة على توقيتِ نومٍ منظّم. بالطّريقة ذاتها، يمكنك الاسترخاء في وقتٍ منتظم يوميًّا لتتمكّن من الخروج من المكتب في الوقت المحدّد. أفضلُ شيءٍ بخصوص الرّوتين هو أنّه يحفّزك حين يتسلّل إليكَ الكسل. يدفعُك الرّوتين إلى اتّباع عاداتك اليوميّة لتتأكّد من أنّك -في هذه الحالة- ستغادر المكتب في الوقت المحدّد كل يومٍ، دون الحاجة إلى الاعتماد على عزيمتك ولا ذاكرتك. البدءُ -حسب جيمس كلير- يُعطيك دفعةً تساعدك على الاستمرار. عليك أن تبدأ قبل أن تجد المحفّز. سيأتي التّحفيز لاحقًا. سيساعدكَ الرّوتين في عمليّة البدء تلك: إذا رتّبتَ مكتبك، وأغلقت بريدك الإلكتروني، وخطّطت للغد في الوقت نفسه كلّ يومٍ، فإنّ هذا الرّوتين سيعطيك دفعةً لتتّجه نحو باب الخروج دون أن تنوي فعل ذلك. يقول تشارلز دويج -كاتب "قوّة العادات"-: "يعطينا الرّوتين الحريّة الذّهنية لنفكّر بما هو مهمّ حقًّا." لا تقتصر فائدة الرّوتين على إنجاز المشاغل، بل تُظهر البحوث أنّ بإمكان الرّوتين والنّظام إعطاء حياتنا معنى أكبر. أجرى علماء النّفس سامانثا هاينتزلمان، جيسون ترنت، ولورا كينج من جامعة ميزوري الأمريكيّة ونشروها في "العلوم النّفسية"، خلصوا فيها إلى أنّ النّاس الّذين يقومون بالأشياء نفسها يوميًّا يشعرون أنّ للحياة معنى أكثر من أولئك الّذين لا يملكون روتينًا ثابتًا. كتبنا سابقًا -تقول كاتبة المقال- عن الأشياء الّتي يقومُ النّاس النّاجحون بإدراجها في روتين نهاية يومهم ليغادروا العمل بنهاية الدّوام، ويجهّزوا أنفسهم لاستقبال اليوم التّالي بشكل صحيح: رتّب مكتبك، احفظ كلّ شيءٍ تعمل عليه، وأغلق كلّ نوافذ البرامج وتبويبات التصفّح. راجع مهامك التامّة عند نهاية كلّ يوم. جهّز قائمة المهام ليوم غد. أبقِ تبويب متصفّحٍ واحدًا تحتاجهُ لإنهاء أهمّ مهمّة لك يوم غد. أبقِ على مهمّة بسيطةٍ جدًّا تبدأ بها يومك غدًا. جزّئ المهام الّتي كنتَ تتلافاها إلى أنشطة أصغر وأسهل. 2. حدد وقت نهاية عمل صارمًا إحدى أسهل الطّرائق الّتي تجعلك تبقى في العمل لوقتٍ متأخّر عدم تحديدكَ وقتا للعودة إلى المنزل. حين كنت أعمل بالتّناوب -تقول الكاتبة- إذا انتهت نوبتي على السّاعة الخامسة، فكن متأكّدًا بأنّني كنتُ أراقب السّاعة انطلاقا من الـ 4:55. لكن مع المواقيت المرنة والعمل الّذي لا ينتهي، فإنّ الوقوع في خطأ تجاوز المقدار الصحيّ من العمل أسهل ممّا تتصوّر. قصد ضمان أن تنجح هذه الطّريقة قم بتحديد موعدٍ لفعل شيءٍ ما بعد انتهاء الدّوام مباشرةً. فالتزامك بموعدٍ سيضطرّك إلى الخروج، وكلّما فعلتَ هذا أكثر، كلّما اعتدتَ على تخطيط يومك لمغادرة العمل في الوقت الصّحيح. هذه هي الطّريقة الّتي اعتمدتُها -تقول الكاتبة- لأسترجع وقت بعد الظّهر من قبضة المماطلة. العملُ من المنزل أعطاني من المرونة ما صعّب عليّ فعل أيّ شيءٍ بعد الغداء، وذلك لمعرفتي أنّ بإمكاني العمل إلى غاية اللّيل لاحترام الآجال إذا لزم الأمر. هذه بالتّأكيد كانت إستراتيجيّةً خطأ، خاصّةً أنّني لستُ شخصًا صباحيًّا، ولا أؤدّي أفضل ما لديّ في اللّيل. هذا ليس وضعًا شاذًّا، بل هو نتاج ظاهرةٍ تسمّى قانون باركينسون، والّذي يقول: "يستطيل العمل حتّى يستغرق كلّ الوقت المتاح لإنهائه." وبعبارة أخرى: يأخذ عملك كلّ الوقت الّذي تخصّصه لإنهائه، فإن خصّصتَ له ساعتين، أنهيتَهُ في ساعتين. وإن خصّصت له اليوم بطوله، فسيحتاج منك إتمامه اليوم بطوله. تمكّنتُ أخيرًا -تقول كاتبة المقال- من جعل ما بعد الظّهيرةِ وقتًا مثمرًا مجدّدًا، وذلك بتحديد وقتِ نهاية عملٍ صارم، وبرمجة نشاطٍ ما في ذلك الوقت أو بعده بقليل. يكون ذلك النّشاطُ أحيانًا عشاءً مع صديقٍ أو حضور حدثٍ ما. وفي أغلب الأيّام كان مجرّد موعدٍ لاستعمال جهاز الرّكض. المهمّ أنّني حافظتُ على ذلك الموعد، ممّا دفعني إلى الانتهاء من عمل اليوم قبله. وهذا ما كتبتُ حول الموضوع سابقًا: الموعدُ الواجبُ الالتزامُ به هو ما يجعلُ هذه المقاربة تنجح. وصلَ شون أَوجل (صاحبُ فكرة وموقع Location Rebel) إلى الاستنتاج ذاته حينما حاول إنهاء دوامه اليوميّ عند منتصف النّهار: برمجَ شون تمارينه، وذهبَ إلى المهرجانات، وحدّد مواعيد غداءٍ وقهوة مع أصدقائه لمساعدته على احترام الأجل الّذي حدّده. إليك بعض الأفكار لأشياء يمكنك برمجتها بعد العمل: قابل زوجتك أو صديقًا للغداء. وافق على العودة إلى المنزل للعشاء في وقتٍ محدّد. اتّجه إلى صالة الرّياضة أو إلى الخارج للتّمرين بعد العمل. ويمكنك مواعدة صديقٍ للتمرّن معًا إذا كان هذا يساعدك على التزام خطّتك. احجز موعدَ حلاقةٍ أو زيارةً لطبيب الأسنان بعد العمل. سجّل في قسمٍ تعليميّ أو فريقٍ رياضيّ. لا تنسَ تسجيل هذه النّشاطات في رزنامتك، وعاملها على أنّها أحداثٌ يجب عليك حضورها في وقتها المحدّد. لمحةُ الأهميّة هذه ستُجبرك على الاستعداد للذّهاب في الوقت المناسب. 3. خطط ليومك بواقعة أكبر إذا لم تكن قائمة مهامّك معدّةً وتامّةً، فإنّك لا شكّ ستبقى في العمل لوقتٍ أطول ممّا تريد. وهذا قد يكون غير صحيّ، لكنّنا عبيدُ قوائم مهامنا، ولا يمكننا تحمّل الاعتراف بأنّنا لم ننهِ ما وجب علينا فعله اليوم. إذا كان هذا الوضعُ مشابها لوضعك، فإنّ ثمّة طريقةً بسيطةً -لكنّها ليست سهلةً بالضّرورة- للحدّ من هذه العادة. وهي متعلّقةٌ بكيفيّة تحضيرك لقائمة مهامّك كلّ يوم. التخطيطُ لأكثر ممّا تقدرُ على إنجازه طريقٌ مضمونٌ نحو الفشل. غالبا ما نقدّر للمهام وقتًا أقلّ ممّا تحتاجُ، وكذا للمقاطعات، وعلى النّقيض فنحن نبالغ في تقدير ما نستطيعه إنجازه خلال يومٍ واحد. مشكلة التّقدير هذه معروفةٌ باسم مغالطة التّخطيط وهي تحدثُ مع الجميع. فمثلا دار الأوبرا بسيدني افتُتحت بعد 10 سنين من التّاريخ المُعلن عنه بادئ الأمر، بل وتمّ تقليص حجمها المخطّط له لإنهائها، كما أنّها كلّفت 102 مليون دولارٍ، في حين كانت التّقديرات الأولى للكلفة 7 ملايين فقط. ميلُنا للوقوع في فخّ مغالطة التّخطيط نابعٌ من تفاؤلنا الزّائد. فنادرًا ما نخطّط للعوائق الّتي ستصادفنا بلا شكّ على طول الطّريق. والسرّ لتجاوز هذه المغالطة هو قلبُ توقّعاتنا: توَقَّع إنجاز عملٍ أقلّ من الّذي تتصوّره في اليوم الواحد. بالغ في تقدير المدّة اللاّزمة لإنهاء كلّ مهمّة. بالغ في تقدير كمّ المقاطعات الّتي ستصادفك خلال عملك. خطّط مع الأخذ بالحسبان لأنّك ستُقاطَع عن العمل، وخطّط لقضاء ضِعف الوقت الّذي تحسبهُ كافيًا لإنجاز كلّ مهمّة، وخطّط لإنجاز مهمّات أقلّ خلال اليوم. كال نيوبورت الأستاذ، والكاتب، وخبير الإنتاجيّة يقترحُ بدء التّخطيط ليومك عكسيًّا، بالبدء من وقت العودة إلى المنزل. افترض أنّك عائدٌ إلى المنزل السّاعة الخامسة أو الخامسة والنّصف عصرًا، ثمّ خطّط لما قبلها حتّى لا يصبح في يومك من المشاغل أكثر ممّا تستطيع التّعامل معه. هذا، ويقترحُ كال أيضًا التّركيز على إنجاز أشياء أقلّ: قائمة المهامّ الأقصر تساعدك -على عكس المتوقّع- في إنجاز أعمال أكثر. فلنقُل مثلًا أنّك تخطّط لإنجاز 10 مهام يوميًّا. وفي غالب الأيّام تحقّق منها 5 أو 6 مهامّ في المتوسّط. أمّا إذا خطّطتَ لإنجاز 3 مهامٍّ فقط في اليوم الواحد، فإنّك على الرّاجح ستُنهيها كلّها. كما لن تراوح مكانك بالقفز بين المهامّ عندما تكون ثلاثةً فقط، ممّا يسهّل الحفاظ على التّركيز. وستشعر بالإنجاز حينما تنهي تلك المهامّ. بل وأنت بهذا تعطي نفسك دفعًا لإنجاز أكثر ممّا خطّطتَ له ليومك، لكنّك على عكس المعتاد ستشعر بالرّضا وأنت تنجز العمل الإضافي لأنّك أدّيت المطلوب منك لليوم. ربّما تُنهي 5 أو 6 مهام في اليوم، أو حتّى أكثر. لكنّك لن تعود إلى المنزل مع قائمة مهام غير مكتملة. بل ستكون تامّة وفوقها مجموعة مهامّ إضافيّةٍ أدّيتها بعد الثّلاثة الأساسيّة. وبهذا يصحبُك شعورٌ جيّدٌ، كما تغادر المكتب في الوقت المحدّد وأنتَ تعرف أنّك أنهيتَ قائمة مهامّك قبل وقت العودة إلى المنزل. 4. راجع تصورك عن "مغادرة العمل" يمكن أن يكون السّماح لنفسك بمغادرة العمل أمرًا صعبًا. إذ ربّما تحسّ بالذّنب للمغادرة قبل الآخرين، أو للتوقّف عن العمل. وربّما توحي إليك المغادرة بأنّك غير ملتزم بما يكفي إذا خرجت في الوقت. هذه بالطّبع كلّها تصوّرات. ولكنّ مغادرة العمل في الوقت المحدّد لا يؤثّر بأيّ شكلٍ من الأشكال على اجتهادك وأنت في العمل، ولا على جودة ما تقوم به. فكيف إذًا يمكنك تجاوز هذا الشّعور المؤنّب بأنّ مغادرة العمل في الوقت المحدّد أمر غير مقبول؟ بمراجعة تصوّرك للطّريقة الّتي تفكّر فيه بها بدل القول "أنا مغادرٌ الآن"، جرّب التّفكير في المغادرة كخطوةٍ نحو شيءٍ آخر: "أنا ذاهبٌ لقضاء وقتٍ مع عائلتي." "أنا ذاهبٌ إلى نشاطٍ مدرسيّ لأشجّع أولادي." "أنا ذاهبٌ إلى صالة الرّياضة لأحافظ على لياقتي." "أنا ذاهبٌ إلى البيت لأطبخ الآن، لأنّ الطّبخَ يريحني، والأكل المنزلي جيّدٌ لصحّتي." "أنا ذاهبٌ للقاء صديقٍ على العشاء، لأنّ اللّقاءات الاجتماعية توطّد علاقاتي بالآخرين." "أنا ذاهبٌ للحصول على قصّة شعرٍ الآن، لأنّ المظهر اللاّئق يرفعُ من ثقتي بنفسي." اعتبارُ نشاطك الموالي ذا أهميّةٍ لحياتك يمكنُهُ إظهار أهميّة الخروج من العمل في الوقت المحدّد. اعتناؤك بصحّتك، والحفاظ على علاقاتك مع رفاقك وعائلتك، والاستمتاع بهواياتك المفضّلة أو أنشطة الاسترخاء، كلّ هذا يصنعُ إنسانًا أفضل، ممّا يضمنُ أداءك لأفضل عملٍ ممكن. سواء كنتَ تعملُ بما يكفي لتقلق من المضاعفات الصحيّة، أو أردت قضاء وقتٍ أطول مع عائلتك، أو ربّما شئتَ فقط اتّباع روتين عملٍ أكثر انتظامًا، فإنّ هذه المقاربات يمكنها مساعدتك على العودة إلى البيت في الوقت المناسب كلّ يومِ، مع الشّعور بالسّعادة والرّضا حول ما أنجزته من عمل. ترجمة -وبتصرف- للمقال 4 Ways to Leave Work On Time Without Feeling Guilty لكاتبته: Belle Beth Cooper

وسواءً أكنت ممن يستيقظون باكرًا أم ممن يهوَون السهر ليلًا، كلنا نبدأ يومنا في نقطة زمنية معيّنة، ويبدو أننا نبدؤه بطرائق مختلفة. فبعضنا يبدأ يومه بتصفّح وسائل التواصل والآخر ينخرط في بريده الإلكتروني، في حين جزءًا كبيرًا يستهلّ يومه بوجبة إفطار أو ربما بعض التمارين أوحتى يهيّئ وجبات الفطور المدرسيّة لأولاده. هنالك الكثير والكثير من الأنماط والأعمال التي يمكن أن نبدأ يومنا بها. أي روتينٍ هو الأفضل؟ قد تتساءل. رغم أنّه لا يوجد روتين صباحيّ مثاليّ للكلّ، فإنه بإمكاننا تعلّم الكثير من خلال معرفة كيف يبدأ الأشخاص الناجحون صباحهم ومن البحوث والدراسات التي تُفضي إلى أنماط الروتين الصحيحة لبدء صباحنا. لقد جمعت العديد من الآراء حول كيفية بدء يومك بالشكل الأفضل بدءًا بالبحوث العلمية وصولًا إلى وجهات نظر الأشخاص الناجحين. وأنا الآن أقدّم بين يديك خُلاصة بحثي— عسى أن تثمر لك ببعض الأفكار لتصبغ صباحك بالإنتاجيّة والإبداع والمرح في آنٍ معًا. تقول الأبحاث: الهمّة والإرادة تبلغ أقصاها في الصباح، لذا ابدأ صباحك بقوّة لعلّك سمعت بالرأي السائد الذي يشير إلى ضرورة بدء الصباح بنشاطٍ فعّال ومهم بالنسبة لك ربما بعملٍ يتطلّب منك الكثير من التركيز والهمّة والعزيمة لإنجازه. والسبب: أننا غالبًا ما نصنع حدودنا بأنفسنا وفق مقدار همّتنا وإرادتنا. وهذه في الواقع هي الفكرة المزعومة وراء نموذج القوّة. وتنصّ على أن الإرادة والتحكّم الذاتي ينشآن من منبعٍ واحد ينبض مع الوقت. يمكنك تشبيه بالتحكّم الذاتي بمجموعة العضلات التي تتعرّض للإنهاك بعد التمرين. وقد وصل الباحثون في جامعة نوتينغهام ومؤسسة التعليم الوطنية في سنغافورا، بعد دراستهم لـ83 ورقة بحثية في هذا الموضوع، وصلوا إلى النتيجة التالية: وبالنسبة الأشخاص الذين يعملون في منازلهم فإن ذلك يلعب دورًا نفسيًّا وجسديًّا في فعاليّة إنجازهم لأعمالهم. ومع مضي ساعات اليوم تتناقص قدرتك وتحكّمك الذاتيّ، لذلك من المهم جدًأ أن تستثمر ساعات الصباح الباكر. أسهل طريقةٍ للسيطرة على صباحك: قائمة الغد حسنًا إن أبحاث مارك توين ونتائج تجاربه المميّزة تؤكّد ما ذكرناه سابقًا وهو: أنجز الأعمال الصعبة والكبيرة في باكورة صباحك. ونستخلص هذه النصيحة مارك توين من مقولته الشهيرة: وتأويل مقولة توين بالطبع يعني "أنجز مهمّتك الكبرى أولًا." فعندما تبدأ يومك بعملٍ كبير فإن باقي مهام اليوم تغدو بسيطة وسهلة فيما لو قِيست به. حتى أنّ هذه المقولة ألهمت الكتاب الأكثر مبيعًا في مجال إدارة الأعمال بعنوان "تناول ذلك الضفدع" بواسطة الكاتب براين تريسي. سلّطت شركة Fast Company الضوء على كتاب تريسي في مقالٍ لها عن الطقوس والعادات الصباحيّة وطلبت من مؤسس موقع lifehacker جينا تراباني توضيح كيف يمكن للمرء أن يوظّف استراتيجيّة الضفدع في نظامه اليومي. الخطوة الأولى: اختر الضفدع الخاص بك عندما تحدّد ضفدعك (العمل الكبير التي تريد إنجازه أولًا بأوّل)، تتابع تريباني، دوّن ذلك الهدف وضعه على طاولة مكتبتك ليكون أوّلأ ما تراه عند قدومك للعمل في اليوم التالي. وعندما يرن منبّهك الصباحي أو عند وصولك إلى عملك، وترى الهدف الكبير الأوّل أمامك، تتأجج الهمّة لديك لإنجازه. هنالك العديد من الصيغ والأمثلة لتشبيه استراتيجية تناول الضفدع، وإليك فيما يلي بعضًا منها. والفكرة الأساسي في ذلك هي ما أُطلق عليه قائمة الغد. سجّل قائمة المهام التي يجب عليك إنجازها غدًا في نهاية يومك الحالي. ليكن تمعّن تلك القائمة أوّل عمل تقوم به في اليوم التالي. اكتب قائمة جديدة مع نهاية يومك ذاك. واستمر في تكرار هذا النمط. الروتين الصباحي لستيف جوبز: سؤالٌ واحدٌ بسيط كشف ستيف جوبز في خطاب له في جامعة ستانفورد عام 2005 عن الأسلوب التحفيزي الذي اعتمده لبداية كل يوم من أيّامه. في الثلاث والثلاثين سنةً الماضية، كنت أقف أمام المرآة كل صباح وأسأل نفسي: "إذا كان هذا اليوم آخر أيامك أكنت تود أن تفعل ما ستفعله اليوم؟" وعندما يكون جوابي "لا" لعدّة أيّام متتالية، فهذا يعني أنّ هنالك شيء يجب علي تغييره. معانٍ عميقة أليس كذلك؟ هل طرح هذا التساؤل على نفسك سيأجّج حماسك للأعمال في يومك؟ 10 أنماط روتينية صباحية لأشخاص ناجحين حسنًا لقد تكلّمنا حتى الآن عن المنطق وراء الروتين الصباحي الجيّد، ابتداءً من الضفدع الذي يجب تناوله أوّلًا وصولًا إلى السؤال العميق الذي تطرحه على نفسك. الآن حان وقت بعض التخصيص والتفصيل. إليك عيّنة صغيرة تضم بعض الأسماء المشهورة في عالم التاريخ، رجال الأعمال، المؤسّسين، والمدراء التنفيذيين، وكيف يبدأون صباحهم. رون فريدمان، كاتب ومؤسّس إليك أحد أكثر النصائح المُلهِمة بواسطة الكاتب والمؤسس رون فريدمان، وهي كالتالي: بالنسبة للكثيرين فإن تفقّد البريد الإلكتروني أو الاستماع إلى التسجيلات الصوتية هي مجرّد أعمال تقليديّة. وهي تعتبر من أسوأ الأعمال التي يمكن أن تستهلّ صباحك بها. كلا هذين العملين، على بساطتهما، يستهلكان تركيزًا وجهدًا منّا، في حين ينصبُّ تركيز الآخرين على إنجاز أعمال مهمّة أخرى. إن هذا يشبه في الواقع دخول المطبخ للبحث عن بقعةٍ لمسحها أو وعاءٍ لغسله بدلًا من الالتفات إلى إعداد الوليمة الكبيرة. كينيث شينولت/ مدير تنفيذي سابق لشركة أميركان اكسبريس كان كينيث يختم يومه الحافل في مكتبه بكتابة أهم ثلاث أعمال ينوي إنجازهم في يومه التالي. ثم يستعين بتلك القائمة لبداية يومه التالي بقوّة. آنا وينتور، رئيسة تحرير مجلة فوغ حسنًا يُعدُّ نموذج آنا للروتين الصباحي أكثر النماذج جذبًا للانتباه، فهي كانت تبدأ صباحها بممارسة رياضة التنس. تبدأ صباحها في الساعة 5:45 بمبارة تنس لمدّة ساعةٍ كاملة. مارغرت تاتشر، رئيسة وزراء بريطانية سابقة كانت مارغرت من النوع قليل النوم (الشخص الذي يكتفي بساعاتٍ قليلة من النوم)، لذا لم تمنعها اللقاءات السياسية المتأخّرة من الاستيقاظ باكرًا والاستماع لبرنامج "Farming today"، وهو برنامج مشهور يُعرض على راديو بي بي سي كل صباح في الساعة الخامسة، يتضمّن معلومات عن الطعام والزراعة وأخبار المناطق الريفية بشكل عام. بينيامين فرانكلين، الأب المؤسّس للولايات المتّحدة فيما يلي قائمة فرانكلين المميّزة للأعمال التي كان عليه القيام بها في كل يوم، بما فيها بعض القواعد الصارم لبداية صباحه. تضمّنت خّته الصباحية ثلاث ساعات من الساعة الخامسة وحتى الثامنة. وتضمّنت إنجاز ما أطلق عليه "الخير القوي"، بالإضافة إلى وضع خطّة عمل جيّدة لبقية يومه. في كل صباح كان فرانكلين يسأل نفسه: "ما الأمور الجيّدة التي يمكنني القيام بها في هذا اليوم؟" بي جي وودهاوس، كاتب وفكاهي عندما يستيقظ وودهاوس في الساعة 7:30 ينطلق ليبدأ يومه على شرفته الخلفية بتمارينه الرياضية. ثم يعود إلى الداخل ويعدُّ فطوره (والذي يتضمّن دائمًا خبزًا محمّصًا وكعكة القهوة والشاي) ويقرأ "كتابًا عن وجبات الفطور،" أو رواية عن المغامرات أو القصص الغامضة. (الجدير بالذكر أن روتين الكتابة لوودهاوس كان أنيقًا ومميّزًا. حيث كان يجلس على أريكته ويخط بضع فقرات قبل أن ينتقل إلى آلته الكاتبة ويتابع كتابته.) وليام ستيرون، كاتب روائي ودليلٌ آخر على الاختلاف والتنوّع الكبير بين أنماط الروتين، انظر إلى روتين وليام. إنّه ينام حتى الظهيرة، ويتضمّن روتينه اليومي البقاء في الفراسة لساعةٍ إضافية بعد الاستقياظ للتفكير والقراءة. إيفا تشين، رئيسة تحرير مجلّة لاكي إن أوّل عملٍ تقوم به بعد استيقاظها إيفا هو تفقّد حسابها على التويتر والصفحات المشهورة الأخرى. وعادةً ما تتفادى متابعة التلفاز لأنها تغرق في معظم الأحيان وتنسى وقتها عند متابعتها لبعض البرانمج كبرنامج "reruns of the OC". وبعد تفقّدها للإنترنت وتبرّجها، ترتدي إيفا ثيابها وتهمُّ إلى العمل. وعندما تصل إلى مكتبها فإن أوّل ما تطلبه كأس دافئ من الشاي الأخضر. دايفيد كارب، مؤسّس موقع تمبلر يؤجّل دايفيد قراءة البريد الإلكتروني إلى ما بعد وصوله إلى مكتبه في الساعة 9:30 أو 10:00، بعد السير لمدّة 15 دقيقة من بيته (أو بشكل أسرع مع ركوب الدرّاجة). " إذا حدث هنالك أمر طارئٌ ينبغي علي متابعته" يقول دايفيد، "فإن موظّفًا سيعلمني بذلك." عندما يصل دايفيد إلى مكتبه فإن أو مهمةً له هي قراءة بريده الإلكتروني. وأوّل ما يتفقّد هو بريد تمبلر، والذي يضم طاقم تمبلر وزوجته فقط. ثم يتصفّح بعد ذلك بريد الرسائل "غير المُفرزة" الأخرى، وفي الوقت نفسه مخطّطًا على دفتر ملاحظاته للأشياء التي ينبغي عليه إنجازها في هذا اليوم. كريج نيومارك، مؤسّس شركة كريجزليست كيف يبدأ مؤسّس شركة كريجزليست يومه؟ عندما طُرح هذا السؤال على منصّة كورا للأسئلة، أجاب نيومارك "خدمة الزبائن." القليل من المؤسّسين من حذا حذو نيومارك؛ فهو يَعدُّ نفسه مندوب خدمة العملاء في شركة كريجزليست. فبدلًا من ابتداء يومه باللقاءات وتفقّد البريد، يقوم نيومارك على خدمة زبائنه. إليك ستّة نصائح لوضع روتينٍ صباحيّ جيّد لقد تعرّضنا سابقًا في موقنا هذا إلى نماذج الروتين اليومي لرجال الأعمال الناجحين وذكرنا ستّة نصائح مفيدة تشترك بها جميع هذه النماذج الناجحة. إليك بعض النصائح والأفكار لبداية يومٍ حافلٍ بالإنجازات. تناول فطورًا جيّدًا (فطورًا متنوّعًا وبسيطًا في الوقت نفسه). استمع إلى ساعتك البيلوجيّة، وقم بالأمور التي تتطلّب الإبداع عندما تشعر بنوب حماس في نفسك. اضبط منبّهًا للاستيقاظ وآخر للنوم. انعزل تمامًا: لاتتلقّى أيّ تنبيهات أو رسائل من التطبيقات أو الهواتف الأخرى. ضع روتينًا صباحيًّا بمكانك تطبيقه حتى في أيام العُطل. تعمّق في هواياتك واكتشفها وما تحب فعله حتى تفهم احتياجاتك بشكل أفضل. المزيد من أجلك: كيف يبدو روتين صباحك اليومي؟ هل لديك قواسم مشتركة بينك وبين بينيامين فرانكلين، ستيف جوبز، مارغرت تاتشر، والآخرين؟ كيف يبدو مخطط روتينك اليومي؟ حسنًا روتينيَ اليومي تضمّن العديد من المهام المتنوّعة خلال الأشهر القليلة الماضية— وهو في تغيّر وتطوّر مستمر. ويبدو لي أنّني وصلت إلى مخطّط مستقر وجيّد في الآونة الأخيرة وهو يتضمّن: الاستيقاظ عند الساعة 5:30. مراجعة قائمة المهام لليوم. الانطلاق إلى حاسوبي وكتابة منشورٍ على الصفحة. الاستحمام والفطور في الساعة 7:00. العودة إلى الكتابة. أودُّ حقًّا الاطّلاع إلى روتينك المميّز. لا تتردّد في مشاركتنا برنامجك الصباحي هنا في التعليقات. ترجمة -وبتصرّف- للمقال How Successful People Start Their Day: The Best Morning Routines for Feeling Great and Getting Work Done لصاحبه Kevan Lee

إن أرت أن نتصارح مع بعضنا بعضًا، فإن جميعنا نرغب في أن نكون أكثر إنتاجيةً. إلا أنه يُمثل أحيانًا هذا الأمر تحديًا. ما يعنيه أن تكون في حالة "اتصال دائمة" في وقتنا الحالي، هو وجود المزيد من المشتتات أكثر من أي وقت مضى. سأشارككم في السطور أدناه ستًا من طرقي المفضلة لزيادة الإنتاجية في العمل. إذ أن الأمر ينحصر في مجمله في التصرف بذكاء بشأن كيفية إدارة وقتك وطاقتك. لكن يجب أن أنبه إلى أمر واحد وهو أنه قد لا ينجح معظم ما سأذكره هنا إذا كنت في شركة ذات ثقافة سامة. حيث يجعل هذا تنفيذ هذه الأفكار أمرًا صعبًا. إلا أنه بغض النظر عن ذلك ما يزال في وسعك جني بعض الفوائد وزيادة إنتاجيتك ببذل القليل من الجهد. لهذا دعنا نبدأ. 1. تقسيم الوقت إلى أجزاء صغيرة أود أن أقدم مفهوم "تقنية بومودورو" (أو تقنية الطماطم) إلى أولئك الذين قد لا يكونون على معرفة به. أظهرت بعض الأبحاث أن الدماغ لا يمكنه التركيز فعلًا سوى لمدة خمسة وعشرين دقيقة في المرة الواحدة على مهمة منفردة. وعليه تتمثل القاعدة التي تقوم عليها تقنية بومودورو في أنك تؤقت لنفسك مدة عمل لا تتجاوز الخمسة والعشرين دقيقة، ثم تأخذ قسطًا من الراحة لمدة خمس دقائق، تستعيد فيها نشاطك بسرعة. وهي تقنية رائعة تساعدك في الحفاظ على وقتك. من المهم أيضًا أن تبقى مسترخيًا، وتحافظ على هدوئك، وأن تشعر بالراحة. حيث تظهر الدراسات أنك تصبح أكثر إنتاجيةً عندما تكون مرتاحًا جيدًا. لا تضيع وقتك في الاجتماعات، وفي العمل على مشاريع ترى أنها ليست مهمة. يقوم تطبيق أسانا Asana بأجراءٍ يُسمى "عدم عقد اجتماعات في أيام الأربعاء" حيث يخصص ذاك اليوم تحديدًا للعمل المتواصل. 2. تعلّم كيف تقول لا تُعد هذه الخطوة أحد أعظم الدروس التي تعلمتها على الإطلاق، بالنظر إلى ضرورة تعلّم كيفية قول لا. وقد يكون هذا صعبًا؛ لأننا نريد جميعًا أن نتصرف بلطف تجاه بعضنا بعضًا، ونحرص على إبقاء علاقات جيدة مع زملاء العمل. لكن يوجد العديد من الطرق لتعلم كيفية قول لا بفعالية. قال وارن بافت (رجل أعمال شهير) ذات مرة، ومن الحكمة أن نستمع إلى نصيحته. 3. اعثر على البيئة المناسبة يعد هذا الأمر أكثر أهميةً مما تتصور. سيساعدك العثور على المكان المناسب للتفكير والتركيز على زيادة إنتاجيتك في العمل. بل ويمكن حتى لأشياء مثل نوع الإضاءة أن تؤثر كثيرًا في مدى إنتاجيتك. لقد اطلعت على مقالات توصي بأنه يجب أن تكون لديك إضاءة طبيعية ومشرقة حتى تستطيع أن تكون منتجًا، وقرأت مقالات أخرى تدعو إلى خفت شدة الإضاءة. أرى أن الأمر يعتمد على أيًا كان ما تفضله. فعلى سبيل المثال، أحب شخصيًا خفت الإضاءة، وأجده يبعث على الهدوء ويساعدني على التركيز. تتمثل النقطة الأساسية هنا في العثور على بيئة تستطيع من خلالها أن تكون في مجال سيطرتك وتكون أكثر إنتاجية. 4. انفرد بنفسك لزيادة إنتاجيتك في العمل يقول العديد من كبار المديرين التنفيذيين أنهم يحبون مباشرة العمل في وقت مبكر حتى يتمكنوا من التركيز. لكن ليس بالضرورة أن يكون البدء في وقت مبكر هو الحل، لا سيما إن كنت شخصًا غير صباحيًا (مثلي). ما الحل؟ يتعلق الأمر ببساطة بذلك الوقت الذي تقضيه منفردًا. أزل جميع مصادر التشتيت. وأغلق هاتفك، وأرتدِ سماعات رأس مع الاستماع إلى النوع المناسب من الموسيقى لتحسين إنتاجيتك. أو أفعل ببساطة ما يناسبك. كما أوصيك بالعمل من المنزل على الأقل يوم واحد في الأسبوع إن كان سيسمح لك مديرك بفعل ذلك. وستستطيع أن تنجز أفضل ما عندك في ذلك اليوم. إن كنت بحاجة إلى بعض الحجج لإقناع فريقك بشأن هذه الفكرة، فإنني أوصي بالتأكيد بمشاهدة محاضرة مذهلة ألقاها جيسون فرايد (مؤسس شركة 37 إشارة 37Signals) على منصة تيد TED، بعنوان "لماذا نفتقد إلى الإنتاجية في العمل". 5. استخدم الأدوات المناسبة لتحقيق المزيد أنصحك باستخدام مجموعة من الأدوات التي تساعدك في على إدارة عملك. وإن فعلت هذا بالطريقة الصحيحة فستزيد إنتاجيتك بدرجة كبيرة. فعلى سبيل المثال، من المهم أن تحرص على تدوين جميع أفكارك باستخدام أداة مثل إيفرنوت Evernote. وسأشارككم أدناه المزيد من الأدوات التي استخدمها لتسهيل إدارة عملي. Sqwiggle: يستخدم موقع أوفيس فايب Officevibe هذا البرنامج يوميًا. حيث تجعل هذه الأداة مشاركة الأعمال سهلًا للغاية بغض النظر من أين تعمل. ورغم عدم وجود ميزة مشاركة الشاشة، إلا أنه أحد المنتجات المفضلة لدي. بالإضافة إلى أنه مجاني لغاية ثلاثة أشخاص، فيمكنك تجربته الآن بسهولة. Trello: يمنحك صورة واضحة لما أنجزت، وما الذي تعمل عليه، وما الذي تبقى فعله في لوحة واضحة وسهلة القراءة، ليجعل حياتك أسهل بكثير. Yammer: إن كنت تعمل في فريق يتجاوز عدده العشرة أشخاص، فإنني أوصي بأن يكون لديك شبكة اجتماعية داخلية لمشاركة الروابط والأفكار، وللتواصل مع أعضاء الفريق. Google Hangouts: يعد هذا التطبيق بديل مجاني رائع لبرامج مثل ويب إكس WebEx أو جوين مي join.me. وشخصيًا استخدمه بكثرة. بالإضافة إلى أنه ملائمًا للغاية لإجراء النقاشات المباشرة عبر مكالمات الفيديو. Google Docs: أحب هذه الأداة كثيرًا. فكل شيء موجود على السحابة الإلكترونية، ويمكن الوصول إليه من أي مكان، وكل الأشياء تُحفظ تلقائيًا. أدون جميع كتاباتي مبدئيًا على مستندات جوجل. Grooveshark: من الجيد الاستماع أحيانًا إلى بعض الموسيقى أثناء وجودك في مكان العمل. وهذا البرنامج هو قطعًا أحد برامجي المفضلة. Pomodoro Timer: ترتبط هذه الأداة بتقنية بومودورو التي ذكرتها مسبقًا، فهي تساعدك على إدارة وقتك بكفاءة في أجزاء زمنية صغيرة مدتها خمس وعشرين دقيقة. Greenshot: أداة لتصوير الشاشة، وهي ضرورية لأي مستخدم للحاسوب. لكنني لم أتمكن من العثور على أي أداة أخرى تضاهي جودتها لمستخدمي حواسيب ماك. Feedly: يمكن القول بأنها أهم أداة من بين جميع الأدوات التي استخدمها. وذلك لأنها تبقيني على اطلاع دائم بأحدث الأخبار من مواقع الويب المفضلة لدي. Workflowy: يعد إحدى أدواتي المفضلة لتدوين الملاحظات، واستخدمه بانتظام. وإذا كان هذا التطبيق مفيدًا لمات كاتس (مهندس برمجيات لدى شركة جوجل)، فهو بالتأكيد مفيدًا لي. 6. فوّض المهام البسيطة إن كنت تشبهني بشيء، فأنت لديك على الأغلب قائمة مهام أكبر مما تستطيع التعامل معها. وقد يبقيك الكم المتراكم من الأفكار مشغولًا لسنوات. يجب أن تقبل حقيقة أنه يستحيل عليك إكمال جميع المهام في قائمتك، إن كنت ترغب في زيادة إنتاجيتك في العمل. ولهذا أوصيك بتفويض بعض مهامك، وأعني بذلك أن تفوّض فعلًا. عندما أشدد على أن "تفوّض فعلًا" فهو لأنه في كثير من الأحيان عندما يفوّض المديرون مهمة ما إلى موظفيهم ينتهي بهم الحال إلى إقحام أنفسهم وإدارة المهمة جزئيًا. وهذه مضيعة لوقت كلا الطرفين. في حال لم يكن لديك من تفوّضه بالمهمة، فلا تتردد في استخدام أحد مواقع الويب لتنفيذ المهام الصغيرة. يمكنك استخدام مواقع مثل Elance، و Fiverr ، و Upwork، و TaskRabbit، و Mturk، أو أي موقع آخر تعرفه، بناءً على نوع المهمة. أدر طاقتك تناسب هذه الطريقة في الواقع المستخدم الأكثر تقدمًا، الذي لديه وقتًا لتكريسه لتعلم هذه المهارة وممارستها، ولكن إذا تمكنت من اكتساب هذه المهارة، فستتغير طريقة عملك وتفكيرك جذريًا. إن كنت ترغب في الارتقاء بمستوى إنتاجيتك إلى المستوى التالي، فإنني أوصي بقراءة كتاب توني شوارتز "قوة الانخراط الكامل" (The Power of Full Engagement). يقوم الكتاب أساسًا على فكرة التركيز على إدارة الطاقة بدلًا من إدارة الوقت. قد يكون مفهومًا يصعب إدراكه لكنه في الوقت ذاته قويًا جدًا. يتعلق الأمر في نهاية المطاف بإنشاء نظام روتيني يطور من إنتاجيتك. فعلى سبيل المثال من الأشياء التي يوصي بها توني في كتابه: النوم والاستيقاظ وفق جدول ثابت، ممارسة التمارين بانتظام، إيجاد توازن جيد بين العمل والراحة. وإن كنت لا تعرف من هو توني شوارتز فأنصحك بشدة بالتعرف عليه. ما رأيك في هذه النصائح لزيادة الإنتاجية؟ إن هذه ليست سوى بعض النصائح البسيطة وغير المكلفة. لكن يوجد العديد من الطرق الأخرى التي تمكّنك من زيادة الإنتاجية في مكان عملك، لا سيما تلك التي تتعلق بتحسين جودة التفاعلات داخل مكان العمل. ما الذي تفعله أنت لزيادة الإنتاجية في العمل؟ هل لديك أي أفكار إبداعية لتطوير الإنتاجية تود مشاركتها؟ ترجمة- وبتصرف- للمقال ‎6 Simple Ways To Double Your Productivity at Work

لا يختلف البدء بالعمل كمساعد عن بعد عن البدء بأي عمل آخر، فعليك أن تملك مهارة ما قابلة للتسويق تستطيع تقديمها لزبائنك مقابل مبلغ معين. يمكنك أن تبدأ بتقديم خدمة واحدة ثم يمكنك أن تضيف إليها خدمات أخرى مع مرور الوقت، أو يمكنك الالتزام بخدمة واحدة ضمن مجال واحد وتتقاضى عليها أجرًا أعلى مقابل خبرتك المميزة؛ يعود الاختيار لك. بغض النظر عن مدى تخصص الخدمات التي تقدّمها كمساعد عن بعد، لا يزال عليك أن تكون ملمًّا بكل الجوانب نوعًا ما عندما يتعلق الأمر بإدراة عملك الخاص، ويشمل ذلك المبيعات والمحاسبة وخدمة الزيائن والعمل على وردبريس؛ ففي حياة رائد الأعمال المستقل، هنالك دائمًا شيء جديد لتتعلمه. وفي الواقع هناك الكثير من الأمور لتتعلّمها ومن الصعب تحديد من أين عليك أن تبدأ، وهو أمرٌ أقل ما يمكن وصفه بالغامر. وصراحة لن تتوقف عملية التعلّم هذه أبدًا، واعتقد أنّ هذا الجزء هو ما يجذب الناس لفكرة أن يصبحوا مساعدين عن بعد، فهناك تنوع مستمر وكل يوم مختلف ويحمل تحديًّا جديدًا. هناك سؤال واحد يتكرر دائمًا وهو "من أين عليّ أن أبدأ؟"، ما هي مهارات العمل التي أحتاج إلى تطويرها أولًا والتي ستفيد عملي على المدى الطويل؟ وهو تمامًا ما سنتحدث عنه من خلال هذا المقال، والذي استخلصت أجوبتي فيه من مكانين: خبرتي الشخصية والتي اكتسبتها من خلال عملي مع العشرات من أصحاب الأعمال الصغيرة على مدار الستة أعوام الماضية. مشاهداتي لمساعدين عن بعد آخرين خلال تطويرهم لأعمالهم سواء الناجحين منهم أو المتخبطين. قبل أن أبدأ بأجوبتي، يجب أن أذكر سؤالًا آخر يستمر في الظهور من حين إلى آخر: هل عليّ أن أتقن جميع هذه المهارات أو يمكنني أن أوَلّي بعضها لشخص آخر؟ وهو سؤال رائع. طبعًا يمكنك أن توظّف أشخاصًا آخرين للقيام ببعض من هذه المهارات التي تحتاجها لإدارة عملك، وأحد الأمثلة الرائعة عنها هو المحاسبة. لكن على الرغم من أنّه لا بأس في توظيف محاسب لمساعدتك في تسجيل تعاملاتك وإعداد تقاريرك السنوية، فهذا لا يعني ذلك عدم حاجتك لمعرفة أساسيات المحاسبة؛ فمهما كانت الظروف، عليك دائمًا أن تفهم الأرقام القائم عليها عملك. ينطبق الأمر كذلك على مهارات البيع، حيث يمكنك توظيف مندوب مبيعات ليتولى إرسال الإعلانات للعملاء المحتملين ومتابعة المكالمات الهاتفية، لكن عليك - في مرحلة ما- أيضًا تطوير مجموعة من مهارات البيع الخاصة بك. أعلم أن البعض منكم سيجادلني وسيتساءل ما الفائدة من تضييع الوقت لتعلّم أحد مهارات عملي التي أستطيع توكيلها لشخص آخر واستخدم ذلك الوقت للقيام بما أمهر به عوضًا عن ذلك؟ يعود ذلك لسببين، الأول لا أحد سيهتم بعملك فعلًا كما تهتم أنت، والسبب الثاني هو أنّه من الصعب عليك معرفة فيما إذا كان ذاك الشخص يقوم بمهمته كما يجب إذا لم تكن تعرف أصلًا كيفية القيام بذلك. على سبيل المثال، وظّفت محاسبة منذ عدة أشهر، وكانت أولى المهام التي أوكلتها إليها هي إعداد مخطط بحساباتي وضرائب المبيعات، ولأنّني على معرفة بأساسيّات المحاسبة تمكنت بسرعة من اكتشاف قيامها بذلك بشكل خاطئ واستطعت تدارك الوضع قبل أن يتحوّل إلى كارثة. تخيّلوا لو أنّني تركتها تستمر بذلك لشهور أو حتى لسنة قبل أن أتمكّن من اكتشاف أنّها غير مناسبة للعمل، وكم من الأضرار حينها كان سيتوجّب عليّ تصحيحها وكم كان من الممكن أن يكلفني ذلك؟ انتبه إلى ما يحدث في عملك ولا تديره بإيمان أعمى، فبعضٌ من الثقة مفيد أما الجهل التام سيسبب لك الأذى. 7 مهارات مهنية للمساعدين عن بعد قد تبدو عملية تعلّم جميع هذه المهارات الجديدة التي يحتاجها المساعد عن بعد في البداية نوعًا ما هائلة، خاصة إذا كنت جديدًا في المجال، لكن عُدَّ ذاك العمل الجاد على أنّه الأساسات التي ستدعم نمو عملك خلال السنوات القادمة وستبقيك على المسار الصحيح. 1. القدرة على التخطيط ووضع الاستراتيجيات إذا كنت تمتلك رخصة للقيادة، فإنّك تتذكر غالبًا بدايات تعلّمك للقيادة. فهل تتذكر عندما تعلمت أنّ عليك النظر أمامك بعيدًا أثناء قيادتك وليس فقط على بُعد 10 أقدام أمام سيارتك؟ فمن الأسهل عليك رؤية إلى أين تتجه عندما تنظر أمامك إلى مدى أبعد، وستتمكن من تحديد الفرص الجديدة والمخاطر المحتملة بشكلٍ أفضل ومُسبق. وينطبق هذا المفهوم نفسه على عملك كمساعد عن بعد. من السهل عليك جدًا كرائد أعمال مستقل أن تنخرط وتنشغل بالعمل الذي أمامك الآن، وتؤجّل التفكير بما سيحدث غدًا أو الأسبوع القادم. أنا أتفهّم ذلك وأعلم أنّ أسهل طريقة لتخفيف التوتر عندما تكون مشغولًا وغارقًا بالعمل هو تناسي بعض الأمور. لكن إذا أردت بناء وتنمية عملك كمساعد عن بعد، عليك تطوير قدرتك على التخطيط ووضع الاستراتيجيات، فهي أهم مهارات المساعد عن بعد التي يمكنك تطويرها. يعني ذلك النظر على بُعد ثلاث أو ستة أو 12 شهر في طريقك، وترّقب التحديات والفرص التي تستحق انتباهك. 2. وضع المهام المدرّة للدخل في الأولويّة خُذ هذه النصيحة من شخص تعلّمها بالطريقة الصعبة، إذا لم تركّز على المهام المدرّة للأرباح فإنّ دخلك سيتضرر بشكل كبير جدًا، ومن الممكن أن تخسر عملك. سيتواجد دائمًا الكثير من المهام والأمور التي عليك القيام بها كمساعد عن بعد أو كصاحب عمل، لكن ليست جميعها تستحق نفس المستوى من تركيزك. فبعضها هام لنمو وتطوّر عملك على المدى القريب والبعيد، أما بعضها فيُصنّف كمهام ومشاريع روتينيّة يمكنك القيام بها في أيّ وقت. لا تسيئوا فهمي، فأمور مثل التنظيم ومنصات التواصل الاجتماعي وإعادة تصميم وتطوير موقعك هي أمور هامة، لكنّها ليست المسؤولة بشكل مباشر عن إنتاج الأرباح. قبل القيام بأي شيء آخر، ركّز على العمل المسؤول بشكل مباشر عن إدرار المال والأرباح التي تحتاجها للإبقاء على سير ووجود عملك. 3. توقف عن تعدد المهام وابدأ بدمجها نقع جميعنا في شرك تعدد المهام. اعتقدت لمدة طويلة أنّه عليّ أن أصبح أفضل بإدارة عدة مهام معًا بشكل عفوي، لكن عند مرحلة ما أصبحت سيئًا جدًا في التركيز على مهمة واحدة فقط، لدرجة أنّني كنت انتقل من مهمة إلى أخرى كل 5 أو 10 دقائق، مُتنقّلًا ما بين مشروعين أو ثلاثة مشاريع مختلفة معًا في نفس الوقت. شعرت أنني مشغول وأجري من مكان إلى آخر وكأنني قد فقدت عقلي، لكنني لم أكن فعليًّا أقوم بالكثير من العمل. ما تعلّمته من خلال خبرتي هو أنّ فائدة قليلة جدًا تأتي من تعدد المهام، وأنّه دائمًا ما يؤدي إلى ضياع في الإنتاجية وتكرر الأخطاء. التخلّي عن عادة تعدد المهام هو ليس بالأمر السهل ويتطلّب الكثير من العمل والإصرار. تَعلُّم التركيز على مهمة واحدة في وقت واحد هو السر، وفي الواقع هو أحد أهم مهارات المساعد عن بعد التي يمكنك تطويرها. أنا ملتزم حاليًا بتطوير قدرتي على توجيه تركيزي نحو اتجاه واحد أكثر من أي وقت مضى، وترك ذلك تأثيرًا إيجابيًّا على مستوى إنتاجيتي. ما أن تتقن مهارة التركيز على مهمة واحدة، ستبدأ التفكير بالبدء بدمج المهام. سمعت لأول مرّة عن مفهوم دمج المهام عندما كنت استمع إلى بات فلين. كان هذا المفهوم الذي تحدث عنه بسيط نوعًا ما: عوضًا عن التنقل بين المهام الصغيرة، حاول القيام بالمهام المتماثلة منها خلال جلسة واحدة. على سبيل المثال إدارة البريد الإلكتروني، وهو أحد المهام الشائعة التي يستطيع أن يؤدي دمج المهام فيها إلى أثر كبير. يجيب معظمنا على رسائله مباشرة ما إن تصله، وتبعًا لمدى انشغالك سيعني ذلك فتح بريدك الإلكتروني 10 إلى 20 مرة في اليوم فقط لتقرأ وتجيب على رسالة واحدة، وهذا قد يعني أيضًا تَفقُّد هاتفك أكثر من 20 مرة في اليوم. وهو أمر غير فعّال إلى حد كبير جدًا. حدّد عوضًا عن ذلك جلسة أو جلستين في اليوم في وقت محدد لتفقد الرسائل والإجابة عليها، ممكن مثلًا مرة صباحًا ومرة أخرى عصرًا. يمكنك حتى التفكير بتفعيل خاصية الإجابة الأوتوماتيكية لتُعلم من يراسلك أنّك لن تجيب فورًا. إليك موازنة ما بين مجريات يوم عادي قبل وبعد دمج المهام: قبل دمج المهام: 7 صباحًا - تفقُّد رسالة من عميل والإجابة عليه. 7:45 صباحًا - تنظيم مهامك على Trello. 8:00 - أعمال العميل. 9:00 - تفقد رسائل العملاء والإجابة عليها. 10:00 - تحديث حسابات منصات التواصل الاجتماعي. 10:10 - تفقّد رسالة من عميل والإجابة عليها. 10:45 - أعمال العميل. 11:30 - مكالمة مع العميل. 12:00 - الغداء. 12:45 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها. 1:15 - أعمال العميل. 2:45 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي. 3:00 - إعداد اقتراح. 4:00 - تفقد رسائل العملاء والإجابة عليها. 4:30 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي. بعد دمج المهام: 7 صباحًا - أعمال العميل. 9:30 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها. 10:00 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي وجدولتها على مدى الأسبوعين القادمين. 11:15 - جدولة مكالمتين هاتفيتين مع العميل. 12:00 الغداء. 12:45 - أعمال العميل. 4:00 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها. 4:30 - تحديد المهام الأهم ليوم غد. قد يبدو لك للوهلة الأولى أنّك تقوم بنفس الحجم من العمل، وذلك صحيح، لكن ما تقوم به بشكل مختلف هو تخفيض عدد المرات التي تتنقل فيها بين المهام، مما يوّفر الوقت ويزيد التركيز والإنتاجيّة. يجب أن يكون دمج المهام استراتيجية سهلة التطبيق بالنسبة لمعظم المساعدين عن بعد، ببساطة كل ما عليك فعله في حال كنت قد بدأت بمهمة هو أن تنجز قسمًا أكبر منها خلال الوقت نفسه. 4. تعلم التواصل بشكل أكثر فعالية لندخل إلى صلب الموضوع مباشرة, التواصل هو مهارة أساسيّة لكل المساعدين عن بعد. وعدد المرات التي أدركت فيها أنّ عليّ تطوير هذه المهارة لا يحصى. لا يمكنك أبدًا أن تكون ماهرًا كفاية في التواصل، فهناك دائمًا شيءٌ جديد لتتعلمه وتحسّنه في كل مرة تحتاج فيها مثلًا إقناع عميلك بأفكارك أو تحديد أجرك. لعلّى أهم ما عليك تذكره دائمًا لتحسين قدرتك على التواصل هو أنّ 50% من التواصل يكمن في الاستماع، فالاستماع يزيد من مبيعاتك ويساعدك على حل المشاكل بشكل أفضل ويحسّن قدرتك على تلبية احتياجات عملائك. 5. طور مهاراتك في البيع مهما كان تخصصك كمساعد عن بعد، سواء في بيع العقارات أو في العمل على ووردبريس أو وسائل التواصل الاجتماعي، فإن عملك يتمحور دائمًا حول البيع. إذا كنت قادرًا على إقناع عملائك وزبائنك المحتملين بأن ما تقدمه لهم، سواء منتج أو خدمة، قادر على تحسين حياتهم أو عملهم فأنت تمتلك مهارة رائعة. قد تبدو فكرة أن تكون ماهرًا في المبيعات فكرة مخيفة، خاصة إذا كنت تكره ذلك المجال مثلي، لكن لا داعي لذاك الخوف. فأنا لا أعني أنّ عليك الذهاب من بيت إلى آخر لتسوّق منتجاتك، أن تكون جيدًا في المبيعات هو أبسط من ذلك بكثير. ما يتطلّبه الأمر في الواقع لتكون جيدًا في المبيعات هو عنصرين اثنين: كن على طبيعتك، فشخصيتك وخصالك الفردية سيساعدانك بشكل كبير على جذب الزبائن المناسبين. فمهما كانت شخصيتك سواء كنت متقدًا أو هادئًا أو عطوفًا أو دقيقًا أو شخص عادي، فإن تلك الشخصية الخاصة بك هي التي ستجذب العملاء، لتقديرهم لها. تخلّى عن فكرة أن تلائم وتغير شخصيتك وفقًا للمواقف المختلفة فلا أحد يجيد ذلك. عبّر عن قدراتك. مهما كان ما تبدع به سواء العمل على ووردبريس أو التسويق عبر منصات الوسائل الاجتماعي، عليك أن توصل ذلك لعملائك، سواء صوتيًا أو عبر الفيديو أو الكتابة. عليك فقط أن تجد الطريقة التي تناسبك وأن تلتزم بها. يجب ألا تكون مهارات البيع مخيفة أو معقدة، كل ما عليك فعله لتطور عملك كمستقل هو عرض قدراتك ومشاركة إمكانياتك. اخبر الناس كيف تستطيع مساعدتهم وافعل ذلك والتزم به. 6. تعلم أساسيات المحاسبة «أعلم أنّ المحاسبة هي ليست المجال المفضل لدى الجميع، لكن علينا أحيانا القيام بالمهام التي لا نستمتع بها.» ضع عدم محبتك للأرقام جانبًا، فهناك العديد من الفوائد من تعلم أساسيات المحاسبة ومتابعة سجلات عملك. سيساعدك ذلك لتصبح أكثر دراية بما يحدث في عملك، فعوضًا عن الاعتماد على حدثك وذاكرتك ستكون قادرًا على: تحديد العملاء والمشاريع الأكثر فائدة. التمييز بين العملاء الذين يتأخرون بالدفع والعملاء الموثوقين. فهم أي من أعمالك كمساعد عن بعد هو الأكثر إدرارًا للربح وفي أي جزء من السنة تصل معظم تلك الإيرادات. معرفة متى تتجاوز مصاريفك قدرتك أو تؤثر على ربحك. معرفة أي من العملاء مناسبين لرفع تقييماتك. أعتقد أنك ستوافقني الرأي عندما أقول أن كل من هذه العوامل هو هام بحد ذاته. فكلما كنت على دراية أكبر بالأرقام والإحصائيات القائم عليها عملك كلما زاد معدل واحتمال نجاحك. حتى وإن كنت غير متأكدًا من قدرتك على قراءة موازنة أو جدول إيرادات، من الجيد أن تتعلم كيف تستنتج وتفهم الأرقام الأهم والأكثر قدرة على التأثير على مسار وتطور عملك. 7. التزم بالتطور على الصعيدين الشخصي والمهني يسير عملك كمساعد عن بعد دائمًا في أحد اتجاهين، إما إلى الأمام أو إلى الخلف، ولا يوجد ثبات أبدًا، فالوقت لا يتوقف. إذا فشلت في تحقيق التطور حتى ولو كان بسيطًا، فإنك بذلك خسرت أحد أثمن أصولك وممتلكاتك. ذكرت هذه "المهارة" في آخر القائمة، لأن الالتزام بالتطور الشخصي والمهني لديه التأثير الأكبر على عملك أكثر من أي عامل آخر. لكن ما هو التطور الشخصي والمهني وكيف يبدو؟ هو السعي الدائم إلى المعرفة والرغبة بالتحسن المستمر. هو الرغبة بالوصول إلى الكمال في مهنتك، هو أن تصبح أفضل في القدرة على البيع وأفضل في التواصل وأكثر قدرة على فهم أرقام عملك، وهو القدرة على حل المشاكل بشكل أفضل والقدرة على تقديم قيمة أكبر لعملائك. إنّ الالتزام بالتطور الشخصي والمهني يعني أن تصبح مساعد عن بعد وصاحب عمل اليوم أفضل مما كنت عليه البارحة. «تطوير مهاراتك كمساعد عن بعد يفيدك ويفيد عملائك.» بدأ عدد كبير من الأشخاص بما فيهم أنا العمل كمساعد عن بعد كهواية وكطريقة لجني بعض المال الإضافي أو لتوفير بعض المال للقيام برحلة ما. إذا كان عملك كعملي فإنك غالبًا بدأت في البداية بالقيام ببعض الأعمال للأصدقاء والعائلة، ثم تطورت الأمور ببطء وقبل أن تدرك ذلك بدأت باستلام مشاريع لأصدقاء أصدقائك وأقاربك البعيدين. ثم بدأت بتحصيل بعض من الأرباح الصغيرة في البداية إلى أن استلمت مشروعًا كبيرًا، وحتى قبل أن تدرك ذلك. إلى أن تدرك أنّ هذا العمل الجانبي كمساعد عن بعد تطور وتحول إلى عمل حقيقي، وأصبحت بحاجة إلى إنشاء باقات ووضع الأسعار وتوظيف محاسب وتحسين موقعك الإلكتروني، وفجأة أصبح لعملك نفقات متكررة ولم يعد يشتمل على المبيعات فقط. يمكن للعمل كمساعد عن بعد أن يتحوّل من عمل جانبي إلى عمل بدوام كامل بسرعة كبيرة جدًا، لكن عليك عندها أن تتخذ القرار: هل ستستمر بتطوير هذا العمل لتحوّله إلى أمر مهم وتترك عملك العادي السابق، أم ستدعه يتعثر ويعود إلى البداية؟ تعتمد إجابة ذاك السؤال على مدى التزامك بأن تصبح مساعد عن بعد أفضل، ليس فقط على مستوى الخدمة التي اخترت تقديمها وإنّما على مستوى عملك ككل كصاحب عمل مستقل. ترجمة -وبتصرف- للمقال ‎7 Essential Virtual Assistant Skills That Will Help You Grow Your Business لصاحبته Erin Sturm

يُقال إنّ العمل الجماعي يقسّم المهمّة ويضاعف النجاح، وهذا بالضبط ما توّفره خدمة Asana، حيث تسهّل جمع الفريق في مكان واحد، إدارة العمل، واختصار طريق النجاح. لذلك لا بدّ من أن تكون خطوتك التالية، بعد إنشاء مشاريعك ومهامك الأولى وتنظيمها، هي دعوة فريقك وتهيئتهم للعمل في Asana للحصول على أقصى فائدة منها. 5 خطوات لتعريف فريقك على خدمة Asana1. أنشئ بعض المشاريع أولا قبل أن تقوم بدعوة بقية الفريق للعمل في Asana، تأكّد من أنّك أنشأت مشروعك الأوّل وحدّدت ميعادًا نهائيًا واضحًا. وإذا كان ذلك المشروع لا يشمل جميع أفراد الفريق، قم بإنشاء واحد يمكن لأفراد فريقك جميعهم المساهمة فيه، كبرنامج لاجتماعك القادم مع الفريق مثلًا. 2. شجع فريقك على الانضمامابحث عن فرصة لإخبار فريقك عن فوائد استخدام Asana، سواءً كانت في اجتماع، أثناء الغداء، أو عبر الدردشة. ثم قم بدعوتهم للمشاركة في المشروع الذي تعمل عليه؛ اذهب إلى الجزء العلوي من المشروع وانقر على زر + في أعلى اليمين، وأدخل عناوين البريد الإلكتروني لكلّ واحد منهم. 3. حث الفريق على مباشرة العملبعد أن قمت بتعريف فريقك على Asana ودعوتهم إلى المشاريع، جرّب إضافتهم كمتابعين followers للمهام ذات الصلة. إنّ عملية إضافة متابعين للمهمّة تشابه عملية إرسال نسخة كربونية مخفية (BCC) في البريد الإلكتروني. حيث سيتلقى متابعو المهمّة التنبيهات على عنوان بريدهم الإلكتروني وصندوق الوارد في Asana كلّما قام أحدهم بإضافة تعليق على المهمّة. لكن بخلاف البريد الإلكتروني، يمكن إضافة المتابعين أو إزالتهم في أي وقت دون تنبيه جميع الأشخاص المعنيين بالمهمّة. كما تستطيع وفريقك إيقاف تنبيهات البريد الإلكتروني (كما سنشرح لاحقًا في هذا المقال) إذا وجدت أن استخدام صندوق الوارد Inbox أكثر سهولة. 4. شارك دليل استخدام Asana مع فريقكقم بإنشاء مهمّة باستخدام زر الإضافة السريعة (أو Tab +Q) لإرشاد أفراد الفريق الذين يحتاجون إلى المساعدة في معرفّة كيفية استخدام Asana، ثم قم بإضافة روابط لمقالات تشرح كيفية استخدامه (مثل هذا المقال) في وصف المهمّة لمساعدتهم في التعرّف على أساسياتها. 5. أنشئ مشروعا ليعمل عليه الفريققم بإنشاء مشروع لآخر خطة عمل تنوي تنفيذها، وأوكل المهام لأعضاء الفريق خلال اجتماع المباشرة أو بعده. سهل انتقال فريقك للعمل في Asanaسلّط الضوء على الفوائد. تجعل Asana المسؤوليات والخطوات القادمة واضحة، وبهذا سيقضي فريقك وقتًا أقل في المتابعة وطرح الأسئلة، ويقضي وقتًا أكثر في مواصلة العمل.ناقش الأفكار حول المشاريع التي يمكن إنجازها في Asana. يمكن استخدام المشاريع لتعقّب الأهداف ذات المستوى العالي، التخطيط لمبادرات عمل جديدة، إنشاء برامج للاجتماعات، وغيرها الكثير. أنشئ المشاريع وشاركها مع أعضاء الفريق المناسبين لكي يتمكنوا من معرفة العمل الذي يتناسب واختصاصاتهم.شارك قائمة مهامك My Tasks مع مديرك أو زميلك في الفريق الذي يريد الاطلاع على ما تعمل عليه. تستطيع فعل ذلك عن طريق نسخ الرابط عندما تستعرض قائمة مهامك ومشاركته. وبهذه الطريقة سيعرف زميلك مدى سهولة التحقق من حالة عملك في أي وقت تشاء.قم بإعداد مشروع لبرنامج الاجتماع القادم مع مديرك أو مساعده لكي تستطيعا إضافة مواضيع النقاش كمهام في المشروع.شجّع زملائك في الفريق لتوكيل بعض المهام إليك عندما يريدون منك مراجعة أمر ما.عرف فريق تقنية المعلومات IT على Asanaقد يكون فريق تقنية المعلومات حذرًا حول الخصوصيّة، الأمان، التسعير، والصلاحيات. أخبرهم أنّهم ليسوا بحاجة للقلق بشأن هذه الأمور، لأنّ حساب Asana المدفوع Premium يتيح لخبراء تقنية المعلومات السيطرة الكاملة والخصوصية في المعلومات في Asana. كما يستطيع مدراء الحسابات المدفوعة إزالة أشخاص من "المؤسسة"، طلب المصادقة عبر حسابات جوجل، ومشاهدة النشاط الأخير لأعضاء "المؤسسة". نصائح لدعوة فرق أخرى في شركتك لاستخدام Asanaقم بدعوة الفرق الأخرى التي تعمل معها غالبًا إلى مشروع تعاوني لكي يتمكنوا من رؤية كيف يستخدم فريقك خدمة Asana وينضمّوا مباشرة.لا تقم بدعوة الفريق إلى "مؤسستك" فقط، فنحن نوصي دائمًا بإضافة الأشخاص كمتابعين للمهام، مشاركة المشاريع معهم، والإشارة إليهم في تعليقات المهمّة لكي يتمكنوا من المشاركة على الفور.اذكر Asana في اجتماعك القادم مع الفرق الأخرى، واستخدم المشاريع لتنظيم برنامج الاجتماع لإظهار كيف تعمل Asana على زيادة كفاءة فريقك.محادثات الفريقبعد أن قمت بتعريف فريقك على خدمة Asana، لا بدّ من أنّك تريد التأكّد من اتّفاق الجميع على بعض المحادثات الأساسية. حيث سيساعدك اتخاذ القرار مسبقًا في كيفيّة استخدام فريقك لخدمة Asana في الحصول على أقصى فائدة من بعض الخصائص مثل البحث المخصص Search Views والتقارير Reports. كما سيساعد الاتفاق على بعض الأمور التي تتم مناقشتها في المحادثات في ارتياح فريقك باستخدام Asana. فيما يلي بعض المحادثات المحتملة التي قد ترغب في إجرائها مع فريقك مقدمًا: محادثات المشروع Project Conversationsما هو المشروع الذي يجب أن يستخدمه فريقك؟ حدد أي المشاريع التي ستستخدمها بانتظام، كيف ستستخدم كل مشروع، وكيف سيتم تنظيم كل مشروع. من الذي يجب أن يحدد الأولويات للمهام ويعيد تنظيمها في المشروع؟ حدد فيما إذا كان "صاحب المشروع Project Owner" هو وحده من يستطيع تحديث كل مشروع، أو إذا كان بإمكان جميع من في الفريق إعادة ترتيب المهام. عندما تنشئ المشروع ستصبح "صاحب المشروع"، وتستطيع دائمًا أن تغيّر صاحب المشروع من تبويب Progress. يجب أن يقوم "صاحب المشروع" بمتابعة المشروع وتأشيره كمفضّل لكي يستقبل التنبيهات كلما قام أحد أفراد الفريق بإضافة مهمّة. كما يجب على "صاحب المشروع" أن يُبقي المشروع منظمًا ويوفّر تحديثات الحالة الخاصة بالمشروع بانتظام. محادثات المهمة Task Conversationsمن يستطيع إنشاء وتوكيل المهمة؟ ناقش فيما إذا كان المدراء وحدهم من يستطيعون إنشاء وتوكيل المهام، أو إذا كان باستطاعة أفراد الفريق إنشائها وتوكليها. نحن نوصي بتشجيع كل من في الفريق على إنشاء المهام وتوكليها إلى الشخص المناسب في الفريق (حتى مساعد المدير يجب أن يتمكّن من توكيل المهام إلى المدير). وستحصل على أقصى فائدة من استخدام Asana عندما يساهم الجميع بأفكارهم وتسيير العمل خطوة إلى الأمام. كيف تسمى المهمات؟ بإمكانك إنشاء محادثة لمناقشة تسمية المهمّة خصوصًا إذا كانت المهام خاصة بتدفّق عمل محدد. نوصي دائمًا بأن تكون أسماء المهام محدّدة وتصف العمل. مثلًا، بدلًا من إنشاء مهمّة باسم "مقال مدونة"، اعطِ المهمّة اسمًا محددًا أكثر كـ "كتابة مقال مدونة حول [عنوان]" أو "نشر مقال مدونة حول [عنوان]"، لكي تجيب على الأسئلة حول العمل الذي يجب إنجازه. ما هي المعلومات الواجب إعطائها عند توكل المهام؟ كل مهمّة من المهام لها وصف، تاريخ انتهاء، شخص مسؤول عن إنجازها، متابعون، وخانات للتعليقات. نوصي بتضمين معلومات وتفاصيل مهمّة في وصف المهمّة، إرفاق الملفات عند الإحالة إلى مستند، تحديد تاريخ الانتهاء إذا كان معلومًا، وإضافة تعليقات على المهمّة عندما تطرأ بعض التغييرات أو عندما تحتاج إلى مدخلات. محادثات البريد الإلكتروني Email Conversationsهل تريد تشجيع فريقك على استخدام Asana في التواصل بدلًا من البريد الإلكتروني؟ تسهّل Asana عمل وتواصل الفريق معًا، لذلك ستقضي وقتًا أقل في قراءة رسائل البريد الإلكتروني، كتابتها، والبحث عنها. قرّر فيما إذا كنت تريد تقليل رسائل البريد الإلكتروني الداخلية مع فريقك، واستخدام المهام والتعليقات في Asana للتواصل بدلًا من ذلك. نوصي بالالتزام باستخدام المحادثات لجميع عمليات التواصل الداخلية بدلًا من البريد الإلكتروني. ذكّر زملاءك عند الضرورة باستخدام Asana بدلًا من البريد الإلكتروني. هل يجب على أفراد الفريق إيقاف تنبيهات البريد الإلكتروني؟ ترسل Asana التنبيهات إلى البريد الإلكتروني لكل نشاط جديد لكي يبقى أفراد الفريق الذين لا يستخدمون Asana باستمرار في دائرة الاطلاع. ويفضّل الأشخاص الذين يستخدمون Asana باستمرار استخدام صندوق الوارد Inbox بدلًا من البريد الإلكتروني للاطلاع على آخر التحديثات. نوصي بإبقاء تنبيهات البريد الإلكتروني مفعّلة حتى تعتاد وفريقك على استخدام Asana يوميًا. والقرار بهذا الشأن متروك لكل فرد من أفراد الفريق على حدة. إنّ إجراء هذا النوع من المحادثات مع فريقك يساعد على إبقاء Asana منظمة للجميع، تحقيق السلاسة والوضوح، ومساعدة الجميع على المساهمة بالطرق الأكثر فعّالية. تحديثات الفريق في صندوق الوارد Inboxعندما تقوم بتهيئة فريقك للعمل في Asana، عرّفهم على كيفيّة استخدام صندوق الوارد للبقاء على اطلاع على آخر التحديثات في العمل. فيما يلي بعض الخطوات لمساعدة فريقك في الانتقال إلى العمل والتواصل في Asana: الخطوة 1: استخدم البريد الإلكتروني وAsana معاعندما يبدأ أفراد الفريق باستخدام Asana لأوّل مرة، سيتم إرسال تنبيهات البريد الإلكتروني لإخبارهم حول التحديثات وتذكيرهم بالعودة إلى Asana. استقبل تنبيهات البريد الإلكتروني من Asana حول الأنشطة الجديدة لفريقك.قم بإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى Asana لتحويليها إلى مهام.اطّلع على خصائص Asana في التواصل.قم بدعوة زملائك في الفريق وإشراكهم بإضافتهم كمتابعين كلما أضفت مهمّة جديدة.الخطوة 2: ابدأ بالتواصل في Asanaبعد أن يعتاد فريقك على استخدام Asana، بإمكانهم البدء باستخدام المحادثات في Asana بدلًا من إرسال واستقبال البريد الإلكتروني. ابدأ محادثة مع فريقك في مشروع أو على مهمّة لغرض التواصل في Asana.في البداية، قم بالتحقق من صندوق الوارد في Asana مرتين أو ثلاث يوميًا، لتعتاد على استخدام Asana في التواصل مع الفريق.وضّح لفريقك الفوائد من استخدام صندوق الوارد في Asana (كما سنأتي إلى ذكرها لاحقًا في هذا المقال).الخطوة 3: أوقف تنبيهات البريد الإلكتروني واستخدم صندوق الواردبإمكانك الاعتماد على صندوق الوارد لوحده عندما يزداد عدد أفراد الفريق الذي يتواصلون في Asana. يمكن للجميع إيقاف تنبيهات البريد الإلكتروني عندما يتجمع معظم فريقك للعمل في Asana.تستطيع، بدلًا من البريد الإلكتروني، ترك صفحة Asana مفتوحة في متصفحك بينما تعمل وتتحقق من صندوق الوارد بين فترة وأخرى للاطلاع على آخر تحديثات العمل التي تهمّك.ستتم إضافة تحديثات صندوق الوارد تلقائيًا كلما قمت وفريقك بإجراء المحادثات أو تحديث المهام. إيقاف تنبيهات البريد الإلكتروني انقر على صورة الملف الشخصي في يمين الشريط العلوي.اختر My Profile Settings.اختر تبويب To Email.الغِ تأشير صندوق Activity لكل "مؤسسة" و"مساحة عمل".أو بطريقة أخرى: انقر على أيقونة الظرف في الجزء العلوي من اللوحة الرئيسية في صندوق الوارد.اختر Off من القائمة المنسدلة. 4 فوائد لاستخدام صندوق الوارد Inbox في Asanaيُبقي صندوق الوارد أفراد الفريق على اطلاع على آخر التحديثات حول المحادثات، المشاريع، والمهام، وبذلك ستقضي وقتًا أقل في مشاركة التحديثات وتعقّب حالة العمل. 1. قضاء وقت أقل في إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكترونيتتم إضافة تحديثات صندوق الوارد تلقائيًا كلما قمت بإجراء ما على مهامك أو أنهيتها.مثال: ستتم إضافة تحديث تلقائيًا في صندوق الوارد الخاص بأفراد الفريق عندما تقوم بتأشير المهمّة كمنتهية في قائمة مهامك My Tasks.2. الوصول إلى المهام عن طريق التنبيهاتعندما تقوم بالنقر على المهمّة من صندوق الوارد، سيتم عرض وصف المهمّة، التعليقات، المرفقات، وتاريخ الانتهاء الخاص بالمهمّة.إمكانية الوصول إلى كل شيء من مكان واحد يعني أنّك لن تضيّع وقتك في تعقّبها.3. التحكم بالرسائل التي تستقبلهابإمكانك إيقاف استقبال تنبيهات صندوق الوارد عندما تقوم بإلغاء متابعة المهام والمحادثات التي تتابعها.لن يتم تنبيه فريقك عندما تتابع المحادثة أو تلغي متابعتها.4. اتخاذ الإجراءات من صندوق الوارد مباشرةتستطيع تقييم المهمّة عن طريق زر "القلب" أو إنهائها مباشرة من تنبيهات صندوق الوارد عندما تتم إضافة مهام جديدة إلى المشاريع التي تنتمي إليها.تُظهر المحادثات التي تتم الإشارة إلى المهام فيها استعراض للمهمّة التي يمكنك من خلالها اتخاذ إجراء مباشر.بإمكانك تفعيل خيار " Reminder Tasks from Inbox" لإنشاء مهمّة متابعة من خلال أي من تحديثات صندوق الوارد.كما ذكرنا سابقًا في هذا المقال، يمكن اعتماد Asana كوسيلة للتواصل بين أفراد الفريق بدلًا من إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني، وهذا ما سنأتي إلى تفصيله في الجزء القادم إن شاء الله.

تعرّفنا في الجزء السّابق على Asana والخصائص التي توفرها لإدارة عمل فرق العمل عن بعد، التواصل فيما بينهم، وتسهيل رؤية نتائج العمل. كما تعرّفنا على كيفية إنشاء حساب Asana وبعض الأمور التي تتعلّق بالحساب. في هذا الجزء سنتعرّف على واجهة Asana بجميع أقسامها، كما سنأتي إلى شرح اختصارات لوحة المفاتيح التي ستوفّر عليك الوقت الكثير وتساعدك في تسريع تدفّق العمل. الواجهة تُقسم واجهة Asana إلى خمسة أقسام: الشريط الجانبي Sidebar.الشريط العلوي Top Bar.الترويسة Header.اللوحة الرئيسيّة Main Pane.اللوحة اليمنى. Right Pane.وكما موضّحة في الصورة أعلاه. أولا: الشريط الجانبي تستطيع من خلال الشريط الجانبي: الوصول لوحة التحكم My Dashboard.الوصول إلى مفضلتك Favorites، من المشاريع، الأشخاص (قوائم مهامهم)، الوسوم، وغيرها، والتي تتمثّل بأيقونة النجمة.الوصول إلى الأنشطة المشاريع، الأشخاص، الوسوم التي قمت باستعراضها مؤخرًا، Recents، والتي تتمثّل بأيقونة الساعة.الوصول إلى محادثات الفريق Team Conversations.الوصول إلى تقويم الفريق Team Calendar.الوصول إلى فريقك (وهذا في حالة "المؤسسات Organizations" فقط)، أو مشاريع "مساحة العمل Workspace" الخاصّة بك.استعراض الفرق التي تنتمي إليها والانضمام إلى فرق أخرى في "مؤسستك".لوحة التحكم Dashboardتوفّر لوحة التحكم نظرة أوسع وأشمل حول حالات المشاريع التي تعمل عليها وتعرض الرسوم البيانية التي توضّح تقدم تلك المشاريع. وبذلك تستطيع إدارة العمل دون أن تضطر إلى مغادرة الصفحة. انقر على My Dashboard وسيتم إظهارها في اللوحة الرئيسيّة. المشاريع Projectsالمشروع هو عبارة عن مجموعة من المهام. يستخدم المشروع لتحقيق الهدف النهائي بتقسيمه إلى عدة مهام يتم توكيلها إلى أفراد الفريق لتحقيق ذلك الهدف. يعرض الشريط الجانبي مشاريعك في فريقك أو في "مساحة العمل" الخاصّة بك. انقر على اسم المشروع وسيتم إظهاره في اللوحة الرئيسيّة. ملاحظة: تشير أيقونة القفل في الصورة أعلاه إلى أنّ المشروع خاص Private Project، وهذا أحد خيارات خصوصية المشاريع التي هي: Private you: خاص بك؛ أي لا أحد غيرك يمكنه مشاهدة المشروع.Private to Members: خاص بأعضاء المشروع فقط.Public: عام، ويستطيع كل شخص في الفريق أو "مساحة العمل" الوصول إليه ورؤيته.خيارات المشروعمرر الفأرة فوق اسم المشروع وانقر على أيقونة الثلاث نقاط لاستعراض بعض خيارات المشروع. انقر على السهم للوصول إلى الخيارات التالية: Highlight Color: لتغيير لون المشروع.الإضافة إلى/ الحذف من المفضلة.(Use as a Template (Copy Project: لنسخ المشروع.Archive: لأرشفة المشروع.Delete: لحذف المشروع.كما تستطيع الوصول إلى المزيد من الخيارات عند فتح المشروع. سحب المشروع وإسقاطه Drag & Drop وتستخدم هذه الخاصية لغرض ترتيب المشاريع في الشريط الجانبي. المفضلات Favoritesتستطيع تأشير المشاريع، الأشخاص (قوائهم مهامهم)، الوسوم، أو البحث المخصّص Search Views كمفضلة لحفظها في الشريط الجانبي وتسهيل الوصول إليها. وسيظهر ما قمت بتفضيله لك فقط، حيث أنّ كل شخص لديه قائمة من المفضلات الخاصّة به. ستظهر المفضلات في موضع ثابت في الجزء العلوي من الشريط الجانبي وعلى جانبها أيقونة النجمة. ويمكنك إعادة ترتيب المفضلات عن طريق السحب والإسقاط. الإضافة إلى/الحذف من المفضلةانقر على أيقونة النجمة في الترويسة لإضافة مشروع ما إلى المفضلة، وستلاحظ تغير لون النجمة إلى الأصفر وظهور المشروع في الجزء العلوي من الشريط الجانبي. وإذا قمت بالنقر على أيقونة النجمة من جديد سيتم إزالة المشروع من المفضلة بتغيّر لون النجمة إلى الأبيض واختفاء المشروع من الشريط الجانبي. الأنشطة الحديثة Recentsيتيح لك هذا الخيار الانتقال السريع إلى المشاريع، الأشخاص، أو الوسوم التي قمت باستعراضها مؤخرًا. وستظهر الأنشطة الحديثة تلقائيًا أسفل المفضلات مباشرةً، وبجانبها أيقونة الساعة. إخفاء وإظهار الشريط الجانبيبإمكانك إخفاء الشريط الجانبي عن طريق النقر على علامة X في الجزء العلوي منه إذا كنت تريد توسيع مساحة المركز واللوحة اليمنى. ولإظهاره من جديد، انقر على زر الخطوط الثلاثة. ثانيا: الشريط العلوي تستطيع من خلال الشريط العلوي: الوصول إلى قائمة مهامك My Tasks.الوصول إلى صندوق الوارد My Inbox.استخدام زر الإضافة السريعة Quick Add المتمثل بأيقونة + لإنشاء مهمّة، مشروع، محادثة، أو دعوة المزيد من الأشخاص.إجراء بحث عن المهام، المشاريع، المحادثات، الوسوم، أو الأشخاص.الوصول إلى المساعدة Help.الوصول إلى إعدادات الملف الشخصي، إعدادات "مساحات العمل" أو "المؤسسات"، أو التبديل بين "مساحات العمل" أو "المؤسسات" الخاصّة بك.مهامي My Tasksستظهر المهام التي أوكلت إليك في كل "مؤسسة" أو "مساحة عمل" في قائمة My Tasks، وعادةً ما تكون قائمة مهامك هي محطتك الأولى في Asana يوميًا. وستظهر هذه القائمة في اللوحة الرئيسيّة عند النقر على My Tasks. صندوق الوارد My Inboxيمكن اعتبار صندوق الوارد بمثابة مركز التنبيهات/الإشعارات في Asana، حيث يُستخدم للاطلاع على آخر التحديثات من قبل زملائك في الفريق. التحديثات التي تصلك إلى صندوق الوارد هي: المهام التي أوكلت إليك.المهام التي تقوم بمتابعتها.المشاريع التي تشارك فيها.المحادثات التي تم إشراكك بها. زر الإضافة السريعة Quick Add يتيح لك زر الإضافة السريعة (+) سهولة: إنشاء مهمّة.إنشاء مشروع.بدء محادثة.دعوة عضو جديد إلى "مساحة العمل" أو "المؤسسة" الحالية الخاصّة بك.البحث Searchاستخدم البحث للعثور على المهام، المشاريع، المحادثات، الوسوم، أو الأشخاص. قم بالنقر داخل حقل البحث واكتب النص الذي تريد البحث عنه ثم اضغط Enter. أو اختر "البحث المتقدّم" Advanced Search لإنشاء بحث مخصّص Search View. البحث المخصّص Search Viewالبحث المخصّص هو عبارة عن قائمة من المهام التي تطابق المعايير التي تحددها عند البحث. استخدم البحث المخصص للعثور على أي مجموعة محددة من المهام. بإمكانك إنشاء بحث يتضمن أي مجموعة كانت من الأشخاص الذين أوكلت إليهم المهام assignees، المشاريع، الوسوم، تواريخ انتهاء المشاريع due dates، وغيرها الكثير. ستشاهد في نافذة البحث المتقدم العديد من المتغيّرات التي يمكنك استخدامهم لتخصيص البحث عن المهام أو المحادثات. كما يمكنك استخدام متغيرات أخرى عن طريق الخيار Search by Another Field في أسفل نافذة البحث المتقدم. المساعدة Help تستطيع الوصول إلى نافذة المساعدة والحصول على الكثير من الموارد المفيدة عن طريق النقر على زر علامة الاستفهام في الشريط العلوي. القائمة المنسدلة للشريط العلوي انقر على صورة الملف الشخصي في الشريط العلوي لإظهار القائمة المنسدلة التي تستطيع من خلالها: التبديل بين "مساحات العمل" و"المؤسسات" الخاصّة بك.ترقية "مساحة العمل" أو "المؤسسة" الحاليّة إلى الخدمة المدفوعة Premium.الوصول إلى إعداد "مساحة العمل" أو "المؤسسة" الحالية.إنشاء "مساحة عمل" جديدة.مغادرة "مساحة العمل" أو "المؤسسة" الحالية.الوصول إلى إعدادات الملف الشخصي.تسجيل الخروج.لاحظ أنّ علامة الصح في الصورة أعلاه تشير إلى "مساحة العمل" أو "المؤسسة" التي تشاهدها حاليًا. ثالثا: الترويسة تستطيع من خلال الترويسة: تأشير المشروع، المهمّة، أو البحث المخصص الذي تستعرضه حاليًا كمفضّل عن طريق أيقونة النجمة.الوصول إلى خيارات المشروع، المهام، أو البحث المخصّص الذي تستعرضه حاليًا عن طريق أيقونة السهم المتجه إلى الأسفل.تغيير طريقة عرض المشروع، المهام، أو البحث المخصص الذي تستعرضه حاليًا.عرض قائمة أعضاء المشروع.خيارات القائمة المنسدلة في الترويسة تتيح لك القائمة المنسدلة عن النقر على السهم الوصول إلى الخيارات التالية: Edit Name & Description: لتعديل اسم ووصف مشروعك.Sync to Calendar: لمزامنة مهامك وتواريخ انتائها إلى تقويم خارجي، كتقويم جوجل، Outlook، iCal أو أي تقويم آخر يتيح لك الاشتراك بواسطة العناوين URL.Add Tasks by Email: يوفر هذا الخيار عنوان بريد إلكتروني يمكن استخدامه لإنشاء مهام عن طريق إرسال بريد إلكتروني داخل Asana.Print: لطباعة المشروع.(Use as Template (Copy Project: لنسخ المشروع (تكريره).Move to Another Team: لنقل المشروع إلى فريق آخر في مؤسستك، علمًا أنّ هذا الخيار مُتاح في "المؤسسات" فقط.Highlight Color: لتغيير لون المشروع.Export: لتصدير المشروع أو "مهامي My Tasks" كملف CSV أوJSON.Archive: لأرشفة المشروع.Delete: لحذف المشروع.طرق عرض المشروع Views بإمكانك التبديل بين خمس طرق عرض مختلفة للمشروع عن طريق الترويسة: List: وهذا هو الخيار الافتراضي لعرض المشروع الذي يعرض قائمة من المهام.Conversations: تتيح لك طريقة العرض هذه بدء المحادثات مع زملائك في المشروع نفسه، وهذا الخيار مُتاح في المشاريع فقط.Calendar: في طريقة العرض هذه تتم تصفية المهام فقط مع تواريخ انتهائها وعرضها على شكل تقويم.Progress: لعرض المعلومات حول المشروع وتقدّمه، بما في ذلك تحديثات الحالة ومخطط التقدّم، وهذا الخيار أيضًا مُتاح في المشاريع فقط.Files: لتصفية المهام مع المرفقات attachments، وهذا الخيار مُتاح في المشاريع و"مهامي My Tasks".إخفاء وإظهار الترويسةتستطيع إخفاء الترويسة لتوسيع مساحة المركز واللوحة اليمنى عن طريق أيقونة السهم المزدوج في اليسار. ولعرضها مجددًا، قم بالنقر على أيقونة السهم المزدوج نفسها. رابعا: اللوحة الرئيسيةعندما تقوم بتحديد مشروع، وسم، أو شخص ما من الشريط الجانبي، ستظهر قائمة المهام ذات الصلة بما قمت بتحديده في اللوحة الرئيسيّة. كما أنّها المكان الذي ستشاهد فيه نتائج بحثك، التنبيهات الواردة، بطاقات لوحة تحكّم المشروع، ومشاركات المحادثة. من خلال اللوحة الرئيسيّة تستطيع: إضافة مهمّة جديدة.فرز وتصفية قائمة المهام.تأشير المهمّة كمنتهية أو غير منتهية.عرض وتعديل اسم المهمّة.تحديد المشاريع أو الوسوم الأخرى التي ترتبط بها المهمّة.مشاهدة عدد "القلوب"* التي حصلت عليها المهمّة.تحديد تاريخ انتهاء المهمّة due date.تحديد الشخص المسؤول عن إنجاز المهمّة assignee.يستخدم زر "القلب" للتعبير عن اهتمامك بالمهمّة أو تحمّسك لها، إبداء الموافقة على تعليق أحدهم، أو التعبير الامتنان لإنجاز مهمّة ما. خامسا: اللوحة اليمنىاللوحة في الجانب الأيمن من المتصفح هي المكان التي تظهر فيه تفاصيل المهمّة التي يتم تحديدها في اللوحة الرئيسيّة. من خلال اللوحة اليمنى تستطيع: توكيل المهمّة إلى شخص في الفريق.تعيين تاريخ ووقت انتهاء المهمّة.التعبير عن الاهتمام بالمهمّة عن طريق زر "القلب".تحديد المشروع الذي تنتمي إليه المهمّة.تأشير المهمّة كمنتهية أو غير منتهية.إضافة وصف للمهمّة لتوضيح المزيد من التفاصيل.بناء قائمة من المهام الفرعية.إرفاق الملفات.إضافة تعليق على المهمّة.متابعة، أو إلغاء متابعة المهمّة.إخفاء وإظهار اللوحة اليمنىتستطيع إخفاء اللوحة اليمنى لتوسيع مساحة المركز عن طريق النقر على أيقونة X. ولإعادة اظهارها مجددًا، انقر على زر السهم الأيمن. وضع ملء الشاشة بإمكانك استخدام وضع ملء الشاشة إذا رغبت في التركيز على مهمّة محددة وذلك عن طريق: النقر على أيقونة الثلاث نقاط في أعلى اللوحة اليمنى.اختيار Full Screen. اختصارات لوحة المفاتيحتفيد اختصارات لوحة المفاتيح في تسريع تدفق العمل وتسهيل تنفيذ بعض الأوامر دون الحاجة إلى استخدام الفأرة. الاختصارات الأساسية موضحة أدناه لنظام Windows. أما بالنسبة لنظام Mac فهي نفسها، قم فقط استبدال مفتاح Ctrl بمفتاح Cmd. ويرجى ملاحظة أنّ بعض الاختصارات قد لا تعمل على لوحات المفاتيح الدولية. الاختصارات الخاصة بالمهامEnter: إنشاء مهمّة جديدة.Tab+ BKSP: مسح المهمّة/ المهام المحددة (أو BKSP عندما يكون اسم المهمّة فارغًا).Ctrl+ Enter: تأشير المهمّة/المهام المحددة كمنتهية.Ctrl+ السهم الأعلى/ Ctrl+السهم الأسفل: التحرّك إلى الأعلى/إلى الأسفل.Ctrl+ Shift+ السهم الأعلى/ Ctrl+ Shift+ السهم الأسفل: للانتقال إلى القسم section التالي الأعلى/الأسفل.Ctrl+ C: نسخ المهام المحددة.Ctrl+ V: لصق المهام المحددة (واحدة لكل سطر).Tab+ M: تعيين نفسك كمسؤول عن إنجاز المهمّة المحددة.Tab+ H: إعطاء "قلب" للمهمّة المحددة.Tab+ Y: تأشير المهمّة لإنجازها اليوم Today.Tab+ U: تأشير المهمّة كالمهمّة القادمة Upcoming.Tab+ L: تأشير المهمّة لإنجازها لاحقًا Later.: اكتب النقطتين في نهاية اسم المهمّة لإنشاء قسم جديد.Tab+ Z: أرشفة المهام المكتملة.Tab+ C: التعليق على المهمّة المحددة.Tab+ A: توكيل المهمّة المحددة إلى أحد أعضاء المشروع.Tab+ D: تعيين تاريخ انتهاء المهمّة Due Date.Tab+ F: إضافة مُتابع للمهمّة.Tab+ S: إنشاء مهمّة فرعية Subtask.Tab+ /: البحث عن مشروع، وسم، شخص، أو مهمّة.Tab+ Enter: الانتقال إلى قائمة المهام.الاختصارات الخاصة بالتحديدالسهم الأعلى/السهم الأسفل: تغيير التحديد.Shift+ زر الفأرة الأيسر: تحديد مجموعة من المهام المتجاورة.Shift+ السهم الأعلى/السهم الأسفل: تحديد مجموعة من المهام المتجاورة للأعلى/للأسفل.Ctrl+ زر الفأرة الأيسر: لتحديد عدد من المهام المتفرقة غير المتجاورة.الاختصارات الخاصة بصندوق الواردJ/K: التحرّك إلى الأعلى/ الأسفل.H: إخفاء أرشيف التنبيهات (الانتقال إلى تبويب صندوق الوارد).S: إظهار أرشيف التنبيهات (الانتقال إلى تبويب الأرشيف).F: متابعة أو إلغاء متابعة.I: أرشفة التنبيه المحدد.U: لإرسال الأرشيف المحدد إلى صندوق الوارد.Ctrl+ /: عرض اختصارات لوحة المفاتيح.Tab: فتح التفاصيل.ESC: غلق التفاصيل.Tab+ X: وضع التركيز.Tab+ Q: الإضافة السريعة.Tab+ Enter: نشر تعليق (من حقل التعليقات).Tab+ B: What it sounds like.بعد أن تعرّفت على Asana، واجهتها، وكيفية إنشاء الحساب، حان الوقت لتتعرف على كيفية استخدامها ودعوة فريقك، وهذا ما سنستعرضه في الجزء الثالث من هذه السلسة. ترجمة وبتصرف لأدلة المساعدة لخدمة asana.

هل تريد تتبع تقدم عمل فريقك؟ هل تواجه صعوبة في جمع أفراد الفريق في مكان واحد؟ هل تعبت من استخدام البريد الإلكتروني لغرض إجراء المحادثات حول العمل وتبادل الأفكار؟ هل تريد أن تشاهد ثمرة جهود الفريق بشكل مباشر؟ تستطيع تحقيق كل ذلك على منصّة واحدة: Asana؛ صُممت لتساعد الفرق على تتبع العمل وتحقيق النتائج. باستخدام Asana يتعاون أفراد الفريق بكفاءة ويعملون بطريقة أفضل، أسرع، وأكثر ذكاءً. في Asana يعرف كل فرد من أفراد الفريق المهمة التي أوكلت إليه ومتى عليه إنهائها. في Asana تستطيع تحويل الأفكار إلى واقع والوصول إلى أكثر الأهداف طموحًا. هل تريد أن تبدأ رحلة التعرف على Asana وكيفيّة استخدامها؟ إذا كنت كذلك، كلّ ما عليك فعله هو متابعة هذه السلسلة التي تشرح كيفيّة استخدام هذه الأداة. Asana هي من أسهل الوسائل التي تساعدك وتساعد فريقك في تتبّع العمل، وهنالك ثلاث أمور أساسية يجب أن تعرفها عنها: أولا: تتبع مشاريع فريقك ومهامهم من البداية وحتى النهايةتساعدك Asana على تقسيم العمل إلى مشاريع ومهام، وبذلك تكون جميع المسؤوليات والخطوات القادمة التي يجب اتخاذها واضحة. كما يمكنك إجراء محادثات قابلة للتنفيذ للانتقال بالعمل خطوة إلى الأمام. بهذه الطريقة تعرف ما المشروع التالي الذي يجب إنجازه ومتى يجب إنجازه، والحصول على جميع المعلومات التي تحتاجها في مكان واحد. ثانيا: رؤية تقدم العمل، الإنجاز في الميعاد النهائي، والحصول على نتائج عظيمةتستطيع باستخدام Asana أن تبقى على اطلاع على المرحلة التي وصل إليها العمل دون أن تضطر إلى إرسال بريد إلكتروني واحد حول التحديثات. ستصلك التحديثات حول المشاريع والمهام التي تتبعها، وبإمكانك رؤية تقدم الفريق باستخدام لوحات المعلومات Dashboards والتقاويم Calendars. ثالثا: Asana سهلة الاستخدام وتصبح أكثر فعالية كلما أضفت المزيد من العملمن السهل أن تبدأ العمل على Asana وتهيئة فريقك لاستخدامها. تستطيع أن تبدأ بإضافة العمل إلى Asana وتتبّعه طالما بإمكانك إنشاء قائمة مهام وإرسال بريد إلكتروني. وستتوسّع Asana لاستيعاب عملك كلما أضفت فرقًا أخرى أو أنشأت مشاريع أكثر تعقيدًا. والآن بعد أن تعرّفت على Asana، حان الوقت لتتعرّف على كيفيّة إنشاء حساب Asana لتشرع باستخدامها. كيفية إنشاء حساب على Asanaإنّ إنشاء الحساب على Asana مجاني (وهناك خدمة مدفوعة premium بخصائص إضافيّة متقدّمة). تستطيع إنشاء حساب بنفسك قبول دعوة للانضمام. سيُطلب منك إدخال اسمك وعنوان بريدك الإلكتروني، وبإمكانك استخدام البريد الإلكتروني الخاص بعملك إذا أردت الانتماء إلى "مؤسسة" خاصة بشركتك. كما بإمكانك إضافة عناوين بريد أخرى لاحقًا إذا أردت ربط حسابك بعدّة عناوين. وفي الخيار الأخير بعض المزايا، على سبيل المثال لا الحصر؛ ستكون لديك خيارات إضافيّة لإرسال المهام عبر البريد الإلكتروني، وخيارات إضافيّة لتلقّي التنبيهات على البريد الإلكتروني. تستطيع الانضمام وإنشاء أي عدد تريده من "المؤسسات" أو "مساحات العمل" من خلال حساب واحد، أي لا تحتاج إلى إنشاء حسابات متعدّدة. وسنأتي إلى ذكر الفرق بين "المؤسسة" و"مساحة العمل" لاحقًا في هذا المقال. الاشتراك عن طريق الصفحة الرئيسية للموقعلإنشاء حساب خاص بك أو بشركتك قم بزيارة موقع http://www.asana.com. تستطيع الاشتراك بإدخال عنوان بريدك الإلكتروني وكلمة سريّة خاصّة بحساب Asana، باستخدام حساب جوجل، أو بواسطة SAML. إذا اخترت الاشتراك باستخدام حساب جوجل سيتم استخدام بيانات الاعتماد للحساب الحالي الذي سجلّت الدخول إليه، أو سيُطلب منك تسجيل الدخول إلى حسابك على جوجل. وكذلك لن تكون لديك كلمة سريّة خاصة بـ Asana، ولكن يمكنك إدخال واحدة عن طريق عملية "استعادة الكلمة السرية" التي سنشرحها لاحقًا في هذا المقال. الاشتراك عن طريق دعوةعندما تصلك دعوة للانضمام إلى فريق على Asana، قم بفتح البريد الإلكتروني في إحدى المتصفحات التي تدعمها Asana، ثم انقر على زر الانضمام للفريق "Join [team name] Now"، أو قم بنسخ ولصق الرابط المرفق أسفله. في صفحة إنشاء الحساب أدخل اسمك، الكلمة السريّة، وصورة الملف الشخصي، علمًا أنّ إضافة صورة الملف الشخصي اختيارية في هذه المرحلة، بإمكانك تجاوزها وإضافة الصورة لاحقًا عن طريق إعدادات الملف الشخصي Profile Settings. تسجيل الدخوللتسجيل الدخول إلى Asana، اذهب إلى https://app.asana.com/ أو https://www.asana.com: ومن صفحة تسجيل الدخول تستطيع: إدخال عنوان البريد الإلكتروني والكلمة السرية الخاصة بحسابك.أو النقر على "Use Google Account"تسجيل الدخول عن طريق SAMLلن يطلب منك إدخال الكلمة السرية لتسجيل الدخول إذا كنت تستخدم حساب مدفوع لمؤسسة تمكّن SAML، وستتم المصادقة على حسابك عبر البريد الإلكتروني فقط. ولتسجيل الدخول إلى حسابك: اذهب إلى https://www.asana.com أو https://app.asana.com.أدخل عنوان البريد الإلكتروني الخاص بحسابك واترك حقل الكلمة السرية فارغًا.انقر على زر Log In.أو بدلًا من ذلك، بالإمكان تسجيل الدخول عن طريق عنوان URL مخصص، وهذا الخيار متاح للمستخدمين في المؤسسات التي تمكّن SAML. ويتم ذلك عن طريق إضافة اسم نطاق البريد الإلكتروني للشركة في نهاية العنوان https://app.asana.com/a/ للوصول إلى بوابة تسجيل الدخول المخصصة. مثلًا، يستطيع أعضاء "مؤسسة" acme.com تسجيل الدخول إلى حساباتهم من الرابط https://app.asana.com/a/acme.com. ملاحظة: يجب على أعضاء المؤسسات المدفوعة التي تمكّن SAML تسجيل الدخول إلى حساباتهم عن طريق عنوان البريد الإلكتروني المرتبط بـ SAML، بغض النظر عن عدد عناوين البريد الإلكتروني التي يمتلكونها على الحساب. دمج الحسابات المتعددةإذا أنشأت حسابين بعناوين بريد مختلفة، تستطيع دمجها بإضافة البريد الإلكتروني المرتبط بأحد الحسابات إلى الحساب الآخر عن طريق إعدادات الملف الشخصي. إنّ دمج الحسابات يعني أنّ: عناوين البريد الإلكتروني لكِلا الحسابين الأصليين سترتبط بحساب واحد جديد.الحساب الجديد سيحتوي على جميع "المؤسسات" و"مساحات العمل" لكلا الحسابين الأصليين.مشاريعك الشخصيّة سيتم دمجها إلى حساب واحد. لكي تدمج الحسابات، اذهب إلى حسابك الرئيسي، ثم: انقر على صورة الملف الشخصي واختر My Profile Settings من القائمة المنسدلة.انقر على To Email.انقر على +Add New Email، وادخل عنوان البريد الإلكتروني لحسابك الثانوي، ثم انقر على Reauthenticate.سيتم إرسال رابط تأكيد الدمج إلى عنوان البريد الإلكتروني للحساب الثانوي. يمكنك تأكيد الدمج عن طريق ذلك الرابط. تعيين/إعادة تعيين الكلمة السريةلقد أدخلت الكلمة السرية عند إنشاء الحساب بالفعل. ولكن إذا قمت بالاشتراك بواسطة حساب جوجل فهذا يعني أنّك لا تمتلك كلمة سريّة خاصّة بحساب Asana. بإمكانك تعيين واحدة عن طريق رابط "Forgot your password?" من صفحة تسجيل الدخول الذي يمكنك استخدامه أيضًا في حال نسيت الكلمة السريّة أو أردت تغييرها. لتوليد رابط استعادة الكلمة السريّة انقر على " Forgot your password?" واملأ الحقل في الصفحة التالية. سيصلك رابط استعادة الكلمة السرية إلى عنوان البريد الإلكتروني الذي أدخلته، بإمكانك استخدامه لإعداد كلمة سريّة جديدة. تسجيل الخروج لتسجيل الخروج من Asana: انقر على صورة ملفك الشخصيانقر على Log Out من القائمة المنسدلة.تعطيل الحسابإنّ تعطيل الحساب دائمي ولا يمكن التراجع عنه. قم بتعطيل حسابك الشخصي إذا كنت متأكدًا من أنّك لا تريد استخدام Asana بعد الآن. تستطيع الوصول إلى خيار التعطيل عن طريق إعدادات الملف الشخصي عبر تبويب "Account" عندما تقوم بتعطيل حساب، لن يكون بإمكانك الوصول إلى أي بياناتك في ذلك الحساب. وإذا رغبت في استخدام Asana في المستقبل، سيكون عليك الاشتراك بحساب جديد. ملاحظة: التعطيل سيشمل حسابك الشخصي فقط، وسيستمر وجود "المؤسسات" و"مساحات العمل" التي تنتمي إليها حتّى بعد تعطيله. الفرق بين "المؤسسة" و"مساحة العمل"المؤسسة Organization: تستخدم لربط جميع موظفي شركتك في مكان واحد باستخدام Asana بناءً على نطاق البريد الإلكتروني email domain المشترك للشركة.مساحات العمل Workspaces: تستخدم من قبل أي مجموعة من الناس ولا تتطلب نطاق بريد إلكتروني مشترك؛ أي أنّ الاشتراك يتم بواسطة عناوين البريد الإلكتروني الشخصيّة (xxx@yahoo.com، xxx@gmail.com).انتهينا، ولكنّها نهاية البداية، فمازال هنالك المزيد لتتعرف عليه حول خدمة Asana والخصائص التي توفرها والتي تمكّنك من تتبع عملك بسهولة والارتقاء به إلى مستويات متقدّمة. تابع بقية أجزاء السلسلة. ترجمة وبتصرف لأدلة المساعدة لخدمة asana.