فريق العمل هو حجر الأساس لأي مشروع، لذا يُعَد كل من إدارة عمل الفريق وتنظيم وقته عاملان أساسيان لتحقيق أهداف العمل ودعم نمو المشروع التجاري؛ فعندما ننجح في تنظيم وقت الفريق، فإن ذلك ينعكس مباشرةً على نجاح كل فرد في تقديم أفضل ما لديه، وهنا تبرز أهمية جداول العمل.

تجدر الإشارة إلى أنه عند إعداد جداول العمل بالطريقة الصحيحة، فإنها تساعد على الاستفادة القصوى من قدرات الفريق الإنتاجية، وتضمن توفر موارد النجاح للمشروع التجاري.

ما هو جدول العمل؟

جدول العمل work schedule هو تحديد مفصَّل للأيام والساعات التي سيعمل خلالها الفريق، وهو يمثل خريطة الطريق التي يتمكن أعضاء الفريق بواسطتها من معرفة الأوقات المخصصة للعمل وكيفية توزيع أوقات العمل على الأفراد.

هناك طرق متعددة لإنشاء جداول عمل، ويعتمد الاختيار فيها لنوع الجدول على احتياجات الفريق والمشروع وأهداف الشركة، بالإضافة إلى الطريقة الخاصة بالمدير نفسه في التنظيم، على سبيل المثال:

• قد تحتاج فرق هندسة الويب إلى جدول عمل أكثر مرونة، وبدوام كامل يسمح للموظفين باختيار ساعات عملهم بأنفسهم.
• قد تعمل فرق خدمة العملاء بنظام الورديات المتناوبة لتتمكن من تقديم الدعم على مدار الساعة.

قبل إجراء أي تغيير على جداول العمل، يُنصح باستشارة الفريق القانوني للشركة وفريق الموارد البشرية، فقد تكون هناك إجراءات وقيود قانونية محلية يجب الالتزام بها.

سنناقش فيما يلي أنواع جداول العمل لتتمكن من إيجاد النوع الأنسب لعمل فريقك.

جداول العمل الأساسية

تختلف الجداول الأساسية فيما بينها بعدد ساعات العمل فقط. وفي هذا النوع من الجداول يعمل الفريق نفس عدد الساعات كل أسبوع، لكن مع إمكانية تخصيص أنظمة العمل الأسبوعية سواءً كانت بدوام كامل، أو بدوام جزئي، وذلك من أجل إضفاء المزيد من المرونة أو تغطية احتياجات معينة في العمل.

• نظام العمل بدوام كامل: ويتضمن ما يقارب 40 ساعة عمل أسبوعيًا، مع ترك يومَي عطلة في نهاية الأسبوع، لكن قد يختلف ذلك حسب نظام العمل لكل بلد، ففي بعض البلدان مثل آيسلندا واسكتلندا وبلجيكا، اعتمدت نظام العمل لأربعة أيام من الأسبوع بدلًا من خمسة
• نظام العمل بدوام جزئي: كما يشير اسمه، فنظام العمل بدوام جزئي يتضمن ساعات عمل أقل من نظام الدوام الكامل، مما يترك الباب مفتوحًا لتعيين عدد الساعات؛ فقد يعمل الموظف بدوام جزئي ساعتين يوميًا، أو قد يعمل 25 ساعة أسبوعيًا مثلًا
• جداول العمل المرنة: وهي شائعة لدى الفرق التي تعمل عن بُعد. وفقًا لاستطلاعات الرأي، فقد أفاد 35% من الموظفين بأن مرونة ساعات العمل ضرورةٌ ملحة للمساعدة على موازنة نظام الحياة اليومية أثناء العمل عن بُعد

تتيح جداول العمل المرنة للموظف إمكانية العمل في الأوقات التي يكون فيها في قمة الإنتاجية، وتمكّنه من تنظيم ساعات عمله بما يتوافق مع برنامج حياته الشخصية. يساعد ذلك على تحسين التوازن بين العمل والحياة اليومية، والوصول إلى حالة التدفق الذهني، وتوفير الوقت المناسب للتركيز للأفراد الذين يُحسِنون العمل في الصباح الباكر أو في الليل.

لنتحدث فيما يلي عن أشهر أنواعها:

• ساعات العمل المرنة: يحدد هذا النظام ساعات عمل أساسية يجب أن يتواجد أعضاء الفريق أثناءها في مكاتب عملهم، أو يكونوا متاحين ومتصلين عبر الإنترنت، مثلًا من الساعة الحادية عشرة ظهرًا إلى الثالثة ظهرًا؛ أما خارج هذه الساعات الأساسية، فقد يعمل الأفراد في الوقت الذي يناسبهم. ومثال ذلك، أنه قد يقرر أحد الفرق العمل من السابعة صباحًا إلى الثالثة ظهرًا، في حين يقرر فريق آخر العمل من العاشرة صباحًا إلى السادسة مساءً
• الساعات السنوية: وهي مفيدة عندما يكون هناك تباين كبير في الحاجة للعمل على مدار السنة؛ إذ يحدد نظام الساعات السنوية عددًا معينًا لإجمالي ساعات العمل للموظفين سنويًا، مع تعيين ساعات عمل أساسية أسبوعيًا في معظم الأحيان؛ فقد يحتاج أفراد فريق الهندسة مثلًا إلى ساعات عمل إضافية في أسبوع التحضير لإطلاق منتج مهم، بينما يعملون بدرجة أقل في الأسبوع الذي يليه
• نظام العمل المكثف: يسمح هذا النظام للموظفين بضغط ساعات عملهم في أيام أقل. على سبيل المثال، يمكن العمل لعشر ساعات يوميًا لمدة أربعة أيام بدلًا من ثماني ساعات يوميًا لمدة خمسة أيام
• نظام العمل الحر: لا يرتبط العامل الحر مع الشركة بعقد توظيف رسمي، بل يعمل بناءً على عقد عمل محدد لإنجاز مشروع معين، ويمكنه عادةً أن يعمل في الوقت الذي يناسب ظروفه. غالبًا ما يتلقى العامل الحر أجره عند الانتهاء من العمل على مشروعه وليس بناءً على عدد الساعات التي عمل فيها. يمكن هنا أن يخصص الكاتب مثلًا ساعات الصباح الباكر للعمل المستقل، ويترك فترة الظهيرة لتأليف كتابه الخاص
• نظام العمل الهجين: في هذا النظام ينوِّع الموظفون بين العمل عن بُعد والعمل في المكاتب، مما يمنحهم مرونة العمل عن بُعد ومزايا العمل وجهًا لوجه. على سبيل المثال، قد يقرر فريق تصميم علامة تجارية ناشئة أن يجتمع في المكتب كل أربعاء ويعمل بقية أيام الأسبوع من المنزل
• نظام ورديات العمل: وهو نهج أكثر تنظيمًا، غالبًا ما تلجأ إليه الفرق التي تتطلب طبيعة عملها أن تستمر في العمل خلال أوقات غير اعتيادية، مثل فريق خدمة العملاء الذي يقدم الدعم على مدار الساعة، أو فريق الطهي الذي يتعين عليه إعداد وجبات الطعام في ساعات الصباح الباكر
• نظام ورديات العمل المتناوبة: يسمح هذا النوع الخاص من نظام ورديات العمل بأن يستمر العمل على مدار الساعة يوميًا من خلال التناوب بين الموظفين؛ إذ من الممكن مثلًا أن يعمل بعض أفراد الفريق نهارًا بينما يعمل آخرون وفق ورديات في الصباح الباكر أو في المساء
• نظام ورديات العمل المقسَّمة: ويجري فيه تقسيم وردية الموظف إلى قسمين، فمثلًا، قد يعمل أحد أفراد الفريق في وردية صباحية ويسجل خروجه بعد انتهائها، ثم يعود مساءً من أجل العمل في وردية مسائية
• نظام العمل عند الطلب: يكون فيه الموظف متاحًا للعمل عند الحاجة، أي أنه يمارس وردية عمله الاعتيادية، ثم يغادر مع البقاء مستعدًا للاستدعاء في حال الحاجة إليه. عادةً ما تتناوب ورديات الاستدعاء عند الطلب بين أفراد الفريق في أيام معينة من الأسبوع لكي لا يضطر كل فرد للبقاء على استعداد طوال الوقت. ومثال ذلك، أنه يمكن أن يعمل الموظف من الساعة التاسعة صباحًا إلى الخامسة مساءً، ثم يغادر مع البقاء مستعدًا للاستدعاء للحالات الطارئة أو لحالات نقص الكوادر في الورديات اللاحقة

بالنسبة لجميع أنواع الجداول السابقة، لابد لنا من الحرص دائمًا على التحقق مع الفرق الداخلية من أنّ جدول العمل الذي تختاره يتوافق مع الشروط الواردة في عقود الموظفين ومع القوانين المحلية. من المفيد أيضًا التشاور مع الموظفين حول أي تغيير في جدول العمل وإعطائهم تنبيهًا مسبقًا بشأن التغييرات القادمة، وهو أمر إلزامي في الكثير من الدول.

بالإضافة لذلك، تتضمن عقود العمل عادةً تحديد الأيام والساعات التي سيعمل فيها أفراد الفريق، لذلك لا بد من التحقق مع الفريق القانوني وفريق الموارد البشرية قبل إجراء أي تغيير.

إنشاء جدول عمل بثماني خطوات

لابد من اتباع الخطوات التالية لإنشاء جدول عمل مخصص يساعد الفريق على تحقيق النجاح.

1. تحديد المتطلبات والموارد

قبل الانطلاق في إعداد جدول العمل الخاص بالفريق، سنحتاج أولًا إلى تحديد نطاق العمل الذي سيكون الفريق مسؤولًا عنه والموارد المتوفرة للعمل، وانطلاقًا من ذلك سيكون بإمكاننا جدولة وقت الفريق بطريقة منطقية تحقق أهداف المشروع.

في حال كان موظفو الفريق يتقاضون رواتب ثابتة، فلابد من تحديد عدد أفراد الفريق وعدد الساعات التي يعملون بها في العادة، إضافةً إلى الإجازات أو العطل القادمة؛ أما في حال كان الفريق يتقاضى أجره على أساس ساعي أو كنا نعتمد على متعاقدين بأجر ساعي، فعلينا حساب ميزانية المشروع، ثم تقدير عدد ساعات العمل التي يمكن دفع أجورها للموظفين أو المتعاقدين كل أسبوع.

2. تحديد الأوقات التي يجب أن يعمل فيها الفريق

قد يتطلب العمل أو المشروع التجاري أن يكون أفراد الفريق متوفرين للعمل في أوقات محددة، وهنا لابد من الإجابة على التساؤلات الآتية أولًا لمعرفة أي نوع من جداول العمل أنسب لفريق العمل:

• هل يعمل الفريق ضمن ساعات العمل المعتادة في منطقة زمنية محددة؟ أم يمتد عمله لمناطق زمنية مختلفة؟ إذا كان الجواب هو الثاني، فقد نحتاج إلى جدولة الاجتماعات في أوقات مخصصة لتتوافق مع اختلاف التوقيت. على سبيل المثال، قد يتعين على بعض أفراد الفريق أو يكونوا متصلين بالإنترنت في الساعة الثامنة صباحًا، ليتمكنوا من الاجتماع مع زملائهم في دولة أخرى ذات توقيت مختلف
• هل نحتاج إلى موظف تحت الطلب خارج ساعات العمل الاعتيادية؟ قد يحتاج فريق تطوير البرمجيات مثلًا إلى تعيين موظف تحت الطلب في حال تعطل الموقع الإلكتروني للشركة أو الخادم
• هل يعمل الفريق خارج ساعات العمل الاعتيادية؟على سبيل المثال، قد يلجأ فريق خدمة العملاء على مدار الساعة إلى العمل وفق نظام الورديات المتناوبة لتقديم دعم مستمر للعملاء
• كيف يختلف الطلب على خدماتنا؟ باختلاف ساعات اليوم أو باختلاف الشهر أو السنة؟ على سبيل المثال، قد تتباطأ مبيعات المشاريع التجارية بين الشركات في أوقات العطل والأعياد، كما قد يزداد الطلب على مشاريع الطهي في وقت الغداء يوميًا
• هل يحتاج الفريق إلى الاجتماع وجهًا لوجه؟ أو يمكنه العمل بتوقيت غير متزامن؟ وإذا كان هناك حاجة للاجتماع وجهًا لوجه فما هو الوقت الأنسب للاجتماع؟ في حال كنت بصدد اختيار نظام ساعات عمل مرن فإن هذه الأسئلة ستساعد كثيرًا على تحديد ساعات العمل الأساسية لفريقك

3. وضع قائمة بمتطلبات كل وردية عمل

بعد الانتهاء من تحديد الأوقات التي يجب أن يكون فيها فريقنا متاحًا للعمل، سنحتاج للتفكير بمتطلبات كل وردية عمل من الموظفين. بهذه الطريقة يمكننا الموازنة بين قادة الفريق وأصحاب الخبرات لكل يوم عمل.

للبدء بهذه الخطوة يمكننا طرح الأسئلة التالية:

• هل يمكن لأفراد الفريق العمل لوحدهم؟ أم أنهم بحاجة إلى قائد فريق من أجل الإشراف أو الإجابة عن الاستفسارات؟ على سبيل المثال، يحتاج فريق التمريض دائمًا إلى وجود طبيب يعمل بنظام الورديات من أجل فرز الحالات المرضية الخطيرة
• ما نوع الخبرات المطلوبة؟ قد يحتاج فريق العمليات إلى وجود موظفين بخبرات متنوعة بين الساعة التاسعة صباحًا والخامسة مساءً، مثل موظف الاستقبال ومدير المكتب واختصاصي تكنولوجيا المعلومات
• هل يجب أن يكون بعض أفراد الفريق من ذوي الخبرات الخاصة متوفرين في أوقات مختلفة؟ يمكن أن ينطبق ذلك مثلًا على فريق المبيعات الذي يعمل مع أشخاص من مناطق مختلفة حول العالم؛ فقد يتعين على أحد مديري الحسابات أن يكون متصلًا بالإنترنت في الصباح للاجتماع بعملاء أوروبا، في حين يحتاج الآخر إلى العمل في ساعات المساء ليتوافق مع توقيت فرق العمل في آسيا

4. التعرف على تفضيلات الفريق

لتحقيق أقصى استفادة ممكنة من جدول العمل، من الضروري قطع شوط أبعد من مجرد تفقد حضور أفراد فريقك. يحتاج المدير هنا لسؤال كل فرد من الفريق عن وقته المفضل للعمل، والوقت الذي يكون فيه أكثر إنتاجية، فهل يعمل بطريقة أفضل عند الاستيقاظ صباحًا؟ أم في آخر الليل؟ بهذه الطريقة يمكن ضمان أن الجميع يعملون بطاقتهم القصوى مع تجنب عقد اجتماعات في الأوقات المفضلة التي يكون فيها الفريق في حالات تركيزه العالي

بالإضافة لذلك، لابد من محاولة التعرف على الطريقة المفضلة لكل فرد في العمل المشترك، فإذا كان أفراد الفريق يفضلون الاجتماع وجهًا لوجه لكن يحتاجون أيضًا لوقت عمل خاص من أجل التركيز مثلًا، فمن الممكن في هذه الحالة اختيار نظام عمل هجين يوفر مرونة العمل عن بُعد مع تثبيت ساعات عمل أساسية في المكتب.

5. إعداد جدول العمل

بعد الانتهاء من تحديد المتطلبات وتفضيلات الفريق، يمكن البدء بإعداد جدول العمل الخاص بالفريق. تعتمد الصيغة المتبعة ومدى التفصيل في كتابة الجدول على نظام ساعات العمل الذي نختاره كمدراء. فعلى سبيل المثال، يختلف ذلك بين نظام الورديات المتناوبة والنظام المعياري (من التاسعة صباحًا إلى الخامسة مساءً).

عمومًا، مهما كان نوع جدول العمل، فإنه يجب أن يتضمن العناصر الأساسية التالية:

• أسماء جميع أفراد الفريق
• التواريخ والأوقات المتوقعة لعمل كل فرد
• نوع العمل الذي يقع على عاتق كل فرد
• مكان العمل لكل فرد (مثلًا في المكتب أو عن بُعد)

بعد الانتهاء من كتابة مسودة لجدول العمل، لابد من الحرص على عرضها على الفريق القانوني وفريق الموارد البشرية في الشركة لمناقشة الخطوات التي ينبغي اتخاذها من أجل ضمان امتثال الجدول للقوانين المحلية.

6. التخطيط لحالات الغياب

جميع الناس معرَّضون في حياتهم للمرض أو لحدوث ظروف عائلية طارئة تستحق أخذ إجازات، ولذلك فمن الضروري التخطيط للتغيرات التي ستحصل على جدول عمل الفريق عند حدوث حالات مشابهة.

نحتاج لوضع ما يلي في الحسبان عند إنشاء جدول عمل الفريق:

• أيام المرض والإجازات الطارئة: نقرر هنا كيف ستجري الأمور عندما يحتاج أحدهم إلى إجازة طارئة. قد يتطلب ذلك إيجاد شخص بديل أو تعيين أحدهم ليكون مسؤولًا عن التعامل مع الطلبات أو الاستفسارات الطارئة، أو السماح لأفراد الفريق بتبادل الورديات بين بعضهم عند الحاجة
• الإجازات المبلغ عنها مسبقًا: نضع هنا تعليمات واضحة حول كيفية طلب الموظفين للإجازات، مع تحديد كم من الوقت مسبقًا يجب عليهم الإبلاغ عن الإجازة. على سبيل المثال، قد نحتاج إلى إخطار قبل فترة أطول في حال كان الموظف سيأخذ إجازة لأسبوع أو أكثر، بينما يكفي إخطار بسيط لحالات الإجازة ليوم واحد
• توفير الدعم: نوثِّق هنا البدائل الاحتياطيين لحالات الغياب مسبقًا، مع تعيين نقاط اتصال ثانوية يمكن الاتصال بها من أجل الاحتياجات الخاصة للعمل أو المشروع التجاري، وبذلك يصبح لدينا مرجع يمكن العودة إليه عند الحاجة لتغطية ورديات مفتوحة، سواءً كان ذلك بسبب الإجازات المرضية الطارئة أو بسبب الإجازات المبلغ عنها مسبقًا. يمكن تضمين تفاصيل ضمان استمرارية العمل في خطة استمرارية العمل الخاصة بالشركة.

7. مشاركة جدول العمل

لكي يحقق جدول العمل الذي أعددناه الفائدة المرجوّة منه، يجب أن يكون متاحًا لجميع أفراد الفريق، مما يوضح المعلومات اللازمة ليتمكن أفراد الفريق من العمل معًا بكفاءة عالية. على سبيل المثال، يساعد جدول العمل على معرفة الأشخاص المتاحين للطلبات والاستفسارات في وقت معين، ويضع حدودًا لخصوصية الأفراد الذين هم خارج ساعات عملهم.

هناك العديد من الأدوات التي يمكن استخدامها لإنشاء جدول عمل ومشاركته مع الفريق، بدءًا من قوالب إكسل البسيطة، وصولًا إلى برامج إدارة المشاريع الأكثر تطورًا، مثل منصة أنا.

8. جمع ملاحظات الفريق حول الجدول

ليس من الضروري أن يكون جدول العمل الذي أعددناه مثاليًا من المحاولة الأولى، فمن الطبيعي أن يحتاج إلى تعديلات وتحسينات مستمرة، وهنا تبرز أهمية جمع ملاحظات الفريق حول جدول العمل.

للوصول إلى ممارسة أفضل، سنحتاج إلى تحديد وتيرةً منتظمةً لسؤال أفراد الفريق عن رأيهم بجدول العمل، وليكن ذلك مثلًا في نهاية كل شهر أو فصل (ربع سنة). وبهذه الطريقة يمكن تنقيح الجدول باستمرار وتمكين جميع أفراد الفريق من التركيز والعمل بأقصى طاقاتهم.

فوائد جدول العمل

يساعد الجدول فريق العمل على إنجاز عمله بأفضل شكل ممكن من خلال ما يلي:

• تعزيز الإنتاجية: يختلف الوقت المفضل للإنتاجية في العمل بين الأفراد. على سبيل المثال، قد يكون الصباح الباكر هو الوقت المناسب للوصول إلى حالة التدفق الذهني لبعض الأفراد، في حين قد يكون أنسب في المساء لدى آخرين. يسمح جدول العمل بالاستفادة من الأوقات المفضلة لأفراد الفريق ليمكّنهم من العمل في ذروة إنتاجيتهم
• موازنة مهارات الفريق: لكل فرد في الفريق نقاط قوته الخاصة التي تتميز عن نقاط قوة الآخرين، فعلى سبيل المثال، قد يكون أحد الأفراد اجتماعيًا ويجيد التواصل مع العملاء بينما يفلح آخر في التنسيق خلف الكواليس. هنا ستساعد مراعاة هذه الاختلافات أثناء إعداد جدول العمل في المحافظة على توازن مهارات الفريق
• الوضوح: إن مشاركة جدول العمل مع الفريق تمكّن الجميع من معرفة كيفية توزُّع أوقات العمل على أفراد الفريق، وبذلك يستطيع كلٌّ منهم معرفة الأشخاص المتوفرين لتقديم المساعدة لكل وقت، بالإضافة إلى معرفة ما إذا كان الآخرون خارج الدوام؛ وهذا ما يساعد الموظفين على الانفصال عن العمل أثناء الإجازات بأريحية واطمئنان
• توفير الوقت: قد يستغرق إعداد جدول العمل وقتًا إضافيًا في البداية، لكن سندرك لاحقًا أنه يستحق الوقت اللازم لعمله؛ فبمجرد التوصل إلى الصيغة النهائية للجدول مع التعليمات الخاصة بطلب إجازات، سنلاحظ أن ذلك يختصر الوقت اللازم لمناقشة الشؤون اللوجستية والتعامل مع التعديلات الطارئة
• مراقبة التكاليف: في حال كان أفراد الفريق يتقاضون أجورهم على أساس ساعيّ، فإن جدول العمل يفيد في تقليل التكاليف والبقاء ضمن حدود ميزانية المشروع، فهو يساعد على إدارة ساعات عمل الموظفين والمتعاقدين وتجنب المبالغة في عدد ساعات العمل، بالإضافة إلى تجنب تقليل عدد الساعات والوقوع في مشكلة نقص الأيدي العاملة
• الالتزام بالقوانين: بناءً على عدد ساعات عمل أفراد الفريق، فإنهم قد يستحقون امتيازات معينة، مثل فترات الاستراحة أو الأوقات المخصصة للطعام أو أجور العمل الإضافي

إن استخدام جدول العمل لإدارة ساعات عمل الموظفين يساعد على الالتزام بالقوانين المحلية المتعلقة بحقوقهم، لذا لابد من الحرص على مناقشة المستشار القانوني للشركة قبل وضع جدول عمل جديد.

خاتمة

عند إعداد جدول عمل الفريق بالشكل الصحيح، فإنه كفيلٌ بتعزيز إنتاجية جميع الأفراد، كما أن مشاركته مع الجميع تساعد على معرفة مَن الأشخاص المتوفرين للعمل ومَن هم خارج ساعات عملهم وتوضيح المسؤوليات باستمرار في جميع الأوقات.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Work schedule types: How to find the right approach for your team لصاحبته Caeleigh MacNeil.

اقرأ أيضًا

• الدوام المرن هو صفقة رابحة للموظفين و أصحاب العمل على حدٍ سواء
• أصل وجدوى نظام العمل 8 ساعات
• الجدول الزمني المثالي لإنتاجية عظيمة
• كيف تبرمج جدول عملك اليومي كمستقل ليتوافق مع أوقات ذروة الإبداع والإنتاجية لديك
• كيف تدير فريق العمل الموزع؟

إن وجودك على رأس الفريق أمر مجزٍ، لكنه كأي عمل مهم محفوف بالتحديات، وكجزء منها إجراء حوارات مع موظفيك. فهل لديك القدرة على خوض نقاشات صعبة؟

سواءً كان النقاش عن ضعف الأداء أو خلافات ضمن الفريق أو مشاكل شخصية، تابع قراءة هذا المقال لتتعرف على طريقة الخوض في نقاشات صعبة مع أعضاء فريقك.

ما الذي عليك فعله وما الذي لا ينبغي فعله عند خوض نقاشات صعبة

• لا تبدأ حوارًا دون أن تفكر فيه أولًا.
• لا تجعل احترافية العمل تطغى على الجانب الإنساني.
• لا تصل الاجتماع وقد جهزت قائمةً بالمتطلبات أو مواعيد نهائية للآخرين.
• لا تطرق بيدك على جانبك من طاولة الحوار.
• فكرّ بما ستقوله وكيف ستقوله.
• تمتع بالليونة وعبر بانفتاح عما تشعر به.
• كن جزءًا من الحل واتخذ بعض القرارات.
• تحقق عند نهاية الحوار أنك على نفس الضفة التي يقف عليها فريقك.

حضر لنقاش منتج

إن كنت تعرف جيدًا أنك مقبل على نقاش جاد وبناء مع موظفيك فخذ وقتًا كافيًا في التخطيط لما ستقوله. ابدأ بوضع مواعيد لقاءات فردية وثبت النقاط التي ستتحدث فيها ضمن جدول اللقاء كي يتضح للطرفين ما يناقشانه. استخدم جدول لقاء مشترك مع الموظفين لكي يتمكنوا من إضافة نقاط تخصهم للحديث بشأنها. احرص أن تصل إلى الاجتماع مستعدًا، وامنح موظفيك وقتًا ليستعدوا بدورهم.

دوّن النقاط المفتاحية التي تريد معالجتها وتدرّب على طريقة تقديمها، وحاول البحث عن شخص موثوق كي تتمرن أمامه قبل خوض النقاش (لكن انتبه إلى طبيعة المعلومات التي تشاركها معه)، إذ من السهل أن نسترسل في الحديث وننسى التفكير في وقعه على الآخرين.

ضع نفسك مكانهم: تصور نفسك لبرهة أنك في الطرف المقابل، ثم فكر بثلاث أو أربع أحاسيس قد تنتاب الشخص الذي تخاطبه، الخيبة؟ الإحباط؟ الغيرة؟ الإحراج؟ وتذكر أنك لا تعرف كيف يفكر أو بماذا يشعر، ثم ادخل بعدها إلى الاجتماع سعيًا لفهم الموضوع.

ثلاثة نصائح عند خوض نقاشات صعبة

إليك ثلاثة نصائح مهمة لتتبعها عند خوض النقاشات الصعبة.

1. ركز على الوقائع لا على العواطف

كجزء من الخطة عليك أن تعزل الوقائع المتعلقة بالقضية عن مشاعرك اتجاهها. وهذا الأمر يساعد على بقاء الحوار مركزًا ومضبوطًا. قد تحضر معك أيضًا بعض الملاحظات التي تساعدك في الإجابة على نقاط مثل:

• ما الذي طرأ حتى اضطررنا إلى هذا الحوار؟
• ما هو تأثيره؟
• ما الذي ينبغي تغييره أو ضبطه؟
• ما الذي سيحدث إن لم نتصرف؟

عندما تعرف الأجوبة على هذه الأسئلة ستتجنب الكلام الافتراضي أو الانجراف بعيدًا عن الموضوع. وهكذا ستتكلم في النقاط المهمة دون أن تصل إلى جدال عقيم حول شيء موضوعي.

لا تتجاهل أحاسيسك: من الطبيعي أن تطغى العواطف في حالات التوتر أو وجود مسألة هامة على المحك، لكن عندما تتفهم الحقائق التي بين يديك فستسهل عليك السيطرة على مشاعرك وتبقي الحوار في المسار الصحيح.

2. كوِّن جوًا من الصراحة

عندما يدخل أحد الطرفين أو كلاهما في النقاش مع تحفظات أو سلوك سلبي، فسيعيق ذلك الوصول إلى نتيجة إيجابية. لهذا عليك أن تبدأ الحوار بنية إيجابية، سواءً لحل نزاع أو لفهم الموضوع أو لإنشاء خطة عمل. يمكنك أن محاولة طرح أسئلة توجيهية في اللقاءات الفردية مع أعضاء فريقك لتعطيهم الفرصة في التعبير عن أنفسهم.

من الجيد أيضًا تعزيز ثقافة الصراحة والإنفتاح مع موظفيك باستمرار، إذ تتيح اللقاءات الفردية المتكررة مع أفراد الفريق التواصل مع القواعد ومناقشة الأمور الأكثر أهمية.

3. حاول أن يكون الحل جماعيا

لا بدّ في نهاية أي حوار صعب أن تؤسس أرضيةً مشتركةً مع موظفيك لتوضيح التوقعات قبل المتابعة. قد تكون التصرفات اللازمة محضرةً مسبقًا في بعض الأحيان، فإن لم تكن جاهزة، فيُفضَّل مناقشة الإمكانيات المتاحة مع فريقك والاتفاق على ما هو منطقي ومجدٍ منها. بتعبير آخر، لا تُظهر أية دلالات على معرفتك المسبقة بالخيار الصحيح، أو أنّ هذا الخيار سيأتي من تلقاء ذاته ضمن تقرير المدير.

من أفضل الطرق التي تجعل منك مثالًا للقيادة هي ظهورك كمدير يجعل نفسه جزءًا من الحل. وعندما يرى موظفوك أنك تنجز تغييرات ملموسة فسيتّبعونك. اطرح أي فكرة تخطر في بالك وكن منفتحًا على آراء موظفيك ومستعدًا لتحمل مسؤولية بعض القرارات التي عليك اتخاذها.

متابعة تنفيذ نتائج الحوارات الصعبة

لا فائدة من وضع نقاط للعمل إن لم نتابع تنفيذها؟ فالمتابعة الدقيقة لها أهمية خاصة في التأكد من حل المشكلة. لهذا عليك أن تضع موضوعًا للحوار الشخصي لتتأكد من أنّ هذا الحديث سيقود إلى النتيجة المطلوبة.

بعيدًا عن متابعة الأمور العملية، احرص على متابعة الأمر على المستوى الشخصي أيضًا، فقد يكون الحديث في مواضيع حساسة أو مثيرة للجدل مزعجًا أو محرجًا، ومن المفيد أن تلتقي بموظفيك مجددًا بعد أن تهدأ الأمور.

الأسئلة التي قد تطرحها عند متابعة نتائج الحوار:

• هل نبلي حسنًا في تنفيذ النقاط التي اتخذناها آخر مرة؟
• هل يتبادر أي شيء إلى ذهنك فيما يتعلق بآخر لقاء شخصي؟
• هل تتبادر إلى ذهنك أية أفكار أو أسئلة حول آخر نقاش؟
• ما هو شعورك منذ آخر لقاء بيننا؟

أمثلة من الواقع عن حوارات صعبة

نطبق في هذه الأمثلة أفضل ما يمكن تطبيقه في حالات مأخوذة من سيناريوهات حقيقية.

حل النزاعات بين الزملاء

"لقد استشعرت بعض التوتر في جلسة عصف الدماغ التي عقدها الفريق وأشعر بفضول لأسمع وجهة نظرك حول الموضوع. من الطبيعي أننا لا نرى بعضنا دائمًا وجهًا لوجهٍ، لكن الاحترام قيمة لا تفاوض عليها. لذلك أريد أن أتاكد من إنهاء أية احتكاكات قبل أن تؤثر سلبًا على تعاوننا".

التعامل مع سلوك صعب

"لاحظت أنك لا تقدم دائمًا حلًا بديلًا عندما تعارض أفكار الآخرين. لا بأس ألا تملك أجوبة، لكنك تبدو وكأنك تُخرس الآخرين. أردت طرح هذا الموضوع معك لأني أعرف أنك مهتم بنجاح الفريق ككل. هل بإمكاننا جعل هذه الحوارات أكثر فائدة؟".

مخاطبة موظف ضعيف الأداء

"لم تستطع تحقيق الأهداف الموكلة إليك مؤخرًا، وأرغب في التأكد من توفر كل ما تحتاجه لإنجازها. هل توجد أية نقاط تحتاج إلى مراجعتها سويًا؟ هل تعتقد أنك تحتاج إلى جلسات تدريبية؟ لنطلع على المهام الموكلة إليك كي نتأكد من قدرتك على تحديد أولوية المهام الأكثر تأثيرًا".

التخلي عن أحد أعضاء الفريق

ليس من السهل إطلاقًا عندما تدير فريقًا التخلي عن أحد أعضاءه. ولمواجهة حالة كهذه قد تتصرف على النحو التالي:

"يؤسفني أن أقول بأننا سنستغني عن خدماتك في الفريق لأن [اذكر السبب]. أشكرك على كل ما قدمته خلال [اذكر الفترة التي قضاها في هذه الوظيفة] ونقدّر كثيرًا العمل الذي قدمته لفريقك وللشركة".

اقتباس

تلميح: اعرض عليه أن تزكيه في وظيفة أخرى إن احتاج وإن كنت مستعدًا لذلك.

مناقشة موظف في أمر شخصي

"أخبرني إن كنت لا ترغب في مناقشة الأمر، لكنني لاحظت بأنك تبدو محبطًا هذه الأيام. هل تشعر بأنك توازن بين حياتك الخاصة وعملك؟ هل هناك شيء ما ينبغي أن أعرفه أو بإمكاني مساعدتك به؟ تأكد أنني بجانبك دائمًا كمدير وكصديق".

إنّ مناقشة مواضيع صعبة في العمل أمر مرهق لأي مدير، وكلما كنت مرتاحًا أكثر، كانت نتائج هذه النقاشات أكثر نجاحًا. إن استطعت أن تبقى منفتحًا وأن تعالج الحوارات الشخصية المحرجة بشيء من الفضول، فستضع موظفيك على طريق النجاح كفريق بكل تأكيد.

ترجمة -وبتصرف- للمقال Having difficult conversations a manager’s guide to tough talks لصاحبته Nora St-Aubin.

اقرأ أيضًا

• دليل مختصر لتحسين المحادثات الثنائية مع الموظفين في شركتك
• الاجتماعات الفردية: دليلك الشامل لإجراء محادثات فعالة
• الدليل الشامل للمديرين حول كيفية إعطاء الملاحظات للموظفين
• نزاعات الفرق: أربع طرق لحل الخلاف الذي يدمر فريقك

من أكثر الأخطاء كارثيةً على الإنتاجية هو عدم التطابق بين أهداف فريق العمل وتوقعات المديرين. وستجد دائمًا وجهين عندما يتعلق الأمر بتأسيس قناة فعالة للتواصل في مقر العمل: الأول هو رأي المدير أو توجيهاته إلى الموظفين، والآخر هو آراء الموظفين وردودهم الموجهة إلى المدير.

إنّ هكذا قناة ثنائية الاتجاه قادرة على خلق العديد من الفرص التي تزيد من إنتاجية الفريق وتعزز اندماج الموظفين في العمل.

لقد جمعنا في هذا المقال 12 مثالًا عن الطريقة التي يخاطب فيها الموظف مديريه حول أمر ما والتي قد تستفيد منها لاحقًا في تحديد وحل أي طارئ.

ما الأهمية الحيوية للإفادات الموجهة إلى المديرين

لا أحد يريد أن يسمع ردود أفعال سلبية مهما تكون بناءةً ودقيقة. لقد بينت الدراسات أن 37% من الموظفين لا يعدون أنفسهم مقربين من مديريهم، وأنّ 64% منهم يرغبون بردود فعل أفضل، لهذا لا بدّ من إيصال آراء الموظفين وردود أفعالهم إلى مديريهم لتعزيز نمو الشركة.

سيشعر الموظف بقيمته إن كان لرأيه أهمية، وهذا سيقود بدوره إلى حافز أعلى للعمل والمشاركة، وبالتالي إلى إنتاجية أفضل، فقد لا يعلم الكثير من المديرين بوجود مشاكل، وقد لا يعرفون بها حتى تنفجر أمامهم إن أهملوا الاطلاع على آراء الموظفين ومتطلباتهم أو تجاهلوها.

قد تؤثر ديناميكية السلطة بين الموظفين والمديرين على إيصال الآراء إلى المدير وجعلها أمرًا محفوفًا بالمخاطر، فقد يساهم المدير الأقل استعدادًا للاستماع مباشرةً في تلويث بيئة العمل مما يؤثر سلبًا على كل من فيها.

تعطي القدرة على تبادل الآراء فهمًا أفضل للمشاكل المحتملة ولأداء الفريق بالكامل. عليك أن تبني إذًا ثقافة تبادل الآراء في شركتك كي يشعر كل شخص بالراحة عندما يحاول أن يقدم رأيًا.

12 مثال عن الردود البناءة للمديرين

من السهل أن تقول ما تريد قوله لمديرك أمام المرآة، لكنه أمر غير مريح عندما ينتقل الأمر إلى أرض الواقع، ولهذا نظمنا فيما يأتي قائمةً بأمثلة عن التظلمات والطلبات والآراء وكيفية إيصالها إلى المدير.

1. الحاجة إلى التوجيه

يلقي بعض المديرين العمل بأكمله على الفريق دون أن يتدخلوا بالتفاصيل وهذا أمر جيد بالنسبة للموظفين الطموحين، لكنه قد يسبب نقصًا في التوجيه وشعورًا بعدم الثقة.

أحد الأمثلة لمقاربة هذه الحالة: "أعرف أنك كثير المشاغل، فهل يمكننا بطريقة ما وضع جدول كي تتأكد دوريًا أنّ عملي على المسار الصحيح في هذا المشروع؟ وبمجرد أن أكوِّن فكرةً أفضل عما تتوقعه من نتائج وعن مسار الإنجاز المبدئي للمشروع بأكلمه، أعتقد أني سأكون قادرًا على المتابعة بنفسي."

يظهر هذا النوع من الطلبات استعدادك للعمل الاستباقي والمستقل لكن مع حاجة لبعض التواصل في بعض النقاط.

2. مدير شديد التدقيق

يشعر الموظف على نقيض الحالة السابقة بأن المدير لا يثق بمهاراته أو خبراته أو أحكامه. وقد تشعر بعض الفرق بأن عليهم ترك العمل للمدير بأكمله طالما أنه سيتدخل في كل صغيرة وكبيرة أيًا ما فعلوا. وكنتيجة لذلك، ستنخفض الروح المعنوية للفريق ويقل اندماجهم في العمل.

أحد الأمثلة لمقاربة هذه الحالة: "أقدر كثيرًا ملاحظاتك وإرشاداتك، لكن أعتقد أني سأتعلم وأنجز أفضل إن استطعت تصوّر الهدف وكيفية بلوغه بنفسي. وعلى الرغم من استمتاعي بمشاعر إنجاز المهام الموكلة إلي، فإني أقضي وقتًا أكبر في كتابة التقارير بدلًا من التركيز على مشروعي. هل بإمكاننا الانتقال إلى أسلوب التقرير الأسبوعي أو الشهري؟"

3. الحاجة إلى توضيح الوجهة

قد يفترض المدير أحيانًا أنّ فريقه يفهم تمامًا ما يتوقعه من مشروع معين، فلا يزوّدهم بكل التفاصيل المطلوبة. يمكن لضبابية الوجهة أن تؤثر على أداء بعض أعضاء الفريق وتبطئ تنفيذ المشروع، فقد يرتكب الفريق أخطاءً من الممكن تفاديها لو أنّ الأهداف أكثر وضوحًا.

أحد الأمثلة لمقاربة هذه الحالة: "أود أن أشكرك على الثقة التي منحتها للفريق كي يفكّر بحرية في طريقة إنجاز هذا المشروع وأهدافه، لكني لاحظت أثناء العمل عدم وضوح الأولوية في ترتيب الأهداف، فهل يمكنك تقديم بعض الإيضاحات عن الأولوية التي تريدها لأهداف المشروع رجاءً؟".

4. لا تحصل على التقدير الذي تستحقه من المدير

لا شيء أسوأ من بذل قصارى جهدك في المشروع ثم لا تلقى أي تقدير لما فعلته من مديرك أو زملائك. عندما يشعر الموظف بقلة التقدير سيقلل اندماجه في المشروع إلى الحد الأدنى الذي يتفادى معه الطرد، في حين يشعر في المقابل من يتلقى مكافآت على ما يبذله من جهد بالاندفاع الشديد نحو العمل.

فإن كنت تشعر بأنك لا تلقى التقدير الذي تستحقه من مديرك ولا ردود فعل إيجابية، فحاول أن تستفسر عن الأمر بالشكل التالي: "لقد قدمت الكثير من الإضاءات الرائعة على أداء فريقنا في المشروع السابق، لكنني لاحظت أنك أخرجت عددًا من أعضاء الفريق في مرحلة مبكرة. هل بإمكاننا أن نبدأ الاجتماع بإظهار التقدير للفريق بأكمله قبل الانتقال إلى النقاط التي ينبغي تحسينها؟ فقد يعزز ذلك الروح المعنوية ويزيد اهتمام وحماسة الجميع للمشروع القادم".

5. الشعور بالإرهاق

لهذا الشعور أسباب كثيرة وأهمها هو كثافة العمل الملقى على عاتق موظف واحد. على المدير أن يتابع حجم العمل المخصص لكل عضو من أعضاء الفريق أسبوعيًا، لكن مشاغلهم قد تبعدهم عن هذا الموضوع. من المهم ألا تخجل من الإشارة إلى كم العمل الذي تنجزه إن كان مرهقًا.

إحدى الطرق للإشارة إلى رغبتك في متنفس أوسع: "بعد تقييمي لمهامي الحالية خلال هذا الشهر، رأيت أني أقضي 25 ساعة أسبوعيًا على المشروع "أ" بالإضافة إلى 10 ساعات إضافية. ستؤثر أية مهام إضافية على عملي الحالي ولن أتمكن من تقديم الأداء المطلوب فيها. هل يمكنني مقابلتك لمناقشة كم العمل الذي يمكنني إنجازه كي أقدم الأداء الأمثل؟".

6. الموازنة بين العمل ومشاغل الحياة

يعتقد بعض المديرين أن أولويات موظفيهم هي نفسها أولوياتهم، وهذا ما يقود إلى الصراع بين العمل ومشاغل الحياة.

قد يكون إبداء رأيك في الأمر بنّاءً كالتالي: "أحترم اندفاعك لإنجاز العمل وأقدر طريقتك في تنفيذ الأمر، لكنها بدأت بالتأثير سلبًا على حياتي الشخصية. هل يمكننا ترتيب لقاء كي نناقش به طريقة أكثر فعالية في التواصل "وضمن أوقات الدوام" المحددة؟".

7. حل المشاكل داخل الفريق

ستظهر الخلافات في مرحلة ما داخل الفريق. وعلى الرغم من أنّ مهارات القائد في حل المشاكل وقوة شخصيته كافيان لحل هذه النزاعات، لكن لا بد من معرفته بها أولًا:

ابدأ الحديث كالتالي: "ظهرت بعض الخلافات مؤخرًا بين أعضاء الفريق وقد تؤثر على أدائنا وعملنا الجماعي. ما رأيك في ترتيب آلية تراها مناسبة وبإشرافك لتدارك الأمر، كي نستفيد من إمكانياتك في إرشادنا إلى أفضل طريقة للتصرف؟".

8. تفضيل موظف على آخر

قد يؤثر ذلك على الروح المعنوية ويقلل من رغبة الموظفين في المساهمة في العمل، كما قد ينمي بيئة عمل عدائية. يمكن أن تنقل هذه المشكلة إلى الموارد البشرية في شركتك، لكن إن كنت واثقًا من قوة علاقتك بمديرك، فيمكنك أن تبدأ كالتالي: "أتطلع باستمرار إلى تحسين مهاراتي في العمل مع عميل جديد، فهل يمكنك أن توضح لي سبب عدم اختياري؟".

9. كلمات التشجيع

حال المديرين كالموظفين، فهم يرغبون بالتشجيع والتقدير ويحبون تلقي الردود الإيجابية على كافة مستوياتهم. وعندما يطوّر المديرون العلاقة مع موظفيهم سيزيد احتمال تلقيهم ردودًا إيجابية.

بإمكانك توجيه الشكر إلى مديرك سرًا أو علنًا بأسلوب مشابه للتالي: "شكرًا جزيلًا على التقدير الذي أبديته لفريقنا عند إنجازه المشروع الأخير. لم نكن لننجز ما أنجزناه دون إرشادك وتوجيهك. ونتطلع قدمًا للعمل على تحدٍ جديد ورفع أدائنا إلى مستوىً أعلى".

10. إبداء آراء بناءة في الوقت المناسب

لا يشعر موظف من بين أربعة تقريبًا بأنه يتلقى آراءً كافية على عمله تساعده في التقدم. وقد تكثر مشاغل المديرين فيغفلون هذه الناحية.

إن لم تستطع لقاء مديرك سوى أثناء جلسات تقييم الأداء، فيمكنك أن تطرح الموضوع على الشكل التالي: "أعلم أن مشاغلك كثيرة، لكن إن استطعنا عقد جلسات أكثر لتبادل الآراء، فسيعزز ذلك الروح المعنوية للفريق. وبهذا الشكل نضبط أداءنا بدقة أكبر ونزيد من إنتاجيتنا الحالية".

11. الحصول على أفكار للنمو والتطور

إن شعرت بأنك مقيّد في مهمة ما لا تجد فيها أبدًا فرصة للتطور، فقد حان الوقت لترتيب لقاء مع مديرك.

إن كنت تبذل جهدك في عمل ما ولا ترى النتائج المتوقعة، ففكر في مخاطبة المدير كالتالي: "أحب عملي الحالي كثيرًا، لكني أرغب في الحصول على فرص أخرى لتنمو قدراتي وتتطور. هل يمكنني مقابلتك لنناقش إمكاناتي وأسمع رأيك عما يمكنني فعله لأترقى أكثر في الشركة؟".

12. مخاوف متعلقة بإدارة الوقت

سيؤثر حجم المهام التي تُلقى على عاتقك سواءً كثيرة جدًا أو قليلةً جدًا على جودة عملك، وسيؤثر ذلك بدوره على الروح المعنوية لديك.

ابدأ الحديث كالتالي: " بدأت أعاني مؤخرًا في عملي لأنني غير قادر على تخصيص الوقت الكافي لكل مهمة كما يجب. هل يمكنني لقاؤك لتحديد أولوية المهام الموكلة إلي وتوزيع المهام بالتساوي على كامل أعضاء الفريق؟".

أفضل الممارسات في إبداء الآراء للمديرين

لإبداء الآراء في غير مكانها انعكاسات سلبية، إذ لا بد من تحضير النقاط التي ستطرحها في محادثتك لأن أهميتها توازي أهمية رد المدير على موظفيه.

إليك بعض الطرق التي تضمن إيصال رأيك إلى المدير بفعالية والحصول على النتائج الإيجابية المتوقعة:

اسأل عن رغبة المدير في الاطلاع على رأيك

يؤمن العديد من المدراء بفكرة الإدارة وحيدة الاتجاه من الأعلى إلى الأدنى، ولا يرغبون بالاستماع إلى الآراء أو تبادلها، خاصةً فيما يتعلق بقرارات الإدارة أو أساليبها. في هذه الحالة توجه إلى قسم الموارد البشرية كي لا تؤثر على تطور مهنتك ونمو قدراتك.

قد تكون المسألة برمتها مسألة وقت فقط نظرًا لانشغال المديرين، لذا حاول في هذه الحالة اختيار الوقت المناسب لطرح الموضوع. اسألهم قبل البدء إن كان الوقت مناسبًا لطرح موضوعك، أو إن كان بالإمكان تحديد وقت لاحق للحديث.

ابدأ بالوقائع

ينبغي أن تكون طروحات الموظفين حياديةً وتركّز على أمثلة محددة. لن ترغب في الوصول إلى موضوع حساس أو قاسي وأنت تحاول أن تقدم رأيًا صريحًا، لأن هذا يمنع مديرك من تقبل ما تقول؛ لذا حاول أن توضح دائمًا أنّ ما تقوله مبني على تجاربك الشخصية وأنك لست مطلعًا على صورة الموقف بأكملها.

جد الهدف المشترك

تأكد من أنك في صف مديرك وركز على الأشياء المهمة بالنسبة إليه. استفد من حوارك معه في تحديد أهداف واستراتيجيات مشتركة وعزز الحوار بالتركيز على الاهتمامات المشتركة.

اجعل ردود الفعل الإيجابية إطارًا لتعزيز الروح المعنوية

تتلخص أفضل طريقة في تقديم نقد بناء ضمن حديثك بالخطوات التالية:

• ابدأ بمديح السلوك الإيجابي.
• ادخل بعد ذلك في صلب الموضوع.
• أنهِ بعبارة إيجابية أيضًا.

تقبل الرفض

قد يعارض مديرك ما تقوله، خاصةً إن قدمت رأيًا سلبيًا. لهذا تعلم أن تتراجع بهدوء وأن تتفهم أنك لا ترى الموضوع من نفس المنظور الذي يراه مديرك.

اعرض رأيك على شكل أسئلة

ستُظهر بهذه الطريقة تفهمك لمشاعر المدير بوضع نفسك مكانه، وستجبره صياغة طلبك على شكل أسئلة أن يرد بأجوبة قد تنطوي على الحلول المطلوبة.

هل ينبغي التوجه إلى المدير بآراء صريحة حتى لو كانت سلبية؟

في عالم مثالي، قد يكون الجواب نعم. لتبادل الآراء بين الطرفين منافع كثيرة وأهمية كبرى لكلا الطرفين على حد سواء، مع ذلك لن يقدّر بعض المديرين الآراء غير المرغوب بها أو التي تنطوي على نقد سلبي لأدائهم.

في هذه الحالة اتبع حدسك دائمًا، واسأل مديرك إن كان يرغب في سماع ما ستقوله أو أنّ الوقت مناسب لمثل هذا الحديث، خاصةً إن كان أساس حديثك إظهار السلبيات في الإدارة.

ترجمة -وبتصرف- للمقال ‎12 Manager feedback examples for employees لصاحبته Rachel Steben.

اقرأ أيضًا

• فوائد استطلاع آراء الموظفين
• أهمية تبادل الآراء مع الموظفين
• ما يتوقعه الموظفون من المديرين وفقا لآراء الموظفين
• الدليل الشامل للمديرين حول كيفية إعطاء الملاحظات للموظفين
• هل يشعر الموظفون بالراحة عند إعطاء آرائهم؟

أظهرت الاستقالات الفردية الضخمة التي بدأت في 2021، وخاصةً في الولايات المتحدة أنّ عددًا لا بأس به من الموظفين قد تركوا أعمالهم لأنها غير مناسبة، فما الذي قاد هذا التغير في السلوك؟ لقد تركوا عملهم بحثًا عن فرص أخرى تحمل تحديًا وقيمةً وحماسًا أكبر. سنلقي نظرةً في هذا المقال على أهمية رغبة الموظف وحماسه لعمله، وكيف يؤثر ذلك على بقاء الموظف في منصبه، والخطوات التي قد تتبعها الشركات لتحسين انخراط الموظفين بفعالية في أعمالهم.

أهمية المشاركة الفعالة للموظف في عمله وعلاقتها باستمرارية عمله

يترابط مفهوما المشاركة في العمل والمحافظة على الموظفين، فالموظفون المتحمسون لأعمالهم أكثر التزامًا بالعمل وبالفريق وبالشركة مقارنةً بغيرهم؛ إذ يشعر هؤلاء بالرضا والسعادة في عملهم ويستمتعون بما يقدمونه مع شعور بالتقدير، لهذا فمن غير المحتمل أن يتخلوا عن شركتهم.

تعرف الشركات التي موظفوها راضون بأعمالهم أنّ تحسين انخراط الموظفين في العمل لا يتم بمبادرة واحدة، فالأعمال التي تستقطب أفضل المواهب وينخفض فيها معدل ترك الموظفين لأعمالهم تتفهم جيدًا أنّ سعادة فريق العمل ورضاه ومشاركته بفعالية بما يُسند إليهم من مهام لا بدّ وأن تكون في أولوياتها وجزءًا من ثقافتها.

لنلق الآن نظرةً أعمق إلى العلاقة بين انخراط الموظفين الفعّال بأعمالهم والمحافظة على المتحمسين منهم ضمن قوام الشركة باستكشاف الطرق المضمونة لتنفيذ الأمر.

هل يقل احتمال ترك الموظف لعمله إن كان متحمسا له؟

استنادًا إلى بعض الدراسات التي أجراها موقع Gallup، فإنّ الشركات التي ينخرط فيها أكثر من 75% من موظفيها في أعمالهم بحماس، تنخفض فيها نسبة ترك العمل بمقدار 43% مقارنةً بالشركات التي تقل نسبة الموظفين المتحمسين لعملهم عن 25%.

وبكلمات أخرى، سيقل احتمال استقالة الموظفين كثيرًا في الشركات التي تعي أهمية حماسة موظفيها لأعمالهم وترسخ ذلك في ثقافتها مقارنةً بتلك التي لا تولي أهميةً لحماسة موظفيها.

هل تزداد إنتاجية الموظفين المتحمسين لوظائفهم؟

نعم، سينجز الموظف المتحمس لعمله أكثر مما ينجزه غيره.

اقتباس

تتمتع الشركات وفرق العمل ذات التصنيف المرتفع بما يتعلق بمقدار انخراط موظفيها في أعمالهم بمعدل استقالة أقل بحوالي 81%، وبإنتاجية أعلى بمقدار 81% مقارنةً بمثيلاتها التي تقل فيها حماسة الموظفين للانخراط في العمل.

موقع "Gallup"

واستنادًا إلى تقرير نفس الموقع عن حالة مواقع العمل عالميًا لعام 2021، يكلّف الموظفون الأقل حماسًا للمشاركة في العمل شركاتهم 18% من الكتلة المخصصة سنويًا للمرتبات على إنتاجية ضائعة. وبطبيعة الحال، تزيد الإنتاجية المرتفعة من نجاح الأعمال.

اقتباس

يزيد انخراط الموظفين في أعمالهم أرباح الشركة، إذ تزيد أرباح هذه الشركات مقدار 23% مقارنةً بتلك التي لا يبدي فيها الموظفين نفس الحماسة لعملهم.

موقع "Gallup"

هل تزداد سعادة الموظفين الأكثر حماسا لعملهم؟

يختلف مفهومي الموظف السعيد والموظف المتحمس للعمل لكنهما يتبادلان التأثير، فالموظف المتحمس لعمله تعريفًا هو الموظف الذي يتابع عمله يوميًا ويعتقد بأنّ عمله يتطلب التحدي ويشعر بقيمة ما يفعله؛ فهم يحبون ما يفعلونه ويشعرون بأنّ هذا العمل يلائم مهاراتهم جيدًا وأنّ لهم مكانتهم في الفريق والشركة.

تترجم هذه الميزات إلى مستوىً أعلى من الرضا ويمنح الموظف تجربةً أغنى وهدفًا من وراء ما يفعله، وهذه المشاعر هي دافع حقيقي نحو السعادة.

كيف تقيس مدى حماسة الموظف وانخراطه في عمله؟

لا بدّ من تكامل الجهود لتحسين انخراط الموظفين في أعمالهم على مستوى المديرين وفريق العمل والشركة ككل إن أرادت الحفاظ على أفضل الموظفين لديها، لكن الأمر صعب خاصةً إن لم تعِ بوضوح من أين تبدأ وأين ستصل.

قياس مدى حماسة موظفيك للعمل ضرورة ملحة: يمكن أن يساعد ذلك المديرين على تجميع بيانات ومعلومات وأفكار قد يحتاجونها لفهم ما ينفع وما لا ينفع، وما الذي ينبغي فعله للتطوير. هنالك العديد من المؤشرات التي يمكن تحديدها منها:

استطلاعات جس النبض

قد يصعب فهم التجربة التي يعيشها موظفوك، لهذا تُعدّ استطلاعات جس النبض المنتظمة مهمةً في متابعة نبض الأحداث التي تدور في شركتك. ستساعدك هذه الاستطلاعات على تحديد ما يدفع الموظفين إلى الحماسة في العمل، وما يبعدهم عن الانخراط بفعالية؛ ومن ثم اتخاذ التدابير اللازمة لتحسين ذلك (وبالتالي المحافظة على موظفيك في المحصلة). وهذا الاستطلاع شديد الفائدة للمديرين الذي يقودون فرقًا موزّعة.

اللقاء وجها إلى وجه

تنحصر المسؤولية في معرفة مدى حماس الموظف أو إهماله لعمله على المدير وحده، ومن هنا تظهر أهمية اللقاءات الفردية وجهًا لوجه وبانتظام، إذ تصنع هذه اللقاءات مساحةً للموظف كي يتحدث عن تجربته مع مديريه ويتشارك معهم الرؤى حول ما يحفزه خصوصًا وما يحبطه، ليستفيد منها المديرون في تحسين خبراتهم ويقود إلى مستوى أعلى من الانخراط في العمل.

لقاءات ترك الخدمة

إن قرر موظفك ترك العمل وتقديم استقالته، فمن الجيد عندها أن تستغل الفرصة لتعرف السبب الكامن وراء قراره، وما الذي يمكن للشركة فعله لزيادة حماس موظفيها لعملهم. حاول أن تركز في هذه اللقاءات على حماسة الموظف وانخراطه في العمل؛ وخاصةً على السبب الذي يبعد الموظف عن واجباته أو يشعره بذلك.

لقاءات العمل المستمرة

وهي وسيلة لمواجهة انسحاب الموظفين من شركتك. تساعدك هذه اللقاءات مع موظفيك الحاليين على فهم الأسباب التي قد تدفع الموظف للبقاء أو الرحيل (لتفادي لقاءات ترك الخدمة لاحقًا). ومن أبرز منافع هذه اللقاءات هي المعلومات التي تقدمها لك كي تنجز استراتيجية ناجحة ترفع معدل الاحتفاظ بالموظفين وتلبي حاجاتهم.

إن حماسة الموظفين للعمل الذي يُسند إليهم أمر أساسي، خاصةً في مسألة بقائهم أو رحيلهم. وقياس الانخراط في العمل هو الاستراتيجية الأنسب في جمع المعلومات التي تحتاجها لبناء موقع عمل يجذب الموظفين للاستمرار في العمل.

أربع استراتيجيات قيادية لزيادة انخراط الموظفين في أعمالهم

باختصار، إن أردت المحافظة على المواهب ضمن شركتك، اجعل اندفاع الموظفين إلى العمل في أعلى قائمة أولوياتك وامنحه معناه الحقيقي، فاتخاذ خطوات فعالة في تحسين انخراط الموظفين في العمل سيؤثر جدًا على احتمال استمرارهم في العمل لديك.

وفقًا لموقع Gallup مثلًا، سنجد أن:

اقتباس

%52 من الموظفين الذي تركوا العمل عند مدير معين أو في شركة محددة ما، كانوا ليفعلو ذلك لو حاول المسؤولون عنهم فعل شيء ما لتجنب الأمر.

إذًا، كيف ستفعل ذلك بالضبط؟

لنلق نظرةً على أربع استراتيجيات يمكن للقادة اتباعها لزيادة انخراط الموظفين في نشاط الشركة وزيادة رضاهم وتقليل عدد حالات ترك العمل.

افسح المجال للمناقشة حول الانخراط في العمل

قد تعتقد بأنك تعرف ما عليك فعله لزيادة حماس موظفيك، وذلك من وجهة نظرك بصفتك قائد؛ لكن إن أردت أن تعرف تمامًا ما يلزم لبناء موقع عمل أكثر تحفيزًا، فعليك أن تسأل موظفيك.

إن حل أي مسألة بانفتاح وإفساح المجال للحوار الصريح مع الفريق بما في ذلك جلسات العصف الذهني لخلق مبادرات أكثر إبداعًا، والحوارات الشخصية وجهًا لوجه مع أعضاء الفريق حول ما يعزز الانخراط في العمل، هو الأسلوب الأنجع في دعم الموظفين.

كما أنّ خلق همساحات للنقاش الجماعي مع الفريق أو الفردي أمر أساسي، فقد تدير مثلًا جلسة عصف ذهني تطلب فيها رأي الفريق عما يمكن للإدارة فعله لتحسين اندفاعهم نحو إنجاز العمل، ثم ترتب بعد ذلك جلسات نقاش فردية لتقف على تفاصيل أعمق من كل فرد من أفراد الفريق على حدة.

موظفوك في النهاية هم من سيندفع إلى العمل بنشاط أو يتخاذل، لهذا عليك أن تسألهم رأيهم في إنجاز الأمر إن أردت أن تميل الكفة إلى صالح شركتك.

الإشادة بالموظفين

سيكون للإشادة البسيطة بالموظف أثر طويل الأمد على مستوى انخراطه في أداء عمله. ووفقًا لموقع McKinsey، فقد ترفع الشركات نسبة الانخراط في العمل بواقع 55% إن لم تغفل حاجة الموظف لتلقي الثناء في الموقع الذي يعمل به.

ابحث عن سبل تثني من خلالها على موظفيك إن أردت تعزيز انخراطهم في العمل، وإليك بعض الأمثلة:

• إن كنت تعقد اجتماعًا أو مراجعة لمشروع سيكون فريق العمل مكتملًا، فابدأ الاجتماع بالإشادة بالمساهمة الخاصة التي قدمها كل عضو من أعضاء الفريق لنجاح هذا المشروع.
• إذا أدى أحد أعضاء الفريق عملًا يفوق ما هو مطلوب منه، فتأكد من أن تشيد بجهوده وأن تعبر عن امتنانك لما أنجزه. وإن كنت ستفعل ذلك، فاحرص على أن يكون الأمر على مرأى أو مسمع أحد مديريه أو قادته.
• إن شعرت بأن أحد موظفيك قد أُرهق من العمل، فيمكنك أن تحدثه جانبًا مشيدًا بقدرته على الاطلاع بعدة مسؤوليات في الوقت ذاته واسأله إن كان بإمكانك فعل أي شيء للتخفيف من أعبائه.

أظهر لهم أهمية ما ينجزون

أن يلمس الموظف أهمية ما ينجزه هو أمر أساسي يدفعه نحو مزيد من الحماسة والانخراط في عمله. ووفقًا لاستطلاع رأي نفذه موقع "McKinsey"، فقد تشهد الشركات ارتفاعًا في نسبة انخراط العاملين يقارب 49% عندما تتماشى قيم الشركة مع الغايات الفردية للموظفين.

أظهر لموظفيك كيف ولماذا يشكل ما ينجزون من أعمال جزءًا مفصليًا من مسيرة نجاح الشركة؛ فعندما تطلق مثلًا مشروعًا جديدًا، فلا تبدأه بتوزيع الأدوار والواجبات مباشرةً، بل تحدث عن أهمية المشروع وأثره على الشركة بكل من فيها، واشرح أهمية كل دور سيؤديه فريق العمل في تحقيق الأهداف طويلة الأجل للشركة.

أو إن واجه بعض الموظفين الجدد صعوبةً في التعامل مع واجباتهم الجديدة، فخصص لهم وقتًا لتشرح لهم رؤية شركتك وأهدافها وقيمها وكيف سيساهم العمل من مواقعهم في دعم قيم وأهداف الشركة.

استخدم برمجيات مناسبة للمساعدة في قياس مؤشرات حماسة الموظفين لأعمالهم

إنّ الإبقاء على المواهب في الشركة أمر جوهري، والمحافظة على الموظفين المتميزين أساس سوق العمل وينبغي أن تضع الأعمال تعزيز انخراط الموظفين في أعمالهم في أعلى قائمة الأولويات؛ لهذا إن أردت الإبقاء على مستويات الانخراط مرتفعة، فلا بدّ من قياسها باستمرار وبفعالية، وهنا يُنصح باستخدام بعض البرمجيات المخصصة لذلك، مثل بعض البرمجيات التي تتيح لك إمكانية قياس العديد من مؤشرات انخراط موظفيك في العمل، واستطلاع رأي موظفيك وتحديد مستوى حماسهم، ويعطيك بيانات لاستخدامها في خلق قوة عاملة أكثر التزامًا بالعمل، وبالتالي شركةً أكثر نجاحًا.

ترجمة -وبتصرف- للمقال The importance of employee engagement and retention for the future of work لصاحبته Rachel Steben.

اقرأ أيضًا

• الفرق بين دوران الموظفين والاحتفاظ بهم
• مقابلة البقاء وسبب إجرائها
• أفكار فعالة لتحفيز الموظفين في الظروف الصعبة

يواجه المديرون في السنوات الأخيرة تحديات في تقييم رضا فريق العمل بالأعمال الموكلة إليهم، خاصةً بعد انتشار أسلوب العمل عن بعد. ولحسن الحظ، تساعد بعض الحلول في التخفيف من المشكلة مثل منصات استطلاع الرأي التي تقيس مقدار انخراط موظفيك في أعمالهم وتقرّب المسافة التي تفصلك عنهم وتمنحك فكرةً عميقةً عن مشاعرهم حيال عملهم.

وعلى خلاف استطلاعات الرأي التقليدية على الإنترنت التي تبدو جافةً ومعممة، يمكن لاستطلاع رأي الموظفين أن يحوّل نقاط النقاش إلى عمل فعلي له نتائجه الملموسة.

ما الغاية من استطلاع رأي الموظفين

إنّ الغاية الأساسية من استطلاع آراء الموظفين قبل كل شيء هي تحديد سلوك العمل لديهم من حيث مستويات التحفيز والالتزام بعملهم معك وقناعتهم بشركتك وبيئة العمل التي تحيطهم بها.

لقد أظهر استبيان لموقع "Officevibe" أنّ:

• 37% من الموظفين لا يشعرون بأنهم مقربون من مديريهم.
• 31% من الموظفين يرغبون بالتواصل أكثر مع مديريهم.
• قرابة %96 من الموظفين يعتقدون بضرورة تلقي تنبيهات وردود أفعال من مديريهم بانتظام.

كما أشارت البيانات إلى رغبة الكثيرين في التواصل المفتوح مع قادة شركاتهم، لكن الأمر غير متاح غالبًا، وقد يكون السبب هو عدم انتباه مشرفيهم إلى حاجتهم للتواصل.

قد تنبه التعليقات أو الآراء مخفية المصدر (التي تنتج عن استطلاعات رأي الموظفين) مديري الشركات إلى طريقة تأسيس تقنية تواصل جيدة بينهم وبين موظفيهم وبين الموظفين أنفسهم.

اقتباس

ملاحظة: فكّر بهذه الاستطلاعات على أنها أبحاث تسويقية للمكان المستهدف. شجّع العاملين على الإجابة شخصيًا، وبهذا الشكل سيشعر الموظفون بأنّ أصواتهم مسموعة، وستقف على أية إزعاجات قبل أن تتحول إلى مشكلة.

سيساعدك استثمار وقتك وجهدك في هذه الاستطلاعات على التخلص من الخيارات غير المدروسة عند بناء الفريق، ويمنحك المعلومات اللازمة لتنمية بيئة عمل مكتبية مريحة؛ كما تمكنك استطلاعات الرأي من تقييم رضا الأشخاص وتساعدك في بناء مسار تواصل جديد في شركتك، فتأسيس حلقة تواصل ضمن الشركة ستعمق معرفتك بالأوضاع وتُشعر الموظفين بقيمتهم وتدفعهم للالتزام بالعمل لديك مستقبلًا.

فوائد تجنيها من استطلاع آراء الموظفين

ستكون استطلاعات الرأي التي تشجع موظفيك على التعبير عن رضاهم بالعمل لديك وترشدك إلى طرق تحسين ثقافة التعاون، بمثابة مفتاح للحفاظ على موظفيك وزيادة إنتاجيتهم. وعندما تستخدم هذه الاستطلاعات بطريقة منهجية وفعالية ستتمكن من:

1. تحسين الروح المعنوية للموظفين

تشير الدراسات إلى تقدير الناس للتواصل المستمر والالتزام به. وعندما تتواصل مع موظفيك متبادلًا الآراء معهم، فسيشعرون بأنك مصغ ومهتم. يمكن للمديرين أن يقيّموا مدى مشاركة الموظفين الفعالة في نشاط الشركة والمخاطر المحتملة في كل قسم على حدى من خلال استطلاعات الرأي، فقد تشير المعلومات الناتجة عن تحليل استطلاعات آراء الموظفين إلى شعورهم حيال أسلوب إدارتك وغيرها من النقاط؛ كما قد تدلك على النجاحات والإنجازات التي تحققت دون أن يلحظها أحد. وحتى لو لم تستطع الاستجابة لكل ما يرد في تلك الاستطلاعات مباشرةً، إلا أنك قادر على معالجة النقاط التي يمكن إنجازها على المدى القريب وتعم فائدتها على المدى الأطول.

عزز الروح المعنوية للموظفين من خلال استطلاع آرائهم، وناقش نتائج تقييم انخراطهم في العمل وكيفية إبداع طرق وأساليب جديدة في تنمية روح الفريق. يمكن لاستطلاع آراء الموظفين أن يلقي الضوء على النجاحات والإنجازات التي تحققت دون أن يلحظها أحد، وقد تعطي الفرصة لحل بعض الخلافات أو إطلاق نقاشات أساسية حول الأداء والإنتاجية. وعندما تكون على دراية تامة بما يحدث حولك وتستمر في تجميع ردود أفعال موظفيك والاطلاع على آخر المستجدات، ستكون قادرًا على إبراز فريق العمل عندما يقدم أداءً ملفتًا، وهي طريقة ممتازة لتعزيز الروح المعنوية، خاصةً إن استمريت في تنفيذها.

عندما تتقن إدارة الحالة النفسية لموظفي شركتك، ستكون قادرًا على تعزيز بيئة عمل متعاونة تشجع الناس وتزيد في انخراطهم بشغف في أعمالهم. ستزوّدك المعلومات التي تحصل عليها من استطلاعات الرأي المخصصة في إيجاد جملة من المواضيع الجديدة التي لا بدّ من تتبعها لفهم فريقك أكثر.

2. استدراك الثغرات المعرفية

يمكن أن تحدد نتائج استطلاعات الرأي الثغرات المعرفية المحتملة على المستوى الفردي أو مستوى الفريق. هل فهم الجميع مثلًا جميع الأهداف التي عرضت في آخر اجتماع؟ هل عرف كل شخص الدور الذي سيلعبه للمساهمة في تحقيق الأهداف؟ هل الجميع مهيأ لتنفيذ المهمة المطلوبة؟

يمكن للقادة تنفيذ استطلاع رأي للتعمق في تفاصيل مهمة أو عمل ما، وستقودهم النتائج بسرعة إلى النقاط التي قد تسبب أخطاءً مكلفة، سواءً كانت نقصًا في الاستيعاب الكامل، أو نقصًا في المهارة. وبالتالي ستتمكن من حل هذه النقاط باكرًا إن عرفتها باكرًا من خلال التمرين أو المتابعة أو إجراء مقابلات خاصة وجهًا لوجه.

3. تحسين الصحة النفسية للموظفين

تشير الدراسات إلى أنّ ضعف التواصل بين المدير والموظف قد تزيد من التوتر والاكتئاب، بما في ذلك الشعور بالعزلة الاجتماعية. هل أخذت بالحسبان يومًا تأثير الصحة النفسية على أداء الموظفين؟ هل كانت أخطاؤهم مجرد أخطاء صرفة أم أنها نتيجةً لذهن شارد أو شعور بالوحدة أو عدم الرغبة في الانخراط بالعمل؟

إنّ أهم ما تقدمه لك استطلاعات الرأي هو مناخ النقاش المفتوح في الشركة، فقد يساعدك طرح بعض الأسئلة الخاصة التي يمكن للموظفين الإجابة عليها بحرية على منح الكثير من الموظفين طريقة آمنة للتعبير عن الأفكار التي تثقل كاهلهم.

نشعر جميعنا بأنّ وجود الإدارة المتعاطفة سيصب في مصلحتنا. وعندما تُجري استطلاعات الرأي فأنت تفتح بذلك مساحة تدعو إليها موظفيك للتواصل المباشر معك، وقد يساعدك ذلك في تخفيف شعورهم بالعزلة وزيادة رضاهم عن عملهم وتحسين صحتهم النفسية.

4. موظفين أكثر سعادة

عندما تتبنى شركتك ثقافةً تشجع على التواصل المفتوح، فأنت تشجع موظفيك على البوح بما يجول في خاطرهم وتبعد فكرة طردهم عند ارتكابهم الأخطاء، وبهذا ستنمو الثقة بين الموظفين عندما يتبادلون النصائح أو الانتقادات البناءة، لأنها ستُفهم في سياق التآزر والتعاطف.

تشير الدراسات إلى أن %83 من الموظفين سيقدّرون رأي الآخرين بما يقدّمون، سواءً كانت آراؤهم إيجابيةً أو سلبية؛ لذلك ينبغي أن تحرص على إيجاد فرصة لتوجيه ملاحظاتك أيًا كانت إلى موظفيك، وذلك من خلال الأقنية الرسمية وغير الرسمية لتنمي المشاعر الجيدة اتجاه مكان العمل.

تساعد التوجيهات المستمرة الموظف على أداء واجباته دون ضغوطات أو مشاعر سلبية ناتجة عن سوء الفهم؛ فعندما يتيح الموظف لمديره مادةً يفتتح من خلالها الاتصال، فستعم الفائدة الشركة بأكملها؛ كما أنّ التعبير عما يتوقعه كل طرف من الآخر سيزيد من الصراحة والوضوح اللازمين لأداءٍ أفضل.

5. تعزيز عامل السلامة عند الموظفين

قد تتفاجأ بأنّ الانخراط الفعال لموظفيك في عملهم يؤثر في سلامتهم المهنية، فقد أظهرت الدراسات أنّ الاجتهاد في العمل يزيد من إدراك الموظف لمحيطه، مما يقلل عدد حوادث العمل التي قد تؤثر على سلامتهم.

وكما يعزز التواصل مع موظفيك الروح المعنوية لديهم، فقد تمنحك البيانات التي تقدمها استطلاعات الرأي إضاءات لأسلوب العمل الذي يزيد من حماسهم إلى العمل، والذي سيقود بدوره إلى سلامة مهنية أعلى. وستكون النتيجة بيئة عمل أكثر سعادةً وصحة، وتوفيرًا للوقت والمال نظرًا لانخفاض المخاطر.

تلعب الصحة النفسية أيضًا دورًا مفتاحيًا، فقد أظهرت الدراسات أنّ %20 من أعضاء الفريق يخشون طرح أفكار جديدة؛ فعندما تفتح للموظفين أقنية للتواصل، فأنت تمنحهم منصةً ليفصحوا عما يجول في خواطرهم وستفتح الطريق أمام إبداعات فكرية وابتكارات جديدة.

6. زيادة رضا الموظفين

يتطلب إيجاد عمل مقنع عن بعد (من المنزل) انسجامًا مع العمل نفسه والأشخاص القائمين عليه مثل المديرين والزملاء والعملاء وغيرهم من أصحاب الأعمال، إذ يحدُّ التخاطب مع أشخاص ترى وجوههم فقط من خلال شاشة الحاسوب من التواصل البشري، وسيشعر الناس بأنهم غرباء وفاقدي الحافز أو الرغبة في إنجاز أعمالهم عندما يقل التواصل وجهًا لوجه، كما قد ينعكس ذلك سلبًا على مستوى الرضا عن العلاقة مع المشرفين.

تساعدك أدوات استطلاعات الرأي الشاملة على قياس مؤشرات الانخراط في العمل، مثل الرضا عن العمل، بالإضافة إلى مؤشرات أخرى تتعلق بالعلاقة مع الزملاء وإرادة العمل والتوتر والانحياز إلى الشركة وغيرها.

وبمراجعة نتائج استطلاع الرأي والإجابات المقدمة، ستتمكن من الإحاطة بعمل فريقك ومن ثم اتخاذ التدابير اللازمة لتعزيز رضا الموظفين عن الأعمال التي ينجزونها، كما ستتمكن من خلال تحديد مستويات رضا الموظفين من تتبع وتحليل نتائج جهودك التي تبذلها لتحسين واقع العمل مع الوقت.

7. المحافظة على موظفيك

لا يمكن للمدراء دائمًا أن يعرفوا ما يجول في خاطر الموظفين، وليس من السهل الإحساس بالآخرين عندما يشعرون بقلة التقدير أو عدم الاستفادة من قدراتهم في إنجاز العمل؛ فإهمال تقدير الأشخاص يُعَد واحدًا من أهم الأسباب التي تؤدي إلى ترك الموظفين لعملهم.

عندما لا يرى الموظف أنّ ما يقدمه من مساهمات للشركة محط اهتمام، فسيبحث عن بيئة عمل تقدر ما يفعل؛ لذلك لا بد من التأكد أنّ أصوات موظفيك مسموعة وأنّ مخاوفهم محط اهتمامك، وهنا قد تساعدك استطلاعات آراء الموظفين في استشعار الجو العام ومن ثم التصرف بسرعة قبل وقوع المشاكل أو التحديات المحتملة.

8. زيادة ولاء الموظفين لشركتك

لن يترك الموظف العمل لديك إن كان متحمسًا للعمل وملتزمًا بإنجاز الأهداف الموكلة إليه ويشعر بتقديرك له، فكيف ستتمكن إذًا بصفتك مديرًا أن توفر كل المتطلبات السابقة لموظفيك؟ الجواب هو قياس المشاركة الفعالة للموظفين في الأعمال بانتظام.

عندما تجد وسيلةً توصل بها إليك أصوات موظفيك، فهذه إشارة إلى اهتمامك بهم وبما يشعرون به حيال استطلاعات الرأي التي تطلقها. اسألهم عن التفاعل فيما بينهم، وعن ضغط العمل وعما يمكن أن تفعله كي يقدم لهم كل الدعم من خلال المبادرات القادمة، فالاستطلاعات هي بمثابة وسيلة لاتخاذ الإجراءات التالية.

تُبنى العلاقات على الأخذ والعطاء، فإن أبدت الشركة اهتمامها بموظفيها، فسيرد الموظفون الاهتمام بالمثل.

9. تحسين خدمة العملاء

هل جرّبت أن تقدّم المساعدة للعميل وأنت في مزاج سيّئ؟ من الصعب أن تُبقي على هيئتك الودودة لكسب رضا العميل وأنت محبط. ينطبق هذا الأمر تمامًا على موظفي الشركات، فإن استطاعت الإدارة خلق مساحة للتعبير عن الآراء والمشاعر، فستزيح بعض الإحباط الذي قد يشعر به الموظفون وستشهد الشركة تحسنًا شاملًا في مزاج موظفيها وأدائهم ورضاهم، وهذه خطوة جيدة في الاتجاه الصحيح.

10. تنشئ رافعة للتغيير

تساعد استطلاعات الرأي على تجميع المعلومات التي تكشف المخاوف غير المعلنة. وحالما تحسّن الظروف المحيطة بالعاملين وتستمع إلى مخاوفهم، ستُحدث نقلة نوعية في ثقافة عمل الشركة ويستفيد الجميع، إذ يستمر الموظفون في العمل لديك إن كانوا سعداء، ويبذلون جهدًا أكبر وتتحسن بيئة العمل بأكملها.

هل تحسن استطلاعات آراء الموظفين حماستهم في العمل؟

لاستطلاعات الرأي القدرة على إحياء روح الحماسة تجاه العمل، لكن بالطبع لن ينفع استطلاع واحد! لا بدّ في واقع الأمر من تبني ثقافة تبادل الرأي وتلقي ردود الأفعال وأساسها الاستطلاعات، ومن ثم العمل على نتائجها لتحفيز وتشجيع الموظفين.

لا حدود للإمكانيات التي سيوفرها الانخراط الناجح والفعال لموظفيك في أعمالهم، لكنك سترى فقط التغيرات السلوكية إن حاولت العمل على نتائج استطلاعات الرأي؛ فقد تجد مثلًا أنّ ما يقلق فريقك هو نقص التواصل والتشجيع، وسيكون الحل عندها التعاون مع فريقك لتطوير منظومة تبادل آراء أفضل، كما يمكنك العمل مع فريق نشيط لتقديم دعم أفضل أو أسلوب لمكافأة العامل المتميز والاستفادة من الإمكانات الفردية أو زيادة ما ينفع الموظفين.

ما الفائدة من استطلاع آراء الموظفين؟

تساعد استطلاعات الرأي المدراء على فهم النواحي التي يعاني فيها فريق العمل أو يشعر بالغبن فيها، أو يحتاج فيها إلى مساعدة أكبر؛ ففهم حاجات موظفيك هو إحدى مزايا القائد الجيد، واستطلاعات الرأي هي إحدى الأدوات التي قد تساعدك وتساعد فريقك على تحقيق النجاح.

ترجمة -وبتصرف- للمقال 10‎ benefits of employee engagement surveys لصاحبته Rachel Steben.

اقرأ أيضًا

• أهمية تبادل الآراء مع الموظفين
• ما يتوقعه الموظفون من المديرين وفقا لآراء الموظفين
• هل يشعر الموظفون بالراحة عند إعطاء آرائهم؟

تشير الإحصاءات إلى أنّ موظفًا من بين خمسة غير راضٍ عن عدد المرات التي يتبادل فيها الآراء مع مديره المباشر، وأن قرابة %30 من الموظفين يتمنون تجاوبًا أكبر من زملائهم!

يُعَد التجاوب مع الموظفين وتبادل الآراء أمرًا شديد الأهمية لما له من أثر إيجابي على شعور الموظف بأنه جزء مهم من منظومة أكبر، فعندما يشعر الموظفون بأنهم جزء من الشركة، يزداد نشاطهم وحماسهم لتنفيذ رؤية الشركة وتمثّل قيمها. أيضًا، يُعَد تبادل الرأي جزءًا أساسيًا لتعزيز المشاركة في نشاط الشركة، فالتواصل المثمر هو ما يبني العلاقات الراسخة ويحافظ على المواهب والكفاءات ويوسع قاعدة العملاء ويحافظ عليها، ويرفع من قيمة العلامة التجارية للشركة.

ما أهمية الاستماع لآراء الموظفين؟

لآراء الموظفين عندما تُقدّم بطريقة بنّاءة أهمية كبيرة لأنها:

• تمكّن التنمية المستدامة.
• تساعد في تحديد وإزالة العوائق في طريق الوصول إلى الأهداف.
• تقوي العلاقة بين الموظفين والمدير، وكذلك بين الموظفين أنفسهم.
• يشعر الموظفون بالدعم عند أداء واجباتهم.

تساهم هذه الفوائد بمجملها في الانخراط الإيجابي للموظفين في نشاطات شركتهم، كما يُعدّ تبادل الآراء مع الموظفين مهمًا على مستوى الشركة ككل لما له من أثر على الموارد البشرية وعلى مؤشرات الأداء، مثل الاحتفاظ بالموظفين والروح المعنوية لهم، وثقافة الشركة، وبناء المهارات.

لنلق نظرةً أقرب على هذه المؤشرات فيما يلي!

زيادة قدرة الشركة على إبقاء الموظفين

يزيد تبادل الآراء مع الموظفين من احتمال المحافظة عليهم ضمن قوام الشركة، إذ سيقدّر الموظف ذلك عندما تبدي رأيك بعمله إيجابًا أو سلبًا بطريقة صحّية، وقد يدفعهم ذلك إلى استثمار إمكاناتهم ووقتهم في تنمية أعمالك، كما قد يدفعهم حتى إلى رفض فرص عمل في شركات أخرى.

يقدّر القادة في هذه الأيام الثمن المكلف لخسارة موظف واستبداله بآخر، وذلك في معركة استقطاب الكفاءات، فقد تخسر الشركة الآلاف عند كل عملية توظيف جديدة، وبالمقابل، تساهم المناصب الشاغرة أو المستبدلة في ضعف انخراط الموظفين في العمل بالشكل المطلوب. وعندما يضطر الموظف إلى تحمل أعباء أكبر في العمل، سيزيد الشعور بالإرهاق والسخط وترتفع مؤشرات ترك العمل وتدخل منظومة العمل في دائرة الخطر.

ارتفاع الروح المعنوية للموظفين

اقتباس

حقيقة: إنّ الموظفين السعداء الذين يبدون سلوكًا إيجابيًا في العمل يتميزون بروح معنوية عالية ويؤثرون بشدة على روح الفريق، في حين يبدي الموظفون غير المقتنعون ببيئة عملهم مستويات منخفضة من الثقة.

ترفع ردود الفعل الإيجابية التي يبديها المدير الروح المعنوية للموظف، فعندما يعرف أنّه أدى عملًا ممتازًا، فسيشعر غالبًا براحة نفسية وضغوطات أقل؛ كما سينعكس تعزيز الروح المعنوية للموظف إيجابًا على عائدات الاستثمار، فالموظفون السعداء أكثر إنتاجًا ومشاركةً في العمل.

بناء ثقافة إيجابية للشركة

ستساهم ثقافة العمل الإيجابية التي تسود الفريق في رفع مستويات أدائه وكفائته، وستجد موظفيك بلا شك مقتنعين بوظائفهم. يتطلب بناء جو العمل الإيجابي الكثير من الثقة والنزاهة، ويساعد إيجاد طريقة فعّالة لتبادل الآراء وتقييم العمل في بناء ثقافة عمل يزدهر فيها موظفوك.

اطلع بمساعدة فريقك على آراء موظفيك حول ما يساعدهم في تمثّل القيم الجوهرية للشركة، لأنّ ردودهم قد تساعد في تطوير سير العمل وسياسات الشركة.

بناء يد العمل الماهرة

يساعد التعلم المستمر الموظفين على تطوير مسيرتهم المهنية (وهذا مؤشر مهم على الانخراط في العمل والمحافظة على اليد العاملة). كما تساعد البرامج التدريبية على تحسين الأداء الكلي للشركة، لأنّ رفع المهارات يدفع قدرات موظفيك وإبداعهم إلى الأمام، وستكون النتيجة خدمات أكثر وتطوير منتجات أكثر وكسب المزيد من الأرباح.

ادعم مبادرات التعلم والتطوير بردود أفعال وآراء قابلة للتطبيق، فإن لم يتعلم موظفوك شيئًا جديدًا ولم يستفيدوا من البرامج التدريبية، فما الغاية منها أصلًا!

ماهي فوائد تبادل الآراء مع الموظفين

تظهر فائدة تبادل الآراء في توضيح ما هو متوقع ويساعد الموظفين على التعلم من أخطائهم، لكن طريقة إنجاز الأمر ليست سهلة، وفوق كل ذلك لا بدّ من الموضوعية واحترام آراء الآخرين لتعم فائدة النقاش.

إبداء الرأي أو تقييم عمل موظف

يدفع إبداء رأيك بموظفيك إلى زيادة ثقتهم في أدائهم والتزامهم بإظهار سلوك إيجابي، فعندما توجههم ليدركوا مهاراتهم ونقاط قوتهم، ستعزز مكانتهم في بيئة العمل، وهذا هو مفتاح النجاح.

يساعد تقييم موظفيك وإبداء رأيك بما ينجزون على تطوير المسيرة المهنية لكل يد عاملة في الشركة. يشير مقال كتبه "Netsuite’s Barnyard" إلى أنّ معظم الذين ينتمون إلى الجيل الجديد (10-25 عامًا) تكيفوا مع إصدار أحكام سريعة، وبالتالي يمكن للمديرين تحاشي إصدار آراء متسرعة وغامضة مباشرة بعد انتهاء مشروع وتأجيلها حتى المراجعة التالية للأداء.

باستخدام التقنيات والموارد المناسبة، يمكن التأسيس لثقافة تبادل آراء محورها الموظفون كي يستطيعوا تبادل الآراء بحرية مع زملائهم ومديرهم.

الحصول على آراء الموظفين

إنّ الاستماع إلى آراء وردود فعل الموظفين هي الطريقة الأسرع لتحسين قدراتك القيادية. فعندما تأخذ وقتك في سماع آراءٍ بناءة من موظفيك، ستلمّ أكثر بما يجري في شركتك على جميع المستويات وستكون قادرًا على اتخاذ قرارات واعية؛ كما أنها ستحل الخلافات التي قد تقع في بيئة العمل قبل وقوعها حتى.

اقتباس

إنّ الاستماع إلى الآراء في حالات النزاع هي سمة قيادية أساسية.

بصفتك مدير، عليك مدير أن تقود النقاش الصحيح في بيئة العمل. وعندما تقع النزاعات، استفد من الآراء التي جمعتها لدعم النقاش، ولا تجادل أو تتحيز إلى أي طرف؛ فعندما يفهم الموظف كيفية إبداء الرأي بشكل مؤثر، ستتعزز ثقافة عرض الاختلافات والتعامل معها مباشرةً مهما كانت حساسة، فالصراحة في التواصل هي المفتاح لعلاقات عمل هادئة.

أنواع التقييمات أو الآراء الموجهة للموظفين

هنالك ثلاثة أنواع رئيسية من التقييمات والآراء الموجهة للموظفين، تتمثل في الآتي.

1. رد الفعل الإيجابي: تبرز هذه الردود نقاط القوة في موظفيك وتدل على إنجازاتهم. فالغاية منها هي تعزيز سلوك العمل الإيجابي لدى الموظفين كما قد تزيد من ثقتهم، مثل:

اقتباس

"أهنئك على هذا العرض التقديمي للزبون. أحببت الحالات التي عرضها من تجاربنا مع زبائننا الدائمين، كما بدت الشرائح التي عرضتها ملفتةً أيضًا. اتطلع قُدمًا لمتابعة عرضك التالي. حافظ على تألقك".

2. رد فعل سلبي: تضيء هذه الردود على السلوك الذي يجب أن يتوقف كي لا يؤثر سلبًا على الأداء أو فريق العمل، مثل:

اقتباس

"أريد أن أتحدث معك عن موضوع تأخرك خلال الأيام القليلة الماضية لأنّ ذلك سيؤثر على إنتاجية الفريق. سنقدر جميعًا التحاقك بعملك في الوقت المحدد، كيف لنا أن نضمن ذلك؟"

3. ردود فعل بناءة: وتوجه إلى شخص محدد للإشارة إلى نقاط الضعف في أدائه تليها طريقة لتقويم الأمر. تفيد هذه الآراء في تقديم حالات أو أمثلة يمكن للموظف أن يتمثلها مع بعض النقد البناء، مثل:

اقتباس

"عملك على المهمتين أ وب كان جيدًا. أدرك أنك لم تستطع إنهاء المشروع ج. دعنا نتناقش لكي نعيد النظر في النتائج والأهداف، ما رأيك؟"

كيف تسأل الموظف عن رأيه؟

بعد أن عرضنا فوائد تبادل الآراء وتوجيه رسائل مختلفة للموظفين، علينا استيعاب موضوع لا يقل أهمية عن ذلك ويتعلق بطريقة جمع آراء وإفادات الموظفين بالشكل الصحيح.

اطلب رأي فريقك

عندما تطلب رأيًا، اجعل جوابه مفتوحًا؛ كأن تسأل فريقك "كيف يمكن أن أحسّن اللقاءات الأسبوعية للفريق؟"، أو حاول أن تسأل أسئلةً محددةً من قبيل "هل تريد أن أساعدك في إعداد تقرير المبيعات الشهري؟".

اقتباس

نصيحة خبير: شجع موظفيك المترددين على الإجابة بصدق.

اطلب الآراء بانتظام

لا يجد الناس صعوبةً في تبادل الآراء نظرًا لافتقارهم إلى الخبرة، بل لعدم تكرار الأمر، لذا لا تنتظر الوقت المحدد لمناقشة الأداء حتى تستمتع إلى الآراء وتجمّع ردود الأفعال، بل كن سباقًا وتحقق من ردود أفعال من حولك، خاصةً عندما تصل إلى منعطف مهم أو في منتصف مشروع ضخم.

يساعد التحقق المستمر على الإجابة بسرعة قبل أن يغدو الأمر أكثر تعقيدًا، كما يعزز الحصول المستمر على الآراء انفتاحًا أوسع ويوطد أكثر علاقات العمل.

لا تنس عبارة الشكر بعد أن تتلقى التقييم

قد يكون من الصعب في بعض الأحيان أن تتلقى تقييمًا لك، وخاصةً في ما يتعلق بالنقد البناء، مع ذلك فكرّ بالأمر دائمًا على أنه لصالحك؛ وكما تعلم، إبداء رأي صريح ليس أمرًا سهلًا، لذلك عليك أن تقدّر هذه الآراء عند وصولها.

حلقة تبادل الآراء مع الموظفين

فعّل منظومة تبادل الآراء من خلال حلقات العمل المتتالية، إذ عليك إدراج النقاط التي نوقشت في آخر تقييم لطاقمك واستدركها في اللقاء التالي. تذكر أن تبقى موضوعيًا إن أردت تأسيس حلقة تبادل آراء مع موظفيك، وتدرب على الاستماع الفعّال لتأخذ صورة كاملة عن الموضوع.

قابل موظفيك شخصيًا ليكون تبادل الرأي ذا صبغة خاصة وشفافًا، إذ سيساعدك هذا -حتى لو كان افتراضيًا-، فسيساعدك في توضيح نقاط وملاحظات الاختلاف، والتي لا يمكن فعلها عن طريق البريد الإلكتروني أو المحادثة الكتابية.

ما الفرق الذي يحدثه تبادل الآراء مع الموظفين؟

تنبع أهمية تبادل الآراء من منطلق تأثيرها المباشر على تقرير المديرين والعلاقات وعلى الشركة عمومًا. ولا بد من معرفة فوائد تبادل الآراء وأنواع ردود الفعل على سلوكهم المهني ومتى ينبغي إبداء الرأي أو ردة الفعل إن قررت أن تنشئ منظومةً ناجحةً لتبادل الآراء في شركتك.

إسأل أخيرًا موظفيك عن آرائهم، وكوّن حلقات لتبادل الآراء في مكانها الصحيح لأنها أمور حاسمة لتأسيس علاقات عمل جيدة مع طاقمك وحيويّة لنجاح شركتك.

ترجمة -وبتصرف- للمقال Importance of employee feedback لصاحبته Rachel Steben.

اقرأ أيضًا

• الدليل الشامل للمديرين حول كيفية إعطاء الملاحظات للموظفين
• كيف تمنح الموظفين التقييم السلبي دون أن تثبط اندفاعهم
• مجموعة أفكار فعالة لتحسين مشاركة الموظفين والتواصل معهم
• ما يتوقعه الموظفون من المديرين وفقا لآراء الموظفين

يُعَد عقد اجتماعات فردية منتظمة مع الموظفين طريقةً رائعةً يمكن للمديرين اتباعها للحفاظ على توافق أعضاء فريقهم مع الأهداف المشتركة ودعم التطوير المهني لكل فرد داخل الفريق. تمثل هذه المحادثات الفردية لحظةً للتواصل على المستوى الإنساني من جهة، وفرصةً لبناء أسس متينة من الثقة والتفاهم من جهة أخرى.

ووفقًا للبيانات المأخوذة من استطلاعات رأي الموظفين التي يجريها موقع أوفيس فايب، فإن الموظفين الراضين عن مدى تكرار تواصلهم مع مديرهم يتمتعون أيضًا بما يلي:

• يشعرون بأن مديرهم يهتم بآرائهم.
• راضون عن مستوى استقلاليتهم في العمل.
• أبلغوا عن شعور حقيقي بالانتماء إلى الفريق.

تساعد الاجتماعات الفردية المتكررة والدورية على تعزيز دمج الموظفين وإبقاء كل فرد في الفريق متوافقًا مع المجموعة ككل ومُتحفِّزًا، فضلًا عن المساهمة في زيادة الرضا الوظيفي على المدى الطويل، وبالتالي زيادة معدل الاحتفاظ بالموظفين. في هذه المقالة سنتناول كل ما تحتاج لمعرفته حول الاجتماعات الفردية وكيفية جعلها مؤثرة ومنتجة قدر الإمكان.

ما هي الاجتماعات الفردية؟

يُعرَّف الاجتماع الفردي بأنه لقاء بين فردين يعملان في نفس الشركة، وتجري المحادثات الفردية عادةً بين الموظف ومديره. تُعَد هذه المناقشات طريقةً رائعةً للمديرين للوقوف على كيفية سير العمل في الشركة مع كل عضو في الفريق على حدة، فضلًا عن إنشاء اتصالات هادفة. وبالنسبة للموظفين، تُعَد هذه اللقاءات فرصةً لمناقشة مسارهم الوظيفي مع مديريهم، وطرح أي أفكار أو تحديات يواجهونها على الطاولة. هذه اللقاءات تمثل لحظاتً مناسبة لإزالة أي شكوك لدى الموظفين وطلب الدعم أينما احتاجوا إليه.

غالبًا ما يخصص المدير موعدًا متكررًا على جدول أعماله من أجل الاجتماع المباشر مع موظفيه من أجل التأكد من أنهم يطلعونه على مجريات العمل أولًا بأول. يجب أن تبدأ هذه الاجتماعات دائمًا بمواضيع نقاش محددة أو جدول أعمال منظم، وتنتهي بخطوات عمل واضحة لكل شخص ليركز عليها حتى الاجتماع التالي.

ما هو الغرض من الاجتماعات الفردية؟

هناك العديد من الأسباب التي توضح لماذا من الضروري أن يتم الاجتماع بانتظام بين المديرين والموظفين. قد يختلف الغرض من الاجتماعات الفردية اعتمادًا على أهداف الموظف أو أجواء الفريق أو أسلوب المدير في الإدارة.

تتضمن بعض أغراض الاجتماعات الفردية ما يلي:

• بناء العلاقات بين المدير والموظف والحفاظ عليها.
• إفساح المجال للمحادثات الفردية أو الشخصية.
• تحديد أهداف الموظفين ومتابعة تقدمهم.
• تبادل الملاحظات والآراء والتدريب لتحسين الأداء.
• تحديد ومعالجة تحديات الموظف.

في الأخير، يعود تحديد الغرض من الاجتماع إلى المدير والموظف. يساعد تحديد أهداف الاجتماع الفردي عمومًا كلا الطرفين على التوافق مع ما يريدان تحقيقه من وقتهما المخصص معًا. قد تكون هذه الأغراض أهدافًا قصيرة المدى يضعانها ويعالجانها من أسبوع لآخر، أو قد تكون أهدافًا طويلة المدى ينجزانها تدريجيًا بمرور الزمن.

لماذا تعد المحادثات الفردية مهمة جدا؟

تُعَد الاجتماعات الفردية جزءًا أساسيًا من الأداء الصحي لأي فريق. يساعد الحفاظ على التواصل المستمر بين المديرين وموظفيهم المباشرين على بناء علاقات صادقة وموثوقة، وهذا مهم جدًا لأن العلاقات التي تربط الموظفين بمديرهم المباشر قد تعزز أو تفسد رضاهم الوظيفي. ووفقًا لبيانات استطلاع جس نبض الموظفين الذي أجراه موقع أوفيس فايب، فإن 60% فقط من الموظفين راضون تمامًا عن التواصل الذي يجرونه مع مديرهم.

بالنسبة للمدراء، تساهم الاجتماعات الفردية في إعطائهم فكرةً عامةً حول ما يعمل عليه كل فرد من فريقهم، كما أنها تساعدهم في رصد التحديات التي يواجهها الموظفون أو مشكلات الأداء أو النزاعات الشخصية التي تحتاج إلى معالجة. وبالطبع، فهي طريقة رائعة للحفاظ على دمج الموظفين وتوافقهم مع الأهداف المشتركة للفريق. تساعد الاجتماعات الفردية المديرين في الحصول على المعلومات التي يحتاجونها من كل موظف في فريقهم، حتى يتمكنوا من تجميع قطع الأحجية معًا لفهم الصورة كاملةً.

على الجانب الآخر، تُعَد الاجتماعات الفردية هي الوقت المناسب للموظفين لطرح أي أسئلة أو قضايا في جعبتهم والحصول على دعم مديريهم، كما أنها تمثل لحظاتً لتتبع تقدمهم نحو الأداء الجيد وأهداف التطوير الذاتي ومناقشة طموحاتهم المهنية الشخصية؛ والأهم من ذلك كله أنها الفرصة المتاحة باستمرار للتواصل مع مديريهم فرديًا. باختصار إن وجود لحظات دورية ومتكررة للتواصل المباشر بين المديرين وموظفيهم يعود بالفائدة على الجميع.

فوائد الاجتماعات الفردية

هناك كثيرٌ من الفوائد للاجتماعات الفردية للمديرين والموظفين والشركة ككل، إذ تشمل الفوائد التي تنتج عن الاجتماعات الفردية المنتظمة ما يلي:

• توافق الفريق: يساعد الحصول على تحديثات مستمرة من الموظفين حول سير العمل المديرين على تتبع أداء جميع أفراد الفريق وأقسام الشركة. بهذه الطريقة يمكنهم ضمان أن الجميع يركزون على إنجاز المهام الأكثر أهمية من أسبوعٍ لآخر.
• دمج الموظفين: إن ربط العمل الفردي للموظفين بأهداف جماعية أكبر للفريق والاعتراف بمكاسبهم الفردية يعزز شعورهم بالهدف والحافز.
• إنتاجية الموظف: عندما يكون لدى الموظفين خطوات عمل ملموسة في نهاية اجتماعهم، فهذا يساعدهم على البقاء على المسار الصحيح والتركيز على الأولويات المطلوبة.
• أدوار ومسؤوليات واضحة: تساعد الاجتماعات الفردية على إزالة الغموض والتوضيح المستمر للمسؤوليات والتوقعات المستقبلية وتعزيز مساءلة الموظفين.
• تبادل الآراء والملاحظات البناءة: يفسح الاتصال المتكرر أمام المديرين والموظفين فرصةً لتقديم الملاحظات البناءة لبعضهم بعضًا عند الحاجة ووضع تلك الملاحظات حيز التطبيق بأسرع ما يمكن.
• التطوير المهني المستمر: تسهل مناقشة الأداء باستمرار تقسيم أهداف الموظف إلى خطوات عمل أصغر، لذلك يحدث النمو في الأداء طبيعيًا.

جعل اجتماعك الفردي الأول ناجحا

سواءً كان هناك مديرٌ جديد أو عضو جديد في الفريق أو كلاهما، فإن أول اجتماع فردي بين شخصين قد يكون ذا رهبة. من ناحية أخرى، تمثل هذه فرصتهما للتعرف على بعضهما بعضًا ومشاركة قصتهما. من المفيد ضبط إيقاع الاجتماعات المنتظمة التي ستعقدها في المستقبل واعتماد الاتصال المفتوح الذي يطرح الجميع فيه أفكارهم، مما يعزز الأجواء الإيجابية داخل الفريق، إذ يمكن للعلاقة القوية بين المدير والموظف أن تحدث فارقًا في تجربة أي فرد سواءً كان في فريق أم في شركة، لهذا فإن تأسيس علاقات جيدة هو أمرٌ بالغ الأهمية.

إليك بعض النصائح ليكون اجتماعك الفردي الأول ناجحًا:

• اكسر الجليد عن طريق مشاركة شيء ما عن نفسك: يمكنك طرح الأسئلة لتتعرف على الشخص الآخر، مثل برنامجه التلفازي المفضل أو هواياته المحببة.
• اجعلها محادثة ثنائية الاتجاه بهدف تكوين علاقة وثيقة: ناقش كل هدف من أهدافك المهنية وكيف تراها في سياق الفريق.
• حافظ على حديثك عامًا وتذكر أنه سيكون لديك الكثير من الوقت للتعمق في اجتماعاتكما المستقبلية معًا.
• ناقش كيف تريد الاستفادة من وقت الاجتماع المتكرر معًا، وما الذي ستتحدث عنه في اجتماعاتكما الفردية المستقبلية؟
• حدد موعد الاجتماع التالي، وما إذا كنت مستعدًا لتثبيت اجتماع منتظم أسبوعي في جدول أعمالك، أو عقد اجتماع كل أسبوعين أو شهريًا.

كيفية التخطيط والاستعداد للاجتماعات الفردية

مثل كل اجتماعٍ آخر، فإن أكثر الاجتماعات الفردية فعالية تحدث عندما يكون كلا الشخصين مستعدين للاجتماع، ولكن ليس من السهل دائمًا تخصيص وقت في جداول أعمالنا المزدحمة للتحضير المُسبَق لكل محادثة.

عندما يعقد المديرون اجتماعات منتظمة مع موظفيهم المباشرين، فإنهم يحتاجون إلى اتباع نموذج جيد للاجتماعات الفردية لتكون محادثاتهم أكثر إنتاجية ويتحقق الغرض من إجراء الاجتماع.

ضع نموذجا لجدول أعمال الاجتماعات الفردية

يساعد وجود خبرة سابقة أو نماذج مُجرَّبة على تغطية جميع العناصر الرئيسية لجدول الأعمال في الاجتماع الفردي، من جهة ثانية يوفر لك استخدام نموذج لجدول أعمال الاجتماعات الفردية كثيرًا من الوقت على المدى الطويل.

إليك نموذج اجتماعٍ فردي سهل يمكنك اتباعه:

• ابدأ الاجتماع بالتحقق من سير العمل لضبط إيقاع الاجتماع بطريقة إيجابية.
• حدث الحالة حول أعباء العمل الحالية التي تقع على عاتق الموظف.
• ناقش التحديات وورشات العمل المخصصة لحل المشكلات.
• تحدث حول ما ينتظر الفريق في القادمات من الأيام.
• خصص بضع دقائق لتحديد خطوات العمل وإنهاء الاجتماع.

اقتباس

نصيحة احترافية: يمكنك استخدام منصة أنا لمساعدتك على التخطيط لهذه الاجتماعات المهمة وإدارة فريق عملك عن بعد.

احتفظ ببنك من الأسئلة المتعلقة بالاجتماعات الفردية

واحدة من أفضل الطرق لإجراء محادثة هادفة مع أي شخص هو طرح الأسئلة، إذ تسهل قائمة أسئلة الاجتماعات الفردية من استمرار المحادثة، كما أنها تفسح المجال أمام الشخص الآخر للمشاركة.

نذكر لك بعض الأسئلة الثاقبة، والتي يمكن أن يستخدمها المديرون في الاجتماعات الفردية:

• هل عبء عملك معقول؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فهل يمكنك اقتراح حلول يمكننا تنفيذها معًا لمعالجة المشكلة؟
• ما رأيك أن تطلب من زملائك الأكثر خبرةً منك أن يساعدوك ويدعموك ويزودوك بالمعلومات اللازمة لتحقيق أهدافك؟
• في أثناء الظروف الحالية، هل تعتقد ان الفريق سيتمكن من تحقيق (سم هدف جماعي للفريق)؟ ولماذا؟

اقتباس

نصيحة احترافية: يمكنك العثور في أكاديمية حسوب على العديد من الدروس والمقالات المجانية التي تساعدك على إجراء اجتماعات ومحادثات فردية ناجحة وإدارة فريق العمل عمومًا.

قيادة الاجتماعات الفردية الفعالة

يُعَد الاستعداد الجيد هو الخطوة الأولى، أما الخطوة الثانية فهي بدء اجتماعك الفردي وإدارته بفعالية. ولجعل اجتماعاتك الفردية إيجابية ومنتجة، يجب أن تدعها تسير بتلقائية وتنهيها بتوصيات قابلة للتطبيق تتبعها خطوات عملية واضحة.

لإدارة اجتماعك الفردي بنجاح اتبع ما يلي:

• التزم بجدول أعمالك، ولكن اجعله مرنًا بما يسمح بإجراء مناقشات مُرتجَلة.
• دوّن ملاحظات الاجتماع في مكانٍ مخصص لمتابعتها باستمرار.
• تبادل التغذية الراجعة، سواءً من المديرين إلى الموظفين أو بالعكس.
• ارسل ملخصًا للنتائج والتوصيات التي نتجت عن الاجتماع والخطوات التالية الواجب اتخاذها.
• حدد مواضيع النقاش لاجتماعك القادم لضمان متابعتها لاحقًا.

من يتولى الاجتماعات الفردية؟

يمكن مناقشة ما إذا كانت مسؤولية التحضير للاجتماع الفردي تقع على عاتق المدير أو موظفه. في الواقع كلاهما يستفيد من هذه اللقاءات المهمة، لذلك قد يتغير الشخص الذي يتولى ذلك من فريق لآخر ومن شركة لأخرى.

مسؤولية عقد وتنظيم الاجتماعات الفردية هو شيءٌ يجب على المديرين والموظفين مناقشته معًا؛ فإذا ما حدد الموظف جدول أعمال للأسبوع الفائت مثلًا، فقد يقود المدير الاجتماع التالي. من ناحية أخرى، هناك أنواع معينة من الاجتماعات الفردية من المنطقي أن يتولى المدير فيها دفة القيادة، واجتماعات أخرى يكون الأنسب فيها أن يتولى الموظف زمام الأمور.

على سبيل المثال: إذا كان الاجتماع يتعلق بالتطوير المهني للموظفين، فيمكنهم قيادة الاجتماع بمشاركة بعض طموحاتهم مع مديرهم، أما عند وضع أهداف الفريق المرحلية والاستراتيجية، سيتولى معظم المديرين القيادة من خلال مراجعة أهداف الفريق وربطها بدور الموظف ومسؤولياته.

أهمية التحقق من سير العمل في الاجتماع

يُعَد التحقق من سير العمل طريقةً مهمةً لبناء علاقة ثقة بين المدير وموظفه المباشر، فبدء اجتماعاتك الفرديية بالتحقق من سير العمل، يظهر أنك تهتم لأمر الشخص المقابل بغض النظر عن ماهية عمله في الشركة، كما أنه من الجيد تكوين فكرة عن كيفية مشاركة الأفراد في الاجتماع وما الذي يدور في أذهانهم خصوصًا عندما تكون متصلًا عن بعد.

من المهم أيضًا أن تتم عمليات تبادل الأفكار والمناقشات في كلا الاتجاهين. ووفقًا لدراسة حديثة حول توقعات الموظفين، فإن إحدى أفضل الطرائق التي يمكن للمديرين استخدامها لبناء الثقة مع الموظفين تكون بمشاركة الأفكار معهم. يمكن للمدير ضبط إيقاع الاتصال ثنائي الاتجاه في الاجتماع، من خلال الدردشة قليلًا حول ما يعمل عليه الموظفون، أو ما هم متحمسون بشأنه أو ما يعانون منه. هذا يعطي إحساسًا للموظفين أن مديرهم متساوٍ معهم، وأنه جزء من الفريق مثلهم.

نصائح لإجراء محادثات أفضل في الاجتماعات الفردية

خذ بحسبانك النصائح الرئيسية الآتية للحصول على أفضل محادثات فردية ممكنة:

1. اجعل الاجتماعات الفردية أولوية، فهذه المحادثات مهمة لأعضاء الفريق والمديرين على حدٍ سواء، لذا لا تتغاضى عنهم وتتركهم يفلتون بأخطائهم بتغيبهم عن الاجتماع، واحرص على تجنب إعادة جدولة الاجتماعات أو إلغائها في اللحظة الأخيرة.
2. دع الموظف يتحدث، إذ يعول الموظفون على فرصة الاجتماع مع مديرهم من أجل مواجهة تحدياتهم وطلب المساعدة. يجب أن يطّلع المديرون بدور الاستماع أكثر في أثناء الاجتماع الفردي.
3. لا تقضِ وقتًا طويلًا بالاطلاع على تقارير الحالة. يمكنك معرفة كيفية تقدم المشاريع في اجتماعات الفريق اليومية أو الأسبوعية. ركز على تجربة الموظف الفردية في الاجتماعات الفردية.
4. قدم تغذيةً مرتدةً بشفافية، فهذا الاجتماع هو الوقت المناسب لك من أجل مشاركة أفكارك وتقديم اقتراحاتك سواءً كنت مديرًا أو موظفًا، وكلما تدربت أكثر على تقديم التغذية الراجعة كلما تحسنت في أدائها.
5. دون ملاحظات الاجتماع، إذ أن تدوين الملاحظات أمرٌ جدير بالاهتمام حتى لو كان فقط لسجلاتك الخاصة. طالما أن كثيرًا من الأفكار تُطرَح في الاجتماع الفردي، يساعدك تدوين الملاحظات على الاحتفاظ بالأفكار المطروحة وعدم نسيان ما ناقشته والوفاء بالالتزامات التي قطعتها.

كم مرة يجب أن تعقد اجتماعات فردية؟

يعتمد مدى تكرار عقد الاجتماعات الفردية على عدة عوامل، فقد يقوم المديرون بجدولة اجتماعات غير رسمية لإجراء مناقشات وتبادل الأفكار مع أعضاء فريقهم على أساس أسبوعي أو كل أسبوعين أو شهريًا، كما قد يجتمعون أيضًا كل 3-6 أشهر لمزيد من مراجعات الأداء الرسمية مع الموظفين في فرقهم.

هناك شيء واحد تجب مراعاته، وهو أهداف التطوير الحالية للموظفين وأهداف الأداء. فإذا كان الموظفون الذين يخضعون لإشراف المدير مباشرةً يسعون لتحقيق هدف طموح أو يتولون مهمة تستغرق وقتًا طويلًا، فقد يرغب هؤلاء الموظفون في مقابلة مديرهم في كثير من الأحيان من أجل جلسات التدريب والتغذية الراجعة.

وبالمثل، يمكن أن تؤثر أجواء الفريق أو الشركة على وتيرة الاجتماعات الفردية، فعندما يمر الفريق بمرحلة تطوير الفريق مثلًا، قد يرغب المدير باللقاء المتكرر مع كل فرد للتأكد من أن لدى جميع الأفراد إحساسًا واضحًا بدورهم ومسؤولياتهم، ولمعالجة أي تضارب أو توترات قد تنشأ.

الفروقات بين الاجتماعات الفردية وجها لوجه والافتراضية

عندما تكون وجهًا لوجه مع شخص ما، يكون من الأسهل الشعور بالارتياح مما يساعدك على بناء علاقة قوية. إن القدرة على قراءة لغة جسد شخص ما وتبادل الأفكار بطريقة غير رسمية دون حاجز التكنولوجيا يمكن أن تجعل المحادثات طبيعيةً وبناءةً أكثر. قد يمثل الحفاظ على هذه الأجواء غير الرسمية تحديًا عند الاتصال باجتماع فردي افتراضي. يمكن أن تؤدي اتصالات الإنترنت السيئة والتوقف المؤقت المتكرر للخدمة إلى مقاطعة الاجتماع والتشويش عليه، بل وتعطي شعورًا بالإكراه والإرهاق، مما يؤدي بالمحصلة إلى قضاء الأشخاص وقتًا أقل أو تقليل عدد اللقاءات.

آخر شيء ستتمناه هو أن تصبح الاجتماعات الفردية أقل أولويةً عندما تعمل عن بعد، فقد يبدأ الموظفون عن بعد بالشعور بالانفصال عن عملهم وعن الهدف الأكبر الذي يعملون من أجله، لذا تُعَد الاجتماعات الفردية فرصةً مهمةً لإعادة الهدف إلى الواجهة والتأكيد عليه.

تقنيات لتعزيز تأثير الموظف وتحفيزه خلال الاجتماعات الفردية:

• ناقش قيم الشركة، واعثر على أمثلة حول كيفية تجسيد أعضاء فريقك لتلك القيم في أعمالهم الأخيرة أو التفاعلات داخل الفريق، وهنا يمكنك مشاركة أمثلتك أو مطالبتهم بالتفكير ومشاركة أمثلتهم الخاصة.
• اسأل الموظفين الذين يعملون تحت إشرافك المباشر عن المكان الذي شعروا فيه أنهم أحدثوا أكبر تأثير على الشركة في الشهر الماضي، وناقش كيف ساهم عملهم في تحقيق أهداف الفريق والشركة.
• شارك موظفيك بتغذية راجعة إيجابية وتقدير، من خلال تقديم ملاحظاتك وآرائك الخاصة ونقل التقدير والثناء الذي تلقيته من أعضاء الفريق الآخرين أو العملاء أو الشركات الأخرى.
• ناقش ماهية الجوانب التي تثير اهتمام أعضاء فريقك وتوقد حماستهم بشأن عملهم القادم وتعمق أكثر في أسباب ذلك. ما الذي يحفزهم؟ وما الذي يمنحهم الثقة؟

هل حان الوقت لمراجعة أداء الاجتماعات الفردية؟

لطالما كانت مراجعات الأداء ذات رهبة بالنسبة لأعضاء الفريق والمديرين على حدٍ سواء، لكنها بكل تأكيد تصب في مصلحة الجميع. قد يكون عقد اجتماع لمراجعة الأداء أمرًا متلفًا للأعصاب، لكنه في النهاية طريقة رائعة للتوفيق بين دور الموظف والاحتفاء بمساهماته للفريق والشركة.

مراجعات الأداء يمكن أن تُجرى خلال اجتماع مجدول فردي أو من خلال اجتماع منفصل. الشيء الأهم هو إجراء مراجعات الأداء من حين لآخر وتحطيم أسوار الخوف التي تحيط بها. بالمحصلة يسعى المديرون لضمان نمو الشركة وتحقيق أهدافها، أما الموظفون فيطمحون لتطوير مهاراتهم والتقدم في حياتهم المهنية، وهو ما يُترجَم إلى مؤسسات عالية الأداء.

إذا كانت المراجعة السنوية جزءًا من تطوير أداء شركتك أو نموذج التعويضات التي يتلقاها الموظفون كجزء من عملهم، فيمكنك متابعة عملية المراجعة وفقًا لذلك، لكن إجراء مراجعات أداء متكررة كل 3-6 أشهر يساعد المديرين والموظفين على التفكير بنفس الطريقة والاتفاق على آليات العمل في الشركة.

كيف تجعل مراجعة الأداء ناجحة؟

1. أعطِ إشعارًا مسبقًا: يجب أن يكون كلا الشخصين على علم مسبق بهذا الاجتماع المهم.
2. خطط واستعد: حدد الخطوط العريضة لجدول أعمال الاجتماع ومواضيع النقاش، بحيث يتسنى لكلا الطرفين التحضير لهذا الاجتماع.
3. ناقش الإنجازات: ركز على ما حققه الموظف منذ محادثة الأداء الأخيرة بينكما.
4. عالج مشكلات الأداء: إذا كانت هناك مشكلات في الأداء، فأبرزها بطريقة لطيفة وداعمة.
5. تجنب وضع الأهداف: يمكنك عقد اجتماع آخر لتحديد الخطوات التالية، هذا هو وقت مناسب للتركيز على اللحظة الحالية وعلى ما حققه الموظف حتى هذه النقطة.

ماذا لو كان لديك موظف صعب المراس؟

مواجهة اجتماع فردي مع موظف صعب المراس أمرٌ مرهق وغير مريح بتاتًا، ولكن قد يكون من الضروري المضي قدمًا وخوض هذا الاجتماع بطريقة مثمرة. قد تكون هذه المحادثة حول معالجة ضعف الأداء أو مشاركة التغذية الراجعة السلبية أو إدارة نزاع حاصل في الفريق. مهما كان الأمر، فإن وجود اجتماع فردي يُعَد جزءًا مهمًا في التعامل مع الموظفين صعبي المراس.

من الضروري في أثناء المحادثة الحرص على خلق أجواء من الارتياح والأمان النفسي لدى كلا الطرفين، إذ أن الهدف من الاجتماع هو سماع بعضكما الآخر وتنقية الأجواء بإزالة الشكوك وتوضيح سوء الفهم. قد لا تصل إلى حل يُذكر، لكن الأسلوب الذي تتعامل به في محادثة صعبة يمكنه بحد ذاته أن يحدث فارقًا كبيرًا في ما ينتج عنها.

كيف تتعامل مع الاجتماع الفردي الصعب؟

1. حدد موضوع النقاش: أضف كل ما تحتاج مناقشته إلى جدول أعمال اجتماعك حتى يتمكن عضو فريقك من الاطلاع عليه قبل المناقشة.
2. تسلح بالحقائق: أظهر الملاحظات أو الوثائق أو المصادر أو أي شيء آخر يمكنه مساعدتك في تأسيس المحادثة على الحقائق والمنطق بدلًا من المشاعر والانفعال.
3. اسعَ للفهم: تعامل مع المناقشة بحكمة وتفهم وامنح موظفك مساحةً من الحرية يمكنه من خلالها مشاركة وجهة نظره.
4. اعثر على حل مع الطرف الآخر: قد يأتي كلاكما إلى الاجتماع مع أخذ خطوات عمل معينة في الحسبان، وبالتالي يمكنكما أخذ الوقت الكافي لمناقشتها والبناء عليها واتخاذ قرار بشأن الخطوات المشتركة المستقبلية.

حقق أقصى استفادة ممكنة من كل اجتماع فردي

يُعَد الاجتماع الفردي أفضل اجتماع يمكن أن يحظى به المدير وموظفه المباشر، إذ أن الحفاظ على التواصل المستمر بين كل موظف ومديره هو ما يقود المؤسسات ذات الأداء العالي في عالم الأعمال. يحتاج أعضاء الفريق خصوصًا في حالة القوى العاملة الموزعة إلى البقاء متوافقين مع الأهداف الأكبر والشعور بالاتجاه من أجل تطورهم الشخصي.

طبق النصائح والحيل وأفضل الممارسات الموضحة في هذا الدليل المتكامل لتحقيق أقصى استفادة ممكنة من اجتماعاتك الفردية. تذكر دائمًا أنه بغض النظر عن دورك في فريق العمل، فالفرصة سانحة أمامك دومًا للتحسين والتطوير وتحقيق النجاح، خصوصًا في ظل الدعم المتبادل الذي تحصل عليه من بقية أفراد فريقك، وبالطبع فإن الاجتماعات الفردية هي جزء رئيسي في تحقيق ذلك كله.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال One-on-one meetings: a comprehensive guide for better conversations لصاحبته نورا سانت أوبين.

اقرأ أيضًا

• متى تعتمد اللقاء الفردي ومتى تعتمد اجتماع الفريق
• كيف تنجح في لقائك الأول مع الموظف
• ما الغرض من عقد الاجتماعات الفردية؟
• فوائد الاجتماعات الفردية مع الموظفين
• كيفية إدارة الاجتماعات الفردية باحترافية

على الرغم من أن العالم يتغير باستمرار، واقتصاد الكوكب يمر بأزمات بين الفينة والأخرى، إلا أن هناك شيئًا واحدًا مؤكدًا وهو أن مستقبل العمل لن يكون محدودًا ضمن جدران المكتب فقط. وسواءً كنت جزءًا من القوى العاملة خلال السنوات القليلة الماضية أم لا، فمن المؤكد أنك صادفت كثيرًا مصطلحي العمل عن بعد والعمل المُوزَّع، إذ أصبح من غير الممكن تجنبهما في أحاديثنا اليومية منذ نهاية عام 2019.

وبالرغم من أن مصطلحي العمل عن بعد والعمل الموزع يُستخدَمان غالبًا بالتبادل، إلا أن هناك فارقًا بسيطًا تجب ملاحظته؛ ومهما كان الأسلوب الذي تتبعه في شركتك، فإن التحول المفاجئ إلى أسلوب العمل المتباعد يتطلب من فرق العمل والشركات التكيف بسرعة.

في هذا المقال سنوضح لك الفارق بين الفرق الموزعة والفرق البعيدة، ومزايا الفرق الموزعة والتحديات التي تواجهها، فضلًا عن مساعدة قادة الفريق في فهم كيفية دمج أفراد فرقهم بغض النظر عن مكان تواجدهم، علمًا بأن القوى العاملة الموزعة تتطلب عقدًا تكنولوجيًا واجتماعيًا جديدًا.

ما هو الفريق الموزع؟

لا يأخذ نموذج العمل الموزع بالحسبان الموقع ولا يعطيه أي أولوية عندما يتعلق الأمر بالتوظيف، إذ تتكون الفرق الموزعة من عدة موظفين يعملون في مجموعة متنوعة من المواقع. يمكن أن تتكون هذه الفرق من موظفين عن بعد قد يكونون في أي مكان جغرافيًا، ولكن يمكن أن تشير أيضًا إلى فرق يعمل فيها بعض الموظفين في مكتب رئيسي والبعض الآخر عن بعد. مصطلح العمل الموزع لا يعني بالضرورة أن الجميع يعمل عن بعد، إذ يكون هناك غالبًا مقر شركة.

في شركة حسوب مثلًا يتم العمل بنموذج العمل الموزع، وهذا ما يمنح تجربةً غنية ستلهمك لاتباع أفضل ممارسات الفرق الموزعة لتحقيق الازدهار في بيئات العمل عن بعد.

ما هو الفريق البعيد؟

مفهوم العمل عن بعد يعني وجود مكان ما نحن بعيدون عنه. وبصورة مشابهة للفرق الموزعة تتكون الفرق البعيدة أيضًا من أفراد يعملون بمعزل عن بعضهم، ولكن هذا لا يعني بالضرورة أنهم موزعون في جميع أنحاء العالم. الفكرة هي أن أعضاء افتراضيين معينين في الفريق يعملون عن بعد بعيدًا عن المكتب وعن بقية أعضاء الفريق الذي يعملون بدورهم عن بعد.

قد تنشئ الشركات فرقها البعيدة عن طريق تعيين موظفين يعيشون ضمن مسافة جغرافية قريبة، وقد يقرر أفراد الفريق البعيد الاجتماع دوريًا في المكتب، وغالبًا ما يتمتع الموظفون عن بعد من بقدرٍ عالٍ من المرونة خلال اليوم.

النموذج الهجين عن بعد هو أحد النماذج التي يعمل فيها بعض أعضاء الفريق في المكتب بينما يعمل الآخرون إما من منازلهم الخاصة أو من مساحات العمل المشتركة أو حتى من المقاهي.

ما هو الفارق بين الفرق الموزعة والبعيدة؟

من منظور الموقع، ينتشر الفريق الموزع عادةً عبر المناطق الزمنية والحدود الجغرافية، وفي أغلب الأحيان، لا يعمل أفراد الفريق معًا؛ أما بالنسبة للفرق البعيدة، فيكون أعضاؤها على مقربة ويميلون إلى رؤية بعضها بعضًا في كثيرٍ من الأحيان في المكتب، لكن يبقى لهذه الفرق خيار العمل من المنزل أو من أي مكان آخر خلال الأسبوع. وحتى لو اُستخدِمت المصطلحات السابقة أحيانًا لوصف حالات مختلفة، فإن مفاهيم العمل عن بعد والعمل الموزع هي في الواقع مفاهيم متكاملة.

العمل عن بعد هو مفهوم يُستخدَم على مستوى فردي أو علائقي. وحسب التعريف، يمكن وصف أي موظف يعمل من المنزل بأنه موظف عن بعد، وهذا يشمل العمل من المنزل ليوم واحد فقط أو لعام كامل. العمل عن بعد يمكن أن يكون اتفاقًا بين الموظف ومديره. من ناحيةٍ أخرى ينطبق مفهوم العمل عن بعد على المنظمة بأكملها. يعد التوافق في الشركة أمرًا بالغ الأهمية من أجل نجاح الفرق الموزعة.

إليك هذه العبارة الذكية التي تبرز الرابط بين الفرق الموزعة والبعيدة: يمكن أن يكون الموظف عن بعد جزءًا من فريق موزع.

ما هي فوائد الفرق الموزعة؟

يشيد الموظفون عمومًا بنموذج العمل الموزع لأسبابٍ عديدة، لدرجة أن العديد من المكاتب قررت الانتقال للعمل عن بعد بالكامل. لقد بدأنا جماعيًا بإدراك أن العمل لا يتعلق بالمكان، بل بالناس أينما كانوا. وفيما يلي بعض الفوائد الشائعة للعمل ضمن فريق موزع:

• المرونة: يتمتع الموظفون والقادة على حدٍ سواء بمرونةٍ أكبر في جداول أعمالهم ومزيدٍ من التحكم في كيفية قضاء أيام الأسبوع بطريقة أكثر إنتاجية بالنسبة لهم. وفي حال عدم الحاجة إلى الذهاب إلى العمل يوميًا، يستطيع الموظفون عن بعد تنمية عادات صباحية ومسائية تعود عليهم بالفائدة وتوفر لهم إحساسًا أكبر بالتوازن بين العمل والحياة.
• مزيد من التنوع في التوظيف: انعدام حاجة الشركات إلى التوظيف من مكانٍ واحد محدد يفتح الأبواب أمام المواهب للتغلب على الحواجز الجغرافية، كما أن جلب عمالٍ من مشارب وثقافات مختلفة يغني الفرق الموزعة بوجهات نظر جديدة، مما يؤدي إلى مزيدٍ من الابتكار.
• انخفاض النفقات العامة: يوفر عدم التقيد بموقع جغرافي محدد للشركات الموزعة التكاليف التي يمكن تخصيصها لأشياء مثل بناء الفريق وأدواته بالإضافة إلى تأمين مزيد من فرص التدريب والتطوير لفريقك.
• الاحتفاظ بالموظفين: اكتسب النموذج الموزع شعبيةً كبيرةً على مدار العامين الماضيين، إذ لم يَعُد العمل الموزع عامل تمايز بعد الآن بالنسبة للعديد من الشركات، فتوفير المزيد من المرونة لأعضاء فريقك، سيحسن تجربة الموظفين عمومًا ويساهم في الاحتفاظ بالمواهب.

ما هي تحديات الفرق الموزعة؟

في حين أن غالبية الموظفين يفضلون نماذج العمل الموزعة والبعيدة كما هو واضح، إلا أن هناك قيودًا ومنغصات قد تواجه تلك النماذج أحيانًا. تشمل بعض التحديات الشائعة للفرق الموزعة ما يلي:

قلة الإشراف على دمج الفريق

يصعب على المديرين قراءة مشاعر أعضاء فرقهم الموزعة دون التواصل وجهًا لوجه. يعني، هل الموظفون سعداء؟ هل يستمتعون بالعمل عن بعد مع نظرائهم؟ هل يفكرون بالمغادرة؟ تصعب الإجابة على مثل هذه الأشياء من وراء شاشة الحاسوب. وهذا هو سبب النمو الكبير لسوق أدوات دمج الفريق، إذ أنه يناطح بأهميته الهواء والماء بالنسبة للفرق الموزعة.

يمكن للمديرين إلقاء نظرة عامة أولًا بأول على حالة فريقهم من خلال استطلاعات جس النبض، إذ تجمع هذه الاستطلاعات بيانات مستمرة حول آراء العمال عبر عدة مقاييس لدمج الموظفين.

يجب أن تُتاح للموظفين أيضًا فرصة لإرسال تغذية راجعة مجهولة المصدر حول مواضيع مختلفة متعلقة بالعمل، أخيرًا لا بد أن يغتنم المديرون الفرصة لاتخاذ الإجراءات المناسبة لحل المشكلات والتحديات المختلفة قبل ترك الموظفين لفريق العمل.

الاتصال

تقوم أفضل الفرق على أساس متين من الثقة والتواصل والعلاقات الإيجابية، ولكن رعاية هذا عن بعد من وراء الشاشة ليس بالأمر السهل دائمًا. دون جولات غير رسمية ووجبات غداء جماعية ستمسي اللحظات المفترض أن نتواصل فيها أثناء وجودنا في فرقنا الموزعة الجديدة لحظات نادرةً ومتباعدة. يجب على المديرين تخصيص وقت للتواصل في جداول أعمالهم بهدف تعزيز روح الفرق الموزعة وتوثيق الصلة بين أفرادها. وهذا لا يفرض كسر الجليد أو بناء فريق رسمي، بل يعني على الأقل تخصيص وقت للفريق عن قصد ليتعرف أعضاؤه على بعضهم بعضًا خارج نطاق الاجتماعات المتعلقة بالعمل.

التعاون

في حين أن الموظفين قد يعملون فرديًا بغض النظر عن الموقع، فإن هذا لا يعني أننا نريد أن يعمل الموظفون في عزلة وكأنهم في جزر نائية! تحتاج الشركات إلى أن يتعاون أفرادها جيدًا ويتبادلوا المعلومات والخبرات والدعم، لأن هذا الوقت هو الذي يحدث فيه الابتكار، إذ أن ما كان يحدث يومًا من الأيام في غرف الاجتماعات المبطنة بالسبورات البيضاء، أصبح يمكن يحدث الآن افتراضيًا بغض النظر عن المكان. يُعَد استخدام أدوات مثل ميرو (وهي منصة للعمل التعاوني للفرق الموزعة) بدايةً رائعة، ولكن يجب أن يقترن هذا بإنشاء مساحة آمنة لتبادل الأفكار.

كيف تدمج الموظفين في الفريق الموزع؟

دمج الموظفين هو عنصر حاسم لنجاح الفريق الموزع. ولدمج فريقك الموزع، اتبع هذه القواعد الأساسية الثلاث:

• ثق بهم: لا تتدخل بالتفاصيل الدقيقة، وثق بأنه لمجرد كون فريقك بعيدًا عن الأنظار، لا يعني هذا أن أفراده قد توقفوا عن العمل، إذ أنك وظفتهم لسببٍ ما؛ لذا دعهم يثبتون لك أنهم أهلٌ للثقة والإنجاز. كيف تظهر الثقة؟ تحقق من سير العمل في اللحظات المناسبة، ولكن لا تبالغ في هذا، فحتى لو كانت نواياك حسنة عمومًا يمكن أن يُنظر إلى التحويم فوق رؤوس الموظفين على أنه عدم ثقة!
• اعقد اجتماعات فردية متكررة: احرص على وجود اجتماعات فردية أسبوعيًا على جدول أعمالك لضمان حصولك أنت وكل موظف على وقتٍ كافٍ للتواصل. هناك عنصران رئيسيان يجب التطرق إليهما في اجتماعاتك الفردية: بناء العلاقات الإنسانية والتوافق في العمل.

وقبل أن تتطرق إلى التفاصيل الجوهرية لعملهم تذكر أن تخاطب الجانب الإنساني فيهم أيضًا. وبعد ذلك بالطبع تأكد من مقاربة الأفكار لتحقيق التناغم والتوافق في العمل. احرص على توضيح لماذا وكيف تسير الأمور في الشركة، إذ أن الموظفين الذين ليس لديهم شعور واضح بالاتجاه يشبهون سيارةً دون مقود.

• حافظ على ثقافة الفريق حية: إن ثقافة الفريق هي مجموعة من القيم والمعتقدات والسلوكيات التي يتشاركها أفراد فريق العمل، وبالتالي من المفيد أن تتساءل كمدير: كيف أحافظ على ثقافة الفريق في فريقي الموزع؟ خذ وقتك الكافي مع الفريق لوضع قيم الفريق الجديدة وحددوا معًا كيف ستضعونها حيز التطبيق في حياتكم اليومية. على سبيل المثال تشمل قيم فريقنا الموزع في شركة حسوب الاحترام المتبادل والتعاون والشفافية والكفاءة.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال What is a distributed team? We break down the pros and cons لصاحبته أليسون روبينز.

اقرأ أيضًا

• كيف تدير فريق العمل الموزع؟
• أفضل النصائح لإدارة فرق العمل الموزعة
• كيف تحافظ على فريقك الموزع الذي يعمل عن بعد متماسكا
• إدارة فريق افتراضي موزع عبر 5 مناطق زمنية
• حلول مثبتة لتحديات الفرق الموزعة

في الواقع، لا يمكن النظر إلى إنشاء المحتوى على أنه عمل مكتبي اعتيادي، فهو عمل إبداعي بالدرجة الأولى، وغالبًا ما يحتاج إلى مستوًى عالٍ من المعرفة في مجال معين، وهنا تظهر المعضلة، كيف يمكن التوظيف في أي منصب يحتاج إلى درجة عالية من المهارة؟ إذ تبدو العملية وكأنها معركة شاقة!

إذا كنت مبتدئًا في مجال التوظيف، فستخوض معركةً مع جميع الشركات الأخرى في السوق، والتي بدورها تبحث عن متقدمين لديهم مجموعة مماثلة من المهارات. قد تكون المنافسة شرسة، لا سيّما إذا كانت شركتك تعتمد على التوظيف على أرض الواقع، وتسوء الأمور أكثر إذا لم يقع نشاطك التجاري في مركز البلدة أو المدينة، لأنه من غير المحتمل أن تجذب أي متقدم على الإطلاق.

ما الحل إذًا؟ الحل هو التوظيف عن بُعد، فمن خلال فتح باب التوظيف أمام المتقدمين من كل أنحاء العالم، يمكنك بناء فريق عمل عن بُعد، والذي يتميز بالكثير من الفوائد، وخاصةً في مجال التسويق الرقمي. سنناقش في هذا المقال كيفية توظيف صانع محتوى جيد، من خلال 5 نصائح يمكنك استخدامها عند التوظيف.

أكبر سوق عربي لبيع وشراء الخدمات المصغرة أنجز أعمالك بسهولة وأمان بأسعار تبدأ من 5$ فقط

تصفح المنتجات

كيف توظف صانع محتوى؟

في العادة، يجب ألا تختلف الإجراءات العامة لتوظيف صانع محتوى عن أي وظيفة أخرى، لذا حاول ألا تقيد نفسك في شروط معقدة وتعيد اكتشاف أساليب التوظيف المعروفة أساسًا.

ابدأ بتحديد توقعاتك حول ما تريد من صانع المحتوى إنجازه يوميًا، جنبًا إلى جنب مع المؤهلات والخبرات اللازمة، فعلى سبيل المثال، يجب أن تحدد ما إذا كانوا سيقضون معظم وقتهم في الخروج بأفكار تناسب الاتجاهات الحديثة Trends وتحويلها إلى محتوى ملموس ضمن وقت قياسي، أو ربما يتمثل دورهم في العمل على مشاريع أكبر مع إتاحة المزيد من الوقت لهم لاستعراض قدراتهم الإبداعية.

يجب أن تحدد نوعية المحتوى الذي سينتجونه؛ هل تحتاج إلى صانع محتوى متعدد القدرات؟ أم شخص قادر على إنشاء الرسوم البيانية؟ أم تقديم محتوى بودكاست؟ أم شخص موهوب قادر على كتابة النكت والطرائف؟ أم أن دوره سيتركز على إنشاء محتوى فيديوهات قصيرة لوسائل التواصل الاجتماعي؟ يجب الإجابة على كل هذه الأسئلة من خلال قائمة متطلبات الوظيفة.

اعتمادًا على مقدار المسؤولية التي سيتحملها صانع المحتوى الذي ستوظفه، قد ترى أنه من الضروري إجراء مقابلات متعددة مع المتقدمين إلى الوظيفة، كما يُفضَّل أن يخضع المتقدمون إلى اختبار يُظهِر قدراتهم ومهاراتهم.

أنشئ مهمةً تعكس نوع العمل المتوقع منهم إنجازه في يوم عمل عادي، والذي يمكن أن يكون كتابة مقال يراعي الكلمات المفتاحية، وعلى أي حال، لا تتردد في إخضاعهم للاختبارات، فقد يكون اتخاذ قرار التوظيف الخاطئ مكلفًا جدًا.

بعض النصائح المهمة لتوظيف صانع محتوى عن بعد

والآن، لقد اتخذت قرار توظيف صانع محتوى عن بُعد، لذا يأتي السؤال: ما أفضل طريقة لفعل ذلك؟ إذا لم تكن لديك فكرة واضحة عن أساسيات التوظيف عن بُعد، فقد تبدو العملية شاقةً. قد تشعر أيضًا ببعض الإرهاق تجاه الحجم الهائل الذي كُلِّفت به، وهو ما يحدث عندما تفتح أبواب التوظيف أمام المتقدمين من كل أنحاء العالم.

على أي حال، اقرأ فيما يلي النصائح التي جمعناها لك، فهي توضح بالتفصيل كيفية توظيف صانع محتوى عن بُعد، مما يجعل العملية سهلةً وخاليةً من الإجهاد قدر الإمكان.

1. تحديد توقعات واضحة

حاول أن تجعل الأمور واضحةً قدر الإمكان، فعندما تختار التوظيف عن بُعد، يجب أن تضع في الحسبان أن الموظف لن يكون في مكتبك يوميًا، لذا سيتعين عليك بعد التوظيف تحديد توقعات واضحة لساعات العمل وأيام العمل ومعايير التواصل، واحرص أيضًا على ذكر هذه التوقعات في الوصف الوظيفي.

تتمثل أهمية تحديد توقعات واضحة في وضع معيار واضح للعمل المستقبلي، فضلًا عن حماية عملك. إذا لم تحدد توقعات واضحة وتنفذها من البداية، فقد تتورط في نهاية الأمر بمشكلات قانونية محتملة.

احرص خلال مرحلة التوظيف على معرفة طريقة العمل المفضلة لكل متقدم، فبالإضافة إلى الاطلاع على تاريخهم المهني، فإن كانت لديهم تجربة في العمل عن بُعد فيما مضى، فيُفترض أن يكون لديهم فهم جيد لكيفية ضبط جدولهم الزمني؛ أما إذا لم يكونوا على دراية ببيئة العمل عن بُعد، فقد يكون ذلك صعبًا عليهم في البداية، وعلى هذا الأساس يجب عليك التأكد من قدرتهم على التكيف مع هذا النمط من العمل، وتقديم التدريب اللازم لهم في حال أردت الاحتفاظ بهم من أجل ضمان تكيفهم.

2. اطرح الأسئلة الصحيحة

إذا كانت عملية التوظيف تتيح لك إمكانية أن تطلب من المتقدمين إكمال عينة من العمل بالنيابة عنك، فلا تتردد في ذلك، إذ يساعد ذلك في الحصول على فكرة أفضل حول طريقة تفكيرهم وعملهم. احرص على أن تسألهم أيضًا عن تاريخ عملهم وخبراتهم التي اكتسبوها.

احرص دائمًا على طرح الأسئلة الصحيحة، فهدفك هو تكوين رؤية واضحة حول شخصيتهم والتعرف على مهارات التواصل لديهم. تأكد من طرح الأسئلة التي تتعمق في صفات المتقدم، ومن الأسئلة التي يمكنك طرحها: لماذا يتقدمون إلى عملك عوضًا عن البحث عن عمل في منطقتهم المحلية؟ ما الذي يجعلهم مؤهلين للعمل في هذه الوظيفة؟ لا تخف من أن تصبح أسئلتك شخصيةً، إذ يجب أن تتوافق صفات المتقدم مع ثقافة مكان عملك، حتى وإن لم يتواجد فعليًا في مقر العمل.

3. تأكد من أن كل أفعالك قانونية

إذا كان المتقدم إلى الوظيفة مقيمًا في الخارج، فاحرص على السير بحذر، لأن هناك العديد من الجوانب القانونية التي يجب مراعاتها، بما في ذلك عناصر الموارد البشرية والضرائب والامتثال المحلي والكشوف المالية للمرتبات والفواتير وغير ذلك.

إذا كنت تمثل إحدى الشركات الصغيرة، أو توظف بالنيابة عن واحدة منها، فقد تحتاج إلى الاستعانة بمساعدة خارجية لضمان اتباع جميع الإجراءات القانونية، ومع ذلك، لا تدع الجوانب القانونية تعيقك عن التوظيف على مستوى العالم، ففي الوقت الحاضر، أصبح تكوين فريق من كل دول العالم أسهل من أي وقت مضى.

4. القدرة على استخدام الأدوات الصحيحة

عند التعاقد مع صانع محتوى عن بُعد، فابحث في مدى معرفة المتقدمين بجميع الأدوات اللازمة للعمل عن بُعد، فعلى سبيل المثال، يجب أن تبحث في مدى قدرة المتقدم على إجراء الاجتماعات عن بُعد عبر مكالمات الفيديو، كما يجب عليهم أن يتقنوا استخدام أدوات وتطبيقات إدارة المشاريع، مثل تطبيق أسانا Asana أو أداة أنا.

علاوةً على ذلك، إذا كانت شركتك تستخدم إحدى برامج المراسلة كأداة أساسية للتواصل، فمن المهم أن تسأل المتقدم الذي تجري معه المقابلة إذا كان لديه خبرة في استخدام هذه البرامج.

سيؤدي اختيار شخص ذي خبرة بكيفية استخدام جميع الأدوات التي يعتمد عليها عملك التجاري إلى توفير الوقت والمال لشركتك، ومع ذلك، لا ترفض أي متقدم مثالي إلى الوظيفة لمجرد أنه ليس على دراية كاملة بكيفية استخدام أداة معينة، إذ يمكن للجميع تعلم أنظمة جديدة.

5. لا توظف إلا إذا كان الأمر يستحق ذلك

قد يكلفك اختيار الشخص الخطأ في وظيفة عن بُعد خسارة الكثير من الوقت والمال، لذا يجب أن تحرص على ألا توظف أحدًا إلا إذا كان الأمر يستحق ذلك.

إذا وجدت متقدمًا يلبي جميع المؤهلات والتوقعات التي تريدها، ولكن لم تتمكن من معرفة ما إذا كان يجب عليك توظيفه، فاسأل نفسك هذه الأسئلة الثلاثة:

• هل لديه تاريخ عمل مليء بالتميز؟
• هل هو مناسب ثقافيًا؟
• هل من المجدي الاستثمار في توظيفه؟

إذا كانت الإجابة على هذه الأسئلة الثلاثة بنعم، فيمكنك المضي قدمًا في التعاقد مع صانع المحتوى الجديد دون تردد.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Top 5 Tips For Hiring A Content Creator Remotely لصاحبه Moises.

اقرأ أيضًا

• سبع خطوات سرية لإيجاد وتوظيف كاتب محتوى بارع
• ما هو العمل عن بعد؟ دليلك لبناء فِرق عمل عن بعد والحصول على وظيفة أحلامك من المنزل
• أساسيات التوظيف عن بعد
• تأسيس بيئة عمل عن بعد
• النسخة الكاملة من كتاب التوظيف عن بعد

إذا استغرقت الكثير من الوقت في توظيف موظف جديد، فستفهم لم تُعَد مغادرة الموظف الفجائية بعد رعايتك ومعاونتك له على النمو أمرًا محبطًا للغاية. يمكن ملاحظة الأثر السلبي لمغادرة الموظف من خلال فريقك وحتى مؤسستك، خاصةً إذا كانت نسبة المغادرة عالية.

يكون فريقك أكثر استقرارًا، ويكون العمل الذي تقدمه له متناسقًا عندما تقل نسبة دوران الموظفين؛ حتى أن ثقافة الشركة تتحسن عندما تستطيع رفع نسبة المحافظة على موظفيك. على الجانب الآخر، يستغرق بناء الثقة بين الزملاء والوصول إلى التواصل الجيد وقتًا طويلًا، لذا فهناك الكثير من فوائد المحافظة على الموظفين، والتي تعود بالنفع على فريقك.

كيف يمكن أن يتعلم القادة الاحتفاظ بالموظفين الجدد في زمن كثرة الاستقالات؟ أصبح فهم فوائد المحافظة على الموظفين وعمل استراتيجيات قوية للمحافظة عليهم أكثر أهميةً في هذا الزمن.

ما هي المحافظة على الموظفين؟

تشير المحافظة على الموظفين إلى المدة الزمنية التي يستمر فيها الموظفون بالعمل في الشركة، ويمكن أن تشير إلى الجهود التي تبذلها الشركات لإبقاء طاقم العمل لمدة طويلة. غالبًا ما تكون هذه الجهود مستمرة ويمكن أن تتغير طبقًا لاحتياجات وتوقعات القوى العاملة، وهذه الإجراءات هي بمثابة تصرف وقائي لتجنب مغادرة الموظفين الجيدين للشركة.

صحيح أنه من الطبيعي استقالة بعض الموظفين، ولكن كثرة الاستقالات أمر مكلف ماديًا ويؤثر سلبًا على معنويات الموظف. إذ لو أراد المدراء المحافظة على المواهب في فرقهم وتقليل نسبة استقالة الموظفين، فسيكون بإمكانهم استخدام بعض الأدوات والاستفادة من استراتيجيات المحافظة على الموظفين.

للمحافظة على الموظفين عشرة فوائد

تحظى الشركات والمديرون الذين يحافظون على مواهبهم بعدة فوائد، منها:

1. ولاء الموظف

يشعر الموظفون الذين استمروا فترةً طويلةً في العمل بالثقة والهدوء عندما يمر فريقك أو مؤسستك بتغيير أو بحالة ضعف، ويمكنهم أيضًا أن يمثّلوا الشركة كسفراء لها، كما يمكنهم إحداث التغيير داخل الفريق.

يستطيع الموظفون من ذوي الولاء أن يساعدوا في عملية توظيف الموظفين الجدد وأن يحافظوا على هدوء زملائهم في الفريق أثناء حدوث التغييرات. ويُظهر الأشخاص المستقرون ولاءهم، كما يمكن أن يزداد ولاء الموظفين لمؤسستك كلما زادت مدة بقائهم فيها. وبطبيعة الحال، تتطور العلاقة بين الشركة والموظف مع مرور الوقت، حيث يصبح كل طرف ملتزم بواجباته.

إذا أردت موظفين مخلصين، فأعطهم فرصةً للتطور والنمو من يومهم الأول، إذ يُعَد إعطاء فرص للتطور الوظيفي وإنشاء خطط للنمو أساسًا للمحافظة على الموظفين. لذا فإظهار أنك مهتم بالتطور المهني للموظفين يجعلهم أكثر ولاءً لك.

2. انتقالات أقل

إذا أردت تحسين نسبة المحافظة على الموظفين، فيجب التقليل من تغيير الأدوار وتغيير الموظفين في الفريق. يستغرق الفريق بعض الوقت والجهد لكي يتشكل وينفعل ويتعدل، حتى ينفّذ وينجز العمل في النهاية؛ وعندما لا تقاطع هذه العملية، يمكن للفريق أن يتطور سريعًا، وسيصلون إلى مرحلة حيث يتعاونون وينجزون الأعمال بأفضل طريقة.

3. قوى عاملة متطورة

كلما جلس الموظف في فريقك لمدة أطول، ستتطور مهاراته وخبراته وسيحظى بمعرفة عميقة حول مهمة الشركة والممارسات التجارية وقاعدة العملاء. يقضي الموظفون المتمرسون وقتًا أقل في معرفة المنظمة، ووقتًا أطول في إنجاز العمل المهم.

اجعل التعلم جزءًا من العمل اليومي، وشجع الموظفين على استمرار تطوير مهاراتهم، وتخصيص بعض الوقت للتركيز فقط على التطوير. استضف وجبات غداء وجلسات تعليمية واجتماعات الفريق دوريًا للمحافظة على انسجام الفريق ولكي يتعلموا من بعضهم البعض.

4. فريق واسع الحيلة

عندما يغادر موظف متخصص الفريق، فقد تستغرق الكثير من الوقت لإيجاد بديل، وهنا سيستدعى غالبًا موظف لا يملك نفس الخبرة لملئ هذه الفجوة. هناك بعض الإيجابيات من تولي مهام متعددة، ولكن تولي أدوار شخص أخر فوق أدوار الموظف يُعَد أمرًا مرهقًا ومستنزفًا للطاقة، إذ يضيع وقت الموظف كذلك في التركيز على تطوير المهارات الجديدة بدلًا من إنجاز المهام التي يجيدونها.

مثلًا، غادر أفضل مسوق إلكتروني فريقك فجأة، وهنا أعاد كل من مصمم الجرافيك ومسؤول المواقع الاجتماعية ومنشئ المحتوى توزيع أوقاتهم لينجزوا المهام التي كان المسوق الإلكتروني ينجزها. هنا قد يشعرون بالسعادة خلال عملهم في البداية، إلا أن هذا سيتسبب مع الوقت في إنقاص الإنتاجية والرضا الوظيفي العام في الفريق، نظرًا لكون الموظفين لا يستخدمون مهاراتهم ونقاط قوتهم الأساسية.

من المهم الحرص على تزويد الفريق بالموارد المناسبة والمتخصصين، إذ يضمن المحافظة على الموظفين المتخصصين في الشركة أنك لن تشعر بالضغط، ولن تمر بأزمة لملئ أي فجوة وظيفية.

5. تحسين العلاقات مع العملاء

عندما تمتلك موظفًا عمل بفريقك لمدة طويلة، فسيكون ذا خبرة واسعة في المنتجات التي تبيعها، وهذا يعني أنه عندما يسأل العملاء بعض الأسئلة أو يحتاجون إلى الدعم، فسيكون الموظف قادرًا على مساعدتهم بسرعة وباحترافية.

يُعَد بناء علاقات قوية مع العميل جزءًا مهمًا من المحافظة على سعادته، وهو مهم لاستمرار عملك. أيضًا، يُعَد هذا مهمًا أيضًا لجميع المساهمين في عملك، وليس فقط المتعاملين مباشرةً مع العملاء مثل قسم المبيعات، إذ سيستفيد فريق تطوير المنتجات وفريق التسويق والفريق المالي وحتى فريق إنجاز المهام من العلاقات القوية مع العميل.

6. ثقافة شركة صحية

يريد كل قائد عظيم امتلاك ثقافة قوية للشركة، وذلك نظرًا لتعدد فوائد هذه الثقافة، التي تعود بالنفع على الموظفين وقاعدة العملاء، حيث تزيد من نسبة المحافظة على الموظفين المرتفعة، كما تزيد نسبة المحافظة على الموظفين لفترة طويلة، وهي علامة على أن ثقافتك صحية وشاملة وقابلة للتكييف؛ أيضًا تشير الثقافة الجيدة إلى أن الموظفين يحظون بتجارب إيجابية في مؤسستك.

تغذي نسبة المحافظة على الموظفين الجيدة ثقافة شركتك، بينما يتطور الموظفون فرديًا في شركتك، وتتوسع ثقافة شركتك وتتكيف معهم. وعندما ينضَم موظفون جدد ويشاهدون العديد من الموظفين القدامى، تكون هذه علامةً جيدةً لهم، نظرًا لمساهمة ذلك في جعلهم يشعرون بالراحة.

تذكر أن ثقافة الشركة الصحية هي التي تتطور مع الوقت، لذا عليك أن تضيف قيمًا جديدةً ومنعشةً إلى جانب الموجودة مسبقًا عند توظيف أعضاء جدد في الفريق، ولعل أحد أكثر القيم الصحية التي يمكن أن تضيفها إلى فريقك أو مؤسستك هي الانفتاح والرغبة في التعلم والتطور.

7. زيادة التواصل في فريقك

كلما بقي أعضاء الفريق في شركتك، زادت فرص التواصل بينهم على المستوى الشخصي وفرص تعزيز تعاونهم. يصل زملاء الفريق إلى روتين عمل ويبدؤون بعمل شيء عظيم معًا عندما يبنون علاقات ثقة بينهم ويمتلكون تواصلًا مفتوحًا. تساعد المحافظة على الموظفين على تكوين صداقات بين الموظفين والشعور بالأمان النفسي.

8. نقل أفضل للمعرفة المؤسسية

لا يبدو أن نظام الفرق الموزعة التي تعمل عن بعد سيتغير في المستقبل القريب، إذ تواجه الشركات مشكلةً كبيرةً في أسلوب مشاركة وتخزين المعرفة المؤسسية، ويجب أن يعتمدوا بدرجة أقل على نقل المعلومات بطريقة غير رسمية، هذا مع الاعتماد أكثر على الوثائق الرسمية وإنشاء قواعد بيانات. يعتمد المدراء ومتخصصو الموارد البشرية كثيرًا على الموظفين القدامى لمساعدتهم على حل هذه المشكلة.

يساعدك امتلاك نسبة محافظة على الموظفين عالية على إبطاء خسارة المعلومات في الفريق، فإذا كانت نسبة استقالة واستبدال الموظفين عالية ولم تتح لك الفرصة لتوثيق معرفة الفريق المؤسسية، فستحاول اللحاق بالركب لفترة، وستصبح هذه المشكلة كبيرةً عندما ينضم موظفون جدد ويبحثون عن إرشادات مكتوبة.

9. انسجام العمليات والأنظمة

يُعَد إنشاء نظام قوي وعمليات عمل للفريق أمرًا صعبًا، حتى في أفضل الأحوال، وعندما يغادر الأشخاص ويستبدلون، يصبح من الصعب المحافظة على تناغم فريقك وتحفيز الموظفين على العمل سويًا. وبعد إنشاء خطط سير العمل، يجب المحافظة على الأشخاص الذين شاركوا في إنشائها لكي يستمروا بصيانتها ويعرّفوا الأعضاء الجدد عليها. وبطبيعة الحال، يزيد هذا من إنتاجية وتنظيم الفريق.

10. زيادة النشاط

يمكن أن يساعد الموظفون القدامى على تطوير مهارات زملائهم وتدريب الأعضاء الجدد عند انضمامهم. يساعد هذا على رفع نشاط الجميع ويزيد من قدرتهم على إعطاء نتائج أسرع. يُعَد تدريب الموظفين الجدد وتجهيزهم لبدء العمل بسرعة بمثابة تكلفة إضافية للشركة، لذا تعطي قدرة الموظفين الحاليين على المساعدة المزيد من الفعالية.

لماذا الاهتمام بالمحافظة على الموظفين؟

تحدثنا عن البعض من أهم فوائد المحافظة على الموظفين، التي تعود بالنفع عليك وفريقك وشركتك. وبجانب الفوائد المذكورة بالأعلى، إليك سبب أهمية المحافظة على الموظفين:

1. كلفة استبدال الموظفين: أشار موقع جالاب Gallup إلى أن استبدال الموظف يكلف نصف راتبه السنوي وربما ضعفه. استبدال موظف يعمل براتب سنوي قدره 50 ألف ريال، يكلف الشركة ما بين 25 إلى مائة ألف ريال.
2. تأثير الدومينو: عندما يستقيل أحد الموظفين، يبدأ البقية بالتفكير بالاستقالة أيضًا، وهنا يمكن أن يزداد معدل الاستقالة بسرعة، ليؤثر هذا على الموظفين الذين بقوا في الشركة.
3. رضا الموظف: لا يوجد سر. عندما يشعر الموظف بالسعادة والتقدير، سينجز عملًا أفضل. لذا يُعَد التركيز على الاحتفاظ بالموظفين بمثابة العمل على تلبية احتياجات الموظف وتوقعاته، مما يؤدي إلى رضا واندماج أفضل.

كيف تؤثر الخدمات الصحية على الاحتفاظ بالموظفين؟

اقتباس

يريد 3 من كل 4 موظفين أن توفر لهم الشركة برامجًا وخدمات وحلولًا للصحة النفسية. تقرير الصحة النفسية 2021 لموقع هيد سبايس Headspace للأعمال، إذ يساعد امتلاك مزايا مرنة وجيدة وبعض الخدمات مثل الخدمات الصحية والتعويضات الشخصية على جعل الموظفين سعداء، كما ويساعدك على تخفيض نسبة استقالة الموظفين.

اجعل فوائد الاحتفاظ بالموظفين حقيقة في فريقك

بينما لا يمكنك منع أي شخص من مغادرة فريقك، يمكنك تجربة بعض الاستراتيجيات للحفاظ على الموظفين، مثل عمل المقابلات لمعرفة احتياجات فريقك. ابذل جهدك كمدير لسماع ورؤية والاهتمام بموظفيك وستحصد ثمار المحافظة على موظفيك.

ترجمة وبتصرف للمقال 10 benefits of employee retention for teams and businesses لصاحبته Stacy Pollack.

اقرأ أيضًا

• ثلاث طرق لتقليل دوران الموظفين (تركهم لوظائفهم) في شركتك الناشئة
• كيف يمكنك الاحتفاظ بالموظفين؟
• أفكار فعالة لتحفيز الموظفين في الظروف الصعبة
• تشجيع الموظفين وإشراكهم في العمل
• استراتيجيات تعزيز مسؤولية الموظفين تجاه العمل

أصبحت القوى العاملة الحديثة مليئة بالفرق الموزعة أكثر من أي وقت سابق. ولعل أهم المزايا الأكثر شيوعًا للعمل عن بعد هي المرونة والرفاهية المرتفعة وتوفير الوقت دون الحاجة إلى الانتقال؛ مع ذلك تأتي بجانب هذه المميزات مسؤوليةُ أصحاب العمل بالنظر بعناية إلى التحديات اليومية للفرق الموزعة.

قد تبدو التحديات سهلة، ولكن إذا لم يتم التعامل معها بتحضير مسبق، فيمكنها التأثير على أداء الموظفين واندماجهم، حتى أنه يمكنها التسبب حتى في استقالة واستبدال الموظفين. يجب أن يستخدم أصحاب العمل بعض الأدوات والقواعد الجديدة إذا أرادوا المحافظة على سلامة فرقهم الموزعة وجذب المواهب لشركتهم في هذا السوق الوظيفي المتسم بالتنافسية.

تحديات شائعة للفرق الموزعة وأسلوب التعامل معها

سنتحدث عن أكبر مشاكل الفرق الموزعة، وكذلك عن الحلول المثبتة التي يمكن أن تستخدمها الفرق الموزعة للوصول إلى سنة عمل ناجحة.

شعور الموظفين الجدد والحاليين بالانفصال

التحدي: من التحديات الشائعة للفرق الموزعة هي فجوة الاتصال، أي القدرة على بناء علاقات حقيقة والحفاظ عليها مع الأشخاص من خلف الشاشة.

اقتباس

لا يوجد أفضل من الحضور إلى المكتب صباح يوم الأحد والتحدث عن عطلة الأسبوع أثناء شرب القهوة الصباحية، أو تناول الغداء مع أحد الزملاء من الأقسام الأخرى والاستمتاع بمحادثات شيقة وملهمة مما يثير أفكارًا جديدة.

تحسّن لحظات الاتصال المنقطع هذه ديناميكيات الفريق وتضيف الطابع الإنساني للعمل، كما تصنع الشعور بالانتماء وتبني جسورًا تعاونيةً بين الفرق؛ غير أن العمل عن بعد يؤدّي وبعكس العمل في المكتب إلى الشعور بالوحدة، لأننا غالبًا ما نتناول الغداء بمفردنا ونادرًا ما نرى أعضاء فرق الأقسام الأخرى.

الحل: يجب أن ينتبه القادة لفجوة الاتصال ويحاولوا جاهدين لإيجاد سيناريوهات يستطيع الموظفون أن يتواصلوا فيها بصدق وإخلاص. من الصعب إيجاد الميزانية والتنسيق المناسبين للاستثمار بإنشاء ورش عمل للفرق الافتراضية للالتقاء والترابط وعمل جلسات لمناقشة الاستراتيجيات، لكن هذه اللحظات مهمة لجعل الموظفين مخلصين للشركة، وتحسين اندماجهم وأدائهم، وكذا التخفيف من تعب وإنهاك الموظفين.

ما لا يمكن عمله شخصيًا، يجب حدوثه افتراضيًا، لذا لا تهمل أهمية إعطاء الأولوية للتواصل البشري، لأنه عندما يكون الأساس هو التواصل والثقة، فسيتحسن العمل للأفضل ويزداد الإبداع.

مشكلة الإنتاجية

التحدي: لا تعني مشكلة الإنتاجية دائمًا عدم قدرة الموظفين على تنسيق وقتهم، فقد قال الكثير من الموظفين وبعكس المتوقع أنهم يشعرون أن إنتاجيتهم ترتفع عند العمل عن بعد. تكمن مشكلة الإنتاجية في أسلوب العمل، فعندما لا يكون هناك تنظيم في العمل عن بعد، سيخاطر أعضاء الفرق باستخدام طرق وأدوات مختلفة؛ ولكن عندما يكون هناك تنظيم، فسيستخدم الموظفون نفس الأدوات، مما يعني أن الجميع ينطلق من نفس الأساس. وبطبيعة الحال، يزيل هذا أي ارتباك زائد، لذا يمكن للموظفين التركيز على إعطاء عمل متميز.

الحل: خصص بعض الوقت لوضع المعايير واختيار أدوات العمل عن بعد، إذ تُعَد معايير العمل هي الموجهات الأساسية لأسلوب عمل أفضل. فعلى سبيل المثال، قرر أحد المديرين أن الاجتماعات ستكون بين الساعة العاشرة صباحًا والرابعة مساءً لإتاحة بداية ونهاية اليوم للتركيز على العمل المهم.

إليك بعض الأدوات:

1. أداة سلاك Slack للتواصل اليومي.
2. أداة جيرا Jira لإدارة المشروع الرئيسي.
3. فرق مايكرو سوفت Microsoft Team لاجتماعات الفيديو الداخلية.
4. تطبيق زووم Zoom لاجتماعات الفيديو الخارجية.
5. كونفلونس Confluence و SharePoint لحفظ المستندات وتسجيل الدروس.
6. أداة ميرو Miro للتعاون والتنسيق.
7. موقع أنا للإدارة الفعالة للفرق الموزعة.

صعوبة الحفاظ على ثقافة الفريق والشركة

التحدي: من المهم أن تعرف الشركات أن الثقافة لن تنتقل تلقائيًا عند الانتقال من العمل في المكتب إلى العمل عن بعد، إذ يجب بذل مجهود للمحافظة على الثقافة وتضمينها داخل الفرق التي تعمل عن بعد وفي عمل الشركة الجديد.

اقتباس

لكي تفهم الأمر، لا تنسَ أن هناك ثقافةً ما ستنتشر بكل الأحوال، لذا احرص على نشر ثقافتك الخاصة لكي تضمن انتشار الثقافة الصحيحة والتي ترغب بها.

يتوقع الموظفون المعاصرون أن الثقافة التي تتسم بها الشركة تُنقل إليهم عن طريق العمليات والإجراءات اليومية وعن طريق أسلوب التعامل مع هذه العمليات، ولكن التحول إلى العمل عن بعد سبَّبَ في كثير من المجالات انهيارًا في الثقافة.

الحل: قيّم وفكر في الأسلوب الذي كانت تطبق فيه القيم في المكتب، واحرص على إعادة صياغة أي أمر لم ينقل إلى الواقع الافتراضي. يجب أن يفكر المديرون وقادة الفرق بطرق صحيحة للمحافظة على القيم بداخل الفرق الموزعة، لذا لا تخف من إنشاء عادات جديدة، وتأكد من أن العادات الجديدة ما زالت ذات صلة، ولا تخف من سؤال موظفيك لإعطاء بعض المقترحات، فهذا هو الرابط الذي سيحافظ على الفريق الموزع متماسكًا.

قلة التواصل والإشراف على الفريق

التحدي: من الصعب في الواقع الافتراضي إجراء محادثات لتهدئة النفوس، أو المزاح في الردهة، أو الدخول السريع إلى مكتب مديرك، ففي حالة العمل عن بعد، يصبح التواصل بين القوى العاملة الموزعة مخططًا له مسبقًا، مما يعني أن هناك مخاطرةً بسبب قلة التواصل.

على هذا الأساس، ينظر مدراء الرقابة لهذا الأمر كتهديد لرفاهية واندماج الفريق، إذ أن هذا النمط من العمل يقلل من فرص التواصل غير الرسمية التي كانت سائدة في النوع التقليدي من العمل، مثل التحقق من أحوال الموظفين مساعدةً لمعرفة أخبار الموظفين وما يحتاجونه.

الحل: أصبح استخدام أدوات الاستبيانات والتعليقات مهمًا للفرق وقادة الشركة بسبب التحول إلى العمل عن بعد، لذا ستساعد هذه الأدوات القادة على جمع البيانات حول أحوال الموظفين وما الذي يحتاجونه ليكونوا ناجحين وسعيدين في أدوارهم. تعمل الأدوات هذه ببساطة على إظهار المشاكل قبل تحولها إلى معضلة كبيرة، وتعطي مساحةً آمنةً لكي يعطي الموظفون تعليقاتهم متى ما أرادوا.

اقتباس

تشبه هذه الأدوات قول المدير أن بابه مفتوح لسماع أي شيء والسماح لحدوث التواصل بحرية.

يعطي الانتقال إلى العمل عن بعد بعض تحديات جديدة حول التواصل، لذا استخدم الأدوات لإعطاء مساحة آمنة للموظفين لنشر أفكارهم وتعليقاتهم.

قلة الإبداع والابتكار عند جمع الأفكار

التحدي: لا يوجد أفضل من جمع الأفكار من الموظفين في المكتب، ففي السابق كانت الملصقات معلقة بكل مكان وبداخلها أفكار إبداعية تحفز المناقشات الشيقة والمبتكرة، وكان هذا أحد أنواع العظمة. صحيح أننا استطعنا نقل تجميع الأفكار من السبورة إلى لوحة ميرو Miro، ولكن هذه الأداة غير كافية رغم كونها ممتازة لتسهيل هذه الاجتماعات. الشيء الناقص للوصول إلى الإبداع هو ديناميكيات البشر المحفزة والتي يجب أن تُشجع في الفرق الموزعة حتى خلف الشاشات.

الحل: يُعَد الانتقال من جلسة اجتماع فيديو إلى أخرى أمرًا قاتلًا للإلهام، وحاجزًا أمام تدفق الإبداع، لذا إذا كنت تستضيف اجتماعًا لجمع الأفكار من فريقك، فمن الجيد تخصيص بعض الوقت لتهدئة النفوس، ليشعر الجميع بالراحة قبل البدء.

يشارك البشر أكثر عندما يشعرون بالأمان مع وجود أشخاص موثوقين، لذا إذا رغبت بكشف الأفكار الغامضة والتي تؤدي إلى الإبداع، تحكم بنمط الاجتماع وحسّنه.

أسئلة لتهدئة نفوس أعضاء الفريق:

1. ما هو اللون الذي يصف مزاجك اليوم بدقة؟
2. إذا كنت ستكتب كتابًا، ماذا سيكون عنوانه؟
3. ما هو الشيء الذي يعمله فريقك جيدًا؟

وسع تفكيرك وأوصله إلى أماكن غير متوقعة. اختر شيئًا عشوائيًا مثلًا تفاحة أو دباسة الورق واسأل أعضاء الفريق أن يعطوك أفكارًا مختلفةً يمكن بها استخدام هذا الشيء. قد تبدأ هذه الفعالية بنجاح، لكن كلما قضيت وقتًا أكثر في هذا ستحصل على أفكار أكثر إبداعًا.

الشعور بالوحدة

التحدي: تحدثنا كثيرًا عن الاتصال في هذه المقالة، وهذا ليس من المبالغة، إذ لا توجد مبالغة عند التحدث عن أهمية جدولة بعض الوقت للفرق الافتراضية من أجل التواصل على المستوى الشخصي، ذلك أن التواصل الشخصي يحسّن التعاون وديناميكيات الفريق، لذا يحتاج القادة إلى الوعي بأن حياة الناس تغيرت خارج مكان العمل.

اقتباس

يكتفي الكثير من الناس بالتواصل الاجتماعي الذي كانوا يحظون به في المكتب.

يفضل أغلبية الناس العمل عن بعد، ولكن هناك الكثير لا يفضلونه، فقد أصبح من الصعب معرفة شعور الموظفين بدقة بسبب عدم القدرة على رؤيتهم في المكتب، كما أنه يصعب في هذا النوع من العمل تحديدًا إيجاد التوازن بين الحياة والعمل، ومن الصعب أيضًا معرفة كيف يتعامل الموظفون مع دوامهم الكامل من المنزل.

الحل: أفضل طريقة للسؤال عن أحوال موظفيك هي اللقاءات الفردية. يجب أن تحدث هذه اللقاءات أسبوعيًا ويعطى للموظف الحرية للتعبير عن واقعه. صحيح أن اللقاءات الفردية مهمة للتحدث عن الأداء والتطور، ولكن يجب دائمًا التواصل على المستوى الشخصي والبشري. تساعد هذه اللحظات المتسمة بالشفافية والود على بناء الثقة بين القادة وأعضاء فرقهم. يمتلك السؤال "كيف حالك" قوى يصل تأثيرها إلى المدى البعيد.

بعض الأسئلة التي يمكن استخدامها في اللقاءات الفردية:

1. كيف تشعر اليوم؟
2. كيف كان شعورك في الأسابيع الماضية؟
3. هل تشعر بالإرهاق أو أنك تعمل كثيرًا؟
4. بماذا يمكنني مساعدتك؟
5. ما هي حالتك الذهنية الحالية؟

القوى العاملة الموزعة هي الوضع الطبيعي الجديد، مما يعني أن الوقت قد حان للقادة ليتكيفوا مع المعايير الجديدة للفرق الافتراضية والعمل عن بعد.

يُعَد تحسين تكنولوجيا التواصل والاهتمام بنقل ثقافتك وأساليب التعاون أمورًا أساسيةً للحفاظ على مؤسستك منافسةً في سوق العمل الحديث.

ترجمة وبتصرف للمقال ‎6 proven solutions to common distributed teams challenges لكاتبته Alison Robins.

اقرأ أيضًا

• ما هو العمل عن بعد؟ دليلك لبناء فِرق عمل عن بعد والحصول على وظيفة أحلامك من المنزل
• إدارة فريق افتراضي موزع عبر 5 مناطق زمنية
• لقاءات فريق العمل البعيد: إليك بعض التجارب
• أفضل الممارسات التي يحتاجها فريقك للنجاح في الاجتماعات عن بعد

هل إلغاء اللقاءات الفردية الرقمية هو أول شيء تفعله عند ازدحام جدول أعمالك؟ هل أنت مشغول ولا تملك الوقت الكافي لإجراء مكالمة مع كل فرد من أعضاء الفريق على حدة؟ نفهم انشغالك، ولكن من الجيد لك أن تعرف أهمية اللقاءات الفردية التي تنفذ عن بعد وسبب وضعها في قائمة أولوياتك.

يؤدي التواصل المستمر بين المديرين والموظفين إلى تعاون أفضل بين أعضاء الفريق وأداء أقوى للموظف وارتفاع الرضا الوظيفي عند أعضاء الفرق. وعندما تعمل عن بعد، ففي العادة ستشعر أنك منفصل عن الفريق.

يمكن أن يكون الانفصال وضوحًا في العلاقة بين المدير والموظف، وهو سبب رئيسي لإعطاء الأولوية للقاءات الفردية الافتراضية، لكن إذا أهملنا هذه اللقاءات، فسيشعر المدير بأنه لا يستطيع مواكبة أعمال الموظفين التابعين له، كما سيشعر الموظفون بأن لا أحد يتابعهم.

أصبح تكرار الاجتماعات أمرًا خطيرًا ويؤدي إلى شعور الموظفين بالملل والإرهاق في عصر الاستخدام الزائد لتطبيق زووم Zoom واختيار المزيد من أدوات التواصل غير المتزامنة، ولكن لا تهمل اللقاءات الفردية الرقمية وتنساها تمامًا، إذ يمكنك وببذل القليل من الجهد فقط أن تجعل هذه اللقاءات المهمة فعالةً ومؤثرةً مثل ما كانت في المكتب وربما أفضل.

التأثير المهم للقاءات الفردية على الفرق الموزعة والتي تعمل عن بعد

أخبرتنا نتائج البحث عن القوى العاملة الموزعة أن أكثر ما تعاني منه الفرق التي تعمل عن بعد والفرق شبه الموزعة هو التواصل.

اقتباس

يبدأ الموظفون الذين يعملون عن بعد بالشعور بالانفصال عن العمل والفريق والمدير ومهمة الشركة، لكن من شأن جدولة لقاءات فردية دورية أن يساعد على حل هذه المشكلة.

تساعد اللقاءات الفردية مع أعضاء الفريق المدير على البقاء مطلعًا على عبء العمل المسلط على الموظفين والتقدم في إنجاز الأهداف والتحديات التي يواجهها الموظفون، كما تساعد اللقاءات الفردية الموظفين على إبقاء مديرهم على إطلاع وتطور حياتهم المهنية.

هناك بعض الفوائد البشرية من اللقاءات الفردية بغض النظر عن الفوائد المهنية؛ فعندما يتحدث المديرون والموظفون بكثرة، فإنهم سيحافظون على تواصلهم الشخصي.

لا تنسَ أنك تتعامل مع بشر، وأن البشر يشعرون بالراحة عند التحدث عن أمور شخصية. الوقت المخصص للقاءات الفردية مهم ليدعم المديرون الموظفين التابعين لهم، حيث يكسب المديرون ثقة الموظفين ويكتشفون ما إذا كان الموظفون غير راضين أو مندمجين في العمل.

ما الفرق بين اللقاءات الفردية الرقمية والتي في المكتب؟

هناك بعض الفروق الرئيسية بين اللقاءات الفردية الرقمية واللقاءات في المكتب. تشكل هذه العوامل تحديًا عندما نرغب بجعل اللقاءات عن بعض تبدو أصليةً ومنتجة. إليك الفروق الرئيسية:

اللقاءات الفردية في المكتب:

• من السهل التعرف على الإشارات غير اللفظية مثل لغة الجسد.
• يمكن إجراؤه في مكان غير رسمي مثل المقهى.
• من السهل التقدم في المحادثات والعودة إلى النقاط السابقة وتتدفق المحادثات جيدًا.
• يبدو التحقق من أحوال الموظفين طبيعيًا أكثر.

اللقاءات الفردية الرقمية:

• يمكن أن تكون مكالمة الفيديو عائقًا أمام إكمال التواصل.
• تحْدث عادة في مكان العمل أو المنزل أو المكتب.
• يتناوب كل شخص في التحدث ولا توجد مقاطعة.
• قد تبدو المحادثة القصيرة متكلفة.

بمجرد أن تعترف ببعض هذه الاختلافات، سيصبح من السهل دراستها وتفسيرها. مع ذلك لا تقلق، سنعطيك بعض الأفكار والنصائح لتحسين اللقاءات الفردية مهما كانت الظروف.

إجراء لقاءات فردية فعالة مع الموظفين عن بعد

من المهم إدارة لقاءاتك الفردية بفعالية للحصول على أكبر فائدة من هذا الوقت. وأفضل النصائح للقاءات الفردية الرقمية هي نفسها نصائح اللقاءات الفردية في المكتب، ولكنها تستحق أن توضع في الحسبان.

• قبل لقائك الفردي الرقمي: احرص على تحديد نقاط الحديث وأجندة اللقاء المشتركة قبل لقائك الفردي الرقمي، إذ تساعد الأجندة المشتركة المدير والموظف التابع له على معرفة الشيء الذي سيناقشونه، ومن الأسهل أن تحضُر جاهزًا.
• أثناء المكالمة الفردية الرقمية: أفضل طريقة لبدء محادثة الفيديو هي ذكر الأمور التي ستناقش في اللقاء. تساعدك معرفة الطريقة التي وصل بها الشخصان إلى اللقاء على بدء اللقاء بطريقة صحيحة. لذلك اطرح الأسئلة وناقش نقاط الحديث ولا تنسَ كتابة الملاحظات.
• بعد لقائك الفردي: من المهم المتابعة بغض النظر عما ناقشتما في لقائكما عبر إرسال ملخص صغير للنقاط الرئيسية والخطوات التالية التي تلحق اللقاء وتحديد أجندة اللقاء التالي. أرسل دعوةً مجدولةً في نهاية كل لقاء لتحديد موعد اللقاء التالي وحدد نقاط المناقشة التي تريد متابعتها.

خمسة نصائح ليكون اللقاء الفردي الرقمي أفضل

تساعدك هذه النصائح ليكون اللقاء الفردي أكثر إنتاجيةً وتأثيرًا. إليك هذه النصائح المهمة:

1. أعط التعليقات واسأل الموظفين أن يعطوك تعليقاتهم. تُعَد هذه الفكرة جيدةً دائمًا، إذ من الجيد أن يتبادل المدير وموظفيه التابعين له التعليقات البناءة، بالتالي إذا اهتم الموظفون بإعطاء التعليقات، فستصبح عادةًَ مكتسبةً لديهم.
2. اختر مكالمة الفيديو كلما أمكن ذلك. صحيح أنه يمكن أن تكون المكالمات الهاتفية استراحةً من الاجتماعات عن بعد المتعاقبة، ولكن يجب أن يكون التواصل وجهًا لوجه ليكون اللقاء فعالًا.
3. ناقش تقدم الأعمال. محادثات العمل هي الأساس لاندماج الموظف والتطور الشخصي والمحافظة على الموظف لفترة طويلة في الشركة، لذلك احرص على تحديد ومتابعة الأهداف والتركيز على التطور.
4. تعوّد على الاستماع بفعالية. بعدما يسأل المدير الأسئلة في اللقاءات، يجب أن يركز على ما يقوله موظفه. اطفئ الإشعارات والشاشة الأخرى وركز على الأحداث في غرفة اللقاء الرقمية.
5. اذكر مستجدات المشاريع في اجتماعات الفريق وليس في اللقاءات الفردية. يمكن أن يستفيد الجميع في فريقك عن بعد من مستجدات المشروع، لذا ناقش هذه المستجدات في الاجتماعات.

يجب أن تركز اللقاءات الفردية على احتياجات الأفراد وأهدافهم وتحدياتهم.

أفكار ليكون اللقاء الفردي عن بعد أنشط

يمكن أن يشعر الأشخاص بالتعب أثناء اللقاءات الفردية الرقمية، تمامًا مثل جميع الاجتماعات عن بعد، خاصةً عندما تفكر باللقاء الفردي مثل أي اجتماع مسجل في جدول أعمالك، لكن لا يجب التفكير بهذه الطريقة. إليك بعض الأفكار ليكون اللقاء عن بعد أنشط وأكثر اندماجًا.

• غيّر بيئة العمل عن بعد. جرب أن تتكلم في غرفة أخرى أو خارج المنزل قليلًا.
• أنشئ عادات جديدة. خصص أول 5 دقائق من اللقاء لتجهيز الشاي أو القهوة مع الشخص الذي تخاطبه واستغلها في السؤال عن أخباره وأحواله.
• حاول أن تتكلم وتتمشى. أطفئ الفيديو وتمشى في الحي بينما تتحدث في الهاتف.

اجعل اللقاءات الفردية الافتراضية منعشة ومثمرة

تتاح للمدير والموظف التابع له الفرصة لفهم بعضهم البعض أفضل في كل مرة يتحدثان فيها ويتحفّز عضو الفريق لتحسين الأداء والاندماج والنجاح.

لا يجب أن يكون العمل عن بُعد عائقًا أمام جعل هذه الاجتماعات المتكررة ذات أهمية، لذا استفد كثيرًا من كل لقاء فردي عن بعد بالاستعانة بالنصائح والإجراءات والأفكار المذكورة في هذا المقال، ولا تنظر إلى اللقاء الفردي كأي اجتماع عمل، بل فكر به كأنه فرصة لقضاء بعض الوقت الممتع.

ترجمة وبتصرف للمقال Make virtual one-on-one meetings more impactful and productive لكاتبه Nora St-Aubin.

اقرأ أيضًا

• كيفية إدارة الاجتماعات الفردية باحترافية
• متى تعتمد اللقاء الفردي ومتى تعتمد اجتماع الفريق
• أهداف الاجتماعات الفردية وكيفية تحديدها
• كيف تحافظ على فريقك الموزع الذي يعمل عن بعد متماسكا

في بعض الأحيان، قد يصعب على المديرين مواكبة فرقهم حتى عند حضور جميع الموظّفين، فكيف تجري الأمور مع الآخرين؟ وما هي التحدّيات الرّاهنة؟ وما هي الأمور التي تجري فعلًا على ما يرام؟ هذه هي الأمور التي يسعى المدير الناجح لمعرفتها، غير أنّه من الصّعب أحيانًا إدراك تجربة موظّفك، خاصّةً حينما تعمل ضمن فريق موزّع أو عن بعد.

تُعَدّ فوائد جسّ نبض الموظّفين في غاية الأهمّية، خاصّةً بالنّسبة المديرين المسؤولين عن فرق عمل موزّعة، وذلك لأنّها ترسم لهم الصّورة الكاملة عن مستويات التزام الموظّفين وضغط العمل والارتياح والتّطور المهنيّ وغيرها، كما أنّها تبني لهم أفكارًا مفصّلةً عن تجارب الموظّفين ضمن الفريق.

إنّ اكتساب نظرة عالية المستوى عن مجريات الأمور الحقيقيّة، يمكّنك من التصرّف بشكل أفضل لفائدة الفريق على الجوانب ذات التأثير الكبير.

ستجد في هذا المقال

• ما هي استبيانات جسّ النّبض؟
• فوائد استبيانات جسّ النّبض.
• أفضل ممارسات استبيانات جسّ النّبض.
• نموذج عن أسئلة استبيان الموظفين.

ما هي استبيانات جس النبض؟

خلال 20 سنة الماضية، توصّل المديرون والقادة إلى أنّ المراجعة السنّوية أو الفصليّة أو حتّى الشّهرية مع الموظّفين، ليست دوريّةً بما فيه الكفاية، ولذا تمّ اعتماد استبيانات جسّ النّبض أساسًا مثل بديل لاستبيان الالتزام السّنوي، وعلى هذا الأساس باتت حاليًا تُعَد معيارًا مميزًّا لقياس التزام الموظّفين.

لقد صُمِّمَت استبيانات جسّ النّبض لتكون سريعةً وبسيطةً ومدمجةً ضمن مسارات العمل، وهي ترسل إلى الموظّفين مرةً أو مرتين أسبوعيًّا، كما تصاغ البيانات المحصّلة من خلالها في شكل تقارير واضحة وقابلة للاستيعاب، بما يسهّل عليك قياس وتحليل مستويات الالتزام؛ كما أنّ اكتساب الأفكار بتسلسل زمنيّ يسمح لك بمتابعة التوجّهات مع مرور الوقت.

استبيانات جس النبض من أوفيس فايب Officevibe ترسم لك الصورة الكاملة

يتلقّى الموظّفون ضمن برنامج أوفيس فايب Officevibe لاستبيانات جسّ النّبض استبيانًا سريًّا مكوّنًا من 5 أسئلة مرةً كلّ أسبوع أو أسبوعين، إذ تسمح أسئلة المتابعة بالحصول على إجابات مفتوحة، كما توفّر الاستبيانات الاستقصائيّة فرصةً للتعمّق أكثر في مجالات محددة.

كذلك، تعمل الرسوم البيانيّة البسيطة على تحليل البيانات لفائدة المديرين عبر 10 معايير للالتزام، إضافةً إلى 26 مقياسًا فرعيًّا وكذا أسئلة الخبراء برعاية شركة ديلويت Deloitte، وذلك يسهّل عليك الاطّلاع على عمل أعضاء فريقك بنظرة واحدة مهما كان موقعهم أو موقعك.

تقرير جسّ النّبض في أوفيس فايب Officevibe

فوائد استبيانات جس نبض الموظفين

يٌعَدّ الإبقاء على جسّ نبض التزام الموظّفين وتلقّي آرائهم جزءًا أساسًا من إدارة الأعمال المعاصرة، لأنّها تساعدك في تحسين أداء الفريق والتزام الموظّفين، ولاسيما تحديد أيّة مشكلات قد تظهر في وقت مبكّر، وبهذا يمكنك التّصرف قبل أن تزداد الأوضاع سوءًا أو أن يدفع الأمر بخيرة الموظّفين إلى الرحيل.

فوائد استبيان جس النبض بالنسبة لكل الفرق

• يوفّر بيئةً آمنةً للموظّفين من أجل تقديم تغذية رجعية صريحة.
• اكتساب أفكار ذات قيمة عن عوامل متنوّعة أو مقاييس تخصّ التزام الموظّفين.
• يبيّن للموظّفين أنّ أفكارهم وآراءهم وأسئلتهم وانشغالاتهم تحظى بالتّقدير.
• إدراك ما يجري ضمن فريقك وتكييف الوضع في الوقت المناسب.
• تعزيز ثقافة التّغذية الرّاجعة الإيجابيّة وإثارة المحادثات التي لم تكن لتفتح بشكل آخر.

فوائد جس النبض بالنسبة للفرق الموزعة والعاملة عن بعد

قبل الحديث عن الفوائد، قد نتساءل عن مفهوم الفرق الموزعة، فما هي؟ يُعَد الفريق موزّعًا حينما يعمل الأعضاء من مواقع مختلفة، ويمكن أن تتّخذ الشركات الموزّعة مقرّات لها غير أنّها لا تعتبر حضور الموظّفين أمرًا ضروريًّا.

• الإبقاء على سياسة الباب المفتوح لديك وتفرّغك للموظّفين العاملين عن بعد.
• الحصول على نظرة أفضل عن التحدّيات الفريدة لفريقك الموزّع.
• تحديد مواقع الاضطراب في الفريق بسبب عدم الالتزام أو الصّراع أو الإجهاد في العمل.
• إنشاء بيئة افتراضيّة آمنة لمشاركة الآراء عن تجربة الموظّفين.
• تفقّد الأمور التي يمكن التّغافل عنها خلال المحادثات اليومية العفوية.

تمامًا مثل تفقّد نظام الصيرفة عبر شبكة الإنترنت، يصبح الاطّلاع على بيانات الالتزام ردّةَ فعل طبيعيّة ومتكررة، لأنّك ستتعلّم أين يمكنك بذل طاقة أكبر، وكيف تحسن تخصيص مواردك من أجل سلامة الفريق، وهذا ما يساعدك للحفاظ على الالتزام واستخلاص كلّ الفوائد من فريق يبدي التزامًا كبيرًا.

أفضل ممارسات استبيانات جس النبض

حقّق أقصى فائدة من استبيانات التزام الموظّفين من خلال اتّباع هذه الممارسات الثلاثة المميّزة.

1. توفير السرية

توفير بيئة سرّية للموظّفين يظّهر لهم أنّ الفهم هو الهدف، وذلك يجعلهم يدركون أنّهم لن يكونوا محل توبيخ أو اتّهام بمجرّد تقديم تغذية راجعة بنّاءة وصريحة أو حتى منتقدة، كما أنّ مبدأ السرية يوفّر أمانًا للموظّفين المنطوين على أنفسهم أو لأولئك الذين يرغبون بطرح مواضيع حسّاسة.

أيضًا، توفّر وسيلة استبيان جسّ النّبض من أوفيس فايب Officevibe مجموعةً من التقارير السرّيةً باستخدام البيانات المحصّلة، كما تمنح أسئلة المتابعة الفرصة للموظّفين للاختيار بين تفعيل أو إيقاف مبدأ السرية بما يسمح للمديرين كذلك بتحويل تلك الرّسائل إلى محادثات ثنائيّة بينما يحافظ الموظّفون على سرّيتهم.

2. مشاركة النتائج

شارِك نتائج الفريق مع الأعضاء لأنّهم يتشوّقون إلى الاطّلاع عليها، وهذا أحد أهم مبادئ الشّفافيّة عند التّعامل معهم. أعلمهم أيضًا بأنّك تخطط للعمل واستشرهم في الأمر، ويمكنك القيام بذلك بصفة شهريّة أو فصليّة أو متما لاحظت تذبذبًا في أحد المعايير.

عند مشاركة تقريرك مع أعضاء الفريق، ناقش نتائج التزاماتهم خلال اجتماعاتك الفرديّة كذلك، إذ يمكّنك برنامج أوفيس فايب Officevibe للاجتماعات الفرديّة من تحويل معايير الالتزام إلى محاور للمناقشة لتتمكّن من مراجعة وجهة نظر كلّ فرد على حدةٍ.

3. متابعة العمل

القاعدة الأساسيّة من استبيان الموظّفين هي الاستمرار في العمل بناءً على النتائج، وإبداء رغبتك في إنشاء مخطط عمل الالتزام يبني الثّقة مع فريقك، فهذا الأمر من شأنه تقليل التغيرّات ورفع الإنتاجيّة، وعندما تجمع التّغذية الرّاجعة الحاليّة عن الموظّفين، يمكنك تطبيق تغيير تدريجيّ وهو أكثر استدامةً من محاولة تطبيق تجديد كليّ بعد فحص كمّ كبير من نتائج استبيانات الموظّفين السنويّة.

وجّه تركيز فريقك نحو التّخطيط عن كيفية متابعة العمل بناءً على نتائج الاستبيان، وجماعيًا يمكنكم تحديد المعيار محلّ المراجعة وتبادل المقترحات وإيجاد حلّ للأمور المعطّلة أو تحسين الأمور الناجحة.

نموذج عن أسئلة استبيان الموظفين.

من الجيّد طرح أسئلة ذات مواضيع متنوّعة في استبيانك، والتّعمق بعدها حيثما لاحظت مشكلةً أو تعارضًا، وإليك هذا النموذج لأسئلة استبيان جسّ النّبض من بنك استبيانات أوفيس فايب Officevibe، المستخدم من طرف 50.000 مدير عبر العالم؛ كما يمكنك الاستعانة أيضًا بنموذج استبيان الموظّفين لتبسيط الأمور.

• هل يبدو التّواصل صريحًا بين الموظّفين ونظرائهم؟
• كيف تقيّم الأهميّة التي توليها مؤسّستك لآرائك ومقترحاتك؟
• هل تشعر أن مسؤولك المباشر يتفهّم واقعك اليومي؟
• هل يحمل التّقدير أيّ قيمة لك حينما تتلقّاه؟
• هل تشعر بحريّة كافية لتقرير طريقة تنفيذ عملك؟
• كيف تشعر عمومًا حيال مستوى ضغط العمل لديك؟
• هل تعلم ما يجب عليك القيام به لتحقيق أهدافك؟

عندما تّدمج استبيانات جسّ النّبض في دورات التّغذية الرّاجعة لفريقك، يمكنك بدأ متابعة التوجّهات، إذ أنّ الانتقال بين الأسئلة نفسها يساعدك بمرور الوقت في كشف الأمور المتغيّرة وفهم تأثير جهودك، لذا تأكّد من أن بنك أسئلتك غنّي كفايةً لتتجنب التّكرار المملّ والإرهاق المترتّب عن الاستبيان.

استبيانات جس النبض ترسم لك الصورة الكاملة عن فرقك الموزعة

كيفما كانت طريقتك لإجراء استبيان عن شعور الآخرين، فإنّ جمع الآراء والمعلومات اللازمة عن فريق العمل باستمرار تجعل منك قائدًا مفعمًا بالثّقة، وحينما تحسّن فهم تجربة موظّفيك، أظهر لهم أنّك تصغي إليهم حقًّا، وذلك من خلال إجراء تغييرات هادفة.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال The benefits of Pulse Surveys for distributed teams.

اقرأ أيضًا

• أساسيات التوظيف عن بعد
• تحديات العمل عن بعد والإدارة البعيدة
• مدخل إلى العمل عن بعد
• بناء ثقافة مشتركة مع الموظفين عن بعد
• كيف تدير فريق العمل الموزع؟
• أفضل النصائح لإدارة فرق العمل الموزعة

بصفتك مديرًا، سيتوجّب عليك في يوم ما خلال مسارك المهنيّ، الجلوس وفتح محادثة صريحة مع موظّف محبط أو غير راضٍ، فقد يكون غاضبًا بسبب أحد الزّملاء، أو محبطًا من مراجعة الأداء، أو منحازًا عن الفريق أو إدارة الشركة، ومهما كان السّبب وراء ذلك، فليس من السّهل الخوض في تلك المحادثات الصّعبة، حتّى بالنّسبة للمديرين المتمرّسين.

حينما تكون مجبرًا على التّعامل مع موظّف صعب المراس، فمن بين الأمور الأولى التي يجب عليك فعلها هي جدولة اجتماع فرديّ معه لمناقشة الأمور، لأنّ المحادثات المباشرة والصّريحة مع أعضاء الفريق تُعدّ جزءًا من العمل، وهي حاسمة حال ظهور أيّة تحدّيات.

وبإضفاء نوع من التخطيط، يمكنك أن تجعل من الاجتماع الفرديّ مع موظّف صعب المراس اجتماعًا بناءً وتستخلص نتائج مثمرةً من تلك المناقشة الصّعبة.

المحادثات الفردية مع الموظفين صعاب المراس

فيما يلي مجموعة النقاط الأساسية التي تحتاجها لإدارة محادثة فردية مع موظف صعب المراس.

• جدوِل اجتماعًا فرديًّا.
• حدد جدول أعمال الاجتماع.
• تصرف برحابة صدر.
• اكتشف سبب الإحباط لديهم.
• تقبل ما يشاركونه معك.
• ناقش الأداء وليس الشخصية.
• قدّم ملاحظات بناءة.
• حاول معرفة أهدافهم المهنية.
• دوِّن ملاحظاتك خلال الاجتماع.
• أعدّ حصيلة المحادثة.

كيف تتعامل مع موظف صعب المراس خلال الاجتماع الفردي

سواءً تعلّق الأمر بسوء تفاهم أو بصراعات بين الموظّفين أو شعرت بأمر على غير ما يرام لدى أحد موظّفيك المباشرين، فحاول أن تتصرّف مباشرةً لمعالجة الأمر، إذ يُعَدّ الاجتماع الفرديّ أفضل فرصة للتّعامل مع موظّف غير راضٍ، وذلك لأنه يوفّر له بيئةً خاصّةً، كما أنّك قد خصّصت وقتًا ومجالًا لمعالجة الوضع.

تساعدك هذه المؤشّرات المتعلّقة بالتّعامل مع موظّف صعب المراس في إبداء استعدادك خلال الاجتماع الفرديّ وإدارة المحادثة بفعّالية أكبر.

‏جدول اجتماعا فرديا

في البداية عليك تحديد وقت تخصّصه للاجتماع بموظّفك، وليكن ذلك الوقت كافيًا لكلّ واحد منكما للتّحضير المسبق، أي بين عدّة ساعات ويوم عمل واحد، لكن لا تؤخّر المحادثات الصّعبة مع الموظّفين، فأيّ تأخير قد يسبّب توتّرًا أو إحباطًا، كما أنّ أيّ استعجال قد يضفي لدى الموظّف شعورًا بأنّه تحت المجهر.

اقتباس

نصيحة: أرسل طلب الاجتماع خلال النّصف الأوّل من يوم العمل، فحينما يتلقّى الموظّف طلبًا قُبيل نهاية الدّوام، يجعله ذلك تائهًا بين أفكاره طيلة المساء، بينما تلقّيه للطّلب خلال الفترة الصّباحية سيوفّر له متّسعًا من الوقت للاطّلاع عليه خلال اليوم، وتبليغك بأيّة تساؤلات قد تخطر بباله.

‏حدد جدول أعمال الاجتماع

أرسل إلى موظّفك جدول أعمال واضح يتضمّن نقاط المناقشة، وحتّى لو كنتما على دراية بهذه النّقاط، فإنّ تسجيلها يخفّف التّوتر ويسمح بالتّحضير. صغها من البداية في شكل محادثات ثنائيّة مبيّنًا له الوقت المخصّص له لإثارة أيّة نقاط أو تساؤلات لديه.

اقتباس

نصيحة: إن لم متأكّدًا من طريقة هيكلة هذا النّوع من المناقشات، فاستعن بنموذج الاجتماعات الفرديّة للمحادثات الصّعبة.

‏افتح المحادثة بصدر رحب

إنّ فتح المحادثة الصّعبة معتقدًا أنّك تتعامل مع موظّف مثير للمتاعب لن يجدي نفعًا بلا شك، لذا تجنّب بناء الفرضيّات عن سبب سخط الموظّف أو تصرّفه بطريقة معيّنة، لأنّك لا تدري ما يجري خلف الكواليس أو في حياته الخاصّة، فقد تحوّل معالجة الأمور بإيجابيّة مجرى المحادثة نحو الأفضل، لذا تخلّص من الأفكار المسبقة قبل فتح أيّ نقاش حاد، ووضّح هدفك من الاجتماع.

اقتباس

نصيحة: حتّى الأشخاص الإيجابيّون قد يمرّون بأيّام عصيبة، لذا عليك إتاحة الفرصة لموظّفك للتعبير عن نفسه، وحينما ترغب في الانتقال إلى مراحل متقدّمة من المحادثة، قد تجد أن الناس قد يحتاجون أحيانًا لعرض كلّ ما لديهم قبل بدأ خطة العمل.

‏اكتشف سبب إحباط موظفك

حينما تفتح محادثةً صعبةً في العمل، يستحسن أن تفهم وجهة نظر الطّرف الآخر، لذلك اطلب من موظّفك مشاركة تجربته ونظرته عن الوضع، وأثناء الإصغاء إليه حاول فهم ما يسبّب إحباطه أو سوء حاله، لأنّ فتح المناقشة بنوع من التّعاطف والتّفهم يشرح صدر الطّرف الآخر ليفصح بذلك عن خالص شعوره.

اقتباس

نصيحة: حاول دائمًا أن تطرح أسئلةً مفتوحةً خلال الاجتماع الفرديّ من قبيل: "ما سبب شعورك بضغط العمل مؤخّرًا؟" أو "كيف تجد نفسك الآن ضمن فريق العمل؟" وتجنّب الأسئلة المباشرة ذات طابع المواجهة، مثل "لماذا في رأيك دعوتك إلى هذا الاجتماع اليوم؟"

‏تقبل الأمور التي يشاركونها معك

سواء أكنت تشاطر موظّفك نفس النّظرة للأمور أم لا، فحاول أن تبيّن له إصغاءك وفهمك لما يقول، كما أنّ تقبّل نظرة الآخرين لا يعني بالضرّورة الاتّفاق معهم، ويُعَد استخدام عبارة بسيطة مثل "أنا أسمعك." قبل أن تجيبه، تجعل موظّفك يدرك أنّك حقًّا تصغي إليه، وأنّك لست تنتظر دورك للردّ فحسب.

اقتباس

نصيحة: أحيانًا، قد يكون إرجاع صدى ما سمعته من الطّرف الآخر أمرًا مفيدًا، لكن تنبّه حينما تقوم بذلك، فلو كان أحدهم مضطربًا، فإنّه قد يَعُد ذلك مجرّد نظرة سلبيّة منك تجاهه وتأويلًا خاطئًا لما قاله.

‏ركز على الأداء وليس الشخصية

سواءٌ أكان الاجتماع رسميًّا من أجل مراجعة الأداء أو غيره، فإنّ تركيز محادثتك على أداء الموظّف يجعلها مبنيّة على الوقائع، وحينما تلتفت إلى الآراء الموضوعيّة عمّا يجب أن يتمّ العمل عليه، أو أسوء من ذلك حينما تتصرّف بمنهجيّة حكميّة، فمن الصّعب فتح محادثة مثمرة وذات مغزى لتبلغ مرماك.

حاول أن تبدأ المحادثة مع موظّف أقلّ أداءً في أمر ملموس، وناقش أهدافه وآجالها والإجراءات الموضوعية الأخرى للأداء.

اقتباس

نصيحة: إن كان الموظّف في إطار مخطّط تحسين الأداء، فحاول دعم تحسين أدائه أكثر من توجيه تطوّره، لأنّ دور المدير يكمن في دعم ومساعدة الموظّفين الأقلّ أداءً بدلًا من التعامل معهم وفق مبدأ الإدارة الجزئية.

‏قدم تغذية راجعة مباشرة وبناءة

قد تعني إدارة موظّف متحدٍّ في بعض الأحيان، تقديم ملاحظات سلبيّة عن أعماله أو تصرّفاته، وحينما تقدّم ملاحظات قاسيةً، تأكّد من كونك صريحًا ومباشرًا ولطيفًا أساسًا، ولاسيما عند تقديم ملاحظة عن أيّ تصرّف. حاول أن تبدي إحساسًا ولا تجعل إحباطك يقف عائقًا في سبيل كونها بنّاءةً، واختر عباراتك بعناية لأنّها تحمل تأثيرًا على الآخرين.

اقتباس

نصيحة: قبل تقديم ملاحظة صريحة، اسأل نفسك: "ما الذي أقصده من وراء هذه الملاحظة؟ وما هي المخرجات التي أتطلّع إليها من هذا العمل؟ وكيف يمكن للآخرين الانتفاع مستقبلًا بهذه الملاحظة؟"

‏حاول معرفة أهدافهم المهنية

غالبًا ما يفقد الموظّفون رضاهم حينما لا يرون لأنفسهم مستقبلًا من وظائفهم. وبصفتك مديرًا، فعليك أن تلعب دور المستشار لفائدة أعضاء الفريق الذين يشعرون بأنّهم غير واثقين من أنفسهم أو متراخين عن القيام بمهامهم؛ غير أنّ الأمر يصبح مستعصيًا لو لم يكن لديك إدراك قويّ لأهدافهم المهنيّة.

لن تتمكّن من توجيه موظّفيك للمضيّ قدمًا نحو النّجاح، فالمدير الناجح يكتشف دائمًا ذلك التّداخل بين متطلّبات العمل وتطلّعات العامل، ويدفع بالفريق كليًّا نحو ما هو أفضل.

اقتباس

نصيحة: اعقد جلسةً مع موظّفيك المباشرين لمناقشة تطوّرهم المهنيّ كلّ 3 إلى 6 أشهر، وتحدّث عن مدى قدرتهم على اجتياز هذه الخطوات الهامّة ضمن مهامهم الحاليّة وعن كيفية توجيههم خلال الاجتماعات الفرديّة لتحقيق ذلك.

‏دون ملاحظاتك خلال الاجتماع

حاول أن تسجّل محادثاتك الفرديّة مع موظّفيك، خاصّةً ما كان منها لمعالجة أيّ توتّر أو مشكلة أو سوء تصرّف، لأن التّسجيل الواضح للملاحظات يساعدك على المتابعة في المحادثات المقبلة، وحتّى لو رغبت في معالجة أيّ سلوك لدى أحد الموظّفين، فإنّك ستجد أمامك أمثلةً ملموسةً تستند إليها. وبهذه الطريقة، ستتمكّن من استخلاص الفائدة الحقيقيّة من اجتماعاتك الفرديّة، وتُعَدّ هذه الملاحظات مهمةً جدًّا في حال رغبت في استشارة مديريك للموارد البشرية.

اقتباس

نصيحة: قد يساعدك برنامج أوفيس فايب Officevibe للاجتماعات الفرديّة في تركيز ملاحظاتك عن الاجتماع لتحصل على سجلّ محادثاتك مع كلّ عضو في فريق العمل، كما يمكنك إنشاء جدول أعمال مشترك وعناصر أعمال مشتركة، بينما تحتفظ لنفسك بخصوصّية الملاحظات لتراجعها على التّطبيق.

‏اختم المحادثة بحصيلة النقاش

إن أفضل طريقة لختم الاجتماع الفرديّ مع أيّ موظّف هي بتقديم حصيلة عن أهمّ النّقاط التي تمّت مناقشتها؛ وعلى هذا الأساس، خصّص لذلك بين 5 و 10 دقائق عند نهاية المحادثة واطلب من موظّفك إتمام الأمر نفسه، وبناءً عليها، يمكنك تحديد عنصر العمل أو مناقشة خطوة تصحيحيّة يستند إليها موظّفك (أو أنت) لمعالجة الوضع. وعلى أيّة حال، تأكّد من تسوية الأمر بينكما لتنصرفا معًا وأنتما تحملان شعورًا بالتّوافق استعدادًا لما هو قادم مستقبلًا.

اقتباس

نصيحة: تابع المحادثة عبر تبليغ موظّفك ببعض النّقاط المهمة عمّا عرضته أنت وما سمعته عن موظّفك خلال الاجتماع، وأضف مجموعة مواضيع لتُناقَش خلال الاجتماع المقبل، مع سؤال موظّفك عمّا يمكن أن تكون قد غفلت عنه.

سيعقد كل المدراء اجتماعات فردية مع موظفين صعاب المراس يوما ما

أنت لست الوحيد الذي يعيش هذا الوضع وقد لا تقوم بذلك بالشّكل المطلوب، لكن أهمّ شيء هو تبنّي موقف صحيح وفتح مناقشة صعبة بقصد بلوغ نوع من التّفاهم، كما أنّ معاملتك بالاحترام تجاه موظّفيك تجعلهم يبادلونك الاحترام نفسه؛ وهذا من شأنه تخفيف حدّة بعض المحادثات.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال ?How to handle a one-on-one meeting with a difficult employee

اقرأ أيضًا

• كيفية إدارة الاجتماعات الفردية باحترافية
• فوائد الاجتماعات الفردية مع الموظفين
• كيفية التعامل مع الموظفين غير المندمجين
• متى تعتمد اللقاء الفردي ومتى تعتمد اجتماع الفريق
• كيف تعقد اجتماعات مراجعة الأداء مع الموظفين؟
• مجموعة أسئلة اجتماعات فردية للمديرين المشغولين

بصفتك مديرًا للآخرين، فإنّ قدرتك على تدريب وإرشاد موظّفيك ستُحْدث فارقًا؛ كما أنّ صقل ذلك التّدريب والتّغذية الرّاجعة يحتاج إلى عقد مزيد من الاجتماعات الفرديّة مع موظّفيك المباشرين دوريًّا، لكن ما مدى استفادتك من تلك المحادثات؟ وهل حدّدت أهدافًا واضحةً للوقت الذي تقضيه مع موظّفيك؟

اقتباس

تمامًا مثل معظم مجالات الحياة، فإنّ تحديد الأهداف من اجتماعاتك الفرديّة يحافظ على الاستمراريّة، ويضمن تقدّمك نحو الهدف المنشود، ذلك أنّ الاجتماعات الفرديّة لا تختلف عن بعضها.

قد تبدو الاجتماعات أحيانًا مضيعةً للوقت ونوعًا من اختلال القيادة إذا لم تُحدّد الأغراض منها، وحينما يتعلّق الأمر بالاجتماعات الفرديّة، فقد ينتج عن ذلك تهاون الموظّفين ونقص في توجيه التطوّر المهنيّ، وحتّى إضفاء شعور لدى الموظّفين بالانقطاع عن العمل على مستوى شخصيّ.

كذلك، تضمن الاجتماعات المبنيّة على تحقيق الأهداف، قضاء أطول وقت ممكن مع الموظّفين، وأنّ المحادثات معهم تصنع نتائج حقيقيّةً، فما هي الأهداف الأساسيّة من الاجتماعات الفرديّة؟ وكيف يمكنك تحديد بعض الأهداف الخاصّة بك؟ سنشرح ذلك هنا بمعلومات أكثر.

ستجدون في هذا المقال:

• الأهداف الأربعة المشتركة من الاجتماعات الفردية.
• ماذا يستفيد الموظفون والمديرون من الاجتماعات الفردية.
• كيف تحدد الأهداف من الاجتماعات الفرديّة.

الأهداف الأربعة المشتركة من الاجتماعات الفردية

حينما يتعلّق الأمر بتحديد الأهداف من الاجتماعات الفرديّة، فلا يجب عليك الانطلاق من نقطة الصّفر، ولدينا هنا بعض الأهداف المشتركة التي يجدر بالمديرين تحديدها عند إجراء المراجعات الهامّة مع الموظّفين ليحصلوا على كلّ الفوائد من الاجتماعات الفرديّة.

1. بناء العلاقات مع الموظفين

أظهرت الأبحاث وجود ارتباط إيجابي بين الموظّفين ذوي العلاقات المتينة مع مديريهم وبين إنتاجيّتهم في العمل، ولهذا السّبب تُعَدّ العلاقات الايجابيّة بين الموظّفين والمديرين هامّةً جدًّا لتطوير فرق العمل عالية الأداء.

كما تُعَدّ الاجتماعات الفرديّة إحدى أفضل السّبل لتتعرّف أكثر على موظّفيك وتبني علاقات معهم وتعزّز التّواصل الشّخصي، وهي كذلك فرصة للإصغاء الجيّد إلى موظّفيك وتلقّي مشاكلهم والرّد عن أيّة تساؤلات قد تصدر عنهم.

اقتباس

نصيحةٌ للعمل عن بعدٍ: عند عقد اجتماع فرديّ افتراضيّ أو عن بعد، تأكّد من تشغيل الكاميرا وإيقاف تشغيل التّنبيهات، ومن أنّك على أتّم الاستعداد للتّواصل المباشر.

2.التزام الموظفين

في الحقيقة لا يمكن تقليل أهمّية وفوائد التزام الموظّفين، لأنّ النّاس يرغبون بالشّعور بالتّواصل والتّحفيز وبكونهم مؤثّرين في العمل، وهذا يعني الحصول على فرص للتطوّر المهنيّ وتوظيف وصقل مهاراتهم يومًا بعد يومٍ.

وتمثّل المحادثات الفرديّة مع الموظّفين فرصةً مناسبةً لتحديد مستوى مشاركة الآخرين وهي أفضل وقت لطرح أسئلة مفتوحة من خلال الاجتماعات الفرديّة، ولهذا عليك بالاجتهاد لمعرفة الأمور المحفّزة (أو المثبّطة) لأعضاء الفريق.

اقتباس

نصيحة للالتزام: إذا كنت تستخدم وسيلة سبر آراء الموظّفين، فيمكنك مناقشة المستويات الحاليّة للالتزام وأيّ توجّهات أو تقلّبات قد تسجلّها على تقاريرك خلال الاجتماعات الفرديّة، وبالاستعانة بوسائل مساعدة، سَيسهُل عليك ضبط مقاييس الالتزام من قبيل نقاط مناقشة الاجتماع الفرديّ مباشرةً على التطبيق.

3. تطوير المسار المهني

إنّ وضوح المسار المهنيّ والأهداف التي تتوافق مع ذلك المنظور يساعد الموظّفين بتوفير شعور بأنّهم يسيرون على المسار الصّحيح، فالنّاس يرغبون بأن يحظوا ببيئة للتّطوّر في فريقك وشركتك.

يستغلّ بعض المديرين وقت الاجتماعات الفرديّة لفتح محادثات مهنيّة، إذ أن قضاء بعض الوقت للحديث خصّيصًا عن التّطور المهنيّ للموظّفين سيساعد في الحفاظ على التزامهم واجتهادهم ضمن الفريق، كما يُطلعهم على مدى حرصِك على تطوّرهم المهنيّ وسعيِك في سبيل نجاحهم.

المشاركة في المحادثات المهنيّة: ألست متأكّدًا من تطوير المسار المهنيّ المستقبلي لأحدهم أو ربطه بأهداف الفريق؟ قد يساعدك في ذلك نموذج الاجتماع لمناقشة التطوّر المهنيّ، لذا اطرح الأسئلة المناسبة عن التطوّر المهنيّ لتساعد الموظّفين في ضبط مسار التطوّر ضمن نطاق الشّركة.

4. تبادل الملاحظات المباشرة

يحتاج النّاس إلى تبادل الملاحظات من أجل تطوير وتحقيق أهدافهم، إذ يرغب الموظّفون في تلقّي تغذية راجعة بنّاءة من قِبل مديريهم، لأنّها تساعدهم في معرفة ما يتقنونه من مهام وكيف يحسّنون من مستوياتهم. وإلى جانب ما سبق، اسعَ للحصول على ملاحظات من موظّفيك لتُحْسن دعم الفريق.

تُعَدّ الاجتماعات الفرديّة أفضل مقام لمشاركة التّغذية الرّاجعة البنّاءة مع الموظّفين (وأحيانًا حتّى السّلبية منها)، فهذا جزء مما يجب أن يتحلّى به المدرّب، وهو تصرّف هامّ، فلا يتفاجأ أيٌّ فرد إذا ما حلّ وقت مراجعة الأداء السّنوي أو نصف السّنوي.

سجّل ملاحظاتك: تأكّد من تدوين ملاحظاتك عند كل اجتماع وتحديد عناصر العمل التي يمكنك تتبّعها، وبالاستعانة بوسيلة الاجتماع الفرديّ مثل أوفيس فايب Officevibe يمكنك تسجيل ملاحظاتك كلّها في مكانٍ واحدٍ وبهذا تصبح جدولة المراجعة السّنوية أمرًا في غاية السّهولة.

ماذا يستفيد المدراء والموظفون من اجتماعاتهم

سنذكر في الآتي أهم أمور التي يستفيد منها كل من المدير والموظفوين من اجتماعاتهم.

عندما تكون مديرا

• ضبط التّوقعات والتأكّد من وضوح المسؤوليّات والمهام لأنّ ذلك يساعدك في بناء فريق عمل مستقلّ وعالي الأداء، وبالتالي يمكنك التراجع نوعًا ما.
• الوثوق بمواهبك وقدرات الإدارة لديك، فعندما تتمكّن من حلّ المشاكل وإرشاد الموظّفين، تتيقّن أنّ مواهبك تقود فريقك نحو الاتّجاه الصّحيح.
• تقسيم المهام على باقي أعضاء فريقك يسمح لك بتفريغ وقتك لأداء عمل أكثر استراتيجيّة، بينما يتيح الفرصة لأعضاء الفريق لإبراز أنفسهم.

عندما تكون موظفا

• تمثل بيئةً آمنةً لطرح أسئلتك ووضع التنبيهات ومواجهة التحدّيات التي تجمعك بمديرك، وعلى هذا لن ينتهي بك الحال عالقًا في عملك.
• التواصل مع مديرك على انفراد وبناء علاقة جيدة معه، وهذا ما يساعدك على الشعور بالارتياح والحصول على الدّعم وتقديم آرائك الصّريحة والتغذية الرّاجعة.
• هو فرصة لمناقشة تطوّرك المهني وتطلّعاتك، كما يسمح لك بإبراز قيمة عملك على مستوى الشركة عمومًا.

كيف تحدد أهدافا واقعية من الاجتماعات الفردية (مع موظفيك المباشرين)

قبل جدولة الاجتماعات الفرديّة الدوريّة مع أيّ من أعضاء الفريق، حدّد المبتغى من عقدها لكلّ واحد منكما، وبناءً على هذه الأهداف يمكنكما العمل معًا لإعداد جداول الأعمال وتحديد نقاط المناقشة التي تساعدك في بلوغ النّتائج المرغوبة، فالاجتماعات الفرديّة هي فرصة للحصول على تقرير الحالة ومواجهة التحدّيات وتقديم تغذية راجعة ومتابعة الأهداف المهنيّة للموظّفين، وكذا تقسيم المهام.

أيضًا، يساعد تحديد الأهداف قصيرة الأجل والأهداف طويلة الأجل على الحفاظ على التّركيز خلال محادثاتك الفرديّة.

استنادًا إلى الأهداف المذكورة أعلاه، يمكنّك أيضًا تحديد مزيد من الأهداف الخاصّة لاجتماعاتك الفرديّة، وقد تكون هذه الأهداف هي نفسها لكلّ موظّف في الفريق، كما قد تختلف بناءً على تطلّعاتهم الشّخصية وأدوارهم في الفريق.

على سبيل المثال، قد يحرص أحد الموظّفين على المشاركة في الاجتماعات الفرديّة خصوصًا من أجل الاستفادة من الملاحظات والتدريب، بينما قد يفضّل الآخر قضاء وقته في مناقشة تطلّعاته المهنيّة وتطوّر أهدافه.

نصائح لتحديد (وتحقيق) أهداف ذات قيمة من الاجتماعات الفردية

فيما يلي مجموعة من النصائح الأساسية لتحديد أهداف ذات قيمة من الاجتماعات الفردية.

• قد ترغب في تحديد هدف جديد كلّ أسبوع، أو التركيز على هدف واحد طيلة أسابيع، لذا أجرِ فحصًا عند افتتاح كل اجتماع لتتأكّد من أنّك على الصّفحة نفسها وتحسّن استغلال وقتك.
• حدّد النّجاح وَضَعْ بعض المعالم لتدرك مدى تحقيق أهدافك مع موظّفيك، وحافظ على المتابعة المستمرّة لتقرّر متى يمكنك التّنازل عن هدفك أو أهدافك الحالية أو تخصيص وقت إضافيّ لتنفيذها.
• خصّص مجالًا لتسجيل ملاحظاتك عن الاجتماع، سواءً على مستندات جوجل أو برنامج الاجتماع الفرديّ، لأنّ ذلك يسهّل عليك التّحضير المسبق لكلّ اجتماع دون تحمّل أعباء أخرى.
• استعن بنموذج جدول أعمال الاجتماعات الفرديّة لتضمن تغطية أبرز نقاط المناقشة وتحْسن استغلال وقتك، كما يمكنك الاستعانة بهيكلة بناء الأهداف لتحدّد أهدافك من الاجتماع.
• تعوّد على المتابعة وإضافة عناصر على جدول أعمالك عند نهاية كلّ اجتماع تحضيرًا للاجتماع المقبل لتتمكّن من متابعة تنفيذ الالتزامات.

اعقد مزيدا من الاجتماعات المثمرة وذات أهداف واضحة المعالم

مع وجود هذا الكمّ من الاضطراب في حياتنا، فإنّ تحديد الأهداف من الاجتماعات يساعدك في الثّبات على المسار وتنظيم وقتك ومواردك وبناء فريق مجتهد، وبهذه الطّريقة يمكنك إدارة مزيد من الاجتماعات المثمرة مع أعضاء فريقك والاستغلال الأمثل لوقت كلّ واحد منهم، فما الهدف الذي سطّرته من اجتماعك الفرديّ المقبل؟

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Do you have one-on-one meeting goals? Here’s how to set some.

اقرأ أيضًا

• نصائح عملية لتحسين اجتماعاتك المنفردة مع موظفيك
• متى تعتمد اللقاء الفردي ومتى تعتمد اجتماع الفريق
• أفضل الممارسات التي يحتاجها فريقك للنجاح في الاجتماعات عن بعد
• برنامج وقالب لاجتماعات فردية ناجحة
• كيفية إدارة الاجتماعات الفردية باحترافية
• الدليل الشامل للمديرين حول كيفية إعطاء الملاحظات للموظفين

لو كنت مواكبًا لما يجري في عالم الشغل ومستقبل الأعمال، فلا بد أنك قد سمعت حتمًا بمصطلح "قوى العمل الموزّعة".

أصبحت فرق العمل الموزّعة توجّهًا أساسيًّا في مكان العمل سواءٌ أكان ذلك في عالم الأعمال المصغّرة، أو في عالم الأعمال الكبرى، ولكن ما معنى قوى العمل الموزّعة بالضّبط؟ ولماذا شاع هذا النموذج في عالم الشّغل؟ ولو كنت تشتغل ضمن قوى العمل الموزّعة، فما هي أنجح السّبل لإدارة فرقك؟

في ظل هذا الوضع الجديد لعالم الشغل، اسعَ جاهدًا للتّأكد من أنّك تدعم الآخرين لتنفيذ مهامهم على أحسن وجه حيثما قاموا بالعمل.

ستجد في هذا المقال:

• ما هو مفهوم قوى العمل الموزعة؟
• دوافع استمرار نظام العمل الموزع.
• ستة 6 نصائح هامة لإدارة فريق العمل الموزع.

ما هو مفهوم قوى العمل الموزعة؟

حينما يؤدي عدّة موظّفين مهامهم من مواقع مختلفة، فإنّ ذلك يسمّى فريق العمل الموزّع، فقد يشتغل من مقرّ الشّركة، أو من البيت، أو من مقرّ فرعي، أو من فضاء عمل مشترك، أو حتّى في الخارج؛ ولذا تبنّت بعض فرق العمل نموذجًا مختلطًا (هجينًا) يسمح للموظّفين بتنفيذ مهامهم من مواقع مختلفة وفي أوقات مختلفة، فقد يرغبون مثلًا بالعمل عن بعد في بعض أيّام الأسبوع، ليكملوا باقي أيّام العمل من مقرّ الشّركة.

دوافع استمرار نظام العمل الموزع

لقد أسهمت التكنولوجيا وخاصّةً بفضل شبكة الانترنت؛ في تمكين النّاس حيثما وُجدوا من التّعاون في تنفيذ مشاريعهم متخطّين الحدود الجغرافيّة، كما أجبرت جائحة كوفيد-19 عدّة شركات على تحويل نظام عملها كليًّا إلى نظام العمل عن بعد؛ وقد حافظت عدّة شركات وعند استئنافها لنشاطها على جزءٍ من تلك المرونة، وذلك من خلال تبنّي نموذج مختلط (هجين) عن العمل الموزّع، فما السّبب وراء ذلك؟

ما يطلبه الموظفون

بعد إدراك الموظفين لنوع من الاستفادة من خلال العمل عن بعد (في الآونة الأخيرة وخلال جائحة كوفيد 19 تحديدًا)، فقد باتوا يطالبون بالمرونة في العمل.

اقتباس

يرغب 85% من الموظّفين في الاستمرار بنظام العمل عن بعد ليومين أو ثلاثة أيّام على الأقلّ في الأسبوع خلال فترة ما بعد جائحة كوفيد 19. استبيان مشاعر القوى العاملة صادر عن شركة CBRE

ووفقا لدراسة بعنوان "إعادة تصوّر التّجربة البشريّة" صادرة عن شركة JLL، فإن 70% من الموظّفين يفضّلون نموذج عمل مختلط (هجين)، إذ يسمح لهم ذلك بتنفيذ مهامهم حضوريًّا وعن بعد أيضًا.

ومن أجل ذلك، تلجأ العديد من الشّركات إلى توفير خيارات للعمل أكثر مرونةً، وذلك حفاظًا على طابع المنافسة والإبقاء على مستويات عالية من التزامات الموظّفين.

يسمح لك بانتقاء أمهر الموظفين ويوفر لك شمولية أوسع

حينما تكون لديك قوى عاملة موزّعة، فإنّك تتجاوز الحدود الجغرافيّة، وسيتمتّع أيّ من موظّفيك بمرونة أكثر لأداء عملهم، وسواءٌ أقاموا في الطرف الآخر من المدينة أو البلد أو حتّى من العالم، فإنّك لن تكون مقيّدًا حال انتقاء أولئك الموظّفين؛ إضافةً إلى إلغاء الحواجز التي قد تجعل العمل الحضوريّ يمثل تحدّيًا للبعض، وهو ما يوّفر لصاحب العمل فرص توظيف أكثر تكافؤًا.

يسهم في خفض النفقات العامة

حينما لا تضطرّ الشّركة إلى توفير مقرّ يتّسع لجميع موظّفيها، فإنّ ذلك يسهم في خفض النّفقات العامّة، وبذلك توفّر ميزانيّةً إضافيّةً يمكن لهذه المؤسّسات استغلالها قصد الاستثمار في مبادرات للازدهار، وكذلك الأمر بالنّسبة للمديرين الذين يستفيدون منها لتطوير منتج جديد أو توظيف عضو جديد في فريق العمل على سبيل المثال.

ستة 6 نصائح هامة لإدارة فريق العمل الموزع

مع تزايد عدد الشّركات التي تتبنّى نموذج قوى العمل الموزّعة، قد يجد المديرون أنفسهم قريبًا مسؤولين ولأوّل مرّة عن عدّة موظّفين يشتغلون من مواقع مختلفة، لذا إليكم هنا بعض النّصائح التي تضمن الفعاليّة لدى أعضاء فريق العمل الموزّع.

اصنع الفرص لتجمع الموظفين

حينما لا يشتغل الموظّفون في مكان واحد، فإنّهم يبذلون قصارى جهدهم ليحظوا بفرصة بناء الثّقة، وذلك من أجل تقديم أحسن ما لديهم، وهو ما يمثّل تحدّيًا بالنّسبة لفريق العمل؛ لذا فمن الضّروري صناعة فرص يجتمع فيها أعضاء فريق العمل لتعزيز الثّقة بينهم. لهذا السبب، جدوِل أحداث بناء الفريق دوريًّا لمساعدة الموظّفين العاملين حضوريًّا على التواصل مع الموظّفين المشتغلين عن بعدٍ وبناء علاقات بينهم.

فيما يلي مجموعة من الأمثلة الأساسية عن نشاطات بناء الفريق

• أقِم "مأدبة غداءِ عملٍ" أسبوعيًّا، حيث يمكن فيها أن يطرح أعضاء الفريق دوريًّا أحد المواضيع التي تشغلهم؛ أمّا بالنّسبة للموظّفين المشتغلين عن بعدٍ، فيمكنك بثّ الاجتماع معهم مباشرةً وتسجيله ليتمكّنوا من مشاهدته لاحقًا إن هم رغبوا في ذلك.
• نظّم حدثًا مسلّيًا شهريًّا تجمع فيه الموظّفين الحاضرين بالموظّفين المشتغلين عن بعد، واختر لهم الألعاب المسلّية والبسيطة التي يمكنهم المشاركة فيها من مواقع مختلفة (مثل لعبة المعلومات العامة أو لعبة التخمين).

استبق التحديات وقدم حلولا مسبقة

من بين المهام المنوطة بك هي استباق التحدّيات التي تواجه فريق العمل الموزّع وتقديم حلول مسبقة لها، لأنّ حلّ المشاكل البسيطة قبل أن تصير قضايّا معقّدةً يسهم في القضاء على حالات الاضطراب العابرة ويمهّد لنجاح دائم في فريق العمل.

ودون اللّجوء إلى جسّ نبض الفريق دوريًّا، قد يسيء المديرون إدراك ما يجري في مؤسّساتهم افتراضيّا أو غيره؛ كما أنّ وسائل جسّ النّبض من قبيل منصّة أوفيس فايب Officevibe تجسّد لك الصّورة الكاملة عن الوضع، وبالاستعلام عمّا لا يرغب الفريق في الإفصاح عنه، تكشف لك منصّة أوفيس فايب Officevibe ما لم تكن تعلم.

وفيما يلي بعض الأمثلة عن كيفية حل المشكلات.

• حينما تدير فريق عمل موزّع عبر ثلاث مناطق زمنيّة مختلفة، بدلًا عن انتظار التحدّيات الحتميّة حال جدولة الاجتماع لإحباط موظّفيك، أنشئ قائمة أعمال مشتركةً تبرز فيها نصيب كلّ يوم حينما تتداخل ساعات العمل وتغلق حينما يغادر الناس. بهذه الطّريقة تسهّل على الجميع جدولة الاجتماعات الفوريّة.
• لديك موظّفون يشتغلون عن بعد ولديهم أطفال وأنت على دراية بالتحدّيات التي يواجهونها سعيًا إلى التوفيق بين مسؤوليّات العمل والعائلة، لذا ففي هذه الحالة تواصل مع الإدارة وحاول أن تخصّص لهم برنامج عمل معدّل أو تقلّل من وقتهم حتّى يتمكّنوا من توفير الاهتمام اللّائق لأطفالهم والقيام بأعمالهم على أحسن وجه.

استثمر في الوسائل المناسبة

يحتاج أعضاء فريق العمل الموزّع إلى الوسائل المناسبة ليؤدّوا عملهم معًا على أحسن وجه, فهل تُعَدّ الوسائل والبرامج استثمارًا في حدّ ذاتها؟ بالطبع نعم، غير أنّ الاستثمار في الوسائل يساعد أعضاء فريق العمل الموزّع على القيام بأفضل الأعمال، وذلك بغضّ النّظر عن المواقع التي يشتغلون منها، والأمر هنا متعلّق بوسائل التّواصل، والتّدريب الجماعي، وبرامج التّعاون، وقائمة الأعمال المشتركة. وعلى أيّة حالٍ، فإنّ تحديد هذه الوسائل يعتمد على فريق العمل والأهداف المسطّرة.

الوسائل التي يجب اعتبارها لفريق العمل الموزع

سنعرض في الآتي أهم الوسائل التي يجب توفرها لفريق العمل الموزع:

• برامج التحاضر المرئي عن بعد.
• برامج التعاون الافتراضي (مثل سبورات ميرو Miro).
• أنظمة مشاركة الملفات عبر السحابة Cloud (مثل Sharepoint أو مستندات جوجل).
• منصات المحادثة والتواصل الفوري (مثل Slack أو Microsoft Teams وأداة أنا.
• تطبيقات قائمة الأعمال والجدولة التي تدعم التحديث التلقائي حسب المناطق الزمنية، مثل أداة أنا.
• المنصات التي توضح لك احتياجات الفريق.

نصيحةُ محترفٍ: لا تكتفِ بتنصيب هذه الوسائل منتظرًا تحقيق أفضل النّتائج بل خصّص وقتًا للتّدريب الفرديّ أو الجماعيّ لفائدة أعضاء فريق العمل قصد تعليمهم كيفيّة الاستخدام الجيّد لهذه الوسائل كلٌّ حسب حاجته.

ركز على التواصل الواضح

عند العمل مع فرق عمل موزّعة، من الضّروري دائمًا أن تكون واضحًا في التّواصل لأنّ ذلك قد يمثّل تحدّيًا بالنّظر إلى مسائل تتعلّق بالمناطق الزمنية أو اضطرابات شبكة الإنترنت أو نقص المؤشّرات غير اللّفظية. أقِم أيضًا أسس التّواصل الواضح بين أعضاء فريق العمل الموزّع من خلال تطوير مبادئ التّواصل في الفريق.

بعض الأسئلة التي تساعدك في تحديد مبادئ التواصل

• ما هي أفضل قنوات التواصل؟ مثلا، إذا أراد موظّف يعمل عن بعد أن يتّصل بموظّف يعمل بمقرّ الشّركة، فما هي أفضل وسيلة للتّواصل بينهما؟ هل يرسل رسالةً إلكترونيةً؟ أم يتواصل معه عبر رسالة Slack مثلًا؟
• ما هي توقعاتك عن زمن الرد؟ على سبيل المثال، إذا كان أحد الموظّفين يعمل حسب توقيت المحيط الهادي PST وأرسل طلبًا في نهاية الدّوام إلى موظّف آخر يعمل حسب التّوقيت الشّرقي EST، فما هو الزّمن المتوقّع ليتمّ الرّد بينهما؟
• كيف ستدير تواصلًا طارئًا مع أعضاء فريق العمل الموزّعين على مواقع مختلفة؟ على سبيل المثال، إن كان لديك سؤال يتطلّب جوابًا فوريًّا فكيف ستلزم موظّفًا يشتغل عن بعد بالرّد على ذلك الطّلب؟

خلق فرص متكافئة لجميع الموظفين

بصفتك مديرا، يجب عليك ضمان معاملة عادلة ومنصفة لكلّ عضو في فريقك، وعند التّعامل مع فريق عمل موزّع قد يصبح الأمر أكثر تعقيدًا إذ عليك أن تتأكّد من حصول كلّ موظّف على القدر نفسه من التّجارب والفرص حيثما كان موقع عمله.

وفيما يلي مجموعة من الأمثلة عن الفرص المتكافئة

• في انتظارك لاجتماع كبير يعرض من خلاله أعضاء فريق العمل مقترحًا عن المشروع المقبل للأطراف المعنيّة، هل بإمكانك جدولة الاجتماع خلال أوقات عمل متداخلة ليتمكّن الموظّفون الذين يشتغلون عن بعدٍ من حضوره؟ هل بإمكانك حجز قاعة محاضرات مجهّزة بأفضل تقنيات التّحاضر المرئيّ عن بعد لتمكّن موظّفًا يشتغل عن بعدٍ من عرض ما لديه؟

• ستعرض مبادرة السلامة الصّحية لفائدة أعضاء فريق العمل، فهل بإمكانك إرسال علبة طعام بنفس الغذاء الصّحي الذي تضعه في مطبخك؟ وهل يمكنك تقديم عرض مباشر أو تسجيل حصّة اليوغا خاصّتك لفائدة الموظّفين عن بعدٍ حتى يتمكّنوا من الالتحاق بها في الوقت الذي يناسبهم؟

اطلب تغذية راجعة

ما هو أفضل مصدر لتطّلع على مدى حسن إدارة فريقك الموزّع؟ إنهم موظّفوك طبعا. فكلّما زاد تلقّي التّغذية الراّجعة من قبل موظّفيك، تمكّنت من تحديد بوادر أيّة قضايا قبل أن تتحوّل إلى مشاكل معقّدة، وبهذا تحسن التصرّف حيال ذلك. تأكّد من تواصلك بانتظام مع جميع الموظّفين وطلبِ تغذية راجعة عن الأمور الحسنة والأمور السيّئة وعن أيّ دعم يمكن أن تقدّمه لهم.

اطلب تغذيةً راجعةً خلال الاجتماعات الفرديّة واجتماعات الفريق وكذا عبر قنوات التّغذية الرّاجعة للموظّفين، إذ يساعدك ذلك على مواكبة شعور الآخرين على نحو مستمر، وذلك من خلال تقارير بسيطة وقابلة للاستيعاب عن سبر أراء الموظّفين؛ كما يمكن للموظّفين أنفسهم مشاركة أيّ تغذية راجعة معك وفي أيّ وقت، هذا مع الحفاظ على السّريّة ويمكنك الرّد عليهم مباشرةً من خلال محادثات ثنائيّة خاصّة محافظًا على مبدأ السريّة (من عدمه).

اتبع هذه الاستراتيجيات لتحسن إدارة أعضاء فريقك حيثما كانوا

نحن نعيش في عصر مثير هو عصر قوى العمل الموزّعة، فإدارة فريق العمل الموزّع تختلف حتمًا عن إدارة فريق يشتغل حضوريًّا أو عن بعدٍ كليًّا. وإذا امتلكت الوسائل المناسبة واكتسبت المناهج النّاجعة، فإنّك ستحصل على كلّ ما تحتاجه لتعزّز قوّة وتماسك فريق عملك حيثما كان موقع العمل.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Do you have one-on-one meeting goals? Here’s how to set some

اقرأ أيضًا

• فهم فرق العمل وإدارتها
• لقاءات فريق العمل البعيد: إليك بعض التجارب
• أفضل النصائح لإدارة فرق العمل الموزعة
• كيف تحافظ على فريقك الموزع الذي يعمل عن بعد متماسكا
• أسئلة يجب طرحها قبل اعتماد نظام الفريق المُوزّع في شركتك النّاشئة

حلّ النّزاعات الشّخصيّة يُعَد الاجتماع الفرديّ نوعًا من الاجتماعات التي تعقد بين شخصين يعملان معًا، وعادةً ما تجري هذه المحادثات الهامّة بين المدير وأحد الموظّفين التابعين له. وبالمقارنة مع اجتماعات فريق العمل، فإنّ الاجتماعات الفرديّة تُعَد فرصةً هامّةً ومفيدةً للموظفين والمديرين على حدّ سواء.

وانطلاقًا من مناقشة الأوضاع الراهنة للعمل ووصولًا إلى تدريب الأداء أو حتّى حلّ النّزاعات الشّخصيّةحلّ النّزاعات الشّخصيّة، فإنّ تخصيص وقت للمحادثات الصّريحة أثناء العمل يعود بالفائدة على الجميع، غير أنّك إن لم تشارك من قبلُ في اجتماع فرديّ، فلن تدرك مجريات الأمور: عمّا يجب أن تتحدث؟ كم مرّةً يجب عليك عقد اجتماعات فرديّة؟ وما الّذي ستجنيه من هذه المحادثات؟

خلاصة الأمر أنّ إدراك الغرض من الاجتماعات الفرديّة والغرض المقصود بالنّسبة لك، يجعل من الوقت المخصّص للاجتماع عاملًا لتحسين الإنتاجيّة والتّأثير.

ستجد في هذا المقال:

• ما الغرض من عقد الاجتماعات الفردية؟
• الأهداف قصيرة الأجل والأهداف طويلة الأجل من الاجتماعات الفردية.
• كيفية تحقيق أكبر استفادة ممكنة من الاجتماعات الفردية.
• فوائد الاجتماعات الفردية.

ما هو مفهوم الاجتماع الفردي؟

الاجتماع الفرديّ هو أيّ اجتماع يعقد بين شخصين ينتسبان إلى الشركة نفسها، فقد يعقد هذا الاجتماع بين الموظّفين من نفس المستوى أو بين المصالح أو حتى بين الإدارات العليا، غير أنّه عادةً ما يكون بين الموظّف ومديره.

ما الغرض من عقد الاجتماعات الفردية؟

تختلف دوافع عقد الاجتماعات الفرديّة الدّورية بين المديرين والموظّفين، وقد تتغيّر هذه الدّوافع من أسبوع لآخر أو من شهر لآخر أو من فصل لآخر، وهنا نذكر بعض الدّوافع الشائعة لعقد الاجتماعات الفرديّة.

بناء وتعزيز العلاقة بين المدير والموظف

من أجل تحسين عمل كلّ من المدير والموظّف معًا، يجب أن تتوفّر بينهما أسس الثقة والتآلف والتفاهم، وبمفهوم آخر يجب عليهما بناء علاقة، ولذا فإنّ الاجتماعات الفرديّة تُعَدّ فرصةً مناسبةً لبناء وتعزيز تلك العلاقة والحفاظ عليها، وهو الأمر الذي يخلق تواصلًا أقوى وبيئة عمل أكثر فعاليّة.

خلق مجال للمحادثات الخاصة

في بعض الأحيان، يكون من غير اللائق إثارة بعض المحادثات خلال اجتماع فريق العمل أو أمام الزملاء، لذا فإن الاجتماع الفرديّ يشكّل فرصةً آمنةً للموظّفين من أجل إثارة مسائل شخصية أو خاصة أو ذات طبيعة حسّاسة، وهو في الوقت نفسه فرصة للمدير من أجل معالجة انشغالات الموظّف، والتي قد لا يرغب بذكرها بحضور زملائه في العمل.

تحديد أهداف الموظف

يُعَدّ تشجيع التطوّر المهنيّ لدى الموظّفين من أهمّ مهامّ المدير. وللقيام بذلك بفعالية، يجدر به إدراك الأهداف المهنيّة لكلّ فرد موازاةً مع الأهداف المشتركة لفريق العمل، ولذا تتيح الاجتماعات الفرديّة مجالًا ووقتًا لتحديد أهداف الموظّفين، إلى جانب منحها فرصةً لمتابعة تحقيقها وتطويرها تدريجيًّا.

تطوير خطط العمل

تُعَدّ مساعدة كلّ عضو في فريق العمل على التطور المهني وأداء دوره على أحسن وجه أمرًا جوهريًّا في إدارة الأعمال، ففي بعض الأحيان يكون الموظّفون بحاجة إلى تدريب أكثر وخطة عمل واضحة المعالم من أجل تحقيق أهدافهم، وهو ما يُعَدّ فرصةً للدّعم والتّطوير، ومن أنجح السبل في هذا الشأن هو جعل الموظّفين يعملون جنبًا إلى جنب مع المديرين سعيًا إلى تطوير خطط الأداء.

تبادل تغذية راجعة صادقة

تسهم التغذية الراجعة البنّاءة في رفع أداء الموظّف إلى أعلى مستوى، لذا فمن المهمّ دائمًا وجود ذلك الشخص الذي يساعد الآخرين في تحسين مستواهم وتطوير أنفسهم، وبالمقابل فإنّ التغذية الراجعة من الموظّفين تجاه المدير تحسّن دوره في التعامل ودعم فريق العمل، وعليه تعدّ الاجتماعات الفردية هامّةً لتبادل التغذية الراجعة البنّاءة بين المديرين والموظفين.

العوامل الأساسية لتحديد الغرض من الاجتماع

تتمثل العوامل الأساسية لتحديد غرض الاجتماع في الآتي:

• من سيحضر الاجتماع.
• أهداف الفريق والعمل.
• الهدف من الاجتماع.
• نقاط المناقشة.
• الوضع الراهن للأعمال .

حدد جداول أعمال مشتركة، وجدوِل اجتماعاتك الفردية، واحفظ كل ملاحظات اجتماعاتك الفردية على البرنامج المناسب لحفظها.

الأهداف قصيرة الأجل والأهداف طويلة الأجل من الاجتماعات الفردية

مهما اختلفت الأغراض من الاجتماعات الفرديّة، فمن الضروري للموظّفين والمديرين أن ينتهوا منها وهم راضون عمّا اجتمعوا من أجله، ذلك لأنّ تحديد الأهداف من الاجتماعات الفرديّة يساعد في تأكيد مواصلة تحقيق تلك الأغراض معًا.

تتمثل الأهداف قصيرة الأجل في تلك الأهداف المراد تحقيقها قبل نهاية أيّ اجتماع. على سبيل المثال، إن كان الاجتماع من أجل مناقشة المسار المهني لأيّ موظّف، فهنا قد يكون الهدف قصير الأجل بالنسبة للمدير هو معرفة الجوانب التي تتطوّر لديهم من خلال عملهم في الشركة، بينما قد يكون الهدف قصير الأجل بالنسبة للموظّف هو السؤال عن الارتقاء إلى منصب جديد في فريق العمل.

وتتمثل الأهداف طويلة الأجل في تلك الأهداف المراد تحقيقها من خلال عقد اجتماعات فرديّة بصفة دورية. على سبيل المثال، قد يكون الهدف طويل الأجل بالنسبة للمدير هو تعزيز علاقته بالموظّفين، بينما قد يكون الهدف طويل الأجل بالنسبة للموظّف هو تطوير مهاراته وكسب ثقة المدير قصد بلوغ حرية أكبر في تأدية دوره.

كيفية تحقيق أكبر استفادة ممكنة من الاجتماعات الفردية

لدينا هنا مجموعة من النصائح المتعلقة بالاجتماعات الفرديّة، والتي تضمن من خلالها استفادةً واسعةً وتحقيق هدفك من عقد اجتماع فرديّ.

• جدولة اجتماعات فرديّة بصفة منتظمة: تُعَد الاجتماعات الدّورية أساسًا للاستمرارية، ويمكن القيام بذلك من خلال إجراء فحص نهاية كل أسبوع أو عقد اجتماع شهريّ لمشاركة أيّة تطورات بخصوص المخطط المهني للموظّف، أو حتّى عقد اجتماع لمتابعة الأداء فصليًّا؛ كما يمكن عقد الاجتماعات بأنواعها الثلاثة على اختلافها.
• تحضير أسئلة الاجتماع الفردي: تُعَد الأسئلة محرّكًا رئيسيًّا لأيّة محادثة، سواءً صدرت عن الموظّف أو المدير، فقبل عقد اجتماعك خصّص وقتًا لتحضير مجموعة من الأسئلة المناسبة والمفتوحة، والتي ستمثل محاور النقاش.
• دوّن ملاحظاتك خلال الاجتماع وسجلها: في حال نسيانك لموضوع المناقشة أثناء الاجتماع، فإنّك لن تتمكن من التّصرّف حال المناقشة، لذا عليك بتسجيل ملاحظاتك عن أهمّ محاور الاجتماع والاستعانة بها لاحقًا لتتمكن من المتابعة في حوارك المقبل.
• تحديد عناصر العمل والخطوات المقبلة: في نهاية اجتماعك، راجع ملاحظاتك بحضور الفريق وحدّد على الأقلّ عنصرًا أو عنصرين واضحين للعمل. قد يتعلّق الأمر هنا بالأعمال المنجزة أو آجال ومتابعات التنفيذ التي تكون تحت مسؤوليتك.
• جدولة اجتماع المتابعة: قبل ختام الاجتماع الفرديّ، نسّق لاجتماع آخر من أجل متابعة عناصر العمل، وحدّد تاريخ الاجتماع وأضف نقاطًا أخرى للمناقشة.
• عند ورود أيّ شكّ استعن بنموذج جدول الأعمال: في حال عدم تأكّدك من إدارة الاجتماع، استعن بنموذج الاجتماع الفرديّ، فهو يضمن لك تغطية جميع النقاط التي تريدها واختصار وقت التحضير.

فوائد الاجتماعات الفردية

تشمل فوائد الاجتماعات الفرديّة الشركة إجمالًا، إذ يستفيد كل فرد ما بين مساهم فرديّ أو مدير أو إدارة من الاجتماعات الفرديّة الفعّالة.

الفوائد بالنسبة للموظفين

يستفيد الموظفون من الاجتماعات الفرديّة لأنّها توفر لهم فضاءً يحظون فيه باهتمام كامل من مسؤولهم، وهو ما يمثل فرصةً لمناقشة أو اكتشاف أيّ أمر يعود بالفائدة في مسارهم المهني. على سبيل المثال، تلقي تغذية راجعة عن أدائهم، أو بناء خطة عمل للاستفادة من الترقية.

الفوائد بالنسبة للمديرين

يستفيد المديرون من الاجتماعات الفرديّة لأنّها تحافظ على اتّصالهم بأعضاء فريق عملهم، كما أنّ إدراك شعور الآخرين والتحدّيات التي تواجههم يساعد المديرين أنفسهم في بناء مخططات عمل ملموسة وتوفير الدّعم لفريقهم على الصّعيدين الفرديّ والإجمالي.

على سبيل المثال، الكشف عن قضايا تتعلق بالتزام الموظفين أو الصراعات بين أعضاء فريق العمل، والقدرة على التّصرف المبكّر حيال ذلك.

فوائد تخص الأعمال

بالنّسبة للشّركات إجمالًا، فإنّ الاجتماعات الفرديّة تخلق توافقًا شاملًا وتعزّز التزام الموظّف لتطوير أداء الفريق، وهذا ما يؤدي إلى رفع الإنتاجية والكفاءة في العمل، وكل ذلك يفيد الشركة مباشرةً.

على سبيل المثال، يكون أعضاء فريق العمل مدركون جيّدا للمهام الموكلة إليهم قصد تأديتها على أحسن وجه ضمن الفريق ومدى مساهمة ذلك في تنفيذ الأعمال.

استخلاص الفائدة من كل اجتماع فردي

في الحقيقة، يُعَد فهم فوائد وتأثير الاجتماعات الفرديّة الدوريّة مساعدًا لكلّ فرد في الاستغلال الأمثل لهذا الوقت.

وفي الختام، نذكّر أنّ عقد مزيد من الاجتماعات الفعّالة والمثمرة ينتج عنه فريق عمل أكثر التحامًا وانتظامًا.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال ?What is the purpose of one-on-one meetings.

اقرأ أيضًا

• كيفية إدارة الاجتماعات الفردية باحترافية
• أساليب حل النزاع في المؤسسات
• إدارة المدير الجديد الاجتماع الأول مع الموظفين
• برنامج وقالب لاجتماعات فردية ناجحة
• إدارة سير اﻻجتماعات بكفاءة
• كيف تعقد اجتماعات مراجعة الأداء مع الموظفين؟

سنتحدث في هذا المقال عن الكيفية التي يرغب الموظفون العصريون في الحصول على التقدير من خلالها، وكيف يمكن للمديرين تعزيز شعور الأهمية والتقدير عند الموظفين.

يمتلك المديرون العصريون العديد من المهام، لكنهم يغفلون أحيانًا عن تقدير الموظفين بفاعلية وتقديم الملاحظات الإيجابية، في الوقت الذي يعمل فيه الموظفون بكل طاقتهم ويقدمون أفضل إمكانياتهم راجين ألا تذهب جهودهم سُدًى.

يأتي هنا دور دليل تقدير الموظفين في مساعدتك على اكتساب عادة يومية وتطبيقها على فريقك ومؤسستك، إضافةً إلى العديد من الأفكار والنصائح لتحسين أساليبك في التقدير.

ما أهمية التقدير في العمل؟

يعزز التقدير من إحساس الفخر ويلبّي حاجة الإنسان للشعور بالقيمة، إذ يسخّر الموظفون العصريون أنفسهم للعمل عن طريق الاستعانة بشغفهم وإبداعهم، إلى جانب مهاراتهم التقنية؛ أي أن الموظفين بكل بساطة مهتمين بالعمل وهم يريدون الاهتمام ذاته من فريقهم ومؤسساتهم.

نحن نتوقع التقدير بعد كل إنجاز كبير فقط، في حين أن كل عمل مُنجَز هو ذو قيمة ويستحق التقدير، وقد أظهرت بعض البيانات وجود توافق كبير بين تقدير المؤسسات للإنجازات وبين شعور الموظفين بالثقة.

بناءً على ذلك، يجب أن تتعلم تقدير كل عمل لتعزيز ثقافة التقدير، كما يجب تقبل المعرفة التي تأتي من الأخطاء وجعلها أمرًا طبيعيًا؛ وتذكر أن الشركة التي تتبنى ثقافة التقدير من خلال الاعتراف بالعمل الشاق دون النظر إلى النتائج تعزز من شعور الأمان النفسي وتحقق الاستثمار من كل طاقات الشركة، بما في ذلك تمكين الموظفين ليصبحوا مبدعين، وهي ميزة تنافسية لأي شركة.

إذا كنت تريد خلق بيئة من التقدير في فريقك، فيجب عليك أن تبدأ ببناء عادات شخصية في جعل التقدير والمعرفة جزءًا من يوم الجميع. تعمّد الاعتراف بعمل موظفيك حتى يصير أمرًا لا إراديًا، وشاركهم أخطاءك ومعرفتك؛ إذ كلما أرشدت فريقك بالأمثلة، تحسنت جودة الموظفين.

تأثير تقدير الموظفين

يُعَد تقدير المساهمات أمرًا مهمًا للقوى العاملة التي يقودها الهدف، فللتقدير الدوري أثر كبير في نفوس الموظفين، مثل التزامهم في العمل وتحسن علاقتهم مع المدير ومع زملائهم.

عندما نلقي نظرةً على بيانات استبيان بالس pulse، فإن أقوى توافق بين أي اثنين من المقاييس الفرعية للإدماج هو بين التقدير المتواصل والسعادة في العمل، إذ يريد الموظفون أن يشعروا بالتقدير تجاه جهودهم؛ فكلما زاد التقدير، زادت مستويات السعادة.

نلاحظ أيضًا وجود توافق قوي بين رضا الموظفين وتكرار التقدير مع:

1. الشعور بأن عملهم مُرضي.
2. الشعور بالإنجاز في يومهم.
3. الشعور بأن الملاحظات تساعدهم على التطور.
4. مساهمة زملائهم في تحقيق الأهداف.
5. مشاعر الموظفين العامة حول العمل مع المدير.
6. الشعور بثقة مؤسستهم نحو تحقيق الهدف.

اقتباس

عبَّر 34% من الموظفين عن عدم رضاهم عن التقدير الذي يحصلون عليه في العمل.

يُعَد تقدير الموظفين واحدًا من أكثر الأمور غير المكلفة والشديدة التأثير في زيادة إدماج الموظفين. وسنتحدث تاليًا عن كيفية تقدير الموظفين.

كيف تجعل تقدير الموظفين ذا قيمة؟

يمكن جعل تقدير الموظفين ذا قيمة من خلال إعطاء الأولوية للتقدير الإيجابي على الاجتماعات الفردية مع الموظفين ومخاطبة فريقك وكأنهم مجموعة، فأنت ترغب في أن يدرك الموظفون تقديرك لمساهماتهم الفردية وملاحظة كيفية انعكاس ذلك على عملهم الجماعي، وإليك فيما يلي بعض الخطوات الفعالة.

1. اعرف ما يريده الموظفون

لكل شخص رغباته الخاصة فيما يتعلق بالتقدير، إذ يستمتع البعض بالمديح العلني، بينما يفضل آخرون التحدث الخاص؛ كما يشعر بعض الموظفين بالسعادة عند سماع الكثير من المديح علنًا، بينما يُفضِّل بعضهم الحصول عليه عند القيام بأعمال كبيرة فقط.

تتمثل الخطوة الأولى للتقدير في معرفة رغبات وتفضيلات الموظفين، وأفضل طريقة للتعرف على رغباتهم هي أن تسألهم، لذا احرص خلال اجتماعاتك الفردية مع الموظفين على أن تسألهم حول رغبتهم في تلقي التقدير، ومن الأسئلة التي يمكنك أن تطرحها:

• ما هي أفضل وسيلة يمكنني تقديمها لأقدّرك في عملك؟
• كيف تفضّل الاحتفال عند تحقيق هدف ما؟
• من هو الشخص الذي ترغب بتلقي التقدير منه على وجه الخصوص؟

2. الوضوح والتحديد

خذ وقتك في تخمين ما تقدّره قبل أن تُلقي المجاملات العامة، فهل تأثرت بخبرات موظفيك؟ أو تفكيرهم السريع؟ أو جسارتهم؟ أو قدرتهم على التكيّف؟ يجب عليك أن تحدّد الخصال الإيجابية التي يتحلى بها الموظفون.

اقتباس

نصيحة: فكِّر بالأشياء التي تهم الموظفين وتعني لهم.

عند تقديرك للموظف، من المهم أن تعرف من هو وما هي أهدافه وقيمه، حيث يجب أن تحدد الأشياء التي أحببتها بعمله، وإليك فيما يلي مثالًا يوضح الأمر:

اقتباس

لقد اطلعت على استراتيجيتك التي قدمتها، وقد كانت جيدةً للغاية. من الواضح أنك قمت ببحث معمق، وهو ما كان واضحًا في إجاباتك عن الأسئلة. أعلم أنك تشعر بالتوتر في مثل هذه الأعمال، لكنك كنت واثقًا من نفسك في الجلسة.

3. إعطاء التقدير في الوقت المناسب

لم يفت الأوان بعد على تقدير موظفيك وأعضاء فريقك. هناك مساحة واسعة لتمنح التقدير خلال يومك، لذلك احتفل بالإنجازات والمشاريع الكبرى ولا تنسى الاعتراف بجهد الجميع، كونهم يعملون من أجل هذه اللحظات أيضًا. لا تنسَ أن التقدير المناسب في الوقت المناسب يشير إلى أنك تُعير موظفيك الاهتمام دون أن تركز على النتائج فحسب.

اقتباس

نصيحة: خصِّص الوقت لكل ما تفعله، إذ من الأفضل أن يلتزم فريقك بمهامهم الخاصة عند اقترابهم من الموعد النهائي أو اقترابهم من هدف ما، لكن جمع فريقك في هذه اللحظات والتعبير عن تقديرك لأعمالهم هو تحفيز لهم. اغتنم خمس دقائق من وقتك وأظهر لفريقك أن عملهم الجاد وإخلاصهم يأخذانك نحو الطريق الصحيح.

4. التركيز على الأثر

يرغب الموظفون بالارتباط بأهداف مؤسساتهم، وأفضل طريقة لتحقيق ذلك هي بالتركيز على تأثير عملهم. يشعر الموظف بالقيمة عند التركيز على مساهمات شخص ما نحو الأهداف، سواءً كانت من خلال مقاييس مهنية أو زبون راضٍ أو زملاء داعمين، لذا احرص على توضيح أهمية عملهم من خلال تقديرك لهم.

اقتباس

نصيحة: ادعم تقديرك بالدليل، مثل تقديم أرقام مبنية على أهداف الفريق أو شهادة عميل او كلمات الزملاء اللطيفة، إذ يساعد ذلك على تحسين التقدير ومنحه القيمة. خذ وقتك في الحصول على شيء مادي لتُظهر لفريقك نتائج عملهم.

5. اجمع فريقك حول قيم مشتركة

اجتماع الفريق على قيم مشتركة يوحِّد من مبادئ التواصل وطرق التعاون وإعطاء الأولوية للمبادرات، وهو ما يُسهم في تحقيق أداء وديناميكية صحيحة للفريق كونها نقطةً مرجعيةً للتقدير؛ فعندما يتفق الجميع على ما يهم الفريق، سيكون بمقدورهم تمييز هذه القيم عند ملاحظة العمل الجيد وأسلوب الفرق الأخرى بسهولة.

اقتباس

نصيحة: أنشئ قائمةً لمبادئ الفريق.

فيما يلي بعض النصائح المفيدة لمساعدتك على هذا التمرين:

• أنشئ قائمة المبادئ مع فريقك، إذ يشعر الموظفون بالمساءلة الشخصية عندما يشاركون في كتابة المبادئ.
• استخدم هذه المبادئ في تقديرك، فعلى سبيل المثال، إذا كان الصدق من المبادئ التي وضعتها، فيمكنك أن تقول: "أعجبتني شفافية أفكارك في اجتماع الشركة اليوم".
• اكتب مبادئ ملفتةً باستخدام عبارات قصيرة وجذابة ليسهل الإشارة لها خلال يومك.

التقدير عن بعد: الحفاظ على المعنويات

يمارس الكثير منا العمل عن بعد أو يملك عضوًا في الفريق يقوم بذلك. يفرض التكيّف مع قلة التفاعل المباشر والتواصل غير اللفظي بعض التحديات للمديرين والمجموعات، ولكنه سببٌ غير كافٍ للتقليل من التقدير. إليك بعض النصائح المهمة للحفاظ على ثقافة التقدير مع فريقك البعيد.

أفكار للتقدير عن بعد

• إعطاء التقدير بطريقة مباشرة في كل لقاء.
• التفكير مسبقًا بعمل جيد قام به الموظف وأثَّر به على الفريق، ثم مشاركة ذلك في الاجتماع.
• إجراء الاجتماعات عن بعد مع الموظفين عن طريقة مكالمات الفيديو، ومشاركة تقدير صادق لكل موظف ضمن الجلسة الجماعية.
• عند تقديم عمل فريقك لفريق آخر أو تقديم تحديثات افتراضية على مستوى الشركة، سمِّ الأشخاص ومساهماتهم.

لا تنسَ إخبار فريقك بجودة مساهمتهم عن بُعد، فهو وقت جيد لتعبّر عن جودتهم عندما ينهون مشروعًا أو يكونون في منتصفه.

نقطة التقاء التقدير والملاحظات

قد تبدو الملاحظات الإيجابية والتقدير شيئًا واحدًا، إلا أن العلاقة بينهما أعمق من ذلك. وعندما نبحث عن السبب وراء الملاحظات الإيجابية والسلبية، فإننا نصل إلى أصل مشترك لهما، لكن ثمة اختلافات بينهما نوضحها فيما يلي.

تساعد الملاحظات الأشخاص على التطور والتعلم، وهي تشجع الأشخاص على رؤية الأمور من منظور آخر وإعادة تقييم منهجيتهم، فالملاحظات هي إحدى الوسائل التي يمكنك من خلالها أن تقدّر مجموعتك في عالم يبحث فيه الموظفون عن مدير تتوافر فيه مهارات القائد الجيد.

لكي تضفي ملاحظاتك نوعًا من التقدير، يجب أن ينبع مصدرها من مكان حقيقي، وهو تقدير موظفيك ورغبتك في نجاحهم. يمكنك أن تجعل ملاحظات الموظفين نوعًا من التقدير لهم.

خطوات لجعل الملاحظات نوع من التقدير

1. تحقق من نيّتك: اسأل نفسك؛ هل التقدير الذي تعزم على إعطائه يأتي من منظور القائد أم المدير؟
2. تحديد التوجهات: أخبر الموظف منذ البداية عن السبب وراء الملاحظة، إذ يجب أن تكون عن استثمارك الشخصي في تطورهم المهني.
3. وصل الملاحظات بأهدافهم: اشرح لهم كيف أن الملاحظات ترتبط مباشرةً بأهدافهم التنموية، ليروها نوعًا من الدعم.
4. اختم ملاحظتك بالشكر: اشكرهم على الاستماع لك وتقبّلهم للملاحظة وشجعهم على مشاركة ملاحظاتهم أيضًا.

تذكّر أنه ليس من الضروري أن تُتبَع جميع الملاحظات بالمجاملة، إذ لا يحتاج التقدير دائمًا إلى خطوات أخرى، فأحيانًا تكون جملة "شكرًا لك، لقد قمت بعمل رائع" معبّرةً بحد ذاتها.

تعزيز التقدير بين الزملاء

صحيح أن الموظفين يحتاجون إلى تقدير المدير، ولكن التقدير مهم بالقدر ذاته حين يأتي من الزملاء. يساهم الزملاء ويسعون نحو الأهداف ذاتها وهم يمتلكون نظرةً أوضح حول طبيعة العمل مقارنةً بنظرة المدير. ومن هنا تأتي أهمية التقدير الاجتماعي أو تقدير الزملاء لكونها تأتي من زميلك الذي قد يمتلك فهمًا أعمق لما يحدث في العمل.

أجاب 88% من الموظفين بالإيجاب عند سؤالهم عما إذا كانت مؤسساتهم تشجع التقدير بين الزملاء، وهذه أخبار رائعة. فيما يلي ثلاثة أمور بسيطة يمكن تطبيقها على فريقك لتعزيز التقدير بين الزملاء.

1. استغلال الاجتماعات المتكررة في إعطاء فرص للتقدير

يجب على المديرين استغلال الوقت لمنح الموظفين الفرصة لتقدير بعضهم البعض أثناء الاجتماعات المتكررة، سواءً كانت الاجتماعات يوميةً أو أسبوعيةً أو شهريةً.

خصِّص بعض الوقت بعد إنهاء اجتماعاتك الدورية في الطلب من كل موظف أن يمنح التقدير لواحد أو أكثر من زملائه. ويُفضّل اختيار اجتماع يكون النقاش فيه حول عمل تم إنجازه، إذ يساعد ذلك على استذكار الإنجازات والنجاحات، ويكون السياق جاهزًا في مخيلتهم.

2. توفير المساحة للتقدير بين الزملاء

يرغب الموظفون في مساحة مخصصة للتقدير بين الزملاء، فهم يريدون من المدير أن يشجع الموظفين على تقديم رسائل التقدير وأن يقدم المديرون رسائلهم أيضًا. يمكنك إنشاء رسالة افتراضية للتقدير بين الزملاء على منصات Slack، كما يمكنك تضمين قيم الشركة ومبادئ المجموعات والأهداف والمشاريع الحالية لتوجيه الجميع حول ما يربط الشركة.

3. ابدأ بجوائز شهرية للتقدير

ينظر الموظفون إلى امتلاك جوائز التقدير وبطاقات التمجيد على أنه أمر مشجع على التقدير بين الزملاء، ويمكنك تجهيز جائرة لتحقيق هدف ما في الفريق، بحيث يمرّر الموظف جائزةً إلى أحد زملائه أثناء اجتماع المجموعة، على أن يتحدث الموظف عندما يمرّر الجائزة عن سبب اختياره لزميله ودوره في دعم المجموعة. يمكنك تدوين كل ما قاله المانح ليعود إليها الموظفون لاحقًا.

في الختام

يرتبط الشعور بالتقدير في العمل مباشرةً مع إدماج الموظفين وسعادتهم، وعلى الرغم من أن منح التقدير هو جزء مهم من وظائف الإدارة، فإنه قد يتداخل مع العديد من وظائف عملك، لذا احرص على منح تقدير الفريق والموظفين الأولوية، حتى يؤدي الجميع ما في وسعهم وهم يشعرون بأن جهودهم مقدّرة.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Employee recognition revisited: tips for your modern workforce لصاحبته Nora St-Aubin.

اقرأ أيضًا

• تقدير الموظف: الدليل الكامل
• حقائق لا تعرفها عن تقدير الموظفين
• 12 أمرًا تحتاج له لنظام تقدير موظفين ناجح
• تشجيع الموظفين وإشراكهم في العمل

سنعرض في هذا المقال مجموعةً من الإحصائيات العالمية التي تمت فيما يخص قياس مدى اندماج الموظفين، لتتعرّف على حالات اندماج الموظفين مع البيانات المجمعة من آلاف المؤسسات عبر 157 دولة حول العالم.

تجدر الإشارة إلى أن هذا المقال مبني على دراسة قام بها فريق Officevibe، بالاعتماد على الآتي:

• مجموعة البيانات: أُنشئ تقرير عن حالة اندماج الموظفين باستخدام إجابات عينة من حوالي 50000 مستخدم لبرنامج اندماج الموظفين في Officevibe منذ عام 2013. ويمثل هذا ما يقرب من 1200000 نقطة بيانات.
• مصدر البيانات: تأتي جميع الأسئلة من مكتبة أسئلة برنامج استطلاع Officevibe، يمثل هذا إجمالي ما يقرب من 350 سؤال، على الرغم من عدم استخدام جميع الأسئلة في إنشاء هذا التقرير.
• تجميع البيانات: يجيب الموظفون على 5 أسئلة في كل أسبوع عبر البريد الإلكتروني من مكتبة أسئلة Officevibe. وتبنى الخيارات المحددة على أساس خوارزمية خاصة بـ Officevibe لزيادة المشاركة والتغطية المترية لأي فترة معينة.
• التغطية الدولية: تأتي الإجابات المستخدمة لإنشاء هذا التقرير من حوالي 150 دولة. البلدان التي لديها أكبر قدر من البيانات هي الولايات المتحدة والمملكة المتحدة وكندا والهند وأستراليا وجنوب إفريقيا وألمانيا وفرنسا وهولندا والسويد.
• تغطية قطاع الصناعة: تأتي الإجابات المستخدمة لإنشاء هذا التقرير من أكثر من 1000 مؤسسة من جميع الأنواع المختلفة للصناعات المدرجة في معيار تصنيف الصناعة (ICB). الصناعات التي تحتوي على أكبر قدر من البيانات هي خدمات المستهلك والسلع الاستهلاكية والصناعات والمالية والتكنولوجيا والرعاية الصحية.
• الخصوصية: تحترم البيانات المعروضة هنا شروط وخدمات Officevibe (المادة 10.1.1). لم تُجمع أي معلومات شخصية (إلى جانب معرف المستخدم المشفر) ولم يُقدَّم أي حافز للمشاركة في هذا التقرير.

وإليك ما وضحته الأبحاث حول هذا الموضوع.

من أين تأتي بيانات اندماج الموظفين لدينا؟ في الواقع، يعمل فريق Officevibe على جمع الإحصاءات من عينة بيانات واسعة مستمدة من أكثر من 150 دولةً حول العالم وأكثر من 1000 منظمة وحوالي 1,200,000 نقطة بيانات.

هناك العديد من الأمور المهمة الواجب أخذها في الحسبان والتي من شأنها أن تساعد الموظف على تحقيق الاندماج الوظيفي بعمله، فعندما يشعر الموظفون بالتقدير والاحترام والانتماء للفريق وبأن أفكارهم ذات قيمة، ستزيد احتمالية تحقيقهم للمزيد من التطور داخل وخارج الشركة، ويصبحون أكثر فاعليةً بتقديم خدمات عالية الجودة وابتكار أفكار خلاَّقة من أجل ازدهار الشركة.

جمعنا لك في هذا المقال عشرة مقاييس أساسية لاندماج الموظفين، والتي يجب على الشركات متابعتها والعمل على تحسينها.

تقدير الموظفين

تصل نسبة الموظفين الذين يشعرون بعدم حصولهم على التقدير الكافي من رؤسائهم بالعمل إلى حوالي 63%. ووفقًا لكتاب ما مدى امتلاء وعائك How Full Is Your Bucket، فإن السبب الأول والرئيسي وراء ظاهرة استقالة الموظفين هو أنهم لا يشعرون بالتقدير والثناء مقارنةً بالجهود التي يقدمونها في العمل.

واحدة من أكثر الأمور التي قد تصيب الموظفين بالإحباط خلال فترة عملهم في أي مؤسسة هي عدم تلقيهم التقدير الكافي لقاء الجهود التي يبذلونها، لذا فإن من أهم الأشياء التي يمكنك القيام بها لزيادة استمرارية الموظفين والتقليل من معدل استقالة موظفيك هي تقدير عمل الموظفين والاعتراف بالجهود التي يقومون بها من أجل الشركة.

توصلت أحد الأبحاث التي أجرتها شبكة Deloitte إلى أن المؤسسات التي تعتمد أساليب تقدير الموظفين في إستراتيجيات عملها لديها معدل دوران أقل من المؤسسات التي لا تعتمد هذه الأساليب بنسبة تصل إلى 31%.

يشكل دوران الموظفين حملًا ثقيلًا على الشركات، نظرًا للتكاليف المرتفعة التي تتحملها في البحث عن موظفين ملتزمين، لذا يجب على الشركات أن تبذل ما في وسعها في سبيل الحفاظ على الموظفين الجيدين.

إحصائية عدد المرات التي يتلقى فيها الموظفون التقدير في عملهم

إحصائية عدد المرات التي يتلقى فيها الموظفون التقدير في عملهم

تفاجأ فريق Officevibe مما وجده في استطلاعه الذي سأل فيه الموظفين: "كم مرةً تحصلون على التقدير في عملكم؟" أظهر البحث أن الموظفين لا يحصلون على التقدير الذي يستحقونه نتيجة جهودهم، فقد أشار 72% من الموظفين إلى أنهم يتلقون المديح أقل من مرة في الأسبوع.

تُعَد هذه النسبة مرتفعةً للغاية، إذ يشعر الكثير من الموظفين أن مؤسساتهم التي يعملون بها غير ممتنّة لجهودهم. إليك فيما يلي الإحصائيات التي توضح إجابات الموظفين:

• أشار 8% من الموظفين إلى أنهم لا يحصلون على التقدير أبدًا.
• أشار 25% من الموظفين إلى أنهم يحصلون على التقدير فصليًا (كل ثلاثة شهور).
• أشار 39% من الموظفين إلى أنهم يحصلون على التقدير شهريًا.
• أشار 28% من الموظفين إلى أنهم يحصلون على التقدير أسبوعيًا.

التقدير أهم من المكافآت والهدايا عند الموظفين

أحد الأسباب التي تدفع المديرين إلى عدم تقدير موظفيهم هو أنهم غالبًا ما يخلطون التقدير مع المكافآت المادية، لكن الحقيقة أنهما أمران مختلفان، فالتقدير ببساطة هو الاعتراف بإنجاز عمل على نحو جيد، أي أنت لست بحاجة إلى أن تدفع شيئًا مقابل المدح أو إعطاء التقدير. وفي الواقع، تشير البيانات إلى أن:

اقتباس

يعتقد 83% من الموظفين أنه من الأفضل للشخص سماع التقدير عوضًا عن تلقي الهدية.

إنها أخبار جيدة للمديرين، فقد اكتشفوا الآن واحدةً من أسهل وأوفر الوسائل التي تساعد على تحفيز الموظفين، وهي الاعتراف بجودة عملهم.

تقديم الملاحظات للموظفين

اقتباس

أفاد 32% من الموظفين بأنهم مجبرون على أن ينتظروا ثلاثة أشهر للحصول على الملاحظات من رؤسائهم.

يُعَد تقديم الملاحظات من أهم اﻷمور التي تساعد على تطوير الموظفين. وعلى الرغم من أن الموظفين يحبون تلقي الملاحظات، لكن لا يستمتع الكثير من المديرين بإعطائها.

تقديم الملاحظات بانتظام

تدور الملاحظات حول تغيير السلوك، فكلما اقتربت من ملاحظة السلوك الذي ترغب بتغييره، زادت احتمالية تغيّره. وستفوتك الفرصة إذا انتظرت حتى تقييم الأداء السنوي.

اقتباس

يرى 96% من الموظفين بأن تلقي الملاحظات بانتظام هو أمر جيد.

تُعَد الملاحظات فرصةً كبيرةً للمديرين ليطوروا من موظفيهم، والملاحظات الدورية هي واحدة من الطرق المهمة التي تمكنك من تطوير الموظفين، إذ يمكنك إعطاءها عن طريق اجتماعات مراجعة الأداء وجلسات التخطيط الأسبوعية ولقاءات تأكيد الحضور اليومية.

يحب الموظفون الملاحظات

إحدى المعلومات المثيرة للاهتمام والتي كشف عنها فريق Officevibe هي مدى تقبل الموظفين للملاحظات. فعلى الرغم من أن المديرين يكرهون إعطاء الملاحظات، فإن الموظفين يبحثون عنها بفعالية.

اقتباس

يُقدِّر 83% من الموظفين الملاحظات كثيرًا، بغض النظر عما إذا كانت إيجابيةً أم سلبيةً.

يسعى الموظفون للحصول على الملاحظات لكي يحسنوا من مهاراتهم، ومن الواضح أن المديرين يمتلكون الفرصة ليخلقوا ثقافة الملاحظات بطريقة أفضل.

خلق ثقافة الملاحظات

إعطاء الملاحظات ليس محصورًا على المديرين فحسب، فمن المهم أن تُنشئ ثقافة الملاحظات في مؤسستك، إذ يساعد الجميع بعضهم البعض على التحسن. قد تكون الملاحظات التي تخرج من زملاء العمل ذات قيمة أكبر من تلك التي تخرج من المدير، لأنهم يعرفون بعضهم جيدًا.

اقتباس

يتمنى 62% من الموظفين لو أنهم تلقوا ملاحظات أكثر من زملائهم في العمل.

شجِّع الجميع على أن يعطوا المزيد من الملاحظات لبعضهم البعض وأن يعطوا لقادتهم ملاحظات أكثر، سوف تشهد نجاحًا أكبر لو أنشأت ثقافة ملاحظات مفتوحةً وصريحة.

جودة الملاحظات تغلب الكمية

إن ما يفوق إعطاء الملاحظات أهميةً هو الحرص على أن تكون ذات جودة عالية. والملاحظات عالية الجودة هي التي تكون محددةً ومؤقّتةً وقابلةً للتنفيذ. عندما سأل فريق Officevibe الموظفين: "من 1 إلى 10، ما قيمة الملاحظات التي تتلقونها؟" أجاب 64% من الموظفين أنه ينبغي تحسين جودة الملاحظات التي يتلقونها، لذا يجب على المديرين التمرن على إعطاء ملاحظات هادفة لموظفيهم.

اقتباس

معلومة ممتعة: عندما سأل فريق Officevibe المديرين إذا ما عمل الموظفون بالملاحظات التي تلقوها، أجاب 22% منهم بـ "لا" وأجاب 28% منهم بـ "ليس باستمرار"، بينما أجاب 50% بكلمة "نعم".

سعادة الموظفين في عملهم

اقتباس

يغادر 23% من الموظفين كل يوم عملهم وهم منهكون جدًا.

وفقًا للأبحاث السابقة، يبدو أن العديد من الأشخاص غير سعيدين في عملهم، والأسوأ من ذلك هو عندما سأل فريق Officevibe الموظفين: "ما مقدار سعادتك في العمل هذا الأسبوع؟" أظهرت النتائج أن الأشخاص يغادرون العمل وهم مرهقون.

اقتباس

أجاب 29% من الموظفين بأنهم غير سعيدين في عملهم.

من المهم النظر إلى السعادة خارج العمل أيضًا، فمن اللطيف إظهار الاهتمام بما يقوم به الموظفون خارج العمل دون أن يصبح الأمر شخصيًا للغاية، إذ تنعكس سعادة الموظف خارج العمل على سعادته داخل العمل.

اقتباس

أجاب 26% من الموظفين بأنهم غير سعيدين خارج عملهم.

ينبغي أن تسأل نفسك: "ما الذي يمكنني فعله لإسعاد الموظفين؟" حتى لو كان الأمر مرتبطًا بشيء خارج العمل. تأكد بأن سعادتهم خارج العمل ستزيد من مستوى السعادة لديهم، لذا فإن الأمر يستحق ذلك.

التطور الشخصي للموظفين

اقتباس

يعتقد 56% من الموظفين أنهم لا يمتلكون فرصًا لتحقيق التطور الوظيفي.

على الرغم من بدء الشركات في فهم أهمية الاستقلالية والتفوق والهدف، إلا أنه ما يزال أمامها الكثير من المهام لتفعلها، فقد أشار معظم الموظفون إلى أنهم لا يشعرون بالاستقلالية أو بامتلاك أهداف حقيقية أو حتى بإتقان المهارات اللازمة للعمل.

فقدان الاستقلالية

الاستقلالية مهمة جدًا لاندماج الموظفين في العمل، لذا سأل فريق Officevibe الموظفين عن مدى الاستقلالية التي يتمتعون بها في عملهم، وكانت النتائج:

اقتباس

أشار 39% من الموظفين إلى أنهم لا يشعرون بالاستقلالية بما يكفي.

يعود ذلك غالبًا إلى الإدارة التحكمية، حيث يفرض المدير على الموظفين معرفة كل تفصيلة صغيرة، وهو أمر غير صائب. يجب على المديرين بناء الثقة وتعزيز التوازن ضمن فريق العمل، مما يسمح لهم بالعمل على المشاريع بكفاءة عالية.

فقدان الإتقان

تشير الأرقام والبيانات إلى أن العديد من المؤسسات لا تساعد موظفيها بما يكفي على التعلم والتطور، فحسب الإحصائيات:

اقتباس

53% من الموظفين لم يطوروا من مهاراتهم بما يمكن ملاحظته في عامهم الماضي.

فقدان الغاية من العمل

من المهم جدًا للموظف أن يفهم الغاية من عمله. يشعر الموظفون بالتحفيز عند وجود هدف يريدون تحقيقه. عندما سأل فريق Officevibe الموظفين: "هل تؤمن برؤية وأهداف مؤسستك؟" لاحظ أن ربع الموظفين غير مبالين أو لا يعرفون الهدف من وجود شركتهم.

الرضا الوظيفي

اقتباس

يتوقع 15% من الموظفين بأنهم لن يعملوا في الشركة ذاتها في عامهم المقبل.

هناك جانبان مهمان لتحقيق الرضا الوظيفي؛ الأول هو العائد المادي (الراتب + الفوائد)، والثاني هو بيئة العمل الإجمالية. يحتاج الموظفون إلى الشعور بالإنصاف، وذلك من خلال تلقي مقابل مادي يوازي الجهود التي يبذلونها، وتُعرَف هذه النظرية في علم النفس بنظرية الإنصاف.

سأل فريق Officevibe الموظفين: "هل أنت راضٍ عن حزمة المزايا التي تقدمها شركتك؟" وما وجدوه أن:

اقتباس

من بين كل موظفين اثنين، هناك موظف غير راضٍ عن حزمة المزايا التي يحصل عليها.

أراد فريق Officevibe معرفة رأي الموظفين عن الراتب المادي أيضًا، فسألهم: "هل يُدفع لك بإنصاف لقاء عملك؟"

اقتباس

يعتقد 32% من الموظفين بأنهم يتلقون أجرًا منصفًا لقاء عملهم.

يجب القيام بشيٍء ما إذا لم يكن بوسعك تغيير الراتب، فهناك طرق أخرى لعرض المزايا، مثل إتاحة المرونة في بيئة العمل.

تعزز المشاركة الفعالة من اندماج الموظف

من أفضل الفرص التي يمتلكها المديرون لتعزيز اندماج الموظفين ضمن الفريق وتحفيزهم بسرعة هي أسلوب الإشراك. فوفقًا لكتاب أول 90 يومًا The First 90 Days فإن الموظف يحتاج إلى ثلاثة أشهر حتى يبدأ في إضافة قيمة لعمله.

من المفترض أن تدوم هذه الأساليب لعدة شهور، لكن لسوء الحظ، فإنها تدوم في الواقع ليوم واحد أو يومين على الأكثر. سأل فريق Officevibe الموظفين: "هل تمتلك مؤسستكم أسلوبًا جيدًا في التوظيف والإشراك؟" وكانت النتائج:

اقتباس

يعتقد 51% من الموظفين أنه يمكن تحسين أسلوب الإشراك في مؤسساتهم.

لذلك، يجب التركيز أكثر على تشكيل الفريق والتعلم والتدريب لفترة أطول من الزمن.

يحتاج الموظفون إلى أهداف واضحة

يحتاج الموظفون إلى فكرة أكبر عن خطة سير عملهم اليومي، كما أنهم يحتاجون إلى معرفة كيفية تقييم نجاح عملهم. ويؤدي فقدان الشفافية إلى الارتباك، والذي بدوره يؤدي إلى التوتر، وبذلك تحصل الاستقالة. ما يمكن ملاحظته هنا هو أن الموظفين بحاجة إلى تحديد أهدافهم.

اقتباس

يعتقد 72% من الموظفين بأن رئيسهم قادر على تحديد أهداف أوضح.

من أفضل الطرق لضمان وضوح الأهداف هو استخدام وسائل الغايات والنتائج الأساسية OKRs، والتي تعمل على تحديد أهداف الشركة والفريق للأشهر الثلاث القادمة، والتحقق المتكرر من التقدّم -كل أسبوعين مثلًا- لضمان سير عمل الجميع.

الصحة النفسية والجسدية للموظفين

يرى 60% من الموظفين أن عملهم يتعدى على حياتهم الشخصية. يعاني الموظفون من الإجهاد والإرهاق في العمل، كما تشهد حياتهم غياب التوازن الجيد بين العمل والحياة الشخصية، مما يسبب لهم أزمةً كبيرةً في جانب الصحة. سأل فريق Officevibe الموظفين: "هل تحصل على 8 ساعات من النوم في معظم لياليك؟" وكانت الإجابات:

اقتباس

يفتقد 44% من الموظفين إلى القدرة على النوم، كما قد يعانون من الأرق المستمر.

يؤدي هذا الإنهاك إلى اتخاذ خيارات غير صحيحة ومستويات عالية من التوتر وضعف صحتهم عمومًا.

يعيش الموظفون حالة من التوتر

يرتبط مقدار الطاقة التي يبذلها الموظفون مع التوتر الدائم الذي يصيبهم في عملهم، إذ يجعلهم أقل إنتاجيةً من المعدل المطلوب. ومن هذا المنطلق، يجب على المديرين القيام بكل شيء يستطيعونه لتخفيف التوتر عن الموظفين وتحسين إنتاجية الفريق.

اقتباس

يرى 47% من الموظفين أنهم مُجهدون في العمل.

وهذا رقم صادم، ومن المفترض ألا يكون هناك أي سبب يدفع الموظفين للتوتر أثناء العمل. ومما تجدر الإشارة إليه هنا:

اقتباس

يشعر 22% من الموظفين بالقلق من فقدان وظائفهم في الأشهر القادمة.

لذلك، يجب على المديرين تعزيز ثبات الموظفين في العمل للتخفيف من مستويات التوتر.

الموظفون مرهَقون

لا جدوى من إرهاق موظفيك، قد تحصل على ساعات أخرى قليلة من الإنتاجية من الموظف على المدى القصير، أما على المدى الطويل، فإنهاك شخص ما لا يساعد على تحسين إنتاجيته. سأل فريق Officevibe الموظفين: "هل تكمل مهام عملك في البيت؟" أجاب 32% من الموظفين بـ "نعم" وأشار 37% منهم إلى أنهم يضطرون أحيانًا إلى ذلك، بينما نفى 31% منهم هذا الأمر.

تحقيق التوازن بين الحياة والعمل هو جزء مهم من كونك موظفًا معافى وسعيد ومنتج في نفس الوقت.

عمل الموظفين كسفراء للشركة

اقتباس

أشار %57 من الموظفين إلى أنهم لن يقوموا بالتوصية بمؤسساتهم بصفتها مكانًا جيدًا للعمل فيه.

يُعَد مقياس صافي المروّج للموظف eNPS من أفضل مقاييس الولاء والسعادة، حيث يبحث هذا المقياس حول رغبة الموظفين في التوصية بالمؤسسة وخدماتها ومنتجاتها. تُقاس درجة صافي المروّج للموظف عن طريق سؤال الموظفين السؤالين التاليين:

• ما احتمالية أن توصي بمؤسستك بوصفها مكانًا جيدًا للعمل.
• ما احتمالية أن توصي بخدماتها ومنتجاتها.

تتمثل طريقة حساب المقياس في طرح النسبة المئوية للمنتقدين (الأشخاص الذين حصلوا على تقييم يتراوح بين 0 إلى 6) من النسبة المئوية للمروِّجين (الأشخاص الذين حصلوا على تقييم يتراوح بين 9 إلى 10)، ولا يشمل المقياس الأشخاص الذين سجلوا تقييمًا يتراوح بين 7 إلى 8، إذ يُنظر إليهم على أنهم محايدون.

عندما قام فريق Officevibe بقياس درجة صافي المروّج للموظف باستمرار في آلاف المؤسسات حول العالم، وجدوا معلومات مثيرةً للاهتمام، وعندما سألوا الموظفين: ما احتمالية أن توصي بمؤسستك بوصفها مكانًا جيدًا للعمل من 0 إلى 10؟ كان متوسط درجة صافي المروّج 23 درجة، وهي نتيجة جيدة.

من المثير للاهتمام أنه في السؤال الثاني: "ما احتمالية أن توصي بخدمات مؤسستك ومنتجاتها على مقياس من 0 إلى 10؟ كان متوسط درجة صافي المروّج 40 عالميًا، وهي نتيجة ممتازة. هذا يشير إلى أن احتمالية توصية الأشخاص بمنتجات مؤسساتهم تفوق الثقافة ذاتها.

العلاقة مع المديرين

اقتباس

يتمنى 31% من الموظفين لو أن رؤساءهم يتواصلون معهم أكثر وبانتظام.

طلب فريق Officevibe من الموظفين تقييم مدى قربهم من رؤسائهم في العمل من خلال طرح السؤال: "ما مدى قربك من مديرك في العمل؟ حيث أشار 37% من الموظفين إلى أنهم لا يشعرون بالقرب من رؤسائهم في العمل، ويمكن من ذلك استنتاج أن العلاقة بين الموظف ومديره لها أثر كبير في اندماج الموظفين.

يحتاج الموظفون إلى الشفافية

يحتاج الموظفون إلى تعزيز التواصل الشفاف والمستمر مع الموظفين، إذ يساعدهم ذلك على تطوير مكانتهم في الشركة. ومن خلال ما توصل إليه أعضاء فريق Officevibe في بحثهم، فقد وجدوا أن هناك موظفًا واحدًا من كل خمسة موظفين يشعر بأن مديره يتعامل معه بشفافية، ومنه يجب على المديرين أن يسعوا إلى خلق بيئة متعاونة يشعر فيها الموظفون بالراحة والتوافق مع بعضهم البعض. سيساعد بناء مثل هذه العلاقات في الحصول على موظفين مترابطين ومنتجين.

التواصل مهم للموظفين

يرغب الموظفون في تعزيز التواصل مع مديرهم، حيث يقوي التواصل شعورهم بالارتباط مع الشركة. سأل فريق Officevibe الموظفين إذا كانوا يقضون أي وقت مع رؤسائهم خارج العمل، فأجاب أكثر من ثلث الموظفين بالنفي. من المثير للاهتمام أن 70% من الموظفين الذين لم يقضوا أي وقت مع رؤسائهم يريدون فعل ذلك.

اقتباس

عبَّر 70% من الموظفين عن رغبتهم في قضاء وقت أكثر مع رؤسائهم.

وهذا يعني أن الموظفين متشوقين إلى التعرف على رؤسائهم وتوطيد علاقة معهم خارج إطار العمل، لذا يجب على المديرين العمل على تحسين التواصل مع فريق العمل.

العلاقة مع الزملاء

اقتباس

يعتقد 34% من الموظفين بأنهم لا يتفاعلون اجتماعيًا مع زملائهم.

امتلاكك لصديق في العمل هو من أهم العوامل في اندماجك ورضاك عن عملك، ولكننا قد نتصرف في بعض الأحيان بسوء مع زملائنا عندما نكون متعبين أو متوترين. إن مشكلة التنمر في أماكن العمل هي مشكلة ضخمة، ومن الأمور الممتعة التي وجدها أعضاء فريق Officevibe خلال بحثهم هي عندما سألوا الموظفين: "هل رأيت أحد زملائك وهو يتصرف بسوء مع شخص آخر؟" وقد وجدوا أن الموظفين يتعاملون بلؤم مع بعضهم البعض في بعض الأحيان، سواءً كانوا مدركين لذلك أم لم يكونوا.

اقتباس

شاهد 40% من الموظفين أحد زملائهم وهو يتعامل بسوء مع شخص آخر.

الموظفون مجهدون في بعض الأحيان

إحدى الأسباب وراء عدم تفاعل الموظفين اجتماعيًا مع زملائهم هو عدم امتلاكهم الوقت لفعل ذلك.

اقتباس

يتناول 60% من الموظفين الطعام على مكتبهم لوحدهم وهم يعملون.

هناك مؤشّر آخر قد يكون علامةً على إرهاق الموظفين، وهو أن 20% من الموظفين يتمنون لو أن زملائهم يتعاونون معهم بصورة أفضل. وفي الواقع، يستطيع المديرون القيام بأمرين اثنين للتخفيف عنهم:

1. فرض هذه العلاقات الاجتماعية.
2. تحقيق التعاون الفعال بين أفراد الفريق.

من المهم أن تشجع فريقك على أن يتعرفوا على بعضهم البعض، من خلال تنظيم نشاطات وأحداث تساعد على توليد تلك التفاعلات الاجتماعية. لا ينبغي أن يشعر الموظفون بالإرهاق أو أن زملائهم لا يتعاونون معهم بما يكفي. وتتمثل مهام المديرين في ضمان تساوي جميع الموظفين بالأعمال المقسمة بينهم بالعدل، وتحقيق التوازن في الحياة مع العمل.

الاحترام المتبادل بين الموظفين

سأل فريق Officevibe الموظفين "ما مدى تقديرك لمشاركة زملائك معك في العمل" فوجد أن %82 من الموظفين يقدّرون جدًا مشاركة زملائهم معهم في العمل.

يمكن للمديرين إيجاد فرص أكبر ليتعاون الموظفون مع بعضهم البعض في العمل على المشاريع؛ وكما هو واضح، لا يشعر الموظفون بأنهم يتفاعلون بما يكفي مع بعضهم البعض، فهم يحترمون زملاءهم، رغم أنهم يشعرون بضرورة تعاونهم بصورة أفضل. ومن الطرق السهلة لحل هذه المسائل، هو تشكيل مجموعات تسمح للموظفين بالعمل معًا.

توافق القيم الشخصية للموظفين مع قيم الشركة

اقتباس

يعتقد %33 من الموظفين بعدم توافق قيم شركتهم مع قيمهم الشخصية.

تتحدث العديد من المؤسسات عن أهمية التوافق الثقافي وكيف أنها تقود إلى تحقيق اندماج أكبر للموظفين، يتحقق التوافق الثقافي بصورة مثالية عندما تتوافق قيم الموظف الشخصية مع القيم العليا للمؤسسة.

إعطاء النصائح أمر ضروري للشركات

تحتاج الشركات إلى القيام بدور كبير في تقديم النصائح حول غاية الشركة وقيمها، ويجب تذكير الموظفين باستمرار عن الغاية من وراء ما يقومون به.

تذكّر بأنه ليس هناك ما يُسمى بالتواصل المبالغ به. تساءل فريق Officevibe عن مدى تذكّر الموظفين للهدف من وجود مؤسساتهم، فسألوهم: كم مرةً يُذكِّرك الآخرون بأهداف مؤسستك؟

اقتباس

أجاب 33% من الموظفين بأنهم نادرًا ما يتلقون تذكيرًا بأهداف مؤسساتهم.

من المهم أن يشعر الموظفون بأنهم يقومون بشيء عظيم. على سبيل المثال، إن كان هناك شخص يعمل في شركة للأدوية، فإنه لا يبيع الأدوية فحسب، بل يجب أن يعلم أنه يساعد على إنقاذ الأرواح أيضًا. من المهم التذكير بالهدف الأكبر، حتى يحافظ الموظفون على شغفهم تجاه العمل. وقد تمت ملاحظة نتائج مماثلة حين سأل فريق Officevibe الأشخاص عن قيم مؤسساتهم:

اقتباس

لا يفهم 19% من الموظفين القيم العليا لمؤسساتهم أو أنهم لا يعرفونها على الإطلاق.

هل القيم العليا مجرد شيء تافه؟

تملك العديد من المؤسسات قيمًا تحتوي على كلمات مبهمة، مثل كلمة "مبتكرة" أو "متعاونة"، فهل تعني هذه الكلمات شيئًا أم أنها أدوات تسويقية فحسب؟ عندما سأل فريق Officevibe الموظفين: هل تعتقد بأن قيم شركتك تعينك على النجاح؟

• أجاب 35% من الموظفين بأن قيم شركتهم لا تساعدهم على التطور.
• أجاب 41% منهم بأن القيم قد تساعد على التطور.
• أكد 26% منهم بأن القيم تساعدهم على التطور.

نجد من خلال الإجابات السابقة أن معظم الموظفين يعتقدون بأن قيم شركتهم لا تعينهم على التطور. لذا اسأل نفسك حول إذا ما كانت قيمك تعني شيئًا فعلًا أم أنها موجودة فحسب.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Employee engagement statistics from across the globe.

اقرأ أيضًا

• الاندماج الوظيفي: الصورة الكاملة
• 9 أفكار للاندماج الوظيفي ستعجب الموظفين
• الدليل الشامل لاستبيانات إدماج الموظف
• قالب استبيانات إدماج الموظف الملائم لمختلف أنواع الفرق
• مجموعة نصائح لصياغة خطة إدماج الموظفين
• تشجيع الموظفين وإشراكهم في العمل

تتطلب قوة العمل الحديثة إعطاء آراء تطلعية بصورة متكررة من المديرين إلى الموظفين وبالعكس، إذ تثير كلمة تعليق أو رأي في الأداء بحد ذاتها رد فعل، سواءً كان رد الفعل حماسًا أو خوفًا أو مجرد نظرات تساؤل.

يدرك المديرون العظماء أن تقديم الملاحظات هو عنصر أساسي في عملية التطور المستمر وتحسين أداء الموظفين وتكوين فريق عمل مرن. ومع ذلك، فإنه ليس من السهل القيام به على النحو الصحيح دائمًا.

قد يجد المديرون الجدد بعض الصعوبة في تقديم الملاحظات بفعالية، مثل إعطاء الملاحظات بصورة منتظمة أو إجراء محادثات معقدة عن الأداء، لذا أعددنا هذا الدليل الشامل حول ملاحظات الموظفين، مع تقديم جميع النصائح والأمثلة وأفضل الممارسات التي تحتاج إليها حتى تجعل ملاحظاتك أكثر تأثيرًا.

تُعَد الملاحظات أمرًا ضروريًا لتحقيق الرضا الوظيفي عند القوى العاملة الحديثة الموجَّهة نحو التنمية، إذ يبحث الناس عن أدوار توفر لهم فرصًا للتعلم المستمر والنمو. يرغب الناس في أن يشعروا بالقوة والحركة في العمل، لكن مع وجود مدير يستثمر شخصيًا في تطورهم، فإنهم يصبحون مهيّئين جدًا لتحقيق إمكاناتهم، إذ يدعم المدراء ثقافة الشركة في التطوير المستمر للمواهب عندما يقدمون ملاحظات منتظمةً ويقدّرون الموظفين.

يؤدّي قادة الفريق دورًا مهمًا ومخيفًا إلى حدٍ ما في إعطاء الملاحظات للموظفين، إذ تساعد هذه الملاحظات على تطوير خبراتهم وعملهم بأساليب أكثر ترابطًا ومهارة. يُعَد هذا الأسلوب واحدًا من الأساليب الكثيرة التي يؤدي من خلالها المديرون دورًا لا غنى عنه في النجاح المؤسسي، وتجدر الإشارة هنا إلى أن تقديم ملاحظات للموظف لا يقل أهميةً عن قبول الملاحظات من الموظفين، إذ تساعدك هذه الملاحظات على تحسين دورك وتضفي شعور الأمان بين أفراد فريقك لمشاركتهم واقع ما يشعرون به معك.

توفر استبيانات الموظفين مجهولة الاسم مساحةً آمنةً لطرح الموضوعات الصعبة، وهي تساعد على بناء الثقة والدعم والتواصل الحقيقي، كما أنها تسمح للموظفين بطرح الأسئلة بثقة، لذلك يُعَد إخفاء الهوية أمرًا مهمًا للغاية.

إحصائيات الملاحظات

وفقًا لبيانات استطلاع Officevibe فإن:

• 17% من الموظفين يشعرون بأن الملاحظات التي يتلقونها غير محددة.
• 23% من الموظفين غير راضين عن تكرار الملاحظات الواردة من المدير مباشرةً.
• أفاد 28% من الموظفين بأن الملاحظات لا تُجرى بما يكفي لمساعدتهم على فهم كيفية التحسن.

على الرغم من وجود العديد من المشكلات المرتبطة بجودة الملاحظات التي يتلقاها الموظفون وتكرار تلقيها، إلا أن الأمر يحتاج إلى التعديل لتكون الملاحظات فعالةً بصورة ملحوظة. لن تُفيد الملاحظات الرائعة كثيرًا إذا حصل عليها الموظفون مرةً واحدةً فقط في كل عام أثناء تقييم الأداء السنوي، كما لن تكفي جلسة ملاحظات مدتها 15 دقيقة يوميًا إذا لم يكن هناك ما يدعم الموضوع.

يغطي هذا المقال الأساليب والنصائح والأمثلة التي تساعدك على صقل ملاحظاتك من حيث التوقيت والقيمة.

ما هو الوقت والمكان المناسب لإعطاء الملاحظات للموظف؟

يأتي معدل تكرار الملاحظات في المرتبة السابعة من بين أدنى 26 مقياسًا ثانويًا لمشاركة الموظفين في الاستبيان الذي أجراه Officevibe، إذ يشير الاستبيان إلى أن 21% من الموظفين غير راضين عن معدل لقاءاتهم بمديرهم في جلسة الملاحظات.

تخبرنا الأرقام السابقة بأن أفضل ما يجب أن تبدأ به هو التخطيط الجيد للوقت، فمع تسارع وتيرة القوى العاملة، لم يَعُد الموظفون يطيقون الانتظار إلى نهاية السنة -أو حتى إلى نهاية الشهر- لتلقي الملاحظات، لذا من المهم أن يجري المديرون محادثات مستمرةً مع الموظفين، ويخصصوا فترات محددةً لإعطاء ملاحظات فعالة للموظفين.

عند تخصيص الوقت والمكان المناسبيْن للملاحظات، سيشعر الموظفون والمديرون بالجاهزية والحماس لتبادل الملاحظات. يجب الاستعانة بالاجتماعات الفردية الدورية لتقديم الملاحظات، أو إعداد جلسات ملاحظات مخصصة في مدة زمنية تتناسب مع كل عضو في الفريق.

اقتباس

نصيحة بشأن التوقيت: تحقق أولًا، فقد لا تعرف أبدًا الظروف التي يمر بها الأشخاص في حياتهم، لذا تحقق دائمًا من الوقت المناسب لإعطاء ملاحظاتك، وذلك من خلال سؤالهم عن ظروفهم الراهنة، والتي تعطيهم انطباعًا بأنك مهتم، وهي النية الحقيقية من وراء التعليقات في المقام الأول (سنقدم المزيد عن ذلك فيما بعد).

ما هي ميزات الملاحظات الجيدة؟

تتخذ الملاحظات في الغالب صيغًا عديدة، وكلما قدمتها بأريحية أكثر، زادت قدرتك على تكييف أسلوبك بناءً على ما يفضله الموظفون والعلاقات التي تربطك بهم. توضح الأمثلة التالية بعض الأفكار المهمة حول الأمور التي يجب أن تتصف بها الملاحظات، وكذلك الأمور التي يجب أن تخلو منها.

الصفات التي يجب أن تتحلى بها الصفات الجيدة:

• التركيز على المستقبل: يمكن أن تقول للموظف على سبيل المثال: " يمكنك في المرة القادمة التخطيط لإجراء بحث مسبق عن الحالة".
• محددة وواضحة: يمكن أن تقول للموظف على سبيل المثال: "ساعدت خطة عملك الأخيرة على تحسين الكفاءة، هل يمكنك العمل بها مجددًا هذه المرة؟"
• قابلة للتنفيذ والتطبيق: يمكن أن تقول للموظف على سبيل المثال: "نظرًا لأننا نعمل ضمن ميزانية محدودة، فعلينا أن نركز على التفاصيل، حتى لا نقدم المنتج بجودة متدنية".
• الأفكار أو مقدمات التفكير: يمكن أن تقول للموظف على سبيل المثال: "يقلل سوء تباين الألوان من قابلية قراءة النص".
• الهدف منها التحسين: إذ يمكنك أن تقول للموظف مثلًا: " لدي بعض الاقتراحات قبل أن تنتهي".

الصفات التي يجب أن تخلو منها الملاحظات:

• مرتبطة بعمل سابق: مثل أن تقول: "من المحتمل أن يكون العمل أكثر كفاءةً إن أجريت بحثك أولًا".
• غامض أو عام: كأن تقول للموظف على سبيل المثال: "كل ما فعلته في المرة السابقة كان ناجحًا، كرره في المرة القادمة".
• غير عملي أو غير مرتبط بالحالة: مثل أن تقول للموظف: "إذا كانت لدينا ميزانية أكبر، فإننا نريد تحسين جودة هذا المنتج وجعله أفضل بعشر مرات".
• رأي أو نقد: يمكن أن تقول للموظف على سبيل المثال: "هذه اﻷلوان غير مناسبة، كما أنني أُفضِّل الخط الرفيع".
• يهدف إلى إثبات فكرة: مثل أن تقول: "لأكون واضحًا تمامًا، أشعر بخيبة أمل حول النتيجة التي وصلت إليها".

أحد أهم العناصر التي يجب التركيز عليها هنا هو الهدف من وراء الملاحظات، حيث يجب أن ينبع مصدر الملاحظات من حقيقة أنك مهتم بتطوير العمل، وهي واحدة من المهارات الواجب توافرها في القائد الجيد، كما يجب أن تهدف الملاحظات إلى مساعدة الموظف على التحسن والتطور، وليس لأجل أن تُسمع كلماتك فحسب.

5 مبادئ مهمة لتقديم الملاحظات بطريقة فعالة

مع تحديد الأهداف الصحيحة واختيار الوقت المناسب والمساحة الآمنة، لم يتبق سوى شيء واحد للاستعداد له، وهو تقديمك الخاص للملاحظات. إليك فيما يلي 5 مبادئ رئيسية لتقديم ملاحظات فعالة للموظفين، مع الأمثلة الواضحة لكل منها.

1. التأسيس لهدف مشترك

قد تكون على دراية بدوافعك، لكنك تريد أن تتأكد من إيصالهم بوضوح إلى أعضاء فريقك، والتوصل إلى توافق في الآراء بشأن الهدف. تكمن أهمية الاتفاق على الهدف من الملاحظة في وضع توقعات واضحة لكلا الطرفين، إضافةً إلى وضع الأساس لمحادثات أكثر فائدة.

اقتباس

يمكن أن تقول على سبيل المثال: "في آخر اجتماع فردي لنا، قررنا أنك ستبدأ في تقديم نتائج بحث المستخدم في اجتماعات الفريق الأسبوعية، لذا أرغب في مشاركة بعض التعليقات حول عرضك التقديمي الأول، لمساعدتك على الاستمرار في تحسين طريقة العرض".

2. انسب الملاحظات لنفسك

تذكر أن ملاحظاتك شخصية، واعرضها على هذا النحو. على هذا الأساس، استخدم العبارات والضمائر الشخصية، وانسب ملاحظاتك وتوقعاتك إليك، مما يُظهر مدى وعيك بالحالة ويساعد على بناء الثقة مع الموظف.

اقتباس

على سبيل المثال: "لاحظت أنك أشرت بتكرار إلى بعض الأفكار أثناء عرضك التقديمي، وشعرت أنه يمكنك الاعتماد أكثر على التواصل البصري في إيصال المعلومات إلى الآخرين".

3. التركيز على المستقبل

حاول أن تركز على المستقبل في ملاحظاتك واربطها بمبادراتهم القادمة أو بالأهداف التي يعملون على تحقيقها. لن تكون ملاحظاتك مؤثرةً إذا كانت غير قابلة للتنفيذ أو غير مرتبطة بالحالة.

اقتباس

يمكن أن تقول للموظف على سبيل المثال: "كانت رسائلك إلى الفريق واضحةً جدًا في الفترة الأخيرة، وأرى أن أهميتها كبيرة للفريق. ونظرًا لأن الاتصالات الداخلية هي جزء جديد من دورك، أود أن أناقش معك الكيفية التي يمكن من خلالها الاستفادة من هذه القوة عند نموك في هذا المجال".

4. إعطاء ملاحظات واضحة ومدعومة بالأمثلة

من الصعب تفسير العبارات الغامضة والعامة، أو فهم الملاحظات في حياتنا اليومية دون وجود أمثلة داعمة، لذا تجنب الصفات غير القابلة للقياس مثل "جيد" و"مفيد"، إذ يجب أن تحدد ما الذي يجعل عملهم أو سلوكهم جيدًا أو مفيدًا؟

على سبيل المثال، يمكنك أن تقول: "لقد ساعدنا تدخلك الأسبوع الماضي للمساعدة في فحص خلل البريد الإلكتروني وإصلاحه، مع أنك لم تكن في المشروع. هذا النوع من الدعم يجسد حقًا قيم شركتنا، ويظهر التزامك بأهداف الفريق الواسعة".

5. التأكد من الفهم المشترك

بعد إعطاء الملاحظات للموظف، من المهم مراجعته مجددًا للتأكد من أنه قد استوعب ما ذكرته وأنكم تتشاركون ذات الأفكار؛ لهذا اطلب من الموظف أن يشرح لك ما فهمه من المحادثة".

يمكنك أن تقول للموظف على سبيل المثال: "ما رأيك؟ كيف يبدو استيعابك لهذا الأمر؟ هل المثال الذي قدمته منطقي بالنسبة لك؟ أين ترى تطابق هذا مع حياتك اليومية؟ ما هي النقاط الرئيسية التي تريد التحدث عنها في هذه المحادثة؟" مع العلم بأنك قد لا تحتاج إلى طرح كل هذه الأسئلة في وقت واحد.

إعطاء ملاحظات نقدية سلسة

يُعَد تقديم الملاحظات النقدية أمرًا مهمًا للغاية، إذ تقترح بعض الأساليب أن الصدق هو السياسة الأفضل في هذه الحالة، ومع ذلك، فإن عددًا متزايدًا من البحوث يُظهٍر أن الملاحظات السلبية أقل فاعليةً من الملاحظات الإيجابية، كما يمكن أن تكون ضارّةً بمستوى أداء الموظفين.

صحيح أنه يجب أن تهدف الملاحظات في المقام الأول إلى التركيز على نقاط القوة بدلًا من التركيز على نقاط الضعف، لكن ثمة لحظات تكون فيها مشاركة النقد البنَّاء أمرًا ضروريًا لتطوير الموظفين أو لمصلحة الفريق.

ما هي الأوقات التي يمكن فيها تقديم ملاحظات نقدية؟

• عندما يكون شخص ما غير مُدرك للطريقة التي ينظر بها الآخرون إلى سلوكه.
• عندما تؤدي سلوكيات الموظف إلى نتائج عكسية في الوصول إلى أهداف الفريق.
• إذا تسبب سلوك شخص ما في حدوث صراع بين أعضاء الفريق.
• إذا سمعت نفس الملاحظات بخصوص موظف من مصدرين أو أكثر.

عندما تظهر هذه المواقف، من المهم إجراء محادثة شفافة دون محاولة إخفاء الملاحظات السلبية على أنها ردود فعل إيجابية، أو عدم قول أي شيء (وهو الأسوء). يترتب الأمر كله على ماهية الهدف من وراء الملاحظات البنَّاءة والطريقة التي قدمت بها، فأنت تريد أن تبدي اهتمامًا شخصيًا للموظف، وفيما يلي بعض النصائح حول تقديم الملاحظات البنّاءة:

• اهتم شخصيًا: يجب أن تأتي التعليقات البنَّاءة من مكان الدعم الحقيقي، هذا عندما تكون أسس الثقة بمثابة منصة لمحادثات صادقة وحقيقية.
• تحدَّث مباشرةً: هذا لا يعني أن تكون هجوميًا أو عدوانيًا، بل العكس من ذلك، إذ يساعد الحديث المباشر على اكتساب احترام الموظفين.

أمثلة على بعض الملاحظات السلبية

فيما يلي بعض الأمثلة على الملاحظات السلبية التي قُدِّمت بطريقة بنَّاءة ومباشرة مع إظهار التعاطف:

• "لقد راجعت تقريرك الأخير، ووجدت فيه بعض العناصر التي لا تتماشى مع إرشادات الشركة. دعنا نراجعها معًا لنُجري التعديلات اللازمة عليها".
• "مع الانخفاض الحالي في النسب، أصبح الوضع على المِحَك ويحتاج الفريق إلى دعمكم".
• "أُدرك جيدًا مقدار المهام التي لديك في الوقت الحالي، لكن ما هي المهام التي يمكنك وضعها على الجانب مؤقتًا حتى تتمكن من المشاركة في حل المشكلة؟".
• "من الواضح أن النتائج الحالية بعيدة عن أهدافنا، على الرغم من أننا اعتمدنا على هذا الأسلوب ووثقنا به. ربما حان الوقت لنبحث قليلًا عن العوائق لنعمل على بناء خطة جديدة".

نصائح لتقديم ملاحظات نقدية

تتشابه طرق تقديم الملاحظات السلبية كثيرًا مع طرق تقديم أي نوع من الملاحظات، ولكن هناك بعض الأمور الإضافية التي يجب أخذها في الحسبان:

• امنح نفسك بعض المساحة لتنظيم أفكارك ومشاعرك والاستعداد لها.
• اطلب من زميل تثق به أن يُناقش أفكارك معك إن كنت تشعر بالتردد.
• ناقش الأفعال والسلوكيات وليس السمات الشخصية.
• ركز على مردود الأعمال وافترض النوايا الإيجابية.
• استخدم لغةً واضحةً، وتجنب التعميم، واستمر في التركيز على الموضوع المطروح.
• كن مباشرًا في عملية التسليم، وتجنب التصرف بطريقة مخادعة.
• يتمثل جزء من تدريب أعضاء فريقك في تحديهم بطريقة داعمة تساعدهم على النمو. هذه واحدة من الأشياء المدهشة حول كونك قائدًا حقيقيًا، لذلك ركز على الهدف الرئيسي وهو تحفيز الموظفين وتطوير فريق متعاون وعالي الأداء.

ختام المقال

لتتمكن من توجيه تطورات الموظفين، من المهم أن تجري معهم جلسات ملاحظات بين الحين والآخر بصورة منتظمة، وما يأتي بعد ذلك هو الجزء الأصعب. ستساعدك إضافة عنصر العمل الذي تحدده في كل لقاء فردي على ضمان المتابعة ومساعدة الموظفين على رؤية تطورهم، كما أنه يساعدك على رؤية أعضاء فريقك وهم يأخذون ملاحظاتك بجدية ويستمرون في تطبيقها بعد الجلسة.

سيساعدك جعل الملاحظات جزءًا من الحياة اليومية للجميع على بناء ثقافة الملاحظات في فريقك، بحيث يشعر الجميع بأنهم مسموعون ومُقدَّرون. لن يكون تقديم الملاحظات أمرًا مخيفًا عندما ننظر إليها على أنها هدية في حقيقتها، فهي تساعد على بناء نقاط قوتنا وتطوير مهاراتنا، لذا احرص على تخصيص الوقت الكافي لإعطاء الملاحظات للموظفين، وتعامل مع هذه الجلسات بعناية وتعاطف والتزام، لتحسين الموظفين وتحسين نفسك.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Employee feedback demystified: a comprehensive guide for managers لصاحبته Nora St-Aubin.

اقرأ أيضًا

• الدليل الشامل للمدراء الجدد
• أفضل الطرق لتقديم الملاحظات للموظفين
• كيف تقدم وتتلقى الملاحظات في العمل