لو كنت مواكبًا لما يجري في عالم الشغل ومستقبل الأعمال، فلا بد أنك قد سمعت حتمًا بمصطلح "قوى العمل الموزّعة".
أصبحت فرق العمل الموزّعة توجّهًا أساسيًّا في مكان العمل سواءٌ أكان ذلك في عالم الأعمال المصغّرة، أو في عالم الأعمال الكبرى، ولكن ما معنى قوى العمل الموزّعة بالضّبط؟ ولماذا شاع هذا النموذج في عالم الشّغل؟ ولو كنت تشتغل ضمن قوى العمل الموزّعة، فما هي أنجح السّبل لإدارة فرقك؟
في ظل هذا الوضع الجديد لعالم الشغل، اسعَ جاهدًا للتّأكد من أنّك تدعم الآخرين لتنفيذ مهامهم على أحسن وجه حيثما قاموا بالعمل.
ستجد في هذا المقال:
- ما هو مفهوم قوى العمل الموزعة؟
- دوافع استمرار نظام العمل الموزع.
- ستة 6 نصائح هامة لإدارة فريق العمل الموزع.
ما هو مفهوم قوى العمل الموزعة؟
حينما يؤدي عدّة موظّفين مهامهم من مواقع مختلفة، فإنّ ذلك يسمّى فريق العمل الموزّع، فقد يشتغل من مقرّ الشّركة، أو من البيت، أو من مقرّ فرعي، أو من فضاء عمل مشترك، أو حتّى في الخارج؛ ولذا تبنّت بعض فرق العمل نموذجًا مختلطًا (هجينًا) يسمح للموظّفين بتنفيذ مهامهم من مواقع مختلفة وفي أوقات مختلفة، فقد يرغبون مثلًا بالعمل عن بعد في بعض أيّام الأسبوع، ليكملوا باقي أيّام العمل من مقرّ الشّركة.
دوافع استمرار نظام العمل الموزع
لقد أسهمت التكنولوجيا وخاصّةً بفضل شبكة الانترنت؛ في تمكين النّاس حيثما وُجدوا من التّعاون في تنفيذ مشاريعهم متخطّين الحدود الجغرافيّة، كما أجبرت جائحة كوفيد-19 عدّة شركات على تحويل نظام عملها كليًّا إلى نظام العمل عن بعد؛ وقد حافظت عدّة شركات وعند استئنافها لنشاطها على جزءٍ من تلك المرونة، وذلك من خلال تبنّي نموذج مختلط (هجين) عن العمل الموزّع، فما السّبب وراء ذلك؟
ما يطلبه الموظفون
بعد إدراك الموظفين لنوع من الاستفادة من خلال العمل عن بعد (في الآونة الأخيرة وخلال جائحة كوفيد 19 تحديدًا)، فقد باتوا يطالبون بالمرونة في العمل.
اقتباسيرغب 85% من الموظّفين في الاستمرار بنظام العمل عن بعد ليومين أو ثلاثة أيّام على الأقلّ في الأسبوع خلال فترة ما بعد جائحة كوفيد 19. استبيان مشاعر القوى العاملة صادر عن شركة CBRE
ووفقا لدراسة بعنوان "إعادة تصوّر التّجربة البشريّة" صادرة عن شركة JLL، فإن 70% من الموظّفين يفضّلون نموذج عمل مختلط (هجين)، إذ يسمح لهم ذلك بتنفيذ مهامهم حضوريًّا وعن بعد أيضًا.
ومن أجل ذلك، تلجأ العديد من الشّركات إلى توفير خيارات للعمل أكثر مرونةً، وذلك حفاظًا على طابع المنافسة والإبقاء على مستويات عالية من التزامات الموظّفين.
يسمح لك بانتقاء أمهر الموظفين ويوفر لك شمولية أوسع
حينما تكون لديك قوى عاملة موزّعة، فإنّك تتجاوز الحدود الجغرافيّة، وسيتمتّع أيّ من موظّفيك بمرونة أكثر لأداء عملهم، وسواءٌ أقاموا في الطرف الآخر من المدينة أو البلد أو حتّى من العالم، فإنّك لن تكون مقيّدًا حال انتقاء أولئك الموظّفين؛ إضافةً إلى إلغاء الحواجز التي قد تجعل العمل الحضوريّ يمثل تحدّيًا للبعض، وهو ما يوّفر لصاحب العمل فرص توظيف أكثر تكافؤًا.
يسهم في خفض النفقات العامة
حينما لا تضطرّ الشّركة إلى توفير مقرّ يتّسع لجميع موظّفيها، فإنّ ذلك يسهم في خفض النّفقات العامّة، وبذلك توفّر ميزانيّةً إضافيّةً يمكن لهذه المؤسّسات استغلالها قصد الاستثمار في مبادرات للازدهار، وكذلك الأمر بالنّسبة للمديرين الذين يستفيدون منها لتطوير منتج جديد أو توظيف عضو جديد في فريق العمل على سبيل المثال.
ستة 6 نصائح هامة لإدارة فريق العمل الموزع
مع تزايد عدد الشّركات التي تتبنّى نموذج قوى العمل الموزّعة، قد يجد المديرون أنفسهم قريبًا مسؤولين ولأوّل مرّة عن عدّة موظّفين يشتغلون من مواقع مختلفة، لذا إليكم هنا بعض النّصائح التي تضمن الفعاليّة لدى أعضاء فريق العمل الموزّع.
اصنع الفرص لتجمع الموظفين
حينما لا يشتغل الموظّفون في مكان واحد، فإنّهم يبذلون قصارى جهدهم ليحظوا بفرصة بناء الثّقة، وذلك من أجل تقديم أحسن ما لديهم، وهو ما يمثّل تحدّيًا بالنّسبة لفريق العمل؛ لذا فمن الضّروري صناعة فرص يجتمع فيها أعضاء فريق العمل لتعزيز الثّقة بينهم. لهذا السبب، جدوِل أحداث بناء الفريق دوريًّا لمساعدة الموظّفين العاملين حضوريًّا على التواصل مع الموظّفين المشتغلين عن بعدٍ وبناء علاقات بينهم.
فيما يلي مجموعة من الأمثلة الأساسية عن نشاطات بناء الفريق
- أقِم "مأدبة غداءِ عملٍ" أسبوعيًّا، حيث يمكن فيها أن يطرح أعضاء الفريق دوريًّا أحد المواضيع التي تشغلهم؛ أمّا بالنّسبة للموظّفين المشتغلين عن بعدٍ، فيمكنك بثّ الاجتماع معهم مباشرةً وتسجيله ليتمكّنوا من مشاهدته لاحقًا إن هم رغبوا في ذلك.
- نظّم حدثًا مسلّيًا شهريًّا تجمع فيه الموظّفين الحاضرين بالموظّفين المشتغلين عن بعد، واختر لهم الألعاب المسلّية والبسيطة التي يمكنهم المشاركة فيها من مواقع مختلفة (مثل لعبة المعلومات العامة أو لعبة التخمين).
استبق التحديات وقدم حلولا مسبقة
من بين المهام المنوطة بك هي استباق التحدّيات التي تواجه فريق العمل الموزّع وتقديم حلول مسبقة لها، لأنّ حلّ المشاكل البسيطة قبل أن تصير قضايّا معقّدةً يسهم في القضاء على حالات الاضطراب العابرة ويمهّد لنجاح دائم في فريق العمل.
ودون اللّجوء إلى جسّ نبض الفريق دوريًّا، قد يسيء المديرون إدراك ما يجري في مؤسّساتهم افتراضيّا أو غيره؛ كما أنّ وسائل جسّ النّبض من قبيل منصّة أوفيس فايب Officevibe تجسّد لك الصّورة الكاملة عن الوضع، وبالاستعلام عمّا لا يرغب الفريق في الإفصاح عنه، تكشف لك منصّة أوفيس فايب Officevibe ما لم تكن تعلم.
وفيما يلي بعض الأمثلة عن كيفية حل المشكلات.
- حينما تدير فريق عمل موزّع عبر ثلاث مناطق زمنيّة مختلفة، بدلًا عن انتظار التحدّيات الحتميّة حال جدولة الاجتماع لإحباط موظّفيك، أنشئ قائمة أعمال مشتركةً تبرز فيها نصيب كلّ يوم حينما تتداخل ساعات العمل وتغلق حينما يغادر الناس. بهذه الطّريقة تسهّل على الجميع جدولة الاجتماعات الفوريّة.
- لديك موظّفون يشتغلون عن بعد ولديهم أطفال وأنت على دراية بالتحدّيات التي يواجهونها سعيًا إلى التوفيق بين مسؤوليّات العمل والعائلة، لذا ففي هذه الحالة تواصل مع الإدارة وحاول أن تخصّص لهم برنامج عمل معدّل أو تقلّل من وقتهم حتّى يتمكّنوا من توفير الاهتمام اللّائق لأطفالهم والقيام بأعمالهم على أحسن وجه.
استثمر في الوسائل المناسبة
يحتاج أعضاء فريق العمل الموزّع إلى الوسائل المناسبة ليؤدّوا عملهم معًا على أحسن وجه, فهل تُعَدّ الوسائل والبرامج استثمارًا في حدّ ذاتها؟ بالطبع نعم، غير أنّ الاستثمار في الوسائل يساعد أعضاء فريق العمل الموزّع على القيام بأفضل الأعمال، وذلك بغضّ النّظر عن المواقع التي يشتغلون منها، والأمر هنا متعلّق بوسائل التّواصل، والتّدريب الجماعي، وبرامج التّعاون، وقائمة الأعمال المشتركة. وعلى أيّة حالٍ، فإنّ تحديد هذه الوسائل يعتمد على فريق العمل والأهداف المسطّرة.
الوسائل التي يجب اعتبارها لفريق العمل الموزع
سنعرض في الآتي أهم الوسائل التي يجب توفرها لفريق العمل الموزع:
- برامج التحاضر المرئي عن بعد.
- برامج التعاون الافتراضي (مثل سبورات ميرو Miro).
- أنظمة مشاركة الملفات عبر السحابة Cloud (مثل Sharepoint أو مستندات جوجل).
- منصات المحادثة والتواصل الفوري (مثل Slack أو Microsoft Teams وأداة أنا.
- تطبيقات قائمة الأعمال والجدولة التي تدعم التحديث التلقائي حسب المناطق الزمنية، مثل أداة أنا.
- المنصات التي توضح لك احتياجات الفريق.
نصيحةُ محترفٍ: لا تكتفِ بتنصيب هذه الوسائل منتظرًا تحقيق أفضل النّتائج بل خصّص وقتًا للتّدريب الفرديّ أو الجماعيّ لفائدة أعضاء فريق العمل قصد تعليمهم كيفيّة الاستخدام الجيّد لهذه الوسائل كلٌّ حسب حاجته.
ركز على التواصل الواضح
عند العمل مع فرق عمل موزّعة، من الضّروري دائمًا أن تكون واضحًا في التّواصل لأنّ ذلك قد يمثّل تحدّيًا بالنّظر إلى مسائل تتعلّق بالمناطق الزمنية أو اضطرابات شبكة الإنترنت أو نقص المؤشّرات غير اللّفظية. أقِم أيضًا أسس التّواصل الواضح بين أعضاء فريق العمل الموزّع من خلال تطوير مبادئ التّواصل في الفريق.
بعض الأسئلة التي تساعدك في تحديد مبادئ التواصل
- ما هي أفضل قنوات التواصل؟ مثلا، إذا أراد موظّف يعمل عن بعد أن يتّصل بموظّف يعمل بمقرّ الشّركة، فما هي أفضل وسيلة للتّواصل بينهما؟ هل يرسل رسالةً إلكترونيةً؟ أم يتواصل معه عبر رسالة Slack مثلًا؟
- ما هي توقعاتك عن زمن الرد؟ على سبيل المثال، إذا كان أحد الموظّفين يعمل حسب توقيت المحيط الهادي PST وأرسل طلبًا في نهاية الدّوام إلى موظّف آخر يعمل حسب التّوقيت الشّرقي EST، فما هو الزّمن المتوقّع ليتمّ الرّد بينهما؟
- كيف ستدير تواصلًا طارئًا مع أعضاء فريق العمل الموزّعين على مواقع مختلفة؟ على سبيل المثال، إن كان لديك سؤال يتطلّب جوابًا فوريًّا فكيف ستلزم موظّفًا يشتغل عن بعد بالرّد على ذلك الطّلب؟
خلق فرص متكافئة لجميع الموظفين
بصفتك مديرا، يجب عليك ضمان معاملة عادلة ومنصفة لكلّ عضو في فريقك، وعند التّعامل مع فريق عمل موزّع قد يصبح الأمر أكثر تعقيدًا إذ عليك أن تتأكّد من حصول كلّ موظّف على القدر نفسه من التّجارب والفرص حيثما كان موقع عمله.
وفيما يلي مجموعة من الأمثلة عن الفرص المتكافئة
-
في انتظارك لاجتماع كبير يعرض من خلاله أعضاء فريق العمل مقترحًا عن المشروع المقبل للأطراف المعنيّة، هل بإمكانك جدولة الاجتماع خلال أوقات عمل متداخلة ليتمكّن الموظّفون الذين يشتغلون عن بعدٍ من حضوره؟ هل بإمكانك حجز قاعة محاضرات مجهّزة بأفضل تقنيات التّحاضر المرئيّ عن بعد لتمكّن موظّفًا يشتغل عن بعدٍ من عرض ما لديه؟
-
ستعرض مبادرة السلامة الصّحية لفائدة أعضاء فريق العمل، فهل بإمكانك إرسال علبة طعام بنفس الغذاء الصّحي الذي تضعه في مطبخك؟ وهل يمكنك تقديم عرض مباشر أو تسجيل حصّة اليوغا خاصّتك لفائدة الموظّفين عن بعدٍ حتى يتمكّنوا من الالتحاق بها في الوقت الذي يناسبهم؟
اطلب تغذية راجعة
ما هو أفضل مصدر لتطّلع على مدى حسن إدارة فريقك الموزّع؟ إنهم موظّفوك طبعا. فكلّما زاد تلقّي التّغذية الراّجعة من قبل موظّفيك، تمكّنت من تحديد بوادر أيّة قضايا قبل أن تتحوّل إلى مشاكل معقّدة، وبهذا تحسن التصرّف حيال ذلك. تأكّد من تواصلك بانتظام مع جميع الموظّفين وطلبِ تغذية راجعة عن الأمور الحسنة والأمور السيّئة وعن أيّ دعم يمكن أن تقدّمه لهم.
اطلب تغذيةً راجعةً خلال الاجتماعات الفرديّة واجتماعات الفريق وكذا عبر قنوات التّغذية الرّاجعة للموظّفين، إذ يساعدك ذلك على مواكبة شعور الآخرين على نحو مستمر، وذلك من خلال تقارير بسيطة وقابلة للاستيعاب عن سبر أراء الموظّفين؛ كما يمكن للموظّفين أنفسهم مشاركة أيّ تغذية راجعة معك وفي أيّ وقت، هذا مع الحفاظ على السّريّة ويمكنك الرّد عليهم مباشرةً من خلال محادثات ثنائيّة خاصّة محافظًا على مبدأ السريّة (من عدمه).
اتبع هذه الاستراتيجيات لتحسن إدارة أعضاء فريقك حيثما كانوا
نحن نعيش في عصر مثير هو عصر قوى العمل الموزّعة، فإدارة فريق العمل الموزّع تختلف حتمًا عن إدارة فريق يشتغل حضوريًّا أو عن بعدٍ كليًّا. وإذا امتلكت الوسائل المناسبة واكتسبت المناهج النّاجعة، فإنّك ستحصل على كلّ ما تحتاجه لتعزّز قوّة وتماسك فريق عملك حيثما كان موقع العمل.
ترجمة -وبتصرّف- للمقال Do you have one-on-one meeting goals? Here’s how to set some
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.