لنفترض أن موظفًا جديدًا قد انضم إلى فريقك، أو أنك قد أصبحت مديرًا مؤخرًا، في كلتا الحالتين سوف تضطر إلى عقد لقائك الأوّل مع ذاك الموظف أو مع فريق العمل، ولا شكّ أنك ترغب بأن تسير الأمور على النحو الصحيح، فالانطباعات الأولى تلعب دورًا حاسمًا في تحديد شكل العلاقات في المستقبل.
تمثل اللقاءات الشخصيّة وسيلةً ممتازةً لبناء الثقة مع أفراد الفريق، والتواصل معهم، ولكن اللقاء الأوّل بالذات يُعد بمثابة حجر الأساس لبناء علاقة عمل متينة، والتواصل مع الموظفين على المستوى الشخصي والإنساني.
تحضير الأجندة للقاء
يساعد وجود أجندة للقاء على توجيه النقاش بسلاسة، ويساهم في تعزيز ثقتك بنفسك، كما أنه يظهر للموظف الجديد أنك شخص منضبط ومنظم، وفي ذلك أيضًا رسالة مبكرة للموظف بضرورة الانضباط والالتزام بالنظام.
1. تعرف على الشخص الذي تقابله
انسَ لبرهة أنكما مدير يلتقي بموظفه، وتذكر أنكما أولًا وقبل كل شيء بشر، لذلك من الطبيعي أن تسأل الموظف عن أحواله وأن تخبره بنبذة عن نفسك، ولكن الأهم من كل ذلك، أن تستمع للموظف بعناية، فالاستماع الجيّد يساعد على بناء التواصل الحقيقي مع الموظفين.
اقتباسنصيحة: إذا كنت تجري لقاءك الأوّل مع الموظف عن بُعد، فحاول كسر الجمود بالحديث عن شيء موجود على مكتبك أو في محيطك، كما يمكنك أيضًا استخدام خلفيّة تعبّر عنك بشكل أو بآخر. باختصار، لا تخجل من كسر الجمود بطريقة أو بأخرى، إذ تُعد هذه الخطوة ضروريّةً لتشجيع الموظف على النقاش والتعبير عن آرائه بحريّة.
2. اسأل الموظف عن اهتماماته
اسأل الموظف عن ما هي المهام التي يفضلها وتلك التي يكرهها؟ وما هي المشاريع التي يستمتع بها عادةً؟ وعندما تفهم اهتمامات الموظفين لديك، سوف تصبح أقدر على إدماجهم في الفريق. ووفقًا لمجلة Harvard Business Review، فإن تفهّمك لأهداف الموظفين وتطلعاتهم وطموحاتهم المهنيّة يدفعهم إلى تقديم أفضل ما لديهم، ويساهم في تحسين مستوى رضاهم عن العمل وولائهم للشركة.
3. عرف الموظف على قنوات التواصل وآليات العمل المتبعة
تمثل هذه الخطوة أولى الخطوات الأساسيّة لتهيئة الموظف الجديد وإدماجه ضمن فريق العمل، وهي تتضمن تعريف الموظف على قنوات التواصل وقواعده، بالإضافة إلى الآليات المتبعة في إنجاز العمل، إذ يُعد الفهم الواضح لآليات التواصل ضروريًا لتجنب أي سوء تفاهم محتمل بين الإدارة والموظفين، وخصوصًا إذا كانوا جُددًا.
4. تحدث مع الموظف عن آليات النقد البناء
يُعد تقديم النقد والتوجيه للموظفين جزءًا من دورك بصفتك مديرًا لهم، ولكن يجب أن تختار الوقت والأسلوب الملائمين لتقديم هذا النقد حتى تحافظ على علاقة جيّدة معهم، لذلك اسأل الموظف في لقائك الأول معه عن الطريقة المفضلة لديه لتلقي التغذية الراجعة، وعن الأشياء التي يرغب بتحسينها أو تطويرها في شخصيته. إن استماعك للموظفين ومراعاتك لحاجاتهم يعكسان اهتمامك بهم ودعمك لهم.
5. اسأل الموظف إن كانت لديه أي طلبات
يهدف اللقاء مع الموظف أولًا وأخيرًا إلى مساعدته على تحقيق النجاح، لذلك اهتم بما يطلبه منك، وافعل ما بوسعك لمساعدته. إن استماعك للموظفين، وتفهمك لمخاوفهم، ودعمك الحقيقي لهم؛ يزيد من ثقتهم بك وبشخصيتك القياديّة ويدفعهم إلى المزيد من التفاني في العمل.
مشاركة الأجندة مع الموظفين
يساعد وجود أجندة معدة مسبقًا قبل عقد اللقاء على تركيز النقاش والحفاظ على مساره، لذلك احرص على مشاركة نسخة مبسطة من الأجندة مع أفراد الفريق، واطلب منهم إضافة أي مواضيع يرغبون بنقاشها خلال اللقاء.
توجد على الإنترنت برامج للقاءات الشخصيّة تعمل على إعداد أجندة اللقاءات بالتعاون مع الموظفين، إذ يستطيع الموظفون عند معرفتهم المسبقة بأجندة اللقاء أن يفكروا مليًا في المواضيع التي يرغبون بنقاشها، وبالتالي يحضر كلا الطرفين إلى الاجتماع وهو مستعد جيًدا.
المرونة ومجاراة النقاش
صحيح أن وجود أجندة للقاء يُعد أمرًا مفيدًا، ولكن اللقاءات الأولى تتسم عادةً بعدم الرسميّة، كما تكون في الغالب عبارةً عن جلسات تعارف بين المدير والموظفين، لذلك يُفضل أن تُستخدم الأجندة كإطار عام للنقاش، وأن تدع النقاش يسير بصورة طبيعيّة ودون تكلف.
احذر احتكار الحديث، فالاستماع للموظف وتفهّم ما يقول هو العامل الأهم في نجاح اللقاءات الشخصيّة. وإذا كنت تريد أن تفتح قنوات التواصل مع الموظف منذ اليوم الأول، فيجب أن تفسح له المجال للتعبير عن آرائه وأفكاره وأن تنصت له باهتمام، فذلك من شأنه أن يُكسبك الثقة والاحترام في مرحلة مبكرة.
طرح الأسئلة لتشجيع الموظف على المشاركة
يمثل لقاؤك الأوّل بالموظف فرصةً ذهبيّةً لطرح الأسئلة والتعرّف عليه، والمدير الجيّد هو من يستمع إلى موظفيه بعناية واهتمام، لذلك يجدر بك قبل اللقاء أن تحضّر بعض الأسئلة لإثراء النقاش مع الموظف، وفيما يلي بعض الأسئلة المقترحة التي يمكنك طرحها في لقائك الأوّل معه.
أسئلة للقاء الأول مع الموظف
- كيف تفضل قضاء وقتك خارج العمل؟ وما هي اهتماماتك؟
- ما هو أكثر شيء تفضله وأكثر شيء تكرهه في عملك؟
- أين تجد الدافعيّة والتحفيز؟
- ما هي تطلعاتك وطموحاتك المهنيّة؟
- كيف تفضل أن تتلقى التغذية الراجعة؟
- ماذا باستطاعتي أن أفعل لجعلك مرتاحًا في عملك؟
متابعة النقاش في وقت لاحق
ربما تعجز عن مناقشة جميع المواضيع المحددة في الأجندة خلال لقاء واحد، ولا بأس في ذلك. المهم ألا تتعجل، وأن تأخذ وقتك في الاستماع إلى آراء الموظفين وتساؤلاتهم، وإذا لم تستطع تغطية كامل الأجندة، فرتب اجتماعًا آخر وابدأ فيه من حيث انتهيت.
قد تواجهك بعض الأسئلة التي لا تعرف إجابتها، أو مواضيع لست على يقين منها. في هذه الحالة لا تخجل من قول "سوف أراجع هذه المسألة وأعود إليك في وقتٍ لاحق" ولكن المهم أن تعود إليه فعلًا بإجابات واضحة. وفي نهاية الاجتماع، ضع بعض الإجراءات لمتابعة تنفيذها وتقدّمها مع الموظف في لقائكما القادم.
اقتباسنصيحة: اختر يومًا ووقتًا محددًا لإجراء اللقاءات الشخصيّة بصفة دوريّة، وذلك حتى تظل في اطلاع دائم ومتابعة مستمرة لأحوال الموظفين، وهي أفضل طريقة لتحقيق الاستفادة المثلى من هذه اللقاءات.
بهذا تكون قد أصبحت الآن وبفضل هذه النصائح مستعدًا لخوض لقائك الأول مع الموظف، فقط تذكر أن تستمع أكثر مما تتحدث، وأن تنصت باهتمام بالغ، وأن تدون ملاحظاتك بدقة، وأن تتابع النقاش مع الموظف بصفة دوريّة.
ترجمة -وبتصرّف- للمقال How to succeed at your first one-on-one meeting with an employee لصاحبته كلاريسا مندوزا Clarisa Mendoza.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.