لا شكّ أن كل مدير يرغب بفريق من الموظفين المجتهدين والمتحمسين للعمل، فقد أظهر آخر تحليل أجرته مؤسسة غالوب للاستشارات أن الشركات التي تتمتع بمستوى عالٍ من إدماج الموظفين، تشهد زيادة معقولةً في الربح والإنتاجيّة وولاء العملاء، إلى جانب تراجع كبير في معدّلات التغيّب ودوران الموظفين؛ ولكن إدماج الموظفين لا يحدث في يوم وليلة، وإنما يتطلب تحديد مواطن النجاح والخلل، ومن ثم العمل على تعزيز الجوانب الإيجابيّة، وتحسين الجوانب السلبيّة. وذلك من شأنه أن يظهر للموظفين اهتمامك بهم، وحرصك على سعادتهم، ويحفزهم لتقديم أفضل ما لديهم، وهذه باختصار هي خطة إدماج الموظفين.
ما هي خطة إدماج الموظفين؟
خطة إدماج الموظفين هي –باختصار– خطة تهدف إلى تحسين التفاعل بين الإدارة والموظفين الذي يعملون لصالحها. وبما أنك مدير، يمكنك صياغة هذه الخطة من خلال تقييم مواطن الخلل في التفاعل مع فريقك، ومن ثم صياغة الاستراتيجيات اللازمة لتحسينه.
يمكنك أيضًا أن تطلب من الموظفين ملء استبيان حول إدماج الموظفين بصفة دوريّة، وهي طريقة رائعة لفهم التجارب التي يمر بها الموظفون، والحصول على تغذيتهم الراجعة. بعد تحليل نتائج هذه الاستبيانات، سوف تحصل على صورة أوضح حول العوامل التي تعزز إدماج الموظفين، وتلك التي تعيقه، وربما تكتشف بعض المشاكل التي تواجه الموظفين ولم تكن تعرف بشأنها. في الحقيقة، تلعب هذه المعلومات دورًا حاسمًا في صياغة خطة فعالة لإدماج الموظفين.
كيف تضع خطة إدماج الموظفين
- مراجعة البيانات وتحديد الأولويّات: بعد مراجعة البيانات وتحليلها، فإنك ربما تفضل منح الأولويّة للمعايير التي حصلت على أدنى تقييم في الاستبيان، وربما ترغب بالبدء في علاج مشكلة تواجه فريقك في الوقت الحالي.
- إشراك الموظفين في التخطيط لحل المشاكل: لا شكّ أن أفراد فريقك هم أفضل من يعرف آليات العمل، ولابدّ أنهم يمتلكون أفكارًا قيّمة حول سُبل تحسينها.
- تحديد الأهداف: يجب أن تمتلك تصورًا واضحًا حول الأهداف التي تسعى إلى تحقيقها، وإذا ما توفر لديك ذلك، فسوف تصبح لديك فكرة واضحة عن كيفيّة الوصول إلى هذه الأهداف. فقط احرص على أن تكون هذه الأهداف واقعيّة وقابلة للتنفيذ.
- إشراك الموظفين في تنفيذ الخطة: كلّف الموظفين بتنفيذ جزء من الخطة، فذلك من شأنه أن يعزز مهارات القيادة وروح المبادرة لديهم.
لا توجد استراتيجيّة موحدة لإدماج الموظفين، فهي تعتمد على طبيعة الشركة والتحديات التي تواجه الفريق. وعلى غرار الفرق والأهداف والاستراتيجيّات، تتغيّر مستويات إدماج الموظفين باستمرار، وذلك يعني أن خطة إدماج الموظفين ليست أمرًا تفعله مرة واحدة فقط، بل هي جزء روتيني من جهودك للحفاظ على الفريق.
تُعد خطة إدماج الموظفين أمرًا ضروريًا لرفع معنوياتهم وإشعارهم بالرضا عن العمل، وفيما يلي بعض النصائح لصياغة الخطة الأمثل لإدماج الموظفين في فريقك.
5 نصائح لصياغة خطة إدماج الموظفين
لصياغة خطة إدماج الموظفين، ينصح باتباع الآتي:
1. لا تشتت تركيزك
بعد الانتهاء من استبيان الموظفين وجمع تغذيتهم الراجعة، يمكنك الآن البدء بتحليل النتائج لاختيار مجال واحد أو اثنين والتركيز عليهما. بهذه الطريقة، يمكنك أن تركز على معايير محددة ومهمة لأفراد فريقك، بدلًا من تشتيت اهتمامك في اتجاهات عديدة.
تذكر عند تحديد أولوياتك أنه كلما كان نطاق تركيزك أضيق، ازدادت فرصة نجاحك في إحداث تغييرات إيجابيّة مؤثرة. وإذا لم تكن تعرف من أين تبدأ، فانتبه للمعايير التي تحظى بأعلى المعدلات وأدناها، أو ركز على المعايير المتذبذبة.
2. أشرك الفريق
اعلم أنه لا يمكنك تنفيذ خطة ناجحة لإدماج الموظفين بدون مساعدة أفراد فريقك، فمشاركتهم مهمة جدًا، وذلك لأن العديد من الموظفين يشعرون بحالة من الانفصال بين تجربتهم مع العمل ووجهات نظر مديريهم.
اقتباس1 من كل 4 موظفين يشعرون بأن مديريهم ليسوا على دراية بالمشاكل التي تواجههم.
- بيانات استبيان Officevibe Pulse.
ابدأ بالعمل مع فريقك على فهم المشاكل التي تواجههم، بعد ذلك يمكنك إجراء عصف ذهني مشترك لوضع الحلول المقترحة، ومن ثم تكليف كل فرد من الفريق بتنفيذ جزء من الخطة، إذ تساعد عمليّة صياغة الخطة – في حد ذاتها – على تعزيز الشعور بالترابط والتفاهم بين أفراد الفريق.
يمكنك أيضًا التعمق في المشاكل التي تواجه الموظفين من خلال عقد لقاءات شخصيّة معهم لمناقشة نتائج الاستبيان، فذلك من شأنه أن يساعدك على فهم التجارب التي يعيشها الموظفون، ومتابعة تنفيذ الخطة التي وضعتموها معًا.
3. وقت صياغة الخطة
بعد استخلاص البيانات من استبيانات الموظفين وتكوين فهم واضح حول تجربتهم، والخروج معًا بأفكار وحلول مقترحة؛ يمكن القول إنك أصبحت الآن مستعدًا لصياغة خطتك لإدماج الموظفين.
تشمل الخطة المتكاملة لإدماج الموظفين:
- قائمة أهداف واقعيّة ومحددة.
- أفكار لمبادرات وأنشطة تساعد على إدماج الموظفين بصورة أكبر.
- إطار زمني لتنفيذ الخطة بأكملها، بالإضافة إلى مواعيد المهام الموكلة إلى أفراد الفريق.
لتحقيق أكبر استفادة من خطة إدماج الموظفين، من الضروري أن تشرك الجميع في صياغتها وتنفيذها. امنح أعضاء فريقك مسؤولية تنفيذ أجزاء من الخطة، أو افتح لهم باب التطوع لتنفيذ بعض المهام، ولكن احرص على الموازنة بين هذه المهام وأعباء العمل اليوميّة حتى لا يُصابوا بالإرهاق.
4. تابع تقدم الخطة بانتظام
يُعد التواصل الجيّد مع الموظفين ضروريًا لنجاح أي مدير، لذلك احرص عند البدء بخطة الإدماج أن تبقي فريقك مطلعًا على تقدّم الخطة، وأن تطلب منهم التغذية الراجعة بصفة مستمرة. وفي حال اصطدمت بأي عقبات، أو لم تسرِ الأمور وفق الخطة، فاعقد اجتماعًا لمناقشة آليات تعديلها أو اقتراح الحلول البديلة.
ضع في حسبانك أنك قد تضطر إلى تعديل الخطة وتغييرها باستمرار، ففي بعض الأحيان تعالج مشكلة، ولكن سرعان ما تظهر لك مشاكل أخرى، وهذا أمر طبيعي، ولهذا السبب بالتحديد يجب أن تظل على تواصل مستمر مع أفراد فريقك.
5. واصل قياس معايير إدماج الموظفين
تذكر أنه عندما يتعلق الأمر بتحسين إدماج الموظفين، فلا توجد له نهاية، إذ تتسم خطط إدماج الموظفين بالاستمراريّة والحاجة إلى إعادة تقييمها وتعديلها بشكل متواصل، لذلك احرص على إعادة تقييم خطتك كل شهر أو شهرين ووضع أهداف ومعايير جديدة.
يمكنك أيضًا أن ترسل للموظفين ذات الاستبيانات وذات المعايير، وأن تطرح عليهم ذات الأسئلة لاكتشاف حجم التغيير الإيجابي الذي أحدثته الخطة. تساعدك هذه الاستبيانات أيضًا على اكتشاف أي تذبذب في المعايير، أو توجهات جديدة لدى الموظفين، فهي تستخدم ذات المعايير وتقيس تغيّرها بمرور الوقت.
خطة إدماج الموظفين على المدى البعيد
يمكنك دومًا تنفيذ بعض الخطوات السريعة لتحسين إدماج الموظفين في فريقك، ولكن الخطة الأمثل هي تلك التي تستهدف تحسين إدماج الموظفين على المدى البعيد، وذلك لا يعني بالضرورة أن تستثمر قدرًا كبيرًا من الجهد والوقت والمال، وإنما يعني ببساطة متابعة الخطة باستمرار وتعديلها عند الحاجة.
ترجمة -وبتصرّف- للمقال 5 Tips to build an employee engagement action plan لصاحبه فريق Officevibe.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.