حلول مثبتة لتحديات الفرق الموزعة

أصبحت القوى العاملة الحديثة مليئة بالفرق الموزعة أكثر من أي وقت سابق. ولعل أهم المزايا الأكثر شيوعًا للعمل عن بعد هي المرونة والرفاهية المرتفعة وتوفير الوقت دون الحاجة إلى الانتقال؛ مع ذلك تأتي بجانب هذه المميزات مسؤوليةُ أصحاب العمل بالنظر بعناية إلى التحديات اليومية للفرق الموزعة.

قد تبدو التحديات سهلة، ولكن إذا لم يتم التعامل معها بتحضير مسبق، فيمكنها التأثير على أداء الموظفين واندماجهم، حتى أنه يمكنها التسبب حتى في استقالة واستبدال الموظفين. يجب أن يستخدم أصحاب العمل بعض الأدوات والقواعد الجديدة إذا أرادوا المحافظة على سلامة فرقهم الموزعة وجذب المواهب لشركتهم في هذا السوق الوظيفي المتسم بالتنافسية.

تحديات شائعة للفرق الموزعة وأسلوب التعامل معها

سنتحدث عن أكبر مشاكل الفرق الموزعة، وكذلك عن الحلول المثبتة التي يمكن أن تستخدمها الفرق الموزعة للوصول إلى سنة عمل ناجحة.

شعور الموظفين الجدد والحاليين بالانفصال

التحدي: من التحديات الشائعة للفرق الموزعة هي فجوة الاتصال، أي القدرة على بناء علاقات حقيقة والحفاظ عليها مع الأشخاص من خلف الشاشة.

اقتباس

لا يوجد أفضل من الحضور إلى المكتب صباح يوم الأحد والتحدث عن عطلة الأسبوع أثناء شرب القهوة الصباحية، أو تناول الغداء مع أحد الزملاء من الأقسام الأخرى والاستمتاع بمحادثات شيقة وملهمة مما يثير أفكارًا جديدة.

تحسّن لحظات الاتصال المنقطع هذه ديناميكيات الفريق وتضيف الطابع الإنساني للعمل، كما تصنع الشعور بالانتماء وتبني جسورًا تعاونيةً بين الفرق؛ غير أن العمل عن بعد يؤدّي وبعكس العمل في المكتب إلى الشعور بالوحدة، لأننا غالبًا ما نتناول الغداء بمفردنا ونادرًا ما نرى أعضاء فرق الأقسام الأخرى.

الحل: يجب أن ينتبه القادة لفجوة الاتصال ويحاولوا جاهدين لإيجاد سيناريوهات يستطيع الموظفون أن يتواصلوا فيها بصدق وإخلاص. من الصعب إيجاد الميزانية والتنسيق المناسبين للاستثمار بإنشاء ورش عمل للفرق الافتراضية للالتقاء والترابط وعمل جلسات لمناقشة الاستراتيجيات، لكن هذه اللحظات مهمة لجعل الموظفين مخلصين للشركة، وتحسين اندماجهم وأدائهم، وكذا التخفيف من تعب وإنهاك الموظفين.

ما لا يمكن عمله شخصيًا، يجب حدوثه افتراضيًا، لذا لا تهمل أهمية إعطاء الأولوية للتواصل البشري، لأنه عندما يكون الأساس هو التواصل والثقة، فسيتحسن العمل للأفضل ويزداد الإبداع.

مشكلة الإنتاجية

التحدي: لا تعني مشكلة الإنتاجية دائمًا عدم قدرة الموظفين على تنسيق وقتهم، فقد قال الكثير من الموظفين وبعكس المتوقع أنهم يشعرون أن إنتاجيتهم ترتفع عند العمل عن بعد. تكمن مشكلة الإنتاجية في أسلوب العمل، فعندما لا يكون هناك تنظيم في العمل عن بعد، سيخاطر أعضاء الفرق باستخدام طرق وأدوات مختلفة؛ ولكن عندما يكون هناك تنظيم، فسيستخدم الموظفون نفس الأدوات، مما يعني أن الجميع ينطلق من نفس الأساس. وبطبيعة الحال، يزيل هذا أي ارتباك زائد، لذا يمكن للموظفين التركيز على إعطاء عمل متميز.

الحل: خصص بعض الوقت لوضع المعايير واختيار أدوات العمل عن بعد، إذ تُعَد معايير العمل هي الموجهات الأساسية لأسلوب عمل أفضل. فعلى سبيل المثال، قرر أحد المديرين أن الاجتماعات ستكون بين الساعة العاشرة صباحًا والرابعة مساءً لإتاحة بداية ونهاية اليوم للتركيز على العمل المهم.

إليك بعض الأدوات:

أداة سلاك Slack للتواصل اليومي.
أداة جيرا Jira لإدارة المشروع الرئيسي.
فرق مايكرو سوفت Microsoft Team لاجتماعات الفيديو الداخلية.
تطبيق زووم Zoom لاجتماعات الفيديو الخارجية.
كونفلونس Confluence و SharePoint لحفظ المستندات وتسجيل الدروس.
أداة ميرو Miro للتعاون والتنسيق.
موقع أنا للإدارة الفعالة للفرق الموزعة.

صعوبة الحفاظ على ثقافة الفريق والشركة

التحدي: من المهم أن تعرف الشركات أن الثقافة لن تنتقل تلقائيًا عند الانتقال من العمل في المكتب إلى العمل عن بعد، إذ يجب بذل مجهود للمحافظة على الثقافة وتضمينها داخل الفرق التي تعمل عن بعد وفي عمل الشركة الجديد.

اقتباس

لكي تفهم الأمر، لا تنسَ أن هناك ثقافةً ما ستنتشر بكل الأحوال، لذا احرص على نشر ثقافتك الخاصة لكي تضمن انتشار الثقافة الصحيحة والتي ترغب بها.

يتوقع الموظفون المعاصرون أن الثقافة التي تتسم بها الشركة تُنقل إليهم عن طريق العمليات والإجراءات اليومية وعن طريق أسلوب التعامل مع هذه العمليات، ولكن التحول إلى العمل عن بعد سبَّبَ في كثير من المجالات انهيارًا في الثقافة.

الحل: قيّم وفكر في الأسلوب الذي كانت تطبق فيه القيم في المكتب، واحرص على إعادة صياغة أي أمر لم ينقل إلى الواقع الافتراضي. يجب أن يفكر المديرون وقادة الفرق بطرق صحيحة للمحافظة على القيم بداخل الفرق الموزعة، لذا لا تخف من إنشاء عادات جديدة، وتأكد من أن العادات الجديدة ما زالت ذات صلة، ولا تخف من سؤال موظفيك لإعطاء بعض المقترحات، فهذا هو الرابط الذي سيحافظ على الفريق الموزع متماسكًا.

قلة التواصل والإشراف على الفريق

التحدي: من الصعب في الواقع الافتراضي إجراء محادثات لتهدئة النفوس، أو المزاح في الردهة، أو الدخول السريع إلى مكتب مديرك، ففي حالة العمل عن بعد، يصبح التواصل بين القوى العاملة الموزعة مخططًا له مسبقًا، مما يعني أن هناك مخاطرةً بسبب قلة التواصل.

على هذا الأساس، ينظر مدراء الرقابة لهذا الأمر كتهديد لرفاهية واندماج الفريق، إذ أن هذا النمط من العمل يقلل من فرص التواصل غير الرسمية التي كانت سائدة في النوع التقليدي من العمل، مثل التحقق من أحوال الموظفين مساعدةً لمعرفة أخبار الموظفين وما يحتاجونه.

الحل: أصبح استخدام أدوات الاستبيانات والتعليقات مهمًا للفرق وقادة الشركة بسبب التحول إلى العمل عن بعد، لذا ستساعد هذه الأدوات القادة على جمع البيانات حول أحوال الموظفين وما الذي يحتاجونه ليكونوا ناجحين وسعيدين في أدوارهم. تعمل الأدوات هذه ببساطة على إظهار المشاكل قبل تحولها إلى معضلة كبيرة، وتعطي مساحةً آمنةً لكي يعطي الموظفون تعليقاتهم متى ما أرادوا.

اقتباس

تشبه هذه الأدوات قول المدير أن بابه مفتوح لسماع أي شيء والسماح لحدوث التواصل بحرية.

يعطي الانتقال إلى العمل عن بعد بعض تحديات جديدة حول التواصل، لذا استخدم الأدوات لإعطاء مساحة آمنة للموظفين لنشر أفكارهم وتعليقاتهم.

قلة الإبداع والابتكار عند جمع الأفكار

التحدي: لا يوجد أفضل من جمع الأفكار من الموظفين في المكتب، ففي السابق كانت الملصقات معلقة بكل مكان وبداخلها أفكار إبداعية تحفز المناقشات الشيقة والمبتكرة، وكان هذا أحد أنواع العظمة. صحيح أننا استطعنا نقل تجميع الأفكار من السبورة إلى لوحة ميرو Miro، ولكن هذه الأداة غير كافية رغم كونها ممتازة لتسهيل هذه الاجتماعات. الشيء الناقص للوصول إلى الإبداع هو ديناميكيات البشر المحفزة والتي يجب أن تُشجع في الفرق الموزعة حتى خلف الشاشات.

الحل: يُعَد الانتقال من جلسة اجتماع فيديو إلى أخرى أمرًا قاتلًا للإلهام، وحاجزًا أمام تدفق الإبداع، لذا إذا كنت تستضيف اجتماعًا لجمع الأفكار من فريقك، فمن الجيد تخصيص بعض الوقت لتهدئة النفوس، ليشعر الجميع بالراحة قبل البدء.

يشارك البشر أكثر عندما يشعرون بالأمان مع وجود أشخاص موثوقين، لذا إذا رغبت بكشف الأفكار الغامضة والتي تؤدي إلى الإبداع، تحكم بنمط الاجتماع وحسّنه.

أسئلة لتهدئة نفوس أعضاء الفريق:

ما هو اللون الذي يصف مزاجك اليوم بدقة؟
إذا كنت ستكتب كتابًا، ماذا سيكون عنوانه؟
ما هو الشيء الذي يعمله فريقك جيدًا؟

وسع تفكيرك وأوصله إلى أماكن غير متوقعة. اختر شيئًا عشوائيًا مثلًا تفاحة أو دباسة الورق واسأل أعضاء الفريق أن يعطوك أفكارًا مختلفةً يمكن بها استخدام هذا الشيء. قد تبدأ هذه الفعالية بنجاح، لكن كلما قضيت وقتًا أكثر في هذا ستحصل على أفكار أكثر إبداعًا.

الشعور بالوحدة

التحدي: تحدثنا كثيرًا عن الاتصال في هذه المقالة، وهذا ليس من المبالغة، إذ لا توجد مبالغة عند التحدث عن أهمية جدولة بعض الوقت للفرق الافتراضية من أجل التواصل على المستوى الشخصي، ذلك أن التواصل الشخصي يحسّن التعاون وديناميكيات الفريق، لذا يحتاج القادة إلى الوعي بأن حياة الناس تغيرت خارج مكان العمل.

اقتباس

يكتفي الكثير من الناس بالتواصل الاجتماعي الذي كانوا يحظون به في المكتب.

يفضل أغلبية الناس العمل عن بعد، ولكن هناك الكثير لا يفضلونه، فقد أصبح من الصعب معرفة شعور الموظفين بدقة بسبب عدم القدرة على رؤيتهم في المكتب، كما أنه يصعب في هذا النوع من العمل تحديدًا إيجاد التوازن بين الحياة والعمل، ومن الصعب أيضًا معرفة كيف يتعامل الموظفون مع دوامهم الكامل من المنزل.

الحل: أفضل طريقة للسؤال عن أحوال موظفيك هي اللقاءات الفردية. يجب أن تحدث هذه اللقاءات أسبوعيًا ويعطى للموظف الحرية للتعبير عن واقعه. صحيح أن اللقاءات الفردية مهمة للتحدث عن الأداء والتطور، ولكن يجب دائمًا التواصل على المستوى الشخصي والبشري. تساعد هذه اللحظات المتسمة بالشفافية والود على بناء الثقة بين القادة وأعضاء فرقهم. يمتلك السؤال "كيف حالك" قوى يصل تأثيرها إلى المدى البعيد.

بعض الأسئلة التي يمكن استخدامها في اللقاءات الفردية: