البحث في الموقع

هنالك مقولة تقول: "دع العمل معلّقًًا ولا تدع علاقاتك تتداعى". إنّ الإبقاء على نظام في الحياة يشبه عمل بهلوان الكرات. بينما أنت تنساب لتلتقط إحدى الكرات - ولنقل الأمور المالية، الالتزامات العائلية، أو المرح مع الأصدقاء - تكون الأخرى مندفعةً نحوك. لسوء الحظ، بعض الكرات ستسقط على الأرض ولا بدّ: تمضي أسابيع لا تضع أولوية للنوم فيها، تتناول الوجبات السريعة بدل الطبخات المنزلية، وتماطل بأداء الأعمال المهمّة منشغلًًا بأداء مهمّات أقلّ أثرًًا. بدل أن ترمي مهمّات الحياة في الهواء وتأمل أنّك ستتمكّن بطريقةٍ ما من التقاطها جميعًًا، اتّبع هيكلًًا يُبقي كلّ ناحية من حياتك منظّمةً. سنغطّي 10 قواعد تفيد في تنظيم الحياة بحقّ - وإبقائها منتظمة. ثمّ سنناقش كيف يمكن تطبيق هذه القواعد في كلّ مجالات الحياة المهمّة: العمل، المدرسة، المشاريع، المنزل، الصحّة والرشاقة، الأمور المالية، والعلاقات الاجتماعية. النتيجة هي أداء أمور أكثر وأنت تشعر بتوتّر أقلّ. تشتّت أقلّ، حياةٌ أكثر. هيكل لتنظيم الحياة ربّما تبدو القواعد صارمة وبلا متعة: افعل هذا ولا تفعل ذاك. لكن في الواقع فإنّ اتّباع مجموعة من القواعد في الحياة يمكن أن يكون أمرًًا مُتيحًًا لحرّية التصرّف. عندما نسير وفق مجموعة من الطرق التي حدّدناها سابقًًا للتعامل مع الأشياء فذلك يحدّ من التجمّد المرافق للتحليل من أجل الاختيار، والصراع النّابع من عدم القدرة على الحسم. لا يعني هذا أن الحياة لا تحوي صُدفًًا غير متوقّعة - لذلك سنُضَمِّن "التجربة" كجزء من الهيكلية فنستطيع بذلك مواجهة الصدف السعيدة في الحياة دون أن نشعر أن كلّ شيءٍ خرج عن السيطرة. باتّباع قواعد بسيطة وتطبيقها باستمرار وثبات، ستنتظم حياتك بطريقة تجلب المزيد من الهدوء لأيامك والمزيد من النظام لأسابيعك. 1. طور عادات وابن روتين نملك جميعًًا عادات ترسّخت في حياتنا على مرّ السنين، وروتينًًا يحدّد أفعالنا بدون تفكيرٍ واعٍ. يكمن السؤال فيما إذا كانت هذه العادات مقصودة أم أنها فقط نتيجة منفعلة. تؤسّس العادات الجيدة للنّجاح على الأمد الطويل وتجعل مشاعرنا جيدة. بينما تسرق العادات السيئة وقتنا، صحتنا، سعادتنا وحتّى أموالنا. تأمّل في عادات حياتك لترى أيٌّ منها صالح، أيٌ منها ينبغي التخلّي عنه، وأيّ عادات جديدة يمكن أن تساعدك لتصل لأهدافك. هل تمضي ساعات وأنت تقلّب الإنستغرام يوميًًا؟ هل تحوي فواتيرك المصرفية الشهرية مشتريات أكثر ممّا تتذكّر؟ هل كان من الممكن أن تستخدم وقت فراغك لتقوم بنشاط بدنيّ أكثر؟ إنّ بناء عادات جيّدة ليس بالأمر السّهل. في كتابه "العادات الذرّية Atomic Habits" ينصحنا الكاتب جيمس كلير بأنّ نملك دافعاً قويًًّا وراء رغبتنا في تطوير عادة معيّنة فيقول: عندما تحصر العادات التي تريد في حياتك، اجمعها جميعها في روتينٍ يوميٍّ يساعدك أن تكون منتجًًا. بحصولك على عادات جيّدة وربطها في روتين قوي، سيقلّ اعتمادك على الحماس العابر لأداء الأشياء، وتتقلّص مساحة التسويف والتشتّت. 2. خطط للأيام القادمة في الحياة أحداث وتبدّلات غير متوقّعة. لكنّ لا يعني ذلك أن بعض التخطيط لا يمكن أن يطبّق. تحتاج برنامجًًا مديرًًا للمهام، وتقويمًًا لتفكّر وتخطّط للمستقبل وتنظّم حياتك. خصّص وقتًًا لتنظّم يومك وتخطّط للأسبوع. عندما تحدّد في أي يوم ينبغي عليك إلقاء عرض تقديمي في العمل، يمكنك أن ترجع للوراء وتضع قائمة بالأمور التي يجب أن تنجزها تحضيرًا لذلك في برنامج إدارة المهام. عندما تسجّل اليوم الّذي سيقام فيه اجتماع أولياء الأمور في مدرسة ابنك، يمكنك أن ترتاح وأنت تعلم أن الأمر لن يفوتك وأنت لا تشعر. هذه بعض النصائح للتخطيط: ضع مخطّطًًا للأمور الصغيرة - حيث إنّها تتراكم وتؤثّر فعلًًا! (مثال، الغسيل، التنظيف، الخ) خصّص في أسبوعك ساعةً لتخطّط للأسبوع (مثال، الجمعة بعد الظهر، الإثنين صباحًًا) بالغ في تقدير المدّة التي ستأخذها المهمّة ليتمّ إنجازها جرّب تقسيم يومك إلى قطع زمنية في كتابها "168 ساعة: أنت تملك وقتًًا أكثر ممّا تتصوّر" (‎168 Hours: You Have More Time Than You Think)، تؤكّد الكاتبة لورا فاندركام على أهمّية التخطيط للأسبوع: بالطبع فإنّ التأكيد على "منظّمة جيّدًًا". عند وضع كلّ الأمور في برنامجك على التقويم وإضافة كلّ المهام لقائمة المهامّ يمكنك أن تعمل خلال أسبوعك على التركيز على كلّ الأمور المهمّة بالنسبة لك. 3. راع ميولك الطبيعية إنّ تنظيم الحياة وصنع العادات والروتين بتفكير مُمعن يمكن بسرعة أن يصبح نشاطًًا محبِطًًا في حياةٍ طموحة. "يجب أن أستيقظ في الخامسة صباحًًا كلّ يوم" "يجب فعلًًا أن أتحوّل للطعام النباتي" "أنا لن أشاهد أيّة أفلام بعد الآن" تكمن المشكلة في أنّك هنا قد تكون إنسانًًا يفضّل العمل ليلًًا وتكون في أقصى إنتاجك في الثانية عشر ليلًًا، وتحبّ شرائح اللّحم اللذيذة، وطريقتك للراحة هي مشاهدة فيلم جيّد. كي تنظّم حياتك، اختر عادات تتواءم مع ميولك الطبيعية. كن واقعيًًا حول نفسك واعتنق ما يمكنك الالتزام به بحقّ على المدى الطويل. هاك بعض المجالات المختلفة حيث يمكنك أن تستند إلى حالتك الطبيعية: إذا كنت لا تحبّ الكوي، اشتري فقط الملابس المصنوعة من مواد غير قابلة للتجعّد إذا كنت تكره الذهاب إلى النادي، انضمّ لفرق الرياضات الترفيهية (كرة السلّة، كرة القدم، الخ) إذا كنت لا تستمتع بالقراءة، استمع إلى التسجيلات وشاهد الوثائقيّات باختيارك للطريق الّذي تشعر فيه بالمقاومة الأقل يمكنك أن توفّر على نفسك الكثير من الوقت وأنت تحاول أن تعتنق ما تكره باختيارك الأمور التي تستمتع بها ببساطة. 4. الثبات أهم من الكمال يكون موقف "الكلّ أو لاشيء" مصدرًًا لعذاب النفس لدى الكثير من الناس. إذ عندما نفشل في تحقيق التوقّعات غير الواقعية الّتي نضعها لأنفسنا، نترك كلّ شيء دفعةً واحدةً ونحن منهزمون. عن طريق فهم أثر التقدّم البطيء والجهد المتراكم يمكننا أن نصبح أكثر واقعيّة نحصّل المزيد من الفائدة في حياتنا. إنّ أول خطوة تكمن في وضع خطط واقعيّة يمكن تطبيقها في حياتنا: تُهيّئ الخطط غير الواقعية لدوّامة من الخزي والأسف عندما لا نستطيع تحقيقها في النهاية. إجعل الثبات جزءًًا من حياتك واعتدْ على عدم الكمال. باختيارك لجهدٍ مستمرّ باتّجاه هدفٍ واقعيّ فإنّنا نترك مساحة أكبر للأمور الأخرى التي نريد فعلها في حياتنا. 5. أوجد توازن خلال محاولتنا أن نفعل كل الأشياء وأن ننظّم حياتنا بشكل مثاليّ، غالبًًا ما يقع التوازن كضحيّة. فمثلًًا تبقى ساهرًًا طوال الليل وأنت تقوم بالعمل في البرمجة بدل أن تذهب للنوم. تدرس طوال عطلة نهاية الأسبوع للامتحانات الفصلية القادمة بدل أن تلتقي بأصدقائك. في حين أن هذه الاستراتيجية يمكن أن تعمل على المدى القصير، تظهر النتائج السلبية السيئة لهذه الاستراتيجية على المدى الطويل: التوتّر، الاحتراق، والخمول. بدلًًا من ذلك، ضع أولويّة للاستمرار طويل الأمد بالتوازن مع الاعتناء بالذات. هذه بعض الاستراتيجيات الّتي يمكن أن تأخذها في الحسبان: تجنّب فرط الإرهاق لنفسك وقضاء الكثير جدًًا من الوقت في العمل ضع أولوية للنشاط البدني حيث أنّ له تأثيرًا محسّنًا للمزاج جرّب التأمّل، تدوين المذكّرات، أو ممارسة الامتنان والشكر أمضِ وقتًًا مع العائلة والأصدقاء استرخِ لوحدك مع فيلم جيّد تأكّد أنّك تأخذ قسطًًا كافيًًا من النوم وتجنّب المناوبات لكامل الليل بأيّ ثمن عدا عن الاستراحات اليومية لتلتقط أنفاسك، خصّص وقتًًا لاستراحات طويلة أيضًًا. على الأقل، حاول أن تأخذ استراحات من العمل لمدّة أسبوع مرّة لمرّتين في السّنة على أقل تقدير. عن طريق الشحن المستمر لطاقتك، ستتمكّن من الظهور بقوّة في الحياة والعمل ولنفسك وللآخرين الذين يعتمدون عليك. 6. اختر أولوياتك بعناية إحدى الطرق الّتي تجعل من اللعب بكرات الحياة أمرًًا أسهل هو أن تترك بعضًًا منها تسقط عمدًًا. كي تجد وقتًًا للأمور المهمّة بالنسبة لك، لا تتردّد بقول "لا". وضع الأولويّات هو أداة أساسيّة في ترسانة الوسائل المستخدمة لتنظيم الحياة. من المستحيل أن تفعل كلّ شيء؛ لذلك ضع أولوية للأمور المهمّة في متناول يدك. برفضك للأمور الّتي لا تخدم أهدافك العليا، يمكنك تركيز الليزر خاصّتك باتجاه الأمور ذات القيمة. فكرة لتحدّد ما هو مهمّ وما هو غير مهمّ: حدّد ما هي أهمّ مهمّة في يومك واجعلها أولوية، ثمّ الّتي تليها وهكذا. بامتلاكك لحسّ ما هو مهم وما هو ليس كذلك، يمكنك أن تتّخذ قرارات فعّالة أكثر حول أين ستصرف وقتك وطاقتك. 7. بسّط وأزل التشتّت من الصعب أن تشعر بالنظام إذا ما كان عقلك مكتبك ومنزلك في فوضى. حاول دائمًًا أن تجد وتستغلّ الفرص لترتّب وتفرغ مساحة ذهنيّة وفيزيائية وإلكترونية. بعض الفوضى التي نشعر بها في حياتنا تنبع من وجود الكثير من الأغراض أو الكثير من الأمور الّتي يجب أن نفعلها، أو الكثير من الأمور الّتي تشغل بالنا. خذ بالحسبان هذه القاعدة وأنت تنظّم حياتك: الأقلّ هو الأكثر. 8. قس إنجازك من المهمّ أن تقيس تقدّمك سواءٌ كانت أهدافك كبيرة أو صغيرة. تحوز كثيرًًا من القوّة بمعرفتك الأمور الفعّالة والأمور الّتي لا تحقّق النتائج المرجوّة. إذ يمكنك أن تخصّص وقتًًا أكثر في حياتك للأنشطة الّتي تفيدك في الوصول لأهدافك، وتقلّل من الأمور الّتي ليس لها فائدة. تفيدك هذه الأمور في قياس تقدّمك: خصّص وقتًًا للمراجعة الأسبوعية بانتظام تقيّم فيه الأسبوع المنصرم وتشذّب قائمة مهامك لتحوي فقط على الأمور الأساسية جرّب طريقة قياس الذات وقس أهدافك كلّها من المشي وصولًًا إلى النوم راقب وقتك فيما إذا كنت منتجًًا أو مشتّتًًا باستخدام تطبيقات مخصّصة لذلك 9. أتمت واستخدم خدمات خارجية تؤدّي العادات إلى أتمتة اتّخاذ القرار. يمكن أن تفيدك التكنولوجيا في أتمتة مهامّك الرتيبة. نظّم حياتك بإنشاء أنظمة آلية تريحك من بذل الجهد الفاعل وتتيح لك المزيد من الوقت والطاقة. فكّر في نواحي حياتك الّتي تُمضي فيها الوقت وأنت تقوم بعمل ما يدويًًا بينما يمكن لتطبيق أو موقع إنترنت أن يقوم بهذه المهمّة. فكّر أيضًًا أين يمكن أن تطلب خدمة من شخص آخر لتوفّر وقتك. هناك بضعة مهام في العمل والحياة يمكن أن تسلّمها لشخصٍ آخر منها: في الأمور المالية الشخصية (مثال، دفع الفواتير، الاستثمارات، الخ) في العمل (مثال، إرسال البريد الإلكتروني، تنسيق المشاريع، التسجيل والحجوزات، الخ) في المنزل (مثال، شراء الحاجات المنزلية، إعداد الوجبات، تجميع الأثاث، الخ) سنناقش لاحقًًا طرائق التنظيم الآلي والتسليم للأشخاص الآخرين الممكن استخدامها في كلٍّ من هذه النواحي. 10. جرب آخر عنصر في هيكلية تنظيم الحياة هو عنصر مثير وممتع: جرّب أمورًًا جديدة وابحث عن تجارب غير مألوفة! كونك منظّمًًا لا يعني أنّه ليس لديك مكان للعفوية الفوضوية. في بعض الأحيان لا تجري الأمور حسب المخطّط. في أحيانٍ أخرى قد تصبح الأمور مملّة ورتيبة. هنا هو الوقت المناسب لتدخل التجديد لجياتك وتخرج نفسك من الروتين الّذي لم يعد مجديًًا. بعض الطرق لتخرج من الروتين وتنمّي ذاتك في نفس الوقت: بتطلّعك باستمرار للتجربة ستدخل الكثير من الإثارة لحياتك وتخرج من حالات الركود. تطبيق هذه الهيكلية بعد معرفتك للمحاور العشرة لهيكلية تنظيم الحياة، يمكنك أن تقوم بتطبيقها على العديد من نواحي حياتك. بامتلاكك دلائل محدّدة يمكنك مقاربة كل ناحية بثقة أكبر وتوتّر أقل العمل من المرجّح أنك تمضي معظم ساعات يقظتك في العمل. يمثّل العمل المحور الّذي ينظّم الناس حياتهم حوله. هناك الكثير من الكلام حول كيفيّة تنظيم الوقت خارج العمل - الصباح الباكر، استراحة الغداء، وبعد العمل مساءً. لكن قليلًا من الحديث يدور حول الاستغلال الأمثل لساعات العمل الثمانية الّتي من المرجّح أنك تقضيها في العمل المكتبي. إنّ كونك منتجًًا في العمل يتبع نفس القواعد سواء كنت تعمل في مكتب، أو تعمل من المنزل، أو تدير عملك الخاص نظّم حياة العمل (طبّق قواعد التبسيط وإزالة التشتت، وضع الأولويات، الأتمتة واستعمال الخدمات الخارجية، والتوازن) أزل المشتّتات من مكتبك، صندوق بريدك، ومدير مهامّك. من الصعب أن تركّز أو تنجز أيّ شيء إن لم تشعر أنّ كلّ الأمور مرتّبة. لا يساعد المكتب المليء بالأوراق المبعثرة وفناجين القهوة في التركيز أبدًًا. يشعرنا البريد ومدير المهام غير المنظّم بالغموض والحيرة حول الخطوة التالية الواجب فعلها. خصّص موعدًًا منتظمًًا لتتحوّل من الفوضى إلى الترتيب. نظّف مكتبك وأغلق كلّ النوافذ والتطبيقات في الحاسوب في نهاية كلّ يوم عمل. بهذه الطريقة تبدأ كلّ يومٍ بانتعاشٍ جديد. حاول قدر الإمكان أن تنهي البريد الوارد وتفرغه يوميًًا حتّى لو عنى ذلك أرشفة البريد غير المقروء. خصّص 10 دقائق في نهاية كلّ يوم عمل لترتّب قائمة مهمّاتك لليوم التالي كجزء من روتين نهاية يوم العمل. ضع أولوية للعمل العميق. يقع معظم الناس في فخّ العمل العاجل فينجزون أعمالًًا صغيرة بدل التركيز على العمل الكبير ذو الأثر العميق. لكنّ هذا العمل ذا الأثر العميق هو ما يساهم في ترقيتك أو تطوير عملك لمستوى أعلى. نظّم يومك بحيث تبدأ بجلسة للعمل العميق تتمحور حول أكثر الأشياء أثرًًا في عملك لجذب المزيد من العملاء، كالفوز بمناقصة مهمّة، الخ. بعد ذلك تكون لك الحرّية في فعل أي شيء تريد إتمامه: البريد الإلكتروني، اللقاءات، الخ. ابحث عن فرص للأتمتة والاستعانة بخدمات خارجية. إنّنا نخرج أفضل ما لدينا في العمل عندما نكون في ما يسمّيه الكاتب غاي هيندريكس "منطقة العبقرية"، وهي الحيّز من التركيز الّذي نستخدم فيه أفضل مهاراتنا وقدراتنا الداخلية. كلّ الأشياء الّتي لا تقع ضمن هذه المنطقة ينبغي أتمتتها أو الاستعانة بخدمات خارجية لتنفيذها. استخدم نماذج قوالب البريد الإلكتروني لتؤتمت البريد المُرسَل دوريًًّا إذا كنت صاحب عمل وتملك القدرة المالية وظّف مساعدًًا إداريًًّا افتراضيًًّا لإدارة لقاءاتك ورحلاتك كمدير، فوّض المهام والمشاريع لأعضاء الفريق ذوي الخبرات المتقدّمة. وازن أهداف العمل مع الحياة. يحدث الاحتراق (burnout) عندما يتجاوز الطموح توازن الفرد. تأكّد من أنك تخصّص وقتًًا للراحة والتجدّد حتى لو كنت تحبّ عملك جدًًّا وتركّز كثيرًًا على التميّز فيه. إنّ أفضل المتسابقين الرياضيين ينامون لتسع ساعات كلّ ليلة بانتظام. تدرّب كما يفعل الرياضي: اعمل بجدّ، ولكن ضع أولويّة لأوقات الراحة. ابذل قصارى جهدك خلال اليوم ولكن تأكّد أن تغادر العمل على الوقت انعزل عن العمل خلال عطلة نهاية الأسبوع واقضِ وقتك مع العائلة والأصدقاء تجنّب البريد الإلكتروني والمحادثات المتعلّقة بالعمل بعد ساعات العمل خذ إجازة كل سنة بانتظام من أجل العطلة والتجديد المنزل في المنزل نقوم بالكثير من الأشياء. من غسل الأطباق إلى حفلات العشاء، والمحافظة على المنزل نظيفًًا ومرتّبًًا مهمّات لا تنتهي وغير مدفوعة الأجر. لكن إذا كنت مجتهدًًا واستخدمت بعض الخدمات الخارجية ستصبح إدارة المنزل أمرًًا أسهل. نظّم حياتك في المنزل (طبّق نصائح صنع العادات، التبسيط والترتيب، الأتمتة والاستعانة بخدمات خارجية) ابنِ عادات لإدارة المنزل بفعالية. إنّ التذمّر من أداء بعض الأعمال المنزلية وأنت طفل يبدو أمرًًا مضحكًًا الآن كون كلّ الأعمال المنزلية هي مسؤوليتك حاليًًا. بناء عادات منتظمة يساعدك في التأكّد أنّ الأمور لن تخرج تمامًًا عن السيطرة في كل الأحوال. عن طريق القيام بأعمال بسيطة ولكن بانتظام في كلّ يوم، أسبوع وشهر يمكنك أن تجعل كلّ الأمور تسير بانسيابية نسبيًًا. التزم بعادة منزلية يوميّة كترتيب سريرك، طيّ الغسيل فورًًا، وغسل الأطباق قبل النوم. التزم بعادة منزلية أسبوعية كترتيب البريد، كنس المنزل، وترتيب الخزانة. التزم بعادة منزلية شهرية كالتنظيف الشامل للمنزل، تغيير فلاتر الهواء، وتنظيف السجّاد. قد يكون من الصعب تذكّر كلّ هذه الأمور سويّةً. استخدم مدير مهام لتنظّم مهمّات تتكرّر يوميًًا وأسبوعيًًا وشهريًًا وتزيحها من ذاكرتك. رتّب منزلك. من السهل للمنزل أن تعمّه الفوضى. بضعة فناجين هنا وبعض الغسيل غير المطوي هناك، ذاك الطقم الذي لم ترتديه منذ سنوات ولكنّه يمكن أن يلزم يومًًا ما…فجأةً تجد منزلك في قمّة اللانظام. خصّص وقتًًا للتخلّص من الأمور الّتي لست بحاجتها والّتي لم تعد ممتعة. تفقّد الثلاجة وخزانة المؤن دوريًّا باحثًًا عن الأشياء القديمة أو منتهية الصلاحية. تبرّع بالملابس، والألعاب، والكتب الّتي لم تعد تستعملها. أفرغ المطبخ من أدوات الطبخ والأقدار والمقالي القديمة. أتمت واستعن بخدمات خارجية للقيام بالواجبات والأعمال المنزلية. نعيش الآن في عصرٍ مريح وينبغي الاستفادة من ذلك. تلقّي المساعدة من التكنولوجيا أو من أشخاص آخرين يمكن أن يقلّل من توتّر إدارة المنزل. جرّب خدمات التوصيل بدل أن تذهب للتسوّق بنفسك. استأجر أحدًًا شهريًًّا ليقوم بتنظيف المنزل، جزّ العشب أو إزالة الثلج المتراكم. استأجر أحدًًا للتحقّق ومراقبة الضرائب ومتابعة السجلّات. بالطبع، فإنّ الاستعانة بخدمة خارجيّة هو أمر مكلف. إذا كانت هذه الأمور خارج نطاق الميزانية، الجأ للطريقة التقليدية القديمة وهي الاستعانة بزميل السكن، الزوجة والأولاد لفعل الأمور المنزلية. أشرك كلّ سكّان المنزل في المحافظة عليه. وضّح مسؤولية كل شخص عن طريق إخباره بها بشكل رسمي. الصحة والرشاقة إنّ تخصيص وقت لنمط الحياة الصحي يضاعف إنتاجيّة كلّ الأمور الأخرى: نصبح أفضل في العمل، نتواجد بشكلٍ أكبر لقضاء الوقت مع من نحب، ونشعر بالمزيد من الحماس لمواجهة تحدّيات الحياة. لسوء الحظّ فإنّ هذا الأمر هو أوّل ما نستغني عنه عندما تواجهنا تحدّيات الحياة اليومية. عن طريق بذل أفضل ما لدينا كلّ يوم بدل اتّباع عقلية الكلّ أو اللاشيء يمكننا المحافظة على توازن مع الصحة والرشاقة. نظّم صحّتك ولياقتك (طبّق نصائح الميول الذاتية، التوازن، وضع الأولويات، والقياس) اتّبع ميولك الذاتية في الحمية والرياضة. بدل أن تجبر نفسك على التأقلم مع آخر صيحات الحمية والتمارين، افعل ما تراه مناسبًًا بالنسبة لك. غالبًًا هناك مجموعة من الخضروات الّتي تحبّها ونوع من التمارين الرياضية تراه ممتعًًاَ. فصّل وجباتك وتمارينك بما يناسبك بحيث لا تشعرك بالتعذيب. بدلًًا من النادي، انضمّ أو أنشئ مجموعة تنزّه حيث يمكنك التمرّن خارجًًا مع الآخرين. لا تختر "طعام الحمية" المملّ وابحث عن تجميعات صحّية من الأطعمة الّتي تحبّها. إذا كنت تكره التمارين في الصباح الباكر، مارس القليل من التمارين عدّة مرّات خلال اليوم. الجأ للتوازن عندما تختار طعامك الصحّي. هنا غالبًًا ما يكون الخيار "الجيّد كفاية" قابلًًا للاستمرار أكثر من الخيار "المثالي". على سبيل المثال اتّبع قاعدة 80/20 فيما يتعلّق بالطعام - تناول طعام صحّي في 80% من الوقت وتساهل في 20% من الحالات. ينطبق الأمر نفسه على التمرين الرياضي. تأكّد أنّك تأخذ أيام راحة بانتظام لتتيح لجسمك فرصة التجدّد. ضع أولوية للصحّة والرشاقة. في الحلقة المعيبة من "الكثير من الأمور يجب فعلها"، غالبًًا ما نضحّي بعادات الصحّة المستهلكة للوقت عندما نشعر بتوتّر حول العمل والحياة، لنجد أنفسنا متوتّرين أكثر عندما لا نجد قناة لتفريغ التوتّر أو طعامًًا صحّياُ يمدّنا بالطاقة. أبقِ العادات الصحّية على رأس الأولويات كالطبخ المنزلي والمشي اليومي. خصّص عدّة ساعات في عطلة نهاية الأسبوع لتحضير الوجبات لبقيّة الأسبوع وتأكّد من احتواء الثلّاجة على أطعمة صحّية. ثبّت التمارين الرياضية على مفكّرتك وعاملها كمهمّة وموعد حقيقي مع نفسك. ضع أهدافًًا للرشاقة قابلة للقياس. يصبح الحفاظ على الرشاقة أمرًًا أكثر متعة حين نحوّله إلى لعبة ممتعة. كي تبقى متحمّسًًا، سجّل تمارينك وراقب مقاييس رشاقتك مع الزمن. استخدم تطبيقات مـثل Strava لتسجيل تمارين الركض ارتدِ متعقّبًًا لتسجيل خطواتك سجّل تمارين رفع الأثقال وراقب أرقامك الشخصية الأمور المالية يؤمّن لك المال الحرية المالية وراحة البال. يمكن أن يُشترى به أيضًًا الكثير من الأشياء الّتي لا نحتاجها. بتنظيم أمورك المالية بعناية، يمكنك أن تهيّئ نفسك للمستقبل دون أن تحرم نفسك في الحاضر. نظّم أمورك المالية (طبّق نصائح التخطيط، الثبات أفضل من الكمال، القياس، الأتمتة واستخدام الخدمات الخارجية) خطّط تدفّق الأموال. تعرّف بدقّة على طرق إدارة المال باستخدام مهارات وضع الميزانية. حدّد دخلك الصّافي وأنشئ ميزانية تحتوي على مصاريف ثابتة، مصاريف متغيّرة، الديون، والمدّخرات. أنشئ ميزانية لكلّ شهر تأخذ تلك الأمور في الحسبان. تأكّد من أنّك شملت كلّ الأمور في ميزانيّتك: رعاية الأطفال، الإيجار، التأمين، الطعام، الأدوات، مصروف الطوارئ، المدّخرات، التبرّعات، الاشتراكات الدورية، الملابس، الهدايا، التسجيل في النادي، الوصفات الطبية، دفع الديون المترتّبة، فواتير الهاتف وكلّ شيء تصرف مالك فيه. استخدم أدوات لوضع الميزانية كـ Mint أو YNAB لتحقيق انسيابية لأمورك المالية. راقب وقيّم بانتظام ميزانيّتك لتتأكّد أنك تسير موافقًًا لها وتعدّلها حسب المطلوب. هذه مناسبة أخرى يكون فيها "الجيد كفاية" أفضل من "المثالي" على المدى الطويل الزم الثبات في الادّخار. إذا استثمرت مدّخراتك في شراكة أو مشروع جيّد، ستحصل على أرباحٍ جيّدة تساعدك في شراء الأمور الضخمة أو تدّخرها لتقاعدك. بادّخار قسم ثابت من راتبك كلّ شهر، حتّى لو لم يبدُ مبلغًًا كبيرًًا، فستزيد من ثروتك مع الوقت. جرّب دراسة جدوى مشروع باستشارة خبير اقتصادي وسترى كيف يمكن للمبالغ الصغيرة أن تتضاعف بالاستثمار الجيد على مدى السنين. أضف إلى مدّخراتك كلّ شهر. الطريقة الأفضل هي تحديد نسبة مئوية من راتبك (مثلًًا، 20%)، ولكن حتّى المبالغ الصغيرة ستترك أثرًًا مع الوقت. قِس أحوالك المالية. ضع أهدافًًا مالية لكل مدّة زمنية: شهر، 12 شهر، 5 سنوات، 10 سنوات، الخ. وقس باستمرار تقدّمك نحو هذه الأهداف لتعدّل الخطّة بما يلائم. استخدام طريقة النتائج المفتاحيّة الموضوعيّة لوضع الأهداف المالية مثلًًا "ادّخار 5000 في السنة" أو "إنقاص الصرف على الغذاء والتسلية بنسبة 10%" أتمت أمورك المالية. قلّل من الوقت الّذي تمضيه في دفع الفواتير أو وضع الميزانية عن طريق إدخال التكنولوجيا إلى حياتك رتّب تحويل مالي آلي من حسابك المصرفي إلى حساب الإدّخار والاستثمار كلّ شهر رتّب دفع فواتير آلي لنفقات كفاتورة الهاتف، فاتورة الإنترنت، فاتورة كبل التلفاز سيجنّبك ذلك التأخّر في دفع الفواتير وما قد يترتّب عليه من غرامات ويريحك من صخب الدفع اليدوي استخدم Mint لتخزين كل الديون وتعاملات بطاقة الائتمان في فئات حسب ميزانيّتك وإذا اقتربت من استخدام 100% من ميزانبتك في فئة ما قبل نهاية الشهر سيصلك تنبيه بذلك إلى هاتفك. العلاقات الاجتماعية إنّ العلاقات مع الأصدقاء والعائلة هي أهمّ شيء نستثمر به في الحياة. عند إجراءها لمقابلة مع أشخاص تسعينيين اكتشفت ليديا سو هذا الأمر في كلامهم: " إنّ سعادتهم وندمهم لا يتعلّقان بمهنتهم، ولكنها مرتبطة بوالديهم، أولادهم، أزواجهم وأصدقائهم." اكتشفت أن الناس تمنَّوا لو أنّهم "أحبّوا أكثر" وليس "أنجزوا أكثر". إذا عملنا بهذه النصيحة ونحن ما زلنا نملك الوقت، سنحيا حياة مُرْضية ونقلّل الندم والتحسّر لاحقًًا في حياتنا. نظّم حياتك الاجتماعية (طبّق نصائح التخطيط، والثبات أفضل من الكمال) خصّص وقتًًا للتخطيط للخروج في مشاوير اجتماعية. كلّما كبرنا وزاد انشغالنا، قلّت إمكانية خروجنا في مشاوير عفويّة أو لقاء الأصدقاء لشرب القهوة في أوقات غير مخطّط لها. لذلك، خطّط بشكلٍ فاعلٍ لقضاء الوقت مع كل الناس الّذين تهتمّ لأمرهم في حياتك بدلًًا من أن تنتظر الفرص لتحدث وحدها. بادر في دعوة أصدقائك للخروج وتناول العشاء سويّة، واحرص على عدم جلب العمل معك إلى طاولة العشاء. خطّط لسهرات جميلة مع زوجتك على مفكّرتك. اشترك بصفحات ومدوّنات تنشر إعلانات لنشاطات غير باهظة الثمن ومناسبة للأطفال في مدينتك لتذهب إليها مع عائلتك. خذ جملة "ضع الأمر على مفكّرتك" على محمل الجد وادعُ أصدقائك لتسجيل الموعد على مفكّراتهم أيضًًا. عندما تكون مع الأصدقاء، حدّد موعدًًا للقاء القادم قبل أن تغادروا. طبّق الالتزام والثبات في رؤية أصدقائك وعائلتك. كم مرّة بدأ لقاؤك بمن تحبّ بعبارة: "مرّ وقتٌ طويل منذ التقيتك آخر مرّة"؟ قلّل من فترات الانقطاع الّتي تمتدّ لأكثر من سنة دون أن ترى أصدقاءك وعائلتك عن طريق الالتزام بمواعيد ثابتة لذلك قدر المستطاع. أعد تعريف التواصل الاجتماعي في نظرك. بدلًًا من الصورة النمطية التي تشمل الجلوس لفترات طويلة على الغداء أو العشاء ، جرّب إنجاز أمور الحياة اليومية مع عائلتك أو أصدقائك لتزيد من معرفتك لهم: أداء المهام المنزلية سويةً، الذهاب برفقتهم إلى النوادي، طبخ الوجبات معهم، قضاء الليل ومشاهدة الأفلام سويّة أو مساعدتهم في أعمال في المنزل (تركيب الأثاث، دهن غرفة، الانتقال من المنزل). بالنسبة لعلاقاتك مع أشخاص بعيدين، استخدم المكالمات الهاتفية والاتصال المرئي لتقليل الزمن بين اللقاءات. يمكن أن تكون هذه الوسائل بدائل رقميّة جيّدة عن اللقاء وجهًًا لوجه. لكن انتبه إلى أنّ التفاعلات على مواقع التواصل الاجتماعي كالفيسبوك والإنستغرام لا تحقّق نفس درجة الاتّصال. السفر إنّ اكتشاف أماكن جديدة يضفي المزيد من التنوع للحياة ويعلّمك الكثير عن ثقافات جديدة. ولكن يمكن لهذه التجربة أن تكون موتّرة وغالية ما بين قبولات الجواز واللحاق بالرحلات. إنّ تنظيم استكشافك يعطيك راحة البال سواءٌ كنت رحلتك لاستكشاف أمستردام أم لزيارة الأماكن المثيرة في مدينتك. نظّم سفرك (طبّق نصائح التخطيط والتجريب). أزل التوتّر من السفر بواسطة التخطيط. إنّ التوجّه للمطار مع حقيبة ظهر ومن ثمّ شراء تذكرة في أيّة رحلة مغادرة هو أمر مثالي للشخصيات الرومانسية الكوميدية. بالنسبة لباقي الناس، يفيد التخطيط الجيّد في تجنّب التفاجؤ بجواز السفر منتهي الصلاحية أو نسيان محلول العدسات اللاصقة. يساعد التخطيط أيضًًا في التوجّه إلى أماكن جديدة ومعرفة الأماكن الأفضل للزيارة بدل الذهاب عشوائيًًا وفق ما تقودك أفخاخ السياح. أنشئ قائمة للتأكّد من كلّ الأمور الّتي تحتاج أن تحزمها. أبقِ الحمل خفيفًًا وتجنّب المبالغة في أخذ الأشياء - غالبًًا لن تحتاج 4 طقوم للرياضة و5 كتب في سفرك. حاول التقليل قدر ما استطعت من الأحمال وخذ فقط قطعة واحدة من الأشياء التي تحتاجها بالإضافة للأغراض الشخصية (تصبح هذه المهمّة أصعب طبعًًا في حال وجود الأولاد). مرّ على كلّ الأشياء الّتي يمكن أن تحتاجها خلال اليوم وتفقّد كل الأمور المتعلّقة بالسفر بشكل خاص مثل: جواز السفر، التأمين الصحّي، وسائد للنوم، الخ وأنت تنشئ القائمة. رغم أنّ معظم متعة السفر تكمن في عفويّته، تأكّد من التخطيط لبعض الزيارات للأماكن المحلّية المهمّة. استخدم اليوتيوب، مدوّنات الرحلات، الانستغرام، ومراجعات غوغل لتجد أفضل الحدائق والمطاعم والأمور الجاذبة أينما ذهبت. ينبغي أن تحوي القائمة على 4-5 أماكن يجب رؤيتها وذلك حسب مدّة رحلتك. جرّب أماكن جديدة للسفر. قد يكون تكرار السفر لنفس الوجهة أمرًًا لطيفًًا، لكن جرّب اختيار وجهات سفر جديدة لم تذهب إليها سابقًًا. بدل أن تكرّر رحلة عائليّة سنويّة إلى نفس المكان، يضيف استكشاف زوايا جديدة من الكرة الأرضية الحماس والمتعة لروتينك المعتاد. اسأل أضدقائك وعائلتك وزملاء العمل عن وجهة سفرهم المفضّلة في العطلة. يكون الناس غالباَ متحمّسين لمناقشة رحلاتهم ويمكن أن يزوّدك ذلك بقاعدة بيانات مبدئيّة حول ما تفعله وما تتجنّبه. ادّخر المال واجعل "السفر" عادة أسبوعية أو شهرية وذلك بأن تكون سائحًًا في مدينتك نفسها. قليلٌ منّا يستفيد من كلّ ما يقدّمه المكان حيث نسكن. ابحث عن المطاعم الجديدة واستكشف الأجزاء المختلفة غير المألوفة من مدينتك. ختامًا إنّ تحديد كيفيّة تنظيم حياتك ليست عبارة عن أن تحدّد وقت استيقاظك بدقّة أو أن تحدّد بدقّة أين ينبغي أن تحتفظ بملفّاتك المهمّة. بدل أن تعلق في هذه التفاصيل وجّه اهتمامك للمبادئ الأشمل لإدارة حياة جيّدة. بتعلّمك لهيكلية تنظيم الحياة، يمكنك أن تطبّقها على كلّ ناحية مهمّة من حياتك: المنزل، العمل، العلاقات وكلّ الأمور الأخرى. بإمكانك التوقّف عن رمي الكرات كالبهلوان وأن تتحرّك لتنفّذ المهمّة القادمة. ترجمة -وبتصرف- للمقال ‎How to Organize Your Life Writer لصاحبته Fadeke Adegbuyi

يتخيّلني الناس -يقول كاتب المقال- عادةً عندما أخبرهم أنّني أعمل كمستقلّّ إمّا كعامل إلكتروني متنقّل أو أنّني راهب منعزل في صومعته. وغالبًا ما أُصنَّف ضمن الخيار الثاني لأنّ الحفاظ على حياة اجتماعية صحّية أمرٌ صعب عندما لا تملك برنامجًا منتظمًا. تكمن المشكلة لكثير من الناس أنّهم يتّخذون من المكتب حيث يعملون مكانَا للقيام بمعظم النشاطات الاجتماعية. هذا يعني أنه ينبغي عليك أن تبذل جهدًا إضافيًا لتكوّن علاقات مع الناس وتمضي الوقت معهم إذا كان عملك يتمّ عن بعد. لا ينبغي أن يكون إمضاء الوقت مع الأصدقاء ولقاء الأشخاص الجدد أمرًا روتينيًا مملًّا. لكن من الصعب أن توازن هذا الجهد مع عبء العمل ككاتب مستقلّ. لنتحدّث إذًا كيف يمكن تجنّب نمط حياة الراهب ذاك! سبب كون توازن العمل/الحياة ضعيفًا غالبًا عند المستقلين إذا أردت أن تصبح كاتبًا مستقلًّّا ناجحًا، ينبغي عليك أن تفعل الكثير من الأشياء وليس فقط أن تكتب. هذه قائمة مقتضبة لكلّ المهام التي كان عليّ الاعتياد على أدائها: إيجاد زبائن جدد إبقاء زبائني الحاليّين سعداء التأكّد من أنّني أردّ على الاتصالات ردًّا صحيحًا مناقشة المردود دوريًّا إرسال الفواتير وملاحقة المستحقّات المتأخرة التأكّد من أنني ملتزم بالضرائب بالشكل المطلوب إبقاء ملفّي الشخصي الإلكتروني محدّثًا التواصل مع المستقلّّين الآخرين محاولة عدم فقدان عقلك وأنت تتعامل مع كلّ الأمور السابقة عمليًا، إذا أردت أن تصبح كاتبًا مستقلًّّا ناجحًا، عليك أن تعامل الأمر كعمل بدلًا من هواية. إذا التقيت مرّة بشخص يحاول تأسيس عمله من الصفر، فستعلم أنّه ليس لديه الكثير من وقت الفراغ. اجمع كلّ هذا العمل مع جدول غير منظّم وستحصل على الوصفة المثالية للفشل في الإبقاء على تواصل مع الأصدقاء. إذا أردت تجنّب ذلك، ينبغي أن تبذل جهدًا مركّزًا لإدارة حياتك الاجتماعية. كما أنّ كونك اجتماعيًا يساعدك على تجنّب الاحتراق، وهو أمرً سيئ تمامًا للمستقلّّ. ثلاث نصائح لإدارة حياتك الاجتماعية ككاتب مستقل إذا أردت ألّا ينسى أصدقاؤك كيف يبدو وجهك، ينبغي عليك أن تجد وقتًا لتطفئ الحاسوب وتذهب لقضاء الوقت مع الناس كلّ فترة. هاك كيف أقوم أنا بذلك: 1. التزم بجدول عمل ثابت أحد الأمور التي تجذب الناس للعمل الحرّ هو سيطرتهم الكاملة على برنامجهم. أتريد بدء العمل ظهرًا؟ قم بذلك. لا تشعر برغبة في العمل حتى الساعة الخامسة مساءً؟ لا أحد سيوبّخك على ذلك. لكن هناك مشكلة - معظم الناس لديها برنامج منتظم بالفعل. يعني ذلك أنهم يمكنهم الخروج بعد العمل فقط وإذا كانت ساعات عملك عشوائية فسيفوتك الكثير من التفاعلات الاجتماعية. لقد استغرقت سنوات حتى اقتنعت بفكرة الالتزام بجدول مواعيد ثابت كما السابق. أحاول في هذه الأيام أن أبدأ العمل في العاشرة صباحًا على أبعد تقدير وأن أنهي أمور العمل بين الساعة الثالثة حتى الخامسة مساءً. يبقى هذا البرنامج أفضل من معظم برامج أصدقائي كما يعني أنني حرّ في المساء لأخرج بدون قلق. لست بحاجة إلى الالتزام بجدول صارم ككاتب مستقلّ. لكن، ينبغي أن تضع بعض الحدود وتحاول التوافق مع ساعات أصدقائك إن كنت تريد قضاء الوقت معهم. لا يوجد طريقة أخرى حيال هذه الحقيقة. 2. خصص في برنامجك وقتًا خاليًا من العمل لتقضيه مع الأصدقاء وتسترخي إنّ فكرة تخصيص وقت على برنامج لتقضيه مع أصدقائك تزعج الكثير من الناس. إذ ليس عليك أن تراجع مفكّرتك كلما أردت أن ترى الناس. لنكن صريحين - عندما ندخل مضمار العمل يكون معظمنا مشغولًا جدًا طوال الوقت. ينبغي عليك أن توازن بين العمل، الأصدقاء، العلاقات، الهوايات وأي أمر آخر تستهوي فعله. أحبّ أن آخذ هذا الأمر إلى أبعد الحدود. حيث أنّني عادة عندما يحلّ يوم الثلاثاء أستطيع أن أخبرك تمامًا بما سأفعله في كلّ مساء لهذا الأسبوع. ليست القصّة قصّة شخصية وسواسية - إنّما الأمر أنني أعرف أنني إذا لم ألتزم بوقت لرؤية أصدقائي فإنّني سأقضي كلّ ذلك الوقت أمام حاسوبي. رغم ذلك قد لايكون هذا أسوأ شيء في الحياة. إنّ تنمية حياتك الاجتماعية هو أمرٌ مهمٌّ إن كنت تقضي الكثير من الوقت تعمل بمفردك، ولكن يأتي بنفس الأهمية أن تخصص وقتًا تقضيه مع نفسك. يعني ذلك ألا تفتح بريدك الإلكتروني كل خمس دقائق، ألّا تتفقّد المشاريع، وإذا كنت أقوى مني، أن تمضي بضعة ساعات بدون الحاسوب. 3. خذ وقتًا تستريح فيه من فترة لأخرى هناك أمر مرعب ستلاحظه بعد قضائك فترة في العمل كمستقلّ: معظمنا يأخذ عطلًا أقلّ من العاملين في المكاتب. أنا شخصيًّا قضيت على الأقل ثلاث سنوات بدون أن آخذ وقت استراحة أكثر من عطلة نهاية أسبوع طويلة لمرات قليلة. كنت مشغولًا جدًّا وأنا أحاول أن أُأَسّس نفسي كمستقلّ، لم أكن منتبها حتى أني لم آخذ عطلة. لا يشمل ذلك أي وقت أمضيه وأنا أعمل في الطريق. ربّما يكون التنقّل الالكتروني ممتعًا، ولكن إذا كنت تقضي جزءًا من يومك وأنت تعمل، فهذه إذًا ليست عطلة حقيقية. إنّ العطلة الحقيقية تعني لي أسبوعًا على الأقل لا أقلق فيه على البريد الالكتروني أو المشاريع. يكون هذا الأمر سهلًا في حال كان هناك أيام عطلة خلال السنة، ولكنّ ذلك لا يكون بهذه السهولة عندما تكون مديرًا لعملك الخاص. الأمر الجيد أنك ككاتب مستقلّ لديك مرونة أكبر بكثير لقضاء الإجازات. إن لم يكن عليك أيّة مشاريع في الانتظار، تهانينا فهذه إجازة (طالما أنك لست مفلس). إذا كانت قائمة أعمالك ممتلئة، فمن الضروري أن تحدّد تاريخًا وتتأكّد أنك ستنهي كامل أعمالك قبل ذلك التاريخ وأن تخبر زبائنك أنّك ستكون خارج "المكتب" لبضعة أيام. طالما أنّك لا تفوّت أي تاريخ نهائي لإنجاز العمل، فلا شيء يمنعك من أن تأخذ أسبوع عطلة، أن تسافر، وأن تلتقي بأشخاص جدد. النتيجة لا يمكنك أن تمضي يومًا وراء آخر وأنت تعمل ثمّ تتوقّع أن ذلك لن يأتي بدون ضريبة. أنت ككاتب مستقلّ تدير عملك الخاص، فمن السهل جدًّا أن تقع في فخ التركيز الشديد على العمل وتنسى تخصيص وقت لتخرج مع الأصدقاء. قد يبدو تخصيص وقت على الجدول للأصدقاء أمرًا آليًا بشدّة. لكنه مقاربة للتأكّد من أنّك تخصص وقتًا للجانب الاجتماعي بدل أن تنساه لفترة طويلة جدًا. إذا كنت تشعر بأنّك مستنفذ القوى مؤخرًا، يمكن أن يكون ذلك نتيجة حاجتك لقضاء المزيد من الوقت مع الأصدقاء ووقتًا أقل أمام الحاسوب. ترجمة -وبتصرف- للمقال ‎3 Tips to Manage Your Social Life as a Freelance Writer لصاحبه Alexander Cordova

من الصّعب جدًّا تسيير صندوق بريدٍ واردٍ مشتركٍ. تضيع رسائل إلكترونية، ويردّ أفراد الفريق على الرّسالة ذاتها أكثر من مرّة، ويفتقدون التّواصل اللاّزم لحلّ المشاكل القائمة. لا أحد يشكّك في أنّ إدارة البريد الإلكتروني المشترك تحتاج مهاراتٍ تنظيميّة وتواصليّة ممتازة. وحتّى الخبراء الّذين يملكون أفضل تلك المهارات يحتاجون فوقها إلى أداة تسهّل جهودهم في مساعدة العملاء كلّ يوم. في غياب [برنامجٍ لإدارة البريد الإلكتروني](رابط المقال الثّاني من هذا المشروع)، فإنّ توسيع نطاق عملك مع ترويض فوضى البريد الوارد تكاد تكون مهمّة مستحيلة. مع تطوّر عملك، تقوّي أداة تنظيم البريد الإلكتروني الفِرق لإرضاء العملاء والإتيان بأفكارٍ جديدة. اختر حلا يمنحك فوائد صندوق البريد المشترك ويريحك من مشاكله مزايا البريد الإلكترونيّ كثيرة فهو سهل الاستعمال، سريع التّنفيذ، منخفض تكلفة الإدارة، ومتاح للجميع تقريبًا. يتيح البريد الإلكتروني المشترك للفِرق منفذًا موحّداً وبسيطًا لحلّ مجموعةٍ من المشاكل. برامج إدارة البريد الإلكتروني الأفضل تعزّز من نقاط القوّة هذه، بينما ترفع من قدرة الفرق على التّعاون خلف الكواليس، وتحسين تجربة العميل. سواء كنت مؤسسة غير ربحيّة تراسل المتطوّعين، أو وكالةً عقاريّةً تخطّط لنقل سكن، فإنّ التّواصل يبقى في كلّ الحالات بسهولة إرسال رسالة إلكترونية. لن يشعُر متعاملوك بتغيّر أي شيءٍ عدا عن تحسّن الخدمة الّتي يتلقّونها. حدّدنا -تقول كاتبة المقال- بعض الطّرائق الّتي يساعدك بها برنامج إدارة البريد الإلكتروني على تنظيم بريدك داخليًّا، حتّى تحافظ على رضا فريقك ومتعامليك. 1. حافظ على تنظيمك وأنت تتطور صندوق البريد الوارد المشترك صعبُ التّنظيم لأنّه أداة بسيطةُ جدًّا. وحتّى باستخدام المجلّدات والعلامات، يبقى تنظيمُ صندوق البريد الوارد تحدّيًا في نظر المديرين فيقسّمونه بين مجموعة من أفراد الفريق. وهذه المهام تزداد تعقيدًا وإرباكًا بإدراجِك مناطق زمنيّةً مختلفةً أو تضخّم مبيعاتك. إذا استخدمتَ أداةً لتنظيم البريد الإلكتروني، يمكنكَ الاستفادة من مزيّة نقطة الاتّصال الواحدة. وليس هذا وحسب، بل يمكن لفريقك إدماج خطواتٍ تنظيميّةٍ سهلة تحافظُ على جودة تجربة العميل. فصناديق البريد الإلكتروني، والعلامات، وتوزيع المهام، يمكنها جميعًا الحفاظُ على النّظام في مكتب المساعدة. صناديق البريد الإلكتروني: أنشئ صناديق بريدٍ تصنّف محادثات العميل لكلّ الفرق، والعلامات التّجارية، والمنتوجات، أو حسابات البريد الإلكتروني. تظهر فائدة صناديق البريد المتعدّدة خاصّةً إذا كان فريقك مسؤولا عن حسابات بريدٍ إلكتروني متعدّدة (على سبيل المثال: billing@domain.com أو shipping@domain.com) هكذا، لن يضطرّ أحدٌ إلى مغادرة مكتب المساعدة لينظّم الرّسائل عبر حسابات بريد إلكترونيّة مختلفة. العلامات: صنّف الرّسائل الإلكترونية حسب الموضوع أو نوع المشكلة باستخدام العلامات. هذه الإشارات المرئيّة تساعدك على تتبّع محادثات مختلفة وتسهّل إنتاج التّقارير حول الموضوع المرغوب أيضًا. حاول أن تكون دقيقًا في إنشاء العلامات. فعلامة "تأخّر الشّحن" أدقّ مثلا من علامة "الشّحن". فباستخدام الأولى، يمكن لفريقك التعرّف على المشكلة مباشرةً. حين ترى رمزًا كبيرًا مع تلك العلامة، تدرك على الفور أنّها مسألة مهمّة. توزيع المهام: خصّص المحادثات للمستخدمين المسؤولين عنها عبر استخدام قائمة منسدلة بسيطة للمدير وأفراد الفريق على حدّ سواء. تظهرُ مهام المستخدم كلّها تحت مجلّد "خاصّتي". بينما يرى كلّ فردٍ في الفريق المحادثات في مجلّد "مخصّص" وآخر "غير مخصّص". كما يمكنك البحث باسم الموظّف لترى ما يعمل عليه أيّ فردٍ بعينه في أيّ وقتٍ. 2. اعمل على أتمتة العمل المجهد مع سير العمل الأتمتة الذكيّة تعزّز كفاءة التّعاون في البريد الإلكتروني، وذلك بتقليل التّأخير الإداري.لا توجد طريقةٌ في صندوق البريد الوارد لأتمتة المهام أو الفرز، لذا يمكن أن يعلق الموظّفون لأيام في سبر أغوار العمل الإداري. بدلاً من تنظيم صفّ عملٍ يدويًّا، يمكنك إنشاء خطّة عملٍ شرطية (إذا كان فإنّ) توصلُ الطّلبات إلى أعضاء الفريق المناسبين، وتولي الأولويّة للطّلبات المستعجلة، ويمكن حتّى أن ترسل رسائل إلكترونية بالجملة. خطط العمل هذه يمكنها أيضًا إنشاء "مجلّدات" بناء على شروط مسبقة. لنأخذ بعض الأمثلة: تخيّل رسائلك الإلكترونية معلّمةً وموجّهةً لأصحابها تلقائيًّا. يمكنك بهذا توفير الوقت، وتوزيع أعباء العمل توزيعًا عادلًا، وكذا مساعدةُ المساهمين من أفراد الفريق على تطوير نيش niche خاصّ. خاصية الأتمتة هذه يمكنها أن تمتدّ إلى قطاعات أخرى في شركتك كتطوير الأعمال، والتّسويق، والموارد البشرية بإعادة توجيه الرّسائل الإلكترونية تلقائيًّا إلى أعضاء الفريق المناسبين. ثمّة أنظمةٌ مدمجةٌ تضمن المتابعة، والحدّ من سوء التّواصل الّذي يمكن لولاها أن يتفاقم إلى مشاكل تمسّ الشّركة بكلّ قطاعاتها. عندما تجهّز خطط سير العمل قم بأتمتة الطّلبات حسب درجة استعجالها. فالشّركات الّتي تعتمد على المخزون مثلا دائما ما تحتاج ردودًا شبه فوريّةٍ لتأكيد الطّلبات. لذا قم بتجهيز سير عملٍ يسمُ تلك الرّسائل الإلكترونية بوسم "عاجل" ويصنّفها تلقائيًّا في مجلّد ذي أولويّة ليتم الردّ عليها فورًا. الفرق الّتي تواجه تحدّيات واسعة النّطاق يمكنها التكيّف والتّواصل خلال المواقف المستعصية، وكذا تحسين سير عملها اليومي. لنقل على سبيل المثال أنّ الظّروف الجويّة اضطرّت فريقك إلى تغيير تاريخ حدثٍ ما. سيمكنك حينها تعليم المحادثات، بل وأتمتة ردودٍ مجملة على الرّسائل الإلكترونية الّتي تحمل كلمات معيّنة في عناوينها. خطط سير العمل هذه تحرّر فريقك للتّركيز على مساعدة العملاء بدل الكدّ في إجراءات إداريّة مرهقة. 3. اجمع الردود والآراء القابلة للتطبيق في كل تعامل حتّى عندما يساعدُ المدراء في الردّ على المشاكل يوميّا، فإنّ من المستحيل تقريبًا تقدير أداء فرقهم من دون تقييمات دقيقة. التّجارب المحكيّة جديرةٌ بالملاحظة، لكنّ المعطيات الدّقيقة هي ما يعطيك المعلومات الّتي تحتاجها لتحديد الأهداف والوصول إليها. مركز المساعدة في مواقع حسوب مثلا يتيح لفرق الدّعم والمساعدة مراسلة العملاء باستبيانٍ لتسجيل تقييمهم من نجمة واحدة إلى خمس للأسلوب والتّعامل، وسرعة الردّ والتّجاوب، ووضوح الرّدود والمعلومات، وكذا مستوى سعادة العميل. يمكنك تكييف المحتوى في رسائل التّقييم وصفحة جمع الرّدود حسب ما يفضّله فريقك. كما يمكنك أيضًا إضافةُ مساحة للتّعليق. بفضل هذه الميزة يمكنك جمع انطباعات وأحاسيس العملاء الّذين تتواصل معهم يوميًّا. الانطباعات الّتي تجمعها الفرق من برنامج إدارة البريد الإلكتروني لها تطبيقاتٌ واسعة النّطاق على مستوى الشّركة ككل. فما من وسيلةٍ أفضل لاكتشاف الاختلالات في الشّركة من استطلاع الشّكاوى والتّقييمات. إذا كان فريق مندوبي المبيعات لا يروّجون لمنتوج ما بشكل صحيح، فانعكاسات ذلك ستنتهي لا شكّ برسالةٍ في صندوق بريد أحد فِرقَك. وإذا اتّحذ مدير مكتبةٍ قرارًا لم يعجب مستخدميها، فتلك الشّكاوى ستنتهي في صندوق بريد. الاستثمار في مكتب مساعدةٍ ممتاز يضمن إيصال صوتِ عملائك بقوّةٍ ووضوح. 4. ارفع كفاءة الفرق بمدهم بسياق المشاكل متى كانت آخر مرّة راسلك فيها أحدهم بخصوص مشكلة مستعصية؟ أكثر ما يثير ارتباك فرق المساعدة هو غياب سياق المشكلة الّذي يحتاجونه لتنفيذ عملهم بجدارة. إستراتيجيّة إدارة البريد الإلكتروني المُحكمة تستعين بالسّياق الإضافي لتؤسّس لتجربةٍ مفيدةٍ. يمكن لموظّفي الدّعم الاطّلاعٌ على المحادثات السّابقة عبر قائمةٍ جانبيّةٍ ليفهموا لماذا يحتاج الزّبون إلى المساعدة. فمن المٌفيد معرفة ما إذا كانت المشكلة -أو المشاكل- تظهرُ للعميل لأوّل مرّةٍ، أو إذا ما كانت تعاودهُ مرارً وتكرارًا. يمكن للفرق تسخيرُ تطبيقاتٍ وبرامج خاصّةٍ لاستقطاب المزيد من المعلومات. فمع كلّ مصدر معطياتٍ تمتلكُ المزيد من السّياق لتشكيل إجابةٍ تلبّي احتياجات العميل وتساؤلاته مهما كانت الظّروف. 5. ادعم التعاون خلف الكواليس باستخدام "الملاحظات" من أعقَد الأمور في البريد الإلكتروني انعدام الفاصل الواضح بين التّواصل الخارجي والتّعاون الدّاخلي بين أعضاء الفريق. فأنت عندما تعيد توجيه رسالةٍ إلى فنيٍّ طلبًا للمساعدة، يمكن أن تضيع تلك الرّسالة وسط الأخريات، أو تٌرسَل خطأ إلى طرفٍ غير المقصود بها. سلاسل البريد الإلكتروني يمكن أن تستطيل وتتعقّد لدرجةٍ تجعلك تائهًا محاولاً استنباط الطّريقة الّتي تساعد بها العميل. التّعاون الفعّال في إدارة البريد الإلكتروني يعتمد على قدرتك في التّعاون خلف الكواليس من دون تجاوز المنصّة الّتي تستخدمها، أو المخاطرة بإظهار حواراتك الدّاخلية لعملائك. يمكنك فعل ذلك عبر الملاحظات الّتي تكون سريّةً عادة ولا تظهر إلا لأعضاء الفريق. يمكن لأعضاء الفريق أيضًا استخدام الرّدود المسجّلة الّتي يستطيعون تخصيصها بأساليبهم أو أساليب زملائهم. وهكذا، فهم لن يحتاجوا للبدء من الصّفر في كلّ مرّة يردّون فيها على عميل. أدوات إدارة البريد الإلكتروني يمكنها مساعدة أعضاء الفريق في تطبيق هذه الاقتراحات من هواتفهم المحمولة. فبعد استلام تنبيه بوجود رسالة إلكترونيّة جديدة، يمكنك إضافة ملاحظة داخليّة وتعيين المحادثة إلى زملائك. يمكنك أيضًا رؤية من يردّ على المراسلة في الوقت الحالي لتجنّب التّداخل أو الرّدود المتعدّدة: علامات صفراء وحمراء بسيطةٌ تُظهر من يقوم بالردّ على المحادثة. وحتّى إذا غفلت عن تلك العلامات، يمنعك تطبيق كـ شرطيّ المرور "Traffic Cop" من الردّ على عميلٍ تلقّى ردًّا من قبل. 6. ادعم تجربة المستخدم ببرنامج إدارة البريد الإلكتروني حينما يستعصي على الفرق السّيطرة على بريدها الإلكتروني، فإنّ مجتمع مستخدميك يدركُ ذلك. لذلك، بدلا من السّماح لحالة بريدك الفوضويّة بإملاء تجربة المستخدم في شركتك، استثمر في أداة تضمن تقديم المساعدة الّتي يحتاجها العملاء. عملاؤك سيَسعدون بذلك، وكذلك أعضاء فريقك. ترجمة -وبتصرف- للمقال How Team Email Management Software Can Help Get Your Inbox Under Control لكاتبته: Elizabeth Wellington

حسنًا، أن تُتاح لك فُرصة للعمل عن بعد وأن تختار المكان المناسب لتمارس ذلك العمل، سواءً في المنزل، المقهى، أندية (مساحات) العمل التشاركيّة أو في أي مكانٍ تشتعل فيه نشاطًا وهِمةً، أن يُتاح لك كل ذلك معناه أن بإمكانك رسم روتينك الصباحي الخاصّ كما يحلو لك، فلم تعد بحاجة إلى تضييعه في التنقّل والمواصلات. لقد خُضّت في السنوات القليلة الماضية الكثير والكثير من أنماط الروتين الصباحي، وهذا في الواقع قادني إلى حقيقة أن لا وجود لروتين يوميّ مثاليّ لجميع الأشخاص أو حتى لي على الأقل. فما انفكّ روتينِيَ اليوميّ يتغيّر ويتحسّن باستمرار. لا يمكنني إحصاء عدد المرّات التي نجحت فيها بتنظيم روتنيَ المثالي قبل أن يطرأ خطبٌ ما، كأن أضّطر إلى السفر مثلًا، وتتشوّه لوحة الروتين المثالي التي بالكاد رسمتها. وعندما أعود من سفري إلى المنزل أحاول سدىً أن أُتابع روتينيَ من حيث توقّفت لأكتشف بأن عليّ أن أبدأ من نقطة الصفر وأُعيد بناء روتينيَ من جديد. حتى أنّني قد أُهمّ إلى النادي لأمارس بعض التمارين أستعيد بها نشاطي وهمّتي للبدء بروتينِ الصباح المثالي من جديد. لقد سنحت لِيَ الفرصة منذ مدّة قصيرة بأن أقوم بمقابلة مع مجموعةٍ مميّزة حول روتينيَ اليومي، وتطرّقت فيها إلى تفاصيل الروتين الخاص بي و واستعرضت فيها أيضًا فلسفتيَ الخاصّة عند الفشل في الالتزام بروتين معيّن وعدد المرّات التي قد يتغيّر فيها روتين المرء قبل أن يستقر على روتينٍ ثابت. وسنستعرض فيما يلي مُقتطفات موجزة من تلك المقابلة، أما المقابلة الكاملة فهي مُرفقة في منشور على هذا الموقع، ومن أجل التبحّر أكثر فيما يتعلّق بأنماط الروتين الصباحيّة فقد قامت تلك المجموعة بتأليف كتاب كامل في هذا الصدد. ما هو روتين صباحك اليوميّ؟ حسنًا، قبل كل شيء أحرِص على الحصول على قدرٍ كافٍ من ساعات النوم (سبع ساعاتٍ ونصف). النوم عُنصر أساسيّ لتهيئة جسدك وإمداده بالطاقة اللازمة ليومٍ حافل! أما عن روتينيَ الحاليّ، فيبدأ بالاستيقاظ مبكّرًا، نحو الساعة السادسة والنصف صباحًا، وأباشر يومي بشُرب نِصف لتر من الماء، لأتفحّص بعد ذلك بريد الشركة الإلكتروني لإستقصاء أي رسائل طارئة. بعد ذلك ألتفت إلى نصف ساعةٍ أُخصّصها للتمارين الرياضيّة (السباحة والجري)، ثم لدي عشرُ دقائق من الاسترخاء في حمامٍ بخاري دافئ، وأخيرًا أُكافئ نفسي بوجبة إفطار خفيفة وأنطلق إلى عمل اليوم. هذا التسلسل في الواقع يعطيني أفضل بدايةٍ ليومي، يُسهم في تدفّق هرمون الاندروفين في جسدي، ويعطيني دفعةً قويّة من النشاط والحماس لإحراز أفضل تقدّم في العمل. بالرغم من كلّ الطاقة الإيجابيّة التي يمنحني إيّاها هذا الروتين إلّا أنّني أعجز دائمًا عن المحافظة عليه. كيف تغيّر روتين يومك في السنين الماضية، وهل ما زال روتينك في تبدّل مستمرّ، تضيف إليه تارةً وتحذف منه أنشطةً تارةً أخرى؟ في الواقع إن روتينيّ اليومي يتغيّر باستمرار، وإني شخصيًّا أرى أن ذلك طبيعي جدًا. الروتين يغدو أداةً قويّة عندما يصبح عفويًّا، بمعنى أنه يتحوّل إلى عادةً راسخة لا تحتاج إلى التفكير ولا حتى إلى الإرادة للقيام بأنشطته. ولكن إذا ما افتقر الروتين إلى الاستمراريّة، فإنّه ما يلبث أن يضمحلّ ويغدو طرازًا قديمًا لا تشعر بالرغبة بالالتزام به. ركّزت في السنوات الماضية في تعديلات روتينيَ الصباحي على تقديم فترة التمارين الرياضيّة لتصبح أولى نشاطاتي وأهمّها. أما عن شرب الماء، حيث أشرب لترًا كاملًا على دفعات منذ استيقاظي حتى الساعة العاشرة والنصف، فقد طوّرت هذه العادة مؤخّرًا. هل تختتم يومك قبل النوم بأيّ نشاط يساعدك على بدء صباحك التالي بهمّة؟ حسنًا قبل أن أخلُد إلى النوم أُعدُّ ملابس الرياضة أو السباحة، حتى لا أحتاج إلى فعل ذلك في الصباح، فهذا قد يأكل دقائق من برنامجيَ الصباحيّ، وأنا لا أريد ذلك. وأضع هاتفي الذكي لشحنه في الجهة المقابلة من مكان نومي، لماذا؟ حسنًا كي أتفادى استعماله مباشرةً بعد استيقاظي. لي بعد ذلك ثلاثون دقيقة من القراءة على جهاز الكندل (Kindle) الخاص بي، وأستعين بجهاز كندل (وهو جهاز مُخصّص للقراءة، ويتميّز بشاشة تُسهّل القراءة وتُريح العينين) لأبتعد قليلًا عن الشاشات المُضيئة ولأسهّل على نفسيَ النوم. في معظم الأحيان أقرأ المجلّات والصحف حتى أتناسى أعباء ومهام اليوم وألقيها جانبًا لفترة قصيرة. هل تُجيب على البريد الإلكتروني مع استيقاظك مباشرةً أم أنّك تُؤخّر ذلك إلى وقت لاحق من برنامجك؟ في الواقع أتفحّص عادةً البريد أوّلًا بأوّل لأرى إن كانت هنالك أي رسائل طارئة، ولكنّي نادرًا ما أجيب على الرسائل مباشرةً. وذلك لأني أرى أن هنالك مهامًا في الصباح تستحق أن أسخّر لها ذروة حيويّتي وهمّتي أوّل استيقاظي. هل تتفحّص هاتفك كثيرًا في الصباح؟ كما ذكرت سابقًا فإني أتفحّص هاتفي مع انطلاقة صباحي من أجل أي بريد طارئ، ولا استخدمه بعد ذلك حتى أفرُغ من تمارينيَ الرياضيّة. وخلال الفطور استخدم هاتفي مجدّدًا لتصفّح آخر الأخبار على وسائل التواصل وقراءة بعض المقالات مُستخدمًا تطبيق بوكيت (Pocket)، لتتسنّى ليَ الفُرصة لاحقًا لإضافة التعليقات على وسائل التواصل وتوظيف ما قرأت في مقالاتي في Buffer. ما أهمّ نشاطٍ لك في روتينك الصباحي؟ هذا يعتمد على اليوم بحدّ ذاته، فأنا غالبًا ما أُضفي طابعَ عملٍ مميّز لكل يوم. ففي بعض أيامي أركّز على دعم وإدارة فريقيَ الرائع في Buffer. وفي بعضها الآخر أعمل على موضوع الإنتاجيّة، أضع فيها النقاط على الحروف وأهيّئ خُططًا جيّدة لزيادة الإنتاجية ودعم استراتيجيات العمل، وقد أجري بحثًأ معمّقًا لحاجات الزبائن ومعايير المُنتجات المطلوبة، لأقتنص أي فُرصة سانحة. وخصّصت كذلك يومًا في الاسبوع أُطلق عليه "أربعاء العمل الشاق"، حيث أؤجّل فيه معظم اجتماعاتي، وأصبّ جُلَّ تركيزي ووقتي في التمحّص والقراءة لأنظّم استراتيجات بعيدة المدى وأضع الخطط المستقبلية. هل تتمكّن من ضبط روتينك في الأيام التي تضطر إلى السفر فيها؟ في الحقيقة تصبح المحافظة على الروتين المعهود صعبةً مع الانتقال إلى بيئة جديدة، هذا الأمر لا خلاف فيه. ولكنّي مع ذلك أحاول الحفاظ على الركائز الأساسية في روتينيَ الاعتيادي وهي النوم الجيّد والرياضة وشرب الماء أولًا بأوّل، ولا أجاهد نفسي لكي التزم بحذافير البرنامج الذي تطلّب مني أسابيع للوصول إليه، ولكنّي أُحاول ما استطعت أن أُحافظ على الأمور المهمّة والأساسية فيه. ماذا تفعل عندما لا تستطيع الالتزام بروتينك الاعتيادي، وكيف يؤثّر ذلك على سير ومجريات يومك؟ اعتدت سابقًا أن أسمح لروتين واحدٍ غير ناجح أن يُفسد علي باقي مهاميَ الروتينيّة أو حتى يُفسد يومي. إلّا أن نظرتي وفلسفتي الآن مُختلفة، فأنا الآن أعتقد أن الحياة سلسلة متتابعة ومتغيّرة من الروتين وليست روتينًا واحدًا ثابتًا. لذلك عندما أعجز عن القيام بروتينٍ معيّن فهذا يعني أن عليّ تخفيف نشاطٍ أو اثنين من قائمتي وأعود إلى الركائز الأساسيّة وهي كما ذكرت سابقًا: النوم الجيّد، الرياضة وشرب الماء. عندما أعجز حتى عن القيام بأحد المهام الرئيسية السابقة أو عندما أعود لبناء روتينيَ من جديد بعد رحلة سفر طارئة، عندها ألجأ إلى تخفيف الوقت أو الجهد في كل نشاط، فمثلًا قد أمارس الرياضة لمدّة عشر دقائق بدلًا من ثلاثين، أو قد أقطع ربع ميلٍ سباحةً عوضًا عن ميل. المفتاح والسر في المحافظة على الروتين المثالي يكمن في المواظبة على كل نشاط من نشاطات الروتين ولو بدرجةٍ بسيطة. وعندما تستقرّ تلك النشاطات وتجد مرساها في برنامجي انتقل عندها إلى تطويرها بشكل أكبر. المزيد من أجلك نحن مهتمّون لوجهة نظرك لذا شاركنا ذلك في تعليقاتك. ما هو روتين صباحك اليوميّ؟ وهل يتغيّر بشكل مستمرّ؟ هل لفت نظرك أي من النشاطات اليوميّة التي ذكرتها؟ ترجمة -وبتصرف- للمقال My Morning Routine As A Remote CEO And Why It’s Always Changing لصاحبه Joel Gascoigne

وسواءً أكنت ممن يستيقظون باكرًا أم ممن يهوَون السهر ليلًا، كلنا نبدأ يومنا في نقطة زمنية معيّنة، ويبدو أننا نبدؤه بطرائق مختلفة. فبعضنا يبدأ يومه بتصفّح وسائل التواصل والآخر ينخرط في بريده الإلكتروني، في حين جزءًا كبيرًا يستهلّ يومه بوجبة إفطار أو ربما بعض التمارين أوحتى يهيّئ وجبات الفطور المدرسيّة لأولاده. هنالك الكثير والكثير من الأنماط والأعمال التي يمكن أن نبدأ يومنا بها. أي روتينٍ هو الأفضل؟ قد تتساءل. رغم أنّه لا يوجد روتين صباحيّ مثاليّ للكلّ، فإنه بإمكاننا تعلّم الكثير من خلال معرفة كيف يبدأ الأشخاص الناجحون صباحهم ومن البحوث والدراسات التي تُفضي إلى أنماط الروتين الصحيحة لبدء صباحنا. لقد جمعت العديد من الآراء حول كيفية بدء يومك بالشكل الأفضل بدءًا بالبحوث العلمية وصولًا إلى وجهات نظر الأشخاص الناجحين. وأنا الآن أقدّم بين يديك خُلاصة بحثي— عسى أن تثمر لك ببعض الأفكار لتصبغ صباحك بالإنتاجيّة والإبداع والمرح في آنٍ معًا. تقول الأبحاث: الهمّة والإرادة تبلغ أقصاها في الصباح، لذا ابدأ صباحك بقوّة لعلّك سمعت بالرأي السائد الذي يشير إلى ضرورة بدء الصباح بنشاطٍ فعّال ومهم بالنسبة لك ربما بعملٍ يتطلّب منك الكثير من التركيز والهمّة والعزيمة لإنجازه. والسبب: أننا غالبًا ما نصنع حدودنا بأنفسنا وفق مقدار همّتنا وإرادتنا. وهذه في الواقع هي الفكرة المزعومة وراء نموذج القوّة. وتنصّ على أن الإرادة والتحكّم الذاتي ينشآن من منبعٍ واحد ينبض مع الوقت. يمكنك تشبيه بالتحكّم الذاتي بمجموعة العضلات التي تتعرّض للإنهاك بعد التمرين. وقد وصل الباحثون في جامعة نوتينغهام ومؤسسة التعليم الوطنية في سنغافورا، بعد دراستهم لـ83 ورقة بحثية في هذا الموضوع، وصلوا إلى النتيجة التالية: وبالنسبة الأشخاص الذين يعملون في منازلهم فإن ذلك يلعب دورًا نفسيًّا وجسديًّا في فعاليّة إنجازهم لأعمالهم. ومع مضي ساعات اليوم تتناقص قدرتك وتحكّمك الذاتيّ، لذلك من المهم جدًأ أن تستثمر ساعات الصباح الباكر. أسهل طريقةٍ للسيطرة على صباحك: قائمة الغد حسنًا إن أبحاث مارك توين ونتائج تجاربه المميّزة تؤكّد ما ذكرناه سابقًا وهو: أنجز الأعمال الصعبة والكبيرة في باكورة صباحك. ونستخلص هذه النصيحة مارك توين من مقولته الشهيرة: وتأويل مقولة توين بالطبع يعني "أنجز مهمّتك الكبرى أولًا." فعندما تبدأ يومك بعملٍ كبير فإن باقي مهام اليوم تغدو بسيطة وسهلة فيما لو قِيست به. حتى أنّ هذه المقولة ألهمت الكتاب الأكثر مبيعًا في مجال إدارة الأعمال بعنوان "تناول ذلك الضفدع" بواسطة الكاتب براين تريسي. سلّطت شركة Fast Company الضوء على كتاب تريسي في مقالٍ لها عن الطقوس والعادات الصباحيّة وطلبت من مؤسس موقع lifehacker جينا تراباني توضيح كيف يمكن للمرء أن يوظّف استراتيجيّة الضفدع في نظامه اليومي. الخطوة الأولى: اختر الضفدع الخاص بك عندما تحدّد ضفدعك (العمل الكبير التي تريد إنجازه أولًا بأوّل)، تتابع تريباني، دوّن ذلك الهدف وضعه على طاولة مكتبتك ليكون أوّلأ ما تراه عند قدومك للعمل في اليوم التالي. وعندما يرن منبّهك الصباحي أو عند وصولك إلى عملك، وترى الهدف الكبير الأوّل أمامك، تتأجج الهمّة لديك لإنجازه. هنالك العديد من الصيغ والأمثلة لتشبيه استراتيجية تناول الضفدع، وإليك فيما يلي بعضًا منها. والفكرة الأساسي في ذلك هي ما أُطلق عليه قائمة الغد. سجّل قائمة المهام التي يجب عليك إنجازها غدًا في نهاية يومك الحالي. ليكن تمعّن تلك القائمة أوّل عمل تقوم به في اليوم التالي. اكتب قائمة جديدة مع نهاية يومك ذاك. واستمر في تكرار هذا النمط. الروتين الصباحي لستيف جوبز: سؤالٌ واحدٌ بسيط كشف ستيف جوبز في خطاب له في جامعة ستانفورد عام 2005 عن الأسلوب التحفيزي الذي اعتمده لبداية كل يوم من أيّامه. في الثلاث والثلاثين سنةً الماضية، كنت أقف أمام المرآة كل صباح وأسأل نفسي: "إذا كان هذا اليوم آخر أيامك أكنت تود أن تفعل ما ستفعله اليوم؟" وعندما يكون جوابي "لا" لعدّة أيّام متتالية، فهذا يعني أنّ هنالك شيء يجب علي تغييره. معانٍ عميقة أليس كذلك؟ هل طرح هذا التساؤل على نفسك سيأجّج حماسك للأعمال في يومك؟ 10 أنماط روتينية صباحية لأشخاص ناجحين حسنًا لقد تكلّمنا حتى الآن عن المنطق وراء الروتين الصباحي الجيّد، ابتداءً من الضفدع الذي يجب تناوله أوّلًا وصولًا إلى السؤال العميق الذي تطرحه على نفسك. الآن حان وقت بعض التخصيص والتفصيل. إليك عيّنة صغيرة تضم بعض الأسماء المشهورة في عالم التاريخ، رجال الأعمال، المؤسّسين، والمدراء التنفيذيين، وكيف يبدأون صباحهم. رون فريدمان، كاتب ومؤسّس إليك أحد أكثر النصائح المُلهِمة بواسطة الكاتب والمؤسس رون فريدمان، وهي كالتالي: بالنسبة للكثيرين فإن تفقّد البريد الإلكتروني أو الاستماع إلى التسجيلات الصوتية هي مجرّد أعمال تقليديّة. وهي تعتبر من أسوأ الأعمال التي يمكن أن تستهلّ صباحك بها. كلا هذين العملين، على بساطتهما، يستهلكان تركيزًا وجهدًا منّا، في حين ينصبُّ تركيز الآخرين على إنجاز أعمال مهمّة أخرى. إن هذا يشبه في الواقع دخول المطبخ للبحث عن بقعةٍ لمسحها أو وعاءٍ لغسله بدلًا من الالتفات إلى إعداد الوليمة الكبيرة. كينيث شينولت/ مدير تنفيذي سابق لشركة أميركان اكسبريس كان كينيث يختم يومه الحافل في مكتبه بكتابة أهم ثلاث أعمال ينوي إنجازهم في يومه التالي. ثم يستعين بتلك القائمة لبداية يومه التالي بقوّة. آنا وينتور، رئيسة تحرير مجلة فوغ حسنًا يُعدُّ نموذج آنا للروتين الصباحي أكثر النماذج جذبًا للانتباه، فهي كانت تبدأ صباحها بممارسة رياضة التنس. تبدأ صباحها في الساعة 5:45 بمبارة تنس لمدّة ساعةٍ كاملة. مارغرت تاتشر، رئيسة وزراء بريطانية سابقة كانت مارغرت من النوع قليل النوم (الشخص الذي يكتفي بساعاتٍ قليلة من النوم)، لذا لم تمنعها اللقاءات السياسية المتأخّرة من الاستيقاظ باكرًا والاستماع لبرنامج "Farming today"، وهو برنامج مشهور يُعرض على راديو بي بي سي كل صباح في الساعة الخامسة، يتضمّن معلومات عن الطعام والزراعة وأخبار المناطق الريفية بشكل عام. بينيامين فرانكلين، الأب المؤسّس للولايات المتّحدة فيما يلي قائمة فرانكلين المميّزة للأعمال التي كان عليه القيام بها في كل يوم، بما فيها بعض القواعد الصارم لبداية صباحه. تضمّنت خّته الصباحية ثلاث ساعات من الساعة الخامسة وحتى الثامنة. وتضمّنت إنجاز ما أطلق عليه "الخير القوي"، بالإضافة إلى وضع خطّة عمل جيّدة لبقية يومه. في كل صباح كان فرانكلين يسأل نفسه: "ما الأمور الجيّدة التي يمكنني القيام بها في هذا اليوم؟" بي جي وودهاوس، كاتب وفكاهي عندما يستيقظ وودهاوس في الساعة 7:30 ينطلق ليبدأ يومه على شرفته الخلفية بتمارينه الرياضية. ثم يعود إلى الداخل ويعدُّ فطوره (والذي يتضمّن دائمًا خبزًا محمّصًا وكعكة القهوة والشاي) ويقرأ "كتابًا عن وجبات الفطور،" أو رواية عن المغامرات أو القصص الغامضة. (الجدير بالذكر أن روتين الكتابة لوودهاوس كان أنيقًا ومميّزًا. حيث كان يجلس على أريكته ويخط بضع فقرات قبل أن ينتقل إلى آلته الكاتبة ويتابع كتابته.) وليام ستيرون، كاتب روائي ودليلٌ آخر على الاختلاف والتنوّع الكبير بين أنماط الروتين، انظر إلى روتين وليام. إنّه ينام حتى الظهيرة، ويتضمّن روتينه اليومي البقاء في الفراسة لساعةٍ إضافية بعد الاستقياظ للتفكير والقراءة. إيفا تشين، رئيسة تحرير مجلّة لاكي إن أوّل عملٍ تقوم به بعد استيقاظها إيفا هو تفقّد حسابها على التويتر والصفحات المشهورة الأخرى. وعادةً ما تتفادى متابعة التلفاز لأنها تغرق في معظم الأحيان وتنسى وقتها عند متابعتها لبعض البرانمج كبرنامج "reruns of the OC". وبعد تفقّدها للإنترنت وتبرّجها، ترتدي إيفا ثيابها وتهمُّ إلى العمل. وعندما تصل إلى مكتبها فإن أوّل ما تطلبه كأس دافئ من الشاي الأخضر. دايفيد كارب، مؤسّس موقع تمبلر يؤجّل دايفيد قراءة البريد الإلكتروني إلى ما بعد وصوله إلى مكتبه في الساعة 9:30 أو 10:00، بعد السير لمدّة 15 دقيقة من بيته (أو بشكل أسرع مع ركوب الدرّاجة). " إذا حدث هنالك أمر طارئٌ ينبغي علي متابعته" يقول دايفيد، "فإن موظّفًا سيعلمني بذلك." عندما يصل دايفيد إلى مكتبه فإن أو مهمةً له هي قراءة بريده الإلكتروني. وأوّل ما يتفقّد هو بريد تمبلر، والذي يضم طاقم تمبلر وزوجته فقط. ثم يتصفّح بعد ذلك بريد الرسائل "غير المُفرزة" الأخرى، وفي الوقت نفسه مخطّطًا على دفتر ملاحظاته للأشياء التي ينبغي عليه إنجازها في هذا اليوم. كريج نيومارك، مؤسّس شركة كريجزليست كيف يبدأ مؤسّس شركة كريجزليست يومه؟ عندما طُرح هذا السؤال على منصّة كورا للأسئلة، أجاب نيومارك "خدمة الزبائن." القليل من المؤسّسين من حذا حذو نيومارك؛ فهو يَعدُّ نفسه مندوب خدمة العملاء في شركة كريجزليست. فبدلًا من ابتداء يومه باللقاءات وتفقّد البريد، يقوم نيومارك على خدمة زبائنه. إليك ستّة نصائح لوضع روتينٍ صباحيّ جيّد لقد تعرّضنا سابقًا في موقنا هذا إلى نماذج الروتين اليومي لرجال الأعمال الناجحين وذكرنا ستّة نصائح مفيدة تشترك بها جميع هذه النماذج الناجحة. إليك بعض النصائح والأفكار لبداية يومٍ حافلٍ بالإنجازات. تناول فطورًا جيّدًا (فطورًا متنوّعًا وبسيطًا في الوقت نفسه). استمع إلى ساعتك البيلوجيّة، وقم بالأمور التي تتطلّب الإبداع عندما تشعر بنوب حماس في نفسك. اضبط منبّهًا للاستيقاظ وآخر للنوم. انعزل تمامًا: لاتتلقّى أيّ تنبيهات أو رسائل من التطبيقات أو الهواتف الأخرى. ضع روتينًا صباحيًّا بمكانك تطبيقه حتى في أيام العُطل. تعمّق في هواياتك واكتشفها وما تحب فعله حتى تفهم احتياجاتك بشكل أفضل. المزيد من أجلك: كيف يبدو روتين صباحك اليومي؟ هل لديك قواسم مشتركة بينك وبين بينيامين فرانكلين، ستيف جوبز، مارغرت تاتشر، والآخرين؟ كيف يبدو مخطط روتينك اليومي؟ حسنًا روتينيَ اليومي تضمّن العديد من المهام المتنوّعة خلال الأشهر القليلة الماضية— وهو في تغيّر وتطوّر مستمر. ويبدو لي أنّني وصلت إلى مخطّط مستقر وجيّد في الآونة الأخيرة وهو يتضمّن: الاستيقاظ عند الساعة 5:30. مراجعة قائمة المهام لليوم. الانطلاق إلى حاسوبي وكتابة منشورٍ على الصفحة. الاستحمام والفطور في الساعة 7:00. العودة إلى الكتابة. أودُّ حقًّا الاطّلاع إلى روتينك المميّز. لا تتردّد في مشاركتنا برنامجك الصباحي هنا في التعليقات. ترجمة -وبتصرّف- للمقال How Successful People Start Their Day: The Best Morning Routines for Feeling Great and Getting Work Done لصاحبه Kevan Lee

إنّ التكامل المستمر (Continuous integration) سهل للغاية. نزّل خدمة الأتمتة مفتوحة المصدر Jenkins، وثبّتها، وأنشئ وظيفة، وانقر على الزر، ثم احصل على رسالة بريد إلكتروني جميلة تفيد بأن إنشاءك مكسور أو معطّل (أفترض أن إنشاءك تلقائي). بعد ذلك، أصلح الاختبارات التي لا تعمل (أفترض كذلك أن لديك اختبارات)، واحصل على رسالة بريد إلكتروني أجمل تفيد أن إنشاءك على ما يرام. بعد ذلك، غرّد حول الموضوع مدعيا أن فريقك يستخدم التكامل المستمر. ثم في غضون أسابيع قليلة، ابدأ في فلترة تنبيهات Jenkins إلى مجلدها الخاص لكي لا تستمرّ بإزعاجك. على أي حال، ليس لدى فريقك الوقت أو الرغبة لإصلاح جميع اختبارات الوحدة في كل مرة يعطّلها شخص ما. بعد كل شيء، نعلم جميعًا أن اختبارات الوحدة لا تناسب فريقًا يعمل وفق مواعيد نهائية محدّدة، أليس كذلك؟ هذا خطأ. يمكن للتكامل المستمر أن يعمل في هذه الظروف بل ويجب أن يعمل فيها. ما هو التكامل المستمر؟ في الوقت الحاضر، تُطوّر البرمجيات في فرق نعمل على تطوير فروعٍ للميزات وعزل التعديلات أثناء تطويرها. ثم ندمج الفروع في فرع رئيسي master. وبعد كل عملية دمج، يُختبر المنتج بالكامل، وتُنفّذ جميع اختبارات الوحدة والتكامل المتاحة. وهذا ما يسمى «التكامل المستمر» (continuous integration ويعرف أيضا بالاختصار "CI"). في بعض الأحيان، تفشل بعض الاختبارات. عندما يحدث ذلك، نقول إن "البناءات مكسورة". مثل هذا الفشل هو أحد الآثار الجانبية الإيجابية لمراقبة الجودة لأنه يعطي تنبيهًا بعلامة حمراء فور حدوث خطأ ما. هذه ممارسة معروفة في تطوير البرمجيات، عندما يصبح إصلاح هذا الخطأ أولوية قصوى للمتسبّب فيه وللفريق بأكمله. إذ يتوجّب إصلاح الخطأ مباشرة بعد أن يرسل خادم التكامل المستمر تنبيهًا بالعلامة الحمراء. هناك بعض الأدوات الجيدة المتاحة في السوق، والتي تُؤتمت إجراءات DevOps. بعضها مفتوح المصدر يمكنك تنزيله وتثبيته على الخوادم الخاصة بك. نذكر منها على سبيل المثال: Jenkins و Go و CruiseControl. وبعضها الآخر متاح كخدمات سحابية، مثل: Travis و Shippable و Wercker وغيرها الكثير. لماذا لم يعد التكامل المستمر صالحًا؟ إن التكامل المستمر رائعٌ، ولكن في أغلب الأحيان كلما كان الفريق أكبر (وقاعدة الشيفرة كذلك)، كلما تعطلت الإنشاءات وكلما طالت المدة لإصلاحها. لقد رأيت العديد من الأمثلة يبدأ فيها فريق يعمل بجِدٍّ بتجاهل التنبيهات الحمراء، التي يرسلها Jenkins. بعد بضعة أسابيع، يصبح الفريق ببساطة غير قادر على إصلاح جميع الأخطاء في الوقت المناسب. وهذا، في الغالب، لأن العمل له أولويات أخرى. إذ لا يفهم مالكو المنتجات أهمية "البنية النظيفة" ولا يمكن للمدراء التقنيين شراء الوقت لتثبيت اختبارات الوحدة. كما أن الشيفرة المكسورة تكون أصلا في الفرع الرئيسي master، و في معظم الحالات، تكون قد نُشرت بالفعل على الإنتاج وسُلّمت للمستخدمين النهائيين. فما الحاجة إذن لإصلاح الاختبارات إذا كان العمل قد سُلّم فعليًا؟ لا تأخذ معظم فرق التطوير تنبيهات التكامل المستمر على محمل الجد. لا تمثّل Jenkins أو Travis بالنسبة لهم سوى مجرد أدوات لطيفة لا تلعب أي دور في عملية التطوير والتسليم بأكملها. بغض النظر عن ما يقوله خادم التكامل المستمر، مازلنا نقدم ميزات جديدة للمستخدمين النهائيين. ونترك إصلاح إنشائنا إلى وقت لاحق. وهذا منطقي بالنسبة لي. ما هو الحل؟ منذ بضع سنوات، نشرت مقالًا بعنوان "منع التعارضات في مشاريع PHP الموزّعة والمرنة". اقترحت في المقالة حلولًا لهذه الإشكالات في Subversion و PHP. منذ ذلك الوقت، استخدمت هذا النهج تجريبيًا في عدد من المشاريع مفتوحة المصدر وبعض المشاريع التجارية أيضا في PHP وجافا وروبي وجافاسكريبت و Git و Subversion. في جميع الحالات، كانت تجربتي إيجابية، ولهذا السبب رأى rultor.com النور لاحقًا. لذلك، فإن الحل بسيط للغاية: احظُر على أي شخص دمج أي شيء في الفرع الرئيسي master وأنشئ سكريبتًا يمكن لأي شخص استدعاؤه. سيقوم السكريبت بعمليات الدمج والاختبار والتنفيذ. لن تكون لدى السكريبت أي استثناءات. فإذا انكسر أي فرع في اختبار واحد، سيرفض الفرع بأكمله. بمعنى آخر، يجب أن تظهر تلك العلامة الحمراء للتنبيه قبل أن تنتقل الشيفرة إلى الفرع الرئيسي master. ويجب أن يتحمّل مسؤولية الاختبارات المكسورة من تسبّب فيها. لنفترض أنّني أقوم بتطوير ميزة في فرعي الخاص. انتهيت من التطوير وكسرت بعض الاختبارات عن طريق الخطأ. يحدث ذلك، فنحن جميعا نرتكب أخطاء. ولكن لا يمكنني دمج تعديلاتي في Master. سيرفض Git ببساطة تنفيذ الأمر push لأنني لا أملك الأذونات المناسبة. كل ما يمكنني فعله هو أن أستدعي السكريبت السحري، وأطلب منه دمج فرعي الخاص. سيحاول السكريبت الدمج، ولكن قبل الدخول إلى الرئيسية، ستشغّل جميع الاختبارات. وإذا كُسِر أي منها، سيكون الرفض نتيجة حتمية. لن تُدمج التعديلات التي أجريتها وأصبح لزامًا عليّ إصلاحها قبل استدعاء السكريبت مرة أخرى. قد يؤدي هذا النهج في البداية إلى إبطاء عملية التطوير، لأن على الجميع بدء كتابة تعليمات برمجية أنظف. ولكن في النهاية، فإن هذه الطريقة تؤتي ثمارها. إنشاءات ما قبل الإقلاع تقدم بعض خوادم التكامل المستمرّ CI ميزة "إنشاءات ما قبل الإقلاع"، وهذا يعني اختبار الفروع قبل دمجها في master رئيسي. لدى Travis، على سبيل المثال، هذه الميزة المفيدة للغاية. عندما تقوم بإيداع جديد في فرع ما، يحاول Travis إنشاءه على الفور، ويُبلغ عبر طلبات الإضافة في GitHub عن أي مشاكل قد تحدث. انتبه، فإنشاءات ما قبل الإقلاع لا تندمج. دورها فقط هو التحقّق مما إذا كان فرعك الخاصّ نظيفًا. بعد الدمج، يمكن بسهولة كسر الفرع الرئيسي master. لذا، فهذه الآلية لا تضمن أنه لا أحد يستطيع الإيداع بشكل مباشر، والتسبب بكسر عن طريق الخطأ. تبقى عمليات الإنشاء قبل الإقلاع تدبيرًا وقائيًا، لكنها لا تحل المشكلة تمامًا. موقع Rultor.com من أجل البدء في العمل وفق ما هو موضح أعلاه، كل ما عليك فعله هو إلغاء أذونات الكتابة في الفرع الرئيسي master (أو ‎/trunk، في Subversion). لسوء الحظ، هذا غير ممكن في GitHub. الحل الوحيد هو العمل من خلال الفروع وطلبات السحب فقط. ما عليك سوى إزالة الجميع من قائمة المتعاونين (collaborators) وسيكون عليهم إرسال تعديلاتهم من خلال طلبات السحب. بعد ذلك، ابدأ في استخدام موقع rultor.com الذي سيساعدك على اختبار كل طلب للإضافة ودمجه ودفعه. في الأساس، Rultor هو السيناريو الذي كنا نتحدث عنه أعلاه، وهو متاح كخدمة سحابية مجانية. ترجمة -وبتصرف- للمقال Master Branch Must Be Read-Only لصاحبه Yegor Bugayenko

تذكّر عندما عزمت على بدء عملك بنفسك والانطلاق في رحلتك الخاصّة. لابُد أنك كنت مصمّمًا على التحرر من تنافس الشركات المُرهِق والانتقال إلى خندقك الخاص حيث تعمل فيه بنفسك لنفسك. والثمرة كانت لتحصيل حريّة العمل على المشاريع التي ترغبها وترتضيها، والمزيد من وقت الفراغ لتمضيَه مع الأشخاص المقرّبين إليك، بالإضافة إلى طاقةٍ إضافيّة بإمكانك تسخيرها في حاجاتك الخاصّة (المزيد من وقت النوم والراحة أو حتى التمرين مثلًا). إلّا أن الوضع لا يلبث أن ينقلب متعبًا من جديد. وعندها سترى أن إدارتك لعملك الخاص يجلب عليك المزيد من الإرهاق والتعب وضيق الوقت. وسرعان ما ستجد أن إدارتك الذاتيّة لم تجلب لك تلك الحريّة التي كنت تصبو إليها بل جعلتك مقيّدًا بزبائنك لا تنفك من اتصال حتى تضطر إلى إجابة اتصالٍ آخر أو الردّ على إيميل آخر من أحد الزبائن، عوضًا عن تمضية وقت بعد الظهيرة مع العائلة كما كان مُخطّطًا له. ناهيك عن الضبابية التي تحيز على عقلك الذي يتوق للنوم والتي تحرمه من لمعة الأفكار والإبداع الذي يكاد يستقيل منه. هذا هو الفخ الذي يقع فيه معظم المتحمّسين لإطلاق مشاريعهم الخاصّة. ولكن هل هنالك مفرّ من هذا المآل؟ حسنًا قد يكون الجواب بديهيًّا وهو أن تأتي بعضوٍ جديد في فريقك ليتحمّل جُزءًا من الأعباء عنك. ولكن إذا ما كنت تعتقد أنّه من العيسر عليك أن تضيف نفقات أجور كبيرة إلى قائمة النفقات المليئة الخاصة بك، فالخيار الأنسب والأفضل لك هو توظيف مساعد افتراضي (Virtual assistant-VA). يكون المساعد الافتراضي في معظم الأوقات بدوام جُزئي. المساعد الافتراضي يمثّل جهة تعاقد خارجيّة بإمكانك توظيفها لمساعدتك في العمل دون أن تضطر إلى التفكير في مواضيع مُتعبة مثل الحوافز والضرائب وحتى الإجازات الصحية. ما المميز في ذلك؟ حسنًا إن المساعد الافتراضي سيعمل وفق برنامج خاص مسبق يتم تهيئته عن بعد من أجلك، وقد يعمل المساعد الافتراضي ذاته لدى العديد من الأشخاص في آن واحد. هل يجب عليك تعيين مساعد الآن أم عليك التريّث قليلًا؟ لقد وضعنا لك قائمة من السيناريوهات التي قد تصادفك في عملك والتي ستساعدك على اتخاذك قرارك فيما يتعلّق بتوظيف مساعدك الافتراضي الأوّل: 1. أعباء الإدارة والعمل تكاد تُغرقك إذا ما اصطبغ يوم عملك بصبغة تفاعليّة (بدلًا من الفاعليّة) فهذا مؤشّر واضح بأنّ عليك الحصول على بعض المساعدة. ما هي التفاعليّة قد تتساءل؟ حسنًا هي أن تستهلك معظم وقتك في الردّ على مكالمات ورسائل الزبائن أو المورّدين، والتي تتضمّن عادةً تلبية الطلبات،تنظيم الفواتير، إدخال بيانات روتينيّة، وما سوى ذلك من الأعمال التي يُفترض أن تكون من مسؤوليّة المدير المكتبي - من طلب اللوازم المكتبية إلى اتخاذ ترتيبات السفر. لا تساعد أيٌّ من تلك الأعمال على تطوير عملك بحدِّ ذاته إلّا أنّها أمور حيويّة لا يمكن أن يسير العمل بدونها. فلا تستطيع (أو بالأحرى لا يجب عليك) أن تتجاهل زبائنك. ولكن في الوقت نفسه لا تستطيع (ولا يجب عليك) تضييع يومك في تلك الأعمال الورقية الروتينيّة. وعند هذه النقطة يقرر معظم المتحمّسين للعمل المستقلّ أن يعيّنوا مساعدهم الافتراضي الأوّل، وتفويضه لإنجاز تلك الأعمال الإدارية الروتينيّة الضرورية لسلاسة العمل بشكل أساسيّ، وبشكل أقل لبناء وصقل العمل بذاته. 2. تجد صعوبةً في إيجاد متّسع من الوقت للتركيز على العمل الذي يدرُّ لك المال وهذا في الواقع سببه انصباب جلُّ تركيزك في الأعمال الإدارية الورقية. قد تبدأ يومك مفعمًا بطاقة وهمّة عالية ولكن ينتهي بك المطاف عالقًا في الإجابة عن استفسارات وطلبات الزبائن نفسها مرارًا وتكرارًا، إذا كان ذلك هو الأمر فإنك تقتل إبداعك وتميّزك في العمل وهذا ليس جيّدًا. عليك أن تدرك أن هناك العديد من المساعديين الرقميين ذوي الكفاءات العالية في التعامل مع استفسارات زبائنك (حتى أنهم قد يفوقونك في ذلك). ولكن مع ذلك فإن أفضل شخص قد يضع أفكارًا لامعة لعملك ويضع الخطط على خط العمل هو أنت وأنت فقط. لذا فإن كان لديك بعض الأفكار الجيّدة لتطوير عملك ولكن ينقصك الوقت الكافي لتطويرها، أو في حال وجدت نفسك تُرجئُ أفكارك ومشاريعك في محاولة لإطفاء نيران الطلبات المتكاثفة عليك، إذا كان الأمر كذلك فلابُد من الحصول على بعض المساعدة. يجب أن تدرك أن قدرتك الفكرية وكذلك وقتك محدودان. لذلك سيكون من غير المنطقي أن تضيعهما على الأعمال الروتينية. 3. أعمالك في تزايد مستمر مع مضي الأشهر تلاحظ أن مبيعاتك في تزايد مضطرد. ربما بسبب انتشار سيرتك الطيّبة بين أفواه الناس أو أن حملتك الدعائية على قد آتت ثمارها، أنت الآن غارق طلبات الزبائن. وأنت لابُد ترحب بكل تلك الطلبات. ولكن إلى متى بإمكانك أن توفّق بين تلبيت كلّ تلك الطلبات وبين تطوير عملك ورفع سقف طموحاتك؟ وحتى إن لم يكن عملك الآن في طور الصعود، ولكن لديه الإمكانيات التي تهيّئه لذلك، فإن المساعد الافتراضي سيساعدك في البحث عن فرص العمل وتنظيم قاعدة البيانات، بالإضافة إلى التسويق عبر الإنترنت (سواءً عن طريق البريد الإلكتروني أو عن طريق المكالمات التقليدية) ومتابعة طلبات الزبائن، وأخيرًا توظيفك لمساعد افتراضي سيشكّل تجربةً مميّزة لزبائنك الجدد. 4. أنت تمضي وقتًا طويلًا في التعلّم بدلًا من العمل يبدو للوهلة الأولى أن منصّات وسائل التواصل لديها قوانينها الخاصّة وممارساتها المحدّدة. قد لا تكفي حملتك المبرهجة على الفيسبوك: فيجب عليك أن تعرف إتجاه السوق ورغبات الزبائن. فلم تعد الرسائل كافية، عليك ان تتعلم شيئًا أو اثنين حول طبيعة المبيعات. من المستحيل أن تواكب كل شيء في مجال عملك. وأن تكون خبيرًا في كل شيء منافٍ للمنطق تمامًا. وهنا يأتي دور تعيين مساعد افتراضي محترف، والذي سيوفّر عليك وقتًا وتفكيرًا. وبدلًا من الساعات الطويلة التي ستضيع أثناء بحثك عن كيفيّة إدارة علاقات العملاء، بإمكانك تسخير وقتك الثمين في إنجاز الأعمال التي سترفع حقًّا من العوائد الاستثماريّة لديك. 5. حياتك الشخصيّة تستحوذ على حيّز كبير من وقتك كان يجب علينا أن نخصَّ هذا العنوان عند ذكر أسباب تعيينك لمساعدك الشخصي— وذلك لأن الخلل في التوازن بين وقت العمل ووقت العائلة من أهم الأسباب التي تُرهق كاهل رجال الأعمال. وإليك بعض العلامات التي تدل على أنّك تحمّل نفسك ما لا تطيق: الإطّلاع على بريدك الإلكتروني هو آخر عمل تقوم به قبل النوم أوّل عملٍ تشرع به بعد الاستيقاظ؛ يجمح تفكيرك دومًا إلى مكان آخر عندما تكون مع عائلتك (حتى مع تواجدك بقربهم ومعهم في نشاطاتهم)؛ تشعر دائمًا بعدم الرغبة بالقيام بأي شيء مرح؛ وعندما تقوم بأمر مسلٍّ تشعر بالذنب يأكلك على تضييع كل ذلك الوقت. وفي حال بلغ منك الإرهاق والتعب مداه ستبدأ بالشعور بأنّك تفقد الرغبة والهمّة للعمل، بعد أن كنت متحمّسًا ومتحفّزًا له. وحينها يبدأ جهازك المناعي ببث إشارات تفيد بأنّك قد بلغت أقصى حدودك ولا بُدّ من الراحة. فإذا ما بدأت تشعر بأنك تفوّت ساعات عمرك فقط لتنجز بعض الأعمال الإضافية، فعندها لابُدّ من طلب بعض المساعدة وتفويض أحد ليتحمل بعض العبء عنك. وفق منطق رجال الأعمال فإن توظيف مساعد افتراضي يُبرّر بزيادة ساعات العوائد الاستثمارية مع استخدام مساعد افتراضي لإنجاز الأعمال. (ونحن نؤمن بأن هذه هي الحال السائدة.) ولكن ليس من الضروري أن توظّف الوقت الإضافي الذي تحصّله من دعم المساعد الافتراضي لك في العمل الإضافي. بإمكانك قضاء ذلك الوقت الإضافي مع عائلتك أو منح نفسك بضع ساعات من الراحة والاهتمام. حتى الآن وضّحنا الأسباب التي تدفعك إلى تعيين مساعدك الإفتراضي، إلّا أن تعيين مساعد افتراضي، وبكل أمانةٍ، ليس الخيار الأفضل لك دومًا، أو على الأقل ليس في حال السيناريوهات التالية: 1. لست متاكدًا من مدى الفعاليّة والإنتاجية التي ستعود إليك كرجل أعمال مشغول لابُد أن هنالك الكثير من الأعمال يتوجب عليك القيام بها، لذا قد يكون من الصعب أن تختار الأعمال المناسبة للمساعد الافتراضي ليقوم بها، سيّما إذا كنت تعتقد أنك الوحيد الذي يمكنه إنجاز تلك الأعمال بكفاءة (وبالمناسبة قد تكون مخطئًا في ظنّك ذاك.) الحل خذ اسبوعًا واحدًا من جدولك وضع فيه قائمةً مفصّلة بالمهام التي تنجزها خلال ذلك الأسبوع. أمضيت، على سبيل المثال، 15 دقيقة للرد على البريد الإلكتروني في فترة استراحة الغداء؟ سجّل ذلك في القائمة. أمضيت ساعةً كاملةً للبحث في وسائل التواصل على محتوى جيّد يمكنك مشاركته؟ سجّل ذلك أيضًا. أم أنّك أمضيت بضع ساعات خلال الإسبوع المنصرم في تدوين الحسابات والأمور الماليّة؟ دوّن هذا أيضًا في قائمتك. وإن لم يتّسع الإسبوع لملئ كامل جدول الأعمال الخاصّة بك، فوسّع رقعته إلى شهر. وفي نهاية "فترة المراقبة" تلك يجب أن تكون قد تشكّلت لديك فكرةٌ جيّدة عن الأعمال التي يمكنك توكيلها إلى مساعدك الافتراضي. 2. ليس لديك وقت للتحكّم والسيطرة على مساعدك الافتراضي في الواقع الكثير من رجال الأعمال ينتظرون الوصول إلى نقطة حرجة من الإنهاك حتى يعيّنوا مساعدهم الافتراضي. وبسبب الضيق الشديد في الوقت والقدرات عند تلك النقطة فإنهم يحمّلون مساعدهم الافتراضي قائمةً طويلةً من الأعمال دون أي مراقبة له ويتوقّعون أن يسطير مساعدهم الافتراضي على الوضع. ونتائج هكذا "الاستراتيجية" مُتوقّعة جدًّا وهي: أن رجل الأعمال سيكون غير راضٍ عن أداء المساعد الافتراضي ويكون عنوان رد فعلهم إزاء تلك الخيبة. ’’لقد كنت محقًّا، كان علي أن لا أوظّف أحدًا. فلا أحد يستطيع القيام بذلك العمل كما أقوم به،’’ مخاطبين أنفسهم. أين يكمن الخطب في تلك الاستراتيجية؟ حسنًا إن رجل الأعمال ظنّ أن بإمكان المساعد الافتراضي القفز فجأة إلى منتصف ساحة العمل واستلام جزءٍ ما مهام لا يعلم عنها شيئًا. الحل قبل أن تُعيّين مساعدك الافتراضي يجب أن تضع بعض النقاط على الحروف وتحدد كيف تريد أن يتم إنجاز العمليات. نعم قد يكون المساعد الافتراضي فعّال جدًا في استخدام التريلو أو تطبيق الايفرنوت، لكن ذلك لا يعني بالضرورة أن يتمكّن من العمل فيها وفق المنهجيّة التي تعمل بها أنت. فإذا ما أردت لمساعدتك الافتراضي أن يكون فعّالًا فيجب أن تسخّر بعض الوقت لتدريبهم. ابدأ بالمهام التي هيّاتها له لكي ينجزها، ثم تتبع مراحل إنجازه لها خطوة بخطوة. حدّد الطريقة أو الأسلوب الذي تريد لمهمة ما أن تُنجز وِفقها (ولماذا) ثم احرص على تعليم مساعدك الافتراضي ذلك الأسلوب الذي ترغبه بشكلٍ مبكّر. ومن ثم أضف المهام تدريجيًّا بعد أن تتأكد من كفاءة أداء المساعد الرقمي للمهام التي أوكلتها له في بادئ الأمر. 3. لا يمكنك أن تتخلّى عن التحكّم لمساعدك الافتراضي غالبًا ما يتصوّر رجال الأعمال شركاتهم كأطفالهم الصغار. لذلك يجدون صعوبةً بالغة في تفويض شخصٍ ما لإنجاز إحدى المهام فيها. ولكن إذا لم تتمكّن من أن تُرخيَ قبضتك قليلًا عن شركتك فلن تنمو أبدًا. غالبًا ما يعاني رجال الأعمال من عُقدة الكمال والتي تؤدي إلى تأجج رغبةٍ جامحة في السيطرة على كل عملٍ صغيرٍ في شركاتهم. وما لا يدركه من يعانون من عقدة التحكّم هذه أن تصرّفهم هذا يساهم في وضع حواجز حولهم، يضيّقون بها حركتهم بأيديهم، لعدم ثقتهم بمن يوظّفون من خبراء في مجالهم. كما تثق بمعلّمٍ (مُحترفٍ) في تدريس ولدك أو مقاولٍ (ماهر) في بناء سقف منزلك، عليك أن تثق بمساعدك الافتراضي المحترف لإنجاز مهامه في دفع عجلة التقدّم وتطوير شركتك وعملك. الحل إذا كنت متردّدًا من تسليم مساعد الافتراضي زمام الحكم في الأمور التي تراها مهمّة. فالحل الأمثل أن تبدأ بالأمور البسيطة. اختر مهمّة واحدة لمساعدك ثم فصّل الأسلوب الذي ترغب إنجازها به ثم تنحّى جانبًا وراقب. إنَّ إدارة رجال الأعمال لمختلف التفاصيل الدقيقة أثناء تعيينهم مساعدهم الافتراضي الأوّل تكون صارمة. ولكن إذا ما هيّأت مساعدك الافتراضي وتابعته في سير عمله بشكل جيّد، فستجد أنهم سينجزون أعمالهم بصورة مُرضية دون أن يؤثّر على سير عملك. وفي الواقع قد يساهمون في تحسين عمل الشركة بحد ذاته. 4. تتعامل مع ذلك الحل على أنّه حل رخيص وتوفيريّ حسنًا إذا ما انطلقت ووظّفت أرخص المساعديين الافتراضيين هنالك في السوق لإنجاز مهامك، ثم هنّئت نفسك على مقدار المال الجيّد الذي وفّرته، إلى إعادة النظر في ذلك قريبًا جدًا. ستحصل على جودة عمل تتوافق مع المبلغ الذي استثمرته فيه، لذا احرص على توظيف مساعد مُحترف ولو كلّفك ذلك كميّةً إضافيّةً من المال. الحل بما أنّنا نتكلّم عن المال هنا. فحاول أن تحدد عوائد الاستثمار التي ستصل إليها مع توظيفك لمساعد افتراضي جيّد. واسأل نفسك، كم سيوفّر علي المساعد الافتراضي المحترف من الوقت؟ وكيف يمكنك استثمار ذلك الوقت الاضافي الذي وفّره عليك المساعد؟ الآن حان دورك، تصفّح السيناريوهات التي استعرضتها جيّدًا واتّخذ القرار الأنسب. هل يجب عليك تعيين مساعدك الافتراضي الآن، أم أن الأوليّة تذهب لتطوير عملك في الوقت الحاضر؟ ترجمة -وبتصرف- للمقال Should You Hire a Virtual Assistant Now or Wait?‎ لصاحبه Mickey Gast

إن مستقبل إدارة الأداء (performance management) هو الاستمرار والاعتماد على التدريب ووضع الأشخاص في المقام الأول. إنه وقت تشجيع وليس تثبيط فرق عملك. يصبح المدرب الرياضي فائزًا عندما يكون الفريق منتصرًا، ويقدم قائد الأوركسترا حفلة رائعة عندما تؤدي الأوركسترا بشكل مدهش. يقاس نجاح المدير كذلك بأداء موظفيه، سواء كأفراد أو كفريق. بشكل عام، يحقق الفريق الجيد بالتأكيد أكثر من مجموع ما يحققه أفراده متفرقين. ولكن تبدأ الفرق بالأفراد، كل منهم بأهدافه الخاصة، ومميزاته، وصراعاته، وطريقته الفريدة في التآلف مع المجموعة. إن قيادة فريق ذو أداء عالي في بيئة العمل النشطة هذه الأيام يعني في البداية قيادة لاعبي الفريق منفردين بطريقة مناسبة. كيف؟ تحويل طريقتك وطريقة تفكيرك من مفهوم إدارة الأداء القديم إلى طريقة تركز على تطوير الموظف. أثناء تعريف هذا التحول، ستجد أن هذا الأسلوب المطور في الإدارة ينتج عنه موظفين ذوي حماس عالي وقادرين على تجاوز أهداف الأداء. إذًا، ماذا كانت –ومازالت- إدارة الأداء؟ إدارة الأداء هي ببساطة عملية إدارة أداء الموظفين. بينما لا يزال المصطلح موجودًا، إلا أن طريقة الإدارة التي كانت تستخدم لمساعدة الموظفين على الأداء بأفضل صورة تتعرض لتحول كبير. إن صورة الصناعة التي كوّنها منتصف القرن العشرين عن عمال المصنع في ملابس عملهم المغطاة ببقع الشحم كانت قمة إدارة الأداء. بل إنها نظمت كل الجوانب عن الكيفية التي يجب أن يقوم بها كل عامل بعمله، واستخدمت أساليب التهديد وسياسة العصا والجزرة للتأكد من أن العمال لم ينحرفوا عن القواعد الصارمة. فكر فيهم كآلات إنتاج صغيرة يمكنك استبدالهم بسهولة إذا لم ينجزوا عملهم، كما أوضح جوش بيرسن. لم يكن الأمر حقًا متعلقًا بالأشخاص، وإنما بالعمالة والإنتاج. مازالت أغلب الشركات عالقة في تطبيق عملية إدارة الأداء التي عفا عليها الزمن. يعني هذا إجراء مراجعة أداء سنوي مسبق بتقييم أداء ونموذج تقييم ذاتي. يلي ذلك عادة تخطيط للأداء ووضع الأهداف. لم يتم الاستغناء بالضرورة عن هذه العمليات بشكل كامل، ولكن بيئة العمل قد اختلفت وكذلك العاملين الذين يحضرون إلى مكاتبهم الآن أدواتهم مع الذكاء والإبداع والمهارات الشخصية والتطلع الصحي للتطور على المستويين الشخصي والعملي. يعد الإنسان هو مركز كل شيء في القوى العاملة الآن ويخدم المديرين موظفيهم في علاقة صاعدة من أسفل إلى أعلى، على عكس تلك الأوقات التي كان يخشى فيها الموظفون مديريهم. قطعت مفاهيم الإدارة والقيادة شوطًا كبيرًا، مما يعني أن إدارة الأداء تحتاج أيضًل إلى تطوير. حان الوقت لنتحرك بشكل أسرع ومتوازي مع وضع الأهداف وقياس التقدم والملاحظات على النتائج. يحتاج العاملين الآن إلى مدربين لا رؤساء لا يريد الأفراد هذه الأيام الاستمرار في تنفيذ مهمة واحدة متكررة، حتى ولو كانوا قادرين على القيام بها دون أي مجهود. الطريق الأقل عوائق لا يعد حافزًا على القبول بوظيفة، يريد الموظفون عملًا يتسم بالتغيير والمنافسة. ينشأ أداء الموظفين بشكل أساسي من شعورهم أنهم يساهمون بإيجابية في شيء أكبر منهم، ويتعلمون في هذه الأثناء وهم يشعرون أنهم يقومون بشيء له هدف وذو معنى. لذا، عندما يشعر الموظفون الأذكياء والمرتبطين اجتماعيًا بأن وظيفتهم غير مرضية، تأكد بأنهم سيأخذون كل ما لديهم من ذكاء وطاقة إبداعية إلى مكان آخر. التمسك بالموظفين عن طريق التعرف عليهم، وتطويرهم، وتوفير فرص التنافس لهم يمثل حدًا فاصلًا بين مؤسسة حديثة ومزدهرة ومؤسسة راكدة لا تتطور. التخلص من عقلية إدارة الأداء لصالح تطوير الموظفين يعني توفير بيئة عمل حيث لا يشعر موظفي هذه الأيام أنهم عالقين في شباك التكرار، حيثما لا يتم دفعهم إلى ما هو أبعد من حدود إمكانياتهم. دعنا ننتقل إلى كيفية تنفيذ ذلك. التعامل بجدية مع تطوير الموظفين قدمت مؤسسة الأبحاث Gallup مؤخرًا "تحول ثقافي في كيفية عمل الأشخاص وكيفية عملهم مع بعضهم البعض." يحدث التحول من النموذج غير الفعّال من إدارة الأداء حيث يكون المدير هو "الرئيس": يضع توقعات غير واضحة. قلة إعطاء الملاحظات. يتصرف كرئيس دون الحاجة إلى أن يكون منصفًا أو مسئولًا. إلى نموذج تطوير الموظفين حيث يكون المدير "مدربًا": يشارك الجميع في وضع التوقعات. يتواصل بصورة منتظمة ومتقبلة. يتصرف كمدرب مسئول ومنصف. دعنا نتعمق أكثر في كل صفة على حدا حتى تتمكن من تطبيقها بشكل يومي. 1. اتفقوا على القواعد، والأهداف، والتوقعات سويًا كان التصور القديم بإدارة الأداء يعني إملاء الموظفين بما عليهم فعله وكيف يقومون به، دون الحاجة الضرورية لأي مساهمة منهم. كان طريقًا ذو اتجاه واحد. ولكن بدون أي مساهمة منهم هل يمكنك حقًا أن تحصل على استعدادهم للتنفيذ؟ إن أفضل طريقة لتجعل موظفيك يشعرون بالمسئولية عن عملهم هي التأكد من وضوح الدور الذي يقومون به عن طريق وضع التوقعات سويًا. كلما كانوا مشاركين في العملية وزادت مساهمتهم، كانوا أكثر ولاء وقدموا أداء أفضل. في كل مرة يحقق موظف أهدافه التي وضعتموها سويًا تزداد روابط الثقة بينكما. 2. حافظ على وجود حوار دائم، وتعرف على موظفيك جزء كبير من تطوير الموظفين هو ما نسميه بإدارة التواصل، وهي عكس العقلية التقليدية لإدارة التواصل والتي قللت التفاعل وحولته إلى مراقبة وإشراف دائم دون ثقة وقلة تقديم الملاحظات. حان الوقت لوقف تقييمات الأداء السنوية كما فعلنا نحن، إنها قادرة على تثبيط عزيمة الشخص عن استغلال الفرص بسبب ربط الأداء بالمال، أو التهديد بالإقالة مما يؤدي إلى عدم الإبداع في أحسن الأحوال، وانعدام الأمانة في أسوئها. مع مرور وقت كبير بين هذا وذاك يصبح من العجب أن يكون هناك شخصًا قادرًا على تقييم ما يتم تقييمه بدقة. إدارة التواصل بصورة مستمرة لن تفتقد على النقيض إلى معرفة ما يتم كسبه في العملية البشرية للتفكير الإبداعي في حل المشاكل. إنها تبرز عمل الذي قام به الموظف، ليس فقط نتائجه أو اختزال قيمته إلى بعض الدولارات سنويًا. استبدل تقييمات الأداء بالنقاش، والمراجعات، والدورات التدريبية. ليس بالضرورة أن ترتبط النقاشات والمراجعات رسميًا بالأداء، خصص وقت للتعرف على موظفيك وأعطهم فرصة للتعرف عليك أيضًا. قد تكون هذه وسيلتك الأفضل لبناء الثقة وتوفير مساحة آمنة للصراحة وقابلية الخطأ. 3. كن منصفًا، وذو مبدأ، وقدم ملاحظات بنّاءه عندما تقدم ملاحظات على أداء موظف، احرص على أن تكون هذه الملاحظات منطقية متوافقة مع التوقعات الموضوعة مسبقًا. كيف تكون مدير محل ثقة إذا لم تكن ملتزمًا بكلمتك؟ كن منظمًا، وتابع بانتظام للتأكد من أنك متوافقًا مع التوقعات التي وضعتها. بقدر ما تحتاج الملاحظات لأن تكون متوافقة مع الأهداف الموضوعة والمتفق عليها مسبقًا، ولكنها تحتاج أيضًا أن توضع في إطار تفكير ينظر للمستقبل. يجب أن تساعد أي ملاحظات بما فيها النقد البنّاء على تحفيز الموظفين للتطور، بدلًا من أن يكونوا قلقين بالنظر خلف ظهورهم. يجب ألا تركز الملاحظات فقط على تصيد تخلف الموظفين عن المنتظر منهم. يجب أن تركز أيضًا على ما الخطوة التالية، سواء كانت العمل على مهارات معينة لم يتقنها بعدد، أو الانتقال من المهارات التي اتقنها إلى تحدي جديد. عندما تشتركون في ذلك سويًا، يحدث التطوير في أفضل صوره. أظهر للموظفين أن لديك يد في تطويرهم وأنك مسئول عن نجاحهم عن طريق تدريبهم ومشاركتهم رحلتهم بدلًا من لعب دور محرك الدمى. يحتاج المديرون للملاحظات أيضًا إذا كنت مصدر ثقة بتحمل مسئولية التوقعات التي وضعتها مع موظفيك والملاحظات التي تعطيها لهم، بإعطائهم الفرصة لتقديم الملاحظات لك يتحملون جزء من هذه المسئولية بنفسهم. هذا بالإضافة إلى أن الملاحظات البنّاءه سريعة الانتشار. وإذا جعلت الملاحظات منك مديرًا أفضل، يعود ذلك بالنفع على فريقك. يتطلب الحصول على الملاحظات من موظفيك بصدق لباقة، وثقة، واحترام. عندما تدع موظفيك يعرفون أنك أيضًا لديك مساحة للتطور وتشاركهم نفس تلك الرحلة، يجعلك ذلك أكثر إنسانية ويوازن بيئة العمل. هناك الكثير من الأدوات المساعدة لتسهيل عملية تبادل الملاحظات. تعد Officevibe منصة توفر مساحة آمنة لتبادل الملاحظات بين المديرين وفرق عملهم. ماذا بعد؟ من الأفراد للفرق إلى ما بعد ذلك يشجع تطوير الموظفين وإدارة التواصل كل فرد، ليكون هؤلاء الأفراد عندما يجتمعون معًا فرق ذات أداء عظيم وهو ما يعد حلم كل مدير. إنهم يعلمون ويتعلمون من بعضهم البعض، ويشكلون معًا مصفوفات من مهارات جديدة لإبداع محتوى، ومنتجات، وأفكار عظيمة. كل فرد له شخصية مميزة، وعندما تزيد من معدل وجودة الدورات التدريبية ستتعرف أسرع على كل شخصية مميزة. الوقت الذي قضيته في فهم كل فرد من فريقك لن يضيع هباءً. وبالتأكيد، معرفة كل فرد بشكل أفضل هي وسيلتك لتساعده أن يتطور ويتفوق على أهدافه. إن أكثر الأصول التي تشرف عليها قيمة هي شخصيات وخبرات فريقك، وجميعها تنبثق من كل فرد ولكنها تترعرع تحت القيادة المسؤولة والمحفزة. ترجمة -وبتصرف- للمقال The Big Shift: Performance Management to Employee Development لفريق Officevibe

يقول ديك كوستولو: إنّ هذه الطرق رائعة لمساعدة الجميع في الشركة على فهم ما هو المهم، وكيفيّة نقيس الأمور وفق أهميتها. إنّها تعد أساسًا طريقةً رائعةً لتوصيل الاستراتيجية، وكيف يمكنك أن تقيس استراتيجيتك. هذه هي الطريقة التي نحاول استخدامها؛ كُلّما كبرت الشركة فسيصعب قياس التواصل، وهذا صعب للغاية. بينما يُعدّ نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة وسيلة رائعة للتأكد من أنّ الجميع يفهم كيفيّة قياس النجاح والاستراتيجية._ إنّ نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة (OKR، اختصارًا للعبارة Objectives and Key Results) يُعدّ الطريقة الأفضل التي عليك مساءلة فريقك عنها، ومواءمة الجميع حول رؤية مشتركة، ودفع الفريق للعمل على تحقيق أمر مذهل (ليس بإنهماكهم بالعمل فقط). لقد أصبح هذا النظام شائعًا في السنوات القليلة الماضية، وذلك لأنّه النظام الذي تعتمده الشركات الكبرى لوضع أهدافها وتنسيقها ومواءمتها بين الفرق. تستخدم العديد من الشركات هذا النظام لتحديد أهدافها؛ مثل: جوجل، وفيسبوك، ولينكدإن، وزينغا، وإنتل، وغيرها من الشركات الكبرى. ولكن رغم ذلك، فإنّ نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة كان موجودًا منذ وقت طويل يسبق وجود شركات كبيرة كجوجل. فعلى سبيل المثال، جون دوير شريك أساسي في شركة الاستثمار KPCB، والذي بدأ أوّلًا بتطبيق هذا النظام في العام 1970 بينما كان يعمل في شركة إنتل، وذلك بالتعاون مع مديرها التنفيذي آنذاك آندي غروف. كانت شركة إنتل في ذلك الوقت تمر بتغيير تنظيمي، وقد انتقلت من شركة ذاكرة إلى شركة للمعالجات دقيقة، ولتحقيق تغيير كبير مثل هذا في شركة كبيرة كهذه، فأنت بحاجة إلى وسيلة تدفع الجميع للتركيز على الأمر نفسه. يُوضّح غروف في كتابه High Output Management أنّك إذا أردت أن تضع نظامًا للأهداف المشتركة فلا بُدّ من إجابة هذين السؤاليْن: إلى أين أسعى لأن أصل؟ (هذا هو هدفك) كيف أقيس الأهداف لأعرف إذا ما كنت سأصل لهدفي؟ (هذه النتائج الرئيسة الخاصة بك) قدّم جون دور (وهو أحد أوائل مستثمري جوجل) فكرة نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة في مطلع عام 2000 لقادة جوجل. ماهيّة نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة بالتحديد يعتمد هذا النظام على تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة. إنّ هدفك سيكون كيفيًّا ومحدّدًا زمنيًا تسعى لتحقيقه. أمّا نتائجك الأساسيّة فإنّها قابلة للقياس، وأمور محدّدة ستجعلك تصل إلى تحقيق هدفك. الهدف يمكن تعريف الهدف بجملة واحدة، ألا وهو الأمر الذي يجعلك متحمسًا للعمل على تحقيقه. من المفترض أن يكون التعريف غامضًا نسبيًا، ولكنّه قابل للتنفيذ خلال فترة زمنية محددة (عادة ما تكون ربع سنة). إذا كان هدفك سيستغرق خمس سنوات حتى يكتمل، فأنت تنفّذ الأمر بطريقة غير صحيحة. بعض الأمثلة على الأهداف: بناء نظرية قياديّة في قطاع الموارد البشرية. إطلاق الحد الأدنى للإنتاج طويل الأمد. الحصول على التدفق النقدي الإيجابي. الانخراط في الصحافة. النتائج الأساسيّة تساعد النتائج الأساسيّة على التخلُّص من كل الإبهامات، وتتيح لك تحديد هدفك. إنّها الطريقة لتعرف ما إذا كنت قد حققت هدفك بالفعل أم لا. إذا كنت تهدف إلى شيء مثل "امتلاك أفضل مدونة في قطاع الصناعة"، فكيف تعرف إذا كنت صاحب المدونة الأفضل؟ قد يختلف تعريفك لـ "الأفضل" عن التعريف الخاص بي. تُؤكد النتائج الأساسيّة على أن يمتلك الجميع التعريف نفسه. بعض الأمثلة على النتائج الأساسيّة: زيادة 20% من نسبة الاشتراك في البريد الإلكتروني للحصول على المدونة. الحصول على درجة 7 على الأقل بتقييم NPS. 15% تسجيل دخول للموقع. 30000 زيارة إلى الصفحة الرئيسة. لاحظ أنّه مع كل هذه الأرقام، سيكون من السهل جدًا أن نعرف في النهاية ما إذا حققنا أهدافنا أم لا. نصائح مهمّة لنظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة اختيار هدف أو هدفين ونتيجة أو نتيجتين كحدّ أقصى؛ فوضع الكثير من الأهداف والنتائج سيربكك. وضع أهداف طموحة، إذ من المفترض أن تصل إلى 70٪ فقط من أهدافك، ولذلك عليك أن تبذل قصارى جهدك. تحديد أهداف لكل ثلاثة أشهر، وهذا أمر جيّد. مراقبة التقدم، وإعلام الآخرين بهذا التقدُّم ليروه أسبوعيًا. فوائد نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة الفائدة الأكبر لهذا النظام على المدى البعيد أنّ يُدعى "نظام الأهداف التعاقبيّة"، إذ يتوالى تحقيق الأهداف بالتتابع من خلال المؤسسة بأكملها. تُعيّن المؤسسة أهدافها ونتائجها الأساسيّة، ومن ثمّ يضع كل قسم وفريق عمل أهدافه ونتائجه الأساسيّة الخاصّة به، بما يتوافق ويتماشى مع الأهداف والنتائج العامّة للمؤسسة. يدفع هذا النظام جميع من في الشركة نحو تحقيق الأهداف ذاتها، كما ويساعد جميع الفرق على فهم نوع الدور الذي تلعبه في تحقيق هذه الأهداف. إنّ هذا واحد من أصعب الأمور التي تفعلها الشركة أثناء نموّها؛ إذ إنّه من الشائع أن تنعزل الأقسام وتعمل كل واحدة بمفردها، وأن تتحرّك المجموعات في اتجاهات مختلفة. يمكن تجنُّب هذه المشكلة باعتماد نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة. فيما يلي بعض الفوائد الرئيسة الأخرى لنظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة: 1. زيادة الشفافية يُعدّ تعميم الأهداف والنتائج الأساسيّة على الجميع (بمن فيهم من يعملون لديك) وقابلية الوصول إليها من أي شخص واحدًا من أهم الأجزاء الأساسيّة لنظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة. إنّ هذه الشفافية التنظيمية الواسعة رائعة للموظفين الجدد الذين يرغبون في فهم ما يفعله الجميع في الشركة. من الجيد أيضًا أن تكون قادرًا على رؤية ما يُركّز عليه نائب الرئيس أو المدير التنفيذي، ويعمل عليه حاليًا في الربع الآني. 2. المساءلة إنّ تحديد النتائج الأساسيّة واحدة من محاسن هذا النظام. عندما يعرف كل شخص المتوقّع منه بالضبط، والأرقام التي يجب تحقيقها بالتحديد؛ فإنّ ذلك يساعده في التركيز على عمله. يعرف الموظفون ما يتوقعه الآخرون في فريقهم، وهذه الأمر مهم لمستويات التزامهم وعرضتهم للمساءلة والمحاسبة. 3. التمكين غالبًا ما يتم تمكين الموظفين من تطوير أهدافهم والنتائج الأساسيّة الخاصّة بهم، ممّا يمنحهم شعورًا بالمسؤولية التي تساعد في زيادة التزامهم. إنّ دفع الموظفين لإنشاء أهدافهم بأنفسهم، والتي يعرفون أنّها تتماشى مع مهمة الشركة، يساعدهم على التماشي مع الشركة. 4. بساطة التجهيز والإعداد إنّ سهولة وضع وتجهيز هذه الأهداف والنتائج الأساسيّة واحدة من الأمور التي يحبها الكثير من الأشخاص في هذا النظام. بمجرّد اختيارك للهدف، يمكنك أن تختار بعض النتائج الأساسيّة التي تساعدك في قياس نجاحك. قد يستغرق الأمر ربعين أو ثلاثة لتحقيق مسعاك، لكن من السهل جدًا البدء. 5. تركيز الفريق قد يجد الموظفون أنفسهم يعملون على أمور غير مهمة بالنسبة لهم، إذا لم تكن هناك أيّة أهداف. يساعد نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة على إشراك الجميع في الفريق للعمل على الأمور الصحيحة، ويركز الفريق بأكمله على المهمة نفسها. أخطاء يجب الانتباه إليها يتحدث جون دير في إحدى المقابلات عن بعض الأخطاء الأكثر شيوعًا التي ترتكبها الشركات عندما يتعلق الأمر بنظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة. يجب أن تدعم المنظمة بأكملها الأهداف، على أن تتفق كل الفرق ومجموعات العمل على أهدافها وأولوياتها. يجب أن تكون الأهداف أهدافًا قابلة للقياس، أو أهدافًا قابلة للقياس كميًّا. قد تكون هذه الأهداف شحن عدد معين من المنتجات، أو تحقيق الجدول الاحتياطي. ولكن على أي حال، يجب أن نكون قادرين على تتبع الأهداف وقياسها. يجب أن تكون الأهداف مكافحة وجريئة لكن واقعية، فنحن نريد أن نرتقي بأنفسنا وبفرقنا، لكن ليس لحد الانهيار. لا تربط أهداف نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة بالدفعات الإضافية، باستثناء حصص المبيعات، فنحن نريد أن نبني ثقافة جريئة ومخاطرة. اثنان من أكبر الدروس الأساسية التي تعلمناها في شركة Officevibe عن نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة: أبقِها بسيطة. نفّذها على مستوى الفريق. واحدة من الأخطاء التي ارتكبتها شخصيًا هو أنّني كنت طموحًا للغاية. كنت قد وضعت 3 أهداف مع 4 نتائج أساسيّة في كل منها، وقد أصبحت إدارة الأمر صعبة جدًا. بينما وضعتُ في الربع التالي هدفين بنتيجة أساسيّة واحدة لكل هدف، وقد كان من الأسهل عليّ التركيز على الأمور المهمّة حقًا. عندما بدأنا بتنفيذ نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة في المقام الأوّل طبّقناه على المستوى الفردي، ولكن وجدنا أنّه ولعدة أسباب مختلفة كان يعمل بشكل أفضل على مستوى الفريق. إنّ تطبيق نظام تحديد الأهداف والنتائج الأساسيّة على فريق صغير مكوّن من 4-5 أشخاص، يساعد الجميع على مشاركة الهدف والمسؤولية تجاه الأهداف والنتائج الأساسيّة. لا أقول إنّه لن يفلح على المستوى الفردي في شركتك، لكنّنا وجدنا أنّه يعمل بشكل أفضل لنا على مستوى الفريق. ترجمة -بتصرّف- للمقال OKRs: The Goal Setting System You Need To Be Using لكاتبته Alison Robins

في الجزء الأول من دليل الممارسة الجيدة لفهم ملاحظات العملاء، نظرنا لكيفية تحليل وفهم أكثر أنواع الملاحظات أهمية لعملك. table { width: 100%; } thead { vertical-align: middle; text-align: center; } td, th { border: 1px solid #dddddd; text-align: right; padding: 8px; text-align: inherit; } tr:nth-child(even) { background-color: #dddddd; } لماذا يعد تحليل الملاحظات أمرًا مهمًا؟ يساعد تحليل الملاحظات على فهم احتياجات العملاء ومشاعرهم، بالإضافة إلى نقاط محددة لشكوى العملاء. يستخدم تحليل الملاحظات لصناعة قرارات أكثر اطلاعًا على مستوى الشركة وتحديد اتجاه خارطة المنتجات. سبع خطوات لتحليل ملاحظات العملاء بمجرد أن تتخذ قرارك بأي الملاحظات تريد أن تعيرها اهتمامك، كيف يمكنك تحويل ملاحظات العملاء لشيء يمكن التصرف بناء عليه كشركة؟، كيف يمكنك أن تأخذ ملاحظات غير منظمة وذات نهايات مفتوحة وتستخدمها لتحديد خارطة طريق منتجاتك؟ اتبع هذه الخطوات وسيكون لديك قائمة مرتبة حسب أولويات رؤى العملاء يمكنك العمل بثقة بناء عليها. بل يمكنك أن تستخدم نتائج تحليلك لتعريف خارطة طريق منتجاتك. 1. رتب بياناتك أولًا، رتب كل ملاحظات العملاء ذات النهايات المفتوحة التي تريد تحليلها بالإضافة إلى بيانات التعريف الأساسية للعميل في جدول بيانات. على نحو مثالي تشتمل البيانات التعريفية على خصائص مثل مدة تعاملك مع هذا الشخص، وحجم إنفاق العميل، وتاريخ إرسال هذه الملاحظات، ومصدر هذه الملاحظات مثلًا سؤال مفتوح في استطلاع للعملاء. بالتأكيد يمكنك استخدام Intercom للمساعدة في جمع هذه البيانات. ستكون جداول البيانات بهذه الطريقة: مجال المنتج ملاحظة العميل نوع الملاحظة سمة الملاحظة رمز الملاحظة عميل منذ نوع العميل حجم الإنفاق الشهري تاريخ إرسال الملاحظة المصدر رقم العميل فريق المكافآت "أحببت منتجكم، أتمنى حقًا أن أكون قادرًا على إرسال بطاقة لزملائي." طلب خاصية بطاقات القدرة على إرسال بطاقات للزملاء 6/7/2014 5 DAU 150$ 1/11/2016 نموذج الملاحظات على الموقع الإلكتروني NC295473 2. كيف تفكر في تصنيف الملاحظات هناك قاعدة عامة يمكن تطبيقها تساعدك في فهم ملاحظات العملاء وهي تصنيفهم كالآتي نوع الملاحظة سمة الملاحظة رمز الملاحظة دعنا نقوم بتحليل هذه التصنيفات. نوع الملاحظة يشكل تصنيف الملاحظات لأنواع مختلفة مساعدةً كبيرةً خصوصًا إذا كنت تتعامل مع ملاحظات غير مصنفة من قبل فريق دعم العملاء أو في تلك المواقف التي يتاح للعملاء كتابة أي شيء يريدون في أحد حقول الاستطلاع مثل "أي ملاحظات أخرى لنا؟". إليك بعض التصنيفات التي قد تكون مفيدة: مشكلة استخدام طلب خاصية جديدة خلل مشكلة درسها المستخدم الأسعار أو إعداد الفواتير عامة إيجابية (مثل: أحببت منتجك) عامة سلبية (مثل: لم أحب منتجك) غير مهمة (هذا التصنيف مفيد للملاحظات التي ليس لها معنى) أخرى (هذا التصنيف مفيد للملاحظات التي يصعب تصنيفها، يمكنك العودة وإعادة تصنيفها لاحقًا عندما تتضح أكثر مع باقي البيانات) سمة الملاحظة يعد تحليل الملاحظات حسب السمات أمرًا مفيدًا عندما تحاول فهم كمية كبير من الملاحظات المختلفة، لذا إذا كان عدد الملاحظات لديك قليل (تقريبًا 50 ملاحظة أو أقل) قد لا تحتاج هذا التحليل. السمات التي تضعها تكون فريدة وفق بيانات المنتج التي حصلت عليها وعادة ما تشير إلى خصائص المنتج. مثلًا، لنفترض أنك تعمل على منتج مثل إنستجرام (Instagram) وحصلت على مجموعة من ملاحظات العملاء، ستكون السمات على هيئة قائمة من خصائص معينة للمنتج كالآتي: دفق الصور الحالات الإشارات الملف الشخصي يعد هذا النوع من التصنيفات مفيدًا خصوصًا إذا كنت تعمل في موقف تحتاج فيه أن ترسل استنتاجاتك لفرق عمل متعددة للتصرف وفقًا لها (كأن يكون لديك فريق يعمل على دفق الصور، وأخر على الحالات وهكذا). تكون السمات في بعض الأحيان مرتبطة بفرق العمل (مثلًا دعم العملاء، والمبيعات، والتسويق) أو تكون مرتبطة باحتياجات لم يتم استيفائها للعملاء. حاول التفكير في بعض السمات والنظر إن كانت هذه التصنيفات مفيدة لك وللبيانات التي تحاول جعلها ذات معنى. رمز الملاحظة الغرض من رمز الملاحظة هو تنقيح الملاحظات الأصلية للعملاء وإعادة صياغتها بطريقة أكثر إيجازًا وقابلية للتنفيذ. الهدف هو أن تجعل رمز الملاحظة وصفي بشكل كاف حتى يتمكن شخص ليس على دراية بالمشروع من فهم ما يقصده العميل. يجب أن يكون أيضًا رمز الملاحظة موجزًا وأقرب ما يكون من ملاحظة العميل الأصلية بقدر المستطاع. عليك أن تقوم بتنقيح الملاحظة بموضوعية قدر الإمكان سواء كنت تتفق أو تختلف معها. إليك المثال الآتي: ملاحظة العميل نوع الملاحظة سمة الملاحظة رمز الملاحظة "أحببت منتجكم، أتمنى حقًا أن أكون قادرًا على إرسال بطاقة لزملائي." طلب خاصية بطاقات القدرة على إرسال بطاقات للزملاء 3. الق نظرة عامة إذا أردت أن تأخذ فكرة عن البيانات قبل أن تبدأ في ترميزها، تصفح الملاحظات لتكون فكرة عن مدى تباين الإجابات. كقاعدة عامة، إذا كان كل عميل يعطيك ملاحظات مختلفة تمامًا يجب عليك تحليل عدد أكبر من الملاحظات لمعرفة الأنماط المشتركة وجعلها قابلة للتنفيذ. إذا قمت بتصفح الخمسين ملاحظة الأولى ووجدت أنهم جميعًا مرتبطون بمشكلة واحدة في المنتج الخاص بك، حينها ستحتاج لمراجعة عدد أقل. 4. ضع رموزًا لملاحظات العملاء حان الوقت لتشمّر عن ساعديك وتركّز، حاول أن تجد مكانًا لن يتم إزعاجك فيه وابدأ في قراءة كل ملاحظة من ملاحظات العملاء وضع رمز لكل صف بحرص. الرموز المحددة التي ستضعها تكون مخصصة للمنتج المرتبط بملاحظات العملاء، وإليك بعض الرموز التحليلية لبعض طلبات الخصائص الجديدة الافتراضية حتى تعطيك فكرة أفضل. القدرة على تخصيص مهمة لعملاء متعددين القدرة على إضافة رموز HTML معقدة للمهمات القدرة على إضافة أو حذف زملاء العمل من أي شاشة القدرة على إرسال رموز تعبيرية emoji للعملاء إذا كانت إحدى الملاحظات تضم نقاط متعددة مثل طلب خاصيتين مختلفتين، يكون من المفيد وضعهم كنقطتين منفصلتين في عمودين مختلفين. 5. حسّن ترميز البيانات يمكنك البدء بالرموز العامة من المستوى الأعلى ثم تحليلها لاحقًا، وكن منتبهًا للغة التي يستخدمها العملاء كما هي. الأمور التي قد تبدو متشابهة من الوهلة الأولى من الممكن أن تكون مختلفة. على سبيل المثال، تصور أنك لاحظت في البداية الكثير من ملاحظات العملاء عن مشاكل البريد الإلكتروني. رغم ذلك عندما تقرأ بعناية أكثر تجد أنها تنقسم إلى مشكلتين مختلفتين وهما "خلل في محرر البريد الإلكتروني" و"خلل في استقبال البريد الإلكتروني" وهما أمران مختلفان. بينما تقرأ المزيد من الملاحظات في بعض الأحيان، تجد أنك في حاجة إلى تحليل أحد الرموز الشائعة إلى أكثر من رمز محدد، وهذا أمر جيد قم بذلك وحلل الرمز الأساسي إلى رموز فرعية. على سبيل المثال، "تحكم أكثر في التصميم البصري" من الممكن تحليله إلى "القدرة على إضافة خطوط" و"القدرة على التحكم في استقامة الصور"، وتذكر أن تعود وتعيد ترميز الصفوف السابقة. 6. احسب مدى شيوع كل رمز بمجرد انتهائك من وضع رمز لكل شيء، الخطوة التالية هي حساب عدد الملاحظات لكل رمز. يساعدك القيام بذلك على معرفة أكثر الملاحظات شيوعًا، وما هي الأنماط المشتركة في ملاحظات العملاء. أحد أبسط الطرق للقيام بذلك هي أن تقوم بترتيب البيانات في أعمدة "نوع الملاحظة" و"سمة الملاحظة" و"رمز الملاحظة" أبجديًا، مما يؤدي إلى ترتيب البنود المتشابهة معًا. حدّد الخلايا التي تحتوي نفس رمز الملاحظات وسيظهر عدد إجمالي لهم في يمين ملف الجداول. أنشئ جدولًا ملخصًا لتسجيل الأعداد الكلية لكل رمز من رموز الملاحظات. إذا كان لديك من 100 إلى 150 ملاحظة، أضف عمودًا أخر بجانب عمود رمز الملاحظة وأدخل رقم 1 لكل صف يحتوي نفس الرمز مثلًا أدخل رقم 1 بجانب كل خلية تحتوي "القدرة على قص الصور" ثم اجمع عدد مرات ظهور هذا الرمز، كرر ذلك لباقي رموز الملاحظات الأخرى. إذا كان لديك مجموعة أكبر من البيانات يمكنك إنشاء جدول بيانات محوري لتنفيذ هذه الحسابات. مع مجموعات البيانات الكبيرة يصبح القيام ببحث أعمق وتحليل الخصائص الأخرى للعملاء التي قمت بجمعها في الجداول مثل نوع العميل وحجم التعامل معه ذو قيمة أكبر وابحث عن روابط وعلاقات بينها وبين الملاحظات التي استقبلتها. على سبيل المثال، أي العملاء يشتكون بشكل أكبر من أمر ما؟ ما هو حجم الإنفاق الشهري للعملاء الذين يطلبون خاصية جديدة ما؟ 7. لخص وشارك النتائج الآن بعد انتهيت من ترميز البيانات يمكنك تجهيز ملخص لبيانات ملاحظات العملاء حسب شيوع المشكلة ومناقشته مع فريقك. إذا كان لديك خمسين ملاحظة أو أقل يمكنك تلخيص ملاحظات قابلة للتنفيذ في جدول بسيط أو صفحة واحدة مكتوبة. إذا كان لديك مجموعة أكبر من الملاحظات، يمكنك تحليل البيانات وفق متغيرات أخرى كما ناقشنا من قبل مثل نوع الملاحظة وسمة الملاحظة. يمكنك القيام بذلك من توجيه مجموعات البيانات المختلفة التي قمت بتحديدها لأشخاص مختلفين في شركتك يمكنهم التنفيذ بناء على الملاحظات. واحد من أكثر الأمور فاعلية التي يمكنك القيام بها أثناء التعامل مع ملاحظات العملاء هي إنشاء قائمة بأكثر 10 خصائص مطلوبة، أو أكثر 10 مشاكل تواجه العملاء حتى تتمكن من استخدامها في تحديد خارطة طريق منتجك. قد يكون من الصعب معرفة كيفية تحليل ملاحظات العملاء خاصة إذا لم يكن لديك محللين وباحثين في شركتك يمكنهم المساعدة. ولكن إذا اتبعت الخطوات في هذا المقال يمكن لأي شخص تحويل ملاحظات عملاء غير منظمة إلى ملخص واضح. أفضل ما في الأمر أنه يمكنك استخدام هذا المخلص لاتخاذ قرارات في شركتك بناء على معلومات وبالتالي تطوير منتجاتك. ترجمة -وبتصرف- للمقال How to analyze customer feedback and make it actionable لصاحبته Sian Townsend.

تعد الاجتماعات الفرديّة من أهم الأدوات التي يمتلكها المدير الجيد، فهي من أفضل الطرق لمناقشة أمور العمل وتطوير العلاقات والتأكد من وصول الموظف لأهدافه. قد يبدو الأمر بسيطًا، لكن لتكون هذه الاجتماعات فعّالة، هنالك عدة أمور يجب فعلها. سوف تتعلّم في هذا المقال: كيفية التحضير للاجتماعات الفرديّة. إعداد مخطط زمني لتنظيم وقتك. قائمة كاملة من الأسئلة التي يمكنك طرحها على الموظفيين. نصائح بسيطة لتقديم ملاحظات بناءّة. ما هي الاجتماعات الفرديّة وما الغاية من وجودها؟ وفقًا لمجلة هارفرد بيزنس ريفيو Harvard Business Review فإنّ الاجتماعات الفردية هي من أدوات زيادة الإنتاجيّة التي تخدم غايتين رئيسيتين: توفير الوقت المناسب لطرح الأسئلة الاستراتيجية، مثل" هل ينصبُّ تركيزنا في العمل على الجوانب الصحيحة ". طريقة تظهر للموظفين أنّك تقدّرهم وتهتم بهم كأشخاص. وجدنا من خلال تجربتنا مع استخدام الاجتماعات الفرديّة في OfficeVibe أنّها الوقت المناسب للحاق بالمشكلات وإعادتها إلى الطريق الصحيح، ولإعادة تنظيم الأهداف وبناء ثقة الموظفين والتأكّد من سماعهم وتقدير قيمتهم. كما أنّها تمثّل متنفسًّا وانعكاسًا لشهر طويل من العمل المضني، وهي نشاط يذكّر الشركات بوضع موظفيها في مركز اهتمامها. كيف تحضّر للاجتماعات الفرديّة؟ القدوم إلى الاجتماع مع أفكار قمت بتحضيرها في اللحظة الأخيرة هو أمر غير فعّال، وسيُشعر الموظّفين بأنّهم ليسوا ضمن أولويّاتك. ابدأ من حيث انتهى آخر اجتماع يُفضّل بدء الاجتماع من خلال مراجعة آخر اجتماع قمتم به (في حال لم يكن هذا اجتماعكم الأول) والتطورات التي حصلت. أمثلة عن الأسئلة التي يمكنك طرحها: كنت مستاءً خلال اجتماعنا السابق حيال موضوعٍ معيّن وطرحت حلًا لذلك، هل نفع هذا الحل؟ أيّ جوانب ترغب بتطوير نفسك فيها خلال الأسابيع القادمة؟ ما هي الموارد الإضافية التي يمكنني تزويدك بها من الآن إلى حين اجتماعنا القادم؟ حضّر ملاحظاتك مسبقًا تعدّ الاجتماعات الفرديّة الوقت الأمثل لتقديم بعض الملاحظات للموظف وتقدير عمله الدؤوب، مما يُشعره بالقيمة ويؤدي إلى زيادة إنتاجيته. لذا خصّص وقتًا لتجمع بعض الملاحظات العامة عن مساهمته في الفريق ومكان العمل. مع الانتباه إلى أنّ الملاحظات البناءّة مهمة بقدر أهمية الأسلوب الذي تستخدمه في طرحها. ابدِ بعض من الاهتمام حول حياتهم الشخصية من خلال طرح بعض الأسئلة العامة حول طموحاتهم وحياتهم. ابتعد عن الروتين لا تسأل نفس الأسئلة وتعطي نفس التعليقات في كل مرة. قد تكون هذه الاجتماعات في بعض الأحيان مملّة وغير مجدية إذا بقيت على نفس الوتيرة لذلك حاول أن تجدّدها، مثلاً: حاول إجراء الاجتماع في مقهى أو أثناء التنزه. أمثلة عن أسئلة يمكنك طرحها: لاحظت أنّ اجتماعاتنا السابقة كانت سطحية نوعًا ما، ما هو انطباعك الحقيقي عن اجتماعنا هذا؟ ما الذي نستطيع القيام به بشكل أفضل؟ ما الذي ترغب بتغييره في نقاشاتنا؟ كيف نستطيع جعلها أكثر فائدة لك؟ اطلب من الموظف برنامجًا للاجتماع قبل 24 ساعة سيساعد هذا الطلب الموظف على تجميع أفكاره قبل الاجتماع، بالإضافة إلى مساعدتك على توجيه الجلسة. يمكن أن يتضمّن البرنامج بعض الأفكار التالية: وجهة نظرهم عن إنتاجية الشهر الماضي. كيفية المضي قدماً بالشركة. مطالبهم في حال ظهور مشاكل في طريقهم. برنامج الاجتماع الفردي إليك مقترحًا عن كيفية هيكلة اجتماعك الفردي، لكن ضع في الحسبان أنّ ليس عليك الالتزام به، ما يهم هو أن يجري الحديث بسلاسة. 1. ابدأ المحادثة بشكل غير رسمي من الأفضل أن تبدأ المحادثة بالحديث عن حياتهم خارج العمل، مما يعطيهم بعض من الراحة ويشعرهم بأهميتهم، ومن ثم يمكنك الانتقال للحديث عن اجتماعكم السابق. 2. اصغِ لهم من المهم في هذه الاجتماعات الاستماع أكثر من التحدّث، لذلك دع الموظف يتحدث أكثر منك وحاول أن تُجري المحادثة لمدة أكثر من 20 دقيقة حسب مجريات الحديث، فبهذه العملية ستساعد الموظف على مشاركة أفكاره. ملاحظة: خذ 3 إلى 4 ثواني قبل أن تجيب على مشاكلهم، لأنّ ذلك سيشجّع الموظف على إعطاء تفاصيل أكثر حول مشكلاته. وصف جيم لاهرير Jim Lehrer المذيع في PBS هذه العملية قائلًا: "إذا قاومت إغراء الرد بسرعة ستكتشف أمرًا سحريًا، سيقوم الموظف إما بالتوسع فيما قاله أو شرح الأمر بطريقة مختلفة، وفي كلا الحالتين سيتوسع بردّه وبهذا ستفهم بشكل أوضح ما في قلبه وعقله". 3. شاركهم ملاحظاتك وتعليقاتك لا بد من تحضير وتحديد ملاحظاتك التي ستقدمها قبل الاجتماع، سواء لمدحهم وتقديرهم أو تقديم إرشادات لتحسين ما يلزم. **اطلب الحصول على ملاحظات خلال الجلسة. كمدير وقائد هناك رغبة ملحّة وفطرية بتطوير نفسك، لذا اغتنم هذه الفرصة لإجراء مناقشات شفافة وصادقة حول هذه النقطة. أمثلة عن أسئلة يمكنك طرحها: عندما قدمت إليك ملاحظاتي، هل شعرت أنّها كانت بنّاءة بشكلٍ كافي. ارغب حقاً كمدير بتطوير نفسي هل يمكنك اعطائي رأيك بعدة أمور. ما هي الأمور التي ترغب بتحسينها في العمل. 4. التخطيط للمهام خذ عشرة دقائق في نهاية كل اجتماع لوضع خطة لما تم نقاشه وكيفية المتابعة بشكل صحيح في الشهر المقبل، مع تحديد 1-3 أهداف واضحة، لتساعد الموظف على التركيز بشكل أكبر. كتب جيسون إيفانش Jason Evanish الكثير عن الاجتماعات الفرديّة، ووضّح الفكرة السابقة قائلًا: لا يهم أي مما تحدثتم عنه خلال الاجتماع ما لم تتخذ أفعال حيال ذلك. وهذين السؤالين يمكنهما تعزيز الحصول على متابعة للأمور المهمة التي ناقشتوها خلال الاجتماع: ما الذي يمكنني الاعتماد عليك فيه حتى اجتماعنا القادم؟ ما الذي تحتاجه مني لتحقق هدفك؟ نصائح لاجتماعات فرديّة رائعة هذا النوع من الاجتماعات صعب خاصةً عندما تكون مديرًا جديدًا، لذلك احرص على اتباع هذه النصائح. 1. تذكّر أنّه اجتماع للموظف أهم النصائح هي أن تتذكر أنّه اجتماع متعلّق بالموظف وليس بك. من المهم أن تغيّر إطار تفكيرك لتركّز على الموظف. حاول ان تركز على مهارات الموظفين وتطويرها بالإضافة لتطوير تفكيرك كمدير. 2. خذ ملاحظات رغم أنه من المهم الاستماع بفعالية إلى الموظفين أثناء حديثهم، إلّا أنّه من الضروري أخذ الملاحظات لتوثيق النقاط الرئيسية للاجتماع ليتم متابعة الموظف بشكل جيد في الاجتماعات المقبلة. استخدم الورقة والقلم وتجنّب الأجهزة الالكترونية كالهاتف المحمول والحاسوب حتى لا تشوّش أفكارك بالرسائل والمكالمات التي قد تردك. إجراء الأحاديث الصعبة إنّ تقديم الملاحظات السلبية هو أمر مسبب للتوتر للمدير كما للموظف. وينجم عن الخوف من إيذاء مشاعر الآخر أو تلقي رد فعل دفاعي أو أن تصبح مكروهًا بعدها. فيما يلي ثلاث نصائح لتقديم ملاحظات أو تعليقات سلبية: ركّز على السلوك لا على الشخصية: تغيير شخصيتك ومن أنت أصعب وأكثر إحباطًا من تغيير فعل أو سلوك تقوم به. كن محدداً وواضحاً: حدّد بشكل واضح مكان الخطأ ولا تجعل ملاحظتك معمّمة على كافة أفعالهم. تجنّب المصطلحات السلبية: مثل كلمة "لكن" التي قد تزيد من حدة المحادثة إذا ما استخدمت بشكل خاطئ . هل تعقد اجتماعات فرديّة؟ هل لديك أي نصائح؟ شاركنا في التعليقات. ترجمة-وبتصرف-للمقال Agenda & Template For Successful One-On-One Meetings لصاحبته Alison Robins.

لتكون مستقلًّا ناجحًا، عليك الحرص على الحصول على أجورك، وإنشاء فاتورة احترافيّة ومفصلّة هو المفتاح الرئيسي لذلك. قد يكون من الصعب معرفة من أين عليك البدء، لذا إليك بعض من النصائح للقيام بذلك. 1. احرص على أن تبدو فاتورتك احترافية تحدّثت في مقال سابق عن الجانب السلبي من التعريف عن نفسك كمستقل أمام عملائك، وعن أهميّة الظهور كمحترف لتُحدث فرقًا مهمًّا في عملك. وينعكس ذلك أيضًا بالتأكيد من خلال فواتيرك، والتي يجب كذلك أن تعكس عملك واحترافيتك. في عملي كمتخصّصة في إدارة الحسابات المستحقّة للعملاء، سبق وأن طلب منّي العديد من الزبائن العمل على فواتير كانت مكتوبة على جدول Excel، أو حتى بدون إنشاء أي فاتورة رسميّة، فقط رسالة بسيطة تطلب من العميل دفع مبلغ (س) عبر بايبال. لذا أنصحك باستخدام قالب مميز أو الاستعانة بخدمات مواقع مثل Harvest أو Hiveage، حيث يمكنك إضافة جميع المعلومات المهمّة إليها وأن تبدو أكثر احترافيّة. 2. كن تفصيليًّا وشاملًا ما إن تجد القالب أو الخدمة المناسبة لك، ستصبح جاهزًا لإنشاء فواتيرك. احرص خلال ذلك على أن تكون شاملًا وتفصيليًّا، ينطيق ذلك على معلومات التواصل والدفع، وجميع البنود المذكورة في الفاتورة. احرص على وضع جميع معلومات التواصل الخاصّة بالعميل، الاسم والعنوان والبريد الإلكتروني، ممّا سيسّهل عليك التواصل مع العملاء مستقبلًا فيما يتعلّق بالمستحقّات المالية. احرص كذلك على إضافة جميع معلوماتك الشخصيّة، بالإضافة إلى عنوان شامل يقدّم لعميلك جميع المعلومات التي يحتاجها. وارفع من مستوى احترافيتك بإضافة شعارك أيضًا. والأهم، كن تفصيليّا في جميع البنود والنقاط المذكورة في فاتورتك. فإذا أردت تجنّب الخلافات مستقبلًا، كن تفصيليًّا قدر الإمكان في المهام التي تطلب أجرًا عنها. وأخيرًا احرص على أن تكون شروط وطرق الدفع واضحة، لا تعطي عميلك عذرًا لتفويت الدفع بسبب عدم وضوح شروطك ووسائلك. 3. احتفظ بسجل بجميع فواتيرك أفضل طريقة للحرص على أنّ يدفع عملائك لك، هي بتسجيل جميع فواتيرك. رقّم جميع الفواتير مما يسهّل عليك متابعتها ومراجعتها، واحتفظ بسجل بالفواتير والمدفوعات. احتفظ كذلك بنسخ من الفواتير مع نسخ لرسائل البريد الإلكتروني المرتبطة بها، اطبعها واحتفظ بها في مجلّد، أو كملف PDF على حاسوبك، أو أي طريقة تناسبك. فالحفاظ على فواتيرك منظّمة سيساعدك على متابعتها وعلى تجنّب الفواتير المتأخرة أو الغير مدفوعة. 4. اضبط تنبيهات وتذكيرات تلقائيّة بالدفع يدين عميلك لك بالمال مقابل العمل الذي أنجزته، لذا إرسال تذكيرات له بالدفع هو أمر مقبول بامتياز. وكلّما تأخرت بتذكير العملاء بالفواتير، أصبح من الأصعب تحصيلها. لذا ما إن تنشئ فاتورة، مباشر اضبط تذكيرات بها، لتتمكّن من التواصل مع عميلك لاحقًا في حال تجاهله للفاتورة، وأعد إرسال تلك الفاتورة مع تذكير مهذّب بالدفع. 5. اشكرهم واطلب منهم شكرك بالمقابل احرص عند إرسال الفواتير على شكر العميل لاستخدامه خدماتك، واجعله على علم بأنّك تقدّر عمله. وهي كذلك الفرصة المثاليّة للحصول على الشكر منهم. أعلمهم بأنّك ترحّب بالحصول على شهادة منهم على خدماتك، وهنا المكان المناسب لإضافة رابط لعنوان بريد الكتروني مخصّص لاستقبال الشهادات والتعليقات. كانت هذه مجموعة من النصائح السريعة لتبدو فواتيرك رائعة ولتُسدّد في وقتها المحدّد. ترجمة-وبتصرف-للمقال: 5Tips for Creating the Perfect Invoice لصاحبته Julie Elster

في بداية 2014، قررت أن أقوم ببعض التغييرات في حياتي. كنت أعمل في مكتب في إحدى الشركات الناشئة في مدينة Town Cape. لقد عملت في المكاتب طوال حياتي المهنية تقريبًا. كنت أسافر يوميًا إلى العمل، مستغرقًا حوالي ساعة ونصف في اليوم. لقد كان السفر إلى العمل والرجوع منه جزءًا من عملي أيضًا. لدي عائلة جميلة ورائعة. لدي زوجتي التي تعمل من المنزل، وفي أيام العطلة تعمل كمصورة لحفلات الزواج؛ ولدي ابن ذو أربعة سنوات، وابنتي طفلة وُلدت حديثًا. أعيش في إحدى الضواحي النائية في مدينة Cape Town ‎(Muizenberg)، والتي تعد معروفة ومشهورة برياضة ركوب الأمواج. بيتي قريب من المحيط، ومنذ انتقلت إلى هذا المكان ورياضة ركوب الأمواج هي رياضتي المسلية. أحب أن أكون في الخارج قرب المحيط، قريبًا من الطبيعة؛ أحب الجوانب المادية والتأملية لرياضة ركوب الأمواج؛ ورغم أن جسمي يكون متعبًا بعد فصل من ركوب الأمواج، إلا أنه يكون راضيًا، وعقلي يكون مرتاح البال. أنا أحب عملي، لكن بعد ثلاثة أعوام من العمل في الشركة، شعرت بحاجة إلى اكتشاف شيء جديد. شعرت أنني لم أكن أعيش الحياة التي أريدها. كنت أعمل بجدٍّ لكني لم أكن أقضي وقتًا كافيًا مع عائلتي، ولا في ركوب الأمواج. أنا أحب عملي، دائمًا ما كنت فعلًا أحب عملي، لكنني لم أستطع التأقلم مع فكرة الانقسام الحاد بين العمل وبين باقي عناصر الحياة. الافتقاد إلى تشارك الحياة كنت أترك البيت باكرًا وأسرع إلى العمل، ثم أعود ليلًا، وكلي أمل أن أدرك أولادي قبل أن يخلدوا إلى النوم. غالبًا ما كنت أفتقدهم، كنت أفتقد ما الأحداث التي جرت في يومهم. كنت غير قادر على مساعدة زوجتي، لذا غالبًا ما كان عليها أن ترعى الأولاد بنفسها طوال اليوم. كثيرة هي الأيام التي غادرت فيها باكرًا إلى العمل، أقود سيارتي مارًّا بالمحيط، ناظرًا إلى الأمواج الرائعة التي أتمنى أن لو أستطيع ركوبها، لكني أعرف أنني لا أستطيع. كنت أرى بعض الأشخاص الذين يستمتعون بركوب الأمواج، وكنت أتساءل بتعجب: ألا يعمل هؤلاء؟ لقد كان أغلبهم صغارًا في السن، ليس لديهم مسؤوليات بعد. لقد كان بإمكانهم ركوب الأمواج بحرية، غير قلقين بشأن الالتزامات الأسرية أو العائلية، يستمتعون بحياتهم. لكن بالنسبة لي فقد كان مصيري مختلفًا، أو هل كان حقًا كذلك؟! العمل في مواجهة الحياة ربما يبدو هذا الأمر مألوفًا لكثير من الناس. فنحن نتقبل هذا الأمر على أنه حقيقة من حقائق الحياة. إن العمل يستحوذ على أغلب حياتك، وعليك أن ترتب بقية الأمور لتتناسب مع ظروف العمل، وإذا كانت هناك أمور أخرى فلا تملك إلا أن تضعها في الفراغات بين العمل، مثل أيام العطلة أو ما تبقى من ساعات الليل أثناء الأسبوع. لكن في بعض الأحيان، يستحوذ العمل على هذه الفراغات كذلك، فربما تقضي يوم السبت كاملًا للوفاء بموعد نهائي لا يمكن تأجيله لصباح يوم الاثنين، إلا إذا لجأت إلى سلوك مشكوك فيه مثل ادّعاء أنك "مريض". لكن لا يجب أن تسير الأمور على هذا النحو، فأنا أحب عملي، وأحب حياتي خارج العمل كذلك؛ لمَ يجب على أحد الأمرين أن ينتقص من الآخر؟ لمَ لا أستطيع الحصول على أفضل ما فيهما معًا؟ أنا أريد أن أحب عملي دون الشعور بالذنب تجاه عدم وجودي مع عائلتي، أو عدم امتلاكي الوقت للقيام بالأشياء الأخرى التي أحبها. لماذا هذا التمييز بين ما نسميه «العمل» وبين ما نسميها «الحياة»؟ لماذا لا يمكن أن تكون «المعيشة» وفقط؟ مبادئ العمل عن بعد شعرت أن الإجابة عن هذه السؤال تكمن في العمل عن بعد. عرفت أنني سأحب العمل عن بعد، لكن للنوع المناسب من الشركات. لقد حصل «العمل عن بعد» على سمعة سيئة في بعض الأماكن، لكنني دائمًا ما كنت أفكر أن الخطأ لا يكمن في فكرة وجود فريق عمل مُوَزّع، لكن يكمن في ثقافة الشركة المحيطة بهذا الأمر. في خطوة لتوسيع أفقي، قرأت كتابين رائعين: كتاب «Remote» لـ 37signals، وكتاب «The Year Without Pants» لـ Scott Berkun. تعلمت من هذين الكتابين أنه لكي تنجح شركة في العمل بكلية عن بعد، فإن للعمل عن بعد أن يُؤسَّس في النسيج البنيوي للمنظمة. هناك بالتحديد بعض الأشياء التي تفتقر إليها بيئات المكاتب التقليدية، ولا يُحدث غيابها تأثيرًا كبيرًا أو حتى تتم ملاحظتها على الإطلاق؛ لكن افتقاد المجموعات الموزعة لهذه الأمور قد يكون كارثيًا، فالتواصل عنصر مهم وجوهري جدًا، وكذلك بالنسبة لثقافة الاحترام والثقة المتبادلتين. والشفافية تجعل الجميع على نفس الخط في إنجاز العمل. لذلك، مجرد ما قررت أن آخذ الخطوة، وأحرر نفسي من قيود المكاتب والسفر إليها ذهابًا وإيابًا؛ والبدء في البحث عن فرصة في العمل عن بعد؛ عرفت أن هذا الأمر يجب أن يكون مع الشركة المناسبة. معرفة المزيد عن Buffer لقد كنت مولعًا بتطبيق Buffer، لقد أحببت التطبيق وغالبًا ما كنت أستخدمه، كنت كذلك مفتونًا بالشركة. أتذكر كيف استطاعت الشركة معالجة بعض هجمات القرصنة السيئة للغاية. تميل معظم الشركات في هذه الحالة إلى معالجة الأمر في الخفاء، تاركة مستخدميها يهيمون في الظلام غير مدركين لما يحدث. لكن Buffer كانت صريحة بشأن الموقف بالكامل مع مستخدميها، حيث أبقت الجميع على دراية بما يحصل، واستطاعت التحكم في هذا الموقف السيء من جذوره، وبتقديمهم كذلك لخدمة عملاء ممتازة، ازداد تعلقي بهم. كنت سعيدًا لمعرفتي أنهم بالكامل عبارة عن فرق موزعة، مع أعضاء منتشرين على المناطق الزمنية في جميع أنحاء العالم. تعلمت أكثر عن مبادئهم، وكيف أنهم تبنوا سياسة الفرق الموزعة. وعلمت حينها أنني لا أريد العمل عن بعد فحسب، لكنني أريد العمل لدى شركة Buffer. الحصول على الوظيفة قضيت حوالي أسبوعًا في كتابة بريد؛ لأقدم به طلبًا في الحصول على منصب «المطور الخلفي» الذي كان متاحًا آنذاك. أتذكر كم كنت دقيقًا في نسج كل جملة لأحصل على أفضل نتيجة، ثم أعيد قراءتها مرة أخرى. حاليًا ابتسم كلما أعدت قراءة هذا البريد، لقد كان طويلًا حقًا، لكن كان لدي الكثير لأقوله، كنت أريد أن أثبت أنني مستعد فعلًا للأمر، وكم أنا راغب في العمل لدى Buffer. أتذكر كم كنت سعيدًا حين قام Sunil بالرد على بريدي، وقمنا بتحديد أول مقابلة بيننا. ورغم قلقي، إلا أنني رأيتها فرصة لاستكشاف ما إذا كانت Buffer تلبي توقعاتي عنها، ولم يخِب ظني، فمع جريان وقت مقابلة العمل كنت ازداد قناعة أن هذا هو المكان الذي أنتمي إليه؛ وقد كنت مندهشًا لرؤيتي كم كان كل العاملين على قدر من الذكاء، والانفتاح، والأمانة. انعقد اللقاء بيني وبين Sunil و Joel و Leo، ولا زلت أتذكر أن Leo كان ألطف شخص ناقشته في المقابلة، لدرجة أنني لم أشعر أنها مقابلة عمل من الأساس، بل محادثة خفيفة ومرحة؛ ثم حصلت على الخبر السعيد، فقد تمت دعوتي إلى الانضمام إلى Buffer في معسكر تأهيلي لـ 45 يومًا. لقد كان يومًا رائعًا. التكيف مع العمل عن بعد إن الانتقال من العمل في مكتب إلى العمل بدوام كامل عن بعد ليس أمرًا سهلًا؛ فالانضباط الذاتيّ يصير ضروريًا للغاية؛ لقد تعلمت مجموعة جديدة من المهارات التي لا تحتاج إليها المكاتب التقليدية على الدوام، صار عليك المزيد من المسؤوليات؛ إن الأمر أشبه بإدارتك لشركتك الصغيرة. المشهد المقابل لنافذة مكتبي الآن بينما أعمل عن بعد إن التواجد ضمن فريق مُوَزَّع يتمتع بالحساسية والمراعاة والتفهم نحو الآخرين أمر مهم للغاية، فإحدى القيم الأساسية لدى Buffer هو أن تعمل على تطويرك الذاتيّ. وبالنسبة لشخص لم يجرب العمل عن بعد من قبل، فلا أحد يتوقع منك أن تكون مثاليًا على الفور؛ أن تشق طريقك بصعوبة أمر طبيعيّ، طالما أنك لا تمل من محاولة إيجاد طرق للتطوير، والتطوير يصير أسهل في بيئة طبيعية ومريحة. وأكثر ما كنت أكافح فيه، وأشق طريقي فيه بصعوبة هو «هيكلة الوقت والتواصل». لقد كنت أظن أنه من الصعب أن تبقى فعّالًا ومنتجًا إذا عملت من البيت، هذا يحدث في بعض الأحيان. بالنسبة لي كانت المشكلة هي أنني يمكن أن أكون فعّالًا ومنتجًا بدرجة كافية، لكني لا أعمل على الأشياء الصحيحة. هذا يعود بنا إلى أهمية التواصل، فحين تعمل في مكتب ويذهب كل الموظفين إلى العمل في آن واحد، فإن التواصل يكون سهلًا، للدرجة التي تجعله أمرًا مفروغًا منه؛ لكن حين تعمل مع فريق مُوزّع في مناطق زمنية مختلفة في أنحاء العالم، فإن التواصل يصير أمرًا مهمًا للغاية. فوائد أن تعيد بتصميم حياتك إن إحدى أهم وأروع جوانب العمل في شركة عن بعد، أنك تستطيع أن تدير وقتك بقوة وحرية، وهذا يساعدك على تصميم البناء اليومي والأسبوعي لحياتك، وهذا أيضًا أحد أكبر التحديات في الأمر! على عكس العمل التقليدي، أنت المسؤول؛ فأنت من تحدد ساعاتك، وتتخذ قراراتك، متى تعمل وكيف تبني نظامك اليومي بنفسك. وعليك أن تضع في اعتبارك أنه من السهل جدًا أن تتطور لديك عادات سيئة بما أنه ليس لديك "رئيس" يفحص العمل من وراءك. وقد وجدت أنه من المفيد الالتزام بروتين معين يساعدك على إنجاز عملك، ومن الجيد أن هذا الروتين مرن وقابل للتعديل. والحيلة تكمن في إيجاد هذا التوازن، والالتزام بروتين ثابت على مدار الأيام، الأمر الذي يضفي مرونة على العمل تمكنك من التعامل مع الطوارئ غير المتوقعة التي ستلقيها عليك الحياة. موضوعات يوم العمل أحب أن أرى الأمر كما لو أن الأيام والأسابيع عبارة عن "موضوعات"، بدا هذا الأمر وكأنه يشابه نظام العمل التقليدي الذي يبدأ في 8ص وينتهي في 5م؛ لكن مع مرور الوقت قمت ببعض التعديلات حتى يتناسب الأمر مع حياتي الطبيعية. إليك كيف يبدو شكل "الموضوع" النموذجي ليوم عملٍ مثلًا: من الأحد إلى الجمعة: الاستيقاظ مبكرًا، حوالي الساعة 6:25 ص، إذا كانت الأمواج مناسبة فإني أطلب من زوجتي أن تأخذ الأولاد إلى المدرسة، لهذا أساعدها في تجهيزهم وإلباسهم وإطعامهم، وحينما تأخذهم إلى المدرسة، أذهب أنا إلى ركوب الأمواج. إذا لم تكن الأمواج مناسبة، فإني آخذ الأولاد إلى المدرسة. ثم أعود وأبدأ العمل بعد 9:00 ص بقليل، وإذا تحسنت حالة الأمواج أثناء اليوم، فإني أخرج لركوب الأمواج لمدة ساعة وأحيانًا أكثر. بعد ذلك، أظل أتابع العمل حتى وقت الغداء، ثم أقوم بتجهيز وجبة مطبوخة في المنزل، أو ربما أتمشى إلى كافيه. وفي بعض الأيام وحتى أخرج من المنزل فإني أقضي بضعة ساعات أعمل في إحدى محلات الكافية. إذا قمت بممارسة رياضة ركوب الأمواج في النهار، فإني أذهب كي أجلب الأولاد من المدرسة بعد الظهر. غالبًا ما أتوقف عن العمل حوالي الساعة 5:30م لأجل أن أتعشى مع العائلة، ونلعب سويًا، ثم نتحمم، ثم وقت النوم للأولاد. هذا أكثر وقت مليء بالجنون في اليوم، لكنني أستمتع به رغم ذلك، أعمل على زيادة الترابط بين العائلة، نتكلم عما حدث أثناء اليوم، ونمرح قليلًا مع الأولاد، ولا بأس أن أكون سخيفًا مع أولادي، فهذا يشعرني بسعادة. بعدما يخلد الأولاد إلى النوم، أعود سريعًا إلى العمل لنحو ساعة أو ما يقاربها، حتى أنتهي فقط من أية مهام ممتدة أو عاجلة، وأكون على تواصل ومسايرة مع زملاء الفريق في المناطق الزمنية المتأخرة. في عطلة نهاية الأسبوع: ربما أعمل فيها، لكن ليس على حساب عائلتي أو الأشياء التي أحبها؛ وغالبًا ما يكون عملي في عطلة نهاية الأسبوع في المهام التي أنوي إنجازها في أيام العمل الأسبوعية، أو في إصلاح بعض الأعمال الطارئة، أو ربما فقط بعض الأعمال المرحة التي لم يكن باستطاعتي إنجازها قبل ذلك. وغالبًا ما أقضي عطلتي الأسبوعية دون لمس حاسوب العمل. من المدهش أن نمط الأيام لم يتغير كثيرًا عما كان قبل العمل عن بُعد، لكن مع بعض التعديلات البسيطة أصبحت قادرًا على دمج العمل مع حياتي الطبيعية بطريقة رائعة. سنة واحد في العمل عن بُعد: ولا أتخيل الرجوع صرت أعمل لدى Buffer منذ سنة الآن، عدا بعض الأيام القليلة. شعوري العام هو أنني لا أتخيل العودة إلى العمل التقليدي؛ ففي خلال سنة فقط، أصبحت هذه الطريقة من العمل متأصلة وطبيعية جدًا لدرجة أنني أجد أنه من الصعب تخيل نفسي أعمل بطريقة أخرى. على مدى القرن الماضي، أصبحنا كمجتمع نفكر تقليديًا أن العمل ينبغي أن يأتي أولًا وعلى حساب بقية حياتنا. لا يمكننا أن نختار أحدهما على الآخر. وأنا أرى أن أفكارًا كالعمل عن بعد، وعن طريق مجموعات موزعة سوف يفتح أعيننا على عالم جديد من الفرص، حيث يمكننا فيه أن نُكيف العمل حسب طريقة حياتنا بطريقة منطقية، تجعلنا سعداء ومنتجين في نفس الوقت. إذا شعرتَ- كما كنت أشعر أنا- أنك عالقٌ في خندق، وأن العمل هو من يتحكم في حياتك، فأرجو أن يكون هذا المقال مشجعًا لك على النظر في وضعك الحاليّ، ويمنحك القوة للتغيير وتحدي الوضع الراهن. نحن جميعًا مسؤولون عن سعادتنا الخاصة، والعالم بتغير بطريقة تمنحنا القوة على تشكيل حياتنا كما لم يحدث من قبل. آمل أن تتمكن من العثور على نمط حياتك المثاليّ، وأن تعيش حياةً سعيدة! ترجمة- وبتصرف- للمقال How I Learned to Balance Work, Family, and Life Through Remote Work لصاحبه Michael Erasmus.

تلقيت مؤخرًا سؤالًا من إحدى زميلاتي عن كيفية قيامي بعملي دون استخدام أي أوراق. نظرًا لأني بدأت بالسفر منذ أكثر من سنة والعمل بالكامل أثناء سفري، فإنّ امتلاك ملفات ورقية هو ليس بخيار حقًا. كما أنّ كل شيء أبسط بهذه الطريقة، فكل ما عليّ القيام به هو فتح حاسوبي المحمول فقط وسأجد ببساطة جميع ملفاتي جاهزة عليه. وبما أن زميلتي وجدت نصائحي مفيدة فكرت بوضعها ضمن هذا المقال ليتطلع الجميع عليها، والذي سأذكر خلاله جميع البرامج التي أستخدمها لمساعدة عملائي وإدارة ملفاتي وإدارة أموالي. وثائق العملاء Qwilr استخدم هذا الموقع من أجل المقترحات. كانت توفر النسخة المجانية منه 15 مشروعًا لكن صدر تحديث جديد في أبريل يوفر 3 مشاريع. احتفظ بنموذج واحد فقط وأقوم بتحديثه لكل عميل جديد، وما إن يتم قبول المقترح أو إنهائه أحمّله كنسخة PDF واحفظه في ملف عميلي ثم احذفه من Qwilr. يمكنك كذلك معرفة متى قام شخص ما بمشاهدة مقترحك، وهو أمر حماسي ومثير للأعصاب في نفس الوقت. فعندما ترسل مقترحًا لأحد العملاء في العادة تجلس بترقّب وانتظار وحيرة لعدة أيام، لكن باستخدام Qwilr تتمكن من معرفة متى قرأ عميلك مقترحك ومعرفة فيما إذا كان يتجنّبك أو كان مشغولًا جدًا للإجابة عليك، مما يساعدك قليلًا خلال عملية الانتظار. استخدمته مع عدد من العملاء وأعجبني لذلك سأقوم غالبًا بتحديثه إلى النسخة المدفوعة قريبًا، والتي توفّر خيار القبول التلقائي، وبالتالي في حال أُعجب عميل بمقترحي ووافق عليه يمكنه ببساطة الضغط على زر وتأكيده. Docracy هو موقع للملفات القانونية استخدمه في جميع عقودي. احتفظ بمستند للصفحات مع النموذج العام الذي استخدمه للعقود، وفي كلّ مرة أتعامل مع عميل جديد أرفع عقد جديد على Docracy، ثم أرسله ببساطة إلى العميل ونصبح جاهزين للبدء. كما يمتلك خاصية التوقيع الإلكتروني التي تسمح للطرفين بتوقيع العقود إلكترونيًا وتضمن حقوق الطرفين. الجانب السلبي منه هو أنّ عميلك سيحتاج إلى تسجيل بريده الإلكتروني عبر Docracy ليستطيع التوقيع، وهو أمر لا يعجبني لكنه ضروري للتحقق من الطرفين، ولن يتلقى عميلك أي نشرات أو أي رسائل بريدية أخرى من الموقع. أحرصُ دائمًا على إخبار عملائي بذلك قبل إرسال العقد ليكونوا على علم بأنّ الموقع سيطلب منهم ذلك، ولم تصلني إلى حد الآن أي شكاوى عنه. أنقذني Docracy عدة مرات فعلًا وإن كان يوجد برنامج واحد عليك تجربته فهو هذا الموقع، فعلى الجميع استخدام العقود عند التعامل مع العملاء وهذا الموقع هو وسيلة بسيطة جدًا للقيام بذلك. المدفوعات والمحاسبة Harvest استخدمه للفواتير وإعداد التقارير وإدارة المهام. ادفع 100$ دولار سنويًا مقابل هذه الخدمة، وهو برنامج المحاسبة الوحيد الذي استخدمه أو أحتاج إليه حاليًا كوني الشخص الوحيد في فريقي. يعطيك هارفست خيارات لإضافة مدراء للمشروع وأشخاص آخرين إلى حسابك، لذلك فإنّه صالح للفرق الصغيرة أيضًا. يمكنني أن أرى نفسي أتخطاه خلال سنة أو ما يقارب ذلك، إلّا أنّي فعلًا أحبّ معظم أقسامه. لكن تنصيب بعض المهام عليه مربك بعض الشيء أحيانًا، وأحتجت سابقًا إلى طلب المساعدة من مركز الدعم لإضافة بعض المهام عليه واحتسابها كساعات يجب فوترتها، لكن عدا عن ذلك لم أواجه أي مشكلة. الأهم أنه يتعامل كذلك مع Stripe و Paypal من أجل الدفع عبر الانترنت، لذا لا يحتاج أي معرفة بالبرمجة. كما أنني أحب ميزات الفوترة لديه، فهو دائمًا ما يعالج المدفوعات على أساس الوقت. Stripe أحب سترايب أكثر من باي بال لأنه سهل الإعداد، ويمكنك استخدامه مع البرامج والمواقع الأخرى بسهولة. يعمل بشكل جيد لأي شخص داخل الولايات المتحدة الأميركية، وليس لدي الكثير لأقوله عنه فلم يسبق أن واجهتني أي مشكلة معه. أحتجت حوالي عشر دقائق لإنشاء حسابي عليه ولإضافته إلى هارفست، وهو خدمة فعلًا رائعة. PayPal تجربتي مع باي بال ليست جيدة، وعندي ثأر شخصي معهم لأنهم اقتنعوا أنني لست من أدّعي وجمّدوا جميع أموالي لفترة خلال السنة الماضية. أعلم أنّني يجب أن أكون سعيدة بحذرهم من الاحتيال، لكنني لم أعجب بالطريقة التي تعاملوا بها مع الموضوع. في النهاية تمكّن موظف لطيف في قسم خدمة الزبائن اسمه كريس من حل المشكلة، لكن فقط بعد إرسالهم للعديد من رسائل البريد الإلكتروني ليخبروني أنهم لا يعتقدون أنني شخص حقيقي وبعد فشل ثلاث موظفين آخرين من خدمة الزبائن في حل المشكلة. بكل الأحوال ما زلت استخدمه عند تعاملي مع عملاء من خارج الولايات المتحدة الأميركية لأنه الوسيلة الوحيدة التي تعمل معهم. ولأكون منصفة، لم تواجهني أي مشكلة أخرى بعد المشكلة التي واجهتها عند إنشاء الحساب، لذا أعتقد أنّ عليّ نسيان ذلك، لكنني أكره أن أكون مجبرة على الاتصال بخدمة الزبائن من أجل خدمة عبر الإنترنت. إدارة الملفات Dropbox استخدم دروبوكس لحفظ جميع ملفاتي حتى لا أفقدها. ومقابل حوالي 100$ في السنة أحصل على تيرابايت كمساحة إضافية للتخزين، وهي كمية كبيرة جدًا ويعجبني ذلك، ربما لأنني أميركية ودائمًا أقع بفخ "الأكثر أفضل". في كل الأحوال أنا استخدمه لحفظ صوري وملفاتي وفيديوهاتي وكل شيء. ولم تواجهني مسبقًا أي مشكلة أثناء استخدامه، ويمكنني بسهولة مشاركة ملفاتي مع أي شخص آخر، مما يعني أنني لن أواجه أي صعوبة بمشاركة صوري الخاصة مع أمي مثلًا. Google Docs يستخدمه معظم الأشخاص إلى حد ما، وأستخدمه شخصيًا للملفات التي تحتاج إلى تعاون أثناء العمل. لكن كن حذرًا أثناء استخدامه، حيث يمكن لتعديلاتك أن تُمحى أو يكتب عليها شخص آخر إذا أعطيته الإذن الخاطئ، تعلمت ذلك بالطريقة الصعبة خلال تعديل لأحد العملاء السنة الماضية. لكن عمومًا تعلّم كيفية استخدام نظام إدارة الملفات ولن تقلق بعدها على خسارة جميع تعديلاتك إذا سكبت الشاي بالخطأ على لوحة مفاتيحك مثلًا وعطلت حاسوبك المحمول أو ما يشابه ذلك. لم يسبق أن حدث ذلك معي لكنني أحذر منه كوني أقضي 80% من وقتي على حاسوبي المحمول وال20% المتبقية أشرب الشاي. Draftin اعتدت على استخدامه لكتابة جميع مسوداتي. أقضي وقت كبير على الكتابة لذلك امتلاك نظام جديد هو أمر أساسي بالنسبة لي. يسمح درافت إن لي بالكتابة بنظام Markdown ومشاركة مسوداتي وتحميلها مباشرة إلى حسابي على MailChimp وقبول التعديلات وتحميل ملفاتي. يسمح لي حتى بتحميل ملفاتي بصيغة html لأكون قادرة على رفعها مباشرة على موقعي دون الحاجة إلى التعامل مباشرة مع عملاق التنسيق ووردبريس. Trello ساعدني تريللو على الحفاظ على تركيزي وعلى إنجاز الكثير من العمل، لذا أصبح هو البرنامج الذي استخدمه لإعداد قوائم المهام. لن يحلّ أي برنامج مكان دفتر الملاحظات، لكن يسمح تريللو لي بإنشاء عدة لوائح وقوائم لأكون قادرة على متابعة كل شيء. كما يمكنك استخدامه مع فريقك وإنشاء مواعيد للتسليم ومزامنته مع تقويمك الخاص. أُبقي على محتوى تقويمي وقائمة مهامي على تريللو وعندما يحين موعد تسليم يظهر ذلك على تقويمي، وهي خاصية جميلة. Evernote أستخدمه للملفات التي أعمل عليها بشكل دائم، ولمعلومات السفر ولكل ما يتعلّق بالمنزل. أحبّ Evernote إلى حد ما، لكنني ما زلت أعتقد أنه صعب الاستخدام نوعًا ما، لكنّه يبقى أفضل من أرشفة عدد لا يحصى من الصفحات. يوجد دليل كامل عن كيفية استخدام Evernote، ويستحق التفقّد في حال كنت تخطط لإستخدام التطبيق بشكل كبير، أميل شخصيًا إلى التعلّم من خلال الاستكشاف. الجدولة وإدارة الوقت Sunrise هذا التقويم رائع، بالإضافة إلى أنّه مجاني. ويعمل مع عدد كبير من التطبيقات (التطبيقات الثلاثة التي استخدمها معه هي Evernote وTrello و Triplt). ويمكنك التحضير لاجتماعات من مناطق زمنية مختلفة، ويمتلك خيارًا يدعى "Meet" والذي يسمح لك بإرسال رابط بالمواعيد المتاحة والذي يمكنك ببساطة إرفاقه بالبريد الإلكتروني. ويمتلك كذلك تصميمًا رائعًا أعشقه. إذا أردت خيارًا آخر للجدولة فإنّ Calendly هو خيار رائع أيضًا، ويمتلك كذلك نسخة مجانية. إستخدمه بعض من عملائي وأصدقائي وقد أعجبوا به أيضًا. هناك عدة خيارات مجانية ومأجورة للاختيار منها. Buffer أستخدمه لجدولة جميع منشوراتي على منصات الوسائل الاجتماعي، حتى لا أضطر إلى الاستيقاظ الساعة الثانية صباحًا للقيام بذلك! يمكنك جدولة 10 منشورات لثلاث حسابات مجانًا، لذا هو مناسب في حال لم تكن تنشر بشكل مكثف على منصات التواصل الاجتماعي. RescueTime ذكرت في مقال سابق كيف ساعدني RecueTime على التركيز، لذا وجدت أنّ عليّ ذكره ضمن هذه القائمة الشاملة أيضًا. هو تطبيق رائع يسمح لك بتعقّب وقتك لترى كيف تقضيه فعلًا. كما يساعدك على البقاء بعيدًا عن التطبيقات التي تفسد إنتاجيتك، مثل اليوتيوب، إلى أن تنتهي من عملك من خلال اختيار وضع "Get Focused"، وهو تمامًا ما أحتاج إليه. نظام إدارة البريد الإلكتروني MailChimp أستخدمه لقائمة بريدي الإلكتروني، لكنني غالبًا سأنتقل إلى ConvetKit عندما يزدهر عملي أكثر. تطوّر تصميمه بشكل كبير عن السنة الماضية، لذا إذا كنت مستخدمًا جديدًا فإنّ تجربتك ستكون أسهل من تجربتي عندما بدأت عليه. أرى ConverKit على أنه مزيج من MailChimp و LeadPages، لذلك فهو يستحق التجربة في حال كنت كنت ترغب بالانتشار بسرعة والحصول على قوالب سهلة الاستخدام، ولديك الميزانية الكافية لذلك. إذن، هذا كل شيء! يبدو كثيرُا عند كتابته، لكنّه ليس كذلك بالنسبة لي. هل فوّت أي برنامج رائع آخر؟ شاركنا في التعليقات. ترجمة-وبتصرف-للمقال How to Make Your Freelance Business Paper-Free لصاحبته Marisa Morby.