5 نصائح لإنشاء الفاتورة المثالية


وهيبة مغربي

لتكون مستقلًّا ناجحًا، عليك الحرص على الحصول على أجورك، وإنشاء فاتورة احترافيّة ومفصلّة هو المفتاح الرئيسي لذلك. قد يكون من الصعب معرفة من أين عليك البدء، لذا إليك بعض من النصائح للقيام بذلك.

5 نصائح لإنشاء الفاتور المثالية.jpg

1. احرص على أن تبدو فاتورتك احترافية

تحدّثت في مقال سابق عن الجانب السلبي من التعريف عن نفسك كمستقل أمام عملائك، وعن أهميّة الظهور كمحترف لتُحدث فرقًا مهمًّا في عملك. وينعكس ذلك أيضًا بالتأكيد من خلال فواتيرك، والتي يجب كذلك أن تعكس عملك واحترافيتك.

في عملي كمتخصّصة في إدارة الحسابات المستحقّة للعملاء، سبق وأن طلب منّي العديد من الزبائن العمل على فواتير كانت مكتوبة على جدول Excel، أو حتى بدون إنشاء أي فاتورة رسميّة، فقط رسالة بسيطة تطلب من العميل دفع مبلغ (س) عبر بايبال.

لذا أنصحك باستخدام قالب مميز أو الاستعانة بخدمات مواقع مثل Harvest أو Hiveage، حيث يمكنك إضافة جميع المعلومات المهمّة إليها وأن تبدو أكثر احترافيّة.

2. كن تفصيليًّا وشاملًا

ما إن تجد القالب أو الخدمة المناسبة لك، ستصبح جاهزًا لإنشاء فواتيرك. احرص خلال ذلك على أن تكون شاملًا وتفصيليًّا، ينطيق ذلك على معلومات التواصل والدفع، وجميع البنود المذكورة في الفاتورة.

احرص على وضع جميع معلومات التواصل الخاصّة بالعميل، الاسم والعنوان والبريد الإلكتروني، ممّا سيسّهل عليك التواصل مع العملاء مستقبلًا فيما يتعلّق بالمستحقّات المالية. احرص كذلك على إضافة جميع معلوماتك الشخصيّة، بالإضافة إلى عنوان شامل يقدّم لعميلك جميع المعلومات التي يحتاجها. وارفع من مستوى احترافيتك بإضافة شعارك أيضًا. والأهم، كن تفصيليّا في جميع البنود والنقاط المذكورة في فاتورتك. فإذا أردت تجنّب الخلافات مستقبلًا، كن تفصيليًّا قدر الإمكان في المهام التي تطلب أجرًا عنها.

وأخيرًا احرص على أن تكون شروط وطرق الدفع واضحة، لا تعطي عميلك عذرًا لتفويت الدفع بسبب عدم وضوح شروطك ووسائلك.

3. احتفظ بسجل بجميع فواتيرك

أفضل طريقة للحرص على أنّ يدفع عملائك لك، هي بتسجيل جميع فواتيرك.

رقّم جميع الفواتير مما يسهّل عليك متابعتها ومراجعتها، واحتفظ بسجل بالفواتير والمدفوعات. احتفظ كذلك بنسخ من الفواتير مع نسخ لرسائل البريد الإلكتروني المرتبطة بها، اطبعها واحتفظ بها في مجلّد، أو كملف PDF على حاسوبك، أو أي طريقة تناسبك. فالحفاظ على فواتيرك منظّمة سيساعدك على متابعتها وعلى تجنّب الفواتير المتأخرة أو الغير مدفوعة.

4. اضبط تنبيهات وتذكيرات تلقائيّة بالدفع

يدين عميلك لك بالمال مقابل العمل الذي أنجزته، لذا إرسال تذكيرات له بالدفع هو أمر مقبول بامتياز. وكلّما تأخرت بتذكير العملاء بالفواتير، أصبح من الأصعب تحصيلها. لذا ما إن تنشئ فاتورة، مباشر اضبط تذكيرات بها، لتتمكّن من التواصل مع عميلك لاحقًا في حال تجاهله للفاتورة، وأعد إرسال تلك الفاتورة مع تذكير مهذّب بالدفع.

5. اشكرهم واطلب منهم شكرك بالمقابل

احرص عند إرسال الفواتير على شكر العميل لاستخدامه خدماتك، واجعله على علم بأنّك تقدّر عمله. وهي كذلك الفرصة المثاليّة للحصول على الشكر منهم. أعلمهم بأنّك ترحّب بالحصول على شهادة منهم على خدماتك، وهنا المكان المناسب لإضافة رابط لعنوان بريد الكتروني مخصّص لاستقبال الشهادات والتعليقات. كانت هذه مجموعة من النصائح السريعة لتبدو فواتيرك رائعة ولتُسدّد في وقتها المحدّد.

ترجمة-وبتصرف-للمقال: 5Tips for Creating the Perfect Invoice لصاحبته Julie Elster





تفاعل الأعضاء


لا توجد أيّة تعليقات بعد



يجب أن تكون عضوًا لدينا لتتمكّن من التعليق

انشاء حساب جديد

يستغرق التسجيل بضع ثوان فقط


سجّل حسابًا جديدًا

تسجيل الدخول

تملك حسابا مسجّلا بالفعل؟


سجّل دخولك الآن