وهيبة مغربي

نعلم أنّك مشغول، لذا أعددنا لك هذا الدليل الشامل عن القيادة لمساعدتك. سعيدون أنّك أتيت لقراءة هذا الدليل، وصراحة لا يوجد وقت أفضل من الآن لترفع مستوى قدراتك القياديّة. مع مستقبل من تسارع عالم الأعمال فإنّ ما يميّز المؤسسات عن بعضها هو جودة قياداتها. لذا، ما الذي يجعل من القائد عظيمًا وقادرًا على تحفيز الأشخاص على العطاء وتقديم أفضل ما لديهم؟ بناء مهاراتك القياديّة أمر ضروري لنجاح فريقك وشركتك ، لكن من يملك الوقت لذلك؟. أنت مدير مشغول وجدول أعمالك غالبًا مليء بالاجتماعات. ربما تواجه بعض الصراعات مع فريقك أو تحاول إبقاء رئيس عملك سعيدًا أو تعمل على إبقاء عمل الجميع باتجاه واحد، والكثير من المهام الأخرى، وإضافة أمر آخر إلى القائمة يبدو مستحيلًا، لكننا هنا لإرشادك خلال كامل الطريق. وواقع أنّك هنا لقراءة هذا الدليل يعني أنّك مهتم، لذا أنت فعلًا في الطريق الصحيح. إليك لمحة عامة عمّا ستجده في هذا الدليل: لماذا تملك فرصة رائعة أمامك قوانين القائد الثلاثة التي سترشدك إلى النجاح أهم عشر مهارات وسمات القادة وسيناريوهات في أماكن العمل الفرق ما بين الإدارة والقيادة مصادر رائعة لتأخذ قيادتك إلى المستوى التالي افهم أولًا طبيعة قيادتك سواء كنت قائدًا مخضرمًا أو مديرًا جديدًا، أن تأخذ خطوة إلى الوراء لتحصل على رؤية شاملة لنقاط القوة والضعف في أسلوب قيادتك، هو أمرٌ هام لتتحرك في الاتجاه الصحيح. قد تظن أنّك تعرف الأماكن التي عليك العمل عليها أو أماكن قوتك، لكن ما الذي يعتقده فريقك؟ قام فريقنا من الخبراء في القيادة بإعداد تقييم بسيط للقيادة، لمساعدتك على جمع الأفكار الرئيسية. ومن المهم أن تعكس طبيعة قيادتك من منظور الأشخاص الذين تعمل معهم كذلك، لأنّنا جميعنا نملك جوانب لا ندرك وجودها. إليك كيف يعمل: التقييم الذاتي: قيّم نفسك اعتمادًا على مقايسنا الاثني عشر للقيادة. التقييم الخارجي: أرسل التقييم نفسه إلى ثلاثة أشخاص تعمل معهم أو أكثر لتعرف كيف يرون قيادتك. نتائج: سنرسل إليك تقرير واضح يعرض لك أماكن التناقضات، وسيصنّف عناصر قيادتك وفق ألوانٍ (الأخضر أو الأصفر أو الأحمر)، وذلك لتحديد النقاط التي عليك العمل عليها أولًا. أحد أروع الأمور عند عملك على تطوير مهاراتك القياديّة هو أنّك سترى نفسك تتطوّر كشخص بالمجمل. فأساس القيادة هو العلاقات وبناء الأشخاص (بما فيهم أنت). هو دور مبني على الإنسان، لذا فإنّ هذه الرحلة نحو التطور كقائد هي كذلك رحلة لاستكشاف الذات وللفهم ولتصبح أفضل نسخة عن نفسك. والأكثر من ذلك، ما إن تبدأ بالنمو وتطوير مهاراتك، ستصبح قيادتك مُعدية، وستوقظ عن غير قصدٍ القائد في داخل من حولك. ورؤية حدوث هذا التأثير المضاعف هو سحرٌ خالص. نحن نؤمن أنّ القيادة هي للجميع مهما كانت طبيعة عملهم، طالما أنّ لديك الرغبة بالقيادة وبمساعدة الآخرين على الوصول إلى أقصى إمكانيّاتهم، يمكنك أن تكون قائدًا. لا يولد القادة بين ليلةٍ وضحاها، لكن جميع الرحل العظيمة تبدأ بخطوة واحدة فقط. إذا طبّقت النصائح البسيطة المذكورة في هذا الدليل يوميًا والتزمت بممارستها وفهمها، فإنك ستحرز فرقًا كبيرًا في وقتٍ قصير. قبل الخوض بأهم المهارات والسمات التي على القادة تطويرها، عليك معرفة: "قوانين القائد" ستكون قوانين القائد الثلاثة التي سنقدمها هي مرجعك عند اتخاذ القرارات. يجب أن ترشدك إلى كيفية التعامل مع مختلف المواقف، وكيفية إجراء المكالمات وكيفية التفاعل مع الأشخاص يوميًا. احفظهم وعشهم وتنفسهم، وحتى ردّدهم أمام المرآة يوميًا، فهي مبادئ رئيسية للقيادة العظيمة عليك التحقق منها دائمًا. كن قدوة مهما كان ما تنصح وتعظ به، عليك الحرص على ممارسته أنت أيضًا. ليؤمن الناس برؤيتك عليك تنفيذها، إذا أردت أن يثق الموظفون بك عليك الوثوق بهم، وإذا أردت أن يعترف الفريق بأخطائه، عليك أن تفعل كذلك ذات الأمر، أو إذا كنت تدعو إلى التوازن بين العمل والحياة، عليك إثبات أنك تتبع نصيحتك أولًا. كن التغيير الذي تريد رؤيته. وعندما لا تكون متأكدًا مما ستطلبه من موظفيك، اسأل نفسك أولًا، هل أقوم أنا بذلك؟ ابدأ بالقيادة من أدنى مستوى دور القائد هو إرشاد الأشخاص وليس أمرهم، فأيام الهيكلية الهرمية التي تبدأ من الأعلى إلى الأدنى قد ولّت منذ وقت طويل. وشبّه نيلسون مانديلا القائد العظيم بالراعي الذي "يمشي خلف قطيعه، ويدع أسرعهم يأخذون الطليعة، ومن ثم يتبعهم الباقون، دون أن يدركوا أن كل ما يجري يتم توجيهه من الخلف". مهمة القائد هي دعم وإرشاد الأشخاص بدءًا من الأسفل، لمساعدتهم على الظهور في الضوء، وليس إظهار نفسه. تصرف بإنسانية أحد قوانين القيادة الثابتة، هو أنّ على جميع القادة رؤية موظفيهم كبشر، ليس فقط كعاملين أو الأسوء من ذلك "كآلة للنقود". يتطلّب مستقبل العمل وضع الأشخاص في محور كل مؤسسة، وبتشجيعهم على إحضار أنفسهم بالكامل إلى العمل. تحتاج القوى العاملة إلى قادة شاملين، يقودون من القلب ويضعون الأشخاص في الأولوية قبل الربح. والشركات هي لا شيء بدون الأشخاص المكونين لها، ويحرص أفضل القادة على أن تعكس ممارسات العمل والفريق ذلك دائمًا. المهارات والسمات العشرة التي يتمتع بها القائد العظيم نحن على يقين من أنّك سبق وأرشفت عددًا كبيرًا من المقالات التي تتحدث عن أهم مهارات وسمات القيادة لتقرأها لاحقًا، لكن من لديه الوقت لقراءة كل هذا؟ معرفة بعض المعلومات أمرٌ جيد، أما معرفة الكثير قد يكون له نتائج عكسية. لكن لا تقلق، حرصنا على انتقاء أهم المهارات والسمات التي عليك التركيز عليها. سنشاركك أيضًا بعض السيناريوهات التي قد تحدث في مكان العمل وكيف عليك التعامل معها كقائد حقيقي. 1. أنشئ بيئة تشجّع على التواصل قدّم واستقبل ملاحظات فعّالة. مارس الاستماع الفعّال. اتقن التواصل اللفظي وغير اللفظي. تعامل مع الأحاديث الصعبة. اخلق سلامًا نفسيًّا. التواصل المستمر هو مهارة أساسية في أي نوع من العلاقات، لكن غيابه في الفريق هو علامة مؤكدة على وجود مشكلة. عليك كقائد أن تنشئ مساحة صديقة للتواصل، تكون مكانًا آمنًا للتعبير عن الذات ومشاركة الأفكار دون الخوف من الإحراج. وعلى القادة تسهيل التواصل الصريح والشفاف من خلال التشجيع على التعبير عن الأفكار والرؤى المختلفة. وأفضل طريقة لفعل ذلك هو أن تتصرف أنت كذلك. تواصل بـ: استمرار (ما عدا في عطلة الأسبوع طبعًا). وضوح (خاصة فيما يتعلق برؤية وأهداف الشركة). انفتاح (كن صادقًا وهشًا، فأنت إنسان). سيناريو في التواصل: التأخر على موعد التسليم أنت في اجتماع مع أحد أفراد فريقك الذي تأخر مؤخرًا على موعد تسليم، لتكتشف أنّ ذلك كان بسبب تحمّل الفريق لمهام زائدة وعدم قدرته على اللحاق بها ومتابعتها. يواجه بعض الموظفين صعوبة برفض المشاريع، ويفشلون بالتعبير عن أنفسهم وقول أنهم يتحمّلون الكثير من العمل لعدم رغبتهم بتخييب فريقهم. دع موظفك يعلم أنّه من الأفضل الإشارة إلى هذا النوع من المشاكل فور حدوثه من خلال التواصل الصريح مع الفريق قبل أن يؤثر ذلك على نتائجه. 2. كن هشًّا وابني الثقة كن إنسانًا وصريحًا مع نفسك. تمرن على الكشف عن نفسك. كن على طبيعتك الحقيقيّة. الانفتاح العاطفي. امنح الثقة. مجاز القائد القوي المعصوم عن الخطأ قد عفى عنه الزمن، واتّباعه قد يكون ضارًا لنجاحك، والذي يسير جنبًا إلى جنب مع نجاح فريقك. إذا لم تكن هشًّا ومنفتحًا مع فريقك، فإنّ فريقك أيضًا لن يكون كذلك معك. لكن قبل أن يتصرف أي أحد بهشاشة، يجب أن توجد ثقة متبادلة. أفضل طريقة لاكتساب الثقة هي بتقديمها دون مقابل، لذا اختر أن تثق بأفراد فريقك لبناء أسس قويّة لعلاقاتكم. والاعتراف بعيوبك سيكسبك ثقة واحترام من تعمل معهم كذلك. تقول أماندا وود الأخصائية بشؤون الموظفين في Shopify: "يحتاج الأشخاص إلى الشعور أنهم قادرين على القيام بالتجارب والفشل والتعبير عن أنفسهم بأمان. ووجود ذلك يتطلّب بيئة مبنية على الثقة". سيناريو في الهشاشة: مثقل بالمهام تم تسليمك بعض المشاريع الإضافية مؤخرًا، وتواجه صعوبة بالقيام بها جميعها إلى جانب إدارة فريقك بالشكل المناسب. خطوتك الأولى يجب أن تكون التحدث إلى مديرك والعمل معه لإيجاد حلول تساعدك على إعطاء الأولوية لفريقك. أعلم فريقك أنّك مثقل بالمهام ومرهق قليلًا واعترف بأنّ ذلك صعب عليك، ثم ذكّرهم بأنّهم أولويتك القصوى وأنّك موجود دائمًا لأجلهم، و تعمل على إيجاد حل لذلك. 3. حفّز الأشخاص على العمل نحو نفس الاتجاه تحفيز داخلي وخارجي. اكسب تأييدهم على رؤيتك ومهمتك. اجمع الأشخاص حول أهداف مشتركة. قدم الثناء. جزء كبير من القيادة هو إلهام وتحفيز فريقك نحو رؤية وأهداف مشتركة. يتحمّس الأشخاص عند شعورهم بأنّ عملهم المجتهد يخدم غاية أكبر، لذا خذ وقتًا كافيًا لتوّضح كيف ترتبط مهامهم اليومية بالصورة الأكبر. عندما يمتلك كل من في الفريق نفس المهمة والغاية في عقله، يصبح التعاون والعمل الجماعي من أبرز نقاط قوتهم. واحرص طبعًا على أن يحصل الجميع وبشكل متكرر على الاعتراف بفضلهم مقابل جهودهم. سيناريو في التحفيز الفريق مضغوط بالعمل قبل حدث كبير والجميع يبذل جهدًا مضاعفًا، ولاحظت أنّ الروح المعنوية لديهم بدأت بالتضائل. لا تنتظر إلى الحفل الذي يعقب الحدث لتشكر إخلاص وعمل الجميع. ادعُ الفريق إلى اجتماع وخذ الوقت الكافي لتخبرهم بأنك تدرك مدى صعوبة عملهم ومدى فخرك بهم. ذكّرهم كيف يساهم عملهم الجاد بتحقيق الأهداف الأكبر للشركة. فسماعهم لذلك خلال أكثر الأوقات ضغطًا سيعطيهم دفعًا إلى الأمام. 4. طوّر ذكائك العاطفي الوعي الذاتي. التنظيم الذاتي. التعاطف. الدافع. المهارات الاجتماعية. في منصب قائم على العلاقات، عليك تطوير مهاراتك الإجتماعية وذكائك العاطفي للتتعامل مع العناصر البشرية في دورك (قُد بإنسانية). يبدأ الأمر بالتعرف على نفسك بشكل أفضل، ومن ثم يمكنك أن تصبح أكثر وعيًا بكيفية تأثير مشاعرك على سلوكك، وكيف يؤثر سلوكك على مشاعر الناس. يتضمن ذلك القدرة على تحديد ما الذي يبني آرائك وتجنّب إسقاطها على الأشخاص (أو مجموعة معينة من الأشخاص). قد يكون من الصعب فهم الطريقة التي يفكر أو يشعر بها الآخرون، لكن العمل على ذلك سيساعدك على تحديد احتياجات فريقك بفعاليّة أكبر. سيناريو في الذكاء العاطفي: الحفاظ على هدوئك خلال أزمة ارتكب موظفك خطأ كبيرًا أثَّر سلبًا على زبون أو زميل أو هدف. من الطبيعي أن يتسبب ذلك في ذعرك، لكن ما يهم هو أن تضبط هذا الانفعال. آخر أمر عليك فعله هو الغضب أو معاقبة موظفك. يجب أن يكون تركيزك موجّه نحو مساعدة موظفيك على إيجاد الحل. اجتمع مع موظفك وأخبره أنّكما ستعملان معًا على إصلاح ذلك، تحدثا عمّا حدث، اسأله ما الذي فعله وما تأثيره، وما الذي يجب فعله لتصحيح الوضع. يرشد أفضل القادة موظّفيهم من خلال أسلوب حل المشكلات عوضًا عن إخبارهم بما عليهم فعله، حتى في أكثر اللحظات حرجًا. 5. إعطاء الأولويّة للأشخاص قبل الأرباح انظر للأشخاص كأشخاص وليس فقط كموظفين. عزّز وجود بيئة شموليّة في فريقك. سهّل بناء العلاقات في فريقك. شجّع على الموازنة بين الحياة والعمل. لا تضحي ابدًا بسلامة فريقك من أجل النتائج. وضع الأشخاص أولًا هو أمر أساسي في القيادة الحديثة. كلما كانت معرفتك بأعضاء فريقك على مستوى شخصي أفضل، أصبحت أكثر قدرة على إرشادهم مهنيًا، ناهيك عن الاستفادة من أفكارهم ووجهات نظرهم الفريدة. خذ خطوة إضافية نحو الأمام من خلال تشجيع بناء نفس النوع من العلاقة بين أعضاء فريقك لتعاون إبداعي أقوى وقدرة أفضل على حل المشكلات. تذكّر أنّ سعادة موظفيك مرتبطة ارتباطًا وثيقًا بسعادة زبائنك. سيناريو في وضع الأشخاص أولًا: التعامل مع مغادرة مفاجأة لأحد الموظفين يواجه أحد موظفيك أزمة على الصعيد الشخصي وبحاجة إلى إجازة. أولًا، طمئن موظفك أنّ الفريق سيدعمه أثناء غيابه، واسأله عمّا يمكنك فعله لمساندته. ثم اجتمع مع فريقك لإطلاعهم على ما يجب عليهم معرفته وكيف يمكنهم أيضًا دعم زميلهم. ضع خطة واضمن أن فريقك سيعمل معًا على تولي زمام الأمور أثناء غياب الموظف دون أن يتحمل أي فرد منهم حملًا زائدًا. 6. حافظ على تواضعك لا تركض خلف الامتيازات والألقاب. كن جزءًا من الفريق ولا تنفصل عنه. اعلم أنّك لا تعرف كلّ شيء. لا تدع غرورك يقف في طريقك. اعط الفضل للآخرين وتحمّل المسؤولية. يمتاز أقوى القادة بتواضعهم، فهم ليسوا بمكانهم من أجل اللقب أو المنصب. تدور القيادة القويّة حول تمكين الأشخاص، وليس حول السلطة. عليك أن ترى أعضاء فريقك على أنّهم متساويين معك وأن تدرك أنّ هناك ما يمكن أن تتعلّمه من كل فرد منهم. يعني ذلك أن تملك ما يكفي من الثقة بالنفس لتوجّه تركيزك نحو نجاح فريقك أكثر من أي مصلحة شخصية. الجزء السحري من ذلك هو أنك عندما تقوم بمثل هذا الدور الغير أناني، ينتهي بك الأمر إلى اكتشاف الكثير عن نفسك خلال العملية. سيناريو في التواضع: إعطاء الفضل لمن يستحقه لديك اجتماع قادم مع أحد مدراء الفرق الآخرين لمناقشة أهداف الربع الماضي ونتائجه الرئيسيّة. أدّى فريقك عملًا مذهلًا، وأظهر تعاونًا قويًا وعملًا جماعيًا رائعًا، وتوصّل إلى أفكار وأساليب جديدة خلّاقة وحقق جميع أهدافه. كنت طبعًا تدير الفريق بشكل رائع، لكن بدلًا من توجيه التركيز نحو إدارتك الفعّالة التي أوصلتهم إلى النجاح، تحدث عما فعلوه هم. فهي فرصة رائعة لجعل جهود فريقك تتألق، وسيكون واضحًا أنّك دعمتهم خلال كل هذا. 7. أرشد ومكّن الآخرين (بما فيهم أنت) طوّر الأشخاص على الصعيدين المهني والشخصي. ابنِ الثقة في أعضاء فريقك. شجّع وقدّر جهود فريقك. وجّه الآخرين. التطوير الذاتي. كقائد أنت قوي فقط بقدر قوة فريقك، لذا عليك بناءه بأفضل ما تستطيع. جزء من ذلك هو مساعدتهم على تطوير مهاراتهم التقنيّة والعملية، لكن كذلك عليك تطوير مهاراتهم الاجتماعية وثقتهم بأنفسهم. إرشاد فريقك بشكل مباشر هو طريقة رائعة للتواصل معهم إذا كان لديك الوقت والخبرة، لكن إذا لم يتوفر لديك ذلك من المهم أن تصلهم مع الشخص المناسب للمهمة. عليك دائمًا السعي إلى تطوير مهاراتك أنت أيضًا لتصبح قائدًا أفضل، فهي طريقة رائعة لتكون كذلك نموذجًا يحتذى به أمام فريقك. تقول المدربة المهنية ومستشارة التدريب المهني في شركة Career Benders: "بالنسبة لي ما يدل على القائد الجيد هو كيف يطوّر ويرعى ويوّجه الآخرين. إذا كنت تستطيع بناء وتطوير أحدهم ليصبح قائدًا، فأنت تفهم حقًا كيف تقود نفسك". سيناريو في الإرشاد: إعطاء الشعلة لشخص آخر أنت تدير فريقًا من مندوبي المبيعات، والذي كان عملك قبل أن تترقى إلى الإدارة. تقوم بتدريب وإرشاد كل منهم على حدة على المستوى التقني، لكن فريقك ينمو وبدأت تواجه صعوبة بمتابعة عمل وتطور الجميع. عوضًا عن الاستعانة بمرشد جديد من مصادر خارجيّة، لمَ لا تبدأ بتوجيه أحد أكثر موظّفيك خبرة ليصبح هو نفسه مرشدًا؟ يمكنه أن يصبح مرشدًا لأقرانه الأجدد أو الأقل خبرة في الفريق، مما يسمح لك بإرشاد باقي الفريق بفعالية أكبر ويعطيك الوقت للعمل على تطورك الشخصي. 8. تعزيز بيئة تعليمية اطرح الأسئلة عوضًا عن تقديم الأجوبة. سهّل النمو والتطور. ساعد الأشخاص على إيجاد الحلول بأنفسهم. امنح الاستقلالية الذاتية وتجنّب الإدارة المصغّرة. التشجيع على الفضول والتعلم لن يحافظ على موظفيك متفاعلين فقط، بل سيؤدي كذلك إلى ابتكار أفكار إبداعية جديدة ستمنح شركتك التميّز. عليك خلق مساحة تعطي الآمان للأشخاص للتفكير خارج الصندوق ولاختبار أساليب جديدة أو حتى للفشل. يكمن دورك كقائد في التشجيع على اتخاذ المخاطرات المدروسة ومساعدة الجميع على إيجاد الدروس التي عليهم تعلمها من تلك المخاطر، بغض النظر عما إذا كانت رابحة أم خاسرة. وعليك كقائد إنشاء بيئة تشجع على التعلم من خلال التحدث عن الفرضيات والاختبارات والتكرار، عوضًا عن الحتميات والمخرجات والمنتجات النهائية. سيناريو في التعليم: كان المشروع غير ناجح عمل فريقك بجد على مشروع لكن النتائج لم تكن كما خُطِّط له. قد تشعر بالخيبة وقد تكون قادرًا على تحديد مكان الخطأ، لكن عليك مقاومة الرغبة بتقديم رأيك مباشرة. فهي فرصة رائعة ليتعلّم فريقك من أخطاءه. اسألهم أين باعتقادهم حدث الخطأ، شجعهم على الحوار ومناقشة ما نفع وما لم ينفع أثناء المشروع، وما الممكن القيام به في المرة القادمة. أن تكون قائدًا ناجحًا لا يعني أن تمتلك جميع الأجوبة، بل يعني مساعدة فريقك على العثور على أنفسهم. 9. كن مسؤولًا وشفّافًا اعترف بأخطائك. امتلك قراراتك. احتفظ بوعودك. شارك المعلومات الهامة، سواء كانت إيجابية أو سلبية. ليس من السهل أن تعترف بخطئك، أو أن تتحمل اللوم عندما تسوء الأمور، لكن قيامك بذلك هو أمرٌ أساسي لتحافظ على أمانتك ونزاهتك. عندما تتخذ قرارًا عليك تحمّل نتائجه إيجابية كانت أم سلبية. وإذا فشلت بشيء ما، اعترف أنّك أخطأت واعتذر بصدق. يُقدّر الناس الصدق ولا يحبّذون الشعور بأنّهم آخر من يعلم، لذا احرص على اطلاع فريقك على جميع المستجدات على جميع الأصعدة التي من الممكن أن تؤثر على عملهم. لا تتوقع أن يكون موظفيك على قدر من المسؤولية والشفافية ما لم تكن أنت كذلك معهم. سيناريو في المسؤولية: تأثير غير متوقع قمت باتخاذ قرار تنفيذي مهم، وتأثّر فريقك به أكثر مما توقّعت. يمكنك الشعور بإحباطهم وربما حتى ببعض الاستياء، ولكن فات الآوان للعودة عنه الآن. واجه فريقك وتحمّل كامل المسؤولية عن تأثيرات قرارك، واعتذر واعترف أنّه على الرغم من أنّ التأثير لم يكن مقصودًا فإنّ مسؤوليته تقع على عاتقك. اجعل فريقك على علم بما تخطط لفعله لتحسين الوضع وكيف ستتجنب حدوث وضع مشابه له في المستقبل. 10. كن قائدًا خلال التغيير والمحن التأقلم والمرونة. سهّل وجود أساليب العمل المرنة. أعد تقييم وتحديد الأهداف والاستراتيجيات بشكل متكرر. طبّق عمليات جديدة. حافظ على التفاؤل. في أماكن العمل التي تتطور بسرعة ووتيرة عالية، يجب على القائد أن يكون مرنًا وأن يبني فريقًا مرنًا قادرًا على التأقلم والتعامل مع مختلف المواقف. يعني ذلك إعادة تقييم وتحديد الأهداف والاستراتيجيات بانتظام. اتقن فريقك تطبيق عملية منذ ستة أو حتى ثلاثة أشهر، لكن هذه العملية قد تكون غير نافعة بعد الآن، وعلى فريقك أن يتكيّف بسرعة. عليك أن تلهمهم لاحتضان التغيير بأذرع مفتوحة لتكون أنت وفريقك قادرين على مواجهة التحديات أثناء المحن. سيناريو في التغيير: الفريق غير متأكد قدّم المدراء التنفيذيون لشركة C-Suite استراتيجية جديدة لمؤسستك للسنة الجديدة تعيد تحديد الحد الأدني لأرباح الشركة بشكل كبير. وهناك حالة واضحة من عدم اليقين في فريقك، والقلق حول كيف ستتغير أدوارهم ومسؤولياتهم اليوميّة. من المهم عليك كقائد أن تبدي موقفًا إيجابيًا اتجاه هذا النوع من التغيير لتطمئن فريقك أنكم ستتأقلمون على ذلك معًا. اجعلهم على علم أنك هناك لأجلهم ثم حدّد بوضوح كيف سيغيّر ذلك من اتجاه الفريق، واحرص على تفهّم الجميع. الفرق بين الإدارة والقيادة ليس جميع القادة مدراء، لكن على جميع المدراء أن يكونوا قادة. لابد أنّك تعلم ذلك سلفًا، لكن دور القائد أكثر تعقيدًا. هو دوران في دور واحد ويتطلّب كلاهما مجموعة من المهارات الإدارية والقياديّة. تكمن الحيلة في إيجاد المنطقة الوسط بينهما. الإدارة بشكل أساسي هي "كيف" تقوم بالأشياء (العناصر التقنية والتخطيط والعمليات والمؤسسة)، أمّا القيادة هي "لماذا" (حث الناس على المشاركة بربط كل أمر بغاية أكبر والتفكير بالمستقبل وكيف يمكن أن يكون). نوضّح أدناه الاختلافات الرئيسيّة ما بين الإدارة والقيادة ونقاط تداخلهما لتوضيح ازدواجية دورك (هذه القائمة ليست شاملة). الإدارة الإطار الصغير. تتعامل مع الحاضر. تحدّد وتقيس وتساعد على تحقيق الأهداف. تنظّم وتخطط. تدرب الموظفين. تسهّل حل المشكلات. تدير الوقت. تبني الأنظمة والعمليات. تضع الميزانية. المدير يجمع الفريق حول الأهداف. يُبسّط احتياجات العمل. يبني علاقات مع الموظفين ويساعدهم على التواصل مع بعضهم بعضًا. يرشد الآخرين ليتطوّروا مهنيًّا وشخصيًّا. يحث الموظفين من خلال ربط المهام اليوميّة بغاية أكبر. القيادة الإطار الكبير. التفكير مقدّمًا عمّا يمكن أن يحصل. يلهم ويحفز. يضع ويبني الرؤية والمهمة والقيم. يرشد الآخرين إلى العظمة. لديه دافع ذاتي ويدفع الآخرين. يقود عبر التغيير. كما ترى فإنّ كلًّا منهما على نفس القدر من الأهمية. ولا يوجد مدير (أو أي كائن بشري) مثالي، لذا عليك العمل على تطوير مهاراتك على الصعيدين. ونأمل أن تساعدك قوائمنا على تحديد من أين عليك أن تبدأ. يقول كيفين كروز المؤسس والمدير التنفيذي لشركة LEADz والكاتب الأكثر مبيعًا وفق جريدة نيويورك تايمز: "القادة العظماء هم متعلمون مدى الحياة، عليهم دراسة القيادة من خلال الكتب والدورات التدريبة، وبشكل مثالي من خلال مدرب يمكنه إرشادهم في جوانب محددة". أحسنت بإنهاء هذا الدليل! إنّه قفزة هائلة نحو الاتجاه الصحيح ونأمل أن يكون خير مرجع لك على طول الطريق. تذكّر أن تصبح قائدًا هي عملية مستمرة، وكلما مررت بتجارب وتحديات أكثر، تطورت أكثر. الانفتاح على التعلم هو أمر أساسي نحو النجاح. وتذكّر أن تعود إلى قوانين القائد التي ذكرت في هذا الدليل عندما تراودك الشكوك. والقائد الحقيقي هو قائد يقود عبر القدوة، وبدءً من المستوى الأقل وبإنسانيّة. ترجمة -وبتصرف- للمقال What Makes A Great Leader?‎ لصاحبته Alison Robins & Nora St-Aubin

البريد الإلكتروني مهم جدًا، سواء كنت مستقّلًا أو موظفًا في شركة أو في أي مكان آخر. يرسل ويستقبل رجل الأعمال العادي في الواقع أكثر من 120 بريد إلكتروني يوميًا. 120 × 5 (عدد أيام العمل في الأسبوع) = 600 بريد إلكتروني أسبوعيًا. 120 × 20 (عدد أيام العمل في الشهر) = 2400 بريد إلكتروني في الشهر! وأستطيع أن أشهد على حصولي على كمية مماثلة لها من خلال عملي مع Horkey HandBook، ولا يتضمن ذلك الرسائل والتنبيهات التي تصلني عبر حساباتي على منصات التواصل الاجتماعي أو بريدي الشخصي. وهذا يعني عدد كبير من الأشخاص يحاول الحصول على انتباهي، لكن على الرغم من أنني أحب التفاعل معكم جميعًا قدر الإمكان، إلّا أنّ ليس الجميع قادر على القيام بذلك. أنا مسؤولة كذلك كمساعدة عن بعد عن تنظيم البريد الخاص بعملائي، والذين وظّفوني لأنّهم على علم بمدى أهمية البريد الإلكتروني، لكنهم غير قادرين على مواكبته بأنفسهم (أو لا يرغبون بذلك)، وقد يشعر البعض وكأنّ ذلك أشبه بعمل بدوام كامل، وليس العمل الذي اختاروه. لذا سأتحدث في هذا المقال عن ثمانية نصائح حول آداب وقواعد البريد الإلكتروني، حتى لا يكتفي العملاء بفتح بريدك فقط بل بقرائته والإجابة عليه كذلك. 1. كلما كان أقصر كلما كان أفضل رجاءً لا تكتب روايات ضمن بريدك الإلكتروني. فذلك سيؤدي إلى نفور المتلقي، وإلى عدم قراءة بريدك وعدم الإجابة عليه غالبًا. وكلّما كان البريد أطول، شعر المتلقي بأنّه بحاجة إلى طاقة ووقت أكثر لقراءته، وقد يؤجل قراءته لوقت لاحق (لن يأتي ابدًا). إذا كنت ترسل بريدًا إلى أحد ما لتطلب مساعدته،عليك التفكير في البريد بتمعّن قبل إرساله. اسأل نفسك هل يمكنك طرح استفسارك أو أسئلتك بأسلوب أكثر إيجازًا؟ ما الذي فعلًا تحتاج مساعدتهم أو رأيهم فيه وما الذي تستطيع البحث عنه عبر الإنترنت أو إيجاده عبر موقعهم الإلكتروني ببذل القليل من الجهد؟. حافظ على رسائلك البريدية قصيرة وادخل في صلب الموضوع فورًا، مما سيُظهر للمتلقي احترامك لوقته. 2. استخدم قواعد لغوية صحيحة إنّ البريد الإلكتروني في مجال العمل هو وسيلة تواصل مهنية. ولا نرسل عبره رسائل نصيّة عاديّة للأشخاص، لذا عليك استخدام جمل كاملة وأحرف كبيرة في المكان المناسب ووضع علامات الترقيم الصحيحة. عدم القيام بذلك يظهر عدم اهتمامك، وتخيّل القيام بذلك وأنت تبحث عن جهات للتعاقد معها. ينطبق ذلك أيضًا على تواصلك مع أحد المؤثرين، لذا ابقَ حذرًا واستخدم القواعد اللغوية الصحيحة في جميع الاتصالات عبر بريدك الإلكتروني. 3. إضفاء الطابع الشخصي هل تعلم أنّ احتمال فتح رسائل البريد الإلكتروني الحاوية على عناوين ذات طابع خاص وشخصي هو أعلى ب26% موازنة بغيرها؟ لا يتطلّب الأمر ذكاءً خارقًا لمعرفة السبب، فجميعنا يرغب بالشعور بالتميّز. نريد الذهاب إلى مكان يعلم الجميع فيه اسمنا، لذا إن لم تعرف اسم الشخص الذي تراسله، عليك غالبًا ألا ترسل هذا البريد. حتى على الرغم من أنّ عليك إبقاء رسالتك قصيرة إلى جانب المحافظة على القواعد اللغوية الصحيحة، فإنّ عليك أيضًا أن تشير برسالتك إلى شخص محدّد. وليس كما يشير الناس إليّ في بعض الأحيان: سيدي العزيز (ماذا؟!). سيدي/سيدتي العزيز (على الأقل ترك المجال لكلا الاحتمالين). عزيزي مشرف الموقع (لم يسبق أن استخدمت هذا المصطلح في حياتي كلها!). عزيزي Horkey HandBook (هل يمكن أن يصبح أسوء؟). أولًا وقبل كل شيء، تخلّى عن كلمة عزيزي (dear) فنحن لا نكتب رسائل خطية من عام 1805، بل إنّنا نكتب بريدًا إلكترونيًا في 2019! يمكنك البدء بـ "جينا" ببساطة أو يمكنك إظهار طابعك الخاص وقول "مرحبا جينا" أو "السلام عليكم جينا" أو أي تحية أخرى من هذا النمط. بينما عليك إظهار الاحترام عليك أيضًا أن تبدو ودودًا وقابلًا للحوار، وليس متهجّمًا وتتكلم بلغة الشركات. اعرف اسم الشخص الذي تحاول الاتصال به (إن أمكن)، ابحث في الموقع ضمن قسم "من نحن" أو "اتصل بنا" أو ما يشابه ذلك، فهناك احتمال كبير أن تجد اسم الشخص مدرجًا في مكان ما. إذا لم تتمكّن من ذلك يمكنك استخدام ما يشابه "مرحبا أصدقائي في Horkey HandBook"، فذلك يظهر شخصيتك ويشير إلى الفريق ويمكن أن يجذب الانتباه بطريقة إيجابية. لكن كما ذكرت سابقًا، ذلك فقط في حال لم تتمكن من إيجاد اسم الشخص، وتذكّر كذلك استخدام غوغل ولينكد إن أثناء بحثك. 4. كن واثقًا بنفسك يريد العملاء توظيف شخص قادر على تولي زمام الأمور، ويمكنهم الوثوق بقدرته على إنجاز العمل. لذا عليك تقديم نفسك بأفضل طريقة ممكنة ضمن عروضك، لا تكذب ابدًا فقط إظهر واثقًا وقادرًا على تحمّل المسؤولية. وهو أكبر خطأ أراه غالبًا ضمن عروض الأشخاص المرسلة عبر البريد الإلكتروني. أتفهّم أنك قد تقوم بذلك لأنك جديد، ولا ترغب أن تبدو مغرورًا ولست متأكد فعلًا مما عليك فعله. إرسال العروض عبر البريد الإلكتروني هو أمر جديد. لكن يشبه هذا البريد المرحلة الأولى من مقابلة العمل، فمَن تفضّل أن توظّف، شخص واثق من نفسه أم شخص متردد وخائف وقد لا يوظّف نفسه حتى؟ هذا لا يعني أن تظهر كشخص غير محترم وفظ، عليك فقط أن تجد التوازن بين التفاخر بنفسك وبين إثبات أنّك الشخص المناسب للعمل. 5.المدح هل تتذكّرعندما أخبرتك أنّنا جميعنا نرغب بالشعور بأنّنا مميزون؟ نرغب كذلك بالشعور بأنّنا محبوبون، وبأن يخبرنا الناس بأنّنا رائعون. لذلك أحبّ أن أبدأ عروضي المرسلة عبر البريد الإلكتروني بمديح أو مديحين، لكن ذلك يجب أن يكون حقيقيًا. عليك البحث بشكل أعمق وألّا تتحدث عن آخر مقال لهم (فمن لا يستطيع ذلك؟). تصفّح موقعهم الإلكتروني وصفحاتهم على منصات التواصل الاجتماعي …إلخ، لتأخذ فكرة عنهم وعن من هم، ومن ثم أنشئ صلة بين ذلك وبين بريدك، لتساعد نفسك على اابروز من بين الجميع. قد يكون من الصعب تذكّر تفاصيل موقع معين وكتابة مديح مخصّص له، خاصة عند إرسالك لعدة عروض يوميًا. لكن يمكن إصلاح ذلك بسهولة ببعض المهارات التنظيميّة. 6. يتعلّق الأمر بهم وليس بك في حين أنّ عليك أن تسوّق لنفسك في عروضك، عليك توخي الحذر وأن تُظهر ما فائدة ذلك لهم، ولماذا عليهم الاهتمام بمدى روعتك وما الذي يضيفه ذلك لهم؟ ينطبق ذلك على موقعك الإلكتروني أيضًا. لذا احرص على الإشارة إلى ما ينقصهم وإلى ما يحتاجونه، وقدّم نفسك على أنّك الحل لذلك. 7. إذا كنت مهتم فعلًا، ابحث قليلًا إلى جانب معرفة اسم الجهة التي ترسل إليها عرضك، عليك معرفة من هم حقًا. اعرف شيئًا مميزًا عن شركتهم وشيئًا شخصيًا، وتتّبعهم قليلًا. يمكنك أن تُظهر أنّك قمت بذلك عبر مديحك كما ذكرت سابقًا، يمكنك أيضًا أن تُدخل ذلك ضمن باقي عرضك من خلال استخدام روابط لصفحة أو مقال معين من موقعهم أو ما يشابه ذلك. انتبه: إذا كنت ستضع رابطًا لشيء ما أو تعلّق عليه، احرص على أنك قد قرأته بتمعّن. فقد سبق وأن تواصل معي بعض الأشخاص وعلقّوا عن مقال معيّن، وكان واضحًا أنّهم لم يقرأوه وربما قرأوا العنوان فقط. كان ذلك أسوء مما لو قالوا الحقيقة وأخبروني أنّهم لم يقرأوه. 8. لا يمكنك أن تهين الأشخاص ثم أن تطلب منهم توظيفك يجب ألّا تَطلّب نصيحتي الأخيرة الكثير من التفكير. لكنها ليست كذلك، لذا سأقوم بتوضيحها لكم. إذا كنت تطلب توظيفك (أو اعتبارك لذلك)، لا تُهين الشخص الذي تطلب منه ذلك. هناك فرق كبير بين الإشارة إلى حاجة والإشارة إلى عيب، وعلينا طبعًا التركيز على الشق الأول. لكن يوجد بينهما فرق بسيط في معظم الأحيان. اقترح الالتزام بالجانب الحذر، وكما تقول جدتك "إذا لم يكن لديك كلام لطيف لتقوله، لا تقل أي شيء". مثال على ذلك: "عملكم سيء فيما يخص تحديث مدونتكم، ما مشكلتكم؟". الطريقة الأفضل لقول ذلك: "لاحظت أنّ مدونتكم لم يتم تحديثها منذ تاريخ س، أعلم انّ إضافة محتوى جديد إلى الموقع هو أشبه بعمل بدوام كامل، بما أنّنا نعلم أنّ التسويق الداخلي (أرفق رابطًا يدعم هذا الكلام) هو الطريقة الجديدة لجذب زبائن جدد، فكرت بالتواصل معكم لأرى إن كان بإمكاني مساعدتكم". أو ما يشابه ذلك. في الختام يمكنني صراحة أن استمر واستمر وأن أتحدث أكثر وأكثر عن آداب البريد الإلكتروني، ربما سأقوم يوم ما بإعداد جزء ثاني عن الموضوع. أنا شغوفة بذلك جدًا لأنّني حرفيًا أقرأ يوميًا المئات من الرسائل عبر البريد الإلكتروني، وأدرك تمامًا ما الذي يجري. والأهم، ما الذي يجدي وما الذي لا يجدي. لذا إذا كان البريد الإلكتروني هام لعملك كما هو هام لعملي، خذ نصائحي الثمانية في الحسبان. وفي المختصر استخدم قواعد لغوية صحيحة وأضفي طابعًا شخصيًا على رسائلك، واظهر واثقًا بنفسك، وقدّم مدحًا أو اثنين، وكن واعيًا أنّ الأمر يتعلق فعليًا بهم وليس بك، وأبحث قليلًا وحاول ألّا تهين المتلقي. ما هو أكبر خطأ سبق أن قرأته في بريد إلكتروني؟ شاركنا في التعليقات. ترجمة-وبتصرف-للمقال Pitching for Freelance Clients: Let’s Talk Email Etiquette لصاحبته Gina Horkey.

لا يوجد طريقة أفضل لشركتك أو لفريقك لتحقيق وعيش عقلية الناس أولًا أكثر من الالتزام بالتنوع والشموليّة. وما هو مفيد لموظّفيك هو مفيد لشركتك كذلك، إليك لماذا: في مقالنا السابق عن أساسيات التنوع في مكان العمل، قدّمنا بعض الإحصائيات والأرقام المفاجئة عن الواقع الحالي للتنوّع والشمول في مكان العمل، ولماذا الآن هو أفضل وقت لتطبيق هذه الاستراتيجية كمفتاح رئيسي لمستقبل شركتك. سنتحدث في مقالنا هذا عن بعض الفوائد الفريدة والملموسة التي يمكن أن تجدها عندما تسعى إلى احتضان الاختلافات بمختلف أنواعها ضمن شركتك أو فريقك. 1. يجعل عملية التوظيف أسهل ويقلّل من رفض الموظفين تُصنّف هاتان الفائدتان عادة منفصلتين عن بعضهما لكنّهما في الواقع متماثلتان. وهما مثال رئيسي عن لماذا لا يوجد تنوع بدون شمول. نعلم سلفًا أنّ نجاح شركتك أو فريقك يعتمد على موظّفيك، والمنافسة على المواهب في هذه الأيام هي أشد من أي وقت مضى. ومع استمرار تحوّل العديد من دول العالم إلى دول متعدّدة الحضارات، من الطبيعي أن يبدأ الناس أكثر وأكثر بوضع التنوع كعامل رئيسي في اختيارهم لمكان عملهم. وفق استطلاع رأي أجرته شركة PwC عام 2017، بحث 54% من النساء و 45% من الرجال عن سياسات التنوع والشمول التي تتّبعها الشركة قبل قبول عرض عمل فيها. بالإضافة إلى ذلك بحث 61% من النساء و48% من الرجال بشكل خاص عن تنوع الفريق الإداري في تلك الشركات. ومن غير المثير للدهشة أنّ هذه الأرقام ارتفعت بشكل كبير عند التحدث مع الأقليّات. كما قالت فيرنا مايرس في تقرير على لينكد إن عن صيحات التوظيف حول العالم عام 2018: "التنوع هو كأن تُدعى إلى الحفلة، الشمول هو أن تدعى إلى الرقص، أما الانتماء هو كالرقص وكأنّ لا أحد يشاهدك". أن تكون قادرًا على إثبات أنّ التنوع راسخ في جذور مؤسستك، سيساعدك على إيجاد أفضل المرشّحين للوظيفة، لكن ما إن يتم توظيفهم، فإنّ ثقافة المؤسسة الشموليّة هي التي ستساعدك على الحفاظ عليهم، وهو الجزء المهم فعليًا من هذه المعادلة. يقع عاتق تحقيق ثقافة الشمول ضمن المؤسسة على كل فرد من أفرادها. وفي حين أنّ البدء بهذه العقليّة والثقافة هو مسؤولية القيادة والموارد البشرية، فإنّ مدراء أقسام المهام الروتينيّة واليوميّة هم من يملك القدرة على جعل الانتماء واقع لأعضاء فريقهم. فعلى الرغم من أنّ مبادرات المؤسسة لتحقيق التنوع هي أمر هام، لكن المدراء الذين يعملون على تحقيق العدالة وبناء الثقة ضمن مجموعتهم وخلق فرص للتطور والاحتفاء بالقيمة التي تجلبها اختلافات الموظفين نحو تحقيق أهداف الفريق، هم من يستطيعون حث الأشخاص على الرغبة بالبقاء. وهو أمر عالي الأهمية عند النظر إلى الموارد والتكاليف التي يتطلّبها توظيف وتدريب موظف جديد، والتي تقدّر بما يساوي 20% من راتبه السنوي أو أكثر. يحقق الشمول في أماكن العمل سمعة جيدة للمؤسسة، داخلها وخارجها، أمام الأشخاص الذين تسعى إلى توظّيفهم وتطويرهم. وتكسب بذلك فائدة تجنّب رفضهم، والتي تشكّل بحد ذاتها رسالة قويّة عن ثقافة شركتك. كل ذلك بالتماشي مع إثبات أنّ استراتيجية الاحتفاظ كذلك هي أفضل استراتيجية للتوظيف يمكن اعتمادها. نصائح للمدراء: لا تتحدث عن العمل فقط، تعرّف على موظفيك على مستوى شخصي. ابدأ اجتماعاتك بهذه الطريقة ويمكنك مثلًا دعوة الجميع إلى التحدث عما قاموا به خلال عطلة الأسبوع في بداية الاجتماع، مما يساعدهم على التواصل مع بعضهم بعضًا أيضًا. اظهر أنّ الاحترام وقبول الآخر هما من قيم الفريق الأساسيّة من خلال تطبيقك لهما في جميع الأوقات. انشئ بيئة المتوقع فيها أن يتصرف الآخرون بنفس الطريقة، وتعمل على تسهيل الحواو والنقاش، لتحرص على حصول الجميع على حصص متساوية من الأصوات. افهم الاحتياجات المختلفة لفريقك بناءًا على أعمارهم وثقافاتهم وأديانهم وإعاقاتهم … إلخ، واحرص على التوفيق بينها قدر الإمكان. 2. يصنع فريقًا أفضل وأسرع أداءً وأكثر إبداعًا الآن، بعد أن بنيت ثقافة التنوع في سياسة شركتك وجمعت فريقًا متنوّعًا، ما الذي تستطيع توقّعه كمدير من هذا الفريق؟ طالما أنّك أنشأت لهم بيئة تساعدهم على الازدهار، فإن بعض من النتائج المذهلة ستخرج منهم. في حين قد يبدو أنّ وجود خلفيات عرقيّة وثقافيّة مختلفة سيجلب تلقائيًّا منظورات إبداعية متنوعة إلى فريقك، بدأت بعض الدراسات باستكشاف العلاقة ما بين التنوع والإبداع بشكل مباشر. أحد الأفكار الرئيسيّة التي ظهرت هي أنّ الأشخاص الذين تعرّضوا لثقافات مختلفة وخاضوا علاقات أعمق بين مختلف الثقافات، يصبحون أكثر إبداعًا كنتيجة لذلك. ينبع ذلك الإبداع من المرونة العقلية التي يتطلّبها غالبًا التفاعل الهادف والمتكرر مع شخص من ثقافة مختلفة. لكن المفتاح الرئيسي للحصول على هذه النتائج، هو عمق هذه العلاقات بين أعضاء فريقك. لن تتمتّع العلاقات السطحية غالبًا بنفس الفوائد، وهو سبب إضافي لماذا على المدراء صقل الشموليّة والانتماء والعلاقات التعاونية الحقيقة على مستوى فريقهم. كما قال مؤلفي أحد الدراسات المنشورة في مجلة علم النفس التطبيقي Journal of Applied Psychology: ليست كل أنواع التنوع بسيطة كبساطة التنوع بين الجنسين أو التنوع العرقي أو العمري. فالتنوّع الفكري أو التنوع المعرفي يتمحور حول تحقيق أكبر فائدة ممكنة من وجهات النظر أو أساليب تحليل المعلومات المختلفة، وله قيمة كبيرة جدًا فيما يخص سرعة وكفاءة عمل فريقك. في الواقع من الممكن أن تملك فريقًا متنوعًا ظاهريًّا فقط. وفي حال كان لدى جميعهم نفس طريقة التفكير عند التعامل مع مواقف جديدة معقّدة وشائكة، قد لا يتمكّن الفريق من إيجاد حلول سريعة ومبتكرة لهذه المواقف. أظهرت دراسة قامت بها مجلة Harvard Business Review أنّ الفُرق التي تملك أكبر معدّل من التنوع في كل من المعالجة المعرفية ووجهات النظر كانت الأسرع في إكمال تحديّاتها، بينما الفرق الأقل تنوعًّا معرفيًّا إما استغرقت وقتًا أطول بشكل كبير أو انسحبت من كامل الاختبار. يجب السعي إلى التنوع المعرفي وتشجيعه والحفاظ عليه بشكل فعّال. تجنّب التحيّز أثناء التوظيف، من خلال عدم توظيف الأشخاص المناسبين لثقافة مؤسستك فقط، بل اختيار من يستطيع "الإضافة" على هذه الثقافة. انتبه أيضًا إلى أنّ التنوع المعرفي قد يُكبح بسرعة كنتيجة للضغط الناجم عن محاولة الاندماج. لذا يعد تعزيز السلام والأمان النفسي في كل فريق هو أمر هام إن كنت تريد أن يمتلك الأشخاص الثقة الكافية ليكونوا على طبيعتهم ولتقديم وجهات نظرهم الفريدة، وكشف الجوانب التي لا يمكن لأحد آخر رؤيتها. أو كما اقترح أليسون رينولدز وديفيد لويس الكتّاب في مجلة Harvard Business Review: لمزيج التنوع والشمول والانتماء القدرة على تحقيق نتائج مذهلة للشركات التي تشجّع عليه، كما هو موضّح في الدراسات التالية عن أداء الفريق: أظهر تحليل أجري عام 2009 على 506 شركة، أنّ الشركات التي تمتلك معدل أعلى من التنوع العرقي أو الجنسي، كان لديها إيرادات بيع وزبائن وأرباح أكثر. ووجد تحليل أجري عام 2016 على أكثر من 20000 شركة من 91 دولة، أنّ الشركات التي لديها مدراء تنفيذيين نساء بنسبة أكبر، كانت أرباحها أكبر. وأظهرت دراسة من عام 2011، أنّ الفرق الإدارية التي لديها نطاق أوسع من الخلفيات العلمية والعملية أنتجت منتجات أكثر ابتكارًا. يعود جزء من السبب وراء هذا النجاح إلى أنّه في حين قد يتفق أعضاء الفريق المتشابهين مع بعضهم البعض بسرعة أكبر ويصلون إلى الحلول بسهولة أكبر، مع توّلد شعور بالفعاليّة لديهم، فإنّ ذلك يميل فعليًّا إلى تحقيق مستوى أداء كلي أسوء. تعرُّضنا إلى التنوع الفكري والثقافي بشكل يومي يجبرنا على إعادة هيكلة و صياغة أساليبنا للتغلب على التحديات. وعند تطبيق هذا الجهد والنقاش بشكل فعّال ومثمر، هو تحديدًا ما سيقود الفرق المتنوعة إلى تحقيق نتائج أفضل لشركاتها. نصائح للمدراء: خطّط لنشاطات لا علاقة لها بالعمل، خارج المكتب (خلال أوقات العمل) ويستطيع الجميع المشاركة بها، أو جرّب دعوة الفريق مرة في الشهر إلى الغداء ليتعارفوا على بعضهم البعض أكثر. اسمح بعدم الاتفاق. عندما تحقق وجهة نظر فريدة لأحد أعضاء الفريق نجاحًا للفريق، احتفل بذلك. سيمنح ذلك هذا الشخص الثقة للاستمرار بذلك وسيشجع الآخرين على القيام بذات الأمر. سلّم مهمة إدارة اجتماعات الفريق كل مرة إلى شخص مختلف. اطلعهم على أهداف الاجتماع، واترك لهم الفرصة لطرح ذلك بطريقتهم الخاصة، فهناك شيء ما لتعلّمه من كل شخص. 3. يغذّي علاقتك مع الزبائن بقدر أهمية أن ترى القوى العاملة المتنوعة لديك نفسها ممثلة ضمن مجلس إدارة شركتك، كذلك على زبائنك الشعور بأنّ شركتك متفهّمة وملبيّة لاحتياجاتهم وتعبّر عنهم في كل مرة يتعاملون معك. مهما كان نوع المنتج أو الخدمة التي تقدّمها، فإنّ التنوع موجود في قاعدة زبائنك (وهو بازدياد)، سواء كان موجودًا داخل مؤسستك أم لا. بمعنى آخر، عندما يتعلق الأمر بزبائنك، فإنّ استراتيجية اعتماد مقاربة واحدة لتناسب الجميع أصبحت من الماضي. وفقًا لمركز الإحصاء الأميركي فإنّ 56% من السكان الأميركيين سيتكوّن من الأقليات بحلول عام 2060. أضف أنّنا نعيش في عصر الاقتصاد العالمي الرقمي، حيث يمكن للأشخاص من مختلف الحضارات ومن جميع أنحاء العالم العثور على شركتك والتعامل معها. يتطلّب الأمر تنوعًا في الأفكار والخلفيات لتفهم بشكل حقيقي الشرائح المختلفة المكوّنة للسوق الخاصة بك، بالإضافة إلى امتلاكك القدرة على الوصول إلى شرائح جديدة. ولا يوجد سبيل لتحقيق ذلك أفضل من أن تعمل على أن تملك مختلف هذه الشرائح صوتًا يعبّر عنها ضمن مختلف مستويات القوى العاملة لديك. تواجه الكثير من الشركات صعوبة في إيجاد مرشحين متنوعيّن لأدوار معيّنة، وتعمل العديد من المبادرات على إيجاد حلول لهذه المشكلة. على سبيل المثال، على الرغم من استمرار قطّاع التصميم بالنمو فإنّ الخبراء العاملين فيه من أصول أفريقية ولاتينية لازالوا يمثلّون الأقليّة. ويشير مشروع Inneract Project الغير ربحي أنّ الأفارقة واللاتينيون لا يشكّلون سوى 6% و10% بالترتيب من جميع خريجي كليات التصميم، مقابل 52% من العرق الأبيض. الحل المقترح كان إنشاء مجتمع أكثر تنوّعًًا من المصممين في مجال التكنولوجيا من خلال البدء مبكرًا، وربط الشباب الأقل حظًا والمحرومون بمسارات تقدّم لهم المهارات والموارد والفرص الضرورية للعمل في هذا المجال. قال موريس وودس مؤسس Inneract Project: "تمثّل الصور التي نراها على التلفاز، في الإعلانات والتطبيقات والتصاميم في جميع أنحاء العالم (...) الطريقة التي يرى بها العالم ويبني آراءه حول العرقيات والايديولوجيات والحياة، والأهم من ذلك الطريقة التي ترى بها المجموعات المهمّشة نفسها. وبالتالي التنوّع في مجال التصميم هو أمر بالغ الأهمية". ويرتبط ذلك كلّه بطريقة اتصالك مع زبائنك. فكلّما امتلك الزبائن فرصة أكبر لرؤية أنفسهم ممثلين بشكل حقيقي داخل وعبر الشركات التي تواصلوا معها، كلما كان بإمكانهم الارتباط بهذه الشركات، وبناء اتصال ذي معنى معها، وكذلك توليد نتائج عمل أفضل. على نفس القدر من الأهميّة، سيرى هؤلاء أنفسهم ضمن مسارات مهنية جديدة وأكثر وضوحًا، مما يخلق مجموعة أكثر تنوعًا من المرشحين ويسهّل عملية التوظيف على الشركات في المستقبل. يؤكّد ليشيا روميرو مدير قسم الشراكات في Inneract Project: "أن تقول لطفلٍ ممثل تمثيلًا ناقصًا أنّه يمكنك أن تكبر لتصبح ما تريد، هو شيء، وأن يرى هذا الطفل مصممًا كان مثله وتمكّن من العمل في المجال المهتم به ويجني أرباحًا جيدة، هو شيء آخر". ترجمة -وبتصرف- للمقال 3 Powerful Benefits of Diversity in the Workplace لصاحبته Justin Fragapane

ريني ديفيس هي كاتبة مستقلة ذات حس فكاهي رائع، لاحظت أنّ الأسلوب الذي تتّبعه للترويج لخدماتها بحاجة إلى تنظيم. لذلك وضعت نظام للترويج (3Ps): مخصّص Personalized واحترافي Professional ومحفّز Provoking. ستشاركنا ريني عبر مقالنا هذا نظامها بالتفصيل. فقد حان الوقت لتحسّن من فعالية عروضك ولتحصل على المزيد من العملاء. هل تكتب عروضك بجِدٍّ ثم تشعر بعدم الارتياح بعد إرسالها بثلاث ثواني فقط؟ أو هل تقضي ساعات وأنت ترسل عروضك لكنك لا تتلقى أي إجابات؟ كان هذا وضعي أيضًا، إلى درجة أنّني اعتدت عليه. كنت دائمًا ما أرسل العديد من العروض وقد نسيت إضافة قسم مهم واحد على الأقل إليها، كنت أنسى أحيانًا التعريف عن نفسي وفي الكثير من الأحيان (والأهم!) سيرتي الذاتية. اعتقد أنّ ذلك كان السبب غالبًا في نقص حصولي على أجوبة على عروضي. لماذا لا أتذكّر ما نسيته إلا بعد إرسال عرضي؟ ذاكرتي قوية بشكل عام لكنّها تصبح في بعض الأيام سيئة جدًا. جزء من المشكلة هو أنّ أسلوب عروضي تطوّر، وكلما صقلت مهاراتي في كتابة العروض، زادت الاستراتيجيات الجيدة التي أريد إدراجها ضمنها، مما يعني وجود المزيد لتذكره. من الجيد أّنني أحب استخدام قوائم التحقق، أتقصّد في الواقع وضع الكثير من الأمور ضمن القائمة، فقط لأستطيع شطب المزيد منها! أنا لا أدّعي أنّي أتقن فن الترويج بشكلٍ كامل، لكنني مع مساعدة إرشادات جينا والكثير من البحث، اكتشفت بعض التعديلات التي جعلت من عروضي أكثر تميّزًا. وآمل أن تجدوا فائدة أو فائدتين لتضيفوهما إلى عروضكم القادمة أنتم أيضًا. عندما أفكر بالعرض المثالي فأنا أرى ثلاثة أقسام، دعونا نسميها قاعدة 3Ps: مخصّص Personalized + احترافي Professional + محفّز Provoking. 1. مخصّص واحدة لك وواحدة لي قبل كتابة نص العرض عبر البريد الإلكتروني أقوم بإضافة نفسي إلى قائمة (BCC)، وهو خيار ضمن Gmail يسمح بإرسال نسخة من البريد المرسل إلى صندوقي الوارد. وبالتالي عندما استقبله سأتذكر إضافة هذه النسخة إلى مجلد أقوم بإعادة قرائته لاحقًا في يوم آخر مخصّص لمتابعة وتفقّد البريد، وهو بالنسبة لي يوم الجمعة. فمن الأسهل بالنسبة لي تخصيص يوم محدّد في الأسبوع لمتابعة بريدي. أنت عرضة للموافقة تبعًا لعنوان عرضك يوجد ضمن Gmail سطر مخصص للعنوان، والذي يمكنك استخدامه بطريقة ملفتة عند الرد على إعلانات العمل لتزيد من معدلّ الإجابة على عروضك. فمثلًا عوضًا عن كتابة "كاتب مقالات" أرفعُ من مستواه وأكتب "كاتب مقالات - السيرة الذاتية ونماذج الأعمال مرفقة". بهذه الطريقة حوّلت العنوان من "كاتب" إلى "كاتب خبير مع سيرة ذاتية". أنا لم أحذف العنوان، بل قمت بالإضافة عليه فقط ليتميز بريدي عن الأعداد الكبيرة من الردود الأخرى التي من الممكن أن تلقّاها العميل المحتمل. ملاحظة: القيام بذلك في بعض الحالات هو خطأ كبير.على سبيل المثال، إذا أعطى العميل المحتمل إرشادات مخصّصة عمّا يجب كتابته ضمن عنوان البريد، فعليك الالتزام بهذه التعليمات. أنسخ أو لا أنسخ؟ مباشرة بعد تعديل العنوان أُلحق سيرتي الذاتية. صدّقني إن لم أقم بذلك مباشرة لن أقوم به لاحقًا. إذا انتظرت لإلحاق سيرتي الذاتية حتى النهاية فإنّ ذلك لن يحدث في 8 حالات من أصل 10 حالات، وسأبدو كغبية وأنا أرسل عرضًا يقول أنّه يحوي على سيرتي الذاتية وهو لا يحوي على ذلك. إذا لم يتم إعطاء إرشادات واضحة فيما إذا كان يجب عليّ إرفاق السيرة الذاتية بالبريد أم نسخها ضمن النص، أقوم بكليهما. دائمًا أتّبع القواعد، إذا أرادوا نسخها أنسخها، وإذا أرادوا إرفاقها أُرفقها. الموقع ثم الموقع ثم الموقع أنا مؤمنة بشدّة بإرضاء العملاء المحتملين بمختلف الطرق. إذا كان إعلان العمل يحوي على اسم جهة الاتصال، أحرصُ على استخدامه في التحية في البداية، مما يضفي طابعًا شخصيًا عليه ويظهر أنّ عرضي ليس مجرد قالبًا. تنصح جينا في دورتها التدريبيّة عن الكتابة المستقلة بذكر المكان الذي قرأت عليه إعلان العمل، يقدّر العملاء وأرباب العمل هذه المعلومة وتظهر لهم أنّك تهتم بالتفاصيل. إذا كان لديك جملة ثابتة تستخدمها دائمًا في عروضك، احرص على أن تحوي دائمًا المعلومات الصحيحة، فمثلًا ألّا تشير إلى أنّك قرأت إعلان العمل على موقع Craigslist في حين أنّه كان منشورًا على Indeed، واعتدت على ارتكاب هذا الخطأ سابقًا. 2. احترافي يقول سيمون: اتّبع جميع التعليمات ما إن تكمل دورة جينا التدريبيّة "النجاح في الكتابة المستقلة خلال 30 يوم أو أقل"، ستعلم تمامًا ما عليك ذكره ضمن عرضك. أنهيت لتوي درسي الثالث عشر وأدركت أننّي بحاجة إلى إجراء المزيد من التحسينات . ما إن تنتهي من كتابة نص العرض، احرص مرة أخرى على أنّك اتبعت التعليمات المعطاة بدقّة، فهي فرصة أخرى لتظهر كمحترف مصقول أمام عميلك المحتمل. على سبيل المثال، إذا طلب الإعلان إرسال روابط لثلاث نماذج أعمال، التزم بإرسال العدد المطلوب تمامًا. إذا لم تكن فعلًا تستخدم خدمة التدقيق اللغوي الرائعة التي يقدمها Grammarly عليك أن تبدأ بذلك فورًا. هو موقع مجاني ويمكنك ترقية حسابك عليه للحصول على خيارات تدقيق إضافية. أستخدم شخصيًا النسخة المجانية، ويساعدني بشكل كبير أثناء كتابة رسائل بريدي الإلكتروني، بتدقيقه لأبسط الأخطاء من بعدي مما يجعل بريدي يبدو عالي الدقة والاحترافية. 3. محفّز ما يحدث في السر يبقى في السر باختصار: الترويج الفعّال هو أن تسوّق لنفسك بأفضل طريقة ممكنة قادرة على إحداث استجابة. قرأت ذات مرة أنّه لا يطلب معظم المتقدمين الحصول على رد ضمن رسالة الحافز الخاصة بهم. لا خطأ في ذلك، لكن معظمنا ينهي رسالته بجملة تلمّح لذلك مثل "اتطلّع لإجابتك" أو "أتمنى أن أسمع منك قريبًا"، هل يبدو ذلك مثل الخاتمة التي تستخدمها؟ وخاتمتي كانت كذلك أيضًا حتى الشهر الماضي عندما بدأت بتغيير بعض الأمور قليلًا. أدركت أنّه رغم الوقت والجهد الذي أضعه في عروضي، فإنّ ذلك كان يذهب سدى في نهاية العرض باعتذاري عن نفسي بأدب في آخر البريد. كان وكأنني أقول بصوت منخفض ومرتعش: "آه حسنًا، إذا كان لديك الوقت ربما تستطيع الإجابة عليّ، رجاءً". لا تفهموني خطأ فأنا لا أطلب أن تكون هجوميًا. لكنّه من غير المنطقي أن أشتكي وأن أشعر بالأسف على نفسي وأن أبحث عن لعنة ما لعدم حصولي على العميل، في حين أنّي لم أزعج نفسي لأطلب من العميل الإجابة أو لم أطلب الحصول على العمل حتى! لا تقلّل من نفسك وأنا أتعلم المزيد عن كيفية التسويق عن نفسي أدركت أنّني كنت فعلًا أعرض أفضل ما لدي لكنني لم أتحلى بالجرأة الكافية. أنا أكره بيع أي شيء خصوصًا نفسي، فأنا متواضعة وانطوائية إلى حد كبير. لكنّي إن أردت النجاح وجعل حلمي حقيقة، عليّ وضع الخوف والخجل جانبًا. يجب أن أظهر نوعًا من الثقة والإلحاح وأن أدعو إلى الفعل، والذي اثبت أنّه يحفّز الحصول على استجابة في معظم الأحيان. فأنا سأتّبع هذه الطريقة حتمًا إذا كنت أكتب إعلانًا عن منتج أو خدمة العميل، أليس كذلك؟ ولا يوجد اختلاف بين الأمرين. موازنة بين أسلوبي القديم وأسلوبي الجديد لا أستطيع أن أقول لك بأنّ ذلك سيصنع لك عالمًا مختلفًا، ما أستطيع قوله هو أنّني بدأت بتلقي المزيد من الأجوبة منذ أن بدأت بتطبيق التغييرات التالية على نص خاتمتي. اقرأ مثالًا عن أسلوبي القديم المبهم: اقرأ الآن مثالًا عن أسلوبي الجديد والمطوّر: (أنا أُظهر فعليًا أنني واثقة من نفسي، وخدماتي مطلوبة وأنني أستحق الحصول على إجابة!) لا تُظهر الجملة الثانية أنّني مطلوبة فقط، بل تظهر للعميل المحتمل أنني أقدّم خدمات التدقيق اللغوي كذلك إلى جانب إعداد المحتوى، وهذا يمكنه أن يؤدي إلى حصولي على فرص عمل أخرى أيضًا. أخبرت العميل المحتمل أنّني أملك وقتًا لتخصيصه لمتطلباته بشكل منفرد، وذلك سيؤدي إلى تشويقه، أليس كذلك؟ أشرت كذلك إلى وجود نوع من الإلحاح لملء الفراغ في جدول أعمالي، وقد يشجّع ذلك القارئ على الرد والرد أسرع قليلًا. فعل جريء جدًا بالنسبة لشخص خجول وانطوائي أليس كذلك؟! أطلب وستحصل على إجابة الأهم هو أنّني طلبت بثقة الحصول على إجابة، ولم أتمنّاها فقط ببساطة، وطلبت فعليًا الحصول على العمل. ولاحظوا كيف أنّني أعدت استخدام اسم الشخص لأحاول بناء صلة بيننا. ما زلت نفس الشخص الخجول، لكنّي فقط خطيت خطوة أو اثنتين خارج منطقة الراحة الخاصة بي. ربما تستطيع شخصية أقل انطوائية مني كتابة سؤال ختامي أكثر جرأة. صورة تساوي ألف كلمة وأخيرًا لا تنسَ إضافة صورتك الشخصية وسيرتك الذاتية. يرغب معظم الأشخاص برؤية وجه للنظر إليه مع الاسم، ويساعدك ذلك أيضًا على البقاء في ذاكرتهم، وعندما بدأت بإضافة ذلك إلى عروضي زاد معدل الاستجابة. لا أمتلك صورة شخصية مثالية كوني شخص يخجل من الكاميرا، استخدمت فقط هاتفي المحمول وأخذت وضعية أمامية لا تبدو ك"سيلفي". لا تجعل عدم امتلاكك لصورة شخصية احترافية يمنعك من إضافة هذه اللمسة الشخصية والاحترافيّة والمحفّزة إلى عروضك. اسعى إلى ذلك! إذًا ما الذي تنتظره؟ هيّا ابدأ بإرسال عروضك كمحترف. أرجو أنكم قد وجدتم بعض التعديلات التي يمكنكم إضافتها إلى عروضكم المستقبلية. ما الجملة الوحيدة التي تستخدمها حاليًا لجعل عروضك شخصية واحترافية ومحفّزة؟ شاركونا في التعليقات. ترجمة-وبتصرف-للمقال How to Write Pitches that Get Noticed (Easy Tweaks that WILL Make a Difference) لصاحبته Gina Horkey

سألنا مارسيل شوانتيس، وهو كاتب مقالات أفضل 30 قيادة في مجلة إنك Inc، ما الذي يتطلّبه الأمر ليكون المرء مديرًا ناجحًا؟ كانت إجابته باختصار: ويشاركنا شوانتيس من خلال هذا المقال بثمانية نصائح محوريّة ليتّبعها المدراء، ولماذا الآن هو أفضل وقت لتتّبع الشركات نموذج القيادة الخدميّة. مقابلتنا مع مارسيل شوانتيس الخبير في القيادة الخدمية ما هي القيادة الخدمية؟ وما الفوائد الرئيسية التي تقدمها للمؤسسات؟ القيادة الخدمية (Servant Leadership) هي أحد نماذج القيادة، أسّسها روبرت غرينلياف في سبعينيات القرن الماضي، تهتّم بالاحتياجات النفسية للأشخاص. تعتمد القيادة الخدمية على تحقيق النتائج المرجوّة في العمل من خلال تمكين الموظفين. ويساعد هذا النموذج على بناء الإحساس بالانتماء إلى بيئة ومكان العمل، وعندما يدرك الموظفون أنّ هذا الإحساس بالانتماء نابع عن أولوية واهتمام فعلي بهم، سيتولّد لديهم درجة أعلى من المسؤولية خلال أداء عملهم. فلا يمكنك في هذه الأيام دفع الناس نحو اتجاه معين ما لم تظهر لهم أنك تهتم بهم وبسلامتهم. ما دامت القيادة الخدمية تعود إلى عقود مضت، كيف يمكنها أن تتناسب مع سوق العمل مع دخول شباب الألفية الجديدة إليه؟ إنّها في الواقع النموذج الأنسب لشباب الألفية الجديدة، لأنّهم توّاقون إلى الحضارة المبنيّة على أساس المجتمع. ويبحثون باستمرار عن أماكن عمل تتعاون معهم، وعن إدارة تشاركهم وتتعاطف معهم كأشخاص وتدفعهم ليصبحوا أفضل نسخة من أنفسهم. لم يعد الأمر يتعلّق بالمال والراتب فقط، لذلك فإنّ التنظيم الهرمي بدأ بالتراجع وأصبح النموذج الخدمي مع نهجه التصاعدي هو الأنسب. إذا رسمت لنا صورة للقائد الخدمي، كيف ستبدو؟ وفقًا لأبحاثنا في موقع Leadership From The Core، يُبدي القائد الخدمي ستة سلوكيات أساسيّة: يُظهر الموثوقيّة. يقدّر الأشخاص العاملين معه. يساعدهم على التطور. يقدّم الإرشاد والتوجيه لهم. يشاركهم سلطته. يبني مجتمع. يرغب القائد الخدمي بمساعدة الآخرين على النجاح، ويسعده وضع احتياجات فريقه قبل احتياجاته الشخصية. يتحمّل كذلك المسؤولية ولا يستحوذ على الفضل. يهتّم بموظفيه كأشخاص ويعلم أنّ أفضل النتائج تأتي من خلال بناء الأشخاص ومهاراتهم وليس بإصدار الأوامر من الأعلى. "اهتم بموظفيك". هل يمكن للمؤسسات التقليدية المعتمدة على النظام الهرمي الانتقال إلى النظام الخدمي؟ إنّ ذلك ممكن لكنّه لن يحدث فجأة بين ليلة وضحاها. فهناك وصمة مرتبطة بالقيادة الخدميّة، حيث يعتقد الناس بأنها "لينة" بشكل زائد لتطبيقها في العمل وتحقيق الأرباح، رغم استمرار الدراسات بإثبات العكس. لكنّنا لم نعد الآن في عصر الثورة الصناعية، نحن في عصر الاقتصاد المعرفي والاجتماعي، ويحتاج الأشخاص إلى السلامة النفسية والاستقلال الذاتي ليكونوا خلّاقين ومبدعين. إنّ الشركات التي تضع موظفيها في الأولوية وتُخرج أفضل ما فيهم هي التي ستستمر. مع ذلك ما زالت الكثير من أماكن العمل تعتمد على عقلية الأوامر والتحكّم. ما هي النصيحة التي تستطيع تقديمها في مجال الإدارة المصغّرة (التفصيليّة)؟ يتطلّع القائد في كل من الإدارة الخدمية والإدارة المصغّرة إلى نفس الهدف، وهو التفوّق، لكن بطريقتين مختلفتين. يعمل القائد الخدمي على تمكين وتطوير وتوجيه وإرشاد موظّفيه لتحقيق أعلى مستويات الأداء لديهم، ثم يتركهم ليستمروا بذلك بأنفسهم. بينما يستمر القائد في الإدارة المصغّرة بالتحكم بهم، لكن ذلك لن يساعدهم على التطور وهنا تكمن نقطة ضعفه. الناس بحاجة إلى الشعور بالاستقلال الذاتي والملكيّة بعملهم إلى حد ما. فالأمر يتمحور حول الثقة. على مدراء الإدارة المصغّرة إعلام موظّفيهم بأنّ ليس عليهم أن يعملوا ليكسبوا الثقة، بل أنّهم قد حصلوا عليها فعلًا منذ البداية عندما تم قبولهم في الوظيفة. من أين يجب أن يبدأ التغيير؟ السيناريو الأول: النهج التنازلي (من الأعلى إلى الأسفل) من الأسهل أن تصدر التوجّيهات من الأعلى، لكن ذلك لا يعني أنّ الجميع سيشاركك الرؤية. ولا تصبح شركة متّبعة للإدارة الخدمية ببساطة. فالمدراء الحاليين عليهم إما أن يمتلكوا صفات المدير الخدمي أو أن يتم إرشادهم وتدريبهم إلى كيفية تجسيد هذا النوع من الإدارة. لن يوافقك الجميع على ذلك في البداية وقد لا يتكيّف البعض مع ذلك ابدًا، لكن لا مشكلة إن غادر هؤلاء، فذلك يمكن أن يكون نقطة تحوّل لشركتك لتعيد بناء نظام إدارتها. السيناريو الثاني: النهج التصاعدي (من الأسفل إلى الأعلى) في هذا السيناريو يقرّر المدراء عدم انتظار مجلس الإدارة ليقر ذلك، يبدأون بتلقاء أنفسهم بتطبيق النموذج الإداري التصاعدي لإدراكهم لتأثيره المباشر على فرقهم. يأخذون زمام الأمور ويديرون فرقهم بدءًا من المستوى الأدنى نحو الأعلى، ويبدأون بتلبية احتياجات موظّفيهم على الخط الأمامي بمفردهم، من خلال تطبيق النصائح الثمانية المدرجة في الأسفل. سبق لي وأن شاهدت ذلك يحدث، وأشار بعدها الاستطلاع السنوي إلى ارتفاع جميع المقاييس المتعلقة بالعلاقة بين المدير والموظفين. وبدأت كل الجوانب الأخرى بالتحسن، مما أثار انتباه المجلس التنفيذي ومن ثم بدأوا بالاقتناع بضرورة التغيير. 8 نصائح لجميع المدراء ليصبحوا مدراء خدميّين 1. وفّر بيئة للنمو على المدراء تقديم بيئة من التعلّم المستمر لموظّفيهم، لرعايتهم وتنميتهم وتطويرهم ليصبحوا أفضل نسخة من أنفسهم. بالإضافة إلى إنشاء مسارات وظيفيّة لأفضلهم ليتمكّنوا من النمو كموظفين (لتطوير مؤسساتهم)، وكأشخاص (لتطوير حياتهم المهنية، حتى وإن كان ذلك يعني خسارة ذلك الشخص، لأنّ القائد الخدمي يريد الأفضل لموظفيه). 2. التواضع من الصعب قياس التواضع، لكن ما يهم فعلًا هو السعي إليه. على المدراء الجدد أن يكونوا متواضعين بما فيه الكفاية ليكونوا قادرين على وضع موظّفيهم قبل أنفسهم، وعدم الاستحواذ على الفضل في إنجازات مؤسساتهم (نظرًا لأنهم يدركون أنّ الموظفين الذين يواجهون العميل مباشرة هم من يجعل الأشياء تحدث فعلًا). ويتقبّل المدراء الخدميّون بسرور أن يكونوا متعلمين لأنهم يعلمون أن ذلك سيجعلهم أفضل. 3. تواصل بانفتاح وصراحة يكسب المدراء قلوب موظّفيهم من خلال الانفتاح عليهم ومشاركتهم للخطط المستقبلية والتواصل معهم في الأمور الهامة وتعزيز بناء ثقافة الشفافية بينهم. آخر ما قد يتمتع به القائد الخدمي هو التكتّم والتستر خلف الأبواب، فهو على تواصل مستمر مع الأشخاص حوله، ويقدّم ويستقبل الملاحظات بشكل أسبوعي على الأقل. 4. اسمح بالمخاطرة يُعرف القادة الخدميّون ببنائهم لبيئة تسمح باتخاذ المخاطر، ليوفّروا شعورًا من الأمان لمن حولهم لممارسة إبداعهم وطرح أفكارهم بشفافية وتقديم آرائهم في القرارات الهامة. ويعاملون موظفيهم بقول "جميعنا معًا في هذا"، فعندما توجد الثقة يزول الخوف. 5. استمع إلى موظّفيك عليك ليس فقط الاستماع بل الاستماع الفعال كذلك. إنّ ذلك يتطلّب مهارة، فعليك أن تكون متقبّلاً للملاحظات، ومرنًا ومستعدًا للتغيّر عند ارتكابك للأخطاء (كنتيجة للملاحظات البنّاءة التي ستساعدك لتصبح قائدًا أفضل). وهو أمر أساسي لبناء المصداقية مع فريقك، فعندما تستمع جيدًا تكسب احترامهم. 6. استثمر في الإرشاد والتدريب ينجذب الأشخاص وخاصّة شباب الألفية الجديدة نحو القائد الذي سيرشدهم نحو النجاح. وإرشادهم وتطويرهم نحو النجاح هو استثمار بالنسبة لك أيضًا. فأنت بذلك تحسّن نفسك كقائد من خلال تعلّم مهارات الإرشاد والتدريب، وتحسّن من تجربة موظّفيك من خلال رفع سوية مهاراتهم. المدراء الناجحون في الإرشاد يخصّصون الوقت لمعرفة أين مكان موظّفيهم في مسيرهم المهني. والإرشاد هو أعلى شكل من أشكال رعاية وحب وتطوير قدرات موظفيك وعلاقتك معهم. 7. اثبت مسؤوليتك وذلك بالأفعال وليس بالأقوال، كن شخصًا يُعتمد عليه والتزم بوعودك وواجباتك لتكسب احترامهم كقائد. 8.شارك معلوماتك هو السبيل لتصبح شفافًا، وهو أمر هام لأي قائد. سبب أن المعظم ليسوا شفافين هو الخوف، يعتقدون أن الشفافية ستجعلهم يبدون أقل موثوقية وأضعف كما لو أنّهم يخسرون نفوذهم وتأثيرهم. ابدأ ببطء بأن تكون أكثر انفتاحًا وبمشاركة خططك والاستراتيجيات والتطويرات الجديدة، وإلى أين تتجه الشركة وأين مكانهم في ذلك. تجنّب الحاجة إلى التحكم والبيروقراطيّة، والتي ستعطي موظّفيك الانطباع بأنهم غير أهل بالثقة، والذي لن يؤدي إلّا إلى انخفاض مشاركتهم. ملاحظة: إنّ أهم ما عليك تذكّره هو أنّ ما يهم هو المهارات التواصلية والاجتماعية وليست المهارات الصارمة. أن تكون قائدًا جيدًا يعني أن تتفهم أن ما يهم هو ليست النتائج فقط، بل كذلك تجربة وخبرة التعلم التي خاضها الموظفون أثناء الوصول إليها. هل أنت قائد يعتمد على نموذج الإدارة الخدمية؟ شاركنا نصائحك في التعليقات. ترجمة -وبتصرف- للمقال Servant Leadership for Managers: 8 Game-Changing Tips from An Expert لصاحبته Alison Robins

تلقيت مؤخرًا سؤالًا من إحدى زميلاتي عن كيفية قيامي بعملي دون استخدام أي أوراق. نظرًا لأني بدأت بالسفر منذ أكثر من سنة والعمل بالكامل أثناء سفري، فإنّ امتلاك ملفات ورقية هو ليس بخيار حقًا. كما أنّ كل شيء أبسط بهذه الطريقة، فكل ما عليّ القيام به هو فتح حاسوبي المحمول فقط وسأجد ببساطة جميع ملفاتي جاهزة عليه. وبما أن زميلتي وجدت نصائحي مفيدة فكرت بوضعها ضمن هذا المقال ليتطلع الجميع عليها، والذي سأذكر خلاله جميع البرامج التي أستخدمها لمساعدة عملائي وإدارة ملفاتي وإدارة أموالي. وثائق العملاء Qwilr استخدم هذا الموقع من أجل المقترحات. كانت توفر النسخة المجانية منه 15 مشروعًا لكن صدر تحديث جديد في أبريل يوفر 3 مشاريع. احتفظ بنموذج واحد فقط وأقوم بتحديثه لكل عميل جديد، وما إن يتم قبول المقترح أو إنهائه أحمّله كنسخة PDF واحفظه في ملف عميلي ثم احذفه من Qwilr. يمكنك كذلك معرفة متى قام شخص ما بمشاهدة مقترحك، وهو أمر حماسي ومثير للأعصاب في نفس الوقت. فعندما ترسل مقترحًا لأحد العملاء في العادة تجلس بترقّب وانتظار وحيرة لعدة أيام، لكن باستخدام Qwilr تتمكن من معرفة متى قرأ عميلك مقترحك ومعرفة فيما إذا كان يتجنّبك أو كان مشغولًا جدًا للإجابة عليك، مما يساعدك قليلًا خلال عملية الانتظار. استخدمته مع عدد من العملاء وأعجبني لذلك سأقوم غالبًا بتحديثه إلى النسخة المدفوعة قريبًا، والتي توفّر خيار القبول التلقائي، وبالتالي في حال أُعجب عميل بمقترحي ووافق عليه يمكنه ببساطة الضغط على زر وتأكيده. Docracy هو موقع للملفات القانونية استخدمه في جميع عقودي. احتفظ بمستند للصفحات مع النموذج العام الذي استخدمه للعقود، وفي كلّ مرة أتعامل مع عميل جديد أرفع عقد جديد على Docracy، ثم أرسله ببساطة إلى العميل ونصبح جاهزين للبدء. كما يمتلك خاصية التوقيع الإلكتروني التي تسمح للطرفين بتوقيع العقود إلكترونيًا وتضمن حقوق الطرفين. الجانب السلبي منه هو أنّ عميلك سيحتاج إلى تسجيل بريده الإلكتروني عبر Docracy ليستطيع التوقيع، وهو أمر لا يعجبني لكنه ضروري للتحقق من الطرفين، ولن يتلقى عميلك أي نشرات أو أي رسائل بريدية أخرى من الموقع. أحرصُ دائمًا على إخبار عملائي بذلك قبل إرسال العقد ليكونوا على علم بأنّ الموقع سيطلب منهم ذلك، ولم تصلني إلى حد الآن أي شكاوى عنه. أنقذني Docracy عدة مرات فعلًا وإن كان يوجد برنامج واحد عليك تجربته فهو هذا الموقع، فعلى الجميع استخدام العقود عند التعامل مع العملاء وهذا الموقع هو وسيلة بسيطة جدًا للقيام بذلك. المدفوعات والمحاسبة Harvest استخدمه للفواتير وإعداد التقارير وإدارة المهام. ادفع 100$ دولار سنويًا مقابل هذه الخدمة، وهو برنامج المحاسبة الوحيد الذي استخدمه أو أحتاج إليه حاليًا كوني الشخص الوحيد في فريقي. يعطيك هارفست خيارات لإضافة مدراء للمشروع وأشخاص آخرين إلى حسابك، لذلك فإنّه صالح للفرق الصغيرة أيضًا. يمكنني أن أرى نفسي أتخطاه خلال سنة أو ما يقارب ذلك، إلّا أنّي فعلًا أحبّ معظم أقسامه. لكن تنصيب بعض المهام عليه مربك بعض الشيء أحيانًا، وأحتجت سابقًا إلى طلب المساعدة من مركز الدعم لإضافة بعض المهام عليه واحتسابها كساعات يجب فوترتها، لكن عدا عن ذلك لم أواجه أي مشكلة. الأهم أنه يتعامل كذلك مع Stripe و Paypal من أجل الدفع عبر الانترنت، لذا لا يحتاج أي معرفة بالبرمجة. كما أنني أحب ميزات الفوترة لديه، فهو دائمًا ما يعالج المدفوعات على أساس الوقت. Stripe أحب سترايب أكثر من باي بال لأنه سهل الإعداد، ويمكنك استخدامه مع البرامج والمواقع الأخرى بسهولة. يعمل بشكل جيد لأي شخص داخل الولايات المتحدة الأميركية، وليس لدي الكثير لأقوله عنه فلم يسبق أن واجهتني أي مشكلة معه. أحتجت حوالي عشر دقائق لإنشاء حسابي عليه ولإضافته إلى هارفست، وهو خدمة فعلًا رائعة. PayPal تجربتي مع باي بال ليست جيدة، وعندي ثأر شخصي معهم لأنهم اقتنعوا أنني لست من أدّعي وجمّدوا جميع أموالي لفترة خلال السنة الماضية. أعلم أنّني يجب أن أكون سعيدة بحذرهم من الاحتيال، لكنني لم أعجب بالطريقة التي تعاملوا بها مع الموضوع. في النهاية تمكّن موظف لطيف في قسم خدمة الزبائن اسمه كريس من حل المشكلة، لكن فقط بعد إرسالهم للعديد من رسائل البريد الإلكتروني ليخبروني أنهم لا يعتقدون أنني شخص حقيقي وبعد فشل ثلاث موظفين آخرين من خدمة الزبائن في حل المشكلة. بكل الأحوال ما زلت استخدمه عند تعاملي مع عملاء من خارج الولايات المتحدة الأميركية لأنه الوسيلة الوحيدة التي تعمل معهم. ولأكون منصفة، لم تواجهني أي مشكلة أخرى بعد المشكلة التي واجهتها عند إنشاء الحساب، لذا أعتقد أنّ عليّ نسيان ذلك، لكنني أكره أن أكون مجبرة على الاتصال بخدمة الزبائن من أجل خدمة عبر الإنترنت. إدارة الملفات Dropbox استخدم دروبوكس لحفظ جميع ملفاتي حتى لا أفقدها. ومقابل حوالي 100$ في السنة أحصل على تيرابايت كمساحة إضافية للتخزين، وهي كمية كبيرة جدًا ويعجبني ذلك، ربما لأنني أميركية ودائمًا أقع بفخ "الأكثر أفضل". في كل الأحوال أنا استخدمه لحفظ صوري وملفاتي وفيديوهاتي وكل شيء. ولم تواجهني مسبقًا أي مشكلة أثناء استخدامه، ويمكنني بسهولة مشاركة ملفاتي مع أي شخص آخر، مما يعني أنني لن أواجه أي صعوبة بمشاركة صوري الخاصة مع أمي مثلًا. Google Docs يستخدمه معظم الأشخاص إلى حد ما، وأستخدمه شخصيًا للملفات التي تحتاج إلى تعاون أثناء العمل. لكن كن حذرًا أثناء استخدامه، حيث يمكن لتعديلاتك أن تُمحى أو يكتب عليها شخص آخر إذا أعطيته الإذن الخاطئ، تعلمت ذلك بالطريقة الصعبة خلال تعديل لأحد العملاء السنة الماضية. لكن عمومًا تعلّم كيفية استخدام نظام إدارة الملفات ولن تقلق بعدها على خسارة جميع تعديلاتك إذا سكبت الشاي بالخطأ على لوحة مفاتيحك مثلًا وعطلت حاسوبك المحمول أو ما يشابه ذلك. لم يسبق أن حدث ذلك معي لكنني أحذر منه كوني أقضي 80% من وقتي على حاسوبي المحمول وال20% المتبقية أشرب الشاي. Draftin اعتدت على استخدامه لكتابة جميع مسوداتي. أقضي وقت كبير على الكتابة لذلك امتلاك نظام جديد هو أمر أساسي بالنسبة لي. يسمح درافت إن لي بالكتابة بنظام Markdown ومشاركة مسوداتي وتحميلها مباشرة إلى حسابي على MailChimp وقبول التعديلات وتحميل ملفاتي. يسمح لي حتى بتحميل ملفاتي بصيغة html لأكون قادرة على رفعها مباشرة على موقعي دون الحاجة إلى التعامل مباشرة مع عملاق التنسيق ووردبريس. Trello ساعدني تريللو على الحفاظ على تركيزي وعلى إنجاز الكثير من العمل، لذا أصبح هو البرنامج الذي استخدمه لإعداد قوائم المهام. لن يحلّ أي برنامج مكان دفتر الملاحظات، لكن يسمح تريللو لي بإنشاء عدة لوائح وقوائم لأكون قادرة على متابعة كل شيء. كما يمكنك استخدامه مع فريقك وإنشاء مواعيد للتسليم ومزامنته مع تقويمك الخاص. أُبقي على محتوى تقويمي وقائمة مهامي على تريللو وعندما يحين موعد تسليم يظهر ذلك على تقويمي، وهي خاصية جميلة. Evernote أستخدمه للملفات التي أعمل عليها بشكل دائم، ولمعلومات السفر ولكل ما يتعلّق بالمنزل. أحبّ Evernote إلى حد ما، لكنني ما زلت أعتقد أنه صعب الاستخدام نوعًا ما، لكنّه يبقى أفضل من أرشفة عدد لا يحصى من الصفحات. يوجد دليل كامل عن كيفية استخدام Evernote، ويستحق التفقّد في حال كنت تخطط لإستخدام التطبيق بشكل كبير، أميل شخصيًا إلى التعلّم من خلال الاستكشاف. الجدولة وإدارة الوقت Sunrise هذا التقويم رائع، بالإضافة إلى أنّه مجاني. ويعمل مع عدد كبير من التطبيقات (التطبيقات الثلاثة التي استخدمها معه هي Evernote وTrello و Triplt). ويمكنك التحضير لاجتماعات من مناطق زمنية مختلفة، ويمتلك خيارًا يدعى "Meet" والذي يسمح لك بإرسال رابط بالمواعيد المتاحة والذي يمكنك ببساطة إرفاقه بالبريد الإلكتروني. ويمتلك كذلك تصميمًا رائعًا أعشقه. إذا أردت خيارًا آخر للجدولة فإنّ Calendly هو خيار رائع أيضًا، ويمتلك كذلك نسخة مجانية. إستخدمه بعض من عملائي وأصدقائي وقد أعجبوا به أيضًا. هناك عدة خيارات مجانية ومأجورة للاختيار منها. Buffer أستخدمه لجدولة جميع منشوراتي على منصات الوسائل الاجتماعي، حتى لا أضطر إلى الاستيقاظ الساعة الثانية صباحًا للقيام بذلك! يمكنك جدولة 10 منشورات لثلاث حسابات مجانًا، لذا هو مناسب في حال لم تكن تنشر بشكل مكثف على منصات التواصل الاجتماعي. RescueTime ذكرت في مقال سابق كيف ساعدني RecueTime على التركيز، لذا وجدت أنّ عليّ ذكره ضمن هذه القائمة الشاملة أيضًا. هو تطبيق رائع يسمح لك بتعقّب وقتك لترى كيف تقضيه فعلًا. كما يساعدك على البقاء بعيدًا عن التطبيقات التي تفسد إنتاجيتك، مثل اليوتيوب، إلى أن تنتهي من عملك من خلال اختيار وضع "Get Focused"، وهو تمامًا ما أحتاج إليه. نظام إدارة البريد الإلكتروني MailChimp أستخدمه لقائمة بريدي الإلكتروني، لكنني غالبًا سأنتقل إلى ConvetKit عندما يزدهر عملي أكثر. تطوّر تصميمه بشكل كبير عن السنة الماضية، لذا إذا كنت مستخدمًا جديدًا فإنّ تجربتك ستكون أسهل من تجربتي عندما بدأت عليه. أرى ConverKit على أنه مزيج من MailChimp و LeadPages، لذلك فهو يستحق التجربة في حال كنت كنت ترغب بالانتشار بسرعة والحصول على قوالب سهلة الاستخدام، ولديك الميزانية الكافية لذلك. إذن، هذا كل شيء! يبدو كثيرُا عند كتابته، لكنّه ليس كذلك بالنسبة لي. هل فوّت أي برنامج رائع آخر؟ شاركنا في التعليقات. ترجمة-وبتصرف-للمقال How to Make Your Freelance Business Paper-Free لصاحبته Marisa Morby.

أن تصبح مديرًا للمرة الأولى هو تغيّر كبير، ومع التغيير تأتي التحديّات. إنّ تجاوز التحديات يساعدك على التعلّم والنمو والتطور. وامتلاك المثابرة هو جزء كبير من كونك قائدًا، والقيادة هي كل ما تدور حوله الإدارة. يتعلّق النجاح بالمثابرة أكثر من تعلّقه بسمات الشخص الفطرية، وذلك لا يعني أنّ الفطرة لا تهم، لكنّها لا يمكن أن تذهب بك بعيدًا بدون التضحية وبذل الجهد. إليك التحديات العشرة التي قد تواجه المدراء الجدد التواصل الفعّال مع الموظفين تغيير عقليتك مع دورك الجديد ضغط العمل لتأدية واجبك كمدير جديد التحوّل من زميل عمل إلى مدير إدارة وقتك وضع أهداف وتوقّعات واضحة التشجيع على الإنتاجية تعيين موظفين جدد لفريقك فصل أحد الموظفين طلب المساعدة سنقدّم من خلال هذا المقال مجموعة من الإرشادات والنصائح عن كيفية تجاوز هذه التحديات العشرة الشائعة التي يواجهها المدراء الجدد. 1. التواصل الفعّال مع الموظفين بناء تواصل فعّال مع موظفيك سيبني لك أساسًا قويًا لدورك الجديد كمدير. تلعب طريقتنا في التحدث والاستماع دورًا هامًا في بناء التعاون والعمل الجماعي، وتؤثّر نوعية التواصل كذلك على مستويات الثقة والشفافية الهامّان للإبداع والابتكار. من المهم كمدير جديد أن تفهم ديناميكيات التواصل في فريقك لتتمكن من تعزيز نقاط القوة وتحسين نقاط الضعف. فكلّ فريق مختلفٌ عن غيره، ومعرفة أساليب التواصل المناسبة لفريقك ستعزّز بشكل كبير آلية عملكم معًا. 2. تغيير عقليّتك مع دورك الجديد كان تركيزك الرئيسي في دورك القديم كموظف هو إنجاز مهامك، أما الآن كمدير فإنّ تركيزك الرئيسي هو مساعدة الآخرين لإنجاز مهامهم. إنّ المفتاح الرئيسي في هذا الانتقال هو تغيير عقليتك واعتماد نهج جديد، فسابقًا كنت مسؤولًا عن نفسك أما الآن فأنت قائد. من مسؤوليتك الإشراف على فريقك وإرشاده، ويتضّمن ذلك تطوير مهاراتك "اللينة". استمع وانتبه إلى احتياجات فريقك وساعدهم على تحقيق أهدافهم وأهداف الفريق. نصيحة: المحادثات الفرديّة مع موظفيك هي طريقة رائعة للتأكد من أنكم على توافق. 3. ضغط العمل لتأدية دورك كمدير جديد من أكثر الأمور المثيرة للأعصاب عندما تصبح مديرًا لأول مرة هو الضغط لتأدية دورك بشكل صحيح، فقد تم منحك فرصة رائعة وتريد الآن أن تثبت أنّك تستحقها. ذكّر نفسك أنك حصلت على هذا المكان لسبب وأنك تستحق أن تكون فيه. أن تصبح قائدًا هي عملية تعلّم، وأغلب ما ستتعلمه سيكون من خلال الخبرة التي ستكتسبها مع مرور الوقت. نصيحة: حدّد توقعات واضحة مع مديرك والأهم مع نفسك، وامنح نفسك الوقت الكافي للتخطيط بشكل صحيح وتحضير نفسك للنجاح. 4. التحوّل من زميل عمل إلى مدير في حالة ترقيتك داخل القسم الذي تعمل به إلى منصب إداري، قد ينتهي بك الأمر بوجود بعض زملائك السابقين في فريقك. وهي حالة شائعة ويمكن أن يكون التعامل معها أحيانًا محرجًا. تذكّر أنّه على الرغم من أنّك أصبحت مديرًا، فأنت مازلت عضوًا في الفريق الذي تقوده. دورك في الفريق هو دعم الموظفين والحرص على أنّهم يمتلكون كل ما يحتاجونه للنجاح. فالإدارة هي طريق ذو اتجاهين، نجاح الفريق معتمدٌ عليك بقدر اعتماد نجاحك عليهم. نصيحة: أخبر موظفيك بشكل مباشر بدورك الجديد واجعلهم على علم أنك ما زلت جزءًا من الفريق. أسس دورك "كقائد" وليس "كمدير" منذ البداية. 5. إدارة وقتك قد يكون تحقيق التوازن بين المهام الخاصة بك وبين الإشراف على فريقك أمرًا صعبًا. قد لا تعرف ما هي أفضل طريقة لتقسيم وقتك، لكن تذكّر دائمًا أنّ فريقك هو أولويتك. يجب أن تسعى لأن تكون متوفرًا لفريقك قدر الإمكان، لكن من الهام أيضًا أن تخصص وقتًا لالتزاماتك الخاصة. نصيحة: حدّد وقتًا معيّنًا على جدولك مخصّصًا لواجباتك الخاصة، واجعل فريقك على علم مسبق أنّك لن تكون متوفرًا خلال هذه الأوقات. 6. وضع أهداف وتوقعات واضحة أحد مهامك الرئيسية كمدير جديد هي إرشاد وتحفيز أعضاء فريقك، ويتضمن ذلك حرصك على أن يكون لديهم توجيهات واضحة وأهداف مشتركة. ومن الهام أن يكون وضع الأهداف مجهودًا جماعيًا، فوفقًا لمؤسسة Gallup يريد الموظفون معرفة كيف يمكن لعملهم الفردي أن يساهم في تحقيق الأهداف الأكبر لفريقهم ولمؤسستهم. فالموظفون القادرون على الربط بين أهدافهم وأهداف مؤسستهم هم 3.5 مرة أكثر مشاركة ومساهمة فيها. فتحديد الأهداف والنتائج الرئيسية هي طريقة رائعة لتنظيم أعضاء فريقك، لأنّ "النتائج الرئيسية" تحدد توقعات واضحة، وسيمتلك كلًّا من الموظفون والمدراء نتائج قابلة للقياس، مما سيسّهل عليهم لاحقًا معرفة فيما إذا كانوا قد وصلوا إلى غايتهم أم لا. نصيحة: اجتمع مع فريقك لتحديد الأهداف والنتائج الرئيسية معًا، لتحرص على أنّ الجميع يعمل نحو نفس الاتجاه. 7. التشجيع على الإنتاجية أحد المفاتيح الرئيسية لنجاحك كمدير هو جعل فريقك منتجًا قدر الإمكان. بإمكان ذلك أن يكون تحدّيًا، فقد يمتلك أعضاء فريقك حاجات مختلفة وطرقًا مختلفة في العمل. يُفضّل البعض العمل متأخرًا ويفضّل البعض الآخر العمل مبكرًا، يُفضّل البعض إعطاءه توجيهات محدّدة ويفضل البعض الآخر إعطاءه استقلالية أكثر. من المهم بالنسبة لك خلق بيئة تناسب الجميع، حاول معرفة ما الأفضل وتكيّف معه. نصيحة: اعقد اجتماعات قصيرة يومية يعرض الجميع خلالها مهامهم لليوم أمام الفريق، سيساعد ذلك موظفيك على التركيز على هذا اليوم وعلى رؤية كيف تتناسب مهام الجميع مع الأهداف الأكبر للفريق. 8. تعيين موظّفين جدد لفريقك إضافة شخص جديد إلى فريقك هو قرار كبير، فلا تتردد في طلب المساعدة والنصيحة من المدراء الآخرين أو قسم الموارد البشرية في مؤسستك. من المهم أن تبحث عن المرشّحين المحتملين من منظور شامل، فتوافقهم مع ثقافة المؤسسة أمرٌ هام بقدر أهمية خبرتهم. انظر إلى مرشّحيك على أنّهم أفراد فريدين وديناميكيّن، وفكّر بما يمكنهم إضافته إلى الفريق إلى جانب مهاراتهم. نصيحة: أحد الطرق الرائعة لتوظيف أحدهم هي إخضاعه إلى اختبار عملي بسيط، بتسليمه مشروعًا صغيرًا تراقب من خلاله أدائه وكيفية تواصله وتفاعله مع الفريق. 9. فصل أحد الموظفين التخلّي عن أحد أعضاء فريقك هو أمر صعب، لكن المهم بعد فصل أحدهم هو أن تحرص على تعافي الفريق من الخسارة. حضّر قدر الإمكان لتعويض الفجوة التي ستحدث في فريقك وسير عمله. الشفافية هي أمرٌ مهم عند إخبار موظفيك بشأن الفصل. كن صريحًا ومنفتحًا قدر الإمكان واسمح بالنقاش المفتوح بينك وبين موظّفيك، شجّعهم على القدوم إليك عند امتلاكهم لأيّ أسئلة أو مخاوف. نصيحة: حدّد وقتًا معينًا لتناقش أمر الفصل مع موظفيك وكيفية المضي قُدمًا كفريق، أشر إلى أيّة أسئلة أو مخاوف قد تكون لديهم وشجّعهم كذلك على القدوم إليك لمناقشتها على انفراد. 10. طلب المساعدة قد تشعر بالضغط من أجل الحصول على جميع الإجابات في دورك الإداري الجديد، لكن لا بأس إن لم تملكها جميعها. ولا تخف من طلب المساعدة عندما تحتاج إليها. استفسر من الموارد البشرية عن وجود تدريبات لا تعلم بها أو ابحث عن دورات تدريبيّة عبر الإنترنت. ابحث عن فرص يمكنها مساعدتك ومساعدة فريقك على النجاح. نصيحة: جِد موجّهًا، ابحث عن شخص يمتلك خبرة سابقة كمدير واختاره لتلك المهمة. هل يوجد تحديّات أخرى سبق أن واجهتك؟ شاركنا في التعليقات. ترجمة -وبتصرف- للمقال Overcoming 10 Challenges That First Time Managers Face Remotely لصاحبته Nora St-Aubin

لشعوري بأنّي كنت منتجة بشكل مذهل خلال هذا الأسبوع، أرغب بمشاركة جزء من الطريق الذي سلكته حتى وصلت إلى هنا. معاناتي مع التركيز لا أعتقد أنّ أي أحد سيصفني كشخص عالي التركيز والإنتاجية، سيصفوني غالبًا بأني مجتهدة وذكية ودائمًا ما أتطلع إلى تقديم خدمات رائعة. لم أكن ابدًا شخص عالي التركيز، دائمًا ما أكون شاردة العقل وعيناي سارحتان نحو النافذة إلى الخارج وإلى أفكارٍ من عوالم تخيليّة مع بحيرات من المياه الأرجوانية المضاءة بالنجوم. أنا شخص حالم ميؤوس منه، أحبّ شعور الانجراف إلى داخل عقلي واستكشاف عالم آخر اختلقته أو شخص آخر رسمته، لذلك أجيد الكتابة الإبداعية وقادرة على قضاء وقت طويل لا أفعل فيه أي شيء آخر سوى التحديق عبر نافذتي. أما أداء مهامي والعمل فهو ليس بالأمر السهل بالنسبة لي. فلابد من الاندماج الكامل والمستمر لأداء العمل بشكل رائع، ويمكن لذلك أن يكون صعبًا. أحب كتابة المحتوى لكن ذلك يتطلّب قدرًا أكبر من القدرات العقلية والتركيز مقارنة مع التخيّل والحلم. وبما أنني أعمل بشكل منفرد حاليًا فإنّ الشخص الوحيد الذي أستطيع الاعتماد عليه هو نفسي. فلم يعد الأمر يتطلّب فقط القدوم إلى العمل ومجاراة اليوم وتذكير نفسي بمواعيد التسليم القادمة أو انتظار الموافقة على عملي قبل إرساله إلى الشخص التالي. هذا النوع من الاستقلالية يعطيك شعور من الحرية لكنه مرعب كذلك في نفس الوقت، وإذا لم تكن علاقتك قوية مع التركيز والإنتاجية فإنّ ذلك يمكنه أن يكون محبطًا. كيف اعتدت الاعتقاد أن التركيز والإنتاجية يعملان؟ عندما بدأت العمل في البداية منذ سنوات عدّة، اعتقدت أن التركيز يعني التحديق في شاشة الحاسوب والنقر على لوحة المفاتيح طوال اليوم وبهذا أكون قد أصبحت منتجة وأنتجت شيئًا عظيمًا. اعتقدت أنّي إذا قمت بما فيه الكفاية من الأشياء مهما كانت وبدون أي ترتيب معين، فإنّي سأنتهي من واجباتي كالسحر وستتحول كومة "المهام التي علي القيام بها" إلى كومة من "المهام التي انتهيت منها"، وبطريقة ما سأجد قطعة من الشوكولا كمكافأة على مكتبي. لكنني أدركت تدريجيًا وبالطريقة الصعبة، لأنّها فعليًا أفضل طريقة لتعلّم الأشياء (ضرب رأسك بنفس الحائط مرارًا وتكرارًا)، أنّ التركيز يُبنى بتأني وهدوء، ولا يمكن أن يستمر فعليًا لعشر ساعات متواصلة. كيف يعملان فعليًا؟ عوضًا عن النظر إلى التركيز كأمر سيحدث تلقائيًا ومن بعده سأصبح محترفة إنتاجية، قمت بتحليله وبدأت بالنظر إليه بطريقة مختلفة. قبل أن أصبح منتجة عليّ الاعتراف بعدم قدرتي على الجلوس والتركيز، مما عنى أنّه كان عليّ أن أكون صادقة بشكل قاسي مع نفسي. أهم 5 تحديات للتركيز التحدي الأول: التشتت بما أن عقلي بطبيعته يميل إلى الشرود، كان عليّ التقليل من المشتتات الموجودة حولي قدر الإمكان. كيف حللت ذلك؟ بالجلوس في زاوية صغيرة منعزلة يعني ذلك أنّه من الأفضل إن جلست في مكان لا يمكنني فيه رؤية أي شخص أو أي حركة، نفعني جدًا الجلوس مقابل جدارٍ فارغ، وفي حال كنت في مكان ما لم أجد فيه جدارًا فارغًا لأحدّق فيه، أحاول إيجاد الزاوية الأقل فوضى، في مكان ما في آخر الغرفة حيث يمكنني أن أنطوي على نفسي. استمع أيضًا إلى Noisly وهو مولد للأصوات الهادئة (الضوضاء الحميدة [white noise])، فأضع سماعاتي وأستمع إلى أصوات العصافير وأوراق الشجر وما يماثلها. وبالحديث عن السماعات، اشتريت مؤخرًا سماعات عازلة للصوت وقد كان هذا واحد من أكثر أيامي إنتاجية. لم أستطع سماع أي شيء سوى الموسيقى التي قمت بتشغيلها، مما أكسبني شعورًا بأنّه لا يوجد أي شيء أمامي سوى أهدافي اليومية وسيمفونية "لندن". التحدي الثاني: الملل أشعر بالملل بسرعة، هذه طبيعتي. قد أكون في منتصف مهمة ما ثم اصطدم بحائط وابدأ بالتفكير بما عليّ فعله لأتمكن من الاستمرار. يحدث ذلك كثيرًا أثناء كتابتي لمنشورات المدونة، ورد فعلي الفوري يكون بالقيام ب "البحث" عن الأمر الذي أعاني منه. وكلمة "البحث" هي مصطلح منمّق للشرود واللهو. فعندما يحدث ذلك فإنّ مقالات بحثي تتحول بطريقة ما سحرية إلى منشورات فيسبوك وتويتر. كيف حللت ذلك: حجب المواقع المغرية والعمل لفترات قصيرة. لذا أطفئ ذلك، واستخدم تطبيق RescueTime لمنع إمكانية الدخول إلى المواقع التي صنفتها فيه كمواقع "غير منتجة". لن يسمح لي بالدخول إلى الموقع إذا ضغطت عليه بل يأخذني عبر رحلة من الذنب واقتباسات عن كيف أن تكون منتجًا يجعلك شخص أفضل. كما أنني استخدمه لجدولة فترات من العمل مؤلفة من 75 دقيقة. فعقلي غير قادر على التركيز لأكثر من من ساعة وخمسة عشر دقيقة، وقد اختبرت ذلك عدة مرات. فبعد ساعة و15 دقيقة يبدأ عقلي بالهروب إلى مكان آخر أكثر متعة وابدأ بالشرود إلى مواقع التسوق والصفحات المختلفة والبحث عن أي أمر لأتذمر عنه أو أي عذر آخر لأبتعد عن العمل. التحدي 3: لا سجلات عني من الصعب معرفة فيما إذا كنت تعمل جيدًا إن لم يكن هناك بيانات وسجلات عن ذلك، لكنه من السهل أن تعتقد أنّك منتج لمجرد شعورك بأنك مشغول، إلى أن ترى ما قد أنجزته فعلًا. نعلم جميعنا أن تكون مشغولًا وأن تكون منتجًا هما أمران مختلفان، لذلك إذا كنت قادرًا على رؤية كيف تقضي وقتك، ستصبح أكثر مساءلة تجاه نفسك. كيف حللت ذلك؟ مواقع التعقب استخدم RescueTime لتعقّب جميع المواقع التي زرتها أثناء "عملي" ويرسل لي تقارير أسبوعية عن إنتاجيتي. لا يمكنني بعد الآن إنكار مشاهدة فيديو لثلاثة جِرَاء تقفز من بين الشجيرات مثلًا، لأنّ ذلك سيكون مدرجًا ضمن التقرير "30 دقيقة على يوتيوب". سيؤلمني ذلك لكني بهذه الطريقة أعلم فيما إذا كنت أفضل أو أسوء من الأسبوع الماضي اعتمادًا على أهدافي التي سجلتها، ويزودني كذلك بنسبة إنتاجيتي عن كل يوم. هل لاحظتم حتى الآن أنّ RecueTime هو فعليًا مديري؟ أعلم أنني لم أكن لأتمكّن من القيام بذلك لوحدي، لذا اعتمدت على برنامج للقيام بذلك، فنحن في العام 2019! التحدي 4: قائمة مهام طويلة أحبّ إعداد قوائم بالمهام، فذلك يُشعرني بأني قوية ومتماسكة وذكية والعديد من الصفات الإيجابيّة الأخرى. لكن في الواقع، قائمة المهام منهكة ولن تنتهي ابدًا، والغاية منها ليس القيام بجميع المهام، وإنّما الإبقاء على بوابة مستمرة من المهام التي عليّ إنجازها. استغرقت وقتًا طويلًا من الإحباط وعدم الإنتاجية لأفهم ذلك. كيف حللت ذلك؟ أضع فقط هدف إلى ثلاثة أهداف لليوم الواحد أضع فقط هدفًأ إلى ثلاثة أهداف لكلّ يوم وفقط، وإضافة أي هدف زائد سيجعل جدولي اليومي يبدو هكذا: 9 صباحًا: أشعر بالروعة بعد ممارسة الرياضة والفطور! سأكون منتجة جدًا اليوم، وسأنجز جميع ال12 مهمة التي عليّ القيام بها اليوم وابدأ بالغناء لنفسي. 10 صباحًا: أين ذلك الملف؟ 10:20 صباحًا: جديًا أين هو؟ كيف لا يظهر اسمه في البحث؟ 10:30 صباحًا: وجدته! عاد شعور الروعة، ارفعي المستوى. 10:33 صباحًا: تذكرت لما لم أنهيه البارحة، هيّا أكمليه. 11:45 صباحًا: استراحة. أصبحت الساعة 11:45 ولم أنجز حتى نصف مهامي. ابدأ الشك بأني لن أصبح ابدًا ناجحة، وابدأ التفكير بالاستسلام والحصول على وظيفة مؤقتة أكرهها، لأقرّر بعدها أنني أفضل الموت وأنا أحاول على أن أموت مللًا. 1:00 ظهرًا: الغداء. وربما كوبًا من القهوة لمساعدتي على التركيز. 2:20 ظهرًا: العودة إلى المهمة، سأتمكن من ذلك! 4:00 عصرًا: انتهيت منها! أنا رائعة ومنهكة كذلك. كيف أصبحت الساعة الرابعة؟ قمت بمهمة واحدة فقط؟! لو كان لدي هدفًا واحدًا فقط لليوم، عندها لن أقلق سوى على أمر واحد فقط. هدفي لليوم كان "البحث وكتابة مقال للمدونة عن التركيز والإنتاجية" هذا كل شيء، إذا تمكّنت من إنهاء هذا المقال فإنّ يومي كان مثمرًا، وغدًا هدفي الوحيد هو تدقيق ونشر هذا المقال. حفّزني ذلك بشكل كبير. وأي أمر آخر إضافي أتمكّن من إنجازه هو مكافأة، ولا داعي للجلوس والقلق بشأن باقي المهام على القائمة، والتي يمكنها الانتظار ليوم آخر. التحدي 5: انعدام وجود النتائج الكبيرة عند قيامنا بعمل مدرّج لا ندرك عادة أننا نتقدم نحو الأمام ابدًا. وهو جزء من سبب اعتقاد الكثير من الناس أنّه من الصعب القيام بهذا العمل. عندما لا نرى أشياء كبيرة تحدث في عملنا، من السهولة أن نعتقد أننا نقوم بالأمور بطريقة خاطئة أو أنّنا لا نقوم فعليًا بأي شيء. كيف حللت ذلك؟ أتعقّب النتائج الصغيرة وأتحمّس بشأنها. عندما أنجز هدفي لليوم أتحمّس اتجاهه، أخبر أي شخص بجميع النجاحات الصغيرة التي حققتها خلال هذا اليوم، أخبر صديقتي أو أمي أو أيّ من كان عالقًا في المصعد معي. إذا حققت أمرًا إضافيًا إلى جانب هدفي، مثل كتابة نص أو الإجابة على أسئلة مستقلّين آخرين أو إعداد الخطوط العريضة لمنشورات ضيوفي على مدونتي، أدرك ذلك واحتفل به. لن أشعر بهذه الطريقة ابدًا بأنني لم أفعل أي شيء، وأعلم تمامًا ما الذي قمت به، وإنهاء يومي بملاحظة إيجابية كذلك سيجعلني سعيدة ومتحمّسة صباحًا. ثلاث خطوات لتصبح أكثر تركيزًا وإنتاجية التركيز والإنتاجية هما مهارة كأي مهارة أخرى، هذا يعني أنهما يتطلّبان الممارسة والفشل والإصرار إذا أردت أن تصبح أفضل. ذكرت أهم التحديات القاتلة للتركيز والإنتاجية، لكني واثقة من أنك قادر على التفكير ببعض التحديات الأخرى الخاصة بك. لذا إذا كنت ترغب بأن تصبح أكثر إنتاجية إليك ثلاث خطوات عليك القيام بها لتحقيق ذلك، ويمكنك القيام بكلّ ذلك وإعداد خطة جديدة لليوم التالي خلال بضع ساعات: اصنع قائمة تحدّد فيها نقاط ضعفك: كن صادقًا مع نفسك، هل تغرق بأحلام اليقظة؟ هل تماطل حتى عند القيام بالمهام البسيطة؟ اصنع قائمة تحدد نقاط قوتك: هل أنت مصمم؟ هل أنت رائع بالمتابعة؟ هل قادر على التركيز بشكل كامل أثناء العمل؟ حمّل نقاط ضعفك على شيء آخر: استخدم RecueTime لأنّه يحل تقريبًا جميع التحديات التي تعيق إنتاجيتي. ما إن تعلم ما الأماكن التي تحتاج إلى بعض من المساعدة فيها، سيصبح من السهل وضع نظام مناسب لإصلاحها وإيجاد تطبيقات بإمكانها مساعدتك على إدارة وقتك بالطريقة التي تناسبك. ترجمة-وبتصرف-للمقال The Top 5 Enemies of Focus and How to Overcome Them لصاحبته Marisa Morby

المتوّقع منّنا كمساعدين عن بُعد هو التواجد على الإنترنت بشكل دائم لتلبية متطلبات عملائنا، لكن ذلك يؤثر سلبًا على الإنتاجية والصحة. لكن عندما يعتمد مخطط عملك على ذلك، هناك القليل من الخيارات المتوفرة لتكون قادرًا على أخذ استراحة بعيدًا عن الإنترنت دون أن تتأثر خدماتك بذلك، خاصة أنّك تحتاج إلى تسويقها باستمرار. لكن كيف يمكننا القيام بذلك عندما لا يتوقف عالم العمل عبر الانترنت ابدًا؟، الإجابة هي: أتمتة محتوى وسائل التواصل الاجتماعي. ستقدم لنا بريا هورتون عبر هذا المقال مجموعة من النصائح الفعّالة عن كيفية القيام بذلك. تقول بريا: هناك الكثير مما عليك فعله كمساعد عن بعد أو صاحب عمل عبر الإنترنت أو ما يشابه ذلك، الأمر الذي يجعلك غير قادرٍ على الابتعاد عن كل شيء متى ما أردت ذلك لتصفية ذهنك لبضعة أيام. خاصة إذا كان عليك التواجد يوميًا على منصات التواصل الاجتماعي أو كنت تقدم خدمات إدارة حسابات التواصل الاجتماعي، إذ عليك أيضًا الحرص على استمرار تواجد العملاء. نعلم جميعًا أهمية التواجد دائمًا على الانترنت والاستمرار بتقديم محتوى جذاب ومناسب، لكن هل يعني ذلك أنّنا لن نتمكن أبدًا من قضاء عطلة أو أخذ إجازة مرة أخرى؟ طبعًا لا، وهذا يعود جزء منه إلى تقنية بسيطة وجميلة تدعى الأتمتة! في البداية، ماذا تعني أتمتة نشر المحتوى على وسائل التواصل الاجتماعي؟ أتمتة نشر المحتوى على وسائل التواصل الاجتماعي هي تحضير عدد من المنشورات ثم جدولتها لتنشر أوتوماتيكيًا في وقت لاحق تحدّده أنت، ويمكنك القيام بذلك على جميع المنصات تقريبًا بما في ذلك فيسبوك وانستغرام وتويتر ولينكد إن وبينترست …إلخ. ستستمر بإعداد وكتابة المحتوى كما تفعل في العادة، لكن ستُعدّ وتكتب محتوى أكثر يكفي لتغطية كامل فترة إجازتك، سواء للقيام برحلة أو لقضاء الوقت مع أطفالك أو لمشاهدة التلفاز فقط. بعدئذٍ، ستستخدم الأدوات التي سنتحدث عنها عبر دليلنا هذا لجدولة جميع المنشورات وأخذ إجازتك في الوقت الذي تختاره. إليك كيف يمكنك أتمتة نشر محتواك على وسائل التواصل الاجتماعي عبر خطوتين بسيطتين: الخطوة الأولى: تحضير المحتوى إنّ الخطوة الأولى كما ذكرنا سابقًا لأتمتة محتوى وسائل التواصل الاجتماعي هو تحضير وتجميع عملك. قد يستغرق ذلك ساعة أو ثلاث ساعات تبعًا لطول المدة المراد جدولة المنشورات لها. يجب أن يكون لديك جميع المنشورات مكتوبة وجاهزة وكذلك الصور وأي روابط أو اقتباسات جميعها جاهزة للنشر. يمكنك استخدام مواقع الجدولة للقيام بذلك، مثل HootSuite أو PostPlanner أو أي مواقع جدولة أخرى. يمتلك HootSuite نسخة مجانية ويمكنك استخدامها لجدولة المحتوى على تويتر ولينكد إن وانستغرام ويوتيوب وغوغل بلاس وفيسبوك وحتى وردبريس، وبالتالي هو أداة رائعة لتغطية احتياجات على معظم المنصات. وهو واحد من مواقع الجدولة القليلة حاليًا والتي تمكّنك من الجدولة والنشر مباشرة على انستغرام. من المزايا الأخرى التي أحبها في HootSuite هو القدرة على الجدولة على منصات متعددة في الوقت نفسه، بالإضافة إلى إمكانية رؤية جميع المحتوى المجدول على شكل تقويم. PostPlanner هو موقع جدولة آخر أحبه. يمنحك القدرة على إعادة استخدام أكثر منشوراتك نجاحًا بسهولة، بحيث تتمكن من الحفاظ على أفضل منشوراتك لتعيد نشرها في المستقبل. يمكنك أيضًا كما في HootSuite النشر على عدة منصات في الوقت نفسه وكذلك رؤية محتواك المجدول على شكل تقويم بكل سهولة، لكنه يقتصر على فيسبوك وتويتر ولينكد إن فقط، لذا عليك أخذ ذلك في الحسبان. نصيحة: أنا لا أنصح باستخدام مواقع الجدولة لجدولة المحتوى على فيسبوك، لأن الخوارزمية التي يستخدمها فيسبوك قد تسبب الضرر على مدى وصول محتواك للمتابعين عندما يتم استخدام منصة أو طرف ثالث لنشر المحتوى، لذلك يفضّل أن تجدول محتواك عليه بشكل مباشر باستخدام أداة النشر المتوفرة في فيسبوك. يمكنك إيجاد ذلك الخيار بالذهاب إلى صفحة عملك على الفيسبوك ثم الضغط على "أدوات النشر" ثم "المنشورات المجدولة" ثم الضغط على "إضافة" في الأعلى، كما موضّح في الصور التالية: الجدولة على فيسبوك (الخطوة الأولى): الجدولة على فيسبوك (الخطوة الثانية): الجدولة على فيسبوك (الخطوة الثالثة): الخطوة الثانية: جدولة المحتوى الآن بعدما أن قمت بتحضير محتواك وأصبح جاهزًا للنشر، الخطوة التالية هي جدولته ليتم نشره. لجدولة محتواك اتبع الاستراتيجية التي تتبعها عادة للنشر على وسائل التواصل الاجتماعي. على سبيل المثال، إذا كنت تنشر مرة واحدة في اليوم على فيسبوك وأربع مرات في اليوم على تويتر ومرة واحدة في اليوم على انستغرام ومرة واحدة كل بضعة أيام على لينكد إن، استمر باتباع نفس هذا الأسلوب لجدولة منشوراتك للفترة القادمة. الشيء الرائع في HootSuite كما ذكرت سابقًا هو أنّه أحد مواقع الجدولة القليلة القادرة على النشر تلقائيًّا على انستغرام دون الحاجة إلى أن تتلقى تنبيهًا عندما يحين موعد النشر لتقوم أنت بذلك وتفتح التطبيق. هذا يعني أنك تستطيع جدولة جميع محتواك على انستغرام لينشر لاحقًا بشكل مباشر على انستغرام دون الحاجة إلى أن تفعل أي شيء آخر سوى جدولته. إليك بعض من نصائحي المفضلة لأتمتة وجدولة محتواك: 1. لا مشكلة في إعادة الاستخدام إعادة استخدام أفضل محتوى لديك هي طريقة رائعة لإعادة توظيف المحتوى والمنشورات التي سبق أن حققت نجاحًا لك. بالإضافة إلى ذلك سيمكّنك هذا من إعادة عرض أفضل محتوى لديك لمتابعين جدد، لأن خوارزميات معظم المنصات تمنع المتابعين من رؤية جميع منشوراتك، وبالتالي هي طريقة رائعة لعرض محتواك السابق على متابعين جدد. تمتلك العديد من مواقع الجدولة حتى أداة "لإعادة الاستخدام" لتجعل إعادة جدولة منشوراتك الناجحة أمرًا سهلًا. 2. لا تنس استخدام الوسوم (الهاشتاغات) إنّ الهاشتاغات مهمة جدًا لأنها تسمح لأشخاص آخرين خارج دائرة متابعينك برؤية محتواك. فعبر استخدام الهاشتاغات يمكن للأشخاص الوصول إلى محتواك بطرق مختلفة، بما فيها الضغط على نفس الهاشتاغ ضمن منشور آخر لشخص آخر، وبالتالي الوصول إلى منشورك باستخدام الهاشتاغ نفسه. يسمح انستغرام للأشخاص بمتابعة الهاشتاغات، وبالتالي تظهر المنشورات الرائجة الحاوية على هذا الهاشتاغ في صفحاتهم الشخصية. فإذا كان أحد الهاشتاغات التي تستخدمها في منشورك متابع من قبل شخص ما، هناك احتمال أن يظهر منشورك لديه دون أن يكون أحد متابعينك. وإذا كنت تستخدم هاشتاغات وأصبح منشورك رائجًا كفاية، فإنّه يمكنه الظهور في قائمة أفضل تسع منشورات أو في صفحة الاستكشاف الخاصة بأحد هاشتاغاتك أو أكثر. ويجب أن يكون ذلك هدفك الأول في كل منشوراتك على انستغرام، كونه الطريقة الأفضل ليتمكن أشخاص جدد من إيجاد محتواك ومتابعتك. إذا كنت في العادة تضع الهاشتاغات في التعليق الأول على منشوراتك في انستغرام، عليك التخلي عن ذلك الأسلوب عند جدولة منشوراتك (ولا تعطيك معظم الأدوات خيار جدولة التعليق الأول على انستغرام). إذا كنت قلقًا أن يبدو منشورك على انستغرام غير منظّمًا بسبب اختلاط كتاباتك وهاشتاغاتك، إليك هذه النصيحة البسيطة: اترك فراغًا (ثلاث أو أربع أسطر) بين كتاباتك والهاشتاغات، سيساعد ذلك منشورك ليبدو أكثر ترتيبًا وتنظيمًا وأقل تشابكًا. 3. اجعل التجميع والجدولة عادة لك لا تدع القيام بذلك يقتصر فقط على العطل الصيفية والأعياد. أقوم بتحضير المحتوى وجدولة جميع المنشورات الخاصة بي بوقت مسبق على الحسابات الخاصة بي وكذلك على حسابات عملائي، وأقوم بذلك عادة لأسبوعين أو حتى أحيانًا لشهر مُقدّمًا. يوفر ذلك عليّ الكثير من الوقت، وأخصص بالعادة عّدة ساعات أسبوعيًا للقيام به. احرص فقط على أن يكون لديك خطة قبل أن تجلس وتبدأ بجدولة منشوراتك. استغرق الوقت الذي تحتاجه لمعرفة أي نوع من المحتوى ستنشر، ما هي الرسومات والصور التي عليك تحضيرها وأي نوع من المحتوى عليك تجميعه (إيجاد روابط لمقالات ذات صلة أو البحث عن إحصائيات واقتباسات مثيرة للاهتمام ...إلخ). ثق بي، من السهل أن يغمرك ذلك إذا لم يكن لديك خطة واضحة في عقلك قبل أن تبدأ. لكن اعلم أنّ وسائل التواصل الاجتماعي هي حليفك وليست عدوّك. العبرة الأهم من هذا المقال هي أن تدرك أنّه يمكنك أن تبتعد عن وسائل التواصل الاجتماعي والانترنت دون أن يتضرر عملك بذلك. عليك فقط إتباع الخطوات الصحيحة والتخطيط مسبقًا، ولن يدرك متابعينك حتى أنّك في عطلة على الشاطئ وبدون تغطية منذ أربع أيام. لن تساعدك الأتمتة على الابتعاد قليلًا والقيام بمغامرات خططت لها طويًلا فقط، بل يمكنها أيضًا تزويدك بالوقت الإضافي في جميع الأيام على مدار السنة. هي واحدة من أكثر أقسام روتيني الأسبوعي فائدة، فبتخصيص بضع ساعات لجدولة المحتوى الخاص بي أسبوعيًا، أصبح لدي مرونة وحرية أكبر خلال أيامي كي لا أقلق بشأن التواجد يوميًا على الانترنت. هل لديكم أي نصائح لأتمتة محتوى وسائل التواصل الإجتماعي بشكل أفضل؟، شاركونا في التعليقات. ترجمة -وبتصرف- للمقال A Virtual Assistant’s Guide to Automating Social Media Content لصاحبته Mickey Gast

بدأ الصيف واندماجنا في أجواءه الممتعة لكن ذلك لا يعني أنّ العمل سيتوقف. شاركتنا ليزا رولينز أفكارها الأسبوع الماضي عن كيفية العمل خلال عطلة أطفالك الصيفيّة، وسنتحدث اليوم عن موضوع آخر عن الصيف: كيف تحافظ على تركيزك أثناء سفرك وعملك عن بُعد. كارولين بيترسون هي خبيرة في السفر والتجوّل حول العالم إلى جانب تطوير عملها كمستقلّة، وستعلّمنا من خلال هذا المقال كيفية الموازنة ما بين العمل والسفر. تقول كارولين: حيث يمكن لمتطلّبات السفر خاصة إلى أماكن بعيدة كما أفعل أنا أن تكون مرهقة جدًا عقليًّا وجسديًّا، وآخر أمر أرغب بفعله عند وصولي إلى وجهتي في بعض الأحيان هو العمل على حاسوبي المحمول. سافرت خلال العام الماضي لوحده فقط إلى سبع دول وأربع ولايات مختلفة لزيارة عائلتي، وأشعر في معظم الأحيان أنّني مشتتة في اتجاهات كثيرة مختلفة ما بين رغبتي في السياحة وقضاء الوقت مع العائلة ومواعيد التسليم الواجب الالتزام بها والتواصل مع العملاء وكتابة المحتوى. يكمن السفر في إيجاد التوازن وهو نوعًا ما شعاري في الحياة، حيث وجدت أنّ السماح لنفسي ببعض المرح مع المحافظة على التزاماتي في العمل، يحقق معدل نجاح أعلى بكثير ويؤدي إلى توازن أفضل ما بين العمل والحياة، ومن لا يريد ذلك؟ هذه بعض من نصائحي بعد سنوات عديدة من التجارب والأخطاء: 1. ضع جدولًا لأعمالك أضعُ جدولًا لأعمالي قبل سفري، آخذةً في الحسبان أي التزامات سفر ضروريّة مثل مدة الرحلة. فعندما أرى مواعيد اجتماعاتي والتزاماتي المسبقة والأنشطة الترفيهية التي أستطيع حجزها جميعها معًا على جدول أعمالي، احصل على لمحة جيدة عن خط سير الرحلة بشكل عام. ثم أضيف إلى جدولي مهام العمل التي أعلمُ مُسبقًا أنّ علييّ إنهائها أثناء سفري، واستخدم لذلك أداة جدًا فعّالة وبسيطة لإدارة المشاريع تدعى Asana، والتي تحوي تقويمًا يملك خيارًا لضبط ونقل المهام اليوميّة من يوم إلى آخر. فمثلًا، إذا حصل شيء ما غير متوقع صباح يومٍ كنت قد خططت فيه للقيام بتنسيق بعض الصور، انقل المهمة ببساطة إلى يومٍ آخر أو على أقل تقدير أصبح على معرفة أنّ عليّي القيام بهذه المهمة في فترة ما خلال هذا اليوم،وفعلًا مثّلت Asana منقذاً رائعاً لي ولعملي خلال سفري. نصيحة: ضع في حسبانك أنّ الأمور عرضة للتغيّر، والمرونة هي المفتاح. 2. اضبط منبهك (حتى في العطل) لا أستطيع أن أقرر فيما إذا كنت شخصًا صباحيًّا أم لا، لكنّني أريد أن أكون كذلك. فعندما أستيقظ باكرًا، دائمًا ما أنجز أكثر وأشعر أنّني كذلك. ويؤكّد أهم رجال وسيدات الأعمال على ذلك وعلى كون الاستيقاظ المبكر هو أحد أسباب نجاحاتهم الكبيرة. الالتزام بروتينٍ صباحي هو أمرٌ هام أثناء السفر، حتى ولو اقتصر الأمر فقط على الاستيقاظ والذهاب إلى النادي الرياضي، فهذا يجعل يومي يبدأ بنشاط ويحثني ويدفعني إلى إنجاز المزيد والمزيد. الصباح هو أيضًا أكثر الأوقات هدوءًا للكتابة وتحديث حساباتي على منصات التواصل الاجتماعي، لكن هل أنا مثالية في ذلك؟ طبعاً لا. لكن مرة أخرى، المفتاح هو في السعي إلى تحقيق ذاك التوازن. نصيحة: مارست لسنوات ما تعلمته من قراءة كتاب "الصباح المعجزة" لهال إلرود، يتحدّث الكتاب باختصار عن أنّ تخصيص الساعة الأولى من صباحك لنفسك يجهّزك لتكون أكثر إنجازًا خلال اليوم. 3. استغل مدة رحلة السفر اعتدنا أنا ومديري السابق على المزاح طوال الوقت حول إنجازنا لمهامٍ أثناء رحلتنا على متن الطائرة أكثر مما ننجزه في المكتب، وهناك بعض من الحقيقة في ذلك. فلا شيء يضاهي أن تكون محتجزًا داخل أنبوب معدني وتجتاز مئات الأمتار في الساعة نحو وجهتك لتنجز بعض من الأعمال. وأصبح من السهل أكثر من أي وقت مضى متابعة البريد الإلكتروني والقيام ببعض أعمال الكتابة مع توفر الانترنت في الطائرات والقطارات. فأنا أُبقي خلال أسابيع سفري على بعض من منشورات مدونتي لأنجزها على متن الطائرة واثقة من أنني سأقوم بالمزيد في مكان خالي من مصادر الإلهاء. وحاليًّا، إذا استطعت إبقاء نفسي ملتزمة كفاية للابتعاد عن إغراء الحلويّات وأحدث الأفلام المعروضة خلال رحلتي، أعدُّ ذلك نصرًا! نصيحة: إذا كنت مسافرًا على متن رحلة طويلة مدتها أكثر من 10 ساعات، راعِ الاختلافات في المناطق الزمنية وكن لطيفًا مع نفسك، فقد وجدت أنّ السفر إلى آسيا حيث أُفوّت فعليًّا يومًا كاملًا، هو أسهل بكثير من اكتساب عيون حمراء نتيجة للنعاس عند السفر من الساحل الغربي عودةً إلى فورت لاوديردال في فلوريدا شرقًا. 4. اختر مكانًا مختلفًا للعمل اعرف خدعة أخرى للحفاظ على الإنتاجيّة ألا وهي الخروج إلى وسط ومحيط جديد للعمل، حتى ولو كان مجرد مقهى قريب. فأنا معروفة بأخذي حاسوبي المحمول إلى الحديقة أو إلى مطعمٍ مُطّل على الشاطئ أو خارجًا على السطح أو حتى داخل سيارتي، حيث كل ما أحتاجه هو الهدوء، أو أي مكان آخر يمكن أن ينفع! وفي بعض الأحيان، تحتاج إلى الخروج فقط لتأخذ قسط من الراحة. فالأمر الجنوني في العمل ضمن مجال إبداعي هو أنّ أفضل أفكارك تأتيك أحيانًا خلال الأوقات التي لا تعمل فيها، فبعد ما أن تصبح وأخيرًا مسترخيًا ينشط إبداعك ويصيح لك "وجدت الآن فكرة تساوي مليون دولار يا صديقي!" لذلك، اذهب في نزهة أو احتسِ مشروبًا مع زوجتك على الشاطئ أو استمتع بشروق الشمس مع دفتر يومياتك، أراهنك أنّ بعض أفضل أعمالك ستحدث بعد ذلك. نصيحة: ابحث عن مقهى قريب من وجهتك قبل سفرك، هل يوجد شخص آخر يفعل ذلك؟ ففي آخر رحلة لي إلى فيغاس لزيارة عائلتي، بحثت مُسبقًا ووجدت مقهى يبعد باستخدام Uber ما يساوي 5 دولار عن مكان إقامتي في حال أردت الخروج. 5. افعل ما تستطيع عندما تستطيع اعتدت على تمتمت هذا الشعار لنفسي أثناء تدريبي لمارثوني النصفي الثالث، لأنّ الحياة كما نعرف هي أيضًا ماراثون؛ ولم يكن الأمر يتعلق بعدد الأميال التي ركضتها على الأرصفة ذاك اليوم وإنّما بخروجي وقيامي بذلك. ويمكن قول الشيء نفسه عن السفر والعمل عن بُعد. لا تكون الظروف أحيانًا مثاليّة، فأحيانًا يكون محيطك مليئًا بعوامل تشتيت لا تنتهي وأحيانًا تكون متعبًا وتغفو في مطعم، لذا تمهّل وخذ استراحة أو غفوة أو نفسًا عميقًا أو أي شيء قد يحتاجه جسدك في تلك اللحظة، ثم عُد بقوّة عندما تستطيع. نمتلك في الكثير من الأحيان عقلية كل شيء أو لا شيء، على سبيل المثال إذا لم أتمكن من كتابة كل هذا المنشور خلال ساعتين لن أتمكّن أبدًا من إنهائه، إذا لم أُجدول حساباتي على وسائل التواصل الاجتماعي عن كامل الشهر هذه الليلة فإنّني لن أفعل ذلك مطلقًا، نحن مخطئون ومذنبون بهذا التفكير ونعدُّ أنفسنا للفشل من خلاله. إذا توترت اتجاه ابنة أخيك ذات الأربعة أعوام وهي تستدرجك للعب معها أو أردت الانضمام إلى عشاء مفاجئ غير مخطط له مسبقًا، خُذ استراحة! انظر إلى جدول أعمالك واعلم أنك تستطيع العودة إليه لاحقًا؛ فمرّة أخرى، هذا هو جمال العمل عن بُعد، والمفتاح هو في العودة إلى العمل وهو القسم الصعب. نصيحة: استخدم تقنية دمج المهام ليصبح من الأسهل عليك العودة إلى مهمتك إذا كنت قد انسحبت منها سابقًا، فمثلًا أقوم بوضع جدول أعمالي أثناء ردّي على البريد الإلكتروني أو كتابة المنشورات أو جدولة حساباتي على وسائل التواصل الاجتماعي أو تعديل الصور ...إلخ. أجد دائماً في كل رحلة طُرقًا جديدة للتوفيق ما بين سفري وعملي عن بعد، أخبرونا ما الذي نفع معكم؟ هل يوجد لديكم أي نصائح أخرى لأخذها بالحسبان؟ شاركنا تجربتك بالتعليقات. ترجمة -وبتصرف- للمقال How to Stay Focused When You’re Traveling and Working Remotely لصاحبته Mickey Gast

لا يختلف البدء بالعمل كمساعد عن بعد عن البدء بأي عمل آخر، فعليك أن تملك مهارة ما قابلة للتسويق تستطيع تقديمها لزبائنك مقابل مبلغ معين. يمكنك أن تبدأ بتقديم خدمة واحدة ثم يمكنك أن تضيف إليها خدمات أخرى مع مرور الوقت، أو يمكنك الالتزام بخدمة واحدة ضمن مجال واحد وتتقاضى عليها أجرًا أعلى مقابل خبرتك المميزة؛ يعود الاختيار لك. بغض النظر عن مدى تخصص الخدمات التي تقدّمها كمساعد عن بعد، لا يزال عليك أن تكون ملمًّا بكل الجوانب نوعًا ما عندما يتعلق الأمر بإدراة عملك الخاص، ويشمل ذلك المبيعات والمحاسبة وخدمة الزيائن والعمل على وردبريس؛ ففي حياة رائد الأعمال المستقل، هنالك دائمًا شيء جديد لتتعلمه. وفي الواقع هناك الكثير من الأمور لتتعلّمها ومن الصعب تحديد من أين عليك أن تبدأ، وهو أمرٌ أقل ما يمكن وصفه بالغامر. وصراحة لن تتوقف عملية التعلّم هذه أبدًا، واعتقد أنّ هذا الجزء هو ما يجذب الناس لفكرة أن يصبحوا مساعدين عن بعد، فهناك تنوع مستمر وكل يوم مختلف ويحمل تحديًّا جديدًا. هناك سؤال واحد يتكرر دائمًا وهو "من أين عليّ أن أبدأ؟"، ما هي مهارات العمل التي أحتاج إلى تطويرها أولًا والتي ستفيد عملي على المدى الطويل؟ وهو تمامًا ما سنتحدث عنه من خلال هذا المقال، والذي استخلصت أجوبتي فيه من مكانين: خبرتي الشخصية والتي اكتسبتها من خلال عملي مع العشرات من أصحاب الأعمال الصغيرة على مدار الستة أعوام الماضية. مشاهداتي لمساعدين عن بعد آخرين خلال تطويرهم لأعمالهم سواء الناجحين منهم أو المتخبطين. قبل أن أبدأ بأجوبتي، يجب أن أذكر سؤالًا آخر يستمر في الظهور من حين إلى آخر: هل عليّ أن أتقن جميع هذه المهارات أو يمكنني أن أوَلّي بعضها لشخص آخر؟ وهو سؤال رائع. طبعًا يمكنك أن توظّف أشخاصًا آخرين للقيام ببعض من هذه المهارات التي تحتاجها لإدارة عملك، وأحد الأمثلة الرائعة عنها هو المحاسبة. لكن على الرغم من أنّه لا بأس في توظيف محاسب لمساعدتك في تسجيل تعاملاتك وإعداد تقاريرك السنوية، فهذا لا يعني ذلك عدم حاجتك لمعرفة أساسيات المحاسبة؛ فمهما كانت الظروف، عليك دائمًا أن تفهم الأرقام القائم عليها عملك. ينطبق الأمر كذلك على مهارات البيع، حيث يمكنك توظيف مندوب مبيعات ليتولى إرسال الإعلانات للعملاء المحتملين ومتابعة المكالمات الهاتفية، لكن عليك - في مرحلة ما- أيضًا تطوير مجموعة من مهارات البيع الخاصة بك. أعلم أن البعض منكم سيجادلني وسيتساءل ما الفائدة من تضييع الوقت لتعلّم أحد مهارات عملي التي أستطيع توكيلها لشخص آخر واستخدم ذلك الوقت للقيام بما أمهر به عوضًا عن ذلك؟ يعود ذلك لسببين، الأول لا أحد سيهتم بعملك فعلًا كما تهتم أنت، والسبب الثاني هو أنّه من الصعب عليك معرفة فيما إذا كان ذاك الشخص يقوم بمهمته كما يجب إذا لم تكن تعرف أصلًا كيفية القيام بذلك. على سبيل المثال، وظّفت محاسبة منذ عدة أشهر، وكانت أولى المهام التي أوكلتها إليها هي إعداد مخطط بحساباتي وضرائب المبيعات، ولأنّني على معرفة بأساسيّات المحاسبة تمكنت بسرعة من اكتشاف قيامها بذلك بشكل خاطئ واستطعت تدارك الوضع قبل أن يتحوّل إلى كارثة. تخيّلوا لو أنّني تركتها تستمر بذلك لشهور أو حتى لسنة قبل أن أتمكّن من اكتشاف أنّها غير مناسبة للعمل، وكم من الأضرار حينها كان سيتوجّب عليّ تصحيحها وكم كان من الممكن أن يكلفني ذلك؟ انتبه إلى ما يحدث في عملك ولا تديره بإيمان أعمى، فبعضٌ من الثقة مفيد أما الجهل التام سيسبب لك الأذى. 7 مهارات مهنية للمساعدين عن بعد قد تبدو عملية تعلّم جميع هذه المهارات الجديدة التي يحتاجها المساعد عن بعد في البداية نوعًا ما هائلة، خاصة إذا كنت جديدًا في المجال، لكن عُدَّ ذاك العمل الجاد على أنّه الأساسات التي ستدعم نمو عملك خلال السنوات القادمة وستبقيك على المسار الصحيح. 1. القدرة على التخطيط ووضع الاستراتيجيات إذا كنت تمتلك رخصة للقيادة، فإنّك تتذكر غالبًا بدايات تعلّمك للقيادة. فهل تتذكر عندما تعلمت أنّ عليك النظر أمامك بعيدًا أثناء قيادتك وليس فقط على بُعد 10 أقدام أمام سيارتك؟ فمن الأسهل عليك رؤية إلى أين تتجه عندما تنظر أمامك إلى مدى أبعد، وستتمكن من تحديد الفرص الجديدة والمخاطر المحتملة بشكلٍ أفضل ومُسبق. وينطبق هذا المفهوم نفسه على عملك كمساعد عن بعد. من السهل عليك جدًا كرائد أعمال مستقل أن تنخرط وتنشغل بالعمل الذي أمامك الآن، وتؤجّل التفكير بما سيحدث غدًا أو الأسبوع القادم. أنا أتفهّم ذلك وأعلم أنّ أسهل طريقة لتخفيف التوتر عندما تكون مشغولًا وغارقًا بالعمل هو تناسي بعض الأمور. لكن إذا أردت بناء وتنمية عملك كمساعد عن بعد، عليك تطوير قدرتك على التخطيط ووضع الاستراتيجيات، فهي أهم مهارات المساعد عن بعد التي يمكنك تطويرها. يعني ذلك النظر على بُعد ثلاث أو ستة أو 12 شهر في طريقك، وترّقب التحديات والفرص التي تستحق انتباهك. 2. وضع المهام المدرّة للدخل في الأولويّة خُذ هذه النصيحة من شخص تعلّمها بالطريقة الصعبة، إذا لم تركّز على المهام المدرّة للأرباح فإنّ دخلك سيتضرر بشكل كبير جدًا، ومن الممكن أن تخسر عملك. سيتواجد دائمًا الكثير من المهام والأمور التي عليك القيام بها كمساعد عن بعد أو كصاحب عمل، لكن ليست جميعها تستحق نفس المستوى من تركيزك. فبعضها هام لنمو وتطوّر عملك على المدى القريب والبعيد، أما بعضها فيُصنّف كمهام ومشاريع روتينيّة يمكنك القيام بها في أيّ وقت. لا تسيئوا فهمي، فأمور مثل التنظيم ومنصات التواصل الاجتماعي وإعادة تصميم وتطوير موقعك هي أمور هامة، لكنّها ليست المسؤولة بشكل مباشر عن إنتاج الأرباح. قبل القيام بأي شيء آخر، ركّز على العمل المسؤول بشكل مباشر عن إدرار المال والأرباح التي تحتاجها للإبقاء على سير ووجود عملك. 3. توقف عن تعدد المهام وابدأ بدمجها نقع جميعنا في شرك تعدد المهام. اعتقدت لمدة طويلة أنّه عليّ أن أصبح أفضل بإدارة عدة مهام معًا بشكل عفوي، لكن عند مرحلة ما أصبحت سيئًا جدًا في التركيز على مهمة واحدة فقط، لدرجة أنّني كنت انتقل من مهمة إلى أخرى كل 5 أو 10 دقائق، مُتنقّلًا ما بين مشروعين أو ثلاثة مشاريع مختلفة معًا في نفس الوقت. شعرت أنني مشغول وأجري من مكان إلى آخر وكأنني قد فقدت عقلي، لكنني لم أكن فعليًّا أقوم بالكثير من العمل. ما تعلّمته من خلال خبرتي هو أنّ فائدة قليلة جدًا تأتي من تعدد المهام، وأنّه دائمًا ما يؤدي إلى ضياع في الإنتاجية وتكرر الأخطاء. التخلّي عن عادة تعدد المهام هو ليس بالأمر السهل ويتطلّب الكثير من العمل والإصرار. تَعلُّم التركيز على مهمة واحدة في وقت واحد هو السر، وفي الواقع هو أحد أهم مهارات المساعد عن بعد التي يمكنك تطويرها. أنا ملتزم حاليًا بتطوير قدرتي على توجيه تركيزي نحو اتجاه واحد أكثر من أي وقت مضى، وترك ذلك تأثيرًا إيجابيًّا على مستوى إنتاجيتي. ما أن تتقن مهارة التركيز على مهمة واحدة، ستبدأ التفكير بالبدء بدمج المهام. سمعت لأول مرّة عن مفهوم دمج المهام عندما كنت استمع إلى بات فلين. كان هذا المفهوم الذي تحدث عنه بسيط نوعًا ما: عوضًا عن التنقل بين المهام الصغيرة، حاول القيام بالمهام المتماثلة منها خلال جلسة واحدة. على سبيل المثال إدارة البريد الإلكتروني، وهو أحد المهام الشائعة التي يستطيع أن يؤدي دمج المهام فيها إلى أثر كبير. يجيب معظمنا على رسائله مباشرة ما إن تصله، وتبعًا لمدى انشغالك سيعني ذلك فتح بريدك الإلكتروني 10 إلى 20 مرة في اليوم فقط لتقرأ وتجيب على رسالة واحدة، وهذا قد يعني أيضًا تَفقُّد هاتفك أكثر من 20 مرة في اليوم. وهو أمر غير فعّال إلى حد كبير جدًا. حدّد عوضًا عن ذلك جلسة أو جلستين في اليوم في وقت محدد لتفقد الرسائل والإجابة عليها، ممكن مثلًا مرة صباحًا ومرة أخرى عصرًا. يمكنك حتى التفكير بتفعيل خاصية الإجابة الأوتوماتيكية لتُعلم من يراسلك أنّك لن تجيب فورًا. إليك موازنة ما بين مجريات يوم عادي قبل وبعد دمج المهام: قبل دمج المهام: 7 صباحًا - تفقُّد رسالة من عميل والإجابة عليه. 7:45 صباحًا - تنظيم مهامك على Trello. 8:00 - أعمال العميل. 9:00 - تفقد رسائل العملاء والإجابة عليها. 10:00 - تحديث حسابات منصات التواصل الاجتماعي. 10:10 - تفقّد رسالة من عميل والإجابة عليها. 10:45 - أعمال العميل. 11:30 - مكالمة مع العميل. 12:00 - الغداء. 12:45 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها. 1:15 - أعمال العميل. 2:45 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي. 3:00 - إعداد اقتراح. 4:00 - تفقد رسائل العملاء والإجابة عليها. 4:30 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي. بعد دمج المهام: 7 صباحًا - أعمال العميل. 9:30 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها. 10:00 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي وجدولتها على مدى الأسبوعين القادمين. 11:15 - جدولة مكالمتين هاتفيتين مع العميل. 12:00 الغداء. 12:45 - أعمال العميل. 4:00 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها. 4:30 - تحديد المهام الأهم ليوم غد. قد يبدو لك للوهلة الأولى أنّك تقوم بنفس الحجم من العمل، وذلك صحيح، لكن ما تقوم به بشكل مختلف هو تخفيض عدد المرات التي تتنقل فيها بين المهام، مما يوّفر الوقت ويزيد التركيز والإنتاجيّة. يجب أن يكون دمج المهام استراتيجية سهلة التطبيق بالنسبة لمعظم المساعدين عن بعد، ببساطة كل ما عليك فعله في حال كنت قد بدأت بمهمة هو أن تنجز قسمًا أكبر منها خلال الوقت نفسه. 4. تعلم التواصل بشكل أكثر فعالية لندخل إلى صلب الموضوع مباشرة, التواصل هو مهارة أساسيّة لكل المساعدين عن بعد. وعدد المرات التي أدركت فيها أنّ عليّ تطوير هذه المهارة لا يحصى. لا يمكنك أبدًا أن تكون ماهرًا كفاية في التواصل، فهناك دائمًا شيءٌ جديد لتتعلمه وتحسّنه في كل مرة تحتاج فيها مثلًا إقناع عميلك بأفكارك أو تحديد أجرك. لعلّى أهم ما عليك تذكره دائمًا لتحسين قدرتك على التواصل هو أنّ 50% من التواصل يكمن في الاستماع، فالاستماع يزيد من مبيعاتك ويساعدك على حل المشاكل بشكل أفضل ويحسّن قدرتك على تلبية احتياجات عملائك. 5. طور مهاراتك في البيع مهما كان تخصصك كمساعد عن بعد، سواء في بيع العقارات أو في العمل على ووردبريس أو وسائل التواصل الاجتماعي، فإن عملك يتمحور دائمًا حول البيع. إذا كنت قادرًا على إقناع عملائك وزبائنك المحتملين بأن ما تقدمه لهم، سواء منتج أو خدمة، قادر على تحسين حياتهم أو عملهم فأنت تمتلك مهارة رائعة. قد تبدو فكرة أن تكون ماهرًا في المبيعات فكرة مخيفة، خاصة إذا كنت تكره ذلك المجال مثلي، لكن لا داعي لذاك الخوف. فأنا لا أعني أنّ عليك الذهاب من بيت إلى آخر لتسوّق منتجاتك، أن تكون جيدًا في المبيعات هو أبسط من ذلك بكثير. ما يتطلّبه الأمر في الواقع لتكون جيدًا في المبيعات هو عنصرين اثنين: كن على طبيعتك، فشخصيتك وخصالك الفردية سيساعدانك بشكل كبير على جذب الزبائن المناسبين. فمهما كانت شخصيتك سواء كنت متقدًا أو هادئًا أو عطوفًا أو دقيقًا أو شخص عادي، فإن تلك الشخصية الخاصة بك هي التي ستجذب العملاء، لتقديرهم لها. تخلّى عن فكرة أن تلائم وتغير شخصيتك وفقًا للمواقف المختلفة فلا أحد يجيد ذلك. عبّر عن قدراتك. مهما كان ما تبدع به سواء العمل على ووردبريس أو التسويق عبر منصات الوسائل الاجتماعي، عليك أن توصل ذلك لعملائك، سواء صوتيًا أو عبر الفيديو أو الكتابة. عليك فقط أن تجد الطريقة التي تناسبك وأن تلتزم بها. يجب ألا تكون مهارات البيع مخيفة أو معقدة، كل ما عليك فعله لتطور عملك كمستقل هو عرض قدراتك ومشاركة إمكانياتك. اخبر الناس كيف تستطيع مساعدتهم وافعل ذلك والتزم به. 6. تعلم أساسيات المحاسبة «أعلم أنّ المحاسبة هي ليست المجال المفضل لدى الجميع، لكن علينا أحيانا القيام بالمهام التي لا نستمتع بها.» ضع عدم محبتك للأرقام جانبًا، فهناك العديد من الفوائد من تعلم أساسيات المحاسبة ومتابعة سجلات عملك. سيساعدك ذلك لتصبح أكثر دراية بما يحدث في عملك، فعوضًا عن الاعتماد على حدثك وذاكرتك ستكون قادرًا على: تحديد العملاء والمشاريع الأكثر فائدة. التمييز بين العملاء الذين يتأخرون بالدفع والعملاء الموثوقين. فهم أي من أعمالك كمساعد عن بعد هو الأكثر إدرارًا للربح وفي أي جزء من السنة تصل معظم تلك الإيرادات. معرفة متى تتجاوز مصاريفك قدرتك أو تؤثر على ربحك. معرفة أي من العملاء مناسبين لرفع تقييماتك. أعتقد أنك ستوافقني الرأي عندما أقول أن كل من هذه العوامل هو هام بحد ذاته. فكلما كنت على دراية أكبر بالأرقام والإحصائيات القائم عليها عملك كلما زاد معدل واحتمال نجاحك. حتى وإن كنت غير متأكدًا من قدرتك على قراءة موازنة أو جدول إيرادات، من الجيد أن تتعلم كيف تستنتج وتفهم الأرقام الأهم والأكثر قدرة على التأثير على مسار وتطور عملك. 7. التزم بالتطور على الصعيدين الشخصي والمهني يسير عملك كمساعد عن بعد دائمًا في أحد اتجاهين، إما إلى الأمام أو إلى الخلف، ولا يوجد ثبات أبدًا، فالوقت لا يتوقف. إذا فشلت في تحقيق التطور حتى ولو كان بسيطًا، فإنك بذلك خسرت أحد أثمن أصولك وممتلكاتك. ذكرت هذه "المهارة" في آخر القائمة، لأن الالتزام بالتطور الشخصي والمهني لديه التأثير الأكبر على عملك أكثر من أي عامل آخر. لكن ما هو التطور الشخصي والمهني وكيف يبدو؟ هو السعي الدائم إلى المعرفة والرغبة بالتحسن المستمر. هو الرغبة بالوصول إلى الكمال في مهنتك، هو أن تصبح أفضل في القدرة على البيع وأفضل في التواصل وأكثر قدرة على فهم أرقام عملك، وهو القدرة على حل المشاكل بشكل أفضل والقدرة على تقديم قيمة أكبر لعملائك. إنّ الالتزام بالتطور الشخصي والمهني يعني أن تصبح مساعد عن بعد وصاحب عمل اليوم أفضل مما كنت عليه البارحة. «تطوير مهاراتك كمساعد عن بعد يفيدك ويفيد عملائك.» بدأ عدد كبير من الأشخاص بما فيهم أنا العمل كمساعد عن بعد كهواية وكطريقة لجني بعض المال الإضافي أو لتوفير بعض المال للقيام برحلة ما. إذا كان عملك كعملي فإنك غالبًا بدأت في البداية بالقيام ببعض الأعمال للأصدقاء والعائلة، ثم تطورت الأمور ببطء وقبل أن تدرك ذلك بدأت باستلام مشاريع لأصدقاء أصدقائك وأقاربك البعيدين. ثم بدأت بتحصيل بعض من الأرباح الصغيرة في البداية إلى أن استلمت مشروعًا كبيرًا، وحتى قبل أن تدرك ذلك. إلى أن تدرك أنّ هذا العمل الجانبي كمساعد عن بعد تطور وتحول إلى عمل حقيقي، وأصبحت بحاجة إلى إنشاء باقات ووضع الأسعار وتوظيف محاسب وتحسين موقعك الإلكتروني، وفجأة أصبح لعملك نفقات متكررة ولم يعد يشتمل على المبيعات فقط. يمكن للعمل كمساعد عن بعد أن يتحوّل من عمل جانبي إلى عمل بدوام كامل بسرعة كبيرة جدًا، لكن عليك عندها أن تتخذ القرار: هل ستستمر بتطوير هذا العمل لتحوّله إلى أمر مهم وتترك عملك العادي السابق، أم ستدعه يتعثر ويعود إلى البداية؟ تعتمد إجابة ذاك السؤال على مدى التزامك بأن تصبح مساعد عن بعد أفضل، ليس فقط على مستوى الخدمة التي اخترت تقديمها وإنّما على مستوى عملك ككل كصاحب عمل مستقل. ترجمة -وبتصرف- للمقال ‎7 Essential Virtual Assistant Skills That Will Help You Grow Your Business لصاحبته Erin Sturm

كيف يمكنك الموازنة ما بين العمل عن بعد وتربية الأطفال؟ طُرح هذا الموضوع مرّة أخرى منذ أسبوعين على مجموعة فيسبوك مخصّصة للكتّاب "ثلاثون يومًا أو أقل - 30 Days or less -"، وكنّا قد تحدّثنا عنه سابقًا على المدونة أيضًا لكنّنا نرحّب دائمًا بتلقي نصائح جديدة أكثر فعاليّة من الأباء الذين نجحوا في ذلك. مقالنا اليوم مُقدّم من ميغان لارسون وهي مساعدة عن بعد وأم لولدين؛ إليكم ما قالته لتسهيل مهامها عليها: أن تبني عملًا عن بعد مع وجود أطفال صغار هو ليس بالأمر السهل؛ ففي العديد من الأيام، لا أتمكّن من القيام بأي عمل مما يؤدي بي إلى الشعور بالإحباط. امتلك صبيّين تحت سن الثالثة ويحتاج كلاهما إلى الكثير من العناية، وبالتالي لا أمتلك الكثير من الوقت للعمل خلال ساعات استيقاظهم والتي تكون عادةً طويلة بسبب عادات نومهم غير المستقرّة، حتى خلال كتابة هذا المقال أنا اكتب بيد واحمل طفلي النائم على يدي الأخرى. إنّ هذه المعاناة هي فعلًا حقيقيّة. امتلك أهدافًا كبيرة عندما يتعلق الأمر ببناء عملي عن بعد، وامتلك كذلك الكثير من الوقت للتفكير بذلك خلال اليوم وقمت بخطوات جديّة نحو ذلك من خلال حضوري دورتين لجينا: ثلاثون يومًا أو أقل لنجاح المساعد عن بعد وكيف تصبح مساعدًا عن بعد على منصة بينترست في هذه الأيام، وامتلك أيضًا قائمة من المهارات التي أرغب بتطويرها، والعديد من الدورات لحضورها وموقع وحسابات على منصات التواصل الاجتماعي لتحديثها وتطول القائمة، لكن ما لا امتلكه هو الوقت الإضافي أو أيادٍ إضافية. إذا كنت المسؤول الرئيسي عن رعاية أطفالك أثناء بنائك لعملك عن بعد، فأنت غالبًا تعتمد على الاستراتيجيات المعروفة كالعمل خلال فترات نومهم أو التناوب مع زوجك أو زوجتك لتتمكن من إنجاز بعضًا من مهامك. تجد تاليًا بعضًا من النصائح التي استخدمها للموازنة ما بين عملي عن بعد وتربية أطفالي في حال كنت بحاجة إلى المزيد من الاقتراحات: 1. وازن بين ما تعطيه وما تأخذه حدّد أولويّاتك الرئيسيّة في حياتك ثم جِد بدائلًا للباقي. يأتي أطفالي بالنسبة لي أولًا وعملي عن بعد تاليًا بالقرب منهم، فهل تعتقدون أنني عندما امتلك وقتًا إضافيًا سأضّيعه في تنظيف المنزل أو ممارسة الرياضة؟ طبعًا لا. أرغب بتكريس وقتي للأمور التي تساعدني على تطوير عملي عن بعد، فإذا استيقظت باكرًا والجميع نائم استخدم هذا الوقت لإنجاز المهام بدلًا من على سبيل المثال ممارسة الرياضة. بالرغم من ذلك، فإنني أمارس رياضة الجري وراء طفلي في الحديقة لأضيف بعضًا من الحركة إلى يومي. وهناك أيضًا العديد من التمارين الرائعة التي أستطيع القيام بها مع طفلي وبالتالي لست مجبرة على البقاء خاملة، وأتمكّن بذلك أيضًا من القيام بمهمتين من قائمة مهامي في نفس الوقت: اللعب مع أطفالي وحرق بعض السعرات الحراريّة. هذا الترتيب مؤقت وليس دائم مدى الحياة، فالأولويّات تتغير مع مرور الأيام. عليك فقط تحديد الأهم والتركيز عليه، فلا أحد يستطيع القيام بكل شيء. 2. اشترك بنادي رياضي يمتلك حضانة للأطفال سأعترف بأنّني لا استخدم عضويتي في النادي الرياضي دائمًا من أجل التمرن، فالنادي الرياضي الذ يوّفر خدمة العناية بالأطفال هو خيار رائع لتسلية الأطفال بشكل آمن لعدة ساعات خلال اليوم لأتمكن من القيام ببعض الواجبات. وبصراحة، لم أكن لأتمكن من القيام بالكثير لولا استخدامي النادي بهذه الطريقة. أدفع شهريًا 70 دولار مقابل عضويتي في النادي وذلك يشمل خدمة العناية بالأطفال لمدة ساعتين يوميًا خلال جميع أيام الأسبوع، مما يؤمّن لي الهدوء والوقت اللازمين للتركيز. وأنصحك أيضًا من التأكد من وجود شبكة انترنت جيدة داخل النادي قبل التسجيل به. أنا لا استخدم النادي يوميًا لكنّه موجود عندما أحتاج إليه. وإذا قمت بالحسابات اللازمة، فستجد أن الأمر يستحق ذلك خاصة إذا نظرت إليه على أنّه استثمار في عملك. 3. ضع برامجًا لتوفير الوقت يعني ذلك في بعض الأحيان العمل ليلًا بعد ذهاب الأطفال إلى النوم ويعني في أحيان أخرى استغلال الوقت للعمل خلال النهار ولو لفترات قصيرة. فأنا امتلك الكثير من الوقت للتفكير والذي أستطيع استخدامه للعصف الذهني وإيجاد أفكار جديدة لمنشوراتي المستقبلية على المدونة وذلك أثناء قيامي بالمهام العاديّة التي لا تتطلب مني التفكير، واستمع مثلًا أيضًا إلى مدونات صوتيّة أثناء استحمامي وإلى ما هنالك. أملك بحوذتي دائمًا دفتر للملاحظات (أو تطبيق للملاحظات على هاتفي) لأنني قد أنسى الأفكار ريثما يتوفر لدي الوقت المناسب، وأملك أيضًا بمتناول يدي قائمة بأهم المهام لأتمكّن من القيام بها عندما امتلك أي وقت إضافي، فمن المهم بالنسبة لي أن أمتلك قواعد وخطة لأتمكن من العمل مباشرة بمجرد جلوسي لاستغل أوقات فراغي الثمينة، وإلّا فإنني سأتشتت وأضيع وقتي بتصفح الصور على بينترست. 4.اصنع قائمة تدقيق واجعلها ظاهرة أحب القوائم وعادة أمتلك عدة قوائم في نفس الوقت، وحتى في بعض الأحيان أضع قائمة بالقوائم التي عليّ إعدادها. يعطيني شطب الأسطر من قوائمي بمجرد انتهائي من مهمة ما إحساسًا بالرضا، لكن تكمن الخدعة في الحفاظ عليها على مرأى من عيني لأتمكن من النظر إليها عدة مرات خلال اليوم. أحب التخطيط لأسبوعي مُسبقًا، لكنّني أقوم أيضًا بتحضير قائمة رئيسية يوميًا تحوي على الأقل خمس مهام ضرورية علي القيام بها في اليوم التالي قبل ذهابي إلى النوم، مما يساعدني على رسم أهدافي على المدى القصير حتى ولو كان بعض منها مهام تتعلق بالأعمال المنزلية أو أمور غير مهمة. يدفعني إنجاز المهام الصغيرة إلى القيام بمزيد من المهام ويزيد من إنتاجيتي وتحفيزي. أحب بالإضافة إلى ذلك إعداد قائمتين منفصلتين: قائمة للمهام التي أستطيع القيام بها عبر هاتفي المحمول وأخرى للمهام التي تحتاج حاسوبي المحمول. فإذا كانت إحدى المهام لا تتطلب يدي الاثنين (كقراءة البريد الإلكتروني أو البحث عن عملاء)، أضعها ضمن قائمة الهاتف المحمول لأتمكن من القيام بها لاحقًا خلال هز سرير طفلي لينام على سبيل المثال. أصبح بهذه الطريقة أكثر فعاليّة عند تنفيذ خططي ولا أضيع وقتي عندما أمتلك يدي الاثنين. كما قلت لكم، أنا أحب القوائم. 5. اعلم متى عليك التساهل مع نفسك أنا أؤمن بمقولة "لكل شيء موسمه". إنّ رضيعي في مرحلة لا يكون فيها راضيًا إلا في حضني وطفلي الآخر يخادعني لأستلقي بجانبه كل ليلة حتى ينام، ويصبح الأمر في بعض الأحيان مزعجًا لانّه يمكنني القيام بالكثير من المهام خلال هذا الوقت. لكنّني أعلم أنّ عليَّ التمهل وتقدير هذه اللحظات الثمينة، فهم لن يبقوا صغارًا إلا لمدة قصيرة وسرعان ما سيملّون منّي قريبًا. يعني ذلك بالنسبة لمهنتي كمستقلّة أنّ أهدافي ستستغرق وقتًا أطول مما خططت إليه لتتحقق، وحدوث ذلك مؤكّد عندما يكون لديك أطفالًا صغارًا لكن لا بأس في ذلك. قررّت مسبقًا أنّني لن أستسلم ولن أفشل، وأنّ ذلك سيستغرق فقط غالبًا وقتًا أطول مما يجب عليه. وفي كل مرة تراودني الشكوك أُذكّر نفسي أنّ الانترنت لن يذهب إلى أيّ مكان وسيكون هناك دائمًا فرصًا جديدة. سأستمر بوضع أهدافي وفق مخطط SMART لكنني سأسامح نفسي إذا لم التزم بالوقت، وسأعاود العمل ببساطة وسأستمر بالعمل بجد. في الختام العمل عن بعد مع تربية الأطفال أمرٌ صعب خاصّة إذا لم يكن لديك خطة، لكن لا تتمنى أن يكبر أطفالك فذلك سيحدث معك أو بدونك. عوضًا عن ذلك، نظّم نفسك وحدّد أولويّاتك وأعط لنفسك المجال لتتطور ببطء لبعض الوقت. ومن خلال التخطيط والمرونة، ستساعد نفسك على وضع توقعات واقعيّة لعملك كمستقّل ولعائلتك. إذا كنت مسؤول عن تربية أطفالك بشكل كامل ما هي الطرق والخدع التي تستخدمها لتنظّم وقتك خلال اليوم؟ شاركنا أو شاركينا تجربتك في التعليقات. ترجمة -وبتصرف- للمقال Freelancing and Parenting: 5 Tips to Make It Work لصاحبته Mickey Gast