نُقدِّم في هذا المقال مجموعةً من أفضل النصائح لزيادة الإنتاجية في العمل التقليدي والعمل الحر، وذلك باستخدام الطرائق التي اختُبرت فعاليتها على مدى فترة طويلة، إذ يمكن تطبيق هذه النصائح في سياق العمل أو حتى ضمن الحياة الشخصية. وتأتي هذه التقنيات والنصائح كحصيلة لخبرات العديد من أفضل رواد الأعمال في العالم.

نمتلك عادةً قائمة مهام طويلة، وكلما زاد حجمها وأصبحت مليئةً بالمهام المتراكمة، فإننا نبحث عن أساليب لزيادة الإنتاجية، وذلك قبل أن تتحول قائمة المهام الطويلة إلى جبل كبير من المهام "المهمة" والمتزايدة، والتي تحتاج إلى تنفيذ مباشر.

يجب على الأشخاص الذين يعانون من عبء كبير في العمل أن يفكروا جديًا بأساليب تساعدهم في تنظيم وقتهم والاستفادة منه ليصبحوا أكثر إنتاجيةً، بمعنى أن يسعوا ليعملوا بفعالية أكبر خلال المدة المحدودة من الوقت، فالهدف من الإنتاجية هو إيجاد وقت إضافي للقيام بالأشياء التي نريدها ونحتاجها قعلًا.

سيتفاجأ الواحد منا من متوسط الوقت الذي يُضيّعه في يومه إذا كان صادقًا مع نفسه تمامًا، إذ يقدّر هذا الوقت بعشر دقائق من وقت العمل للاطلاع الفوري على إشعارات فيسبوك، ونصف ساعة يمضيها في تمرير الصور عبر انستغرام أثناء الغداء، بالإضافة إلى قراءة أخبار اليوم في فترة ما بعد الظهر، والقائمة تطول.

قد يشعر المرء هنا بالفخر عند الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني بمجرد تلقيها، في حين أنه يضيّع الكثير من وقته الذي يمكن استخدامه بفعالية أكبر. ولهذا دفعتنا هذه الحقيقة لمشاركة قائمة مؤلفة من 25 نصيحة فعّالة عن الإنتاجية لتساعد الأشخاص ليصبحوا أكثر إنتاجيةً في جميع مجالات الحياة.

اقتباس

إخلاء مسؤولية: قد تبدو بعض هذه النصائح وكأنها بديهية، في حين أنها تحتاج إلى التكرار والانضباط والالتزام بتنفيذها لفترة طويلة وكافية لتؤتي ثمارها، وهو الأمر الأصعب.

قد لا تُناسِب هذه النصائح جميع الأشخاص، وقد يعاني البعض من استخدامها مع بعضها في الوقت نفسه، لكن المهم هنا هو العثور على النصائح التي تساعد في توفير الوقت وتعظيم العائدات.

تتشارك هذه التقنيات أيضًا في كونها بسيطةً ومباشرةً، إذ يمكن لأي شخص أن يستخدمها إذا اقتنع بأهميتها؛ أما الجزء الصعب من هذه العملية، فيكمن في تغيير العادات والروتين اليومي.

24 طريقة لزيادة الإنتاجية: نصائح عبقرية عن الإنتاجية والتعهيد الجماعي يقدمها أهم رواد الأعمال

ننتقل الآن لشرح النصائح والتقنيات بما أننا قررنا أن نصبح أكثر إنتاجيةً.

1. الاستيقاظ في الساعة 4:30 صباحا

سيقرأ العديد من الأشخاص هذا الاقتراح وينتقلون فورًا إلى النصيحة التالية، إذ يعتقدون أن الطيور والمزارعين فقط هم من يستيقظون باكرًا، في حين أن هذه الطريقة قد تكون الأكثر أهميةً لتصبح أكثر إنتاجية. يسمح الاستيقاظ الباكر بإنجاز الأعمال المهمة في الساعات الأولى من الصباح قبل استيقاظ الآخرين وطلبهم لتلبية احتياجاتهم؛ لذا يُعَد تنفيذ هذه النصيحة شكلًا من الانضباط الذاتي الذي يؤدي إلى نتائج تزيد من الإنتاجية.

يمكن للأشخاص الذين لا يستطيعون الاستيقاظ في الساعة 4:30 صباحًا أن يبدؤوا بالاستيقاظ الباكر تدريجيًا، أي أن يستيقظوا في الفترة الأولى الساعة 7 صباحًا كبداية، وبعد أن يعتادوا على ذلك يمكنهم ضبط المنبه للاستيقاظ قبل 15 دقيقة أخرى كل أسبوع. يؤدي تكرار هذه العملية مع مرور الوقت إلى الاستيقاظ الباكر والعمل بإنتاجية أكبر لتحقيق أرباح أكثر.

2. استخدام منبه الاهتزاز في الساعة الذكية

يُفضَل الاستيقاظ بهدوء باستخدام ميزة التنبيه بالاهتزاز في الساعة الذكية، بدلًا من الصوت العالي للمنبه كل صباح. ويعتمد استخدام هذه الميزة على الطريقة الأنسب للاستيقاظ، والتي تختلف من شخص لآخر، إذ يحتاج البعض لصوت منبه عالٍ، أو ضبط المنبه بعيدًا عنهم لكي يضطروا للنهوض من السرير لإيقافه. مع ذلك، يمكن استخدام تطبيق فيت بيت FitBit للاستيقاظ بهدوء صباحًا، إذ يتميز هذا الأسلوب أيضًا بعدم إيقاظ الآخرين في المنزل في هذا الوقت المبكر.

3. عدم استخدام الهاتف في الساعة الأولى من اليوم

يساعد تجنب استخدام الهاتف صباحًا في ضبط النشاطات الصباحية بعيدًا عن التشتت، إذ يساعد ذلك في زيادة الطاقة المعرفية والتركيز على الأنشطة التي تدرّ عائدات أعلى.

يساعد الاستيقاظ الباكر أيضًا في تنفيذ هذه النصيحة، فمن غير المحتمل تلقّي المكالمات في تلك الساعة الأولى من الصباح (إلا عند التعامل مع عملاء أو زملاء عمل من مناطق زمنية مختلفة)؛ ويُنصح بمقاومة قراءة الرسائل والنصوص التي تصل مباشرةً، فالرد المباشر أو التأخر لمدة ساعة لن يُحدث الكثير من الفرق لدى الأشخاص الذين يتواصلون معك.

يجب أن تكون ساعة العمل الأولى خاليةً من عوامل التشتت، إذ تُعّد غالبًا أكثر الساعات إنتاجيةً في اليوم.

4. استخدام وسائل التواصل الاجتماعي لمدة 15 دقيقة في اليوم

يندفع الأشخاص لاستخدام فيسبوك للاطلاع على منشور محدد، وينتهي بهم الأمر في متابعة جميع حالات الأصدقاء، والتغريد عدة مرات، ومشاهدة بعض مقاطع الفيديو على يوتيوب؛ لذا يمكن أن يكون استخدام وسائل التواصل الاجتماعي بهذا الشكل مضيعةً كبيرةً للوقت.

يُنصح باستخدام تطبيق فريدوم Freedom لحجب مواقع وسائل التواصل الاجتماعي ومنعها من العمل على الحاسوب أو الهاتف ضمن أوقات محددة، إذ يجب وضع حدود للنفس وضبطها لزيادة ساعات الإنتاجية خلال اليوم.

5. الحد من استخدام الهاتف

يحب الأشخاص التواصل مع الآخرين وقضاء ساعات طويلة غير منتجة في الدردشة معهم عبر الهاتف. وبطبيعة الحال، لا يمكن لومهم في عصر الهواتف المحمولة هذه، إذ يقوم معظم الأشخاص بالتواصل مع الآخرين ضمن أوقات العمل مثلًا ويتوقعون الرد مباشرةً. لذا يُفضَل الابتعاد كليًا عن المكالمات خلال ساعات العمل إلا ضمن ساعة محددة، فحتى هذه المكالمات يمكن أن تعيق العمل المنتِج.

يُنصح باستخدام تطبيق مومنت Moment لتتبع مدى استخدام الهاتف خلال اليوم، وتحديد الأهداف اليومية، وزيادة المهام المنجزَة بعيدًا عن المماطلة. يلخص شعار موقع تطبيق مومنت كل شيء:

اقتباس

دع هاتفك وعُد إلى حياتك.

6. إيقاف جميع الإشعارات على الهاتف

هل سينتهي العالم في حالة عدم الرد على الرسائل أو المكالمات مباشرةً؟ بالطبع لا، لذلك يجب التحكم في وقت قراءة الرسائل والرد عليها.

يعتقد البعض بأنه من المهم الوقوف على طلبات الغير في اللحظة ذاتها التي يطلبوها فيها، وهو أمر غير صحيح، لذا يُنصح بإيقاف معظم الإشعارات على الهاتف والجهاز اللوحي والحاسوب أثناء العمل.

هل هناك حاجة حقًا إلى إشعار بصدور عدد جديد من مجلة قرأتها سابقًا؟ إن الإشعارات المهمة الوحيدة هي تلك الخاصة بالاجتماعات ومواعيد العمل.

7. التحقق من الهاتف مرة واحدة فقط في الساعة

يؤدي تقليل استخدام الهاتف والنظر إليه طويلًا إلى القضاء على مصدر تشتت رئيسي يمنع زيادة الإنتاجية، ولكن يستغرق الأمر وقتًا للاعتياد على تخفيف استخدام الهاتف.

يُعَد الانضباط وقوة الإرادة أمرين مبالغ بهما ويصعب تحقيقهما دائمًا، لذلك فإن بناء العادة التي تمنع النظر إلى الهاتف لأكثر من مرة في الساعة سيكون أسهل بكثير مع استخدام مجموعة من المحفزات التي تعزز هذا السلوك.

يؤدي وجود الهاتف جانب الحاسوب إلى زيادة احتمال استخدامه مرارًا وتكرارًا، لذلك يجب وضع الهاتف بعيدًا أثناء العمل. يمكن وضع الهاتف في الدرج العلوي من المكتب وفي وضع الاهتزاز ليسهل سماع صوته عند استقبال المكالمات المهمة والعاجلة. يساعد تبنّي هذه العادة بوضع الحدود التي يحترمها كل العملاء والزملاء، إذ يعلمون بأنهم يستطيعون التواصل والحصول على ردود على رسائلهم النصية ورسائل البريد الإلكتروني مرتين في اليوم مثلًا.

8. استخدام وضعية عدم الإزعاج في الهاتف

تتعدى فائدة هذه النصيحة إيقاف الإشعارات فقط، إذ يمكنها أن تساعد الأشخاص الذين يعملون من المنزل تحديدًا بتخصيص وقت للعمل بدون مقاطعة، كما أنها تمنع التشتت الناتج عن المكالمات الهاتفية حتى، إذ تُعَد بمثابة الحل النهائي الذي يسمح بزيادة الإنتاجية يوميًا.

9. إعلام الأشخاص بالاتصال عند الضرورة فقط

يمكن لمستخدمي جهاز آيفون إضافة الأشخاص (مثل الأصدقاء وأفراد العائلة والأطفال وزملاء العمل ومدير العمل والموظفين) إلى القائمة المفضلة ليسمح لهم بالاتصال عند الضرورة؛ على أن تصل بقية المكالمات التي يحتمل أن تكون غير عاجلة ومشتتةً للانتباه مباشرةً إلى البريد الصوتي.

10. إلغاء ميزة الرد على الرسائل من الحاسوب

يقوم مستخدمو جهاز ماك بوك MacBook بتفعيل الرسائل لتظهر عند تلقيها على الهاتف كإشعار على الحاسوب أيضًا، وهو الأمر الذي يؤدي إلى تشتيت الانتباه كثيرًا، إذ يساعد إلغاء هذه الإشعارات في زيادة الإنتاجية.

يمكن أيضًا إزالة إشعارات الرسائل على الحاسوب الذي يعمل بنظام ويندوز 10 من مركز الصيانة Action Center.

يُعَد متصفح جوجل كروم Google Chrome من أكثر التطبيقات التي ترسل إشعارات على الحاسوب، ويمكن إلغاء الإشعارات المرتبطة بأي موقع من قائمة إعدادات المتصفحة مباشرةً.

11. جدول مواعيد إرسال رسائل البريد الإلكتروني باستخدام التقويم

يمكن التحكم في وقت العمل من خلال تحديد أوقات للرد على رسائل البريد الإلكتروني. قد لا ينجح تنفيذ هذه النصيحة مع جميع الأعمال (قد تتمتع بفعالية كبيرة لدى العاملين عن بُعد وأصحاب العمل الحر، إذ يملكون مستوًى عالٍ من الاستقلالية)، ولكن يمكن للموظف مناقشة مديره في العمل والوصول إلى تفاهم بشأن جدولة ساعة أو نصف ساعة على التقويم وتخصيصها لقراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها. يساعد هذا الأمر في زيادة وقت التركيز والحصول على نتائج عمل أفضل تستحق استثمار الشركة فيها.

12. إخفاء صندوق الوارد في البريد الإلكتروني

يُنصح بالتخلص من إغراء فتح صندوق الوارد والرد على الرسائل أثناء العمل، وذلك من خلال تثبيت إضافة متصفح كروم Chrome: Inbox When Ready لإخفاء البريد الوارد من البريد الإلكتروني بعيدًا عن الأنظار.

يمكن للمستخدم باستخدام هذه الإضافة الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني فقط للبحث وكتابة الرسائل وإرسالها دون رؤية صندوق الوارد أو عدد رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة. تساعد هذه الإضافة في الحفاظ على التركيز وزيادة الإنتاجية حتى مع استخدام البريد الإلكتروني كثيرًا أثناء العمل.

13. استخدام تطبيق لإدارة المهام

يمكن أن يحظى الشخص بيوم أكثر إنتاجيةً عند تأدية المهام بطريقة منظمة، مع التركيز على تنفيذ المهام المهمة والصعبة بدلًا من قضاء كل الوقت في تنفيذ المهام السهلة أو الممتعة. تساعد تطبيقات قوائم المهام في عملية التنظيم هذه وتبسيطها خلال اليوم، ويمكن هنا استخدام أداة أنا من حسوب على سبيل المثال لإدارة المشروعات بطريقة أكثر فاعلية.

تتمتع أداة أنا بالعديد من الميزات إذ تجمع كل ما يحتاجه الشخص لإدارة المشروعات والفرق عن بعد، ومن هذه الميزات:

• إنشاء قوائم مهام للمشروعات والأهداف
• حفظ ومشاركة الملاحظات والملفات وجمعها بمكان واحد
• إنشاء أكثر من لوحة وتخصيصا حسب الاهتمامات المختلفة مع إمكانية متابعتها دائمًا
• مشاركة اللوحات مع فريق العمل

14. الاستماع إلى الموسيقى والغناء أثناء الاستحمام

يغنّي معظم الأشخاص في الحمام أحيانًا، وقد لا يكون الغناء بجودة عالية دائمًا، وهنا يبرز تساؤل عن العلاقة بين هذا الاقتراح وزيادة الإنتاجية.

أثبت العلم أن الغناء في الحمام يمنح الأشخاص الكثير من الفوائد الصحية الجسدية والذهنية.

غنّت معظم الأمهات الأغاني لأطفالهن الرضع، لذلك فالغناء يعيد الشخص إلى فترة التعلّم الأساسية في حياته، كما يؤدي الغناء إلى زيادة الكفاءة المناعية من الناحية الجسدية، كما يكون لدى الأشخاص الذين يغنون مستويات أقل من الكورتيزول، مما يعني إجهادًا أقل وصحةً أفضل للقلب.

يؤدي الغناء أيضًا إلى إطلاق كل من الأوكسيتوسين والإندروفين في الدماغ، مما يخفف من القلق ويساعد في الحفاظ على صحة القلب. وتُظهر الأبحاث المتعلقة بالصحة العقلية أن الغناء يساعد في تقليل الحزن والقلق والاكتئاب، ويرتبط أيضًا بتخفيف الألم المزمن.

أخيرًا، يجب على الشخص أن يكون لطيفًا مع أسرته، خاصةً إذا اتّبع النصيحة الأولى واستيقظ في الساعة 4:30 صباحًا، ففي ذلك الوقت لن يكون الغناء بأعلى صوت جيدًا للصحة، خاصةً إذا أدى ذلك إلى إيقاظ العائلة أو زملاء السكن.

15. أخذ حمام بارد

يجب المحافظة على درجة الماء منخفضة عند الغناء أثناء الاستحمام، إذ اكتشف العلماء أن هناك فوائد لأخذ حمام البارد.

لا ترتبط جميع الفوائد ارتباطًا مباشرًا بالإنتاجية اليومية، على الرغم من أنها قد تكون ذات فوائد غير مباشرة وطويلة الأجل. اكتشف العلماء على سبيل المثال أن "الدهون البنية" تحرق السعرات الحرارية للحفاظ على الدفء، وبالتالي فإن الاستحمام البارد يؤدي إلى فقدان الوزن، كما أنه ينشط جهاز المناعة مما يقوي المناعة والدورة الدموية.

يُحسن الاستحمام البارد من المزاج أيضًا، إذ أن بدء اليوم بحمام بارد سيؤدي إلى دفع الدم في الجسد، مما يمنح الشخص طاقةً طوال اليوم.

16. الابتسام

يساعد الابتسام في تحسين الإنتاجية اليومية، وتوجد أسباب علمية جيدة تقف وراء الابتسام.

يساعد الابتسام في خفض معدل ضربات القلب، مما يخفف من التوتر والضغوطات على القلب، أي أن الشخص سيكون أقل عرضةً للتوتر إذا كان يبتسم، كما سيؤدي الابتسام كثيرًا إلى تقليل مستويات التوتر، كما سيؤدي الشخص مهامه بطريقة أكثر إنتاجيةً إذا كان سعيدًا أو مبتسمًا، بدلًا من أن يكون قلقًا ومنزعجًا.

17. فعل شيء لطيف عشوائي في الساعة الأولى من اليوم

تجعل مساعدة الآخرين الشخص يشعر بحال أفضل، إذ يمكن للفعل البسيط المتمثل في الشعور بالسعادة أن يساعد في الإنتاجية. وقد أثبتت الكثير من الأبحاث أن كون الشخص لطيفًا مع الناس يجعله أكثر سعادةً بمرور الوقت. يحسن فعل الأشياء اللطيفة مع الناس من المزاج، ويزيد من الرضا، ويقلل من التجنب الاجتماعي إذا كان الشخص يعاني من الرهاب الاجتماعي، كما أنه ينتِج هرمون يسمى الأوكسيتوسين، والذي يخفّض ضغط الدم.

سيمتلك الشخص يومًا جيدًا من الناحية النفسية بحصوله على هذه الطاقة الإيجابية في أول ساعة أو ساعتين من اليوم فقط.

18. الكتابة بطريقة خالية من التشتيت عبر الحاسوب

يجب على الشخص أن يولي الاهتمام الكامل لعمله إذا كان يتضمن الكتابة، إذ من السهل أن يتشتت انتباه الشخص بعلامات التبويب والنوافذ الأخرى المفتوحة على الشاشة، مثل الإشعارات الجديدة من العملاء المحتملين، لذلك تمنح العديد من البرامج خيارًا خاليًا من التشتيت.

تُظهر معظم برامج الكتابة الشائعة مثل مايكروسوفت وورد Microsoft Word أو مستندات جوجل Google Documents مجموعةً كبيرةً ومتنوعةً من القوائم والخيارات، ويمكن أن تكون مشتتةً جدًا بالنسبة للكتابة.

إذا رغب الشخص ببدء مدونة والتركيز على ممارسة الكتابة، فإن أحد الحلول المهمة هو استخدام تطبيق Hemingway، إذ يضيف الشخص أفكاره على الشاشة في وضع الكتابة في Hemingway، ثم يستخدم وضع التحرير لتصحيح الكتابة وتبسيطها.

يُوصى باستخدام تطبيق Hemingway كأداة مساعدة في الكتابة، والتي تستخدَم في العديد من أفضل دورات التدوين في العالم كأداة تساعد في التركيز على تحويل أفكار منشورات المدونة إلى محتوى منشور (يمكن أن يساعد أيضًا على كسب المال من التدوين).

يوجد خيار آخر هو استخدام إضافة Writer في متصفح كروم Chrome، إذ تُعَد إضافةً بسيطةً ونظيفةً وذات تصميم بسيط يُخفي جميع الخيارات غير الضرورية، والتي تتسم بها البرامج الأكثر تعقيدًا.

19. تحضير ملابس اليوم القادم قبل النوم

تتمثل إحدى فوائد استخدام قائمة المهام في ضمان التنظيم، والتركيز على المهام الأكثر أهمية. يُعَد ارتداء الملابس أحد المهام التي تأخذ وقتًا إذا لم يكن الشخص يعمل من منزله، وتشكّل هذه المهمة اليومية ضغطًا كبيرًا على الأشخاص إذا كانوا سيذهبون للعمل أو سيخرجون من المنزل لسبب آخر ولم يحددوا بعد ما هي الملابس التي سيرتدونها.

لا يبدو البحث عن قطع الملابس في بداية اليوم بدايةً رائعةً ليوم عمل مثمر، إذ يرغب الشخص ببداية سلسة وسهلة وبأقل عدد ممكن من القرارات، وهنا يجب توفير الجهد الفكري لاتخاذ القرارات المهمة فعلًا خلال اليوم.

ستكون الحياة أسهل بكثير إذا كان هناك روتين قبل النوم، أي تجهيز الملابس ليوم الغد، إذ سيوفر هذا الأمر البسيط الكثير من الوقت في الصباح.

20. تحديد مواعيد لإنجاز كل هدف

تبدو قائمة المهام على الشكل التالي: إنهاء هذه الفقرة أو المهمة في وقت ما، وغالبًا ما يكون مصيرها التأجيل وعدم التنفيذ؛ لذا يُعَد تحديد مواعيد محددة لإنجاز المهام أمرًا مهمًا جدًا، فبدون تحديد موعد نهائي للمهمة، سيكون هناك دائمًا شيء أكثر أهميةً، ولن تنتهي أبدًا قائمة المهام تلك، لذلك يجب تحديد موعد لتنفيذ المهام حتى لو لم تكن المهمة مستعجلة، فعدم ضبط موعد يعني إخبار أنفسنا بأن المهمة غير ضرورية.

21. كتابة الأهداف والخطط والمواعيد النهائية

إن تدوين الأهداف الشخصية سيجعلها واقعيةً، ولا يجب إخبار الجميع عنها، لأن الأذهان ستتشتت في التفكير بالهدف بدلًا من تنفيذه.

يصف ديريك سيفرس Derek Sivers في حديث تيد Ted، أن إنشاء الأهداف مهم جدًا للنجاح، لكن الحديث عنها ليس كذلك، وتؤكد اختبارات علم النفس المتكررة هذا الموضوع؛ إذ لا يؤدي الشعور الجيد المكتسب من الحديث عن الأهداف إلى العمل الفعلي لتحقيق هذه الأهداف، ومن المرجح العمل على الأهداف التي لم تُناقش كثيرًا مع الآخرين.

يمكن للشخص إذا أراد الحديث عن أهدافه أن يصيغها بطريقة لا تمنحه أي رضا، على سبيل المثال أحتاج إلى كتابة هذا التقرير غدًا، حدد لي موعدًا صارمًا إذا رأيتني أتصفح الإنترنت.

سينجح الشخص في الحياة مدفوعًا بالاقتباسات التحفيزية وكتب الأعمال والأدلة لكسب المال عبر الإنترنت والكافيين، لذلك يجب جعل الأهداف حقيقيةً، والتخطيط لكيفية تحقيقها، وتحديد مواعيد نهائية لتحقيقها، وهو ما سيجعل من الشخص أكثر إنتاجيةً على المدى الطويل.

22. جدولة خطوات التقدم نحو الأهداف باستخدام التقويم

يُستحسن متابعة خطوات التقدم للتأكد من الالتزام بمواعيد التسليم وأن المواعيد تلك واقعية؛ وهنا يجب سؤال النفس عند التخلف عن المواعيد عن السبب، هل لأن الهدف غير واقعي؟ ما هي العقبات التي تواجهها؟ هل يمكن للعوائق أن تتحكم بالشخص؟ إذا كان الأمر كذلك، فيجب تحديد كيفية تغيير الهدف أو الموعد النهائي أو التقنية المستخدمة لتحقيق النتيجة المرجوة بسرعة أكبر.

يجب أيضًا مراقبة التقدم نحو الأهداف بانتظام، بالإضافة إلى تخصيص بعض الوقت كل أسبوع، ربما في صباح أول يوم عمل في الأسبوع، لمتابعة التقدم واكتشاف المشاكل التي تعيق تنفيذ الأهداف.

23. شحن الهاتف خارج غرفة النوم

يشعر المرء بإغراء كبير للتحقق من فيسبوك، أو قراءة بعض الإجابات على كورا، أو مسح صندوق البريد الإلكتروني في السرير باستخدام الهاتف أثناء الاستعداد للنوم؛ لكن يُنصح بالتخلص من عامل التشتت هذا تمامًا، وذلك من خلال شحن الهاتف في غرفة أخرى في الليل.

يجب أيضًا رفع مستوى الصوت لسماع صوت الهاتف عندما يكون في غرفة أخرى وخاصةً عند استخدامه كمنبه، والأفضل كما ذكرنا هو استخدام منبه الاهتزاز في الساعة الذكية مثل تطبيق فيت بيت أو شراء منبه مناسب لوضعه جانب السرير.

24. الابتعاد عن الشاشة لمدة 30 دقيقة قبل وقت النوم

يؤدي الالتزام بعدم التعرض لشاشة الهاتف أو الحاسوب أو التلفاز قبل النوم إلى تحسين جودة النوم، كما يسمح بزيادة الإنتاجية خلال يوم العمل.

وَجدَ الباحثون في معهد Rensselaer Polytechnic أن التعرض لضوء شاشات الحاسوب يقلل كثيرًا من مستويات هرمون الميلاتونين، الذي ينظم ساعاتنا الداخلية ويلعب دورًا مهمًا في دورة النوم. وقد مارس الباحثون في الدراسة التي نُشرت في مجلة Applied Ergonomics عدة نشاطات مثل القراءة، ولعب الألعاب، ومشاهدة الأفلام على أجهزة iPad أو الحاسوب اللوحي لفترات زمنية مختلفة أثناء قياس كمية الضوء التي تلقتها عيونهم، ووجدوا بأن التعرض لمدة ساعتين لشاشة ساطعة في الليل قد قلل من مستويات الميلاتونين بما يصل إلى 22%.

الخاتمة

تختلف فعالية النصائح المذكورة أعلاه في المقال حسب الأشخاص، فالبعض قد يُفضل الاستيقاظ باكرًا، أو جدولة المهام، أو تجنب المكالمات أثناء العمل؛ وما يهم هنا هو اختيار أسلوب الحياة المناسب وتخفيف تأثير مسببات التشتت بهدف زيادة الإنتاجية خلال أوقات العمل.

ترجمة –بتصرّف- للمقال 25 Ways How to Be More Productive للكاتب Ryan Robinson.

اقرأ أيضًا

• دليلك الكامل لتكون في أفضل حال: أنشئ نمط حياتك اليومي بتحسين ذهنك، وجسدك وروحك
• 6 طرق بسيطة لتحسين إنتاجيتك في العمل
• كيف تساعد المرونة في بيئة العمل على تعزيز الإنتاجية؟
• 9 أشياء تعلمتها حول الإنتاجية من العمل عن بعد
• كيف أكون أكثر إنتاجية وأقل انشغالاً ؟

يحتاج الكثير من الأشخاص حول العالم هذه الأيام إلى تعلّم كيفية زيادة إنتاجيتهم عند العمل من المنزل، فقد تسارع هذا الاتجاه في السنوات الأخيرة، على الرغم من أنه ليس جديدًا تمامًا، كما تزايدت نسبة الأشخاص الذين يعملون من المنزل.

قد بلغ حجم زيادة عدد العاملين من المنازل في الولايات المتحدة الأمريكية 159%، وذلك بين عامي 2005 و2017؛ أما في عام 2020، فقد حدث تغيير كبير في نمط الحياة والعمل، إذ أصبح ملايين الأشخاص يعملون من المنزل وبدوامٍ كاملٍ، وذلك نتيجةً لتفشي وباء كوفيد Covid-19، والذي عند انتشاره، لم تكن هناك الكثير من الخيارات أمامهم، فقد كانوا يعملون في المكتب، وأصبحوا في اليوم التالي يعملون من المنزل ولفترةٍ زمنيةٍ غير محددة. وبهذا فرض هذا التغيير المفاجئ على الأشخاص أن يحصلوا على المساعدة لمواجهة التغييرات التي نتجت عن التحول إلى روتين العمل من المنزل.

يمكن للفرد أن يكون أكثر فاعليةً وسعادةً وإنتاجيةً من المنزل بمرور الوقت، وبتطوير الأنظمة والعادات الصحية، وبتطبيق مجموعة متنوعة من الأدوات الذكية في الروتين اليومي.

بعض الطرائق المساعدة في زيادة الإنتاجية أثناء العمل من المنزل

نشرح لك في هذا المقال 5 طرائق رائعة تساعد في زيادة الإنتاجية أثناء العمل من المنزل:

1. إنشاء مساحة عمل مخصصة.
2. إيقاف الأمور المشتِتة.
3. الاعتماد على الأدوات والتكنولوجيا.
4. أخذ فترات راحة منتظمة.
5. جدولة العمل.

لماذا يصعب الحفاظ على الإنتاجية إثناء العمل من المنزل؟

تُعزى الإجابة عن هذا السؤال إلى مجموعة متنوعة من العوامل التي ستختلف من شخصٍ إلى آخر، ولكن هناك بعض التحديات والاتجاهات والعادات المتماثلة التي يُمكن تعلّم الكثير منها.

إنّ الافتقار إلى الأنظمة والعادات والأدوات المناسبة من أصعب التحديات التي يواجهها الشخص، فإذا لم يَعُد روتين العمل في المكتب موجودًا لترتيب المهام اليومية، فسيبدأ الشخص من الصفر إذا لم يكن قد عمِل سابقًا من المنزل، ويُعَد هذا بحدّ ذاته تعديلًا كبيرًا يستحق الاهتمام المناسب والنهج المدروس؛ كما يجب التعامل مع بعض الأمور بالإضافة إلى التغييرات الحقيقية في الروتين أثناء العمل من المنزل، مثل:

• الزوج أو الشخص الذي يعمل عن بُعد من المنزل أيضًا.
• الأطفال الذين هم في سن المدرسة ويحتاجون إلى قضاء وقت معهم (والمساعدة في واجباتهم المنزلية).
• الأطفال الصغار الذين يحتاجون إلى الرعاية.
• المشتتات في المنزل (مثل تطبيق نتفلكس Netflix وثلاجة مليئة بالكامل بالطعام).

عند انتشار جائحة كوفيد 19، لم يكن هناك شخص واحد يواجه بمفرده هذه التحديات والتغييرات في الانتقال إلى العمل من المنزل، فقد واجه معظم الناس هذه التحديات الشخصية والمهنية والمالية، ومنهم من ما يزال يواجه هذه التحديات إلى الآن، لذا سنستعرض هنا أفضل 5 طرائقٍ لزيادة الإنتاجية أثناء العمل من المنزل، مع أخذ جميع الأمور المذكورة في الحسبان.

1. إنشاء مساحة عمل مخصصة

يُعَد عزل النفس عن المشتتات أحد أكبر تحديات العمل من المنزل، ومن هنا تنبع أهمية وجود مساحة عمل مخصصة لتهيئة بيئة منتِجة، وليس المقصود هنا طاولة المطبخ أو طاولة الطعام أو الأريكة.

إنّ الخيار الأفضل هو وجود مكتب مخصص في المنزل، ولكن هذا الأمر ليس ممكنًا للجميع، لذا ففيما يلي بعض من أفضل الأماكن لتخصيص المكتب في المنزل:

• المكتب: وهو الخيار الأول الواضح.
• غرفة المعيشة: من الأفضل إعادة ترتيبها لإنشاء زاوية مفتوحة.
• غرفة النوم الإضافية.
• الطابق السفلي أو العليّة.

يكمن الهدف في هذه الخيارات الأربعة في عزل النفس عن بقية المنزل الذي تزيد فيه إمكانية التعرض للمشتتات بسهولة أكبر، بالإضافة إلى أنها تسمح بوجود مساحة مخصصة للعمل، وذلك من خلال إنشاء موقع يُستخدم فقط "وقت العمل" خلال الأسبوع، على أن لا يكون من حق كل الأشخاص الوصول إلى مساحة العمل المخصصة، وبطبيعة الحال، ينطبق الأمر نفسه على مساحات العمل في المنزل أيضًا، لذلك يجب الأخذ بالحسبان استخدام المساحات بطريقة مناسبة مثل:

• مكان واسع.
• زاوية في غرفة النوم.
• طاولة في غرفة الطعام أو المطبخ.

لا يُفضّل مشاركة المساحات التي تًستخدم لأغراض أخرى، مثل المطبخ أو غرفة المعيشة، ولكن في بعض الأحيان يجب التأقلم مع الخيارات المتاحة.

إعداد مساحة العمل أثناء العمل من المنزل

يجب الأخذ بالحسبان عند إنشاء مساحة العمل كلًا من زيادة الإنتاجية وتقليل المشتتات؛ لذا يمكن إعداد غرفة النوم الاحتياطية مثلًا، لتكون مكتبًا لك على سبيل المثال، بحيث يمكن وضع طاولة المكتب، وجهاز الحاسوب وأيّ شيءٍ آخر دون التعدّي على مناطق أخرى من المنزل أو على حياة العائلة.

يمكن الحفاظ على المشتتات بحدّها الأدنى حتّى لو بقي باب غرفة الضيوف مفتوحًا، إذ يجب العمل هنا بجدٍّ أكبر إذا كانت مساحة العمل من المنزل مشتركة، وذلك للحفاظ على الإنتاجية وتقليل المشتتات.

فيما يلي بعض الأساليب التي تساعد في زيادة الإنتاجية أثناء العمل من المنزل:

• العمل في الأوقات التي تكون فيها المشتتات في حدها الأدنى (عند نوم الأطفال مثلًا).
• إعداد مساحة عمل مناسبة لمنع المشتتات، مثل وضع طاولة المكتب باتجاه الحائط لعدم رؤية ما يحدث في المنزل.
• مشاركة جدول العمل مع أفراد العائلة ليكونوا على علم بموعد العمل وضغوطاته، مما يقلل من احتمالية التداخلات.

يجب مراعاة أنّ الأشخاص الذين يعملون من المنزل أكثر عرضةً لضغوطات العمل الزائدة، وسيكون من المرهق لهم وضع حدود واضحة له، إذ يجد الكثير من الأشخاص أنفسهم يعملون ليلًا ونهارًا.

فيما يلي مقطع من الأبحاث التي أجرتها الجمعية النفسية الأمريكية American Psychological Association:

اقتباس

يفتقر العاملون عن بعد والذين يعملون من المنزل، إلى الفصل الجسدي والنفسي بين هذين المجالين الموجودين في مكان العمل التقليدي، إذ يمكن للالتزامات الأسرية والاجتماعية أن تتسرب بسهولة داخل ساعات العمل. وتُظهر الدراسات في كثيرٍ من الأحيان أنّ الالتزامات المهنية للعاملين عن بعد تمتد إلى أكثر من ساعات يوم العمل التقليدي، بسبب مقاطعة الأسرة ومنعهم من الانعزال أثناء العمل.

يجب اتخاذ إجراءات بسيطة لإعطاء العقل استراحةً من العمل، مثل المشي أو عمل مهمات بسيطة، وذلك عند قضاء وقت طويل ضمن مساحة العمل المخصصة، إذ من المهم عدم حرق النفس وإدراك أهمية الرعاية الذاتية.

2. إيقاف المشتتات الشخصية

قال 54% من الأشخاص بأنّ عوامل التشتيت تعيقهم عن الأداء الجيد في العمل، وذلك حسب تقرير يوديمي Udemy الخاص بتشتيت الانتباه في مكان العمل؛ مع ذلك، يَصعب تجنب التشتيت أثناء العمل من المنزل، ولكن يمكن الحفاظ على بيئة مصممة للإنتاجية والكفاءة طول اليوم مع وجود مساحة عمل مخصصة للعمل بها والتواصل من خلالها، سواءً كان العمل شخصيًا أو جزءً من وظيفة عن بعد.

ليس هناك ما يضمن بقاء الشخص محافظًا على تركيزه حتى لو كانت لديه مساحة عمل مخصصة وجدول زمني صارم، إذ ستبقى المشتتات تعيقه عن أداء العمل إذا لم يكن لديه انضباط وأنظمة متّبعة لتجنب التشتيت.

يمكن اتباع نفس النهج المتبع في مكان العمل في المكتب التقليدي، لكن ذلك لن يمنع تلك المشتتات أيضًا من التأثير، مع ذلك، تُعَد تهيئة البيئة والعقل لتعزيز المحافظة على الإنتاجية هي نصف الطريق.

تتضمن بعض عوامل التشتيت الشخصية الشائعة أثناء العمل من المنزل ما يلي:

• التكنولوجيا، مثل: المحادثات مع الأصدقاء والعائلة، أو الاتصال أو إرسال بريد إلكتروني.
• التلفاز والراديو.
• الزوجة أو رفيق السكن أو الأطفال.
• الزيارات من المعارف، مثل الأصدقاء والجيران.

توجد أيضًا فوائد للعمل المرن من المنزل، ومحاولة جعل بعض الأعمال والواجبات المنزلية تتناسب مع الجدول الزمني للعمل، مثل تخصيص الوقت لمساعدة الأطفال في واجباتهم المنزلية، أو مساعدة الوالدين المسنين في إحضار الأغراض من البقالة.

يشجع أصحاب العمل فعل هذه الأمور، وذلك لإيجاد حلّ وسط بين المسؤوليات الشخصية ومسؤوليات العمل، طالما أن ذلك لا يؤثر على مستوى الإنتاجية.

الاعتماد على الأدوات والتكنولوجيا

كانت الإنترنت والرسائل النصية القصيرة تحكمان كل شيء في عصر ما قبل البريد الإلكتروني، كما كانت التكنولوجيا في الماضي تعني شيئًا مختلفًا تمامًا عن اليوم، إذ أنّ مشاركة الوثائق عبر الفاكس وحمل الهاتف المحمول ذو الوزن الثقيل من شأنه أن يثير غيرة زاك موريس Zack Morris.

جاءت تلك الأيام وذهبت، وأصبحت لدينا الآن لحسن الحظ إمكانية الوصول إلى تقنية مفيدة تساعد في تحسين الإنتاجية والتواصل عند العمل عن بُعد.

يجب أن يستخدم المبتدئون بعض الأدوات لتحسين الإنتاجية والتواصل الأفضل مع زملاء العمل، والعملاء والتوقعات أثناء العمل من المنزل، وفيما يلي خمسة من أهم الأدوات:

• زووم Zoom: أصبحت المؤتمرات المرئية ومؤتمرات الويب والندوات عبر الإنترنت، أسهل مع وجود برنامج زووم، إذ من السهل إعداد هذه المؤتمرات، بالإضافة إلى وجود جميع الميزات المطلوبة لإجراء محادثات واضحة ومثمرة مع أيّ شخص بغض النظر عن مكان وجوده.
• لووم Loom: يمكن إنشاء مقاطع فيديو بسرعة لضمان وجود تواصل أكثر كفاءة، فهو يعمل كشاشة وبرنامج لتسجيل الفيديو، إلى جانب أنه سيثير إعجاب الأشخاص ضمن شبكة علاقاتك.
• سلاك Slack: لا داعي للقلق بما يخص البقاء على تواصل مع الفريق، إذ يمكن إرسال الرسائل، ومشاركة الملفات، وإجراء المكالمات الصوتية، وكل ذلك مباشرةً من جهاز الحاسوب.
• جوجل درايف Google Drive: لا يُعَد أداة تواصل تقليديةً ومألوفة، ولكنه ضروري للعديد من العاملين من المنزل، إذ يمكن الوصول إلى مستندات جوجل باستخدام درايف، وكذلك جداول البيانات، والعروض التقديمية؛ ويمكن أيضًا إجراء المحادثات مع الأشخاص الذين لديهم إذن الوصول إلى الملفات.
• ترووب ماسنجر Troop Messenger: يُعَد أكثر من مجرد تطبيق للمراسلة الفورية، إذ يمكن من خلاله إجراء مكالمات فيديو، ومشاركة الشاشة، وبدء الدردشة الجماعية، وكل ذلك ضمن بيئة آمنة مصممة للعمل وخاصةً بالنسبة للشركات التي تحتاج إلى المحافظة على الأمان أو سرية العميل.

يمكن أيضًا استخدام أداة أنا من حسوب لإدارة المشروعات من المنزل بطريقة أكثر فاعلية.

ما هي ميزات أداة أنا من حسوب؟

تتمتع أداة أنا بالعديد من الميزات، إذ تجمع كل ما يحتاجه الشخص لإدارة المشروعات والفرق عن بعد، ومن هذه الميزات:

• إنشاء قوائم مهام للمشروعات والأهداف.
• حفظ ومشاركة الملاحظات والملفات وجمعها بمكان واحد.
• إنشاء أكثر من لوحة وتخصيصا حسب الاهتمامات المختلفة مع إمكانية متابعتها دائمًا.
• مشاركة اللوحات مع فريق العمل.

توجد أنواع عديدة من الأدوات والتقنيات التي تساعد في مواجهة التحديات الناتجة عن العمل من المنزل؛ لذا فكلّ ما يلزم هو البحث على جوجل عن هذه الأدوات، أو الانضمام إلى بعض مجتمعات العمل عن بُعد على فيسبوك، وطلب النصيحة من أولئك الذين اختبروا هذا الموضوع لفترة أطول.

لا يوجد بديل للتواصل وجهًا لوجه، على الرغم من وجود المئات من الأدوات عبر الإنترنت المصممة للاتصال عن بُعد، لذلك من المهم تنظيم لقاء مع زملاء العمل أو العملاء شخصيًا حتى إذا كان العمل من المنزل.

4. أخذ فترات راحة منتظمة

يسهَل الوقوع في فخ الافتراض بأنه كلما زادت ساعات العمل في اليوم أو الأسبوع زادت الإنتاجية، إذ يبدو هذا الافتراض منطقيًا في الظاهر فقط، ولكن عند التعمق، فذلك يعمل ضد الإنتاجية والصحة.

 لا تُعد فترات الراحة المنتظمة طوال اليوم مضيعةً للوقت، وخاصةً عندما تُدمج جيدًا مع جدول العمل، إذ يُعَد الابتعاد عن جهاز الحاسوب أو الخروج من المنزل طريقةً رائعةً لزيادة الإنتاجية أثناء العمل من المنزل.

نذكر فيما يلي بعض الفوائد الإضافية لأخذ استراحات منتظمة بالإضافة إلى زيادة مستوى الإنتاجية:

• تحسين الصحة العقلية: يُعَد الإجهاد مصدر قلق خطير بين جميع العاملين، وخاصةً بالنسبة لأولئك الذين لا يأخذون وقتًا كافيًا من الراحة بعيدًا عن العمل، إذ يمكن للاستراحة القصيرة لمدة 30 دقيقة مثلًا لتناول الغداء أو المشي السريع تحت أشعة الشمس أن تعيد شحن العقل، وأن تحسّن من الصحة العقلية، وتساعد على رفع مستوى الأداء عند العودة إلى العمل.
• ممارسة العادات الصحية خلال يوم العمل: لا يُعَد البقاء في المكتب لساعات متتالية والتحديق في شاشة الحاسوب أمرًا صحيًا، لذلك تتيح فترات الراحة المنتظمة إمكانية الحصول على المزيد من الوقت للممارسة العادات الصحية، مثل اتّباع نظام غذائي متوازن، وممارسة الرياضة، والحصول على بعض الهواء النقي، والتواصل مع الأصدقاء، وتصفية الذهن.
• التفكير الإبداعي: يؤثِر العمل الشاق الطويل أثناء ضغط العمل على التفكير الإبداعي على المدى الطويل، إذ لا يوجد وقت لتألق الإبداع عندما يعمل الشخص في مشروع واحد وطريقة تفكير واحدة لفترة ممتدة، في حين أن فترات الراحة المنتظمة تسمح بالحصول على الوقت لتطوير الأفكار الجديدة.

فيما يلي بعض الرؤى والبيانات الرائعة لأخذها في الحسبان حسب موقع Lifehack:

اقتباس

يمكن أن يزيد الفاصل الجزئي لمدة 30 ثانية من الإنتاجية بنسبة تصل إلى 13%، كما يمكن أن تقلل الاستراحة لمدة 15 ثانية من التحديق في شاشة الحاسوب كل عشر دقائق من التعب بنسبة 50%

أي لا يحتاج الشخص إلى الابتعاد عن مكتبه لساعات طويلة، إذ يمكن أخذ استراحة لمدة 15 ثانية فقط، لتكون كفيلةً بتحسين الإنتاجية والصحة واليقظة العقلية تحسينًا كبيرًا.

يكون من الصعب أحيانًا أخذ فترات راحة منتظمة خلال اليوم، حتى لو كانت تتمتع بكل هذه الفوائد، وخاصةً عندما تكون هناك قائمة المهام طويلة، لذلك يكون الحل بتضمين الاستراحة في جدول العمل والمهام، ومن ثم التمسك بالجدول وتطبيقه؛ ويٌعَد أسلوب بومودورو Pomodoro أحد أكثر الأساليب شيوعًا، وهو باختصار تقنية تجعل العمل مُقسّمًا على دفعات، إذ تعمل على النحو التالي:

• ضبط مؤقت على جهاز الحاسوب أو الهاتف الذكي لمدة 25 دقيقة.
• أخذ استراحة لمدة خمسة دقائق بعد مرور 25 دقيقة (تناول وجبة صحية خفيفة، أو تمديد الساقين، أو إراحة العينين).
• إكمال أربع جلسات بنفس هذه الطريقة ليصل المجموع إلى 100 دقيقة من العمل، و15 دقيقة من الراحة.
• أخذ استراحة أطول بعد الجلسة الرابعة، من 30 إلى 45 دقيقة لإعادة شحن الطاقة بالكامل.

تسمح تقنية بومودورو بجدولة فترات الراحة مع إعادة شحن العقل والجسم، وقد تكون تغييرًا جذريًا عن المعتاد.

5. جدولة العمل

يٌعَد وجود جدول عمل وإتباعه من أهم الأمور لزيادة الإنتاجية أثناء العمل من المنزل، وهنا لا تهم تسميته سواءً كانت جدولًا زمنيًا، أو روتينًا، أو أي تسمية أخرى.

يمكن السير على جدول زمني معين في حالة العمل التقليدية، والمحافظة عليه يومًا بعد يوم والتعوّد عليه، ولكن ذلك سيكون صعبًا جدًا أثناء العمل من المنزل (بسبب عوامل التشتيت الموجود في المنزل).

يجب التفكير في روتين اليوم منذ لحظة الاستيقاظ حتى لحظة النوم، وذلك عندما يتعلق الأمر بتنظيم جدول زمني لتحقيق أقصى قدرٍ ممكن من الإنتاجية خلال ساعات العمل.

يعاني الأشخاص الذين ليس لديهم روتين وذلك وفقًا لـ نورث ويسترن Northwestern Medicine مما يلي:

• قلة النوم: سيجد الشخص نفسه يستيقظ وينام في أوقات مختلفة كل يوم إذا لم يكن هناك روتين يومي، ولا بأس من حدوث ذلك بين الحين والآخر، ولكن روتين النوم يمكن أن يغيّر الحياة.
• الضغط: لا يمكن الاستعداد استعدادًا كافيًا لليوم بدون روتين، ويؤدي ذلك إلى عدم معرفة كيف ستجري الأمور، ولكن لا داعي للقلق بما يتعلق بجدول العمل وكيفية إنجاز المهام مع وجود الروتين.
• العادات الصحية السيئة: يمكن أن تؤدي الحياة بدون روتين إلى عادات صحية سيئة جدًا، مثل الأكل السيء وإهمال التمرينات المنتظمة، وتؤثر هذه العادات سلبًا على الحياة.

يجب أخذ العوامل التالية في الحسبان عند تطوير الجدول الزمني للعمل:

• عبء العمل المعتاد في يوم معين.
• الوقت الذي تكثر فيه الإنتاجية.
• متوسط الروتين مع الزوجة والأطفال.

قد يكون الشخص على سبيل المثال من النوع الذي يحب النهوض مبكرًا والذهاب للعمل، أي يكون في هذا الوقت أكثر إنتاجيةً؛ هنا سيحتاج في هذه الحالة إلى العمل بأكبر قدر ممكن في ساعات الصباح من اليوم، وتخصيص فترات بعد الظهر لمهام تحتاج إلى تركيز أقل (أو التركيز على الاهتمام بالنفس)؛ أما إذا كان يعمل بطريقةٍ أفضل في المساء، فسيحتاج إلى ترك المهام الصعبة إلى ما بعد العشاء أو بعد نوم الأطفال.

فيما يلي مثال على روتين الصباح بالنسبة للأشخاص الذين يستيقظون مبكرًا:

• 6:00 صباحًا: الاستيقاظ والذهاب في نزهة على الأقدام، أو أداء التمرينات الصباحية والاستحمام.
• 7:30 صباحًا: تناول فطور متوازن.
• 8:00 صباحًا: بدء العمل (اتباع تقنية بومودورو أو أي روتين آخر مناسب).
• 12:00 مساءً: أخذ استراحة لتناول الغداء، ومن ثم المشي في الهواء الطلق.

يجب أن تتغير الفترات الزمنية لتناسب الجدول الزمني وأي التزامات زمنية أخرى، ولكن من المهم معرفة كيفية التعامل مع بداية مثمرة لساعات الصباح أثناء العمل من المنزل.

ملخص كيفية زيادة الإنتاجية أثناء العمل من المنزل

يعاني الكثير من الأشخاص وحتى الذين لديهم خبرة كبيرة في العمل من المنزل في الحفاظ على إنتاجيتهم وزيادتها. وهنا لا يجب أن يكون الهدف هو تحقيق الكمال وأن يبقى الشخص منتجًا في كل ساعةٍ من كل يوم، إذ لا يُعَد ذلك هدفًا منطقيًا، لذلك يجب تقليل التوقعات قليلًا، لا سيما بالمقارنة مع كل شيء يحدث في العالم. مع ذلك، سيضمن العامل الحر أو عن بعد لحسن الحظ حصوله على الأدوات والأنظمة التأسيسية للحفاظ على الإنتاجية والفعالية أثناء العمل من المنزل، وذلك عند اتباعه هذه النصائح.

يفاجئنا العالم بالتغيرات التي تؤدي إلى تغيير أسلوب ونمط العمل، كما يمكن أن يتغير نمط العمل حسب تفضيلات الشركات، فبعض الشركات قد تفضل العمل ضمن المكتب، فيما يرى البعض الآخر أن شركتهم اكتسبت فوائدًا كثيرةً من العمل عن بُعد، ومن الممكن أن يستمر فريقها في العمل عن بُعد لسنوات عديدة قادمة، لذلك من المهم اعتماد نصائح الإنتاجية الواردة في هذا المقال.

ترجمة – بتصرّف – للمقال How to Be Productive Working From Home in 2022 للكاتب Ryan Robinson

اقرأ أيضًا

• مجموعة خطوات فعالة للعمل من المنزل
• ما هو العمل عن بعد؟ دليلك لبناء فِرق عمل عن بعد والحصول على وظيفة أحلامك من المنزل
• كيف تحافظ على مستوى إنتاجك أثناء العمل من المنزل
• 40 درسًا مفيدًا هو حصاد 4 سنين من العمل عن بعد

يمثل العمل الحر بالنسبة إلى الكثيرين فرصةً للاستمتاع بالوقت والعيش بدون ضغوط. صحيح أن المستقلين قد يرغبون بجني المزيد من المال، ولكنه ليس الدافع الأساسي بالنسبة إليهم. فمعظم المستقلين الذين أعرفهم يريدون فقط الاستمتاع بحياتهم على النحو الذي يرغبون. في بداية العام الماضي، أردت مضاعفة سعري في الساعة، ولكن غرضي الأساسي من هذه الخطوة كان توفير المزيد من الوقت لنفسه. وقد اختبرت على مدار ذلك العام عددًا من الأساليب والاستراتيجيات المختلفة لأعمل أقل مع جنيٍ أكثر؛ وبطبيعة الحال، بعضها نجح، وبعضها الآخر لم ينجح.

ولكن بنهاية العام، استطعت زيادة سعري إلى أكثر من الضعف، وأصبحت أعمل بدوام أقل من جزئي (20 ساعة في الأسبوع). إذا كنت تريد العمل لساعات أقل، أو زيادة سعرك في الساعة، ففيما يلي 8 طرق لتحقيق الاستفادة القصوى من ساعات عملك.

1. اكتسب عادات عمل أفضل

إن أهم ما فعلته في بداية العام الماضي للعمل أقل وجني الأكثر، كان تحسين عادات العمل لدي، فقد كنت أعاني من بعض العادات السيئة، مثل الإفراط في النوم، والتسويف حتى آخر دقيقة؛ بالإضافة إلى عدم التسويق لأعمالي. لقد أدركت أن الأشخاص الناجحين يتبعون عادات ملائمة، وإذا أردت أن أكون منهم، فلابدّ أن أفعل مثلهم.

في هذا الصدد، كان الاستيقاظ المبكر والتخطيط المسبق لمشاريعي من أهم العادات التي اكتسبتها خلال عام 2013، فقد استطعت بفضل هاتين العادتين نقل مسيرتي المهنية إلى مستوىً جديد كليًا. وللتعرف على "عادات الناجحين" اتجت إلى الأشخاص الناجحين أنفسهم، مثل ستيفين كوفي Steven Covey وكتابه "العادات السبع للناس الأكثر فعالية".

2. ضع خطة شاملة بأهداف واقعية

في بداية العام الماضي، كنت أظن أنني أعرف ما أريد، ولكن سرعان ما تبين لي وجود بعض المشاكل في خطتي:

• أولًا، لم أكن متأكدًا من ملاءمة أهدافي لخطتي الحياتية.
• ثانيًا، العوامل المحفزة لتحقيق أهداف كانت ضعيفة.
• أخيرًا، لم أكن متأكدًا من كيفية بلوغي للأهداف المحددة. وفي الحقيقة، كنت أتخبط.

لم أستطع إيجاد حل لهذه المشكلات حتى شارف العام على الانتهاء، لكن بعدها اقتنيت نسخةً من كتاب العهد The Pledge للكاتب مايكل ماسترسون Michael Masterson، والذي ساعدني على وضع خطة شاملة لحياتي وأرشدني إلى ضرورة وضع هدف لها. في الحقيقة، لقد كنت أحلم بالشكل الذي أريد أن تكون حياتي عليه دون أن اتخاذ الإجراءات الصحيحة.

الفرق بين الهدف والحلم

إن الحلم مجرد خيالات وتصورات يمكن أن تتحقق دون أي مجهود منك، ولكن الهدف في المقابل يحتاج إلى مجهود وعمل جاد من أجل الوصول إليه. إذًا ماذا بشأنك؟ ما هي خطتك للحياة؟ أين ترى نفسك بعد 3 سنوات؟ أو 7 سنوات؟ عليك ببدء العمل على صياغة خطة شاملة لحياتك.

3. قسم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر

إن الموناليزا لم تُرسم في بضع ساعات، أما سور الصين العظيم، فقد استغرق بناؤه وفقًا للويكيبيديا 3 قرون. إننا نتحدث هنا عن تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر تسهل إدارتها. وقد كانت تلك إحدى العادات الحسنة التي اكتسبتها خلال العام الماضي، فقد كنت أدرك أن المثابرة والعمل الجاد كفيلان بتحقيق الأهداف، ولكن الأهداف الكبيرة كانت مرعبة بالنسبة لي، إذ إن النظر إليها من بعيد يجعلك حائرًا من أين تبدأ.

ولهذا السبب يُعد تقسيم مهامك وأهدافك الكبيرة إلى مهام أصغر ضروريًا للعمل بكفاءة. ويجب عليك تعلم كيفية توزيع مهامك على قائمة مع تحديد أولوية كل منها.

4. احترم وقت العمل

إن كون المرء مستقلًا يعني قدرته على العمل متى شاء، ولكن بالعودة إلى العام الماضي، لم أكن أمتلك جدولًا حقيقيًا، وفي أغلب الأحيان لم أكن أملك الدافعية للعمل. لقد أدركت أنني بحاجة إلى جدول إذا أردت إنهاء العمل بسرعة، ولكن وجود الجدول ليس كافيًا، إذ يجب الالتزام به أيضًا، فهو يحميك من التسويف والمماطلة والشعور بالذنب، لذا تأكد من جلوسك على مكتب العمل في الوقت المحدد له.

حتى لو كنت تمتلك عملًا بدوام كامل، فما زال بإمكانك جدولة عدّة ساعات للعمل يوميًا. خلال "وقت العمل" ركز فقط على مشاريع العملاء أو على المهام التي تعود عليك بالدخل مباشرةً، ولا تضيّعه بتصفح الفيسبوك والرد على البريد الإلكتروني.

لقد اكتشفت أيضًا أنك عندما تحترم وقت عملك، فإن الآخرين بدورهم يحترمونه، وذلك يعني الحد من مصادر التشتيت وإدارة الوقت بطريقة أفضل على نحو يسمح لك بإنجاز المزيد في وقت أقل.

5. اعرف ما تفعل قبل أن تبدأ

كم يومًا دخلت إلى مكتبك وجلست أمام شاشة الحاسوب تحدق فيها وتفكر من أين تبدأ. لا تقلق، فلست الوحيد الذي يفعل ذلك، فقد اعتدت أن يحصل ذلك مع الجميع بضع مرات كل أسبوع، ثم يدرك أنه بحاجة للتخطيط ليومه قبل أن يبدأ، لذلك أصبحت في نهاية كل يوم أراجع جدولي وأخطط لليوم التالي. إن معرفته بما يتعين عليه فعله عندما يستيقظ من النوم في صباح اليوم التالي يشجعك على الوصول إلى المكتب في وقت أبكر وإنهاء عملك بطريقة أسرع.

في المقابل، عندما تنسى تحضير قائمة مهامك لليوم التالي، فإنك ستُمضي ذلك اليوم في الرد على البريد الإلكتروني وتضييع الوقت في وسائل التواصل الاجتماعي.

6. ركز عندما تعمل

قد تبدو هذه النصيحة بديهية، ولكن الحياة تلقي صنوفًا شتى من مصادر التشتيت في طريقنا وتجعلنا نعتقد بأنها عاجلة ومهمة. عندما تواجهك مصادر التشتيت خلال عملك، دوِّنها في قائمة المهام لديك، ثم عد لما كنت تفعله. لا تفقد التركيز أو تنتقل إلى مهمة أخرى قبل الانتهاء من قائمة المهام اليومية الخاصة بك. بعد ذلك، تستطيع التعامل مع مصادر التشتيت أو إضافتها على الجدول الخاص باليوم اللاحق.

7. قدر الوقت اللازم لإنجاز المهام

صحيح أنني أكره جدًا تتبع وتسجيل الوقت الذي أمضيه، ولكني وجدت أن ذلك يساعد على تعزيز الإنتاجية ويمكّن من العمل بوتيرة أقل وجني أرباح أكثر. أضف إلى ذلك أن معرفتك بالوقت اللازم لتنفيذ مهام معينة تسمح لك بتقدير تكلفة المشاريع والوقت اللازم لإنجازها على نحو أفضل. على سبيل المثال، لنفترض أنك تمضي جزءًا كبيرًا من وقتك في إعداد الفواتير، ولكنك لم تكن واعيًا لذلك حتى بدأت بتتبع وقتك وتسجيله؛ أمّا الآن، فإنك تدرك حجم الوقت الذي يستغرقه هذا الأمر من يومك، إلى جانب أنك لست جيدًا كثيرًا فيه.

وحتى توفر الوقت على نفسك وتعمل بوتيرة أقل وتجني أكثر، يمكنك الاستعانة بشخص آخر أو ببعض البرامج لمساعدتك على تحضير الفواتير. في المقابل، إذا لم تتّبع وقتك، فربما لن تكون لديك فكرة واضحة عن حجم الوقت (والمال) الذي تستنزفه عملية إعداد الفواتير.

ثمة العديد من تطبيقات الحاسوب والهاتف المحمول التي تمكّنك من تتبع الوقت، ولكن لا تدع التكنولوجيا تعيقك، إذ يمكنك تتبع وقتك وتسجيله باستخدام الورقة والقلم.

8. اسأل نفسك "لماذا؟"

عند تحديد الأهداف، اسأل نفسك دائمًا "لماذا؟" لماذا تريد أن تكون مستقلًا؟ هل هي الاستقلالية المالية؟ أم الرغبة بشراء منزل جديد؟ أو تأمين مستقبل عائلتك؟ بغض النظر عن هدفك، فإن معرفتك بأسباب سعيك وراء هذا الهدف سوف تجعلك متحفزًا دائمًا في وجه المعيقات، وتمكنك من التغلب على مخاوفك.

إذا كنت بحاجة إلى من يذكّرك بأهدافك باستمرار، فعلّق في مكان عملك صورًا لأهدافك. على سبيل المثال، استخدم صورة منزل أحلامك خلفيةً لجهاز الحاسوب وشاشة توفير الطاقة.

هذه النصائح الثمانية ليست سرًا، ولكنها عادات جيدة تمكّنك -عند اتباعها- من توفير الوقت والحد من الضغط الذي يصاحب العمل الحر بالعادة. علاوةً على ذلك، سوف تستطيع باستخدام هذه العادات أن تجني مالًا أكثر في وقت أقل.

والآن دورك! هل نسينا شيئًا؟ ما هي نصائحك للعمل بفاعلية أكبر؟ يسرنا أن تشاركنا بها من خلال التعليقات أدناه.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال 8 Ways to Work Less and Earn More) لصاحبته Christina Gillick.

اقرأ أيضًا

• متى تصبح السرعة جوهر العمل في العمل الحر
• 9 خطوات لكتابة مقالات بشكل أسرع وزيادة أرباحك كمُستقل
• مجموعة نصائح أساسية للمبتدئين في العمل الحر

جميعنا نحصل على أعمال مستعجلة بين الفينة والأخرى، ونشعر بالرضا عن الذات عند إنهائها في الوقت المحدد، ولكن هذه السرعة قد تساعدك أيضًا في عملك اليومي.

هل سمعت بمثلث إدارة المشاريع؟ يقوم مثلث إدارة المشاريع على ثلاث أضلاع "الجودة والسرعة والسعر". في هذا المثلث، يضمن امتلاكك لأول عاملين الوصول إلى العامل الثالث. بمعنىً آخر، إذا كنت تقدم عملًا مرتفع الجودة ولكنك بطيء، فلن تستطيع الحصول على أسعار مرتفعة. في المقابل، إذا كنت تعمل بسرعة وتقدم خدمات عالية الجودة، فسوف تتمكن من الحصول على أسعار مرتفعة للغاية!

نصائح لمضاعفة سرعتك في العمل

في ضوء الحقيقة التي تحدثنا عنها سابقًا، فيما يلي 18 نصيحة لمضاعفة سرعتك في العمل.

1. نظم نفسك

التنظيم والسرعة يسيران جنبًا إلى جنب، فتنظيم مكتبك وترتيب الملفات في حاسوبك، على سبيل المثال، يوفران عليك وقتًا ثمينًا للغاية كنت ستقضيه في البحث عن الملفات والأغراض.

2. خطط لأعمالك

في محاولة منك لتوفير الوقت، ربما تجد نفسك مندفعًا إلى العمل دون تخطيط، لكن لا تفعل ذلك، فربما تجد نفسك بعد فترة مندفعًا في الاتجاه الخطأ.

عندما تخطط ليومك مسبقًا - أو على الأقل عندما تدون المهام التي تريد تنفيذها - فإنك توفر على نفسك الكثير من الوقت، فذلك يجعلك أقل عرضةً للضغط وأبعد عن التسويف، كما يغنيك عن التفكير فيما يجب عليك فعله تاليًا. وحتى لو كانت خطتك بسيطةً للغاية، فإن وجودها يجعلك مدركًا دائمًا للخطوات المطلوبة منك.

3. اربط المهام المتشابهة مع بعضها

أيهما أسهل: تنفيذ عشر مهام مختلفة؟ أم عشر مهام متشابهة؟ إذا كنت مثل معظم الناس، فسوف تميل بلا شك إلى الخيار الثاني.

إن تجميع المهام المتطابقة أو المتشابهة معًا يزيد من تركيزك ويضاعف إنتاجيتك وينتقل بسرعتك إلى مستوى جديد كليًا. ولكن عندما تنتقل بين مهام متباينة، فسوف تضيّع كثيرًا من الوقت ريثما يتأقلم ذهنك مع كل مهمة. في المقابل، عندما تنفذ سلسلةً من المهام المتشابهة، سوف تكتسب زخمًا إضافيًا مع كل مهمة تنجزها.

4. امنح نفسك استراحة

ترتبط هذه النصيحة بالنصيحة التي سبقتها، إذ من فوائد ربط المهام المتشابهة معًا أنه يسهّل عليك تحديد الوقت الذي تحتاج فيه فعلًا إلى الاستراحة.

إنك تسعى بالطبع إلى زيادة سرعتك، ولذلك فإن استراحاتك قد تكون أقصر من المعتاد. ولكن إذا لم تمنح نفسك بضع دقائق بين كل مهمة، فسوف ينتهي بك الأمر إلى أن تصبح أبطأ، وذلك نتيجة إصابتك بالإرهاق بدنيًا (وربما نفسيًا أيضًا)، فأنت بالنهاية إنسان من لحم ودم ولست رجلًا آليًا، بالتالي فالاستراحات ضرورية للغاية.

5. فوض بعض المهام

من البديهي أن يسير عملك بوتيرة أسرع إن كان هناك من يساعدك. ادرس تفويض بعض المهام لديك لجهة أخرى، إذ ثمة احتمال كبير في أن بعض هذه المهام ليست بحاجة إلى اهتمامك الكامل؛ أمّا إذا لم تكن تشعر بالارتياح إزاء التخلي عن بعض المهام المتعلقة بعملك، فما زال بإمكانك تفويض بعض المهام الأخرى لتوفير الوقت، مثل تكليف شخص آخر بالتنظيف والأعمال المنزلية. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى غسيل ملابسك وكتابة صفحة مبيعات، فيُفضل أن توكل غسيل الملابس لشخص آخر، بينما تركز أنت على الكتابة فقط.

6. اعرف نفسك

إنك تعرف نفسك أكثر من أي شخص آخر، وتدرك بلا شك قدراتك الجسدية والذهنية. شخصيًا، أفضّل العمل في الصباح الباكر (مع أخذ قيلولة في فترة الظهيرة عند وجود المزيد من العمل)، ولكن ما يناسبني قد لا يناسبك بالضرورة.

استغل معرفتك بذاتك لاختيار أفضل ساعات العمل الملائمة بالنسبة لك. على سبيل المثال، إذا كنت تعمل بشكل أفضل في فترة الظهيرة، فتجاهل جميع النصائح التي تدعوك إلى العمل في الصباح الباكر، لأن إجبار نفسك على شيء لا يلائمها لن يساعدك بالمطلق، إذ ما فائدة الاستيقاظ باكرًا إن كنت ستمضي الساعات الأولى تحدق في السقف دون أن تفعل شيئًا؟

7. تخلص من مصادر التشتيت

أغلق نافذة البريد الإلكتروني، وضع هاتفك على البريد الصوتي. أوقف إشعارات مواقع التواصل الاجتماعي، وكل شيء لا يتعلق بالمهمة التي بين يديك، إذ يجب أن يُوضع جانبًا. (إذا كنت تواجه مشكلة في فعل ذلك بنفسك، فثمة برامج تساعدك على فعله).

8. اتخذ الطرق المختصرة

أنا لا أدعوك إلى التقليل من جودة عملك، وما أقوله لك هو أن تستغل الاختصارات التي توفرها برامج الحاسوب. قلل استخدامك للفأرة، وحاول استخدام اختصارات لوحة المفاتيح، مثل Alt + D للانتقال إلى شريط العنوان في متصفح الإنترنت، أو Ctrl + C / Ctrl + V لنسخ / لصق النصوص، أو Ctrl + S لحفظ العمل.

تعلم اختصارات لوحة المفاتيح الخاصة بالبرامج التي تستخدمها واستغل هذه الاختصارات لتوفير الوقت وزيادة السرعة (إذا كنت تستخدم أجهزة ماك بوك، فيجب أن تعلم أن أجهزة الماك تمتلك اختصارات خاصة بها أيضًا وأساليب تغنيك عن استخدام الفأرة).

9. كن واقعيا

حتى أسرع المستقلين وأكثرهم كفاءةً سوف يغرق إذا لم يكن واقعيًا حيال عدد المشاريع التي يستطيع إنجازها. مع ذلك، يمكن لمواعيد التسليم الضيقة أن تكون مفيدة للإنتاجية.

باختصار، يجب أن تشكل المواعيد النهائية تحديًا للمستقل وأن تكون ممكنةً وواقعيةً في ذات الوقت. (إن سعة الوقت المتاح قد تشجع على الكسل، في المقابل قد يؤدي ضيق الوقت إلى ضغط غير ضروري، وبالتالي ارتكاب الأخطاء). وإذا كنت تعرف نفسك (كما في النصيحة رقم 6)، فيجب أن تكون مدركًا أيضًا لحجم العمل الذي تستطيع التعامل معه.

10. اعمل بطريقتك الخاصة

بصفتك مستقلًا، فإن عملاءك يملكون من الناحية القانونية إبداء الرأي في الشكل النهائي لمنتجاتك أو خدماتك، لا في طريقة عملك. وهذه نقطة إيجابية، خصوصًا إذا كنت تحاول إنجاز عملك بسرعة.

ولكن إذا حاول عملاؤك إملاء طريقة معينة لتنفيذ مهامك اليومية، فسوف تضيع الكثير من الوقت في محاولة التكيف مع طريقتهم، لذلك احرص دائمًا على التحكم بآلية عملك، واتباع طريقتك الخاصة في العمل. (أليس هذا السبب الرئيسي لعملك مستقلًا؟)

11. انس أمر "المثالية"

يُعَد الباحثون عن الكمال والمثالية من أبطأ العاملين على الكوكب. وإذا كنت تريد سرعة الإنجاز، فانس أمر المثالية، وركز على تقديم عمل جيد بما فيه الكفاية. ولمعلوماتك، لا وجود للمثالية التامة في عالم العمل الحر، لذلك ركز على إنجاز عملك بسرعة أكثر من إنجازه بمثالية.

12. استمع إلى الموسيقى

تشير الدراسات إلى قدرة الموسيقى على زيادة إنتاجيتك، وخصوصًا عندما تستمع إلى موسيقى تحبها. بمعنى آخر، لا تجبر نفسك على الاستماع للموسيقى الكلاسيكية فقط لأن "خبيرًا ما" قد نصحك بذلك! فإذا كنت تكره الموسيقى التي تستمع إليها، فذلك قد يأتي بنتائج عكسية ويبطئ من وتيرة عملك. اختر شيئًا تحبه وتأكد من قدرته على زيادة إنتاجيتك، وإذا لم يكن الأمر كذلك، فاعمل في صمت، فقد لا تكون هذه الطريقة ملائمة للجميع.

13. أعلم من حولك

إذا لم تكن تعيش وحيدًا، فمن الضروري أن تخبر الجميع من حولك (سواءً زوجتك أو شركاءك في السكن) بأنك بصدد العمل على مشروع مهم، وأنك بحاجة لإنجازه بسرعة، فذلك من شأنه أن يمنحك الكثير من الوقت لوحدك دون أن تجرح مشاعر أحد.

14. اعرف ماذا تفعل

كلما ازدادت خبرتك بالمهمة التي بين يديك، أصبحت قادرًا أكثر على إنجازها بسرعة. ولكن حتى لو لم تكن تمتلك خبرةً مسبقة، فإنه ما زال بإمكانك إنجاز المهام بسرعة إذا عرفت المطلوب منك بالتحديد، لذلك لا تخف من سؤال الآخرين قبل أن تبدأ.

15. تفقد أدواتك

قبل القبول بمهمة، تأكد من امتلاكك للمعدات اللازمة لها. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى زيارة المتجر لشراء قرص صلب، أو رزمة من الورق، أو تحديث برنامج. كل هذه المهام تأخذ من وقتك المخصص لتنفيذ المهمة.

كذلك، تأكد من سلامة معداتك. على سبيل المثال، حاول تنظيف سجل التصفح والكوكيز من مستعرض الإنترنت، وتنظيف حاسوبك من أي فيروسات أو برمجيات ضارة لزيادة سرعة كل من متصفحك وحاسوبك.

16.استخدم المؤقت

بمجرد أن تحدد المهمة التي تريد العمل عليها من قائمة المهام لديك، حدد بالضبط كم من الوقت ستستغرق، ومن ثم ضع مؤقِّتًا للتأكد من المدة الزمنية المحددة. إن استخدامك للمؤقت يساعدك أيضًا على عدم البقاء في مهمة واحدة لفترة طويلة من الزمن دون استراحة.

يمكنك أيضًا استخدام المؤقت لتحديد الوقت المحدد للانتهاء من العمل كاملًا (على سبيل المثال، تستطيع أن تحدد لنفسك ساعة محددة للانتهاء من العمل، ومن ثم التزم بها، بل حاول أن تنهي العمل قبل الوصول إليها)

17. رد باختصار

يُعد التواصل مع الآخرين ضروريًا في بعض الأحيان، سواءً أحببت ذلك أم لا. لكن يمكنك أن تجعل ردودك قصيرةً ومختصرة. اجعل تواصلك على مقدار الحاجة فقط دون أن تكون فظًا. على سبيل المثال، يمكنك استخدام عبارات نحو "أرغب حقًا بالدردشة معك، ولكني مضطر للعودة إلى العمل، وسوف أعود إليك بمجرد أن الانتهاء منه".

18. لا تنس الأساسيات

في زحمة المهام والمواعيد النهائية، نغفل أحيانًا عن بعض الأمور الأساسية، مثل الطعام والنمو والتمرين، ولكن إذا كان المستقل متعبًا، فلن يكون سريعًا بالتأكيد، وإذا كان يعاني من انخفاض السكر في الدم بسبب تأجيل تناول الطعام ساعةً بعد أخرى مثلًا، فلن يستطيع العمل. لهذا اهتم بنفسك، وإذا لم يكن من أجل نفسك فمن أجل عملك.

إذًا بعد كل ذلك، ما هو سر العمل بسرعة؟ إنه الإرادة. اختر مهمةً وأكملها، ثم اختر مهمةً أخرى وأكملها، وهكذا. أحيانًا تكون إرادة العمل هي الفرق الوحيد بين المستقل البطيء والذي يعمل بسرعة.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Fast Freelancing: When Speed is of the Essence) لصاحبه Tom Ewer.

اقرأ أيضًا

• 9 خطوات لكتابة مقالات بشكل أسرع وزيادة أرباحك كمُستقل
• أربع نماذج لاستمرار نمو العمل الحر
• مجموعة نصائح أساسية للمبتدئين في العمل الحر

يكمن سر نجاح أي عمل في اختيار أكثر الإجراءات فعاليةً، والعمل بمقتضاها. مع ذلك، يبذل العديد منا جهودًا مضنيةً مقابل أعمال ذات مردود ضئيل أو حتى معدوم، وهذا لأننا نفتقر لمفهوم الفعالية في العمل، ونظن مخطئين أن العمل الجاد وحده سوف يقودنا إلى مبتغانا.

في هذا المقال، سوف نناقش مفهوم العمل الجاد في مقابل العمل الفعال، كما نتعرف على كيفية استغلال مبادئ الاقتصادي الإيطالي المخضرم فيلفريدو باريتو لتحقيق المزيد من الأرباح في وقت أقل.

مبدأ باريتو

اقتباس

لطالما سبب مبدأ باريتو حالةً من الجدل في المشهد الاقتصادي، فلا أحد يستطيع تفسيره رغم صحته.

• چوزيف ستيندل

سمّه ما شئت: مبدأ 80/20، أو مبدأ توزيع العوامل، أو مبدأ الجهد الأقل، لا يهم، فما يهم حقًا هو أنك تستطيع استغلال هذا المبدأ لإحداث تحول جوهري في عملك الحر. لقد اكتُشف مبدأ 80/20 على يد اقتصادي إيطالي يُدعى فيلفريدو باريتو. ورغم أن إنجازاته قد ظلت مغمورةً خلال حياته (1848-1923)، إلا أنه كان أول شخص يشير إلى الحقيقة المدهشة، بأن عددًا قليلًا من المسببات، أو المدخلات، أو الجهد؛ يقود إلى معظم النتائج، أو المخرجات، أو العائدات. وفي أغلب الأحيان (وليس دائمًا)، تكون العلاقة بين الأسباب/النتائج أو المدخلات/المخرجات أو الجهد/العائد قائمةً على توزيع 80/20. وعلى العموم، يمكن القول إن شتى مجالات الحياة تشهد حالة كبيرة من انعدام التوازن بين المسببات والنتائج.

ولتوضيح هذا المبدأ، تمعن في الأمثلة العمليّة التالية (المأخوذة من كتاب مبدأ 80/20 لكاتبه ريتشارد كوش):

• في البداية، اكتشف باريتو أن 80% من أراضي إيطاليا مملوكة لـ 20% من السكان (80/20).
• 1% من الكلمات في اللغة الإنجليزية (واشتقاقاتها) تمثل 80% من اللغة المحكية (80/1).
• 1.3% من الأفلام تجني 80% من الإيرادات في دور السينما (80/1.3).

ربما تتساءل ما علاقة هذا بنجاح عملك، رغم أن الإجابة هي وجود علاقة كبيرة للغاية، إذ لو استطعت اكتشاف انعدام التوازن بين المسببات والنتائج في عملك، فسوف يتسنى لك استغلال هذه الحقيقة لصالحك.

تخلص من الأعباء الإضافية

تأمل قليلًا يوم العمل لديك. كم تمثل ساعات العمل المدفوعة من يومك؟ لنقل أنها تمثل 60%، وبالتالي عند تطبيق مبدأ 80/20، فذلك يعني أنك تحقق 100% من الدخل نتيجة 60% من الوقت الذي تمضيه في العمل.

نظريًا، إذا استطعت زيادة نسبة ساعات العمل المدفوعة في يومك إلى 90%، فسوف تزداد أرباحك بنسبة 150%. باختصار، زيادة ساعات العمل المدفوعة تعني زيادة الدخل؛ ولتحقيق هذه الغاية، تخلص من جميع الأعباء التي لا تعود عليك بالدخل (بطريقة مباشرة أو غير مباشرة)، واحرص على أتمتة جميع المهام الأخرى (ما أمكن).

استغل هذه الفرصة لتحليل عملك بصورة معمقة من خلال تدوين أعمالك (لمدة تتراوح بين أسبوع وشهر)، ثم صنفها بحسب المهام. وبمجرد أن تنتهي، اصنع رسمًا بيانيًا بالاعتماد على البيانات المسجلة، وعندها ستحصل على تصور واضح عن توزيع وقتك وكيفية استثماره بالشكل الأمثل. وفيما يلي رسم بياني يوضح توزيع وقت العمل لديّ خلال شهر يونيو:

لقد اكتشفت بعد تنفيذ هذا الرسم البياني العديد من المهام التي أستطيع الاستغناء عنها أو أتمتتها كونها تستهلك قدرًا كبيرًا من الوقت ولا تدر أي دخل، ولكن ما هي المهام التي تحتاج إلى أتمتة وتلك التي تحتاج إلى إلغاء بالكامل؟ حسنًا، الأمر بغاية البساطة: إذا لم تكن المهمة تساهم في تطوير عملك فلا تفعلها. قد تأخذ هذه المهام أشكالًا عدّة: ربما كانت هذه المهام مفيدةً في يوم من الأيام ولكنها لم تَعُد كذلك، وربما كانت نتيجةً لعادات سيئة، أو قصور في نظام العمل لديك، وهكذا. ولكن الأكيد أن جدولك سوف يحوي بعض هذه المهام، وربما الكثير منها، لذلك احرص على التخلص منها.

علاوةً على ذلك، يجب ألا تقتصر عملية التدقيق على المهام الثانوية والهامشية، بل يجب أن تمتد لتشمل أيضًا المهام الرئيسية بغرض معالجة جوانب القصور فيها. يمثل البريد الإلكتروني على سبيل المثال، مهمةً كبيرةً تستغرق كثيرًا من الوقت لدى معظمنا. وإذا كنت قد فعّلت الإشعارات الفورية، فلا شك في أنك تعاني من التشتت المستمر، وبالتالي ضعف الكفاءة وتراجعها. ولكن إذا غيرت طريقة تعاملك مع البريد الإلكتروني بحيث تتفقده ثلاث مرات في اليوم (الصباح، واستراحة الغداء، وقبل نهاية اليوم)، فسوف تتمكن من معالجة البريد الإلكتروني بسرعة أكبر، وفي ذات الوقت تحافظ على تركيزك خلال اليوم.

الأتمتة

بعد أن تتخلص من جميع المهام غير الضرورية وتعالج أوجه القصور الأخرى في سير العمل، فسيكون الوقت قد حان لأتمتة أكبر قدر ممكن من المهام الأخرى، ولكن ماذا يُقصد بالأتمتة؟ لعل أوضح تعريف للأتمتة (في ضوء هذا المقال) هو:

اقتباس

تنظيم المهام، بحيث يتولى تنفيذها الحاسوب أو شخص متعاقد.

باختصار، يجب أن تحرص على أتمتة جميع المهام التي لا تحتاج إلى خبراتك، أو تلك التي يمكن تنفيذها باستخدام خبراتك، ولكن دون تدخلك شخصيًا. تشمل هذه المهام:

• التفاعل مع مواقع التواصل الاجتماعي
• دعم العملاء
• رسائل البريد الإلكتروني
• الإدارة العامة
• التصميم الجرافيكي
• تصميم الويب
• إدارة الحسابات
• الاتصالات

عندما يتعلق الأمر بتوظيف المتعاقدين، فثمة العديد من الخيارات، إذ يمكنك الاستعانة بمواقع العمل الحر مثل خمسات أو مستقل للعثور على مساعدين افتراضيين بتكلفة استثنائية.

قد تشعر بالقلق إزاء تكاليف الاستعانة بمساعد افتراضي، ولكن الدخل الإضافي الذي تحرزه سوف يمكنك بلا شك من تغطية هذه التكاليف. لنقل مثلًا أنك تتقاضى نظير عملك 100 ريال/ساعة، وأنك توظف مساعدًا افتراضيًا للعمل لمدّة 10 ساعات في الأسبوع بتكلفة 40 ريال/ساعة، ذلك يعني أنك ستحقق ربحًا إضافيًا بقيمة 600 ريال حتى بعد اقتطاع أجرة المساعد الافتراضي. وحتى لو عملت لأربع ساعات إضافية فقط، فسوف تتمكن من تغطية التكاليف، بينما يتبقى لك 6 ساعات لتفعل بها ما تشاء.

ركز على الـ 20%

اقتباس

من يتقلب ليلائم الجميع سرعان ما سيختفي.

• رايموند هول

بعد التخلص من الأعباء غير الضرورية وأتمتة المهام الأخرى، سوف يصبح لديك كثير من الوقت للعثور على العملاء الجدد والعمل لساعات إضافية، ولكن عندما يتعلق الأمر بتطبيق مبدأ 80/20 على العمل الحر، فنحن فلا نتحدث عن أي عملاء، وإنما عن العملاء الملائمين، أو ما يصفه مايكل بورت في كتابه Book Yourself Solid بـ "سياسة الشريط الأحمر":

اقتباس

تخيل أن صديقًا لك قد دعاك إلى حفل خاص، وبمجرد وصولك إلى الحفل فوجئت بوجود شريط أحمر على الباب، وبجانبه رجل مهندم اللباس يسأل عن اسمك ليتأكد من وجود اسمك ضمن قائمة المدعوين، ثم يبتسم ابتسامةً عريضةً ويرفع طرف الشريط ليسمح لك بالدخول إلى الحفل. لا شك أن شعورًا رائعًا سوف يخالجك.

والسؤال الآن: هل تمتلك شريطًا أحمر يسمح بالدخول فقط لأفضل العملاء الذين يشكّلون مصدر إلهام بالنسبة إليك؟ إذا نظرت في قائمة عملائك، فربما تكتشف شيئًا من هذا القبيل:

1. 80% من دخلك يأتي من 20% من العملاء.
2. 20% من العملاء هم سبب 80% من ضغط العمل لديك.

ما يتعين عليك فعله هو العثور على المزيد من العملاء من النوع الأول والتخلص من النوع الثاني (وعدم قبول عملاء جدد من هذا النوع). إننا في هذا المقال لسنا بصدد مناقشة كيفية فعل ذلك (وخصوصًا مع تباين الطرق بحسب مجال عملك)، ولكن ما لم تكن مضطرًا للعمل، فيجب أن تُدخل تعديلات جذرية على قائمة عملائك؛ وهنا أتحدث عن تنظيف قائمة عملائك من هؤلاء الـ 20% الذين يسببون لك مشكلات لا حصر لها، واستبدالهم بالمزيد من العملاء الملائمين. بصفة عامة، يجب أن تبحث عن عملاء يحملون الصفات التالية:

1. قلة المشاكل.
2. الاستعداد لدفع سعر مرتفع مقابل خدمات عالية الجودة.

بالتأكيد سيكون من الأفضل أيضًا البحث عن عملاء يقدّمون لك (ولفريقك إن وُجد) عملًا ممتعًا ومثيرًا للاهتمام، فالحياة أقصر من أن تمضيها على عمل مضجر لا يشكّل مصدر إلهام بالنسبة إليك.

ما الخطوة التالية؟

يجب أن تكون بعد قراءتك لهذا المقال مستعدًا لإجراء تغييرات جذرية على عملك، ولكن إذا كنت تشعر بأنك لست مستعدًا بعد لاتخاذ قرار من هذا النوع وفي ذات الوقت، ترغب بتطبيق مبدأ 80/20 لإحداث تحول إيجابي في حياتك المهنية، فيمكنك قراءة المزيد في الكتب المتوفرة على الويب في هذا الصدد. وإذا كنت تمتلك أي أسئلة إضافية حول المبادئ التي تطرقنا إليها في هذا المقال، فلا تردد في كتابتها في التعليقات.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال How to Apply the 80/20 Principle to Your Freelance Business لصاحبه Tom Ewer.

اقرأ أيضًا

• مدخل إلى ثقافة العمل الحر
• مجموعة نصائح أساسية للمبتدئين في العمل الحر
• ما هو العمل الحر وما هي أهم منصّات العمل للمُستقلّين
• الفرق بين العمل الوظيفي والعمل الحر
• الجانب المُظلم للعمل الحر ... وكيف تجعله أكثر إشراقًا

تخيّل لو استمرت أجواء اﻷعياد -بأكلاتها وأغانيها وهداياها- استمرت على مدار أيام السنة! لا شك في أن ذلك سيكون مرهقًا؛ لأنه مهما كان الأمر محببًا، فإنه يغدو مملولًا إذا استمر طويلًا؛ فالمميز في العيد أنه لا يصادف سوى مرة أو مرتين في السنة، وهكذا كان العمل من المنزل سابقًا بالنسبة لي، لأنه لم يكن يتكرر كثيرًا؛ أي أنه كان أشبه بحدث استثنائي، وفرصة لأحظى بقليل من الراحة مضطجعًا في سريري، وأتجنب الإزعاج المصاحب للتنقل بين منزلي ومكان عملي، ولأسترخي في المنزل وأُنجز عملي دون القلق من وجود منغصات.

ولكن ذلك الوضع تغير جذريًا بفعل اﻷوبئة التي عصفت بالعالم، وما أعقبها من إغلاق وإقفالات طالت مكاتب الشركات؛ إذ بات العمل من المنزل القاعدة بعدما كان استثناء، مع فرق وحيد عن أجواء العيد يتمثل في غياب الاحتفالات. فما كان يومًا ما حدثًا استثنائيًا لا يتكرر إلا في مناسبات قليلة، غدا عملًا روتينيًا مربكًا يكاد لا ينتهي.

إذًا، كيف -والحال كذلك- بوسعك استعادة بعض إيجابيات العمل من المنزل؟ أي كيف يمكنك ليس فقط أن تتكيف مع ذلك العمل، بل وأن تجعل منه تجربة ممتعة؟ إليك بعض النصائح التي وجدتُها مفيدة في هذا الشأن.

استثمر في معدات العمل عن بعد

عليك بالاتصال عريض النطاق، المعروف باصطلاح برودباند Broadband؛ لأنني مهما أكدتُ لك على أهميته للعمل من المنزل، فلن أوفّيه حقه. ومنذ حوالي عام مضى، طورتُ خط الإنترنت لدي إلى كابل ضوئي عالي السرعة (100 ميغابت/ ثانية)، وكانت النتائج مذهلة؛ فلم أعد أعاني من رداءة مكالمات الفيديو، ولا من انقطاعات في الاتصال؛ كما بات تنزيل الملفات ورفعها أسهل بكثير من قبل.

من الضروري كذلك أن تكون لديك تجهيزات مكتبية مناسبة؛ فليست فكرةً حسنةً أن تستخدم طاولة المطبخ للعمل على حاسوبك المحمول وقتًا طويلًا. استثمر المال في شراء كرسي مريح للعمل، وشاشة حاسوب ذات قياس مناسب، وكاميرا إنترنت ذات جودة عالية، وطاولة مكتب جيدة. كما يمكن اقتناء طاولة منتصبة لتثبيت كاميرا الفيديو عليها.

معدات العمل على المكتب؛ مكتب للجلوس، وآخر منتصب لمكالمات الفيديو.

استثمر في الأدوات المناسبة للعمل عن بعد

لا يكفي للعمل من المنزل أن تكون لديك معدات جيدة فقط، بل تحتاج إلى أدوات تدعم هذا النوع من العمل. ومن أبرز أدوات العمل عن بعد، نجد كلًا من برنامج ميرو Miro، أو برنامج مورال Mural، المخصصَين لإنشاء سبورات رقمية بيضاء؛ وبرنامج فيجما Figma لإنشاء تصميمات واجهة المستخدم، ومنصة أنا لتخطيط اﻷعمال على مستوى اﻷفراد والفرق، ومايكروسوفت تيمز Microsoft Teams و زووم Zoom للتواصل؛ وجميعها برامج من شأنها إحداث تغيير إيجابي كبير في عملك من المنزل.

عدل جدول عملك

لا ترتكب الخطأ المتمثل في تطبيق جدول عملك القديم أيام العمل من الشركة على مواعيد بدء العمل من المنزل والانتهاء منه، والتي كانت محددةً باستقلال السيارة للذهاب إلى العمل والعودة منه. قد يكون ذلك التنقل بين المنزل ومكان العمل مزعجًا أحيانًا، ولكنه يرسم الحد الفاصل بين الحياة اليومية والعمل، وهو حد من المستحسن أن تحافظ عليه أثناء العمل من المنزل؛ فعلى سبيل المثال، يمكنك الخروج للمشي في الوقت الذي كنت تذهب فيه إلى عملك القديم من الشركة وتعود منه.

عليك أيضًا أن تأخذ بالحسبان الوقتَ الذي تكون طاقتك خلاله في أوجها، وكيف يمكنك تعديل جدول عملك للاستفادة من ذلك؛ فقد يكون بوسعك بدء عملك من المنزل أو إنهاءه، بوقت أبكر مما اعتدتَ عليه أثناء عملك القديم من الشركة؛ أو أن تحظى بوقت أطول لاستراحة الغداء.

افصل وقت العمل عن الوقت المكرس لحياتك اليومية

من السهل تمامًا أثناء العمل من المنزل أن تخلط بين وقت العمل والوقت المخصص لحياتك اليومية. وقد وجدتُ بحكم خبرتي أن من المهم جدًا الحفاظ على فاصل واضح بين الاثنين. ولذلك السبب -وبوعي كامل مني- أتوقف عن العمل في المساء (وأثناء العطل)، وأتجنب الانجرار وراء الأفكار التي ترغّبني في العمل لحين الانتهاء من إنجاز المهمات المطلوبة مني في ذلك اليوم (وهو ما لا يتحقق أبدًا بصراحة). ومن حسن حظي أن لدي مكتبًا منزليًا ضمن حديقة منزلي، أين بوسعي أن أفصل وقت عملي عن باقي يومي، ليس فقط ذهنيًا، بل وواقعيًا أيضًا.

خذ استراحات ومارس تمارين رياضية بانتظام

يحدث كثيرًا أن تشعر بالكسل أثناء العمل من المنزل؛ ففي حين أنك تأخذ استراحات على نحو طبيعي أثناء العمل من الشركة -سواءً للذهاب إلى اجتماع أو النهوض من مكانك لتحضير قهوة أو للتحدث مع زميل لك-، فذلك لا يحدث أثناء عملك من المنزل. ولذلك، من المهم أن تأخذ استراحات منتظمة كل 20 أو 30 دقيقة أثناء العمل من المنزل، بوصفه المعدل الأمثل. ويمكنك لهذه الغاية تنصيب برامج تذكّرك بأخذ استراحات أثناء العمل، مثل برنامج ريسيس Recess لنظام التشغيل ماك Mac. تتمثل الاستراحة بأمور عديدة، مثل تمارين التمدد السريع لجسدك، أو المشي في الغرفة لبعض الوقت.

ولأنك لم تَعُد تتنقل بين مكان عملك والمنزل، فقد يقل نشاطك الجسدي كثيرًا؛ إذ لم تعد تمشي إلى الشركة، ولا تستقل القطار، ولا تستخدم الدراجة الهوائية للوصول إلى هناك. ولذا، من المهم أن تكرس وقتًا للتمارين الرياضية أثناء العمل من منزلك، كما لا يُشترط أن تكون تلك التمارين قاسية، بل يكفي أن تمشي لعشرين دقيقة في أي فترة خلال اليوم.

أعد تقييم ممارسات العمل التي تتبعها

يختلف العمل من المنزل عنه من مكتبك في الشركة؛ فمكالمة الفيديو ليست كالمحادثة وجهًا لوجه، وورشة العمل عبر الإنترنت ليست مثل اجتماع أفراد الفريق معًا تحت سقف واحد. أي باختصار، العمل من المنزل والعمل من الشركة مختلفان.

لا ترتكب الخطأ المتمثل بتطبيق العمل من الشركة على العمل من المنزل، بل فكّر في التغييرات التي عليك إجراؤها بشأن الممارسات التي تتبعها في عملك الحالي. هل تحتاج إلى تقليل الاجتماعات؟ أم إلى توثيق القرارات أكثر؟ أم إلى إجراء محادثات منتظمة مع الزملاء لمواكبة أخبارهم؟ جرب أمورًا من ذلك القبيل واستلهم الأفكار من الشركات الرائدة في العمل عن بعد، مثل شركة جيت لاب Gitlab، وشركة ثوت ووركس Thoughtworks، وحسوب.

وازن بين التعاون المتزامن وغير المتزامن

ينبغي أن يكون إيجاد التوازن المناسب بين التعاون المتزامن وغير المتزامن عبر الإنترنت جزءًا من عملية إعادة تقييم ممارسات العمل. أي بينما يبدو مستحبًا إجراء مكالمة فيديو بخصوص كل شيء يتعلق بالعمل، فقد يكون من الأفضل عمليًا التعاون على نحو غير متزامن عبر الإنترنت. ومن الأمثلة على ذلك التعاون غير المتزامن: نشر تحديثات أو إضافة تعليقات إلى أحد المستندات.

أكثر من التواصل لكن بحدود

يحدث التواصل ضمن مكاتب الشركة على نحو عفوي تمامًا؛ كأن يطلب موظف مساعدة زميله في أمر ما، أو يدردش معه حول عمله، أو يرى بعض التصميمات معلقة على حائط مكتبه فيتوقف ليسأله عنها؛ أما في حالة العمل من المنزل، فالتواصل بين زملاء العمل لا يحدث عفويًا؛ لأنك لن تصادف زميلك يحضّر القهوة في المطبخ، ولن ترى أحد تصاميمه معلقًا على حائط غرفة المعيشة في منزلك.

ولذلك، من المهم جدًا أن تكثف التواصل أثناء عملك من المنزل. لا تُمطر زملاءك برسالة تلو أخرى، لكن من المستحسن أن تتفقدهم من حين لآخر على نحو منتظم، وتنشر تحديثات أكثر مما تفعل عادة، وأن توضح رسائلك؛ إذ قد يُساء فهم معاني تلك الرسائل عندما لا تكون وجهًا لوجه مع متلقّيها.

كما يمكن لمنشورات المدونات أن تسهم جيدًا في مشاركة المعلومات والتحديثات عبر مجموعة أوسع نطاقًا. فأدواتٌ مثل برنامج لووم Loom مثلًا، تُعَد ممتازةً لإنشاء فيديوهات قصيرة تتيح لزملاء العمل مواكبة كل جديد حسب وقت كل منهم، وذلك بدلًا من محاولة التوفيق بين جداول عملهم واجتماعات فيديو تكاد لا تنتهي عليهم حضورها.

خطط مسبقا للأنشطة الاجتماعية

قد يؤدي العمل من المنزل إلى الشعور بالعزلة، لا سيما بالنسبة لمن يعيشون وحيدين. ولذا من المهم تكريس وقت للاجتماع بالزملاء عبر الإنترنت. فخلافًا للعمل من مكاتب الشركة حيث تتواصل مع زملائك على نحو عفوي، عليك أثناء العمل من المنزل أن تخطط مسبقًا لذلك التواصل.

ومن المستحسن أن ترتب لمحادثات أو اجتماعات مع زملائك تتعرف فيها إلى آخر أخبارهم، وأن تسعى إلى الحصول منهم على وقت لأنشطة بناء الفريق عبر الإنترنت. فقضاء وقت ممتع مع الزملاء عبر الإنترنت ليس فكرةً جيدةً فحسب، بل ومهم لكل منهم من الناحية النفسية التي تنعكس إيجابًا على الجسدية. يحافظ أفراد فريقي على ترابطهم الاجتماعي أثناء العمل من المنزل بلعب لعبة Smash Karts، وهي لعبة قيادة سيارات جماعية عبر الإنترنت؛ أو لعبة الرسم المسماة Drawasaurus، أو لعبة Gartic Phone.

خاتمة

اضطر العديد منا إلى التكيف مع العمل من المنزل، سواء أكنا نحبه أم لا. لذا استعد بعضًا من حلاوة العمل من المنزل باتباع ما يلي:

• الاستثمار في معدات ذلك العمل: لا يمكنني أن أوفي أهمية معدات العمل عن بعد حقها من الأهمية مهما عبّرتُ عن ذلك؛ وهي: الاتصال عريض النطاق، والمكتب، والكرسي، وكاميرا الإنترنت، والشاشة.
• الاستثمار في الأدوات المناسبة للعمل عن بعد: استفد من الأدوات الرائدة للعمل عن بعد.
• تعديل جدول أعمالك: تجنب تطبيق جدول أعمالك الخاص بالعمل من الشركة على عملك من المنزل.
• الفصل بين وقت العمل وحياتك اليومية: ارسم حدًا فاصلًا واضحًا بينهما.
• أخذ استراحات وممارسة تمارين منتظمة: استرح كل 20 إلى 30 دقيقة عمل، وكرس وقتًا للتمارين لزيادة نشاطك خلال اليوم.
• إعادة تقييم ممارسات العمل: فكر في التغييرات التي عليك إدخالها على الممارسات الخاصة بعملك من المنزل، أي لا ترتكب خطأ تطبيق طريقة العمل من الشركة على العمل من منزلك.
• الموازنة بين التعاون المتزامن وغير المتزامن عبر الإنترنت: احرص على تحقيق ذلك التوازن على نحو مناسب.
• التواصل كثيرًا: ارفع مستوى التواصل أثناء العمل من المنزل للتعويض عن غياب التواصل مع زملائك وجهًا لوجه.
• التخطيط المسبق للأنشطة الاجتماعية: كرس وقتًا للاجتماع بزملائك عبر الإنترنت ولممارسة أنشطة ترفيهية معًا.

لا يُحبّذ العمل من المنزل على نحو يومي، ولكنه شر لا بد منه لا بد من التكيّف معه أحيانًا.

ترجمة وبتصرف للمقال How to survive working from home لصاحبه Neil Turner.

اقرأ أيضًا

• ثلاث خطوات فعالة للعمل من المنزل
• مجموعة خطوات لتحسين التواصل مع فريقك
• 8 طرق لتحقيق الاستفادة القصوى من العمل في البيت

تساعد زيادة التركيز على أداء المهام المختلفة في أقل وقت ممكن، لكن الأمر ليس بتلك السهولة، فأحيانًا يتسرب إلينا الملل أو نتعرض للتشتيت الذي يجعل استكمال مهمة ما أمرًا في غاية الصعوبة، فكيف يُمكننا تحسين التركيز؟ وما هي الأساليب والاستراتيجيات التي يمكنها تحقيق ذلك؟ هذا ما سنتناوله في هذا المقال الذي يحتوي على:

1. تعريف التركيز
2. العوامل المؤثرة على التركيز
3. كيفية زيادة التركيز
4. استراتيجيات التركيز

ما هو التركيز؟

يشير التركيز إلى الجهد الذهني تجاه كل ما نعمل عليه أو نتعلمه في الوقت الحالي، مثل الجهد الذهني الذي تبذله وأنت تقرأ هذا المقال الآن. يخطئ البعض بينه وبين مدى الانتباه، الذي يشير إلى طول الوقت الذي يمكنك فيه التركيز على شيء ما؛ بمعنى متى تفقد تركيزك عند قراءة هذا المقال، هل في المنتصف أم النهاية؟ أم ستبقى مركزًا حتى النهاية؟

ما هي العوامل المؤثرة على التركيز؟

هناك مجموعة من العوامل التي تؤثر على التركيز بما في ذلك العمر وقلة النوم، بالإضافة إلى عدم قدرة بعض الأشخاص على السيطرة على المشتتات، فيما يلي أهم العوامل المؤثرة على التركيز:

العمر

تلعب المرحلة العمرية التي نعيشها دورًا كبيرًا في قدرتنا على التركيز، إذ يفقد بعض الأشخاص قدرتهم على التركيز تدريجيًا مع التقدم في العمر، ويمكن أن يُصاحب ذلك فقدان في الذاكرة بما في ذلك مرض الزهايمر.

التوتر

قد يجعل التوتر التركيز بعيد المنال، لذلك فإن التوتر عدو التركيز، إذ لا يمكننا التركيز والانتهاء من مهمة ما بينما نشعر بالتوتر، وستكون النتيجة ارتكاب مجموعة من الأخطاء، والشعور بالانزعاج.

الآثار الجانبية لبعض الأدوية

إن لبعض الأدوية مجموعة من الآثار الجانبية التي تؤثر على التركيز، على سبيل المثال مضادات الكولين التي تبطئ سرعة المعالجة وقدرتك على التفكير بوضوح.

المعلومات الزائدة

لقد أدى التطور التكنولوجي إلى فيضان هائل من المعلومات يستحيل إدارته والتعامل معه، ووفقًا لبحث نشرته جامعة كاليفورنيا في سان دييغو في عام 2009، فإن المواطن الأمريكي العادي يستهلك حوالي 34 جيجا بايت من المعلومات يوميًا، هذه المعلومات تأتي في وقت واحد ومن مصادر متعددة سواء وسائل التواصل الاجتماعي ومواقع الويب والهاتف ووسائل الإعلام المختلفة، وهذا الحمل الزائد من المعلومات يؤثر على قدرة أدمغتنا على معالجتها.

ووفقًا لعالم النفس العصبي الدكتور كينيث فروندليش من Morris Psychological Group: "فإننا مجبرون على تذكر واستخدام المعلومات التي تتلقاها أعيننا وآذاننا" لكن التعرض المستمر للمعلومات يفوق قدرتنا على المعالجة وهو ما يؤثر على ذاكرتنا وتركيزنا وبالتالي قدرتنا على اتخاذ القرارات المناسبة في النهاية.

الأساليب التي تحسن من التركيز

استعرضنا فيما سبق العوامل المؤثرة على التركيز، لكن الجيد في الأمر أن زيادة التركيز ممكنة، فالتركيز يشبه العضلات، كلما استثمرت فيه وعملت على بنائه كان أقوى، قد يحتاج منك الأمر مجهودًا كبيرًا وتغيير بعض العادات اليومية، وقبل أن نبدأ في سرد الأساليب التي تساعد على زيادة التركيز دعنا نعرف أولًا على أي عتبة نقف، يجب أن نفهم المرحلة التي نقف عندها، وتحديد ما هي درجة تركيزنا الآن:

• إذا كان تركيزك جيدًا، فستكون قادرًا على تحديد الأهداف وتقسيم المهام، مع أخذ فترات من الراحة .
• إذا فقدت القدرة على التخلص من المشتتات ومتابعة مسار التقدم في أداء مهمة ما فهذا يعني أن تركيزك غير جيد.

وأيًا كانت نتيجة تقييم التركيز، ما زال بإمكاننا تعلم واحدة أو أكثر من أساليب زيادة التركيز التالية لزيادة التركيز:

درب عقلك

هناك مجموعة من الألعاب التي تساهم في تحسين مستويات التركيز ومنها:

• الكلمات المتقاطعة
• السودكو
• الشطرنج
• الألغاز
• ألعاب الذاكرة

وفقًا لنتائج دراسة التي أجراها المركز الوطني لمعلومات التكنولوجيا الحيوية على 4715 شخص في عام 2015، فإن قضاء 15 دقيقة لخمس أيام أسبوعيًا في لعب أحد الألعاب التي تعزز التركيز له تأثير كبير على التركيز، كما تلعب الألعاب دورًا كبيرًا في تدريب الذاكرة وتنمية مهارات المعالجة وحل المشكلات.

تحسين النوم

إن عدم قدرتنا على الحصول على قسطٍ كافٍ من النوم كل يوم له تأثير كبير على التركيز والانتباه، لذا يوصي الخبراء بالحصول على قسطٍ كافٍ من النوم يتراوح بين 7 و8 ساعات يوميًا، مع تحسين جودة النوم. وهناك مجموعة من الأنشطة والعادات التي يمكنك تعلمها لتحسين جودة النوم ومنها:

• الاسترخاء قبل النوم وأخذ حمام دافئ.
• إغلاق الهاتف ووضعه بعيدًا.
• الحرص على النوم والاستيقاظ في نفس الموعد.
• تمرن بانتظام وابتعد عن التمارين الشاقة قبل الخلود للنوم.

ممارسة الرياضة

تلعب الرياضة دورًا كبير في زيادة قوة التركيز والانتباه، وجدت دراسة بعنوان "النشاط البدني في صحة الأطفال وإدراكهم" والتي أجرتها مجلة هنداوي التخصصية والتي أجريت على 116 طالب في عام 2018 أن ممارسة التمارين الرياضية يوميًا تساعد على تحسين التركيز والانتباه بعد 4 أسابيع فقط، لذا ولتحقيق زيادة التركيز حاول تخصيص وقت يوميًا لممارسة الرياضة حتى لو خصصت 20 أو 30 دقيقة للمشي يوميًا.

هناك صلة مباشرة بين التمارين الرياضية والقدرة المعرفية والانتباه، عندما نُمارس الرياضة تزيد المواد الكيميائية في الدماغ والتي تقلل من التوتر وتحسن النوم، لذا ينصح الخبراء بممارسة التمارين الهوائية لمدة 150 دقيقة أسبوعيًا مثل المشي، نظرًا لدورها المهم في تحسين مستويات التركيز.

قضاء بعض الوقت في الطبيعة

تساعد الطبيعة على الاسترخاء وصفاء الذهن وبالتالي التركيز، تشير الدراسات العلمية إلى التأثير الإيجابي للبيئة على الأشخاص لأنها تساعدهم على التركيز في العمل، وتوصلت دراسة أجراها المركز الوطني لمعلومات التكنولوجيا عام 2014 إلى أن وجود النباتات في المساحات المكتبية ساعد في التركيز والإنتاجية بين العاملين، فالبيئات الطبيعية تُحسن الانتباه.

التأمل والتفكّر

يمكن أن يساعدك ممارسة التأمل والتفكّر على تعزيز الانتباه، بالإضافة إلى تحسين الذاكرة والقدرات المعرفية، وفقًا لمجموعة من الباحثين في جامعة هارفارد فإن عقولنا تتشتت في التفكير حوالي 47% من الوقت، وهذا يعود إما للتفكير في الماضي أو القلق بشأن المستقبل، ويساعدنا التأمل في التخلص من هذه المشكلة لأنه يجعلنا أكثر إدراكًا باللحظة الحالية، وبالتالي للتأمل قدرة كبيرة على تغيير بنية ووظيفة الدماغ من خلال الاسترخاء.

خصص بعض الوقت للراحة

إن أخذ استراحة بين المهام أو أثناء أداء مهمة معينة يساعد على زيادة التركيز والانتباه، لأنه عند العمل على مهمة لوقت طويل قد تبدأ عقولنا بالتشتت، ورغم ذلك نستمر في العمل عليها فتكون النتيجة هي التوتر وفقدان التركيز، ولكن أخذ قسط من الراحة عند الشعور بالانزعاج يساعد في استعادة تركيزنا بقوة.

يرى بعض علماء النفس أننا نفقد تركيزنا عند أداء مهمة معينة يرجع إلى استنفاذ موارد الانتباه، والبعض الآخر يرى أن ذلك يتعلق بميل الدماغ لتجاهل مصادر التحفيز المستمر، وقد وجد العلماء أن صرف الانتباه إلى مكان آخر يمكن أن يُحسن من التركيز كثيرًا، قد نستطيع التركيز لمدة 90 دقيقة قبل أن نحتاج إلى 15 دقيقة للاستراحة وذلك يعود للاختلافات الطبيعية في دورة اليقظة لدينا والتي تختلف من شخص لآخر.

تنويع النظام الغذائي

تُؤثر الأطعمة التي نتناولها على الوظائف المعرفية كالتركيز والذاكرة، هناك أطعمة لها تأثير إيجابي مثل الأسماك، والبيض، والتوت، والسبانخ؛ وهناك أطعمة أخرى لها تأثير سلبي مثل الأطعمة المصنعة، والدهنية، والإفراط في تناول السكر.

ثبت أن النظام الغذائي للبحر المتوسط يدعم صحة الدماغ، وهو يعتمد على استهلاك نسبة كبيرة من الأسماك وزيت الزيتون والبقوليات والفاكهة والخضروات مقابل استخدام نسبة قليلة من اللحوم بأنواعها. من الأفضل تناول وجبة خفيفة من الفواكه الطازجة أو الخضار والمكسرات والبذور في حالة الشعور بالجوع بين الوجبات، وتأكد من شرب كمية كافية من المياه.

شرب الكافيين

لدى بعض الأشخاص عادة يومية وهي شرب كوب من القهوة عند الاستيقاظ، لأنهم يشعرون أنهم أكثر تركيزًا، وهذا صحيح. قد يساعد شرب كمية من الكافيين في زيادة التركيز لدى بعض الأشخاص، لكنها لا تعمل على زيادة الإبداع.

التخلص من المشتتات

التخلص من المشتتات خطوة مهمة للبقاء مركزًا، تنقسم المشتتات إلى نوعين: الأول مشتتات داخلية خاصة بنا، وأخرى خارجية خاصة بالبيئة المحيطة، ومن النوع الأول هناك الأفكار التي تراودنا أثناء أداء مهمة معينة وتصرف تفكيرنا عنها، أو الشعور بالقلق والتوتر والضجر وغير ذلك من مشاعر داخلية تصرف انتباهنا، أما المشتتات الخارجية قد تكون عبارة عن صوت مزعج أو الأطفال أو المقاطعة المستمرة من الأشخاص المحيطين بك وغيرها من المشتتات.

ولزيادة التركيز تخلص من هذه المشتتات بطريقة واعية وأعد تركيزك مرة ثانية على المهمة التي تقوم بأدائها. نحن في كامل تركيزنا حينما نقول لشيء ما نعم، بينما نقول لا لجميع الأشياء الأخرى، وهذا يعني أن الاستبعاد شرط أساسي للتركيز، ويقول تيم فيريس Tim Ferriss "ما لا تفعله يحدد ما يمكنك فعله"، أغلب البشر لديهم قدرة على التركيز إذا استطاعوا تجنب المشتتات، وبالتالي فإن المشكلة الأساسية ليست في التركيز من عدمه، بل في اتخاذ القرار فيما نود التركيز عليه الآن.

اجعل تركيزك على أداء مهمة واحدة

يظن بعض الناس أن إنجاز أكثر من مهمة في وقت واحد يؤدي إلى زيادة الإنتاجية لكن ذلك غير صحيح، فعملية التركيز على أداء مهمة واحدة أو مجموعة مهام في نفس الوقت يُشبه إلى حد بعيد كمية الضوء الموجودة في مصباح واحد فهل ستكون أقوى إذا ما وجهنا الضوء على مكان واحد في الغرفة أم على الغرفة بأكملها؟ .هكذا يكون التركيز، عندما نوجه على أداء مهمة واحدة، سننجزها بسرعة ودقة عالية.

تعدد المهام يجعلك تحتاج إلى الكثير من الوقت لاستعادة تركيزك، وبالتالي فأنت حينما عندما تنتقل من مهمة لأخرى، فأنت تدفع الثمن، وذلك ما يسميه العلماء بتكلفة التبديل، وهي اضطراب الأداء الذي نشهده عندما نحول تركيزنا من منطقة لأخرى، لذا يعد التركيز على مهمة واحدة من أساليب زيادة التركيز.

تحكم في طاقتك وليس في وقتك

جَدوِل المهام في الوقت الذي تكون فيه طاقتك في أوجها، هل تكون أكثر طاقةً وتركيزًا أثناء النهار أم الليل؟ ركّز على أداء أصعب المهام حينما تكون طاقتك عالية.

لا تتصفح وسائل التواصل الاجتماعي بداية اليوم

تُعد وسائل التواصل الاجتماعي من أكبر مصادر التشتت، وجدت دراسة منشورة بالمجلة الدولية لإدارة المعلومات عام 2003، أن الشخص العادي عندما يتحقق من البريد الإلكتروني مرة واحدة كل خمس دقائق، يستغرق في المتوسط 64 ثانية لاستئناف المهمة التي كان يعمل عليها قبل تصفح البريد الإلكتروني، بمعنى أننا نضيع دقيقة من كل ست دقائق بسبب البريد الإلكتروني، لذا فالعنصر الأساسي عندما نقدم نصائح لزيادة التركيز في العمل فهي تجنب تصفح وسائل التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني قدر الإمكان أثناء العمل.

تحديد الهدف عبر رسم خارطة واضحة للتركيز

إن تحديد أهدافنا في هذه الحياة، وتحديد أهدافنا اليومية يجعلنا أكثر تركيزًا، لاسيما إذا كانت هذه الأهداف ذكية، الخطوة المهمة بعد تحديد الهدف هي وضع خريطة طريق لكيفية تحديد الهدف:

• ما الأشياء التي ستقوم بها أولًا "تحديد الأولويات".
• ما هي الأولويات الأكثر قيمة وكم من الوقت ستستغرق؟

استفد من التكنولوجيا

عندما نتحدث عن التكنولوجيا فعادة ما نرى الجانب السلبي منها والنظر إليها على أنها من المشتتات، لكن خلال السنوات الأخيرة تعمل بعض شركات التكنولوجيا على تطوير عدد من البرامج والتطبيقات التي تساعدنا في تنظيم وإدارة أوقاتنا جيدًا، بما في ذلك RescueTime الذي يساعد في تتبع الوقت.

• freedom: يسمح لك هذا التطبيق بحظر المواقع والتطبيقات التي تشتت الانتباه، يمكنك حظر التطبيقات التي تشتت انتباهك أثناء العمل أو الدراسة.
• منصة أنا: هي منصة لإدارة المهام تسمح بتبسيط المهام وتقسيمها لقوائم قابلة للتنفيذ، وتساعد في إعداد قائمة المهام اليومية، وتتبعها ومشاركتها مع الآخرين.
• Coache.me: يساعدك هذا التطبيق على تتبع العادات والأهداف التي وضعتها لنفسك، بالإضافة إلى التواصل مع المدربين العالميين والتواصل مع مجتمع مماثل يحاول تحفيز نفسه.

استراتيجيات التركيز

هناك مجموعة من الاستراتيجيات التي يمكن إتباعها لزيادة التركيز:

إستراتيجية وارن بافيت للتركيز

يعتمد المستثمر وارن بافيت على إستراتيجية مكونة من ثلاث خطوات لمساعدة الموظفين على تحديد الأولويات، وهي كالتالي:

1. وضع قائمة بأفضل 25 هدفًا تريد تحقيقه في حياتك.
2. دقق القائمة مرة أخرى ثم ضع دائرة على الأهداف الخمسة الأولى في القائمة والأكثر أهمية بالنسبة لك.
3. اجعل الأهداف الخمسة التي حددتها محور اهتمامك وتجنب باقي القائمة مهما بلغ الأمر.
4. ركز على الانتهاء من مهمة واحدة خلال اليوم.

أسلوب بومودورو

تساعدك تقنية بومودورو على البقاء مركزًا عند أداء مهمة ما لوقت قصير كالتالي:

• اضبط عدّاد الوقت لمدة 25 دقيقة وأبدأ العمل.
• عندما يدق المنبه خد استراحة لمدة 5 دقائق.
• اضبط المنبه مرة ثانية لمدة 25 دقيقة وعد للعمل.
• وهكذا بعد أربع جولات من هذا، خذ استراحة طويلة لمدة تتجاوز 20 دقيقة وحتى 30 دقيقة.

خاتمة

تناولنا في هذا المقال زيادة التركيز وأهم العوامل المؤثرة عليه، والأساليب المتنوعة التي تساعدنا على تعزيز تركيزنا، دعنا نُجرب هذه الأساليب أو بعضها لزيادة التركيز وأداء المهام في أقل وقت ممكن وبالتالي تحقيق أهدافنا وتحسين جودة حياتنا، ولنقل وداعًا للتشتت وتكدس المهام وملاحقة المواعيد النهائية للأعمال.

المصادر

• 12 Tips to Improve Your Concentration
• 7 Useful Tips for Improving Your Mental Focus
• 15 Ways to improve your focus and concentration skills
• Focus: The Ultimate Guide on How to Improve Focus and Concentration
• Tips to improve concentration
• Need Help Staying Focused? Try These 10 Tips
• How to Concentrate And Focus Better to Boost Productivity
• Five ways science can improve your focus
• How to Stay Focused While Studying, Backed by Research
• Study Tips: How To Stay Focused
• StudyinHow to Stay Focused: 10 Tips to Avoid Distractions While Studying

إقرأ أيضًا

• نصائح عملية للنجاة من اﻷوقات الصعبة في العمل الحر
• تطوير الذات من الناحية التقنية
• أربع نماذج لاستمرار نمو العمل الحر

بما أنك تقرأ هذا المقال، فمن المؤكد أنك مهتم بالعمل الحر، ومن شبه المؤكد أنك أصبحت تعرف مزاياه الرائعة، مثل أنه يمكنك تخصيص ساعات العمل التي تعجبك، وقبول أو رفض المشاريع بحسب اهتماماتك، وما إلى ذلك من مزايا عديدة، لكن هناك بعض التحديات التي قد تواجهها في هذا المجال المحفوف بالمخاطر، أكبرها هو حالة الكر والفر التي ستعيش بها فيما يتعلق بالعوائد المادية.

سنحكي لك فيما يلي قصةً واقعيةً توضح ذلك، وهي عن شخص يعمل كاتبًا مستقلًا منذ أكثر من خمس سنوات، ولديه خبرة في العديد من المشاريع المستقلة. بالنسبة لأسلوب حياته، فإنه يعيش أسبوعًا تلو الأسبوع، أو شهرًا تلو الشهر. فتارةً يكون مشغولًا تمامًا ولديه ثلاثة عملاء يريدون أن يكتب لهم، وتارةً يجلس دون عمل في توتر ممزوج بقليل من الملل يفكر في التزاماته المالية.

طالما أنك تعمل مستقلًا، فهذا يعني أنك لا تعيش رفاهية الاستقرار التي يملكها الموظف التقليدي، ففي كثير من الأحيان نبدأ العمل مع شركة ناشئة لنتفاجأ في اليوم التالي أنها تعلن عن نقص في التمويل، وأنها غير قادرة على إكمال العمل معنا، إذ يتراوح متوسط أعمار الشركات الناشئة بين ثلاثة وثمانية عشر شهرًا.

سنقدم لك في هذا المقال بعض النصائح التي تعلّمها أحد الكُتاب المستقلين من خبرته الطويلة في هذا المجال، وذلك لمواجهة التحديات في أوقات الشدة، والنجاح في رحلة العمل الحر.

حدث باستمرار سيرتك الذاتية أو معرض أعمالك

سواءٌ كنت تملك حسابًا على موقع لينكد إن، أو سيرةً ذاتيةً بصيغة PDF، فحاول دائمًا أن تكون جاهزةً ومحدثةً، بحيث تكون قادرًا على التقدم للوظائف التي تريدها في أي لحظة، أو قد تكون محظوظًا بما يكفي لتأتيك الوظائف زاحفةً إليك، كأن تعرض مؤهلاتك بأبهى حلة في أحد مواقع التوظيف، فتصادفها شركة تحاول إيجاد شخص بنفس خبراتك.

قد يكون مجرد التفكير في تحديث سيرة ذاتية أو حساب مهني أمرًا شاقًا، لذا فمن أجل إبقائهم محدثين دون تخصيص الكثير من الوقت أو التفكير، جرب هذه الأساليب:

• في كل مرة تحقق فيها نجاحًا في مجال ما، اكتب المكاسب التي أتت من ذلك النجاح على مستند نصي أو أي محرر نصوص تفضله.
• اضبط التقويم في هاتفك لتذكيرك كل شهر بتحديث معرض أعمالك وعرض أحدث مشاريعك.
• أنشئ مجلدًا في جوجل درايف أو دروب بوكس يحتوي على جميع أعمالك الإبداعية، أو روابط لها، لتتمكن من سحبها وإفلاتها بسهولة من وإلى معرض أعمالك.
• استفد من المنصات سهلة الاستخدام التي تسمح لك بتحديث معرض أعمالك خلال دقائق.

تفاءل بالخير لكن كن على استعداد لأسوأ الاحتمالات

يقول السياسي الأسترالي هنري باكلي: "وفر جزءًا من دخلك وابدأ من هذه اللحظة، فالرجل الذي لديه فائض مالي يتحكم في الظروف، والرجل الذي ليس لديه فائض مالي تتحكم فيه الظروف".

قد يكون الكاتب المستقل ماهرًا، لكن لا يعرفه الكثير من أصحاب المشاريع، لذا من المهم أن يدخر بعض الأموال على نحو دوري، حتى يصرف منها وقت العوز وفي الحالات الطارئة، وينطبق الأمر نفسه عليك، فصحيح أنك ماهر في ما تفعله، وهذا هو سبب دخولك إلى مجال العمل المستقل؛ إلا أنه إلى حين جذبك لقاعدة عملاء قوية، عليك أن تخطط جيدًا وتكون حكيمًا وواعيًا بظروفك المالية.

هناك أيضًا بعض الأساليب الأخرى التي تساعدك في إدارة ميزانيتك ووقتك، مثل تجنب جلسات المقاهي، أو تحميل تطبيق لتتبع مصاريفك، أو إغلاق صفحات البريد الإلكتروني وحسابات التواصل الاجتماعي أثناء عملك، حتى تتمكن من التركيز وتزيد من إنتاجيتك، وتذكر جيدًا أن الأشياء الصغيرة إذا تراكمت يكون تأثيرها أكبر.

اقتباس

نصيحة: إن كنت تعاني من تشتت مزمن بين مهامك، فعليك استخدام أدوات لإدارة المهام مثل منصة أنا بإضافة في متصفح كروم Chrome تُدعى ون تاب OneTab، إذ تضع كل علامات التبويب في متصفحك في علامة تبويب واحدة، وبذلك تقل احتمالية التبديل ذهابًا وإيابًا، وفي نفس الوقت لن تنسى تفقُّدها.

التواصل عبر الشبكة

يمكنك في الأوقات العصيبة التواصل مع الأشخاص الذين قابلتهم خلال مسيرتك المهنية، والاستفسار عما إذا كان بمقدورهم استخدام مهاراتك، وكلما زاد عدد الأشخاص الذين تعرفهم، زادت فرصك؛ بالإضافة إلى أن الأمر أسهل من أي وقت مضى مع وجود وسائل التواصل الاجتماعي، إذ يمكنك تحقيق هذا بمجرد الضغط على "إعجاب" أو التعليق على منشوراتهم، كما يمكنك البحث والانضمام إلى مجموعات تضم خبراء من مجالك.

اجعل حساباتك مهنية

احرص على جعل حساباتك الشخصية على وسائل التواصل الاجتماعي مهنيةً قدر الإمكان، فنحن نعيش في عالم إلكتروني يجعلك تقضي معظم أوقاتك في الدردشة مع عميلك سواء عبر الإنترنت أو عبر الهاتف، لذا فمن الطبيعي أن يبنوا آراءهم عنك وعن عملك من مظهر وشكل حساباتك الاجتماعية في إنستغرام وفيسبوك وتويتر، لذا احرص على إخفاء صورك التي لا تظهر فيها بمظهر الشخص الواعي الراشد، كما عليك أن تنشر إنجازاتك المهنية أو المؤتمرات أو المناسبات التي حضرتها، ولجعل الأمر أسهل عليك، تخيل لو كنت مديرًا، هل ستوظف نفسك بناءً على مظهر حساباتك الشخصية على وسائل التواصل الاجتماعي؟

استخدم الأدوات الصحيحة

كما ذكرنا سابقًا، تُعَد شبكات التواصل الاجتماعي وسائل رائعةً لنشر اسمك والبقاء على تواصل مع خبراء من مجالك، لذا استخدمها بحكمة من أجل خدمتك.

كما سيضفي التدوين وبناء المحتوى حول مجالك مصداقيةً على مهاراتك، ويظهر لقطةً موجزةً على عملك ومستوى مهارتك دون الحاجة إلى وضع سيرة ذاتية تقليدية.

حياة مستقرة

يفضل كثير من الناس أن يكونوا مستقلين، كما يقدّرون المرونة التي تصاحب هذا المجال، ويُعَد التنظيم من أعظم المهارات في ذلك، إذ يعمل صاحب هذه المهارة بهدوء عندما يأتيه الكثير من العملاء، ويظل ملتزمًا بجدول أعماله الصارم؛ أما عندما تتباطأ وتيرة العمل، فيركز على حياته الشخصية أكثر، إذ يعلم أنه قريبًا سيكون مشغولًا مرةً أخرى، ولن يمتلك هذه الرفاهية، ورغم كل شيء، يفكر باستمرار فيما يمكنه فعله لتطوير نفسه وتقديم مهاراته على نحو أفضل أمام العميل التالي.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Feast or famine: how to overcome the freelancer’s dilemma لصاحبته Christina Morales.

اقرأ أيضًا

• أبرز مشاكل العمل الحر والحلول المُقترحة لها
• مجموعة نصائح أساسية للمبتدئين في العمل الحر
• 7 أخطاء قاتلة يرتكبها المستقلون أثناء العمل الحر
• ثلاث خطوات عملية لمقاومة مشاعر العجز والفشل التي ترافق العمل الحر
• أربع نماذج لاستمرار نمو العمل الحر

أصبح الإنترنت جزءًا لا يتجزأ من حياتنا، فقد طال حرفيًا كلَّ مجالٍ من مجالات الحياة، خصوصًا بعد ظهور العمل الحر الذي انتشر بكثرة في الآونة الأخيرة، والذي يتطلب العديد من المهارات التي تساعد الأشخاص في العثور على فرص العمل عبر الإنترنت. يتيح العمل الحر الفرصة أمام الفرد لتحويل خبراته واهتماماته إلى مصدر دخل، ومع سهولة الوصول إلى الإنترنت تزداد المنافسة يومًا بعد يوم بين المستقلين، وكأنهم في سباق لا يتوقف، وعلى من يرغب في كسبه أن يطور من نفسه ومن مهاراته ليتفوّق على منافسيه.

لذلك، يجب أن يكون المستقل مهتمًا بتطوير مهاراته التقنية، وأن يبقى على اطلاع مستمرّ على أحدث توجهات سوق العمل، وذلك على اختلاف مجال العمل، وذلك سواءً كان العمل لدى شركة تقنية، أو في مجال التسويق والمبيعات، أو حتى في كتابة المحتوى، وغيرها. وبهذه الطريقة، سيتيح الفرصة لنفسه للعمل ضمن آفاق أوسع.

لنتعرف أولًا على المهارات الأساسية للعمل الحر.

المهارات الأساسية للعمل الحر

هناك مجموعة من المهارات الأساسية التي يحتاجها كل مستقل للبدء في مجال العمل الحر. قد يتضمن العمل الحر عددًا من التقلبات، ولكن إن عمل المستقل بجد لتطوير تلك المهارات، فسيجني ثمار ذلك بنفسه.

يحتاج نجاح أي عمل غالبًا إلى مزيج من المهارات التقنية والمهارات الشخصية. ويُعَد كلا النوعين من المهارات ضروري لأداء الفرد والتقدم بنجاح في مسيرته كمستقل.

1. المهارات التقنية

المهارات التقنية هي المعرفة أو القدرات اللازمة لأداء مهام محددة. بمعنى آخر، هي المهارات الخاصة بالعمل، والتي غالبًا ما يمكن اكتسابها من خلال التعليم أو التدريب. وهي تشمل مهارات مثل كيفية استخدام برنامج معين أو أداة ما.

على سبيل المثال، من المهارات التقنية للمترجم استخدام أدوات Cat Tools، وهي أدوات الترجمة بمساعدة الحاسوب؛ ومن المهارات التقنية للمصمم تقديم العروض التقديمية. تختلف المهارات التقنية كثيرًا من عمل إلى آخر، فبالنسبة للمبرمجين تُعَد معرفة لغات الترميز المختلفة مهارة تقنية. في حين يحتاج ممثلو خدمة العملاء إلى مهارات تقنية تتعلق بإدارة العملاء. إذًا، تتطلب العديد من المهارات التقنية التدريب والخبرة لإتقانها.

2. المهارات الشخصية

المهارات الشخصية هي سمات شخصية تحدد طريقة العمل مع العملاء. وعلى قدر أهمية المهارات التقنية لأداء المهام بنجاح، تأتي أهمية المهارات الشخصية وضرورتها لخلق بيئة عمل إيجابية.

تشمل المهارات الشخصية التواصل الفعال على سبيل المثال، وهو مهارة شخصية رئيسية يسعى إليها العديد من العملاء. يشمل البعض الآخر العمل بروح الفريق والموثوقية ومهارات الاستماع الفعال والرغبة في التعلم وغيرها.

كيف أطور من نفسي من الناحية التقنية؟

كلما اكتسب المستقل المزيد من الخبرة التقنية، زادت سرعته في التكيف مع متطلبات السوق المتجددة والتكنولوجيا الجديدة. المستقل الناجح هو مَن يبحث دائمًا عن طرق للارتقاء بمهاراته. إذًا، كيف يطور من مهاراته التقنية؟ هناك عدة طرق يمكن الاعتماد عليها في تحسين المهارات التقنية، وسنذكر أهمها.

1. تخصيص وقت للقراءة

لا أحد يستطيع أن ينكر أهمية القراءة وأثرها على الفرد وأدائه، إذ تُعَد القراءة من أفضل الطرق لتطوير المهارات التقنية، سواءً قراءة كتب ورقية أو إلكترونية أو مقالات، فجميعها يحتوي على فائدة. تنتشر عبر الإنترنت الكثير من المعلومات الرائعة المجانية، والعديد من الكتب التقنية الإلكترونية، ومنها ما هو مجاني، ومنها ما هو مدفوع، فلِمَ لا نستغل هذا لصالحنا؟

يبحث الباحث حول موضوع معين عبر جوجل، فتظهر له النتائج ما بين مقالات وكتب إلكترونية، وكلها خيارات رائعة للمطالعة. وتُعَد أكاديمية حسوب من أبرز المنصات العربية التي تؤمّن اﻵﻻف من المقالات والدروس المجانية في مختلف الاختصاصات.

2. التسجيل في الدورات التدريبية

يمكن تعلم معظم المهارات التقنية ذاتيًا من خلال البرامج أو الدورات التدريبية المخصصة، حيث يحتوي الإنترنت على عدد لا يحصى من البرامج التعليمية والدورات والمواد المرجعية الأخرى المناسبة للمتعلم. اعتمادًا على نوع المهارة، قد تكون قادرًا على تعلمها من خلال دورة واحدة أو أكثر، إما عبر الإنترنت، أو بطريقة شخصية.

الدورات التدريبية عبر الإنترنت إمّا مجانية، أو مدفوعة. وتجدر الإشارة هنا إلى أن الأمر يتطلب قدرًا لا بأس به من الانضباط الذاتي والمسؤولية وتنظيم الوقت لتحقيق أقصى استفادة ممكنة.

3. التعلم عبر اليوتيوب

يجب أن يكون يوتيوب جزءًا من خطة تطوير المهارات التقنية، فهو ليس منصةً ترفيهيةً فحسب، بل هو منصة تعليمية رائعة أيضًا، كما لو أنه مكتبة افتراضية تتوافر الكثير من مقاطع الفيديو الخاصة بالمهارات التقنية للمستقلين على اختلاف مجال عملهم.

تُعَد تلك المقاطع أداةً تعليميةً قويةً للغاية، وتُضيف عنصرًا ديناميكيًا إلى رحلة التعلم والتطوير، وتُسهّل عملية نقل المعرفة إلى المشاهد، وتُوضّح كل ما قد يكون معقدًا عبر شرح الموضوعات الصعبة.

تُعَدّ منصة يوتيوب خيارًا مفضلًا للمستقلين الراغبين في تطوير مهاراتهم التقنية، وذلك لتوافر مقاطع فيديو قصيرة وفعّالة لا حصر لها، ولسهولة وسرعة الوصول إلى المعلومة؛ بالإضافة إلى إمكانية إعادة مشاهدة المقاطع عدة مرات حسب الرغبة، وبالتالي تحليل المعلومات، والتركيز على النقاط المهمة، وتدوين الملاحظات، مع إمكانية تحميل المحتوى التعليمي ليكون متاحًا في وضع عدم الاتصال.

4. استشارة خبير

قد تكون هذه الطريقة هي الطريقة الأسرع لتعلم وتطوير المهارات التقنية، فاستشارة شخص محترف يمتلك المهارات التقنية التي يريدها المستقل، ستختصر عليه الطريق كثيرًا، حيث سيكون هذا الشخص قادرًا على نقل خبرته إلى المستقل ومساعدته في تعلّم المهارات، إما مجانًا، أو مقابل تعويض؛ ولكنّ هذا الخيار ليس خيارًا متاحًا دائمًا، خاصةً إن لم يكن هناك مَن هو متاحًا لشغل هذا الدور.

5. التجربة

ويُقصد بالتجربة مواجهة الأمر بطرائق مختلفة إلى حين الوصول إلى الإجابة الصحيحة، فالتجربة والخطأ شرطان أساسيان في التعلم. على سبيل المثال، إذا رغب الشخص بتطوير مهاراته التقنية في مجال إنشاء مواقع الويب، فإن التعلم التجريبي سيكون خيارًا مناسبًا له، إذ يعمل على إعداد مدونته الخاصة بعد مشاهدة مقاطع الفيديو التعليمية عبر يوتيوب. وبمجرد إنشاء موقع الويب، يبدأ بإطلاق بعض الإعلانات عبر الإنترنت باستخدام Google adwords، والتسويق لمحتواه عبر وسائل التواصل الاجتماعي، وغيرها من المهارات التي يريد تعلمها. وكلما عمل وجرّب أكثر، تعلم واستفاد وطوّر من مهاراته التقنية، وشعر بالإنجاز. ولا بأس بالخطأ، فالخطأ يحدد لك نقاط ضعفك، ويعني أنك تجرب فعلًا.

كانت هذه أهم الطرائق التي تساعد على تطوير المهارات التقنية. معظم تلك المهارات التقنية رائعة جدًا، وتفتح إمكانيات هائلة أمام صاحبها. والآن، سنتستعرض أهم المهارات التقنية لمجالات العمل الحر المختلفة.

أمثلة على المهارات التقنية لمجالات العمل الحر

المهارات التقنية مطلوبة في كل مجال تقريبًا من مجالات العمل الحر. سنذكر بعضًا منها كأمثلة:

1. البرمجة

يتطلب مجال البرمجة العديد من المهارات التقنية، ومنها:

• تعلم الخوارزميات.
• التنوع في تعلم لغات البرمجة، وعدم اﻻقتصار على لغة واحدة فقط.
• تحليلات البيانات.
• تصميم قاعدة بيانات.
• اختبارات الشيفرات البرمجية.

2. التسويق

من المهارات التقنية التسويقية التي تساعد المستقل على بناء وجود لشركة ما على مواقع التواصل الاجتماعي وزيادة الوعي بالعلامة التجارية الخاصة بها:

• إنشاء حملات إعلانية على الفيسبوك والمنصات المشهورة الأخرى.
• المعرفة بأنظمة إدارة المحتوى.
• تصميم المحتوى.
• تحسين محركات البحث SEO.
• أدوات تحليلات التسويق.

3. كتابة المحتوى

يسعى كاتب المحتوى المميز إلى تطوير مهاراته التقنية باستمرار، ومن تلك المهارات:

• الكتابة الإعلانية.
• التدقيق اللغوي.
• المعرفة بأنظمة إدارة المحتوى.

4. التصميم

يتطلب التصميم الجرافيكي (تصميم الرسوميات) إتقان مجموعة من المهارات التقنية المهمة، ومنها:

• تطبيقات أدوبي Adobe المختلفة، مثل: فوتوشوب Photoshop، وإليستريتور Illustrator، وإن ديزاين InDesign).
• الترميز.
• تصميم عروض تقديمية.
• استخدام الوسائط التفاعلية، مثل الصور المتحرّكة والأصوات والنصوص.

ما سبب أهمية تطوير المهارات التقنية؟

تزداد أهمية تطوير المهارات التقنية من وقتٍ إلى آخر كثيرًا، خاصةً في ظل التطور التكنولوجي المستمر الذي يطال مختلف قطاعات الأعمال والصناعات. والمهارات التقنية مهمة لاعتماد كل عمل تقريبًا على أدوات وبرامج مختلفة عن غيره.

سيحظى المستقل الذي يسعى إلى اكتساب وتطوير المهارات التقنية الخاصة بمجال عمله، بفرص عمل أكبر، وسيبقى في مقدمة منافسيه. وهنا نذكر بعض فوائد تطوير المهارات التقنية:

1. الشعور بالإنجاز

إن تعلم وتطوير المهارات التقنية تجعل الشخص قادرًا على التكيف مع أي موقف قد يواجهه في عمله، وهذا ما يمنحه الشعور بالإنجاز، ليس على الصعيد المهني فقط، بل على الصعيد الشخصي أيضًا، ويتيح له إمكانية الوصول إلى فرص جديدة ومختلفة.

2. تحسين الدخل

يفتح تعلم مهارات تقنية جديدة، وتطوير المهارات الموجودة؛ آفاقًا جديدةً أمام المستقل، ويجعله يحظى بالمزيد من اﻷعمال، وهذا ما يساعد في زيادة دخله. على سبيل المثال، إذا كان الشخص يعمل ككاتب محتوى، واكتفى بذلك دون تعلم مهارات تقنية جديدة، فسيبقى في مكانه، ولن يحرز أي تقدم مهني فعلي. في المقابل، إذا تعلم كتابة المحتوى بما يتوافق مع معايير تحسين محركات البحث SEO، فقد عمل بذلك على تحسين مستواه ودخله.

3. جذب العملاء

ينجذب العملاء إلى المستقل الذي يُبقي نفسه على اطلاع دائم على كل ما هو جديد في مجال عمله، ويحاول تطوير ما لديه من مهارات تقنية باستمرار بما يتناسب مع متطلبات العمل. وهكذا يبني المستقل لنفسه شبكة عملاء مخلصين يعودون إليه كلما احتاجوا، ويعطونه الأولوية في أي عمل مستقبلي.

للأسباب المذكورة أعلاه، يحتاج كل مستقل إلى تطوير مهاراته التقنية التي تجعله شخصًا متميزًا في مجال عمله. وهذا ما يفتح أمامه آفاق عمل جديدةً وفرصًا رائعة.

اقرأ أيضًا

• نصائح عملية للنجاة من اﻷوقات الصعبة في العمل الحر
• دليلك السريع لتصبح كاتب ظل
• وظيفة مساعد افتراضي في مجال إدارة البريد الإلكتروني
• الخطوات المناسبة لحل الخلاف مع العميل

العمل الحر هو وسيلة عظيمة لجني الأموال عن طريق الإنترنت؛ لأن موانع الدخول إلى هذا المجال قليلة، والمؤهلات ليست ضروريةً، ويستطيع أي شخص بمهاراته المتواضعة، ورغبته الطموحة أن يجني عائدًا ماليًا متوسطًا في فترة زمنية قصيرة. وعندما يفكر المرء في المدى الذي وصل إليه بعض الأشخاص من خلال سعيهم لإنشاء تدفقات سلبية للدخل، فإن العمل الحر هو خيار الأحلام.

هناك حدود للعمل الحر، وقد يكون الحد الأكثر وضوحًا هو الوقت مقابل المال؛ لأنك لن تجني مالًا من العمل الحر إلا في ساعات العمل. لذلك يلاحظ المستقلون في أحد مراحل عملهم، أنهم لا يستطيعون توسعة أعمالهم بدون حل مشكلة الوقت مقابل المال. وحل هذه المشكلة هو موضوع هذا المقال.

التعرف على حدود العمل الحر

قدرتك القصوى على جني المال بوصفك مستقلًا محددة بأمرين:

1. الوقت المتاح
2. الأجر مقابل ساعة عمل

بأخذ هذين الأمرين في الحسبان، لِنناقش هذا المثال التخيلي لحدود العمل الحر: عدد الساعات الأقصى المتاح في اليوم الواحد، هو أربع وعشرون ساعةً، ولكن هذا العدد ليس حقيقيًا؛ إذ تحتاج بعض الساعات لقضاء أمور الحياة وللنوم ولتنفيذ أمور أخرى؛ لذا لنفترض أنك تعمل لمدة ثماني ساعات يوميًا. ستصل مع مرور الوقت إلى الحد الأعلى للأجر مقابل الساعة، وبناءً على مجموع أرباحك الصافي مقسومًا على عدد الساعات التي عملتها للحصول على هذا الربح، وبمتوسط عشرة دولارات في الساعة، وهو رقم واقعي بالنسبة لمجال عملك. وبافتراض أنك تتوقف عن العمل لمدة أربعة أسابيع في السنة لأخذ استراحة؛ نستطيع حساب ربحك السنوي إذًا بالمعادلة التالية:

اقتباس

الوقت الكلي × الأجر = الربح (5×8×48) × 10 = 19,200 دولار

وهو رقم جيد بالنسبة لحياة الأشخاص المتوسطين، ولكنه رقم محدود. فإن وصلت إلى الحد الأعلى من الأجر الممكن، ولا تستطيع العمل لساعات أكثر من ذلك، فستصبح أرباحك مستقرةً ومحدودةً، ولا يريد أي شخص أن يقف عند حد معين.

الموظفون مقابل المتعاقدين

أوضح طريق في هذه المرحلة هو توظيف مجموعة من الموظفين وزيادة حجم عملك. ستتحول تقنيًا من مستقل إلى شركة، ولكننا لا نهتم بالأمور التقنية بهذا المقال. وهذا خيار لا بأس به، ولكنه محفوف بالتعقيدات المحتملة؛ إذ إنك ستنجز عملًا إضافيًا لتوفير هؤلاء الموظفين، وستحصل على أجر أقل؛ وهو عائد العمل مخصومًا منه راتب الموظف. ويجب تولي بعض المسؤوليات الإضافية في حالة توظيف موظفين، مما يسبب لك الصداع.

لا يتطابق هذا الطريق مع أساسيات ما يريد المقال مناقشته؛ لذا بما أنك ستحتاج غالبًا للمساعدة الخارجية، يُنصح بالعمل مع متعاقدين بدلًا من الموظفين؛ إذ يعطيك هذا الأمر مرونةً كبيرةً، ويسمح لك أيضًا بتقسيم العمل على مجموعة من المتخصصين، بدلًا من إعطاء العمل كاملًا لموظف واحد. سيحميك هذا من أسوأ مشاكل التوظيف، وهي أن يتركك موظفوك، ولا تجدُ أحدًا لاستبدالهم، أي أنك بهذه الطريقة لن تكون وحيدًا، ولن تواجه مشكلةً صعبةً إذا ترك أحد المتعاقدين عمله؛ لأنك وزعت العمل على مجموعة من المتعاقدين.

يفضل بعض الأشخاص أن يكون الجميع في مكان واحد، ولكن العمل عن بعد مع مجموعة من المتعاقدين هو خيار جذاب، وأفضل من العمل مع مجموعة من الموظفين في مكتب واحد. وإذا كنت تعتقد أن هذا ليس واقعيًا ومرنًا، يمكنك أن تأخذ حسوب مثالًا على ذلك، إذ يتكون فريقهم من عشرات الموظفين الذين يسكنون في مناطق زمنية مختلفة حول العالم.

من البديهي أن المال مقابل للمال؛ لذلك تجد أن المتعاقدين يتقاضون غالبًا أجورًا أعلى من الموظفين، ولكنهم مرنون ومشاكلهم أقل.

4 نماذج لنمو العمل

يكمن جمال الإنترنت في نطاقه؛ إذ يشبه الإنترنت صندوق رمل غير محدود الحجم، حيث يمكنك تجريب أفكارك التجارية دون المخاطرة بالكثير. قد ينجح تطورك بوصفك مستقلًا بالاستفادة من تجربة صغيرة الحجم، وتؤدي إلى مجال تنفيذ كبير؛ مما يؤدي إلى نتائج مثمرة لأفكارك. سنناقش هنا أربعة نماذج يُنظر إليها بوصفها ملهمات؛ لمساعدتك على تطوير عملك بوصفك مستقلًا بأخذ نطاق الإنترنت في الحسبان.

1. التفرع

سنتحدث على أساس أنك وصلت للحد الأعلى للأجور الذي يمكن الحصول عليه بمعدل ساعة عمل واحدة، لقد أُنشئ هذا الحد بالاستفادة من نظرية الاقتصاد القديم، وهي العرض مقابل الطلب. ونصيحتي: اسعَ لتطوير المخرجات الملموسة لخدمتك لتجاوز هذه العقبة، فقد تجد طريقةً لإنجاز أعمال متشابهة لعملاء مختلفين، على نحوٍ يرتفع أجر ساعة العمل الواحدة؛ إذ إن المتحكم في الأمر في نهاية المطاف هو فائدة العميل، والأثر الإيجابي لعملك على مشروع العميل.

لنفترض -على سبيل المثال- أنك تعمل مطورًا للمواقع في الإنترنت، ووُكلت من قبل عميلين لزيادة معدل الاشتراك في البريد الإلكتروني. فإذا رفعت معدل الاشتراك لموقع العميل الأول بنسبة 5%، وكان يزور موقعه مئة ألف شخص في الشهر، ورفعت معدل الاشتراك لموقع العميل الثاني كذلك بنسبة 5%، وكان يزور موقعه مليون شخص في الشهر؛ فمن هو المستفيد الأكبر من خدمتك؟ العميل الثاني بالتأكيد هو المستفيد الأكبر، لذا سيرغب غالبًا أن يعطيك أجرًا أعلى من العميل الأول.

يجب التركيز على بعض الأمور المهمة إلى جانب اهتمامك بالعملاء الذين تتعامل معهم؛ إذ يجب التركيز أيضًا على أنواع الحلول التي تقدمها. وبصفتي كاتبًا مستقلًا، رأيت زملائي يبتعدون عن الكتابة لمواقع شائعات المشاهير وما شابه ذلك؛ لأنها تعتمد على قدر هائل من المحتوى، وعدد ضخم من الزيارات، مقابل عائداتِ إعلانات متواضعة للغاية (لكل زائر). وعلى العكس، إذا كنت تعمل لعميل يبيع أنظمةً صوتيةً عالية الدقة؛ ستستفيد من جميع قدراتك، لإعطاء العميل أفضل المخرجات؛ وبالتالي سترتفع نسبة عائداتك.

لذلك إذا استطعت تغيير شكل الحلول، وأعطيت العميل حلولًا بعوائد أفضل، فسيدفع لك أجرًا أعلى. وعندما تفهم هذا المبدأ وتطبّقه، فسيساعدك ذلك على تطوير خدمتك، للوصول إلى أهداف أسمى.

2. الاستعانة بمصادر خارجية لإنجاز الأعمال البسيطة

إذا حولت عملك إلى استثمار حقيقي، عن طريق توظيف بعض المتعاقدين، لن يصبح حجم العمل من ضمن مشاكلك؛ إذ تستطيع نظريًا توسيع نطاق عملك بلا حدود، وأن تكبر بقدر ما تريد، خاصةً عند توفر الطلب، لكن توسيع خدمتك أمر معقد أكثر مما يبدو عليه. فقد تكون بنيت عملك بوصفك مستقلًا بناءً على مهاراتك الشخصية، ومن الصعب إيجاد متعاقد موثوق وذي مهارة مشابهة لمهاراتك لإنجاز الأعمال. إن هذا الأمر معقد أكثر في الأعمال التي تتطلب الإبداع، مثل الكتابة والتصميم، إذًا الخطوة الأولى والأقل ضررًا لتوسيع نطاق عملك، هي الاستعانة بمصدر خارجي لإنجاز الأعمال السهلة، وهناك فائدتان لهذا الأمر:

1. سهولة التنفيذ.
2. لا تحتاج لتوظيف أشخاص ماهرين.

سأوصيك دائمًا بالتوسع البطيء والمتدرج، لذلك يكون البدء بالأعمال البسيطة هو أفضل طريقة لتطبيق هذا. يُمَكّنُك هذا من التركيز فقط على الأجزاء التي تتطلب مهاراتك المميزة، مما يؤدي إلى زيادة عوائدك كليًا. ستلاحظ أنه يمكن تسليم الكثير من الأعمال للمتعاقدين، بعكس اعتقاداتك السابقة. وعندما تحصل على متعاقد يعمل بشكل منطقي، فقد تفكر حينها بتوسيع عملك، عن طريق تسليم أعمال أكثر للمتعاقدين.

3. توسيع نطاق خدمتك

يحتاج التوسع الحقيقي لنوع من التنظيم، كما يجب ألا تعتمد الأعمال التي لا حدود لتوسعها على مهارات شخص واحد. إذا نجحت في عملية تسليم الكثير من الأعمال البسيطة لمصدر خارجي، فقد يكون الوقت مناسبًا لتغيير شكل الحل الذي تقدمه، بغرض عرض شيء يمكن للمتعاقدين تنفيذه بسهولة. تأمل -على سبيل المثال- كاتبةَ مقالات مستقلة، تجذب العملاء بناءً على سمعتها وخبرتها، لكن هناك حد واضح في توسع الخدمة التي تقدمها الكاتبة؛ إذ يعتمد عدد مبيعات الخدمة كليًا على مهارات شخص واحد ومخرجاته. إذًا الحل هو تغيير شكل الخدمة، على نحوٍ تقدم كتابات جيدةً عمومًا، وليس كتابات جيدةً خاصةً بشكل واحد.

ستحصل بالتأكيد بعض المخاطر مع هذا التغيير، ولكن العائد المتوقع منه كبير جدًا. فإذا استطعت تنظيم مخرجات خدمتك، كأن تكون مخرجات الخدمة سهلة الفهم ومتسلسلةً، فسيكون نطاق خدمتك لا نهائيًا. وإذا التزمت بتقديم المزيد من الخدمة نفسها، فسينعكس الأمر الذي ناقشناه سابقًا، وستجد صعوبات في تجاوز حدودك الحالية.

4. حول خدمتك إلى سلعة

تعتمد النماذج الثلاثة السابقة على عدد ساعات العمل، سواءً ساعات عملك أو ساعات عمل المتعاقدين الذين وظفتهم. ويفضل بعض الأشخاص تجنب الصعوبات الإضافية المصاحبة لتوظيف شخص آخر بغرض المساعدة. إذًا، الحل في مثل هذه الظروف لتطوير عملك الحر هو تحويل الخدمة إلى سلعة؛ والمقصود فعلًا هو تحويل الخدمة إلى مشروع. وهناك عدد لا محدود من الأمثلة:

• يستطيع مصمم الجرافيك أن ينشئ دورات تعليميةً، لتعليم الأشخاص التصميم بأنفسهم.
• يمكن لكاتب مستقل أن يصمم موقعًا في الإنترنت لنشر الوظائف، على نحوٍ يدفع العملاء لنشر وظائفهم.
• يقدم مصمم مواقع الإنترنت خدمات الصيانة، وعمل نسخ احتياطية، بشكل شبه تلقائي.

السر في هذه الخدمات هو الدخل المستمر والتلقائية في العمل. وبطبيعة الحال لا يتوسع دخلك بدون ساعات عمل إضافية، مع ذلك اعمل على أن تتحرر من العلاقة المباشرة بين ساعات العمل والمال المستلم، وذلك عن طريق إنشاء مصادر تعطي عوائد ماديةً. ينطبق هذا الأمر على الدورات التدريبية وموقع الوظائف وخدمة النسخة الاحتياطية، المذكورين بالأعلى. أنشئ حلًا يمكن إعادة بيعه، أو عمل تعديلات بسيطة عليه على نحوٍ يناسب العديد من العملاء، دون الحاجة لإنشاء شيء جديد يوميًا. إذًا أنت تُقدم المخرجات نفسها مرارًا وتكرارًا، وتُعطي العميل الخدمة المطلوبة، وتحصل أنت على مبلغ إضافي، رغم تسليم الخدمة نفسها، وعدم إنجازك لعمل شاق.

ما هو التالي؟

لن أتظاهر أن أيًا من النماذج التي في الأعلى سهلة ولا تحتوي على مخاطر؛ ولكنك لن تُطور أعمالك عن طريق القرارات الآمنة؛ فإذا قررت توسيع عملك، فستوسعه عندما تعرف أنك تنجز عملًا محفوفًا بالمخاطر، ولكن العوائد المتوقعة عظيمة. وطالما تتقدم عن طريق خطوات بسيطة ومتدرجة باتجاه نمو عملك، فستكون فرصة تعرضك للمخاطر صغيرةً نسبيًا، وتكاد تكون نسبة حصول الكوارث والأزمات معدومةًُ. لكنه يؤدي إلى عدم الاقتناع بفكرة توسيع حجم العمل، والتفكير بعيدًا عن قدراتك وحدودك، إلى ركود عملك واستقراره دون نموٍ بالتأكيد.

ترجمة وبتصرف للمقال Beyond Freelancing: 4 Models for Continued Business Growth لكاتبه Tom Ewer.

اقرأ أيضًا

• ثماني طرق لتنمية عملك الحرّ في العطل
• مجموعة نصائح أساسية للمبتدئين في العمل الحر
• اكتساب العملاء: كيف تجذب مزيدا من العملاء

تنطبق مقولة: "الوقت من ذهب" على أصحاب العمل الحر خاصةً، إذ يَعرف المستقلون في كل مكان أهمية إدارة وقتهم، والاستفادة من جميع ساعات العمل. لكن تكمن المشكلة في النصائح المعطاة حديثًا حول الإنتاجية، التي تركز كثيرًا على التطبيقات الحديثة والمميزة، بدلًا من الاهتمام باختبار السلوك البشري، ومعرفة سبب معاناتنا في إنجاز المهام.

يعتمد الأشخاص الذين يعملون في المنزل أو المساحات التعاونية المخصصة للعمل الحر، على جداول زمنية صارمة، لذا فلنلق نظرةً على بعض النصائح الصحيحة والصارمة التي تساعدنا على إنجاز الأمور بذكاء.

1. اكتب قائمة بالأمور التي لا يجب إنجازها

قد تكون أحسن طريقة تلقيتَها لتحسين مستوى إنتاجيتك ليست كتابة قائمة بالأشياء التي يجب إنجازها؛ إنما أفضل طريقة هي تذكير نفسك بالأشياء التي تلجأ إليها مرارًا وتكرارًا، وذلك لتجنب مهامك الحقيقية التي تنجز بها العمل، وكتابة قائمة بالأمور التي لا يجب إنجازها.

اكتب قائمةً بسيطةً بالأمور التي تشغلك، وتعطيك شعورًا مشابهًا للعمل الحقيقي، ولاحظ أن هذه الأمور لا تساعدك على الوصول إلى أهدافك المادية. إليك مثالًا على قائمتي:

• لا تطلع على إحصائيات جوجل لأكثر من مرة في اليوم، لأنني مدمن.
• لا تتحقق من البريد الإلكتروني لأكثر من مرة في اليوم.
• لا تستمر بعمل أي شيء لأكثر من ساعة كاملة؛ لأنني أفقد تركيزي بعد العمل لمدة ساعة.
• لا تدخل لموقع ريد ديت أبدًا، إلا بعد الساعة السادسة مساءً.

هناك الكثير من الأمور الأخرى، ومن المؤكد أن قائمتك مختلفة تمامًا عن قائمتي، ولكن تساعدك كتابة هذه القائمة، على تجنب مضيعات الوقت التي تظن أنها عمل حقيقي.

2. التوقيت

بالحديث عن المهمات المذكورة بالأعلى، قد يصعب عليك تمييز بعض المهمات التي يجب إنجازها في يومك أم لا؛ بمعنى أنك تفكر وتقول: علي إنجاز هذه المهمة، ولكنها ليست من الأولويات التي ستساعدك على التقدم. مثلًا: مهمة الاطلاع على الإحصائيات -بالنسبة إلي- هي أحد هذه الأمور الغامضة، إذ أحتاج إلى الاطلاع على إحصائيات موقعي الإلكتروني لمعرفة إن كانت هناك تقلبات كبيرة أو أشياء مميزة، ولكن السماح سيخلق لنفسي بالاطلاع على هذه الإحصائيات المشكلة المذكورة بالأعلى.

الحل هو عملية التوقيت. عملية التوقيت هي تخصيص زمن محدد؛ على نحو تنجز مهمةً واحدةً في الفترة المحددة، وكذلك منْع نفسك من عمل هذه المهمة في الفترات الأخرى من اليوم.

على سبيل المثال، فترة الاطلاع على إحصائيات جوجل بالنسبة إلي هي دائمًا بعد وجبة الغداء؛ لذا أجدول 20 دقيقةً لإنجاز كل شيء يتعلق بها، مثل التحقق من الإحصائيات وتحديد الأهداف وغيرها؛ وعند انتهاء الدقائق العشرين لا أسجل الدخول مرةً أخرى، حتى إن شعرت برغبة ملحة لمشاهدة بعض الجداول الأنيقة في وقت لاحق من اليوم، لأن فترة هذه المهمة انتهت، ويريحني هذا نفسيًا، ولا أقلق بشأن هذه المهمة.

كذلك، أعطي نفسي 30 دقيقةً في الصباح لكتابة الرسائل وإرسالها، وأستفيد من هذه الطريقة في إنجاز العمل مبكرًا، ولا أقلق بشأنه بقية اليوم. يمكن الاستفادة من عملية التوقيت أيضًا عند استخدام البريد الالكتروني؛ إذ إننا نضيع أوقاتًا كثيرةًَ من حياتنا أثناء تصفح الرسائل الواردة، وهذا أمر مخيف. ولتجنب هذه المشكلة جَدْوِل مدةً زمنيةً للرد على الرسائل والمحادثات وغيرها، ولكن اجعل هذه المهمة في فترة زمنية واحدة، مثلًا الساعة الأخيرة من اليوم.

إذا كانت المهمة عاجلةً، وتحتاج إلى التكرار مرات عدةً، فجَدوِل عدة فترات لهذه المهمة، ولكن تجنب الطمع الزائد حتى لا يتدمر نظامك الزمني. على سبيل المثال، إذا كنت تستقبل العديد من رسائل الدعم الفني الإلكترونية، فاجعل من 1 إلى 3 فترات في اليوم للرد على هذه الرسائل، ولا تفتح بريدك الإلكتروني إلا في هذه الفترات من اليوم.

إذا انتقلت من مهمة إلى أخرى فستضعف إنتاجيتك وتفقد تركيزك؛ لذلك فإن عملية التوقيت تخفف هذه المشكلة، وذلك عن طريق منع دخول العشوائية إلى العمل المهم.

3. ركز على مهمة واحدة

العمل على العديد من المهام في الوقت ذاته هو العدو اللدود للإنتاجية. وقد أظهرت العديد من الدراسات أن عمل عدة أشياء في الوقت ذاته يؤدي إلى عدم إنجاز أي منهم جيدًا. وفي الدراسة البحثية الخاصة بـِزن Zhen Wang، تم توضيح أن الأشخاص الذين يعملون على عدة مهام في الوقت ذاته يشعرون بالرضا العاطفي عن عملهم، ولكنهم أقل إنتاجيةً من الأشخاص الذين يركزون على مهمة واحدة في الوقت ذاته. والأسوأ من ذلك هو ما جاء في بحث الباحث كليفورد ناز Clifford Nass في جامعة ستانفورد، حيث اختبر ناز سلوك الأشخاص الذين يقومون بعدة مهام في الوقت ذاته، وحلل قدراتهم على:

• تنقية المعلومات وتصفيتها.
• الانتقال بين المهام.
• امتلاك ذاكرة عمل قوية.

وكانت نتائج البحث أنهم ضعيفون بالأمور الثلاثة. يقول ناز:

"كانت النتائج صادمة، لقد خسرنا الرهان. فقد تبين أن الأشخاص الذين يعملون بالعديد من المهام في الوقت ذاته، لا يملكون المهارات اللازمة لتعدد المهام".

إذًا ما هو الحل؟ أقترحُ تنفيذ بعض النصائح، مثل:

1. خطط للأمور التي ستنجزها في الليلة السابقة.
2. اكتب قائمةً بالأمور التي ستنجزها، وتكون غير مربكة لك.
3. ابتعد عن الملهيات.

فيما يخصُّ النصيحة الأولى، يجب أن تتخيل عاداتك اليومية، فهل تستغرق وقتًا لمعرفة ماذا يجب أن تعمل كل يوم؟ لأن هذا مضيعة للوقت، وفي نهاية اليوم ستجد أنها مضيعة للمال أيضًا. ولتجنب هذه المشكلة، خطط لعمل ثلاث مهمات كبيرة في اليوم من الليلة السابقة، على نحوٍ تبدأ يومك التالي وأنت على دراية بالأمور التي ستنجزها؛ أما بالنسبة إلى النصيحة الثانية، أقترحُ استخدام أدوات، لكتابة قائمة بجميع المهام. ولكن من المفيد إبعاد المهام عن ناظريك حتى يأتي وقت إنجازها، إذ إن الاطلاع على قائمة طويلة من المهام أمر مخيف للغاية؛ لذا استخدم أدوات مساعدة على تنظيم المهام مثل أداة أنا لحل هذه المشكلة؛ إذ تساعد هذه الأدوات على كتابة قائمة بجميع الأعمال، ولكن لا تنظر إلا لمهمة واحدة فقط في كل مرة.

وبالنسبة إلى النصيحة الثالثة، ابتعد عن الأمور التي تلهيك وتضيع ساعات عملك، خاصةً إذا كان عملك عبر الإنترنت. وبوصفي مستخدمًا لمتصفح جوجل كروم، ومتعصبًا لتقنية بومودورو Pomodoro، وجدت أن هذه الإضافات مفيدةٌ للغاية:

• التسلسل الصارم في العمل؛ تمنعك هذه الإضافة من الدخول إلى جميع مواقع الإنترنت لمدة 25 دقيقة.
• حافظ على تركيزك؛ تحدد هذه الإضافة وقتًا مخصصًا لكل موقع.
• المتصفح ذو القوائم المحددة، أي تُحدد عدد القوائم التي يمكنك فتحها.

توجد كذلك إضافات مشابهة للمتصفح فايرفوكس، وهناك العديد من الإضافات التي تفيد مستخدمي تقنية بومودورو Pomodoro.

4. استخدم جدول المسؤوليات

ناقشتُ هذه التقنية من قَبل، وكانت مفيدةً جدًا لي ولقرّائي في المحافظة على الانضباط والتركيز؛ فإذا أراد أي شخص أن ينفذها بسهولة على مهامه اليومية، فعليه أن يرسم عمودين في ورقة، أو في ملف جوجل، أو حتى في سبورة بيضاء، بحيث يحتوي العمود الأول على المدة الزمنية لأحد أنشطتك الإنتاجية، في حين يحتوي العمود الثاني على المهام التي أنجزتها في المدة الزمنية المحددة.

أنا أفضل تقسيم وقتي إلى فترات زمنية مكونة من 25 إلى 90 دقيقة عمل و5 دقائق راحة، لكن يمكنك تقسيم الوقت بما هو مناسب لك، فقد يناسبك تحديد ساعة عمل كاملة قبل أخذ استراحة، وهذا يساعدك على الوصول إلى إنتاجية عالية.

تكمن فائدة هذا النوع من الجداول في أنه من الصعب تبرير قضائك لساعة كاملة في مشاهدة الفيديوهات في موقع اليوتيوب؛ إذ يجب عليك كتابة كل شيء عملته في نهاية الجلسة. ويساعدك الالتزام بكتابة كل شيء عملته على المحافظة على الواقعية، ويحفز الرغبة بداخلك في تجنب مضيعات الوقت.

5. إدارة أفضل للطاقة

إذا عمل أحد الأشخاص لمدة 7 ساعات يوميًا وعمل آخرٌ لمدة 9 ساعات؛ فهذا لا يعني أن الشخص الآخر أنجز أعمالًا أكثر؛ إذ من المفاهيم الخاطئة الشائعة حول الإنتاجية، أن قضاء ساعات أكثر في المكتب يعني إنتاجيةً أكثر. وإذا كنا صادقين مع أنفسنا، فمن السهل ملاحظة أن هذا غير صحيح.

ننجز أفضل الأعمال عندما نكون مركزين، وننجز الكثير من الأعمال عندما نشعر بالنشاط؛ إذًا لماذا نحاول دائمًا إدارة ما نُخرجه من الإنتاجات؟ بل يجب أن نُدير المصدر بدلًا من المخرجات؛ أي إدارة طاقتنا. يدّعِي توني شوارتز Tony Schwartz مؤسس مشروع الطاقة، وكاتب مجموعة من المقالات والأوراق العلمية والدراسات حول إدارة الطاقة، أن سر الإنتاجية هو قدرتنا على تحفيز أنفسنا للوصول إلى تركيز بنسبة 90%.

يقول شوارتز أنه بدون إدارة الطاقة، نحن معرضون للدمار الداخلي؛ لأننا سنحاول قصارى جهدنا للعمل المتواصل طيلة اليوم دون توقف. لذلك يقترح شوارتز بدلًا من عمل ذلك أن نخطط لعمل استراحات من العمل؛ على نحوٍ نستطيع أن نعمل أثناء الفترة المحددة، دون القلق حول نسبة التقدم، فلا نشعر بحاجة لنضغط على أنفسنا أثناء العمل؛ لأننا نعلم أن هناك استراحة بعد 45 دقيقة. يستشهد شوارتز بأبحاث حول النظم فوق اليومية كما موضح بالصورة:

ستلاحظ أنها مشابهة لتقنية بومودورو Pomodoro، الفرق أن المدة أطول (90/20 لـ 20/5).

تساعدك جدولة بعض الاستراحات في ساعات العمل اليومية على إيقاف القيد الداخلي الذي يهتم بنسبة الإنجاز؛ مما يؤدي إلى العمل بلا كلل في الفترة المحددة للعمل، لأنك تعرف أنك ستحصل على استراحة قريبًا، وهذا هو الدرس المطلوب. تكون هذه العملية أكثر فائدةً عندما تكون الاستراحة طويلةً، أو قيلولةً في فترة الظهيرة عندما تَضمُر طاقتنا.

6. دفع المال لتوفير الوقت

دفع مبلغ إضافي من المال مقابل توفيرِ ساعات العمل القيِّمةِ؛ هو أمر منطقي أحيانًا. فإذا كنت مستقلًا ذا خبرة عالية، وتتقاضى أجورًا عاليةً مقابل عملك، فهذا الأمر مهم جدًا لك؛ لأن وقتك ذو قيمة عالية.

توفر بعض البرامج الوقت لنا، أيًا كانت مهنتنا (تصميم، أو كتابة محتوى، أو تطوير المواقع، أو غيرها)، لذا تستحق بعض التطبيقات المدفوعةِ المالَ الذي يُدفع لها؛ لأنها تنجز أمورًا تساعدنا كثيرًا. وتمتلك شركة جوجل العديد من التطبيقات المجانية التي تساعدك لفترة محددة، لكن لا تدع الطمع يمنعك من تطوير عملك. وتذكر أن على الأشخاص العاملين لحسابهم الخاص أن يملكوا عقليات وأسلوب تفكير مختلف للوصول إلى النجاح.

7. استفد من العادات والطقوس اليومية

تبدو العادات غريبةً عندما يشاهدها شخص غريب، ولكنها مفيدة لتحسين الأداء والإنتاجية، ووَفقًا لبحث مجلة Scientific American العالم الأمريكي:

تشير الأبحاث الحديثة إلى أن العادات والطقوس اليومية منطقية، رغم أنها لا تبدو كذلك، وهذا لأن العادات البسيطة تمتلك أثرًا فعالًا. وتتوافق نتائج هذا البحث مع بحث آخر في مجال علم النفس الرياضي، الذي يوضح فوائد القيام بعادات معينة قبل العمل؛ ليتحسن التركيز والتنفيذ، ويزداد استقرار المشاعر، وتُكسب الثقة.

باختصار، تساعدنا العادات على تنظيم أنفسنا، وتحويل المهمات الصعبة إلى مهمات أسهل؛ إذ يمكن أن يتحول عملنا إلى عمل تلقائي مشابهٍ لعمل الطيار الآلي.

على سبيل المثال: كتب Joel Gascoigne جويل جاسكوين مؤسس Buffer بفر عن سبب تأليفه لطقوس النوم وعاداته، وكيف ساعدته. ورغم كتابة جويل لرأيه، إلا أنه طابق البحث الذي يتحدث عن نظرية التحكم بالمحفزات، والذي يشرح سبب تأثر الإنسان بالعادات؛ إذ تُنشط العادات محفزات للحالة التي نمر بها، مما يساعد على توجيه سلوكنا. مثلًا: يقترح البحث عدم استخدام السرير لأي غرض سوى النوم، وليس للقراءة أو للاسترخاء، ولا تستلقي على السرير إلا عندما تكون جاهزًا للنوم، مما يساعد دماغك على تحفيز رد فعل تلقائي؛ بسبب التشابه في العادات.

تعتمد هذه النظرية على فكرة أننا متشابهون مع كلب بافلوف Pavlov، إذ إننا نربط محفزات محددة في البيئة مع أفكار وسلوكيات محددة. لذا حاول صنع عادات للأوقات الهامة في يومك، مثل وقت الاستيقاظ، أو أثناء استراحة الظهيرة، أو عند الانتهاء من العمل.

دورك اﻵن

بصفتك شخصًا يعمل لحسابه الخاص، ما هي النصائح المفضلة لك للمحافظة على الإنتاجية والتركيز أثناء ساعات العمل؟

ترجمة وبتصرف للمقال Time is Money: 7 Proven Ways Freelancers Can Get More Done لكاتبه Gregory Ciotti.

اقرأ أيضًا

• دليل سير العمل: استعادة الجدول الزمني الخاص بك مع تحديد الوقت
• بين عملك اليومي وحياتك الشخصية كيف تبدأ مسيرتك المهنية في العمل الحر
• كيف أكون أكثر إنتاجية وأقل انشغالاً ؟
• 6 طرق بسيطة لتحسين إنتاجيتك في العمل

من عقبات العمل الحر أنك ستصبح المسؤول عن تحفيز نفسك للعمل وستفتقد إلى انتظار "جرس الانصراف"، حيث سيعتمد تحديد ساعات عملك على ما تراه أنت مناسبًا.

سواءً كنت لا تزال تعمل بوظيفة ثابتة أو كنت تعمل عملًا حرًا بساعات عمل طويلة، فإن تنظيم الوقت من أهم أساسيات النجاح، وفيما يلي ثلاث طرائق فعالة يُنصح باتباعها لإدارة الوقت بصورة أفضل.

التنظيم أساس إدارة الوقت

يحتاج العمل الناجح بكل أشكاله إلى تنظيم، حتى تلك الأعمال التي تبدو سريعة وغير معقدة لا بد أن أداءها يتطلب مستوى ما من التنظيم لتسهيل سرعة إنجازها وتوسيع نطاقها. تُسلَّم مهام تنظيم العمل في الشركات الكبيرة إلى أقسام مخصصة وفق تراتبية داخلية شاملة، بحيث تضمن توجيه سير العمل وتحقيق أهدافه بخطوات مدروسة؛ لكننا نتحدث هنا عن العمل على نطاق ضيق، إذ يعتمد نمو العمل ونجاحه على كفاءة شخص واحد وحسن تدبيره للوقت، ولا شك أنه أنت (إذا استبعدنا إمكانية توظيفك لمساعد افتراضي). إذا كنت تسعى لتطوير عملك وتوسيعه، فلا بد من فهم الحقيقة التالية وتطبيقها: إنّ حسن استغلال الوقت المخصص لعملك لا يقل أهميةً عن كمية هذا الوقت.

إذا كنت لم تقتنع بعد، فاسأل نفسك عن سبب وجود الملايين من الناس حول العالم ممن هم أغنى أو أكثر نجاحًا منك، لا يمكن أن يكونوا جميعًا أكثر حظًا أو ذكاءً أو لديهم فكر تجاري أو غير ذلك من الأعذار التي يحلو للمرء أن يقنع نفسه بها، كما أن ساعات يومهم لا يمكن أن تكون أطول بحيث يتسنى لهم متسع من الوقت لإنجاز المزيد، بل الحقيقة أنهم فقط عرفوا كيف يستغلون الوقت ذاته بطريقة أكثر فعالية.

لا شك إذًا أن تنظيم الوقت بصورة فعالة من أهم عوامل النجاح، والآن حان الوقت للحديث عن الطرائق الثلاثة التي يمكن أن تحدث فارقًا إيجابيًا كبيرًا لصالح استثمار الوقت بصورة أفضل وتحسين الإنتاجية.

1. إعداد قائمة مهام

ربما يرى البعض هذه الخطوة عبئًا إضافيًا، ويَعُدّها نقمة وليست نعمة، لكنها في الواقع عكس ذلك تمامًا.

من المبادئ الأساسية التي تقوم عليها هذه الطريقة:

1. ينبغي كتابة جميع المهمات (مهما كانت صغيرة) في هذه القائمة.
2. لتكن القائمة بسيطة وغير مصنّفة بترتيب أو نمط معين أو أي معيار آخر (إلا إذا كان التصنيف مفيدًا بطريقة ما).
3. بالنسبة للمهمات التي تستغرق بضع دقائق أو أقل، نفذها في الحال دون تسويف.

هذا هو الأمر بكل بساطة، أي عندما تخطر المهمة على بالك تدرجها في القائمة، ثم تنفذها عندما يحين وقتها، والفكرة من كل ذلك أن تخفف عبء استحضار الدماغ الدائم لهذه المهمات لتصبح مكتوبةً على ورق (أو على الحاسوب، كما تفضل). عندما تطبق ذلك ستذهلك كمية الطاقة الفكرية المتحررة من دماغك، والتي كانت تلك المهمات تشغلها، مما سيزيد طاقتك الإنتاجية زيادةً كبيرةً ويمكّنك من مباشرة تنفيذ المهمة الحالية دون تشتيت أفكارك.

عندما تطبق هذه الطريقة للمرة الأولى، ربما تصاب بالإحباط من كثرة المهمات المترتبة عليك، لكن لا تقلق كثيرًا، يمكنك إدارة الموضوع بأسلوب معين، مثل تأجيل المهمات غير المستعجَلة إلى عطلة نهاية الأسبوع إذا أمكن ذلك؛ أما في حال عدم الرغبة بالعمل في العطلة الأسبوعية، فيمكن تخصيص عدة دقائق في بداية اليوم الأول من الأسبوع القادم لدراسة الوقت المتوفر ضمن الأسبوع لأداء هذه المهمات، أو تأجيلها مرةً أخرى إلى العطلة الأسبوعية التالية.

2. تطبيقات تنظيم الملاحظات

عند استخدامها بصورة صحيحة، يمكن أن تصبح تطبيقات تنظيم الملاحظات مثل منصة أنا من حسوب، كنزًا لا غنى عنها، فهي تزيد طاقتك الإنتاجية بنفس طريقة قائمة المهام، حيث تقلل العبء على الدماغ من خلال تسجيل كل الأفكار المهمة التي تخطر على بالك لحفظها في التطبيق بدلًا من أن تشغل حيزًا في تفكيرك، لتتمكن من التفكير بالمسائل الأخرى بصورة أفضل.

من أفضل خصائص هذه التطبيقات أنها سحابية cloud-based، لذا يمكنك تخزين أفكارك عليها في هاتفك الذكي أينما كنت وكلما دعت الحاجة لوجود مفكرة تدون عليها ما يخطر ببالك. يمكنك تسجيل كل الملاحظات سواء فيما يخص العمل أو المنزل أو ما يتعلق بمواقع التواصل الاجتماعي، ثم إدراج مهمة على قائمة المهام في بداية كل شهر حول مراجعة الملاحظات المدوَّنة، وبذلك تضمن أنك لم تفوّت أو تنسَ أي شيء.

اقتباس

تذكر أن صفاء الذهن يعني زيادة الإنتاجية.

3. الجدول اليومي الافتراضي

إن هذه الخطوة على بساطتها تحدث فارقًا كبيرًا ملموسًا، لأنها تساعدك على أن تعلم بالضبط ماذا ستفعل ومتى ستفعل ذلك، وتسمح لك بالتركيز على العمل في وقته دون الوقوع في دوامة تشتت الأفكار ومحاولة التأجيل والتفكير بمهمة أخرى. ومع الجدول اليومي الافتراضي، ستكون على علم مسبق بما لديك الوقت لتفعله وما ليس له وقت، وستتمكن من ترتيب أولوياتك.

عند الدمج بين هذه الفكرة وفكرة قائمة المهام ستكون النتائج مذهلة، حيث يمكنك في أول الأسبوع قراءة قائمة المهام التي قد دونتها، ثم البدء بإعداد الجدول اليومي لكامل الأسبوع وملئه بالمهام المكتوبة، ستلاحظ الفرق وستدرك كم وفرت على نفسك من الوقت، حيث أن 15 دقيقة في أول الأسبوع لترتيب الأولويات وتجهيز الجدول الأسبوعي كافية لتوفير عناء الفوضى والتشتت طوال الأسبوع، لتشعر براحة البال وتصبح أنت من يحكم الوقت وليس الوقت يحكمك.

يجب التركيز على أمرين أساسيين لإنشاء جدول يومي فعال:

1. تخصيص وقت للراحة والتسلية ووقت للرياضة المفضلة، بالإضافة إلى عدم إهمال أوقات الوجبات. تُعَد الراحة مهمةً لتحسين جودة عملك وشحن طاقتك من جديد، لذا خطط لها جيدًا في برنامجك اليومي.
2. المرونة وعدم تقييد نفسك لدرجة كبيرة، حيث يمكنك الخروج عن الجدول إذا دعت الحاجة.

اقتباس

ملاحظة مفيدة: حاول أن تتفقد بريدك الإلكتروني فقط عندما تكون متفرغًا للرد بصورة مناسبة، فتفقده الدوري يشتت الذهن ويقلل الإنتاجية.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال 3 Simple Methods To Supercharging Your Productivity لصاحبه TOM EWER.

اقرأ أيضًا

• الدليل الكامل لزيادة إنتاجية المدون المستقل
• 9 خرافات عن الإنتاجية عليك الحذر منها
• 6 طرق بسيطة لتحسين إنتاجيتك في العمل

لا شك أن العمل الحر صعب، لكنه بذات الوقت أمر رائع. انظر إلى توم إيوير Tom Ewer مثلًا، فهو يمضي بضع ساعات يوميًا في العمل الذي يستمتع به، ويقضي بقية وقته كما يشاء. صحيح أنه لا يعمل كثيرًا في العمل الحر هذه الأيام، ولكن حين تسأله عن عمله الحر في السابق، فسيخبرك أنه مدين بكل شيء لجذوره في العمل الحر.

على الرغم من أنني أعمل الآن لساعات أطول في اليوم، إلا أنني سعيدة ذلك، فقد أتيحت الفرصة لي مؤخرًا للعمل الحر في الكتابة، إذ كان الثالث والعشرون من ديسمبر عام 2014 آخر يوم أعمل فيه بوظيفة على أرض الواقع، ثم انتقلت بعدها إلى العمل الحر. صحيح أنني أمضي الآن ساعات أكثر بالعمل موازنةً بما كنت عليه في السابق، ولكنني أؤسس الآن عملي عوضًا عن تأسيس عمل شخص آخر.

على الرغم من صعوبة العمل الحر، إلا أنه ليس مستحيلًا، وتجربتي تؤكد ذلك، فقد بدأت العمل الحر في الكتابة منذ بضعة أشهر، وتمكنت من بناء عملي بما يكفي لترك وظيفتي على أرض الواقع، وذلك بعد ثمانية أشهر فقط، كما أنني ربحت أكثر من 5000 دولار في يناير وذلك للمرة الأولى، متضمنةً بذلك بعض الاستشارات الخاصة مع مكتبي السابق.

إليك خمس خطوات رئيسية اتخذتها في عملي الحر وآمل أن تساعدك أيضًا.

اختر شعارا لك

لقد فضّل العديد من أصدقائي اختيار كلمة تمثلهم للعام الفائت، عوضًا عن وضع خطة للعام الجديد، وذلك بغية التركيز على كلمة واحدة طوال العام لإحداث تغيير إيجابي في حياتهم، ومن الأمثلة عن تلك الكلمات التي يمكن اختيارها، الإيمان والثقة والتعاطف والعزيمة؛ أما أنا فقد اخترت شعارًا لعامي الجديد عوضًا عن اختيار كلمة واحدة، وهو "لماذا لست أنا؟ لماذا فيما بعد؟".

أحاول التفكير في هذا الشعار كثيرًا عندما أشعر بالإحباط لأنني أعمل بجد لبناء عملي، وأحيانًا يبدو عملي هذا بلا ثمار واضحة. يصيبنا الإحباط جميعًا، إذ لا يتعلق الأمر بعدد المرات التي فشلت بها، بل إنه يكمن بمدى قدرتك على النهوض، ويمكن أن تتخذ من الجملة السابقة شعارًا لك.

حالما تعثر على الشعار الذي يناسبك، ضعه نصب عينيك واحفظه مثل شاشة توقف على جهازك المحمول، أو ضعه حيث ترمي أنظارك دائمًا، فمن خلال رؤيتك المتواصلة لذلك الشعار، سينطبع في عقلك اللاشعوري. عندها، ستؤمن به وستركز عليه، وفي النهاية سيُؤتي ذاك الشعار ثماره. إذًا الخطوة الأولى هي أن تتخذ شعارًا لك.

أحط نفسك بالداعمين

من المفيد أن تحيط نفسك بعدد من الأشخاص المستعدين لتقديم الدعم لك عندما تسيطر الكآبة على مشاعرك، لذا اختر عددًا قليلًا من الأصدقاء، أو انضم إلى مجموعة أشخاص يدعمونك ويرشدونك، ويمكنك أيضًا أن تضم زوجتك أو أي شخص تحبه إلى فريقك.

يقدم لك الأصدقاء وأفراد العائلة أشياءً أكثر من مجرد مساعدتك على النهوض عندما تتعثر، فهم يشجعونك دائمًا ويقدمون أفكارًا تساعدك على تجاوز مشكلاتك، كما أنهم يلهمونك المسار الصحيح في أعمالك.

لقد قلت دائمًا أن عدم تشجيع زوجي لي في بعض الأعمال الحرة كان كافيًا لإنهائها، فبصفته رجل أعمال قوي، فأنا أحتاجه في فريقي ليؤمن بما أحاول القيام به، وعندما تركت وظيفتي اليومية وتوجهت نحو العمل الحر، كان ذلك بمثابة نقلة نوعية في حياتي.

إضافةً إلى ذلك، أنا أعَد جزءً من مجموعتين للدعم والتوجيه، كما أنه لدي صديقات داعمات، ودائمًا ما يشجعنني على عملي ويشاركنني فيه، لذا انضم إلى مجموعة أشخاص يدعمونك ويرشدونك، ويمكنك أيضًا أن تضم زوجتك أو أي شخص تحبه إلى فريقك.

حدد أهدافك

من المهم أن تظل مسؤولًا عن نفسك من خلال معرفة المهام المطلوبة لنشاطك التجاري وتتابع تقدمك نحوها، فأنا شخصيًا أتأكد من أنني أكتب الكثير من المقالات أسبوعيًا، وأنني أتقدم على الكثير من الوظائف وأتواصل مع العديد من الأشخاص، فهدفي على سبيل المثال أن أكتب 10 مقالات أسبوعيًا لمدونتي الخاصة أو لمدونات أشخاص آخرين، وأن أتقدم على خمس وظائف وأن أعلق على 10 مدونات على الأقل.

قد لا يكون هناك عائد مباشر للمهام السابقة، إلا أن كل خطوة تنفذها تمثل زيادةً تدريجيةً في الاحتكاك مع الأشخاص، والتي يمكن أن يكون التأثير التراكمي لها هائلاً بعد فترة من الزمن، لذا حدد مهامك وأهدافك التي تسعى إلى تحقيقها أسبوعًا بعد الآخر.

ابدأ في تجميع حالات الرفض

لقد سمعنا جميعًا عن ستيفن كينج، ولكن ما لم تسمعه عنه أنه عندما كان يحاول النشر لأول مرة، فإنه كان يتلقى الكثير من حالات الرفض، فكان يجمع تلك الرسائل ويثبتها واحدةً تلو الأخرى على الجدار أمام مكتبه، وانظر إلى مكانته الآن بعدما استخدم تلك الرسائل مثل حافز للنجاح، فعوضًا عن استخدامها ذريعةً من أجل التوقف والاستسلام، اجعل هدفك الرئيسي "كم عدد حالات الرفض التي يمكنني الحصول عليها شهريًا؟"، وحدد مهامك الأسبوعية وتقدم على أكبر عدد ممكن من الوظائف، واطلب الإحالات من عملائك الراضين عن أدائك، ولا تنسى أن تتواصل مع أكبر عدد ممكن من الأشخاص المؤثرين.

لا تدع الخوف ينال منك، ولا تجعل الرفض يؤثر عليك سلبًا، فعوضًا عن ذلك، انظر كم حالة رفض يمكنك أن تثبت على الجدار أمام مكتبك، وعُد كل كلمة "لا" نجاحًا وخطوةً أقرب إلى كلمة "نعم" في المستقبل.

تتبع نتائجك

لقد سمعت ذات مرة حكمةً أعجبني، إذ يقول كاتبها "ما لا يُقاس لا يمكن تحسينه"، لكنني لم أعرف مطلقًا من هو هذا الكاتب، وأعتقد أنه من الصعب معرفة اسم الكاتب عبر المواقع الإلكترونية، لأن كلًا منها ينسب الحكمة إلى كاتب مختلف عن الآخر. لكن بغض النظر عن كاتبها، فهي حكمة رائعة، إذ لا يمكنك أن تكون ناجحًا ما لم تقِس نتائجك.

شخصيًا، أحاول قياس بعض الأشياء على أساس منتظم، إذ أقيس الأشياء المتعلقة بأدائي، مثل عدد المقالات أو المنشورات التي أكتبها، وعدد الوظائف التي أتقدم عليها، وكذلك عدد الاتصالات التي أجريها، كما أنني أتتبع أشياءً أخرى، مثل حركة البيانات ومقاييس وسائل التواصل الاجتماعي، إضافةً إلى دخلي المادي، ولكنها أشياء لا تعتمد عليّ كليًا، لذا أحاول التركيز على الأشياء التي تعتمد عليّ تمامًا، مثل الأنشطة التي أقوم بها، وكذلك إدارة وقتي. يمكنك أن تتّبع ذات الطريقة وذلك بأن تحدد المقاييس التي تعتمد عليك، ثم تحدد أهدافًا تتعلق بها، ولا تنسى أن تراقب نتائجك يوميًا وأسبوعيًا وشهريًا.

في الختام

لا شك أن العمل الحر صعب، لكنه ليس مستحيلًا، إذ يأتي النجاح عندما تبني العقلية الصحيحة، لذا اختر شعارًا أو كلمةً وركز عليها، وأحِط نفسك بالداعمين. إضافةً إلى ذلك، حدد أهدافك وتتبع نتائجك، ولا تنسى أن تتخذ من حالات الرفض دافعًا لتحقيق النجاحات.

ركز على الأشياء المتعلقة بك مثل الأنشطة التي تقوم بها، ثم انهض باكرًا ونفذ المهام يومًا تلو الآخر.

لا يتعلق الأمر بأن تعمل بنفسك حتى الموت أو أن تكون مثاليًا دائمًا أو أيًا من تلك الأكاذيب الأخرى، بل إنه يتعلق بمعرفة أهدافك ووسائل الوصول إليها، ومن ثم اتخاذ الخطوة الأولى، وفي النهاية ستحرز بعض التقدم الحقيقي. ربما بحلول العام المقبل، تكون قد تركت وظيفتك اليومية، أو ربما تكون قد نقلت عملك الحر إلى مستوى أفضل.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال 5 Steps to Adopting a Successful Freelancer Mentality لصاحبته Gina Horkey.

اقرأ أيضًا

• العقلية الريادية لرائد الأعمال
• كيف تُدير وقتك لتتقن عملك كعامل مُستقل
• الدخول إلى سوق العمل الحر على الإنترنت
• دليلك لتنظيم حياتك

دائمًا ما يتحدّث الكثير من الأصدقاء عن معاناتهم من عدم وجود وقت كاف لإنجاز مهامهم اليومية، ويمكنني القول أنني أفهم معاناتهم، فأنا أعمل مستقلةً بدوام كامل ولدي عملي الخاص على الإنترنت، ورغم ذلك لا يمر أسبوع دون أن تتراكم بعض المهام في جدول أعمالي، بسبب عدم وجود الوقت الكافي لإنهائها جميعًا.

لكن الأمر لا يتعلق بالفعل بعدد ساعات العمل التي تعمل بها، بل بمقدار ما تنتجه في كل ساعة. إنها عبارة صادمة بعض الشيء، وفي الواقع هي ليست مفهومًا جديدًا بحد ذاته، بل هي تذكير مفيد لأولئك الذين يشعرون أننا بحاجة إلى أكثر من 24 ساعة في اليوم.

العمل يأخذ من وقتك بقدر ما تمنحه

عبارة صادمة أيضًا، لكنها صحيحة كليًا. أشعر وكأنني حللت مشكلة قلة الوقت حتى قبل أن أكمل المقال. عندما كنت في بداية تأسيسي لعملي المستقل، كنت أعمل عليه جنبًا إلى جنب مع وظيفتي ذات الدوام الكامل، وإلى جانب تربيتي لطفلي الصغيرين أيضًا (أحدهما كان في سن الرضاعة)، لذا وضعت جدول أعمال صارم مثلما قد يفعل أي شخص عاقل، فقد كنت أبدأ يومي في الرابعة صباحًا من كل يوم.

كنت أتسلل من غرفتي في الطابق العلوي نزولًا إلى مكتبي في الطابق السفلي من منزلي، محاولةً أن أكون هادئةً قدر الإمكان، حتى لا أثير أي ضجة من شأنها أن توقظ ابني البالغ من العمر عامين (في ذلك الوقت)، والذي كان يحب الاستيقاظ باكرًا واللعب، فكنت أعمل في عملي المستقل لمدة ساعة أو ساعتين قبل أن أذهب للاستحمام والاستعداد للذهاب إلى وظيفتي اليومية. كنت أجلس في استراحة الغداء وأتفقد بريدي الإلكتروني وأتابع أعمالي التي أرسلتها للعملاء، ثم أعمل ساعةً أخرى في المساء.

وعندما كان يتحتم علي إكمال مشروع لعميل ما، غالبًا ما كنت أعمل عليه في أوقات القيلولة أو كلما سنحت لي الفرصة في عطلات نهاية الأسبوع. لم يكن برنامجي اليومي مثاليًا، لكنني كنت أحاول نوعًا التوفيق بين عملي المستقل وعملي اليومي ذو الدوام الثابت.

كان لا بد من العمل بهذه الطريقة (إن كنت أرغب حقًا في بناء مسيرة مهنية مستقلة تسمح لي في المستقبل بترك وظيفتي اليومية).

لم أكن لوحدي

أكثر ما ساعدني هو كوني محظوظة بزواجي من رجل داعم لي. لن أقول أنني لم أكن لأنجح لولاه، لكن الأمر كان سيكون أكثر صعوبةً بدونه، لذا يمكنني أن أقول لأولئك الذين يكافحون بمفردهم إلى جانب تربيتهم لأطفالهم الصغار، أنني أعرف شعوركم وما تمرون به من مشقات وصعوبات، لكن لا أريد لكلماتي أن تفهم على أنه لا يمكنك النجاح إن كانت ظروفك لا تساعدك، أو أنه عليك إعطاء الأولوية لعملك طوال الوقت على حساب عائلتك.

أقول لك أنه يمكنك النجاح في أن تصبح مستقلًا وتؤسس لعملك الحر، لكن عليك فقط أن تكون مستعدًا للأمور التالية:

استثمار وقتك بحكمة

في حال لم يكن لديك المتسع الكافي من الوقت لتأسيس عملك المستقل، فعليك أن تدرك أن كل ساعة في يومك مهمة للغاية. وأنك بحاجة إلى وضع برنامج صارم لوقتك، أو ستمر ساعاتك في لمح البصر دون أن تستفيد منها شيئًا. وهذا ما يعاني منه معظمنا، لذا إليك هذه النصائح الأربعة الرائعة التي ستسمح لك باستثمار وقتك بحكمة والوصول إلى الإنتاجية التي تطمح لها.

1. تخصيص أوقات محددة للعمل

أصغي إلي جيدًا، إن كنت تريد عملاءً يوظفونك لتكتب لهم أو تترجم أو أيًا كانت مهنتك في العمل الحر، فيجب أن يكون لديك الوقت الكافي لإكمال مشاريعهم، ففي حال لم يكن لديك ما يكفي من الوقت، فلا أعتقد أنه الوقت المناسب لك لتلج إلى هذا المجال.

هل يجب أن تخصص 20 ساعة في الأسبوع؟ جوابي لك هو لا داعي لكل هذا الوقت، فطالبتي سالي لم تخصص كل ذلك الوقت، ومع ذلك نجحت في تأسيس عمل مستقل مربح لها.

إذًا ما هو الحد الأدنى من الوقت الذي يجب أن يكون لديك لتبدأ في العمل مستقلًا؟ يمكن القول ما لا يقل عن ساعتين إلى خمس ساعات أسبوعيًا، لكن يفضل جعلها 10 ساعات في الأسبوع لتحقيق أقصى استفادة ممكنة.

وبغض النظر عن تحديد عدد ساعات معينة، حدد مقدار الوقت المتاح لك كل أسبوعيًا، ثم جدول مهامك وفقًا لذلك، بحيث عندما يحين وقت العمل، لا تضحي به أبدًا. بمعنى آخر، في حال لم يكن لديك أي عملاء بعد، فيجب ألا تجلس لتعمل على تنمية عملك الحر خلال الوقت الذي خصصته، أي بما أنك "لم تستلم مشاريع بعد"، فهنا ستكون لديك أشياء أهم لتفعلها، وهي التنقيب.

التنقيب أو كما يسمى بالإنكليزية prospecting، يجب أن يكون مهمتك الأولى عندما تبدأ. وما أقصده بكلامي لا يعني إنشاء موقع إلكتروني رائع المظهر أو تجهيز معرض أعمال مثالي أو كتابة سيرة ذاتية جذابة، بل يتعلق الأمر بتسويق نفسك أولًا وقبل كل شيء، ثم قضاء الوقت المتبقي في العمل على تلك الأشياء.

2. ضع جدولا لوقتك

والآن بعد أن عرفت متى يمكنك العمل كل يوم من أيام الأسبوع (وهو أمر نسبي بالمناسبة، ولكن كلما كنت أكثر اتساقًا، سيكون أسهل عليك الالتزام به)، يجب أن تضع جدول أعمال لهذا الوقت.

تحتاج إلى التخطيط المسبق لجلسات عملك، حتى تعرف بالضبط ما الذي ستركز عليه في ذلك الوقت. وإلا سيكون من السهل جدًا تشتيت انتباهك، مثل فتحك لأحد التطبيقات على هاتفك والغوص في دوامة وسائل التواصل الاجتماعي.

3. لا تحاول إنجاز الكثير من المهام في وقت واحد

والآن بعد أن عرفت متى يجب أن تبدأ العمل وما الذي ستفعله، لا تدع الإرهاق يسيطر عليك. ما أقصده هو أنه يجب أن تحدد المهام الأكثر أهميةً بالنسبة لك، وترتبها حسب الأولوية، ثم تركز على أولها دون أن تفعل أي شيء آخر إلى حين أن تنتهي منها.

ضع هاتفك على الوضع الصامت، وأغلق جميع الصفحات الإضافية في متصفحك، واستخدم أحد البرامج التي بدأت بالانتشار في الآونة الأخيرة والتي وظيفتها منعك من الدخول إلى فيسبوك أو جيميل (في حال كان هذا الأمر يسبب مشكلةً لك)، أي كل ما عليك فعله هو التركيز وفقط التركيز على شيء واحد فقط. يمكنك تحديد من 3 إلى 5 مهام لتتعامل معها في جلسة عمل معينة؛ أما أكثر من ذلك، فسيكون مبالغًا به.

في حال انتهيت من مهامك، فهذا أمر رائع، فهذا يعني أنه يمكنك الانتقال إلى العمل على شيء آخر أو التوقف عن العمل (وهي أكبر ميزة في العمل مستقلًا).

 4. التركيز أولا على المهام ذات أعلى عائد استثمار

في حال لم تكن متأكدًا من أي المهام يجب أن تكون الأكثر أهميةً؟ أو التي يجب أن تعمل عليها أولًا؟ فيمكنك أن تحسب عائد الاستثمار ROI المحتمل لكل مهمة من المهام التي وضعتها في القائمة. من المحتمل أن تجد أن الترويج لنفسك أو التنقيب عن عمل جديد هو في قمة هذه المهام، لأنه بدون تسويق مناسب، لن تجد عملاء.

يُعَد مبدأ أيزنهاور للمهام المستعجلة/المهمة مثالًا رائعًا على كلامي، فالمهام التي لديك إما:

1. مهمة ومستعجلة.
2. مهمة، لكن غير مستعجلة.
3. غير مهمة ومستعجلة.
4. غير مهمة وغير مستعجلة.

هذا هو الترتيب الذي يجب أن تكون عليه المهام في قائمة المهام لديك، لكن غالبًا ما نعطي الأولوية لما هو غير مهم ومستعجل بدلًا من ما هو مهم وغير مستعجل. بمعنى آخر، نفضل الرد على البريد الإلكتروني عوضًا عن البحث عن شركات وعملاء لاستهدافهم. مع ذلك عادةً ما تكون المهام المهمة وغير مستعجلة، هي التي تعطينا أفضل النتائج على المدى البعيد، فهي التي تحقق أعلى عائد من الاستثمار.

في الختام

سواءً كان لديك متسع كافي من الوقت أم لا، يكمن التحدي في أن تحدد مقدار الوقت الذي ترغب في منحه لنفسك في اليوم أو في الأسبوع، وتجعله غير قابل للمس أو التعديل في جدول أعمالك، بعد ذلك يجب أن تحدد المهام التي يجب عليك إنجازها أولًا (أي المهام أكثرها أهميةً)، فتحدد أولوياتها بحسب الأهمية وعائد الاستثمار المحتمل، ثم تضيفها إلى جدول أعمالك. بعد ذلك يجب أن تكون قادرًا على الحفاظ على تركيزك من خلال قطع كل مصادر التشتيت مهما كلف الأمر.

لا تنسى أن تحتفل بانتصاراتك الصغيرة قبل الانتقال إلى المهمة التالية. ومن وقت لآخر، تحقق من ما تعمل عليه لتتأكد من أن مهم بالفعل، أم أنه يبدو لك كذلك.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Focusing on Your Highest ROI Activities Equals Freelancer Success لصاحبته GINA HORKEY.

اقرأ أيضًا

• أفكار تساعدك على إطلاق مشروعك الجانبي وتحافظ على وظيفتك النهارية في آن واحد
• ستة طرق لتلميع صورتك المهنية كعامل مستقل
• كيف يوازن المديرون بين حياتهم الشخصية والعمل
• طريقك إلى العمل الحر عبر الإنترنت

تُعَد ساعات العمل المُثلَى إحدى أكثر عناصر حياتنا ثباتًا، ويرى أغلب الناس أن ساعات العمل المثالية قريبة من 8 ساعات في اليوم، حيث تؤكد البيانات ذلك، وتتبع معظم دول العالم نظام 8 ساعات في اليوم.

وفق مكتب إحصاءات العمل الأمريكي، يبلغ متوسط ساعات عمل الموظف الأمريكي 8.8 ساعة في اليوم.

يرى أغلبنا أن متوسط مدة ساعات العمل في اليوم لا علاقة لها تقريبًا بمدى كفاءة أو إنتاجية هذا النظام، فما هو معدل ساعات العمل المناسب إذًا؟

هناك الكثير من القصص حول أشخاص حققوا النجاح، بعضهم يعمل 4 ساعات في الأسبوع، بينما يعمل آخرون حتى 16 ساعةً في اليوم، لذا من الصعب معرفة المقدار الأمثل من ساعات العمل، وبدلًا من التخمين، إليكم بحثًا حقيقيًا حول ساعات العمل والطريقة المثلى لاستغلالها بهدف تحقيق السعادة والنجاح.

أصل نظام العمل المؤلف من 8 ساعات في اليوم

يُعَد نظام 8 ساعات في اليوم هو المعيار القياسي في أغلب أنحاء العالم، لكن من أين أتى هذا النظام؟ الجواب هو الثورة الصناعية.

في أواخر القرن الثامن عشر، عندما بدأت الشركات في تعظيم مخرجات العمل في المصانع إلى الحدود القصوى، كان السبيل إلى ذلك هو تشغيل المصانع طوال اليوم وعلى مدار الأسبوع، ولجعل العملية أكثر كفاءةً، اضطر الموظفون إلى العمل مدةً أطول، وتراوحت ساعات العمل عادةً بين 10 إلى 16 ساعةً في اليوم.

بالطبع، لم تكن ساعات العمل الطويلة جدًا قابلةً للاحتمال أو الاستمرار، لذا بدأ رجل شجاع، يدعى روبرت أوين، حملةً بهدف تقليص ساعات العمل إلى 8 ساعات، وكان شعار حملته 8 ساعات للعمل، 8 ساعات للاستجمام، 8 ساعات للراحة.

بعد فترة ليست بالطويلة، طبّق هنري فورد نظام العمل هذا، وغيّر معايير العمل حتى اليوم:

اقتباس

"كانت شركة فورد لصناعة السيارات أول شركة تطبق هذا النظام عام 1914، ولم يسهم ذلك في تقليص مدة العمل إلى 8 ساعات فحسب، بل تضاعفت أجور العمال في النهاية، وقد صُدمت عدة شركات أخرى من هذا النظام، فكانت إنتاجية شركة فورد تعتمد على العدد ذاته من العمال، لكن ساعات العمل الأقل زادت هامش ربح الشركة إلى حد كبير، ووصل معدل الزيادة إلى الضِّعف خلال سنتين فقط، لذا تشجعت الشركات الأخرى على تبني نظام 8 ساعات في اليوم، وجعلته المقياس المعياري في العمل".

في النهاية، يمكننا القول إن نظام 8 ساعات لم ينجم عن دراسة علمية أو تفكّر طويل، بل هو قاعدة متّبعة عمرها أكثر من قرن، بهدف إدارة وتشغيل المصانع بأعلى كفاءة ممكنة.

إدارة الطاقة لا الوقت والنظم فوق اليومي عدد ساعات العمل غير مهمة

في ظل الاقتصاد الخلّاق الذي نعيشه اليوم، لا يلقى عدد ساعات العمل كثيرًا من الأهمية، بل يجب التركيز على طاقة المرء، وهذا ما قاله الكاتب المشهور توني شوارتز:

اقتباس

"أدِرْ طاقتك لا وقتك".

يوضح شوارتز أن البشر يملكون 4 أشكال من الطاقة يديرون بها حياتهم اليومية، وهذه الأشكال هي:

• الطاقة الجسدية: ما حال صحتك؟
• الطاقة العاطفية: ما مدى سعادتك؟
• الطاقة العقلية: ما مدى تركيزك على وظيفة ما؟
• الطاقة الروحية: لماذا تؤدي هذه الوظيفة؟ ما هدفك؟

من السهل نسيان أننا بشر مختلفون كليًا عن الآلات، وجوهريًا، تتصرف الآلات خطيًا، بينما يتصرّف البشر دوريًا، أي يمرون بتقلبات في النشاط والراحة.

للحصول على يوم عمل فعّال ومُجدٍ، علينا احترام طبيعتنا البشرية، والتركيز أولًا على النظم فوق اليومي.

ببساطة، بإمكان الدماغ البشري التركيز على أي وظيفة لمدة تتراوح بين 90 إلى 120 دقيقةً؛ أما بعد هذه المدة، فعلينا أخذ استراحة تتراوح مدتها بين 20 إلى 30 دقيقةً حتى نستأنف أعمالنا ونحقق أفضل أداء لنا في الوظيفة التالية، وإليك هذا التمثيل البياني للنظم فوق اليومي.

بدلًا من أن تسأل نفسك عن ما الذي أستطيع إنجازه خلال 8 ساعات في اليوم؟ عليك التفكير بالسؤال التالي: ما الذي أستطيع إنجازه خلال جلسة مدتها 90 دقيقةً؟

بعد تقسيم عملنا إلى جلسات مدتها 90 دقيقةً، علينا تقسيم تلك الدقائق التسعين كذلك.

التركيز جوهر يوم العمل المثمر

أهم ما يجب علينا فهمه بخصوص تدفق العمل هو قدرتنا على التركيز ومدى جودة هذا التركيز، وقد أجرى جاستن غاردنر مشروعًا بحثيًا مذهلًا، ووجد أن التركيز الحقيقي يتطلب من دماغنا استخدام عملية مؤلفة من خطوتين هما:

1. تنمية الإحساس: أي رؤية مشهد أو هيكلٍ ما واستيعاب جميع المعلومات المعروضة، ثم التركيز على الأمور التي تسترعي انتباهك، وهذا الأمر أشبه بصورة مشوشة تتضح رويدًا رويدًا.
2. الانتقاء الفعّال: هنا يحدث التعمّق في الوظيفة المطلوبة، وهنا يدخل دماغنا في حالة التركيز Flow، وهو المصطلح الذي صاغه عالم النفس ميهاي تشيكسانتميهاي، إذ يبدأ هنا تركيزنا على الوظيفة المطلوبة.

يصف الشكل التالي هذه الفكرة أفضل وصف ممكن:

في الشكل A، تُعرض على الدماغ وظيفة واحدة، فيكون قادرًا على الفصل بين العوامل المشتتة (ملونة بالأزرق) والأمور التي من الضروري أن نركّز عليها (ملونة بالأصفر)؛ بينما في الشكل B، يُعرض على الدماغ عدة وظائف في آن واحد، لذا من السهل أن يُصاب دماغنا بالتشتت، ويبدأ الخلط بين الوظائف الحقيقية والمشتتات.

الخلاصة الرئيسة من هذه الدراسة هي ضرورة أداء أمرين:

• الامتناع عن تعدد المهام لتتجنّب التشتت في مكان العمل.
• إزالة العوامل المشتتة حتى أثناء أداء وظيفة واحدة.

يبدو هذا الكلام واضحًا، لكن الالتزام به يوميًا ليس بالأمر السهل، وعلى أي حال، بإمكانك تغيير هيكلية عمل دماغك كي تتعلّم التركيز على المهام، وإليك بعض النصائح:

أفضل 4 نصائح لتحسين يوم العمل

هناك 4 تغييرات عليك أداؤها كي تتمكن من تطبيق البحث السابق بأفضل طريقة، وهذه التغييرات هي:

• حاول -يدويًا- زيادة أهمية الوظيفة التي تؤديها: قد يجد الكثيرون صعوبةً في التركيز على الوظيفة المطلوبة، خصوصًا إن لم يكن هناك موعد نهائي محدد لإنجاز العمل، لذا عليك تجاوز نظام انتباهك والسيطرة عليه، حيث ثبت أن وضع موعد نهائي من اختيارنا وربطه بمكافأة عند إنجاز المهمة، يؤديان إلى تحسينات ملحوظة في أداء وإنجاز المهام، وذلك وفقًا للباحث كيسوكه فوكودا Keisuke Fukuda.
• قسّم نهارك إلى فترات مؤلفة من 90 دقيقة: بدلًا من العمل 8 أو 6 أو 10 ساعات في اليوم، قسّم هذه المدة الإجمالية إلى أجزاء أصغر، بحيث تبلغ مدة كل جزء 4 أو 5 ساعات مثلًا؛ أو قسّمه إلى فترات مدة كل واحدة منها 90 دقيقةً، حيث ستتمكن وفق هذه الطريقة من إنجاز 4 وظائف يوميًا وبسهولة.
• نظّم وقت الراحة كي تستفيد فعليًا من هذا الوقت: يقول توني شوارتز "الإنسان المعافى هو مَن يستغل وقت راحته بالطريقة المثلى، وليس مَن يفوز في سباق الركض"، ومع ذلك ننشغل في كثير من الأحيان بتنظيم وتخطيط يومنا لدرجة أننا ننسى أخذ قسطٍ من الراحة، لذا خطط مسبقًا لهذا الوقت، وبإمكانك أخذ قسط من الراحة عبر القراءة أو التأمل أو تناول وجبة خفيفة أو أخذ قيلولة قصيرة.
• لا للتنبيهات: إحدى أفضل الطرق للتركيز على العمل هي تجنّب النظر إلى الإشعارات والإخطارات الواردة على الهاتف أو الحاسوب، والتي تسهم في كسر حلقة التركيز، لذا إذا لم تجرّب هذا الأمر، فعليك إطفاء أي جهاز رقمي قد تصله إشعارات أو تنبيهات.

بعد تطبيق هذه النصائح، ستجد أن حياتك انقلبت كليًا، وستحصل على سعادة كبيرة من خلال تنظيم الوقت، فتنجز الأعمال وتحظى بالسعادة في الآن ذاته.

ترجمة -وبتصرف- لمقالة The Origin of the 8-Hour Work Day and Why We Should Rethink It لصاحبها Joel Widrich.

اقرأ أيضًا

• كيف تبرمج جدول عملك اليومي كمستقل ليتوافق مع أوقات ذروة الإبداع والإنتاجية لديك
• الدوام المرن هو صفقة رابحة للموظفين و أصحاب العمل على حدٍ سواء
• كيف أكون أكثر إنتاجية وأقل انشغالاً ؟

قد يكون الالتزام بالمواعيد النهائية لتسليم العمل أمرًا يصعُبُ تحقيقُه -سواءٌ أكنت تعمل مستقلًا، أو من مكتبك في المنزل- ما لم تكُن مستعدًا لذلك على النحو المطلوب. سأعرض لك فيما يلي قائمةً بالنصائح التي تساعدك على الالتزام بمواعيد تسليم العمل النهاية، والتي تمثل عُصارة خبرتي بعد أن فشلتُ في تحقيق ذلك الالتزام مرارًا وتكرارًا.

1. كن واقعيا

من الضروري بدايةً تحديد مواعيد نهائية لتسليم العمل يمكنك الالتزامُ بها فعلًا؛ فأول الأخطاء التي قد ترتكبها في هذا السياق وأكثرها شيوعًا، هو أن تجعل موعد التسليم قريبًا جدًا؛ أي أن تُقصِّر الوقتَ الذي تمنحه لنفسك لتُنجِزَ العملَ فيه، ففي هذه الحالة ستُضطر إلى العمل بأقصى سرعتك كي لا يفوتَك موعدُ التسليم، ولكنك مع ذلك تُمنى بالفشل أحيانًا لاستحالة تحقيق ذلك، فلا فكرة كافية لدى عميلُك عن كيفية سير العمل بالنسبة لك، بل أنت الوحيد العالِمُ بذلك. ونصيحتي لك هنا أن تطلب يومًا أو يومين إضافيَّين إلى المدة التي قدِّرت بدايةً إمكانيةَ إنهاء العمل خلالها؛ فبذلك تمنحُ نفسَك مُتّسعًا من الوقت في حال حدوث أمر غير متوقع. والمقابل، إن أنهيت العمل في وقتٍ أبكر من ذلك، فسيكون ذلك جيدًا لك، وللعميل معًا.

2. التواصل الجيد

احرص كل الحرص على أن يكون لديك ولدى العميل التوقعاتُ ذاتها حول الموعد النهائي الواقعي لتسليم العمل، فالهدف من ذلك هو أن تتمكن من تضمين كل شيء له علاقة بالمشروع، وتتجنَبَ حدوث مشاكل في اللحظات الأخيرة قبل حلول الموعد النهائي للتسليم، كما أنّ عليك التواصل باستمرار مع العميل وإرسال عملك إليه، أو على الأقل أجزاءٍ منه، خلال فترة عملك على مشروعه إذا كان وقتُ إنجازه طويلًا، فبذلك تُلبّي ما يحتاج إليه العميل، بدلًا من أن تُبعِدَه أكثر فأكثر عن هدفه.

3. دون الموعد النهائي

اكتب الموعد النهائي الذي اتفقتَ عليه مع عميلك واجعله على قصاصة ورقية لاصقة، واضبط تذكيرًا به على حاسوبك، وضمّنه في خطط العمل وتطبيقات إدارة الوقت التي لديك. إنّ حقيقة أنّك تهتم فعلًا بالموعد النهائي لتسليم العمل مهمة جدًا، وهذا ما يفرض عليك ضرورة كتابة ذلك التاريخ في أماكن متعددة.

4. خطط للأيام المقبلة

أُخططُ في بداية كل أسبوع لأضمن الحصول على الساعات المطلوبة للعمل على كل المشاريع التي عليَّ إنجازُها، فإذا كان هناك موعد نهائي لتسليم العمل عليك الالتزام به، فمِن المهم أن تحصل على وقت يكفيك للعمل على ذلك المشروع على نحو منتظم، فالنتيجة النهائية ستكون أفضل إذا امتلكت وقتًا كافيًا لإنجاز العمل، وذلك بدلًا من أن تضطر إلى السهر طوال الليلة التي تسبق تسليم العمل لتتمكن من إنهائه قبل الموعد النهائي.

عليك إجراء نظرة عامة حول كل المشاريع التي تعمل عليها حاليًا، وأن تقسّمها إلى أسابيع وأيام، فإذا اتّبعتَ ذلك، ستنجح في الإحاطة بالصورة العامة لعملك، وبتفاصيله معًا.

5. كن مدير نفسك

اتبِعْ مع نفسك مستوى الصرامة ذاته التي كنتَ لِتُمارسه على موظفيك لو كنتَ مديرًا؛ ولِيَكُن لديك توقعات حول نفسك؛ ولا تقبلْ بأي تراخٍ طوال فترة إنجاز عملك، كما إنها ليس فكرةً سيئة أن تقسوَ قليلًا على نفسك مع مراعاة كل من الجودة والالتزام بتسليم العمل في الموعد المحدد، ولا تنسَ أن تكافئ نفسك حالما تنتهي من العمل ببلاءٍ حَسَن.

6. نقاط تحقق

حدِّد نقاطَ تحقّقٍ على طول فترة إنجاز العمل؛ أي ضع قائمةً بالأهداف لكل مشروع، بحيث تستطيع التحقق مما انتهيتَ من إنجازه، ومما تبقى لديك، وستكتشف أن هذا مفيد جدًا في حال كان لديك عدد قليل من المشاريع التي تعمل عليها. ضع تواريخًا محددةً لنقطة البدء، وأمضِ وقتًا أطول على الأجزاء الصغيرة للمشاريع. ومتى استخدمتَ عبارةً مثل: "ينبغي إنهاءُ هذا الجزء من العمل خلال أسبوع أو شهر"، فستزداد احتمالية أن تفشل في إنجاز العمل قبل الموعد النهائي لتسليمه، لذا عليك تحديد تواريخ دقيقة لتقييم كل جزءٍ أنجزته من العمل وإنهائه.

7. أدر وقتك

يمثّل إنشاء قائمة بالأهداف ضمن المشروع طريقةً مُثلى لتتبُّعِ التقدّم الذي تنجزه؛ مثلما ذكرنا في النصيحة رقم 4 أعلاه. ولكي تتمكن من إنجاز ذلك على ما يُرام، عليك التفكير في استخدام تطبيق مخصص لإدارة الوقت؛ لكنّ ذلك قد لا يكون ضروريًا بالنسبة لمن يتبعون نظامًا منضبطًا لا تشوبُه شائبة، ولا للذين لديهم روتين أو تجربة خالِيَين من الأخطاء، ولكني أرى أن ما نسبته 75% مِنّا سيؤدون عملًا أكثر كفاءةً إذا استخدَموا تطبيقًا لإدارة الوقت، أو جدولًا تفصيليًا ذا صلة بإدارة الوقت من أي نوع كان. ابحث عن أحد تلك التطبيقات الملائِمة لنظام التشغيل في حاسوبك؛ فهناك تطبيقات مثل تلك لجميع المنصات، بما في ذلك الهواتفُ المحمولة.

8. ركز على أمر واحد في كل مرة

إذا كنتَ قد قسّمتَ المشاريع إلى أجزاءِ عملٍ أصغر، فمن المهم أن تكون قادرًا على التركيز على جزء واحد في كل مرة. لا تهدر كثيرًا من الوقت في التفكير بالخطوات أو المصاعب التالية، إلا عندما يجب عليك ذلك؛ فالتركيز على أمر واحد فقط يجعله أسهل، ويتيح لك العملَ بكفاءة أعلى، ويمكِّنك من الالتزام بالمواعيد النهائية لتسليم العمل.

9. لا بأس في استباق المواعيد

إذا توفّر لك متّسع من الوقت بعد الانتهاء من الجزء الذي عليك إنجازُه، فيمكنك استغلاله لتحقيق تقدّم في العمل قبل حلول الموعد النهائي لتسليمه، فتسليم العمل قبل موعده النهائي قد يُفرِح العميل كثيرًا ويُشعرك بالرضا، ويمدّك بمزيد من الثقة.

10. الأهداف المحددة بدقة

لكي تتجنب إنجاز الكثير من العمل الإضافي في اللحظات الأخيرة التي تسبق تسليم العمل، عليك أن تسعى إلى الاستيضاح من العميل عما يتضمّنه المشروع من مهام. احرص على أن تُبرِم مع عميلك اتفاقًا مكتوبًا تتوخى فيه الدقة قدر الإمكان حول ما عليك إنجازه لكي تُرضيَه، فإذا اكتشفتَ قبل الموعد النهائي لتسليم العمل أنه يشمل أيضًا مهامًا لم تكن تُدرِك أنها مطلوبة منك، فستعمل تحت الضغط خلال وقت قصير؛ وهذا ما قد يؤدي إلى فشلك في الالتزام بالموعد النهائي للتسليم.

11. إذا فسدت الأمور فأصلحها بأسرع وقت

إذا وصلتَ إلى نقطة أدركتَ فيها أنك لن تستطيع تسليم العمل المكلّف به قبل الموعد النهائي المحدد، فعليك إبلاغُ العميل بأسرع ما يُمكن؛ ففعلُ ذلك يُجنِّبُك العديدَ من المشاكل، ويحافظ على حُسن سمعتك. قد يقع أيٌّ مِنَا في الأخطاء، وهناك أمور كثيرة قد تحدث معنا خلال يومنا؛ ولذا فأغلب الظنّ أن العميل سيتفهّم ذلك إن كنتَ صادقًا معه في بيان الأسباب التي منعتكَ من تسليم العمل في موعده، ومن المهم أن تراقب تقدّمك لترى هذه الأمور مسبقًا؛ فبهذه الطريقة يمكنك أن تجرّب العمل مع عميلك على وضع حلول اختيارية. وعندما تحددان موعدًا نهائيًا لتسليمه العمل وتتوصلان إلى اتفاق حول ذلك، اذكر له احتمالية حدوث أشياء غير متوقعة، وهو ما قد يسبب تأخيرًا في تسليم العمل.

12. ابذل جهدا إضافيا عند الحاجة

إذا كنتَ قد تجاوزت الجدول الزمني بقليل، فعليك الاستعداد لأداء عملٍ إضافي للتعويض عن ذلك. ورغم أنه ليس عليك العمل لأربع وعشرين ساعة وسبعة أيام في الأسبوع خلال الأيام الأخيرة من مشروعٍ ما، إلا أنك بحاجة إلى إفراد مساحة زمنية للعمل الإضافي إن اقتضى الأمر. ويعني ذلك أنه قد يكون عليك العمل لساعات إضافية في وقت متأخر، أو خلال العطل والإجازات؛ فهذا كله جزء من حياة المستقل. وإذا كان ذلك يحدث معك غالبًا، فعليك التحقق من روتينك ومن سير العمل لتعديلهما نحو الأفضل.

ومن النصائح الأخرى في هذا السياق، أنك بدلًا من العمل لساعة أو ساعتين في وقت متأخر من اليوم، يمكنك التعويض عن ذلك ببدء العمل في وقت مبكر أكثر صباحًا؛ إذ يعمل بعض المستقلين بكفاءة أعلى في الصباح.

13. هل تريد المساعدة؟

قد لا تتمكن دائمًا في بعض المشاريع الكبرى من إنجاز كل شيء بنفسك، كما قد تتفق مع عميلك في بعض الحالات على تقاضي مقابلٍ أقل في حال تجاوزتَ الموعد النهائي للتسليم بعدة أيام قبل أن تكون قد أنهيت العمل له. ولتفادي حدوث ذلك، قد يكون مهمًا أحيانًا توظيف أشخاص آخرين لمساعدتك في بعض أجزاء المشروع الذي تنجزه. وتذكّر أن تلتزم الواقعية دائمًا في التخطيط. عليك أحيانًا فعل ما هو مطلوب، وقد يكون من الضروري دفع المال لشخص ما يُساعدتك في إنجاز بعض المهام.

14. قيم النهاية

أهم درس لك بعد كل مشروع تنجزه هو أن تتعلم من أخطائك، فالتجربة تجعلك أفضل، ولذا تذكَّر أهمية التقييم بعد كل مشروع. اعمل قائمةً بالأمور التي فعلتَها والتي كانت عظيمة، لتتمكن من تكرارها في المرة القادمة أيضًا؛ وقائمةً أيضًا بالأمور التي لم تَسِر على ما يُرام لتُحسِّنَ تجربتك في المشروع القادم.

يمثل الالتزامُ بمواعيد تسليم العمل الهاجسَ الأكبر للمستقلين ولغيرهم ممن يقدمون خدماتٍ للعملاء؛ ولكن بوسعك إذا التزمتَ بالنصائح المعروضة أعلاه جعلُ ذلك الهاجس خلفَ ظهرك، ومنعُهُ من تقويض استمتاعك بالعمل؛ ولا تنسَ محورية هذه النقطة في رضا العميل وتكريس سمعة حَسنة لصيقة بك بوصفك مستقلًا ملتزمًا يُعيد عملاؤه الاستعانة به مرةً بعد مرة بفضل تلك الصورة الإيجابية التي تكرّست في أذهانهم عنك.

ترجمة وبتصرف للجزء الرابع من مقال Prepare For Challenge: How To Keep Deadlines.

اقرأ أيضًا

• 5 مبادئ لتسليم مشاريعك في أوقاتها دائمًا وبناء سمعة جيّدة كمُستقل
• كيف تُدير وقتك لتتقن عملك كعامل مُستقل
• العمل الطارئ في مقابل العمل المهم: أبسط طريقة للقيام بالعمل الأفضل واستمرار الإنتاج
• 7 طرق لزيادة حظوظك في الاحتفاظ بعميلك لأطول فترة ممكنة

أهدِف من هذا المقال إلى إعطائك بعض النصائح حول كيفية تحسين عملك ومنعِ ما حولك مِن إزعاجك. وبحسب طبيعة عملك، فقد يمثّل تقدُّمًا كبيرًا بالنسبة لك أن تتمكن فعلًا من العمل دون إزعاج أو تشتُّت مِن أمور، مثل فيسبوك أو البريد الإلكتروني أو المحاثات النصّية أو الراديو، أو غير ذلك.

1. ضع قواعد

إذا كنت تعمل من المنزل أو بصفتك مستقلًا، أو بكِلا الوضعين معًا، فقد يتطلّب الأمرُ منك ممارسةَ قدر عالٍ من الانضباط لتتمكن من العمل بمستوى الكفاءة المطلوب منك، فالجيد هنا أنّ بوسعك تحديد ساعات عملك بنفسك؛ لكنّ نجاحَ هذا الأمر يتطلب كثيرًا من الانضباط مثلما بيّنتُ أعلاه، وأهم نصائحي لك حول هذه النقطة، هي أن تُعِدّ جدولًا زمنيًا لكل يوم على أساس ساعة بساعة. فأنا مثلًا أكرّس الساعة الأولى من بداية كل أسبوع عمل للتخطيط لبقية ذلك الأسبوع؛ وإذا طبقتَ ذلك، فمن شأنه أن يمنحك لمحةً عامةً عن الاحتياجات المقبلة التي عليك تلبيتُها. ومن الأمور المُساعدة أيضًا -إلى حد بعيد-، أن تعثر على تطبيقٍ مخصص لإدارة الوقت يُعينك على الالتزام بما سبق ذكره.

2. حدد ما يشتت تركيزك وتوقيته

من المهم أن تراجع روتينك اليومي للوقوف على كل ما من شأنه "تشتيتُك"؛ فكلما زاد عدد التطبيقات غير المهمة التي تفتحها في الوقت ذاته، زاد الوقتُ الذي تخسرُه على ذلك خلال اليوم. لا تستخدم تويتر ولا فيسبوك -أو ما شابههما من خدمات- إلا عندما تُضطر إلى ذلك. وإذا وجبَ عليك تفقّد تلك التطبيقات خلال وقت العمل، فلتحددْ موعدًا ثابتًا لفعل ذلك على الأقل. وتنطبق هذه النصيحة ذاتها على البريد الإلكتروني والاتصالات الهاتفية ما دام بإمكانك إجراء تلك التعديلات في مواعيد استخدامها أو إجرائها.

3. أطفئ التلفاز والراديو

عليك إطفاء التلفاز أو الراديو أو كليهما معًا قبل أن تبدأ العمل، إلا إذا كنت معتادًا على العمل أفضل بوجودهما لسببٍ ما؛ فليس أسهل من أن يُشتتا انتباهك أثناء العمل، مما يهدر الكثير من وقتك إذا لم تنتبه لذلك. ولكنّ هناك بعض الأشخاص يعملون على نحو أفضل إذا كانوا يستمعون للراديو أو التلفاز؛ لذا احذر إن لم تكن منهم، وجرّبِ الاستماع إلى محطات إذاعية لا تبثّ سوى الموسيقى، مثل آي تيونز iTunes، وسبوتيفاي Spotify، و*نتينا Antenna. تتمثل النقطة الأهم هنا في الحرص على ألّا يكون المحتوى المُشغَّل في الخلفية، مما يشتت انتباهك عن التركيز في العمل.

4. رد على البريد والرسائل المباشرة في ساعات محددة

بمجرد أن تبدأ في تلقّي بعض رسائل البريد المُرسَلة من موقعك الإلكتروني أو تلك الخاصة بمشاريعك المستمرة وما شابه، فستلاحظ أنها قد تشتتُ انتباهك بسرعة عما كنتَ تفعله قبل وصولها. وإذا قررتَ أن تتفقد تلك الرسائل وتردَّ عليها في موعد أو موعدَين تحددهما لهذا الغرض خلال اليوم، فسرعان ما ستشعر بأنّ انسيابية عملك باتت تسير على نحو أفصل وأسرع بكثير. ينطبق ذلك على فيسبوك وتويتر، وسواهما من منصات التواصل الاجتماعي.

5. تناول الطعام في مواعيد محددة

الطعام مهم لك لتعمل جيدًا؛ فإذا كانت معدتك خاوية أو مُتخَمة، فسيصعّب عليك التركيز فيما تفعله بسبب ذلك. تُصنَّفُ وجبة الفطور على أنها أهم وجبة في اليوم؛ لذا تكرِّس دائمًا وقتًا في الصباح لتناول الفطور. وإذا شعرتَ بأنه ليس لديك متّسع من الوقت لتأكل كما يجب، فيمكنك الاستيقاظ قبل الوقت المعتاد بخمس عشرة دقيقة لتتجنب ذلك. كما إنَّ تحديد وقتٍ تتناول فيه طعام الغداء أمرٌ جيد يعود بالفائدة على جسمك وذهنك معًا، فإذا لم تحدد مواعيد معينةً لتناول الطعام، فقد يؤثر ذلك سلبًا على انسيابية عملك بطرق عديدة.

6. كرس وقت العمل للعمل

حقوق الصورة محفوظة لـ: Henk L

أبقِ قضاء حاجاتك الخاصة بعيدًا عن برنامج العمل؛ إذ إنك ستتفاجأ لو علمتَ كم يستنفدُ مِن وقتِ عملك إرسالُ بريد خاص، أو إجراء مكالمة هاتفية، أو قضاء حاجة بسيطة في المنزل أو خارجه. قرِّر أن تترك كل شيء لا علاقة له بالعمل إلى ما بعد الظهر، أي بعد أن يكون وقت عملك قد انتهى.

7. أحط نفسك بأفضل ما في متناول يدك

إذا كنت تجلس طوال اليوم أو لجزءٍ منه أمام جهاز الحاسوب، فعليك النظر إلى البيئة المحيطة بك لتضمن أنك تنجز العمل على أفضل وجه ممكن. احرص على أن يكون كُرسيُّك مريحًا، وأن تكون درجة حرارة الغرفة معتدلة؛ ولا تترك فناجين الشاي التي استخدمتها في الغرفة التي تعمل فيها، ولتُحافظ على ترتيب سطح مكتبك الذي تعمل عليه، ولا تحوّلْهُ إلى مكان فوضوي. لا بأس بقليل من "الفوضى" التي تعزز إبداعك، لكن حاوِل إبقاءها عند مستوى مقبول. ولا تنسَ أن تترك الكرسي الذي تجلس عليه لبضع دقائق على الأقل كل ساعة للمشي وتحريك جسمك بهدف تنشيط تدفّق الدم فيه.

8. إعدادات برمجية

إذا كنت ممن يكتبون كثيرًا على جهاز الحاسوب، فأنصحك ببرنامج مثل جي دارك رووم jdarkroom الذي يُمكن استخدامُه بشاشة كاملة، بحيث يمنع البرامج الأخرى، أو رسائلَ نظام التشغيل التي قد تظهر لك بين الفينة والأخرى، من تشتيت انتباهك. استخدِم ما يمكنك من برامج للعمل بشاشة كاملة لأن ذلك يعزز فعلًا من انسيابية عملك، فإذا كنت قد أعطيتَ أمرًا لنظام التشغيل على حاسوبك -مثلًا- بإجراء عملية إلغاء تجزئة الأقراص defragmentation لمدة محددة، أو عملية نسخ احتياطي، أو تحقق من وجود فيروسات، فحاول إخفاء تلك العمليات في الخلفية إن كان ذلك ممكنًا، أو لا تفعل ذلك إلا بعد الانتهاء من عملك، لتتجنّب تشتتَ الذهن.

9. حمل وأرفق الملفات بكميات كبيرة

إذا كان عملك يقتضي ضرورة تحميل ملفات أو مواد فنية إلى مختلف المواقع الإلكترونية، فأقترح عليك إنجاز ذلك بكميات كبيرة في المرة الواحدة. وينطبق هذا أيضًا على إرفاق الملفات التي تستوردها من الكاميرا أو من غيرها من الأجهزة. إنّ فعل تلك الأمور بكميات كبيرة يزيد من كفاءة عملك إلى أبعد حد؛ فبدلًا من إعاقة تدفُّق عملِك بتحميل أو إرفاق كلِّ ملف على حِدة في المرة الواحدة، يساعدك ذلك على أداء الكثير في وقت أقل، ويمنع تلك المهام من إعاقة أجزء أخرى من عملك.

10. كرس لنفسك مساحة

عندما تعمل من المنزل، فمن المهم جعلُ مَن يسكنون معك يُدركون أنك عندما تكون في المنزل، فأنت بالضرورة في وقت العمل؛ أي كأنك في مكتب داخل شركة. فإذا كان معك شخصٌ آخر في المنزل حيث تعمل، تحدَّث معه حول هذا الأمر، ولتشرح له ضرورة ألا يتسبب شيءٌ في تشتيت انتباهك عندما تكون في ذلك الوضع، وذلك لتتمكن من إنجاز عملك. وحتى إن لم يكن ذلك الشخص يستوعب ذلك، فاجعله يحترمُه على الأقل. ضَع مجموعة قواعد حول ما قد يشتتك، وبالعكس. كما إنّ بوسعك إبقاء الباب موصَدًا إن أمكن.

11. حافظ على الاستمرارية

بعدما تنتهي من وضع القواعد وتغيير برمجياتك وغير ذلك بما يتناسب مع خططك، يأتي وقت الجزء الأصعب، وهو وقتُ الاستمرار حتى تحقيق هدفك. حاول الالتزام بخططك بصرف النظر عن طريقة تحقيق ذلك؛ ولا يخفى أنك ربما تمرّ بظروف تكون فيها "معذورًا" إذا لم تتقيد بجدول عملك اليومي بسببها، ولكن يجب أن تكون تلك الظروف نادرة جدًا.

تلك هي نصائحي التي تجنّبك التشتت في العمل؛ إذ يبدو معظمُها منطقيًا، لكنّ من السهل أن تسهوَ عنها في خضمّ يوم عملك، وآمل أن تستفيد منها بالنسبة للوضع الذي أنت فيه. فاتباعك لها سيوفر عليك الكثير من الوقت الذي ربما لا تدرك حقّ الإدراك أنه ينسلّ من بين يديك على تلك الأمور البسيطة المُشتِّتة لتركيزك؛ وسرعان ما ستشعر بالفرق بين الوضع السابق المليء بالمشتتات، وبين الوضع الحالي التالي لتطبيقك تلك النصائح، من حيث جودة العمل وانسيابيته وتوفير الوقت.

ترجمة وبتصرف للجزء الثالث من مقال 11 Awesome tips to Work without Distraction.

اقرأ أيضًا

• كيف تتميز في العمل الحر كمستقل
• كيف تُدير وقتك لتتقن عملك كعامل مُستقل
• أبرز مشاكل العمل الحر والحلول المُقترحة لها
• كيف توازن بين العائلة والعمل
• كيف تحافظ على مستوى إنتاجك أثناء العمل من المنزل
• دليلك لتنظيم حياتك

لا شكّ أن إنشاء المحتوى عمليةٌ تستهلك الكثير من الوقت، بدءًا من إعداد ما يجب كتابته، مرورًا بإنشاء الرسومات وكتابة الترويسة واختيار الوسوم، ثم نشر المحتوى والتفاعل مع الجمهور في التعليقات، وغيرها. فتخيّل أن كل هذه العملية لإنشاء منشورٍ واحد، أي ستمرّ بها مجددًا في كل مرةٍ تريد نشر محتوىً معين.

قد تواجه تحدياتٍ صعبةٍ عند إنشاء محتوى وسائل التواصل الاجتماعي، لكن الاستمرار على نهجٍ ثابتٍ يعود بالكثير من الفوائد على مشروعك التجاري، إذ أن نشر المحتوى القيّم باستمرار سيساهم في الأمور التالية:

• زيادة عدد المتابعين.
• زيادة الوعي بالعلامة التجارية.
• بناء علامةٍ قويةٍ في مجال عملك.
• تحسين التفاعل مع الجمهور.

هل تسعى إلى تحقيق تلك الفوائد؟ يجب عليك إذًا ابتكار استراتيجيةٍ مستدامةٍ لتوفير الوقت اللازم لإعداد وإنشاء محتوى وسائل التواصل الاجتماعي، فهناك عاملان رئيسيان للوصول إلى تلك الاستراتيجية، وهما التخطيط أو الإعداد المسبق، والعمل التجميعي.

تعدد المهام: احذر المخاطرة

أصبح تعدُُد المهام حاجةً ملازمةً لمتطلبات عصرنا، ويفضل كثيرون أداء عدّة مهامٍ لزيادة الإنتاجيّة، انطلاقًا من فكرة "إنجاز كافة الأشياء معًا"، فالشيء الذي ربما لا تعرفه هو أن تعدُُد المهام يُعّد إحدى أقل الطرق فعاليّةً في زيادة الإنتاج.

وجدت هذه الدراسة الأمريكية أن نسبة الأشخاص الذين يتقنون إنجاز عدّة مهام لا تتجاوز 2%ـ، إذ يتطلب إنجاز المهمة وقتًا أطول بنسبة 50% عندما تنتقل من مهمةٍ إلى أخرى.

اقتباس

يملك 2% فقط من السكان الأمريكيين القدرة على إنجاز عدة مهامٍ بكفاءة.

ما الذي تفعله النسبة الباقية إذًا؟ بخصوص موضوعنا، الحل هو اللجوء إلى نظام تجميع العمل، حيث سنوضح لك العملية القابلة للتكرار شهريًا كي توفّر الوقت اللازم لإعداد وإنشاء محتوى وسائل التواصل الاجتماعي.

عملية إعداد المحتوى

خصّص بعض الوقت شهريًا، لرسم وإعداد محتوى وسائل التواصل الاجتماعي تمهيدًا للشهر القادم، حيث يمكّنك تحديد المواضيع الرئيسيّة لمحتوى الشهر القادم من مراجعة هذا المحتوى وتفحّصه من عدة جوانب، وهو ما يسمح لك بوضع استراتيجياتِ إعدادٍ أفضل، إذ تستطيع استغلال ساعةٍ أو ساعتين شهريًا لإعداد محتوى الشهر القادم.

اقتباس

خصّص ما بين ساعةٍ إلى ساعتين شهريًا لإعداد محتوى الشهر القادم.

ما الذي يجب أخذه بالحسبان عند إعداد المحتوى؟

• عدد المنشورات: كم مرةً ترغب بالنشر أسبوعيًا؟ تذكّر أن جودة المحتوى والاستمرار في النشر أهم من عدد المنشورات، لذا التزم بجدولٍ زمني وعدد مراتٍ محددٍ للحفاظ على هذه الاستراتيجية، إلى جانب الاستمرار بها على المدى الطويل.
• الأهداف: ما هي أهداف المشروع الكلية التي تريد تحقيقها في هذا الشهر؟ وكيف تتمكن من تحقيق تلك الأهداف باستخدام المحتوى الذي تصنعه؟
• المواعيد المهمة: هل تريد إطلاق منتجٍ أو خدمةٍ جديدة؟ هل تخطط لإقامة حدثٍ على المدى القريب؟ ضع تلك المواعيد المهمة في خطة الشهر أولًا، حتى تتمكّن من ابتكار محتوىً مساعدٍ يتعلّق بالأحداث المهمّة.
• المناسبات والأعياد التي يُمكن الاحتفال بها: هناك الكثير من المناسبات وأيام الأعياد العالمية التي تحتفي بها وسائل التواصل الاجتماعي، لذا عليك انتقاء ما يناسب جمهورك، وابحث عما يناسب المجال الذي تعمل فيه أيضًا.

إذا وضعت خطةً للمحتوى، فبإمكانك استقبال الشهر الجديد بثقةٍ تامة، وذلك لامتلاكك المعرفة الكافيّة عمّا تريد تقديمه للجمهور أسبوعيًا.

ما نوع محتوى وسائل التواصل الاجتماعي المناسب؟

إحدى أهم التحديات التي قد تواجهها هي معرفة ما يجب نشره، إذ من الضروري مشاركة أنواعٍ مختلفةٍ من المحتوى، فبعضها مخصصٌ لتعليم وتثقيف الجمهور، بينما تركز أنواعٍ أخرى على الترفيه أو زيادة المبيعات.

إليك بعض الأمثلة عن مشاريع تجاريةٍ عالميةٍ توازن بين المحتوى التعليمي والترفيهي، بينما تسعى إلى زيادة المبيعات أيضًا.

شركة Bulletproof

توازن Bulletproof جيدًا بين المحتوى الترفيهي والتعليمي والهادف إلى البيع، حيث تبرز الشركة منتجاتها، وتشارك وصفات طعام وتُجيب عن الأسئلة الشائعة والمتكرّرة، وتعتمد على رسومات GIF الفكاهيّة والملائمة لكل موقف.

شركة Flodesk

هي شركة خدماتٍ تسويقيّة تُركّز على المزايا الجديدة، وتشارك النصائح وأفضل الممارسات المتعلّقة بالتسويق بالبريد الإلكتروني، وتشجّع أيضًا على تفاعل الجمهور من خلال طرح أسئلةٍ مثل "أتفضل هذا أم ذاك؟".

هناك ميزةٌ أخرى لإعداد المحتوى قبل شهرٍ كامل، وهي إمكانيّة توزيع المحتوى وإعداد أنواعٍ مختلفةٍ من المحتوى الذي ستشاركه، إذ يسمح لك التخطيط المسبق بابتكار منشوراتٍ منمقةٍ واستراتيجية، بدلًا من البحث عن أفكارٍ لنشرها فورًا، واحتمال الوقوع في فخ المنشورات التي تركز كثيرًا على المبيعات أو المنشورات الفكاهية جدًا وغير المجدية، حيث يضمن التخطيط إصابة كل الأهداف التي يطلبها الجمهور، وهي المعرفة والإعجاب وعامل الثقة، بالإضافة إلى تقديم خدمةٍ للجمهور، وهو ما سيؤدي إلى زيادة معدل التحويلات.

لنفترض أنك تريد مشاركة 4 منشوراتٍ في الأسبوع، لموازنة أنواع المحتوى. شارك منشورين تعليميين وخصّص واحدًا للمبيعات واجعله منشورًا ترفيهيًا، حيث ستتمكن من ابتكار أفكار المحتوى بما يناسب المحتوى الرائج ومتطلبات الجمهور، وتُحقق ذلك من خلال الإعداد المسبق لمحتوى الشهر القادم.

اقتباس

نصيحة إضافيّة: لا يتطلب إعداد المحتوى المسبق مهاراتٍ تقنيةٍ عالية، فلا تحتاج سوى تقويمٍ شهري، بالإضافة إلى تدوين الملاحظات حول مواضيع المحتوى، حيث تتيح لك هذه العملية نقل الأفكار والمواضيع كيفما تشاء، بهدف تحقيق توازنٍ في توزيع المحتوى أيضًا، وبإمكانك تدوين كل ما تحتاجه رقميًا، مثل تقويم جوجل، أو باستخدام أدواتٍ أخرى لتسجيل الملاحظات. إلى جانب المنصة العربية الحديثة الخاصة بنفس المجال، منصة "أنا"

تذكّر أن المحتوى ليس بالضروري أن يكون معقدًا، بل أي شيءٍ يحمل قيمةً للجمهور المثاليّ، فشارك المعرفة التي تملكها، وعرّف الجمهور على حقيقة مشروعك وطاقم عملك مثلًا، واذكر تجارب أو تزكيات أو مراجعات العملاء السابقين، ولا تنسَ الإجابة عن الأسئلة الشائعة والمتكرّرة، وتذكّر أن معرفة ما يحتاجه الجمهور أمرٌ أساسي، وأن تكون لديك هذه المعرفة أساسًا، وإلا لما تابع الجمهور حسابك على وسائل التواصل الاجتماعي أساسًا.

إنشاء سيل من المحتوى عبر العمل التجميعي

إليك ما يجب معرفته حول العمل التجميعيّ، وكيفية استغلال هذه الاستراتيجية في إعداد المحتوى.

ما هو العمل التجميعي

العمل التجميعي هو نوعٌ من أنواع العمل المحدّد وفق الموضوع، حيث يمتاز بالتركيز العالي على إنجاز العمل عبر تقسيمه إلى ساعاتٍ أو أيامٍ مختلفة، والتركيز على موضوعٍ واحدٍ في كل فترة. إذ يُمكن تطبيق العمل التجميعي على مهام الحياة والعمل كافة، وسنركّز في مقالتنا على استخدام العمل التجميعي في إنشاء المحتوى.

عند التركيز على مهمةٍ واحدةٍ في فترةٍ محددة، سيدخل المرء في حالة التدفّق الذهني، وهو ما سيسمح بازدهار الإنتاجيّة والإبداع، وسيحصل المرء في نهاية المطاف على محتوىً ذي جودةٍ عاليةٍ في وقتٍ أقل، ما يعني ربحًا مضاعفًا.

الخطوة 1: إعداد المحتوى لشهر كامل

مثلما أوضحنا سابقًا أن الخطوة الأولى لإعداد وإنشاء محتوى وسائل التواصل هي التخطيط لإعداد هذا المحتوى قبل شهرٍ كامل، فبعد تجهيز المحتوى وإعداد خارطة الطريق، اتبع الخطوات التالية أسبوعيًا لتضمن تنظيم هذه العمليّة.

الخطوة 2: إنشاء المحتوى المرئي

بعد إعداد خارطة الطريق، قرر نوع المحتوى المرئي الذي تريد نشره هذا الأسبوع، جهّز قائمةً بكافةِ الأشياء التي تحتاجها لإعداد المحتوى البصري، بدءً من الصور المدفوعة stock photos إلى الرسومات المخصّصة والفيديوهات ومقاطع الفيديو القصيرة وصور الغلاف، وغيرها.

يأتي دور إنشاء المحتوى بعد تجهيز تلك القائمة، حيث تستطيع استخدام أدواتٍ معينّةٍ لإنشاء رسوماتٍ مخصصةٍ للعلامة التجارية، ويمكنك شراء مكتبةٍ من النماذج سهلة التعديل، وإضافة محتوىً مختلفًا أسبوعيًا عليها، إذ تفيد تلك الطرق في الحفاظ على استمرارية تميّز علامتك التجارية، وتوفر لك الكثير من الوقت عوضًا عن إنشاء التصاميم من الصفر أسبوعيًا.

الخطوة 3: كتابة كافة تعقيبات الصور

لا تتطلب كتابة تعقيب الصورة -أي الشرح التوضيحي لها- كثيرًا من الوقت، إذ ستتمكن من كتابة تعقيبٍ سريع تجذب وتُنوّع من خلاله الجمهور، وذلك من خلال الاعتماد على تجميع التعقيبات واتباع صيغة واحدة لها، حيث أن التعقيب الجيد يشمل ما يلي:

• جذب واستقطاب الجمهور: استحوذ على اهتمام الجمهور منذ البداية، واختر الكلمات الـ7-14 الأولى بعنايةٍ، وذلك حتى يبدو التعليق أشبه بموضوع البريد الإلكتروني، لهذا ركّز على إثارة فضول الجمهور حتى يضغط زر "قراءة المزيد".
• القيمة: قدّم المحتوى القيّم الذي روّجت له في المقدمة، وشارك المحتوى التعليمي والترفيهي أو محتوى زيادة المبيعات.
• طلب اتخاذ الإجراء: أخبر الجمهور ما يتوجّب عليه فعله، أي اطلب منه الإعجاب والمشاركة والتعليق أو النقر والشراء أو ذكر صديق، وغيرها من الإجراءات الأخرى، واجعل طلب اتخاذ الإجراء بسيطًا ومسليًّا، وذلك حتى تتمكن من زيادة احتمالية استجابة الجمهور.

الخطوة 4: جدولة المنشورات

بعد إنشاء المحتوى المرئي والوصف، يأتي موعد جدولة المنشورات وفق التقويم الذي وضعته، حيث بإمكانك استخدام أدواتٍ لتحديد موعد النشر أيضًا.

تتيح لك بعض أدوات النشر إمكانية جدولة مواعيد النشر، والكثير من الخيارات الأخرى، حيث يمكنك اختيار المنطقة الزمنيّة وأيام النشر، وتحديد ساعة النشر حينما تشاء.

يمكنك إضافة الصور والوصف الملائم لها، ثم الاختيار بين جدولة المنشور أو إضافته إلى قائمة الانتظار، حيث تستطيع الاختيار بين النشر تلقائيًا في الوقت المحدد، أو تلقي إشعاراتٍ منبثقةٍ تُبلغك بموعد النشر، فتنشر المحتوى يدويًا.

الخطوة 5: إضافة هاشتاج/الوسم خاصة إن كان النشر على إنستغرام

لديك خيار إضافة ما يصل إلى 30 وسمًا للمحتوى المنشور على إنستغرام، وتُضاف هذه الوسوم إلى التعليق الأول على المنشور، حيث توفّر لك أدوات إدارة الوسوم إمكانية حفظ مجموعاتٍ من الوسوم داخل المنصة نفسها، إذ تسهّل هذه الميزة اختيار مجموعة الوسوم المناسبة لكل منشور، وإضافتها عند النشر على إنستغرام، وتُعَد الوسوم خيارًا ممتازًا لتوسيع مدى وصول المحتوى إلى الجمهور، وبإمكانك استخدام أدواتٍ وبرامجٍ تتيح لك حفظ الوسوم ضمن مجموعات، وهو ما يسهّل عملية اختيار المجموعة المناسبة لكل منشور.

فوائد إعداد المحتوى وجدولته مسبقا

تخيّل أنك لست بحاجةٍ إلى التفكير والتساؤل عمّا يتوجّب نشره في الأيام المقبلة، هل يبدو العمل هكذا سهلًا ومريحًا؟ حيث ستجني الكثير من الفوائد عندما تعتاد تجهيز المحتوى وجدولته مسبقًا، إذ ُتوفّر لك هذه الاستراتيجية وقتًا إضافيًا، وتقلل من مخاوفك حول وسائل التواصل الاجتماعي، فبدلًا من النشر بهدف النشر فقط، استغل تجميع المحتوى لابتكار محتوىً عالي الجودة عندما تكون في مرحلة التركيز، وجدول مواعيد نشر المحتوى على وسائل التواصل الاجتماعي حسب الاستراتيجية المتّبعة.

ابتكر محتوىً يدعم الأهداف العامة لمشروعك التجاري منذ مرحلة الإعداد المسبق، فإذا أردت الترويج لمنتجٍ أو خدمةٍ ما أو التخطيط لإقامة حدثٍ أو احتفالٍ بالإنجازات، فسيوفّر لك الإعداد المسبق ميزةً عكسية، أي استغلال هذه الأهداف لإنشاء محتوىً تسويقيٍ استراتيجي، ما يعزز تحقيق تلك الأهداف ويُكسبك محتوىً ذي قيمةٍ حقيقية.

أخيرًا، لا بدّ لنا من ذكر ميزةٍ أخرى تستطيع الحصول عليها عند تحرير جزءٍ من وقتك وطاقتك خلال عملية كتابة المحتوى، وهي إتاحة الوقت والجهد للاستثمار في مجالاتٍ أخرى من مشروعك التجاري، حيث تستطيع إنفاق هذا الوقت الإضافي على بناء العلاقات وجهات التواصل داخل مجتمعك أو جمهورك على وسائل التواصل الاجتماعي، أو استثماره في تحسين مجالاتٍ أخرى من مشروعك التجاري، مثل المبيعات والمهام الإدارية والتواصل أو تطوير فريقك، وبإمكانك أيضًا إنفاق هذا الوقت على نفسك. تخيّل كيف ستقضي تلك الساعات الإضافية في كل شهر، وفكّر في الفوائد التي تجنيها عبر الاستغلال الأمثل لتلك الساعات، واجعلها حافزًا يدفعك إلى الالتزام بالاستراتيجية الجديدة لكتابة المحتوى.

تُعَد وسائل التواصل الاجتماعي أداةً شديدة الفعالية بنظر الشركات والمشروعات التجاريّة، فإذا أردت استغلال وسائل التواصل الاجتماعي بطريقةٍ استراتيجيةٍ ومدروسة، فعليك التخطيط المسبق في عملية إعداد المحتوى بعناية.

ترجمة -وبتصرُُف- لمقالة How To Save Time Planning and Creating Social Media Content لصاحبتها Amanda Holliday.

اقرأ أيضًا

• كيف توفّر الوقت للإبداع بإنشاء العمليات
• دليل المساعدين عن بعد لأتمتة نشر المحتوى على وسائل التواصل الاجتماعي
• الدليل الكامل لإنشاء التقويم المثالي للنشر على وسائل التواصل الاجتماعي

هل يبدو هذا السيناريو مألوفًا لك؟ أنت حديث العهد بالعمل من المنزل، وتعتريك الحماسة لذلك، إذ بات بوسعك النوم متأخرًا والاستيقاظ متأخرًا أيضًا، والتحكم بجدول عملك وأن تكون مدير نفسك. لكن ستدركُ فجأةً أن الشمس باتت خلف الأفق، وتكتشف أنك بالكاد أنجزت أي عمل، وذلك لأن المنزل مصدر كل ما من شأنه تشتيتك، أو ربما تكون قد عملت حد الإرهاق، أو لا تثق بنفسك أو لم تتناول وجبة الغداء ولم تعطِ نفسك استراحة.

عندما تبدأ العمل من المنزل -سواءً بوصفك كاتبًا مستقلًا أو موظف شركة عن بعد-، فسيخيّل إليك أن لديك كل الوقت لتنجز عملك، ولكن تلك النظرة لا تلبث أن تتلاشى لتكتشف أن الوقت ليس مثلما اعتقدت فعلًا، وأنه ليس هناك ما يكفي منه، كما إنك لا تستطيع التحكّم به، إذ لا يعود تحقيق التوازن ممكنًا بين الحياة والعمل عندما يجتمعان في المكان ذاته الذي هو منزلك؛ أما الحقيقة المخيفة، فهي أن الضغط الذي يسببه لك مديرك وزملاء العمل في المكتب يبدو غيضًا من فيض الضرر والقلق اللذين تنزلهما بنفسك عندما تحاول إدارة وقتك بفعالية عند العمل من المنزل.

نصائح للعمل من المنزل

إذًا فلتأخذ نفسًا عميقًا ولتبحث عن طريقة لإدارة وقتك على نحو سليم؛ وهنا يأتينا السؤال المهم، وهو كيف تعمل من المنزل بفعالية؟ سنبدأ ببعض النصائح التي تنجح مع أي شخص كان، وذلك بصرف النظر عن منهجه في العمل، ثم سننتقل إلى عرض بعض الحِيل للعمل من المنزل التي ستعيد إليك ثقتك بنفسك وتحقق لك توازنًا بين حياتك وعملك.

النصيحة 1: خطط لعملك بوضوح

تُعَد معرفة ما ينبغي تنفيذه في بداية يومك أمرًا ضروريًا جدًا، وذلك بأن تكون قادرًا على رؤية العمل الذي يحتاج إلى إنجاز، وكم من الوقت سيستغرق هذا الأمر، لكن الأمر أعمق من ذلك.

انظر إلى نوع العمل الذي عليك التعامل معه وإكماله، وضع تقديرًا موضوعيًا حول المدة التي سيتطلبها إنجاز كل مهمة، فلو كانت إحدى المهام الرد على رسالة بريد إلكتروني والتالية ملء جدول بيانات والثالثة هي المهمة الرئيسة (وذلك حسب عملك) مثل كتابة مقالة أو إجراء مقابلة على سكايب أو إجراء بحث مفصّل على الإنترنت، فسيستغرق الرد على رسالة البريد الإلكتروني عشر دقائق، وقد يتطلب ملء جدول البيانات بين 20 و30 دقيقةً؛ أما المهمة الرئيسية فقد تستغرق من ساعتين إلى ثلاث. اعطِ أدق تقدير ممكن للوقت الذي ستستغرقه كل مهمة بناءً على أي منها الأكثر إلحاحًا، وأي منها المسبب الأكبر للضغط، وأي منها الأسهل.

ومتى انتهيت من التخطيط لكل مهمة وباتت لديك فكرة موضوعية حول الوقت الذي تحتاج إليه لإكمال تلك المهام، فلتحول كل ذلك إلى جدول لكل يوم، واحرص على تضمين ذلك الجدول الاستراحات وفترات تناول الغداء، فلا مشكلة في أخذ استراحة وجيزة بعد إكمال مهمة قصيرة مثلًا، ولا ضرر في أن تقسم مهمةً مدتها ساعتان إلى قسمين يستغرق أحدهما ساعةً واحدةً، مع أخذ استراحة بينهما مدتها عشر دقائق بين الساعتين المذكورتين.

يعود الأمر لك في اختيار طريقة تنفيذ ذلك، فقد تنجزه عبر تقويم جوجل Google Calendar أو عبر تدوين ملاحظات على هاتفك الذكي، أو باستخدام ملصقات ورقية، أو حتى باستخدام مخطط مرسوم باليد. المهم ألا تبقي الأمر برمته في رأسك تفكر فيه، بل دونه على الورق فعليًا أو رقميًا على هاتفك أو حاسوبك، إذ يساعدك ذلك أكثر مما توقعت.

النصيحة 2: فكر في مكان عملك

بات منزلك مكتبك الآن وقد يمثل ذلك وضعًا خطيرًا على نحو مفاجئ للذين يعملون من المنزل، فمن المهم أن تتمكن من تقسيم حياتك إلى أجزاء حتى ولو كنت لا تغادر منزلك. يمكنك تنفيذ ذلك فعليًا عبر تخصيص مساحة للعمل وأخرى للمعيشة.

يُعَد تحويل المنزل إلى مكتب خطوةً مذهلةً بالنسبة لمن يملكون المال والمساحة لتحقيق ذلك؛ أما إذا لم تكن تملك المال أو الإمكانية لفعل ذلك، فاتخذ ما تقدر عليه من ترتيبات لفصل العمل عن المعيشة على نحو واقعي.

قد يعني ذلك شراء طاولة مكتب تضعها في زاوية غرفة معيشتك، أو قد يعني ببساطة العمل على طاولة الغداء، وتناول الطعام أمام التلفاز.

أنت من يحدد طريقة تنفيذ ما ذكرنا أعلاه، لكن عليك بناء حواجز مادية بين مكان العمل وباقي مساحة منزلك، إذ ستتحول تلك الحواجز المادية إلى أخرى ذهنية بالتوازي مع بدئك بربط مكان ما ضمن منزلك بالعمل، وآخر بالاسترخاء وقضاء حياتك اليومية.

قد يتطلب ذلك مالًا يُحتمل ألا يكون لديك حاليًا، أو استخدام مساحةً ليس بوسعك توفيرها الآن، لكنك بحاجة إلى تفسير ذلك بطريقتك الخاصة. استفد من المساحة التي لديك، حتى لو اقتضى الأمر امتلاك طاولة مكتب في الزاوية بجوار الأريكة ضمن شقتك المكونة من غرفة واحدة (استديو). فطاولة المكتب تُخصَّص للعمل والأريكة للاسترخاء ولاستخدامها بعيدًا عن العمل. احرص على إنارة المكان جيدًا، بحيث يستطيع الآخرون رؤيتك إذا شاركت في مؤتمرات افتراضية عبر الإنترنت.

النصيحة 3: اعتني بجسدك

يترافق الشعور ببعض الذنب مع العمل من المنزل، فصحيح أنك في منزلك تشعر بأنك مميز وتكون محاطًا بالراحة وليس عليك تحمل عناء التنقل من منزلك إلى مكان عملك، وبعيد عن عناصر الطبيعة من رياح وأمطار وبرد الشتاء القارس وحرارة الصيف الحارقة؛ إلا أنك سرعان ما ستلاحظ آلامًا في العضلات والظهر لم تكن تشعر بها في أيام العمل الذي كنت تتنقل فيها بين منزلك ومكان عملك، إذ تترافق قلة الحركة أثناء العمل من المنزل مع مجموعة من المشاكل، فالذهاب إلى مكتبك في الشركة نوع من التمارين الصباحية ويمثل عادات صحية جسدية غائبة عن حياتك اليوم.

إن تسمُّرك أمام شاشة حاسوبك طوال اليوم أمر فظيع، حيث لدينا أصدقاء يعملون فناني رسم وهم دائمو الشكوى من آلام حارقة في ظهورهم تسببها وضعية أجسادهم المنكبة على اللوحات، والتي يستمرون عليها طوال النهار تقريبًا، إذ ينطبق ذلك علينا نحن العاملين من المنزل. لذا احرص على أداء تمارين لشد الظهر وعضلات الذراع قبل أن تجلس لتبدأ العمل، ومارس بعض تمارين التمدد أثناء الاستراحات الموزعة بين المهام التي تحدثنا عنها أعلاه، وخذ جولةً في الغرفة واخرج لبعض الوقت ونفّذ إحدى المهام المنزلية البسيطة مثل غسل الأطباق، وافعل شيئًا يحرك عضلات أخرى في جسدك ويفضل أن تكون عضلات ساقيك.

النصيحة 4: اجعل التمارين أولوية

من السهل جدًا أن يزيد وزنك وتشعر بالكسل أثناء العمل من المنزل، ومن السهل كذلك أن تشعر بأن التمارين رفاهية لم تكن متوفرةً لك أثناء العمل من مكتبك في الشركة، وهنا قد تتكاسل عن التمرين وتقول لنفسك: لم علي فعل ذلك الآن ما دمت أني كنت أمضي هذا الوقت في مكتبي أيام العمل من الشركة؟

الفكرة هنا أن عليك إعطاء أولوية للتمارين أثناء العمل من المنزل، ويمكنك فعل ذلك بواحدة من الطرق الثلاثة التالية:

• تمرن حالما تستيقظ وقبل أن تبدأ العمل، فمن شأن ذلك تنشيط دماغك.
• تمرن بعد انتهائك من أداء عمل اليوم كاملًا، إذ تمثل تلك طريقةً ممتازةً لتنفيس الضغط والتخلص من الطاقة الزائدة.
• تمرن أثناء استراحة منتصف اليوم، وكرس ساعةً للهرولة خارج المنزل، أو مارس رياضة رفع الأثقال داخله، ثم استحم وعُد للعمل لتشعر بالتجدد والانتعاش النفسي والجسدي.

يعود إليك تحديد كيفية فعل ذلك، لكن إياك أن تفتر همتك بشأن أداء التمارين، فهي مفيدة لجسدك ولنفسيتك ومستويات تركيزك وعملية الهضم وغيرها. تلك هي جميع الجوانب التي قد تتأثر سلبًا أثناء العمل من المنزل، لهذا اعتني بجسدك ونفسيتك بإعطاء أولوية للتمارين الرياضية.

النصيحة 5: استوعب متى تعمل على النحو الأفضل

يعني العمل من المنزل أنك أنت من ينظم جدول عمله، وبالتوازي مع بقاء النصيحة 1 أعلاه مطبقةً، يمكن أيضًا دمجها مع هذه النصيحة: افهم متى تعمل على النحو الأفضل.

بما أنك بدأت تعمل من المنزل، فقد أصبح بوسعك أن تقرر متى تعمل، لكن ذلك ليس عائدًا لك بل يعود لكيمياء جسمك ودماغك، فجميعنا منقسمون بين من ينام متأخرًا ومن يستيقظ باكرًا، وعليك العثور على تلك النقطة المناسبة -أي تلك الفترة الممتدة لثمانية ساعات تقريبًا- التي يكون دماغك أثناءها في أَوج نشاطه، والتي تكون أكثر فترة تستمتع خلالها بإنجاز عملك.

لا تحاول التحكم في ساعة جسدك، ولا تجعل إيقاع العمل الذي كان يفرَض عليك أيام العمل من الشركة يملي عليك جدول عملك من المنزل، بل أصغ لجسدك واعمل عندما يكون في أوج نشاطه وراحته.

لا تحاول اتخاذ القرار بمعزل عن جسدك أو أن تدخل في صراع معه حول توقيت العمل من المنزل، بل عليك الإصغاء إليه، وليس التحكم فيه. وسيستغرق الأمر أسبوعًا أو اثنين من العمل في المنزل لتصل إلى ذلك الوضع في النهاية، ولكنك سرعان ما ستشعر به، فإذا أردت الاستيقاظ في السابعة صباحًا فلتنجز بعض المهام المنزلية، أو لتمضي بعض الوقت على ألعاب الفيديو حتى حلول المساء، ثم اعمل من أول المساء وحتى الساعة الثامنة مساءً وبعدها اخلد إلى النوم؛ أما إذا أردت النوم حتى ظهيرة اليوم التالي، فاعمل طوال فترة بعد الظهر والمساء، ثم تسل حتى ساعة متأخرة من الليل ونم بعدها؛ أما إذا كنت تحب الاستيقاظ مبكرًا، في الساعة الخامسة صباحًا مثلًا فهذا عظيم، إذ بتَّ تعلم كيف تحقق ذلك، حيث يساعدك على تحقيق ذلك التنسيق بين جسدك ودماغك لتخرج بأفضل النتائج المرجوة.

كافئ نفسك

تحدثنا عن أهمية أخذ استراحات لكن عليك استغلال تلك الاستراحات بوصفها وقتًا للمكافأة، إذ يُعدّ وجود شيء تتطلع إليه أثناء عملك محفزًا كبيرًا. فعندما تعمل تحت إدارة شخص آخر تتمثل الأمور التي تتطلع إليها في استراحات غداء وقيادة السيارة عائدًا إلى منزلك؛ أما الآن فأنت في المنزل وأنت من يقرر ما هي مكافآتك.

قد تكافئ نفسك بقطعة بسكويت، أو بفنجان قهوة طازجة، أو بفصل من كتاب، أو بالدردشة مع أصدقائك لبعض الوقت، أو بتصفح حساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي، فالأمر عائد لك. لكن ينبغي ألا يأخذ الأمر وقتًا طويلًا ولا يجب أن يتراكم بحيث يشتتك عن العمل الذي تنجزه، حيث تريد شيئًا يعطيك استراحةً من الطباعة، لكنه يعيد تنشيطك لتتابع العمل.

اعط نفسك وقتًا كافيًا لإنجاز عملك عندما تقرر ما هي مكافأتك التالية، وستلاحظ أن عملك هذا بدأ يُنجز بوتيرة أسرع بالتوازي مع تطلعك بسعادة نحو المكافأة التالية.

حيل العمل من المنزل

بعد انتهائنا من عرض النصائح الخاصة بالعمل من المنزل لننتقل إلى بعض الحيل ذات الصلة التي قد تساعدك في زيادة مستويات تركيزك وإنتاجيتك، ونعني "بالحيل" هنا التطبيقات والمواقع الإلكترونية الخاصة بالإنتاجية.

تعمل هذه التطبيقات بوصفها حيلًا حياتيةً للإنتاجية، والتي يمكن أن تساعد الذين يعملون من المنزل ممن يحتاجون إلى انضباط ذاتي (يمثل هؤلاء أغلبنا بصراحة).

تطبيقات مناسبة لإدارة المهام المكلف بها

شرحنا في النصيحة 1 أعلاه أن تنظيم نفسك أمر لا بد منه. يُعَد برنامج تريلو Trello أحد البرامج المخصصة لذلك، والمناسبة خاصةً إذا كنت تعمل من المنزل وكنت جزءًا من فريق. يأتي تريلو Trello في شكل موقع إلكتروني وتطبيق، أي يمكنك الوصول إليه بسهولة من أي جهاز، وهو متوفر على متجري التطبيقات أب ستور App Store وجوجل بلاي Google Play. يرتكز التطبيق على بطاقات تتيح لك إمكانية تحويل أفكارك وملاحظاتك ومعلوماتك المهمة إلى بطاقات يمكن لاحقًا تفريغها ضمن ألواح أو تقويمات (رزنامة)، بحيث يمكنك الكتابة على تلك البطاقات وإعادة تسميتها وتغييرها كما تشاء.

كما يمكنك استخدام منصة أنا التي هي عبارة عن منصة عربية سهلة الاستخدام والتخصيص، والتي تؤدي وظائف عديدة منها تنظيم سير اﻷعمال، كما يمكن الوصول إليها هي الأخرى بسهولة من مختلف اﻷجهزة المحمولة وغيرها، وبها مزايا وتطبيقات داخلية عديدة ستفيدك في تنظيم عملك ومهامك بفاعلية أكبر.

تطبيقات مناسبة لتعقب الوقت: تطبيق فوكاس ليست

يتناغم تطبيق فوكاس ليست Focus List مع برنامج تريلو فبينما يمكن استخدام هذا الأخير بوصفه رزنامةً على امتداد الأيام والأسابيع والأشهر، يرتبط تطبيق فوكاس ليست بكل يوم على حدة، حيث يصف هذا التطبيق نفسه بالعبارات التالية:

اقتباس

فوكاس ليست: مُخطِّطٌ يومي وتطبيق تركيز قائم على تقنية الطماطم لإدارة الوقت (أو طريقة بومودورو). يساعدك في التخطيط ليومك والبقاء مركِّزًا وتعقب وقتك.

هل تذكر عندما قلنا أن من المهم تحديد كم من الوقت سيتطلب إنجاز كل مهمة بوضوح؟ يتيح لك تطبيق فوكاس ليست إدخال تلك المعلومات ورسم خطة ملموسة مسبقة ليومك، إذ يمكنك استخدام هذا التطبيق صباح كل يوم لتقسيم ذلك اليوم إلى مهام كما لو إنها لعبة التركيب ليجو Lego.

ومتى كتبت المهام التي عليك إنجازها خلال اليوم، إضافةً إلى كم من الوقت ستستغرق كل منها، يحوّل تطبيق فوكاس ليست تلك المهام إلى سلسلة من المؤقتات لإضفاء مزيد من التحفيز. هل تحتاج إلى عشر دقائق لكتابة رسالة بريد إلكتروني وإرسالها؟ اضبط مؤقتًا لذلك وابدأ العمل، كما يمكنك توقيت استراحاتك لتبقى مركِّزًا على يومك وجعله مضبوطًا ضمن جدول عمل مثالي.

أفضل التطبيقات للابتعاد عن وسائل التواصل الاجتماعي

هناك طريقتان لمساعدتك في البقاء مركِّزًا على عملك، وفي الابتعاد عما يشتتك مثل وسائل التواصل الاجتماعي أو غيرها من مسببات التأجيل والتأخير. حيث تُعدّ الطريقة الأولى هي التمكين الإيجابي والثانية وضع حواجز صارمة.

هناك التطبيق المسمى فوريست Forest بالنسبة للطريقة الأولى وهو تطبيق رائع الآن، يتيح لك هذا التطبيق أن تغرس بذرةً عندما تبدأ العمل، ثم تبدأ تلك البذرة في النمو رويدًا رويدًا حتى تصل إلى شجرة كاملة ما دمت تستخدم هذا التطبيق وتحافظ على التركيز على عملك، أما إذا خرجت من ذلك التطبيق فستبدأ الشجرة بالذبول والموت بعدها.

وتضبط منبهًا لنفسك على هذا التطبيق أيضًا وفقًا للوقت الذي تريد البقاء مُركّزًا خلاله، حيث سيشجعك على الالتزام بذلك وتنمية شجرتك. ومن الإيجابيات التي تضاف إلى هذا التطبيق أن الفريق الذي صممه دخل في شراكة مع جمعية خيرية تغرس شجرًا حقيقيًا لجعل الأرض مكانًا أفضل للعيش.

وبالحديث عن الطريقة الثانية للحفاظ على تركيزك وإبعادك عن المشتتات وهي وضع حواجز صارمة، يبرز تطبيق أوف تايم Offtime فهو مخصص لأولئك الذين يُشتَّتون أكثر من غيرهم بوسائل التواصل الاجتماعي والهواتف الذكية أكثر من أي شيء آخر.

يضع تطبيق أوف تايم حاجزًا مؤقتًا بوقت محدد على هاتفك يعطِّل فيه تطبيقات وسائل التواصل الاجتماعي، ويقلل من الإغراء الذي يدفعك إلى تفقد هاتفك كل خمس دقائق، كما يمكنك بسهولة تحويل هذا التطبيق إلى لعبة مباهاة وتنافس مع أصدقائك وزملائك، وذلك عبر مشاركتهم وقتك الذي بقيت خلاله مركِّزًا لتظهر لهم مدى التركيز الذي حققته مؤخرًا.

يُعَد هذا التطبيق رائعًا للعاملين من المنزل، كما يشجعك على الابتعاد عن هاتفك أثناء مشاهدتك لفيلم أو عندما تخرج مع أصدقائك. اضبط وقت الحاجز الذي ينشئه هذا التطبيق واستمتع بوجبة الغداء مع عائلتك أو مع أصدقائك. قد لا يبدو ذلك مهمًا لبعض الناس لكنه مهم وفعال بالنسبة لغيرهم.

أفضل التطبيقات للتواصل: تطبيقا سلاك وديسكورد

إذا كنت تعمل من المنزل لكنك ما زلت موظفًا، فلا بد لك من تطبيق يتيح لك التواصل السهل؛ أما إذا كنت مستقلًا تزاول العمل الحر، فلا تزال تطبيقات التواصل مهمةً بالنسبة لوظائف محددة. ينتمي تطبيقا سلاك Slack وديسكورد Discord إلى تطبيقات التواصل التي تعمل على نحو مماثل، كما يستخدم كاتب المقال كلا هذين التطبيقين لوظيفتي عمل حر طويلتي الأمد.

سلاك Slack هو تطبيق ويب وتطبيق هاتف ذكي يتيح لك تواصلًا بعيد المسافة، حيث تُسجل الدخول إليه وتتواصل مع أشخاص محددين (مديرين وزملاء وغير ذلك) عبر محادثات خاصة وقنوات جماعية كذلك.

بوسعك إنشاء قناة ودعوة عدة أشخاص لعصف ذهني ونقاش جماعي، حيث يمكن لهذا التطبيق أن يبقى مفتوحًا وسيرسل لك رسائلًا عندما يريد أحد الأشخاص التواصل معك عبره.

وبالحديث عن التطبيق الثاني وهو تطبيق ديسكورد Discord، فقد تعرفه إذا كنت تمارس ألعاب الفيديو، فهو إنه مخصص للاعبي الفيديو أساسًا، حيث يعمل هذا التطبيق على نحو مشابه لتطبيق سلاك أي بوصفه مكانًا خاصًا لاستضافة دردشات خاصة أو جماعية.

لا يشترط أن يكون لتطبيق ديسكورد أي علاقة بألعاب الفيديو، لكن ما يميزه عن تطبيق سلاك قدرته على استخدام محادثات صوتية إلى جانب الكتابة، فإذا أردت الاستمتاع بمحادثة صوتية فوضوية مع زملائك من أي مكان يمكنك فعل ذلك، وكل ما عليك هو إنشاء محادثة جماعية والاستمتاع بما يوفره هذا التطبيق.

ترجمة وبتصرف للمقال Working from Home Efficiently (11 Tips & Tricks) لصاحبه Will Health.

اقرأ أيضًا

• مدخل إلى إدارة المهام وآلية تنظيمها عبر منصة أنا
• دليل استخدام منصة أنا لإدارة المهام في سطح المكتب
• النسخة الكاملة من كتاب دليل المستقل والعامل عن بعد

يمكنك في أي وقت من هذا العام تطبيق عاداتِ تطوير ذاتي بسيطة يمكن أن تساعدك في زرع الثقة بنفسك وتعزيز الاحترام الذاتي لديك؛ فقد تساعدك هذه التغييرات البسيطة في أن تغدوَ أكثر إنتاجيةً وسعادةً وصحةً في حياتك اليومية. وقد جمعنا لك بعض الأفكار التي تهدف إلى إحداث تغييرات سهلة التحقيق، ولكنها تترك تأثيرًا كبيرًا وطويل الأمد في حياتك.

1. كرس وقتا للتمرين

في عام 2020 (خلال جائحة كوفيد-19) بات المزيد من الناس يعملون من منازلهم -وبطريقة ما يبقون فيها (إذا ما افترضنا أن ليس لديهم أشخاصًا مسؤولون عنهم)- أكثر من أي وقت مضى. ستعتقد بأننا جميعنا نحقق أهداف اللياقة التي خططنا لها، ولكنَّ إدخال التمارين في حياتك اليومية ليس ببساطةِ مجردِ امتلاك مزيد من الوقت لتنفيذها، فخلال عملك من المنزل، سرعان ما ستلاحظ مشاكل وآلامًا في الظهر والعضلات لم تكن تعاني منها في العمل التقليدي الذي كنت تتنقل لأجله من منزلك إلى مبنى الشركة، إذ يترافق بقاؤك في حالة من السكون وقلة الحركة مع مجموعة من المشاكل. ويُعَد التنقّل بين المنزل ومكان العمل نوعًا من التمارين الرياضية، ويمثّل عادات جسدية صحية؛ ولكنه غائب في يومنا هذا، ويحتاج إلى استبدال.

ومهما كان وضعك الحالي، فتكريس بعض الوقت لإجراء التمارين اليومية يمكن أن يغير صحتك الجسدية والنفسية، إذ تمثل السنة القادمة هدفًا مثاليًا للتطوير الذاتي. قد يكون من الصعب في هذا الوقت الاعتماد على النادي الرياضي بالتوازي مع الوضع العالمي دائم التغيّر، ولكن هناك الكثير من العادات الصحية التي بوسعك تطبيقها في منزلك أو في حيِّك.

تطبيق أفكار اللياقة سهل

• اخرج في نزهة قصيرة ضمن حيك وزِد عدد الخطوات التي تمشيها كل شهر (أو عندما تشعر بالراحة).، إذ تحتوي معظم الهواتف حاليًا على عدّاد خطوات تأتي مزوَّدةً به من الشركة المُصنّعة للهاتف، أو يمكنك تنزيل أحد تطبيقات الرياضة على هاتفك، بحيث تجعل الأمر منافسةً عليك اجتيازها.
• احصل على حبل مزود بمسكتين للقفز فوقه، أو على تلك الحلقة التي تجعلها في منتصف جسمك وتتمايل، بحيث تجعلها تدور وجسمك محور لها. وبحسب وضعك المعيشي، يمكن تنفيذ أنشطة الكارديو (وهي تمارين الحركة وإنقاص الوزن وحرق الدهون) الممتعة هذه في منزلك، وذلك خلال وقت محدود لا يتجاوز نصف ساعة في اليوم من وقت فراغك.
• جرّب متابعة دروس اليوغا على يوتيوب وتنفيذها، إذ لديك الكثير من القنوات التي تقدم هذا النوع من المحتوى مع دروس يومية تساعدك في تقوية عضلاتك وتخفيف الآلام المصاحبة لنمط الحياة قليل الحركة. كما تنبع أهمية ما سبق ذكره من أنه يكرّس وقتًا لك للتنفس والاسترخاء والشعور بالسلام الذاتي.
• مارس مجموعةً أساسيةً من تمارين التمدد والمعدة، وتمارين بلانك وتمارين سكوات، التي تستطيع تنفيذها في منزلك. يمكنك العثور على دروس على يوتيوب، أو على التطبيقات المخصصة لذلك، كما يمكنك متابعتها حتى تصل إلى اتباع روتين خاص بك تفضّله. فعشرون دقيقة من التمارين يوميًا -خصوصًا قبل شرب قهوة الصباح- كفيلةٌ بإحداث تغيير جذري في حياتك.
• إذا كنتَ تقيم في حيّ هادئ، ولم تكن تمارس الركض ولا المشي لمسافات طويلة، فالآن هو الوقت الأفضل لفعل ذلك، فالركض والمشي مفيدان جدًا لصحتك النفسية والعاطفية والجسدية.

2. تناول طعاما صحيا ورطب جسمك بشرب الماء

رغم أنه لا يمكن لوم أحد على الانغماس في تناول طعامه المفضل غير الصحي، ولكنّ الانتقال نحو اتباع حمية صحية يمكن أن يأتيَ بنتائج مذهلة لصحتك الجسدية والنفسية، ويحسّن مستويات التركيز الكلي لديك.

ليس المطلوب منك هنا اتباع حمية قاسية، بل يكفي استبدال بعض وجباتك المفضلة بأخرى صحية تتضمن حبوبًا كاملةً وبقوليات وخضراوات طازجة وبروتينات بالقدر الذي يحتاج إليه جسمك، إذ يضمن لك ذلك إحداث تغيير ذاتي مذهل في حياتك هذا العام.

قد يكون تحضير بعض وجبات الطعام الصحية في المنزل سهلًا وممتعًا في آن واحد، ومن شأن تجربة ذلك ببعض الوجبات الصحية والسريعة التي يمكنك حفظها مجمَّدة -مثل الحساء والطعام المُنكَّه بالكاري- أن يجعل الأمر أسهل حتى عندما تكون مشغولًا.

يمكن لتناول بعض المكملات الغذائية أن يساعد إلى حد كبير. ويُعَد الحمض الدهني أوميغا 3 ممتازًا لتعزيز تركيزك، كما يمكن لفيتامين D أن يمدّك بدفعة يومية من الطاقة.

لا شك في أنه يُفترض بنا جميعًا شرب مزيد من الماء، وإذا كنت من الأشخاص كثيري النسيان (مثلي)، فاحرص على تكريس وقت لترطيب جسمك. اضبط منبهًا مرةً في الساعة الواحدة لتنهض وتشرب الماء، وأبقِ زجاجةً مليئةً بالماء بقربك طوال الوقت.

3. ضع جدولا للنوم والتزم به

يمثل فعل ذلك إحدى أصعب المهام لبعض الناس، ولكنه مهم للغاية. فحالما تشعر بأنه حان الوقت المناسب لك للنوم خلال وقت محدد، فلتلزم به. يحتاج كل منا إلى فترات نوم يختلف طولها قليلًا بحسب كل شخص؛ فبعضنا يسهر لوقت متأخر من الليل، في حين يفضّل بعضنا الآخر النوم باكرًا.

يُعَد الروتين أحد أهم الأمور، فبالنوم مثلًا ما بين الساعة 2.00 بعد منتصف الليل والساعة 10.30 صباحًا، ثم الحصول على القسط ذاته من النوم مع تغيير مواعيد النوم ولو دقيقةً واحدة؛ سيُشعرك بذلك في اليوم التالي، وهنا يوجد عدد من التطبيقات المصممة لتراقب جودة نومك، وتساعدك في اتباع روتين ناجح بالنسبة لك.

ومن الأمور الأخرى شديدة الأهمية روتينُك الليلي الذي يسبق خلودك إلى النوم، والذي يُفترض أن يُكرَّس لفعل كل ما يساعدك على الاسترخاء والنوم بهدوء.

فكر في ممارسة أنشطة مثل القراءة أو الاستماع لكتاب صوتي، أو إلى موسيقى هادئة، أو التأمّل، أو كتابة يومياتك لتعيد التفكير فيما حدث معك خلال اليوم؛ وحاول ألا تُحضِر عملك إلى المكان الذي تنام فيه، وإذا كنت في استوديو، فحاول ألا تعمل وأنت جالس أو مستلق في السرير وذلك للفصل بين النوم والعمل.

4. اقرأ كل يوم

غالبًا ما يوجّه الذين لا يقرأون كثيرًا سؤالًا للذين يقرأون بِنَهم مفاده: كيف تجدون وقتًا لذلك؟ يكمن السر لتحقيق ذلك في تخصيص وقت لفعل ذلك كل يوم، فإذا كنت معتادًا على القراءة أثناء التنقل من منزلك إلى العمل ولم تَعُد تجد وقتًا لذلك، فاحرص على تكريس ذلك الوقت ذاته للقراءة حتى لو كنت في المنزل. قد يشمل ذلك أيضًا قراءة تلك المقالات الطويلة المعمقة التي تؤجلها غالبًا، أو قراءة رواية مصوَّرة، أو آخر إصدار من مؤلفات الخيال العلمي، أو الواقع، أو مجرد مجلة؛ فالجانب المهم هنا أنك تخصص وقتًا للقراءة أو الاستماع لشيء تشعر بأنه قد يكون مفيدًا لك.

أنشئ جدولًا تنظم فيه ذلك الوقت، سواءً امتد لعشرين دقيقة مع وجبة الفطور، أو نصف ساعة قبل النوم، أو أثناء الاستحمام، وستقرأ أكثر في حال جدولتَ وقتَ القراءة. حدد هدف قراءةٍ يمكنك الالتزام به، واعثر على قائمة من الكتب المستقبلية، أو التي فاتتك قراءتُها، والتي ترغب في مطالعتها هذا العام.

5. أنجز المزيد من المهام الفردية وليس المهام المتعددة

ثمة دلائل كثيرة تثبت فشل الإنسان في تنفيذ المهام المتعددة. ورغم ذلك فإننا نعيش في عالم يُتوقع منا فيه إنجاز المهام المتعددة بالتحديد، وهي مشكلة يفاقمها وجود الهواتف معنا طوال الوقت، والتي لا يكف فيها بريدنا الإلكتروني عن تلقّي الإشعارات.

اقتباس

يؤدي إنجاز المهام المتعددة إلى انخفاض في الإنتاجية بنسبة 40%. المصدر: Bergman, P. (2010, May 20). How (and why) to stop multitasking. Harvard Business Review.

تُظهِر الدراسات أن الدماغ البشري لا يستطيع التعامل مع أكثر من مهمة بآن واحد، وحتى لو كنا نعتقد أننا ننفذ أكثر من مهمة معًا، فستكون أدمغتنا -في الواقع- تنتقل بسرعة من مهمة لأخرى. المصدر: The Myth of Multitasking. Scientific America. 2009, July.

لذا، فكي تكون أكثر إنتاجيةً هذا العام، فإنَّ جعل يومك سهلًا ووضع القوائم وإيقاف أنشطتك، يمكن أن تساعد جميعها على نحو مذهل في تعزيز إنتاجيتك ومنحك مزيدًا من الوقت لاستغلاله في إجراء أمور أخرى على هذه القائمة، أو ببساطة لمنحك وقتًا أكثر لهواياتك وأصدقائك وعائلتك.

إليك بعض التغييرات السهلة التي يمكنك إجراؤها الآن لتنتقل نحو إجراء مهام منفردة بدلًا من إغراق نفسك في مهام متعددة:

• ردّ على رسائل البريد الإلكتروني في أوقات محددة، وأعلِم الآخرين بأنك تجيب على تلك الرسائل خلال ذلك الوقت المحدد، وفي حال لم يكن ذلك ممكنًا، فاحرص على ألا تجيب على تلك الرسائل خارج أوقات العمل على الأقل.
• اتبع كل صباح عادةَ وضع قائمة بالأشياء التي تحتاج إلى فعلها في ذلك اليوم، وقائمةً أخرى بالأمور التي ترغب في فعلها خلال ذلك اليوم أيضًا، لو تمكنت من ذلك. رتّب تلك الأشياء وفقًا لأولويتها إلى مجموعات وقتية، واستخدِم مؤقِّتًا لتعقُّب الوقت الذي سيتطلبه إنجاز كل مهمة. وفي حال تطلَّب إنجاز تلك الأمور وقتًا أطول أو أقصر مما كنت تعتقد، فلتعدِّل اليوم التالي في ضوء ذلك.
• فوِّض أيًا من تلك المهام القابلة لذلك، ولا تنسَ تضمين جدول أعمالك على استراحات.
• استفِد من أي شيء قد يساعدك في التركيز، سواءً أكان ذلك موسيقى كلاسيكية في الخلفية، أو ترطيبًا مستمرًا.

6. حدد هدفا مهنيا أو خاصا بالتطوير الذاتي شهريا

يُعد ذلك مهمًا خاصةً إذا كنت مستقلًا أو عاملًا حرًا، وليس هناك من يدفعك نحو تحقيق أي أهداف سوى أن تضمن استمرار كسب المال. يمثّل حصولُك على دخل مستقر بوصفك مستقلًا إنجازًا بحد ذاته، لكن هذا لا يعني أنك لا تستحق التطور بالطريقة ذاتها التي يتطور فيها من يعمل لدى شركة كبيرة.

إليك بعض الأهداف المهنية السهلة التي يمكنك تحقيقها الآن:

1. قد يتضمن هدفك إنشاء حساب توفير تودِع فيه مبلغًا صغيرًا من المال كل شهر ترصده للدراسة، أو الدروس على الإنترنت، أو للتدريب.
2. تصوَّر أين تريد أن تكون بعد خمس سنوات من الآن، فهل تخطط للعمل لصالح صحيفة ما أو شركة أو الانتقال إلى مجال مختلف كليًا؟ ربما ترغب في اكتساب مهارة جديدة تساعدك في تنويع مصادر دخلك، لهذا اعمل قائمةً بما يتطلبه الأمر منك لتحقيق ذلك، واختر خطوة منها كل شهر للعمل عليها.
3. اعثر على مجتمع ضمن مجالك على الإنترنت أو وسائل التواصل الاجتماعي يمكنك الانضمام إليه، وابحث عن مؤتمرات ضمن مجالك يمكنك الالتقاء بالناس فيها على أرض الواقع مستقبلًا.

7. اتخذ خيارين نحو نمط حياة مستدام

قد يمثّل الخيار الجيد بالنسبة لك خيارًا جيدًا للبيئة أيضًا، وهناك الكثير من التغييرات الصغيرة والبسيطة التي يمكن أن تساعدك، وتزيد من ميزانيتك، وتدعم العالم بمساهمة إيجابية. فسواءً تضمَّنَ ذلك التعامل مع الفضلات المنزلية أو إعادة تدويرها أو كبح عادات التسوق لديك بحيث تقتصر على التسوق بأخلاق، أو المشي أو استخدام وسائل النقل العامة أكثر من قبل، أو تجربة اتباع نظام غذائي نباتي؛ فسيحدُث تغييرٌ أو اثنان إيجابيان يمكنك تحقيقهما بدون أن يؤثر ذلك في طريقة عيشك.

8. ابدأ بالادخار أو بخطة استثمار

قد يصعب أن تدخر المال وأنت تعمل مستقلًا أو عن بُعد، ولكنّ توفير بعض المال كل شهر تحسُّبًا للمستقبل سيمدك بالأمان وراحة البال. أنشئ حسابًا مستقلًا تضع فيه المال فيتراكم رويدًا رويدًا، أو ترصد ذلك المال لشيء خاص؛ واحرص على إدخال مال في ذلك الحساب كل شهر.

وإذا كان لديك مبلغ مالي كبير في حسابك، فيمكنك التفكير في جعل هدفك للعام الحالي التعلُّمَ عن الاستثمار في البورصة مع التفكير بنمو طويل المدى، كما يمكنك الحصول على عائدات سنوية على استثمارك بنسبة تتراوح بين 8 و10%، وحتى الحصول على دخل سلبي على شكل أرباح موزعة، والذي يُعَد أفضل بكثير من إبقاء المال في حسابك، والذي من شأنه تجميد قيمته.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Eight Easy Self-Improvement Ideas to Try in 2021 لصاحبته Jessica Esa.

اقرأ أيضًا

• دليلك لتنظيم حياتك
• 6 طرق بسيطة لتحسين إنتاجيتك في العمل
• مدخل إلى ثقافة العمل الحر
• الإدارة الفنية للمشروع للعامل المستقل