جميعنا نحصل على أعمال مستعجلة بين الفينة والأخرى، ونشعر بالرضا عن الذات عند إنهائها في الوقت المحدد، ولكن هذه السرعة قد تساعدك أيضًا في عملك اليومي.
هل سمعت بمثلث إدارة المشاريع؟ يقوم مثلث إدارة المشاريع على ثلاث أضلاع "الجودة والسرعة والسعر". في هذا المثلث، يضمن امتلاكك لأول عاملين الوصول إلى العامل الثالث. بمعنىً آخر، إذا كنت تقدم عملًا مرتفع الجودة ولكنك بطيء، فلن تستطيع الحصول على أسعار مرتفعة. في المقابل، إذا كنت تعمل بسرعة وتقدم خدمات عالية الجودة، فسوف تتمكن من الحصول على أسعار مرتفعة للغاية!
نصائح لمضاعفة سرعتك في العمل
في ضوء الحقيقة التي تحدثنا عنها سابقًا، فيما يلي 18 نصيحة لمضاعفة سرعتك في العمل.
1. نظم نفسك
التنظيم والسرعة يسيران جنبًا إلى جنب، فتنظيم مكتبك وترتيب الملفات في حاسوبك، على سبيل المثال، يوفران عليك وقتًا ثمينًا للغاية كنت ستقضيه في البحث عن الملفات والأغراض.
2. خطط لأعمالك
في محاولة منك لتوفير الوقت، ربما تجد نفسك مندفعًا إلى العمل دون تخطيط، لكن لا تفعل ذلك، فربما تجد نفسك بعد فترة مندفعًا في الاتجاه الخطأ.
عندما تخطط ليومك مسبقًا - أو على الأقل عندما تدون المهام التي تريد تنفيذها - فإنك توفر على نفسك الكثير من الوقت، فذلك يجعلك أقل عرضةً للضغط وأبعد عن التسويف، كما يغنيك عن التفكير فيما يجب عليك فعله تاليًا. وحتى لو كانت خطتك بسيطةً للغاية، فإن وجودها يجعلك مدركًا دائمًا للخطوات المطلوبة منك.
3. اربط المهام المتشابهة مع بعضها
أيهما أسهل: تنفيذ عشر مهام مختلفة؟ أم عشر مهام متشابهة؟ إذا كنت مثل معظم الناس، فسوف تميل بلا شك إلى الخيار الثاني.
إن تجميع المهام المتطابقة أو المتشابهة معًا يزيد من تركيزك ويضاعف إنتاجيتك وينتقل بسرعتك إلى مستوى جديد كليًا. ولكن عندما تنتقل بين مهام متباينة، فسوف تضيّع كثيرًا من الوقت ريثما يتأقلم ذهنك مع كل مهمة. في المقابل، عندما تنفذ سلسلةً من المهام المتشابهة، سوف تكتسب زخمًا إضافيًا مع كل مهمة تنجزها.
4. امنح نفسك استراحة
ترتبط هذه النصيحة بالنصيحة التي سبقتها، إذ من فوائد ربط المهام المتشابهة معًا أنه يسهّل عليك تحديد الوقت الذي تحتاج فيه فعلًا إلى الاستراحة.
إنك تسعى بالطبع إلى زيادة سرعتك، ولذلك فإن استراحاتك قد تكون أقصر من المعتاد. ولكن إذا لم تمنح نفسك بضع دقائق بين كل مهمة، فسوف ينتهي بك الأمر إلى أن تصبح أبطأ، وذلك نتيجة إصابتك بالإرهاق بدنيًا (وربما نفسيًا أيضًا)، فأنت بالنهاية إنسان من لحم ودم ولست رجلًا آليًا، بالتالي فالاستراحات ضرورية للغاية.
5. فوض بعض المهام
من البديهي أن يسير عملك بوتيرة أسرع إن كان هناك من يساعدك. ادرس تفويض بعض المهام لديك لجهة أخرى، إذ ثمة احتمال كبير في أن بعض هذه المهام ليست بحاجة إلى اهتمامك الكامل؛ أمّا إذا لم تكن تشعر بالارتياح إزاء التخلي عن بعض المهام المتعلقة بعملك، فما زال بإمكانك تفويض بعض المهام الأخرى لتوفير الوقت، مثل تكليف شخص آخر بالتنظيف والأعمال المنزلية. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى غسيل ملابسك وكتابة صفحة مبيعات، فيُفضل أن توكل غسيل الملابس لشخص آخر، بينما تركز أنت على الكتابة فقط.
6. اعرف نفسك
إنك تعرف نفسك أكثر من أي شخص آخر، وتدرك بلا شك قدراتك الجسدية والذهنية. شخصيًا، أفضّل العمل في الصباح الباكر (مع أخذ قيلولة في فترة الظهيرة عند وجود المزيد من العمل)، ولكن ما يناسبني قد لا يناسبك بالضرورة.
استغل معرفتك بذاتك لاختيار أفضل ساعات العمل الملائمة بالنسبة لك. على سبيل المثال، إذا كنت تعمل بشكل أفضل في فترة الظهيرة، فتجاهل جميع النصائح التي تدعوك إلى العمل في الصباح الباكر، لأن إجبار نفسك على شيء لا يلائمها لن يساعدك بالمطلق، إذ ما فائدة الاستيقاظ باكرًا إن كنت ستمضي الساعات الأولى تحدق في السقف دون أن تفعل شيئًا؟
7. تخلص من مصادر التشتيت
أغلق نافذة البريد الإلكتروني، وضع هاتفك على البريد الصوتي. أوقف إشعارات مواقع التواصل الاجتماعي، وكل شيء لا يتعلق بالمهمة التي بين يديك، إذ يجب أن يُوضع جانبًا. (إذا كنت تواجه مشكلة في فعل ذلك بنفسك، فثمة برامج تساعدك على فعله).
8. اتخذ الطرق المختصرة
أنا لا أدعوك إلى التقليل من جودة عملك، وما أقوله لك هو أن تستغل الاختصارات التي توفرها برامج الحاسوب. قلل استخدامك للفأرة، وحاول استخدام اختصارات لوحة المفاتيح، مثل Alt + D للانتقال إلى شريط العنوان في متصفح الإنترنت، أو Ctrl + C / Ctrl + V لنسخ / لصق النصوص، أو Ctrl + S لحفظ العمل.
تعلم اختصارات لوحة المفاتيح الخاصة بالبرامج التي تستخدمها واستغل هذه الاختصارات لتوفير الوقت وزيادة السرعة (إذا كنت تستخدم أجهزة ماك بوك، فيجب أن تعلم أن أجهزة الماك تمتلك اختصارات خاصة بها أيضًا وأساليب تغنيك عن استخدام الفأرة).
9. كن واقعيا
حتى أسرع المستقلين وأكثرهم كفاءةً سوف يغرق إذا لم يكن واقعيًا حيال عدد المشاريع التي يستطيع إنجازها. مع ذلك، يمكن لمواعيد التسليم الضيقة أن تكون مفيدة للإنتاجية.
باختصار، يجب أن تشكل المواعيد النهائية تحديًا للمستقل وأن تكون ممكنةً وواقعيةً في ذات الوقت. (إن سعة الوقت المتاح قد تشجع على الكسل، في المقابل قد يؤدي ضيق الوقت إلى ضغط غير ضروري، وبالتالي ارتكاب الأخطاء). وإذا كنت تعرف نفسك (كما في النصيحة رقم 6)، فيجب أن تكون مدركًا أيضًا لحجم العمل الذي تستطيع التعامل معه.
10. اعمل بطريقتك الخاصة
بصفتك مستقلًا، فإن عملاءك يملكون من الناحية القانونية إبداء الرأي في الشكل النهائي لمنتجاتك أو خدماتك، لا في طريقة عملك. وهذه نقطة إيجابية، خصوصًا إذا كنت تحاول إنجاز عملك بسرعة.
ولكن إذا حاول عملاؤك إملاء طريقة معينة لتنفيذ مهامك اليومية، فسوف تضيع الكثير من الوقت في محاولة التكيف مع طريقتهم، لذلك احرص دائمًا على التحكم بآلية عملك، واتباع طريقتك الخاصة في العمل. (أليس هذا السبب الرئيسي لعملك مستقلًا؟)
11. انس أمر "المثالية"
يُعَد الباحثون عن الكمال والمثالية من أبطأ العاملين على الكوكب. وإذا كنت تريد سرعة الإنجاز، فانس أمر المثالية، وركز على تقديم عمل جيد بما فيه الكفاية. ولمعلوماتك، لا وجود للمثالية التامة في عالم العمل الحر، لذلك ركز على إنجاز عملك بسرعة أكثر من إنجازه بمثالية.
12. استمع إلى الموسيقى
تشير الدراسات إلى قدرة الموسيقى على زيادة إنتاجيتك، وخصوصًا عندما تستمع إلى موسيقى تحبها. بمعنى آخر، لا تجبر نفسك على الاستماع للموسيقى الكلاسيكية فقط لأن "خبيرًا ما" قد نصحك بذلك! فإذا كنت تكره الموسيقى التي تستمع إليها، فذلك قد يأتي بنتائج عكسية ويبطئ من وتيرة عملك. اختر شيئًا تحبه وتأكد من قدرته على زيادة إنتاجيتك، وإذا لم يكن الأمر كذلك، فاعمل في صمت، فقد لا تكون هذه الطريقة ملائمة للجميع.
13. أعلم من حولك
إذا لم تكن تعيش وحيدًا، فمن الضروري أن تخبر الجميع من حولك (سواءً زوجتك أو شركاءك في السكن) بأنك بصدد العمل على مشروع مهم، وأنك بحاجة لإنجازه بسرعة، فذلك من شأنه أن يمنحك الكثير من الوقت لوحدك دون أن تجرح مشاعر أحد.
14. اعرف ماذا تفعل
كلما ازدادت خبرتك بالمهمة التي بين يديك، أصبحت قادرًا أكثر على إنجازها بسرعة. ولكن حتى لو لم تكن تمتلك خبرةً مسبقة، فإنه ما زال بإمكانك إنجاز المهام بسرعة إذا عرفت المطلوب منك بالتحديد، لذلك لا تخف من سؤال الآخرين قبل أن تبدأ.
15. تفقد أدواتك
قبل القبول بمهمة، تأكد من امتلاكك للمعدات اللازمة لها. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى زيارة المتجر لشراء قرص صلب، أو رزمة من الورق، أو تحديث برنامج. كل هذه المهام تأخذ من وقتك المخصص لتنفيذ المهمة.
كذلك، تأكد من سلامة معداتك. على سبيل المثال، حاول تنظيف سجل التصفح والكوكيز من مستعرض الإنترنت، وتنظيف حاسوبك من أي فيروسات أو برمجيات ضارة لزيادة سرعة كل من متصفحك وحاسوبك.
16.استخدم المؤقت
بمجرد أن تحدد المهمة التي تريد العمل عليها من قائمة المهام لديك، حدد بالضبط كم من الوقت ستستغرق، ومن ثم ضع مؤقِّتًا للتأكد من المدة الزمنية المحددة. إن استخدامك للمؤقت يساعدك أيضًا على عدم البقاء في مهمة واحدة لفترة طويلة من الزمن دون استراحة.
يمكنك أيضًا استخدام المؤقت لتحديد الوقت المحدد للانتهاء من العمل كاملًا (على سبيل المثال، تستطيع أن تحدد لنفسك ساعة محددة للانتهاء من العمل، ومن ثم التزم بها، بل حاول أن تنهي العمل قبل الوصول إليها)
17. رد باختصار
يُعد التواصل مع الآخرين ضروريًا في بعض الأحيان، سواءً أحببت ذلك أم لا. لكن يمكنك أن تجعل ردودك قصيرةً ومختصرة. اجعل تواصلك على مقدار الحاجة فقط دون أن تكون فظًا. على سبيل المثال، يمكنك استخدام عبارات نحو "أرغب حقًا بالدردشة معك، ولكني مضطر للعودة إلى العمل، وسوف أعود إليك بمجرد أن الانتهاء منه".
18. لا تنس الأساسيات
في زحمة المهام والمواعيد النهائية، نغفل أحيانًا عن بعض الأمور الأساسية، مثل الطعام والنمو والتمرين، ولكن إذا كان المستقل متعبًا، فلن يكون سريعًا بالتأكيد، وإذا كان يعاني من انخفاض السكر في الدم بسبب تأجيل تناول الطعام ساعةً بعد أخرى مثلًا، فلن يستطيع العمل. لهذا اهتم بنفسك، وإذا لم يكن من أجل نفسك فمن أجل عملك.
إذًا بعد كل ذلك، ما هو سر العمل بسرعة؟ إنه الإرادة. اختر مهمةً وأكملها، ثم اختر مهمةً أخرى وأكملها، وهكذا. أحيانًا تكون إرادة العمل هي الفرق الوحيد بين المستقل البطيء والذي يعمل بسرعة.
ترجمة -وبتصرّف- للمقال Fast Freelancing: When Speed is of the Essence) لصاحبه Tom Ewer.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.