البحث في الموقع

بعد أن تعرّفنا على ماهية التصميم وعناصره ومبادئه، وألقينا نظرة على برامجه وتطبيقاته الأكثر شهرة، يمكننا البدء بالعمل على تصاميم مختلفة بناء على تعلمناه في المقالات السابقة في هذه السلسلة، يبقى لدينا فقط أن نعلم ما هي القواعد الأهم والمتبعة في التصميم وذلك تبعًا للمشروع الذي سنعمل عليه، دون أن ننسى استخدام العناصر بالطريقة الأمثل والالتزام بالمبادئ وإتقان استخدام برامج التصميم. وتتضمن هذه المقالة أهم القواعد الواجب اتباعها لتصميم كل من الأيقونات (الرموز) والشعارات نظرًا للتشابه الكبير من حيث المبدأ في قواعد تصميم هذين العنصرين، وسنبدأ أولًا بتعلم قواعد تصميم الأيقونات. قواعد تصميم الأيقونات الأيقونات هي الرموز المستخدمة للدلالة على أمر ما، حيث تستخدم الأيقونات كرموز للبرمجيات في أجهزة الحاسوب وأيضًا للتطبيقات في الهواتف المحمولة، فتلك الرموز المميزة لتطبيقات الهاتف المحمول ليست شعارات بل أيقونات، ولكن من الممكن أن يستخدم الشعار كأيقونة للتطبيق مثل أن نستخدم شعار أحد البنوك كأيقونة لتطبيق البنك على الهواتف المحمولة. كما نستخدم الأيقونات المصممة داخل صفحات الويب للدلالة على الخدمات أو الفئات أو الميزات أو أي شيء آخر. ومثالًا على تلك النوعية من الأيقونات تلك المستخدمة على فئات الدروس والمقالات في أكاديمية حسوب. يمكن تصميم الأيقونات بخطوط وأشكال سوداء أو بلون واحد أو بطريقة التصاميم المسطحة Flat Design (وهي تصاميم ثنائية الأبعاد تتميز بالبساطة وبدون عناصر معقدة كالظلال والقوام والتدرجات اللونية وغيرها) أو حيوية بتدرجات لونية أو حتى ثلاثية الأبعاد. وتعد أيقونات التطبيقات من أبرز وأهم أنواع الأيقونات حيث أن الأيقونة المميزة ستجذب اهتمام الناس وتدفعهم لتحميل التطبيق وتجربته، قد يكون هناك تطبيق جيد للغاية وأداؤه ممتاز ولكن أيقونته سيئة وغير مثيرة للاهتمام، بينما تطبيق آخر يؤدي نفس الغرض ولكنه سيء وأداؤه تشوبه الأخطاء والمشاكل التقنية إلا أن أيقونته مذهلة ومثيرة للاهتمام، بالتأكيد سيتم تحميل التطبيق السيء ذو الأيقونة الجيدة أكثر من الآخر إلى أن تطغى التقييمات السلبية على جمالية أيقونة التطبيق السيء، لكن ذلك سيستغرق وقتًا طويلًا كما أن العديد من الناس لا تنتبه للتقييم بل تنظر للأيقونة فحسب. فما هي أهم قواعد تصميم الأيقونات؟ سنتعرف عليها الآن. تحديد الهدف يجب أن نحدد الهدف من الأيقونة التي سنصممها، إن أيقونات التطبيقات عادة ما تكون زاهية الألوان ومفعمة بالحيوية وقد تكون ثلاثية الأبعاد أيضًا، بينما أيقونات مواقع الإنترنت عادة ما تكون مسطحة وبسيطة، إذ تستخدم للدلالة على أمور معينة فحسب. ومن هذا المنطلق يجب أن نفهم الهدف من الأيقونة ومكان استخدامها لنتمكن من تحديد الطريقة التي سنصمم بها الأيقونة. قابلية تبديل الحجم قد تستخدم الأيقونة في أكثر من موقع تمامًا مثل الشعارات، لذا يجب أن تكون إما قابلة للتكبير والتصغير ولذلك يجب أن نصممها بالرسومات الشعاعية Vector وليس النقطية حتى لا تتأثر وتتشوه بعد تغيير حجمها، أو قد نضطر إلى تصميم حزمة كاملة من الأيقونات لجميع القياسات حيث أن بعض التصاميم قد تحمل تفاصيل أكثر من اللازم وعند تصغير حجمها فإن هذه الأيقونات لن تكون واضحة أو مفهومة، فهناك أيقونات ستظهر في قوائم صغيرة الحجم أو في رموز المواقع الإلكترونية، لذلك سيتعيّن علينا أن نصمم أيقونات لمختلف القياسات بحيث نراعي وضوح فكرة الأيقونة مهما صغر حجمها. لاحظ أن الأيقونات الأصغر حجمًا هي ليست نفس الأيقونة الكبيرة، بل هي تصميم جديد مشابه ولكنه واضح ضمن الحجم الصغير. اتباع الهوية البصرية عندما نصمم أيقونة لعلامة تجارية أو أي مؤسسة لديها هوية بصرية معدة مسبقًا، فيجب أن ننتهج نهج الهوية البصرية في التصميم من حيث الأسلوب والألوان والخطوط وغيرها، فمن غير المنطقي أن تكون الأيقونة مختلفة كليًا عن باقي عناصر الهوية البصرية. لذلك عندما يطلب منك تصميم أيقونة لمؤسسة تمتلك هوية بصرية، عليك اتباع نهج تلك الهوية، واطلب منهم كتيب إرشادات الهوية البصرية، وإن لم يكن لديهم كتيب فاطلب منهم تزويدك بنسخة عن عناصر الهوية البصرية لتلقي نظرة فاحصة عليها وتتبع نهجها. لاحظ الأيقونات أسفل صفحة الويب الخاصة بشركة تويوتا للسيارات تتبع نهج الهوية البصرية للشركة. البساطة والوضوح هذا الأمر ينطبق على الأيقونات والشعارات معًا، فالهدف من الأيقونة هو التعريف والدلالة إلى شيء ما مثل تطبيق أو خدمة أو فئة أو غير ذلك، لذلك يجب أن تكون الأيقونة بسيطة وواضحة لتكون مفهومة، ويجب أن تكفي النظرة الأولى إليها لفهم ما ترمز إليه. في المثال التالي لأحد المواقع استُخدمت أيقونات دلالية إلى ميزات معينة متوفرة في خدماتهم، ولكنك ستلاحظ بسهولة أن الأيقونات غير مفهومة، بل وتسبب الارباك لمشاهدها ولو اعتمد أصحاب الموقع على النصوص فحسب لكان ذلك أفضل. بينما تبدو الأيقونات في المثال التالي واضحة وتدل بوضوح على معنى الميزة المشار إليها. اتباع الارشادات في بعض المواضع كتطبيقات سطح المكتب أو تطبيقات الهواتف المحمولة أو غيرها يكون هناك إرشادات معينة لتصميم الأيقونات بحيث يجب اتباعها للحصول على أفضل النتائج وللتوافق والتناسق مع موضع استخدام الأيقونة، لذلك يجب دائمًا البحث عن أية إرشادات متوفرة قبل البدء بالتصميم، وعلى سبيل المثال يجب اتباع الارشادات عند تصميم أيقونات تطبيقات الأندرويد وكذلك أيقونات تطبيقات أنظمة iOS. تناسق الوزن البصري في معظم الأحيان نصمم مجموعة من الأيقونات وليس أيقونة واحدة، تستخدم في مواقع الويب أو تطبيقات الهاتف المحمول أو في قوائم البرامج وغير ذلك، ولذلك يجب أن تكون جميع الأيقونات بوزن بصري واحد تقريبًا، وذلك فيما يتعلق بالخطوط والألوان والحجم، والأهم أن يكون وزنها البصري متناسقًا مع التصميم العام للهوية البصرية وواجهة الموقع وواجهة الاستخدام للتطبيق وغيرها. لاحظ أن هذه الأيقونات متطابقة في الدلالات والمعاني ولكنها تختلف من ناحية التصميم والوزن البصري. نوعية ملفات الأيقونات توجد عدة أنواع لملفات الأيقونات ولعل أشهرها هي GIF وPNG وSVG. وتُعَدّ GIF أقدم تنسيق استُخدم لتصميم الأيقونات في الماضي كما تستخدم ICO لملفات أيقونات برامج أنظمة الويندوز، واستُخدم GIF نظرًا لصغر حجمه وإمكانية إدراج الشفافية فيه عكس JPG و BMP الشائعة في ذلك الوقت، إلا أن من سلبياتها عدم إمكانية استخدام حزمة ألوان واسعة حيث تعتمد نظامًا مؤلفًا من 256 لونًا فقط، ومع مرور الوقت تطورت الأدوات والتطبيقات وأصبح بالإمكان استخدام تنسيق PNG لصناعة الأيقونات والذي يتميز بمجال طيف واسع من الألوان بالإضافة إلى إمكانية تضمين الشفافية فيه، ولكن PNG هو تنسيق للرسومات النقطية وعند محاولة تكبير التصميم من أجل بعض الواجهات و التطبيقات فسوف تظهر التشوهات والعيوب. لذلك بدأ المصممون يعتمدون أكثر على SVG الذي يعتمد الرسومات الشعاعية والتي لا تتأثر بتغيير الحجم وتحافظ على دقة التصميم إضافة إلى استخدامه طيفًا واسعًا من الألوان وتضمين الشفافية فيه، والأكثر من ذلك أن ملفاته تتميز بصغر حجمها وهو الأصغر بين بقية التنسيقات، ما جعله الخيار الأمثل لتصميم الأيقونات حاليًا. وعلى الرغم من إمكانية استخدام هذه الملفات مباشرة في بعض التصاميم إلا أن العديد من التطبيقات والواجهات لا تزال لا تدعم هذه النوعية من الملفات، لذلك يجب تحويله إلى تنسيقات أخرى مثل PNG، وبناء عليه يجب أن نحدد المقاس المطلوب بحسب التصميم الذي نعمل عليه. فالخيار الأفضل هو تصميم الأيقونة بتنسيق SVG ومن ثم تصدير جميع المقاسات والتنسيقات التي تحتاجها بتنسيقات يمكن استخدامها مثل PNG. الأيقونات والشعارات مثل أي نوع من أنواع التصاميم فإن تصميم الأيقونات جزء من فن تصميم الرسوميات (التصميم الجرافيكي) ولهذا يجب استخدام العناصر وتطبيق المبادئ الخاصة بتصميم الرسوميات لإنجاز تصاميم احترافية خالية من الأخطاء ومثيرة للاهتمام. ويتشابه تصميم الشعارات من حيث المبدأ مع تصميم الأيقونات حيث أن كليهما يجب أن يحدد الهدف والغرض من هذا العنصر (الأيقونة أو الشعار) والجمهور المستهدف ويجب أن يصمم بأحجام مختلفة بحسب موضع الاستخدام ويجب أن يكون متناسقًا ومتكاملًا مع بقية عناصر الهوية البصرية، ويجب أن يُصمم الشعار كأول عنصر من عناصر الهوية البصرية ومن ثم يتم استخراج لوحات الألوان وباقي عناصر الهوية البصرية بناءً على نموذج الشعار، كما أن تنسيق ملفات تصميم الشعار عادة ما تكون أيضًا SVG أو PNG بحسب موقع استخدامه. الشعارات ليست أيقونات، ولكن يمكن أن تشتق الأيقونات من الشعارات تمامًا مثل أيقونات تطبيقات الهاتف المحمول. ليس بالضرورة أن يكون الشعار بسيطًا بعكس الأيقونة، إلا أن البساطة في التصميم تجعل الشعار أكثر أناقة واحترافية، وأسهل للفهم والملاحظة، حيث أن الغالبية العظمى من العلامات العالمية الشهيرة اتجهت في السنوات الماضية إلى تعديل شعاراتها لجعلها أكثر بساطة وأناقة عكس شعاراتها القديمة، وهذه بعض الأمثلة بحيث نعرض الشعار القديم وآخر شعار مستخدم الآن بغض النظر عن مراحل التطور التي مر بها الشعار. قواعد تصميم الشعار ما هو الشعار؟ هو واجهة أي علامة تجارية وهو الانطباع الأول الذي يتكون لدى الجمهور بمجرد رؤيته، لذا فإن تصميمه مهم للغاية. وبما أن تصميم الشعارات والأيقونات تعتمد قواعد ومبادئ مشتركة، إذ يجب تحديد الهدف والغرض من الشعار كما يجب مراعاة قابلية التكبير والتصغير بحسب موضع الاستخدام ويفضّل الالتزام بمبدأ البساطة والوضوح في تصميمه لضمان وصول فكرته ورسالته للجمهور، وعلى عكس الأيقونات فإن الشعار هو العنصر الأول في تصميم الهوية البصرية، وتتبع الهوية البصرية تصميم الشعار في تحديد شكل وأسلوب التصميم العام، كما يفضل استخدام تنسيق SVG لملفات الشعار مع تصديرها إلى PNG بالمقاس المناسب عند الحاجة. تجنب التقليد من الطبيعي أن تتشابه الأيقونات التي تصممها مع أيقونات كثيرة متوفرة على الإنترنت نظرًا لأن مواضيعها مكررة أساسًا، ولكن من غير المقبول تكرار أو تقليد الشعارات الأخرى، فلو طُلب منك مثلًا أن تصمم شعارًا لمطعم برجر، أول ما سيخطر ببالك تصميم شكل قطعة البرجر وبعد بحث بسيط على الإنترنت ستكتشف وجود العشرات وربما المئات من الشعارات التي تشبه تصميمك وربما يكون بعضها شبه مطابق له أيضًا، الأمر الذي سيجعل العميل يعتقد أنك نسخت الشعار من مكان آخر وقدمته له ولم تبذل أي مجهود في تصميمه، حصل ذلك معي في بدايات مشواري في التصميم لذلك اعتمدت طريقة جديدة في التحضير للتصميم قبيل البدء فعليًا، وهو أن أبحث عن تصاميم متعلقة بما أنوي القيام به ثم أحاول تجنبها جميعها وأسعى إلى إيجاد فكرة جديدة تجعل تصميمي مميزًا ولا شبيه له، وهو ما سيقدّم للعميل بدوره شعارًا مذهلًا يميّزه عنه منافسيه. اكتب في بحث الصور على جوجل (شعار برجر) وستحصل على العديد من شعارات البرجر، لذا حاول تجنب إنشاء تصميم مطابق أو مشابه لأي منها، وليكن تصميمك فريدًا من نوعه. ابدأ برسم المخطط يدويًا حتى وإن لم يكن لديك موهبة في الرسم اليدوي باستخدام القلم والورق، إلا أن الرسم باستخدام الورقة وقلم الرصاص له تأثير السحر على تدفق الأفكار وتعديلها بطريقة فورية. جميع الشعارات العظيمة بدأت بخربشة بسيطة على الورق، ثم أصبحت نموذجًا أوليًا يتطور كل لحظة إلى أن يصبح فكرة مميزة ثم تُنقل هذه الفكرة إلى الحاسوب عبر رسم الخطوط الأساسية لها على برنامج التصميم ومن ثم تطويرها برسم الأشكال الأساسية ثم تتدفق الألوان على التصميم لمنحه الحيوية والهوية الخاصة به، وهكذا إلى أن تصبح الفكرة شعارًا حقيقيًا مميزًا. الصورة بوساطة rawpixel.com من موقع Freepik. الأبيض والأسود يجب علينا كمصممين أن نضع في الحسبان مسألة التصميم بالأبيض والأسود، في بعض الحالات قد يكون الشعار بطبيعة الحال بالأبيض والأسود وبالتالي لا حاجة للقلق بشأن ذلك، ولكن في معظم الأحيان يكون الشعار ملونًا ومع ذلك تضطر الشركات وخصوصًا التجارية منها إلى استخدام نسخة بالأبيض والأسود من الشعار لأجل المطبوعات والتعليب والتغليف والتطريز والنقش وغيرها، لهذا يجب أن يكون الشعار واضحًا ومفهومًا بالأبيض والأسود كما هو كذلك بالألوان في تلك الحالة. إن نظرت إلى النمط الأبيض والأسود لبعض الشعارات فإنك لن تعرف الشعار بسهولة من النظرة الأولى وأحيانًا قد لا تعرفه أبدًا بدون الألوان، ولعل السبب في أن معظم الشعارات في المثال الذي حضّرته لك لا تحتاج إلى الشعار الأبيض والأسود بطبيعة الحال، ولكنني أردت توضيح الفكرة. في الشكل التوضيحي التالي ستشاهد شعارات بالأبيض والأسود ومن ثم ستشاهد الشعارات الملونة الأصلية في الشكل التالي، لاحظ كيف من الصعب التعرف على الشعار من النظرة الأولى في الشكل الأول. لاحظ صعوبة تحديد هوية هذه الشعارات. لاحظ كيف يمكن التعرف على الشعارات بسهولة من خلال الألوان وهي شعارات MasterCard، PayPal، Tommy Hilfiger، Flickr، Microsoft وTarget. الألوان بعد دراستنا وتعرّفنا على الألوان ونماذجها ونظريتها ومخططاتها من مقال الألوان في تصميم الرسوميات ونظرية اللون فإن أكثر وأول عنصر تصميمي يطبّق عليه نظرية الألوان وكل ما يتعلق به هو الشعار. يجب التركيز على تأثير الألوان على الجمهور المستهدف، ويجب أن يكون تأثيرها إيجابيًا، وفي حال استخدام أكثر من لون فيجب تطبيق قواعد المخططات اللونية لتوفير التوازن اللوني للشعار ولا يكون نشازًا أو غير مريح للنظر. كما نستطيع استخراج لوحة الألوان للهوية البصرية للعلامة التجارية من تصميم الشعار، أو قد يحضّر المصمم لوحة الألوان مسبقًا بناءً على نهج سابق متبع من قبل العلامة التجارية أو معطيات أخرى. أحيانًا قد يكون لاسم العلامة التجارية دلالة أو تعبير يدل على الألوان التي يجب أن تتواجد في الشعار، وذلك يجعله منطقيًا ومتناسقًا مع الاسم وراسخًا أكثر في الأذهان. شعار متصفح الانترنت فاير فوكس (الثعلب الناري) بتدرجات لون النار. مراعاة نماذج الألوان من المهم أن تعلم إذا ما كان الشعار سيستخدم للشاشات فقط أم للطباعة فقط أم لكلاهما، حيث يجب أن تصمم الشعار بنموذج ألوان RGB الخاص بالشاشات وبنموذج ألوان CMYK في حالة الطباعة، وفي هذه الحالة ستلاحظ تغيرًا على الألوان بين الشعارين وهذا طبيعي نظرًا لاختلاف نظام مزج الألوان بين النموذجين. في المثال التالي قسّمت شعار إنستجرام إلى نصفين بشكل قطري (مائل) وطبّقت على كل شطر نموذجًا لونيًا مختلفًا، الاختلاف بسيط للغاية ولكنك ستلاحظه إن دققت النظر. الشعارات النصية في حال استخدام النص في الشعار أو ربما بضعة حروف أو حتى حرف واحد فمن المهم أن تكون تلك الخطوط مميزة، وقد تضطر أحيانًا إلى تحريفها للحصول على تصميم شعار نصي مميز بشكل مختلف عن النص العادي. يلجأ المصممون في بعض الأحيان إلى الخطاطين لتصميم النص أو الحروف بخطوط عربية استثنائية إلا إن امتلك المصمم القدرة على التصميم بالخط العربي (مثال: شعار قناة الجزيرة الإخبارية). وأحيانًا أخرى قد يضطر المصمم إلى تصميم خط كامل فريد من نوعه لكتابة الشعار به (مثال: شعار قناة العربية الإخبارية). ولكن في أغلب الأحيان يتخذ المصمم من أحد الخطوط المتوفرة على الحاسوب أساسًا للتصميم ويحرّفه قليلًا للوصول إلى شعار فريد ومميز. شعارات قناتي الجزيرة والعربية. مجموعة من الشعارات النصية العربية مصممة من قبل عبدالرحمن ممدوح على موقع Behance. مجموعة من الشعارات النصية العربية لمختلف المصممين العرب. مجموعة من أشهر الشعارات النصية العالمية. تنظيم عملية التصميم إذا ما نظّمت عملية التصميم من البداية إلى النهاية فإنك ستوفّر على نفسك وعلى عميلك الكثير من الوقت في محاولة معرفة ما الذي يجب أن تفعله تاليًا، الموضوع بسيط ارسم مخططًا للخطوات الواجب اتباعها وطبّقه بحذافيره وستكون على ما يرام. وليكن مخطط سير عملك كالتالي: تلقي الطلب من العميل. فهم كافة جوانب الشعار المطلوب تصميمه ابتداءً بالهدف ودراسة الجمهور المستهدف والمنطقة المستهدفة والألوان المطلوبة وهوية العميل البصرية والخطوط وغير ذلك. ليس من الضروري أن تتوافر كل هذه المعلومات من قبل العميل ولكن حاول الحصول على أكبر قدر منها لتختصر الكثير من الوقت في تعديلات كثيرة لا داعي لها عبر فهم رؤية العميل وتطلعاته. البحث عن كل ما يتعلق بالشعار من أفكار وأمثلة وشعارات مشابهة. اجلس مع نفسك وفكّر في كيفية تصميم الشعار وفي كيفية تجنب تصميم شعار مشابه لما هو موجود مسبقًا. أمسك بالورقة والقلم وابدأ برسم النماذج الأولية وطورها على الورقة إلى أن تصل لفكرة مبهرة. انقل فكرتك من الورقة إلى برنامج التصميم على الحاسوب واحرص على رسم الشعار بالرسومات الشعاعية Vector لسهولة تعديلها والتلاعب بحجمها. أرسل تصميمك إلى العميل. أجرِ جميع التعديلات المطلوبة التي سيقترحها العميل. أنهِ التصميم وسلّمه للعميل. بهذه الطريقة يمكنك أن تصمم شعارًا دون إرباك أو قلق على ما يجب أن تفعله تاليًا. خاتمة يعد تصميم الشعار المجال الأكثر انتشارًا في عالم تصميم الرسوميات حيث تجد آلافًا من الخدمات المتمثلة بتصميم الشعارات في مختلف مواقع العمل الحر، حيث يحتاج الجميع إلى شعار مثل شعار قناة يوتيوب، صفحة فيس بوك، حساب تويتر، موقع إنترنت، تطبيق هاتف محمول، متجر، مصنع، شركة، منظمة أو أي شيء تقريبًا، لذلك يجب تطوير المهارات واكتساب الخبرة اللازمة لتصميم الشعارات فهي أكثر ما يملأ مخزونك من التصاميم لوضعها في معرض أعمالك. لا يختلف تصميم الأيقونة كثيرًا عن تصميم الشعار إلا أن الاستخدامات تختلف، ويظل الشعار هو الأساس في تصميم الرسوميات حيث تتبعه تصاميم بقية العناصر وهذا ما سنكتشفه في مقال قواعد تصميم الهوية البصرية الذي سينشر لاحقًا.

من المؤكد أن فرق العمل تستطيع متابعة أي شيء تقريبًا عبر Asana، غير أن اتخاذ الخطوات الأولى لتحديد الكيفية التي ستتم بها متابعة العمل في فريقك قد يمثل تحديًا لك، فقد تقع في حيرة بين وضع عمل بعينه في مشروع منفصل أم في مهمة وحسب. ورغم أنه لا توجد طريقة "صحيحة" لاستخدام Asana، إلا أن هناك بعض النصائح التي يجدر بك اتباعها كي تنطلق بشكل سليم منذ البداية. المهام والمشاريع: الأساسيات المهمة هي الوحدة الأساسية للعمل في Asana، وقد تكون عناصر لإجراءات تنهيها أنت أو زميلك في العمل، أو مهام تنفذها على مرة واحدة، أو تلك التي تحتوي على خطوات مكررة، أو حتى يمكن استخدام المهام لتخزين المعلومات. وتنشئ مهمة جديدة عن طريق My Tasks أو مع زر الإضافة السريع. أما المشاريع، فهي قوائم من المهام المنظمة، يمكنك قياس الأمر على منظمة ما بها مشاريع مخزنة إلى مجموعة من الفِرَق. وتساعدك المشاريع على التخطيط للأهداف بشكل واضح، وتواصل أفراد فريقك بشأنها، ووضع تصورات لتقدمهم نحو تلك الأهداف. وتنشئ مشروعًا جديدًا في Asans بالضغط على زر (+) في الشريط الجانبي، أو باستخدام الإضافة السريعة. وستجد نفسك تنشئ مشاريع ومهامًا شتى أثناء متابعتك لأعمالك وتخطيطك لأساليب سير عملك، لهذا، إليك بعض النصائح التي ستعينك حتمًا في الاختيار بين المهام والمشاريع، كي تبقى منظمًا إلى أقصى درجة. كيف تختار بين المهام والمشاريع هل يحتاج العمل إلى أعضاء آخرين؟ لتعلم أنك تستطيع استخدام Asana لمتابعة أي عمل تريده، من مجرد قوائم مهامك البسيطة إلى كل العمل الذي يقوم به فريقك في شركتك، غير أن العمل الذي يخصك أنت وحدك يُفضَّل أن تجعله في مهمة، وهنا تضيف تلك الأعمال وما على شاكلتها إلى مهامك من My Tasks، كي تتابعهم مع باقي العمل الموكل إليك. أما إن تضمن العمل أعضاء آخرين من فريقك، فربما يكون من المناسب تحديد مشروع لهذا العمل (اذهب إلى المشروع، واضغط Enter لإضافة مهمتك). وإذا لم يكن هناك مشروع بالفعل لهذا العمل، فأنشئ واحدًا واطلب من زملائك المشتركين فيه إضافة أعمالهم المرتبطة به إليه أيضًا. وتستطيع تخزين المهمة الواحدة في عدة مشاريع إن كانت مرتبطة بأكثر من مشروع أو تقع تحت أكثر من تصنيف، فمثلًا: منشور يجب كتابته عن حضور الشركة لأحد المناسبات، هذه مهمة توضع في المشروع الخاص بجدول النشر في الشبكات الاجتماعية، كما توضع أيضًا في مشروع تخطيط المناسبات. خطوات قليلة أم مخططات عمل كاملة ستدرك أحيانًا أثناء إنشاء مهمة أن بها أجزاءً أكثر مما ظننت في البداية، لذلك إن كانت العمل به مهام فرعية داخل مهام فرعية أخرى، أو كان به أكثر من 5-10 مهام فرعية، فلا تضع ذلك العمل في مهمة وإنما اجعله في مشروع، وإن كنت قد أنشأت مهمة بالفعل لهذا العمل، فحوله ببساطة إلى مشروع. أما إن علمت أنك ستبني مخطط سير عمل كامل، فيجب أن تبدأ بمشروع وليس مهمة، واستخدم أجزاءً أو حقولًا خاصة لتصنيف المهام أو إظهار مراحل العمل، فمن السهل أن ترى العمل يتنقل بين المراحل المختلفة وتقيس مدة تقدمه أيضًا وهو داخل المشروع (خاصة لأنك تستطيع إضافته أيضًا إلى My Dashboard). لكن إن كان مشروعك يحتوي على أقل من خمس مهام أو خمسة أشخاص (Stakeholders)، فجرب إضافته كمهمة كما أوضحنا قبل قليل. مراقبة العمل هناك العديد من الطرق في Asana تستطيع استخدامها لرؤية مدى التقدم في العمل ولمراقبته، فمثلًا إن أردت الاطلاع على الأعمال الموكلة إليك فاذهب إلى My Tasks، أما المهام والمحادثات المرتبطة بمقاييس أو خصائص محددة، فيمكنك الاستفادة من خاصية البحث للوصول إليها بدلًا من إنشاء مشروع من أجلهم. الشاهد أن تعوِّد نفسك على النظر للعمل من تلك الزوايا كي تضمن رؤية العمل في أكثر صورة منطقية بالنسبة إليك. وتأتي المشاريع في Asana بطرق خاصة بها لمراقبة سير العمل، كالرزنامة Calender ومخطط التقدم في العمل Progress Chart، إضافة إلى إمكانية عرض كل الملفات في المشروع. فإذا كنت تعلم أنك في حاجة إلى مثل تلك الأدوات لإنجاز العمل الذي تريد تنظيمه على Asana، فإن المشروع أنسب لك من المهمة. بعض الأمثلة لإرشادك إن الفرق الرئيسي بين المهام والمشاريع يكمن في مداها وحجمها، إليك بعض الأمثلة التي تعرض هذا الفرق، وكيف يرتبط كل منها بالآخر كي تتمكن أنت من مراقبة عملك. جزء من المحتوى مقارنة برزنامة افتتاحية إن إدارة رزنامتك الافتتاحية في Asana تسهل عليك تصور جدول النشر وإبقاء محتواك على الطريق الذي تريد، فبإنشاء مشوع خاص للرزنامة الافتتاحية، تستطيع استخدام حقول خاصة لتوضيح حالة كل جزء بينما يتحرك في مساره، كما تستطيع الحصول على رؤية للرزنامة بكاملها. ولتنشئ بعد ذلك إن شئت مهمة جديدة لكل جزء من المحتوى لمتابعة مؤلفه، وتاريخ تسليمه، وحالته وأي مهام فرعية أخرى. موضوع المناقشة مقارنة بأجندة اللقاء تحافظ إدارة الاجتماعات في Asana على أجندتك نظيفة، وتجعل عناصر الإجراءات أسهل في المتابعة، فأنشئ مشروعًا لأجندة اللقاءات وقسِّمها لتحافظ على نظامك، ولتتابع مواضيع النقاش والأفكار والأعمال اللاحقة على هيئة مهام. ومن السهل حينها أن تتحدث عن عمل موجود بالفعل بمجرد إضافته إلى مشروع أجندة اللقاءات، إذ أنك تستطيع تخزين المهمة الواحدة في أكثر من مشروع كما ذكرنا قبل قليل. كما يمكنك أيضًا أن تستخدم مشروع أجندة اللقاءات كي تفتح نقاشات بين الاجتماعات، ونقاشات على المهام يمكن أن تركز على عمل محدد بنفسها. الإطلاقات المنفردة مقارنة بخريطة الإطلاق إن إنشاء مهمة في مشروع إطلاق المنتج لكل إطلاق منفرد يجعل الفِرَق تحصل على منظور كامل لإطلاقات المشاريع في نفس الوقت الذي ترى فيه الجهود الفردية لكل إطلاق. ويمكن أن تنشئ مشروعًا جديدًا للإطلاقات الكبيرة، لكن من المفيد أن تحافظ على مهمة مراقبة أو متابعة، مخزنة في الخريطة العامة لإطلاق المشروع. وضع ميثاق للفريق من المهم أن يتبع كل فرد في فريقك أو منظمتك نفس القواعد المتعلقة بإنشاء المهام أو المشاريع، إليك بعض الاعتبارات التي ستعينك على هذا الأمر: أي العمل ستتم متابعته دومًا في Asana، وأين سيتم ذلك؟ كيف تسمِّي المشاريع والمهام؟ هل تتم متابعة عمل بعينه عبر مهمة أو مشروع؟ هل سينشئ فريقك نموذجًا خاصًا بهم للمشاريع والمهام، ويمكن نسخها فيما بعد للأعمال المتكررة؟ إن مرونة Asana تعينك في تنظيم عملك أنت وفريقك كيفما احتجت، خاصة ما إن تتعود عليه وتعرف الأسلوب الأمثل لك، كما تستطيع دومًا تعديل ما تريد. وهكذا تقضي وقتك في إنهاء العمل بدلًا من تضييعه في محاولة متابعته في المقام الأول. ترجمة –بتصرف- للمقال Asana tips: task or project? لصاحبته Nikki Henderson

OneNote هو من تطبيقات حزمة أوفيس المُساء تقديرها بالرغم من فائدته وفعّاليته. فمع مجموعة واسعة من الأدوات المتنوّعة والخصائص الرائعة، يمكن أن يصبح OneNote خيارك الأفضل لتنظيم أمورك المهنية أو الشخصية وزيادة إنتاجيتك. سنتعرّف في سلسلة من الدروس على تطبيق OneNote وكيفية استخدامه لتجميع مختلف أنواع المعلومات/الملاحظات في مكان واحد وتنظيمها. ما هو OneNote ومن يمكنه استخدامه؟ OneNote هو عبارة عن دفتر ملاحظات افتراضي يُستخدم لتجميع الملاحظات، حفظها، تنظيمها، ومشاركتها. إذ يمكن تخزين مختلف أنواع الملاحظات، مثل النصوص، الصور، الملاحظات الصوتية أو المرئية. كما يمكن تضمين الكثير من الملفات والعناصر كملاحظات مثل مستندات وورد، مصنفات اكسل، الروابط التشعبية، لقطات الشاشة وغيرها. وجميع هذه العناصر تكون قابلة للبحث والتنظيم. تطبيق OneNote غير موجّه لفئة معيّنة من المستخدمين دون غيرها. ومن السهل جدًا استخدامه من قبل الجميع لحفظ الملاحظات. فإذا كنت طالبًا يمكنك استخدامه لتدوين ملاحظات الدروس كنصوص أو تسجيل المحاضرات كملف صوتي أو فيديو. أما إذا كنت مهنيًا، فيمكنك تدوين كل ما تريد تذكره فيما يتعلّق بالعمل، كملاحظات الاجتماعات، الأفكار الخاصة بمشاريعك، ملاحظات مكالماتك مع العملاء وغيرها. كما يمكنك استخدامه للأغراض الشخصية، كالتخطيط لرحلاتك، حفظ الإيصالات والفواتير، حفظ قوائم المهام اليومية أو قوائم التسوّق...إلخ. حان الوقت لتوديع القصاصات الورقية واستخدام الأداة الأكثر تنظيمًا وفعّالية. لنتعرّف على واجهة OneNote قد لا تعثر على أيقونة اختصار للبرنامج على سطح المكتب مباشرة، لذا قم بإدخال "OneNote" في حقل البحث للنظام ثم انقر على أيقونة البرنامج لفتحه: واجهة البرنامج غير معقّدة، وعلى الأرجح ستلاحظ الكثير من التشابه بينها وبين واجهات تطبيقات أوفيس الأخرى. في الجزء العلوي يوجد شريط أدوات الوصول السريع الذي يمكن تخصيصه بإضافة بعض الأدوات المألوفة مثل Undo وRedo، أو الأدوات الخاصة ببرنامج OneNote مثل Back، Forward وغيرها. يليه شريط الأدوات الرئيسي، والوضع الافتراضي له هو إخفاء الأدوات المندرجة تحت كل تبويب. يمكن إظهار أدوات التبويب بالنقر عليه مرّة واحدة، ولإخفائها من جديد ننقر على أيّة منطقة في دفتر الملاحظات خارج منطقة التبويب: أمّا إذا رغبت في إظهار أدوات التبويبات بشكل دائم، فانقر على أحد التبويبات بشكل مزدوج لتثبيته. يمكنك أيضًا التحكّم في خيارات إظهار/إخفاء التبويبات من خيارات عرض شريط الأدوات في الشريط العلوي: تلي منطقة التبويبات منطقة دفاتر الملاحظات التي تتكوّن من: دفتر الملاحظات Notebook الذي يمثّل الجزء الرئيسي، ويمكن أن يشتمل على مقطع واحد أو أكثر. المقاطع Sections التي تستخدم لتقسيم دفتر الملاحظات، ويمكن أن تضم صفحة ملاحظات واحدة أو أكثر. الصفحات Pages التي تضم الملاحظات. الصفحات الفرعية Subpages كجزء من الصفحات الرئيسية. الملاحظات التي تمثّل المحتوى. كيفية إنشاء دفتر ملاحظات لإنشاء دفتر ملاحظات جديد اذهب انقر على File> New: حدّد المكان الذي تريد حفظ دفتر الملاحظات عليه، والخيارات المتوفّرة هي: OneDrive: خدمة التخزين السحابي من ميكروسوفت. عند حفظ دفتر الملاحظات عليها سيكون بإمكانك مزامنته والوصول إليه من مختلف الأجهزة طالما لديك اتصال بالإنترنت. كما ستتمكّن من مشاركته مع الآخرين لعرضه وتحريره أيضًا. Computer: لحفظه محليًا على جهاز الحاسوب الخاص بك. Add a Place: لحفظه على حساب Office 365 SharePoint أو على حساب OneDrive آخر إذا كان لديك أكثر من حساب. لحفظ دفتر الملاحظات على جهاز الحاسوب، انقر على الخيار Computer ثم أدخل الاسم المرغوب في حقل Notebook Name وانقر على زر Create Notebook: بشكل افتراضي، سيُحفظ دفتر الملاحظات في مجلد ضمن مجلد المستندات Documents الرئيسي على جهازك. لكن بإمكانك اختيار مجلد مختلف لحفظه بالنقر على رابط Create in a different folder ومن ثم تحديد المجلد المرغوب. الطريقة الثانية لإنشاء دفتر ملاحظات جديد تتم بالنقر على القائمة المنسدلة في منطقة دفاتر الملاحظات ثم على الخيار Add Notebook: سيتم توجيهك إلى منطقة Backstage ويمكنك اتباع نفس الخطوات السابقة لحفظ دفتر الملاحظات الجديد. ملاحظة: عندما تقوم بإنشاء دفتر ملاحظات جديد أو تجري أي تغيير على OneNote، لا داعي للضغط على مفتاحي Ctrl+ S لحفظ التغييرات، إذ يقوم OneNote بالحفظ والمزامنة بشكل تلقائي. وهذا ما يفسّر عدم وجود الخيارات Save أو Save As في منطقة Backstage. كيفية إنشاء المقاطع، الصفحات، والصفحات الفرعية المقاطع، الصفحات، والصفحات الفرعية هي وسيلة مفيدة جدًا لتنظيم ملاحظاتك داخل دفتر الملاحظات الواحد على OneNote. على سبيل المثال، إذا كان لديك دفتر ملاحظات لمشاريع 2016، بإمكانك إنشاء قسم لكل مشروع، ثم إنشاء صفحة لحفظ الملاحظات لكل مرحلة رئيسية من مراحل المشروع وإنشاء صفحات فرعية للمراحل الفرعية إن وجدت. لإنشاء مقطع جديد انقر على زر + في الجزء العلوي من منطقة دفتر الملاحظات: سيتم تفعيل منطقة الاسم للمقطع، أدخل اسمًا مناسبًا ثم اضغط على مفتاح Enter. وستلاحظ أيضًا إنشاء صفحة جديدة فارغة تلقائيًا. ولإنشاء صفحة جديدة ضمن المقطع، انقر على Add Page: سيتم أيضًا وبشكل تلقائي تفعيل ترويسة الصفحة لتسميتها، كما ستتم إضافة وقت وتاريخ إنشاء الصفحة. قم بإدخال اسمًا مناسبًا ثم اضغط على مفتاح Enter: سيتم تغيير الاسم في منطقة الترويسة وفي قائمة الصفحات أيضًا. بإمكانك أيضًا إنشاء صفحة جديدة قبل أو بعد الصفحة الحالية بالنقر على زر + الذي يظهر عند تمرير مؤشر الفأرة فوق اسم الصفحة: أما إنشاء الصفحات الفرعية فيبدأ بإنشاء صفحة رئيسية بشكل اعتيادي، ثم النقر عليها بزر الفأرة الأيمن واختيار Make Subpage لتحويلها إلى صفحة فرعية: ويمكن أيضًا تحويل الصفحة الفرعية إلى صفحة رئيسية بالنقر عليها بزر الفأرة الأيمن واختيار Promote Page: إذا تضمّنت الصفحة الرئيسية صفحة فرعية واحدة أو أكثر سيظهر سهم إظهار/إخفاء الصفحات الفرعية بجانب اسم الصفحة الرئيسية. ويمكنك الاستفادة من هذا الخيار إذا كانت لديك الكثير من الصفحات والصفحات الفرعية، فهذا سيجعل استعراض وتصفح محتويات المقطع أكثر سهولة: يمكن التنقّل بين الصفحات باستخدام أمر Back للذهاب إلى الصفحة السابقة أو الأمر Forward للذهاب إلى الصفحة التالية. وتوجد هذه الأوامر في شريط أدوات الوصول السريع: وينطبق الشيء نفسه على التنقّل بين المقاطع أو الصفحات الفرعية. كل ما عليك فعله هو تحديد أحد المقاطع/الصفحات الفرعية ثم النقر على أمر Back أو Forward. خاتمة لقد تعرّفنا على برنامج تدوين الملاحظات OneNote وهيكليته، وتعلّمنا كيفية إنشاء دفاتر الملاحظات، المقاطع، الصفحات، والصفحات الفرعية لتنظيم الملاحظات فيه. في الدرس القادم سنتعرّف على أنواع الملاحظات التي يمكن حفظها على OneNote وعلى كيفية إدراجها.

يُستخدم Microsoft Outlook لإدارة البريد الإلكتروني بشكل رئيسي، لكنه يوفر مجموعة كبيرة من الأدوات لإدارة التقاويم، جهات الاتصال، والمهام أيضا. سنستعرض في هذا الدرس الطرق الأساسية لاستخدام Outlook لإرسال البريد الإلكتروني وتنظيمه. إذا كنت تستخدم البرنامج لأول مرة وقمت بفتحه سيبدأ تلقائيا بتكوين إعدادات حساب البريد الإلكتروني الخاص بك. قم بإدخال اسمك، عنوان بريدك الإلكتروني الذي تريد ربطه بـ Outlook والكلمة السرية. إما إذا كنت قد استخدمت البرنامج من قبل ورغبت في إضافة حساب جديد، إذ يمكن ربط أكثر من حساب بالبرنامج، اذهب إلى: ملف File> إضافة حساب Add Account تحت العنوان معلومات الحساب Account Information: ستفتح نافذة إعداد الحساب التلقائي، قم بإدخال اسمك وعنوان البريد الإلكتروني الثاني الذي تريد ربطه، ادخل باقي المعلومات واتبع الخطوات لإنهاء عملية الإعداد. تحتوي واجهة البرنامج أربعة تبويبات رئيسية وهي: الصفحة الرئيسية HOMEإرسال/تلقي SEND/ RECEIVEمجلد FOLDERوعرض VIEW وتختلف الأوامر في كل تبويب حسب العنصر الذي تستعرضه من شريط التنقل. العناصر الافتراضية هي البريد الإلكتروني، التقويم، جهات الاتصال، والمهام. يمكنك إضافة عناصر أخرى كالملاحظات بالنقر على أيقونة النقاط الثلاث واختيار Navigation Options: إرسال بريد إلكترونيلإرسال رسالة جديد انقر بريد إلكتروني جديد New Email من تبويب الصفحة الرئيسية، وستُفتح نافذه الرسالة الجديدة. تحتوي هذه النافذة على الحقول المعتادة لإرسال بريد إلكتروني، ادخل عناوين المستلمين في حقل "إلى" To، وعنوان الرسالة في حقل Subject. إذا كنت ترغب في إرسال الرسالة إلى عدة مستلمين فافصل بين عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهم بفاصلة منقوطة (;): لاحظ أنّ التبويبات في نافذة البريد الإلكتروني الجديد تختلف عن التبويبات في الواجهة الرئيسية. يحتوي تبويب رسالة MESSAGE على معظم الأوامر الأساسية لإنشاء الرسائل، كأمر إرفاق الملفات، أوامر تنسيق نص الرسالة، أو غيرها. يمكنك إدراج العديد من العناصر (كالصور، المخططات، الروابط التشعبية، التقاويم ...إلخ) في الرسالة من تبويب إدراج INSERT، كما يمكنك عمل تدقيق إملائي قبل إرسال الرسالة من تبويب مراجعة PREVIEW. بعد الانتهاء من كتابة الرسالة، تنسيقها وإدراج العناصر المرغوبة انقر زر إرسال Send: تتكون واجهة البريد (كما موضح في الصورة أدناه) من: قائمة الرسائل: والتي تعرض فيها الرسائل التابعة لكل مجلد.قائمة المجلدات: وتحتوي على مجلدات البريد المعتادة كصندوق الوارد، المسودات، الرسائل المرسلة، إلخ.جزء القراءة: وهو الجزء الذي تُعرض فيه الرسالة عند النقر عليها. لعرض الرسالة في نافذة مستقلة انقر عليها بشكل مزدوج من قائمة الرسائل. عند فتح الرسالة في نافذة مستقلة يمكنك تطبيق أحد الأوامر من تبويب MESSAGE، كالرد على المرسل Reply، الرد على جميع الأشخاص الذين استلموا هذه الرسالة Reply to All، أو إعادة توجيه الرسالة Forward. كما يمكنك نقل الرسالة إلى مجلد آخر من أمر Move، أو تصنيف الرسالة من الأوامر في خانة Tags: إذا احتوت الرسالة المستلمة على ملف مرفق انقر عليه بشكل مزدوج لفتحه. وإذا رغبت في حفظ الملف المرفق قم بسحبه إلى مستعرض المجلدات في جهازك. كما يمكنك حفظ الملف المرفق من زر Save As في تبويب ATTACHMENTS السياقي الذي يظهر عندما تنقر فوق الملف المرفق: عندما تصلك رسالة جديدة سيظهر تنبيه على سطح المكتب مع أيقونة ظرف في شريط المهام السفلي. إذا كنت ترغب في التركيز على عمل معين ولا تريد من هذه التنبيهات الظهور كلما وردتك رسالة، يمكنك إيقاف تنبيهات سطح المكتب بالنقر على أيقونة البرنامج المصغرة في شريط المهام وإلغاء تأشير Show New Mail Desktop Alert: تنظيم البريد الإلكترونييُعتبر حذف الرسائل من الطرق البسيطة والأساسية لتنظيم البريد الإلكتروني. قم بحذف الرسائل غير المهمة أو الرسائل التي لم تعد بحاجة إلى الاحتفاظ بها، وبهذا ستوفّر مساحة إضافية في حسابك. لحذف رسالة معينة قم بتحديدها من قائمة الرسائل وانقر زر حذف Delete من تبويب الصفحة الرئيسية (أو مفتاح DEL من لوحة المفاتيح): لحذف عدد من الرسائل المتفرقة، اضغط المفتاح Ctrl وحدد الرسائل مع الاستمرار بالضغط ثم انقر Delete. أما لحذف مجموعة من الرسائل المتجاورة، حدد أول رسالة، اضغط المفتاح Shift، ثم حدد آخر رسالة وانقر Delete. يتم الاحتفاظ بالرسائل المحذوفة في مجلد العناصر المحذوفة Deleted Items، وبذلك يمكنك استرجاع الرسائل المحذوفة إن قمت بحذف رسالة ما بالخطأ. ببساطة حدد الرسالة في مجلد العناصر المحذوفة وقم بسحبها إلى المجلد الذي تريد نقلها إليه، كصندوق الوارد مثلا. كما يمكنك حذف الرسائل نهائيا من مجلد العناصر المحذوفة لخلق مساحة إضافية في حسابك، انقر بزر الفأرة الأيمن فوق المجلد واختر Empty Folder: من طرق تنظيم البريد الإلكتروني الأخرى هي استخدام المجلدات. يمكنك حفظ الرسائل من فئة معينة أو مرسل معين في مجلد خاص. لإنشاء مجلد فرعي ضمن مجلد رئيسي (كمجلد ضمن مجلد صندوق الوارد Inbox) انقر فوق المجلد الرئيسي بزر الفأرة الأيمن واختر مجلد جديد New Folder: اكتب اسم المجلد الجديد واضغط Enter لحفظه: كما يمكنك إنشاء مجلد رئيسي، بالنقر على عنوان بريدك الإلكتروني في قائمة المجلدات بزر الفأرة الأيمن واختيار مجلد جديد New Folder: لنقل الرسائل إلى المجلد الجديد قم بتحديد الرسالة من قائمة الرسائل واسحبها إلى ذلك المجلد. يمكنك أيضا استخدام البحث الفوري للعثور على رسائل محددة. في حقل البحث اكتب الكلمة (أو مجموعة الكلمات) التي تتضمنها الرسالة التي تبحث عنها أو عنوان تلك الرسالة، وسيتم عرض الرسائل التي تتضمن تلك الكلمات. وكلما كتبت عددا أكبر من الكلمات ستتقلص نتائج البحث: للخروج من نتائج البحث انقر فوق زر X في جانب حقل البحث. من الخصائص الأخرى المفيدة لعرض قائمة معينة من الرسائل هي الفرز. يمكنك فرز الرسائل حسب التاريخ، حسب اسم الشخص المرسل، حسب العنوان، إلخ. انقر فوق By Date والذي هو الخيار الافتراضي للفرز لعرض بقية الخيارات: يمكنك مثلا فرز الرسائل حسب العنوان By Subject لعرض مجموعة الرسائل التي تحمل نفس العنوان، وبذلك تسهل الوصول إلى محادثات محددة. يمكنك أيضا تنظيم الرسائل كمحادثات (إذا كانت الرسائل تحتوي على العديد من الردود بين المرسل والمستقبل) بفرزها حسب التاريخ أولا By Date، ثم تحديد الخيار Show as Conversations: في مربع الحوار الذي سيظهر انقر This Folder لتطبيق الأمر على المجلد الحالي فقط: بذلك سيتم فرز الرسائل حسب التاريخ، وجمع الرسائل التي تحتوي على نفس العنوان في نفس المجموعة، وستظهر أيقونة مثلث بجانب مجموعة الرسائل انقر عليه لعرض رسائل المحادثة.

الوقت = المال، لن يفهم هذه المعادلة موظف عاديّ له وقت ثابت، براتب ثابت، أمّا بالنّسبة لمدوّن مستقلّ، فهذه المعادلة هي كلّ شيء، فكلّما استطعت القيام بعمل أكثر في وقت أقلّ ستحصل على المزيد من المال، وهذا ما يدفع الكثير منّا إلى إرهاق نفسه بالعمل الكثير، فالمستقلّ هو المسؤول الوحيد عن المبلغ الّذي سيجنيه كلّ شهر، ممّا يجعلنا نضغط الكثير من الأعمال معًا كلّ يوم، ونندفع للبحث عن نصائح وأنظمة إدارة الوقت ظانّين بأنه بإمكاننا إنجاز المزيد والمزيد والمزيد إن استطعنا بذل القليل من الجهد الإضافيّ. للأسف، فإن عقليّة "المزيد والمزيد والمزيد" سترمي بنا بعد فترة عاجزين يملؤنا الفراغ النّاتج عن الفشل، مع مستوى إنتاجيّة 0%، ويمكنك تخيّل كم سيكسب مستقلّ إنتاجيّته 0%. إذا كنت تريد بالفعل أن تزيد إنتاجيّتك، وأعني بها كمّية العمل ذا الجودة المرتفعة الّذي تقدّمه يوميًّا، فعليك التّوقّف عن الاستماع إلى النّصائح والإرشادات الّتي تزيّن لك الأوهام، وتَعِدُك بالحصول على السّر العظيم الّذي سيجعلك تنتج 50 ساعة في اليوم، دون أن ترهق نفسك وبدون أيّ شعور بالتّعب. ركّز بدلًا من ذلك على تطبيق نظامٍ شخصيّ خاصّ بك، لتقوم بأفضل ما يمكنك القيام به كلّ يوم، وتحافظ على هذه الوتيرة على المدى الطّويل، و سيساعدك هذا المقال لتصل إلى أفضل العادات الّتي تزيد إنتاجيّتك، وتحصل على أفضل النّتائج (والدّخل المادّي) كما لم تفعل من قبل. 1. توقف عن "إدارة الوقت" وابدأ بـ"إدارة الطاقة"لا تعني زيادة الإنتاجيّة أن تحشو أكبر قدر ممكن من النّشاطات في ساعات قليلة، بل تعني العثور على السّاعات الّتي تكون فيها متنبّهًا، صاحيًا، وتملؤك الطّاقة والحيويّة ثم تستخدم هذه السّاعات بحكمة. من الطّبيعيّ أن يكون للإنسان أوقات ذروة وأوقات انحسار في النّشاط، وربّما تسمع العديد من أصدقائك يتكلّمون عن الخمول الّذي يحصل في السّاعة 3:00 ظهرًا، فهذه طبيعة بشريّة، وليس بإمكاننا أن نبقى على نفس المستوى العقليّ والعاطفيّ والنّفسيّ طوال اليوم، فعليك أن تتعلّم التكيّف مع نمط تقلّبات طاقتك، وتنظّم أعمالك لتوافق أوقات الذّروة في النّشاط، فإن لم تفعل ذلك، وظللت تعاكس طبيعة جسمك فأنت تعرّض نفسك للإرهاق الشّديد وتعرّض جودة أعمالك للتّدنّي، وستكون بعيدًا كلّ البعد عن المال الّذي تطمح إليه. عليك معرفة أوقات الذّروة في يومك واستغلالها للأعمال الأكثر أهمّيّة، ومن ثمّ ادّخار الأوقات الّتي تقلّ فيها طاقتك واستغلالها للأعمال الأقلّ أهمّيّة، فلا بدّ من إدارة الطّاقة بالنّسبة للمدوّن المستقلّ، وذلك لأنّ عمله فكريٌّ وإبداعيّ، وعندما تكون متوافقا مع إيقاعك الطّبيعي ستكون أقرب للوصول إلى انسياب الأفكار السّلس إلى أناملك بدلًا من استجرارها بصعوبة حرفًا حرفًا من دماغٍ مقفل أصلًا. هل مررت من قبل بحالة خرقت فيها جدار الكسل والركود عندما اقترب موعد تسليم عملك كثيرا، ألم تتمكّن من إنجاز الكثير من العمل بجودة أفضل بكثير من المعتاد؟ هذا ما يحدث عندما تكون في قمّة طاقتك الفكريّة، هل ترغب في احتراف إدارة طاقتك؟ أولا: راقب مستوى طاقتك على مدار عدة أسابيعلاحظ الأوقات الّتي تنشط فيها، وتلك الّتي تفقد فيها التّركيز، متى يمكنك كتابة عشرات السّطور بسهولة، ومتى تفقد كلّ أفكارك لكتابة سطر واحد، ومتى تصل إلى تلك المرحلة الّتي توجب عليك شرب فنجان كبير جدًا من القهوة المركّزة لتعمل. ثانيًا: اجعل أعمالك متلائمة مع مستويات طاقتكبعد أن تتمكن من معرفة أوقات نشاطك وخمولك، قم بتنظيم أوقات العمل بحيث توافق أوقات النّشاط والإنتاجيّة الأعلى، فعلى سبيل المثال، أجد شخصيًّا أنّ وقت الفجر وما بعده يكون فيه ذهني متّقدا (رغم أنّه أكثر الأوقات الّتي أرغب فيها بالنّوم) فعندما أتمكّن من مقاومة نفسي والاستيقاظ في هذا الوقت أتمكّن من كتابة الكثير بأعلى جودة ممكنة، وفي المقابل، عندما أستسلم للنّعاس وأنام في هذا الوقت أصل إلى وقت التّسليم وقد تراكم عليّ الكثير من العمل، لذلك تعلّمت بأنّ عليّ الحفاظ على هذا الوقت الثّمين. سأقدّم فيما يلي مثالًا يبيّن جدول الأعمال الّذي يعتمد إدارة الطّاقة: صباحًا (مستوى عالٍ من الإبداع) = العمل على أكثر المشاريع صعوبة وتحدّيًا، سواء كان البدء بمسوّدة ذلك المقال الّذي طالما أجّلت البدء فيه لصعوبته، أو تحرير تدوينتي الّتي لن تجد لنفسها وقتًا بين انشغالاتي الأخرى.قبيل الظّهر(طاقة متوسّطة، لا يزال بإمكاني التّركيز ولكنّني لست في أفضل حالاتي) = أعمال إداريّة كالحسابات الماليّة، الرّد على رسائل البريد الإلكتروني وجدولة بعض المنشورات على مواقع التّواصل الاجتماعي.وقت العصر (في أضعف حالاتي، مشوّش وبائس) = شراء بعض حاجيات المنزل، قراءة بعض المقالات، إجراء بعض المكالمات الهاتفيّة، الاستمتاع قليلًا وإعادة الشّحن.المساء (موجة طاقة ثانية) = تحرير ما كتبته في الصّباح، إجراء بعض البحث والقراءة لما سأكتبه في صباح الغد، تحضير كتابات جديدة.عندما تتعلّم التّوافق مع إيقاع الطّاقة الخاصّ بك بدلًا من معاكسته، لن تهتمّ بالمدّة الّتي تقضيها خلال العمل، 4 ساعات أو 12 ساعة أو حتّى ساعتان، سيكون بإمكانك زيادة إنتاجيّتك باستمرار مع جودةٍ عالية، وستبقى مرتاحًا وزبائنك سعداء، ونقودك ستزيد وفوق ذلك كلّه فإنك ستنقذ نفسك من الإرهاق الشّديد الّذي طالما تسبّب بالفشل للكثير من المستقلّين. 2. احترم قاعدة الرقم 3لدى المدوّن المستقل عدد لا يُحصى من الاحتمالات لما يمكنه القيام به كل ساعة، فبإمكانك كتابة كتاب إلكتروني، كتابة بعض الدّروس، مراسلة الزّوار والرّدّ على تعليقاتهم، مراسلة زبائن جدد، وكلّ الأمور الأخرى الّتي تزيد دخلك المادّي، وفي كلّ لحظة لا تقوم بها بجميع هذه الأشياء معًا توبّخ نفسك وتتّهمها بالكسل وتعتبر بأنّك تؤدّي أقلّ مما عليك القيام به بكثير. ولكنّ محاولة القيام بألف أمرٍ معًا سيؤدّي إلى إنتاج الكثير من المقالات الرّديئة في أفضل الحالات، أمّا في أسوأ الحالات فيمكن أن تنتج محتوى بشعًا ومتدنّي الجودة إلى حد كبير، أو ربّما ستستسلم كلّيّا ولن تنتج شيئًا بسبب تشتّتك الكبير، وهذا ما لا يرغب بالوصول إليه أحد منّا، لذلك انتقِ أولويّاتك الثلاثة الأولى وناضل للالتزام بها فقط. قد يبدو الأمر مخالفًا للمنطق في البداية، فما أطلبه منك هو إنقاص الأمور التي ترغب بالقيام بها في اليوم الواحد لتزيد إنتاجيّتك، لكن لا تنسَ أنّها ستدفعك إلى الجنون لو أردت القيام بها حقًّا. ثلاثة أعمال يوميًّا رقم قابل للتحقيق، كبير بما يكفي ليمنعك من المماطلة، وصغير بما يكفي ليمنعك من الاستسلام، إن تمكّنت من الانتهاء من الأمور الثلاثة الأولى على قائمة أولويّاتك فسيكون ذلك رائعًا، وستتمكّن من القيام بأمور أخرى، ولكنّ ذلك لن يكون ممكنًا لو لم تصبّ كامل تركيزك على تلك الأمور الثّلاثة، وبذلك تنجز الأهمّ ثمّ المهمّ ولن تخلط الأولويّات لمجرّد أنك ترغب بإنهاء كلّ شيء في يوم واحد، وستستثمر وقتك لتقوم بما يعود عليك بأكبر نفع مادّي بدلًا من الاقتراب من الحدّ الأدنى الّذي كنت تتمنّاه بخطًى بطيئة. ربّما ترغب في جعل الأولويّات متعلّقة بوقت التّسليم، فتختار الأعمال الّتي لها أقرب موعد تسليم لتبدأ بإنجازها، وربّما تفضّل في أيام أخرى أن تبدأ بمشاريعك طويلة الأمد الّتي تحتاج إلى الكثير من العمل، حتّى لو كنت ستمشي خطوات صغيرة. بالنّسبة لي، أحبّ أن أقوم في اليوم الواحد بخليطٍ من بعض الأعمال الخاصّة بزبائني وبعض الأعمال الشّخصيّة، فقد أقوم بتأليف بعض الصّفحات لكتابي الإلكتروني، إنهاء تحرير مقالٍ لأحد زبائني وتحسين صفحة "أعمالي" في مستقلّ، وأيًّا كانت أولويّاتك الثّلاث، قم بكتابتها وجدولتها في المكان المناسب في اليوم حسب جدول الطّاقة الخاصّ بك، وقاتل من أجل البقاء ضمن هذه الأمور الثّلاث وإنهائها. 3. صادِق بعض التطبيقات المفيدةيُقال أن 20% من العمل الّذي ننجزه يعطي 80% من الأرباح الّتي نحصل عليها، وهذا يعني بأنك تصرف 80% المتبقّية من وقتك على أمور أخرى تعود بأرباح قليلة عليك، فكيف ستنقص من هذه النّسبة؟ تكمن الإجابة في الاستعانة بالمصادر الخارجيّة للقيام بهذه الأعمال بدلًا منك، والإنترنت مكان رائع بانتظارك ليسهّل عليك حياتك، عليك اعتبار البرامج الّتي تزيد الإنتاجيّة مساعديك الافتراضيّين الّذين ليس عليك دفع رواتبهم في آخر الشّهر (فالكثير من هذه التطبيقات مجّانيّة أو كلفتها منخفضة جدّا). استخدم كلّ الأدوات المنتشرة على الإنترنت لأتمتة العمل الّذي لا يحتاج إلى التّفكير، وبذلك توفّر طاقة دماغك للأمور الّتي تحتاجها بالفعل، وقد انتقيت لك بعض هذه الأدوات، وستجد العديد منها في كلّ مجالٍ من المجالات فاختر منها ما يناسبك: إدارة قائمة الواجباتTodoistTeuxdeuxToodledoDo It TomorrowWunderlistVitalistGet It DoneProducteevRemember the Milkتخزين الخواطر والأفكارEvernoteSimplenoteMicrosoft OneNoteMindjetSpringpadNotational Velocityالحفاظ على الوقتRescueTimeKlokTogglTickالمساعدة على التركيزConcentrateAnti-SocialTime OutFocus BoosterFocusWriter4. لا تنس إعادة الشحننحتاج إلى إعادة شحن أدمغتنا وأجسامنا وأرواحنا باستمرار، فالكاتب المحترف ينشغل طوال الوقت بالعمل الفكريّ، العاطفيّ والإبداعيّ، وبدون إعادة الشّحن ستجفّ قريحة الكاتب، ولذا يتوجّب عليك وضع وقت للرّاحة والاسترخاء ضمن برنامجك اليوميّ، ليس لملء الفراغ بين الأعمال، ولكن لأنّ الرّاحة ضروريّة لذاتها، وللأسف فإنّ العديد من المدوّنين المستقلّين ينزعجون ويشعرون بالذّنب إن اضطروا لأخذ يوم عطلة أو إجازة مَرَضيّة، أو حتّى لغفوة لربع ساعة لاستعادة النّشاط، ويظنّ أولئك بأنّ هناك الكثير ممّا كان بإمكانهم القيام به بدلًا من تلك الاستراحة، يمكنهم النّقاش، التّرويج، الكتابة والتّنقيح، وبطبيعتنا نشعر بأنّه إن كان بإمكاننا القيام بذلك، فعلينا القيام بذلك. ولكن إن أرهقت نفسك فقد تتوقّف عن العمل لأيّام، وربّما لأسابيع طويلة، وهذا أكثر بكثير من مجرّد ربع ساعة تغفو فيها على أريكة مريحة، أقول ذلك الكلام عن تجربة مريرة اضطررت على إثرها للتّخلّي عن كلّ أعمالي (عدا الأعمال ذات الأهمّيّة البالغة)، إنتاجك سيكون مساويًا لطاقتك لذلك حافظ عليها، وتأكّد من أن تقوم ببعض الأعمال يوميًّا فقط لتكون سعيدًا، لتحصل على الإلهام وتعيد شحن مدّخراتك. أرشّح لك بعض الأعمال الّتي يمكنك القيام بها يوميًّا لـ: إلهامك (كقراءة سيرة حياة شخصيّة تحبّها).جعلك تفكّر (كتعلّم مهارة جديدة أو مشاهدة TED talk).إثارة روح التّحدّي (كلعب بعض الألعاب على الحاسوب أو الجوّال).تسليتك (ربّما تحبّ مشاهدة قناة رسوم متحرّكة، أو اللعب مع ابنك ذي الخمس سنوات).قرأتُ أحد الأقوال الّذي أثار إعجابي مؤخّرًا للمدوّن ورائد الأعمال Ash Ambirge حيث قال: لذلك لا تنس أن تترك بعض الوقت لـتعيش كلّ يوم، ليس فقط لأنّ هذا سيرفّه عنك، بل لتزيد إنتاجيّتك وإبداعك. 5. ماذا تفعل عندما تشعر بالعجزلا مفرّ من أن يأتي يوم تصاب فيه بالزّكام أو وجع شديد في الرّأس، أو أن تصل إلى مرحلة "الانصهار الوشيك" لدماغك من الضّغط والتّعب، من البديهيّ عندها بأنّه لا يجب أن تعامل نفسك في هذه الحالات كما لو كان كلّ شيءٍ على ما يرام، إلّا أنّ زبائنك لن يتنازلوا عن الحصول على طلباتهم في الوقت المحدد، ولن تتمكّن للأسف من إيقاف جميع خدماتك في الوقت الّذي تكون فيه في أشدّ الحاجة للقيام بذلك، وفي حين لن تتمكّن من كتابة مقالة رائعة سيكون عليك البحث عن طرق لكتابة شيءٍ ما، أيّ شيء، لتنقذ نفسك من السّقوط. إليك بعض طرقي المفضّلة لإنجاز العمل حتّى عندما أكون في "وضع حفظ الطّاقة": اعمل بنبضات صغيرةسواء كنت تقوم بتدوين مقال أو تكتب كتابًا كاملًا فأنت تلعب لعبة طويلة الأمد تتضمّن الكثير من القرارات والمراجعات وإعادة الهيكلة بين حين وآخر، يمكنك تخيّل نفسك في سباق جري وقد أصابك التّعب الشّديد، عندها سيكون التّفكير في إنهاء السّباق ضربًا من الجنون، وبدلًا من ذلك عليك التّفكير في إنهاء مسافات قصيرة، ضع لنفسك أهدافًا أصغر وأكثر واقعيّة. حدّد لنفسك ساعة أو نصف ساعة، أو حتى 15 دقيقة تقوم فيها بالتّركيز على عمل بسيط يمكنك إنهاؤه في هذه المدّة، ربّما ستقوم بوضع رؤوس أقلام فقط بدلًا من عبارات كاملة، وربّما ستتمكن من كتابة سطر أو سطرين بدلًا من صفحة كاملة، المهمّ أن تبقي العمل مستمرًا وخذ أوقات استراحة بين هذه المهمّات الصغيرة، وفكّر بأنّك ستتمكّن من العودة في وقت آخر إلى الشّيء الّذي أنجزته في هذه المهمّات الصّغيرة، وستصقله لتنتج مقالًا يستحقّ النّشر، فكّر بأنّك الآن تحاول عبور بعض الأمتار فقط في السّباق، إلّا أنّ ذلك سيقرّبك حتمًا من خطّ النّهاية. استخدم نظام المكافآتعندما يكون آخر شيء ترغب بالقيام به هو إنجاز عملك فليس من العيب أبدًا أن تقدّم لنفسك بعض المحفّزات، كافئ نفسك على كلّ عمل عليك القيام به، إذا قمت بالعمل الفلانيّ، سأحصل على المكافأة اللذيذة الفلانيّة، طريقة بسيطة وبدائيّة، إلّا أنّها تعمل. على سبيل المثال: إن تمكّنت من كتابة مسوّدة لهذا المقال فسأسمح لنفسي بمشاهدة حلقة من (ضع هنا اسم مسلسل الأنمي الّذي تتابعه دون معرفة أحد من أصدقائك).إن قضيت 10 دقائق في عصف ذهني لعنوان أفضل لهذا المقال، فسأسمح لنفسي بتناول الشّوكولا المفضّلة عندي.إذا جلست الآن وقمت بإعادة صياغة هذا المقال فسأدعو نفسي على العشاء في المطعم المفضّل عندي.وهكذا، إيّاك أن تستخفّ بقوّة المحفّزات، أعط المكافأة الأعلى قيمة للعمل الأكثر أهمّيّة. 6. أنشئ نظامك الخاص"الإنتاجيّة" بعبارة أخرى هي "التّوازن بين العمل والحياة" والجميع يسعى للوصول إليها، ولكلّ شخص آراؤه الخاصّة وطريقته الخاصّة في ذلك، إلّا أنّ أفضل نظام يمكنك اتّباعه للوصول إلى الإنتاجيّة هو الّذي تبنيه بنفسك، لذا قم بتعديل ما قرأته في هذه المقالة كما تريد واختر ما يناسبك منها، فإن كان عليك الإقلاع عن فتح بريدك الإلكتروني لعشر ثوان كلّ دقيقتين لأنّ ذلك يلهيك ويستهلك منك الكثير من الطّاقة الدّماغيّة، أقلع عن ذلك فورًا، وإن لم يكن بإمكانك التّركيز على الكتابة صباحًا دون أن تتسلّل إلى بريدك الإلكتروني بضع دقائق لتتأكّد من أنّه لم يحدث شيء مريع أثناء نومك البارحة، تفضّل وافتح بريدك وتخلّص ممّا يعيقك عن التّركيز، وابدأ بالعمل بعد ذلك. جرّب هذا الأسلوب في الحياة، وأعد تقييم نفسك كلّ فترة، وخلال مدّةٍ وجيزة ستتمكّن من تفصيل نظام على مقاسك، وجعله مثاليًّا ليثمر عليك أفضل النّتائج، بالتّوفيق يا صاح. ترجمة -وبتصرّف- للمقال Freelance Blogging Productivity: The Only Guide You’ll Ever Need لكاتبته Kelly Gurnett. حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.

مؤخّرا، كنت أفكّر مليّا حول موضوع لاحظته في شركتي النّاشئة وكيف كنّا ننتقل ما بين النّظام والفوضى بشكل مُستمر. في البداية تكون الأمور فوضويّة جدّا ثمّ تؤول للنّظام وما تلبث أن تعود للفوضى من جديد. سأخبركم بتجربي حول كيفية خلق نوع من النّظام من عالم الفوضى الذي تتّسم به الشّركات النّاشئة. الفوضى في الشّركة النّاشئةباشرتْ العمل على شركتي النّاشئة الحالية منذ ثلاثة أشهر، ومِنْ حينها وأنا أسير في منحنًى مُتغير ذي نقاطٍ شديدة العُلو وأخرى ضاربةٍ في الانخفاض. أفهم حاليّا لماذا يُوصف إطلاق الشّركة النّاشئة بالطّريقة التّي ذكرتها توا لأنّه من غير الممكن أن تكون لدينا ثِقة تامّة فيما نفعله. لقد اختبرتُ ذلك في شركتي السّابقة لكنّ الأمر زاد وضوحًا هذه المرّة. إذًا ما الذّي يُسهم في الطّبيعة الفوضويّة للشّركات النّاشئة؟ أعتقد بوجود جانبين أساسيّين يسهمان في هذه الفوضى بنسبة كبيرة. فهم النّاسأوّل سبب هو نشاط المُستخدمين على التّطبيقات أو البرامج التّي أطلقناها. كيف نفهم بشكل جيّد ما يقوم به المُستخدمون؟ كيف بإمكاننا معرفة إلى أيّ درجة يجد مستخدمونا منتجاتنا مفيدة لهم وإذا ما واجهوا مشاكل معيّنة؟ هناك الكثير من علامات الاستفهام، ويبدو للوهلة الأولى بأننا أمام عوائق كبيرة تحول بيننا وبين الإجابات التي نبحث عنها. دماغ السّحليةأعتقد أنّ ثاني مساهم في فوضى الشّركات النّاشئة هو ما يُسميه سيث غودين بدماغ السّحليّة إذ يشرح الأمر جيّدا كما يلي: دماغ السّحليّة هو جانبنا الذّي يجعلنا نفكّر بجميع الطّرق التي قد تؤول الأمور من خلالها للأسوأ ممّا يُجبرنا على تحليل الأمور بإفراط. يُعتبر هذا تحديّا عويصا، فمن المهمّ تهدئة جانبنا الذي يفكر هكذا لإتمام المهامّ المنوطة بنا دون إعطاء بالغِ الأهميّة لما بإمكانه التأثير على أعمالنا. تنظيم الفوضىكيف لنا أن نأتي بنظام في خضم هذه الفوضى العارمة؟ كيف لنا أن نعرف كيف يختبر مستخدمونا المنتجات التي نقدمها لهم وما يشعرون به اتجاه خدماتنا؟ ما الذي علينا القيام به ليصمت صوت دماغ السحلية بداخلنا والذي يهدد تقدمنا؟ كيف لنا أن نبلغ درجة من الاطمئنان والثقة في صواب ما نفعله؟ التّغذية الرّاجعةأشك أن كثيرا منا يتساءلون حول التغذية الراجعة بالقدر اللازم. قمت بتنمية العملاء customer development في مشروعي الأخير أكثر مما قمت به في مشاريعي السابقة واكتشفت كم هو مذهل ما بإمكان مكالمة هاتفية أو رسالة إلكترونية أن تكشفه لك. تكون التغذية الراجعة النوعية في وقت مبكر أكثر فائدة من أشكال عديدة من التغذيات الراجعة الكمية، إنك على الأرجح قد جمعت عناوين إلكترونية لتبقى على اتصال مع عملائك، فكل ما عليك القيام به هو التواصل معهم، فسيسعدون باستقبال رسائلك. لقد وجدت أيضا أن استخراج المعلومات من قاعدة البيانات الخاصة بي وعرضها بطرق مختلفة يمكن أن يبعث النظام في الفوضى فبإمكان تحليل الفئات Cohort analysis أن يكشف كيف أن العديد من المستخدمين يعودون بصفة منتظمة، وهو ما لم يكن ليخطر ببالك. إطلاق المُنتجالأمر الثاني هو معرفة متى نتوقف عن التغذية الراجعة للاهتمام بإطلاق المنتج (أو إضافة خاصية أو إدخال تعديل). بإمكاننا التفكير دائما بالعديد من الأسباب التي تجعل الأمور تسير كما ينبغي وغالبا ما ستكون أسبابا متناقضة، والشيء نفسه يمكن أن يحدث مع التغذية الراجعة فذاك يريد أمرا وآخر يبتغي النقيض. في الواقع، الشيء المثير للاهتمام هو أن إطلاق المنتج (أو إضافة خاصية معينة) بإمكانه بعث النظام عندما تكون الأمور فوضوية. هل أنت أكثر راحة مع الفوضى أم النّظام؟يُخبرنا مارك سوستر الذي يستثمر في الشّركات النّاشئة أن إحدى أهم السّمات التّي يبحث عنها في روّاد الأعمال هي إمكانيّة العمل دون توفّر مُعطيات كاملة. وأعتقد بأنّ الأمر مُشابه للوضع لما تكون الأمور فوضوية إلى حد ما، فنحن نقوم بإيجاد مِقْدَارٍ مِنَ النّظام ثم نتصرّف على هذا الأساس لنتقّدم أكثر وبهذه الطريقة نصنع مزيدا من الفوضى. البعض منّا قد يكون في قِمَّة عطائِه بطريقة طبيعية عِندما تَعُمُّ الفوضى.ومع ذلك ، ربما علينا العمل مع الأمور عندما تكون فوضوية جدا، وسيكون لدينا المزيد من النجاح إذا أوجدنا نظاما أكثر قبل الإتيان بمزيد من الفوضى . البعض الآخر منّا يميلون للنّظام أكثر وبالمقابل فإنّهم ينتظرون مطوّلا على أملِ اقتلاع الفوضى من جذورها بشكلٍ نهائي. وبهذه الطريقة نواجه خطرا كبيرا في ضياع وقت هائل في التّحليل. فهل يجب علينا العمل أكثر رغم أنّ الأمور لا تزال فوضية ؟ ترجمة -وبتصرّف- للمقال Creating order from chaos in a startup لصاحبه Joel Gascoigne.

تردني بين الحين والآخر أسئلة حول كيفيّة العمل في المنزل وكيف لي أن أُدير مشاريعي بجانب العائلة طوال اليوم (لدي ولدين الأوّل في عامه الثّالث والثّاني في عامه الأول فهما ليسا بعد بعمر الالتحاق بالمدرسة). أعلم أنّ هذا الموضوع لا يمت بصلة بعالم التّطوير والبرمجة، بل هو على صلة في كيفيّة إنجاز المهام على أتم وجه، وعليه ظننت أنّه من الجيّد مشاركة طريقتي في العمل على شكل تدوينة، وذلك لكي أحيل الآخرين إليها بهدف الإجابة إجابةً شافية ووافية عن كيفيّة إدارة بيئة العمل والوقت عند العمل من المنزل بدوامٍ كاملٍ. بيئة العمل (Environment)إن بيئة العمل هي خطٌ أحمر بالنسبة لي، فيجب أنّ تكون عبارة عن غرفة منعزلة ومُخصّصة للعمل، وتحتوي على جميع الأشياء الّتي قد أحتاجها، وتضمن لي تركيزي على عملي بعيدًا عن المُشتّتات، ويجب أنّ تتوفّر الغرفة على التّالي: مساحة عمل بسيطة، تحتوي على حاسب ووريقات لأسجل عليها بعض الملاحظات.القهوة، سواءً جاهزة أو آلة صنعها.نظام صوتيات مُحترَم.تلفاز، وهو للأيام الّتي أفضل بها أن تكون ضوضاء الخلفيّة (background noise) فلمًا قديمًا بدلًا من الاستماع إلى الصوتيات.أحب أيضًا الإضاءة الطبيعيّة، ولكنّي في بعض الأحيان أفضّل الظلّمة، فيوجد في غرفتي نافذتان، تكون الستائر مرفوعة في بعض الأوقات، وتكون مُغلقة في البعض الآخر، فالأمر يعتمد على مزاجي والحالة النفسيّة، ولكنّني مُتأكّد من تأثير الإضاءة على نفسيتي. التعامل مع التّشتّت (Interruptions)يقع مكتبي في الطابق الثاني من المنزل، وفي الزاوية البعيدة عن بقيّة أرجاء المنزل وما يمر به من أحداثٍ طوال اليوم، يُمكنني هذا الأمر من الاهتمام بمهامي الحاليّة، والتركيز أكثر بعيدًا عن الضوضاء. لا يكون الحال بهذه المثاليّة دائمًا، فبينما أكتب الآن، أستطيع سماع صوت أحد أولادي يلعب بألعابه في الطابق الأرضي للمنزل، ولا بأس في ذلك، فلا يوجد شيءٌ في الدنيا أجمل من أنّ تكون أبًا، وسماع صوت الأطفال يلعبون بين الفنيّة والأخرى ليس بالأمر الجَلل. وجدت صعوبة في التعامل مع التّشتّت دائمًا رغم ذلك، وهذه مشكلتي في الحقيقة وليس لها علاقة بأحد، ولذلك أحاول دائمًا إغلاق باب الغرفة، يدفع هذا الأمر زوجتي أو أولادي إلى الاستئذان قبل الدخول، مما يسمح لي بالتوقف عن ممارسة نشاطي والاهتمام بالأمور الطارئة. يحدث في بعض الأحيان وأن أترك باب الغرفة مفتوحًا، لكي أوضّح بأني مُتاح ويُمكن مقاطعتي، ويعتمد هذا الأمر على طبيعة العمل الّذي بين يدي، فعلى سبيل المثال عند تصفّح البريد الإلكتروني فلا بأس من مقاطعتي، ولكن عند كتابة شيفرة برمجيّة، أو عند التحدّث مع أحدهم هاتفيًّا أو عبر أحد برامج التواصل الصوتيّة، فمن الأفضل عدم مقاطعتي، وذلك لكي أصب كامل تركيزي على المُهمّة. التعامل مع التنبيهات (Notifications)أحاول دائمًا فصل جميع التنبيهات بشكل كامل عند حلول الساعة الخامسة مساءً، بمعنى آخر، لا بريد إلكتروني، لا رسائل نصيّة، لا تغريدات، ولا أي نوع من أنواع الاتصال، باستثناء القليل، سأتطرّق إليه لاحقًا. أحبّذ أنّ أكون ذلك الشخص الّذي يهتم بعائلته، ويفصل بين الوقت المُخصّص للعمل والوقت المُخصّص للعائلة، ففي نهاية المطاف، أنا أملك الوقت الموفّر من المواصلات اليوميّة بين المنزل ومكان العمل. تختلف الأمور بين الناس بطبيعة الحال، ولذلك ما سأقوم بمشاركته هو مُرتبط بأسلوب حياتي فقط، وليس بالضرورة أنّ يَنطبق مع الجميع: لا أملك تطبيقًا لتويتر على هاتفي أبدًا، بل هو مُنصّب على حاسوبي المكتبي فقط، وأقوم بتفحصه مرّات قليلة في اليوم.لا استخدم موقعي فيس بوك أو Instagram، بل اعتمد على زوجتي لتزويدي بأي شيء مُميّز أو مُرتبط باهتماماتي.قمت بإعداد البريد الإلكتروني على هاتفي، ولكنّي أقوم بتأجيل كل ما هو غير عاجل في جدول المهام إما إلى قائمة "غدًا" أو إلى قائمة "الأسبوع القادم".استخدم برنامج "Telegram" للتواصل مع الأقارب والأصدقاء، بحيثُ أستطيع الاستجابة إن كان الأمر جللًا، وفيما عداهم يتمّ تأجيل أمره إلى حين.احتفظ بجدول أعمالي ضمن تقويم/مُفكّرة مع تنبيهٍ لكل مُهمّة، وأتابع تنبيهات اليوم الحالي فقط لأعلم ما يجب فعله في هذا اليوم.لا أملك إلا القليل مما يربطني مع مجتمع الإنترنت ضمن أوقات الفراغ، ولكن هذا لا يمنع من وجود بعض الحالات الطارئة بين الحين والآخر، والّتي لا تَحتمل التأجيل، ولكن في مُعظم الأوقات، يَفي هذا الأسلوب من التنظيم بالغرض. يسمح لي هذا التنظيم بالتركيز فعليًّا على الأمور المُهمّة، في حياتي، ويسمح لي أيضًا بالاهتمام بأمور أخرى مثل كاميرتي/آلة التصوير لالتقاط جميع تلك اللحظات السعيدة مع عائلتي، بدلًا من إضاعة وقتي، ولنقل، على مواقع التواصل الاجتماعي مثل فيسبوك أو غيره. هذا أسلوبي فقطولكن الاختلاف هو سنّة الحياة، وكل ما سبق هو رأيٌ شخصيٌ فقط لا غير، ولا أريد التعميم بأي حالٍ من الأحوال، فعلى كل شخص معرفة ما يناسبه والتخطيط على هذا الأساس، وشاركت ما أقوم به على اعتبار أنّني قد سُئلت أكثر من مرّة حول الأمر. لم يبق لي سوى الختام، وكلي أملٌ منكم مشاركة تجربتكم في إدارة الوقت. ترجمة –وبتصرّف- للمقال Balancing Family and Work.