أساسيات استخدام Microsoft Outlook لإرسال البريد الإلكتروني وتنظيمه


Huda AlMashta

يُستخدم Microsoft Outlook لإدارة البريد الإلكتروني بشكل رئيسي، لكنه يوفر مجموعة كبيرة من الأدوات لإدارة التقاويم، جهات الاتصال، والمهام أيضا.

سنستعرض في هذا الدرس الطرق الأساسية لاستخدام Outlook لإرسال البريد الإلكتروني وتنظيمه.

outlook-basics.thumb.png.169b4aab2f0bd3a

إذا كنت تستخدم البرنامج لأول مرة وقمت بفتحه سيبدأ تلقائيا بتكوين إعدادات حساب البريد الإلكتروني الخاص بك. قم بإدخال اسمك، عنوان بريدك الإلكتروني الذي تريد ربطه بـ Outlook والكلمة السرية. إما إذا كنت قد استخدمت البرنامج من قبل ورغبت في إضافة حساب جديد، إذ يمكن ربط أكثر من حساب بالبرنامج، اذهب إلى:

ملف File> إضافة حساب Add Account

تحت العنوان معلومات الحساب Account Information:

5679d562e9acc_1-_.thumb.png.a77ffd70376e

ستفتح نافذة إعداد الحساب التلقائي، قم بإدخال اسمك وعنوان البريد الإلكتروني الثاني الذي تريد ربطه، ادخل باقي المعلومات واتبع الخطوات لإنهاء عملية الإعداد.

تحتوي واجهة البرنامج أربعة تبويبات رئيسية وهي:

  • الصفحة الرئيسية HOME
  • إرسال/تلقي SEND/ RECEIVE
  • مجلد FOLDER
  • وعرض VIEW

5679d5638ec75_2-_outlook.thumb.png.53f10

وتختلف الأوامر في كل تبويب حسب العنصر الذي تستعرضه من شريط التنقل. العناصر الافتراضية هي البريد الإلكتروني، التقويم، جهات الاتصال، والمهام. يمكنك إضافة عناصر أخرى كالملاحظات بالنقر على أيقونة النقاط الثلاث واختيار Navigation Options:

5679d564074ee_3-__.thumb.png.d4bd67caee0

إرسال بريد إلكتروني

لإرسال رسالة جديد انقر بريد إلكتروني جديد New Email من تبويب الصفحة الرئيسية، وستُفتح نافذه الرسالة الجديدة. تحتوي هذه النافذة على الحقول المعتادة لإرسال بريد إلكتروني، ادخل عناوين المستلمين في حقل "إلى" To، وعنوان الرسالة في حقل Subject. إذا كنت ترغب في إرسال الرسالة إلى عدة مستلمين فافصل بين عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهم بفاصلة منقوطة (;):

5679d564e5b7f_4-__.thumb.png.b84cd12ce49

لاحظ أنّ التبويبات في نافذة البريد الإلكتروني الجديد تختلف عن التبويبات في الواجهة الرئيسية. يحتوي تبويب رسالة MESSAGE على معظم الأوامر الأساسية لإنشاء الرسائل، كأمر إرفاق الملفات، أوامر تنسيق نص الرسالة، أو غيرها.

يمكنك إدراج العديد من العناصر (كالصور، المخططات، الروابط التشعبية، التقاويم ...إلخ) في الرسالة من تبويب إدراج INSERT، كما يمكنك عمل تدقيق إملائي قبل إرسال الرسالة من تبويب مراجعة PREVIEW.

بعد الانتهاء من كتابة الرسالة، تنسيقها وإدراج العناصر المرغوبة انقر زر إرسال Send:

5679d565a26f5_5-.thumb.png.6290cc290cce2

تتكون واجهة البريد (كما موضح في الصورة أدناه) من:

  1. قائمة الرسائل: والتي تعرض فيها الرسائل التابعة لكل مجلد.
  2. قائمة المجلدات: وتحتوي على مجلدات البريد المعتادة كصندوق الوارد، المسودات، الرسائل المرسلة، إلخ.
  3. جزء القراءة: وهو الجزء الذي تُعرض فيه الرسالة عند النقر عليها. لعرض الرسالة في نافذة مستقلة انقر عليها بشكل مزدوج من قائمة الرسائل.

5679d56ed3cbd_6-_.thumb.png.9facc7bfba23

عند فتح الرسالة في نافذة مستقلة يمكنك تطبيق أحد الأوامر من تبويب MESSAGE، كالرد على المرسل Reply، الرد على جميع الأشخاص الذين استلموا هذه الرسالة Reply to All، أو إعادة توجيه الرسالة Forward. كما يمكنك نقل الرسالة إلى مجلد آخر من أمر Move، أو تصنيف الرسالة من الأوامر في خانة Tags:

5679d570754f5_7-_.thumb.png.36ec007105fd

إذا احتوت الرسالة المستلمة على ملف مرفق انقر عليه بشكل مزدوج لفتحه. وإذا رغبت في حفظ الملف المرفق قم بسحبه إلى مستعرض المجلدات في جهازك.

كما يمكنك حفظ الملف المرفق من زر Save As في تبويب ATTACHMENTS السياقي الذي يظهر عندما تنقر فوق الملف المرفق:

5679d571c6e9e_8-_.thumb.png.ad72ad6bc5c1

عندما تصلك رسالة جديدة سيظهر تنبيه على سطح المكتب مع أيقونة ظرف في شريط المهام السفلي. إذا كنت ترغب في التركيز على عمل معين ولا تريد من هذه التنبيهات الظهور كلما وردتك رسالة، يمكنك إيقاف تنبيهات سطح المكتب بالنقر على أيقونة البرنامج المصغرة في شريط المهام وإلغاء تأشير Show New Mail Desktop Alert:

5679d575497e4_9-___.thumb.png.4d03dc417d

تنظيم البريد الإلكتروني

يُعتبر حذف الرسائل من الطرق البسيطة والأساسية لتنظيم البريد الإلكتروني. قم بحذف الرسائل غير المهمة أو الرسائل التي لم تعد بحاجة إلى الاحتفاظ بها، وبهذا ستوفّر مساحة إضافية في حسابك.

لحذف رسالة معينة قم بتحديدها من قائمة الرسائل وانقر زر حذف Delete من تبويب الصفحة الرئيسية (أو مفتاح DEL من لوحة المفاتيح):

5679d576cd8bc_10-_.thumb.png.88af117d94f

لحذف عدد من الرسائل المتفرقة، اضغط المفتاح Ctrl وحدد الرسائل مع الاستمرار بالضغط ثم انقر Delete. أما لحذف مجموعة من الرسائل المتجاورة، حدد أول رسالة، اضغط المفتاح Shift، ثم حدد آخر رسالة وانقر Delete.

يتم الاحتفاظ بالرسائل المحذوفة في مجلد العناصر المحذوفة Deleted Items، وبذلك يمكنك استرجاع الرسائل المحذوفة إن قمت بحذف رسالة ما بالخطأ. ببساطة حدد الرسالة في مجلد العناصر المحذوفة وقم بسحبها إلى المجلد الذي تريد نقلها إليه، كصندوق الوارد مثلا.

كما يمكنك حذف الرسائل نهائيا من مجلد العناصر المحذوفة لخلق مساحة إضافية في حسابك، انقر بزر الفأرة الأيمن فوق المجلد واختر Empty Folder:

5679d57982604_11-_.thumb.png.a86d72549dc

من طرق تنظيم البريد الإلكتروني الأخرى هي استخدام المجلدات. يمكنك حفظ الرسائل من فئة معينة أو مرسل معين في مجلد خاص. لإنشاء مجلد فرعي ضمن مجلد رئيسي (كمجلد ضمن مجلد صندوق الوارد Inbox) انقر فوق المجلد الرئيسي بزر الفأرة الأيمن واختر مجلد جديد New Folder:

5679d57db401c_12-__.thumb.png.403e27fb47

اكتب اسم المجلد الجديد واضغط Enter لحفظه:

5679d57ed00c7_13-__.thumb.png.2b31b5ba9b

كما يمكنك إنشاء مجلد رئيسي، بالنقر على عنوان بريدك الإلكتروني في قائمة المجلدات بزر الفأرة الأيمن واختيار مجلد جديد New Folder:

5679d58090fed_14-__.thumb.png.8f20aa98a7

لنقل الرسائل إلى المجلد الجديد قم بتحديد الرسالة من قائمة الرسائل واسحبها إلى ذلك المجلد.

يمكنك أيضا استخدام البحث الفوري للعثور على رسائل محددة. في حقل البحث اكتب الكلمة (أو مجموعة الكلمات) التي تتضمنها الرسالة التي تبحث عنها أو عنوان تلك الرسالة، وسيتم عرض الرسائل التي تتضمن تلك الكلمات. وكلما كتبت عددا أكبر من الكلمات ستتقلص نتائج البحث:

5679d582457ec_15-_.thumb.png.40be38ed950

للخروج من نتائج البحث انقر فوق زر X في جانب حقل البحث.

من الخصائص الأخرى المفيدة لعرض قائمة معينة من الرسائل هي الفرز. يمكنك فرز الرسائل حسب التاريخ، حسب اسم الشخص المرسل، حسب العنوان، إلخ. انقر فوق By Date والذي هو الخيار الافتراضي للفرز لعرض بقية الخيارات:

5679d585d54d6_16-_.thumb.png.7c0e94101d2

يمكنك مثلا فرز الرسائل حسب العنوان By Subject لعرض مجموعة الرسائل التي تحمل نفس العنوان، وبذلك تسهل الوصول إلى محادثات محددة.

يمكنك أيضا تنظيم الرسائل كمحادثات (إذا كانت الرسائل تحتوي على العديد من الردود بين المرسل والمستقبل) بفرزها حسب التاريخ أولا By Date، ثم تحديد الخيار Show as Conversations:

5679d58715396_17-__.thumb.png.13f7d3bafc

في مربع الحوار الذي سيظهر انقر This Folder لتطبيق الأمر على المجلد الحالي فقط:

5679d587c1183_18-_.thumb.png.fb8d3c380f0

بذلك سيتم فرز الرسائل حسب التاريخ، وجمع الرسائل التي تحتوي على نفس العنوان في نفس المجموعة، وستظهر أيقونة مثلث بجانب مجموعة الرسائل انقر عليه لعرض رسائل المحادثة.



1 شخص أعجب بهذا


تفاعل الأعضاء


لا توجد أيّة تعليقات بعد



يجب أن تكون عضوًا لدينا لتتمكّن من التعليق

انشاء حساب جديد

يستغرق التسجيل بضع ثوان فقط


سجّل حسابًا جديدًا

تسجيل الدخول

تملك حسابا مسجّلا بالفعل؟


سجّل دخولك الآن