البحث في الموقع

في عطلة أسبوع الرّابع من يوليو سنة 1970، بدأ كيسي قاسم برنامجه الإذاعي آميريكان توب 40 الذي شغّل فيه أغاني من قائمة أفضل 100 أغنية حسب مجلّة بيلبورد Billboard. وما بدأ مجرّد تجميعيّة مرتّبة تنازليًّا من الأغاني الأكثر شعبيّة، انتهى بعد تسع وثلاثين سنة في عطلة أسبوع الرّابع من يوليو سنة 2009. عندها ودّع قاسم مستمعيه، شاكرًا أولئك الّذين عملوا معه. "لا يحصل النّجاح في معزل. وما جودة المرء إلاّ بجودة من يعمل معهم، ومن يعمل لصالحهم، وأنا كنتُ محظوظًا لأعمل مع ولصالح الأفضل على الإطلاق." بل يتحقّق النّجاح الرّيادي بفضل من يحيطون برائد الأعمال. وفكرة أنّ العمل الجماعيّ يؤدّي إلى النّجاح الفرديّ واضحة جليّة في الكثير من المجالات، فالكثير من المهاجمين المحترفين في كرة القدم مثلًا سيخبرونك أنّهم يعتمدون على صنّاع اللّعب للتّسجيل، وأولئك يعتمدون على قاطعي الكرات، وإلاّ فلن يصنعوا فرصًا من دون استلام الكرة؛ كما يحتاج الجرّاحون إلى الممرّضات وأخصائيّي التّخدير؛ ويحتاج الطيّارون إلى طواقم عمل وطواقم صيانة ممتازة لأداء مهامهم كما يجب. في الواقع، لا أحد يعمل وحيدًا. وفي مجال ريادة الأعمال، فستتمتّع برفاهية البحث، والتّدقيق، واختيار فريقك بنفسك (الشّكل 3.12). فالنّجاح الرّياديّ يعتمد على من تضع في فريقك، ومن تستثني منه. ولذا سنناقش في هذا المبحث المستشارين، والفرق متعدّدة الوظائف. الشكل 3.12: بناء الفريق المناسب شأن مفصليّ. حفظ الحقوق: تعديل على "Achievement American Analysis" من "rawpixel/Pixaby، تحت ترخيص CC0 المستشار الأول: المحاسب من أهمّ القرارات الّتي يتّخذها صاحب العمل قبل البدء في مشروع جديد هو تعيين محاسب جيّد (الشّكل 4.12)، فعلى الشّركة ومالكيها أن يكونوا في حالة مالية سليمة، وإلاّ فستواجه الشّركة خطر الإقفال نتيجة الصّعوبات الماليّة. وتمامًا كما يتعلّم الأطبّاء تشخيص المشاكل الصحيّة من الأعراض، يتعلم المحاسبون علاج الأعراض والمشاكل المالية الّتي تواجهها الشّركة، وكما يستطيع الأطباء تحديد حالة الجنين قبل ولادته، فكذلك يمكن للمحاسبين تحديد الحالة الماليّة للشّركة قبل بدئها. الشكل 4.12: عمل المحاسب المحترف أصل قيّم في كلّ شركة. حفظ الحقوق: تعديل على الأرقام والمالية "Numbers And Finance" من "reynermedia" / Flickr، تحت ترخيص CC BY 2.0 يكون التّاريخ الماليّ الشّخصي لرائد الأعمال في المراحل المبكّرة من التّخطيط لنشاط تجاريّ، هو الصّورة الماليّة الوحيدة الّتي يمكن للمستثمرين، والمقيّمين، والباعة، والدّائنين مراجعتها. وعليه فمن المهم امتلاك سجلٍّ ماليٍّ جيّد قبل الاقتراب من أيٍّ كان ومحادثته بشأن افتتاح شركة جديدة. فالتّاريخ الماليّ الجيّدة يضفي صبغةً من المصداقيّة في صاحبه، ويجعله أهلًا للثّقة. بل ويوثّق استطاعته على اتّخاذ القرارت الماليّة المناسبة. وزيادةً على هذا، فاستعداد رائد الأعمال لأن يطّلع الآخرون على تقاريرهم الماليّة يوحي للمهنيّين الآخرين بأنّ رائد الأعمال هذا على أتمّ الاستعداد لكشف جانب شخصيّ حسّاس منه، هو إدارة المال. تعيين محاسب متميّز سيساعد أيّ مالك أعمال صغيرة على تسطير العمليّات المناسبة لتتبّع العمليّات النّقديّة، وتسجيل النّشاطات الماليّة. ويساعد المحاسبون في إنشاء الحسابات الأوليّة الشّكلية Pro forma، وهي تقرير ماليّ يظهر مقدار وكيفيّة تجميع الأموال وإنفاقها في المراحل الأولى من حياة الشّركة. تكون الكثير من الأرقام المستخدمة في بيان المداخيل حسابات أوليّة شكليّة، أي مجرّد تخمينات. لكنّها مبنيّة على معطيات تاريخيّة في الصّناعة أو السّوق. قد يكون توثيق خدمة الديون (الّتي سنشرحها لاحقًا) والتّكاليف الثّابتة مهمّة سهلة، لكنّ توقّع المبيعات المستقبليّة مع احتساب التّكاليف المتغيّرة هو أمر معقّد بلا شكّ، وغالبًا ما تعتمد الموافقة على طلبك قرضًا لاستئجار مبنى مثلًا على التوقّعات الصّحيحة والسّلمية لمبيعاتك وتكاليفك المستقبليّة. يميل وروّاد الأعمال دومًا إلى المبالغة في تقدير المداخيل، والتّقليل في تقدير التّكاليف، لهذا فالمحاسب هو من يعيد تفكير رائد الأعمال المتمنّي إلى أرض الواقع، ويحافظ على مصداقيّة توقّعات المداخيل والتّكاليف. لا بدّ -كما تعلم- من ضبط مدفوعات الضّرائب في وقتها. وخاصّةً ضرائب الرّواتب. ذلك أنّ التّأخّر عن دفعها يؤدّي إلى غرامات كبيرة ومكلّفة. كما أنّ ضرائب الدّخل السّنوي للأفراد، أو الشّركات، سواءً كانت ملكيّةً فرديّةً، أو مشتركة، أو منظّمة، فكلّها حسابات معقّدة. ويزيدها تعقيدًا التغيُّر الدّائم لقوانين الضّرائب. لكنّ المحاسب الجيّد يدرك كيف تؤثّر تلك التّغييرات في الشّركة، وكيف على الشّركة التفاعُل معها، كما تُعَدّ عمولة المحاسب عادةً أقلّ من أيّة غرامة أو ضريبة تقرّرها لجنة الضّرائب. وبالإضافة إلى متابعة الشّروط الضّريبيّة، يمكن للمحاسبين المساعدة في التعرّف على التوجّهات في السّاحة الماليّة. إذ يركّز الكثير من مالكي الأعمال الجدد على ربح الشّركة بدل التّركيز على التدفّق النّقديّ. على أنّ هذا الأخير يُعَدّ أهمّ وأوقع أثرًا على الشّركة الجديدة، ويشمل التدفّق النّقدي cash-flow المال الّذي تجمعه الشّركة من المدخول والتّمويل مقابل المال الّذي تصرفه على النّفقات. وبعبارة أبسط، يمكن القول أنّ التدفّق المالي هو الفرق بين المال الدّاخل والمال الخارج. صحيح أنّ الرّبحية قد تتأثّر بتهالك الموارد، ويمكن للمحاسب تطبيق قواعد إهلاك مختلفة لتخفيف الضّرر على الأرباح وتقليل الضّرائب. ولكنّ على الشّركات المحافظة على تدفّق نقديّ موجب لدفع متطلّباتها الأسبوعيّة أو الشّهريّة. ومع أنّ برامج المحاسبة الحاسوبيّةَ يمكنها بسهولة إنشاء تقارير التدفّق النّقديّ، إلاّ أنّ تكلفة تعيين محاسب محترف تضمحلّ موازنةً بالمال والوقت الّذي على مالك الأعمال صرفهما في شراء تلك البرامج وتحديثاتها، وتعلّم كيفيّة عملها. عندما تحتاج شركة صغيرة إلى التوسع، أو إجراء تحسينات رأسمالية capital improvements، أو إصلاحات وتحسينات كبيرة؛ فستُطيل عمر أحد أصولها إمّا عبر تعديل استدامته، أو رفع قيمته، أو إنتاجيّته، أو تمديد فائدته. وقد يكون من الضروري وقتها الحصول على قرض، وعندها تطلب البنوك أو على الأقلّ تتوقّع من الشركة امتلاك خدمة محاسبية احترافية لإعداد وتقديم الإقرارات الضريبية، لأنّ غياب المحاسب المحترف المحايد الّذي يراجع الوضع المالي قد يشير إلى المقرضين بأنّ هذه الشّركة عالية المخاطر. ولهذا فسيمتنعون غالبًا عن إقراضها. وهكذا تتعطّل مساعي التوسّع أو تتوقّف، لأنّ المقرضين يحتاجون إلى التأكد من إدارة الشركة لعمليّاتها الحاليّة إدارةً صحيحة، قبل تمويلهم لأيّة عمليّات إضافيّة. سيرغب المصرفيون في الاطّلاع على بيانات الدخل، والميزانية العمومية، والإقرارات الضريبية، للسنوات الثلاث الماضية غالبًا. وفوقها بيانات التدفقات النقدية خلال نفس الفترة الزمنية، كما قد يطلب البنك من جميع الأفراد الذين لديهم سلطة إدارية أو ملكية في الشّركة تقديم نُسَخ من إقراراتهم الضّريبيّة الفرديّة، بالإضافة إلى بيانات القيمة الصافية الشخصية، ويتوقّعون أيضًا الكشف عن أيّ استثمارات خارج الشركة الريادية. كلّ هذه الطلبات من مسؤولي الإقراض في البنك تشير إلى بحثهم عن شيء ما، وهو شيء سيتمكن المحاسب ذو الخبرة من إدراكه، فيُعِدّ المستندات التي توفِّر المعلومات التي يطلبونها، ويقدّم المشورة إلى رجل الأعمال حول كيفية تبديد مخاوف المصرفيين. تُعَدّ إدارة المخزون Inventory management وخدمة الدين debt service، من المجالات المالية الرئيسية الأخرى الّتي يمكن للمحاسبين تحديد مشاكلها التي تستدعي التدخّل السّريع، ومن ثمّ تقديم المشورة إلى رائد الأعمال. حيث تشمل إدارة المخزون العمليات التجارية التي تشمل إدارة كمية وحدات السّلع في المخزون، مع جدولة وفهرسة مخزون الاستبدال، وتنظيم رفوف التّخزين، ودفع تكاليف المخزون المستلَم؛ ومعالجة طلبات العملاء، وتنفيذها، وتعبئتها، وشحنها. أمّا خدمة الدين Debt service فهي سداد القرض، أصله وفائدته. يطلب بعض البائعين نفس المستندات المالية الّتي يطلبها المقرضون المصرفيّون، بحيث تكون معدّةً إعدادًا احترافيًّا. فالجدارة الائتمانية Creditworthiness، أو تقييم المقرض لمدى قدرة الشركة على سداد الدين، هو أحد الأصول القيّمة للأعمال، إذ يمكن أن تؤدّي القدرة على شراء مخزون بالائتمان وحده دون دفع المال إلى تحسين تسويق الشركة وأدائها العام كثيرًا، ومع ذلك يبقى لدى الدائنين مخاوف مختلفة بشأن الصحة المالية للشركة، إذ لا يملك البائع الّذي يسلّم شركةً مخزونًا بالائتمان، أيّة وسيلة لتعويض خسارته في حال فشلت الشّركة في سداد دينه، فهو لا يمكنه الاستيلاء على المباني، والمعدّات، والأرض، والودائع النّقديّة كما تفعل البنوك. وكونه لا يملك هذا الخيار، فهذا يجعله يتردّد في تسليم المخزون إلى شركات غير مستقرّة ماليًّا. هذا بالإضافة إلى أنّ بعض الشّركات قد تكون مدينةً بضرائب على المخزون المحفوظ لديها أو على ممتلكات شخصيّة لمالكيها. المستشار الثاني: المحامي إذا كان تعيين محامٍ لإبقائك بعيدًا عن المتاعب أمرًا مكلفًا، فذلك سيضمحلّ موازنةً مع تكاليف تعيين محامٍ لإخراجك منها. يُعَدّ تعيين محامٍ في المراحل الأولى للشّركة -حتّى في مرحلة الفكرة- استثمارًا ممتازًا قد يخفّف عنها الكثير من الأعباء القانونيّة ويحمي دخلها. ومع تنوّع مجالات القانون، واختلاف خبرة المحامين وقدرتهم على ممارستها، فذلك يعني أنّ على رائد الأعمال تحديد المشاكل القانونيّة الّتي يحتاج إلى المساعدة بشأنها أوّلًا، ثمّ موازنة تكاليف الحصول على تلك المساعدة بتعيين محام مقابل تكاليف عدم تعيين واحد. قد يشبه تعيين محامٍ توظيفك لمتعاقد للعمل على منزلك، فتعيين متعاقد عامّ يحسّن الكثير من المجالات، من بناء، وتمليس، وتبليط، وصباغة، وسباكة، وغيرها. وهذا يكون أرخص من تعيين متعاقد عامّ يوزّع المهام الّتي لا يحسنها على حرفيّين متخصّصين. وبالمثل، يُعَدّ بعض المحامين عامّين، بحيث تتّسع ممارستهم لتشمل العديد من المجالات القانونية التي يحتاج رائد الأعمال وشركته إلى المساعدة فيها؛ بينما بعض المحامين الآخرين هم متخصّصون يحدّون ممارستهم في مجالات خبرة قليلة، ويُحيلون زبائنهم إلى محامين آخرين في المجالات الّتي لا يمارسونها. يُعَدّ المحامون العامّون أقلّ تكلفةً من المتخصّصين الّذين يسعّرون خدماتهم تسعيرًا أعلى لقاء معرفتهم العميقة بالمجالات المحدّدة الّتي يمارسونها، ورائد الأعمال أو مالك الشّركة الصّغيرة لا يحتاج في غالب الأحيان إلى مستوى عالٍ من الخبرة القانونيّة، لذا فلا مانع من تعيين محامٍ عامّ، ويمكن في حالة الشكّ زيارة بعض أفراد شبكة معارفه لسؤالهم عن آرائهم قبل اتّخاذ قراره. من أهمّ الأسئلة الّتي ينبغي طرحها أوّلا هو كيفيّة تسعير المحامي خدماته. فبعضهم يتقاضى سعرًا ثابتًا مقابل خدمات محدّدة، بينما يُفَوتِر آخرون عملهم بالسّاعة، كما قد يضيف كلا النّوعين أيّة تكاليف أو نفقات إضافيّة إلى فاتورة الزّبون، فعند دفع أوراق القضيّة إلى المحكم مثلًا، فقد يحتسب المحامي ثمن الطّباعة، والنّسخ، وتكاليف القيادة إلى المحكمة، ورسوم ركن السيّارة، وعمولات الشّحن البريديّ، مع سعر تسجيل الوثائق في المحكمة. ولهذا تُعَدّ معرفة كيفيّة فوترة المحامي لمستحقّاته، وأيّة رسوم وعمولات سيضيفها إلى الفاتورة النّهائيّة أمرًا بالغ الأهميّة عند اختيارك للمحامي الّذي ستوظّفه. قد يكون المحامون مساعدين أو شركاءً في شركة، كما قد يكون لدى شركات المحاماة الكبيرة العديد من المساعدين القانونيّين الّذين يستلمون شؤون شركائها وعملائها. حيث تُقدِّم شركات المحاماة الأكبر حجمًا نطاقًا أوسع من الخبرة، ودعمًا أوسع لمحاميك الّذي يخصِّص أغلب إن لم نَقُل كلّ وقته لك، ولكنّ هذه المساعدة الإضافية والموارد المتاحة، سيكلّفان سعرًا أعلى. من ناحية أخرى، قد يكون المحامي المنفرد، أو ذلك الذي يعمل في شركة محاماة صغيرة أقلّ تكلفة، لكنّه كذلك أقلّ مواردًا، زيادةً على أنّه ربّما لا يكون متفرّغًا لفترات طويلة، نتيجة انشغاله مع عملائه الآخرين. قد يكون المحامي في منطقتك الجغرافية أو مجتمعك مصدرًا قيمًا للمعلومات غير المتاحة ولا الشّائعة، وهناك أمر آخر يجب التفكير فيه عند اختيار المحامي وهو موقع مكتبه، فقد يبدو موقع المكتب تافهاً، لكن المحامين في مباني المكاتب الكبيرة قد تكون رسومهم أعلى لأنّ لديهم نفقات مكتبية أعلى، ومع ذلك فمن المرجح معرفتهم لمحترفي الأعمال الآخرين في مبناهم، فقد تكون هذه الاتصالات مفيدةً في مرحلة ما. وغالبًا ما يكون المحامون على دراية تامة بالتطورات الرئيسية في الأسواق علاوةً على ذلك، مثل: المعاملات العقارية، والتنمية، والطرق الجديدة، واللوائح. يمكن تقسيم الممارسات القانونية إلى فئات واسعة ومجالات متخصّصة، ونحصر فئات القانون الواسعة الّتي تهمّ رائد الأعمال في الخمسة التّالية: القانون الإداريّ. القانوني المدنيّ. قانون الشركات. القانون الجنائيّ. قانون الأسرة. قد تكون فئتا قانون الشّركات وقانون الأسرة من بين تلك الخمسة، هما الأهمّ لرائد الأعمال، وذلك أنّه ربّما لديه مستثمرون من عائلته، والمحامي الماهر في قانون الأسرة يعرف كيف يحمي رائد الأعمال وأفراد عائلته في حال فشل الشّركة النّاشئة. إذا كنت تفكر في بدء عمل تجاري في مهنة منظّمة، مثل: الإصلاح الكهربائي، أو التدفئة، ومكيّفات الهواء، أو رعاية الأطفال؛ فستحتاج إلى محامٍ على دراية بالقانون الإداري الّذي ينظّم تلك المهن في منطقتك. أحد المجالات الأولى التي يجب عليك استشارة محامٍ فيها هو تحديد نوع هيكل العمل، ذلك أنّ لكلّ هيكل تجاريّ تداعيات قانونيّة وضريبيّة، إذ على المحامي مساعدة رائد الأعمال في اختيار الهيكل القانوني الأفضل للشّركة، وللمجال، ولرائد الأعمال. ولا يوجد هيكل واحد أفضل من البقيّة في كلّ الحالات طبعًا، فكلّ هيكل قانوني سواءً كان ملكيّةً فرديّةً، أو شراكةً، أو منظّمة؛ فله مزايا وعيوب، وينبغي للمحامي بالتّعاون مع المحاسب، تقديم المشورة لرائد الأعمال حول الشّكل القانوني الّذي يجب أن تتّخذه الشّركة، ويبرّر له أسباب ذلك. ليس فقط للدّواعي الضّريبيّة، بل لحماية المسؤولية عن الأصول الشخصية لرائد الأعمال، ولتيسير العمليات بسهولة. قد تنشأ مشكلات أخرى أثناء مرحلة بدء التشغيل تتطلب مشورةً قانونية، فمنها التّوسيم، وبراءات الاختراع، وتسجيل العلامات التجارية، والعقود. فهل سيستأجر رجل الأعمال مساحةً أو يشتري مبنى قائمًا بذاته؟ و من المسؤول في حالة التأجير عن سلامة وأمان الموظَّفين وحماية المعدّات والمخزون؟ في خضمّ الحماس والنّشوة ببدء العمل وكسب المال، قد يظن رواد الأعمال أنّ مثل هذه الأسئلة غير مهمة، ومع ذلك فقد توفِّر مناقشة هذه المشكلات واتخاذ القرارات قبل وقوع حادثة معاكسة، الكثير من الوقت والمال على الشركة. وهكذا يساعد المحامي الجيد في الحفاظ على التركيز على القضايا المهمة قبل أن تصبح كارثية. هناك مجال متقلِّب آخر للشركات الجديدة، يشمل الموظفين وقانون العمل، فقد يكون أصحاب الأعمال الجدد أيضًا مبتدئين في الإدارة، كما قد يكون الجهل بقوانين التوظيف مكلفًا للغاية، خاصةً إذا احتمى موظّف سابق ساخط بوكالات حكوميّة. لذا تُعَدّ صياغة سياسات الشركة والموظفين مهمةً للغاية، كما أنّ الحصول على مساعدة محامٍ في استخدام العبارات المناسبة سيكون نعمةً ستدركها بعد فترة طويلة من دفعك تكاليف ذاك المحامي. يتعلّم المحامون ويتدرّبون على الدّفاع عن موكّليهم ودحْضِ حُجج خصومهم، ولهذا فوجود محامٍ يواجه ويفنّد المعتقدات والسّلوكات السّاذجة لرائد الأعمال، قد يساعد في تحويله إلى رائد أعمال ناضج ومحترف، ذلك أنّ رائد الأعمال الجديد قد يصعُب عليه الخروج من رداء الموظَّف ولعب دور المالك، ولهذا يساعد المحامي الجيّد في تطوير عقليّة جديدة فيه، تدفعه إلى تحمّل المسؤوليّة، والإحساس بقيمة المنصب والمكانة والسّلطة، ويقنعه بالتحلّي بعقليّة: "هذا كلّه لي". على الرغم من أنّ المحامي الجيّد ضروري للعديد من جوانب العمل، إلا أنّ رائد الأعمال يحتاج أيضًا إلى وضع حدود وعدم السماح للمحامي بالتوغُّل في نطاق المالك، إذ يجب على المحامين التركيز على القضايا القانونية، وليس القضايا التشغيلية والإستراتيجية، أو -وهذا أهمّ- القضايا المالية. قد يميل المحامون إلى تجاوز مجالهم لمساعدة العميل، ولكن في الواقع يجب عليهم البقاء ضمن مجالات القانون والتنظيم، وبعيدًا عن القرارات التشغيلية أو الإستراتيجية، سيقدّم المحامي الجيّد المعلومات والرؤية والتوصيات لإدارة المخاطر، لكنه لن يتنمّر على العميل من خلال الإصرار على القضاء على المخاطر، ولهذا يجب أن يكون رائد الأعمال مستعدًا دائمًا لإنهاء العلاقة مع أيّ شخص، بما في ذلك المحامي الذي يبدو أنّه يتدخّل في مجالات خارج مجاله. قد تكون أسعار الساعة للمحاسبين والمحامين ذوي الخبرة مخيفةً حتى لو كنت تدرك قيمة المعلومات والإرشادات التي يقدمها هذان المحترفان، فامتلاك الأموال اللازمة لدفع ثمن عملهم في مرحلة ما قبل بدء العمل التجاري قد يكون غير عملي. من المعروف أنّ رواد الأعمال الناجحين يحلون المشاكل، لذلك فلنبحث عن جواب: كيف يمكنني الحصول على مشورة مهنية بأسعار مخفضة؟ سيكون لدى المحاسبين حديثي التخرّج، والمحامين حديثي الحصول على رخصة الممارسة غالبًا عدد قليل جدًّا من العملاء، وكذا الحال بالنّسبة للمحاسبين والمحامين الّذي انفصلوا عن شركات كبرى واستقلّوا لبدء أعمالهم الخاصّة، ولذا فهتان الفئتان جاهزتان لتقديم خدماتهم مقابل فواتير منخفضة. المستشار الثالث: المصرفي أو المؤسسة المالية ليست جميع البنوك متشابهة، ولهذا يحتاج رواد الأعمال إلى اختيار بنك أو مؤسسة مالية يمكنها تلبية احتياجاتهم الحالية والمستقبلية (الشّكل 5.12)، وتُعَدّ البنوك المحلية التي تستهدف منطقةً جغرافيةً صغيرة، خيارًا ممتازًا للشركات الصغيرة المتمركزة محليًا، فقد يعرف مسؤولو البنك المحليّ شخصيًا أصحاب الأعمال المحليين، وموظفي الشركات المحلية وغيرهم من الأعضاء الرئيسيين في المجتمع المحلّي. وعندما يكون لشركة صغيرة حاجة مالية، فسيمكن لمسؤولي الشركة اتخاذ قرارات بناءً على سمعة رائد الأعمال وشركته، حيث يُقدم البنك المحلي في بعض الأحيان، القروض وتقديم المساعدة المالية مع تدقيق أقلّ مما قد يضطرّ رائد الأعمال إلى الخضوع له إذا قصد بنكًا أكبر. وبالنسبة للأعمال التجارية الصغيرة، تُعَدّ الأعمال المصرفية شخصية، ويحب المصرفيون رؤية الشركات في محيطهم المحليّ تنجح. الشكل 5.12: اختيار المؤسّسة الماليّة المناسبة لمشروعك سيساعدك على إنشاء مسار للأمن والتطوّر. حفظ الحقوق: "Money Coin Investment" من nattanan23/Pixabay تحت ترخيص CC0 قد تكون البنوك الكبيرة ذات الفروع المتعددة في مدن أو ولايات أو بلدان، خيارًا أفضل للخدمات المصرفية، إذا كان لشركتك احتياجات جغرافية ومالية واسعة مع الموظفين، والعملاء، والبائعين المنتشرين في سوق كبيرة. ومن الأفضل لشركة كبيرة امتلاك بنك يحاكي هذا النطاق الواسع، ذلك أنّ الشركات الكبيرة ذات الفروع المتعدِّدة أو الموظفين في منطقة أكبر، لديها مطالب أكبر في المنتجات والخدمات المصرفية، وسيكون أنسب لها التّعامل مع البنوك الكبيرة التي يمكنها الاستجابة أسرع، وبفعالية أكبر مع تحوّلات السوق أو الاحتياجات الفردية. المستشار الرابع: وكيل التأمين يُعَدّ الحصول على التأمين ضرورةً ملحّةً في كلّ عمل، ولكن ينبغي ألاّ تدفع تلك الحقيقة رائد الأعمال إلى تجاهل خبرة وكيل التّأمين ومعرفته بخبايا صناعته. لهذا فلابدّ من توظيفك لوكيل تأمين إذا كنت رائد أعمال، فبالإضافة إلى خبراته وخدماته، فلا بدّ أن يكون لديه عملاء من رواد الأعمال القدماء ذوي الخبرة والنّجاح الّذين يمكنه يربطك بهم لتضيفهم إلى شبكة معارفك. المستشار الخامس: خبير الصناعة تشير الدراسات إلى أنّ الخبرة والمهارات الصناعية ضرورية لإطلاق وتشغيل الشّركات الخاصة بنجاح، ومع ذلك لا يمثّل الافتقار إليها حاجزًا أمام ريادة الأعمال. ففي الواقع، ما يقرب 15 إلى 20% من رواد الأعمال الناجحين يملكون خبرةً قليلةً جدًّا بمجالهم الرّيادي الّذي دخلوه، وفي المهن الخدماتية مثلًا، لا يمكن ملاحظة افتقار صاحب المشروع إلى المهارة، في حين تسجِّل الصناعات التقنية معدّل نجاح أعلى لروّاد الأعمال الذين يمتلكون بالفعل المهارات المطلوبة في الصناعة. ولكن سواءً امتلكت تلك المهارات أو افتقدتها، فأنت أقرب للنّجاح في الحالتين، إذا أضفت إلى فريقك خبراء الصّناعة الّتي ستدخلها، ممّن يعرفون عموميّاتها، وخصوصيّاتها، وخباياها. مع اهتمام متخصِّص الصناعة بالعمل الفعليّ، يمكن لرائد الأعمال الجديد التركيز على الجوانب التّجاريّة لنشاطه، بينما يكتسب خبرة الصناعة والبصيرة من خلال الممارسة، حيث يكتشف العديد من رواد الأعمال الجدد في عامهم الأول أنّهم سيقضون وقتًا أقلّ في الجوانب الفنية للعمل، ووقتًا أطول في إدارة الأعمال التجارية نفسها وتطويرها، ويزيد التعاون الجيّد بين الفني ورائد الأعمال من فرص النجاح على المدى الطويل. عندما تبدأ في البحث عن هؤلاء المستشارين ومحاورتهم -من محامين، ومحاسبين، ومصرفيّين، ووكلاء تأمينات، وخبراء صناعة- لتكوين فريقك (الشّكل 6.12)، فيجب عليك اتباع بعض المبادئ الأساسية. أولاً والأهم: أنت صانع القرار. فأصحاب الأعمال هم من يجنون ثمار القرارات الجيدة، ويتحملون تكلفة القرارات السيئة، وليس أعضاء الفريق الاستشاري. حيث يكتفي المستشارون بتوصيل، وشرح الخيارات والمخاطر، ومشاركة نتائج آخرين في مواقف مماثلة، وتقديم التّوصيات، إذ لا يتمثل دور المستشار في اتخاذ القرارات أو فرض وجهة نظر معيّنة. ثانيًا، يجب مناقشة التوقّعات والرسوم قبل الانطلاق بأيّ عمل فعليّ، فقد تُجرى زيارة قصيرة أحيانًا مع أحد المحترفين مجانًا حتى يتمكّن كلّ طرف من تحديد ما هو مطلوب، وما إذا كان المحترف لديه الوقت والمهارات اللازمة لتلبية احتياجات العميل، وما إذا كان العميل قادرًا على تحمُّل الرسوم. الشكل 6.12: يجدر بفريقك الاحتواء على مستشاري ومقدّمي خدمات محترفين. حفظ الحقوق: تصميم مسجّل باسم جامعة رايس، OpenStax، تحت ترخيص CC BY 4.0 عليك الأخذ في حسبانك أيضًا أنّ جميع المهنيين لديهم قيود، فالمحترفون المرخصون مثل المحامين والمحاسبين، هم خبراء في مجالات تخصصهم، لكنهم ليسوا بالضرورة خبراءً في العمليات أو الإستراتيجيّات التجارية العامة. كما أنّ خبراء الصّناعة قد يملكون درايةً كبيرةً بالعديد من جوانب العمل، لكن لديهم أيضًا حدود. أخيرًا، لابدّ من اعتماد اختيار الخبراء لتقديم المشورة لك بشأن الأمور المصيريّة، على الكفاءة والتوافق، وليس على الرسوم فقط. يُعَدّ تأمين خدمات المحترف أمرًا مفصليًّا، ويجب التعامل معه على هذا النحو، ومع ذلك فهو خطوة أخرى في مجال الأعمال تخضع لعوامل السوق التقليدية، مثل: جودة الخدمة، والقدرة على تحمل التكاليف، وإمكانية الوصول، والتغيير بمرور الوقت. بناء فريق متعدد التخصصات نادرًا ما يبدأ المشروع الريادي أو يعمل بسبب جهد شخص واحد فقط. لذا يُعَدّ التنوع سمةً أساسيةً للمنظمات المدارة بنجاح، كما يُعَدّ التوافق والتعاون مهمّان أيضًا، فكلّ موظَّف ملزم بالعمل مع الموظفين الآخرين، ودعمهم، ومساعدتهم عند الضرورة، فوجود موظفين يتمتّعون بمهارات تكميلية ويتعايشون مع الآخرين يزيد من احتمالية نجاح مشروع جديد. يقدّم المطعم الجديد مثالًا رائعًا على كيفية تجميع الموظفين ذوي المواهب والخبرات والمسؤوليات المتنوعة لجعل المؤسسة الصاخبة مربحة. فبالنسبة للمالك الجديد، يُعَدّ الموظف الأول هو المدير، إذ يعني تعيين مدير جيد من ذوي الخبرة صرف راتب أكبر له، ولكنّه يعني أيضًا إنتاج أرباح ماليّة أكبر على المدى الطويل، حيث يشرف المدير الجيّد على جميع الموظفين، بالإضافة إلى جميع الوظائف التشغيلية، مثل: الجدولة، والشراء، والتسعير، والتسويق، والامتثال للّوائح الصحية. وربما يكون التّعيين الرئيسي الثاني هو كبير الطبّاخين، وهو المسؤول عن إنشاء قائمة الطّعام، وتمييز المطعم عن منافسيه، وجذب عملاء متكرِّرين يرغبون في الحصول على وجبات شهيّة عالية الجودة. يلعب المضيفون، والنّوادل، والمنظّفون أدوارًا مهمةً كونهم واجهة المطعم، ووجوهه وأصواته، حيث تُخلِّف تجربة العميل الأولى في المطعم أثرًا طويل الأمد فيه، ولهذا يكون الموظّفون الذين يقابلون العملاء هم مطالبين بالظّهور والتصرّف باحترافيّة طول الوقت. يُعَدّ النّوادل الفئة الأكثر تعاملًا مع العملاء، وهم فريق البيع في هذا النّشاط التّجاري، ونقطة الرّبط بين الطبّاخ وزبائنه، كما يعتمد دخلهم اعتمادًا كبيرا على البقشيش، وخدمة الطّاولات، ولذلك فمن المهمّ بالنّسبة لهم تنظيف الطّاولات وتجهيزها بأسرع وقت ممكن. ولهذا فهم يعتمدون اعتمادًا كبيرًا على المنظّفين لأداء تلك المهامّ الهامّة، وفي كثير من المطاعم نجد أنّ المنظّفين يتلقّون جزءًا من البقشيش الّذي يكسبه النّادلون. وهذا يخلق اعتمادًا متبادلًا بين هذين المنصبين. المناصب الأخرى في المطعم هي نادل المشرب، وغاسل الأواني، وعاملة التّنظيف، ومسؤول الرّواتب، والمحاسب وغيرهم ممّن يتعيّن عليهم أداء مهاهم بدقّة وكفاءة. ذلك أنّ الخدمة الرّديئة في أيّ من هاته المناصب من شأنها خلخلة استدامة المطعم، ولذا فكلّ موظّف في كلّ منصف ومستوى عامل يُعَدّ مفصليًّا فرديًّا، وجماعيًّا في استمرار الخدمة. من الهياكل التّنظيميّة الشّائعة للمشاريع الجديدة التّنظيم المسطّح flat organization، الّذي يتكوّن من أفراد العائلة، والأصدقاء، والزّملاء المحترفين، الّذين يستلمون مسؤوليّات في مهامّ مختلف. لكنّ الرّابطة الّتي تجمع كلّ هؤلاء لا تجلب معها بالضّرورة كلّ المهارات، والقدرات، والرّؤى، وصفات الشّخصيّة الّتي تقود إلى النّجاح طويل الأمد. ولهذا فتوسيع الموارد البشريّة في الفريق لتتجاوز الأعضاء المؤسّسين الّذين يديرون الشّركة أمر لا مفرّ منه، وهذا لا يعني بالضّرورة توظيف جميع من تحتاج إليه، ولكنّ إمكانية الوصول إليهم ضرورة حتميّة. قد لا يرغب رائد الأعمال صاحب العقليّة الإبداعيّة الّتي ترى الصّورة الأكبر دومًا، في الانشغال بالنّشاطات اليوميّة، ولهذا يجب أن يكون الفرد المحلّل شخصًا غيرهم في الشّركة، بحيث يكون ذا التّفكير الخطيّ الّذي يمكنه تحليل المعلومات والمعطيات لاتّخاذ قرارات صائبة. وبعد دراسة الوضع، وجمع المعلومات، وتحليل كلّ المعطيات المؤثّرة على النّشاط التّجاري، يوصي حلاّل المشاكل problem solver رائدَ الأعمال بالتصرّف الّذي ينبغي اتّخاذه، والتّوزيع الأمثل للمهام على الموظّفين، ومتى ينبغي تنفيذ الحلّ، وكم من المال يجب تخصيصه لحلّ تلك المشكلة. بعبارة أخرى، يصبح حلّال المشاكل مستشارًا عالي المستوى للمدير رائد الأعمال، فإذا كان رائد الأعمال المبدع وجهًا من القطعة النّقديّة، فحلاّل المشاكل وجهها الآخر. وحين يعمل ذلكما الوجهان في اتّفاق، فقد تزدهر الأعمال. في المقابل، قد يكون رائد الأعمال خبيرًا وظيفيًا أو محترفًا مرخَّصًا ملزمًا بأداء المهام بنفسه، مثل: فنيّ تدفئة وتبريد، أو طبيب أسنان، أو سائق محترف. ففي هذه الحالة تكون هناك حاجة إلى مدير أعمال لإدارة الجانب التجاري للشركة، حيث تُعَدّ القواعد واللوائح والمواعيد النهائية للأنشطة التجارية خارج نطاق اهتمام صاحب المشروع الوظيفي، ولكن يجب الالتزام بها بدقة وفي الوقت المناسب، وإلا فقد يُغلَق العمل. ومثلما يعيّن المؤسِّس المبدع مديرًا للنّشاطات اليوميّة، فسيحتاج رائد الأعمال إلى توظيف شخص خصّيصًا للوظائف التّجاريّة. يتابع أصحاب الأعمال الناجحة المقاييس بدقة، حيث يصنِّفون ويتتبّعون النفقات ويحلِّلون هوامش الربح، وتحسُّن أو تراجع أداء الإنتاج، وحضور الموظفين، والأنشطة الأخرى القابلة للقياس. حيث يوفٍّر التفسير الدقيق للأداء المالي والتشغيلي للشركة من خلال الأرقام، المعلومات التي يحتاجها فريق الإدارة لاتخاذ قرارات سليمة، ويُعَدّ وجود شخص في الفريق لديه القدرة على التعامل مع الأرقام أمرًا بالغ الأهمية. ومع ذلك، فحلول المشكلات ليست دائمًا داخل الصندوق، إذ يُعَدّ التفكير غير الخطي، المعروف أيضًا باسم الإبداع، أو "التفكير خارج الصندوق"، مطلوب أحيانًا لحل المشكلات، فالإبداع هو مصدر العديد من الأفكار والمنتجات والعمليات الجديدة. بمرور الوقت، ومع نمو الأعمال التجارية، ينتقل رائد الأعمال من مالك ومشغِّل شركة ناشئة خلال مرحلة الأعمال الصغيرة إلى كونه مالك ومشغل لشركة ناضجة. إذ يحتاج رواد الأعمال في نهاية المطاف إلى إجراء التحول الواعي من العمل في حالة من الغموض، إلى الأداء المنهجي في بيئة يمكن التنبؤ بها، ويُعَدّ نموذج العمل الذي يحدث فيه الروتين والتكرار والقدرة على التنبؤ أكثر ملاءمةً للأعمال التجارية القائمة، ذلك كونه يجلب الاستقرار والثقة للموظفين، والعملاء، والمقرِضين، والمستثمرين على حدٍّ سواء. وقد يتجنب رائد الأعمال المآزق التي قد تقضي على شركة ناشئة في المراحل المبكرة، باستخدام أساليب العمل المختبرة والمؤكّد، والتعلم من التجارب السابقة. تعتمد كلّ منظمة، سواءً كانت منظمة هادفة للربح، أو غير هادفة للربح، أو سياسية، أو دينية، أو اجتماعية؛ على الإيرادات. حيث تعتمد الشركات الربحية على المبيعات مصدرًا رئيسيًا لإيراداتها، فيما تعتمد المنظمات غير الربحية، مثل: المنظمات المجتمعية، أو الجماعات السياسية، أو المجموعات الدينية؛ على التبرعات، والمساهمات، والهبات، والمنح. أمّا بعض المنظمات غير الربحية، مثل: الدوريات الرياضية للشباب، أو مجموعات الفنون المسرحية المجتمعية، أو مجموعات الكشافة؛ فهي تجلب الأموال من خلال جمع التبرعات، أو من خلال بيع التذاكر للأحداث الّتي تقيمها. فيما تعتمد الحكومات عادةً على ضرائب مختلفة مصادرًا للدخل. يُعَدّ وجود تدفقات إيرادات متعدِّدة محسّنًا للتدفق النقدي، كما يزيد من احتمالات النجاح على المدى الطويل. يجب أن يكون تعيين الشخص الذي سيولِّد دخلاً للمنظمة أولويةً عاليةً خلال المراحل الأولى، وربما حتى قبل العمليات الرسمية من العمل. بالنسبة لمندوب المبيعات، أو كاتب المنح، أو منسِّق المانحين، أو أيّ مسمّى آخر يشير إلى وظيفة مدرة للدخل، فقد يتعيّن على مؤسسة بدء التشغيل تقديم حزمة تعويض أفضل من المعتاد، وإذا كان الشخص قادرًا على تحقيق إيرادات وتوليد تدفق نقدي يزيد عن التكلفة الإجمالية للتوظيف، فسيستحق تكاليف العمولات الأعلى والمكافآت الأكبر. من المحتمل أن تكون محاولة تحسين الأداء المالي قصير الأجل وزيادة الأرباح عن طريق تقليل تعويض الموظَّف الرئيسي ضارةً على المدى الطويل، فقد يؤدّي فقدان مندوب مبيعات جيّد إلى جعل الشركة عرضةً لفقدان عملاء مهِمّين للغاية ومربحين. كما قد يكون الفشل في الاحتفاظ بكاتب المِنح الفعال بدايةً لتقهقر الشّركة، أو على الأقل عثرةً كبيرةً في طريقها. وبالنسبة لمنظمة غير ربحية، يدفع رواد الأعمال الأذكياء لمنتجي إيراداتهم بطريقة مناسب، حتى لو كان ذلك يعني دفع أكثر مما يدفعه رواد الأعمال لأنفسهم. من خلال ما تطرقنا إليه في هذا المقال حول الكيفية التي يجب اعتمادها لتشكيل فريق ريادي مثالي، فبهذا تكون قد أدركتَ الاحتياجات الأساسيّة من الموارد للمشاريع الرّياديّة وفهمت قيمة تطوير فريق متعدّد الوظائف. ترجمة وبتصرف للفصل Building Networks and Foundations من كتاب Entrepreneurship. اقرأ أيضًا المقال التالي: تصميم الخطة التشغيلية للشركة الناشئة المقال السابق: بناء الشبكات في ريادة الأعمال وكيفية الاتصال بها كيفية إنشاء قيم جوهرية للفريق ومبرراتها رفع أداء الموظفين عبر تحديد أهدافهم كيفية بناء فريق عمل لماذا يترك الموظفون الأكفاء العمل وكيف تتجنب ذلك؟

اعلم أنك لا تقود الفريق وتكسب طاعته لك بشراء أثاث المكتب الفخم ولا بمنح العطلات والإجازات والطعام المجاني للموظفين، فكل ذلك يكسبك إعجابهم دون الثقة، وليس لذلك قيمة دون ثقتهم فيك. ولا تتوقع أن يثق الناس بك لمجرد أنك تسلمت مهام المدير أو القائد، فإن الثقة تكتسب ولا تُمنح، لكن هذا لا يعني أن تيأس من كسب ثقتهم فيك، ذلك أن نجاح الفريق يتوقف على قوة الثقة في العلاقة بين أعضائه. أهمية الثقة في بيئة العمل إن المكتب بالنسبة للموظف كالبيت الثاني، وإن البيوت تؤسس على الثقة، فإن كان الأساس ضعيفًا تصدّع البناء، وانهار تركيب الشركة واختفى تأثير القائد الذي يجمع الموظفين على هدف مشترك. وكذلك فإن غابت الثقة من علاقة الموظفين بالقائد فإن السعادة تغيب عن الساحة أيضًا، ويتهاوى مستوى أداء الموظفين نتيجة افتقارهم إلى الحماسة. ومن أثر الثقة في بيئة العمل أيضًا أنها تُشعر الموظفين أنهم يعملون على بيّنة من أجل الأهداف التي فُصِّلت لهم بوضوح، وبغياب هذه الثقة تتهاوى الرابطة التي تجمع بينهم أو تنقطع كلية بهجر الموظفين للشركة، وذلك ليس في صالح أي مؤسسة بسبب تكلفة استبدال الموظفين القدامى بالجدد وتوظيفهم وتدريبهم، سواء على صعيد الوقت أو المال. نقاط أهمية الثقة في بيئة العمل تساعد الثقة على تجنّب العدائية في الفريق بأشكالها المختلفة، بما فيها العنف السلبي -العناد، المماطلة، التسلّط، إلخ. تجعل الموظفين أكثر تقبلًا للتغيير. تجعل الموظفين أكثر تقبلًا للنقد السلبي، خاصة إن علموا أنك تبتغي مصلحتهم من نقدك لهم. تعطي الموظفين حافزًا للعمل. تزيد من ولاء العاملين للشركة، ومن ثَمّ يصبحون سفراء لها -يزكّونها في حديثهم عنها خارج الشركة-، وذلك تظهر فائدته كأداة لاستقطاب الأيدي الماهرة إلى الشركة. تُشجع الموظفين على نشر أفكارهم لتطوير الشركة. تزكّي الأخلاق الحميدة في ثقافة الشركة. تزيد إنتاج الموظفين وتشجعهم على تحسين جودة ذلك الإنتاج، وبالتالي تخرج بعملاء راضين عن خدماتك. كيف تبني ثقة الموظّف بك 1. أظهر الشغف إن كنت تريد أن يعمل فريقك بشغف لتحقيق هدف الشركة وتكون جودة إنتاجكم عالية فيجب أن تكون أنت أيضًا قدوة لهم في هذا، فأظهر لهم أنك تهتم بالصورة الكبيرة للشركة، وأنك تعمل من أجل أهدافها الحقيقية، فهكذا تضع نفسك على طريق واحد مع قيم الشركة ورسالتها، وذلك يكفي كتعبير صادق عن نواياك وأهدافك من العمل في الشركة. كيف تظهر الشغف: انشط في حسابات الشركة الاجتماعية، واحرص على إبراز الملابس والأدوات التي تحمل هوية الشركة في حضورك، وشارك ما استطعت في الأنشطة المتعلقة بالعمل مثل جلسات الغداء والتعلم -محاضرات تلقى أثناء الغداء-، والمناسبات التي تقيمها الشركة. 2. انشر معرفتك إن معرفتك بمجال صناعتك أو تفاصيل المنتج الذي تعملون عليه ترسّخ الثقة في نفوس الموظفين معك إذ ينظرون إليك كمرجع لهم يستطيعون سؤاله والحديث إليه، وبالتالي يتقبلون انتقاداتك و قراراتك بشكل أفضل، كما يبين هذا المقال من هارفارد بيزنس ريفيو أنهم اكتشفوا رغبة الموظفين في معرفة ما إن كان المدير يستطيع القيام بنفس مهامهم -إن دعت الحاجة-، وما إن كانت كفاءتهم في مجال عملهم تتعدى كفاءة الموظفين. فننظر مثلًا إلى مدير لورشة تصليح سيارات ونرى إن كان قد أصلح سيارة من قبل، أو إلى مدير مشفى هل أنقذ حياة إنسان من قبل؟ كيف تنشر معرفتك: أثناء جلسات الغداء والتعلم التي يمكنك تنظيمها لتمرير خبرتك إلى باقي زملائك، كما تشجعهم على إقامة جلساتهم الخاصة بهم. 3. حافظ على وعودك الأمر بسيط هنا، لا تعط وعدًا لا تستطيع الوفاء به، لكن في حالة المدير -خاصة إن كان أول منصب إداري لك- فستجد رغبة جامحة في منح الوعود هنا وهناك من أجل الحصول على إعجاب فريقك، لكن الحقيقة أن الإعجاب الحقيقي يأتي من الثقة والاحترام أكثر من أي شيء آخر. فإن التعافي من آثار الوعود الكاذبة ولو لمرة واحدة صعب جدًّا، لذا من الأفضل أن تكتسب ثقتك بالطريقة الصحيحة، ولا تحاول شراءها، واحرص أن يكون كلامك هو ما تقصده، وما تنوي فعله حقيقة. تذكّر جيدًا ما يخرج من فمك: فكّر قبل أن تتكلم، واعلم أن كلامك يتردد صداه بين موظفيك، فإن وعدتهم بمشروبات بعد إنهاء مشروع فلا تنس كلماتك، وإن وعدتهم بالنظر في فرص تطوير مهني فافعل، وإن طلبت من موظف إرسال تغذية راجعة فانظر فيها واتخذ إجراءً بناءً عليها. 4. ثق بهم اعلم أن أمرًا مثل الثقة يجب أن يكون منك إلى موظفيك والعكس، وكي يثقوا بك فلتبدأ أنت أولًا بهذا، وأظهر لهم ثقتك بقدراتهم وقراراتهم، فإن القيادة لا تدور حولك أنت فقط، بل إن تمثيلها الأفضل يكون في مساعدتك لفريقك أن يعطي أفضل أداء ممكن، وفي النهاية يكون نجاحك أنت كقائد نتيجة لنجاح فريقك في تحقيق الأهداف التي وُضعت له. كيف تظهر ثقتك لموظفيك: اطلب منهم أن يكونوا في مقدمة المشروع الذي تعملون عليه عبر تقديم مبادرات واقتراحات، أو اعرض عليهم فرصة العمل عن بعد متى كان ذلك مناسبًا، فهذا يظهر لهم ثقتك بهم وبنواياهم نحو الشركة سواء كانوا داخل مكاتب الشركة أو بعيدًا عنها. 5. تواصل معهم كيف تثق بشخص لا تعرفه؟! أتعلم أن 31% من الموظفين يقولون بأنهم يتمنوا لو أن مدراؤهم تواصلوا معهم أكثر، فلا شك أن أحد علامات القائد الجيد هي التواصل مع أفراد وحدته أو فريقه، فبادر إلى إطراء موظف حين ينفّذ مهمة بإحسان، وتكلم معه حين ترى أمرًا يحتاج إلى تطوير لتناقشا معًا الحلول الممكنة، وليكن الهدف من هذا التواصل هو زيادة الثقة، عبر توضيح كل شيء ممكن، دون أن تترك شيئًا مبهمًا. نصائح للتواصل الفعّال: اطلب من موظفيك تغذية راجعة بشكل أسبوعي لتكون على اطلاع بما يشعر به فريقك، وإن كنت تستطيع استخدام أدوات تسمح لهم بإرسال النقد بصورة مجهولة فذلك أفضل لتقليل الرهبة والحياء من النقد المباشر، إضافة إلى الاجتماعات الثنائية والتواصل اليومي بالطبع. 6. ابنِ علاقات خارج نطاق العمل لعلي ذكرت في هذا المقال بشكل أو بآخر أن الثقة تدور حول العلاقات البشرية، وكلما توطدت تلك العلاقات على صعيد شخصي وغير مهني -خارج نطاق مصلحة العمل- كان أفضل لبناء تلك الثقة، فخصص وقتًا لاجتماعات شخصية معهم، وتفقد أحوالهم خلال اليوم، وأظهر لهم اهتمامك بهم كما تحب أن يهتم بك غيرك. كيف تتعرّف عليهم أكثر: ابدؤوا أسبوع العمل الجديد بحديث عما فات في أيام العطلة، فربما يدهشكم بعض الأعمال والأنشطة التي يحلو للبعض فعلها في العطلة، وسترى السعادة على وجوههم لاهتمامك بشؤونهم، دون تخطي الحدود الشخصية طبعًا. 7. حافظ على أسلوب عمل شفاف وواضح تزيد أهمية الشفافية أثناء الأوقات الصعبة في الشركة، حين يحدث كساد فيها أو مشكلة، فلا تهمل توضيح الأمر بصدق للموظفين آنذاك، فإنه مفتاح بناء ثقة بينكم، ذلك أنك جعلتهم جزءًا من صورة أكبر، وأنك تراهم أهلًا للثقة بإخبارهم لمشكلة مثل تلك قد يساهموا في حلها. نصائح لشفافية ناجحة: اعقد اجتماعات شهرية لمناقشة ما تم في الشهر المنقضي بنجاحاته وخسائره، وشاركهم كل شيء يثير اهتمامك أو قلقك سواء بإحصائيات أو بدونها، فعرض جزء من موقفك الشخصي أمامهم يزيد من فرصة ثقتهم بك، بما أنهم يرون أنك وثقت بهم أيضًا بإطلاعهم على تلك المعلومات. 8. اعترف بأخطائك، وكذلك جهد غيرك يصعب على الكثير -خاصة المدراء- أن يتحملوا مسؤولية الأخطاء التي تحدث، لكن القائد الجيد يدرك قوة الاعتراف بالخطأ وتصحيحه، فتحمُّل المسؤولية يظهر إنسانيتك كأي فرد في الفريق يصيب ويخطئ، ويرسل إشارة أن هناك دومًا فرصة للتحسين. وكذلك على الناحية الأخرى فإن القائد الفطن لا ينسى شكر كل من في فريقه بدلًا من الاكتفاء باستقبال عبارات الثناء والمديح لنفسه، فحين يرى الموظفون شكرك لمجهودهم، فسيتحفزون أكثر للإتقان، ويثقون بك. أظهر رغبتك في التطور: سل الموظفين في اجتماعاتك الثنائية معهم عن تقييمهم لأدائك وما إن كان لديهم نصائح لتطوير ذلك الأداء. إن إخبارهم أنك مدرك لأوجه قصورك ورغبتك في التطور يعطي انطباعًا بأنك أهل للثقة. والآن، كيف تبني الثقة في فريقك أنت؟ ترجمة -بتصرف- لمقال 8 Secrets For Building Trust As A Leader لصاحبته Ali Robins حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik

قد يكون القيام بدور إداري لأول مرة صعبًا. في حين يمكنك أن تجد جميع أنواع المقالات، والاستقصاءات، والمصادر الأخرى حول كيف تصبح مديرًا لأول مرة، لن تجد من يعطيك سر المهنة. ومع ذلك، سوف تتعلم الكثير من الدروس عن طريق الثقة بحدسك، وارتكاب الأخطاء، والأهم من ذلك، الاستماع إلى فريقك. عندما عيّنتُ فريقًا من الكُتّاب لأول مرة، تحولت من كوني فريقًا من شخص واحد إلى إدارة فريق مكون من أربعة أشخاص. وشدّدت على أهمية جعل الفريق من النوع الذي طالما أردت العمل معه، ولقد أحببت حقيقة أننا سوف نُكوّن هذا الفريق معًا. إليك ثلاثة أشياء تعلمتها عندما منحت فريقي القوة - وأنا نفسي كمديرة جديدة - عن طريق الاستماع إليهم. 1. كافئ الإبداع من لديه الوقت ليكون مبدعًا عندما تكون هناك قرارات يجب اتخاذها ومشاكل يجب حلها؟ لكننا نتعثر من دون إبداع ، ونقضي وقتنا في التركيز على الحلول الأكثر وضوحًا. والحقيقة هي أن الإبداع لم يعد اختياريًا. فالآن أكثر من أي وقت مضى، من المتوقع أن يكون المديرون قادة مبدعين يساعدون فرقهم على الكشف عن أفكار غير المتوقعة (أو مزيج من الأفكار) التي تؤدي إلى عمليات ومنتجات وخدمة أفضل للعملاء.فما هو الجزء الأفضل؟ على الرغم من ما قد تخشاه في البداية، فلن يقضي الإبداع على إنتاجية فريقك. بعد أن أمضى فريقي الجديد بضعة أشهر في الكتابة والتحرير وإتقان أدوارهم والالتزام بالمواعيد النهائية، أرادوا معرفة كيفية تطوير مسؤولياتهم إلى مستوى أعلى من ذلك. وأرادوا قضاء بعض الوقت في تعلم مجالات أخرى من الأعمال وزيادة مهاراتهم. في البداية كنت قلقة من عملهم على مشاريع غير مرتبطة بطبيعة عملهم لأنني لم أكن أعرف كيف سيكون لذلك تأثير على عبء العمل الثقيل بالفعل، ولكنني اُضطررت إلى التخلي عن مخاوفي والثقة بهم. بعد قضاء الوقت في الاستماع والتعلم والعصف الذهني، وجدنا أنشطة ومشاريع يمكن أن تساعدنا على العمل والتفكير واللعب بطرق مبتكرة: المساهمة في مشاريع الاتصال الداخلية، مثل النشرة الإخبارية للشركة والويكي الخاص بها. تنظيم لقاء شهري للفريق بعنوان "أعرض وتكلم" حيث نتحدث عن المقالات وأشرطة الفيديو والمدونات الصوتية المتعلقة باللغة والكتابة، ثم نبحث عن طرق لتطبيقها على عملنا. لعب جولات متباعدة من لعبة المحظورات أو الحزورات. يواصل فريقي التركيز على مسؤولياتهم الأساسية، ولكننا الآن نجني فوائد مسؤولياتهم الجديدة. تساعدنا لحظات النقاش الجاد، وكذلك أوقات المرح، على توثيق علاقتنا كفريق واحد. قد تبدو للآخرين وكأنها لعبة الحزورات ببساطة، ولكننا في الحقيقة نبني لأنفسنا مساحة استرخاء وراحة ومرح. وهذا المستوى من الثقة يعني أننا نستطيع تبادل ملاحظات صادقة وأفكار قيمة دون خوف أو إحراج. 2. قم بتقدير قوة الكلمة المكتوبة نحن نبحث دائما عن الإجابات والمعلومات - ويستغرق البحث وقتًا طويلًا. ووفقًا لتقرير ماكينزي، فنحن ننفق حوالي 20 في المئة من ساعات عملنا في البحث للحصول على المصادر الداخلية أو إجابات على أسئلة تخص عملنا. ولكن الخبر الجيد هو أنه عندما يكون لدى أعضاء الفريق قاعدة معارف قابلة للبحث، يمكن تخفيض وقت البحث بنسبة تصل إلى 35 في المائة. عندما يقوم الفريق بتسجيل وتبادل المعرفة: يصبح من الأسهل والأسرع نقل المعرفة من شخص إلى آخر. لا يتم فقدان أو نسيان العمليات والقواعد الإرشادية والأهداف، والتفاصيل الهامة. يمكنهم تقديم عمل متناسق. يمكن استخدام هذه الموارد كمواد تدريبية. نعلم أن التوثيق له فوائده، ولكن قد يكون من الصعب القيام به أو يسهل علينا تجاهله، حتى بالنسبة لفريق من الكُتّاب! أدركت أنني كنت أطلب من فريقي إنشاء مقالات المساعدة مع مراعاة وضوح الكتابة والتنسيق المتسق ولكنني لم أعتني كفايةً بتوثيق القواعد الإرشادية والعمليات الهامة التي كانت موجودة بالفعل. لقد حان الوقت لممارسة ما كنت أنصح به. استثمرنا الوقت لبضعة أشهر وركزنا على إنشاء أدلة إرشادية لفريقنا. في النهاية، وفرنا الوقت والجهد بإنشاء هذه الموارد. أصبح لدينا الآن قواعد إرشادية واضحة، يمكن الوصول إليها للمرجعية اليومية أو لأغراض التدريب، بدلًا من الاعتماد على الذاكرة. إذا أمكن لفريقك الاستفادة من توثيق أفضل لعملية ما، إليك بعض الأفكار التي تساعدك على البدء: أدرج قائمة بأفكارك ورتبها. ما هي أهم المشكلات؟ ما هي قوائم التحقق أو التذكيرات أو الخطوات المعقدة التي يجب توثيقها؟ ما هي الأسئلة الأكثر شيوعًا في فريقك؟ متى وضعت قائمتك، رتب بنودها تبعًا لأهميتها. ابدأ صغيرًا وتقدم ببطء. ركز على العناصر التي لها أكبر تأثير على عملك اليومي. بعد تحقيق بعض التقدم، يمكنك البدء في العمل على أدلة إرشادية وموارد أخرى من قائمتك. ابحث عن الإلهام. استخدم أفكارًا ونصائح من قاعدة معارف داخلية أخرى كمخطط. توفر قاعدة معارف أفضل الممارسات لأنظمة المعلومات والتكنولوجيا لمعهد ماساتشوستس للتكنولوجيا قواعد إرشادية واضحة التنسيق. ويعطي دليل قاعدة معارف تكنولوجيا المعلومات في جامعة نورث وسترن أمثلة على إظهار ما هو "فعال" مقابل ما هو "أقل فعالية". حين يكون لديك عدة أدلة إرشادية للفريق جاهزة، تأكد من العناية الدورية بها للحفاظ على المعلومات مُحدّثة ودقيقة. مكّن فريقك من العثور على إجابات عندما يحتاجون إليها من قاعدة معرفة تعمل بسلاسة مع مكتب الدعم الخاص بك. 3. اسأل عن التقييم، حتى عندما يكون ذلك صعبًا تمنحك ردود الفعل فرصة للتطور كقائد، وتظهر لفريقك أن مشاعرهم تهمك عندما تأخذها على محمل الجد. إن طلب الاستماع إلى الآراء هو أمر مخيف حقًا، ولكن الأمور التي قد تمنعنا من أن نكون قادة فعّالين تظل موجودة سواء كنا سنواجهها أو نتجاهلها. فعندما نتجاهلها، نبقى عالقين ونقوم بنفس الأخطاء. لقد قيل لي ذات مرة أنني أبدو قليلًا وكأنني "رئيسة متعسفة" - أوزع المسؤوليات دون أن أسأل أي نوع من العمل قد يحفز حقًا كل عضو من أعضاء الفريق. آلمني هذا. كان هذا التعليق محبطًا ولكنه كان صحيحًا تمامًا. كنت قلقة جدًا بشأن المواعيد النهائية والمشاريع القادمة، ونسيت أن أتحقق من الروح المعنوية للفريق ورغباته. عندما سألت الفريق المشورة، أعطوني قائمة بالمشاريع والأنشطة التي كانوا مهتمين بها. لقد وجدنا طرقًا لإدراج تلك الأشياء في جدولنا الزمني الاعتيادي. وتخلصت من بعض قلقي كمديرة جديدة بمنحهم الثقة. أنا أتشرف بثقة فريقي فيّ والتي تظهر في كلماتهم وآرائهم الصادقة. نعم، يمكن أن تُشعرك الكلمات بالقسوة في بعض الأوقات من أول وهلة، ولكن تلك الكلمات نفسها تقدم نظرة ثاقبة لا تقدر بثمن تتجاوز ما تعرفه وتراه وتتصوره. عندما تسأل فريقك عن آرائهم ثم تتعامل معها، فهم يعرفون أنك تقدر آراءهم وتتفهمها. ماذا يقول فريقك لك؟ أعضاء فريقك ليسوا آليين بلا مشاعر. لديهم احتياجات وآمال ورغبات. إذا كنت محظوظًا، سيكون لديهم الرغبة في العمل الجاد وتحقيق الذات في عملهم. استمع لهم. وراقبهم. سواء كان ذلك في أفعالهم أو كلماتهم، ففريقك يقول لك شيئًا. وعليك أن تسأل وتستمع وتتفاعل. أعر انتباهك وستجد طرقًا عديدة للتطوير من فريقك ومن عمله، ومن نفسك. ترجمة –وبتصرّف- للمقال Listen While You Lead: 3 Unexpected Lessons for New Managers لصاحبته Jenelle Blanchard حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik

لقد قمت مؤخرًا بمكالمة فيديو مع كورتني مديرة Buffer. وقد سألتني: "كيف تشعر عندما تعمل ضمن منطقتك الزمنية؟". قد يبدو ذلك سؤالًا غريبًا، ولكن إليكم لماذا قامت بطرحه: هذا أنا، الشخص على اليمين. إنني الآن الشخص الوحيد في أستراليا، والذي يعمل في شركة تضم أكثر من 70 شخصًا يمتدون على مدى 12 منطقة زمنية مختلفة. بعد التفكير بالشعور الذي يمكن أن أشعر به عند العمل في منطقة زمنية مرتبطة بشخص واحد، أعتقد بأنني سأشارككم وأحدثكم قليلًا عن عملي وكيف أقوم به عندما يكون معظم زملائي غير متصلين بالإنترنت. أتمنى أن تكون النصائح والمعلومات التي سأقدمها مفيدة لأي شخص يواجه مشكلة مماثلة أو يقوم ببناء فريق من مجموعة من الأشخاص في جميع أنحاء العالم. كيف تقوم بإجراء بحوث عن المنتج عندما يكون الجميع ضمن منطقة زمنية مختلفة هذا العام قمت بقلب الأدوار، فلم أعد أقوم بأبحاث عن المنتجات كما اعتدت أن أقوم دائمًا. ومع ذلك، فإني أتذكر التحديات التي أواجهها عند القيام بالأبحاث عن بعد. فبدءًا من العصف الذهني لما نريد البحث بشأنه، إلى تصميم الأسئلة والأساليب البحثية، وحتى استخلاص المعلومات – وهي كل ما يتعلق بالزبائن المتعددين – المفيدة للأحاديث العفوية أو مكالمات الفيديو التي نقوم بها في الصباح الباكر بشعرنا المشعث. إن روتين حياتي اليومي يتأثر بشكل كبير بالشخص الذي يرتبط به عملي. فإذا كان ذلك الشخص مصمم منتجات في أوروبا، فإنني غالبًا سأقوم بالعمل من الساعة 8:00 صباحًا وحتى الساعة 2:00 بعد الظهر ومن ثم بدءًا من الساعة 6:00 مساءً وحتى الساعة 9:00 مساءً. أما إذا كان ذلك الشخص مدير منتجات في الولايات المتحدة، فإني سأعمل من الساعة 7 صباحًا حتى 4 مساءً. لذلك فإني قد دربت ذاتي لأن أكون مرنًا وأن أحاول إيجاد إيقاعات جديدة لعملي. أين هو الجزء الممتع؟ أن تمتلك الوقت في منتصف اليوم للسباحة أو الخروج مع الأصدقاء أو تناول الطعام أو حتى للقيلولة. إليك بعض النصائح التي تعلمتها أثناء إجراء البحوث عن بعد: حاول أن تعثر على عملاء ضمن المناطق الزمنية القريبة منك وقم باستخدام برامج مثل Calendly لتمنع الأشخاص من حجز جلسات بحثية معك الساعة 2:00 صباحًا. قم بإتقان فن التواصل غير المتزامن مع عملائك. وهذا يعني أن تقوم بكتابة التقارير بعناية ووضوح، وأن تلتزم بمشاركة العمل معهم بأكبر قدر ممكن. إن أدوات الاتصال الحديثة مثل Slack غالبًا ما تتسبب في منعنا من القيام بذلك. قم بكتابة كل شيء، استخدم الصور وشارك التسجيلات. إنني أفضل استخدام Dropbox Paper للاتصال غير المتزامن. حاول أن تجعل حلقة التغذية الراجعة أقصر من خلال معرفة الجداول الزمنية الخاصة بزملائك. إذا قمت بإضافة رؤى العملاء للفريق في الساعة 8:00 بتوقيت سيدني، فلن يتم قراءتها حتى الساعة 11:00 مساءً من تلك الليلة. أما لو قمت بإضافتها قبل ساعتين فإنها ستكون على الجدول الزمني المحدد مباشرة. كيف تقوم بتسويق المنتجات عندما يكون الجميع ضمن منطقة زمنية مختلفة إن فريق التسويق في بفر Buffer هو أحد أكثر الفرق الموزعة في الشركة. فنحن الآن منتشرون عبر كل من أستراليا، سنغافورة، المملكة المتحدة وأمريكا الشمالية. لحسن الحظ، فإننا قد بدأنا بالاجتماع مرة واحدة في السنة على الأقل لنقوم بالعصف الذهني وارتداء نفس الجوارب معًا. كمسوق منتج، فإن عملي يتطلب التواصل لإيصال قيمة بفر Buffer للعملاء الحاليين والمستقبليين. إنني أؤمن بشدة بأن هذا العمل يجب أن يتم عن بعد. إنني أعمل على عدد قليل من المشاريع، حيث يوفر عملي عن بعد بذلك التوقيت مساحة كبيرة للعمل بعمق. أما المهندسين لدينا فإنهم يمتلكون يوم مخصص للعمل العميق، حيث نسميه "أربعاء العمل العميق". حسنًا ... إنني أقوم بذلك في معظم الأيام! إن تسويق المنتجات هو أيضًا عمل تعاوني. حيث أغرق بمسودات رسائل البريد الإلكتروني، وأقوم بتنظيم الرسائل وإطلاق المنتجات، والقيام ببعض البحوث المتفرقة عن المنتج. كما أنني حقًا أفتقد تلك التفاعلات التي يتمتع بها بعض الأشخاص للتوفيق بين المناطق الزمنية المختلفة، والتي تجعل تجمعاتنا شبه المنتظمة نشيطة ومليئة بالحماس. إنني غالبًا ما أستمتع ببعض الأجزاء التي تتعلق بالتعاون في تسويق المنتجات عبر قنواتنا غير المتزامنة. أحد تلك الأجزاء هو دردشة Discourse لدينا. أن أعمل عن بعد يعني أيضاً أنه بإمكاني التعرف على المزيد عن عملاءنا حول العالم وذلك من خلال فريق التأهيل لدينا. عندما يكون بقية أعضاء الفريق غير متواجدين حاليًا، يمكنني أن أقفز إلى صندوق الوارد الخاص بخدمة الدعم لدينا لأقوم بالدردشة مع العملاء المحتملين، ومساعدتهم في الإجابة على أسئلتهم، واكتشاف ما يحفز الناس بشكل عام على استخدام منتجاتنا والجوانب التي يمكننا تحسينها. لم تكن البداية بالأمر السهل إن العمل في بفر Buffer كان أول عمل لي عن بعد. عملت في السابق من المنزل ولكن دائمًا ما كان بجانبي بعض الزملاء على مكتب قريب. وقد كان التحول إلى العمل عن بعد بشكل كامل أمرًا يحمل بعض الصعوبة وقد استغرق مني بعض الوقت لكي أعتاد عليه. عندما بدأت خلال الفترة الأولى، كنت دائمًا ما أحاول التواجد على الانترنت بمختلف الأوقات وبطريقة جنونية فقط لكي أكون متوفرًا دائمًا عندما يكون الآخرون متصلون بالإنترنت. كنت أقضي ساعات طويلة أقوم بصياغة الرسائل والرسائل الإلكترونية للتأكد من أنني كنت أتواصل معهم بوضوح. وكنت أحيط نفسي بمجموعة متنوعة من أدوات الاتصال. كما كنت أتحقق دائمًا من إشعارات العمل على هاتفي. إن التطور في تلك الأمور يتطلب الممارسة. وفيما يلي أمرين آخرين أود أن أقولهما لنفسي لو كان بإمكاني العودة بالزمن إلى الوراء للوقت الذي بدأت فيه العمل عن بعد: ضع حدودًا لعملك، فلست بحاجة للاتصال بالإنترنت طوال الوقت. إن كنت غير متأكد من الأداة التي يجب عليك استخدامها للتواصل مع شخص ما، اسأله ببساطة عما يفضل! ولا تقلق بشأن ذلك كثيرًا - فالرسالة أهم بكثير من الوسيلة. من الجيد أن تضع في اعتبارك جداول أعمال الأشخاص الآخرين. ولكن لا تدع ذلك يمنعك من مشاركة المعلومات المهمة. إن الأشخاص الذين يعملون عن بعد يتمتعون بموهبة جيدة في إدارة الإشعارات وستصبح جيدًا بذلك أنت أيضًا! اخرج من المنزل، فرؤية الآخرين تعتبر أمرًا جيدًا، وكذلك الحال مع التمارين الرياضية. إن التمتع بعادات صحية في العمل يتطلب بعض الوقت والتمرين. لذا لا تخف من التغيرات التي ممكن أن تطرأ على طاقتك أو صحتك، فذلك يحدث للجميع – سواء كانوا يعملون عن بعد أم لا. إذًا، كيف أشعر عندما أعمل ضمن منطقتي الزمنية؟ إن الجانب السلبي الأكبر هو النوم خلال اجتماعات الشركة الموسعة. حيث عادة ما تكون حوالي الساعة 3:00 صباحًا. ولكن بالطبع الإيجابيات تفوق السلبيات بكثير! ترجمة -وبتصرّف-للمقال Working Remotely When Everyone Else is in a Different Timezone لصاحبه Mike Eckstein حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik

إن الناظر إلى فِرَق المنتجات داخل الشركات يراها عبارة عن فوضى من الدوافع والمشاعر البشرية ينتج عنها شد وجذب وتوتّر في تلك الفِرق، غير أن هذا التوتّر يمكن تقليله إن استطعنا تحويله إلى قوى متنافسة تزيد من فعالية أعضاء الفريق الواحد، حيث يمكننا حينها إزكاء هذه الدوافع والمشاعر بما أنها تحوّلت إلى عنصر من عناصر نجاح الفريق، وعندها لا يكون التوتّر في الفريق صحيًا، بل أمرًا أساسيًا ﻻ بد منه. أفكر كثيرًا في أشكال هندسية بسبب طبيعة عملي كمصمم منتجات، لذا أرى أن معظم المشاكل التي واجهناها في تطوير منتجنا يمكن تشبيهها بمثلث بسيط، قد تؤذيك حوافّه إن لم تنتبه لها، لكنّ تلك الحواف يمكن تهذيبها وصقلها إلى عوامل تنافسية، فلعلك سمعت بالمقولة الشهيرة في تخطيط المنتجات: جيد، سريع، رخيص .. اختر اثنين فقط. وقد يصلح تطبيق هذه المقولة في المشاكل البسيطة التي يمكن حلها بخيارات قطبية: نعم أو لا، أَطلق منتجًا جديدًا أو كرِّر الحالي، ألغِ المشروع أو أعِدْ صياغته. لكن المشاكل المعقدة تجعل بعض العناصر مبهمة ومتناقضة أحيانًا حتى مع المحاولات الحثيثة لتبسيطها وفهمها، فلا تستطيع حلّها بمجرد الاختيار بين أمرين، وسترى أن حلها غالبًا يكمن في تمثيلها على هيئة مثلثات. استخراج القوة من التوتّر ساعدت صديقًا لي من قبل على بناء قُبَّة جيوسيدية، حيث كان من عادتي إنجاز مشروع جانبي في كل صيف، فخططنا سلسلة من الدعامات والمحاور ثم قطّعنا الوصلات على أساسها ثم جمعنا فريقًا وبنينا القبة من تلك الوصلات والدعامات. والقُبّة الجيوسيدية إن لم تكن قد سمعت عنها، هي بناء من مثلثات (أو أي مضلعات أخرى) متشابكة، واشتهرت عن طريق بكمنستر فولر Richard Buckminster في خمسينات القرن الماضي، وتبنّتها الثقافة المضادة في منطقة خليج سان فرانسيسكو في كارولينا الشمالية كصورة لفكرتهم عن المباني الهندسية الجميلة، إذ يبدو أن المجموعات الهيبية تحب القباب! لكن تبيّن أيضًا أن تلك المجموعات كانت تميل إلى البساطة، وقد طبقوا نفس المبادئ في تصميمات الحواسيب التي أراد العديد منهم تصميمها. ويمكن أن تصنع قبة من الخشب أو الصلب أو الورق المقوَّى أو أي شيء وبتركيبات مختلفة أيضًا، لكن المذهل في تلك القباب أن شكلها المتناسق يعطيها توازنًا وثباتًا سمّاه فولر “tensegrity”، فتستطيع القبة تحمُّل وزن عدة أشخاص دون أن يتأثر أو يتشوّه هيكلها ، عبر ترتيب الدعامات بشكل متوازن، فيتشكل بناء قوي تتدافع أجزاؤه شدًا وجذبًا بقدر يحقق ثباته البناء ككل، لكن هذا ينجح فقط إن رُتِّبت العناصر المفردة بالشكل الذي يحقق ذلك التوازن. التعارض حين يكون مفيدًا يظن البعض أن التعارض أمر يجب تجنبه في الثقافة الحالية للشركات القائمة على العمل بتناغم في الفِرَق، فمن يرغب في العمل مع زميل شرس على أي حال؟ لكنّ ربما غاب عن هؤﻻء أن الفريق ما هو إﻻ علاقات بين مجموعة من البشر، وإن لم يكن ثمة ضغط ورغبة في دفع أفراده بعضهم بعضًا كي ينفّذوا مهمتهم بشكل أفضل فإن الكفاءة ستكون أولى الضحايا في مسيرتهم، فالفريق الذي ﻻ يدفع بعضه بعضًا نحو التميز والكفاءة سينهار سريعًا. ويتجلى هذا الأمر في الثلاثية المعتادة في فِرَق المنتجات: المصمم، مدير المنتج، والمهندس. فكل واحد من هؤﻻء الثلاثة لديه مهارات مختلفة، وينظر للمنتج من منظور مختلف، كما أن لديه دوافع مختلفة أيضًا. فالمصمم الجيد يريد حلًا ﻻمعًا وأنيقًا، بينما يريد مدير المنتج أن يحل المشكلة الأبرز التي تواجههم ويجعل منتجهم سريعًا، أما المهندس فيريد حلًا كفأً ويمكن صيانته وتعديله في ما بعد في نفس الوقت. وقد يكون أولئك الثلاثة يجيدون ما يفعلونه، لكن ليس إلى درجة التميز والإحسان، فالفِرق الممتازة هي التي يتعدى أعضاؤها مهامهم إلى مهام زملائهم، فالمصمم المتميز هو الذي يشارك في تخطيط مستقبل المنتج، كما يجب أن يهتم المدير بالتفاصيل التي سيضعها المهندس في المنتج، وسينظر المهندس المتميّز بعين المصمم ليُخرج منتجًا كفأً وجميلًا في نفس الوقت. وهكذا، فإنهم جميعًا يتعاونون على مهامهم. وقد يتطلب هذا أحيانًا أن يعارض أحدهم زميله قائلًا “ﻻ أظن أن هذا هو الحل المناسب”، أو “يمكن تحسين هذا الحل عبر كذا وكذا”. وقد يحتاج هذا الأسلوب أحيانًا إلى مواجهة زميلك وصديقك ببعض الحقائق الصادقة، إذ يجب تنحية اﻷنَفَة والكِبْر جانبًا وإعلاء الثقة مكانهما، وهذا ليس بعسير على الفريق الناضج أفراده، حيث يتعاونون فيما بينهم وﻻ يرضون بتوقيع أسمائهم على شيء حتى يطمئنوا إلى أنه بلغ مرتبة التميّز. القدر المناسب من التوتّر قد ذكرت في أول المقال أن التوتّر عنصر أساسي في الفريق، لكن قد يصبح الفريق غير مستقر إن لم يوجّه أعضاء الفريق ذلك التوتّر بشكل سليم تجاه إخراج المنتج في أفضل صورة ممكنة، وتذكِّر هيكل القُبّة الذي شرحناه قبل قليل، فسينهار الفريق إن لم تتعادل قوى الشد والجذب بين الفريق أو إن لم تكن في اتجاه تحسين بعضها بعضًا، تمامًا كما ستنهار القُبّة تحت أي ضغط أو وزن إن لم يكن الهيكل متوازنًا وكانت الدعامات ﻻ تحمل وزن بعضها بعضًا بشكل صحيح ومتناسق. فالمقدار المناسب من التوتّر بين الفريق هو الذي يجعله قادرًا على حل المشاكل المعقدة في نفس الوقت الذي يحافظ فيه الفريق على وحدة أفراده وترابطهم. ترجمة - بتصرف - للمقال Healthy tension in product teams لصاحبه Emmet Connolly. حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik

إن إنشاء شركة جديدة هو بلا شك فعلٌ أناني، إنه يستهلك كل لحظة من حياتك لفترة قد تمتدّ طيلة السنوات العشرة القادمة، إنه عملٌ يتسم بتحدي واستفزاز المنافسين وتحدي الوضع الراهن، وهذا يتناسب تمامًا مع سن العشرينات المفعم بالشباب، الذي يصعب إحباطه، والذي ليس لديه مسؤوليات مادية أو اجتماعية، لكن لنأخذ في الاعتبار أنه ليست كل الأفعال الأنانية أفعالاً سيئة. إن الشباب في سنهم الصغيرة قد يتخيلون أنهم بارعون للغاية في فنون مثل التطوير، التصميم، ومهارات البيع، وذلك لأنهم يحسنون القيام بها بشكل فردي، وقد كنت أظن كذلك أنا أيضًا، لكن ينبغي من توضيح أن إتقانهم لهذه المهارات لا يعني أنهم قادرين على بناء فريق من 75 مهندسًا يمكنه إنجاز المهام والحفاظ على التوازن في ذلك بين الكفاءة والسرعة، ولا على بناء فريق مبيعات عالمي يقوم بوظائفه بناء على مبادئ محددة وليس على مجرد الإلحاح في البيع، ولا على بناء علامة تجارية لها معدل نجاح ثابت وصدى في السوق وعملاء دائمين، ولا أن يديروا تدفقات مالية يكون فيها الربح والخسارة بالملايين. هناك جملة يحبها المؤسسون الشباب كثيرًا –وغالبًا ما يلجؤون إليها كحل يتلخص في تفويض المهام- ألا وهي: "سأنفذ هذه المهمة بنفسي، ثم سأستوعبها جيدًا، حتى إذا توفر لي المزيد من المال، سأكون بالخبرة الكافية لأوظف شخصًا ما أعلمه ليقوم بها بدلاً مني." وهذا بالضبط هو ما قمت به عندما كنت شابًا صغيرًا وساذجًا، وألاحظ تكرار نفس هذا النمط كثيرًا، رغم كونه نمطًا خاطئًا. مشكلة هذا النمط من التفويض هو أنه ينتج فريقًا لا يختلف ولا يتميز عن مؤسس الشركة، في أي شيء، الأمر الذي يعيق تطور الشركة بشكل كبير، وللأسف فهذا النمط متكرر. لكن في الحقيقة يعتبر هذا الأمر أحد أوجه القاعدة العامة التي تقول أنك إذا ظننت أن دورًا ما في الشركة ليس ذا أهمية، فإن ذلك يحدث لأنك لم ترَ في الحقيقة عظمة وأهمية هذا الدور. عندما تبحث عن شخصٍ ما لتقوم بتفويض المهام إليه، ستقودك غريزتك للبحث عن شخصٍ يعرف ما تعرفه أنت، ويتقن ما تتقنه أنت، وبهذه الطريقة فلن تجد في بحثك هذا أي عظمة أو براعة، وكل ما ستجده هو نسخة مكررة منك أنت شخصيًا، والتي بطبيعة الحال ليست على درجة من الإتقان لكل شيء، وسوف يكون لديه نفس مستوى الأداء الذي أنت عليه. حيث أن كونك مؤسسًا للشركة يطلب منك أن تقوم بالوظيفة المقابلة تمامًا لذلك، ألا وهي أن تؤسس منظمة يكون كل شخصٍ فيها مبدعًا في عمله ومُلهِمًا للآخرين، بل إن الأمر أكبر من ذلك، حيث أن وظيفتك هي أن توظف أشخاصًا أفضل منك في كل منصب في الشركة، لأن حينها فقط ستزداد شركتك قوة وكفاءة. تتفاقم هذه المشكلة كلما كبُرَ حجم الشركة أو المنظمة، لأن في هذا الوقت يصبح الهدف أكبر من تحقيق نجاح شخصي لمؤسس الشركة، بل هو القدرة على بناء فرق عمل تستطيع تطوير نفسها بنفسها وتُحقّق النّجاح والعظمة بنفسها، وتتكرر هذه المشكلة بشكل كبير، لذلك يجب أن نوضح أن دور مؤسس الشركة ليس المثابرة والسعي وراء تحقيق مجدٍ شخصي له هو، لكن دوره الحقيقي هو أن يؤسس فرقًا تقوم بهذا الدور للشركة ككل، وهذا هو أفضل تعريف ممكن لمصطلح "بناء فرق العمل". الخلاصة: أن تفويض المهام يختلف تمامًا عن بناء فريق العمل، ومن ثم فإنه لا يؤدي لا إلى النجاح وإلى النّموّ والتّطور. إن نجاح شركتك سيتطلب منك أن تتخلى بعض الشيء عن صفة الأنانية بداخلك وتستبدلها بصفة أخرى وهي القدرة على تمكين الآخرين ودعمهم، ولاحظ الفرق التالي: "التفويض" يعني أنك لا زلت تملك القرار لكن شخصًا ما يقوم بالعمل من أجلك، أما "بناء الفريق" فيعني أنك تثق في قدرة الفريق على حمل مسؤولية المهمة أو القرار، وأن لديهم التزامات معينة بسبب هذه المسؤولية، وأنهم قادرون على تنفيذ المهمة بكل تفاصيلها، ومسؤولين في النهاية ليس عن تحقيق النتائج المرجوة فقط، بل ويرفعون سقف ما يرغبون في تحقيقه. وبهذه الطريقة تستطيع أن تحقق نجاحًا حقيقيًا في شركتك، حيث أن التفويض يجعلك توكل مهامًا صغيرة للآخرين لتظهر أنت بمظهر بطولي، لأنها ستصب في رصيد نجاحاتك في النهاية، لكن في هذه الحالة لا تزال أنت صاحب القرار الأخير وتمثل عنق الزجاجة بالنسبة لأي قرار أو تطوير في الشركة، حتى ولو جعلت عنق الزجاجة هذا أوسع قليلاً، أما عملية بناء الفريق فهي تعني عدم وجود عنق زجاجة من الأساس، لأن الفريق لن يحتاج أن يضع لطموحاته حدودًا، وفي الحقيقة فإن فريق العمل الناجح هو الذي لديه القدرة على معرفة سقف طموحاته ثم التخطيط للوسائل والتوقيتات اللازمة للرفع من هذا السقف للحد الذي يريدون. وبهذه الطريقة أيضًا تستطيع أن تقلل من نسبة المخاطرة في شركتك، والانتقال بها من حالة الجمود والبيروقراطية إلى حالة المرونة والاستقرار، لأنك إذا اعتمدت على التفويض فقط؛ فستجد أن نقص فرد واحد من الفريق –بسبب المرض مثلا- يؤدي إلى تعطيل العمل والتأخر في أداء المهمة أو إلى عدم تنفيذ الاستراتيجية في حال خروج عضو من فريق العمل. أما عندما تؤسس شركتك على أسس "بناء فريق العمل" فيصبح لديك مرونة أكثر في أداء المهام، وإذا اختفى أحد أعضاء الفريق للمرض أو لغيره سيستطيع باقي الفريق التعامل مع هذا النقص كما ينبغي وتسليم المهام في موعدها. اللحظة التي تُدرك فيها جيّدًا هذا المفهوم وستوعبه هي اللحظة التي تُدرك فيها بأنها قاعدة تُطبّق على الجميع بما فيهم أنت. من السهل نسبيًا على المُؤسس الشّريك ذي التّوجّه التّقني أن يعترف أنه ليس بالمهارة الكافية لتأسيس فريق مبيعات يعمل بشكل عالمي، لكن هل سيتقبل حقيقة أن -رغم إتقانه لوظيفة معينة- فإنه لا يزال مسؤولاً عن توظيف أشخاص لديهم من المهارة أكثر مما لديه؟ وليس فقط في المهام الفردية، بل أيضًا في مهارات بناء فرق العمل؟ وهنا سيسأل أحدهم قائلاً: ألا يعني هذا في النهاية أن مهمة المدير ستكون إدارة مجموعة من الأفراد ذوي مهارات أفضل من مهاراته شخصيًا على أداء تلك المهام؟ أليس هذا صعبًا؟ فكيف ستستطيع أن تتناقش مع فريق كهذا؟ وكيف ستستطيع أن تكسب ثقتهم واحترامهم؟ والإجابة: نعم، هذا هو المقصود بالفعل، وهو ليس سهلاً على الإطلاق، ولكن هذه هي مهمتك كمدير، لأن ما دون ذلك لن يؤدي إلا إلى تدهور الشركة شيئًا فشيئًا. ومن هنا أقول لك ابدأ من الآن في التخلي عن أنانيتك التي منشؤها في الأساس هو رغبتك في أن تؤسس شركة وتكون أنت مديرها، وتحلَّ بصفاتٍ أخرى مثل الدعم المستمر لفريقك، والسعي للنجاح كفريق ليس كفرد، ومواجهة التحديات بشكل جماعي، مع مراعاة أن هدفك الأساسي هنا ليس أن تكون الأكثر علمًا والأكثر خبرة، لأنك ستكون قد أحطت نفسك بمجموعة من البارعين القادرين على تحقيق النجاح معك وبك. ترجمة -وبتصرّف- للمقال Scaling by “delegation” isn’t good enough لصاحبه: Jason Cohen.

"العمل بدون بريد إلكتروني"؛ خاصيّة من الخصائص الرائعة التي توفّرها Asana. تُعتبر المحادثات في Asana، بخلاف رسائل البريد الإلكتروني، قابلة للتنفيذ وترتبط بالعمل الذي يجب إنجازه. عندما تستخدم المحادثات ستجد أنّ تدفق العمل يصبح انسيابيًا، الخطوات القادمة واضحة، واحتمالية فقدان المعلومات في دهاليز البريد الإلكتروني تصبح أقل. ابدأ محادثة من أي مهمة، مشروع، أو فريق في Asana. 6 أسباب تجعل محادثات Asana أكثر كفاءة من سلاسل البريد الإلكتروني threads1. كل التفاصيل التي تحتاجها لإنهاء العمل في مكان واحدفي البريد الإلكتروني، هنالك الكثير من الالتباس حول الخطوة القادمة ومن المسؤول عن متابعة العمل.في Asana، ترتبط جميع المحادثات بالمهام، المشاريع، أو الفرق. كما أنّه من السهل العثور عليها لأنّها مرتبطة بالعمل الواجب إنجازه.2. المحادثات سلسة وقابلة للبحث، بدلا من سلاسل البريد الإلكتروني المعقدةفي البريد الإلكتروني، تستطيع البحث في البريد الوارد فحسب. كما أنّ إضافتك إلى سلسة من خلال إعادة التوجيه والردود ستصبح عملية فوضوية ومعقّدة، حيث لن يكون بإمكانك العثور على القرارات السابقة، المعلومات المهمة، أو الخطوات القادمة.في Asana، بإمكان جميع من في الفريق البحث في جميع المهام، المشاريع، والمحادثات العامة. كما سيتم حفظ تاريخ المحادثة لكي تتمكّن من العثور على ما تبحث عنه، حتى لو كنت ممن انضموا إلى الفريق للتو، أو لم تكن من متابعي المهمة أو المشروع من الأصل.3. تحديد الأولوية على أساس الأهمية، وليس الحداثةفي البريد الإلكتروني، من شبه المستحيل التواصل وتحديد الأولويات. كما أنّ تنظيم الرسائل في مجلدات وحفظها كمفضّلة عملية تستغرق وقتًا وغالبًا ما تكون مهمة شاقة.في Asana، تستطيع ترتيب المهام حسب مستوى الأولوية في قائمة مهامك My Tasks باستخدام اختصارات لوحة المفاتيح البسيطة. كما بإمكانك عمل تحديد متعدد وسحب وإسقاط المهام بين الأقسام Sections في أي مشروع.4. تحديثات الحالة تصلك فورا دون أن تطلبفي البريد الإلكتروني، يتم إرسال التحديثات ذهابًا وإيابًا للاطلاع على سير العمل، مما يؤدّي إلى ضياع وقت الجميع.في Asana، تستطيع الاطلاع فورًا على ما يعمل عليه زملائك في الفريق اليوم من قوائم مهامهم، التحقق من التقدم من تبويب التقدم Progress View أو لوحة التحكم Dashboard، والحصول على تحديثات تلقائية في صندوق الوارد Inbox حول التغييرات في تواريخ الانتهاء، تحديث مستوى الأولوية، أو إكمال المهمة.5. المسؤوليات محددة بوضوح ولذلك لا يُغفل عن أي تفصيل في البريد الإلكتروني، أحيانًا يكون المسؤول عن تسيير العمل غير محدد بوضوح، ولذلك يُغفل عن بعض التفاصيل ويُفوّت الميعاد النهائي.في Asana، تشير حقول assignee وdue date إلى الشخص المسؤول والتاريخ الذي يجب أن ينتهي فيه العمل.6. التشتيت أقل، وبذلك تستطيع إنجاز المزيد من العملفي البريد الإلكتروني، لا تستطيع التحكّم في عدد الرسائل التي تستلمها، ولذلك لا يمكنك إدارتها بسهولة.في Asana، تستطيع أن تقرر أي التحديثات التي ترغب في استقبالها من خلال متابعة أو إلغاء متابعة المهام والمشاريع. كما سيتم تنبيه زملائك في الفريق وبنقرة زر واحدة كلما قمت بتأشير المهمة كـ "مكتملة"، أو قمت بتقييمها عن طريق زر "القلب".كيف تتواصل في Asanaبعد أن تعرّفت على كفاءة Asana في جعل تواصل الفريق عملية سهلة، أصبحت الآن مستعدًا للبدء بالتواصل، إرسال رسائل أقل لزملائك في الفريق، وتخفيف وارد البريد الإلكتروني الخاص بك. إليك 10 طرق بسيطة لبدء التواصل مع زملائك في الفريق الذين قمت بدعوتهم إلى Asana دون أن تستخدم البريد الإلكتروني: 1. ابدأ محادثة حول مهمةقم بإضافة تعليق كلما أردت مناقشة موضوع معيّن حول المهمة مع فريقك، وقم بالإشارة إلى الشخص المحدد الذي تريد إضافته إلى التعليق باستخدام النص التشعبي. 2. ابدأ محادثة حول مشروعاستخدم محادثات المشروع عندما ترغب بالنقاش حول مهام متعددة، بدء المشروع، التحدّث عن تقدّم المشروع، أو اقتراح الأفكار (العصف الذهني). لقد وجدنا أن محادثات المشروع مفيدة خصوصًا عندما نرغب بمناقشة أفكار عالية المستوى التي تؤثر على المشروع ككل، على سبيل المثال، تغيير في الاتجاه الإبداعي، تحديث الوقت ككل، أو انضمام شريك، بائع، أو زميل جديد إلى المشروع. 3. ابدأ محادثة مع فريقكعندما تحتاج إلى التحدث حول موضوع ما متعلّق بالعمل، ولكنّك لم تنشئ بعد مشروعًا أو مهمة ذات صلة بذلك العمل، أو إذا كنت تريد مشاركة بعض المعلومات مع مجموعة كبيرة، فليس لك إلّا محادثات الفريق. نحن نستخدم محادثات الفريق لمناقشة التحديثات الأسبوعية لعمل الفريق حول مشاريع متعددة (باستخدام النص التشعبي، لكي يبقى العمل مرتبطًا بالمحادثة)، لتقديم موظف جديد، ولاقتراح الأفكار. 4. أنشئ مهمة وأوكلها إلى أحد زملائكقم بإنشاء مهمة لتقديم طلب، أو لطلب معلومات من أحد زملائك في الفريق بدلًا من إرسال رسالة بريد إلكتروني إليه. ستظهر تلك المهمة في قائمة مهامه، وستتم إضافتك كمتابع للمهام التي أنشأتها تلقائيًا، وبذلك ستعرف متى يتم إنهاء العمل على الفور. 5. عين تاريخ انتهاء المهمةقم بإضافة تاريخ انتهاء due date المهمة في الجزء العلوي منها لكي تُبلغ عن الميعاد النهائي لها، وبذلك سيكون بإمكان كل من يستطيع استعراض المهمة رؤية تاريخ الانتهاء، وستبقى التوقعات واضحة. كما بإمكانك الانتقال إلى تبويب التقويم Calendar View لعرض المهمة وتاريخ انتهائها بصيغة تقويم. 6. قم بإضافة مرفقات إلى المهمةتستطيع إضافة المرفقات إلى المهمة لمشاركة عملك مع زملائك في الفريق، وبذلك سيكون متابعو المهمة قادرين على تتبّع المرحلة التي وصل إليها العمل. طريقة إضافة المرفقاتلديك طريقتان لإرفاق الملفات المخزونة على جهاز الحاسوب الخاص بك: التصفّح انقر على أيقونة "مشبك الورق".اختر From Computer وحدد الملف الذي تريد إرفاقه.السحب والإسقاط قم بسحب الملف من أي مكان على جهازك وأسقطه على اللوحة اليمنى right pane للمهمة. كما يمكنك إرفاق الملفات من Dropbox، Google Drive، أو Box. 7. تحقق من آخر التحديثات Activity Feed للمهمةتحقق من آخر التحديثات المتعلّقة بالهمّة للاطلاع على الإجراءات التي يتم اتخاذها عليها. تتضمن أخبار آخر التحديثات إنشاء المهمة، تغيير اسم ووصف المهمة، تغيير تاريخ الانتهاء، وتغيير الشخص المسؤول عن إنجاز المهمة. ستظهر آخر التحديثات في اللوحة اليمنى بين التعليقات. وبذلك سيكون الاطلاع على التحديثات أسهل بكثير من البحث في سلاسل البريد الإلكتروني. 8. أرسل رسالة بسيطة وسريعة باستخدام "القلوب"استخدم زر "القلب" لإظهار أنّك اطلعت على إنجاز مهمة، أعجبت أو استحسنت مرفق، أو لإظهار تقديرك لعمل زميلك. الأمر أشبه بإرسال رسالة شكر دون الحاجة إلى كتابة رسالة. 9. تلق التنبيهات في صندوق الوارد Inboxيعرض صندوق الوارد، الذي هو بمثابة مركز التنبيهات في Asana، التحديثات على العمل الذي تهتم به فقط، كالمشاريع أو المهام التي تتابعها، أو التي تم توكيلها إليك. ستصلك التنبيهات في صندوق الوارد عندما: يتم تعيينك كمسؤول عن مهمة.يكون لديك مهمة مقرر إنهاؤها اليوم.تتم إضافتك كمتابع لمهمة أو مشروع.تكتمل مهمة تتابعها.يتم تغيير وقت انتهاء المهمة.تتم إضافة مرفقات إلى المهمة التي تتابعها.يقوم أحدهم بإضافة تعليق جديد على المهمة. 10. قم بإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني لتحويلها إلى مهام في Asanaأسهل طريقة لتحويل المهام إلى Asana، والتوقف عن استخدام البريد الإلكتروني هي إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني التي تتضمن مهام أو طلبات إلى Asana باستخدام عنوان البريد الإلكتروني x@mail.asana.com. تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهامإنّ البريد الإلكتروني ليس هو الوسيلة الأفضل لإدارة العمل. فمن الصعب أن تعرف ما الذي يجب إنجازه، أن تقوم بإشراك أشخاص جدد، وأن تعثر على المعلومات التي تحتاجها لتسيير العمل من مرحلة إلى أخرى. كما أنّه من الصعب منع الناس من استخدام البريد الإلكتروني، وبذلك ستضطر إلى استخدام البريد الإلكتروني حتى عندما تستخدم Asana لإدارة عملك. لكن لا تقلق فلدينا الحل. بإمكانك إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى Asana بواسطة خاصيّة إعادة التوجيه التي توفّرها، وبذلك ستتحول إلى مهام قابلة للتنفيذ وقابلة للمشاركة، مع تحديد الشخص المسؤول عنها وتاريخ انتهائها بوضوح. قم بتحويل الرسالة إلى مهمة ببساطة عن طريق إعادة توجيهها إلى x@mail.asana.com ستتم إعادة صياغة رسالة البريد الإلكتروني عند إعادة توجيهها إلى Asana كالتالي: عنوان الرسالة = اسم المهمةنص الرسالة = ملاحظات المهمةمرفقات الرسالة = مرفقات المهمةمرسل الرسالة = المسؤول عن إنجاز المهمة assigneeأمثلة على رسائل البريد الإلكتروني التي تستطيع إعادة توجيهها إلى Asana1. طلبات زملائك في الفريققد تتضمن العديد من رسائل البريد الإلكتروني التي تصلك طلبات من زملائك في الفريق للقيام بكذا أو كذا من الأعمال، بغض النظر عن نوع الفريق الذي تعمل معه. أوقف سلسلة الرسائل تلك قبل أن تبدأ، حوّلها إلى مهام، وتأكّد من تعيين وقت انتهائها لتضمن إنجازها في الميعاد النهائي. سيتم تحويل زملائك في سلسلة الرسائل إلى متابعين للمهمة تلقائيًا لكي يتمكنوا من متابعة (أو عدم متابعة) المحادثة في Asana. 2. طلبات العملاء Ordersإذا كانت تصلك طلبات من فريقك أو عملائك، استخدم Wufoo لبناء النماذج الذي هو أحد مكمّلات Asana، لاستبعاد هذه الرسائل من صندوق البريد الوارد بشكل تام وتبسيط عملك. ستتحول الطلبات المكتملة إلى مهام في Asana مباشرة. وإذا لم تكن مستعدًا بعد لاستخدام نماذج Wufoo، بإمكانك إعادة توجيه الطلبات من البريد الإلكتروني إلى مشروع خاص بالطلبات في Asana. ملاحظة: تستطيع عمل إعادة توجيه تلقائية إلى مشروع محدد عن طريق إضافة معرّف المشروع من عنوان URL المشروع في Asana، وإضافة الرقم الأوّل إلى عنوان البريد الذي تريد إعادة التوجيه منه. على سبيل المثال، إذا كان عنوان المشروع https://app.asana.com/0/FirstNumber/SecondNumber، قم بإرسال رسالة إلى x+FirstNumber@mail.asana.com. وبذلك ستتخطّى الرسائل صندوق البريد الوارد وتذهب مباشرة إلى مشروعك. 3. المقالات المثيرة للاهتمامتُعتبر مشاركة المقالات عبر البريد الإلكتروني من الطرق الشائعة لتبادل الآراء مع الفريق، البحث عن الإلهام للأعمال المستقبلية، ومواكبة المنافسين. لكنّ العثور على هذه المقالات ومشاركتها مع الفريق لاحقًا عادةً ما يكون صعبًا. لذلك تستطيع إنشاء مشروع لـ "مقالات مثيرة للاهتمام" وقم بإعادة توجيه جميع تلك الرسائل إلى ذلك المشروع. ستتم إضافة جميع زملائك الذين تلقّوا نسخة من الرسائل كمتابعين في Asana. وحالما ينتقل جميع فريقك إلى استخدام Asana، أوقف إرسال واستقبال المقالات عبر البريد الإلكتروني، وابدأ بمشاركتها في مشروع "مقالات مثيرة للاهتمام" في Asana. ملاحظة: تستطيع تنزيل امتداد Asana لمتصفّح Chrome وتثبيته لإنشاء المهام بسرعة من أي شيء تجده على الإنترنت. وهذه من الطرق الأخرى المفيدة لتحويل المقالات إلى مهام. 4. عروض الباعة أو الشركاء Pitchesمن المحتمل أنّك ستنسى إعادة النظر في عروض الباعة pitch التي تصلك، إلّا إذا قمت بإعداد مذكرة مسبقًا لمتابعتها. قم بإعادة توجيه تلك العروض من بريدك الإلكتروني إلى Asana، ثم قم بتسمية المهمة باسم البائع. جمّع هذه المهام في مشروع "علاقات الباعة" لكي تتمكن من تقييم الباعة الحاليين بسهولة، إطلاع فريقك على الأدوات والخصائص الجديدة، واتخاذ القرار حول البائع الجديد الذي قد ترغب في الاتصال به. وتذكّر أنّه بإمكانك تخصيص رسائل البريد الإلكتروني حالما تتحول إلى Asana؛ كتغيير اسم المهمة، تغيير المسؤول عن إنجازها، وتغيير المتابعين. كما بإمكانك إضافة مهام فرعية subtask وتاريخ انتهاء للمهمة. في الختام لا بد من أنّك عرفت الآن الأسباب التي تدعوك إلى تقليل استخدام البريد الإلكتروني، واستخدام Asana في التواصل، حيث خطوات العمل والمسؤوليات واضحة، قابلة للتنفيذ، وقابلة للمشاركة.

يُقال إنّ العمل الجماعي يقسّم المهمّة ويضاعف النجاح، وهذا بالضبط ما توّفره خدمة Asana، حيث تسهّل جمع الفريق في مكان واحد، إدارة العمل، واختصار طريق النجاح. لذلك لا بدّ من أن تكون خطوتك التالية، بعد إنشاء مشاريعك ومهامك الأولى وتنظيمها، هي دعوة فريقك وتهيئتهم للعمل في Asana للحصول على أقصى فائدة منها. 5 خطوات لتعريف فريقك على خدمة Asana1. أنشئ بعض المشاريع أولا قبل أن تقوم بدعوة بقية الفريق للعمل في Asana، تأكّد من أنّك أنشأت مشروعك الأوّل وحدّدت ميعادًا نهائيًا واضحًا. وإذا كان ذلك المشروع لا يشمل جميع أفراد الفريق، قم بإنشاء واحد يمكن لأفراد فريقك جميعهم المساهمة فيه، كبرنامج لاجتماعك القادم مع الفريق مثلًا. 2. شجع فريقك على الانضمامابحث عن فرصة لإخبار فريقك عن فوائد استخدام Asana، سواءً كانت في اجتماع، أثناء الغداء، أو عبر الدردشة. ثم قم بدعوتهم للمشاركة في المشروع الذي تعمل عليه؛ اذهب إلى الجزء العلوي من المشروع وانقر على زر + في أعلى اليمين، وأدخل عناوين البريد الإلكتروني لكلّ واحد منهم. 3. حث الفريق على مباشرة العملبعد أن قمت بتعريف فريقك على Asana ودعوتهم إلى المشاريع، جرّب إضافتهم كمتابعين followers للمهام ذات الصلة. إنّ عملية إضافة متابعين للمهمّة تشابه عملية إرسال نسخة كربونية مخفية (BCC) في البريد الإلكتروني. حيث سيتلقى متابعو المهمّة التنبيهات على عنوان بريدهم الإلكتروني وصندوق الوارد في Asana كلّما قام أحدهم بإضافة تعليق على المهمّة. لكن بخلاف البريد الإلكتروني، يمكن إضافة المتابعين أو إزالتهم في أي وقت دون تنبيه جميع الأشخاص المعنيين بالمهمّة. كما تستطيع وفريقك إيقاف تنبيهات البريد الإلكتروني (كما سنشرح لاحقًا في هذا المقال) إذا وجدت أن استخدام صندوق الوارد Inbox أكثر سهولة. 4. شارك دليل استخدام Asana مع فريقكقم بإنشاء مهمّة باستخدام زر الإضافة السريعة (أو Tab +Q) لإرشاد أفراد الفريق الذين يحتاجون إلى المساعدة في معرفّة كيفية استخدام Asana، ثم قم بإضافة روابط لمقالات تشرح كيفية استخدامه (مثل هذا المقال) في وصف المهمّة لمساعدتهم في التعرّف على أساسياتها. 5. أنشئ مشروعا ليعمل عليه الفريققم بإنشاء مشروع لآخر خطة عمل تنوي تنفيذها، وأوكل المهام لأعضاء الفريق خلال اجتماع المباشرة أو بعده. سهل انتقال فريقك للعمل في Asanaسلّط الضوء على الفوائد. تجعل Asana المسؤوليات والخطوات القادمة واضحة، وبهذا سيقضي فريقك وقتًا أقل في المتابعة وطرح الأسئلة، ويقضي وقتًا أكثر في مواصلة العمل.ناقش الأفكار حول المشاريع التي يمكن إنجازها في Asana. يمكن استخدام المشاريع لتعقّب الأهداف ذات المستوى العالي، التخطيط لمبادرات عمل جديدة، إنشاء برامج للاجتماعات، وغيرها الكثير. أنشئ المشاريع وشاركها مع أعضاء الفريق المناسبين لكي يتمكنوا من معرفة العمل الذي يتناسب واختصاصاتهم.شارك قائمة مهامك My Tasks مع مديرك أو زميلك في الفريق الذي يريد الاطلاع على ما تعمل عليه. تستطيع فعل ذلك عن طريق نسخ الرابط عندما تستعرض قائمة مهامك ومشاركته. وبهذه الطريقة سيعرف زميلك مدى سهولة التحقق من حالة عملك في أي وقت تشاء.قم بإعداد مشروع لبرنامج الاجتماع القادم مع مديرك أو مساعده لكي تستطيعا إضافة مواضيع النقاش كمهام في المشروع.شجّع زملائك في الفريق لتوكيل بعض المهام إليك عندما يريدون منك مراجعة أمر ما.عرف فريق تقنية المعلومات IT على Asanaقد يكون فريق تقنية المعلومات حذرًا حول الخصوصيّة، الأمان، التسعير، والصلاحيات. أخبرهم أنّهم ليسوا بحاجة للقلق بشأن هذه الأمور، لأنّ حساب Asana المدفوع Premium يتيح لخبراء تقنية المعلومات السيطرة الكاملة والخصوصية في المعلومات في Asana. كما يستطيع مدراء الحسابات المدفوعة إزالة أشخاص من "المؤسسة"، طلب المصادقة عبر حسابات جوجل، ومشاهدة النشاط الأخير لأعضاء "المؤسسة". نصائح لدعوة فرق أخرى في شركتك لاستخدام Asanaقم بدعوة الفرق الأخرى التي تعمل معها غالبًا إلى مشروع تعاوني لكي يتمكنوا من رؤية كيف يستخدم فريقك خدمة Asana وينضمّوا مباشرة.لا تقم بدعوة الفريق إلى "مؤسستك" فقط، فنحن نوصي دائمًا بإضافة الأشخاص كمتابعين للمهام، مشاركة المشاريع معهم، والإشارة إليهم في تعليقات المهمّة لكي يتمكنوا من المشاركة على الفور.اذكر Asana في اجتماعك القادم مع الفرق الأخرى، واستخدم المشاريع لتنظيم برنامج الاجتماع لإظهار كيف تعمل Asana على زيادة كفاءة فريقك.محادثات الفريقبعد أن قمت بتعريف فريقك على خدمة Asana، لا بدّ من أنّك تريد التأكّد من اتّفاق الجميع على بعض المحادثات الأساسية. حيث سيساعدك اتخاذ القرار مسبقًا في كيفيّة استخدام فريقك لخدمة Asana في الحصول على أقصى فائدة من بعض الخصائص مثل البحث المخصص Search Views والتقارير Reports. كما سيساعد الاتفاق على بعض الأمور التي تتم مناقشتها في المحادثات في ارتياح فريقك باستخدام Asana. فيما يلي بعض المحادثات المحتملة التي قد ترغب في إجرائها مع فريقك مقدمًا: محادثات المشروع Project Conversationsما هو المشروع الذي يجب أن يستخدمه فريقك؟ حدد أي المشاريع التي ستستخدمها بانتظام، كيف ستستخدم كل مشروع، وكيف سيتم تنظيم كل مشروع. من الذي يجب أن يحدد الأولويات للمهام ويعيد تنظيمها في المشروع؟ حدد فيما إذا كان "صاحب المشروع Project Owner" هو وحده من يستطيع تحديث كل مشروع، أو إذا كان بإمكان جميع من في الفريق إعادة ترتيب المهام. عندما تنشئ المشروع ستصبح "صاحب المشروع"، وتستطيع دائمًا أن تغيّر صاحب المشروع من تبويب Progress. يجب أن يقوم "صاحب المشروع" بمتابعة المشروع وتأشيره كمفضّل لكي يستقبل التنبيهات كلما قام أحد أفراد الفريق بإضافة مهمّة. كما يجب على "صاحب المشروع" أن يُبقي المشروع منظمًا ويوفّر تحديثات الحالة الخاصة بالمشروع بانتظام. محادثات المهمة Task Conversationsمن يستطيع إنشاء وتوكيل المهمة؟ ناقش فيما إذا كان المدراء وحدهم من يستطيعون إنشاء وتوكيل المهام، أو إذا كان باستطاعة أفراد الفريق إنشائها وتوكليها. نحن نوصي بتشجيع كل من في الفريق على إنشاء المهام وتوكليها إلى الشخص المناسب في الفريق (حتى مساعد المدير يجب أن يتمكّن من توكيل المهام إلى المدير). وستحصل على أقصى فائدة من استخدام Asana عندما يساهم الجميع بأفكارهم وتسيير العمل خطوة إلى الأمام. كيف تسمى المهمات؟ بإمكانك إنشاء محادثة لمناقشة تسمية المهمّة خصوصًا إذا كانت المهام خاصة بتدفّق عمل محدد. نوصي دائمًا بأن تكون أسماء المهام محدّدة وتصف العمل. مثلًا، بدلًا من إنشاء مهمّة باسم "مقال مدونة"، اعطِ المهمّة اسمًا محددًا أكثر كـ "كتابة مقال مدونة حول [عنوان]" أو "نشر مقال مدونة حول [عنوان]"، لكي تجيب على الأسئلة حول العمل الذي يجب إنجازه. ما هي المعلومات الواجب إعطائها عند توكل المهام؟ كل مهمّة من المهام لها وصف، تاريخ انتهاء، شخص مسؤول عن إنجازها، متابعون، وخانات للتعليقات. نوصي بتضمين معلومات وتفاصيل مهمّة في وصف المهمّة، إرفاق الملفات عند الإحالة إلى مستند، تحديد تاريخ الانتهاء إذا كان معلومًا، وإضافة تعليقات على المهمّة عندما تطرأ بعض التغييرات أو عندما تحتاج إلى مدخلات. محادثات البريد الإلكتروني Email Conversationsهل تريد تشجيع فريقك على استخدام Asana في التواصل بدلًا من البريد الإلكتروني؟ تسهّل Asana عمل وتواصل الفريق معًا، لذلك ستقضي وقتًا أقل في قراءة رسائل البريد الإلكتروني، كتابتها، والبحث عنها. قرّر فيما إذا كنت تريد تقليل رسائل البريد الإلكتروني الداخلية مع فريقك، واستخدام المهام والتعليقات في Asana للتواصل بدلًا من ذلك. نوصي بالالتزام باستخدام المحادثات لجميع عمليات التواصل الداخلية بدلًا من البريد الإلكتروني. ذكّر زملاءك عند الضرورة باستخدام Asana بدلًا من البريد الإلكتروني. هل يجب على أفراد الفريق إيقاف تنبيهات البريد الإلكتروني؟ ترسل Asana التنبيهات إلى البريد الإلكتروني لكل نشاط جديد لكي يبقى أفراد الفريق الذين لا يستخدمون Asana باستمرار في دائرة الاطلاع. ويفضّل الأشخاص الذين يستخدمون Asana باستمرار استخدام صندوق الوارد Inbox بدلًا من البريد الإلكتروني للاطلاع على آخر التحديثات. نوصي بإبقاء تنبيهات البريد الإلكتروني مفعّلة حتى تعتاد وفريقك على استخدام Asana يوميًا. والقرار بهذا الشأن متروك لكل فرد من أفراد الفريق على حدة. إنّ إجراء هذا النوع من المحادثات مع فريقك يساعد على إبقاء Asana منظمة للجميع، تحقيق السلاسة والوضوح، ومساعدة الجميع على المساهمة بالطرق الأكثر فعّالية. تحديثات الفريق في صندوق الوارد Inboxعندما تقوم بتهيئة فريقك للعمل في Asana، عرّفهم على كيفيّة استخدام صندوق الوارد للبقاء على اطلاع على آخر التحديثات في العمل. فيما يلي بعض الخطوات لمساعدة فريقك في الانتقال إلى العمل والتواصل في Asana: الخطوة 1: استخدم البريد الإلكتروني وAsana معاعندما يبدأ أفراد الفريق باستخدام Asana لأوّل مرة، سيتم إرسال تنبيهات البريد الإلكتروني لإخبارهم حول التحديثات وتذكيرهم بالعودة إلى Asana. استقبل تنبيهات البريد الإلكتروني من Asana حول الأنشطة الجديدة لفريقك.قم بإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى Asana لتحويليها إلى مهام.اطّلع على خصائص Asana في التواصل.قم بدعوة زملائك في الفريق وإشراكهم بإضافتهم كمتابعين كلما أضفت مهمّة جديدة.الخطوة 2: ابدأ بالتواصل في Asanaبعد أن يعتاد فريقك على استخدام Asana، بإمكانهم البدء باستخدام المحادثات في Asana بدلًا من إرسال واستقبال البريد الإلكتروني. ابدأ محادثة مع فريقك في مشروع أو على مهمّة لغرض التواصل في Asana.في البداية، قم بالتحقق من صندوق الوارد في Asana مرتين أو ثلاث يوميًا، لتعتاد على استخدام Asana في التواصل مع الفريق.وضّح لفريقك الفوائد من استخدام صندوق الوارد في Asana (كما سنأتي إلى ذكرها لاحقًا في هذا المقال).الخطوة 3: أوقف تنبيهات البريد الإلكتروني واستخدم صندوق الواردبإمكانك الاعتماد على صندوق الوارد لوحده عندما يزداد عدد أفراد الفريق الذي يتواصلون في Asana. يمكن للجميع إيقاف تنبيهات البريد الإلكتروني عندما يتجمع معظم فريقك للعمل في Asana.تستطيع، بدلًا من البريد الإلكتروني، ترك صفحة Asana مفتوحة في متصفحك بينما تعمل وتتحقق من صندوق الوارد بين فترة وأخرى للاطلاع على آخر تحديثات العمل التي تهمّك.ستتم إضافة تحديثات صندوق الوارد تلقائيًا كلما قمت وفريقك بإجراء المحادثات أو تحديث المهام. إيقاف تنبيهات البريد الإلكتروني انقر على صورة الملف الشخصي في يمين الشريط العلوي.اختر My Profile Settings.اختر تبويب To Email.الغِ تأشير صندوق Activity لكل "مؤسسة" و"مساحة عمل".أو بطريقة أخرى: انقر على أيقونة الظرف في الجزء العلوي من اللوحة الرئيسية في صندوق الوارد.اختر Off من القائمة المنسدلة. 4 فوائد لاستخدام صندوق الوارد Inbox في Asanaيُبقي صندوق الوارد أفراد الفريق على اطلاع على آخر التحديثات حول المحادثات، المشاريع، والمهام، وبذلك ستقضي وقتًا أقل في مشاركة التحديثات وتعقّب حالة العمل. 1. قضاء وقت أقل في إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكترونيتتم إضافة تحديثات صندوق الوارد تلقائيًا كلما قمت بإجراء ما على مهامك أو أنهيتها.مثال: ستتم إضافة تحديث تلقائيًا في صندوق الوارد الخاص بأفراد الفريق عندما تقوم بتأشير المهمّة كمنتهية في قائمة مهامك My Tasks.2. الوصول إلى المهام عن طريق التنبيهاتعندما تقوم بالنقر على المهمّة من صندوق الوارد، سيتم عرض وصف المهمّة، التعليقات، المرفقات، وتاريخ الانتهاء الخاص بالمهمّة.إمكانية الوصول إلى كل شيء من مكان واحد يعني أنّك لن تضيّع وقتك في تعقّبها.3. التحكم بالرسائل التي تستقبلهابإمكانك إيقاف استقبال تنبيهات صندوق الوارد عندما تقوم بإلغاء متابعة المهام والمحادثات التي تتابعها.لن يتم تنبيه فريقك عندما تتابع المحادثة أو تلغي متابعتها.4. اتخاذ الإجراءات من صندوق الوارد مباشرةتستطيع تقييم المهمّة عن طريق زر "القلب" أو إنهائها مباشرة من تنبيهات صندوق الوارد عندما تتم إضافة مهام جديدة إلى المشاريع التي تنتمي إليها.تُظهر المحادثات التي تتم الإشارة إلى المهام فيها استعراض للمهمّة التي يمكنك من خلالها اتخاذ إجراء مباشر.بإمكانك تفعيل خيار " Reminder Tasks from Inbox" لإنشاء مهمّة متابعة من خلال أي من تحديثات صندوق الوارد.كما ذكرنا سابقًا في هذا المقال، يمكن اعتماد Asana كوسيلة للتواصل بين أفراد الفريق بدلًا من إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني، وهذا ما سنأتي إلى تفصيله في الجزء القادم إن شاء الله.

تعرّفت في الجزأين الأول (تعرف على خدمة Asana لتتبع سير العمل وزيادة الإنتاجية) والثاني (التعرف على الواجهة واختصارات لوحة المفاتيح في خدمة Asana) من سلسلة Asana لإدارة المشاريع على واجهة Asana وكيفيّة إنشاء حساب جديد. سنساعدك في هذا الجزء في اتخاذ خطواتك الأولى في Asana لنظام سطح المكتب ونعرّفك على كيفيّة إنشاء مهامك ومشاريعك الأولى وطرق تنظيمها. أساسيات Asanaيوضّح المخطط أدناه الهيكل الأساسي للعمل على Asana: تمثّل "المؤسسة Organization" المستوى الأعلى للتسلسل، وهي ترتبط بحساب البريد الإلكتروني الخاص بعملك وتشتمل على جميع فرق العمل.الفريق Team هو مجموعة من الناس تعمل معًا ضمن "المؤسسة". يمكن إنشاء الفريق ليضم أي مجموعة كانت، كالهندسة، التسويق، التصميم، التوظيف، إلخ.تنظم المشاريع Projects عمل الفريق على شكل قائمة من المهام. قم بإنشاء المشروع لإنجاز أي عمل يتطلب التقسيم إلى مراحل، أو يتطلّب تعاون العديد من أفراد الفريق، كإطلاق موقع جديد، تحقيق الأهداف التي تعمل أجلها، اقتراح الأفكار، تنظيم جداول الاجتماعات، أو غيرها.تعمل المهام Tasks على تجزئة المشروع إلى مراحل أو خطوات قابلة للتنفيذ. يمكن أن تكون المهام أنشطة يستوجب تنفيذها، طلبات من زملاء الفريق، مذكرات، أو أفكار.عندما تقوم بإنشاء حسابك باستخدام عنوان البريد الإلكتروني الشخصي ستبدأ العمل في "مساحة عمل Workspace" وليس "مؤسسة Organization". ومساحة العمل هي عبارة عن مجموعة من الأشخاص والمشاريع، ولا تحتوي على فِرَق. أمّا إذا أنشأت حسابك باستخدام عنوان البريد الإلكتروني للعمل/الشركة، فستبدأ العمل في "مؤسسة"، وستتم إضافة أي شخص يقوم بالتسجيل مستخدمًا نفس نطاق البريد الإلكتروني إلى "المؤسسة" تلقائيًا. كيف تبدأ العملفيما يلي أوّل أربع خطوات أساسيّة يجب عليك اتخاذها لكي تشرع بالعمل: 1. إعداد "مؤسستك" أو "مساحة العمل" الخاصة بكعندما تقوم بإنشاء حساب Asana جديد مستخدمًا عنوان البريد الإلكتروني للشركة سنقوم تلقائيًا بإنشاء "مؤسسة" خاصة بك. وإذا لم تكن تمتلك بريدًا إلكترونيًا خاصًّا بالشركة تستطيع إنشاء "مساحة عمل" باستخدام عنوان البريد الإلكتروني الشخصي. ونحن ننصحك إذا كنت تنوي استخدام Asana للعمل أن تقوم بإنشاء "مؤسسة" مباشرة، لأنّ المشاريع والمهام لا يمكن تحريكها بين "مساحات العمل" أو نقلها إلى "المؤسسات". 2. أضف مهامك الأولىابدأ بإضافة بعض المهام لنفسك، مثل بعض الأمور التي تريد إنجازها اليوم، غدًا، الأسبوع القادم، أو لاحقًا خلال هذا الشهر. لإنشاء مهمّة جديدة، قم بتحديد سطر في اللوحة الرئيسية (كما في الصورة أدناه)، اضغط Enter من لوحة المفاتيح، ثم اكتب اسم المهمّة. كما يمكنك إضافة مهمّة جديدة عن طريق زر الإضافة السريعة Quick Add، انقر على الزر البرتقالي على شكل +، ثم اختر "مهمّة Task". 3. أنشئ المشاريعتتيح لك المشاريع تنظيم جميع المهام التي ترتبط بخطة عمل محددة، هدف محدد، أو جزء كبير من العمل. استخدم المشاريع لأمور مثل التخطيط للاجتماعات وتعقّب الأهداف لغرض إدارة المراحل الرئيسية لعمل الفريق، مثل الإطلاق، النشر، المنتجات الجديدة، التوظيف، إلخ. لإنشاء مشروع جديد انقر على زر الإضافة السريعة في الشريط العلوي واختر "مشروع Project". أو عن طريق النقر على أيقونة + في الشريط الجانبي تحت اسم الفريق أو "مساحة العمل". 4. اعمل مع فريقك في Asanaلتحصل على الفائدة القصوى من خدمة Asana، اطلب من بعض زملائك في الفريق تجربتها. بإمكانك دعوة زميل ببساطة عن طريق إنشاء مهمّة وتوكيلها إليه. وعندما يتكون الفريق تستطيع إضافتهم كمتابعين followers لمهام أخرى، التعليق على المهام، والاطلاع على التحديثات عن طريق صندوق الوارد Inbox. تنظيم المشاريع والمهاملكي تستطيع إدارة عمل فريقك يجب عليك أولًا إعداد العمل وتنظيمه بالطريقة التي تصلح لك. وفي هذه الفقرة سنساعدك في تعلّم كيفية تنظيم العمل بكفاءة. تنظيم المهام باستخدام المشاريع، الوسوم، الأقسام، والمهام الفرعيةلنستعرض الخصائص الإضافية التي تتيح لك تنظيم عملك في Asana: المهام Tasks: هي الوحدة الأساسية للعمل في Asana، وتشتمل على الأشياء التي تريد إنهاءها، الأشياء التي تريد تذكّرها، أو التي تريد من أحدهم إنجازها.المشاريع Projects: وهي عبارة عن قائمة من المهام. قم بجمع المهام وتحويلها إلى مشاريع لأحدث خطط العمل، الأهداف ذات المستوى الأعلى، الأفكار، جداول الاجتماعات، إلخ.الوسوم Tags: تستخدم لجمع المهام المتشابهة عبر المشاريع المختلفة لتسهيل استعراضها. بإمكانك استخدام وسوم مثل "مناقشة حول اجتماع مجلس الإدارة"، أو "مراجعة مع الفريق" لجمع المهام التي تقع ضمن عدة مشاريع.الأقسام Sections: تُستخدم لتصنيف وجمع المهام ضمن المشروع الواحد. تسهل الأقسام سهولة إدارة العمل عندما تتكون المشاريع من عدة مهام، أو عندما يحتوي تدفق العمل workflow على عدة مراحل أو خطوات. تستطيع تحريك المهام بين الأقسام المختلفة عند طريق السحب والإفلات.المهام الفرعية Subtasks: تُستخدم لتجزئة المهام إلى أجزاء أصغر عندما تكون المهمّة معقّدة أو تقع تحت مسؤولية أكثر من شخص واحد.متى تنشئ مشروعا ومتى تنشئ مهمةلأن المشاريع عبارة عن قائمة من المهام، ستحتاج إلى إنشاء المشاريع للمخططات الكبيرة التي يمكن أن تتضمن عدد من أصحاب المصلحة أو تدفقات عمل معقّدة. أما المهام فهي وحدات صغيرة من العمل التي يمكن إسنادها إلى نفسك أو إلى أحد أفراد الفريق. فإذا كان المشروع إعادة تصميم موقع ما، سيكون التصميم الجرافيكي هو أحد المهام التي يمكن توكليها إلى مصمم ضمن الفريق. من الأفضل تحويل المهام إلى مشروع إذا كانت تتجزأ إلى أكثر من 5-10 مهام فرعية، أو كانت تدفقات العمل تنطوي على تبعيات أو تتضمن أكثر من ثلاثة من أصحاب المصلحة. لتحويل المهمّة إلى مشروع اتبع الخطوات التالية: انقر فوق زر النقاط الثلاثة في اللوحة اليمنى لتفتح قائمة إجراءات المهام، ثم اختر Convert to a Project من القائمة المنسدلة. اكتب اسم المشروع وحدّد الحقول التي تريد تحويلها من النافذة التي ستظهر لك ثم انقر Convert. تنظيم المشاريع والمهام بصريابالإضافة إلى تقسيم عملك إلى مشاريع، مهام، مهام فرعية، وأقسام، تستطيع عمل نوع من التنظيم البصري باستخدام الخصائص التالية: المفضلات Favorites: تستطيع تأشير المشروع أو البحث المخصص Search Views وحفظها كمفضلة عن طريق النقر على أيقونة النجمة، وستظهر مفضلاتك في الجزء العلوي من الشريط الجانبي وبجوارها أيقونة نجمة، مما يسهل الوصول إليها. هذه الخاصية مفيدة على وجه الخصوص عندما تعمل على مشاريع مرتبطة بأكثر من فريق. الألوان: قم بتلوين مشاريعك لكي تستطيع ربط المهام بمشاريعها في لمحة والعثور على المشاريع بسرعة في الشريط الجانبي. ستُعرض الألوان التي تختارها عليك فقط ولا يمكن للآخرين رؤيتها. بإمكانك استخدام الألوان لتصنيف المشاريع (مثلًا، الأزرق لمشاريع التسويق، الأخضر لمشاريع المبيعات، البرتقالي لمشاريع الاجتماعات وهكذا)، أو لأولويات المشاريع (مثلًا، الأحمر للأولوية الأولى، الأصفر للأولوية الثانية)، أو تستطيع استخدامها بالطريقة التي تشاء. كل شيء مترابط في Asanaتسهل Asana ربط العمل، المحادثات وأفراد الفريق لكي يسهل العثور على المعلومات المتعلقة بكل منها. الخصائص التالية ستساعدك في التنقل بسرعة بين المشاريع والمهام: الرّوابط التشعبيّة Hypertext: استخدم @الإشارات في الملاحظات والتعليقات للإحالة إلى المشاريع، المهام، والأشخاص.المهام في مشاريع متعددة: يمكن أن تتواجد المهمّة الواحدة في عدة مشاريع، لذلك ليست هنالك حاجة إلى تكرارها. وهذه الخاصية مفيدة للفرق متعددة الوظائف.دمج المهام المتكررة: إذا قمت بإنشاء مهمتين متشابهتين، تستطيع دمجهما دون أن تفقد أي جزء من المعلومات التي تتضمنها. سيتم نسخ الوسوم، المتابعين، "القلوب" من المهمّة المتكررة إلى المهمّة الأصلية عندما تقوم بدمج المهام. البحث المتخصص Search Views: ابحث عن أي مجموعة من المهام عن طريق تحديد المعايير التي تريدها مثل اسم الشخص المسؤول عن المهمّة assignee، المهام المكتملة/غير المكتملة، تاريخ الانتهاء، الأقسام، أو المشاريع وستحصل على لائحة من المهام التي تنطبق عليها تلك المعايير. ثم قم بتأشير البحث كمفضل لكي تسهل الوصول إليه في أي وقت تشاء. سيساعدك إنشاء مؤسسة ذات نظام سهل التنقل في المراحل المبكرة من استخدامك لخدمة Asana في التخطيط لعملك وعمل فريقك، وستختصر خطواتك في الحصول على النتائج وتتهيأ لنجاح طويل المدى. بعد أن قمت بإضافة المهام وتنظيمها على شكل مشاريع، أصبحت بذلك مستعدًا لإنشاء مشروع الفريق الأول. إضافة مشروع الفريق الأولنحن ننصحك قبل إضافة المشروع أن تقوم بدعوة اثنين أو ثلاثة من زملائك في الفريق الذي هم أيضًا من أصحاب المصلحة في هذا المشروع لكي تستطيعوا العمل عليه معًا. هل أنت قلق بشأن التأخير عن الميعاد النهائي للمشروع؟ ابدأ من هناإذا كان هنالك مشروع يشغلك وتخشى أن تتأخر عن الميعاد النهائي لإنجازه، فهذا هو الوقت المثالي لتضعه على Asana لتتأكد من ألّا تغفل عن أيّ تفصيل من تفاصيله. 1. أنشئ مشروعك وسمهانقر على زر الإضافة السريعة (+) واختر Project، ثم اعطه اسمًا مناسبًا يصف الهدف من المشروع، من "إطلاق موقع" أو "التخطيط لحدث العملاء لشهر أكتوبر". 2. صف الهدف الذي ترمي إليهقم بإضافة وصف للمشروع. بعدها اختر تاريخ انتهاء المشروع due date من خلال تبويب Progress (في الجزء العلوي من اللوحة الرئيسية main pane) وذلك لتتكون فكرة واضحة لدى الجميع عن هدف وخطة المشروع. 3. أضف مهاما ضمن المشروعقم بإضافة مهمّة لكل مرحلة أساسية تساعد في إكمال المشروع. ثم حدّد تاريخ انتهاء لكل مهمّة لكي يتم إنجازها في الوقت المناسب. بإمكانك استخدام الاختصار Tab+D لتحديد تاريخ الانتهاء. 4. أوكل المهمة إلى الشخص المناسب في الفريققم بدعوة بعض الأشخاص المعنيين بالمشروع لمساعدتك في إكماله في الميعاد النهائي. اختر أي مهمّة في مشروعك واستخدم الاختصار Tab+A لاختيار الشخص الذي سينجزها assignee، ثم اكتب عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي اخترته في خانة assign tasks، ثم اختر invite. وبذلك سيمتلك الشخص الذي سينضم إلى الفريق مهمّة موكلة إليه، وسيستطيع المواكبة وبدء العمل بسرعة. 5. أجر محادثة حول المهمةبعد أن قمت بتوكيل المهام إلى الأشخاص المناسبين، قم بإعطائهم تعليمات محدّدة لإنجاز المهمّة كما هو مطلوب عن طريق إضافة تعليق على المهمّة. تستطيع أن تواصل المناقشة حول المرحلة الحالية وإشراك الآخرين في المناقشة في أي وقت كان عن طريق خانة التعليقات للمهمّة. لقد وجدنا أنّ الكثير من الناس يستخدمون Asana بسبب خوفهم من تفويت الميعاد النهائي، لكنّك ستضمن إنجاز الكثير من العمل في الوقت المناسب عند إنشائك المشروع الذي يمتلك ميعاد نهائي صارم، تحويل كل الخطوات التي تقودك إلى إكماله إلى قائمة من المهام، وتوكيل تلك المهام إلى الأشخاص المناسبين. تخصيص تدفق العمل Workflowتُعتبر الأقسام Sections من أفضل الطرق لتخصيص تدفق العمل أو العمليات. تتيح لك الأقسام إمكانية تقسيم المهام في المشروع الواحد إلى مراحل، خطوات، وأولويات مختلفة. تستطيع سحب وإسقاط المهام بين الأقسام، أو تغيير القسم من القائمة المنسدلة الخاصة بقسم المهمّة في اللوحة اليمنى right pane. Customize Asana for Your Workflow from Asana on Vimeo. 5 أمثلة على تدفقات العمل التي تم إنشائها بواسطة الأقسام1. المخططات roadmaps والمسارات pipelinesقم بإضافة قسم لأي مشروع مثل جدولة منشورات المدونة، تعقّب الأخطاء، مخططات المشروع، مسار المبيعات، إلخ.أنشئ الأقسام للإشارة إلى الأولوية أو المراحل (مثلًا "P1" أو "مغلق"). 2. التوظيف وتعقب مقدم الطلبقم بإنشاء مشروع للوظائف الشاغرة وأضف المتقدمين للوظيفة كمهام.في وصف المهمّة، قم بإضافة السيرة الذاتية ومعلومات الاتصال للمتقدّم.استخدم الأقسام لتتبّع المتقدّم في مسار التوظيف. قم بإنشاء قسم لكل مرحلة من مراحل التوظيف، من "استلام السيرة الذاتية"، إلى "المقابلة الهاتفية"، إلى "المقابلة الشخصية الأولى"، إلى "المقابلة الشخصية الثانية"، إلى "التوظيف".استخدم التعليقات للمناقشة وتبادل الآراء بعد المقابلات. 3. التقاويم التحريريةاستخدم المشاريع لتحديد الأولويات لمحتوى مدونتك وجدولتها.أنشئ مهمّة لكل مقال، وقم بإرفاق المسودّات مباشرة إلى المهمّة.تتضمن الأقسام الشائعة للتقاويم التحريرية "الفكرة"، "المسودة"، "قيد المراجعة"، "موافق عليها" و"المنشورة".انتقل من تبويب القائمة List View إلى تبويب التقويم Calendar View عندما تريد رؤية الخطوة القادمة. 4. التصنيعيمكنك تتبع التقّدم في Asana إذا كنت تقوم بتجميع المنتجات، بناء أشياء معيّنة، أو إنشاء طلبات مخصصة.تتضمن الأقسام الشائعة للتصنيع "استلام الطلب"، "توكيل الطلب"، "الفوترة"، "استلام المدفوعات"، و"الشحن".5. المبيعات وإدارة علاقات العملاءاستخدم مشاريع Asana لتعقّب الصفقات التي تسعى وراءها، العملاء المحتملين الذين تحتاج متابعتهم، أو الأشخاص الذين تحتاج التواصل معهم.تتضمن الأقسام الشائعة لمشروع مبيعات "العملاء المحتملين"، "الاتصال"، "بحاجة للمتابعة"، "منجزة"، و"العملاء المُعاد تهيئتهم".يمتلك كل مشروع من مشاريعك وقائمة مهامك My Tasks الأولويات الخاصة بها، أي أنّ طريقة ترتيبك للمهام في قائمة مهامك لن يؤثر على ترتيب المهام في مشاريعك، والعكس صحيح. بالإضافة إلى ذلك، إذا كانت هنالك مهمّة تتواجد في مشروعين مختلفين، لن يتغير قسمها في المشروع الثاني إذا قمت بتغييره في المشروع الأول. ختامالآن أصبح بإمكانك إنشاء مشروعك الأول، إدارة عملك، معرفة الخطوات التالية التي يجب إنجازها، والبقاء على إطلاع على التقدم الذي أحرزته. وفي غضون أسابيع ستجد نفسك أنهيت الكثير من العمل، وحصلت على نتائج رائعة. لكنّ الأمر لا ينتهي عند هذا الحد، ما زال هنالك المزيد لتعرفه عن خصائص Asana. تابع الجزء القادم لمعرفة كيف تهيّئ فريقك للعمل. ترجمة -وبتصرف- لأدلة المساعدة لخدمة asana.