البحث في الموقع

ما هو الوقت الذي تستغرقه للانتقال من عملك الممل للعمل كريادي بدوام كامل؟ هل هناك سمات محددة موجودة لدى جميع الرياديين الناجحين بحيث يمكننا أن نتعلم منها؟ إحدى أفضل الطرق لتحديد مسارك هو أن تتعلم من أولئك الذين لديهم تجارب سابقة. كما قال إسحاق نيوتن: ولكن غالبًا ما نقوم بقراءة القصص عن جوبز Steve Jobs، إيلون ماسك Elon Musk، وجيف بيزوس Jeff Bezos ونفكر "بالتأكيد، كان ذلك ذا فائدة بالنسبة لهم. ولكن ماذا عنّي؟" فقد يكون من الصعب التعامل مع أوهامنا. ولكن ماذا لو قابلت جوبز في المرآب؟ في هذه السلسلة الجديدة من Cloud Devs، سنلتقي بعدد من المؤسسين لنكتشف كيف تحدّوا الصعاب ليقوموا ببناء، وإطلاق، وتثبيت، وتطوير شركاتهم الناشئة والناجحة. قابل الآن تيم شافيس، مؤسس زيبوكس ZipBooks لقد بدأت رحلة تيم شافيس، مؤسس زبيوكس ZipBooks، الريادية في وقت مبكر. عندما كان طفلًا عمل في كشك لبيع عصير ليمون ضمن الحي وبعدها عمل في "رعاية الساحة" لتحصيل مصروف الجيب خلال فصل الصيف. ولكن هذه القصة ليست من نوع "كنت أعرف ما أريد منذ أن كنت طفلًا". وعلى اعتبار أنه كان "طالبًا مسؤولًا ومثابرًا"، وضع تيم أحلامه على الرف وبدأ في مسار الكلية المعياري. إن ذلك اليوم لن يأتي أبدًا. أثناء دراستي لفحص LSAT، فاتحه أحد الأصدقاء بشأن بدء شركة كغطاء لآيفون. (كان ذلك عندما تم إطلاق أول جهاز آيفون). فقال تيم "لماذا لا"، حيث فكّر بأنه سيكون مشروعًا ممتعًا لمدة بضعة أشهر. وبحلول عام 2012، تم شراء الشركة وبدأ تيم عمله بوكالة التطوير والتصميم الصغيرة الخاصة به. وتلك كانت الشرارة الأولى لظهور زيببوكس لأول مرة. في النهاية، قرر تيم الانتقال إلى شيء جديد. وفي عام 2013، أعطى المدرسة أخيرًا فرصة أخرى، ليدخل في برنامج الماجستير في إدارة الأعمال في هارفارد. ولكن فكرة زيبوكس بقيت في ذهنه. كيف تتحقق من فكرتك عندما تفكر لأول مرة في زيبوكس؟ في سنتي الأخيرة في جامعة هارفارد بدأت أفكر، "ماذا لو استطعنا أن نأخذ مفهوم 30/60/90 يومًا ونحوّله قليلًا لنقول بأنه عندما يرغب شخص مستقل أو وكالة ما بالحصول على المال، من أين يمكنهم الحصول عليه؟" بدأت العمل على زيبوكس في نفس اليوم الذي خطرت فيه الفكرة. لأنني كنت أعلم بأنها ستحدث فرقًا كبيرًا بالنسبة لي من خلال تشغيل شركتي الصغيرة السابقة. قمت أيضًا بالتحدث إلى العديد من الرياديين الآخرين الذي كنت أعرفهم، وقد تلقيّت ردود فعل إيجابية حقًا. بعد ذلك، قمت ببناء النسخة الأولية على شبكة الإنترنت في بضعة أشهر فقط، وقمت بتقديمها مباشرة إلى السوق (والمستثمرين) للحصول على ردود الفعل من العالم الواقعي. إننا أحد المعجبين بمنهج الحد الأدنى من قابلية المنتج للحياة MVP وذلك بهدف التحقق من ذلك في Cloud Devs. برأيك ما هو الأكثر أهمية: الإطلاق السريع مع التكرار أم إتقان صنع المنتج؟ إن ذلك يعتمد على مكان وجودك، ولكن إن كنت في مرحلة الفكرة، فإن الإطلاق السريع هو الوسيلة الأكثر أهمية للسعي نحو الكمال. يميل البشر لعرض أفكارهم ومشاعرهم على الآخرين؛ وغالبًا ما نعتقد بأن ما نفكر به هو ذاته ما يفكر به الجميع**. تقديم المنتج للناس سيدحض تلك الفكرة بسرعة. إننا ببساطة لا نعلم فيما إذا كانت فكرتنا ذات ميزة حقيقية حتى نقوم بتقديمها للعملاء المحتملين. والعمل على أمر ما لفترة طويلة قبل تقديمه يمكن أن يكون مضيعة كبيرة للوقت والمال. لقد قمت بذلك عن طريق الاستعانة بمصادر تطوير خارجية. ولكن الكثير من الرياديين يشعرون بالقلق إزاء العمل مع مطوّر مستقل. هل هناك أي نصيحة لأولئك الأشخاص؟ إن التردد أمر جيد لأن نسمع عن الكثير الكثير من التجارب السيئة. قد يبدو هذا وكأنه إعلان، ولكن Cloud Devs قام بالتخفيف من حدّة الأمر بالنسبة لنا لأنني كنت أعلم بوجود عملية فحص قوية، لا يقوم بها مجرد شخص عادي ضمن السوق. إن معرفتي بأنني كنت أقوم بالاستعانة بأفضل مجموعة من المواهب ساعدني حقًا بالقيام بتلك قفزة. كنت أعلم بأني سأقوم بعمل جيد بتطبيق الويب ذاته. ولكن لم يكن لدي خبرة تصميم وتطوير لتطبيقات الهواتف المحمولة. لقد قمت أيضًا بالعديد من الأعمال لأقوم بجمع المال وأحاول توظيف فريق أولي، لذلك فإن الحصول على موقع ويب من قبل فريقي كان أمرًا هامًا حيث ساعدني على الاستمرار بالعمل على أي شيء آخر أرغب به. إن فضاء برمجيات المحاسبة على الإنترنت مزدحم للغاية، كيف قمت بتثبيت منتجك باعتباره منتج جديد ومثير؟ لقد سألنا أنفسنا ما هي البيانات المالية التي ترغب بها الشركات الصغيرة، وفي الحقيقة فإنها تريد أن ترى مقاييس عملها في تطوّر دائم. إن البرنامج نفسه ليس ذو أهمية مقارنة مع النتائج التي يقدمها لك. لذا، فإننا نعطي الأولوية للعوامل التي نعتقد بأنها ستحدث فرقًا فعليًا فيما يتعلق بأنشطة الأشخاص، مثل ميزة الدفعات الفورية التي تحصل عليها الشركات الصغيرة التي تدفع الفواتير المستحقة في المستقبل مباشرةً. ما هي أكثر الأشياء التي ساهمت في تطور المنتج منذ إطلاقه؟ إن امتلاك منتج عظيم، وخاصةّ في مجال البرمجيات التجارية الصغيرة، يعتبر أمرًا ضروريًا للغاية. إذا كان منتجًا عظيمًا، سينجذب إليه المستخدمون. إن أصحاب الأعمال الصغيرة أذكياء للغاية فيما يتعلق بالمنتجات التي يستخدمونها لأن هذا يعني بأن مصدر عيشهم على المحكّ. يقول زبائننا الكثير من الأمور الجيدة عنا على الإنترنت كل يوم، وبالطبع بالنسبة لنا فهذا أمر لا يمكن الاستغناء عنه، إن ردود فعل عملائنا أصبحت إحدى محركات النمو الرئيسية لدينا. وأخيرًا، إن كان بإمكانك تقديم نصيحة واحدة للرياديين الجدد أو الطموحين، ماذا ستكون؟ من المهم جدًا إنشاء الفريق المناسب! وقد يكون مكوّنًا من الموظفين، أو الشركاء، أو المقاولين والمستثمرين – أي فقط أولئك الأشخاص الذين يقفون في جانبك. لا أحد يستطيع القيام بكل ذلك العمل بمفرده، وإن قمت بذلك العمل بشكل مناسب، فهذا يعني أن احتمال الفشل سيكون مضاعفًا. الخطوة الأولى قم بتحديد مهاراتك والأمور التي لست بارعًا بها، ومن ثم قم بملء جميع هذه الثغرات بالأشخاص المناسبين. ترجمة –بتصرّف- لمقال How outsourcing let ZipBooks focus on growth and finding their position in a crowded market لكاتبته Jory MacKay

عندما اشتريت حوض استحمام ساخن قبل بضع سنوات، كان مندوب المبيعات ودودًا للغاية، ومتعاونًا، كما أنّه تابع التٌواصل معي لعدّة مرّات من خلال المكالمات الهاتفيّة. وقد قمت بتوفير أموالي لأكثر من سنة لكي أتمكّن من شراء حوض لطيف وكنت متحمّسًا للحصول عليه، فقضاء الوقت في المياه هو من الأمور المفضّلة عندي، لقد قمت بالبحث كثيرًا لكي أعرف أيّ حوض هو الأفضل وأيّها يستهلك أقلّ كميّة ممكنة من الطّاقة وأيّها تدوم علامته التجاريّة لأطول وقت ممكن. وعندما عزمت على شراء الحوض، كل ما كان عليّ فعله هو التّحدث إلى مندوب المبيعات لإتمام شرائه، والذي كان بدوره سعيد بما يقوم به. ولكن بعد ذلك حدث أمرٌ ما، فقد لاحظت أمرًا ما و لأكثر من مرة قبل وخلال عملية الشراء. قمت بدفع المبلغ للحصول على حوض الاستحمام السّاخن ولكنّ المندوب اختفى تمامًأ، وفجأةً أصبح مشغولًا جدًا في محاولاته لأن يبيع الشّخص التّالي. وبعد كلّ ذلك وصل الطّلب متأخرًا، ولم أتمكّن من تركيبه بالشّكل الصّحيح، وعندما حاولت تثبيته تسبب بتضرّر بعض الأشياء المحيطة به أثناء التّركيب وتأخّرت عمليّة الإصلاح لأكثر من ستّة أشهر. أين كان مندوب المبيعات الودود والمتعاون الذي اشتريت منه؟ وكيف يمكن أن يكون متجاوبًا معي في يوم ما ويتجاهلني تمامًا في اليوم التّالي بعد أن حصل على أموالي؟ أنا أخبركم بهذه القصة لتوضيح جانب غير متوقّع في إدارة العمل، فمن المحتمل أن ننسى النّاس الذين أعطونا أموالهم في بعض الأحيان. كما أنّ نسيانهم يكون أسهل عند التّعامل معهم في الإنترنت والمنتجات الرقميّة، وخاصّة عند إطلاق منتج ما حيث يكون هناك عدد كبير من النّاس التي تشتري في نفس الوقت منا، وعندما يكون تركيزنا يتمحور حول الحصول على المزيد من الزّبائن المرتقبين الجدد. وفي بعض الأحيان نحن لا نقابل هؤلاء الناس المهتمّين بمنتجاتنا أو حتّى لا نتحدّث إليهم. ووفقًا لبعض إحصاءات المنتجات الخاصة بي والتي تمّ بيعها فقد كنت بحاجة إلى محادثة واحدة في البريد الإلكتروني مع أكثر من 10 % من النّاس الذين قاموا بالشراء مني. وهذا لا يعني أمرًا سيئًا بالضّرورة، وإنّما يعني أن منشوراتنا أو رسائلنا الإخباريّة تعمل بشكل جيّد، ولكنّها تكون سيّئة عند عدم وجود علاقات سابقة مما يقود إلى علاقات أسوأ على الجانب الآخر من البيع. مع أخد قصة مندوب حوض الاستحمام في عين الاعتبار، فأنا أريد أن أتحدّث إليكم حول كيفيّة القيام بعمل أفضل فيما يتعلّق بعملكم التّجاري الخاص، فيما يلي ثلاثة مسارات من المحتمل أن تسوء فيها الأمور بعد أن يكون شخص ما متشجّعًا بما فيه الكفاية لشراء شيء ما منك: دعم العملاء لو كنت مشغولًا جدًا بأمور البيع بهدف أن تكون متجاوبًا مع الطّلبات، فأنت تفعل الأمر الخطأ. نعم، لقد حصلت بالفعل على أموال هذا الشخص، لذلك فإنّ رسائل البريد الإلكترونيّ الأخرى الخاصّة بالمبيعات قد تعني المزيد من المال، ولكن ليس على المدى البعيد. إنّ معظم الّشركات التي تتعامل بعدم الاحترام مع العملاء لا تدوم طويلًا، هذا الأمر لا يقتصر على عدم عودة العملاء لك في المرّة القادمة عندما يحتاجون خدمة ما، (مثلًا أنا لن أعود لشراء حوض الاستحمام من ذلك الرّجل مرّة أخرى) ولكن هناك أمور سيّئة أخرى من الممكن أن تحدث، الأمر الأول أن القضيّة يمكن أن لا تشمل جميع المنتجات، ربما البعض منها،على سبيل المثال: فإن حوض الاستحمام الساخن سوف يتطلب مني شراء طن من المواد الكيميائيّة بشكل شهري ما دام موجودًا، هل تعلم كم مرّة كنت سوف أشتري تلك المواد الكيميائيّة (التي ربّما تكون قيمتها أكبر من حوض الاستحمام نفسه)؟ على امتداد عمر الحوض من الممكن أن أنفق الآلاف، أو أنفق أكثر من سعر الحوض، والأمر الثّاني والذي ينطبق على جميع المنتجات هو أن التّعامل مع العميل بشكل سيّء لا يعني فقط أنّه لن يشتري منك، بل من الممكن أن يخبر جميع من حوله أن يفعلوا الشيء نفسه، لذلك أنت لن تفقد عميل واحد بل من المحتمل أن يكون العملاء على اتصال مع بعضهم. لذلك يجب أن يكون دعم العملاء مماثلًأ لمستوى الاتّصالات الخاصّة بالمبيعات أو أفضل منها، لكي تنطلق بشكل جيد يتوجّب عليك أن تضع توقّعات العملاء ضمن خدمات الدعم. التّعليم إنّ جميع ما يشتريه أيّ شخص تقريبًأ يحتاج إلى القليل من التّعليم لكي نضمن أنّهم يفهمون كيف يعمل الشيء الذي اشتروه، وكيف يحصلون على أقصى استفادة منه، فالنّاس ينفقون أموالهم لأنهم يعتقدون أنّ ما يشترونه سوف يجعلهم أفضل أو أكثر سعادة راحة. حتى لو كنت تبيع “yo-yos” (تفسير النفس الجميلة)، يمكنك أن تبيّن لشخص ما كيفية استخدامها بشكل أفضل، أو حتى الحيل التي يمكن أن يتعلّمها، عندها سوف يكون أكثر سعادة ورضى تجاه المنتج الذي اشتراه. عندما يكون الأمر أعظم من ذلك بكثير، مثل دورة على شبكة الإنترنت، إذا لم تعلّمهم كيفية استخدامها بأفضل شكل أو كيف يمكنهم الاستفادة منها بأقصى شكل ممكن، فهناك احتمالات بعدم اتباعهم للدورات والدروس وعدم قيامهم بأي عمل. إنّ أشياء مثل إجراء ندوات للعملاء الحاليين على الإنترنت سوف تحدث فرقًا كبيرا في عمليّة دفع النّاس لشراء المنتج الخاص بك، لأنّهم لو استخدموا المنتج وقدّم لهم خدمات جيدة فسوف يخبرون الجميع عنك وعن روعة منتجك. المتابعات إن معظم الموظّفين مثل مندوب حوض الاستحمام لديهم مشاعر الحب والجفاء تجاه العملاء، وينطبق الشّيء نفسه على الأشخاص الذين يبيعون السّيارات (أنا أعلم لأنني قضيت سنوات في البحث عن السّيارات والتّحدث إلى مندوبي مبيعات السيّارات). وسوف يتّصلون ويتّصلون، ويتابعون معك مرارًأ وتكرارًأ قبل عمليّة الشرّاء، وهذا عندما تفكّر في أن تشتري، ولكن بعد ذلك، في اللّحظة التي تقوم فيها بالشّراء، فلن تسمع صوتهم مرّة أخرى، على الرّغم من ذلك، وعلى غرار معظم الأشياء الأخرى، فإنّها لن تكون المرّة الأخيرة التي ستشتري فيها حوض استحمام أو سيارة. في الواقع، إذا كنت تتمتّع بتجربة شراء ودعم مقدّم بعد البيع، فإنك لن تحتاج للتّسوق بعيدًا في المّرة القادمة، كل ما عليك فعله هو التّوجه مباشرة إلى متجر حوض الاستحمام الساخن أو مركز بيع السّيارات التي اشتريت منه من قبل والشرّاء مرة أخرى. وينطبق الشيء نفسه على الأعمال التّجارية عبر الإنترنت: تريدُ منهم القدوم إليك بشكل مباشر لأنك فعلت ذلك بشكل جيّد في المرّة الأولى، وكنت قد كسبتهم مرة أخرى… خاتمة هذه النّصيحة لا تقتصر على مجرّد كيفيّة أن تكون رجل أعمال مثير أو حول إدارة الأعمال التي تقدّم الرّعاية لعملائها لأنّه “الشيء الصحيح الذي عليك القيام به”. بل إنّها تقودك إلى التّفكير في المدى القريب لما قبل عمليّة البيع، وكيفيّة كسب شخص ما من خلال حثّه على الشرّاء منك مرّة واحدة وجعله معجبا بأيّ شيء تفعله أو تقوم ببيعه للأبد، حتى لو كنت منطويًا، لا يزال بإمكانك إيلاء الاهتمام بالعملاء الحالييّن عن طريق طرح الأسئلة عليهم. أنا لا أدّعي أنّي أعرف كل النماذج التّجارية المحدّدة من متاجر أحواض الاستحمام السّاخنة، ولكني أعرف أنّ شراء حوض استحمام ساخن هو الحدث الفردي الذي يؤدي إلى مزيد من المشتريات (تقريبا كل شهر) للحوض وعلى طول عمر الحوض، لأنه يتطلّب مجموعة من المواد الكيميائيّة والأجزاء المختلفة مع مرور الوقت، كلّ المتاجر تبيع أحواض الاستحمام، كما أنّها تبيع هذه المواد الكيميائيّة. بالتّأكيد، أنّ بيع منتج واحد قوي هو أمر فعّال جدًا، ولكن المبيعات الإضافيّة تضيف ما قد يصل إلى سنوات أو عقود من إمكانيّة الاستخدام، وهذه المواد ليست رخيصة أيضاً، ومن المحتمل أن تجد بعضها يحمل أسماء ماركات معروفة في بعض مراكز البيع بالتّجزئة، إنها لن تعني لهم أيّ شيء بعد بيعهم تذكرة تحتوي على بند ضمان على مستوى العمر المتوقّع لحوض الاستحمام لشراء تلك المواد الكيميائيّة والتي تصل قيمتها إلى الآلاف من الدولارات على مدى عقد من الزمان، وبما أن هذه الأحواض لن تكون الأحواض الأبدية التي يقتنيها أي شخص، لذلك عندما يقرّر شخص ما أن يتسوّق للحصول على واحدة جديدة فلا تحكم على نفسك بسبب قراره. لذلك فإنّ الأمر لا يقتصر على العبارات المنمّقة وتقديم الاهتمام بالناس الذين يؤيّدون عملك بالرغم من أنّ هذا قد يثير السّخرية بشكل واضح، بل إنّ الأمر يتعلق ببناء علاقات تشجّع على المزيد من التّجارة في المستقبل، يمكنني أن أذهب إلى المتجر الخاص بمندوب حوض الاستحمام كلّ بضعة أسابيع لشراء المنتجات منه، ولكن بدلًا من ذلك سأتوجّه إلى متجر آخر، وأمنحهم أموالي. لا يمكنك قضاء كلّ وقتك في ممارسة الأعمال التّجارية، يتوجّب عليك قضاء بعض الوقت في العمل على منتجك أيضّا. ويتضمّن ذلك البحث عن سبل للتفاعل مع مجموعتين رئيسيّتين من النّاس وهم: العملاء والأشخاص الذين لم يصبحوا عملاء بعد، . وهذا يعني التّحدث معهم، وعمل مسح لهم، ومتابعتهم، والتّفاعل معهم حتى تتمكّن من معرفة السبب الذي دفعهم للشراء أو عدم الشرّاء، ومعرفة ما يحصلون عليه من قيمة مضافة في منتجاتك الخاصة (أو ما لا يحبّون وجوده في المنتج)، فضلًا عن النّجاح الذي يلمسونه من في استخدام المنتج. لا تتجاهل العملاء الحالييّن، فإذا ما شاهدوا نجاحًا في استخدام منتجك فيمكن أن تستخدم هذه القصّة في بيع منتجك بشكل أكثر فعاليّة مع دراسة الحالات أو قصص النّجاح أو حتى الشهادات. العديد من الشّركات تتوقّف عن الاهتمام بالعميل بمجرد أن يقوم شخص ما بالضّغط على الزر ويشتري، إنهم يقضون أغلب وقتهم في عملية البيع ولا يخصّصون أي جزء من وقتهم لكسب رضى العميل والاحتفاظ به. لذلك لم أكن أريدك أن تكون بمنزلة مندوب حوض الاستحمام لعملائك وإلا سوف يتحدّثون عنك، ولكن ليس بطريقة جيّدة، كما فعلت للتو. ترجمة -وبتصرّف- للمقال Never ignore existing customers لصاحبه Paul Jarvis

في 1790، أرادت باريس إبلاغ المسؤولين في قرية سيكس الصغيرة والتي تقع بالقرب من تولوز، أن طلبهم لجعل بلدتهم عاصمة بلديتهم قد رُفض. أرسلوا رسالتهم في مغلف أبيض إلى قرية سيكس. وصلت الرسالة ... لكن في الخامس من يونيو / حزيران 2009 أي بعد مائتين وعشرين عامًا من إرسالها. كيف يمكن لهذا أن يحدث؟ ذهبت الرسالة إلى قرية سيكس Saix، بدلا من سيكس Seix بسبب خطأ صغير في العنوان. انقضت الثورة الفرنسية، وغرقت تيتانيك، واختُرعت السيارات والطائرات، وغيرت الإنترنت وجه العالم، ووصلت الرسالة بعد أن تأخرت قرنين. قد يكون للأخطاء الصغيرة في البيانات عواقب وخيمة. إلى جانب الخطأ الإنساني، قد ننسى أحيانًا ربط البيانات بأصحابها. كثيرًا ما يقوم الناس بالتغيير في حياتهم، فهم يغيرون الوظائف والعناوين وأرقام الهواتف، وينجبون أطفال، ويتم اختراق حساباتهم، ويكبرون. ومع كل هذه التغييرات، تفتقد بياناتهم الدقة. ونتيجة لذلك، يصبح من الصعب تقديم خدمة جيدة. وهكذا يصبح الجزء الشائك هو كيفية التأكد من أن بياناتك آمنة من هذه المشاكل؟ البيانات الموثوقة هامة جدًا لإضفاء الطابع الشخصي المناسب المعلومات هي واحدة من أقوى الأدوات التي يمكن أن تستغلها الشركات - بفضل المعلومات التي يتم استخراجها من البيانات التي تم جمعها، يمكننا أن نفهم عملائنا ومنافسينا، وموضعنا في السوق وتطوير المنتجات والاستراتيجيات والتكتيكات كي ننمو ونتطور في عالم الأعمال. وإذا كانت هذه البيانات غير صحيحة، أو إذا لم يكن لدينا إمكانية الوصول إليها، فإننا نفقد الميزة التي تنتجها. كما نفقد إمكانية استخدام تلك المعلومات القيمة. في بيئة [KY1] البرمجيات المؤجرة ، يمكن للتفاعل الشخصي تحديد ما إذا كان العميل سيبقى معك أو يذهب إلى منافسك. فتصبح البيانات الموثوقة هي مفتاح إضفاء الطابع الشخصي المناسب. ثلاث طرق للحفاظ على سلامة بيانات عملاءك خلال المعرض الكبير للاتحاد الوطني للتجزئة في 2017، أجرت فورستر للاستشارات مقابلات مع حوالي 80 من محترفي الصناعة حول الاستثمارات التقنية الرئيسية لعام 2017. وكانت النصيحة الأكثر ترددًا واضحة: "التركيز على التكنولوجيا التي تخلق اتصالات شخصية مع العملاء، وتقلل من نقاط العناء أثناء رحلة المتسوق، وتُحسّن من الكفاءات التشغيلية". ولهذا السبب، فإنه من الأهمية بمكان أن تحتوي أدواتنا على بيانات اتصال حديثة ودقيقة للعملاء. وإليك كيفية تحقيق ذلك: 1. العناية المنتظمة وجدت إحدى الدراسات أن قواعد البيانات في العديد من الشركات في المملكة المتحدة تحتوي على حوالي 30 في المئة من السجلات المكررة. السجلات المكررة مكلفة - فعندما بدأت هذه الشركات في تركيب أنظمة إدارة علاقات العملاء، أدركوا أنهم كانوا يدفعون لإرسال أكثر من بريد إلكتروني لنفس المتلقي، وأن فريق الدعم يرتبك في كل مرة يحتاج أحد العملاء ذوي السجلات المتكررة للمساعدة. أصبح العديد من الشركات في الوقت الحاضر يهتم بالعناية المنتظمة للأنظمة المركزية لإدارة علاقات العملاء. فهي تقوم بتنظيف التكرارات والبيانات القديمة وما إلى ذلك. ولكن في كثير من الأحيان لا تحظى أدوات الدعم لدينا على نفس المعاملة. وعليه، فإن استخدام أدوات لتكرار التنظيف للأنظمة المركزية لإدارة علاقات العملاء لبيئات أخرى في رزم البرمجيات المؤجرة الخاصة بك قد يكون حلًا سهلًا وفعالًا لتحقيق ذلك. 2. ضمان توفر البيانات ستفقد الكثير من المال إذا تمكنت من الحصول على بيانات ذات جودة عالية ولكن لا يمكنك الوصول إليها في اللحظة المناسبة. عندما نتحدث عن "توفر البيانات"، فإننا نعني البيانات الصحيحة الموجودة على بُعد بضع نقرات من الأشخاص الذين من المفترض أن يصلوا إليها. إذا كنت تقدم الدعم عبر البريد الإلكتروني لعملائك ، فلعلك لاحظت على الأرجح كيف أن العميل نفسه يكتب من وقت لآخر من عنوان بريد إلكتروني مختلف. ينطوي هذا على تفسير واضح: لا يساور معظم العملاء قلق بشأن عنوان البريد الإلكتروني الذي يستخدمونه للاتصال بمزودي الخدمة. قد يستخدمون البريد الإلكتروني الشخصي، أو بريد العمل، أو بريدًا مهملًا، أو بريد وظيفي داخل شركتهم، وهكذا. ما لا يدركونه هو أن "عنوان المرسل" هو المرجع الذي تقوم من خلاله أداة الدعم بتجميع المحادثات السابقة أو الجارية. إذا لم تكن أداة الدعم لديك على دراية ببيانات الاتصال الكاملة، فستنشئ محادثات جديدة بدلًا من ربطها بالبيانات السابقة. ما له من آثار ضارة على جودة دعمك لعملائك. لتقديم خدمة كاملة لعملائنا، لا يجب أن يكون لدينا فقط رؤية للمحادثات ذات الصلة، ولكن أداة دعم تعرض معلومات العملاء الأكثر صلة في النسق، مثل معرف الحساب وحالة العميل وبيانات الاتصال الكاملة لإدراك المتناقضات. عندما تكون كل هذه البيانات على نفس الشاشة، يمكن لفريقك الحصول على الصورة الكاملة للعميل. 3. تقييد الدخول القيود التي تحد من الوصول إلى قاعدة البيانات تضمن أن الموظفين المؤهلين فقط يمكنهم إنشاء سجلات بيانات جديدة. يمكن أن يكون هذا سهلًا نسبيًا لوضع هذه اللوائح في الشركات الصغيرة حيث يوجد عدد قليل فقط من الموظفين لديهم اتصال مباشر مع العملاء. أما في الأنواع الأخرى من الشركات، حيث يتم إدخال البيانات بشكل مستمر بواسطة عدة وكلاء أو نقاط بيع، فمن غير المثمر إلى حد ما وضع الكثير من القيود. ولكن دون قيود، نحن أكثر عرضة للخطأ البشري. بعد إدخال البيانات الأولى، إذا كان هناك نوعان من التطبيقات الأخرى في رزمة البرمجيات المؤجرة الخاصة بك والتي يجب عليك أيضًا إدخال البيانات إليها، فإنه يصبح لديك خطر ثلاثي لوقوع الأخطاء. الحل الأفضل في هذه الحالات هو التأكد من أنك تستطيع الاعتماد على البرامج الجيدة التي تعطي الأولوية للتطبيقات أو المنصات التي تعتمد عليها أكثر من غيرها. يجب أن تكون هذه البرمجيات قادرة على رسم خريطة الحقول بطريقة ذكية بين قوائم جهات الاتصال المختلفة، ومزامنتها، ويفضل أن يكون ذلك آنيًا. البيانات الجيدة تستحق العناء تضمن البيانات الموثوقة معلومات موثوقة، وبالتالي القدرة على تقديم خدمة عملاء ذات طابع شخصي بدقة. من الصعب الحصول على بيانات موثوقة، ويجب استثمار الكثير من الوقت والجهد في جمعها واستخلاص معلومات وثيقة الصلة الموجودة فيها. لحسن الحظ، لدينا الآن أدوات متاحة للحصول على بيانات عالية الجودة والتي توفر لنا اللبنات الأساسية لنجاح أعمالنا. ترجمة –وبتصرّف- للمقال Why Data Integrity is Crucial in Customer Service لصاحبته Claudia Martinez حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik

إنّ العمل في مواجهة العملاء على الدوام يتطلب الطاقة والمرونة، حتّى إذا كان الشخص شغوفا بعمله. إذ يتطلّب يوم العمل العادي أن تكون مسؤولا عن حل المشاكل بصورة مبتكرة، تنفيذ مهام متعددة، كتابة متعمّقة، والملايين من الأمور الأخرى. يحب الأشخاص الذين ينجذبون للدعم مساعدة الناس بصدق، وهذه الصفة رائعة. وبذلك يكون العمل مع العملاء هو الخيار الأنسب لأولئك الذين يشعرون بالرضى والاكتفاء عند حلّ مشاكل الآخرين. لكن، قد يكون من الصعب على بعض الناس (خصوصا الذين يعملون في الدعم الفنّي في الشركات الناشئة) الاعتراف بأنّ وظائفهم يمكن أن تكون استنزافية، إذ أنّ التطلع المستمر إلى موظفي الدعم لأن يكونوا مبتهجين على الدوام خطير جدا. لذلك من الأفضل أن تولي الاهتمام بمشاعرك والاعتراف بأنّ هناك إمكانية للإنهاك، فبهذا ستكون مستعدا بشكل أفضل لتجنّبه. ما هي العناية الذاتية Self-Care؟مفهوم العناية الذاتية واضح من العنوان، لكنّه قد يكون غريبا عند بعض الناس. يُقصد بالعناية الذاتية جميع الأمور التي تقوم بها لنفسك من أجل الحفاظ على سلامتك البدنية، العاطفية، الاجتماعية، والروحية. أعرف هذا المفهوم وأدركه من خلفيتي في العمل الاجتماعي، لكنني أحب تطبيقه على الظروف الأخرى أيضا. لا تُعتبر ثقافة العمل الأمريكية (التي نشهدها عادة في الشّركات النّاشئة) هي الأفضل في تطبيق العناية الذاتية، إذ أنّنا نميل إلى التفكير بالأمر على أنّه أنانية، بينما هو في الواقع ما يتطلبه الناس في سبيل الحفاظ على صحتهم وأداء وظائفهم بصورة جيدة. نحن لا ندعو نباتاتنا بالأنانية عندما تحتاج إلى الماء، وموقفنا تجاه الأشخاص في فريقنا يجب أن يكون نفسه. تنطبق قاعدة السلامة في الطائرة بصورة مثالية كمثال على هذا المفهوم: من المهم أن تضع قناعك أولا قبل أن تشرع بمساعدة أي شخص آخر. يجب أن تهتم بنفسك لكي تكون قادرا على مواصلة الاهتمام بالآخرين. قد تكون المخاطر أقل منها عندما تكون في طائرة معطّلة لا تُقلع، لكن العناية الذاتية لها دور في كل البيئات. دور ثقافة الفريقيتكون الفريق السعيد من أفراد سعداء، وهؤلاء الأفراد السعداء يلبّون احتياجات عملائك وبالتالي يقودون شركتك إلى النجاح. وبالعكس سيواجه أفراد الفريق المنهكين والذين يعملون فوق طاقاتهم صعوبة في المساهمة بثقافة فريق إيجابية، وقد ينتهي الأمر بتوقفهم عن العمل في الدعم. لذلك فإنّ تعزيز العناية الذاتية هو الشيء الصحيح لفعله على المستوى الأخلاقي، كما أنّه سيكون مفيدا في صالح الشركة. من السهل أن يصبح الدعم الفني سببًا لانتقال الموظفين إلى المناصب الأقل إرهاقا داخل الشركة، أو ما هو أسوأ، يمكن أن يزيد من معدل الدوران turnover rate (معدل استقالة موظفين وتوظيف آخرين)، فسرعان ما يترك الموظف في الدعم منصبه فور استلامه نتيجة الإنهاك، وقد رأيت ذلك يحدث بالفعل. يمكن أن يسبب الدوران العالي الضرر الأكبر، وذلك لأن فريق خدمة العملاء في شركتك يجب أن يتكون من أشخاص يعرفون الشركة وتفاصيل المنتج الدقيقة. وبالرغم من أنّ وجود موظفين جدد يعتبر رائعا إذا كانوا يساهمون في نمو الشركة، إلا أنّك تحتاج أيضا إلى توجيه وخبرة الموظفين الأقدم والأكثر حكمة الذي يملكون القدرة على معرفة الأمور المهمة في الشركة وتجاهل الأمور غير المهمة. لهذا السبب يمكن أن يبطئ الدوران من نمو شركتك، ومن يميل إلى الاستقالة هم أفراد الفريق المتعبون والمنهكون. إنّ الاهتمام والعناية بفريق الدعم يمكن أن يكون مكسبا ثلاثيا؛ لشركتك، لعملائك، ولفريقك. إذا كيف تتخلص من ثقافة فريق الدعم السلبية وتبقي الموظفين مرتاحين ومتفانين في العمل؟ لا تكفي هنا الأقوال بدون أفعال ولا القوائم المبهمة التي توضح الفوائد. من المهم أن يقوم كل شخص في فريقك بممارسة العناية الذاتية وتعزيزها. بعض الفرق تُمكّّن أفرادها، من بين أمور أخرى كثيرة، بوضع حد أدنى لعدد أيام الإجازات، السماح بجداول مرنة، أو تحديد الفوائد والمزايا التي يُمكن للموظف أن يحصل عليها. توفّر فرق العمل عن بعد العديد من فرص العناية الذاتية، وهذا من الأمور الرائعة. نحن نحب العمل عن بعد، لكنّه يعني أنّك قد لا تلاحظ العلامات المبكرة للإنهاك في فريقك. وقد يعني أيضا أنّ فرص العناية الذاتية موجودة، لكنّ الناس لا يشعرون أنّ بإمكانهم انتهاز هذه الفرص. فإذا كانت المرونة في العمل عن بعد أو امتلاك عدد غير محدود من أيام الإجازات من الفوائد التي توفرها، يجب أن يشعر فريقك بالراحة في استخدام هذه الفوائد كما يفعلون عند استخدام بطاقات التأمين الصحي الخاصة(وبمناسبة الحديث عن ذلك، فالذهاب إلى الطبيب عندما تمرض هو جزء من العناية الذاتية أيضا). أنشطة العناية الذاتيةيمكن لفريقك أن يفعل الكثير لتشجيع العناية الذاتية، ومن المهم التفكير بهذا الأمر إذا كنت في دور قيادي في الفريق. لكنّ العناية الذاتية تعود في النهاية إلى جزء "الذات"، أي أنّ ممارستها شيء يجب أن تقوم به أنت وليس غيرك. إنّ تقييم العناية الذاتية من الطرق الرائعة لبدء التفكير حول ممارسها أو لتجديد طاقتك من أجلها، وهناك بعض تقييمات العناية الذاتية الشاملة من مجال العمل الاجتماعي، كهذا مثلا. فيما يلي بعض الأمور التي أود إضافتها أو التركيز عليها للأشخاص الذي يتعاملون مع العملاء: اقرأ للمتعةيتطلب العمل مع العملاء الكثير من القراءة والكتابة، لذلك من الجيّد أن تفعل ذلك للمتعة بدلا من العمل كلما استطعت. مارس الرياضةإذا كنت تعمل في خدمة العملاء، فعلى الأرجح أنّك تقضي الكثير من الوقت جالسا على مكتبك وتنظر إلى الشاشات. حاول تحريك جسدك وممارسة التمارين في أوقات الاستراحة وأوقات الإجازة فبذلك ستصبح أكثر صحة وأكثر طاقة. كن مدركا لأفكارك ومشاعركمن أفضل الأشياء التي تستطيع فعلها لنفسك هو الانتباه إلى ما تشعر به وأن تكون غير متسرعا في الحكم فيما يتعلّق بها. لاحظ كيف تشعر وفكّر بما تحتاج. ضع حدودا وخذ استراحاتهناك دائما الكثير مما تستطيع فعله لعملائك، ودائما هناك الكثير من رسائل البريد الإلكتروني في انتظار الإجابة. لذلك من الضروري أن تبني حدودا قوية (مثلا، سأغلق حاسوبي المحمول في الرابعة مساءا وأقضي الوقت مع عائلتي)، وأن تلتزم بها. الحفاظ على ممارسة العناية الذاتيةعادة ما يكون وضع خطة هو الخطوة التالية بعد التقييم. وإذا كنت من الأشخاص الذي يحتاجون إلى الخطة، ربما تشعرك بالغرابة والأنانية. غالبا ما تعني مساعدة الآخرين أن تضع احتياجاتك في آخر الأولويات، وستشعر بعدم الراحة عندما تخالف ذلك. لا بأس بذلك، تجاوز هذه الأحاسيس وأعدك أنّك سترى الفوائد. تذكّر أنّ عملاءك وفريقك أيضا سيستفيدون من العمل مع شخص سعيد كليا. أنشئ خطتك والتزم بها. واعلم أنّ كتابة الخطة تشجّع على الالتزام، ويمكن أن تساعدك في تحويلها إلى حقيقة. من جديد، بإمكاننا الاستفادة من مجال العمل الاجتماعي لوضع هيكل لفعل ذلك. لا يمكنني الحديث كفاية عن مدى قيمة تعلم الانتباه إلى مشاعري واحتياجاتي في جعل عملي وحياتي قابلة للتحمل والمواصلة. عندما أشعر بالراحة والانتعاش بسبب تخصيصي لساعة من يومي للذهاب إلى حصة يوجا، أو لأنني قضيت وقت الغداء بقراءة رواية أو بأخذ قيلولة، أعرف أنني قادرة على العمل بأقصى قدرتي. من المحفّز والرائع أن أعرف أنني أقوم بعملي بصورة جيدة، العملاء سعداء لأنّ احتياجاتهم تم تلبيتها وأنهم حصلوا على تجربة اتصال شخصي معي، وأنّ شركتنا تواصل النمو. حظا موفقا في إنشاء خطة للعناية بنفسك والالتزام بها. ترجمة -وبتصرّف- للمقال Customer Support People Need Care, Too لصاحبته: Alex. حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.

أفضل ما يمكنك فعله في بعض الأحيان -فيما يتعلّق بخدمة الدّعم- أن تتنحّى عن طريق عميلك. قاعدة المعرفة Knowledge base يمكنها أن تكون صديق عميلك الصّدوق فيما يتعلّق بالخدمة الذاتيّة. لكن بالرّغم من ذلك تقول Kathy Sierra في كتابها Making Users Awesome غالبًا ما تفشل الشّركات في خدمات ما بعد البيع، مع أنّ محتوى المُساعدة في معظم الأحيان يكون أوّل الأشياء التي يُقيِّم العميل المنتج من خلالها. سنقدّم لك في هذا المقال ما تحتاجه لتُعيد اللمسة الجماليّة إلى توثيقك documentation لكن ضع في الحسبان أنّ ترتيب وتنظيم محتوى المساعدة لا يمكن أن يُحقّقا بلمسةٍ سحريّة، يحتاجُ ذلك لمجهودٍ واعٍ. يجب أن تكون معلومات المساعدة التي تقدّمها مفيدة، جذّابة، وواضحةً بشكلٍ لا يدفع إلى طرح أية تساؤلات. ويجب أن تكون واعيًا بكيفيّة وسبب بحث العميل عن المساعدة في المقام الأول. وإليك عدّة نصائح بهذا الشّأن: لا تضع أي افتراضات مسبقة بمعرفة العميليتصفّح عملاؤك محتوى المساعدة ليحلّوا المشاكل التي تواجههم، هدفُك الأساسي المهم هو أن تمحو أي احتمال لعدم الفهم. انسَ مبدأ "اللّبيبُ بالإشارةِ يفهمُ". يجب أن تكتب محتوى الدّعم على افتراض أنّ المستهلك مبتدئٌ فيما يتعلّق بمنتجك. تجنّب المصطلحات المتقدّمة واللغة الاصطلاحيّة بشكلٍ عام. واحذر من ذكر التعليمات فقط بشكلٍ عابر؛ لأنّ العملاء غالبًا ما تواجههم العوائق بهذا الشّأن، من الأفضل أن تفترض أنّ العملاء يحتاجون الإرشاد في كلّ خطوة. مثلًا، إذا كان عميلك يبحث عن طريقة نقل موقعه إلى استضافةٍ أخرى، أيّ العبارتين التّاليتين أقل عُرضة للخطأ: قبل المتابعة، تأكّد أنّك قمت بتغيير عنوان IP الخاص بك.قبل المتابعة، تأكّد أنّك قمت بتغيير عنوان IP الخاص بك عن طريق الذهاب إلى: إعداداتي > إدارة أسماء النّطاقات > عنوان IP.الطريقة الثانية أفضل، أليس كذلك؟ لا تجعل العملاء يزيدون الأمور سوءًا عن طريق افتراض أنّهم لا يحتاجون إلا إلى تعليماتٍ بسيطة. من الأفضل أن تُسرف في شرح الخطوات بالتفصيل. اجعل المحتوى سهل التصفحلا تهوّل الأمر على العميل بصفحةٍ مليئةٍ بالكلام إذا واجه العملاء صعوبةً في الوصول لحلول مشاكلهم عن طريق قاعدة المعرفة، التواصل مع فريق الدّعم سيكون الخطوة التالية لهم، وهذا يُعَدُّ فشلًا في تقديم محتوى دعمٍ جيّد وفي التواصل مع المستهلك. الُمصمّم Rafal Tomal يُظهر أدناه كيف يمكن استخدام العناوين الفرعية والمسافات المناسبة بين السّطور للحصول على مستندٍ واضحٍ يختصرُ الطريق على العميل للوصول إلى المعلومات التي يريدها بسهولة. استخدم فقاعات الحوار (callouts)، النقاط الفرعيّة، والصور لتسليط الضوء على المعلومات الهامّة وجعل كافّة التعليمات واضحة بمجرّد الاطّلاع على الصفحة. إليك مثالًا يوظّف معظم هذه العناصر: صمّم محتوى الدّعم خصيصًا لأولئك الذين تهدف إلى مساعدتهم: العملاء الذين تختلط عليهم الأمور ويريدون التقاط المعلومة التي تساعدهم لحل مشكلتهم. اجعل المحتوى سهل القراءةمن أفضل المصادر على الويب لتحسين طريقة كتابتك لمحتوى الدعم هو خدمة Voice and Tone التي يقدّمها موقع MailChimp. وإليك بعض الاقتراحات الأخرى في هذا المجال: الكتابة ليست مختلفةً تمامًا عن الحديث، لكنهما ليسا متطابقين أيضًا. اكتب كما لو أنّك تتكلم مع صديقٍ لكن رتّب أفكارك لتكون متّسقةً أكثر.خذ هدف القارئ بعين الاعتبار: هل هو الفضول لمعرفة المزيد عن منتجك وكيفية الاستفادة منه؟ أم إصلاح خلل أو مشكلة؟ اجعل أسلوب الكتابة متماشيًا ومتناسبًا هدف العميل.لا بأس بقليلٍ من روح الدّعابة في المقالات التي لا تتعلّق بإصلاح الأعطال والمشاكل، لكن لا تُكثر منها لئلا ينزعج العميل.تجنّب اللهجة العاميّة أو أن تتخطى الحدود. رأيتُ كتّابًا وقعوا في مشاكل بسبب استخدام كلمات فهمها بعض القراء أنّها إهانة.كُن مباشرًا. لا شيء يهبِط بمستوى محتوى الدّعم الذي تقدّمه أكثر من تقديم معلوماتك في كلماتٍ أكثر من اللازم.يجب أن يكون أسلوب كتابة المحتوى جذّابًا ليستمر العملاء في قراءته. لكن لا تدع المعلومات المهمّة والحلول تتوه في الكلام المنمّق أو النِكات الخارجة عن صلب الموضوع. رتب المحتوى ترتيبا منطقياالوثائق الجيّدة تصبح ممتازة عندما تُصمّم متوافقةً مع تدفّق أفكار القارئ. مهمٌّ جدًّا أن يكون ترتيب الأفكار والتعليمات منطقيًّا، إلا إذا كنت تريد العملاء أن يتخبطوا كسمكةٍ أخرجت خارج الماء ثم طُلب منها القيام بعملية مُعقّدة. وإليك بعض المبادئ بهذا الصدد: 1- التسلسل الزمنييجب أن ترتب خطوات حلّ كل مشكلة بحسب التّسلسل الزّمني. أوّل ما يجب على العميل فعله يجب أن يكون في الخطوة الأولى! 2- الترتيب بحسب الصعوبةإذا كان محتوى الدّعم يحتوي على العديد من الخطوات التي لا يهمّ فيها التّرتيب، اجعل عملاءَك يفعلون الأشياء الأسهل أولًا. إيجادهم لعائق في البداية يقلّل احتماليّة إكمالهم لقراءة محتوى المساعدة أو حتّى اتّباع نصائحك. لذا ابدأ بالأشياء التّي من المرجّح أنّهم لن يعجزوا عن فعلها. 3- تنبه لعدم قطع حبل أفكار العميلندرك جميعًا أنّك إذا وضعت رابطًا لفيديو في منتصف فقرات المحتوى فإنّك ستزيد من احتماليّة تشتّت العميل. صمّم المحتوى بطريقةٍ لا تقطع حبل أفكار العميل ولا تشتّته. تجنب مقاطعة خطوات حلّ المشكلة في المنتصف. البنية أعلاه ممتازة لمقالات "النظرة العامّة". على غرار بناء رسالة بريد إلكتروني ممتازة في مجال الدّعم الفني، ضعِ الروابط في مكانٍ استراتيجيّ بحيث ينقر العملاء عليها فقط عندما يكونون جاهزين لذلك. عندما يكون المقال طويلًا، صمّم جدولًا سريعًا للمحتويات في البداية؛ يتطلّب هذا منك مجهودًا ضئيلًا لكنّه يساعد العميل جدًّا. حتّى للمقالات متوسّطة الطول، العملاء سيقدّرون أنّهم يستطيعون الانتقال للقسم الذي يريدونه من المقال بسهولة. ماذا عن ختم محتوى المساعدة؟ ضع نفسك في مكان العميل وفكّر في الحوار الذي قد يدور بينه وبين نفسه:"حسنًا. أنا جاهزٌ لعمل هذا. لكن ماذا عن......" إذا كنت تستطيع التفكير في أيّ أسئلة مرتبطة بالمشكلة يمكن أن تدور في ذهن العميل بعد قراءته للمقال، أضِف الأجوبة عليها في صلب المحتوى. تستطيع أيضًا إنهاء المحتوى بأكثر الأسئلة شيوعًا حول ذلك الموضوع. مع البناء الجيّد للمحتوى، سيكون لديك المزيد من العملاء الذين يقرؤون المحتوى للنّهاية وستقلّل من احتماليّة إصابتهم بالإحباط، الاستسلام، ومن ثمّ التّواصل مع الدّعم الفنّي في نهاية المطاف. استعمل العناوين البسيطة والمباشرة دائمايجب أن تكون العناوين مباشرةً قدر الاستطاعة. لا داعي للعناوين الأدبيّة، اكبح جماح إبداعِك في سبيل الوضوح، عندما تحتار في اختيار العنوان المناسب، فكّر ما الذي يمكن أن يبحث عنه العميل؟ تذكّر أن الناس يبحثون بواسطة عبارات مركّبة بطريقةٍ عجيبة: " كيف تنقل مدوّنتك على ووردبريس إلى استضافة أخرى" تتحوّل إلى: "نقل مدوّنة ووردبريس". استخدم العبارات شائعة الاستخدام في عناوينِك. عندما يبحث العميل عن كلمة "forwarding" مثلًا عبر موقع Help scout يظهر له العديد من الاقتراحات من قاعدة المعرفة: عناوين عاديّة، لكنّها واضحة. تمامًا كما ينبغي أن تكون. اعتمِد على الصيغ التّالية في كتابة العناوين: * كيف ( )* استعمال ( )* إعداد ( )أو استخدم عباراتٍ من محدّدة، مثلًا: "رفع الفيديو الأول" أو " تثبيت المكّون الإضافي" ...الخ استخدم الصور لتوفير الوقت والجهد"أرِني، لا تخبِرني" هي الطريقة التي تعتمد عليها قاعدة المعرفة الجيّدة. مثالٌ آخر من موقع Help Scout، افرِض أنّ العميل يريد معرفة المزيد حول قوالب سير العمل. هذا ما سيجده: العناوين الفرعيّة والصور تكفي. لماذا إضاعة الوقت بالاسهاب في الشّرح عندما يمكنك أن "تُري" العميل بالضبط ما الذي يجب أن يفعله؟! وفيما يتعلّق بهذا الأمر، إليك بعض الأدوات المفيدة لالتقاط الشاشة: Ember : يعمل على أجهزة ماك فقط، وهو يملك أداةَ رسمٍ ذكيّة تستطيع استشعار الدوائر، الأسهم، والمستطيلات والتقاطها فقط من الشّاشة.Skitch تطبيق مقدّم من Evernote يسمح لك بتذييل صورك بالرسوم التوضيحيّة والأشكال.SnagIt تطبيق لإضافة الأشكال التوضيحيّة على الصّور. سعره معقول، وله الكثير من المزايا، متوفّر لأجهزة ماك واجهزة الكمبيوتر الشخصي الأخرى.أضِف العناصر الرسوميّة مثل الأسهم لتسليط الضّوء على المناطق المهمّة في الأماكن المزدحمة في المحتوى. وضع الصور التوضيحيّة مباشرةً بعد التعليمات، لأنّ العملاء سيبحثون بالتأكيد عن ما أشرت إليه في المحتوى. إذا قلت "توجّه إلى إعداداتي" أتبِع هذا بصورةٍ تسلّط الضوء على المكان الذي يجب عليهم أن يتوجّهوا إليه وينقروا عليه بالضبط. كيف تستعمل محتوى المساعدة لتطوير خدماتكستكتب وثائقَ حول التغذية الراجعة التي ستحصل عليها من العملاء، لكنّ الكثير من الشركات تنسى أنّ العمليّة عبارة عن دائرة متكاملة- التغذية الرّاجعة التي تحصل عليها يمكن أن يكون مصدرًا لنظرةٍ أعمق حول منتجك وعمليّة التّسويق. في مقالةٍ له Garret Dimon حول التّحسينات التي أدخلها إلى تطبيق Sifter وحول كيف ساعدته المعلومات التي يحصل عليها من استخدام العملاء لمحتوى المساعدة (الموضحّة في التقرير أدناه) في معرفة أكثر المشاكل التي تواجه المستخدمين، يقول Garret Dimon: تذكر أيضًا أن محتوى المساعدة يمكن أن يخدمك في معرفة منظور العملاء. إذا كان مقالك حول التّسعير يستقبل العديد من الزّيارات، اكتشِف السّبب! – هل التّسعير غير واضحٍ للعملاء في الموقع أمّ ماذا؟ اتّبع التّوجيهات والإرشادات المذكورة في هذا المقال وسوف تضعُك على الطّريق الصّحيح لخلق محتوى مساعدةٍ فعّالٍ ومترابط وواضح، هذا الذي يعود بفائدةٍ كبيرةٍ عليك وعلى العميل على حدّ سواْء. ترجمة –وبتصرّف- للمقال: How to Write a Killer Knowledge Base Article لصاحبه: Gregory Ciotti. حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.

إنّ إلقاء اللوم على فريق الدّعم بسبب العملاء غير الراضين هو كإلقاء اللوم على الأرصاد الجويّة بسبب المطر. صحيحٌ أنّهم معنيّون في الأمر، إلا أنّهم ليسوا السبب. إنّ توكيل مهمّة دعم العملاء إلى فريق من خارج شركتك outsource، أو القيام بعزل فريق الدّعم عن بقية الأقسام في الشركة يعني أنّك مقبل على إنتاج مُنتج متوسّط الجودة. كما أنّ فريق الإنتاج الذي لا يُبالي بالتغذية الراجعة feedback لن يتعلم أبدًا من الإطلاق الفاشل، واجهة المستخدم المُربكة، الوسوم المُبهمة، أو الإعدادات الافتراضيّة غير المنطقية للمنتج. لن يعرف فريق الإنتاج الشيء الذي لم يفهمه العملاء ما لم يسترشدوا بالمُعطيات المُتوفّرة لدى فريق الدّعم الفنّي، جنبًا إلى جنب مع المُعطيات المُتوفّرة لديهم. لا يلحق الضّرر بمنتجك فحسب، وإنّما بالناس في شركتك أيضًا. سيكرر المصمّمون أخطاءهم إذا لم يتعلّموا منها. سيستمر المهندسون في إضافة المزيد من العِلل البرمجيةإذا لم يسمعوا قط عن التأثير الذي تحدثه. وبالمثل، سيتحوّل أفراد فريق الدّعم المُنعزل إلى مدافعين يقومون بالاعتذار، وسيقومون بأقلمة تدفّق العمل workflow دون اتصال مباشر مع فريق الإنتاج. وبذلك سيصبح فريق الدّعم مثل الأسكيمو، يبتكرون 20 طريقة مختلفة لقول "نحن آسفون"، بدلًا من أن يصبحوا ذوي مهارات في التواصل، في توعية العملاء، وفي تحليل الحالات. لا يمكن لفريق الدّعم أن يتحكّم، أو أن يكون مسؤولًا عن عدد مرات اتّصال العملاء، حيث ليس لديه السيطرة هنا. بالنسبة لمُنتجات البرامج، تأتي غالبية الاتصالات بسبب الإرباك أو الخطأ في المنتج. لا يعرف العميل كيف يقوم بشيء ما، أو لا يعرف سبب الخلل الذي يحدث، لذلك يضغط على "الدّعم". إنّ مهمّة فريق الدّعم هي التأكّد من أنّ جميع العملاء حصلوا على الإجابة السريعة، الدقيقة، والودّيّة، ومن ثمّ تحديد المشكلة وتمريرها إلى الفريق المسؤول. السبب الجذري والمسؤول عنه جميع المشاكل لها سبب جذريّ، وكل سبب جذريّ له مسؤول. العميل لا يستطيع التسجيل؟ - لماذا؟يسأل العميل عن طريقة دعوة زمليه؟ - لماذا سأل هذا السؤال؟يدّعي العميل أنّه رأى "مجانًا" في الإعلان؟ - من وضعها هناك؟تعطّل التطبيق بعد عمل أول مشروع لهم؟ - لماذا حدث ذلك؟تم تأشير بريد دعوة العميل كبريد مزعج spam؟ - لماذا تمت إضافتنا إلى القائمة السوداء؟هنالك مسؤول عن كل مشكلة من هذه المشاكل؛ الأشخاص الذي يمتلكون السلطة والقدرة على تغيير المنتج للتأكّد من أنّ العملاء المستقبليين لن يسألوا هذه الأسئلة مجدّدًا. المراحل الخمس للإقرار بالمشكلةمن الشائع أن يمر أصحاب المُنتج بخمس مراحل من الإحباط الذي يرافق المشاكل التي تواجههم. إنّ أي إجراء يتّخذه صاحب المنتج سيُسبق بمحاولات لرفض، إنكار، تكذيب، أو تزويق البيانات. وهذا رد فعل طبيعي. وأفضل طريقة لتجاوز ذلك هي إمّا أن يقوم صاحب المُنتج بعمل بعض اختبارات المستخدم user testing، أو أن يبدأ بقراءة بعض طلبات الدّعم. قامت شركة Amazon بحل هذه المشكلة عن طريق تحويل الرسائل المتعلّقة بكل مشكلة إلى القسم المسؤول عنها حتى يبدؤوا بحلّها. حيث إنّ الوسيلة الأفضل للقضاء على المشاكل الداخلية عندما تفشل كل الطرق الأخرى هو إرسالها مُباشرة إلى صندوق البريد الإلكتروني الخاص بالمسؤول عنها.. كيف تنفذ هذه العملية إنّ أسهل طريقة للبدء هي تصنيف رسائل العملاء حسب أسبابها الجذرية عن طريق إضافة وسوم tags إليها (يختلف الأمر حسب أداة/خدمة الدّعم الفني التي تستخدمها) سيسهّل هذا التنظيم رؤية المناطق التي تتمحور حولها أغلب أسئلة المستخدمين، كما يسهّل على مصممي ومهندسي المنتج الرؤية السريعة لنتائج عملهم. كما أنّه من المفيد وسم أو تصنيف الرسائل حسب المراحل في دورة حياة العميل لكي تتمكن من معرفة أسئلة "اليوم الأوّل" الشائعة، ثمّ الاستفادة من هذه الأسئلة في تهيئة العملاء الجدد onboarding. ليس من الحذاقة تجاهل ما يقوله العملاء عند التركيز على تصميم المنتج، وكما يقوم David Cancel، كبير موظفي المنتجات في HubSpot: ترجمة-وبتصرّف-للمقال: How The Support Team Improves The Product لصاحبه: Des Traynor.