البحث في الموقع

الصورة بألف كلمة شرط أن تكون صورة مناسبة. لنستعرض معًا سبعة أنواع من الصور التي يمكنك استخدامها في حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني، ولنتعرف على الأماكن التي نجد فيها مثل هذه الأنواع. عندما تحاول تقديم الكثير من المعلومات في حملة تسويقية واحدة، يجدر أن يكون أول سؤال يدور في ذهنك هو: "كيف أتمكن من توخي البساطة" أو "كيف أتمكن من عرض هذا بصورة أفضل؟" وبدلًا من إغراق القارئ بالنصوص، استخدم الصور المعبّرة والتي يمكنك من خلالها تلخيص الأفكار وجلب انتباه القارئ في نفس الوقت. المخططات والرسوم البيانية يصعب في كثير من الأحيان فهم الإحصاءات والتقارير والبيانات المعقدة واستخلاص الرسالة الرئيسية التي تنشدها، غير أن استخدام المخططات والرسوم البيانية لتمثيل هذه البيانات سيجعل من إيصال الرسالة المتوخاة أمرًا سهلًا ويسيرًا. هناك العديد من الأدوات التي يمكنك الاستفادة منها في تصميم المخططات والرسوم البيانية لحملتك التسويقية عبر البريد الإلكتروني: Piktochat هناك العديد من المزايا القوية في هذه الأداة المتخصصة في صناعة الإنفوغراف، إذ يمكنك إدخال بياناتك، ثم تحديد شكل الرسم البياني وتصميمه لتحصل على رسم بياني احترافي، يمكنك بعد ذلك تحميله مجّانًا (مقابل وجود علامة مائية صغيرة على الصورة) أو يمكنك ترقية حسابك للحصول على المزيد من القوالب والتحميل دون وجود العلامة المائية. هذه الأداة ممتازة في حال كانت بياناتك مبسّطة ومحدودة. Google Sheets أو Microsoft Excel يمكن لبرامج الجداول التقليدية هذه أن تحول وبكلّ سهولة جميع بياناتك إلى أنواع مختلفة من الرسوم البيانية، ومع أنّ التصميم الأوّلي الافتراضي للرسوم في هذه البرامج رديء جدًّا، إلا أنه يمكن الحصول على تصاميم جذابة إن كنت تملك لمسة فنية. وبشكل عام فإن هذه البرامج مفيدة في حال كانت بياناتك كبيرة ومعقدة. لقطات الشاشة إنّ استخدام لقطات الشاشة في الحملة التسويقية طريقة مفيدة جدًّا في عرض المزايا والمنتجات الجديدة، فبدلًا من كتابة الطريقة التي يعمل بها تطبيقك أو موقعك، يمكنك أن تعطي للقارئ صورة مجملة لما يمكن أن يراه على جهازه. هناك بعض الأدوات التي يمكن أن تساعدك في إنشاء لقطات الشاشة لحملتك التسويقية: Awesome Screenshot يمكن لهذه الأداة أن تلتقط صورًا للشاشة ومن متصفحك بشكل مباشر، إذ أنها عبارة عن إضافة لمتصفحات Chrome, Safari و Firefox. يمكنك التقاط صورة لكامل الصفحة أو لجزء منها، وتحميلها إلى حاسوبك مباشرة، لاستخدامها في الحملة التسويقية الخاصة بك. PlaceIt تمكّنك هذه الأداة الرائعة من التقاط صور الشاشة ووضعها على أنواع مختلفة من الشاشات، مثل جهاز Macbook موضوع على طاولة، أو على شاشة iPad موضوع على مقعد في الحديقة. تسمح لك هذه الأداة بإضافة لقطات الشاشة إلى تلك الصور الاحترافية دون الحاجة إلى معرفة قواعد التصوير الفوتوغرافي أو مهارات استخدام الفوتوشوب. وهناك العديد من الإعدادات التي يمكنك اختيارها، كما يمكنك رفع لقطة الشاشة من حاسوبك أو إدخال رابط الموقع الذي ترغب في التقاط صورته لتقوم الأداة بذلك بشكل تلقائي. كلما ستحتاجه بعد ذلك هو تحميل الصورة التي ستنتجها هذه الأداة ووضعها في حملتك التسويقية. الصور الشخصية قد تحتاج في بعض الأحيان إلى صورة حقيقية لمنتجك أو مشروعك ليطلع الناس عليه وعلى جودته، وفي هذه الحال، لا تتردد في التقاط بعض الصور ووضعها في حملتك التسويقية، وحتى لو لم تكن الصورة ذات جودة عالية، فقد تكون هذه الصور الشخصية ما يبحث عنه المشتركون من لمسة شخصية في رسائلك الإلكترونية. إليك بعض الأدوات التي يمكنك الاستفادة منها في الحصول على صور شخصية رائعة: كاميرا الهاتف المحمول يمتلك معظم الناس الهواتف المزوّدة بالكاميرات، وإن كنت تمتلك هاتفًا حديثًا فإن فرصتك في الحصول على صورة جيّدة لحملتك التسويقية ستكون عالية. التقط بعض الصور عبر هاتفك المحمول ثم استخدمها في حملتك التسويقية القادمة. كاميرا الهاتف المحمول + عدسات إن كنت ترغب في الحصول على صورة فوتوغرافية أكثر جمالًا (ولكنك لست قادرًا على شراء كاميرا احترافية) فيمكنك أن تجرب بعض الملحقات التي تضاف إلى كاميرا الهاتف المحمول. يمكن لأدوات مثل عدسة Moment أن تحول جهاز الآيفون الخاص بك إلى كاميرا قوية قادرة على التقاط صور جميلة ستفخر بوضعها في حملتك التسويقية. كاميرا احترافية DSLR إن كنت ترغب في التقاط بعض الصور الاحترافية لمنتجك أو مشروعك فالاستثمار في كاميرا احترافية DSLR سيكون أمرًا جيدًا. الكاميرات الموجّهة للمبتدئين ليست غالية الثمن، ويمكنك وبقليل من الإلمام بطريقة استخدام الكاميرا أن تلتقط بعضًا من الصور الفوتوغرافية الرائعة في وقت قصير جدًّا. الصور الخام Stock photographs يمكن للصورة الخام المناسبة في رسالتك الإلكترونية أن تعطي استجابة عاطفية لمنتجك أو الخدمة التي تقدمها، وقد تقنع الناس بالضغط على الإعلان. فصورة جميلة للطعام ستدفع الناس للحجز في المطعم، وصور رائعة للمناطق الاستوائية قد تلهم الناس في أخذ إجازة، خاصة عندما يكون الجوّ ممطرًا. ولكن عليك الانتباه إلى أن هناك الكثير من الصور الخام الرديئة على شبكة الإنترنت، وما تفعله هذه الصور هو العكس تمامًا، وقد تقلل من نسبة التحويل المحتملة. إليك قائمة بمواقع الصور الخام الأفضل على شبكة الإنترنت: Death to the Stock Photo موقع جيد يحتوي على المئات من الصور الخام الرائعة جدًا، يمكنك التسجيل في النشرة البريدية لتحصل على مجموعة مجانية من الصور يرسلها الموقع إلى صندوق بريدك الإلكتروني شهريًا، أو يمكنك ترقية حسابك مقابل 10 دولارات لتتمكن من الوصول إلى جميع الصور في الموقع. Gratisogrphy مجموعة من الصور يقدّمها Ryan McGuire مجّانًا، ومع أن الصور المقدّمة محدودة جدًّا، إلا أنّها ملتقطة بطريقة رائعة، وستحصل على رسالة إلكترونية جميلة إن وجدت الصورة الملائمة. IMFree موقع جيد يحتوي على مجموعة كبيرة من الصور الخام الرائعة المنظّمة ضمن مجموعات مختلفة، ستسهّل عليك عملية إيجاد الصورة المناسبة. الصور الخاصة إن لم تجد ضالّتك في مواقع الصور الخام، فالخيار التالي هو أن تصنع تلك الصور بنفسك. قد يتهيّب البعض من هذا الأمر لأنّه لا يمتلك الخبرة الكافية في برنامج الفوتوشوب، ولكن ليس من الضروري أن تكون الصورة بجودة عالية، بل ستحتاج فقط إلى أن تكون الصورة معبرة عن الرسالة التي تريد طرحها وتقدّم الحافز للقراء لزيادة نسبة التحويل. وهناك العديد من الأدوات الرائعة التي تمكّن الأشخاص ممن لا يمتلكون الخبرة الكافية في مجال التصميم من صنع صور ذات مظهر احترافي، ومن هذه الأدوات: Canva أداة رائعة لصنع صور جميلة لحملتك التسويقية، إذ تحتوي على صور خام جميلة يمكن استخدامها في تصميماتك، كما يمكنك إضافة عناصر أخرى مثل النصوص والأشرطة والإطارات والأزرار بكل سهولة ويسر. تعتمد الواجهة على مبدأ السحب والإفلات والتعامل معها في غاية السهولة، وستشعر معها بأنّك مصمم عبقري. الصور الهزلية Comics يمكن الاستفادة من الصور الهزلية في إضافة بعض المتعة والمرح إلى مشروعك التجاري أو الرسالة التي تريد طرحها، وسواء أكانت هذه الصور مضحكة أو تعيد إلى المشاهد بعضًا من ذكريات الماضي، فستساعدك هذه الصور الممتعة في زيادة إعجاب الناس بمشروعك التجاري، ولكن كن حذرًا من المبالغة في استخدام هذه الصور. إليك بعض المصادر التي يمكنك الاستفادة منها في الحصول على مثل هذه الصور: WebDonuts أرشيف للصور الهزلية المجّانية للفنّان Mike Gruhn. قد تشكّل هذه الصور الهزلية المضحكة إضافة قيّمة لرسالتك الإلكترونية إن وجدْتَ ما هو ملائم لموضوع الرسالة. الأيقونات قد يصبح استخدام الكثير من النصوص أو الصور أمرًا مربِكا للقارئ، ومن الأفضل استخدام الأيقونات للتعبير عن الأفكار بصورة مبسّطة، ومن الشائع استخدام الأيقونات لتسليط الضوء على الخصائص الرئيسية للمنتج وعلى العكس من الصور المعقدة فإن الأيقونات تجعل ما تنشده في رسالتك الإلكترونية في متناول يد القراء. هناك الكثير من الأيقونات المتوفرة على الإنترنت، ولكن سأعرض عليك بعضًا من مصادري المفضلة: The Noun Project مجموعة من الأيقونات المجانية والمدفوعة والتي يمكن تحميلها واستخدمها في المحتوى التسويقي. ويحتوي الموقع على أداة بحث رائعة تمكنك من الوصول إلى الأيقونة التي تبحث عنها بكل سهولة، ويمكن لعبارات بحث بسيطة مثل "طائرة" أو "كتاب" أن تقدّم لك مئات من الأيقونات التي يمكنك استخدامها لأغراض مختلفة. GraphicRiver متجر إلكتروني للتصاميم، حيث يعرض محترفو التصميم أعمالهم للبيع، ويتراوح أدنى مستوى للأسعار بين دولار واحد وعشرة دولارات بالاعتماد على طبيعة ومدى تعقيد السلعة المباعة. هناك الآلاف من الأيقونات المعروضة للبيع في الموقع وبأنماط وأشكال مختلفة ومتنوعة، ومن المؤكد أنّك ستجد ما تحتاجه لحملتك التسويقية. في الختام ستحقق حملتك التسويقية عبر البريد الإلكتروني نجاحات باهرة باستخدام هذه الأنواع المختلفة من الصور. أتعتقد أن هناك أنواع أخرى من الصور يمكن إضافتها إلى هذه القائمة؟ شاركنا رأيك. ترجمة -وبتصرّف- للمقال The 7 types of images that can help improve your email click-through rate لصاحبه Aaron Beashel.

Ajenti هي لوحة تحكّم عبر الويب حرّة ومفتوحة المصدر يمكن استخدامها لتنفيذ مجموعة كبيرة ومتنوعة من مهام إدارة الخوادم، علاوةً على إمكانية تغطيتها لمجموعة أخرى من المهام عبر تركيب إضافات add-ons كإضافة Ajenti V والتي تسمح بإدارة عدّة مواقع من خلال لوحة تحكم واحدة. المتطلباتفي هذا الدرس ستحتاج إلى: عنوان نطاق domain مُسجّل ومربوط مع خادوم مُثبّت عليه لوحة التحكم Ajenti مع الإضافة Ajenti V (خلال الدرس سأستخدم النطاق example.com للتوضيح).لوحة التحكم Ajenti مُثبتة ومضبوطة بشكل صحيح مع الإضافة Ajenti V، يمكنك قراءة هذا الدرس لتثبيت Ajenti خطوة بخطوة.ضبط عنوان النطاقيُفترض هنا أنك تستطيع الوصول إلى لوحة تحكّم Ajenti الخاصّة بك عبر المسار https://panel.your_domain_name:8000، وقبل البدء بإعداد موقعك على الرابط http://your_domain_name وضبط عناوين البريد لنطاقك ينبغي علينا القيام ببعض تعديلات DNS الضرورية أولًا. حيث يتوجب علينا إضافة سجّلين (records) للتأكد من أن موقعك وعناوين البريد ستعمل كما ينبغي. إن كنت على DigitalOcean مثلا فاذهب إلى الرابط https://cloud.digitalocean.com/domains واضغط على زر View الأزرق (يبدو على شكل عدسة مُكبّرة) لعنوان النطاق الذي قمت بضبطته أثناء إعداد لوحة تحكم Ajenti وAjenti V. انقر على زر Add Record الأزرق ثم اختر MX، في مربع Enter Hostname النصيّ أدخل @ وأدخل الرقم 10 في مربع Enter Priority النصيّ، ثم اضغط على الزرق الأزرق Create MX Record. إذا كنتَ ستضبط عنوان النطاق الذي تستضيف عليه لوحة التحكم Ajenti فأنتَ بحاجة إلى إضافة سجل نصيّ TXT record. إن كان اسم نطاق على مزود خدمة آخر، فعليك الرجوع إلى أدلة المساعدة الخاصة بواجهة المزود لإضافة سجلّي MX و TXT بنفس الطريقة السابقة. على سبيل المثال إذا كان رابط دخول لوحة التحكم لديك يتمّ عبر المسار panel.example.com عليك حينها إضافة هذا السجل، أما لو كانت اللوحة تتبع لنطاق آخر (مثلا panel.otherdomain.com) فلستَ بحاجةٍ إلى شيء إذًا. لإضافة السجل النصيّ TXT record اضغط مجددًا على الزر الأزرق Add Record واختر TXT. في المربع النصيّ Enter Name أدخل @، وفي مربع Enter Text ألصق: v=spf1 a ip4:your_server_ip ~all (استبدل IP برقم الـIP الخاص بخادومك). اضغط أخيرًا على Create TXT Record. الآن يفترض أن تبدو إعدادات DNS الخاصة بنطاقك كهذه، انتبه أنّ عنوان نطاق سيكون بدلًا النطاق المُستخدم هنا jonaharagon.me. أما ملف المنطقة zone file فسيبدو على النحو التالي: $ORIGIN example.com. $TTL 1800 example.com. IN SOA ns1.digitalocean.com.hostmaster.example.com. 1434177047 10800 3600 604800 1800 example.com. 1800 IN NS ns1.digitalocean.com. example.com. 1800 IN NSns2.digitalocean.com. example.com. 1800 IN NS ns3.digitalocean.com. example.com. 1800 IN A 111.111.111.111 example.com. 1800 IN MX 10example.com. example.com. 1800 IN TXT v=spf1 a ip4:111.111.111.111 ~all panel.example.com. 1800 IN A 111.111.111.111 إنشاء مجلد الموقعفي متصفح الويب لديك انتقل إلى https://panel.example.com وسجّل دخولك إلى Ajenti، من الشريط الجانبي، أسفل قسم Web اختر Websites. عند الدخول الأول قد تظهر لك رسالة بأنّ الميزة غير مُفعّلة بعد، اضغط على Enable لتفعيلها والسماح لـ Ajenti V القيام بعدد من عمليات الضبط اللازمة. الآن من قسم New Website لدينا مربع نصيّ بعنوان Name يمكنك فيه كتابة أي معرّف لموقعك. اضغط على الزر Create، وستلاحظ أن موقعك الجديد قد أدرج أسفل قسم Websites في أعلى الصفحة. اضغط على Manage لإدارته. من أسفل قسم Website Files غيّر srv/new-website/ إلى أي مجلد آخر، على سبيل المثال srv/example.com/ اضغط على الزر Set ثم Create Directory. تذكّر الدليل الذي ستحدّده هنا حيث سنرفع إليه الملفات بعد قليل. ومن أسفل علامة التبويب General ألغ التحديد عن خيار Maintenance mode ثم انقر Apply changes أسفل الصفحة. الآن من علامة التبويب Domains أعلى الصفحة اضغط الزر Add واكتب عنوان النطاق الخاص بك في الحقل النصيّ الظاهر ثم انقر على Apply Changes. إنشاء/رفع ملفات الموقعالآن لدينا مجلّد خاص لملفات الموقع، ويتوجب علينا إنشاء أو رفع بعض الملفات إليه. في الشريط الجانبي وأسفل القسم Tools اختر File Manager، انقر على اسم المجلد الذي أنشأته منذ قليل للدخول إليه مثل srv/example.com/ والذي سيكون فارغًا بطبيعة الحال. هنا يمكنك رفع الملفات والمجلدات التي تريد تزويد موقعك بها. لهذا الدرس التعليمي سوف نُنشئ صفحة "!Hello world" بسيطة للموقع. اضغط على الزر New File أعلى الصفحة ليظهر أمامك ملفٌ جديد باسم new file ضمن المجلد. في نهاية السطر الخاص بالملف اضغط على زر القائمة: في حقل Name غيّر القيمة new file إلى index.html ثم اضغط على Save. افتح نفس القائمة مجددًا واختر Edit لفتح الملف ضمن المحرّر النصيّ Notepad. النصّ التالي هو مثال بسيط للتأكد فقط من أنّ كل شيء يعمل كما ينبغي، وبالتأكيد يمكنك كتابة المحتوى الذي ترغب به: <!DOCTYPE html> <html> <head> <title>This website is working!</title> </head> <body> <h1>Hello, world!</h1> <p>If you can read this correctly, your website is functional!</p> </body> </html>اضغط على Save أعلى المُحرّر، لحفظ التعديلات المُدخلة. أعد الخطوة السابقة لكتابة ملفات أخرى للموقع إن رغبت، أو استخدم مدير الملفات لرفع ملفات كنتَ قد كتبتها بالفعل على جهازك. عُد إلى File Manager ثم توجّه إلى أسفل الصفحة لتجد زرًا باسم Choose File، يمكنك من هنا رفع الملفات إلى موقعك عبر مربع اختيار بسيط. تصفّح موقعكفي متصفح الويب انتقل إلى عنوان موقعك مثل http://example.com، وحالما ترى صفحة "!Hello World" التي قمنا بإنشائها قبل قليل فهذا يعني بأن كلّ شيء يعمل كما يجب. إلى هنا نكون قد أنهينا شرح كيفية إنشاء موقع باستخدام لوحة التحكّم Ajent، سنتحدث الآن عن إنشاء عناوين بريد باستخدام نطاقك الخاص. إنشاء عناوين البريدمن لوحة تحكّم Ajenti الخاصّة بك وأسفل القسم Web انقر على Mail ثم اضغط Enable إذا طلب منك. أسفل New Mailbox يتوجب عليك ملئ عدّة خانات. أدخل في المربع النصيّ Address مُعرّف عنوان البريد الذي يَسبق عادةً الإشارة @، فإذا أدخلت sammy على سبيل المثال فسيكون عنوان البريد كاملًا sammy@example.com، هناك أيضًا قائمة منسدلة لاختيار عنوان النطاق الذي سيُسجّل البريد من خلاله فيما لو كنتَ تدير عدّة مواقع باستخدام Agenti V. أبق خانة Custom domain فارغة، وبعد ذلك انقر على + Mailbox. كما ترى فإن عنوان البريد الجديد سيظهر أسفل القسم Mailboxes ضمن الصفحة. انقر عليه ثم اختر Change password لإدخال كلمة مرور جديدة لصندوقك. اضغط على ENTER ثم Apply Changes أسفل الصفحة. الآن انتقل إلى علامة التبويب Advanced من أعلى الصفحة ومن قسم TLS حدّد صندوق التفعيل بجوارها ثم انقر على Generate new certificate بعد الانتهاء اضغط Apply changes أسفل الصفحة. تزيد هذه الخطوة من آمان اتصالك بصندوق البريد وتحسّن من توافقه مع عملاء البريد الإلكتروني. لاستقبال البريد الخاص بك يمكنك الاتصال عبر أحد عملاء سطح المكتب أو الأجهزة الذكية (مثل Outlook, Thunderbird, K-9 Mail الخ) أو يمكنك تركيب RainLoop كتطبيق وِب للوصول إلى صناديق البريد الخاصة بموقعك من خلال المتصفح عبر Ajenti. إليك أخيرًا معلومات الاتصال بصندوق البريد الخاص بك لتزويدها للعميل الذي ترغب باستخدامه: Username: user@example.com Password: your_mailbox_password IMAP Server: panel.example.com IMAP Port: 143 IMAP Encryption: STARTTLS (Accept all certificates) SMTP Server: panel.example.com SMTP Port: 25 SMTP Encryption: None الخاتمةيُفترض أنك قد نجحت الآن بإنشاء موقع ويب خاص بنطاقك بالإضافة إلى صندوق بريد من خلال لوحة التحكم Ajenti والتي تُمكّنك من إدارتهما بكلّ سهولة في الوقت عينه. ترجمة -وبتصرف- للمقال: Creating a Website and an Email Account on Ajenti V لصاحبه: Jonah Aragon.

"العمل بدون بريد إلكتروني"؛ خاصيّة من الخصائص الرائعة التي توفّرها Asana. تُعتبر المحادثات في Asana، بخلاف رسائل البريد الإلكتروني، قابلة للتنفيذ وترتبط بالعمل الذي يجب إنجازه. عندما تستخدم المحادثات ستجد أنّ تدفق العمل يصبح انسيابيًا، الخطوات القادمة واضحة، واحتمالية فقدان المعلومات في دهاليز البريد الإلكتروني تصبح أقل. ابدأ محادثة من أي مهمة، مشروع، أو فريق في Asana. 6 أسباب تجعل محادثات Asana أكثر كفاءة من سلاسل البريد الإلكتروني threads1. كل التفاصيل التي تحتاجها لإنهاء العمل في مكان واحدفي البريد الإلكتروني، هنالك الكثير من الالتباس حول الخطوة القادمة ومن المسؤول عن متابعة العمل.في Asana، ترتبط جميع المحادثات بالمهام، المشاريع، أو الفرق. كما أنّه من السهل العثور عليها لأنّها مرتبطة بالعمل الواجب إنجازه.2. المحادثات سلسة وقابلة للبحث، بدلا من سلاسل البريد الإلكتروني المعقدةفي البريد الإلكتروني، تستطيع البحث في البريد الوارد فحسب. كما أنّ إضافتك إلى سلسة من خلال إعادة التوجيه والردود ستصبح عملية فوضوية ومعقّدة، حيث لن يكون بإمكانك العثور على القرارات السابقة، المعلومات المهمة، أو الخطوات القادمة.في Asana، بإمكان جميع من في الفريق البحث في جميع المهام، المشاريع، والمحادثات العامة. كما سيتم حفظ تاريخ المحادثة لكي تتمكّن من العثور على ما تبحث عنه، حتى لو كنت ممن انضموا إلى الفريق للتو، أو لم تكن من متابعي المهمة أو المشروع من الأصل.3. تحديد الأولوية على أساس الأهمية، وليس الحداثةفي البريد الإلكتروني، من شبه المستحيل التواصل وتحديد الأولويات. كما أنّ تنظيم الرسائل في مجلدات وحفظها كمفضّلة عملية تستغرق وقتًا وغالبًا ما تكون مهمة شاقة.في Asana، تستطيع ترتيب المهام حسب مستوى الأولوية في قائمة مهامك My Tasks باستخدام اختصارات لوحة المفاتيح البسيطة. كما بإمكانك عمل تحديد متعدد وسحب وإسقاط المهام بين الأقسام Sections في أي مشروع.4. تحديثات الحالة تصلك فورا دون أن تطلبفي البريد الإلكتروني، يتم إرسال التحديثات ذهابًا وإيابًا للاطلاع على سير العمل، مما يؤدّي إلى ضياع وقت الجميع.في Asana، تستطيع الاطلاع فورًا على ما يعمل عليه زملائك في الفريق اليوم من قوائم مهامهم، التحقق من التقدم من تبويب التقدم Progress View أو لوحة التحكم Dashboard، والحصول على تحديثات تلقائية في صندوق الوارد Inbox حول التغييرات في تواريخ الانتهاء، تحديث مستوى الأولوية، أو إكمال المهمة.5. المسؤوليات محددة بوضوح ولذلك لا يُغفل عن أي تفصيل في البريد الإلكتروني، أحيانًا يكون المسؤول عن تسيير العمل غير محدد بوضوح، ولذلك يُغفل عن بعض التفاصيل ويُفوّت الميعاد النهائي.في Asana، تشير حقول assignee وdue date إلى الشخص المسؤول والتاريخ الذي يجب أن ينتهي فيه العمل.6. التشتيت أقل، وبذلك تستطيع إنجاز المزيد من العملفي البريد الإلكتروني، لا تستطيع التحكّم في عدد الرسائل التي تستلمها، ولذلك لا يمكنك إدارتها بسهولة.في Asana، تستطيع أن تقرر أي التحديثات التي ترغب في استقبالها من خلال متابعة أو إلغاء متابعة المهام والمشاريع. كما سيتم تنبيه زملائك في الفريق وبنقرة زر واحدة كلما قمت بتأشير المهمة كـ "مكتملة"، أو قمت بتقييمها عن طريق زر "القلب".كيف تتواصل في Asanaبعد أن تعرّفت على كفاءة Asana في جعل تواصل الفريق عملية سهلة، أصبحت الآن مستعدًا للبدء بالتواصل، إرسال رسائل أقل لزملائك في الفريق، وتخفيف وارد البريد الإلكتروني الخاص بك. إليك 10 طرق بسيطة لبدء التواصل مع زملائك في الفريق الذين قمت بدعوتهم إلى Asana دون أن تستخدم البريد الإلكتروني: 1. ابدأ محادثة حول مهمةقم بإضافة تعليق كلما أردت مناقشة موضوع معيّن حول المهمة مع فريقك، وقم بالإشارة إلى الشخص المحدد الذي تريد إضافته إلى التعليق باستخدام النص التشعبي. 2. ابدأ محادثة حول مشروعاستخدم محادثات المشروع عندما ترغب بالنقاش حول مهام متعددة، بدء المشروع، التحدّث عن تقدّم المشروع، أو اقتراح الأفكار (العصف الذهني). لقد وجدنا أن محادثات المشروع مفيدة خصوصًا عندما نرغب بمناقشة أفكار عالية المستوى التي تؤثر على المشروع ككل، على سبيل المثال، تغيير في الاتجاه الإبداعي، تحديث الوقت ككل، أو انضمام شريك، بائع، أو زميل جديد إلى المشروع. 3. ابدأ محادثة مع فريقكعندما تحتاج إلى التحدث حول موضوع ما متعلّق بالعمل، ولكنّك لم تنشئ بعد مشروعًا أو مهمة ذات صلة بذلك العمل، أو إذا كنت تريد مشاركة بعض المعلومات مع مجموعة كبيرة، فليس لك إلّا محادثات الفريق. نحن نستخدم محادثات الفريق لمناقشة التحديثات الأسبوعية لعمل الفريق حول مشاريع متعددة (باستخدام النص التشعبي، لكي يبقى العمل مرتبطًا بالمحادثة)، لتقديم موظف جديد، ولاقتراح الأفكار. 4. أنشئ مهمة وأوكلها إلى أحد زملائكقم بإنشاء مهمة لتقديم طلب، أو لطلب معلومات من أحد زملائك في الفريق بدلًا من إرسال رسالة بريد إلكتروني إليه. ستظهر تلك المهمة في قائمة مهامه، وستتم إضافتك كمتابع للمهام التي أنشأتها تلقائيًا، وبذلك ستعرف متى يتم إنهاء العمل على الفور. 5. عين تاريخ انتهاء المهمةقم بإضافة تاريخ انتهاء due date المهمة في الجزء العلوي منها لكي تُبلغ عن الميعاد النهائي لها، وبذلك سيكون بإمكان كل من يستطيع استعراض المهمة رؤية تاريخ الانتهاء، وستبقى التوقعات واضحة. كما بإمكانك الانتقال إلى تبويب التقويم Calendar View لعرض المهمة وتاريخ انتهائها بصيغة تقويم. 6. قم بإضافة مرفقات إلى المهمةتستطيع إضافة المرفقات إلى المهمة لمشاركة عملك مع زملائك في الفريق، وبذلك سيكون متابعو المهمة قادرين على تتبّع المرحلة التي وصل إليها العمل. طريقة إضافة المرفقاتلديك طريقتان لإرفاق الملفات المخزونة على جهاز الحاسوب الخاص بك: التصفّح انقر على أيقونة "مشبك الورق".اختر From Computer وحدد الملف الذي تريد إرفاقه.السحب والإسقاط قم بسحب الملف من أي مكان على جهازك وأسقطه على اللوحة اليمنى right pane للمهمة. كما يمكنك إرفاق الملفات من Dropbox، Google Drive، أو Box. 7. تحقق من آخر التحديثات Activity Feed للمهمةتحقق من آخر التحديثات المتعلّقة بالهمّة للاطلاع على الإجراءات التي يتم اتخاذها عليها. تتضمن أخبار آخر التحديثات إنشاء المهمة، تغيير اسم ووصف المهمة، تغيير تاريخ الانتهاء، وتغيير الشخص المسؤول عن إنجاز المهمة. ستظهر آخر التحديثات في اللوحة اليمنى بين التعليقات. وبذلك سيكون الاطلاع على التحديثات أسهل بكثير من البحث في سلاسل البريد الإلكتروني. 8. أرسل رسالة بسيطة وسريعة باستخدام "القلوب"استخدم زر "القلب" لإظهار أنّك اطلعت على إنجاز مهمة، أعجبت أو استحسنت مرفق، أو لإظهار تقديرك لعمل زميلك. الأمر أشبه بإرسال رسالة شكر دون الحاجة إلى كتابة رسالة. 9. تلق التنبيهات في صندوق الوارد Inboxيعرض صندوق الوارد، الذي هو بمثابة مركز التنبيهات في Asana، التحديثات على العمل الذي تهتم به فقط، كالمشاريع أو المهام التي تتابعها، أو التي تم توكيلها إليك. ستصلك التنبيهات في صندوق الوارد عندما: يتم تعيينك كمسؤول عن مهمة.يكون لديك مهمة مقرر إنهاؤها اليوم.تتم إضافتك كمتابع لمهمة أو مشروع.تكتمل مهمة تتابعها.يتم تغيير وقت انتهاء المهمة.تتم إضافة مرفقات إلى المهمة التي تتابعها.يقوم أحدهم بإضافة تعليق جديد على المهمة. 10. قم بإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني لتحويلها إلى مهام في Asanaأسهل طريقة لتحويل المهام إلى Asana، والتوقف عن استخدام البريد الإلكتروني هي إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني التي تتضمن مهام أو طلبات إلى Asana باستخدام عنوان البريد الإلكتروني x@mail.asana.com. تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهامإنّ البريد الإلكتروني ليس هو الوسيلة الأفضل لإدارة العمل. فمن الصعب أن تعرف ما الذي يجب إنجازه، أن تقوم بإشراك أشخاص جدد، وأن تعثر على المعلومات التي تحتاجها لتسيير العمل من مرحلة إلى أخرى. كما أنّه من الصعب منع الناس من استخدام البريد الإلكتروني، وبذلك ستضطر إلى استخدام البريد الإلكتروني حتى عندما تستخدم Asana لإدارة عملك. لكن لا تقلق فلدينا الحل. بإمكانك إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى Asana بواسطة خاصيّة إعادة التوجيه التي توفّرها، وبذلك ستتحول إلى مهام قابلة للتنفيذ وقابلة للمشاركة، مع تحديد الشخص المسؤول عنها وتاريخ انتهائها بوضوح. قم بتحويل الرسالة إلى مهمة ببساطة عن طريق إعادة توجيهها إلى x@mail.asana.com ستتم إعادة صياغة رسالة البريد الإلكتروني عند إعادة توجيهها إلى Asana كالتالي: عنوان الرسالة = اسم المهمةنص الرسالة = ملاحظات المهمةمرفقات الرسالة = مرفقات المهمةمرسل الرسالة = المسؤول عن إنجاز المهمة assigneeأمثلة على رسائل البريد الإلكتروني التي تستطيع إعادة توجيهها إلى Asana1. طلبات زملائك في الفريققد تتضمن العديد من رسائل البريد الإلكتروني التي تصلك طلبات من زملائك في الفريق للقيام بكذا أو كذا من الأعمال، بغض النظر عن نوع الفريق الذي تعمل معه. أوقف سلسلة الرسائل تلك قبل أن تبدأ، حوّلها إلى مهام، وتأكّد من تعيين وقت انتهائها لتضمن إنجازها في الميعاد النهائي. سيتم تحويل زملائك في سلسلة الرسائل إلى متابعين للمهمة تلقائيًا لكي يتمكنوا من متابعة (أو عدم متابعة) المحادثة في Asana. 2. طلبات العملاء Ordersإذا كانت تصلك طلبات من فريقك أو عملائك، استخدم Wufoo لبناء النماذج الذي هو أحد مكمّلات Asana، لاستبعاد هذه الرسائل من صندوق البريد الوارد بشكل تام وتبسيط عملك. ستتحول الطلبات المكتملة إلى مهام في Asana مباشرة. وإذا لم تكن مستعدًا بعد لاستخدام نماذج Wufoo، بإمكانك إعادة توجيه الطلبات من البريد الإلكتروني إلى مشروع خاص بالطلبات في Asana. ملاحظة: تستطيع عمل إعادة توجيه تلقائية إلى مشروع محدد عن طريق إضافة معرّف المشروع من عنوان URL المشروع في Asana، وإضافة الرقم الأوّل إلى عنوان البريد الذي تريد إعادة التوجيه منه. على سبيل المثال، إذا كان عنوان المشروع https://app.asana.com/0/FirstNumber/SecondNumber، قم بإرسال رسالة إلى x+FirstNumber@mail.asana.com. وبذلك ستتخطّى الرسائل صندوق البريد الوارد وتذهب مباشرة إلى مشروعك. 3. المقالات المثيرة للاهتمامتُعتبر مشاركة المقالات عبر البريد الإلكتروني من الطرق الشائعة لتبادل الآراء مع الفريق، البحث عن الإلهام للأعمال المستقبلية، ومواكبة المنافسين. لكنّ العثور على هذه المقالات ومشاركتها مع الفريق لاحقًا عادةً ما يكون صعبًا. لذلك تستطيع إنشاء مشروع لـ "مقالات مثيرة للاهتمام" وقم بإعادة توجيه جميع تلك الرسائل إلى ذلك المشروع. ستتم إضافة جميع زملائك الذين تلقّوا نسخة من الرسائل كمتابعين في Asana. وحالما ينتقل جميع فريقك إلى استخدام Asana، أوقف إرسال واستقبال المقالات عبر البريد الإلكتروني، وابدأ بمشاركتها في مشروع "مقالات مثيرة للاهتمام" في Asana. ملاحظة: تستطيع تنزيل امتداد Asana لمتصفّح Chrome وتثبيته لإنشاء المهام بسرعة من أي شيء تجده على الإنترنت. وهذه من الطرق الأخرى المفيدة لتحويل المقالات إلى مهام. 4. عروض الباعة أو الشركاء Pitchesمن المحتمل أنّك ستنسى إعادة النظر في عروض الباعة pitch التي تصلك، إلّا إذا قمت بإعداد مذكرة مسبقًا لمتابعتها. قم بإعادة توجيه تلك العروض من بريدك الإلكتروني إلى Asana، ثم قم بتسمية المهمة باسم البائع. جمّع هذه المهام في مشروع "علاقات الباعة" لكي تتمكن من تقييم الباعة الحاليين بسهولة، إطلاع فريقك على الأدوات والخصائص الجديدة، واتخاذ القرار حول البائع الجديد الذي قد ترغب في الاتصال به. وتذكّر أنّه بإمكانك تخصيص رسائل البريد الإلكتروني حالما تتحول إلى Asana؛ كتغيير اسم المهمة، تغيير المسؤول عن إنجازها، وتغيير المتابعين. كما بإمكانك إضافة مهام فرعية subtask وتاريخ انتهاء للمهمة. في الختام لا بد من أنّك عرفت الآن الأسباب التي تدعوك إلى تقليل استخدام البريد الإلكتروني، واستخدام Asana في التواصل، حيث خطوات العمل والمسؤوليات واضحة، قابلة للتنفيذ، وقابلة للمشاركة.

إذا كنت مثلي، فمن المؤكد أنك شهدت تلك اللحظة عندما تنتهي حلقة برنامج تلفزيوني (مثلًا) في لحظةٍ مشوِّقةٍ وأردت أن تعرف ما الذي سيحدث بعد ذلك. لذا تقوم بمشاهدة الحلقة القادمة ومن المؤكد أنها ستنتهي في لحظة تشويق أخرى؛ وقبل أن تعرف ما هي النهاية، تجد نفسك قد أمضيت أربع ساعات وأنت أمام الشّاشة ولم تعرف نهاية القصّة بعد. ما الذي يجعل تلك العروض مشوقة إلى حد الإدمان؟ وكم سيكون هذا مفيدًا إذا طبّقنا تلك التقنيات في صياغة عنوان الرسائل بحيث نجعل الناس متحمسين لفتح رسائلنا والاطلاع على حملتنا؟ سنتحدث في هذا الدرس عن «تقنية الحلقات المفتوحة» التي يستخدمها المنتجون في التلفاز لإنتاج نهايات مؤثرة؛ وسنُظهِر لك بالضبط كيف يمكنك تطبيق هذه التقنية على صياغة عنوان رسالتك لجعل الناس تفتح الرسالة وتقرأ عن حملتك. ما هي تقنية الحلقات المفتوحة (open loops technique)هذه التقنية هي حيلةٌ في الكتابة حيث تبدأ قصتك ولكن ﻻ تنهيها بنهايةٍ مرضيةٍ للجمهور، تمامًا مثل فتح حلقة ثم تركها مفتوحةً. هذه التقنية مفيدة لأن أدمغتنا تتوق دائمًا لمعرفة معلوماتٍ جديدة لم نتطلع عليها من قبل؛ فوجدت دراسةٌ أجراها «جورج لويتشاين» في جامعة Carnegie-Mellon أننا نميل لأن نصاب بالقلق والتوتر عندما يكون هناك فجوةٌ بين ما نعرفه وما نريد أن نتعلمه، ونحن مضطرون للبحث عن المعلومات للحد من تلك المشاعر. هذه هي النظرية التي تفسر لماذا نشعر بعدم اﻻرتياح بعد انتهاء حلقة البرنامج عند لقطةٍ مشوقة، وسبب تلهفنا للمشاهدة الحلقة التالية لمعرفة ماذا سيحدث. كيفية استخدام تقنية الحلقات المفتوحة لزيادة معدل قراءة البريد الإلكترونيكيف يساعد ذلك بصياغة عنوان رسالة البريد الإلكتروني وزيادة معدَّل فتح رسائلك؟ يمكنك إنشاء فجوةٌ من المعلومات -باستخدام هذه التقنية- التي تجبر الناس على فتح البريد الخاص بك لمعرفة المزيد ليغلقوا «الحلقة المفتوحة». يكمن المفتاح لجعل هذه التقنية فعالةً في «ما نريد أن نعرف» والتي تعد جزءًا من معادلة لويتشاين. فكروا بالأمر قليلًا, هناك احتمالٌ كبيرٌ أنَّك ﻻ تعرف الكثير عن «نواة المجرة النشطة» (Active Galactic Nuclei)، وربما لست متلهفًا للبحث عن تلك المعلومة وذلك لأنه (إلى حدِّ الآن) لم تكن قد سمعت بها، لذلك لم يكن هناك فجوةٌ بين ما تعرفه وما الذي تريد أن تعرف. لذا قبل أن تبدأ دمج هذه التقنية بعناوين المواضيع الخاصة بك تذكر أنه هناك كميةٌ كبيرةٌ من المعلومات التي ﻻ يعرفها الناس، واستخدام الحلقة المفتوحة لن يفيد إﻻ إذا أظهرت للقارئ أولًا لماذا تُعدّ هذه المعلومات مفيدةً له ومرغوبةً بنفس الوقت، وهذا سيجعل القراء يرغبون بمعرفة هذه المعلومات. أمثلة عن تطبيق تقنية الحلقات المفتوحةلمساعدتك على تطبيق ذلك عمليًا، لقد سحبنا بعض الحملات من البريد الوارد لدينا وقمنا بتحليل كيف كانت فعالة عند استخدام هذه التقنية. عنوان الرسالة: ماذا يستطيع «بروس لي» أن يعلمك عن التصميم؟ قامت «Fast.co Design» بعملٍ رائعٍ في دمج تقنية الحلقات المفتوحة في هذا العنوان. فلمّا كانت ناشرًا مهتمًا بالتصميم، ولأنّ المشتركين مهتمون بتعلم كل شيءٍ عن التصميم؛ فاستخدموا هذه التقنية لجذب الجمهور وإقناع القارئ بأنَّ هذه المعلومات هي التي يريدها، في حين استعملوا اسم «بروس لي» ليبيّنوا لهم ما ﻻ يعرفونه، ليُنشِئوا هذه الفجوة من المعلومات التي تجبر الناس على فتح تلك الرسالة. إنها مسألة توازن عند استخدام تقنية الحلقات المفتوحةإذا سبق لك مشاهدة موضوعا من موقع مثل Upworthy التي تمت مشاركتها عبر فيس بوك، فستعرف كيف تعمل هذه التقنية بتميز: «كان يُصوّر كلبه وفجأة...، حدث ما لا يمكن أن يخطر على بالك». مثل جميع تقنيات الكتابة؛ يكون المفتاح ﻻستخدامها استخدامًا فعالًا هو التوازن. إذا كنت تُكثِر من استعمال أيّة تقنيةٍ، فلن تؤثر على جمهورك في نهاية المطاف. وبالمثل، قد تحتاج أيضًا إلى النظر في تأثير هذه التقنية على علامتك التجارية. يجد بعض الناس أنَّ “حدث ما لا يمكن أن يخطر على بالك” أو «ماذا سيحدث ﻻحقًا سيصدمك» التي تعتبر نسخة من هذه التقنية مزعجة جدا ومضرة بعلامتك التجارية ولن تزيد بمعدل فتح البريد الإلكتروني. بالنسبة لنا، نهجنا هو استخدام هذه التقنية ولكن باعتدال وبدمج هذه التقنية بمهارة، ولكننا لن نجرب عنوان رسالة مثل «حاولنا استخدام التقنية المشروحة في هذه المقالة في رسائلنا البريدية، والنتائج جعلت دموعي تنهمر!». الخلاصةيمكن دمج تقنية الحلقات المفتوحة بسطر عنوان الرسالة مما سيزيد بمعدل فتح البريد الخاص بك بخلق نوع من الفضول الذي يجبر الناس على فتح الرسالة. ومع ذلك يجب أن نستعملها بشكل متوازن -مثل أي صيغة أو تقنية- فإذا ما تم استخدامها استخدامًا مستمرًا فستفقد تأثيرها، وقد ينعكس ذلك انعكاسًا سلبيًا على علامتك التجارية؛ لذا عليك استخدام الوتيرة والنمط اللذان يناسبان نشاطك التّجاري. الآن دورك: ما هو رأيك حول أسلوب الحلقات المفتوحة؟ هل أجبرتك لحظة التشويق على مشاهدة ما سيحدث ﻻحقًا؟ أخبرنا عن رأيك في التعليقات. ترجمة -وبتصرّف- للمقال Increase your email open rates using this Hollywood storytelling technique لصاحبه Aaron Beashel.

أوليست الرّسائل الإلكترونيّة مزعجة بحقّ؟ أظنّ أنّ البريد الوارد الخاصّ بك يبدو وكأنّه منبع لا ينتهي من المطالب وهو عبارة عن قائمة محرِجة من أولويّات الآخرين .في عالم مثاليّ، من المفروض أن تكون جالسا لتحديد الأولويّات الخاصّة بك ولكن إذا كُنْتَ مثل معظم النّاس فبريدك الإلكتروني سيتحكم في حياتك العمليّة إلى حدّ كبير ويقرّر ما تفعله ومتى تفعله. في ما يلي ثلاث نصائح بسيطة وسهلة التّنفيذ لتغيير ذلك ولنحاول الاستفادة منها ابتداءًا من اليوم. ضع قواعد صارمةأتّبع عمليّة بسيطة من سبع خطوات كلّما فتحت صندوق البريد الوارد الخاصّ بي وهي كما يلي : افتح الرّسالة الأولى في صندوق بريدك الوارد.إذا كانت الرّسالة تحتاج قطعا لجواب فوريّ، تعامل مع الأمر.إذا كان يمكن التّعامل معها في أقلّ من دقيقتين فافعل.انتقل إلى الرّسالة التالية في صندوق البريد الوارد. كرّر الخطوات من 2 إلى 4 حتى تنتهي من كافّة رسائل البريد الإلكتروني.عد إلى الرّسالة الأولى في صندوق البريد الوارد الخاصّ بك وتعامل معها.استمر على نفس المنوال حتى تنتهي منها جميع أو لا يبقى لك متسع من الوقت.إنك تنجز ثلاثة أمور باتّباع العمليّة السّابقة تتمّ معالجة الرّسائل ذات الأهميّة البالغة أولّا من المفروض أن تتمكّن من مطالعة جميع رسائلك قبل أن ينفذ وقتك المخصّص لذلك (انظر التّالي) أنت لا تضيّع الوقت على رسائل البريد الإلكتروني ذات الأولويّة المنخفضة ممّا سيتيح لك القيام بأمور أكثر أهميّة. حدد "ميزانية للوقت" ولا تتجاوزها أبداتَعَامُلُ كثيرين منّا مع البريد الإلكتروني غير مثمر، واحد من أسباب ذلك هو كثرة الدّخول والخروج على هذا الأخير خلال اليوم حيث أنّنا نادرا ما نعطي أنفسنا الفرصة للوصول إلى حالة تركيز في التّعامل مع هذا البريد. مع أخذ ذلك في الاعتبار، استراتيجيّتي الثّانية بسيطة إذ تنصّ على تخصيص ميزانيّات للوقت للتّعامل مع بريدك الإلكتروني. لقد حدّدت شخصيّا لنفسي ثلاث حصص بمدة ثلاثين دقيقة لكل حصّة: في الصّباح، بعد الغداء وقبل أن تنتهي أعمال يومي. وفي عالم مثالي سيكون بمقدوري مُعالجة جميع الرّسائل الواردة في حصّتين فقط، وأهدف إلى أن أصل إلى حصّة واحدة في المُستقبل. تخصيص حصّة في نهاية يومي مُفيد لأن عدم مُعالجتي لجميع البريد الوارد سيدفعني للعمل عليه بعد الساعة الخامسة إلى أن تنهار قِوَايْ. أنصحك باحتساب الوقت الذّي تمضيه في قراءة البريد الوارد في الأسبوع الأول ثم تحديد ميزانيّة تخصم منها عشرين بالمئة من الوقت الذّي احتسبته. حدّد هذه الميزانية وكن واعيا بها وسترى كم ستندهش لسهولة إنجاز هذه الخطّة فمفتاح هذه الاستراتيجيّة هو التّمسك بها حقا. ضع لنفسك مؤقِتا إن لزم الأمر ولكن تأكّد من التّوقف عن العمل حين ينتهي الوقت المحدّد. القياس والتحسينأتمنّى أنّك في هذه المرحلة قد قست الوقت الذي تمضيه في قراءة بريدك الوارد بالفعل ولكن لا أريد منك أن تتوقّف عند هذا الحدّ، بل أريد منك أن تستمر في عملية القياس وتدخل في منافسة مع نفسك لتتفوّق على ميزانيّة الوقت التّي حدّدتها سابقا. في عالم مثاليّ، وقتك الذّي تمضيه في قراءة رسائلك سينخفض حيث ستصبح أكثر كفاءة وأكثر وعيا بهذا الوقت. ويُمكننا القول أن ما يحدث بأنه تحويل التّعامل مع البريد الإلكتروني إلى لعبة حتّى يصبح التّعامل معه أكثر مرحا. ماذا عنك؟ الخطوات الثّلاثة المذكورة أعلاه قد ساعدتني في خفض الوقت الذّي أمضيه في قراءة رسائلي الإلكترونيّة للنّصف، هل تستخدم طريقة مُشابهة؟ أم لديك أسلوب آخر؟ شاركنا به في التّعليقات ترجمة -وبتصرّف- للمقال: How to Halve Your Time Spent on Emails (In 3 Simple Steps) لصاحبه Tom Ewer.

تقول الإحصائيات أن الرسالة البريدية الواحدة تأخذ حوالي دقيقة واحدة من انتباه قارئها، فإما أن يستمر بقراءتها والتفاعل معها، أو يتجاهلها. وفي بيئة الأعمال التي نحياها، والتي تعتمد على البريد الإلكتروني كأداة رئيسية في التواصل وإتمام الأعمال، فإن الموظف المُتوسّط يتعامل تقريبًا مع نحو 100 رسالة يوميًا ما بين إرسال واستقبال. تأخذ من وقت عمله ساعتين تقريبًا – أي نحو ربع يوم العمل– يؤدي هذه المهمة فحسب. وبمثل هذه المكانة في أعمالنا، وفي ظل الكثير من الأخطاء الواردة في استخدام البريد الإلكتروني، يجب علينا أن نكون أكثر حرصًا في كتابة مثل هذه الرسائل، بل وتجاوزها إلى الرسائل التي تحقق أعلى نسبة تحويل Conversion Rate وتُحصد على أثرها النتائج المرجوة. بناءً على الإحصائية السّابقة، وبحسبة بسيطة ستستنتج أن كل رسالة تأخذ دقيقة واحدة من وقتك تقريبًا، وذلك يجب أن يكون حتى لا يضيع يومك كله في قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها. يجب أن يكون لديك استراتيجية واضحة احترافية للتعامل مع الرسائل بشكل سريع، وبأقل نسبة خطأ. لحسن الحظ فإنه وباستخدام استراتيجيات بسيطة للغاية – التالي ذكرها– ومع القليل من التدريب والممارسة، يمكنك الوصول إلى هذه المرحلة في وقت قصير. أولاً: حدد الهدف من الرسالةقبل أن تكتب كلمة واحدة في رسالتك يجب أن تتريث قليلًا، وتفكر في إجابة سؤال واحد فقط: ما هو الهدف من هذه الرسالة؟ في بعض الأحيان لا يكون هناك داع للرد في الوقت الراهن على رسالة معينة. في أحيان أخرى ربما تحوي الرسالة الكثير من الطلبات للمستلم ومن ثم يقوم بتعطيل عملية الرد حتى تنتهي كل هذه المهام، ويسبب هذا الكثير من الإزعاج لك. قبل أن تبدأ في كتابة الرسالة، يجب أن تجيب على الأسئلة التالية: لماذا ستقوم بإرسال هذه الرسالة؟ وعليه ستحدد مقدار الضرورة.لمن ستقوم بإرسالها؟ لتحديد شخصية المستلم الصحيحة.ما هو نداء الإجراء المتوقع؟ يجب أن يكون إجراءً واحدًا فقط، مكتوبًا بوضوح شديد.ثانيًا: فكر بمن يستقبل الرسالةيحدث سوء فهم تلقائي لدى الكثير من البشر جراء التعامل لفترة طويلة مع أجهزة الكمبيوتر، وهي أنهم يظنون أنهم يتواصلون مع أجهزة كمبيوتر. انظر إلى الجانب الآخر من المشهد. هناك إنسان آخر يجلس في مكان ما من العالم – مثلك تمامًا– على جهاز كمبيوتر، يقوم بالرد عليك وعلى عشرات الرسائل الأخرى. هذا الإنسان – مثلك تمامًا– لديه أسرة، أصدقاء، عائلة، هوايات، مشاكل يكافح لحلها، أحلام يسعى لتحقيقها، لحظات سعادة يستمتع بها. ضع في ذهنك أنك تتعامل مع بشر، مع إنسان يحتاج إلى أن يشعر بتقدير الناس لكونه مشغولًا، وأنه يستقبل الكثير من الرسائل على البريد الإلكتروني يوميًا، وأنه مضطر إلى التعامل مع تلك الرسائل طِبقًا لأولويات محددة. كل هذه المشاعر تستطيع نقلها إلى الكلمات التي تضعها في رسائلك، وفي نفس الوقت سيستقبلها الشخص الآخر ويدركها تمامًا، ويدرك ما تحاول فعله معه، ويُقدِّر لك هذا الأمر، ويعطيك مكانة خاصة بين العشرات ممن يرسلون له الرسائل بشكل يومي. ثالثًا: كيف تجعل المستلم يفتح رسالتكاسمك وعنوان الرسالة هما ما يظهر للمرسل إليه قبل أن يفتح الرسالة. إذا كنت شخصًا ذا سلطة ومكانة في الشركة، فغالبًا ما يكفي اسمك لتُفتح رسالتك، ولكنها استراتيجية قديمة للغاية أن تعتمد على منصبك وحده لتُفتح رسائلك. ثم ما هو الإجراء المُتَّبَع في حالة ما إن لتكن لديك هذه الصفة؟ ليس الجميع في موطن سلطة بالتأكيد. مسألة كتابة عنوان رسالة متميز ليست مسألة يسيرة، فقد أنفق فيها مسوقون كبار الكثير من الوقت والمال حتى يصلوا إلى نتائج مؤكدة، وكتبوا في هذا العلم عشرات الكتب، فهم يُعدّون رسالة واحدة ليتم إرسالها إلى قائمة تحوي آلاف المشتركين. حسنًا. أنت لست في حاجة إلى ذلك، فأنت ترسل رسالتك إلى شخص واحد فقط، تعلم عنه أكثر مما يعلم مدير القائمة البريدية عن مشتركي قائمته. لذلك إذا استعنت بنصائح أولئك الخبراء، فحتمًا ستكون النتيجة أكثر من جيدة. من النصائح المتعلقة بصياغة العنوان التي تدفع قارئ الرسالة إلى فتحها: 1. أن تكون رسالتك ذات صلةعنوان الرسالة سيحظى بلفت انتباه المستلم إذا كان مرتبطًا بأمور هي من صميم اختصاصه بالفعل، أو يجب عليه متابعتها بنحو أو بآخر. ما هو الشيء الذي يدفع المستلم إلى فتح رسالتك؟ شيء مثل مشروع مشترك، شيء متعلق بنظام العمل وتحديثاته، شيء يمثل حدوثه آثار معينة على المشروع الذي يعمل به المستلم، أن يكون هناك تعارف متبادل فيما بينكما، أو أي شيء آخر يحمل الصفات السابقة. 2. أن تعده رسالتك بأنها لن تأخذ الكثير من وقتهالناس تُقدّر من يراعي إلى أي مدى هم مشغولون، وأنهم مرتبطون بنظام أولويات معين. هذه الارتباطات قد تدفعه إلى تجاهل رسالتك. في هذه الحالة ضع في عنوان الرسالة جملة على غرار "سؤال سريع بخصوص مشروع "، "أمر عاجل بخصوص مشروع" أو "أحتاج إجابة سريعة (نعم أو لا) بخصوص .." مثل هذه الرسالة لن تأخذ في الرد عليها أكثر من ثوانٍ معدودة، وغالبًا سيقوم بالرد عليها. 3. أن تضيف إليه شيئًا جديدًا ذا قيمةوهي أن تربط هذه الرسالة بمعلومة جديدة عن مشروع يخصه، أو يتابعه. عنوان الرسالة في هذه الحالة من الممكن أن يكون شيء مثل "تحديثات مشروع "، "آخر الأخبار بخصوص.." أو "هل علمت بأحدث تطورات مشروع.." هذه الرسالة حتمًا ستُفتح، وسيُقرأ كل حرف كُتب فيها. بشرط أن يكون في الأمر جديد بالنسبة له بالفعل. النصيحة الأخيرة، هي حذارِ أن تخدعه بعنوان لا يعبر عن مضمون الرسالة، ففي هذه الحالة سيفقد الثقة فيك، وسيهمل التعامل مع رسائلك بشكل كبير. رابعًا: المشاعر الإيجابية عنصر أساسي في الرسالةالإيجابية والمشاعر الطيبة كالعدوى حتى ونحن نستخدم البريد الإلكتروني. فإذا أردت المزيد من التفاعل معك، تستطيع اتباع بعض من تلك الحيل لكسب ود المستلم في وقت قصير. 1. ابدأ الرسالة بذكر اسمهيقول ديل كارنيجي: أن تجعل الرسالة خالية من إشارة إلى اسم الشخص، يصنع نوع من البرودة في جو الرسالة. أما إذا قمت باستخدام اسمه بالشكل المحبب إليه، فقد خطوت شوطًا واسعًا في التقرّب إليه. 2. قدم المجاملات بصدق وسخاءالمجاملة هي الجملة التي لن تُنقص منك شيئًا، ولكن ستعطي من تخاطبه الكثير. لستُ أدعوك إلى النفاق، أو اختلاق المجاملات السطحية، فسوف ينكشف أمرك على الفور. ولكن ما المانع في أن تكتشف شيئًا إيجابيّا واحدًا في شخصية المستلم، وتمدحه فيه بدون مبالغة؟ لهذه الخطوة البسيطة مفعول السحر. 3. قل شكرًا حينما يتطلب الأمر ذلكالبعض حينما يغلب عليه الانشغال، ينسى قواعد الذوق الأولية، ليس فظاظة منه ولكنه طبيعة العصر الذي نحياه، والذي تغلب عليه السرعة. كلمة "شكرًا Thanks" لن يأخذ وقت كتابتها على لوحة المفاتيح أكثر من ثانيتين، ولكنها تبث الكثير من الارتياح في نفس من يستقبلها. احرص على قول "شكرًا" بصدق لكل من قدم لك المساعدة، ولو بشكل بسيط. خامسًا: اجعل الرسالة قصيرة بقدر الإمكانيجب أن تكون رسالتك قصيرة، فإذا كانت طويلة لضرورة ما، حاول اختصارها بسرد قصير، فإذا كان السرد لزامًا طويلاً، استغن عن سرد الموضوع بوضع روابط خارجية، فربما يكون المستلم على دراية بما تود إبلاغه به، أو أنه يريد استنباط مجمل الرسالة على عُجالة. شخصيًا أفضل نمط وضع فقرة مختصرة في بداية الرسالة تحكي ما بها إجمالاً، فإذا أحب قارئ الرسالة المزيد، فعليه بالاستمرار في القراءة. سادسًا: ضع نداء الإجراء Call-To-Actionلا أدري لماذا يخجل الناس من عرض نداء الإجراء، نداء الإجراء Call-To-Action يقع عاتقه عليك بصورة أساسية، فأنت من بدأت بإرسال الرسالة، وحددت غرض الإرسال، والرسالة مرسلة لشخص معين، بشكل واضح، فلِمَ لَمْ تكتب ما تريده إجراؤه بشكل واضح؟ الأفضل لك أن تفترض أن المستلم لا يعلم ما هي الخطوة التالية، لذا يتوجب عليك إبلاغه بها بشكل واضح. نداء الإجراء الفعَّال في الرسائل البريدية يتكون من 5 عناصر: الإجراء Action: اكتبه بشكل واضح وصريح.المُنَفِّذ Actor: هو الشخص الذي يقوم بهذا الإجراء. إذا كان المستلم هو ذلك الشخص، اجعل الأمر مباشرًا وواضحًا بالنسبة له.المرجعية Accountability: من هو الشخص الذي يجب الرجوع إليه حال إتمام المهمة/الإجراء.الميعاد النهائي Deadline: ما هو آخر موعد لإتمام هذا العمل.المحفز Sweetener: ما هو العائد الذي سيحصل عليه المستلم حال قيامه بهذه المهمة. (حتى ولو كان الشكر والعرفان بالجميل).سابعًا: راجعها قراءة قبل الإرسال (هام جدًا جدًا)هب أنك انتهيت من رسالتك وأرسلتها بدون مراجعة، وكان بها بعض الأخطاء الإملائية، النحوية، أو الصياغية. تُرى ما الذي سيدور بذهن المستلم حينما يقرأها ويجد بها تلك الأخطاء؟ ربما يقول لنفسه على سبيل المثال: "هذا شخص غير دقيق في عمله" "هذا شخص كسول ومهمل، لا يكلف نفسه دقيقة لمراجعة رسالته قبل الإرسال. تُرى ماذا يفعل في بقية الصفقة؟" "هذا الشخص لا يعطيني قدري من الاهتمام والأهمية. كان من المفترض أن يراجع الرسالة" هل تحب أن يحمل العميل عنك هذا الانطباع؟ بالتأكيد لا. هذا بالإضافة إلى أن مراجعة الرسالة لن تكلفك أكثر من دقيقة أو اثنتين في أغلب الأحوال. اجعل الأمر بسيطًا، ولا تتعجل في النقر على زر الإرسال Send قبل أن تعطي نفسك وقتًا كافيًا لقراءتها ومراجعتها لتكون على أفضل شكل ممكن. على الرغم من بساطة الخطوات الموضحة بأعلى، إلا أنك ستلمس نتائجها فور تطبيقها. إن لم تكن قد اختبرت هذه الخطوات في عملك بعد، اختر أقرب الرسائل التي أرسلتها لعميل لديك أو زميل في العمل، وقم بفلترتها بالخطوات السابقة، ثم أعد إرسالها إلى نفس العميل أو العميل التالي ولاحظ الفارق. من ناحية أخرى، هل قمت بتطبيق كل أو بعض من هذه الخطوات في إعداد رسائلك البريدية لعملائك أو زملاء العمل؟ أخبرنا بالنتائج في التعليقات.