كمستقل، كيف تخفض الوقت الذي تخصصه للبريد الإلكتروني إلى النصف


نزيهة بلقاسم

أوليست الرّسائل الإلكترونيّة مزعجة بحقّ؟

email-freelance.thumb.jpg.c60866e22344cd

أظنّ أنّ البريد الوارد الخاصّ بك يبدو وكأنّه منبع لا ينتهي من المطالب وهو عبارة عن قائمة محرِجة من أولويّات الآخرين .في عالم مثاليّ، من المفروض أن تكون جالسا لتحديد الأولويّات الخاصّة بك ولكن إذا كُنْتَ مثل معظم النّاس فبريدك الإلكتروني سيتحكم في حياتك العمليّة إلى حدّ كبير ويقرّر ما تفعله ومتى تفعله.

في ما يلي ثلاث نصائح بسيطة وسهلة التّنفيذ لتغيير ذلك ولنحاول الاستفادة منها ابتداءًا من اليوم.

ضع قواعد صارمة

أتّبع عمليّة بسيطة من سبع خطوات كلّما فتحت صندوق البريد الوارد الخاصّ بي وهي كما يلي :

  1. افتح الرّسالة الأولى في صندوق بريدك الوارد.
  2. إذا كانت الرّسالة تحتاج قطعا لجواب فوريّ، تعامل مع الأمر.
  3. إذا كان يمكن التّعامل معها في أقلّ من دقيقتين فافعل.
  4. انتقل إلى الرّسالة التالية في صندوق البريد الوارد.
  5. كرّر الخطوات من 2 إلى 4 حتى تنتهي من كافّة رسائل البريد الإلكتروني.
  6. عد إلى الرّسالة الأولى في صندوق البريد الوارد الخاصّ بك وتعامل معها.
  7. استمر على نفس المنوال حتى تنتهي منها جميع أو لا يبقى لك متسع من الوقت.

إنك تنجز ثلاثة أمور باتّباع العمليّة السّابقة

  1. تتمّ معالجة الرّسائل ذات الأهميّة البالغة أولّا

  2. من المفروض أن تتمكّن من مطالعة جميع رسائلك قبل أن ينفذ وقتك المخصّص لذلك (انظر التّالي)

  3. أنت لا تضيّع الوقت على رسائل البريد الإلكتروني ذات الأولويّة المنخفضة ممّا سيتيح لك القيام بأمور أكثر أهميّة.

حدد "ميزانية للوقت" ولا تتجاوزها أبدا

تَعَامُلُ كثيرين منّا مع البريد الإلكتروني غير مثمر، واحد من أسباب ذلك هو كثرة الدّخول والخروج على هذا الأخير خلال اليوم حيث أنّنا نادرا ما نعطي أنفسنا الفرصة للوصول إلى حالة تركيز في التّعامل مع هذا البريد. مع أخذ ذلك في الاعتبار، استراتيجيّتي الثّانية بسيطة إذ تنصّ على تخصيص ميزانيّات للوقت للتّعامل مع بريدك الإلكتروني.

لقد حدّدت شخصيّا لنفسي ثلاث حصص بمدة ثلاثين دقيقة لكل حصّة: في الصّباح، بعد الغداء وقبل أن تنتهي أعمال يومي. وفي عالم مثالي سيكون بمقدوري مُعالجة جميع الرّسائل الواردة في حصّتين فقط، وأهدف إلى أن أصل إلى حصّة واحدة في المُستقبل.

تخصيص حصّة في نهاية يومي مُفيد لأن عدم مُعالجتي لجميع البريد الوارد سيدفعني للعمل عليه بعد الساعة الخامسة إلى أن تنهار قِوَايْ.

أنصحك باحتساب الوقت الذّي تمضيه في قراءة البريد الوارد في الأسبوع الأول ثم تحديد ميزانيّة تخصم منها عشرين بالمئة من الوقت الذّي احتسبته. حدّد هذه الميزانية وكن واعيا بها وسترى كم ستندهش لسهولة إنجاز هذه الخطّة فمفتاح هذه الاستراتيجيّة هو التّمسك بها حقا. ضع لنفسك مؤقِتا إن لزم الأمر ولكن تأكّد من التّوقف عن العمل حين ينتهي الوقت المحدّد.

القياس والتحسين

أتمنّى أنّك في هذه المرحلة قد قست الوقت الذي تمضيه في قراءة بريدك الوارد بالفعل ولكن لا أريد منك أن تتوقّف عند هذا الحدّ، بل أريد منك أن تستمر في عملية القياس وتدخل في منافسة مع نفسك لتتفوّق على ميزانيّة الوقت التّي حدّدتها سابقا.

في عالم مثاليّ، وقتك الذّي تمضيه في قراءة رسائلك سينخفض حيث ستصبح أكثر كفاءة وأكثر وعيا بهذا الوقت. ويُمكننا القول أن ما يحدث بأنه تحويل التّعامل مع البريد الإلكتروني إلى لعبة حتّى يصبح التّعامل معه أكثر مرحا.

ماذا عنك؟

الخطوات الثّلاثة المذكورة أعلاه قد ساعدتني في خفض الوقت الذّي أمضيه في قراءة رسائلي الإلكترونيّة للنّصف، هل تستخدم طريقة مُشابهة؟ أم لديك أسلوب آخر؟ شاركنا به في التّعليقات

ترجمة -وبتصرّف- للمقال: How to Halve Your Time Spent on Emails (In 3 Simple Steps) لصاحبه Tom Ewer.





تفاعل الأعضاء


انا استخدم موقع https://unroll.me

والموقع يقوم بتجميع رسائل الاشتراكات وارسالها لك باايميل واحد في وقت محدد من اليوم, وايضاً في الموقع خدمات اخرى جميلة

شارك هذا التعليق


رابط هذا التعليق
شارك على الشبكات الإجتماعية


يجب أن تكون عضوًا لدينا لتتمكّن من التعليق

انشاء حساب جديد

يستغرق التسجيل بضع ثوان فقط


سجّل حسابًا جديدًا

تسجيل الدخول

تملك حسابا مسجّلا بالفعل؟


سجّل دخولك الآن