تعتمد عوائد العمل الناجحة على الإدارة السليمة. فبهدف فهم تقارير الأعمال التجارية وتحليلها، يجب أن تتضمن التقارير استراتيجية تحليلٍ يدوية أو رقمية. تَستخدم معظم الشركات نظام إدخال يَدوي يضم الكثير من المهام الشاقة، مما يتطلب جهدًا مضاعفًا . تلعب إدارة الإيجارات في مجال التأجير دورًا حاسمًا في الإبلاغ عن المنتجات المتاحة التي تُسلّم أو تُحجز وفي اتخاذ إجراءاتٍ محددة لتصحيح الأخطاء التي قد تحدث عند تنفيذ طلبٍ جديد. من الأفضل استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات والاعتماد على نظام مؤتمت يضمن تنفيذ جميع المهام بكفاءة، وذلك نظرًا لحساسية موضوع التأجير وصعوبة التغلب على الأخطاء.
لزيادة إيرادات الأعمال التجارية، يحتاج العديد من الأشخاص الذين يديرون أعمالًا كبيرة إلى استئجار الآلات والمعدات الكبيرة، ويعتمدون على الأشخاص الذين يقدمون هذه المنتجات للإيجار.
يقدم نظام أودو وحدة التأجير المخصصة لإدارة عمليات التأجير في الشركات. وتساعدك على توفير الوقت وإعطاء أفكارٍ جديدة لتنمية واستدامة الشركة. تستوعب هذه الوحدة جميع مهامك المعقدة مثل المحاسبة وإدارة علاقات العملاء ويمكنك تنفيذها بطريقة دقيقة وسهلة من خلال بضعة نقرات؛ كما يمكنك استخدام وحدة التأجير في نظام أودو لتبسيط أعمال التأجير وتخصيص احتياجات مقدم الخدمة وزيادة الإنتاجية في العمل.
تتعامل وحدة إدارة الإيجارات بكفاءةٍ عالية مع الأنشطة المتعلقة بالتأجير. حيث يمكن لصاحب رأس المال الاستثماري أداء المهام بسرعة وكفاءة وبوقت أقل وذلك من خلال معرفة الطلبات المُقدّمة وكيفية التقاط وتسليم الطلب بكفاءة.
سنقدم في هذا المقال دليلًا لكيفية تكوين منتج إيجار جديد باستخدام وحدة أودو للتأجير، وما الذي يجعل هذه الوحدة مفيدة.
ما هي الميزات التي تقدمها وحدة أودو للتأجير؟
لهذه الوحدة العديد من المميزات نذكر منها:
واجهة المستخدم الحديثة
توفر وحدة التأجير جميع المعلومات التي يحتاجها المستثمر في الوقت المناسب، وذلك من خلال واجهة مستخدم سهلة وسريعة الاستجابة.
ونظرًا لإمكانية إدخال جميع البيانات على نفس الشاشة بنقرات قليلة، يمكن إدخال كل شيء بطريقة منهجية، حيث يمكن الاطلاع على المعاملات التجارية خلال أجزاء من الثانية. ويمكن أيضًا تحليل الأعمال والحصول على نصائح مهمة لزيادة نمو الشركة.
دعم الجدولة الفورية
تدعم وحدة التأجير جميع المهام بطريقة جدولة جانت. ويحافظ على جميع الأنشطة التي يقوم بها الموظفون على أساس يومي وأسبوعي وسنوي. فباستخدام أداة الجدولة الفورية، يمكن للمدير مراقبة جميع الأنشطة مثل عدد المنتجات المستأجرة والمنتجات المعلقة للإيجار، كما يمكنه التحقق من توفر المنتج وجدولة إرجاع المنتج.
سهولة إدارة المنتج
تدير وحدة تأجير أودو مدى توفر المنتجات وفقًا لأرقامها التسلسلية، وبالتالي تحافظ على تحديث المخزون. وفي حال كان المنتج غير متوفر في المخزون، فيمكن للمدير تحديد موقعه أو إيجاد أي حل.
بوابة الدفع
يمكن تتبع وضع الدفع بعد إنشاء وتأكيد فاتورة الإيجار أو أمر المبيعات. ويمكن للعميل توفير أي بوابة لإجراء الدفع عبر الإنترنت؛ كما يُمنَح العميل توقيعًا إلكترونيًا بعد الموافقة على شروط وأحكام السياسة التي وضعتها الشركة.
إدارة سعر الإيجار
عند تنفيذ عمليات التأجير، يُحدَّد السعر بناءً على المنتج المستأجر وفترة الإيجار. يمكن أن تقدم شركة التأجير حسوماتٍ على استئجار المزيد من الوحدات من نفس المنتجات ويمكن حساب ذلك تلقائيًا باستخدام نظام أودو، كما يمكن أيضًا إدارة رسوم الإيجار لفترة زمنية محددة أو لفترات طويلة. تساعد وحدة Odoo Rental أيضًا في إضافة رسوم إضافية إذا تأخر إرجاع المنتج، حيث يُحتسب المبلغ على أساس الساعات الإضافية أو الأيام الإضافية.
إدارة أوامر المبيعات
يمكن استخدام وحدة Rental في نظام أودو لإدارة أوامر المبيعات، حيث تساعدك على إنشاء أمر البيع للعميل بسهولة. تمكّنك هذه الوحدة من تكوين المنتج وتأجيره واختيار المنتجات المؤجرة والكمية والأسعار، كما تمكّنك أيضًا من تحديد قائمة الأسعار وشروط الدفع.
الدفع عبر الإنترنت
تقدّم وحدة التأجير دعمًا كاملًا لإدارة الأنشطة عبر الإنترنت، حيث يمكن إرسال أوامر البيع للموافقة عليها واستخدام التوقيع الإلكتروني لإدارة الطلبات عبر الإنترنت. من الممكن أن يُدار التوقيع عبر الإنترنت باستخدام تطبيق أودو للتوقيع الإلكتروني. ويمكننا أيضًا إكمال عملية الدفع عبر الإنترنت كما يمكن السداد قبل تأكيد الإيجار.
دعم التتبع الفعال
يمكننا تتبع المنتج بدءًا من إنشاء عرض السعر. وتضمن وحدة Rental توفر منتج التأجير قبل تخصيص طلب الإيجار. ويمكن تَتبُّع المنتجات المنتقاة والمنتجات المُرتجعة والإرجاع المتأخر وغيرها من المعلومات.
إدارة الفواتير
يمكنك اختيار شروط الدفع وطرق الدفع وإدارتها بسهولة باستخدام وحدة Rental في نظام أودو. تتكامل هذه الوحدة مع وحدة الفواتير، ويمكنك من خلالها دفع الفواتير عبر الإنترنت.
كيفية استخدام وحدة التأجير في نظام أودو
من السهل تكوين وتحديد مواقع المنتجات الجديدة باستخدام وحدة التأجير في نظام أودو، حيث تمكّنك هذه الوحدة من إضافة منتجات جديدة وتهيئتها، وإدارة عمليات التأجير وتنظيمها.
بعد تثبيت وحدة التأجير في نظام أودو وفتحها، ستظهر النافذة التالية:
لتهيئة منتج جديد، انقر فوق علامة التبويب المنتجات، ثم انقر على زر إنشاء، وستظهر لك النافذة التالية:
يمكنك إدخال كافة مواصفات المنتج وتفاصيله وإضافة صور للمنتج. ويجب تحديد خيار Can be Rented إذا وُفّر المنتج المضاف للإيجار. جميع منتجات التأجير المتوفرة في الشركة مُدرَجة في الجدول. ومقابل كل منتج، يمكننا العثور على عمليات الإيجار المجدولة للمنتج.
أو يمكن عرض المنتجات بعرض القائمة، كما توضح الصورة التالية:
في هذا القسم يمكنك إضافة قواعد قائمة الأسعار للمنتج الذي تضيفه. عند النقر فوق زر إضافة سعر، يمكنك إضافة سعر المنتج، حيث يمكنك تحديد السعر وفقًا لعدد الساعات؛ ويمكنك العثور على خيار وقت الأمان ووضع حد زمني. في حال تأخر العميل عن الوقت المحدد، ستتمكن من تحصيل الأوقات الإضافية.
بعد إضافة جميع المواصفات، ستكون قد أنشأت منتجًا جديدًا في وحدة التأجير، والخطوة الأخيرة هي النقر على زر "حفظ".
الجدولة
الجدولة هي طريقة منهجية تُستخدم لإدارة الموارد وعمليات البيع والإيجار وتنظيم البيانات المختلفة. وتساعد في إدارة عبء العمل وموازنة العمليات لضمان توزيع المهام والموارد بطريقةٍ متساوية، كما تساعد في تقديم الدعم لإدارة جميع الطلبات أو الأعمال التي تحافظ على جودة الخدمة.
يمكن للشركة الحصول على فكرة واضحة عن العمليات التجارية من خلال الجدولة، ويمكن أن تساعدك على إدارة الطلبات، حيث يمكن تحديد الفترات التي يكون فيها الطلب مرتفعًا أو منخفضًا. وتساعدك أيضًا على إدارة الأنشطة المختلفة وإلقاء نظرة على الجدول الزمني للحصول على فكرة واضحة عن جميع العمليات المُكتملة أو المُعلقة، كما يمكنك بسهولة معرفة الأوقات أو المنتجات غير المجدولة والاستفادة من التوافر.
نظرًا لأن العديد من المشاريع التجارية لا ترغب باستثمار الكثير من الآلات والمعدات في المرحلة الأولى من العمل، فإن أعمال التأجير تشهد الكثير من الطلب. وتعُد الجدولة عنصرًا حاسمًا في أعمال التأجير، لأنها تعتمد على تتبع النقاط وعودة منتجات التأجير. وبمجرد استلام العميل للمنتج، لا يمكنك جدولة عملية تأجير جديدة إلا بعد تاريخ إرجاع المنتج. وإذا لم يُرجع المنتج في الوقت المناسب، فسيتعيّن على المدير إرسال تنبيهاتٍ إلى العميل وفرض رسوم زائدة واتخاذ إجراءات لإعادة المنتج.
تدعم وحدة التأجير في نظام أودو جميع أنشطة التأجير، بما في ذلك جدولة الإيجار، وذلك من خلال دمج وحدة التقويم مع وحدة التأجير. يمكنك وضع علامة على استلام الإيجار وإعادة المُستأجَرات والأنشطة المهمة الأخرى في تقويم الإيجار، وسيساعد هذا الجدول في إدارة الأعمال بطريقة سلسة.
يمكن الدخول إلى صفحة الجدول الزمني بالنقر فوق علامة التبويب "جدولة"، وستظهر الصفحة التالية:
عندما نقوم بتقليل فترة جدول الإيجار سنحصل على المزيد من المعلومات المحُدَّدة المتعلقة بنشاط الإيجار.
أوامر الإيجار
من خلال وحدة الإيجار يمكن للشركات تتبع مدى توفر المنتجات. وباستخدام Order Rental يمكن للعملاء استلام المنتجات وإعادته، كما يمكنهم حجز منتجٍ ما بتاريخ محدد والدفع وفقًا لعدد أيام الحجز. يمكن ملاحظة حالة الإيجار وحالة الفاتورة في الزاوية، ويمكن مراقبة حالة الإيجار (مؤكد أو مستلم أو إجراء عرض أسعار)، كما يمكن للمدير عرض كل هذه المعلومات في عرض كانبان أو القائمة أو المحور أو التقويم أو النشاط أو الرسوم البيانية.
عند النقر فوق زر "إنشاء"، يمكنك إنشاء أمر إيجار جديد وإضافة التفاصيل المطلوبة للعملاء، والتي تشمل اسم العميل وعنوان الفاتورة وعنوان التسليم ونموذج عرض الأسعار والمرجع وانتهاء الصلاحية وتاريخ عرض الأسعار وقائمة الأسعار وشروط الدفع.
يجب أيضًا ذكر المنتج الذي تقدمه للإيجار من خلال النقر فوق خيار إضافة منتج. وعليك إضافة مواصفات المنتج المطلوبة.
عند اختيار الُمنتَج المُستأجَر ستظهر النافذة التالية:
ستلاحظ أنه عند تحديد الكمية المطلوبة من المنتج سيُعرض سعر الوحدة تلقائيًا وتُذكر مدة الإيجار، ويوصَف المبلغ الزائد في حقل الحساب عند اختيار الوحدات.
بعد إضافة منتج التأجير، يمكنك البدء بتحديد عروض الأسعار، بما في ذلك المبلغ الإجمالي. وبعد تأكد العميل من عرض السعر، يمكنك التأكد من الطلب وإرساله عبر البريد الإلكتروني بالضغط على "إرسال بالبريد الإلكتروني".
بعد الحصول على تأكيد العميل، يمكنك النقر فوق زر "تأكيد"، وستتغير الحالة إلى تأكيد أمر الإيجار. ومن خلال النقر على زر "إنشاء فاتورة"، يمكنك إنشاء أمر فاتورة. وبعد ذلك يمكنك إجراء الدفع باستخدام نفس الفاتورة.
عند النقر على علامة التبويب "الأوامر" في وحدة Rental، ستظهر قائمةٌ منسدلة تضم عدة خيارات. ويمكنك عرض الأوامر "الطلبات" حسب العملاء.
تتزايد الحاجة إلى المنتجات المستأجرة حيث تعتمد العديد من الصناعات على المنتجات المستأجرة لتجنب استثمار الآلات قليلة الاستخدام أو الآلات المكلفة. يقدم نظام أودو وحدة Rental بميزاتها المتنوعة، والتي تُعد خيارًا رائعًا لإدارة عمليات التأجير، خاصةً بسبب توافر الأدوات والميزات التي ذكرناها في هذا المقال.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.