يقصد بتخطيط موارد المؤسسات إدارة جميع العمليات التجارية الأساسية اللازمة لإدارة الشركة في نظام متكامل. وقد أصبح استخدام تطبيقات ERP ضروريًا لعمل الشركات بمختلف أحجامها وتخصصاتها.
في هذا المقال، سنوضح مفهوم تخطيط موارد المؤسسات، وأهم الوحدات المضمنة في أنظمة ERP، وكيف تساعد في تنظيم وإدارة عمل الشركات.
تعريف تخطيط موارد المؤسسات
تخطيط موارد المؤسسات هو نظام برمجي يساعد على إدارة جميع عمليات الشركات، بما في ذلك العمليات المالية والموارد البشرية والتصنيع وسلسلة التوريد والخدمات والمشتريات وغير ذلك.
ما أهمية تخطيط موارد المؤسسات ERP؟
يوصف نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP بأنه الجهاز العصبي المركزي للمؤسسة، وهو ضروري لتشغيل جميع العمليات التجارية اليومية بطريقة مؤتمتة وذكية ومتكاملة.
تحتاج المبيعات إلى تطبيقات تخطيط موارد المؤسسات لإدارة طلبات العملاء، وتعتمد الخدمات اللوجستية على برنامج تخطيط المؤسسات لتقديم المنتجات والخدمات المناسبة للعملاء في الوقت المحدد.
من خلال نظام ERP تُنجز المهام اليدوية مثل إعداد الفواتير والتقارير تلقائيًا وتُلخص استنادًا إلى العمليات التي تنفذ في النظام.
يساعد نظام تخطيط موارد المؤسسات على تبسيط الأنشطة والتخطيط بطريقة أفضل للنمو المستقبلي والتأقلم مع متغيرات السوق.
كيف تعمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP؟
يتكون نظام تخطيط موارد المؤسسات من وحدات نمطية متكاملة، أو تطبيقات أعمال مترابطة من خلال قاعدة بيانات مشتركة. تركز كل وحدة ERP عادةً على منطقة عمل واحدة، لكنها تعمل معًا باستخدام نفس البيانات لتلبية احتياجات الشركة. وتتضمن تطبيقات تخطيط موارد المؤسسات الوحدات التالية: المالية والمحاسبة والموارد البشرية والمشتريات والخدمات اللوجستية وسلسلة التوريد، ويمكن لكل شركة اختيار الوحدات التي تحتاجها وإضافتها وتوسيع نطاقها حسب الحاجة.
تدعم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات المتطلبات الخاصة بالصناعة إما كجزء من الوظائف الأساسية للنظام، أو من خلال التطبيقات التي تتكامل بسلاسة مع النظام.
يمكن شراء برنامج تخطيط موارد المؤسسات باستخدام نموذج اشتراك سحابي (برمجي أو SaaA)، أو نموذج ترخيص محلي.
وحدات تخطيط موارد المؤسسات
تتضمن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات مجموعةً متنوعةً من الوحدات النمطية المختلفة، بحيث تدعم كل وحدة عمليات تجارية محددة مثل التمويل أو المشتريات أو التصنيع، وتزود كل وحدة الموظفين بالأدوات التي يحتاجونها للقيام بوظائفهم. تتصل كل وحدة بنظام ERP، الذي يوفر مصدرًا واحدًا للمعلومات وبيانات دقيقة لكل الأقسام.
تشمل وحدات ERP الأكثر استخدامًا ما يلي:
وحدة المالية
تُعَد وحدة المالية والمحاسبة الوحدة الأساسية لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات. وتتيح للشركات إمكانية فهم حالتها المالية الحالية وتوقعاتها المستقبلية. وتشمل الميزات الرئيسية لهذه الوحدة تتبّع الحسابات الدائنة والحسابات المستحقة القبض وإدارة العمليات المالية.
يمكن لوحدة المالية أتمتة المهام المتعلقة بالفواتير ومدفوعات البائعين وتسوية الحسابات، مما يساعد موظفي قسم المحاسبة على إغلاق الدفاتر في الوقت المناسب ومعرفة الإيرادات الحالية. كما تتضمن الوحدة البيانات التي يحتاجها موظفو التخطيط والتحليل المالي لإعداد التقارير الرئيسية، بما في ذلك بيانات الأرباح والخسائر.
وحدة المشتريات
تساعد وحدة المشتريات المؤسسة على تأمين المواد الأولية أو المنتجات التي تحتاجها لتصنيع أو بيع البضائع. يمكن للشركات الاحتفاظ بقائمة الموردين المعتمدين في هذه الوحدة، واستخدامها لأتمتة طلبات رض الأسعار، ثم تتبع الأسعار الواردة وتحليلها.
بمجرد أن تقبل الشركة عرض أسعار، تساعد وحدة المشتريات موظفي قسم المشتريات في إعداد أوامر الشراء وإرسالها. ويمكن بعد ذلك تتبع أمر الشراء، إذ يحوله البائع إلى أمر مبيعات وشحن البضائع، وتحديث مستويات المخزون تلقائيًا بمجرد وصول الأمر.
وحدة التصنيع
يُعَد التصنيع جزءًا أساسيًا من نظام تخطيط موارد المؤسسات، وعادةً ما تحتوي أنظمة تخطيط موارد المؤسسات على أدوات لإدارة الإنتاج والتصنيع. تساعد وحدة التصنيع الشركات المصنعة على تخطيط الإنتاج والتأكد وجود كل متطلبات الإنتاج مثل المواد الخام وقدرة الآلات. وأثناء عملية التصنيع، يمكن تحديث حالة السلع ومساعدة الشركات على تتبع الإنتاج الفعلي مقابل الإنتاج المتوقع. ويمكن حساب متوسط الوقت لإنتاج عنصر، ثم موازنة العرض بالطلب المتوقع لتخطيط الإنتاج المناسب.
وحدة إدارة المخزون
تتيح وحدة إدارة المخزون القدرة على التحكم في المخزون من خلال تتبع كميات العناصر، وتقدم هذه الوحدة صورةً كاملةً للمخزون الحالي والمخزون الوارد، من خلال تكامل وحدة المخزون مع وحدة المشتريات. ويساعد هذا البرنامج الشركات على إدارة المخزون، والتأكد من وجود مخزون كافٍ، ومنع نفاد المخزون مما يعزز خدمة العملاء.
وحدة إدارة الأوامر (الطلبات)
تقوم وحدة إدارة الأمر بتتبع الطلبات بدءًا من الاستلام إلى التسليم. وهذه الوحدة مسؤولة عن تغذية جميع الطلبات الواردة إلى المستودع أو مركز التوزيع أو متجر البيع بالتجزئة بعد وضعها من قِبل العملاء. ومن خلال هذه الوحدة، يمكن ضمان عدم فقدان الطلبات وتعزيز معدلات التسليم في الوقت المحدد لإرضاء العملاء وتقليل النفقات غير الضرورية.
وحدة إدارة المستودعات
يمكن أن توفر وحدة إدارة المستودعات عائدًا سريعًا على الاستثمار للشركات التي تدير مستودعاتها الخاصة، وتساعد هذه الوحدة على تخطيط العمالة بناءً على حجم الطلب المتوقع.
عند دمج وحدة إدارة المستودعات مع تطبيقات إدارة المخزون وإدارة الأوامر، يمكن للموظفين العثور على المنتجات المطلوبة وتسريع عملية الشحن. ويؤدي التسليم السريع إلى زيادة رضا العملاء.
وحدة إدارة سلسلة التوريد
تتعقب وحدة إدارة سلسلة التوريد كل خطوة في حركة الإمدادات والسلع عبر سلسلة التوريد، وذلك ابتداءً من الموردين الفرعيين إلى الموردين، ثم إلى الشركات المصنعة، إلى الموزعين، ثم تجار التجزئة أو المستهلكين؛ ويمكن من خلاله إدارة أي مواد أو منتجات تم إرجاعها للاسترداد أو الاستبدال.
وحدة إدارة علاقات العملاء
تخزن وحدة إدارة علاقات العملاء جميع معلومات العملاء، ويتضمن ذلك سجل الاتصالات (تاريخ ووقت المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني) وسجل الشراء. وتعمل هذه الوحدة على تحسين خدمة العملاء لأنها تمكّن الموظفين من الوصول بسهولة إلى جميع المعلومات التي يحتاجونها عند العمل مع العميل.
تستخدم العديد من الشركات وحدة إدارة العملاء لإدارة العملاء المحتملين والفرص المتاحة، حيث يمكن استخدامها لتتبع التواصل مع العملاء المحتملين واقتراح العملاء الذين يجب استهدافهم.
وحدة أتمتة الخدمات المهنية
تسمح وحدة أتمتة الخدمات المهنية والتي تسمى أيضًا وحدة إدارة موارد الخدمة للمؤسسة، بتخطيط وإدارة المشاريع. غالبًا ما تستخدم الشركات القائمة على الخدمات هذه الوحدة، ومن خلالها يمكن تتبع حالة المشاريع وإدارة الموارد البشرية ورأس المال، إضافةً إلى إدارة النفقات والجداول الزمنية، وإعداد الفواتير وإرسالها تلقائيًا إلى العملاء.
وحدة إدارة القوى العاملة
تتشابه وحدة إدارة القوى العاملة مع وحدة إدارة الموارد البشرية، ولكنها مصممة للشركات التي لديها موظفون يعملون بنظام الساعات. ومن خلال هذه الوحدة، يمكن مراقبة حضور العمال وساعات العمل وقياس أشياء مثل إنتاجية الموظف والتغيب عن العمل.
وحدة إدارة الموارد البشرية
تشتمل وحدة إدارة الموارد البشرية على جميع ميزات تطبيق إدارة القوى العاملة، مع إمكانيات وأدوات إضافية. تحتوي هذه الوحدة سجلات مفصلة عن جميع الموظفين ومستندات خاصة بتقييم الموظفين ومراجعات الأداء. ويمكن من خلالها تتبع عدد ساعات العمل والإجازات المدفوعة.
وحدة التجارة الإلكترونية
تتضمن التطبيقات التجارية أدوات سهلة الاستخدام تتيح للموظفين إضافة عناصر جديدة بسهولة وتحديث محتوى المنتج (أوصاف العناصر والعناوين والمواصفات والصور)، وتغيير شكل ومظهر موقع الويب.
عندما يدمج تطبيق التجارة الإلكترونية مع تطبيقات تخطيط موارد المؤسسات، فإن جميع معلومات البيع والطلب والمخزون يمكن الوصول إليها من قاعدة البيانات المشتركة.
وحدة أتمتة التسويق
تدير وحدة التسويق الحملات التسويقية عبر القنوات الرقمية، مثل البريد الإلكتروني والويب ووسائل التواصل الاجتماعي والرسائل النصية القصيرة، ويمكن أتمتة عمليات إرسال البريد الإلكتروني بناءً على قواعد الحملة، كما يمكن لبرامج أتمتة التسويق تقديم تقارير مفصلة عن أداء الحملات لتخطيط حملات التسويق المستقبلية.
كيفية اختيار وحدات تخطيط موارد المؤسسات المناسبة لعملك
تختلف وحدات تخطيط موارد المؤسسات التي يجب استخدامها من قبل الشركات بناءً على نموذج العمل والصناعة والعقبات الحالية وعوامل أخرى. ولكن هناك بعض الوحدات النمطية المناسبة لمعظم المؤسسات. تحتاج كل شركة وحدة مالية ووحدة للمحاسبة للتأكد من المعاملات المالية وضمان سلامتها والتأكد من دفع الفواتير.
تُعَد وحدة إدارة علاقات العملاء مهمةً لكل الشركات وكذلك وحدة إدارة القوى العاملة وإدارة الموارد البشرية. ومن المهم استخدام وحدات إدارة المخزون والطلبات لتنظيم العمليات اليومية وضمان تقديم خدمة مناسبة للعملاء، كما تُعَد وحدات إدارة المشاريع وتخطيط الموارد المطلوبة، من بين الوحدات الضرورية لضمان تنفيذ المهام بكفاءة عالية وخلال الوقت المخصص.
ما هي فوائد تخطيط موارد المؤسسات ERP؟
تقدم نظم تخطيط موارد المؤسسات الكثير من الفوائد، بدءًا من تحسين العمليات إلى مساعدة الإدارات المختلفة لتحسين العلاقة بين الشركة وعملائها. وفيما يلي سنوضح أهم فوائد استخدام تطبيقات ERP في الشركات:
- زيادة الكفاءة: إحدى المزايا الأساسية لتطبيقات تخطيط موارد المؤسسات أنها تسمح للشركات بأتمتة الوظائف الروتينية، وهذا يساعد في تحسين كفاءة الموظفين، وتحسين العمليات الإدارية؛ وبالتالي نمو الأعمال والقدرة على البقاء في صدارة المنافسين.
- تحسين التعاون: تعمل أنظمة ERP على تحسين التواصل ومشاركة الموظفين وربط فرق العمل. وباستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات، يمكن لكل موظف الوصول إلى البيانات التشغيلية، وفهم كل مراحل المهام المطلوبة منه والاطلاع على الجداول الزمنية لكل مشروع ومواعيد الاجتماعات.
- بيانات متزامنة وتقارير محسّنة: يتيح لك نظام ERP جمع البيانات وتخزينها وتحليلها في موقع مركزي واحد، مما يوفر مصدرًا واحدًا للمعلومات. تمكّن هذه البيانات المركزية مدير الشركة من الوصول إلى المعلومات بطريقة متزامنة وإنشاء تقارير أكثر فائدة؛ وبالتالي يمكن موازنة الوظائف في مختلف الأقسام ومراقبة مراحل العمل والمهام ومستويات المخزون.
- خدمة عملاء أفضل: يوفر نظام ERP مركزًا لجميع معلومات العملاء. وباستخدام بيانات العملاء المركزية، يمكن للإدارات المتعددة الوصول بسهولة إلى احتياجات العملاء والعمل على تلبيتها، مما يؤمن استجابةً أسرع وتحسين دقة التسليم والطلبات. وبالتالي يصبح من السهل التركيز على بناء علاقات العملاء وإنشاء حملات تركز على العملاء.
- تحسين التخطيط وإدارة الموارد: يوفر نظام ERP عدة رؤى تمكنك من التخطيط الفعال لجداول الإنتاج والتنبؤ باحتياجات الموارد. فعندما تكون قادرًا على التنبؤ بأحداث مثل صيانة المعدات أو تنفيذ الطلبات، ستتمكن من تقليل فترات التوقف غير المتوقعة، إذ يُمكّن التخطيط الفعال وإدارة الموارد أصحاب الشركات من اتخاذ قرارات أكثر فاعلية والتغلب على التحديات.
- زيادة الإنتاجية: من خلال أتمتة العمليات الرئيسية مثل تتبع المخزون وإنشاء الفواتير. يمكن لأنظمة ERP إجراء عمليات حسابية متقدمة بسرعة وأتمتة المهام الشاقة.
- خفض التكاليف العامة: عند استخدامها بطريقة صحيحة، يمكن أن تساعد أنظمة ERP على خفض تكاليف المؤسسة من خلال منع الاضطرابات والتأخيرات التي يمكن أن تنتج عن نقص المعلومات الدقيقة، وتخفيض عدد الموظفين الإضافيين وتراخيص البرامج والموارد الإدارية اللازمة لبرامج توحيد البيانات التقليدية، كما تساعد أيضًا أنظمة ERP على تبسيط العمليات وتبسيط الفواتير وتوفير كل الأدوات التي تحتاجها لعمل الشركة.
تضمن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات تنفيذ جميع المهام والمشاريع بكفاءة عالية، وتساعد أصحاب العمل على اتخاذ القرارات المناسبة وإدارة الشركة وتنظيم العمليات من خلال الأدوات والميزات التي توفرها أنظمة ERP.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.