يُعَد التخطيط الفعال من أفضل الطرق التي يمكن الاعتماد عليها للتغلب على المنافسين، وتقدم أودو تطبيقًا لإدارة المشاريع يمكنه مساعدة أصحاب الشركات على تخطيط وتنفيذ المشاريع، ومراقبة عمل فريق العمل، وإدارة كل المهام بسهولة.
في هذا الدليل، سنوضح كيفية استخدام تطبيق إدارة المشاريع المقدم من أودو لإنشاء وإدارة مشروع، وكيفية الاستفادة من ميزاته لتخطيط المشاريع.
إدارة المشروع
يُمكّن تطبيق أودو لإدارة المشاريع المستخدمين من إنشاء وإدارة مشروع مع فريق العمل، وذلك باستخدام أدوات مبتكرة وحديثة تعرض تصورًا لتقدم المشروع بطريقة واضحة، وهو متكامل مع التطبيقات الأخرى، ويمكن من خلاله تنظيم مهام الفريق وجدولتها وتخطيطها وتحليلها، كما يمكن لأعضاء المجموعة التواصل مع بعضهم ومناقشة الأفكار والوثائق ومشاركتها.
بمساعدة تطبيق أودو لإدارة المشاريع ستتمكن من إدارة مشروعك بكفاءة من خلال تخطيط المشاريع ووضع توقعات أكثر دقةً لتحديد المواعيد النهائية لإنهاء المشاريع، إلى جانب زيادة الأرباح من خلال الاستفادة من المشاريع المتماثلة، كما يمكن تعيين مراحل مخصصة لأعضاء الفريق.
اتبع الخطوات التالية لإنشاء مشروع:
- افتح تطبيق إدارة المشاريع، وانقر فوق إنشاء.
- سمِّ المشروع.
- إذا كنت تريد إرسال المهمة إلى أحد الموظفين، فأضف عنوان بريده الإلكتروني.
- بعد الانتهاء انقر على إنشاء.
بعد ذلك ستظهر نافذة جديدة، لإضافة كل المهام الخاصة بالمشروع، حيث يُقسم المشروع إلى مراحل، وتظهر كل مرحلة على شكل عمود، ويمكن أن تضم كل مرحلة مجموعةً من المهام يمكنك إضافتها وتحريرها، ولإضافة المراحل والمهام عليك بالآتي:
أضف عنوان العمود ثم انقر على إضافة.
بعد ذلك انقر على زر "+" لإضافة مهمة.
يمكن تعديل معلومات المهمة وتحريرها بالنقر على زر تحرير، حيث ستظهر نافذة جديدة من خلالها يمكنك إضافة الموظفين والعملاء، وتحديد الوقت المخطط والموعد النهائي للتسليم، وبعد تعديل كل المعلومات التي تحتاجها انقر على زر حفظ، وتظهر المهام في لوحة التطبيق بالشكل التالي:
ستظهر في واجهة التطبيق كل المهام التي أُنشئت وكل تفاصيلها، وتُعَد لوحة كانبان Kanban لإدارة المشروع إحدى الميزات المفيدة في أدوات أودو، حيث تُقسم المراحل إلى مهام فرعية لكل مرحلة، وتُرتب حسب الأولوية بواسطة التصنيفات، وتُفرز المهام تلقائيًا حسب الأهمية والأولوية.
اقتباسملاحظة: لوحة كانبان هي لوحة لتنظيم المهام، حيث تتكون لوحة كانبان البسيطة من أعمدة متوازية، ويتضمن كل عمود المهام التي يتعين القيام بها.
لتعديل أولوية مهمة ما، انقر فوق رمز النجمة في الجزء السفلي الأيمن لوضع علامة عليها وتمييزها على أساس أولوية عالية، وبالنسبة إلى المهام الأخرى يفرزها تطبيق أودو حسب المواعيد النهائية.
المراحل والمهام
الخطوة التالية بعد إنشاء المشروع هي إضافة المهام عن طريق النقر فوق زر "المهام"، حيث ستُفتح نافذة جديدة تُمكّنك من إضافة عمود لكل مرحلة من مراحل المشروع.
لإضافة مهمة جديدة افتح المشروع، واضغط على زر إنشاء وسمِّ المهمة، ومن ثم حدد من سينفذها، وحدد موعدًا نهائيًا لإنجازها.
ستظهر في واجهة التطبيق كل المهام التي أُنشئت وكل تفاصيلها، وتُعَد لوحة كانبان Kanban لإدارة المشروع إحدى الميزات المفيدة في أدوات أودو، حيث تُقسم المراحل إلى مهام فرعية لكل مرحلة، وتُرتب حسب الأولوية بواسطة التصنيفات، وتُفرز المهام تلقائيًا حسب الأهمية والأولوية، كما يضم تطبيق أودو لإدارة المشاريع العديد من الميزات لتنظيم المهام، وترتيبها وتعديل خصائصها.
يمكن إعادة ترتيب المراحل من خلال خاصية السحب والإفلات، كما يمكن طيها وفتحها عن طريق النقر على الإعدادات، ثم النقر فوق "طي".
يتيح تطبيق أودو لإدارة المشاريع كذلك إمكانية تحرير كل مرحلة، وذلك من خلال النقر على "تحرير المرحلة" في الإعدادات، حيث ستظهر نافذة جديدة تضم تفاصيل المرحلة، ويمكنك تعديلها بما يتناسب مع احتياجاتك وإضافة ملاحظات ليطلع عليها الموظفون.
حالة المهمة: لكي يبقى فريق العمل على اطلاع بحالة المهمة، يمكن الاعتماد على هذا المؤشر للدلالة على انتهاء المهمة أو استمرارها أو حظرها، ولتغيير حالة المهمة، يمكنك النقر على كرة الحالة وتحديد الخيار المناسب وفق ما هو مبين في الصورة.
يمكن إضافة الألوان لكل مهمة لتمييزها، بحيث يصبح من السهل العثور عليها من خلال المُرشِّحات.
كيفية التواصل باستخدام تطبيق أودو لإدارة المشاريع
يمكن إضافة الموظفين والعملاء إلى كل مهمة، بحيث يصبح بإمكانهم الوصول إلى المهمة والاطلاع على الوصف والمحادثات، ولكن لن يتمكنوا من إجراء أي تعديل على المهمة.
يتميز تطبيق أودو لإدارة المشاريع بأنه يمكّن فريق المشروع من التواصل بسهولة، ويتيح للمتابعين (الموظفين والعملاء) إمكانية الاطلاع على كل التفاصيل المتعلقة بالمشروع وأي تغييرات جديدة، وذلك من خلال إرسال الإشعارات إليهم عن طريق البريد الإلكتروني أو من خلال الدردشات.
مجموعة ميزات إضافية
يتميز تطبيق أودو كذلك بما يلي:
- يمكن لمدير المشروع أن يكون متابعًا وأن يتلقى إشعارات عبر البريد الإلكتروني حول كل المستجدات.
- تسهل أدوات تطبيق أودو لإدارة المشاريع العمل الجماعي الفعال، حيث يمكن لمجموعة صغيرة من الأشخاص العمل على نفس المهمة في نفس الوقت بتفويض المهمة أو التواصل من خلال ميزة الدردشة، مما يوفر الوقت والطاقة.
- يمكن لأي شخص إنشاء مهمة عن طريق البريد الإلكتروني، وذلك من خلال إعداد عنوان بريد إلكتروني مرتبط بالمشروع، وعندما يُرسَل البريد الإلكتروني إلى هذا العنوان، سيُنشِئ أودو مهمةً في المرحلة الأولى من المشروع.
- البريد الإلكتروني الخاص بالمشروع موجود تحت اسم المشروع في لوحة القيادة، وله اسم المشروع افتراضيًا.
إدارة الوقت
للحصول على ميزات إضافية لتطبيقات أودو، يجب تثبيت بعض الوحدات، حيث يتيح لك تثبيت الوحدة Odoo Timesheet إمكانية تعقب الوقت في المشروعات سواءً كان ذلك لفواتير البيانات، أو تقديرات المشروعات المستقبلية.
بعد تثبيت وحدة Odoo Timesheet، سيُنشِئ تطبيق أودو لإدارة المشاريع حسابًا تحليليًا بنفس اسم المشروع، ويمكن تسجيل جدول زمني لمشروع ما من خلال اتباع هذه الخطوات:
- انقر فوق إعدادات المشروع.
- اختر الجداول الزمنية.
- حدد "إنشاء"، وسيظهر سطر مع التاريخ والوقت بالإضافة إلى اسم الحساب التحليلي.
بهذا يكون قد أصبح بإمكانك اختيار مهمة وتعقبها، ولتسجيل جدول زمني داخل المهمة عليك بالآتي:
- انتقل إلى المهمة وانقر على تحرير.
- ابحث عن علامة تبويب الجدول الزمني وانقر على إضافة عنصر.
- سيظهر الحساب.
عند اكتمال المشروع، ابحث عن اسم الحساب التحليلي للمشروع، ليظهر جدول زمني بالوقت المستغرق لإنهاء المشروع.
الميزات المضافة في تطبيق أودو 15 لإدارة المشاريع
أضيفت العديد من الميزات إلى الإصدار 15 من تطبيق أودو لإدارة المشاريع، حيث حُسِّنت العديد من الأدوات الخاصة بعرض التقارير وتنظيم المهام، وفيما يلي سنذكر أهم الأدوات والميزات المضافة:
رؤية العميل
في الإصدار 14 من تطبيق أودو لإدارة المشاريع كان عرض التقارير مربكًا لكل من مدير المشروع والعميل، وكانت هناك صعوبة في التفاعل بينهما؛ أما في الإصدار 15 من التطبيق، فقد أضيفت تحسينات تتعلق بصلاحيات العملاء، حيث سمح التطبيق للعملاء بإمكانية الحصول على بعض التحكم في تحديث حالة المشروع، وأصبح بإمكانهم:
- تصفية وتجميع وتعديل البيانات.
- البحث عن مهام محددة.
- الاطلاع على المعلومات التفصيلية لأي مهمة.
- الدردشة.
بالتالي أصبح بإمكان العملاء الاطلاع على كل التطورات والتحديثات التي تخص المشروع، ومن ثم لن يضطر مدير المشروع إلى إضاعة وقته في الرد على أسئلتهم.
عرض المشروع
يتميز تطبيق إدارة المشاريع بتوفيره للعديد من الطرق الديناميكية لعرض معلومات المشروع ومراحله ومهامه، فمن خلال تبويب "المشروعات"، ستظهر المشاريع مع تفاصيلها، حيث دُمِجت مراحل المهمة في عرض المشروع، وبالتالي يمكنك رؤية وإضافة المراحل إلى مشاريع مختلفة.
من خلال عرض المشروع يمكن:
- التحقق من حالة المشروع من خلال النقاط الصغيرة الخضراء والحمراء.
- الاطلاع على الوقت الذي تحتاجه كل مهمة.
- عرض الموعد النهائي.
بالتالي يمكن لمدير المشروع إلقاء نظرة عامة حول تقدم المشروع وأهم التحديثات المرتبطة به.
مخطط الرسم البياني
يُعَد مخطط التوقف أحد الأدوات المحسنة التي يوفرها تطبيق أودو لإدارة المشاريع بالإصدار 15، والتي تساعد على إعداد التقارير، حيث توضّح هذه الأداة ما يجري في المراحل المختلفة والمهام المتعلقة بتلك المهام، إذ يحدد الترميز اللوني المختلف (الأحمر والأخضر والأزرق) مراحل مختلفةً، وكلما أضيفت المزيد من المراحل ستظهر المزيد من الألوان.
من خلال المحور الأفقي تحدد رقم المهمة، أما المحور العمودي فيُظهر عدد الساعات، وبمرور الوقت ستستكمل المزيد من المهام في كل مرحلة، لذلك يمكن توقع ارتفاع منحدرات المهام المكتملة وانخفاض الباقي.
مخطط جانت
هو أداة مهمة لتتبع المشاريع والمهام، ومن خلاله ستكون قادرًا على رؤية التقدم المُحرَز في كل مهمة، حيث سيعرض لك مخطط جانت المعلومات التالية:
- ماذا يحدث (المهام والمراحل لكل مشروع).
- من ينجز كل مهمة.
- تاريخ بدء وانتهاء كل مهمة.
- عدد الساعات المخصصة لكل مهمة وعدد الساعات المتاحة.
لقد قدمنا في هذه المقالة عرضًا لأهم الأدوات التي يوفرها تطبيق أودو لإدارة المشاريع، وكيفية استخدامها وكيف يمكن أن تساعد في إدارة المشاريع في الشركة، ولا تزال هناك العديد من الميزات المتاحة في التطبيق يمكنك اكتشافها واستخدامها لإدارة وتطوير شركتك.
ترجمة -وبتصرّف- للمقال Create and manage Projects in Odoo لصاحبه Alexandra Mota.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.