يُعد التخطيط أحد العمليات الأساسية في كل الشركات، وهو يضمن تحديد أهداف الشركة بوضوح، وتعيين المهام وجدولتها للموظفين. وأحد أهم جوانب التخطيط هو الوقت، فعند إدارة الوقت بفعالية تنفذ الخطط بفعالية.
الوظيفة الأساسية للمدير هي وضع الخطط وضبط التخطيط المناسب للعمل، وهذا ضروري لإتمام العمل بدقة. يساعد التخطيط الفعال على:
- التنبؤ بالمستقبل وتجنب المخاطر، والاستفادة من التجارب السابقة، والتغلب على المشاكل غير المتوقعة.
- الاستخدام الأمثل للموارد، وتجنب الأنشطة التي تسبب ضياع الوقت.
- تنظيم وظائف كل قسم، ويساعد على العمل بسلاسة مثل كيان واحد؛ وهذا يضمن تنفيذ العمليات والمهام بطريقة واضحة وسلسة، ويعزز الأفكار المبتكرة.
- تنظيم جهود الموظفين وتوجهيها بطريقة صحيحة، من خلال خطوات مدروسة، تُحقق أهداف الشركة ونجاح العمل.
نظام أودو هو الحل الأنسب لتنفيذ استراتيجيات التخطيط والجدولة، ومن خلال تطبيق أودو للتخطيط يمكنك إدارة جدولة الأعمال، وتقسيم العمل، وتوزيع المهام.
لم يكن التخطيط وحدةً منفصلةً في إصدارات أودو السابقة، بل كانت جزءًا من وحدة المشاريع، وبعد معرفة أهمية إدارة التخطيط، أطلقت أودو وحدةً مخصصةً لإدارة التخطيط.
في هذا المقال سنلقي الضوء على أهم تطبيقات أودو للتخطيط وجدولة المواعيد، وكيف يمكن أن تساعدك في جدولة أعمالك وتنظيمها.
وحدة التخطيط
في البداية يجب أن تثبت تطبيق أودو للتخطيط من بين تطبيقات أودو. وبعد أن تفتح التطبيق وتدخل إلى لوحة المعلومات، ستظهر جداول البيانات المتعلقة بالمهام والمشاريع في جدول التقويم.
يمكنك عرض الجدول وفقًا لليوم أو الأسبوع أو الشهر أو السنة. ولعرض الجدول اليومي انقر على خيار اليوم، ويمكن تغيير اليوم من خلال الضغط على علامات الأسهم الموجودة يسارًا، حيث يأخذك السهم الأيسر إلى اليوم السابق والسهم الأيمن إلى اليوم التالي.
جدولة
يمكن عرض الجداول وفقًا للموظف وأدواره ومشاريعه. ولتحديد أحد الجداول المخصصة، انقر فوق علامة التبويب "جدولة"، حيث يمكنك تحديد الخصائص التي تحتاجها للاطلاع على الجداول الزمنية التي تتضمنها. وافتراضيًا، يُعرض الجدول الزمني حسب الموظف؛ ومن خلال تحديد الخيار حسب الأدوار، ستتمكن من رؤية تحول الأدوار المختلفة. ويمكنك تحديد الجدول حسب المشروع لعرض التخطيط، وجدولة الأعمال المتعلقة بالمشاريع المنفصلة؛ كما يمكنك عرض الجداول في مخطط جانت أو التقويم أو كانبان أو في القائمة، إلى جانب إمكانية استخدام عوامل التصفية لتحديد الجداول الزمنية من القائمة بأكملها.
لإرسال الجدول الزمني إلى الموظفين عبر البريد الإلكتروني، يمكنك الضغط على خيار إرسال الجدول الزمني، كما يمكنك تحديد الفترة التي يجب إرسالها، وإضافة أسماء الموظفين الذين تريد إرسال الجدول الزمني إليهم.
ومن ميزات تطبيق التخطيط، نجد نوبات العمل المفتوحة التي تساعدك على إبقاء المناوبة مفتوحةً للموظفين. فإذا لم يتمكن الشخص الذي أنشأ الجدول من إكمال المناوبة، فيمكن لأي موظف آخر استلام العمل وإكماله.
My Planning
ستحصل على تفاصيل جدولك الزمني في عرض التقويم، وذلك من خلال تحديد خيار My Planning من علامة التبويب، حيث يعرض ملخصًا إجماليًا لعدد الورديات لديك كل يوم، ويمكنك النقر على إنشاء لتظهر التفاصيل على الشاشة. تشمل هذه التفاصيل الوقت المخصص، والوقت المخصص بالنسبة المئوية، والدور، والمهمة، والمشروع، وإذا ما كانت الخطة مكررةً أم لا.
يمكنك إرسال الجدول بالضغط على خيار الإرسال. ولإرسال الجدول كاملًا أو الجداول من فترة زمنية معينة، يمكنك الضغط على خيار الإرسال، كما يمكنك تحديد الفترة الزمنية وأسماء الموظفين الذين تريد إرسال الجدول إليهم؛ بالإضافة إلى إمكانية عرض جدولك الزمني في الفترة الزمنية التي تختارها.
ومن الميزات الأخرى، نجد إمكانية إضافة مهمة جديدة إلى جدولك الزمني، بالنقر فوق زر "إضافة"، وتحديد الدور وإنشاء الجدول الزمني، وعرض الورديات المفتوحة.
إضافة جداول جديدة
من السهل إضافة مهام جديدة إلى الجداول؛ وذلك بالضغط على زر إضافة من لوحة القيادة، وستظهر صفحة نموذج. يمكنك تحديد قالب مناوبة، ويُملأ الوقت المخصص تلقائيًا، ثم تضيف اسم الموظف والدور والمشروع والمهمة والشركة، وبتحديدك المربع المتوفر تتكرر المهمة أكثر من مرة. كما يمكنك إضافة رسائل إضافية في المساحة المتوفرة، وبالنقر على زر "حفظ" سيضاف جدولك الزمني إلى القائمة.
التقارير
يمكنك تحليل التخطيط عن طريق تحديد علامة التبويب "إعداد التقارير"، وسيُعرض تحليل تخطيط كل موظف لكل شهر على الشاشة، كما تستطيع الحصول على تقييم مفصل للعمل أو المهمة التي قام بها الموظف. بعد ذلك يمكنك إدراج التحليل في جدول البيانات، وعرض التحليل على شكل جداول خاصة، ومخططات غانت، أو قائمة.
إعدادات التكوين
تستطيع تكوين الإعدادات والأدوار ونماذج المناوبة في وحدة التخطيط، ويمكنك السماح للموظفين بإلغاء تعيين أنفسهم من المناوبة، إذا لم يكونوا متوفرين أو عُينوا بالفعل مع وردية أخرى. إضافةً إلى ذلك، يمكن إنشاء أدوار جديدة في قاعدة البيانات، واختيار الأدوار الحالية ومهام الموظفين. كذلك من الممكن إدارة قوالب المناوبة، وتعيين نوبات لأدوار معينة، وتحديد مدة المناوبة، وتحرير قوالب جديدة وإنشاؤها.
يساعدك تطبيق أودو للتخطيط في تنظيم المناوبات وجدولتها بطريقة فعالة. وتسمح لك بتتبع الجداول الزمنية، والقيام بالتخطيط المستقبلي بسهولة كبيرة. ومن خلال هذا التطبيق، يمكنك أيضًا الحصول على تقرير تحليل مفصل للتخطيط الذي أجريته، وتعيين مهام الموظفين، ويساعدك في التخطيط المستقبلي.
وحدة المواعيد في نظام أودو
تُعَد اجتماعات العمل ضروريةً في جميع المنظمات والشركات؛ لأنها تفتح الباب لتبادل الأفكار، وتحديد الأهداف، وتنظيم المهام، والحديث عن المشاريع والخطط القادمة. وتُعد إدارة اجتماعات العمل والمواعيد مهمةً لأي مدير أو صاحب عمل؛ إذ من خلال الاجتماع المخطط والمنظم والمراقب بطريقة صحيحة يمكن تحقيق عدة أهدف مهمة، منها:
- حل الخلافات.
- صنع قرار أفضل.
- مشاركة أفضل لأعضاء الفريق.
- توفير الوقت والجهد والمال.
يقدم نظام أودو تطبيقًا لإدارة المواعيد، وباستعماله يمكن جدولة المواعيد، وإرسال رسائل بريد إلكتروني للمشاركين، إلى جانب إرسال التذكيرات، وتحديد الأشخاص المشاركين؛ كما يساعد العملاء على تحديد المواعيد بمرونة. يمكن أيضًا تضمين روابط الاجتماعات في الموقع الإلكتروني، وضبط ساعات العمل، ومزامنة جدول الأعمال مع تقويم جوجل، وغيرها من الميزات.
للاستفادة من ميزة المواعيد عبر الإنترنت الخاصة بنظام أودو، يجب أولًا تثبيت تطبيق المواعيد، ومن ثم يمكن استخدامه في التطبيقات الأخرى.
كيفية إدارة جدولة المواعيد عبر الإنترنت
انتقل إلى موقع الويب، ثم إعدادات التكوين، ثم المواعيد عبر الانترنت.
يمكن للمستخدم إنشاء موعد جديد بالنقر على زر إنشاء، وبالتالي سيظهر نموذج جديد في نافذة جديدة. وتستطيع أيضًا إنشاء موعد تجريبي من خلال ملء الحقول، كما هو موضح بالصورة التالية:
جدولة المواعيد
يجب أن يملأ المستخدم جميع الحقول لجدولة موعد محدد، ويجب تحديد مدة الاجتماع والموظفين المتاحين. ويمكن من خلال نموذج إنشاء الموعد تحديد المنطقة الزمنية، والموقع، وإضافة الملاحظات؛ كما يتيح لك النظام تحديد الموظفين المتاحين تلقائيًا، عن طريق التوافر، والذي من خلاله يمكن للمستخدم تحديد يوم المواعيد ووقتها.
أما الأسئلة، فإذا أراد المستخدم طرح أسئلة على المشاركين، فيمكنه ذلك من خلال الانتقال إلى تبويب الأسئلة، والنقر فوق إضافة بند، لتظهر النافذة المنبثقة التالية:
بينما للرسائل، تساعد هذه الميزة المستخدم على إرفاق رسالة وإرسالها للعملاء. ويمكن استخدام تطبيق المواعيد لهذا الغرض.
نشر الموعد
يمكن نشر المواعيد على الموقع الإلكتروني، بالنقر على زر "الذهاب إلى الموقع الإلكتروني"، وسيظهر للمستخدم عرض التقويم، كما توضح الصورة التالية:
عندما تنقر على الزر الأحمر "غير منشور"، فسيتحول إلى اللون الأخضر ويصبح منشورًا، كما يمكنك الوصول إلى المواعيد من خلال زر "الموعد" في شريط القائمة من داخل موقع الويب.
وحدة التقويم في نظام أودو
يقدم نظام أودو تطبيق التقويم لإدارة الاجتماعات الداخلية والخارجية للشركة بسهولة، ويمكن باستعماله عرض الاجتماعات المجدولة، ومشاهدة عرض التقويم بتنسيقات مختلفة، مثل اليوم أو الأسبوع أو الشهر، وبالتالي سيصبح من السهل لمديري الأعمال والموظفين معرفة التزاماتهم، والتخطيط للمشاريع والاجتماعات القادمة بطريقة أفضل.
من خلال فتح تطبيق التقويم، يمكن للمستخدم إما إنشاء الاجتماع في طريقة عرض النموذج، أو عرض التقويم، وكل ما عليك فعله هو تحديد الحضور ووقت بدء الاجتماع، كما يمكنك أيضًا إضافة العلامات وموقع الاجتماع للبحث السريع.
يمكن تعيين تذكير من أجل ضمان وصول الجدول الزمني إلى كل المشاركين؛ إذ يقوم هذا الإجراء بتشغيل بريد تذكير أو إعلام لكل مشارك، وبالتالي سترسل إشعارات إلى كل المشاركين من خلال البريد الإلكتروني، كما ستضاف الاجتماعات أيضًا إلى عرض التقويم لكل من الحاضرين والمشاركين. ولعرض مواعيد اجتماعاتك الخاصة، يمكنك استخدام فلتر "اجتماعاتي"، وبالتالي ستظهر مواعيد الاجتماعات التي أنشأتها أو التي دُعيت إليها.
يضمن أودو تلبية كل احتياجات عملك بطريقته الدقيقة؛ لذلك يُعَد أودو الخيار الأفضل سواءٌ أكنت بحاجة إلى أدوات لإدارة اجتماعات العمل، أو الحسابات التجارية، أو الشؤون المالية، أو الموارد البشرية، أو علاقات العملاء، أو أي شيء آخر؛ ويمكنك الاعتماد عليه لتحقيق أهدافك وإدارة شركتك بطريقة أفضل.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.