البحث في الموقع

إذا كنت لا تعمل حسب الجدول الزمني الاعتيادي للأشخاص الذين يعملون بدوام كامل (من الساعة 9 صباحًا حتى الساعة 5 مساءً)، فمن السهل ألّا تدرك كيف مرَّت كل تلك الساعات. كيف ضاع كل ذلك الوقت؟ إذا كنت تجاهد نفسك من أجل أن تُبقيَ تركيزك على مهمة واحدة أو كنت ترغب في استغلال وقتك أفضل استغلال، فإنَّ تطبيقات مراقبة الوقت التالية ستساعدك على ذلك. حان الوقت لكي تصحِّح مسار حياتك العملية! 1. Toggl ما رأيك ببرنامج مجاني أو رخيص الثمن لمراقبة الوقت؟ تطبيق Toggl مرن ويمكن أن تستخدمه فِرَق العمل مهما كان حجمها. تستطيع من خلال عدَّاد الوقت الذي يعمل بضغطة زر أن تحصل على بيانات قيِّمة وإحصائيات عن العمل، وهذا سيجعلك قادرًا على استعادة السيطرة على الساعات المهدرة من وقتك. خطط الأسعار المعقولة جدًا التي يتيحها تطبيق Toggl ستجعلك غير مضطرًا إلى أن تدفع أكثر ممّا هو يستحق، كما أنَّ فِرق العمل التي لا تزيد عن خمسة أفراد تستطيع استخدامه مجانًا. 2. Harvest Harvest عبارة عن تطبيق لمراقبة الوقت موجَّه خصيصًا للأعمال، ويحتوي على الكثير من المزايا، كما يوفِّر لك كل ما تحتاجه حتى تتمكَّن أنت وفريقك من التركيز على تحقيق الأهداف. يسمح لك هذا البرنامج بضبط عدَّادات الوقت أو تعبئة الجدول الزمني بنفسك. إنَّه بسيط للغاية، وتستطيع باستخدامه إدارة مشاريعك ومعرفة كيفية أداء فريق العمل الخاص بك وإرسال الفواتير لزبائنك من الهاتف أو الجهاز المكتبي أو المتصفح. 3. Clockify Clockify عبارة عن برنامج بسيط لمراقبة الوقت، وهو مجاني 100% بدون قيود، وقد أُنشئ بهدف توفير طريقة سهلة تُمكِّن فِرَق العمل والمستقلين من مراقبة أوقاتهم. قد لا يحتوي هذا التطبيق على المزايا الجذّابة الموجودة في التطبيقات الأخرى، ولكنَّه يفعل ما تريده بالضبط، وهو مناسب لمراقبة الأنشطة الفردية التي تقوم بها أو أنشطة فريق العمل أو الوقت المستغرق في إنجاز المشاريع، ويمكن استخدامه بدون أي عناء. 4. DropTask DropTask مصمَّم لأصحاب التفكير البصري، وهو برنامج مجاني لإدارة المهام وموَّجه للأشخاص الذين يبحثون عن المرونة، فإذا كنتَ تشعر أنَّ التطبيقات الأخرى تحتوي على الكثير من القيود، لا شك أنَّك ستكون سعيدًا بتجربة هذا التطبيق، إذ يمكنك استخدامه لوحدك أو مع اثنين من زملائك في فريق العمل، أو حتى يمكنك تجربة النسخة التجارية إذا كنت بحاجة إلى المزيد من التحكم. 5. RescueTime حان الوقت لإنشاء جدول زمني يحقِّق التوازن بين العمل والحياة! يعمل تطبيق RescueTime في الخلفية وينشئ تقاريرًا عن التطبيقات والمواقع التي أمضيت وقتًا عليها، وهذا الأمر يساعدك على تحديد مشتِّتات انتباهك بدقة. التطبيق مجاني، ولكنَّ النسخة المدفوعة منه تسمح لك بحظر المواقع أو بإنشاء تنبيهات. أمَّا النسخة المخصَّصة للمؤسسات، فهي تقدِّم لمحة عامة عن سلوك الموظَّفين، وفي الوقت نفسه تسمح لهم بالحفاظ على خصوصيتهم عن طريق التقارير العامة. 6. HubStaff هل تدير فريقًا من المستقلين؟ تطبيق HubStaff مصمَّم للشركات وأصحاب الأعمال الحرَّة الذين يحتاجون إلى طريقة لمراقبة الوقت الذي يقضيه موظَّفوهم. يتوفَّر التطبيق أيضًا للاستخدام الفردي مجانًا! إنَّه عبارة عن برنامج شامل يتضمن مزايا مراقبة الوقت، إلى جانب جدول الرواتب وإعداد الفواتير وتخطيط الجدول الزمني وغيرها المزيد. 7. Billings Pro يلخِّص الشعار الواضح الخاص بتطبيق Billings Pro المزايا التي يقدِّمها: «راقب الوقت، وأعدَّ الفواتير، وتقاضى أجرك.» يمكنك باستخدام هذا التطبيق إرسال الأسعار إلى الزبائن ومراقبة أوقاتك مدفوعة الأجر، إضافةً إلى إنشاء التقارير المفيدة وإرسال الفواتير عند الانتهاء من العمل. إنَّه تطبيق بسيط ويؤدِّي الغرض، ويمكن استخدامه على مختلف الأجهزة بما فيها ساعة أبل. 8. Hours من السهل التسجيل في تطبيق Hours، كما أنَّه سهل الاستخدام، ويسمح لك بالتبديل بين عدَّادات الوقت بواسطة نقرة واحدة. تتيح لك ميزة المخطَّط الزمني الخاصَّة بالتطبيق التعديل على الساعات المسجَّلة بسهولة عند حدوث خطأ والحصول على تقارير ذات دقة أكبر. يمكنك استخدامه على أي جهاز أو من خلال المتصفح مباشرة. 9. TimeCamp إذا كنت بحاجة إلى طريقة مجانية لمراقبة ما تقوم به على جهاز الحاسوب الخاص بك، فما رأيك بتجربة تطبيق TimeCamp؟ التطبيق مجاني للأبد في حالة استخدمه شخص واحد فقط، كما أنَّ التقارير التي ينشئها مفصَّلة جدًا لدرجة أنَّها تسجِّل متى شغَّلت جهازك الشخصي ومتى أطفأته. أمَّا عند استخدام النسخة المدفوعة، يمكنك الحصول على دعم فريق العمل والوصول إلى عشرات الإضافات المساعِدة. تخلَّص من المشتِّتات! يقولون بأنَّ الوقت من ذهب؛ فما قيمة الوقت بالنسبة لك؟ عندما تجد أنَّ الأعمال المطلوبة لم تُنجز بعد وتتساءل عن السبب، فإنَّها اللحظة التي تحتاج فيها إلى الاستعانة بإحدى هذه التطبيقات الرائعة لمراقبة الوقت، إذ من المفيد حقًا معرفة مقدار الوقت الذي تقضيه في المشتِّتات على مدار اليوم. بعد أن تتزوَّد بهذه المعرفة، ستتمكَّن من إيقاف هدر تلك الساعات وستصبح قادرًا على الحفاظ على إنتاجيتك. ترجمة -وبتصرف- للمقال 9 Time Tracking Apps for Freelancers لصاحبته Brenda Stokes Barron

تُستخدَم المخرجات والنتائج كثيرا في كلا من إدارة الإنتاج والبحث، لفهم كيفية استخدام الناس لسلعة أو خدمة ما، فنحن دائما ما نقول أننا نود أن نركز على النتائج و ليس المخرجات، حيث أن المخرجات من الممكن أن تكون مضللة وغير مؤثرة أو حتى ضارة. ما الفرق بين المخرجات والنتائج المخرجات هي مقياس لما تم إنشائه. النتيجة هي مستوى الأداء أو الإنجاز الذي تم بناءً على ما تم إنشائه. كيف تخطط للنتائج إن من السهل أن تعلق في التفكير القائم على إيجاد الحلول في محاولة منك لإنجاز العمل لأن ذلك يبدو في البداية أسرع شيء ممكن و لكن التركيز على النتائج بدلًا من المخرجات يساعدنا في تجنب إعادة العمل مرة أخرى لإننا عندما نقوم بذلك فإننا بالفعل نأخذ المشاكل بعين الإعتبار، و نركز على ما الذي يجب على المستخدم اختباره، بالإضافة إلى ما يجب أن توفره الخدمة أو المنتج. يمكنك البدء في التخطيط من أجل النتائج مع فريقك بواسطة القليل من الأسئلة: ما هي المشاكل التي يواجهها المستهلكون عندما يقوموا باستخدام منتجنا؟ ما هو الشيء الذي يحتاجه المستهلك حقا من أجل أن يشعر بإن المنتج رائع؟ و لماذا؟ ما هو الشيء الذي تحتاجه الشركة حقا من أجل أن يكون منتجها ناجحا؟ و لماذا؟ سيساعدك طرح هذه الأسئلة حول منتجاتك أو أثناء البحث على ايجاد حلول أفضل لفريقك ويعطيك مزيد من الثقة بحيث يكون العمل الذي تقوم به ذو تأثير إيجابي. مشكلة النتائج في بورتلاند، لدينا ما يقرب من 563.27 كم من الطرق المخصصة للدراجات، والتي نسير عليها بانتظام؛ 513.38 كم من تلك المسافة يمكن تقسيمها كالآتي: 123.92 كم من الطرق الخضراء في الأحياء. 302.56 كم من ممرات الدراجات. 136.79 كم من المسارات. و يحتوي 27.36 كم من تلك المسافة على حواجز لكي تفصل السيارات عن سائقي الدراجات : 6 مسارات للدراجات. 17 ممر احتياطي للدراجات. ومعظم المسافة 563.27 كم توجد في طرق مشتركة، حيث تسير السيارات والدراجات في نفس الشارع. ففي الأحياء توجد طرق خضراء حيث يوجد عدد قليل من السيارات. ولكن كلما اقتربت من وسط المدينة، فستجد مسارات أكثر وسيارات تسير بسرعات أعلى. كل هذا عبارة عن مخرجات، إنها قياسات لما هو موجود بالفعل. تمتلك المدينة أيضا 80.47 كم إضافية من طرق الدراجات مُخطط لإنشائها في السنين القليلة القادمة. هذا يعني أن هناك طرقا لا تعد ولا تحصى يمكن لأي شخص أن يسير فيها بدراجته في جميع أنحاء بورتلاند. نظريا هذا يبدو جيدا، و لكن هل هو فعلا كذلك؟ إذا كان هناك 563.27 كم من مسارات الدراجات في بورتلاند، فذلك رائع، ولكن كيف يمكن أن نجذب مزيدًا من الناس لإستخدامها؟ التفكير من خلال القياسات القائمة على النتائج توجد طريقة أفضل للنظر إلى مسارات الدراجات في مدينة بورتلاند وهي من خلال النتائج. تُعرّف النتائج ما الذي يجب أن يكون صحيحا حتى يكون الشيء ذو قيمة لكل من الفرد (المستهلك)، ولك (الشركة). فالنتيجة هي ما نريد للناس أن يختبروه عند استخدام الشيء الذي قمنا بصنعه. وكيف يمكنك أن تعرف ذلك؟ من خلال الكلام مع الناس والحصول على آرائهم. إذا ما الذي تريده المدينة عندما يقومون بإنشاء مسارات للدراجات؟ هم يريدون السيطرة على تكاليف البنية التحتية، وحث الناس على المشاركة في الإقتصاد المحلي من خلال وظائفهم، واستهلاكهم، و جعل المكان رائع لزيارته من قِبل السياح، واستثمار المال في مدينتنا. ومسارات الدراجات هي جزء من ذلك لأنها تجعل من السهل التنقل، كما أن تكلفة إصلاح وصيانة البنية التحتية لتلك المسارات منخفضة مقارنة بالطرق المزدحمة، وأيضا وجود اقتصاد أقوى يعني أن عددا أكبر من الناس سيقومون بزيارة المدينة. بدلا من ذلك، قد يرغب راكبي الدراجات في استخدام الطريق للتنقلات اليومية، ورحلات عطلة نهاية الأسبوع، وقد يستخدموها لممارسة الرياضة. وبالرغم من ذلك، هم يريدون أن يشعروا بالأمان أثناء قيامهم بركوب الدراجات. وهذه نقطة هامة، وهي مفهوم الأمان (حواجز، أو مسافات بين المسارات والسيارات)، وتعني أن المزيد من الناس ممن كانوا غير مهتمين بركوب الدراجات سيحاولون أن يجربوها. وكمثال، فأنا خير دليل على ذلك، حيث أعيش الأن في حي به ممرات منفصلة وشوارع مخصصة فقط للدراجات، وأنا استعمل الدراجة الأن أكثر من أي وقت مضى. يقود وضع الحواجز على الطرق لفصل راكبي الدراجات عن السيارات إلى التشجيع على ركوب الدراجات، وحث أنماط مختلفة من الناس على ركوب الدراجات، بما في ذلك الأطفال وكبار السن، هذه نتيجة تم إثباتها بالفعل في مونتريال، وأمستردام، وكوبنهاجن، ونيويورك. ولذا فإننا إذا نظرنا إلى هذا من خلال عدسة النتائج، فسنحصل على العديد من الأفكار، وعلى قصة مختلفة تماما لكيفية جعل ركوب الدراجات أسهل للناس، بينما يساهمون أيضا في تحقيق أهداف المدينة. ولهذا فعندما نقرر القيام بتغييرات جديدة معتمدين على النتائج، فبدلا من التركيز على المخرجات المتمثلة في 80.47 كم إضافية من ممرات الدراجات، سيكون لدينا شروطًا إضافية: يجب أن يكون ممر الدراجات ممتدا أو سهل الوصول من خلاله إلى أحياء مختلفة في جميع أنحاء بورتلاند. يجب وضع حواجز في الطرق المزدحمة. يمكننا الأن بواسطة تلك الشروط أن نعرف ما إذا كانت التغييرات التي نقوم بها جيدة أم لا، وذلك لأننا نعلم أن قراراتنا متعلقة بالسلوكيات (المخرجات) التي نرغب أن يقوم بها الناس، بالإضافة إلى النتائج التي ترغب أن تراها المدينة. في الحقيقة، هذا شيء بدأت بورتلاند في فهمه كخطوة مهمة. حيث أن بورتلاند ملتزمة على الأقل على الورق، بجعل معظم ممرات الدراجات محمية من خلال دليل تصميم ممرات الدراجات الجديد الخاص بها. سأكون سعيدة لرؤية بورتلاند ملتزمة بذلك، حيث أن المدينة تنمو ونحن نركز على مبادرات النقل الهامة، والتي تدعم المساواة، والكثافة السكانية: مثل خطط النقل التي تضع المواصلات العامة، والمارة، وراكبي الدراجات في المقام الأول. ترجمة- وبتصرف- للمقال Output Vs. Outcome لصاحبه Marisa Morby

لا يختلف البدء بالعمل كمساعد عن بعد عن البدء بأي عمل آخر، فعليك أن تملك مهارة ما قابلة للتسويق تستطيع تقديمها لزبائنك مقابل مبلغ معين. يمكنك أن تبدأ بتقديم خدمة واحدة ثم يمكنك أن تضيف إليها خدمات أخرى مع مرور الوقت، أو يمكنك الالتزام بخدمة واحدة ضمن مجال واحد وتتقاضى عليها أجرًا أعلى مقابل خبرتك المميزة؛ يعود الاختيار لك. بغض النظر عن مدى تخصص الخدمات التي تقدّمها كمساعد عن بعد، لا يزال عليك أن تكون ملمًّا بكل الجوانب نوعًا ما عندما يتعلق الأمر بإدراة عملك الخاص، ويشمل ذلك المبيعات والمحاسبة وخدمة الزيائن والعمل على وردبريس؛ ففي حياة رائد الأعمال المستقل، هنالك دائمًا شيء جديد لتتعلمه. وفي الواقع هناك الكثير من الأمور لتتعلّمها ومن الصعب تحديد من أين عليك أن تبدأ، وهو أمرٌ أقل ما يمكن وصفه بالغامر. وصراحة لن تتوقف عملية التعلّم هذه أبدًا، واعتقد أنّ هذا الجزء هو ما يجذب الناس لفكرة أن يصبحوا مساعدين عن بعد، فهناك تنوع مستمر وكل يوم مختلف ويحمل تحديًّا جديدًا. هناك سؤال واحد يتكرر دائمًا وهو "من أين عليّ أن أبدأ؟"، ما هي مهارات العمل التي أحتاج إلى تطويرها أولًا والتي ستفيد عملي على المدى الطويل؟ وهو تمامًا ما سنتحدث عنه من خلال هذا المقال، والذي استخلصت أجوبتي فيه من مكانين: خبرتي الشخصية والتي اكتسبتها من خلال عملي مع العشرات من أصحاب الأعمال الصغيرة على مدار الستة أعوام الماضية. مشاهداتي لمساعدين عن بعد آخرين خلال تطويرهم لأعمالهم سواء الناجحين منهم أو المتخبطين. قبل أن أبدأ بأجوبتي، يجب أن أذكر سؤالًا آخر يستمر في الظهور من حين إلى آخر: هل عليّ أن أتقن جميع هذه المهارات أو يمكنني أن أوَلّي بعضها لشخص آخر؟ وهو سؤال رائع. طبعًا يمكنك أن توظّف أشخاصًا آخرين للقيام ببعض من هذه المهارات التي تحتاجها لإدارة عملك، وأحد الأمثلة الرائعة عنها هو المحاسبة. لكن على الرغم من أنّه لا بأس في توظيف محاسب لمساعدتك في تسجيل تعاملاتك وإعداد تقاريرك السنوية، فهذا لا يعني ذلك عدم حاجتك لمعرفة أساسيات المحاسبة؛ فمهما كانت الظروف، عليك دائمًا أن تفهم الأرقام القائم عليها عملك. ينطبق الأمر كذلك على مهارات البيع، حيث يمكنك توظيف مندوب مبيعات ليتولى إرسال الإعلانات للعملاء المحتملين ومتابعة المكالمات الهاتفية، لكن عليك - في مرحلة ما- أيضًا تطوير مجموعة من مهارات البيع الخاصة بك. أعلم أن البعض منكم سيجادلني وسيتساءل ما الفائدة من تضييع الوقت لتعلّم أحد مهارات عملي التي أستطيع توكيلها لشخص آخر واستخدم ذلك الوقت للقيام بما أمهر به عوضًا عن ذلك؟ يعود ذلك لسببين، الأول لا أحد سيهتم بعملك فعلًا كما تهتم أنت، والسبب الثاني هو أنّه من الصعب عليك معرفة فيما إذا كان ذاك الشخص يقوم بمهمته كما يجب إذا لم تكن تعرف أصلًا كيفية القيام بذلك. على سبيل المثال، وظّفت محاسبة منذ عدة أشهر، وكانت أولى المهام التي أوكلتها إليها هي إعداد مخطط بحساباتي وضرائب المبيعات، ولأنّني على معرفة بأساسيّات المحاسبة تمكنت بسرعة من اكتشاف قيامها بذلك بشكل خاطئ واستطعت تدارك الوضع قبل أن يتحوّل إلى كارثة. تخيّلوا لو أنّني تركتها تستمر بذلك لشهور أو حتى لسنة قبل أن أتمكّن من اكتشاف أنّها غير مناسبة للعمل، وكم من الأضرار حينها كان سيتوجّب عليّ تصحيحها وكم كان من الممكن أن يكلفني ذلك؟ انتبه إلى ما يحدث في عملك ولا تديره بإيمان أعمى، فبعضٌ من الثقة مفيد أما الجهل التام سيسبب لك الأذى. 7 مهارات مهنية للمساعدين عن بعد قد تبدو عملية تعلّم جميع هذه المهارات الجديدة التي يحتاجها المساعد عن بعد في البداية نوعًا ما هائلة، خاصة إذا كنت جديدًا في المجال، لكن عُدَّ ذاك العمل الجاد على أنّه الأساسات التي ستدعم نمو عملك خلال السنوات القادمة وستبقيك على المسار الصحيح. 1. القدرة على التخطيط ووضع الاستراتيجيات إذا كنت تمتلك رخصة للقيادة، فإنّك تتذكر غالبًا بدايات تعلّمك للقيادة. فهل تتذكر عندما تعلمت أنّ عليك النظر أمامك بعيدًا أثناء قيادتك وليس فقط على بُعد 10 أقدام أمام سيارتك؟ فمن الأسهل عليك رؤية إلى أين تتجه عندما تنظر أمامك إلى مدى أبعد، وستتمكن من تحديد الفرص الجديدة والمخاطر المحتملة بشكلٍ أفضل ومُسبق. وينطبق هذا المفهوم نفسه على عملك كمساعد عن بعد. من السهل عليك جدًا كرائد أعمال مستقل أن تنخرط وتنشغل بالعمل الذي أمامك الآن، وتؤجّل التفكير بما سيحدث غدًا أو الأسبوع القادم. أنا أتفهّم ذلك وأعلم أنّ أسهل طريقة لتخفيف التوتر عندما تكون مشغولًا وغارقًا بالعمل هو تناسي بعض الأمور. لكن إذا أردت بناء وتنمية عملك كمساعد عن بعد، عليك تطوير قدرتك على التخطيط ووضع الاستراتيجيات، فهي أهم مهارات المساعد عن بعد التي يمكنك تطويرها. يعني ذلك النظر على بُعد ثلاث أو ستة أو 12 شهر في طريقك، وترّقب التحديات والفرص التي تستحق انتباهك. 2. وضع المهام المدرّة للدخل في الأولويّة خُذ هذه النصيحة من شخص تعلّمها بالطريقة الصعبة، إذا لم تركّز على المهام المدرّة للأرباح فإنّ دخلك سيتضرر بشكل كبير جدًا، ومن الممكن أن تخسر عملك. سيتواجد دائمًا الكثير من المهام والأمور التي عليك القيام بها كمساعد عن بعد أو كصاحب عمل، لكن ليست جميعها تستحق نفس المستوى من تركيزك. فبعضها هام لنمو وتطوّر عملك على المدى القريب والبعيد، أما بعضها فيُصنّف كمهام ومشاريع روتينيّة يمكنك القيام بها في أيّ وقت. لا تسيئوا فهمي، فأمور مثل التنظيم ومنصات التواصل الاجتماعي وإعادة تصميم وتطوير موقعك هي أمور هامة، لكنّها ليست المسؤولة بشكل مباشر عن إنتاج الأرباح. قبل القيام بأي شيء آخر، ركّز على العمل المسؤول بشكل مباشر عن إدرار المال والأرباح التي تحتاجها للإبقاء على سير ووجود عملك. 3. توقف عن تعدد المهام وابدأ بدمجها نقع جميعنا في شرك تعدد المهام. اعتقدت لمدة طويلة أنّه عليّ أن أصبح أفضل بإدارة عدة مهام معًا بشكل عفوي، لكن عند مرحلة ما أصبحت سيئًا جدًا في التركيز على مهمة واحدة فقط، لدرجة أنّني كنت انتقل من مهمة إلى أخرى كل 5 أو 10 دقائق، مُتنقّلًا ما بين مشروعين أو ثلاثة مشاريع مختلفة معًا في نفس الوقت. شعرت أنني مشغول وأجري من مكان إلى آخر وكأنني قد فقدت عقلي، لكنني لم أكن فعليًّا أقوم بالكثير من العمل. ما تعلّمته من خلال خبرتي هو أنّ فائدة قليلة جدًا تأتي من تعدد المهام، وأنّه دائمًا ما يؤدي إلى ضياع في الإنتاجية وتكرر الأخطاء. التخلّي عن عادة تعدد المهام هو ليس بالأمر السهل ويتطلّب الكثير من العمل والإصرار. تَعلُّم التركيز على مهمة واحدة في وقت واحد هو السر، وفي الواقع هو أحد أهم مهارات المساعد عن بعد التي يمكنك تطويرها. أنا ملتزم حاليًا بتطوير قدرتي على توجيه تركيزي نحو اتجاه واحد أكثر من أي وقت مضى، وترك ذلك تأثيرًا إيجابيًّا على مستوى إنتاجيتي. ما أن تتقن مهارة التركيز على مهمة واحدة، ستبدأ التفكير بالبدء بدمج المهام. سمعت لأول مرّة عن مفهوم دمج المهام عندما كنت استمع إلى بات فلين. كان هذا المفهوم الذي تحدث عنه بسيط نوعًا ما: عوضًا عن التنقل بين المهام الصغيرة، حاول القيام بالمهام المتماثلة منها خلال جلسة واحدة. على سبيل المثال إدارة البريد الإلكتروني، وهو أحد المهام الشائعة التي يستطيع أن يؤدي دمج المهام فيها إلى أثر كبير. يجيب معظمنا على رسائله مباشرة ما إن تصله، وتبعًا لمدى انشغالك سيعني ذلك فتح بريدك الإلكتروني 10 إلى 20 مرة في اليوم فقط لتقرأ وتجيب على رسالة واحدة، وهذا قد يعني أيضًا تَفقُّد هاتفك أكثر من 20 مرة في اليوم. وهو أمر غير فعّال إلى حد كبير جدًا. حدّد عوضًا عن ذلك جلسة أو جلستين في اليوم في وقت محدد لتفقد الرسائل والإجابة عليها، ممكن مثلًا مرة صباحًا ومرة أخرى عصرًا. يمكنك حتى التفكير بتفعيل خاصية الإجابة الأوتوماتيكية لتُعلم من يراسلك أنّك لن تجيب فورًا. إليك موازنة ما بين مجريات يوم عادي قبل وبعد دمج المهام: قبل دمج المهام: 7 صباحًا - تفقُّد رسالة من عميل والإجابة عليه. 7:45 صباحًا - تنظيم مهامك على Trello. 8:00 - أعمال العميل. 9:00 - تفقد رسائل العملاء والإجابة عليها. 10:00 - تحديث حسابات منصات التواصل الاجتماعي. 10:10 - تفقّد رسالة من عميل والإجابة عليها. 10:45 - أعمال العميل. 11:30 - مكالمة مع العميل. 12:00 - الغداء. 12:45 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها. 1:15 - أعمال العميل. 2:45 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي. 3:00 - إعداد اقتراح. 4:00 - تفقد رسائل العملاء والإجابة عليها. 4:30 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي. بعد دمج المهام: 7 صباحًا - أعمال العميل. 9:30 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها. 10:00 - النشر على منصات الوسائل الاجتماعي وجدولتها على مدى الأسبوعين القادمين. 11:15 - جدولة مكالمتين هاتفيتين مع العميل. 12:00 الغداء. 12:45 - أعمال العميل. 4:00 - تفقّد رسائل العملاء والإجابة عليها. 4:30 - تحديد المهام الأهم ليوم غد. قد يبدو لك للوهلة الأولى أنّك تقوم بنفس الحجم من العمل، وذلك صحيح، لكن ما تقوم به بشكل مختلف هو تخفيض عدد المرات التي تتنقل فيها بين المهام، مما يوّفر الوقت ويزيد التركيز والإنتاجيّة. يجب أن يكون دمج المهام استراتيجية سهلة التطبيق بالنسبة لمعظم المساعدين عن بعد، ببساطة كل ما عليك فعله في حال كنت قد بدأت بمهمة هو أن تنجز قسمًا أكبر منها خلال الوقت نفسه. 4. تعلم التواصل بشكل أكثر فعالية لندخل إلى صلب الموضوع مباشرة, التواصل هو مهارة أساسيّة لكل المساعدين عن بعد. وعدد المرات التي أدركت فيها أنّ عليّ تطوير هذه المهارة لا يحصى. لا يمكنك أبدًا أن تكون ماهرًا كفاية في التواصل، فهناك دائمًا شيءٌ جديد لتتعلمه وتحسّنه في كل مرة تحتاج فيها مثلًا إقناع عميلك بأفكارك أو تحديد أجرك. لعلّى أهم ما عليك تذكره دائمًا لتحسين قدرتك على التواصل هو أنّ 50% من التواصل يكمن في الاستماع، فالاستماع يزيد من مبيعاتك ويساعدك على حل المشاكل بشكل أفضل ويحسّن قدرتك على تلبية احتياجات عملائك. 5. طور مهاراتك في البيع مهما كان تخصصك كمساعد عن بعد، سواء في بيع العقارات أو في العمل على ووردبريس أو وسائل التواصل الاجتماعي، فإن عملك يتمحور دائمًا حول البيع. إذا كنت قادرًا على إقناع عملائك وزبائنك المحتملين بأن ما تقدمه لهم، سواء منتج أو خدمة، قادر على تحسين حياتهم أو عملهم فأنت تمتلك مهارة رائعة. قد تبدو فكرة أن تكون ماهرًا في المبيعات فكرة مخيفة، خاصة إذا كنت تكره ذلك المجال مثلي، لكن لا داعي لذاك الخوف. فأنا لا أعني أنّ عليك الذهاب من بيت إلى آخر لتسوّق منتجاتك، أن تكون جيدًا في المبيعات هو أبسط من ذلك بكثير. ما يتطلّبه الأمر في الواقع لتكون جيدًا في المبيعات هو عنصرين اثنين: كن على طبيعتك، فشخصيتك وخصالك الفردية سيساعدانك بشكل كبير على جذب الزبائن المناسبين. فمهما كانت شخصيتك سواء كنت متقدًا أو هادئًا أو عطوفًا أو دقيقًا أو شخص عادي، فإن تلك الشخصية الخاصة بك هي التي ستجذب العملاء، لتقديرهم لها. تخلّى عن فكرة أن تلائم وتغير شخصيتك وفقًا للمواقف المختلفة فلا أحد يجيد ذلك. عبّر عن قدراتك. مهما كان ما تبدع به سواء العمل على ووردبريس أو التسويق عبر منصات الوسائل الاجتماعي، عليك أن توصل ذلك لعملائك، سواء صوتيًا أو عبر الفيديو أو الكتابة. عليك فقط أن تجد الطريقة التي تناسبك وأن تلتزم بها. يجب ألا تكون مهارات البيع مخيفة أو معقدة، كل ما عليك فعله لتطور عملك كمستقل هو عرض قدراتك ومشاركة إمكانياتك. اخبر الناس كيف تستطيع مساعدتهم وافعل ذلك والتزم به. 6. تعلم أساسيات المحاسبة «أعلم أنّ المحاسبة هي ليست المجال المفضل لدى الجميع، لكن علينا أحيانا القيام بالمهام التي لا نستمتع بها.» ضع عدم محبتك للأرقام جانبًا، فهناك العديد من الفوائد من تعلم أساسيات المحاسبة ومتابعة سجلات عملك. سيساعدك ذلك لتصبح أكثر دراية بما يحدث في عملك، فعوضًا عن الاعتماد على حدثك وذاكرتك ستكون قادرًا على: تحديد العملاء والمشاريع الأكثر فائدة. التمييز بين العملاء الذين يتأخرون بالدفع والعملاء الموثوقين. فهم أي من أعمالك كمساعد عن بعد هو الأكثر إدرارًا للربح وفي أي جزء من السنة تصل معظم تلك الإيرادات. معرفة متى تتجاوز مصاريفك قدرتك أو تؤثر على ربحك. معرفة أي من العملاء مناسبين لرفع تقييماتك. أعتقد أنك ستوافقني الرأي عندما أقول أن كل من هذه العوامل هو هام بحد ذاته. فكلما كنت على دراية أكبر بالأرقام والإحصائيات القائم عليها عملك كلما زاد معدل واحتمال نجاحك. حتى وإن كنت غير متأكدًا من قدرتك على قراءة موازنة أو جدول إيرادات، من الجيد أن تتعلم كيف تستنتج وتفهم الأرقام الأهم والأكثر قدرة على التأثير على مسار وتطور عملك. 7. التزم بالتطور على الصعيدين الشخصي والمهني يسير عملك كمساعد عن بعد دائمًا في أحد اتجاهين، إما إلى الأمام أو إلى الخلف، ولا يوجد ثبات أبدًا، فالوقت لا يتوقف. إذا فشلت في تحقيق التطور حتى ولو كان بسيطًا، فإنك بذلك خسرت أحد أثمن أصولك وممتلكاتك. ذكرت هذه "المهارة" في آخر القائمة، لأن الالتزام بالتطور الشخصي والمهني لديه التأثير الأكبر على عملك أكثر من أي عامل آخر. لكن ما هو التطور الشخصي والمهني وكيف يبدو؟ هو السعي الدائم إلى المعرفة والرغبة بالتحسن المستمر. هو الرغبة بالوصول إلى الكمال في مهنتك، هو أن تصبح أفضل في القدرة على البيع وأفضل في التواصل وأكثر قدرة على فهم أرقام عملك، وهو القدرة على حل المشاكل بشكل أفضل والقدرة على تقديم قيمة أكبر لعملائك. إنّ الالتزام بالتطور الشخصي والمهني يعني أن تصبح مساعد عن بعد وصاحب عمل اليوم أفضل مما كنت عليه البارحة. «تطوير مهاراتك كمساعد عن بعد يفيدك ويفيد عملائك.» بدأ عدد كبير من الأشخاص بما فيهم أنا العمل كمساعد عن بعد كهواية وكطريقة لجني بعض المال الإضافي أو لتوفير بعض المال للقيام برحلة ما. إذا كان عملك كعملي فإنك غالبًا بدأت في البداية بالقيام ببعض الأعمال للأصدقاء والعائلة، ثم تطورت الأمور ببطء وقبل أن تدرك ذلك بدأت باستلام مشاريع لأصدقاء أصدقائك وأقاربك البعيدين. ثم بدأت بتحصيل بعض من الأرباح الصغيرة في البداية إلى أن استلمت مشروعًا كبيرًا، وحتى قبل أن تدرك ذلك. إلى أن تدرك أنّ هذا العمل الجانبي كمساعد عن بعد تطور وتحول إلى عمل حقيقي، وأصبحت بحاجة إلى إنشاء باقات ووضع الأسعار وتوظيف محاسب وتحسين موقعك الإلكتروني، وفجأة أصبح لعملك نفقات متكررة ولم يعد يشتمل على المبيعات فقط. يمكن للعمل كمساعد عن بعد أن يتحوّل من عمل جانبي إلى عمل بدوام كامل بسرعة كبيرة جدًا، لكن عليك عندها أن تتخذ القرار: هل ستستمر بتطوير هذا العمل لتحوّله إلى أمر مهم وتترك عملك العادي السابق، أم ستدعه يتعثر ويعود إلى البداية؟ تعتمد إجابة ذاك السؤال على مدى التزامك بأن تصبح مساعد عن بعد أفضل، ليس فقط على مستوى الخدمة التي اخترت تقديمها وإنّما على مستوى عملك ككل كصاحب عمل مستقل. ترجمة -وبتصرف- للمقال ‎7 Essential Virtual Assistant Skills That Will Help You Grow Your Business لصاحبته Erin Sturm

التقيت منذ فترة مع صاحب شركة ناشئة، وقضينا بعض الوقت نتحدث عن مشروعه، كما شاركته بعض القصص والتجارب عن Buffer. لمّا شارفنا نهاية حديثنا الذي دام لحوالي 30 دقيقة كان لديه سؤال أخير: "التخطيط أم البناء (Plan vs build)، على أيّهِما تُركز أكثر؟" صراحة، كان سُؤالًا عميقًا وفي محله، وهو مع ذلك ليس بالسؤال الذي يحتمل إجابتين فقط، بل هو سؤال يستحق أن نُمعِن النظر فيه أكثر لكي نستبين الخُطوة التي تحتاج منا تسليط الضوء عليها. ما معنى التخطيط؟ شخصيًا، أعتقد أن التخطيط من بين اللبنات الأساسية لتحقيق تقدم وتطور في أي عملٍ كان، ومرحلة لا يُمكن التغاضي عنها إطلاقًا، سواء كُنتَ تملك بذرة أو فكرة مشروع ناشئ أو ربما تحديثًا أو إضافة على مشروعك الحالي، فليس من المعقول أبدًا الشُروع في عملية التنفيذ دون تخصيص بعضٍ من الوقت لطرح تساؤلات مثل: من أين سأبدأ، ما هي الطريقة المُثلى للشروع في التنفيذ، بالإضافة لوضع الخطوط العريضة للمشروع وبالأخص تلك المراحل التي نرى أنها أهم من الأخرى. من خلال خبرتي في مجال المشاريع الناشئة يُمكنني الجَزم بضرورة تغليب كفّة التجسيد على التخطيط وأفضل نسبة لذلك في اعتقادي ستكون 95 بالمئة للتجسيد مُقابل 5 للتخطيط إن لم يكن أكثر. الاجتماعات اليوميّةعلى سبيل المثال، أصبح اجتماع الفريق اليومي daily standup (والذي يقف فيه الجميع) من الأمور المُهمة والتي لا غنى عنها، والأهم في هذا اللقاء هو مُدته التي لا يجب أن تتجاوز ربع ساعة، حيث نحرص على ألا يتعدى زمن الاجتماع 15 دقيقة على الأكثر، فإن تعدى زمن اللقاء هذه المدة يبدأ البال في التشتت ويقِل معه التركيز، فأهم شيء هو التقيد بهذا الإطار الزمني. وفي إحصائية سريعة، لو فرضنا أن دوام العمل يٌقدر بـ 8 ساعات، فالـ 15 دقيقة تُقدر بحوالي 3 بالمئة من مُجمل ساعات العمل وهذا من دون شك يُعتبر زمنًا مثاليًا. العصف الذهني في Buffer مثالًانحن كفريق نعتقد أننا لن نحقق نجاحًا ولن نستطيع الاستمرار من دون إعطاء التخطيط حيزًا من وقتنا. ولهذا من الشائع أن يقول أحدنا للآخر : "هل بإمكاني أن أخصّص بعضًا من الوقت للعصف الذهني، حيث أن ذلك من شأنه أن يساعدني في تحقيق نتيجة عملية أحسن وأفضل " نعتمد على العصف الذهني أيضًا في تحديد الخُطوات القادمة فربما نريد أن نضيف، نُعدل أو حتى نُلغي بعض من التفاصيل التقنية التي كنا بالفعل قررنا تنفيذها. ومع مرور الوقت وجدنا أنفسنا وقد شكلنا تقليدًا جديدًا مبنيًا على التركيز على التّنفيذ حتى لما لا تتوفر لدينا معلومات كافية، كما أصبحنا نميل أكثر حول تحقيق تقدّم عبر التّنفيذ بدل النّقاشات، ففي كثيرٍ من الأحيان نجد أنفسنا في وضعيات نقاش وعصف ذهني تستمر لأطول من المُدّة المُحدّدة، ونجد أنّ بعضنا يرغب في الانسلال من المجموعة لأن الفكرة قد اتضحت لديه وهو مستعد للشُروع في التنفيذ. ما معنى التجسيد؟من بين الصعوبات التي يُواجهها أصحاب المشاريع الناشئة الذين التقيتهم، أولئك الذين يمتاز أغلبهم بالجدية والذكاء، أنهم يجدون صعوبة في الخروج من مرحلة التّخطيط والانتقال إلى مرحلة البناء. بدء التنفيذ، وإبراز مشروعك للعامة هو بالفعل من الأمور التي تحتاج جُرأةً وإقدامًا، هذه المرحلة يصفُها البعض بالمُخيفة، وبالمُرعبة يصفها البعض الآخر لأن المُنتج الذي تُعِب في تشكيله ومرّ بعديد الاختبارات من تخطيط وترتيب وتجريب سيُبصر النّور أخيرًا ليظهر في شكله الأخير كمنتوج نهائي. يقول سيث غودين: مهمّتك ليست الإبداع في حد ذاته وإنما في أن تُخرج مُنتجات إلى أرض الواقع لا يُمكنك أن تتعلم بالتخطيط وحدهتُعتبر مقولة مات مولنويغ من أجمل الاقتباسات التي تُبرز عدم جدوى التخطيط كخطوة مُنفردة، دون إلحاقها بتجسيد فعلي للفكرة، وهو ما يٌقدَم كنصيحة لرواد الأعمال وأصحاب المشاريع الناشئة: الاستخدام هو مثل الأوكسجين للأفكار. فلن تعرف كيف سيتعامل المُستخدمون مع مُنتجك ما لم تٌطلقه وتضعه بين أيديهم. هذا الذي عِشناه والتمسناه كمجموعة، كما أنني أؤمن حقًا أنه لا يمكن تعلم الكثير بالتخطيط فقط. بل يجب أن يَتبع التخطيط تجسيدًا تُلحظُ نتائجه. البيانات قد تُفاجئكما لم تبدأ فِعليًا في إخراج المُنتج إلى أرض الواقعshipping بشكل مُتواصل، والتّفكير بشكل مُتواصل من منظور أسرع الطّرق لإيصال المُنتج إلى مُستخدمين وقياس مدى صحّة فرضياتك مُقارنة بطريقة استخدامه فإنّك ستواصل اعتقادك (الذي عادة ما يكون خاطئًا) بأنّ الأمور ستسير كما هو مُخطط لها بالضبط. المُثير للانتباه، ومن واقع تجربي فإنه في غالب الأحيان لن تسير الأمور مثلما هو مُخطّط لها. من بين أمثلة المُعطيات التي فاجأتنا في Buffer: في أحد إصدارات إضافة Buffer للمُتصفّحات والتي أجرينا اختبارات عديدة عليها، وجدنا بأن إحدى أهم الخواص حينها لم تكن واضحة ومفهومة لحوالي 90 بالمئة من المُستخدمين. بنينا منتجًا فعّالًا قاعديّا (أو ما يُعرف اختصارًا بـMVP) لخاصيّة نشرة بريدية أسبوعية والتي كان من المُفترض إرسالها إلى جميع المُستخدمين. قمنا بحساب النّتائج يدويًا والتي سيتم حسابها بشكل آلي لاحقًا، وتبيّن لنا بأن نتائج العملية ستكون أفضل لو راسلنا 40 بالمئة من المُستخدمين فقط. ما الذي يُمكنني القيام به الآن؟في كلا الحالتين السّابقتين كنا محظوظين جدًا لأننا كنا ننتهج منهجية Lean في التّطوير (القيام بالأمور في أبسط حالاتها). ما الذي يعنيه ذلك؟ لا نضع كامل ثقلنا في مشروع لكي نقلل الخسائر في حال فشله مما يُمكّننا من تعديل وجهتنا نحو نتائج أفضل. وكنتيجة حتمية لعملنا بهذا المفهوم، فإننا أصبحنا نتساءل بشكل مُستمر "ما الذي يُمكننا القيام به الآن؟" كلّما شرعنا بناء خاصيّة أو إدخال تعديل بناء على فرضيات لم تتم تجربتها. وأنت ما رأيك؟ إلى أيّهما تميل أكثر؟ نحو التخطيط أو البناء والتّنفيذ؟ ترجمة –وبتصرف- للمقالTo Plan or Build? Balancing the Two in A Startup لصاحبه جوال جاسكوين. Joel Gascoigne هو المُؤسس والمُدير التّنفيذي لشركة Buffer.