نصائح لتسهيل العمل في Microsoft Outlook


Huda AlMashta

إذا كنت تستغرق الكثير من الوقت في متابعة البريد الإلكتروني وبشكل يومي، يمكنك الاستفادة من الخصائص المتوفرة في Outlook لاختصار بعض الخطوات وتوفير الكثير من الوقت. من هذه الخصائص تطبيق العلامات على الرسائل، الخطوات السريعة، والقواعد. كما يمكنك إدارة وقتك بكفاءة باستخدام العديد من الأدوات المتوفرة في تقاويم Outlook.

outlook-tips.thumb.png.a43a31e6e61f4a780

استخدام العلامات لغرض المتابعة

تُستخدم العلامات Flags كنوع من التذكير البصري لمتابعة العناصر (مثل الرسائل أو جهات الاتصال) بطريقة أو بأخرى. تظهر العناصر المؤشرة بعلامة في شريط المهام To-Do Bar، في قائمة المهام اليومية في التقويم، وفي طريقة العرض "To-Do".

يمكنك إضافة علامة للرسالة لمتابعتها والتعامل معها اليوم، هذا الأسبوع، أو الأسبوع القادم.

لإضافة علامة للرسالة مرر مؤشر الفأرة فوق الرسالة، ثم انقر بزر الفأرة الأيمن فوق أيقونة العلم لاستعراض خيارات المتابعة:

56a4dbf69dac3_1-_.thumb.png.a3e0d918ee0b

اختر الوقت الذي ترغب في متابعة الرسالة فيه، كالأسبوع القادم مثلا. يمكنك أيضا إضافة تذكير لتنبيهك عندما يحين الوقت، انقر بزر الفأرة الأيمن مجددا فوق أيقونة العلم واختر Add Reminder:

56a4dbf8300c3_2-_.thumb.png.4439b3638ff8

في مربع الحوار Custom حدّد تاريخ ووقت التذكير:

56a4dbfa8ecc7_3-___.thumb.png.383abd845a

عندما يحين وقت متابعة الرسالة سيظهر لك التنبيه على الشاشة:

56a4dbfb8705f_4-.thumb.png.7b8c877521ef2

يمكنك عرض مجموعات الرسائل المؤشرة بعلامة بفرزها حسب خيار Flag: Start Date أو Flag: Due Date:

56a4dbfc758e0_5-___.thumb.png.5d214b19e0

كما يمكنك عرضها في شريط المهام. قم أولا بغلق جزء القراءة لتوفير مساحة إضافية. انقر فوق Reading Pane من تبويب الصفحة الرئيسية Home اختر Off:

56a4dc0283645_6-__.thumb.png.0b4eff9c2fc

من نفس التبويب انقر فوق To-Do Bar ثم اختر Tasks لعرض شريط المهام:

56a4dc0498173_7-__.thumb.png.52543b8e4a0

من شريط المهام يمكنك معرفة الرسائل التي يجب متابعتها كل في وقتها المحدد. يمكنك أيضا أن تنقر فوق أيقونة العلم لرسالة محددة في شريط المهام لتأشيرها كمنتهية/منجزة، وستظهر علامة صح أمام الرسالة في قائمة الرسائل:

56a4dc0575479_8-__.thumb.png.0e050f4c935

إذا كنت ترغب في تغيير تاريخ الاستحقاق للمهمة Due Date (مثلا تغييره من اليوم إلى غدا)، قم بسحبها في شريط المهام من مجموعة Today وإسقاطها في مجموعة Tomorrow. يمكنك أيضا إضافة مهمة جديدة من حقل الإضافة السريعة في الجزء العلوي لشريط المهام، اكتب اسم المهمة واضغط Enter لإضافتها:

56a4dc06d7a06_9-_.thumb.png.7f9502bbd892

بنفس الطريقة تُضاف العلامات لجهات الاتصال كتذكير بصري لاتخاذ إجراء يتعلق بجهة الاتصال تلك. يمكنك مثلا إضافة علامة لجهة اتصال معينة لتذكيرك بالاتصال بها، أو مراسلتها لغرض ما.

أتمتة الإجراءات المتكررة باستخدام الخطوات السريعة Quick Steps والقواعد Rules

الخطوات السريعة هي مجموعة من الإجراءات المختصرة بإجراء واحد (نقرة أو اختصار لوحة المفاتيح). تسهل الخطوات السريعة إدارة البريد الإلكتروني إذا كنت تقوم بإجراءات متكررة. يمكنك استخدام الخطوات السريعة الافتراضية أو إنشاء خطوات مخصصة. مثلا إذا كنت تقوم بتطبيق علامات على الرسائل ثم نقلها إلى مجلد محدد بشكل متكرر قم بإنشاء خطوة سريعة لتنفيذ هذا الإجراء بنقرة واحدة أو باستخدام اختصار لوحة المفاتيح.

لإنشاء خطوة سريعة انقر Create New من خانة Quick Steps في تبويب الصفحة الرئيسية:

56a4dc0818ede_10-__.thumb.png.06b39dddd8

سنقوم، كمثال، بإنشاء خطوة سريعة لتطبيق علامة على الرسالة Flag ثم نسخها إلى مجلد Pinterest (مجلد فرعي قمنا بإنشائه سابقا).

في مربع الحوار Edit Quick Steps، قم بتحديد الإجراء الأول الذي تريد تنفيذه، في هذا المثال سنقوم باختيار الإجراء Flag Message:

56a4dc0fcc120_11-_.thumb.png.cc258559ae5

ستظهر خانة جديدة لتحديد وقت متابعة الرسالة Choose flag، سنختار الأسبوع القادم Next Week، ثم سنقوم بإضافة الإجراء الآخر بعد تطبيق العلامة بالنقر فوق Add Action. الإجراء التالي هو نسخ الرسالة إلى مجلد Pinterest.

يمكنك تحديد اختصار لهذه الخطوات من خانة Shortcut key، سنختار الاختصار Ctrl+Shift+1:

56a4dc11279ea_12-__.thumb.png.9894341adf

بعد إضافة جميع الإجراءات التي ترغب في اختصارها قم بإضافة اسم للخطوة السريعة في حقل Name ثم انقر Finish.

في المرة القادمة التي ترغب في تنفيذ مجموعة الإجراءات فيها، استخدم اختصار لوحة المفاتيح الذي قمت بتحديده. مثلا عندما تصلنا رسالة ونرغب في تطبيق علامة عليها ثم نسخها إلى المجلد المذكور سنستخدم الاختصار Ctrl+Shift+1 بدلا من تنفيذ كل إجراء على حدة.

أما القاعدة فهي عبارة عن إجراء يتم تنفيذه على رسالة على أساس شروط أو معايير نقوم بتحديدها مسبقا ويُستفاد من هذه الخاصية أيضا في توفير الوقت بدلا من تكرار تنفيذ نفس الإجراء مرارا وتكرارا. على سبيل المثال يمكنك نقل الرسالة التي تصلك من مرسل مُحدّد إلى مجلد مُحدّد أيضا.

سنقوم، كمثال، بإنشاء قاعدة لنقل الرسائل التي تحتوي على كلمة مُحدّدة في نصها إلى مجلد. يوفر Outlook بعض القواعد الافتراضية التي تُعرض عند النقر فوق Rules من تبويب الصفحة الرئيسية Home، لكننا سنقوم بإنشاء قاعدة خاصة ومن الصفر.

لإنشاء قاعدة جديدة انقر على Rules > Manage Rules and Alerts:

56a4dc12753b3_13-_.thumb.png.7082a33fb13

من مربع الحوار Rules and Alerts انقر على New Rule:

56a4dc13cae69_14-_.thumb.png.bead0d0eefc

بما أنّنا نرغب في تطبيق القاعدة على الرسائل التي نستلمها، سنحدد الخيار: Apply rule on messages I receive > Next:

56a4dc16aa3ec_15-_2.thumb.png.dbc15ec023

في مربع الحوار التالي حدّد الشرط الأول. في هذا المثال الشرط الأول هو احتواء نص الرسالة على كلمة "new sign-in"، لذلك سنحدد with specific words in the body:

56a4dc204083c_16-__3.thumb.png.b43cdbe46

لاحظ أنّ الكلمة specific words مميزة بلون أزرق مع خط سفلي، وهذا يعني أنّ البرنامج يحتاج المزيد من المعلومات، والمطلوب هنا هو تحديد الكلمات. سننقر فوق specific word من الحقل السفلي لإدخال الكلمات:

56a4dc21bf30d_17-_4.thumb.png.d653faa675

انقر Next للانتقال إلى الشرط التالي، وهو نقل الرسالة إلى مجلد "Notifications" في هذا المثال:

56a4dc22cd27b_18-_5.thumb.png.84c3ad41fb

ثم سننقر specified من الحقل السفلي لتحديد المجلد:

56a4dc24758e9_19-__6.thumb.png.a7499bd1e

انقر Next لتحديد شرط جديد، أو حدد الخيار stop processing more rules للتوقف عند هذين الشرطين ثم Next:

56a4dc25b8200_20-_7.thumb.png.730396cfeb

مربع الحوار التالي يوفر مجموعة من الاستثناءات. يمكننا مثلا استثناء الرسائل التي تصلنا من مرسل محدد أو التي تحتوي على كلمات محددة في العنوان:

56a4dc2fb64d8_21-__8.thumb.png.348269a5c

اختر شرط الاستثناء وانقر Next. في مربع الحوار التالي قم بتسمية القاعدة، وتحقق من الشروط في الحقل السفلي ثم انقر Finish:

56a4dc3258a63_22-_9.thumb.png.d330ed5d23

في المرة القادمة التي تصلك فيها رسالة تتحقق فيها الشروط المحددة سيتم تطبيق القاعدة عليها.

تنظيم الوقت باستخدام التقاويم

تساعدك التقاويم في Outlook على إدارة المهام وتنظيم الوقت بسهولة باستخدام المواعيد Appointment الاجتماعات Meetings والأحداث Events.

استخدم المواعيد إذا كان لديك التزام وقتي محدد، كمراجعة دائرة معينة، أو التفرغ لعمل ما في المكتب.

في التقويم، استخدم طريقة عرض الأسبوع Week لتعيين المواعيد خلال أيام الأسبوع. قم بالنقر والسحب لتحديد الفترة الزمنية التي تريد تخصيصها كموعد، ثم انقر New Appointment من تبويب الصفحة الرئيسية:

56a4dc352518c_23-_.thumb.png.eba3ac08c02

في نافذة الموعد الجديد، وفي حقل Subject اكتب عنوان الموعد، وحدد مكانه في حقل Location. في الحقل السفلي يمكنك كتابة ملاحظات أو أيّة تفاصيل أخرى. لن يتمكن الآخرون من مشاهدة محتويات الموعد، لذلك يمكنك كتابة ما شئت.

من خيارات Show As يمكنك اختيار طريقة عرض الوقت لهذا الموعد عند دعوتك من قبل زملائك إلى اجتماع إذا كانت مؤسستك تستخدم نظام Microsoft Exchange. فإذا كان هذا الموعد مُهمًا جدًا وحساسًا من ناحية الوقت يمكنك تعليم وقتك كمشغول Busy. وإذا كان الموعد قابل للتأجيل يمكنك تعليمه كموافقة مبدئية على دعوة الاجتماع Tentative.

56a4dc3676bce_24-__.thumb.png.98d8fa2842

من تبويب إدراج Insert يمكنك إرفاق الملفات التي تحتاجها في الموعد (إن وجدت):

بعد الانتهاء من تخصيص الموعد، قم بحفظه وإغلاق النافذة Save & Close:

56a4dd95ccdb7_25-_.thumb.png.8cedcbe5104

لتغيير وقت بدء أو وقت انتهاء موعد معين، قم بتحديد الموعد، واسحب المقبض العلوي إلى الأعلى أو الأسفل لتغيير وقت البدء، والمقبض السفلي إلى الأعلى أو الأسفل لتغيير وقت الانتهاء:

56a4dc37d6cd3_25-1-____.thumb.png.f06d6f

أو قم بتحديد الموعد ككل واسحبه إلى مكان آخر في التقويم لتغيير وقته.

يمكنك أيضا إنشاء المواعيد من الرسائل. إذا وصلتك دعوة اجتماع من زملائك، يمكنك تحويل الاجتماع إلى موعد على تقويمك. افتح رسالة الدعوة، وانقر Meeting من تبويب Message:

56a4dc3c94513_26-____.thumb.png.ae828cbd

قم بحذف عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين من حقلي To و CC، ثم انقر Cancel Invitation لإلغاء الدعوة:

56a4dc403ee2e_27-____2.thumb.png.9731847

يمكنك تغيير وقت البدء والانتهاء من حقلي Start Time و End Time لحجز الوقت على تقويمك، أو يمكنك الاستعانة بطريقة عرض Scheduling لتحديد الوقت:

56a4dc4140133_28-scheduling.thumb.png.bc

بعد الانتهاء انقر Save & Close لحفظ الموعد، وستتم إضافته إلى تقويمك.

إذا كان لديك موعد يتكرر كل فترة محددة يمكنك استخدام أمر Recurrence لجدولة الموعد لكي يتكرر بشكل منتظم. حدّد الموعد على تقويمك ثم انقر Recurrence من تبويب Appointment السياقي:

56a4dc429303d_29-reccurrence.thumb.png.d

في مربع الحوار Appointment Recurrence حدد الخيارات لتكرار الجدولة يوميا، أسبوعيا، شهريا، أو سنويا. كما يمكنك تحديد فترة التكرار من خيار Range of recurrence، أي يتكرر خلال فترة محددة ثم يتوقف التكرار عند انتهاء هذه الفترة:

56a4dc4cc0227_30-appointment_recurrence.

لديك أيضا خيار جعل الموعد خاصًّا بحيث لا يمكن للآخرين الاطلاع على تفاصيله من أمر Private:

56a4dc4e6276c_31-_.thumb.png.6900e97620d

إذا رغبت في تمييز المواعيد الشخصية عن مواعيد العمل اختر لونا معينا من أمر Categorize، أو انقر All Categorize لتخصيص لون للمواعيد الشخصية:

56a4dc523e0f8_32-all_categorize.thumb.pn

انقر New من مربع الحوار Color Categories، قم بتسمية التصنيف الجديد واختر اللون المرغوب ثم انقر OK:

56a4dc539ae46_33-__.thumb.png.d652433c1a

حدّد المواعيد الشخصية وميزها باستخدام التصنيف اللوني الجديد.

أما إذا كنت ترغب بجدولة المواعيد الشخصية ومواعيد العمل باستخدام تقويمين منفصلين، انقر Open Calendar من تبويب الصفحة الرئيسية واختر Create New Blank Calendar:

56a4dc54f34d6_34-__.thumb.png.1862821511

ادخل اسم التقويم الجديد، انقر OK، وستتم إضافته إلى قائمة التقاويم.

من قائمة تقاويمك قم بتأشير التقاويم التي ترغب في عرضها جنبًا إلى جنب:

56a4dc61b879d_35-side_by_side.thumb.png.

لنقل المواعيد من تقويم إلى آخر، انقر بزر الفأرة الأيمن على الموعد في التقويم الأصلي ثم اسحبه إلى التقويم الذي تريد نقله إليه واختر Copy لنسخه أو Move لنقله:

56a4dc645fd87_36-_.thumb.png.814f474894a

وكذلك يمكنك عرض التقويمين معا بشكل متراكب، مع بقائها منفصلين بالنقر فوق أمر Overlay من تبويب View:

56a4dc67c843c_37-overlay.thumb.png.23081





تفاعل الأعضاء


لا توجد أيّة تعليقات بعد



يجب أن تكون عضوًا لدينا لتتمكّن من التعليق

انشاء حساب جديد

يستغرق التسجيل بضع ثوان فقط


سجّل حسابًا جديدًا

تسجيل الدخول

تملك حسابا مسجّلا بالفعل؟


سجّل دخولك الآن