البحث في الموقع

تذكّر عندما عزمت على بدء عملك بنفسك والانطلاق في رحلتك الخاصّة. لابُد أنك كنت مصمّمًا على التحرر من تنافس الشركات المُرهِق والانتقال إلى خندقك الخاص حيث تعمل فيه بنفسك لنفسك. والثمرة كانت لتحصيل حريّة العمل على المشاريع التي ترغبها وترتضيها، والمزيد من وقت الفراغ لتمضيَه مع الأشخاص المقرّبين إليك، بالإضافة إلى طاقةٍ إضافيّة بإمكانك تسخيرها في حاجاتك الخاصّة (المزيد من وقت النوم والراحة أو حتى التمرين مثلًا). إلّا أن الوضع لا يلبث أن ينقلب متعبًا من جديد. وعندها سترى أن إدارتك لعملك الخاص يجلب عليك المزيد من الإرهاق والتعب وضيق الوقت. وسرعان ما ستجد أن إدارتك الذاتيّة لم تجلب لك تلك الحريّة التي كنت تصبو إليها بل جعلتك مقيّدًا بزبائنك لا تنفك من اتصال حتى تضطر إلى إجابة اتصالٍ آخر أو الردّ على إيميل آخر من أحد الزبائن، عوضًا عن تمضية وقت بعد الظهيرة مع العائلة كما كان مُخطّطًا له. ناهيك عن الضبابية التي تحيز على عقلك الذي يتوق للنوم والتي تحرمه من لمعة الأفكار والإبداع الذي يكاد يستقيل منه. هذا هو الفخ الذي يقع فيه معظم المتحمّسين لإطلاق مشاريعهم الخاصّة. ولكن هل هنالك مفرّ من هذا المآل؟ حسنًا قد يكون الجواب بديهيًّا وهو أن تأتي بعضوٍ جديد في فريقك ليتحمّل جُزءًا من الأعباء عنك. ولكن إذا ما كنت تعتقد أنّه من العيسر عليك أن تضيف نفقات أجور كبيرة إلى قائمة النفقات المليئة الخاصة بك، فالخيار الأنسب والأفضل لك هو توظيف مساعد افتراضي (Virtual assistant-VA). يكون المساعد الافتراضي في معظم الأوقات بدوام جُزئي. المساعد الافتراضي يمثّل جهة تعاقد خارجيّة بإمكانك توظيفها لمساعدتك في العمل دون أن تضطر إلى التفكير في مواضيع مُتعبة مثل الحوافز والضرائب وحتى الإجازات الصحية. ما المميز في ذلك؟ حسنًا إن المساعد الافتراضي سيعمل وفق برنامج خاص مسبق يتم تهيئته عن بعد من أجلك، وقد يعمل المساعد الافتراضي ذاته لدى العديد من الأشخاص في آن واحد. هل يجب عليك تعيين مساعد الآن أم عليك التريّث قليلًا؟ لقد وضعنا لك قائمة من السيناريوهات التي قد تصادفك في عملك والتي ستساعدك على اتخاذك قرارك فيما يتعلّق بتوظيف مساعدك الافتراضي الأوّل: 1. أعباء الإدارة والعمل تكاد تُغرقك إذا ما اصطبغ يوم عملك بصبغة تفاعليّة (بدلًا من الفاعليّة) فهذا مؤشّر واضح بأنّ عليك الحصول على بعض المساعدة. ما هي التفاعليّة قد تتساءل؟ حسنًا هي أن تستهلك معظم وقتك في الردّ على مكالمات ورسائل الزبائن أو المورّدين، والتي تتضمّن عادةً تلبية الطلبات،تنظيم الفواتير، إدخال بيانات روتينيّة، وما سوى ذلك من الأعمال التي يُفترض أن تكون من مسؤوليّة المدير المكتبي - من طلب اللوازم المكتبية إلى اتخاذ ترتيبات السفر. لا تساعد أيٌّ من تلك الأعمال على تطوير عملك بحدِّ ذاته إلّا أنّها أمور حيويّة لا يمكن أن يسير العمل بدونها. فلا تستطيع (أو بالأحرى لا يجب عليك) أن تتجاهل زبائنك. ولكن في الوقت نفسه لا تستطيع (ولا يجب عليك) تضييع يومك في تلك الأعمال الورقية الروتينيّة. وعند هذه النقطة يقرر معظم المتحمّسين للعمل المستقلّ أن يعيّنوا مساعدهم الافتراضي الأوّل، وتفويضه لإنجاز تلك الأعمال الإدارية الروتينيّة الضرورية لسلاسة العمل بشكل أساسيّ، وبشكل أقل لبناء وصقل العمل بذاته. 2. تجد صعوبةً في إيجاد متّسع من الوقت للتركيز على العمل الذي يدرُّ لك المال وهذا في الواقع سببه انصباب جلُّ تركيزك في الأعمال الإدارية الورقية. قد تبدأ يومك مفعمًا بطاقة وهمّة عالية ولكن ينتهي بك المطاف عالقًا في الإجابة عن استفسارات وطلبات الزبائن نفسها مرارًا وتكرارًا، إذا كان ذلك هو الأمر فإنك تقتل إبداعك وتميّزك في العمل وهذا ليس جيّدًا. عليك أن تدرك أن هناك العديد من المساعديين الرقميين ذوي الكفاءات العالية في التعامل مع استفسارات زبائنك (حتى أنهم قد يفوقونك في ذلك). ولكن مع ذلك فإن أفضل شخص قد يضع أفكارًا لامعة لعملك ويضع الخطط على خط العمل هو أنت وأنت فقط. لذا فإن كان لديك بعض الأفكار الجيّدة لتطوير عملك ولكن ينقصك الوقت الكافي لتطويرها، أو في حال وجدت نفسك تُرجئُ أفكارك ومشاريعك في محاولة لإطفاء نيران الطلبات المتكاثفة عليك، إذا كان الأمر كذلك فلابُد من الحصول على بعض المساعدة. يجب أن تدرك أن قدرتك الفكرية وكذلك وقتك محدودان. لذلك سيكون من غير المنطقي أن تضيعهما على الأعمال الروتينية. 3. أعمالك في تزايد مستمر مع مضي الأشهر تلاحظ أن مبيعاتك في تزايد مضطرد. ربما بسبب انتشار سيرتك الطيّبة بين أفواه الناس أو أن حملتك الدعائية على قد آتت ثمارها، أنت الآن غارق طلبات الزبائن. وأنت لابُد ترحب بكل تلك الطلبات. ولكن إلى متى بإمكانك أن توفّق بين تلبيت كلّ تلك الطلبات وبين تطوير عملك ورفع سقف طموحاتك؟ وحتى إن لم يكن عملك الآن في طور الصعود، ولكن لديه الإمكانيات التي تهيّئه لذلك، فإن المساعد الافتراضي سيساعدك في البحث عن فرص العمل وتنظيم قاعدة البيانات، بالإضافة إلى التسويق عبر الإنترنت (سواءً عن طريق البريد الإلكتروني أو عن طريق المكالمات التقليدية) ومتابعة طلبات الزبائن، وأخيرًا توظيفك لمساعد افتراضي سيشكّل تجربةً مميّزة لزبائنك الجدد. 4. أنت تمضي وقتًا طويلًا في التعلّم بدلًا من العمل يبدو للوهلة الأولى أن منصّات وسائل التواصل لديها قوانينها الخاصّة وممارساتها المحدّدة. قد لا تكفي حملتك المبرهجة على الفيسبوك: فيجب عليك أن تعرف إتجاه السوق ورغبات الزبائن. فلم تعد الرسائل كافية، عليك ان تتعلم شيئًا أو اثنين حول طبيعة المبيعات. من المستحيل أن تواكب كل شيء في مجال عملك. وأن تكون خبيرًا في كل شيء منافٍ للمنطق تمامًا. وهنا يأتي دور تعيين مساعد افتراضي محترف، والذي سيوفّر عليك وقتًا وتفكيرًا. وبدلًا من الساعات الطويلة التي ستضيع أثناء بحثك عن كيفيّة إدارة علاقات العملاء، بإمكانك تسخير وقتك الثمين في إنجاز الأعمال التي سترفع حقًّا من العوائد الاستثماريّة لديك. 5. حياتك الشخصيّة تستحوذ على حيّز كبير من وقتك كان يجب علينا أن نخصَّ هذا العنوان عند ذكر أسباب تعيينك لمساعدك الشخصي— وذلك لأن الخلل في التوازن بين وقت العمل ووقت العائلة من أهم الأسباب التي تُرهق كاهل رجال الأعمال. وإليك بعض العلامات التي تدل على أنّك تحمّل نفسك ما لا تطيق: الإطّلاع على بريدك الإلكتروني هو آخر عمل تقوم به قبل النوم أوّل عملٍ تشرع به بعد الاستيقاظ؛ يجمح تفكيرك دومًا إلى مكان آخر عندما تكون مع عائلتك (حتى مع تواجدك بقربهم ومعهم في نشاطاتهم)؛ تشعر دائمًا بعدم الرغبة بالقيام بأي شيء مرح؛ وعندما تقوم بأمر مسلٍّ تشعر بالذنب يأكلك على تضييع كل ذلك الوقت. وفي حال بلغ منك الإرهاق والتعب مداه ستبدأ بالشعور بأنّك تفقد الرغبة والهمّة للعمل، بعد أن كنت متحمّسًا ومتحفّزًا له. وحينها يبدأ جهازك المناعي ببث إشارات تفيد بأنّك قد بلغت أقصى حدودك ولا بُدّ من الراحة. فإذا ما بدأت تشعر بأنك تفوّت ساعات عمرك فقط لتنجز بعض الأعمال الإضافية، فعندها لابُدّ من طلب بعض المساعدة وتفويض أحد ليتحمل بعض العبء عنك. وفق منطق رجال الأعمال فإن توظيف مساعد افتراضي يُبرّر بزيادة ساعات العوائد الاستثمارية مع استخدام مساعد افتراضي لإنجاز الأعمال. (ونحن نؤمن بأن هذه هي الحال السائدة.) ولكن ليس من الضروري أن توظّف الوقت الإضافي الذي تحصّله من دعم المساعد الافتراضي لك في العمل الإضافي. بإمكانك قضاء ذلك الوقت الإضافي مع عائلتك أو منح نفسك بضع ساعات من الراحة والاهتمام. حتى الآن وضّحنا الأسباب التي تدفعك إلى تعيين مساعدك الإفتراضي، إلّا أن تعيين مساعد افتراضي، وبكل أمانةٍ، ليس الخيار الأفضل لك دومًا، أو على الأقل ليس في حال السيناريوهات التالية: 1. لست متاكدًا من مدى الفعاليّة والإنتاجية التي ستعود إليك كرجل أعمال مشغول لابُد أن هنالك الكثير من الأعمال يتوجب عليك القيام بها، لذا قد يكون من الصعب أن تختار الأعمال المناسبة للمساعد الافتراضي ليقوم بها، سيّما إذا كنت تعتقد أنك الوحيد الذي يمكنه إنجاز تلك الأعمال بكفاءة (وبالمناسبة قد تكون مخطئًا في ظنّك ذاك.) الحل خذ اسبوعًا واحدًا من جدولك وضع فيه قائمةً مفصّلة بالمهام التي تنجزها خلال ذلك الأسبوع. أمضيت، على سبيل المثال، 15 دقيقة للرد على البريد الإلكتروني في فترة استراحة الغداء؟ سجّل ذلك في القائمة. أمضيت ساعةً كاملةً للبحث في وسائل التواصل على محتوى جيّد يمكنك مشاركته؟ سجّل ذلك أيضًا. أم أنّك أمضيت بضع ساعات خلال الإسبوع المنصرم في تدوين الحسابات والأمور الماليّة؟ دوّن هذا أيضًا في قائمتك. وإن لم يتّسع الإسبوع لملئ كامل جدول الأعمال الخاصّة بك، فوسّع رقعته إلى شهر. وفي نهاية "فترة المراقبة" تلك يجب أن تكون قد تشكّلت لديك فكرةٌ جيّدة عن الأعمال التي يمكنك توكيلها إلى مساعدك الافتراضي. 2. ليس لديك وقت للتحكّم والسيطرة على مساعدك الافتراضي في الواقع الكثير من رجال الأعمال ينتظرون الوصول إلى نقطة حرجة من الإنهاك حتى يعيّنوا مساعدهم الافتراضي. وبسبب الضيق الشديد في الوقت والقدرات عند تلك النقطة فإنهم يحمّلون مساعدهم الافتراضي قائمةً طويلةً من الأعمال دون أي مراقبة له ويتوقّعون أن يسطير مساعدهم الافتراضي على الوضع. ونتائج هكذا "الاستراتيجية" مُتوقّعة جدًّا وهي: أن رجل الأعمال سيكون غير راضٍ عن أداء المساعد الافتراضي ويكون عنوان رد فعلهم إزاء تلك الخيبة. ’’لقد كنت محقًّا، كان علي أن لا أوظّف أحدًا. فلا أحد يستطيع القيام بذلك العمل كما أقوم به،’’ مخاطبين أنفسهم. أين يكمن الخطب في تلك الاستراتيجية؟ حسنًا إن رجل الأعمال ظنّ أن بإمكان المساعد الافتراضي القفز فجأة إلى منتصف ساحة العمل واستلام جزءٍ ما مهام لا يعلم عنها شيئًا. الحل قبل أن تُعيّين مساعدك الافتراضي يجب أن تضع بعض النقاط على الحروف وتحدد كيف تريد أن يتم إنجاز العمليات. نعم قد يكون المساعد الافتراضي فعّال جدًا في استخدام التريلو أو تطبيق الايفرنوت، لكن ذلك لا يعني بالضرورة أن يتمكّن من العمل فيها وفق المنهجيّة التي تعمل بها أنت. فإذا ما أردت لمساعدتك الافتراضي أن يكون فعّالًا فيجب أن تسخّر بعض الوقت لتدريبهم. ابدأ بالمهام التي هيّاتها له لكي ينجزها، ثم تتبع مراحل إنجازه لها خطوة بخطوة. حدّد الطريقة أو الأسلوب الذي تريد لمهمة ما أن تُنجز وِفقها (ولماذا) ثم احرص على تعليم مساعدك الافتراضي ذلك الأسلوب الذي ترغبه بشكلٍ مبكّر. ومن ثم أضف المهام تدريجيًّا بعد أن تتأكد من كفاءة أداء المساعد الرقمي للمهام التي أوكلتها له في بادئ الأمر. 3. لا يمكنك أن تتخلّى عن التحكّم لمساعدك الافتراضي غالبًا ما يتصوّر رجال الأعمال شركاتهم كأطفالهم الصغار. لذلك يجدون صعوبةً بالغة في تفويض شخصٍ ما لإنجاز إحدى المهام فيها. ولكن إذا لم تتمكّن من أن تُرخيَ قبضتك قليلًا عن شركتك فلن تنمو أبدًا. غالبًا ما يعاني رجال الأعمال من عُقدة الكمال والتي تؤدي إلى تأجج رغبةٍ جامحة في السيطرة على كل عملٍ صغيرٍ في شركاتهم. وما لا يدركه من يعانون من عقدة التحكّم هذه أن تصرّفهم هذا يساهم في وضع حواجز حولهم، يضيّقون بها حركتهم بأيديهم، لعدم ثقتهم بمن يوظّفون من خبراء في مجالهم. كما تثق بمعلّمٍ (مُحترفٍ) في تدريس ولدك أو مقاولٍ (ماهر) في بناء سقف منزلك، عليك أن تثق بمساعدك الافتراضي المحترف لإنجاز مهامه في دفع عجلة التقدّم وتطوير شركتك وعملك. الحل إذا كنت متردّدًا من تسليم مساعد الافتراضي زمام الحكم في الأمور التي تراها مهمّة. فالحل الأمثل أن تبدأ بالأمور البسيطة. اختر مهمّة واحدة لمساعدك ثم فصّل الأسلوب الذي ترغب إنجازها به ثم تنحّى جانبًا وراقب. إنَّ إدارة رجال الأعمال لمختلف التفاصيل الدقيقة أثناء تعيينهم مساعدهم الافتراضي الأوّل تكون صارمة. ولكن إذا ما هيّأت مساعدك الافتراضي وتابعته في سير عمله بشكل جيّد، فستجد أنهم سينجزون أعمالهم بصورة مُرضية دون أن يؤثّر على سير عملك. وفي الواقع قد يساهمون في تحسين عمل الشركة بحد ذاته. 4. تتعامل مع ذلك الحل على أنّه حل رخيص وتوفيريّ حسنًا إذا ما انطلقت ووظّفت أرخص المساعديين الافتراضيين هنالك في السوق لإنجاز مهامك، ثم هنّئت نفسك على مقدار المال الجيّد الذي وفّرته، إلى إعادة النظر في ذلك قريبًا جدًا. ستحصل على جودة عمل تتوافق مع المبلغ الذي استثمرته فيه، لذا احرص على توظيف مساعد مُحترف ولو كلّفك ذلك كميّةً إضافيّةً من المال. الحل بما أنّنا نتكلّم عن المال هنا. فحاول أن تحدد عوائد الاستثمار التي ستصل إليها مع توظيفك لمساعد افتراضي جيّد. واسأل نفسك، كم سيوفّر علي المساعد الافتراضي المحترف من الوقت؟ وكيف يمكنك استثمار ذلك الوقت الاضافي الذي وفّره عليك المساعد؟ الآن حان دورك، تصفّح السيناريوهات التي استعرضتها جيّدًا واتّخذ القرار الأنسب. هل يجب عليك تعيين مساعدك الافتراضي الآن، أم أن الأوليّة تذهب لتطوير عملك في الوقت الحاضر؟ ترجمة -وبتصرف- للمقال Should You Hire a Virtual Assistant Now or Wait?‎ لصاحبه Mickey Gast

يقوم المدير بدور المعلّم، المدرّب والقائد لفريقه. لكنّ ذلك لا يعني أن تفصل درجةٌ بينك وبين الموظّفين لديك، بل على العكس تمامًا، حيث يجب أن تتواصل مع موظّفيك وأن يشعر أفراد فريقك بأنّك واحدٌ منهم. يُعتَبَر وجود علاقةٍ إيجابيّة مع المدير أمرًا هامًا بالنّسبة للموظّفين. ووفقاً لتقرير مؤسّسة Gallup عن حالة مكان العمل في أمريكا، والذي أُجريَ عام 2017، يُعَدّ المدير أو الإدارة أحد الأسباب الستّة التي يذكر الموظّفون أنّها قد دفعتهم لترك العمل طوعًا. إنّ التّواصل مع موظّفيك يحسّن من انخراطهم في العمل ويساعدهم على النّجاح، كما أنّه يساعدك على التميّز في دورك الوظيفي. يمكنك العمل على سدّ الفجوة بينك وبين موظّفيك من خلال تطوير ذكائك العاطفي EQ. وتسهم مجالات الذّكاء العاطفي الخمسة، المذكورة أدناه، في مهاراتك القياديّة، بما في ذلك كيفيّة التّواصل مع موظّفيك. سوف نركّز على مساعدتك في فهم التّنظيم الذّاتي وتأثيره في علاقاتك مع موظّفيك، ونقدّم لك بعض النّصائح حول تحسينها، وستتعلّم معنا: كيف يزيد التّواصل مع الموظّفين من انخراطهم في العمل 3 نصائح حول بناء العلاقات مع الموظّفين 6 نصائح حول الحفاظ على الرّوابط مع الموظّفين حول التّنظيم الذّاتي ودوره في علاقات الموظّفين كيف تتواصل مع الموظّفين الذين لا تنسجم معهم كيف تحافظ على العلاقة المهنيّة مع موظّفٍ تربطك به علاقة صداقة كيف يزيد التّواصل مع الموظّفين من انخراطهم في العمل هنالك عدّة فوائد للتّواصل مع الموظّفين، وأهمّها زيادة إقبالهم على العمل. فبناء العلاقات وتطوير الرّوابط مع الأشخاص الذين يعملون معهم، وخاصّةً مديرهم، يجعلهم أكثر حماسًا في العمل. إنّ إنشاء علاقاتٍ بين المدير والموظّف يعني في نهاية المطاف كسر الحواجز والتّراتبيّة. وعندما تُظهر للموظّفين لديك أنّك جزءٌ من فريقهم، فإنّ ذلك يساعدك على بناء الثّقة والاحترام المتبادل معهم. إنّ الثّقة والاحترام المتبادلين يسهّلان عليك إتاحة التّواصل المفتوح والصّادق وحلّ المشكلات بالنّسبة لفريقك. كما أنّهما يساعدان موظّفيك على الشّعور بأنّهم متمكّنون من خوض المجازفات، وأقلّ خوفًا من الفشل، وتجعل جميع هذه العوامل الموظّف يشعر بقيمته، ممّا يسهم في جعل أعضاء الفريق يتمتّعون بصحّةٍ أفضل ويُقبِلون على العمل أكثر. وإليك بعض الأفكار للتّواصل مع موظّفيك.. 3 نصائح حول بناء العلاقات مع موظّفيك إنّ بدء العمل بشكلٍ صحيح وبناء العلاقات مع الموظّفين منذ البداية أمرٌ ضروريّ. عليك أن تكرّس نفسك كشخصٍ مساوٍ لهم وتُظهر اهتمامًا حقيقيًا بالتّعرّف على موظّفيك كأفراد. وتساعدك النّصائح التّالية في بدء علاقاتك مع الموظّفين بشكلٍ صحيح. 1. اجتمع مع فريقك إذا كنت جديدًا في فريق العمل، اشرح لهم أسلوبك في القيادة، المعلومات الأساسيّة عنك واهتماماتك الشّخصيّة لتعطيهم مقدّمة شاملة عن شخصك وكيف ترى نفسك منسجمًا مع الفريق. 2. اجتمع مع كل موظّفٍ على حدة اسأل كلّ موظّف عمّا ينشده في القائد والمدرّب، واسأله عن معلوماتٍ أساسيّة عنه واهتماماته الشّخصيّة لتتكوّن لديك فكرة متكاملة عن الموظّف. إذا كنت تقابل موظّفًا جديدًا، انتهز الفرصة لتتكلّم عن نفسك وعن أسلوبك في القيادة أيضًا. 3. اكسر الجليد العب مع الفريق ألعاب كسر الجليد كطريقةٍ سريعة وممتعة لتجعل الجميع يتعرّفون على بعضهم البعض، ولتكوين فكرةٍ أفضل عن شخصيّات الموظّفين. يمكنك فعل ذلك عند بدء العمل مع فريقٍ جديد أو عند تعيين موظّفٍ جديد. 6 نصائح حول الحفاظ على الرّوابط مع موظّفيك بعد أن تمهّد الطّريق لازدهار العلاقات المتينة، عليك أن تعمل على الحفاظ على تلك الرّوابط بمرور الوقت. يجب أن تُظهِر للموظّفين أنّك ماضٍ في علاقتك معهم على المدى الطّويل. ويمكن تنفيذ هذه التّكتيكات يومًا بعد يوم لتعزيز علاقاتك مع الموظّفين على المدى البعيد. 1. ابن روابطًا شخصيّة بين الموظّفين شجّع فريقك على التّعرّف على بعضهم البعض بشكلٍ شخصي. كلّما شعر الجميع بالرّاحة في التّعامل مع بعضهم، بما في ذلك معك، كلّما ازدادت الرّوابط المبنيّة على الثّقة بينكم كفريق. رتّب لفريق العمل مواعيد غداء ومناسبات اجتماعيّة خارج العمل. 2. ابن روابطًا مهنيّة بين الموظّفين اجعل مختلف أعضاء الفريق يعملون مع بعضهم عند تدريبهم وتأهيلهم لتطوير المهارات التّقنيّة لدى الجميع وزيادة الإبداع والتّعاون. 3. اجعل الأمور مرحة من حينٍ لآخر، خصّص بعض الوقت خلال يوم العمل لتفاعل أعضاء الفريق خارج بيئة العمل. اخرج مع فريق العمل لتناول الغداء أو توجّهوا إلى الحديقة في فترة ما بعد الظّهر، حيث يساعد تغيير البيئة المحيطة الجميع على التّحدّث بصراحةٍ عن أنفسهم والتّواصل مع الآخرين بشكلٍ أصدق. 4. تحلّى بالشّفافيّة إنّ الشّفافيّة في القرارات، التّغييرات والنّتائج ضروريّةٌ للحفاظ على الثّقة والاحترام بينك وبين موظّفيك. كن منفتحًا وصادقًا مع فريقك لأقصى درجةٍ ممكنة، بالنّسبة للأمور الجّيّدة والسيّئة، والكبيرة والصّغيرة على حدٍ سواء. وشجّع موظّفيك على اطلاعك على الملاحظات، الأسئلة والأمور التي تشغلهم. 5. تفقّد الأحوال واسأل عن الأخبار خصّص 10 دقائق من وقتك لتسأل موظّفيك عن أخبارهم بشكلٍ غير رسمي، خلال المقابلات الفرديّة المحدّدة في مواعيد منتظمة أو خلال يومك. اسألهم عن عطلة نهاية الأسبوع، أو عن أيّ كتب جيّدة قرأوها أو عن البرامج التّلفزيونيّة التي شاهدوها لتفقّد أحوالهم على المستوى الشّخصي. 6. إبداء التّقدير لا يمكن التّركيز على هذه النّقطة بما يكفي، ومع ذلك ينبغي القول أنّ الموظّفين يرغبون في تلقّي التّقدير على عملهم الدّؤوب. وأفضل أشكال التّقدير هو الأسهل، قُل للموظّف "أهنّئك على تنفيذ العمل بشكلٍ جيّد، أقدّر حقًا عملك وتفانيك." التّنظيم الذّاتي وعلاقات المدير بالموظّفين إنّ إقامة علاقات إنسانيّة وتأثّرك بها جزءٌ من بناء الثّقة بينك وبين فريقك، كما ينطوي الأمر على الاعتماد على الآخرين. يجب أن تُظهِر لموظّفيك أنّك واحدٌ منهم وأن تكون صريحًا بشأن أحلامك ومخاوفك، لكن يجب أن تُعلِمهم أنّك موجودٌ لدعمهم في تحقيق أحلامهم ومواجهة مخاوفهم أيضًا. لا يريد الموظّفون أن تكون رجلًا آليًا، بل يريدون أن يعرفوا أنّك الشّخص الذي سيدعم الفريق حين يحتاجون إليك. إنّ قضاء بعض الوقت في تحسين مهارات التّنظيم الذّاتي قد يساعدك في تطوير الاستقرار الذي يحتاجه فريقك في ظلّ قيادتك. الخطوة الأولى هي أن يصبح لديك وعيٌ ذاتي، وبعد ذلك يمكنك العمل على قدرتك على التّنظيم الذّاتي. يتعلّق التّنظيم الذّاتي بكلٍّ من مشاعرك وسلوكك. ينبغي أن تتمكّن أوّلًا من مراقبتها، ومن ثمّ أن تتمكّن من السّيطرة عليها وتعديلها وفقًا لظروفك. إنّ تنظيم مشاعرك يعني أن تتابع شعورك وأن لا تدع مشاعرك تسيطر عليك. كما جاء في مجلّة علم النّفس اليوم Psychology Today "عاطفيًا، التّنظيم الذّاتي هو القدرة على تهدئة نفسك عندما تكون منزعجًا، وإبهاج نفسك عندما تشعر بالكآبة." عندما يتعلّق الأمر بالسّلوك، فالتّنظيم الذّاتي يعني التّصرّف بطريقةٍ تتّفق مع قيمك الأساسيّة بدلًا من دوافعك أو مشاعرك الحاليّة. وهو القدرة على التّفكير بتأثير سلوكك على المدى الطّويل قبل أن تتصرف. يحدث التّنظيم الذّاتي السّلوكي في المسافة بين المشاعر والتّصرّفات. تعتمد الثّقة والاحترام التي تبنيها بينك وبين موظّفيك على مهارات التّنظيم الذّاتي لديك بقدر ما تعتمد على قدرتك على التّواصل معهم. إنّ قدرتك على الحفاظ على الهدوء خلال فترات التّوتّر أو عدم اليقين، تساعد فريقك على الشّعور بأنّ بإمكانهم الاعتماد عليك. كما أنّ اتّخاذ القرارات بناءً على أفضل نتيجةٍ قد يحصل عليها الفريق على المدى البعيد، بدلًا من التصرّف باندفاع، يساعد الموظّفين على الوثوق بتوجيهك لهم. طوّر مهارات التّنظيم الذّاتي لديك وانتبه إلى الوقت والفترة الزّمنيّة التي تفصل بين مشاعرك وتصرّفاتك بطرقٍ بسيطة. حاول أن تنتظر 10 دقائق بين قراءة الرّسالة الالكترونيّة والرّد عليها. وحين يطرح أحدهم سؤالًا عليك، اعْدُدْ إلى خمسة قبل الإجابة. إذا شعرت أنّك ستنفعل بشكلٍ حاد، تمشّى لمدّة 15 دقيقة وفكّر بأفضل طريقة للتّصرّف. كلّما اتّبعت خطواتٍ صغيرة كهذه، كلّما يحدث التّنظيم الذّاتي بشكلٍ تلقائي أكثر. كيف تتواصل مع الموظّفين الذين لا تنسجم معهم ينتهي بك الأمر أحيانًا بوجود موظّفٍ لا تنسجم معه في فريقك. وفي هذه الحالة، تلعب مهارات التّنظيم الذّاتي لديك دورًا كبيرًا، وخاصّةً إذا بدأت تشعر بالإحباط من هذا الموظّف أو إذا وجدت نفسك تتصرّف بشكلٍ عدواني معه. تذكّر أنّ عدم وجود علاقة صداقة حميمة مع ذلك الموظّف لا يعني أنّه لا يمكن أن تكون هنالك علاقة عمل إيجابيّة معه. وإليك بعض النّصائح حول كيفيّة بناء مثل هذه العلاقة: ركّز على العمل تُعتَبَر أهداف الفريق ومهمّة الشّركة أسسًا مشتركةً داخليّة، استخدم ذلك كطريقةٍ لتتوافق مع ذلك الموظّف. أوصل الموظّف بالمدرّب المناسب حسب بنية شركتك، قد يكون هنالك شخصٌ أخر أنسب ليؤدّي دور المعلّم أو المدرّب لذلك الموظّف. كن طبيعيًا يقدّر الموظّفون صراحتك، لذا لا تحاول الادّعاء أنّك صديق أحدهم الحميم في حين تعرفان كلاكما أنّكما لا تنسجمان مع بعضكما. لا تتحدّث بالنّميمة إنّ الكلام السّلبي عن الموظّف الذي لا تنسجم معه، وخاصّةً مع أعضاء آخرين في الفريق، قد يضرّ فعلًا بالثّقة التي تربطك بفريقك. كيف تحافظ على العلاقة المهنيّة مع موظّفٍ تربطك به علاقة صداقة في المقابل، فقد تنسجم على الفور مع أحد الموظّفين وتصبحان صديقين مقرّبين في العمل. وهي حالةٌ أخرى يمكن أن تؤثّر فيها مهارات التّنظيم الذّاتي لديك بشكلٍ كبير. أن يكون لديك أصدقاءٌ في العمل أمرٌ رائع، لكن بما أنّك قائد الفريق، يجب عليك تجنّب أن تجعل صداقاتك الموظّفين الآخرين يشعرون بالإقصاء أو الغيرة. وإليك بعض النّصائح حول ذلك: كن واضحًا بشأن صداقاتك إنّ تقسيم حياتنا إلى (حياة عمليّة، حياة شخصيّة وحياة عائليّة) أمرٌ عفا عليه الزّمن. والادّعاء بأنّك لست صديقًا مقرّبًا لأحد موظّفيك قد يُضعِف الثّقة التي تربطك بالموظّفين لديك. لا تُقص الآخرين اجعل الوقت المخصّص لصديقك خارج أوقات العمل. لديك الكثير من الوقت للنّكات والأحاديث الخاصّة خارج المكتب. انشر الحب إنّ إعطاء الموظّف الذي تربطك به علاقة صداقة جميع المهام الممتعة ليس عدلًا بالنّسبة لبقيّة المجموعة، ويمكن أن يؤدّي إلى نوعٍ من العدائيّة والنّزاع في فريقك. إنّ التّواصل مع موظّفيك يحسّن من صحّة أفراد الفريق وإقبالهم على العمل، كما يجعلك قائدًا أقوى. يعتمد جزءٌ من بناء علاقاتٍ متينة مبنيّة على الثّقة مع أفراد الفريق على إظهارك للفريق أنّ بإمكانهم الاعتماد عليك، لكنّ ذلك لا يجب أن يكون على حساب كونك إنسانًا والتّصرّف على سجيّتك. هل لديك أيّة نصائح حول التّواصل مع الموظّفين؟ نودّ أن تُطلِعَنا عليها من خلال التّعليقات أدناه. ترجمة -وبتصرّف- للمقال What Managers Can Do To Connect With Their Employees لصاحبتهNora St-Aubin

استمعت منذ فترة إلى كلمة ألقاها Lou Grestner المدير التنفيذي السابق لشركة IBM، ومن جملة ما ورد فيها هذه العبارة التي بقيت عالقة في ذهني: عبارة بسيطة وواضحة ولكنها عبقرية في نفس الوقت. لم أكن أتّبع هذه النصيحة لسنوات عدّة، وكنت أشعر خلال تلك الفترة بالكثير من الإجهاد وضعف في الإنتاجية، إلّا أنّي بدأت أدرك شيئًا فشيئًا أن التخطيط والالتزام بروتين معين في العمل يحدثان فرقًا كبيرًا في ما أشعر به وما أنجزه. إليك بعض النصائح التي كانت خير عون لي في إدارة جدول أعمالي والتي يمكن لها أن تكون مفيدة لك أنت أيضًا: 1. اصنع روتينا معينا مهما كانت طبيعة العمل الذي تنجزه، فعليك أن تصنع روتينًا. وللقيام بذلك حوّل التقويم الخاصّ بك إلى مجموعة من الكتل Blocks وسجّل نشاطاتك فيها. بعدها لا تنجز أي نشاط لم تقم بتسجيله في التقويم، وطبّق ذلك حرفيًا، فإن كنت ترغب في أن تأخذ قسطًا من الراحة، أو تمارس التمارين الرياضية، أو تطالع موقعًا أو مدونة على الإنترنت، فعليك تسجيل ذلك مسبقًا في التقويم. قد تطرأ بعض التغييرات على روتينك خلال السنة، ولكن يستحسن أن تكون الخطّة متوفّرة في أي وقت. على سبيل المثال: إن كنت تعمل على إطلاق شركة، وكنت بحاجة إلى البحث عن العملاء، والبرمجة، والتوظيف، فعليك ترتيب أولوياتك وتحديد الفترة الزمنية اللازمة لكل مهمّة من هذه المهام. يمكنك الاطلاع على نموذج لتقويم قمت بإنشائه لتوضيح بعض المفاهيم والأفكار في هذه المقال. 2. اجمع اللقاءات والاتصالات في كتلة واحدة على سبيل المثال: بحكم طبيعة عملك قد تجد نفسك مضطرًّا إلى حضور اللقاءات خارج الشركة؛ لذا عليك تخصيص نصف يوم في جدول أعمالك لهذه اللقاءات مرتين في الأسبوع، ثم التزم بحضورها في الأيام المحدّدة لذلك فقط، والأمر ذاته ينطبق كذلك على اللقاءات الداخلية، والمكالمات الهاتفية. بهذه الطريقة ستكون قادرًا على تخصيص الوقت الكافي للقاءات، وستكون قادرًا كذلك على تخصيص ما يكفي من الوقت للتركيز على المهمّة الأولى في قائمة الأعمال الخاصّة بك. 3. رتب وقتك حسب الأنواع المختلفة من اللقاءات أفضّل شخصيًا اللقاءات التي تستمر لـ 30 دقيقة فقط، والمكالمات الهاتفية التي تستمر لـ 10 دقائق فقط، وأعتقد أن هذا النوع من المكالمات هو من أفضل طرق التواصل مع الآخرين وإسداء النصائح السريعة إليهم. يمكنك استخدام Google Hangout أو Skype إن كنت تفضّل المكالمات المرئية كوسيلة للتواصل مع الآخرين. يعتقد البعض بأن عشرة دقائق غير كافية بالنسبة للمكالمات الهاتفية، ولكن إن كانت المحادثة مركّزة، فهذه المدّة تمثّل وقتًا كافيًا جدًّا بل طويلًا أيضًا، وكل ما في الأمر هو تجاوز الأمور غير المهمّة والدخول في صلب الموضوع مباشرة. شخصيًا، أفضّل إجراء هذه المكالمات أيام الجمعة، عندما أعمل من المنزل. يفضّل بعض الناس اللقاءات التعارفية حيث يشربون القهوة أو يتناولون وجبة الغداء أو العشاء، ولكنّي لا أحبّ هذا النوع من اللقاءات، وأفضل تناول الطعام مع الأشخاص الذين أعرفهم فقط؛ وذلك لأنّ هذه اللقاءات تكون في العادة مثمرة وممتعة في نفس الوقت، أما بالنسبة للأشخاص الذي تتعرف إليهم للمرة الأولى، فأفضل المكالمة الهاتفية أو إجراء مقابلة لمدة 30 دقيقة في المكتب. فيما يلي بعض أنواع اللقاءات التي يجدر بك أن تحجز لها وقتًا ضمن جدول أعمالك: لقاء لمدة 30 دقيقة في المكتب للتعرف إلى أحد الأشخاص أو .. لقاء لمدة 45 دقيقة خارج المكتب مع احتساب 15 دقيقة للتنقل. اتصال لمدة 10 دقائق لتقديم المساعدة لأحد الأشخاص. اجتماعات يومية للفرق standup لمدة 15 دقيقة، هذه الاجتماعات مفيدة جدًّا للشركات الناشئة وفرق المهندسين. اجتماع أسبوعي لمدة 30 دقيقة مع فريق العمل في الشركة. مهما كانت طبيعة اللقاءات التي ترغب في إجراءها، فعليك تجميعها في كتل بحسب الوقت المتوفّر في جدول أعمالك، وإن شعرت بأنّ نوعًا معيّنًا من اللقاءات يحتاج إلى تقليل أو زيادة الوقت المخصص له، فأجر التعديلات اللازمة على الكتلة الخاصّة بذلك النوع من اللقاءات. 4. استخدم خانات المواعيد Appointment Slots خانات المواعيد هي ميزة رائعة يقدّمها تقويم Google. وتتيح هذه الميزة حجز جزء معين من الوقت، ثم تقسيمه إلى عدة أقسام. على سبيل المثال يمكن حجز 3 ساعات من أجل اللقاءات الخارجية، ثم تقسيم هذه الساعات الثلاثة على ثلاثة لقاءات، بمعدل ساعة واحدة لكل لقاء. أو يمكن حجز ساعة واحدة من أجل المكالمات، ثم تقسيم هذه الساعة على ست مكالمات هاتفية، بمعدل 10 دقائق لكل مكالمة. هذه الخاصية متوفّرة أيضًا في عدد من الأدوات الأخرى مثل doodle وتؤدي الوظيفة ذاتها. يمكنك بعد ذلك الاستفادة من خدمات اختصار الروابط كـbit.ly مثلًا لتحصل على روابط مختصرة لكل جزء من الأجزاء، حيث يمكنك تخصيص رابط للقاءات الخارجية، وآخر للقاءات الداخلية التي تمتد لثلاثين دقيقة، ورابطًا آخر للمكالمات التي تستمر لعشر دقائق. لقد جرّبت هذه الطريقة مع الشركات المرشحة إلى حاضنة المشاريع Techstars وقد أثبتت فعّاليتها بشكل كبير، فقد قلّلت من عدد الرسائل الإلكترونية المتبادلة ووفّرت الكثير من الوقت للطرفين على حد سواء. ولكن قد لا تنفع هذه الطريقة مع جميع الأشخاص، لأنّهم يشعرون بأنّها طريقة فظّة في التعامل، مع أنّي أخالفهم في الرأي بشكل تام، فلا فظاظة في أن يرسل لي أحدهم الأوقات التي يكون قادرًا فيها على إجراء مقابلة أو مكالمة هاتفية أو غير ذلك. على أي حال، إن كنت تجد في نفسك حرجًا من إرسال الرابط الخاص بحجز الموعد، فيمكنك استخدام خانات المواعيد الخاصّة بك، وذلك باختيار بعض الأوقات التي ستخصّصها للقاءات، ثم حجز موعد في الخانة الخاصّة بها. نصيحة أخيرة: إن كنت تطلب من أحد الأشخاص أن يقابلك، فعليك دائمًا أن تقترح عددًا من المواعيد البديلة للمقابلة، مثلًا: يمكننا إجراء المقابلة يوم الثلاثاء الساعة 4:30 م أو الساعة 5:00 م. يمكنك الاتصال بي يوم الأربعاء الساعة 11:00 م أو الجمعة الساعة 4:30 م. 5. خصص وقتا للرسائل الإلكترونية أظنّ أن هذه النصيحة هي الأكثر أهمية من بين النصائح المقدّمة في هذا المقال، فالبريد الإلكتروني سيسطر عليك ما لم تتمكن من السيطرة عليه، والسبيل إلى ذلك هو في تجنّبه طوال الوقت. وللقيام بذلك، ستحتاج إلى تخصيص وقت في جدول أعمالك لقراءة الرسائل الإلكترونية والإجابة عليها، وعليك أن تعد هذا من الواجبات. 6. لا تنس تخصيص وقت للتمارين الرياضية وللعائلة هل تذكر هذه العبارة من النقطة الأولى في المقال؟ هذه العبارة تنطبق أيضًا على أوقات التمارين الرياضية والأوقات المخصصة لقضائها مع العائلة. سواء كنت تتمرّن في الصباح أو في الظهيرة أو في المساء، وسواء أكنت تؤدّي التمارين الرياضية ثلاث مرّات في الأسبوع أو بشكل يومي، فعليك تسجيل ذلك كله في التقويم. على سبيل المثال تَعتبِرُ الاستشارية Nicole Glaros أن الفترة الزمنية الممتدة من بداية الصباح وحتى الساعة العاشرة صباحًا هي فترة مخصّصة للمشي أو ممارسة الرياضة في النادي، وذلك حسب حالة الطقس، ولا تترك هذا الروتين اليومي إلا نادرًا. أشعر بالذنب لأني لم أصنع روتينًا خاصًّا بالتمارين الرياضية؛ وذلك لأنّني أحاول التأقلم مع جدول أعمالي الجديد، ولكن هذا لا يعني أنّني بعيد عن التمارين الرياضية، بل أمارسها أربع مرّات في الأسبوع، وأعمل جاهدًا على إنشاء جدول خاص بها في القريب العاجل، فلولا الرياضة، لن أكون شخصًا منتجًا قادرًا على إدارة برنامج Techstars NYC الماراثوني السريع والذي يمتدّ لـ 13 شهرًا متواصلًا. وكلّ ما سبق ذكره ينطبق على التخطيط من أجل قضاء الوقت مع العائلة والأقارب، فإن كنت من المدمنين على العمل مثلي سينتهي بك الأمر إلى أن تأخذ جزءًا من الوقت المخصّص للعائلة لإنجاز العمل، ما لم تحجزه مقدّمًا وتمرّن نفسك على ترك العمل بشكل كامل خلال هذه الفترة. 7. قم بإدارة وقتك بنفسك أنا دائم التفكير في مسألة إدارة الوقت، وفي كيفية قضاءه بصورة مثمرة، وأحاول استغلاله بالشكل الأمثل، وأبحث عن الطرق والوسائل التي تساعدني على الاستفادة منه بشكل أكبر. عندما كنت أدير GetGlue كانت لدي موظّفة مساعِدة مهمّتها إدارة وقتي، وقد كانت تؤدي عملها بشكل رائع، وبعد أن انضممت إلى Techstars، قررت أن أدير وقتي بنفسي. علي الاعتراف بأنّ هذا القرار كان صائبًا، فقدت أصبحت أكثر حرصًا من ذي قبل في اختيار الأمور التي سأنجزها، وحول اللقاءات التي أجريها. قد يكون جدول أعمالي مزدحمًا بشكل يدفع إلى الجنون خلال عملية اختيار الشركات التي ستنظمُّ إلى حاضنة المشاريع، إلا أن إدارتي لجدول أعمالي والتخطيط المسبق للقاءات واستخدام خانات المواعيد، يسهّل عليّ الأمور ويخفّف عني الكثير من الضغط. لقد ساعدني التحكم بجدول أعمالي والتخطيط للأيام والأسابيع القادمة في زيادة إنتاجيتي وجعلني أشعر بالمزيد من الراحة، وأتمنى أن تساعدك هذه المقالة في تحقيق ذلك أيضًا. ترجمة - وبتصرّف- للمقال 7Calendar tips for startups لصاحبه Alex Iskold.