البحث في الموقع

لنفرض أنّك حجزتَ رحلة الطّيران، وتعرف مواعيد سفرك، وأخبرت عملائك بذلك. دعنا نفترض أنّك تدير عملك الحرّ الخاص وترغب في أخذ استراحةٍ تحتاج إليها بشدّة، لكنّك تريد أيضًا العودة إلى جدولٍ مزدحمٍ للغاية من المشاريع المشوّقة، الزّبائن والعملاء المحتملين. بينما قد يركّز الموظّفون على شراء الهدايا وحفلات نهاية السّنة، بالنّسبة لك كمستقل، هذا هو الوقت المناسب لتتّخذ خطواتٍ تحمي بها عملك المنفرد للسّنة المقبلة، وتضمن إمكانيّة الاسترخاء مع عائلتك وأنت تعرف أنّ عملك سيكون بحالةٍ جيّدة عندما تعود إليه في يناير/كانون الثّاني. غالبًا ما تحضّر الشّركات في هذا الوقت أيضًا لوضع اللّمسات الأخيرة على الميزانيّات، إنهاء المشاريع بسرعة، أو بدء العمل للسّنة الجديدة، لذا فهي فرصةٌ رائعة لزيادة عملائك وحجز مشاريع جديدة. سبق وأن نشرنا مقالًا حول كيف يخطّط المستقلّون لعطلتهم، وإليك هذه الخطوات لتكون دليلًا في عطلتك، بحيث يكون لديك ما يكفي من العمل عند عودتك منها. 1. حجز العملاء الحاليين لسنة 2019 يمكنك البدء بقائمة العملاء والاتّفاقيّات الحاليّة. هل جهّزت كلّ شيءٍ للسّنة الجديدة، وهل هنالك عقدٌ أو اتّفاقٌ جديد يجب تجهيزه؟ هل هنالك علاقةٌ يجب مراجعتها، إنهاءها، أو إعادة النّظر فيها للارتقاء بالصّفقة وجعلها أكبر؟ هل جميع الفواتير محدّثة؟ كما أنّه وقتٌ مناسب لمراجعة عروضك وأسعارك الحاليّة، قد تكون زيادة أسعارك مستحقّة. إذا كانوا يريدون متابعة العمل معك في 2019، عليهم أن يتحرّكوا لحجزك الآن. 2. مراسلة العملاء السّابقين لمعرفة ما إذا كان بالإمكان مساعدتهم مرّةً أخرى إنّه وقتٌ مناسب لإعادة التّواصل مع العملاء السّابقين الذين تركوا لك شهاداتٍ رائعة. تواصل معهم لترى إن كان هنالك ما تستطيع فعله لمساعدتهم، سواءً كان ذلك أن تحلّ محلّ موظّفٍ في إجازة، أو المساعدة في إنهاء مشروعٍ مُعَلّق. تذكّر أنّ عملائك رجال أعمال، وقد يكونون مستعجلين، ويمكنك تقديم خدمةٍ وحلٍّ لمشكلتهم. 3. تقديم تخفيضٍ أو عرضٍ لفترةٍ محدودة هنالك طريقةٌ ثانية لتحفيز العملاء الحاليين والمحتملين، وهي تقديم عرضٍ يشكّل ضمانةً للسّنة الجديدة. قدّم تخفيضًا لأيّ عميلٍ يدفع مقدّمًا لسنة 2019، وبالتّالي تمنحه الأولويّة في برنامجك للسّنة الجديدة. يمكنك زيادة العرض إذا كان سيدفع مسبقًا قبل تاريخٍ محدّد. وبهذه الطّريقة، يشعر العميل أنّك تهتمّ به جيّدًا، ويزداد شعورك بالاستقرار المادّي للسّنة القادمة. 4. العثور على عملاء محتملين والتّواصل معهم لا تخش الوصول إلى العملاء وفرص العمل المحتملة من خلال CloudPeeps، LinkedIn، AngelList، Remotive، مجتمعات Slack وغيرها. اختر تخصّصًا معيّنًا، كالمشاريع التّجاريّة الخاصّة بالصّحة والسّلامة، ضع قائمةً بالشّركات وتابعها. وعندما ترى أنّهم يطلبون موظّفين، فقد تكون لديك فرصةٌ للتّدخّل وعرض خدماتك أثناء قيامهم بعمليّة التّوظيف، أو ربّما تتمكّن من تسويق نفسك لتكون أنت من يوظّفوه كمتعهّد. وبما أنّها نهاية السّنة، فقد يكون لدى بعض الشّركات مالٌ متبقٍّ في ميزانيّتهم من أجل عملٍ يمكن إنجازه في اللّحظة الأخيرة، وعليك أن تتذكّر ذلك أثناء تقديم عرضك. 5. إطلاق منتجٍ عبر الإنترنت مع تباطؤ الأعمال وانتهاء المشاريع، استفد من وقتك وأنشئ منتجًا خاصًا بعملك يمكنك بيعه عبر الإنترنت. أنشئ دورةً عبر الإنترنت أو نشرةً بريديّةً شهريّة، إذا لم تكن قد فعلت ذلك. ويمكن أن تُنشِئ قائمةً مرجعيّة قابلة للتّحميل أو تبدأ بكتابة الكتاب الإلكتروني الذي كنت تتحدّث عنه طوال السّنة. وإذا كان لديك المزيد من الوقت المتاح، فقد ترغب في إنشاء مساق فيديو قصير عن خدمةٍ تقدّمها. من المنصّات التي يمكنك البدء من خلالها Skillshare و Teachable. يُعتَبَر إطلاق منتجٍ عبر الإنترنت طريقةً جيّدة للتّرويج لعملك على المدى الطّويل، حيث يساعد في زيادة قاعدة بيانات بريدك الإلكتروني، من خلال إضافة قائمةٍ بالعملاء المحتملين، الفرص، الدّاعمين وغيرهم للسّنة الجديدة، وهو مصدرٌ قد يزيد من عملائك بعد الأعياد. 6. تنظيم الأمور إلى أبعد حد قد تكون مسرورًا بإجراءاتك الحاليّة، لكن غالبًا ما يكون لدى معظم المستقلّين جانبًا يمكن تحسينه. قد يكون هذا الجانب مصدر عملاء محتملين جديد، أو نموذج تهيئة عملاءٍ أفضل، أو طريقةً جديدة شاملة للتّعامل مع عملائك بشكلٍ أكثر احترافيّةً. وقد ترغب في توظيف خبيرٍ مستقلٍ من زملائك للمراجعة، التّدقيق أو لمساعدتك في ذلك. سواءً بدأت في ذلك قبل أن تأخذ استراحة، أو كنت تخطّط لاستغلال موسم العطلة، فقد حان الوقت لتحسين أو إصلاح أيّ إجراءات فيها خلل، تعزيز تواجدك على الإنترنت، والانتباه إلى عملك للسّنة الجديدة. 7. العمل على النّمو الشّخصي الوقت مناسبٌ لتطوير مهاراتك وإعادة التّفكير في مجالات خدماتك الحاليّة بينما تنهي المشاريع. هل هنالك مساقٌ تدريبيٌّ قصير عبر الإنترنت يمكنك القيام به؟ هل هنالك أيّ ورشة عملٍ في منطقتك يمكنك التّسجيل فيها؟ يمكن أن تقدّم مجموعة خدمات أكثر تخصّصًا، أو تجد لنفسك تخصّصًا جديدًا، وجهّز نفسك لفرصٍ جديدة ونجاحٍ أكبر في السّنة الجديدة. 8. تخطيط برنامج سنة 2019 قبل أن يأخذ الجميع إجازةً لبضعة أسابيع، استغلّ الوقت لتخطّط برنامجك لسنة 2019. اجعل حجز العملاء لخدماتك أسهل. فكّر بموسم الأعياد، وقت العطلة الخاصّ، الاجتماعات أو المؤتمرات التي تريد حضورها، واللّقاءات العائليّة وغيرها. احجز برنامجك للسّنة الجديدة وحدّث برنامج أو جدول الحجوزات. لا تُضِع وقتك على مثل هذه الأعمال الإداريّة في بداية 2019. نظّم نفسك الآن إلى أبعد حد وركّز على القيام بعملٍ رائع لتنمية عملك. يمكنك البدء بهذه الخطوات البسيطة لتنظيم عملك وتنميته، وبذلك تطمئِن خلال العطلة وموسم الأعياد. ستحصد ثمار الجهد الذي تبذله الآن في السّنة الجديدة. وعندما تخطّط كما ينبغي قبل أن تبدأ عطلتك، يمكن أن تستمع بقضاء وقتٍ مميّز مع عائلتك وأصدقائك، دون أن تقلق بشأن عملك. ترجمة -وبتصرّف- للمقال [ Ways to Grow Your Freelance Business for the Holidays 8] لصاحبته Kat Loughrey

إنه لمن الصعب على مرتادي الأعمال الحرّة الابتعاد عن شاشة الحاسوب و قضاء إجازة يستمتعون فيها بوقتهم. حتى مجرد التفكير في أخذ استراحة أصبح تحديا بالنسبة لهؤلاء، فهاجس العمل يرافقهم أينما ذهبوا وأينما حلّوا، ربما أدركت الآن أنني أتحدث عنك وعن مشكلتك التي لم تجد لها أي مخرج. إذا ماهو الحلّ الأنسب حتى تتمكن من قضاء إجازة حقيقية؟ إذا كان عملك مرتبطا أساسا بك أنت، بحضورك، بكل ما تفعله فمن المستحيل أن تحظى بتلك الإجازة. كل شخص يحتاج إلى أخذ استراحة من وقت إلى آخر أثناء العمل وفقط قلّة هم الذّين يدخلون هذا الميدان ويصبحون رؤساء أعمالهم وبالتالي يصيرون مسيطرين أكثر ويتمتّعون بارتياح أكبر ليفعلوا أشياء ما كانوا قادرين على إيجاد الوقت لها في وظائفهم السابقة مثل السّفر وزيارة الأصدقاء والأقارب. إذا كنت مثلي، فربما أنت ترهق نفسك في العمل أكثر مما يجب ونشاطك طبعا يكبر ويزدهر أكثر نتيجة لهذه الجهود التي تبذلها وبالتالي تحصل على مال أكثر كل شهر ولكن هذا الجانب الإيجابي فقط. أما الجانب السلبي وراء ذلك فيكمن في أنك لن تكون قادرا على أخذ استراحة متى شئت وخاصة في أوقات تكون شديد الاحتياج إليها فتفوت على نفسك فرصا لطالما حلمت بها. من المؤكد أنك الآن من أمام شاشتك توافقني الرأي، واليوم أريد أن أطلعك على طريقة تمكنك من تطبيق خططك والاستمتاع بإجازتك خطوة بخطوة. 1. خطط للأمر إن أول خطوة عليك اتخاذها كي تحظى بهذه الإجازة تتمثّل في تقرير المكان الذي ترغب في الذهاب إليه وإعداد برنامج لذلك. إذا كنت من الأشخاص الذين ينتظرون "الوقت الأنسب" للشروع في التّحضير، فلن تصل إلى شيء. عوضا عن ذلك أنصحك بأن تلقي نظرة على رزنامة مكتبك أوّلا وتطلع على حاجيات عائلتك وعملك ثم تشرع في التخطيط لمغامرتك المقبلة. قد يتبادر إليك أن تجعلها رحلة عمل وذلك بالتخطيط لحضور محاضرة حول الميدان الذي تعمل فيه. ولكن تذكر جيدا، أنت تحتاج إجازة من العمل، فرحلة عمل مستبعدة تماما. يمكنك ببساطة أن تأخذ ورقة وقلما ثم تشرع في تدوين الأماكن التي رغبت في زيارتها ثم اختيار الأنسب من حيث التكلفة والوقت، وإن ما سيجعل رحلتك أمتع هو قضاءها بين الأصدقاء فلا تنس أن تعدّ قائمة وتشرع في دعوتهم. 2. ابتعد عن وسائل الإلهاء إن إحدى أفضل الطرق كي ترفع من جودة عملك وكمية العمل المنجزة خلال أيّام العمل (لكي تتفرّغ لاحقًا للإجازة) هي بأن تجتنب كل ما يمكن أن يلهيك عن التقدم وفي هذا السياق نذكر أساسا مواقع التواصل الاجتماعي، فكل ما تفعله هي مضاعفة الوقت الذي ستستغرقه في إنجاز عمل معين وخاصة حين تكون منشغلا بالرد على العديد من الرسائل أثناء الوقت المخصص للعمل. لذا أنصحك بأن تقوم بحجب كل هذه الوسائل أثناء عملك، وعليك أن لا تقحمها أبدا في الوقت المخصص للعمل. فاقطع مع كل ما قد يلهيك عن بلوغ هدفك أو يضيع وقتك وأجّل الاستمتاع بهذه الأشياء إلى وقت الاستراحة وبذلك سوف تشعر باستراحتك فعلا وستتمكن من الفصل بين وقت الجد ووقت الترفيه عن النفس. توجد طريقة بسيطة وسهلة لطالما اعتمدتها أنا شخصيا حيث تمكّنك من تطبيق كل ما سبق وتتمثل في ضبط المنبه وتقسيم وقتك بين مختلف أعمالك وأنشطتك حتى لا يأخذ أي منها وقتا أكثر مما يجب. تتيح لك هذه الطريقة بأن تقوم بأشياء لم تكن تجد لها وقتا سابقا، فعلى سبيل المثال يمكن أن تفرغ لتنظيف البيت والقيام بعملك المطلوب في نفس اليوم، وستكتشف كم ستكون فعّالا باعتمادها إذ ستجنبك كل إضاعة لوقتك الثمين وستمكنك من استثماره كما يجب. 3. قم بالأعمال الآجلة تعد هذه إحدى الوسائل الجيدة لتوفير وقت إضافي في آخر الشهر، أنا شخصيا أقوم بهذا شهريا في أعمال الكتابة الخاصة بي. أعتمد على خدمة Google doc لأحتفظ بجدول أعمالي ومن خلاله أدون كل الأعمال التي يتوجب علي إنجازها في ذلك الشهر وهو ما يضم كل من أعمالي المدفوعة الحرة وكذلك المقالات التي يتوجب علي كتابتها في مدونتي الخاصة على الويب. هدفي عادة هو إنجاز عشرة أعمال/وظائف كل أسبوع، هذا يعني أنني أهدف إلى إنجاز عمل واحد يوميا. أما ما يتبقى فيتغير بحسب العمل، فقد أنجز عملين في يوم أو أنجز عملا في يومين. ولكن طالما أن معدل الأعمال في اليوم لا يقل عن واحد فذلك ممتاز . الآن لا أملك أكثر من 30 عملا في الشهر الواحد، فكلما قمت بإنجاز أعمال مسبقا كلما وفرت وقت فراغ أكبر في آخر الشهر. هذا يعدّ بالنسبة لي وقتا مناسبا لقضاء إجازة أوعلى الأقل أحظى بعطلة يوم نهاية كل أسبوع. كما تنطبق هذه الطريقة على أصحاب الأعمال الحرة. فليس عليك تقديم العمل باكرا لصاحب المشروع(هذا ما أفعله أنا عادة) ولكن يمكنك إنجازه باكرا والاستمتاع بالوقت المتبقي. إن واظبت على هذا النسق، يمكن أن تعد لإجازة جيدة على المدى البعيد. 4. أبلغ زبائنك بإجازاتك المقبلة أعتقد أنه لمن الجيّد أن تبلغ أصحاب المشاريع الذين تتعامل معهم بأوقات عطلتك القادمة، أي بالأوقات التي ستكون فيها غير متفرغ للعمل، لا يتوجب عليك تقديم أية تبريرات أو تفاصيل عن عطلتك، فأنت من تتحكّم في وقت عملك، بل فقط أعلمهم بالأيام التي لن تكون موجودا فيها أمام شاشة حاسوبك . إن كنت قد طبقت الخطوة الثانية جيدا فمن المرجّح أنك ستجد بعض الوقت الإضافي، في هذه الحالة أنصحك بأن تسأل زبائنك إن كان لديهم أي أعمال إضافية تحتاج إلى أن تنجز قبل قدوم عطلتك لإكمالها في تلك المدة التي غنمتها. سوف تبدو متميزا ومتألقا في عملك وفي تقسيم وقتك، وقد لا يكون لزبائنك عمل كي تنجزه في تلك الفترة ولكنهم بكل تأكيد لن ينسوا عرضك وقد يباشرون بطلبه منك في الأشهر المقبلة. 5. اضبط الردّ الآلي عند عدم تواجدك للعمل في الواقع، الكثير من مرتادي الأعمال الحرة لا يحبذون هذه الفكرة، يمكن أن يصنف هذا كدليل على شدة إدمانهم على العمل وعلى البريد الإلكتروني، إذ هم غير قادرين على أخذ استراحة والاستمتاع بوقتهم خارج العمل، وهذا بالفعل سخيف. أنا أحبذ فكرة أن يكون لك شخص يساعدك وينظم لك رسائلك وعروض العمل الخاصة بك ولكن لو لم تمتلك القدرة المادية من أجل تشغيل شخص معك، يمكنك دوما الاستعانة بهذه الفكرة واعتماد الرد الآلي للإجابة على أي شخص يراسلك بالبريد الإلكتروني أثناء عطلتك. إليك مثالا جيدا على رسالة صادرة من الرد الآلي : أخي الكريم، شكرا جزيلا على رسالتك. أنا الآن بصدد فعل شيء يهدف إلى مساعدتك أكثر في المستقبل- أنا في إجازة- كلنا نحتاج وقتا للاستراحة واستعادة نشاطنا، وهذا ما أنا أقوم به الآن في (أذكر المكان). سأعود إلى العمل في (أذكر يوم العودة إلى العمل)، ولكن إن كان لديك عمل طارئ جدا وضروري فأرسل لي رسالة إلكترونية أخرى بعنوان "طارئ" وسوف أفتح رسالتك في وقت قريب، ولكني لا أحبذ العمل أثناء العطلة. وشكرا على تفهمك سيدي الكريم. 6. استعدّ للإجازة هل أنت مستعد لآخر خطوة ؟ هذه الخطوة هي التي تفصلك عن إجازتك. قم بكل مجهودك من أجل البقاء خارج العمل أثناء العطلة وكرس وقتك من أجل الاعتناء بنفسك ماديا ومعنويا وجرب كل ما يروق لك من الاستمتاع. استنشق هواء نقيا، استلق في الشمس، اتصل بأصدقائك ونظّم موعدا معهم أو تعرّف على أشخاص جدد، فالحياة جعلت من أجل أن نحياها. خلاصة قد يكون من المستحيل أن تحظى بإجازة وأنت تعمل كمُستقل على شبكة الإنترنت ولكن ثق بي، سبق وجربت ذلك. كما أؤكد لك أنني عندما أجبر على أخذ إجازة، أقضيها باستمتاع أكبر. فابدأ بالتحضير لعطلتك المقبلة وذلك عن طريق تحديد موعدها كأول خطوة، ثم ابتعد عن كل ما قد يلهيك عن العمل وخاصة مواقع التواصل الاجتماعي وكرس كل وقتك من أجل إنجازه واستغلّ أي وقت إضافي لإنجاز أعمال آجلة. أبلغ زبائنك عن الأيام التي ستقضيها كإجازة وأطلب منهم أي أعمال إضافية إن وجدت وكان بمقدورك إنجازها قبل أن تغادر. لا تنسى ضبط الرد الآلي ورحلة سعيدة، انطلق نحو وجهتك. ترجمة وبتصرّف للمقال: 6 Steps to Prepare for a Vacation from Your Freelance Business لجينا هوركاي.

عندما تبدأ عملك الخاص، قد يكون من الصعب أن تستريح. خاصة إن كنت تعمل بمفردك. سأشارك بعض التقنيات والنصائح التي تساعدني على الحصول على إجازة جيدة. شعرت بالصدمة عندما علمت أن قلّة فقط ممّن أدرّبهم يحصلون على عطلة منتظمة، فأخذ استراحة من العمل أمر ضروري لصحتك النفسية ولفعاليتك عند إدارة أعمالك التجارية، لكنّ العديد من أصحاب الأعمال لا يتمكنون من تحقيق ذلك. إن كنت تكافح من أجل العثور على وقت للإجازات أو تجد أنه عندما تأخذ استراحة، تستدعيك حالات الطوارئ ودعم العملاء، فهذه المقالة لك. اسمحوا لي أن أكون واضحًا؛ لكل عمل ظروف مختلفة. أنا لا أعرف ظروفك أو طابعك الخاص. ولكن لأولئك الذين يريدون أن يأخذوا استراحة حقيقية، سأطلعكم على كيفية تحقيق ذلك. ربما بعض ما أكتب يمكنكم تطبيقه على وضعكم الخاص. كل شيء يبدأ من واقعيتك عند تسعير خدماتك. هل تكسب ما يكفي لتأخذ إجازة؟ من المشاكل الكبيرة التي يبدو أنها تمنع الكثيرين من أخذ إجازة أنهم لا يستطيعون تدبير نفقاتهم. والسبب في ذلك أن نسبة الربح الصافي غير واقعية. عند حساب الربح الصافي، فمن المهم أن تضع في الاعتبار مدة عطلاتك التي تريد أن تأخذها طوال السنة. ثم، بالطبع، هناك عطلات نهاية الأسبوع والعطل الرسمية. علاوة على ذلك تحتاج إلى أن تدرك أنه سيكون لديك الكثير من العمل الإداري بدون مقابل للقيام به. ومعنى ألا تضع أسعارًا واقعية هو أن تجد نفسك في حياة بدون إجازات، أو عطلة نهاية الأسبوع أو المساء. لنفترض أنك ترغب في الحصول على أرباح بقيمة 80.000 جنيه إسترليني على مدار العام. يجب أن يغطي ذلك كل شيء بدءًا من الراتب ووصولًا إلى الضرائب والنفقات. لا يمكنك تقسيم هذا الرقم فقط على 365 يومًا للحصول على معدلك اليومي. بدلًا من ذلك، أنت تحتاج إلى حساب عدد الأيام التي تعمل فيها، فمثلا: 365 يومًا في السنة. اطرح منها 104 أيام عطلة نهاية الأسبوع. واطرح منها عشرة أيام العطل الرسمية (هنا في المملكة المتحدة على الأقل). واطرح منها 20 يومًا إجازة العطلة. وهذا يترك لك فقط 231 يوم عمل، مما يجعل معدلك 346 جنيه إسترليني لليوم الواحد. ولكنك لم تنته بعد. إن كنت تفعل ذلك فقط، فسيقضي عملك على وقت إجازتك. وذلك لأنك لم تضع في الاعتبار أن يمثّل صافي الأرباح نسبة 100٪ من أسبوع العمل؛ سيكون لديك الموارد المالية والمبيعات والتسويق والعديد من الأمور الإدارية الأخرى للقيام بها كذلك. في الواقع، عندما حسبت معدلي عملت على افتراض أن 50٪ فقط من وقتي في حاجة إلى الدفع مقابله. وهذا يقلل من عدد الأيام المدفوعة إلى 115 ويزيد في مثالنا المعدل اليومي إلى 695 جنيه إسترليني! بطبيعة الحال، عندما تقوم بهذه الحسبة قد تعتقد أن المعدل غير مستدام لأن العملاء لن يرضوا به. إن كان هذا هو الحال، إذًا هناك مشاكل أكبر لمعالجتها مما يمكنني ذكره في هذه المقالة. ما أحاول توضيحه هو أنك لن تحصل على عطلة جيدة إذا كنت لا تضع توقعات واقعية. ولكن حتى لو كنت تتقاضى ما يكفي، فإن مطالب العملاء قد تجعل الإجازة صعبة المنال. لحسن الحظ، يمكنك أن تفعل شيئًا حيال ذلك أيضًا. كيف تقلل تأثير العملاء المتطلبين الخطوة الأولى في الحصول على إجازة بدون انقطاع هي أن تفكر جيدًا في نوع العمل الذي تقوم به للعملاء. على سبيل المثال، إن كنت تقدم مستوى معينًا من الخدمة للعملاء، حتى لو كان ذلك على نحو غير رسمي فقط، فإنه سيجعل الابتعاد أكثر صعوبة. المثال الأكثر شيوعًا لهذا هو الاستضافة Hosting. إن كنت ترتب استضافة لعملائك، ثم حدث وتوقف موقعهم أثناء إجازتك، من الطبيعي أن يتصلوا بك. حتى لو لم يحدث ذلك، ستشعر أنك ملزم بمتابعة البريد الإلكتروني، فقط للاحتياط. شخصيًا، أوصي بالتوقف عن الاستضافة في أسرع وقت ممكن. فهي لا تجلب أي شيء سوى الألم والنفقات الإدارية غير المتعلقة بها. وأيضًا، من السهل أن تبيع لعملائك مميزات شراء استضافة بأنفسهم. ستكون أرخص لهم في البداية، وسيحصلون على دعم مضمون متواصل 24/7. توقف عن استضافة المواقع للعملاء فهي شيء مزعج، ولن يجعلك تهنأ بإجازتك. لكن، إن لم يكن ذلك ممكنًا، ساعد عملاءك في التعامل مع إجازتك عن طريق منحهم رقم الدعم المباشر لشركة الاستضافة. تهيئة العملاء عنصر أساسي في الحصول على عطلة مريحة. أعطِ العملاء الكثير من الإشعارات المسبقة بأنك ستكون في إجازة، واستمر في تبليغهم حتى تبدأها، ووضح أنك ستكون خارج الاتصال، وأنك ستكون مشغولًا بصورة متزايدة في التجهيز للرحلة. شجعهم على حل أية مشكلات معك في وقت مبكر. ولكن هذا ليس هو الإعداد الوحيد الذي عليك القيام به قبل الذهاب بعيدًا. خطواتي الأربع للتحضير لقضاء العطلة: هناك أربعة أشياء أفعلها دائمًا قبل البدء في إجازة، وهي تجعل التجربة كلها أكثر متعة. 1. اجعل يومك الأخير بدون اجتماعات أنا أجعل اليوم الأخير في العمل خاليًا من الاجتماعات. سيحاول الجميع انتزاع وقتك قبل أن تذهب بعيدًا وسيتحول الأمر إلى كابوس. لذلك أقول للجميع أنا بالفعل مشغول تمامًا. وهذا يعني أنني يمكن أن أقضي اليوم في الاهتمام ببعض المهام غير المكتملة، حتى لا تكون الأمور مجهدة عند عودتي. 2. جدوِل رسائل البريد الإلكتروني في اللحظة الأخيرة لتُرسل بعد أن تغادر مشكلة البريد الإلكتروني هي أنه كلما أرسلت رسائل أكثر، حصلت على ردود أكثر. وبينما ترسل الرسائل في اللحظة الأخيرة، ستتلقى ردودًا تؤدي إلى المزيد من العمل. لذلك أجدول تلك الرسائل لتُرسَل بعد تسجيل الخروج للذهاب للعطلة. وبهذه الطريقة لا أشعر بالإغراء للرد والاندماج فيها. أي شخص سيرد على رسالتي سيحصل على رسالة بأني خارج المكتب. وهذا يعني أنهم لن يتوقعوا مني ردًا حتى عودتي. 3. أنشئ رسالة “خارج المكتب” بالطريقة الصحيحة أنا متأكد من أنك قد عشت جو رعب العودة من عطلة ومواجهة جبل من رسائل البريد الإلكتروني. يمكنك تقليل ذلك بإرسال إخطار مكتوب بطريقة حسنة بأنك خارج المكتب. يمكن للرد المكتوب بعناية أن يقلل على نحو كبير من عبء العمل عند العودة إلى المكتب. في رسالتي بأني خارج المكتب، أوضح أنني سأرد على أي عملاء أو العملاء المحتملين عند عودتي. ومع ذلك، أطلب من الجميع أن يراسلوني مرة أخرى عندما أعود إلى العمل. وبهذه الطريقة يمكنني تجاهل أي رسائل من غير العملاء ما لم يأخذوا الوقت للمتابعة عندما أعود. من المثير للاهتمام أن عددًا قليلَا من هؤلاء الأشخاص غير العملاء يراسلونني مرة أخرى. وهذا يوضح عدد الرسائل غير المهمة التي نتلقاها، فهي ليست مهمة كفاية للمرسل ليهتم بإعادة إرسالها. وأخيرًا، لا تنسَ تغيير تحية بريدك الصوتي أيضًا. أقول للعملاء أني بعيد وأطلب منهم أن يرسلوا لي رسالة بالبريد الإلكتروني بدلًا من ترك رسالة صوتية. وبهذه الطريقة يمكنني التعامل مع جميع الرسائل في نفس المكان عند عودتي. 4. افرغ البريد الإلكتروني قبل أن تذهب قبل أن أنهي العمل، أفعل شيئًا آخرًا. أنظف صندوق البريد الوارد. وهذا ليس صعبًا بالنسبة لي، أنا أميل إلى اتباع مبدأ تصفير البريد الوارد، أي أفرغه تمامًا. إن لم تكن تفعل ذلك، فهذه ليست مشكلة. يكفي إنشاء بريد باسم مثل “البريد الوارد قبل العطلة”، ووضع كل رسائل البريد الوارد هناك. السبب في ذلك هو التأكد من أنك لا تغرق في البريد الإلكتروني عند عودتك. وهذا أيضًا سيجعل التعامل مع البريد الإلكتروني أثناء إجازتك أسهل بكثير؛ أجل، أنا أتحقق من البريد الإلكتروني أثناء الإجازة. كيف تتعامل مع العمل عندما تكون في إجازة؟ في هذه النقطة، ربما تتوقع أن أقول لك أنه يجب أن تتجاهل تمامًا العمل أثناء قضاء العطلة حتى تتمكن من الاسترخاء تمامًا. ولكن إن كنت تشبهني في أي شيء، فهذا لن يحدث. القلق حول ما يجري في غيابي يمنعني من الاسترخاء، وأيضًا، بينما تقترب العطلة من الانتهاء، أشعر بالرهبة من كم العمل الهائل الذي في انتظاري مرة واحدة عندما أعود. بدلًا من ذلك، أضع بعض القواعد الأساسية لنفسي التي تضمن تحقيق الفائدة القصوى من العطلة وتجنب القلق. أولا، آخذ فقط الهاتف الذكي. فهو جيد كفاية للبقاء على اتصال، ولكن ليس جيدًا كفاية للقيام بأي عمل. فإن أخذت جهاز حاسوب محمول أو حتى الجهاز اللوحي، سأجد نفسي قد غرقت في العمل. ثانيًا، أتحقق بالفعل من البريد الإلكتروني ولكن مرة واحدة فقط في اليوم. في نهاية كل يوم إجازة، أجلس مع هاتفي وأعالج رسائل البريد الإلكتروني في صندوق البريد الوارد حتى يكون فارغًا مرة أخرى. أبدأ بأرشفة الرسائل التي ليست من عميل أو عميل محتمل. هؤلاء الناس سيراسلونني مرة أخرى بعد عودتي إن كان الأمر مهمًا، وأنا لا أريد هذه الرسالة أن تؤرقني. أقرأ بسرعة الرسائل المتبقية. إن كانت لا تحتاج إلى رد، أقوم بأرشفتها. والرسائل التي تتبقى، ستحتاج إلى أن أتعامل معها عند عودتي إلى المكتب. ولكن بدلًا من ترك الرسائل في صندوق البريد الوارد، أستخدم خادم البريد الإلكتروني (Polymail) ليظهرها لي عند عودتي. وبطبيعة الحال، ليست كل خوادم البريد الإلكتروني توفر هذه الميزة، لذلك فقط أضفه إلى مجلد لتسترجعه في وقت لاحق. يُتيح Polymail لك إعادة إظهار رسائل البريد الإلكتروني بمجرد العودة إلى المكتب. وهذا يعني أنك يمكن أن تبقي صندوق البريد الوارد فارغًا عندما تكون في إجازة. القيام بذلك لمدة 5 دقائق كل يوم سيقلل بقدر كبير عدد رسائل البريد الإلكتروني التي عليك العمل عليها عند عودتك للعمل. وبإفراغ صندوق البريد الوارد كل يوم، ليس عليك أن تنظر إلى كل هذه الرسائل التي يتوجب عليك الرد عليها عندما تبدأ العمل. ولكن الأهم من ذلك كله، سيعطيك ذلك شعورًا بالسيطرة وسيجعلك مطمئنًا. بالطبع، قد تستلم رسالة مُحزِنة، ولكن هذا الشخص سيعرف أنه لن يحصل على رد فوري، وأن لديك نظامًا للتعامل معه. وهذا يعني أنه يمكنك الجلوس والاسترخاء حتى يحين الوقت للعودة إلى العمل. نصيحة نهائية عند العودة إلى العمل اعتدت أن يكون أول يوم لي عند العودة إلى العمل بعد الإجازة كابوسًا. كان عليّ أن أقرأ كل هذا الجبل من رسائل البريد الإلكتروني، وهناك أناس حجزوا مواعيد لاجتماعات منذ لحظة دخولي المكتب. وأي مشاعر جيدة بقيت من العطلة تبخرت على الفور. الأمور مختلفة الآن. جزء من السبب، لأنني أقلل من جبل رسائل البريد الإلكتروني بينما أنا بعيد. ولكن الحقيقة الأخرى هي أنني أرفض حضور أي اجتماعات أو أي عمل هادف في اليوم الأول. بدلًا من ذلك، أخصص اليوم الأول للرد على رسائل البريد الإلكتروني وتنظيم أفكاري. وقد اعتدت في الماضي قضاء الليلة الأخيرة من العطلة في تحديث قائمة المهام وتهيئة نفسي للعمل. الآن أفعل ذلك في يوم عودتي، وهذه الطريقة جعلت بدء العمل مرة أخرى أكثر متعة بكثير. ها هي الخطة بأكملها، هكذا أتعامل مع الإجازة أثناء العمل. آمل أن تجدها مفيدة، وأن تجد نصيحة أو اثنتين تساعدك على الحصول على عطلة أكثر متعة هذا الصيف. ترجمة - بتصرّف - للمقال How to take a vacation the right way as a Freelancer لصاحبه Paul Boag. حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik