الإدارة الفنية للمشروع للعامل المستقل

سنفترض أنك قد قرأت الفصول السابقة وتأكدت أن العمل الحر مناسب لك، وأنشأت حسابًا جديدًا في إحدى منصات العمل الحر ولتكن مستقل أو خمسات مثلًا، ورفعت نماذج من أعمالك السابقة إن كانت لك أعمال، أو أنشأت أعمالًا جديدة من تلقاء نفسك لتجعلها نماذج شاهدة على جودة عملك، والخطوة التالية الآن هي التعاقد مع عملاء، أليس كذلك؟ بلى، لكن كيف السبيل إلى ذلك؟

إننا ندرك جيدًا الصعوبة التي يشعر بها من لم يتعامل مع عملاء بشكل حر عبر الإنترنت من قبل، فقد مررنا بهذه المرحلة، ولن نحاول تجميل الوضع لك هنا لنقول لك أن هذه مرحلة عابرة أو أنها قصيرة أو نحو ذلك، بل نفضل إبقاء الأمور على حقيقتها مع بذل الوسائل التي تعينك على تجاوزها بإذن الله.

وإنك لا محالة ستعمل بأحد أسلوبين، إما أن تعرض خدماتك في حسابك ليتصفحها العميل ويختار منها ما يشاء، كما في حالة موقع خمسات للخدمات المصغرة، أو أنك تضع ملخصًا عنك وعن أعمالك في حسابك، وتزين معرض أعمالك بأفضلها، ثم تتصفح أنت المشاريع التي يطرحها العملاء ليطلبوا من يتعاقدون معه على تنفيذها، كما في حالة موقع مستقل.

وربما تقدم عروضك على المشاريع في مستقل أو تنتظر طلب العميل لخدمتك على خمسات وقتًا طويلًا، لكن هذا لا يعني أن تنتظر مكتوف اليدين دون عمل، فهذا وقت فراغ لك تشغله بتطوير نفسك ومهاراتك، والبحث عما يطلبه العملاء، فقد تقدم خدمات لسوق غير موجود، أو ربما لديك ثغرة في ملفك الشخصي تمنع العملاء من التعاقد معك.

ولا يصيبنك الإحباط عند رفض العميل لك، فهذا سوق يحكمه العرض والطلب، وقد يكون العميل ممثلًا لشركة تحكمها قواعد ضابطة لاختيار العاملين معها، قواعد قد لا يكون لك فيها دخل، كمن يطلب من له خبرة بلهجة معينة أو قوانين لدولة بعينها.

وإننا ندعوك إلى الحرص على تتبع العملاء بشكل لطيف غير مزعج لتسألهم عن سبب عدم اختيارهم لك من أجل أن تصقل نفسك فيه، وستجد العميل يخبرك أنه كان يحتاج من عنده مهارة كذا، أو من له خبرة في كذا وكذا، فتضع يدك على مطالب السوق لتصرف فيها وقتك وجهدك.

ولنقل أنك وضعت عرضك على أحد المشاريع التي رأيت أنها مناسبة لك، وحددت ميزانيتك ووقت التنفيذ، وقبل العميل عرضك، وها أنتما الآن وجهًا لوجه في صفحة المشروع ونقاش الصفقة، فهذا محل حديثنا في هذا المقال وما يليه، وسنبدأ بالإدارة الفنية للمشروع.

تنظيم طريقة التعامل بينك وبين العميل

يتحمس البعض لقبول عرضه فيلتفت فورًا إلى مباشرة العمل، ثم لا يرجع إلى العميل إلا عند انتهاء المشروع، وهذا خطأ يجب الحذر منه أشد الحذر، خاصة عند التعامل مع عميل لأول مرة لا يعرف نمط عملك ولا تعرف طبيعة احتياجاته، وقد وقعت في هذا كثيرًا، والواجب هنا هو إرساء أرضية واضحة مشتركة بينكما تحددون فيها المطلوب في المشروع بدقة وفي نقاط واضحة، وتحددون وسائل التواصل بينكما وأوقات ذلك التواصل، وأنواع الملفات التي ستقدمها له وامتداداتها لاحتمال عملك على نظام تشغيل يختلف عن الذي لدى العميل، وسنبين كل ذلك في هذا المقال إن شاء الله.

وربما يشعر العميل ببعض الراحة إن كان يتعامل على منصة عمل حر تضمن له حقه مثل مستقل أو خمسات أكثر من التعامل عبر البريد أو عبر أداة إدارة مشاريع مثل تطبيق أنا أو تريللو، لكن هذا لا يمنع أنه يريد معرفة مجريات المشروع وما حدث فيه وقتما يحب أو يرى ذلك مناسبًا.

وهذا التفصيل أول المشروع مفيد لك أنت أيضًا في حفظ حقك، فقد يطلب العميل شيئًا في صفحة المشروع أمام المستقلين، ثم يراسلك أنه يريد كذا وكذا -أكثر من الذي طلبه أول مرة- أو يطلب عينة مجانية كبيرة للتأكد من جودة عملك، أو يغير طلباته أو يضيف عليها بعد قبوله لعرضك، فكل هذه مؤشرات تنذر أنه عميل سوء يجب الحذر منه والتعامل معه بشكل واضح ومحدد، حتى إذا حدث -لا قدر الله- نزاع بينكما، استطعت ضمان حقك من جانب إدارة المنصة التي تستخدمها.

تنظيم الملفات

قد يكون شأن تنظيم ملفات العمل تافهًا لظنك أنك يجب أن تولي المشروع الذي بين يديك وقتك وجهدك، لكن اعلم أن عمل بلا تخطيط هو بداية فوضى محققة، وإن لم تشعر بها في أول عملك، لكن ستجد نفسك بعد عام أو أكثر تنفذ أعمالًا من الصفر أنت تعلم أنك عملتها من قبل، لكن لأنك لم تنظم الملفات يوم بدأت العمل عليها لا تستطيع استرجاعها ولا ربما تذكر أين كانت!

وكذلك أثناء العمل على المشروع نفسه، فبين ملف على حاسوبك وآخر على خدمة تخزين سحابية، وملف اسمه "الملف النهائي" وآخر اسمه "التعديل الأخير" ستجد أنك والعميل تائهين بين هذه الإصدارات وبعضها.

وقد شرحنا بالتفصيل هذه النقطة لتتعلم كيف تنظم ملفاتك في خطوات بسيطة دون الدخول في تعقيدات في العناية ببيئة العمل.

مجلد جامع للمشروع

إذا كان العميل يريد ترجمة ملف واحد أو تصميمًا واحدًا أو استشارة فنية لشركته أو نحو ذلك مما يمكن إتمامه بأدوات بسيطة فإن صفحة نقاش المشروع تكفي في الغالب، إذ ترفق الملفات إن وجدت في ردودك على العميل وانتهى الأمر.

وقد عملت بهذا الأسلوب بضعة سنين كنت أترجم فيها أحيانًا المقالة الواحدة والخمسة والستة، ولا أحتاج سوى صفحة إدارة المشروع فقط.

لكن إن كان المشروع يحتاج تفصيلًا لملفات كثيرة أو متنوعة فقد تحتاج إلى مجلد مشترك بينكما تكون ملفات العمل متاحة فيه للاطلاع والمراجعة والتعديل، بل والعمل عليها من البداية للنهاية أحيانًا، والخيار الشائع الآن والمناسب هو خدمة مثل درايف (Google Drive) من جوجل، أو ما يشابهها من الخدمات السحابية مثل دروب بوكس (DropBox) أو زوهو (Zoho) أو غيرها، وفق ما يناسبك ويناسب عميلك.

صيغة ملفات المشروع

فإن اخترت موقع المجلد المشترك بينكما وليكن في جوجل درايف مثلًا، فيجب أن تتفق مع العميل على صيغة الملفات التي يريدها، فإن كانت ملفات نصية فقد يريدها بصيغة odf مثلًا أو odt أو حتى بصيغة مارك داون (Mark Down)، عوضًا عن صيغة docx المعتادة التي يصدرها طقم مكتب مايكروسوفت. وقل مثل هذا على ملفات الصور والصوتيات والمرئيات وملفات التصميم ثنائي وثلاثي الأبعاد وغير ذلك، كي لا يحدث أي عبث واختلاف في طريقة عرض المستندات بينك وبين العميل.

وقد وقعت في هذا بنفسي أول عملي في الترجمة على موقع مستقل، إذ كنت أستخدم نظام تشغيل وطقم مكتب يختلفان عن اللذان يستخدمهما العميل، فكنت إذا أرسلت إليه الملف وفتحه وجد الكلمات مبعثرة فيعيده إلي مرة أخرى، وذلك لأننا لم نتفق على صيغة محددة للملفات التي سأرسلها إليه.

أسلوب إدارة المشروع

والآن نأتي لطريقة إدارة المشروع بينك وبين العميل، إذ يجب أن تحددا هل يجب تقسيم المشروع إلى عدة مراحل إن كان كبيرًا أم تكفي مرحلة واحدة، وهذه الطريقة مفيدة لكما على سواء، وهل تكفي صفحة إدارة المشروع على منصة العمل الحر التي تستخدمانها أو رسائل البريد إن كان العميل وصل إليك من بريدك أو موقعك أو أحد حساباتك الاجتماعية، أم يحتاج المشروع إلى تقسيم وتفصيل للمهام وملفات مرجعية وغير ذلك مما قد يجعل العمل من صفحة واحدة أو رسائل بريدية أمرًا مزعجًا جدًا وفوضويًا.

وكذلك تنظر مع العميل في كيفية التواصل بينكما ومواقيت ذلك التواصل، هل ستكفي رسائل البريد أو صفحة إدارة المشروع أم تحتاج إلى أن تجتمع به في مكالمات مرئية، أو ربما تحتاج أن تريه شيئًا على حاسوبه أو العكس، وتخبره بمواعيد إجازاتك الأسبوعية كي لا ينزعج حين يراسلك ولا ترد عليه، ومنطقتك الزمنية إن علمت أنه من منطقة زمنية مختلفة.

تقسيم المشروع إلى مراحل

إن كان المشروع كبيرًا، مثل ترجمة كتاب من سبع مئة صفحة، أو تطبيق لمستشفى يعمل على الأندرويد والآيفون إضافة إلى موقع للمستشفى مرتبط بهذين التطبيقين، أو تصميم لهوية شركة مثلًا، فإننا نفضل أن تطلب من العميل الاتفاق على تقسيم المشروع على عدة مراحل مناسبة، ثم تقدر ميزانية كل مرحلة وتشرعان في العمل.

وفائدة ذلك للعميل أنه إن حدثت مشكلة معك أو لم يعجبه عملك فإنه يستطيع أن يلغي ما بقي من المشروع دون أن يخسر وقتًا أو مالًا كبيرًا، أما فائدة ذلك بالنسبة لك فإنه يحفظ حقك المالي أولًا، ويخفف وطأة العمل وإدارته عليك ثانيًا. ذلك أنك ربما تدرك أن العميل قد يحصل على المشروع الذي طلبه ثم لا يعطيك مالك وأجرك! وقد تقول أن منصة العمل ستحفظ لك حقك، نعم، هذا صحيح، ولهذا ننصحك دومًا بالعمل من منصات عمل حر، فإنها وإن كانت ستقتطع نسبة من كل مشروع إلا أنها تضمن لك حقك بما أن العميل يودع قيمة المشروع لدى المنصة قبل أن تتم الموافقة على مشروعه.

لكن ماذا لو أتاك العميل من خلال موقعك أو حسابك الشخصي وطلب أن تتعاملا عبر البريد أو أي وسيلة أخرى؟ حينها تطلب منه نصف قيمة المشروع (أو الجزء المتفق العمل عليه) مقدمًا حفظًا لحقك، وتقسم المشروع إلى مراحل إن كان كبيرًا كما ذكرنا، فإن حدث -لا قدر الله- أن حصل العميل على المشروع ولم يعطك باقي المبلغ، فإنك تكون حصّلت أخف الضررين، فلا أنت أنفقت وقتك في المشروع كاملًا، ولا أنت فقدت أجرك على المشروع بما أنك حصلت على نصف الثمن مقدمًا.

وإني أخبر عملائي الذين يراسلونني عبر بريدي أني أحصل على نصف قيمة المشروع قبل أن أشرع في العمل فيه، فإن قرر العميل إلغاء المشروع قبل البدء فيه فإني أرجع إليه ما دفعه، وإن قررت أنا الاعتذار عن المشروع فإني أعيد إليه ما دفعه كذلك، أما إن قرر العميل إلغاء المشروع بعد البدء فيه فإن الأمر إلي إن شئت أرجع المال وإن شئت احتفظت به، وذلك وفقًا للوقت والجهد الذي بذلته في المشروع إلى حين طلب العميل إلغاءه. وتبقى الحالة الأخيرة التي يقرر فيها العميل إلغاء المشروع بعد نصف مدة التنفيذ، فإنه لا يحق له حينها شيء مما دفعه طبعًا في حال انتهيت من العمل على ذلك النصف وسلمته إياه أو أوشكت على ذلك.

وتلك الفقرة أعلاه ليست بيني وبين نفسي أو أحدثك بها سرًا، بل أخبره بها مفصلة قبل البدء في المشروع إن لم نكن على منصة عمل حر تضمن حقي أو لم نكن تعاملنا من قبل ولا نعرف قواعد العمل لكل منا.

لتقسيم العمل أيضًا فائدة أخرى لا يعلمها إلا أصحاب الخبرة في المجال ومن ذاق لوعة الاحتيال؛ ففي حال عدم تقسيم العمل وإنجازه كله وتسليمه إلى العميل، قد يدَّعي العميل أن العمل ليس بالجودة أو المواصفات المطلوبة ويطلب إلغاء العمل ثم يأخذ العمل ويستعمله في حال نجح في إلغاء المشروع وبذلك تقع ضحية الاحتيال والنصب. فإن كنتما تستعملان منصة مثل منصة مستقل، فربما ينصفك فريق الدعم الفني في ذلك إلا إن نجح العميل في إقناع فريق الدعم الفني بطريقة مخادعة بصحة ادعائه خصوصًا أن لديه حجة تسليم العمل دفعة واحدة دون الرجوع إليه أو اطلاعه على سير العمل وعرض عينات له. وهذا الحال على منصة تضمن لك حقك، فكيف إن كنت خارجها؟! لذلك، احرص على تسليم العميل جزءًا تلو الآخر من العمل، وتأكد أن يعطيك الضوء الأخضر بالإكمال في كل جزء وتأكد من توثيق ذلك كتابيًا لإبرازه لفريق الدعم الفني إن حصل أي خلاف بعدئذٍ.

أدوات إدارة المشاريع ومتابعة المهام

ربما تكفيك صفحة إدارة المشروع على منصة العمل نفسها مع إرسال تقرير دورية عن مرحلة التنفيذ إلى صاحب المشروع أو ربما تكتفي بملف بسيط في جداول جوجل لمتابعته إن كانت مراحله لا تحتاج كثيرًا من التفصيل، مثل ترجمة مقالات فلا تحتاج إلا إلى مرحلتي الترجمة والمراجعة بالإضافة إلى حساب عدد كلمات المقال وعدد الكلمات المترجمة أو ما أنجز من العمل وغير ذلك، فتضعه كله في ورقة عمل (sheet) بصيغة معينة تتفق عليها مع صاحب المشروع.

لكن المشاريع المعقدة التي ترتبط بأقسام مختلفة تحتاج إلى تفصيل أكثر من هذا في مراحل التنفيذ خصوصًا المشاريع البرمجية منها، بل ربما تكون أنت جزءًا من عدة أشخاص يوظفهم العميل كي يعملوا على مشروع واحد كبير، وهنا يبرز دور تطبيقات متابعة المهام وإدارة المشاريع.

تطبيق "أنا" من حسوب

أطلقت حسوب قبل عام تقريبًا تطبيق "أنا" لاستخدامه في إدارة المهام والمشاريع، وهو تطبيق يمكّنك من رفع ملفات إليه وإنشاء ملاحظات ومستندات وقوائم مهام العمل الذي تعمل عليه ومشاركتها مع الآخرين، وتخصيص قوائم للمشاريع التي تنفذها إن كنت تعمل على عدة مشاريع في وقت واحد.

كذلك تستطيع إنشاء لوحات فيها قوائم الأخبار والمعلومات المتعلقة بموضوع ما لتتصفحها متى شئت، دون أن تشتت نفسك على الويب، فتكون مجموعة لك في مكان واحد. انظر الصورة التالية.

وميزة هذا التطبيق عن تطبيق Trello أو غيره الذي سنتحدث عنه فيما يلي، أنه من العرب للعرب، ولا أقصد من حيث اللغة فقط، بل هو يسد الثغور التي ليس لدينا تطبيقات نحن العرب تفهمنا ونفهمها وتعرف احتياجاتنا، فنضطر إلى استخدام تطبيقات أجنبية قد تحل مشاكل لا تهمنا بالضرورة.

وحسب قول عبد المهيمن الآغا في مقالة نشرها على مدونته بشأن تطوير "أنا" أنه لم يرد أن تتحكم خوارزميات في ما يراه على الويب كل يوم، وأراد إنشاء قوائم لما يتابعه تحديدًا، ومكانًا يجمع ما يهتم به في مكان واحد.

وفي رأيي هو أسهل التطبيقات بدءًا لك، إذ يكون لك حساب فيه مباشرة إذا سجلت حسابًا في حسوب للعمل على منصة مثل مستقل أو خمسات، فتستطيع تجربته أولًا فإن لم يعجبك انتقلت إلى غيره.

تطبيق إدارة المهام ومتابعتها (Trello)

لنقل أن العميل يريد إنشاء موقع به عشرين قسمًا كل قسم فيه أربع صفحات، ستجد في الغالب أن كل صفحة ستمر بمرحلة التخطيط الهيكلي (Wireframing) ثم التصميم المرئي، ثم مراجعة التصميم المرئي برمجيًا، ثم تجهيز قواعد البيانات في الناحية الخلفية (BackEnd)، وكتابة محتوى الصفحة ومراجعته وتنسيقه مرئيًا داخل الصفحة، وغيرها.

وهكذا قد تجد نفسك بين ثلاثة أو أربعة أشخاص يعملون على هذا المشروع، وحينها لن تصلح صفحة إدارة المشروع لإنهائه أو حتى الرسائل البريدية، بل يحسن بكم حينها استخدام أحد برامج متابعة المهام وتنظيمها، وهذا مثال يمكن إسقاطه على تطبيق أنا الذي ذكرناه أعلاه، لكن لديك خيار Trello هنا بما أننا نتحدث عنه، إذ هو مختص بإدارة المهام فقط، على عكس "أنا" الذي يشمل أكثر من هذا كما وضحنا، كما أن لديك بدائل أخرى مثل BaseCamp و Asana.

والحق أني جربتها جميعًا ووجدت أن تطبيق "أنا" أفضل في جمع كل ما أحتاج من إدارة لمشاريعي في مكان واحد، ثم BaseCamp الذي يتفوق على Trello في متابعة المهام وتفويضها وإشعاراتها لكنه ليس مجانيًا وعليه يكون غير مناسب لك إذا كانت ميزانيتك محدودة، على عكس "أنا" وتريللو.

المكالمات والاجتماعات

قد تحتاج إلى الحديث مع العميل حول عدة أمور أو نقاط لتتخذوا قرارات بشأنها، وإن تم ذلك عبر رسائل نصية فربما يطول اتخاذ قرار واحد إلى نحو أسبوع مثلًا بين الأخذ والرد، فحينها يكون الخيار الأفضل هو اعتماد برنامج للمحادثات الصوتية والمرئية بينك وبين العملاء مثل Skype أو Zoom أو أي وسيلة تواصل مناسبة، بل ربما حتى يكون الاتصال الهاتفي إن رأيتما ذلك، المهم أن تتوفر وسيلة تواصل سريعة تكون قناة مباشرة للمناقشة والعصف الذهني.

وإنني أعتمد سكايب في مكالماتي مع العملاء، لكن قد يكون سكايب غير متاح أحيانًا لدي أو لدى العميل، فحينها نستخدم جيتسي Jitsi، وكنت أستخدم Zoom أحيانًا أخرى عند عدم توفر الخيارين الأولين أو عند الحاجة إلى تسجيل الاجتماع بسهولة.

وانتبه إلى أن تستأذن العميل من باب الأمانة في تسجيل اجتماعه إن أردت التسجيل، فإني أذكر أن أول استخدام لي لبرنامج Zoom كان أثناء عملي عن بعد في شركة برمجية من قبل، فكنت أسجل اجتماعي مع مدير الشركة في كل مرة بعلمه بأن أخبره أني سأسجل الجلسة إن كنت أنا بادئ الاجتماع، أو أطلب منه السماح لي بالتسجيل إن كان هو البادئ، إذ يجب أن يسمح صاحب الجلسة لغيره بتسجيلها من خلال البرنامج أولًا.

ثم استخدمته بعد ذلك مع عملاء من غزة والسعودية وغيرها، وقد وافق البعض بأريحية تامة إذ أني أخبرهم بتسجيلي من أجل العودة إلى الجلسة ومراجعة ما قيل فيها، فقد تمتد الجلسة إلى نصف ساعة أو ساعة، ولا آمن أن أسهو في تسجيل نقطة أو اثنتين إن كنت أسجل كتابةُ، في حين استهجن بعض العملاء واستغربوا طلب التسجيل في البداية، ثم لما شرحت لهم وافقوا على طلبي.

وبأي حال فإن شاهد هذه النقطة أن يكون لك أكثر من بديل ليكون احتياطيًا للخيار الافتراضي في حال تعطل البرنامج أو عدم توافره لديك أو لدى العميل، وهذه نقطة يجب التنبه إليها في كل أمرك وأدواتك إذ لا بد من بدائل تكون جاهزة للاستخدام دومًا كي لا يتعطل عملك.

إدارة الأزمات

نقصد بإدارة الأزمات كيفيّة الاستجابة والتّعامل مع المُشكلات التي تواجهنا فجأةً أثناء تنفيذ عمل معيّن والتي لا يكون لك يد فيها في الغالب مثل المرض والحوادث والسفر الاضطراري، فالمستقل بَشرٌ معرض لمشكلات ومواقف لم يحسب حسابها، وفي حين أنّ الموظّف العادي يستطيع أخذ إجازة فإن المستقل يجب عليه إيجاد آليّة معيّنة للتّجاوب مع الأزمة التي تعرض له لحلّها واستكمال العمل بأسرع وقت ممكن.

وأحد الأساليب المهمّة جدًا في حل هذه المشاكل وأنجحها هو إطلاع العميل على الموقف في أقرب وقت ممكن، فذلك أدعى أن تنظرا في حالة المشروع في أقرب وقت لتلافي الخسائر المحتملة عليك أو على العميل. وإننا لنعرف أن التصرف الافتراضي للمستقل في هذا الشأن هو تأجيل إخبار العميل ريثما يتحسن الوضع خوفًا من خسارة المشروع، لكن اعلم أنك تخاطر هنا بعلاقتك مع هذا العميل وربما سمعتك على الإنترنت، فربما لا يتحمل العميل هذا التأخر غير المبرر ويلغي مشروعه معك على أي حال، وربما يتجاوز هذا إلى تحذير غيره من العملاء منك.

فتجنب هذا بالمسارعة إلى إخباره بما حدث معك مع تقديم الحلول المقترحة مراعيًا لمصلحة العميل، إما تأجيل التنفيذ أو الاعتذار عن إتمامه إن كان العميل في عجلة من أمره أو كان الطارئ الحادث لك سيطول أمده.

وقد واجهت سارة أثناء إعدادها لهذه السلسلة من المقالات أزمة صحية منعتها ممارسة الأعمال اليومية الروتينية، فقررت رغم ذلك متابعة العمل لكن مع شرح حالتها الصحية لأي عميل تعاملَت معه في تلك الفترة، أما العملاء الذين لم تنهي مشاريعهم فقد خيَّرَتهم بين تأجيل المشروع أو إلغائه بشكل نهائي، أو متابعة العمل لكن بوتيرة أبطأ من المعتاد، ولم يطلب أي عميل منهم التوقف عن العمل بل اختار جميعهم انتظارها حتى تتحسن صحتها.

خلاصة المقال

وهكذا بعد أن فصَّلنا كيفية الإدارة الفنية للمشروع، سننظر في المقال التالي كيفية التعامل الأمثل مع العملاء وإدارة التواصل معهم، والخلافات التي قد تطرأ أثناء العمل على المشروع.