كيفية استخدام القوالب في Microsoft Outlook


Huda AlMashta

في هذا الدرس سنتعلم كيفية إنشاء القوالب في Outlook واستخدامها بدلا من إنشاء نفس الرسائل، دعوات الاجتماعات، المهام، أو جهات الاتصالات المتكررة أو المتشابهة. كما سنتعلم كيفية تنسيق خلفيات الرسائل بإضافة نقوش أو ألوان عن طريق تطبيق القرطاسية Stationery أو النسق Themes على الرسائل.

outlook-templates.png.0780da78eefb6f092d0

استخدام القوالب

إذا كنت ترسل نفس البريد الإلكتروني مرارا وتكرارا إلى عدد من الأشخاص، يمكنك توفير الكثير من الوقت والتخلص من هذا التكرار الممل بإنشاء قالب Outlook واستخدامه في كل مرة.

يتم إنشاء القالب ببساطة كإنشاء رسالة جديدة. من تبويب الصفحة الرئيسية Home انقر فوق بريد إلكتروني جديد New Email:

56b0cfdbcc9ea_1-.thumb.png.8856edc3288b8

في نافذة الرسالة الجديد قم بكتابة النص، إرفاق الملف، أو إضافة الصور التي تتكرر بشكل مستمر. يمكنك أيضا كتابة عنوان الرسالة وعناوين البريد الإلكتروني للمستلمين. لكن يمكنك إضافة عناوين البريد الإلكتروني لاحقا عند إرسال الرسالة. وكذلك يمكنك كتابة أية ملاحظة أخرى ترغب في تذكير نفسك بها عند إرسال الرسالة:

56b0cfdf1cc85_2-.thumb.png.05db6e64a1fe7

بعد الانتهاء من إضافة جميع العناصر التي تتكرر في كل رسالة اذهب إلى:

ملف File > حفظ باسم Save As

ثم اختر Outlook Template من خيارات Save as type. قم بتسمية القالب ولا تغير مجلد الحفظ، إذ يُفضل حفظ قوالب Outlook جميعها في هذا المجلد (Microsoft> Templates):

56b0cfe01ebd3_3-.png.e14a08246d6ef7c6a4a

قم بإغلاق نافذة الرسالة الجديد، وانقر No عندما يسألك البرنامج إذا كنت ترغب في حفظ الرسالة كمسودة. لأننا قمنا بحفظ القالب ولا حاجة لنا إلى حفظ الرسالة.

في المرة القادمة التي ترغب فيها بإرسال تلك الرسالة المتكررة استخدم القالب بدلا من إنشاء بريد إلكتروني جديد. انقر فوق زر :

New Items > More Items > Choose Form

56b0cfe147e56_4-.png.bc1718d65988633887e

من خيارات Look in اختر User Templates in File System، حدد القالب الذي تريد استخدامه وانقر Open:

56b0cfe1ab4bc_5-.png.b5c0930557e380541b5

عند فتح القالب قم بإجراء التغييرات المرغوبة وحذف الملاحظات التي كتبتها لنفسك (لن يتغير القالب في هذه الحالة فقط الرسالة التي تعمل عليها حاليا)، ثم ادخل عناوين البريد الإلكتروني للمستلم/المستلمين إن لم تكن قد أدخلتها مسبقا عند إنشاء القالب. عند الانتهاء قم بإرسال الرسالة من زر Send.

وبهذه الطريقة يمكنك استخدام قالب الرسالة متى تشاء وتوفر الكثير من الوقت.

بإمكانك أيضا إنشاء قوالب للتقاويم بنفس الطريقة. قم بإنشاء قالب اجتماع إذا كان لديك اجتماع بجدول محدد يتكرر بمواعيد غير محددة، حيث لا تستطيع في هذه الحالة استخدام خاصية Recurrence لأنّ مواعيد التكرار غير محددة.

اذهب أولا إلى نافذة التقاويم:

56b0cfeabb073_6-.png.a80d3a3cdc43bc983cb

من تبويب الصفحة الرئيسية قم بإضافة اجتماع جديد New Meeting:

56b0cfec26746_7-.thumb.png.6d9a7780ee499

في نافذة الاجتماع الجديد، قم بإضافة عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين يحضرون الاجتماع في كل مرة، عنوان الاجتماع، موقعه، وبعض الملاحظات إن وجدت. أما بالنسبة لتواريخ البدء والانتهاء فبإمكانك عدم تغييرها لحين وقت إرسال الدعوة:

56b0cfee69172_8-2.thumb.png.29f0584364ac

عند الانتهاء من تعديل القالب، اذهب إلى:

File > Save As

واختر Outlook Template من خيارات Save as type. قم بتسمية القالب ولا تغير مجلد الحفظ:

56b0cff179c94_9-.thumb.png.0bf708366c749

اغلق نافذة دعوة الاجتماع ولا تقم بحفظه فلا حاجة إليه.

سيتم حفظ القالب وستتمكن من استخدامه كلما رغبت في إرسال دعوة اجتماع جديدة. لإرسال دعوة اجتماع مستخدما القالب انقر:

New Items > More Items > Choose Form

56b0cff3e3c68_10-.png.b03132d77ed0aeb8c0

من خيارات Look in اختر User Templates in File System، حدد قالب الاجتماع الذي تريد استخدامه وانقر Open:

56b0cff6c5c47_11-.png.ee88b0c5945b0e8fb8

عند فتح القالب قم بتحديد وقت البدء Start Time ووقت الانتهاء End Time، وأجر التغييرات المرغوبة عليه. عند الانتهاء انقر زر Send لإرسال الدعوة إلى الأشخاص المحددين.

يمكنك اتباع نفس الطريقة لإنشاء قوالب جهات اتصال أو قوالب مهام.

في حالة جهات الاتصال، يمكنك اختصار الخطوات والاستفادة من خاصية Contact from the Same Company. استخدم هذا الخيار إذا كانت لديك جهة اتصال سابقة من شركة ما، وترغب في إضافة جهة اتصال من نفس الشركة. في هذه الحالة يمكنك استخدام معلومات جهة الاتصال الأصلية، كاسم الشركة، موقعها الإلكتروني، رقم الهاتف، إلخ دون الحاجة إلى إعادة إدخالها ثم إضافة بقية المعلومات الخاصة بجهة الاتصال الجديدة.

حدّد جهة الاتصال التي تريد استخدامها كمصدر (في هذا المثال سأحدد Namida لأنني أرغب في استخدام بعض المعلومات الخاصة بجهة الاتصال هذه لغرض التوضيح فقط)، من خيارات New Items اختر Contact from the Same Company:

56b0cff815b77_12-.png.5d866db156a482a9a7

ستُفتح نافذة جهة اتصال جديدة، وستلاحظ وجود معلومات الشركة الخاصة بجهة الاتصال الأصلية مسبقا، قم بإضافة اسم جهة الاتصال الجديدة وأية معلومات أخرى، وانقر Save & Close لحفظ جهة الاتصال الجديدة وإغلاق النافذة:

56b0cffb19d9f_13-.thumb.png.471054b64f36

استخدام القرطاسية في الرسائل

يُقصد بالقرطاسية مجموعة من الخلفيات والنقوش، بالإضافة إلى عناصر التصميم الأخرى كالخطوط، الألوان والتأثيرات، معرّفة في البرنامج وجاهزة لاستخدامها في تخصيص رسائل البريد الإلكتروني ذات تنسيق HTML لجعل الرسائل أكثر جاذبية وإثارة لاهتمام القارئ.

لاستخدام القرطاسية تأكد أولا من أن البرنامج معد لإنشاء البريد الإلكتروني بتنسيق HTML. اذهب إلى:

File > Options > Mail

واختر HTML من خيارات Compose messages in this format:

56b0cffe05552_14-html.thumb.png.cba033a0

ولتطبيق القرطاسية في جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تنشئها، انقر زر Stationery and Fonts من نفس مربع الحوار Outlook Options:

56b0cfff755ed_15-stationeryandfonts.png.

في مربع الحوار Signatures and Stationery انقر Theme من تبويب Personal Stationery:

56b0d0037f6c6_16-theme.thumb.png.c60ab65

من قائمة النسق والقرطاسية تستطيع اختيار النمط المرغوب فيه. لاحظ أن القرطاسية توفر نقوش وألوان لخلفية للرسالة، بينما توفر النسق themes مجموعة من تنسيقات الخطوط، التعدادات النقطية، الروابط التشعبية، بالإضافية إلى النقوش والألوان. بعد اختيار النسق/القرطاسية انقر موافق، وسيتم تطبيقه على جميع الرسائل الجديد التي تقوم بإنشائها.

للعودة إلى الخيارات الافتراضية اتبع نفس الخطوات السابقة واختر No Theme من مربع الحوار Theme or Stationary:

56b0d004acda8_17-notheme.png.84d70fcb580

إذا كنت ترغب في تطبيق قرطاسية على رسالة واحدة محددة (وليس على جميع الرسائل كما شرحنا في الفقرة السابقة)، انقر New Items بدلا من:

 New Email > E-mail Message Using > More Stationery:

56b0d005b3bd5_18-morestationery.png.b5cb

اختر النسق/القرطاسية المرغوبة وانقر OK وسيتم تطبيقها على خلفية الرسالة الجديدة. اكتب عنوان ونص الرسالة وعنوان البريد الإلكتروني للمستلم ثم أرسلها. بعد الإرسال سيعود البرنامج إلى استخدام النسق الافتراضي في الرسائل.

56b0d0098f56a_19-.thumb.png.c62216d6f694





تفاعل الأعضاء


لا توجد أيّة تعليقات بعد



يجب أن تكون عضوًا لدينا لتتمكّن من التعليق

انشاء حساب جديد

يستغرق التسجيل بضع ثوان فقط


سجّل حسابًا جديدًا

تسجيل الدخول

تملك حسابا مسجّلا بالفعل؟


سجّل دخولك الآن