يساعد نظام أودو لتخطيط موارد المؤسسات على إدارة جميع المهام والعمليات في الشركة، ويتضمن العديد من الوحدات، مثل وحدة إدارة علاقات العملاء، ووحدة المبيعات، ووحدة التصنيع، ووحدة الموظفين، ووحدة التسويق، وغيرها.
يمكن الاعتماد على نظام أودو للتغلب على الكثير من الصعوبات وتسهيل العديد من الأمور الإدارية، ومنها إدارة جهات الاتصال. وباستخدام وحدة أودو لإدارة جهات الاتصال، يمكن الوصول إلى جميع جهات الاتصال بسرعة والحفاظ على التفاعل مع العملاء ومقدمي الخدمة، كما يمكنك إنشاء جهات اتصال جديدة وإضافة كافة التفاصيل المتعلقة بها.
سنقدم في هذه المقالة نظرةً على وحدة أودو لإدارة جهات الاتصال وأهم ميزاتها وكيفية إنشاء جهات اتصال جديدة باستخدامها. تدير وحدة جهات الاتصال في نظام أودو بيانات جهات الاتصال في الاجتماعات والمعاملات التجارية، وتساعدك على إدارة المبيعات والمشتريات والعناوين، إلى جانب المحاسبة وإدارة علاقات العملاء.
وحدة جهات الاتصال في نظام أودو
بعد تثبيت وحدة جهات الاتصال في نظام أودو، ستتمكن من استخدامها لعرض جهات الاتصال المتوفرة وإنشاء جهات اتصال جديدة.
وبعد فتح وحدة جهات الاتصال، حدّد علامة التبويب "جهات الاتصال" في وحدة جهات الاتصال في نظام أودو لعرض جميع جهات الاتصال الموجودة؛ وسيظهر عرض كانبان أسماء جهات الاتصال وعناوينهم وعناوين البريد الإلكتروني وصورهم، كما توضح لقطة الشاشة التالية:
أما في عرض القائمة، فتظهر تفاصيل إضافية تشمل الاسم والبريد الإلكتروني والنشاط التالي والبلد والهاتف والمدينة. ويمكنك إضافة المزيد من الحقول المخصصة إلى القائمة، وذلك من خلال النقر فوق خيار إضافة حقل مخصص من الزر ثلاثي النقاط في الطرف الأيسر كما توضح الصورة التالية:
يظهر عرض الخريطة في نافذة جهات الاتصال موقع معظم جهات الاتصال في القائمة. ويساعد رمز "+" الموجود في الطرف الأيسر في تكبير المكان، بينما يستخدم الرمز "-" لتصغير موقع جهة اتصال معينة.
يمكنك عرض اسم وعنوان شخص معين من خلال النقر على أيقونة الموقع داخل الخريطة، إذ يوجّهك الزر "فتح" إلى صفحة جهات الاتصال، وخيار "التنقل إلى" لعرض العنوان في خرائط غوغل.
يمكن للمستخدمين جدولة النشاط من خلال النقر فوق أيقونة "النشاط" وإنشاء نشاط جديد، إذ من السهل جدولة النشاطات من مثل الاجتماع والتذكير والمكالمات ورسائل البريد الإلكتروني. وفي الصورة التالية تظهر قائمة النشاطات المجدولة في وحدة جهات الاتصال:
كيفية إنشاء جهة اتصال جديدة
يمكننا تخزين بيانات موظف شركة جديد عن طريق إنشاء جهة اتصال في وحدة جهات الاتصال في نظام أودو. حدِّد أيقونة "إنشاء" في نافذة جهات الاتصال، وستفتح نافذة جديدة أمامك. والتي يمكن من خلالها إنشاء جهة اتصال جديدة كشركة أو فرد.
سنوضح في البداية كيفية إنشاء جهة اتصال للأفراد. أولًا، حدِّد خيار "فرد" في أعلى النافذة، وأضف اسم جهة الاتصال، ثم حدِّد اسم الشركة، وسيُدخل النظام العنوان تلقائيًا. تذكر أن بيانات الاتصال مهمة لتحديد عنوان التسليم وعنوان الفاتورة أو العنوان الخاص.
يمكنك أيضًا إدخال رقم التعريف الضريبي "TaxID" في خيار ضريبة القيمة المضافة واستخدامه في بعض البيانات القانونية.
بعد ذلك حدد المنصب الوظيفي ورقم الهاتف المحمول والموقع والبريد الإلكتروني. ويمكنك إضافة صورة من أيقونة الكاميرا في الجزء العلوي الأيسر.
ولإنشاء جهة اتصال شركة معينة، يجب أن تحدد خيار "شركة" لتتغير معلومات نافذة جهة الاتصال. على سبيل المثال، يتحول عنوان جهة الاتصال إلى خيار العنوان الذي يساعدك في إضافة موقع الشركة، وتحذف بعض الحقول مثل رقم تعريف الموظف ومعرف الوظيفة؛ أما جميع الخيارات الأخرى، فهي نفس الخيارات الموجودة عند إنشاء جهة اتصال لفرد كما توضح لقطة الشاشة التالية:
عند إنشاء جهة اتصال جديدة، يمكننا إضافة الوسوم، والتي تُعَد مفيدةً للحفاظ على علاقات العملاء، وتستخدم عند تحديد جهات الاتصال التي نريد إرسال رسائل بريد إلكتروني إليها أو عند إنشاء الحملات التسويقية. مثلًا عند استخدام وحدة أودو للتسويق عبر البريد الإلكتروني، يمكننا تصفية قائمة المستلمين بسهولة وفقًا للوسوم.
سنلقي الآن نظرةً على علامات التبويب الأساسية في نهاية نافذة جهات الاتصال. ويمكنك إضافة بيانات الاتصال بالنقر على أيقونة "إضافة" داخل علامة تبويب "بيانات الاتصال". ستظهر نافذة جديدة يمكنك من خلالها إنشاء جهة اتصال حسب جهة الاتصال أو عنوان الفاتورة أو عنوان التسليم أو العنوان الخاص أو other address؛ وكل خيار منها سيُظهر مجموعة حقول وفقًا لما تتطلبه العمليات المتعلقة بها.
بعد الانتهاء من إضافة كل التفاصيل، انقر فوق أيقونة حفظ وإغلاق. وستظهر جهة الاتصال التي أنشأتها ضمن قائمة جهات الاتصال في الوحدة.
يمكّننا نظام أودو من إدارة عمليات البيع والشراء لكل فرد داخل علامة تبويب المبيعات والشراء "Sales and Purchase". وفي هذا القسم ستظهر العديد من العناوين مثل المبيعات، وشراء، ومعلومات مالية ومتنوعات.
داخل قسم المبيعات، يمكنك إضافة اسم مسؤول المبيعات وشرط السداد وقائمة الأسعار. وتُعَد شروط السداد مهمةً لتنظيم الفواتير، حيث يمكنك تحديد شرط السداد وفقًا للخيارات التالية: السداد الفوري، أو 15 يوم، أو 25 يوم، أو شهر، او شهرين؛ أوغيرها من الخيارات.
تدير الشركة قائمة الأسعار، ويمكنك تحديد قائمة الأسعار العامة USD، أو تكوين قائمة أسعار جديدة.
أسفل عنوان الشراء، يمكنك تحديد شروط الدفع المستخدمة لفواتير البائعين وطلبات الشراء. وبشكل مشابه لقسم المبيعات، يمكن تعيين شروط الدفع حسب مدة محددة مثل نهاية الشهر، أو 15 يوم، أو شهر؛ وغيرها من الخيارات. وفي قسم متنوعات، أضف رقم الإشارة والموقع الإلكتروني ومجال العمل.
سنلقي الآن نظرةً على علامة التبويب "الفوترة"، والتي من خلالها يمكن إدارة عمليات المحاسبة. يمكن إضافة الحسابات البنكية بالنقر على زر "إضافة"، حيث سيظهر حقلين لتحديد اسم البنك ورقم الحساب البنكي، كما توضح الصورة التالية:
وبعد الانتهاء من إضافة الحسابات، انقر على زر "حفظ". وعند النقر على زر "view accounts detail"، ستظهر قائمة بالحسابات البنكية المتعلقة بالشركة. في علامة التبويب "ملاحظات داخلية"، والتي يمكنك من خلالها إضافة أي ملاحظات أو معلومات تحتاجها.
كيفية إدارة الاجتماعات في وحدة جهات الاتصال
في نافذة جهة الاتصال تظهر قائمة "الاجتماعات" كما توضح الصورة التالية:
عند النقر على هذه القائمة ستظهر نافذة جديدة. وفي طريقة عرض التقويم، يمكننا عرض الاجتماعات بناءً على اليوم والشهر والأسبوع والسنة.
يُظهر الجزء الأيسر من النافذة التقويم ومعلومات الحضور؛ ويمكننا إضافة المزيد من الحاضرين بالنقر على زر + في الجزء السفلي من قسم الحضور. يضمن زر الإضافة إنشاء اجتماع جديد مع المزيد من الحاضرين كما توضح لقطة الشاشة التالية:
ويمكننا إنشاء فعالية بالنقر على تاريخ جديد، وستظهر نافذة فعالية جديدة:
يمكن عرض الفعاليات في التقويم، والوصول إليها من وحدة الفعاليات. وفي عرض القائمة، يمكنك الاطلاع على تفاصيل الاجتماعات، والتي تشمل الموضوع وتاريخ الانتهاء والموقع وتاريخ البدء والحضور والمدة.
تساعد أيقونة "إنشاء" في نافذة الاجتماعات على إنشاء اجتماع جديد، حيث ستظهر لك نافذة جديدة تستطيع من خلالها إدخال موضوع الاجتماع، مع تحديد الحضور من القائمة المنسدلة. ومن الضروري إرسال رسائل بريد إلكتروني ورسائل نصية قصيرة إلى الحضور لإعلامهم بوجود الفعالية.
وداخل علامة التبويب تفاصيل الاجتماع، يمكنك إدخال معلومات مهمة تتعلق بالاجتماع. أضف تاريخ بدء الحدث في الداخل بدءًا من الخيار وتاريخ الإيقاف لحدث ما في قسم الإنهاء. ثم عين مدة الحدث واختر المنظم.
التذكيرات هي إشعارات تُرسل إلى الحاضرين لتذكيرهم بموعد الاجتماع. يمكن إرسال التذكيرات عبر البريد الإلكتروني أو رسالة نصية قصيرة، ثم يمكنك إدخال موقع الفعالية وعنوان URL للاجتماع؛ كما يمكنك إضافة الوسوم المناسبة لاجتماعك لتسهيل عمليات البحث والتصفية. وفي النهاية أضف معلومات حول الاجتماع داخل خيار الوصف.
عند تحديد خيار الاتصال بالحضور باستخدام البريد الإلكتروني، ستظهر نافذة جديدة أمامك. وفي هذه النافذة يمكن إضافة جهات الاتصال داخل خيار "المستلمون"، للإبلاغ عن الفعاليات. يمكنك أيضًا استخدام أحد نماذج البريد الإلكتروني وإرفاق الملفات المتعلقة بالفعالية باستخدام زر "إرفاق ملف". حدد أيقونة إرسال بعد الانتهاء من إضافة كل هذه التفاصيل.
تحتوي علامة التبويب "الخيارات" في نافذة "الاجتماعات" على خيار "متكرر"، ومن خلاله يمكنك تكرار الاجتماع في فترات زمنية متعددة.
يمكنك تكرار الاجتماع في فترات زمنية متعددة، لذا أضف عدد التكرارات المتكررة داخل Repeat Every، إذ يمكنك تحديد المدة بناءً على اليوم أو الشهر أو السنة أو الأسبوع.
تساعد وحدة جهات الاتصال في نظام على جدولة الاجتماعات لجهات اتصال محددة، وحفظ البيانات المتعلقة بالعملاء والشركات، وإدارة عمليات التواصل وإنشاء الفعاليات. ولذلك تُعَد من الوحدات المهمة التي لا يمكن الاستغناء عنها في جميع الشركات.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.