يُعَد الاجتماع الفرديّ نوعًا من الاجتماعات التي تعقد بين شخصين يعملان معًا، وعادةً ما تجري هذه المحادثات الهامّة بين المدير وأحد الموظّفين التابعين له. وبالمقارنة مع اجتماعات فريق العمل، فإنّ الاجتماعات الفرديّة تُعَد فرصةً هامّةً ومفيدةً للموظفين والمديرين على حدّ سواء.
وانطلاقًا من مناقشة الأوضاع الراهنة للعمل ووصولًا إلى تدريب الأداء أو حتّى حلّ النّزاعات الشّخصيّة، فإنّ تخصيص وقت للمحادثات الصّريحة أثناء العمل يعود بالفائدة على الجميع، غير أنّك إن لم تشارك من قبلُ في اجتماع فرديّ، فلن تدرك مجريات الأمور: عمّا يجب أن تتحدث؟ كم مرّةً يجب عليك عقد اجتماعات فرديّة؟ وما الّذي ستجنيه من هذه المحادثات؟
خلاصة الأمر أنّ إدراك الغرض من الاجتماعات الفرديّة والغرض المقصود بالنّسبة لك، يجعل من الوقت المخصّص للاجتماع عاملًا لتحسين الإنتاجيّة والتّأثير.
ستجد في هذا المقال:
- ما الغرض من عقد الاجتماعات الفردية؟
- الأهداف قصيرة الأجل والأهداف طويلة الأجل من الاجتماعات الفردية.
- كيفية تحقيق أكبر استفادة ممكنة من الاجتماعات الفردية.
- فوائد الاجتماعات الفردية.
ما هو مفهوم الاجتماع الفردي؟
الاجتماع الفرديّ هو أيّ اجتماع يعقد بين شخصين ينتسبان إلى الشركة نفسها، فقد يعقد هذا الاجتماع بين الموظّفين من نفس المستوى أو بين المصالح أو حتى بين الإدارات العليا، غير أنّه عادةً ما يكون بين الموظّف ومديره.
ما الغرض من عقد الاجتماعات الفردية؟
تختلف دوافع عقد الاجتماعات الفرديّة الدّورية بين المديرين والموظّفين، وقد تتغيّر هذه الدّوافع من أسبوع لآخر أو من شهر لآخر أو من فصل لآخر، وهنا نذكر بعض الدّوافع الشائعة لعقد الاجتماعات الفرديّة.
بناء وتعزيز العلاقة بين المدير والموظف
من أجل تحسين عمل كلّ من المدير والموظّف معًا، يجب أن تتوفّر بينهما أسس الثقة والتآلف والتفاهم، وبمفهوم آخر يجب عليهما بناء علاقة، ولذا فإنّ الاجتماعات الفرديّة تُعَدّ فرصةً مناسبةً لبناء وتعزيز تلك العلاقة والحفاظ عليها، وهو الأمر الذي يخلق تواصلًا أقوى وبيئة عمل أكثر فعاليّة.
خلق مجال للمحادثات الخاصة
في بعض الأحيان، يكون من غير اللائق إثارة بعض المحادثات خلال اجتماع فريق العمل أو أمام الزملاء، لذا فإن الاجتماع الفرديّ يشكّل فرصةً آمنةً للموظّفين من أجل إثارة مسائل شخصية أو خاصة أو ذات طبيعة حسّاسة، وهو في الوقت نفسه فرصة للمدير من أجل معالجة انشغالات الموظّف، والتي قد لا يرغب بذكرها بحضور زملائه في العمل.
تحديد أهداف الموظف
يُعَدّ تشجيع التطوّر المهنيّ لدى الموظّفين من أهمّ مهامّ المدير. وللقيام بذلك بفعالية، يجدر به إدراك الأهداف المهنيّة لكلّ فرد موازاةً مع الأهداف المشتركة لفريق العمل، ولذا تتيح الاجتماعات الفرديّة مجالًا ووقتًا لتحديد أهداف الموظّفين، إلى جانب منحها فرصةً لمتابعة تحقيقها وتطويرها تدريجيًّا.
تطوير خطط العمل
تُعَدّ مساعدة كلّ عضو في فريق العمل على التطور المهني وأداء دوره على أحسن وجه أمرًا جوهريًّا في إدارة الأعمال، ففي بعض الأحيان يكون الموظّفون بحاجة إلى تدريب أكثر وخطة عمل واضحة المعالم من أجل تحقيق أهدافهم، وهو ما يُعَدّ فرصةً للدّعم والتّطوير، ومن أنجح السبل في هذا الشأن هو جعل الموظّفين يعملون جنبًا إلى جنب مع المديرين سعيًا إلى تطوير خطط الأداء.
تبادل تغذية راجعة صادقة
تسهم التغذية الراجعة البنّاءة في رفع أداء الموظّف إلى أعلى مستوى، لذا فمن المهمّ دائمًا وجود ذلك الشخص الذي يساعد الآخرين في تحسين مستواهم وتطوير أنفسهم، وبالمقابل فإنّ التغذية الراجعة من الموظّفين تجاه المدير تحسّن دوره في التعامل ودعم فريق العمل، وعليه تعدّ الاجتماعات الفردية هامّةً لتبادل التغذية الراجعة البنّاءة بين المديرين والموظفين.
العوامل الأساسية لتحديد الغرض من الاجتماع
تتمثل العوامل الأساسية لتحديد غرض الاجتماع في الآتي:
- من سيحضر الاجتماع.
- أهداف الفريق والعمل.
- الهدف من الاجتماع.
- نقاط المناقشة.
- الوضع الراهن للأعمال .
حدد جداول أعمال مشتركة، وجدوِل اجتماعاتك الفردية، واحفظ كل ملاحظات اجتماعاتك الفردية على البرنامج المناسب لحفظها.
الأهداف قصيرة الأجل والأهداف طويلة الأجل من الاجتماعات الفردية
مهما اختلفت الأغراض من الاجتماعات الفرديّة، فمن الضروري للموظّفين والمديرين أن ينتهوا منها وهم راضون عمّا اجتمعوا من أجله، ذلك لأنّ تحديد الأهداف من الاجتماعات الفرديّة يساعد في تأكيد مواصلة تحقيق تلك الأغراض معًا.
تتمثل الأهداف قصيرة الأجل في تلك الأهداف المراد تحقيقها قبل نهاية أيّ اجتماع. على سبيل المثال، إن كان الاجتماع من أجل مناقشة المسار المهني لأيّ موظّف، فهنا قد يكون الهدف قصير الأجل بالنسبة للمدير هو معرفة الجوانب التي تتطوّر لديهم من خلال عملهم في الشركة، بينما قد يكون الهدف قصير الأجل بالنسبة للموظّف هو السؤال عن الارتقاء إلى منصب جديد في فريق العمل.
وتتمثل الأهداف طويلة الأجل في تلك الأهداف المراد تحقيقها من خلال عقد اجتماعات فرديّة بصفة دورية. على سبيل المثال، قد يكون الهدف طويل الأجل بالنسبة للمدير هو تعزيز علاقته بالموظّفين، بينما قد يكون الهدف طويل الأجل بالنسبة للموظّف هو تطوير مهاراته وكسب ثقة المدير قصد بلوغ حرية أكبر في تأدية دوره.
كيفية تحقيق أكبر استفادة ممكنة من الاجتماعات الفردية
لدينا هنا مجموعة من النصائح المتعلقة بالاجتماعات الفرديّة، والتي تضمن من خلالها استفادةً واسعةً وتحقيق هدفك من عقد اجتماع فرديّ.
- جدولة اجتماعات فرديّة بصفة منتظمة: تُعَد الاجتماعات الدّورية أساسًا للاستمرارية، ويمكن القيام بذلك من خلال إجراء فحص نهاية كل أسبوع أو عقد اجتماع شهريّ لمشاركة أيّة تطورات بخصوص المخطط المهني للموظّف، أو حتّى عقد اجتماع لمتابعة الأداء فصليًّا؛ كما يمكن عقد الاجتماعات بأنواعها الثلاثة على اختلافها.
- تحضير أسئلة الاجتماع الفردي: تُعَد الأسئلة محرّكًا رئيسيًّا لأيّة محادثة، سواءً صدرت عن الموظّف أو المدير، فقبل عقد اجتماعك خصّص وقتًا لتحضير مجموعة من الأسئلة المناسبة والمفتوحة، والتي ستمثل محاور النقاش.
- دوّن ملاحظاتك خلال الاجتماع وسجلها: في حال نسيانك لموضوع المناقشة أثناء الاجتماع، فإنّك لن تتمكن من التّصرّف حال المناقشة، لذا عليك بتسجيل ملاحظاتك عن أهمّ محاور الاجتماع والاستعانة بها لاحقًا لتتمكن من المتابعة في حوارك المقبل.
- تحديد عناصر العمل والخطوات المقبلة: في نهاية اجتماعك، راجع ملاحظاتك بحضور الفريق وحدّد على الأقلّ عنصرًا أو عنصرين واضحين للعمل. قد يتعلّق الأمر هنا بالأعمال المنجزة أو آجال ومتابعات التنفيذ التي تكون تحت مسؤوليتك.
- جدولة اجتماع المتابعة: قبل ختام الاجتماع الفرديّ، نسّق لاجتماع آخر من أجل متابعة عناصر العمل، وحدّد تاريخ الاجتماع وأضف نقاطًا أخرى للمناقشة.
- عند ورود أيّ شكّ استعن بنموذج جدول الأعمال: في حال عدم تأكّدك من إدارة الاجتماع، استعن بنموذج الاجتماع الفرديّ، فهو يضمن لك تغطية جميع النقاط التي تريدها واختصار وقت التحضير.
فوائد الاجتماعات الفردية
تشمل فوائد الاجتماعات الفرديّة الشركة إجمالًا، إذ يستفيد كل فرد ما بين مساهم فرديّ أو مدير أو إدارة من الاجتماعات الفرديّة الفعّالة.
الفوائد بالنسبة للموظفين
يستفيد الموظفون من الاجتماعات الفرديّة لأنّها توفر لهم فضاءً يحظون فيه باهتمام كامل من مسؤولهم، وهو ما يمثل فرصةً لمناقشة أو اكتشاف أيّ أمر يعود بالفائدة في مسارهم المهني. على سبيل المثال، تلقي تغذية راجعة عن أدائهم، أو بناء خطة عمل للاستفادة من الترقية.
الفوائد بالنسبة للمديرين
يستفيد المديرون من الاجتماعات الفرديّة لأنّها تحافظ على اتّصالهم بأعضاء فريق عملهم، كما أنّ إدراك شعور الآخرين والتحدّيات التي تواجههم يساعد المديرين أنفسهم في بناء مخططات عمل ملموسة وتوفير الدّعم لفريقهم على الصّعيدين الفرديّ والإجمالي.
على سبيل المثال، الكشف عن قضايا تتعلق بالتزام الموظفين أو الصراعات بين أعضاء فريق العمل، والقدرة على التّصرف المبكّر حيال ذلك.
فوائد تخص الأعمال
بالنّسبة للشّركات إجمالًا، فإنّ الاجتماعات الفرديّة تخلق توافقًا شاملًا وتعزّز التزام الموظّف لتطوير أداء الفريق، وهذا ما يؤدي إلى رفع الإنتاجية والكفاءة في العمل، وكل ذلك يفيد الشركة مباشرةً.
على سبيل المثال، يكون أعضاء فريق العمل مدركون جيّدا للمهام الموكلة إليهم قصد تأديتها على أحسن وجه ضمن الفريق ومدى مساهمة ذلك في تنفيذ الأعمال.
استخلاص الفائدة من كل اجتماع فردي
في الحقيقة، يُعَد فهم فوائد وتأثير الاجتماعات الفرديّة الدوريّة مساعدًا لكلّ فرد في الاستغلال الأمثل لهذا الوقت.
وفي الختام، نذكّر أنّ عقد مزيد من الاجتماعات الفعّالة والمثمرة ينتج عنه فريق عمل أكثر التحامًا وانتظامًا.
ترجمة -وبتصرّف- للمقال ?What is the purpose of one-on-one meetings.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.