بصفتك مديرًا، سيتوجّب عليك في يوم ما خلال مسارك المهنيّ، الجلوس وفتح محادثة صريحة مع موظّف محبط أو غير راضٍ، فقد يكون غاضبًا بسبب أحد الزّملاء، أو محبطًا من مراجعة الأداء، أو منحازًا عن الفريق أو إدارة الشركة، ومهما كان السّبب وراء ذلك، فليس من السّهل الخوض في تلك المحادثات الصّعبة، حتّى بالنّسبة للمديرين المتمرّسين.
حينما تكون مجبرًا على التّعامل مع موظّف صعب المراس، فمن بين الأمور الأولى التي يجب عليك فعلها هي جدولة اجتماع فرديّ معه لمناقشة الأمور، لأنّ المحادثات المباشرة والصّريحة مع أعضاء الفريق تُعدّ جزءًا من العمل، وهي حاسمة حال ظهور أيّة تحدّيات.
وبإضفاء نوع من التخطيط، يمكنك أن تجعل من الاجتماع الفرديّ مع موظّف صعب المراس اجتماعًا بناءً وتستخلص نتائج مثمرةً من تلك المناقشة الصّعبة.
المحادثات الفردية مع الموظفين صعاب المراس
فيما يلي مجموعة النقاط الأساسية التي تحتاجها لإدارة محادثة فردية مع موظف صعب المراس.
- جدوِل اجتماعًا فرديًّا.
- حدد جدول أعمال الاجتماع.
- تصرف برحابة صدر.
- اكتشف سبب الإحباط لديهم.
- تقبل ما يشاركونه معك.
- ناقش الأداء وليس الشخصية.
- قدّم ملاحظات بناءة.
- حاول معرفة أهدافهم المهنية.
- دوِّن ملاحظاتك خلال الاجتماع.
- أعدّ حصيلة المحادثة.
كيف تتعامل مع موظف صعب المراس خلال الاجتماع الفردي
سواءً تعلّق الأمر بسوء تفاهم أو بصراعات بين الموظّفين أو شعرت بأمر على غير ما يرام لدى أحد موظّفيك المباشرين، فحاول أن تتصرّف مباشرةً لمعالجة الأمر، إذ يُعَدّ الاجتماع الفرديّ أفضل فرصة للتّعامل مع موظّف غير راضٍ، وذلك لأنه يوفّر له بيئةً خاصّةً، كما أنّك قد خصّصت وقتًا ومجالًا لمعالجة الوضع.
تساعدك هذه المؤشّرات المتعلّقة بالتّعامل مع موظّف صعب المراس في إبداء استعدادك خلال الاجتماع الفرديّ وإدارة المحادثة بفعّالية أكبر.
جدول اجتماعا فرديا
في البداية عليك تحديد وقت تخصّصه للاجتماع بموظّفك، وليكن ذلك الوقت كافيًا لكلّ واحد منكما للتّحضير المسبق، أي بين عدّة ساعات ويوم عمل واحد، لكن لا تؤخّر المحادثات الصّعبة مع الموظّفين، فأيّ تأخير قد يسبّب توتّرًا أو إحباطًا، كما أنّ أيّ استعجال قد يضفي لدى الموظّف شعورًا بأنّه تحت المجهر.
اقتباسنصيحة: أرسل طلب الاجتماع خلال النّصف الأوّل من يوم العمل، فحينما يتلقّى الموظّف طلبًا قُبيل نهاية الدّوام، يجعله ذلك تائهًا بين أفكاره طيلة المساء، بينما تلقّيه للطّلب خلال الفترة الصّباحية سيوفّر له متّسعًا من الوقت للاطّلاع عليه خلال اليوم، وتبليغك بأيّة تساؤلات قد تخطر بباله.
حدد جدول أعمال الاجتماع
أرسل إلى موظّفك جدول أعمال واضح يتضمّن نقاط المناقشة، وحتّى لو كنتما على دراية بهذه النّقاط، فإنّ تسجيلها يخفّف التّوتر ويسمح بالتّحضير. صغها من البداية في شكل محادثات ثنائيّة مبيّنًا له الوقت المخصّص له لإثارة أيّة نقاط أو تساؤلات لديه.
اقتباسنصيحة: إن لم متأكّدًا من طريقة هيكلة هذا النّوع من المناقشات، فاستعن بنموذج الاجتماعات الفرديّة للمحادثات الصّعبة.
افتح المحادثة بصدر رحب
إنّ فتح المحادثة الصّعبة معتقدًا أنّك تتعامل مع موظّف مثير للمتاعب لن يجدي نفعًا بلا شك، لذا تجنّب بناء الفرضيّات عن سبب سخط الموظّف أو تصرّفه بطريقة معيّنة، لأنّك لا تدري ما يجري خلف الكواليس أو في حياته الخاصّة، فقد تحوّل معالجة الأمور بإيجابيّة مجرى المحادثة نحو الأفضل، لذا تخلّص من الأفكار المسبقة قبل فتح أيّ نقاش حاد، ووضّح هدفك من الاجتماع.
اقتباسنصيحة: حتّى الأشخاص الإيجابيّون قد يمرّون بأيّام عصيبة، لذا عليك إتاحة الفرصة لموظّفك للتعبير عن نفسه، وحينما ترغب في الانتقال إلى مراحل متقدّمة من المحادثة، قد تجد أن الناس قد يحتاجون أحيانًا لعرض كلّ ما لديهم قبل بدأ خطة العمل.
اكتشف سبب إحباط موظفك
حينما تفتح محادثةً صعبةً في العمل، يستحسن أن تفهم وجهة نظر الطّرف الآخر، لذلك اطلب من موظّفك مشاركة تجربته ونظرته عن الوضع، وأثناء الإصغاء إليه حاول فهم ما يسبّب إحباطه أو سوء حاله، لأنّ فتح المناقشة بنوع من التّعاطف والتّفهم يشرح صدر الطّرف الآخر ليفصح بذلك عن خالص شعوره.
اقتباسنصيحة: حاول دائمًا أن تطرح أسئلةً مفتوحةً خلال الاجتماع الفرديّ من قبيل: "ما سبب شعورك بضغط العمل مؤخّرًا؟" أو "كيف تجد نفسك الآن ضمن فريق العمل؟" وتجنّب الأسئلة المباشرة ذات طابع المواجهة، مثل "لماذا في رأيك دعوتك إلى هذا الاجتماع اليوم؟"
تقبل الأمور التي يشاركونها معك
سواء أكنت تشاطر موظّفك نفس النّظرة للأمور أم لا، فحاول أن تبيّن له إصغاءك وفهمك لما يقول، كما أنّ تقبّل نظرة الآخرين لا يعني بالضرّورة الاتّفاق معهم، ويُعَد استخدام عبارة بسيطة مثل "أنا أسمعك." قبل أن تجيبه، تجعل موظّفك يدرك أنّك حقًّا تصغي إليه، وأنّك لست تنتظر دورك للردّ فحسب.
اقتباسنصيحة: أحيانًا، قد يكون إرجاع صدى ما سمعته من الطّرف الآخر أمرًا مفيدًا، لكن تنبّه حينما تقوم بذلك، فلو كان أحدهم مضطربًا، فإنّه قد يَعُد ذلك مجرّد نظرة سلبيّة منك تجاهه وتأويلًا خاطئًا لما قاله.
ركز على الأداء وليس الشخصية
سواءٌ أكان الاجتماع رسميًّا من أجل مراجعة الأداء أو غيره، فإنّ تركيز محادثتك على أداء الموظّف يجعلها مبنيّة على الوقائع، وحينما تلتفت إلى الآراء الموضوعيّة عمّا يجب أن يتمّ العمل عليه، أو أسوء من ذلك حينما تتصرّف بمنهجيّة حكميّة، فمن الصّعب فتح محادثة مثمرة وذات مغزى لتبلغ مرماك.
حاول أن تبدأ المحادثة مع موظّف أقلّ أداءً في أمر ملموس، وناقش أهدافه وآجالها والإجراءات الموضوعية الأخرى للأداء.
اقتباسنصيحة: إن كان الموظّف في إطار مخطّط تحسين الأداء، فحاول دعم تحسين أدائه أكثر من توجيه تطوّره، لأنّ دور المدير يكمن في دعم ومساعدة الموظّفين الأقلّ أداءً بدلًا من التعامل معهم وفق مبدأ الإدارة الجزئية.
قدم تغذية راجعة مباشرة وبناءة
قد تعني إدارة موظّف متحدٍّ في بعض الأحيان، تقديم ملاحظات سلبيّة عن أعماله أو تصرّفاته، وحينما تقدّم ملاحظات قاسيةً، تأكّد من كونك صريحًا ومباشرًا ولطيفًا أساسًا، ولاسيما عند تقديم ملاحظة عن أيّ تصرّف. حاول أن تبدي إحساسًا ولا تجعل إحباطك يقف عائقًا في سبيل كونها بنّاءةً، واختر عباراتك بعناية لأنّها تحمل تأثيرًا على الآخرين.
اقتباسنصيحة: قبل تقديم ملاحظة صريحة، اسأل نفسك: "ما الذي أقصده من وراء هذه الملاحظة؟ وما هي المخرجات التي أتطلّع إليها من هذا العمل؟ وكيف يمكن للآخرين الانتفاع مستقبلًا بهذه الملاحظة؟"
حاول معرفة أهدافهم المهنية
غالبًا ما يفقد الموظّفون رضاهم حينما لا يرون لأنفسهم مستقبلًا من وظائفهم. وبصفتك مديرًا، فعليك أن تلعب دور المستشار لفائدة أعضاء الفريق الذين يشعرون بأنّهم غير واثقين من أنفسهم أو متراخين عن القيام بمهامهم؛ غير أنّ الأمر يصبح مستعصيًا لو لم يكن لديك إدراك قويّ لأهدافهم المهنيّة.
لن تتمكّن من توجيه موظّفيك للمضيّ قدمًا نحو النّجاح، فالمدير الناجح يكتشف دائمًا ذلك التّداخل بين متطلّبات العمل وتطلّعات العامل، ويدفع بالفريق كليًّا نحو ما هو أفضل.
اقتباسنصيحة: اعقد جلسةً مع موظّفيك المباشرين لمناقشة تطوّرهم المهنيّ كلّ 3 إلى 6 أشهر، وتحدّث عن مدى قدرتهم على اجتياز هذه الخطوات الهامّة ضمن مهامهم الحاليّة وعن كيفية توجيههم خلال الاجتماعات الفرديّة لتحقيق ذلك.
دون ملاحظاتك خلال الاجتماع
حاول أن تسجّل محادثاتك الفرديّة مع موظّفيك، خاصّةً ما كان منها لمعالجة أيّ توتّر أو مشكلة أو سوء تصرّف، لأن التّسجيل الواضح للملاحظات يساعدك على المتابعة في المحادثات المقبلة، وحتّى لو رغبت في معالجة أيّ سلوك لدى أحد الموظّفين، فإنّك ستجد أمامك أمثلةً ملموسةً تستند إليها. وبهذه الطريقة، ستتمكّن من استخلاص الفائدة الحقيقيّة من اجتماعاتك الفرديّة، وتُعَدّ هذه الملاحظات مهمةً جدًّا في حال رغبت في استشارة مديريك للموارد البشرية.
اقتباسنصيحة: قد يساعدك برنامج أوفيس فايب Officevibe للاجتماعات الفرديّة في تركيز ملاحظاتك عن الاجتماع لتحصل على سجلّ محادثاتك مع كلّ عضو في فريق العمل، كما يمكنك إنشاء جدول أعمال مشترك وعناصر أعمال مشتركة، بينما تحتفظ لنفسك بخصوصّية الملاحظات لتراجعها على التّطبيق.
اختم المحادثة بحصيلة النقاش
إن أفضل طريقة لختم الاجتماع الفرديّ مع أيّ موظّف هي بتقديم حصيلة عن أهمّ النّقاط التي تمّت مناقشتها؛ وعلى هذا الأساس، خصّص لذلك بين 5 و 10 دقائق عند نهاية المحادثة واطلب من موظّفك إتمام الأمر نفسه، وبناءً عليها، يمكنك تحديد عنصر العمل أو مناقشة خطوة تصحيحيّة يستند إليها موظّفك (أو أنت) لمعالجة الوضع. وعلى أيّة حال، تأكّد من تسوية الأمر بينكما لتنصرفا معًا وأنتما تحملان شعورًا بالتّوافق استعدادًا لما هو قادم مستقبلًا.
اقتباسنصيحة: تابع المحادثة عبر تبليغ موظّفك ببعض النّقاط المهمة عمّا عرضته أنت وما سمعته عن موظّفك خلال الاجتماع، وأضف مجموعة مواضيع لتُناقَش خلال الاجتماع المقبل، مع سؤال موظّفك عمّا يمكن أن تكون قد غفلت عنه.
سيعقد كل المدراء اجتماعات فردية مع موظفين صعاب المراس يوما ما
أنت لست الوحيد الذي يعيش هذا الوضع وقد لا تقوم بذلك بالشّكل المطلوب، لكن أهمّ شيء هو تبنّي موقف صحيح وفتح مناقشة صعبة بقصد بلوغ نوع من التّفاهم، كما أنّ معاملتك بالاحترام تجاه موظّفيك تجعلهم يبادلونك الاحترام نفسه؛ وهذا من شأنه تخفيف حدّة بعض المحادثات.
ترجمة -وبتصرّف- للمقال ?How to handle a one-on-one meeting with a difficult employee
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.