تتجلى مهمة المدير في الحفاظ على التوازن الدقيق، أي إحداث توازن بين سياسة التشدد والتراخي، وبين الطلب من الموظفين وتقديم العروض، وبين ما يجب قبوله أو رفضه، وتُعَد الاجتماعات الفردية مع الموظفين إحدى أفضل الأدوات التي تساعد المدير على تحقيق هذا التوازن، كما توفر تلك الاجتماعات الكثير من الفوائد، وتحافظ على التواصل المستمر بين أعضاء الفريق، مما يتيح للمدير قيادة الفريق بفعاليّة وثقة.
تقدّم الاجتماعات الفردية إدراكًا ومنظورًا عميقين يسهمان في اتخاذ القرارات المثلى، ولا تقتصر فائدتها على بناء علاقات متينة بين الموظفين وإشراكهم في العمل، أو إيصال التحديات التي يواجهها الموظفون والحاجات التي يطمحون لتلبيتها، بل تتجاوز هذا الإطار لتسهم في إدارة المشروع بكفاءة أعلى، بالإضافة إلى التنبؤ بالمشاكل وترتيب الأولويات لإنجاز أهم الواجبات يوميًا.
فوائد الاجتماعات الفردية
1. استيعاب الصورة الكبرى
تتمحور وظيفة المدير حول توجيه الفريق بهدف الوصول إلى وجهة معينة، ومن المفيد بدايةً معرفة المسار الذي تسلكه الشركة، لكن المدير بحاجة إلى تفاصيل إضافية تتيح له توجيه فريقه وإرشاده للوصول إلى المطلوب.
لنفترض أن بحوزتك خريطةً تظهر الارتفاعات الجبلية وأعماق الأنهار وطرق أخرى خطيرة وغير واضحة. تساعد الاجتماعات الفردية في إدراك أمور غير موجودة على الخريطة، فتكشف جزئيات مخفيّةً من الواقع، لكنها تؤثر بشدة على فعاليّة الفريق، حيث تملأ تلك الاجتماعات فجوات المعرفة، وتساعدك على فهم الأرضية التي تقف عليها.
توفر الاجتماعات الفردية نظرةً على مجموعة المهارات التي يمتلكها كلّ موظف، بالإضافة إلى مستوى تركيزه وطاقته، وشعوره تجاه العمل المطلوب منه، والديناميكيات الشخصية التي قد تؤثر على إنتاجيته، حيث تكشف الاجتماعات الفردية تلك الحقائق المخفية، وتتيح لك توجيه الفريق بكفاءة.
2. استكشف الإشارات الصغيرة التي تدل على وجود خلافات
يفقد الفريق توازنه جراء المفاجآت والخلافات، وبمرور الوقت، تتراكم بعض المشكلات الصغيرة وعديمة الأهمية فوق بعضها، ولا شك أن تلك التوترات تتعاظم ببطء، وتتحول في نهاية المطاف إلى خلاف كبير، مما يؤدي إلى وقوع مفاجأة كبيرة ومكلفة لا رجوع فيها.
يسمح موقع المدير المميز ومنظوره المتقدّم في رؤية تلك الأحداث والمشاكل الصغيرة غير المترابطة مع بعضها، وإدراك تأثيرها السلبي الذي قد يؤدي إلى عرقلة سير العمل وخروج الفريق عن السكة، وهنا يأتي دور الاجتماعات الفردية، حيث تتيح للمدير اكتشاف العلامات التي تنذر بوجود المشاكل، وتمنحه المعلومات اللازمة كي يستبق وقوع تلك المشاكل، كما تسهم تلك الاجتماعات في توضيح وإبراز المخاطر المحتملة، وتساعد المدير على إدارة المخاطر، واستكشاف القضايا العالقة قبل أن تتحوّل إلى مشاكل كبيرة.
مثال: ينفذ اثنان من الموظفين العمل وفق طريقتين مختلفتين، وعند اقتراب موعد إنهاء المشروع، يدرك المدير الحاجة إلى تعاون الجميع فوريًا كي يضع المشروع على المسار الصحيح ويكمله في نهاية المطاف، وعندئذٍ تثير الاجتماعات الفردية مع الموظفين انتباهَ المدير إلى تلك المشاكل مبكرًا، وتسمح بتفادي وقوعها أساسًا.
3. الإدارة بفعالية أكبر
لا يقتصر تأثير الاجتماعات الفردية على إدارة الفريق فحسب، بل تؤثر كذلك على قرارات الإدارة، وتساهم معرفة وضع الفريق، أي متى يكون مشوّشًا أو منهكًا أو نشيطًا في إدارة توقعات المدير ورسم حدودٍ واضحة، كما تساعد الاجتماعات في اتخاذ القرارات المتعلقة بالمشاريع المتاحة، وتوازن عبء العمل الموزَّع على الموظفين، وفي نهاية المطاف، تساهم الاجتماعات الفردية بين المدير والموظف في شرح وتبرير القرارات المتخذة.
تتيح الاجتماعات الفردية للموظف إمكانية معرفة متى يتوجّب عليه طلب موارد إضافية من المدير، مثل تعيين موظف جديد، أو رفع طلبٍ لزيادة الميزانية، أو وضع خطة تعلّم وبرامج للتنمية، أو طلب الوصول إلى أدوات الإنتاجية لمساعدة الفريق، كما تفيد تلك الاجتماعات في اكتشاف نقطة الالتقاء بين الفريق والمدير، والتوصل إلى أفضل النتائج المرغوبة في النهاية.
4. الإشادة بالإنجازات والاحتفاء بها
الإشادة الصادقة والمتكررة بجهود الموظف أداة جوهرية لاستمرار انخراط الموظفين في العمل وتحقيق السعادة وتقديم أفضل أداء، لذا تُعَد الاجتماعات الفردية لحظةً مثاليةً للإشادة بأداء الموظف وتقدير الجهود التي يبذلها، ولا تقتصر الإشادة على المهام والمسؤوليات الموكلة إلى الموظفين، بل تشمل الجهود الأخرى التي يبذلونها خارج إطار العمل، مثل الإنجازات الشخصية.
توفر لك الاجتماعات الفردية معلومات عن اهتمامات الموظفين الشخصية، وفرصًا بإمكانك استغلالها للاحتفال بإنجازات الموظفين خارج إطار العمل، ويُظهِر هذا السلوك مدى اهتمامك بالموظفين، ويمنحهم شعورًا بالانتماء إلى فريق حقيقي، لا مجرد عمال أو موظفين في الشركة، كما توفر الاجتماعات فرصةً للمّ شمل الفريق وبناء علاقات تواصل حقيقية بين الموظفين.
5. دعم عملية تطوير الموظفين
يحمل منصب الإدارة فرصةً فريدةً من نوعها لمَنْ يشغل هذه الوظيفة، فهو يشكل فرصةً لتحقيق الطموحات الشخصية والتفوق في العمل، كما يُعَد فرصةً لدعم الموظفين وتوفير الخدمات كي يتمكنوا من تحقيق طموحاتهم كذلك.
تساهم الاجتماعات الفردية في التعرّف على الطموحات الشخصية والمهنية للموظفين، ويتمكّن المدير من دعم التطور المهني للموظف عبر تطبيق أسلوب تدريبي يُعرف باسم نموذج GROW، وهو اختصارٌ للمراحل الخمس المتعلقة بوضع الأهداف وحل المشكلات، وهي: الهدف والواقع والعقبات والخيارات والسير للأمام، ويتوجب على المدير التركيز على خلق سبل التواصل بين الموظفين والأشخاص المناسبين لتنمية مهاراتهم، أو عرض مهامّ صقل المهارات عليهم، وعلى أي حال، بإمكان المدير إرشاد وتوجيه أعضاء فريقه بلطفٍ ولباقة، كي يتمكنوا من الوصول إلى وجهتهم وتحقيق أهدافهم، ويحدث ذلك عبر وضع الأهداف والتدريب والمراقبة.
يترك الدعم والإرشاد تأثيرًا عميقًا وطويل الأمد في نفوس الموظفين، فالمدير أكثر إلهامًا وتأثيرًا مما تعتقد.
تحقيق الاستفادة القصوى من الاجتماعات الفردية
إليك 3 اقتراحات بسيطة إذا أردت إجراء الاجتماعات الفردية مع الموظفين، وتحقيق الاستفادة القصوى منها:
تحديد موعد الاجتماع
أرسل دعوات متكررةً إلى كلّ موظف، عبر برنامج التقويم كل أسبوعين تقريبًا، واحرص على بناء جدول عمل أو أجندة مخصصة للاجتماعات الطارئة عندما لا تجد الوقت الكافي للتحضير.
الإعداد والتجهيز
يضيف التحضير والإعداد للاجتماع، ولو في الحدود الدنيا، قيمةً كبيرةً على الاجتماعات الفردية، لذا جهّز بضعة أسئلة فردية لطرحها على الموظف، واطلب من أعضاء الفريق تجهيز أسئلتهم قبل الاجتماع كذلك.
المتابعة
عند وضع جدول الاجتماعات الفردية، احرص على إضافة رسالة تذكير لمتابعة مجريات الاجتماع خلال الأيام اللاحقة.
بإمكانك استعمال عبارات بسيطة مثل "شكرًا لك على طرح أفكارك ومشاركتنا إياها بصراحة تامة، وأتطلّع لتعلّم المزيد خلال اجتماعنا التالي"، واحرص كذلك على ذكر النقاط الرئيسة التي ناقشتها مع الموظف كي تساعده في التحضير للاجتماعات القادمة.
سيقدّر الموظفون الوقت والجهد الذي تبذله، وحرصك على الإصغاء إليهم والاكتراث لمشاكلهم.
اكتشف المزيد من الفوائد تزامنا مع خوض المزيد من الاجتماعات الفردية
تتضح المزيد من الفوائد التي توفرها الاجتماعات الفردية للمدير تزامنًا مع إجراء المزيد من تلك الاجتماعات، حيث يختلف كل فريق عن الآخر، وتختلف ديناميكيات العلاقة بين أعضاء الفريق كذلك، لذا من الضروري معرفة أعضاء الفريق شخصيًا، مما يساهم في تقوية الروابط وتقديم أفضل أشكال الدعم بمرور الوقت.
ترجمة -وبتصرف- لمقالة 5 Benefits of one-on-one meetings with employees لصاحبها Rodrigo Lopez.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.