يُعَد عقد اجتماعات فردية منتظمة مع الموظفين طريقةً رائعةً يمكن للمديرين اتباعها للحفاظ على توافق أعضاء فريقهم مع الأهداف المشتركة ودعم التطوير المهني لكل فرد داخل الفريق. تمثل هذه المحادثات الفردية لحظةً للتواصل على المستوى الإنساني من جهة، وفرصةً لبناء أسس متينة من الثقة والتفاهم من جهة أخرى.
ووفقًا للبيانات المأخوذة من استطلاعات رأي الموظفين التي يجريها موقع أوفيس فايب، فإن الموظفين الراضين عن مدى تكرار تواصلهم مع مديرهم يتمتعون أيضًا بما يلي:
- يشعرون بأن مديرهم يهتم بآرائهم.
- راضون عن مستوى استقلاليتهم في العمل.
- أبلغوا عن شعور حقيقي بالانتماء إلى الفريق.
تساعد الاجتماعات الفردية المتكررة والدورية على تعزيز دمج الموظفين وإبقاء كل فرد في الفريق متوافقًا مع المجموعة ككل ومُتحفِّزًا، فضلًا عن المساهمة في زيادة الرضا الوظيفي على المدى الطويل، وبالتالي زيادة معدل الاحتفاظ بالموظفين. في هذه المقالة سنتناول كل ما تحتاج لمعرفته حول الاجتماعات الفردية وكيفية جعلها مؤثرة ومنتجة قدر الإمكان.
ما هي الاجتماعات الفردية؟
يُعرَّف الاجتماع الفردي بأنه لقاء بين فردين يعملان في نفس الشركة، وتجري المحادثات الفردية عادةً بين الموظف ومديره. تُعَد هذه المناقشات طريقةً رائعةً للمديرين للوقوف على كيفية سير العمل في الشركة مع كل عضو في الفريق على حدة، فضلًا عن إنشاء اتصالات هادفة. وبالنسبة للموظفين، تُعَد هذه اللقاءات فرصةً لمناقشة مسارهم الوظيفي مع مديريهم، وطرح أي أفكار أو تحديات يواجهونها على الطاولة. هذه اللقاءات تمثل لحظاتً مناسبة لإزالة أي شكوك لدى الموظفين وطلب الدعم أينما احتاجوا إليه.
غالبًا ما يخصص المدير موعدًا متكررًا على جدول أعماله من أجل الاجتماع المباشر مع موظفيه من أجل التأكد من أنهم يطلعونه على مجريات العمل أولًا بأول. يجب أن تبدأ هذه الاجتماعات دائمًا بمواضيع نقاش محددة أو جدول أعمال منظم، وتنتهي بخطوات عمل واضحة لكل شخص ليركز عليها حتى الاجتماع التالي.
ما هو الغرض من الاجتماعات الفردية؟
هناك العديد من الأسباب التي توضح لماذا من الضروري أن يتم الاجتماع بانتظام بين المديرين والموظفين. قد يختلف الغرض من الاجتماعات الفردية اعتمادًا على أهداف الموظف أو أجواء الفريق أو أسلوب المدير في الإدارة.
تتضمن بعض أغراض الاجتماعات الفردية ما يلي:
- بناء العلاقات بين المدير والموظف والحفاظ عليها.
- إفساح المجال للمحادثات الفردية أو الشخصية.
- تحديد أهداف الموظفين ومتابعة تقدمهم.
- تبادل الملاحظات والآراء والتدريب لتحسين الأداء.
- تحديد ومعالجة تحديات الموظف.
في الأخير، يعود تحديد الغرض من الاجتماع إلى المدير والموظف. يساعد تحديد أهداف الاجتماع الفردي عمومًا كلا الطرفين على التوافق مع ما يريدان تحقيقه من وقتهما المخصص معًا. قد تكون هذه الأغراض أهدافًا قصيرة المدى يضعانها ويعالجانها من أسبوع لآخر، أو قد تكون أهدافًا طويلة المدى ينجزانها تدريجيًا بمرور الزمن.
لماذا تعد المحادثات الفردية مهمة جدا؟
تُعَد الاجتماعات الفردية جزءًا أساسيًا من الأداء الصحي لأي فريق. يساعد الحفاظ على التواصل المستمر بين المديرين وموظفيهم المباشرين على بناء علاقات صادقة وموثوقة، وهذا مهم جدًا لأن العلاقات التي تربط الموظفين بمديرهم المباشر قد تعزز أو تفسد رضاهم الوظيفي. ووفقًا لبيانات استطلاع جس نبض الموظفين الذي أجراه موقع أوفيس فايب، فإن 60% فقط من الموظفين راضون تمامًا عن التواصل الذي يجرونه مع مديرهم.
بالنسبة للمدراء، تساهم الاجتماعات الفردية في إعطائهم فكرةً عامةً حول ما يعمل عليه كل فرد من فريقهم، كما أنها تساعدهم في رصد التحديات التي يواجهها الموظفون أو مشكلات الأداء أو النزاعات الشخصية التي تحتاج إلى معالجة. وبالطبع، فهي طريقة رائعة للحفاظ على دمج الموظفين وتوافقهم مع الأهداف المشتركة للفريق. تساعد الاجتماعات الفردية المديرين في الحصول على المعلومات التي يحتاجونها من كل موظف في فريقهم، حتى يتمكنوا من تجميع قطع الأحجية معًا لفهم الصورة كاملةً.
على الجانب الآخر، تُعَد الاجتماعات الفردية هي الوقت المناسب للموظفين لطرح أي أسئلة أو قضايا في جعبتهم والحصول على دعم مديريهم، كما أنها تمثل لحظاتً لتتبع تقدمهم نحو الأداء الجيد وأهداف التطوير الذاتي ومناقشة طموحاتهم المهنية الشخصية؛ والأهم من ذلك كله أنها الفرصة المتاحة باستمرار للتواصل مع مديريهم فرديًا. باختصار إن وجود لحظات دورية ومتكررة للتواصل المباشر بين المديرين وموظفيهم يعود بالفائدة على الجميع.
فوائد الاجتماعات الفردية
هناك كثيرٌ من الفوائد للاجتماعات الفردية للمديرين والموظفين والشركة ككل، إذ تشمل الفوائد التي تنتج عن الاجتماعات الفردية المنتظمة ما يلي:
- توافق الفريق: يساعد الحصول على تحديثات مستمرة من الموظفين حول سير العمل المديرين على تتبع أداء جميع أفراد الفريق وأقسام الشركة. بهذه الطريقة يمكنهم ضمان أن الجميع يركزون على إنجاز المهام الأكثر أهمية من أسبوعٍ لآخر.
- دمج الموظفين: إن ربط العمل الفردي للموظفين بأهداف جماعية أكبر للفريق والاعتراف بمكاسبهم الفردية يعزز شعورهم بالهدف والحافز.
- إنتاجية الموظف: عندما يكون لدى الموظفين خطوات عمل ملموسة في نهاية اجتماعهم، فهذا يساعدهم على البقاء على المسار الصحيح والتركيز على الأولويات المطلوبة.
- أدوار ومسؤوليات واضحة: تساعد الاجتماعات الفردية على إزالة الغموض والتوضيح المستمر للمسؤوليات والتوقعات المستقبلية وتعزيز مساءلة الموظفين.
- تبادل الآراء والملاحظات البناءة: يفسح الاتصال المتكرر أمام المديرين والموظفين فرصةً لتقديم الملاحظات البناءة لبعضهم بعضًا عند الحاجة ووضع تلك الملاحظات حيز التطبيق بأسرع ما يمكن.
- التطوير المهني المستمر: تسهل مناقشة الأداء باستمرار تقسيم أهداف الموظف إلى خطوات عمل أصغر، لذلك يحدث النمو في الأداء طبيعيًا.
جعل اجتماعك الفردي الأول ناجحا
سواءً كان هناك مديرٌ جديد أو عضو جديد في الفريق أو كلاهما، فإن أول اجتماع فردي بين شخصين قد يكون ذا رهبة. من ناحية أخرى، تمثل هذه فرصتهما للتعرف على بعضهما بعضًا ومشاركة قصتهما. من المفيد ضبط إيقاع الاجتماعات المنتظمة التي ستعقدها في المستقبل واعتماد الاتصال المفتوح الذي يطرح الجميع فيه أفكارهم، مما يعزز الأجواء الإيجابية داخل الفريق، إذ يمكن للعلاقة القوية بين المدير والموظف أن تحدث فارقًا في تجربة أي فرد سواءً كان في فريق أم في شركة، لهذا فإن تأسيس علاقات جيدة هو أمرٌ بالغ الأهمية.
إليك بعض النصائح ليكون اجتماعك الفردي الأول ناجحًا:
- اكسر الجليد عن طريق مشاركة شيء ما عن نفسك: يمكنك طرح الأسئلة لتتعرف على الشخص الآخر، مثل برنامجه التلفازي المفضل أو هواياته المحببة.
- اجعلها محادثة ثنائية الاتجاه بهدف تكوين علاقة وثيقة: ناقش كل هدف من أهدافك المهنية وكيف تراها في سياق الفريق.
- حافظ على حديثك عامًا وتذكر أنه سيكون لديك الكثير من الوقت للتعمق في اجتماعاتكما المستقبلية معًا.
- ناقش كيف تريد الاستفادة من وقت الاجتماع المتكرر معًا، وما الذي ستتحدث عنه في اجتماعاتكما الفردية المستقبلية؟
- حدد موعد الاجتماع التالي، وما إذا كنت مستعدًا لتثبيت اجتماع منتظم أسبوعي في جدول أعمالك، أو عقد اجتماع كل أسبوعين أو شهريًا.
كيفية التخطيط والاستعداد للاجتماعات الفردية
مثل كل اجتماعٍ آخر، فإن أكثر الاجتماعات الفردية فعالية تحدث عندما يكون كلا الشخصين مستعدين للاجتماع، ولكن ليس من السهل دائمًا تخصيص وقت في جداول أعمالنا المزدحمة للتحضير المُسبَق لكل محادثة.
عندما يعقد المديرون اجتماعات منتظمة مع موظفيهم المباشرين، فإنهم يحتاجون إلى اتباع نموذج جيد للاجتماعات الفردية لتكون محادثاتهم أكثر إنتاجية ويتحقق الغرض من إجراء الاجتماع.
ضع نموذجا لجدول أعمال الاجتماعات الفردية
يساعد وجود خبرة سابقة أو نماذج مُجرَّبة على تغطية جميع العناصر الرئيسية لجدول الأعمال في الاجتماع الفردي، من جهة ثانية يوفر لك استخدام نموذج لجدول أعمال الاجتماعات الفردية كثيرًا من الوقت على المدى الطويل.
إليك نموذج اجتماعٍ فردي سهل يمكنك اتباعه:
- ابدأ الاجتماع بالتحقق من سير العمل لضبط إيقاع الاجتماع بطريقة إيجابية.
- حدث الحالة حول أعباء العمل الحالية التي تقع على عاتق الموظف.
- ناقش التحديات وورشات العمل المخصصة لحل المشكلات.
- تحدث حول ما ينتظر الفريق في القادمات من الأيام.
- خصص بضع دقائق لتحديد خطوات العمل وإنهاء الاجتماع.
اقتباسنصيحة احترافية: يمكنك استخدام منصة أنا لمساعدتك على التخطيط لهذه الاجتماعات المهمة وإدارة فريق عملك عن بعد.
احتفظ ببنك من الأسئلة المتعلقة بالاجتماعات الفردية
واحدة من أفضل الطرق لإجراء محادثة هادفة مع أي شخص هو طرح الأسئلة، إذ تسهل قائمة أسئلة الاجتماعات الفردية من استمرار المحادثة، كما أنها تفسح المجال أمام الشخص الآخر للمشاركة.
نذكر لك بعض الأسئلة الثاقبة، والتي يمكن أن يستخدمها المديرون في الاجتماعات الفردية:
- هل عبء عملك معقول؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فهل يمكنك اقتراح حلول يمكننا تنفيذها معًا لمعالجة المشكلة؟
- ما رأيك أن تطلب من زملائك الأكثر خبرةً منك أن يساعدوك ويدعموك ويزودوك بالمعلومات اللازمة لتحقيق أهدافك؟
- في أثناء الظروف الحالية، هل تعتقد ان الفريق سيتمكن من تحقيق (سم هدف جماعي للفريق)؟ ولماذا؟
اقتباسنصيحة احترافية: يمكنك العثور في أكاديمية حسوب على العديد من الدروس والمقالات المجانية التي تساعدك على إجراء اجتماعات ومحادثات فردية ناجحة وإدارة فريق العمل عمومًا.
قيادة الاجتماعات الفردية الفعالة
يُعَد الاستعداد الجيد هو الخطوة الأولى، أما الخطوة الثانية فهي بدء اجتماعك الفردي وإدارته بفعالية. ولجعل اجتماعاتك الفردية إيجابية ومنتجة، يجب أن تدعها تسير بتلقائية وتنهيها بتوصيات قابلة للتطبيق تتبعها خطوات عملية واضحة.
لإدارة اجتماعك الفردي بنجاح اتبع ما يلي:
- التزم بجدول أعمالك، ولكن اجعله مرنًا بما يسمح بإجراء مناقشات مُرتجَلة.
- دوّن ملاحظات الاجتماع في مكانٍ مخصص لمتابعتها باستمرار.
- تبادل التغذية الراجعة، سواءً من المديرين إلى الموظفين أو بالعكس.
- ارسل ملخصًا للنتائج والتوصيات التي نتجت عن الاجتماع والخطوات التالية الواجب اتخاذها.
- حدد مواضيع النقاش لاجتماعك القادم لضمان متابعتها لاحقًا.
من يتولى الاجتماعات الفردية؟
يمكن مناقشة ما إذا كانت مسؤولية التحضير للاجتماع الفردي تقع على عاتق المدير أو موظفه. في الواقع كلاهما يستفيد من هذه اللقاءات المهمة، لذلك قد يتغير الشخص الذي يتولى ذلك من فريق لآخر ومن شركة لأخرى.
مسؤولية عقد وتنظيم الاجتماعات الفردية هو شيءٌ يجب على المديرين والموظفين مناقشته معًا؛ فإذا ما حدد الموظف جدول أعمال للأسبوع الفائت مثلًا، فقد يقود المدير الاجتماع التالي. من ناحية أخرى، هناك أنواع معينة من الاجتماعات الفردية من المنطقي أن يتولى المدير فيها دفة القيادة، واجتماعات أخرى يكون الأنسب فيها أن يتولى الموظف زمام الأمور.
على سبيل المثال: إذا كان الاجتماع يتعلق بالتطوير المهني للموظفين، فيمكنهم قيادة الاجتماع بمشاركة بعض طموحاتهم مع مديرهم، أما عند وضع أهداف الفريق المرحلية والاستراتيجية، سيتولى معظم المديرين القيادة من خلال مراجعة أهداف الفريق وربطها بدور الموظف ومسؤولياته.
أهمية التحقق من سير العمل في الاجتماع
يُعَد التحقق من سير العمل طريقةً مهمةً لبناء علاقة ثقة بين المدير وموظفه المباشر، فبدء اجتماعاتك الفرديية بالتحقق من سير العمل، يظهر أنك تهتم لأمر الشخص المقابل بغض النظر عن ماهية عمله في الشركة، كما أنه من الجيد تكوين فكرة عن كيفية مشاركة الأفراد في الاجتماع وما الذي يدور في أذهانهم خصوصًا عندما تكون متصلًا عن بعد.
من المهم أيضًا أن تتم عمليات تبادل الأفكار والمناقشات في كلا الاتجاهين. ووفقًا لدراسة حديثة حول توقعات الموظفين، فإن إحدى أفضل الطرائق التي يمكن للمديرين استخدامها لبناء الثقة مع الموظفين تكون بمشاركة الأفكار معهم. يمكن للمدير ضبط إيقاع الاتصال ثنائي الاتجاه في الاجتماع، من خلال الدردشة قليلًا حول ما يعمل عليه الموظفون، أو ما هم متحمسون بشأنه أو ما يعانون منه. هذا يعطي إحساسًا للموظفين أن مديرهم متساوٍ معهم، وأنه جزء من الفريق مثلهم.
نصائح لإجراء محادثات أفضل في الاجتماعات الفردية
خذ بحسبانك النصائح الرئيسية الآتية للحصول على أفضل محادثات فردية ممكنة:
- اجعل الاجتماعات الفردية أولوية، فهذه المحادثات مهمة لأعضاء الفريق والمديرين على حدٍ سواء، لذا لا تتغاضى عنهم وتتركهم يفلتون بأخطائهم بتغيبهم عن الاجتماع، واحرص على تجنب إعادة جدولة الاجتماعات أو إلغائها في اللحظة الأخيرة.
- دع الموظف يتحدث، إذ يعول الموظفون على فرصة الاجتماع مع مديرهم من أجل مواجهة تحدياتهم وطلب المساعدة. يجب أن يطّلع المديرون بدور الاستماع أكثر في أثناء الاجتماع الفردي.
- لا تقضِ وقتًا طويلًا بالاطلاع على تقارير الحالة. يمكنك معرفة كيفية تقدم المشاريع في اجتماعات الفريق اليومية أو الأسبوعية. ركز على تجربة الموظف الفردية في الاجتماعات الفردية.
- قدم تغذيةً مرتدةً بشفافية، فهذا الاجتماع هو الوقت المناسب لك من أجل مشاركة أفكارك وتقديم اقتراحاتك سواءً كنت مديرًا أو موظفًا، وكلما تدربت أكثر على تقديم التغذية الراجعة كلما تحسنت في أدائها.
- دون ملاحظات الاجتماع، إذ أن تدوين الملاحظات أمرٌ جدير بالاهتمام حتى لو كان فقط لسجلاتك الخاصة. طالما أن كثيرًا من الأفكار تُطرَح في الاجتماع الفردي، يساعدك تدوين الملاحظات على الاحتفاظ بالأفكار المطروحة وعدم نسيان ما ناقشته والوفاء بالالتزامات التي قطعتها.
كم مرة يجب أن تعقد اجتماعات فردية؟
يعتمد مدى تكرار عقد الاجتماعات الفردية على عدة عوامل، فقد يقوم المديرون بجدولة اجتماعات غير رسمية لإجراء مناقشات وتبادل الأفكار مع أعضاء فريقهم على أساس أسبوعي أو كل أسبوعين أو شهريًا، كما قد يجتمعون أيضًا كل 3-6 أشهر لمزيد من مراجعات الأداء الرسمية مع الموظفين في فرقهم.
هناك شيء واحد تجب مراعاته، وهو أهداف التطوير الحالية للموظفين وأهداف الأداء. فإذا كان الموظفون الذين يخضعون لإشراف المدير مباشرةً يسعون لتحقيق هدف طموح أو يتولون مهمة تستغرق وقتًا طويلًا، فقد يرغب هؤلاء الموظفون في مقابلة مديرهم في كثير من الأحيان من أجل جلسات التدريب والتغذية الراجعة.
وبالمثل، يمكن أن تؤثر أجواء الفريق أو الشركة على وتيرة الاجتماعات الفردية، فعندما يمر الفريق بمرحلة تطوير الفريق مثلًا، قد يرغب المدير باللقاء المتكرر مع كل فرد للتأكد من أن لدى جميع الأفراد إحساسًا واضحًا بدورهم ومسؤولياتهم، ولمعالجة أي تضارب أو توترات قد تنشأ.
الفروقات بين الاجتماعات الفردية وجها لوجه والافتراضية
عندما تكون وجهًا لوجه مع شخص ما، يكون من الأسهل الشعور بالارتياح مما يساعدك على بناء علاقة قوية. إن القدرة على قراءة لغة جسد شخص ما وتبادل الأفكار بطريقة غير رسمية دون حاجز التكنولوجيا يمكن أن تجعل المحادثات طبيعيةً وبناءةً أكثر. قد يمثل الحفاظ على هذه الأجواء غير الرسمية تحديًا عند الاتصال باجتماع فردي افتراضي. يمكن أن تؤدي اتصالات الإنترنت السيئة والتوقف المؤقت المتكرر للخدمة إلى مقاطعة الاجتماع والتشويش عليه، بل وتعطي شعورًا بالإكراه والإرهاق، مما يؤدي بالمحصلة إلى قضاء الأشخاص وقتًا أقل أو تقليل عدد اللقاءات.
آخر شيء ستتمناه هو أن تصبح الاجتماعات الفردية أقل أولويةً عندما تعمل عن بعد، فقد يبدأ الموظفون عن بعد بالشعور بالانفصال عن عملهم وعن الهدف الأكبر الذي يعملون من أجله، لذا تُعَد الاجتماعات الفردية فرصةً مهمةً لإعادة الهدف إلى الواجهة والتأكيد عليه.
تقنيات لتعزيز تأثير الموظف وتحفيزه خلال الاجتماعات الفردية:
- ناقش قيم الشركة، واعثر على أمثلة حول كيفية تجسيد أعضاء فريقك لتلك القيم في أعمالهم الأخيرة أو التفاعلات داخل الفريق، وهنا يمكنك مشاركة أمثلتك أو مطالبتهم بالتفكير ومشاركة أمثلتهم الخاصة.
- اسأل الموظفين الذين يعملون تحت إشرافك المباشر عن المكان الذي شعروا فيه أنهم أحدثوا أكبر تأثير على الشركة في الشهر الماضي، وناقش كيف ساهم عملهم في تحقيق أهداف الفريق والشركة.
- شارك موظفيك بتغذية راجعة إيجابية وتقدير، من خلال تقديم ملاحظاتك وآرائك الخاصة ونقل التقدير والثناء الذي تلقيته من أعضاء الفريق الآخرين أو العملاء أو الشركات الأخرى.
- ناقش ماهية الجوانب التي تثير اهتمام أعضاء فريقك وتوقد حماستهم بشأن عملهم القادم وتعمق أكثر في أسباب ذلك. ما الذي يحفزهم؟ وما الذي يمنحهم الثقة؟
هل حان الوقت لمراجعة أداء الاجتماعات الفردية؟
لطالما كانت مراجعات الأداء ذات رهبة بالنسبة لأعضاء الفريق والمديرين على حدٍ سواء، لكنها بكل تأكيد تصب في مصلحة الجميع. قد يكون عقد اجتماع لمراجعة الأداء أمرًا متلفًا للأعصاب، لكنه في النهاية طريقة رائعة للتوفيق بين دور الموظف والاحتفاء بمساهماته للفريق والشركة.
مراجعات الأداء يمكن أن تُجرى خلال اجتماع مجدول فردي أو من خلال اجتماع منفصل. الشيء الأهم هو إجراء مراجعات الأداء من حين لآخر وتحطيم أسوار الخوف التي تحيط بها. بالمحصلة يسعى المديرون لضمان نمو الشركة وتحقيق أهدافها، أما الموظفون فيطمحون لتطوير مهاراتهم والتقدم في حياتهم المهنية، وهو ما يُترجَم إلى مؤسسات عالية الأداء.
إذا كانت المراجعة السنوية جزءًا من تطوير أداء شركتك أو نموذج التعويضات التي يتلقاها الموظفون كجزء من عملهم، فيمكنك متابعة عملية المراجعة وفقًا لذلك، لكن إجراء مراجعات أداء متكررة كل 3-6 أشهر يساعد المديرين والموظفين على التفكير بنفس الطريقة والاتفاق على آليات العمل في الشركة.
كيف تجعل مراجعة الأداء ناجحة؟
- أعطِ إشعارًا مسبقًا: يجب أن يكون كلا الشخصين على علم مسبق بهذا الاجتماع المهم.
- خطط واستعد: حدد الخطوط العريضة لجدول أعمال الاجتماع ومواضيع النقاش، بحيث يتسنى لكلا الطرفين التحضير لهذا الاجتماع.
- ناقش الإنجازات: ركز على ما حققه الموظف منذ محادثة الأداء الأخيرة بينكما.
- عالج مشكلات الأداء: إذا كانت هناك مشكلات في الأداء، فأبرزها بطريقة لطيفة وداعمة.
- تجنب وضع الأهداف: يمكنك عقد اجتماع آخر لتحديد الخطوات التالية، هذا هو وقت مناسب للتركيز على اللحظة الحالية وعلى ما حققه الموظف حتى هذه النقطة.
ماذا لو كان لديك موظف صعب المراس؟
مواجهة اجتماع فردي مع موظف صعب المراس أمرٌ مرهق وغير مريح بتاتًا، ولكن قد يكون من الضروري المضي قدمًا وخوض هذا الاجتماع بطريقة مثمرة. قد تكون هذه المحادثة حول معالجة ضعف الأداء أو مشاركة التغذية الراجعة السلبية أو إدارة نزاع حاصل في الفريق. مهما كان الأمر، فإن وجود اجتماع فردي يُعَد جزءًا مهمًا في التعامل مع الموظفين صعبي المراس.
من الضروري في أثناء المحادثة الحرص على خلق أجواء من الارتياح والأمان النفسي لدى كلا الطرفين، إذ أن الهدف من الاجتماع هو سماع بعضكما الآخر وتنقية الأجواء بإزالة الشكوك وتوضيح سوء الفهم. قد لا تصل إلى حل يُذكر، لكن الأسلوب الذي تتعامل به في محادثة صعبة يمكنه بحد ذاته أن يحدث فارقًا كبيرًا في ما ينتج عنها.
كيف تتعامل مع الاجتماع الفردي الصعب؟
- حدد موضوع النقاش: أضف كل ما تحتاج مناقشته إلى جدول أعمال اجتماعك حتى يتمكن عضو فريقك من الاطلاع عليه قبل المناقشة.
- تسلح بالحقائق: أظهر الملاحظات أو الوثائق أو المصادر أو أي شيء آخر يمكنه مساعدتك في تأسيس المحادثة على الحقائق والمنطق بدلًا من المشاعر والانفعال.
- اسعَ للفهم: تعامل مع المناقشة بحكمة وتفهم وامنح موظفك مساحةً من الحرية يمكنه من خلالها مشاركة وجهة نظره.
- اعثر على حل مع الطرف الآخر: قد يأتي كلاكما إلى الاجتماع مع أخذ خطوات عمل معينة في الحسبان، وبالتالي يمكنكما أخذ الوقت الكافي لمناقشتها والبناء عليها واتخاذ قرار بشأن الخطوات المشتركة المستقبلية.
حقق أقصى استفادة ممكنة من كل اجتماع فردي
يُعَد الاجتماع الفردي أفضل اجتماع يمكن أن يحظى به المدير وموظفه المباشر، إذ أن الحفاظ على التواصل المستمر بين كل موظف ومديره هو ما يقود المؤسسات ذات الأداء العالي في عالم الأعمال. يحتاج أعضاء الفريق خصوصًا في حالة القوى العاملة الموزعة إلى البقاء متوافقين مع الأهداف الأكبر والشعور بالاتجاه من أجل تطورهم الشخصي.
طبق النصائح والحيل وأفضل الممارسات الموضحة في هذا الدليل المتكامل لتحقيق أقصى استفادة ممكنة من اجتماعاتك الفردية. تذكر دائمًا أنه بغض النظر عن دورك في فريق العمل، فالفرصة سانحة أمامك دومًا للتحسين والتطوير وتحقيق النجاح، خصوصًا في ظل الدعم المتبادل الذي تحصل عليه من بقية أفراد فريقك، وبالطبع فإن الاجتماعات الفردية هي جزء رئيسي في تحقيق ذلك كله.
ترجمة -وبتصرّف- للمقال One-on-one meetings: a comprehensive guide for better conversations لصاحبته نورا سانت أوبين.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.