إذا كنت تبحث عن برنامج لإدارة المشاريع، فمن المحتمل أنك تريد أن تعرف قدرته على زيادة الكفاءة وتحسين التعاون وتحرير فريقك للتركيز على الأعمال المهمة. ورغم أنه من السهل رؤية إمكانات الأداة بنفسك، إلا أن إقناع القادة بتبني أداة جديدة قد يبدو أمرًا صعبًا، لا سيّما عندما تكون موارد الشركة محدودة.
يتخوف القادة بطبيعة الحال من الاستثمار في البرمجيات الجديدة، فالأمر منوط بهم لاتخاذ أفضل القرارات للنشاط التجاري بأكمله، لذلك يريدون التأكد من أن كل عملية شراء ستؤدي إلى نتائج قابلة للقياس.
سنرشدك في هذا المقال إلى كيفية صياغة عرض تقديمي فعّال يتحدث عن أكثر ما يهتم به القادة، مثل القيمة المضافة والنتائج القابلة للقياس، وذلك لكي تتمكن من تحويل قادة الأعمال من أصحاب عمل مترددين إلى شركاء كاملين.
أهمية الترويج لبرنامج إدارة المشاريع
يمنحك العرض التقديمي المصمم جيدًا موافقة القادة على البدء في استخدام برنامج إدارة المشروع. ليس هذا فحسب، بل يقنع القيادة أيضًا بأنه يمكن للأداة أن تحسن نشاطهم التجاري بطريقة قابلة للقياس، ولهذا فإنهم يستثمرون بما لديهم في سبيل إدخال البرنامج الجديد في نظام عملهم.
كلما زادت نسبة الموافقة التي يمكنك الحصول عليها من كبار القادة مقدمًا، سيكون من الأسهل نشر الأداة لاحقًا؛ لأنه عندما يكون أصحاب العمل متعاونين معك على أكمل وجه، سيكون من السهل تمهيد الطريق أمام التحول الرقمي في المستقبل.
إليك فيما يلي خمسة أمور رئيسية يجب أخذها بالحسبان عند إعداد عرض لبرنامج إدارة المشروع، إضافةً إلى بعض النصائح المهمة لإبرام الصفقة.
التركيز على ما يشغل ذهن قادة الشركة
بصفتك قائد فريق، فأنت تفهم كامل العمليات التجارية على أكمل وجه، والأخطاء التي تحدث فيها وكل ما يتعلق بها. ومع ذلك، فإن فرص التحسين التي تراها واضحةً وضوح الشمس بالنسبة لك غالبًا ما تكون أقل وضوحًا للمديرين التنفيذيين، لأنهم لا يشاركون بطريقة مباشرة في عملك اليومي. ليس لأنهم لا يهتمون بتحسين سير العمل، بل على العكس تمامًا، فهم يريدون دفع فريقك نحو النجاح، لكنهم ينظرون إلى قرارات الشراء من منظور خاص بالعمل.
قبل إعداد عرضك التقديمي، ضع بالحسبان الأمور التي يهتم بها قادة الشركة، بحيث تضع نفسك مكانهم وتفكر؛ كيف سيساعد شراء برامج جديدة على تعزيز الأداء وزيادة أرباح الشركة بأكملها؟ فيما يلي خمسة أشياء يجب التركيز عليها للتعامل مع مخاوف قادة الفريق أو القسم أو الشركة.
1. عائد الاستثمار ROI
يقول بريت جيورويتز Brett Gurewitz الرئيس التنفيذي لشركة EPITAPH RECORDS:
اقتباس"ينجز كل شخص فينا خمسة أضعاف ما ينجزه الآخرون في شركات أكبر منا بعشر مرات ودون تحمل ضغوطات عمل كبيرة".
إذا كنت قادرًا على شرح الكيفية التي ستساعد من خلالها البرامج الجديدة على زيادة أرباح شركتك، فمن المرجح أنك ستحصل على تأييدات القادة في الشركة. احسب الوقت الذي يقضيه فريقك في المهام المتكررة واليدوية، إضافةً إلى عدد الساعات التي يمكن توفيرها باستخدام البرنامج الجديد، ولا تنسَ إجراء الأبحاث الخارجية أيضًا. يمكنك غالبًا العثور على تقارير تحدد مقدار الوقت الذي يمكن توفيره من خلال أدوات إدارة المشاريع المختلفة.
نقطة المحادثة الرئيسية: توفر برامج إدارة المشاريع أنظمة أتمتة تلقائية لإنجاز الأعمال غير الضرورية، مما يتيح لأعضاء الفريق التركيز على المشاريع المهمة التي تزيد من عائدات الشركة.
2. الأمان
اقتباسيقول كارلي ماكجي Carley McGee كبير مديري المشروعات التقنية ومدير البرمجيات في شركة Outreach: "نحن نقدر الشركات التي لديها الكثير من شهادات الأمان وتثبت أنها تأخذ الأمان الرقمي على محمل الجد".
مع تزايد الهجمات الإلكترونية وانتشارها بين وسائل الإعلام، يركز قادة الشركات بوتيرة متزايدة على أمن البيانات، فهم يريدون ضمان خصوصية معلومات الشركة، حتى عندما يعمل الموظفون في مواقع ومناطق زمنية مختلفة.
يقول مايكل أوبرلايندر Michael Oberlainder مسؤول أمن المعلومات في شركة LogMeIn:
اقتباس"لن تتناقص أهمية الأمن السيبراني، لذا لا يمكنك تجاهله أو التقليل من تمويله".
ومما سبق، نجد أنه لا بُدَّ من الاهتمام بميزة الأمان عند الترويج لبرنامج إدارة المشاريع، لذا أجرِ أبحاثك وتأكد من أن الأداة تلبي معايير الأمان المطلوبة للفريق التقني في شركتك.
نقطة المحادثة الرئيسية: تمنح أداة إدارة المشروع هذه أولويةً لميزات الأمان ولديها العديد من شهادات الأمان، لذلك يمكننا الوثوق بها في الحفاظ على أمان بياناتنا.
3. حالات الاستخدام عبر الفريق
يقول ستيفن دانر Stephen Danner مدير التنمية في شركة STAND EARTH:
اقتباس"كنا بحاجة إلى جمع أعمالنا وتركيزها في منصة واحدة، لأن كل فريق كان يستخدم أدوات مختلفة، وهو ما أدى إلى سوء التواصل وعدم الكفاءة".
غالبًا ما يَحذّر قادة الشركة من إضافة برامج جديدة، وذلك لأنهم يخافون من استخدامها على نحو ضيق لفريق معين، مما يجعل التعاون ومشاركة المعلومات أمرًا صعبًا. ولهذا السبب، عند الترويج لأداة جديدة، من المهم تقديم مجموعة واسعة من حالات الاستخدام.
ستساعد هذه الأداة الجديدة فريقك بالتأكيد، ولكن يجب أن تُظهر أيضًا مدى مرونة نظامها الأساسي بدرجة تكفي لاستخدامها عبر الأقسام المختلفة. كلما زاد عدد حالات الاستخدام للأداة، زادت جاذبيتها لقادة الشركة.
عند تقديم عرضك التقديمي، أظهِر للقادة كيف يمكن استخدام ذلك البرنامج في إدارة المشروع على نطاق واسع لتحسين التعاون بين الفرق. وإليك الطريقة:
- وضح كيف يمكن استخدام النظام الأساسي لفرق مختلفة، مثل التسويق والعمليات والتقنية وغيرها.
- وضّح كيف يمكن للأداة تحسين العمل الجماعي وتسهيل مهام سير العمل عبر الفريق، مثل التخطيط للمشاريع والحملات التسويقية، أو تعقب طلبات العمل، أو التخطيط الإستراتيجي. تأكد مما إذا كان النظام الأساسي يقدم قوالب جاهزة تساعد فريقك في إعداد العمليات متعددة الوظائف بسرعة.
- في حال كانت المنصة تتكامل مع أدوات الشركة، تأكد من الإشارة إلى ذلك أمام القادة. تستخدم الفرق المختلفة أدوات مختلفة، لتحليل البيانات والتصميمات وأتمتة رسائل البريد الإلكتروني وتتبع العملاء المحتملين وغير ذلك، لذلك يبحث القادة عن برنامج إدارة المشاريع الذي بإمكانه التكامل مع مجموعة التقنيات لديهم، دون تحميل الشركة أعمالًا إضافيةً أو تعطيل العمليات الجارية فيها.
نقطة المحادثة الرئيسية: ستعمل هذه الأداة على الربط بين الفرق والتقليل من انتشار البرمجيات المختلفة، ولن تضيف أي ارتباكًا في عمل الشركة.
4. سهولة التبني
يقول جويل سات بيير Joёl ST- Pierre مدير مكتب إدارة المشروع في شركة AUTODESK:
اقتباس"لم يكن لدينا مورد مخصص لتمكين الفريق من استخدام أداة جديدة، لذا أردنا العثور على أداة يسهل تعلمها، أو أداة يستخدمها الناس فعلًا".
لا يرغب قادة الشركة في الدفع مقابل أداة لن يستخدمها الموظفون، إذ في حال لم يكن البرنامج سهل الاستخدام، فلن تعتمده الفرق، وهو ما يعني إهدار الاستثمار الأولي في الأداة. لمعالجة هذه المخاوف، حاول التركيز على سهولة التبني تحديدًا أثناء عرضك.
فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك القيام بها لتحقيق ذلك:
- شاهد العروض التوضيحية للمنتج أو حدد موعدًا لعقد جلسة مع فريق مبيعات البرنامج، لكي تتمكن من معرفة كيفية عمل البرنامج بالضبط، ومدى سهولة استخدامه، وكيف يمكنه حل مشكلات معينة في الشركة.
- إذا تحدثت إلى فريق مبيعات البرنامج، فاسألهم عن الدور الذي يجب أن تؤديه التقنية في تبني الأداة الجديدة. فإذا كان من السهل اعتماد البرنامج، فعندها يمكن للفرق التقنية قضاء وقت أقل بين أروقة العمل المزدحم، ليوفروا بذلك فسحةً من الوقت تعينهم على التخطيط الإستراتيجي لكيفية تحقيق الاستفادة القصوى من الأداة. وفي عرضك التقديمي، اشرح للقادة كيف يمكن للفرق أن تبدأ بسهولة باستخدام الأداة بمفردها، دون تحميل أعباء عمل إضافية للفريق التقني.
- تحقق مما إذا كان أي شخص في شركتك يستخدم إصدارًا من البرنامج، إذ تحدث هذه الحالة أكثر مما تتوقع، لا سيّما إذا كان للأداة إصدار أساسي غير مدفوع. إذا كان الموظفون يتبنون البرنامج بأنفسهم، فمن المحتمل أن يكون من السهل نشره عبر مختلف الفرق في الشركة، وهذا يعني أن اعتماد الأداة على مستوى الشركة لن يضيف أي برامج جديدة إلى مجموعة البرامج المستخدمة في الشركة، فكل ما في الأمر أنه سيزيد نطاق استخدام أحد البرامج.
نقطة المحادثة الرئيسية: يُعَد برنامج إدارة المشاريع هذا سهل الاستخدام، لذلك لن يُفرض علينا تخصيص موارد إضافية لمساعدة الفرق على البدء في استخدامه.
5. تتبع المعلومات
يقول أرييل شافان Ariel Chavan المسؤول عن أمن المنتجات والبرمجيات في شركة زووم Zoom:
اقتباس"مع نمو شركة زووم Zoom، أردنا تكون رؤيةً واضحةً حول كل ما يحدث، وذلك لكي نتمكن من تحديد أولويات العمل واتخاذ قرارات أفضل. كنا بحاجة إلى الرؤية والمسؤولية والاتساق في كيفية إنجاز أعمالنا ومشاركة المعلومات عبر الفرق".
يرغب قادة الشركة في معرفة ما يجري حولهم، وذلك حتى يتمكنوا من اتخاذ قرارات حكيمة لفرقهم، كما يريدون أن يتمتع الموظفون بنفس الوضوح، وذلك لأن إشراك الجميع ووضعهم على بيّنة من الأمر هو شيء ضروري لتعزيز التعاون الفعال بين أفراد الفريق.
ومع ذلك، فإن تحقيق الوضوح هو أمر صعب، خاصةً عندما ينتقل الموظف بين 10 تطبيقات مختلفة 25 مرةً في اليوم؛ فمع تناثر المعلومات في أماكن مختلفة، سيكون من الصعب تتبع الأحداث ومعرفة كيفية أداء المشاريع، ومن هو الموظف المسؤول عن خطوة أو حركة معينة.
هنا يأتي دور عرضك التقديمي؛ إذ تشرح كيف يمكن لبرنامج إدارة المشاريع أن يحل هذه المشكلة عن طريق إنشاء نظام تسجيل واحد لجميع الأعمال، فهو يجعل معلومات الشركة مركزيةً، بحيث يمكن للموظفين والقادة الوصول إلى ما يحتاجون إليه.
نقطة المحادثة الرئيسية: يوفر برنامج إدارة المشاريع نظامًا واحدًا لتسجيل جميع الأعمال، بحيث يمكنك أن تعرف أنت وأعضاء فريقك ما الذي يحدث من حولكم، وكيف تجري عملية أداء المشاريع، ومن المسؤول عن كل خطوة.
امنح عرضك الميزة المناسبة
تتميز العروض الكبيرة دائمًا بميزة ما، وهو ما يجعلها تتفوق على غيرها، فأنت تريد أن يحظى جمهورك بلحظة من الدهشة والإعجاب عندما يرون بوضوح كيف يمكن للشركة أن تستفيد من البرنامج، أو كيف يمكن استخدامه في العمليات التجارية المهمة.
فيما يلي بعض الإستراتيجيات التي يمكنك استخدامها لإضفاء المزيد من القوة على عرضك.
احصل على تأييد الفرق والأقسام الأخرى في الشركة
يقول مايكل رونش Michelle Runch مسؤول التسويق والوسائط والعمليات في شركة LA RAMS:
اقتباس"من المهم بالنسبة لنا أثناء تقييم أي أداة أن نختبر المنتج لمعرفة إذا كان الموظفون سيحبونه. يُعَد الوصول إلى موظف واحد يحب الأداة ويقول: "هذه أداة رائعة" هو النافذة التي يمكنك من خلالها دفع الجميع للاقتناع بالأداة".
هذا ما يوضح لك كيف يمكن تطبيق برامج إدارة المشاريع عبر الفرق؛ فقبل أن تخاطب قادة الشركة، تحدث إلى المسؤولين في الفرق والأقسام الأخرى واجعلهم يقفون معك في صفك. وإذا تمكنت من إظهار اهتمام واسع باعتماد الأداة، فعندها يمكنك إقناع المستمعين بأن حالات الاستخدام المشتركة وتحسين سير الأعمال هو أمر ممكن.
نقطة المحادثة الرئيسية: يستثمر العديد من مسؤولي الفرق في هذه الأداة، بحيث يمكن اعتمادها لحالات استخدام مختلفة عبر الشركة.
تقديم عروض مرئية
لا تكتمل العروض التقديمية دون إضافة عنصر مرئي جذاب لها، إذ تساعد العروض المرئية الواقعية على تصور وظيفة الأداة ومدى سهولة استخدامها، وكيف يمكن تطبيقها في حالات استخدام محددة في العمل. اطلب من فريق مبيعات البرنامج أن يقدموا لك عرضًا تقديميًا يوفر مقاطع توضيحية لكيفية استخدام الأداة، أو أحضر مقطع فيديو معد مسبقًا إذا كنت لا تعمل مع أي أحد من أعضاء فريق المبيعات.
أثناء العرض التوضيحي لكيفية استخدام الأداة، حدّد المزايا الرئيسية التي تجعل برنامج إدارة المشروع مميزًا، فعلى سبيل المثال:
- تشتمل الأداة على ميزة تحديد الأهداف لتعزيز التوافق بين الفرق حول أولويات العمل.
- توفر لوحة التحكم رؤًى واضحةً حول كيفية أداء المبادرات في وقتها الفعلي.
- تقدم الأداة ميزات لتتبع الوقت وإدارة الموارد، مما يساعد الفرق على استغلال الوقت في الأعمال المهمة.
- تعرض الأداة مخططات جانت Gantt ولوحات كانبان Kanban والتقويمات السنوية والأحداث المهمة، مما يساعد الفرق على وضع خطة عمل وتصور لجدولة المشروع.
- تقدم الأداة ميزات إدارة المهام التي تساعد الفرق على فرز الأعمال وتحديدها، مثل الأتمتة والعلامات المخصصة.
- تقدم الأداة ميزات التكامل التي تمكن الفرق من الاستمرار في استخدام الأدوات الأخرى مع تركيز المعلومات في مكان واحد.
نقطة المحادثة الرئيسية: تشتمل هذه الأداة على على العديد من المزايا المفيدة وسهلة الاستخدام، لذا يمكننا تطبيقها على حالات استخدام محددة في عملنا.
مشاركة قصص النجاح
يبحث القادة عن حل لإدارة المشاريع يكون موثوقًا في مجالات صناعتهم. وتتمثل إحدى أفضل الطرق لإثبات مدى مصداقية وكفاءة الأداة في مشاركة قصص نجاح العملاء، لا سيّما قصص شركات مماثلة ومعروفة.
تحقق من الموقع الإلكتروني للبرنامج لمعرفة ما إذا كانوا يسلطون الضوء على بعض العملاء البارزين لديهم. سيكون من الجيد أيضًا إذا كان بإمكانك العثور على قصص نجاح تشير إلى مقدار الوقت والجهد الذي توفره الشركات من خلال اعتماد الأداة.
نقطة المحادثة الرئيسية: تُعَد هذه من الأدوات الموثوق بها في مجال صناعتنا، كما أنها تحصل على تقييمات عالية من المحللين.
توقع الأسئلة الشائعة
لا يمكن النظر إلى العرض التقديمي على أنه من جانب واحد، بل يمكن وصفه على أنه محادثة بينك وبين قيادة الشركة. بالإضافة إلى إعداد نقاط الحوار، يجب أيضًا توقع الأسئلة التي سيطرحها القادة وإعداد إجاباتك مسبقًا.
إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ، فإليك بعض الأسئلة الشائعة التي يجب الاستعداد لها عند تقديم برنامج إدارة المشروع:
- كم تكلف هذه المنصة؟ هل توجد خيارات تسعير مختلفة؟
- ما هي احتياجات العمل التي تحلها هذه المنصة؟
- كيف سنبدأ؟
- ما الوقت الذي تستغرقه عملية الإعداد الأولية؟
- ما نوع الدعم الخارجي المتاح للمساعدة في الاستخدام الأولي؟ هل هناك خدمات احترافية وندوات عبر الإنترنت وموارد إرشادية أخرى يمكننا استخدامها؟
- ما هي الموارد الداخلية التي نحتاجها لبدء العمل على هذه المنصة؟
- ما الذي سيحدث إذا لم تعمل الأداة بالطريقة التي نتوقعها؟
- ما مقدار الوقت الذي ستوفره لنا؟
- هل تعمل هذه المنصة لإدارة المشاريع وفق منهجية أجايل Agile؟
- هل تستخدم الشركات الأخرى هذه الأداة؟ ما مدى تلاؤمها معهم؟
- من المسؤول عن إدارة التغييرات عند تقديم هذه المنصة؟
- من المسؤول عن تدريب الموظفين على استخدام هذه الأداة؟
الخلاصة
ستتمكن من خلال إظهار قيمة برنامج إدارة المشاريع من إشراك قادة الشركة والبدء في غرس بذور التحول الرقمي، وباستخدام عرض تقديمي مصمم جيدًا، ستحصل على الضوء الأخضر من قادة الشركة. ليس هذا فحسب، بل ستتمكن من تحويل قادة الشركة من أصحاب عمل مترددين إلى شركاء كاملين.
ترجمة -وبتصرّف- للمقال How to pitch project management software: A complete guide لصاحبته Caeleigh MacNeil.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.