الإدارة المرئية للمشاريع

تسمح لك الإدارة المرئيّة للمشاريع برؤية حجم العمل والمهامّ معروضةً في صورة مرئيّة. وييسّر هذا تبسيط الجهود تبسيط الجهود بين أفراد الفريق، والبقاء على المسار، وتفادي حالات عنق الزّجاجة المحتملة. وعادةً ما يتمّ ذلك على شكل جدول مخطّط للمشروع، أو رزنامة، أو ألواح كانبان Kanban boards.

تختلف الطّريقة الّتي يعالج بها كلّ منا المعلومات، لكنّنا نشترك في أنّ رسم العمل بصورة مرئية في عقولنا أمر مهمّ لنا جميعًا. والإدارة المرئيّة هنا للمشاريع هي طريقة لإدارة هذه المشاريع، حيث تجمع تقنيات إدارة المهام التّقليديّة، وأدوات التّقرير، والتّواصل بالجانب المرئيّ لعملك.

ماهية الإدارة المرئية للمشاريع

الإدارة المرئيّة للمشاريع هي طريقة تتظّم بها العمل وتديره في قوالب مرئيّة مثل المخطّطات الزّمنيّة، وألواح كانبان Kanban boards، والرّزنامات.

توظّف طرائق الإدارة المرئيّة هذه نفس الجوانب الّتي تغطّيها نظيراتها غير المرئيّة، مثل المهامّ، وآجال التّسليم، وأفراد الفريق، ولكن بطريقة تجعلها أسهل رؤيةً واستعمالًا، وتتبّعًا. لذا إذا كنت ترسل في السابق قائمة مهامّ إلى فردٍ في الفريق، فإنّك في الإدارة المرئيّة قد تضيفه إلى مخطّط زمني مرئيّ مع إرفاق مهامّه إلى اسمه.

فوائد استعمال الإدارة المرئية للمشاريع

توفّر الإدارة المرئيّة للمشاريع في لمحة واحدة رؤيةً عميقةً لما يعمل عليه كلّ فرد من الفرق، ومتى يجب تسليم مخرجات المشروع، وما هي معالم الإنجاز، وأكثر. وهي بهذا تُعَد نمط إدارة أعمال أكثر تفاعليّةً يسهّل التّعاون.

هناك العديد من الأسباب الّتي تدفع إلى التحوّل إلى الإدارة المرئيّة أو على الأقلّ دمجها في إدارة مشاريعك، نذكر منها:

تحصيل رؤية أسرع: يمكنك بسرعة وسهولة الإلمام بالمعلومات حين تكون وضعيّة المشروع ومقاييسه ومهامّه كلّها في مكان واحد.
تقليل حالات عنق الزّجاجة: يمكن لأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الحصول على المعلومات الّتي يحتاجونها، في الوقت المناسب، ممّا يخفّض من حالات عنق الزّجاجة.
متابعة دورة حياة المشروع: بدءًا من تعيين مهامّ المشروع، مرورًا بالتّواصل عبر أدوات التّواصل، وانتهاءً بالتّقارير؛ يمكنك استعمال أنواع مختلفة من طرائق الإدارة المرئيّة للمشاريع من البداية إلى النّهاية.
تنسيق عمل الفريق: التّمكين للتّعاون بين الأقسام المختلفة بجمع كلّ أجزاء العمل في مكان واحد واضح للعيان.
تسهيل الاطّلاع على العمل: إعطاء القادة وأصحاب المصلحة التّنفيذيّين اطّلاعًا عميقًا على عمل فريقك دون الحاجة إلى إضجارهم بالتّفاصيل.
التعرّف على معيقات العمل المحتملة باكرًا: تصوّر تبعيّات المشروع، ومعالمه الإنجازيّة، ومعيقاته حتّى تتمكّن من معالجة المشاكل قبل حدوثها.

ثلاث طرائق لتصور تقدم المشروع

هناك ثلاث طرائق شهيرة لإنشاء أداتك الخاصّة في الإدارة المرئيّة للمشروع:

المخطّطات الزّمنية Timelines: أو مخطّطات غانت Gantt charts.
ألواح كانبان Kanban boards.
رزنامات المشروع Project calendars

لكلّ واحدة من هذه الطّرائق حسناتها وعيوبها، لذا يعتمد اختيار أيّها أنسب لك على نوع المشروع الّذي تخطّط له، وكيفيّة استخدامك لها. وبغضّ النّظر عن أيِّها اخترت، فإنّها جميعًا تعمل بامتياز ضمن برمجيّة إدارة مشاريع (برنامج حاسوب). واعتمادًا على البرمجيّة الّتي تستعملها، يمكنك تخصيص أيّ من تلك الطّرائق تخصيصًا شاملًا، وإضافة الأتمتة، واستخدام المزايا البديهيّة مثل السّحب والإفلات drag and drop. وفيما يلي نشرح كيفيّة عمل كلّ طريقة، وأنواع المشاريع الّتي تناسبها.

1. المخططات الزمنية

يمكنك إعطاء خطّة مشروعك صورةً مرئيّةً بإنشاء مخطّط زمني أو مخطّط غانت للجدول الزّمني لمشروعك. ويمكنك عبر إدارة المخطّط الزّمني تنظيم تفاصيل المشروع في مخطّط أعمدة بيانيّة لإظهار متى يجب إنهاء كلّ مهمّة أو مُخرج في مشروع، وكم سيستغرق كلّ منها.

حالات استخدام المخططات

يمكنك استخدام والاستفادة من المخطّطات في المشاريع المحدودة بوقت، والّتي تحتاج التزام مهامّها بآجال تسليم نهائيّة، وذلك لأنّ المخطّطات تظهر لك متى يجب بدء المهمّة، وكم من الوقت ستستغرق. وبتجميعك لكلّ شيء في مخطّط زمنيّ فإنّك تسهّل على نفسك توزيع الموارد، وتعيين أعضاء الفريق على الخطوات المختلفة، وتصوّر المهامّ الاعتماديّة (المهامّ المعتمدة على إنهاء أخرى).

يمكنك باستعمال إدارة المخطّطات الزّمنية إنشاء خطّة مشروع تظهر كيف تتفاعل كلّ جوانب المشروع مع بعض، ويساعدك هذا في إجراء التّغييرات اللاّزمة لمنع المشاكل من الحدوث. وهذه المخطّطات ممتازة في حالات:

إدارة الحملات.
إطلاق المنتجات.
تخطيط التّظاهرات.

حالات عدم استخدام المخططات

تُعَد المخطّطات الزّمنيّة كما أسلفنا مفيدةً عندما يكون لكلّ مهمّة تاريخ بداية وتاريخ نهاية معروفان، أمّا إن لم تكن تلك التّواريخ معروفةً فليس هنالك ما تصوّره مرئيًّا، لذا عندما تخطّط لمشروع تكثر فيه المهامّ اليوميّة، أو المهامّ الّتي آجالها النّهائيّة مرنة كما هو الحال في إدارة مشاريع آجايل، فإنّ من الأفيد تصوّر عملك في رزنامة مشروع، أو لوحة كانبان.

مثال مخطط زمني

لنفترض أنّك تخطّط لإطلاق منتج، وتحتاج قصد تحقيق أهدافك بنجاح إلى العمل كفريق ديناميكيّ متعدّد الوظائف. عندها تجمع فريقك من أقسام المنتج، والهندسة، والتسويق، والمبيعات، والدعم الفنّيّ لإنجاح إطلاق المنتج؛ وبما أنّك تعمل مع الكثير من أصحاب المصلحة، فإنّ المشروع سيكون معقّدًا لا محالة.

يعطي المخطّط الزّمني صورةً مرئيّةً للجميع حول تقدّم المشروع، وخارطة طريقه ليكون الجميع في مسار واحد. ويمكنك نتيجةً لذلك تنسيق إدارة الموارد، وتوقّع أوقات الوصول إلى المعالم الإنجازيّة، ورؤية المهامّ الاعتماديّة لفكّها قبل وقوعها، ورؤية تواريخ البداية والنّهاية جميعها في مكان واحد. وبهذه الطّريقة يملك لكلّ فرد في فريق المشروع رؤيةً واضحةً لخطّة الإطلاق، وما هو مطلوب لإنجاحه من البداية إلى النّهاية.

بعد أن تحضّر مخطّطا زمنيًّا لمشروعك، لا تنسَ مشاركته مع زملائك وأصحاب المصلحة، وتحديث التّفاصيل عند كلّ تغيير. وذلك أنّ مشاركة مصدر حقيقة واحد مع الجميع يعطي كلّ فرد رؤية واقعيّة محدّثة على عمل الفريق.

2. ألواح كانبان Kanban boards

ألواح كانبان هي نظام مرئيّ لتنظيم المشاريع تعطي فيه كلّ جزء تنفيذيّ من العمل بطاقة. ترتّب هذه البطاقات في أعمدة يمثّل كلّ منها مرحلة من المشروع، أو مرحلة من عمليّة، أو المعنيّ بالمهمّة، أو أولويّتها، أو أشياء أخرى بما يناسب عمل فريقك. وكلّما تقدّم العمل على المهمّة أو المُخرَج تحرّك بطاقتها من عمود إلى عمود آخر يناسب وضعها الجديد ليتمكّن من رؤيته الجميع.

حالات استعمال ألواح كانبان

يناسب نظام ألواح كانبان المشاريع الّتي تنقسم إلى مراحل. سواءً كانت تلك المراحل بسيطةً وتتدرّج من "مهمّة للتّنفيذ"، إلى "مهمّة قيد التّنفيذ"، وتنتهي بـ "مهمّة منتهية"؛ أو كانت أكثر تعقيدًا. المهمّ في الأمر أن تكون المراحل متدرّجة، بحيث تنتقل المهمّة بينها من واحدة إلى التّالية، لذا فإنّ ألواح كانبان ممتازة لفرق آجايل الّتي تعمل في دورات تطوير أو ما يعرف بالسبرنت sprint لأنّها توفّر رؤيةً واضحةً لتقدّم العمل. ومن أمثلة ذلك:

تتبّع الأخطاء bug tracking.
تخطيط دورة التطوير.
جلسات دورات التطوير الاسترجاعيّة.
اجتماعات أجايل اليوميّة المختصرة.
إدارة إنتاج الويب.
طلبات العمل.
ألواح سكرام scrum boards.

مثال مشروع ألواح كانبان

تدفّق العمل في تتبّع الأخطاء مثال عن مشروع يمكن إدارته باستخدام ألواح كانبان لأنّ كلّ مهمّة فيه تحتاج إلى المرور بعدّة مراحل قبل أن تعدّ منتهية. فعندما تحصل مثلا على مهمّة لخطأ جديد، فإنّه يحتاج أوّلا إلى إعطائه رقم تعريف، وتدوينه في في سجلّ الأعمال التّراكميّة، ثمّ يجري العمل عليه، وأخيرًا الانتهاء منه. فتجهّز لوحة كانبان بالأعمدة الممثّلة لما يلي:

أخطاء جديدة (من سجلّ أعمالك التّراكميّة).
جاهزة للعمل عليها.
في طور العمل.
في ضمان الجودة.
منتهية

ولكلّ خطأ جديد يبلَّغ عنه، يمكن لفريقك بسهولة إنشاء بطاقة جديدة ثمّ نقلها من عمود إلى الآخر بتقدّم العمل، منشئين بفعالية قائمة مهام لكلّ مرحلة مع تحديثها دوريًّا.

غالبًا ما تُصنع ألواح كانبان من ألواح فعليّة مع بطاقات لاصقة، ولكن بإمكانك إنشاؤها افتراضيًّا على الإنترنت عبر وسائل مثل: أنا و Hygger و Asana و Trello.

ويعطيك هذا إمكانيات كثيرة، مثل تخصيص المجالات، والأوصاف، والملفات؛ مع إضافة المتعاونين على كلّ بطاقة لتتمكّن بسهولة من جمع معلومات إضافيّة حول المشروع تساعد بها فريقك على العمل معًا لتحقيق النّجاح.

3. رزنامة المشروع

تعمل المخطّطات الزّمنيّة وألواح كانبان بامتياز في الكثير من المشاريع، ولكنّك أحيانًا لا تحتاج إلى أكثر من رزنامة تقليديّة. رغم بساطة الرّزنامات وسلاستها إلا أنّها قد تكون مثاليّةً في التّخطيط لبعض المشاريع.

حالات استعمال رزنامة المشروع

تختلف الرزنامة عن سابقتيها بتميّزها في التّخطيط للمشاريع الّتي بها مهامّ كثيرة مع آجال نهائيّة مختلفة، وذلك أنّ معرفة متى عليك تحقيق معلم إنجاز، أو تسليم أحد الأصول في أسبوع معيّن، أو شهر، أو سنة يمكنه مساعدتك على التخطيط المسبق لتنفيذ المطلوب في وقته المناسب. وتساعدك رزنامة المشروع تحديدًا في إدارة:

رزنامة التّحرير.
رزنامة محتوى التواصل الاجتماعي.

حالات عدم استعمال رزنامة المشروع

تساعدك رزنامة المشروع على التّخطيط المسبق للأسبوع أو الشّهر أو الرّبع أو حتّى السّنة، ولكنّها أقلّ فائدةً عند كثرة المهامّ اليوميّة. وفي تلك الحالة الّتي تستدعي الانهماك في العمل الّذي يقوم به فريقك كلّ يوم فإنّ لوحة كانبان أو حتّى قائمة مهامّ قد تكون أنسب لك ولفريقك.

مثال رزنامة مشروع

إذا كنت تخطّط لمشروع فإنّ الرّزنامة تمنحك صورة مرئيّة للعمل المستحقّ خلال الأيّام والأسابيع القادمة. وتتجلّى فائدة الرّزنامة عندما يشمل المشروع الكثير من الفرق وأصحاب المصلحة المختلفين.

إذا امتلكت مثلًا رزنامةً تحريريّةً شاملة، فإنّ كلّ من في الشّركة يعرف المحتوى المخطّط والمنشور، ومتى تنشر مواضيع بعينها. وبهذا يمكن لفريق المبيعات إرسال المقالات المعنيّة إلى العملاء المحتملين، وللمديرين توزيع الأصول على فرقهم، ولفريق التّحرير معرفة من يعمل على كلّ موضوع.

يمكنك باستخدام أدوات إدارة المشاريع المرئيّة (مثل أنا المقدمة من شركة حسوب، وAsana وTrello وغيرها) إنشاء قائمة مهام المشروع، وجدولة المواعيد النّهائيّة، ويمكنك تحريك المهام في الرزنامة عند الحاجة إلى تغيير الأجل النّهائيّ أو إضافة ملفات إلى المشروع للمزيد من التّعاون.

الصور المرئية للمعلومات

يُعَد تصوّر المعلومات جانبًا مهمًّا آخر من إدارة المشروع البصريّة. لأنّك متى احتجت لكتابة التّقارير أو إرسال عروض حال، فإنّ عرضها في نمط تصوّري أكثر فاعليّة. على سبيل المثال، يمكنك إرسال تقرير نصّيّ إذا كنت تتابع إطلاق موقع إلكتروني: "أنهينا 70% من المهامّ المستهدفة." أو يمكنك إظهار تلك المعلومات في نمط بصريّ كما يلي:

لكلّ من الطّريقتين استعمالاتها بالطّبع، ولكنّ أصحاب المصلحة صاروا يفضّلون البيانات البصريّة أكثر لأنّها أسهل فهمًا، وأسرع مشاركةً.

أفضل أداة إدارة مرئية للمشاريع

لا يمكن القول بأنّ هناك أداة أفضل من جميع منافساتها، بل هناك الأداة الأفضل بالنّسبة لك ولحجم العمل الحاليّ. استعمالك المخطّطات الزّمنية، وألواح كانبان، والرّزنامة كلّها طرائق ممتازة في تصوّر كلّ الخطوات في مشروعك لتتمكّن من رؤية الصّورة الأكبر دون المخاطرة بتجاوز أيّة تفاصيل.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال ‎.3 types of visual project management: Timelines, calendars, and boards (with examples)