كيفية تطبيق خاصية التحقق من صحة البيانات على الخلايا في اكسل

تُستخدم خاصية التحقق من صحة البيانات Data Validation للتحكم في القيم المُدخلة إلى خلية ما حسب معيار محدد. وتعتبر مفيدة على وجه الخصوص عندما تشارك مصنفاتك مع زملائك في الشركة وترغب في التأكّد من إدخال القيم الصحيحة في تلك الخلية. على سبيل المثال، تقييد المستخدمين بإدخال نص بعدد حروف محدد، أو إدخال قيم موجبة فقط في الخلية.

وتتوفر مع هذه الخاصية إمكانية إنشاء رسالة إدخال Input Message تُرشد المستخدمين إلى القيم المناسبة المطلوب إدخالها في الخلية، بالإضافة إلى عرض نافذة تحذيرية Error Alert تنبّه المستخدمين عند إدخال قيمة خاطئة.

مثال1: في المصنف التالي، نرغب في التأكد من أن يقوم المستخدمون بإدخال قيم لـ "نسبة الخصم" تتراوح من 15 إلى 25%.

أولا، سنحدد الخلية التي نريد تطبيق التحقق من صحة المدخلات عليها، وهي الخلية B15 في هذا المثال، ثم نذهب إلى تبويب بيانات Data وننقر على أمر التحقق من صحة البيانات Data Validation:

في مربع الحوار توجد 3 تبويبات. الأول، الإعدادات Settings، ومنه نحدد المعيار الذي يتم التحقق من المدخلات على أساسه، ونلاحظ أنّ الخيار الافتراضي هو السماح بأي قيمة Any Value. وبما أننا في هذا المثال نريد تقييد المستخدم بإدخال قيمة بين 15 و25%، سنسمح بإدخال القيم العشرية باختيار Decimal من حقل Allow، المعيار بين Between من حقل Data، ثم ندخل الحدين الأقصى والأدنى:

وفي التبويب الثاني، رسالة الإدخال Input Message، نقوم بإدخال العنوان والتلميح الذي نريد إظهاره للمستخدمين عند تحديد الخلية لتغيير محتواها:

إنّ إظهار رسالة التلميح اختياري، يمكنك عدم إظهارها بإلغاء تأشير الخيار Show input message when cell is selected.

في التبويب الثالث، التنبيه إلى الخطأ Error Alert، نقوم بإدخال الرسالة التي تظهر للمستخدم عند إدخال قيمة خاطئة، ويفضّل أن تكون رسالة واضحة تُرشد المستخدم إلى الشيء الذي يجب فعله بالضبط. بعدها نحدد نوع التنبيه Style:

تختلف أنواع التنبيه كالتالي:

• إيقاف Stop: يمنع المستخدم من إدخال قيمة غير صحيحة، ولا تؤخذ القيمة ما لم تحقق المعيار. وهذا النوع من التنبيه هو الأكثر تقييدا.
• تحذير Warning: تُحذر المستخدم بأنّ القيمة التي قام بإدخالها غير صحيحة، لكن يمكن قبول هذه القيمة عند النقر على نعم Yes حتى وإن لم تحقق المعيار، أو تعديل القيمة عند النقر على كلا No.
• معلومات Information: تُخبر المستخدم بأنّ القيمة غير صحيحة فقط، وهذا النوع من التنبيه عادة ما يكون مرنا ويتم تجاهله من قبل المستخدمين.

يمكن عدم إظهار رسالة التنبيه بإلغاء تأشير الخيار Show error alert after invalid data is entered .

عند الانتهاء من تعديل كافة الخيارات ننقر موافق OK.

وبذلك ستظهر رسالة التلميح عند تحديد الخلية:

وعندما نقوم بإدخال قيمة خارج المدى، 12% مثلا، ستظهر رسالة التنبيه حسب النوع الذي اخترناه. بما أننا اخترنا نوع الإيقاف Stop لدينا خيار إعادة المحاولة Retry وإدخال قيمة صحيحة، إلغاء عملية التحرير Cancel، أو الذهاب إلى صفحة المساعدة Help.

أما عند اختيار النوع الثاني، تحذير Warning، وإدخال قيمة خاطئة، فيمكننا المواصلة مع هذه القيمة عند النقر على نعم Yes، إعادة إدخال قيمة صحيحة عند النقر على كلا No، إلغاء عملية التحرير بالنقر على Cancel، أو الذهاب إلى صفحة المساعدة Help.

وفي النوع الثالث، معلومات Information، يمكننا تجاهل التنبيه بالنقر على موافق OK، إلغاء عملية التحرير Cancel، أو الذهاب إلى صفحة المساعدة Help.

مثال2: في هذا المثال البسيط، نريد تقييد المستخدم باختيار لغة من مجموعة لغات تظهر في قائمة منسدلة:

سنحدد أولا الخلية التي نريد إضافة القائمة إليها، وهي D3 في هذا المثال، ثم ننقر التحقق من صحة البيانات Data Validation من تبويب بيانات Data:

سنختار قائمة List من حقل Allow، ثم نحدد القيم التي نريد إدراجها في القائمة، وقد قمنا بكتابتها مسبقا على جنب:

لا نريد هنا إظهار رسالة إدخال ورسالة تنبيه، لذلك سنتجاوز هذه الخطوة وننقر موافق OK. والنتيجة ستكون ظهور سهم بجانب الخلية D3، عند النقر عليه تظهر قائمة اللغات المتاحة التي يمكن الاختيار منها:

اقرأ أيضًا

• دليلك الشامل إلى أنواع البيانات