كيفية إنشاء القوائم المخصصة Custom Lists واستخدامها في Microsoft Excel


Huda AlMashta

القوائم المخصصة هي سلسلة من القيم أو البيانات ذات ترتيب معين يتم تحديده بواسطة المستخدم. وهي من الأدوات المفيدة في اختصار الوقت. حيث يمكن إنشاء قائمة مخصصة واستخدامها مرارًا وتكرارًا مع أمر التعبئة التلقائية دون الحاجة إلى إعادة كتابتها في كل مرة. كما يمكن استخدام القوائم المخصصة لفرز البيانات في جدول ما بتسلسل معيّن.

excel-custom-lists.png

توجد في ميكروسوفت اكسل مجموعة قوائم مضمّنة، مثل الأشهر (كانون الثاني، شباط، آذار...إلخ)، الأيام (الأحد، الإثنين...إلخ)، وغيرها. وهذه القوائم غير قابلة للتعديل. وإذا رغبت في الفرز أو التعبئة حسب قوائم غير تلك المضمنة، فعليك بإنشاء قائمة مخصصة.

كيفية إنشاء القوائم المخصصة

لنفترض أننا نقوم بشكل متكرر وفي كثير من المصنفات بإدخال مجموعة منتجات بترتيب محدد، ونريد أن ننشئ قائمة مخصصة تتكون من أسماء تلك المنتجات وبالتسلسل المرغوب لاستخدامها في كل مرة نحتاجها. نذهب إلى ملف File> خيارات Options> خيارات متقدمة Advanced ثم ننقر على زر تحرير القوائم المخصصة Edit Custom Lists في قسم عام General:

1-إنشاء قائمة مخصصة.png

ننقر فوق قائمة جديدة New List ثم نبدأ بإدخال عناصر القائمة من الأول إلى الأخير، ونضغط على مفتاح Enter بعد إدخال كل عنصر للفصل بينهم. بعد اكتمال القائمة ننقر على زر إضافة Add ثم OK:

2-إضافة قائمة مخصصة.png

إذا كانت القائمة مدخلة مسبقًا في الخلايا، فلا داعي لإدخالها يدويًا من جديد. قم بتحديد نطاق الخلايا الذي يحتوي على عناصر القائمة ثم اذهب ملف File> خيارات Options> خيارات متقدمة Advanced> تحرير القوائم المخصصة Edit Custom Lists ثم تأكّد من أنّ خلايا النطاق محددة في المربع استيراد القائمة من الخلايا Import list from cells وانقر على زر استيراد Import لإضافة القائمة:

3-إنشاء قائمة من نطاق.png

كيفية استخدام القوائم المخصصة

بعد إنشاء القائمة سيتم حفظها في سجل الحاسوب، وستكون متاحة للاستخدام لغرض التعبئة أو الفرز في جميع المصنفات التي يتم إنشاؤها على نفس الحاسوب.

قمنا بفتح مصنف جديد ونريد استخدام قائمة المنتجات المخصصة التي قمنا بإنشائها للتو في جدول معين. لذلك سنقوم بإدخال أول عنصر من القائمة في الخلية المرغوبة، وهو "أقلام" في مثالنا، ثم ننقر على مربع التعبئة التلقائية في زاوية الخلية ونسحب إلى الأسفل:

4-تعبئة تلقائية-قائمة مخصصة.png

وهكذا نرى مدى سرعة وسهولة إدخال قائمة من البيانات، مهما كانت طويلة، باستخدام القوائم المخصصة والتعبئة التلقائية.

الاستخدام الآخر للقوائم المخصصة هو الفرز. على سبيل المثال يحتوي الجدول أدناه على نفس منتجات القائمة المخصصة لكن بترتيب مبعثر، بالإضافة إلى عدد الوحدات المباعة منها. والمطلوب هو فرز عمود "المنتج" حسب ترتيب القائمة المخصصة:

5-مثال-قائمة مخصصة-فرز.png

لفرز البيانات نذهب إلى تبويب بيانات Data ثم ننقر على زر فرز Sort:

6-فرز.png

من قائمة فرز حسب Sort By نختار العمود "المنتج"، ومن قائمة ترتيب Order نختار قائمة مخصصة Custom List:

7-ترتيب-قائمة مخصصة.png

من مربع الحوار Custom List نحدد القائمة التي نريد الفرز بواسطتها ثم ننقر على OK:

8-تحديد القائمة.png

ننقر على OK مرة أخرى وسيتم فرز بيانات العمود حسب ترتيب القائمة المخصصة:

9-فرز-قائمة مخصصة.png

حذف القوائم المخصصة

بالإمكان حذف القوائم المخصصة التي نقوم بإنشائها يدويًا، ولا يمكن حذف أو القوائم المضمّنة في اكسل. لحذف قائمة مخصصة نذهب إلى > خيارات Options> خيارات متقدمة Advanced> تحرير القوائم المخصصة Edit Custom Lists ثم نحدد القائمة التي نريد حذفها وننقر على زر Delete:

10-حذف قائمة مخصصة.png

خاتمة

القوائم المخصصة هي من الأدوات المفيدة في تسريع وتسهيل إدخال البيانات التي نستخدمها بشكل متكرر، بالإضافة إلى استخدامها لفرز بيانات الجداول بترتيب نقوم بتحديده مسبقًا.

إذا كان لديك أي سؤال أو استفسار بخصوص القوائم المخصصة لا تتردد بطرحه في صندوق التعليقات.





تفاعل الأعضاء


لا توجد أيّة تعليقات بعد



يجب أن تكون عضوًا لدينا لتتمكّن من التعليق

انشاء حساب جديد

يستغرق التسجيل بضع ثوان فقط


سجّل حسابًا جديدًا

تسجيل الدخول

تملك حسابا مسجّلا بالفعل؟


سجّل دخولك الآن