فرز البيانات وتصفيتها في Microsoft Excel


Huda AlMashta

الفرز Sort والتصفية Filter من أدوات تحليل البيانات الرائعة التي يوفرها اكسل وهي من أكثر الخصائص المستخدمة، وتكون مفيدة جدًّا في جداول البيانات الكبيرة على وجه الخصوص.

sort-filter-excel.thumb.png.2e01cf6dfc08

يستخدم أمر الفرز لترتيب البيانات في نطاق من الخلايا أو جدول حسب معيار محدد. ويستخدم أمر التصفية لعرض مجموعة جزئية من البيانات في نطاق من الخلايا أو جدول والتي ينطبق عليها معيار محدد أيضا.

سنستخدم الجدول التالي كمثال لتطبيق أوامر الفرز والتصفية وتوضيحها:

567e71759ab23_1-__.thumb.png.959d7ffde51

لعمل فرز لمحتويات أي عمود، انقر على أحد الخلايا داخل العمود بزر الفأرة الأيمن، ثم اذهب إلى الخيار فرز Sort لعرض الخيارات المتاحة:

567e717793b1d_2-.thumb.png.6d6a037e3ac4d

تختلف خيارات الفرز حسب نوع البيانات سواء كانت نصية أو رقمية، وبما أنّ البيانات في عمود "العمر" رقمية فالخيارات المتاحة هي فرز من الأكبر إلى الأصغر Sort Largest to Smallest، وفرز من الأصغر إلى الأكبر Sort Smallest to Largest، وهذه هي الخيارات لأغلب البيانات الرقمية.

سنقوم بعمل فرز من الأكبر إلى الأصغر، وسيقوم البرنامج بترتيب الأعمار من الأصغر إلى الأكبر مع الاحتفاظ بما يقابلها من البيانات في بقية الأعمدة:

567e717958d00_3-____.thumb.png.f33e4e6c0

لعمل تصفية للبيانات بإظهار مجموعة جزئية من نطاق البيانات، قم بتحديد خلية داخل أحد اللأعمدة، ثم انقر على فرز وتصفية Sort & Filter من تبويب الصفحة الرئيسية Home واختر تصفية Filter:

567e717abda7a_4-.thumb.png.0790aeba7fe9b

عند تطبيق أمر تصفية ستظهر أسهم في عناوين الأعمدة يمكنك استخدامها لعمل تصفية، علما أنّ هذه الأسهم ستكون موجودة من الأصل فيما لو قمت بتنسيق البيانات بصيغة جدول Table (في هذا المثال قمت بعمل حدود وتنسيقات للخلايا ولكن لم أقم بتنسيقها بصيغة جدول).

انقر على السهم في عناوين أحد الأعمدة التي تريد عمل تصفية لها، ثم قم بتأشير الخيارات التي تريد عرضها.

في مثالنا هذا سأقوم بعمل تصفية لعمود "اسم الدورة" لإظهار مجموعة "اللغة الإنجليزية" فقط. لذلك سأقوم بإلغاء تأشير تحديد الكل Select All وأقوم بتأشير "اللغة الإنجليزية":

567e717ca2d8a_5-__.thumb.png.413b2356834

وسيقوم البرنامج بعرض نطاق الخلايا المرتبط باللغة الإنجليزية فقط (لاحظ ظهور أيقونة "قمع" في عنوان عمود "اللغة الإنجليزية" إشارة لتصفيته):

567e717faf046_6-_.thumb.png.11a154991dc4

خيارات الفرز

في المثال السابق قمنا بفرز عمود يحتوي على بيانات رقمية عادية. يمكنك عمل فرز لبيانات رقمية بأنواع أخرى (كالتواريخ أو الأوقات)، أو فرز البيانات النصية. وتختلف خيارات الفرز كل حسب نوع البيانات.

مثلا لو أردنا فرز البيانات في عمود "اسم الدورة"، وهي بيانات نصية، ستكون خيارات الفرز حسب الأبجدية؛ فرز من الألف إلى الياء Sort A to Z، أو فرز من الياء إلى الألف Sort Z to A. سنقوم بعمل فرز من الألف إلى الياء:

567e718110f78_7-__.thumb.png.192f920ec97

وإذا قمنا بعمل فرز للبيانات في عمود "تاريخ البداية"، وهي بيانات رقمية بصيغة تاريخ، ستكون خيارات الفرز من الأقدم إلى الأحدث Sort Oldest to Newest، أو فرز من الأحدث إلى الأقدم Sort Newest to Oldest. سنقوم بعمل فرز من الأحدث إلى الأقدم:

567e7182d91f7_8-_.thumb.png.4472c6866dd7

هناك خيارات أخرى متقدمة للفرز، كفرز عمودين أو أكثر معا، يمكنك الوصول إليها من تبويب بيانات. أولا عليك تحديد خلية في نطاق الخلايا أو الجدول، اذهب إلى تبويب بيانات Data وانقر فوق فرز Sort لفتح نافذة خيارات الفرز:

567e7186d07e2_9-__.thumb.png.a061f50f24b

من الخيارات المفيدة لأمر فرز هو خيار تحتوي البيانات على عناوين My Data has headers. ويقصد بها عناوين أعمدة الجدول (أي "الرقم التعريفي للمتدرب"، "العمر"، إلخ في هذا المثال). عند تأشير هذه الخيار ستظهر عناوين الأعمدة في خانة فرز حسب Sort By:

567e7187f09f2_10-_.thumb.png.f0011739b67

وهذا الأمر يسهل اختيار العمود الذي تريد فرزه. لأنه عند إلغاء تأشير هذا الخيار ستظهر عناوين الأعمدة بأسمائها الأصلية (Column A، Column B، إلخ) وقد يؤدي ذلك إلى الالتباس عندما يكون الجدول كبيرا ولا تتذكر أي عمود هو الذي يحتوي على البيانات التي تريد فرزها.

567e718c47f26_11-__2.thumb.png.f6132ead8

سنقوم هنا بعمل فرز لعمودي "اسم الدورة" و"تاريخ البداية"، بحيث يتم ترتيب العمود الأول حسب الأبجدية أولا، بعدها يتم ترتيب العمود الثاني من الأقدم إلى الأحدث.

في خانة فرز حسب Sort سنحدد "اسم الدورة"، وفي خانة الترتيب Order سنحدد من الألف إلى الياء A to Z. ثم سنقوم بإضافة مستوى فرز آخر للعمود الثاني Add Level. في المستوى الثاني سنحدد "تاريخ البداية في خانة ثم حسب Then By، وفي خانة الترتيب سنحدد من الأقدم إلى الأحدث Oldest to Newest:

567e718d0015b_12-_.thumb.png.f075457ca86

وستكون نتيجة الفرز كالتالي (لاحظ عمودي "اسم الدورة" و"تاريخ البداية")

567e718e44213_13-__.thumb.png.e04f5674f7

ليس هذا فحسب، إذ تستطيع عمل فرز حسب قائمة مخصصة تضيفها بنفسك. مثلا لو أردنا فرز عمود "الحالة" ستكون الخيارات المتاحة هي فرز حسب الأبجدية (أي اخفاق، توقف، ثم نجاح) لأنّ البيانات نصية. لكن أرغب هنا بعمل ترتيب بحيث تُعرض البيانات المرتبطة بالتوقف أولا، ثم النجاح، ثم الإخفاق. والخطوات هي كالتالي:

من تبويب بيانات Data انقر فوق فرز Sort. في نافذة فرز ومن خانة فرز حسب Sort By قم بتحديد العمود الذي تريد فرزه (عمود "الحالة" في هذا المثال). ومن خانة الترتيب اختر قائمة مخصصة Custom List:

567e7190037c4_14-_.thumb.png.90bda46b86a

في حقل List entries قم بإدخال أول قيمة ثم اضغط Enter، ادخل ثاني قيمة ثم اضغط Enter وهكذا لحين الانتهاء من كتابة جميع القيم في العمود الذي تريد فرزه (أو اكتب قيم القائمة على شكل سطر تفصلها فارزة بدلا من استخدام مفتاح Enter). في مثالنا، ستكون أول قيمة "توقف"، ثاني قيمة "نجاح"، وثالث قيمة "اخفاق". بعدها انقر فوق إضافة Add ثم موافق OK:

567e7190d2ba2_15-__.thumb.png.21cf6dc540

وسيكون الترتيب حسب القائمة التي قمنا بإضافتها، كالتالي:

567e71974ccd4_16-__.thumb.png.2d46ac0165

يمكنك أيضا أن تقوم بالفرز حسب تنسيق الخلية، كلون النص أو لون الخلية.

من نافذة فرز حدد العمود الذي تريد فرزه حسب التنسيق (يجب أن تكون خلايا منسقة بنسق معين) من خانة فرز حسب Sort by. ومن خانة فرز Sort On حدد التنسيق الذي تريد فرز العمود على أساسه سنختار لون الخلية مثلا. ومن خانة الترتيب Order اختر اللون وترتيبه. سأقوم هنا بعرض الخلايا باللون الأحمر في الأعلى On Top:

567e7198c942f_17-__.thumb.png.e1699457f9

أما اللونان المتبقيان (الأصفر وبلا لون) فسنقوم بنسخ المستوى لتحديد ترتيبهما. انقر فوق نسخ المستوى Copy level ثم حدد اللون وترتيبه. سأقوم بعرض الخلايا بلا لون بعد اللون الأحمر، أي سيكون في الأعلى أيضا وبذلك سيكون اللون الأصفر هو اللون الأخير في الترتيب:

567e7199f368a_18-___2.thumb.png.910d7aa6

وستكون النتيجة كالتالي:

567e719ccc4d2_19-___.thumb.png.c744391a0

يمكنك أيضا أن تقوم بفرز الصفوف كما تقوم بفرز الأعمدة لكن يجب أولا أن تعد البرنامج لذلك. من تبويب:

بيانات Data > فرز Sort > خيارات Options > فرز من اليمين إلى اليسار Sort Right to Left > موافق OK

ثم اتبع نفس خطوات فرز الأعمدة:

567e719e3ac0b_20-_.thumb.png.1e71d50a1af

إذا رغبت في التراجع عن أمر الفرز استخدم زر التراجع في شريط الوصول السريع، أو استخدم الاختصار Ctrl+Z.

التصفية التلقائية

كما هو الحال في الفرز، تتوفر عدة خيارات في أمر التصفية. إذ تستطيع تصفية نطاق الخلايا أو الجدول حسب معايير محددة كل حسب نوع البيانات في العمود.

في البداية حدد خلية داخل الجدول أو نطاق الخلايا ثم انقر فرز وتصفية Sort & filter من تبويب الصفحة الرئيسية Home، ثم اختر تصفية Filter لإظهار أسهم التصفية التلقائية AutoFilter.

سنطبق بعض الأمثلة لتوضيح خيارات التصفية.

إذا كانت بعض الخلايا فارغة في العمود سيقوم البرنامج بتضمين هذا الخيار في خيارات التصفية:

567e71a3b9b36_21-_.thumb.png.7e18fc8b423

في المثال أعلاه لدي بعض الخلايا الفارغة في عمود "الرقم التعريفي للمتدرب" وأرغب في تصفية البيانات لعرض الصفوف المقترنة بهذه الخلايا فقط. سأقوم بالنقر على السهم في عنوان العمود، ثم ألغي تأشير تحديد الكل Select All وأقوم بتأشير الفراغات Blanks فقط:

567e71a4daaef_22-__.thumb.png.82526543a1

وسيقوم البرنامج بعرض الصفوف المقترنة بالخلايا الفارغة فقط:

567e71a5d7855_23-__.thumb.png.858d6cc3be

بالإضافة إلى ذلك هناك معايير محددة لتصفية البيانات تختلف حسب نوع تلك البيانات. فإذا كانت البيانات رقمية، انقر فوق سهم التصفية التلقائية الخاص بالعمود الذي يحتوي على بيانات رقمية، أشر فوق عوامل تصفية الأرقام Number Filters، ثم اختر أحد المعايير المتاحة:

567e71a76985c_24-__.thumb.png.cd1c461bbc

مثال: سنقوم بتصفية عمود "العمر" لعرض الأعمار أكبر من 30 سنة باختيار المعيار أكبر من Greater Than، وإدخال الرقم 30 في مربع حوار تصفية تلقائية مخصصة:

567e71a807ec7_25-__.thumb.png.7354644ee5

567e71afbdf43_26-__.thumb.png.23f0cfd566

وإذا كانت البيانات رقمية بصيغة تاريخ انقر فوق سهم التصفية التلقائية الخاص بالعمود الذي يحتوي على تواريخ، أشر فوق عوامل تصفية التاريخ، ثم اختر أحد المعايير المتاحة:

567e71b117401_27-_.thumb.png.4a057477335

مثال: سنقوم بتصفية عمود "تاريخ البداية" لعرض التواريخ بين 1/5/2011 و1/12/2011 باختيار المعيار بين Between، ثم إدخال التاريخين المحددين في مربع حوار تصفية تلقائية مخصصة:

567e71b2146a0_28-__.thumb.png.bd988c1fba

567e71b314cf8_29-__.thumb.png.edae516428

ونفس الطريقة تطبق على بقية أنواع البيانات.

وكذلك يمكنك تصفية نطاق الخلايا أو الجدول حسب تنسيق الخلية كلون النص أو لون الخلية إذا كانت الخلايا منسقة بعدة ألوان، كما في عمود "الحالة" في مثالنا:

567e71b418578_30-__.thumb.png.6fd19922e6

ولديك أيضا خيار تطبيق أمر التصفية أكثر من مرة على نفس نطاق الخلايا أو الجدول.

مثال: أرغب في عرض المتدربين الناجحين في دورات اللغة الإنجليزية. سأقوم أولا بتصفية الجدول حسب اللون باختيار معيار بلا تعبئة No Fill:

567e71bb3cae6_31-_.thumb.png.0ab0e8aaad0

ثم سأقوم بإلغاء تأشير تحديد الكل Select All في عمود "اسم الدورة" وأبقي على قيمة "اللغة الإنجليزية":

567e71bbedbe8_32-_2.thumb.png.1917ddcab1

وبذلك سيتم عرض الصفوف حسب المعيارين. لاحظ أن البرنامج يخبرنا في شريط الحالة عن عدد الصفوف المطابقة للمعايير (2 من أصل 13 صف في هذا المثال).

567e71bcc7c0a_33-_.thumb.png.55c630903ad

لإلغاء التصفية من عمود معين انقر على أيقونة القمع واختر مسح عامل التصفية من Clear Filter From:

567e71be5d1b5_34-___.thumb.png.e48799226

ولإيقاف التصفية التلقائية بشكل تام انقر فوق فرز وتصفية Sort & Filter من تبويب الصفحة الرئيسية Home واختر تصفية Filter:

567e71c1eb3cf_35-__.thumb.png.4065e9604a

التصفية المتقدمة

في التصفية المتقدمة تتوفر المزيد من الخيارات لتصفية البيانات، كتصفية القيم الفريدة unique values أو استخدام المعاملات operators مثل المعامل أو OR.

في الجدول أدناه توجد قيمة فريدة (متكررة) وهي المميزة باللون الأخضر. هنا لدينا خياران، أما تصفية هذه القيمة من خيارات التصفية المتقدمة أو إزالتها من الجدول بشكل نهائي. لتصفية القيم الفريدة من نطاق الخلايا أو الجدول اذهب إلى تبويب بيانات Data، ثم انقر فوق خيارات متقدمة Advanced:

567e71c5d4308_36-_.thumb.png.efd92729186

في مربع حوار تصفية متقدمة، ومن خانة List range حدد نطاق الخلايا/العمود الذي يحتوي على القيم الفريدة بالنقر والسحب من أول خلية في النطاق/العمود إلى آخر خلية. بعد تحديد الخلايا حدد خيار السجلات الفريدة فقط Unique records only وانقر موافق OK:

567e71c89b700_37-_.thumb.png.68c1b7369fc

في المثال أعلاه قمت بتحديد عمود "العمر"، علما أنني سأحصل على النتيجة نفسها فيما لو قمت بتحديد أحد الأعمدة الأخرى لأن جميعها تحتوي على قيمة فريدة:

567e71ca522b9_38-__.thumb.png.be27d3b030

لاحظ كيف قام البرنامج بتصفية القيمة الفريدة. الخيار الآخر هو استخدام أمر إزالة التكرارات Remove Duplicates في تبويب بيانات Data، لكن في هذه الحالة سيتم حذف القيم المتكررة وليس تصفيتها فقط:

567e71cb79d7f_39-_.thumb.png.5690918ef3b

تستطيع أيضا استخدام التصفية المتقدمة للتصفية حسب معايير متعددة. لكن أولا عليك أن تقوم بإنشاء نطاق المعايير. ويجب أن تكون الخلايا العليا لنطاق المعايير هي نفسها عناوين الأعمدة التي تريد تصفيتها حسب تلك المعايير.

في المثال أدناه قمت بإنشاء نطاق المعايير لعرض الصفوف التي تحتوي على "عمر" مساو لـ"30" و"حالة" مساوية لـ"نجاح":

567e71cd47e50_40-_.thumb.png.df63039adb9

لاحظ أنني قمت بإنشاء الخلايا العليا لنطاق المعايير بنفس عناوين الأعمدة التي أريد تصفيتها حسب تلك المعايير، وهي "العمر" و"الحالة".

لتصفية الجدول حسب نطاق المعايير هذا انقر فوق خيارات متقدمة من تبويب بيانات. في مربع حوار تصفية متقدمة حدد الجدول بأكمله في خانة List Range، وحدد نطاق المعايير في خانة Criteria range ثم انقر موافق OK:

567e71de91b7a_41-__.thumb.png.3b04d6d80e

سيقوم البرنامج بعرض الصفوف التي تحقق المعيارين معا، وليس أحدهما.

567e71e076870_42-__.thumb.png.3c301ee847

أما إذا كنت تريد عرض الصفوف التي تحقق أحد المعيارين أو كلاهما، أي استخدام المعامل OR، قم بترتيب الخلايا في نطاق المعايير بشكل قطري، كما في الشكل:

567e71e1156e6_43-_.thumb.png.c5fcff2371f

انقر فوق خيارات متقدمة من تبويب بيانات واتبع نفس الطريقة السابقة. سيقوم البرنامج بعرض الصفوف التي تحتوي على "عمر" مساو لـ"30" أو "حالة" مساوية لـ"نجاح":

567e71e2eda50_44-__.thumb.png.16cfec6f46

لإزالة التصفية انقر فوق مسح Clear من تبويب بيانات Data.

يمكنك استخدام معايير أكثر تعقيدا، مثلا معيار "أكبر من" بدلا من معيار "مساو" الذي يطبق بشكل افتراضي والذي استخدمناه في المثال السابق.

مثلا إذا أردنا عرض "العمر" أكبر من "30" سنستخدم علامة أكبر مع القيمة "30" في نطاق المعايير ليصبح بالشكل التالي:

567e71eacc539_45-__.thumb.png.30b6140742

وسنتبع نفس الطريقة بالنقر فوق خيارات متقدمة وتحديد نطاق الخلايا ونطاق المعايير لعرض الصف الذي يحقق المعيارين "أكبر من 30" و"نجاح"

567e71ec30ee5_46-___.thumb.png.95c04e55f

يمكنك أيضا إنشاء معايير أخرى باستخدام أحرف البدل wildcard characters مثل النجمة (*) علامة الاستفهام (؟) أو الأسهم (<>) كما في المثال:

567e71ef22acd_47-_.thumb.png.08c6cab0f40

يستخدم المعيار الموضح في المثال أعلاه لعرض القيم في عمود "الحالة" مع البيانات المقترنة بها والتي لا تنتهي بحرف الحاء. هذه المرة سنقوم بعرض نتيجة التصفية في مكان آخر وليس تصفية الجدول الأصلي نفسه، كالتالي:

انقر فوق خيارات متقدمة من تبويب بيانات. في مربع حوار تصفية متقدمة حدد خيار النسخ إلى موقع آخر Copy to another location. في خانة List range حدد الجدول بأكمله، في خانة Criteria range حدد نطاق المعايير (أي الخليتين H1 + H2 في هذا المثال)، وفي خانة Copy to حدد الخلية التي تريد نقل نتيجة التصفية إليها (الخلية H8 في هذا المثال) ثم انقر موافق:

567e71f149a2f_48-__2.thumb.png.33a15992c

وبالتالي ستعرض الصفوف التي لا تنتهي قيمها بحرف الحاء بجدول آخر خارج الجدول الأصلي:

567e71f34f4e0_49-_.thumb.png.899a35cc950





تفاعل الأعضاء


لا توجد أيّة تعليقات بعد



يجب أن تكون عضوًا لدينا لتتمكّن من التعليق

انشاء حساب جديد

يستغرق التسجيل بضع ثوان فقط


سجّل حسابًا جديدًا

تسجيل الدخول

تملك حسابا مسجّلا بالفعل؟


سجّل دخولك الآن