مدخل إلى إدارة المهام وآلية تنظيمها عبر منصة أنا

عندما يتعلق الأمر بالتخطيط لشيء ما أكان مشروع تخرج، أو التخطيط لحفلة زفاف، أو افتتاح متجر أو مشروع تجاري صغير أو كبير؛ فكل شخص أو فريق عمل له طريقته الخاصة في التخطيط للأمر، بدءًا من تخيل الخطة ومحاولة تذكر التفاصيل عند بدء التنفيذ، أو تدوينها على الورق، وربما الاستعانة بتطبيقات مخصصة لهذا الأمر.

مفهوم إدارة المهام وآلية تنظيمها

تصف إدارة المهام الكيفية التي يكون بها تحديد وتتبع تقدم العمل الذي تحتاج إلى فعله خلال يومك، وذلك بتقسيم كل جزء من مشروعك إلى مهام مفصلة، بحيث ستحصل بالنتيجة على رؤية أفضل لكيفية إضفاء الحيوية على مشروعك، وبالتالي يمكنك ضمان تشغيل مشاريعك بسلاسة من البداية إلى النهاية بالطرق الصحيحة من خلال نظام إدارة المهام المناسب.

ما هو برنامج إدارة المهام؟

يُعَد برنامج إدارة المهام حلًا ذكيًا لتحديد أولويات المهام وإدارة الوقت للوفاء بالمواعيد النهائية. حيث ستوفر عليك الأدوات والتطبيقات الخاصة بإدارة المهام؛ إضاعة الوقت في تنظيم الملاحظات، والبحث في رسائل البريد الإلكتروني والتطبيقات، ومعرفة ما يجب العمل عليه أولًا.

لماذا نحتاج إلى برنامج إدارة المهام؟

بدءًا من رفع الإنتاجية إلى الحفاظ على سلاسة جميع العمليات، هناك العديد من الفوائد لاستخدام برنامج إدارة المهام، ومن أبرزها:

• الاحتفاظ بالمهام في مكان واحد: بفضل مساعدة برنامج إدارة المهام يمكنك توفير وقتك وتحقيق المواعيد النهائية والتفويض، وكذا تتبع المهام للالتزام بجدولها الزمني وتجنب فقدان العمل والمعلومات.
• يعطي الأولوية لعملك: تتبع مهامك بمساعدة برنامج إدارة المهام يعطيك فهمًا أعمق لأيها أكثر أهميةً، أو يتطلب المزيد من الوقت والجهد.
• يعزز التعاون: يسمح لك برنامج إدارة المهام بمشاركة الملفات والأفكار والملاحظات، بحيث يمكن لأعضاء فريقك الاستفادة من نفس مجموعة المعارف متى احتاجوا إليها.

إدارة المهام اليومية ووسائل تنظيمها

عندما يتعلق الأمر بإنجاز الحد الأقصى من العمل للوفاء بالموعد النهائي، سيتعين على كل شخص تعزيز الإنتاجية وتحويل تركيزه من إدارة الوقت إلى إدارة المهام. وفيما يلي بعض النصائح المفيدة للتعامل مع المهام بكفاءة وزيادة الإنتاجية.

• ترتيب أولويات المهام: يبدأ بتحديد أولويات مهامك، حيث تحتاج إلى فصل المهام على أساس الأهمية، كما يجب تحديد المهام التي تحتاج إلى اهتمام فوري وما يمكن أن ينتظر على أساس يومي وتسجيله في برنامج إدارة المهام.
• تحديد المواعيد النهائية: أثناء تحديد أولويات المهام، تحتاج إلى وضع حدود زمنية لجدولتها بطريقة أكثر فعالية. حيث يمنحك تحديد المواعيد النهائية فكرةً عن مقدار الوقت الذي يجب أن تخصصه لمختلف المهام لإنجاز عملك بحلول نهاية اليوم.
• تقييم المهام: من المفيد دائمًا تقييم تقدم المهام المجدولة للحصول على رؤى قابلة للتنفيذ لتتمكن من تغيير مسار العمل بناءً على هذه الأفكار وتفويض المهام الفرعية للموظفين.

والآن، هل أنت جاهز لتزيد من إنتاجيتك وتتحول إلى شخص تنظيمي؟

يمكن تنظيم المهام بالورقة والقلم، كما يمكن استعمال التقنية المتمثلة بالتطبيقات والبرامج، حيث يمكن استعمال تطبيق الملاحظات ببساطة على الجوال أو حتى البرامج المتقدمة التي تحتفظ بالمهام على حسابك، لهذا أطلع على المهام من الجوال والحاسوب ومن أي مكان فيه إنترنت. كل تلك الوسائل توفرت بغرض مساعدتك على تنظيم المهام، سأشرح إحدى المنصات العربية لإدارة المهام وهي منصة أنا. تعال معنا لاستكشاف المزيد من التفاصيل حول منصة أنا، حيث تُعَد هذه المنصة الرائعة من المنصات الشاملة والبسيطة لإدارة المهام والمشاريع، وتتمتع بواجهة مرنة وسهلة الاستخدام.

تعريف بمنصة أنا لإدارة المهام

منصة أنا: هي أداة تنظيمية تمكنك من تنظيم مهامك ومشاريعك وتحديد أولوياتك بطريقة مرنة وفعالة، وتتألف منصة أنا من عدة لوحات بعضها لوحات افتراضية وأخرى تُضاف حسب الحاجة، وتحتوي كل لوحة منها على مجموعة متنوعة من التطبيقات البسيطة التي يمكنك ترتيبها وتخصيصها بالشكل الذي تريد، مع مجموعة من الأدوات المرفقة والمليئة بالمميزات القوية والمؤتمتة.

لمن صممت منصة أنا؟

أنا هي منصة تسمح لك بتنظيم أي حدث أو مشروع أو عمل أو مناسبة أو غيرها سواءٌ أكان صغيرًا أم كبيرًا، كما تمكّنك من تنظيم أي شيء في حياتك يحتاج إلى المتابعة والمراجعة. تجمع منصة أنا عددًا كبيرًا من وظائف إدارة المشاريع، بدءًا من المهام ومرورًا بأعضاء الفريق، كما تمثل منصة "أنا" لأعضاء الفريق قناة التواصل والمتابعة للتحديثات ومناقشة المشاريع في الوقت الفعلي. حيث يُخطر جميع أعضاء الفريق بدقة بالتغييرات في اللوحة.

لقد صممت منصة أنا للجميع من:

• مستقلين
• طلاب
• أسر منتجة
• مشاريع شخصية
• مشاريع تطوعية
• التخطيط للأحداث المختلفة
• المشاريع بمختلف المجالات والأحجام

ميزات استخدام منصة أنا

تُعَد منصة أنا إحدى تطبيقات إدارة المهام والمشاريع، سواءٌ على الصعيد الشخصي أو الفريق، وقد أطلقتها شركة حسوب في 7 ديسمبر 2019.

تحتوي منصة أنا على عدد كبير من المميزات ومن أهم تلك المميزات:

• يُمكن استخدام أنا بطرق كثيرة ومتنوعة، بما في ذلك تخطيط المهام اليومية والشهرية، بالإضافة لتخطيط الأهداف والمشاريع عمومًا.
• خذ أنا معك أينما ذهبت، حيث يمكنك استخدام المنصة من أي جهاز تشغيل وفي أي وقت لأنها تدعم جميع أنظمة التشغيل ومن أي مكان فيه اتصال إنترنت.
• تمكّنك من إدارة مشروعك بدقة وإظهار كافة التفاصيل.
• تستطيع من خلاله رؤية مدى تطور كل مهمة داخل كل مشروع.
• يمكنك تحديد مواعيد كل مهمة داخل المشروع وإرسال إشعار عند انتهاء المعدل الزمني الخاص بكل مهمة.
• تستطيع إضافة أشخاص آخرين إلى اللوحات التي تنشئها لمشاركة المهام، والملاحظات والملفات بسهولة.
• يمكنك العمل على هذا البرنامج بفريق كامل، حيث تستطيع توزيع المهام بين أفراد الفريق ورؤية أعمال كل فرد في إجمالي المشروع ومدى إنجازه لعمله.
• تستطيع من خلال إعدادات البرنامج إرسال إشعار لكافة أعضاء فريق العمل عند انتهاء جزء معين من المشروع أو عند تغير خطة المشروع أو حسب الإعدادات المسبقة للتطبيق.
• البرنامج مجاني بالكامل.
• يمتاز البرنامج بواجهة بسيطة جدًا تمكنك من التعامل معه وتعلمه بسرعة كبيرة، وبدون خبرة مسبقة حتى.
• سهولة الاستخدام والتحرير ووضع العلامات والتعليقات.
• سهولة تعيين المهام الفردية والجماعية.
• سهولة استرجاع المعلومات.
• طرق عرض متوافقة مع الهاتف المحمول.

لنبدأ اليوم بالخطوة الأولى مع منصة "أنا" من خلال إنشاء حساب جديد، وسنتطرق في مقالات لاحقة إلى تفاصيل ومواضيع أعمق في العمل على المنصة.

بدء استعمال منصة أنا

يجب إنشاء حساب على منصة "أنا" لبدء استعمالها، ويكفي إنشاء حساب جديد في حسوب. فإذا كنت تملك حساب على أي من منتجات شركة حسوب فيمكنك الدخول به إلى أي منتج آخر للشركة، حيث يمكنك الدخول إلى جميع البرامج التابعة لشركة حسوب من خلال حساب واحد. وهذه المنصات هي الموضحة بالصورة الموالية.

خطوات إنشاء حساب جديد على حسوب

انتقل إلى صفحة تسجيل حساب جديد

لديك خيارين هما تسجيل الدخول بحساب جوجل أو بحساب مايكروسوفت. أو تسجيل حساب عبر بريد آخر بإدخال البيانات المطلوبة، وهي الاسم واسم العائلة والبريد الإلكتروني وكلمة المرور.

ستظهر لك رسالة تفيد بنجاح العملية.

راجع بريدك الإلكتروني، ومن رسالة التفعيل اضغط على الزر أكمل التسجيل.

بعد اكتمال التسجيل اضغط على رمز أنا للدخول إلى الصفحة الرئيسية.

وهنا ستظهر الصفحة الرئيسية بالشكل التالي:

تنزيل تطبيق أنا

تطبيق أنا هو تطبيق مجاني تمامًا ويوجد منه العديد من الإصدارات التي تتناسب مع جميع أجهزة التشغيل المختلفة سواءً كان نظام التشغيل ويندوز Windows أو نظام التشغيل Mac iOS، كما يتوفر منه إصدار للهواتف المحمولة أندرويد Android وكذا آيفون iPhone / iPad، إلى جانب أنه يوفر لك نسخة تطبيق ويب Web يمكنك تصفحها مباشرةً عن طريق المتصفح، لذلك لن تعاني مشكلة من متابعة عملك من أي مكان في العالم وبأي جهاز إلكتروني تمتلكه. يمكنك تنزيل تطبيق أنا من خلال الطرق التالية :

تنزيل تطبيق أنا على Chrome

اضغط على زر التثبيت الظاهر أسفل يمين الشاشة أو زر + الظاهر في نهاية شريط العنوان.

ثم اضغط على زر تثبيت من النافذة التي تظهر.

حيث سيُضاف رمز تطبيق أنا إلى سطح المكتب.

تنزيل تطبيق أنا على Android

اضغط على زر تثبيت الموجود أسفل الشاشة

أو من قائمة المتصفح اضغط على تثبيت التطبيق في شاشة البداية.

تنزيل تطبيق أنا على iOS

اضغط على الزر الموجود أسفل وسط الشاشة، ثم من القائمة التي تظهر لك؛ اضغط على إضافة إلى الشاشة الرئيسية.

تعريف بواجهة تطبيق أنا

قد تكون منصة أنا بسيطةً ظاهريًا، لكن هناك قوة لا نهائية لها تكمن تحت هذا السطح البسيط، وفيما يلي عرض موجز لأهم الأقسام التي يمكنك استكشافها على المنصة:

1. التنبيهات

حيث يمكنك استعراض جميع التنبيهات الخاصة بأهدافك ومهامك، وكذلك تسجيل الخروج من التطبيق.ذ

2. لوحات منصة أنا الافتراضية

أُنشأت المنصة لوحات افتراضية لمساعدتك على البدء باستخدام منصة أنا، ومن أهمها:

• لوحتي الشخصية: تتضمن هذه اللوحة العديد من الأدوات المهمة، مثل مهام اليوم ومهام الأسبوع وملاحظات وجدول أعمالي وبومودورو وأصوات هادئة، وغيرها.
• مشروعي: قائمة المهام المتعلقة بالمشروع، وهي المهام الجاري تنفيذها والمهام المنتهية، بالإضافة لأداة المحادثة والملاحظات ومجلد المشاركة.
• أهداف السنة: يمكنك وضع أهدافك لكل شهر من أشهر السنة، ويمكن عدها مثل قائمة مهام بسيطة أو مثل لوح كانبان بإضافة عدة قوائم مهام بجانب بعضها البعض.
• أعمال: تتضمن آخر المقالات والأخبار حول الأعمال وريادة الأعمال.
• منوع: تتضمن أحدث المقالات في مجالات متنوعة مثل العلوم والثقافة والفن وغير ذلك.
• عمل حر وعن بُعد: وتتضمن أحدث المقالات حول العمل الحر، وأحدث المشاريع على منصتي مستقل وبعيد.
• تقنية: وتتضمن مقالات وأخبار تقنية هامة.

3. إضافة لوحات جديدة

استخدم زر + لإضافة لوحة جديدة إلى التطبيق.

والآن أضف التطبيقات التي تحتاجها وتناسب الهدف الذي أنشئت اللوحة من أجله، على سبيل المثال يمكنك إضافة تطبيق التقويم بسحبه إلى اللوحة.

ثم إعداد خصائصه بما يناسب طبيعة مشروعك.

خاتمة

إن منصة أنا هي أداة لتنظيم المهام واستغلال الوقت لتحقيق أفضل النتائج، فهي توفر طريقة سهلة ومرنة لإدارة المهام في المشاريع من جميع الأحجام والمجالات، وكل ما تحتاجه هو إدخال المهام حسب أولويتها والإطار الزمني لها، بحيث يمكن لأعضاء الفريق التحقق من عمل اليوم من خلال هذه القائمة.

ولمعرفة المزيد من التفاصيل حول التحكم بالمشاريع والمهام والفريق وتخصيص اللوحات والصفحة الرئيسية تابع باقي المقالات من دليل استخدام منصة أنا.

اقرأ ايضًا

• المقال التالي: دليل استخدام منصة أنا لإدارة المهام في سطح المكتب