تعد الخدمة الميدانية إحدى الأنشطة الأساسية في العمليات التجارية للشركات المزودة للخدمات. وللحفاظ على علاقة جيدة مع العملاء يجب أن تُنفذ عمليات الخدمة الميدانية بكفاءة. بالنسبة لأي نوع من أنواع الأعمال التجارية فإن رضا العملاء هو الهدف الأساسي ولتحقيق ذلك يجب أن تتأكد أنك تقدّم خدمة جيدة لعملائك. تشمل عمليات الخدمة الميدانية العديد من الأنشطة والتي تستغرق وقتًا طويلًا مثل جدولة المهام، وصيانة المنتج، وإنشاء عروض الأسعار.
تساعدك وحدة Field Service في نظام أودو على إدارة كل العمليات المتعلقة بالخدمة الميدانية في شركتك. ومن خلال هذه الوحدة يمكنك جدولة المهام الجديدة وتعيين المهام وتسجيل وقت عمل الموظفين وتتبع التقدم في المهام، وإنشاء الفواتير، والعديد من الأنشطة الأخرى. في هذه المقالة سنلقي الضوء على نظام إدارة الخدمة الميدانية في نظام أودو.
بعد تثبيت وحدة Field Service سيظهر رمز الوحدة ضمن قائمة تطبيقات أودو في لوحة القيادة الرئيسية كما توضح لقطة الشاشة التالية:
عند فتح وحدة Field Service سيظهر في شريط القائمة الرئيسي علامات التبويب التالية: مهامي، كل المهام، التخطيط، إعداد التقارير، التكوين.
ستعرض صفحة (مهامي) جميع الخدمات الميدانية التي كونتها والمخصصة لك. ويتوفر عدة طرائق عرض، وهي كانبان والتقويم وعرض القائمة وغانت والأنشطة. ولتصنيف المهام وفقًا لمعايير معينة، يمكنك استخدام الميزات الافتراضية والقابلة للتخصيص المتوفرة في عوامل التصفية والتجميع حسب.
من السهل تحرير المهام باستخدام الزر "تحرير" عن طريق تحديد مهمة معينة من القائمة. كما يمكن إنشاء مهام جديدة بسهولة باستخدام زر "إنشاء".
عند إنشاء مهمة جديدة في الوحدة النمطية Field Service يجب أن تذكر عنوان المهمة والمشروع ونموذج ورقة العمل والمعنيين والعميل، والتاريخ المخطط والعلامات. ستحصل أيضًا على حقول إضافية مثل الوصف وجدول الدوام وعلامة تبويب معلومات إضافية لإضافة المزيد من التفاصيل حول المهمة. بعد إنشاء المهمة يمكنك إرسال ورقة العمل إلى عملاء معينين. وبعد انتهاء الخدمة الميدانية، يمكنك وضع علامة "تم" على المهمة وإنشاء فاتورة.
ستحصل على قائمة بجميع المهام التي أُنشأت لمختلف الخدمات الميدانية باستخدام نظام أودو في قائمة "جميع المهام"، ويمكن عرض المهام بطرائق عرض مختلفة تشمل عرض القائمة وكانبان والخريطة والتقويم وعرض جانب والعرض الرسومي.
يُظهر عرض القائمة لهذا النظام الأساسي تفاصيل المهمة وتشمل العنوان ونموذج ورقة العمل والمشروع والعميل والمُعينين والشركة وتاريخ البدء وتاريخ الانتهاء والنشاط التالي والعلامات. يمكنك إنشاء مهام جديدة باستخدام أيقونة إنشاء من هذه النافذة أيضًا.
تتضمن قائمة كل المهام خيارين إضافيين هما "To invoice" و "To schedule". ستقودك خيارات "To invoice" إلى نظام أساسي جديد سيعرض قائمة بجميع المهام لإنشاء الفواتير. يمكن الاطلاع على قائمة المهام المراد جدولتها للتواريخ القادمة ضمن النظام الأساسي "To schedule".
التخطيط
تعرض قائمة التخطيط في وحدة Field Service خيارات عرض جميع المهام في طريقة عرض غانت بناءً على اسم المستخدم والمشروع وورقة العمل. وباستخدام هذه الوحدة من السهل جدولة المهام في تاريخ معين وتعيينها للموظفين المعنيين باستخدام الزر "إضافة".
إذا حددت اسم مستخدم معين ستظهر قائمة بجميع المهام المجدولة المسندة إلى هذا المستخدم. ويمكنك تغيير طريقة العرض على أساس اليوم والأسبوع والشهر والسنة. وستحصل على تفاصيل المهام المجدولة على أساس المشروع وورقة العمل في خيارات التخطيط حسب المشروع وخيارات التخطيط حسب ورقة العمل.
المشاريع
يمكنك تكوين المهام التي أُنشئت لأنشطة الخدمة الميدانية المتنوعة ضمن مشروع معين. ومن السهل إنشاء مشاريع جديدة في هذه الوحدة بالانتقال إلى علامة التبويب إعداد واختيار "المشروعات" من القائمة المنسدلة.
في هذه الصفحة يمكنك الاطلاع على المشاريع التي أنشئت سابقًا. وتعرض القائمة اسم كل مشروع وورقة العمل الافتراضية والشركة وتاريخ البدء وتاريخ الانتهاء ومدير المشروع والحالة. وكما هو معروف يساعدك زر "إنشاء" على إنشاء مشاريع جديدة. حيث يمكنك إنشاء مشاريع جديدة بنفس طريقة إنشاء المشاريع في وحدة إدارة المشاريع في نظام أودو. وبعد إنشاء المشروع يمكنك تحديد المهام والأشخاص المسؤولين عن المشروع.
المراحل
من خلال تعيين مراحل المهام ستتمكن من فهم التقدم المحرز في كل مهمة من مهام وحدة Field Service. لإنشاء وإدارة مراحل المهام انتقل إلى علامة التبويب إعداد واختر "المراحل" من القائمة المنسدلة.
يرتب عرض كانبان كل عملية وفقًا للمرحلة التي وصلت إليها. يمكنك الاطلاع على قائمة المراحل الحالية وتفاصيلها، كما يمكنك إنشاء مراحل جديدة وتكوينها. تتضمن قائمة المراحل اسم كل مرحلة والمشروع والمسؤول عن كل مرحلة.
عند إنشاء مرحلة جديدة يجب تعيين اسم المرحلة، ثم إضافة نموذج بريد إلكتروني لهذه المرحلة، ليتمكن أودو من إرسال رسالة بريد إلكتروني تلقائيًا إلى العميل المعني لإبلاغه بالتقدم المحرز في المشروع. ويمكنك إعطاء تقييم للمشروع عند الانتقال من مرحلة لأخرى. يمكنك أيضًا إضافة وصف للمرحلة في المساحة المخصصة لإعطاء ملاحظات لزملائك في الفريق.
قوالب ورقة العمل
عند إنشاء مهمة جديدة في الوحدة النمطية Field Service، سيظهر خيار لإضافة قالب ورقة عمل لهذه المهمة المحددة. تعد قوالب ورقة العمل مفيدة للاحتفاظ بسجلات العمل للموظفين المعينين لمهمة أو مشروع معين. بعد الانتهاء من المهمة، يمكنك إرسال تقارير ورقة العمل إلى العملاء. كما هو موضح في لقطة الشاشة التالية يمكنك الوصول إلى منصة قوالب ورقة العمل ضمن علامة التبويب "إعداد" في وحدة الخدمة الميدانية في نظام أودو.
تعرض طريقة عرض القائمة قوالب ورقة العمل التي أنشئت بالفعل مع تفاصيل الاسم والشركات وعدد أوراق العمل المضمنة واللون. عند إنشاء قالب ورقة عمل جديد يجب تحديد الاسم والشركات ثم تحديد لون القالب، وبعد حفظ النموذج الجديد ستحصل على خيار قالب التصميم كما توضح الصورة التالية:
يمكنك إضافة حقول جديدة إلى القالب باستخدام خيار السحب والإفلات من اللوحة المعروضة على الجانب الأيسر من الشاشة. وبعد إضافة جميع الحقول التي تحتاجها انقر على زر حفظ.
الوسوم
تساعد الوسوم في تقليل الصعوبات في عمليات البحث والفرز. في وحدة Field Service يمكنك إضافة وسوم مناسبة إلى كل مهمة. يمكنك استخدام الوسوم المكّونة أثناء البحث عن مهام أو مشاريع معينة في هذه الوحدة.
يمكنك بسهولة الوصول إلى قائمة الوسوم الموجودة في الوحدة من خيار "Tags" ضمن القائمة المنسدلة في علامة التبويب إعداد. وبالنقر فوق زر "إنشاء" سيظهر سطر جديد أعلى قائمة الوسوم الموجودة، حيث يمكنك تحديد اسم الوسم واختيار لون مخصص له.
تحليل المهمة
توفر قائمة التقارير في وحدة Field Service خيار تحليل المهام الذي سيساعدك على إنشاء تقارير حول المهام التي نفذت في هذه الوحدة. يمكنك إنشاء تقارير حول المهام بناءً على الساعات الفعالة والساعات المخططة والتقدم والساعات المتبقية وأيام العمل المخصصة للتعيين وأيام العمل المخصصة للإغلاق وساعات العمل المراد تعيينها وساعات العمل المنتهية.
يقدم النظام الأساسي لإعداد التقارير عرضًا محوريًا بالإضافة إلى طرائق عرض رسومية لتحليل المهام. بمساعدة وحدة أودو للخدمات الميدانية يمكنك إدارة جميع عمليات الخدمة الميدانية دون أي صعوبات. وعندما يحتاج العميل إلى المساعدة في أعمال الإصلاح أو التثبيت أو الصيانة، يمكنه الاتصال بالشركة المقدمة للخدمة. كما يمكن للشركات إنشاء عروض أسعار الخدمة الميدانية بناءً على طلب العميل وتعيين موظفين للقيام بأعمال الخدمة الميدانية. في الوحدة النمطية Field Service يمكنك تسجيل كل عملية كمهمة خدمة ميدانية ومراقبة تقدم العمل. واستنادًا إلى المهام المسجلة في هذه الوحدة يمكنك إنشاء تقارير الخدمة الميدانية لتحليلها.
تقارير الخدمة الميدانية هي التقارير التي أُنشأت بناءً على عمليات الخدمة الميدانية التي ينفذها الموظفون المعينون في وقت الزيارة الميدانية. في نظام أودو يمكنك إنشاء تقارير دقيقة حول المهام التي أجريت في وحدة الخدمة الميدانية بناءً على المقاييس والمرشحات والنطاق الزمني المتاح الذي يطلبه المستخدم. يمكن استخدام هذه التقارير لتحليل أداء الشركة في مجال الخدمة الميدانية، وكمرجع لمعرفة كيف يمكن تحسين المهام. يسجل أودو الوقت والمواد المستخدمة لإكمال كل مهمة. وهذا سيساعد الشركة في فهم الوقت المستغرق وتقدير المواد المستخدمة، كما سيساعد العميل في التعرف على الأنشطة المنجزة.
خاتمة
تعد وحدة Field Service في نظام أودو مهمة لجميع أنواع الشركات، خاصة لما توفره من ميزات وأدوات تساعد على إنجاز المهام المتعددة، وصيانة المنتجات، وجدولة المهام، وتأمين الخدمات الميدانية التي يحتاجها العملاء.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.