البحث في الموقع

يختلف أسلوب التعامل مع تعليقات العملاء السلبية عبر وسائل التواصل الاجتماعي اختلافًا كليًّا عن أسلوب التعامل مع الشكاوى الاعتيادية والتي تصل عبر الهاتف أو المحادثة أو البريد الإلكتروني. وسبب هذا الاختلاف هو أنّه يمكن وبكل سهولة أن تتحول الشكوى في وسائل التواصل هذه إلى كارثة حقيقة. ما الذي يدعوك إلى الاهتمام بشكاوى العملاء في وسائل التواصل الاجتماعي؟ وسائل التواصل الاجتماعي - كما يوحي اسمها - عامة وعلنية، بمعنى أنّه في كل مرة يحصل فيها منتجك أو خدمتك على تعليق سلبي أو شكوى أو ذمّ، فإنّ جمهور المتابعين عبر هذه الوسائل سيكون مطّلعًا على ذلك وبشكل كامل. سيبني الناس أحكامهم اعتمادًا على عدد من المعايير: هل كانت الاستجابة سريعة أم لا؟ كيف كانت ردة فعلك تجاه التعليق السلبي؟ كيف كانت ردة فعلك العميل؟ هل وجد الطرفان حلًّا للمشكلة أم لا؟ تمتاز وسائل التواصل الاجتماعي بسرعة الاستجابة، فالناس يقضون أوقات طويلةً على Facebook أو Twitter أو Instagram، وتراهم ينشرون في كل حين، في الصباح الباكر، وأثناء تناولهم لوجبة الفطور، وبعد الغداء وحتى في منتصف الليل. وإن قررت إنشاء حساب لمشروعك التجاري عبر وسائل التواصل الاجتماعي، سيتحتّم عليك التهيّؤ للقيام بما يقوم به الناس تمامًا. قد تظنّ أن تعليقًا سلبيًا واحدًا لن يمثّل مشكلة كبيرة، إذ لن يلاحظه أحد، ولكن في الواقع سيلاحظ الناس ذلك بكل تأكيد، وسيوحي إليهم عدم التفاعل مع هذا التعليق السلبي بأنّك لا تعير عملائك أي أهمية. هل شركتك مهيأة للتعامل مع التعليقات السلبية في وسائل التواصل الاجتماعي؟ إن كنت تتساءل عن نقطة البداية، فإليك نصيحة عامة: احرص على أن يتعامل شخص واحد فقط مع التعليقات في وسائل التواصل الاجتماعي. والسبب وراء ذلك هو أنّ وجود أكثر من شخص واحد مسؤول عن هذه المهمة قد يؤدي إلى ترك الإجابة عن بعض التعليقات لأنّ كل واحد منهم سيعتقد أن الآخرين سيجيب عنها. وهناك أمر آخر يجدر الانتباه إليه، وهو أنّه يجب على الشخص المسؤول عن التعامل مع وسائل التواصل الاجتماعي أن يكون ملمًّا بها وأن يكون على معرفة بالأمور التي يفترض أن تجيب عنها هذه الوسائل. كيف يفترض بك أن تستجيب لشكاوى العملاء عبر وسائل التواصل الاجتماعي إن لم تكن تراها؟ إن الإجابة عن شكاوى العملاء التي يتم إرسالها بصورة مباشرة عبر البريد الإلكتروني أمر سهل للغاية، ولكن في وسائل التواصل الاجتماعي، فالأمر ليس بهذه السهولة على الإطلاق. إن حالفك الحظ، فإنّ الناس سيشيرون إلى علامتك التجارية ضمن منشوراتهم، وسيصلك تنبيه حول ذلك في حساب الشركة، ولكن الأمور تزداد تعقيدًا عندما يتحدّث أحد الأشخاص عن خدماتك سلبًا، ولكنك لا تملك القدرة على إجابته لأنّك لا تستطيع رؤية ذلك المنشور. هنا يأتي دور خدمة إشعارات Google. أدخل اسم علامتك التجارية (يمكنك اختيار أكثر من كلمة مفتاحية للتنبيه) ثم ضبط الإعدادات حسب حاجتك. بعدها سيتم تنبيهك وبصورة مباشرة عندما يأتي أحد الأشخاص على ذكر الكلمات المفتاحية التي حددتها في أي مكان، وذلك بشكل يومي أو أسبوعي، كما يمكنك تحديد مصدر التنبيه (مثلًا: المدوّنات، مقاطع الفيديو، الأخبار) واللغة والمنطقة الجغرافية. أنصح بتهيئة التطبيق ليقوم بتنبيهك حول جميع النتائج التي يحصل عليها من جميع اللغات والمناطق الجغرافية، وبهذا لن يفوتك أي شيء على الإطلاق. وجدير بالذكر أنّه يمكن تغيير الإعدادات في أي وقت وحسب الحاجة. ما هي سرعة الاستجابة؟ يجدر بك الإجابة عن التعليق السلبي في أسرع وقت ممكن، ويمكن أن تترك انطباعًا جيّدًا لدى الناس إن لم تتجاوز مدّة الاستجابة 15 دقيقة، وإن لم تكن قادرًا على الاستجابة خلال هذه الفترة، فحاول أن لا تزيد المدة عن 60 دقيقة. فحسب دراسة أجراها موقع Convince and Convert، فإنّ 42% من العملاء يتوقّعون الحصول على الإجابة خلال 60 دقيقة، في حين أن 32% منهم يتوقّعون الحصول على الإجابة خلال 30 دقيقة فقط. ومن بين الأشخاص الذين حاولوا التواصل مع علامة تجارية، أو صاحب منتج، أو شركة عن طريق وسائل التواصل الاجتماعي طلبًا للدعم الفني، فإنّ 57% منهم توقّعوا أن مدة الاستجابة في الليل وفي عطلة نهاية الأسبوع مماثلة لمدة الاستجابة خلال أيام العمل الاعتيادية. هذا يعني أنّه كلمّا كنت سريعًا في الإجابة، زادت مكانتك لدى روّاد وسائل التواصل الاجتماعي حيث لا وجود للرحمة على الإطلاق. كيف يكون رد فعلك تجاه التعليقات السلبية؟ عليك اتباع قاعدة واحدة فقط: يجب أن تكون الإجابة بأسلوب هادئ ومهذّب. قد تجد صعوبة في عدم أخذ التعليقات السلبية على محمل شخصي، والأمر يزداد صعوبة عندما تبذل جهودًا استثنائية في إرضاء العملاء وإظهار مشروعك التجاري بصورة لائقة. ولكن رضا الناس غاية لا تدرك، لذا عليك أن تتذكر أمرًا واحدًا فقط وهو أنّ مصدر هذه التعليقات هو واحدٌ من اثنين: عميل مستاء، أو متصيّد في الإنترنت Internet trolls، فإن كان صاحب التعليق عميلًا يشعر بالاستياء فعيك أن تحاول معالجة المشكلة التي يواجهها، وإن كان صاحب التعليق متصيّدًا في الإنترنت فعليك بالتخلص من جميع التعليقات غير المرغوب فيها وبالسرعة الممكنة. وقد تتساءل عن سبب اهتمام المتصيدين بك وبعلامتك التجارية؟ والجواب هو أن هؤلاء الأشخاص يقتاتون على غضبك وفشلك، وإن جعلت نفسك لقمة سائغة لأمثالهم وتجاوبت معهم، فسيبني الناس أحكامهم على سلوكك هذا، وقد ينتهي بك الأمر إلى مجادلة الأشخاص الذين يدافعون عن هؤلاء المتصيدين، وهذا مما يجب عليك تجنبه بكل الوسائل. في جميع الأحوال، احرص على أن تتكلّم مع العملاء المستائين أو مع المتصيّدين، باتباع النقاط التالية: عبّر عن شكرك لهم لتقديم آرائهم حول المشكلة (حاول أن لا تكون رسميًّا جدًّا، فعبارة شكر قصيرة تفي بالغرض). اعتذر عن أي أذى سببته المشكلة لصاحب التعليق، يمكنك أن تقول مثلًا: "يؤسفني أنك تواجه مشكلة لدى استخدام المنتج / يؤسفني أن الخدمة لم تنل إعجابك". شجّعهم على الحديث عن الموضوع في رسالة خاصّة. من المهمّ جدًّا أن يرى الناس أنّك تستجيب لأي سؤال يطرحه العملاء، وأنّك مهتمّ بآرائهم بشكل كبير، ولكن الأهمّ من ذلك أن لا تناقش المشاكل في العلن، بل حاول معالجة الأمور بشكل سرّي. هل تحذف التعليقات السلبية؟ كلا، لا تفعل ذلك، حتى لو بدا لك الأمر مغريًا، ولكن لا تفعله على الإطلاق. أولًا: إن قمت بحذف تعليق حقيقي لأحد العملاء الذين يشعرون بالاستياء، فمن المؤكد أن ذلك العميل سيرجع مرة أخرى ولكنّه سيكون أكثر غضبًا واستياءً من ذي قبل. ثانيًا: وجود التعليقات السلبية في صفحات التواصل الاجتماعي الخاصّة بك، يعني أنّ علامتك التجارية تتمتع بالأمانة والصدق. تخيّل أن موقعك الإلكتروني يخلو من التعليقات السلبية حول منتجاتك. سيدفع هذا زوّار الموقع إلى التفكير بأنّ هذه التعليقات ملفّقة، فينتابهم الفضول للبحث عن منتجك في أماكن أخرى كالمنتديات أو مواقع التقييم، وسيكتشفون التعليقات السلبية حول منتجك عاجلًا أو آجلًا، وحينها قد يختارون التعامل مع منافسيك لأنّهم يشعرون بأنّك لا تتعامل معهم بصدق وإخلاص. هناك حالة واحدة فقط يمكنك فيها حذف التلعيق السلبي دون الشعر بالذنب، وهي عندما تكون واثقًا تمامًا الثقة بأن صاحب التعليق هو أحد المتصيّدين Trolls. لذا إن حاول أحد ما استغلالك لكتابة بعض الأمور المسيئة حول علامتك التجارية، فاحذف تعليقه على الفور. كيف تحل مشاكل العملاء؟ بعد أن تتواصل بشكل سرّي مع العميل الذي يعاني من مشكلة معيّنة، يمكنك معالجة الشكوى باتباع الطريقة الاعتيادية: اشكر العميل على إبداء رأيه. استخدم عبارات شكر مثل: "أشكرك على تخصيص وقت لتكتب لنا / لتتصل بنا". قدم اعتذارًا موجزًا، مستخدمًا عبارات اعتذار قصيرة. حاول توضيح المشكلة للعميل: كن واضحًا ودقيقًا، ولا تحاول تبرير الخطأ إن كنت أنت من ارتكبه. وضّح للعميل طريقة حلّ المشكلة، إما بالقيام بأمر معين، أو إرجاع شيء معين إليه. لا تنس كذلك متابعة الأمر مع العميل، فإن خصّص العميل وقتًا للكتابة عن مشكلة معيّنة، فإنه سيفعل ذلك مرة أخرى إن شعر بعدم الرضا عن الحلّ الذي قدّمته إليه. من الأساليب الجيّدة في كسب رضا العملاء ودفعهم إلى الحديث عنك إيجابًا، هو أن تخطو خطوة إضافية عن طريق تقديم هدية صغيرة أو حسم بسيط على الأسعار، قد يبدو الأمر وكأنّه رشوة (وفي الواقع الأمر كذلك) ولكن لا بأس في ذلك إن كان يجلب الفائدة. ما يحدث في وسائل التواصل الاجتماعي يبقى في Google إلى الأبد إن تواجدك في وسائل التواصل الاجتماعي لا يقتصر على نشر الروابط أو الصور المهمّة في حساباتك على هذه المواقع، وإنّما هي إحدى قنوات خدمة العملاء القياسية، ولا تقلّ أهميتها عن أهمّية المكالمات الهاتفية أو البريد الإلكتروني. هل تعلم، أنه وبحسب موقع Gartner فإن عدم الاستجابة إلى الشكاوى والأسئلة عبر وسائل التواصل الاجتماعي قد يؤدي إلى زيادة في معدّل فقدان العملاء الحاليين churn rate؟ هذا يعني أنّ عدم التزامك بالنصائح المذكورة آنفًا، قد يكون سببًا في إلحاق الضرر بعلامتك التجارية. يمكننا تلخيص كل ما سبق بما يلي: عندما تجد تغريدةً أو تعليقًا أو منشورًا سلبيًا حول علامتك التجارية، حاول الاستجابة لذلك التعليق في أسرع وقت ممكن، فمدة الاستجابة القصيرة هي مفتاح النجاح. لا تتردّد في حذف التعليقات المبغضة وغير المعقولة، ولكن لا تحذف التعليقات الحقيقية على الإطلاق حتى لو كنت تشعر برغبة في حذفها، لأنّ ذلك لن يكون في صالحك مطلقًا، فعدم وجود التعليقات أو المراجعات السلبية يثير الشكوك حول الشركة ويدفع الناس إلى البحث عن المزيد من المعلومات السلبية. قد يبدو هذا العمل مزعجًا، ولكنّه ينطوي على الكثير من الأمور المفيدة. هل تعلم أنّ 42% من الأشخاص يتحدثون إلى أصدقائهم عبر وسائل التواصل الاجتماعي حول تجربة الاستخدام الجيّدة التي يمرّون بها؟ يجب أن تنتبه إلى أنّ التوصية الشفهية من الأمور المهمّة أيضًا، فقد أشارت التقارير إلى أنّ 92% من الأشخاص قد ذكروا بأنّ التوصية الإيجابية التي يحصلون عليها من أصدقائهم لها الأثر الأكبر في اتخاذ القرار بشأن شراء منتج معيّن. وهذا يعني أنه يجب عليك أن لا تتعامل مع الشكاوى التي تردك عبر وسائل التواصل الاجتماعي على أساس أنها "شيء آخر يجب عليك القيام به" فحسب، بل عليك اعتبارها فرصة تحاول من خلالها أن تحوّل تجربة الاستخدام السيئة التي كان يعاني منها العميل إلى تجربة جيدة، وأن تحوّل الشكوى إلى مديح وثناء. يقول Vaynerchuk في هذا الصدد: لذا، احرص على استغلال هذه الفرصة بالشكل الأمثل. ترجمة -وبتصرّف- للمقال How to Handle Negative Comments on Social Media Like a Pro لصاحبته Justyna Polaczyk.

إنّ التعامل مع المتذمرين والحاقدين على وسائل التواصل الاجتماعي يمكن أن يكون أمرًا عسيرًا وشائكًا. ولذلك أنت بحاجة إلى إطار عمل لمساعدتك على القيام بذلك بطريقة صحيحة وفعّالة. يمكن تمثيل هذا الإطار بالقواعد الخمس التالية: العثور على جميع الشكاوى (الإشارات mentions) إظهار التعاطف الإجابة علنًا الرد مرتين فقط على أقصى تقدير الانتقال إلى منصّة تواصل أخرى ربما لاحظت أنّني لم أشمل "الرد السريع" ضمن القواعد، وهذا لأن السرعة هي من الأمور البديهية عندما يتعلّق الأمر بالرد على وسائل التواصل الاجتماعي. ففي هذه الأيام، يتوقّع 40% من جميع المتذمرين على وسائل التواصل الاجتماعي الذين يتوقعون ردًا على شكاويهم، أن يتلقوا الإجابة في غضون 60 دقيقة، وفقًا لبحث أجريته لكتابي Hug Your Haters (عانق/احتضن كارهيك). مع ذلك، يبلغ متوسط الوقت الذي تستغرقه الشركات للرد خمس ساعات في الواقع. إنّ إغلاق هذه الفجوة أمر بالغ الأهمية، ويجب أن يكون محور التركيز لأي برنامج نموذجي لخدمة العملاء على وسائل التواصل الاجتماعي. في هذا المقال سنلقي نظرة عميقة على القواعد المذكورة لمساعدتك في التعامل مع الشكاوى على وسائل التواصل الاجتماعي. لننطلق! 1. اعثر على جميع الشكاوى (الإشارات mention) من المستحيل أن تعانق المتذمرين الذين لم تلتقِ بهم أبدًا. في السابق، وفي وسائل الدعم غير العلنية كالهاتف، لم يكن هذا الأمر يشكّل مشكلة. فإذا اتصل أحدهم بشركتك، سيكون لديك علم بذلك. إما ستتم الإجابة على المكالمة، أو سيترك المتصل رسالة صوتية لتسمعها فيما بعد. والشيء نفسه ينطبق على البريد الإلكتروني، فلا حاجة لقيامك بالتحرّيات للعثور على الشكاوى، فستظهر لك على حاسوبك، هاتفك الذكي، أو جهازك اللوحي. لكن المهمة ستصبح أصعب على وسائل التواصل الاجتماعي وغيرها من مواقع شكاوى العملاء على الإنترنت. وبصورة عامة، يجب على جميع الشركات أن تستخدم برنامج استماع اجتماعي، كتطبيق Respond الذي يعتبر من الخيارات الرائعة. وإذا كانت الشركة من الشركات الكبيرة، فيمكن أن تستخدم أيضًا الحزم المتخصصة التي تقوم برصد مواقع المراجعات، مثل Yelp أو غيره. تطبيقات الويب هي من الأدوات المفيدة في السعي للعثور على التغذية الراجعة للعملاء على الشبكات الاجتماعية، لأنّ أغلب التغذية الراجعة لا يتم فيها ذكر اسم الشركة على وجه التحديد. إذ أنّ عدد الناس الذي يطرحون شكاويهم على الشبكات الاجتماعية ويتوقّعون الرد من الشركة لا يتجاوز قرابة النصف فقط، لذلك في كثير من الحالات، لا يعبّرون عن شكاويهم بطريقة تشير إلى الشركة بشكل واضح. مثلا، لا يقومون بوسم اسم العلامة التجارية (بمعنى، لا يعملون لها mention). لقد تعاونت شركة خدمات العملاء الاجتماعية، Conversocial، مع جامعة نيويورك على إجراء بحث وجد من خلاله أنّ ثلث التغريدات إلى الشركات كانت تتمحور حول مشاكل خدمة العملاء، لكن 3% فقط منها احتوت على اسم حساب الشركة على تويتر مع رمز @. وهذا يعني أنّ العديد من الإشارات إلى شركتك على الإنترنت، على تويتر أو غيره، يمكن أن تكون غير مباشرة. ولهذا السبب من المهم جدًا امتلاك نظام يقوم برصد تلك الشكاوى والتعليقات. 2. أظهر التعاطف بالرغم من أنّ المتذمرين والكارهين قد لا يتوقعون الرد من الشركات، إلا أنّهم بالتأكيد يرغبون في وجود جمهور يدعمهم ويواسيهم. ولهذا السبب قاموا بتعظيم المشكلة ونشر شكواهم بشكل علني. فهم يريدون من الجمهور أن يؤيدهم بمختلف التعليقات التي تشابه هذا النمط: "لا أصدّق! كيف يجرؤون على معاملتك بهذه الطريقة!". كثيرًا ما تمتلئ الشكاوى بلغة تتذبذب ما بين الفظّة والعنيفة لخلق رد الفعل الذي يسعون إليه من الجمهور، وعلى الأرجح منك. فبسبب غضبهم يقومون بكتابة عبارات ناقدة بشدة ونشرها على الإنترنت، مما يثير غضبك أيضًا. عندما تقرأ تعليقًا سلبيًا جدًا عن شركتك (أو عنك)، لن تشعر بالغضب فحسب، وإنّما سيتكون لديك رد فعل جسدي حقيقي جدا. التسارع في نبضات القلب، ارتفاع ضغط الدم، والتنفس السريع، هذه ليست الظروف المثالية للرد على شكاوى العملاء بسرعة وتعاطف. ولذلك يجب عليك أن تجد وسيلة للمحافظة على هدوء أعصابك عند مواجهة الشكاوى، أو العثور على أشخاص في شركتك يمكنهم القيام بذلك. لا يصح أبدًا الانخراط في سلسلة من الاتهامات الفظة مع العملاء علنًا على الإنترنت. فلا ينظر الجمهور إلى الشركة على أنّها الطرف الفائز في المناقشة، حتى لو كان الحق معها تمامًا. مع ذلك، ليس من النادر أن يحتدّ النقاش بين المتذمرين والشركة، وهذا يحدث كثيرًا بسبب أنّ الشخص الذي يجيب على شكاوى العميل غير قادر على التعاطف مع العميل ومنع رغبته الفسيولوجية في النزاع. إنّ التفاعل مع المتذمرين على الشبكات الاجتماعية بأسلوب لين وتعاطفي لا يعني أن تتذلل أو تتنازل للعميل، ولا يعني أنّه دائمًا على حق. وإنّما يعني أنّ للعميل رأي مسموع دائمًا، وأنّه يجب عليك أن تعترف، في هذه اللحظة وفي كثير من الأحيان، أنّ الشخص يواجه مشكلة على الأرجح تسببت بها شركتك بطريقة أو بأخرى. ستنجح في تعاملك مع الشكاوى بمجرد استخدام عبارة بسيطة وقصيرة مثل: "أنا آسف/أعتذر". تجنّب نسخ ولصق الإجابات المُعدّة مسبقًا، فهي نادرًا ما تنقل مشاعر التفهّم والتعاطف. فإذا كان لديك موظف في خدمة العملاء، وخصوصًا على الإنترنت، يملك في جعبته أيّة ردود قياسية والتي يبدو عليها كأنها آلية، أو كأنّها منسوخة من مكان ما، تحدث إليه وأرشده. لأنّه في بعض الحالات يمكن أن تكون الردود المُعدّة مسبقًا بنفس سوء عدم الرد أبدًا. 3. قم بالرد علنا يعتبر الرد العلني جزءًا مهمًا من قواعد التعامل مع الشكاوى على الشبكات الاجتماعية. تذكّر أنّ خدمة العملاء على الإنترنت هي بمثابة رياضة جماهيرية. لا شك في أنّك تريد أن ترضي المتذمرين، لكنّ آراء المتفرجين هي الجائزة الكبرى في النهاية. فإذا اختار عميلك التواصل معك بشكل علني، يجب أن ترد عليه بنفس الطريقة، على الأقل في البداية، سواء كنت ستعتذر أو سترد على تعليق إيجابي. لأنّ الرد بشكل خاص سيزعزع أو يهدم الثقة التي اكتسبتها بكونك منفتحًا وشفافًا في كيفية تعاملك مع التغذية الراجعة من العميل. يؤكّد Tim Hansdorf (مؤسس G2Crowd، منصة التقييمات والمراجعات لبرامج B2B) على قوة التعامل العلني، حيث يقول: قد تتساءل: "ما المشكلة إذا قام العميل بوضع مراجعة لنا على Yelp وقمنا بالرد عليه برسالة خاصة؟ على الأقل نحن قمنا بالرد". أولًا، لن يعرف الجمهور أنّك قمت بالرد. ثانيًا، يمكن أن يكون هذا النوع من التبديل بين وسائل التواصل مربكًا للعميل، وخصوصًا إذا كانت هذا ردّك الأول. تخيّل لو كان الموقف معكوسًا. ماذا لو قام أحدهم بإرسال بريد صوتيّ إليك، ثم تردّ عليه على تويتر: "@فلان شكرًا على البريد الصوتي. كيف يمكنني مساعدتك؟ هذا التصرّف سيجعلك تبدو غريبًا بدلًا من متجاوبًا. بالإضافة إلى ذلك، لا تخش حدود التكنولوجيا لوسائل خدمة العملاء العلنية. في الواقع يمكن أن تشعر بالتقييد عندما تُجبر على الرد على تويتر بـ 140 حرف فقط، أو على اتباع قوانين وإرشادات المنتديات التي تبدو في بعض الأحيان غامضة عندما تقوم بصياغة رد في موقع مناقشة أو منتدى. هنا يأتي دورك في إضافة الإبداع إلى ردودك. وهنا ستحصد ثمار التخلّص من الردود المكتوبة مسبقًا وتوعية موظفي فريق خدمة العملاء حول أهمية إضافة التعاطف والطابع الإنساني إلى الردود. إليك مثالًا على ذلك Scott Stratten، هو متحدث ومؤلف لعدد من الكتب، من ضمنها QR Codes Kill Kittens. وهو من البارعين في الأمور التكنولوجية ويقضي الكثير من الوقت على تويتر. بالتالي، عندما أطلقت خدمة الموسيقى Spotify في كندا (يعيش Scott خارج تورونتو)، كان هو أول من اشتكى على تويتر. في الحقيقة، كانت تغريدته عبارة عن ملاحظة أكثر من كونها "شكوى"، وهي الموضحة في الصورة أدناه: لاحظ أنّ Scott ذكر Spotify، لكنّه لم يذكر بالتحديد حسابات تويتر Spotify@ أو SpotifyCares@. وهذه بالضبط الحالة التي أظهرها بحث Conversocial والتي تحدث بنسبة 97%. كان بإمكان فريق Spotify أن يتقيّد بتغريدة من 140 حرف ويرسل إلى Scott ردًا يقول: "نحن نعتذر بخصوص المشكلة التي تواجهها. بإمكانك الاطلاع على الأسئلة الشائعة هنا: (رابط)". لكنهم لم يفعلوا، بل قاموا بأكثر من ذلك بكثير. ردّ فريق خدمة العملاء في Spotify على Scott بتغريدة تضمّنت صورة ملتقطة لقائمة تشغيل مخصصة قاموا بإنشائها خصيصًا من أجله. في هذه القائمة تم ترتيب عناوين الأغاني لتشكَل رسالة من فريق الدعم، كما قاموا بتضمين رابط لقائمة التشغيل المخصصة تلك. وردّهم هذا موضّح في الصورة أدناه: وقد ردّ عليهم Scott بالشيء الوحيد الذي أمكنه في الواقع: والحقيقة المدهشة هي أنّ فريق Spotify قام بعمل كل ذلك خلال 14 ساعة، في الليل (تغريدة Scott الأولية كانت في الساعة التاسعة مساء). وما يدهش أكثر هو أنّ هناك أغنية باسم "And" في مكتبة أغاني Spotify. قد لا يكون عملاؤك دائمًا مثل Scott ينتابهم الفضول أو الحيرة حول أمر ما. في بعض الأحيان يكونون غاضبين جدًا، أو حتى يتعمدون الشكوى لإزعاجك فقط. بغض النظر عن هوية المتذمّر، أنصحك بالرد علنًا، حتى لو كان يتكلّم بطريقة وقحة وفظة، عليك الإجابة بهدوء وبشكل علني. ربّما لن تغيّر طريقتك في الرد سلوك أو موقف ذلك الشخص، فمن المستحيل أن تحوّل ليمونة متعفنة إلى عصير ليمون لأنّ الثمرة فاسدة بالفعل. لكن عندما ترّد بشكل علني، ستُظهر طبعك، قيمك، وإيمانك بأنّ جميع العملاء يستحقون أن يُسمعوا. تابع معنا الجزء الثاني للاطلاع على تتمّة قواعد للتعامل مع الشكاوى على وسائل التواصل الاجتماعي. ترجمة -وبتصرّف- للمقال The 6 Step Playbook for Handling Social Media Complaints لصاحبه: Jay Baer.

سنكمل في هذا المقال ما بدأناه في الجزء الأول حول القواعد التي يجب على فريق خدمة العملاء على الشبكات الاجتماعية اتخاذها كإطار عمل لغرض التعامل مع شكاوى العملاء بكفاءة وفعّالية. 4. قم بالرد مرتين فقط كأقصى تقدير من الأسئلة الشائعة التي تُطرح عليّ بخصوص نظام "عانق كارهيك": ماذا لو قمتُ بالرد على المشتكي، ثم قام بالرد عليّ مرة أخرى بشيء أكثر سلبية؟". يحدث هذا الأمر في كثير من الأحيان، حيث يرى المتذمرون على وسائل التواصل الاجتماعي إجابتك وهم يعتقدون أنّهم في حلبة مصارعة. لكنه لن يحدث أي نزال أو جدال، لأنّك أنت وموظفي خدمة العملاء تعرفون إحدى القواعد الأساسية للتفاعل العلني الفعّال؛ قاعدة "الرد مرتين فقط كأقصى تقدير". هذه القاعدة بسيطة، وقد طوّرتها وأثبتها على مدى 22 عاما بصفتي مسوّقًا على الإنترنت ومستشارًا في تجربة العملاء. القاعدة هي: لا تقم أبدًا بالرد أكثر من مرتين على شخص واحد في محادثة واحدة على الإنترنت. احرص على الالتزام بهذه القاعدة لأن انتهاكها يمكن أن يجرّك إلى دوّامة من السلبية والخصومات. إليك طريقة تطبيقها عمليًا. سنفترض أنّ المتذمّر هو "العميل عمر": العميل عمر: أنتم الأسوأ على الإطلاق. لا أصدق أنّ لديكم الشجاعة لتقديم هذا المُنتج السّيئ مقابل هذا السّعر المُرتفع. الشركة: يبدو أننا لم نرقى إلى مستوى توقعاتك، سيّد عمر. هل بإمكانك إخبارنا المزيد حول مشكلتك، وسنفعل ما بوسعنا لمساعدتك. العميل عمر: وهل يشكل هذا فارقًا. لا أعتقد أنّه بإمكان الحمقى أمثالكم أن يقوموا بإصلاح كل الأخطاء في شركتكم التافهة. الشركة: آسفون لعدم رضاك، ونوّد أن نساعدك إن كان ذلك ممكنًا. من فضلك أرسل لنا رسالة خاصة إن كنت ترغب في إعطائنا فرصة للمحاولة. عند هذه المرحلة، إذا واصل "العميل عمر" التذمّر، اتركه يفعل ذلك ولا تلتف له. فقد قمت بمحاولتين مشروعتين لحل مشكلته، وقد اعترف بصحّة هذا الأمر من خلال الرد عليك مرة أخرى، والجمهور يشهدون على نفس الشيء. حان الوقت الآن لتركه ومواصلة عملك. فلن تجني شيئًا من الرد مرارًا وتكرارًا، قمت بواجبك رسميًا وعلنًا، لا تتوقف عند هذه الشكوى واستمر. لا تُلزمك قاعدة "الرد مرتين فقط" بالرد مرتين دائمًا، وإنّما بعدم الإجابة أكثر من مرّتين أبدًا. ففي معظم السيناريوهات يكون الرد الواحد كافيًا لحل المشكلة. من المفارقات في هذا الأمر أنّه بالرغم من أنّ التفاعلات مع العميل عادة ما تحدث بسرعة في الوسائل العلنية أكثر من الوسائل الخاصة (كالبريد الإلكتروني)، إلا أنّه من المهم عدم الإجابة على الفور على الشبكات الاجتماعية، مواقع المراجعات، أو المنتديات. نعم يجب عليك الرد بسرعة لكن ليس فورًا. لأنّ الردود الفورية خطرة، حيث يمكن أن تعلق في الردود الغاضبة وفي موقف غير مرغوب. 5. الانتقال إلى منصة تواصل أخرى تعني طبيعة الاختصار للعديد من الاتصالات الاجتماعية أنّه قد يكون من المستحيل معالجة شكوى معقّدة بالكامل من خلال تفاعلين اثنين فقط. بالإضافة إلى ذلك قد تحتاج إلى رقم حساب العميل أو أيّة تفاصيل حساسة أخرى لمساعدته، ويجب ألّا تطلب منه عرض تلك المعلومات على مرأى الجميع. ولذلك، بالنسبة لتفاعلات العميل التي تتطلّب بحثًا لكي يتم حلّها، يجب أن يكون هدفك هو الانتقال إلى منصّة تواصل أخرى مع العميل بعد الرد الأولي العلني. تشير 60% من الشركات أنّها غير قادرة على التعامل مع مشاكل العميل من خلال اتصال واحد على وسائل التواصل الاجتماعي. حيث أنّ معظم الاستفسارات عبر هذه الوسائل تتطلّب اتصالًا ثانيًا على الأقل، والذي يتم فيه إحالة العميل إلى وسيلة هاتفية للوصول إلى حل للمشكلة. وهذا يزيد من تكاليف الشركة، لأنّهم يقومون بإضافة مكالمة هاتفية مكلفة إلى الاتصال على وسائل التواصل الاجتماعي غير المكلف نسبيًا. وفي مثل هذه السيناريوهات الشائعة، يضطر العميل الذي اختار الشكوى على الوسائل الاجتماعية إلى التحوّل إلى وسيلة أخرى غير علنية. مع ذلك لا يصح الانتقال إلى وسيلة تواصل أخرى مع جميع العملاء. على سبيل المثال شريحة العملاء الذين لديهم خبرة تقنية واسعة (مثل Scott Stratten) والذين يستخدمون الوسائل العلنية لأنّهم ببساطة يفضّلونها (فهي بيئتهم الطبيعية) وليس بسبب تجارب سابقة سيّئة مع خدمة العملاء، عندما تطلب منهم إجراء مكالمة هاتفية لمتابعة تغريدة، سيكون الأمر بمثابة توجيههم للعودة إلى وسائل قديمة الطراز بالنسبة لهم. هناك طريقة أفضل للتعامل مع مثل هذه الحالات، وهي أنّه كلما احتجت إلى تحويل تفاعل العميل على الوسائل العلنية إلى محادثة أكثر خصوصية، استخدم الوسائل الخاصة لوسيلة الاتصال الحالية. ولحسن الحظ تتيح أغلب الوسائل العلنية تلك الخاصيّة للشركات؛ استفد منها. فإذا اتصل المتذمّر بشركتك عبر تويتر، واحتجت إلى رقم حسابه لتحري الأمر، اعتذر في الرد الأول بتغريدة واطلب منه إرسال رقم حسابه برسالة مباشرة DM. والشيء نفسه ينطبق على Facebook Messenger، إنستجرام، وغيرها من الشبكات الاجتماعية. تقوم بعض الشركات بالتحوّل من الوسيلة العامة إلى الخاصة وتستخدم هذا الانتقال لبناء نوع من التّعاطف ولإضافة لمسة بشرية على هذا التّواصل. ويعتبر تويتر هو الرائد الحالي في مثل هذه الفرص، لأنهم قاموا بتمكين الشركات والمستهلكين من إنشاء فيديوهات قصيرة وإرسالها بدلا من النصوص والصور. كما تقوم شركة فيس بوك بِحَثّ المزيد من الشركات على استخدام تطبيق WhatsApp في الظروف المشابهة. يمكن أن يكون للتفاعل مع المتذمّر بواسطة فيديو تأثيرًا نفسيًا إيجابيًا، حسب ما أشار إليه Michael Maoz من شركة Gartner: مثال على الانتقال إلى وسيلة تواصل أخرى Jet Blue شركة خطوط جوية اتبعت قاعدة الانتقال إلى وسيلة تواصل أخرى في موقف سلبي، وفاجأت المستهلكين جدًا نتيجة لذلك. لقد حدث ذلك لـ Tom Webster الذي أشرف على البحث الذي أجريناه لكتاب Hug Your Haters. Tom هو من المسافرين الدّائمين على خطوط Jet Blue ويعرف كيف من المفترض أن يبدو مظهر وصوت الطائرات. في إحدى رحلاته من بوسطن إلى شارلوت في مقعد في صف مخرج النّجدة بجانب النافذة، سمع Tom صوت قرقعة غير عادية في بداية الرحلة، ولاحظ أن جسم الطائرة ترتفع حراراته باطراد. كانت الطائرة ساخنة الملمس أغلب وقت الرحلة، وكان Tom قلقًا. قام إبلاغ المضيفين، لكنّهم لم يعرفوا ما يجب عليهم القيام به حيال ذلك، وبكل الأحوال لم يتمكّنوا من فعل الكثير في الجو. عند الهبوط، قام Tom بإرسال تغريدة إلى شركة الطيران أبلغهم فيها عن الحادث. لم تقم شركة Jet Blue بالرد على تغريدة Tom فقط أو طلبت منه الاشتراك في سلسلة من الرسائل الخاصة المباشرة، بل قاموا بنشر تغريدة علنية بأنّهم سيقومون بالتحرّي حول المشكلة. لكن لاحقًا، قاموا بالانتقال إلى وسيلة تواصل أخرى. لقد تلقى Tom في غضون ساعات مكالمة هاتفية، على هاتفه المحمول، من أحد كبار المسؤولين في Jet Blue. يقول Tom: توضّح Meacham كيف توصّلوا إلى رقم هاتف Tom: اتضح فيما بعد أن Tom اكتشف مشكلة تحتاج إلى حل: فرط إحماء صندوق التحكّم الذي يشغّل التلفاز المباشر المتوفّر على جميع رحلات Jet Blue. ووفقًا لـ Meacham، تم استبدال جميع الوحدات القديمة. إلى هنا تكون قد أصبحت ملمًا بالقواعد الخمس للتعامل مع الشكاوى على وسائل التواصل الاجتماعي. هذا المقال مستوحى من كتاب Jay Baer الجديد Hug Your Haters: How to Embrace Complaints and Keep Your Customers (عانق كارهيك: كيف تحتوي الشكاوى وتحافظ على عملائك). ترجمة -وبتصرّف- للمقال The 6 Step Playbook for Handling Social Media Complaintsلصاحبه: Jay Baer.

خدمة العملاء الجيدة لا تعني مساعدة العميل الذي يطلب المساعدة فحسب. ذهبتُ يومًا مع أصدقائي لتناول العشاء عندما كنت مقيمًا في سان فرانسيسكو، كان للمطعم الذي قصدناه شعبية عالية؛ ما جعله مزدحمًا حينها. بدأت العثرات تظهر خلال دقيقتين من جلوسنا -خلافًا لتوقعاتنا العالية-، عندما قدّم النادل المشروبات التي طلبناها لطاولة أخرى، لكن الأمور لم تتوقف عند هذا الحدّ إذ سرعان ما ازدادت سوءا، فقد أحضر النادل طبقًا مغايرًا لما طلبه أحدنا، وطبقًا محترقًا لآخر، في حين نسي أن يجلب وجبة لصديق ثالث، وأغفل أحد طلباتنا من المشروبات، وفي الختام؛ كان علينا أن نسأل المحاسب شطب طبقين لم نطلبهما لكنهما ذُكرا في الفاتورة. لم نحدث ضجّة حول ذلك فقد كان عشاء مسليًا؛ وكانت الأخطاء تتزايد بشكل كوميديّ لدرجة جعلتنا نحتاج لضبط ضحكاتنا المتكررة. ورغم ذلك، كتبت صديقة كانت معنا في العشاء رأيها وتجربة زيارتها للمطعم في اليوم التالي؛ كما اعتادت أن تفعل مع كل مطعم تزوره عبر موقع yelp، في الحقيقة لم تكن مراجعة مليئة بالمديح؛ لكن إدارة المطعم كانت مصغية، ففي نفس اليوم تلقت الصديقة ردًا على مراجعتها من مدير المطعم يطلب منها مهاتفته لشرح ما حصل، عندما اتصلت به هاتفيًا اعتذر بشكل بالغ؛ وقدم دعوة بوجبة مجانية لنا جميعًا كنوع من التعويض. هذه القصة مثال جيدة على استعادة خدمة العميل (customer service recovery)؛ لكنني لا أشاركها من هذا المنطلق، وإنما لأوضح أن إدارة هذا المطعم -وآلاف الشركات الأخرى- يفهمون بشكل عميق الحقيقة التالية: الكثير من العملاء لا يخبرونك دائمًا بما يواجههم من مشكلات مع منتجك؛ عوضًا عن ذلك يختارون خدمات أخرى ويشاركون تجارب استخدامهم السيئة مع الآخرين. وتوضح الدراسات هذه النقطة بشكل أفضل؛ إذ تبعًا لإحصاء أجراه مركز لي للموارد العالمية: لقاء كل عميل يشكو لك مشكلته؛ ثمة 26 عميلًا آخرين لا يخبرونك بشيء. ولكنهم في كثير من الأحيان يشاركون الناس شكاويهم، ومن خلال إيجادك هذه الشكاوى ومعالجة أسبابها ستجني الكثير؛ ليس فقط على صعيد بناء علاقة أفضل مع عملائك؛ وإنما بإبداء حرصك على فعل كل ما من شأنه أن يُصحّح مسار عملك. لا ينحصر عملك بحلّ المشكلات التي تأتي إليك، وإنما يمتدّ لحلّ تلك التي لا يخبرك العميل بها. كيف تحل مشكلات عميلك؟ اخرج من صندوق بريدك الواردثمة ثلاث طرق تمكّنك من جعل خدمة العملاء الصادرة outbound support أسهل لك ولفريقك: راقب حساباتك على الشبكات الاجتماعيةحسنًا؛ أعلم أن هذه النصيحة متأخرة ثمانية سنوات لآتي وأقول "اشترك بمواقع التواصل الاجتماعي"، لكن هذا مهمّ؛ فالشبكات الاجتماعية هي المكان الأول الذي سيقصده عملاؤك للحصول على الدعم الفني. من المريع رؤية كمّ حسابات تويتر التجارية والمهملة من قبل أصحابها، فقد اتضح من خلال الدراسات أن هذا الخطأ يكبّد الشركات خسائر لا يستهان بها؛ على سبيل المثال تشير دراسة غارتنر المنشورة عام 2012 أن فشل الدعم عبر قنوات التواصل الاجتماعية قد يزيد نسبة تخلي المستخدم عن الخدمة بمقدار 15%. وبرأيي فإنه من الأفضل عدم وجود حساب لك على تويتر نهائيًا، من أن تبدو بمظهر من يتجاهل رسائل زبائنه. فائدة: البحث في تويتر لا تفترض أن يعرف زبائنك اسم معرفك على تويتر؛ في الحقيقة فقد أظهرت دراسة أن 3% فقط من الإشارات -mentions- للعلامات التجارية تكون باستخدام اسم المعرف؛ عوضًا عن ذلك يُستخدم عادة اسم الشركة أو المنتج. ابحث عن اسم شركتك أو منتجك على تويتر بشكل منتظم -ستساعدك بعض الأدوات على ذلك، فمثلًا تعطيك HootSuite تحديثات أوتوماتيكية لنتائج بحثك على الشبكات الاجتماعية، لترى ما يقوله الناس عنك. اعرف مكان تواجد عملائك على الشبكةعلى خلاف المطاعم؛ قد لا يتحدث زبائنك عنك على موقع yelp، لذا سيتوجب عليك البحث أكثر قليلًا؛ لكن إن كنت تهتم بتنمية العملاء -كما يفترض بك- فإنك غالبًا ستفهمهم بما فيه الكفاية لمعرفة مكان طرح نقاشاتهم على الشبكات الاجتماعية. إذا كان عملاؤك من مطوري الويب؛ ربما سيشيرون إليك على مواقع من قبيل Stack Exchange أو Stack Overflow، أما إن كانوا يهتمون بالشركات الناشئة المختصة بالخدمات البرمجية SaaS startups، سيتجهون إلى Hacker News على الفور، وبغض النظر عن الخدمة التي تقدمها واهتمامات زبائنك، فغالبًا ما ستجد بعضهم في أحد المنتديات الفرعية لموقع reddit. ستمكّنك متابعة المنصات الاجتماعية الخاصة بعملائك والمشاركة فيها من الانتباه لأيّة إشارة تذكر منتجك، ناهيك عن تحسين علاقتك بزبائنك وفهمك المتزايد لهم. استخدم أدوات الرصدهناك أدوات مخصصة للبحث في الويب وتنبيهك لدى ظهور أية إشارة لمنتجك أو علامتك التجارية في مكان ما على الإنترنت، وهي تتنوع ما بين أدوات البحث المجانية مثل: Social Mention. وأخرى ذات الخصائص الكاملة والمدفوعة من قبيل: Moz’s Fresh Web Explorer. تمكّنك هذه الأدوات من الاطلاع الدائم على ما يُكتب عن منتجك على الإنترنت؛ أين يشار إليه ومتى، ما يجعلها من الأدوات المهمّة للتسويق؛ وبذات الأهمية لخدمة دعم العملاء أيضًا. كيف تستجيب لشكاوى العملاء؟حسنًا، أنت الآن تقود الأمور بالاتجاه الصحيح وتصغي لعملائك في المكان المناسب، ما الذي يتوجب عليك فعله عند قراءتك لشكوى كتبها أحدهم عن منتجك؟ ببساطة: حلّ المشكلة. تواصل معهم إما عبر القناة التي نشروا الشكوى فيها، أو بشكل شخصي باستخدام البريد الإلكتروني، وافعل ما بوسعك لإصلاح الأمور. قبل حوالي عام من الآن، نشر مدوّن مراجعته عن عدد من تطبيقات المساعدة المكتبية بما فيها Groove، وأشار لبعض الخصائص التي أعجبته بـ Groove ولخصائص أخرى لم تعجبه أيضًا، في النهاية، ختم تدوينته بما يلي: لم تكن هذه الخاتمة رائعة بالنسبة لنا، لكن عوضًا عن الدفاع أو المطالبة بإزالة الجزء السلبي من المراجعة -وهي واحدة من أسوأ الأخطاء التي يمكن أن ترتكبها في خدمات الدعم الصادرة- فقد تواصلنا مع المدون لجعل الأمور أفضل، بعد عدة أسابيع نشر التحديث التالي: ببساطة، وعن طريق الاستماع ومعالجة مشكلة لم يخبرنا أحد عنها، استطعنا تحويل عميل سابق إلى عميل مخلص على المدى الطويل. اخرج من صندوق بريدك الواردمقابل كل 26 عميل غير راض، هناك عميل واحد فقط يختار إرسال شكوى بريدية لك وإخبارك بمشكلته، والأمر ببساطة أنه لا يمكنك تجاهل أولئك الذين اختاروا مشاركة شكاويهم مع الآخرين، لذا اخرج من صندوق بريدك، ابحث عنهم واستمع لهم، وافعل كل ما بوسعك ليكونوا سعداء، فخدمة العملاء المميزة لا تتوقف عند حدود بريدك ألإلكتروني. تُرجم بتصرف عن مقال Your Customers Aren’t Telling You Everything لصاحبه Len Markidan.