البحث في الموقع

إنها الساعة السابعة صباحًا في مونتانا، ولتوي استيقظت. بعد أن قمت بتحضير بعض القهوة، سأقوم بمتابعة فريقي عبر أسانا ASANA . لدينا مبرمج في الهند يكاد ينهي يومه، وقام بمجموعة جديدة من التغييرات على الموقع. لدينا مديرة المحتوى والمجتمع، لورا – حيث تسبقنا بساعتين في التوقيت لكونها على الساحل الشرقي كما أنها تنهض في وقت مبكر – وقد عملت بجد لساعات. بقي لأعضاء فريقنا في الفيلبين ساعة لتحولهم إلى الوردية الليلية للمساعدة في تشغيل عمليات التجارة الإلكترونية في الولايات المتحدة. ولأن الساعة هي 6:00 صباحًا الآن في لوس انجلس، فأتوقع أن محاسبنا يغرق في نوم عميق. إن توزيع فريقك في جميع أنحاء العالم يعتبر أمرًا رائعًا. ولكن محاولة تبسيط شكل التعاون وإنهاء المشاريع المعقدة أثناء العمل عبر خمس مناطق مختلفة يمكن أن يكون أمرًا مشكوكًا به. بعد أن ارتكبت العديد من الأخطاء، توصلت لبعض تقنيات إدارة الفريق الافتراضية والتي استخدمها لأحافظ على سير الأمور بسلاسة. الأدوات أسانا ASANA – برنامج تعاون الفريق يعتبر أسانا Asana محور شركتنا بأكملها. حيث نقوم فيه بتحديد المشاريع، والتواصل بشأن المهام الحالية كما نقوم بتخزين مكتبة لعملياتنا. كما أنني أقوم أيضًا بتسجيل أفكار لمنشورات المدونة والكتب التي أريد أن أقرأها. يمكن للمرء أن يعيش تمامًا في أسانا. إحدى أفضل الأمور في أسانا هو أنه يركز بشكل تام على فريقنا. يمكنني تسجيل الدخول لأرى التحديثات والطلبات فقط من فريقي حيث تركز على تحقيق الأهداف التي وضعناها داخليًا. لمعرفة الفرق قارن ذلك بالبريد الإلكتروني حيث تتلقى فيه طلبات غير مرغوب بها من العالم بأسره. ولهذا السبب أقوم بتصفح أسانا بشكل دائم أول اليوم، وأقوم بتصفح البريد الإلكتروني في وقت لاحق في فترة ما بعد الظهر. إنني أحب أسانا، ولكن هناك الكثير من خيارات البرامج الأخرى مثل Basecamp، Trello أو Teamwork. حيث كل ما يهم هو منطقة مقدسة لفريقك. مستندات جوجل بالنسبة لأي نوع من أنواع المستندات أو جداول البيانات، فإننا نقوم باستخدام محرر مستندات جوجل. حيث نستفيد منه بالدرجة الأولى في كتابة وحفظ العشرات من الوثائق العملية التي نستخدمها لإدارة وتشغيل أعمالنا. Zendesk و Helpscout تسمح لنا تطبيقات مكاتب المساعدة Helpdesks بتتبع طلبات العملاء بسهولة وتسليم المهام للآخرين ومراجعة الطريقة التي يقوم فيها أعضاء الفريق بالرد على العملاء. تقليديًا، استخدمنا Zendesk لأعمالنا في التجارة الإلكترونية ولكننا مؤخرًا استخدمناHelpscout لـ eCommerceFuel حيث يعتبر الأنظف وتستخدمه شركات أقل. Snagit قمت بتسجيل الكثير من لقطات الشاشة لأملي على فريقي ما يقوم به و / أو أقوم بتوضيح عملية ما. ويتيح لي Snagit تسجيل لقطات الشاشة تلك ومشاركتها بسرعة بدون الحاجة لاستخدام برنامج مثل Camtastia، أو تسجيل فيديو وتحميله وما إلى ذلك، إنه تطبيق خفيف وسريع وسهل الاستخدام. LastPass بدون LastPass، فإن إدارة الوصول بشكل آمن إلى مئات من تسجيلات الدخول من قبل أعضاء الفريق سيكون بمثابة كابوس. لحسن الحظ أن LastPass يجعل ذلك أمرًا سهلًا. إنه موقع عظيم للاستخدام الشخصي، وحتى يعتبر الموقع الأفضل فيما يتعلق بإدارة كلمات المرور عبر فريق موزع. الأنظمة والوثائق ما هو الأمر الذي تشترك به جميع الشركات الناجحة والقابلة للتطوير؟ إنها عملية مدفوعة وموثقة بشكل جيد. فبدون العمليات المحددة بوضوح، فإنه من المستحيل تقريبًا أن تتطور الأعمال التجارية بشكل ملموس بعيدًا عن المؤسس بدون فوضى. إن الأعمال القائمة على النظم هي أكثر أهمية بمقدار الضعف مقارنة مع ما يتعلق بالفرق الافتراضية حيث يوجد فيها شفافية أقل فيما يتعلق بما يقوم به أعضاء الفريق بشكل يومي. إن وجود الأنظمة يسمح لك بتقديم نتائج متسقة، الحصول على عمل نهائي، جمع أعضاء الفريق الجديد بسهولة والتركيز بعيدًا عن الفوضى الموجودة في الأعمال التجارية الصغيرة. إن لم تكن قد قرأت كتاب عمل النظام Work the System أو إعادة النظر في الأسطورة الإلكترونية The E-Myth Revisited، فيجب عليك ذلك حيث يغطي كل منهما موضوع تنفيذ العمليات على نطاق واسع، ويجب أن يقرأه جميع رجال الأعمال. سأستخدم مصطلح SOP - والذي يعني إجراءات التشغيل الموحدة - للإشارة إلى الوثيقة التي تحدد العمليات ضمن العمل. حاليًا، لدينا مئة إجراء تشغيلي موحد يحدد كيفية القيام بكل شيء من أوامر الاسترداد لتحديث مواقعنا. أخيرًا حصلت على تعليق لكل هذه الأمور التي تتعلق بالنظام، ولكني متأكد من عودتها بطريقة خرقاء. كانت مهمتي الأولى التي تتعلق بإنشاء عمل يحركه النظام مليئة بالأخطاء، بما في ذلك محاولة كتابة جميع الوثائق بنفسي، والقيام بإجراءات التشغيل الموحدة لكل حالة وعدم دمج إجراءات التشغيل الموحدة ضمن نظام إدارة المهام (أسانا). بعد أول محاولة فاشلة، قمت بإعادة تجميعها وأدخلت التغييرات التالية والتي ساعدت بشكل كبير في تنفيذ العملية: تمكين فريقك من إنشاء العمليات إذا حاولت كتابة كل عملية في عملك، ستصاب بالجنون. وإني أعلم ذلك لأنني حاولت القيام به. وبدلًا من ذلك، قم بالاستفادة من فريقك لمساعدتك في إنشاء إجراءات التشغيل الموحدة الخاصة بك. لعلك سترغب بمراجعتها وإجراء بعض التعديلات، ولكن وجودهم سيخفف عنك عبئًا ثقيلًا. غالبًا ما أسجل لنفسي أثناء إكمال عملية بواسطة لقطات الشاشة في Snagit وكان هناك عضو في الفريق يقوم بإنشاء SOP مكتوبة اعتمادًا على الفيديو. الأمر الذي يوفر الكثير من الوقت. قم بإنشاء عمليات فقط للمهام المتكررة إن كتابة 20 إجراء للتشغيل الموحد هي أمر مُحبط بالتأكيد. لذلك تأكد من استثمار وقت الكتابة فقط في المهام التي تتكرر بانتظام ويمكن تحديدها بوضوح. أما بالنسبة للمهام الغامضة أو غير المتكررة، قم بتحديد بيان للمهمة والقيم التجارية الأساسية الخاصة بها وقم بتمكين فريقك لحل المشاكل باستخدام تلك الإرشادات. على سبيل المثال، بياننا في eCommerceFuel يحدد قيمنا الثلاثة الأساسية: الجودة، الاستقلال والحس المجتمعي. كما أنه يتضمن مهمتنا أيضًا وهي بناء أفضل مجتمع على شبكة الإنترنت للتجار الخبراء والمستقلين في مجال التجارة الإلكترونية. وعند التعامل مع المشاكل غير الموثقة، اطلب من أعضاء الفريق أن يقوموا باتخاذ أفضل قرار يمكنهم من استخدام القيم الأساسية وبيان المهمة كدليل لهم أثناء العمل. دمج إجراءات التشغيل الموحدة في نظام إدارة المهام لقد تمكنا من ترتيب زواج جميل بين أسانا ومحرر مستندات جوجل الذي يعمل بشكل جيد فيما يتعلق بإجراءات التشغيل الموحدة. إننا نقوم الآن بتخزين مكتبة للوثائق في أسانا، الأمر الذي يؤدي إلى إنشاء مهمة لكل إجراء SOP وإرفاق مستند جوجل المتعلق به. بهذه الطريقة، يكون من السهل تحديد ونقل المسؤوليات بين مختلف المهام. تظهر المهمة في قائمة “to-do” العادية، وتظهر SOP على الجانب كمرجع. إنها توفر أيضًا نوعًا من التعاون والمناقشة بشأن إنشاء وتحديث إجراءات التشغيل الموحدة بطريقة سهلة، كما تحافظ على تاريخ التعديلات التي تمت على العمليات من خلال تاريخ التعليق في أسانا. حافظ على صلاحية وثائقك إن التأكد من وجود نظام جيد للحفاظ على إجراءات التشغيل الموحدة الحالية يعتبر أمرًا بالغ الأهمية. ولكن أيضًا يجب أن يكون على المحك بحيث تقوم بتنفيذها فعلًا. ولعل ما هو أسوأ من الوثائق القديمة هي تلك الوثائق عديمة الفائدة. من المتوقع أن يحافظ أعضاء فريقنا على إجراءات التشغيل الموحدة بشكلها الدقيق والحالي لأي عملية يتحملون مسؤوليتها. وبالنسبة إلى التغييرات الرئيسية، سيتم إعلامي بها وسيتم استخدام التغييرات في محرر مستندات جوجل “عرض سجل المراجعة” لتحديد التغييرات والموافقة عليها بسرعة. بالطبع هذه الطريقة أسهل بكثير بالنسبة لي من إجراء التغييرات بنفسي، كما أنه يساعد بالحفاظ على العمليات الحالية. تمت بشكل صحيح، ولكنها لا تزال بمثابة التزام جوهري إن أسلوبنا الثاني في دمج الوثائق والنظم يعتبر أكثر سلاسة بعد القيام بهذه التغييرات، ولكن إنشاء النظم والمحافظة على تركيزها على الشركة يعتبر استثمارًا كبيرًا. إن أكبر عقبة ممكن أن تواجهها هي أن تقوم بنفسك بمتابعة الأنظمة والإرشادات التي قمت بإعدادها. وإن كنت لا تظهر بمظهر القائد خلال العمل، فكيف تتوقع من أعضاء فريقك متابعة العمل؟ يجب أيضًا أن تكون توقعاتك واقعية. لن يتم اتباع أنظمتك المدروسة بشكل دائم، وستحتاج لتذكير أعضاء الفريق بلطف عن الوقت اللازم للتنفيذ لتحميلهم المسؤولية. على كل حال يعتبر ذلك الأمر مثاليًا أو سهلًا. ولكن إن كنت على استعداد للالتزام به، والاستثمار في النظم فإنك ستزيد من فعالية الفريق الظاهرية وستزيد جودة الانتاج على المدى الطويل بشكل كبير. أمثلة على إجراءات التشغيل الموحدة التي نستخدمها حاليًا لمعرفة ما تبدو عليه وثائقنا، يمكنك عرض بعض إجراءات التشغيل الموحدة التي أنشأناها وقمنا باستخدامها يوميًا أدناه. وإن كنت مهتمًا بإعداد نظام مشابه في أسانا ومحرر مستندات جوجل ، فيجب أن تستفيد مما يلي: نظرة عامة وقواعد العمل في أسانا عملية إنشاء إجراءات التشغيل الموحدة الجديدة عملية تحديث إجراءات التشغيل الموحدة التحقق من التعليقات المزعجة غير المرغوب بها على المدونة بيان موقع eCommerceFuel إدارة أعضاء الفريق في المنزل ضد المتعاقدون الملتزمون تتمتع الشركات الكبيرة برفاهية وجود موظفين مكرسين بشكل دائم للمهام الفردية مثل المحاسبة، الموارد البشرية، المبيعات، وما إلى ذلك ولكن معظم التجار المستقلين لن يكونوا قادرين على تحمل تلك الميزانية أو الرواتب. وبدلًا من ذلك، سأقوم بتوظيف عضو في الفريق يعمل من المنزل اعتمادًا على مجموعتين من الاحتياجات: (1) أريد دائمًا مدير / “نقطة” موثوق به لكل شركة و(2) لا أريد الاستعانة بمصادر خارجية بدلًا من الكفاءات الأساسية التي نمتلكها، وخاصة فيما يتعلق بالتحرير وخدمة العملاء. عندما يكون هيكل الفريق بالشكل المناسب، فإني سأبذل قصارى جهدي لاستخدام المتعاقدين الملتزمين في بناء بقية الفريق الافتراضي. حاليًا أقوم باستخدام المتعاقدين الملتزمين لدينا فيما يتعلق المحاسبة، تصميم الجرافيك، البرمجة، إنتاج المدونات الصوتية وغير ذلك مع الحفاظ على خدمة العملاء، وعمليات التجارة الإلكترونية وكتابة المحتوى وإدارة المجتمع من المنزل. الاستثمار في التدريب إن التوظيف هو مجرد بداية للحصول على العمل. لكن إن كنت تريد أن يقوم أعضاء فريقك الجديد بتحقيق النجاح، عليك أن تستثمر من خلال تدريبهم. اعتمادًا على منصب كل منهم، إما أقوم أنا نفسي أو أحد قادة الفرق في شركتي باستثمار ما بين 2-4 أشهر كحد أدنى لتدريب الموظفين الجدد من المنزل. إن كنت بارعًا بالعمل بالوثائق وإجراءات التشغيل الموحدة، ستكون هذه العملية أسهل بالنسبة لك - ولكن عليك بالتأكيد أن تستثمر بكثافة عند أي عملية توظيف جديدة. تسجيلات الوصول الاعتيادية يمكن مع الفرق الافتراضية أن يكون من السهل نمو العمل بدون اتصال مباشر بين الأعضاء - وخاصة بعد فترة التدريب الأولية. لذلك فإني أبذل قصارى جهدي للتحقق من أعضاء الفريق بشكل منتظم. اعتمادًا على منصب كل منهم ومكانهم الحالي، يمكن أن يكون هناك اجتماع متكرر مثلًا مكالمة هاتفية يومية أو محادثة شخص عن طريق سكايب مرة أو مرتين في الأسبوع لمتابعة ما يقومون به. حيث يساعد ذلك في الحفاظ على شعور الاتصال، كما يحافظ أيضًا على خطوط الاتصال مفتوحة. مراجعات منتظمة بالنسبة لقادة الفرق في شركتي، فإننا نجتمع كل ثلاثة أشهر لمناقشة أدائهم ووضع خطط للأشهر الثلاثة المقبلة. وأول ما تعلمته هو أهمية وجود توصيف وظيفي واضح جدًا ووثيقة للتوقعات. فبدون وجودها لن يكون لديك أي وسيلة لتقييم أعضاء فريقك بشكل عادل ولن تكون متأكدًا بشأن ما تتوقعه منهم بالضبط. بوجود توصيف وظيفي واضح، سنرى الكثير من التجاوزات من قبل أعضاء الفريق كما أنهم لن يدركوا تمامًا متى يجب عليهم أن يقوموا بالعمل. إني أحاول استخدام ورقة تقييم موحدة بشكل ربع سنوي، لذلك فإن كل عضو في الفريق يدرك تمامًا المجالات التي سنناقشها. مراجعة الأهداف – في العمل وعلى المستوى الشخصي إنني أطلب من أعضاء فريقي أن يقوموا بتحديد أهدافهم لكل ثلاثة أشهر، سنة وخمس سنوات ومشاركتها معي. وكل ربع سنة، نقوم بمراجعتها وتحديثها وفقًا لذلك. وأعتقد أنه من المهم أن نسأل الأعضاء عن الأهداف الشخصية - وكذلك أهدافهم ضمن العمل - حتى ندرك ما هو مهم بالنسبة لهم، وكيف يمكن أن نساعدهم على تحقيق الإنجازات في حياتهم الخاصة. فهم وجهة نظر فريقك إني أطلب من أعضاء فريق العمل أيضًا أن يقوموا بملء استبيان “ما هو مهم” عندما يبدؤون العمل لكي أتمكن من فهم الأمور القيّمة بالنسبة لهم بشكل أفضل، ولكي أدرك ما يقدّرونه حقًا في بيئة العمل. حيث أسأل تحديدًا: ما هو مهم فعلًا بالنسبة لك في علاقة عملنا؟ ما الذي يصيبك بالجنون من وجهة نظر إدارية؟ ما نوع العمل الذي ترغب بالقيام به بالدرجة الأولى؟ ما نوع العمل الذي تكرهه؟ ما هو الجانب الذي تشعر بالحماس لتعلّمه / المشاريع التي تتحمس لتنفيذها؟ سأبذل قصارى جهدي لإعادة قراءة ذلك بانتظام بهدف التأكد من أن كل عضو في الفريق يحتل الموقع الذي يكون فيه أكثر فعالية ضمن الشركة. وبالطبع فإني لا أقوم بالأمور التي تصيبهم بالجنون. عامل الأشخاص بشكل جيد قد يبدو الأمر بديهيًا، ولكن هناك العديد من الشركات التي تعامل موظفيها بشكل رهيب حيث يفاجؤون بإلزامهم تحقيق إجمالي مبيعات مرتفع ويناضلون من أجل تحقيقه. قم بتعويض فريقك بشكل جيد واهتم بأهدافهم الشخصية، وقبل كل شيء، أظهر لهم التقدير عندما يقومون بعمل جيد. أكثر من أي شيء آخر (بما في ذلك العائد المادي)، فإن التقدير يتمتع بقوة لا تصدق. تأكد من ملاحظة عملهم والاعتراف بفضلهم عندما يحقق أعضاء فريقك إنجازًا ما. وبغض النظر عن أنه الأمر الذي يجب أن يتم بتلك الطريقة، فإن معاملة أعضاء فريقك بشكل جيد ستدر عليك أرباحًا هائلة في المستقبل. ترجمة –وبتصرّف- للمقال Managing a Virtual Team Across 5 Time Zones لصاحبه Andrew Youderian حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik

يشكّل جذب أفضل الكفاءات أعظم قوّة لأي شركة، خصوصًا تلك التي توظّف موظّفين عن بعد، إلّا أنّ هذه الكفاءات لا تدقّ باب هذه الشّركات، بل يحتاج الأمر لمجهود كبير من قِبل هذه الشركات من أجل بناء فريق من النّخبة. لم يكن قرارنا في بداية إطلاقنا لمشروع Help Scout بأن يعمل كلّ منّا عن بُعد قرارًا مُخطّطًا له بقدر ما كان قرارًا اضطراريًّا، فقد كان أحد مؤسسي المشروع في حاجة للعمل من مدينة أخرى خلال السنة الأولى، كما أنّ عددًا من موظّفينا الأوائل لم يكونوا لينضموا للفريق إذا لم تكن هنالك إمكانية للعمل عن بعد، وعليه، فقد احتجنا منذ البداية للعمل بجدّ دون التّواجد في نفس المكان. تعمّدنا منذ ذلك الحين، بناء فريق يضمّ أعضاء يعملون عن بعد، حيث قضينا وقتًا طويلًا وأنفقنا مالًا كثيرًا للاستثمار في ثقافة العمل عن بعد، مع حرصنا على تمكين أشخاص من 28 مدينة من القيام بعمل رائع، ولم تكن ثقافة العمل هي الوحيدة التي يجب أن تتغيّر، بل حتّى عملية التّوظيف، فعمليّة جذب أفضل الكفاءات في مجال العمل عن بعد تتطلّب استراتيجيّة مختلفة. التعلم بالطريقة الصعبة اضطررت خلال السّنوات الثّلاث الأولى من عمر المشروع، لطرد حوالي 40% من الأشخاص الذين وظّفناهم، كان الأمر مؤلِمًا، وقد كان الخطأ خطئي وليس خطأهم. لم يسبق لي توظيف أيّ أحد قبل البدء بمشروع Help Scout، فما بالك ببناء فريق للعمل عن بعد. لقد استغرق الأمر بعض الوقت لفهم نوعية الأشخاص الذين ينجحون في بيئة العمل عن بعد، وتعلّم كيفية تمييزهم بسرعة أثناء عملية التّوظيف. ورغم أنّ أخطاءنا كانت كثيرة، إلّا أنّنا تعلّمنا بسرعة ولم نرتكب سوى أخطاء توظيف قليلة للغاية خلال السّنتين الماضيتين. مواصفات الموظف الذي يعمل عن بعد يمتلك نخبة موظفي مجال العمل عن بعد دوافع مختلفة جذريًّا عن الأشخاص الذين يودون العمل في شركة ناشئة واعدة، لذا فمن الطّبيعي أن تكون آليّة التوظيف مختلفة جذريًّا أيضًا، وبالتّالي تبرز هنا فائدة تحديد المواصفات التي تودّ الشركة توفّرها في المتقدّمين للوظيفة. ولا يختلف الأمر كثيرًا عن تحديد مواصفات موظّفي التّسويق، حيث استغرقنا وقتًا طويلًا لتحديدها ضمن مشروع Help Scout، ليكون أيّ شخص لا تتوفر فيه المواصفات المطلوبة غير جدير بإجراء مقابلة معه. سيكون الأمر مجرّد مضيعة للوقت إذا كان المتقدّم للوظيفة غير متحمّس للعمل عن بعد، حتّى وإن كان شخصًا بارعًا وذي إنجازات كبيرة. استطعنا من خلال تطوير مواصفات التّوظيف التي تتماشى وقيمنا وتشمل أفضل كفاءات مجال العمل عن بعد، تحديد عدد من العوامل، منها: 1. العمل بسرور ما يُرضي هؤلاء الأشخاص ليس امتيازات ولا طاولة بينغ بونج في المكتب، ولا خيارات امتلاك أسهم في الشّركة، ما يرضيهم هو تلك السّلطة التي يمتلكونها من أجل تقديم أفضل ما يمكنهم على مستوى العمل، فأفضل الأشخاص في مجال العمل عن بعد، يكونون شغوفين بمهنتهم، وأحد أكبر الأسباب التي تدفعهم لحبّ مهنتهم هي القدرة على التّركيز على العمل نفسه. من الواضح أنّ هذه الخصائص ستؤثر على ثقافة العمل الخاصة بالشّركة. 2. توفيق ممتاز بين العمل والحياة الشخصية يتميّز الأشخاص الذين يعملون عن بعد بانضباط كبير وعادات عمل مميزة، فهم يعلمون متى يجب عليهم العمل ومتى يجب أن يتوقفوا عن العمل، سواء كان ذلك بسبب العائلة، السفر، أو هوايات أخرى. نشدّد في Help Scout على رغبتنا في عمل الموظّف لمدة 40 ساعة أسبوعيًّا على أقصى تقدير، فعدم انضباط المتقدّم من هذه النّاحية، يشير إلى أنّه لن يكون ملتزمًا على المدى الطويل. 3. آراء مكونة بشكل جيد يمكن لهذه الآراء أن تصقل عبر سنين من الخبرة في مجال معين، كما أنّ العمل معنا لن يكون أوّل عمل لهم، لذا سيكونون قادرين على قيادة الآخرين. عند البدء بالعمل، سيضطرون للاعتماد يوميًّا على خبراتهم من أجل اتّخاذ قرارات بالنّيابة عن الشركة، وعلى مستوى فرق العمل عن بعد، لا يكون هنالك إشراف دائم عند اتّخاذ القرارات، لذا سيكون على المدير أن يثق بقدرة موظّفيه على اتّخاذ قرارات سليمة. حال إجراء مقابلات مع عدد كاف من المتقدّمين، لا يتطلب الأمر سوى محادثة مرئية لا تتعدّى 10 دقائق لتمييز تلك الصّفات ضمن المتقدّم. ويتمثّل مفتاح توظيف أفضل الكفاءات خلال هذه المقابلات في تجاهل كافة الإيجابيّات على الورق والتّركيز فقط على المواصفات التي تم تحديدها مسبقًا. بعد فهمنا لعدد من التّفاصيل المهمّة التي يجب أن تتوفر في مواصفات فريق العمل، من المهم صياغة نهج وثقافة عمل تتناسب ونقاط قوتهم. التوظيف حسب التميز وليس الإمكانيات يبحث الجميع عن توظيف أشخاص ممتازين، لكنّ ثقافة العمل في المكاتب تتيح توظيف أشخاص ممتازين لم يثبتوا أنفسهم بعد، حيث يمكن توظيف شخص ذكيّ للغاية تخرّج للتّو من الجامعة والإشراف عليه وإرشاده حتّى يصبح موظّفا متميّزًا مع مرور الوقت، إلّا أنّ هذا لن ينفع مع فريق عمل عن بعد، حيث يجب أن يكون كافّة أعضاء الفريق من النّخبة، فأعضاء فرق العمل عن بعد يكونون معتادين على العمل بتركيز من أربع إلى ستّ ساعات دون انقطاع يوميًّا، لذا يجب أن يكون المتقدّم قادرًا على تجاوز المشاكل بنفسه ومنتِجًا دون طلب المساعدة. لا بديل للمهارة والخبرة في هذه الحالات. ليس لدينا متدرّبون في Help Scout لأنّ ذلك لن يتماشى مع نمط حياة الجميع، كنّا قد ارتكبنا هذا الخطأ عدة مرّات باستقبال متدرّبين وموظفّين ذوي إمكانيّات عالية، لكنّ ذلك لم ينجح للأسف، لذا من الأفضل لنا توظيف المتميّزين. وتعتبر فوائد توظيف فريق من النخبة واضحة للغاية، حيث تجد كلّ عضو ينافس الآخر، يجذبون أشخاصًا متميّزين آخرين، ويتيحون لصاحب المشروع توظيف أقلّ عدد ممكن من الموظّفين. تجدر الإشارة كذلك إلى أنّ التّوظيف بهذه الطّريقة يعدّ أغلى تكلفة، لأنّ الأشخاص المتميّزين يستحقّون دائمًا الحصول على قيمة ماليّة تعادل براعتهم، لذا ستصرف كافّة الأموال التي تدّخرها من عدم اكتراء مكتب والمصاريف المرافقة له على هؤلاء الأشخاص الموهوبين. اطلب مشروعا أصبحت عمليّة التّوظيف فعّالة أكثر عندما بدأنا بطلب إنجاز مشاريع معيّنة، حيث يضمّ كلّ منصب مشروعًا يتطلّب من أربع إلى ستّ ساعات من العمل كإحدى خطوات التّقدم للعمل، وتكون لهذه المشاريع فوائد مهمّة إضافة إلى إمكانية متابعة وانتقاد العمل. أوّلًا، يكون كلّ أعضاء الفريق قادرين على الحكم على جودة المشروع دون الحاجة إلى اسم الشخص، جنسه، خلفيّته العرقية، أو أي معلومات أخرى قد تتسبّب في انحياز ضمني. ثانيًا، يمكن رؤية كيفية تعامل المتقدّمين مع الآراء والنّقد، ننتقد في معظم الحالات عمل المتقدّم ونلاحظ ردة فعله، وذلك حتّى يأخذ فكرة أفضل عن جوّ العمل معنا. لا تُقبل المشاريع غالبًا في بيئة التّوظيف المحلّيّة، حيث تشهد عمليّة التّوظيف في مدينة بوسطن على سبيل المثال، منافسة حادّة للغاية، إذ تضطر الشّركات إلى التّحرّك بسرعة من أجل تقديم عروض للموظّفين المحتملين لأنّ أفضل الكفاءات يتم توظيفها خلال أيام قليلة، عِلمًا أن السّوق المحليّ يتيح امتياز اعتماد الشّركات على ارتباطاتها ومعارفها بشكل أكبر، لكن فرصة تقييم جودة عمل المتقدّمين لا تتوفر غالبًا. تستغرق عمليّات التّوظيف عن بعد وقتًا أطول لسبب أو لآخر، إلّا أنّها تكون مفيدة لكلا الطّرفين. يجب استخدام هذا الوقت لبناء علاقة مع المرشّحين للعمل والتّأكّد أنّهم يتناسبون بشكل مثاليّ مع الوظيفة قبل قبولهم نهائيًّا، ويمكن أن تستغرق عملية توظيفنا لشخص جديد من أسبوعين إلى شهر. وتتنوّع المشاريع حسب ما تبحث الشّركة عنه، إلّا أنّها لا تتعلّق بشكل مُباشر بصميم ما نقوم به، فباستثناء منصب دعم العملاء، لن تودّ الشّركة أن تجعل المتقدّمين يتعلّمون جميع تفاصيل ما نقوم به من أجل إبراز ما يمكنهم القيام به، حيث أن المشاريع الهندسية/ البرمجية التي نطلبها عادة ما تكون سيناريوهات تخيّليّة تتيح للمتقدّمين إطلاق العنان لإبداعاتهم وإنجاز هذه المشاريع بطرق متنوّعة، من جهة أخرى، قد تكون مشاريع التّسويق مُتعلّقة بشكل أساسي بمُنجاتنا/خدماتنا، لكنّ المشكلة التي يحلّها المتقدّم في مثل هذه المشاريع تكون خياليّة غالبًا. كن جادا حول ضرورة التوفيق بين العمل والحياة الشخصية كلّما حرصت الشركة على تشجيع الموظّفين الحاليّين والمحتملين على التّوفيق بين العمل وحياتهم الشّخصية، كلّما استطاعت جذب كفاءات أفضل والإبقاء عليها، نقوم بهذا عبر طلب ذلك من قادة الفريق، حتّى يكونوا قدوة لأعضاء فرقهم. شخصيًّا، لذا في حال العمل لساعات طويلة أو عدم أخذ إجازة، سيتصل أحدهم مع الموظّف المعني ليذكّره بضرورة الإبقاء على التوازن لأنّنا نؤمن أنّ التّوفيق بين العمل والحياة الشّخصيّة جزء مهمّ من استمراريّة العمل عن بعد. يجب النّظر إلى قضية التّوفيق بين العمل والحياة الشخصيّة كأهمّ وسيلة للتّصدّي لإمكانية رحيل الموظّفين عن الشّركة. لا تستطيع ثقافة العمل في المكتب توفير نفس نوعية التّوفيق بين العمل والحياة الشّخصيّة، والاستقلاليّة التي يمكن أن تتوفر عبر العمل عن بعد، وهو امتياز نستغلّه قدر الإمكان من أجل جذب أفضل الكفاءات والإبقاء عليها. بناء الزخم تمتلك شركتنا الآن حوالي 40 موظّفًا، وقد استطعنا التّغلّب على عدد من التّحدّيات الأوّلية التي واجهتنا أثناء بناء فريق عمل من النّخبة، لذا بإمكاننا الآن أن نثق أكثر في عمليّة التّوظيف، صحيح أنّ عمليّة توظيف أشخاص بارعين ما زالت تتطلّب مجهودًا مهمًّا، إلا أنّها تصبح أفضل فأفضل مع مرور الوقت، كما أنّ فرص ارتكاب الأخطاء تقلّ أكثر فأكثر. يجب على كلّ شركة ناشئة أن تبدأ بكتابة مواصفات الموظّفين المثاليين بالنّسبة لها وتحديثها مع مرور الوقت، ثم تصميم عملية توظيف وترسيم تتناسب وخصوصيّاتها، وسيكون أهمّ شيء هو بناء شركة تجذب الموظّف المثالي. حال الاعتياد على نمط توظيف أشخاص يتناسبون والمعايير المطلوب، ستكون عمليّة اتّخاذ القرارات بسرعة وثقة سهلة للغاية. ترجمة -وبتصرّف- للمقال Attracting Top Talent for Your Remote Team لصاحبه Nick Francis.

أثناء عملي بوظيفة بدوام كامل؛ كان يصادفني بعض العملاء ممن يطلبون أعمالًا كتابية لهم -بشكل حر-، ورغم ميلي لهذا النوع من العمل إلا أنني لم أكن واثقة من إمكانية التحوّل إليه بالكامل، وفي حين يعاني المستقلون عادة من مخاوف كثيرة في بداية انتقالهم للعمل الحر؛ كان لديّ تخوّف واحد فحسب: المال. فالمال هو ما يحرك العالم بالنسبة لي، وهو ما يتيح لي شراء منتجات تجميلية من علامات تجارية مشهورة، أو حضور فيلم سينمائي في ليلة عرضه الأولى، بالإضافة إلى ما هو أهم: الادخار للتخطيط للحياة التي أطمح لها، في منزلي الخاص مع أطفالي. ما منعني من الانتقال إلى العمل الحر أثناء عملي الوظيفي هو شكوكي بإمكانية تأمين متطلبات معيشتي الأساسية من خلاله، ورغم معرفتي بمستقلين يجنون الكثير من المال، إلا أنني لم أكن واثقة من أنني سأكون كذلك؛ وبدت الأمور ضبابية بالنسبة لي، فالحديث عن الراتب وكم تنفق على منزلك، وكم تتقاضى على ساعة العمل، أمور كهذه لم يكن مألوفًا الحديث عنها في محيطي. وحقيقة فإن السبب الذي دفعني للبدء بالعمل الحر هو أن المستقلين تعاملوا معي بوضوح تام بخصوص الجانب المادي، أخبروني بكم يسعرون خدماتهم وكم يجنون من العمل الحر، وأكّدوا لي وجوب اتخاذي لهذه الخطوة. أعمل كمستقلة منذ شهرين فحسب؛ رغم ذلك أشعر بأنني أبلي بلاء حسنًا دونما كثير جهد، وبرأيي فإنه يجدر بالمستقلين إجراء مناقشات مستمرة مع بعضهم البعض بشكل فعلي، كم يجب أن نسعر خدماتنا؟ كيف يمكن أن نؤمن مستقبلنا؟ نقاشات كهذه واجبة وضرورية بين المستقلين، وإليكم الأسباب: 1- حتى تعلم المقابل المادي الأنسب لعملك في بداياتهم؛ يواجه العديد من الكتاب المستقلين فرص عمل منخفضة الأجور من عملاء يرغبون بمقال مقابل 15-20$، وبالتأكيد فإن المصممين المبتدئين يتلقون عروضًا مماثلة. قد تغريك هذه العروض في خطواتك الأولى؛ والسبب -كما تظن- أنك لا تملك خبرة كبيرة في العمل الحر وأجوره؛ وأن العملاء يعرفونه بشكل أفضل. لكن هل تعلم من لديه معرفة أوسع من العملاء بهذا الشأن؟ المستقلون الآخرون. ابحث عن مستقلين في محيطك، وليكن من بينهم ذوي الخبرة الممتازة وآخرين مبتدئين مثلك، واسألهم عن الأجور التي يتقاضونها لقاء عمل مشابه، بهذا تستطيع تقدير موقعك الحالي؛ والأجر الأنسب لمستوى خبرتك. 2- لتحسين عالم العمل الحر يتعامل العديد من العملاء مع إنشاء المحتوى كسلعة، لذا يبحثون عن العروض الأرخص والأسرع، لكن هل هذه الصورة هي ما نريد ترسيخه كمستقلين عن العمل الحر؟ نحن بحاجة لجعل أجورنا كفيلة بتأمين معيشتنا بغية دعم أنفسنا بشكل أكبر، وإذا أردنا من أصحاب المشاريع أن يدركوا قيمة العمل الإبداعي، فعلينا أن نسعّر أعمالنا وفقًا لهذا المنظور، والطريقة الوحيدة التي نتأكد بها أن مجتمع المستقلين يسعّر بشكل مناسب ويقدّم أعمال متقنة ومبدعة هي عن طريق مشاركتهم ذلك، فمشاركة السعر الواجب علينا طلبه يشجع أولئك الذين يعملون مقابل الفُتات على طلب المزيد. 3- لكسر عزلة العمل الحر كنت ألتقي بالكثير من الناس يوميًا في وظيفتي المكتبية، يستمعون لطرائفي، ويشاركونني المقالب والضحكات، ويساعدوني في شتى النشاطات، كان لدي مدير يساعدني في ترتيب أولويات مهامي، وفي تطوير نفسي باحتراف. أما اليوم كمستقلة، أشعر بعزلة كبيرة مقارنة مع ذلك، وكان من الممكن أن أكون وحيدة كليًا لولا وجود مجتمع من المستقلين حولي ممن يعلمون ما معنى أن تعمل بمفردك. نتبادل الأحاديث عبر مواقع التواصل الاجتماعي خلال النهار ويتفقد أحدنا الآخر، ولكم مدّني هؤلاء المستقلون بالدعم كلما شعرت بالإحباط، عندما أصادف مراجعات مربكة من العملاء، أو عندما لا أكون واثقة كم يجب أن أسعر خدمتي، أتجه فورًا لمجتمع المستقلين لأستلهم منهم الآراء والنصح. 4- لتشارك المشاكل المادية وتبادل حلول لها تناولت الغداء مع صديقة عقب عملي الحر بفترة قصيرة، وكان لديها العديد من الأسئلة، أدركتُ أن الجانب المادي للعمل المستقل مربك وغير مفهوم بالنسبة لها، ازداد ذلك وضوحًا عندما أخبرتها بعد الغداء أن لديّ لقاء مع المحاسب، وكان استغرابها شديدًا. لندع المزاح جانبًا، فقد تجاوز العمل الحر القواعد التقليدية للأعمال الوظيفية التي تعرفها عائلاتنا ومحيطنا، ما يجعله معقدًا وغير مفهومًا بالنسبة لهم، إذ يجدر بنا أن نقدّر الضرائب بدقة، ونقتطع أجور البرمجيات التي نحتاجها؛ ونتعامل مع علاماتنا التجارية الشخصية، وننتبه لتأمين التقاعد والمستقبل. وفي الحقيقة ثمة العديد من المصادر المتوافرة على الشبكة لمساعدتنا في ذلك، لكن أيًا منها لا يعوّض المناقشات المطولة لكل حالة، وعندما نتشارك همومنا "الفريدة" ومشكلاتنا المالية النادرة مع بعضنا البعض، سندرك فجأة أنها ليست نادرة كليًا، الأمر الذي سيشعرنا بارتياح كبير. 5- ماذا عن التنافس؟ قد يميل البعض من المستقلين إلى الحفاظ على موضوع التسعير كسرّ خاص بهم، خوفًا من أن تقضي المنافسة عليهم، لكنني لا ألقي بالًا لهذا الأمر، لا أشعر بالندرة بل أعتقد أن هناك عمل يكفينا جميعًا؛ وبشكل خاص: لأولئك المميزين في مجالهم. في الحقيقة؛ فإن العاملين في مجال العمل الحر غالبًا ما يحصلون على المشاريع من خلال بعضهم البعض؛ ووفقًا لدراسة أجراها اتحاد المستقلين، فإن 81% منهم يمررون الأعمال لمستقلين آخرين. شخصيًا فقد حصلت على الكثير من المشاريع بهذه الطريقة، لذا أود أن أبني علاقات إيجابية مع بقية أفراد مجتمعي؛ وأعتبرهم أصدقاء لا منافسين. تشاركوا الوفرة لم يكن لي لأعمل كمستقلة لو لم يخبرني من يعملون في هذا المجال كم يجنون من المال، لا أعني بحديثي هذا أن تكتب الرقم الذي تتقاضاه لقاء عملك كمنشور على موقعك الشخصي، لكنني أقترح أن نكون صادقين مع المستقلين الذين يعملون معنا في ذات الدرب. ترجمة -وبتصرّف- للمقال Why Freelancers Should Discuss Rates With Each Other لكاتبته Emma Siemasko. حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.