البحث في الموقع

إن أسوأ كابوس قد يحدث لك ككاتب مستقل هو أن تفسد علاقتك مع أحد عملائك، وقد كدت أن أرى ذلك الكابوس بنفسي قبل بضعة أشهر. فقد أرسلَت العميلة الثابتة الوحيدة لدي بريدًا تصب فيه جام غضبها علي وتطلب مني أن أعيد لها المال، متهمة إياي بسرقة محتوى وإرساله لها على أنه من تأليفي، وهو ما كان "غير أخلاقي، و ... غير مقبول"، لكن أسوأ ما قالته هو " لا يمكنني قبول مقالات منك". وكأني أُخذت على حين غفلة، فلم أجد فرصة حتى كي أوضح موقفي أو أعيد صياغة المقال. وكنت قد عملت مُقابلة صحفية مع أحد منظمي الزفاف المشهورين على فيس بوك، وأرسلت نسخة مكتوبة من المقال إلى المحررة، وتأكدت أن مقالي لم يكن به محتوى منسوخ أو منقول عبر متحقق مجاني للسرقات الأدبية على الإنترنت. وقد تبين لي أني نسخت حقًا محتوىً بدون قصد، فقد نسخت اقتباسات من شيء كنت قرأته على الإنترنت، وأدخلته في مقالي دون نسبة تلك الاقتباسات لكاتبها الأصلي. لكن على أي حال، لم يمض شهر حتى كتبت عميلتي هذه الشهادة عن عملها معي: هل تدرك ما الذي جعلها تُغير من موقفها هذا ناحيتي؟ لقد قلبْتُ علاقتي الشائكة معها رأسًا على عقب، وإليك الآن كيف تفعل ذلك أنت أيضًا. بادئ ذي بدء، خذ نفسًا عميقًا، لا أمزح، بهدوء وروية، تنفس بثبات وبعمق. هل هدأت الآن؟ إن لم تهدأ فابتعد عن حاسوبك، هاتفك أو حاسوبك اللوحي، اخرج للتنزه أو تفرغ قليلًا للصلاة. ثم اجمع عليك شتات نفسك ودعنا نشمر عن ساعد الجد. 1. اعرف حقوقك ذهبْتُ إلى موقع Reddit حين أرادت عميلتي استعادة مالها، كي أطلب استشارة قانونية مجانية لأرى هل يجب أن أرد لها المال حقًا أم لا، وقد أجابني أحد المحامين الذين تحدثت إليهم بأنه بغض النظر عن مشاعري، فإنني كاتبة رديئة لن يود أحد أن يتعامل معها مرة أخرى. وقد كان مخطئًا بالطبع، إذ أن المحررة سمحت لي بإعادة صياغة المقال لكي يصير بعدها أشهر مقال كتبته في حياتي، وقد أجريت المزيد من المقابلات وألحقت قائمة مراجع بالمقال، إضافة إلى أني تعاقدت مع عميلين جديدين. وبعد هذه الصدمة التي تلقيتها من Reddit، قررت أن أطلع على قوانين الاستخدام العادل للمحتوى. وباختصار، فإن الاستخدام العادل يعني أنك تستطيع استخدام جزء من عمل محمي بحقوق ملكية بدون أخذ إذن مسبق، كأن تستخدم قطعة من نص لأغراض بحثية، تعليمية، تفسيرية، إخبارية أو كوميدية، فكل أولئك مسموح بهم. لكن الأمر يصبح معقدًا قليلًا إذا استخدمت كلمات مؤلف آخر لأغراض ربحية، فعلى سبيل المثال، يمكنك استخدام هذه الكلمات من إحدى أغنيات بوب ديلان "لا تحتاج إلى رجل الطقس كي تعرف في أي اتجاه تهب الريح" في قصيدة تنشرها، لكن لا يمكنك استخدامها كشعار لإعلان تجاري عن معطف مقاوم للمطر. هذا، وقد استشرت محاميًا "حقيقيًا" بشكل مجاني عبر الإنترنت، وأخبرني أنه بمجرد أن يدفع العميل أجري، سواءٌ عند التسليم أو عند النشر، فلا يستطيع استرداد ماله إلا عن طريق محكمة، وسيحتاج أن يقنع القاضي بأنني خدعته أو أخللت بالعقد بيننا. فراسلت المحررة وقد تسلحت بهذه المعلومات الجديدة "إنها مسؤوليتك أنت أن تراجعي المقالات التي تستلميها لتري أخطاءها النحوية وتنظري في محتواها قبل أن ترسلي المال." وإذا كنت تظن أن لدي جرأة تزيد عما لديك، وأنك الآن ترتجف خلف الشاشة ظانًّا أنك لن تفعل شيئًا كهذا للمحرر الذي تعمل معه ولو بعد مليون سنة، فدعني أقول لك: توقف. أنت في وظيفة مقابل أجر، إن الأمر بهذه البساطة. 2. اطلب معلومات أكثر (واعلم أن المحررين لديهم تصورات مسبقة) لم أحظ بفرصة لتوضيح موقفي كما قلت، لذا قررت أن ألقي بالحذر جانبًا وأطلب مزيدًا من المعلومات من عميلتي. تذكر أن أسوأ شيء يمكن أن يحدث هو أن يتوقف عن العمل معك أو لا يَرُدَّ من الأساس. (ولن يؤذيك أي من هذين على أي حال). لكن لحسن حظي فقد ردت المحررة علي، وعلِمْت أنها ظنت أني حاصلة على شهادة في الصحافة، غير أني في الحقيقة أحمل شهادة في علم النفس. وقد كانت تحسبني على علم بقواعد الكتابة الصُحفية، إلا أني لم أكن أعرف شيئًا عنها، وما علاقتي بالكتابة في الجامعة سوى أني كنت أكتب أوراقًا بحثية للكلية، حيث كانت لدي الحرية في الاستشهاد ونقل الفقرات من الكتب أو المقابلات. ولم تعد عميلتي ترى الأمر بالسواد الذي كانت تراه به قبل أن أوضح وجهة نظري. واعلم أنك لن تستطيع أن تمنع سوء الفهم الذي قد يحمله عميلك عنك بالكلية، لكن يمكنك على الأقل أن تذكر بيانات في خطابك التمهيدي أو عرضك مثل (من أين أنت، أين نشرت من قبل، لماذا تظن أنك الكاتب المناسب للوظيفة)، فهذه الأشياء تحول دون إزعاج المحررين. 3. كن صريحا حين تسوء علاقة ما مع عميل لك، فاعلم حينها أن عليك تخطي كبرياءك وتعترف بالحقيقة، وتقولها بوضوح وبلاغة أيضًا. لذا فقد كتبت إلى عميلتي حين أدركت أني أخطأت بالفعل: كما أني أخبرتها أني سأعيد كتابة المقال الأصلي لأني لا أريد أن أتركها في هذه الشدة لتبحث عن مقال آخر تضعه مكان مقالي، إضافة إلى أن من أجريت معهم مقابلات يستحقون أن تنشر مقابلاتهم هذه، وتستطيع هي قبول المقال المعدّل لكي نسوي الأمر بيننا، كما أن بوسعها رفضه أيضًا. على الهامش: تزعم دراسة نشرت مؤخرًا في ACM Transactions on Management Information Systems -صحيفة علمية ربع سنوية- أن المخادعين يستغرقون وقتًا أطول في الرد على الرسائل الإلكترونية، وحين يفعلون فإنهم يستخدمون مفردات بسيطة. 4. كن محترفا كنت أستطيع أن ألطخ اسم الشركة في الشبكات الاجتماعية -كمضايقات الإنترنت الشهيرة التي نكرهها-، غير أني لم أفعل، فلن تختفي تعليقاتي من الإنترنت حقيقةً، وسيظهرني التشهير الذي سأكتبه بمظهر سيء، بدلًا من تشويه سمعة العميل. إضافة إلى أن العملاء المحتملين سيرونك وأنت تشهِّر بعميل لك على الإنترنت، وسيعلمون أنك قنبلة موقوتة ستلطخ أسماءهم بمجرد أن يقعوا في زلة ما. وبدلًا من ذلك كله، ركز على الإيجابيات التي تعلمتها أثناء علاقتك مع هذا العميل، هل تعلمت كيف تكتب مقالات متوافقة مع محركات البحث؟ هل تعلمت كيف تستخدم ووردبريس؟ هل عقدت مقابلات ناجحة مع شخصيات هامة؟ هل كنت تتقاضى أجرك مقابل وظيفة تحبها؟ جيد!، ركز على ذلك. وإن حدث ولم تجد شيئًا إيجابيًا واحدًا تذكره، فأمسك لسانك عن ذكر معايبه إلا لضرورة (على الأقل في مكان لا يسجل حديثك ذلك بصورة رقمية). وفي حالتي أنا، فقد شكرت عميلتي على الأشياء التي تعلمتها منها، وراسلتني هي بعدها سائلة إياي بلطف أنها تود لو أني أكملت العمل مع الشركة بقولها "سواء وافقتِ أم لا، فإنني أتمنى لك الأفضل!". 5. اطلب نصيحة مدونين غيرك إن منتديات الكتّاب المستقلين والمدونين الموسميين هي رقم الطوارئ لديك، فاستخدمها، وقد تحدثت إلى كارول تايس، طالبة نصيحتها حين أعيتني الحيلة في أمري. وقد ساعدتني في معرفة هل أستخدم أوراق الضغط التي لدي –كان بإمكاني ذلك إذ أني لم أوقع على عقد بيني وبين عميلتي-، كما أعادت لي الأمل بقولها أن البحر مليء بعملاء آخرين، ربما سيكون علي حينها أن أبدأ من الصفر، لكني لست –ولن تكون أنت أيضًا- أول كاتب يفسد علاقته مع عميل له ويخسر فرصته في شهادة أو توصية، يبدو أنني سأحيا اليوم كي أكتب في يومٍ آخر! لقد أضاء ذلك بصيرتي كي أتصل بالمحررة، وأنا سعيدة لأني فعلت. إذ أنها لم تقرأ ما برأسي، ولم أقرأ عقلها أنا أيضًا، كما أوضحت ليندا فورمتشيلي في بريد تحفيزي لها: لذلك لا تدع أي أحد يخبرك أنك لا تستطيع إعادة بناء علاقة عمل مدمَّرة، فإنك تستطيع. ولن أكذب عليك أو أخدعك، فإن الأمر شاق، فبعض المحررين لن يسمحوا لك بفرصة أخرى، لكن إن كنت صادقًا ومحترفًا (وذا جرأة أيضًا)، فقد ربحت نصف المعركة بالفعل. ترجمة -بتصرف- للمقال Six Tips for Repairing a Blown-up Relationship لصاحبته Cherese Cobb.

هناك الكثير من المقالات التي تتحدّث عن خدمة العملاء المميزة وتستعرض النصائح حول ما يمكنك فعله لتقديمها في شركتك. ينطوي جزء كبير من خدمة العملاء على التعامل مع العملاء الغاضبين والمستائين. ونعلم جميعًا مدى صعوبة التعامل مع هذه الشريحة الغاضبة وإرضائها. لقد تحدّثنا في مقالات سابقة عن العميل الفظ وعن الأنواع المختلفة من العملاء الذين يصعب إرضاؤهم. كما نشرنا مقالًا حول المهارات التي يحتاجها موظف خدمة العملاء لكي يقدّم خدمة ترضي عميله وكيف يمكنه تحسين هذه الخدمة. لقد لاحظنا أنّ هناك اهتمامًا بكيفية التّعامل مع العميل الغاضب وصعب الإرضاء مقارنة بالمواضيع الأخرى. ربّما يكون السبب هو أنّك تواجه هذه الأنواع من العملاء أحيانًا كثيرة وترغب في تعلّم كيفية التعامل معهم. أو ربّما لأنّك تشعر أنّ هناك من يفهمك لأنّه جرّب ما تجرّبه. أو قد يكون غرضك هو الاستمتاع بالقراءة والاطلاع حول هؤلاء العملاء المستائين والذين يحوّلون عملك أحيانًا إلى كابوس. ومهما كان سببك، من المهم أن تتعلم كيفية تتعامل بشكل أفضل مع المواقف الصعبة في خدمة العملاء والتي يسببها العملاء الغاضبون. سنستعرض في هذا المقال بعض النصائح حول هذا الأمر، لكن دعني أنبّهك أولًا إلى أنّها ستتطلّب بعض العمل والتحسين على نفسك وأسلوبك. 1. استمع بعناية عندما عملتُ في خدمة العملاء، واجهت مشكلة مع مستخدمة لعدة مرات. إذ كانت تشعر بالانزعاج والغضب كلما ظهرت لديها مشكلة مع المنتج، مع الدفع، أو معنا، حتّى إنّها في بعض الأحيان تصبح بغيضة. في إحدى المرات، قررتُ أن أسألها حول سبب صراخها الكثيرة وغضبها السريع، ولماذا من الصعب دائمًا أن نصل إلى اتفاق معها. بدأت المرأة بتوضيح تصرّفاتها وأخبرتني أنّ لديها بعض المشاكل، حتّى أنّها حاولت الحصول على المساعدة لكن لم يفلح شيء معها. وبينما هي تتحدّث، شعرتُ بالأسف تجاهها. لقد فاجأتني جدًا بصراحتها مما جعلني أفكر بهلع حول ما سأقوله لها. عندما انتهت من حديثها، سألتها عن الشيء الذي أخبرتني به للتو: "هل حاولتِ الحصول على مساعدة؟". لقد بدوتُ وكأنني لم أسمع ما كانت تقوله إطلاقًا. لقد شعرت بالحرج ولم أستطع التصديق بأنني من هذا النوع من المُستمعين السّيّئين. كنت أحسب دائمًا أنني مستمعة جيدة. اتضّح إنني كذلك بالفعل (يعني مُستمعة جيّدة) لكن في الظروف الطبيعية فقط. وعندما أشعر بالتوتر، لا أستطيع دائمًا الاستماع بعناية. يحدث الشيء نفسه عندما تشعر بالتوتر والدخول في جدال مع أحد العملاء. فعلى الأرجح ستشعر بنوع من الضّغط لكيلا ترّد على الطّرف الآخر بأسلوب سيّء وقد يؤدّي ذلك إلى عدم التوصل إلى نتيجة من الجدال لأنّك لم تستطع التركيز والاستماع بعناية شديدة للمشكلة المطروحة كيف تعالج ذلك؟ نصيحتي هي أن تكفّ عن التّركيز حول ما ستقوله، وعدم الاكتراث للكيفية التي سيجعلك تبدو عليها من وجهة نظر المُستقبل، وكيف سيجعل الناس ينظرون إليك. حاول التعمّق أكثر في مشكلة العميل. وأظن أنّه يمكنك بدء الممارسة في بيئة محايدة مثل التحدّث مع الزملاء في العمل أو مع صديقك. حاول أن تستشعر المشكلة واستحضر بعض التعاطف. كيف سيكون شعورك في هذه الحالة؟ وإذا لاحظت أنه لديك بعض أعراض الغضب والتوتر، فالأمر الأكثر أهمية هو تهدئة نفسك قبل أن تقول أو تفعل أي شيء. تعلّم هذا وستكون قادرًا على الاستماع إلى العملاء ومساعدتهم بشكل أسرع بكثير. 2. استخدم أسماء عملائك أخبرني، متى تشعر براحة أكبر، عندما يقول لك أحدهم: "سيّد/سيّدة، ما هي مشكلتك؟" أو "مرحبًا زيد، ما هي مشكلتك؟". أنا شخصيًا أشعر بشكل أفضل عندما يناديني شخص قابلته للتو باسمي. وأنا متأكدة أنّ هذا سيكون مناسبًا في ظروف خدمة العملاء المتوترة وستساعد عملاءك على الشعور براحة أكبر. عندما نستخدم أسماء الأشخاص فإننا سنشرع في بناء جسور التفاهم. حيث نتبع أسلوبًا أكثر شخصيّة ونقلّص المسافات. وهذا الأمر يمكن أن يكون مفيدًا جدًا بينما نتعامل مع شخص غاضب. 3. كرر المشكلة/الطلب يصبح العملاء غاضبين عندما لا يتمكنون من الحصول على شيء ما. لكن في بعض الأحيان تكون طلباتهم غير منطقية. عندما يكون الشخص غير منطقي، سيكون من المفيد أن تكرر عباراته لكي يتمكن من سماع ما يطلبه منك. قد يبدو هذا التصرّف فظًا، لكنّه ينجح (وقد تم تطبيقه عليّ). فبهذه الطريقة سيسمع الناس مدى سخافة الشيء الذي طلبوه للتو. عندما تكون منطقيًا، هادئًا وواثقًا، لن يستطيع العميل إزعاجك، حتّى لو كان غاضبًا حقًا. لنفترض أنّك تعمل كمحاسب في أحد المراكز التجارية ويريد منك أحد الزبائن أن تقوم بعملك بشكل أسرع لأنّه مستعجل. وفي نفس الوقت يرفض استخدام خدمة الدفع الذاتي. وهو غاضب بالفعل. بإمكانك في هذه الحالة أن تستخدم معه أسلوب التكرار: تكون بعض مشاكل العملاء، وليس جميعها، غير عقلانية. وأظن أنّه يجب أن تقوم بالإشارة إلى ذلك عند التعامل معهم. ففي بعض الأحيان، يمكن للتخاطب بثقة أن يهدئهم ويسكتهم. 4. أعطهم خيارات لتخفيف التوتر هناك بعض الحالات التي يمكن فيها أن تعطي العميل خيارات بديلة لحل مشكلته. حتّى وإن لم تكن تلك الخيارات قريبة مما يأمل به ويتوقعه، يمكن أن تساعده على الشعور بأنّه تمت معالجة مشكلته بطريقة أو بأخرى. لنفترض أنّ العميل حصل على خصم للشهر الأول من استخدامه منتجك. لكن، ولسوء الحظ، انتهت صلاحية الخصم قبل أن يتمكن من استخدامه. عندئذ، يغضب العميل ويريد الحصول على الخصم من جديد لأنّه مستعد لاستخدامه الآن. في هذه الحالة يمكنك أن توفّر خيارات لعميلك: في النتيجة سيحصل العميل على خصم وستكسبه لفترة أطول مما كنت تعتقد في البداية. 5. اجعله يبتسم، أو على الأقل لا تدعه يغادر وهو غاضب "اذهب إلى أبعد الحدود من أجل عميل"، هذا ما يقوله الجميع. لكن ما الذي يعنيه ذلك في هذه الحالة؟ يعني ذلك أن تبذل جهدًا أكبر قليلًا مما هو مطلوب منك. بعد أن يتصرّف العميل معك بسخط، وتتوصل في النهاية إلى اتفاق أو حل للمشكلة، فاجئه واسأله فيما إذا كان هناك شيئًا آخر يمكن أن تساعده فيه. أنا متأكّدة أنّ هذه اللحظة ستجعله يشعر بالامتنان لصبرك معه وحسن نيّتك. وربّما سيشعر بالأسف تجاهك بسبب صراخه عليك. عندما لا تنجح كل محاولاتك ولم يعد بوسعك تحمل غضب العميل لقد تركت هذه النصيحة لنهاية المقال لأتأكّد من أنّك ستعتمد جميع نصائحي أعلاه أولًا. هذه النصيحة هي للمواقف الأصعب التي يطغى عليها غضب العميل (وغضبك). هل تذكر ما يحدث في المشاجرات الهاتفية في حياتك أو في الأفلام؟ ما الذي يفعله الشخص عندما لا يرغب في الاستماع إلى الآخرين بينما يتفوّهون بكلام فظ؟ ببساطة يغلق الهاتف لبضع ساعات. وفي بعض الأحيان، يضع سمّاعة الهاتف على الطاولة ويتوّقف عن الاستماع إلى صراخ الطرف الآخر، وينتظره إلى أن يهدأ قليلًا بينما يفعل هو شيئًا آخر. واجه أحد زملائي في مركز الدعم من ذوي الخبرة العالية موقفًا مماثلًا. كنت ألاحظ أنّه يهتم كثيرًا بالعملاء، لكنّه في نفس الوقت كان قادرًا على قطع المحادثة مع العميل عندما يصبح غاضبًا جدًا. وفي هذه الحالة كان يكتفي بالجلوس على كرسيه والتحديق في السقف منتظرًا توقّف العميل عن الصراخ. لم يغضبً أبدًا، ولم يقم بالرد بطريقة سيئة. وإنّما اكتفى بكتم صوت سماعة الرأس. إذا لم يكن بإمكانك تحمّل التوتر وترغب في الصراخ أو قول شيء يخفف من غضبك، قم بإيقاف الميكروفون لكيلا يسمعك العميل ومن ثم أفرغ جام غضبك عليه فلن يسمع كلمة مما ستقوله، أو اكتب ردّك عليه دون إرساله. بهذه الطريقة ستهدأ ويهدأ العميل بشكل أسرع. قد تكون هذه النصيحة غير اعتيادية، لكن إذا سمحت للعميل بالتنفيس عن غضبه، على الأرجح سيكون مستعدًا للتحدّث معك في غضون دقيقتين. كما أنّ لحظة من الصمت تبدو أكثر مهنية من الصراخ والجدال مع العميل، أليس كذلك؟ لا تنخرط في هذا النوع من المحادثات، ولا تفكّر في ردّك على العميل، دع الأمر يمرّ فحسب. التعامل مع عميل غاضب كما ترى، هناك العديد من النصائح التي يمكنني أن أعطيك إيّاها والتي ستساعدك على التعامل مع العملاء الغاضبين. وأغلب هذه النصائح تتطلّب القدرة على التحكّم في توتّرك وغضبك في الحالات الصعبة. يظن بعض الناس أنّ العمل في خدمة العملاء هو وظيفة روتينية ولا تحدث أشياء مثيرة فيها لكن الأمر ليس كذلك. التحدّي الأكبر الذي يواجهك هو تعلّم كيفية منع العملاء الغاضبين من التأثير على هدوئك وتعاملك. طبّق هذه النصائح وستكون قادرًا على مساعدة العملاء بطريقة مميزة. ترجمة -وبتصرّف- للمقال How to Handle an Irate Customer لصاحبته: Olga Kolodynska.